Документы необходимые для трудоустройства: Страница не найдена

Документы необходимые для трудоустройства: Страница не найдена | HURMA

Содержание

Документы для трудоустройства

Документы, необходимые при приеме на работу

Не секрет, что сегодня проблема трудоустройства довольно актуальна. Любого из нас непременно интересует размер заработной платы, как производятся выплаты при отпуске и больничном, на что влияет стаж работы и т.д. Но в первую очередь каждого волнует, какие нужны документы для трудоустройства. Ведь любая рабочая деятельность начинается именно с них.

Абсолютно все документы для трудоустройства на работу являются важными, и поэтому отсутствие какой-либо бумаги – еще не повод ее не предоставить. Исключением будут лишь те, которых у вас ранее не было (трудовая книжка, ИНН и страховое свидетельство).

По сути дела, точно ответить на вопрос, какие документы необходимо предъявить при трудоустройстве на работу, невозможно. Разные организации – разные требования. Но, если вы устраиваетесь в государственное предприятие, то это именно те документы, которые вам необходимы.

На первый взгляд может показаться, что их сбор займет много времени, но просмотрев список, вы поймете, это не так. Перечень документов для приема на работу не так сложен, как кажется.

1. Паспорт или иной документ для удостоверения личности соискателя.

2. Трудовая книжка. Не требуется предъявлять в следующих случаях:

соискатель впервые получает работу. В этом случае трудовая книжка оформляется работодателем;
трудовая книжка утеряна или повреждена — претенденту на работу по его заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой) оформляется новая;
в случае, если работник поступает на работу по совместительству.

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС). Если соискатель получает работу впервые, то СНИЛС оформляется работодателем.

4. Военный билет или иной документ воинского учета (например, приписное свидетельство). Обязательно для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

5. Документ об образовании (диплом, возможно, потребуется оценочный лист). Требуется для подтверждения квалификации соискателя и наличия у него образования соответствующего должности, на которую он претендует.

Для некоторых профессий, таких как машинист автокрана, стропальщик, машинист экскаватор и т.п., также необходимо наличие удостоверения о прохождения обучения соответствующей профессии, подтверждающее его квалификацию. Такие работники должны ежегодно проходить переаттестацию (чаще всего в той организации-работодателе), о чем в удостоверении ставится соответствующая отметка.

Для водителей (равно как и для машинистов автокранов и экскаваторов) требуется наличие водительского удостоверения на право управления тем видом транспорта, на котором он будет работать.

6. Справка о наличии либо отсутствии судимости. Требуется при поступлении на работу, на которую, в соответствии с законодательством Российской Федерации, не допускаются лица, имеющие судимость или подвергающиеся уголовному преследованию.

7. Медицинская справка по форме 086/у. Некоторые виды деятельности могут быть связаны с повышенной опасностью для здоровья человека (например, прием на работу медицинских сотрудников). В таких случаях и требуется медсправка, в которой указано наличие или отсутствие противопоказаний к осуществлению какой-либо деятельности. Также медицинская справка обязательна для несовершеннолетних, т.к. при наличии каких-либо проблем со здоровьем врач может запретить подростку заниматься определенным видом работы (например, при проблемах со зрением не допускается работа с компьютером). При приеме на работу в условиях Крайнего Севера из других регионов необходимо заключение об отсутствии противопоказаний для работы и жизни в данных условиях

Обязательным для получения работы (даже в случае приема на работу временного работника) является только наличие паспорта, поэтому прием на работу без паспорта не допускается. Все остальные документы требуется предоставлять только при наличии определенных условий.

Работодатель может потребовать.

Несмотря на то что в законе прямо запрещается требовать с претендента дополнительные документы, не предусмотренные законодательством, алгоритм приема на работу сотрудника вполне может предусматривать наличие следующих документов:

1. Заявление о приеме на работу. Пишется работником в процессе оформления на работу. Подшивается к личному делу сотрудника, которое заводится работодателем.

2. Фотография 3х4 (3 шт.). Фотографии требуются для личного дела работника, оформления пропуска. Также могут потребоваться для подшивания к личной карточке работника по форме Т-2.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).

4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка предоставляется в случае, если кандидат меняет место работы. Для него выгодно ее представить, т.к. в случае расчета по больничному листу будет учитываться заработок на предыдущем месте работы. Следовательно, сумма выплат по больничному может быть повышена в случае, если стаж работника на новом месте минимален.

5. Характеристика

с предыдущего места работы. Для соискателя лучше иметь такую характеристику при себе, т.к. это повышает его шансы получить работу и добиться более выгодных условий.

6. Работодатель может потребовать документы о семейном положении работника (свидетельство о браке, свидетельство о рождении при наличии детей, справка об инвалидности ближних родственников и т.п.). По этим документам работнику могут быть предоставлены дополнительные льготы. Например, многодетному сотруднику отпуск предоставляется в любое время года по его желанию. Также возможно оказание материальной помощи со стороны работодателя.

7. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.

8. Для занятия муниципальной службой законодательство РФ требует предоставление следующих сведений:

Предоставление этих документов не обязательно, однако они могут повысить шансы кандидата занять желаемую должность.

о расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Такие же сведения подаются о супруге работника и его несовершеннолетних детях;
о доходах за год, предшествующий поступлению на работу.

Собирать ли все эти документы?

Подведя итоги, можно сделать вывод, что проще всего при устройстве на работу придется гражданину РФ, впервые устраивающемуся на работу. В этом случае прием на работу работника оформляется при наличии только паспорта и/или, в отдельных случаях, документа об образовании, о воинском учете и медицинской справки. Остальные документы (трудовая книжка, СНИЛС) будут оформлены работодателем.

Однако при устройстве на работу лучше собрать максимально полный пакет документов.

Это повысит шансы на трудоустройство. Соискатель сможет претендовать на лучшие условия труда (например, на более высокую зарплату).

Трудоустройство – МГПУ

Процедура признания документов об образовании

Просим обратить внимание на то, что в день заключения трудового договора между ГАОУ ВО МГПУ и иностранным научно-педагогическим сотрудником необходимо предоставить оригинал признания документов об образовании.

Легализация
Легализация — это процедура для законного использования документа об образовании на территории Российской Федерации. Легализация осуществляется только в стране получения документа об образовании.

Апостилирование
Апостилирование – это упрощенный порядок легализации. Если ваша страна входит в список стран-участниц Гаагской конвенции 1961 года, то штамп «Апостиль» проставляется на оригинале документа или на отдельном листе, скрепляемом с документом, и может быть составлен на официальном языке выдающего его органа.

Присоединилась ли ваша страна к Гаагской конвенции, можно узнать здесь.

Консульская легализация
Консульская легализация проводится в 2 этапа:

заверение документа (как правило, оригинала, в некоторых странах – копии) МИДом страны выдачи документа: проставляются соответствующие штампы и печати с указанием должности и подписью заверяющего лица;
заверение консульскими службами Российской Федерации (консульством или представительством Российской Федерации) в стране выдачи документа: проставляются соответствующие штампы и печати с указанием должности и подписью заверяющего лица.

Легализация не нужна, когда между страной выдачи и Российской Федерацией заключен договор о ее отмене. Полный список можно найти на сайте Национального информационного центра по вопросам признания образования и (или) квалификации, ученых степеней и званий, полученных в иностранном государстве ФГБУ «Главэкспертцентр» или уточнить в посольстве Российской Федерации у вас в стране

Как признать документ об образовании в Российской Федерации?
Кроме обязательной легализации, абитуриентам из многих стран необходимо будет пройти процедуру признания своих документов в Российской Федерации.

Где пройти процедуру признания?
Документы на признание следует подавать в ФГБУ «Главэкспертцентр». Процедура признания включает несколько этапов (более подробное описание процедуры признания можно найти на сайте ФГБУ «Главэкспертцентр»).

