связано с рядом важных федеральных законов и ведомств, а именно с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Агентством по аудиту контрактов на оборону (DCAA).

Все сотрудники, подпадающие под действие правил и положений FLSA (также известные как сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов), должны соответствовать требованиям FLSA. Правила и положения, которые должны быть соблюдены, чтобы компания оставалась совместимой с FLSA, включают:

• Количество отработанных часов в неделю
• Количество утвержденных сверхурочных часов в неделю
• Время, затраченное на отпуск по болезни и оплачиваемое время

Компании, заключающие контракты с правительством США, должны соблюдать DCAA – в их обязанности входит:

• Ведение контрольного журнала всех изменений расписания
• Утверждение заполненных табелей учета рабочего времени
• Составление регулярных и всеобъемлющих отчетов

Для получения дополнительной информации о том, как обеспечить соответствие расписаний, ознакомьтесь с нашими руководствами по соответствию FLSA и DCAA.

09. Действительно ли стартапам нужно программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы отслеживать сотрудников и выполнение проектов?

По доверенности, стартапам на самом деле не нужно соблюдать какие-либо жесткие правила, но использование программного обеспечения для расписания может иметь ряд неоспоримых преимуществ для вашего растущего бизнеса.

Если ваша команда стартапа регулярно заполняет табели учета рабочего времени, вы сможете:

• Легко и правильно выставляйте счета клиентам
• Платите своей команде правильно
• Контроль стоимости проекта
• Сведите к минимуму время, затрачиваемое на менее важные детали вашего бизнеса
• Максимизируйте время, затрачиваемое на стратегическое мышление, чтобы вывести ваш стартап на новый уровень

Более того, элемент прозрачности, обеспечиваемый заполнением расписаний, поможет вам справиться с выкупами и слияниями, а также составить точные записи, которые служат доказательством работы и прогресса вашего стартапа – такие записи могут иметь решающее значение для привлечения потенциальных инвесторов.

10. Какая связь между программным обеспечением табелей учета рабочего времени и производительностью?

Учет рабочего времени с помощью программного обеспечения для расписания доказало, что оно повышает производительность и дает ряд преимуществ для бизнеса, связанных с производительностью.

Некоторые из этих преимуществ включают:

Теоретически вы могли бы достичь отличных результатов работы без программного обеспечения для расписания – попросив ваших сотрудников заполнять бумажные табели учета рабочего времени ручкой или используя другой метод, не связанный с электронным табелем учета рабочего времени.

Тем не менее, программное обеспечение расписания – это элемент расписания, который способствует лучшей производительности и управлению временем за счет автоматизации этих процессов, делая все проще и эффективнее.

ФИНАНСОВЫЙ АСПЕКТ

11. Почему табель учета рабочего времени важен для расчета заработной платы?

Одно из основных применений заполненных табелей учета рабочего времени – расчет заработной платы. Заработная плата рассчитывается на основе количества рабочих часов, добавленных в табель учета рабочего времени. По сути, вот как это происходит:

1. Сотрудники заполняют табели учета рабочего времени
2. Суммируется время, проработанное сотрудниками в течение недели или месяца
3. Общая сумма на одного сотрудника преобразуется в десятичный формат и умножается на их соответствующую почасовую ставку (например,грамм. 8,5 x 60 долларов = 510 долларов)

Опять же, вы можете выполнить эти действия с помощью ручного расчета (если ваш бизнес использует физические табели учета рабочего времени для отслеживания рабочего времени сотрудников), но автоматизация расчета с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени является гораздо более быстрым и точным решением.

12. Что такое аттестация табеля учета рабочего времени?

Аттестация по определению означает «свидетельство или доказательство чего-либо», а аттестация табеля учета рабочего времени помогает вам доказать, что ваша компания соответствует стандартным правилам и положениям в отношении заработной платы и отработанного времени.Аттестация расписания также помогает снизить риск ответственности.

Лучше всего обеспечить аттестацию расписания, добавив пункт аттестации в свою политику расписания – при этом вам необходимо:

• Решите, что сотрудники должны подтвердить, и затем четко укажите это в своем пункте
• Определите процессы, необходимые для реализации политики – это включает аудит старых процессов политики и проверку того, что процессы, которые способствуют реализации новой политики, реализованы
• Убедитесь, что документация согласована
• Определите дисциплинарные меры, которые будут применяться к сотрудникам, которые часто злоупотребляют политикой аттестации
• Определить способы исследования проблем с внедрением процессов
• Обучите своих менеджеров и руководителей отслеживать и исследовать проблемы с политикой аттестации

13.Как рассчитать заработок на основе расписания?

Рассчитать прибыль на основе расписания легко, особенно если вы используете программное обеспечение для автоматического расписания – например, вы хотите подсчитать прибыль, которую вы заработали на конкретном проекте:

1. Определите почасовую ставку для этого проекта
2. Укажите все время, которое вы потратили на этот проект

После того, как вы введете свои данные, вам останется только наблюдать, как время, потраченное вами на работу над этим проектом, автоматически умножается на вашу почасовую ставку – итоговые числа – это ваши доходы от этого проекта.

14. Как выставить счет на табель учета рабочего времени?

Выберите простую в использовании программу для выставления счетов из списка проверенных инструментов для выставления счетов.

Добавьте к счету число, которое представляет общую сумму доходов вашего проекта от программного обеспечения расписания. Добавьте дополнительную информацию, необходимую для формы счета-фактуры, такую ​​как номер счета-фактуры, позиции счета-фактуры, дату платежа и т. Д.

После того, как вы заполнили форму счета, отправьте ее клиенту.

ПРАВОВЫЕ ВОПРОСЫ

15.Табель учета рабочего времени – это юридический документ?

Согласно политике табелей учета рабочего времени табели рабочего времени являются юридическим документом, учитывая, что они являются источником операций по начислению заработной платы, а также важной частью выставления счетов клиентам.

Они служат правовой основой для обеспечения того, чтобы сотрудники получали компенсацию, льготы и отпуск, на которые они имеют право.

16. Когда мне нужно заполнять табель учета рабочего времени? И когда мне нужно его отправить?

Это зависит от вашей компании – как видно из различных доступных шаблонов расписаний, компании обычно просят отправлять расписания ежедневно, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.

Точное время и способ отправки ваших табелей учета рабочего времени будут зависеть от политики вашей компании.

В любом случае, лучше всего, чтобы вы заполняли свои расписания ежедневно, в то время как точные задачи и проекты, над которыми вы работали, и время, которое вы потратили на них, были свежими в вашей памяти. Затем вам нужно будет отправить ваши заполненные табели на утверждение назначенному вами утверждающему до установленного политикой крайнего срока.

17. Как предотвратить мошенничество с табелями учета рабочего времени в вашей компании?

Мошенничество с табелями учета рабочего времени в компаниях включает завышение рабочего времени, фальсификацию записей данных и ошибки, вызванные задержкой в ​​заполнении табелей учета рабочего времени – строго говоря, ошибки могут не быть мошенничеством, но все же могут рассматриваться как таковые юридическими лицами.Все они приводят к потере денег и снижению доверия к отделу работодателя / менеджера / служащего.

Возможно, вам не удастся полностью остановить мошенничество с табелями учета рабочего времени в своей компании, но вы можете минимизировать его в будущем:

• Создание четких политик расписания – с акцентом на последствия, которые принесет несоблюдение политик
• Использование электронных табелей учета рабочего времени – чтобы свести к минимуму все непреднамеренные ошибки
• Определение правил внутреннего контроля и управления отчетами – для выявления нарушений в начислении заработной платы, превышения рабочего времени и превышения бюджета на раннем этапе

Самое главное, вам необходимо установить дисциплинарные меры для правонарушителей – как только люди узнают о последствиях своих действий, они с большей вероятностью будут действовать надлежащим образом, чтобы избежать указанных последствий.

18. Может ли работодатель удерживать зарплату работникам за опоздание? Получу ли я деньги, если я не заполню свой табель учета рабочего времени?

Короче – да и нет.

Иногда сотрудник может задерживать или задерживать выплату, чтобы мотивировать сотрудников вовремя заполнять табели учета рабочего времени в будущем. В других случаях у работодателя могут возникнуть проблемы с оплатой работника за этот день – отсутствие расписания также означает, что нет доказательств того, что этот день был проработан.

Однако Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) гласит, что работодатель обязан оплачивать работникам все обычные часы, запланированные на этот день, и работник, который не сдал свой табель учета рабочего времени, не является исключением.

Но законы и нормативные акты FLSA также требуют, чтобы все сотрудники, охваченные FLSA, сдавали свои расписания, чтобы компания соблюдала правила. Итак, лучше всего сообщить о важности сдачи табелей учета рабочего времени сотрудников. Помимо соблюдения требований, такие расписания также помогают почасовым сотрудникам получать оплату за точное время, которое они отработали, плюс сверхурочные, которые им причитаются.

19. Как заполнить перерыв в моем рабочем расписании?

Согласно федеральному закону, работодатель не обязан предоставлять сотрудникам перерывы вне обеденного перерыва, но законы штата могут требовать короткие перерывы, от 5 до 20 минут.Чтобы сотрудники не брали больше разрешенных перерывов, работодатель может попросить добавить все короткие перерывы в расписание.

