Содержание

Разработка локальных нормативных актов для кадрового учета

Одним из видов услуг по ведению кадрового делопроизводства Департамента кадрового учета является разработка локальных нормативных актов для кадрового учета, которые являются основными документами, регламентирующими все процессы труда в организации или ИП.

Внутренние локальные нормативные акты кадрового учета должны быть разработаны не только в организациях различных организационно-правовых норм, но и у ИП, которые используют труд наемных работников. Необходимо отметить, что именно данный вид документов по труду является базовым и определяет  основные принципы других документов.

   

Что обязательно нужно предусмотреть?

Внутренние локальные нормативные акты кадрового учета должны закреплять и описывать нормы трудового права с учетом организации труда именно в Вашей организации или ИП, без переписывания всего трудового законодательства.

Основное внимание в этих документах должно быть уделено вопросам, которые законодательством дано решать на усмотрение организации (ИП) или на которые нормативно не дан четкий ответ. Это должны быть рабочие документы, которые позволят организовать и оформить трудовые отношения с Вашими работниками, обеспечив стабильность и гарантии Вашей организации или ИП.

К внутренним локальным нормативным акта кадрового учета в частности относятся:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение об оплате труда и премировании работников;
  • положение о защите персональных данных работников;
  • должностные инструкции работников;
  • положение о коммерческой тайне;
  • перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
  • другие нормативные положения и акты, точный перечень которых в кадровом делопроизводстве определяется особенностями организации труда и масштабами деятельности Вашей организации или ИП.

Рассмотрим несколько документов поподробнее…?

  • Правила внутреннего трудового распорядка. Эти правила закрепляют порядок приема и увольнения работников, основные права и обязанности как работника, так и работодателя, а также ответственность сторон, режим работы в организации или ИП, условия труда и время отдыха, а также другие вопросы организации труда работников именно у Вас.
    В соответствии с трудовым законодательством работодатели должны создавать для работников условия, необходимые для соблюдения ими дисциплины труда. Поэтому регулирование трудового распорядка на локальном уровне является одной из важных задач каждого работодателя.
  • Положение об оплате труда. В этом документе описывается все, что касается порядка и условий оплаты труда работников, их материального стимулирования и поощрения. Оно определяет выбранную организацией систему оплаты труда.
    Особое значение данное положение имеет в целях налогообложения, поскольку является документальным обоснованием расходов по оплате труда.
  • Положение о защите персональных данных работников. В соответствии с законодательством работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных своих работников в целях соблюдения прав и свобод человека и гражданина. Этот документ закрепляет порядок получения, хранения и использования персональных данных работников. Персональные данные работодатель получает при приеме работников на работу в виде копий их личных документов, а также в процессе их работы.
  • Должностные инструкции. Получив такой документ, работники будут четко знать свои права и обязанности при работе у Вас, а также тот функционал, который они должны выполнять, и что с них может требовать работодатель. Этот документ позволяет более полно описать все, что Вы хотите, чтобы Ваш работник выполнял, и что он должен уметь и знать, не переписывая постоянно трудовой договор под каждого конкретного работника.
  • Положение о коммерческой тайне и Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. Положение о коммерческой тайне определяет порядок получения, хранения и передачи информации, составляющей коммерческую тайну организации, работниками. Сама информация, которая для организации является коммерческой тайной, содержится в Перечне сведений составляющих коммерческую тайну. При приеме на работу работники должны подписывать Соглашение (обязательства) о неразглашении коммерческой тайны.
  • Это все внутренние нормативные акты по труду? Мы привели описание лишь некоторых внутренних нормативных актов, которые в обязательном порядке должны быть разработаны при ведении кадрового делопроизводства в Вашей организации или ИП. Единого перечня для всех не существует, поэтому мы подготовим перечень того, что с учетом Вашей отраслевой деятельности и организации труда Ваших работников должно быть у Вас.

.

Документы не только должны быть в наличии, но и защищать Ваши интересы.

Основу работы Департамента кадрового учета составляет комплексный и оптимальный подход к ведению каждого проекта по кадровому делопроизводству, а также ориентация на максимально точное отражение и защиту всех интересов наших клиентов в разработанных кадровых документах.

 

Контакты:

Звоните и мы ответим на все Ваши вопросы –
Пн-Пт с 10:00-19:00.

Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства

Трудовым законодательством предусмотрены следующие виды ответственности работодателя: материальная; административная; гражданско-правовая; уголовная. Предлагаем Вас ознакомиться с некоторыми последствиями привлечения к указанным видам ответственности.

Преимущества аутсорсинга

Очень многие руководители сегодня делают свой выбор в пользу кадрового аутсорсинга. Он стал востребован по следующим основным причинам: экономия финансовых и временных ресурсов; нет необходимости самостоятельно управлять кадровой службой, сосредоточив все свои управленческие решения на ведении бизнеса.

Кадровая документация

Трудовое законодательство содержит достаточно большой перечень кадровых документов, которые должны оформляться в организации или ИП, нанимающем работников. Однако, этот перечень не является одинаковым для всех, и требуется четко понимать, что необходимо разработать или оформить. Все начинается с разработки внутренних нормативных актов по труду.

Оптимизация кадрового документооборота. От каких документов можно отказаться, а на какие лучше обратить особое внимание в 2020 году?

Главная цель любого кадрового документа — защита интересов работодателя. Это значит, что при оптимизации кадрового документооборота нужно соблюдать баланс: с одной стороны, по максимуму упростить процедуру ведения кадрового документооборота, с другой — не нарушить требования законодательства и оформить документы в соответствии с законом.

Юрист, эксперт в области трудового права Александр Южалин рекомендует такой алгоритм оптимизации кадровой документации.

Шаг 1 — разделить все кадровые документы, которые сейчас ведутся в компании, на обязательные по закону и необязательные.

Сначала изучим полный список основных кадровых документов, обязательных для оформления работодателем:

1) Локальные нормативные акты:

1. Правила внутреннего трудового распорядка — статьи 189, 190 Трудового кодекса РФ.
2. Политика в отношении обработки персональных данных — статья 86 Трудового кодекса РФ, ст. 18.1. п.1. пп.6. Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».
3. Локальный акт, определяющий систему оплаты труда, — ст. 135 Трудового кодекса РФ.
4. Инструкции по охране труда — статья 212 Трудового кодекса РФ; порядок обучения по охране труда и проверке знаний требований охраны труда работников организаций — Постановление Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» (п.2.1.3).
5. Локальный акт, регулирующий порядок использования смывающих и (или) обезвреживающих средств, — Приказ Минздравсоцразвития России от 17.12.2010 N 1122н «Об утверждении типовых норм бесплатной выдачи работникам смывающих и (или) обезвреживающих средств и стандарта безопасности труда «Обеспечение работников смывающими и (или) обезвреживающими средствами» (может быть в инструкции по охране труда).
6. Локальный нормативный акт, содержащий сведения о квотируемых рабочих местах для инвалидов, — статья 24 п.1. Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации».

2) Локальные нормативные акты, которые могут оформляться при необходимости (в зависимости от категории работодателя и от внутренних процессов работодателя):

1. Коллективный договор — статья 40 Трудового кодекса РФ.
2. Должностные инструкции — статьи 57, 195.1 Трудового кодекса РФ.
3. Локальный нормативный акт, определяющий порядок аттестации работников, — статья 81 Трудового кодекса РФ.
4. Локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками подготовки или получения дополнительного профессионального образования, — статья 196 Трудового кодекса РФ.
5. Локальный нормативный акт по командированию — статья 168 Трудового кодекса РФ (может быть в ПВТР).
6. Локальный нормативный акт по служебным поездкам (для работников с разъездным характером работы) — статья 168.1 Трудового кодекса РФ (может быть в ПВТР).
7. Иные документы (в зависимости от конкретной ситуации).

3) Документы о стаже работника:

1. Трудовой договор и соглашения к нему — статьи 56, 57, 67 Трудового кодекса РФ.
2. Трудовые книжки — статьи 62, 65, 66 Трудового кодекса РФ.

4) Приказы (по личному составу):

1. Приказы о приеме — статья 68 Трудового кодекса РФ.
2. Приказы об увольнении — статья 84.1 Трудового кодекса РФ.
3. Приказы о применении дисциплинарного взыскания — статья 193 Трудового кодекса РФ.

5) Приказы, оформление которых предусмотрено законом:

1. Приказы о переводе — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (п. 10).
2. Приказы о привлечении к работе в выходной/нерабочий праздничный день — статья 113 Трудового кодекса РФ.
3. Приказы о создании различных комиссий (комиссия о расследовании несчастного случая, определении ущерба, примирительной комиссии и т.д.) — статья 248 Трудового кодекса РФ.
4. Решение об удержании из заработной платы — ст. 137 Трудового кодекса РФ.
5. Решение о направлении работника в командировку — Постановление Правительства № 749 от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (п. 3).
6. Приказ об отстранении от работы (вытекает из смысла, напрямую не указан) — ст. 76 Трудового кодекса РФ.

6) Документы по оплате труда:

1. Табель учета рабочего времени (или иной документ, в соответствии с которым ведется учет отработанного работником времени) — статьи 91 и 99 Трудового кодекса РФ.
2. Расчетный листок — статья 136 Трудового кодекса РФ.
3. Авансовый отчет, служебная записка с приложением документов, подтверждающих расходы при командировании, — Постановление Правительства № 749 от 13 октября 2008 г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (п. 3, 6, 26).

7) Документы по внутреннему взаимодействию работника и работодателя:

1. Заявления об увольнении по собственной инициативе, отпусках — статьи 80, 127, 128, 255, 256 Трудового кодекса РФ.
2. Уведомления от работодателя, например, об изменении условий трудового договора, о прекращении срока действия трудового договора или о предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с графиком отпусков — статьи 74, 79, 123, 180 Трудового кодекса РФ (рекомендую рассмотреть альтернативные формы).
3. Уведомление работодателем работников об их правах (если не прописано в локальном нормативном акте, может быть осуществлено через отдельное уведомление) — ст. 99 Трудового кодекса РФ. «Инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы», — ст. 113 Трудового кодекса РФ.