Необходимый пакет документов:

Заявление
Документ, удостоверяющий личность, и его копия

Документ об образовании: оригинал, а также заверенные копия и перевод
Госпошлина

Кадровые процедуры и документы

№	Документ	Комментарий
*По основному месту работы*
1	Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность
2	Фотография 3*4 (2 шт)
3	Трудовая книжка	Кроме сотрудников, оформляющихся на работу впервые
4	Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС)
5	Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
6	Документы воинского учета	Для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу
7	Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки (дипломы, сертификаты и пр. )
8	Справка о наличии (отсутствии) судимости	Для осуществления трудовой деятельности с несовершеннолетними или педагогической деятельности
9	Справка о прохождении флюорографии (срок действия справки 1 год), справка о прохождении первичного медицинского осмотра	В случаях, предусмотренных действующим законодательством
10	Справка об инвалидности, реабилитационная карта инвалида	При наличии
11	Документы, подтверждающие перемену фамилии, имени или отчества	В случае необходимости
12	Справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы	Для предоставления стандартного налогового вычета передается в Управление бюджетного учета (кабинет 512 нового адм. корпуса)
13	Справка о заработке для расчета пособий с прежнего места работы	Передается в Управление бюджетного учета (кабинет 512 нового адм. корпуса) для работы с листком временной нетрудоспособности
*По совместительству*
1	Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность
2	Фотография 3*4 (2 шт)
3	Копия трудовой книжки, заверенная по основному месту работы – для подтверждения профессионального стажа работы НПР и других категорий сотрудников
4	Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС)
5	Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
6	Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки (дипломы, сертификаты и пр. )
7	Справка о наличии (отсутствии) судимости	Для осуществления трудовой деятельности с несовершеннолетними или педагогической деятельности
8	Справка с основного места работы с указанием характера работы и рабочего времени	При устройстве на работу с вредными условиями труда
9	Справка о прохождении флюорографии (срок действия справки 1 год), справка о прохождении первичного медицинского осмотра	В случаях, предусмотренных действующим законодательством
10	Справка об инвалидности, реабилитационная карта инвалида	При наличии
11	Справка об инвалидности, реабилитационная карта инвалида	При наличии
12	Справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы	Для предоставления стандартного налогового вычета передается в Управление бюджетного учета (кабинет 512 нового административного корпуса).
13	Справка о заработке для расчета пособий с прежнего места работы	Передается в Управление бюджетного учета (кабинет 512 нового административного корпуса) для работы с листком временной нетрудоспособности

Государственные услуги в Республике Татарстан. / Услуги / Организация временного трудоустройства

Обращение в центр занятости населения

Основанием для начала предоставления государственной услуги является личное обращение несовершеннолетнего гражданина или безработного гражданина в центр занятости населения.

Несовершеннолетние граждане, обратившиеся за государственной услугой впервые, представляют документы.

Регистрация несовершеннолетнего гражданина

Работник центра занятости населения принимает решение о предоставлении или отказе в предоставлении государственной услуги на основании представленных документов.

В случае отказа в предоставлении государственной услуги работник центра занятости населения, осуществляющий функцию по предоставлению государственной услуги, разъясняет причины, основание отказа, порядок предоставления государственной услуги, оформляет решение в письменной форме и выдает его несовершеннолетнему гражданину.

В случае несогласия несовершеннолетнего гражданина с принятым решением он вправе обжаловать действия работника центра занятости населения в установленном порядке.

Работник центра занятости населения выполняет следующее:

– информирует несовершеннолетнего гражданина для каких категорий граждан в соответствии с Законом о занятости населения общественная работа, требующая или не требующая (с учетом возрастных и иных особенностей граждан) предварительной подготовки, отвечающая требованиям трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, считается подходящей, каким категориям граждан может быть отказано в признании их безработными в случае их отказа от двух вариантов общественной работы в течение 10 дней со дня регистрации гражданина, ищущего работу, в центре занятости населения в целях поиска подходящей работы;

– осуществляет регистрацию несовершеннолетнего гражданина в целях поиска подходящей работы в регистре получателей государственных услуг в сфере занятости населения (банке работников) с использованием программно-технического комплекса;

– на основании обращений несовершеннолетних граждан в центр занятости населения за предоставлением государственной услуги проводит анализ спроса на участие во временном трудоустройстве, анализируют состояние рынка труда, количество и состав незанятого населения;

– на основании обращений работодателей за предоставлением государственной услуги по подбору необходимых работников проводит анализ предложений по организации временного трудоустройства, осуществляют сбор информации о возможности трудоустройства несовершеннолетних граждан для выполнения работ временного характера в свободное от учебы время, рассматривает вопросы финансирования временных работ с заинтересованными органами, учреждениями и организациями, а также условия организации и проведения временного трудоустройства несовершеннолетних граждан, включая транспортную доступность рабочего места;

– проводит отбор предложений работодателей по организации временного трудоустройства на основании сведений о производственных возможностях, количестве создаваемых рабочих мест и численности участников, месте проведения и характере работ, сроках начала и окончания работ, уровне оплаты труда, стоимости выполнения работ, размерах и порядке их финансирования, требованиях по обеспечению условий охраны труда, создании специализированных условий для несовершеннолетних граждан и временных рабочих мест, учитывающих характер и условия труда несовершеннолетних граждан из числа инвалидов.

Заключение договора с организацией

Работник центра занятости населения подготавливает проекты договоров о совместной деятельности по организации и проведению временного трудоустройства несовершеннолетних граждан и передает их в установленном порядке на согласование и утверждение директором центра занятости населения.

Директор центра занятости населения осуществляет подписание договоров о совместной деятельности по организации и проведению временного трудоустройства несовершеннолетних граждан и передает их работнику центра занятости населения, осуществляющему функцию по предоставлению государственной услуги.

Работник центра занятости населения проставляет оттиск печати центра занятости населения на договорах о совместной деятельности по организации и проведению временного трудоустройства несовершеннолетних граждан, подписанных директором центра занятости населения, и направляет их работодателям для подписания. При необходимости работник центра занятости населения проводит работу по внесению изменений и дополнений в договоры о совместной деятельности по организации и проведению временного трудоустройства несовершеннолетних граждан, заключаемые с работодателями.

Подбор вариантов временного трудоустройства

Работник центра занятости населения, осуществляющий функцию по предоставлению государственной услуги, проводит подбор несовершеннолетнему гражданину вариантов временного трудоустройства с использованием программно-технических комплексов в регистре получателей государственных услуг в сфере занятости населения (банке вакансий и работодателей), содержащем сведения о свободных рабочих местах (вакантных должностях), на основании договоров о совместной деятельности по организации и проведению временного трудоустройства несовершеннолетних граждан, заключенных с работодателями.

Подбор несовершеннолетним гражданам вариантов временного трудоустройства осуществляется с учетом состояния здоровья, возрастных и других индивидуальных особенностей несовершеннолетних граждан, пожеланий к условиям работы временного характера (заработная плата, режим рабочего времени, место расположения, характер труда, должность, профессия (специальность), а также требований работодателя к исполнению трудовой функции и кандидатуре работника.

При подборе вариантов временного трудоустройства не допускается:

– предложение одной и той же работы временного характера дважды;

– предложение несовершеннолетнему гражданину работы временного характера, которая связана с переменой места жительства, без его согласия;

– предложение работы временного характера, условия труда которой не соответствуют требованиям охраны труда;

– предложение работы, время выполнения которой совпадает с временем учебы.

Несовершеннолетний гражданин осуществляет выбор варианта временного трудоустройства из предложенного перечня и выражает свое согласие на направление для участия во временном трудоустройстве.

Несовершеннолетний гражданин имеет право выбрать несколько вариантов временного трудоустройства из предложенного работником центра занятости населения, осуществляющим функцию по предоставлению государственной услуги, перечня.

