Договорной отдел – организация работы

К сожалению в настоящий момент сложилась практика, при которой работа с договорами и договорной документацией на предприятии часто поручается сотрудникам, для которых данная работа не характерна (менеджеры по продажам, проект-менеджеры, бухгалтеры и даже секретари), кроме того, данная категория работников несет достаточно большую нагрузку и в пределах прямой компетенции. В результате страдает качество договорной работы.

Реальность же требует от организаций правильно построенную систему договорной работы. Эта система состоит из множества аспектов: от разработки типовых форм договоров, наиболее адекватных деятельности, клиентуре, бизнес-методам, бизнес-процессам предприятия, постановки документооборота и до обучения персонала организации основам правовой грамотности в пределах должностных обязанностей, разработки должностных инструкций.

Для серьезных организаций не обойтись без организации специализированных договорных отделов и юридических служб.

Хорошо поставленная работа

Организацию системы договорной работы можно условно разделить на следующие этапы:

• Обследование бизнес-процессов и методов предприятия. На этом этапе особое внимание следует уделять имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке.
• Разработка форм договоров и отчетной документации.
• Разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. На этом этапе определяются участки ответственности и компетенция руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала и других подразделений.
• Разработка рабочих и должностных инструкций по договорной работе.
• Инструктаж персонала, вовлеченного в договорной документооборот.
• Внедрение системы автоматизации договорной работы.
• Аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, шероховатости.
• Консалтинг.

Создание, отладка, проверка работы, совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов. Гораздо легче предотвратить ошибки, чем их исправлять.
Хорошо налаженная система работы с договорами и отчетной документацией экономит людские и финансовые средства, позволяет избежать ненужных судебных и претензионных споров как с контрагентами, так и с государственными органами, повышает авторитет организации у контрагентов.

Таким образом договорной отдел является ключевой единицей в бесперебойной работе предприятия как единого организма. При наличии же автоматизированной системы управления договорами, работа договорного отдела может быть переведена на качественно новый уровень.

Связанные материалы:

Положение о порядке ведения договорной работы
Должностная инструкция начальника договорно-правового отдела
Должностная инструкция начальника сметно-договорного отдела

Другие статьи по теме:

Договорная работа на предприятии
Требования к автоматизации управления договорами

Положение о договорном отделе. Образец и бланк 2021 года

Файлы в .DOC:Бланк положения о договорном отделеОбразец положения о договорном отделе

Чем занимается договорной отдел

Основными функциями договорного отдела являются:

1. разработка проектов договоров, обеспечение их согласования и проверка на соответствие законодательству;
2. проверка договоров, присланных контрагентами, в случае необходимости — подготовка протокола разногласий и согласования разногласий;
3. учет договоров;
4. оценка системы эффективности ведения договорной работы на предприятии, принятие мер по ее улучшению;
5. обучение руководителей подразделений и иных специалистов, работающих с договорами;
6. разработка документации по ведению договорной работы и т.п.

Эти и другие функции отдела ложатся в основу положения о договорном отделе.

Разработка и утверждение

Разработкой положения о структурном подразделении занимается его руководитель. К процессу, как правило, привлекаются:

• юрисконсульт — проверяет положение на соответствие законодательству;
• руководитель службы документационного обеспечения управления — проверяет документ на соответствие требованиям делопроизводства, орфографии, пунктуации;
• руководитель (директор) по направлению деятельности и т.п.

В организации может быть установлена своя процедура согласования. Отметки о согласовании делаются на специальном листе согласования, который прилагается к положению.

После прохождения согласования положение передается на утверждение руководителю предприятия вместе с приказом об утверждении Положения. На самом положении делается надпись «Утверждено приказом от ________ года №___». Документ регистрируется, ему присваивается номер.

После утверждения с документом под подпись должны быть ознакомлены все сотрудники отдела. Ознакомление проводится в журнале ознакомления или на листе ознакомления с локальными нормативными актами.

Составление документа

Государственные стандарты в части оформления положений носят рекомендательный характер, и организация сама может решать, использовать ей их или нет. Как правило, при составлении Положений используется типовая структура, в которую вносятся, в соответствии со спецификой делопроизводства, принятого в организации, коррективы. На нашем сайте можно скачать образец и бланк положения для заполнения.

В положение о договорном отделе включаются следующие разделы:

1. общие положения;
2. задачи структурного подразделения;
3. функции структурного подразделения;
4. обязанности сотрудников;
5. права сотрудников;
6. ответственность;
7. заключительные положения.

Общие положения

В разделе приводятся ссылки на документы — нормативные акты и стандарты, на основании которых составлено положение, дается определение договорного отдела и его место в структуре предприятия, оговаривается структура самого отдела.

Задачи и функции

В разделах излагаются соответственно задачи и функции отдела. Раздел должен быть максимально подробным. На основании функций отдела определяются его задачи и обязанности работников.

Обязанности сотрудников и права

Перечисляются обязанности и права сотрудников. Список обязанностей может быть общим, поскольку более подробно обязанности каждого сотрудника излагаются в соответствующей должностной инструкции. С этой целью в документе делается пометка: «сотрудник должен руководствоваться требованиями настоящего положения, должностной инструкции и иных ЛНА».

Ответственность

В данном разделе говорится об общей ответственности подразделения за ненадлежащее выполнение возложенных на него функций.

Заключительные положения

В заключительных положениях оговаривается порядок вступления положения в силу и порядок утверждения изменений, а также, при необходимости, указывается дата введения документа в действие.

Хранение

Положение о договорном отделе должно храниться постоянно. Поскольку оно обычно создается в двух экземплярах, один из них хранится в канцелярии, другой — в самом отделе.

Должностная инструкция начальника договорного отдела

Подборка наиболее важных документов по запросу Должностная инструкция начальника договорного отдела (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Сметный отдел – это отдел строительной организации, необходимый для расчета и ведения сметной документации.

Сметный отдел и сметно-договорной отдел.

Сметно-договорной отдел (СДО) – это отдел организации, сотрудники которого выполняют не только расчет и проверку стоимости строительно-монтажных и пусконаладочных работ, но и готовят договора с Заказчиками и Субподрядчиками.

То есть как мы видим разница сметного отдела и сметно-договорного отдела состоит лишь в том ведется ли в отделе работа по подготовке и ведению договоров, либо нет. СО и СДО подчиняются главному инженеру, заместителю руководителя и др. должностным лицам в соответствии со структурой организации. Создается и реорганизуется руководителем организации.

Возглавляет СО и СДО начальник отдела, имеющий высшее экономическое, строительное или инженерное образование и стаж работы не менее 5 лет в области строительства. Начальник организует и распределяет работу сотрудников отдела. Контролирует выполнение поставленных задач. Регулирует вопросы с Заказчиками, Подрядными и Субподрядными организациями, а также с руководством компании.

Состав сметно-договорного отдела зависит от структуры организации, штатного расписания, видов выполняемых работ. Должности сметного отдела: ведущий инженер-сметчик, инженер-сметчик, ведущий инженер, инженер, ведущий специалист, специалист, техник. Также должности могут подразделяться по категориям и разрядам, например, специалист I категории, инженер 6 разряда и т.д.

В сметном отделе у каждого сотрудника свои обязанности, которые прописываются в должностной инструкции. Одни могут работать только по капитальному строительству, другие только по капитальному ремонту, в каких-то организациях разделение идет по объектам. Все зависит от начальника сметного отдела, как он организует работу в отделе.

Сметно-договорной отдел в строительстве очень важное звено в структуре строительной организации. Рассмотрим взаимодействие СДО с другими структурными подразделениями на основе рисунка №1.

Рис.1 Взаимодействие сметно-договорного отдела в строительной организации.

На данном примере мы рассмотрели примерную схему совместной работы сметно-договорного отдела с другими структурными подразделениями строительной организации. В зависимости от вида выполняемых работ, от существующих структурных подразделений, количества сотрудников каждая организация самостоятельно разрабатывает схемы взаимодействия. Все это прописывается в положениях отделов, функциональных обязанностях и должностных инструкциях.

Основные функции сметно-договорного отдела

Без четкой организации работы между всеми подразделениями внутри строительной организации невозможна эффективна работа. Сметный отдел взаимодействует практически со всеми смежными отделами организации и имеет следующие основные функции:

• 1. Изучение проектной, технической документации, дефектных ведомостей.
• 2. Составление сметных расчетов (локальных смет, объектных смет, сводных сметных расчетов) по проектной документации, дефектным ведомостям, техническим заданиям, подготовка актов выполненных работ по формам КС-2, справок о стоимости выполненных работ по форме КС-3, сводки затрат, сводки затрат по выполнению, калькуляции на отдельные виды работ и затрат и пр. расчеты (более подробно в статье – сметная документация).
• 3. Защита сметных расчетов у Заказчика, Генподрядчика, в строительной экспертизе.
• 4. Проверка сметной документации у Подрядных и Субподрядных организаций.
• 5. Анализ сметной документации, поступившей от Заказчика или проектной организации: проверка соответствия смет проектной документации, дефектным ведомостям, проверка правильности применения расценок, индексов и коэффициентов; подготовка замечаний.
• 6. Подготовка договоров на строительно-монтажные, ремонтные и пусконаладочные работы.
• 7. Участие в подготовке претензий по договорам.
• 8. Подготовка тендерной документации.

Здесь мы привели функции, которые может выполнять сметно-договорной отдел, но в каждой организации они разрабатываются индивидуально в зависимости от специфики организации, выполняемых работ, с какой стороны выступает организация (Заказчик, Подрядчик, Субподрядчик, Проектная организация и пр.).

Функции отдела определяются положением о сметном отделе, должностные инструкции разрабатываются индивидуально на штатную единицу организации.

Положение о сметном отделе

Положение о сметном отделе разрабатывается в каждой отдельной организации с учетом особенностей выполняемых работ и структурой. В положении прописываются функции, права, обязанности и ответственность отдела.

Сметный отдел руководствуется нормативно-правовыми актами, методическими указаниями, Приказами Министерства строительства РФ, региональными приказами и распоряжениям по ценообразованию в строительстве, Уставом организации, положением о сметном отделе.

Регламент сметного отдела

Сметный отдел работает по регламенту организации, если иное не предусмотрено положением, а также договорами и контрактами, заключенными с Заказчиком, Подрядчиком, Субподрядчиком. В договорах прописываются сроки выполнения работ, особенности выполнения работ, учет и согласование материалов, графики выполнения работ и это необходимо учитывать при составлении сметных расчетов и актов выполненных работ.

Итак чем занимается сметный отдел:

• – разработка, проверка, подготовка, анализ сметной документации;
• – защита сметной документации у Заказчика, Генподрядчика, в строительной экспертизе;
• – подготовка договоров и претензий совместно с юридическим отделом;
• – подготовка отчетности, планов, графиков и таблиц;
• – подготовка замечаний по проектной документации совместно с производственно-техническим отделом;
• – подготовка тендерной документации, если это прописано в положении о сметном отделе;
• – списание материалов по выполненным работам;
• – составление калькуляций на работы и затраты и др.

Договорная секция — Управление по правовым вопросам

Договорная секция

Договорная секция возглавляется начальником, который подотчетен Юрисконсульту.

Основные функции Секции таковы:

a) выполнение функций Генерального секретаря в отношении сданных ему на хранение многосторонних договоров, включая подготовку юридических рекомендаций и исследований и оказание помощи по вопросам права и практики международных договоров, в частности практики депозитария, а также взаимодействие в надлежащих случаях с соответствующими государствами-членами, региональными комиссиями, специализированными учреждениями, другими подразделениями Организации Объединенных Наций и договорными органами;

b) оказание помощи с составлением заключительных положений договоров, заключаемых под эгидой Организации Объединенных Наций, и других договоров, сдаваемых на хранение Генеральному секретарю, и вынесение по ним замечаний;

c) подготовка подлинников и заверенных копий договоров, сдаваемых на хранение Генеральному секретарю;

d) анализ, регистрация, оформление и фиксирование договоров и других международных соглашений, а также их опубликование в «Сборнике договоров Организации Объединенных Наций» в соответствии со статьей 102 Устава и Правилами Генеральной Ассамблеи для введения в действие статьи 102 Устава;

e) организация в Центральных учреждениях и в регионах семинаров и иных учебных программ по общим аспектам права и практики международных договоров;

f)  подготовка и обновление различных публикаций, включая: «Многосторонние договоры, сданные на хранение Генеральному секретарю», «Ведомость договоров и международных соглашений», «Изложение практики Генерального секретаря в качестве депозитария многосторонних договоров», «Руководство по международным договорам», «Руководство по заключительным статьям» и другие;

g) поддержание и обновление в Интернете «Собрания договоров Организации Объединенных Наций»;

h) подготовка исследований по соответствующим статьям Устава для «Справочника по практике органов Организации Объединенных Наций».

Дополнительные ссылки

Специалист договорного отдела – ИРБП — Учёба.ру

Специалист договорного отдела:

Договорная работа: принципы, требования, законодательство. Построение договорной работы внутри организации.
Договорный отдел организации.
Алгоритм построения договорной работы в деятельности специалиста отдела.
Принципы построения документооборота.
Основные понятия договорного права.
Требования к специалисту договорного отдела.
Регламентация договорной работы в компании.
Задачи и функции специалиста по договорной работе.

Договор – как инструмент эффективной работы организации:

Классификации договоров, типы и виды договоров.
Выбор договора согласно сделке.
Соотношение понятий в договорном праве.
Структура договора.
Практические рекомендации по оформлению договора.
Использование типовых договоров в «нетиповых» ситуациях.
Использование сложных договоров.
Существенные и важные условия договора.
Диспозитивные, императивные нормы как способ правового регулирования.
Форма договора и способы заключения договоров: заключение договора в форме единого документа, посредством обмена документами.
Конклюдентные действия как способ формирования договорных отношений.
Договоры присоединения.
Типизация и унификация договоров.
Разработка и утверждение форм договоров.
Стороны договора.
Специальная и исключительная правоспособность.
Должная осмотрительность при заключении договоров.
Преддоговорная работа.
Предварительные договоры.
Преддоговорные споры.
Протокол разногласия, протокол согласования условий договоров, грамотное оформление документов (листа согласования, пояснительной записки к договору).
Журнал регистрации договоров.
Дополнительные соглашения, особенности оформления и подписания.

Дополнительные инструменты договорной работы:

Регламент подготовки, согласования, подписания, исполнения, учёта и хранения договоров.
Лист согласования проектов договоров.
Инструкция по разработке форм типовых и нетиповых договоров.
Перечень существенных условий договоров для оптимизации работы.
Инструменты эффективной работы с доверенностями.
Регламент работы с доверенностями.
Журнал учёта доверенностей.

Правовая проверка контрагента:

Сбор информации о состоянии контрагента на досудебной стадии, методы анализа надежности контрагента на базе информации, размещаемой в открытых источниках, бухгалтерской отчетности и иных источниках.
Процедура и способы проверки благонадежности контрагента.
Риски договорной работы при проверке контрагента.
Анализ доверенностей и документов контрагента.
Организационные и договорные методы уменьшения рисков возникновения споров из договора на стадии его заключения.

Сроки в договоре: значение, контроль, особенности:

Значение сроков в договорной работе и последствия их отсутствия в договоре.
Различия сроков действия договора и сроков исполнения обязательства.
Начальные и конечные сроки исполнения обязательств по договору.
Привязка сроков к наступлению определенного события.

Рекомендации по оформлению отдельных видов договоров:

Анализ различных видов гражданско-правовых договоров с точки зрения выбора наиболее оптимальной формы договора для конкретной ситуации.
Договоры по передаче имущества в собственность: купля-продажа, поставка, поставка для государственных нужд, продажа недвижимости.
Договоры по передаче имущества во временное пользование: аренда.
Договоры подряда, строительного подряда.
Договоры на оказание услуг.
Особенности нормативного регулирования государственного контракта.
Новые виды договоров.
Договоры с пороком формы.
Незаключенные договоры.
Недействительный договор.
Договор, заключенный неуполномоченным лицом.
Ничтожное условие договора.
Несправедливое условие договора.
Несогласованное условие договора.
Неочевидное условие договора.

Финансовые условия договоров:

Цена и стоимость договора.
Деловая цель сделки. Притворные/мнимые сделки.
Прекращение обязательств зачетом, новацией или предоставлением отступного.
Расторжение договора.

Контроль исполнения и ответственность по договорам:

Общие принципы исполнения обязательств.
Принцип добросовестности участников отношений в судебной практике.
Срок и место исполнения обязательств.
Обеспечение исполнения договорных обязательств: залог, независимая гарантия, задаток, удержание, неустойка и иные.
Контроль исполнения условий договора.
Претензионный порядок.
Ответственность по исполнению договора.
Способы организации исполнения и контроля исполнения договоров.
Контроль и регулирование договорной работы.

Изменение и прекращение договора:

Основания для изменения и прекращения договора.
Соотношение понятий «расторжение договора», «односторонний отказ от договора», «отказ от исполнения договора» и «отказ от использования прав по договору».
Специальные случаи прекращения договора. Специальные случаи изменения договора (замена сторон).

Практикум по составлению договора.

Договорной отдел

Осуществлять организацию процесса проведения закупок товаров, работ, услуг для нужд Учреждения, в том числе путем организации и проведения конкурсов, аукционов, запросов котировок, запросов предложений.

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ:

Формировать номенклатуру и объем закупаемых товаров, работ и услуг.
Согласовывать с Финансово-экономическим отделом и Отделом бухгалтерского учета и отчетности план-график закупок, возможность и сроки оплаты поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг.
Готовить приказ о создании комиссии по осуществлению закупок.
Подготавливать извещения, конкурсную и аукционную документацию, извещения о проведении запроса котировок, запроса предложений.
Размещать в Единой автоматизированной информационной системе торгов города Москвы и на официальном сайте Российской Федерации информацию о проведении конкурса, аукциона, запроса котировок, запроса предложений с указанием даты проведения, номенклатуры и объемов предполагаемой закупки товаров (работ, услуг) и рассылать приглашения.
Принимать конкурсные, котировочные заявки потенциальных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) с регистрацией их в журнале.
Информировать председателя и членов комиссии по осуществлению закупок и другие заинтересованные структурные подразделения о дате проведения конкурса, аукциона, запроса котировок, запроса предложений.
Предварительно оценивать квалификацию каждого поставщика (подрядчика, исполнителя) и направлять документы для согласования в заинтересованные структурные подразделения Учреждения.
Уведомлять каждого участника конкурса, аукциона, представившего заявку на участие в квалификационном отборе, о результатах прохождения им такого отбора.
Отвечать на письменный запрос участника конкурса, аукциона, не прошедшего квалификационный отбор, о результатах не прохождения им такого отбора.
Обеспечивать организацию проведения конкурсов, аукционов, запросов котировок, запросов предложений вовремя и месте, указанном в извещении о проведении закупки.
Направлять официальное извещение участнику, выигравшему конкурс, аукцион, запрос котировок, запрос предложений, о признании его заявки выигравшей. Готовить проект контракта с проведением юридической экспертизы.
В случае отказа победителя подписать контракт доводить до руководства Учреждения и до работников Юридического отдела.
Обобщать, анализировать информацию о деятельности структурных подразделений Учреждения, связанных с осуществлением закупок, разрабатывать предложения по ее совершенствованию.
Консультировать и оказывать практическую помощь структурным подразделениям Учреждения по вопросам осуществления закупок.
Осуществлять иные функции.

Каковы обязанности менеджера по контракту?

Контракты являются неотъемлемой частью любого бизнеса, а менеджеры по контрактам – важнейший компонент надзора за всеми элементами жизненного цикла контракта. Для небольших компаний и организаций они должны обладать навыками во многих областях, таких как соблюдение законодательства, коммуникация и переговоры, а также понимание рисков. Для более крупных предприятий с собственными юридическими отделами и отделами соблюдения нормативных требований на менеджера по контрактам оказывается меньше давления, чтобы он обладал юридическими знаниями, но они все равно должны будут поддерживать связь и отчитываться перед всеми соответствующими отделами, поскольку независимо от отрасли, менеджеры по контрактам являются основное лицо, ответственное за все этапы процесса управления.

С общим переходом к автоматизированному управлению контрактами неизбежно произойдут изменения в некоторых ролях и обязанностях, требуемых от менеджера контрактов, однако программное обеспечение для управления контрактами следует рассматривать как инструмент, позволяющий процессам работать более эффективно, а не как замена роли.

Важным аспектом любого процесса управления контрактами является коммуникация. Необходима прозрачность и понимание не только между всеми отделами или лицами, участвующими в процессе заключения контрактов, но и между поставщиками, третьими сторонами и заинтересованными сторонами.Вам нужно не только создать среду, которая обеспечивает отличные рабочие отношения и позволяет жизненному циклу контракта протекать как можно более плавно, обеспечивая видимость и доступность для всех участников, но и менеджерам контрактов необходимо обеспечивать легкодоступность информации при соблюдении требований правила защиты данных и обеспечение безопасности бизнеса.

В случае изменения ситуации или кризиса (очевидным примером является пандемия Covid-19) возможность вносить поправки в контракты и статьи, чтобы отразить новые обстоятельства, жизненно важна, особенно для выполнения юридических обязательств и изменения правил, и это может быть достигнуто только если у вас хорошее общение и прочные рабочие отношения с третьими сторонами и заинтересованными сторонами.Заручиться согласием всех сторон, а также быстро сообщить и уточнить любые поправки – ключевая обязанность менеджера по контракту.

Часто переговоры по контракту могут выпадать на долю менеджера по контрактам, в этом случае вы должны быть в состоянии согласовать лучшую ценность для вашего бизнеса, одновременно управляя ожиданиями всех участвующих сторон и сообщая этапы переговоров любым соответствующим членам команды, в том числе сделать часто технический и юридический жаргон более удобным для пользователя и не полагаться на устаревшие термины.Такое общение и понимание помогает гарантировать, что на протяжении всего процесса контракта все обязательства и результаты, согласованные в контракте, соответствуют требуемым стандартам.

Наличие системы записи – одна из важнейших обязанностей менеджера по контракту. Ведение тщательного и обстоятельного учета всех документов и данных, прилагаемых к контракту, может обеспечить аудиторский след, который снижает риски и защищает бизнес от любых потенциальных судебных разбирательств.В связи с глобальным расширением бизнеса сегодня существенной частью управления для менеджеров по контрактам является количество документов и данных, необходимых для каждого контракта. Если у компании большое количество сложных контрактов, информации, которую необходимо хранить, очень много. С развитием цифровых технологий это перешло от картотеки, и теперь документы в основном хранятся в Интернете. Однако, чтобы иметь систему записи, менеджеры по контрактам обращаются к программному обеспечению для управления контрактами, чтобы обеспечить централизацию всех данных и документов.Наличие всей вашей документации упрощает процесс документации и обеспечивает легкий доступ к данным и легкое управление документами, контрактами и юридическими соглашениями. Это также обеспечивает легкий рост и масштабируемость вашего бизнеса в определенных отраслях. Управление контрактами и связанные с ним административные процессы могут быть упрощены доступным программным обеспечением благодаря расширенным функциям поиска и инструментам маркировки. Используя метаданные для поиска контрактов по ключевым словам и положениям, можно быстро и легко идентифицировать информацию, что делает управление контрактами эффективным и оптимизирует время и ресурсы менеджера контрактов.

Контрактные менеджеры должны хорошо разбираться в управлении рисками независимо от других команд или отделов. Это связано с возможными рисками, связанными с любым контрактом. Хотя управление рисками третьей стороны технически не является задачей менеджера по контракту, он должен гарантировать, что все третьи стороны и поставщики должным образом оценены, а контракт между всеми сторонами является правильным и справедливым, что помогает снизить риск и избежать дорогостоящих споров по контрактам для все вовлеченные.

Анализ рисков и оценка рентабельности должны быть частью арсенала менеджеров по контрактам, и, работая вместе с финансовыми и юридическими командами или обладая собственными знаниями, менеджеры по контрактам могут получить рабочее понимание возможных последствий, которые могут возникнуть в результате заключения контракта с финансово-юридическая точка зрения. Наличие всесторонних взаимоотношений между отделами гарантирует, что все сотрудники работают вместе, чтобы снизить риск для бизнеса и защитить его от значительного ущерба.

Если менеджер по контракту понимает риски и последствия, связанные с каждым контрактом, он может смягчить любые будущие проблемы, оценивая, отслеживая и смягчая риски, которые могут пагубно повлиять на ваши отношения и бизнес. Это требует тщательного внимания к деталям в отношении основных этапов контракта, дат, крайних сроков, условий прекращения и результатов. Предвидение любых проблем и их влияния на контракт и бизнес – ключевой элемент управления контрактом.

для управления рисками и его реализация часто могут быть полезным административным инструментом для менеджеров по контрактам, упрощая процесс и позволяя принимать решения на основе фактов. Такие функции, как интеллектуальные анкеты, расширенное профилирование безопасности и проверка анкетных данных, наборы для управления инцидентами и идентификацией, такие как от Symfact, могут помочь менеджеру по контрактам легче управлять и снижать риски.

Независимо от того, есть ли в компании специалист по комплаенсу или команда, менеджеру по контрактам важно понимать комплаенс, точно так же, как менеджер по контрактам должен понимать риски.Возможность управлять различными условиями и положениями в контрактах может помочь предприятиям, особенно в строго регулируемых отраслях, соблюдать правила и законодательство и защищать от юридических проблем.

С введением GDPR, и большая часть мира последовала аналогичному примеру в отношении законодательства, конфиденциальность данных стала горячей темой. Менеджеры по контрактам должны быть готовы управлять политиками и процедурами, всей торговой деятельностью, ведением записей и управлять всеми административными задачами в отношении нормативных требований для всех корпоративных данных и информации.Хорошее знание соответствующей нормативной базы может оказаться жизненно важным для успеха контракта.

Если от менеджера контрактов требуется установить и разработать политику и процедуры, касающиеся управления контрактами, должна существовать система для управления подотчетностью и соблюдением требований. Интегрируя автоматизированную систему, менеджер по контрактам может проверять и отслеживать каждый шаг изменения контракта и привлекать к ответственности как сотрудников, так и третьи стороны за их действия, а также дает бизнесу некоторую защиту от несоблюдения требований.

Успешный жизненный цикл контракта должен строго контролироваться менеджером по контракту, в том числе передовыми методами работы на каждом этапе. Чтобы внедрить передовой опыт и улучшить рабочие процессы, задействованные в процессе управления контрактами, необходима постоянная отчетность по контрактам. Это гарантирует быстрое реагирование на текущие тенденции и любые проблемы, возникающие в течение жизненного цикла.

Отслеживая критические сроки и результаты, менеджер по контракту может полностью контролировать контракт и избегать затрат для бизнеса.Например, продление контрактов – важное положение, которое часто можно упустить, если нет надлежащего надзора и отчетности по контракту.

Применяя технологии и автоматизацию, менеджеры по контрактам могут оптимизировать свои процедуры и процессы и повысить их эффективность, тем самым увеличивая доходы бизнеса. Адаптация программного обеспечения для управления контрактами к любой текущей структуре – важный инструмент, особенно если есть много сложных контрактов, которые необходимо контролировать и контролировать.

для управления контрактами обеспечивает последовательный и надежный автоматизированный процесс управления контрактами и соответствующими обязанностями. Он может предложить централизованную платформу для хранения документов и данных, а также структуру для стандартов и процедур контроля. Автоматическая отчетность отслеживает важную информацию и содержит полную историю изменений, чтобы вы могли видеть, как контракты менялись с течением времени. Вы также можете контролировать все процессы и процессы управления соответствием, используя функцию настраиваемых отчетов, которая позволяет анализировать рабочие данные, рабочие процессы, информацию и документы.Имея доступ к этому полному обзору ваших контрактов, вы можете сообщать и представлять изменения в контрактах и ​​ключевые выводы сотрудникам и заинтересованным сторонам в рамках бизнеса или организации, а также третьим сторонам. Это может упростить процесс управления контрактами, особенно с учетом постоянно меняющихся нормативных требований, и может держать вас в курсе последних событий на быстро меняющемся экономическом рынке.

Если вы считаете, что программное обеспечение для управления контрактами или даже его функции принесут пользу вашему менеджеру по контрактам или бизнесу, тогда не стесняйтесь обращаться к нам в Symfact, у нас есть подходящее решение для любых ваших требований по управлению контрактами.

Контракт-менеджеры и менеджеры проектов

Контрактные менеджеры и менеджеры проектов являются неотъемлемыми членами многих бизнес-команд. Хотя их роли и обязанности схожи, а в некоторых случаях могут даже немного совпадать, это разные должности, требующие уникальных знаний и навыков. Для простых контрактов и проектов часто возможно и экономично использовать одну команду. Однако для более сложных задач, как правило, лучше всего полагаться на отдельные команды, обладающие опытом работы с конкретным контентом.Вот некоторые ключевые различия между менеджерами контрактов и менеджерами проектов.

Контрактные менеджеры

Контрактные менеджеры занимаются исключительно процессом заключения контрактов. Для компаний, которые регулярно заключают контракты с другими фирмами и / или клиентами, абсолютно необходимо строго контролировать цикл заключения контрактов. Некомпетентные переговоры, плохо составленные контракты и / или отсутствие надзора могут привести к серьезным нарушениям, которые часто приводят к дорогостоящим спорам по контрактам. Надлежащим образом обученная команда управления контрактами поможет обеспечить надлежащую проверку партнеров по контракту, согласованные условия контракта справедливы и выгодны для всех сторон, а риски, связанные с любыми контрактными отношениями, уменьшены.

О работе

Согласно опросу Международной ассоциации контрактного и коммерческого менеджмента (IACCM), менеджеры по контрактам обычно подчиняются финансовым, юридическим, коммерческим отделам, продажам и маркетингу. Эта роль обеспечивает надлежащий мониторинг каждого контракта и выполнение всех результатов в соответствии с согласованными условиями. Менеджеры по контрактам несут ответственность за каждый этап жизненного цикла контракта после того, как контракт был составлен, согласован, подписан и передан из группы администрирования контракта.Для небольших компаний без специального администратора контрактов менеджерам контрактов, возможно, придется взять на себя дополнительные обязанности.

Ожидания

Контрактные менеджеры должны уметь проводить исследования, анализ рисков и оценку рентабельности. Также жизненно важны пристальное внимание к деталям и скрупулезные организационные навыки. Менеджеры по контрактам часто работают вместе с юридическими и финансовыми командами компании, учитывая юридические последствия, присущие процессу заключения контрактов.В результате они должны иметь четкое представление о рисках каждого предполагаемого контракта и связанных с ним потенциальных юридических и финансовых последствиях.

Ожидается, что менеджеры по контрактам будут отслеживать все важные детали соглашения, включая такие вещи, как ключевые результаты и этапы, даты, крайние сроки и окна отказа / переговоров, а также требования к расторжению или аннулированию.

От менеджеров по контрактам также ожидается понимание портфеля контрактов в целом, чтобы определять тенденции и вносить улучшения в процессы, когда это необходимо.Частью этого процесса является постоянная отчетность по контрактам и представление ключевых результатов различным заинтересованным сторонам в компании.

Характеристики хорошего менеджера по контрактам

Управление контрактами может быть сложной задачей, но наличие правильного набора навыков может помочь добиться успеха в этой должности. Вот некоторые общие характеристики сильного менеджера по контрактам.

1. Тайм-менеджмент

Надлежащее управление контрактами на протяжении всего их жизненного цикла требует времени, поэтому хорошие менеджеры по контрактам обычно преуспевают в управлении временем и находят способы оптимизировать процесс управления контрактами для большей эффективности.

2. Управление рисками

Управление контрактами и управление рисками неразрывно связаны. Каждый раз, когда вы заключаете новый контракт, вы принимаете определенный уровень риска, поэтому понимание того, как защитить вашу организацию и максимально снизить ненужный риск, имеет решающее значение. Внимательно следя за датами контрактов и результатами, вы можете держать свою команду в курсе и помогать смягчать любые потенциальные проблемы до того, как они перерастут в серьезные.

3. Понимание ландшафта соответствия

Подобно контрактам и рискам, контракты и соблюдение также очень тесно связаны.Во многих случаях соблюдение условий, изложенных в контрактах, помогает поддерживать вашу компанию в соответствии с применимыми законами и руководящими принципами, поэтому надежное управление контрактами особенно важно в регулируемых отраслях, таких как здравоохранение, финансы и производство.

4. Внимание к детали

Незначительные детали могут привести к соглашению или разорвать его. Хороший менеджер по контрактам будет внимательно следить за деталями и может помочь выявить любые ошибки или опечатки в контрактах, которые могут привести к серьезным проблемам, если не будут устранены на раннем этапе.Менеджеры по контрактам часто полагаются на программное обеспечение для управления контрактами, чтобы отслеживать детали соглашения и следить за тем, чтобы не были пропущены важные сроки, которые могут стоить бизнесу.

5. Техническая подкованность

Компании, которые имеют большой портфель контрактов или несут ответственность за контракты с высокой стоимостью или высоким риском, часто обращаются к специальному программному обеспечению для помощи в управлении этими важными соглашениями. Из-за этого менеджерам по контрактам полезно иметь хотя бы базовое понимание того, как использовать программные решения, которые позволяют вам успешно выполнять свои контракты и обязательства.

Советы для успеха

Независимо от того, являетесь ли вы новым менеджером по контрактам или имеете многолетний опыт, каждому есть куда расти. Вот несколько советов, как добиться успеха в должности менеджера по контрактам.

1. Развивайте правильные профессиональные качества

Перечисленные выше характеристики важны для работы, но то, что вы не преуспеваете во всех этих областях прямо сейчас, не означает, что вы не сможете этого добиться. Поймите свои профессиональные сильные и слабые стороны и будьте готовы заняться любыми проблемами, которые могут вас сдерживать.

2. Общайтесь и сотрудничайте

Руководители контрактов должны иметь возможность эффективно общаться с членами команды в рамках всей организации, чтобы держать все соответствующие стороны в курсе важной информации о контракте. Руководители контрактов также должны уметь переводить сложный юридический язык большинства соглашений на понятный для коллег за пределами юридического отдела язык.

3. Станьте экспертом компании и отрасли

Чем больше вы узнаете о своей компании и отрасли, в которой работаете, тем лучше.Постарайтесь узнать как можно больше о руководящей команде вашей компании, ваших клиентах и ​​поставщиках, нормативно-правовой базе, показателях эффективности управления контрактами, о которых больше всего заботятся ключевые заинтересованные стороны, и обо всем остальном, что поможет вам лучше понять, как работает компания. работает.

4. Примите технологии

Практически во всех контрактах время имеет решающее значение, поэтому менеджеры по контрактам обычно полагаются на специально разработанное программное обеспечение для управления контрактами, чтобы облегчить надзор за портфелем контрактов компании.Надежное решение для управления контрактами упрощает отслеживание важных вопросов контрактов, таких как критические сроки, графики доставки и положения о продлении или аннулировании. Кроме того, онлайн-база данных контрактов может служить безопасным центральным хранилищем. Это упрощает сотрудничество между внутренней командой управления контрактами, а также облегчает общение с внешними сторонами.

Руководители проектов

Руководители проектов могут каким-то образом участвовать в процессе заключения контрактов, хотя обычно это не является их основной задачей.Заключение контракта может быть частью более крупного проекта, но менеджеры проектов, как правило, несут ответственность за контроль за ходом проекта в целом. Например, менеджеры проектов часто наблюдают за разработкой товара или продукта или запуском конкретной услуги или программного обеспечения. Таким образом, менеджеры проектов могут помочь найти детали, составить бюджет и составить график завершения проекта. На протяжении всего срока реализации проекта менеджеры проектов часто играют решающую роль практически во всех аспектах процесса.

По этой причине менеджеры проектов, как и менеджеры по контрактам, должны быть очень внимательными, пунктуальными и организованными. Менеджеры проектов часто координируют свои действия с менеджерами по контрактам в отношении любых контрактов, которые создаются в связи с проектом, и, таким образом, они, вероятно, имеют доступ к одному и тому же программному обеспечению для управления контрактами. Конечно, учитывая широту своих обязанностей, менеджеры проектов, несомненно, используют и другие технологии, такие как виртуальная комната данных (VDR) для безопасного хранения и обмена данными проекта и программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) для отслеживания взаимодействия с клиентами.

О работе

Руководители проектов играют важную роль в любой компании, работая в тесном сотрудничестве с командами по всей организации, чтобы гарантировать успешное завершение проектов от начала до конца. Руководители проектов несут ответственность за выполнение проектов в соответствии с графиками, бюджетами и целями, установленными в начале инициативы. В конечном счете, успех или провал проекта зависит от способности менеджера проекта распределять ресурсы, решать неожиданные проблемы, общаться с заинтересованными сторонами и требовать от всех членов команды ответственности за свои конкретные части проекта.

Ожидания

Ожидается, что менеджеры проектов будут способствовать успешному выполнению новых проектов в рамках, обозначенных ключевыми заинтересованными сторонами, в число которых часто входят руководство компании и старшие члены проектной группы. Менеджер проекта выступает в качестве основного контактного лица для членов команды на всех этапах проекта и должен знать статус и ход выполнения каждой отдельной задачи, результатов и контрольных точек. Если в ходе проекта возникнут какие-либо проблемы, ожидается, что менеджер проекта найдет подходящее решение, которое вернет команду в нужное русло.

Характеристики хорошего руководителя проекта

Вот некоторые характеристики хорошего руководителя проекта.

1. Руководство

Лидерство и управление проектами обычно идут рука об руку. Поскольку руководители проектов полагаются на многих других товарищей по команде для успешного завершения проекта, крайне важно, чтобы вы понимали, как мотивировать своих коллег и заручиться поддержкой, чтобы все были привержены достижению целей в соответствии с планом.

2. Связь

Эффективное общение – одна из важнейших характеристик хорошего менеджера проекта, так как ваша способность четко выражать ожидания, сроки и цели могут определять ход реализации проекта.Вы также должны иметь возможность сообщать обновления заинтересованным сторонам, чтобы все участники точно понимали, на каком этапе развития находится проект.

3. Решение проблем

Каждому руководителю проекта в какой-то момент придется решать проблемы практически в каждом проекте, в котором вы участвуете. Если вы можете планировать заранее и учитывать возможность того, что все пойдет не так, как планировалось, вы сможете лучше реагировать, когда эти проблемы неизбежно возникают. То, как вы реагируете на неровности дороги, является убедительным показателем того, как закончится проект.

4. Управление задачами

Хорошие менеджеры проектов работают с различными членами команды, чтобы понять задачи, за которые каждый человек отвечает, чтобы они могли обеспечить адекватную поддержку и установить реалистичные сроки. Важно регулярно проверять каждого участника, чтобы вы знали, что отдельные задачи выполняются по плану и что нет никаких препятствий, которые могут привести к дорогостоящим задержкам.

5. Организация

Поскольку в проекте так много движущихся частей, любому руководителю проекта необходимы сильные организаторские навыки.Проекты, которые не очень хорошо организованы, с большей вероятностью столкнутся с задержками, перерасходом средств, замешательством членов команды и другими проблемами, которые могут сорвать проект. Подобно тому, как менеджеры по контрактам часто внедряют программное обеспечение, чтобы отслеживать важные детали, менеджеры проектов также вкладывают средства в специальное программное обеспечение, которое помогает оставаться на верном пути и контролировать.

Советы для успеха

Чтобы стать хорошим менеджером проекта, нужно потрудиться. Вот несколько советов, которые помогут вам добиться успеха.

1. Построить отношения с коллегами

Как уже упоминалось, менеджеры проектов рассчитывают на то, что каждый член команды внесет свой вклад и сделает то, что, по их словам, они собираются сделать, для успеха проекта.Построение прочных отношений и празднование индивидуальных и командных побед поможет группе лучше работать вместе и ощутить чувство ответственности перед вами как руководителем проекта, друг с другом и с самим проектом.

2. Заполнить пробелы в знаниях или навыках

Как и менеджеры по контрактам, это нормально, если вы не так сильны, как хотели бы, во всех навыках, необходимых для того, чтобы стать отличным менеджером проекта. Если есть определенные области работы – или конкретный проект, в которых вы не уверены, потратьте время и усилия, чтобы изучить и улучшить в соответствующих областях.

3. Задавайте вопросы

Связь часто прерывается из-за путаницы или отсутствия ясности. Если в ходе проекта есть моменты, в которых вы не на сто процентов понимаете что-то, задавайте вопросы. Если двигаться вперед, не будучи на одной волне с товарищами по команде, это может привести к проблемам, которых можно избежать.

4. Ведите подробные записи

Как руководитель проекта, вы, вероятно, проведете десятки встреч как в группе, так и с отдельными членами команды на протяжении всего проекта.Часть вашей работы состоит в том, чтобы задокументировать каждое обновление, вопрос и беспокойство по ходу дела, поэтому убедитесь, что вы ведете подробные записи каждого обсуждения, которое у вас есть, касающегося проекта.

Руководители контрактов и менеджеры проектов разделяют многие из одинаковых обязанностей и задач, но в конечном итоге имеют разные роли и функции в рамках организации. В то время как менеджеры проектов несут ответственность за работу с кросс-функциональными командами для тщательного управления новыми инициативами от начала до конца, менеджеры по контрактам несут ответственность за отслеживание всех сроков, результатов и других обязательств, изложенных в контрактах компании.

ContractWorks помогает менеджерам по контрактам хранить, систематизировать, отслеживать и составлять отчеты по вашим корпоративным соглашениям за меньшее время и с меньшими затратами ресурсов. Запланируйте демонстрацию, чтобы узнать больше о том, как ContractWorks может улучшить ваш процесс управления контрактами.

3.7 Обязанности администратора контракта на уровне отдела

Администратор контрактов отдела (DCA) – это роль, которая назначается сотруднику в отделе системного администрирования UT, который отвечает за управление конкретным контрактом или портфелем контрактов.Администратор контракта в отделе должен быть указан в начале процесса запроса предложений. В зависимости от размера и сложности контракта, Администратору контракта подразделения могут помогать другие лица, входящие в Группу администрирования контракта.

Основные обязанности Ведомственного администратора контрактов (менеджера контрактов) включают:

• Участие в разработке тендерного предложения и составлении образца договора.
• Консультации с Управлением по контрактам и закупкам (CNP) и Управлением главного юрисконсульта (OGC) для решения юридических вопросов, связанных с образцом контракта, который будет включен в тендерный документ
• Управление членами группы оценки для обеспечения своевременного выполнения таких требований, как ответы на вопросы заявителя, рассмотрение и оценка письменных предложений и вынесение рекомендаций по присуждению контракта.
• Выступает в качестве официального контактного лица Университета для подрядчика при заключении контракта.
• Получение и ответ на сообщения между подрядчиком и Университетом.
• Консультации с офисом HUB относительно изменений в плане субподряда (HSP) для HUB, представления отчета об оценке прогресса (PAR) и отчетности HUB.
• Управление, утверждение и документирование всех изменений и дополнений к контракту и получение необходимых подписей от подрядчика и уполномоченного персонала Университета.
• Управление и университетское имущество (включая компьютеры, телефоны, оборудование, мебель и идентификационные бейджи), используемое подрядчиком при выполнении своих обязанностей и обязательств по контракту.
• Ведение соответствующих записей контрактов.
• Документирование важных контрактных событий.
• Мониторинг выполнения подрядчиком и выполнения SOW для обеспечения соответствия товаров / услуг требованиям контракта.
• Применение соответствующих договорных средств правовой защиты в случае неудовлетворительной работы подрядчика.
• Проверка и утверждение конечных товаров / услуг. Разрешение должно быть оформлено письменно.
• Мониторинг процессов составления бюджета и бухгалтерского учета для обеспечения наличия достаточных средств для оплаты подрядчику.
• Проверка точности счетов и санкционирование платежей в соответствии с условиями контракта.
• Выполнение процесса закрытия контракта, включая обеспечение того, чтобы файл контракта содержал всю необходимую контрактную документацию.

ПРИМЕЧАНИЕ: Администраторы контрактов на уровне департаментов не , но имеют право на:

• Поручить подрядчику начать работу до полного выполнения контракта (подписанного обеими сторонами).
• Изменить условия или объем контракта без официального изменения.
• Прямой подрядчик для выполнения работ, которые конкретно не описаны в SOW и финансируются по контракту.
• Продлить срок контракта без официального письменного изменения.
• Разрешить подрядчику нести расходы, превышающие предел или предел, установленный контрактом.

Ссылка: Справочник по управлению контрактами, глава 7

Безопасность | Стеклянная дверь

Мы получаем подозрительную активность от вас или кого-то, кто пользуется вашей интернет-сетью.Подождите, пока мы подтвердим, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet. Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne. Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind. Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt.Een momentje geduld totdat, мы узнали, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede. Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade.Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet. Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un’e-mail all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 69b47c889f0416d7.

542.302 Функции администрирования контрактов. | Приобретение. GOV

(a) Назначение функций офиса администрирования контрактов – это процесс, посредством которого определенные функции, обязанности или ответственность, связанные с администрированием контрактов, передаются офису администрирования контрактов (CAO) или административному сотруднику по контрактам (ACO) в офисе контрактации.

(b) Обычно эту деятельность выполняет CO или ACO в подрядной организации (но см. Параграфы (c) – (g) этого раздела).

(c) Если это более эффективно, руководство может создать отдельный CAO. Рассмотрим каждое из следующих:

(1) Характер и сложность договора.

(2) Необходимость выполнять администрирование контракта на объекте подрядчика или рядом с ним или в месте исполнения контракта.

(3) Доступность ресурсов.

(d) Сотрудник по контракту может назначить одного или нескольких представителей для выполнения определенных функций, таких как обеспечение качества, производство, анализ цен, финансы и различные инженерно-технические специальности. Представитель сотрудника по контракту (COR или COTR) не может заключать или изменять контракт или иным образом выполнять функции, закрепленные за сотрудником по контракту (за исключением см. 543.202). Тем не менее, право выдавать заказы на изменения в объеме, не превышающие 25000 долларов, может быть делегировано COTR, ​​назначенному для строительных контрактов. См. 543.202 и 501.603-2 (d).

(e) Если сотрудник по контракту делегирует администрирование контракта ACO или назначает технического представителя сотрудника по контракту (COTR) или представителя сотрудника по контракту (COR), то сотрудник по контракту должен сообщить подрядчику имя ACO и любого представителя и определить функции, которые каждый уполномочен выполнять.

(f) Сотрудник по контракту должен предоставить или предоставить ACO полную копию файла контракта и предоставить каждому COR и COTR информацию файла контракта, необходимую для выполнения возложенных на него обязанностей.

(g) Функции ACO, отличные от перечисленных в FAR 42.302, могут быть делегированы с одобрения высшего руководителя закупок. Такие запросы должны подаваться через HCA. В случае одобрения следуйте FAR 42.202 (c).

(h) Учетные данные и управление доступом.См. Раздел 504.1370 Учетные данные GSA и процедуры управления доступом. для учетных данных и требований к администрированию контрактов на управление доступом по контрактам или заказам, включая пункт FAR в 52.204-9, проверку личной идентичности персонала подрядчика и пункт GSAR в 552.204-9, Требования к проверке личных данных.

Процесс заключения контрактов – роли и обязанности

Четыре участника UConn играют роль в формировании и управлении отношениями с поставщиками:

• отдел конечных пользователей , который отдел университета желает приобрести или использовать товар или услугу
• Покупатель в Службе закупок
• Бизнес-аналитик Служба закупок
• Специалист по контрактам Службы закупок

В приведенной ниже таблице описаны соответствующие роли четырех участников в формировании и управлении отношениями с поставщиками.

Департаменты конечных пользователей несут ответственность за важнейшие элементы взаимоотношений с поставщиками . Роль отделов конечных пользователей включает в себя сложные и подробные задачи, такие как согласование деловых условий с поставщиками, обеспечение того, чтобы предлагаемые изменения в работе не происходили до тех пор, пока изменения не будут надлежащим образом задокументированы и рассмотрены Службой закупок, а также обеспечение надлежащей работы поставщиков и выставления счетов-фактур. . Каждый отдел конечных пользователей должен гарантировать, что в отдел конечных пользователей назначено управление отношениями с каждым поставщиком, и убедиться, что каждое назначенное лицо ознакомилось с приведенной ниже информацией и было надлежащим образом обучено и контролировалось.Посмотрите это забавное видео, в котором описываются некоторые обязанности конечного пользователя.

Procurement Services очень рада предоставить отделам конечных пользователей обучение управлению поставщиками. Пожалуйста, свяжитесь со Службой закупок для получения дополнительной информации.

 Расчетные условия бизнеса 
 Соответствие нормативным требованиям / политикам 
 Режиссерские работы 
 Мониторинг эффективности 
 Проверка счетов 

Управление контрактами Vs. Управление контрактами | Малый бизнес

У управления контрактами и администрирования контрактов есть несколько общих факторов.Оба набора навыков требуют глубокого понимания того, как работают контракты и как обе стороны могут выполнять свои обязательства по таким юридическим соглашениям. Ключевое отличие заключается в сроках выполнения этих задач. Администраторы контрактов разрабатывают формулировки контракта до того, как стороны соглашаются на договоренность, в то время как менеджеры контрактов следят за тем, чтобы каждая сторона имела возможность выполнять свои договорные обязательства после подписания соглашения.

Функции администрирования контрактов

Многие функции администрирования контрактов включают планирование и разработку контрактов.Эти функции включают понимание всех основных компонентов контракта. Компоненты могут включать даты поставки, даты выплаты, а также суммы и условия принятия или расторжения соглашения. Администраторы контрактов часто включают средства, с помощью которых можно измерить эффективность работы обеих сторон, чтобы определить, выполняют ли они свои обязательства, а также процедуры для контроля за работой обеих сторон.

Примеры администрирования контрактов

Когда компания готовится выставить цену на новый проект, администратор контракта компании может разослать запрос предложений потенциальным поставщикам.Запрос предложений предлагает поставщикам направить компании заявку на участие в проекте. Когда компания выбирает поставщика из различных запросов предложений, администратор контракта работает над языком контракта между поставщиком и компанией. Обе стороны просматривают контракт и представляют все изменения администратору контракта.

Функции управления контрактами

Когда обе стороны соглашаются с контрактом, отдел управления контрактами начинает свою работу над проектом. Контрактные менеджеры обеспечивают максимально быстрое и эффективное выполнение всеми сторонами контракта своих обязательств.Эти менеджеры следят за тем, чтобы у каждой стороны было оборудование, персонал и опыт, необходимые для достижения ожидаемых результатов, и обеспечивали адекватное вознаграждение за их вознаграждение. Менеджеры по контрактам также разрабатывают любые необходимые модификации существующих контрактов.

Примеры управления контрактами

Производитель и розничный продавец подписывают соглашение, позволяющее розничному продавцу продавать продукцию производителя. Группа управления контрактами должна обеспечить, чтобы продукты доходили до розничных продавцов и чтобы у них были инструменты, необходимые для продажи продуктов.Эти задачи могут включать в себя обеспечение того, чтобы производитель предоставил розничному продавцу достаточные запасы продукции, учебные материалы для торгового персонала и рекламные материалы для торговых точек. Менеджеры по контрактам также должны определить, как отслеживать продажи и получать доходы от розничных магазинов.

Ссылки

Биография писателя

Джеральд Хэнкс, живущий в Хьюстоне, работает писателем с 2008 года.