Содержание

Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.


Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Минтруда России от 06.05.2014 г. № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности делопроизводителя: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Делопроизводитель относится к категории специалистов.


1.3. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Делопроизводитель подчиняется непосредственно руководителю канцелярии.
1.5. Во время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности возлагаются на других сотрудников канцелярии, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование либо среднее общее образование и закончившее программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих без предъявления требований к опыту работы.
1.7. Делопроизводитель должен знать:
• Законодательство Российской Федерации
– гражданское,
– трудовое.
• Правила речевого этикета.
• Этику делового общения.
• Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.
• Структуру компании, руководство подразделений и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.
• Схемы документооборота.
• Порядок и правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.
• Типовые сроки исполнения документов.
• Принципы работы со сроковой картотекой.
• Назначение и технологию текущего и предупредительного контроля.
• Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.
• Правила документационного обеспечения деятельности организации.
• Виды документов, их назначение.
• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов.
• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.
• Порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел.
• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.
• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.
• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них.
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.
• Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
• Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения.
• Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Правила передачи дел в архив организации.
• Оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов.
• Производить хронологически-структурную систематизацию дел.
• Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения.
• Составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Современные информационные технологии работы с документами.
• Системы электронного документооборота.
• Порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи.
• Внутренние организационно-распорядительные документы организации.
• Правила защиты конфиденциальной служебной информации.
• Требования охраны труда.
1.8. Делопроизводитель должен уметь:
• Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.
• Пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных (в том числе удаленными), автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.
• Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.
• Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства.
• Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив.
• Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения.
• Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел.
• Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
• Правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики.
• Систематизировать документы внутри дела.
• Обеспечивать сохранность и защиту документов организации.
• Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.
1.9. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. ведение документооборота компании;
2.2. учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации;
2.3. проверка, редактирование исходящих документов, регистрация документов, распределение документов по подразделениям;
2.4. определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;
2.5. подготовка документов к архивному хранению;
2.6. ведение электронной базы документов, составление картотек;
2.7. коммуникации с курьерскими службами.

III. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

3.1. Запрашивать у руководителя канцелярии информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.

3.2. Запрашивать у руководителя канцелярии и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающихся исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать руководителя о нарушениях ответственных лиц в ведении документации.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя канцелярии предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению деятельности канцелярии.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели и утвержденному генеральным директором компании.

5.2. Под руководством руководителя канцелярии планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителю канцелярии отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя канцелярии и знакомится под роспись с нормативно-правовой информацией.
5.5. Доводит до сведения руководителя канцелярии информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Исполняет должностные обязанности сотрудников канцелярии во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6. 1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Консультации юриста

Главная > Задать вопрос юристу: > Здравствуйте, Вадим Сергеевич. Про трудовой договор информацию можно найти в “Трудовом кодексе”, а где можно узнать про должностные инструкции? Не могу получить на руки даже копию, так как единственный экземпляр с моей подписью хранится у начальника.

Уважаемая Ольга! В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Должностная инструкция это такой же документ, связанный с работой и потому работодатель обязан выдавать заверенную копию этого документа по письменному заявлению работника в порядке, предусмотренном статьей 62 Трудового кодекса РФ.

Отказ работодателя выдать по письменному заявлению работника заверенную копию должностной инструкции, равно как нарушение работодателем срока выдачи заверенной копии должностной инструкции является административным правонарушением (статья 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях) и влечет наложение административного штрафа на работодателя.

Таким образом для получения заверенной копии своей должностной инструкции Вам необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление (можно в двух экземплярах, на одном из которых работодатель или его работник сделают отметку о принятии этого заявления). Если в течение трех рабочих дней после этого Вам не будет выдана заверенная копия должностной инструкции Вы вправе обратиться с жалобой на бездействие работодателя в Государственную инспекцию труда в Томской области (г. Томск, ул. Киевская, 76, факс 55-98-64, git70.rostrud.ru) либо в прокуратуру Каргасокского района (с. Каргасок, ул. Садовая, 41, тел. 2-11-48).

Все вопросы

Просмотров этой страницы: 4516

Должностные инструкции. Правила составления. Шаблоны инструкций.

Согласно Письму Роструда от 30.11.2009 №3520-6-1:

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его права и ответственность.

​

Должностная инструкция не является обязательным документов в сфере трудового законодательства Российской Федерации. Однако в медицинских организациях  должностная инструкция должна быть разработана для каждого медицинского работника (п. 1 ч. 2 ст. 73 Федерального закона № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 г.)

Фото с сайта wix.com

При создании должностной инструкции за основу можно взять:

​

  • Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7. 0.97-2016 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов” (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст) (с изменениями и дополнениями)- применяется при создании кадровой документации

Шаблон должностной инструкции

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

​

  1. Общие положения

Раздел включает:

  • квалификационные требования;

  • порядок назначения на должность и освобождения от должности;

  • перечень документов, которыми руководствуется работник;

  • требования к знаниям работника;

  • взаимоотношения (связи по должности).

 

 2. Должностные обязанности – перечень обязанностей работника.

 

 3. Права – перечень полномочий, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей.

​

 4.Ответственность- виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции.

 5. Ознакомительный лист

​

Согласование с Профсоюзом

​

Должностная инструкция не является локальным нормативным актом, а учет мнения профсоюзного органа согласно статье 372 ТК РФ предусмотрен лишь при принятии локальных нормативных актов.

Таким образом согласование должностной инструкции с профсоюзом не требуется. 

В то же время если такое требование внесено в коллективный договор, соглашение, локальный нормативный акт, то согласование необходимо. Однако одной подписи председателя профсоюзного комитета на должностной инструкции будет недостаточно. Т.к. мнение (согласие) профсоюза оформляется протоколом заседания и представляется работодателю в виде выписки из протокола.

​

​

Примеры должностных инструкций:

10 советов по составлению высокоэффективных должностных инструкций

Наем талантливых людей начинается с привлечения нужных талантов. Здесь ключевое значение имеет эффективное, увлекательное и инклюзивное описание должности. Приложив небольшие предварительные усилия, вы можете составить правильное описание должности, чтобы привлечь в свой портфель самых талантливых кандидатов и убедиться, что вы не отказываетесь от талантов еще до того, как они подадут заявку.

«Лучшие описания должностей сочетают в себе немного маркетинга, реальности должности, необходимых навыков и компетенций, а также культуры организации.Все вместе взятые являются ключом к тому, как представить рынку открытую роль », – говорит Джастин Серилли, управляющий директор по финансовым услугам и технологиям Russell Reynolds and Associates, фирмы, занимающейся поиском руководителей и переходом на руководящие должности.

Помимо стандартного описания ролей и требуемых навыков и опыта, рекрутеры и менеджеры по найму должны уделять особое внимание культуре, миссии и ценностям, чтобы избежать плохого найма. И чтобы гарантировать, что вы привлекаете разнообразный пул высококвалифицированных кандидатов, вы также должны убедиться, что ваши описания не отталкивают женщин, цветных людей, людей с ограниченными возможностями и сообщество ЛГБТК +.

Вот как это сделать.

1. Получите правильное название должности

Согласно исследованию Indeed, если у вас возникают проблемы с заполнением вакансий для критически важного разработчика «рок-звезд», «ниндзя» DevOps или «гуру» цифрового маркетинга, вы, вероятно, отказываетесь от кандидатов, говорящих именно на этом языке.

