сотрудников или независимых подрядчиков? Правильная категоризация работников

(Этот пост является частью моего Руководства по запуску и выживанию малого бизнеса. Вы можете ознакомиться со всей серией здесь. )

НЬЮ-ЙОРК, Нью-Йорк – 07 августа: Сотрудник FedEx осуществляет доставку на Манхэттене 7 августа 2015 г. в Нью-Йорке… [+] Йорк. По данным, опубликованным сегодня Министерством труда, количество рабочих мест в несельскохозяйственном секторе увеличилось на 215 000 в прошлом месяце, поскольку продолжается рост числа рабочих мест в производстве и строительстве. Позитивные новости для экономики США подкрепляют прогнозы финансовых работников о повышении процентной ставки Федеральной резервной системы в сентябре. Уровень безработицы, который второй месяц подряд составляет 5,3 процента, подпитывает прогнозы ритейлеров о росте потребительских расходов. (Фото Спенсера Платта/Getty Images)

Если вы представляете малый бизнес, у вас может не быть ресурсов (и необходимости) для штатного персонала.Вы можете выбрать одного или двух сотрудников, которые работают неполный рабочий день, одного или двух, которые работают полный рабочий день, и, в зависимости от ваших обстоятельств, вы можете заполнить пробелы на сезонной основе, наняв временных сотрудников. Если вы это сделаете, кто из ваших работников считается наемным работником, а кто независимым подрядчиком? Ответ: «Это зависит». Все они потенциально могут быть вашими сотрудниками.

Одна из самых больших ошибок, которую часто совершают работодатели, заключается в том, что они полагают, что только постоянные работники, работающие полный рабочий день, являются наемными работниками. Это неправда. Сотрудники могут быть заняты полный или неполный рабочий день, сезонные или круглогодичные, временные или постоянные. Вопрос о том, как охарактеризовать работников как наемных работников по сравнению с независимыми подрядчиками, может зависеть от множества факторов, но продолжительность работы не является одним из них.

Так что же отличает наемного работника от независимого подрядчика? Вот что сообщает Служба внутренних доходов (IRS):

По общему правилу физическое лицо является самостоятельным подрядчиком, если плательщик имеет право контролировать или направлять только результат работы, а не то, что будет сделано и как это будет сделано.

Или, проще говоря, это вопрос контроля.

Чем выше вероятность того, что вы будете контролировать условия найма, тем выше вероятность того, что вы являетесь работодателем. Если, как работодатель, вы контролируете, как работник выполняет свою работу, скорее всего, работник является наемным работником.

Очевидно, что контроль важен, а случаи зависят от фактов. Чтобы помочь вам, Служба внутренних доходов (IRS) разработала список из 20 факторов, которые следует учитывать в соответствии с Постановлением о доходах 87-41.Они:

1. Инструкции. Обязан ли работник выполнять указания другого лица о том, когда, где и как ему или ей работать?
2. Обучение. Проходит ли работник обучение у работодателя?
3. Интеграция. Является ли работник неотъемлемой частью бизнеса работодателя?
4. Услуги, оказываемые лично. Требует ли работодатель от работника личного оказания услуг?
5. Наем, надзор и оплата помощников. Осуществляется ли наем, надзор и оплата помощников работника работодателем?
6. Продолжение отношений. Существуют ли постоянные отношения между работником и работодателем?
7. Установка часов работы. Продолжительность рабочего времени работника устанавливается работодателем?
8. Требуется полный рабочий день. Работает ли работник обычно полный рабочий день на работодателя?
9. Работы в помещении. Работа выполняется на территории работодателя?
10. Набор порядка или последовательности. Порядок выполнения работ работником устанавливается работодателем?
11. Устные или письменные отчеты. Обязан ли работник представлять работодателю регулярные или письменные отчеты?
12. Оплата по часам, неделям или месяцам. Оплачивается ли рабочий час, неделю или месяц?
13. Оплата расходов. Оплачивает ли обычно работодатель деловые и/или командировочные расходы работника?
14. Предоставление инструментов и материалов. Предоставляет ли работодатель рабочие инструменты, материалы и другое оборудование?
15. Значительные инвестиции. Вложил ли работник значительные средства в объекты, на которых он оказывает услуги?
16. Прибыль или убыток. Оплачивает ли работодатель время работника независимо от результата, защищая работника от убытков или ограничивая право на прибыль?
17. Работа более чем в одной фирме одновременно. Работник оказывает услуги только одному работодателю?
18. Обеспечение доступности услуг для широкой публики. Ограничивает ли работник услуги работодателю вместо того, чтобы делать свои услуги доступными для широкой публики на регулярной и постоянной основе?
19. Право на увольнение. Может ли работодатель уволить работника?
20. Право на расторжение. Может ли работник уволиться в любое время, не неся ответственности?

Чем больше положительных ответов на эти вопросы, тем больше вероятность того, что работник является наемным работником, а не независимым подрядчиком. Конечно, этот список не высечен на камне (только в постановлении о доходах!). Критерии субъективны, и нет волшебного количества раз, когда вы можете ответить «да», которое окончательно определяет результат.

Поскольку эти факторы полезны, но не являются определяющими, IRS обновила свой контрольный список, добавив в него три категории факторов, которые следует использовать в сочетании с 20 вопросами. Они:

1. Поведенческий контроль. Контролирует ли компания или имеет ли право контролировать то, что делает работник и как работник выполняет свою работу?
2. Финансовый контроль. Контролируются ли деловые аспекты работы работника плательщиком?
3. Тип отношений. Существуют ли письменные контракты или льготы для сотрудников? Будут ли отношения продолжаться и является ли выполняемая работа ключевым аспектом бизнеса?

Как работодатель вы должны взвесить все эти факторы, чтобы определить, является ли работник наемным работником или независимым подрядчиком.

Так какое тебе дело? Разве это не просто зарплата? Нисколько. Работодатели имеют иные обязательства по отношению к работникам, чем по отношению к независимым подрядчикам.

Отношения между работодателем и работником регулируются законами штата и федеральными законами. Как работодатель, вы можете быть обязаны, в дополнение к удержанию и перечислению налогов с заработной платы, обеспечить медицинское обслуживание сотрудников. В зависимости от уровня привилегий, предлагаемых компанией, работодателю может потребоваться расширить пенсионные пакеты, планы опционов на акции, членство в тренажерном зале и другие льготы для сотрудников.

Напротив, независимый подрядчик несет ответственность за уплату налога на самозанятость (SE) в дополнение к подоходному налогу.Работодатель не удерживает какие-либо налоги с заработной платы, включая налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь, и не выплачивает работодателю часть этих налогов за независимого подрядчика. Работодатель не несет ответственности за предоставление оплачиваемых пособий и налоговых льгот, таких как медицинское страхование и пенсионные планы для независимого подрядчика. Работодатель не обязан предлагать опционы на акции или другие планы поощрения независимому подрядчику. А когда независимый подрядчик уходит – по какой-либо причине – обычно не выплачивается выходное пособие или компенсация по безработице.Короче говоря, независимый подрядчик, ну, независимый.

Звучит отлично для малого бизнеса, верно?

Возможно. С финансовой точки зрения может быть проще заплатить независимому подрядчику. Это плоский чек. Без удержания. Никаких привилегий. Никаких преимуществ. Никаких дополнительных форм для подачи. И в конце налогового года вы не предоставите независимому контрагенту форму W-2. Вместо этого вы предоставите независимому подрядчику форму 1099-MISC, которая обычно включает только общую сумму выплаченной заработной платы.

