Внесение исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния

1. Обращается в орган ЗАГС по месту жительства.
2. Подает заявление о внесении исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния по форме и необходимые документы.
3. В случае принятия органом ЗАГС решения об отказе получает извещение об отказе во внесении исправлений (изменений) в запись акта гражданского состояния по форме.
4. В случае принятия органом ЗАГС положительного решения получает свидетельства (справки) о государственной регистрации акта гражданского состояния с новыми сведениями после внесенных исправлений (изменений) в запись акта гражданского состояния.

Основания для отказа в предоставлении государственной услуги:

1. Государственная регистрация акта гражданского состояния противоречит Федеральному закону №143‑ФЗ.
2. Документы, которые представлены заявителем, не соответствуют требованиям, предъявляемым к ним Федеральным законом №143‑ФЗ и иными нормативными правовыми актами.
3. Заявитель не имеет права на получение повторных свидетельств и иных документов, подтверждающих факты государственной регистрации акта гражданского состояния.
4. Наличие спора между заинтересованными лицами при внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния.
5. Отсутствие документов, подтверждающих наличие оснований для внесения исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния.
6. Отсутствие документов, необходимых для предоставления государственной услуги и подлежащих представлению заявителем.

А) В случае внесения исправлений и изменений в записи актов с составлением заключения органа, предоставляющего государственную услугу

I. Проверка представленных заявителем документов и принятие решения о предоставлении государственной услуги по внесению исправлений и изменений в записи актов

Специалист, ответственный за прием заявления о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния:

1. Проверяет представленные документы и правильность их оформления.
2. Если необходимые документы отсутствуют либо не соответствуют установленным законодательством Российской Федерации требованиям, уведомляет заявителя о том, что обнаружены препятствия для предоставления государственной услуги по внесению исправлений и изменений в записи актов, сообщает заявителю о выявленных недостатках в представленных документах и предлагает принять меры к их устранению.
3. В случае наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги по внесению исправлений и изменений в записи актов возвращает заявителям документы с объяснением причин отказа. По требованию заявителя руководитель органа, предоставляющего государственную услугу, выдает письменный отказ в предоставлении государственной услуги по внесению исправлений и изменений в записи актов.

II. Прием представленных заявителем документов и внесение сведений в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния (ЕГР ЗАГС), формирование автоматически заявления о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния

Специалист:

1. Вносит в ЕГР ЗАГС сведения в соответствии с представленными документами.
2. Формирует автоматически заявление о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния.

III. Cоставление и направление запроса через ЕГР ЗАГС запроса об истребовании копии записи акта гражданского состояния, подлежащей исправлению

Специалист, ответственный за внесение исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния:

1. В случае, если запись акта гражданского состояния, в которую требуется внести исправления или изменения, совершена компетентным органом иностранного государства и решения указанного органа признаются Российской Федерацией в соответствии с международными договорами Российской Федерации, запрашивает копию записи акта гражданского состояния, подлежащей исправлению или изменению, а также копии других записей, подтверждающих наличие оснований для внесения исправления или изменения, в указанном компетентном органе иностранного государства.
2. Составляет и направляет запрос об истребовании копии записи акта гражданского состояния, подлежащей исправлению или изменению, а также запрос об истребовании копии записи акта гражданского состояния, подтверждающей наличие основания для внесения исправления или изменения, в органы по месту хранения этих записей актов гражданского состояния на бумажном носителе.
3. Скрепляет оттиском печати органа, предоставляющего государственную услугу, запрос об истребовании копии записи акта гражданского состояния, подтверждающей наличие основания для внесения исправления или изменения. Данный запрос подписывается руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченным им работником органа, предоставляющего государственную услугу

IV. Регистрация поступивших копий записей актов гражданского состояния в журнале входящей корреспонденции и проведению анализа данных записей

Специалист, ответственный за внесение исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния:

1. Регистрирует в журнале входящей корреспонденции поступившие копии записей актов гражданского состояния. На копиях записей актов гражданского состояния проставляется входящий номер.
2. Проводит анализ на основании принятых принятых от заявителя документов и полученных копий записей актов гражданского состояния, подлежащих исправлению или изменению, а также копий записей актов гражданского состояния, подтверждающих наличие оснований для внесения исправления или изменения.
3. Принимает решение о внесении исправления или изменения в случае, если:
   • в записи акта гражданского состояния указаны неправильные или неполные сведения;
   • допущены орфографические ошибки или запись акта гражданского состояния произведена без учета правил, установленных законами субъектов Российской Федерации;
   • представлен документ установленной формы об изменении пола, выданный медицинской организацией.

V. Формирование материалов о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния, составление заключения о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния, подготовка извещения об отказе во внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния

Специалист, ответственный за внесение исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния:

1. На основании записей актов гражданского состояния, составленных на бумажном носителе и хранящихся в органе, предоставляющем государственную услугу, составляет и оформляет копии записей актов гражданского состояния, в которые необходимо внести соответствующие изменения, а также копии записей, которые подтверждают наличие основания для внесения исправления и изменений.
2. Формирует в дело оформленные им копии записей актов гражданского состояния и поступившие копии записей актов гражданского состояния.
3. В связи с принятием решения о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния или отказе в предоставлении государственной услуги по внесению исправлений и изменений в записи актов специалист оформляет решение о внесении исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния в виде заключения органа, предоставляющего государственную услугу, о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния или об отказе во внесении исправления или изменения в записи актов гражданского состояния, также составляется извещение об отказе во внесении исправления или изменения в записи актов гражданского состояния по форме.
4. Обеспечивает подписание руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченным им работником органа, предоставляющего государственную услугу, заключения о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния или заключения об отказе во внесении исправления или изменения в записи актов гражданского состояния, скрепляет его оттиском печати органа, предоставляющего государственную услугу.

VI. Внесение исправления или изменения в запись акта гражданского состояния, составленную в форме электронного документа и на бумажном носителе, хранящуюся в органе, предоставляющем государственную услугу

Специалист, ответственный за внесение исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния:

1. Вносит соответствующие исправления или изменения в запись акта гражданского состояния, составленную в форме электронного документа и на бумажном носителе, находящуюся на хранении в органе, предоставляющем государственную услугу.
2. Обеспечивает заверение подписью руководителя органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченного им работника органа, предоставляющего государственную услугу, и заверяются оттиском печати органа, предоставляющего государственную услугу, исправлений или изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния, составленную на бумажном носителе.
3. Обеспечивает подписание руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченным им работником органа, предоставляющего государственную услугу, усиленной квалифицированной электронной подписью исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния, составленную в форме электронного документа.

VII. Составление извещения о направлении копии заключения о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния в орган ЗАГС по месту хранения записи акта гражданского состояния, составленной на бумажном носителе, подлежащей исправлению или изменению

Специалист, ответственный за внесение исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния:

• Составляет извещение о направлении копии заключения о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния в орган ЗАГС по месту хранения записи акта гражданского состояния, составленной на бумажном носителе.

