Содержание

Командировочное задание (образец) | Современный предприниматель

Довольно много компаний имеют филиалы и дочерние предприятия, расположенные в различных регионах, в связи с чем для осуществления производственной деятельности вынуждены направлять своих работников в служебные командировки для решения производственных вопросов на местах.

Ранее действовали жесткие нормы по оформлению командировок, выполнять которые должны были все хозяйствующие субъекты, независимо от формы собственности. В настоящее время требования, регламентирующие порядок оформления командировок и предписывающие работодателю составлять командировочное задание для работника, убывающего по производственным делам в служебную поездку, изменились. Этот обзор посвящен теме оформления командировки с учетом принятых в 2015 г. изменений, и тому, каким образом после отмены командировочного задания, подтверждается факт служебной командировки.

Понятие командировки

Под термином «командировка» закон подразумевает убытие работника в служебную поездку, вызванную необходимостью проведения работ вне административного образования, в котором базируется предприятие, его командировавшее.

Командировкой признаются служебные краткосрочные (от 1 до 3 суток) и долгосрочные (от 3 суток и более) поездки в удаленные филиалы или обособленные подразделения предприятия, поездки к деловым партнерам для проведения согласований и заключения контрактов и по прочим рабочим, служебным и производственным вопросам.

Командировки в законодательных актах

Понятие командировки, принцип возмещения расходов, потраченных во время служебных поездок, а также гарантии для работников, находящихся в командировке, установлены положениями статей 166 – 168 ТК РФ.

Кроме трудового Кодекса, вопросы направления работников в служебные поездки регламентируются постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, положения которого устанавливали порядок отправки работников в командировку и требования по ее документальному оформлению. Однако, четыре года назад постановлением № 771 от 29.07.2015 в этот регламент были внесены некоторые изменения.

Обобщенно об изменениях

В результате этих изменений, статус обязательных утратили следующие документы, использовавшиеся для оформления служебных поездок:

  • командировочное удостоверение – теперь в качестве документов, подтверждающих убытие в служебную поездку и возвращение из нее, принимаются проездные документы, выписанные на имя сотрудника, направляемого в командировку. В случаях, когда работник добирался до точки назначения на служебном или личном транспорте – альтернативой проездным документам являются путевой или маршрутный лист;

  • служебное задание – после принятых изменений, собственник вправе не оформлять командировочное задание. Признается достаточным указание на цель поездки в приказе по предприятию о направлении сотрудника в командировку;

  • отчет о выполнении служебного задания – в настоящий момент можно применять унифицированную форму № Т-10а, в которой содержатся и сведения о служебном задании и отчет о его выполнении. Также допускается использование самостоятельно разработанных работодателем форм отчета о командировке, при условии, что такая форма утверждена установленным порядком и внесена в номенклатуру дел и учетную политику компании;

  • журналы регистрации командировочных удостоверений – полностью отменены, но могут вестись по решению работодателя.

Изменения в оформлении командировок

Оформление служебных поездок с августа 2015 г. осуществляется по упрощенному регламенту.

За субъектом хозяйствования оставили право отказаться полностью либо частично от вышеперечисленных учетных документов, использовавшихся для оформления служебных командировок, а также право продолжать использовать эти документальные стандарты.

Закон не ограничивает право субъекта хозяйствования продолжать использовать в документообороте утвержденные формы для оформления командировочных поездок, если он считает это целесообразным для осуществления учета на предприятии. Кроме того, допускается изменение базовых форм и использование собственных учетных стандартов.

Словом, учет и контроль за расходованием средств во время служебных поездок, формат отчетности по выданному командировочному заданию, равно как и то, каким образом они будут осуществляться, законодатель «отдал на откуп» субъектам хозяйствования.

Обратите внимание, если локальные акты работодателя предусматривают оформление вышеуказанных командировочных документов, то их заполнение обязательно.

Читайте также: Отчетные документы для командировочных

Нужны ли, и какими должны быть внутренние учетные документы

Не смотря на то, что теперь не требуется использования стандартизированных командировочных форм, большинство собственников предпочитает не упразднять полностью систему учета в этом сегменте.

Многие работники кадровых служб, несмотря на принятые упрощения, продолжают использовать при оформлении командировки учетные документы ранее принятых или самостоятельно разработанных стандартов, предпочитая «подстраховаться» от возможных осложнений, вызванных недостаточностью подтверждающей документации.

В большинстве случаев это оправдано. Но не следует забывать, что для использования в системе учета документов собственного стандарта необходимо провести ряд регламентирующих процедур:

  • необходимо разработать Положение о командировках и утвердить его внутренним приказом;

  • все используемые бланки документов должны быть утверждены локальным нормативным актом – распоряжением (приказом) по предприятию;

  • утвержденные приказом по предприятию формы должны быть включены в номенклатуру дел.

Только после соблюдения этих требований формы собственного стандарта, могут использоваться в документообороте предприятия.

Читайте также: Отчет о командировке – образец

Командировочное задание: бланк внутреннего стандарта

В пакет документов, выписываемых работнику при оформлении служебной поездки, можно включить командировочное задание, которое содержит в себе перечень задач и распоряжений для выполнения в командировке.

При оформлении командировок, именно эту форму многие работодатели продолжают использовать также интенсивно, как и ранее – она позволяет конкретизировать задачи и план работ в служебной поездке, контролировать их выполнение. Отметим, что на командировочное задание, образец которого работодатель разработал самостоятельно, распространяются те же требования, что и на имевшую хождение ранее стандартизированную форму (форма Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 1).

Для оптимизации учета по командировкам на предприятии, предлагаем бланк служебного задания на командировку скачать в актуальной на настоящий момент (2019 год) версии.

Читайте также: Размер суточных

Служебное задание на командировку

Служебное задание на командировку выступает обязательной частью системы оформления бумаг на рабочий выезд или командировку работника без выезда из города. На основе этого документа составляется приказ, после чего работнику выдается командировочное удостоверение и он выезжает на объект для выполнения задания.

Основные понятия и изменения

В служебном поручении обязательно указывается цель командировки. В этом заключается основной посыл этого документа. После выполнения задания необходимо оформить и вторую часть документа, непосредственно с отчетом о проделанной работе. Здесь указывается, насколько выполнено задание и достигнута цель поездки. На основании этого отчета можно подвести итог о том, насколько эффективна была поездка и какие затраты понес работник в командировке (подтвержденные документально чеками, квитанциями и т.д.).

Актуальная форма №Т-10а была составлена в 2008 году, но с января 2015 года из Положения о командировках исчезли требования практически ко всем пунктам командировочного листа. При этом это не означает, что такую бумагу не надо вести в общем внутрифирменном документообороте. Если взамен разрабатывается локальная форма приказа о командировке, она должна быть основана на внутрифирменном Положении о командировках (ст. 8, ст. 22 ТК РФ).

Как заполнять служебное задание

На 2017 год существуют рекомендации по заполнению служебного задания на командировку. Унифицированная форма Т-10а состоит из 12 граф. Скачать бланк (образец формы служебного задания) бесплатно можно здесь.

Фирма может вести набор командировочных бумаг по стандарту 2008 года или предусмотреть локальную форму по своему предприятию. Порядок оформления служебного задания обязательно должен быть систематизирован и включать в себя такие этапы:

  • Получение от руководителя предприятия письменного разрешения, положения, приказа о направлении конкретного работника в командировку в городе либо поездку со служебным заданием.
  • В документе служебного задания обязательно нужно заполнить графы с 1 по 11. Оформление табличной части может осуществляться как от руки, так и печатным способом.
  • Работника обязательно должны ознакомить со служебным заданием. Он должен знать правила заполнения отчета о командировке и требования касательно компенсаций на расходы, которые подтверждаются только наличием квитанций, чеков, билетов и т.д.

Приведем пример и рекомендации к заполнению документа, охватив основные положения и требования.

В качестве примера

  1. Общая информация о компании, номер и дата.
  2. В центре документа графы для информации о работнике, который командируется (Ф.И.О., должность на предприятии и табельный номер).
  3. Пункты 3-8 – сведения о командировке: направления деятельности и цель поездки, наименование объекта, срок командировки, точная дата отъезда и приезда работника и т.д.
  4. В пункте 9 указываем данные предприятия-плательщика. Речь может идти об организации, которая отправляет работника в командировку и производит оплату. В других случаях специалисты выезжают на объект по просьбе и заявке другой организации, заказчика услуги.
  5. Здесь надо указать основание, которое заполняется обязательными реквизитами распоряжения собственника организации о командировке конкретного сотрудника, либо в ином случае в этом пункте указывается другая формулировка «План командировки», если поездка была спланирована заранее и по графику.
  6. В графе 11 описываем цель служебного задания.

Оставшиеся графы заполняются только после возвращения специалиста из командировки. Заполняется информация по результатам, достигнутым целям поставленного служебного задания. В свою очередь, непосредственный руководитель сотрудника обязан дать оценку о проделанной работе командированного работника.

На этом документе, как и на всех других нормативных и локальных бумагах, должны стоять печать предприятия, подпись уполномоченного лица и подпись самого работника.

Служебное задание на командировку: как заполнять и оформлять

В настоящий момент составление служебного задания как и подготовка командировочного удостоверения являются необязательными. Для обоснования необходимости командировки необходимо лишь наличие соответствующего приказа – цель поездки и само задание можно описать в нем.

Это удобно, когда времени на подготовку поездки немного – чем меньше документов нужно заполнять, тем быстрее все можно будет организовать. Но если командировка плановая, то чем больше сопровождающих документов удастся подготовить, тем ниже шанс на то, что у налоговых органов возникнут вопросы к ее оплате и отнесению на расходы. В число таких необязательных, но полезных документов входит и задание на командировку.