Если мы оценим вопрос с практической точки зрения, вы можете использовать эти короткие перерывы, чтобы сходить в ванную, приготовить себе чашку кофе или выполнить небольшое личное дело.

Чтобы отслеживать время короткого перерыва в Clockify, просто создайте проект под названием «Break Time» в разделе «Проекты» приложения – каждый раз, когда вы идете в перерыв, добавляйте описание к своему перерыву, а затем добавляйте его в ” Перерыв ».Таким образом, вы будете прозрачны в отношении времени, затрачиваемого на перерывы, но вы также получите личное представление о том, не тратите ли вы слишком много времени на эти перерывы.

Закон FLSA не требует компенсации за перерывы, которые короче 20, а официальный обеденный перерыв обычно не оплачивается, однако его все же необходимо добавить в табель учета рабочего времени из соображений соблюдения нормативных требований.

20. Может ли работодатель изменить расписание?

В сущности – да.

FLSA требует, чтобы компании вели учет рабочего времени для своих сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, но он не требует, чтобы сотрудники создавали свои записи, и возлагает на работодателя ответственность за все проблемы с расписаниями сотрудников.

Из-за этого работодатели оставляют за собой право изменять учет рабочего времени своих сотрудников – однако они должны обеспечить, чтобы учет рабочего времени соответствовал времени, в которое они работали.

На практике в основном сотрудники вводят свои расписания в соответствии с часами, которые они отработали в тот день, но, если выясняется, что сотрудник забыл ввести время начала или окончания дня, работодатель может сделать это за него / ее.

Однако такие изменения следует вносить осторожно, и есть одно изменение, которое работодатель не может вносить в табель рабочего времени сотрудника – сокращение количества часов, отработанных почасовыми сотрудниками, не освобожденными от уплаты налога, во избежание выплаты им сверхурочной работы.

21. Считается ли мой рабочий лист конфиденциальным?

Это зависит от информации, содержащейся в расписании.

Если табель учета рабочего времени содержит только информацию о часах работы сотрудников, то он обычно подпадает под действие Закона о публичных записях – такие табели используются для расчета заработной платы и считаются финансовыми записями, а не личными, что означает, что они не подлежат обработке. как конфиденциально.

Однако, если табель содержит информацию, помеченную как , личный (например, оценка работы, время отпуска, время работы, номера социального страхования и т. Д.)) табели учета рабочего времени считаются конфиденциальными, а это означает, что местным органам власти запрещено предоставлять доступ к табелям учета рабочего времени.

22. Работодатель использовал неверные табели учета рабочего времени – как я могу восстановить недостающую заработную плату?

Сотрудники, на которые распространяется действие FLSA, могут столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем из-за неправильных расписаний:

• Минимальная заработная плата невыплаченная
• Не оплачиваются все отработанные часы
• Ошибочная классификация сотрудников
• Сверхурочные не оплачиваются должным образом

Хотя перечисленные правонарушения требуют судебных исков в соответствии с FLSA, есть также определенные исключения из этих правил, которые делают несоответствия в ваших расписаниях законными – в случае какой-либо путаницы или спора проконсультируйтесь со своим юристом, прежде чем выдвигать прямые обвинения.

23. Сотрудник существенно лжет в расписании – как защитить меня после увольнения?

Если вы обеспокоены тем, что ваши сотрудники завышают фактическое количество отработанных часов, есть четкий путь, по которому вы можете следовать:

• Во-первых, проверьте политику вашей компании в этом вопросе – если нет положений, касающихся фальсификации табелей учета рабочего времени, добавьте их самостоятельно.
• Независимо от того, существует ли официальная политика или нет, скорее всего, ваша компания сталкивалась с подобными проблемами в прошлом, поэтому узнайте в своем отделе кадров, что делать.
• Прежде чем принимать дисциплинарные меры, сначала поговорите с сотрудником и выслушайте его версию истории – возможно, вы обнаружите, что в игре произошла честная ошибка
• Выберите и выполните корректирующее действие – если вы имеете дело с первым нарушителем, устное или письменное предупреждение станет отличным началом.Однако, если проблема не исчезнет, ​​вам, возможно, придется обратиться к более серьезным действиям – даже к прекращению действия

Если вы включили этот пункт о фальсификации табелей учета рабочего времени в свою политику расписания, вы будете уверены, что ваши сотрудники знают, какие действия в отношении их расписаний приведут их к увольнению – и решать им, если до этого дойдет.

24. Как измерить результативность творческих работников, которые не заполняют табель учета рабочего времени?

Если ваши сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени для оценки своей творческой отдачи, вы все равно можете направить их к желаемым результатам по:

• Определение дорожной карты для вашего проекта или продукта, который вы разрабатываете
• Назначьте задачи непосредственно членам вашей команды, а затем попросите их оценить время выполнения задач
• Регулярный анализ хода выполнения задач посредством дежурных встреч

Однако выполнение задач из дорожной карты в случайном порядке и слабая политика проверки хода выполнения могут нанести ущерб проекту и производительности ваших сотрудников в долгосрочной перспективе, поэтому заполнение расписаний менее хлопотно, когда отслеживание и поддержание прогресса проекта, даже в отношении результатов творческих работников.

25. Важна ли ежедневная точность расписания, если конечная проверка такая же?

Короче говоря – да, это так.

Ведение точных расписаний жизненно важно для точного выставления счетов клиентам и установления с ними хороших профессиональных отношений – если клиент потребует доказательства проделанной работы при возникновении проблемы, вы сможете отправить им расписания в пару кликов.

Однако, если возникнет проблема и ваши расписания не будут достаточно точными и точными, чтобы вы могли подтвердить свою точку зрения, с вашим бизнесом может возникнуть ряд проблем – даже если вы правы.

Например, вы можете потерять договор, клиент может потребовать возврата денег, и вы даже можете быть оштрафованы. В худшем случае руководитель и / или сотрудники могут попасть в тюрьму по обвинению в мошенничестве.

26. Я соврал в расписании и меня поймали – как это исправить?

Ложь о расписании может привести к серьезным неприятностям.

Например, политика компании обязывает вас приходить на работу в 7:00, но вы приходите в 7:20 утра и все равно пишете, что прибыли в 7:00.В этот момент есть свидетели, которые спрашивают, писали ли вы, что пришли на работу в 7:20 – вы лжете и говорите «да», но знаете, что есть простой способ проверить это.

Лучшее решение – избегать подобных ошибок в суждениях – если вы прибываете в 7:20, хотя знаете, что должны были прибыть к 7:00, лучше, чтобы вы признались в этом как можно скорее. Помните, что последствия вашего опоздания обычно меньше (особенно если это ваше первое правонарушение), чем если бы вы солгали об этом, а затем вас поймали.

27. Могу ли я заполнить табель для другого человека?

Заполнение табеля учета рабочего времени и добавление времени для других для кого-то еще является законным, особенно если ваш начальник заполняет вашу ведомость для целей расчета заработной платы.

Однако вам все равно нужно будет проверить точность расписания – если есть несоответствия, вам нужно будет уведомить и поговорить с руководителем. Если все верно, вам также обычно необходимо будет подписать табель учета рабочего времени, тем самым отметив его как утвержденное вами, т.е.е. человек, который работал, сказал часы.

28. Бывший работодатель отказывается предоставить мне копии табелей учета рабочего времени – как я могу их получить?

По закону ваш работодатель обязан предоставить вам доступ к вашим табелям учета рабочего времени, особенно если вам еще не заплатили за это время – более того, в некоторых штатах требуется, чтобы работодатель, который не заплатил вам за часы, которые вы отработали вовремя, в конечном итоге платить до трехкратного размера вашей официальной заработной платы + гонорары адвокатам.

Итак, если вы испытываете какие-либо проблемы из-за того, что ваш бывший сотрудник отказывается предоставить вам копии ваших записей расписания, лучше всего проконсультироваться со специализированным юристом, чтобы он посоветовал вам дальнейшие действия.

29. Как не допустить, чтобы пользователь заполнял табели учета рабочего времени для старых проектов?

Если вы беспокоитесь о том, что ваши сотрудники могут добавить дополнительные записи времени в уже завершенный проект и счет-фактуру, что приведет к несоответствиям в учетных записях времени вашей компании, вам необходимо принять меры предосторожности – вы можете сделать это с помощью Clockify:

• Таблицы учета рабочего времени можно заблокировать до определенного периода времени
• Вы также можете установить автоматическую блокировку для ваших записей времени, которая вступает в действие после фиксированной точки (например, вы можете настроить автоматическую блокировку, чтобы она вступила в действие в среду, и заблокировать редактирование записей времени за предыдущие две недели) – отлично, если вы беспокоитесь, что забудете заблокировать табели вручную

ПРАЗДНИКИ

30.Когда отмечаются государственные праздники?

Если национальный праздник выпадает на субботу, он наблюдается в предыдущую пятницу для работников, работающих с понедельника по пятницу. Если национальный праздник выпадает на воскресенье, он будет отмечаться в следующий понедельник.

