1. Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
2. Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
3. Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.

Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:

1. полное высшее образование;
2. опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
3. знание основ оргтехники и компьютерных программ;
4. хорошее знание делового английского языка.

Помощник руководителя должен разбираться в:

• основных нормах делопроизводства;
• основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
• востребованных в офисе компьютерных программах;
• деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
• ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
• внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
• иерархии фирмы и её структуре;
• приемах стенографии;
• правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
• правилах пользования оргтехникой;
• стандартах делового этикета.

Помощник руководителя руководствуется:

• действующими законами РФ;
• внутренними документами фирмы;
• пунктами данной должностной инструкции.

2. Функции

Функции помощника руководителя:

1. Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
2. Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
3. Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
4. Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
5. Организация оптимального приема посетителей.
6. Помощь руководителю в планировании его делового графика.
7. Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
8. Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
9. Выполнение рабочих поручений руководителя.
10. Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
11. Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
12. Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
13. Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
14. Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.

3. Ответственность

Помощник руководителя несёт следующую ответственность:

1. За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
2. За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
3. За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
4. За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.

4. Права

Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:

1. Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
2. Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
3. Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
4. Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
5. Визировать документы в границах своей компетенции.
6. Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
7. Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
8. Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
9. Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
10. Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.

Зачем нужна должностная инструкция

Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.

Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.

И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.

Что нужно учитывать при написании ДИ

Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:

1. Общие положения.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.

Основные положения

Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.

Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.

Функции

Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем. Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.

Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.

Ответственность

В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.

Права

Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.

После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.

Должностная инструкция помощника руководителя \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Подборка наиболее важных документов по запросу Должностная инструкция помощника руководителя (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Должностная инструкция помощника руководителя – всеинструкции.рф

I. Общие положения

1. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат («Документоведение и архивоведение»)

или

высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Наличие опыта работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

3. Назначение на должность помощника руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Помощник руководителя должен знать:

4.1. Внутреннюю и внешнюю политику организации

4.2. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними

4.3. Принципы и методы администрирования

4.4. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

4.5. Структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб

4.6. Правила формирования и использования баз данных

4.7. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации

4.8. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

4. 10. Современные информационные технологии

4.11. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

4.12. Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации

4.13. Формы предоставления управленческой информации

4.14. Источники управленческой информации, методику отбора источников информации

4.15. Требования, предъявляемые к управленческой информации

4.16. Особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов

4.17. Основы написания речей и докладов руководителя

4.18. Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад

4.19. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

4.20. Структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий

4. 21. Современные средства сбора, обработки, систематизации информации

4.22. Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных

4.23. Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке

4.24. Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров

4.25. Правила работы с внешними носителями информации

4.26. Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания

4.27. Справочные правовые системы

4.28. Психологию делового общения, основы конфликтологии

4.29. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий

4.30. Этикет и основы международного прокола

4.31. Правила составления и оформления документов

4.32. Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя

4. 33. Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя

4.34. Системы электронного документооборота, базы данных

4.35. Требования охраны труда

4.36. _____________________________________________________________________

5. Помощник руководителя подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия помощника руководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

В обязанности помощника руководителя входит:

1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями:

— Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями

— Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений

— Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов

— Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений

— Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

— Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций

— Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами

— Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений

2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов:

— Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем

— Подготовка информационно-аналитических материалов

— Разработка тематического плана обзорного документа, доклада

— Определение круга библиографических источников

— Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки

— Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки

3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий:

— Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя

— Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем

— Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов

— Подготовка презентаций по указанию руководителя

— Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя

— Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров

4. Организация исполнения решений руководителя:

— Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя

— Координация деятельности по исполнению решений руководителя

— Контроль исполнения решений руководителя

— Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя

III. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

IV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. ____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Поделиться ссылкой:

Должностная инструкция помощника руководителя

Автор статьи: Судаков А.П.

Профессия помощника руководителя является значимой для управления производством. Специалист занимается организационными вопросами в сфере координации деятельности субъекта хозяйствования. Его должностные обязанности противоречивы и неоднозначны. Они устанавливаются руководителем компании на каждом предприятии индивидуально с учетом специфики его деятельности, полномочий руководящего состава и его желания.

Профессия помощник руководителя

Чем занимается помощник руководителя

Обязанности специалиста часто путают с обязанностями секретаря или офис-менеджера. Однако на самом деле это разные специальности, предполагающие различные права, ответственность и перечень дел.

Помощник руководителя занимается организационной деятельностью компании. В его обязанности также входит координирование встреч с партнерами и клиентами. Директор вправе возложить на работника часть своих обязанностей, при условии закрепления их за ним распорядительной документацией. Должностные обязанности помощника руководителя предполагают выполнение перечня работ:

• составление расписаний встреч;
• организация поездок делового характера;
• оформление документов;
• визирование или подпись документации в рамках своей компетенции;
• обеспечение нормального климата в коллективе;
• ведение телефонных переговоров;
• закупка канцтоваров;
• ведение переговоров.

Стандартные обязанности

Должностная инструкция помощника руководителя включает перечень стандартных обязанностей, которые сотрудник обязан выполнять. Они имеют отношение к организации делопроизводства субъекта хозяйствования. Сфера деятельности работника может быть сокращена до решения документальных вопросов, имеющих отношение только к руководящему составу компании.

В трудовом договоре помощника руководителя всегда присутствует неясность, поскольку четко не регламентировано, что конкретно вменяется в обязанность трудящемуся.

Она формируется записью о том, что он должен выполнять не только профессиональные обязанности, но и личные поручения руководства. На некоторых предприятиях специалисты координируют его деятельность, составляют рабочий план, формируют записи на прием посетителей, составляют графики совещаний, напоминают директору о событиях и необходимости проведения конкретных мероприятиях, а также составляют ему рабочий план деятельности. В обязанность помощника может быть также вменена переписка от имени компании, ведение телефонных разговоров в интересах субъекта хозяйствования, а также поиск информации по запросу директорского состава.

Дополнительные обязательства

Трудоустраиваясь на должность помощника руководителя, не стоит рассчитывать, что перечень обязанностей ограничится их стандартным набором, оговоренным на собеседовании. Специалист должен понимать особенности профессии и быть готовым возложить на себя любые обязательства по распоряжению руководства. Их выполнение может требовать наличия дополнительных знаний и квалификаций, а может быть связано даже с физическим трудом, что актуально в условиях предупреждения или ликвидации аварийных ситуаций.

Требования к специалисту и его должностные обязанности

Помощнику может быть вменен в обязанность контроль за состоянием охраны труда на предприятии и за соблюдением правил пожарной безопасности сотрудниками. Для того чтобы справиться с такими задачами, ему придется пройти дополнительное обучение.