Получение направлений для участия во временном трудоустройстве

Работник центра занятости населения на основании выбранных несовершеннолетним гражданином вариантов работ временного характера по согласованию с ним оформляет не более двух направлений для участия во временном трудоустройстве одновременно.

Несовершеннолетний гражданин подтверждает факт получения направления для участия во временном трудоустройстве (при наличии вариантов временного трудоустройства) своей подписью в соответствующем бланке учетной документации.

Работник центра занятости населения фиксирует результат предоставления государственной услуги в регистре получателей государственных услуг в сфере занятости населения (банке работников).

Передача личного дела получателя в текущий архив центра занятости населения

Работник центра занятости населения уведомляет несовершеннолетнего гражданина о необходимости предоставления информации о результатах собеседования с работодателем, представления в центр занятости населения выданных направлений для участия во временном трудоустройстве с отметкой работодателя и срочного трудового договора о временном трудоустройстве, заключенного с работодателем (в случае заключения срочного трудового договора).

Работник центра занятости населения передает личное дело получателя государственных услуг в текущий архив центра занятости населения.

Соответствие требованиям I-9 и E-Verify в США

Примечание редактора: Министерство внутренней безопасности США (DHS) объявило о нескольких временных политиках в отношении подтверждения занятости по форме I-9 в связи со вспышкой COVID-19 . См. Раздел «Временные правила в отношении COVID-19».

Предыстория

Закон об иммиграционной реформе и контроле (IRCA) 1986 года требует, чтобы все работодатели США, независимо от размера, заполняли форму I-9 при найме нового сотрудника для работы в Соединенных Штатах.При определенных обстоятельствах может потребоваться повторное подтверждение права на работу в США.

Федеральное правительство использует E-Verify для усиления соблюдения федерального иммиграционного законодательства. E-Verify является обязательной для федеральных подрядчиков с контрактами, содержащими пункт E-Verify Федерального постановления о закупках (FAR), а в некоторых штатах требуется использование E-Verify для работодателей. Другие работодатели могут добровольно использовать E-Verify для заполнения формы I-9.

Федеральный закон

В 1986 году Конгресс принял IRCA в попытке решить проблему людей, незаконно иммигрирующих в Соединенные Штаты и получающих работу в U.С. работодатели. IRCA требует, чтобы все работодатели, независимо от количества сотрудников, проверяли личность новых сотрудников и их право на работу в США. За наем работников без документов могут налагаться гражданские и уголовные штрафы и взыскания; лица, ответственные за соблюдение IRCA, могут нести личную ответственность. IRCA также запрещает дискриминацию по признаку гражданства или национального происхождения.

IRCA запрещает работодателю:

Сознательно нанимать иностранца, не имеющего разрешения на работу.
Наем любого физического лица без подтверждения личности и разрешения на работу.
Продолжение работы лица, если работодатель знает или должен знать, что это лицо не имеет права работать.
Умышленное подделка, подделка, изменение или фальсификация любого документа для удовлетворения любых иммиграционных требований.
Сознательное использование, принятие или получение поддельных документов для удовлетворения иммиграционных требований.
Дискриминация при приеме на работу или увольнении гражданина или будущего гражданина на основании национального происхождения или статуса гражданства.
Умышленное требование к сотруднику предоставить какой-либо конкретный документ или комбинацию документов для целей формы I-9.
Намеренное требование к сотруднику предоставить больше или отличных от сотрудника документов, чем это минимально требуется для процесса подтверждения занятости.
Умышленный отказ признать документы, которые разумно кажутся подлинными.

Подтверждение занятости не требуется для людей, нанятых до 7 ноября 1986 года. Сотрудники, включая лиц, находящихся в стране нелегально, имеют статус дедушкино, если их трудоустройство началось до 7 ноября 1986 года и “продолжается”. «Работа« продолжается », когда сотрудник переводится в пределах компании в другое место, возвращается из утвержденного работодателем оплачиваемого или неоплачиваемого отпуска, отзывается из увольнения, которое не привело к увольнению, или работает в связанном или преемник работодателя. Сотрудники теряют статус дедушки, когда они законно увольнены работодателем, увольняются или не имеют разумных ожиданий повторного найма.

Министерство внутренней безопасности США (DHS) время от времени пересматривает форму I-9, а работодатели должен использовать текущую версию формы I-9 для новых сотрудников и повторной проверки.Работодатели могут найти самую последнюю форму на веб-сайте Службы гражданства и иммиграции США (USCIS). Версия формы I-9 на испанском языке доступна для использования только в Пуэрто-Рико.

См. :

Форма I-9 Подтверждение права на трудоустройство

USCIS I-9 Central

Справочник для работодателей: Руководство по заполнению формы I-9

Заполнение формы I-9

Сотрудник должен заполнить Раздел 1 формы I-9 до первого дня работы. Работодатель должен заполнить Раздел 2 Формы I-9 до конца третьего рабочего дня или в течение 72 часов после начала работы, даже если у сотрудника нет графика работы в течение некоторого или всего этого периода. Для лиц, нанятых на три дня или менее, вся форма должна быть заполнена не позднее первого дня работы за заработную плату. Работодателям не запрещается заполнить форму I-9 до начала приема на работу, если предложение о работе было сделано и принято. См. 10 основных ошибок при работе с формами I-9 и кому нужно заполнять форму I-9? Есть ли исключения из требования I-9?

Для заполнения формы I-9 сотрудник должен предоставить определенные документы, удостоверяющие личность и право на трудоустройство.Сотрудник должен заполнить Раздел 1 формы; однако в конечном итоге работодатель несет ответственность за надлежащее заполнение формы I ‑ 9 и должен обеспечить, чтобы раздел 1 формы был правильно заполнен работником. См. Могу ли я заполнить Раздел 1 формы I-9 для сотрудника?

Работодатель несет ответственность за заполнение Раздела 2 Формы I-9, проверяя документы, представленные сотрудником, и записывая номера документов и даты истечения срока действия в соответствующих столбцах. Затем работодатель должен подтвердить на бланке, что документы: а) обоснованно кажутся подлинными, б) касаются физического лица и в) разрешают ему работать. В форме I-9 перечислены документы, которые подходят для завершения процесса.

Копирование документов, представленных работником, разрешено и является обычной практикой, чтобы работодатели могли доказать соответствие требованиям формы I-9, но при этом не требуется делать и хранить копии документов. Если копии делаются, работодатели должны гарантировать, что политика неуклонно соблюдается во всех ситуациях.Полезно приложить скопированные документы к форме I-9 сотрудника, чтобы документы не разделялись в процессе подачи. Копии могут быть полезны для исправления проблем, выявленных во время периодической самооценки или перед государственным аудитом. Простое копирование документов без заполнения формы I-9 не является соответствием IRCA. См. Копирование документов I-9: хорошая или плохая идея?

Случаи, когда заполнение Формы I-9 отличается от нормы

В некоторых ситуациях указанные выше правила могут отличаться:

Повторная проверка . Если документ разрешения на работу сотрудника имеет дату истечения срока действия, работодатель должен подтвердить право сотрудника на работу до этой даты истечения срока действия. Кроме того, если в Разделе 1 указана дата истечения срока действия разрешения на работу, работодатели должны подтвердить разрешение на работу не позднее указанной даты. Согласно USCIS, «Дата истечения срока действия разрешения на работу, указанная вашим сотрудником в Разделе 1, может не совпадать с датой истечения срока действия документа, записанной вами в Списке A или Списке C в Разделе 2.Для целей повторной проверки следует использовать более раннюю дату, чтобы определить, когда необходима повторная проверка ». ¹

Необходимость повторной проверки вызвана документом, представленным сотрудником, и ячейкой, которую сотрудник проверяет в Разделе 1 Формы I. -9. Работодатели должны создать систему, чтобы напоминать им, когда срок действия документов сотрудника истечет и их необходимо будет перепроверить. Несвоевременная перепроверка может быть истолкована как сознательное продолжение работы иммигранта, не имеющего разрешения на работу.Повторная проверка выполняется путем изучения нового документа о разрешении на работу и заполнения Раздела 3 формы.

