Для чего нужно штатное расписание в организации: Зачем и для чего нужно штатное расписание

Содержание

Зачем и для чего нужно штатное расписание

Довольно популярен вопрос, зачем и для чего нужно штатное расписание. Не секрет, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о персонале компании. В том числе, о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. Все это понятно, а вот зачем нужно штатное расписание, знают немногие. О целях разработки и утверждения «штатки» поговорим в статье.

Необязательный, но нужный

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Однако, несмотря на это, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Вот и ответ, для чего нужно штатное расписание.

Действующее законодательство содержит унифицированную форму штатного расписания. Однако применять именно ее коммерческие организации не должны. По выбору работодателя можно:

использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, конечно, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Зачем нужно штатное расписание, его цель? Чтобы менеджеры компании владели всей полнотой информации о персонале при принятии важных для компании управленческих решений.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

разные права и обязанности;
различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Подписываем и утверждаем

Составленное штатное расписание подписывают главбух и начальник отдела кадров. В общем случае подписи ставятся в конце документа. Однако, если «штатка» большая, то ее лучше прошить. После подписания документа его должен утвердить руководитель организации своим приказом (раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Итак, мы разобрались для чего нужно штатное расписание в организации. Бесплатно скачать образец «штатки», актуальный в 2018 году, можно в статье «Штатное расписание: образец на 2018 год».

Штатное расписание: зачем оно необходимо?

Создавать или нет подобный документ, в каждой организации решается самостоятельно, обязательного требования наличия расписания на сегодняшний момент нет. Но есть иное требование, соблюдать которое обязаны все предприятия независимо от их формы собственности, – это учетные документы по зарплате. Конечно, Можно для этого разработать отдельную форму, но намного лучше, да и привычнее будет составить расписание штата.

Предназначение штатного расписания, которое выступает локальным актом – это документальное отражение таких параметров, как:

• структура,

• штат – количественно и качественно,

• тарифные ставки,

• денежные надбавки,

• суммы зарплатного фонда за 1 месяц.

И прежде чем приступить к составлению самого расписания, необходимо разработать структуру предприятия. Кто этим будет заниматься – вопрос, который решается в каждом отдельном случае по-разному: где-то данную функцию вверяют экономистам и бухгалтерам, где-то юристам, где-то кадровикам. А порой, в случае отсутствия таких должностных лиц, руководитель самолично занимается штатным расписанием. В любом случае – именно им согласовывается и утверждается итоговый вариант.

Заполняем форму Т-3

По сути, штатное расписание организации может выглядеть по-разному, здесь не существует ограничений. Но для единообразия учетных документов, да и для упрощения самого процесса создания документов существует унифицированный вариант: штатное расписание Т формы (Т-3). Если вы столкнулись с таким бланком впервые, то можете скачать его в сервисе quickdoc.ru, там же найдете и подсказки по его заполнению.

Алгоритм заполнения Т-3 таков:

1. Заполняется наименование организации-работодателя (строго в соответствии с учредительными данными).

2. Вносится в соответствующую графу код ОКПО.

3. Расписанию присваивается номер.

4. Проставляются даты: составления документа и его утверждения.

5. Указывается период действия данного документа.

6. Вписывается итоговое число штатных должностных лиц.

7. Заполняются в соответствии с имеющейся утвержденной структурой названия подразделений с присвоением им кода.

8. Указывается перечень должностей, с уточнением по их квалификации.

9. Указывается максимально допустимое количество сотрудников каждой должности.

10. Вносятся данные по должностным окладам и всем имеющимся надбавкам.

11. Подводятся итоги по ежемесячной зарплате каждой штатной единицы, а также общий ежемесячный фонд.

12. Указываются имеющиеся примечания.

Как уже было сказано, утверждает конечный вариант штатного расписания руководитель. Также именно по его приказу в существующий документ вносятся изменения либо составляется новый.

Как и зачем составляется штатное расписание?

Штатное расписание – один из регламентирующих документов по персоналу. Он служит для оформления структуры и численности сотрудников предприятия и составляется на основании уставной деятельности. Отсутствие такого документа в организации может привести не только к штрафным санкциям, но и к возникновению судебных претензий со стороны, как бывших сотрудников, так и неудавшихся кандидатов на должности.

Для оформления штатного расписания используется форма Т-3. Эта форма введена Постановлением Госкомстата России и обязательна для организаций всех форм собственности. Правильное оформление штатного расписания избавит от претензий со стороны контролирующих органов. При заполнении унифицированной формы важно правильно заполнить реквизиты организации. Нумерация документов может быть сквозной и ежегодной. Дата составления может отличаться от даты начала действия, но штатное расписание не должна быть оформлено «задним числом», то есть, позднее, чем оно начнет действовать.

Утверждение штатного расписания происходит приказом (распоряжением) руководителя организации. Точно так же происходит и изменение штатного расписания. Это обычно происходит при введении новых должностей, создании новых структурных подразделений или наоборот, их ликвидации. Можно либо утвердить приказом изменение, либо сразу утвердить новое расписание с новым номером. Уволить сотрудников с формулировкой «по сокращению штата» можно только после соответствующего изменения штатного расписания.