Приветствуются знания помощником руководителя иностранных языков, которые он сможет применить при проведении переговоров. Они часто имеют конфиденциальный характер, в результате чего руководство не желает прибегать к услугам стороннего переводчика, чтобы не разглашать сведения. В таких ситуациях помощнику, придется сопровождать руководителя в командировках, которые чаще всего придется самому и организовывать. На него будет возложено решение всех бытовых вопросов относительно приобретения билетов, топлива, заказа такси и оформления гостиницы. Ему также придется решать все документальные вопросы и проблемы проживания в другом городе или стране.

Профессиональные требования

Требования к специалисту формируются в соответствии с представлением о профессии со стороны руководства.

Чаще всего она рассматривается как руководящая должность, имеющая потенциал для карьерного старта. Директор, желая видеть в помощнике компетентного специалиста, будет искать человека с опытом в управленческой деятельности и в администрировании. На крупных предприятиях, руководство подбирает себе помощника, владеющего знаниями в юридической сфере.

Функциональные обязанности

Для качественного выполнения возложенных обязанностей, специалист должен владеть навыками работы с офисными программами, быть грамотным и уметь быстро набирать тексты. Приветствуется знание иностранных языков и компьютерных программ, которые могут быть полезны или даже необходимы при оказании помощи в деятельности руководящего состава компании.

В функции помощника руководителя может быть предусмотрено ведение переписки и организация документооборота, что обязывает его знать основы этикета, применяемого в деловых условиях и регламент делопроизводства. Для ведения переговоров важно знать действующее законодательство и быть обладателем грамотной речи.

Базовые требования к специалисту могут быть дополнены руководителем в соответствии со спецификой деятельности компании и с его личным пониманием нюансов работы специалиста. От соискателя могут быть потребованы курсы повышения квалификации или наличие бизнес-образования.

Личные качества

Специфика должности обуславливает требования к личным качествам ее обладателя. Специалист осуществляет деятельность под непосредственным руководством работодателя, в результате чего ему придется первым принимать на себя его гнев, выраженный недовольством результатом не только лично проделанной работы, но и деятельности сотрудников, находящихся у него в подчинении. Чтобы нормально воспринимать конфликтные ситуации, необходимо обладать таким качеством, как стрессоустойчивость.

Требования к знаниям специалиста

Вероятнее всего, что руководство будет стремиться переложить ряд своих обязательств на помощника, то нужно быть готовым к многозадачности, предполагающей качественное и компетентное параллельное рассмотрение и решение нескольких задач. Сотрудник должен быть готовым к тому, что они часто будут выходить за рамки делового сотрудничества.

Поскольку можно отметить напряженный характер работы помощника, то для него важно владеть позитивным мышлением, которое позволит ему смотреть под оптимистическим взглядом на любую ситуацию. Специфика профессия обязывает специалиста постоянно обучаться новому, поэтому он должен обладать желанием получать знаний и иметь высокий потенциал обучаемости.

Качества помощника руководителя

Можно перечислять множество качеств, актуальных для помощника, которые чаще всего имеют отношение к его профессионализму, умению работать в команде и обладать управленческой хваткой. Однако по факту важно только подстраиваться под работу руководителя компании, уметь с ним поддерживать хорошие отношения и избегать конфликтных ситуаций. Это позволит сделать работу в команде эффективной, что сформирует уважительное отношение к специалисту как к высококвалифицированному помощнику, которому можно доверить любое дело.

Карьерные перспективы

Профессия помощника руководителя считается перспективной с точки зрения возможностей карьерного роста.

Специалист может претендовать на должность заместителей директора. Однако по факту, хорошие сотрудники ценятся руководством, представители которого заинтересованы оставить сотрудника в той же должности, поскольку он отлично справляется со всеми порученными заданиями, а рост по карьерной лестнице помощника означает проблемы у директора с поиском человека на замену, который не всегда успешен. В такой ситуации помощнику можно рассчитывать только увеличение заработной платы, предоставление дополнительных льгот и изменения названия должности, звучание которой более впечатлительно, при оставшихся должностных обязанностях.

Итоги

Профессия помощника руководителя отличается своей неоднозначностью. Отсутствует регламент обязанностей, которые могут быть вменены сотруднику. Их перечень формируется руководством и может кардинально отличаться на разных предприятиях. Хорошие специалисты ценятся директорским составом, в результате чего они прикладывают все усилия, чтобы оставить их в должности. Им повышается заработная плата, увеличивается время отпуска, однако сохраняется перечень обязанностей. Такая позиция вызывает затруднения в карьерном продвижении, поскольку начальство не заинтересовано в нем.

Деятельность специалиста обычно незаметна, поскольку успех от его достижений часто берет на себя руководство. Однако работа помощника очень значима для всего субъекта хозяйствования. Он улучшает работоспособность начальства за счет координирования его деятельности и выполнения некоторых поручений, имеющих отношение к личным обязанностям руководства. Такой подход к работе увеличивает результативность деятельности компании, в результате чего стабилизируются ее финансовые параметры и увеличиваются показатели прибыльности.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Должностная инструкция — это документ, в котором устанавливаются задачи, выполняемые работником, определяются его должностные обязанности и пределы его ответственности.
Хотя разработка должностных инструкций для каждой профессии или должности в Российской Федерации не регламентирована трудовым законодательством, в подавляющем большинстве организаций-работодателей (как государственной формы собственности, так и частной), данный документ обязательно имеется.

Для чего необходима инструкция

Должностная инструкция помощника руководителя содержит максимум информации

Целесообразность подготовки должностной инструкции объясняется тем, что в случае судебного разбирательства, без нее трудно будет доказать невыполнение работником своих обязанностей (а их исчерпывающий перечень и устанавливается в документе-инструкции), ведь трудовой договор с работником согласно ч.2 ст.57 Трудового кодекса РФ содержит только должность и его общую трудовую функцию.

Должностная инструкция позволяет работодателю:

1. Обосновать отказ соискателю должности по причине несоответствия требованиям, установленным в ней
2. Четко разграничить обязанности между отдельными работниками
3. Оценивать деятельность сотрудника как в период испытания, так и после него
4. Обосновать несоответствие работника должности, которую он занимает (учитывая результаты аттестации).

Наличие должностной инструкции полезно и для самого работника, так как устанавливает пределы его обязанностей и ответственности, а выполнять функции, не предусмотренные ни трудовым договором, ни должностными обязанностями никто не должен.

