Архивный документ это: Архивный документ это \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс
работа с архивными документами
Обработка архивных документов – это достаточно трудоёмкий процесс, который значительно упрощают инструменты для работы с архивными документами.
Такие инструменты можно условно разделить на две группы: специализированные, используемые только профессиональными архивариусами. К числу последних можно отнести компьютеры, сканеры, принтеры и другую офисную технику, которая позволяет упорядочить архивные документы.
Использование оборудование
Необходимость использования специализированного инструментария при работе с архивными документами зачастую возникает уже на первом этапе формирования архива предприятия или организации. Поэтому оптимальным и более целесообразным вариантом обработки документов является обращение в компанию, специализирующуюся на оказании целого комплекса архивных услуг.
Компания “Архивный Сервис” не только имеет полностью укомплектованную материально-техническую базу, в которой есть все необходимые инструменты для работы с архивными документами, но и позволит вам значительно сэкономить.
Штатный сотрудник
Как правило, обработкой бухгалтерских, кадровых и других документов в большинстве компаний занимается штатный сотрудник. Конечно, он может отлично справляться со всей скопившейся документацией, но в некоторых ситуациях его усилий может оказаться недостаточно.
К примеру, справиться с такими работами, как создание электронного архива, реставрация, переплёт и оцифровка документов без соответствующих знаний и инструментов не только затруднительно, но и зачастую практически невозможно.
В такой ситуации выход лишь один: обратиться в компанию “Архивный Сервис”. В результате вы сэкономите не только на приобретении специализированного оборудования, которое завтра уже не понадобится, но и на оплате труда и социального пакета штатного сотрудника.
Какие же инструменты для работы с архивными документами могут оказаться необходимы?
Для работ реставрации архивных документов может понадобиться паровой карандаш, с помощью которого появляется возможность сохранить сильно повреждённые документы. Этот инструмент используют для снятия различных наклеек, удаления наносящих вред бумаге микроорганизмов, очистки, локального увлажнения и расцементирования.
Защита часто используемых документов
Для защиты документов, которые часто используются, можно создать обложки любого размера и формы с помощью машинки для склеивания полиэфирной плёнки. А с помощью устройства, позволяющего вакуумировать архивные документы, упаковать документы для долгосрочного хранения, исключив тем самым вредное воздействие окружающей среды.
Работа с большим количеством архивных документов
Также при обработке больших массивов документации не обойтись без переплётной машины или брошюратора. Эти приспособления являются практически незаменимыми инструментами при работе с архивными документами, поскольку позволяют оформить все бумажные документы надлежащим образом и сэкономить время.
Возможности, которые предоставляют инструменты для работы с архивными документами, трудно переоценить.
Особенно, если они находятся в руках профессиональных архивариусов. Архив вашей организации окажется в надёжных руках, если вы доверите работу специалистам компании “Архивный Сервис”.
Архивные документы будут доступны онлайн
Уже с 2019 года у граждан России может появиться возможность изучать документы, содержащиеся в архивах, с помощью своих домашних компьютеров. Для этого будет достаточно просто зайти в сеть.
Законопроект, где прописаны эти нововведения, подготовил Росархив. Он предлагает внести соответствующие поправки к статье 26 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и разгрузить читальные залы, дав людям возможность изучать документы с удобством.
Сейчас и каталоги, и цифровые копии можно просмотреть только на устройствах, находящихся только в читальных залах архивов. При этом Росархив контролирует Архивный фонд России и все архивные документы, которые есть в любых государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках или научных организациях страны.
Если документ ведомства примет Госдума, то российские архивы получат полномочия на создание цифровой библиотеки архивных документов, поисковика и каталога к ней, а у пользователей появится право на удаленный просмотр этих материалов.
Инициативу поддержала первый заместитель председателя Комитета Госдумы по культуре Елена Драпеко. «Сегодня государство ежегодно выделяет деньги, а электронную оцифровку архивов и хорошо, если большая часть их фондов будут попадать в открытый доступ через интернет», — сказала депутат «Парламентской газете».
Драпеко считает, что при рассмотрении инициативы в Госдуме, будет необходимо уточнить нюансы — ведь не все документы можно выкладывать в общий доступ, при этом концепция документа нареканий не вызывает.
Кстати, сегодня, 9 июня, в мире отмечается Международный день архивов. Праздник приурочен к созданию организации Международного совета архивов и его можно считать довольно молодым. Он был учрежден в 2007 году, а первое торжество по этому случаю состоялось еще через год — в 2008. Международный совет архивов (МСА) — профессиональная организация мирового архивного сообщества, способствующая сохранению, развитию и использованию мирового архивного наследия. Сегодня в МСА около 1,5 тысяч членов из почти 200 стран.
Сегодня важность работы специалистов по архивному делу сложно переоценить. В их руках, образно выражаясь, находится живая история и они заботятся о том, чтобы передать её будущим поколениям, реставрируют ветхие материалы, переводят фонды в электронный формат.
Профессиональный праздник архивистов есть и в России. Он отмечается 10 марта. В этот день 28 февраля 1720 (10 марта по новому стилю) Петром I был подписан первый в России государственный акт — «Генеральный регламент или Устав», который определил основы организации государственного управления в стране и ввёл во всех государственных органах власти архивы и государственную должность актуариуса.
Ссылка на архивный документ | PhD в России
Как сослаться на архивный документ
Автор: Dr. Marcus Gossler.Фото с портала ru.wikipedia.org
В некоторых диссертациях невозможно не сослаться на архивные документы и источники. При этом ссылаться на них необходимо в соответствии с государственными стандартами ― ГОСТом 7.1–2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления» и ГОСТом Р 7.0.5-2008 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления»
Библиографические ссылки на архивные документы позволяют определять местонахождение документа, хранящегося в определённом архивохранилище, личном архиве, музее, библиотеке и т. д., и таким образом идентифицировать его. Ссылки на архивные документы могут содержать следующие элементы:
— заголовок;
— основное заглавие документа;
— сведения, относящиеся к заглавию;
— сведения об ответственности;
— поисковые данные документа;
— сведения о местоположении объекта ссылки в документе;
— сведения о деле (единице хранения), в котором хранится документ ― объект ссылки;
— примечания.
В качестве поисковых данных документа указывают:
— название архивохранилища;
— номер фонда, описи (при наличии), порядковый номер дела по описи и т. п.;
— название фонда;
— местоположение объекта ссылки в идентифицирующем документе (номера листов дела).
Все элементы поисковых данных документа разделяют точками:
ОР РНБ. Ф. 316. Д. 161. Л. 1.
РО ИРЛИ. Ф. 568. Оп. 1. № 196. Л. 18–19 об.
Название архивохранилища приводят в виде аббревиатуры, при этом расшифровка аббревиатуры может содержаться в списке сокращений, прилагаемом к тексту. Если список сокращений отсутствует, а аббревиатура архивохранилища не является общепринятой, название архивохранилища указывают полностью с сокращением отдельных слов и словосочетаний в соответствии с ГОСТ 7.12 и ГОСТ 7.11 или раскрывают после приведённой аббревиатуры:
РГИА
РГАДА
ОАД РНБ или Отд. арх. документов РНБ
Арх. РГБ
Арх. кинофонофотодокументов
НА РТ (Нац. арх. Республики Татарстан)
Обозначение и номер фонда приводят после названия архивохранилища. Указывают все элементы поисковых данных, принятые в конкретном архивохранилище, необходимые для идентификации документа (например, номер и название части фонда, номер картона, годы, если они являются элементом поисковых данных, и т. п.). В качестве обозначения архивного фонда, описи, порядкового номера дела (единицы хранения), зафиксированного в архивной описи, используют сокращения: «ф.» (фонд), «оп.» (опись), «д.» (дело), «ед. хр.» (единица хранения), «№» (номер), «об.» (оборот) — в зависимости от того, какие обозначения приняты в данном архивохранилище:
ОР РНБ. Ф. 416. Оп.1. Д. 26. Л. 1.
ОР РГБ. Ф. 573. Оп. 1. Картон 5. Д. 14. Л. 18–20.
ОАД РНБ. Ф. 1. Оп. 1. 1856 г. Ед. хр. 21.
Арх. ГЭ. Ф. 1. Оп. 1. 1927/1928 г. Д. 563.
После номера фонда в круглых скобках может быть указано его название. Если номер фонда отсутствует, после названия архивохранилища приводят название фонда, как правило, в именительном падеже, за исключением случаев, когда это противоречит грамматическим нормам языка или не соответствует названию конкретного фонда, принятому в архивохранилище:
ОР РГБ. Ф. 573 (Б. С. Боднарский)
ОР РНБ. Ф. 316 (Научно-исследовательский институт книговедения)
РГАДА. Ф. Сношения России с Китаем
РГАДА. Ф. Сената
Внутритекстовые ссылки на архивные документы, как правило, содержат поисковые данные документа и лишь в случае необходимости описание документа полностью:
(ЦГАИПД. Ф. 1728. Ед. хр. 537079)
(Личное дело П. И. Болдина // ЦГАИПД. Ф. 1728. Ед. хр. 537079)
В подстрочных и затекстовых ссылках также могут быть приведены только поисковые данные объекта ссылки, если сведения о нем содержатся в тексте документа:
29 НБА РКП. Ф. 2. Оп. 1. Д. 1.
В тексте говорится о «Наказе» Книжной палате, утвержденном Временным правительством в мае 1917 г.; сам документ хранится в Научно-библиографическом архиве Российской книжной палаты, в подстрочной ссылке приведены его поисковые данные.
В подстрочных и затекстовых ссылках могут быть приведены сведения о документе ― заголовок и основное заглавие документа или только основное заглавие, зафиксированные в описи фонда, в названии дела или в конкретном документе, хранящемся в деле. В этом случае сведения о самом документе отделяют от поисковых сведений о документе знаком две косые черты с пробелами до и после него:
7 Розанов И. Н. Как создавалась библиотека Исторического музея: докл. на заседании Ученого совета Гос. публ. ист. б-ки РСФСР 30 июня 1939 г. // ГАРФ. Ф. А-513. Оп. 1. Д. 12. Л.14.
36 Материалы об организации Техникума печати при НИИ книговедения // ЦГАЛИ СПб. Ф. 306. Оп. 1. Ед. хр. 381.
4. Северо-Западное бюро ЦК ВКП (б). Общий отдел. Протоколы // ЦГАИПД. Ф. 9. Оп. 1. Ед. хр. 109.
12. Гребенщиков Я. П. К небольшому курсу по библиографии : материалы и заметки, 26 февр. – 10 марта 1924 г. // ОР РНБ. Ф. 41. Ед. хр. 45. Л. 1–10.
28. Лонгинов М. Н. Письма (9) С. Д. Полторацкому, 1857–1860 гг. // ОР РНБ. Ф. 603 (С. Д. Полторацкий). Д. 145. 15 л.
Если дело (единица хранения) или конкретный документ, хранящийся в деле, являющийся объектом ссылки, не имеет заглавия, оно может быть сформулировано исследователем; в этом случае заглавие приводят в квадратных скобках до или после поисковых сведений о документе:
Первичная
47. [Фомин А. Г. Материалы по истории русской библиографии] // РО ИРЛИ. Ф. 568. Оп. 1. Д. 1. 214 л.
или
47. РО ИРЛИ. Ф. 568. Оп. 1. Д. 1. 214 л. [Фомин А. Г. Материалы по истории русской библиографии].
