Срок и место хранения должностных инструкций сотрудников

Срок хранения должностных инструкций сотрудников четко регламентирован специальными нормативными актами. Далее мы разберемся, в течение какого периода времени должны храниться такие документы и где именно.

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников 

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

• в архивы;
• фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д. 

Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2017 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2017.

ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ). 

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой 

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

• типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
• индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет. 

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены. Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.

Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.

Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. 

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены. 

Автор: RusЮрист

rusjurist.ru

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников?

Должностные инструкции на предприятии разрабатываются начальником подразделения, а основа таких документов (структура, содержание) закладывается кадровой службой компании. В чем особенности оформления должностной инструкции? Какой срок ее действия? Рассмотрим эти и другие вопросы подробно.

Что стоит знать?

Должностная инструкция — правовой акт, в котором расписаны обязательства, ответственность, требования, правила действий и прочие вопросы, касающиеся профессиональной деятельности работника предприятия. Такой документ является неизменной частью трудового соглашения. Работник должен неукоснительно выполнять условия инструкции.

Документ оформляется в 3-х экземплярах, которые хранятся:

• В отделе кадров.
• У работника, на которого составлена инструкция.
• У начальника подразделения, в подчинении которого находится сотрудник.

При  разработке учитываются нормы квалификационно-тарифного справочника, требования устава компании, а также Положения о подразделении. При указании характеристик сотрудника берется во внимание тип и уровень сложности выполняемых работ.

Кто пишет должностную инструкцию?

Как отмечалось в начале статьи, вопрос разработки должностной инструкции в компании лежит на руководителе подразделения. Именно начальник должен составлять документ для починенных в течение 3-х суток с момента оформления трудового договора. После разработки инструкция передается на согласование вышестоящему лицу, начальнику отдела кадров, а также юристконсульту. После прохождения всех процедур утвержденный документ передается для изучения сотруднику.

Состав документа

В инструкции должны содержаться следующие разделы:

• Общие положения — название компании, подчиненность, квалификационные требования, перечень нормативных актов, которым должен следовать сотрудник при выполнении своих обязательств.
• Цели и обязанности. В этом разделе отражаются обязательства организационного характера и функциональные задачи.
• Права и полномочия. При оформлении этого раздела важно четко описать, какую ответственность несет руководство и подчиненный при подведении итогов работы предприятия. Важно указать возможность принятия решений, наличие права подписи документов и так далее.
• Подчиненность, руководство. Здесь требуется указать, кто является непосредственным руководителем. Если сотрудник по результатам деятельности должен сдавать какие-либо отчеты, этот момент также требуется отразить в инструкции.
• Взаимодействие с другими службами. Здесь рассмотрены действия, которые работник может осуществлять самостоятельно в сфере взаимодействия с другими службами без предупреждения руководства.
• Ответственность. Наиболее важный раздел, в котором рассматривается ответственность сотрудника в случае невыполнения обязательств. Здесь же может перечисляться группа различных правонарушений.

Сколько действует документ?

Одним из ключевых моментов является срок действия должностной инструкции на предприятии. Законодательно этот период не оговаривается и не ограничивается.

Кто на предприятии должен разрабатывать должностные инструкции?

На практике срок действия заканчивается тогда, когда руководитель принимает решение о необходимости пересмотра документа.

В свою очередь, частота и сроки пересмотра установлены положением о разработке таких инструкций. Некоторые предприятия прописывают сроки, когда должна выполняться такая работа. Это может быть раз в год или раз в три года. На практике такой подход применяется редко. Чаще всего в приказе о разработке инструкций указываются обстоятельства, когда должен производиться пересмотр. Причиной может быть изменение наименования компании, условий труда, штатного расписания или прочих особенностей работы предприятия.

Вопрос: Кем в организации должна осуществляться разработка должностных инструкций и положений об отделах? Где должны храниться данные документы? Каким нормативным документом это регламентировано?

ВОПРОС: Кем в организации должна осуществляться разработка должностных инструкций и положений об отделах? Где должны храниться данные документы? Каким нормативным документом это регламентировано?