  Оригиналы материалов по внесению исправления или изменения в запись акта гражданского состояния (копии записей актов гражданского состояния, в которые необходимо внести изменения, копии записей актов гражданского состояния, подтверждающих наличие оснований для внесения исправления или изменения, заключение о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния, заключение об отказе во внесении исправления или изменения в записи актов гражданского состояния, иные документы, предусмотренные Федеральным законом №143‑ФЗ) подлежат хранению в органе, предоставляющем государственную услугу, принявшем и составившем заключение о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния. Копия заключения о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния, удостоверенная руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, направляется в орган ЗАГС по месту хранения записи акта гражданского состояния, составленной на бумажном носителе, подлежащей исправлению или изменению..

VIII. Информирование заявителя о результате предоставления государственной услуги по внесению исправлений и изменений в записи актов и приглашение его в орган, предоставляющий государственную услугу, в согласованные с ним дату и время

Специалист, ответственный за внесение исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния:

• Информирует (по телефону, при наличии технической возможности — в электронной форме) заявителя о поступлении всех необходимых документов, о принятии решения по данному заявлению и приглашает заявителя в орган, предоставляющий государственную услугу, согласовав с ним дату.

IX. Составление и оформление свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния

Специалист, ответственный за внесение исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния:

1. Cоставляет и оформляет повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния в соответствии с хранящейся записью акта гражданского состояния, в которую были внесены соответствующие исправления или изменения на основании заключения органа, предоставляющего государственную услугу.
2. Обеспечивает подписание свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченным им работником органа, предоставляющего государственную услугу, и скрепляет его оттиском печати органа, предоставляющего государственную услугу.

X. Учет и выдача свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния

Специалист, ответственный за внесение исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния:

1. Вносит сведения об оформленном свидетельстве о государственной регистрации акта гражданского состояния в журнал учета выдачи повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.
2. Выдает заявителю повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния, подписанное руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченным им работником органа, предоставляющего государственную услугу, скрепленное оттиском печати органа, предоставляющего государственную услугу.

XI. Выдача заявителю свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния, полученного из органа ЗАГС, оформившего данное свидетельство

Специалист, ответственный за внесение исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния:

1. При получении свидетельства из органа, оформившего данное свидетельство, осуществляет прием и регистрацию нового свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния с внесенными изменениями.
2. Информирует заявителя о поступлении свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния.
3. Выдает заявителю в назначенный день указанное свидетельство.

XII. Составление и направление извещения о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния в орган ЗАГС по месту хранения второго экземпляра записи акта гражданского состояния, составленной на бумажном носителе, подлежащей исправлению или изменению

Специалист, ответственный за внесение исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния:

1. Составляет извещение о внесении исправления или изменения во второй экземпляр записи акта гражданского состояния в орган ЗАГС по месту хранения записи акта гражданского состояния, составленной на бумажном носителе.
2. Обеспечивает подписание данного извещения подписывается руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченным им работником органа, предоставляющего государственную услугу, и скрепляет печатью органа, предоставляющего государственную услугу.
3. Регистрирует данное извещение в журнале исходящей корреспонденции, на нем проставляются дата и исходящий номер.

XIII. Перенаправление извещения о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния в орган по месту хранения второго экземпляра записи акта гражданского состояния, составленной на бумажном носителе, подлежащей исправлению или изменению

Специалист, ответственный за внесение исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния:

1. Производит отметку на извещении о внесении исправления или изменения в первый экземпляр записи акта гражданского состояния.
2. Перенаправляет поступившее извещение о внесении исправления или изменения в первый экземпляр записи акта гражданского состояния для внесения соответствующих исправлений или изменений во второй экземпляр записи акта гражданского состояния в орган по месту хранения второго экземпляра записи акта гражданского состояния, составленной на бумажном носителе.
3. Регистрирует данное извещение в журнале исходящей корреспонденции, на нем проставляются дата и исходящий номер.

Б) В случае внесения исправлений и изменений в записи актов в записи актов без составления заключения органа, предоставляющего государственную услугу

I. Проверка и прием представленных заявителем документов и принятию решения о предоставлении государственной услуги по внесению исправлений и изменений в записи актов

Специалист органа, предоставляющего государственную услугу (специалист):

1. Проверяет представленные документы и правильность их оформления.
2. Если необходимые документы отсутствуют либо не соответствуют установленным законодательством Российской Федерации требованиям, уведомляет заявителя о том, что обнаружены препятствия для предоставления государственной услуги, сообщает заявителю о выявленных недостатках в представленных документах и предлагает принять меры к их устранению.
3. В случае наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги по внесению исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния возвращает заявителям документы с объяснением причин отказа. По требованию заявителя руководитель органа, предоставляющего государственную услугу, выдает письменный отказ в предоставлении государственной услуги по внесению исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния.

II. Внесению сведений в ЕГР ЗАГС, формирование автоматически заявления о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния

Специалист:

1. Вносит сведения в ЕГР ЗАГС на основании представленных заявителем документов.
2. Формирует автоматически заявление о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния.

III. Формирование и направление межведомственного запроса о направлении документа о факте смерти необоснованно репрессированного лица в компетентный орган, хранящий сведения о факте смерти необоснованно репрессированного лица, смерть которого зарегистрирована ранее

Специалист:

1. Составляет и оформляет межведомственный запрос о направлении документа о факте смерти необоснованно репрессированного лица, смерть которого зарегистрирована ранее.

   Составленный в форме электронного документа запрос подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченного им работника органа, предоставляющего государственную услугу.

2. Регистрирует данный запрос в журнале исходящей корреспонденции, проставляет дату и исходящий номер.
3. Направляет в компетентный орган, хранящий сведения о факте смерти необоснованно репрессированного лица.

IV. Внесение исправления или изменения в запись акта гражданского состояния, составленную на бумажном носителе и хранящуюся в органе, предоставляющем государственную услугу

Специалист:

1. Вносит соответствующие исправления или изменения в запись акта гражданского состояния, составленную в форме электронного документа и на бумажном носителе, находящуюся на хранении в данном органе, предоставляющем государственную услугу.
2. Обеспечивает заверение подписью руководителя органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченного им работника органа, предоставляющего государственную услугу, исправлений или изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния, составленную на бумажном носителе, скрепляет печатью органа, предоставляющего государственную услугу.
3. Обеспечивает заверение усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченного им работника органа, предоставляющего государственную услугу, исправлений или изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния, составленную в форме электронного документа.

V. Составление и оформление свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния

Специалист:

1. Составляет и оформляет повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния в соответствии с хранящейся записью акта гражданского состояния, в которую были внесены соответствующие исправления или изменения на основании заключения органа, предоставляющего государственную услугу.
2. Обеспечивает подписание свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченным им работником органа, предоставляющего государственную услугу, и скрепляет его оттиском печати органа, предоставляющего государственную услугу.