8) Иные кадровые документы:

1. Штатное расписание — статья 57 Трудового кодекса РФ.
2. График отпусков — статья 123 Трудового кодекса РФ.
3. Графики сменности — статья 103 Трудового кодекса РФ.
4. Личные карточки Т-2 — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (п. 12).
5. Письменное согласие работника на обработку персональных данных, письменное согласие на передачу персональных данных третьим лицам — ст. 88 Трудового кодекса РФ, ст. 6,9 Федерального закона №152 «О персональных данных».

9) Книги/журналы:

1. Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним — Постановление Правительства РФ № 225 от 16. 04.2003 г. «О трудовых книжках» (п. 40 41), Постановление Министерства труда и соц.развития РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (определяет внутренний вид данного журнала).
2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — аналогичная ссылка.
3. Журналы проведения инструктажей по охране труда (как правило, ведутся на каждый вид инструктажа отдельно) — Постановление Минтруда РФ № 1, Минобразования РФ № 29 от 13.01.2003 «Об утверждении порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» (п. 2.1.3), «ГОСТ 12.0.004-90. Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения».
4. Журнал учета движения путевых листов — Постановление Государственного Комитета РФ по статистике от 28 ноября 1997 г. N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
5. Журнал учета выдачи направлений на медицинский осмотр — п.8 Приказа Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н.

10) Документы по воинскому учету.

Шаг 2 — определить, какие ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ документы продолжать вести в бумажном виде, а какие перевести в электронный формат.

Об особенностях перехода на электронный документооборот читайте в статье «Электронный документооборот в кадрах: где и как уже сегодня стоит применить».

Шаг 3 — определить, от каких НЕОБЯЗАТЕЛЬНЫХ документов можно отказаться, а какие продолжить вести, но в электронном виде.

Как понять, что от документа можно отказаться? Ответьте себе на вопрос: «С какой целью оформляется данный документ и какие риски могут быть в случае его отсутствия?»

Если вы понимаете, что отказавшись от ведения данного документа, вы абсолютно ничего не потеряете (то есть интересы работодателя этот документ никак не защищает), смело принимайте решение об отказе от его ведения.

Если же документ защищает интересы вашей компании, следует рассмотреть второй вариант решения вопроса и начать вести его полностью в электронном виде.

Если вы все же примете решение о продолжении ведения необязательного документа, рекомендуется рассмотреть вопрос о переводе его полностью в электронный вид — для уменьшения времени и затрат на оформление. Основное требование в данном случае — определить порядок оформления таких документов в локальном нормативном акте вашей компании.

Если вы решите последовать нашим советам и используете вышеизложенный алгоритм оптимизации кадровой документации, вы увидите, что до 30% от общего числа кадровых документов давно можно было бы сократить или как минимум перевести в электронный вид. Не тратьте время на оформление кадровых документов, которые не несут практической пользы! Освободите себя от ненужной бумажной работы, чтобы получить время на решение действительно важных стратегических задач!

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Факультативные кадровые документы. Организация бизнеса: грамотное построение своего дела

Факультативные кадровые документы

1. Должностные инструкции

Важным этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций (ст. 68 ТК РФ) для сотрудников. Должностная инструкция – документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до работника под расписку.

Разработка должностных инструкций также очень важна для работодателя, так как в ней четко определены обязанности работника. Обязанность по составлению должностных инструкций фактически установлена только для государственных учреждений. Тем не менее наличие должностных инструкций не будет лишним и для коммерческой организации, особенно в случае возможных судебных споров с уволенными работниками. Работодатель сможет ответить на вопрос суда «Чем вы руководствовались при увольнении работника, делая вывод о ненадлежащем исполнении им своих обязанностей?», предъявив суду должностные инструкции работников.

Пример из практики: генеральный директор ООО уволил рекламного агента А. за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, выражающееся, по мнению генерального директора, в том, что А. не предоставлял ему отчетов о состоянии рынка рекламных услуг в письменном виде, а передавал информацию по телефону. Процедура увольнения была соблюдена безупречно. В ООО должностная инструкция рекламного агента отсутствовала, поэтому в ответ на упомянутый вопрос суда генеральный директор не смог сказать ничего. Трудовой договор предусматривал обязанность рекламного агента извещать руководство об изменениях на рынке рекламных услуг, но форму извещения (устную или письменную) не уточнял. Суд признал увольнение незаконным.

Должностные инструкции позволяют работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности; служат основой для проведения аттестации сотрудников; помогают избегать дублирования обязанностей между работниками с похожими должностями; позволяют работодателю доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания, наложенного на работника в связи с невыполнением им своих должностных обязанностей.

2. Личное дело

Факультативным для компаний является также наличие личных дел работников – совокупности документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит: личный листок по учету кадров; автобиографию; копии документов об образовании; копию документа об утверждении в должности; характеристики или рекомендательные письма; заявление о приеме на работу или трудовой договор; копию приказа о приеме на работу; список научных трудов и изобретений и др.

Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц и т. п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

3. Журнал учета личных дел

Личные дела учитываются в Журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

4. Личная карточка работника

С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш), администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке работника (форма Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В личной карточке работника дублируются записи, которые делаются в трудовой книжке работника, а также содержатся иные персональные данные работника, то есть информация, касающаяся конкретного работника, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и подлежащая записи.

5.  Положение о структурном подразделении

Положение устанавливает место подразделения в структуре компании, структуру подразделения, выполняемые им функции, взаимодействие с другими подразделениями компании и внешними организациями, права и ответственность должностных лиц подразделения. Его наличие не является обязательным для компаний, но тем не менее инспектор ГИТ может потребовать предъявления положения наряду с должностными инструкциями.

Подводя некоторый итог, необходимо ответить на следующий вопрос: какие риски для компании может повлечь отсутствие необходимого пакета кадровых документов и какие преимущества дает его наличие?

Как показывает практика, отсутствие кадровой документации в компании связано со следующими рисками:

Результатом первичной проверки соблюдения трудового законодательства в организации контрольно-надзорными органами является наложение административного штрафа до 100 МРОТ (ст. 19.4 КоАП) лично на должностных лиц компании и вынесение предписания об устранении допущенных нарушений. При повторном обнаружении нарушений трудового законодательства государственный инспектор труда имеет право вынести предписание о полном приостановлении деятельности предприятия до полного устранения выявленных нарушений, а также направить представление в суд о дисквалификации руководителя компании.

Отсутствие необходимых документов, четко регулирующих отношения работника и работодателя, создает почву для возможных конфликтов с работниками, от которых один шаг до жалоб в трудовую инспекцию и в суд.

Стоит вспомнить и о таком негативном последствии, как возможные нарушения корпоративной системы управления, что является следствием отсутствия необходимых процедур и четкого разделения полномочий и ответственности между работниками внутри компании.

В свою очередь, при постановке оптимального кадрового документооборота можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач.

Меры по постановке кадрового документооборота являются весьма результативной профилактикой рисков, связанных с проверками государственных контрольно-надзорных органов и шагом на пути формирования имиджа публичной, цивилизованной компании.

Таким способом можно формализовать кадровые процедуры, существующие в компании (прием на работу и увольнение работника, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение работника к материальной ответственности и т. п.).

Это чрезвычайно простой и удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально новую корпоративную структуру, единые принципы корпоративной культуры и корпоративного стиля, соответствующую динамике развития компании или же систематизировать уже существующую структуру, что обусловлено гибкостью и мобильностью системы кадровой документации.

Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» компании и ее сотрудников путем четкой регламентации, чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции компании.

На практике каждый работодатель решает сам, нужна ему или нет кадровая документация. Однако объективные тенденции развития российской экономики говорят о том, что цивилизованный подход к регулированию трудовых отношений постепенно становится одним из базовых условий ведения и развития бизнеса.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Бизнес переведут на электронный кадровый документооборот

Министр труда и социальной защиты РФ Антон Котяков сообщил сегодня, что полномасштабный переход компаний на электронный кадровый документооборот начнется уже в конце 2021 года.

Напомним, Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ предусмотрено проведение в России эксперимента по использованию отдельными работодателями и работниками электронных кадровых документов без их дублирования на бумаге.

Закон определяет основные правила эксперимента по ведению работодателями кадровых документов электронной форме без бумажного носителя. Фактически закон разрешает работодателям полностью перевести в электронный формат основные кадровые документы, но пока в качестве эксперимента.

В данном случае речь идет о трудовых договорах, оформлении отпусков и командировок, ведении учета рабочего времени, документах по охране труда и пр. При этом работодатели будут самостоятельно определять перечень документов, в отношении которых будет применяться электронная форма, а также выбирать структурные подразделения, где будет проводиться эксперимент. В законе отдельно прописано, что эксперимент не применяется в отношении трудовых книжек.

Согласно закону, эксперимент продлится до 15 ноября 2021 года.

Сегодня на церемонии подписания генерального соглашения между общероссийскими объединениями профсоюзов, работодателей и Правительством РФ на 2021-2023 годы глава Минтруда сообщил: «На сегодняшний день эксперимент по кадровому документообороту завершится 15 ноября 2021 года. За этот период мы совместно с нашими партнерами подготовим необходимые изменения в Трудовой кодекс, а также подготовим технологическую платформу для дальнейшей реализации. И планируем, что уже к концу этого года сможем вводить полномасштабно электронный документооборот».

При этом глава Российского союза промышленников и предпринимателей Александр Шохин заявил, что бизнес заинтересован в переводе кадрового документооборота в электронную форму.