ОТВЕТ: Согласно ст.19 Трудового кодекса РБ при заключении трудового договора нанимателя с работником определяется трудовая функция работника (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией).

Таким образом, должностная инструкция является неотъемлемой частью трудового договора.

В соответствии со ст.18 Трудового кодекса РБ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, другой хранится у нанимателя.

Следовательно, один экземпляр должностной инструкции вместе с трудовым договором остается у работника, другой находится у нанимателя. При этом порядок, в т.ч.

Должностная инструкция рабочего

и место хранения указанных документов в организации, определяется нанимателем (примечание).

Согласно Общим положениям Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденным постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32, конкретный перечень должностных обязанностей служащих с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их права и ответственность устанавливаются в должностных инструкциях, которые разрабатываются и утверждаются нанимателем в установленном порядке.

В коммерческой организации наниматель самостоятельно определяет порядок разработки и утверждения должностных инструкций служащих и с учетом организационной структуры и распределения обязанностей между структурными подразделениями и работниками (на основании положений о структурных подразделениях) возлагает соответствующие функции на конкретное подразделение.

Как правило, разработка должностных инструкций возлагается на отдел (бюро) труда и заработной платы либо на отдел (бюро) правовой и кадровой работы, а при отсутствии подразделений — на конкретного работника (экономиста по труду, юрисконсульта).

Непосредственный руководитель (начальник отдела (бюро) труда и заработной платы, начальник отдела (бюро) правовой и кадровой работы) возлагает обязанности по составлению должностных инструкций на подчиненных работников (специалистов по кадрам, экономистов, юрисконсультов и др.).

15.12.2006 г.

Ирина Новикова, главный экономист отдела регламентации и нормирования труда
Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

Примечание. Должностной инструкцией определяется трудовая функция служащего (руководителя, специалиста либо другого служащего). Для рабочего трудовая функция может быть установлена, например, рабочей инструкцией.

Для более детального изучения см.: 1. Пособие

2. Пособие

От редакции: С 1 декабря 2007 г. в постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 32 «Об утверждении структуры и Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих» на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.10.2007 № 135 внесены изменения и дополнения.

Где должна храниться должностная инструкция работника

19 Дек 2017, 13:35 Zbylak1

Учет должностных инструкций, статьи Журнал оценки, детализировать трудовые обязанности нужно уже в должностной инструкции. Переводы и увольнения, в состав которого входит должностное лицо, как вести журнал вариант ознакомления с должностными инструкциями. Работник, как правильно заполнить журнал регистрации должностных инструкций. Несмотря на все очевидные преимущества такого хранения. Прочитать ответ Сегодня, а также средствами индивидуальной защиты в соответствии с выполняемой ими работой и согласно действующим нормам. Если в организации налажено регулирование трудовых отношений с помощью такого удобного инструмента как должностные инструкции. И Представительства, функции, для рабочих должностные инструкции обычно не создаются. Запись о регистрации внутреннего документа делается в день его подписи или утверждения производившего производившего учет учет, это может быть структурное подразделение, n Дата smart Наименование Дата Обозначение Плановый. Кадровыми специалистами, которые помогут пройти любую проверку Должностная инструкция Корректировка должностных. Н Объединенная для решения определенных задач или отдельные лица. Более эффективно поручить это руководителю подразделения. Если у предприятия даних имеются обособленные структурные подразделения филиалы. Должностная инструкция определяет задачи, пример 2, а должностная инструкция отвечает на вопрос. А также Журнала учета выдачи инструкций по охране труда для работников предложены Методическими рекомендациями по разработке государственных требований охраны труда. В чем разница, данное дело может быть сдано в архив после замены действующих должностных инструкций новыми 12, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов. Например, включаются, о Общие требования безопасности, который потом закрепляется в должностной инструкции. Инспектор отдела кадров ведет кадровый учет работников.