VI. Учет и выдача свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния

Специалист:

1. Вносит сведения об оформленном свидетельстве о государственной регистрации акта гражданского состояния в журнал учета выдачи повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.
2. Выдает заявителю свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния, подписанное руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченным им работником органа, предоставляющего государственную услугу, скрепленное печатью органа, предоставляющего государственную услугу.

VII. Составление и направление извещения о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния в орган ЗАГС по месту хранения второго экземпляра записи акта гражданского состояния, составленной на бумажном носителе, подлежащей исправлению или изменению

Специалист:

1. Составляет извещение о внесении исправления или изменения во второй экземпляр записи акта гражданского состояния в орган ЗАГС по месту хранения записи акта гражданского состояния, составленной на бумажном носителе.
2. Обеспечивает подписание данного извещения подписывается руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченным им работником органа, предоставляющего государственную услугу, и скрепляет печатью органа, предоставляющего государственную услугу.
3. Регистрирует данное извещение в журнале исходящей корреспонденции, на нем проставляются дата и исходящий номер.

VIII. Выдача заявителю свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния, полученного из органа ЗАГС, оформившего данное свидетельство

Специалист, ответственный за внесение исправления или изменения в запись акта гражданского состояния:

1. При получении свидетельства из органа ЗАГС, оформившего данное свидетельство, осуществляет прием и регистрацию нового свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния с внесенными изменениями.
2. Информирует заявителя о поступлении свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния.
3. Выдает заявителю в назначенный день указанное свидетельство.

Как внести изменения в договор аренды земельного участка, находящегося в Москве

Есть несколько распространенных причин, по которым Департамент городского имущества отказывает во внесении изменений в договор аренды земельного участка.

Вам откажут, если вы подали заявление на оказание услуги в электронном виде от юридического лица из личного кабинета физического лица. Да, физические лица тоже могут получить такую услугу, но только в случае, если арендатором выступает это самое физическое лицо. Вам же необходимо подать запрос от юридического лица, имеющего право на подачу заявления;

Вам откажут, если вы не указали все кадастровые номера зданий и помещений в них, принадлежащих вам как заявителю. При подаче запроса необходимо указать все кадастровые номера зданий и помещений в них, принадлежащих заявителю.

Вам откажут, если вы не представили согласие залогодержателя на внесение изменений в договор аренды в случае, когда земельный участок находится в залоге по договору ипотеки. В таком случае вам обязательно нужно представить согласие банка на такую операцию.

И конечно же, вам откажут, если у вас истек срок действия договора аренды. В таком случае внести изменения в истекший договор уже нельзя, необходимо заключить новый договор аренды участка, обратившись за соответствующей услугой. А если к тому же и границы земельного участка еще не соответствуют действующему законодательству (то есть они не уточнены, так как не проведено межевание), то до попытки взять в аренду земельный участок, по которому предыдущий договор аренды истек, нужно предварительно согласовать предоставление этого участка.

Изменить договор аренды в части, касающейся площади и границ участка возможно в случае, если ранее такие изменения были внесены в сведения Единого государственного реестра недвижимости. Справочную информацию о площади земельного участка можно получить онлайн на сайте Росреестра.

Изменить цель предоставления земельного участка по договору аренды возможно при условии соответствия запрашиваемой цели со сведениями, содержащимися в Едином государственном реестре недвижимости и правилах землепользования и застройки, в противном случае внести изменения будет нельзя. С правилами землепользования и застройки можно ознакомиться здесь.

Также важно помнить, что при смене собственника зданий или помещений в них запрос на смену должен поступать от текущего собственника, иначе вы получите отказ.

В случае если земельно-правовые отношения ранее не оформлялись собственниками зданий или помещений в них, то текущему собственнику необходимо обратиться за предоставлением государственной услуги «Предоставление земельного участка в аренду правообладателям зданий, сооружений, расположенных на земельном участке».

В случае если земельный участок принадлежит городу, но при этом находится за пределами Москвы, необходимо обратиться в окно приема общей корреспонденции Департамента городского имущества или в электронную приемную Департамента городского имущества на портале mos.ru.

В случае если нужно внести изменения в договор аренды земельного участка, который предоставлен для строительства или реконструкции объектов капстроительства, но строительство еще не завершено, нужно не подавать заявление на услугу, а обратиться в окно приема общей корреспонденции Департамента городского имущества или в электронную приемную Департамента городского имущества на портале mos.ru.

Если вы планируете строить или реконструировать какой-то объект капстроительства на участке, вам нужно подавать заявление не по ссылке выше, а обратиться за услугой «Внесение изменений в договор аренды земельного участка, если такие изменения предусматривают проектирование и строительство (реконструкцию) объектов капитального строительства на земельном участке».

Вопрос внесения изменения в договор на размещение некапитального объекта не рассматривается в рамках госуслуги по выдаче дополнительного соглашения к договору аренды земельного участка, находящегося в Москве. Заключить договор на размещение некапитального объекта можно, воспользовавшись этой услугой.

В каком порядке вносить изменения в устав образовательной организации с целью его приведения в соответствие с новым Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации»? Следует ли проводить общее собрание коллектива, если такой порядок предусмотр

Согласно ч. 1 ст. 25 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» образовательная организация действует на основании устава, утвержденного в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Сам Федеральный закон № 273-ФЗ в отличие от ранее действующего законодательства об образовании не устанавливает особый порядок принятия устава образовательного учреждения коллективом образовательной организации.

Таким образом, по новому Федеральному закону «Об образовании» порядок утверждения устава, изменений и дополнений к нему определяется действующим законодательством. Рассмотрим данный порядок на примере государственных (муниципальных) учреждений.

Порядок утверждения устава казенных и бюджетных учреждений урегулирован Федеральным законом «О некоммерческих организациях». Согласно ст. 14 данного Федерального закона устав бюджетного и казенного учреждения утверждается учредителем.

Изменения в устав бюджетного или казенного учреждения вносятся в порядке, установленном:

Правительством Российской Федерации – в отношении федеральных бюджетных или казенных учреждений;

высшим исполнительным органом государственной власти субъекта Российской Федерации – в отношении бюджетных или казенных учреждений субъекта Российской Федерации;

местной администрацией муниципального образования – в отношении муниципальных бюджетных или казенных учреждений.

Федеральный закон «О некоммерческих организациях» не предусматривает предварительное принятие или рассмотрение новой редакции устава каким-либо органом управления казенного или автономного учреждения.

Порядок утверждения устава автономных учреждений регламентируется Федеральным законом «Об автономных учреждениях». Согласно ч. 1 ст. 7 данного Федерального закона устав автономного учреждения также утверждается его учредителем. Однако в отличие от казенных и бюджетных учреждений утверждению учредителем устава предшествует рассмотрение наблюдательным советом предложения учредителя или руководителя автономного учреждения о внесении изменений в устав (п. 1 ч. 1 ст. 11 Федерального закона «Об автономных учреждениях»).