«Мы знаем, что странные названия должностей могут быть забавными и свидетельствовать о более непринужденной культуре. Однако без культурной основы их использование в списках вакансий может повлиять на то, насколько хорошо ваше объявление о вакансии.Большинство людей ищут должности, соответствующие их навыкам и опыту, поэтому использование таких терминов, как «ниндзя» и «рок-звезда» в названиях и описаниях должностей, может сбить с толку соискателей и оттолкнуть их от подачи заявления », – говорится в этом сообщении в блоге от Indeed.

Креативность может помочь вашей должности выделиться, но не будьте настолько эзотерическими, что вы упустите кандидатов, которые ищут ту же работу под другим именем, – говорит Серилли из Рассела Рейнольдса. Как можно лучше интегрируйте в свои книги язык отраслевого стандарта, – говорит Колин Дэй, основатель и генеральный директор платформы программного обеспечения для найма на основе SaaS iCIMS.

«Помните, что ваша компания и открытая вакансия должны быть найдены. Для этого откажитесь от мыслей и внутренней терминологии вашей компании. Если вы называете это «менеджером по работе с клиентами», и они ищут наиболее часто используемый «менеджер по работе с клиентами», вы пропустите этих кандидатов », – говорит он.

2. Начните с краткого увлекательного обзора работы.

Этот обзор, состоящий из одного-четырех предложений, должен включать описание основной функции должности, ее вклад в достижение более крупных целей компании и почему это важно не только для компании, но и для общества в целом.Например, попробуйте ответить на вопрос: «Как эта роль способствует улучшению жизни людей или решению существующих деловых или социальных проблем?» согласно официальному документу Национального центра женщин и информационных технологий (NCWIT). NCWIT говорит, что использование приветливых формулировок, например: «Присоединяйтесь к творческой команде… посвященной…», особенно эффективно.

3. Избегайте превосходных степеней или крайних модификаторов

Такие чрезмерные выражения, как «лучшие из лучших», «неуместные», «мировой класс», «рок-звезды», «ниндзя», как правило, не позволяют кандидатам подавать заявки – особенно женщинам и недопредставленным меньшинствам, но также и некоторым мужчинам. , сообщает NCWIT.По словам NCWIT, любой, кто был приучен не «гудеть в свой рог», с меньшей вероятностью будет классифицировать себя таким образом и, следовательно, с меньшей вероятностью подаст заявку.

Вам также следует избегать использования языка, описывающего исключительно узкий набор способностей, например, «перфекционистов» или тех, кто «вечно возится». Опять же, вы рискуете отключить высококвалифицированные таланты, которые могли бы преуспеть на своей должности без этих качеств, или которые не идентифицируют себя с этими терминами.

4.Сосредоточьте ответственность на росте и развитии

«Не стоит просто перечислять кучу скучных повседневных задач и избегать длинного, маркированного списка обязанностей или квалификаций», – говорит NCWIT.

Подобные списки трудно усвоить, а мелочи часто мало что значат, пока человек не выполнит свою работу, согласно NCWIT. Вместо этого опишите основные должностные функции пятью-семью пунктами. Вы также можете сгруппировать два-три маркера в более крупные категории, такие как «Технические навыки», «Навыки управления», «Коммуникация» и т. Д.

Вы также должны объяснить, как работа будет способствовать достижению бизнес-целей, потенциал для продвижения и как достижения кандидатов могут этому способствовать, – говорит Серилли.

«Вы хотите, чтобы кандидаты были в восторге от вашей компании и происходящих в отрасли преобразований. «Начните с того, что расскажите о том, что компания делает в более крупной отрасли, как технологии позволяют это сделать и как компания, роль, их навыки и знания могут способствовать их росту и развитию», – говорит он.

«Убедитесь, что описание вакансии также увлекательно и увлекательно», – говорится в «Дне iCIMS». «Вы можете включить что-то вроде:« Мы ожидаем, что в этом году рост превысит 20 процентов »или« Станьте частью команды, которая добавит X новых учетных записей ». Вы хотите привлечь кандидатов, которые ориентированы на достижение цели и действия , так что пусть описание вашей работы отразит это ».

5. Привлекайте нынешних сотрудников к написанию должностных инструкций

Должностные инструкции часто хранятся в файле где-то в отделе кадров и обнаруживаются только после освобождения роли.Эти описания часто остаются неизменными в течение многих лет и не отражают текущие потребности в навыках, культуре и опыте. Более того, исследования показывают, что даже имея высокую квалификацию, женщины с меньшей вероятностью, чем мужчины, будут претендовать на должность, если у них нет всех необходимых квалификаций. Согласно NCWIT, удаление каких-либо критериев, которые больше не нужны для работы, или выделение критериев, которые можно усвоить на работе, а также избежание ограничительных требований в отношении «многолетнего опыта», могут помочь привлечь больше разнообразных кандидатов.

Здесь стоит запросить информацию у действующих сотрудников.

«Вовлечение нынешней команды поможет уточнить описание и поможет определить навыки, необходимые для успешной работы в этой должности. «Знание того, что нужно вашей команде, и тип кандидата, который будет соответствовать культурной среде, будет иметь решающее значение для долгосрочного успеха», – говорит Джон Рид, старший исполнительный директор Robert Half Technology.

Это также поможет исключить не подлежащие обсуждению пункты, такие как многолетний опыт работы с определенной технологией, которые могут отпугнуть кандидата, тем самым оставляя дверь открытой для тех, кто преуспел в этой области, но может иметь меньше лет за плечами, говорит он. .

6. Создать срочность по позиции

«Даже если вы не отчаянно пытаетесь заполнить открытую вакансию, вы хотите, чтобы кандидаты чувствовали необходимость срочно подавать заявки и были вынуждены подавать заявки, даже если они в настоящее время успешно трудоустроены», – говорит Рид из Роберта Халфа. По его словам, может помочь публикация конкретных дат начала работы, а также контактная информация отдельного человека, а не общий адрес электронной почты.

7. Культура, культура, культура

«Культура – это все при приеме на работу.В конечном итоге все возвращается к тому, что кандидат спрашивает себя: «Подойдет ли я и действительно ли мне понравится там работать?» Так что критически важно, чтобы культура находилась во всем описании должности », – говорит Серилли из Рассела Рейнольдса.

Здесь может помочь выделение льгот, льгот и бонусов на рабочем месте, – говорит Дэй. У вас есть тренажерный зал? Бесплатное питание? Гибкие графики? Возможности удаленной работы? Счастливый час по пятницам? Он говорит, что стоит упомянуть об этом в описании должности.

«Культурная пригодность так же важна и для сотрудников, и для работодателей, как и техническая пригодность и опыт, если не больше.Плохой найм стоит денег и снижает производительность; отсутствие соответствия корпоративной культуре и вовлеченности сотрудников увеличивает текучесть кадров, поэтому нужно все делать правильно », – говорит он.

Но нельзя позволять культуре подрывать разнообразие и инклюзивность; убедитесь, что вы избегаете гендерных местоимений, перефразируя их. Также убедитесь, что фотографии, графика, видео или другие мультимедийные приложения включают самых разных людей, желательно уже работающих в вашей организации, – говорит NCWIT.

8.Избавьтесь от предубеждений в вашей рекламе

Гендерные предвзятые выражения могут быть неуловимыми, но все же вредными, говорит NCWIT. По данным NCWIT, предвзятый язык удерживает высококвалифицированных специалистов от подачи заявок, потому что подсознательно снижает их ожидаемое чувство соответствия.