Если необходимо указать автора и заглавие или только заглавие дела, в котором хранится документ — объект ссылки, эти сведения приводят после поисковых сведений о документе в круглых скобках:
26 Куфаев М. Н. Письмо Б. С. Боднарскому от 20 октября 1925 г. // ОР РГБ. Ф. 573. Картон 41. Д. 55. Л. 18. (Письма М. Н. Куфаева Б. С. Боднарскому, 1920–1930 е гг.).
В примечаниях могут быть приведены указания на подлинность документа, его автографичность, язык, способ воспроизведения, сведения об особенностях внешнего вида документа, о публикациях документа и др. Примечания приводят после поисковых сведений о документе и разделяют точкой и тире; предписанный знак точку и тире допускается заменять точкой:
2 ГАРФ. Ф. 130. Оп. 6. Д. 305. Л. 32–35. – Копия.
9 ЦГА Армении. Ф. 815. Оп. 1. Д. 27. Л. 13. – Мкоп. из лич. арх. Н. Н. Алихова.
24 НА РК (Нац. арх. Республики Карелия). Ф. 480. Оп. 2. № 104/65. Л. 34. Ротатор. экз.
29 НБА РКП. Ф. 2. Оп. 1. Д. 1. Копия. Подлинник: ГАРФ. Ф. Р-9658. Оп. 6. Д. 1.
118. Доклад начальника Главного управления по делам печати Н. Татищева министру внутренних дел, 1913 г. // РГИА. Ф. 785. Оп. 1. Д. 188. Л. 307. – Опубл.: Машкова М. В., Сокурова М. В. Из истории возникновения «Книжной летописи» // Сов. библиогр. 1957. № 47. С. 19.
Библиографические ссылки на архивные документы
Внутритекстовые
(НБА РКП. Ф. 1. Оп. 19. Ед. хр. 8 )
(Дело об изменении Устава и штата Государственной Публичной библиотеки // РГИА. Ф. 733. Оп. 15. Ед. хр. 784. Л. 1–15)
(РГАДА. Ф. 210 (Разрядный приказ. Разрядные вязки. Вязка 1. Ч. 1). № 10. Л. 1–64)
Подстрочныe
1 Боднарский Б. С. Письма Б. С. Боднарского Д. Д. Шамраю, 1950-е гг. // ОР РНБ. Ф. 1105 (Д. Д. Шамрай). Ед. хр. 258. Л. 1–27.
3 Биснек А. Г. Библиографические материалы книготорговой, издательской и библиотечной деятельности Василия Степановича Сопикова в Петербурге с 1791 по 1811 год: докл. на заседании Библиогр. секции Кабинета библиотековедения Гос. публ. б-ки, 17 июня 1941 г. // Отд. арх. документов РНБ. Ф. 12. Д. 16. 36 л.
4 Гущин Б. П. Журнальный ключ : статья // ПФА РАН. Ф. 900. Оп. 1. Ед. хр. 23. 5 л.
5 Ин-т рукописей Нац. б-ки Украины Нац. академии наук Украины. Ф. 47. Ед. хр. 27. 119 л. [Материалы заседаний Децимальной комиссии Одесского библиотечного объединения].
Затекстовые
38. Полторацкий С. Д. Материалы для «Словаря русских писателей, исторических и общественных деятелей и других лиц» // ОР РГБ. Ф. 223 (С. Д. Полторацкий). Картон 14–29.
42. Полторацкий С. Д. Материалы к «Словарю русских псевдонимов» // ОР РГБ. Ф. 223 (С. Д. Полторацкий). Картон 79. Ед. хр. 122 ; Картон 80. Ед. хр. 1–24; Картон 81. Ед. хр. 1–7.
Вместе с этим читают:
• Ссылка на веб-ресурс
• Ссылка на диссертацию
• Ссылка на электронный ресурс
Социальная реклама
просмотров: 18448
Россиянам разрешат читать государственные архивы прямо из дома онлайн
| ПоделитьсяРосархив готовит законопроект, согласно которому с начала 2019 г. у российских пользователей появится возможность удаленного ознакомления с архивными документами. Это должно облегчить гражданам процедуру доступа к этим документам и разгрузить читальные залы архивов.
Законопроект Росархива
С 2019 г. у россиян может появиться возможность удаленно просматривать документы, хранящиеся в архивах страны. Соответствующий законопроект уже находится на стадии подготовки и общественного обсуждения в Росархиве. С юридической точки зрения он представляет собой поправки к статье 26 закона «Об архивном деле в Российской Федерации».
Законопроект даст российским архивным ведомствам полномочия на создание цифровой библиотеки архивных документов, поисковика и каталога к ней, а также закрепит за пользователями интернета право на удаленный просмотр этих материалов. Общественное обсуждение подготовки законопроекта началось 6 марта 2018 г. и продлится до 20 марта. В случае принятия закона он вступит в силу с января 2019 г.
Зачем это нужно
Авторы проекта указывают в пояснении, что в России наблюдается значительный рост интереса пользователей к архивным материалам. Поэтому растет нагрузка на читальные залы архивов, куда читатели приходят для ознакомления с документами. В результате не все пользователи могут без проблем получить доступ к архивным материалам, и таким образом нарушается их право на ознакомление с этими материалами. В то же время, архивные документы от многократного физического просмотра быстро изнашиваются.
Россиянам предоставят удаленный доступ к архивным документам
Авторы законопроекта отмечают, что уже существуют электронные каталоги архивных документов, и сами документы также постепенно переводятся в цифровую форму. Проблема заключается в том, что и каталоги, и цифровые копии можно просмотреть только на устройствах, находящихся в тех же читальных залах. От всемирной сети эти системы изолированы, что делает удаленный просмотр документов невозможным. Все эти проблемы предполагается решить посредством принятия соответствующего закона.
Чем занимается Росархив
Федеральное архивное агентство (Росархив) — это орган исполнительной власти, который контролирует Архивный фонд России и все архивные документы, которые есть в любых государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках или научных организациях страны.
Росархив находится в ведении Президента России. Ведомство определяет порядок хранения и использования архивных документов, а также государственную политику в архивном деле, следит за состоянием архивных материалов, ведет их учет, утверждает документацию на них, получает средства из бюджета и распоряжается ими.
Согласно закону «Об архивном деле в Российской Федерации», к Архивному фонду относятся все архивные документы, которые находятся на территории России, какое бы происхождение они не имели, где бы ни хранились и в какой бы форме собственности ни находились. Сюда относят юридические акты, управленческую документацию, научные исследования, градостроительные документы, аудио, фото и видеодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписку, мемуары и т. д. Архивный фонд разделяется на государственную часть и собрания различных общественных организаций и объединений, включая церковь.
Валерия Шмырова
Архивный документ – обзор
Введение
Записи являются частью нашей массовой культуры. Их можно наблюдать у судмедэксперта по телевизору, тихо говорящего в магнитофон, наблюдающего за трупом, в составлении отчетов об инцидентах в каждом телевизионном криминальном шоу, в записи и хранении «видений предсказателей» в голливудском фильме « меньшинство». Отчет или в фильмах о бумажной погоне, таких как Эрин Брокович или Раскрытие информации .Мы видим записи в историческом контексте в романах и фильмах, таких как Список Шиндлера или Одержимость . Ведение записей часто появляется в романах, особенно в романах, связанных с преступлениями. Каждый день на первых страницах наших газет появляются статьи, относящиеся к записям, 1 , особенно во время кризиса, с такими фразами, как «пропавшие записи», «пересмотр политики управления записями Андерсона» (в свете скандала с Enron). и заголовки, касающиеся стандартов доказывания, используемых для оправдания нападения Соединенных Штатов на Ирак, в которых некоторые правительства утверждали, что у них есть более точные сведения о ситуации в Ираке, чем в отчетах главного инспектора Организации Объединенных Наций по вооружениям доктора Ганса. Бликса в Совет Безопасности ООН.
Эти случайным образом составленные примеры показывают две вещи: во-первых, как члены общества в начале двадцать первого века, мы запутались в мире записей до такой степени, что они становятся почти невидимыми как часть фона. к ведению нашей жизни. Каждый день, как в нашей деловой, так и в личной жизни, мы взаимодействуем с записями других, создаем свои собственные и во многом полагаемся на записи. Второй момент заключается в том, что во время кризиса, как бы он ни определялся — лично, на местном, национальном или международном уровне — мы обращаемся или ищем авторитетные документы, чтобы поддержать или опровергнуть действия и предоставить нам отчеты о том, что произошло, когда и кто знал об этом. Это.
Каждый из нас носит с собой карточки со штрих-кодами или идентификационными номерами, которые позволяют нам вести дела с банками, видеомагазинами, библиотеками и так далее. Рутинный характер этих транзакций часто дает нелестное представление о профессионалах, отвечающих за учет (скучные, уравновешенные, навязчивые люди, связанные с метафорами ограничивающей природы бюрократии). Но системы, лежащие в основе отдельных транзакций, позволяют нам что-то делать, и они объединяют общества и их членов в их повседневном взаимодействии.
Записи повсюду. Но разве не то же самое было сказано в предыдущей главе о документах? С тем же успехом в двух следующих главах можно было бы сказать, что архив повсюду и что все есть архивы. Документы и записи имеют особенно тесную связь. В предыдущей главе обсуждались, например, устные документы, однако это частично совпадает с устными традициями ведения записей, когда запись не фиксируется в письменном виде, а преднамеренно запоминается «запоминающим», специально доверенным лицом, которое было хранителем записи. записывать.В этой главе продолжается исследование оттенков значения, начатое в предыдущей главе, но она больше направлена на вопрос о том, что делает запись записью.
В приведенных выше примерах мы можем приступить к извлечению некоторых характеристик записи. Важнейшей характеристикой является то, что запись должна быть связана с выполнением каких-либо действий — она по своей природе является транзакционной. Делать что-то — очень широкое понятие — достаточно широкое, чтобы охватить действия, которые мы предпринимаем в личной жизни, а также те, которые предпринимаются в контексте работы.В наших профессиональных определениях понятие «делать что-либо» часто выражается с использованием термина «бизнес», как «в ведении бизнеса», что указывает на отличительный признак подхода к ведению записей, документирование деловой активности. Использование этого термина привело некоторых к более узкому взгляду на деловую деятельность, чем описанный выше взгляд. В этом более узком представлении интерпретация ограничена организационным контекстом. Но как личности мы также делаем что-то, будь то участие в общественных организациях, обеспечение иммунизации наших детей или участие в семейных мероприятиях.Документация, возникающая в результате этих типов социальных транзакций, имеет такой же потенциал для записи, как и документация, возникающая в организационном контексте.
Записи отличаются от других информационных ресурсов из-за этого транзакционного аспекта, что делает важным определение характеристик, которые должны присутствовать, чтобы гарантировать надежность и подлинность записей. Транзакционный аспект также требует разработки методов, обеспечивающих создание записей и управление ими таким образом, чтобы поддерживать эти характеристики.Эти характеристики отличают записи от данных, документов и информации. И все же записи состоят из данных/документов/информации. Они могут состоять из всех этих вещей одновременно. Таким образом, запись может быть набором данных. Это может быть один документ или последовательность документов. Он обязательно будет состоять из информации в той или иной форме. Отличительным фактором, который делает записи записями, является то, что они управляются особым образом, чтобы гарантировать наличие характеристик, указанных в этой главе.