Вот национальные праздники, которые должна учитывать ваша компания:

• Новый год (1 января)
• День Мартина Лютера Кинга-младшего (третий понедельник января)
• День памяти (последний понедельник мая)
• День Независимости (4 июля)
• День труда (первый понедельник сентября)
• День ветеранов (11 ноября)
• День благодарения (четвертый четверг ноября)
• Черная пятница (День после Дня благодарения)
• Рождество (25 декабря)

Федеральные, государственные и местные законы не требуют оплаты национальных праздников в США и не требуют, чтобы компания закрывалась в эти дни – на практике независимо от того, оплачиваются эти праздничные дни или нет, независимо от того, работает ли компания в эти праздничные дни. или нет, зависит от политики отдельной компании.

В этом отношении правила расписания также различаются – если в вашей компании обычный рабочий день, вы должны добавить часы в свой табель, как и в любой другой рабочий день. Если ваша компания находится в неоплачиваемом или оплачиваемом отпуске в течение дня, отметьте это в своем расписании.

31. Что делать, если вы являетесь подрядчиком с оплачиваемым отпуском и сверхурочной работой – это 0 часов выходной в расписании или это время меньше общего времени вашего проекта?

Подрядчики часто заключают соглашение о сверхурочных часах, которые они работают – например, у вас может быть контракт на 48 часов в неделю в течение 20 недель.Все, что превышает это число, считается сверхурочным.

Однако, если у вас также есть 1 оплачиваемая праздничная неделя в течение 20 недель, может быть сложно решить, как отнести это время в вашем расписании – к общему времени вашего проекта или как выходной?

Это еще один вопрос расписания, который зависит исключительно от компании, с которой вы работаете по контракту – некоторые компании будут считать 48 часов праздничной недели как праздничных дней (то есть время отдельно от проекта), а другие будут считать их. как часть общего времени проекта.Если вы не знаете, как добавить это время в свой табель, спросите соответствующий персонал в вашей контрактной компании.

РАСПИСАНИЕ РАБОТЫ

32. Как составить расписание?

Чтобы ваша система расписания работала как часы, вам необходимо разработать расписание, в котором ваша команда должна регистрировать определенное количество рабочих часов в течение фиксированного периода времени. Чтобы запланировать расписание, вам необходимо настроить систему напоминаний, которая будет следить за тем, чтобы сотрудники регистрировали свое рабочее время в запланированном количестве.

В Clockify вы можете установить цели отслеживания времени для своей команды, а затем автоматически напоминать им по электронной почте, если они еще не зарегистрировали дневной / недельный минимум часов в своих расписаниях.

33. Какое расписание для перерывов в ванной?

Перерывы в ванной обычно подпадают под короткие перерывы – как таковые, они рассматриваются как неоплаченные платежи в соответствии с правилами и положениями FLSA, которые не требуют оплаты за перерывы менее 20 минут.

В соответствии с этим некоторые работодатели требуют, чтобы сотрудники регистрировали свои перерывы в туалетах или просто выходили из системы во время перерыва и снова запускали свои таймеры только после того, как они возобновили работу – работникам не платят за это время.

Однако у работодателя могут возникнуть проблемы из-за того, что он оставил перерывы в туалете неоплаченными – против одной компании из Пенсильвании был подан иск, и ей пришлось заплатить 1,75 миллиона долларов за то, что она заставила своих сотрудников выходить из дома во время перерывов в туалете.

Если вы являетесь фрилансером, выставляющим счета почасово, то, по сути, вам решать, как вы будете учитывать время перерыва в своих расписаниях – один из вариантов – использовать таймер Pomodoro для своей работы и разделить свой рабочий день на 25-минутную работу. сеансы и 5-минутные перерывы будут автоматически напоминать вам.Затем вы можете использовать 5-минутные интервалы для перерывов в ванной, когда это необходимо.

34. Как создать табель в Jira? Или в других популярных инструментах управления проектами и бизнесом?

Чтобы быстро создавать и экспортировать данные из Jira и других популярных инструментов управления проектами и бизнеса для целей расписания, просто используйте расширения Clockify для Chrome или Firefox.

Вы сможете отслеживать время в задачах Jira и автоматически синхронизировать их с веб-версией Clockify, где вы сможете экспортировать их в виде расписания в Excel и CSV за пару кликов.

35. Как добавить сверхурочные в табель учета рабочего времени?

Стандартная рабочая неделя обычно составляет как минимум 40 часов в неделю – фактическое количество стандартных рабочих часов в неделю зависит от политики вашей компании. Все, что сверх этого времени, считается сверхурочным.

Наемные сотрудники, как правило, освобождаются от правил и положений FLSA и, следовательно, не имеют права на сверхурочную оплату, но не освобожденные почасовые сотрудники имеют право на сверхурочную оплату, и им следует проявлять особую осторожность при добавлении этого времени в свои табели рабочего времени.

Одним из эффективных способов добавления и расчета оплаты сверхурочных является использование калькулятора тайм-карт. Вы сможете установить свою сверхурочную оплату и рассчитать сверхурочные часы автоматически на основе вашей ставки сверхурочной работы.

АВТОМАТИЧЕСКИЕ ТАБЛИЦЫ

36. Как создать простой табель в Google Таблицах? Как сделать табель учета рабочего времени в таблицах гугл? Как подготовить табель учета рабочего времени в Excel? Как я могу заставить Excel автоматически составлять мой табель?

Если вы хотите создавать собственные простые табели учета рабочего времени в Google Таблицах или Excel с формулами, которые автоматически рассчитывают ваши рабочие часы, у нас есть подробное руководство по этому вопросу, о котором вы можете прочитать и следовать здесь.

37. Как мы можем автоматизировать составление табелей учета рабочего времени в масштабах всей компании?

Автоматизация составления расписаний в масштабах компании возможна только при использовании программного обеспечения для расписания – таким образом, все расписания ваших сотрудников группируются, сортируются и упорядочиваются в одном безопасном месте.

Сотрудники входят в программное обеспечение через свои личные учетные записи и заполняют свои табели учета рабочего времени – вы, как администратор, можете отслеживать и анализировать прогресс их проекта в режиме реального времени.

38.Есть какие-нибудь забавные напоминания о расписании?

Конечно, есть! Вы можете найти множество забавных мемов с расписаниями, которые напоминают людям, чтобы они отправляли свои расписания здесь.

39. Какое бесплатное программное обеспечение для учета рабочего времени является отличным?

Как ранее подчеркивалось в этих ответах, наше бесплатное приложение для отслеживания рабочего времени и расписания Clockify является эффективным выбором для отслеживания отработанных дней и часов.

Вы получите надежное программное обеспечение для ведения учета, в котором вы сможете хранить данные расписания за месяцы и годы для неограниченного числа пользователей, проектов, задач и клиентов.

На странице расписания в приложении вы сможете:

• Определите почасовую оплату
• Добавление, удаление и редактирование строк табеля учета рабочего времени
• Добавляйте столько проектов в день, сколько вам нужно
• Все время, которое вы добавляете в расписание, рассчитывается автоматически – ваш доход рассчитывается на основе ваших почасовых ставок, а затем отображается в разделе «Отчеты» приложения.
• Скопируйте шаблон расписания с проектами за прошлую неделю и просто заполните шаблон новыми данными на этой неделе
• Создавайте шаблоны табелей учета рабочего времени, которые можно использовать в любое время
• Добавьте время для других с помощью опции «Товарищи по команде»

Вы также сможете просматривать все записи расписания в компактном виде (для более экономичного формата печати), а также экспортировать данные расписания в Excel, CSV и PDF.

Что такое расписание – использование и преимущества расписания

Хотите знать, что табели учета рабочего времени могут сделать для вашего бизнеса? Вот все, что вам нужно знать, чтобы начать работу.

Что такое запись времени?

Любая компания или организация должны точно учитывать время, которое ее сотрудники тратят на задачи и проекты. Ввод времени включает в себя ввод сотрудниками времени начала и окончания работы над задачей или проектом в табеле учета рабочего времени.Эти данные затем используются для выставления счетов клиентам, а также для расчета заработной платы.

Почему компании должны использовать табели учета рабочего времени?

Бизнес может уложиться в сроки, сохранить свой бюджет и добиться успеха, если эффективно использует время. Для этого вам необходимо вести точный учет. Это делает табели учета рабочего времени незаменимыми для любого успешного бизнеса.

Приложения табелей учета рабочего времени

• Расчет заработной платы

  Таблицы учета рабочего времени

  помогают работодателям отслеживать рабочее время, отпуска, начисления и корректировки для обработки платежных ведомостей.Системы программного обеспечения для учета рабочего времени также предоставляют работодателям отслеживаемый рабочий процесс для утверждения заработной платы. Неточный ввод данных – основная причина ошибок в начислении заработной платы. Системы программного обеспечения для учета рабочего времени сокращают эти ошибки при вводе данных, чтобы обеспечить бесперебойную обработку платежных ведомостей.

• Управленческий учет

  Табели учета рабочего времени – ценный инструмент в управленческом учете.Они помогают менеджерам записывать время начала и окончания задач. Это удобно, когда менеджерам нужно знать, какие задачи требуют больше времени, и определять области, которые задерживают завершение работы.

