Оформление командировки в программе 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.4

Согласно 1 ст. Трудового Кодекса РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 установлен порядок расчета среднего заработка для оплаты командировок.

Для использования командировок в программе необходимо включить настройку. Для этого нужно зайти в раздел НСИ и администрирование – Настройки НСИ и разделов – Зарплата. Далее перейти по ссылке Настройка состава начислений и удержаний и в открывшейся форме перейти на закладку Учет отсутствий и установить флаги Командировки и В том числе внутрисменные и нажать кнопку Изменить и закрыть. Если длительные командировки принято оплачивать в конце каждого месяца, то нужно также установить галочку Длительные командировки оплачивать помесячно.

Рисунок 1 – Настройка состава начислений и удержаний

После включения настроек в списке видов начислений появятся виды начислений Командировка и Командировка (внутрисменная).

Для начисления оплаты командировки можно воспользоваться уже доступным видом начисления Командировка, проверив предварительно настройки этого вида начисления, который уже настроен и доступен к использованию. При необходимости, для создания нового вида начисления нужно зайти в раздел Зарплата – Настройки и справочники – Данные для расчета – Начисления.

Рисунок 2 – Справочник «Начисления»

Рассмотрим пример

Сотрудник ООО «Новое дело» Иванов И.И. находился в служебной командировке с 12.01.2021 по 14.01.2021 года. Необходимо начислить оплату за время пребывания в командировке.

Оформление и начисление оплаты за дни командировки производится с помощью документа

Командировки (раздел Зарплата – Командировки) при нажатии кнопки Создать.

Укажем необходимую информацию в документе, а именно:

1. В поле Месяц для нашего примера укажем январь 2021.
2. В поле Организация укажите «Новое дело», а в поле Дата укажите дату оформления приказа – 11.01.2021.
3. В поле Сотрудник укажите Иванов Иван Иванович.
4. На закладке Главное заполните:
   • в полях Дата начала и Дата окончания укажите дату начала и дату окончания командировки, в нашем примере с 12.01.2021 по 14.01.2021;
   • флажок Освободить ставку на период отсутствия установить нужно только в том случае, когда сотрудник уезжает в командировку на очень длительный срок и на время его отсутствия планируют принять другого сотрудника на его ставку;
   • флажок Учитывать МРОТ при оплате по среднего заработку устанавливается по умолчанию, если сотрудник работает на полную ставку и в графике работы не указан неполный рабочий день или неполная рабочая неделя (при необходимости его можно снять). Если флажок установлен, то пересчитанный на весь месяц средний заработок сравнивается с МРОТ, действующим в этом месяце. В случае, если МРОТ оказывается больше, то расчет производится исходя из него.
5. В поле Выплата укажите, когда планируете выплатить сумму оплаты за время нахождения в командировке, в нашем примере – С зарплатой.
6. В поле Планируемая дата выплаты – автоматически заполнится дата выплаты зарплаты, если она была ранее указана в настройках учетной политики (НСИ и администрирование – НСИ – Зарплата и кадры – Бухучет и выплата зарплаты – Изменить – Выплата зарплаты).
   В нашем примере 05.02.2021.

Рисунок 3 – Закладка Главное в документе «Командировка»

Дальнейшие расчеты должны быть произведены в документе автоматически, при условии заполнения достаточных для расчета данных.

Перейдём на вкладку Начислено (подробно), где увидим, что автоматически рассчиталась сумма оплаты командировки и другие данные в колонках табличной части заполнились.

Рисунок 4 – Закладка Начислено (подробно)в документе «Командировка»

На закладке Стаж ПФР следует установить флажок На период командировки изменились территориальные условия и задать значение территориальных условий на период командировки в поле Территориальные условия, в случае, если сотрудник, работающий в одних особых территориальных условиях, направляется в командировку в местность с другими территориальными условиями или без особых территориальных условий.

Рисунок 5 – Закладка Стаж ПФР в документе «Командировка»

На закладке Дополнительно указываются данные, которые будут отображены в печатной форме приказа на командировку. В представленных полях укажем, что сотрудник Иванов И.И. следует в г. Москва в организацию под названием ООО «Радость», за счёт средств организации ООО «Новое дело» по приказу директора с целью проведения переговоров.

Рисунок 6 – Закладка Дополнительно в документе «Командировка»

Для сохранения документа нажимаем Провести и закрыть.

Просмотреть и распечатать печатные формы документа Командировка можно нажав на кнопку Печать и выбрав из списка необходимую печатную форму.

Должны ли начисляться страховые взносы на командировочные расходы работников организации?

Частью 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.  

Согласно части 1 статьи 8 Закона № 212-ФЗ база для начисления страховых взносов для плательщиков-организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных частью 1 статьи 7 данного закона, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 Закона № 212-ФЗ.

Объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы (пункт 1 статьи 20.

1 Закона № 125-ФЗ).   

Пунктом 2 статьи 20.1 Закона № 125-ФЗ установлено, что база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 указанной статьи, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в статье 20.2 Закона № 125-ФЗ.

В соответствии с частью 2 статьи 9 Закона № 212-ФЗ  и пунктом 2 статьи 20.2 Закона № 125-ФЗ при оплате организацией расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами, в частности: суточные, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, расходы по найму жилого помещения.

Согласно статье 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Следовательно, суточные не подлежат обложению страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

Учитывая, что в настоящее время, как правило, цена номера за сутки в гостинице включает стоимость завтрака (подтверждается данными прайс-листа гостиницы), а также стоимость проезда в поезде или перелета в самолете включает стоимость питания на борту самолета или в поезде, то согласно вышеупомянутым нормам статьи 9 Закона № 212-ФЗ и статьи 20.2 Закона № 125-ФЗ документально подтвержденная стоимость проезда и проживания в командировке работника не облагается страховыми взносами.

Как оформить командировку в 1С. Пошагово. Подробно

Один из самых распространённых случаев, когда работникам на предприятии оплачивается средний заработок – это нахождение сотрудника в командировке. Каждая командировка оформляется приказом, в котором указывается фамилия, имя, отчество сотрудника; куда направляется; цель командировки; период нахождения в командировке. Период нахождения оплачивается работнику в соответствии с ТК (далее по тексту Трудовой Кодекс) РФ. В данной статье я хочу наглядно рассмотреть тему, как оформить командировку сотруднику в программе 1С.

Настройка блока зарплаты в программе 1С

Для того чтобы производить начисление зарплаты сотрудникам, необходимо правильно настроить параметры учёта заработной платы. Для этого нужно зайти в программу работнику, который будет выставлять нужные параметры с правами «Администратора». В главном меню открыть раздел «Зарплата и кадры», далее в блоке «Справочники и настройки» найти позицию «Настройка зарплаты».

В нём правильно установить, в соответствии с ТК РФ и Положением об оплате труда все необходимые параметры. Если в программе 1С, Вы не находите документ по начислению командировки, то его нужно создать, в нём будет происходить расчёт по среднему заработку, в случае нахождения сотрудника в командировке.

Документ по начислению среднего заработка, при нахождении сотрудника в командировке, можно создать и специалисту бухгалтерской службы, это не так сложно, да и времени займёт не много.

Для этого заходим в настройках, в блок «Начисление» для создания документа.

Нажимаем на кнопку «Создать», на экране монитора открывается окно, в котором нужно заполнить (выбрать, установить признак) такие позиции:

• Наименование;
• НДФЛ;
• Страховые взносы;
• Налог на прибыль;
• Отражение в бухгалтерском учёте;
• Входит в состав базовых начислений для расчёта начисления «Районный коэффициент» и «Северная надбавка».

В поле:

• «Наименование» можно написать «Оплата по среднему заработку при нахождении работника в командировке»;
• «НДФЛ» установить признак «Облагается», с указанием «Код дохода»;
• «Страховые взносы», выбрать вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»;
• «Налог на прибыль», установить признак «Учитывается в составе расходах на оплату труда» и выбрать статью отнесения расходов;
• «Отражение в бухгалтерском учёте» выбрать способ отражения.

 После этого нажать на кнопку:

• «Записать и закрыть»;
• Или «Записать».

Только после этого, можно производить расчёт среднего заработка, во время нахождения сотрудника в командировке

Сохранение среднего заработка во время нахождения сотрудника командировке в программе 1С

Для оформления в 1С документа, который бы нам произвёл расчёт среднего заработка во время командировки нужно зайти в главное меню раздел «Зарплата и кадры» выбрать блок «Зарплата», а в нём позицию «Все начисления». На экране появится журнал,  котором появятся все начисления по сотрудникам за предыдущие периоды. Создаем начисление по текущему месяцу, для этого нажимаем на кнопку «Создать» и выбираем позицию «Начисление зарплаты».

В документе по начислению, необходимо в шапке документа заполнить такие поля:

• Месяц начисления;
• Организация;
• Подразделение.

Перейдя в табличную часть документа, открываем закладку «Начисление». Из справочника выбираем сотрудника и вид начисления, который вы создали ранее «Оплата по среднему заработку при нахождении сотрудника в командировке», проставляем дни нахождения в командировке, часы и выводим результат. После документ проводим нажимая на кнопку «Провести» и закрываем.

Создавать документы по начислению заработной платы, можно по каждому сотруднику организации или по всем сотрудникам. Тогда для этого нужно нажать на кнопку «Заполнить».

Нудно помнить, что оформление сотруднику командировки связано не только с расчётом по среднему заработку, но и с документальным оформлением направления сотрудника в командировку, с выдачей денежных средств в подотчёт, с оформлением авансового отчёта, с возвратом денежных средств и другим.

Оформление командировки в 1C

назад к базе знаний

Очень часто, на предприятии, возникает потребность в отправлении сотрудника в служебные командировки, как внутри страны, так и за пределы Казахстана. Согласно законодательству, компания обязана, выдать денежные средства сотруднику:

• 1. Суточные. В пределах РК, в размере не более 6 МРП в сутки. За пределы РК, не более 8 МРП.
• 2. Проездные (покупка билетов)
• 3. Проживание

Работодатель оформляет приказ на командировку, затем выдает командировочное удостоверение. Далее, сотрудник, в подотчет выдаются деньги. По окончанию командировки и пребыванию сотрудника на рабочее место, работник обязан предоставить авансовый отчет и первичные документы: электронный билет, чеки, договор аренды жилья. Авансовый отчет, это очень важный момент, в противном случае, выданные деньги, будут считаться доходом сотрудника и облагаются удержаниями и налогами.

Так же, организация может взять командировочные на вычет, при формировании заполнении 100 формы. Важно, чтобы все формальности, описанные выше, были соблюдены.

Рассмотрим оформление командировок на примере конфигурации «ЗУП» и «Бухгалтерия для Казахстана».

В 1С ЗУП, командировочные, оформляются именно, для регистрации отсутствия сотрудника. Фактически, мы просто регистрируем командировочное удостоверение и приказ.

Переходим во вкладку «Кадры-Командировки». Нажимаем кнопку «Создать». Заполняем все необходимые данные. Затем распечатываем документы и подписываем у руководителя.

В 1С «Бухгалтерия для Казахстана», мы не только регистрируем командировку, но и выдаем подотчетные деньги сотруднику. Переходим во вкладку «Кадровый учет – Командировки организации».

Аналогично с 1С ЗУП, заполняет документ и распечатываем.

Затем переходим во вкладку «Банк и касса» и выдаем сотруднику деньги в подотчет, либо расходно-кассовым ордером, либо платежным поручением, на карт. счет. Позже, сотрудник оформляет авансовый отчет, который мы проводим в программе

Надеемся наша статья была полезной. Желаем вам успехов в работе!

Бухгалтер-консультант компании «ITSheff» Смирнова Е.А.

назад к базе знаний

Руководство контролера по возмещению расходов сотрудникам и командировочным расходам

Сотрудники стали более мобильными, чем когда-либо, но как определить, что является приемлемым и возмещаемым бизнес-расходом, а что нет? Узнайте, как принять сегодняшнюю изменяющуюся динамику кадрового обеспечения, чтобы вести бухгалтерский учет как можно проще и точнее.

Деловые расходы сотрудников

Не все сотрудники или персонал привязаны к столу в офисе. Ваша компания может использовать множество кадровых стратегий, например надомных сотрудников, сотрудников по контракту, общих офисных помещений или мобильных сотрудников.График может варьироваться от сменного или гибкого до дежурного или по мере необходимости. Независимо от типа или количества используемых кадровых стратегий, четко определенный план бизнес-расходов может предотвратить потенциальные проблемы с компенсацией сотрудникам.

Деловые расходы – это расходы, понесенные для ведения вашего бизнеса. Физические или виртуальные рабочие места, расходные материалы, транспорт и связь – это лишь некоторые примеры того, что составляет бизнес-расходы. Ваша компания может решить предоставить эти вещи своим сотрудникам, но если вы решите не делать этого, вы должны четко определить, какие расходы вы возмещаете, а какие не возмещаете, а также сопутствующие правила и процедуры для требования возмещения.

Транспортные расходы

Всем сотрудникам необходимо определенное «обычное рабочее место», будь то офисное здание или их собственный дом. Это связано с тем, что поездки на обычное рабочее место и обратно обычно считаются обязанностью сотрудника. Однако при поездках на другие рабочие места сотрудники обычно получают соответствующую компенсацию. Некоторые примеры включают:

• Транспортировка между несколькими рабочими площадками
• Обязательные посещения клиента или клиента
• Встречи вне рабочего места
• Путешествие из дома на временное рабочее место

Расходы на страхование

Некоторые виды страхования могут потребоваться сотрудникам для соблюдения нормативных требований при ведении бизнеса.Страхование ответственности, злоупотребления служебным положением, страхование транспортных средств и страхование от стихийных бедствий могут быть лишь некоторыми из видов страхования, которые должны получить ваши сотрудники. График возмещения этих расходов поможет вашим сотрудникам и вашему бизнесу оставаться в безопасности и соблюдать нормативные требования.

Расходы на связь

Постоянный контакт с сотрудниками – это новая реальность. Даже если сотрудники работают на местах, многие компании выбирают политику использования собственного устройства (BYOD). Это позволяет сотрудникам использовать технологии, которые они предпочитают, при этом удовлетворяя потребности компании.Это также может дать вашей компании массу преимуществ по сравнению с поставкой, обслуживанием и обновлением технологических устройств. К устройствам могут относиться смартфоны, планшеты, ноутбуки и носимые устройства. Рассмотрите варианты, которые определяют максимальные суммы возмещения для самих устройств, а также интервалы оплаты для тарифных планов, необходимых для их использования.

Прочие виды возмещения

Ваша компания может предлагать стимулы для сотрудников как метод удержания квалифицированного персонала.Некоторые из них могут поступать в виде возмещения расходов на профессиональное образование, модернизации электроники, используемой для работы, или профессионального членства в отраслевых организациях.

Политика компании в отношении командировочных расходов

Путевые расходы – это расходы, понесенные во время ночной поездки вне дома работника. Первым шагом в управлении компенсацией командировок сотрудников является разработка обоснованной и четкой политики расходов. Когда у вас есть надлежащая документация, объясняющая, что составляет расходы на командировку, сотрудники и руководство будут иметь ориентир.Общество управления человеческими ресурсами (SHRM) предоставляет шаблон для отправной точки для общих политик командировочных расходов. Шаблон включает следующие разделы, которые можно настроить в соответствии с потребностями вашей компании:

• Обзор: Общее введение в документ.
• Полномочия и ответственность: определяет сроки и авторитетные фигуры.
• Личные средства: Предупреждает, что личные средства могут или не могут быть использованы для путешествий.
• Отпуск в сочетании с деловой поездкой: объясняет важность разделения затрат.
• Исключения: отмечает все необходимые исключения.
• Процедуры: описывает процедуры для каждого типа допустимых командировочных расходов, которые часто делятся на предоплаченные и возмещаемые.
• Допустимые предоплаченные расходы могут включать:
• Авиабилеты
• Рельс
• Аренда автомобилей
• Регистрационный взнос на конференцию
• Авансы на командировки
• Возмещение может включать:
• Авиабилеты
• Рельс
• Авто: Персонал и аренда
• Регистрационный взнос на конференцию
• Жилье
• Питание
• Деловые расходы
• Парковка
• Звонки
• Плата за проезд
• Разное
• Невозмещаемые командировочные расходы: указывает на предметы, которые не подлежат возмещению.
• Путешествие для неработающих: Содержит правила для членов семьи или друзей, сопровождающих сотрудника, если они не работают в компании.

Перед завершением проконсультируйтесь со своим юридическим отделом, чтобы обеспечить соответствие применимым нормам и стандартам компании.

Многие компании предпочитают определять политику и ставки суточных или пособие на проживание, питание и непредвиденные расходы в соответствии с правилами Управления общего обслуживания США (GSA). Это сделано либо для простоты использования, либо для соблюдения нормативных требований.GSA устанавливает ставки суточных в континентальной части США (CONUS), а Министерство обороны (DOD) устанавливает ставки суточных для Аляски, Гавайев и других регионов. Для международных поездок ставки суточных устанавливаются Государственным департаментом.

Платежи подрядчика должны быть указаны в контракте. Ставки GSA, DOD и Государственного департамента могут применяться или не применяться, как указано в контракте. Еще одно кадровое исключение – водители грузовиков. Министерство транспорта регулирует размер суточных для этого типа поездок.

Проблемы контроллера

Даже самые четко сформулированные правила не всегда соблюдаются всеми сотрудниками. Планируя услуги диспетчера для компании или ища услуги бухгалтерского учета на стороне, включите в свой план действий следующие задачи:

• Управление поступлениями
• Отсутствуют данные
• Отчеты о расходах
• Платежные запросы
• Время обработки
• Видимость

Быть в курсе ваших сотрудников и их расходов может занять много времени, но это не должно быть сложно. Использование этого полезного руководства поможет вам разработать, внедрить и поддерживать план возмещения расходов, который может удовлетворить меняющиеся потребности вашей компании.

Компенсация командировок и расходов

Цель

Разработать политику оплаты или возмещения фактических связанных с университетом командировочных, развлекательных или других расходов, связанных с бизнесом, которые необходимы для выполнения возложенных на сотрудников обязанностей.Эта политика предусматривает план подотчетного возмещения расходов в соответствии с руководящими принципами Службы внутренних доходов (IRS), который позволяет получать квалифицированное возмещение без налогообложения получателям. Несоблюдение инструкций IRS приведет к тому, что возмещение станет облагаемым налогом для получателя, и любые такие возмещения будут добавлены к отчету о заработной плате и налоговой декларации IRS W-2 получателя.

Политика

Если это допустимо в соответствии с руководящими принципами IRS и одобрено уполномоченным органом по подписи, Университет Уилламетт (Университет) возместит сотруднику или оплатит напрямую с помощью карты покупок Университета (p-card) фактические поездки, связанные с университетом, развлечения или другие расходы, связанные с бизнесом, которые необходимы для выполнения возложенных на него обязанностей.

Сотрудник, ищущий возмещения, несет ответственность за установление соответствующей деловой цели для своих расходов. Деловая цель должна быть четко и ясно указана и должна иметь прямое отношение к должностным обязанностям сотрудника и к счету, на который начисляется оплата.

Могут применяться дополнительные инструкции подразделения или отдела, включая требования для предварительного утверждения. Все расходы подлежат соответствующему утверждению в соответствии с Политикой Университета в отношении делегирования полномочий подписи (ссылка) и применимыми руководящими принципами подразделения или отдела – ничто в этой политике не должно толковаться как возмещение или оплата расходов при отсутствии необходимых разрешений.Сотрудники должны избегать расходов, которые не подлежат возмещению, проконсультировавшись с соответствующим органом подписи до совершения расходов.

Руководство IRS

IRS требует, чтобы были выполнены все следующие условия для получения права на безналоговое возмещение деловых расходов:

• Расходы должны быть разумными и иметь законные деловые связи, связанные с Университетом, то есть сотрудник должен оплатить или понести вычитаемые расходы при выполнении услуг в качестве сотрудника Университета.
• Сотрудник должен адекватно отчитаться перед Университетом о расходах в разумные сроки.
• Сотрудник должен вернуть любое излишек возмещения или пособия в разумные сроки.