Такой способ концептуализации записи удаляет ее из области физического. Мы можем управлять чем угодно в качестве записи. Физическая природа объекта — электронные байты, бумажные фолианты, предметы мебели, фотографии и т. д. — важна в качестве отправной точки, но критический характер управления им как записью начинается с размещения этого объекта в контексте выполнения чего-либо, в отношения с другими объектами и обеспечивает документирование всех процессов управления, связанных с объектом, в соответствии со стандартами ведения документации.Например, в одной из самых причудливых крайностей вся кабина Унабомбера, Теда Качински, была включена в доказательства, собранные для судебного разбирательства по его делу, и, следовательно, стала записью в силу процессов, необходимых для аутентификации и проверки ее достоверности. и его последующее использование. 2
Рисунок 5.1. Хижина по записи: Хижина «Унабомбера» Теда Качински находится на складе в Калифорнии после того, как ФБР вывезло ее с первоначального места в Монтане.
Бескислотная бумага — архивная бумага
ПОЛИТИКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ
Х ЗАКРЫТЬЭта политика вступает в силу после ее принятия для новых пользователей и будет применяться ко всем существующим пользователям в дальнейшем. Ниже описано, как ваша личная информация собирается, используется и передается, когда вы посещаете или совершаете покупку на нашем веб-сайте.
- Наша приверженность конфиденциальности
- Какую информацию мы собираем?
- Как мы используем информацию, которую вы нам предоставляете?
- Как мы используем информацию, которую собираем из файлов cookie?
- Уведомление о новых услугах и изменениях
- Как обеспечить безопасность передачи информации?
- Как мы защищаем вашу информацию?
- Как вы можете получить доступ к своей информации и исправить ее?
- Раскрываем ли мы информацию внешним сторонам?
- Как насчет раскрытия информации по закону?
- А как насчет других сайтов, связанных с нашим сайтом?
1 Наша приверженность конфиденциальности
Наша Политика конфиденциальности была разработана как продолжение нашего стремления сочетать продукты и услуги высочайшего качества с высочайшим уровнем честности в отношениях с нашими клиентами и партнерами. Политика предназначена для того, чтобы помочь вам понять, как мы собираем, используем и защищаем личную информацию, которую вы нам предоставляете, а также чтобы помочь вам принимать обоснованные решения при использовании нашего сайта, наших продуктов и услуг. Это заявление будет постоянно оцениваться с точки зрения новых технологий, методов ведения бизнеса и потребностей наших клиентов.
Вернуться к началу
2 Какую информацию мы собираем?
Когда вы посещаете наш веб-сайт, вы можете предоставить нам два типа информации: личную информацию, которую вы сознательно решили раскрыть, которая собирается на индивидуальной основе, и информацию об использовании веб-сайта, собранную на совокупной основе, когда вы и другие лица просматриваете наш веб-сайт.
Личная информация, которую вы решили предоставить:
ИНФОРМАЦИЯ О КРЕДИТНОЙ КАРТЕ
Если вы решите приобрести продукты или услуги у нас или у наших партнеров, вам может потребоваться предоставить личную информацию. Например, вам может потребоваться предоставить следующую информацию:
- Имя
- Адрес для выставления счетов и доставки
- Адрес электронной почты
- Номер кредитной карты
- Номер домашнего и рабочего телефона
ИНФОРМАЦИЯ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
В дополнение к предоставлению вышеуказанной информации нашим партнерам, если вы решите продолжать переписываться с нами по электронной почте, мы можем сохранить содержание ваших сообщений электронной почты вместе с вашим адресом электронной почты и нашими ответами.Мы обеспечиваем те же средства защиты для этих электронных сообщений, которые мы используем при хранении информации, полученной по почте и телефону.
Информация об использовании веб-сайта:
Подобно другим коммерческим веб-сайтам, наш веб-сайт использует стандартную технологию, называемую «куки» (см. пояснение ниже «Что такое файлы cookie?») , и журналы веб-сервера для сбора информации об использовании нашего веб-сайта. Информация, собранная с помощью файлов cookie и журналов веб-сервера, может включать дату и время посещений, просмотренные страницы, время, проведенное на нашем веб-сайте, а также веб-сайты, посещенные непосредственно перед и сразу после нашего веб-сайта.Эта информация собирается на агрегированной основе. Ни одна из этих сведений не связана с вами как с физическим лицом.
3 Как мы используем информацию, которую вы нам предоставляете?
В целом, мы используем личную информацию для целей управления нашей коммерческой деятельностью, предоставления обслуживания клиентов от точки продажи до доставки заказа. Иногда мы также можем использовать собираемую нами информацию, чтобы уведомлять вас о важных изменениях на нашем веб-сайте, новых услугах и специальных предложениях, которые, по нашему мнению, могут оказаться для вас ценными.Списки, используемые для отправки вам предложений продуктов и услуг, разрабатываются и управляются в соответствии с нашими традиционными корпоративными стандартами, призванными обеспечить безопасность и конфиденциальность личной информации наших клиентов.
Вернуться к началу
4 Как мы используем информацию, которую собираем из файлов cookie?
Что такое файлы cookie? Файлы cookie — это функция программного обеспечения веб-браузера, которая позволяет веб-серверам распознавать компьютер, используемый для доступа к веб-сайту. Файлы cookie — это небольшие фрагменты данных, которые веб-браузер пользователя сохраняет на жестком диске пользователя.Файлы cookie могут запоминать, к какой информации пользователь обращается на одной веб-странице, чтобы упростить последующее взаимодействие с этим веб-сайтом того же пользователя или использовать эту информацию для оптимизации транзакций пользователя на связанных веб-страницах. Это облегчает пользователю переход с веб-страницы на веб-страницу и выполнение коммерческих транзакций через Интернет. Файлы cookie должны сделать вашу работу в Интернете более удобной и персонализированной.
Мы используем программные инструменты браузера веб-сайта, такие как файлы cookie и журналы веб-сервера, для сбора информации о действиях пользователей нашего веб-сайта в целях постоянного улучшения нашего веб-сайта и лучшего обслуживания наших клиентов. Эта информация помогает нам разрабатывать и упорядочивать наши веб-страницы наиболее удобным для пользователя образом, а также постоянно улучшать наш веб-сайт, чтобы лучше удовлетворять потребности наших клиентов и потенциальных клиентов. Файлы cookie помогают нам собирать важную деловую и техническую статистику. Информация в файлах cookie позволяет нам отслеживать пути, по которым пользователи переходят на наш веб-сайт при переходе с одной страницы на другую. Журналы веб-сервера позволяют нам подсчитать, сколько людей посещает наш веб-сайт, и оценить посещаемость нашего веб-сайта.Мы не используем эти технологии для захвата вашего индивидуального адреса электронной почты или какой-либо личной информации о вас, хотя они позволяют нам отправлять вам целенаправленные онлайн-рекламные баннеры или другие подобные ответы.
Вернуться к началу
5 Уведомление о новых услугах и изменениях
Иногда мы также можем использовать собираемую нами информацию, чтобы уведомлять вас о важных изменениях на нашем веб-сайте, новых услугах и специальных предложениях, которые, по нашему мнению, могут оказаться для вас ценными. Как наш клиент, вам будет предоставлена возможность уведомить нас о своем желании не получать эти предложения, щелкнув поле ответа, когда вы получите такое предложение, или отправив нам запрос по электронной почте по адресу [email protected].
Вернуться к началу
6 Как обеспечить безопасность передачи информации?
Когда вы отправляете нам конфиденциальную информацию о личной кредитной карте на нашем веб-сайте, защищенное серверное программное обеспечение, лицензированное нами, шифрует всю введенную вами информацию перед ее отправкой нам.Информация шифруется в пути и расшифровывается, когда попадает на наш веб-сайт. Другая электронная почта, которую вы можете отправить нам, может быть небезопасной, если только мы не сообщим вам о принятии мер безопасности до передачи вами информации. По этой причине мы просим вас не отправлять нам конфиденциальную информацию, такую как номер социального обеспечения или номера счетов (включая информацию о кредитной карте), по незащищенной электронной почте.
Наверх
7 Как мы защищаем вашу информацию?
Информационная безопасность.Мы используем программное обеспечение для шифрования/защиты для защиты конфиденциальности личной информации, которую мы собираем, от несанкционированного доступа или раскрытия, а также от случайной потери, изменения или уничтожения. Оценка методов защиты информации. Периодически наши операции и методы ведения бизнеса проверяются на соответствие корпоративным политикам и процедурам, регулирующим безопасность, конфиденциальность и качество нашей информации. Доступ сотрудников, обучение и ожидания. Наши корпоративные ценности, этические стандарты, политика и практика направлены на защиту информации клиентов.В целом наша деловая практика ограничивает доступ сотрудников к конфиденциальной информации, а также ограничивает использование и раскрытие такой информации уполномоченным лицам, процессам и транзакциям.
Вернуться к началу
8 Как вы можете получить доступ к своей информации и исправить ее?
Вы можете запросить доступ ко всей вашей личной информации, которую мы собираем в Интернете и храним в нашей базе данных, отправив электронное письмо по адресу mail@archivalmethods. com или просто войдя в систему, чтобы просмотреть и обновить информацию своей учетной записи.
Вернуться к началу
9 Раскрываем ли мы информацию внешним сторонам?
Мы предоставляем информацию третьим сторонам по мере необходимости, чтобы лучше обслуживать наших клиентов. Например, адресная информация, необходимая для доставки через UPS, FedEx, USPS . Мы также используем Google Analytics , чтобы понять, как клиенты взаимодействуют с нашим сайтом. Чтобы узнать больше о политике Google , нажмите здесь . В рекламных и маркетинговых целях — Google Adwords, Mail Chimp, Reseller Rating и Stamped — это авторизованные сервисы, которые мы используем для предоставления персонализированной рекламы, а также для предоставления вам возможности отправлять отзывы клиентов.От нас также может потребоваться предоставить информацию в соответствии с применимыми законами, но только для того, чтобы соблюдать правила в ответ на повестку в суд, ордер на обыск или другие законные запросы.
Чтобы отказаться, следуйте приведенным ниже ссылкам для получения конкретных инструкций: Наверх10 Как насчет законного раскрытия информации?
Мы можем раскрывать информацию, когда мы обязаны это сделать по закону, другими словами, когда мы добросовестно считаем, что этого требует закон или для защиты наших законных прав.
Вернуться к началу
11 А как насчет других сайтов, связанных с нашим сайтом?
Мы не несем ответственности за практику, используемую веб-сайтами, на которые есть ссылки на наш веб-сайт или с нашего веб-сайта, а также за информацию или контент, содержащийся на нем. Это относится к любым реферальным сайтам с купонами или деловым рефералам. Часто ссылки на другие веб-сайты предоставляются исключительно как указатели на информацию по темам, которые могут быть полезны пользователям нашего веб-сайта.
Вернуться к началу
ресурсов | Хранение документов | Архив Гейлорда
Документы, такие как купчие, свидетельства о рождении и свидетельства о браке, дают важные сведения об истории региона, организации, семьи или отдельных лиц.Защита этих документов имеет важное значение для сохранения истории.
Начни с чистых рук
- Вымойте и высушите руки, чтобы предотвратить попадание на документ грязи, масел и других потенциальных загрязнений.
