Содержание

Образец должностной инструкции документоведа в 2021-2022 году

Перечень обязанностей, которые должен исполнять тот или иной сотрудник на своем рабочем месте, может быть указан в трудовом договоре. Часто приложением к этому документу выступает должностная инструкция. Ее обязательное составление законодательно не закреплено, но она помогает решить несколько задач одновременно. Рассмотрим, какой должна быть должностная инструкция документоведа и какие функции должен исполнять этот сотрудник.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции документоведа .doc

Образец должностной инструкции документоведа

1. Общие положения

  1. Документовед включается в разряд специалистов.
  2. На должность:
    • документоведа принимается лицо, получившее высшее профобразование, требования к стажу работы отсутствуют;
    • документоведа II категории принимается (переводится) лицо с высшим профобразованием и стажем труда на этой должности от 3 лет;
    • документоведа I категории принимается (переводится) лицо с высшим профобразованием и трудовым стажем на позиции документоведа II категории от 3 лет.
  3. Специалист, принятый на должность документоведа, должен иметь такие знания:
    • законы РФ, постановления, приказы и иные нормативные бумаги вышестоящих инстанций, связанные с документационным обеспечением управления;
    • нормы и алгоритм планирования и процесс работы на базе компьютерной техники своего отдела;
    • способы и методы изучения, разработки и улучшения документационных сервисов организации;
    • правила формирования, распределения, хранения, экспертизы ценности бумаг;
    • создание и правильное ведение архивного дела;
    • нормативные и методические бумаги по проектированию и применению АИС своего отдела;
    • начальные навыки программирования;
    • ведущий опыт в своей профессиональной области как российский, так и зарубежный;
    • основы экономики, организации труда и управления;
    • нормы законов РФ о труде;
    • Правила внутреннего трудового распорядка хозяйствующего субъекта;
    • требования и нормы пожарной безопасности и охраны труда.
  4. Документовед во время своей работы опирается на:
    • Устав (Положение) организации;
    • должностную инструкцию;
    • иные акты и бумаги, связанные с задачами документоведа в компании.
  5. Начальником указанного сотрудника является ______________________.
  6. Во время отсутствия документоведа на своем рабочем месте (по причине болезни или отпуска) его трудовые функции передают выбранному руководством лицу, которое получает вместе с тем права документоведа и будет нести ответственность за неполное или недобросовестное выполнение своей работы в период замещения.

2. Должностные обязанности

В список рабочих задач сотрудника входят нижеуказанные:

  1. Создание и внедрение технологических процессов работы с бумагами и документной информацией на основе работы с ЭВМ и оргтехникой (сюда входят учет, контроль исполнения, оперативное хранение, консультативная деятельность).
  2. Работа над совершенствованием деятельности своего отдела, контроль состояния делопроизводства в компании.
  3. Подготовка предложений и мер по внедрению эргономических условий работы, рационализации рабочих мест персонала своего отдела.
  4. Создание сервисов документации и табелей бумаг различного назначения и уровня управления.
  5. Организация внедрения сервисов по работе с важными бумагами.
  6. Участие в классификации состава бумаг и информационных показателей, уменьшении их числа и улучшении документопотоков.
  7. Отбор документов, направляемых на государственное хранение, соблюдение хранения и участие в экспертизе ценности бумаг своего предприятия.
  8. Изучение, анализ и обобщение ведущего опыта в сфере документационного обеспечения управления, создание нормативно-методических инструкций для других работников по вопросам документационного обеспечения.
  9. Вместе с руководством участвовать в процессах подбора, распределения и повышения квалификации персонала своего отдела.

3. Права

Сотрудник при выполнении своей работы наделен следующими полномочиями:

  1. Принимать участие и выражать свое мнение в обсуждении проектов решений начальства.
  2. С одобрения своего руководителя привлекать персонал к совместному решению поставленных перед ним задач.
  3. Требовать от персонала других отделов компании нужные сведения и бумаги.
  4. Участвовать в решении вопросов начальства относительно исполняемых трудовых функций.
  5. Требовать от администрации компании оказания помощи в решении некоторых рабочих задач.

