Содержание

Что такое рабочая инструкция и зачем она нужна? | Работа, карьера, бизнес

Внедрение регламентации деятельности создает основу системы управления, делает бизнес более «прозрачным» и легко управляемым. Определены критерии оценки, что позволяет контролировать результаты работы. Но зачастую, регламентирование деятельности заканчивается формальностью — наличием должностных инструкций. Однако, для регулирования деятельности субъектов управления, каковыми являются ваши сотрудники, этого не достаточно.

Можно ли ограничиться только должностной инструкцией?
Теоретически — да, с практической точки зрения могу дать категорический ответ «нет». Давайте проанализируем источник возникновения проблем. А источник не в том, что сотрудник говорит вам, что это не его обязанности, так как они не прописаны в должностной инструкции, а в том, что в процессе выполнения той или иной операции допускаются ошибки. Предупредить совершение этих ошибок — задача рабочей инструкции.

Зачем нужны рабочие инструкции?
Подробные инструкции по выполнению бизнес-процессов не дают возможности сотрудникам некачественно выполнять свои должностные обязанности, но оставляют за ними право на самостоятельное принятие решений в рамках их областей ответственности.

Когда появляется первая необходимость в написании рабочих инструкций?

Когда появляется несогласованность действий, а она появляется, как только в компании начинают работать более трех сотрудников. После этого необходимо начинать формализацию бизнеса и прописывать взаимодействие.

У всех ли должны быть должностные и рабочие инструкции?
Такой документ, как должностная инструкция, должен быть у каждого, но это формальность. Это требование законодательства. Если вы строите систему, рабочие инструкции должны быть у всех, включая директора и управляющего, уборщицу и грузчика. (Как-то меня спросили и даже посмеялись, зачем, мол, рабочая инструкция для уборщицы. Зайдя в ближайший супермаркет, я продемонстрировал, как дополнительные службы портят общее впечатление: «Отойдите, вы что не видите, что я мою…»).
Рабочая инструкция должна быть у всех. Без прописанных правил работать невозможно.

Как производится контроль персонала?
Почему мы не всегда можем поставить во главе компании наемного менеджера? Мы не можем передать ему дела, даже когда бизнес налажен и он работает.

В чем принципиальное отличие должностных инструкций от рабочих инструкций?
Должностная инструкция говорит сотруднику о том, что именно он должен делать, рабочая инструкция о том, как он должен это делать. Даже без дополнительного анализа становится понятным абсолютное принципиальное отличие двух документов, один из которых существует исключительно формально, другой является работающим инструментом.

Как связаны между собой должностные и рабочие инструкции?
При подготовке любых документов важно обеспечить их четкую взаимосвязь. Все документы, с которыми работает сотрудник, занимающий ту или иную должность, связаны между собой так называемыми ссылками, что позволяет избежать отсутствия одной и той же информации во всех документах и облегчает поиск нужной информации.

В рабочие и должностные инструкции постоянно вносятся корректировки и изменения. Как обеспечить, чтобы у сотрудника всегда был документ, действующий в настоящий момент?
Это вопрос управления документооборотом и касается он не только должностных и рабочих инструкций. Документ должен иметь версию и дату выпуска. Изъятие и уничтожение документов, утративших силу, допустимо производить любым способом.

Как быть, если существует какая-либо должность, а сотрудник, ее занимающий, увольняется?
Отчасти рабочая инструкция и существует для того, чтобы в один момент передать полномочия от одного лица другому и происходит это не только при увольнении сотрудника, но и в случае временного отсутствия (отпуск, болезнь, учеба, командировка) и обязанности, выполняемые этим сотрудником, должны быть переданы другому лицу, причем, не столько функции, описанные в должностной инструкции, сколько порядок и правила их выполнения, отражаемые в рабочей инструкции.
Допускается временная передача выполнения определенного поручения. В таком случае рекомендуется осуществить распечатку конкретного пункта рабочей инструкции с указанием должности сотрудника, который будет временно выполнять эту функцию и срок полномочий по ее выполнению. Если срок не известен, указывается дата начала исполнения.

Как писать рабочие инструкции? Кто их пишет?
Рабочая инструкция — это некий свод правил, действуя в рамках которых, сотрудник в обязательном порядке получит положительный результат.
Рабочие инструкции, а точнее, их первичные версии, пишут сами сотрудники. Когда я прошу написать рабочую инструкцию, я прошу самого сотрудника написать ее для самого себя. Я делаю акцент на то, что у него имеется базовая должностная инструкция. В ней написано, что он должен делать. В рабочей инструкции сотрудник пишет то, как он должен это делать. Как он должен делать, чтобы добиться максимального эффекта.
Вторым этапом является корректировка сотрудником отдела персонала.

Какие проблемы возникают при написании?
Как бы вы ни объясняли, вам принесут вместо рабочих инструкций должностные. Я выявил, что не менее 50% сотрудников не поймут задания. Заставьте их записать, что все написанное ими должно отвечать на вопрос «Как делать?», а не «Что делать?»

Какой по объему и стилю написания должна быть рабочая инструкция?
Рабочая инструкция должна быть настолько удобной и простой, чтобы новый сотрудник в первый же день испытательного срока понял, что и как именно нужно делать. В принципе, это требование предъявляется и к другой документации.

Как персонал воспринимает рабочие инструкции?


Как только в вашей компании появятся первые версии рабочих инструкций, начнут возникать конфликты. Это все то же банальное сопротивление. Однако, помимо этого, найдутся сотрудники, которые будут объяснять невыполнение той или иной работы тем, что у них «это нигде не прописано».

Как наличие инструкций может повлиять на клиента?
Наши с вами клиенты зачастую хотят получить результат, собственно, из-за которого они и сотрудничают с вами, но с другой стороны, они горят желанием вмешиваться в вашу работу и контролировать ее. Предоставьте им такую возможность, тем более что это шаг в вашу пользу.
Так, предположим, при оказании услуг, вы можете оставить заказчику рабочую инструкцию вашего персонала. Совершенно понятно, что большинство ее попросту проигнорируют, кто-то прочитает мельком, кто-то изучит досконально, но результат будет одним и тем же — ваш клиент будет знать, что сотрудник вашей компании работает в соответствии с определенными требованиями, а, значит, заказчик получит требуемое качество.

Аудиторская компания Help. Аудит. Проведение аудита в Казахстане

Теоретически — да, с практической точки зрения можем дать категорический ответ «нет».

Давайте проанализируем источник возникновения проблем. А источник не в том, что сотрудник говорит вам, что это не его обязанности, так как они не прописаны в должностной инструкции, а в том, что в процессе выполнения той или иной операции допускаются ошибки. Предупредить совершение этих ошибок — задача рабочей инструкции.

Зачем нужны рабочие инструкции?

Подробные инструкции по выполнению бизнес-процессов не дают возможности сотрудникам некачественно выполнять свои обязанности, но оставляют за ними право на самостоятельное принятие решений в рамках их областей ответственности.

Когда появляется первая необходимость в написании рабочих инструкций?