- Не пользуйтесь лосьонами или кремами для рук.
- Если вы решите носить перчатки, имейте в виду, что вы можете потерять ловкость и не сможете безопасно брать или держать бумагу. Учитывайте, является ли бумага хрупкой или рыхлой, когда решаете, будут ли перчатки полезными или помехой.
- Не пытайтесь держать другие предметы, например карандаш, одновременно с документами.
- Периодически проверяйте свои руки или перчатки на предмет переноса пыли или грязи.
Удаление посторонних материалов
- Резиновые ленты, канцелярские скрепки, упаковочные материалы и другие застежки могут повредить документы.
- Если материал имеет отношение к коллекции (например, прессованные цветы), поместите их в отдельные корпуса.
- Отделяйте некачественную бумагу, такую как газетная бумага, от бумаги более высокого качества, чтобы предотвратить миграцию кислоты.
- Аккуратно удалите пыль и грязь с документов.
Выберите корпус
- Выберите первичные корпуса в зависимости от предполагаемого использования и общих потребностей коллекции.
- Конверты и рукава лучше всего подходят для отдельных документов, требующих особого ухода.
- Архивные корпуса из полиэстера или полипропилена обеспечивают удобный просмотр, если документ часто используется или используется.
- Бумажные корпуса могут быть более экономичными и будут поглощать кислоту из бумаги.При использовании бумажных корпусов легче избежать повреждения светом и загрязняющими веществами.
- Папки для файлов хорошо подходят для хранения большого количества документов или в качестве дополнительного вложения для предметов в рукавах и конвертах.
- Если документы хранятся отдельно в папках с файлами, прокладывайте документы буферной бумагой, чтобы предотвратить миграцию кислоты между отдельными бумагами.
- Не помещайте слишком много документов в одну папку. Переполнение может привести к ненужному обращению и потенциальному истиранию или разрыву.Хорошим ограничением является 10 листов в папке. Но чем ценнее документы, тем меньше листов должно быть в одной папке.
- Для высококислотной, хрупкой, ломкой или рваной бумаги будет полезна дополнительная защита. Вставьте отдельный документ в отдельный конверт, папку для бумаги или полиэстеровый конверт и храните в горизонтальном положении.
- Инкапсуляция может ускорить порчу кислотной бумаги. Запечатав документ между двумя листами полиэстера, кислоте в бумаге некуда деться.Использование L-образного рукава обеспечивает такую же защиту, как и герметизация. Для сильнокислотной бумаги поместите лист забуференной бумаги за документ.
- После того, как предметы помещены в первичные или вторичные корпуса, поместите их в ящики для архивных документов или картонные коробки для хранения документов для дополнительной защиты.
- Создайте инвентарный список для дальнейшего использования.
- При вертикальном хранении бумаги используйте прокладки и разделители в частично заполненных коробках, чтобы предотвратить их провисание.
Использование PDF/A в качестве формата сохранения
PDF/A (или Portable Document Format Archival) — это формат, разработанный как формат сохранения цифровых записей, особенно документов.Однако этот формат также можно использовать для отсканированных документов. Это международный стандарт и подмножество формата PDF. Одно из больших достоинств форматов PDF заключается в том, что они представляют собой открытые стандарты, широко используемые во всем мире и предназначенные для записи изображений и машиночитаемого текста в одном документе.
PDF/A можно использовать для хранения многих типов записей, но наиболее ценным он является как формат для хранения долговременных копий цифровых текстовых документов, таких как файлы Microsoft Word. Когда вы конвертируете такой файл в формат PDF/A, полученный файл сохраняет внешний вид исходного документа.Каждая страница исходного документа отображается как отдельная страница в файле сохранения, в обоих документах используются одни и те же шрифты, и вы можете выполнять поиск по тексту PDF/A точно так же, как и в оригинале. Если документ цветной, цвет сохраняется. По этим причинам PDF/A является хорошим форматом в тех случаях, когда внешний вид документа имеет значение для его интерпретации и понимания.
Другие цифровые файлы также могут быть преобразованы в PDF/A, включая обычные PDF-файлы, сообщения электронной почты, цифровые изображения и электронные таблицы.Вы даже можете преобразовать последовательность цифровых изображений в один файл PDF/A. Любой цифровой файл, который можно распечатать, можно преобразовать в PDF/A, хотя этот формат лучше подходит для одних документов, чем для других. Этот формат лучше всего подходит для статических файлов, которые не изменяются. Это не подходит для файлов, которые постоянно находятся в движении, таких как базы данных.
Бумажные документы также можно преобразовать в PDF/A во время сканирования, но при этом будет лучше, если вы также используете программное обеспечение для оптического распознавания символов (OCR) для преобразования изображений букв в документе в электронный текст.Однако всякий раз, когда вы распознаете документ, в преобразованном тексте будут ошибки данных. (См. Руководство по цифровым изображениям Государственного архива 2013 г. для получения рекомендаций по сканированию и распознаванию текстовых документов.)
PDF/A имеет много преимуществ как файловый формат для хранения записей с длительными или постоянными сроками хранения. Если вы рассматриваете другие форматы цифровых файлов в качестве вариантов для долгосрочного или постоянного хранения, сравните их преимущества с преимуществами PDF/A. Приведенные ниже преимущества PDF/A послужат контрольным списком функций, необходимых для любого формата сохранения.Обратите внимание, что вы найдете форматы файлов, которые имеют одно или даже несколько из этих преимуществ, но именно их совокупность делает PDF/A хорошим форматом для сохранения. Microsoft Word, например, вездесущ и долговечен, но в нем отсутствуют другие важные функции, которые сделали бы его кандидатом на долгосрочное хранение записей.
Не зависит от платформы
С момента своего создания формат PDF был доступен на всех вычислительных платформах, и формат PDF/A обладает тем же преимуществом. Это означает, что PDF/A, созданный в среде Windows, будет отлично читаться и использоваться в среде Mac или наоборот.
Вездесущий
Что-то вездесущее — это то, что можно найти повсюду, а форматы PDF и PDF/A используются сотнями миллионов людей по всему миру каждый день. Ценность такого универсального использования PDF заключается в том, что это означает, что он вряд ли исчезнет как формат в ближайшее время. Кроме того, поскольку PDF/A является просто подмножеством PDF, любой программный продукт, который может читать PDF, может читать PDF/A.Adobe бесплатно распространяет программное обеспечение Adobe Reader для чтения PDF-файлов, позволяя каждому читать PDF/A без дополнительных затрат на компьютерное оборудование или оборудование. (Его можно загрузить по адресу http://get.adobe.com/reader/.)
Долгоживущий
Формат PDF существует с 1991 года, поэтому вряд ли этот формат скоро исчезнет. Опять же, пока существует PDF, PDF/As будет легко читать и использовать.
Поддержка метаданных
Чтобы понять цифровой файл, вам часто нужны хорошие метаданные, чтобы дать файлу контекст.Эти метаданные могут включать множество фрагментов информации, например имя автора и дату файла. Для цифровых файлов метаданные часто хранятся внутри самого файла, поэтому важно иметь возможность сохранять эти метаданные (и даже добавлять к ним) при преобразовании одного цифрового файла в другой. PDF/A специально разработан для поддержки расширенных метаданных.
Поддержка идеального преобразования
Целью любой программы преобразования, даже микрофильмирования и сканирования, является создание новой записи, максимально похожей на оригинал.PDF/A многое делает в этой области: он сохраняет внешний вид и возможность поиска исходного файла, а также требует, чтобы исходные шрифты, цвета и макет были сохранены в создаваемом вами PDF/A. Формат PDF/A делает это за счет того, что является автономным, то есть сохраняет в самом файле всю информацию, необходимую для отображения документа. (Сюда входят шрифты и определения цветов, которые не всегда сохраняются в файлах других форматов.)
Открыть
Открытый формат файла — это формат, в котором спецификации доступны любому и каждый может использовать эти спецификации для разработки программного продукта для создания и чтения формата файла.PDF/A всегда был стандартом сохранения с момента его первоначального выпуска в 2005 году, поэтому он явно соответствует этому критерию.
Поддерживает подлинность
В цифровом мире, даже в большей степени, чем в аналоговом мире, важно обеспечить, чтобы записи сохраняли свою подлинность, чтобы они не изменялись после их создания, чтобы они не содержали информацию, отличную от первоначальной. Ни один формат файла сам по себе не может гарантировать аутентичность, но PDF/A поддерживает аутентичность, поскольку его трудно (хотя и не невозможно) модифицировать, а также обеспечивает безопасность документа (например, цифровые подписи).
Расширяемый
Все, что расширяется, означает, что читаемость цифрового файла будет расширяться в будущем, что файл не станет нечитаемым при изменении программного обеспечения. Стандарт PDF/A разработан таким образом, что самый ранний PDF/A всегда будет доступен для чтения в самой последней программе просмотра PDF. Это обеспечивается тем фактом, что каждая версия PDF/A всегда является подмножеством той, что следует за ней, а это означает, что стандарт PDF/A-3 всегда поддерживает все характеристики исходного PDF/A-1 — наряду с несколько дополнительных функций.
Хотя PDF/A имеет много преимуществ, у него есть и недостатки. Все цифровые файлы не могут быть преобразованы в PDF/A. Иногда это происходит из-за того, что в файлах есть функции, запрещенные в PDF/A, поскольку нет известного способа сохранить эти функции с течением времени. К таким файлам относятся документы с аудио- и видеоданными или Javascript. PDF/A также является сложным текстовым и графическим форматом, и его сложность может стать помехой в будущем. Наконец, некоторые цифровые файлы или записи просто не подходят для преобразования в формат PDF/A.Например, можно сохранить веб-сайт в формате PDF/A, но полученный файл будет громоздким и сложным в использовании. Поскольку PDF/As требуют встраивания любых шрифтов, используемых в файле, они также могут быть больше, чем обычные PDF-файлы. Несмотря на эти недостатки, в целом PDF/A является хорошим форматом для сохранения большинства цифровых документов.
Поскольку формат PDF/A расширяет свои возможности с течением времени, уже существует несколько различных версий PDF/A (PDF/A-1, -2 и -3).Помимо этого, каждое поколение формата имеет разные уровни соответствия, которые указывают, в какой степени каждый из них соответствует самым высоким целям PDF/A.
Все версии PDF/A объединены определенным подмножеством поддерживаемых функций, которые можно свести к одной идее: каждый файл PDF/A должен быть автономным, содержать в себе всю информацию, необходимую для его работы. быть прочитан как полный файл. Может показаться, что все цифровые файлы самодостаточны, что каждый из них несет в себе все необходимое, чтобы сделать его читаемым так, как он должен был быть прочитан, но это не так.Например, если вы работаете с файлом Microsoft Word на работе, а затем открываете его дома, он может выглядеть совсем по-другому: если у вас дома нет того же шрифта, что и на работе, то файл Word выберет самый близкий шрифт, который он может найти на вашем компьютере. Файл Word не должен хранить внутри себя используемые шрифты; вместо этого он сохраняет только информацию об используемом шрифте, а затем ищет этот шрифт в любой вычислительной среде, в которой он находится.