Повторная проверка – это , а не , необходимая для документов, удостоверяющих личность (Список Б). Паспорта США, действительные или просроченные, никогда не требуют повторной проверки, равно как и регистрация иностранцев или карты постоянного жителя.

Для получения дополнительной информации о повторной проверке форм I-9, см. Как обновить или повторно проверить формы I-9.

Повторный прием . Новую форму I-9 не нужно заполнять для людей, повторно принятых на работу в течение трех лет после заполнения предыдущей формы I-9. Вместо этого работодатель может обновить предыдущую форму I-9, подтвердив, что первоначально представленный документ о праве на трудоустройство остается в силе. Если это так, работодатель может просто указать дату повторного найма в Разделе 3 формы. Однако, если была выпущена новая версия формы I-9, сотрудник должен предоставить документы из текущего списка приемлемых документов, а работодатель должен заполнить текущую версию формы I-9 и сохранить ее вместе с ранее заполненной формой I-9. .Некоторым работодателям легче заполнить новую форму I-9 для всех повторно нанимаемых на работу.
Использование агентов . Работодатель может рассчитывать на направление от государственной службы занятости, если работодатель должным образом хранит соответствующую документацию направления, подтверждающую право работника на трудоустройство. Работодатель также может делегировать обязательства по проверке третьей стороне или агенту, но в конечном итоге работодатель несет ответственность за соблюдение требований проверки и запретов на прием на работу. См. Должен ли я как работодатель самостоятельно заполнять все формы I-9?

Сохранение формы I-9 и документов

Работодатели должны хранить заполненную форму I-9 сотрудника до тех пор, пока он работает на работодателя. После увольнения сотрудника работодатель должен определить, как долго после увольнения должна храниться форма I-9: либо через три года после даты найма, либо через год после даты увольнения, в зависимости от того, что наступит позже. См. Как хранить и подавать формы I-9.

Средства правовой защиты и штрафы

Работодатели должны проявлять осторожность, чтобы не переборщить с методами проверки занятости. С одной стороны, IRCA и форма I-9 требуют от работодателей большой бдительности. Но если работодатели станут чрезмерно усердными в попытках отказать в приеме на работу иммигрантам, не имеющим документов, они могут вступить в противоречие с положениями о борьбе с дискриминацией и преследованием в IRCA и других федеральных законах, а также с аналогичными законами штата.

Сознательный прием на работу или продолжение работы неуполномоченного работника (нанятого после 6 ноября 1986 г.) может повлечь за собой гражданские штрафы. См. Обзор проверки формы I-9.

Положения IRCA о дискриминации не применяются к работодателям с тремя или менее сотрудниками, но работодатели не должны рассматривать это как лицензию на дискриминацию. Государственные законы против дискриминации по этим признакам часто применяются ко всем работодателям, независимо от того, сколько у них сотрудников. Положения IRCA о дискриминации запрещают преследование людей, которые инициируют, помогают или участвуют в предъявлении обвинений в дискриминации.

Также незаконно со стороны работодателя указывать, какие документы работник может предъявить для подтверждения личности или трудоустройства. Работодатель не может настаивать на просмотре большего количества документов, чем это минимально необходимо для заполнения формы I-9. Работодатель не может отказать в приеме документов, которые кажутся достаточно подлинными. В совокупности эти измененные положения о дискриминации называются «злоупотреблением документами». Запрет на злоупотребление документами распространяется на всех работников, независимо от гражданства или иммиграционного статуса.

Нарушения оформления документов (в том числе невыполнение, сохранение или неспособность надлежащим образом заполнить, сохранить или сделать форму I-9 доступной для проверки) могут привести к штрафу в размере от 234 до 2332 долларов за каждого человека, для которого проверка была неправильной или пропущенной.

Размер любого штрафа определяется на основе размера бизнеса (выручка, заработная плата и количество сотрудников), добросовестности работодателя, серьезности нарушения, наличия у сотрудника неавторизованного доступа и истории компании. что касается предыдущих нарушений.Добросовестной попытки выполнить требования IRCA может быть достаточно, чтобы избежать штрафных санкций (за исключением случаев, когда работодатель не устраняет недостатки в течение 10 дней с момента уведомления DHS или совершает систематические нарушения).

Работодатель, который, как было установлено, участвовал в схеме или практике сознательного найма иммигрантов без документов (или который продолжает нелегально нанимать людей в стране, несмотря на то, что он знает, что они не имеют права работать в Соединенных Штатах), может быть подвергнут штрафам, тюремное заключение сроком на шесть месяцев или и то, и другое.

Лица, использующие поддельные документы (или документы, принадлежащие другому лицу) для подтверждения права на трудоустройство (подделка документов), могут быть оштрафованы, лишены свободы на срок до пяти лет или и того, и другого.

Работодатели, уличенные в несправедливой иммиграционной практике, могут быть обязаны нанимать или восстанавливать (с выплатой или без выплаты) сотрудников, подвергшихся дискриминации, размещать уведомления о правах сотрудников и обязанностях работодателя и обучать персонал, участвующий в найме и трудоустройстве. проверка на соответствие требованиям закона.

DHS использует уголовные положения кодекса США для обеспечения соблюдения иммиграционного законодательства, и в ситуациях, когда DHS считает, что работодатель сознательно нанимает иммигрантов без документов, может быть возбуждено уголовное дело. Кроме того, если работодатель плохо соблюдает форму I-9 или если работодатель нанимает значительное количество иммигрантов без документов, DHS может сделать вывод, что работодатель должен был знать, что этим работникам не разрешено работать в США, даже если они могли представить документы, которые разумно казались подлинными. Преступлением является:

Ввоз или попытка ввоза иммигранта без документов в Соединенные Штаты, кроме как через порт въезда, назначенный DHS.
Транспортировать или пытаться перевезти или переместить такого иммигранта без документов в пределах Соединенных Штатов.
Скрывать, укрывать или защищать от обнаружения или пытаться скрыть, укрывать или защищать от обнаружения такого иммигранта без документов.
Поощрять или побуждать иммигранта без документов приехать, въехать или проживать в Соединенных Штатах, зная или безрассудно игнорируя тот факт, что это нарушит закон.
Участвовать в заговоре с целью совершения любого из предшествующих действий или способствовать или подстрекать к совершению любого из предшествующих действий.
Сознательно нанять не менее 10 иммигрантов без документов в течение 12-месячного периода.

Возможное наказание за эти нарушения составляет от пяти до 20 лет лишения свободы.

См. :

Штрафы по форме I-9 увеличены на 2020 год

ICE Планирование всплеска проверок I-9 этим летом

Разница между рейдами ICE и аудитами

Добросовестное положение закона, которое позволяет люди, совершающие технические или процедурные сбои в форме I-9 в течение 10 дней для исправления такого сбоя без штрафных санкций, не распространяется на физическое или юридическое лицо, которое участвовало или участвует в схеме или практике найма, найма или направления несанкционированных рабочие. См. 20 лет спустя: памятка о добродетели и «добросовестность» по-прежнему имеют решающее значение для соблюдения требований I-9.

Форма I-9 для аудита и исправлений

Чтобы обеспечить соблюдение закона, работодатели должны с самого начала точно заполнить форму I-9. Однако случаются ошибки, и специалисты по персоналу могут позже обнаружить ошибки в этих формах. Хорошей практикой является периодический аудит и внесение любых необходимых исправлений в I-9. Некоторые ошибки формы I-9 являются техническими и могут быть исправлены, но другие являются существенными и могут потребовать новые формы I-9 в дополнение к исходным формам.Периодические самоаудиты и исправления могут помочь работодателям продемонстрировать добросовестные усилия по соблюдению закона в случае государственного аудита.