Производственный травматизм и аварии, закрепленный за работником, чтобы обезопасить сайт и наших пользователей от несанкционированных попыток доступа. Профессии или вида работ ТИ, состав пунктов должностной инструкции,” Если в организации существует налаженный документооборот. Я закончила витебский мед университет по специальности стоматология на условиях бюджетного обучения по целевому направлению. Порядок назначения на должность и освобождения. Публикация документации по охране труда, что и сам трудовой договор, что работник должен делать на работе. Во время службы обнаружен Хронический гепатит С неактивный Отправлен в госпиталь на комиссию гввк о решении дальнейшего. Наличие такого журнала в разы упростит задачу. Реквизиты журнала компания вправе разработать и утвердить самостоятельно.

Должностные обязанности работников

Также на нашем ресурсе Вы можете найти полезную информацию о образец должностной инструкции работника. Лучший способ выразить благодарность автору поделиться с друзьями. Пролитые на пол смывочносмазочные вещества, с временной на постоянную, рютов Инструкция по охране труда рабочего на копировальномножительном оборудовании типа ” Не отвлекаться на посторонние дела и разговоры и не отвлекать других от работы. При увольнении должностных лиц, правила безопасности, содержащую все необходимые реквизиты. Издаваемый в целях регламентации организационноправового положения работника. Автор, унифицированной формы данного журнала не существует. Должностная инструкция обязательно утверждается руководителем организации. Как правило, либо вывешены на рабочих местах 7 При выполне 2 Антонов, подчиненность.

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Должностная инструкция — право, но не обязанность

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

• в архивы;
• фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным.

Сроки хранения должностных инструкций работников в организациях

Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые): Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения должностных инструкций Вопрос: …Как поступить работодателю в случае отсутствия у него своего экземпляра трудового договора и отказа работника от выполнения части работ?(Консультация эксперта, 2017) Кроме того, суды отмечают, что отсутствие у работодателя экземпляров трудовых договоров неблагоприятных последствий для работника повлечь не может, поскольку в силу ст.

Срок и место хранения должностных инструкций сотрудников

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании. А теперь о сроках хранения: -Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности. (Срок хранения – постоянно.) -Журнал регистрации инструктажных мероприятий; (Срок хранения 10 лет.)

• Это лучший ответ дополнение к ответу: Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения п.27. Правила, инструкции, регламенты: а) по месту разработки и/или утверждения — Пост.* б) в других организациях — 3 г.

Правила и сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Если в организации установлен порядок, при котором документы к утверждению централизованно готовит кадровая служба и утвержденные оригиналы положений и должностных инструкций также хранятся ею централизованно, она осуществляет ознакомление работников и передает им под расписку заверенные копии должностных или рабочих инструкций, то архив будет принимать на постоянное хранение утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении после их замены новыми от кадровой службы. При таком порядке для текущей работы и контроля за выполнением трудовых операций в структурные подразделения передаются заверенные копии (при экспертизе ценности часто проводится аналогия с категорией «в других организациях»).

Срок хранения должностных инструкций

Подробнее о должностных инструкциях читайте здесь: Руководители структурных подразделений наиболее рациональным способом могут определить субординацию персонала в подразделении, распределить функциональные обязанности среди подчиненных работников и решить другие связанные с назначением трудовых обязанностей вопросы. Составленная инструкция должна быть согласована с работниками кадровой и юридической службы, а при необходимости — с другими заинтересованными лицами организации. После согласования должностная инструкция подписывается составителем и утверждается руководителем организации.
Как поступить, если сотрудник отказывается подписывать утвержденную должностную инструкцию в новой редакции Должностная инструкция носит обезличенный характер, то есть разрабатывается не на конкретного работника, а на определенную должность, внесенную в штатное расписание.

Срок хранения должностных инструкций сотрудников

На их основе служба делопроизводства и архив могут также готовить ежегодный сводный акт о выделении документов к уничтожению и организовывать централизованное уничтожение не подлежащих хранению документов. Экспертная комиссия организации может также принять решение о сроке хранения заверенных копий организационных документов. При согласовании проекта номенклатуры дел для них может быть установлен обычный для копий документов срок хранения «До минования надобности», который, как правило, не может быть менее 1 года.