Однако с точки зрения бизнеса это может быть нежелательно. Есть что сказать о лояльности. Сотрудники могут оставаться лояльными, в то время как независимые подрядчики часто дают понять, что они пойдут туда, где может быть следующая работа. Это может затруднить преемственность в бизнесе.

Итак, кто принимает решение о том, может ли работник быть работодателем или независимым подрядчиком? Вы, как работодатель, делаете. Не потому, что вы можете так сказать, а скорее из-за того, как вы действуете.Независимо от того, как вы решите классифицировать своего работника, что бы ни говорилось в любом письменном контракте, ваши действия — перечисленные выше факторы — решают все.

Что произойдет, если вы сделаете это неправильно? Если вы ошибочно классифицируете работника как независимого подрядчика и у вас нет разумных оснований для этого, вы можете быть привлечены к ответственности за уплату налога на заработную плату для этого работника. В зависимости от обстоятельств от вас может потребоваться применить льготы задним числом. В некоторых случаях вы также можете столкнуться с судебным иском.

Если вы читаете это и немного паникуете из-за того, что ошиблись, есть помощь . IRS предлагает Программу добровольного урегулирования классификации (VCSP), которая позволяет работодателям реклассифицировать работников как наемных работников для будущих налоговых периодов и получать некоторые налоговые льготы. Для участия владелец бизнеса должен соответствовать определенным квалификационным требованиям. Для получения дополнительной информации посетите страницу VCSP на веб-сайте IRS или обратитесь к своему налоговому специалисту.

Независимый подрядчик vs.Сотрудник | НК ДОЛ

В этом информационном бюллетене содержится общая информация о значении термина «трудовые отношения» и значении этого определения при применении положений Закона о справедливых трудовых стандартах и ​​Закона о заработной плате и рабочем времени.

Характеристики:

Трудовые отношения в рамках FLSA/WHA следует отличать от строго договорных. Такие отношения должны существовать для того, чтобы любое положение FLSA/WHA применялось к любому лицу, занятому работой, которая в противном случае может подпадать под действие FLSA/WHA.В применении FLSA/WHA наемным работником, в отличие от лица, занимающегося собственным бизнесом, является тот, кто с экономической точки зрения следует обычному пути наемного работника и зависит от него. по бизнесу, который он/она обслуживает. Отношения между работодателем и работником в соответствии с FLSA проверяются «экономической реальностью», а не «техническими концепциями». Это не определяется стандартами общего права, касающимися господина и слуги.

Верховный суд США неоднократно указывал, что не существует единого правила или критерия для определения того, является ли физическое лицо независимым подрядчиком или наемным работником для целей FLSA.Суд постановил, что это общая деятельность или ситуация, которая имеет решающее значение. Среди факторов, которые Суд счел существенными, можно назвать:

• Степень, в которой оказываемые услуги являются неотъемлемой частью бизнеса принципала.
• Постоянство отношений.
• Сумма инвестиций предполагаемого подрядчика в объекты и оборудование.
• Характер и степень контроля со стороны доверителя.
• Возможности предполагаемого подрядчика для прибыли и убытков.
• Сумма инициативы, суждения или предвидения в конкуренции на открытом рынке с другими, необходимая для успеха заявленного независимого подрядчика.
• Степень независимой организации бизнеса и деятельности.

Существуют определенные факторы, которые не имеют значения при определении наличия трудовых отношений. Такие факты, как место выполнения работы, отсутствие официального трудового договора или наличие у предполагаемого независимого подрядчика лицензии от государственных/местных органов власти, не считаются имеющими значение для определения наличия трудовых отношений.Кроме того, Верховный суд постановил, что время или способ оплаты не влияют на определение статуса работника.

Если вы считаете, что вас неправильно классифицируют, обратитесь в отдел классификации сотрудников Промышленной комиссии Северной Каролины по электронной почте: : (888) 891-4895 или факс: (919) 508-8300. .

Требования:

Если было установлено, что отношения между работодателем и работником действительно существуют, и работник занят работой, подпадающей под действие FLSA/WHA, требуется, чтобы работнику выплачивалась как минимум минимальная заработная плата, которая в настоящее время составляет 7,25 доллара США в год. час и время и половину его/ее обычной ставки оплаты за все отработанные часы сверх 40 часов в неделю. Закон также содержит положения о детском труде, которые регулируют трудоустройство несовершеннолетних в возрасте до восемнадцати лет (занятость молодежи в соответствии с ВАЗ), а также требования к ведению учета.В ВАЗ также есть положения о выплате заработной платы.

Типичные проблемы:

• Одна из наиболее распространенных проблем возникает в строительной отрасли, где подрядчики нанимают так называемых независимых подрядчиков, которых на самом деле следует считать наемными работниками, поскольку они не соответствуют критериям независимости, как указано выше.
• Договоренности о франчайзинге также могут создавать проблемы в этой области. В зависимости от уровня контроля франчайзера над франчайзи, сотрудники последнего могут считаться нанятыми франчайзером.
• Ситуация, связанная с тем, что лицо добровольно предлагает свои услуги другому лицу, также может привести к трудовым отношениям. Например, лицо, являющееся наемным работником, не может «добровольно предлагать» свои услуги работодателю для оказания услуг того же типа, что и наемный работник. Конечно, люди могут добровольно или пожертвовать свои услуги религиозным, общественным и некоммерческим организациям, не считаясь с оплатой, и не считаться работниками такой организации.
• Стажеры или студенты также могут быть работниками в зависимости от обстоятельств их деятельности для работодателя.
• Людей, выполняющих работу у себя дома, часто ошибочно считают независимыми подрядчиками. Закон распространяется на таких надомников как наемных работников, и они имеют право на все льготы закона.

Этот информационный бюллетень также используется Управлением по заработной плате и рабочему времени Министерства труда Северной Каролины для администрирования и обеспечения соблюдения Закона Северной Каролины о заработной плате и рабочем времени.

Для получения дополнительной информации о правах на рабочем месте, пожалуйста, свяжитесь с нашим бесплатным номером 1-800-NC-LABOR (800-625-2267).

Как правильно уволить сотрудника

Так же, как и в процессе найма, важно, чтобы компания следовала процедуре увольнения сотрудников, чтобы увольняемые сотрудники получали правильную информацию, инструменты и ясность, необходимые им для продвижения вперед после их работы в вашей организации. В этой статье мы опишем основные шаги, которые необходимо выполнить, начиная процесс прекращения.

Введение: что такое увольнение сотрудников?

Увольнение работника относится к процессу увольнения работника с работы.Важно отметить, что увольнение сотрудника не всегда так просто, как «увольнение» сотрудника. Иногда компании увольняют сотрудников из-за экономических спадов (например, пандемий), серьезных потерь прибыли или просто по окончании рабочего контракта. Типичными случаями увольнения сотрудника являются продолжающиеся проблемы с производительностью или другие поведенческие проблемы, которые нарушают ценности компании или даже закон, что мы и обсудим в этой статье.