Когда появляется несогласованность действий, а она появляется, как только в компании начинают работать более трех сотрудников.

После этого необходимо начинать формализацию бизнеса и прописывать взаимодействие.

У всех ли должны быть должностные и рабочие инструкции?

Такой документ, как должностная инструкция, должен быть у каждого, это требование законодательства.

Если вы строите систему, рабочие инструкции должны быть у всех, включая директора и управляющего, уборщицу и грузчика. (Вы спросите, зачем, мол, рабочая инструкция для уборщицы. Это легко проверить, если вспомнить, как дополнительные службы в супермаркете портят общее впечатление: «Отойдите, вы что не видите, что я мою…» или вам периодически приходится сталкиваться с тем, что технический работник, протирая Ваш стол, перепутала все документы или шкаф она не моет совсем, либо не так, как хотелось бы и подобных ситуаций масса).

Рабочая инструкция должна быть у всех. Без прописанных правил работать невозможно.

Как производится контроль персонала? Почему мы не всегда можем поставить во главе компании наемного менеджера?

Мы не можем передать ему дела, даже когда бизнес налажен и он работает. В чем принципиальное отличие должностных инструкций от рабочих инструкций?

Чем отличается инструкция по ОТ от производственной инструкции?

Чем отличается инструкция по ОТ от производственной инструкции? 
#вопросы_ответы@ohranatruda53

Вопрос: Чем отличается инструкция по ОТ от производственной (рабочей) инструкции, составленной на основе инструкции по эксплуатации станка? Нужны ли производственные инструкции, с учетом того, что предприятие не ОПО? Где это прописано? 

Ответ: Порядок разработки и утверждения инструкций по охране труда, а также требования к их содержанию регламентируют Методические рекомендации, утвержденные постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80. При этом данные рекомендации не являются нормативно-правовым актом, так как не зарегистрированы Минюстом России, и носят рекомендательный характер. 

Такие разъяснения дают специалисты Минтруда России в письме от 15 сентября 2016 г. № 15-2/ООГ-3318. Инструкции по охране труда могут разрабатываться как для сотрудников отдельных профессий (должностей), так и на отдельные виды работ. 

Инструкции для сотрудников разрабатываются на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции, а при ее отсутствии – на основе межотраслевых или отраслевых правил по охране труда, требований безопасности, изложенных в технической документации организации – изготовителя оборудования, с учетом конкретных условий работы у данного работодателя. Такие требования установлены в пунктах 5.1, 5.3 Методических рекомендаций, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80. 

Производственная инструкция – документ, разрабатываемый организацией, применяемый для определенных видов работ, содержащий требования к технологическим и вспомогательным процессам, не указанные в технологической документации (из приказа Ростехнадзора от 30.12.2013 № 656 “Об утверждении Федеральных норм и правил в области промышленной безопасности “Правила безопасности при получении, транспортировании, использовании расплавов черных и цветных металлов и сплавов на основе этих расплавов”). 

Для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, следует разрабатывать и утверждать производственные (по профессии) инструкции (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ «О применении должностных и производственных инструкций»).

Зачем рабочему должностная инструкция?! | SPOK.BY

Достаточно часто должностная инструкция жестко увязывается с должностью (а не со специальностью, профессией). И такая точка зрения (должностные инструкции только для инженерно-технических работников) часто встречается на практике. Тем не менее это не так. О том, зачем нужны рабочие инструкции
и в чем их отличие от должностных, читайте в статье.

Должностные инструкции

Начнем с того, что должностные инструкции относятся к основным локальным нормативным правовым актам организации.

В частности, должностной инструкцией устанавливается конкретный перечень должностных обязанностей служащих с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их права и ответственность согласно занимаемым должностям.

Для чего нужна должностная инструкция

Должностные инструкции необходимы для эффективной организации труда и его оплаты, оптимального распределения трудовых обязанностей между работниками, объективной оценки работников при аттестации и т.д.

Должностные инструкции предназначены:

– для четкого определения служебного положения, обязанностей и прав, персональной ответственности, объективной оценки работы руководителей, специалистов и других служащих;

– подбора, рациональной расстановки и использования кадров в соответствии со специальностью и квалификацией;

– материального и морального стимулирования кадров в зависимости от количества и качества вложенного труда;

– повышения роли, авторитета и влияния руководителей и специалистов на развитие производства;

– установления научно обоснованных норм труда работников управления;

– поддержания и укрепления трудовой дисциплины, правильного применения мер дисциплинарного, материального и морального воздействия к лицам, не выполняющим возложенных на них должностных обязанностей, и пр.

В соответствии с трудовым законодательством должностные инструкции разрабатываются всем работникам организации, т.е. каждому специалисту персонально, или группе работников, выполняющих в организации одинаковые функции.

Кто разрабатывает

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, в чьем подчинении находятся должности соответствующих работников, совместно с отделом организации труда и заработной платы, отделом кадров и юридической службой организации, соблюдая требования Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее – ЕКСД). Должностные инструкции согласовываются с заинтересованными должностными лицами организации и утверждаются ее руководителем.

Рабочие инструкции

Законодательством о труде, в частности ст. 54 Трудового кодекса РБ (далее – ТК),
в обязанности нанимателей при приеме на работу включена обязанность ознакомить работника под роспись с порученной работой.

Конечно, можно сказать, что это требование мы выполнили, заключив с работником письменный трудовой договор.

Однако в договоре указана специальность и квалификация работника, а в разделе «Обязанности» –
общие требования. Следовательно, в случае возникновения конфликтной ситуации доказать, что работник не сделал то, что должен был сделать, будет сложно.

Кроме того, если посмотреть унифицированные формы документов, то в некоторых из них идет указание на должность, а далее в скобках – на специальность, профессию.

Но если вас смущает название (должностная инструкция) для рабочих, можно назвать этот документ рабочей инструкцией, инструкцией о правах и обязанностях, например, слесаря 5-го разряда.

Содержание и структура рабочей инструкции

Содержащиеся в ЕТКС тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих разработаны и сгруппированы по сложности труда (по разрядам в порядке возрастания). При этом 7-м и 8-м разрядами тарифицируются отдельные работы повышенной сложности.

Тарифно-квалификационные (квалификационные) характеристики профессий рабочих, приведенные в ЕТКС, также как и характеристики, приведенные в ЕКСД, состоят, как правило, из 3 разделов: «Характеристика работ», «Должен знать», «Примеры работ». Эти разделы обычно включаются в рабочие инструкции.

В разделе «Характеристика работ» содержится описание основных работ по профессиям рабочих. Конкретное содержание, объем и порядок выполнения работ на каждом рабочем месте устанавливаются в организациях технологическими картами, рабочими инструкциями или другими документами.

В разделе «Должен знать» излагаются основные требования к квалификации рабочего, которым необходимо соответствовать для качественного выполнения работ, приведенных в разделе «Характеристика работ».

