Содержание

как все-таки правильно ставить подпись и печать

Дизайнер утверждает, что ставить подпись и печать друг на друга ни в коем случае нельзя. Мы тоже решили высказаться на тему.

«Никогда не ставьте печать на подпись»

Артемий Лебедев утверждает, что ставить печать на подпись нельзя — при этом ссылается на своего грамотного нотариуса. «Если печать хоть немного перекрывает подпись, то в случае экспертизы ни один криминалист не признает ни подпись, не печать, если одно стоит на другом. Подпись и печать должны быть полностью независимо различимы», — пишет Лебедев.

Если вы взглянете на любой документ, то увидите, что пресловутые буквы «М.П.» всегда стоят под строчкой с подписью. Логично, что в большинстве случаев печать будет перекрывать подпись хотя бы частично. Некоторые специалисты убеждены, что в таком виде фальсифицировать отдельно подпись и печать сложнее. Но есть и те, кто утверждает обратное — печать может скрыть несовершенства поддельной подписи.

Кто прав? Действительно ли криминалисты не возьмутся за проверку документа, где печать и подпись перекрывают друг друга?

Разбираемся по порядку: где подпись, а где печать

Есть два вида экспертизы, которые включают проверку подписи и печати:

  1. Проверка подлинности подписи и оттиска печати. Эксперт выясняет, сделана ли подпись конкретным лицом, соответствует ли оттиск печати оригинальному образцу.
  2. Проверка давности нанесения подписи и печати. Эксперт определяет временной период, в течение которого поставлены подпись и печать.

Теперь самое важное: для проведения экспертизы и получения результата совершенно неважно, стоят печать и подпись рядом или пересекаются.

Почерковедческую экспертизу можно провести, даже если цвет ручки, которой сделана подпись, значительно бледнее оттиска печати. В этом случае будет использоваться цветоделение — визуальное исследование с применением светофильтров. 

В целом, в криминалистической экспертизе это далеко не единственный метод, с помощью которого можно достичь результата, и эксперт должен попробовать их все, пока не преуспеет.

Поэтому не торопитесь менять регламенты и нести весть всем знакомым нотариусам и юристам. Никакой формат проставления печати и подписи не помешает экспертизе.

Как правильно ставить печать?

ТОО работает на ОУР. Периодически возникает необходимость подписи руководителя в различных отчетах, письмах, приказах и прочее. Недавно шеф мне сказал, что я неверно ставлю печать. Я ставлю печать так, чтоб была видна подпись. А шеф говорит, что надо ставить печать на подпись или чтоб печать захватывала подпись. Есть ли какой-нибудь регламент, как правильно ставить печать? На подпись директора или рядом с подписью, чтоб подпись была видна?

Ответ:

Согласно Постановлению Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 “Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях”, при составлении документов на листах бумаги указывается: 

1) официальное наименование организации,. ..

Пожалуйста, авторизуйтесь:

Документ показан не полностью! Для продолжения просмотра Вы должны быть
авторизованы
с действующей подпиской по тарифам: ЭКСПЕРТ, МАСТЕР, ПРОФ, ЭКОНОМ, ДЕМО ДОСТУП. Информация о тарифах

А так же Вы можете оформить подписку (или перейти на тариф выше) сейчас или запросить Демо-доступ.

Видео материал: 

Как подписать документ электронной подписью? Виды подписей и программное обеспечение.

Электронная подпись содержит информацию об авторе и подтверждает отсутствие изменений в электронном документе после его подписания. Есть несколько основных способов подписания, но выбор способа зависит от требований контрагента, поэтому прежде чем принимать решение, каким способом и в каком программном обеспечении подписывать документ, уточните у контрагента требования к подписи:

— Открепленная (отсоединенная) ЭП
— Совмещенная (прикрепленная/присоединенная) ЭП
— Встроенная ЭП
— ЭП в Outlook

— Файл подписи создается отдельно от подписываемого файла
— Для проверки подписи нужно передавать два файла — исходный документ и файл подписи
— Нет ограничения по формату подписываемых документов
— Созданный файл подписи имеет, как правило, расширение.sig,.sgn,.p7s
— Есть возможность создать усовершенствованную открепленную подпись, такой файл содержит отметку времени
— Можно создать файл, содержащий подписи нескольких лиц

Проверку созданной открепленной подписи контрагент может выполнить в программах, предназначенных для проверки электронных документов с отсоединенной подписью.

Контур.Крипто 
Сервис для подписания электронной подписью, проверки электронной подписи под документом, шифрования и дешифрования документов. Для работы подойдут сертификаты, выданные любым УЦ. Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени.