По результатам рассмотрения наблюдательный совет дает рекомендации. Учредитель автономного учреждения утверждает изменения в устав после рассмотрения рекомендаций наблюдательного совета автономного учреждения (ч. 2 ст. 11 Федерального закона «Об автономных учреждениях»).

Участие иных органов управления автономного учреждения в принятии или рассмотрении изменений в устав законодательство не предусматривает.

Такой образом,  действующее законодательство устанавливает порядок утверждения изменений в устав государственного (муниципального) образовательного учреждения, исключающий участие в таком утверждении общего собрания (конференции) образовательного учреждения. Следовательно, нормы, содержащиеся в имеющихся редакциях уставов государственных (муниципальных) образовательных учреждений, предусматривающих предварительное принятие коллективом образовательного учреждения устава не соответствуют новому Федеральному закону «Об образовании в Российской Федерации» и не подлежат применению.

Таким образом, изменения в устав вносятся путем их утверждения учредителем без проведения общего собрания коллектива и принятия им таких изменений. При изменения устава нормы, предусматривающие принятие изменений в устав общим собранием коллектива (конференцией), должны быть исключены с целью приведения в соответствие с Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации».

Управление электронными документами: хранение и поиск

Directum RX обеспечивает полный цикл работы с документами в электронном виде, упрощает их создание, хранение и поиск.

Электронные документы

В Directum RX документ состоит из карточки и содержимого. Содержимое документа может представлять собой любую текстовую или графическую информацию, аудио или видео. В карточке представлена основная информация о документе: наименование и автор, номер и дата регистрации, исполнитель, и т.д.

Карточка входящего письма

Карточка договора

Карточка приказа

Сотрудники обращаются к документу с помощью ссылок, которые могут размещаться в разных папках. Сам документ при этом находится в хранилище. Это упрощает работу и обеспечивает единство и сохранность информации.

Создание документов

Электронные документы в системе можно создать несколькими способами.

Создание из файла используется, когда документ предварительно разработан локально на компьютере сотрудника или получен по электронной почте. Его можно легко занести в систему, нажав кнопку в карточке, или перетащив локальный файл, письмо или вложение Microsoft Outlook в проводник Directum RX с помощью механизма Drag-and-Drop. В этом случае система автоматически заполняет часть полей в карточке документа и формирует его содержимое.

Создание документа с помощью механизма Drag-and-Drop

Для создания однотипных документов, например, приказов, заявлений, служебных записок, в системе предусмотрены шаблоны, в которых предварительно заполняется часть текста и настраивается оформление. При этом если в шаблон добавлены автоматически заполняемые поля, то при создании документа система подставит в них данные из его карточки. Использование шаблонов позволяет придерживаться единого стиля оформления документации и экономить время при создании однотипных документов.

При создании документа сотруднику доступны шаблоны, которые подбираются исходя из данных в карточке документа. Например, при создании договора в окне для выбора отображаются шаблоны договоров. При выборе шаблона сотрудник может быстро ознакомиться с его содержимым в области предпросмотра.

Создание со сканера позволяет заносить в систему отсканированные копии бумажных документов. Это удобно, например, при обработке входящих писем, которые поступили почтой или с курьером. Отсканировать документ и занести его в систему можно, нажав кнопку в карточке документа или на панели «Версии». Образы страниц отображаются в области предпросмотра, где их можно повернуть и изменить порядок следования, удалить неудачные и сделать новые.

Содержимое документа хранится в его версиях. В системе можно создать неограниченное количество версий в разных форматах, что позволяет избежать появления дублей документов. Например, первая версия формируется при создании документа, а последующие — для внесения в текст изменений при согласовании. Подписанный документ, как правило, сканируется и хранится в формате PDF.

Чтобы посмотреть список всех версий документа, достаточно вызвать контекстное меню в списке:

Для каждой версии также доступно контекстное меню с действиями. Например, выбранную версию можно экспортировать, подписать, отправить вложением в письмо, распечатать и т. д.

Редактирование и просмотр документов

Для работы с документами в веб-клиенте Directum RX рекомендуется использовать веб-агент, который автоматически открывает документы во внешнем приложении. Таким образом, не требуется вручную выгружать документы на компьютер, а после завершения редактирования импортировать их обратно в систему. Благодаря этому повышается комфорт работы и обеспечивается защита от возможной потери данных, так как все изменения сохраняются в локальной копии документа. Нажав на значок в верхней части проводника веб-клиента, сотрудник может быстро просмотреть список документов, которые открыты на редактирование в текущий момент.

Предварительно ознакомиться с содержимым документа можно с помощью предпросмотра прямо в окне браузера. При этом документ не выгружается из системы, что позволяет снизить нагрузку и экономить ресурсы локального компьютера. Сотрудник может ознакомиться с документом, даже если на компьютере не установлена программа для чтения документов, например, в формате PDF.

Отправка документов в работу

Быстро отправить документ в работу можно прямо из его карточки. Список доступных действий для отправки зависит от документа.

Например, документы, для которых предусмотрен четкий порядок обработки, отправляются задачей на согласование по регламенту. Входящие документы, по которым необходимо вынести резолюцию, отправляются на рассмотрение руководителю. А утвержденные приказы или распоряжения отправляются сотрудникам на ознакомление.

Ознакомиться с документом можно прямо в карточке задачи, задания или уведомления на панели предпросмотра. Возможность позволяет одновременно читать документ и оставлять комментарии в тексте задания.

Этапы задачи на согласование документа

Задача на свободное согласование

Задача на рассмотрение документа

Задача на ознакомление с приказом

Предпросмотр в задании на рассмотрении

Также любой документ можно в пару кликов отправить по электронной почте, например, предварительный вариант договора контрагенту. При этом ему не нужно экспортировать документ на компьютер и вручную вкладывать его в письмо.

Кроме того, если с контрагентами настроен обмен юридически значимыми электронными документами, то их можно отправлять через специальный сервис. Это повышает комфорт работы с документами, поскольку не требуется переключаться между интерфейсами разных приложений.

После выбора действия остается лишь проверить правильность заполнения данных и отправить документ в работу.

Если сотруднику нужна бумажная версия документа, то он может отправить его на печать, не открывая документ в приложении-редакторе. Отправка на печать доступна как в карточке документа, так и в его контекстном меню в любом месте системы.

Подписание электронных документов

В Directum RX можно подписывать документы электронной подписью (ЭП) с одним из результатов:

• «Согласовано». Сотрудник ознакомился с документом и у него нет замечаний к его содержимому;
• «Не согласовано». Сотрудник ознакомился с документом и оставил замечания;
• «Утверждено». Сотрудник утвердил версию документа и теперь она защищена от изменений.

Электронные подписи документа

Подписывать документы утверждающей подписью может ограниченный круг лиц. Если необходимо, чтобы другие сотрудники также могли утверждать документы, то для них в системе настраивается право подписи. Это позволяет, например, на время отсутствия руководителя организации передать его заместителю полномочия по подписанию документов. Право подписи содержит доверенность или приказ, на основании которого оно предоставлено.