Отрасли сферы услуг

• Таблицы учета рабочего времени адвокатского бюро

  Для юридических фирм важно вести актуальный учет часов работы клиентов и подробную информацию об услугах, которые они предлагают своим клиентам.Таблицы учета рабочего времени помогают юридическим фирмам отслеживать счета в зависимости от часов обслуживания клиентов.

• Расписания для фрилансеров

  Время – деньги для фрилансеров. Многие фрилансеры взимают с клиентов почасовую оплату, поэтому точное отслеживание времени является главным приоритетом. Для тех, кто работает в другом месте, чем их клиенты, становится сложно узнать, сколько времени затрачивается на проекты.Используя систему учета рабочего времени, фрилансер может точно измерять затраченное время и делиться записями с клиентами. Это помогает клиентам видеть, куда уходят их деньги, а также предоставляет фрилансерам точные записи.

• Таблицы учета рабочего времени для бухгалтеров

  Прибыль бухгалтерского бизнеса зависит от того, насколько эффективно работники проводят время с клиентами.Высокая загрузка и высокая платежеспособность означают высокую прибыль. Расписания и программное обеспечение для учета рабочего времени могут помочь бухгалтерским предприятиям отслеживать как свои счета, так и свое время. Таким образом, выбор подходящего программного обеспечения является критически важным решением для бухгалтерского бизнеса.

Преимущества табелей учета рабочего времени

• Сокращение потерь времени

  Таблицы учета рабочего времени

  помогут вам понять, на что вы зря тратите труд.Они помогают отсеять задачи, которые занимают больше времени, чем необходимо, и помогают вам принимать решения о том, как вы можете оптимизировать свои задачи.

• Билл точно

  Таблицы учета рабочего времени

  помогут вам точно выставить счета. Это способ сообщить вашим клиентам, что вы эффективно справляетесь с их проектами и их деньги не пропадут даром. С расписаниями вашим клиентам не нужно беспокоиться о постоянной проверке статуса своих проектов.Они позволяют им увидеть, сколько времени вы им уделяете, и служат доказательством того, насколько точен ваш биллинг.




• Автоматизация выставления счетов

  Организации, которые предоставляют услуги клиентам на основе оплачиваемых часов, используют табели учета рабочего времени для выставления счетов. Это может снизить ваши расходы за счет автоматизации выставления счетов и выставления счетов. Автоматизированный биллинг также может увеличить доход.

• Улучшение управления проектами

  Таблицы учета рабочего времени

  являются на удивление важными инструментами для управления проектами в следующих аспектах:

  • Отслеживая время, затрачиваемое на проект, они помогают квалифицировать сотрудника для нового проекта, роли или работы в зависимости от производительности.

  • Анализируя использование времени, вы можете определить навыки человека в определенной области и использовать их в тех частях проекта, для которых они лучше подходят.

  • Они помогают определить области, в которых работник тратит больше времени, чем выделено, и нуждается в дополнительном обучении.

  • Они помогают измерить общую эффективность вашего проекта.

  • Они помогают определить доступность сотрудников, назначенных для проекта, что упрощает распределение рабочей нагрузки между членами группы.

  • Они позволяют менеджерам проектов отслеживать прогресс и предупреждать задержки.

  • Они помогают руководителям проектов оценить ожидаемые затраты и сравнить их с реальной стоимостью проекта во время выполнения.

• Экономьте деньги для своей компании

  Расписания позволяют вам точно знать, над чем работают ваши сотрудники. Они отслеживают эффективность сотрудников, сравнивая количество времени, которое они работают, с результатами, которые они производят.Расписания помогают выявлять сотрудников, которые работают плохо и стоят денег вашей компании. Сообщая вам, кто продуктивен, а кто нет, табели учета рабочего времени помогают сэкономить много денег для вашей компании.

Необходимые функции программного обеспечения для расписания

• Совместимость системы

  Сотрудники часто могут использовать разные операционные системы в рамках одной компании. Таким образом, выбранное вами программное обеспечение для учета рабочего времени должно быть совместимо с различными операционными системами, включая iOS, Mac OS, Windows и Linux.

• Упрощенное представление информации

  Ваше программное обеспечение для расписания должно предоставлять различные фильтры для вашей информации в виде ежедневных расписаний, еженедельных расписаний, ежемесячных расписаний, расписаний отделов и любых других визуализаций, которые могут вам понадобиться.

• Утверждать табели учета рабочего времени и запросы на отгулы

  Когда сотрудник отправляет подробные расписания, менеджеры должны получать обновления статуса в реальном времени.Сотрудники должны иметь возможность запрашивать отгул, а менеджеры должны иметь возможность одобрить или отклонить запрос.

• Способы ввода данных

  Программное обеспечение расписания, которое вы используете, должно быть достаточно гибким, чтобы позволять регистрировать время с

• Техническая поддержка

  Программное обеспечение для расписания, которое вы выберете, должно сопровождаться круглосуточной помощью и поддержкой, независимо от местонахождения вашего предприятия.У клиентов должна быть возможность связаться со службой поддержки по телефону, в чате или по электронной почте.

• Интеграция с другими приложениями

  У вас должна быть возможность экспортировать записи времени в другие системы, чтобы упростить интеграцию расписаний с другими бизнес-приложениями.

Поскольку технологии развиваются быстрее, чем когда-либо, а время становится самым важным ресурсом для бизнеса, учет времени имеет жизненно важное значение для успеха.Хорошее программное обеспечение для расписания позволяет вам выставлять счета клиентам, лучше управлять проектами и улучшать расчет заработной платы. С качественным программным обеспечением улучшается управление временем, которое может помочь вашему бизнесу добиться успеха. Попрощайтесь с бумагой и таблицами. Поздоровайтесь с полностью онлайн-решением для учета рабочего времени. Поприветствуйте Zoho Invoice.

Примеры расписания

Примеры, перечисленные ниже, представляют собой различные ситуации, с которыми может столкнуться не освобожденный от уплаты налогов сотрудник в связи с записями в табеле рабочего времени.Не освобожденным от налога сотрудникам, работающим на постоянной или временной должности с полной или частичной занятостью, может быть выплачена компенсация за часы, отработанные более 40 часов.

Освобожденным от налогообложения сотрудникам не выплачивается компенсация за отработанное время свыше 40 часов или за поездки на другие места работы и обратно.

В этих примерах термин «премиальная ставка» относится к ставке компенсации за часы, которые физически отработаны более 40 часов за одну и ту же оплачиваемую неделю. Премиум-ставка составляет полтора (1,50) часов физически отработанных часов старше 40 лет.

Пример A: Постоянный, полный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов сотрудник, проработавший более 40 часов. Получит время работы за часы, физически отработанные более 40 лет. (2 x 1,5 = 3 часа рабочего времени)

Пример B: Постоянный сотрудник, работающий полный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов, который в пятницу приехал на другое рабочее место и вернулся в тот же день (без ночевки). Получит расчетное время за часы, физически отработанные более 40 часов. (3 x 1,5 = 4,5 часа рабочего времени)

Пример C: Постоянный сотрудник с частичной занятостью, который обычно работает 20 часов в неделю.Этот сотрудник должен работать в субботу 7,5 часов. Несмотря на то, что нормальная рабочая неделя сотрудника составляет 20 часов, ему будут платить только 27,50 часов подряд. Сотруднику придется проработать более 40 часов, прежде чем он получит сверхурочную работу в полтора раза.

Пример D: Постоянный сотрудник, не освобожденный от уплаты налогов, который обычно работает 37,50 часов в неделю, уезжает за город на конференцию. Сотрудник будет ночевать в понедельник и вторник. Сотрудник уезжает в понедельник в 6:30 и приходит на работу в 7:30.Конференция заканчивается в 4:00 в среду, и сотрудник возвращается на свое обычное рабочее место, прибывая в 5:00. Поскольку сотрудник остается на ночь, ему / ей может быть возмещена только обычная работа (с 8:00 до 4:30) во время поездки. Таким образом, сотруднику не будет выплачиваться компенсация за время в пути с 6:30 до 7:30 в понедельник и с 4:30 до 5:00 в среду. Однако, пока сотрудник находится на новом месте работы, любое время, отработанное сверх обычного дневного графика и превышающее 40 часов в неделю, подлежит компенсации.Работник работал 12,50 часов в понедельник и вторник и 8 часов в среду. Затем сотрудник получит компенсационное время за отработанное более 40 часов по ставке надбавки (8 x 1,5 = 12,0 часов рабочего времени)

Пример E: Временный, полный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов, сотрудник, который обычно работает 37,50 часов в неделю. В понедельник после обеда сотрудник отсутствовал по болезни и пропустил 3,5 часа работы. У этого сотрудника нет отпуска по болезни, поэтому ему будут оплачиваться только 34 часа подряд.

Пример F: Временный, полный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов сотрудник, который обычно работает 37,50 часов в неделю. Поскольку этот сотрудник находится во временном статусе и не может получить компенсационный отпуск, ему выплачивается компенсация за сверхурочную работу, превышающую 40 часов, по ставке надбавки (5 x 1,5 = 7,5 часов сверхурочной работы).