Однако PDF/A должен встраивать все свои шрифты в себя, чтобы ему никогда не приходилось искать шрифты, необходимые для полного раскрытия себя пользователю.Для экономии места в файле будет храниться только подмножество нужного шрифта, поэтому, если в файле нет заглавной буквы X, информация, показывающая этот символ, не сохраняется в файле. PDF/As также должны иметь неограниченное легальное использование любых встроенных шрифтов, потому что, если они этого не сделают, их нельзя будет точно просмотреть в будущем. Некоторые шрифты содержат метаданные, которые не позволяют использовать их в PDF-файлах или ограничивают временные рамки, в течение которых шрифт может использоваться на законных основаниях. Если такие шрифты есть в документе, который вы пытаетесь преобразовать в PDF/A, вы не сможете создать из него PDF/A.
Помимо встроенных шрифтов, в PDF/A также требуется аппаратно-независимый цвет, а это означает, что отображение цвета в файле не может зависеть от вычислительного устройства, которое вы использовали для его просмотра. PDF/A должен использовать один из двух видов цветового кодирования для обеспечения независимости от устройства. Эти две проблемы, встроенные шрифты и независимый от устройства цвет, являются частью более широкого правила, согласно которому файл PDF/A не может иметь никаких ссылок на внешнее содержимое.
Также важными для определения PDF/A являются требования к метаданным.Поскольку PDF/As являются архивными файлами, они должны включать метаданные, описывающие файл, и файл должен идентифицировать себя как PDF/A определенной версии. Поскольку расширение файла для PDF/A такое же, как и для любого другого типа PDF (все они .pdf), файл должен хранить метаданные внутри себя, которые точно определяют версию PDF/A.
PDF/A-1 (2005)
Стандарт ISO 19005-1:2005
На основе PDF Reference 1. 4 (Acrobat 5)
Самой ранней версией PDF/A является PDF/A-1, номер один означает, что это первая версия в серии.PDF/A-1 также исключает функции, которые, скорее всего, будут исключены из серии PDF/A навсегда или, по крайней мере, на долгое время. Поскольку средства сохранения определенного контента неизвестны, ни одна версия PDF/A не поддерживает аудио- или видеоконтент, JavaScript или исполняемые файлы или 3D-моделирование, которые являются сложными формами данных. Шифрование запрещено во всех версиях PDF/A, поскольку оно может стать постоянным препятствием для доступа к архивным записям.
PDF/A-1 также поддерживает наименьшее количество функций из всех версий PDF/A.Он не поддерживает прозрачность (это функция, которая поддерживает создание затенения текста, поскольку средства поддержки прозрачности в долгосрочной перспективе еще не были решены). Эта версия также не поддерживает сжатие JPEG2000 или встроенные файлы, которые поддерживаются во всех последующих версиях.
Уровень соответствия PDF/A-1a
Наивысшим уровнем соответствия любого PDF/A является уровень 1a, где «a» означает «доступный». Этот уровень обладает всеми общими функциями PDF/A, но при этом сохраняет логическую структуру документа.Это означает, что PDF/A-1a хранит информацию для сохранения текстового потока (или текстовых потоков) документа в порядке чтения. Например, если вы создадите информационный бюллетень в формате PDF/A-1a, файл будет знать, что направит вас от одной статьи на первой странице прямо к тому месту, где она продолжается на пятой. Эта функция особенно важна для слабовидящих, чьи программы чтения с экрана будут понимать метаданные в PDF/A-1a и логически направлять их по файлу. PDF/A-1a также должен указывать внутри себя язык, на котором он написан, и он должен включать отображение Unicode.Юникод является расширением ASCII. В то время как ASCII кодирует весь латинский алфавит, Unicode кодирует все когда-либо существовавшие системы письма, что делает файл более точным представлением текста.
Уровень соответствия PDF/A-1b
Уровень соответствия PDF/A-1b является более низким по сравнению с 1a. («b» на этом уровне означает «базовый».) Этот уровень сохраняет визуальный формат файлов, как и все PDF/As, но не требует большого количества описательной информации, использования Unicode, сохранение порядка чтения текстового потока.Это делает PDF/A-1b менее доступным форматом (для слабовидящих), но он по-прежнему создает полезный файл для сохранения. Поскольку все PDF/As на уровне соответствия b легче создавать, они также имеют тенденцию быть более распространенными.
PDF/A-2 (2011)
Стандарт ISO 19005-2:2011
На основе PDF Reference 1.7
PDF/A-2 расширяет формат, поддерживая ряд различных функций: встраивание шрифтов OpenType (вместо только шрифтов PostScript), сжатие изображений JPEG2000, прозрачные объекты и слои (которые можно скрыть для просмотра многослойного документа).Эта версия также определяет использование цифровых подписей (таким образом, лучше поддерживает безопасность), устанавливает требования к созданию метаданных лицом, создающим PDF/A, и позволяет встраивать документы в PDF/A. В последнем случае в PDF/A можно встроить только PDF/As, но это позволяет пользователям создавать наборы документов в одном файле (например, серию электронных писем или связанных отчетов).
Уровень соответствия PDF/A-2a
Этот уровень аналогичен уровню PDF/A-1a, но с расширениями PDF/A-2.
Уровень соответствия PDF/A-2b
Этот уровень аналогичен PDF/A-1b, но с расширениями PDF/A-2.
Уровень соответствия PDF/A-2u
Уровень PDF/A-2u идентичен PDF/A-2b, за исключением одного: он требует использования «Unicode». (U означает Unicode.) Как и версия 2b, версия 2u не представляет логическую структуру документа, но она немного лучше, чем 2b, поскольку лучше представляет текст в нескольких системах письма.
PDF/A-3 (2012)
Стандарт ISO 19005-3:2012
На основе PDF Reference 1.7
В настоящее время PDF/A-3 является последней версией формата, но новые версии PDF/A ожидаются и неизбежны. Эта новейшая версия включает только одно изменение по сравнению с версией PDF/A-2: она позволяет встраивать файлы любого типа в PDF/A. Ценность этого изменения заключается в том, что оно поддерживает практику сохранения исходного файла вместе с созданным из него PDF/A. Это позволяет вам хранить обе версии как часть одного файла, упрощая тем самым методы сохранения, если вы следуете рекомендуемой практике сохранения цифровых файлов, всегда сохраняя исходные цифровые файлы вместе с их резервными копиями.
Уровень соответствия PDF/A-3a
Этот уровень аналогичен уровню PDF/A-2a, но с расширением PDF/A-3.
Уровень соответствия PDF/A-3b
Этот уровень аналогичен уровню PDF/A-2b, но с расширением PDF/A-3.
Уровень соответствия PDF/A-3u
Этот уровень аналогичен уровню PDF/A-2u, но с расширением PDF/A-3.
Выбор версии PDF/A для использования
При принятии решения о том, какую версию PDF/A использовать, необходимо учитывать ряд соображений, но до некоторой степени подходит любая версия.Если у вас есть только программное обеспечение, которое создаст PDF/A-1b и которое поддерживает все необходимые вам функции, то это хороший выбор, причем постоянный. Помните, что, учитывая расширяемость серии PDF/A, первая версия PDF/A совместима со всеми более поздними версиями, и нет необходимости преобразовывать PDF/A в более новую версию формата PDF/A.
Есть несколько основных правил, которым вы можете следовать при выборе. Во-первых, наилучшим уровнем соответствия всегда является уровень a, который всегда будет создавать наиболее доступный файл.За исключением этого, вы должны выбрать уровень u для его кодировки Unicode, но имейте в виду, что базового уровня (b) почти всегда будет достаточно для ваших нужд. Также имеет смысл использовать самую последнюю версию серии, которую вы можете создать, потому что это позволит вам поддерживать наибольшее количество функций.
Что может быть более важным, так это кодировка цвета. Если вам нужно распечатать высококачественные копии документа, вам следует выбрать кодировку CMYK (что означает голубой, пурпурный, желтый и черный).Но если вы планируете читать файлы только на экране компьютера, то лучшим выбором будет RGB Color (для красного, зеленого и синего).
Чтобы создать PDF/A, вам нужен продукт, который может создавать PDF/As. Одним из наиболее часто используемых продуктов является Adobe Acrobat Professional версии 8 и выше. Имейте в виду, однако, что есть много других программных продуктов, которые вы можете использовать, и некоторые из них имеют различные функции, которые могут оказаться полезными. (Список некоторых из этих продуктов см. в «Приложении A: Инструменты PDF/A».») Кроме того, ряд общих продуктов, таких как пакет Microsoft Office, теперь включает в себя инструменты для создания PDF/As, так что вам может вообще не понадобиться приобретать какое-либо новое программное обеспечение, в зависимости от ваших потребностей. Однако, если вам нужно создать сразу несколько PDF/As, вам необходимо приобрести продукт, ориентированный на создание PDF/As, поскольку они поддерживают пакетную обработку, которая позволяет конвертировать несколько документов одновременно.
Методы конверсии
Процесс преобразования цифрового файла в файл сохранения технически называется нормализацией. В этом процессе целевой формат (в данном случае PDF/A) должен соответствовать требованиям формата сохранения, то есть это должен быть формат, который, как ожидается, не исчезнет или не станет непригодным для использования в ближайшем будущем. .
Перед преобразованием любых файлов необходимо убедиться, что на компьютере, который вы используете для нормализации, установлены необходимые шрифты. Без необходимых шрифтов вы не сможете создать файл PDF/A. Конечно, это не проблема при преобразовании отсканированного изображения в PDF/A.
Когда создавать PDF/A
На самом деле у вас есть выбор, когда создавать PDF/A, и вы можете выбрать создание PDF/As в разные моменты жизненного цикла записей в зависимости от ваших бизнес-процессов для разных записей.
В момент создания
Иногда вы можете создать PDF/A в качестве исходного документа, полностью избегая проблемы преобразования. Это позволит вам начать жизнь документа в том формате, который, как вы знаете, прослужит долго. Если вы это сделаете, вам придется делать это только с документами, которые вам не придется изменять с течением времени.Обычно PDF/As создаются при создании только как вывод из больших баз данных.
В момент записи
Запись — это процесс превращения документа в запись. Например, вы можете создать несколько версий отчета, но записью будет только последняя версия. Поэтому, когда вы завершили написание и редактирование этого отчета, вы можете сохранить файл в формате PDF/A, что заморозит файл, что затруднит его изменение. Другое преимущество этого метода заключается в том, что он позволяет легко отличить промежуточные черновики от окончательной версии, потому что PDF/A всегда будет окончательным.
В момент архивирования
Большинство людей по-прежнему конвертируют документы, бумажные и электронные, в формат PDF/Как и в момент архивирования, в тот момент, когда они решают сохранить запись как архивную запись, создав ее резервную копию .
Сканирование с бумаги
При сканировании с бумаги необходимо настроить сканер на создание файла, совместимого с форматом PDF/A. Затем вы сканируете документ, сохраняя все страницы документа в одном PDF/A, и при необходимости запускаете распознавание текста OCR, чтобы преобразовать текст внутри документа в интеллектуальный цифровой текст.
Преобразование существующих отсканированных изображений
Если у вас есть цифровые изображения текстовых документов для преобразования в PDF/A, вы можете использовать программное обеспечение PDF для распознавания текста OCR и сохранения файла в выбранной вами версии PDF/A. При сканировании записей возможны только уровни соответствия b и u, причем уровень u является предпочтительным.