Название должностей в коммерческих организациях могут быть любыми, но лучше использовать те, которые есть в общероссийском классификаторе должностей служащих и профессий рабочих. Это облегчит процесс создания системы контроля охраны труда на предприятии и позволит наладить взаимопонимание с инспекторами трудконтроля. Кроме того, выдуманное название должности может случайно совпасть с должностью, включенной в классификатор. В этом случае придется обеспечить этим сотрудникам все льготы и нормы, положенные по закону. Названия должностей должны быть расписаны полностью, без сокращений. Названия структурным подразделениям можно давать любые, но коды им нужно присваивать в соответствии с их иерархией. То есть, в код подотдела должен входить код отдела и т.д.

Очень важно правильно указать сумму оклада или тарифной ставки. Эти суммы не должны отличаться от тех, что указаны в трудовых договорах сотрудников (других локальных документах), не должны отличаться у сотрудников с одной и той же должностью (в таких случаях лучше присваивать должностям категории). Эти суммы не должны быть меньше МРОТ.

Заполнение унифицированной формы штатного расписания допускается как в печатной форме, так и от руки. Срок хранения штатного расписания устанавливается руководством предприятия, но не может быть менее трех лет. Документ обычно делают в трех оригиналах: один хранится в канцелярии (у секретаря), второй в отделе кадров, а третий – в бухгалтерии.

Организационная структура и штат | Малый бизнес

Автор Chron Contributor Обновлено 23 ноября 2020 г.

Под организационной структурой и персоналом понимаются операции и управление компанией, предприятием или другим лицом. Определение организационной структуры бизнеса – ключевой аспект планирования малого бизнеса, включая подбор персонала. Часто на основе оценок соображения, касающиеся укомплектования персоналом, могут включать в себя бюджеты, производственные требования и опыт работы сотрудников и управленческого персонала.Используя организационную структуру бизнеса, менеджеры могут определять необходимый персонал, как использовать существующие ресурсы и когда добавлять новых сотрудников для завершения работы.

Назначение организационной структуры

Организация может быть структурирована по-разному в соответствии с ее основными целями, сообщает Управление малого бизнеса. Структура компании определяет, как бизнес будет работать и вести себя, и может позволить распределить обязанности по функциям компании в области управления и производства.

Операционные стандарты и процедуры могут разрабатываться на основе организационной структуры. Разработка организационной структуры также помогает определить, какие сотрудники будут участвовать в принятии решений, что может быть полезно при формировании действий компании или бизнеса.

Типы структуры персонала

При укомплектовании персоналом организации ключевую роль играет тип организационной структуры, которую использует компания. Распределение задач, контроль и координация, а также достижение цели – все это аспекты, которые следует учитывать при разработке организационной структуры компании.В то время как некоторые организации могут использовать иерархические структуры, малые предприятия могут предпочесть более неформальную систему. Например, у небольшой компании может быть только владелец, который также выполняет функции менеджера по операциям. По мере роста бизнеса могут быть добавлены менеджеры для управления персоналом в определенных областях компании.

Функциональные организации

Малые предприятия часто структурируют компанию вокруг определенных должностных функций, считает Институт корпоративных финансов. Такая бизнес-структура работает для компаний, которые предлагают ограниченное количество продуктов или услуг и, следовательно, имеют меньше производственных требований, чем крупная корпорация.Персонал для этого типа операций может включать владельца, главного менеджера и достаточное количество персонала для производства и управления продуктами и услугами.

Например, бизнес, зависящий от клиентов, которые покупают продукты, должен иметь по крайней мере одного человека, который может адекватно обрабатывать полученные заказы, чтобы иметь возможность работать как минимум. В идеале в малом бизнесе должен быть как минимум менеджер, который может заниматься бизнесом, в то время как другой человек занимается производством и обслуживанием клиентов.

Требования к кадровой системе

Для определения кадровой деятельности и потребностей компании могут использовать должностные обязанности для определения типов навыков, необходимых для каждой должности. Необходимо определить оценки времени и материалы, необходимые для каждой работы, а также уровень требуемых навыков. Например, если проданные продукты приобретаются у другой компании, менеджер или другое лицо будет нести ответственность за получение этих продуктов. Однако, если продукты производятся компанией, необходимо будет нанять производственных людей, которые знают, как изготавливать продаваемые продукты.Уровень опыта и квалификация персонала варьируются в зависимости от конкретных потребностей компании в производстве или обслуживании.

Преимущества правильного укомплектования кадрами | Малый бизнес

Автор: Chron Contributor Обновлено 12 февраля 2021 г.

Эффективность и продуктивность малого бизнеса во многом зависит от эффективного набора персонала и поддержания надлежащего уровня укомплектования персоналом. От обеспечения необходимого количества сотрудников на переднем крае до определения необходимого количества офисного и вспомогательного персонала, подбор персонала представляет собой сложную задачу для предприятий любого размера.