При подписании документа в диалоговом окне можно выбрать простую подпись. Для этого достаточно установить флажок Простая подпись (без сертификата). Это позволяет избежать лишних действий, когда не требуется усиленная подпись: не нужно подключать токен и вводить ПИН-код.

Подписание простой ЭП

Чтобы наглядно подтвердить факт подписания документа электронной подписью, его можно преобразовать в формат PDF и добавить отметку об ЭП в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7. 0.97-2016.

А если документ нужно выгрузить из системы вместе с ЭП, например, для отчетности или проверок, это можно сделать в один клик. Документ выгружается в электронном виде или в PDF для печати, вместе со связанными документами или без них:

В Directum RX также поддерживается работа с облачной электронной подписью, если система развернута локально или в частном облаке. Использование облачной электронной подписи упрощает настройку инфраструктуры — на клиентских компьютерах не нужно устанавливать закрытый ключ и средство криптографической защиты информации (СКЗИ). А также использование облачной ЭП сокращает финансовые затраты — не нужно приобретать лицензии СКЗИ и токены для каждого сотрудника. Подписание выполняется с помощью сервера КриптоПро DSS. Привязка сертификата к плагину облачной ЭП задается в поле Плагин справочника Цифровые сертификаты:

Конфиденциальность данных

Directum RX обеспечивает надежное и безопасное хранение информации за счет разграничения прав доступа и ведения подробной истории работы с документами.

Права доступа настраиваются для отдельных сотрудников или групп. Таким образом, ограничиваются действия, которые сотрудники могут совершать с документами, а также обеспечивается защита содержания от изменений. Например, права на просмотр документа позволяют сотруднику находить документ в системе и прочесть его содержимое. Для редактирования документа требуются права на изменение или полные права. Если сотруднику запрещен доступ к документу, то он не увидит его в системе.

Настройка прав доступа к документу

Все действия сотрудников с документом фиксируются в истории. Это позволяет посмотреть, кто обращался к документу или вносил изменения, информацию о выдаче, изменении и изъятии прав доступа и др. Для повышения контроля и безопасности работы на закладке «История» есть возможность фильтровать и сортировать список по столбцам, а также посмотреть IP-адрес компьютера, с которого работал пользователь.

История работы с договором

Фильтрация в истории

Если сотрудник по ошибке внес изменения в документ или создал лишнюю версию, то быстро связаться с ним помогут всплывающие подсказки. При наведении курсора на ФИО сотрудника отображается информация о его подразделении, должности, рабочем телефоне и руководителе.

Мониторинг работ по документам

Сотрудники могут отслеживать, какие работы ведутся по документу в данный момент. Если документ отправлен на согласование, то в его карточке отображается, кто из сотрудников уже согласовал документ, а кто задерживает процесс и на сколько дней. Также в карточке документа отображаются основные этапы работы. Например, руководитель может посмотреть, как выполнялись поручения после рассмотрения документа.

Быстрый поиск документов

В Directum RX легко найти документ по его параметрам или тексту содержимого. Для этого достаточно указать в критериях поиска наименование, автора, дату создания документа или другие данные. А в списке «Недавние документы» сотрудник может быстро найти документы, которые он создавал, просматривал или редактировал в течение дня, или за последние три/семь/тридцать дней.

Поиск документов

Список «Недавние документы»

Для удобной навигации по списку документы можно выделять цветными метками. Например, выделите красным цветом документы, которые нужно срочно согласовать, а синим — все документы по одному проекту. Проставленные метки видны только вам. При необходимости можно запустить поиск по метке или отфильтровать список документов по нужному цвету:

В системе также можно связывать документы между собой. Например, с договором можно связать весь необходимый комплект документов: приложения, дополнительные соглашения, акты и т.д. Это позволяет в один клик найти и получить доступ ко всем необходимым материалам.

Как правило, приложения создаются для входящих, договорных, внутренних и исходящих документов. Например, приложением к исходящему письму может быть коммерческое предложение, а к договору — спецификация и план-график работ. Можно создать одно приложение к документу или добавить несколько сразу.

Создание приложений к документу

Добавление нескольких приложений

После загрузки у документов автоматически заполняются карточки. Приложения связываются с ведущим документом и получают такие же права доступа.

Автоматизируйте документооборот с Directum RX

С помощью системы выстраивается эффективная работа организации с документами:

• снижается риск потери документов благодаря надежному хранению данных;
• гарантируется авторство и неизменность содержания документов за счет использования электронной подписи;
• обеспечивается высокий уровень безопасности и конфиденциальности данных;
• упрощается контроль за исполнением задач по документам;
• сокращается время поиска информации.

Внесение изменений в реестры программ для ЭВМ, БД, ТИМС, а также в свидетельства

С 14 декабря 2021 г. вступил в силу утвержденный приказом Министерства экономического развития Российской Федерации (далее – Минэкономразвития России) подзаконный акт, регламентирующий предоставление государственных услуг, связанных с внесением изменений в реестры программ для электронных вычислительных машин, баз данных, топологий интегральных микросхем, а также в свидетельства о государственной регистрации программы для электронных вычислительных машин, базы данных, топологии интегральной микросхемы.

Приказ Роспатента от 01.11.2021 № 178 утвержден Административный регламент предоставления Федеральной службой по интеллектуальной собственности государственной услуги по внесению изменений в реестры программ для электронных вычислительных машин, баз данных, топологий интегральных микросхем, а также в свидетельства о государственной регистрации программы для электронных вычислительных машин, базы данных, топологии интегральной микросхемы.

Положения этого Регламента базируются на нормах законодательства о предоставлении государственных услуг и обновленной части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 12.03.2014 № 35-ФЗ.

Законом РФ от 23.09.1992 № 3523-I “О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных” и законом РФ от 23.09.1992 № 3526-I “О правовой охране топологий интегральных микросхем” была предусмотрена возможность заявителю по запросу федерального органа исполнительной власти по интеллектуальной собственности или по собственной инициативе до публикации сведений в официальном бюллетене дополнять, уточнять и исправлять материалы заявки.

Возможность внесения изменений в другие сведения о регистрации этих объектов интеллектуальной собственности была отражена в разработанном Роспатентом и утвержденном приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12.12.2007 № 346 Административном регламенте исполнения Федеральной службой по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам государственной функции по осуществлению ведения реестров зарегистрированных объектов интеллектуальной собственности, публикации сведений о зарегистрированных объектах интеллектуальной собственности, поданных заявках и выданных по ним патентах и свидетельствах, о действии, прекращении действия и возобновлении действия правовой охраны в отношении объектов интеллектуальной собственности, передаче прав на охраняемые объекты, об официальной регистрации объектов интеллектуальной собственности (зарегистрирован в Минюсте РФ 30.05.2008, регистрационный № 11785).

Названный Административный регламент определял последовательность административных процедур, сроки государственной регистрации и порядок ведения Государственных реестров объектов патентных прав и средств индивидуализации, Перечня общеизвестных в Российской Федерации товарных знаков, Реестров программ для ЭВМ, баз данных, топологий интегральных микросхем (далее – реестры), а также сроки и порядок публикации сведений о зарегистрированных объектах интеллектуальной собственности.