Разработка и разделы инструкции

При составлении инструкции обычно пользуются положениями ГОСТ Р 6.30-2003 и квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Минтрудом России в 1998 году). Инструкция в виде проекта визируется разработчиками, согласовывается с представительным органом работников (при его наличии), утверждается руководителем.

Вводится инструкция в действие с определенной даты, причем работник обязательно должен быть ознакомлен с ней под роспись. Целесообразно выдать работнику на руки экземпляр данного документа (также под роспись). По сложившейся практике в инструкцию включают типовые подразделы:

1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Права
4. Ответственность

Важно помнить, что инструкция составляется не под какого-либо работника, а для конкретной должности/ профессии. Поэтому с учетом специфики той или иной должности, инструкция устанавливает круг обязанностей, которые будет выполнять работник именно на этой должности.

Особенности должностной инструкции помощника руководителя

Помощник руководителя — ответственная должность

Помощник руководителя — особая должность. Трудовая функция помощника руководителя заключается в выстраивании работы своего руководителя, как в техническом, так и в организационном плане.

Составление расписания встреч и мероприятий, планирование рабочего дня, недели, более длительного периода, организация поездок и мероприятий, контроль исполнения важнейших документов — вот только малая часть обязанностей квалифицированного помощника руководителя.

Неправильно отождествлять должности и соответственно, обязанности, исполняемые секретарем, ассистентом, офис-менеджером и помощником руководителя. Если первые должности подразумевают больше вспомогательные функции, то от помощника руководителя требуются функции организационно-административные. Неслучайно, квалификационный справочник относит эту должность к категории руководителей.

Соответственно, и требования, устанавливаемые к работнику, принимаемому на должность помощника руководителя, предъявляются как к руководству: начиная от уровня образования, до квалификации и опыта предыдущей работы. Очень важны и личностные качества.

Так как ни в трудовом договоре, ни в других документах не содержится подробного изложения компетенций помощника руководителя, их необходимо как можно более точно отразить в должностной инструкции.  Особенности инструкции по должности «Помощник руководителя»:

• Подробное определение круга полномочий
• Составление инструкции по аналогии инструкции руководителя (исключая, естественно, функцию непосредственного управления и принятия единоличных решений)
• Учет конфиденциального характера некоторых обязанностей
• Повышенная ответственность за недобросовестность (учитывая возможные последствия причинения ущерба работодателю)
• Возможность выполнения функций, делегированных руководителем дополнительно.

Общие требования к помощнику руководителя

Часто к должности помощника руководителя выставляют особые требования

Раздел «Общие положения» может включать кроме перечисления требований к опыту и образованию, еще и необходимые навыки, подчиненность и порядок замещения. Чаще всего устанавливают такие условия:

1. Высшее образование
2. Опыт (обычно не менее 1 года, а иногда и более)
3. Владение иностранными языками.
4. Навыки делового общения, письма и этикета
5. Владение офисной техникой
6. Стрессоустойчивость

Кроме того, сотрудник на этой должности должен знать локальные акты предприятия, ладить в сотрудниками и руководством. Что касается иностранных языков, стоит требовать из знания лишь в тех случаях, если помощник будет применять их практически в ходе выполнения своих обязанностей.

Занимающий должность помощника руководителя, должен уметь пользоваться и хранить конфиденциальную информацию.

Обязанности и права

Как правило, в обязанности помощника руководителя включают:

• Выполнение непосредственных заданий руководства
• Планирование и координация рабочего времени руководителя
• Контроль и организация переговоров (как телефонных, так и устных)
• Составление и редактирование деловой документации
• Контроль конфиденциальности и сохранности документации

Такие функции, как копирование, ведение информационных баз данных, другую техническую и вспомогательную работу обычно выполняет секретарь (секретарь-референт). Для успешной работы помощника руководителя наделяют достаточно широкими правами:

1. Представлять интересы организации при встречах и телефонных переговорах
2. Запрашивать любую необходимую информацию, документы у сотрудников для выполнения поручений руководителя
3. В пределах делегированных полномочий вести переписку и переговоры, визировать документы для решения текущих вопросов.

Разумеется, каждая организация, с учетом характера своей деятельности, дополняет и ли видоизменяет список прав, предоставляемых сотруднику.

Пределы ответственности

Должностная инструкция помощника руководителя позволяет избежать судебных разбирательств в будущем

При установлении ответственности следует помнить о нормах законодательства:

• За невыполнение служебных обязанностей – согласно Трудовому кодексу
• За правонарушения — в пределах административного, гражданского и уголовного законодательства
• За материальный ущерб — согласно нормам Трудового и Гражданского кодексов.

Разработав должностную инструкцию помощника руководителя с учетом норм действующего законодательства и специфики деятельности конкретной организации, можно не только подобрать наиболее подходящего сотрудника на столь ответственную должность, но и избежать возможных судебных разбирательств в будущем.

Мнение юриста-эксперта:

От степени детализации и конкретизации могут зависеть условия работы человека, его результативность. В конечном итоге, руководителю нужен реальный добросовестный помощник. Следует еще обратить внимание наших читателей на то, что помощников у руководителя может быть несколько. Они могут иметь специализацию, по техническим вопросам, по финансовым и т. д.

Есть тип руководителей, которые не имеют в штате заместителей. Он все делает сам, а несколько помощников ему в этом просто помогают. Все решения он принимает единолично. Для составления качественной должностной инструкции помощника руководителя, необходимо привлекать к процессу и самого руководителя. Иначе она будет просто бумажкой.

Видеоматериал научит, как стать уверенным в себе и пройти собеседование при трудоустройстве:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Поделиться

ВКонтакте

Класс

WhatsApp

Telegram

Помощник руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя образца

Обязанности исполнительного помощника:

• Выступает в качестве точки контакта между руководителями, сотрудниками, клиентами и другими внешними партнерами
• Своевременное и точное управление информационными потоками
• Управление календарями руководителей и организация встреч

Краткое описание вакансии

Мы ищем помощника руководителя для выполнения различных административных задач и поддержки руководителей высшего звена нашей компании.

входит ведение календаря, организация поездок и подготовка отчетов о расходах. Чтобы добиться успеха в этой роли, вы должны быть хорошо организованы, обладать отличными навыками управления временем и уметь действовать без руководства.

В конечном счете, вы внесете свой вклад в эффективность нашего бизнеса, оказывая индивидуальную и своевременную поддержку руководящим членам.