Определите потребности вашей компании

Определение потребностей компании представляет собой важную часть разработки кадрового плана. Это может быть достигнуто путем разработки должностных инструкций, в которых излагаются должности, необходимые в компании для выполнения различных обязанностей. Постоянное общение с сотрудниками внутри организации может помочь вам выявить любые недостатки среди сотрудников.

Эта постоянная обратная связь также помогает выявить необходимость в найме дополнительных сотрудников, чтобы работа выполнялась эффективно, не создавая чрезмерной нагрузки на ваших нынешних сотрудников.«Будьте осторожны, чтобы не добавлять круглогодичный персонал в ответ на сезонные, проектные или другие временные факторы, которые в настоящее время могут влиять на ваш штат», – рекомендует MindTools.

Контролируйте свои затраты на рабочую силу

Когда малый бизнес укомплектован должным образом, сотрудники могут своевременно выполнять свои обязанности и ответственность. Малые предприятия, которые перегружены персоналом, теряют деньги из-за того, что нанимают слишком много людей для выполнения различных задач, необходимых для поддержания эффективной работы компании.

Напротив, компания, которая не может определить эффективный уровень укомплектования штатов и нанимает слишком мало сотрудников, рискует перегрузить текущих сотрудников. Это может привести к снижению производительности труда и высокому уровню выбытия сотрудников, что приведет к потере ресурсов, связанных с обучением и поиском новых сотрудников.

Эффективный способ управлять численностью персонала без вложений в штатных сотрудников – это передать на аутсорсинг определенные задачи, такие как ИТ-работа, предлагает журнал Entrepreneur.

Повышенная ориентация на клиента

Для малого бизнеса привлечение и удержание клиентов является неотъемлемой частью успеха на рынке.При надлежащем укомплектовании персоналом малые предприятия могут обеспечить удовлетворение или превышение потребностей клиентов. Недостаточная укомплектованность персоналом может привести к тому, что сотрудники не смогут удовлетворить потребности клиентов, что приведет к недовольству клиентов или клиентов, что может отрицательно повлиять на чистую прибыль.

В некоторых случаях избыток кадров помогает бизнесу. Например, ресторан может знать, что его серверы могут обеспечить хорошее обслуживание клиентов при одновременном обслуживании трех столов. Если в ресторане регулярно бывает 16 столов на каждый обед, наличие шести серверов означает, что в ресторане технически не хватает персонала.Однако наличие пяти серверов означает, что для четырех столов будет оказано более низкое качество обслуживания, поскольку их ожидает один сервер.

Вот почему в организациях так важны кадры

Персонал – важная управленческая функция. Это относится к набору, отбору, развитию, обучению и компенсации человеческих ресурсов в организации. Это непрерывная функция управления, в которой участвует высшее руководство большинства предприятий. Персонал играет очень важную роль в любой организации.Это позволяет организации эффективно и действенно выполнять все другие функции управления. Основные причины важности кадрового обеспечения в организациях рассматриваются ниже:

Эффективное выполнение других функций управления

Укомплектование персоналом – важная функция, поскольку она обеспечивает эффективное выполнение всех других функций управления. Все остальные функции управления выполняются квалифицированными и опытными человеческими ресурсами. Укомплектование персоналом включает набор и размещение квалифицированного персонала на различных должностях в организации.Если нет компетентного персонала, ни одна организация не сможет выполнять другие важные управленческие задачи – планирование, организацию, руководство и контроль. Персонал также является ключом к обеспечению эффективного использования ресурсов. Человеческие ресурсы, набранные в процессе укомплектования штатов, несут ответственность за использование новейших технологий, капитала, материалов и других ресурсов.

Повышение производительности

Еще одним важным вкладом кадрового процесса является его вклад в повышение производительности труда персонала.Укомплектование персоналом помогает нанимать самые лучшие человеческие ресурсы для различных должностей в организации. Он фокусируется на найме, обучении и развитии человеческих ресурсов в организациях. Это помогает повысить производительность в организации.

Развитие человеческого капитала

Персонал занимается поиском нужных людей для работы в нужное время. укомплектование персоналом позволяет менеджерам по персоналу определять необходимое количество сотрудников и когда они необходимы.Это дает им время заранее спланировать набор персонала на различные должности. Персонал также занимается развитием и наращиванием потенциала существующего и нового персонала. Это не только помогает в построении карьеры сотрудников, но также способствует пополнению существующего человеческого капитала, который приносит пользу организации в долгосрочной перспективе.

Повышение морального духа и мотивации персонала

Эффективная кадровая система значительно помогает в повышении морального духа и мотивации персонала.Подбор персонала включает в себя не только набор персонала, но также оценку их работы и вознаграждение. Они могут быть вознаграждены денежными или неденежными стимулами, которые могут помочь укрепить их моральный дух и мотивацию. Сотрудники чувствуют, что их ценят в таких организациях, и работают с большей заинтересованностью. Укомплектование персоналом помогает разработать единые принципы оценки работы и оценки персонала и вносит единообразие в процесс. В целом, это также помогает установить мир и согласие в организации.