5-этапный процесс обработки увольнения

1.Назначить встречу

Очень важно запланировать встречу до любого письменного сообщения. В наше время, когда у нас есть доступ к бесконечным средствам мгновенного письменного общения, мы должны подчеркивать ценность и важность личных встреч или встреч в видеочате. Работодатели должны назначать встречи по увольнению до любого письменного сообщения по следующим причинам:

• На собраниях демонстрируются тонкие невербальные каналы коммуникации, которые дают эмоциональные сигналы, неизвестные другим способом
• Потратив время на встречу, обе стороны могут обсудить аргументы и обсудить любые важные вопросы или проблемы
• Встречи помогают работодателям избежать судебных исков о дискриминации или других вредных обвинений, которые в противном случае не были бы раскрыты или известны
• Наконец, собрания — это уважительный способ увольнения

2.Будьте готовы

После того, как вы отправили приглашение на встречу своему сотруднику, пришло время подготовить материалы. Вот основной контрольный список:

• Просмотрите личное дело сотрудника, в котором будут документированы такие вещи, как проблемы с поведением, с обоснованием причины их освобождения
• Знать шаги, которые компания предприняла для улучшения производительности или поведения сотрудников, т. е. расписание коучинга или обучения
• Будьте готовы объяснить следующие шаги, например, когда ожидать последнюю зарплату, что будет с выплатами работникам, включено ли выходное пособие и т. д.Если вы не являетесь менеджером по персоналу в этом сценарии, вам может быть полезно встретиться с ресурсом вашей организации, чтобы уточнить эти детали, такие как соглашения о неконкуренции или неразглашении
.
• Наконец, подготовьте письмо об увольнении. В письме должно быть указано, что вы планируете обсудить на собрании, и оно будет предоставлено после обсуждения
.

3. К делу: что сказать на заключительном собрании

Настало время встречи. Как и на собеседовании при приеме на работу, пропустите затянутую болтовню.Сотрудники узнают, что что-то не так, просто побывав на специальной встрече с менеджером по персоналу или руководителем группы.

Завершите встречу как можно более позитивно. Признайте их время, проведенное в организации, и при необходимости предоставьте ресурсы — например, некоторые работодатели предложат быть ресурсом для поиска других возможностей или даже другой работы в своей организации.

Подсказка: Помните, что неясность недобра. Быть максимально ясным, максимально добрым.

4. Воспользуйтесь эмоциональным интеллектом

Уволить сотрудника непросто. По своей сути увольнение сотрудника является разрешением конфликта. Одним из ключевых аспектов разрешения конфликтов является эмоциональный интеллект (EQ).

Эмоциональный интеллект:
✅ Тактическая эмпатия: Тактическая эмпатия — это когда вы подключаетесь к эмоциям других людей, чувствуете, что они чувствуют, а также чувствуете и регулируете свои чувства. Например, столкнувшись с опровержением, вы можете просто и спокойно сказать: «Я понимаю, о чем вы говорите, но это решение окончательное.

✅ Разум и тело: способность удерживать эмоции во время горячего разговора в своем теле и во время наблюдения за своими мыслями имеет решающее значение. Это требует сострадания, терпения и настойчивости.

✅ Практично и практично: эмоции, особенно негативные, никогда не будут легкими. Ключевым моментом является отработка навыков понимания эмоций и регулирования поведения в качестве руководителя компании или менеджера по персоналу.

Эмоциональный интеллект НЕ:
⛔️ Только сочувствие: Сочувствие является ключом к пониманию чувств, но также важно знать, когда сочувствие и сострадание важны, а когда нет.

⛔️ Манипуляция: вы не должны манипулировать нашими эмоциями через эмоции других. Отрицательные эмоции никуда не денутся, и к ним следует относиться с тем же уважением и признанием, что и к положительным эмоциям.

⛔️ Кипение или обострение: знайте, как разрядить напряженную эмоциональную ситуацию и как пройти через нее, а не кипячение.

5. Раскройте информацию вашей команде

Наконец, работодатели должны уведомить остальных членов команды о недавнем увольнении.Не раскрывайте конфиденциальную информацию, но предоставьте достаточно информации, которая позволит сотрудникам двигаться дальше, например: «Мы уволили Томаса с работы в нашей фирме по причинам, нарушающим политику нашей компании. Эти решения никогда не бывают легкими, но теперь моя работа заключается в том, чтобы гарантировать, что мы будем двигаться вперед с планом и сосредоточимся на нашей миссии. Если у вас есть какие-либо нерешенные вопросы, вы можете написать в отдел кадров».

Чего следует избегать при увольнении сотрудника

• Приходите неподготовленными: Четкая и краткая причина, а также последующие шаги необходимы для того, чтобы сообщить, что расторжение не подлежит обсуждению
• Погрузитесь в это : После завершения расторжения сосредоточьтесь на продвижении вашей организации вперед и общении с вашей командой
• Примите это на свой счет: В качестве руководителя или менеджера по персоналу вы столкнетесь с негативной реакцией. Помните, хотя это сложно, это не личное
• Избегайте темы: Помимо конфиденциальной информации, вам нужно будет сообщить своей команде, что сотрудник был уволен

Сотрудник против независимых подрядчиков Правильно ли вы классифицируете своих работников?

Классификация работников как наемных работников или независимых подрядчиков является распространенной проблемой, с которой сталкиваются работодатели. Его важность не следует игнорировать. То, как классифицируются ваши работники, может повлиять на то, какие федеральные законы и законы штата требуют от вас соблюдения4 min read

В последние годы неправильная классификация работников стала горячей темой для федеральных и государственных агентств по трудоустройству и трудоустройству. Например, в сентябре 2014 года Министерство труда США выделило в общей сложности 10,2 миллиона долларов США 19 различным штатам для финансирования мероприятий по обнаружению и обеспечению соблюдения правил классификации работников.

Неправильная классификация и оплата работника как независимого подрядчика, в то время как работник должен быть наемным работником, может привести к тому, что работодатель понесет задолженность по налогам, процентам, штрафам или штрафам.Аудит часто инициируется, когда работник, который был классифицирован как независимый подрядчик, увольняется и требует пособия по безработице. Иногда запрос распространяется от рассматриваемого работника до всей рабочей силы предприятия.

Во всех штатах существуют разные тесты для определения того, является ли работник наемным работником или независимым подрядчиком. И штаты могут использовать разные тесты в зависимости от цели определения (например, безработица или компенсация работникам). Тем не менее, общая тема, наблюдаемая в каждом государственном тесте, касается степени контроля работодателя над работником.

В этой статье основное внимание будет уделено факторному тесту IRS 20, так как это распространенный и наиболее обширный тест. Тест IRS предназначен для оценки того, кто контролирует выполнение работы. В соответствии с правилами IRS и доктриной общего права независимые подрядчики контролируют способ и средства, с помощью которых предоставляются услуги, продукты или результаты по контракту. Чем больше компания контролирует, как, когда, где и кем выполняется работа, тем более вероятно, что работники являются наемными работниками, а не независимыми подрядчиками.

Работник не обязан соответствовать всем 20 критериям, чтобы считаться наемным работником или независимым подрядчиком, и ни один фактор не является решающим при определении статуса работника. Индивидуальные обстоятельства каждого случая определяют вес, который IRS присваивает различным факторам.

Работодатели, не знающие, как классифицировать работника, могут запросить определение Налогового управления США, заполнив форму SS-8 «Определение рабочего статуса работника для целей федеральных налогов на занятость и удержания подоходного налога». «Однако IRS обычно классифицирует работников как наемных работников, когда их статус не является четким, и работодатели, которые запрашивают определение IRS, теряют определенные средства защиты от ответственности за неправильную классификацию. Перед подачей SS-8 рекомендуется проконсультироваться с юристом.