К ряду профессий рабочих, выполняющих работы повышенной сложности, тарифицируемых, например, 6-м и более высокими разрядами, в разделе «Должен знать» установлено требование о наличии среднего специального образования, а к отдельным профессиям требования к стажу работы и наличию специальной подготовки.

Раздел «Примеры работ» содержит перечень работ, наиболее типичных для данной профессии и данного разряда. В тех случаях, когда в разделе «Характеристика работ» достаточно полно описаны выполняемые работы, раздел «Примеры работ» в тарифно-квалификационную характеристику не включается.

Важно учитывать, что работами, перечисленными в тарифно-квалификационных характеристиках, приведенных во многих разделах ЕТКС, не исчерпываются все работы, которые могут и должны быть выполнены рабочим данной профессии и данного разряда в конкретных условиях производства. Поэтому при необходимости в организациях с учетом специфики производства могут разрабатываться дополнительные примеры работ, аналогичных по сложности выполнения работам, содержащимся в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих соответствующих разрядов ЕТКС. Дополнительные перечни работ утверждает наниматель.

Чем отличается рабочая инструкция от должностной?

Относительного рабочего процесса должностная инструкции регламентирует только то, что должен делать работник. В рабочей же инструкции указано, как ему это делать.

Подводим итог

Рабочие инструкции регламентируют основные трудовые функции, обязанности, права и ответственность рабочего при осуществлении им деятельности в рамках определенной профессии. Данные документы можно считать разновидностью должностных инструкций и, следовательно, применять к ним правила составления и хранения, если организация решает такие документы разрабатывать. Рабочие функции должны соответствовать ЕТКС.

Отметим, что составление рабочих инструкций не является обязательной функцией нанимателя в отличие от разработки должностных инструкций. Рабочие инструкции могут быть разработаны с учетом конкретных обязанностей работника для более четкого определения его обязанностей и прав, персональной ответственности, материального и морального стимулирования.

Разница между процедурами и рабочими инструкциями?

Уровень 3 – Рабочие инструкции

Рабочие инструкции должны быть очень подробными о том, «как» выполнить конкретную работу, задачу или задание.

Например, можно разработать рабочую процедуру для сборки окончательного корпуса продукта с пошаговыми инструкциями, включая такие детали, как требования к крутящему моменту крепежных винтов.

Индивидуальные рабочие инструкции очень специфичны для отрасли или компании.Для создания подробных рабочих инструкций может использоваться дополнительная документация, включая руководства пользователя, инженерные или технические руководства, примечания службы технической поддержки, примечания к производству и т. Д.

Уровень 4 – Формы и другие документы

Последний уровень документации включает форм , используемых для создания записей, контрольных списков, опросов или других документов, используемых при создании продукта или услуги. Записи являются важным результатом любой процедуры или рабочей инструкции.Они составляют основу ваших коммуникаций, материалов аудита и инициатив по улучшению процессов.

Качество

Табло Bizmanualz Scoreboard отображает ключевые процессы сегмента, четко сформулированные цели и текущие показатели эффективности.

Используя систему управления качеством ISO 9001, вы должны быть уверены, что компания или подразделение будет соответствовать требованиям ISO 9000 и получить сертификат. Должен иметь место следующий процесс:

  1. Решение и обязательства руководства
  2. Соответствующее обучение и оценка
  3. Соответствие соответствующим стандартам
  4. Аудит и регистрация

Внедрение систем менеджмента качества ISO 9000

Некоторые препятствия, которые могут препятствовать успешному внедрению системы менеджмента качества ISO 9000, чего следует избегать, могут включать нереалистичные временные рамки, сопротивление изменениям, отсутствие обязательств со стороны руководства, недостаточное обучение или субъективную интерпретацию стандартов.

Области, наиболее часто приводящие к несертификации компаний на сегодняшний день, включают контроль документации, контроль проектирования, закупки, проверки и испытания, системы качества, контроль и инспекцию процессов или измерительное и испытательное оборудование. Хотя все области программы обеспечения качества компании должны соответствовать стандарту, руководство должно провести дополнительные проверки, чтобы убедиться в соблюдении этих требований.

Соответствующий персонал под руководством руководства должен проверять стандарты, а также разрабатывать, внедрять и поддерживать минимальный набор систем и процедур качества, чтобы соответствовать стандарту ISO 9000.

Кроме того, этот персонал предоставит руководству уверенность в том, что намеченное качество достигается и составляет:

  • Документировано
  • Демонстрируемое
  • Эффективно
  • Поддерживается

Научиться писать политики и процедуры легко, если вы поймете, что четыре уровня документации и различие между политиками, процедурами и рабочими инструкциями. Бесплатные политики и процедуры от Bizmanualz делают это еще проще!

В чем разница между рабочими инструкциями и инструкциями?

Многие путают инструкции и рабочие инструкции.Фактически, большинство людей пишут рабочие инструкции и называют их руководящими принципами или наоборот. Знание разницы между руководящими принципами и рабочими инструкциями может помочь вам лучше понять процесс документирования и, следовательно, разработать отличную документацию по процедурам. Лучшая документация означает лучшую организацию.

Что такое рекомендации?

Руководящие принципы – это общие положения, рекомендации или административные инструкции, разработанные для достижения целей политики, обеспечивая основу для реализации процедур.Руководство можно рассматривать как заявление, с помощью которого можно определить курс действий. Руководство направлено на оптимизацию определенных процессов в соответствии с установленной рутиной или разумной практикой. Руководства могут выпускаться и использоваться любой организацией, чтобы сделать действия ее сотрудников или подразделений более предсказуемыми и, предположительно, более качественными. Рекомендация подобна правилу.

  • Рекомендации могут часто меняться в зависимости от среды, и их следует пересматривать чаще, чем стандарты и политики.
  • Руководство не является обязательным, это скорее предложение передовой практики. Следовательно, «рекомендации» и «лучшие практики» взаимозаменяемы.
  • Это неспецифическое правило или принцип, определяющий направление к действию или поведению.
  • Это план или объяснение, которым можно руководствоваться при установлении стандартов или определении курса действий.

Что такое рабочие инструкции?

Рабочие инструкции описывают, как выполнить конкретную работу. Они специфичны. Хорошо, если они будут максимально наглядными.Процедура или рабочая инструкция должны детализировать точные шаги, которые нужно будет пройти человеку, чтобы завершить любое действие, детализированное в процессе.

  • Наглядные пособия, различные формы рабочих пособий.
  • Последовательный или хронологический список действий.
  • Содержит специальные инструкции по сборке.
  • Может быть от производителя или подрядчика с поправками, специфичными для объекта / бизнеса.

Надеюсь, эти определения проливают свет на различия между руководящими принципами и рабочими инструкциями.И то, и другое сэкономит вам много времени и внесет большую ясность в документацию по управлению бизнесом в вашей организации. Это также будет означать, что у всех сотрудников есть четкое представление о том, что они найдут в каждом типе документации и, следовательно, где искать необходимую информацию.