Связанные

Что должен знать каждый менеджер

Что такое кадровый план?

Штатный план – это процесс стратегического планирования, который компания использует для определения своих кадровых потребностей. Этот процесс, также известный как кадровый план, помогает работодателям понять количество и типы сотрудников, которые им нужны для достижения целей организации.

Что включать в план персонала

Ваш план персонала может включать в себя ряд различных компонентов, например:

Состав необходимого персонала
Должности и описания должностей
Время и место, где нужен персонал
Расчетное количество сотрудников по запросу в самое загруженное время года
Бюджетные соображения
Рекомендация по корпоративному обучению
Политика наследования

Как создать план персонала

Вот основные шаги, которые необходимо предпринять для создания кадрового плана, соответствующего целям вашей организации:

1.Определите свои бизнес-цели

Первым шагом к определению кадровых изменений является определение ваших бизнес-целей. Обычно они указываются в стратегическом бизнес-плане. Используйте этот план, чтобы прояснить цели вашей компании.

2. Определите влиятельных лиц

На этом этапе вы определите, есть ли какие-либо факторы, которые могут повлиять на ваш кадровый план. Эти факторы должны быть внутренними, внешними, положительными или отрицательными и включать все, что может повлиять на план, над которым компания не имеет большого контроля.Чтобы определить их, вам следует вместе со своей командой провести мозговой штурм по всему, что может повлиять на вашу рабочую силу. В ваш список можно включить такие вещи, как низкий уровень безработицы или конкурента, который значительно увеличивает количество своих сотрудников. Как только ваш список будет завершен, сгруппируйте похожих влиятельных лиц. Эти два примера, например, можно отнести к категории доступности внешней рабочей силы.

3. Изучите текущую кадровую среду

Чтобы разработать эффективный кадровый план, вы сначала должны понять вашу текущую кадровую среду.Соберите данные, относящиеся к:

Количество сотрудников
Размер команды и кто где работает
Навыки и компетенции
Потенциальные руководители и высокоэффективные сотрудники
Низкоэффективные
Возраст сотрудников

4. Прогноз будущей потребности в кадрах

После оценки вашей текущей кадровой среды вы должны сделать прогноз относительно ваших будущих кадровых потребностей.Хотя прогнозирование требует некоторой интуиции, вы также можете использовать следующие методы:

Анализ тенденций: с помощью этого метода вы собираете исторические данные за последние 5–10 лет, собирая данные о структуре найма, опыте работы и образовании сотрудников, удержании и текучести кадров, а также демографические данные.
Анализ соотношения: используя этот метод, вы вычисляете соотношение между бизнес-факторами, такими как прогнозы будущих доходов и потребности в персонале.

5.Завершите анализ пробелов

Сравните вашу текущую кадровую среду с вашими будущими прогнозами по кадровому обеспечению, определив, где ваши сотрудники находятся в настоящее время и где они должны быть. Обратите внимание на то, есть ли какие-либо навыки, которые потребуются вашим сотрудникам для достижения бизнес-целей, или вам нужно больше сотрудников для достижения целей организации. Пробелы в вашей рабочей силе могут включать нехватку опыта, недостаточное количество людей или сотрудников, которые в настоящее время не занимают нужные должности.

Важно рассматривать эти пробелы как возможности для создания идеального состояния для достижения целей, а не как слабые места. Следует учитывать следующие факторы:

Можете ли вы поддержать цели своей компании при сравнении конечного состояния с текущим состоянием
Где вам нужно будет скорректировать текущее штатное расписание
Есть ли у вас персонал с нужным опытом

6.Составьте план укомплектования персоналом

После завершения анализа вы можете создать план персонала. Он должен включать такие вещи, как:

Рекомендации по программе обучения для обучения действующих сотрудников новым навыкам
Политика преемственности для оптимизации продвижения по службе или передачи сотрудников после выхода на пенсию

Все предыдущие названия должностей, описания должностей и бюджетные соображения также должны быть включены в ваш кадровый план. Укажите, нужны ли вам дополнительные сотрудники в определенное время года для удовлетворения растущего спроса.

Связано: Как найти хороших сотрудников

Часто задаваемые вопросы о кадровых планах

Вот некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов работодателей о тарифных планах:

Почему так важны кадровые планы?

Кадровый план побуждает вас анализировать, изучать и планировать стратегию, которая поможет вашей компании достичь своих целей.Затем вы можете согласовать свои усилия по набору персонала, чтобы привлечь нужных сотрудников, которые соответствуют потребностям вашей компании. Планы укомплектования персоналом также помогают удерживать сотрудников, поскольку вы можете оценить идеи обучения и развития, чтобы помочь членам вашей команды достичь необходимых навыков и требований к росту.

Какие бывают типы кадровых планов?