«Мы заинтересованы в скорейшем внесении в Трудовой кодекс поправок, которые предоставляют право работодателю вести кадровое делопроизводство в электронном виде. Нам очень важно, чтобы эти поправки обеспечили право работодателя и формировали их компетенцию по переводу на электронный кадровый документооборот», – приводит слова Александра Шохина ТАСС.

Досье сотрудников и права сотрудников

Личное дело сотрудника обычно содержит информацию, касающуюся его работы, заработной платы и любых расследований неправомерных действий или медицинских проблем. В результате эти записи обычно считаются конфиденциальными и доступны только для работодателя и работника. Однако некоторые типы сотрудников могут получить доступ к файлам других сотрудников, например, когда руководителю необходимо просмотреть оценки производительности или когда отдел найма должен сравнить зарплаты сотрудников.

Закон о конфиденциальности ограничивает объем информации, которую федеральные агентства, государственные работодатели и военные могут хранить о своих сотрудниках.

Ваша компания может принять политику, в которой конкретно указывается, кто может просматривать ваше личное дело. Сотрудники, нарушающие эту политику, могут быть подвергнуты дисциплинарному взысканию.В то время как бумажные версии файла должны храниться запертыми в картотеке, электронные версии в базе данных вашего работодателя должны быть закрыты для общего доступа других сотрудников и храниться за паролем или другой системой аутентификации.

Медицинские записи

Любая информация о состоянии здоровья сотрудника должна соответствовать требованиям Закона об американцах с ограниченными возможностями (ADA). Эта информация должна храниться отдельно от основного личного дела.Люди, которые могут получить доступ к этой информации, должны быть ограничены руководителем сотрудника, страховыми компаниями и людьми, которым необходимо оказать сотруднику медицинскую помощь, а также государственными служащими, если это необходимо. Сотрудники, которые участвуют в групповых планах медицинского обслуживания через своих работодателей, имеют дополнительные права на конфиденциальность в соответствии с Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA).

Ваше право на просмотр вашего файла

Если вы хотите, чтобы такая информация, как ваш адрес и номер телефона в вашем личном деле, оставалась конфиденциальной, отправьте письменный запрос своему работодателю.

У вас, вероятно, есть право просматривать часть или все свое личное дело, хотя при его просмотре может потребоваться присутствие руководителя или другого представителя вашего работодателя. (Бывшие сотрудники иногда также имеют это право, как обсуждается ниже.) Вы, вероятно, не имеете права просматривать информацию в своем файле, которая относится к личной информации другого сотрудника или информацию о внутренних расследованиях вашего предполагаемого неправомерного поведения.Вы можете сделать копии некоторых документов в своем личном деле, хотя у вас меньше шансов скопировать информацию, относящуюся к обзору производительности, чем информацию, относящуюся к объективным данным, таким как ваша зарплата.

Даже если в законодательстве вашего штата прямо не предусмотрено, что вы имеете право просматривать свое личное дело, вы можете иметь это право, если ваша компания предусматривает это во внутренней политике. Многие компании делают это, чтобы укрепить трудовые отношения.

Бывшие сотрудники просматривают личные дела

В то время как в некоторых штатах разрешено просматривать свои личные дела только нынешним сотрудникам, в других штатах это право распространяется на бывших сотрудников. Иногда бывший сотрудник, которому разрешено просматривать свое дело, обнаруживает, что в нем есть документы, которых не было, когда они в последний раз видели его перед увольнением. Вы можете с подозрением относиться к этой ситуации и задаться вопросом, был ли документ создан после вашего расторжения, чтобы оправдать это. Это может быть так, а может и не быть. Если вы были уволены и рассматриваете возможность судебного иска, вы можете попросить просмотреть свой файл в той мере, в какой это разрешено политикой компании. Это даст вам четкое представление о том, что содержалось в файле на момент вашего прекращения.

Законодательство штата регулируется:

  • Как и если вы можете получить доступ к своему файлу
  • Если у вас есть право на копию вашего личного дела
  • Процесс исправления или оспаривания информации в вашем файле

Досье персонала: ведение дела

Ведение хорошего кадрового учета может помочь работодателю отслеживать эффективность сотрудников, демонстрировать соблюдение трудового законодательства и обосновывать спорное увольнение.С другой стороны, ненадлежащее ведение кадрового учета может привести к ответственности работодателя. Каждому работодателю важно знать, что следует, а что не следует делать в кадровом деле.

Кадровое досье каждого сотрудника должно документировать его или ее историю с компанией, с первого дня до увольнения, рассказывая историю этого человека с компанией – взлеты и падения, изменения в должности или обязанностях, а также обоснование любых решения, которые работодатель принял в отношении работника. Учитывая личный характер файлов сотрудников, их следует хранить в надежном месте и хранить в строгой конфиденциальности. Доступ должен быть ограничен для тех, у кого есть законная «необходимость знать» или как того требует закон.

Основная цель документирования – предоставить доказательства во время судебного разбирательства. Работодатели должны документировать так, как будто все однажды предстанет перед судьей и присяжными: используйте соответствующий язык, пишите ясно и лаконично, и будьте внимательны – и допускайте чрезмерное документирование.Если вы сомневаетесь, следует ли задокументировать инцидент, лучше задокументировать проблему. Хотя документирование занимает много времени и утомительно, лучше перестраховаться, чем сожалеть – каждый вопрос о приеме на работу может превратиться в судебный процесс.

Что должно быть включено ?

Документы по найму. Документация должна включать записи, полученные от сотрудника при приеме на работу: заявление, резюме, рекомендации, любые разрешения, полученные от сотрудника (т. д., проверка биографических данных или тестирование на наркотики), формы W-4 и I-9 сотрудника, а также любые формы выбора льгот / отказа.

Должностная инструкция. Должностные инструкции должны указывать основные функции или обязанности, ответственность и / или другие важные особенности конкретной должности. Описание должно включать любые требуемые конкретные навыки, ожидаемые усилия и / или результаты, а также должно описывать условия работы, такие как часы или место, в которых работа будет выполняться, и должно быть подписано сотрудником.Наличие документации по основным функциям работы в личном деле становится критически важным, если работодатель получает запрос сотрудника на разумное приспособление (например, ADA, Закон об американцах с ограниченными возможностями) или должен защищать иск о дискриминации по инвалидности.

Подтверждение получения справочников, политик и обучения компании. Файл должен включать документы, демонстрирующие, что сотрудник получил, прочитал и признал руководство и правила компании, включая сексуальные домогательства, дискриминацию, FMLA (Закон о семейных и медицинских отпусках) и политику в социальных сетях. Политики в области занятости следует пересматривать и обновлять ежегодно, и следует поощрять сотрудников читать любые обновления и задавать вопросы. Сотрудники всегда должны подписывать подтверждение того, что они получили материалы и понимают, что они обязаны прочитать их и задать вопросы. Благодарности должны храниться в личных делах сотрудников.

Записи об образовании и обучении. Подайте ny документы или результаты, относящиеся к тренингам и тестам, использованным для принятия решений о приеме на работу, связанных с повышением по службе , понижение в должности , перевод , увольнение или другие действия по найму.

Заработная плата и льготы. Информация, документирующая ставки заработной платы и других форм компенсации, включая любые изменения, должна быть включена в кадровый учет.

Рекорды производительности

Как работодатель, вы должны документировать как положительные, так и отрицательные аспекты работы и / или поведения вашего сотрудника. Это, пожалуй, самая важная категория в личном деле сотрудника. Почему? По одной причине: важно отслеживать успехи сотрудника в компании и уведомлять сотрудника о том, что его или ее производительность или поведение требует улучшения, или документировать, когда сотрудник добился хороших результатов и заслуживает признания.

Кроме того, личные дела часто играют решающую роль в защите работодателя от неблагоприятного решения о приеме на работу. Документация об эффективности или поведении сотрудников, содержащаяся в кадровой документации, может стать важным доказательством законной и законной причины, по которой работодатель применяет дисциплинарные меры или недобровольное увольнение. Таким образом, личные дела должны содержать документацию о любых дисциплинарных извещениях, письменных предупреждениях, отчетах об инцидентах, записях устных консультаций, выговорах / дисциплинарных отчетах, планах действий по повышению производительности, соглашениях о последней возможности или других документах, подтверждающих неблагоприятные действия при приеме на работу.

К сожалению, большинство менеджеров и руководителей не находят времени для тщательного документирования нарушений политики найма, показателей работы и поведения. Слишком часто работодатель начинает документировать неправомерное поведение только после того, как он принял решение уволить сотрудника, но хочет создать бумажный след, подтверждающий, что увольнение является действительным. Это плохая идея. Когда документация создается постфактум в ожидании судебного разбирательства, ее надежность снижается. Каждый работодатель должен регулярно выполнять , документируя:

  • Положительное и отрицательное поведение
  • Жалобы и благодарности коллег и клиентов
  • Вопросы явки и отгула
  • Производительность
  • Смена места работы, например повышение по службе и переводы
  • Нарушение политики или правил

Помимо проведения регулярных оценок эффективности, руководители должны документировать любые негативные взаимодействия сотрудников во время инцидента или вскоре после него, чтобы обеспечить точную запись того, что произошло. При документировании неправомерного поведения включайте факты – «кто, что, где, когда и как». Отметьте цель записи и при необходимости укажите любые последствия инцидента. Сообщите сотруднику о записи. Он / она не может стать лучше, не зная, в чем он / она нуждается.

Работодатели должны обсудить с ним оценку работы каждого сотрудника и попросить его подписать свою оценку. Работодатель может напомнить сотруднику, что его подпись не означает, что он согласен с ней, но признает, что работодатель обсудил ее с сотрудником и ему предоставили копию.Для документации, не связанной с оценкой эффективности, работодатель может отправить сотруднику электронное письмо, в котором запечатлевается неформальный разговор, и сохранить копию электронного письма, ответа сотрудника или квитанции о прочтении в личном деле.