Руководящие принципы

• IRS не разрешает безналоговое возмещение щедрых или экстравагантных расходов или расходов личного характера. Ожидается, что сотрудники будут действовать осмотрительно и гарантировать, что все расходы, представленные на возмещение, являются разумными с учетом фактов и обстоятельств.Расходы, носящие личный характер, экстравагантные или не соответствующие требованиям IRS, не подлежат оплате или возмещению Университетом.
• Сотрудники должны проверять наличие достаточных бюджетных средств перед покупкой. Запросы на возмещение, превышающие доступные бюджетные средства, не могут быть возвращены.
• Деловая цель всех представленных на возмещение расходов, связанных с университетом, должна быть тщательно задокументирована. Запросы на возмещение, представленные с недостаточной документацией относительно бизнес-целей Университета, будут возвращены сотруднику, запрашивающему возмещение.Если не может быть предоставлена ​​достаточная документация, запрос не будет обработан.
• Запросы на возмещение расходов следует подавать в течение 30 дней, с момента, когда были понесены расходы или когда сотрудник вернулся из командировки. Запросы, поданные после 30 дней , не могут быть возвращены. В соответствии с требованиями IRS любое возмещение расходов, предоставленное после 60 дней, дней, когда были понесены расходы или возвращены из поездки, будет добавлено к налогооблагаемому доходу сотрудника и подлежит применимым налогам / удержаниям.
• Если не указано иное, оригиналы фактических квитанций требуются для всех возмещений, всех расходов на питание, отнесенных на федеральные грантовые фонды, и расходов на карту p свыше 75 долларов.

Авторизация

Запросы на возмещение расходов должны быть санкционированы утверждающим лицом, имеющим соответствующий уровень делегированных полномочий подписи. Утверждающий должен быть непосредственным руководителем запрашивающего, если не назначен альтернативный утверждающий. Если у сотрудника также есть p-card, утверждающим для запросов на возмещение расходов должно быть то же лицо, которое утверждает отчеты о расходах p-card. При запросе на выдачу p-карты может быть назначен альтернативный утверждающий, он должен быть одобрен соответствующим налоговым инспектором и не может быть подчиненным лица, подавшего запрос.

Утверждающий несет ответственность за обеспечение наличия бюджетных средств и наличия достаточной документации о бизнес-целях Университета для всех представленных расходов.

Возмещаемые расходы

Выезд из дома: Согласно IRS, сотрудник уезжает из дома, если его обязанности требуют, чтобы он находился вдали от общей зоны своего налогового дома значительно дольше, чем обычный рабочий день, И им нужно спать или отдыхают, чтобы удовлетворить потребности своей работы, находясь вне дома. Определенные категории, как указано ниже, требуют, чтобы сотрудники соответствовали определению путешествия IRS, чтобы иметь право на компенсацию. В целом, используемый вид транспорта должен быть наиболее экономичным, подходящим для цели поездки.

Авиакомпания: Университет возместит расходы на авиабилеты / билеты экономического класса. Билеты бизнес-класса или первого класса, как правило, не возмещаются в той степени, в которой их стоимость превышает стоимость билета на автобус / эконом-класс. Плата за провоз первого багажа будет возмещена; Плата за провоз сверхнормативного багажа может быть возмещена, если поездка длится более семи дней или если требуется перевозка предметов, связанных с работой.Для возмещения расходов требуется оригинал счета-фактуры / маршрута поездки. Посадочные талоны на все этапы поездки необходимы в качестве обоснования для путешествия, приобретенного с использованием личной кредитной / дебетовой карты. Сотруднику начисляются все мили для часто летающих пассажиров или другие вознаграждения, связанные с поездками.

Личный автомобиль: Университет возместит сотруднику пробег, если личный автомобиль используется в служебных целях, связанных с Университетом, которые должным образом разрешены, обоснованы и надлежащим образом задокументированы. Это не включает в себя пробег на стандартную поездку между местом проживания и университетом. Ставка миль, используемая для сотрудников, получающих компенсацию, будет текущей ставкой IRS, утвержденной на дату поездки. Университет не возмещает расходы на эксплуатацию, техническое обслуживание или ремонт личных транспортных средств.

Стандартные суммы миль установлены для следующих пунктов назначения и должны использоваться, когда они доступны. Если стандартная сумма миль недоступна, количество миль, подлежащих возмещению, ограничивается 1) фактическим пробегом от основного места работы сотрудника до пункта назначения или 2) фактическим пробегом от пункта отправления до пункта назначения.

ИЗ	К	ПРОБЕГ В ОДИН СТОРОН	ПРОБЕГ КРУГЛЫЙ ПРОЕЗД
WU Салемский кампус	WU Portland Ctr	48	96
WU Салем Кампус	Международный аэропорт PDX	59	118
WU Салем Кампус	WOU	16	32
WU Салем Кампус	ОГУ	37	74
WU Салемский кампус	UO	67	134
WU Салемский кампус	БП	47	94
WU Portland Ctr	Салем	48	96
WU Portland Ctr	Международный аэропорт PDX	13	26

В случае, если частный автомобиль используется вместо коммерческого транспорта (воздушный, автобусный, железнодорожный) для поездок на расстояние более 200 миль туда и обратно, меньшая из затрат между билетом на автобус / эконом-класс в сочетании с другим сопутствующим наземным транспортом и пробег будет возмещен при условии предоставления документа о одновременных расходах для сравнительного вида транспорта.

Страхование личной автомобильной ответственности сотрудника является основным покрытием при использовании личного автомобиля в деятельности, связанной с университетом. Если пределы ответственности исчерпываются в результате несчастного случая, произошедшего во время работы в университете, политика Университета предусматривает второй уровень защиты.

Транспортные средства, принадлежащие университету (включая электромобили): На эти транспортные средства распространяются дополнительные правила, касающиеся использования. Возмещению подлежат квитанции о покупке бензина, а не пробег. Сотрудники должны убедиться, что они включены в список утвержденных водителей Университета, прежде чем управлять транспортным средством, принадлежащим Университету – свяжитесь с Campus Safety для получения дополнительной информации.

Аренда автомобиля: Сотрудники могут арендовать автомобиль, когда: вождение удобнее, чем поездка на самолете или поезде; езда необходима для перевозки крупногабаритных или крупногабаритных материалов; вождение более экономично, чем использование общественного транспорта, так как в городе назначения есть несколько мест для посещения; или другой наземный транспорт нецелесообразен. Университет использует государственные договоры аренды автомобилей с Enterprise и Hertz; эти агентства должны использоваться, когда они доступны.

Страхование арендованных автомобилей: Университет заключил утвержденные контракты с компаниями по аренде автомобилей, которые включают страховое покрытие. Если сотрудник арендует автомобиль по одному из этих договоров, дополнительная страховка в компании по аренде автомобилей не требуется. Если невозможно арендовать автомобиль по одному из утвержденных договоров, сотрудник должен приобрести дополнительную страховку ответственности в компании по аренде автомобилей.

Наземный транспорт, плата за парковку и сборы: Путешественникам следует руководствоваться здравым смыслом при выборе наземного транспорта. Стоимость проезда на такси требует получения квитанции о возмещении. Плата за проезд и разумные расходы на парковку подлежат возмещению по квитанции.

Жилье: Университет возместит расходы на проживание сотрудников, путешествующих по делам университета. При выборе жилья следует проявлять осторожность.Оригинал подробного описания отеля требуется в качестве обоснования компенсации. Плата за обслуживание номеров зависит от дополнительных требований к обоснованию и руководящих принципов, перечисленных в разделе Личное питание во время путешествия . Подарки хозяевам вместо расходов на проживание регулируются политикой университета; см. Расходы на бизнес-питание и развлечения ниже или Подарки, награды и призы из Политики университетских средств.

Питание и развлечения

Личное питание во время путешествия:

Личное питание – это расходы на питание, понесенные индивидуальным обедом в одиночку во время поездки вне дома или сотрудником, который оплатил счет за других сотрудников, которые путешествуют с этим лицом по делам.Университет либо возместит фактические расходы, либо предоставит суточные на питание и непредвиденные расходы для сотрудников, путешествующих по делам, связанным с Университетом, в соответствии с приведенными ниже инструкциями. Все личные обеды во время путешествия будут ограничены суммой суточных. Алкоголь не подлежит возмещению за личное питание во время путешествия. Плата за питание членов семьи или других лиц, путешествующих с сотрудниками, не возмещается. Подразделения или департаменты могут указать метод возмещения – проконсультируйтесь с соответствующим органом подписи перед поездкой.

Фактические расходы : Университет возместит разумные расходы, понесенные на питание во время поездок по служебным делам, связанным с университетом, однако общая сумма, представляемая для возмещения каждый день, обычно не должна превышать федеральные суточные на питание и непредвиденные расходы ( M&I) расходы (см. Ссылку ниже). Алкоголь не подлежит возмещению за личное питание во время путешествия. Если расходы на питание включают дополнительные расходы супруга или лица, сопровождающего сотрудника в поездке, дополнительная часть должна быть оплачена сотрудником отдельно или возмещена университету. Если два или более сотрудника обедают вместе, старший сотрудник несет ответственность за оплату счета и получение компенсации. Для возмещения расходов и для всех обедов, оплачиваемых по федеральным грантам, требуются как подробный чек, отображающий все заказанные товары, так и подтверждение оплаты в виде чека на продажу кредитной / дебетовой карты или кассового чека, но квитанции не требуются для обедов, оплачиваемых с помощью Университетская p-карта, если они не взимаются с федерального гранта.

Суточные : Вместо представления фактических квитанций на питание и непредвиденных расходов (M&I) во время поездок сотрудники могут запросить ежедневное возмещение по утвержденной федеральной ставке суточных M&I за каждый день во время поездок по университетам бизнес.Ставки суточных M&I различаются в зависимости от места поездки и доступны на сайте www.gsa.gov/perdiem. Если выбран метод суточных, он должен использоваться последовательно на протяжении всей поездки. Компенсация за первый и последний день поездки ограничена 75% дневной ставки. От сотрудников требуется сократить свои суточные требования о возмещении суточных за питание, предоставленное из другого источника (например, питание, включенное в конференцию, предоставленное другим лицом и т. Д.), На компонентную ставку (ставки), указанную на сайте www.gsa.gov/mie . Для использования сотрудниками метода суточных для возмещения расходов на M&I требуется одобрение подписывающего органа перед поездкой. При запросе компенсации в рамках суточных квитанции не требуются. Подразделения или департаменты могут ограничить или запретить использование суточных или установить пониженные ставки суточных.

Деловые обеды и расходы на развлечения:
Деловые обеды – это обеды, во время которых университетские дела ведутся с третьими сторонами.Примеры включают встречи с потенциальными донорами и встречи поискового комитета с потенциальными новыми преподавателями или персоналом. Когда присутствует несколько сотрудников Университета, старший сотрудник несет ответственность за оплату счета и получение компенсации. В подтверждающей документации, представленной для возмещения расходов , должны быть указаны все присутствующие, их деловые связи, , , а также описана обсуждаемая деятельность, связанная с университетом, . Разумные покупки алкоголя могут подлежать возмещению за деловые обеды, если питание не оплачивается за счет государственного субсидии. Алкоголь всегда является недопустимым расходом в рамках федеральных субсидий. Могут применяться дополнительные правила подразделения или отдела, включая ограничения на стоимость еды и покупки алкоголя. Для возмещения необходимо предоставить подробный отчет, в котором показаны все заказанные товары, и подтверждение оплаты в виде коммерческого тратта по кредитной / дебетовой карте или кассового чека.

Питание во время собраний персонала:
Как правило, встречи между сотрудниками Университета не следует планировать вместе с едой, за исключением случаев, когда необходимость продиктована продолжительностью собрания или требованиями к расписанию. Расходы на питание и развлечения для встреч между сотрудниками Университета не подлежат возмещению, алкоголь не может быть подан. Исключения могут быть сделаны для ретритов или приемов, утвержденных деканом или вице-президентом.

Прочие университетские расходы:
Общие университетские расходы, такие как канцелярские товары, должны по возможности оплачиваться кредитной картой, выданной университетом, или прямым платежом через систему счетов к оплате.

Невозмещаемые расходы
Как отмечалось выше, расходы должны быть разумными и иметь законные деловые связи, связанные с Университетом, то есть вы должны были оплатить или понести вычитаемые расходы во время оказания услуг в качестве сотрудника Университета.

Ниже приводится общий список невозмещаемых расходов; этот список не является исчерпывающим:

Общий:

• Питание сотрудников, не покрываемое личным питанием в поездках или деловыми расходами на питание и развлечения
• Плата за услуги няни
• авиационные клубы, сборы или членство в фитнес-центре, членство в розничных магазинах со скидкой, членство в социальных или загородных клубах
• утерянные, поврежденные или украденные личные вещи (например,, одежда, очки, мобильный телефон, планшет, портфель, калькулятор, компьютер и т. д.)
• Стоимость разрешения на парковку Willamette
• штраф за библиотеку
• расходы, которые были или будут возмещены работнику другой организацией
• Услуги, предоставляемые независимым подрядчиком или другим сотрудником Университета
• закупок оборудования, кроме предварительно утвержденных уполномоченным отделом

Путешествие:

• дополнительные расходы супруга или лица, сопровождающего сотрудника в поездке
• дополнительных расходов, связанных с продлением поездки по личным причинам; экскурсии или другие личные поездки
• туристическое страхование жизни или страхование от несчастных случаев
• Повышение класса авиакомпании
• Стоимость питомника на питомцев
• расходы на личный транспорт (e.г., автомойки, топливо, обслуживание, ремонт и др.)
• миль за проезд между личным местом жительства и университетом
• нарушения правил дорожного движения или парковки
• предметы личной гигиены (например, туалетные принадлежности или средства для стрижки / укладки и т. Д.)
• Услуги прачечной при поездках менее четырех рабочих дней подряд
• личные развлечения (например, книги, журналы, газеты, фильмы в гостиничном номере, спортивные мероприятия и т. Д.)
• медицинские расходы (например, доплата, лекарства по рецепту или без рецепта и т. Д.)

Развлечения и алкоголь:

• покупок алкоголя для потребления учащимися, если покупка не предназначена для утвержденного зарегистрированного события
• обедов для супругов и близких, за исключением:
  • мероприятие явно предназначено и оправдано как общественное мероприятие, или
  • присутствие супруга или другого значимого лица в запросе на возмещение предназначено и обосновано как служащее законной деловой цели Университета (e.g., супруга на обеде для набора преподавателей, чтобы проинформировать кандидата и / или супругу кандидата о сообществе, жилье, возможностях трудоустройства и т. д.)
• Расходы на питание и развлечения для встреч между сотрудниками университета

Подарки сотрудникам, преподавателям и / или студентам; Подарки донорам, превышающие взносы или спонсорство другой организации:

• Подарки сотрудникам, преподавателям и / или студентам, за исключением разрешенных в соответствии с Политикой «Подарки, награды и призы из средств университета»
• Подарки, стоимость которых превышает 75 долларов США, за исключением разрешенных в соответствии с Политикой «Подарки, награды и призы из средств университета»
• Взносы или спонсорство, за исключением случаев, разрешенных Политикой в отношении подарков, наград и призов из средств университета

Авансы на командировки

Сотрудникам рекомендуется по мере возможности использовать университетские p-карты во время поездок по делам, связанным с университетом. Если аванс необходим и одобрен в соответствии с инструкциями подразделения или отдела, сотрудники могут запросить аванс для покрытия предполагаемых путевых расходов, которые не могут быть оплачены другими способами, не позднее, чем за 30 дней до утвержденной поездки. Авансы должны быть погашены в течение 30 дней с момента возврата путем подачи отчета о поездке, а все неиспользованные средства должны быть возвращены в Университет. Дополнительные авансы не будут предоставляться сотрудникам с просроченными непогашенными авансами.

Запросы на возмещение расходов

Все сотрудники должны подать запрос на возмещение расходов для прямого возмещения возмещаемых расходов и погасить аванс на командировку.Запрос на возмещение расходов не требуется для расходов, списанных непосредственно на университетскую p-карту. Как отмечалось выше, запросы на возмещение расходов следует подавать в течение 30 дней, с момента возникновения расходов или возврата из поездки. В соответствии с требованиями IRS любое возмещение расходов, предоставленное после 60 дней, дней, когда были понесены расходы или возвращены из поездки, будет добавлено к налогооблагаемому доходу сотрудника и подлежит применимым налогам / удержаниям.

Карты закупок университетов (P-карты)

Положения данной политики применимы к возмещению расходов, произведенных непосредственно сотруднику, и расходов, оплаченных через университетскую p-карту.

Отправка запросов на возмещение расходов с использованием функции P-Card Out of Pocket (OOP)

Система P-card имеет функциональные возможности, позволяющие держателям карт требовать возмещения личных расходов. Чтобы ограничить риск дублирования запросов, держатели карт, использующие функциональные возможности OOP, должны использовать их для всех запросов на возмещение расходов и не должны представлять отдельные отчеты о расходах через счета к оплате.

Возмещение командировок или расходов | Система онлайн-политики и процедур колледжа

Общие

Колледж возместит сотруднику личные командировочные расходы, понесенные во время утвержденных командировок.Дорожные расходы включают транспорт, суточные, проживание, регистрационные сборы и парковку. Питание, личные расходы и чаевые, связанные с питанием, покрываются суточными. Будут использоваться ставки суточных, установленные Управлением общего обслуживания (GSA) для ночных поездок. Стоимость проживания будет возмещена в соответствии с местным тарифом, установленным JFTR, плюс применимые налоги. Путешественники, которые не могут обеспечить проживание в пределах местного лимита, могут обратиться к своему официальному лицу с просьбой об исключении для покрытия фактических расходов. Утверждение таких исключений должно быть четко указано в форме возмещения командировочных расходов. Возмещение местных расходов на проезд ограничивается пробегом и прямыми расходами, такими как регистрационный сбор или проезд в общественном транспорте.

В JFTR указаны суточные для “Meals & Inc. Exp.” Суточные в день поездки составляют 75% от обычной ставки (или удержание 25%). Ежедневные суточные должны быть уменьшены на 25% за каждый прием пищи в рамках мероприятия (независимо от того, воспользовались ли вы этим обедом или нет).

Любые командировочные расходы, предоплаченные сотрудниками (наличными или кредитной картой), могут быть востребованы в качестве возмещения по завершении поездки или включены в состав аванса на поездку.Авансы на поездку отправляются по почте каждую среду.

членам Совета по образованию возмещаются командировочные и непредвиденные расходы в соответствии с той же общей политикой, что и персоналу.

См. Также Разрешение на поездку.

Способ передвижения

При выборе способа передвижения работник должен учитывать как экономию, так и оптимальное использование времени. Компенсация ограничивается тем видом транспорта, который обеспечивает наименьшие затраты для колледжа. При определении наименьших затрат учитываются транспортные расходы, оплачиваемое время проезда сотрудников, питание и проживание в пути.

Примечание: Если сотрудник использует способ передвижения (транспорт, суточные, проживание и оплачиваемое время в пути сотрудников) с более высокими затратами для колледжа, возмещение будет ограничено наименее затратным способом поездки, доступным для этого пункта назначения, например , если сотрудник предпочитает ехать в Лос-Анджелес на семинар, а не летать, пробег и возмещение расходов по маршруту ограничиваются тарифом на авиабилеты.

Ставка возмещения миль за использование личного транспорта

Ставка возмещения миль для сотрудников, использующих свой личный транспорт для работы в колледже, будет такой же, как и установленная Администрацией общего обслуживания. Изменения ставки возмещения миль в колледже вступят в силу при любом изменении ставки GSA.

Мили для часто летающих пассажиров

Бонусы для часто летающих пассажиров, заработанные сотрудниками, путешествующими по работе в колледже, являются частью компенсационного пакета сотрудников и могут использоваться сотрудниками по своему выбору, если условия гранта или спонсорства не разрешены. Поскольку бонусы для часто летающих пассажиров теперь считаются формой компенсации, любые изменения в текущей политике будут предметом переговоров с соответствующими представителями профсоюзов.

Запрос возмещения командировочных расходов

Форма разрешения / возмещения командировок и расходов используется для запроса возмещения ежемесячных командировочных расходов или возмещения расходов на определенную поездку или конференцию. Формы можно получить в Финансовом колледже.

Авансы на поездку

Аванс на поездку может запросить сотрудник, который планирует совершить определенную поездку или посетить собрание, санкционированное колледжем. Авансовый платеж может быть запрошен, если предполагаемые наличные расходы на любую поездку превышают 100 долларов США.Авансовый платеж за регистрацию будет произведен, если заполненная регистрационная форма будет отправлена ​​вместе с предварительным запросом, а регистрационное поле заполнено.

При запросе аванса на поездку заполняется часть 1 формы поездки. Сотрудник получит предоплату чеком по почте. Если требуется предварительная проверка, утвержденный запрос должен быть получен в отделе счетов к оплате Финансового отдела колледжа к понедельнику до запуска проверки среды.

Ежемесячное возмещение командировочных расходов

Чтобы разрешить оплату личных ежемесячных командировочных расходов, сотрудник должен заполнить Часть 1 формы.Нет необходимости заполнять разделы сметных расходов, коммерческих поездок и регистрации. После завершения поездки заполняется Часть 2 (сверка расходов) и прилагаются квитанции. Затем полная форма отправляется на утверждение. Это одобрение означает, что требование о возмещении было рассмотрено и указанные расходы являются разумными и необходимыми. Затем форма пересылается в отдел счетов к оплате Финансового отдела колледжа для оплаты. Компенсация ежемесячных командировочных расходов может подаваться сотрудником за каждый месяц или за квартал, в зависимости от частоты командировок, понесенных расходов и собственных правил департамента относительно подачи запросов на возмещение командировочных расходов.Запросы на возмещение расходов в конце финансового года должны быть получены в течение периода времени, установленного Финансовым отделом колледжа для закрытия года.

Возмещение расходов на конкретную поездку и встречу

При запросе оплаты личных расходов на поездку или встречу сотрудник должен заполнить Часть 2 формы в течение пяти рабочих дней после возвращения из поездки или встречи. Квитанции требуются для расходов более 75 долларов США. Заполненная форма отправляется на утверждение.Это утверждение означает, что требование о возмещении было рассмотрено и указанные расходы являются разумными и необходимыми. Затем форма отправляется департаментом в Финансовый отдел колледжа для обработки и оплаты. Любые расходы, оплаченные с помощью карты покупки колледжа, также должны быть указаны в запросе на возмещение.

Для каждой конкретной поездки или встречи используется одна форма.

Метод возмещения

В разделе «Счета к оплате» будет обработан заполненный запрос на возмещение и подготовлен чек, который будет отправлен по почте на домашний адрес сотрудника.Чеки выдаются каждую среду.

Требования к возмещению расходов

902 902 902 902 902

Тип расходов	Дополнительная сумма / описание первоначального чека	Требуемая	Требования / комментарии	Да	Требуется пояснение, включая имена участников и цель приема пищи
Жилье	Фактическое	Да
Транспорт	Фактический (более 75 долларов США)	Да	Такси
Частный автомобиль	Ставка GSA	№
Парковка	Фактическая (75 долларов США и меньше)	№	Квитанция или копия заполненной регистрации сборов с указанием стоимости и любого питания, включенного в сборы.
Регистрация	Фактическая	Да

Примечание: Для исключения вышеуказанных ставок потребуется предварительное письменное разрешение вице-президента / президента.

Часть 1, Запрос на поездку

1. Для всех запросов вставьте:
   1. Название отдела, в котором взимается плата за поездку, и добавочный телефонный номер отдела;
   2. Имя сотрудника в точности так, как оно указано в платежной ведомости сотрудника;
   3. Номер L сотрудника; и
   4. Двадцатичетырехзначный номер FOAP, подлежащий начислению.
2. Для конференции или поездки укажите дату / месяц расходов, место проведения и цель конференции.
   1. Полные сметные расходы –
   2. Если запрашивается аванс сотруднику, введите сумму.
   3. Если регистрационный взнос должен быть оплачен Lane, приложите заполненную регистрационную форму и всю брошюру для конференции.
   4. Транспортировка – авиаперевозки должны осуществляться через наименее дорогостоящего перевозчика.
   5. Получите разрешение и отправьте его в Финансовый институт колледжа.
3. Для ежемесячного возмещения командировок и ежемесячных расходов укажите дату / месяц расходов, затем перейдите к Части 2 «Сверка расходов».

Часть 2, выверка расходов

Используйте одну строку для каждого дня и вставьте:

1. Дата
2. Пункт назначения: укажите местоположение, а также город (например, Общественный учебный центр Черчилля, Юджин; средняя школа, Коттеджная роща и т. Д.). Также используйте это место, чтобы дать краткое объяснение того, почему были понесены расходы.
3. Количество частных автомобильных миль, разрешенных к возмещению. Умножьте общее количество миль на ставку возмещения. Вставьте рассчитанную сумму в долларах в блок «Расходы за пробег» в правом нижнем углу страницы.
4. Стоимость проживания. Введите ежедневные налоги на проживание и связанные с проживанием налоги в столбце «Итоговая сумма за день».
5. Прочие расходы. Введите в отведенное место или в Разное и подпишите.Подсчитайте расходы и вставьте в поле справа бланка.
6. Итого расходы. Общие суточные и проживание, пробег и другие расходы. Сотрудникам рекомендуется найти и ввести соответствующую ставку суточных, но финансовая служба колледжа предоставит эту информацию, если это необходимо.
7. за вычетом авансов (см. Выше). Введите аванс, выплаченный сотруднику до поездки.
8. Перечислите все расходы, связанные с картой покупки колледжа.
9. Денежные средства возвращены. Если полученная сумма аванса превышает общие расходы, введите разницу в блоке «Средства, возвращенные в LCC» и приложите чек на сумму, которая должна быть возвращена и доставлена ​​в отдел счетов к оплате финансов колледжа.
10. Причитается возмещение. Если полученный аванс меньше общих расходов, введите разницу в блоке «Причитающееся возмещение». После получения документов Финансовым отделом колледжа чеки будут выписаны в следующую среду.
11. Подпишите и поставьте дату на форме и направьте ее в утверждающий орган. Утверждающий должен направить его напрямую в финансовый отдел колледжа после утверждения.

Надбавки к расходам – ​​Библиотека политик

Op8.22-3 Надбавки к расходам

В этом разделе описаны предметы, кроме основной транспортировки, разрешенные к возмещению.См. «Способы транспортировки» для получения информации о транспортных расходах. Все сотрудники, включая заявителя и уполномоченного должностного лица, должны соблюдать Политику налоговой ответственности.

В данном разделе адресованы следующие группы лиц:

• Сотрудники Университета – Возмещение производится за проживание, питание и непредвиденные расходы разумного характера, если они необходимы для ведения бизнеса Университета. Необходимо указать коммерческую цель всех запрашиваемых возмещений. Если один сотрудник оплачивает расходы другого сотрудника, гостя или студента, имена всех командировочных сотрудников, гостей или студентов должны быть указаны в отчете о командировочных расходах или в приложении.
• Неработающие – Возмещение расходов для лиц, не являющихся сотрудниками, не производится, за исключением случаев, когда это необходимо и в пользу Университета и ограничивается фактическими расходами на проживание, питание и непредвиденные расходы разумного характера. Если применимо, волонтерам (т. Е. Членам Совета управляющих) будет выплачена компенсация по ставке миль, утвержденной для сотрудников. ПРИМЕЧАНИЕ: Имя, должность и представленное учреждение или организация любого гостя должны быть указаны в отчете о командировочных расходах или в приложении.

Расходы на спонсируемые подарки, гранты или контракты

Возмещение расходов, связанных с спонсируемыми подарками, грантами или контрактами, заключенными с Университетом для исследований, обучения или других целей, должно полностью соответствовать правилам поездок Университета, гранту или контракту, в зависимости от того, что является более ограничительным. ПРИМЕЧАНИЕ: В случае, если подарок, грант или контракт конкретно предусматривает особые меры по учету командировочных расходов, этот факт должен быть отмечен в отчете о командировочных расходах.

• Расходы разрешены
  1. Жилье: разумные и необходимые суммы
     1. Когда два или более сотрудников проживают в одной комнате, общая сумма, требующая возмещения, не должна превышать общую сумму, уплаченную за комнату.
     2. Когда сотрудник проживает в комнате с партнером или другим лицом, не являющимся сотрудником, сотрудник несет ответственность за документальное подтверждение нормы единовременной занятости в квитанции о размещении и получает возмещение по этой ставке единовременной занятости.
     3. Должна быть предоставлена ​​квитанция с подробным описанием, предоставленная отелем или мотелем. Сводные отчеты, предоставленные компаниями, выпускающими кредитные карты, не могут быть приняты в качестве документации для возмещения. ПРИМЕЧАНИЕ: Многие отели и мотели предлагают факультетскую или коммерческую ставку, которая ниже обычной дневной ставки, если сделано предварительное бронирование или если факт того, что сотрудник представляет университет, доведен до сведения клерка отеля или мотеля в офисе время регистрации.
  2. Питание:
     1. Если вы путешествуете с ночевкой вне дома, фактические расходы на питание, не превышающие 57 долларов США в день, подлежат возмещению *. Ограничения на питание следующие:

        Питание	Стоимость
        Завтрак	12,00 $
        Обед	15,00 $
        Ужин	30,00 $

        
        * Исключение: на групповое питание сотрудников, оплачиваемое Президентом Университета, не распространяются ограничения на питание.
     2. Квитанции должны быть получены на суммы более 10,00 долларов (независимо от количества в партии). ПРИМЕЧАНИЕ: Установленные максимумы не должны рассматриваться как суточные вместе, и не должны использоваться индивидуально без учета фактических и необходимых расходов. Если фактические расходы меньше установленных максимумов, будет разрешено возмещение ТОЛЬКО фактических расходов.
     3. Если путешественник имеет право на двухразовое питание в течение дня, ограничение на два приема пищи вместе является суммой применимых ограничений на питание, перечисленных выше.
     4. Если путешественник имеет право на трехразовое питание в течение дня, лимит питания составляет 57 долларов США. Эта сумма может быть распределена между тремя приемами пищи без учета индивидуальных ограничений на питание, если общая сумма не превышает 57 долларов.
     5. При посещении конференции часть повестки дня, регистрационная брошюра или другой документ конференции с указанием дат и предоставленных обедов должны быть представлены вместе с отчетом о командировочных расходах. ПРИМЕЧАНИЕ: Любые расходы на питание, представленные в случаях, когда питание конференции было предоставлено бесплатно, не будут возмещены.
     6. Допустимые расходы на питание будут возмещены, когда детализированная квитанция, показывающая фактическую стоимость еды, будет включена в отчет о командировочных расходах. ПРИМЕЧАНИЕ: Детализированная квитанция содержит подробные сведения о заказанных товарах; Квитанции по кредитной карте должны сопровождать детализированную квитанцию, если применимо. Гостиничные счета, в которых указана плата за проживание за питание, также должны включать детализированную квитанцию ​​с подробным описанием заказанных предметов, чтобы иметь право на возмещение.
     7. Личное питание во время однодневных поездок или в пределах официального места жительства заявителя не подлежит возмещению, так как оно будет облагаться налогом для работника в соответствии с инструкциями IRS.См. IRC §162 (a) (2) Rev. Rul. 75-170 Rev. Rul. 75-432. Возмещаемые исключения должны соответствовать следующим критериям:
        • Ужин с гостями университета, консультантами или кандидатами, обсуждается университетский бизнес.
        • Обед проводится в рамках семинара, конференции или обязательного собрания, и условия собрания соответствуют требованиям, перечисленным в Политике финансовой ответственности.
     8. Если для сотрудников явно выгодно платить за питание, кроме собственного, необходимо указать причины и имена гостей.Супружеское питание исключается, за исключением случаев, когда это заранее одобрено Провостом или Президентом. Для гостей разрешено полное возмещение сверх максимальной суммы за один прием пищи, но максимальные расходы на питание по-прежнему распространяются на сотрудников Университета. В некоторых случаях исключения, позволяющие возмещение сверх максимальной суммы для сотрудника, могут быть одобрены вице-президентом по развитию университетов, проректором и президентом. Должны быть предоставлены детализированные квитанции. Исключение составляют обязательные встречи с гостями в интересах университета.
     9. Возмещение расходов на питание должно соответствовать Политике фискальной ответственности в отношении продуктов питания и прохладительных напитков, быть частью собрания отдела и утверждаться руководителем.
     10. Все обеды, которые подлежат возмещению Университетом, должны оплачиваться сотрудниками и отражаться в отчете о командировочных расходах. Плата за питание не взимается с университета. Двумя исключениями будут обеды кандидатов, оплачиваемые в отеле, и питание, связанное с банкетами или встречами.
  3. Телефон: расходы во время нахождения в командировке будут возмещены только в тех случаях, когда в отчете о командировочных расходах указываются имя и должность лица, с которым вы связались, а также деловая цель звонка.Личные звонки не подлежат возмещению.
  4. Интернет: плата за использование Интернета для бизнеса возмещается сотрудникам, находящимся в командировке.
  5. Прочие транспортные и сопутствующие расходы: разрешены, когда это необходимо для достижения цели поездки. К ним относятся такси, шаттлы, автобусы или лимузины, необходимые для транспортировки в / из аэропорта и отеля в пункте назначения поездки или встреч, имеющих документально подтвержденную деловую цель, сборы за проезд и парковку. Услуга парковщика возмещается только в том случае, если она связана с проживанием или мероприятием, которое посещает сотрудник, когда другой вариант парковки недоступен.Документация или квитанции должны быть предоставлены для расходов свыше 10 долларов США вместе с Отчетом о командировочных расходах, чтобы получить возмещение.
  6. Регистрация или другие расходы на собрание:
     1. Разрешены, когда необходимо выполнить цель поездки. ПРИМЕЧАНИЕ: Квитанция требуется, если комиссия составляет 10 долларов и более.
     2. Документация, касающаяся цели поездки, включая повестку дня собрания, расписание конференции, предоставленное питание и имена вовлеченных лиц, должна быть включена в отчет о командировочных расходах.
  7. Компенсация за любую предварительную регистрацию мероприятия, оплаченную сотрудником, не подлежит возмещению до завершения поездки или мероприятия. Эти расходы должны быть заявлены в отчете о командировочных расходах по завершении мероприятия. ПРИМЕЧАНИЕ: Поскольку поездки на конгрессы и аналогичные собрания часто приносят прямую пользу сотруднику в дополнение к преимуществам, получаемым университетом, во многих случаях для деканов, директоров и руководителей отделов уместно разрешить поездку с пониманием. что университет возместит только часть общей стоимости поездки.Этот тип организации должен быть четко объяснен в отчете о командировочных расходах. При необходимости приложите дополнительный лист для объяснения.
  8. Расходы на питание для команд или групп:
     1. Находясь в командировке, расходы на питание для группы, одобренной Университетом, подлежат возмещению, если:
        1. Квитанции получены и представлены вместе с Отчетом о командировочных расходах.
        2. Форма для групповых командировок / питания, утвержденная университетом, правильно заполнена и отправлена.Эта форма должна использоваться, когда преподаватели / сотрудники распределяют наличные деньги среди университетской команды или группы для оплаты питания.
     2. Санкционированная университетом форма групповых денег на проезд / питание также должна использоваться при распределении наличных денег в качестве денег на питание перед началом сезона для спортсменов, денег на питание, связанных с домашними играми, и возмещения расходов на питание в период, когда кафетерии кампуса закрыты. При заполнении утвержденной университетом формы на групповые поездки / питание:
        1. Верхняя часть должна быть заполнена сотрудником до распределения любых денег.Помимо заполнения бланков дат поездки, в соответствующем бланке следует указать имя каждого учащегося, получающего средства. Сумма, распределяемая между каждым учащимся в день или на один прием пищи, должна быть указана вместе с общей суммой, полученной каждым учащимся, имя которого указано на странице.
        2. Нижняя часть формы заполняется учащимися, получающими денежные средства. Студент должен напечатать свое имя, прочитать информацию, указать полученную сумму, подписать и поставить дату на форме.
        3. Каждая форма предназначена для представления оплаты не более чем шести студентам. Когда более шести студентов должны получить средства, используйте соответствующее количество дополнительных форм. ПРИМЕЧАНИЕ: Утвержденная университетом форма для групповых командировок / денег на питание не заменяет процесс получения квитанций о понесенных расходах на питание. Скорее, форму следует использовать, когда распределение наличных денег на расходы на питание более осуществимо, чем получение квитанций.
• Расходы не разрешены
  1. Возмещение личных расходов, таких как личная туристическая страховка, личные телефонные звонки, алкогольные напитки, фильмы, стирка, дополнительное питание и т. Д., не разрешено.
  2. В виде исключения расходы на услуги прачечной и химчистки разрешаются только при длительных поездках за границу или для спортивных команд в длительных поездках. Необходимо предоставить квитанции на расходы свыше 10 долларов США.
  3. В исключительных случаях законные и хорошо задокументированные расходы, которые в противном случае были бы отклонены, будут возмещены после утверждения деканом или соответствующим администратором уровня вице-президента.
• Компенсация командировочных и транспортных расходов кандидата
  1. Потенциальным кандидатам в университет могут быть возмещены их командировочные и переездные расходы по усмотрению отдела, стремящегося нанять кандидата.Сроки и лимиты возмещения командировочных и переездных расходов утверждаются каждым отделом, но не должны превышать лимитов, установленных для сотрудников Университета, установленных настоящей политикой. В случае возмещения расходов на переезд, возмещенная налогооблагаемая сумма указывается в форме W-2 сотрудника.
  2. Путевые расходы партнера кандидата могут быть возмещены за счет средств Фонда по усмотрению отдела, стремящегося нанять кандидата. В случае найма кандидата сумма возмещения расходов на поездку партнера указывается в форме W-2 сотрудника.
  3. Отчет о командировочных расходах должен четко указывать, что возмещаемые расходы относятся к кандидатам, путем написания «Поездки кандидата» в отчет о расходах.
• Путешествие супруга / иждивенца
  1. Совет управляющих ежегодно утверждает внеконтрактные дополнительные льготы для сотрудников, включая командировки супругов, для ограниченной группы сотрудников. Такая поездка супруга будет облагаемой налогом дополнительной льготой для работника.
  2. Университет не будет оплачивать проезд супружеской пары, за исключением случаев, когда это ежегодно утверждается Советом управляющих.(См. Пункт 1. выше.) Университет не будет оплачивать дорожные расходы любого другого иждивенца, сопровождающего сотрудника по делам Университета.

Глава 112 Раздел 061 – 2021 Закон Флориды

(1) ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ НАМЕРЕНИЕ. – Предотвратить несправедливость, конфликты, несоответствия и упущения в многочисленных законах, регулирующих или пытающихся регулировать командировочные расходы государственных служащих, служащих и уполномоченных лиц в штате. , это намерение Законодательного собрания:

(a) Установить стандартные ставки, процедуры и ограничения возмещения командировочных расходов с некоторыми оправданными исключениями и исключениями, применимые ко всем государственным служащим, служащим и уполномоченным лицам, поездка которых санкционирована и оплачивается государственное агентство.

(b) Для сохранения стандартизации, установленной этим законом:

1. Положения данного раздела имеют преимущественную силу над любыми противоречащими друг другу положениями общего закона, настоящего или будущего, в пределах конфликта; но если какой-либо такой общий закон содержит конкретное исключение из этого раздела, включая конкретную ссылку на этот раздел, такой общий закон имеет преимущественную силу, но только в пределах исключения.

2. Положения любого специального или местного закона, настоящего или будущего, имеют преимущественную силу над любыми противоречащими друг другу положениями в этом разделе, но только в той степени, в которой они противоречат друг другу.

(2) ОПРЕДЕЛЕНИЯ. – Для целей данного раздела следующие слова имеют указанные значения:

(a) Агентство или государственное агентство – Любой офис, департамент, агентство, подразделение, подразделение, политическое подразделение, совет, бюро, комиссия, орган, район, государственный орган, политический орган, округ, город, поселок, деревня, муниципалитет или любое другое отдельное правительственное учреждение, созданное в соответствии с законом.

(b) Глава агентства или руководитель агентства – высший орган государственного агентства по выработке политики, как это определено в настоящем документе.

(c) Должностное лицо или государственное должностное лицо – Лицо, которое при исполнении своих официальных обязанностей наделено законом суверенными полномочиями правительства и которое либо избирается народом, либо уполномочено губернатором и обладает юрисдикцией, распространяющейся на всю территорию. государство или любое лицо, законно выступающее вместо одного из двух вышеупомянутых классов лиц в качестве первоначального назначенного лица или правопреемника.

(d) Сотрудник или государственный служащий – физическое лицо, независимо от того, назначено оно или нет, кроме должностного лица или уполномоченного лица, как определено в данном документе, которое занимает штатную или штатную утвержденную должность и несет ответственность перед главой агентства.

(e) Уполномоченное лицо –

1. Лицо, не являющееся государственным служащим или служащим, как определено в данном документе, независимо от того, было ли оно избранным, назначенным или нет, которое уполномочено главой агентства нести командировочные расходы при исполнении служебных обязанностей.

2. Лицо, которого агентство вызывает для предоставления времени и услуг в качестве консультанта или советника.

3. Лицо, которое является кандидатом на руководящую или профессиональную должность.

(f) Путешественник – государственный служащий, государственный служащий или уполномоченное лицо при выполнении разрешенных поездок.

(g) Путевые расходы, командировочные расходы, необходимые расходы во время путешествия, фактические расходы во время путешествия или слова аналогичного характера – обычные обычные и непредвиденные расходы, обязательно понесенные путешественником.

(h) Обычный перевозчик – поезд, автобус, коммерческая авиакомпания, выполняющая регулярные рейсы, или арендованные автомобили известной фирмы по аренде автомобилей.

(i) День поездки – 24-часовой период, состоящий из четырех кварталов по 6 часов в каждом.

(j) Период путешествия – период времени между временем отправления и временем возвращения.

(k) Путешествие класса A – непрерывное путешествие продолжительностью 24 часа или более за пределами официального офиса.

(l) Поездки класса B – непрерывные поездки продолжительностью менее 24 часов, которые предполагают ночное отсутствие в официальном офисе.

(m) Путешествие класса C – Путешествие для коротких или однодневных поездок, когда путешественник не уезжает из своей официальной штаб-квартиры на ночь.

(n) Поездки за границу – выезд за пределы США.

(3) ПОЛНОМОЧИЯ ПОЛУЧИТЬ ДОРОЖНЫЕ РАСХОДЫ.—

(a) Все поездки должны быть санкционированы и одобрены главой агентства или его или ее назначенным представителем, из средств которого турист получает оплату.Глава агентства не должен разрешать или одобрять такой запрос, если он не сопровождается подписанным заявлением руководителя туриста, в котором говорится, что такая поездка является официальным делом государства, а также указывается цель такой поездки.

(b) Путевые расходы путешественников должны ограничиваться теми расходами, которые они обязательно понесли при выполнении общественных целей, разрешенных законом, которые должны выполняться агентством, и должны находиться в пределах ограничений, установленных настоящим разделом.

(c) Поездки государственных служащих или сотрудников, временно работающих от имени другого агентства или частично от имени более чем одного агентства одновременно, или уполномоченных лиц, которые призваны вкладывать время и услуги в качестве консультантов или советников, могут быть уполномоченным руководителем агентства. Полное объяснение и обоснование должно быть указано в ваучере на командировочные расходы или приложено к нему.

(d) Путевые расходы государственных служащих с единственной целью сдачи экзаменов по системе служебных заслуг или других экзаменов при трудоустройстве, письменных или устных, не допускаются ни при каких обстоятельствах, за исключением случаев, когда предварительное письменное согласие главы агентства или его или ее назначенному лицу, кандидатам на руководящие или профессиональные должности могут быть разрешены командировочные расходы в соответствии с этим разделом.

(e) Путевые расходы государственных служащих или служащих с целью реализации, организации, направления, координации или администрирования или поддержки реализации, организации, руководства, координации или администрирования мероприятий, связанных с поездками или связанных с ними террористическое государство не допускается ни при каких обстоятельствах. Для целей этого раздела «террористическое государство» определяется как любое государство, страна или нация, обозначенная Государственным департаментом США как государство, поддерживающее терроризм.

(f) Глава агентства или назначенный представитель может оплатить авансом или возмещением, или их комбинацией, суточные командировочных для зарубежных поездок по текущим ставкам, указанным в федеральной публикации «Стандартные правила ( Гражданские лица в правительстве, зарубежные территории) »и непредвиденные расходы, как указано в этом разделе.

(g) Путешественник, который заболел или получил травму вдали от своего официального офиса и, следовательно, не может выполнять официальные дела агентства, может продолжать получать средства к существованию, как предусмотрено в подразделе (6), в течение этого периода болезни или травмы до тех пор, пока он или она не сможет выполнять официальные дела агентства или не вернется в свою официальную штаб-квартиру, в зависимости от того, что наступит раньше.Такие суточные могут выплачиваться с одобрения главы агентства или его или ее представителя.

(h) Главный государственный хирург или назначенное им лицо может разрешить дорожные расходы, связанные с оказанием медицинских услуг для клиентов Министерства здравоохранения и от их имени. Департамент здравоохранения может установить ставки ниже, чем ставки, указанные в этом разделе, для этих дорожных расходов.

(4) ОФИЦИАЛЬНЫЙ ШТАБ-КВАРТИРА. Официальной штаб-квартирой должностного лица или сотрудника, назначенного на должность, должен быть город или поселок, в котором расположен офис, за исключением того, что:

(a) Официальная штаб-квартира лица, находящегося на местах, должна быть городом или поселком, ближайшим к району, где выполняется большая часть работы лица, или другим городом, поселком или районом, который может быть назначен главой агентства, при условии, что во всех случаях такое назначение должно соответствовать наилучшим интересам агентство, а не для удобства человека.

(b) Когда какой-либо государственный служащий находится в любом городе или поселке в течение периода, превышающего 30 непрерывных рабочих дней, такой город или поселок считается официальной штаб-квартирой служащего, и ему или ей не разрешается выплачивать суточные или суточные, как предусмотрено в этом разделе, по истечении указанного периода в 30 непрерывных рабочих дней, если этот период времени не продлен с явного согласия руководителя агентства или его или ее представителя.

(c) Путешественник может покинуть назначенный ему пост, чтобы вернуться домой на ночь, в выходные или праздничные дни, но любое время, потерянное для выполнения обычных обязанностей, должно использоваться как ежегодный отпуск и разрешаться в обычном порядке.Путешественнику не возмещаются командировочные расходы сверх установленной ставки суточных, если бы он оставался на своей должности. Однако, если путешественник был временно откомандирован из своей официальной штаб-квартиры на утвержденный период, превышающий 30 дней, он или она имеет право на возмещение транспортных расходов по установленной ставке: одна поездка туда и обратно за каждый 30-дневный период. фактически доставлен к нему домой в дополнение к выплате и пособиям, предусмотренным иным образом.

¹ (d) Вице-губернатор, постоянно проживающий за пределами округа Леон, может, по его просьбе, иметь соответствующее учреждение в своем округе, обозначенное в качестве его или ее официальной штаб-квартиры для целей настоящего раздела. Этот официальный штаб может служить только личным кабинетом вице-губернатора. Вице-губернатор не имеет права использовать государственные средства для аренды помещения на каком-либо объекте для своего официального штаб-квартиры.

1. Вице-губернатор, для которого учреждена официальная штаб-квартира в его или ее округе проживания в соответствии с настоящим параграфом, имеет право на получение средств к существованию по ставке, устанавливаемой губернатором за каждый день или неполный день, в течение которого вице-губернатор находится в Капитолий штата для ведения официальных государственных дел.Помимо суточных, вице-губернатор имеет право на возмещение транспортных расходов, предусмотренных в подразделе (7), на проезд между официальной штаб-квартирой вице-губернатора и Капитолием штата для ведения дел штата.

2. Выплата суточных и компенсация за проезд между официальной штаб-квартирой вице-губернатора и Капитолием штата должны производиться в той мере, в какой имеются соответствующие средства, как это определено губернатором.

3. Срок действия этого параграфа истекает 1 июля 2022 года.

(5) РАСЧЕТ ВРЕМЕНИ ПОЕЗДКИ ДЛЯ ВОЗМЕЩЕНИЯ. – Для целей возмещения и методов расчета дробных дней поездки предписываются следующие принципы:

(a) День поездки для путешествия класса A – календарный день (с полуночи до полуночи). День поездки для путешествия класса B должен начинаться одновременно с периодом поездки. Для путешествий класса A и класса B путешественнику возмещается одна четвертая утвержденной ставки суточных за каждый квартал или его часть дня поездки, включенного в период поездки.Поездки классов A и B включают любые командировки по служебным делам вне обычных рабочих часов и вне обычных мест работы, когда считается разумным и необходимым остаться на ночь и для которых утверждены командировочные расходы.

(b) Путешественнику не возмещаются суточные за проезд класса C, но он должен получать суточные, как это предусмотрено в этом разделе, причем это пособие на питание должно быть основано на следующем графике:

1. Завтрак – Когда начинается поездка до 6 а.м. и продолжается после 8 часов утра.

2. Обед – когда путешествие начинается до 12 часов дня и продолжается после 14 часов.

3. Ужин – если путешествие начинается до 18:00. и длится после 20:00 или когда путешествие происходит в ночное время в связи с особым назначением.

Не допускается питание, если поездка ограничивается городом или поселком официальной штаб-квартиры или в непосредственной близости от нее; за исключением служебных командировок за пределами постоянного места работы путешественника, если командировочные расходы одобрены.Главный финансовый директор должен установить график обработки суточных для командировочных по классу C не реже одного раза в месяц.

(6) СТАВКИ НА СУММУ И СУММАРНОЕ ДОБАВЛЕНИЕ. – В целях расчета ставок возмещения и методов расчета суточные и суточные предоставляются следующим образом: или при поездке в пределах или за пределы штата с целью ведения добросовестных государственных дел, какая конвенция, конференция или бизнес служит прямой и законной общественной цели по отношению к государственному учреждению, обслуживаемому лицом, присутствующим на таком собрании или ведущим такие дела, либо из следующего за каждый день такого путешествия по выбору путешественника:

1.Восемьдесят долларов суточных; или

2. Если фактические расходы превышают 80 долларов, суммы, разрешенные в параграфе (b) на проживание, плюс фактические расходы на проживание при одноместном размещении, должны быть подтверждены оплаченными счетами.

При предоставлении проживания или питания в государственном учреждении туристу возмещаются только фактические расходы на такое проживание или питание, но не выше максимума, установленного в этом подпункте.

(b) Всем путешественникам разрешается выплачивать следующие суммы на проживание во время командировок класса C по служебным делам, как это предусмотрено в пункте (5) (b):

1.Завтрак ………. 6

2. Обед ………. 11

долларов 3. Ужин ………. 19 долларов

(c) Нет одному, путешествующему за пределы штата или в пределах штата, должны быть возмещены расходы на питание или проживание, включенные в регистрационный сбор на съезд или конференцию, уплачиваемый государством.

(7) ТРАНСПОРТИРОВКА .— (a) Все поездки должны осуществляться по обычно используемому маршруту. Если человек путешествует косвенным путем для своего удобства, любые дополнительные расходы несет путешественник; и возмещение расходов должно основываться только на таких расходах, которые были бы понесены по обычно используемому маршруту.Глава агентства или назначенное им лицо определяет наиболее экономичный способ передвижения для каждой поездки с учетом следующих условий:

1. Характер бизнеса.

2. Наиболее эффективное и экономичное средство передвижения (с учетом времени путешественника, влияния на его производительность, затрат на транспортировку и требуемых суточных или суточных). Когда это более эффективно и экономично для путешественника или руководителя агентства, можно использовать услуги реактивного самолета, предлагаемые любой авиакомпанией, независимо от государственного контракта, когда стоимость находится в пределах утвержденного порога, определенного руководителем агентства или его или ее. назначенный.

3. Количество лиц, совершающих поездку, и количество оборудования или материалов, которые необходимо перевезти.

(b) Департамент финансовых услуг может предоставить любую форму, которую сочтет необходимой для покрытия запросов на командировку для поездок по служебным делам и при оплате государством.

(c) Перевозка обычным перевозчиком во время служебных командировок, оплачиваемая лично путешественником, должна подтверждаться соответствующей квитанцией. Федеральный налог не подлежит возмещению путешественнику, за исключением случаев, когда федеральный закон требует уплаты такого налога от штата и других государственных органов.В случае, если перевозка, отличная от наиболее экономичного класса, утвержденного руководителем агентства, предоставляется обычным перевозчиком по чеку или кредитной карте, расходы, превышающие наиболее экономичный класс, должны быть возвращены путешественником агентству, которому поручено транспортировка предоставляется таким образом.

(г) 1. Использование частных транспортных средств для официальных поездок вместо государственных транспортных средств или обычных транспортных средств может быть разрешено главой агентства или его или ее уполномоченным лицом.Если вы путешествуете на личном автомобиле:

a. Путешественник имеет право на компенсацию пробега в размере 44,5 цента за милю; или

б. Путешественник имеет право на такую ​​поездку по тарифу обычного перевозчика, если руководитель агентства определит, что она более экономичная.

2. Возмещение расходов, связанных с эксплуатацией, техническим обслуживанием и владением транспортным средством, не допускается, если автомобили, находящиеся в частной собственности, используются в общественных целях, и возмещение производится в соответствии с настоящим пунктом, за исключением случаев, предусмотренных в подразделе (8).

3. Показывается весь пробег от пункта отправления до пункта назначения и, по возможности, рассчитывается на основе текущей карты Департамента транспорта. Расстояние, необходимое для ведения официальных дел, допускается, но оно должно быть указано отдельной строкой в ​​ваучере.

(e) Транспортировка зафрахтованным транспортным средством во время служебных командировок может быть разрешена руководителем агентства, когда это необходимо или когда это выгодно для агентства, при условии, что стоимость такой перевозки не превышает стоимости перевозки частной транспортное средство в соответствии с параграфом (d).

(f) Глава агентства или назначенное им лицо может предоставлять ежемесячные надбавки в фиксированных суммах за использование частных автомобилей в служебных целях вместо нормы пробега, указанной в параграфе (d). Надбавки, предоставляемые в соответствии с настоящим параграфом, должны быть разумными, принимая во внимание обычное использование автомобиля, дороги, по которым обычно проезжают, и то, оплачиваются ли какие-либо расходы, связанные с эксплуатацией, техническим обслуживанием и владением автомобилем, из средств агентства. или другие государственные фонды.Такое пособие может быть изменено в любое время и должно производиться на основании подписанного заявления путешественника, поданного до предоставления или изменения пособия, а в дальнейшем не реже одного раза в год. В выписке должны быть указаны места и расстояния для средней типичной месячной поездки по служебным делам, а также сумма, которая была бы разрешена в соответствии с утвержденной ставкой за милю для поездки, указанной в выписке, если бы оплата была произведена в соответствии с параграфом (d) .

(g) Между государственным должностным лицом или служащим, или любым другим лицом и государственным учреждением не может быть заключено никаких контрактов, в которых амортизационные отчисления используются для расчета суммы, причитающейся агентством физическому лицу за использование служебный автомобиль, находящийся в частной собственности; при условии, что любой такой существующий контракт не будет нарушен.

(h) Ни один путешественник не может иметь право на пробег или транспортные расходы, если его бесплатно перевозит другое лицо или когда его перевозит другой путешественник, имеющий право на оплату пробега или транспортные расходы. Тем не менее, пассажиру частного самолета возмещается фактическая сумма, взимаемая и оплаченная за проезд для такой перевозки, до стоимости билета коммерческого авиалайнера на тот же рейс, даже если владелец или пилот такого самолета также имеет право на транспортные расходы на тот же рейс в соответствии с этим подразделом.

(8) ПРОЧИЕ РАСХОДЫ .— (a) Могут быть возмещены следующие непредвиденные командировочные расходы путешественника:

1. Стоимость проезда на такси.

2. Стоимость проезда на пароме; и сборы за проезд по мостам, дорогам и туннелям.

3. Плата за хранение или парковку.

4. Коммуникационные расходы.

5. Регистрационный сбор за участие в съезде или конференции, которые будут служить прямой общественной цели по отношению к государственному учреждению, обслуживаемому лицом, присутствующим на таких собраниях. Путешественнику могут быть возмещены фактические и необходимые сборы за посещение мероприятий, которые не включены в базовый регистрационный взнос, что напрямую способствует общественной цели участия агентства в конференции.Такие расходы могут включать, помимо прочего, банкеты и другие приемы пищи. Путешественник несет ответственность за подтверждение того, что сборы были надлежащими и необходимыми. Однако стоимость питания или проживания, включенных в регистрационный взнос, будет вычтена в соответствии с надбавками, указанными в подразделе (6).

(b) Другие расходы, которые специально не разрешены этим разделом, могут быть одобрены Департаментом финансовых услуг в соответствии с принятыми им правилами.Расходы, утвержденные в соответствии с настоящим параграфом, ежегодно представляются Департаментом финансовых услуг Генеральному аудитору.

(9) ПРАВИЛА.—

(a) Департамент финансовых услуг должен принять такие правила, включая, но не ограничиваясь, общие критерии, которые должны использоваться государственным агентством для предопределения обоснованности посещения государственных должностных лиц и служащих и уполномоченных лиц на съездах и конференциях, и предписывать такие формы, которые необходимы для достижения целей этого раздела.Департамент также может принять правила, предписывающие надлежащее размещение и использование рекламных товаров и скидок, предлагаемых обычными перевозчиками и другими организациями в связи с поездками за государственный счет; однако перед принятием таких правил департамент должен проконсультироваться с комитетами по ассигнованиям Законодательного собрания.

(b) Каждое государственное агентство должно принять такие дополнительные особые правила и особые критерии, которые будут использоваться им для предопределения обоснования присутствия государственных чиновников, служащих и уполномоченных лиц на съездах и конференциях, не противореча правилам Департамента Финансовые услуги или с общими критериями, которые должны использоваться государственным агентством для предопределения обоснования присутствия государственных должностных лиц, служащих и уполномоченных лиц на съездах, что может быть необходимо для достижения целей этого раздела.

(c) Департамент управленческих услуг может принимать правила для применения положений этого раздела, относящихся к системе управления командировками в масштабе штата.

(10) МОШЕННИЧЕСТВО ПРЕТЕНЗИИ. – Претензии, поданные в соответствии с данным разделом, не должны предъявляться к нотариусу или другому должностному лицу, уполномоченному давать присягу, но любые претензии, разрешенные или требуемые для подачи в соответствии с любым положением этого раздела, должны содержать заявление о том, что расходы были фактически понесены путешественником в качестве необходимых путевых расходов при исполнении служебных обязанностей, и должно быть подтверждено письменным заявлением о том, что оно является верным и правильным по каждому существенному вопросу; и любое лицо, которое умышленно делает и подписывается под любым таким утверждением, которое, по его мнению, не является правдивым и правильным в отношении каждого существенного вопроса, или которое умышленно помогает или помогает, или обеспечивает, консультирует или советует подготовку или представление в соответствии с положения этого раздела, если претензия является мошеннической или ложной в отношении любого существенного вопроса, независимо от того, является ли такая ложность или мошенничество с ведома или согласия лица, уполномоченного или обязанного предъявить такое требование, является виновным в правонарушении второй степени, наказуемо в соответствии с п.775.082 или с. 775.083. Тот, кто получит пособие или компенсацию посредством ложного требования, несет гражданскую ответственность в размере переплаты за возмещение государственного фонда, из которого было выплачено требование. (11) РАЗРЕШЕНИЕ НА ПУТЕШЕСТВИЕ И ФОРМЫ ВАУЧЕРА.—

(a Формы разрешений. – Департамент финансовых услуг должен предоставить единую форму запроса разрешения на поездку, которая будет использоваться всеми государственными служащими, служащими и уполномоченными лицами при запросе разрешения на поездку на съезд или конференцию.Форма должна включать в себя, помимо прочего, указание имени каждого путешественника, цели поездки, периода поездки, сметной стоимости для государства и выписки о льготах, получаемых штатом в результате такой поездки. Копия программы или повестки дня съезда или конференции с указанием регистрационных сборов и любых обедов или проживания, включенных в регистрационный сбор, должна быть приложена к копии формы запроса разрешения на поездку, хранящейся в агентстве, и подана вместе с ней. Форма должна быть подписана путешественником и руководителем путешественника, в котором указывается, что поездка должна быть произведена в связи с официальными делами государства.Глава агентства или его или ее назначенный представитель не должны санкционировать или одобрять такой запрос без соответствующих подписей. Копия формы разрешения на поездку прилагается к копии туристического ваучера, прилагаемой к агентству, и становится ее частью.

(b) Бланки ваучера.—

1. Департамент финансовых услуг должен предоставить единый бланк туристического ваучера, который будет использоваться всеми государственными служащими, служащими и уполномоченными лицами при подаче отчетов о командировочных расходах на утверждение и оплату.Никакой отчет о командировочных расходах не может быть утвержден для оплаты Главным финансовым директором, если он не составлен по форме, предписанной и предоставленной департаментом. В бланке туристического ваучера должна быть указана, среди прочего, цель официальной поездки и свидетельство или подтверждение, которое должно быть подписано путешественником, указывающее на истинность и правильность претензии по каждому существенному вопросу, что командировочные расходы действительно были понесенные путешественником по мере необходимости при выполнении официальных обязанностей, заявленные суточные были надлежащим образом уменьшены для любых обедов или проживания, включенных в сборы за регистрацию на съезд или конференцию, заявленные путешественником, и что ваучер во всех отношениях соответствует требованиям этого раздела.Оригинал заполненной формы запроса разрешения на поездку должен быть приложен к ваучеру на униформу, хранящемуся в соответствующем агентстве.

2. Отчеты о командировочных расходах, связанных с оказанием медицинских услуг для клиентов Департамента здравоохранения и от их имени, составляются по формам, утвержденным Департаментом финансовых услуг.

(12) ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ. – Несмотря на любые из вышеупомянутых ограничений и ограничений, руководитель агентства или его или ее уполномоченное лицо может вносить или санкционировать внесение авансов для покрытия предполагаемых расходов на поездку путешественникам.Такие достижения могут включать в себя расходы на проживание и проезд любого лица, перевозимого под опекой или опекой путешественника при выполнении его или ее обязанностей.

(13) ПРЯМАЯ ОПЛАТА РАСХОДОВ АГЕНТСТВОМ. – Когда агентство требует от сотрудника совершить поездку либо класса A, либо класса B с уведомлением путешественника о чрезвычайной ситуации, такой путешественник может потребовать от агентства оплатить его или ее расходы на питание и жилье непосредственно поставщику, и агентство может оплатить поставщику фактические расходы на питание и проживание в течение периода путешествия, ограниченные суммой, не превышающей суммы, разрешенной в соответствии с этим разделом.В чрезвычайных ситуациях руководитель агентства или его или ее назначенное лицо может разрешить увеличение суммы, уплачиваемой за конкретное питание, при условии, что общая дневная стоимость обедов не превышает общую сумму, разрешенную на ежедневное питание. Глава агентства или его или ее назначенное лицо также может предоставить государственному агентству предварительное разрешение на прямые выплаты путевых расходов в других ситуациях, которые приводят к экономии средств для государства, и такая экономия затрат должна быть задокументирована в ваучере, представленном начальнику. Финансовый директор для прямой оплаты командировочных расходов.Положения этого подраздела не считаются применимыми к законодателям или сотрудникам законодательных органов.

(14) ПРИМЕНИМОСТЬ К ГОСУДАРСТВАМ, ОФИЦЕРАМ ОКРУГА, ШКОЛЬНЫМ СОВЕТАМ ОКРУГА, СПЕЦИАЛЬНЫМ ОКРУГАМ И МЕТРОПОЛИТАНСКИМ ПЛАНИРУЮЩИМ ОРГАНИЗАЦИЯМ .— (a) Следующие организации могут устанавливать ставки, которые отличаются от ставки суточных, указанной в пункте (6) (a), размер прожиточного минимума, предусмотренный в пункте (6) (b), или ставка в милях, указанная в пункте (7) (d), если эти ставки не ниже установленных законом ставок, действующих на 2005-2006 финансовый год:

1.Руководящий орган округа на основании постановления или постановления;

2. Окружной конституционный чиновник, в соответствии со ст. 1 (d), ст. VIII Конституции штата, путем установления письменной политики;

3. Орган управления школьным советом района по утверждению правил;

4. Руководящий орган особого района, как это определено в с. 189.012, за исключением тех особых районов, которые подпадают под с. 166.021 (9), введением в действие постановления; или 5. Любая городская планировочная организация, созданная в соответствии с п.339.175 или любое другое отдельное юридическое или административное лицо, созданное в соответствии с п. 339,175, членом которых является городская плановая организация, на основании постановления.

(b) Тарифы, установленные в соответствии с параграфом (а), должны применяться единообразно ко всем поездкам округа, конституционного должностного лица округа и субъекта, управляемого этим должностным лицом, школьным советом округа, специальным округом или городской планировочной организацией.

(c) За исключением случаев, предусмотренных в этом подразделе, округа, должностные лица округа по конституционному праву и субъекты, управляемые этими должностными лицами, школьные советы округа, специальные округа и городские организации планирования, кроме тех, которые подпадают под действие п.166.021 (9), по-прежнему подчиняются требованиям этого раздела.

(15) ПУТЕШЕСТВИЯ КЛАССА C – Деньги, выделенные из Государственного казначейства, не могут использоваться для выплаты суточных или суточных, связанных с поездкой класса C.

(16) СТАНДАРТНАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПУТЕШЕСТВИЯМИ .— (a) Для целей данного подраздела «система управления поездками в масштабе штата» означает систему, разработанную Департаментом управленческих услуг для:

1. Собирать и хранить информацию, касающуюся государственного служащего или сотрудника. информация о путешествии;

2.Стандартизация и автоматизация управления командировками в агентствах;

3. Разрешить планирование и утверждение командировок, отчетность о расходах и возмещение расходов; и

4. Разрешить запросы информации о поездках.

(b) Каждое государственное правительственное агентство исполнительной власти и судебная власть должны сообщать в системе управления командировками штата всю информацию о поездках государственных служащих и сотрудников, включая, помимо прочего, имя и должность; цель поездки; даты и место поездки; способ передвижения; подтверждение от руководителя агентства или уполномоченное лицо, если требуется; и общая стоимость проезда.Каждое государственное агентство исполнительной власти и судебная власть должны использовать общегосударственную систему управления поездками для целей разрешения на поездки и возмещения расходов.

(c) Отчеты о поездках, доступные в системе управления поездками в масштабе штата, могут не раскрывать информацию, которая является конфиденциальной или не подлежит раскрытию по закону.

История. — сс. 1, 3, гл. 22830, 1945; SS. 1, 2, 3, гл. 23892, 1947; SS. 1, 3, гл. 25040, 1949 г .; SS. 1, 3, гл. 26910, 1951; с. 1, гл. 28303, 1953; с. 1, гл. 29628, 1955; с.1, гл. 57-230; с. 1, гл. 61-183; с. 1, гл. 61-43; с. 1, гл. 63-5; с. 1, гл. 63-192; с. 1, гл. 63-122; с. 1, гл. 63-400; SS. 2, 3, гл. 67-371; SS. 1, 2, гл. 67-2206; с. 1, гл. 69-193; с. 1, гл. 69-381; SS. 12, 23, 31, 35, гл. 69-106; с. 65, гл. 71-136; с. 1, гл. 72-213; с. 1, гл. 72-217; с. 1, гл. 72-324; с. 26, гл. 72-404; с. 1, гл. 73-169; с. 1, гл. 74-15; с. 1, гл. 74-246; с. 1, гл. 74-365; SS. 1, 2, гл. 75-33; с. 1, гл. 76-166; с. 2, гл. 76-208; SS. 1, 2, гл. 76-250; с. 1, гл. 77-174; с. 1, гл.77-231; SS. 1, 2, гл. 77-437; с. 2, гл. 78-95; с. 51, гл. 79-190; с. 1, гл. 79-205; с. 1, гл. 79-303; с. 1, гл. 79-412; SS. 1, 2, гл. 81-207; SS. 1, 2, гл. 83-307; с. 1, гл. 85-140; с. 1, гл. 87-407; с. 4, гл. 88-235; с. 12, гл. 89-291; с. 18, гл. 91-45; с. 1, гл. 94-139; с. 1403, гл. 95-147; с. 26, гл. 95-312; с. 5, гл. 96-310; с. 43, гл. 96-399; с. 23, гл. 98-136; с. 9, гл. 99-8; с. 7, гл. 99-155; с. 16, гл. 99-399; SS. 48, 53, гл. 2001-254; SS. 46, 79, гл. 2002-402; с. 2, гл. 2003-125; с. 123, гл.2003-261; с. 49, гл. 2003–399; с. 5, гл. 2004-5; с. 32, гл. 2004-269; с. 23, гл. 2005-71; с. 12, гл. 2006-1; с. 6, гл. 2006-18; SS. 14, 53, гл. 2006–26; с. 1, гл. 2006-41; с. 3, гл. 2006-54; с. 2, гл. 2007–196; с. 6, гл. 2008-6; с. 13, гл. 2008–153; с. 2, гл. 2010-4; с. 4, гл. 2011-143; с. 58, гл. 2014-22; с. 103, гл. 2019-116; с. 6, гл. 2019-118; с. 95, гл. 2020-114; с. 56, гл. 2021–37.

IRS обновляет ставки суточных на проживание, питание и другие командировочные расходы на 2021-2022 гг.

Налоговая служба выпустила специальные ставки суточных, которые вступают в силу с октября.1, 2021, по которым налогоплательщики могут обосновать размер расходов на проживание, питание и непредвиденных расходов при выезде из дома.

Уведомление 2021-52 включает специальную ставку транспортной отрасли, ставку вычета только непредвиденных расходов, а также ставки и список населенных пунктов с высокими затратами для целей метода обоснования высокой-низкой.

Специальные ставки на питание и непредвиденные расходы для налогоплательщиков в транспортной отрасли составляют 69 долларов США для любого местоположения в континентальной части США и 74 доллара США для любого местоположения за пределами континентальной части США.S. Ставка вычета на случай непредвиденных расходов для любого места путешествия внутри или за пределами континентальной части США составляет 5 долларов в день.

Для целей метода обоснования высокой-низкой ставки суточных вместо ставок, указанных в более раннем Уведомлении 2020-71 (метод обоснования суточных), составляют 296 долларов США за поездку в любое место с высокой стоимостью и 202 доллара за поездку в любой другой населенный пункт в пределах континентальной части США. Сумма высокого тарифа 296 долларов и низкого тарифа 202 доллара, которая рассматривается как оплачиваемая за питание, составляет 74 доллара за поездку в любой регион с высокой стоимостью и 64 доллара за поездку в любую другую точку в пределах континентальной части США.S.

Офис IRS в Нью-Йорке

Timothy Fadek / Bloomberg

Ставки суточных вместо ставок, описанных в Примечании 2020-71 (метод обоснования только питания и непредвиденных расходов), составляют 74 доллара США для поездки в любую район с высокими затратами и 64 доллара на поездку в любой другой район континентальной части США

Уведомление включает список районов с высокими затратами, для которых федеральная ставка суточных составляет 249 долларов или выше.

Более ранняя версия Rev. Proc. 2019-48 содержит правила использования суточных, а не фактических расходов, для обоснования суммы расходов на проживание, питание и непредвиденных расходов при поездке вне дома.Налогоплательщики, использующие ставки суточных для обоснования суммы командировочных расходов согласно Rev. Proc. На 2019-48 гг. Можно использовать федеральные ставки суточных, ежегодно публикуемые Управлением общих служб. Rev. Proc. 2019-48 разрешает определенным налогоплательщикам использовать специальную ставку для транспортной отрасли или использовать ставки в соответствии с методом обоснования высокой-низкой для определенных районов с высокой стоимостью. IRS объявляет ставки и ставки вычета только на непредвиденные расходы в ежегодном уведомлении.

«Использование метода обоснования суточных не является обязательным, – отметила IRS.«Налогоплательщик может обосновать фактические допустимые расходы, если налогоплательщик ведет соответствующие записи или другие достаточные доказательства для надлежащего обоснования».

Возмещаемые командировочные расходы и формы

Возмещаемые командировочные расходы и формы

Глава

Глава 6410

Редакция от 10 января 2017 г .; 8 августа 2017 г .; 29 сентября 2017 г .; 25 апреля 2017 г .; 1 октября 2018 г.

---

Содержание

.010 Введение

.020 Общая информация

.030 Коды объектов, связанных с путешествиями

.040 Транспортные расходы

.050 Возмещение миль за использование частного или частного транспорта

.060 Использование государственного или арендованного автомобиля

.070 Возмещаемые расходы при использовании государственного или арендованного автомобиля

.080 Проезд на общественном транспорте

.090 Проезд чартером или арендой специального транспорта

.100 Суточные

.110 Возмещение расходов на питание и непредвиденных расходов

.120 Возмещение жилищных расходов

.130 Компенсация суточных во время особых поездок

.140 Прочие расходы

.150 Путешествие студентов с использованием средств Ассоциации студенческой деятельности

.160 Спонсируемые исследовательские проекты (все номера проектов “G”)

.170 Денежный аванс на поездку студентов

.175 Денежная компенсация за проезд студентов

.180 Денежный аванс на поездку за границу

.185 Возмещение аванса наличными для международных поездок

.190 возвращаемых миль из Манхэттена

Связанное содержимое

.220 DA-28 Запрос фактического конференц-зала

.230 Запрос на выезд за границу

---

.010 Введение

От сотрудников штата Канзас может потребоваться поездка для выполнения своих служебных обязанностей или посещения семинаров или другой профессиональной или образовательной деятельности в интересах штата. Государство может возмещать сотрудникам в пределах установленных ограничений все необходимые и фактические командировочные расходы, понесенные во время командировок по официальным государственным делам.

Возмещение командировочных расходов также может быть разрешено в рамках переезда сотрудника (см. Главу 6320 PPM «Расходы на переезд») и расходов на собеседование (см. Главу 6320 PPM).

Сотрудникам возмещаются допустимые дорожные расходы, понесенные путем заполнения предписанного ваучера на оплату проезда. Сотрудник несет ответственность за подробное описание командировок и расходов, а также за приложение всех квитанций и подтверждающих документов, требуемых данной главой. При предварительном утверждении принимаются отсканированные квитанции и документы со сканированными подписями, если они идентичны оригиналам, четко читаются и содержат всю точную информацию, которая содержится в исходных квитанциях и документах.Заполненные ваучеры на оплату командировок следует отправлять в отдел KSU General Accounting для проверки и утверждения как можно чаще, НО ПО крайней мере РАЗ В МЕСЯЦ. Затем агентство проверяет форму ваучера и сопроводительную документацию на соответствие. Возмещение затем выплачивается сотруднику посредством прямого депозита на специальный счет в HRIS.

Все туристические ваучеры будут ограничены одной соответствующей квалификацией поездкой на один ваучер. Дни путешествия должны быть непрерывными для каждого ваучера.Если в поездке есть перерывы во времени, на каждую поездку необходимо оформлять отдельный ваучер. Единственным исключением из этого правила будет пробег только для поездок внутри штата. Если в пределах штата Канзас предусмотрено несколько поездок, то на один ваучер будет разрешено несколько поездок.

Ваучеры

, требующие исправления или дополнительной информации, обычно возвращаются в отдел, что приводит к задержке выплаты компенсации сотруднику. Таким образом, сотрудники и отделы должны проявлять осторожность при подготовке и отправке путевых листов в Главный бухгалтерский учет KSU, чтобы избежать задержек.

Следующие ниже определения и описания соответствующих терминов были взяты из законов, постановлений и заявлений о политике штата и используются во всех политиках, процедурах и сопутствующей информации, представленной здесь.

Air Terminal: Главный терминал в общей географической зоне.

Директор: Директор отдела счетов и отчетов.

Место жительства: Место, которое сотрудник принимает в качестве места жительства и куда намерен вернуться в случае своего отсутствия.Когда сотрудник ест в одном месте и спит в другом, место, где он спит, считается местом его проживания.

Сотрудник: Лицо, работающее в штате Канзас и обязанное путешествовать по официальным государственным делам. Это включает человека, работающего с перерывами в агентстве или под его управлением в качестве советника или члена консультативного комитета.

Путешествие внутри штата: Путешествие в пределах штата Канзас.

Международные поездки: Путешествие за пределы США, Аляски, Гавайев и США.С. Территории.

Жилищное учреждение: Учреждение, предоставляющее жильё для широкой публики.

Автомобиль: Легковой автомобиль или грузовик. Легковой автомобиль – это автомобиль, предназначенный в первую очередь для перевозки пассажиров и имеющий полную массу транспортного средства не более 12 000 фунтов. Грузовик – это автотранспортное средство, спроектированное, используемое или обслуживаемое в основном для перевозки имущества и имеющее полную массу транспортного средства не более 12 000 фунтов.

Нестандартный район (NSA): Город, поселок или район, в котором расходы на проживание возмещаются по более высоким ставкам, чем стандартные, из-за более высоких затрат на проживание, связанных с городом, поселком или географическим районом.

Официальный государственный бизнес: Преследование цели, обязательства, функции или обязанности, возложенной на государственное учреждение или выполняемой от его имени.

Официальное место – полевой сотрудник: Официальное место полевого сотрудника – это город, назначенный административным руководителем агентства в качестве официального места нахождения сотрудника.

Официальное место – офисный служащий: Официальным местом работы служащего, закрепленного за офисом, является город или поселок, в котором расположен офис.

Поездки за пределы штата: Путешествие по прилегающей территории Соединенных Штатов (кроме Канзаса), Аляски, Гавайев и территорий США.

Частные или управляемые транспортные средства: Автомобили или другие частные транспортные средства, включая, помимо прочего, автомобили (легковые автомобили, универсалы, грузовые автомобили-фургоны и т. Д.)), самолеты, мотоциклы и другие подобные частные транспортные средства. Сюда не входят транспортные средства, предлагаемые публично для временной и разовой аренды на время поездки (например, аренда автомобилей и т. Д.).

Секретарь: Секретарь Административного отдела.

Транспортные средства, находящиеся в государственной или арендованной собственности: Транспортные средства, принадлежащие или непосредственно арендованные государством или его агентствами, за исключением автомобилей, находящихся в частной собственности.

Транспортные средства, принадлежащие государству или эксплуатируемые государством: Все автотранспортные средства, включая автомобили, находящиеся в частной собственности, разрешенные для использования в служебных государственных целях.

Расходы на проживание: Все расходы на питание и проживание, все сборы и чаевые официантам, портье отеля, посыльным, швейцарам и горничным.

.020 Общая информация

При запросе возмещения командировочных расходов соответствующая проездная документация, хранящаяся в файле с департаментом, санкционирующим оплату проезда, должна включать: повестку дня конференции, информацию о собрании или другую проездную документацию, относящуюся к цели, включая питание или предметы, покрываемые любым регистрационным сбором, даты конференции или встречи, цель поездки, информация о проживании и другие связанные с этим расходы.

В этом разделе представлена ​​общая информация, относящаяся к командировкам сотрудников, такая как разрешения, необходимые до поездки, способы финансирования командировок сотрудников и определенные обязанности сотрудников в командировках по официальным государственным делам. Положения этой политики применяются, когда студенты путешествуют от имени Университета. Дополнительные инструкции для студенческих поездок можно получить в офисе главного юрисконсульта.

Разрешение на поездку. Все поездки сотрудников должны быть разрешены до поездки главой агентства или назначенным лицом, когда это возможно и в соответствии с процедурами агентства.Кроме того, поездки за границу должны быть разрешены, как указано в параграфах ниже. Разрешение на поездку за границу. Для выезда сотрудников за пределы штата Канзас требуется разрешение на выезд за пределы штата:

Официальная поездка за пределы штата должна получить предварительное письменное разрешение на запрос о поездке за границу, подписанный соответствующим бюджетным органом по поручению президента. Форма запроса на поездку за границу должна быть заполнена департаментом, который финансирует поездку за границу.Номер заявки на оплату проезда будет напечатан в правом верхнем углу формы.

Этот номер будет указан в платежном ваучере при оплате авиабилета или регистрации. Он также будет введен в форму Ваучера на оплату проезда в поле «Номер заказа на поездку». Каждый департамент должен хранить заявку на поездку за границу в своих служебных файлах. См. Ссылку .230.

Сотрудники должны обеспечить себя достаточными личными средствами для покрытия всех предполагаемых расходов.Авансы из Государственного казначейства или других специальных фондов для покрытия предполагаемых расходов не допускаются, кроме как из авансового фонда агентства, утвержденного K.S.A. 75-3072. Сотрудники не имеют права оплачивать командировочные расходы других сотрудников. Однако, если сотрудники решают делить жилые помещения, один сотрудник может потребовать оплату всей стоимости номера, как указано в справке 120.

В исключительных обстоятельствах или в случае затруднений руководитель агентства может санкционировать выплату суточного аванса из утвержденного авансового фонда на сумму, которая считается покрывающей предполагаемые путевые расходы.Авансы на командировки из утвержденного авансового фонда могут быть взысканы с работника путем: (a) зачета с начисленной заработной платы или другой суммы, причитающейся работнику; и (б) другим способом, предусмотренным законом.

Чтобы избежать чрезмерных трудностей для сотрудников, государство заключило контракт с UMB Bank на предоставление личных кредитных карт сотрудникам, которые часто путешествуют по государственным делам. Отдел финансовых услуг рекомендует закрашивать номер кредитной карты, когда выписка по кредитной карте или квитанция предоставляется в качестве резервной копии документации для личных возмещений.

Агентства могут напрямую покупать транспортные билеты для сотрудников, как указано в ссылке .080, и могут оплачивать предварительные регистрационные сборы для сотрудников, как указано в ссылке .140, и могут оплачивать расходы на проживание напрямую, как указано в ссылке .120.

Расходы, понесенные на поездку на похороны, включая возмещение расходов за использование личного транспорта и использование государственного транспорта, как правило, не допускаются. Исключением является то, что будет сделана скидка на покрытие расходов агентства на поездку на похороны, понесенных в результате присутствия на похоронах главы агентства или назначенного руководителя агентства, представляющего агентство в официальном качестве.

Когда путешественник несет расходы в иностранной валюте, все расходы должны быть конвертированы в доллары США (USD). Допустимы следующие методы:

1. Выписка по кредитной карте. Если расходы взимаются, компания-эмитент кредитной карты конвертирует в 9000 долларов США3.

2. Преобразование сборов через интернет на даты поездки.

Допустимый сайт: http://www.oanda.com/convert/classic. На этом сайте предусмотрены встроенные биржевые сборы и конкретные даты.

3. Конвертация обменного курса на основе фактического обмена наличных денег. Используйте следующие

• F ​​= сумма комиссий в иностранной валюте
• C = коэффициент пересчета = доллары США на единицу иностранной валюты.
• U = расходы в долларах

100 долларов США расходы в канадских долларах

$ 0,68 доллара США за 1 канадский доллар

100 долларов США x 0,68 доллара США / CD = 68 долларов США

Безопасная эксплуатация государственных или эксплуатируемых транспортных средств сотрудниками. Сотрудники, управляющие транспортным средством, находящимся в частной, государственной или арендованной собственности, несут ответственность за безопасную и разумную эксплуатацию транспортного средства в соответствии со всеми применимыми федеральными, государственными и местными законами о дорожном движении.Штрафы, начисленные за нарушение правил дорожного движения или другие нарушения правил дорожного движения, являются обязанностью сотрудника и не подлежат возмещению.

Если происшествие происходит с участием частного, государственного или арендованного автотранспортного средства, используемого для служебных целей, необходимо предпринять следующие действия:

1. Водитель транспортного средства или другое надежное лицо должен немедленно сообщить о происшествии в дорожный патруль или другой правоохранительный орган.
2. Заявления не должны быть сделаны кому-либо, кроме сотрудников правоохранительных органов, представителей страховой компании штата, автомобильного парка или должностных лиц агентства.
3. Необходимо получить идентифицирующую информацию о других сторонах происшествия.
4. В случае аварии, повлекшей за собой серьезные травмы или смерть, немедленно сообщите об этом в Департамент претензий страховой компании штата или в агентство штата.
5. Немедленно сообщите о происшествии непосредственному руководителю работника. Если сотрудник не может этого сделать, первый сотрудник, узнавший о происшествии, должен уведомить начальника отдела в течение 24 часов.
6. В случае серьезной аварии с участием транспортного средства Центрального автопарка, вовлеченный сотрудник или непосредственный руководитель работника должны немедленно уведомить сотрудника, назначенного в Центральном автопарке, и сообщить о происшествии. Полный письменный отчет о каждой аварии должен быть направлен уполномоченному лицу в течение 24 часов.
7. Сотрудник, попавший в аварию, несет ответственность за защиту государственного имущества от кражи или дальнейшего повреждения. Если сотрудник не в состоянии сделать это, непосредственный руководитель или первый сотрудник, узнавший о происшествии, будет нести ответственность за защиту имущества.
8. О местонахождении любого поврежденного транспортного средства необходимо сообщить сотруднику, назначенному в автопарке, как только информация станет доступной.
9. Поврежденные автомобили отбуксировать в государственную собственность во избежание платы за хранение.
10. При необходимости следует направить другие отчеты в дорожный патруль или другим правоохранительным органам.

См. Главу PPM 3040, Страхование самоходных транспортных средств, чтобы узнать больше о требованиях к отчетности об авариях.

.030 Коды объектов, связанных с путешествиями

Ниже приводится список кодов объектов, применимых к путешествиям. Расходам, которые не классифицируются надлежащим образом как командировочные или суточные, но которые включены в формы заявки на возмещение путевых расходов, должны быть присвоены соответствующие коды объектов. См. Полный список кодов объектов в главе 6320 KSU PPM. Все сборы, связанные с организацией поездки, должны иметь тот же код расходов, что и приобретаемая услуга (т. Е. Сбор за бронирование авиабилета должен иметь код E257X).

25X1 – Поездки и проживание в пределах штата: Допустимые расходы, понесенные государственным служащим или должностным лицом, находясь вдали от официального места или места жительства служащего в пределах штата Канзас. Путешествие, совершаемое в пределах штата Канзас, но связанное с поездкой за пределы штата, кодируется в серии E25X2. Путешествие, совершаемое в пределах штата Канзас, но связанное с международным путешествием, кодируется серией E25X3.

902 27

Расходы, не связанные с проживанием в поездке в пределах штата (включая все прочие расходы, такие как телефонные звонки, стоимость проезда на такси, проезд в городском автобусе, плата за парковку частных автомобилей, проезд по автомагистралям, транспорт в пределах города и т. Д.)

KSU	Состояние
E2511	525110	Другое транспортные коды при возмещении по установленным ставкам пробега).
E2521	525120	Аренда или фрахт специальных транспортных средств (легковые автомобили, самолеты и автобусы) для внутренних поездок
02	Расходы государственного автомобиля на проезд в пределах штата (автострада и другие сборы, плата за парковку и т. Д.). Обратите внимание, что регистрационные расходы для этих транспортных средств также имеют код 2531.
E2571	525170	Тарифы на проезд по железной дороге, самолету и автобусу для поездок внутри штата (перевозка между городами)
E2581	525180	Проживание (питание и проживание) для поездок внутри штата (включая суточные, выплачиваемые студентам, заключенные, заключенные и пациенты)
E2591	525190
E2661	526610	Профессиональное обучение и регистрация на конференции

25X2 – Поездки за границу и суточные. Допустимые расходы, понесенные государственным служащим или должностным лицом, находящимся за пределами штата Канзас во время выполнения своих официальных обязанностей. Путешествие, совершаемое в пределах штата Канзас, но связанное с поездкой за пределы штата, закодировано в этой серии.Путешествие, совершаемое за пределы штата, но связанное с международной поездкой, кодируется серией E25X3.

525210

KSU	Состояние
E2512	525232	других транспортных кодов, когда возмещение производится по установленной норме пробега)
E2522	525220	Аренда или фрахт специальных транспортных средств (легковые автомобили, самолеты и автобусы) для поездок за границу
E2532	525230	Расходы на государственный автомобиль для поездок за пределы штата (автострада и другие сборы, плата за парковку и т. Д.))
E2572	525270	Тарифы на проезд по железной дороге, самолету и автобусу для поездок за пределы штата (перевозки между городами)
E253	02	09	Пропитание (питание и проживание) для поездок за границу (включает проживание, выплачиваемое студентам, сокамерникам, заключенным и пациентам)
E2592	525290	Расходы на проживание Поездки за пределы штата (включают все разные расходы, такие как телефонные звонки, проезд на такси, проезд в городском автобусе, плата за парковку частного автомобиля, дорожные сборы, транспорт в пределах города и т. Д.)
E2661	526610	Профессиональное обучение и регистрация на конференцию

25X3 – Международные поездки и суточные. Допустимые расходы, понесенные государственным служащим или должностным лицом за пределами прилегающих территорий США, Аляски, Гавайев и США в ходе выполнения им своих служебных обязанностей. Это включает в себя проезд в общественном транспорте, пробег на частном автомобиле, расходы на эксплуатацию государственного транспорта, пропитание (питание и проживание), чаевые, телефонные звонки и номинальные суммы на почтовые расходы и срочно необходимые товары и услуги.Предметам, которые не классифицируются надлежащим образом как путевые расходы или суточные, но которые включены в путевые листы, должны быть присвоены соответствующие коды подобъектов. Путешествие, совершаемое в пределах штата Канзас, но связанное с международным путешествием, закодировано в этой серии.

902 7

525310

902

Регистрация на вакансию

KSU	Штат
E2513	525310	525320	Прокат легковых автомобилей, самолетов и автобусов для международных поездок
E2533	525330	Расходы на поездку за границу 9320003 00 003	525370	Тарифы на проезд на железных дорогах, самолетах и ​​автобусах для международных поездок (перевозки между городами)
E2583	525380	Проживание 902 3 902 Питание и проживание 226	E2593	525390	Вещи, не связанные с проживанием, для международных поездок (перевозки в пределах города)
E2661	526610

9322

9322

3

KSU	Государственный
E3510	535100 9352 3	9327 9327 535100 9352	Дизельное топливо
E3530	535300	Газохоль
E3540	0002 5352325 E3550	535500	Авиационное топливо
E3560	535600	Моторное масло
9329 9329 , и аксессуары

902

529900

Расходные материалы и материалы для исследований (кроме химикатов)

Другое
E2010	520100
E2230	522300	Дублирование затрат
E2410	524100	524100	524100	Прочие договорные услуги (используйте это, когда товары, приобретенные во время путешествия, не подпадают под один из вышеперечисленных кодов, или если соответствующий код, который будет использоваться, подлежит налогообложению.
E3690	536900	Прочие профессиональные, научные принадлежности и материалы.
E3710	537100	Канцелярские товары и канцелярские товары
E3800	538000

.040 Транспортные расходы

Агентства должны препятствовать использованию частных транспортных средств в официальных государственных делах и рекомендовать своим служащим использовать государственные или арендованные транспортные средства для официальных государственных дел, когда это возможно. Сотрудникам могут быть возмещены транспортные расходы, понесенные во время разрешенных поездок частными или эксплуатируемыми транспортными средствами, государственными или арендованными транспортными средствами, общественным транспортом (коммерческие воздушные рейсы, поезда, автобусы и т. Д.) И, в некоторых случаях, чартер или аренда. спецтранспорта.Местные транспортные расходы, такие как проезд в городском автобусе и такси, считаются прочими расходами и обсуждаются в ссылке .140.

Транспортные расходы, понесенные сотрудниками, не подлежат возмещению в следующих ситуациях: (1) Дополнительные транспортные расходы, понесенные в результате проживания сотрудника в городе или поселке за пределами официального места службы сотрудника, или иным образом понесенные из-за выбора сотрудником места жительства, не возмещаются. возмещаемые (2) Транспортные расходы, понесенные между официальным местом работы сотрудника и местом жительства, не подлежат возмещению.Глава агентства или назначенное ему лицо должны по возможности назначать более одного сотрудника на транспортное средство, разрешая использование частного или государственного транспортного средства.

При разрешении командировок сотрудников руководитель агентства или назначенное им лицо должны одобрить наиболее экономичный или выгодный способ передвижения и совершить поездку по наиболее прямому маршруту. Штат Канзас считает авиаперелеты самым экономичным видом транспорта. Самый экономичный вид авиаперелетов – это, как правило, туристический или эконом-класс.Самый экономичный способ передвижения пассажирского поезда – это, как правило, дневной автобус первого класса. К поданным формам заявок на возмещение стоимости авиабилетов или поездов, когда эти классы не используются, должно прилагаться конкретное обоснование. Если эти классы недоступны, к форме заявки на поездку должно быть приложено обоснование, такое как подтверждающее заявление от туристического агентства, авиакомпании или компании, занимающейся пассажирскими поездами.

Если сотрудник становится недееспособным из-за болезни или травмы, находясь на официальном государственном предприятии за пределами официального места работы или постоянного места жительства, глава агентства или назначенное им лицо может разрешить сотруднику оплатить расходы.Эти расходы связаны с возвращением сотрудника и / или его личного автомобиля на официальную станцию ​​или место жительства, в зависимости от обстоятельств.

.050 Возмещение миль за использование частного или частного транспорта

Ставки возмещения миль. Сотрудникам, которым разрешено передвигаться на частном или управляемом транспортном средстве, может быть возмещено количество пройденных миль по ставке, установленной и установленной Секретарем. К частным или управляемым транспортным средствам относятся автомобили (легковые автомобили, универсалы, грузовики, фургоны и т. Д.).), самолеты, мотоциклы и другие подобные частные транспортные средства.

Возмещение миль производится по следующим ставкам (с 1 января 2021 г.) на K.S.A. 75-3203a;

Мотоцикл, находящийся в частной собственности, 54 цента за милю

Частный автомобиль 56 центов за милю

Частный самолет 1,26 долл. США за милю (на основе воздушных миль)

Считается, что эти ставки возмещения покрывают все расходы, связанные с использованием частного транспортного средства, включая, помимо прочего, бензин, масло, шины, ремонт, страхование (включая незастрахованные убытки и страховые отчисления в результате повреждения частного транспортного средства). ), лицензионные сборы, амортизационные отчисления и расходы любого типа.

Университет штата Канзас обычно рассматривает авиабилеты как наиболее экономичный вид транспорта при поездках в пункты назначения за пределами штата Канзас. Если путешественник предпочитает водить машину, а не лететь в пункт назначения за пределами штата Канзас, необходимо провести сравнение затрат, если такое путешествие проводится в пункт назначения, находящийся более чем в 400 милях от официальной станции путешественника или официального места жительства. в зависимости от того, что меньше. Сравнение стоимости должно быть завершено во время подписания формы заявки на поездку за пределы штата.

Допустимая ставка пробега для возмещения расходов лицам, путешествующим на автомобилях Фонда KSU, составит 20 центов за милю. При отправке ваучера на оплату проезда, пожалуйста, четко укажите тип транспортного средства, которое использовалось в период путешествия (частный, государственный, арендованный за пределами кампуса или транспортное средство фонда).

См. Параграфы ниже о дополнительных возмещаемых расходах при использовании частного транспортного средства.

Исключения из ставок возмещения миль. Исключениями из приведенных выше ставок возмещения миль являются:

А.Если доступен какой-либо вид транспорта, и он менее дорогостоящий, чем транспортировка частным транспортным средством, возмещение миль ограничивается стоимостью другого вида транспорта.

B. Агентство может оплачивать указанную ставку миль, которая ниже, чем указанные выше ставки, если поездка сотрудника не требуется агентством и сотрудник уведомлен об указанной ставке до поездки.

Путешествие на частном или управляемом транспортном средстве (кроме частного самолета) считается наиболее прямым маршрутом, которым обычно путешествуют.Данные о пробегах, указанные в путевых листах для поездок в пределах Канзаса, проверены Общим бухгалтерским учетом для Официальной карты расстояний Канзаса за 2002 год, подготовленной и опубликованной Министерством транспорта Канзаса (KDOT). Агентства могут получить диаграмму пробега штата KDOT непосредственно в Министерстве транспорта Канзаса по адресу: http://kdotapp.ksdot.org/m milebetweencities/. Данные о пробегах за пределами Канзаса проверены на основе информации и карт, опубликованных Американской автомобильной ассоциацией (AAA).Для выезда за пределы штата место проживания может использоваться в качестве служебного пункта при определении пробега.

Путешествие на частных самолетах должно осуществляться с использованием расстояния в воздушных милях (по прямой). Приемлемым сайтом для проверки пробега является http://www.indo.com/distance.

Когда начинается поездка, сотруднику может быть возмещен пробег от места жительства сотрудника ИЛИ официального вокзала до пункта назначения, в зависимости от того, что меньше. По возвращении сотруднику может быть возмещен пробег от последнего места работы до места жительства сотрудника или его официального места, в зависимости от того, что меньше.

Глава агентства или назначенное лицо может разрешить компенсацию сотруднику за мили, проеханные частным или управляемым транспортным средством во время официальных государственных дел в пределах или в районе официального места работы сотрудника или города, поселка или места, куда он отправился. Общий пробег по окрестностям каждый день для каждого города должен указываться отдельно в ваучере сотрудника на возмещение путевых расходов вместе с целью поездки по окрестностям и именем по крайней мере одного предприятия или лица, с которым вы связались.

Возмещению также подлежат следующие расходы, понесенные в результате использования транспортного средства, находящегося в частной или управляемой собственности:

A. Плата за парковку во время служебной командировки.

B. Плата за проезд по платным дорогам и мостам.

C. Сборы за посадку и швартовку самолета.

D. Когда сотрудник путешествует на частном самолете, возмещение может быть произведено за одну поездку туда и обратно на частном автомобиле (расходы на пробег) или такси (расходы на проезд) для каждого из: (i) перевозки между официальной станцией или место жительства и аэропорт в городе, в котором находится официальный вокзал или место жительства; и (ii) транспорт между аэропортом в городе назначения и местом официальной деятельности.

Когда глава агентства или назначенное им лицо разрешает использование частного или управляемого транспортного средства, а не общественного транспорта для поездок за пределы штата, возмещение транспортных расходов определяется как:

A. Поездка только одного сотрудника. Работнику может быть возмещена меньшая из следующих сумм:

(1) Общий фактически пройденный километраж (расстояние туда и обратно от официального места или места жительства сотрудника до общежития в пункте назначения, в зависимости от того, что меньше), проезд по автостраде и плата за парковку, ИЛИ;

(2) Штат Канзас обычно рассматривает авиабилеты как наиболее экономичный вид транспорта при поездках в пункты назначения за пределами штата Канзас.Если путешественник предпочитает водить машину, а не лететь в пункт назначения за пределами штата Канзас, необходимо провести сравнение затрат, если такое путешествие проводится в пункт назначения, находящийся более чем в 400 милях от официальной станции путешественника или официального места жительства. в зависимости от того, что меньше. Сравнение стоимости должно быть завершено во время подписания формы заявки на поездку за пределы штата.

Поставщик государственного контракта на поездку согласился предоставить письменные расценки на авиабилеты по запросу.

В дополнение к возмещению, разрешенному в пунктах (a) и (b), сотруднику может быть возмещен пробег между местом проживания и встречами.Расходы на такси или терминал в пункте назначения не подлежат возмещению.

После предварительного письменного одобрения главы агентства исключения из этого параграфа могут быть предоставлены в необычных обстоятельствах, когда считается, что это отвечает наилучшим интересам государства. Копия разрешения должна быть приложена к форме заявки на командировку при подаче заявки на оплату.

Информацию о возмещении суточных расходов при использовании личного или управляемого транспортного средства вместо общественного транспорта см. В справке.130.

.060 Использование государственного или арендованного автомобиля

Глава агентства или назначенное лицо может разрешить поездку по служебным делам на государственном или арендованном транспортном средстве для: A. Должностного лица или служащего штата Канзас; или B. Любое другое лицо, которое было одобрено Секретарем или назначенным Секретарем лицом для эксплуатации государственного или арендованного транспортного средства по официальным государственным делам. Человек должен иметь действующие водительские права для управления государственным или арендованным транспортным средством. Только другим государственным служащим или физическим лицам, разумно занимающимся официальным государственным бизнесом, разрешается ездить на государственных или арендованных транспортных средствах.Кроме того, закон штата запрещает и предусматривает штрафы за использование государственного транспортного средства в личных целях.

.070 Возмещаемые расходы при использовании государственного или арендованного автомобиля

Если невозможно использовать Business Procurement Card (BPC), сотрудникам могут быть возмещены текущие расходы, понесенные на бензин, масло, смазочные материалы и аналогичные покупки. Сотрудникам также могут быть возмещены надлежащим образом санкционированные расходы на ремонт и техническое обслуживание автомобилей.

Агентства

могут запросить K-Tag’s у Управления Канзасской магистрали.Сотрудники могут использовать K-Tag для взимания платы за проезд на Канзасской магистрали.

Дополнительные текущие расходы, понесенные сотрудниками, такие как плата за проезд по мостам, другим платным дорогам или плата за парковку, возмещаются как прочие расходы.

Квитанции, подтверждающие расходы, должны быть представлены вместе с документацией на возмещение командировочных расходов сотрудника. Квитанции о платных дорогах для возмещения не требуются. Квитанции не требуются для автоматических платных автоматов или автоматических парковочных счетчиков.

Коды подобъектов, которые будут использоваться для государственных или арендованных транспортных средств, можно найти в ссылке .030

.080 Проезд на общественном транспорте

Глава агентства или назначенное им лицо может разрешить сотрудникам проезд на общественном транспорте, например, на коммерческих авиалиниях, пассажирских поездах, автобусах и т. Д., Если такой вид транспорта определен как наиболее экономичный и выгодный для государства. См. Ссылку .040.

Самый экономичный вид авиаперелетов – это, как правило, туристический или эконом-класс.Самый экономичный способ передвижения пассажирского поезда – это, как правило, дневной автобус первого класса. Обоснование должно быть предоставлено вместе с формами заявки на поездку, подаваемыми для возмещения стоимости авиабилета или поезда, когда эти классы не используются. Если эти классы недоступны, к форме заявки на поездку должно быть приложено обоснование, такое как подтверждающее заявление от туристического агентства, авиакомпании или компании пассажирских поездов.