Кадровые планы различаются в зависимости от отрасли, размера компании и ожидаемого роста. Вот некоторые из наиболее распространенных типов кадровых планов:

Краткосрочное укомплектование персоналом: этот тип кадрового плана ориентирован на насущные потребности компании
Долгосрочное укомплектование персоналом: это планы укомплектования персоналом, охватывающие не менее одного года
Планирование преемственности: это подход, который позволяет вам предвидеть уход менеджеров и обучать внутренних кандидатов вступать в эти роли
Стратегическое укомплектование персоналом: этот подход включает сочетание краткосрочного и долгосрочного планирования и планирования преемственности

Что такое кадровый анализ?

Кадровый анализ – это процесс выявления тенденций среди ваших сотрудников, таких как текучесть кадров, удовлетворенность работой сотрудников, уровни укомплектования персоналом, необходимые для управления рабочей нагрузкой, а также квалификация и опыт сотрудников, которых привлекает компания.

Как составить стратегический план укомплектования персоналом на 2021 год

Когда ваш бизнес растет или меняется, очень важно проявлять инициативу в удовлетворении ваших кадровых потребностей. Если вы слишком долго ждете, чтобы разработать план найма, вы рискуете не иметь персонала, который необходим для того, чтобы идти в ногу с операциями или достигать поставленных целей.

По мере того, как мы приближаемся к концу 2020 года, многие организации с нетерпением ждут нового старта в 2021 году. Отличный способ начать новый год на высокой ноте – это войти в него со стратегическим планом укомплектования персоналом, и теперь самое лучшее. время приступить к его формулированию.Мы расскажем, что входит в план укомплектования персоналом, и дадим вам пошаговый шаблон плана укомплектования персоналом, которому вы будете следовать при составлении плана ваших потребностей в талантах на год вперед.

Что такое кадровый план?

Кадровый план – это преднамеренная стратегия, с помощью которой организация определяет свои потребности в персонале и предпринимает действия для их удовлетворения. HR-отдел обычно возглавляет компанию в создании плана укомплектования персоналом, через вход, который может быть получен от отделов по всей организации.Один год – это типичные временные рамки для покрытия кадрового плана.

Целью кадрового плана является непосредственное определение не только целевой численности персонала, но и конкретных навыков, которые потребуются в течение следующих 12 месяцев. Он определяет пробелы между вашими текущими ресурсами и вашими будущими потребностями и использует тактический подход с упором на использование персонала для поддержки и достижения целей организации.

Зачем мне нужен кадровый план?

Как бизнес, у вас, несомненно, есть цели на 2021 год.Будь то увеличение прибыли на определенную величину, захват большей доли рынка, изменение жизни вашего сообщества или любое другое организационное стремление, вы не сможете добиться этого без нужных людей. План укомплектования персоналом гарантирует, что у вас есть команда, которая сделает ваши цели реальностью.

Рассмотрим пример. Допустим, одна из ваших основных бизнес-задач на 2021 год – повысить рейтинг удовлетворенности клиентов на 20%. Вы знаете, что этого можно достичь, сократив время ожидания ваших обращений в службу поддержки и предоставив обновления продукта, о которых просили многие клиенты.

Чтобы сократить время ожидания, вам нужно увеличить количество агентов службы поддержки. Кроме того, чтобы предоставлять обновления продукта, вам понадобятся сотрудники с соответствующими техническими знаниями. Просто пройдя по этому базовому сценарию, мы выделили две инициативы по найму: привлечь больше агентов поддержки и получить дополнительные технические знания. Вы должны обязательно учитывать эти потребности в своем кадровом плане на год вперед.

Кадровые планы часто создаются одновременно с бюджетами на следующий год или немного раньше них.Это гарантирует, что, когда вам нужно нанять, финансовые ресурсы для его поддержки будут доступны – еще один ключевой аргумент в пользу того, почему вам нужен кадровый план.

Как мне составить кадровый план?

Эффективный кадровый план учитывает ваши операционные потребности, внешние и внутренние факторы, доступные ресурсы и сроки. Выполните эти семь шагов, чтобы объединить их в единую дорожную карту приема на работу.

7 шагов по созданию стратегического кадрового плана на Новый год

1.Четко сформулируйте свои цели

Каковы основные цели организации на предстоящий год? У вас может быть несколько, а может быть только один. В идеале эти цели должны быть определены до составления кадрового плана, чтобы обеспечить поддержку всех необходимых заинтересованных сторон.

Если посмотреть на ваши цели, что должно произойти с точки зрения кадрового обеспечения для их достижения? В примере, который мы использовали ранее, мы определили два конкретных последствия для персонала, вытекающих из нашей цели повышения удовлетворенности клиентов – наем большего числа сотрудников по обслуживанию клиентов и выявление или найм талантов с определенными техническими навыками.

Аналогичным образом вы можете использовать свои собственные цели для определения соответствующих требований к персоналу. Чем больше ваша организация и чем больше целей в вашем списке, тем больше задач вы, вероятно, придумаете.