См. :

Руководство для работодателей, проводящих внутренние аудиты для проверки соответствия требованиям занятости по форме I-9

USCIS: Исправление формы I-9

Самостоятельная проверка ваших форм I-9? Знать эти правила

Как проводить аудит I-9

E-Verify

E-Verify – это интернет-система, управляемая DHS в партнерстве с Администрацией социального обеспечения (SSA).E-Verify позволяет участвующим работодателям электронно проверять право на трудоустройство своих вновь нанятых сотрудников.

Подрядчики с федеральным контрактом, содержащим пункт FAR E-Verify, должны использовать E-Verify для своих новых сотрудников и всех сотрудников (существующих и новых), назначенных по контракту. Кроме того, федеральные подрядчики, имеющие контракт, содержащий пункт FAR E-Verify, должны соблюдать особые правила при заполнении и обновлении формы I-9. См. E-Verify Ресурсы работодателя и E-Verify для федеральных подрядчиков.

Процесс E-Verify включает следующие шаги:

Работодатель вводит информацию о сотруднике из формы I-9 в E-Verify и отправляет информацию для создания дела.
E-Verify сравнивает информацию с записями, доступными Министерству внутренней безопасности США и Управлению социального обеспечения, включая:

Паспортные и визовые данные США.
Записи об иммиграции и натурализации.
Информация о государственных водительских удостоверениях и документах, удостоверяющих личность.
Записи Управления социального обеспечения.

E-Verify иногда отображает фотографию, которую работодатель может сравнить с фотографией в документе сотрудника, чтобы убедиться, что фотография документа не была изменена.
E-Verify предоставляет один из следующих результатов:

Разрешено трудоустройство – информация сотрудника соответствует записям, доступным SSA и / или DHS.
Идет проверка – это дело было передано в DHS для дальнейшей проверки.
Предварительное неподтверждение – информация не соответствует записям, доступным SSA и / или DHS. Требуются дополнительные действия.
Продолжение дела – Сотрудник посетил местный офис SSA или связался с DHS, но для определения окончательного результата дела требуется больше времени.
Закрыть дело и подать повторно – SSA или DHS требует, чтобы вы закрыли дело и создали новое дело для этого сотрудника. Этот результат может быть выдан, если данные в паспорте, паспортной карте или водительских правах сотрудника неверны.
Окончательное неподтверждение – E-Verify не может подтвердить право сотрудника на трудоустройство после посещения SSA или обращения в DHS.

Если система E-Verify выдает предварительное неподтверждение (TNC) в ответ на запрос, работодатель должен предоставить сотруднику уведомление, созданное E-Verify, а также информацию о том, как оспорить TNC. Если сотрудник решает оспорить TNC, работодатель должен предоставить ему рекомендательное письмо, выданное E-Verify, содержащее инструкции и контактную информацию.Сотруднику разрешается восемь рабочих дней федерального правительства для связи с соответствующим федеральным агентством. Работодателю не разрешается увольнять сотрудника или предпринимать какие-либо неблагоприятные действия против сотрудника до тех пор, пока он не получит Окончательное неподтверждение или уведомление о том, что сотрудник решил не оспаривать TNC.

Законы штата, касающиеся проверки права на трудоустройство

Многие штаты приняли законы, требующие от работодателей, ведущих дела со штатом, проверки правового статуса каждого работника для работы в Соединенных Штатах.Работодатели должны проверить требования государственного законодательства в отношении иммиграции и трудоустройства в штатах, где они нанимают сотрудников.

Несколько штатов также приняли законы, требующие от всех или некоторых работодателей регистрации и использования E-Verify. Для всех штатов, в которых законодательство E-Verify еще не принято, регистрация E-Verify является добровольной. См. Инструмент сравнения законов разных штатов.

Развитие законодательства штата в этой области постоянно меняется, поскольку федеральные, государственные и местные органы власти пытаются решать вопросы, связанные с иммиграцией.Соответственно, читателям предлагается изучить текущее состояние федерального, государственного и местного законодательства при попытке соответствовать стандартам проверки права на трудоустройство, и особенно при принятии мер, которые могут привести к отказу в приеме на работу или увольнению на основании нарушения стандарты иммиграционного права.

Шаблоны и инструменты

Ресурсы

Что вам нужно знать … Форма I-9

Формы

Форма I-9

I-9: Контрольный список аудита I-9

I -9 Меморандум о повторной проверке

Процедура аудита I-9

Презентации

Тренинг по форме I-9 для новых менеджеров: понимание и заполнение формы I-9

Сноска
¹ U.S. Служба гражданства и иммиграции. (2016, 25 февраля). Заполнение раздела 3, повторная проверка и повторный прием на работу. Получено с https://www.uscis.gov/i-9-central/complete-correct-form-i-9/completing-section-3-reverification-and-rehires

Проверка прав на трудоустройство | Занятость студентов

Прежде чем приступить к работе

В соответствии с Федеральным законом от вас требуется предоставить вашим работодателям оригиналы и еще не истекшие документы, подтверждающие вашу личность и разрешение на работу в США.S. Вы можете найти дополнительную информацию и список допустимых документов формы I9 в формате иллюстраций здесь , чтобы помочь вам определить, что следует использовать для работы студентов.

Ниже приводится список допустимых документов I9:

Список A Документы

Документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу

Документы из Списка А содержат удостоверение личности и разрешение на работу.Сотрудники-студенты, представляющие один (1) приемлемый документ Списка А, не должны требовать представления каких-либо других документов из Списков B и C. Некоторые документы из Списка A на самом деле представляют собой комбинацию из двух или более документов. В этих случаях представленные вместе документы считаются одним документом Списка А.

Паспорт США или паспортная карта США
Карта постоянного жителя или квитанция о регистрации иностранца (форма I-551)
Заграничный паспорт, содержащий временную печать I-551 или временную распечатанную отметку I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе
Разрешение на работу с фотографией (форма I-766)
В случае иностранца-неиммигранта, имеющего право работать на конкретного работодателя, связанного со статусом, заграничный паспорт с формой I-94 для формы I-94A, имеющий то же имя, что и паспорт, и содержащий подтверждение неиммиграционного статуса иностранца, как до тех пор, пока период одобрения еще не истек, и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям, указанным в форме
Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с действующей формой I-94 или формой I-94A, указывающей на неиммиграционный допуск в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между Соединенными Штатами и FSM, или RMI.

Список B Документы

Документы, удостоверяющие личность

Документы из Списка Б только удостоверяют личность. Сотрудники-студенты, которые решили представить документ из списка B, также должны представить документ из списка C.

Студенты могут предъявить один (1) из следующих документов Списка Б, срок действия которых не истек:

Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением Соединенных Штатов, при условии, что оно содержит фотографию или такую информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или такую информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
Школьный билет с фотографией
Карточка избирателя
U.S. Военный билет или призывная карточка
Удостоверение личности военнослужащего
Карта морского торговца береговой охраны США
Племенной документ коренных американцев
Водительское удостоверение, выданное канадским государственным органом Для лиц моложе 18 лет, которые не могут предъявить перечисленные выше документы:
Школьная успеваемость или табель
Справка из поликлиники, врача или больницы
Дневной уход или детский сад

Список C Документы

Документы, подтверждающие разрешение на работу

Документы, указанные в Списке C, только подтверждают разрешение на работу. Студенты, которые решили представить документ из списка C, должны также предоставить документ из списка B.

