Содержание

Как оформить временный перевод на дистанционную работу / Хабр

Если месяц назад вопрос перевода сотрудников на дистанционную работу был делом вкуса работодателя, то в текущей ситуации он может стать насущной потребностью. На неделе к нам обратилось множество клиентов с запросами по оформлению удаленных сотрудников. По результатам я решил подготовить краткую инструкцию по переводу персонала из офиса на удаленный режим работы.

Последовательность действий при переходе на удаленную работу под катом

1. Собираем заявления работников о переводе на дистанционную работу.

Формально изменение места работы сотрудника не считается переводом, т.к. трудовая функция остается неизменной. Однако смена локации влечет изменение условий труда. При введении таких изменений по инициативе работодателя работника необходимо уведомлять не позднее, чем за 2 месяца.

Заявление сотрудника о переходе на дистанционный режим работы позволяет избежать такой волокиты.

2. Подписываем с сотрудниками дополнительное соглашение к трудовому договору.

Изменения условий труда требуют корректировки трудового договора путем составления дополнительного соглашения. Поскольку речь идет о переходе работника на дистанционный режим работы, в трудовой договор необходимо внести массу новых условий с учетом требований трудового законодательства.

В частности, необходимо изменить условия о месте работы, режиме рабочего времени, техническом оснащении рабочего места, отчетности и дополнительных условиях увольнения за нарушения условий дистанционной работы.

Поскольку перевод на удаленную работу может быть временной мерой, в соглашении необходимо решить вопрос с порядком возврата сотрудников на работу в офис. Как и перевод на «удаленку», возвращение на стационарное рабочее место влечет изменение условий труда. На это требуется согласие работника. Поэтому данный вопрос проще урегулировать заранее.

3. Издаем приказ об изменении режима труда

Приказ должен включать перечень должностей и сотрудников, которые переходят на дистанционную работу, дату начала удаленной работы.

Указанных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с его содержанием под роспись.

4. Заключаем с сотрудником договор о полной материальной ответственности

Это дополнительный шаг при включении в соглашение условий о техническом оснащении рабочего места за счет работодателя.

Передачу техники конкретному сотруднику дополнительно оформляем двусторонним актом.

Возврат сотрудников в офис оформляем в зеркальном порядке.


  1. Собираем заявления о переходе на работу в офис.
  2. Несогласных уведомляем об изменении условий труда в заранее согласованном порядке, а при его отсутствии – в письменной форме под роспись за 2 месяца до введения изменений.
  3. Расторгаем дополнительное соглашение к трудовому договору.
  4. Принимаем у сотрудником технику по акту и расторгаем договор о полной материальной ответственности.

ТК РФ дополнен положениями о дистанционной работе

Перевод работника на дистанционную работу по инициативе работодателя

Работодатель сможет по своей инициативе временно перевести персонал на дистанционную работу.

Сделать это получится в 2 случаях:

  • соответствующее решение принял орган госвласти или местного самоуправления;
  • жизнь либо нормальные жизненные условия населения или его части находятся под угрозой (например, при эпидемии).

Нужно будет принять локальный нормативный акт с учетом мнения первичного профсоюза. В документе следует закрепить причину, срок перевода, список удаленных работников, обстоятельство, послужившее причиной перевода на дистанционную работу, порядок и сроки предоставления отчётов и иные положения, связанные с переводом на дистанционную работу и другую информацию.

Получать согласие на перевод и вносить изменения в трудовой договор не придется.

Если специфика работы не позволяет перейти на дистанционную работу, то время, пока работник не выполняет свои обязанности, придется оплачивать как простой по независящим от сторон причинам – не менее двух третей тарифной ставки (оклада).

Срок, на который работники переводятся на дистанционную работу, ограничен периодом наличия обстоятельства, на основании которого осуществлён перевод.

Каждого из работников, переводимых на дистанционную работу таким способом, необходимо ознакомить с ЛНА о переводе на дистанционную работу «способом, позволяющим достоверно подтвердить получение работником такого локального нормативного акта». Рекомендуем работодателям обеспечить подписание копии этого ЛНА на бумажном носителе и отправку заказным письмом, либо подписание с использованием ЭЦП.

Изменений в трудовых договорах, и заключение доп. соглашений при переводе на удалённую работу по данному основанию не требуется. По окончании действия указанного ЛНА работник обязан вернуться к работе на прежних условиях и в прежнем режиме.

Возможен ли перевод работника на дистанционную работу?

Материал подготовлен
с использованием нормативных
правовых актов по состоянию
на 19 декабря 2019 г.

Актуальность вопроса. В связи с внесением изменений в ТК на практике участились случаи, когда работники, работая постоянно в офисах организаций по стабильному режиму «от звонка до звонка», выражают желание о переводе на дистанционную работу.

Немало находится руководителей, которые не возражают о переходе на дистанционную работу. Но вместе с тем большой процент из них выражают сомнения относительно законности в изменении статуса работника, а главное – в юридическом оформлении перехода работника на дистанционную работу.

Понятие дистанционной работы и кто может работать на дистанции. Понятие дистанционной работы определено в ст. 3071 ТК, под которой понимают работу, выполняемую вне места нахождения нанимателя с использованием для выполнения этой работы и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно-коммуникационных технологий.

Из данного понятия вытекают следующие признаки:

  • работа должна выполняться на основе трудового договора;
  • работа должна выполняться вне места нахождения нанимателя;
  • результаты работы должны быть системно представлены работником с помощью технических средств.

Указанные признаки позволяют определить понятие дистанционного работника. Из смысла ст. 3071 ТК следует весьма лаконичное определение дистанционного работника, под которым понимается именно тот работник, который заключил трудовой договор о дистанционной работе. Следовательно, трудовой договор дистанционного работника отличается от традиционного трудового договора и, вместе с тем дистанционный работник отличается от обычного офисного работника. Труд дистанционного работника подвергается в какой-то степени дифференциации.

Дистанционный работник отличается от обычного работника тем, что у него, как правило, нет стационарного рабочего места, он может выполнять работу, находясь на даче, в другом городе, у себя в квартире и т.д. Главное, чтобы дистанционный работник выполнял свою трудовую функцию вне места нахождения нанимателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая подразделения, расположенные в другой местности). В данный перечень входят любые объекты и территории нанимателя, прямо или косвенно находящиеся под его контролем.

Дистанционный работник отличается от обычного работника тем, что по результатам своего труда он отчитывается, как правило, с помощью информационно-телекоммуникационной сети общего пользования, в том числе сети Интернет.

И, наконец, вопрос, который не получил своего правового разрешения о том, что не любой работник может получить статус дистанционного работника. Вопрос этот не столько связан с желаниями работника и нанимателя, сколько с характером труда работника и условиями его выполнения. Таким образом, не любую работу можно выполнять на дистанции, так как выполнение многих видов работ возможно в кооперированном труде, под постоянным контролем руководства и т.д.

Переход на дистанционную работу – правовая форма изменения трудового договора? В трудовом законодательстве Беларуси известны три правовые формы изменения трудового договора: перевод, перемещение, изменение существенных условий труда.

Согласно части 1 ст. 30 ТК переводом признается поручение нанимателем работнику работы по другой квалификации, должности служащего (профессии рабочего), (за исключением изменения в соответствии с законодательством наименования должности служащего (профессии рабочего)), по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя (ст. 32

1 ТК) либо в другой местности (за исключением служебной командировки).

Приведенные понятия перевода и дистанционной работы дают основание сделать вывод о том, что переход на дистанционную работу не является переводом, так как для работника не изменяется его трудовая функция и место работы (наниматель).

Перемещением согласно части 1 ст. 31 ТК признается поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте как в том же, так и в другом структурном подразделении, за исключением обособленного, на другом механизме или агрегате, но в пределах квалификации или должности служащего (профессии рабочего) с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором. Исходя из этого определения, переход работника на дистанционную работу не является перемещением, так как последняя правовая категория предполагает выполнение работы только в офисных условиях.

Изменением существенных условий труда согласно части 2 ст. 32 ТК признается изменение системы оплаты труда, режима рабочего времени, включая установление или отмену неполного рабочего времени, изменение гарантий, уменьшение размеров оплаты труда, предложение о заключении контракта с работником, работающим по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок, а также других условий, устанавливаемых в соответствии с ТК. Изменение последовательности чередования работников по сменам (ст. 123 ТК) не является изменением существенных условий труда. Как видно из нормы закона, не представлен исчерпывающий перечень существенных условий труда, которые могут подвергаться изменениям и, более того, этот перечень может быть расширен, но только в тех рамках, которые допустимы ТК.

Учитывая, что переход работника на дистанционную работу не меняет его трудовой функции и нанимателя, а существенно изменяет условия труда, сделаем вывод о том, что дистанционная работа не представляет сама по себе самостоятельной правовой категории изменения трудового договора.

В такой ситуации, когда есть необходимость перевести работника на дистанционную форму, скорее всего, имеет место изменение существенных условий труда.

Оформление перехода работника на дистанционную работу. Учитывая тот факт, что работник уже находится в трудовых отношениях, при переходе на дистанционную работу по его инициативе нет необходимости расторгать трудовой договор. В такой ситуации следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, по условиям которого работа будет выполняться работником дистанционно. Если же изменяется значительная часть условий трудового договора, то необходимо с помощью дополнительного соглашения изложить имеющийся трудовой договор в новой редакции.

При составлении дополнительного соглашения стороны должны согласовать:

  • режим рабочего времени и времени отдыха работника;
  • вопросы, связанные с организацией взаимодействия сторон (в том числе обмена электронными документами, заверенными электронной подписью), обеспечения работника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами и др. ;
  • порядок и сроки представления дистанционным работником отчетов о выполненной работе;
  • размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционным работником принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
  • порядок возмещения других расходов.

Особый интерес, с точки зрения применения дистанционного труда, вызывает условие о режиме и учете рабочего времени, а также времени отдыха.

Говоря о режиме рабочего времени и времени отдыха, в законе существует два варианта:

  1. если характер работы требует, чтобы дистанционный работник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы сторонам следует закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору (часть 1 ст. 3072 ТК). Если соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается путем обмена электронными документами, то наниматель обязан направить в течение двух рабочих дней со дня заключения соглашения работнику, выполняющему дистанционную работу, оформленный надлежащим образом экземпляр данного соглашения на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении;
  2. если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению (часть 2 ст. 3074 ТК). В этой части закона указано: «режим рабочего времени и времени отдыха работника, выполняющего дистанционную работу, устанавливается по согласованию с нанимателем трудовым договором либо определяется работником самостоятельно, что указывается в трудовом договоре. Организация учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня определяются трудовым договором».

Таким образом, по первому варианту режим работы дистанционного работника определяет наниматель, по второму – дистанционный работник распределяет рабочее время и время отдыха по своему усмотрению. При этом не следует забывать о том, отдав работнику на «откуп» установление рабочего времени, что продолжительность рабочей недели – 40 часов, два выходных дня (пятидневная рабочая неделя). Время начала и окончания работы, продолжительность перерыва для отдыха и питания не указываются, так как работник сам распределяет рабочее время и время отдыха.

В зависимости от того, по какому варианту построен режим рабочего времени, от этого зависит его учет. Если режим рабочего времени определяет наниматель, то и табель учета рабочего времени ведется в общем порядке с проставлением фактических часов работы, исходя из предусмотренного графика работы. Если режим рабочего времени определяет сам работник, то в табеле учета рабочего времени рекомендуется отмечать только отклонения от нормы: периоды временной нетрудоспособности, отпусков и др. Отсутствие отклонений указывает на то, что дистанционный работник отработал установленную норму рабочего времени.

Вернемся и обратимся к главному вопросу проблемы о переводе работника на дистанционную работу, если он сам выразил на это желание. Поэтапно рассмотрим данную ситуацию.

Этап 1. Вначале следует выразить свое желание письменно в форме заявления.

Заявление о переходе на дистанционную работу составляется в произвольной форме. В заявлении необходимо акцентировать внимание на причины перехода на дистанционную работу и на дату, с которой работник переходит на эту работу.

Директору ООО «Компьютер-сервис»
Воронову И.К.
ведущего специалиста сектора
новых технологий
Королева Т.Б.

Заявление

В связи с отдаленностью моего места жительства от места выполнения работы (офиса ООО «Компьютер-Сервис») прошу перевести меня на дистанционную работу с 1 сентября 2019 г.

01.08.2019     

    подпись            

Т.Б.Королев

Этап 2. Затем следует составить дополнительное соглашение к трудовому договору или с помощью дополнительного соглашения изложить этот договор в новой редакции.

Дополнительное соглашение
01.08.2019 № 6
Минск
к трудовому договору
от 01.09.2015 № 12

Стороны трудового договора от 01.09.2015 заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:

1. В связи с переходом Работника на дистанционную работу Стороны пришли к соглашению изложить трудовой договор от 01.09.2015 № 12 в следующей редакции:

«1. Предмет трудового договора.

1.1. Наниматель поручает, а Работник принимает на себя выполнение трудовых обязанностей по должности ведущего специалиста сектора новых технологий.

1.2. Настоящий трудовой договор регулирует трудовые и непосредственно связанные с ними отношения между Работником и Нанимателем.

1.3. Работа, выполняемая Работником по настоящему трудовому договору, является дистанционной работой.

1.4. Местом работы Работника является Общество с ограниченной ответственностью «Компьютер-Сервис».

1.5. Для выполнения трудовой функции, предусмотренной настоящим трудовым договором, и для осуществления взаимодействия между Нанимателем и Работником по вопросам, связанным с ее выполнением, Сторонами используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

…»

2. Настоящее Дополнительное соглашение (новая редакция трудового договора) вступает в силу с 1 сентября 2019 г. и является неотъемлемой частью трудового договора от 01.09.2015 № 12.

3. С момента вступления в силу настоящего Дополнительного соглашения (новой редакции трудового договора) прежняя редакция трудового договора применению не подлежит.

4. Настоящее Дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых хранится у Нанимателя, другой – у Работника.

Подписи сторон:

Наниматель

Работник

Директор (подпись)

(подпись)

01. 08.2019

01.08.2018

Этап 3. Приказ о переходе на дистанционную работу.

На основании заявления работника и дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель организации издает приказ (распоряжение) о переходе на дистанционную работу. Унифицированной формы такого приказа не существует, поэтому представим его макет.

Общество с ограниченной ответственностью
«Компьютер-Сервис»
(ООО «Компьютер-Сервис»)

ПРИКАЗ
01.08.2019 № 23
Минск
О переходе работника на дистанционную работу

В связи с достижением согласия сторонами трудового договора

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить, что ведущий специалист сектора новых технологий Королев Т.Б. переходит на дистанционную работу с 1 сентября 2019 г.

2. Главному бухгалтеру Шведовой А.П. начислять заработную плату Королеву Т.Б. в соответствии с условиями заключенного с ним трудового договора.

3. Начальнику отдела кадров Бут С.М. ознакомить с настоящим приказом Королева Т.Б. под роспись.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Бут С.М.

Основание: заявление Королева Т.Б. от 01.08.2019; дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.08.2019 № 6.

Директор                                                                             (подпись)

Ознакомлены:

Ведущий специалист сектора новых технологий           (подпись)

Гл. бухгалтер                                                                       (подпись)

Начальник отдела кадров                                                  (подпись)

Общие выводы

1. Переход работника на дистанционную работу не представляет обособленной правовой категории как формы изменения трудового договора – это не перевод, не перемещение. В такой ситуации принято говорить об изменении существенных условий труда.

2. При дистанционной работе наиболее глубокому изменению подвергается рабочее время и время отдыха работника. С нанимателя не снимается обязанность вести учет рабочего времени.

3. При переходе на дистанционную работу целесообразно утвердить новую редакцию трудового договора с помощью дополнительного соглашения.

МИЩЕНКО М.С.,
доцент кафедры гражданского права и процесса ЧУО «БИП – Институт правоведения»,
кандидат юридических наук, доцент

С иными материалами правоприменительной практики можно ознакомиться в системах
«ЭТАЛОН» и «ЭТАЛОН-ONLINE»

Материал предоставлен Национальным центром правовой информации Республики Беларусь
При использовании материала ссылка на Национальный центр правовой информации Республики Беларусь обязательна!

Нашли ошибку? Выделите текст с ошибкой и нажмите «Ctrl+Enter».

SEC.gov | Превышен порог скорости запросов

Чтобы обеспечить равный доступ для всех пользователей, SEC оставляет за собой право ограничивать запросы, исходящие от необъявленных автоматизированных инструментов. Ваш запрос был идентифицирован как часть сети автоматизированных инструментов за пределами допустимой политики и будет обрабатываться до тех пор, пока не будут приняты меры по объявлению вашего трафика.

Пожалуйста, объявите свой трафик, обновив свой пользовательский агент, чтобы включить в него информацию о компании.

Для лучших практик по эффективной загрузке информации из SEC.gov, включая последние документы EDGAR, посетите sec.gov/developer. Вы также можете подписаться на рассылку обновлений по электронной почте о программе открытых данных SEC, включая передовые методы, которые делают загрузку данных более эффективной, и улучшения SEC.gov, которые могут повлиять на процессы загрузки по сценариям. Для получения дополнительной информации обращайтесь по адресу [email protected] gov.

Для получения дополнительной информации см. Политику конфиденциальности и безопасности веб-сайта SEC. Благодарим вас за интерес к Комиссии по ценным бумагам и биржам США.

Идентификатор ссылки: 0.7ecef50.1636166101.1f614b1a

Дополнительная информация

Политика безопасности в Интернете

Используя этот сайт, вы соглашаетесь на мониторинг и аудит безопасности. В целях безопасности и обеспечения того, чтобы общедоступная услуга оставалась доступной для пользователей, эта правительственная компьютерная система использует программы для мониторинга сетевого трафика для выявления несанкционированных попыток загрузки или изменения информации или иного причинения ущерба, включая попытки отказать пользователям в обслуживании.

Несанкционированные попытки загрузить информацию и / или изменить информацию в любой части этого сайта строго запрещены и подлежат судебному преследованию в соответствии с Законом о компьютерном мошенничестве и злоупотреблениях 1986 года и Законом о защите национальной информационной инфраструктуры 1996 года (см. Раздел 18 U.S.C. §§ 1001 и 1030).

Чтобы обеспечить хорошую работу нашего веб-сайта для всех пользователей, SEC отслеживает частоту запросов на контент SEC.gov, чтобы гарантировать, что автоматический поиск не влияет на возможность доступа других лиц к контенту SEC.gov. Мы оставляем за собой право блокировать IP-адреса, которые отправляют чрезмерное количество запросов. Текущие правила ограничивают пользователей до 10 запросов в секунду, независимо от количества машин, используемых для отправки запросов.

Если пользователь или приложение отправляет более 10 запросов в секунду, дальнейшие запросы с IP-адреса (-ов) могут быть ограничены на короткий период.Как только количество запросов упадет ниже порогового значения на 10 минут, пользователь может возобновить доступ к контенту на SEC.gov. Эта практика SEC предназначена для ограничения чрезмерного автоматического поиска на SEC.gov и не предназначена и не ожидается, чтобы повлиять на людей, просматривающих веб-сайт SEC. gov.

Обратите внимание, что эта политика может измениться, поскольку SEC управляет SEC.gov, чтобы гарантировать, что веб-сайт работает эффективно и остается доступным для всех пользователей.

Примечание: Мы не предлагаем техническую поддержку для разработки или отладки процессов загрузки по сценарию.

типов удаленных контрактов и какой из них выбрать

Одним из самых больших препятствий при переходе к удаленной работе являются удаленные контракты. Что еще хуже, в процессе найма часто не удается уточнить, какой тип контракта будет предложен будущему сотруднику, что затягивает процесс и создает путаницу. При традиционной настройке работы на месте это решается со стороны работодателя, и это может быть той самой причиной, по которой компании не забывают упоминать, разъяснять и помогать удаленному работнику в работе с особенностями контракта.

Если ваш удаленный работодатель будет находиться в той же стране, что и вы, нет ничего сложного в том, чтобы этот процесс прошел гладко. Но поскольку это часто не так, весь процесс обработки удаленного контракта ложится на кандидата. Итак, какие типы контрактов существуют и как вы работаете с каждым из них?

На Nixa.io мы часто получаем этот вопрос. Вот почему мы решили, что пора выпустить это руководство по дистанционному заключению контрактов. В этой статье мы выделим некоторые из наиболее важных вещей, которые вам, как удаленному сотруднику, необходимо знать перед подписанием контракта с иностранной компанией.Прежде чем делать выбор и проводить исследования, обязательно спросите своего будущего работодателя, какой контракт он готов подписать. Ниже приведены 3 наиболее распространенных типа, их плюсы и минусы, а также способы их устранения.

  • Сотрудник

  • EOR

  • B2B Подрядчик

Если вы все еще не нашли идеальную удаленную работу, прочтите это руководство от А до Я о том, как это сделать, прежде чем отправиться в путешествие по контракту.


Заявление об ограничении ответственности: эта информация предназначена только для общих целей и не обязательно соответствует местным правилам и нормам вашей страны. Мы всегда рекомендуем вам изучить применимые законы и постановления в вашем регионе. Эта информация также касается удаленного найма в ЕС и не обязательно отражает практику удаленного найма в США или других странах.

3 способа приема на работу удаленно

Вариант 1: Как сотрудник. Если у компании, в которой вы хотите работать, есть юридическое лицо или местный филиал, зарегистрированный в стране вашего проживания, они наймут вас напрямую в качестве сотрудника. Этот вид работы идентичен найму на месте, только место работы не указывается. Компания будет нести ответственность за уплату налогов и социальное обеспечение в стране вашего проживания, и вы получите свою зарплату в обычном порядке. Этот вариант доступен только в том случае, если у компании зарегистрировано юридическое лицо или местный филиал, поэтому проверьте это, прежде чем вы дойдете до стадии потенциального предложения.

Если у компании нет зарегистрированного юридического лица или местного отделения, есть два возможных варианта. Это:

Вариант 2: В качестве сотрудника через третью сторону (EOR) . Компании могут использовать третьих лиц для найма вас за границу. Сторонняя компания (обычно компания по начислению заработной платы / компания по управлению контрактами) будет выступать в качестве зарегистрированного работодателя (EOR) и подписывать с вами местный трудовой договор от имени компании. Затем EOR позаботится обо всех местных налогах и социальных отчислениях от имени компании.Как сотрудник, вы будете получать выгоду от местного трудового законодательства, работая в международной компании, но будет третья сторона, непосредственно ответственная за ваш трудовой договор, выступающая в качестве посредника. Здесь следует отметить, что эти компании по начислению заработной платы будут взимать с компании плату за свои услуги, поэтому это может повлиять на окончательный пакет заработной платы, который компания может предложить.

Вариант 3: В качестве подрядчика (B2B). Компании могут нанять вас в качестве долгосрочного подрядчика по соглашению B2B, работающего на них за границей.Поскольку вы находитесь в другой стране и должны платить налоги местным органам власти, вам необходимо открыть свой собственный бизнес (если у вас его еще нет из-за предыдущего фриланса), через который вы можете платить налоги и платить социальное страхование. Для этого типа контракта вы обычно договариваетесь с компанией о единовременной ежемесячной выплате, а затем выставляете счет компании напрямую. Тогда вы сами позаботитесь о налогах и социальных пособиях. Это, безусловно, самый простой способ трудоустройства удаленно, но он требует от вас немного больше работы, связанной с бухгалтерским учетом и отчетностью (см. Более подробную информацию о плюсах и минусах в разделе ниже).

Плюсы и минусы B2B и EOR

EOR

Плюсов:

  • Вы продолжаете получать социальные льготы, которые вы привыкли получать, работая в качестве местного сотрудника или сотрудника местной компании (страхование, пенсия и т. Д.).

  • Вам не нужно заботиться о налогах или отчетности перед государством.

  • Больше стабильности, предсказуемости и безопасности вашего трудоустройства (более длительные сроки уведомления).

  • Оплачиваемый отпуск, больничный и спонсируемое оборудование.

Минусы:

  • Меньшая гибкость с точки зрения рабочего времени и местоположения.

  • EOR может быть ограничен с точки зрения того, как долго они могут нанять вас через них (в зависимости от местных законов и правил). Это может означать, что вам придется перейти на B2B, например, через 12 или 18 месяцев, чтобы продолжить работу в компании.

  • Дополнительные накладные расходы. Третья сторона будет «съедать» часть вашей зарплаты каждый месяц для покрытия своих расходов, если только компания не согласилась спонсировать это в дополнение к вашей зарплате.

  • Работа через третью сторону может создать некоторую дистанцию ​​между вами и компанией, поскольку все формальности и переговоры проходят через EOR, а не через компанию, в которой вы работаете.

B2B

Плюсов:

  • Обычно означает более высокий заработок для вас.Ваш работодатель не должен оплачивать дополнительные расходы за ваше трудоустройство. Вы получаете больший кусок пирога по сравнению с трудовым договором.

  • Больше гибкости в отношении рабочего времени и рабочего места.

  • Более быстрое время приема на работу, поскольку не требуется никаких документов, кроме подписания фактического контракта. Это может создать с вашей стороны дополнительные документы, связанные с созданием вашей собственной компании, но обычно это полностью цифровой и быстрый процесс в большинстве стран.

Минусы:

  • Более короткий срок уведомления (может быть как за, так и против).

  • Вы должны сами позаботиться о налогах и составить отчетность или заплатить бухгалтеру и / или юристу, чтобы они помогли вам в этом. Если вы работаете только в одной компании, это возможно сделать самостоятельно.

  • Вам не предоставляется автоматически оплачиваемый отпуск (отпуск или больничные) или спонсируемое оборудование. Это, конечно, то, о чем вы можете договориться с компанией на этапе предложения

    .
На что следует обратить внимание перед переходом на B2B
  1. Внимательно подумайте, подходит ли вам контракт B2B или вы предпочитаете, чтобы вас наняли в качестве сотрудника.Не все компании предлагают варианты для сотрудников, и тогда B2B является единственным допустимым маршрутом. Не тратьте зря свое время или время компании, если это не подходит для вас.

  2. Выполните необходимые вычисления ДО того, как вы дойдете до стадии предложения. Переход на настройку B2B, скорее всего, приведет к увеличению ожидаемой валовой заработной платы, поскольку тогда вам придется самостоятельно покрывать налоги и социальное обеспечение. Налоговые правила различаются от страны к стране. Убедитесь, что вы проверяете цифры в зависимости от вашего местоположения и делаете правильные расчеты.По опыту мы знаем, что ожидания, которые вы выражаете в начале процесса, будут сильно отличаться от окончательных ожиданий после того, как будут выполнены некоторые дальнейшие вычисления, поэтому будьте заранее, чтобы не терять время зря.

  3. Не забудьте обсудить важные для вас дополнительные преимущества, такие как оплачиваемый отпуск или оборудование, на этапе предложения. Вы не имеете права на это автоматически при работе по контракту B2B, поэтому небезопасно полагать, что компания предложит это без вашего запроса.Большинство условий можно (и нужно) согласовывать, чтобы позволить вам, как удаленному подрядчику, получить те же льготы, которые вы обычно получаете по трудовому договору.

  4. Ознакомьтесь с местными законами и постановлениями, чтобы убедиться, что работа по контракту B2B на полный рабочий день для иностранной компании будет соответствовать налоговым нормам и законам о занятости. Вам также следует проверить, есть ли какие-либо ограничения на то, как долго вы можете работать подрядчиком в одной компании, или вам нужно брать какие-либо побочные работы, чтобы соответствовать требованиям.Если вы сомневаетесь, проконсультируйтесь с юристом по трудовым или налоговым вопросам. Другими словами, убедитесь, что вы не заключаете контракт, который может подпадать под ложную самозанятость.

  5. Не забудьте также проверить, имеете ли вы право работать подрядчиком в стране, в которой вы живете. Эти правила сильно различаются от страны к стране, но в некоторых странах вам необходимо иметь гражданство, чтобы работать индивидуальным подрядчиком. . Людям, которые проживают в стране с только рабочей визой, может быть сложно оставаться в стране и работать удаленно в иностранной компании.

Удаленный работник переезжает в другой город

Вопрос: Если сотрудник с соглашением об удаленной работе переезжает в другой город без согласия работодателя и не может легко посетить офис, может ли это быть причиной для расторжения соглашения или увольнения сотрудника?

Ответ: Возможность переезда сотрудника, работающего удаленно, в другой город без согласия работодателя, скорее всего, будет зависеть от условий трудового договора или соглашения об удаленной работе.Как право или возможность работать из дома – это право, предоставляемое условиями применимого контракта или соглашения, так же и право работать из другого города. В частности, соглашение сотрудника об удаленной работе не обязательно включает или подразумевает право сотрудника работать удаленно из другого города. Работодатель имеет право определять место выполнения работы, и это выражается в соглашении.

Однако, если в трудовом договоре или соглашении об удаленной работе ничего не сказано по этому поводу, работник не может нарушать свое соответствующее соглашение, если он решит работать в другом городе. Более того, сотрудник может ошибочно полагать, что ему разрешено работать удаленно из любого места. Так было в деле Ernst v. Destiny Software Productions Inc ., Где у сотрудника было соглашение об удаленной работе, разрешающее ему работать в Калгари в компании-разработчике программного обеспечения, расположенной в Ванкувере. В соглашении не указывалось местонахождение, и сотрудник переехал в Мексику, предполагая, что оттуда он сможет работать удаленно. Однако суд оставил в силе решение компании уволить сотрудника за то, что он не вернулся на работу в Канаду, когда его об этом попросили.Другой случай из Британской Колумбии рассматривал тот же вопрос и постановил, что отказ работника вернуться на работу в место, указанное работодателем, представляет собой умышленное неповиновение и неподчинение, которые являются основанием для увольнения.

Работа за пределами Мичигана | Кадровый университет Мичиганского университета

Обновлено 23 июня 2021 г.

Роли и обязанности

Сотрудники, которые будут работать удаленно, несут ответственность за:

  • Работа с персоналом подразделения для обеспечения соблюдения соглашения об удаленной работе, применимых законов, политик и процедур.
  • Внесение любых необходимых корректировок в их личную информацию, подоходный налог и льготы.

Персонал подразделения отвечает за соблюдение требований соглашения об удаленной работе, применимых законов, политик и процедур. Соглашения об удаленной работе за пределами штата могут повлечь за собой дополнительные расходы для отделов.

Для сотрудников, не являющихся «работниками в США», например, сотрудников со статусом H-1B, TN, E-3 или J-1, позвоните в Международный центр по телефону (734) -764-9310, чтобы обсудить иммиграционные правила.

Закон о занятости

Соображения включают:

  • Минимальная заработная плата
  • Правила сверхурочной работы
  • Отнесено к освобождению от уплаты налога
  • Время приема пищи и отдыха
  • Надбавка за проезд
  • Положения о семейном отпуске / отпуске по болезни

Когда сотрудники работают в другом штате в качестве постоянного места работы, могут быть случаи, когда от нас требуется соблюдать местное трудовое законодательство. Для подразделений, которым требуется юридическая консультация относительно соблюдения требований к работе за пределами штата, Управление главного юрисконсульта (OGC) может иметь возможность нанять внешнего юриста за счет подразделения.Подразделения должны сотрудничать с OGC, чтобы нанять внешнего юриста.

Соответствие I-9

Федеральный закон требует I-9 для каждого человека, работающего в Соединенных Штатах.

Изменение адреса

Проверьте свой «Текущий локальный» адрес и при необходимости отредактируйте. Чтобы обновить свой текущий адрес, пройдите через Wolverine Access и выберите «Самообслуживание сотрудников»> «Личная информация кампуса»> «Адреса»> «Текущий локальный».

Обновите свой адрес в TIAA и Fidelity Investments, если вы участвуете в любом пенсионном плане U-M.

Преимущества

Сети поставщиков услуг являются основным фактором при зачислении на льготы за пределами кампуса. Сотрудники должны выбрать план медицинского обслуживания, который обеспечит им желаемый уровень покрытия и гибкость сети поставщиков услуг в их районе.

Позвоните в контактный центр SSC по телефону (734) 615-2000 или отправьте электронное письмо по адресу [email protected] с конкретными вопросами.

Обязательства по налогу на прибыль

Сотрудникам может потребоваться проконсультироваться с налоговым консультантом относительно их личной налоговой ситуации.См. Также: Путевые расходы и / или расходы на переезд.

Если сотрудник работает в другом штате более 30 дней, он обязан подать формы удержания государственного налога в Фонд заработной платы, чтобы удерживать налоги для штата, в котором он выполняет услуги. В обязанности сотрудника также входит подтверждение обязательств по местному подоходному налогу и ежеквартальная расчетная налоговая оплата в своем районе в таких ситуациях.

Прямой депозит

В большинстве случаев сотрудники могут обновлять информацию о прямом депозите, используя Wolverine Access.

Если сотрудник не может обновить информацию о прямом депозите онлайн, форму авторизации прямого депозита следует отправить по факсу или по почте в отдел расчета заработной платы.

Командировочные и / или транспортные расходы

Каждый раз, когда сотрудники запрашивают работу вне университета, но не обязаны работать, если не согласовано иное, сотрудник несет ответственность за все расходы, связанные с удаленной работой, включая, помимо прочего, расходы на поездку на работу, проезд и / или переезд. Персонал должен ожидать, что любое предоставленное возмещение будет облагаться подоходным налогом с населения.

Когда сотрудникам требуется временно проживать в удаленном месте работы на продолжительный период времени, они могут иметь право на компенсацию за удаленное место работы и / или возмещение понесенных транспортных расходов.

Безработица

Когда ведомство по заработной плате UM удерживает налоги для штата, в котором работает сотрудник, он должен подать заявление о безработице в этом штате. В противном случае работник должен подать заявление о безработице в штате Мичиган.Пособия по безработице различаются в зависимости от штата. Пособия для лиц, которые были наняты на вспомогательные или агентские фонды, перечисляются непосредственно соответствующему операционному подразделению.

Компенсация и ответственность работника

Проконсультируйтесь с отделом управления рисками относительно покрытия потенциальных убытков или ответственности.

См. Условия соглашения об удаленной работе относительно положений о безопасной рабочей среде и требований к отчетности.

  • Если произошла производственная травма, заполните форму отчета о травме.
  • Risk Management свяжется со страховой компанией в штате для ведения дела.
  • Risk Management определит, должны ли применяться правила компенсации работникам на основе работы в Мичигане или за пределами Мичигана.

Стандартное практическое руководство университета Применимость

Стандартное практическое руководство представляет собой сборник общих операционных политик и процедур университета. Политики, содержащиеся в SPG, утверждаются руководством университета и обычно применяются ко всему учреждению.

Удержание налога в домашний офис

См. Публикацию 587 IRS Использование вашего дома в коммерческих целях

9 лучших практик для соглашений, политик и процедур удаленной работы

Крупный план руководителя бизнеса, указывающего на часть документа, который необходимо подписать.

getty

В 2020 году десятки миллионов людей начали работать из дома не потому, что они хотели, чтобы , а потому, что их компании закрыли свои офисы из-за опасений по поводу Covid или были вынуждены закрыть их по требованию правительства.

По иронии судьбы, согласно недавнему опросу, некоторым сотрудникам так понравилось работать из дома, что они предпочли бы бросить работу, чем вернуться в офис на полную ставку.

Не для каждого бизнеса или частного лица

Джефф Зайберт – соучредитель Digits, платформы бизнес-анализа. Компания полностью удалена и не имеет офисов и конференц-залов. «Безусловно, удаленная работа подходит не каждому бизнесу и не каждому человеку», – отметил он.

«Если вашей команде нужно собраться вместе, чтобы создать прототип физического продукта, это будет непросто.Или, если вы работаете в биотехнологическом стартапе со специальным лабораторным оборудованием, вряд ли возможно установить его для каждого домашнего офиса. Или, если вы большой экстраверт, который живет сплетнями в столовой и общением в 17:00 в команде, такой стиль работы может быть вам не по вкусу », – заметил Зайберт.

Он объяснил: «Каждый новый сотрудник Digits получает выбор: если вы предпочитаете работать из дома, мы даем вам бюджет в размере 2000 долларов на оснащение вашего домашнего офиса. Отличный стул. Новый стол. Комнатные растения. Тумба с кофейной стойкой.На самом деле все, что вы чувствуете, сделает вашу повседневную жизнь более приятной. И наоборот, если вы предпочитаете путь совместной работы … [затем] выберите свое любимое место, и мы покроем ваш ежемесячный членский взнос за стол ».

Ведут по-другому

Джоанна Лайман – главный консультант и руководитель практики по вопросам культуры и инклюзивности в Kadabra, междисциплинарной команде экспертов по лидерству и культуре. Она отметила, что «при личной работе менеджеры, как правило, больше полагаются на« кнут », чем на« пряник ».’

«Чтобы эффективно руководить удаленной или гибридной командой, вы должны понимать внутреннюю мотивацию ваших сотрудников выполнять свою работу. Им также необходимо подумать о внедрении непрерывных циклов обратной связи по сравнению с ежегодными обзорами, чтобы не было «из виду, из виду» для тех, кто остается удаленными », – сказал Лайман.

Лучшие Лрактики

Руководители предприятий, которые разрешают – или рассматривают возможность – разрешить сотрудникам работать удаленно, не должны оставлять ничего на волю случая.Это означает, что необходимо продумать и внедрить соответствующие руководящие принципы, протоколы и другие меры безопасности, чтобы гарантировать, что они и их компании не ждут каких-либо сюрпризов.

Может потребоваться дополнительное обучение вашего персонала. Как я отмечал в прошлом месяце, если руководители компании полагают, что они могут доверять всем своим сотрудникам должным образом выполнять технические обязанности, обязательства и ответственность, связанные с удаленной работой, результаты нового опроса могут заставить их пересмотреть эти предположения.

Согласно опросу Vyopta / Wakefield Research, проведенному в августе, руководители не полностью доверяли одной трети своих сотрудников в правильном использовании технологии удаленного сотрудничества, необходимой для успешной удаленной работы. Во многих случаях сотрудников наказывали или увольняли из-за своих ошибок.

Принять и применить существующие политики

Посоветуйтесь с главным бухгалтером, юристом, консультантом по кадрам, ИТ-персоналом и другими сотрудниками компании, чтобы определить, как существующие корпоративные политики и практики должны или будут применяться к удаленным сотрудникам и нужно ли изменять, модифицировать или создавать какие-либо политики.

Записать

Нина Росс – эксперт по бизнес-операциям, разработавшая правила удаленной работы для работодателей. Она сказала: «Обсуждая политику, процедуры и соглашения удаленной работы, изложите свои ожидания в письменной форме, чтобы не было путаницы между руководством и сотрудниками. У каждой компании свои уникальные обстоятельства ».

Право на участие

Установите правила для сотрудников, чтобы они могли претендовать на привилегию удаленной работы.«Если у вас есть проблемный сотрудник – кто-то с посещаемостью или другими проблемами – удаленная работа для этого типа сотрудников не закончится хорошо», – посоветовал Росс.

Назначить домашнее рабочее пространство

В целях страхования она рекомендовала определить обозначенное рабочее пространство, описав область в письменной форме и включив четкие фотографии местности. «Я прочитала несколько историй, в которых описываются сотрудники, пытающиеся подать иски о выплате компенсаций за падение вне дома или в других местах дома», – вспоминает она.

Росс рекомендовал требовать, чтобы домашние рабочие места были «безопасными и свободными от любых поездок или других опасностей, которые могут привести к травмам». Руководство должно одобрить все выделенные удаленные рабочие места. Попросите вашего лицензированного страхового агента помочь вашей компании в составлении контрольного списка безопасности ».

Часы работы и требования

Росс сказал, что в установленное рабочее время «сотрудники должны быть легко доступны для (камеры) личных телеконференций, телефонных звонков и оперативно отвечать на электронные письма.Компания должна дать определение всей обобщенной терминологии, такой как «подсказка».

«Здесь возникает большая путаница между руководством и сотрудниками. Следует проявлять большую осторожность при изложении этой информации и ее передаче сотрудникам », – посоветовала она.

Оборудование компании

Росс рекомендовал: «Удаленных сотрудников следует проинструктировать, чтобы они работали исключительно над всеми задачами компании и проектами компании на оборудовании, поставляемом и принадлежащем компании. Ни при каких обстоятельствах оборудование, принадлежащее компании, не должно использоваться в личных целях… [или] документы должны создаваться на персональном компьютере, а затем передаваться на компьютер компании.

«Эта политика снижает вероятность заражения вирусами файлов, серверов компании и других компьютеров компании. Это также помогает контролировать документы компании », – отметила она.

Интернет-безопасность

Росс сообщил, что «ИТ-специалисты компании должны указать, какой тип подключения к Интернету требуется для удаленных сотрудников. Потребуется ли резервирование Интернета? Получат ли сотрудники компенсацию за расходы на Интернет? Использование точек доступа или медленных интернет-соединений может снизить производительность.Наличие резервного подключения к Интернету гарантирует отсутствие перерывов во время встреч, проектов и т. Д. », – сказала она.

Связь

«Как сотрудники будут общаться с руководством? Друг с другом? Какое время будет на ответ для возвращающихся сообщений руководства и клиентов? », – спросил Росс. «Это должно быть четко определено», – посоветовала она.

Аннулирование одобрения

«Сотрудники, которым предоставлены права удаленной работы, предполагают, что удаленная работа является постоянной. Четко заявите сотрудникам, что настройки удаленной работы будут регулярно оцениваться для каждого отдельного сотрудника и могут быть изменены, изменены или полностью отменены », – сказал Росс.

9-8-21 – История была дополнена советами о ведущих удаленных сотрудниках.

Гибкие условия работы | Управление человеческими ресурсами и развитие

Соглашение об удаленной и гибридной работе: ошибка для пользователей Mac

ИТ-отдел

GW сообщил HRMD, что существует известная проблема для пользователей Mac, которые пытаются заполнить Соглашение об удаленной и гибридной работе. Настройки браузеров могут повлиять на возможность доступа пользователя к форме.Если вы работаете на Mac и у вас возникла эта проблема с обслуживанием, обратитесь к следующим справочным документам для Safari и Chrome.

Университет Джорджа Вашингтона подтверждает свою приверженность оказанию помощи сотрудникам в достижении баланса между работой и личной жизнью, поддерживая использование гибких условий работы, когда это разумно и практично и когда это не повлияет на производственные нужды.

Гибкие условия работы могут принести пользу как сотруднику, так и университету.Предлагая сотрудникам гибкость, гибкий график работы может:

  • Разрешить сотрудникам лучше сбалансировать требования их работы и семейной жизни
  • Снижение стресса и повышение морального духа
  • Сократить количество прогулов и повысить производительность
  • Предоставить возможности для увеличения рабочего времени
  • Улучшить удержание сотрудников и усилить набор персонала

В рамках любого из Гибких условий работы работники, не освобожденные от уплаты налогов, как это определено в Законе о справедливых трудовых стандартах (FLSA), по-прежнему подчиняются всем требованиям FLSA.Ожидается, что сотрудники, освобожденные от налогов в соответствии с FLSA, отработают количество часов, необходимое для выполнения их профессиональных обязанностей.

Гибкий график работы не является правом и не классифицируется как университетское пособие. Гибкие условия работы не меняют характера занятости в университете по желанию, и они могут быть изменены или прекращены университетом в любое время в соответствии с потребностями бизнеса.

Уведомление EEO: Университет Джорджа Вашингтона является учреждением равных возможностей / равного доступа / позитивных действий.Уведомление «EEO – это закон» содержит информацию о применимых законах и процедурах подачи жалоб, если вы считаете, что закон был нарушен (английский, испанский, китайский).

Соглашение об удаленной и гибридной работе

Соглашение об удаленной и гибридной работе было создано для поддержки пилотирования обновленных обозначений должностей GW. Если ваша должность является гибридной или удаленной на полный рабочий день, вы должны иметь подписанное соглашение об удаленной и гибридной работе.Перед заключением данного соглашения сотрудники должны сначала проконсультироваться со своими руководителями. Обратите внимание: срок действия этого соглашения истекает через 6 месяцев (январь 2022 г.). На этом этапе университет оценит успех этих альтернативных схем работы и определит, имеет ли эта программа устойчивость в долгосрочном планировании кадровой стратегии для университета.

Запустить соглашение об удаленной и гибридной работе GW

Справочные материалы по заполнению формы:

Руководство для персонала по соглашению об удаленной и гибридной работе

  • Не вступайте в действие Соглашения об удаленной и гибридной работе, пока вы не подтвердите своему руководителю, что вы можете это сделать.

  • Обсудите все ожидания в отношении вашей должности со своим руководителем перед заполнением формы. Вы сможете заполнить раздел в форме, подробно описав эти ожидания (например, как вы будете общаться с другими сотрудниками и клиентами, и когда вы будете нужны в кампусе).

  • Внимательно прочтите титульную страницу соглашения об удаленной и гибридной работе. При заполнении формы HRMD также разработало инструкции, которые проведут вас на каждом этапе процесса.

  • Менеджер может утвердить запрос, отклонить запрос или отклонить запрос, чтобы позволить сотруднику изменить информацию.

  • Обратите внимание: может пройти небольшая задержка после того, как каждая сторона подпишет и завершит соглашение, прежде чем система уведомит следующую сторону.

  • В конце шестимесячного периода сотрудники получат уведомление о продлении соглашения.После продления это соглашение будет храниться в течение всего года.

  • Напоминаем, что все сотрудники GW обязаны получить вакцину от COVID-19. Если вы еще не сделали этого, загрузите свою документацию о вакцинации на медицинский портал до 1 августа. Все сотрудники GW, которые не соблюдают это требование, будут отправлены в отпуск без сохранения содержания на две недели, и дальнейшее несоблюдение этого требования может привести к увольнению с работы в университете.

Руководство менеджера по соглашению об удаленной и гибридной работе

  • Все сотрудники были уведомлены об их назначении по электронной почте. Только те сотрудники, которые являются гибридными или удаленными на полную ставку, должны будут заключить это соглашение.

  • Сотрудники и руководители должны встретиться до того, как сотрудник завершит это соглашение, чтобы обсудить все ожидания планирования кадровых ресурсов (e.грамм. ожидания относительно того, как сотрудник должен общаться с коллегами и клиентами, и когда сотрудник будет нужен в университетском городке). Сотрудникам необходимо будет заполнить раздел формы с подробным описанием этих ожиданий, а менеджеры также должны будут указать свои собственные ожидания в форме.

  • Мы создали инструкции для менеджеров, на которые они должны ссылаться при заполнении раздела управления Соглашения об удаленной и гибридной работе.

  • После того, как сотрудник представит свое согласие, менеджер получит электронное письмо с уведомлением о том, что его сотрудник подписал соглашение об удаленной и гибридной работе.

  • Если менеджер желает утвердить этот запрос, он должен выбрать в форме делового партнера отдела кадров учебного заведения или подразделения. Убедитесь, что выбран правильный деловой партнер по персоналу. Их можно найти в этом каталоге.Если выбран неправильный деловой партнер по персоналу, процесс может задержаться.

  • Обратите внимание: может пройти небольшая задержка после того, как каждая сторона подпишет и завершит соглашение, прежде чем система уведомит следующую сторону.

  • В конце шестимесячного периода сотрудники получат уведомление о продлении соглашения. После продления это соглашение будет храниться в течение всего года.

Руководство по удаленной работе

Университет разрешает использовать гибкий график работы, когда такой порядок предварительно одобрен, помогает в удовлетворении операционных потребностей и / или требований и поддерживает высокий уровень обслуживания для участников университета.Также могут быть случаи, когда потребности отдела требуют, чтобы определенные должности следовали гибкому графику работы.

Уведомление EEO: Университет Джорджа Вашингтона является учреждением равных возможностей / равного доступа / позитивных действий. Уведомление «EEO – это закон» содержит информацию о применимых законах и процедурах подачи жалоб, если вы считаете, что закон был нарушен (английский, испанский, китайский). Работающим по найму рекомендуется ознакомиться с этим уведомлением и связаться с офисом EEO GW, если у них возникнут какие-либо вопросы или проблемы.

1. Узнайте о многих преимуществах удаленной работы

Университет подтверждает свое обязательство помогать сотрудникам в достижении баланса между работой и личной жизнью, поддерживая использование удаленной работы. Удаленная работа также может принести пользу университету многими способами, в том числе потенциально снижая затраты, а также повышая продуктивность и моральный дух сотрудников.

Лучшее для окружающей среды

Удаленная работа может помочь поддержать усилия GW в области устойчивого развития за счет снижения выбросов от автомобилей и расхода топлива.Удаленная работа также устраняет высокий спрос на отопление, охлаждение и освещение, которое часто требуется офисному зданию по сравнению с домашним окружением.

Поддерживает баланс между работой и личной жизнью

Работа на дому может сэкономить сотруднику значительное время, которое в противном случае было бы потрачено на дорогу на работу и обратно. Это дополнительное время может позволить сотрудникам найти лучший баланс между своей работой и личной жизнью. Это дополнительное время также может помочь снизить стресс, улучшить здоровье сотрудников и, следовательно, сократить расходы на медицинское страхование – это победа как для сотрудника, так и для GW.

Повышает моральный дух и производительность

Сотрудники, чьи обязанности и предпочтительная рабочая среда хорошо подходят для гибкого рабочего графика, часто более мотивированы и продуктивны, чем если бы они были ограничены традиционной офисной средой. Удаленная работа также позволяет сотрудникам не отвлекаться на рабочем месте и лучше сосредоточиться на своей работе. Наконец, это позволяет сотрудникам работать за пределами офиса или дома, включая аэропорт, клиентскую площадку или в Marvin Center между встречами.

Улучшает удержание

Удаленная работа может позволить сотрудникам успешно работать не только из соседнего округа, но в некоторых случаях за сотни или тысячи миль. Поддерживая лучший баланс между работой и личной жизнью, удаленная работа также может удерживать сотрудников, которые в противном случае могли бы подумать об увольнении из-за изменений в своей личной жизни. Снижение текучести кадров означает, что GW может удерживать отличных сотрудников и получать экономию на найме и обучении, а также обеспечивать высокое качество обслуживания.

Экономия затрат

Удаленная работа позволяет добиться значительной экономии, связанной с расходами на недвижимость и накладными расходами. GW может расти без необходимости аренды / строительства дополнительных рабочих станций, офисных помещений и парковок. Сотрудникам также выгодно меньше платить за газ и общественный транспорт.

2. Оценить право на работу по удаленной работе

Чтобы определить, подходит ли должность сотрудника для удаленной работы, руководителю сотрудника необходимо сначала оценить обязанности сотрудника.Оценка должности на дому (PDF) была создана, чтобы помочь менеджерам определить, подходит ли должность, рассматриваемая для работы на дому, для такой договоренности.

Освобожденные и не освобожденные сотрудники

Подобно другим сотрудникам, удаленные работники могут быть отнесены к категории освобожденных или не освобожденных от уплаты налогов в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA). Федеральный закон требует отчитываться о часах, отработанных персоналом, не освобожденным от уплаты налогов (почасовая оплата), как для штатных, так и для удаленных сотрудников. Все отработанные часы, включая регулярную заработную плату и сверхурочные часы, должны быть хорошо документированы.Ожидается, что так же, как и в офисе, сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, будут использовать университетскую систему учета рабочего времени, чтобы приходить / уходить с работы по телефону или ПК. Руководители должны регулярно проверять ведомости заработной платы своих сотрудников и немедленно решать любые проблемы.

Обязанности / ответственность за оценку удаленной работы

Соответствующее Не подходит

Технический / аналитический текст

Все, что требует личного контакта с внутренними или внешними клиентами (служба поддержки)

Развитие коммуникаций, графический дизайн

Все, что требует непосредственного контакта с оборудованием на объекте

Индивидуальная работа (не совместная работа)

Проведение собеседований с потенциальными сотрудниками или поставщиками

Разработка программного обеспечения

Канцелярская поддержка (e.г., регистратор, делопроизводитель)

Ввод данных онлайн / обработка данных

Услуги, связанные с оборудованием

Административные задачи (например, электронная почта, отчеты о состоянии, бюджеты и т. Д.)

Обучение нового персонала

Веб-разработка, программирование

Проведение встреч по оценке эффективности

Определенные исследования (e.г., онлайн)

Тщательный контроль персонала

Проблемы безопасности

Защита конфиденциальных данных имеет первостепенное значение. Ожидается, что все сотрудники, в том числе удаленно работающие, будут соблюдать применимые политики, в том числе Политику информационной безопасности GW (PDF). Любые файлы, содержащие конфиденциальные данные, не должны храниться на локальных компьютерах или внешних носителях (например,, CD-ROM, внешние жесткие диски, USB-накопители, zip-диски, DVD и т. Д.). Эти файлы должны храниться в защищенной сетевой папке, доступной только авторизованному персоналу. Электронная почта по своей природе небезопасна, и конфиденциальные данные никогда не следует отправлять по электронной почте, если не используется программное обеспечение для шифрования.

Все рабочие компьютеры должны быть защищены паролем, и сотрудники не должны передавать свои пароли кому-либо еще. В соответствии с Политикой информационной безопасности (PDF) сотрудники должны защищать все принадлежащие университету компьютеры и другие портативные электронные устройства, используя надежные пароли и физические средства защиты, такие как блокирующие кабели, всякий раз, когда эти устройства остаются без присмотра.

Сотрудники не должны хранить бумажные копии каких-либо документов, содержащих конфиденциальные данные, за пределами университета, например, дома или в другом месте работы. Должности, требующие регулярного использования документов, содержащих конфиденциальные данные, могут не подходить для Договора о дистанционной работе.

Клиент / Служба поддержки клиентов

При оценке жизнеспособности договоренности о дистанционной работе важно определить, насколько хорошо клиенты или заказчики сотрудника примут такую ​​договоренность.Клиенты / заказчики по-прежнему должны иметь возможность легко общаться с сотрудником, работающим на дому, и чувствовать, что их потребности удовлетворяются.

В некоторых случаях это может означать помощь клиентам / заказчикам в преодолении их опасений по поводу работы на дому. Когда сотрудники, работающие на дому, демонстрируют, что договоренность о работе на дому не означает более низкого уровня обслуживания, клиенты / заказчики могут быстро обнаружить неотъемлемые преимущества работы на дому, включая сокращение времени отклика и повышение производительности. Как и в случае с любым другим рабочим подразделением, отдел, в котором работают сотрудники, работающие на дому, должен поощрять клиентов / клиентов рассматривать отдел как команду, чтобы, если сотрудники, работающие на дому, не доступны лично в определенный день, они могли связаться с другими сотрудниками, которые могут им помочь. .

Менеджеры должны учитывать потребности клиентов / заказчиков при принятии решения о том, сколько дней в неделю сотрудник может работать удаленно. Сотруднику, возможно, придется начать с ограниченного режима работы на дому. Сотрудник всегда может изменить свое соглашение о дистанционной работе в будущем на основе опыта и отзывов клиентов / заказчиков.

3. Заполнение формы договора удаленной и гибридной работы

Перед заключением соглашения об удаленной и гибридной работе сотрудник, выполняющий удаленную работу, и его / ее руководитель должны установить конкретный график работы, определить любые изменения в операциях или процедурах подразделения, которые необходимо выполнить до начала соглашения о дистанционной работе, и определить оборудование. и ресурсы, необходимые для организации работы на дому.

После того, как все соответствующие документы будут окончательно утверждены, удаленный сотрудник должен проинформировать отдел заработной платы о новом месте работы сотрудника.

Сотрудники, работающие на дому, должны помнить о следующем:

  • Сотрудники по-прежнему обязаны соблюдать все политики и руководства университета, включая все политики и процедуры департаментов.

  • Сотрудники должны поддерживать ожидаемое количество и качество работы.Сотрудники и менеджеры должны ознакомиться с политикой университета, а также руководящими принципами и практиками департаментов в отношении отпуска по болезни и ежегодного отпуска, чтобы обеспечить их соблюдение.

  • Сотрудники несут ответственность за безопасность университетского оборудования, программного обеспечения, данных, расходных материалов и мебели на объекте удаленной работы. Сотрудники и менеджеры должны ознакомиться с политикой университета, а также руководящими принципами и практиками департаментов в отношении обеспечения безопасности и конфиденциальности данных.

  • Некоторое оборудование и сопутствующие услуги могут быть предоставлены и оплачены отделом сотрудника. Такое оборудование, как компьютеры, принтеры, программное обеспечение, предоставленное университетом во временное пользование, остается собственностью университета и должно быть возвращено после прекращения работы на дому. В отношении предоставленного университетского оборудования каждая единица оборудования должна быть указана в Соглашении о дистанционной работе с ее серийным номером, указанным сотрудником при передаче во владение. Сотрудники должны вернуть оборудование в том же состоянии, в котором оно было первоначально получено, за вычетом нормального износа.Сотрудники несут личную ответственность за пропавшее или поврежденное оборудование.

  • Сотрудники несут единоличную ответственность за уплату налогов и другие юридические последствия использования дома в коммерческих целях.

  • Университет не несет ответственности за травмы, полученные у сотрудника дома в нерабочее время.

  • Если служащий живет в арендуемой собственности, он / она должны знать, что их договор аренды может не разрешать использование помещения в коммерческих целях.

  • Договоренность начинается с 90-дневного испытательного периода и может быть прекращена в течение или после этого периода в любое время по усмотрению руководителя сотрудника, если договоренность не соответствует оперативным потребностям отдела и / или сотруднику. не соблюдать Соглашение о дистанционной работе.

  • По завершении испытательного периода сотрудник и его / ее руководитель оценивают договоренность и решают, следует ли ее продолжить, изменить или прекратить.

4. Библиотека ресурсов по дистанционной работе

Политика в отношении удаленной работы

Существует ряд политик GW, которые важно знать сотрудникам, работающим на дому, и их менеджерам при работе в виртуальной среде. Вам также рекомендуется просмотреть веб-сайт политики университета, чтобы ознакомиться с дополнительными политиками, относящимися к вашей должности.

Сотрудники, работающие в сфере телекоммуникаций, должны быть в курсе текущих политик GW, которые могут повлиять на договоренность по работе в сфере телекоммуникаций, которые указаны ниже:

Политика гибких условий работы (PDF)

Эта политика предназначена для обеспечения некоторой гибкости в организации работы в университете, когда условия подходят как для сотрудников, так и для их соответствующего отдела.

Политика информационной безопасности (PDF)

Эта политика устанавливает требования и руководящие принципы для включения практик информационной безопасности в повседневное использование университетских информационных систем.

Политика доступа к приложениям и системе

Эта политика устанавливает требования для оказания помощи в обеспечении безопасности и защите приложений, систем и данных университета от угроз и опасностей, связанных с информационной безопасностью.

Чтобы ознакомиться с дополнительными политиками GW, которые могут повлиять на вашу работу на дому, посетите веб-сайт политики.

Коммуникационное руководство

Сотрудникам, работающим на дому, их руководителям и коллегам рекомендуется использовать следующие советы и ресурсы для эффективной работы в виртуальной среде:

  • Ознакомьтесь с различными вариантами конференц-связи, которые предлагает Отдел информационных технологий GW;

  • Запланируйте регулярные встречи с вашим руководителем и коллегами, чтобы узнать о работе, задать вопросы и узнать о любых офисных новостях;

  • Проводите регулярные собрания сотрудников для всех в группе или отделе.Если сотрудники, работающие на дому, регулярно приходят в офис не реже одного раза в неделю, может быть полезно запланировать эти встречи на день, когда все находятся в офисе. В противном случае сотрудник может присоединиться к вышеупомянутой встрече по телефону или с помощью программного обеспечения для видеосвязи.

  • Используйте GroupWise Messenger или другую систему обмена мгновенными сообщениями (IM), чтобы оставаться на связи с членами команды. Это часто предупреждает других о доступности сотрудника, и коллеге может быть проще отправить быстрый вопрос через мгновенное сообщение, чем отправить электронное письмо или позвонить по телефону.

  • Заполните еженедельный отчет, чтобы сообщить своему руководителю обновленную информацию о своей работе. Шаблоны еженедельных отчетов приложения (PDF) – отличный формат для предоставления регулярных обновлений.

GW Технологии и ресурсы для закупок

Подробности см. В Контрольном списке для удаленных сотрудников Отдела информационных технологий.

5. Оценка дистанционной работы

Все соглашения об удаленной и гибридной работе начинаются с 6-месячного испытательного периода, и в течение или после этого периода они могут быть прекращены факультетом и / или университетом в любое время по любой причине.

Условия работы на дому также должны продлеваться ежегодно. Сотрудник и менеджер должны обсудить, как работает текущая договоренность, проанализировать новые производственные цели сотрудника и то, как они сочетаются с договоренностью о работе на дому, а также заключить новое соглашение о работе на дому.

Human Resource Management and Development готова помочь вам с любыми вопросами или проблемами, касающимися гибкого графика работы, включая удаленную работу. Обратитесь к своему бизнес-партнеру отдела кадров для получения дополнительных указаний.

Сжатые графики работы

Сжатые графики работы – это договоренности, которые позволяют штатному сотруднику работать 40 часов менее чем за 5 рабочих дней (освобождены и не освобождены) или работать в течение двух недель по 80 часов в течение 9 дней и иметь десятый выходной. (только освобождение).

6. Недели сжатой работы

Сжатая рабочая неделя позволяет штатным сотрудникам, работающим с полной занятостью и не освобожденным от уплаты налогов, работать по графику полной недели менее чем за пять рабочих дней.Самый распространенный пример – это сотрудник, работающий четыре 10-часовых дня в рабочей неделе. Это классифицируется как неделя сжатой работы 4/40. Как и в случае с гибким графиком рабочего дня, рабочий день сотрудника, не освобожденного от уплаты налогов, должен включать 30-минутный, 45-минутный или часовой период приема пищи. Ожидается, что освобожденные от налогообложения сотрудники будут следовать указаниям департамента в отношении периодов приема пищи и отработать количество часов, необходимое для выполнения своих обязанностей.

Сжатый двухнедельный рабочий период, определенный

(только штатные освобожденные сотрудники)

Сжатые двухнедельные периоды работы позволяют штатному освобожденному от налогообложения сотруднику в течение 10 рабочих дней из двухнедельного периода работать 9 дней, всего 80 часов, и иметь десятый выходной.Это классифицируется как сжатый двухнедельный период работы 9/80. В связи с положениями FLSA о сверхурочной работе для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, этот альтернативный график работы доступен только для сотрудников, освобожденных от уплаты налогов. Ожидается, что освобожденные от налога сотрудники будут следовать указаниям департамента в отношении периодов приема пищи и отработать количество часов, необходимое для выполнения своих обязанностей

Согласно графику сжатого двухнедельного рабочего периода 9/80, в первую неделю сотрудник будет работать пять 9-часовых дней в общей сложности 45 часов; на второй неделе работник будет работать три дня по 9 часов и один день по 8 часов, в общей сложности 35 часов; или наоборот; В сумме две рабочие недели дают в общей сложности 80 часов работы за двухнедельный рабочий период.Однако руководители и сотрудники должны помнить, что освобожденные от налога сотрудники должны работать столько часов, сколько требуется для того, чтобы соответствовать ожиданиям, предъявляемым к их рабочим местам, и следовать руководящим указаниям департамента в отношении периодов приема пищи.

Чтобы создать сжатый график работы, вам и вашему руководителю необходимо заполнить сжатую форму запроса рабочей недели (PDF) или сжатую форму запроса двухнедельного периода работы (PDF) (только освобожденные сотрудники).

Отпуск и оплата для 4/40 сжатой рабочей недели (освобожденные и не освобожденные сотрудники)

  • Сотрудник, который не может работать из-за болезни, должен запросить и использовать накопленный отпуск по болезни в соответствии с политикой университета и процедурами департамента.Менеджеры должны внимательно подтверждать количество часов отпуска с учетом более продолжительного рабочего дня. Например, сотрудник с сжатой рабочей неделей 4/40, которому необходимо взять отпуск по болезни, берет 10-часовой отпуск по болезни, в отличие от сотрудника с обычной рабочей неделей, который берет 8-часовой отпуск по болезни.
  • Сотрудник, желающий быть освобожденным от ответственности за работу в определенный день или дни по причинам, не связанным с болезнью, должен запросить и использовать имеющийся ежегодный отпуск в соответствии с политикой университета и процедурами департамента.Размер начисляемого ежегодного отпуска будет эквивалентен количеству часов, в течение которых сотрудник должен был работать, и руководители должны рассчитать отпуск, исходя из соображений, указанных выше в пояснении к отпуску по болезни.
  • Ни один освобожденный или не освобожденный сотрудник не имеет права на оплату отпускных более 8 часов за каждый выходной. Если выходной приходится на обычный рабочий день сотрудника, ему будут начислены 8-часовые отпускные за этот день. Сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, могут использовать ежегодный отпуск, чтобы сохранить свое оплачиваемое количество часов в этот день, или они могут выбрать дополнительную работу в любое время в течение рабочей недели.Что касается освобожденных сотрудников, менеджеры должны учитывать статус освобожденного сотрудника «оплачивается за выполнение работы» при определении того, должен ли освобожденный сотрудник использовать ежегодный отпуск для разницы между часами оплаты отпусков и их обычными часами в этот день. .

Скорректированные периоды приема пищи

Скорректированный период питания – это договоренность, позволяющая штатному сотруднику работать полный рабочий день с увеличенным периодом приема пищи до двух часов.

Стандартный период приема пищи в университете составляет 30 минут, 45 минут или один час. Скорректированный график приема пищи позволяет штатному сотруднику, работающему на полную ставку, освобожденному или не освобожденному от уплаты налогов, продлить период приема пищи, чтобы заняться личными делами, продолжая при этом работать полный рабочий день. Сотрудник может длительное время принимать пищу до двух часов.

Этот подход может помочь, например, сотрудникам, которые обучаются по программам на получение степени и которым необходимо посещать занятия в рабочее время для получения степени.

Чтобы создать скорректированный период питания, вам и вашему менеджеру необходимо заполнить форму запроса скорректированного периода питания (PDF).

Время гибкости

Flex Time – это договоренность, которая позволяет сотруднику, освобожденному или не освобожденному от уплаты налогов, работать со своим руководителем, чтобы установить время начала и окончания рабочего дня, которое может отличаться от времени для других сотрудников подразделения. Гибкое время требует, чтобы сотрудник отработал основные часы, определенные отделом. Для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, он должен включать в себя период добросовестного питания.

Гибкие графики рабочего дня позволяют штатным сотрудникам, работающим полный рабочий день, освобожденным и не освобожденным от уплаты налогов, с согласия своего руководителя и в определенных пределах устанавливать время начала и окончания рабочего дня. Все сотрудники должны работать в течение стандартного восьмичасового рабочего дня, который включает «основные часы», определенные отделом. График рабочего дня для не освобожденного сотрудника должен включать 30-минутный, 45-минутный или часовой период для добросовестного приема пищи, который является временем, когда он не отработал и, следовательно, не оплачивает время.Освобожденные от налога сотрудники должны следовать указаниям департамента относительно периодов приема пищи.

Чтобы создать расписание Flex Time, вам и вашему менеджеру необходимо заполнить форму запроса Flex Time (PDF).

7. Расторжение договора об удаленной и гибридной работе

Соглашение об удаленной и гибридной работе может быть расторгнуто в любое время по усмотрению факультета или университета. Несмотря на то, что будут предприняты усилия, чтобы предоставить разумное уведомление о таком изменении, чтобы учесть личные обязательства, такие как уход за детьми и поездки на работу, могут быть случаи, когда уведомление невозможно.

Сотрудник может прекратить участие в гибком графике работы только с одобрения университета. В некоторых случаях налаженная работа отдела может потребовать удаленной работы. Таким образом, сотрудник должен предоставить своему руководителю письменное уведомление о запросе на прекращение или изменение условий удаленной работы и не может вносить какие-либо изменения до тех пор, пока университет не одобрит запрос.

В случае расторжения Дистанционного и гибридного соглашения о расторжении следует уведомить Отдел кадров и развития.Если удаленная работа была требованием должности сотрудника во время приема на работу, и сотрудник или отдел сотрудника желают прекратить договоренность о дистанционной работе, свяжитесь с отделом управления персоналом и развитием, чтобы обсудить возможные последствия расторжения договора.

Что такое соглашение / контракт об удаленной работе?

Основные разделы соглашения об удаленной работе

Разделы ниже охватывают пять наиболее важных разделов, которые следует включить в соглашение об удаленной работе.

  1. Организация работы
    Раздел организации работы охватывает тип выполняемой работы, рабочие процессы и процессы совместной работы, основные часы работы, обязательные встречи, показатели для измерения производительности сотрудников и другие важные детали организации удаленной работы.
  2. Компенсация и льготы
    Раздел компенсаций и льгот содержит подробную информацию о заработной плате и льготах удаленного сотрудника. Сколько у них месячной зарплаты? Когда и как его получают сотрудники? Существуют ли другие льготы при трудоустройстве для удаленных сотрудников? В этот раздел также могут входить подразделы с инструкциями по сверхурочной работе, графиком пересмотра или продления контракта, налогами и страховкой.
  3. Компьютерное оборудование и программное обеспечение
    Большинство соглашений об удаленной работе содержат раздел, охватывающий компьютерное оборудование, программное обеспечение, связь, сотрудничество, управление проектами и другие соответствующие инструменты и приложения для безопасной и эффективной удаленной работы с работодателем или организацией. Использует ли сотрудник устройство компании или личное устройство при удаленной работе? Как они могут получить удаленный доступ к своей рабочей электронной почте? Могут ли удаленные сотрудники обращаться за технической поддержкой?
  4. Телефон и подключение к Интернету
    В зависимости от должности удаленному сотруднику может потребоваться телефонный номер для выполнения работы.