20 факторов, используемых для оценки права контроля и обоснованности классификации независимых подрядчиков, включают:

• Уровень обучения .Если компания указывает, когда, где и как выполняется работа, этот контроль указывает на возможные трудовые отношения.
• Объем обучения . Требование к работникам пройти обучение, предоставляемое компанией, предполагает трудовые отношения, поскольку компания определяет методы выполнения работы.
• Степень бизнес-интеграции . Работники, чьи услуги интегрированы в бизнес-операции или существенно влияют на успех бизнеса, скорее всего, будут считаться наемными работниками.
• Объем бытовых услуг . Компании, которые настаивают на том, чтобы конкретный человек выполнял работу, утверждают степень контроля, которая предполагает трудовые отношения. Напротив, независимые подрядчики обычно могут поручать работу кому угодно.
• Управление помощниками . Если компания нанимает, контролирует и оплачивает помощников рабочих, этот контроль указывает на возможные трудовые отношения. Если работник сохраняет контроль над наймом, надзором и оплатой труда помощников, такая договоренность предполагает отношения независимого подрядчика.
• Непрерывность отношений . Непрерывные отношения между компанией и работником указывают на возможные трудовые отношения. Однако соглашение с независимым подрядчиком может включать в себя постоянные отношения для нескольких последовательных проектов.
• Гибкость графика . Люди, чьи часы или дни работы диктуются компанией, могут квалифицироваться как ее сотрудники.
• Требования к работе на полный рабочий день .Работа на условиях полного рабочего дня дает компании контроль над большей частью времени человека, что способствует установлению трудовых отношений.
• Потребность в услугах на месте . Требование, чтобы кто-то работал на территории компании, особенно если работа может быть выполнена в другом месте, указывает на возможные трудовые отношения.
• Последовательность работ . Если компания требует, чтобы работа выполнялась в определенном порядке или последовательности, этот контроль предполагает трудовые отношения.
• Требования к отчетам . Если работник регулярно должен предоставлять письменные или устные отчеты о статусе проекта, такая договоренность указывает на возможные трудовые отношения.
• Способ оплаты . Графики почасовой, еженедельной или месячной оплаты труда характерны для трудовых отношений, если платежи не являются просто удобным способом распределения паушальной суммы. Плата за комиссию или завершение проекта более характерна для отношений независимых подрядчиков.
• Оплата деловых или командировочных расходов . Независимые подрядчики обычно несут расходы на поездки или деловые расходы, и большинство подрядчиков устанавливают свои гонорары достаточно высокими, чтобы покрыть эти расходы. Прямое возмещение командировочных и других деловых расходов компанией предполагает наличие трудовых отношений.

• Обеспечение инструментами и материалами . Работники, выполняющие большую часть своей работы с использованием предоставленного компанией оборудования, инструментов и материалов, с большей вероятностью будут считаться наемными работниками. Работа, в основном выполненная с использованием материалов или инструментов, полученных независимо, подтверждает заключение независимого подрядчика.
• Инвестиции в оборудование . Независимые подрядчики обычно инвестируют в свои рабочие объекты и поддерживают их. Напротив, большинство работников полагаются на своих работодателей в обеспечении условий труда.

• Реализация прибыли или убытка . Рабочие, которые получают заранее установленный заработок и имеют мало шансов получить значительную прибыль или убытки в результате своей работы, обычно являются наемными работниками.
• Работа в нескольких компаниях . Люди, которые одновременно предоставляют услуги нескольким несвязанным компаниям, скорее всего, будут считаться независимыми подрядчиками.
• Общедоступность . Если работник регулярно делает услуги доступными для широкой публики, это поддерживает определение независимого подрядчика.
• Контроль переразряда . Одностороннее право компании уволить работника предполагает трудовые отношения.Напротив, способность компании прекратить отношения с независимым подрядчиком обычно зависит от условий контракта.

• Право расторжения . Большинство сотрудников в одностороннем порядке могут прекратить свою работу в компании без какой-либо ответственности. Независимые подрядчики не могут прекращать предоставление услуг без ответственности, за исключением случаев, предусмотренных их контрактами.

Предприятиям часто кажется, что достаточно подписать договор независимого подрядчика со своими работниками.Хотя важно, чтобы все ваши независимые подрядчики подписали эти соглашения до начала работы с вашей компанией, само по себе это не спасет бизнес от проблем с классификацией работников. Суд или государственное учреждение все равно рассмотрит уровень контроля бизнеса над работником и пройдут ли отношения применимый тест на классификацию работников.

Если вы являетесь владельцем бизнеса и рассматриваете возможность найма независимых подрядчиков или уже нанимаете независимых подрядчиков, вам необходимо оценить структуру отношений вашей компании с работником.Рекомендуется провести самооценку до того, как какое-либо агентство проведет независимое расследование. Будьте активны и остановите проблему до того, как она начнется!

Программа временного трудоустройства | Отдел кадров

Программа временного трудоустройства

Программа временного трудоустройства описывает требования для всех временных почасовых должностей UW в классифицированных профилях должностей. Временные должности профессиональных сотрудников и должности с ограниченным сроком, утвержденные компенсационным отделом, и должности студентов с почасовой оплатой регулируются отдельными практиками.

Временные должности с почасовой оплатой могут использоваться для проектной работы с ограниченной продолжительностью, нехватки персонала, пиковой рабочей нагрузки и текущей работы, которая ограничена менее чем 20 часами в неделю.

Временные должности с почасовой оплатой не должны заменять наем штатных сотрудников, когда в подразделении существует постоянная потребность в сотруднике, работающем неполный рабочий день или более, а также эти должности не должны использоваться в качестве испытательного срока для сотрудника перед его наймом на постоянную работу. , постоянная позиция.

Процесс найма

Отдел кадров координирует весь найм временных почасовых сотрудников, если иное не разрешено вице-президентом по кадрам.Нанимающая единица не может нанять временного почасового сотрудника без создания должности и заявки в Workday и прохождения найма через UWHIRES.

Есть три способа нанять временного работника с почасовой оплатой:

• Прямой наем — когда менеджеры определили человека, которого они хотят выполнять,
• Подбор персонала — когда менеджеры хотят набрать кандидатов
• UTemp Staffing — служба UW, которая набирает и идентифицирует квалифицированных временных сотрудников.

При прямом найме и найме менеджеры должны управлять расчетом заработной платы и контролировать рабочее время, чтобы сотрудники не превышали лимит рабочего времени; UTemp Staffing управляет расчетом заработной платы и контролирует количество часов, отработанных временными почасовыми сотрудниками, чтобы убедиться, что они соответствуют ограничениям.

Вернуться к началу

Ставка заработной платы и профиль работы

Все временные сотрудники с почасовой оплатой получают почасовую ставку, которая находится в диапазоне окладов для того классифицированного названия, которое лучше всего подходит для работы.Отклонения от этой практики требуют предварительного одобрения отдела кадров от вашего представителя по трудоустройству.

Использование временного помощника персонала в качестве названия должности

Временный помощник персонала (код вакансии 11863) — это профиль работы, который используется, когда работа на этой должности не соответствует какой-либо спецификации классифицированного класса. Вы не можете использовать название для оплаты почасовой ставки, которая выходит за рамки наиболее подходящего классифицированного названия.