Как написать рабочую инструкцию – простая пошаговая инструкция

GLUU НАПРАВЛЯЮЩИЕ

Более девяти из 10 несчастных случаев на производстве происходят из-за человеческой ошибки. Это приводит к серьезным травмам и ежегодно обходится отрасли в миллиарды долларов.Тем не менее, многого из этого можно было бы избежать с помощью более точных и четких рабочих инструкций. Это руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции или стандартные рабочие процедуры.

Знание того, как писать рабочие инструкции или СОП, ясно и кратко для ваших коллег, гарантирует, что они точно знают, как должны выполняться их различные задачи. Это снижает риск, потому что уменьшается вероятность того, что что-то пойдет не так. Это также повышает эффективность; рабочие инструкции гарантируют, что самый лучший способ выполнения работы ясен и известен людям, выполняющим ее.

Это подробное руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции, которые ваши коллеги могут понять и извлечь из них пользу. Помните, что сказал Эйнштейн:

Если вы не можете объяснить это просто, , , вы не понимаете его достаточно хорошо.

Кстати о простоте: если вы относитесь к тому типу людей, которые легче усваивают вещи с помощью визуального или звукового формата, посмотрите наше видео ниже о том, где начинаются рабочие инструкции и почему они важны:

(мы надеемся, что это видео даст вам веские аргументы в пользу важности этой области.)

В чем разница между рабочими инструкциями, рабочими руководствами, СОПами и т. Д.?

Рабочие инструкции также называются рабочими руководствами, стандартными рабочими процедурами (СОП), рабочими инструкциями или руководствами пользователя, в зависимости от ситуации. В любом случае цель рабочих инструкций – четко объяснить, как выполняется конкретная рабочая задача. Они похожи на пошаговые инструкции, которые мы получаем, когда учимся водить автомобиль: проверьте, находится ли рычаг переключения передач в нейтральном положении, включите зажигание, нажмите сцепление, переключитесь на первую передачу и так далее.

Важно то, что рабочие инструкции не следует путать с процессами или картами процессов. Давайте быстро посмотрим, как рабочие инструкции вписываются в наши общие уровни документации процесса:

  1. Иерархия процессов показывает вашу общую архитектуру процессов и то, как она поддерживает ваш бизнес. (Подробнее об этом читайте в нашем Руководстве по созданию иерархий процессов)
  2. Процесс – это цепочка действий, которые преобразуют входы в выходы.(Заинтересованы? Прочтите наше Руководство по простому отображению процессов)
  3. Процедура описывает , как выполнять процесс – последовательность и кто что делает. В Gluu мы объединяем процесс и процедуру в единый простой формат (поскольку люди все время их путают).
  4. Рабочая инструкция – или рабочее руководство, рабочая инструкция или стандартная рабочая процедура – подробно описывает, как выполняется действие в рамках процесса (или процедуры).

Таким образом, ваша рабочая инструкция должна быть частью общего плана улучшения процесса.

С этой ясностью перейдем к теме написания рабочих инструкций. (О, еще одна вещь: для ясности по всему жаргону BPM см. Наш Глоссарий BPM)

Почему так важны стандартные рабочие процедуры?

Они уменьшают воздействие, когда ключевые люди уходят

Рабочие инструкции или СОП создают и сохраняют знания внутри компании. Когда «как дела» передаются устно, остается место для интерпретации и человеческой ошибки. И знания о том, как наиболее эффективно выполнить задачу, теряются, когда указанный сотрудник покидает компанию и забирает эти знания с собой.Хорошие рабочие инструкции избегают всего этого.

Рабочие инструкции снижают риск

Они снижают риск, потому что наиболее безопасный способ выполнения работы ясен и известен тем, кто имеет значение.

Избегайте ошибок и «виноватых»

Четкость позволяет избежать ошибок. Что особенно важно, это позволяет избежать обвинений. Когда что-то идет не так, возникает тенденция обвинять или возлагать ответственность на людей, что естественно. Но если это происходит часто, это может повлиять на моральный дух персонала. Наличие четких рабочих инструкций сводит к минимуму эту проблему.

Сэкономьте время

В приведенной ниже таблице показано собственное исследование Gluu по рентабельности инвестиций при написании рабочих инструкций. Дело в том, что ваши первоначальные затраты времени окупаются после того, как ваша рабочая инструкция будет использована всего три раза. Это относится только к экономии времени – мы даже не упомянули о том, как важно избегать ошибок и доработок. В рамках Lean:

это также называется «Стандартная работа».

Как выглядит хорошая инструкция?

Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи.Не должно быть места для интерпретации. Они не должны быть расплывчатыми. Вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших сотрудников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми. Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих смешное двойное значение. Вот несколько основных правил, которые помогут вам:

# 1 все ясно

Как сказал Джордж Оруэлл…

«Хорошее письмо – как оконное стекло».

Вы смотрите сквозь него и сразу понимаете смысл. Каждый сотрудник должен понимать ваши рабочие инструкции. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения) и ненужной болтовни.

Напишите свои рабочие инструкции таким образом, чтобы их было легко понять для каждого сотрудника, выполняющего задание. Используйте активный голос, чтобы помочь вашему читателю, который относится к структуре предложения подлежащее, глагол, существительное.Например, человек (субъект) потягивал (глагол) свое пиво (существительное) , нет, его пиво, которое мужчина пил.

# 2 доступно

Хорошо иметь рабочие инструкции, но какая польза от них, если они доступны только в офисе, когда сотрудники, которые в них нуждаются, находятся в производственном цехе? Люди, выполняющие работу, должны иметь свободный доступ к ее инструкциям по работе, когда и где они им нужны. Путешественники или магазинные бумаги?

(Здесь такой инструмент, как Gluu, может помочь вам получить нужные инструкции в нужном формате в руки нужного сотрудника в нужное время.)

# 3 заслуживает доверия

Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные. В противном случае это просто еще одна хорошая идея, которая никого не волнует. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.

(Опять же, такой инструмент, как Gluu, может помочь вам привлечь нужных людей и сотрудничать в его обновлении по мере вашего обучения и развития.)

# 4 стабильно

Рабочие инструкции должны следовать единому стилю.Согласованность в терминологии, макете, средствах массовой информации и методах упрощает их отслеживание и усвоение. Также с точки зрения последовательности они должны придерживаться набора навыков сотрудников.

(Gluu помогает обеспечить единообразие формата во всей организации.)

# 5 коротко и просто

Мы уже коснулись этого выше, но это действительно важный момент. Как сказал Альберт Эйнштейн: «Если вы не можете объяснить это просто, вы недостаточно хорошо это понимаете». Найдите время, чтобы понять это полностью.Это позволит избежать ошибок в дальнейшем. Написание рабочей инструкции – это не значит выглядеть умно. Вместо этого подумайте о языке, на котором написано руководство по эксплуатации вашего телевизора. А еще лучше взгляните на язык детской книги. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.

# 6 это визуально

Мы живем в визуальной культуре. Многим из нас удобнее работать с визуальными средствами массовой информации, чем с чтением книг и газет. Для этого постарайтесь по возможности использовать изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях.Подумайте о том, кто будет использовать ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом.