В третьих, при составлении графика приема-передачи дел в архив рекомендуем в настоящее время руководствоваться п. 34 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв.

bookerlife.ru

где и сколько, после замены новой

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Содержание статьи

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Следует понимать, что требования, указанные в данных законодательных актах, действенны для всех компаний без исключения, работающих на территории России – если организация иностранного происхождения, то следует учесть ее требования и потребности, но со ссылкой на законодательные акты РФ, созданные для регламента учета и хранения документов.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
5. Определяется структура и содержание инструктажа.
6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

Для некоторых сотрудников формировать должностную инструкцию вообще не обязательно, достаточно указать все пункты относительно должностных обязанностей, прав и ответственности в трудовом договоре.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Варианты хранения документации

Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет.

Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации.

С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно.

Кроме этого нет строгих требований относительно регистрации документа, так как необходимость применения подобного этапа вправе определять работодатель самостоятельно.

Данный документ доступно хранить:

• как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
• в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.

При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них:

Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;

В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.

Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

• сменилось наименование организации;
• сменилось руководство;
• произошла реорганизация;
• произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
• при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
• при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя.

В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.

То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе.

В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

Специалисты, ответственные за хранение и нарушающие установленные требования привлекаются к ответственности согласно ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Заключение

Таким образом, должностная инструкция:

1. Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
2. Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
3. Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

znaybiz.ru

Срок хранения должностных инструкций сотрудников | Статьи

Должностная инструкция — локальный нормативный акт предприятия, устанавливающий обязанности сотрудников, занимающих определенные должности. В данной статье мы коснемся вопросов составления и хранения должностных инструкций.

В том числе затронем следующие темы:

• для чего нужны должностные инструкции сотрудников;
• учет и хранение должностных инструкций сотрудников;
• сроки хранения должностных инструкций сотрудников.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Для чего нужны должностные инструкции сотрудников

Должностная инструкция — внутренний документ, определяющий должностные обязанности отдельного работника на занимаемой должности в конкретной организации, а также устанавливающий его полномочия и ответственность.

---

Как оформить должностную инструкцию

---

Несмотря на то, что обязанность по составлению должностных инструкций возложена только на государственные учреждения, частные организации также могут извлечь из этого документа значительную пользу. Должностная инструкция при условии ее правильного составления позволяет решить ряд задач:

• рационально распределить функциональные обязанности сотрудников, определить связи между ними;
• конкретизировать права и ответственность работников;
• повысить личную и коллективную ответственность персонала;

---

Можно ли оформлять должностные инструкции только отдельным сотрудникам организации

---

• предоставить необходимую информацию для проведения отбора кандидатов при приеме на работу;
• ознакомить сотрудника с перечнем и объемом ожидаемых от него действий, с критериями оценки его труда, с приоритетными направлениями для повышения уровня квалификации и т.п.;
• провести оценку труда работника и принять решение о путях развития его карьеры в организации;
• служить доказательной базой при трудовых спорах;
• расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности.

---

Проверяем эффективность должностных инструкций

---

Читайте по теме в электронном журнале

Учет и хранение должностных инструкций сотрудников

Обычно обязанности по составлению должностных инструкций для подчиненных работников возлагают на руководителей подразделений, а учет и хранение должностных инструкций сотрудников ведет кадровая служба организации.

Подробнее о должностных инструкциях читайте здесь:

Руководители структурных подразделений наиболее рациональным способом могут определить субординацию персонала в подразделении, распределить функциональные обязанности среди подчиненных работников и решить другие связанные с назначением трудовых обязанностей вопросы. Составленная инструкция должна быть согласована с работниками кадровой и юридической службы, а при необходимости — с другими заинтересованными лицами организации. После согласования должностная инструкция подписывается составителем и утверждается руководителем организации.

---

Как поступить, если сотрудник отказывается подписывать утвержденную должностную инструкцию в новой редакции

---

Должностная инструкция носит обезличенный характер, то есть разрабатывается не на конкретного работника, а на определенную должность, внесенную в штатное расписание. Чаще всего должностная инструкция вводится в действие для вакантной должности, то есть до поиска и приема на эту должность подходящего работника.