Начиная с 1 января 2022 г., вместо использования временного кода должности помощника персонала для новой почасовой работы, которую трудно классифицировать и которая не соответствует освобождению от государственной службы для профессиональных сотрудников, департаменты должны будут использовать существующий классифицированный профиль почасовой работы персонала или профессиональный персонал с почасовой оплатой на ограниченный срок (код должности 11850).

С 1 января 2022 г. новые должности помощников временного персонала создаваться не будут. Если у вас есть сотрудник с временным профилем работы помощника персонала, работающий до 2022 года, его необходимо перевести на другой существующий профиль работы до 30 июня 2022 года.

Команды по компенсации и найму персонала будут работать с отделами, чтобы найти другие коды почасовой оплаты труда, чтобы правильно классифицировать работу, ранее оплачиваемую с помощью кода работы временного помощника персонала. Любые временные должности помощников персонала, все еще действующие по состоянию на 1 июля 2022 г., будут упразднены, а занимающие их сотрудники будут уволены со своих временных должностей помощников персонала в это время.

Вернуться к началу

Ограничения и сверхурочная работа

Временные почасовые сотрудники могут работать максимум 950 часов (исключая сверхурочные) в течение 12-месячного периода. Однако некоторые подразделения устанавливают более низкий предел, поэтому ознакомьтесь с политикой вашего подразделения и обязательно соблюдайте ее.

Начальный 12-месячный период начинается с первого дня приема на работу в качестве временного работника, который называется первоначальной датой временного трудоустройства работника (OTED). Последующие 12-месячные периоды начинаются с годовщины OTED.После того, как сотрудник создает OTED, он не меняется, даже если сотрудник покидает UW или занимает другие должности в UW.

Все отработанные часы, кроме сверхурочных, засчитываются в 950-часовой лимит. Ограничение распространяется на все временные должности с почасовой оплатой, в том числе созданные с помощью UTemp Staffing, найма или прямого найма. Если у сотрудника несколько должностей, общее количество часов, отработанных без сверхурочной работы на всех временных почасовых должностях, не может превышать предела в 950 часов.

Сверхурочные

Отработанные сверхурочные часы не засчитываются в лимит в 950 часов.Все временные работники с почасовой оплатой имеют право на сверхурочную работу и подлежат оплате сверхурочной работы.

Исключения из рабочего лимита

Временные почасовые («суточные») дипломированные медсестры в Медицинском центре UW и Медицинском центре Харборвью, а также некоторые категории сотрудников, которые работают на океанских исследовательских судах UW, не подпадают под ограничение в 950 или 1050 часов, как это утверждено Управление финансового управления отдела государственных кадров.

Вернуться к началу

Мониторинг рабочего времени сотрудника

Руководители несут ответственность за то, чтобы временные сотрудники с почасовой оплатой не превышали лимит рабочего времени. Чтобы контролировать часы, отработанные вашими сотрудниками, используйте инструмент мониторинга временной почасовой занятости, который позволяет вам проверять количество часов, отработанных вашим сотрудником, и отправляет уведомления, когда ваш сотрудник достигает критических пределов часов. Узнайте больше об инструменте мониторинга временной занятости.

Вам не нужно следить за часами, если вы наняли сотрудника через UTemp Staffing, так как они сделают это за вас.

Вернуться к началу

Продление должности сотрудника

Вы можете продлить должность временного сотрудника с почасовой оплатой на срок до 12 месяцев после текущей даты, если

• Сотрудник имеет право продолжать работу в зависимости от количества часов, оставшихся в его 12-месячном году OTED
• У вас есть деловая потребность в продолжении работы сотрудником

Для продления срока окончания работы временного почасовика:

1. Определите, сколько часов сотрудник отработал на своей текущей должности, используя инструмент поиска часов.
2. Убедитесь, что общее количество часов текущей должности плюс предлагаемое продление не превышает предела рабочего времени.
3. Согласуйте даты окончания продления с Центром интегрированного обслуживания, используя руководства пользователя «Мониторинг статуса занятости» и «Смена работы — изменение данных — продление даты окончания срока службы» — «Кампус персонала», «Медицинские центры».

Если вы наняли сотрудника через UTemp Staffing, вам следует запросить продление через портал менеджера UTemp или по электронной почте.

При определенных обстоятельствах вам может потребоваться создать новую должность и заявку в Workday, а не продлевать дату окончания.Это тот случай, когда:

• Изменение кода класса работы, профиля работы или отдела
• В Workday для сотрудника введено увольнение

Вернуться к началу

Льготы, отгулы и отпуска

Временные почасовые сотрудники, отвечающие критериям приемлемости, могут участвовать в страховых и пенсионных планах, предоставляемых работодателем.  Интегрированный сервисный центр уведомляет сотрудников об их соответствии требованиям.

Временным почасовым сотрудникам начисляются оплачиваемые отпуска по болезни.Дополнительную информацию можно найти на веб-странице Отгулы по болезни для временных и студентов, работающих на почасовой основе. Кроме того, они также имеют право на неоплачиваемый отпуск из-за инвалидности или серьезного состояния здоровья (или для ухода за членом семьи с серьезным заболеванием) или на военную службу. Если у вас есть вопросы о временном отпуске или отпуске, обратитесь к своему специалисту по кадрам.

Вернуться к началу

Представительство профсоюза

Временный почасовой работник может быть представлен профсоюзом и заключен коллективным договором в зависимости от вида работы и места работы.

SEIU 925, WFSE, WSNA и SEIU 1199 сертифицированы как представляющие интересы временных работников, если работник проработал 350 часов или более в рамках ведения переговоров в течение 12-месячного периода, начиная с первого дня работы, и:

• Должность и место работы соответствуют названию отдела переговоров SEIU Local 925 или WFSE
• Имеет должность зарегистрированной медсестры, которая соответствует названию зарегистрированной медсестры WSNA в переговорной группе
• Имеет должностное задание, соответствующее названию отдела переговоров SEIU 1199 в отделах переговоров Professional/Technical, HMC RN и ALNW RN

Вернуться к началу

Уведомление о временном трудоустройстве

Правила государственной гражданской службы требуют, чтобы во время найма вновь назначенные временные почасовые сотрудники на классифицированных должностях получали письменную информацию о соответствующих льготах и ​​условиях найма.

Workday отправляет уведомление о временном трудоустройстве во время приема на работу, а также для транзакций добавления и изменения работы, которые приводят к созданию новой временной почасовой должности. Пожалуйста, обращайтесь в ISC с любыми вопросами.

Менеджеры по найму должны просмотреть уведомление с новыми сотрудниками в рамках их ориентации в отделе.

Исключения из уведомления

Уведомление о временном трудоустройстве не распространяется на сотрудников, занимающих определенные должности с ограниченным сроком действия, такие как классифицированные должности с фиксированной продолжительностью, временные должности специалистов, проектные должности сотрудников категории специалистов, а также следующие должности:

• 10884, техник-медсестра – студент UW (NE H)
• 11836, Ассистент студента – студент, не входящий в UW (NE H) (должна быть учеба на работе)
• 10875, Ассистент студента – Студент UW (NE H)
• 21242, фармацевт-стажер – студент (NE H)

Корректировка компенсации – Медицинские центры суточные

Медицинские сестры и медицинские работники, работающие в медицинских центрах с суточной нагрузкой, могут запросить повышение на одну ступень, если они отработали не менее 1872 часов по обычной ставке оплаты (эквивалентной 90% ЭПЗ) на суточной должности с момента их последнего повышения на ступень или с момента начало их текущего назначения суточных. Отзыв не может запрашиваться чаще, чем один раз в 12 месяцев, и в этом расчете учитываются только суточные, отработанные с 1 января 2013 года. Если проверка установит, что с момента последнего шага повышения было отработано 1872 часа, повышение заработной платы будет предоставлено с даты запроса.