Как оформить служебное задание на командировку?

Бланк служебного задания на командировку организация разрабатывает самостоятельно или может воспользоваться унифицированным бланком. Он называется формой N Т-10а. Как заполнять служебное задание на командировку? Все довольно просто, нужно проделать несколько шагов в два этапа – до начала командировки и после ее завершения:

  1. В форму необходимо добавить название организации и ее код ОКПО.
  2. Далее бланку присваивается номер, который вносится в специальный журнал.
  3. Документ обязательно должен содержать ФИО сотрудника, который едет в командировку, и табельный номер.
  4. В специальную таблицу вносится название отдела сотрудника, его должность, данные о городе (и стране, если поездка заграничная), в который он едет, наименование компании, в которую направлен работник.
  5. Также следует внести в задание даты командировки.
  6. В бланке задания есть отдельное поле для указания компании, оплачивающей поездку – бывает и так, что командировку оплачивает принимающая сторона (например, партнер по бизнесу).
  7. В задание также включается информация о документах, на основании которого оно составлено (докладная записка, приказ по организации и т.п.).
  8. Также в бланке есть графы о целях поездки.

Служебное задание на командировку [образец]

После составления документа его подписывает сотрудник и его начальник. Заполняется задание в два этапа – перед началом командировки сам сотрудник может прописать цели, а затем после возвращения его руководитель прописывает данные об успешности поездки (все ли задачи были выполнены).

Вот и все! Как видно, заполнить служебное задание совсем не трудно – нужно лишь потратить немного времени.

Служебное задание на командировку обязательно или нет?

Какие задачи решает форма Т-10а

Служебное задание на командировку унифицированной формы Т-10а — это комбинированный документ, который выполняет сразу несколько задач:

  • предоставляет возможность письменно зафиксировать цель командировки;
  • позволяет сотруднику кратко отчитаться о выполнении задания;
  • дает возможность руководителю сформулировать выводы о результатах служебной поездки.

Отличительные свойства служебного задания:

  • оформляется персонально на каждого сотрудника, направляемого в командировку;
  • заполняется постепенно (частями) в разное время и разными лицами;
  • поступает в бухгалтерию в комплекте с другими бумагами, подтверждающими детали командировки — состав такого комплекта может быть закреплен внутрифирменным локальным актом (например, положением о командировках или приказом руководителя).

Если же служебное задание как отдельный документ не упомянуто ни в одном внутреннем акте компании, без него можно обойтись. Цель служебной поездки руководство озвучивает сотруднику устно или отражает в приказе на командировку.

Можно ли обойтись без унифицированной формы?

Обязательно или нет служебное задание на командировку составлять на унифицированном бланке Т-10а, если компания включает этот документ в комплект командировочной отчетности? В 2019 году унифицированную форму служебного задания на командировку можно не применять. Этот документ не входит в число обязательных бумаг для оформления служебной поездки. А потому его отсутствие не будет иметь негативных последствий в случае визита контролеров. Хотя он может быть важен для внутренних целей компании.

Учитывая, что запрет на использование унифицированной формы служебного задания в законодательстве не установлен, бланк по-прежнему актуален и может применяться в том же виде. При необходимости его можно доработать.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Если служебные поездки носят регулярный характер и для сотрудников привычен стандартный набор командировочной отчетности (приказ, командировочное удостоверение, служебное задание и авансовый отчет), можно продолжать его использовать.

В 2019 году этот комплект может выглядеть иначе и включать приказ о командировке, авансовый отчет и оформленную сотрудником служебную записку. Записка заменяет формы Т-10 и Т-10а. С ее помощью сотрудник информирует работодателя о сроке пребывания в командировке и других важных нюансах (п. 7 положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749).

Как выглядит бланк служебного задания

Форма Т-10а обладает компактной структурой, благодаря которой весь документ умещается на одном листе. Бланк состоит из трех основных информационных блоков:

Содержит сведения о компании (наименование, код по ОКПО) и сотруднике (Ф.И.О. и табельный номер), а также информацию о номере служебного задания и начальной дате его оформления.

  • Блок 2. Детализирующий.

Информация в этот блок заносится по графам. Записи в графах с 1 по 11 производятся до начала командировки — в них расшифровываются сведения о сотруднике (подразделении и профессии) и командировке (где она проходит, в какие сроки и др.), а также описывается цель служебной поездки. Графу 12 сотрудник заполняет после завершения командировки — это краткий отчет о ее результатах.

Подпишитесь на рассылку

  • Блок 3: Итоговый.

Состоит из заключения руководителя о выполнении задания и подписей работника, руководителя структурного подразделения и директора компании.

Скачайте бланк служебного задания формы Т-10а

Образец заполнения Т-10а

Скачать бланк служебного задания на командировку — задача несложная. А вот как его грамотно заполнить, если оформлять подобный документ никогда не приходилось? Мы поможем, показав на примере.

ООО «Строительные технологии» проектирует и строит промышленные здания и сооружения. Строительные объекты и заказчики располагаются на территориях, географически удаленных от головного офиса компании. Поэтому сотрудникам ООО «Строительные технологии» приходится часто выезжать в командировки для решения организационных и технических вопросов.

Служебные поездки в компании оформляют полным набором унифицированных форм, в который входит и служебное задание. По договору с ООО «Кондор» для согласования проекта по строительству цеха металлических конструкций в служебную поездку отправилась Ивашова И. Г. — проектировщик ООО «Строительные технологии». Срок командировки — 3 дня, включая время в пути. Проект удалось согласовать не в полном объеме, что и было отражено в форме Т-10а самой сотрудницей (в графе 12) и ее руководителем (в заключении о выполнении задания).

Как в таком случае может выглядеть образец служебного задания на командировку, смотрите ниже:

Скачать образец служебного задания

***

При отправке сотрудников в командировку руководство формулирует цель служебной поездки. Ее прописывают в служебном задании унифицированной формы Т-10а или в другом документе (приказе или самостоятельно разработанном для этой цели бланке). После возвращения из командировки сотрудник отчитывается о проделанной работе, заполняя графу 12 того же бланка Т-10а. Отчитаться можно и иным способом: в служебной записке или в отчете произвольной формы, если унифицированная форма служебного задания в компании не применяется.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».

Служебное задание на командировку. Образец и бланк 2021 года

Служебное задание на командировку — это распорядительный акт работодателя, определяющий задачи и цели для работника, направляемого для выполнения производственных задач за пределы его рабочего места.

Файлы в .DOC:Бланк служебного задания на командировкуОбразец служебного задания на командировку

Назначение задания

Документы, являющиеся обязательными для направления работника в командировку, регламентированы Постановлением № 749 Правительства РФ от 13 октября 2008 года. В качестве обязательных упомянуты лишь два документа, а именно:

Как мы видим, служебное задание в число обязательных командировочных документов не входит, а это значит, что составлять задание или не составлять его — всецело выбор работодателя. Логичным будет составлять служебные задания в случаях, когда работник направляется в длительную командировку с большим объемом порученных заданий.

В служебном задании, в случае, если работодатель придет к выводу о его необходимости, потребуется указать:

  • место командировки;
  • цель или цели командировки;
  • перечень задач, которые потребуется выполнить командированному работнику для достижения поставленных целей.

Составление служебного задания

Цели и задачи задания на командировку всегда конкретны и специализированы. Соответственно, составлением задания должно заниматься лицо, имеющее представление о характере поставленных перед работником задач. Это может быть непосредственный руководитель работника или специалист, обладающий познаниями в вопросах, которые предстоит решить командированному работнику.

Вне зависимости от того, кто готовит служебное задание на командировку, оно должно быть подписано руководителем предприятия.

Подписанное служебное задание доводится до сведения работника, который должен будет расписаться в том, что с заданием он ознакомлен и получил его на руки.

При необходимости задание на командировку может содержать в себе требование о предоставлении работником отчета о проделанной работе по возвращении из командировки с указанием срока составления отчета. Структура служебного задания на командировку включает в себя следующие составные элементы:

  1. дата и регистрационный номер;
  2. наименование работодателя;
  3. ФИО, должность и место работы работника, направляемого в командировку;
  4. наименование местности и предприятия, в которые работник направляется в командировку;
  5. дата направления в командировку и предположительный срок ее окончания;
  6. количество дней в пути и соответствующее определение чистого срока для выполнения задания;
  7. сведения о приказе о направлении в командировку;
  8. цель командировки и перечень конкретных заданий для работника;
  9. свободная графа, отведенная для отчета работника о проделанной работе;
  10. подписи руководителя и работника.

Составляется служебное задание в количестве экземпляров, определяемом нуждами работодателя.

Служебное задание на командировку в 2021 году образец

Командировки

Ольга Якушина

Налоговый эксперт-журналист

Актуально на 24 июня 2019

Цели и задачи командировки работодателю полезно регламентировать в каком-либо специальном документе — чтобы они были представлены командируемому работнику наглядно и официально. Один из самых удобных документов — служебное задание, составляемое по унифицированной форме Т-10а. Ознакомимся со спецификой его применения и заполнения.

Инструкция: до начала командировки

Итак, рассмотрим по шагам заполнение документа для направления в командировку на примере унифицированной формы Т-10а. Установленный Госкомстатом или нанимателем бланк оформляется в целях правильного учета и оплаты командировочных расходов.

Шаг 1. Заполняем шапку

Начинаем заполнять образец задания на командировку с внесения информации общего характера:

  • название учреждения;
  • номера форм по ОКУД и ОКПО;
  • номер по порядку;
  • дата формирования.