(Gluu позволяет добавлять и показывать изображения и видео прямо на планшетах или телефонах, используемых персоналом первой линии.)

# 7 написано людьми, которые знают

Рабочую инструкцию должен писать человек, имеющий наибольший опыт в выполнении задания. Не поручайте задачу по написанию рабочих инструкций человеку, который не на 100% знаком с работой.Вы не можете ожидать, что оператор будет знать, как писать рабочие инструкции в полной мере, если он еще не полностью знаком с ролью. Это означает, что один человек никогда не сможет написать рабочие инструкции вашей компании, если она не маленькая. Мы спросили ряд отраслевых экспертов о том, почему участие является ключевым фактором, и вы можете увидеть их ответы в этой статье здесь.

(Gluu позволяет делегировать право собственности знающим людям – независимо от того, где они находятся.)

Итак, с этими основными правилами понятно, как это на самом деле написать? Об этом следующий раздел.

7 шагов для очистки рабочих инструкций

Вы когда-нибудь покупали мебель в разобранном виде, приходили домой, пытались следовать инструкциям по сборке и полностью запутались? Если да, то вы не одиноки. Это случилось со многими из нас. По этой причине очень нужны хорошие технические писатели. Техническое написание – большая тема, выходящая за рамки этой статьи, но вот семь шагов, которые помогут улучшить ваши рабочие инструкции:

ШАГ 1

Напишите четкое название

Что во введении? Ну, на самом деле довольно много.Очень важно сделать эту часть правильно. Для этого убедитесь, что вы сделали следующее:

  • Приведите контекст: кратко объясните, частью какого процесса является задача.
  • Определите владельцев: кратко объясните, кто является владельцем процесса, а кто владельцем задачи.
  • Сформулируйте результат: кратко объясните, какой результат или цель задачи
  • Название должно относиться к работе: хорошим примером может быть «как дезинфицировать руки».
ШАГ 2

Опишите цель – почему

Какова цель вашей рабочей инструкции? Зачем вы его готовите? Если вы спросите, почему вопросы, это поможет вам сделать шаг назад и подумать о том, чего вы пытаетесь достичь.Ответ на вопрос «почему» – это не просто результат, который вы уже определили. Прежде чем вдаваться в подробности, спросите, почему вы должны углубить свое понимание. Узнайте больше о ценности вопросов почему здесь.

Итак, ясной целью «как дезинфицировать руки» было бы «Избегать распространения бактерий, чтобы другие рисковали заболеть».

ШАГ 3

Опишите, как это сделать

Прежде всего, вам нужно перечислить материалы, необходимые для выполнения работы. Для удобства чтения лучше всего перечислить их в виде маркированного списка и различать предоставленные и непредоставленные материалы.Организуйте свой список маркеров логически. Например, в случае дезинфекции рук:

  • Мыло хозяйственное
  • Мыло жидкое противомикробное в дозаторе
  • Проточная вода
  • Полотенца

Включите любые релевантные или полезные ссылки прямо в текст в виде естественных гиперссылок. Это позволяет вашему читателю легко прояснить ситуацию.

Чтобы описать, например, как сотрудники должны дезинфицировать руки, вы должны сначала выбрать формат объяснения этого.Есть три основных варианта. Формат поваренной книги, таблица решений и блок-схема. Вы можете выбрать разные форматы для разных заданий, возможно, в зависимости от их сложности. Помните, что многие люди обучаются визуально, поэтому таблицы и блок-схемы, возможно, с изображениями, могут быть лучшим подходом.

ШАГ 4

Формат для удобного чтения

Считайте свою рабочую инструкцию учебным пособием. Поставьте себя на место читателя и подумайте, что поможет ему или ей переварить документ.

  1. Выберите способ форматирования документа и придерживайтесь его. Если вы практикуете бережливое производство, то вот пример формата, который стоит рассмотреть.
  2. Разбейте все шаги на числовую последовательность. Если шагов больше 10, разделите разные темы. Один шаг описывает одно действие, выполнение которого занимает не более 15 секунд.
  3. Используйте изображения или рисунки. Убедитесь, что изображение соответствует тексту. Обратитесь к изображению в тексте. Разместите изображения на левой стороне листа бумаги и сохраните текст на правой стороне.
  4. Выделите важную информацию заглавными буквами, полужирным шрифтом или курсивом.
  5. Превратите любой список в маркированный или нумерованный список.

Инструменты, такие как функция рабочих инструкций Gluu в нашем продукте Understand, имеют встроенное форматирование, которое упрощает обеспечение единообразия. Например. полезно форматировать риски таким же образом, чтобы люди быстро научились их замечать:

ШАГ 5

Перепишите и упростите

Ключевое правило хорошего письма – краткость.Коротко, просто и понятно.

  1. Используйте короткие и простые предложения. Предложения не должны быть длиннее 15 слов и не должны быть предложениями.
  2. Используйте короткие и простые слова. Многосложные слова звучат умно, но замедляют читателя. Упростите им задачу и представьте, что вы пишете для пятилетнего ребенка.
  3. Избегайте сокращений, и если вы должны использовать их, то произнесите их по буквам в первый раз и заключите аббревиатуру в скобки рядом с ней. С этого момента используйте аббревиатуру.
  4. Включите список сокращений, к которым читатель может обратиться.
  5. Решите, какое слово или термин вы будете использовать для описания чего-либо, и придерживайтесь его. Не используйте разные слова для обозначения одного и того же. Например, если вы используете термин «хозяйственное мыло», то используйте его только во всем документе.

Как обсуждалось выше, используйте активные предложения, а не пассивные:

Correct : Тщательно вытрите руки.

Неправильно : Руки следует тщательно высушить.

ШАГ 6

Добавить ссылки

Всегда полезно предоставить источники и предложения для дальнейшего чтения и изучения.Добавьте сноски или добавьте приложение в конце документа.

ШАГ 7

Тест с коллегой!

Чтобы ваши рабочие инструкции были легкими для понимания и выполнения, попросите коллегу выполнить задание, следуя ему. Это покажет вам, сбивают ли вас с толку определенные части или пояснения или нуждаются в дополнительных разъяснениях.

  1. Попросите подходящего коллегу прочитать черновик вашей рабочей инструкции и высказать свое мнение о нем.Соответствует ли рабочая инструкция тому, как на самом деле выполняется задача? Это сбивает с толку? Что может быть яснее?
  2. Попросить коллегу выполнить работу, следуя черновой рабочей инструкции. НЕ помогайте ему / ей и не давайте дополнительных объяснений. Наблюдать.
  3. Сделайте заметки о том, что следует добавить или изменить в вашем экземпляре рабочей инструкции.

Пример проверенного формата СОП

Lean.org предлагает несколько полезных шаблонов для написания стандартных рабочих инструкций.В основном это более продвинутые заводские настройки:

Источник: https://www.lean.org/Search/Documents/53.pdf

Контрольный список вашей рабочей инструкции

Чтобы обобщить и упростить, вот контрольный список, который вы должны иметь под рукой, когда планируете написать следующую рабочую инструкцию.