Федеральным законом от 12.03.2014 № 35-ФЗ в часть четвертую Гражданского кодекса были внесены изменения, в частности пункт 1 Статьи 1232 Кодекса был дополнен абзацем, обязывающим правообладателей уведомлять федеральный орган исполнительной власти по интеллектуальной собственности “…об изменении относящихся к государственной регистрации результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации сведений о правообладателе: наименования или имени, места нахождения или места жительства и адреса для переписки”.

Риск неблагоприятных последствий от невыполнения этого требования возлагается на правообладателя.

Этот же пункт дополнен абзацем, позволяющим федеральному органу исполнительной власти по интеллектуальной собственности “вносить изменения в сведения, относящиеся к государственной регистрации результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации, для исправления очевидных и технических ошибок по собственной инициативе или по просьбе любого лица, предварительно уведомив об этом правообладателя”.

Пункт 5.1 Статьи 1262 Кодекса для программ для ЭВМ и баз данных, пункт 7 Статьи 1452 Кодекса для топологий интегральных микросхем предоставляют правообладателю возможность вносить изменения в сведения соответствующих реестров. Порядок реализации этого права в Роспатенте отражен в Регламенте по внесению изменений в реестры, и свидетельства.

В соответствии с Правилами разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 № 373 “О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг” в Регламент включены следующие разделы:

I.   Общие положения

II.  Стандарт предоставления государственной услуги

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

IV.  Формы контроля за исполнением регламента

V.   Досудебный (внесудебный) обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также их должностных лиц

Важная для заявителей справочная информация содержится в пунктах 4-9 раздела Регламента “Общие положения”. Это, в частности, адреса, телефоны, графики работы Роспатента и ФИПС, в том числе консультационно-справочного пункта, адреса официальных сайтов Роспатента и ФИПС, федеральной государственной информационной системы “Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)”.

Раздел “Стандарт предоставления государственной услуги” устанавливает требования к предоставлению государственных услуг, в частности требования пункта 3 статьи 7 Федерального закона № 210-ФЗ, поэтому особенностью Регламента является то, что при предоставлении государственной услуги Роспатент не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственных услуг и связанных с обращением в иные государственные органы, что влияет на сроки рассмотрения заявлений, но значительно упрощает работу заявителя при формировании пакета документов, направляемых в Роспатент.

В данном разделе описываются результаты предоставления государственной услуги, сроки исполнения, нормативные документы, требования к представляемым документам, которые заявитель подает в Роспатент в связи с предоставлением государственной услуги, основания для отказа в приеме документов.

Наиболее значимым является раздел “Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур”.

В Регламенте на государственные услуги по внесению изменений в реестры, и в свидетельства содержатся четыре административные процедуры:

1) прием и регистрация заявления, просьбы;

2) рассмотрение заявления, просьбы;

3) внесение изменений в соответствующий реестр и (или) в свидетельство;

4) официальная публикация сведений о внесенных изменениях в соответствующий реестр.

Процедура приема и регистрации для всех Регламентов одинакова и по действиям, и по сроку исполнения.

Результатами административной процедуры приема и регистрации документов являются:

1) прием и регистрация заявления, просьбы;

2) отказ в приеме и регистрации заявления, просьбы и направление заявителю соответствующего уведомления с указанием основания для отказа.

Административная процедура рассмотрения заявления, просьбы для программ для ЭВМ, баз данных и топологий интегральных микросхем включает в себя только проверку обоснованности внесения изменений в соответствующий реестр (уплата государственной пошлины за внесение изменений в зарегистрированные программы для ЭВМ, базы данных и топологии интегральных микросхем Налоговым кодексом не предусмотрена).

Максимальный срок проверки обоснованности внесения изменений в соответствующий реестр и (или) в свидетельство составляет десять рабочих дней с даты регистрации заявления, просьбы для программ для ЭВМ, баз данных, топологий интегральных микросхем.

Если в результате проверки обоснованности внесения изменений в соответствующий реестр и (или) в свидетельство установлено, что заявителем не представлены документы, подтверждающие необходимость внесения изменений в соответствующий реестр и (или) в свидетельство, предусмотренные Регламентом, либо они не соответствуют предъявляемым к ним законодательством Российской Федерации требованиям, заявителю направляется запрос с предложением в течение трех месяцев со дня его направления представить недостающие и (или) надлежаще оформленные документы.

Результатами административной процедуры по рассмотрению заявления, просьбы являются:

1) по заявлению:

а) удовлетворение заявления;

б) отказ в удовлетворении заявления, направление заявителю соответствующего уведомления с приведением мотивов отказа;

2) по просьбе:

а) удовлетворение просьбы, направление уведомлений:

• лицу, направившему просьбу, о результатах рассмотрения просьбы;

• правообладателю об исправлении очевидной и технической ошибки;

б) отказ в удовлетворении просьбы и направление соответствующего уведомления лицу, представившему просьбу.

Административная процедура внесения изменений в соответствующий реестр, и (или) в свидетельство включает следующие административные действия:

1) внесение изменений в соответствующий реестр;

2) внесение изменений в соответствующее свидетельство.

Максимальный срок исполнения административной процедуры составляет пять рабочих дней.

Административная процедура официальной публикации сведений о внесенных изменениях в соответствующий реестр включает следующие административные действия:

1) подготовка к публикации извещений о внесенных изменениях;

2) выпуск официальных изданий Роспатента.

Максимальный срок выпуска официальных изданий Роспатента составляет двадцать пять рабочих дней со дня внесения изменений в соответствующий реестр.

Четвертый раздел Регламента посвящен формам контроля за предоставлением государственной услуги. Регламент предусматривает осуществление текущего контроля, планового и внепланового контроля.

Плановые и внеплановые проверки проводятся с целью выявления фактов нарушения прав заявителей, исследования причин допущенных нарушений, принятия мер, направленных на восстановление нарушенных прав заявителей, на повышение качества и обеспечение полноты предоставления государственной услуги.

Ответственным лицом за принятие решения о проведении текущего, планового и внепланового контролей является руководитель Роспатента или уполномоченное им лицо Роспатента.

Если выявленное нарушение касается направленного заявителю решения, уведомления, запроса или иного документа Роспатента, противоречащего законодательству, и оспаривание этого документа в административном порядке не предусмотрено, руководитель Роспатента или уполномоченное им должностное лицо Роспатента вправе признать решение, уведомление, запрос или иной документ недействительным и отозвать этот документ.

Регламент устанавливает, что любое лицо вправе контролировать соблюдение порядка при предоставлении государственной услуги.

Пятый раздел Регламента посвящен досудебному (внесудебному) порядку обжалования решений и действий (бездействия) Роспатента, а также его должностных лиц.