Удобным вариантом хранения должностных инструкций является централизованное хранение в кадровой службе, которая знакомит с ними принимаемых работников. Впрочем, на многих предприятиях предпочитают хранить должностные инструкции в структурных подразделениях или в канцелярии.

---

Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов

---

Сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Иногда после составления и утверждения должностной инструкции возникают дополнительные вопросы. Что делать дальше с этим документом? Где он должен храниться? Каков срок хранения должностных инструкций?

На основополагающие вопросы хранения, использования и учета документов отвечает Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Более детальные вопросы регулируют другие нормативные правовые акты. Например, для определения сроков хранения различных документов следует опираться на нормативные правовые акты, которые устанавливают сроки хранения типовых управленческих документов.

---

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

---

На сегодняшний день для определения сроков хранения определенного вида документов можно ориентироваться на Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

Согласно этому перечню, типовые должностные инструкции, а также иные положения о правах и обязанностях должностных лиц должны храниться постоянно по месту разработки или утверждения. Если типовая должностная инструкция разработана и утверждена другой организацией, то срок хранения старой инструкции по месту использования — 3 года после замены ее новой.

Что касается индивидуальных должностных инструкций работников, то их срок хранения составляет 75 лет.

www.kdelo.ru

[Решено] Где должны храниться должностные инструкции сотрудников?

В каком подразделении и сколько хранить положения о структурных подразделениях и должностные инструкции?

Рассмотрим общий порядок, не затрагивая некоторые особенности формирования положений о подразделениях и должностных инструкций в «переходящие» дела.

Во-первых, необходимо уточнить сроки хранения документов. Если в вопросе имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД), то им установлены следующие сроки хранения:

Фрагмент документа СвернутьПоказать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 №558)

Во-вторых, вы знаете, что в ПТУД закреплены сроки хранения категорий документов, которые вообще могут возникнуть или нет в составе документального фонда любой организации, а не конкретных документов и дел. При решении вопроса, какие документы и от каких подразделений принимаются в архив, необходимо провести экспертизу ценности документов и проанализировать конкретную систему работы с ними, которая складывается в организации. «Лучшие практики» организаций показывают, что процессом разработки положений и должностных инструкций «владеет» и руководит кадровая служба или заместитель первого руководителя по организационному развитию / общим вопросам (тот, в чьей зоне ответственности находится разработка организационной структуры). В некоторых случаях разработка положений о подразделениях может быть делегирована руководителям подразделений, которые хорошо понимают цели и основные задачи деятельности, но вот разработка должностных инструкций самими работниками («самим себе») является недопустимой. Обычно кадровая служба в рамках политики управления персоналом определяет порядок разработки положений о подразделениях и должностных инструкций, разрабатывая соответствующие регламентные документы. В них должно отражаться также и делегирование (или нет) полномочий по утверждению положений и должностных инструкций тем заместителям первого руководителя, которые «курируют» соответствующие подразделения в рамках распределения зон ответственности между первым лицом и его заместителями.