Расследования и жалобы

Документируйте расследования и жалобы, относящиеся к сотруднику или поданные им. Работодатели должны сохранять документы, которые отражают характер жалобы, какие действия компания предприняла в ответ, указывают свидетелей и описывают окончательное решение по жалобе или расследованию. При незначительных проблемах допустимо ведение соответствующих документов в личном деле. Для более серьезных или деликатных жалоб или расследований (например, жалоб на преследование или дискриминацию со стороны или против сотрудника) работодатель должен вести отдельный файл.

Прекращение действия

Документы, использованные при увольнении, следует хранить в личном деле. Они могут включать, среди прочего, форму о расторжении, контрольный список о расторжении, отказы и соглашения о расторжении договора, а также анкеты для собеседований.Работодатель также должен иметь копию любой корреспонденции или документации, относящейся к возврату собственности компании, и копию уведомления о консолидированном омнибусном бюджете (COBRA), которое направлено сотруднику в его личном деле. Работодатель также должен вести учет всех производств по выплате пособий по безработице.

Что не должно быть включено ?

Определенные записи о сотрудниках следует хранить отдельно от личных дел, поскольку они являются защищенными конфиденциальными документами. Другие не могут использоваться в качестве основы для решений о приеме на работу и, следовательно, не должны смешиваться с документами, которые действительно служат основанием для таких решений, чтобы оградить работодателей от ответственности. К данной категории документов относятся следующие виды записей:

Все медицинские карты, включая медицинские осмотры перед приемом на работу; бланки заявлений на пособие по инвалидности; записки врачей; ходатайства о разрешении FMLA; запросы на размещение ADA; история компенсации работника; претензии и сопутствующие документы; пригодность к служебным результатам; оценка функциональной способности; направления, касающиеся участия сотрудника в программе помощи сотрудникам компании; результаты анализов на наркотики / алкоголь; запросы на возмещение медицинских расходов; информация о здоровье членов семьи сотрудника; а также любую документацию о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья или инвалидности.

Кредитные отчеты, , включая любую связанную с потребителями кредитную информацию, личные и / или финансовые данные.

Иммиграционные формы, , включая форму I-9 Службы гражданства и иммиграции США (USCIS) и подтверждающие документы, подтверждающие право на трудоустройство (разделение этих документов также упрощает для компании создание требуемых записей, если они подлежат государственному аудиту).

Документы, относящиеся к жалобам и расследованиям, , включая внутренние претензии, претензии государственных органов и судебные иски, которые должны храниться в файле до полного разрешения претензии или другого судебного разбирательства.

Заметки, отражающие личные мысли о сотруднике, которые не имеют ничего общего с должностными обязанностями или результатами работы сотрудника.

Данные о заработной плате , требуемые Законом о справедливых трудовых стандартах и ​​государственным трудовым законодательством, регулирующим типы и требования к записям и сопутствующим документам (например, приказы о внесении исправлений), которые должны храниться. Кроме того, в соответствии с Законом о справедливой оплате труда Лилли Ледбеттер от 2009 года работодатели теперь должны быть готовы задокументировать причины своих решений о заработной плате, поэтому эти записи также должны храниться.

Данные соискателя для кандидатов, которые не были приняты на работу, , включая объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на работу, поданные в любое агентство, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты теста на трудоустройство, кредитные отчеты, документацию о действительности тестов, используемых в процесс выбора и сопутствующая информация.

Ведение тщательных и полных записей о сотрудниках является важной обязанностью работодателей, и ее нельзя игнорировать или делать поверхностно. Инвестиции работодателя в ведение точной и последовательной истории всех своих сотрудников окупятся в неудачном случае судебного разбирательства или аудита.

Пять основных документов в личном деле ваших сотрудников

Кадровые дела – ваша первая линия защиты, когда дело доходит до судебного разбирательства. Собранная и задокументированная информация в личном деле – это самые первые документы, которые ваш адвокат рассмотрит, когда сотрудник подаст иск. Документы в вашем личном деле будут источником информации для обработки запросов и расследований со стороны правительства штата и федерального правительства.Кадровые файлы – это место, куда вам следует обращаться при рассмотрении требований о выплате пособия по безработице и компенсации работникам.

Этот аспект жизни персонала вызывает много вопросов. Что мне следует хранить в моем личном деле? У кого должен быть доступ к личным файлам? Должна ли быть конфиденциальна какая-либо часть личного дела? Где мне хранить свои личные дела? Ответы на эти вопросы могут предотвратить или смягчить любые судебные разбирательства против вашей компании, поэтому давайте поговорим об основах.

Кто должен иметь доступ к вашим кадровым файлам?

Доступ к кадровым файлам должен быть ограничен руководящими работниками и / или персоналом отдела кадров. Файлы персонала должны храниться в надежном месте, чтобы предотвратить кражу. Защита файлов персонала также не позволяет коллегам просматривать файлы в поисках конфиденциальной личной информации своих коллег. Лучший способ защитить файлы персонала – использовать систему блокировки и ключа или электронный файл, зашифрованный паролем.

Должна ли быть конфиденциальна какая-либо часть личного дела?

Как вы, возможно, догадались из предыдущего обсуждения, ответ с энтузиазмом: «Да!» Вам необходимо сохранить конфиденциальность своих кадровых файлов от лиц, которым эта информация не нужна, чтобы защитить своих сотрудников от посягательств на их частную жизнь. Мы рекомендуем вам защитить личные идентификаторы, сохранив общее личное дело в безопасности, но это еще не конец. Мы также рекомендуем хранить медицинскую информацию в отдельном, еще более безопасном файле.

В процессе работы сотрудника может возникнуть необходимость в получении медицинской информации о сотруднике. Вы всегда должны соблюдать законы HIPAA и запрашивать разрешение у сотрудника, прежде чем обращаться за медицинской помощью. Если у вас есть медицинские записи, вам необходимо хранить их в файле отдельно от общего личного дела.

Медицинским записям необходимо предоставить дополнительный уровень конфиденциальности. Большинство медицинских карт на самом деле лишь косвенно связаны с целями трудоустройства.Закон позволяет работодателю запрашивать медицинскую информацию, но только в той степени, в которой это имеет отношение к бизнес-целям. Деловая цель, которая оправдывает получение этих записей, является ориентиром для того, кто должен иметь доступ к этим записям.

Состояние здоровья сотрудника и записи должны вестись по принципу «служебной необходимости». Крайне важно, чтобы ваши личные дела не содержали медицинских записей, к которым могут получить доступ люди, которым не нужно знать. Не менее важно, чтобы вы обучили людей, которые действительно должны знать, сохранять конфиденциальность этих записей на рабочем месте. Ваше личное дело и люди, которые с ним работают, никогда не должны быть источником слухов о состоянии здоровья сотрудника.

Если у вас есть еще вопросы о личном деле, то вам повезло. Мы проводим презентацию по этому поводу под названием «5 самых важных документов в файлах персонала ваших сотрудников». Надеемся увидеть вас на виртуальной презентации!

Для получения дополнительной информации о серии Top Five партнерства Greater Des Moines посетите страницу бизнес-ресурсов.Находясь там, обязательно зарегистрируйтесь для участия в следующей серии Top Five.

Хью Кейн, Брент Хиндерс и Эрик Апдеграфф

Хью Кейн – поверенный для акционеров Hopkins & Huebner, P.C. Выпускник юридического факультета Вашингтонского университета, он более 35 лет практиковал в судах штата и федеральных судах штата Айова. Брент Хиндерс занимается юридической практикой в ​​Айове более десяти лет. Брент, окончивший колледж Симпсон и юридический факультет Университета Дрейка, в настоящее время занимается вопросами труда, занятости, уголовного, муниципального и государственного права. Эрик Апдеграфф занимается юридической практикой в ​​Айове в течение 15 лет. Выпускник колледжа Симпсон и юридического колледжа Университета Айовы, Эрик в основном занимается трудовым законодательством, кадрами, компенсациями рабочим, муниципальным и государственным законодательством.

Как организовать файлы сотрудников

Мы рекомендуем иметь пять отдельных файлов для каждого сотрудника, как указано ниже:

И-9 файл

Храните все формы I-9 в отдельном мастер-файле или папке с тремя кольцами.

Медицинская карта

Этот файл должен содержать все, что связано с историей болезни сотрудника, включая формы регистрации на медицинское страхование. Важно разделить этот файл, потому что вы не можете юридически основывать кадровые решения, например, кто получит повышение, а кто нет, на истории болезни человека. Кроме того, различные законы о конфиденциальности и Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требуют, чтобы вы хранили конфиденциальные медицинские записи сотрудников отдельно от основных кадровых файлов. Срок хранения будет зависеть от типа записи.

Личное дело

Этот файл должен содержать элементы, которые были фактором при найме и найме сотрудника, в дополнение к элементам, которые будут иметь какое-либо влияние на их занятость в будущем. Сюда входят обзоры производительности и записи о корректирующих действиях.

Файл ведомости заработной платы

Этот файл должен содержать W-4 сотрудника и любые другие документы, относящиеся к заработной плате, содержащие SSN сотрудника или другую защищенную информацию, включая украшения.

Досье о травме

Сохраняйте досье на любого сотрудника, получившего травму на работе. Этот файл должен содержать записи о компенсации работникам и отчеты о травмах, а также любые дополнительные медицинские записи, относящиеся к травмам. Запустить этот файл можно только в том случае, если сотрудник получил травму на работе.

Эти файлы должны храниться в безопасном месте, доступном только сотрудникам отдела кадров или имеющим законную потребность просмотреть информацию – например, в закрытых шкафах внутри закрытого отдела кадров. Эта информация может храниться в электронном виде , если это имеет больше смысла для вашего бизнеса. Просто убедитесь, что он надежно защищен и имеет резервную копию, чтобы предотвратить потерю данных.