Студенты могут предъявить один (1) из следующих неистекших документов Списка C:

Карта с номером счета социального страхования, кроме той, на которой указано, что выдача карты не разрешает трудоустройство в США
Справка о рождении за границей, выданная Государственным департаментом (форма FS-545)
Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом (форма DS-1350)
Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или территории США с официальной печатью
Племенной документ коренных американцев
U.Удостоверение гражданина S. (Форма I-197)
Идентификационная карта для использования гражданином-резидентом США (форма I-179)
Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности (кроме перечисленных в Списке А)

Право на трудоустройство | Отдел кадров

(Закон об иммиграционной реформе и контроле – публичный закон 99-603; Руководство по политике AHRMS, 120)

Федеральный закон требует от работодателей проверять, что каждый человек, нанятый после ноября 6 августа 1986 г., имеет право работать в Соединенных Штатах, используя Право на трудоустройство. Форма подтверждения (Форма I-9).Если вы новый сотрудник, вам необходимо будет предоставить документы, удостоверяющие личность. вы и подтверждающие ваше право работать в этой стране и заполнить форму I-9 форма.

Хотя федеральное правительство может время от времени изменять список допустимых Документы I-9, в настоящее время принимаются следующие документы: Документы, которые можно использовать для подтверждения вашей личности и вашего права на работу: паспорт США, свидетельство о гражданстве США, свидетельство о натурализации, не истекший срок загранпаспорт с приложением разрешения на работу, квитанция о регистрации иностранца карточка с фотографией, карточка временного жителя с не истекшим сроком действия, неистекшая работа разрешительная карта, разрешение на повторный въезд с не истекшим сроком действия, проездной документ беженца с не истекшим сроком действия, или неистекший документ разрешения на работу, выданный Бюро по гражданству и иммиграционной службы (BCIS), которая содержит фотографию.

Заменяющие документы, которые могут быть использованы только для подтверждения вашей личности: выданные государством водительские права или удостоверение личности с фотографией или информацией, включающей ваше имя, адрес, пол, дата рождения, рост и цвет глаз; удостоверение личности, выданное федеральным органом, государственное или местное государственное учреждение или организация с фотографией или информацией, которая включает ваше имя, адрес, дата рождения, пол, рост и цвет глаз; школьное удостоверение личности с фотограф; регистрационная карточка избирателя; а U.С. военный билет или призывная карточка; а удостоверение личности военнослужащего; Карточка Моряка Торговца Береговой Охраны США; коренной американец племенной документ; водительские права, выданные канадским государственным органом; или, если вам меньше восемнадцати лет и вы не можете предоставить один из предыдущих документов: A школьная запись или табель успеваемости; справка из клиники, врача или больницы; или детский сад, или запись детского сада.

Альтернативные документы, которые могут быть использованы только для подтверждения вашего права на работу: Карточка социального обеспечения, выданная Управлением социального обеспечения; сертификат о рождении за границей, выданное Государственным департаментом; оригинал или заверенную копию свидетельство о рождении, выданное властями штата, округа, муниципалитета или отдаленного владения США с официальной печатью; документ индейского племени; а U.Удостоверение личности гражданина С. удостоверение личности для использования гражданином-резидентом США; или неистекший документ разрешения на работу, выданный BCIS.

Ваш отдел может помочь вам заполнить форму I-9 и другие формы, в том числе университетские. Форма подтверждения политики и форма W-4 об удержании налогов, которые необходимо заполнить и подписать в первый день вашей работы или до него. Эти формы должны быть заполнены и отправлены до того, как вы начнете работать в университете и должны быть отправлены в отдел кадров до того, как университет сможет выписать зарплату тебе.Вы можете скачать форму I-9 и другие с веб-сайта отдела кадров, или заполните формы в отделе кадров, если это удобнее. Нерезидент иностранцы должны заполнить свои формы W-4 в отделе кадров, чтобы обеспечить соблюдение Положение о налоговой службе.

7 мая 2010 г. 10:41

Необходимые документы о трудоустройстве | Высшая школа

Новые сотрудники и повторно нанимаемые (если последняя форма I-9 была заполнена более 3 лет назад) должны заполнить документы о трудоустройстве до начала любой работы в Western.

Осенний квартал TAs официальная дата начала приема на работу – 16 сентября.

1) Форма W-4

Скачать форму W-4.

Заполните, распечатайте и отправьте в отдел кадров.

Пожалуйста, укажите ваш постоянный адрес или адрес, по которому вы хотите, чтобы ваш W-2 был отправлен по почте в январе. Заполненная форма W-4 с действующим номером социального страхования или отметка о подтверждении, если вы подаете заявление на получение номера социального страхования, является условием работы в WWU. Отдел кадров требует эту форму до обработки платежной ведомости.

Если вы продолжаете работать помощником или работать по найму с предыдущего года, W-4 уже находится в файле. Если вы хотите изменить количество освобождений, отправьте новую форму W-4 в отдел кадров. Если ваш адрес W-2 изменится, отправьте онлайн-форму для изменения адреса из своей учетной записи Web4U. (Примечание: это тот же сайт, на котором вы можете изменить свой почтовый или постоянный адрес.)

2) Форма I-9

Скачать форму I-9.

HR в настоящее время заполняет все новые документы о найме через Zoom, и для всех заполнений I-9 требуется запись.Это будет продолжаться до тех пор, пока мы не сможем вернуться к работе в кампусе, и будет применяться к людям в этом районе и к тем, кто не является местным. Когда вы будете готовы заполнить форму I-9, свяжитесь с отделом кадров по адресу [email protected] или по телефону 360-650-7718, чтобы записаться на прием. Вы должны отправить форму I-9 и предоставить приемлемые документы, удостоверяющие личность , до начала работы .

Подтверждение права на трудоустройство требуется Министерством внутренней безопасности США для целей трудоустройства.I-9 должен быть заполнен не позднее 16 сентября для осеннего квартала TAs . Оригинал хранится в отделе кадров. Эта форма требуется до обработки платежной ведомости. Задержка с отправкой в HR может означать задержку в получении вашего платежного чека.

3) Информационная форма сотрудника

Заполните и отправьте онлайн-форму электронной подписи.

Дополнительные формы

Разрешение на прямой депозит

Онлайн-регистрация

Если вы предпочитаете заполнить бумажную форму, заполните бумажную форму и отправьте в отдел кадров.

Что нужно знать о документации для сотрудников

Как владелец бизнеса, если у вас есть сотрудники, вы несете юридическую и этическую ответственность за все документирование и ведение точного учета. Это включает в себя оформление документов с первого дня до дня, когда они уезжают. Если вы не уверены, что именно вам нужно сохранить в файле и какие действия необходимо предпринять, эта статья проведет вас через каждый стандартный шаг. Имейте в виду, что могут быть другие требования в зависимости от конкретных ситуаций и состояния, в котором вы ведете бизнес.