Обязанности

• Выступать в качестве точки контакта между руководителями, сотрудниками, клиентами и другими внешними партнерами
• Своевременное и точное управление информационными потоками
• Управляйте календарями руководителей и назначайте встречи
• Организация проезда и проживания
• Сводка ежедневных расходов и подготовка еженедельных, ежемесячных или квартальных отчетов
• Наблюдать за работой другого канцелярского персонала
• Выступать в роли офис-менеджера, отслеживая инвентарь канцелярских товаров
• Форматирование информации для внутреннего и внешнего общения – заметки, электронные письма, презентации, отчеты
• Занимайтесь протоколом во время встреч
• Просматривать и отправлять телефонные звонки, а также рассылать корреспонденцию
• Организовать и поддерживать файловую систему офиса

Требования

• Опыт работы в качестве помощника руководителя, личного помощника или аналогичной должности
• Отличное знание MS Office
• Отличные организационные навыки и навыки управления временем
• Знакомство с офисными гаджетами и приложениями (напр. грамм. электронные календари и копировальные аппараты)
• Отличные устные и письменные коммуникативные навыки
• Осмотрительность и конфиденциальность
• Диплом средней школы
Диплом или аттестат
• PA – это плюс

Должностные обязанности помощника руководителя: зарплата, навыки и многое другое

Исполнительные помощники похожи на административных помощников или секретарей в том, что все они поддерживают работу кого-то другого – обычно руководителя – выполняя или контролируя офисные обязанности.Разница в том, что помощник руководителя – это именно старший сотрудник офиса, назначенный на высшее руководство. Это включает в себя руководство и обучение других сотрудников офиса, а также решение задач, которые могут иметь огромное влияние на успех компании.

Обязанности и ответственность исполнительного помощника

Эта работа обычно требует умения выполнять следующую работу:

• Бухгалтерский учет
• Управление календарем
• Работа с клиентами
• Разработка и поддержка файловой системы
• Организация встреч
• Вести учет
• Составить план путешествия
• Набор текста
• Организация мероприятий
• Подготовка отчетов
• Обработка отчетов о расходах
• Возьмите протокол встречи

Обязанности исполнительного помощника включают те же обязанности, что и административные помощники: совершение и прием телефонных звонков; отправка служебных записок, электронных писем и писем от имени исполнительной власти; прием посетителей; планирование обработки; и больше. Они также действуют как привратники, принимая решения о том, кто получает доступ к исполнительной власти и какую информацию получает исполнительная власть.

Они часто проводят исследования и готовят отчеты, влияющие на политику компании. Эти обязанности означают, что исполнительные помощники должны досконально разбираться в работе своего работодателя. В результате эти работники также могут выступать в качестве связующего звена между исполнительной властью и остальным канцелярским персоналом.

Заработная плата помощника руководителя

В 2018 году среднегодовая зарплата руководителей высшего звена составляла 59340 долларов США, что ставит их в категорию 10% самых прибыльных среди всех секретарей и административных помощников:

• Средняя годовая зарплата: 38 880 долларов (18.69 / час)
• Верхняя 10% годовая зарплата: 64230 долларов (30,88 долларов в час)
• Нижняя 10% годовая зарплата: 24 690 долларов (11,87 долларов в час)

Источник: Бюро статистики труда США, 2018 г.

Образование, обучение и сертификация

Для того, чтобы начать работу в качестве секретаря, есть несколько требований к образованию, но достижение должности исполнительного помощника обычно происходит только после нескольких лет опыта.

• Образование: Диплома средней школы достаточно для большинства должностей начального уровня, но те, кто имеет степень младшего специалиста или бакалавра в связанных с бизнесом областях, будут более востребованными.
• Сертификация: Никому не нужно быть сертифицированным помощником руководителя, но есть сертификаты, доступные через онлайн-курсы для большинства программ, требующих профессионального уровня. Такие сертификаты могут сделать кандидата на работу более привлекательным.
• Обучение: Опыт и доверие, полученные в процессе выполнения работы, являются исполнительными помощниками, как правило, зарекомендовали себя в течение длительного периода времени.

Навыки и компетенции исполнительного помощника

Печатание, заполнение и другие канцелярские навыки важны, но лучшие помощники руководителя часто обладают сильными личностями, которые проявляются через несколько полезных навыков межличностного общения:

• Коммуникативные навыки: Исполнительные помощники часто служат в качестве привратников, решая, какие сообщения и какие посетители или звонящие должны отправлять непосредственно их работодателю, а какие нужно перенаправить или обработать каким-либо другим способом.Это включает в себя способность быстро собирать информацию у тех, кому нужно время, у своего начальника.
• Управление временем: Любой, кто управляет временем другого человека, как часто делают помощники руководителя для своих начальников, также должен уметь управлять своим временем.
• Надежность: Помощники руководителей часто имеют доступ к конфиденциальной информации, и руководители, на которые они работают, должны полностью доверять им, чтобы они могли выполнять свою работу с максимальной эффективностью.
• Многозадачность: Помощники руководителей регулярно выполняют несколько задач одновременно, следя за расписаниями своих начальников и следя за их выполнением.

Работа Outlook

По данным Бюро статистики труда США, за десятилетие, заканчивающееся в 2026 году, возможности трудоустройства исполнительных секретарей и административных помощников сократятся примерно на 17%. Это намного хуже, чем прогнозируемый рост на 7% для всех профессий и значительно хуже, чем прогнозируемый спад на 5% для всех секретарей и помощников.

Снижение объясняется увеличением количества менеджеров в организации, у которых есть один помощник. Это более вероятно, потому что мобильная и другая электронная связь позволила руководителям с большей вероятностью управлять своей собственной корреспонденцией и расписанием.

Условия труда

Исполнительные помощники обычно работают в офисе и взаимодействуют с посетителями, звонящими и другими руководителями в дополнение к своим начальникам. Работа может быть быстрой и требовательной, а роль привратника иногда требует, чтобы исполнительные помощники говорили «нет» людям, которые не хотят принимать «нет» в качестве ответа.

График работы

Часы работы часто соответствуют графику обычной рабочей рабочей недели. Однако руководители, которые работают допоздна, иногда ожидают, что их помощники также будут доступны в нерабочее время.

Как устроиться на работу

ПРИМЕНИТЬ

Подайте заявку напрямую в фирмы или просмотрите вакансии на таких сайтах, как Indeed, Monster и Glassdoor.

ССЫЛКИ

Будьте готовы с людьми, которые могут подтвердить вашу надежность и надежность – важные качества для помощника.

Сравнение похожих вакансий

Люди, заинтересованные в работе в качестве помощника руководителя, также могут рассмотреть один из следующих вариантов карьерного роста с указанием средней годовой заработной платы:

• Бухгалтер: 40 240 долл. США
• Судебный секретарь: 57 150 долл. США
• Финансовый служащий: 39 570 долларов США

Источник: U.S. Бюро статистики труда, 2018 г.