Использование двигателя Distiller
Один из методов преобразования файла в формат PDF/A доступен только в Adobe Acrobat, и это механизм Distiller.Distiller работает отдельно от Adobe Acrobat, но также является частью этого программного обеспечения. Обычно он доступен на панели задач вашего компьютера. Чтобы создать файл PDF/A с помощью Distiller, выберите соответствующую настройку PDF, а затем сохраните или экспортируйте файл. Механизм Distiller иногда может быть немного удобнее, но других преимуществ у него нет, и он не может создать полностью доступный файл (имеется в виду такой, который соответствует уровню соответствия a).
Преобразование из проприетарных программных продуктов
Вы также можете создать PDF/A из многих программных продуктов, которые делают гораздо больше, чем просто создают PDF-файлы.К ним относятся программы для обработки текстов, электронных таблиц и верстки. Обычно вы можете создавать PDF/As, «распечатывая» или сохраняя файлы в PDF/A, но вы должны быть уверены, что изменили настройки PDF в соответствии со своими предпочтениями PDF/A. Вы также можете установить предпочтительные настройки программного обеспечения по умолчанию для удобства использования в дальнейшем.
Преобразование из обычных PDF-файлов
У многих людей есть магазины обычных PDF-файлов, которые они хотят преобразовать в PDF/As в целях сохранения. Для этого вам, возможно, сначала придется удалить все функции, запрещенные в PDF/A, или вы можете запустить преобразование и посмотреть, возникнут ли какие-либо ошибки во время преобразования. Если вы используете Adobe Acrobat, вам придется использовать его функцию Preflight для преобразования обычного PDF в PDF/A. Поскольку преобразования PDF в PDF/A, как известно, неудачны, вы можете приобрести продукт, предназначенный для таких преобразований. Продукт 3-Heights PDF to PDF/A более подробно анализирует файлы, чтобы повысить вероятность успешного преобразования. Тем не менее ни один продукт не всегда сможет создать PDF/A из обычных PDF-файлов.
Любая форма репрографии (например, микрофильмирование, создание изображений или фотокопирование для сохранения) должна включать этап контроля качества, чтобы гарантировать получение точной копии оригинала.То же самое относится и к процессу нормализации.
Существует два основных этапа контроля качества PDF/A. Сначала вы должны визуально осмотреть документ, чтобы убедиться, что новый файл выглядит точно так же, как старый файл. Если преобразование каким-то образом пошло не так, вы сможете увидеть это в файле, а затем повторить процессы преобразования после перепроверки настроек и методологии. Второй шаг в контроле качества — проверка соответствия созданных файлов используемой версии стандарта PDF/A.Для этого вам придется использовать любой из нескольких инструментов проверки, включая функцию Adobe Acrobat Preflight. Список таких продуктов см. в «Приложении B: Инструменты проверки PDF/A».
Сохранение записей включает в себя гораздо больше, чем просто создание PDF/As. Это требует большой работы в течение долгого времени и постоянной бдительности. Вы должны разработать четкие процедуры конверсии, за которыми следует надлежащая практика контроля качества. Вам придется создавать и поддерживать метаданные файлов, чтобы сделать их доступными и удобными для использования.Вам нужно будет убедиться, что ваши средства контроля окружающей среды подходят для хранения электронных файлов и что ваши средства управления данными (особенно процедуры резервного копирования) разумны и последовательны. И вам нужно будет убедиться еще в одном факте: выбранный вами формат файла для хранения остается допустимым форматом сохранения. В настоящее время PDF/A является хорошим форматом для долгосрочного хранения документов, особенно цифровых текстовых документов, но это может измениться через десять лет.
Adobe Acrobat
www.Adobe.com
Апаго
www.apagoinc.com
Каллас
www.callassoftware.com
Компарт
www.compart.net
PDFlib
www.pdflib.com
PDF Tools AG
www.pdf-tools.com
Луратех
www.luratech.com
Функция предварительной проверки Adobe Acrobat
adobe.com
pdfaPilot от Callas Software
callassoftware.com
PDF Tools AG’s 3-Heights’ PDF Validator
pdf-tools.com
Приложение C: Дополнительные ресурсы
Стандарт PDF/A
http://www.aiim.org/shop/product/865
Расширяемый протокол метаданных
http://aiim.org/documents/standards/xmpspecification.pdf
Общие ресурсы PDF
http://www.planetpdf.com
Вопросы?
Электронная почта recmgmt@nysed. gov.
Выдан 08.08.2013
Lineco Архивные футляры для хранения документов
Lineco Архивные футляры для хранения документовМагазин не будет работать корректно в случае, если куки отключены.
Вероятно, в вашем браузере отключен JavaScript. Для наилучшего взаимодействия с нашим сайтом обязательно включите Javascript в своем браузере.
- Домой
- Чемоданы Lineco для архивных документов
Новый
Чемоданы для архивных документов, синий/серый, коричневый и черный
Являясь стандартом архивного хранения, футляры для документов с откидной крышкой обеспечивают легкий доступ к важным документам, фотографиям и аналогичным ценным предметам, обеспечивая при этом защиту от пыли и света. В них помещаются папки с файлами формата Letter или Legal, которые помогают упорядочивать и хранить ваши документы внутри папки для документов. Выберите синий/серый с белой подкладкой, коричневый или черный с белой подкладкой. Все они имеют бесклеевую конструкцию с использованием стали и металлических угловых кромок, которые также обеспечивают прочность при штабелировании. Все наши футляры для документов не содержат кислоты и защищены буфером, чтобы поддерживать безопасную среду, обеспечивать защиту от непогоды и предотвращать порчу. Все коробки шириной 5 дюймов поставляются в комплекте с нейлоновой тягой, облегчающей снятие с полки.
Кол-во | Артикул | Описание | Цены | Добавить в список желаний | |||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Синий/Серый | |||||||||
Л735-2210 | Письмо, 12. 5 x 10,5 x 2,5 дюйма в ширину | 10,35 $ | |||||||
Л735-2510 | Письмо, 12. 5 дюймов x 10,5 дюймов x 5 дюймов в ширину | 10,80 $ | |||||||
Л735-5210 | Юридическая, 15. 5 x 10,5 x 2,5 дюйма в ширину | 11,45 $ | |||||||
Л735-5510 | Юридическая, 15. 5 дюймов x 10,5 дюймов x 5 дюймов в ширину | 11,65 $ | |||||||
Л735-5512 | Джамбо, 15. 5 дюймов x 12,5 дюймов x 5 дюймов в ширину | 14,95 $ | |||||||
Тан | |||||||||
Л801-2210 | Письмо, 12. 5 x 10,5 x 2,5 дюйма в ширину | 13,00 $ | |||||||
Л801-2510 | Письмо, 12. 5 дюймов x 10,5 дюймов x 5 дюймов в ширину | 13,40 $ | |||||||
Л801-5210 | Юридическая, 15. 5 x 10,5 x 2,5 дюйма в ширину | 14,25 $ | |||||||
Л801-5510 | Юридическая, 15. 5 дюймов x 10,5 дюймов x 5 дюймов в ширину | 14,45 $ | |||||||
Черный | |||||||||
Л875-2510 | Письмо, 12. 5 дюймов x 10,5 дюймов x 5 дюймов в ширину | 16,70 $ | |||||||
Л875-5210 | Юридическая, 15. 5 x 10,5 x 2,5 дюйма в ширину | 16,90 $ | |||||||
Л875-5510 | Юридическая, 15. 5 дюймов x 10,5 дюймов x 5 дюймов в ширину | 17,80 $ | |||||||
Л875-5512 | Джамбо, 15. 5 дюймов x 12,5 дюймов x 5 дюймов в ширину | 20,90 $ |
Как внедрить систему архивирования документов
Архивирование документов — это практика хранения статических документов в безопасном физическом или цифровом пространстве, и это важный аспект любой системы управления документами (DMS). Предприятия в разных отраслях и областях практикуют архивирование документов, особенно те, которые должны хранить записи и файлы, которые больше не используются активно.
Что такое архивирование документов?
Архивирование документов — это практика перемещения документов, которые больше не используются регулярно, но все же нуждаются в хранении, в хранилище.
Документы могут храниться по ряду причин, в том числе:
- Юридические требования
- Деловые записи
- Налоговые отчеты
- Освобождение места
Документы могут быть физическими или цифровыми, хотя многие предприятия делают переход от бумаги до цифрового управления документами и архивирования, чтобы уменьшить физическое пространство для хранения и упростить повседневные операции.Архивирование данных — важнейшая часть любого бизнеса, позволяющая сохранять важные документы и классифицировать их таким образом, чтобы их было легко найти, если они понадобятся в будущем.
Важно учитывать разницу между данными резервного копирования и архивными данными. Резервное копирование данных — это временное средство восстановления активно используемых документов. И наоборот, архивные данные включают в себя документы, которые вы или ваши сотрудники не используете активно (и не будете использовать в обозримом будущем), но которые все равно необходимо держать под рукой.
Способы архивирования документов
Существует несколько способов архивирования документов, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки. Мы можем сравнить три наиболее распространенных метода, чтобы установить, что можно выиграть или потерять, выбрав любой из них. (Вам не обязательно выбирать только один метод; распространены множественные архивы и диверсификация.)
Хранение бумаги
Самым старым методом является, конечно же, традиционное хранение бумаги — картотечные шкафы, полные документов или копий. Это один из самых безопасных методов архивирования в цифровом мире: бумажное хранилище невозможно взломать, а отредактировать физически заархивированную информацию, не оставив следов, невероятно сложно.
Основным недостатком бумажных хранилищ является то, что они громоздки и медленны в использовании. Компьютер может извлекать цифровые документы, искать их содержимое, а также сортировать и каталогизировать информацию за считанные секунды. Поиск той же информации в бумажных документах может занять часы, а в некоторых случаях даже дни. Бумага повышает безопасность, но снижает эффективность.
Цифровые архивы
Цифровое хранение, вероятно, является сегодня наиболее распространенным методом архивирования. У вас есть цифровые копии всех ваших документов, и эти цифровые файлы могут храниться на жестких дисках, локальных серверах, облачных ресурсах или в любой другой компьютерной системе.Цифровые архивы чрезвычайно доступны и эффективны. Вот почему они были изобретены.
Недостатком цифровых архивов является то, что их можно взломать или взломать. Кроме того, если они недостаточно продублированы на нескольких устройствах, они могут быть потеряны в одном инциденте.
Сканирование по запросу
Еще одним распространенным методом хранения является сканирование по запросу. Он служит гибридом между цифровым и бумажным архивированием. Сканирование по запросу — это служба, которая сохраняет вашу информацию в виде бумажных документов, а также сканирует их и отправляет в виде цифровых документов.Вы получаете надежность и безопасность бумажных документов с удобством оцифровки. Конечно, наличие как бумажных, так и цифровых записей означает, что нужно иметь дело с недостатками обоих. Сканирование по требованию далеко не так быстро, как цифровые архивы, и создает риски цифровой безопасности для ваших бумажных архивов.
Что такое документооборот?
Архивирование документов — это часть управления документами, которая представляет собой организованный подход к регистрации и хранению документов. DMS — это программное обеспечение, которое собирает, хранит, хранит и распространяет документы среди членов вашей организации.
Примечание редактора: Ищете программное обеспечение для управления документами для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.
Преимущества архивирования документов для вашего бизнеса
Электронное архивирование важно по многим причинам. Прежде всего, это позволяет вам упорядочивать важные файлы и обеспечивает простой способ найти эти файлы снова, если они когда-либо понадобятся.