2. Выявление разрыва между имеющимися талантами и будущими потребностями

На этом критическом этапе вы внимательно изучите таланты, которые у вас уже есть в компании, чтобы понять, как их можно использовать для удовлетворения потребностей, которые вы определили на первом этапе. .

В некоторых случаях это просто вопрос численности персонала – ваш существующий персонал работает на максимальной мощности, и вам нужно больше людей.В других случаях пробелы будут более тонкими, например, нишевые технические навыки, которых у вас в настоящее время нет в штате, или потребность в правильном лидере, который может помочь компании ориентироваться в росте.

Это важный этап кадрового плана, потому что он помогает прояснить, где вам действительно нужны новые таланты, а не где вы можете лучше использовать уже имеющиеся таланты.

3. Анализируйте рынок

В дополнение к рассмотрению ваших собственных потребностей, связанных с укомплектованием персоналом, вам необходимо учитывать внешние факторы, которые повлияют на вашу способность нанимать сотрудников.

Рынок соискателей или работодателей? Как выглядят цифры безработицы в вашей сфере? Есть ли неизбежная нехватка рабочей силы или навыков? А как насчет законодательства, которое повлияет на вашу отрасль? Бюро статистики труда¹, ваше государственное агентство по безработице и блоги по вопросам найма – все это хорошие ресурсы, к которым можно обратиться на этом этапе.

Хотя факторы, которые вы обнаружите, могут в значительной степени не зависеть от вас, их учет поможет вам разработать кадровый план, который будет не только стратегическим, но и реалистичным с учетом рыночных условий.

4. Учитывайте внутренние факторы

Затем обратите внимание внутрь себя и рассмотрите факторы, действующие в вашей организации, которые повлияют на укомплектование персоналом. Сюда могут входить такие вещи, как истощение, увольнения, люди, уходящие на пенсию, и люди, которые могут получить повышение. Все это приведет к кадровым пробелам, которые необходимо заполнить.

Кроме того, посмотрите на свои текущие затраты на рабочую силу и как они изменятся в течение следующих 12 месяцев. Повышения, льготы, сверхурочные и бонусы – все это будет способствовать вашему трудовому бюджету, что является фактором, который вам необходимо взвесить при определении того, сколько новых сотрудников можно нанять и какие должности будут иметь приоритет.

5. Взвесьте все варианты

Теперь, когда у вас есть четко определенные цели при приеме на работу, вам нужно определить лучший тип сотрудников для их выполнения. Помните: вы не ограничены штатными сотрудниками. Рассмотрите альтернативные варианты укомплектования персоналом, такие как сотрудники, работающие неполный рабочий день, подрядчики, консультанты и временные сотрудники, которые могут помочь удовлетворить ваши потребности без дополнительных затрат, связанных с новым наймом на полный рабочий день.

Если вам нужна помощь в понимании различных типов кадрового обеспечения, вам может помочь профессиональная кадровая компания, такая как 4 Corner Resources.

6. Составьте штатную схему

Это необязательный, но часто полезный шаг в шаблоне вашего кадрового плана, который определяет, где каждый сотрудник попадает в вашу общую кадровую иерархию. Это особенно полезно для определения отношений между отделами и ролями, а также для определения того, где пересекаются потребности, если вообще есть.

Есть ли у продаж и маркетинга общие потребности, которые можно было бы удовлетворить за счет одного нового сотрудника вместо двух? Вам не хватает сильного руководства в ИТ-отделе? Штатная таблица прояснит эти наблюдения и поможет вам установить приоритеты, которые необходимо решить в первую очередь при приеме на работу.

7. Составьте план игры

Наконец, пришло время создать конкретный план действий для выполнения определенных вами будущих ролей. На какие должности нужно сразу нанять? Что может подождать несколько месяцев? А через шесть-двенадцать месяцев? Что необходимо, а что было бы неплохо иметь, если позволяют ресурсы (и, что немаловажно, кто примет это решение)? Рассмотрение этих вопросов гарантирует, что вы расставите приоритеты среди наиболее важных членов команды и в первую очередь удовлетворите насущные потребности, прежде чем переходить к менее важным ролям.

При создании плана игры обязательно учитывайте, сколько времени потребуется, чтобы прорекламировать вакансию, отобрать и собеседовать кандидатов, нанять кого-то и привлечь кого-то на эту должность. В зависимости от этого периода времени это может означать, что вам нужно опубликовать объявление о вакансии намного раньше, чем вы думаете. Точное прогнозирование – это лишь одна из причин, по которой так важно знать, сколько времени вы занимаетесь: среднее время найма и другие ключевые показатели, такие как стоимость найма.

Привлекайте экспертов для воплощения в жизнь вашего стратегического кадрового плана

Независимо от того, начинаете ли вы с первого шага и вам нужен партнер для разработки кадрового плана вместе с вами, или вам просто нужна помощь на последнем этапе, найме, профессиональное кадровое агентство может быть ценным ресурсом в создании правильной команды для достижения ваших целей.4 Corner Resources специализируется на оказании помощи компаниям любого размера в найме на работу с учетом навыков и соответствия, выявлении талантов, которые будут расти вместе с вами и помогут продвинуть вашу миссию.