  • Идентифицированный процесс, в который входит задача
  • Определил цель задачи
  • Понял объем задачи
  • Названы ответственные за задачу
  • Заявленные инструменты, необходимые для выполнения задачи
  • Упомянул о любых требованиях безопасности
  • Выбран подходящий и полезный формат
  • Б / у полезные наглядные пособия
  • Проверено на простой язык и короткие предложения
  • Удален ненужный жаргон и технические термины
  • Проверено на коллеге.

Пришло время применить это на практике!

Как мы часто говорим, важно помнить, что

«Совершенное – враг хорошего».

Просто начни, учись и совершенствуйся по ходу дела. Одна из идей – проинформировать своих коллег о том, что вы делаете, и попросить их указать на любые ошибки или упущения. Это гарантирует, что ваши рабочие инструкции будут хорошо приняты. Здесь, в Gluu, мы верим в написание рабочих инструкций в рамках интегрированной системы для управления бизнес-процессами.

Считаете ли вы это полезным?
Если да, то мы будем очень признательны, если вы поделитесь:

… или, если вы чувствуете себя готовыми, ознакомьтесь с нашей функцией рабочих инструкций, чтобы прямо сейчас приступить к своим собственным рабочим инструкциям.

процессов, процедур, рабочих инструкций – в чем разница?

Этот пост был первоначально опубликован в блоге Idatix Insider.

Часто слишком легко объединить «процессы и процедуры» в один оператор, как если бы они были единым целым.Конечно, нет, но спросите дюжину людей, в чем разница, и вы, вероятно, получите дюжину разных ответов. Добавьте сюда часто неправильно понимаемые «рабочие инструкции», и может возникнуть хаос!

При работе над улучшением бизнес-процессов и процедур критически важно определить, что каждый из них представляет, прежде чем приступить к инициативе по улучшению. Это дает четкое представление о том, какие работы будут выполнены.

Самый простой способ думать о процессах и процедурах – это уровень детализации информации.Процессы можно описать как находящиеся на «высоком уровне» и охватывающие различные функции организации, тогда как процедуры находятся на «низком уровне», то есть содержат подробную информацию. Оба, конечно же, неразрывно связаны. Процедурный уровень можно рассматривать как подробную разбивку по этапам процесса.

Процессы и процедуры

… и инструкция по эксплуатации

Итак, в чем ключевое различие между процессами, процедурами и рабочими инструкциями?

Процессы являются кросс-функциональными и определяют , что делается и кем .Они часто изображаются в виде диаграмм, таких как дерево решений или блок-схема, где выполняемая работа разбита на логически взаимосвязанные шаги или «действия». Процессы всегда должны иметь «триггер» или стартовое событие и «терминатор» или конечное событие, которое приводит к определенному результату. Все процессы должны быть направлены на достижение успешного результата для клиента.

Процедуры определяют, как выполняется работа. Обычно они документируются в пошаговом порядке с подробным описанием того, как должна выполняться работа и кто несет ответственность за ее выполнение.

Рабочие инструкции добавляют некоторой путаницы в головоломку, но обычно считаются подмножеством процедур. Их отличие состоит в том, что рабочая инструкция обычно написана для описания того, как что-то делать специально для одной роли, а не для процедур, которые могут содержать инструкции для нескольких разных ролей в организации.

Как использовать

Следующий вопрос относится к , как следует использовать каждый из них .

Ответ прост: вместе .

Процессы – отличное средство быстрого отображения всего процесса в удобном для понимания формате, но они слишком высоки, чтобы персонал мог использовать их для выполнения своей повседневной работы. Здесь требуются процедурные детали.

Решение этой проблемы состоит в том, чтобы всегда объединять диаграммы процессов и детали процедуры , четко показывая шаг (или шаги) в процессе, к которому относится процедура.

Таким образом, сотрудники могут увидеть более широкий контекст и последствия межфункционального процесса, имея при этом уровень детализации, необходимый для успешного выполнения своих собственных задач. Рабочие инструкции также можно использовать таким образом, но следует проявлять осторожность, поскольку рабочие инструкции, основанные на одной роли, могут дать изолированное представление о выполняемой работе. Хорошо написанные процедурные детали часто могут избавить от необходимости документировать рабочие инструкции.

Процессы, процедуры и рабочие инструкции являются частью бизнес-экосистемы, и, как и жизнь на Земле, они работают лучше всего, когда мы работаем над тем, чтобы управлять ими вместе в идеальной гармонии.

Ура,

ТПН

Предоставлено Крейгом Ридом. Этот блог также доступен на The Process Ninja.

рабочих инструкций и СОП: что вам нужно?

Производственная документация бывает разных видов, и конкретный тип документа и его цель могут варьироваться от одной сборочной линии к другой. Но если сравнивать рабочие инструкции и СОП (стандартные рабочие процедуры), как вы решите, что вам нужно? Поскольку это два наиболее распространенных типа инструкций, важно найти оптимальный вариант для вашей компании.

Найдите минутку, чтобы представить, как вы прогуливаетесь по вашей организации. Что ты заметил?

Вы видите, что одновременно выполняется много разных задач, но направленных на решение разных проблем? Вы можете видеть, что операции с высоким содержанием и малым объемом (HMLV) или операции с низким содержанием смеси с большим объемом (LMHV) выполняются каждую минуту в цехах. В то же время на верхних этажах наблюдаются творческие процессы, такие как объединение презентаций на выставках и дебатов об инновациях продуктов.

С другой стороны, давайте посмотрим на роли вовлеченных людей. Есть инженеры по продукции, бухгалтеры, техники, линейные операторы и многие другие. Все они обладают определенными знаниями, которые рабочие инструкции пытаются уловить и передать другим вашим сотрудникам.

Можно предположить, что процессы и процедуры, которые управляют всеми этими различными видами деятельности, уже хорошо документированы. В одних ситуациях вы можете быть правы, но во многих других – нет.

Если вы находитесь в лагере «не так уж и много» и только начинаете понимать, что отсутствие документации приводит к проблемам с качеством и производительностью, просто знайте, что вы не одиноки.

У многих компаний отсутствует необходимая документация, поэтому в первую очередь существует ВКС. Однако, прежде чем прыгнуть в великую бездну документации (а она может стать бездной, если не сделать все правильно), давайте проясним общий момент, который сбивает с толку даже самых опытных профессионалов.

В чем разница между рабочими инструкциями и СОПами?

И что еще более важно, как определить, какой из них нужен вашей компании?

Для простоты мы рассмотрим диалог Рабочей инструкции и СОП в контексте производственной компании и дадим этому гипотетическому производителю случайное имя – Seat of Your Pants Inc. или сокращенно SOYP Inc. .