Сотрудникам возмещаются расходы на общественный транспорт путем предоставления официальной транспортной квитанции (и любой подтверждающей документации, как указано выше) вместе с формами заявки на поездку, за исключением случаев, когда билеты приобретаются непосредственно агентством (см. Ниже).Для авиабилетов официальная транспортная квитанция считается копией пассажирского билета или копией забронированного маршрута из Интернета. Путешественник получает компенсацию за билеты после завершения поездки.

Сотрудникам также могут быть возмещены транспортные расходы и плата за парковку, понесенные для проезда к официальному вокзалу или месту жительства и обратно в аэропорт или другой терминал, а также в пункте назначения для: (1) проезда в и из аэропорта или другого терминала в общежитие; и (2) поездка в гостиницу и обратно к местам встреч.

Местные транспортные расходы, такие как проезд в городском автобусе и такси, считаются прочими расходами, как указано в ссылке .140.

Агентство может напрямую покупать билеты для сотрудников на самолет, поезд или другой общепризнанный вид транспорта из любого источника. BPC можно использовать для покупки билетов на воздушные и железнодорожные перевозки. Кроме того, эти билеты также могут быть списаны с личной кредитной карты сотрудника. Если эти билеты списаны с личной кредитной карты путешественника, путешественник НЕ получит возмещение за билеты до завершения соответствующего путешествия.

После получения счета за приобретенные билеты агентство должно подготовить PCV. Представленный PCV должен включать следующую информацию по каждому купленному билету:

• Имя сотрудника (включая официальное звание)
• Цель поездки
• Дата начала и окончания поездки
• Пункт отправления и пункты назначения
• Стоимость поездки за границу для возврата полностью или частично аннулированных транспортных билетов. Если расписание сотрудника или другие обстоятельства требуют, чтобы сотрудник отменил весь или часть транспортного билета, сотрудник должен:

a.Получить письменное заявление об отмене от транспортной компании или туристического агента; или

г. Примите другие необходимые меры, чтобы освободить сотрудника от полной или оставшейся части билета.

Сотрудник должен направить аннулированный или неиспользованный билет в государственное учреждение вместе с письменным заявлением или другой полученной документацией, освобождающей сотрудника от билета. Затем агентство должно получить возмещение за аннулированную или неиспользованную часть билета в туристическом агентстве или транспортной компании, в которой был приобретен билет.Путешественник не должен лично пытаться получить возмещение. Если путешественник приобрел билет на личные средства, ему следует возместить стоимость билета в рамках возмещения допустимых транспортных расходов. В бланке заявки на командировку сотрудника следует указывать возмещение затрат на покупку билета, а также подтверждающую документацию по билету, а также усилия агентства по получению возмещения за неиспользованную часть билета, которые должны быть частью документации формы заявки путешественника.

.090 Проезд чартером или арендой специального транспорта

Глава агентства или назначенное ему лицо может разрешить поездку на арендованном или чартерном самолете, автомобиле, лодке, автобусе или другом специальном транспортном средстве, когда общественный или другой обычный транспорт недоступен или когда общественный или другой обычный доступный транспорт не может быть выгодно использован в в лучших интересах государства. Конкретное обоснование должно сопровождать форму заявки на поездку в каждом случае использования специального транспортного средства.Простое удобство сотрудника не является оправданием для аренды или чартера специального транспортного средства.

Агентство, которому необходимо арендовать или арендовать самолет для удовлетворения своих потребностей в поездках, должно использовать самолет представительского класса штата, если таковой имеется. Если представительский самолет недоступен, агентство может арендовать или арендовать коммерческий самолет. В таких случаях заполненная копия формы DA-27 «Уведомление о недоступности самолета представительского класса» должна быть приложена к платежному ваучеру при оформлении аренды или арендной платы.

Если самолет представительского класса доступен для использования, но агентство считает, что у него есть экономические или другие причины для использования коммерческого самолета, письменный запрос на аренду или аренду коммерческого самолета должен быть представлен в офис губернатора для рассмотрения. Если офис губернатора одобряет запрос, копия разрешения должна быть приложена к платежному ваучеру при оформлении аренды или арендной платы.

Сотрудник должен обеспечить аренду наиболее экономичного транспортного средства, адекватно отвечающего потребностям путешественника.(См. Таблицу ниже для средней вместимости автомобиля.)

РАЗМЕР АВТОМОБИЛЯ	СРЕДН. ВМЕСТИМОСТЬ	СРЕДН. ОБЪЕМ БАГАЖНИКА
Полноразмерный	5-6	15,6 куб. Фут – 6 шт. фут. – 4 штуки
Compact	4-5	13.0 куб. Футов – 4 штуки
Эконом	4	10,2 куб. Футов – 3-4 штуки
Минивэн	32 7	8 штук

РАЗМЕР АВТОМОБИЛЯ ОПРЕДЕЛЯЕТСЯ НА КОЛИЧЕСТВО ПУТЕШЕСТВИЙ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ.
АВТОМОБИЛИ ДОЛЖНЫ ИСПОЛЬЗОВАТЬСЯ ТОЛЬКО ДЛЯ ОФИЦИАЛЬНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ.

Аренда специальных транспортных средств на территории штата должна производиться через подрядчика и оплачиваться через BPC агентства.BPC включает в себя право на возмещение ущерба при столкновении без дополнительной оплаты для большинства транспортных средств.

Сотрудникам возмещается аренда специального транспортного средства за пределами штата путем предоставления официальной квитанции об аренде или чартере вместе с формой заявки на поездку.

Страхование от несчастных случаев (PAI) и другое дополнительное страхование ответственности считаются личными расходами и не подлежат возмещению.

.100 Суточные

Сотрудникам может быть возмещена сумма прожиточного минимума, понесенная, когда требуется проживание в ночлежке по официальным государственным делам.Компенсация суточных состоит из пособия на питание и непредвиденные расходы (M&IE) и фактических расходов на проживание, понесенных в установленных пределах. Суточные возмещаются по ставке, зависящей от города, в котором были понесены расходы на проживание. В ограниченных обстоятельствах и по усмотрению главы агентства или назначенного им представителя сотрудникам может быть возмещена стоимость одного обеда в день во время официальных государственных деловых поездок, в которых поездки с ночевкой не предусмотрены. Компенсация за питание определяется размером надбавки за завтрак, обед или ужин.

Суточные, понесенные сотрудниками, не возмещаются в следующих случаях:

1. Суточные, понесенные в результате проживания сотрудника в городе или поселке за пределами его официального места работы, или иным образом понесенные из-за выбора сотрудником места жительства, не подлежат возмещению.
2. Суточные, понесенные в том же городе, где проживает сотрудник, или в пределах 30 миль от официального места жительства, не возмещаются. Тем не менее, при определении расстояния в дополнение к километражу из таблицы расстояний KDOT можно учитывать пробег по окрестностям.
3. Никакие суточные не могут быть возмещены работнику, если суточные предоставляются работнику бесплатно любым федеральным, государственным или местным агентством или подразделением правительства.
4. Никакие расходы на проживание не могут быть возмещены, когда сотрудник покидает официальную станцию ​​или место жительства и возвращается в тот же день, не неся расходов на проживание, если только глава агентства или назначенное им лицо не одобряют оплату сотруднику за один прием пищи в ограниченных командировочных ситуациях, когда расходы на проживание не понесено.

С 1 января 2016 г. в штате Канзас были приняты федеральные стандарты суточных расходов на питание и непредвиденные расходы, а также проживание с 1 января 2016 г. и после этой даты. Ставки прожиточного минимума включают как стандартные, так и нестандартные ставки проживания. ставки. Стандартная ставка за район (или тариф за «другое» местоположение) используется, за исключением случаев, когда место поездки указано как нестандартный район (ранее называвшийся высокозатратным или особо дорогостоящим), и в этом случае ставка суточных для эта нестандартная площадь используется.

Официальные ставки прожиточного минимума для CONUS (Прилегающие Соединенные Штаты) и OCONUS (Аляска, Гавайи и территории США), а также места для международных поездок будут обновляться 1 октября и 1 апреля. С тарифами можно напрямую ознакомиться на следующих веб-сайтах. ниже:

Прилегающие Соединенные Штаты (КОНУС): http://www.gsa.gov/portal/content/104877
Администрация общих служб США (GSA) поддерживает ставки M&IE и ставки проживания для туристических мест в смежных Соединенных Штатах. .

За пределами прилегающих штатов США (OCONUS): http://www.defensetravel.dod.mil/site/perdiemCalc.cfm
Министерство обороны США (DOD) поддерживает расценки M&IE и ставки проживания для туристических мест на Аляске и Гавайях. и территории / владения США.

Международные местоположения: https://aoprals.state.gov/web920/per_diem.asp
Государственный департамент США (DOS) является источником ставок M&IE только для международных поездок. Оплата фактических расходов на проживание разрешена для международных поездок.

Пожалуйста, обратите внимание при обращении к этим федеральным веб-сайтам, что промежуточные обновления федеральных веб-сайтов могут происходить после полугодового обновления штата каждый 1 октября и 1 апреля. Ставки CONUS публикуются на ежегодной основе, но годовой файл обновляется периодически в течение года. промежуточные файлы не опубликованы. Тарифы OCONUS и международные тарифы обновляются и публикуются ежемесячно. Имейте в виду, что любые промежуточные обновления для местоположений CONUS и OCONUS недействительны до тех пор, пока они не будут отражены государством.В случае международных поездок для определения ставок M&IE следует использовать только файлы суточных на 1 октября и 1 апреля.

При использовании федеральных веб-сайтов для поиска M&IE и ставок на проживание эти ставки должны использоваться следующим образом:
1. Ставки, опубликованные 1 октября – для поездок, совершаемых с 1 октября по 31 марта каждого года.
2. Тарифы опубликованы 1 апреля – для поездок с 1 апреля по 30 сентября каждого года.

Правила компенсации

Actual Conference Lodging можно найти здесь.120.

Компенсация суточных сотрудников, потерявших трудоспособность во время командировки.

Если сотрудник становится недееспособным из-за болезни или травмы во время выполнения официальных государственных дел за пределами официального места работы или постоянного места жительства, глава агентства или назначенное им лицо может разрешить выплату суточных сотруднику на период, не превышающий пяти (5) дней. См. Ссылку .040 для транспортных расходов.

.110 Возмещение расходов на питание и непредвиденных расходов

Сотрудникам могут быть возмещены расходы на M&IE во время нахождения в командировке.Пособие на M&IE основано на квартальных днях, при этом дневная ставка M&IE делится поровну между кварталами. M&IE предоставляется для времени, в течение которого сотрудник находится в командировке, включая кварталы, в которые сотрудник уезжает и возвращается.
В день отъезда и в день возвращения сотрудника на официальную станцию ​​или место жительства, пособие M&IE возмещается следующим образом:

День день День 9022

		% M&IE
Время отправления	Квартал День возврата
12:00 – 5:59	1 квартал	100%	25%
6:00 – 11:59	2 квартал	75%	50%
12:00 – 17:59	3 квартал	50%	75%
18:00 – 23:59	4 квартал	25%	100%

Если не будет сделана скидка на предоставленное питание (см. Ставки скидок ниже), сотрудникам возмещается полная надбавка за M&IE за дни в статусе командировки между днем ​​отъезда и днем ​​возвращения.

Когда сотрудник начинает поездку со своего места жительства, расположенного в районе, отличном от города, обозначенного как официальное место нахождения сотрудника, фактическое время отъезда сотрудника должно быть скорректировано с учетом избыточного времени в пути. В целях возмещения расходов время в пути начинается с официального места нахождения сотрудника, когда оно ближе к месту назначения. Точно так же, если сотрудник возвращается непосредственно к своему месту жительства из последнего официального места работы, фактическое время возвращения сотрудника должно быть скорректировано с учетом избыточного времени в пути, понесенного из-за того, что он не вернулся на официальную станцию.Время отправления и возвращения корректируется следующим образом:

1. Корректировка времени отправления:

а. Вычтите километраж от официальной станции до пункта назначения из расстояния от места жительства до пункта назначения, чтобы определить количество пройденных лишних миль.
г. Разделите лишние мили на 45 миль в час, чтобы определить дополнительное время в пути.
г. Добавьте дополнительное время в пути к фактическому времени отправления, чтобы определить время, используемое для расчета надбавки за M&IE.

2. Корректировка времени возврата:

а. Вычтите километраж от официальной станции до пункта назначения из расстояния от места жительства до пункта назначения, чтобы определить количество пройденных лишних миль.
г. Разделите лишние мили на 45 миль в час, чтобы определить дополнительное время в пути.
г. Вычтите лишнее время в пути из фактического времени возвращения, чтобы определить время, используемое для расчета надбавки на M&IE.

Тарифы M&IE включают плату за питание, налоги, а также все сборы и чаевые официантам, портье отеля, посыльным, швейцарам, горничным и стюардам столовой.Для офисов CONUS применяется следующая стандартная ставка M&IE:

Standard M&IE Allowance $ 59

Глава агентства или назначенное им лицо может разрешить выплату сотрудникам компенсации за один прием пищи в день в следующих случаях, когда расходы на проживание не понесены:

1. сотрудник должен путешествовать по официальным государственным делам, и рабочий день сотрудника, включая время в пути, продлевается на три или более часа сверх обычного запланированного рабочего дня; или
2.Сотрудник должен присутствовать на конференции или собрании в качестве официального гостя или участника, и обед подается в течение необходимого времени присутствия.

Стоимость питания не может быть возмещена, если место, где ведутся официальные дела, находится в пределах 30 миль от официального места работы сотрудника или если питание предоставляется сотруднику бесплатно.

В каждом запросе на возмещение расходов должна быть как минимум указана дата, время отправления, время прибытия, пункт назначения, запрошенная еда и цель поездки.В заявке на возмещение командировочных расходов в поле описания должны быть отражены запрошенная еда (например, обед) и рабочее время сотрудника в течение дня (например, с 8:00 до 17:00). Квитанции не требуются, и не предусматривается возмещение работнику, если фактическая стоимость обеда превышает норму надбавки за обед. Один завтрак, обед или ужин может быть оплачен, как это определено главой агентства или назначенным лицом, в следующем процентном соотношении от ставок суточного пособия M&IE:

9032 9022 909 .120 Возмещение жилищных расходов

Сотрудникам может быть возмещена сумма фактически понесенных расходов на проживание. Общая сумма проживания не может превышать установленных ограничений по расходам на проживание, указанных ниже. Чаевые не включены в стоимость проживания. Налоги, связанные с проживанием, не учитываются при применении максимального лимита проживания к ставке проживания путешественника. Таким образом, сумма возмещения или уплаты расходов на проживание может превышать установленное ограничение на сумму связанных налогов.

Возмещение расходов на проживание ограничивается самой низкой доступной ставкой общежития для обычного одноместного размещения в день (или дни), когда были понесены расходы на проживание. Официальная квитанция от общежития должна быть частью документации, предоставляемой вместе с отчетом о командировочных расходах сотрудника. Непредметные квитанции о проживании достаточны для возмещения расходов, если только ставки не превышают единую ставку и / или не включают сборы в дополнение к стоимости номера и налогам. Квитанции, предоставляемые сотрудникам с использованием экспресс-оплаты, также принимаются при условии, что согласованы даты проживания, суточная стоимость номера и общая стоимость проживания.

В ограниченных исключительных обстоятельствах расходы на проживание могут быть возмещены без официальной квитанции при предъявлении письменного обоснования с формой заявки на командировку, объясняющей, почему официальная квитанция о предоставлении жилья недоступна, и заявления о том, что претензия представляет собой истинную и фактическую претензию в соответствии с текущими требованиями. государственные законы о поездках. Обоснование должно включать даты проживания и подробную разбивку расходов (суточная стоимость номера, налоги, телефон и т. Д.). Глава агентства или назначенное лицо, уполномоченное утверждать форму заявки на командировку, должны утвердить обоснование.Если жилье было получено из других источников, в отчет о командировочных расходах должно быть включено обоснование того, почему жилье не было получено от общежития.

Сотрудники не обязаны делить жилые помещения с другими государственными служащими во время путешествий. Однако, если сотрудники решат проживать совместно, одному сотруднику может быть возмещена вся стоимость номера с перекрестными ссылками на платежные ваучеры для тех, кто проживает в номере.

Все бронирования жилья за пределами штата следует бронировать в соответствии с политикой агентства в отношении поездок.

В эту ставку не включены какие-либо чаевые. Для местоположений CONUS применяются следующие стандартные ограничения на ежедневные расходы на проживание:

Стандартная цена 96 $

Международное жилье Допускаются фактические расходы

См. Ссылку .100 выше для получения дополнительной информации о ставках прожиточного минимума и местонахождении веб-сайтов для доступа к ставкам прожиточного минимума.

KSU как агентство позволяет ставку 150% за проживание с одобрения Департамента.

Государственные агентства могут оплачивать расходы по проживанию непосредственно общежитиям от имени сотрудников, находящихся в командировке по официальным государственным делам. Предоплата за проживание не разрешается, за исключением одной ночи проживания, которая может быть оплачена с помощью BPC, если требуется депозит.

Департаментам рекомендуется связаться с общежитием заранее и договориться о пребывании сотрудника.

Путешественникам, которым разрешено выставлять счет за проживание непосредственно в отделе, при регистрации следует указать, в какой отдел будет выставлен счет за оплату.До или во время выезда путешественники должны оплатить все расходы на питание, обслуживание номеров, личные телефонные звонки, фильмы, услуги прачечной и любые другие различные личные расходы.

Каждый платежный ваучер на оплату проживания должен включать имя (-и) путешественника (-ов), дату (-и) проживания, место проживания, суточную стоимость номера, цель поездки и подпись начальника отдела. Детализированные квитанции следует собирать, проверять соответствующими сотрудниками отдела и прикреплять к ваучеру.Заполненный платежный ваучер должен быть представлен в Главную бухгалтерию КГУ, комплекс Унгер, проспект Андерсона 2323, Ste. 500.

Только проживание (самая низкая доступная ставка для обычного одноместного размещения) и соответствующие налоги (отсутствие налога с продаж в штате Канзас) разрешается к оплате непосредственно в общежитие. Официальные телефонные разговоры также могут оплачиваться непосредственно в гостиницу, если в платежный ваучер включено заявление о том, что звонок осуществляется в соответствии с установленной Политикой поездок KSU.

Прямая оплата проживания не отменяет и не заменяет какие-либо текущие требования для утверждения поездок за пределы штата, разрешения на превышение ставок проживания или фактического возмещения расходов на проживание в конференциях. Департаменты должны продолжать прикреплять соответствующие формы утверждения с авторизованными подписями к платежным ваучерам в соответствии с ранее установленными инструкциями KSU Travel.

Агентство может запросить оплату или возмещение фактических расходов на проживание, когда сотрудник должен или уполномочен присутствовать на конференции, а ставка проживания превышает применимое ограничение расходов на проживание (включая дополнительные 50%).Руководителю агентства должны быть предоставлены материалы конференции, указывающие на то, что конференция будет проводиться в гостиничном заведении или в связи с ним по тарифам, превышающим как применимое ограничение расходов на проживание, так и исключение, указанное выше.

Это положение может использоваться для утвержденной конференции и для официальных государственных дел, связанных с конференцией, и должно применяться только к государственному служащему, присутствующему на конференции. Термин «конференция» означает любой семинар, собрание ассоциации, клинику, коллоквиум, съезд, симпозиум или подобное собрание, которое посещает государственный служащий для достижения цели, обязательства, функции или обязанности, возложенной на государственное учреждение или выполняемой от имени государственного агентства.

Пособие в размере

M&IE будет возмещено по ставке M&IE в зависимости от места проведения конференции.

При определении расходов на питание для поездки в нестандартную зону применяются следующие правила:

A. Возмещение расходов на МиИЭ в нестандартной зоне и оплату проживания не разрешается, если поездка в нестандартную зону является лишь промежуточной остановкой в ​​пути, на которой не ведется никаких официальных государственных дел.

B. Когда для поездки требуются официальные государственные дела как в месте поездки со стандартным тарифом, так и в месте путешествия с нестандартным тарифом для региона, ставки M&IE корректируются соответствующим образом.Ставка, используемая для определения надбавки за M&IE, меняется на новую подходящую ставку, начиная с четверти дня, когда сотрудник прибывает во второе место командировки.

Агентство должно уменьшить надбавку на питание на сумму, указанную в приведенной выше таблице возмещения расходов на питание для каждого приема пищи, предоставленной сотруднику, если стоимость питания включена в стоимость регистрационного сбора или других сборов или сборов, уплачиваемых агентством или предоставляемых. бесплатно другой стороной. Сюда входят бесплатные завтраки, принимаемые сотрудниками общежитий, за исключением легких континентальных завтраков.(ПРИМЕЧАНИЕ: каждое агентство несет ответственность за сокращение расходов на питание для бесплатных завтраков, которые принимаются путешествующими сотрудниками.)

Агентство может выплатить сотруднику уменьшенную сумму на пособие на M&IE или расходы на проживание, получив предварительное разрешение. Чтобы запросить разрешение на выплату уменьшенного прожиточного минимума, агентства должны заполнить и переслать форму DA-37 «Запрос на льготное проживание». Утверждены следующие случаи сокращения суточных, использование формы DA-37 не требуется:

1. Агентство может не выплачивать сотруднику суточные или уменьшенную сумму прожиточного минимума, если агентство не требует от сотрудника совершать поездку и если работник заранее проинформирован о сокращенной сумме прожиточного минимума.
2. Агентство должно уменьшить M&IE надбавку , выплачиваемую сотруднику, если стоимость питания включена в стоимость регистрационного сбора или других сборов или сборов, уплачиваемых агентством за сотрудника, как указано в ссылке .120.
3. Агентство может не выплачивать сотруднику суточные, если и питание, и проживание будут предоставлены сотруднику бесплатно.
4. Агентство может выплачивать уменьшенную сумму прожиточного минимума, запрошенную работником.

.130 Компенсация суточных в особых дорожных ситуациях

Если сотрудник непрерывно находился в одном месте в течение трех месяцев, это место должно быть немедленно обозначено как официальное место работника, и никакие дальнейшие расходы на проживание не могут быть возмещены.Это также верно, когда сотрудник выезжает на место на три или более месяцев и проводит там более половины обычного рабочего времени. Агентства могут сделать максимум два запроса Директору по счетам и отчетности о продлении суточных. Каждый запрос может быть сроком на три месяца или меньше. Запросы на оплату суточных максимум за два дополнительных периода следует подавать в Отдел финансовых услуг в комплексе Унгер, 2323 Anderson Ave., Ste. 500 по форме DA-34 «Заявление о продлении прожиточного минимума».

Когда сотруднику предоставляется отпуск во время официальной поездки (включая субботу, воскресенье и праздничные дни), требование о выплате суточных должно быть скорректировано соответственно с учетом даты и часа начала отпуска и даты и часа окончания отпуска.

Сотрудникам может выплачиваться компенсация суточных, когда они находятся в командировке по субботам, воскресеньям и праздничным дням, даже если официальные дела не ведутся. Сотруднику могут быть возмещены транспортные и суточные расходы, понесенные при возвращении домой в выходные дни, при условии, что сумма возмещения не превышает суммы, которая была бы разрешена, если бы сотрудник остался в городе, поселке или месте, куда он отправился.

Когда агентство или уполномоченное лицо разрешает использование личного транспортного средства, а не общественного транспорта для поездок за пределы штата, суточные расходы ограничиваются следующим:

1. Поездка только одного сотрудника. M&IE оплачивается только за время в пути, которое было бы необходимо, если бы сотрудник пользовался самым быстрым общественным транспортом. Возмещение расходов на проживание ограничивается расходами на проживание, понесенными в ходе официальных государственных дел.Расходы на проживание в пути не возмещаются.
2. Поездки двух и более сотрудников. Когда два или более сотрудника путешествуют вместе на частном транспортном средстве, расходы на M&IE и проживание возмещаются в соответствии с количеством дней, которое потребовалось бы на машине по обычно используемому маршруту до пункта назначения. Компенсация нестандартных ставок M&IE и проживания не допускается, если поездка в нестандартную зону является лишь промежуточной остановкой, при которой не ведется никаких официальных государственных дел.

IRS требует, чтобы работодатели включали дополнительные льготы в валовой доход работника, указанный в форме W-2. Дополнительные льготы, определенные IRS, включают определенные выплаты пособий на питание и другие расходы, понесенные во время поездок без ночевки, или выплаты суточных, превышающие установленные IRS максимальные ставки возмещения. (Путешествие без ночевки считается поездкой, при которой не возникают расходы на проживание.) Эти дополнительные льготы, как правило, должны выплачиваться в процессе расчета заработной платы и подлежат удержанию применимых взносов и налогов.Тем не менее, IRS разрешает выплату сотруднику нечастых денег на питание, чтобы он мог работать сверхурочно, считаться минимальным дополнительным пособием и исключаться из отчетного дохода. Питание, оплачиваемое в соответствии с политикой, указанной в ссылке .100, считается отвечающим требованиям исключения из валового дохода сотрудника и, следовательно, не требует оплаты в процессе расчета заработной платы. За исключением определенных компенсационных выплат избранным должностным лицам, законодателям и членам правления, большинство государственных служащих не подпадают под эти требования.

После письменного предварительного одобрения главы агентства исключения из этого параграфа могут быть предоставлены в необычных обстоятельствах, когда считается, что это отвечает интересам государства. Копия разрешения должна быть приложена к форме заявки на командировку при подаче заявки на оплату. Для возмещения транспортных расходов при использовании частного или управляемого транспортного средства вместо общественного транспорта см. Ссылку .050.

Возмещение сотруднику расходов на питание или проживание, понесенных студентам, заключенным, заключенным и пациентам.Сотрудникам может быть возмещены расходы, понесенные на питание или проживание сокамерников, заключенных, пациентов или студентов во время официальных поездок. Размер возмещения не может превышать установленных лимитов для государственных служащих или служащих. Понесенные расходы должны быть классифицированы как объектный код 2581 для поездок внутри штата, 2582 для поездок за пределы штата или 2583 для международных поездок в форме заявки на командировки сотрудника.

.140 Прочие расходы

Сотрудникам может быть возмещены различные расходы, понесенные во время поездки, такие как проезд на местном транспорте, покупка предметов снабжения, регистрационные сборы и другие аналогичные разные расходы, указанные ниже.Квитанции, подтверждающие все разные расходы, должны быть представлены вместе с формой заявки на возмещение командировочных расходов, за исключением того, что квитанции не требуются для: телефонных звонков, тарифов на проезд в местном такси, тарифов на проезд в городском автобусе, автоматических парковочных счетчиков и автоматов для взимания платы за проезд.

Сотрудникам могут быть возмещены расходы на местный транспорт, понесенные во время поездки для ведения официальных дел, таких как: проезд в городском автобусе, такси, местный лимузин, трансфер и другие виды местного транспорта. Местные транспортные расходы для личного пользования, такие как проезд от гостиницы до ресторана, не возмещаются.

Дорожные сборы

Канзас-Тернпайк подлежат возмещению. С внедрением программы KTAG требования к квитанции перестали быть уместными или практичными во всех случаях. Ответственность за точные претензии по платным дорогам и за то, требуются ли квитанции для возмещения расходов, делегируется каждому агентству. Дополнительную информацию об Управлении Канзасской магистрали можно найти на http://ksturnpike.com.

Сборы за багаж, превышающий вес или размер, перевозимый транспортными компаниями, подлежат возмещению, если такой сверхнормативный багаж используется для служебных целей (расходы на сверхнормативный личный багаж не возмещаются).Плата за хранение багажа также подлежит возмещению, если это связано с служебной деятельностью. Вместе с бланком заявки на поездку необходимо предоставить конкретное обоснование понесения платы за вес багажа и хранение.

Расходы на официальные телефонные звонки, передачу факсов или другую разрешенную связь, которые должен оплачивать сотрудник, подлежат возмещению. Сотрудники, осуществляющие вызовы KANS-A-N из городов доступа, должны использовать местный номер доступа, когда это применимо. При расходах, связанных с использованием монетных телефонов для доступа к вызовам KANS-A-N из городов доступа, необходимо использовать местный номер доступа, когда это применимо.

Расходы, понесенные на покупку канцелярских товаров и услуг, подлежат возмещению, если они необходимы для служебных целей во время пребывания в командировке.

Регистрационный взнос, уплаченный за допуск, посещение или участие в семинарах, конференциях или других собраниях, подлежит возмещению. Официальная квитанция должна быть предоставлена ​​вместе с формой заявки на возмещение расходов при соблюдении следующих условий:

1. Регистрационный взнос, уплаченный для получения личного членства или других личных выгод от организации, не подлежит возмещению.Членство в организациях должно быть оформлено на имя Университета штата Канзас.
2. Регистрационный взнос может быть оплачен сотрудником и потребоваться для возмещения в форме заявления о командировке сотрудника или уплачен непосредственно организации государственным агентством. Прямая оплата организации со стороны отдела должна производиться с использованием APV. К ваучеру необходимо приложить копии литературы с указанием затрат.

а. Если последующий ваучер на возмещение командировочных расходов необходим для покрытия расходов, связанных с конференцией, в путевом листе должны быть указаны: (1) имя присутствующего; (2) дату (даты) и место события; (3) номер заявки на поездку за пределы штата; (4) общее количество каждого вида еды, включенного в регистрационный взнос (т.е. количество завтраков, обедов или ужинов и даты их проведения). Если питание не было включено, в форме заявки на поездку следует указать: «Питание не включено в регистрационный сбор».

3. В случаях, когда стоимость питания включена в стоимость регистрационных сборов или других сборов, уплачиваемых агентством, размер пособия M&IE должен быть уменьшен.

В некоторых исключительных случаях регистрационный сбор может быть возмещен без официальной квитанции при предъявлении письменного обоснования с формой заявки на командировку, объясняющей, почему официальная квитанция недоступна, и заявления о том, что претензия представляет собой истинные и фактические расходы в соответствии с текущей поездкой. закон.Кроме того, в обосновании должны быть указаны: (1) дата (даты) и место события; (2) общее количество каждого вида еды, включенное в регистрационный взнос (т. Е. Количество завтраков, обедов или ужинов). Если питание не было включено, в форме заявки на поездку должно быть указано: «Питание не включено в регистрационный сбор». Обоснование должно быть подписано, а не проштамповано руководителем отдела или назначенным лицом, уполномоченным утверждать формы заявки на возмещение расходов

.

.150 Путешествие студентов с использованием средств Ассоциации студенческой деятельности

Фонд: 2520.Укажите имена студентов и номера WID студентов на всех копиях заявки на поездку. Если на передней стороне недостаточно места, используйте также и заднюю.

Путешествие: пропитание. См. Раздел II Положений о финансировании SGA, где указаны ограничения на питание и проживание. В целом возмещаемая сумма не может превышать установленных лимитов для государственных служащих или служащих. Если у вас есть вопросы, позвоните в Управление студенческой деятельности и услуг (785) 532-6541.

Подписи.Требуются инициалы представителя Ассоциации студенческой деятельности.

.160 Спонсируемые исследовательские проекты (все проекты, начинающиеся с буквы “G”)

Путевые расходы, заявленные в рамках спонсируемых проектов, обычно должны соответствовать институциональной политике, применяемой к регулярным (не спонсируемым) операциям. Политика штата Канзас в отношении поездок и ставки возмещения применимы ко всем спонсируемым проектам, если спонсор не ввел более строгие правила.

Ситуации и правила, характерные для командировок спонсируемых проектов, включают следующее:

1.Чтобы быть допустимой в качестве прямых затрат спонсируемого проекта, поездка должна приносить прямую выгоду проекту, за который взимается плата, и должна происходить в течение периода реализации проекта. Документация о цели поездки в связи с грантом и о роли путешественника в работе по гранту должна вестись на уровне департамента.

2. Закон о Fly America

A. Все авиаперелеты, финансируемые из федеральных долларов, должны соответствовать Закону о полетах Америки в соответствии с 41 CFR Part 301-01. Исключения перечислены в этой главе.http://www.gsa.gov/portal/ext/public/site/FTR/file/Chapter301p010.html/category/21868. Авиакомпании под флагом США должны использоваться для ВСЕХ авиаперелетов (включая все части поездки), оплачиваемых из федеральных средств, независимо от стоимости билета, удобства или личных предпочтений (41 CFR Part 301-10.139). Все расходы, не соответствующие закону Fly America, должны быть оплачены из нефедерального источника финансирования. Контрольный список формы исключения можно найти в формах бухгалтерского учета спонсируемых программ Eforms (SPA).

Б.Общие условия гранта NSF, статья 10.c. Использование авиаперевозчиков под флагом США – http://www.nsf.gov/awards/managing/general_conditions.jsp

C. Заявление о политике предоставления грантов NIH, часть II: Условия предоставления грантов NIH Подчасть A: Общие положения 4.1.11 Закон о Fly America – http://granst.nih.gov/grants/policy/policy/htm.

D. Важно применять Закон Fly America только к тем проектам, которые финансируются из федерального бюджета, поскольку возможность более дорогостоящих поездок противоречит политике штата в отношении поездок и будет запрещена для проектов, не финансируемых из федерального бюджета.Чтобы определить, финансируется ли конкретный спонсируемый проект из федерального бюджета, обратитесь к инструкциям на веб-сайте отдела финансовых услуг, спонсируемых программ SPA для определения счетов, финансируемых из федерального бюджета, или обратитесь за помощью в спонсируемые программы.

3. Для определенных спонсоров или отдельных спонсируемых соглашений может потребоваться предварительное разрешение на определенные виды поездок или могут потребоваться специальные отчеты о поездках. Путешественникам следует внимательно изучить свои спонсируемые соглашения на предмет любых ограничений или требований ДО поездки

.

.170 Денежный аванс для студенческой поездки

См. Главу 6320.134 PPM, Процедуры получения денежных авансов на поездки.

.175 Денежная компенсация за проезд студентов

См. Главу 6320.138 PPM «Возврат авансовых средств – авансовые платежи на поездки».

.180 Денежный аванс на поездку за границу

См. Главу 6320.134 PPM, Процедуры получения денежных авансов на поездки.

.185 Возмещение аванса наличными на поездку за границу

См. Главу 6320 PPM.138 «Возврат авансовых средств – авансы на поездки».

.190 Возмещаемый миля из Манхэттена

Воспользуйтесь следующими ссылками, чтобы узнать пробег внутри штата, пробег за пределами штата и пробег по воздуху.

Пробег внутри штата

Пробег за пределами штата

Воздух Пробег

.220 DA-28 Запрос фактического конференц-зала

Агентства

должны использовать DA-28, Запрос на фактическое размещение на конференции, когда сотрудник должен или уполномочен присутствовать на конференции, а расходы на проживание превышают 150% от действующей ставки для города-организатора.В материалах конференции должно быть указано, что конференция будет проводиться в гостиничном заведении или в связи с ним со ставками, превышающими применимые ограничения расходов, установленные в соответствии с K.A.R. 1-16-18 и исключение, предусмотренное в K.S.A. 75-3207a (e), который позволяет превышать норму проживания на меньшее из: (1) дополнительных 150% от применимого ограничения расходов на проживание; или фактически понесенные расходы на проживание.

DA-28 заполняется следующим образом: (Номера для ссылок появляются в соответствующем месте в образце формы.)

	Завтрак	Обед	Ужин
Возмещение%% от ежедневного M&IE 9038

1 2	Название агентства Номер агентства	Вставьте Университет штата Канзас. Вставка 367.
3	Имя (а) сотрудников	Вставьте сотрудников, которые присутствуют на конференции.
4 5 6	Название конференции Место проведения конференции Даты конференции	Вставьте запрошенную информацию в соответствующие поля.
7	Конференция Суточная ставка проживания	Укажите дневную ставку. (Только проживание, не распространяется на питание.)
8	Подпись начальника отдела	Подпись в блоке утверждения агентства. Оставьте место для подписи руководителя агентства или уполномоченного лица.

Отправить форму в отдел бухгалтерского учета, комплекс Унгер, проспект Андерсона, 2323., Ste. 500.

.230 Запрос на выезд за границу

Департаменты должны заполнить Запрос на поездку за границу, когда сотрудник будет требовать возмещения расходов за поездку за границу. Число, напечатанное в верхнем правом углу формы, будет номером запроса на поездку за пределы штата. Этот номер необходимо использовать при оплате регистрации или авиабилета на PCV и в ваучере на оплату проезда в пустом номере туристического заказа. Один номер будет использоваться для каждой поездки за пределы штата.Каждый офис сохранит заявку на поездку за пределы штата в свои служебные файлы. Больше нет необходимости подавать заявку на поездку за границу в Отдел финансовых услуг.

Если студентам разрешается выплата суточных или транспортных расходов, необходима форма запроса на выезд за границу. Если более одного студента собираются в определенную поездку, все имена студентов и номера социального страхования могут быть указаны в одной и той же форме.

Ассистенты-исследователи, помощники преподавателей или ассистенты считаются неклассифицированными преподавателями, и формы запросов на выезд за границу заполняются соответствующим образом.

Инструкции по заполнению формы запроса на выезд за границу

Департаменты должны заполнить Запрос на поездку за границу, когда студент или государственный служащий будет требовать возмещения расходов за поездку за границу.

Номер заявки на поездку: номер, напечатанный заранее в верхнем правом углу формы заявки на поездку.

Имя, титул и отдел путешественника: Укажите имя лица, путешествующего. Департамент – это отдел, который финансирует поездку.

Пункт назначения: Укажите город (а) и штат (а), в которые путешественник будет собираться по служебным делам.

Цель поездки: Кратко опишите цель запроса официальной поездки за пределы штата. Если цели несколько, дайте описание каждой цели.

Дата отъезда и Дата возврата: Введите первый и последний день поездки. Это должно включать личные дела или отпуск.

Даты собраний: Введите дату (даты) начала и дату (даты) окончания собрания (й).

Рабочих дней отсутствия на работе: Количество дней, в течение которых путешественник будет отсутствовать на рабочем месте в официальной должности. Путешественник не должен включать в эту общую сумму выходные, праздничные дни, отпуск или отпуск без сохранения заработной платы.

дней ежегодного отпуска: Количество дней, в течение которых путешественник будет находиться вне офиса в неофициальном качестве.

Путешествие (режим): Укажите используемый вид транспорта, поставив крестик в соответствующем поле. Путешествие должно быть наиболее экономичным или выгодным из доступных средств передвижения.Если вы путешествуете на частном автомобиле в длительной поездке, путешественник должен потребовать либо установленную государством ставку миль, либо самую низкую стоимость авиабилета, ЧТО ДЕШЕВЛЕ. Если способ проезда оплачивается каким-либо другим источником (другим университетом, спонсирующими организациями и т. Д.), Введите «Бесплатно для КГУ» в поле обоснования.

Специальная перевозка относится к зафрахтованному воздушному судну, арендованному автобусу или арендованному автомобилю.

Если путешественник требует средств к существованию и будет пассажиром государственного / ведомственного транспортного средства, укажите это в полях обоснования.Если в государственном транспортном средстве путешествует более одного человека, укажите, кто будет основным водителем. Плата за проезд, парковка и т. Д. Должна быть включена в прочие расходы .

Суточные: Пособие на питание для поездок за границу указано в справочнике .110.

Питание: Укажите количество дней, в которые путешественник ожидает уехать по служебным делам, включая время в пути. Вы должны выделить время на даты встреч, а также время, которое потребуется, если путешественник будет пользоваться самым быстрым общественным транспортом, доступным до места назначения, вместо частного транспорта до и после встреч.

Жилье: Укажите количество ночей, на которые путешественник будет вне дома. В последний день путешествия не требуется проживания. Если по одному и тому же запросу заявлены права на области с низкой и высокой стоимостью, укажите их с помощью косой черты между числами, указав сначала низкую стоимость.

Регистрационный взнос : Сумма регистрации (укажите, включено ли питание или проживание)

Прочие расходы: Прочие расходы – это расходы, которые считаются необходимыми для ведения официальной деятельности для государства, но не включены в вышеперечисленные категории.Укажите, какие дополнительные предметы ожидает путешественник, например, услуги такси или лимузин.

Итого расходы: Итого на проезд, питание, проживание, регистрационный сбор и прочие расходы.

Имя, номер и сумма счета: Укажите имя (имена) и номер (а) счета (ов) KSU, на который будут поступать средства на поездку. Перечислите суммы, финансируемые с каждого счета.

Наименования других K.S.U. Путешественники: Перечислите имена всех других сотрудников KSU, запрашивающих разрешение на выезд за пределы штата на то же собрание или в то же место.

Утверждение и дата: Утверждение и дата утверждения подписываются путешественником и соответствующим ведомственным органом.