Пример G: Постоянный, полный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов сотрудник, который обычно работает 37,50 часов в неделю. Сотрудник работал 7,5 часов в субботу и взял 3,5 часа отпуска по болезни в понедельник днем.Сотруднику будет выплачиваться компенсация в размере надбавки (1,5) за все часы, физически проработанные сверх 40 лет. Следовательно, работник получит компенсацию в размере надбавки за 1,5 часа, проработанные физически (1,5 x 1,5 = 2,25 часа рабочего времени). Разница между 41,5 часами работы и общими 45 часами в неделю, что составляет 3,5 часа, будет выплачиваться сразу (3,5 x 1 = 3,5 часа). В целом сотруднику будет выплачено 37,50 часов и 5,75 часа рабочего времени (которое, по усмотрению отдела, может быть выплачено или начислено в отчет о совместном отпуске сотрудника).

Пример H: Постоянный, полный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов сотрудник, который обычно работает 37,50 часов в неделю. Сотрудник работал 7,5 часов в субботу и получил 7,5 часов отпуска на Рождество. Поскольку работник физически не работал более 40 часов в неделю из-за выходных, часы в 37,50 часов будут оплачиваться сразу. (5 x 1 = 5 часов рабочего времени)

Пример I: Постоянный, полный рабочий день, не освобожденный, сотрудник, который обычно работает 37.50 часов в неделю. Сотрудник должен был работать в Новый год в течение 7,5 часов, а также взял 7,5 часов отпуска по болезни в среду. Сотруднику будет выплачиваться 37,5 часов подряд, а также 7,5 часов компенсационного отпуска за работу в Новый год. С 1 января у сотрудника будет один год для использования этого компенсационного отпуска. Если эти 7,5 часов не используются, сотруднику будут выплачены эти 7,5 часов в конце однолетнего периода. Примечание: если сотрудник был освобожденным сотрудником и не использовал 7.Через 5 часов до конца года этому сотруднику не будет оплачиваться отпуск, и он будет вычтен из его записи об отпуске.

Пример J: Постоянный, неполный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов сотрудник, который обычно работает 8 часов в понедельник, 6 часов в среду и 6 часов в пятницу, всего 20 часов в неделю. Поскольку выходной выпал на рабочий день (понедельник), работник получит 4 часа отпускных и должен будет использовать 4 часа ежегодного отпуска, чтобы компенсировать разницу между 8 часами, обычно отработанными в понедельник.Обратите внимание, что сотрудники, занятые неполный рабочий день, должны получать такое же количество выходных, как и сотрудники, работающие полный рабочий день с понедельника по пятницу, но на пропорциональной основе. (20 часов в неделю / 5 дней = 4 часа в день) Таким образом, чтобы получить оплату за полные 8 часов в понедельник, сотрудник использовал бы 4 часа ежегодного отпуска и 4 часа отпуска, равные 8 часам.

Пример K: Этот табель предназначен для постоянного штатного сотрудника, не освобожденного от уплаты налогов, по гибкому графику. Этот сотрудник обычно работает скорректированным 37.50 часов в неделю, чтобы уходить с работы каждый день к 16:00. С этим сотрудником обращаются так же, как с сотрудником, который работает с 8:00 до 4:30.

Пример L: Этот табель предназначен для постоянного штатного сотрудника, не освобожденного от уплаты налогов, по сжатому графику работы. Начальник этого сотрудника одобрил, что сотрудник может работать больше часов в день, чтобы каждую пятницу брать выходной. Сотрудник обычно работает 37,50 часов в неделю, 9,5 часов в понедельник, вторник и среду и 9 часов в четверг.В течение этой рабочей недели выходной приходился на установленный рабочий день. Сотруднику будет предоставлено 7,5 часов отпуска, и ему придется использовать 2 часа ежегодного отпуска, чтобы компенсировать разницу между 9 часами понедельника. (37,5 часов / 5 дней = 7,5 часов в день)

расписаний: полное руководство | ProjectManager.com

Шаблон расписания

Чтобы познакомиться с типичным расписанием, мы создали бесплатный шаблон расписания, чтобы новички могли поиграть и изучить его самостоятельно. Это типичный пример еженедельного расписания, в котором указаны общие часы почасовой оплаты, обычные часы, сверхурочные часы и сведения о отпуске.

Если вы решите в конечном итоге использовать ProjectManager.com, указанный выше шаблон Excel можно напрямую импортировать для продолжения работы.

Связано: Бесплатные шаблоны управления проектами

Как вы заполняете табель учета рабочего времени?

Легче всего заполнять расписания, которые автоматически связываются с расписанием вашего проекта. Вы сэкономите много времени на вводе данных о задачах, если все, что вам нужно сделать, это выбрать задачи из списка. Независимо от того, интегрирован ли он автоматически и, следовательно, предварительно заполнен, или нет, вам понадобится список задач в расписании, прежде чем вы сможете его выполнить.

Лучшие практики для программного обеспечения онлайн-расписания

– это ключевой компонент в отслеживании времени, затрачиваемого на задачи и проекты, чтобы гарантировать соблюдение графика. Расписания также важны с точки зрения отслеживания расходов, чтобы помочь вам контролировать расходы по вашему проекту.

ProjectManager.com имеет встроенную функцию расписания, которая работает вместе со всеми инструментами в нашем программном обеспечении, чтобы упростить использование расписаний и дать вам большую прозрачность в ходе выполнения вашего проекта.Вот краткое руководство по использованию расписаний в нашем программном обеспечении. Подпишитесь на бесплатную пробную версию и следите за ней, чтобы ваши проекты развивались как никогда гладко.

1. Создайте свой проект

намного проще, если вы заранее представляете, над какими задачами будут работать сотрудники. Мы рекомендуем начать с определения задач, которые вам понадобятся для достижения конечного результата.

Вы можете создать пустой проект для начала в программе или использовать один из наших отраслевых шаблонов для начала.

2. Пригласите свою команду

Собери свою команду. Выбирайте участников, у которых есть опыт и навыки, чтобы справиться со всеми задачами, необходимыми для выполнения работы.

В программе пригласите членов команды в проект. Они будут уведомлены по электронной почте о том, что они добавлены.

3. Добавление и назначение задач

Задачи являются строительными блоками вашего проекта, и тщательно спланированные списки задач направляют вашу команду на протяжении всего проекта. Поэтому очень важно практиковать правильное управление задачами с четким указанием направления и другими деталями.

Назначьте задачи членам команды и добавьте трудозатраты. Добавьте предполагаемое количество часов для каждой задачи, чтобы члены команды знали, что от них ожидают. После регистрации почасовой ставки и часов вы можете отслеживать свой бюджет.

4. Назначьте лицо, утверждающее табель учета рабочего времени

Назначьте кого-нибудь из команды, кто получит отправленные табели учета рабочего времени. Этот человек (обычно менеджер) будет следить за тем, чтобы оплачиваемые часы соответствовали выполненным задачам.

На вкладке «Управление пользователями» выберите утверждающего, которому член группы отправит свое расписание на проверку.Этот человек будет посредником между членом команды и платежной ведомостью / отделом кадров.

5. Попросите членов команды записывать свое рабочее время

Каждый член команды отвечает за отслеживание часов, в течение которых они работают над задачей. Затем эта информация собирается в расписании.

Регистрируйте часы работы по отдельным задачам или записывайте их в табель рабочего времени. Вы также можете нажать кнопку автозаполнения, чтобы включить все назначенные вам задачи.

6. Просмотрите табель учета рабочего времени

Большая часть расписания в ProjectManager.com автоматизирован для экономии времени и повышения эффективности. Однако должен быть человек, который проверяет расписание, чтобы убедиться, что он правильный, прежде чем передавать его в расчет заработной платы.

По прошествии необходимого количества времени (обычно еженедельно, раз в две недели, ежемесячно или два раза в месяц) самое время просмотреть расписание перед отправкой. Просмотрите расписание, щелкнув время в главном меню навигации. Установите неделю, которую хотите просмотреть.

7. Отправьте табель учета рабочего времени

Отправка расписания утверждающему в группе, которая их утверждает, является следующим шагом процесса.

Чтобы обеспечить своевременную отправку расписаний, вы можете настроить оповещения, которые можно настроить на определенный день / время каждую неделю. Вы получите напоминание по электронной почте.

8. Утвердить табель учета рабочего времени

Утверждающий получит табель рабочего времени сотрудника и должен просмотреть часы и задачи, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Если есть расхождения, то расписание необходимо вернуть тому, кто его отправил.

Если утверждающий отклоняет расписание, отправитель будет уведомлен.Будет поле, в котором вы можете объяснить любые расхождения и отправить заявку повторно. После утверждения расписание блокируется. Как показано в примере расписания ниже, одобрить или отклонить расписание очень просто с помощью ProjectManager.com.

9. Отчеты

Теперь, когда ваше расписание утверждено, вы можете еще больше отслеживать свое время с помощью отчетов. Отчетность полезна для просмотра всех ваших данных и выявления узких мест, превышений и других несоответствий. Они также являются важным инструментом для того, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе.