После подписания файл открепленной подписи сохраняется рядом с документом. Подписант может отправить подписанные документы любому получателю по электронной почте, а также скачать на компьютер пакет документов: исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи.
Все функции сервиса бесплатны.

Инструкция по подписанию документов в Контур.Крипто.

КриптоАРМ
Локальная программа для подписи и шифрования файлов любого формата. С помощью КриптоАРМ можно расшифровать, посмотреть подпись файла, создать как открепленную подпись документа, так и присоединенную подпись.

Установить программу можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика. Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре.

Инструкция по подписанию документов в КриптоАРМ.

Примечание: порядок оказания технической поддержки по программе КриптоАРМ описан на сайте разработчика программы. Техническая поддержка УЦ СКБ Контур не оказывает консультации по этому продукту.

Разновидность электронной подписи, при создании которой формируется файл, содержащий как саму электронную подпись, так и исходный документ.
Создать такую подпись можно через КриптоАРМ. В той же папке, в которой хранился исходный документ, появится файл с аналогичным названием, но с расширением, как правило,.sig,.sgn. Размер этого файла несколько больше, чем размер исходного документа.

Отправлять контрагенту нужно будет только этот файл. Для проверки и прочтения документа у контрагента должно быть установлено ПО, поддерживающее работу с прикрепленной подписью.

Подписание внутри документов Word, Excel, PDF с помощью дополнительного ПО КриптоПро Office Signature и КриптоПро PDF.
Формат исходного документа не меняется, информацию о подписи можно просмотреть, открыв документ. Если в документ после подписания внести изменения, подпись будет определяться как недействительная.
 
КриптоПро Office Signature
Плагин, позволяющий создавать встроенную подпись в документах Word и Excel. Можно создать неотображаемую подпись, которую будет видно только на вкладке подписей, или строку подписи в самом документе. Строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа, содержит в себе как сведения о подписавшем, так и произвольный рисунок. Есть возможность создания нескольких подписей в одном документе.

После того, как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения. Любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи из документа будут помечены как недействительные.
При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная.

Установить компонент можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика. Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре.

Инструкция по подписанию документов в Word/Excel.

КриптоПро PDF
Плагин для создания подписи внутри документов PDF. Можно создать видимую подпись (отображается на панели Подписи, и в виде поля подписи в документе), или невидимую (отображается только на панели Подписи). Также позволяет настроить разрешенные изменения, при которых подпись останется действующей (например, добавление комментариев). Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени.

Приобрести лицензию для этого ПО можно любом Сервисном центре.

Инструкция по подписанию документов в КриптоПро PDF.

Примечание: консультации по продукту КриптоПро PDF оказывает техническая поддержка компании КриптоПро.

Подписание в OpenOffice / LibreOffice
В данном пакете не поддерживается создание подписи в документе с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработки плагина для OpenOffice / LibreOffice КриптоПро пока не планируется.

Подписание в Outlook возможно только в почтовом клиенте Microsoft Outlook, и почта в учётной записи MS Outlook должна совпадать с почтой, указанной в сертификате.

Подробнее о настройке подписи и шифрования сообщений электронной почты в MS Outlook в статье «Как настроить Outlook для работы с сертификатом».

Печать на документах

Нужна ли на документе печать?

В соответствии со сложившейся в нашей стране деловой практикой повсеместно принято считать, что документ без печати – категория сомнительная. Так же бытует мнение, что только печать на документе придает ему действительную юридическую силу. Наличие на документе оттиска печати требуют все и партнер, и банк, и, должностные лица государственных органов, с которыми постоянно приходится сталкиваться любому предпринимателю.
Печать – это одно из средств индивидуализации организации. Но всегда ли при составлении документов их надо скреплять печатью? Давайте разберемся, на каких документах, и в каких случаях нужно ставить оттиск печати.
Весь документооборот предприятия можно условно разделить на два больших сектора – деловые бумаги и документы бухгалтерского и налогового учета. Для каждой из этих категорий установлены свои правила использования печатей.

Деловые бумаги
Приказы по кадрам.
Буквальное прочтение Трудового кодекса позволяет сделать вывод, что на кадровых приказах (распоряжениях) печать ставить не обязательно (например ст. 152 ТК). Хотя «коварная статья 52 ТК говорит, что: «Правила ведения первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом». Правительство специального документа по данному вопросу не принимало, однако в Примерной форме трудового договора, утв. Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27. 12.1999 № 155 в конце стоят две непримечательные буквы «М.П.», что означает, что наличие печати на трудовом договоре вероятно НЕОБХОДИМО (зачем понапрасну спорить).