Безопасность | Стеклянная дверь

Мы получаем подозрительную активность от вас или от кого-то, кто пользуется вашей интернет-сетью. Подождите, пока мы убедимся, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet.Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne. Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind.Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt. Een momentje geduld totdat, мы узнали, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real.Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede. Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade. Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet.Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un’e-mail all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 64d02e06ad117b87.

9 основных обязанностей исполнительного помощника и что они на самом деле означают

Каковы основные обязанности исполнительного помощника (EA)? Конечно, вы могли бы сказать «помощь руководителям», но большинству людей хотелось бы немного подробнее, особенно тем, кто думает о карьере в EA.

Что плохого в том, чтобы сказать, что помощники руководителей помогают руководителям? Просто подумайте о безграничных обязанностях, которые можно квалифицировать как помощь руководителю. Означает ли помощь руководителю, что вы убираете ее дом или управляете ее графиком?

Чтобы еще больше запутать ситуацию, в некоторых описаниях должностных обязанностей перечислены обязанности, которые также не разъясняют, чем кандидат на самом деле будет тратить большую часть времени. Например, означает ли «общение с членами команды по мере необходимости» просто, что EA, вероятно, будет разговаривать с людьми каждый день или что EA, вероятно, придется ежедневно составлять электронные письма или другие сообщения?

Чтобы создать исчерпывающий – и описательный – список обязанностей исполнительного помощника, мы обратились прямо к экспертам: практикующим советникам.В наш список входят все стандартные обязанности помощника руководителя… и те, о которых знают только инсайдеры.

(PS – Добейтесь большего с помощью The Assist – еженедельного бесплатного информационного бюллетеня № 1, созданного помощниками для помощников.)

Многие из этих обязанностей были взяты прямо из нашей группы помощников руководителей на Facebook ! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и включитесь в разговор.Присоединяйтесь к группе здесь .

Некоторых исполнительных помощников могут попросить возглавить комитет, посвященный офисным развлечениям и общественным мероприятиям. Других могут пригласить возглавить третью итерацию хорошо задуманного комитета по культуре, который так и не заработал. Какой бы ни была завидная возможность, результаты более или менее одинаковы: исполнительные помощники часто в конечном итоге несут ответственность за успех совершенно новых комитетов, групп и идей, которые никто другой не хочет брать на себя.

• Описание должности: Руководить стратегическими инициативами, важными для корпоративной культуры и успеха компании.

• Что это на самом деле означает: Возглавить различные инициативы, которые не подпадают под чью-либо роль. Знание программного обеспечения для повышения производительности, такого как monday.com, является здесь огромным плюсом.

• Вопрос: «Я думаю, нам нужно создать междисциплинарный комитет, ориентированный на доброжелательность в офисе.Я не уверен, кто должен участвовать в нем и каковы должны быть цели, но я думаю, что вы лучше всех возглавите его ».

исполнительных помощников работают над множеством различных проектов с множеством разных людей в компании. В результате они обычно узнают вещи раньше, чем кто-либо еще слышит слухи. Они посещают множество встреч, хранят важные секреты и начинают планировать инициативы еще до того, как разорвутся первые сообщения.Пройдет совсем немного времени, прежде чем все узнают, что советники знают все, и у всех уйдет меньше времени, чтобы попытаться увидеть, какую информацию и подсказки они могут получить, задавая экспертам правильные вопросы.

• Описание должности: Помогайте в различных офисных проектах и ​​процессах.

• Что это на самом деле означает: Получите информацию обо всех ключевых событиях в офисе.

• Вопрос: « Нам нужно, чтобы вы начали планировать логистику для переезда нашего большого офиса, но мы не хотим никому рассказывать, что переезжаем как минимум еще на год.Так что, пожалуйста, будьте осторожны ».

Pro-Tip: станьте неофициальным источником информации обо всем, что происходит за пределами офиса, с помощью The Assist, еженедельного информационного бюллетеня freemium, вашего быстрого доступа ко всем самым хранимым секретам, наиболее полезным технологическим инструментам и проверенным на практике советы от других острых как бритва советников. Зарегистрироваться Сегодня!

Подумайте обо всех этих раздаточных материалах, призах, наградах и безделушках, которые вы получаете на каждом семинаре.Кто-то, возможно, помощник руководителя, должен был выбрать все это и управлять бюджетом, заказами и запасами для каждой раздачи.

Insider secret: Хорошие новости для всех, кому поручено искать товары: Существует универсальный магазин под названием Swag.com. Предлагая товары, которые действительно нужны людям, например флисовые ткани North Face и сумки Herschel, Swag.com позволяет покупателям выбирать из множества настраиваемых и универсально привлекательных товаров.

• Описание должности: Управление инициативами по оценке сотрудников

• Что это на самом деле означает: ответственность за поиск бесплатных подарков и планирование мероприятий, на которые люди будут восторгаться, вместо того, чтобы жаловаться.
• Вопрос: «В последний раз, когда мы раздавали хабар, я видел кучу нашей продукции в мусорных баках. Никто не хотел того, что мы им дали. Не могли бы вы найти то, что действительно нужно людям? ”

Многие руководители рассчитывают на своих советников, чтобы выяснить, как они будут развлекаться в командировках – даже после того, как EA спланировала и запланировала даты.Это может быть связано с тем, что исполнительные помощники уже занимаются всеми логистическими аспектами поездки руководителя … или потому, что руководители чувствуют, что могут доверять своим помощникам планирование деятельности, которой они действительно хотят заниматься.

• Описание должности: Планирование приоритетных командировок руководителей.

• Что это на самом деле означает: Планирование абсолютно всех аспектов деловых поездок руководителей. (Да, чек-листы по упаковке обязательно лежат на столе.)

• Вопрос: «У меня будет немного свободного времени во время предстоящей поездки. Вы поможете мне извлечь из этого максимум пользы? ”

Эта ответственность иногда переходит к офис-менеджеру, но очень часто она может попадать в руки исполнительного помощника.

• Что говорится в описании должности: Поддерживайте офисную настройку, которая оптимизирует рабочий процесс.

• Что это на самом деле означает: Чистка холодильника, систематизация файлов, знание того, где находится каждый предмет, и возвращение вещей обратно, когда люди их перемещают.

• Вопрос: «Я просто прошел мимо кухни и определенно что-то… не так… в холодильнике. Это отвлекает людей! Вы можете помочь?”

У многих руководителей есть важные сообщения в офисе, о которых они забывают сообщить менеджеру по коммуникациям. Когда им нужно быстро получить информацию, руководители часто обращаются к своим доверенным помощникам (EA), чтобы взять на себя ответственность и убедиться, что все проинформированы.