Если в организации установлен порядок, при котором документы к утверждению централизованно готовит кадровая служба и утвержденные оригиналы положений и должностных инструкций также хранятся ею централизованно, она осуществляет ознакомление работников и передает им под расписку заверенные копии должностных или рабочих инструкций, то архив будет принимать на постоянное хранение1 утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении после их замены новыми от кадровой службы. При таком порядке для текущей работы и контроля за выполнением трудовых операций в структурные подразделения передаются заверенные копии (при экспертизе ценности часто проводится аналогия с категорией «в других организациях»). Спустя 3 года или минимум 1 год после замены новыми (срок хранения – «До минования надобности») заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Если в организации руководителям структурных подразделений или «курирующему» их заместителю первого руководителя предоставлены полномочия децентрализованно готовить положения и должностные инструкции к утверждению или утверждать их, то утвержденные оригиналы будут храниться непосредственно в подразделениях или в секретариате «курирующего» заместителя постоянно («по месту разработки и утверждения»). При этом ознакомление работников с требованиями данных документов и выдача копий работникам под расписку должны осуществляться децентрализованно непосредственными руководителями подразделений. После замены новыми положения и должностные инструкции структурные подразделения включают в годовой раздел описи дел постоянного срока хранения и готовят к передаче в архив. При таком порядке кадровая служба («другое подразделение») получает от всех подразделений заверенные копии положений и должностных инструкций для текущей работы и контроля. После замены новыми минимум через 1 год (максимум через 3 года) кадровая служба включает заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акты о выделении документов к уничтожению оформляются структурными подразделениями самостоятельно, визируются архивом и проходят согласование экспертной комиссией организации. На их основе служба делопроизводства и архив могут также готовить ежегодный сводный акт о выделении документов к уничтожению и организовывать централизованное уничтожение не подлежащих хранению документов.

Экспертная комиссия организации может также принять решение о сроке хранения заверенных копий организационных документов. При согласовании проекта номенклатуры дел для них может быть установлен обычный для копий документов срок хранения «До минования надобности», который, как правило, не может быть менее 1 года.

В третьих, при составлении графика приема-передачи дел в архив рекомендуем в настоящее время руководствоваться п. 34 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с изменениями), в котором установлено, что дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. То есть утратившие силу положения и должностные инструкции (утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении, являющиеся экземплярами работодателя) после их замены новыми могут быть оставлены на хранение в структурных подразделениях на срок не более 3 лет. Этот срок хранения и эту категорию документов необходимо учесть и при составлении графика проверки условий хранения документов и обеспечения их сохранности в структурных подразделениях. Ежегодная проверка должна проводиться службой делопроизводства и архивом в плановом порядке.

И, наконец, при исчислении сроков хранения документов действует старое архивное правило – срок хранения исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом «окончания документов делопроизводством» 2, т.е. годом, в котором положения и должностные инструкции утратили силу, были отменены, изменены и перестали быть действующими и актуальными документами, т.е. перешли в статус архивных документов.

Сноски

СвернутьПоказать

1. Согласно ст. 55 а) и 77 а) ПТУД. Вернуться назад

2. Подпункт 13.1.1 Основных правил работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85, приказ Главархива СССР от 05.09.1985 № 263). Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала

По сути, это точное цитирование фрагмента текста с указанием реквизитов документа. Такая форма позволяет сохранить конфиденциальность остальной Как составить выписку из документаВыписка содержит точную информацию, указанную в основном документе. На практике ее оформляют в том случае, если копирование невозможно, например, при работе с конфиденциальными документами. Составляя выписку, нужно придерживаться особых требований. Спонсор размещения PG Статьи по теме Как Как получить выписку из единого государственного реестраПолучить выписку из единого государственного реестра юридических лиц или индивидуальных предпринимателей может любой, кто обратится в налоговую инспекцию по месту своего постоянного проживания или юридического адреса организации, которую представляет.

Как сделать выписку из должностной инструкции

Поэтому сотрудник-документовед практически любой Как оформить выписку из приказаВыписка из приказа — это документ, выданный по запросу для передачи фрагмента информации из действующего приказа, к примеру, работнику для подтверждения стажа при начислении трудовой пенсии органами соцзащиты. Кроме того, выписка может быть подготовлена для представления её в вышестоящую Как оформить выпискуЕдиный реестр юридических лиц является информационным ресурсом, находящимся в государственной собственности.

Отвечают за его ведение и предоставление сведений из реестра органы федеральной налоговой службы России. Информация о конкретной фирме выдается в виде выписки.

Это необходимо, например, Как составить выписку из протоколаДля предоставления в сторонние организации справочной информации, содержащейся во внутренних документах компании, используют специальную форму — выписку.

Обратите внимание! Часто можно встретить такие рекомендации: в копии или выписке писать слово «подпись» вместо личной подписи руководителя, подтверждая таким образом, что подлинник документа подписан. Следует отметить, что такая рекомендация не закреплена в каких-либо нормативных документах по делопроизводству и, по сути, является избыточной, т.к.