Это положение распространяется на суточных сотрудников, работающих на следующих должностях в Медицинском центре UW, Медицинском центре Харборвью и Airlift Northwest:

• Специалист по здравоохранению (21060)
• Ведущий специалист по здравоохранению (21061)
• Дипломированная медсестра 2 (21679 и 21034)
• Дипломированная медсестра 3 (21680, 21035, 21640)
• Бортовая медсестра (21038)
• Бортовая медсестра, старший (21039)
• Дежурная медсестра (21496)
• Поплавковая медсестра (21497)
• Медсестра-резидент (21495)
• Штатная медсестра (21494)

Исключение COVID-19

Временные почасовые сотрудники, работающие на критически важных должностях, необходимых для обеспечения безопасной работы больниц и учреждений в период чрезвычайного положения COVID-19, были освобождены от лимита UW в 950 часов и максимума штата в 1050 часов до 30 июня 2021 г. , как утверждено директор по персоналу штата Вашингтон в соответствии с WAC 357-04-045.

С 1 июля 2021 г. временные почасовые сотрудники, которые превысили установленный штатом максимум в 1050 часов в период исключения из-за COVID-19, больше не смогут работать на временной почасовой основе до тех пор, пока не пройдет годовщина их первоначальной временной даты трудоустройства. . Временные сотрудники с почасовой оплатой, проработавшие более 1050 часов и первоначальные даты временного найма которых не приходятся на июль, должны быть уволены.

Вернуться к началу

Урок 5. Федеральные налоги при найме сотрудников или независимых подрядчиков

Здравствуйте и добро пожаловать на наш видеоурок о федеральных налогах при найме сотрудников или независимых подрядчиков.

На этом семинаре мы обсудим ваши обязанности как работодатель или как тот, кто платит другим за услуги в ходе вашей торговли или бизнеса.

Независимо от того, занимаетесь ли вы этим самостоятельно или платите кто-то другой, чтобы сделать это, вам нужно знать эту важную информацию.

Очень важно, чтобы владельцы бизнеса правильно определили являются ли лица, оказывающие услуги, наемными работниками или независимых подрядчиков.В целом, вы должны удерживать подоходный налог, удерживать и платить налоги на социальное обеспечение и Medicare, удерживать налоги Medicare, когда это применимо, и платить налог по безработице на заработную плату, выплаченную работнику.

Как правило, вам не нужно удерживать или платить какие-либо налоги. по платежам независимым подрядчикам, если вам не предоставлен требуемый налогоплательщик идентификационный номер или получили указание не Службой внутренних доходов. В этой программе вы узнаете о различиях между сотрудник и независимый подрядчик; как определить годность к работе легально в США; важность формы W-4 и ответственность за удержание; как проверить рабочие имена и номера социального страхования; процесс подачи формы W-2; Ваши обязательства по уведомлению сотрудников о Налоговый кредит на заработанный доход; роль индивидуальных идентификационных номеров налогоплательщиков; и наконец, процесс регистрации и использования Электронная система подачи информации для возврата, также известный как ОГОНЬ.Прежде чем мы начнем, мы хотели бы напомнить вам, что много информации, которую мы будем обсуждать здесь можно получить в публикации IRS 15 Налоговый справочник работодателя.

Как работодатель, вы несете ответственность за удержание и для уплаты определенных налогов из зарплаты вашего сотрудника.

Эти налоги относятся к подоходному налогу и налогообложению сотрудников. доля FICA и это социальное обеспечение и Medicare налоги, а также любые применимые дополнительные налоги Medicare.

Их иногда называют налогами на трастовые фонды. потому что вы держите их от имени — или в доверительном управлении — ваши сотрудники, прежде чем вы их депонируете в казначейство. Кроме того, вы должны заплатить соответствующую долю налогов FICA работодателя и в большинстве случаев вам придется платить Федеральный налог на безработицу, также известный как налог FUTA.

Как правило, если вы правильно запросили идентификационные номера налогоплательщика и не были по рекомендации IRS в противном случае, вам не нужно удерживать или платить какие-либо налоги с платежей для внештатных компенсаций, сделанных независимым подрядчикам.

Суды рассмотрели множество фактов при принятии решения о том, работник является наемным работником или независимым подрядчиком.

Эти соответствующие факты делятся на три основные категории: поведенческий контроль, финансовый контроль, и взаимоотношения сторон.

В каждом случае очень важно учитывать все факты, поскольку ни один факт не дает ответа.

Факты о поведенческом контроле показывают, существует ли право направлять или контролировать, как работник выполняет конкретную задачу, для которой он или она нанят.

Рабочий считается наемным работником Когда бизнес имеет право управлять и контролировать работника.

Бизнес не должен направлять или контролировать путь работа выполняется до тех пор, пока работодатель имеет право руководить и контролировать работу.

Итак, как работодатель спросите себя: имеет ли мой бизнес право управлять и контролировать, как работник выполняет работу, которую я нанял им делать? Не только конечный результат, но говорю ли я работнику, что им нужно делать для достижения этих конечных результатов?

Могу ли я сказать работнику, когда и где выполнять работу?

Могу ли я определить, какие инструменты или оборудование рабочие следует использовать или где приобрести расходные материалы и услуги?

Могу ли я контролировать, может ли работник нанимать помощников?

Могу ли я контролировать работу конкретного человека должен сделать и порядок, в котором эта работа должна быть выполнена?

Обучаю ли я работника? В целом, если у вас есть право контролировать то, что будет сделано и как это будет сделано рабочий является сотрудником.

В ПОРЯДКЕ. Так что это поведенческий контроль.

Финансовый контроль – еще одна важная категория вы должны рассмотреть.

Спросите себя, кто направляет или контролирует экономическая сторона работы, или, что более важно, кто может направлять и контролировать бизнес стороны работы? Как работодатель с работниками, вы будете руководить или контролировать деловой аспект работы.

Однако независимые подрядчики работают для себя.

Обычно они предлагают свои услуги населению. или другие предприятия и могут иметь значительный финансовые вложения в свой бизнес или оборудование.

Независимые подрядчики чаще наличные деловые расходы и могут иметь свои собственные прибыли или убытки по сравнению с работником кто имеет установленную зарплату без возможности получить прибыль или понести убытки в связи с с предоставляемыми ими услугами.

При рассмотрении этой последней категории подумайте о отношения, которые вы намереваетесь установить со своим работником.

Если вы предоставляете такие льготы для сотрудников, как: медицинское страхование, пенсионный план, оплачиваемый отпуск или больничный, это обычно указывает на работодателя – отношения сотрудников.

Также учитывайте важность рабочих служб.

Если работник оказывает услуги, которые являются ключевыми аспект вашей обычной деловой активности более вероятно, что работник является наемным работником.

Важно помнить, что просто подписание контракта в котором говорится, что работник является независимым подрядчиком не делает работника автоматически независимый подрядчик.

Помните, как я уже говорил, все категории контроля должны учитываться, и ни один факт не определяет, будет ли работник является наемным работником или независимым подрядчиком.

Заранее определить статус занятости работника важно для вас и работника.