• Что сказано в должностной инструкции: Работа с офисными коммуникациями.

• Что это на самом деле означает: Рассылка объявлений и запросов, которые больше никто не хочет выполнять.

• Вопрос: «Меня беспокоит, что люди не знают наверняка, что офис открыт в канун Нового года. Вы отправите электронное письмо, чтобы убедиться, что все знают, что им нужно войти? »

Руководители обращаются к своим помощникам за поддержкой во всех больших и малых вопросах. По мере роста отношений (и доверия) многие руководители начинают доверять своим помощникам вопросы, выходящие за рамки того, как выступить с мощным программным докладом на предстоящей конференции.Руководители неизбежно заметят, что их помощники дадут разумные советы по всем вопросам бизнеса и даже начнут доверять другим вопросам.

• Описание должности: Предоставлять поддержку по мере необходимости.

• Что это на самом деле означает: Оказывайте поддержку не только по мере необходимости, но и в личном качестве.

• Вопрос: «На днях моя дочь упомянула, что, возможно, она хотела бы изменить свое имя.У тебя есть дочь; что ты думаешь об этом?”

рассчитывают на своих помощников в предоставлении стратегических рекомендаций, особенно если EA оказывает надежную поддержку в течение нескольких лет. В зависимости от руководителя и помощника руководителя, это «предоставление стратегического совета» может со временем превратиться в «единоличное лицо, принимающее решения». Огромная часть работы EA включает в себя организацию информации и создание отчетов, поэтому, когда приходит время принимать решение, советники могут быть просто наиболее информированным человеком для этой работы.

• Описание должности: Предоставлять стратегические консультации по основным решениям компании.

• Что это на самом деле означает: Предоставьте всю информацию, необходимую для принятия решений, а иногда и фактического принятия решения.

• Вопрос: «Связи с общественностью спросили меня, может ли быть хорошей идеей начать стратегическую информационную кампанию в СМИ со мной в качестве подставного лица. Я знаю, что вы хорошо чувствуете присутствие наших СМИ; вы можете помочь мне решить, хорошая ли это идея? »

Как только исполнительные помощники докажут, что они могут решать проблемы, люди неизбежно начнут верить, что советники также могут решить любую проблему, исправить любую неудачу или разгадать любую головоломку. (По правде говоря, большинство советников, вероятно, могут. В конце концов, им приходилось делать невозможные поездки и находить билеты, которые невозможно найти, которые требуют их руководители.) Как только станет известно, что советник может сделать все, что угодно, , однако, люди могут начать просить его сделать всего .

• Описание должности: Решение проблем и устранение неисправностей в различных ситуациях.

• Что это на самом деле означает: Решение всех больших и малых проблем.

• Вопрос: «Было невероятно, как вам удалось разрешить это недопонимание между человеческими ресурсами и финансами в прошлом месяце. У Алисии похожие проблемы с несколькими командами здесь; Как ты думаешь, ты мог бы творить чудеса и в этом вопросе? ”

Исполнительных помощников работают с большим количеством людей в компании.Где-то между еженедельными совещаниями по маркетингу, составлением подробных протоколов совещаний и помощью в финансах с их отчетами исполнительные помощники становятся лучшими друзьями каждого. Кроме того, поскольку исполнительные помощники проводят так много времени с людьми из других отделов – людьми, с которыми они не работают изо дня в день, – они могут стать надежным «плечом для слез» или даже просто приветственной улыбкой. Совет, поддержка и помощь, предоставляемые экспертами, могут улучшить жизнь всей компании.

• Описание должности: Поддерживайте связь с командами в офисе.

• Что это на самом деле означает: Убедитесь, что у всех в офисе есть все, что им нужно, от информации до положительного подкрепления.

• Вопрос: «Отдел информационных технологий пригласил меня на свой ежемесячный обед. Я не могу этого сделать, но я надеюсь, что вы сможете пойти и убедиться, что команда знает, что я думаю, что они делают отличную работу.”

Приведенный ниже список охватывает многие из основных обязанностей исполнительного помощника; эти обязанности, вероятно, в той или иной форме будут фигурировать во многих описаниях должностей EA. (К тому же большинство помощников руководителя фактически выполняют эти обязанности.)

(PS – Добейтесь большего с помощью The Assist – еженедельного бесплатного информационного бюллетеня № 1, созданного помощниками для помощников.)

Мы знаем, что, вероятно, упустили некоторые ключевые обязанности помощника руководителя. Сообщите нам, если вы сделаете что-нибудь в рамках работы, чего не совсем ожидали.

Напишите идеального помощника руководителя Резюме

Почти за каждым занятым руководителем стоит еще более загруженный помощник руководителя, искусно составляющий загруженный график своего босса. Исполнительные помощники (или сокращенно советники) играют ключевую роль в поддержании бесперебойной работы офиса руководителя, часто одновременно решая несколько конкурирующих приоритетов.Они каким-то образом, как по волшебству, держат все – встречи, графики, поездки и многое, многое другое – в нужное русло.

Но это совсем не волшебство. Исполнительные помощники – умные, сообразительные и находчивые профессионалы, умеющие выполнять несколько задач одновременно и умеющие взаимодействовать с людьми. Опираясь на этот специализированный набор навыков, они часто заставляют то, что может быть очень сложной работой, выглядеть как легкий ветерок. На самом деле это быстро меняющаяся роль, требующая организованности и способности адаптироваться; в один момент ежеквартальный отчет является вашим главным приоритетом, а в следующий вам нужно как можно скорее забронировать столик на обед для 12 человек.Чтобы хорошо выполнять эту работу, нужен особый человек.

Как следует из названия, исполнительные помощники обычно поддерживают одного или нескольких руководителей с их административными потребностями, такими как планирование встреч и бронирование поездок; бизнес-операции, такие как создание презентаций и отчетов; или личные нужды, например, забрать машину из химчистки или взять машину в магазин для ремонта. Иногда помощник руководителя выполняет роль привратника между боссом и его командой, а также планирует праздничную вечеринку в офисе.Роль сильно варьируется от одного руководителя к другому, что может быть частью удовольствия, особенно если вам нравится быть в напряжении.

Как эксперт, ваше резюме должно описывать бесчисленное множество способов, с помощью которых вы можете облегчить жизнь руководителя, сделать его рабочий день более гладким и повысить его общую эффективность. Уловить всю широту ваших обязанностей и достижений в качестве эксперта на одной странице может оказаться сложной задачей. Это вполне понятно, учитывая множество задач, которые советник может выполнить за один день, не говоря уже о нескольких годах!