Шаг 2. Заполняем персональные данные работника

Образец служебного задания на командировку ( служебного задания форма т-10а вы смогли выше) содержит информацию личного индивидуального характера:

  • Ф.И.О. сотрудника должны быть указаны в центре формы;
  • номер по табелю фиксируется в этой же части.

Шаг 3. Заполняем таблицу

Бланк «Служебное задание на командировку в 2021 году», образец которого можно изучить далее, содержит таблицу, состоящую из 12 граф, первые 11 из которых заполняются по порядку информацией следующего характера:

  1. Фиксация структурного подразделения, где трудится человек.
  2. Название должности в соответствии с формулировкой в штатном расписании учреждения.
  3. Название местности, куда необходимо направить работника.
  4. Полное наименование учреждения, куда сотрудник едет.
  5. День начала поездки.
  6. День завершения поездки.
  7. Общая длительность нахождения в поездке.
  8. Длительность, за исключением времени нахождения в дороге.
  9. Указание на учреждение, оплачивающее командировочные расходы (как правило, то, которое направляет сотрудника, иногда — приглашающая сторона).
  10. Информация из распорядительного документа, по которому сотрудник направляется в путь.
  11. Описание целей направления сотрудника.

Заполнив первые 11 граф, оформление можно прервать до момента, когда работник возвратится из поездки.

Шаг 4. Подписываем

Процесс следует завершить, обеспечив подпись начальника структурного подразделения, где трудится уезжающий. В целом документ нужно утвердить у руководителя учреждения (уполномоченного руководителем лица).

Зачем нужна форма Т-10а

Форма Т-10а стала во многих фирмах стандартным элементом внутреннего документооборота. С организационной точки зрения компании проще продолжать использовать данную форму, чем отказаться от нее (поскольку такой отказ потребует редактирования действующих локальных НПА и корректировки многих привычных кадровой службе процедур движения документов).

Применение формы Т-10а не утратило практического смысла в особенности для крупных предприятий — характеризующихся большим количеством структурных подразделений и отдельных работников, с различной периодичностью направляемых в командировки. Унифицированная форма служебного задания в таких компаниях помогает облегчать внутренний учет и отчетность по направлениям деятельности командируемых работников.

В форме Т-10а есть отчетная часть — в которой человек описывает результаты своей работы в командировке. Она может иметь значение с точки зрения оценки данной работы работодателем, по итогам которой могут быть приняты решения о назначении поощрений — или, наоборот, о применении каких-либо дисциплинарных санкций при неудовлетворительных результатах работы).

Традиционно на основании формы Т-10а издается, собственно, приказ на командировку — общеобязательный при ее оформлении документ (ст. 166 ТК РФ). Само задание, в свою очередь, может быть составлено на основании служебной записки от непосредственного руководителя командируемого работника (которая, к слову, также может быть использована и в качестве основания для составления приказа).

Таким образом, схемы применения формы Т-10а могут быть разными, и задача компании-работодателя — правильно закрепить порядок ее использования в локальном нормативном акте. Например — в Положении о командировках.

Инструкция: по окончании служебной командировки

По возвращении из поездки следует завершить заполнение документа. Сделать это можно следующим образом.

Шаг 1. Заполняем отчет

Вернувшись из поездки, сотрудник (графа 12) вносит информацию по ее итогам, то есть дает в краткой форме отчет по выполнению служебных поручений.

Шаг 2. Подписываем

Документ завершают:

  • подпись вернувшегося из поездки сотрудника;
  • оценка начальником подразделения результативности поездки в строке, предусмотренной для дачи заключения по командировке;
  • подпись руководителя подразделения, дата отчета.

Шаг 3. Сдаем

Оформленный надлежащим образом документ следует сдать в бухгалтерию учреждения.

Обязательно ли служебное задание

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

На основании какого документа сотрудник направляется в командировку?

С 2015 года были законодательно изменены правила, по которым необходимо производить оформление командировки. С этого момента командировочное удостоверение и служебное задание были признаны необязательными, а главным документом, который регулировал командировку сотрудника, стал приказ на командировку.

Для приказа обычно применяется стандартизированная форма Т-9. Также его можно оформлять на фирменном бланке. Документ обязательно должен содержать три условия будущей поездки — какая у нее причина, на какой срок едет работник, и куда именно он направляется.

Условия следующие:

  • Цель поездки может быть определена в служебной записке, служебном задании либо каком-либо другом документе, на основании которого предпринимается данная поездка;
  • Время поездки должно включать в себя все дни пребывания вне рабочего места, в том числе дни нахождения в дороге на место и из него;
  • В качестве места нужно записывать страну, город и наименование фирмы. Если предполагается длительная поездка с посещением большого количества мест, городов и т. д. – обязательно необходимо описывать их все. Если работник едет без точного места назначения — к примеру, в другой город для поиска новых партнеров, то название принимающей компании можно не записывать.

Внимание! В результате, с внесением изменений в законодательство, главное место теперь занимает приказ на командировку. Компания может продолжить заполнять как командировочное удостоверение, так и задание, однако это необходимо прямо указать в положении по командировкам.

Обязательно ли составлять служебное задание на командировку в 2021 году


С 2015 года перестало действовать постановление, которые определяло многие аспекты направления работников в командировки.
Вместе с ним некоторые документы, которые нужно было обязательно выписывать работнику, стали необязательными.

Теперь в обязательном порядке администрация должна составить приказ на командировку. Все же остальные бланки ответственный сотрудник должен выписывать по мере необходимости. Какие именно документы надо составить должно содержать положение о командировках, либо иной внутренний локальный акт.

При составлении приказа об отбытии работника в поездку по служебным делам, в документе кратко записывается информация о целях и задачах. Но все это прописывается общими фразами.

Внимание! Для полноты информации все же рекомендуется для работника также оформлять служебное задание для направления в командировку, в котором уже будут максимально подробно указаны все те задачи, что поставлены перед сотрудником на данную поездку.

Где удостоверения на командировку

Бланк удостоверения на командировку имеет унифицированную форму Т-10, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации» от 05.01.2004 № 1. Скачать этот бланк можно на нашем ресурсе.

Поскольку форма командировочного удостоверения не является обязательной к применению, ее на усмотрение организации можно дополнять теми реквизитами, которые она сочтет нужными для этого документа.

О том, могут ли иметь место такие расходы, как суточные, при однодневных командировках, читайте в статье «При однодневных командировках не выплачивайте суточные».

Также на нашем сайте можно заполнения формы Т-10 и использовать его в качестве шаблона для оформления собственных документов.

Состав документа

Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:

  1. Шапка документа. Состоит из наименования документа, номера, даты, наименования фирмы, отправившей сотрудника в служебную поездку.
  2. Данные о командированном сотруднике. ФИО, должность, табельный номер, подразделение, к которому он относится.
  3. Данные о командировке. Сюда войдет наименование принимающей стороны, место командировки, даты ее предполагаемого начала и завершения. Указывают число дней командировки, в том числе без нахождения в пути. В бланке Т-10а предусмотрено наименование организации, которая оплачивает служебную поездку. Обычно это та же фирма, в которой работает командированный. Если документ составляется в свободной форме, по правилам внутренних ЛНА, этот пункт может опускаться, иметься в виду по умолчанию.
  4. Основание. Здесь указываются реквизиты документа-основания. Чаще всего это приказ о командировке, но может быть и другой документ, например, план дистанционных работ, если в командировку отправляется технический специалист.
  5. Задание. Вписывается цель командировки, по пунктам.
  6. Отчет о выполнении задания. Заполнение этого пункта происходит после возвращения сотрудника либо им самим, либо непосредственным руководителем, способным объективно оценить, выполнил ли подчиненный поставленное задание.
  7. Подписи. Расписываются руководитель фирмы, подразделения и сам работник. Отдельным пунктом выносится резолюция о выполнении задания и подпись руководителя подразделения под ней (во второй раз, по возвращении сотрудника).

Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения. Если содержание служебного задания объемное, заполнять такой документ неудобно. Тогда применяется свободная форма с включением в нее вышеназванных данных.

Служебное задание на командировку: образец заполнения и бланк

С начала 2015 года служебное задание на командировку приобрело статус необязательных документов при отправке сотрудника в рабочие поездки. Однако, это не означает, что оформление задания полностью отменено и больше не фиксируется документально. Рассмотрим подробнее, какие альтернативные бумаги для этого используются, а также образец их заполнения.

Для чего нужно служебное задание на командировку?

Еще не так давно данный документ являлся обязательным в процедуре составления командировочных бумаг. На основании его по организации издавался внутренний приказ. А вот следующим этапом оформлялось командировочное удостоверение. Как раз с ним работник компании следовал в назначенный пункт по служебным вопросам.

Главными сведениями в бланке служебного задания является непосредственно задача или цель командировки, а также время и место прибытия. Как правило, эту информацию вносят перед убытием специалиста в рабочую поездку. По завершению выполнения служебных вопросов в ходе командировки составляется командировочный отчет о проделанной работе. Во-первых, он является второй составной частью служебного задания. Во-вторых, на основании его содержания подводятся итоги выполнения поставленных задач и эффективности использования финансовых ресурсов.

Подобное документирование позволяло строго контролировать действия сотрудника в командировке. А также иметь подтвержденные расходы выделенных для выполнения поручения денежных средств. Такой подход полностью соответствовал бухгалтерскому учету в рамках 402 –ого ФЗ от 2011 года. Кроме того, не меньшее значение отражаемые сведения имели для налогового учета. Поскольку, контролирующие органы внимательно отслеживали полноту командировочной документации и расходование финансов.