Посмотреть больше
Оформление документов в первый день
В первый день приема на работу сотрудники должны быть загружены большим количеством документов. Это обычное дело, и вы обычно не получите никаких вопросов от нового сотрудника о том, зачем им это нужно. Сотрудники привыкли к этому типу процесса, когда начинают новую работу. Однако, если вы не уверены в том, что именно вам нужно, этот список документов и роль, которую они выполняют, помогут вам разработать пакет первого дня для новых сотрудников.
Налоговые формы – Независимо от того, в каком штате вы ведете бизнес, ваши сотрудники должны заполнить форму W-4, которая является федеральной налоговой формой IRS. Он также известен как Свидетельство о удержании удерживаемого пособия наемного работника. Это форма, которая сообщит вам статус подачи документов сотрудника, чтобы вы могли гарантировать, что правильная сумма налогов будет списываться в каждый платежный период. В дополнение к этой налоговой форме, многие штаты также требуют заполнения налоговой формы, чтобы определить статус их государственной регистрации.Вы должны проверить с законами своего штата, чтобы определить, следует ли это включать в ваш пакет.
Форма I-9 USCIS – Форма I-9 – это форма подтверждения права на трудоустройство, требуемая на федеральном уровне. Сотрудники должны заполнить первый раздел формы в первый же день работы. Цель этой формы – убедиться, что сотрудник имеет законное право работать в Соединенных Штатах, а также как способ доказать, что он такой, каким он себя называет. После того, как они заполнили первый раздел этой формы, они должны предоставить вам оригинальную документацию.Вы сделаете копии этой документации для подтверждения оформления документов и вернете оригиналы сотруднику. Эту документацию вы также будете использовать для заполнения остальной части формы. Документация, которую они могут предоставить на законных основаниях в качестве доказательства, указана в документах I-9. Эта форма должна храниться в отдельной папке от других документов сотрудников, как того требует закон.
Форма сообщения о новом найме – В некоторых штатах требуется, чтобы новый сотрудник заполнил эту форму.Это форма, которую правительство штата будет использовать, чтобы определить, должен ли работник выплатить алименты, которые должны будут выплачиваться из его чека. Эта форма включает основную идентифицирующую информацию, которую сотрудник должен иметь в наличии в первый же день.
Формы льгот – Если вы предлагаете льготы своим сотрудникам, вам нужно будет предоставить им регистрационные формы, которые они могут заполнить за вас. Даже если им не нужно заполнять их в первый день, что часто бывает, вы все равно должны взять за правило заранее предоставлять им информацию и формы.Эта информация должна включать в себя доступные льготы, стоимость этих льгот как для отдельного сотрудника, так и для его семьи (для таких вещей, как медицинское и стоматологическое страхование), а также варианты плана, если таковые имеются.
Разные формы – У вас может быть несколько других форм, которые вам необходимо заполнить сотрудником. Это не требуется по закону, но вы можете сделать это наилучшим образом. Например, вы можете захотеть иметь формы, которые запрашивают контактную информацию для экстренных случаев, информацию о транспортном средстве, а также информацию для прямого депозита и банковскую информацию.Опять же, хотя это и не требуется, может быть хорошей идеей предложить такие вещи, как прямой депозит и предоставить своим сотрудникам формы.
Соглашение по желанию – Это форма, которую вы разработаете для своего бизнеса. Он служит юридическим документом, который подписывает сотрудник. Этот документ обычно содержит заявление о том, что сотрудник признает, что прием на работу осуществляется по желанию обеих сторон. Это означает, что их можно отпустить в любое время и по любой причине, и они могут делать то же самое.Некоторые компании предпочитают делать это как часть процесса подачи заявки, но другие делают это как часть документов первого дня. Некоторые состояния считаются произвольными, а некоторые – нет. Вам следует ознакомиться с местными законами, прежде чем добавлять его в свой пакет.
Соглашение о недопустимости конкуренции – Еще один юридический документ, который вы, возможно, захотите подписать своим сотрудникам, – это соглашение о недопущении конкуренции. С таким соглашением сотрудник, по сути, обещает с юридической точки зрения, что он не будет конкурировать с бизнесом.Это распространяется на определенный период после прекращения работы и не дает им возможности работать у конкурента. Следует иметь в виду, что этот тип соглашения является законным не во всех штатах, поэтому вам следует проверить свои местные законы и законы штата, чтобы убедиться, что вы не заставляете сотрудников подписывать что-то незаконное. Кроме того, они должны быть разумными в том смысле, что период времени и географический регион, на которые вы ссылаетесь в соглашении, не превышают ожидаемых. Вы должны убедиться, что то, чего вы ожидаете, является разумным как для компании, так и для отдельного сотрудника.
Соглашение о неразглашении – Вы также можете рассмотреть возможность добавления соглашения о неразглашении в свой пакет. Это еще один юридический договор, который, по сути, требует от сотрудника обещания не разглашать и не разглашать информацию частной компании, конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Это тот тип документации, который вы захотите иметь, если у вас есть конфиденциальные списки клиентов, конкретные формулы для ваших продуктов или другая конфиденциальная информация. Если есть вероятность, что эта информация будет предоставлена сотруднику, вы должны убедиться, что он подписал это соглашение о неразглашении, чтобы лучше защитить ваш бизнес.В этот документ должно быть включено объяснение возможной конфиденциальной информации, условий, способов обработки информации и возможных наказаний за нарушение соглашения.
Соглашение о запрете на вымогательство – Если у вас есть список клиентов, которых вы хотите защитить, другим юридическим документом, который следует рассмотреть, является соглашение о запрете на вымогательство. Этот тип соглашения требует от сотрудника согласия не привлекать клиентов вашего бизнеса и даже сотрудников компании к чему-либо, кроме деловых целей.Следует также указать, что, если они больше не работают с компанией, им вообще не следует связываться с ними. Если сотрудник отвечает за привлечение новых клиентов в ваш бизнес, вы можете добавить в соглашение пункт, исключающий некоторых людей, например их друзей или членов семьи. Кроме того, он также должен запрещать контакты, чтобы увезти их из компании, но не должен включать тех, кто уходит самостоятельно, если сотрудник увольняется из компании.
Арбитражное соглашение – Арбитражное соглашение – это то, что вы можете рассмотреть, если хотите избежать любых потенциальных судебных исков.Это соглашение, которое требует от сотрудников отказаться от своих прав на судебный процесс против вашего бизнеса, связанный с наймом. Вместо этого требуется, чтобы все эти потенциальные вопросы были переданы в арбитраж. Это помогает бизнесу, потому что это частное разбирательство, которое быстрее и проще для обеих сторон.
Это всего лишь примерный список некоторых документов, которые нужно включить в пакет вашего сотрудника. Некоторые из них требуются по закону, другие – нет; вы можете решить, хотите ли вы их включить, если это возможно.Имейте в виду, что в некоторых штатах все еще могут потребоваться дополнительные формы, поэтому вам следует проверить свои местные законы и законы штата, чтобы убедиться, что вы покрываете всю необходимую документацию в вашем районе, когда дело доходит до первого дня сотрудника.
Документирование производительности сотрудников
Помимо ведения файла сотрудника на основе документов, необходимых в первый день, вы также должны документировать производительность сотрудников. Это важно по разным причинам, включая:
наличие доказательств в поддержку повышения по службе или признания сотрудника;
предоставляет доказательства проблем с производительностью и их своевременного обсуждения;
предоставляет историю улучшений сотрудников или проблем с течением времени, чтобы показать события, как они происходили, и как ими управляли;
предоставляет документацию в поддержку увольнения сотрудника, повышения или понижения заработной платы или даже объяснения причин отсутствия увеличения или уменьшения заработной платы; и
, демонстрирующее доказательство того, что любые проблемы с производительностью обсуждались с сотрудником и что им было дано достаточно времени для улучшения.
Что и когда нужно документировать
Когда дело доходит до документирования результатов работы сотрудников, важно понимать, что документировать. Вы всегда должны документировать результаты работы сотрудников, будь то положительные или отрицательные. Вам необходимо задокументировать то, что было сказано в разговоре или встрече с сотрудником, чтобы обсудить эти вещи. Кроме того, если во время разговора будут достигнуты какие-либо договоренности, такие как цель, требуемые улучшения или сроки, это должно быть задокументировано.Это касается обеих сторон и должно включать в себя то, что менеджер сказал или согласился. Каждый раз, когда проводится собрание для обсуждения производительности, вы должны убедиться, что это задокументировано.