По словам Иана Сигела, генерального директора платформы по подбору и найму персонала ZipRecruiter, ущерб от искажения терминов в описаниях должностей стал предметом более пристального внимания после того, как исследование Американской психологической ассоциации показало, как кажущиеся безобидными слова сигнализируют о гендерной предвзятости в объявлениях о вакансиях.

Совершенно очевидно, говорит Киран Снайдер, генеральный директор и соучредитель Textio, платформы машинного обучения, которая анализирует языковые модели, что если вы охватите более широкий круг соискателей, у вас гораздо больше шансов улучшить разнообразие соискателей и ускорить процесс приема на работу и найма.

«Когда вы не исключаете половину своего пула потенциальных кандидатов, не ограничиваете его одной демографической группой, тогда роли заполняются намного быстрее. При анализе около 50 миллионов объявлений о вакансиях наших клиентов мы видим, что удаление гендерного языка означает, что эти вакансии заполняются в среднем на две недели быстрее », – говорит Снайдер.

И недавние данные ZipRecruiter подтверждают утверждение о том, что гендерно-нейтральный язык может помочь компаниям привлечь более разнообразный кадровый резерв и быстрее заполнять вакансии.

«Когда работодатели пишут описания вакансий, цель состоит в том, чтобы человек с нужными навыками и опытом прочитал объявление о вакансии и подал заявку. Мы обнаружили, что многие работодатели снижали свои шансы найти подходящего кандидата и даже не осознавали этого. Когда гендерный язык исключен из уравнения, у компаний остается больше шансов найти лучшего кандидата на работу.Мы обнаружили, что нейтральные формулировки в списках вакансий привели на 42 процента больше соискателей, чем списки, содержащие гендерные слова », – говорит Сигел.

Это не должно быть трудным или трудоемким, – говорит Сигел. В «Журнале социальной психологии» есть список «мужских» и «женских» слов, и внесение простых изменений может быстро улучшить результаты набора, говорит он. NCWIT также предлагает примеры того, как скорректировать списки вакансий, чтобы устранить предвзятость.

9. Дьявол в деталях

Точно так же, как менеджеры по найму оценивают резюме, кандидаты оценивают вашу фирму по мельчайшим деталям, – говорит Рид.Убедитесь, что вы проверяете орфографию, грамматику и вычитываете описание своей должности. Затем вернитесь и сделайте это снова.

«Помимо орфографии и грамматики, избегайте использования слишком большого количества жаргона и клише», – говорит Рид. «Обязательно обратите внимание на эстетику постинга. Постарайтесь поместить всю ключевую информацию в начало описания и используйте маркеры и списки, чтобы кандидаты могли быстро и легко просмотреть информацию ».

10. Интерактивный и инновационный

Кандидаты в поисках работы тратят много времени на изучение должностных инструкций; «если вы добавите творческие или новаторские штрихи, вы сможете привлечь их внимание и интерес», – говорит Дэй.

«Читать сотни, даже тысячи описаний должностей утомительно. У вас есть возможность принимать сопроводительные письма к видео? Можете ли вы добавить видеоролик с менеджером по найму или с потенциальными коллегами, где они объяснят свою работу и почему им нравится работать в компании? Это серьезное отличие, и кандидаты определенно обращают на это внимание », – говорит он.

Описание работы не имеет ничего общего с работой – что теперь?

Любой соискатель может сказать вам, что поиск новой работы может быть тревожным, но захватывающим временем. Каждый поиск работы дает возможность приблизиться к работе своей мечты и продвинуться по карьерной лестнице; именно так вы сталкиваетесь с описанием вакансии, в котором перечислены все, что, по вашему мнению, может быть этим.

Перенесемся на месяц вперед: вы прошли собеседование, и предложение о работе было продлено. Вы на седьмом небе от счастья и совершенно уверены, что только что выиграли в лотерею – пока вы не начнете новую работу и не поймете, что это не что иное, как описание должности сотрудника. Ваша должность, вероятно, должна быть другим названием, потому что ваши обязанности и ответственность полностью отличаются от требований, предъявляемых к вам, и, возможно, даже от вашей квалификации и навыков.Вы беретесь за задачи, о которых не ожидали, просто потому, что они не входили в спецификацию вакансии.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция – это внутренний документ, который очень четко определяет основные должностные требования, должностные обязанности, должностные обязанности и профессиональные навыки, необходимые для выполнения конкретной роли. Более подробное описание должностных обязанностей будет касаться того, как измеряется успех в этой конкретной роли, чтобы его можно было использовать во время оценки производительности и обзоров между сотрудниками и их руководителями.Если человек превосходит ожидания и берет на себя еще больше или отличается от того, что было указано в спецификации вакансии, на столе может быть изменение названия должности. Тогда кто-нибудь из отдела кадров тоже подключится.

«Правильно составленное описание должностных обязанностей часто является единственным документом, который полностью определяет, что такое роль, какие навыки требуются для ее выполнения и где эта роль подходит в организации», согласно Better Team. “Это упрощает поиск кандидатов, которые хорошо подходят для этой роли, а также привлекает кандидатов к ответственности, если они не выполняют основные обязанности, которые требуются в этой роли.«

Аналогичным образом, наличие типового описания должности гарантирует, что сотрудники не упускают ни одного из ключевых требований к должности, и новые сотрудники будут лучше понимать свою роль. Моя подруга Эмили оказалась в положении, в котором она Описание должности не было похоже на то, что ее сначала просили. Она думала, что понимает, какой будет ее новая роль, но она запуталась. Ее наняли в качестве руководителя отдела разработки продукта. мировой косметический бренд.У нее многолетний опыт и огромная страсть к этому. Однако вместо этого она обнаружила, что балансирует на невидимой грани между разработкой продукта и управлением брендом, причем последнее намного сильнее доминирует в ее времени.

Это происходит с сотрудниками постоянно. Но каковы следующие шаги разочарованного новичка в такой головоломке?

Дайте шанс и немного времени.

Эмили знала, что все еще мокрые ноги, и не хотела вызывать волну слишком рано.Она рассудила, что все еще учится, и эти две функции тесно взаимосвязаны. Некоторые требования и обязанности совпадали с первоначальным профилем должности, но она брала на себя больше обязанностей, чем ожидала.

Она взвесила и другие факторы, например, то, что компания в настоящее время находится в переходном периоде после переезда с западного побережья и еще не наняла нового бренд-менеджера. Тщательно взвесив все факторы, Эмили решила подождать, пока не расстроится. Она рассудила, что двух месяцев было достаточно времени, чтобы ожидать, что она должна быть в курсе и работать в своей предполагаемой роли – и что ее менеджер должен был заполнить другую должность, чтобы от нее не ожидалось, что она будет выполнять обязанности для обоих.

Поговорите со своим руководителем или отделом кадров.

По прошествии двух месяцев ничего не изменилось, и Эмили почувствовала разочарование. Вооружившись копией должностной инструкции из своего нового инструктажа по найму, она назначила встречу со своим непосредственным руководителем, чтобы провести анализ работы. Она также заранее подготовила список предложений о том, как снять с себя основную тяжесть работы бренд-менеджера, чтобы она могла сосредоточиться на том, что ей нравилось, и на своей квалификации номер один: создании новых инновационных формул и продуктов для красоты.

Менеджер Эмили открыто признал, что она выполняла обе работы из-за отсутствия в компании планирования и найма новых талантов по мере необходимости, и пообещал, что дела наладятся. Однако все обещания были расплывчатыми и без подробного плана действий, и после двух дополнительных встреч, на которых Эмили напомнила своему боссу, что ничего не изменилось, она передала разговор в отдел кадров. Ее специалист по персоналу согласился с тем, что она не выполняет ту роль, на которую брала интервью, но даже ее руки были связаны; Эмили все еще заходила в тупик.