Однако, в 2014 году с вступлением в силу 1595 –ого Постановления Правительства РФ механизм формирования пакета документов для служебных поездок поменялся. В следствие чего, из обязательных бумаг остался только приказ.

Какой документ используется теперь?

Хотя, в соответствии с новыми положениями ряд документов переведен в разряд необязательных, это вовсе не означает необходимость их полного исключения из внутреннего документооборота компании. Как и ранее ответственные должностные лица могут придерживаться «классического» оформления с сохранением логической цепочки документов. Однако, стоит учитывать, что теперь служебное задание на командировку не может выступать в качестве официального подтверждения факта, цели и расходов рабочей поездки.

Тем не менее, выход из положения есть. С учетом того, что приказ на командировку является обязательным, можно использовать его унифицированную форму Т9, в которую добавить пункт, посвященный цели служебной поездки.

Но не стоит забывать о том, что любая модификация по инициативе организации утвержденной формы приказа должна иметь закрепление локальными актами. Как правило, одним из них на основании 22 статьи ТК является Положение о командировках.

Вместе с тем, чтобы составить:

  • Служебное задание на командировку;
  • Отчет по ней;
  • Командировочное удостоверение;

можно использовать утвержденные Госкомстатом унифицированные формы Т10, а также Т10а.

Скачать бланк служебного задания на командировку по форме Т10.

Служебное задание на командировку – образец заполнения.

Итак, для соблюдения текущего законодательства составление письменного служебного задания не требуется. Тем не менее, если организация сохранила прежнюю структуру внутреннего документооборота и формирует полный пакет командировочных бумаг, предусмотренных локальным приказом, то задание на поездку будет формироваться в следующей последовательности:

1. Принятие решения о направлении работника в служебную поездку. Как правило, это прерогатива руководящего состава.

2. Заполнение бланка служебного задания по установленной форме.

3. Информирование убывающего в командировку о целях, месте и сроках поездки.

Чтобы оформить служебное задание, целесообразно использовать унифицированную форму Т10а, которая содержит основные разделы, отражающие суть поездки. В документ вносятся следующие данные:

  • Наименование учреждения, которое организовывает командировку;
  • Внутренний номер документа, а также дата его заполнения;
  • ФИО работника, отправляющегося в поездку и его табельный номер;

Далее следует табличная часть формы, в которой необходимо заполнить 12 граф:

  1. Структурное подразделение – отдел, отделение, департамент, к которому предписан гражданин;
  2. Должность сотрудника;
  3. Пункт назначения поездки с указанием наименования города и страны;
  4. Название организации, к которой будет прикомандирован работник;
  5. Число и день начала поездки;
  6. Дата завершения командировки;
  7. Общая продолжительность поездки в календарных днях;
  8. Командировочное время без учета дороги;
  9. Наименование компании, оплачивающей расходы;
  10. На основании чего организован выезд;
  11. Цель служебной поездки;
  12. Раздел краткого отчета о выполнении поручения. Заполняется после возврата специалиста.

Вместе с тем, документ должен быть подписан руководителем структурного подразделения с указанием его должности и ФИО. А также в бланке должна быть проставлена личная подпись откомандированного лица. Финальной записью делается пометка об итогах выполнения задания, в которой оценивается выполненная работа в ходе служебного выезда.

Скачать образец заполнения служебного задания на командировку.

Заключение.

Подводя итог, можно отметить следующее.  Начиная с 2015 года оформлять служебное задание на командировку стало не обязательно. Тем не менее, для соблюдения правил отчетности по внутреннему регламенту допускается заполнения прежнего перечня документов для поездки. Чтобы отразить цель и финансирование служебной поездки можно применять дополнительные строки в приказе. Если требуется выделенный документ, то для этого подойдет форма 10а унифицированной формата, в которой содержится табличная часть с перечислением основных атрибутов планируемой и завершенной командировки.

Читайте также:

Взнос на капитальный ремонт: платить или нет?

Как активировать карту Лукойл через интернет?

Индексация пенсий работающим пенсионерам.

Ответственность за неуплату кредита в России.

10+ форм заявки на поездку • Загрузить в формате PDF, Word »ExcelSHE

Командировки - это обычное дело в бизнесе и компаниях, и если вы действительно хотите лучше организовать и оптимизировать форму заявки на командировку сотрудников, у нас есть решение для вас. Существует множество онлайн-инструментов для создания форм запроса на поездку, которые используются для создания формы предварительного разрешения на поездку, но люди все же находят простой образец этого приложения для командировки и используют их в соответствии со своими потребностями.

В корпоративном бизнесе сотрудники обычно совершают поездки по всему миру или стране для встреч и других деловых целей.И для этого они формально должны подать в компанию запрос на разрешение на поездку.

Здесь, в этом посте, у нас есть несколько примеров шаблонов онлайн-форм запроса на поездку, которые помогут вам упростить и ускорить весь этот процесс.

Шаблоны форм заявки на поездку используются для подачи заявок на поездку в вышестоящие инстанции. Эти шаблоны полезны для студентов, сотрудников, клиентов авиакомпаний и других лиц, которым необходимо отправить запрос перед поездкой. Вы можете получить разрешение на командировку в PDF, DOCX и других форматах, которые вам нравятся.Это позволяет пользователю включать информацию об услугах, которые нужны путешественникам. Мы делимся различными образцами шаблонов форм заявки на поездку, которые помогут вам идеально создать свою собственную форму. Сотрудники используют формы запросов на командировку или командировку для отправки работодателю запросов на командировку, которые включают данные об услугах и оборудовании, которые необходимы сотрудникам во время этого бизнес-тура. Туристическим агентствам необходимо получить от клиентов форму запроса на бронирование поездки, содержащую данные о потребностях клиента.В этой статье вы узнаете все о шаблонах форм заявки на поездку и получите бесплатные шаблоны с нашего сайта в различных форматах, которые вы больше нигде не найдете.

Формы запросов на поездку

Форма заявки на поездку отправляется кем-то руководству для утверждения поездки и получения вещей, необходимых для поездки. Он широко используется в корпоративном секторе, когда сотрудник отправляет письмо-запрос менеджеру или работодателю, чтобы получить разрешение на командировку и просьбу удовлетворить потребности путешественника.Пример формы заявки на командировку поможет вам понять ее, чтобы создать свои собственные шаблоны запросов. Вы можете просмотреть форму заявки на отпуск сотрудника , чтобы получить представление о том, как сделать идеальную форму заявки на поездку. Форма разрешения на поездку студента отправляется студентом руководству для получения разрешения на поездку для обучения. Вам необходимо указать причину этой поездки, место, куда вы собираетесь, продолжительность поездки и другую важную информацию, которую необходимо знать руководству. Это также полезно, когда путешественник отправляет авиакомпаниям заявку на поездку.Туристические агентства выдают форму заявки на поездку, чтобы получить всю необходимую информацию о поездке. Вы можете просмотреть шаблоны форм запросов на авиаперелеты для вашего бизнеса, чтобы эффективно собирать важную информацию о рейсах. Все бесплатные формы заявки на поездку разработаны профессионально и содержат все элементы, которые помогут вам эффективно собирать данные и управлять ими.

Что указывать в форме заявки на поездку

Форма заявки на поездку полезна, если она содержит все необходимые элементы, которые помогут вам определить потребности путешественника.Человеку, который едет куда-то с целью обучения или по работе, необходимо получить разрешение от руководства и попросить высвободить средства для покрытия командировочных расходов. Работодатель отправляет сотруднику письмо-одобрение, чтобы сообщить сотруднику, что запросы приняты. Когда сотрудники возвращаются из командировки или тура, они должны предоставить отчет о командировочных расходах , чтобы предоставить все подробности о расходах на поездку. Важным элементом, который следует включить в форму или письмо запроса на поездку, является следующий:

  1. Имя человека, отправляющего заявку на поездку.
  2. Дата, когда отправитель запроса отправляет письмо с запросом или форму.
  3. На нем должна быть указана дата поездки.
  4. Включите пункт назначения
  5. Укажите цель поездки
  6. Описание расходов, таких как расходы на гостиницу, проезд, питание и другие.
  7. Общие расходы на эту поездку
  8. Другие особые пожелания, чтобы тур прошел успешно.
  9. Подпись заявителя
  10. Место для подписи властей, подтверждающих его

Вышеуказанная информация является важной и должна быть включена в форму заявки на командировку для деловых поездок и поездок для обучения.Запрашивающий отправляет этот запрос в высшие инстанции, и они принимают решения на основе размещенной в нем информации. Простая и эффективная форма запроса поможет вам получить решения властей в вашу пользу. Для этого готовые шаблоны помогут вам получить одобрение на все ваши запросы. Редактируемые шаблоны форм заявки на командировку позволяют пользователю вносить изменения по мере необходимости.

Важность формы заявки на командировку

Когда студенту / сотруднику необходимо переехать из одного места в другое, властям направляется письмо о разрешении на поездку, которые могут принять или отклонить ваш запрос.Ваша поездка / поездка зависит от решения властей, и они принимали решения на основе данных, указанных в письме с запросом. Ниже мы поделимся некоторыми пунктами, которые показывают важность следующих форм запроса на поездку:

  • Письмо-запрос поможет вам получить разрешение на поездку от руководства школы или компании.
  • Широко используется в корпоративном секторе для учета деловых поездок.
  • С его помощью вы можете указать, какие услуги, оборудование и другие вещи вам потребуются во время поездки.
  • Вы можете запросить средства на проезд, питание и другие расходы в школе / колледже или компании, приложив соответствующие документы.
  • Информация о путешествии, такая как место назначения, продолжительность поездки, цель поездки и другие детали, легко доставляются властям.
  • Это помогает узнать властям, являются ли эта поездка и расходы обоснованными и разумными.
  • Работодатель или руководство школы могут легко определить, выгодно ли выделение средств.
  • Полезно отслеживать командировки сотрудника в деловых целях.
  • Когда присутствие компании необходимо на конференции или в другом месте, сотрудник отправляет запрос, чтобы он представился в этой деловой поездке.