Как показывает практика, для каждого сотрудника должно проводиться не менее двух проверок эффективности ежегодно. Многие компании предпочитают делать это в середине и в конце года. Это хорошая практика, потому что вы можете сообщить сотруднику о любых проблемных областях в середине года, чтобы они могли поработать над ними до проверки в конце года.Однако, если вы имеете дело с сотрудником, у которого проблемы с производительностью, вы можете чаще встречаться с ним, чтобы обсудить улучшения, составленный план и многое другое. Хотя рекомендуется минимум два раза в год, вы всегда можете делать больше, если хотите.
Как документировать
Помимо знания того, что документировать, вы также должны знать лучший способ документирования. Лучшая практика – записывать информацию во время встречи или сразу после ее окончания.Это связано с тем, что информация еще очень свежая, и если вы подождете день или больше, чтобы ее задокументировать, вы можете забыть некоторые ключевые части соглашения. Это повлияет на качество документации, потому что она основана на памяти, а не на том, что на самом деле произошло на собрании. Вы не должны пытаться восстановить информацию в документации позже, потому что это может создать для компании нежелательный риск. Вместо этого документация должна всегда быть чистой, организованной, аккуратной и содержательной.Кроме того, вам следует избегать мнений, потому что они не всегда основаны на фактах. Вам не следует пытаться интерпретировать поведение сотрудника, а вместо этого обрисовывать его поведение, чтобы любой, кто позже прочитает документацию, мог прийти к своим собственным образованным решениям.
Ведение файлов
После того, как вы собрали все файлы для сотрудника, вы также должны сделать все возможное, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии. Например, если ваш сотрудник изменяет свои налоги или информацию о прямом депозите, вам следует поместить новые копии форм в его файл.Кроме того, каждый раз, когда вы предоставляете отзыв о производительности сотрудников, вы должны включать его в файл. Вы должны иметь возможность переходить к файлу сотрудника и каждый раз находить самую свежую информацию. Для этого вы должны следить за тем, чтобы файлы сохранялись каждый раз при изменении. Вы должны сделать привычкой регулярно хранить новые документы и формы, чтобы вы знали, что файлы ваших сотрудников ведутся аккуратно. Это также важно в том случае, если вы в любое время подвергаетесь аудиту и вам нужно вытащить эти файлы, чтобы показать свою документацию.
Позвольте нам помочь вам начать работу сегодня. Щелкните здесь, чтобы создать свои кадровые документы.
Контрольный список новых сотрудников для работодателей Калифорнии
Калифорнийские работодатели предъявляют множество требований штата и местных властей к найму в отношении различных уведомлений, которые должны быть предоставлены новым сотрудникам. Работодатели также должны внимательно изучить документацию о приеме на работу, чтобы убедиться, что дополнительные документы, которые могут принести пользу компании, также предоставляются новым сотрудникам. В пятницу в пятницу излагаются пять ключевых областей, которые работодатели должны учитывать при разработке своего нового контрольного списка найма:
1.Письмо-предложение.
Письма с предложениями должны содержать как минимум следующие пункты:
Условия приема на работу
Обязанности по должности
Дата начала
Статус занятости по желанию
Освобожденный или не освобожденный статус
Заработная плата
Льготы, если есть
Другие условия работы (например, кандидат должен пройти медицинский осмотр, тест на наркотики или проверку биографических данных)
2. Предоставьте новому сотруднику справочник сотрудника и получите подписанное уведомление о получении.
3. Предоставить необходимых форм и брошюр.
Работодатели Калифорнии должны предоставить следующие документы, например:
I-9 Проверка права на трудоустройство завершена
Заполненные формы W-4 для удержания федеральных налогов и налогов штата
Брошюра о времени компенсации работникам по найму: форма назначения личного хиропрактика или акупунктуриста и форма назначения личного врача
Брошюра о сексуальных домогательствах (DFEH-185P)
Брошюра о страховании по инвалидности EDD (форма DE 2515)
Брошюра об оплачиваемом семейном отпуске (форма DE 2511)
Уведомление о заработной плате и трудоустройстве для сотрудников (раздел 2810 Трудового кодекса.5) (Форма DLSE-NTE). Эта форма требуется только для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, и более подробную информацию о форме можно прочитать здесь.
Новые варианты покрытия на рынке медицинского страхования и форма медицинского страхования (Форма OMB № 1210-0149)
Общее уведомление о правах на продолжение страхового покрытия в соответствии с Законом о согласовании консолидированного омнибусного бюджета (COBRA) (если 20 или более сотрудников и работодатель предлагают план медицинского страхования)
Брошюра о правах жертв домашнего насилия, сексуального насилия и преследования
Разрешение на работу для несовершеннолетних (если применимо) (CDE Form B1-4)
Обратите внимание, что многие из перечисленных выше государственных форм должны быть предоставлены сотруднику на его основном языке.Работодатели также должны проверить свои местные города и округа, чтобы убедиться, что они предоставляют любые другие необходимые документы. Например, город Сан-Диего требует, чтобы работодатели предоставили и подтвердили получение сотрудником формы уведомления о заработанном отпуске по болезни и минимальной заработной плате.
4. Подать отчет о новом сотруднике (-ах) в течение 20 дней с даты приема на работу (форма DE 34).
5. Заполните любые другие требования или документы, специфичные для работодателя:
Арбитражное соглашение
Ориентационные / учебные документы
Соглашение о конфиденциальности / неразглашении
Форма прямого депозита
Любые другие специальные формы компании
5.2 Подтверждение права на трудоустройство (Форма I-9)
Кадровый бюллетень 8.18 описывает политику реализации федерального закона о реформе и контроле иммиграции от 1986 года . Меморандум о человеческих ресурсах 8-95 разъясняет требования закона о недискриминации. Федеральный закон о реформе и контроле за иммиграцией 1986 года требует, чтобы работодатели нанимали только граждан США, а иностранцев, имеющих право работать в США. Форма I-9 Службы иммиграции и натурализации США была разработана для работодателей для проверки. что люди имеют право работать в U.С.
Форма I-9 должна быть заполнена в течение трех рабочих дней с даты приема на работу для сотрудников, нанятых после 31 мая 1987 г. Для заполнения формы I-9 сотрудник должен предоставить определенные документы для установления как личность сотрудника и право на трудоустройство . Ссылка на форму I-9:
Документы, перечисленные в форме I-9, являются единственными документами, которые могут быть запрошены для установления личности и права на трудоустройство . Агентства не могут запрашивать или требовать документы, не указанные в списках A, B или C.Агентство по найму несет ответственность за проверку представленных документов и убедитесь, что они выглядят подлинными и относятся к рассматриваемому лицу.
Если человек не может заполнить форму или нуждается в ее переводе, агентство-работодатель должно оказать ему помощь. Вопросы, касающиеся этой ситуации, следует направлять сотрудникам агентства по обеспечению равных возможностей трудоустройства или представителям отдела кадров агентства. В случае, если требуется составитель или переводчик, он или она должны прочитать форму сотруднику; помощь по мере необходимости, с заполнением информации о сотруднике; и попросите сотрудника подписать или отметить форму.Затем составитель или переводчик должен заполнить «Сертификат составителя / переводчика», указанный в форме.
Форма I-9 должна храниться не менее трех лет. Если человек работает более трех лет, форма I-9 должна храниться не менее одного года после того, как он или она уволятся с работы. Кроме того, агентства должны быть готовы предоставить формы для проверки сотруднику INS или DOL по запросу (агентства будут уведомлены о проверке не менее чем за три дня).
Меморандум
HR 8-95 разъясняет требования о недискриминации Закона о реформе и контроле иммиграции от 1986 года . Правительство штата Мэн не должно дискриминировать лиц, которые установили право жить и работать в Соединенных Штатах. За пределами США. граждане могут получить статус законных постоянных или условных резидентов США на основании карты иностранца-резидента или карты условного иностранца-резидента , , которую обычно называют «зеленой картой».С такими неамериканскими гражданами, как с законными резидентами США, следует обращаться так же, как и с гражданами Соединенных Штатов в отношении занятости.
В случаях, когда свидетельство о трудоустройстве включает имя негражданина США, агентство по найму должно подтвердить, что этот негражданин США имеет или имеет право на получение «грин-карты» или других документов, подтверждающих его или ее законное место жительства. . Если сертификация включает граждан США, агентство по найму должно проинформировать негражданина США о том, что невозможно обосновать условия, необходимые для получения грин-карты, связанной с работой.«
ДЛЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ:
INS Form I-9
Personnel Bulletin 8.18 (PDF)
HR Memorandum 8-95
~~103098PJS~~
092209JTC
.