4. Ответственность

Сотрудник, принятый на должность документоведа, несет ответственность:

  • за неполное и некачественное выполнение своей работы, — в порядке, зафиксированном в трудовом законодательстве РФ;
  • за ошибки и преступления, совершенные во время своей работы, — согласно нормам, описанным в действующем административном, уголовном и гражданском законодательстве РФ;
  • за причинение материального вреда — в соответствии с нормами, закрепленными действующим трудовым законодательством РФ.

Для чего требуется должностная инструкция в компании

Наличие документа позволяет нанимателю решить несколько задач:

  • предельно точно описать требования к сотруднику, его образованию, квалификации;
  • обосновать отказ в приеме на должность, если соискатель не удовлетворяет каким-то требованиям;
  • обосновать правомерность дисциплинарного взыскания, если лицо «провинилось» или недостаточно хорошо выполнило свои обязанности;
  • разделить трудовые функции между несколькими работниками с одинаковыми должностями;
  • закрепить границы ответственности для персонала.

Изучив должностную инструкцию, работник-документовед должен точно понимать, что от него требует работодатель.

Важно! Инструкция может быть как самодостаточным документом, так и приложением к трудовому контракту.

Какая информация должна быть в тексте бумаги

В трудовом законодательстве не существует утвержденного бланка данной бумаги. Ее составляют в так называемой свободной форме. Однако за годы практики выработалась структура для должностной инструкции. Она содержит базовые разделы и дополнительные.

Основные разделы, которые должен включать документ, — это «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». В зависимости от масштабов организации и намерений руководства добавляют дополнительные разделы, например, «Условия работы», «Взаимосвязи» и др.

Раздел «Общие положения»

В нем указывают, к какой категории будет относиться работник, какие требования предъявляются к образованию, трудовому стажу, знаниям и навыкам. Важное значение имеют знания законов, касающихся сферы деятельности работника. Документовед должен уметь работать с сервисами по учету и хранению документации.

В этом разделе также отмечают, у кого в подчинении будет находиться сотрудник, кто и как будет замещать его при отсутствии.

Таким образом, в этом пункте прописывают основные рабочие моменты, не касаясь конкретных трудовых функций. Им отводится следующий раздел.

Раздел «Должностные обязанности»

Здесь предельно точно расписывают по пунктам, какие задачи должен решать документовед. Перечень будет зависеть от величины компании, от того, есть ли в штате другие специалисты с аналогичной должностью. Документовед должен следить за надлежащим оформлением бумаг, их хранением, помогать работникам с упорядочением документации, работать над улучшением организации документооборота компании.

Важно! Чем конкретнее работодатель пропишет трудовые обязанности сотрудника, тем больше будет шансов, что не возникнут ситуации недопонимания сторон. Также важно, чтобы должностные обязанности соответствовали тем навыкам и знаниям, которые будут перечислены в первом пункте инструкции.

Раздел «Права работника»

В этом пункте обозначают список прав работника. Обычно это самостоятельное принятие решений, право на требование и изучение определенной документации, на привлечение других работников к решению своей задачи (в некоторые случаях), на участие в решении каких-либо вопросов в компании, относящихся к своей сфере деятельности.

Раздел «Ответственность работника»

Здесь располагают информацию о видах ответственности, к которой может быть привлечен документовед за недобросовестное выполнение или невыполнение своих функций на рабочем месте. Подробно каждый пункт не расписывают, потому что наказание будет определено уже в ходе правовых разбирательств.

Общие моменты оформления

Должностная инструкция формируется на основе тех данных, которые зафиксированы в Квалификационных справочниках должностей, например, в справочнике, утвержденном Минтрудом в постановлении от 21. 08.1998 №37, или профстандартах.

Созданием данного документа на предприятии занимается кадровый работник, юрист, сам руководитель, его заместители. Важно, чтобы составлять документ помогал непосредственный начальник документоведа. Именно он обладает достаточным пониманием того, какими навыками должен обладать соискатель и какую работу в организации он будет выполнять.