Советы по написанию идеального письма-запроса на поездку

Хорошо составленное письмо-запрос на поездку поможет вам получить одобрение руководства компании, школы или колледжа. Вы также можете заполнить хорошо оформленную форму заявки на поездку, бесплатно загрузив ее из нашей коллекции.Чтобы заставить вас работать, мы поделимся несколькими простыми советами, которые помогут вам написать идеальное письмо-запрос на поездку. Вот эти советы:

  • Включите важные детали: когда вы решите подать заявку на поездку в вышестоящие инстанции вашего департамента, вы должны четко и кратко указать все самое необходимое об этом туре. Отсутствие информации в письме или форме запроса может привести к отклонению ваших запросов.
  • Следуйте стандартному формату: если вы являетесь сотрудником и отправляете запрос своему работодателю или руководителю, вам следует придерживаться формата делового письма и написать письмо профессиональным тоном.Когда вы отправляете заявку на поездку для обучения, следуйте стандартному формату письма, чтобы написать его безупречно.
  • Приложите соответствующие документы: Вы должны приложить соответствующие документы к этому письму, чтобы слова письма были действительными. Когда вы просите высвободить средства на ваши расходы, вы должны приложить документы, подтверждающие ваши слова.
  • Государственные льготы поездки: Вы должны четко указать все детали и включить несколько слов, описывающих, насколько эта поездка выгодна для бизнеса или образования.
  • Избегайте двусмысленных слов: всегда используйте слова, которые имеют только одно значение. Неоднозначные формулировки порождают недопонимание между сторонами. Четко и точно укажите цель поездки и другую информацию.
  • Без ошибок. Убедитесь, что в письме нет ошибок, используйте слова, не содержащие орфографических и грамматических ошибок.

Простые шаги для написания письма-заявки

Формат письма может варьироваться в зависимости от ситуации, в которой вы пишете и отправляете письмо.В бизнесе письмо с заявкой на командировку отправляется работником работодателю для получения разрешения на корпоративную поездку, тогда формат письма должен быть формальным. Вы также можете получить форму заявки на командировку в отделе кадров и отправить ее работодателю или менеджеру, но если ваша компания не выпускает какой-либо шаблон формы заявки на командировку, вам следует написать об этом письмо. Ниже мы расскажем о некоторых простых шагах, чтобы написать письмо о разрешении на поездку в школу или руководство компании.

  • Контактная информация: Согласно стандартному формату делового письма, напишите свое имя, адрес электронной почты, заголовок в левом верхнем углу письма.Записав свои контактные данные, укажите дату, когда вы будете писать это письмо властям, а затем укажите имя получателя и контактную информацию.
  • Приветствие: Если вы знаете название квитанции, напишите имя и затем «Уважаемый», «Мистер» или «Миссис».
  • Первый абзац: в первом абзаце тела письма четко и кратко укажите цель написания этого письма.
  • Второй абзац: во втором абзаце укажите некоторые подробности о поездке, такие как место назначения, продолжительность поездки, расходы, и попросите получателя выделить средства для покрытия дорожных расходов.
  • Третий абзац: Сделайте запросы на услуги, оборудование и другие вещи, которые вам потребуются во время этого тура. Укажите причину, по которой вам нужны эти услуги и чем этот тур выгоден для компании.
  • Заключительный абзац: в последнем абзаце всегда используйте позитивные и профессиональные слова для получателя.
  • Подпись: В конце письма поставьте свою подпись, чтобы подписать письмо.

Часто задаваемые вопросы

Кому следует отправить письмо с просьбой о поездке?

Письмо должно быть отправлено в высшие инстанции, которые имеют право давать разрешение на поездку, как работодатель в офисе или директор школы или колледжа.

Что такое корпоративный туризм?

Когда сотрудник едет в служебных целях от имени компании, это называется корпоративной поездкой.

Почему нам нужно отправлять форму заявки на поездку?

Нам необходимо отправить форму заявки на поездку, чтобы получить разрешение властей на поездку.

Какие расходы на командировочные?

Выплата, производимая компанией для покрытия расходов на командировку или турне сотруднику, является расходами на командировочные.

Куда нам нужно отправить форму заявки на поездку?

Чтобы получить то, что вам нужно, нам необходимо отправить письмо-запрос на поездку руководству школы или колледжа в образовательных целях, работодателям для корпоративных поездок и турагентам.

Что следует включить в корпоративные командировочные расходы?

Расходы, которые обычно рассчитываются во время корпоративных поездок, включают питание, транспорт и проживание.

Руководство по оптимизации рабочего процесса утверждения запроса на поездку

По данным The Global Business Travel Association, U.Ежегодно сотрудники S. совершают в среднем 405 миллионов командировок человек.

Это много форм заявок на командировки и финансирования, которые необходимо координировать и отслеживать. Эффективный рабочий процесс утверждения заявок на командировку может помочь упростить этот процесс и упростить вашу жизнь. Традиционные методы решения этой проблемы оставляют место для ошибок, задержек и потери дохода.

Здесь вы узнаете все, что нужно знать о создании рабочих процессов утверждения командировок, включая преимущества, передовые методы и шаги, необходимые для их реализации.Давайте нырнем!

Что такое рабочий процесс утверждения заявки на командировку?

Всем сотрудникам, выезжающим на работу, необходимо заполнить форму заявки на командировку. Затем эта форма утверждается и подписывается руководителями и другими членами финансовой группы.

При заполнении формы заявки на командировку все расходы сотрудника покрываются за счет компании. В конце концов, вся цель поездки - вести дела компании.

Но при обсуждении финансов компании важно иметь подробную и тщательную отчетность. Использование рабочей силы для документирования этих деталей приведет к пустой трате времени и ресурсов. Таким образом, современных предприятий активно переходят на программное обеспечение для управления расходами , чтобы помочь решить эту проблему.

Обратной стороной является отсутствие рабочего процесса утверждения заявки на командировку

При таком большом количестве людей, участвующих в процессе утверждения заявки на командировку, происходит ошибок, и информация часто упускается из виду. Вот еще несколько недостатков традиционной системы.

Основная информация не доходит до нужных членов команды

Слишком много поваров портят бульон. Точно так же слишком много людей, вовлеченных в процесс утверждения заявки на поездку, может замутить воду. Это приводит к потере информации и значительному замедлению процесса утверждения.

Кроме того, таблицы Excel и электронные письма трудно масштабировать. Это может задержать процесс утверждения, что приведет к потере вашего драгоценного времени и денег.Это особенно верно, если планы командировок вашего сотрудника зависят от времени.

Благодаря автоматизированной системе документооборота все соответствующие стороны получают уведомление о запросе в режиме реального времени. Некоторые системы могут даже определять приоритеты запросов, чтобы в первую очередь утверждать планы срочных поездок.

ПРЕДЛАГАЕМЫЙ ПРОЧИТАТЬ: Когда вашему бизнесу следует отказаться от Excel?

Ограниченный контроль над расходами

Чтобы защитить финансы вашей компании, вам необходимо строго контролировать деловые и командировочные расходы. Традиционные формы заявок на командировки затрудняют соблюдение бюджета и эффективное соблюдение лимитов расходов.

Когда несколько сотрудников участвуют в процессе утверждения, а утвержденные командировочные расходы для конкретной поездки неизвестны, это может создать путаницу и перерасход. Рабочий процесс утверждения заявки на командировку упрощает процесс, создавая универсальный стандарт и руководящие принципы, которым должны следовать члены команды.

Ручные процессы занимают больше времени

Существенная разница между утверждением заявки на командировку вручную и автоматизированной системой документооборота заключается во времени.А в бизнесе время - деньги.

Не только уходит бесчисленное количество часов, чтобы отсеять бизнес-расходы и получить одобрение , но также допускает человеческих ошибок. Трудно отслеживать все расходы вручную, так как может привести к несанкционированным расходам и потере дохода.

ПРЕДЛАГАЕМОЕ ПРОЧИТАТЬ: Как обнаружить и предотвратить подделку отчетов о расходах

Лучшие практики для создания рабочего процесса утверждения командировок

Понимание проблем, связанных с отсутствием рабочего процесса утверждения командировок, - только половина дела.Теперь вам нужно создать свою собственную систему. Вот некоторые вещи, которые следует учитывать перед созданием рабочего процесса утверждения заявки на командировку.

Понимаете, чего вы хотите достичь с помощью рабочего процесса утверждения заявки на командировку?
  • Как и в случае с любой новой политикой работы , перед ее созданием вам необходимо определить, чего вы хотите, чтобы она с ее помощью достигла.
  • Какие элементы вашего текущего процесса утверждения заявок на командировку нуждаются в улучшении?
  • Что работает, а что требует капитального ремонта?

Большинство целей, к которым стремятся предприятия, включают повышение эффективности, управление временем и создание более прозрачного процесса. Может помочь дать вашей новой политике рабочего процесса имя и подробное описание цели. Это помогает всем сотрудникам оставаться на одной странице и полностью понимать процесс и необходимые шаги.