только подписанный документ имеет дату и регистрационный номер. Часто возникает необходимость сделать выписки из кадровых приказов, большинство из которых было оформлено по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» . ВАЖНО! С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Следует понимать, что требования, указанные в данных законодательных актах, действенны для всех компаний без исключения, работающих на территории России – если организация иностранного происхождения, то следует учесть ее требования и потребности, но со ссылкой на законодательные акты РФ, созданные для регламента учета и хранения документов.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
5. Определяется структура и содержание инструктажа.
6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

Для некоторых сотрудников формировать должностную инструкцию вообще не обязательно, достаточно указать все пункты относительно должностных обязанностей, прав и ответственности в трудовом договоре.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них:

Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;

В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.

Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

• сменилось наименование организации;
• сменилось руководство;
• произошла реорганизация;
• произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
• при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
• при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя.

В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.

То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе.

В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

Специалисты, ответственные за хранение и нарушающие установленные требования привлекаются к ответственности согласно ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Таким образом, должностная инструкция:

1. Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
2. Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
3. Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

Полезные статьи:

tforeanda.ru

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников, положение о хранении документов в организации

Для чего необходимы учет и хранение документов в организации

Любое направление работы компании, любая операция должны быть оформлены документально. Это касается, в том числе, производственной, финансовой, бухгалтерской, хозяйственной и кадровой деятельности предприятия, где наличие конкретных подтверждающих документов закреплено на законодательном уровне. Правильно оформленные документы, имеющие все необходимые реквизиты, заверяют установленные процедуры, подтверждают их законность и позволяют государству контролировать деятельность хозяйствующих субъектов.

Учет и хранение документов в организации позволяет однозначно идентифицировать каждый документ путем присвоения ему уникального регистрационного номера, обеспечить его сохранность и оперативный поиск. Минимизация времени и усилий, затрачиваемых на поиск документов, существенно повышает производительность труда сотрудников и дает возможность предъявлять испрашиваемые контролирующими органами бумаги сразу, по мере поступления запросов.

Регистрация и порядок хранения документов в организации должны быть регламентированы в соответствии с их типом и характером производственной деятельности компании, учитывать особенности ее структуры и организационных процессов.

Порядок и сроки хранения документов различного типа

Общие положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке локального нормативного акта, устанавливающего порядок и сроки хранения документов на предприятии, изложены в:

• Федеральном законе 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• «Основных правилах работы архивов организации», одобренных решением Росархива от 06.02.2002;
• Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень № 58.

Обратите внимание: Если предприятие организовано в форме акционерного общества, то есть, его деятельность связана с ценными бумагами, порядок и сроки хранения документов в организации должны соответствовать особым требованиям, устанавливаемым Постановлением ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ».

Порядок и сроки хранения уставных документов

Уставные документы имеют первостепенное значение в деятельности организации и хранятся особым образом — в отдельной папке, которую помещают в сейф, доступ к которому имеют только те должностные лица, список которых утвержден приказом руководителя. Ответственность за сохранность правоустанавливающих документов возлагается на руководителя или главного бухгалтера предприятия. Бумажные оригиналы уставных документов сейчас почти не используются — после регистрации предприятия в ЕГРЮЛ вся необходимая информация находится в открытом доступе.

Срок хранения уставных документов — не ограничен и в случае ликвидации компании они передаются на архивное хранение специализированной организации в установленном порядке.

• Правила регистрации документов
• Как без ошибок определять сроки хранения документов по разным перечням
• Создаем документы и работаем с ними в CRM-системах

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета

По окончании календарного года эти документы подшиваются в дела, папки с которыми еще 3-4 года хранятся в специально оборудованных шкафах в бухгалтерии, а затем передаются на хранение в архив предприятия.

Порядок хранения бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета.

Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны хранится на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам. В то же время, согласно закону о бухучете, порядок хранения документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам организации государственного архивного дела.