Ваш бизнес будет производить множество данных и отдельных документов, независимо от того, в какой отрасли вы работаете, и вы, как владелец малого бизнеса, должны убедиться, что данные хранятся таким образом, чтобы их можно было эффективно использовать.
Архивирование документов может принести вашему бизнесу несколько преимуществ:
- Оно освобождает офисные и складские площади. Если в вашем бизнесе используется управление физическими документами, велика вероятность, что большая часть вашего офисного пространства занята рядами ящиков для хранения или картотечных шкафов, заполненных документами и бумагами, на просеивание которых уходят часы. Однако использование системы архивирования может освободить это пространство. Или, если вы уже используете цифровую систему, архивация может освободить место для хранения активных документов.
- Обеспечивает безопасность. Многие компании имеют дело с документами, которые необходимо хранить в безопасности, особенно в таких отраслях, как здравоохранение, юриспруденция или финансы. Решения для архивации документов и DMS часто имеют встроенные меры безопасности, которые управляют доступом пользователей, отслеживают правки и контролируют пароли.
- Документы защищены от физических повреждений. Коробки с физическими документами особенно подвержены физическим бедствиям или опасностям, таким как пожар, наводнение или кража.Архивирование ваших документов в цифровом виде или в облаке гарантирует, что ваши файлы и документы в безопасности, несмотря ни на что.
- Повышает эффективность вашего бизнеса. Мир все больше переходит на цифровые технологии, и компаниям, которые все еще используют аналоговые системы, становится все труднее удовлетворять спрос. Использование системы цифрового архивирования может улучшить ваш рабочий процесс, позволяя вам и вашим сотрудникам вызывать любой документ всего несколькими щелчками мыши, избавляя от необходимости сортировать коробку за коробкой.
- Помогает соблюдать требования. Для компаний в юридической, медицинской или финансовой отраслях часто существуют строгие правила в отношении хранения данных и информации клиентов, которые может быть трудно соблюдать, когда вы в основном обрабатываете и храните бумажные копии. Системы цифрового архивирования часто поставляются с автоматизированными мерами соответствия, чтобы помочь вашим деловым документам соответствовать требованиям.
Как внедрить архивирование документов в малом бизнесе
Архивирование документов и управление записями важны, и, как таковые, это непростая задача.Вы должны посвятить время и ресурсы и взять на себя обязательство делать все правильно, чтобы получить максимальную выгоду.
Есть шаги, которые вы можете выполнить, чтобы сделать процесс максимально безболезненным с минимальным временем простоя.
1. Оцените свою текущую систему.
Во-первых, посмотрите на вашу текущую систему управления документами. Существует ли официальная система или документы обрабатываются ситуативно? Посмотрите, как создается, принимается, обрабатывается, хранится и удаляется каждый документ. Обратите внимание, что работает хорошо, а что нет.
Далее вам нужно будет провести инвентаризацию существующих документов, чтобы определить, сколько места вам нужно (физически и в цифровом виде).Вам также необходимо классифицировать свои запасы по функциям, таким как финансы, персонал, бюджет и т. д.
2. Определите свои цели.
Ваш следующий шаг — решить, что вы хотите, чтобы ваша система делала для вас. Вы стремитесь снизить затраты? Повысить продуктивность? Внедрить более простую в использовании систему? Автоматизировать меры по обеспечению соответствия?
Перечислите свои цели в порядке приоритета. Вы также должны определить, кто в вашей команде будет отвечать за надзор и управление этой новой системой, и включить их в свое планирование.
3. Определите график хранения.
График хранения определяет, как долго вы должны хранить документ. Для некоторых документов предусмотрены графики хранения, регулируемые извне, для других применяются передовые методы, поэтому важно сделать это ключевой частью вашей системы архивирования. Например, вы должны вести постоянный учет финансовых отчетов или документов о собственности, а все документы, связанные с налогами и IRS, должны храниться не менее семи лет.
Если вас беспокоит ответственность за уничтожение определенных документов, вы можете нанять поставщика Национальной ассоциации по уничтожению информации для безопасной транспортировки и уничтожения конфиденциальных документов.
4. Оцифровать все бумажные документы.
Это может занять много времени и утомительно, но преобразование бумажных документов в цифровые файлы окупится в долгосрочной перспективе. Это может помочь вам сократить расходы и сэкономить место на физическом хранилище, а также упростить доступ к важным документам. Вы можете продолжать хранить печатные копии определенных документов, но также оцифровывать их, чтобы быть в безопасности.
Для оцифровки бумажных документов вы можете использовать сканер, входящий в комплект поставки вашего принтера, или использовать для сканирования мобильное приложение.Самый простой способ обеспечить универсальный доступ к вашим заархивированным документам — отсканировать их в виде PDF-файлов.
5. Выберите поставщика хранилища.
Хотя вы можете сами хранить файлы на компьютерах вашей компании, если у вас очень малый бизнес, часто в ваших интересах найти поставщика, который будет хранить их для вас. Использование службы управления документами, которая предлагает архивирование документов, предоставляет множество функций, включая дополнительную безопасность, и может помочь с настройкой и устранением неполадок, когда вам это нужно.
6. Оцените процессы и хранилище.
Архивирование документов — это активный, непрерывный процесс, который требует постоянного внимания, чтобы гарантировать, что процесс работает должным образом. Сделайте частью политики своей компании ежегодную проверку всех процедур управления документами и архивирования и внесите необходимые коррективы.
Убедитесь, что ваши сотрудники понимают весь процесс от начала до конца, включив его в свой процесс адаптации, и предложите ежегодный курс повышения квалификации для сотрудников, которые этого хотят.
Вам также следует периодически просматривать архивные материалы, чтобы убедиться, что информация защищена и доступна, а также проверять, кто имеет – и не имеет – доступ к этим документам.
Передовой опыт архивирования документов
Архивирование документов и управление ими — постоянно развивающийся процесс, который требует постоянного контроля и корректировок. Сделайте свой архив документов максимально эффективным с помощью этих bпрактик.
1. Знать требования к хранению документации.
Знать правила, регулирующие срок хранения каждого типа документов. Общее эмпирическое правило, за исключением документов, определенных финансовых отчетов и налоговых документов, составляет 10 лет, но во многих отраслях и организациях действуют особые правила и положения.
2. Определите, что представляет собой деловая запись.
Каждый бизнес уникален; документ, который необходим для архивирования одного бизнеса, может быть не так важен для вашей компании. Заранее определите, что такое бизнес-запись (и как вы хотите, чтобы она хранилась), и убедитесь, что это различие понятно вашим сотрудникам.
3. Иметь четкую систему хранения.
После того, как вы определили, какие записи будут храниться, тщательно продумайте систему того, как они будут храниться. Вы можете классифицировать документы по типу, функции, команде или клиенту и соответствующим образом назвать файлы. Что бы вы ни решили, добавьте это в список политик вашей компании и убедитесь, что они реализованы в масштабах всей компании.
4. Определите политику хранения документов.
Ваши сотрудники будут иметь доступ к сотням, если не тысячам, документов во время работы в вашей компании.Вы можете контролировать, кто просматривает или редактирует какие документы и как долго каждый сотрудник должен иметь доступ к этим файлам.
Политики должны определяться на основе уникальных видов использования и потребностей вашей компании, но ниже приведены некоторые общие политики, связанные с управлением документами и их архивированием:
- Хранение электронной почты
- Использование собственного устройства
- Управление мобильными устройствами
5. Рассмотрите ваши потребности в безопасности.
Первым шагом в безопасном архивировании файлов является изучение соответствия.В каждой отрасли есть стандарты, которые часто устанавливаются государственными постановлениями. Вы должны знать эти правила и соблюдать их, чтобы избежать серьезных проблем.
Когда вы узнаете требования, вы захотите проверить безопасность своих файлов, чтобы найти недостатки и источники несоответствия. Вы можете поручить аудит безопасности архива профессиональным группам, что часто является хорошим способом выявить белые пятна, которые легко пропустить при внутреннем аудите.
Как решить, какие файлы архивировать
Хотя вы должны по своему усмотрению определять, какие файлы необходимо архивировать, вы можете следовать этим двум эмпирическим правилам, чтобы руководствоваться вашими решениями:
- Архивировать все, что вам требуется , либо по закону, либо в соответствии с отраслевыми нормами, и храните эти файлы в записи до тех пор, пока этого требуют правила.
- Сохраняйте все, что имеет жизненно важное значение для создания, сохранения и существования вашего бизнеса, например документы о собственности, копии лицензий, налоговые формы и формы занятости, а также отчеты о налогах на прибыль.
Что такое архивы? из Использование архивов: руководство для неопытных
Эта страница является частью: Использование архивов: руководство для неопытных
Как вы определяете «архивы»?
В чем разница между архивами и рукописями?
Где хранятся архивы и кто за ними присматривает?
Что такое архивная коллекция?
Что такое первичные и вторичные источники?
В чем разница между библиотекой и архивом?
Могут ли архивы быть цифровыми?
Как вы определяете «архивы»?
«Архивы» в контексте, о котором мы говорим, можно определить как:
Материалы, созданные отдельными лицами, группами или организациями в течение их жизни или работы и признанные заслуживающими постоянного хранения в целях исследования и в качестве доказательства функций и обязанностей их создателя.
Важно отметить, что они сознательно создаются не для будущих исследований, а для непосредственных практических, личных или административных целей, как часть деятельности человека, семьи или организации. Они хранятся, потому что имеют долгосрочную ценность для культурных, исторических или доказательных целей.
Довольно запутанно, что термин «архив» может также означать место, где хранятся архивы, а также собрание материалов.Вы можете услышать «архив», «архив» или «репозиторий» для обозначения места, которое сохраняет и делает доступными материалы для исследований. Так, например, можно сказать, что архив Стэнли Кубрика хранится в архиве Университета искусств в Лондоне.
Даты архивов варьируются от древних до современных. Они могут дать представление обо всех сферах жизни и всех предметных областях. Они отражают нашу личную, социальную, экономическую и политическую деятельность на протяжении всей истории, вплоть до наших дней, и они предоставляют доказательства, которые проливают существенный свет на то, кто, почему, когда и где в нашей истории.
Взгляните на функцию «Центр архивов», в которой представлены некоторые из наиболее любопытных коллекций, описанных на сайте, и вы увидите, насколько разнообразными могут быть архивы.
См. также «Что такое архивная коллекция?» ниже.
В чем разница между архивами и рукописями?
Довольно часто репозиторий будет ссылаться на « архивов и рукописей ».Строго говоря, термин «рукописи» относится к рукописным записям, но он также может использоваться для описания личных документов, в отличие от организационных и деловых записей. Если он используется для обозначения личных документов, «коллекция рукописей» может включать смешанную технику, в которой преобладают неопубликованные материалы, такие как машинописные тексты, фотографии, дневники и юридические рукописные документы. Что-то, определяемое как «архивная коллекция», также может включать рукописные документы, поэтому рукописи могут составлять часть архивов. В конце концов, термины могут использоваться взаимозаменяемо и непоследовательно.
Узнайте больше о разнообразии и использовании архивов, посмотрев это видео из архива галереи Тейт (на You Tube).