Протоколы общих собраний участников, решения собственников унитарных предприятий.
Ни утративший силу Закон Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII (ред. от 30.07.2004) “Об акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и обществах с дополнительной ответственностью”, ни вступивший в силу Закон Республики Беларусь “О хозяйственных обществах” не содержат прямого указания о обязательном наличии печати на данных документах, за исключением бюллетеней для заочного голосования.

Трудовые книжки.
Все записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенные в трудовую книжку за время работы, заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью (Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 (ред. от 11.05.2000) “Об утверждении инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников”).

Договора и внешнеэкономические контракты.
ГК нигде не содержит оговорки об обязательности наличия в договоре печатей сторон. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ч. 2 ст. 404 ГК). Итак, скрепление подписей сторон печатями НЕ УПОМИНАЕТСЯ как обязательный элемент соблюдения письменной формы заключения договора.
В соответствии с абз. 3 части 1 ст. 161 ГК законодательством и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и др.) и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.
Таким образом, скрепление подписей сторон договора, либо уполномоченных представителей сторон является обязательным только в случаях, ЕСЛИ ЭТО ПРЯМО ПРЕДУСМОТРЕНО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ ЛИБО СОГЛАШЕНИЕМ СТОРОН. Например, в тексте договора сказано: «договор подписывается в двух экземплярах по одному для каждой из сторон, подписи представителей скрепляются их печатями».
Будьте внимательны, все те же предательские буквы «М.П.» – это уже может быть расценено судом как «соглашение сторон».
Кстати, отсутствие печати не такая уже большая проблема. Если печати нет на договоре, то стороны в подтверждение сделки НЕ СМОГУТ ссылаться на свидетельские показания (пункт 1 статьи 163). В качестве письменных доказательств факта заключения сделки, когда простая письменная форма нарушена сторонами, могут представляться: переписка сторон, из содержания которой видно, что стороны состоят в правоотношении, основанном на сделке, либо она касается условий такой сделки; документы по исполнению сделки и т. п. Перечень письменных доказательств, которые могут быть представлены для подтверждения приведен в ГПК (ст. 178). Исключение из этого правила – если сделка внешнеэкономическая.
Такой поход подтверждает и судебная практика.
________________________________________

РЕШЕНИЕ МЕЖДУНАРОДНОГО АРБИТРАЖНОГО СУДА ПРИ БЕЛОРУССКОЙ ТОРГОВО-ПРОМЫШЛЕННОЙ ПАЛАТЕ
31 января 2001 г. № 238/03-00

Представитель истца в судебном заседании подверг сомнению факт заключения контракта от 10.11.95 г. также по мотиву отсутствия печати объединения на контракте. Исходя из изложенного, истец посчитал требования ответчика о взыскании убытков в виде разницы в цене необоснованными и просил во встречном иске отказать.

Копия контракта от 10.11.1995 г. представлена в суд ответчиком, контракт подписан сторонами. Довод истца о том, что на контракте отсутствует печать производственного объединения “А”, не имеет правового значения, поскольку для соблюдения письменной формы сделки достаточно подписей сторон, законодательство Республики Беларусь не содержит в качестве условия недействительности сделки отсутствие на договоре печати юридического лица. В судебном заседании истец в устной форме высказал также сомнения в действительности подписи генерального директора объединения. Однако истцом в установленном порядке данная подпись, равно как и сделка, не оспорены, а суд не находит оснований подвергать сомнению действительность указанного контракта по основаниям, указанным истцом.

Суд пришел к выводу

5. Отсутствие в договоре печати стороны не влияет на действительность договора, так как он считается заключенным при достижении сторонами в надлежащей форме соглашения относительно предмета и иных существенных условий, что подтверждается подписями уполномоченных должностных лиц сторон.
________________________________________

Доверенности.
В силу прямого указания ч. 5 ст. 186 Гражданского кодекса доверенность от имени юридического лица должна быть заверена печатью этой организации. Данная статья не конкретизирует, к каким доверенностям относится ее требование, считаем, что оно справедливо для ЛЮБОЙ доверенности, выдаваемой от имени юридического лица.
Обратите внимание – доверенность от имени юридического лица, основанного на собственности Республики Беларусь или собственности административно-территориальной единицы, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также ГЛАВНЫМ (СТАРШИМ) БУХГАЛТЕРОМ ЭТОЙ ОРГАНИЗАЦИИ. Это РУПы КУПы и т.п.