Существуют особые требования к электронному хранению I-9, которые, вероятно, являются хорошими стандартами для любого вида электронного хранения данных. Если вам нужна дополнительная информация, свяжитесь с нами для получения помощи.

Контент, предоставленный центром поддержки персонала Ahola

Кадровый учет – небольшое введение в большой процесс

Кадровый файл сотрудника – это основной файл сотрудника, который содержит историю трудовых отношений, начиная с заявления о приеме на работу и заканчивая документацией об увольнении.Доступ к файлу должен быть предоставлен строго тем, у кого есть потребность просмотреть информацию, обычно это сотрудники отдела кадров и, возможно, непосредственный руководитель сотрудника.

Требования к ведению документации могут сбивать с толку, учитывая, что многочисленные правила регулируют различные аспекты процесса ведения и хранения документации работодателем. Что хранится, где и как долго – это лишь верхушка айсберга.

В некоторых организациях существует отличный процесс учета кадровых файлов, а некоторые ничего не выбрасывали за последние 20 лет.Отсутствие правильной информации в файлах персонала может создать риск для вашей организации, но риск также может быть создан из-за неправильных данных в файлах персонала.

Ниже приведены лишь некоторые из общих элементов, которые должны быть сохранены работодателем, но храниться отдельно от кадрового дела:

  • Формы И-9 и копии удостоверений личности
  • Записки и отчеты о расследовании
  • Результаты теста на наркотики и биографии
  • Заработная плата, содержащая номера социального страхования или другую защищенную информацию, в том числе W-4 и приказы о внесении исправлений
  • Медицинские записи, включая медицинские осмотры, формы заявлений о пособиях по инвалидности, записи врачей, записи об отпусках по Закону о семейных и медицинских отпусках (FMLA), запросы на размещение в ADA, требования компенсации работникам и соответствующие документы, направления EAP, результаты тестов на наркотики / алкоголь, возмещение запросы на медицинские расходы, информацию о здоровье членов семьи сотрудника, а также любую документацию о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья или инвалидности
  • Компенсационная документация работникам

Некоторые другие элементы могут быть найдены в файлах персонала ваших сотрудников, поэтому приведенный выше список является лишь общим обзором, и его не следует рассматривать как исчерпывающий. Каждый элемент, связанный с файлом сотрудника, также имеет разные сроки хранения.

Из-за конфиденциального характера информации, хранящейся в файлах персонала сотрудников, и связанных с ними отдельных файлов, файлы должны храниться в офисе или картотеке, которые могут быть заблокированы, а доступ к ним ограничен. Также обратите внимание, что те же правила в отношении безопасности записей и доступа применяются, если вы ведете свои кадровые записи в электронном виде.

Если вы не проверяли свои файлы персонала, рекомендуется создать процесс для регулярного выполнения аудита и очистки файлов.

Штаты также имеют индивидуальные законы, которые могут регулировать доступ к информации, хранящейся в личном деле сотрудников. Вы должны убедиться, что знаете, что требуется в вашем штате. Руководство Совета работодателей по хранению федеральной документации было обновлено на 2020 год, чтобы включить в него некоторый контент и информацию для государственных работодателей. Посетите наш курс «Ведение документации для HR», чтобы узнать больше о соблюдении требований, рекомендациях и методах; проконсультируйтесь с нашим FYI– Управление файлами сотрудников для получения рекомендаций.

Кадровый учет – сложная задача, с которой сталкиваются все работодатели. Не знаете, что оставить или что выбросить, или с чего начать? Позвоните нам. Мы можем помочь с ответами.

Об авторе

Челси Фрайман, SHRM-CP

Челси присоединилась к Совету работодателей в 2018 году в качестве консультанта по кадрам в Южном региональном офисе. До этого она приобрела кадровые ресурсы и опыт руководства в компаниях из списка Fortune 500, работающих в таких областях, как отношения с сотрудниками, стратегическое планирование, развитие персонала, разработка политики, коучинг лидерства и управление человеческими ресурсами.Она является избранным президентом Колорадо-Спрингс отделения Общества управления человеческими ресурсами (SHRM), имеет степень бакалавра менеджмента с акцентом на управление человеческими ресурсами и имеет сертификат SHRM-SCP.

Необходимые документы для действий персонала

Награды | Изменение места службы | Изменение в штаб-квартире | Перейти на более низкий класс | Изменение графика работы или изменение часов | Действие классификации | Деталь | «Оставить без оплаты» (LWOP) и расширение LWOP | Новые сотрудники | Продвижение | Повышение качества | Переназначение | Запрос на участие ( Temp, Term или Perm Appts) | Запрос на соответствие критериям (Программы подготовки: стажеры, недавние выпускники) | Вернуться к работе | Отделения | Подвеска | Временная или ограниченная по времени акция | Повышение класса внутри класса

Награды

Существует множество различных типов денежных и неденежных наград. Денежные награды требуют, чтобы действие FPPS было отправлено вместе с сертификатом награды DI-451. Если награда основана на годовом рейтинге производительности, необходимо предоставить DI-3100 или DI-3100S (аттестация сотрудника или надзорного органа) и документально оформить награду на DI-3100 или DI-3100S. Никакой другой формы не требуется.

Справочник по служебной аттестации Министерства внутренних дел США доступен по адресу: https://www.doi.gov/sites/doi.gov/files/elips/documents/doi_performance_appraisal_handbook_10-2016.pdf

  • Действие FPPS (выберите другое)
  • Сертификат
  • Award DI-451: (ПРИМЕЧАНИЕ: DI-451 можно найти на внутреннем сайте веб-форм, для которого требуется идентификатор пользователя (короткое имя или адрес электронной почты) и пароль в Интернете ИЛИ
    • ПРИМЕЧАНИЕ. Награды SES / SL / ST STAR (включая награды group STAR) и неденежные награды (например, почетные награды) требуют одобрения Департамента, прежде чем они могут быть обработаны. Пожалуйста, обратитесь в отдел кадров для руководителей.
  • DI-3100 или DI-3100S: (ПРИМЕЧАНИЕ: DI-3100 или DI-3100S можно найти на внутреннем сайте веб-форм, для которого требуется идентификатор пользователя (короткое имя или адрес электронной почты) и пароль в Интернете

↑ Вернуться к началу

Смена места работы

Изменение места службы используется при переводе сотрудника в новое географическое положение, и никаких других изменений не происходит.

  • Действие FPPS (выберите другое)
  • HC-08
  • Если изменение места службы инициировано сотрудником, отправьте письмо-подтверждение или электронное письмо от начальника.

↑ Вернуться к началу

Изменение в штаб-квартире

Смена штаб-квартиры может повлечь повышение по службе, перевод на другую должность или переход на более низкий уровень. Термин «изменение в штаб-квартире» используется, когда текущий сотрудник USGS принимает должность, которая требует переезда из одной штаб-квартиры в другую. Ваш обслуживающий специалист по кадрам / помощник выдаст форму 9-1327 «Уведомление об утверждении изменений в штаб-квартире» в приемный офис (AO) с указанием даты утверждения. После того, как набирающий офис (AO) получит форму «Изменение в штаб-квартире» с датой утверждения из кадрового управления, он может приступить к оформлению соответствующих документов на поездки и переезд.

Когда сотрудник прибывает в новую штаб-квартиру, нанимающий офис (обычно административный сотрудник или помощник) должен заполнить Часть B формы 9-1327 «Уведомление об утверждении изменений в штаб-квартире» и вернуть ее обслуживающему кадровому специалисту / помощнику. .Фактической датой вступления в силу повышения по службе, переназначения или перехода на более низкий класс будет дата прибытия сотрудника в новый приемный офис, даже если прибытие может происходить в нерабочее время или в нерабочий день.

Если расходы на переезд / переезд покрываются за счет государства, сотрудник должен заполнить «Трудовой договор» форму 9-1263, согласившись оставаться на службе у федерального правительства в течение 12 месяцев после даты вступления в силу изменения штаб-квартиры. .(ПРИМЕЧАНИЕ: форму 9-1263 можно найти на внутреннем сайте веб-форм, для которого требуется идентификатор пользователя (короткое имя или адрес электронной почты) и пароль в Интернете)

↑ Вернуться к началу

Перейти на более низкий класс

Переход на более низкий класс – это действие персонала, которое переводит сотрудника на должность более низкого разряда. Некоторые изменения в действиях более низкого уровня могут произойти из-за проблем с производительностью, другие могут быть добровольными со стороны сотрудника.

  • Действие FPPS (выбор найма сотрудника / смена должности или должности)
  • Описание позиции с помощью HC-08 (если вы не возвращаетесь на ту же позицию, которая занималась до ограниченного по времени продвижения, тогда в PD и OF-8 нет необходимости)
  • Анкета для назначения должности (PDQ) (если не будет возвращена на ту же должность, которая занимала до ограниченного по времени продвижения по службе, тогда PD не требуется)
  • Если сотрудник запросил неконкурентное изменение на более низкую категорию, нам потребуется подписанная и датированная памятка от сотрудника для записи.
    ПРИМЕЧАНИЕ: Если переход на более низкий класс вызван проблемами с производительностью, проконсультируйтесь со своим обслуживающим специалистом по работе с сотрудниками.
  • Контрольный список для определения стандартного кода данных о кибербезопасности

↑ Вернуться к началу

Изменение графика работы или изменение рабочего времени

Действие FPPS (выбор изменения часов или графика работы)

Если сотрудник меняет свой рабочий график с полного рабочего дня на неполный или прерывистый, от сотрудника требуется служебная записка с запросом изменения и указанием количества часов в период оплаты они будут работать.

Действие персонала – НЕ требуется, если сотрудник будет работать одинаковое количество часов в течение платежного периода, но изменит дни (т. Е. Старое расписание = пн-8 часов и новое расписание = вторник-8 часов).