Хорошая новость заключается в том, что написать выдающееся резюме помощника руководителя проще, чем вы думаете.Вам просто нужно следовать этим восьми простым советам.

Поскольку обязанности EA могут очень сильно различаться, важно понять, как вы хотите, чтобы ваша роль выглядела, прежде чем вы начнете писать свое резюме. Поэтому спросите себя: есть ли конкретная отрасль, на которую вы хотите ориентироваться? Вы хотите поддерживать одного руководителя или предпочитаете работать с небольшой группой лидеров? Вы согласны с личными делами? Четкое определение ваших предпочтений поможет вам составить сильное, убедительное резюме (и сузить круг ролей, на которые вы претендуете!).

Помимо понимания того, как будет выглядеть ваша следующая работа в EA, вам также необходимо адаптировать содержание своего резюме, чтобы оно отражало описание должности, на которую вы претендуете. Здесь вы найдете фантастическое руководство для этого, но быстрый и простой способ отточить свои навыки шитья – запомнить это золотое правило: если оно указано в должностной инструкции и у вас есть опыт в этом, то оно принадлежит ваше резюме.

Другими словами, если в объявлении о вакансии упоминается создание повестки дня для встреч, и вы создали бесчисленное количество повесток дня с экспертной эффективностью, обязательно укажите это в своем резюме.И наоборот, если в описании должности нет упоминания о помощи с личными потребностями, вы можете опустить эту часть своего опыта, особенно если это не то, чем вы были бы готовы или заинтересованы в вашей следующей роли.

Скорее всего, ваша заявка пройдет через систему отслеживания заявителей (или ATS), прежде чем попадет в глаза человека. А если в вашем резюме нет правильных ключевых слов, оно может даже не попасть в почтовый ящик рекрутера. Настройка вашего резюме для каждой вакансии, на которую вы претендуете, – используя навыки и опыт, подчеркнутые в описании должности, – поможет вам уловить все правильные термины, но не помешает также поработать с некоторыми основными помощниками руководителя в вашем первоначальном проекте.

Вот несколько примеров, с которых вы начнете:

• Booking Travel
• Бюджет
• Календарь
• Конфиденциальность
• Корпоративные коммуникации
• Корреспонденция
• Discretion
• Редактирование и корректура
• Office Coofreading
• Office
• Подготовка повесток дня
• Презентации
• Создание отчета
• Обзор контрактов
• Планирование

Большинство руководителей решительно согласятся, что они не смогли бы работать без своих помощников.Это очень важное дело. Как EA, вы играете неотъемлемую роль в общем успехе бизнеса, и содержание вашего резюме должно отражать это.

Использование маркированного списка для иллюстрации вашего опыта и максимальной конкретности поможет сделать ваше резюме более убедительным. Таким образом, вместо того, чтобы просто заявить, что вы составляли сообщения электронной почты от имени генерального директора, вы можете сказать, что вы «составили более 20 ежедневных сообщений электронной почты, еженедельных брифингов и ежеквартальных обновлений от имени генерального директора, сэкономив ей в среднем 10 часов в неделю. .«Это звучит гораздо более впечатляюще, не правда ли?

Говоря о конкретности, использование цифр поможет вам проиллюстрировать и выделить свои карьерные достижения, повышая вероятность того, что вы привлечете внимание рекрутера.

Подумайте об этом так: рекрутер будет думать, что хорошо, , что вы забронировали поездки, но он будет думать, что отлично , что вы скоординировали до 10 поездок в месяц, включая перелеты, бронирование отелей, машину аренда, бронирование ужина и повестка дня встреч – и все это в рамках ежемесячного бюджета на поездку в 14 тысяч долларов.

Итак, повысили ли вы эффективность на 30%, сократили отходы на 77%, управляли сложным исполнительным календарем с 20+ ежедневными совещаниями или сэкономили компании 26 тысяч долларов, переключившись на нового поставщика, убедитесь, что вы не ушли эти числа вышли.

Вы знаток электронных таблиц? У вас есть опыт в планировании мероприятий? Вы помогали в заключении нескольких сложных контрактов? Потратьте некоторое время на размышления о своих уникальных областях знаний, поскольку они, вероятно, помогут вам выделиться.Поскольку исполнительные помощники часто сталкиваются с множеством разнообразных задач, выделение вашего конкретного набора навыков – технических или иных – может быть отличным способом продемонстрировать вашу находчивость.

Я обычно резервирую резюме для соискателей начального уровня и тех, кто меняет профессию, поэтому, если у вас уже есть несколько лет опыта работы в EA, вы, вероятно, можете пропустить это. Но если вы хотите взять пару строк (не более трех), чтобы вкратце представиться потенциальному работодателю, это тоже ничего не повредит.Вот как может выглядеть отличное резюме EA:

«Находчивый помощник руководителя с пятилетним опытом поддержки руководителей высшего звена в сфере цифровой рекламы. Мастер планирования, специализирующийся на бронировании поездок и координации встреч. Признан за такт, творческий подход и расстановку приоритетов ».

Есть несколько священных правил резюме, которые выходят за рамки практически любой отрасли, специальности и уровня опыта. Поэтому я настоятельно рекомендую помнить об этом при составлении резюме помощника руководителя:

• Сохраняйте его на одной странице (максимум две, и только если этого требует ваша ситуация).Есть много способов сократить свое резюме, в том числе убрать опыт, которому более 10-15 лет, и, вернувшись к пункту два выше, адаптировать свое резюме для каждой должности.
• Следуйте хронологическому формату . Этот общий макет работает для большинства соискателей, но если у вас более нетрадиционная история работы, вы хотите сделать поворот в карьере или не имеете большого опыта в последнее время, вы можете вместо этого рассмотреть функциональное или комбинированное резюме ( просто имейте в виду, что рекрутеры и менеджеры по найму склонны с осторожностью относиться к функциональным или основанным на навыках резюме).
• Создайте четко определенные разделы . Это еще один способ упростить кому-либо сканирование вашего резюме и поиск всей необходимой информации.
• Корректура! Тогда попросите друга вычитать его для вас. Затем проверьте это сами еще раз.

Итак, как это будет выглядеть, когда вы закончите? Это будет во многом зависеть от вашего уникального опыта и достижений. Но вот пример отличного резюме помощника руководителя для вдохновения:

Помощники руководителя часто остаются незамеченными героями организации, буквально сохраняя лидерство в рамках задачи, в соответствии с графиком и в рамках бюджета.Скорее всего, вы добились довольно впечатляющих результатов в своей карьере эксперта (и с нетерпением ждете продолжения добавления к своему впечатляющему списку достижений). Просто сделайте так, чтобы ваше резюме отражало это!