Определите, есть ли возможности в других отделах, которые могут быть более подходящими.

Если вы не видите, что ситуация изменится с вашей текущей ролью, мыслите нестандартно. Отдел кадров сообщил Эмили, что у нее есть возможность сделать внутренний шаг, если она недовольна своей нынешней ролью. Поскольку она работала на крупный глобальный бренд, работавший под эгидой более крупной корпорации, она могла перейти к другому бренду и на аналогичную должность, если бы была опубликована вакансия. Это был просто ее долг и ответственность – следить за новыми возможностями.

Изучите свои варианты.

Когда вы недовольны своей работой, может быть трудно сосредоточиться на чем-либо, кроме этого, а негативные чувства иногда могут просачиваться в другие аспекты вашей жизни, так что будьте осторожны. Глубоко подумайте о том, что вы получаете от этой работы, будь то опыт, надежность работы или просто зарплата. Создайте генеральный план и запустите скрытый поиск работы (при необходимости), пока вы продолжаете приходить каждый день, надрывая задницу. Именно это и сделала Эмили.

Хотя она и не была заинтересована в управлении брендом, она узнала о других аспектах бизнеса, с которыми никогда не сталкивалась, и, кроме того, она узнала, что у нее это действительно хорошо получается.Возможно, она не ожидала этого, но теперь ее резюме может похвастаться дополнительными сильными сторонами, которые она приобрела в этой роли. Она училась, работая с другими типами сотрудников.

Двигайтесь дальше.

В конечном итоге, если вы пытались поддерживать открытость линий связи и оставались прозрачными со своим менеджером (и она, надеюсь, с вами) в отношении ваших надежд и ожиданий, но она не может согласиться встретиться с вами там, где вы должны быть встречены , вы можете решить двигаться дальше. В конце концов Эмили решила уйти с работы и теперь с радостью работает на должности, которая позволяет ей заниматься своей страстью к разработке продуктов.

Общение с вашим менеджером и командой – важный фактор в ситуации, подобной ситуации Эмили. Если вас не встретили на полпути или совсем не встретили, подумайте о своей удовлетворенности карьерой и о том, помогает ли эта роль вам в достижении карьерных целей или сбивает вас с толку. Даже если вам нравится корпоративная культура и вы осваиваете новые навыки, вы должны думать о своем будущем.

Независимо от ситуации, помните, что никто не даст вам ключей к счастью в вашей карьере, кроме ВАС.Ваш долг и ответственность – взять дело в свои руки.

–

Карен Шнайдер работает в bareMinerals в Global Packaging + Creative Services и является писателем по личному / профессиональному развитию. В настоящее время она участвует в The Muse и Career Contessa, а также была представлена ​​в Business Insider, Fast Company, Inc. и Harvard Business Review за свои советы по вопросам карьеры. Она одержима обучением, жизнью и карьерой / самосовершенствованием.

Должностные инструкции | Кардинал на работе

Должностные инструкции помогут вам понять, насколько ваша работа соответствует университету, когда вы планируете свою карьеру в Стэнфорде и ориентируетесь на нее.

Должностные инструкции разрабатываются Комиссией по вознаграждениям персонала университета в сотрудничестве с менеджерами по персоналу и руководителями школ / подразделений. Каждое описание должности включает название должности, оценку и статус исключения.

Просмотр библиотеки описаний заданий (требуется аутентификация)

ПРИМЕЧАНИЕ. Только пользователи Стэнфордского университета с активными идентификаторами SUNet могут просматривать библиотеку должностных инструкций.

Понимание библиотеки должностных инструкций

В таблице ниже более подробно описаны описания должностей, серии должностей и семейства должностей. Описание вашей должности и более 500 других должностных инструкций сотрудников можно просмотреть в онлайн-библиотеке должностных инструкций (доступной только для нынешних сотрудников Стэнфордского университета).

Не ожидается, что все должностные обязанности или уникальные аспекты работы будут отражены в описании должности, и описания должностных обязанностей не являются «подробным списком» задач. В зависимости от выполняемой работы описание должности, к которой вы подходите, должно соответствовать примерно 70 или более процентам ваших текущих должностных обязанностей.

Вы можете заметить, что в некоторых описаниях должностей в конце названия должности указан номер; например, «1» или «2». Это означает, что в этой серии вакансий несколько. Название должности с цифрой «2» не означает, что это та же оценка, что и другая должность с цифрой «2». Например, Бухгалтер 2 – это не тот же класс, что и младший административный сотрудник 2.

Должностные обязанности Серия вакансий Работа в семье

Должностные инструкции описывают основные обязанности и ответственность, уровень навыков, опыта и образования, необходимые для работы. Они служат основой для определения целей и планов развития.

Серия должностей – это группа должностей, имеющих одинаковый характер работы, но требующих разного уровня навыков и ответственности (например, начального уровня и высшего уровня).

Семейство должностей состоит из одной или нескольких серий должностей. Существует 22 группы вакансий, содержащие более 100 индивидуальных серий должностей.

Шаблоны и примеры должностных инструкций

Хорошо составленное описание должности – это письменное заявление, в котором описывается основная цель работы, ее основные и второстепенные функции, квалификация должности и другая информация о должности.Описание должности может включать обязанности, навыки, усилия, обязанности по работе, окружающую среду и условия труда, характерные для данной работы, а также образование и опыт, необходимые для выполнения работы. В нем также может быть указана информация об используемых инструментах и ​​оборудовании, а также о взаимоотношениях с другими работами. Описание должности описывает работу, а не человека или лиц, которые ее занимают.

Почему должностные инструкции важны?

Точные описания должностей служат основой для оценки должностей, сравнения заработной платы и окладов, а также справедливой структуры заработной платы и окладов.В частности, хорошо написанные должностные инструкции должны:

  • Уточните, кто за что отвечает в компании. Они также помогают определять отношения между людьми и между отделами. Таким образом, должностные инструкции могут быть использованы для разрешения претензий, минимизации конфликтов и улучшения коммуникации.
  • Помогите сотруднику понять обязанности на должности. Это не только позволяет сотруднику оценить относительную важность всего, за что он или она несет ответственность, но также дает представление о том, какое место работа соответствует компании в целом.
  • Содействовать соискателям вакансий, сотрудникам, руководителям и специалистам по персоналу на всех этапах трудовых отношений, от приема на работу до выхода на пенсию. В должностных инструкциях содержится информация о знаниях, обучении, образовании и навыках, необходимых для каждой работы. Они предотвращают недопонимание, подробно рассказывая сотрудникам о том, что им нужно знать о своей работе.
  • Помогите руководству проанализировать и улучшить структуру компании. Они показывают, адекватно ли выполнены все обязанности компании и где их следует перераспределить для достижения лучшего баланса.
  • Предоставить основу для определения того, имеет ли кандидат-инвалида квалификацию для работы, и, если да, помочь в определении того, какие условия необходимы для того, чтобы кандидат мог выполнять основные функции должности.

Хотя ADA не требует описания должностных обязанностей, он действительно требует, чтобы соискатели и сотрудники могли выполнять «основные функции» работы с разумными приспособлениями или без них.Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC) заявила, что одна из вещей, на которую агентство будет обращать внимание при определении основных функций, – это описания должностных обязанностей, написанные до того, как работодатель объявит о заполнении вакансии. Поэтому большинство компаний – независимо от того, переписывают ли они старые описания или разрабатывают их впервые – хотят, чтобы они отражали основные функции, и общее описание – не лучший способ для этого. В дополнение к этому юридическому соображению, менеджеры обнаружили проблемы с общими описаниями должностей, когда они написаны неправильно или если руководитель предпочитает игнорировать ограничения, встроенные в описание.

Описание должности должно начинаться с основных функций работы. Основные функции работы – это ключевая часть описания должности, в которой излагаются конкретные задачи, которые она влечет за собой. Определение основных функций в должностной инструкции поможет заложить основу надежной документации в соответствии с руководящими принципами ADA и EEOC.

Должностная инструкция также должна включать:

  • Идентификация должности: эта часть шаблона включает название должности, название отдела, имя руководителя и дату.
  • Описание работы: это краткое изложение основной цели работы.
  • Ответственность: Сотрудник несет ответственность за выполнение задач и обязанностей, изложенных в шаблоне.
  • Должностные требования: Примеры должностных инструкций: опыт, образование, сложность обязанностей и надзор.

Ясно и точно написанные описания должностей помогают в соблюдении правовых норм. В дополнение к Закону об американцах с ограниченными возможностями (ADA), законы, которые влияют на описания должностей, включают: FLSA, Закон о равной оплате труда, Раздел VII Закона о гражданских правах 1964 года и Закон об охране труда.

Примеры описания работы и другие инструменты, которые помогут ВАМ!

BLR предлагает множество примеров и шаблонов должностных инструкций, которые помогут менеджерам по персоналу справиться с этой важной, но утомительной функцией. От сотен образцов описаний должностей, которые можно настроить для вашего рабочего места, до полнофункционального онлайн-менеджера описаний должностей с более чем 2000 шаблонов должностных инструкций, до передовых практик, анкет с описанием должностей, инструментов анализа должностей и всего остального, что сделает ваше рабочее место эффективный и соответствующий требованиям ADA ‑ BLR предлагает то, что ВАМ нужно.

Некоторые из наиболее часто используемых примеров должностных инструкций, доступных в BLR, включают: помощника по административным вопросам, менеджера по персоналу, клерка по счетам к оплате и главного финансового директора. BLR также предлагает менее распространенные, но, тем не менее, важные примеры должностных инструкций, такие как руководитель тура, страховой транскрипционист и слесарь. Если вам нужно описание должности, у BLR оно есть!

Подробнее о должностных инструкциях

HR.BLR.com Должностные инструкции
Должностные инструкции HR Daily Advisor

Другие темы о найме персонала

Лучшие советы по написанию более качественных описаний вакансий

Интересно, почему вы не получаете хороших соискателей? Возможно, вы захотите внимательнее присмотреться к тому, как вы пишете описания своих должностей.

По мере того, как уровень безработицы падает, а битва за таланты накаляется, списки вакансий становятся все более конкурентоспособными.

Для каждого отличного описания должности есть много других, которые просто перечисляют ключевые слова, связанные с должностными обязанностями, задачами, квалификацией и требованиями к опыту. Несмотря на то, что легко написать описания вакансий, которые представляют собой просто списки ключевых слов, кандидатам трудно прочитать и понять эти описания. Они также привлекают соискателей, которые массово претендуют на работу – и которые могут не подходить для вашей организации.

Вместо того, чтобы сосредотачиваться на получении большого количества заявок, вам следует сосредоточиться на привлечении нужных специалистов. Список вакансий будет первым впечатлением многих кандидатов о вашей компании. Несмотря на то, что вы хотите избежать чрезмерного количества ключевых слов, вы также не хотите заполнять свой список клише или пустяками.

Итак, как создать более эффективное описание должности, чтобы привлечь подходящих кандидатов? Владельцы бизнеса, рекрутеры, менеджеры по маркетингу и специалисты в области карьеры изложили основы.

Что включать в описание должности

Хорошее описание должности идет глубже, чем типичный список навыков, задач и требований к ролям.«Чтобы привлечь на вашу должность наиболее качественных и подходящих кандидатов, дайте им почувствовать культуру вашей компании», – сказала Джин Кук, бывший бизнес-тренер The Alternative Board.

Ребекка Барнс-Хогг, основатель и генеральный директор YOLO Insights, разделила схожие взгляды, заявив, что качественные сотрудники будут инвестировать в предприятия, которые отражают их собственные интересы и ценности.

«Они хотят понимать ваши продукты и то, что вы отстаиваете», – сказала она. “Ваше объявление должно сказать им об этом. Первые несколько предложений должны привлечь внимание кандидата.Как и любое эффективное коммерческое предложение, делайте его о них и их интересах ».

Джейнин Ховард, основатель и карьерный стратег компании JJ Howard & Associates, рекомендует заранее указать зарплату в описании должности. Многие кандидаты откажутся от предложения в последний момент. Через минуту после того, как ее проинформировали о зарплате, добавила она. Если вы решите эту проблему с самого начала, вы и ваши соискатели не потеряете время зря.

Майкл Лан, старший консультант по резюме в Resume Writer Direct, рекомендует включать инструкции по применению, которые содержат конкретный призыв к действие.Будь то электронное письмо конкретному человеку, оставление телефонного сообщения или включение кодового слова в сопроводительное письмо, просьба к кандидатам сделать что-то дополнительное может помочь вам быстро сузить круг собеседований.

Такой четкий призыв к действию «служит встроенным процессом проверки, так как вы сможете отсеять кандидатов, которые не могут следовать указаниям, и продемонстрировать явное отсутствие внимания к деталям», – сказал Лан.

Как это представить

Когда вы садитесь писать описание своей должности, вам нужно использовать тон, который представляет бренд вашей компании, – сказал Джозеф Терах, соучредитель Resume Deli. Например, если вы ищете творческих сотрудников, сделайте свое объявление о вакансии необычным и забавным. С другой стороны, технические сотрудники, ориентированные на детали, могут лучше справиться с конкретным списком необходимых навыков.

Поскольку многие люди отвлекаются и спешат, они, вероятно, лучше откликнутся на объявления, которые легко читать или сканировать, особенно на мобильных устройствах. Не перегружайте кандидатов бесполезной информацией или длинными абзацами.

Стив Демпси, главный операционный директор кадровой компании Aquent, рекомендует организовывать ключевые обязанности с помощью маркированного списка и разделения разделов с помощью описательных заголовков.

«Большинство соискателей сканируют», – сказал он. «Они ищут подходящую работу и будут смотреть на объявление о вакансии и сканировать детали, прежде чем решат подать заявку или проигнорировать ее».

Ян Хадсон, главный операционный директор Surf Search, соглашается. «Большинство кандидатов на вакансию сейчас ищут вакансии на своих телефонах. Делайте это просто и всегда используйте маркированный список». Хадсон также предлагает использовать заголовки «Обязанности» и «Требования» перед маркированными списками для большей ясности.

Наконец, легкий юмор может заставить кандидатов запомнить ваше объявление и подать заявку.Крис Миндел, менеджер по маркетингу Dexter Edward LLC, использует тонкие шутки в описаниях своих должностей. «Это вызывает у соискателя улыбку, когда он думает о вашей компании», – сказал он. «Они с большей вероятностью подадут заявку».

Составьте описание должности

Принятие во внимание всех этих советов может оказаться непосильной задачей.

Для вашей следующей открытой вакансии рассмотрите возможность использования вступительного слова из двух предложений о вашей компании, двух маркированных списков под заголовками «Обязанности» и «Требования» и короткого призыва к действию из одного предложения с просьбой к кандидату щелкнуть ссылку заполнить заявку.

Для лучшей читаемости и увеличения количества ответов не забудьте включить важную информацию о должностных обязанностях, навыках, задачах и необходимом опыте в списки «Обязанности» и «Требования».

Хадсон представил следующее описание должности, которое привлекло кандидатов с отличной квалификацией в области наук о жизни:

Глобальный лидер в области медицинских устройств ищет менеджера по качеству поставщика, который возглавит группу поставщиков по качеству при разработке новых медицинских устройств класса III.Менеджер по качеству поставщиков будет руководить инициативами и квалификациями поставщиков в области качества, а также обеспечивать наставничество и надзор за командой поставщиков по качеству. Ожидается, что поездки будут составлять около 25%, как внутренних, так и международных.

Требования:

  • Требуется степень бакалавра инженерных наук; предпочтительна ученая степень
  • 8+ лет опыта работы с медицинскими приборами, предпочтительно класса III
  • Опыт разработки медицинских изделий
  • 5+ лет опыта руководства
  • Сильные навыки управления и лидерства для обеспечения управление, рост и развитие персонала
  • Предыдущий опыт руководящего звена
  • Сильные статистические и аналитические навыки
  • Опыт работы в управлении несколькими конкурирующими проектами или программами
  • Возможность путешествовать до 25% как внутренние, так и международные. Visio и т. Д.)
  • Сильные практические знания в области регулирования системы качества (регламент QSR / FDA) и стандартов ISO 13485
  • Опыт управления разработкой и валидацией – плюс

Обязанности:

  • Управление расследованиями несоответствий определены для компонентов устройства
  • Обеспечение соответствия файлов поставщика
  • Определение требований поставщика к ресурсам для инженерных разработок и управление ресурсами для обеспечения качества покрытия для программ разработки новых продуктов
  • Возглавьте инициативы по постоянному совершенствованию, включая систему качества и поставщиков процедуры квалификации
  • Управление командой качества поставщика

Дастин Диль, директор по контент-маркетингу Digital Current, предоставил эту необычную вакансию, направленную на привлечение маркетолога креативного контента. Обратите внимание на использование заголовков и юмористического голоса.

Контент-стратег

Это, наверное, седьмое объявление о вакансии, которое вы видели сегодня? Десятый? Эй, если это твое первое, нам повезло! Мы понимаем, что найти новую работу может быть непросто, поэтому мы хотим сделать это как можно проще.

Для чего вы нанимаете?

Контент-стратег!

Что именно это?

Если вам нужно спросить, возможно, вы не подходите для этой работы.

Хорошо, а как Digital Current определяет контент-стратега?

Справедливый вопрос! Есть много разных способов интерпретировать роль контент-стратега, поэтому вот наш подход:

  • At DC (это наша аббревиатура от Digital Current, а не от компании, выпускающей комиксы, хотя это было бы здорово – мы спросить вас о вашем любимом члене Лиги справедливости во время собеседования, не волнуйтесь), наши специалисты по контентной стратегии:
  • Подкованы цифровыми технологиями
  • Понимают роль контент-стратегии и контент-маркетинга в сегодняшнем цифровом маркетинге
  • Обладать 2-4 годами опыта в стратегии цифрового контента
  • Понимать важность (и способы развития) персонажей, карты пути покупателей и обмен информационными сообщениями, включая голосовые, тональные и стилистические рекомендации
  • Может управлять контентом аудиты для проверки эффективности и качества существующего контента
  • Работа с командами SEO над внедрением последних передовых практик SEO в рекомендации и планирование контента
  • Комфортно представлять клиентов и разговаривать с ними
  • Могут проводить творческие семинары и редакционные сессии по планированию
  • Всегда ищут способы улучшить себя, своих коллег и клиентов по вопросам последние события в области цифрового контента

Отлично! Где мне зарегистрироваться?

Отправьте нам свое резюме, и мы договоримся о звонке! Не могу дождаться встречи с вами.

Как сделать так, чтобы должностные инструкции работали на вас

Независимо от того, нанимаете ли вы старшего инженера или специалиста по маркетингу начального уровня, важно писать краткие описания должностных обязанностей, которые демонстрируют наиболее важные части должности.

Используйте заголовки, маркированные списки и четкие призывы к действию, чтобы повысить удобочитаемость и скорость отклика.

Не бойтесь привести список вакансий в соответствие с корпоративной культурой – вы привлечете больше кандидатов, которые подходят вашей организации.

Дополнительные отчеты Бритни Морган и Сэмми Карамела. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи. Миранда Джейд Фрил обновила и предоставила дополнительные источники для этой статьи.

Должностные обязанности

Виртуальный класс

Идеально подходит для тех, кто ценит живое обучение, но хочет сэкономить на поездках. Виртуальный класс предоставляет вам многие из тех же преимуществ обучения, что и традиционный, – все благодаря удобству вашего офиса.

Взаимодействие

Высоко интерактивный

Постоянное взаимодействие с инструктором на протяжении всего мероприятия в виртуальном классе

Взаимодействие с коллегами / профессионалами через онлайн-среду

Компоненты (могут включать)

Интерактивная презентация модулей курса, дискуссий, упражнений, тематических исследований и возможностей применения под руководством инструктора в режиме реального времени

Дополнительные элементы обучения, такие как: аудио / видео файлы, инструменты и шаблоны, статьи и / или официальные документы

Материалы электронного курса доступны не позднее, чем за неделю до даты начала курса. Записанное воспроизведение и дополнительные материалы доступны в течение семи дней после прямого эфира.

Продолжительность

Зависит от курса, от одного до нескольких сеансов

Технические потребности

Adobe Flash Player

Acrobat Reader

Компьютер со звуком и высокоскоростным доступом в Интернет

Доступ к телефонной линии

Как правильно читать описание вакансии

Когда вы в последний раз читали описание должности? Если вы сейчас ищите работу, ваш немедленный ответ может быть примерно таким: «вчера вечером» или «несколько минут назад». Но спросите себя: когда в последний раз вы на самом деле читали объявление о вакансии, находя время, чтобы усвоить каждое слово и по-настоящему поразмышлять над содержанием? Ваш ответ может быть другим.

«Многие соискатели бегло бросят [на] описание должности, а затем подадут заявку, даже не задумываясь о ней и не обращаясь к ней снова», – говорит карьерный тренер Muse Дженнифер Финк, генеральный директор и основатель Fink Development. Попасть в такой ритм легко, особенно когда вы пытаетесь применить к как можно большему количеству открытий.Но «это ошибка», – говорит Финк, – та, которая может продлить ваши поиски работы или привести к тому, что вы пропустите работу, которую вы, возможно, любили.

Внимательное чтение каждого описания должности , выделение определенной информации и ее правильное использование может не только уменьшить количество заявок, которые необходимо подавать для получения работы, но и повысить ваши шансы на прохождение собеседования, помочь вам подготовиться к эти собеседования и убедитесь, что вы можете принять осознанное решение о том, подходит ли вам работа.

(Вы все еще ищете работу, на которую можно подать заявку? Вы можете найти сотни тысяч сообщений на Muse!)

Что такое описание работы и почему так важно внимательно прочитать ее?

Описание вакансии (также называемое объявлением о вакансии или списком вакансий) – это информация, которой работодатель делится об открытой вакансии в LinkedIn, на своем собственном веб-сайте или на любой доске объявлений. Он включает в себя подробную информацию о работе и компании, все, что работодатель ищет при найме, а также особенности процесса подачи заявки.

«Чтение каждого слова в описании вакансии может показаться утомительным, когда вы уже готовы подать заявку на вакансию на основании должности или компании», – говорит карьерный тренер Muse Хизер Юровски, консультант по вакансиям и тренер по резюме, Shatter & Светить. «Но ключ к вашему приложению – понимание этой должностной инструкции внутри и снаружи».

Независимо от того, на какую должность вы претендуете, вам необходимо продемонстрировать, какую ценность вы принесете команде или компании, – говорит карьерный тренер Muse Линн Бергер. А описание вакансии – это ваш путеводитель по определению того, что именно нужно работодателю. Думайте об этом как о своей шпаргалке для поиска подходящей работы и приема на работу.

Что на самом деле в описании вакансии?

Объявления о вакансиях не будут содержать одну и ту же информацию или перечислять ее в одном порядке, но вот то, что вы, вероятно, встретите при чтении. В каждом разделе обратите внимание на то, каким образом вы соответствуете конкретной должности и как она соответствует тому, что вы ищете:

  • Название должности: Отметьте, насколько должность соответствует вашему уровню карьеры и интересам.
  • Название компании: Вы можете провести небольшое предварительное исследование компании перед подачей заявки, чтобы узнать, где вы хотели бы работать.
  • Описание компании: Обратите внимание на то, как организация говорит о себе, своих ценностях, своем росте и своих сотрудниках, чтобы увидеть, что для них наиболее важно, и узнать, как вы можете внести свой вклад в их культуру и рабочую среду.
  • Тип занятости: В объявлении должно быть указано, будет ли нанятый сотрудник на полный рабочий день, на неполный рабочий день, подрядчик или внештатный сотрудник, а также будет ли должность освобождена от уплаты налога или нет.
  • Местоположение должности: В объявлениях также следует указывать, будет ли роль полностью офисной, полностью удаленной или гибридной.
  • Обзор вакансии или резюме: Убедитесь, что вы прочитали это высокоуровневое объяснение должности и ее обязанностей.
  • Должностные обязанности или обязанности: Компании часто включают эту информацию в виде маркированного списка того, что человек в этой роли будет делать ежедневно, еженедельно или иным образом регулярно.
  • Требуемая квалификация: Это может включать ваш многолетний опыт, а также образование, навыки, опыт, сертификаты, сертификаты, физические способности, уровни допуска или готовность пройти проверку биографических данных. Компании могут разбить эту информацию на несколько разделов.
  • Предпочтительные, дополнительные или бонусные квалификации: В сообщениях также могут быть указаны «желательные» квалификации, которые не являются обязательными.
  • Льготы: Компании часто перечисляют некоторые льготы и льготы, которые будут частью работы или компенсационного пакета.
  • Заработная плата: К сожалению, указание заработной платы в описании должности не является обязательным, но когда компания решает раскрыть эту информацию, обратите внимание на то, насколько она соответствует вашим ожиданиям.
  • Раскрытие юридической информации: Многие описания должностных обязанностей будут включать антидискриминационные формулировки или указывать, например, что организация предоставит разумные приспособления в соответствии с ADA (Закон об американцах с ограниченными возможностями). Однако отсутствие этого языка не означает, что работодатель не подчиняется этим законам.
  • Информация об иммиграционном статусе: В некоторых объявлениях о вакансиях также указывается заранее, могут ли они предлагать спонсорскую помощь для получения визы.
  • Статус вакцинации: После пандемии COVID-19 многие работодатели предпочтут или будут обязаны вводить вакцины.Некоторые могут добавить это в описание должности. Да, это законно.
  • Инструкции по подаче заявки: Как можно точнее следуйте всем инструкциям о том, как компания хотела бы, чтобы вы подали заявку, а также какие материалы или информацию включить в заявку.

На что следует обращать внимание при чтении описания вакансии?

«Вам не нужно читать все описания должностей, как будто вас будут расспрашивать по каждой детали», – говорит Юровский, но вам нужно прочитать полностью сосредоточенно – и более одного раза.

Когда вы впервые читаете описание должности: «Относитесь к этому как к упражнению на понимание прочитанного», – говорит Юровский. Прочтите его «полностью, сверху вниз». Затем сделайте быструю проверку кишечника. Вы могли бы и хотели бы заниматься такой работой? Если да, прочтите описание должности еще раз.

Во время чтения важно помнить, что часть информации, которую вы ищете, «будет явной, а часть – неявной, поэтому вам обязательно следует читать между строк», – говорит Финк.Найдите время, чтобы по-настоящему понять идею компании.

Вот несколько моментов, которые следует отметить или отметить во время чтения:

Какие квалификации работодатель хочет получить от соискателя

Когда вы читаете, выделяете, подчеркиваете или записываете детали, которые помогут вам лучше понять, что работодатель ищет. Финк предлагает искать четыре типа информации, пока вы читаете:

  • Опыт, который поможет человеку приземлиться или выполнить эту работу
  • Навыки, которые помогут человеку приземлиться или выполнить эту работу
  • Образование или обучение, которые помогут человеку приземлиться или выполните эту работу
  • Ценности компании

Что наиболее важно для роли

Вы также захотите получить представление о том, какой опыт, навыки, образование и ценности наиболее важны для работы. Есть два основных признака того, что конкретный момент особенно важен для приземления и процветания в определенной должности:

  • Повторение: Обычно описание должности включает от трех до пяти тем или идей, которые упоминаются более одного раза и в разных разделы, – говорит Юровский. Это будет сочетание основных способностей, имеющих решающее значение для успешной работы, и личных качеств, которые будут способствовать развитию команды и рабочего места. Чем больше появляется навык или качество, тем они важнее.
  • Порядок информации: Что касается списков должностных обязанностей, вы можете с уверенностью предположить, что первые несколько пунктов являются большей частью работы, чем все, что находится в конце списка. Точно так же, что касается квалификаций, то, что компания решит перечислить первым, вероятно, очень важно для получения работы.

Какие ключевые слова вы можете использовать позже

Карьерный тренер Muse Андреа Герсон рекомендует обращать внимание на фразы в описании должности, которые описывают важные должностные обязанности, требования и навыки, а также атрибуты компании. Эти ключевые слова могут рассказать вам больше о вакансии и работодателе, и они пригодятся вам позже, когда вы подадите заявку на вакансию, так что записывайте их во время чтения.

Например, если объявление о вакансии имело одну из обязанностей, перечисленных как «Постоянное совершенствование процессов планирования производства, логистики и выполнения заказов для максимального повышения эффективности и производительности процесса», вы можете выбрать «планирование производства» или «выполнение заказов». как ключевые слова, говорит Герсон.

Подробнее: Как выбрать ключевые слова для резюме, по которым ваше заявление о приеме на работу пройдет мимо ATS

Основывается ли публикация на модных словах и нечеткой фразе

В отличие от ключевых слов, модные словечки часто расплывчаты и не обязательно рассказывать вам что-то конкретное о работе или компании.Они могут указывать на то, что нанимающие люди не знают, что им нужно, или пытаются замаскировать неидеальную рабочую среду.

Например, подумайте о тех словах и фразах, которые у вас ассоциируются с «культурой суеты», – говорит Финк. Когда в описании вакансии говорится о поиске кого-то, кто готов «пройти лишнюю милю», «с готовностью менять шляпы» и «работать долгие часы», это может быть признаком «среды, в которой нет единого целого. или будет предъявлять высокие требования к работнику, не говоря об этом явно », – говорит Финк.

Вам также следует отметить такие слова, как «ниндзя» или «рок-звезда», особенно когда они используются вместо более конкретных терминов – означает ли «коммуникационная рок-звезда» «координатор по коммуникациям» или «директор по коммуникациям»? Или от вас действительно ждут исполнения песен, которые обращаются к большим толпам людей?

Если есть какие-либо другие красные флажки

Хотя большинство элементов описания должности могут быть положительными или отрицательными в зависимости от соискателя работы, есть определенные фразы и подсказки, которые должны заставить вас задуматься, независимо от ваших предпочтений .

Остерегайтесь «сообщений единорога», – говорит Финч, – описаний, «которые перечисляют сильные стороны, навыки и опыт пяти человек в одном лице». Юровский добавляет, что должностные инструкции с подробным списком требований «могут сигнализировать о нанимающем менеджере, у которого нереалистичные ожидания, или о компании, которая на самом деле еще не готова нанять сотрудников, потому что не нашла времени на то, чтобы составить четкое описание должности».

Другой распространенный красный флаг – это печально известная работа начального уровня, требующая от трех до пяти лет (или более!) Опыта, что может сигнализировать о нежелании обучать сотрудников, желании платить опытным специалистам меньше, чем они того стоят. или ряд других качеств, которые вам не нужны на работодателе.

Еще более коварными являются красные флажки для мошенничества с вакансиями, незаконного бизнеса и просто менее пикантной деятельности. Например, остерегайтесь любых торговых операций, когда вы делаете только комиссионные или вам нужно закупить расходные материалы или инвентарь. Работа, которая обещает, что вы можете заработать большие деньги за небольшую работу, или просит вас прислать резюме без каких-либо подробностей о самой роли, также с большей вероятностью будет мошенничеством.

Подробнее: Мошенничество с вакансиями растет – вот как их обнаружить и избежать

Все, что для вас наиболее важно

Прежде чем вы даже начнете поиск работы, вы должны выделить время чтобы точно выяснить, что вы ищете на своей следующей должности и что для вас наиболее важно. «Я часто предлагаю соискателям работы составить список не подлежащих обсуждению», – говорит карьерный тренер Muse Кассандра Спенсер. Этот список может включать все, что необходимо для вашей следующей должности, например требования к заработной плате, определенные правила удаленной работы, определенные льготы и льготы, а также задачи и обязанности, которые вы выполняете или не хотите. Вспомните свой список, читая описание каждой должности.

Как эффективно использовать описание работы на каждом этапе поиска работы?

После того, как вы внимательно прочитаете любое объявление о вакансии, вот как вы можете реализовать то, что вы узнали.

1. Решите, собираетесь ли вы подавать заявление

В дополнение к первоначальной проверке нутром, когда вы впервые читаете описание должности, вам необходимо убедиться, что должность по-прежнему имеет для вас смысл после того, как вы мы копали глубже. «Попытка найти работу может истощать умственно, эмоционально и физически, поэтому мы не хотим тратить эту энергию, если это не та работа, которую мы действительно хотим и для которой мы хорошо подходим», – говорит Финк.

Взгляните на все элементы, которые вы выделили в описании должности: квалификация, должностные обязанности, ценности компании, потенциальные недостатки и ваши личные «не подлежащие обсуждению».Спросите себя, соответствуете ли вы ожиданиям компании и, что не менее важно, соответствует ли работа на вашим ожиданиям.

Но не думайте, что вам нужно отмечать каждую границу, когда речь идет о квалификации. «Часто объявления о вакансиях пишутся одновременно отделом кадров и менеджером по найму и могут включать в себя массу« полезных вещей », которые невозможно найти в одном-единственном человеке», – говорит Финк, поэтому относитесь к ним с недоверием.

Если вы считаете, что справитесь с работой, основываясь на своих навыках и прошлом опыте, вам следует подать заявление.Кандидаты, не отвечающие 100% квалификаций, будут рассматриваться практически на любую работу, однако исследования показали, что большинство людей, особенно женщины, пропускают заявки, потому что не делают отметок во всех полях.

2. Настройте материалы для вашего приложения

Подумайте, какие темы, навыки, опыт, качества и ключевые слова в описании должности относятся к вам. Включите их в свое резюме, сопроводительное письмо и любые другие материалы для подачи заявки, чтобы всем, кто читал, было понятно, почему вы подходите для этой работы. Соискатели «должны взять на себя инициативу и связать точки для менеджера по найму», – говорит карьерный тренер Muse Энн М. Келли.

Вы должны адаптировать свое резюме для каждой работы и сделать то же самое для сопроводительного письма, расширяя навыки, опыт и темы, которые, по вашему мнению, имеют наибольшее значение. Так, например, для описания должности, в котором упор делается на командную работу и сотрудничество, вы можете выделить проекты, над которыми вы работали как часть группы, упомянув их в маркерах своего резюме и рассказав соответствующую историю в сопроводительном письме.

И по возможности используйте ту же формулировку, что и в описании должности! «Говорите на языке работодателя», используя те ключевые слова, которые вы заметили при чтении описания должности, – говорит Келли. Поэтому, если в описании должности упоминается «QuickBooks», не следует просто указывать, что вы использовали «бухгалтерское программное обеспечение». Работа с ключевыми словами не только помогает человеку понять, почему вы подходите для работы, но и помогает компьютерам анализировать и сортировать ваше приложение. Большинство компаний используют системы отслеживания кандидатов (ATS) для поиска резюме, содержащего релевантные ключевые слова, особенно если на конкретную вакансию поступило много заявок.

3. Подготовьтесь к собеседованию

Даже после того, как вас вызвали на собеседование, описание должности все еще имеет значение. Так что сохраняйте каждое сообщение, на которое вы подаете заявку, в формате, к которому вы можете легко вернуться, даже если компания его отклонит. Вы можете сделать снимок экрана, сохранить как PDF-файл или, например, скопировать и вставить текст в другой документ.

Когда вы готовитесь к собеседованию, посмотрите на объявление о вакансии, чтобы понять, что является наиболее важным для работы и компании – i.д., о чем интервьюеры, скорее всего, будут спрашивать или искать в ваших ответах. Приготовьтесь выделить свои наиболее важные качества и квалификацию в своих ответах на распространенные вопросы собеседования. Это могут быть навыки и опыт, но также может быть, почему вы хотите работать в компании или насколько вы хорошо представляете их ценности.

Например, если компания ищет «самостоятельного стартера», вы можете быть готовы рассказать о том, как вы проявили инициативу на прошлой работе.Или, если в описании должности постоянно упоминаются «принятие решений на основе данных», «использование данных» и «анализ данных», будьте готовы рассказать о том, как вы анализировали данные в прошлом и каких результатов вы смогли достичь. Вы даже можете записать некоторые конкретные цифры, чтобы быть готовыми дать интервьюеру полную картину того, о чем вас, вероятно, спросят.

Независимо от того, на какую должность вы претендуете, отправляйтесь на собеседование, подготовив несколько историй, которые действительно подчеркивают не только то, почему вы подходите для этой должности, но и то, как вы бы добавили в компанию и команду, если бы вы были присоединиться к ним.

Регина Борселлино, редактор The Muse из Нью-Йорка, занимается поиском работы и советами по карьерному росту, в частности, передовым опытом резюме, собеседованиями, удаленной работой, а также личным и профессиональным развитием.