Если сотрудник меняет свой график работы с неполного или прерывистого на полный , памятка НЕ требуется.

↑ Вернуться к началу

Действие классификации

Перед составлением нового описания должности (PD) поговорите со специалистом по обслуживанию персонала, чтобы определить, подходит ли стандартный PD , идентичный дополнительный (I / A) PD или аналогичный PD, который можно изменить для соответствия должности. доступный.Обратите внимание, что I / A или аналогичные PD подходят только для использования в аналогичных организациях и не всегда будут поддерживать один и тот же уровень обучения в другой организации.

Если PD недоступен, шаблоны USGS , хотя и не требуются, могут использоваться для руководства процессом записи PD. После завершения проекта передайте его обслуживающему специалисту по персоналу перед завершением запроса, чтобы обсудить любые вопросы, которые могут возникнуть у специалиста по кадрам, или изменения, которые необходимо внести перед сертификацией PD. Этот первоначальный обзор не является полной оценкой должности, а дает возможность выявить любые проблемы до того, как руководитель аттестует должность. Помните, что все уровни классов, ожидаемые для должности по карьерной лестнице, должны быть классифицированы во время учреждения должности (например, если PD – это 9/11, PD как 9, так и 11 класса должны быть классифицированы до использования PD для предпринимать какие-либо кадровые действия).

Требования к документации для классификационных действий:

  • Действия по классификации необходимо отправлять с помощью формы SharePoint 9-3178, запрос классификации.
  • Рассмотренный PD для каждого уровня обучения с четким указанием процента времени, затраченного на выполнение каждой основной обязанности.
  • Если PD будет использоваться для заполнения вакантной должности конкурентным или неконкурентным способом, требуется отказ от приема на работу.
  • Действующая точная организационная схема, заверенная соответствующим должностным лицом, с указанием местонахождения предлагаемой должности.
  • Титульный лист ПД (HC-08) с подписью руководителя, удостоверяющей точность ПД и указывающей запрошенное название, серию и класс ( Инструкции HC-08 )
  • Анкета для определения должности (для полного уровня исполнения только для ПД по служебной лестнице)
  • Контрольный список для определения кода стандарта данных о кибербезопасности (для полного уровня производительности только для PD карьерной лестницы)
  • Окончательное определение классификации будет сделано обслуживающим специалистом по персоналу, который отправит подписанную копию OF-8 и PD в офис-работодатель.

↑ Вернуться к началу

Деталь

Деталь – это временное назначение сотрудника на другую должность на определенный период с возвращением сотрудника к своим обычным обязанностям в конце детали. Сотрудник продолжает занимать и получать заработную плату за свою учетную должность. Детали делаются с шагом 120 дней. Информация о более высокой должности не может превышать 120 дней в любой 12-месячный период. Сведения о должности того же уровня или должностных обязанностях (без оценки) могут быть неопределенными.

Требования к документации:

  • Если подробности относятся к должности, которая идентична текущей должности сотрудника или имеет тот же класс, серию и основные обязанности, что и текущая должность сотрудника, то документация не требуется, т. Е. Никаких действий персонала обрабатывать не нужно. .
  • Если детализация длится более 30, но менее 120 дней на другую должность с более высоким классом или более высоким уровнем полной эффективности (FPL) – тогда необходимо обработать действие персонала для документирования детали. Если деталь была первоначально сделана на 30 дней или меньше (не требуя вмешательства персонала) и продлена более чем на 30 дней, тогда необходимо обработать действие персонала для документирования детали.
  • Если деталь относится к другой должности на срок более 30, но менее 120 дней и относится к должности с таким же или более низким классом, которая не имеет более высокого FPL, то документация не требуется. Если эта деталь продлевается более чем на 120 дней – тогда необходимо обработать действие персонала для документирования детали.
  • Если детализация рассчитана на 120 дней или более, тогда необходимо обработать действие персонала для документирования детали.


Если требуется документация, предоставьте следующее:

  • Действие FPPS (выберите детали)
  • Описание должности с помощью HC-08 или Обязанности

↑ Вернуться к началу

Leave Without Pay (LWOP) и расширение LWOP

Отправляйте запрос на отпуск без сохранения заработной платы только в том случае, если сотрудник будет находиться на LWOP в течение 30 или более дней подряд. Продление действия LWOP должно быть отправлено до истечения срока действия исходного LWOP.

  • Действие FPPS (выберите размещение в статусе Non-Pay или Pay)

9-1178 (ПРИМЕЧАНИЕ: 9-1178 можно найти на внутреннем сайте веб-форм, для которого требуется идентификатор пользователя (короткое имя или адрес электронной почты) и пароль в Интернете)

↑ Вернуться к началу

Новые сотрудники

(Неконкурентоспособный найм, полевые помощники и т. Д.)

Запросы для всех новых приемов на работу, таких как полевые помощники, а также лиц, назначенных неконкурентными полномочиями по найму, применимыми к нынешним / бывшим федеральным служащим, некоторым ветеранам, лицам с ограниченными возможностями, супругам военнослужащих, лицам, имеющим право на участие в Корпусе мира, и т. Д., должны быть инициированы и представлены в Управление людских ресурсов с использованием системы кадрового обеспечения США. Подтверждающая документация для нового найма должна быть загружена в запрос в USA Staffing.

Мы настоятельно рекомендуем вам проконсультироваться со своим специалистом по персоналу , чтобы обсудить этот запрос перед подачей, чтобы он / она мог дать рекомендации / совет и ответить на вопросы. Если вам нужно запросить доступ к USA Staffing, следуйте процессу, описанному здесь .США Персонал доступен , здесь .

↑ Вернуться к началу

Продвижение

(см. Также временные / ограниченные по времени рекламные акции)

Повышение по службе – это характер действия, используемого для документирования действий персонала, которые переводят сотрудника на должность более высокого уровня. Существует несколько различных типов продвижения по службе, но наиболее распространенными являются продвижение по карьерной лестнице, повышение, конкурентное и неконкурентное.

Повышение по карьерной лестнице используется, когда у сотрудника полный уровень производительности выше, чем его / ее текущая оценка.

Рекламная акция для наращивания может использоваться, когда есть продемонстрированные доказательства работы более высокого уровня; старая работа поглощается новой работой или является естественным преемником предыдущей должности; действие аккреции не приведет к созданию новой позиции; при этом определено, что эта должность не имеет дальнейшего потенциала продвижения по службе сверх того уровня, до которого работает сотрудник.

Конкурсное продвижение по службе используется, когда сотрудник выбирается с помощью процедур повышения по службе.

Сотрудник может быть неконкурентно повышен с до более высокого разряда на основании того, что он ранее занимал эту должность или ранее занимал этот полный уровень производительности на постоянной основе. Сотрудники также могут быть продвинуты на неконкурентной основе на период, не превышающий 120 дней в любой 12-месячный период.

↑ Вернуться к началу

Повышение уровня качества

Повышение уровня качества (QSI) основано на текущем рейтинге рекордной производительности (уровень 5), который, как ожидается, сохранится. Сотрудники могут получить только один QSI за 52-недельный период. QSI запрашиваются в DI-3100 или DI-3100S (форма служебной аттестации сотрудника или руководителя)

  • Действие FPPS (выберите другое)
  • DI-3100 или DI-311S: (ПРИМЕЧАНИЕ: DI-3100 или DI-3100S можно найти на внутреннем сайте веб-форм, для которого требуется идентификатор пользователя (короткое имя или адрес электронной почты) и пароль в Интернете)

↑ Вернуться к началу

Переназначение

Переназначение – это смена сотрудника с одной должности на другую без повышения по службе или перехода на более низкий уровень.Переназначение включает: (1) перемещение на должность в новой профессиональной серии или на другую должность в той же серии; (2) назначение на должность, описание которой было изменено в связи с введением нового или пересмотренного стандарта классификации; (3) назначение на должность, описание которой было изменено в результате обзора должности; (4) перевод на другую должность с тем же классом, но с изменением заработной платы, что является результатом выплаты в другом месте.

↑ Вернуться к началу

Запрос на участие

(Временная, Срочная или Пермская заявка)

Термин «Запрос о соответствии критериям» описывает запрос о кадровых действиях, используемый для приема на работу на вакантную должность, независимо от типа или продолжительности назначения.

Ниже приведены документы, необходимые для приема на работу на временные, срочные или постоянные должности с использованием процедур повышения по службе или делегированных экзаменов. Сводка доступных вариантов найма можно найти здесь . Если у вас нет секретного ПД или стандартного ПД, пожалуйста, нажмите здесь перед отправкой следующих документов.

Запросы на все новые действия по найму должны быть инициированы и представлены в Управление людских ресурсов с использованием системы кадрового обеспечения США.Указанная ниже подтверждающая документация должна быть загружена в запрос в USA Staffing.

Мы настоятельно рекомендуем вам проконсультироваться со своим специалистом по персоналу , чтобы обсудить этот запрос перед подачей, чтобы он / она мог дать рекомендации / совет и ответить на вопросы. Если вам нужно запросить доступ к USA Staffing, следуйте процессу, описанному здесь . США Персонал доступен , здесь .

Информацию об оценках можно найти на странице Ресурсы по оценке и отбору Геологической службы США. здесь .

** Стандартные общенациональные описания позиций доступны здесь .

↑ Вернуться к началу

Запрос на участие

(Программы подготовки: стажеры, недавние выпускники)

Ниже приведены документы, которые могут потребоваться для приема на работу в рамках одной из программ подготовки, т. Е. Карьерного стажера, временного стажера или недавних назначений выпускников.

Запросы на все новые действия по найму должны быть инициированы и представлены в Управление людских ресурсов с использованием системы кадрового обеспечения США.Указанная ниже подтверждающая документация должна быть загружена в запрос в USA Staffing.