Мы предлагаем прямой, контрактный и временный найм, а также административные услуги, такие как быстрое подключение, чтобы облегчить вашу жизнь. Наша обширная сеть взаимоотношений с пассивными и активными кандидатами может помочь вам найти неиспользованные таланты и даже привлечь новых сотрудников из числа конкурентов, причем все это делается таким образом, чтобы поддерживать ваши общие бизнес-цели.Начните сегодня, назначив бесплатную консультацию.

Ресурсы и источники

https://www.bls.gov/

Что такое кадровый план и как его разработать?

Независимо от того, сосредоточены ли вы на создании новой должности, увеличении численности персонала или просто на повторном найме, обязательно сначала создайте план укомплектования персоналом. Это помогает обеспечить охват всех баз в HR, но также гарантирует, что необходимые отделы находятся на одной странице, чтобы в конечном итоге они могли сотрудничать, чтобы привлечь кандидатов, которые лучше всего подходят для организации.Как только комплексный шаблон будет внедрен, ваша компания сможет использовать его в качестве основы для всех своих кадровых потребностей и данных в ближайшие годы.

Определение штатного расписания

Кадровый план – это серия шагов, которые предпринимаются для подтверждения того, что в организации определены две очень важные вещи: 1) точное количество ролей и должностей в компании и 2) работники с нужным набором навыков, занимающие эти должности. В зависимости от потребностей и размера бизнеса сотрудники будут сгруппированы по классификации и / или отделу.

Поскольку кадровые планы должны быть адаптированы для каждой конкретной организации и разработаны HR в сотрудничестве с другими соответствующими отделами, детали могут переходить от плана к плану. Тем не менее, все планы должны быть составлены таким образом, чтобы можно было быстро свериться с цифрами, что может помочь в принятии решений, связанных с наймом, развитием и финансированием, быстрыми и беспроблемными.

Как создать план укомплектования персоналом

Теперь, когда вы знаете, что такое кадровые планы, пора обсудить, как они создаются.Вот некоторые из необходимых шагов, которые необходимо предпринять при создании всех кадровых планов:

1. Создание исчерпывающих должностных инструкций и списков требований

Чаще всего описания должностей и списки требований к ним пишутся менеджерами по персоналу, но при создании нового задание должно начинаться только одним способом – с разговора с соответствующим менеджером должности. Например, если менеджер по персоналу создает план укомплектования персоналом, который включает сотрудника склада, он должен обратиться к менеджеру склада , прежде чем они приступят к написанию.

Это простой разговор, который позволяет отделу кадров лучше понять, какие именно обязанности будет выполнять сотрудник склада на ежедневной основе. Он также сообщит их список требований, который должен включать следующие данные:

минимально необходимый предшествующий опыт
история образования
История предыдущей работы
необходимых сертификатов и лицензий

Этот шаг также даст менеджеру по персоналу представление о том, как эта должность может соотноситься с другими в компании, что дает им более точное представление о том, что этому отделу больше всего нужно.

2. Проведение текущей оценки нынешних сотрудников

Во многих ситуациях идеальным кандидатом на должность является тот, кто уже работает в компании. Возвращаясь к предыдущему примеру со складским партнером, предположим, что менеджер по персоналу создает план укомплектования штатов, чтобы заполнить должность нового менеджера смены. Поскольку у предприятия уже есть десятки трудолюбивых сотрудников склада, которые приходят и уходят каждый день, может быть разумнее – и более рентабельно – нанять сотрудников изнутри.(И благодаря Воноло вам не нужно беспокоиться о каких-либо сменах, оставшихся открытыми из-за повышения по службе.)

В зависимости от культуры компании это предложение могло быть сделано множеством разных людей и по множеству разных причин. Возможно, заведующий складом уже выбрал фаворита. Возможно, бухгалтерский учет урезал бюджет, поэтому HR решает нанять постоянного сотрудника, чтобы избежать дорогостоящих потребностей в адаптации и обучении.

Каким бы ни был катализатор, ответственные стороны должны сделать все возможное, чтобы обеспечить беспристрастную оценку всех действующих сотрудников, чьи навыки соответствуют должности.Это можно сделать, наблюдая, обсуждая с менеджерами / другими сотрудниками и проверяя зарегистрированную производительность внутреннего кандидата.

3. Анализируйте товарооборот и бизнес-тенденции

Поскольку кадровые планы предназначены для выполнения текущих проектов, важно, чтобы они постоянно дополнялись и изменялись, чтобы они лучше всего отражали то, что происходит в компании, а также на рынке.

Один из способов сделать это – рассчитать тенденции оборота компании.Это поможет отделу кадров спланировать приливы и отливы кадров, которые в противном случае застали бы отдел врасплох во время органических всплесков.