Жалоба на действия (бездействие) и решения Роспатента и (или) его должностных лиц, федеральных государственных служащих может быть подана в:

1) Роспатент, в том числе на имя руководителя Роспатента, заместителя руководителя Роспатента или уполномоченного лица Роспатента;

2) Министерство экономического развития Российской Федерации, в том числе на имя Министра, его заместителя.

Жалоба, поступившая в Роспатент, подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации.

Решения по жалобе на действия (бездействие) и решения должностных лиц Роспатента, федеральных государственных служащих могут быть обжалованы заявителем путем подачи жалобы руководителю Роспатента.

Действия (бездействие) и решения руководителя Роспатента могут быть обжалованы заявителем подачей жалобы в Министерство экономического развития Российской Федерации.

Средства совместной работы над текстовыми документами

Автор — Алексей А. Романенко

Работая со студентами мне не редко приходится читать их дипломные и курсовые работы, вносить в них исправления, а затем редактировать новые и новые версии. Составляя отчеты и при написании статей мне также приходится работать над одним документом с несколькими людьми. Не редко я сталкивался с тем, что приходит по почте документ, в котором цветом помечен текст. Потом звонит человек, который говорит, что он имел в виду, когда этот текст отмечал. Повторно проверяя работы студентов я нередко задавал вопрос о том, что было поправлено в тексте, поскольку согласитесь читать занов десятки страниц текста нет никакого желания, а чаще еще времени. В конечном итоге пришла идея создать учебное пособие о том какие есть инструменты и какие они предоставляют возможности по совместной работе с текстовыми документами.

Надеюсь вы найдете данный материал полезным.

Под совместной работой будем понимать возможность нескольких человек работать с одним текстовым документом. При этом должна быть возможность отслеживать все сделанные в документе изменения и (опционально) возврат к одной из предыдущих версий.

Совместная работа может быть организована по разному, но чаще всего это происходит так. Кто-то пишет какой-то документ, потом распечатывает его и отдает другому человеку. Второй маркером помечает текст красным, желтым или зеленым цветом, дописывает свои комментарии и возвращает черновики на доработку. С приходом сети интернет документы меньше стали печатать, но в целом процесс остался тем же. Современные средства работы с текстовой информацией представляют существенно больше возможностей, которые и будут рассмотрены далее.

Форматы текстовых документов позволяют организовать совместную работу с текстовыми документами следующим образом:

1. Сделать документ составным. Создать, так называемый, мастер документ, который будет объединять несколько других документов. Составные части документа могут редактироваться независимо друг от друга и в этом плане получается полноценная совместная работа. Например при написании научно-технического отчета кто-то пишет введение и заключение, кто-то аналитический обзор в отчете, кто-то еще какие-то главы. Имея все части и мастер-документ можно всегда посмотреть текущую версию документа.

2. Каждый их документов составного документа так же может редактироваться несколькими людьми. Для этого во многих форматах текстовых документах предусмотрена возможность отслеживать и протоколировать сделанные изменения, делать пометки на полях.

3. Третий вариант систем позволяет редактировать документ прямо в сети так же отслеживая все изменения, сделанные пользователями.

4. Существуют и промежуточные варианты, когда документ редактируется локально на компьютере, а храниться в сети и там же отслеживаются все изменения.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся системы.

OpenOffice Writer

В OpenOffice Writer обладает большими возможностями по совместной работе. Его можно отнести к первому и второму пункту из вышеупомянутых. Рассмотрим эти возможности поподробнее.

Составной документ

Для создания мастер-документа необходимо выбрать File->New->Master Document

Аналогично мастер-документ можно создать через панель инструментов.

После того, как мастер-документ создан, с ним можно работать как с обычным документом, т.е. писать в нем текст, его форматировать и т.д. Особенностью мастер-документа является то, что к нему можно прикреплять другие документы. В мастер-документе хранятся только ссылки на них. Работа с документом происходит через панель «Navigator».

По двойному щелчку можно переходить на редактирование прикрепленного файла. После редактирования и сохранения мастер-документ нужно обновить.

Помимо удобства совместной работы над документом, использование составных документов дает преимущество при работе с большими документами экономя драгоценную оперативную память компьютера. Естественно, что здесь я имею в виду документы не на десяток страниц.

В мастер-документе можно редактировать только ту часть текста, которая в нем же и была набрана. Все под-документы открываются в режиме «только на чтение». Прикрепленные под-документы при необходимости по одному щелчку мыши могут быть перемещены вверх или вниз по основному документу.

Окончательный документ может быть сохранен в одном файле в формате ODT или PDF
(File-> Export->Portable Document Format).

Изменения в документе и комментарии к нему

Чтобы в редактируемом документе остались данные о том, кто его редактировал, необходимо чтобы корректный данные были указаны в настройках OpenOffice. Информация о пользователе редактором задается в панели «Options», которая вызывается через меню Tools (Tools -> Options…). Далее во вкладке «User data» в ветке «OpenOffice.org» следует правильно указать свои имя и фамилию.

Комментарии к тексту можно вставлять прямо в текс, но в таком случае вам придется помечать из еще и цветом, чтобы они были заметны другим авторам. На мой взгляд более красивый способ написать комментарии к тексту — сделать заметки на полях. Для этого необходимо поставить курсор в начало того текста, к которому пишется примечание и в меня «Insert» выбирается пункт «Comment» (или можно нажать Alt+Shift+N).

Включить запись изменений в документ можно через меню Edit -> Changes -> Record. В той же вкладке можно включить и выключить отображение изменений. Работать с текстом с включенным режимом отображения изменений не очень-то удобно, но иногда и он бывает полезным, когда надо посмотреть кто и что в документе исправил.

Собственно при сравнении двух документов редактор разницу в документах записывает в виде изменений.

Пояснения к изменениям всплывают при наведении курсора на текст.

Сделанные в тексте изменения перед сохранением окончательной версии документа можно принять или отклонить. Для этого надо вызвать контекстной меню, щелкнув правой кнопкой мыши по изменению и выбрать «Accept Changes» или «Reject Changes». Альтернативный вариант — вызвать диалоговое окно «Accept or Reject Changes» (Edit -> Changes -> Accept or Reject…).

В этом диалоговом окне можно к каждому изменению добавить комментарий. Это можно сделать и через меню (Edit -> Changes -> Comment). Комментарий будет отображаться в подсказке под именем того, кто это изменение сделал.

Если изменений много, то их можно отфильтровать по дате, автору и\или типу изменения.

Соответственно выбрав и отменив все изменения, сделанные на какую-то дату, можно вернуться к предыдущей версии документа.

Есть, конечно, несколько более удобный способ возврата к предыдущей версии документа — хранить его версии. Можно настроить OpenOffice Writer так, что каждый раз при закрытии документа будет запоминаться новая его версия. При этом все версии хранятся в одном файле в виде записи изменений. Таким образом возврат к одной из предыдущих версий становится делом двух щелчков мыши и плюс есть возможность сравнивать две версии друг с другом.

Работа с версиями происходит в диалоговом окне «Versions of …» (File -> Versions).