Описание работы исполнительного помощника (зарплата, обязанности, навыки, образование и многое другое)

Будем откровенны.

Без их исполнительных помощников многие, я имею в виду, МНОГО руководителей по всей стране (и во всем мире) были бы потеряны! (Конечно, ничего не отнимая у руководителей 😉)

Исполнительные помощники (и помощники по административным вопросам) часто составляют основу компании или операции.Они поддерживают порядок и бесперебойную работу. И это лишь верхушка их ценности!

Все больше и больше в определенных секторах от исполнительных помощников (EA) требуется выходить за рамки традиционной роли поддержки, которую они выполняли в прошлом, и они также берут на себя более стратегические обязанности.

Итак, хотите ли вы продолжить работу в качестве помощника руководителя или хотите нанять ее, эта статья для вас.

В этой статье мы подробно разберем, из чего состоит фантастический исполнительный помощник, которого стоит нанять и быть принятым на работу!

Поехали…

Что такое помощник руководителя?

Основная роль помощника руководителя (или EA) заключается в том, чтобы действовать в качестве важного вспомогательного персонала для руководителей высшего звена, включая генеральных директоров.

Их работа состоит в том, чтобы убедиться, что рабочий день руководителя полностью организован и оптимизирован, что позволяет им полностью сосредоточиться на принятии критически важных бизнес-решений, за которые им платят большие деньги.

Например, одна из важнейших задач, которую выполняет советник, – это организация календаря руководителей.

Осторожно. Это гораздо более критично и сложно, чем может показаться.

Планирование, организация и оптимизация календаря руководителей могут быть очень сложными. Там будут конкурирующие назначения, которые вам нужно будет расставить по приоритетам, а затем беспрепятственно взаимодействовать с различными сторонами, чтобы никого не оттолкнуть.

ПРИМЕЧАНИЕ: Когда вы делаете это, вы представляете компанию. Поэтому нужен высочайший профессионализм.

Но это лишь часть того, что делает помощник руководителя. Давайте посмотрим на некоторые из их других обязанностей и ответственности.

Обязанности и ответственность исполнительного помощника

Вот список основных обязанностей и обязанностей EA, с которыми вы часто сталкиваетесь в описании должности:

• • Расписание встреч
  • Составьте календарь руководителей (включая расстановку приоритетов и решение конкурирующих назначений)
  • Бронирование путешествия (может включать: бронирование авиабилетов, отель, аренду, визы, отчеты о расходах и т. Д.)
  • Координатор офисного ремонта
  • Канцелярские обязанности
  • Координация и планирование мероприятий, программ, конференций и т. Д.
  • Прием и проверка звонков
  • Заказ и обслуживание расходных материалов
  • Отслеживание бюджета

Как видите, существует реальный круг обязанностей, за которые может нести ответственность эксперт.

Как мы упоминали ранее в этой статье, одна из самых важных общих обязанностей исполнительного помощника – действовать в качестве привратника для своего руководителя.

Многие люди будут пытаться получить к нему доступ, будь то звонки, встречи, встречи и т. Д., И вам понадобится возможность расставить приоритеты, что доходит до руководителя.

Ваша задача – сохранить время руководителя оптимизированным и оптимизированным .

Вот что следует иметь в виду, думая об обязанностях, за которые вы будете отвечать: Как эксперт, вы часто являетесь лицом, представляющим исполнительного директора и / или компанию в мире , будь то с клиентами, партнерами или другими лицами. . Следовательно, очень важно, чтобы вы всегда действовали с максимальным уровнем профессионализма .

EA в наши дни иногда могут быть вызваны для оказания стратегической помощи сверх служебных обязанностей. Это может быть невероятно полезным, а также может поставить вас на путь к высшему руководству.

Взгляните на эту цитату из Glassdoor:

«Нередко должность помощника руководителя в конечном итоге приводит к должности руководителя. Дженна Лайонс, исполнительный креативный директор J.Crew; Синди Гэллоп, рекламный директор If We Ran The World; Рут Бадер Гинзбург, судья Верховного суда; и Урсула Бернс, генеральный директор Xerox, начали свою карьеру в качестве исполнительных помощников ».

Источник: Glassdoor

Очевидно, что работа в качестве эксперта может дать огромный потенциал роста.

Подумайте об этом, вы не только даете себе возможность продвинуться до руководящего уровня, вы учитесь и смотрите по правую руку от руководителей высшего звена . Качество обучения на рабочем месте может быть невероятным.

Звучит здорово, правда?

Ну да, но есть несколько вопросов, которые вы должны задать себе:

• • Нравится ли вам удивляться тому, что может пройти этот день?
  • Или вам нравится более структурированный и предсказуемый рабочий процесс?

Если вы хотите стать помощником руководителя, надеюсь, вы ответили утвердительно на первый вопрос! Каждый день в качестве помощника руководителя может быть разным.К этому нужно быть готовым.

Также вы должны быть готовы работать сверхурочно, включая, возможно, праздничные и выходные дни.

Добро пожаловать в мир профессиональных помощников!

Необходимые навыки

Давайте рассмотрим некоторые из наиболее распространенных навыков, необходимых для того, чтобы стать отличным помощником руководителя:

Я хочу остановиться на некоторых из них более подробно…

Неудивительно, что помощники руководителя должны быть чрезвычайно организованными. Если вы не особо организованный человек, я бы дважды подумал, прежде чем занять должность исполнительного помощника. Например, если вы часто пропускаете встречи, часто меняете расписание или все время опаздываете на что-то … помощник руководителя – неподходящая работа для вас!

Исполнительные помощники также часто имеют доступ к конфиденциальной информации , поэтому максимальная конфиденциальность также имеет решающее значение для любого исполнительного помощника.(ПРИМЕЧАНИЕ : Интересно посмотреть, как часто «осмотрительность» выступает в качестве желаемого качества в описании должностей помощника руководителя.)

СОВЕТ ДЖЕФФА: Если вы хотите провести расследование, зайдите на Glassdoor.com и введите «помощник руководителя» в строке поиска «вакансии» и просмотрите реальные описания вакансий, чтобы по-настоящему почувствовать, что собой представляют компании. ищу с точки зрения навыков.

Заработная плата помощника руководителя

Хорошо, давайте перейдем к медным гвоздикам.Сколько вы на самом деле можете заработать в качестве помощника руководителя? Сможете ли вы выжить на зарплату EA до карьерного роста?

Неудивительно, что ваша зарплата в EA сильно зависит от того, в какой части страны вы работаете, а также от отрасли.

Давайте взглянем на статистику трех крупнейших агрегаторов зарплат в США (потому что они несколько различаются):