Наряду с тенденциями текучести кадров отдел должен также комплексно подходить к тенденциям бизнеса. Это можно рассматривать как во внутреннем, так и во внешнем. Что касается внутреннего, менеджеры изучают изменения в повседневных режимах работы сотрудников, такие как смена смен и сокращение штатов. Что касается внешнего, то необходимо взвесить такие вещи, как слияния, поглощения и законодательство.

4. Разработка альтернативных кадровых планов

Все предприятия разные, но большинство их объединяет одна общая черта – потребность в более квалифицированных рабочих в периоды пиковых нагрузок. В наши дни все больше и больше компаний сокращают свои бюджеты за счет интеграции кадровой системы по требованию, такой как Wonolo.

При работе на этом этапе должны быть включены все предыдущие названия должностей, описания и бюджетные соображения. Также полезно иметь приблизительное количество сотрудников по требованию, которые могут понадобиться в определенное время года.Лучшее в использовании персонала по требованию – это гибкость, но когда подрядные компании полностью осознают свои потребности, процесс может быть реализован – и воспроизведен – наиболее плавным образом.

Узнать больше о Wonolo

Штатное расписание

Конспект лекций

Что такое штатное расписание? Для целей этого курса подбора персонала определяется как процесс приобретения, развертывания и удержания персонала в достаточном количестве и качестве, чтобы оказывать положительное влияние на эффективность организации.Хорошо, здесь много чего происходит, большое определение. Я хочу рассказать о его последствиях. Во-первых, вы видите приобретение, развертывание и удержание ключевых слов в процессе укомплектования персоналом. Таким образом, приобретение относится к внешнему найму здесь, как начальному персоналу, так и организации, чтобы начать работу, но и продолжающемуся. развертывание – это размещение новых сотрудников на реальных рабочих местах. Возможно, это не первое, о чем вы думаете, когда речь идет о кадрах. Во многих случаях, хотя процесс, который вы можете себе представить, это то, что мы действительно видим, когда у организации есть конкретная работа, которую они хотят заполнить, и они идут и нанимают кого-то для ее выполнения.Итак, распределение сотрудника и способ назначения этого человека на работу уже выяснены, прежде чем вы сможете приступить к поиску этого сотрудника. Это не всегда так. Бывают разные моменты, когда кого-то нанимают, а после этого определяется, где его разместят в организации. И если вы потратите немного времени, подумайте, где это происходит чаще всего, ну, это происходит во многих местах, но военные – это пример, где развертывание очень важно, потому что у вас есть много людей, которые приходят и проходят базовую подготовку.Если вы подумаете об армии США и о том, что произойдет после этого, ну, это может быть так, просто исходя из потребностей организации, поэтому, если пехота действительно нужна, угадайте, что, большинство всех пойдет в пехоту. Однако могут быть варианты, и у военных другие потребности. И в это время они могут посмотреть: каковы интересы уникальных знаний, навыков и способностей, которые предлагает новобранец, и они могут применить их и назначить этого человека на конкретную работу в зависимости от того, что они могут предложить.Наконец, удержание, удержание является частью определения штата, так что это просто удержание сотрудников в порядке? Может быть время, когда некоторый уровень текучести кадров приемлем для организации, но на базовом уровне организациям необходимо удерживать сотрудников, чтобы все работало правильно? Укомплектование кадрами – это тоже процесс или система, это не просто мероприятие. Это важное замечание по мере прохождения этого курса. Наконец, количество и качество имеют значение, поскольку они взаимодействуют друг с другом. Более высокое качество может означать, что вам нужно меньшее количество, и наоборот.А что насчет эффективности организации. Что мы имеем в виду? Короткий ответ может означать несколько разных вещей, верно? Чтобы быть эффективным, вы, вероятно, захотите быть прибыльной как организация. Вы, конечно, хотите выжить, но держите свои двери открытыми. Рост – это результат деятельности многих организаций, которого они хотели бы видеть. Итак, что требуется для этого нового и какие уникальные переменные результата оцениваются, чтобы определить, эффективна ли организация. Мы могли бы смотреть на производительность отдельных лиц в организации, как на выполнение их задач, так и на то, насколько хорошо они выполняют определенные обязанности, которые их наняли для выполнения, а также на их гражданское поведение в организации.Это означает, что сотрудники выходят за рамки базовых требований своей работы, чтобы сделать организацию лучшим местом для работы, верно? Они хорошо отзываются об организации, они помогают, они не спешат просто работать, чтобы править, и делают минимум, необходимый для правильного выполнения работы, это все типы организационного гражданского поведения, вы можете это оценить. Но вы также можете оценить эффективность лидеров, может быть, как подчиненных, как они воспринимают лидеров.Вы можете оценить приверженность организации и оценить честность сотрудников или непродуктивное поведение на работе, то есть плохие поступки, которые сотрудники делают. Итак, вы берете их, а затем смотрите на них по всей организации. Приведите несколько различных способов оценки эффективности организации.