Вы можете создавать отчеты на основе данных расписания для отдельных пользователей или проектов за определенный диапазон дат, чтобы получить более подробную информацию о ходе выполнения. Настройте отчеты и поделитесь ими в формате PDF или электронной таблицы, когда у вас есть презентация для заинтересованных сторон.

ProjectManager.com – это надежное и отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогло руководителям проектов завершить более 2 миллионов проектов. Доступ к нашим надежным инструментам управления расписанием может быть именно тем, что вам нужно, чтобы выйти на новый уровень производительности.

Начните составлять табели учета рабочего времени прямо сейчас, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией ProjectManager.com!

Многочисленные варианты использования расписаний

Мы уже касались этого ранее, а теперь более подробно рассмотрим преимущества табелей учета рабочего времени, выходящие за рамки простого учета рабочего времени и оплаты труда сотрудников.

Для создания базы данных исторической информации.

Выходные данные отслеживания рабочего времени представлены в виде расписаний, которые показывают, сколько времени человек потратил на выполнение конкретной задачи. Это ценные данные, потому что многие из этих задач повторится снова в будущем.Ваше хранилище данных для отслеживания рабочего времени позволит вам лучше оценивать ситуацию в будущем, потому что вы можете использовать реальные данные.

Например, предположим, что вы оцениваете, что подготовка каркасов для нового веб-сайта займет 5 дней. Вы вносите это в расписание проекта, и оно автоматически передается в расписания для соответствующих ресурсов. Они заполняют табели рабочего времени фактическими часами работы, потраченными на создание каркасов. На создание макетов у двух человек уходит 4 дня, то есть в общей сложности это 8 дней.

В следующий раз, когда вы придете оценивать задачу по созданию каркасов, вы можете использовать реальные данные за 8 дней и составить гораздо более точный график проекта.

Для биллинговых клиентов

Это довольно очевидно. Как мы объяснили в начале, если ваша коммерческая модель основана на взимании с клиентов платы за ваше время, вам необходимо знать, за какое время они взимают плату. Таблицы рабочего времени также содержат подробную информацию, чтобы вы могли точно указать, что вы делали в проекте.

Это полезно, если когда-либо запрашиваются ваши счета, и особенно когда работа занимает больше времени, чем планировалось, из-за изменений, запрошенных клиентом.Еженедельные расписания – это стандарт для информирования клиентов. Однако ежедневные расписания могут быть более эффективными в проектах с меньшей продолжительностью.

Для управления вашей рабочей нагрузкой

Менеджеры и сотрудники часто удивляются, когда начинают отслеживать свое время, потому что они могут точно видеть, где они тратят больше всего усилий. И не всегда бывает там, где должно быть.

могут быть действительно полезны, если вы укажете, почему вы не так эффективны, как вы думаете, потому что они указывают на то, куда уходит ваше время.Это поможет вам более эффективно управлять своей рабочей нагрузкой как в течение одного дня, так и в течение более длительного периода времени, например недели.

Как часто нужно заполнять еженедельное расписание?

На этот счет нет жесткого правила, но, как правило, лучше заполнять каждый день еженедельного расписания как можно скорее, чтобы помнить, на что вы тратили свое рабочее время.

Если у вас не так много задач, вероятно, вы сможете управлять своим недельным расписанием, выполняя их раз в неделю.Однако, если у вас много отдельных задач в течение дня, то лучше потратить несколько минут на запись своего времени непосредственно перед выходом из системы на весь день.

Как управлять пропусками и отпусками в расписаниях

Иногда вам не захочется записывать время по деятельности по проекту, потому что сотрудник находится в отпуске по болезни или в ежегодном отпуске. Это может поставить под угрозу точность отслеживания ваших расходов.

Самый простой способ справиться с этим – настроить задачу «администратора» под названием «Болезнь» или «Отпуск» и попросить их вместо этого записывать свои обычные рабочие часы.В зависимости от политики компании это может считаться оплачиваемым выходным или нет, что должно быть указано в онлайн-расписании.

Когда период простоя затрагивает всех, например закрытие офиса на праздник, вы можете изменить рабочее время в главном календаре, чтобы вашей команде не приходилось записывать время в эти дни.

Следует ли сохранять тайну расписания?

не должны оставаться конфиденциальными, потому что теоретически ваша команда должна знать, над чем вы работаете, и наоборот.На самом деле нет ничего конфиденциального в названии задачи высокого уровня для подавляющего большинства информации о планировании проекта. Если это было запланировано, ваша команда все равно сможет увидеть запланированное задание. Учет рабочего времени сотрудников также включает менеджера.

Расписания – добро или зло?

Менеджеры, как правило, делятся на два лагеря, когда дело доходит до учета рабочего времени: они либо понимают ценность этого и являются огромными сторонниками, либо не видят смысла и считают, что это подрывает доверие к команде.Если вы попадете во второй лагерь, то, надеюсь, это объяснит, почему вам следует пересмотреть отслеживание времени в ваших проектах.

Это трюизм, что управлять можно только тем, что вы измеряете. Успешные менеджеры проектов в любой момент знают, насколько далеко они продвинулись в своем проекте. Эта информация помогает им определить, опережают ли они бюджет или превышают его, и могут ли они уложиться в предстоящие сроки. Контроль времени и затрат имеет важное значение для успеха любого проекта. Хотя онлайн-табели учета рабочего времени являются лучшим выбором из-за их набора функций, электронные табели учета рабочего времени или даже распечатываемые табели рабочего времени следует использовать для отслеживания прогресса любого проекта.

Если вы не знаете, сколько времени заняла задача, и не можете сравнить это с тем, сколько времени она должна была занять, тогда понять производительность вашего проекта будет намного сложнее.

Как преодолеть сопротивление использованию расписаний

Одна из проблем, которые вы можете услышать от менеджеров, заключается в том, что команда не любит использовать табели учета рабочего времени. Из-за этого, казалось бы, широко распространенного мнения, может быть сложно перейти на временную запись, если вы раньше так не работали. Введение учета рабочего времени сотрудников там, где это еще не практикуется, является огромным изменением культуры для многих организаций.

Если в вашей организации есть сопротивление, сделайте шаг назад и спросите, почему существует такой уровень сопротивления. Это могло быть потому, что

• Они считают, что табели учета рабочего времени – это большая работа.
• Они чувствуют себя управляемыми на микроуровне.
• Они считают, что табели учета рабочего времени можно использовать для наказания сотрудников, которые не регистрируют достаточное количество часов.

Лучший способ справиться с этими проблемами – сесть с командой и объяснить, что вы делаете для их решения. Например, если они обеспокоены тем, что заполнение расписаний будет затруднительным, покажите им, как легко щелкнуть и отправить с помощью программного обеспечения для онлайн-учета рабочего времени.

Когда вы знаете, почему члены команды не хотят отслеживать свое время, вы можете решать их проблемы индивидуально. Возможно, вам потребуется разработать стратегии с человеческими ресурсами, чтобы привлечь вашу команду.

Как сэкономить время вашей команды при использовании счетчиков расписания

Учет времени сам по себе является дополнительной задачей. Однако это не должно быть обременительным. Программное обеспечение для учета рабочего времени делает этот процесс быстрым, эффективным и простым для всех участников.

Если вы регулярно выполняете одни и те же задачи для одних и тех же проектов, вы можете использовать общую функцию «Копировать прошлую неделю» для автоматического заполнения расписания на эту неделю.Либо сразу нажмите «Сохранить», либо внесите несколько изменений и отправьте его.

Вы даже можете сэкономить время, если создадите индивидуальный еженедельный табель. Если ваше программное обеспечение для учета рабочего времени связано с расписанием вашего проекта, вы можете «Автозаполнить», чтобы выполнить задачи, которые вам были назначены, избавив вас от необходимости печатать их. Дополнительным преимуществом здесь является то, что они автоматически передают данные о вашем времени обратно в расписание проекта, которое обновляет задачу, чтобы показать, сколько усилий было потрачено на ее выполнение на текущий момент.

Следующие шаги для учета времени

Самый простой способ узнать, будет ли учет рабочего времени полезным для вас и вашей организации, – это просто зафиксировать и начать записывать свое время на задачи. Самым сложным аспектом сохранения времени является сохранение этой привычки.

При правильном применении расписания проекта быстро станут нормой для вашей команды, и их заполнение станет еще одним аспектом коллективного достижения успеха. Вскоре вы удивитесь, как вам когда-либо удавалось запускать свои проекты без обширных данных, которые предоставляет учет рабочего времени.

Пройдет совсем немного времени, и ваши оценки улучшатся, ваша уверенность в соблюдении сроков повысится, а показатели успешности вашего проекта увеличатся.

Теперь, когда вы знаете все, что вам нужно о расписаниях и учете времени, пора начинать! Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию ProjectManager.com и начните отслеживать время выполнения ваших задач уже сегодня.