SOYP Inc. производит джинсовые шорты прибыльно уже почти 100 лет, но сегодня все будет по-другому.Сегодня Стефани со свежим лицом вошла в дверь. Стефани – новый выпускник высшего инженерного вуза, и уже через несколько минут после выхода в цех она начинает замечать проблемы. Люди, выполняющие одну и ту же работу, выполняют ее по-разному, что приводит к противоречивым результатам и делает кайдзен практически невозможным.

Когда Стефани просит линейных операторов показать их процедуры, они понятия не имеют, о чем она говорит. Когда она просит линейного супервайзера ознакомиться с процедурами, ей показывают папку со стандартными рабочими процедурами.Стефани быстро понимает, что, хотя СОПы полны и точны, правильно детализируя ВОЗ , WHAT и КОГДА для всех операций завода, кое-что очень важное отсутствует. КАК .

Операторы линий в SOYP Inc. должны понимать, кто, что и когда управляет своей территорией, линией и т. Д., Но без «Как» руководство завода оставляет значительную серую зону открытой для перевода или мнения относительно того, чей метод лучший, самый быстрый, самый безопасный и т. д.

Отсутствующие инструкции по работе с пошаговыми инструкциями на уровне задач. Рабочие инструкции для цеха SOYP Inc. пойдут на шаг дальше, чем объяснение оператору швейной линии, что количество стежков на дюйм должно быть от 18 до 20 и должно проверяться ежечасно.

5 преимуществ перехода на цифровые технологии

С VKS Lite рабочие инструкции могут быть сконфигурированы так, чтобы показывать на линии точные шаги, необходимые для настройки машины для достижения требуемых результатов.Каждый добавленный шаг или настройка каждый раз воспроизводится в правильной последовательности с использованием изображений и видео, чтобы еще больше упростить процесс и сделать его более понятным.

Для SOYP Inc. и любой другой подобной компании внедрение подробных рабочих инструкций в цехе дает пять важных преимуществ:

  1. Кайдзен теперь возможен : Стефани знает текущее состояние производства и начинает работать с командой цеха, продвигая культуру непрерывного совершенствования и внося постепенные улучшения с помощью документированных рабочих инструкций, развернутых по всему предприятию.
  2. Превосходные результаты : Качество и производительность становятся более стабильными и предсказуемыми, если известная передовая практика задокументирована и внедрена на предприятии.
  3. Обучение происходит быстрее : Теперь обучение новых сотрудников и перекрестное обучение для существующей команды являются более точными и менее дорогостоящими, чем раньше.
  4. Предложения приветствуются : Теперь существует более простой способ предоставления обратной связи и получения предложений от производственного цеха.
  5. Понимание улучшено : Работа лучше понимается как инженерами, так и менеджментом, поскольку теперь она стандартизирована.

Понимая важность рабочих инструкций, Стефани приступила к работе, подробно документируя выполнение каждой задачи с использованием изображений везде, где это возможно. Линейные операторы изначально колебались, но начали понимать важность стандартизации методов и внедрения кайдзен, поскольку это приводит к значительной экономии затрат со временем .

Вскоре SOYP Inc. начинает работать как хорошо отлаженная машина. Стандартизация работы и кайдзен превратили завод в эффективного и высококачественного производителя. Со своей стороны, Стефани быстро повысили до главного операционного директора.

С ее новой ролью и обновленным статусом SOYP Inc. как производителя мирового класса Стефани решает расширить производственные усилия компании в новых секторах.

Устранение разрыва между рабочими инструкциями и СОПами

Итак, наконец, вам нужны рабочие инструкции или СОП? Чтобы ответить на этот вопрос, нам нужно взглянуть на него с точки зрения примирения.Хотя для реализации первоначальных инвестиций в цифровые рабочие инструкции требуется совсем немного времени, ваша организация наверняка быстро получит немедленную и поддающуюся количественной оценке экономию.

В результате вам потребуются как рабочие инструкции, так и стандартные рабочие процедуры (СОП), но с небольшими вариациями – они должны быть визуальными и электронными, чтобы соответствовать постоянно меняющимся правилам и передовым практикам.

Мы надеемся, что этот простой и вместе с тем забавный пример поможет вам лучше понять, чем отличаются рабочие инструкции и СОП, а также то, что вам не хватает в вашей собственной работе.Если по пути вы определили отправные точки для внедрения более эффективных рабочих инструкций и управления СОП, мы будем рады поделиться своими знаниями и инструментами для этого с демонстрацией нашего программного обеспечения.

Процессы, процедуры и рабочие инструкции

В результате IATF 16949, следующего за изменениями в ISO 9001, строгие требования СМК были ослаблены, чтобы удовлетворить оставшиеся требования к документации. Несмотря на ослабление строгих требований, процессы, процедуры и рабочие инструкции, как правило, все еще используются.В рамках СМК слова процессы, , процедуры, и рабочие инструкции , часто сбивают с толку, и поэтому мы нашли время, чтобы определить эти термины, чтобы получить лучший опыт и лучшее понимание СМК.

Связь между процессами, процедурами и рабочими инструкциями

Документирование системы менеджмента качества позволяет организации четко и кратко идентифицировать свои процессы, процедуры и рабочие инструкции, чтобы объяснить и контролировать, насколько она соответствует требованиям IATF 16949.Это начинается с тщательного понимания этих терминов и того, как классифицировать их в рамках работы системы управления, другими словами:

Процесс
указывает , что нужно сделать и почему
Процедура
указывает , как нужно выполнить процесс
Рабочая инструкция
объясняет , как выполнять процедуру .

Процесс считается высокоуровневым стратегическим методом управления, по сути, сводкой целей, со спецификациями и необходимыми широкими ресурсами.Процедура добавляет больше конкретики. Сюда входят: обязанности, конкретные инструменты, методы и измерения. Рабочая инструкция – это пошаговое руководство, которое позволяет организациям внедрять процессы и процедуры.

Для того, чтобы контролировать вашу СМК, в форме или процессах, процедурах и рабочих инструкциях созданы подробные уровни действий. Эти уровни обычно создаются для удовлетворения требований QMS.

Иерархия процессов, процедур и рабочих инструкций

Некоторые основные рекомендации по запоминанию различий между этими терминами при документировании вашей системы менеджмента качества:

  1. Начните с процессов , которые вы должны задокументировать.Обычно количество процессов диктует количество процедур. Хотя ситуация диктует точное количество процедур, необходимых для управления желаемым результатом, хорошее практическое правило – не создавать больше процедур, чем требований.
  2. Обычно процедура создается для каждого процесса. Большинство компаний пишут слишком много процедур, тогда как на самом деле они должны документировать эти директивы как более конкретные рабочие инструкции.
  3. При необходимости создайте подробные рабочие инструкции для каждой задачи, которая необходима для поддержки каждой процедуры.

Процесс

Процесс – это любое действие или набор действий, которые используют ресурсы для преобразования входов в выходы, которые можно рассматривать как процесс. Стандарт IATF 16949, соответствующий ISO 9001, основан на процессном подходе.