Составьте схему процесса утверждения заявки на командировку
  • Чтобы убедиться, что вы охватываете все свои базы, наметьте рабочий процесс утверждения заявки на командировку, прежде чем применять его на практике.
  • Какие этапы проходит традиционное одобрение заявки на командировку?
  • Как можно, , автоматизировать этот процесс?
  • Затем включает все соответствующие стороны в процесс планирования.
  • Определите конкретную роль каждого человека и то, какую роль они играют в выполнении нового плана.

Выберите, какие строки включить в рабочий процесс утверждения заявки на командировку.

Одним из важных компонентов любого рабочего процесса утверждения заявки на командировку являются конкретные строки, которые вы включаете. Эти мелкие детали часто упускаются из виду в процессе утверждения вручную. Следовательно, все сотрудники, заполняющие форму заявки на командировку, должны подробно описывать ожидаемые расходы.

Общие статьи, которые следует учитывать в рабочем процессе утверждения заявки на командировку:

  • Цель деловой поездки
  • Место поездки
  • Продолжительность деловой поездки
  • Общая стоимость поездки ( включая авиабилеты, аренду автомобиля, проживание, питание и все другие расходы)
  • Любые дополнительные члены команды, присоединяющиеся к ним, и соответствующие расходы

Некоторые формы заявки на поездку более подробны, чем другие.Вы можете попросить сотрудников заранее предоставить стоимость авиабилетов и отелей, а также маршрут поездки, детали проекта, квитанции и .

Кроме того, автоматизированная система документооборота позволяет добавлять и удалять различные поля. Например, если сотрудник едет на небольшое расстояние, вы можете удалить строку «авиабилеты» для этого запроса. То же самое и с проживанием в гостиницах.

Внедрите рабочий процесс утверждения заявок на командировку и постоянно его настраивайте

На самом деле вы можете не получить все правильно с первого раза - и это нормально! Когда вы почувствуете, что пришло время реализовать новый рабочий процесс утверждения запросов на командировку, вам потребуются:

  • Набор разрешений для определенных членов команды.
  • Определите, кто получает доступ к какой части процесса утверждения.
  • Для обеспечения конфиденциальности вы также можете скрыть определенные данные и информацию.
  • Разрешить сотрудникам отправлять запросы и тестировать новый процесс утверждения.
  • После нескольких запусков спросите членов группы, что работает, а что нужно улучшить.
  • Через несколько недель у вас будет еще подробное изображение того, как работает система.
  • Автоматическая система покажет среднее время, необходимое для утверждения запроса, и , сколько времени требуется каждому члену команды для выполнения своей задачи.
  • Кроме того, используйте эти данные для настройки и оптимизации процесса.

ПРЕДЛАГАЕМОЕ ПРОЧИТАТЬ: Как компании используют аналитику расходов Fyle

Реализуйте эффективный рабочий процесс утверждения запросов на командировку

Если командировки являются большой частью успеха вашей компании, вам нужен запрос на командировку рабочий процесс утверждения, чтобы упростить вашу жизнь. Программное обеспечение для автоматизированного управления расходами не только экономит время и деньги, но также снижает риск человеческой ошибки и помогает сотрудникам соответствовать требованиям.

Готовы ли вы приветствовать преимущества автоматизированного рабочего процесса утверждения расходов? Файл может помочь. Запланируйте демонстрацию сегодня и станьте свидетелями того, как Fyle может положить конец всем вашим заботам о предварительном учете и бухгалтерском учете!

Путевые листы и инструменты | Контролер

Формы

Форма освобождения от ответственности учебного заведения.

Эта форма используется для запроса студентов об отсутствии на территории кампуса.

Форма ежегодного удостоверения личности

Это электронное свидетельство заполняется путешественником ежегодно перед поездкой в ​​университет. В инструкциях по ежегодному туристическому сертификату будет содержаться дополнительная информация о форме и способах ее заполнения.

Утвержденный / ожидающий утверждения ежегодный отчет о путешествиях

Вы перейдете к отчету, в котором в режиме реального времени отображается информация об утвержденных и ожидающих рассмотрения ежегодных сертификатах на поездки.Дополнительную информацию об отчете см. В этом документе.

Обоснование исключения из формы авторизации лица, подписывающего политику

Для тех отделов, которые определяют обоснование исключения для лиц, подписывающих политику. Обоснование исключения для лиц, подписывающих политику, имеют опыт в области политики в отношении поездок и будут выполнять те же обязанности, что и бизнес-менеджер отдела.

Обоснование поездки NAU для исключения для лица, подписывающего политику, «Поиск»

Приложение J Форма

Приложение J Документ - это обязательная форма, используемая для предоставления подробного подтверждения того, что расходы, понесенные путешественником, верны и полны.

Лист сравнения требований о расходах на топливо / возмещении пробега

Эта форма используется для сравнения возмещения или покупки бензина PCard с потенциальным требованием о пробеге.

Денежная форма на питание

Для документирования имен и принадлежности студентов, получающих деньги на суточные. Эта форма должна использоваться для групповых поездок и прилагаться к приложению J в качестве подтверждающей документации.

Форма возмещения командировок, не связанных с сотрудниками

Форма возмещения командировочных расходов, не являющихся сотрудниками, используется, чтобы помочь путешественникам, не являющимся сотрудниками, задокументировать и подтвердить расходы, которые будут возмещены НАУ.Расходы, не являющиеся сотрудниками, возмещаются через Счет к оплате в соответствии с политикой CMP 421-02: Собеседники и другие не-сотрудники.

Форма запроса на многократное представительство за пределами штата

Используется в качестве оправдания, когда более одного человека из отдела посещают конференцию, собрание, учебную сессию или семинар за пределами штата.

Список команд / групп студентов

Список команд / групп учащихся используется для идентификации учащихся, участвующих в поездке, и прилагается к приложению J к документу.Используется для групповых путешествий.

Авансовый платеж на поездку

Инструменты

Ежедневный журнал поездок и расходов

Журнал ежедневных поездок и расходов - это инструмент, который может помочь путешественнику в отслеживании действий во время поездки.

Процедуры обработки ТА

По этой ссылке представлен обзор процедуры обработки TA.

Туристическая брошюра

Туристическая брошюра используется в качестве справочника для путешественников NAU.

Рабочий лист бюджета командировок

Форма путевого листа используется, чтобы помочь путешественнику оценить стоимость поездки до отъезда.

Журнал пробега (Excel)

Журнал пройденного пробега помогает путешественнику фиксировать пробег между несколькими пунктами назначения. Эта форма не является требованием для возмещения расходов на поездку, хотя информацию из этой формы необходимо будет приложить к приложению J. Документ.

Обзор туристической политики

Эта презентация представляет собой краткий обзор политики в отношении поездок для путешественника NAU.

Лист обоснования аренды транспортного средства

Форма обоснования аренды транспортного средства используется, чтобы помочь путешественнику обосновать использование арендованного транспортного средства. Если используется, должен быть приложен к Приложению J.

.

Формы командировок и расходов по легкой атлетике // Бизнес-офис по легкой атлетике // Университет Нотр-Дам

  1. На главную>
  2. Бланки на поездки и расходы по легкой атлетике

Содержание

В начало

  • Карта корпоративных встреч JPMorganChase VISA
    • Свяжитесь с Anthony Travel или Sherry Hinegardner (1-8112), чтобы оформить гостиничные контракты.
    • Наземный транспорт: свяжитесь с Anthony Travel, чтобы организовать наземный транспорт.
  • Заявление на получение туристической карты - командировочные расходы должны быть отнесены на счет дорожной карты, а расходы должны быть представлены через Concur on a Travel Expense Report.
  • Отказ от требований для гостей по легкой атлетике - Отказ от требований о путешествиях, связанных с неофициальными атлетическими поездками на вечеринках
  • Прокат автомобилей - Если автопарк университета 1-6467) не может быть использован, предпочтительными являются агентства Enterprise, National и Hertz.Больше информации
  • Денежный аванс Перед тем, как подавать денежный аванс в TravelND, обязательно отправьте электронное письмо вашему контактному лицу в бизнес-офисе с разбивкой по нему.
  • Chase Mastercard - запросите суточные для студентов, которые будут добавлены к существующей Chase Mastercard (должна сопровождаться заполненной формой поддержки). Также см. Платежную карту. Часто задаваемые вопросы.
  • Статус освобождения - список освобожденных от налогов государством. Свидетельства об освобождении от уплаты налогов доступны в Интернете.
  • Ставка пробега - Норма пробега на 2020 год составляет 57,5 ​​центов за милю.
  • в сутки
  • Форма для поездки супруга - должна быть подписана директором по легкой атлетике и отправлена ​​в деловой офис до поездки супруга / члена семьи. Если расходы понесены супругом / членом семьи, эта форма должна сопровождать отчет о расходах
  • .
  • Team Entertainment - политика отдела

В начало

После поездки

В начало

Расходные / бухгалтерские формы и инструкции

  • Инструкция BuyND - онлайн-система, используемая Бизнес-офисом для обработки всех запросов на покупку.По сути, товары и материалы заказываются и получаются через этот сайт закупок. Только авторизованные пользователи могут использовать эту систему. Свяжитесь с бизнес-офисом, если хотите пройти обучение.
  • Благотворительный взнос. Все благотворительные взносы должны быть предварительно одобрены Офисом исполнительного вице-президента. Пожалуйста, свяжитесь с представителем вашего бизнес-офиса, если ваш отдел желает сделать благотворительный взнос.
  • Форма отчуждения оборудования - эта форма используется для регистрации продажи, передачи или выбытия основных фондов, принадлежащих Университету.
  • Отчет о расходах
  • - см. Инструкции по составлению отчетов о расходах в разделе «После поездки» выше.
  • Заявка на помещения - теперь онлайн-заявки на услуги по хранению и обслуживанию кампуса, за исключением услуг по благоустройству, безопасности и складских принадлежностей, доступны в режиме онлайн. Если вы одобрили заявку на онлайн-заявку (вы знаете, кто вы), используйте сайт заявки на объект на InsideND. Если нет, заполните запрос на получение объекта и отправьте его контактному лицу в вашем офисе.
  • Аффидевит об отсутствии квитанции - должен быть включен в отчет о расходах вместо отсутствующего оригинала квитанции. См. Раздел «После поездки» выше.
  • Форма запроса на внебюджетные расходы - эта форма должна быть заполнена для любых не предусмотренных в бюджете расходов, запросов на капитальные вложения или ИТ-запросов.
  • Используйте вкладку «Обоснование покупателя» в BuyND, чтобы задокументировать покупку товаров и / или услуг на сумму более 10 000 долларов США, если они не были приобретены у стратегического поставщика Университета. Список стратегических поставщиков можно найти на сайте buyND.