Первичные документы бухгалтерского учета, документы налогового учета.

Обязательные для первичного учетного документа реквизиты перечислены в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18.10.1994 г. № 3321 – XII (в ред. 17.05.2004 г.). Кстати данный Закон, под первичным учетным документов понимает документ, который подтверждает факт совершения любой хозяйственной операции (ч. 1 ст. 9). Хозяйственная операция в закон трактуется широко и определяется как «действие или событие, влекущие изменения в объеме и (или) составе имущества и (или) обязательств организации» (ч. 13 ст. 2 Закона).
В законе, оттиска печати среди обязательных реквизитов нет. ОДНАКО торопиться – не стоит. По поводу составления некоторых видов первичных учетных документов приняты специальные нормативные акты прямого действия. Там практически в каждом указано, что первичный документ заверяется печатью.
Обратите внимание, –
________________________________________
В случае обнаружения ошибок, неточностей в заполненной накладной допускается делать исправления способом, не мешающем прочтению предыдущей записи, с обязательным проставлением даты и подписи лица, внесшего исправления, и заверением внесенных исправлений печатью (РАЗЪЯСНЕНИЕ Министерства финансов Республики Беларусь от 15. 07.2004 № 15-9/338 “О порядке применения товарно-транспортных и товарных накладных”).
________________________________________
В данной связи можно дополнить, что нормы упомянутых нормативных актов подразумевают не только привычную круглую печать юридического лица, но и возможность проставления ШТАМПА.

И еще опишем одну ситуацию, которая может случиться в реальной жизни.

У директора украли портфель, в котором была печать фирмы. И произошло это накануне сдачи отчетности. Ситуация реальная, поэтому опишем ее от первого лица – бухгалтера предприятия.
Первое, что я сделала – позвонила в обслуживающий нас банк и спросила, как мне быть с платежками. Меня соединили с начальником юридического отдела банка. Он сообщил: «Банк примет от вас платежки и другие документы даже без печати. Для этого нужно написать письмо примерно с таким текстом: “Просим в связи с тем, что печать фирмы украдена (потеряна), с такой-то по такую-то дату принимать документы на оплату без оттиска печати фирмы, с подписями главного бухгалтера и директора”. Примечание автора: Точнее, с подписями тех, кто указан в банковской карточке, поскольку эти лица не всегда совпадают.
Этому сообщению я была рада. Отсутствие печати на платежках не сбило планомерную работу нашей фирмы.
«Оттиск новой печати лучше делайте непохожим на старый, – посоветовал начальник юридического отдела. – Иначе злоумышленники могут попытаться “увести” деньги с вашего расчетного счета. И получив новую печать, не забудьте сразу же сделать новую карточку с образцами подписей и оттиска печати».
В тот же день я обратилась в милицию. Там мне предложили подать заявление о краже. Это заявление будет являться поводом для возбуждения уголовного дела. Уголовное дело заведут по статье «Кража». И о его возбуждении будет вынесено соответствующее постановление.
«Скорее всего, печать не найдут, – заметил сотрудник милиции. – Но у вас будет выданная милицией справка, которая подтвердит факт кражи. Кроме того, такая справка сможет временно заменить оттиск печати, например, при сдаче отчетности. Если впоследствии выяснится, что вашей печатью кто-то воспользовался – милиция возбудит дело по статье “Мошенничество”. Либо по другим статьям Уголовного кодекса, например касающимся подделки документов».
О краже печати мы решили оповестить всех своих контрагентов, разослав им письма.
Затем я обратилась в налоговую инспекцию. Позвонив в отдел по вводу данных отчетности, я задала простой вопрос: «У фирмы украли печать. Что нужно для того, чтобы сдать отчетность?» Там мне ответили: «Если у вас есть справка из милиции, то можно сдать отчетность без оттиска печати. Если же вы не обращались в милицию, то отчетность мы не примем…». Примечание автора: инспектор, конечно не права.
Предприятие сдало отчетность без оттиска печати, предъявив справку из милиции.
Автор: Стрелков Ростислав

Наложение печати и подписи на документы, с печатями и подписями


Довольно часто всплывает вопрос о том, как вставить печать и подпись в pdf. Для решения данной задачи можно воспользоваться специальным инструментом под названием «Штамп», который имеется в Adobe Acrobat. Печать в этом случае будет применена к PDF-документу без каких-либо дополнительных манипуляций в одно мгновенье.