Мы настоятельно рекомендуем вам проконсультироваться со своим специалистом по персоналу , чтобы обсудить этот запрос перед подачей, чтобы он / она мог дать рекомендации / совет и ответить на вопросы. Если вам нужно запросить доступ к USA Staffing, следуйте процессу, описанному здесь . США Персонал доступен , здесь .

Дополнительную информацию об этих программах можно найти здесь .

** Стандартные общенациональные описания позиций доступны здесь .

↑ Вернуться к началу

Вернуться к работе

Возвращение к работе – это возвращение сотрудника к получению заработной платы и выполнения служебных обязанностей после отсутствия по причине увольнения, отстранения от работы или отпуска без сохранения заработной платы.

  • Действие FPPS (выберите размещение в статусе Non-Pay или Pay)

↑ Вернуться к началу

Увольнения

(выход на пенсию, удаление, смерть, недобровольное увольнение, прекращение действия, истечение срока действия, отставка)

Выход на пенсию – Согласование со специалистом по обслуживанию льгот

Удаление – Согласование с сервисным специалистом по взаимоотношениям с сотрудниками

Смерть – Согласование со специалистом по сервисным льготам

Вынужденное увольнение – Согласование со специалистом по работе с увольняющимися сотрудниками
-Appt in – Используется, когда текущий сотрудник переводится в другое федеральное агентство (за пределами Министерства внутренних дел). Работайте со своим специалистом / помощником по обслуживанию.

Срок действия приложения – Используется, когда сотрудник находится на ограниченном назначении, и руководство хочет, чтобы назначение истекало в дату, когда срок действия не может быть превышен, вместо того, чтобы продлевать его. Работайте со своим специалистом / помощником по обслуживанию.

Отставка – Сотрудник может подать заявление об увольнении или заполнить форму 9-2056 об увольнении / причине выхода на пенсию. В заявлении об увольнении должны быть указаны причина отставки, дата вступления в силу и адрес для пересылки.(ПРИМЕЧАНИЕ: Форму 9-2056 можно найти на внутреннем сайте веб-форм, для которого требуется идентификатор пользователя (короткое имя или адрес электронной почты) и интернет-пароль)

Персонал отправит сотруднику информацию о его пособиях по здоровью, страховании жизни и сберегательном плане, когда применимый.

Действие FPPS (Выберите потерю сотрудника)

↑ Вернуться к началу

Подвеска

Проконсультируйтесь напрямую со специалистом по работе с обслуживающим персоналом.

  • Действие FPPS (выберите размещение в статусе Non-Pay или Pay)

↑ Вернуться к началу

Временная или ограниченная по времени акция

Временное повышение по службе действует на срок не более 1 года.

Промо-акции с ограниченным сроком действия действуют на период более 1 года с максимальной продолжительностью 5 лет.

Отправляя запрос на временную или ограниченную по времени рекламную акцию, укажите следующее:


Примечание: Сотрудники могут продвигаться по службе на неконкурентной основе на период, не превышающий 120 дней в любой 12-месячный период. Если сотрудник занимал более высокую должность в прошлом на постоянной основе или ранее занимал полный уровень производительности должности на постоянной основе, ограниченное по времени продвижение по службе может осуществляться неконкурентно на срок до 5 лет.

↑ Вернуться к началу

Повышение класса

Повышение в пределах класса (WGI) – это увеличение ставки базовой оплаты труда работника путем перехода на следующую более высокую ступень после выполнения требований к продолжительности службы и производительности. Требования к стажу работы для должностей GS следующие:

  • Переход к этапам 1-4 = 52 недели
  • Переход к шагам 5-7 = 104 недели
  • Переход к шагам 8-10 = 156 недель

Периоды ожидания начинаются с первоначального назначения сотрудника, последнего повышения по службе или последнего WGI, в зависимости от того, что произошло в последний раз.Периоды ожидания могут быть продлены из-за превышения LWOP.

Никаких действий FPPS не требуется – автоматически генерируется FPPS.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если производительность сотрудника ниже уровня «полностью успешный» и у него / нее есть причитающийся WGI, вам следует немедленно проконсультироваться со своим обслуживающим специалистом по взаимоотношениям с сотрудниками.

↑ Вернуться к началу

«Вернуться к инструментарию руководителя

Документация

HR: пошаговое руководство

Поначалу кадровая документация может показаться серией утомительных административных задач, которые вы должны выполнять в рамках ведения бизнеса. Однако тщательная кадровая документация невероятно важна для вашего бизнеса.

Вот почему:

  • Это история взаимодействия вашей компании с каждым сотрудником от начала до конца работы.
  • Это ваша гарантия того, что вы соблюдаете федеральные, государственные и местные законы и постановления о занятости.
  • Это ваша линия защиты в случае, если сотрудник предъявит иск вашей компании за дискриминацию, незаконное увольнение или по другой причине.

Для владельцев и менеджеров бизнеса, так много конфиденциальных данных о сотрудниках, которые должны быть управляемым и защищенным, а также решать разнообразные проблемы сотрудников, которые необходимо решать ежедневно.

Нет иметь подробные записи о сотрудниках, а также безопасное место, где это информация централизована, может быстро доставить вам неприятности.

Это – ваш путеводитель по созданию исчерпывающей и точной кадровой документации. Он охватывает:

  • Что вам понадобится документ
  • Какая информация должны быть включены в вашу документацию
  • Как вы собираете эта информация

Цель кадровой документации

Кому адаптируйте пословицу к целям управления персоналом: если вы не запишете ее, этого не произойдет.

Когда создание письменных доказательств в поддержку ваших решений и политики, ваша цель быть достоверным, справедливым и последовательным. Разумно действовать в предположении что третья сторона может в какой-то момент просмотреть ваши записи.

Конфиденциальность также является важной частью ведения документации. Менеджеры и специалисты по персоналу имеют ответственность за управление информацией – в письменной или устной форме – относительно производительности или личного статуса сотрудника.

Это информация должна храниться в секрете и разглашаться только людям в пределах вашего компания, которой необходимо знать.

Сейчас давайте рассмотрим наиболее важные области, в которых хорошая кадровая документация критический.

Регистрационные документы

Каждый раз, когда новые сотрудники присоединяются к организации, они проходят процедуру адаптации.

В рамках этого процесса новые сотрудники получают пачку документов для заполнения и предоставляют личную информацию. Это включает в себя обмен чрезвычайно конфиденциальной информацией, такой как:

  • Драйверы лицензия
  • Паспорт
  • Соц. Контрольный номер
  • Банк информация о счете
  • Здоровье или медицинская информация
  • Личный контактная информация, такая как адреса и номера телефонов

Не правильное оформление документов о приеме на работу – одна из самых больших ошибок, которые работодатели могут сделать.Разглашение этой информации неавторизованной аудитории может причинить вред новому сотруднику и подвергнуть его риску кражи личных данных. Он также может у вашей компании возникнут проблемы с законом.

Хранение этих документов требует другого, более надежного уровня безопасности. У вас должны быть протоколы для сбора, хранения и обслуживания конфиденциальной информации о сотрудниках уполномоченными представителями компании в среда, то есть:

Процесс должен быть автономным и спроектирован так, чтобы хранить информацию. частный.

Кроме того, следует сохранять только документы, содержащие конфиденциальные данные. для конкретной цели, для которой он нужен.

В это время рекомендуется также попросить новых сотрудников подписать подробное описание должности с указанием их должности и обязанностей, которых следует избегать любые неясности позже.

Коммуникации по производительности

Этот тип связи включает две основные категории:

  1. Производительность разработка
  2. Производительность коррекция

Развитие производительности

В этом сценарии сотрудник хорошо выполняет свою работу.Вы одобряете качество их работы. Однако, чтобы расширить набор навыков, предполагайте больше обязанности или продвижение по службе, сотруднику могут потребоваться дополнительные обучение.

Для этих двух сценариев процесс немного отличается.

Как задокументировать требования к обучению для сотрудника, принимающего на себя новые обязанности в той же роли:
  • Запишите квалификацию этого сотрудника на текущую дату.
    • Объясните, почему этот человек готов взять на себя больше ответственности в рамках своей нынешней роли.
    • Обратите внимание, что у них есть пропускная способность и желание роста.
  • Попросите сотрудника подписать должностную инструкцию, четко излагающую новые ожидания от должности.
  • Опишите необходимое обучение. Включите план обучения, продолжительность обучения и ожидаемый уровень компетентности в конце обучения. Попросите сотрудника подтвердить план, подписав этот документ.
  • Запланируйте контрольные сессии во время периода обучения, чтобы убедиться, что сотрудник вовлечен в работу, а также предоставить любую необходимую поддержку и ресурсы.
  • Укажите даты начала и окончания обучения.
  • Добавьте эту информацию в личное дело.
Для сотрудников, проходящих обучение занять новую позицию, выполните те же действия – за одним исключением:

Сотрудник не должен подписывать обновляли описание должности, пока они не приступили к своей новой роли.

Коррекция производительности

В этом сценарии сотрудник не работает или не может удовлетворительно выполнять должностные обязанности.

Вам понадобится сложный разговор с этим сотрудником, сосредоточенный на производительности улучшение. Вот как документально зафиксировать низкую эффективность:

  • Объяснять сотруднику, что не так в его работе или поведении, избегая при этом личных нападок.
  • Будьте конкретны в своих ожиданиях и в том, как результаты или поведение сотрудника оказались ниже ожиданий.
  • Если возможно, предложите индивидуальный коучинг или разработайте план повышения производительности.
    • Опишите, что влечет за собой план наставничества или улучшения, а также продолжительность.
    • Определите, как выглядит улучшение.
    • Попросите сотрудника подтвердить разговор, подписав документ.
  • Определите дату, к которой должно произойти улучшение, и то, что ваши ожидания будут в будущем.
  • Убедитесь, что сотрудник понимает, что без улучшения действия, вплоть до увольнения, возможны.Если продолжающаяся низкая производительность может привести к увольнению, сотрудник должен знать об этом. Увольнения никогда не должны шокировать сотрудника.
  • Запишите, что обсуждалось, и дату разговора для каждого разговора.
  • Добавьте эту информацию в личное дело.

Проблемы с посещаемостью

Вы можете встретить ситуация, когда сотрудник отлично выполняет свою работу – когда он присутствует.

Однако чрезмерное опоздание, отсутствие или перерывы в течение рабочего дня могут омрачить результаты даже самый талантливый работник.Это также может снизить моральный дух и вызвать межличностные отношения. проблемы в команде, когда коллеги чувствуют, что постоянно прикрывают кто-то, кого никогда не бывает.

Вот как задокументировать бедных посещаемость на работе:

  • Объясните сотруднику, что он делает не так.
  • Будьте конкретны.
    • Отметьте дату для каждого случая.
    • Если возможно, укажите, например, насколько опоздал сотрудник или количество и продолжительность перерывов.
  • Каждый раз, когда возникает проблема с посещаемостью, спрашивайте сотрудника о причинах этого – и включайте это в свои заметки.
    • Спросите сотрудника, есть ли у него что-нибудь, чем вы можете ему помочь. Цель не в том, чтобы вникать в личные проблемы сотрудника, а в том, чтобы определить, что можно сделать для решения проблемы.
      • Помните, что если проблема со здоровьем является причиной проблемы с посещаемостью, вы несете ответственность за вовлечение сотрудника в интерактивный процесс, чтобы определить, может ли изменение работы помочь.
    • Или проблема с посещаемостью заключается в том, что сотруднику не удается встать с постели, когда утром срабатывает будильник?
    • Приводит ли сотрудник противоречивые отговорки? Вы хотите понять, почему сотрудник предлагает противоречивые причины, и при необходимости уметь устранять несоответствия.
  • Запишите, что обсуждалось, и дату разговора для каждого случая.
  • Попросите сотрудника подписать документ, подтверждающий, что разговор состоялся.
    • Важно понимать, что сотрудник не согласен с содержанием. Если они отказываются подписывать его, документ об отказе.
  • Добавьте эту информацию в личное дело.

Документирование проблем с посещаемостью имеет решающее значение, поскольку оно обеспечивает запись информации, которую вам предоставили во время отсутствия, опоздания или другого случая явки на работу.Даже если сотрудник позже скажет, что его не было по другой причине, вы можете показать документацию исходного сообщения, которое вы получили от него.

Также важно проявлять снисходительность к сотруднику, если что-то случилось. это было вне их контроля, например, автострада была закрыта во время их добираться. В этих обстоятельствах документально подтвердите, почему вы утвердили причину отсутствия. или поздно.

Однако имейте в виду, что если вы прощаете одно отсутствие по этой причине, вы должны извинить всех сотрудников, которые отсутствовали по этой причине.Задержка из-за загруженности дорог может коснуться нескольких ваших сотрудников, которые едут по одному и тому же маршруту в одно и то же время. Всем должно быть предоставлено оправдание.

Это демонстрирует, что ваша организация честная и беспристрастная применение его политик, включая исключения, которые могут быть предусмотрены.

Соблюдение офисной политики

Сотрудник мог заниматься любым количество действий, не соответствующих политике вашей организации:

В более крайних случаях поведение сотрудника может привести к увольнению пятно.Как мы установили выше, задокументируйте, что произошло, и добавьте это в личное дело.

В противном случае документальное подтверждение несоблюдения политик организации следует подходить следующим образом:

  • Объясните сотруднику, почему он не соблюдает правила. Быть конкретными.
    • Укажите политику, которая была нарушена и где ее можно найти в своем справочнике для сотрудников.
    • Отметьте дату каждого происшествия.
  • Помогите сотруднику понять, как можно улучшить свое поведение, чтобы соответствовать политике.
  • Запишите, что обсуждалось, и дату разговора для каждого случая.
  • Попросите сотрудника подписать документ, подтверждающий, что разговор состоялся.
    • Важно отметить, что они не указывают на согласие с содержанием.
    • Если отказываются подписывать, отметьте отказ на документе.
  • Сообщите сотруднику, что продолжение такого поведения может привести к увольнению, если применимо.
  • Добавьте эту информацию в личное дело.

Медицинская документация

Отпуск по болезни

Когда звонит сотрудник у вас может возникнуть соблазн попросить справку у врача, чтобы оправдать свое время из офиса. Не так быстро.

Во многих штатах, округах и городах действуют законы об оплачиваемых отпусках. Не все эти законы также ограничивают больничное время. Некоторые из них относятся к «безопасному времени», что применимо к жертвам домашнего насилия или членам их семей, а некоторые просто получают оплачиваемый отпуск без ограничений по причине уехать.

Хотя большинство этих законов предусматривают некоторые виды документации в соответствии с определенные обстоятельства, не все из них. Прежде чем попросить сотрудников предоставить справку от врача, сначала определите, в вашем штате, городе, округе или другом в стране действуют законы об оплачиваемом отпуске и то, что они требуют.

  • Если в вашем штате, городе, округе или другом месте действует закон об оплачиваемом отпуске, вашим сотрудникам может быть разрешено использовать время, начисленное в соответствии с законом, для отсутствия на работе без каких-либо документов в течение определенного периода времени. Задокументируйте количество дней, в течение которых сотрудник отсутствовал, и отметьте, что сотрудник использовал время в соответствии с применимым законодательством.
  • Если в вашем штате, городе, округе или другом месте нет закона об оплачиваемом отпуске, вы можете потребовать документацию в виде справки от врача, которую затем следует добавить в личное дело.

Имейте в виду, что врачи примечания могут быть субъективными или не иметь ключевой информации. Например, справка от врача не может указывать, может ли сотрудник вернуться к работе.

Отсутствие информации может затруднить лечение сотрудников. одинаково. Вы просите сотрудника вернуться к врачу и получить новую справку содержащий всю запрошенную информацию? Какая информация вообще требуется? В в каком случае вы позволите упущению соскользнуть?

Будьте осторожны в этих случаи. Медицинская информация сотрудника является частной и защищенной информацией.

Если все, что вам нужно, это записка заявив, что работника осмотрел поставщик медицинских услуг, вы можете не захотеть запросите дополнительную информацию.

Если есть вопросы по может ли сотрудник выполнять функции по работе, вы можете спросить только для дополнительной информации об этом, но не обо всем, что связано с состояние здоровья, по которому работник отсутствовал.

Будьте осторожны в том, как вы рассмотрение этих случаев может означать разницу между хорошим документации и практики найма, а также непреднамеренно наткнуться на иск ADA.

Отпуск по болезни

Если сотруднику необходимо взять отпуск по причине: беременность, личное заболевание или болезнь близкого члена семьи, они могут запросить отпуск по болезни.

Все штаты подчиняются Федеральному Закону о семейном отпуске по болезни. (FMLA). Тем не менее, вам необходимо определить, является ли ваш штат, город, округ или в другом месте есть какие-либо дополнительные требования, которые выполняются одновременно, или последовательно с FMLA.

Как правило, вам необходимо документ:

  • Наличие медицинского состояния (но не его состояние), необходимое время для отдыха или проживания по графику, а также предполагаемая продолжительность отпуска.
    • Поставщик медицинских услуг предоставляет эту информацию.Состояние не должно называться, и в запросе документации должно быть конкретно указано, что не запрашивается ни диагноз, ни прогноз.
  • Дата, когда сотрудник может вернуться к работе, или ожидаемая продолжительность отпуска.
    • Медицинский работник отправляет разрешение на возвращение к работе. Желательно, чтобы это было то же лицо, которое разрешило отпуск.
  • Независимо от того, является ли требуемый отпуск непрерывным или прерывистым, и параметры, связанные с этим.

Добавьте эту информацию в личную книгу.

Размещение инвалида

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует от работодателей делать разумные приспособления для сотрудников с ограниченными возможностями, чтобы они могли выполнять основные рабочие функции. (Примечание: сотрудники не должны быть в состоянии выполнять все аспекты работы, только основные функции. )

Так что же важная рабочая функция? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понимать, что требуется для выполнения работы.

В рамках интерактивного процесса ADA вам необходимо зарегистрировать в личном деле следующее:

  • Включите запрос сотрудника о предоставлении жилья или объясните, как вы узнали о необходимости жилья.
    • Сотрудникам не нужно официально запрашивать жилье.
    • Кратко опишите разговор и дату, когда он произошел.
      • По возможности приводите цитаты сделанных заявлений. Избегайте перефразирования комментариев, так как это может привести к неверно задокументированной информации.
  • Поделитесь своим мнением.
    • Что вы можете разместить?
      • Если вы не можете предоставить запрошенное изменение, укажите причину.
    • Что было согласовано между вами и сотрудником?
  • Установите дату последующего наблюдения. Это возможность оценить, нужно ли что-либо изменить, и подтвердить, является ли это приспособлением эффективным или все еще необходимым.

Продление документов

По общему признанию, это не обычный сценарий.Обычно это относится только к ситуации, в которых сотрудник является законным иностранцем резидент или владелец грин-карты.

Если у вас есть электронная система, в которой хранятся все файлы персонала, она должна предупреждать вас, когда истекает срок действия любых документов сотрудников, в частности формы I-9.

Если у вас бумажная система, вы должны следить за сроками истечения этих документов и планировать соответственно.

После того, как вы уведомите сотрудника, последующий процесс будет в основном аналогичны протоколам и процессу обработки вступительных документов.

Подводя итог

Как владельцу или менеджеру бизнеса вам нужно успевать за многим. Хотя требуется время, чтобы собрать и записать информацию по мере ее появления, поддерживая Кадровая документация в конечном итоге упростит вашу жизнь – и принесет критическое душевное спокойствие.