Начните бесплатную 30-дневную пробную версию

Что такое табель и как он работает

Чтобы понять ответ на вопрос, что такое табель, нужно смотреть не дальше слова.Технически табель – это лист бумаги, используемый для отслеживания времени, которое каждый работник тратит на работу. Этот традиционный метод теперь доступен в цифровых форматах.

Работодатели используют табель учета рабочего времени для отслеживания отработанных часов, времени отпуска, начислений и внесения корректировок при обработке платежной ведомости. Сроки оплаты зависят от работодателя. Распространенные формы включают:

• Еженедельно
• Раз в две недели
• Ежемесячно
• Раз в два месяца

Программное обеспечение электронного расписания обеспечивает решение для отслеживания рабочей силы. Работники представляют свои табели учета рабочего времени, которые автоматически отправляются руководителям на утверждение.Данные обрабатываются либо сторонним поставщиком платежных ведомостей, либо собственным отделом.

Какова цель расписания?

Помимо ввода времени для отработанных часов, расписание выполняет другие задачи, связанные с бизнес-процессами. Табель учета рабочего времени – ценный метод записи и отслеживания времени, затрачиваемого на работу каждым сотрудником.

Количество отработанных часов предоставляет отчетную информацию надзорным органам. Они могут просматривать количество рабочих часов, необходимых для выполнения определенных должностей и задач. Эта информация помогает при планировании, назначении задач и определении потребностей в найме.

В первую очередь, для расчета заработной платы работодатели могут гарантировать точную оплату труда сотрудников. Большинство компаний требуют только табели учета рабочего времени от сотрудников, не подлежащих освобождению. Это позволяет работодателям отслеживать и оплачивать отработанное время в соответствии с такими положениями, как Закон о справедливых трудовых стандартах.

Юридические фирмы и бухгалтерские фирмы могут также использовать табели учета рабочего времени для отслеживания оплачиваемых часов по клиентам. Другая цель заключается в компаниях, которые предпочитают использовать табели учета рабочего времени для освобожденных от уплаты налогов сотрудников. Это может помочь в отслеживании зарплаты сотрудников по болезни и времени отпуска.

Зачем использовать табель рабочего времени для отслеживания рабочего времени сотрудников?

Каждая компания должна учитывать важность расписания для сотрудников. Этот метод учета рабочего времени устанавливает надлежащую синхронизацию между количеством сотрудников и уровнями производительности.

Программное обеспечение для этого процесса позволяет руководителям составлять расписание без ошибок, обычно связанных с ручными процессами. Руководители могут отслеживать производительность и принимать эффективные решения на уровне отдела.

Гибкое использование расписаний не ограничивается расчетом заработной платы.Теперь этот метод учета рабочего времени сотрудников полезен и для управленческого учета. Менеджеры могут записывать время начала и окончания задач и определять проблемные, которые могут задержать завершение проектов. Подробная разбивка каждой задачи также полезна для разных проектов.

Таблицы рабочего времени обычно используются в среде управления проектами. Работодатели все чаще видят преимущества расписания для калькуляции затрат и оценки проектов. Кроме того, менеджеры могут сравнивать запланированные затраты с фактическими затратами для различных проектов и программ.

Эта информация помогает в текущих проектах и ​​планировании будущих. Знание производительности и использования рабочей силы может определять корпоративную стратегию. Независимо от того, снижается ли производительность сотрудников или они занимаются невыгодной работой, менеджеры будут иметь четкое представление о информации, собранной в системе учета рабочего времени.

Как работают табели учета рабочего времени

Составление расписания, возможно, является наименее привлекательной задачей в любой компании. Несмотря на прилагаемую денежную компенсацию, немногим сотрудникам нравится включать и выключать в свои рабочие дни.Это объясняет цели разработки электронных программ, которые требуют небольшого количества щелчков мышью для завершения.

Прежде чем компании начнут использовать табели учета рабочего времени, в системе определяются периоды времени. Большинство из них имеют модуль самообслуживания, позволяющий сотрудникам вводить свое время после того, как руководители установят параметры. Они могут включать в себя рабочую неделю, сменные часы и категории сверхурочной работы. После установки этих параметров каждый сотрудник получает информацию для входа в систему.

Административные задачи также являются частью электронного расписания.Частью системы, например, могут быть праздники, часы обучения и административные проекты. Это во многом зависит от потребностей работодателя.

Сотрудники вводят часы, которые они работают, прежде чем отправлять их на утверждение в конце каждого периода оплаты. Настраиваемые поля позволяют им вводить время для конкретных задач, проектов и мероприятий. Введя свое время, сотрудники отправляют свое расписание на утверждение руководителю.

Руководители, менеджеры проектов или представители клиентов могут иметь право утверждения.Они проверяют введенное время и либо утверждают, либо отклоняют табели учета рабочего времени. Любое отклоненное расписание отправляется обратно сотруднику для исправления. Утвержденные табели учета рабочего времени передаются в отдел расчета заработной платы.

После утверждения руководство может продолжать использовать данные для различных целей. Вот некоторые из этих примеров:

• Выставление счетов клиентам
• Расчет затрат на рабочую силу
• Отслеживание производительности
• Мониторинг проектов
• Создание бюджетов отделов
• Прогноз будущих потребностей
• Определение прибыли

Электронные табели учета рабочего времени для подрядчиков

Некоторые работодатели могут все еще вопрос, что такое табель учета рабочего времени и его цель с подрядчиками.Как правило, на подрядчиков не распространяются те же правила, что и на обычных сотрудников. Отслеживание времени, в течение которого они работают на компании, может пойти по нетрадиционному пути.

Тем не менее, компании должны гарантировать, что они платят подрядчикам должным образом. Расписания – это способ избежать незаконной или утерянной информации, связанной с этими позициями. Даже когда подрядчики работают сезонно или в нескольких местах, один централизованный модуль учета рабочего времени может помочь обеспечить точные данные о заработной плате.

Классификация занятости является основным отличием сотрудников и подрядчиков.Электронные табели учета рабочего времени – альтернатива отслеживанию обеих классификаций. Предоставляя подрядчикам доступ к онлайн-системе, они могут вводить отработанное время без беспорядочного ручного учета рабочего времени.

Точный учет времени для штатных сотрудников, мобильных сотрудников или подрядчиков помогает сократить расходы на заработную плату. У работодателей есть более эффективная система для каждой категории работников. У них есть визуальное представление о том, что нужно, чтобы иметь производительную рабочую силу.

Таблицы учета рабочего времени появились в то время, когда предоставлялись только данные о заработной плате.Та же информация, которая используется для справедливой оплаты труда сотрудников, не менее полезна для разработки бизнес-стратегий. Решения для электронного учета рабочего времени помогают компаниям управлять рабочими часами и начислением заработной платы – от веб-приложений до программного обеспечения для настольных компьютеров.

Что такое автоматизация расписания и почему это важно для обслуживающих организаций?

Блог

Что такое автоматизация расписания?

Автоматизация расписания – ключ к прибыльному бизнесу в сфере услуг. Получите всю информацию, необходимую для построения эффективного, оптимизированного процесса для вашей организации.

Автоматизация времени и расходов – ключ к ускорению получения прибыли. В среде профессиональных услуг время – дефицитный товар, которым необходимо эффективно управлять и прозрачно отслеживать.

Автоматизация расписания – это способ фиксировать время, отработанное на любом устройстве из любого места. Вы можете ускорить заполнение расписания и управление за счет автоматизации процесса регистрации отработанных часов. Рабочие процессы автоматизации расписания помогают получать нужные данные тем людям, которые должны их видеть, гарантируя, что менеджеры контролируют то, что происходит в команде, а финансовые отделы получают информацию для выставления счетов клиентам и начисления заработной платы.Точные данные учета рабочего времени означают, что вы можете быстро адаптировать стратегии использования ресурсов, чтобы лучше обслуживать своих клиентов и повысить прибыльность проекта.

Но что такое автоматизация табелей учета рабочего времени? В этой статье объясняется все, что вам нужно знать о том, почему автоматизация расписания – это суперспособность, в которой нуждается ваш сервисный бизнес.

Готовы? Погрузимся.

Автоматизация расписания будет иметь огромное значение для вашей компании.Когда ваши сотрудники разбросаны по удаленным местам, работают с клиентских сайтов или из дома, простота централизованного решения скоро станет очевидной. Автоматизация обновляет табели учета рабочего времени, что, в свою очередь, означает, что ваша команда может тратить свое время на важные проекты и задачи. У менеджеров есть доступ к информации, необходимой им для отслеживания затрат и внесения корректировок по мере необходимости. Накладные расходы снижаются по мере повышения эффективности расчета заработной платы.

Нижние административные накладные расходы

Компании, которые автоматизируют табели учета рабочего времени, требуют гораздо меньше административных затрат, связанных с вводом и централизацией табелей учета рабочего времени.Предварительно запланированные напоминания помогают членам команды оставаться в курсе отправленных расписаний, и коллеге не нужно их подсказывать. Сверка и отчетность стали намного эффективнее.

Соблюдение корпоративных принципов

Автоматизированные электронные табели учета рабочего времени можно легко связать с вашей интегрированной системой управления знаниями. Это означает, что каждый раз, когда у сотрудника возникает вопрос о том, как ему следует заполнять расписание, у него есть быстрый доступ к информации, необходимой ему для обработки своего времени в соответствии с политиками вашей компании.