Следует отметить, что изображение в виде печати или подписи может быть создано самостоятельно или выбрано из перечня предопределенных. В целом наложение печати на документ с форматом PDF является не таким уж сложным процессом, как это кажется на первый взгляд. К тому же есть возможность создать динамический штамп, который будет получать все необходимые сведения из персонального компьютера и панели «Личные сведения», которая находится в диалоговом окне под названием «Установки». Пользователю это дает отличную возможность указать не только имя печати, но также её дату и время проставления. Сам инструмент, как правило, отображается на панели под названием «Аннотация».

Вставляем печать и подпись с помощью Adobe Acrobat

  • Чтобы решить задачу, связанную с тем, как вставить печать в pdf вам следует открыть «Комментарии» и перейти в «Аннотации».
  • Кликните на «Штампы» и среди показанного перечня пунктов кликните на «Показать палитру…».
  • Чтобы вставить в документ пдф нужный вариант, вам следует щелкнуть на инструмент с одноименным названием, и в открывшейся палитре выберите конкретную категорию, после чего сам штамп.
  • Щелкните по странице документа, где нужно разместить изображение в виде печати. Также вы можете перетащить прямоугольную область с помощью указателя мыши для того, чтобы определить, где будет размещена будущая печать и какого размера она будет.
  • В том случае, если в параметрах с личными сведениями вы не указали конкретное имя, в таком случае перед вами отобразится диалоговое окно с настройками личных сведений, где вам следует вписать любое интересующее вас имя.

Если вы хотите изменить внешний вид и местоположение изображения, то для этого вам необходимо выполнить одно из следующих действий, воспользовавшись инструментом под названием «Рука» или «Выделение»:

  • Для перемещения поставленной печати просто воспользуйтесь одним из вышеназванных инструментов и перетащите ее на новое место.
  • Для удаления только что поставленного изображения в виде печати, кликните по нему правой кнопкой мыши и нажмите на «Удалить».
  • Для изменения размеров штампа щелкните по нему, после чего потяните за маркер, появившийся на углу.
  • Чтобы изменить цвет заметки, которая всплывает около штампа или значение ее непрозрачности, кликните правой кнопкой мыши по нему, после чего выберите пункт «Свойства». Перейдите на вкладку «Внешний вид» и установите необходимые значения.

Если вам понравился один из штампов и вы решили добавить его в список избранных, то для начала выберите с помощью «Рука»/»Выделение» пометку штампа. После этого кликните на инструмент «Штамп» на панели «Аннотации» и нажмите на пункт, подразумевающий добавление текущего штампа в перечень избранных.

Как создать штамп?

Если подходящего штампа в виде печати среди загруженных в программу Adobe Acrobat файлов нет, то вы можете создать его самостоятельно. Для этого вам нужно лишь выполнить его вставку. К тому же вставленная печать будет иметь все те же характеристики, которыми обладают другие штампы.

Для начала найдите подходящую печать на одном из электронных документов, после чего решите задачу о том, как вырезать его – воспользуйтесь для этого любым графическим редактором. Либо вы можете скачать бесплатно любые подходящие печати с тематических веб-ресурсов. Если файл печати уже готов, то выполните следующие действия:

  • Откройте панель «Аннотации», после чего перейдите в «Штампы» и кликните по пункту, открывающему палитру со штампами.
  • Кликните на «Импорт», после чего выберите пункт «Файл».
  • Далее вам остается выбрать в меню или ввести собственную категорию, присвоив добавляемой печати наименование. После этого кликните на «Ок».

Вставляем печать и подпись с помощью специальной программы

Кроме всего вышеописанного следует добавить, что для добавления печати в файл с форматом PDF вы можете скачать и установить программное обеспечение PDFSign. В этом случае вам будет достаточно открыть нужный файл, нажать на кнопку добавления печати/подписи и расположить ее в нужном месте. Таким образом, печать с помощью такого ПО добавляется в несколько кликов. Преимущества этой программы заключаются в быстрой подписи документов, возможности сохранения в PDF-формате, печати документа из самого ПО и работе с любыми изображениями, где есть возможность масштабирования.

Наложение печати и подписи с помощью виртуального принтера

Еще один простой способ поставить печать в документ и сохранить его в ПДФ формате — это .

Итак, предположим у вас есть набранный в Word договор, на который необходимо поставить подпись, преобразовать в PDF и отправить по электронной почте.

  • Сканируем документ, с которого мы в графическом редакторе вырежем область с подписью
  • Вставляем вырезанное изображение в наш договор и подгоняем его размер
  • Нажимаем печать документа и в качестве принтера выбираем виртуальный принтер, который должен быть заранее установлен
  • Выбираем место на диске для сохранения ПДФ договора