Если вы ошибочно классифицируете работников как независимых подрядчиков и не имеют для этого разумных оснований, вы можете нести ответственность за налоги на работу в случае, когда IRS оспаривает их классификацию.

Если вы все еще не уверены в статус занятости IRS может помочь.

Вы можете отправить в форме SS-8, Определение статуса работника для целей федеральных налогов на занятость и подоходного налога, и IRS может отправить вас и работника письмо-определение.

Форму SS-8 можно найти на сайте www.irs.gov.

Определение статуса работника просто первый шаг в понимании вашего федеральные налоговые обязательства.

Прежде чем мы продолжим, у нас есть к вам вопрос.

И ваш ответ поможет нам настроить этот сегмент.

Теперь мы подробно расскажем о вашем обязанности, если у вас есть сотрудники.

Мы собираемся покрыть право: легально работать в США, форма W-4, Проверка номера социального страхования, форма W-2, Налоговый кредит на заработанный доход, и индивидуальные идентификационные номера налогоплательщика.

Как работодатель вы несете ответственность для определения того, что работники имеют законное право на работу В Соединенных Штатах. Чтобы работать в Соединенных Штатах, сотрудник должен быть гражданином США, гражданином, или законный постоянный житель, или должно быть предоставлено разрешение на работу в США

Службы гражданства и иммиграции или USCIS требует, чтобы все работодатели и работники заполнить форму I-9 «Подтверждение права на трудоустройство».

В то время как граждане и подданные У.С.

автоматически получают право на работу, они также должны предъявить удостоверение личности и работу правомочности, заполнив форму I-9.

Как работодатель вы заполняете работодателя раздел формы.

Это подтверждает, что вы просмотрели оригинал документы, удостоверяющие личность и место работы правомочность работника.

Форма I-9 перечисляет несколько документов или комбинаций документов. что сотрудник может показать вам, чтобы удовлетворить это требование.

Например, сотрудник может предоставить удостоверение личности США.

паспорт или водительское удостоверение и свидетельство о рождении.

Вы можете найти Форму I-9, а также многое другое информация на сайте USCIS: www.uscis.gov/i-9.

У сотрудника три рабочих дней с даты занятость начинается чтобы показать вам, что требуется документы или квитанция на замену документа, если документы утеряны, украдены или уничтожены.

В то время как вы можете уволить любого сотрудника кто не подает заполненную форму I-9 и необходимая документация, которую вы должны подать это правило для всех ваших сотрудников.

Работодатели не несут ответственности за достоверность документов.

Однако, если документ не выглядит подлинным, не принимайте его.

Вам не нужно подавать форму I-9 в USCIS, но вы должны сохранить I-9 в течение 3 лет после даты найма или 1 через год после прекращения трудовых отношений, в зависимости от того, что наступит позже.

Для получения дополнительной информации мы рекомендуем вам просмотреть видео мастер-класс из этой серии: Найм людей, которые живут в США, но не являются США.С. Граждане.

Каждый сотрудник должен заполнить анкету Свидетельство об удержании работника W-4.

Дополнительная информация по заполнению эта форма находится в инструкции для формы W-4.

Используйте брутто-зарплату сотрудника и информацию в форме W-4 для расчета удерживаемой суммы.

Если сотрудник не дает вам подписанную форму W-4, удерживать налог по единой ставке без корректировок.

Если работник утверждает, что освобожден от удержания, освобождение распространяется только на налог на прибыль, а не к налогам на социальное обеспечение или Medicare, это налоги FICA.

Заявление работника об освобождении от удержания необходимо подавать новую форму W-4 каждый год до 15 февраля восстановить их освобожденный статус.

Еще одна обязанность, которую вы несете как работодатель заключается в том, что вы должны получить каждый из ваших номера социального страхования сотрудников для ввода их по форме W-2.

Вы должны попросить работника показать вы его или ее карта социального обеспечения, и хотя это не обязательно, вы можете сохранить копию карты для ваших файлов.

Чтобы подтвердить номер социального страхования работника, веб-сайт Администрации социального обеспечения сайт предлагает некоторую помощь.

Вы можете использовать номер социального страхования служба проверки для проверки до 10 имен и номера социального страхования мгновенно или загрузите пакет файлы до 250 000 имен и номеров и получать результаты уже на следующий рабочий день.

Чтобы изучить эти варианты дальше и стать зарегистрированный пользователь, посетите www.ssa.gov.

Когда вы используете проверку SSN Управление социального обеспечения только сообщит вам, если имя и социальное обеспечение номер совпадает.

Они не скажут вам правильный Номер социального страхования.

Если имя и номер не совпадают, это зависит от вас, чтобы получить правильное имя или номер социального страхования от вашего сотрудника.

E-Verify — это система Администрации социального обеспечения. программа, которая проверяет, соответствует ли имя социальному страхованию номер (ССН.)

При этом человек в Соединенных Штатах может иметь действующий SSN, но не авторизованный для работы В Соединенных Штатах.

E-Verify — это веб-система, которая позволяет зарегистрированным работодатели, чтобы подтвердить свою квалификацию сотрудников для работы в США.

E-Verify работодатели проверяют личность и трудоустройство соответствие требованиям вновь нанятых сотрудников в электронном виде совпадающая информация, предоставленная сотрудниками о подтверждении права на трудоустройство по форме I-9, против записей, имеющихся в Администрации социального обеспечения (SSA) и Министерство внутренней безопасности (DHS).

Доступ к E-Verify можно получить с веб-сайта www.e-verify.gov.

Как работодатель, вы должны заполнить форму W-2 Wage. и налоговая декларация для каждого из ваших сотрудников в конце каждого года.

В форме W-2 указана сумма компенсации выплаченных работникам и суммы налогов, удержанных за год, среди прочего.

Администрация социального обеспечения также использует эту форму для обновления данных о заработке сотрудника за всю его жизнь. история, а затем с этого заработка История расчета вознаграждения сотрудников.

Поскольку эта информация очень важна, на вас может быть наложен штраф за имена W-2 и номера социального страхования, которые не совпадают.

Дополнительные сведения см. в инструкциях к формам W-2 и W-3. информация о штрафах.

Как видите, важно, чтобы сотрудник имя и номер социального страхования, указанные в форме W-4, совпадают ваши платежные ведомости и форму W-2.

Когда вы нанимаете новых сотрудников, всегда проверяйте имя и номер социального страхования.

Попросите их показать вам свое социальное обеспечение карта, если она есть.

Вы можете сделать ксерокопию карты социального обеспечения но, как я уже сказал, это не требуется.

Держите свои платежные ведомости в актуальном состоянии.

Это касается как новых, так и действующих сотрудников.

Напомните сотрудникам сообщать о любых изменениях имени в связи с браком, усыновление, развод или другие обстоятельства, сначала в Администрацию социального обеспечения а потом к вам.

Убедитесь, что сотрудники знают, что уведомление их работодателя смены имени недостаточно.

Они должны заполнить форму SS 5, Заявление для карты социального обеспечения, чтобы внести изменения в их Запись социального страхования.

Форма SS 5 и дополнительная информация доступны на www.ssa.gov.

Документирование шагов, которые вы предпринимаете для получения и исправления любых несоответствие имени и номера социального страхования может помочь вам избежать дорогостоящие штрафы в будущем.

Одним из таких шагов является получение формы W-4. который также показывает имя сотрудника и номер социального страхования и сохраните его в своих файлах.

Если вы полагались на предоставленную информацию вашим сотрудником в форме W-4 для подготовки своей формы W-2, IRS может отменить штрафы.

Закон допускает освобождение от наказания, если работодатель имел веские основания для включения неверная информация в форме W-2.

Все работодатели должны выдавать форму W-2, чтобы сообщать о заработной плате. и удержаний своим работникам до 31 января.

Если ваш сотрудник увольняется до конца года, вы можете предоставить им форму W-2 в любое время после того, как они уйдут, если до 31 января.

Если какой-либо сотрудник запрашивает форму W-2, у вас есть 30 дней после их последней даты выплаты или 30 дней после они уходят в зависимости от того, что будет позже.

Вы можете подать Форму W-2 в электронном виде.

Администрация социального обеспечения имеет два электронных способа подачи.

Компании, подающие 250 или более Форма W-2 должна подаваться в электронном виде, и электронные копии формы W-2s должны быть отправлено в Управление социального обеспечения до 31 января.

В первом методе вы загружаете отчет о заработной плате.

Если вы используете программное обеспечение, соответствующее требуемому формату, вы можете загрузите свои файлы в Администрацию социального обеспечения.

Технические характеристики программного обеспечения и дополнительную информацию можно получить можно найти на сайте www.ssa.gov/employer.

Нажмите на электронную форму W-2/W-2C. ссылка на руководство по регистрации. Во втором методе под названием Forms W-2/W-3 Online, вы можете заполнить до 50 форм W-2 в Интернет Администрации социального обеспечения сайт и печатные копии, пригодные для распространения вашим сотрудникам.

В этом методе не требуется никакого программного обеспечения.

Создана форма W-3 «Передача отчетов о доходах и налогах». за каждый онлайн-отчет W-2, даже если несколько отчетов относятся к одному и тому же EIN.

Опять же, дополнительную информацию можно найти на Электронный справочник по подаче документов W-2/W-3C ссылка на www.ssa.gov/работодатель.

Оба варианта онлайн требуют Регистрация с участием Бизнес-услуги онлайн или веб-сайт БСО на сайте www.ssa.gov/bso.

С сайта БСО выберите Зарегистрироваться и завершить информация. Вам будет присвоен идентификатор пользователя.

немедленно, и вы выбираете свой собственный пароль.

Сторонние составители должны зарегистрироваться только один раз и не для каждого клиента, которого они представляют.

Конечно, если вы решите не использовать электронную систему вы по-прежнему отправляете форму W-2 по почте вместе с с вашей формой W-3s.

Крайний срок подачи форм W-2 — 31 января. независимо от того, подаете ли вы документы с использованием бумажных форм или в электронном виде.

Налоговый кредит на заработанный доход или EITC или EIC, это возвращаемый налоговый кредит для людей, которые работают, но которые не получать высоких доходов. Уведомление 1015, «Рассказывали ли вы своим сотрудникам о налоговый кредит на заработанный доход?» предоставляет информацию о ваших обязанностях для оповещения ваших сотрудников.

Как работодатель, вы можете быть обязаны уведомить работника чтобы они могли требовать возврата налога из-за налогового кредита на заработанный доход а также вы должны уведомить сотрудников, у которых нет удержан подоходный налог, что они могут быть имеет право на EITC.

Сюда не входят сотрудники, заявившие освобождение от удержания.

Мы также рекомендуем вам уведомить сотрудников когда их доход ниже максимального порога дохода разрешено требовать EITC, что они могут быть право на получение кредита.

Это связано с тем, что правомочные сотрудники могут получить возмещение EITC, что больше, чем налог, который они должны.

Вы можете использовать Уведомление 797, Возможный возврат федерального налога за счет зачета заработанного дохода, для выполнения требования об уведомлении.

Вы можете найти распечатанную копию Уведомления 797 на сайте www.irs.gov.

Публикация IRS 15 списков другие способы, которыми вы можете встретиться требование об уведомлении.

IRS выдает индивидуальные идентификационные номера налогоплательщиков или ITIN для лиц, которые обязаны иметь U.С.

идентификационный номер налогоплательщика, но не имеющий и не имеют права на получение социального обеспечения номер из Управления социального обеспечения.

ИНН недействителен для трудоустройства и не должен использоваться на рабочих формах W-2s.

Они не дают права на получение пособий по социальному обеспечению. или Налоговый кредит на заработанный доход.

ИНН — это девятизначный номер, начинающийся с цифры «9» в формате SSN.

Теперь мы рассмотрим ваши обязанности относительно независимых подрядчиков.

Для независимых подрядчиков вам может потребоваться подать форму 1099 Разное с IRS.

Если вам необходимо подать форму 1099, убедитесь, что вы даете копию независимому подрядчика до 31 января года после оплаты.

Электронная система IRS для подачи формы 1099 называется Подача информационных деклараций в электронном виде или ОГОНЬ для краткости. Чтобы использовать систему FIRE, вы должны сначала создать учетную запись.

Вы создадите идентификатор пользователя, пароль, и личный идентификационный номер или PIN-код.

После создания учетной записи или входа в существующий аккаунт, чтобы использовать систему FIRE для передачи информация возвращается в электронном виде, вы должны заполнить Форму 4419 Заявление для подачи информационных деклараций в электронном виде, и представить это в электронном виде в течение систему FIRE не менее чем за 45 дней до установленного срока обработки отчетов за текущий год.

После одобрения заявки, IRS назначит управление передатчиком код также называется TCC для вас.

Хотя система FIRE проста в использовании, вы по-прежнему должны использовать предварительно одобренное программное обеспечение.

Чтобы найти поставщиков программного обеспечения поиск в Интернете по ключевым словам «Форма 1099 поставщиков программного обеспечения. ” Вы также можете разработать собственное программное обеспечение, следуя спецификации в публикации IRS 1220 Спецификации для электронной подачи форм 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 и W-2G.

Многие штаты заключили соглашение с IRS. принимать файлы FIRE, что означает, что вам может не понадобиться файл дополнительно с вашим состоянием.

Если вы находитесь в государстве-участнике и хотите участвовать, вы должны отправить IRS тестовый файл.

Дополнительную информацию см. в публикации IRS 1220. в системе FIRE и посмотрите, находится ли ваше состояние участвует в объединенной федеральной государственной программе подачи заявок.

Давайте сделаем быстрый обзор.

Мы говорили о различиях между сотрудником и независимый подрядчик.

И помните, что есть три общие категории, которые следует учитывать: поведенческий контроль, финансовый контроль, и взаимоотношения сторон.

Затем мы обсудили проверку разрешения на работу.

Затем мы обсудили форму W-4 и также ответственность за удержание как проверка имен сотрудников и номеров социального страхования.

После этого, мы также обсудили формы W-2 и процесс их подачи.

Мы кратко упомянули налоговый кредит на заработанный доход. и индивидуальные идентификационные номера налогоплательщика.

И, наконец, мы рассмотрели подачу формы 1099. с помощью системы FIRE.

Я надеюсь, что вы нашли эту информацию полезной.

Как вы, наверное, уже знаете, есть много обязанностей работодателя в выполнении ваших налоговых обязательств, и есть всегда есть чему поучиться.

Имейте в виду, если у вас есть вопросы или вам нужно больше информация, с которой вы можете ознакомиться в публикации IRS 15 Руководство по налогам для работодателей или свяжитесь с бизнесом и специальностью налоговая линия 1-800-829-4933.

Спасибо, что присоединился к нам. С наилучшими пожеланиями в вашем бизнесе.