Процессы должны иметь определенные и идеально измеримые цели, входы, выходы, действия и ресурсы. Когда вы определяете процесс, вы хотите, чтобы присутствовали несколько ключевых элементов, включая:

  • Входы / ресурсы:
    • Указанные требования (потребности), например:
      • Какая информация вам нужна для начала работы?
      • Откуда взялась эта информация?
  • Мероприятия:
    • Взаимосвязанные или взаимодействующие виды деятельности, использующие ресурсы, необходимые для достижения определенного результата
    • Все операции, действия и подпроцессы, выполняемые для достижения желаемого результата, например:
      • Какие основные работы выполняются в вашем отделе?
      • Не могли бы вы объяснить мне ваши действия здесь?
  • Выходы:
    • Удовлетворенные требования (результаты), например:
      • Кто получает результат вашего труда?
      • Как узнать, правильно ли вы выполнили свою работу? (достигнуто)

Одна из основных целей (и результатов) использования хорошо построенных процессов – унифицировать работу организации по вертикальным функциям, при этом основная цель сосредоточена на удовлетворении потребностей клиентов.Путем раскрытия и документирования конкретных сквозных взаимодействий процессов можно достичь результата более высокого порядка с помощью надлежащих методов управления (например, обучения, измерения, поощрений / вознаграждений и т. Д.)

Пример процесса: наем подрядчика. Входные данные – вы хотите сформулировать план, определить бюджет и график. Процесс – вы хотите найти надежного подрядчика и понять его возможности, проанализировать производительность, проверить их доступность и получить расценки. Выходные данные – Принятие контракта, завершение графика и создание этапов платежей.

Процедура

Процедура – это единый метод, описывающий, как выполнять процесс , например, как вы контролируете своих поставщиков. Содержит такие элементы, как:

  • Зачем нужна процедура
  • Что нужно сделать и как это будет выполняться
  • Кто какие действия выполняет
  • Откуда берутся входы и куда выходят
  • Любые требования к месторасположению (т. Е. Место, где осуществляется деятельность)
  • Критерии (требования), которым они должны соответствовать
  • Необходимые инструменты, информация или другие ресурсы
  • Терминология, определения, пояснения и т. Д.

Требования и вспомогательные процессы для IATF 16949 можно найти в стандарте ISO 9001 и дополнительном стандарте IATF 16949. Полномочия на создание конкретных процедур были удалены и заменены термином «Документированная информация». Несмотря на это изменение, оно не снижает необходимости или эффективности формального определения процедур. Процедуры используются, когда есть определенная операция, которой следует постоянно следовать.

Пример процедуры: Пример процедуры для организации может быть такой, которая важна для критически важных отраслей, таких как автомобилестроение.Процедура может описывать формальный процесс, используемый для общения с клиентами и просмотра информации от клиента, включая отзывы клиентов.

Процедуры составляют основную документацию для QMS, которая помогает запускать систему с большей согласованностью, согласованностью и предсказуемостью. Процедуры вашей организации будут описывать, как вы ведете и контролируете свой бизнес и отвечаете требованиям IATF 16949, даже через такие изменения, как кадровые изменения, замена поставщиков, колебания требований / ожиданий клиентов и т. Д.

Образец процедуры

Процедура предлагает общее описание того, как компания выполняет требования к процессу, но не включает специфические для компании детали для выполнения. Эти конкретные директивы, необходимые сотруднику для выполнения задач компании, – это рабочие инструкции (см. Ниже).

Инструкция по эксплуатации

Рабочая инструкция описывает, как выполнять задачу в рамках процесса. Это более подробная часть процедуры, рабочие инструкции великолепны, потому что они являются как организационными, так и пояснительными:

  1. Требуется во много раз больше деталей, чем предусмотрено в процедурах.Рабочие инструкции очень полезны, потому что они содержат подробные сведения о конкретных задачах, на которые ссылается процедура, они помогают в обучении и помогают уменьшить количество ошибок, поскольку они предоставляют пошаговые инструкции, необходимые для выполнения чего-то, чего может не хватать в более общих черновиках процедур.
  2. Разделение между процедурами и рабочими инструкциями может быть отличным организационным инструментом, если есть преимущество разделения процедуры (процедур) на множество «подпроцедур», которые связаны, но охватывают разные аспекты.

Рабочая инструкция часто повторяет многие элементы процедуры, чтобы помочь описать, где она вписывается в процесс, например:

  • Назначение
  • Определения
  • Ответственность
  • Требования
  • Инструменты и информация

Но по своей сути рабочая инструкция содержит подробные пошаговые инструкции, которые невыгодно включать в процедуру, поскольку она требует такого ограниченного объема.

Пример рабочей инструкции: Набор рабочих инструкций по сборке на основе сварки может содержать пошаговые инструкции для завершения окончательного изготовления.Инструкции могут включать резку, сверление, сварку, осмотр, управление запасами и т. Д. Для получения дополнительной информации щелкните изображение выше.

Нет полномочий на создание рабочих инструкций. Однако годы документации QMS показали, что объединение их в иерархии документации может иметь большее влияние на вашу QMS.


Образец рабочей инструкции

Обратите внимание, что определенный текст из стандарта ISO 9001 используется только в учебных целях.Standard Stores признает и соблюдает правила Международной организации по стандартизации (ISO) в отношении авторских прав и интеллектуальной собственности.

Lean.org – Институт бережливого предпринимательства | Бережливое производство | Бережливое производство | LEI

Lean.org – Институт бережливого предпринимательства | Бережливое производство | Бережливое производство | LEI | Бережливые услуги

Онлайн-обучение

Код

LEI предлагает индивидуальные или интерактивные онлайн-курсы под руководством инструктора, разработанные с использованием различных методов обучения, включая видео, коучинг и мероприятия.

Получите доступ к последним достижениям в области бережливого лидерства и управления

Один платеж. Неограниченное количество регистраций.

Давайте вместе разработаем план бережливого обучения для вас, вашей команды или вашей организации.

Подробнее о партнерских отношениях »

Код

LEI позволяет адаптировать и проводить практически любые наши популярные и специализированные семинары, чтобы помочь в достижении ваших краткосрочных и долгосрочных целей или разработать индивидуальную программу для повышения потенциала вашей команды.

И с чего начать свой путь бережливого производства

В основе бережливого производства лежат цель, процесс и уважение к людям, а также создание максимальной ценности для клиента при минимальном использовании ресурсов, времени, энергии и усилий.

Вы решаете проблему или ее симптом?

Практика повторного запроса , почему , всякий раз, когда возникает проблема, чтобы выйти за рамки очевидных симптомов и обнаружить первопричину.

Что такое бережливая разработка продуктов и процессов (LPPD)?

LPPD – это мощная система для разработки новых продуктов, доказавшая свою эффективность в больших и малых компаниях в различных отраслях промышленности.

Просмотрите веб-семинары, подкасты, видео и другие материалы по кодам LEI

Это удобные способы поделиться с вами и членами вашей команды практическими знаниями от опытных руководителей, практиков и коучей по бережливому производству.

Рабочие тетради для обучения и обучения других

Фонд стипендий и благотворительности Джеймса П.