Как оформить должностную инструкцию

  1. Сначала в самом верху в середине указывают полное название компании и по желанию ее реквизиты.
  2. Потом должна быть отметка об утверждении документа руководителем. Он должен будет расписаться и поставить там дату утверждения инструкции.
  3. Затем пишут заголовок документа и располагают ниже его полный текст.
  4. В конце расписываются руководитель отдела (начальник сотрудника), сам документовед и лица, с которыми согласовывалась бумага.

К сведению! Как правило, формируют два экземпляра должностной инструкции. Первый забирает себе работник, а второй хранится в отделе кадров. Сотруднику можно оставить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы всегда можно было уточнить необходимые вопросы, сверить что-либо в процессе своей трудовой деятельности.

Должностные обязанности специалиста по документообороту. Должностная инструкция Должностная инструкция по документационному обеспечению управления

Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации. Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.

Общие сведения о профессии специалист по документообороту

Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки , и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

  • при разработке специалиста по документообороту;
  • при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
  • на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

Эти два профстандарта документоведа позволяют:

  • грамотно сформулировать название должности;
  • предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
  • сформировать перечень его трудовых функций.

Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

  • высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
  • стаж аналогичной работы от полугода.

Соискатель должен знать:

От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

  • правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
  • Уставом хозсубъекта;
  • локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
  • административным распоряжениям и приказам;
  • разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям ).

Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Обязанности и ответственность специалиста по документообороту

В течение рабочего дня специалист обязан:

Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:

  • игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
  • игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
  • саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.

Права менеджера по работе с документацией

Данный работник вправе:

  • запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
  • доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
  • получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Документоведа.

1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.3. Документовед подчиняется непосредственно __________________.

1.4. На должность Документоведа назначается лицо, имеющее:

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Документовед должен знать:

Законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

Организацию архивного дела;

Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

Основы программирования;

Методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

Основы эргономики, социальной психологии, социологии;

Документообразование;

Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

Основы экономики, организации труда и управления;

Законодательство о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Функциональные обязанности Документоведа определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Документоведа и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

2.2. Документовед:

2.2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

2.2.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.2.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.2.5. Организует внедрение систем ведения документации.

2.2.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.2.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.2.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

2.2.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

2.2.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. ПРАВА

3.1. Документовед имеет право:

3.1.1. Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.

3.1.2. Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.

3.1.3. Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Документовед несет ответственность за:

4.1.1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.

4.1.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

5.2. В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Другие инструкции в разделе:

Секретарь структурного подразделения

  • 1. Общая часть
  • 1.1. Секретарь структурного подразделения (далее – секретарь) является работником подразделения; основной задачей его деятельности является документационное обслуживание подразделения.
  • 1.2. Секретарь относится к категории специалистов ОАО.
  • 1.3. На должность секретаря принимается лицо, имеющее среднее образование и опыт работы по делопроизводству не менее одного года.
  • 1.4. Секретарь принимается на должность и освобождается приказом Генерального директора по представлению руководителя структурного подразделения .
  • 1.5. Секретарь в своей деятельности руководствуется распорядительными документами ОАО, правилами внутреннего трудового распорядка, указаниями руководителя структурного подразделения, действующими государственными нормативно-методическими документами по делопроизводству, государственными стандартами, регламентирующими оформление документов, инструкцией по делопроизводству ОАО и настоящей должностной инструкцией.
  • 1.6. Секретарь должен знать: структуру ОАО, направления деятельности подразделения, фамилии и распределение обязанностей между сотрудниками подразделения, правила внутреннего трудового распорядка ОАО, правила составления и оформления документов, правила техники безопасности при работе на организационной технике; инструкции по эксплуатации технических средств, нормы служебного этикета.
  • 1.7. Секретарь должен уметь работать на компьютере в среде Windows, выполнять копировально-множительные работы, составлять служебные документы, принимать и передавать документы по факсимильной связи.
  • 2. Функции

Для выполнения своей основной задачи секретарь выполняет следующие функции:

  • 2.1. Ежедневная доставка документов в отдел из экспедиции и секретариата в установленные сроки.
  • 2.2. Прием и отправка документов по факсимильной и компьютерной связи.
  • 2.3. Ввод в компьютер регистрационных данных о поступивших, внутренних и отправляемых документах.
  • 2.4. Обеспечение своевременного рассмотрения поступивших документов руководителем структурного подразделения.
  • 2.5. Изготовление текстов служебных документов, их редактирование и распечатка, выполнение машинописных и копировальных работ.
  • 2.6. Контроль за правильностью оформления документов, отправляемых из подразделения, передача документов в экспедицию для отправки по почте.
  • 2.7. Ежедневный контроль сроков исполнения документов в отделе.
  • 2.8. Подшивка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения, обеспечение сохранности документов.
  • 2.9. Получение в секретариате копий приказов и распоряжений Генерального директора и своевременное доведение их до сведения руководства подразделения и сотрудников.
  • 2.10. Прием и передача по телефону информации для руководителя и сотрудников подразделения.
  • 2.11. Ведение протоколов заседаний и совещаний, проводимых руководителем структурного подразделения, их оформление и организация хранения.
  • 2.12. Обеспечение сотрудников подразделения канцелярскими принадлежностями, а также рабочего места руководителя всеми необходимыми для работы принадлежностями.
  • 2.13. Бездокументное обслуживание руководителя подразделения (телефонные переговоры, распорядок деловых встреч и переговоров), выполнение его указаний и поручений.
  • 3. Обязанности

Для выполнения изложенных в инструкции функций секретарь обязан:

  • 3.1. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
  • 3.2. Обеспечивать сохранность служебных документов.
  • 3.3. Выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения.
  • 3.4. Соблюдать правила оформления документов.
  • 3.5. Соблюдать сроки обработки, доставки, регистрации, передачи документов, выполнения заданий и поручений руководителя подразделения.
  • 3.6. Соблюдать правила эксплуатации компьютера, обеспечивать сохранность введенной информации.
  • 3.7. Следить за состоянием организационной техники и средств связи, установленных в структурном подразделении, выполнять правила их эксплуатации.
  • 3.8. Соблюдать установленную субординацию, правила делового общения, нормы служебного этикета.
  • 4.4. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением установленных правил и сроков.
  • 5. Ответственность

Секретарь несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него должностной инструкцией обязанностей, а также за неиспользование предоставленных прав и нарушение служебной субординации.

6. Взаимоотношения

Секретарь взаимодействует:

  • 6.1. С секретариатом и другими структурными подразделениями ОАО по вопросам подготовки, исполнения и оформления документов.
  • 6.2. С офис-менеджером по вопросам обеспечения сотрудников подразделения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями.
  • 6.3. С информационным отделом – по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, установленной в подразделении.
  • 6.4. С архивом по вопросам обеспечения сохранности документов, разработки номенклатуры дел подразделения, экспертизы ценности документов, подготовки их к сдаче в архив.

Зав. секретариатом личная подпись инициалы, фамилия

С инструкцией ознакомлен(на)

Секретарь личная подпись инициалы, фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ГОСТ Р 51141-98

  • Далее – подразделения.
  • Права Секретарь имеет право: 4.1. Докладывать руководителю структурного подразделения овыявленных недостатках в пределах своей компетенции. 4.2. Обращаться в секретариат ОАО за консультациями по правилам составления и оформления документов и выполнения делопроизводственных операций. 4.3. Вносить предложения по совершенствованию работы с документами.
Скачать должностную
инструкцию документовода (.doc, 96КБ)

I. Общие положения

  1. Документовед относится к категории специалистов.
  2. На должность:
    • документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;
    • документоведа II категории — назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;
    • документоведа I категории — лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.
  3. Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится
  4. Документовед должен знать:
    1. 4. 1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.
    2. 4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.
    3. 4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.
    4. 4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.
    5. 4.5. Организацию архивного дела.
    6. 4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.
    7. 4.7. Основы программирования.
    8. 4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.
    9. 4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.
    10. 4.10. Документообразование.
    11. 4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.
    12. 4.13. Основы экономики, организации труда и управления.
    13. 4.14. Законодательство о труде.
    14. 4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.
    15. 4.16. Правила и нормы охраны труда.
  5. На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Документовед:

  1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
  2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.
  3. Осуществляет контроль над состоянием делопроизводства.
  4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.
  5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
  6. Организует внедрение систем ведения документации.
  7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
  8. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
  9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
  10. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
  11. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.
  12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Документовед вправе:

  1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
  2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
  3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
  4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя организации).
  6. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность

Документовед несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

ИНСТРУКЦИЯ

ДОКУМЕНТОВЕДА

наименование учреждения,

организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

УТВЕРЖДАЮ

(директор; иное должностное лицо,

00. 00.0000№ 00

уполномоченное утверждать

документоведа

должностную инструкцию)

(подпись)

(фамилия, инициалы)

00.00.0000

I. Общие положения

1. Документовед относится к категории специалистов.

2. На должность:

Документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;

Документоведа II категории – назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;

Документоведа I категории – лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

3. Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится

приказом директора предприятия по представлению

(начальника отдела

документационного обеспечения; заведующего канцелярией; иного должностного

лица)

4. Документовед должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.

4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.

4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.

4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.

4.5. Организацию архивного дела.

4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.

4.7. Основы программирования.

4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.

4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.

4.10. Документообразование.

4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.

4.13. Основы экономики, организации труда и управления.

4.14. Законодательство о труде.

4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.

4. 16. Правила и нормы охраны труда.

5. Документовед подчиняется непосредственно

(начальнику отдела документационного

обеспечения; заведующему канцелярией; иному должностному лицу)

6. На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Документовед:

1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.

3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.

5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

6. Организует внедрение систем ведения документации.

7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

8. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

10. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

11. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.

12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Документовед вправе:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – то с разрешения руководителя организации).

6. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность

Документовед несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Руководитель структурного подразделения

(подпись)

(фамилия, инициалы)

00.00.0000

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(подпись)

(фамилия, инициалы)

00. 00.0000

С инструкцией ознакомлен:

(подпись)

(фамилия, инициалы)

00.00.0000

Если Вы ищете сотрудника, либо выбираете место для трудоустройства – наш сайт mogilev.myjob.by поможет Вам. Размещение информации о вакансиях и добавление резюме производится бесплатно. Для этого Вам нужно зарегистрироваться и заполнить соответствующую форму.
Ищите и находите работу в городе Могилеве , также Вы сможете отслеживать тенденции рынка труда: количество рабочих мест, средний размер заработной платы.

по профстандарту, в ДОУ, в школе, в здравоохранении, на предприятии

Охраной труда называется комплекс мероприятий, документов, инструкций, направленных на улучшение состояния рабочих условий сотрудников предприятия, а также защиту их здоровья и уменьшение производственного травматизма. Существует должностная инструкция по охране труда, на основе которой осуществляются все организационные, инженерно-технические и другие мероприятия.

Что такое должностная инструкция специалиста по охране труда

Данная инструкция в обязательном порядке должна существовать на каждом предприятии нашей страны. Её отсутствие является нарушением и несёт за собой применения штрафных санкций административного характера к руководителю или всему предприятию в целом.

Что такое должностная инструкция специалиста по охране труда и какова роль самого специалиста, расскажет это видео:

Права

  • Специалист по ОТ обладает всеми социальными гарантиями, которые предусматривает законодательство РФ;
  • Беспрепятственное участие в организации проектов по ОТ на предприятии;
  • Право выполнять запросы и получать ответы от подразделений учреждения, касающихся состояния ОТ;
  • Возможность повышения своей профессиональной квалификации.

Ответственность

  • Специалист по ОТ несёт ответственность за недобросовестное исполнение своих трудовых обязанностей согласно Трудовому кодексу РФ;
  • За материальный ущерб, принесённый предприятию по вине специалиста по ОТ.

Далее проставляется число и подпись.

Скачать образец можно здесь.

Образец должностной инструкции инженера по охране труда 1 категории

В этом видео представлена полезная информация по охране труда для руководителей и специалистов: