Гоструда предоставила рекомендации работодателям относительно электронных трудовых книжек

С 10 июня 2021 года изменились правила учета трудовой деятельности работника. Такие изменения предусмотрены Законом “О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме” (дальше – Закон).

Данным Законом предусматривается внесение изменений, в частности, в статью 48 Кодекса законов о труде, которой теперь предусматривается, что учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом “О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование”. Но ведение бумажных трудовых книжек не отменяется.

По требованию работника, который впервые принимается на работу, трудовая книжка оформляется работодателем в обязательном порядке не позже пяти дней после принятия на работу. Владелец или уполномоченный им орган по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе.

Как и в предыдущий период, порядок ведения трудовых книжек определяется Кабинетом Министров Украины.

Начиная с даты вступления в силу Законом при заключении трудового договора гражданин обязан подать паспорт или другой документ, который удостоверяет лицо, трудовую книжку (в случае наличия) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, а в случаях, предусмотренных законодательством, – также документ об образовании (специальность, квалификацию), о состоянии здоровья, соответствующем военно-учетном документе и других документах.

Обязанность относительно хранения трудовых книжек возлагается на работника. Работодатель, в свою очередь, должен обеспечить внесение записей в трудовую книжку по требованию работника.

Выдавать работникам трудовые книжки, которые хранятся у работодателя, оснований нет. В то же время, отсутствуют основания отказать работнику в выдаче такой трудовой книжки по его требованию. Такое требование желательно оформить в виде заявления.

Выдача всех имеющихся трудовых книжек работникам в обязательном порядке предусматривается по завершению работ относительно включения Пенсионным фондом Украины в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников, которые должны быть осуществлены

в течение пяти лет

Правила относительно действий работодателя по отношению к работнику, который увольняется, также изменены. Теперь, работодатель обязан в день увольнения выдать работнику копию приказа (распоряжение) об увольнении, провести с ним расчет в сроки, указанные в статье 116 КЗоТ, а также по требованию работника внести надлежащие записи об увольнении в трудовую книжку, которая хранится у работника.

По материалам Гоструда.

Работайте удаленно и мониторьте деятельность партнеров, конкурентов и сотрудников с помощью нового инструмента – LIGA360. IT-экосистема является единым рабочим пространством для всей команды, которая содержит персональные наборы инструментов для работы юристов, финансистов, маркетинга, службы безопасности, PR, HR и удобных внутренних коммуникаций.

Узнать больше

Узнаем где хранится трудовая книжка работника и кто несет за нее ответственность?

Где хранится трудовая книжка работника? Таким вопросом чаще всего интересуются сотрудники частных кампаний, которые боятся того, что данный документ может быть утерян в отделе кадров предприятия. Так вот, сразу же хочется сказать о том, что трудовые книжки хранятся у работодателя в течение всего периода профессиональной деятельности сотрудника. Находятся данные документы под особым контролем. Поэтому для хранения трудовых книжек сотрудников в организации должен быть предусмотрен несгораемый сейф или металлический шкаф, который будет закрываться на ключ. Подробнее обо всем этом читайте ниже.

Немного о главном

Где хранится трудовая книжка работника? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Указанный документ хранится в организации по основному месту работы гражданина. Для того чтобы трудовые книжки были в целости и сохранности, они должны находится в специальном, несгораемом сейфе или металлическом шкафу, под ответственностью руководителя предприятия. Тем не менее, в большинстве случаев, данные документы хранятся в отделе кадров, в котором также находятся и личные дела всех сотрудников фирмы. Ответственность за трудовые книжки в такой ситуации возлагается на начальника отдела кадров. Это нужно запомнить.

Для справки

Трудовые книжки существуют в нашей стране очень давно. Впервые данные документы появились еще в 1939 году. При этом форма трудовой книжки менялась уже не один раз. В настоящее время используется образец документа 2004 года, который был утвержден Правительством РФ.

Правовое регулирование

В соответствии с действующим законодательством, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей. Об этом, указано в Постановлении Правительства РФ “О трудовых книжках” от 16 апреля 2003 года № 225.

Обеспечивать сохранность документов, руководитель предприятия обязан на протяжении всего срока действия договора с сотрудником. Трудовая книжка обязательно выдается подчиненному лично на руки в последний день его служебной деятельности на предприятии, а также его близкому родственнику под расписку в случае смерти самого сотрудника. Это нужно запомнить.

Где хранится трудовая книжка работника после его увольнения, если он отказался от получения данного документа? Это очень интересный вопрос, волнующий многих граждан. Так вот, в данной ситуации трудовая книжка должна храниться в архиве предприятия до востребования в течение 50 лет, но при том условии, что она поступила в архив после 2003 года. Если данный документ был передан в архив раньше указанного года, то срок хранения увеличивается до 75 лет. Это обязательное условие.

Общие вопросы

Где хранится трудовая книжка работника, если он осуществляет служебную деятельность в коммерческой фирме? Ответ здесь будет достаточно прост. После официального трудоустройства ответственность за хранение и ведение документа несет руководитель организации. В том случае, если последний издает приказ и передает трудовые книжки на хранение специалисту отдела кадров, то уже этот специалист будет отвечать за их сохранность. Таков порядок.

Где должны храниться трудовые книжки работников? Разрешено ли сотруднику оставить документ у себя и не передавать руководителю фирмы? Ответы на данные вопросы содержатся в трудовом законодательстве. В соответствии с ТК, работодатель должен внести запись в трудовую книжку, если сотрудник работает на предприятии больше, чем пять дней.

Кроме того, указанный документ работник передает в отдел кадров при оформлении и сможет забрать под роспись при увольнении с предприятия, а также в случае, если трудовая требуется последнему в целях его социального обеспечения. Это нужно знать всем. Оставить трудовую книжку у себя можно только в случае, если человек работает неофициально. Потому что в этом случае оформление официальных документов не требуется.

В соответствии с утвержденными нормами законодательства, все трудовые книжки сотрудников должны находиться только в сейфе или в металлическом шкафу, который запирается на ключ. Если документы будут храниться в тумбочке в отделе кадров, то это будет являться серьезным нарушением.

Некоторые нюансы

Очень часто граждане задаются вопросом о том, можно ли получить трудовую лично в руки без увольнения с работы, если указанный документ необходим для назначения пенсии? Для ответа на указанный вопрос нужно обратиться к стат. 62 ТК. В этой норме четко прописано, что по письменному заявлению сотрудника, работодатель должен выдать последнему (не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления) трудовую книжку в целях обязательного соц. страхования работника.

Таким образом, подчиненный вправе требовать выдачи трудовой, если это ему действительно необходимо. Ничего противозаконного здесь нет.

Краткая характеристика

Где хранится трудовая книжка работника по закону? Еще раз хотелось бы ответить на данный вопрос. Трудовая книжка хранится в отделе кадров организации работодателя по основному месту служебной деятельности сотрудника. Если, последний устраивается на другое предприятие по совместительству, то этот документ ему не потребуется. Таков порядок.

По желанию самого гражданина в трудовую книжку могут быть вписаны сведения о его профессиональной деятельности по совместительству. Хотя, согласно закону, это не является обязательным.

В настоящий момент времени трудовая является единственным документом, подтверждающим стаж профессиональной деятельности гражданина, который необходимо учитывать для назначения последнему пенсии. В том случае, если она была утеряна работодателем, то организация обязана восстановить трудовую и внести в нее все сведения о служебной деятельности сотрудника. Решением вопроса должен заниматься сам работодатель.

При увольнении

В случае прекращения служебных отношений с сотрудником работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в последний день работы подчиненного. В случае, если последний отсутствует по определенной причине на рабочем месте, то руководитель обязан направить ему уведомление о получении трудовой или о согласии на отправление этого документа почтой. Это нужно запомнить.

При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана сотруднику вместе с окончательным расчетом. Так положено по закону.

По письменному обращению сотрудника, который не получил трудовую, работодатель обязан выдать ее не позднее трех дней с момента обращения последнего. В противном случае работник может обратиться с жалобой в прокуратуру и даже в судебную инстанцию.

Ответственность

Где хранятся трудовые книжки работников организации? По закону документы должны находиться в сейфе или металлическом шкафу, который обязательно закрывается на ключ. Если сотруднику требуется копия трудовой для получения кредита, то специалист по кадрам выдает такую копию и заверяет ее надлежащим образом (ставит свою подпись и печать).

Что ожидает виновного сотрудника в случае порчи или утери трудовой книжки сотрудника? В данном случае нужно обратиться к нормам административного законодательства. Согласно статьи 5.27 КОАП, за нарушение трудового законодательства предусмотрены следующие санкции:

• на должностных лиц – предупреждение или штраф в сумме от 1000 до 5 тысяч;
• на лиц, которые осуществляют деятельность без образования юридического лица – штраф от тысячи до пяти;
• для организаций – только штраф в сумме от 30 до 50 тысяч.

Тем не менее, если работодатель ранее уже нарушал нормы трудового законодательства, то штрафные санкции будет значительно выше. По части 2 статьи 5.27 КоАП, штраф уже будет от 10 до 20 тысяч на должностное лицо, а на юридическое – от 50 до 70 тысяч. Также, может быть применена дисквалификация уполномоченного лица от года до трех лет. Это нужно знать всем гражданам, чьи документы были утеряны работодателем.

Дополнительная информация

Выдача трудовых книжек работникам осуществляется работодателем на основании действующего законодательства. Для этих целей в каждой организации существует специальный журнал. Он называется “Книга движения и учета трудовых книжек”. В день увольнения сотрудник обязан получить свою трудовую и расписаться в журнале.

Работодатели боятся ответственности за утерю или порчу трудовых книжек и поэтому относятся к их хранению с максимальной ответственностью. Именно поэтому документы должны находиться в сейфе или специальном металлическом шкафу. И всегда под контролем должностного лица.

Что планируется

Законодатели уже давно рассматривают вопрос о введении электронных трудовых книжек в России. Сначала это планировалось сделать в 2017 году. Но в настоящее время в России все еще действуют бумажные трудовые книжки. Минтруд также заявил о том, что нужно более детально изучить вопрос о переводе граждан нашей страны на электронные трудовые документы. Потому что, по мнению многих специалистов, это позволит уменьшить количество пересылки бумажных документов.

Для информации

Выдать трудовую книжку работнику в отделе кадров организации обязаны в двух случаях:

• когда это необходимо сотруднику в целях социального страхования;
• при увольнении из учреждения.

Во всех остальных случаях сотрудник имеет право лишь на получение копии данного документа. Если сотрудник скончался, трудовую книжку может получить его супруга или другие родственники, но только под расписку.

Здесь же хотелось бы сказать еще о том, что работодатель должен приобретать трудовые книжки и вкладыши к ним только в специальных печатных центрах, а также следить за тем, чтобы они соответствовали государственным требованиям. Ведь на каждого молодого сотрудника организация самостоятельно заводит трудовую книжку, в которую вносит сведения о первом месте профессиональной деятельности гражданина. Последний не обязан приобретать ее самостоятельно.

В заключение

При увольнение работника запись в трудовую книжку вносится только на основании приказа руководителя. Никаких сокращений в документе быть не должно. Иначе такая запись будет считаться недействительной. Многие специалисты по кадрам не знают этого и допускают существенные нарушения при заполнении трудовой.

Если гражданин устраивается на работу по совместительству, он не обязан предоставлять в данную организацию трудовую книжку. В данном случае достаточно будет копии с нее, которую можно взять в отделе кадров по основному месту служебной деятельности.

Выдать трудовую книжку на руки работнику работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника, но только в случаях, предусмотренных законом.

КАК ХРАНИТЬ И УЧИТЫВАТЬ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ РАБОТНИКОВ?

Физические лица-предприниматели (ФЛП) составляют довольно весомую долю от всех работодателей. Однако не всегда оформление трудовых отношений ФЛП с работниками происходит в полном соответствии с требованиями законодательства.

Поэтому во избежание ошибок в деятельности физических лиц- предпринимателей Государственная инспекция по вопросам соблюдения законодательства о труде Донецкой Народной Республик предлагает обратить внимание на вопрос хранения и учета трудовых книжек при заключении трудового договора с ФЛП.

Инструкция о порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденная Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16 августа 2016г. № 10-21, устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Требования вышеуказанной Инструкции определяют, что работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для него основной.

Работодатель – физическое лицо, являющийся предпринимателем, а также работодатель – физическое лицо, осуществляющий независимую профессиональную деятельность, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном нормативными правовыми актами Донецкой Народной Республики.

Работодатели – физические лица, являющиеся предпринимателями, а также работодатели – физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность имеющие печать, могут оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Трудовые книжки работников, работающих у работодателей – физических лиц хранятся непосредственно у работников.

Работодатели, являющиеся физическими лицами-предпринимателями, делают записи в трудовые книжки работников о приеме на работу и увольнении с работы, в соответствии с заключенными с работниками письменными трудовыми договорами, зарегистрированными в установленном порядке в территориальном органе Республиканского центра занятости.

Внесенные вышеназванными работодателями – физическими лицами в трудовые книжки записи заверяются подписью должностного лица и скрепляется печатью территориального органа Республиканского центра занятости по месту регистрации трудового договора.

Таким образом, физическое лицо-предприниматель не имеет права хранить трудовые книжки работников, с которыми были заключены трудовые договоры и, как следствие, физическое лицо-предприниматель не обязан вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Комментарий предоставлен заместителем начальника Государственной инспекции по вопросам соблюдения законодательства о труде Донецкой Народной Республики — заместителем главного государственного инспектора труда Шульженко Максимом Сергеевичем

Трудовые книжки, не полученные при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров

Главный государственный инспектор отдела по вопросам экспертизы условий труда Управления Гоструда в области Анна Царенко провела информационный семинар в ООО «Євростенд-Групп» по вопросам соблюдения законодательства о труде относительно получения трудовой книжки при увольнении работника.

Инспектор пояснила, что согласно абзаца второго пункта 4.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. N 58, пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только по письменному согласию работника.

Пунктом 4.2 Инструкции установлено, что в случае отсутствия работника на работе в день увольнения, собственник или уполномоченный им орган в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

В случае неполучения работником трудовой книжки по причине отсутствия работника на работе в день увольнения и неявке за трудовой книжкой после вручения ему почтового уведомления, заказное уведомление, где указано на необходимость получения трудовой книжки, будет документальным подтверждением факта неявки за трудовой книжкой в возможных спорных ситуациях, возникающих между работником и собственником. Пунктом 6.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от других трудовых книжек работников, состоящих на работе. После этого срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия.

Инспектор отметила, что для избежания спорных вопросов с работником, который уволился, рекомендуется выяснить причину отсутствия работника на работе (наличие уважительных причин) в день увольнения и вручить ему трудовую книжку.

Источник: http://kr.dsp.gov.ua/index.php/2273-t…

– Правила ведения и хранения трудовых книжек изменились –

Постановлением правительства РФ от 01.03.2008 № 132 “О внесении изменений в Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225” утверждены изменения, вносимые в действующие правила ведения и хранения трудовых книжек работников. Чего коснулись данные изменения и насколько они существенны?

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных данным постановлением, на индивидуальных предпринимателей распространены все обязанности работодателя по оформлению и ведению трудовой книжки на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. То есть практически внесены изменения формального характера: хоть в прежней редакции п. 3 Правил не было разделения на работодателей – физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями и не являющихся таковыми, ст. 309 ТК РФ четко установлено: “работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые” и, в свою очередь, “работодатель – физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами РФ”.

Пунктом 28 Постановления установлено, что исправление неправильной или неточной записи в трудовой книжке, произведенной индивидуальным предпринимателем, деятельность которого прекращена в установленном порядке, производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. В частности, соответствующим документом могут являться копии приказов о приеме либо увольнения работника, какие-либо справки и т.д. По сути данная норма приравнивает порядок внесения исправлений и неточностей в случае прекращения деятельности индивидуального предпринимателя к порядку внесения исправления при ликвидации организации.

Пункт 7 Правил приведен в соответствие со ст. 62 ТК РФ: срок выдачи работнику копии трудовой книжки или заверенной в установленном порядке выписки из трудовой книжки исчислять в рабочих днях. Ранее в Правилах отсутствовало указание, в каких именно днях (рабочих или календарных) вести исчисление.

При внесении в трудовую книжку записи об увольнении (прекращении трудового договора) по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ “Общие основания прекращения трудового договора” теперь необходимо ссылаться на соответствующий пункт именно части первой указанной статьи.

В связи с произошедшими изменениями в структуре федеральных органов исполнительной власти в постановлении правительства РФ от 16. 04.2003 № 225 и в вышеуказанных Правилах изменены наименования некоторых федеральных ведомств и их полномочия.

Изменена редакция п. 43 Правил. По ранее действовавшей редакции: трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек; по истечении этого срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению. Теперь же трудовые книжки (дубликаты трудовых книжек), не полученные работниками при увольнении либо, в случае смерти работника, его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у индивидуального предпринимателя) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле. Это значит, что, согласно п. 342 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения” (утв. Росархивом 6.10.2000) невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации (и, соответственно, у индивидуального предпринимателя) до востребования, не менее 50 лет. Фактически в п. 43 Правил к понятию “работодатель” добавлен индивидуальный предприниматель, а также снято требование отдельно хранить невостребованные трудовые книжки первые два года.

Особо отмечу, что, к сожалению, данными изменениями не решен следующий вопрос: как работнику получить трудовую книжку в случае либо смерти его работодателя – индивидуального предпринимателя, либо заключения его под стражу? Например: работник, как и положено по трудовому законодательству, при приеме на работу отдал трудовую книжку работодателю – индивидуальному предпринимателю. Работник достигает пенсионного возраста, когда ему необходимы соответствующие кадровые документы для назначения пенсии. Кто должен вернуть ему трудовую книжку в случае смерти его работодателя, и на кого возложена ответственность за выдачу трудовой книжки? А ведь трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Конечно, по закону работнику после подачи им заявления с просьбой о назначении трудовой пенсии предоставляется трехмесячный срок для предъявления недостающих документов. Но хватит ли этого времени, чтобы в упомянутых обстоятельствах собрать все сведения? А поскольку Пенсионный фонд вряд ли согласится назначить пенсию работнику без предъявления трудовой книжки (заверенной копии), то обращение в суд последнего будет неизбежным.

Михаил ЛИННИК
юрист газеты “Солидарность”
[email protected]

Ведение учета сотрудников: три вещи, которых следует избегать

Зачем вести учет сотрудников?

Существует множество причин, по которым компаниям следует хранить записи о сотрудниках в файле. Самая важная причина заключается в том, что это требуется по закону. Помимо удобного наличия основных дат трудоустройства сотрудника и информации в пределах досягаемости, компании также должны иметь под рукой финансовые документы на случай судебного процесса или проверки IRS. Также могут быть случаи, когда сотрудники, покинувшие вашу компанию, запрашивают информацию из своего личного дела.

 

Основы учета сотрудников

Отдел кадров хранит конфиденциальные записи для дальнейшего использования. Эти документы должны храниться в безопасном месте, недоступном для остальных сотрудников компании. Поначалу может быть сложно понять, какие документы стоит хранить, потому что к определенным формам предъявляются особые требования в отношении хранения. Существует пять основных типов записей, которыми управляет отдел кадров. Каждый файл должен храниться в течение определенного периода времени.

• Личные дела
• Информация о заработной плате и льготах
• Медицинские файлы
• Налоговые документы 
• Штатное дело 

 

Личные дела

В личном деле сотрудника содержится основная контактная информация и документы о приеме на работу. Вы также можете добавить в этот файл дополнительные документы позже, такие как продвижение по службе, соглашения о заработной плате, обзоры производительности, специальные награды, дисциплинарные формы и уведомления об увольнении.По закону вы обязаны хранить этот тип информации в файле не менее года, хотя требования могут различаться в зависимости от штата.

 

Информация о заработной плате и льготах

В соответствии с трудовым законодательством все документы, связанные с заработной платой, должны храниться в течение четырех лет. Это относится к копиям квитанций об оплате, хотя, если вы используете онлайн-провайдера платежных ведомостей, распечатывать эти записи может и не нужно. Просто доступ к ним в Интернете, когда это необходимо. Пособия включают записи, касающиеся медицинского страхования, страхования жизни, COBRA, пенсионных планов и любых краткосрочных или долгосрочных планов по нетрудоспособности.По закону они должны храниться шесть лет.

 

Медицинские файлы

Сотрудники часто имеют медицинские документы, требующие отдельной папки. Медицинские файлы обычно содержат такие документы, как записи врача, результаты анализов на наркотики, документы Закона о семейном отпуске и отпуске по болезни от 1993 года (FMLA) и все остальное, связанное с благополучием сотрудника.

 

Оформление налоговых документов

В случае проверки важно хранить налоговые документы в специальном файле.Сюда входят такие формы, как W-2, W-4, 1099, форма 1-9, формы 940 и 941, а также другие федеральные и государственные налоговые депозитные формы. У вас могут даже быть формы Федерального закона о страховых взносах (FICA) и Федерального закона о налоге на безработицу (FUTA).

 

Штатное дело

Каждый раз, когда вы публикуете новый список вакансий, вы должны хранить его копию в этом специальном файле. Вы можете дополнить этот файл, как только начнете получать резюме от соискателей и проводить собеседования. Любые примечания, связанные с наймом и отбором сотрудников, также должны храниться в этой папке на случай, если вашу компанию обвинят в дискриминации или незаконном увольнении. Детали ваших документов могут поддержать ваше дело в суде.

 

Три вещи, которых следует избегать

Если вам поручили вести учет сотрудников, вам следует избегать трех вещей при настройке файловой системы, чтобы обеспечить соблюдение требований законодательства:

 

1.Объединить файлы сотрудников

Никогда не следует смешивать документы одного сотрудника с другим или помещать всю информацию, относящуюся к сотруднику, в один мастер-файл. У каждого сотрудника должна быть своя папка с подпапками для каждого типа файлов. Например, личные дела, информация о заработной плате и льготах, медицинские формы и налоговые документы должны иметь свои собственные папки из-за законов о конфиденциальности и конфиденциальности, которые защищают определенные документы от раскрытия.

 

2.Выбросьте файлы раньше

Когда сотрудники увольняются, у вас может возникнуть соблазн уничтожить их информацию, чтобы освободить место для новых сотрудников. Однако из-за федеральных требований некоторые типы файлов необходимо хранить в течение определенного периода времени. Вот краткое руководство по конкретным документам для справки:

• Хранить личные дела не менее года.
• Сохраняйте платежные документы в течение четырех лет.
• Сохраняйте информацию о льготах не менее шести лет.
• Сохраняйте медицинские записи, такие как льготы FMLA, не менее трех лет.

 

3. Разрешить несанкционированный доступ к конфиденциальным файлам

У вас может быть кто-то с руководящей ролью, который запрашивает личное дело другого члена команды. В этой ситуации вам нужно убедиться, что вы правильно отделили детали их оценки эффективности от конфиденциальных документов, которые предназначены только для отдела кадров. Предоставление руководителю возможности ознакомиться с налоговыми документами или медицинскими формами другого сотрудника является нарушением конфиденциальности и может привести к судебному иску.

 

Часто задаваемые вопросы о сотрудниках

Вот некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов о ведении учета сотрудников:

 

Могу ли я видеть свою запись кадрового делопроизводства?

Да, вам должен быть предоставлен доступ для просмотра и создания копий вашего личного дела, если вы этого потребуете.Для компаний разумно иметь политику просмотра в отношении записей сотрудников, чтобы они знали, чего ожидать. Федеральных законов, касающихся личных дел, не существует, хотя некоторые штаты могут ограничивать информацию, которую вы можете видеть в своем личном деле.

 

Может ли мой работодатель узнать, уволили ли меня из другой компании?

Технически нет законов, запрещающих предыдущим работодателям сообщать новым работодателям подробности вашего увольнения. Во многих компаниях действуют политики, ограничивающие информацию, предоставляемую менеджерам по найму из других компаний. В некоторых случаях им может быть разрешено указать только дату вашего трудоустройства и название должности.

 

Должен ли я хранить бумажные копии форм сотрудников, если они доступны в электронном виде?

Вам не нужно распечатывать специальную бумажную версию документа, если вы можете получить к ней доступ онлайн. Делаете ли вы это, зависит от личных предпочтений и удобства.

 

Как долго вы должны хранить форму I-9 предыдущего сотрудника?

Вы должны хранить эту форму не менее трех лет с даты приема на работу или один год после даты увольнения сотрудника.

 

Как долго работодатели должны хранить записи о сотрудниках?

В бюллетене за прошлый месяц была рассмотрена необходимость сохранения различных записей о сотрудниках. Поскольку мы получили пару электронных писем с вопросами на , как долго должны храниться эти записи, мы подумали, что это хорошая тема для бюллетеней этого месяца. Естественно, однозначного ответа нет. Продолжительность времени, в течение которого вы должны хранить записи, зависит от типа используемых записей.

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) :

В соответствии с FLSA требования к ведению документации: два года или три года в зависимости от типа записи:

• Дополнительные основные записи, ( т. е. основные записи о занятости и заработной плате и таблицы ставок заработной платы), записи о заказах, отгрузке и выставлении счетов, а также записи о надбавках или вычетах из выплачиваемой заработной платы должны храниться в течение двух лет .
• Записи о заработной плате, сертификаты, соглашения, планы, уведомления, а также записи о продажах и покупках должны храниться в течение трех лет .

Закон о гражданских правах 1964 г., раздел VII, Закон о возрастной дискриминации при приеме на работу (ADEA) и Закон об американцах-инвалидах (ADA) :

В соответствии с Законом о гражданских правах 1964 г. , раздел VII, и ADA, работодатели не менее чем с пятнадцатью сотрудниками должны сохранять заявления и другие кадровые записи, касающиеся найма, повторного найма, тестов, используемых при приеме на работу, продвижения по службе, переводов, понижений в должности, отбора для обучения, увольнения, отзыва, прекращения увольнения в течение одного года с момента внесения записи или принять кадровые меры.

ADEA требует сохранения одних и тех же записей для в течение одного года для работодателей с двадцатью или более сотрудниками.

Раздел VII и ADA требуют, чтобы основные демографические данные сотрудников, ставки заработной платы и записи о еженедельных выплатах сохранялись не менее одного года .

Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA) :

Закон FMLA требует сохранения определенных записей в отношении платежной ведомости и демографической информации, а также информации, касающейся отпуска отдельного сотрудника в течение трех лет .

Закон о безопасности и гигиене труда (OSHA) :

OSHA требует, чтобы записи о производственных травмах и заболеваниях хранились в течение пяти лет . Работодатели также обязаны заполнять и публиковать годовой отчет.

Кроме того, записи, относящиеся к медицинским осмотрам, тридцати годам после прекращения трудовых отношений, а также к воздействию токсичных веществ и патогенов, передающихся через кровь, должны храниться.

ESKRIDGE & ASSOCIATES, адвокаты, с которыми можно связаться по телефону (310/792-7021), по факсу (310/792-7022) или по электронной почте ( geskridge@ealaw.сеть или [email protected] ). Пожалуйста, посетите наш веб-сайт по адресу ealaw.net или ploymentattorneys.net .

Соблюдение требований по ведению учета сотрудников

Быть владельцем бизнеса может быть чрезвычайно полезным и в то же время напряженным. У вас есть преимущество в том, что вы управляете успешной компанией, но владение бизнесом влечет за собой многочисленные обязанности. Одна из вещей, на которую вы должны обратить внимание, когда вы владеете бизнесом, — это то, как вы ведете учет, в частности, ваших сотрудников' записи.Есть множество законов и правил, которым вы должны следовать, если у вас есть бизнес, и есть законы о ведении учета сотрудников. Важно, чтобы вы соблюдали эти правила, чтобы у вас не было проблем с правительством.

Ведение личных дел

Личная информация каждого сотрудника ведется в личном деле. Элементы, которые следует хранить и обновлять в личном деле, включают:

• Имя сотрудника и личная информация;
• Заявления о приеме на работу;
• Резюме;
• Предложения о трудоустройстве;
• Формы для связи в экстренных случаях;
• Документы, связанные с выполнением работы;
• Любые предупреждения и формальная дисциплина; и
• Отдельные документы, такие как выходные собеседования и заявления об увольнении.

Комиссия США по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве (EEOC) утверждает, что все кадровые документы сотрудников должны храниться в течение одного года после увольнения или увольнения сотрудника.

Файлы расчета заработной платы

Файл платежной ведомости сотрудника должен содержать любую и всю информацию, относящуюся к его истории компенсаций и правительственным файлам. Элементы в файле платежной ведомости должны включать:

• Изменения компенсации;
• Наложение ареста на заработную плату;
• Табель учета рабочего времени;
• Разрешения на прямые депозиты;
• W-2с;
• W-4с; и
• Информация о вознаграждениях работникам.

В соответствии с Законом о дискриминации по возрасту при приеме на работу (ADEA) и Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) платежные ведомости сотрудников должны храниться не менее трех лет.

Медицинские файлы

Закон об американцах-инвалидах (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников хранились отдельно от личных дел. Медицинская карта должна включать информацию об истории болезни работника и содержать такую ​​информацию, как:

• Медицинские осмотры;
• Бланки заявления на пособие по инвалидности;
• Записки врача;
• Запросы на размещение ADA;
• История компенсации работникам;
• Результаты тестов на наркотики/алкоголь;
• Регистрация медицинского страхования; и
• Уведомления и формы COBRA.

Свяжитесь с адвокатом работодателя в штате Иллинойс сегодня

Ведение документации является основой любого хорошо организованного бизнеса. Если вы считаете, что не соблюдаете правила ведения документации, поговорите с юристом-работодателем в Шаумбурге, штат Иллинойс. Если вас когда-либо проверяли или вам нужно доказать, что вы соблюдаете различные законы о занятости, хорошие записи имеют решающее значение. Позвоните в юридическую фирму Миллера, шт. по телефону 847-995-1205, чтобы записаться на бесплатную консультацию.

Источники:

https://www.eeoc.gov/employers/recordkeeping.cfm

https://www.thebalancecareers.com/employee-records-1918109

https://www.dol.gov/general/topic/wages/wagesrecordkeeping

Хранение кадровой документации | Информационные бюллетени

Для многих видов кадровой документации не существует определенного срока хранения: работодатель сам решает, как долго их хранить. Различные организации принимают очень разные решения о сроках хранения.Работодатели должны учитывать, какой для них необходим период хранения в зависимости от типа записи.

Рекомендации в этом информационном бюллетене основаны на сроках подачи потенциальных исков в трибунал Великобритании или гражданских исков. Период часто является вопросом суждения, а не однозначного правильного ответа. Например, некоторые ответственные за делопроизводство в организациях государственного сектора рекомендуют хранить учетные записи сотрудников до достижения ими 100-летнего возраста, особенно для пенсионных целей.

Работодатели должны всегда проверять продолжительность хранения личных данных, учитывать их цель при принятии решения о том, как долго их хранить, а также обновлять, архивировать или безопасно удалять информацию, если она устаревает.Также важно помнить, что конфиденциальные данные, например, записи о болезни, должны быть удалены, где это возможно, идентифицирующей личность информации (псевдонимизация).

Закон Великобритании об ограничении ответственности 1980 года устанавливает 6-летний срок для начала многих судебных разбирательств. Поэтому, если документы могут иметь отношение к договорной претензии, рекомендуется хранить их в течение как минимум соответствующего 6-летнего периода. В соответствии с тем же законом срок рассмотрения дел о диффамации составляет один год, хотя в некоторых случаях этот срок продлевался.Заявления о клевете могут относиться к ссылкам или заметкам об интервью.

Типы записей

Актуарные отчеты об оценке

• Рекомендуемый срок хранения: Постоянно.

Оценки в соответствии с правилами техники безопасности и охраны труда и протоколы консультаций с представителями и комитетами по безопасности . К ним относятся оценки риска COVID-19.

• Рекомендуемый срок хранения: Постоянно. Оценки рисков COVID-19 следует сохранять до тех пор, пока они остаются актуальными.

Коллективные договоры

• Рекомендуемый срок хранения: 6 лет после окончания действия договора.

Записи о прививках от COVID-19 – прививочный статус – это данные «особой категории», требующие дополнительной защиты. В соответствии с DPA и GDPR работодатели могут хранить эти данные только по уважительной причине и при наличии законных оснований для их обработки. Для большинства работодателей «законные интересы» являются подходящей причиной, а «условием для обработки», скорее всего, будет состояние занятости или состояние здоровья населения.Статус вакцинации является конфиденциальным и раскрывается только по серьезной причине, связанной со здоровьем, например, чтобы не допустить встречи непривитых сотрудников с уязвимыми людьми, где это возможно.

• Рекомендуемый срок хранения: Ожидается, что особое законодательство будет регулировать сертификацию статуса covid. Пока неизвестно, будет ли это охватывать ведение документации, поскольку ожидается, что приложение NHS будет использоваться в качестве сертификата статуса вакцинации против COVID-19. Работодатели могут решить вести учет, если они проверяют статус сотрудников.На данный момент логично вести записи в течение 6 лет, чтобы отразить период, в течение которого другой сотрудник может заявить, что работодатель не позаботился об их здоровье и безопасности. Если вакцинация станет ежегодной, работодателям может потребоваться вести записи только в течение года до следующей вакцинации. Ситуация все еще развивается. Если пандемия полностью отступит, основания для хранения данных могут измениться.

Запись с камер видеонаблюдения

• Рекомендуемый срок хранения: Запись с камер видеонаблюдения может иметь отношение к дисциплинарному делу или несправедливому увольнению.Рекомендуемая практика хранения в офисе Комиссара по информации (ICO) составляет 6 месяцев после любого официального решения или апелляции.

Вождение преступлений

• • 9
    • Рекомендуемый срок хранения: ДОЛЖНЫ быть удалены После того, как убежденность потрачена в соответствии с реабилитацией правонарушителей 1974 года.

    Гибкие рабочие запросы

    • Рекомендуемый период хранения: 18 месяцев после подачи апелляции.Это связано с тем, что дальнейший запрос не может быть сделан в течение 12 месяцев после запроса, а также с учетом 6-месячного периода исковой давности в суде.

    Разрешения Налогового управления/HMRC

    • Рекомендуемый срок хранения: Постоянно.

    Информация о покупке денег

    • Рекомендуемый срок хранения: 6 лет после передачи или получения стоимости.

    Отпуск по уходу за ребенком

    • Рекомендуемый срок хранения:  18 лет со дня рождения ребенка.

    Пенсионные записи

    • Рекомендуемый срок хранения: 12 лет после прекращения выплаты пособия.

    Инвестиционные полисы пенсионной схемы

    • Рекомендуемый срок хранения: 12 лет с момента окончания выплаты любого пособия по полису.

    Личные дела и записи об обучении (включая официальные дисциплинарные записи и учет рабочего времени)

    • Рекомендуемый срок хранения: 6 лет после увольнения, но обратите внимание, что может быть неразумно ссылаться на просроченные предупреждения после двух лет прошло.

    Бланки заявлений о приеме на работу и протоколы собеседований (для не прошедших отбор кандидатов)

    • Рекомендуемый срок хранения: От 6 месяцев до года. Из-за временных ограничений в различных законах о дискриминации минимальный срок хранения записей, касающихся рекламы вакансий и заявлений о приеме на работу, должен составлять не менее 6 месяцев. Год может быть более целесообразным, так как сроки предъявления претензий могут быть продлены. Документы успешных соискателей в любом случае будут переданы в личное дело.

    Сведения об увольнении, расчеты выплат, возмещения, уведомление государственного секретаря

    • Рекомендуемый срок хранения: 6 лет с даты увольнения.

    Справочные материалы

    • Рекомендуемый срок хранения: Не менее одного года после предоставления ссылки для соблюдения срока давности для исков о диффамации.

    Право на работу в Великобритании Чеки

    • Рекомендуемый срок хранения: Министерству внутренних дел рекомендуется 2 года после увольнения.

    Записи старших руководителей (т. е. из группы высшего руководства или их эквивалентов)

    • Рекомендуемый срок хранения: Некоторые записи могут понадобиться постоянно для исторических целей. Сохраняйте личные записи, служебные аттестации, трудовые договоры и т. д. в течение 6 лет после увольнения сотрудника, чтобы отразить основной срок исковой давности. Другие сроки хранения зависят от записей — данные могут включать документы о регистрации компании, пакете акций, резолюциях, меморандумах и статьях, годовых отчетах, реестре интересов директоров, документах по акциям, счетах, политике ответственности, документах пенсионного плана и т. д., большинство из которых должно быть сохраняется навсегда.

    Учетные записи, расчеты, справки, самосправки, отчеты о гигиене труда . Также претензий SSP, связанных с COVID-19, , в том числе: даты, когда сотрудник не болел, какие из этих дат были квалификационными днями, причина, по которой они сказали, что не работают, номер национального страхования сотрудника.

    • Рекомендуемый срок хранения: Постановление о выплате по болезни (ведение записей) (аннулирование) 2014 г. (SI 2014/55) отменило прежнее обязательство работодателей вести эти записи.Хотя конкретного установленного законом периода хранения больше нет, работодатели по-прежнему должны вести записи о болезни, чтобы наилучшим образом соответствовать потребностям своего бизнеса. Желательно вести учет в течение как минимум 6 месяцев после окончания периода отпуска по болезни в случае заявления о дискриминации по инвалидности. Однако, если есть иск о телесных повреждениях, ограничение составляет 3 года. Если есть договорная претензия о нарушении трудового договора, может быть безопаснее хранить записи в течение 6 лет после прекращения работы. Работодатели должны вести учет SSP, выплаченных из-за COVID-19, поскольку его можно потребовать обратно в HMRC в течение 3 лет после окончания налогового года.HMRC может запросить записи.

    Прекращение трудовых отношений , например досрочный выход на пенсию, увольнение или смерть на службе

    • Рекомендуемый срок хранения: Не менее 6 лет, хотя согласно графику удержания ICO предлагается до достижения работником возраста 100 лет. Положения и условия, включая предложения, письменные сведения и варианты
      • Рекомендуемый срок хранения: Пересмотреть через 6 лет после увольнения или отмены условий.

      Табель учета рабочего времени

      • Рекомендуемый срок хранения: 2 года после аудита.

      Профсоюзные соглашения

      • Рекомендуемый срок хранения: 10 лет после прекращения действия.

      Доверительные отношения и правила

      • Рекомендуемый срок хранения: Постоянно.

      Протоколы доверенных лиц

      • Рекомендуемый срок хранения: Постоянно.

      Протокол рабочего совета

      • Рекомендуемый срок хранения: Постоянно.

      Когда удалять данные уволенных сотрудников

      Когда отношения сотрудников подходят к концу, возникает большой соблазн избавиться от их личных дел. Тем не менее, у вас по-прежнему есть юридическое обязательство хранить и защищать учетные записи уволенных сотрудников.

      Ведение документации является жизненно важной частью обязанностей отдела кадров.Как работодатель, вы обязаны продолжать защищать конфиденциальную информацию вашего бывшего сотрудника, независимо от обстоятельств увольнения, и обеспечивать доступность записей. Правила также предписывают соблюдение графиков хранения для различных категорий документов. Сюда входят записи об увольнении, которые необходимо хранить в личном деле сотрудника.

      Итак, давайте углубимся в то, как отдел кадров должен хранить данные об уволенных сотрудниках, начнем с объяснения того, что означает увольнение с точки зрения отдела кадров.

      Что такое завершение?

      Для непрофессионала, если сотрудник уволен, он уволен. Однако определение HR несколько шире. Увольнение используется для обозначения любого увольнения сотрудников, включая как добровольные, так и вынужденные увольнения и выход на пенсию. Таким образом, увольнение не подразумевает и не должно подразумевать каких-либо враждебных отношений между вами и вашим бывшим сотрудником.

      Во многих случаях это означает, что ваш сотрудник будет обращаться к вам за рекомендациями в будущем; хранение записей помогает в этом.

      Элементы для хранения в личных делах

      У каждого сотрудника есть личное дело, которое помогает вам хранить их записи вместе. В наши дни эти файлы, как правило, электронные, но они также могут быть и физическими. У долгосрочных сотрудников может быть как физический, так и электронный файл.

      В личном деле необходимо хранить:

      • Первоначальная заявка и резюме
      • Оригинальное письмо-предложение
      • Подтверждение руководства и политик для сотрудников
      • Формы экстренного уведомления
      • Записи, связанные с работой, переводами и продвижением по службе
      • История компенсаций
      • Аттестации и награды
      • Предупреждения и дисциплинарные замечания
      • Записи о посещаемости
      • Посещение и завершение обучения
      • Любые специальные соглашения, такие как NDA
      • Выйти из записей интервью
      • Контрольные листы разделения
      • Заявления об увольнении
      • Документы по безработице
      • Любые соглашения о раздельном проживании
      • Вся корреспонденция и записи, связанные с расставанием

      Как видите, все записи, связанные с увольнением, также должны храниться в личном деле. Если есть шанс, что сотрудник вернется в будущем, файлы должны быть сохранены, чтобы облегчить всем жизнь. Кроме того, бывшие сотрудники могут иметь право доступа к своим личным файлам и потенциальному копированию элементов из них.

      Некоторые записи необходимо хранить отдельно. Медицинские записи, регулируемые HIPAA, должны храниться отдельно от личного дела, чтобы ограничить доступ к ним. То же самое касается финансовых данных, которые включают данные о заработной плате и покрываются FCRA. Иммиграционные записи также должны быть разделены.

      В дополнение к потенциальному удобству использования данных в будущем, в соответствии с FLSA существуют требования к ведению документации.

      Требования FLSA к ведению документации для сотрудников, не освобожденных от налогов

      Чтобы сотрудники, не освобожденные от налога, получали сверхурочную работу в соответствии с требованиями, FLSA предъявляет ряд довольно жестких требований к ведению учета, включая учет рабочего времени, основу оплаты и их сверхурочную работу. Существуют правила о том, как долго должны храниться записи. К ним относятся:

      • Три года для учета заработной платы, коллективных договоров и учета продаж и покупок.Сюда входят платежные ведомости уволенных сотрудников
      .
      • Три года на личную информацию о работнике
      • Два года для записей, на которых основан расчет заработной платы

      Для простоты проще всего хранить личные дела всех уволенных сотрудников в течение трех лет. В некоторых случаях может потребоваться сохранить файл или часть файла на более длительный срок. HR должен установить конкретные правила хранения записей, чтобы гарантировать, что все находятся на одной странице, а файлы не удаляются преждевременно.

      Требования к ведению записей EEOC

      Комиссия по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве также предъявляет требования к хранению документации. В частности, они требуют, чтобы все кадровые документы хранились в течение одного года для работодателей, подпадающих под действие федеральных антидискриминационных законов. Если работник уволен по собственному желанию, то его записи должны храниться в течение одного года с этой даты.

      Эти требования ниже, чем FLSA, но распространяются на всех сотрудников, независимо от статуса освобожденных или не освобожденных.Если против вас выдвинуто обвинение в EEOC, все записи, касающиеся расследуемых вопросов, должны сохраняться до полного разрешения дела.

      Вы должны хранить записи в течение минимального периода времени, требуемого этими законами. Также возможно, что в соответствии с законодательством штата существуют требования к хранению, о которых вам нужно беспокоиться.

      Тем не менее, вы также не должны хранить файлы сотрудников вечно. В доцифровые дни это был вопрос пространства. Теперь это вопрос безопасности; кибер-воры не могут украсть данные, которые вы не сохраняете, что снижает вашу ответственность перед бывшими сотрудниками в случае взлома.

      Крайне важно правильно хранить и удалять информацию о сотрудниках. Таким образом, лучше хранить эти записи в защищенной системе HRIS, чтобы сэкономить место и повысить безопасность. Хранение записей может быть сложным делом. Работа с PEO может помочь вам следовать рекомендациям по хранению документации и предоставить вам ИТ-поддержку, необходимую для запуска надежной системы HRIS и обеспечения безопасности ваших записей о сотрудниках. Посетите наш блог для получения дополнительной информации.

      Рекомендации по сохранению документации сотрудников | Главная | Вашингтонская юридическая фирма

      Оливия Э.Гонсалес | Связанные практики: трудоустройство и бизнес

      Загрузить краткое руководство по законам о сохранении трудовой книжки

      Законы и статуты о хранении трудовой книжки различаются, что усложняет и удорожает их отслеживание. Вот несколько советов и рекомендаций, которые помогут вам соответствовать требованиям:

      Сохраняйте личные дела не менее семи лет

      • Многие законодательные акты определяют продолжительность хранения определенных записей.Самый длинный срок исковой давности составляет шесть лет по контракту претензии. Таким образом, работодатели должны хранить записи о сотрудниках не менее 90 123 семи лет 90 124 с даты увольнения работника.
      • Ведите отдельный файл для медицинских записей и медицинской информации; это включает информацию и документы, касающиеся компенсации работникам, Закона об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни, а также Закона об американцах-инвалидах.
      • Когда сотрудника обвиняют в неправомерном поведении, документы, относящиеся к расследованию работодателя, должны храниться в отдельном конфиденциальном файле.Дисциплинарные и следственные записи включают предупреждения, отстранения, служебные записки, документирующие предупреждения, и любые письменные заявления от сотрудника.

      Разрешить сотрудникам просматривать свои кадровые записи не реже одного раза в год

      • Вашингтон разрешает сотрудникам проверять свои кадровые записи не реже одного раза в год.
      • Работник не может требовать от работодателя удаления или изменения каких-либо записей, но имеет право дополнять или опровергать информацию в личном деле во время работы и в течение двух лет после увольнения работника.
      • Политика проверки может распространяться на бывших сотрудников. Департамент труда и промышленности предусматривает, что сотрудники сохраняют за собой право проверки в течение двух лет после увольнения с работы. Административная политика Министерства труда и промышленности Вашингтона ES.C.7 (2 января 2002 г.).
      • Нет права доступа к записям, относящимся к уголовному расследованию, или к записям, составленным в рамках подготовки к существующему или потенциальному судебному процессу, которые не были бы доступны другой стороне (включая сотрудника) в соответствии с применимыми правилами раскрытия информации.

      Служба иммиграции и натурализации Форма I-9

      • Должны храниться в таком месте и таким образом, чтобы работодатель мог предъявить их для проверки в течение трех дней с момента запроса на проверку или аудит.
      • Записи могут храниться в электронном виде, но Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) предъявляет строгие требования к такому хранению для обеспечения конфиденциальности и безопасности данных, содержащихся в записях, а также для защиты от любого вмешательства и отслеживания.
      • Проконсультируйтесь с юристом, если вы хотите хранить формы I-9 и подтверждающие документы в электронном виде, чтобы обеспечить соответствие стандартам USCIS.
      • Кроме того, имейте в виду, что государственные подрядчики имеют дополнительные требования к ведению документации в соответствии с Законом о реабилитации и Законом о ветеранах.

      Утилизация личных дел

      Уничтожая персональные записи, делайте это, сохраняя безопасность и конфиденциальность личной информации, включая финансовую информацию и информацию о состоянии здоровья, номера социального страхования, номера счетов и налоговые идентификационные номера.

      Как долго работодатели должны хранить записи о сотрудниках в США?

      Хорошее ведение документации необходимо для вашего бизнеса. Вести учет не только разумно, но и по закону от вас может потребоваться иметь под рукой документы сотрудников. Поскольку продолжительность времени, в течение которого вам нужны эти записи, часто регулируется законом, решение о том, как долго их хранить, часто является вопросом соблюдения законодательства.

      Когда вы выходите на новый рынок, рекомендуется убедиться, что политика ведения документации вашей компании соответствует местному законодательству.

      Как долго работодатели должны хранить записи о сотрудниках в США? Это один из самых распространенных вопросов для работодателей, выходящих на американский рынок. Ответ в некоторой степени зависит от того, о каких записях вы говорите.

      Как долго работодатели должны хранить записи о сотрудниках?

      Простой ответ на этот вопрос: вы должны хранить записи о сотрудниках до тех пор, пока это предусмотрено законом.

      Некоторые работодатели могут предпочесть хранить записи о сотрудниках дольше установленного законом минимума. Убедитесь, что вы не нарушаете никаких законов, делая это.Новые законы о данных, аналогичные Общему регламенту по защите данных в ЕС, могут повлиять на максимальную продолжительность хранения записей.

      Другие работодатели хотят избавиться от записей как можно скорее. Если вы храните бумажные файлы, они могут загромождать офис. Даже цифровые файлы занимают место на ваших жестких дисках.

      Что конкретно говорится в законах США о ведении учета сотрудников? Для начисления заработной платы минимальный срок составляет три года. Сюда входят сотрудники, уволившиеся с вами.

      Записи о приеме на работу должны храниться не менее года после того, как вы сделали предложение о приеме на работу. Если вы проводите тестирование на наркотики в процессе приема на работу или в любой другой момент работы, вам необходимо хранить записи о тестах в течение как минимум одного года.

      Другие отчетные периоды

      Как долго работодатели должны хранить записи сотрудников о других событиях, таких как льготы или просьбы об отпуске?

      Вам придется хранить записи о пособиях и пенсионных планах в два раза дольше, чем записи о заработной плате.Минимальный срок, в течение которого вы должны хранить их в файле, составляет шесть лет.

      Если сотрудник делает запрос в соответствии с Законом об отпуске по болезни семьи (FMLA), вы должны хранить записи в течение трех лет. Вы должны сохранить бумажный след, даже если вы отклоняете запрос. Всегда тщательно документируйте листья, которые используются с перерывами.

      Форма

      I-9 должна храниться в течение трех лет после того, как вы наняли сотрудника, или до одного года после того, как он уволился с вами. Постарайтесь хранить эту форму отдельно от личных дел.

      В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах вам также необходимо вести коллективные договоры и служебные аттестации. Они должны сохраняться в течение двух лет после увольнения работника.

      Другие законы, о которых нужно знать

      Большинство законов о ведении учета являются федеральными, но отдельные штаты также могут применять свои собственные правила. Например, в Техасе вам может потребоваться хранить информацию о заработной плате и налогах до четырех лет.

      Вы захотите пересмотреть свои обязательства по ведению документации в соответствии с законодательством штата.

      Другие законы также могут влиять на ведение записей. Например, Комиссия США по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы работодатели хранили все трудовые книжки в течение как минимум одного года после увольнения работника.

      Если вы соблюдаете правила в отношении заработной платы и записей FMLA, вы должны соблюдать это требование. Вы можете перепроверить список записей, которые, по мнению EEOC, вам необходимо держать под рукой.

      Еще один отличный пример — тестирование на наркотики. Некоторые тесты на наркотики подпадают под обычные правила ведения кадрового учета.Однако если работа связана с транспортом, вам необходимо хранить эти записи в течение пяти лет в соответствии с правилами Министерства транспорта.

      Как видите, однозначного ответа на вопрос «Как долго работодатели должны хранить документы о сотрудниках?» не существует. Это зависит от записи, закона и многих других факторов. Если вы не уверены, вы всегда можете обратиться за помощью в профессиональную организацию работодателей (PEO).