Архивные коллекции все чаще включают электронные записи, такие как текстовые документы, электронные письма и веб-страницы («цифровые материалы»). Однако многие коллекции по-прежнему в основном бумажные.Некоторые материалы были оцифрованы, но они составляют небольшой процент бумажных архивов, которые у нас есть, и, как правило, физическая коллекция не будет полностью оцифрована — оцифровка стоит дорого, и архивариусы отдают приоритет тому, что оцифровывается, используя ряд критериев, включая вероятные уровни. использования и состояния оригиналов. Обратите внимание, что архивные коллекции также могут включать артефакты, от произведений искусства и моделей до личных вещей.
Где хранятся архивы и кто за ними присматривает?
Существуют признанные специализированные здания или отделы, в которых хранятся архивы в безопасных и контролируемых условиях.
Орган или место хранения может называться хранилищем, архивом или архивом. Эти органы обычно хранят архивы, относящиеся к географическому местоположению (например, архив округа) или предметной области (например, архитектуре или медицине), или они являются частью организации (например, университета или колледжа). В Великобритании также есть национальные архивы — Национальный архив в Кью в Лондоне и Национальные архивы Шотландии и Северной Ирландии.
Офисы звукозаписи различаются по размеру, но почти всегда в них есть «читальный зал» или зона, где вы можете ознакомиться с их фондами.Некоторые могут потребовать, чтобы вы записывались на прием перед посещением; это часто происходит потому, что у них ограниченное пространство или ресурсы. Может быть полезно заранее сообщить им, к каким материалам вы хотите обратиться, поскольку некоторые записи могут храниться во внешнем хранилище.
Архивные коллекции также существуют внутри сообщества — иногда вы слышите термин «архивы сообщества». Они могут храниться у местной группы с особыми интересами и могут быть доступны для консультаций.
Архивами, хранящимися в архивах, обычно занимается квалифицированный персонал, называемый архивистами.В архиве могут работать архивисты, а также помощники архивистов и хранители, а также может быть несколько добровольцев.
Что такое архивная коллекция?
Общепринятого определения понятий «архивы» или «архив» не существует, и это может вызвать некоторую путаницу. «Архив» иногда используется неофициально просто для описания материалов, которые хранятся неопределенно долго, таких как резервная копия электронных писем или некоторые коробки со старыми документами, хранящиеся на чердаке. Даже в профессии архива «архивы» могут использоваться как всеобъемлющее слово для обозначения широкого круга записей, представляющих исторический интерес, или могут использоваться более строго для обозначения коллекций с одним происхождением.В Великобритании существует традиция определять архивы как коллекции материалов, имеющих общее происхождение. В США, например, это определение обычно шире и относится к любым материалам, которые считаются заслуживающими постоянного сохранения.
В домене архивов коллекция архивов может быть определена двумя способами:
1) Материалы общего происхождения . Провенанс — это история происхождения чего-либо с течением времени. Материалы с общим происхождением были созданы или собраны отдельным лицом или отдельными лицами, поэтому они имеют органическую природу, разделяя общую историю.Это означает, что коллекция была создана одним юридическим лицом или юридическими лицами, то есть человеком, семьей или организацией, и они рассматриваются как «создатели архива».
Коллекция представляет собой органическое целое и не существовало бы как единое целое без создателя архива; она была создана в ходе их деятельности, и поэтому коллекция кое-что говорит о создателе — она имеет «доказательственную ценность». иногда используют термин «фонды» для этого типа коллекции.
Например, архивы предприятия, личные архивы отдельных лиц или семейные архивы — каждый из них образует целостную коллекцию.
Мы иногда говорим о доказательной ценности этого типа коллекции. Он предоставляет свидетельства чьей-то жизни или работы, или бизнеса организации в целом. Вы можете сказать, что сумма больше, чем части — часто можно получить представление о том, как кто-то работал или как был организован бизнес, глядя на всю коллекцию.
Но имейте в виду, что не все коллекции являются полными — внутри коллекции могут быть пробелы, и это может означать, что часть контекста потеряна.
2) Материалы, собранные искусственно, но не имеющие общего происхождения, часто называемые искусственными коллекциями .
Например, коллекция фотографий, на которых показано определенное событие или группа людей, или коллекция однодневок на определенную тему.
Эти искусственные коллекции обычно создаются, потому что они объединяют сходные материалы таким образом, который полезен для исследований, материалы не связаны общей историей или происхождением.Коллекция в целом не имеет доказательной ценности, поскольку не является «органической коллекцией».
Библиотека Кембриджского университета выпустила видеоролик об одной из своих громких коллекций — архиве Board of Longitude. Это видео дает обзор предмета и того, почему архив так важен для нашего понимания истории мореплавания. Архив Доски долготы представляет собой типичный крупный исторически значимый сборник, оцифрованный.Но многие архивы намного меньше и скромнее. Они также могут быть бумажными, поскольку оцифровка требует времени и ресурсов, поэтому архивариусы должны выбирать, какие архивы они выбирают для оцифровки.
Board of Longitude Archive: видео-введение
Что такое первичные и вторичные источники?
- Первоисточники либо (1) современны времени, в котором они написаны, либо (2) они представляют собой отчеты о событиях из первых рук.Обычно они оба из этих.
- Письма, дневники, протоколы собраний и бухгалтерские книги часто являются хорошими примерами первоисточников. Устные истории являются хорошим примером рассказов из первых рук, которые могут быть созданы после события, но содержат рассказы очевидцев. Если источник был написан кем-то, кто был там и пережил события, о которых они пишут, то это первоисточник.
- Вторичные источники не основаны на прямом наблюдении и обычно пишутся после события.Они часто используют первоисточники, чтобы делать наблюдения и выводы. Типичные вторичные источники включают статьи и книги.
- Вы можете думать о вторичных источниках как о ретроспективных, в то время как первоисточники были созданы вовлеченными людьми в изучаемое время, поэтому они могут предоставить прямое свидетельство события. Вот почему они считаются важными для исторических исследований.
- Архивы, как правило, содержат первоисточники, поэтому они очень важны для исследователей, поскольку эти материалы были созданы «в данный момент», но архивы могут также содержать вторичные источники.
- Стоит помнить, что типы документов или информации могут быть как «первичными», так и «вторичными», термины нечеткие и зависят от контекста, в котором вы используете источник. Опубликованную статью можно рассматривать как первоисточник, раскрывающий кое-что о том, как освещалась тема в то время.
Газетный отчет о политике Закона о реформе 1832 года, написанный в 1832 году, является основным источником Закон о реформе 1832 г.Аналогичный отчет, написанный в 1867 году, не является первоисточником Закона о реформе 1832 года, потому что он оглядывается назад, написан в ретроспективе. Однако его можно использовать в качестве основного. источник Закона о реформе 1867 г. Вы можете использовать его, чтобы оценить, как мнения об Акте 1832 г. повлияли на представления об акте 1867 г.
Кембриджский университет располагает дополнительной информацией о чтении первоисточников.
В чем разница между библиотекой и архивом?
- Основные фонды библиотеки представляют собой опубликованные вторичные источники – книги и периодические издания, возможно, журналы, компакт-диски и DVD-диски. Многие товары выставлены на полках, чтобы вы могли их просмотреть. В библиотеке обычно есть абонемент.
- В архиве хранятся оригинальные и уникальные источники, в основном неопубликованные, хотя в нем могут также храниться книги, периодические издания и брошюры исторического характера, часто дополняющие и поддерживающие архивные коллекции. Неопубликованные коллекции не доступны на открытых полках, а находятся в надежном хранилище. Вам нужно заказать элементы, которые вы хотите проконсультироваться, и они не доступны для кредита.Цифровые коллекции также могут быть доступны для просмотра на ПК в репозитории, а некоторые материалы могут быть на микрофильмах.
- Иногда библиотека включает архив, а иногда архив определяется отдельно от библиотеки.
- В библиотеке могут храниться «специальные коллекции». Обычно это рукописи, редкие книги и другие уникальные и, возможно, хрупкие материалы. Специальная коллекция может включать в себя архивные коллекции или они могут быть определены отдельно: «специальные коллекции и архивы».
Могут ли архивы быть цифровыми?
Да, архивы могут иметь любую форму. Цифровой контент становится все более распространенным в архивных коллекциях, хотя большинство архивов все еще нецифровые . Цифровые архивы включают веб-сайты, а также электронные письма и электронные документы.
Прочитайте о проекте Манчестерского университета по архивированию и предоставлению архива электронной почты Carcanet Press.
Цифровые архивы могут быть созданы или рождены как цифровые материалы, или они могут быть «заменителями», что означает, что цифровая копия была создана из нецифрового источника.Многие архивы были оцифрованы таким образом, чтобы вам было легче просматривать их в Интернете, а иногда и чтобы сохранить оригинал, если он хрупкий.
Вы можете подумать, что цифровой контент более удобен, но иногда к цифровым архивам трудно получить доступ, потому что они в старых форматах. Цифровые форматы меняются очень быстро, и проблема цифрового сохранения является серьезной проблемой, поскольку у нас есть огромные объемы информации, хранящейся в цифровом виде, которая может быть потеряна, если мы не сможем найти способы доступа к ней с течением времени.
Работать с цифровыми материалами кажется проще, чем с физическими, так как я могу просматривать их удаленно
Возможно, работать с цифровыми материалами удобнее, но гораздо лучше думать о наиболее ценных и актуальных для вашего исследования архивах, а не о том, цифровые они или нет. Только небольшая часть архивов является цифровой, поэтому вы можете упустить огромное количество доказательств, если будете искать только цифровой контент.
Кроме того, умение обращаться с физическим объектом может быть очень полезным и может рассказать вам больше об истории.Вы можете ощутить это, изучить и, возможно, найти вещественные доказательства помимо письменного содержания. Многие исследователи предпочитают тактильный характер физических коллекций и придают большое значение доказательствам, которые они могут извлечь из физического документа, например износу, водяным знакам и просто ощущению, что держишь в руках документ, рассказывающий историю!
Если источник был оцифрован, цифровую копию лучше рассматривать как нечто отдельное и отличное от оригинала. Он может содержать ту же информацию, но это не одно и то же.
Включают ли архивы исследовательские данные или наборы данных?
Наборы данных обычно представляются в табличной форме и содержат значения ряда переменных. На изображении здесь показана перепись населения 2011 года — вы можете загрузить анонимную статистику о домохозяйствах Великобритании.
Они часто являются результатами исследований и могут включать данные опросов и других исследований. Архивные коллекции могут содержать наборы данных и все виды данных исследований, но в настоящее время существует тенденция рассматривать данные исследований отдельно от архивов.Отчасти это связано с тем, что наборы данных часто относятся к текущей работе или к работе, проделанной активными исследователями. Они важны для проверки и потенциального воссоздания результатов исследований. Архивы – это материалы, которые уже не являются актуальными, но сохраняются для исследований.
В настоящее время в академических кругах предпринимаются шаги по обеспечению надлежащего сохранения данных исследований для доступа исследователей, поэтому вы можете услышать об архивах данных исследований.
Социологи склонны использовать такого рода исследовательские данные.Если вы изучаете социальные науки, вы можете создать свои первичные данные с помощью чего-то вроде анкеты, и эти данные могут стать архивом для использования другими.
Существуют инициативы по сближению архивов и исследовательских данных, поскольку архивные коллекции — это на самом деле все, что создается в ходе жизни и работы человека или организации, поэтому они, конечно, могут включать данные всех типов.
Эта страница является частью: Использование архивов: руководство для неопытных
.