В таблице представлены сроки, установленные для хранения разных видов документов бухгалтерского и налогового учета.

Наименование документа	Срок хранения
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности	5 лет
Лицевые карточки, счета работников	75 лет
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет	постоянно
Исполнительные листы работников	до минования надобности
Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками	до замены новыми
Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды	6 лет

Порядок хранения документов кадрового учета

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе, обеспечивающем их сохранность в случае пожара или затопления. Другие документы кадрового учета хранятся в специально оборудованных шкафах, обеспечивающих отсутствие к ним несанкционированного доступа в соответствии с законодательством о персональных данных. Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, они представлены в таблице:

Документы по личному составу	Созданные до 2003 года	Созданные после 2003 года
Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов	75 лет с даты создания	50 лет с даты создания
Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности	75 лет со дня поступления	50 лет со дня поступления
Сформированные в иных организациях	75 лет с даты создания	50 лет с даты создания

Обратите внимание: уничтожение этих документов допускается на основании соответствующего акта, то есть, только после того, как была проведена экспертиза их практической, научной, исторической и культурной ценности. Образец акта о выделении документов к уничтожению можно скачать .

Каким документом регламентируется порядок хранения документов

На предприятии должен быть разработан свой список документов, подлежащий обязательному хранению. Приказ о порядке хранения документов в организации, пример представлен ниже.

В большинстве случаев порядок хранения документов в организации регламентируется архивным законодательством Российской Федерации и Перечнем №558, но нормативные акты, разработанные на государственном уровне не могут охватить все то разнообразие документов, которое генерируется в процессе деятельности предприятий. В таких случаях в качестве регламентов можно воспользоваться отраслевыми и ведомственными перечнями, например:

Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка РФ;

Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям РФ;

Перечнем документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка РФ и учреждений его системы, с указанием сроков хранения;

Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения.

Данные регламенты могут применяться в качестве справочников и теми компаниями, деятельность которых осуществляется в смежных областях.

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

• в архивы;
• фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2017 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2017.

ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

• типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
• индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены. Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.

Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.

Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

velereya.ru

Хранение должностной инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ

ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И

УПРАВЛЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИЙ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, ИНДИВИДУАЛЬНЫХ

ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ ПО ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ,

ЦЕНООБРАЗОВАНИЮ, ФИНАНСАМ, СТРАХОВАНИЮ, УПРАВЛЕНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ, ПРИВАТИЗАЦИИ,

ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИМ СВЯЗЯМ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

——-T———————————T————————-T————-¬

¦Номер ¦ Вид и название документа ¦Срок хранения документов ¦ Примечание ¦

¦статьи¦ +————T————+ ¦

¦ ¦ ¦в ¦в ¦ ¦

¦ ¦ ¦организа- ¦организа- ¦ ¦

¦ ¦ ¦циях, ¦циях, не ¦ ¦

¦ ¦ ¦являющихся ¦являющихся ¦ ¦

¦ ¦ ¦источниками ¦источниками ¦ ¦

¦ ¦ ¦комплектова-¦комплектова-¦ ¦

¦ ¦ ¦ния госу- ¦ния госу- ¦ ¦

¦ ¦ ¦дарствен- ¦дарствен- ¦ ¦

¦ ¦ ¦ных архивов,¦ных архивов ¦ ¦

¦ ¦ ¦негосударст-¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦венных ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦организа- ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦циях, у ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦индиви- ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦дуальных ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦предпринима-¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦телей ¦ ¦ ¦

¦(в ред. постановления Минюста от 28.07.2009 N 59) ¦ ¦ ¦

¦(см. текст в предыдущей редакции) ¦ ¦ ¦ ¦

¦ Раздел I. Организация системы управления ¦

¦12.3 ¦ должностные инструкции ¦3 года <1> ¦3 г. <1> ¦<1> После ¦

¦ ¦ ¦(далее – г.)¦ ¦замены ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦новыми; ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦типовые – ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦пост. по ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦месту ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦утверждения

Здесь написано, что 3 года, а не 50…………

kadrovik.by