В начало

Дополнительные ресурсы

В начало

Личная поездка в сочетании с деловой поездкой

Путешествуя по университету, можно совместить командировку с личной поездкой. Университет оплатит только деловую часть вашей поездки, а расходы на личную часть должны быть исключены в вашем отчете о расходах. Сначала вы должны получить одобрение своего отдела, а затем следовать приведенным здесь инструкциям по закупкам и документации.

Авиабилеты

Авиабилеты для комбинированной деловой / личной поездки следует приобретать через систему Concur Travel & Expense System (Concur) или Christopherson Business Travel (CBT).

  • Вам понадобится сравнительное предложение от Concur (внутренний) или CBT (международный), чтобы задокументировать стоимость билета только для бизнеса.
  • Сравните стоимость комбинированного перелета со стоимостью билета только для деловых поездок. Если увеличенная поездка приводит к более высокой стоимости, вам необходимо возместить университету разницу в стоимости авиабилета как можно скорее после совершения покупки.
  • Чтобы возместить университету, используйте форму кассовой квитанции, чтобы внести возмещение в офис стипендии университетского городка, и сохраните копию подтвержденной кассовой квитанции для приложения к отчету о командировочных расходах.
  • Независимо от того, нужно ли вам возместить университету расходы: сохраните копию сравнительного предложения, чтобы приложить ее к отчету о командировочных расходах.

Если вы путешествуете с попутчиком в личной части поездки, вы можете приобрести оба авиабилета через CBT.Затем агент CBT может вместе забронировать ваши места в самолете. Купите билет на средства университета (CU SpeedType) и купите билет своего спутника на личные средства (свою личную кредитную карту).

Аренда автомобилей

Мы рекомендуем вам бронировать арендуемые автомобили через систему Concur Travel & Expense System (Concur) и использовать свою проездную карту для подтверждения бронирования и оплаты счета. Вам нужно будет возместить университету расходы на аренду автомобиля во время ваших личных поездок.

Используйте свою карту Travel Card, чтобы приобрести бензин для арендованного автомобиля на рабочие дни поездки. Используйте личную карту для личных поездок.

Жилье

Оплачивайте деловую часть пребывания своей туристической картой, а личную часть пребывания - личными средствами. Отели будут работать с вами, чтобы разделить счет соответственно.

Питание (суточные)

Возмещение расходов на питание возможно только в деловой части поездки.

Когда вы приобретаете авиабилеты для комбинированной поездки через систему Concur Travel & Expense System (Concur) / Christopherson Business Travel (CBT), весь маршрут будет импортирован в ваш отчет о расходах для получения суточных.Исключите из маршрута личные дни поездки.

Пробег

Для получения миль, связанных с бизнесом, введите количество миль в системе Concur Travel & Expense (Concur). Если это обычный рабочий день, вычтите свой обычный рабочий день на работу, если только вы не набрали миль в городе назначения.

Парковка

Вы можете использовать свою карту Travel Card для покупки парковки в аэропорту. Вам нужно будет детализировать расходы: используйте тип расхода «Парковка» для суммы, которая является коммерческой; используйте тип расходов «Личный командировочный сбор (не возмещаемый)» для личной суммы.

Используйте свою карту Travel Card для парковки отелей и других мест назначения во время деловой части поездки. Используйте персональную карту для парковки во время личной части поездки.

Согласование расходов

При сверке расходов:

  • Не забудьте добавить комментарий к заголовку отчета о расходах, чтобы указать, что поездка представляет собой сочетание деловой и личной поездки, и отметьте, какие дни являются личными.
  • В отчете о расходах используйте тип расходов «Личные командировочные расходы (не возмещаются)» для определения личных расходов.
  • Система Concur Travel & Expense System (Concur) рассчитает сумму, причитающуюся университету, и сумму, причитающуюся вам. Если сумма задолженности превышает сумму, причитающуюся вам, вам необходимо будет возместить университету. Для этого: приложите подтвержденную форму кассового чека к отчету о расходах, чтобы документально подтвердить платеж университету и дать пояснения в комментариях к отчету о командировочных расходах.

Университет Пердью: Научный колледж: Путешествия

Электронная почта: costravel @ purdue.edu

Новости COVID-19 и рекомендации для путешественников

Что вам нужно знать о COVID-19: веб-сайт университета, содержащий все сообщения и ответы на часто задаваемые вопросы

Форма отказа от прав на поездки CoS COVID-19 (PDF)

Требования к отчету о расходах для поездки, отмененной из-за COVID-19

Туристический центр помогает в обработке возмещения спикерам семинаров / симпозиумов, консультантам и потенциальным сотрудникам, поскольку они относятся к приглашенным лицам, направляющимся в Purdue.

Используя приведенные ниже ссылки, вы можете получить доступ к очень полезной информации и формам, касающимся заявки на получение кредитной карты для путешествий, информации Concur, инструкций по поездкам, сеансов помощи / обучения для Concur, а также информации и форм личного возмещения для докладчиков, консультантов и потенциальных сотрудников.

Мое первое путешествие по Purdue: что мне делать?

  1. Подайте заявку на получение туристической кредитной карты (PDF): заполните, подпишите и отправьте, используя [email protected]
  2. Если вы будете управлять автомобилем во время этой поездки, в том числе самостоятельно в / из аэропорта, заполните форму утверждения водителя (RM01D, PDF).Заполните, подпишите и отправьте по адресу [email protected]
  3. Войдите в программу Concur travel со страницы One Campus и щелкните плитку «Travel System: Concur».
  4. Добавьте делегатов в свою учетную запись с помощью документа «Добавление делегата» (PDF).
  5. Заполните запрос на поездку в Concur, используя Краткое руководство по созданию документа запроса на поездку (PDF).
    • Подготовьте номер (а) счетов, на которые будет взиматься эта поездка, для ввода на этом этапе.
  6. Когда вы получите электронное письмо от бизнес-офиса вашего отдела, в котором говорится, что ваша проездная карта готова, заберите ее в этом офисе.
  7. Для получения помощи пишите по адресу [email protected]

Вы можете начать бронировать поездки в соответствии с вашими потребностями и установленными правилами Purdue Travel Guidelines. Для получения стандартных рекомендаций используйте Concur and Travel Quick Tips (PDF).

Советы:

  • Получите квитанцию ​​на все расходы свыше 75 долларов. Сохраняйте все квитанции до завершения и утверждения отчета о расходах.
  • Вы можете загрузить Concur на свой мобильный телефон и мгновенно выгружать чеки, сделав снимок в приложении Concur.

Я завершил поездку, что мне делать дальше?

  1. Загрузите квитанции в Concur, используя один из двух вариантов:
    • С помощью мобильного приложения сфотографируйте каждую квитанцию.
    • Отсканируйте квитанции в файл на вашем ноутбуке или компьютере. Затем откройте плитку Concur на странице Purdue One Campus, войдите в систему и загрузите отсканированные квитанции в свою учетную запись Concur.
  2. Если вы не можете обработать отчет о расходах самостоятельно в Concur, заполните форму «Подробная информация о командировочных расходах» (PDF) и отправьте форму и все квитанции, используя один из двух вариантов ниже.
    • Объедините отсканированные квитанции и форму «Сведения о командировочных расходах» в файл PDF и отправьте его по адресу [email protected]
    • Поместите заполненную форму и все квитанции вместе и отдайте их в свой бизнес-офис для доставки в Центр путешествий Колледжа наук по адресу LILY 1-412.
  3. Войдите в Concur из кампуса Purdue One. Щелкните плитку Concur и следуйте Краткому справочнику по заполнению отчета о командировочных расходах (PDF).
  4. Импортируйте расходы в соответствующий файл отчета о расходах, который вы заполняете.
  5. Прикрепите квитанции из загруженной библиотеки квитанций к каждой строке расходов, показанной для вашей проездной карты, и к каждой статье расходов, которую вы создаете для любых расходов, не списанных с вашей проездной карты, которые вы требуете.
  6. Перед отправкой отчета убедитесь, что все расходы зачислены на вашу кредитную карту.
    • Примечание : некоторые расходы, такие как дорожные сборы и зарубежные отели и рестораны / продавцы, имеют задержку при зачислении на вашу кредитную карту.
  7. Для получения дополнительных подробных инструкций перейдите на страницу Concur QRGs.
  8. Если у вас есть вопросы, напишите нам по адресу [email protected]

Компенсация приглашенным докладчикам, консультантам и потенциальным сотрудникам

Ознакомьтесь с требованиями по каждому типу возмещения, чтобы убедиться, что все необходимые документы, информация и подписи были представлены для упрощенного процесса и быстрого возмещения.