Автоматизированный процесс утверждения

Автоматический процесс утверждения расписания экономит время. Менеджеры имеют прямое представление о том, как члены команды проводят свое время, включая разбивку между оплачиваемыми и не оплачиваемыми часами. Они могут использовать данные для работы со своей командой, чтобы обеспечить наиболее продуктивный подход к завершению проектов.

Автоматизированный процесс выставления счетов

Ваша финансовая команда также выигрывает: более быстрое утверждение расписаний означает, что счета могут выставляться своевременно.Еще лучше – утвержденные данные расписания, включая оплачиваемые часы, могут быть мгновенно включены в счета клиентов.

Три типа расписаний

Мы говорили о табелях учета рабочего времени, но действительно ли вы понимаете, что подразумевается под этим термином? Табель учета рабочего времени – это очень простой метод, используемый для записи и отслеживания количества времени, затраченного сотрудником на данную работу.

изначально использовались для отслеживания количества часов, отработанных сотрудником, для расчета их заработной платы.В некоторых случаях это все еще так. В рамках профессиональных услуг расписания используются для записи времени, затраченного на задачу или проект.

Данные, записанные в расписании, могут быть полезны для нескольких целей:

• Бухгалтерский учет
• Оценка будущих проектов
• Сопровождение и управление проектами
• Биллинг клиентов
• Расчет заработной платы

Табели учета рабочего времени

Они используются просто для отслеживания количества часов, отработанных сотрудником.Они собирают и сообщают данные для расчета заработной платы, например, время отпуска, начисления и любые другие корректировки, необходимые для обработки заработной платы и выплат.

Онлайн табели учета рабочего времени

Многие компании по-прежнему просят сотрудников заполнять бумажные или электронные таблицы учета рабочего времени. Онлайн-система, которая может взаимодействовать с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы и бухгалтерским программным обеспечением, может существенно помочь вам отслеживать и выставлять счета за выполняемую работу. В сегодняшних условиях это может означать запись в веб-системе или даже через мобильное приложение, где информация расписания может быть введена, отправлена ​​и утверждена на мобильном устройстве.

Табели учета рабочего времени сотрудников

Табель учета рабочего времени – это еще один термин, с которым вы можете столкнуться, но, как вы понимаете, он просто означает «табель учета рабочего времени для сотрудников». Как правило, табели учета рабочего времени используются для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, которые получают почасовую оплату, чтобы отслеживать свои часы и обеспечивать справедливую заработную плату за сверхурочную работу.

Почему важна политика расписания

на предприятии устанавливает процедуры, рекомендации и правила для заполнения, отправки и просмотра расписаний.

Ваша политика должна соответствовать применимым федеральным и местным законам и включать информацию, относящуюся ко всем уровням сотрудников в рамках бизнеса, хотя при необходимости это может быть изложено в другом документе.

Поскольку табели учета рабочего времени составляют основу выставления счетов клиентам, они являются юридическим документом и требуют должного внимания. В вашей политике должно быть изложено руководство о том, как вы ожидаете, что сотрудники будут управлять и выполнять учет рабочего времени, в том числе, например:

• Кому нужно отслеживать свое время
• Как и когда сообщать о своем времени
• Как сообщать об ошибках и исправлять их
• Что делать, если вы не можете вовремя заполнить табели учета рабочего времени e.грамм. если вышли из бизнеса по болезни
• Политика утверждения расписания
• Требование точно сообщать время и последствия преднамеренного сообщения неверной информации
• Для чего используются данные расписания.

Политика расписания и политика отпусков

часто включают или относятся к политике отпусков, которую также можно назвать политикой отпусков.

Политика в отношении отпусков документирует правила управления и отчетности о времени отсутствия на работе, принимая во внимание множество причин, по которым сотрудник может быть недоступен для работы:

• Отпуск
• Краткосрочная и долгосрочная болезнь работника или члена семьи
• Работа присяжных или явка в суд в качестве свидетеля
• Военная служба или подготовка в запасе
• Отпуск по беременности и родам, отцовство, усыновление и другие виды отпуска по уходу за ребенком.

В политике отпусков изложены правила использования перерыва и порядок его отражения. В нем также будет указано, какой отпуск будет оплачен и какие виды отсутствия будут считаться неоплачиваемым отпуском, а также как начисляется оплачиваемый отпуск.

Важно согласовать программное обеспечение расписания сотрудников с политикой отпусков, чтобы сотрудники могли точно фиксировать, почему они были уволены в любой конкретный день. Автоматизация расписания автоматически заполняет данные, собранные в расписании, и вводит системы расчета заработной платы, поэтому важно, чтобы сотрудники имели возможность выбрать правильную причину своего отсутствия.

Три термина, которые нужно знать об автоматизации расписания

Автоматизация расписания – важный шаг вперед для большинства фирм, оказывающих профессиональные услуги. Но когда вы только начинаете, может казаться, что вы изучаете другой язык! Давайте углубимся в ключевую терминологию, с которой вы столкнетесь по этой теме.

в сутки

Суточные – это дополнительные выплаты работникам за ежедневные расходы, понесенные во время командировок по работе. Суточный подход означает, что сотрудникам не нужно тратить время на подготовку подробных отчетов о расходах с квитанциями на недорогие вещи, такие как стирка или телефонные звонки.Кроме того, компания может составить более эффективный бюджет, поскольку знает дневную норму расходов сотрудников, путешествующих по работе.

К оплате

Оплачиваемый означает, что клиентам может быть выставлен счет за время или ресурсы. Это может быть время, потраченное на оказание услуг внутренними сотрудниками или сторонними консультантами, такими как консультанты, бухгалтеры и юридические фирмы. Напротив, неоплачиваемое время относится к часам, которые не взимаются с клиента, например, передача знаний внутри фирмы, ведение бухгалтерского учета или управление файлами.Оплачиваемые часы являются источником жизненной силы фирм, оказывающих профессиональные услуги, и поэтому требуют тщательного и точного отслеживания.

Сотрудник, не освобожденный от уплаты налогов

Термин «сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов» относится к членам коллектива, получающим почасовую оплату. Эти люди получат сверхурочную работу или свободное время вместо часов, отработанных сверх обычного рабочего времени.

Сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, обязаны отслеживать свое время, чтобы гарантировать справедливое вознаграждение за выполненную работу.

Преимущества автоматизации табелей учета рабочего времени

Когда табели учета рабочего времени автоматизированы, организация может ожидать увидеть множество преимуществ, включая соблюдение нормативных требований, отслеживаемость, ясность и повышение производительности.

Устранение ручного выставления счетов
Компании с несколькими разнородными системами полагаются на ручной ввод данных для передачи информации расписания из одной системы в другую, включая счета. Aberdeen Group сообщает, что процент ошибок, вызванных вводом данных, может достигать 15%.

Вы можете уменьшить количество ошибок до 0%, используя автоматизацию расписания, которая заполняет счета непосредственно данными расписания.

Повысьте точность расписания
Когда членам команды легко документировать то, что они только что сделали, или просто записывать свою повседневную деятельность в конце каждого дня, они лучше запоминают время, потраченное на конкретные задачи.В то же время менеджеры могут легко просмотреть и утвердить информацию или запросить разъяснения.

Улучшение отслеживания оплачиваемого времени администратора

Отслеживает ли ваша команда время, потраченное на электронные письма и встречи? Часто это так называемое административное время либо забывают, либо управляют как неоплачиваемое время. Но в зависимости от политики вашей организации это может фактически считаться оплачиваемым и взиматься с клиента.

Занижение счетов – значительный источник утечки доходов, поэтому облегчение для сотрудников регулярного учета и отслеживания своего рабочего времени – способ улучшить сбор доходов.

Захват времени, затраченного сервисной командой на предпродажную подготовку

часто поддерживают предпродажную деятельность, что приводит к более качественным предложениям и повышению успешности клиентов, так что эту работу определенно стоит продолжить. Однако сколько времени ваши сервисные группы тратят на предпродажную работу?

Отслеживая это время, вы лучше видите, какая часть их работы поддерживает предпродажную подготовку, а затем принимаете стратегические решения относительно того, какое влияние это окажет на выручку и прибыльность.

Добейтесь ясности при выставлении счетов за проезд
Мы часто обнаруживаем, что время в пути указывается неверно из-за непонимания политики компании. Встраивая правила в свою систему расписания, ваша команда может записывать, что они делали и куда они пошли, а затем можно точно указать время в пути и, при необходимости, выставить счет.

Получите стандартизированную отчетность
Автоматизированная система учета рабочего времени предоставляет набор отчетов, обеспечивающих управление и контроль, так что вы можете увидеть общую картину, а затем углубиться в детали всего несколькими щелчками мыши.Таким образом, централизованная отчетность также упрощает выявление ошибок и предотвращение потенциального мошенничества. Когда все в сети и в цифровом формате, вы можете видеть записи времени, которые были созданы или удалены одним пользователем от имени другого, или другие фрагменты метаданных, которые помогают идентифицировать необычные транзакции.