Перспективные сотрудники

Сюда входят кандидаты на факультеты и аспиранты, которым Департамент или колледж возмещают их поездку в Purdue в рамках процесса собеседования.Эти возмещения производятся с использованием формы 17C.

Необходимая информация для возмещения:

  • Номер счета для списания средств указан в форме 17C
  • Заполненная форма 17C с подписью колледжа и инициалами бизнес-менеджера
  • Квитанции должны быть предоставлены в соответствии с Руководством Purdue Travel Guidelines (т.е. подробно описаны для отеля / авиабилетов / аренды автомобиля / с указанием пунктов питания и т. Д.).
Докладчики семинаров и симпозиумов

Сюда входят приглашенные докладчики на семинарах, симпозиумах и других мероприятиях.

Необходимая информация для возмещения:

  • Номер счета, подлежащего списанию, указан в замещающем W-9
  • Объявление, используемое для рекламы события, которое включает:
    • Имя динамика
    • Дата события
    • Время события
    • Кампус Место проведения мероприятия
  • Заменитель W-9, заполненный подписью получателя платежа
  • Сертификат получателя платежа, в комплекте с (2) подписями, получатель платежа и лицо, утверждающее событие
  • Документация Glacier должна быть заполнена для лица, не имеющего гражданства США
    • Получите юридическое имя , адрес электронной почты и человека и отправьте его по адресу costravel @ purdue.edu. Или попросите свой бизнес-офис отправить квитанции, подписку W-9, сертификат получателя платежа и информацию о леднике в Туристический центр.
    • Пожалуйста, проинформируйте Путешественника, что они получат электронное письмо от «Службы поддержки Purdue Business Center», информирующее его о том, что в ближайшее время будет получено электронное письмо Glacier для завершения необходимого процесса, и найти это письмо с инструкциями по завершению процесса Glacier. После завершения Glacier сообщит Путешественнику, какие документы необходимо предоставить Purdue для возмещения расходов.Путешественник может ответить на электронное письмо из Центра поддержки бизнеса с необходимыми документами, направленными Glacier.
    • Квитанции должны быть предоставлены в соответствии с Руководством Purdue Travel Guidelines (т.е. подробно описаны для отеля / авиабилетов / аренды автомобиля / с указанием пунктов питания и т. Д.).
Возмещение расходов и выплаты консультанту

Эти платежи включают посетителей, которые чаще всего консультируются или сотрудничают с администрацией или факультетом в академической или исследовательской деятельности. Многие консультанты являются частыми встречами / посещениями или не работают на условиях периодической оплаты.Тем не менее, некоторые могут заключить с Purdue соглашение о проделанной работе (SOW), по которому они получают регулярную оплату за определенный период времени. Ниже вы увидите дополнительную документацию, необходимую для сценария регулярных платежей.

Дополнительная документация:

  • Номер счета для списания средств, указанный в замещающей форме W-9
  • Заменитель W-9, заполненный подписью получателя платежа
  • Сертификат получателя платежа, в комплекте с (2) подписями, получатель платежа и лицо, утверждающее событие
  • Раздел 4 Заменяющего W-9, ДОЛЖЕН указывать, есть ли на месте SOW
    • Если производится несколько платежей, должен быть на месте SOW и КОПИЯ SOW должна быть приложена для резервной документации при отправке на платеж
    • Если только разовый платеж, пожалуйста, убедитесь, что разумное (почему был человек в Purdue) описание услуги представлено в разделе 4
    • Документация
    • Glacier должна быть заполнена для лица, не имеющего гражданства США
    • Получите юридическое имя человека , адрес электронной почты и и отправьте его по адресу costravel @ purdue.edu. Или попросите свой бизнес-офис отправить квитанции, подписку W-9, сертификат получателя платежа и информацию о леднике в Туристический центр.
    • Пожалуйста, проинформируйте Путешественника, что они получат электронное письмо от «Службы поддержки Purdue Business Center», информирующее его о том, что в ближайшее время будет получено электронное письмо Glacier для завершения необходимого процесса, и найти это письмо с инструкциями по завершению процесса Glacier. После завершения Glacier сообщит Путешественнику, какие документы необходимо предоставить Purdue для возмещения расходов.Путешественник может ответить на электронное письмо из Центра поддержки бизнеса с необходимыми документами, направленными Glacier.
    • Квитанции должны быть предоставлены в соответствии с Руководством Purdue Travel Guidelines (т.е. подробно описаны для отеля / авиабилетов / аренды автомобиля / с указанием пунктов питания и т. Д.).

Важные ссылки и формы

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Бронирование

Бронирование путешествия в Конкур (PDF)

Учеба за границей

Учеба за границей Поездка за границу является частью программ обучения за рубежом.Групповые поездки и организация находятся в ведении Координатора программы. Административная поддержка в большинстве отделов может помочь связаться с Anthony Travel по специальной справочной линии Purdue для бронирования групповых рейсов, отелей и т. Д. Этот контактный номер Purdue: (765) 496-8747. Адрес электронной почты: котел[email protected]

Советы:

  • Вам понадобится номер счета, с которого будет взиматься оплата, даты / направления поездки и имена путешественников.
  • Если вы не используете Altour для бронирования путешествия, вам понадобится кредитная карта для резервирования бронирований.Доступны два варианта оплаты расходов, превышающих лимит вашей проездной карты.
    • Вариант А. Запросите увеличение лимита вашей проездной карты в своей учетной записи или у бизнес-менеджера в бизнес-офисе.
    • Вариант B: Обратитесь в бизнес-офис вашего отдела, чтобы получить номер кредитной карты с высоким лимитом в долларах, который будет использоваться для бронирования, и незамедлительно предоставьте в бизнес-офис квитанции и подтверждения после подтверждения бронирования (-ий).
Полевые поездки

Бронирование автобусов или транспортных средств университета и размещение нескольких регистраций / вступительных взносов являются обязанностью факультета и административной поддержки.Многократная регистрация студентов бакалавриата может быть осуществлена ​​через ваш местный бизнес-офис, используя имеющуюся кредитную карту Департамента и попросив студента принести ноутбук для завершения процесса в офисе, или одолжив компьютер в офисе для выполнения краткого задания. Указания по бронированию автобусов и транспортных средств университетского парка приведены ниже.

Аренда автобусов

Заполните форму оценки автобуса, а затем отправьте ее по адресу [email protected]

Совет: Вам понадобится номер счета для оплаты, приблизительное количество путешественников, а также дата и время для каждой посадки и высадки на мероприятие.

University Car / Van Fleet Rental

Аренда осуществляется напрямую в Транспортной Службе. Воспользуйтесь формой аренды универсального автопарка. Заполните форму, получите номер счета и подпись своего бизнес-офиса и отправьте форму по адресу [email protected]

Вопросы о путешествиях

документов - Нужен ли жителям ЕС сертификат A1 для короткой деловой поездки в другую страну ЕС?

Этот вопрос, кажется, актуален для всех бизнес-путешественников в ЕС.

Предыстория этого вопроса такова: я работаю в университете в ЕС (Германия). Сегодня пришло электронное письмо, в котором нам нужно запросить сертификат A1 о социальных отчислениях, если мы едем в другую страну ЕС для любой деловой поездки. (Я понимаю, что, чтобы осчастливить местную администрацию, я должен заполнить форму для запроса этого сертификата для каждой поездки в ЕС за 2 недели до поездки в другую страну ЕС)

Однако этот вопрос касается не моего местного личного случая, а общего случая.Нужен ли жителям ЕС сертификат A1 для деловой поездки в другую страну ЕС?

Быстрое исследование в Интернете показывает, что это «строгое» толкование директивы ЕС разделяют несколько немецких страховых компаний [1] и крупные компании, такие как KPMG [2]. Кроме того, их толкование предполагает, что это правило применяется ко всем гражданам ЕС, которые работают в стране ЕС и которые поедут в другую страну ЕС с любой деловой поездкой.

После беглого ознакомления с Регламентом ЕС 987/2009 [3] лично мне кажется, что все это имеет смысл для прикомандирования в другой университет, исследовательский центр или компанию.Но не для посещения конференций, коротких выступлений или коротких встреч.

Верно ли толкование, что сертификат A1 необходим для любой небольшой командировки? Как это делается в других странах ЕС? Может быть, даже необходимо различать, как это делается «де-юре» и «де-факто». Каков ваш опыт и как ваши работодатели (компании или университеты) относятся к этому Регламенту ЕС?

РЕДАКТИРОВАТЬ 1: в предыдущей версии вопроса я по ошибке использовал термин Форма A1, где мне следовало использовать сертификат A1 или переносной документ.

РЕДАКТИРОВАТЬ 2: Я посмотрел и спросил еще: несколько крупных компаний в Германии сейчас инструктируют своих сотрудников для получения сертификата A1 для своих командировок в ЕС (KPMG, Bosch). Но поскольку речь идет о правилах ЕС, это должно иметь большое значение для деловых путешественников, и я несколько удивлен, что так мало людей сталкивается с этим. Возможно, это просто местная немецкая интерпретация, и многие просто справляются с этой интерпретацией. Вот [4] сайт экспатов, который тоже говорит об этом на английском.Хотя это кажется сложным вопросом, меня все же интересует опыт и взгляды на эту тему.

[1] https://www.tk.de/firmenkunden/service/versicherung/tk-service-ausland/haeufige-fragen-zum-a1-2038394 (немецкий)

[2] https://home.kpmg/xx/en/home/insights/2018/08/flash-alert-2018-115.html (английский)

[3] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:32009R0987&from=en (английский)

[4] https: //www.forum-expat-management.ru / users / 33473-tanel-feldman / posts / 43218-is-a-portable-document-a1-required-for-short-term-business-travels

.