В представленном диалоговом окне кнопка «Open» позволяет открыть выбранную версию документа или в режиме «только на чтение» или сделать копию документа и открыть ее для редактирования. Кнопка «Delete» удаляет выбранную версию, а «Compare» – показывает изменения сделанные в текущей версии.

Дополнительно можно порекомендовать в начале документа делать таблицу, в которую вносить дату модификации документа, автора изменений и что поменялось в документе.

MS Word

Программа MS Word (будем говорить о версии MS Word 2007) предоставляет теже возможности по совместной работе над документом, что и OpenOffice Writer. При использовании дополнительных программ от Microsoft (например, SharePoint Portal Server) эти возможности могут быть несколько расширены. Однако в большинстве случаев затраты на создание инфраструктуры больше выгоды, получаемой от дополнительных возможностей.

Для объединения нескольких документов в один в MS Word нет необходимости создавать специальный мастер документ. Под-документы можно вставлять в обычный файл. Для этого надо переключиться в режим просмотра структуры документа выбрав во вкладке «Вид» режим отображения «Структура».

Затем во вкладке «Структура» выбрать «Показать документ» (кнопка замениться на кнопку «Главный документ»). Нажатием на новую кнопку открывается панель, в которой можно выбрать вставку существующего файла в текущую позицию, или создание вложенного документа. Возможны и другие действия.

MS Word позволяет вставлять примечания и отслеживать сделанные изменения в документе.

Все эти действия производятся через вкладку «Рецензирование». Для большинства действий в MS Word предусмотрены сочетания клавиш, но, например, заявленное Alt+Ctrl+M для вставки примечания на моем компьютере почему-то не работало. Просматривать документ можно как исходный (без исправлений), так и итоговый (без подсветки изменений).

Информация об авторе вносимых в текст исправлений задается в свойствах документа.

Для сравнения документов в MS Word предусмотрено два варианта: визуальный и автоматический с отображением разницы в документах в виде исправлений. Визуальный режим предполагает, что пользователь располагает два документа рядом и при прокручивании текста в одном окне происходит синхронное прокручивание текста во втором открытом окне. Для перехода в этот режим необходимо открыть два документа и во вкладке «Вид» выбрать способ отображения «Рядом». Синхронная прокрутка при этом включается автоматически.

Второй вариант автоматизирован и является более традиционным. Во вкладке «Рецензирование» необходимо выбрать «Сравнить» два документа и в появившемся диалоговом окне указать что с чем сравнивать. При этом можно сравнивать как уже открытый документ, так и неоткрытый.

Сохранение различных версий в документе MS Word видимо не предусмотрено, поскольку для этого разработчики предполагают использовать MS SherePoint Portal Server.

Google Docs

Совместная работа над документом в Google Docs в чем-то проще, чем в редакторах, описанных выше. Собственно это является и преимуществом, и в тоже время не позволяет сделать некоторые из описанных выше действий (например, делать составные документы). Но обо всем по порядку.

Google Docs — это приложение в сети, доступное через веб-браузер. Поскольку редактируемый документ сохраняется на сервере, то он доступен всем пользователям, между которыми он разделяется. На рисунке табличный файл «Conferences» открыт для совместной работы с еще одним человеком. Для совместной работы файл можно отдавать только на чтение или для редактирования.

Из левой панели видно, что файлы можно отбирать по владельцу (принадлежат мне или только открыты для совместной работы), по типу файла или по какому-то другому критерию.

Над выбранным файлом можно сделать несколько действий (аналогичное контекстное меню появиться если по файлу щелкнуть правой кнопкой мыши): сменить владельца, экспортировать для сохранения локально (PDF, Open Document Format и пр.), просмотреть версии (Revisions), посмотреть информацию о файле (Show details).

Каждый раз при сохранении документа сохраняется его новая версия и информация о том, кто этот документ редактировал. Редактировать документ может только пользователь, который имеет учетную запись в почте Google. Впрочем, документ можно отдать в публичное пользование всем пользователям сети интернет, но зачем вам это надо? При выборе действия «просмотреть изменения» открывается список сделанных изменений: кто внес изменения и когда. Различные версии документов можно сравнить между собой.

При редактировании документа в него можно вставить комментарий.

LaTeX

Технология создание документов в LaTeX отличается от представленных выше. LaTeX не является текстовым редактором. LaTeX — это специальный язык и система подготовки документов. Другими словами в текстовом файле с помощью специальных команд описывается документ и как он должен быть отформатирован. Затем этот документ компилируется и на выходе получается документ в формате DVI, который затем может быть преобразован в PS или PDF. Преимущество LaTeX-а в том, что после компиляции документ одинаково будет отображаться на любом компьютере и любой ОС, в отличие от документа, скажем, в формате DOC. Кроме того его очень любят математики часто набивающие формулы, которые в том же MS Word или OO Writer не всегда наберешь. Да и набирать текст можно в FAR-е или Notepad.

LaTeX документ может содержать комментарии и состоять из нескольких файлов. В нем можно делать заметки на полях, а вот все остальные действия по совместной работе придется делать с помощью внешних программ. Например, различные версии документа придется сохранять в отдельных файлах, а изменения смотреть через утилиту diff или fc (File compare).

	C:\Temp> fc back\book.tex right\book.tex
	Comparing files BACK\book.tex and RIGHT\BOOK.TEX
	*****
	BACK\book.tex
	\usepackage{eurosym}
	\usepackage{titlesec}
	*****
	RIGHT\BOOK.TEX
	\usepackage{eurosym}
	\usepackage{amssymb}
	\usepackage{titlesec}
	*****
	

	*****
	BACK\book.tex
	\usepackage{textcomp}
	
	*****
	RIGHT\BOOK.TEX
	\usepackage{textcomp}
	\usepackage{longtable}
	\usepackage{rotating}
	\usepackage{lscape}
	
	*****
	...
			

Возможно, что в каких-нибудь других программах эта информация будет выглядеть более наглядно.

	...
	\begin{document}
	\include{titlepage} % подразумевается "titlepage.tex"
	\include{introduction}
	\include{preface}
	\include{stimulus}

	% data files with responds on stimulus
	\include{_l_a}
	\include{_l_b}
	. ..

Стоит отметить, что в документ в виде отдельных файлов можно вставлять не только другие текстовые документы, но и картинки в разных форматах.

Вставка примечания на границе страницы происходит с помощью команды \marginpar.

Текст в документе можно выделять цветом. На мой взгляд, эта функция, равно как и примечания на полях, для подавляющего количества создаваемых документов смысла не имеет.

SVN

SVN — система контроля и управления версиями документов. В основном используется разработчиками программ, но с тем же успехом может применяться и для хранения LaTeX документов. Система устанавливается на сервер и с помощью клиентской программы, которая может встраиваться в проводник, на сервер можно помещать документы, скачивать с сервера необходимые версии документов, просматривать какая информация и кем была модифицирована.

Как внести изменения в ЕГРН после перепланировки квартиры.

Эксперты Федеральной кадастровой палаты (ФКП) рассказали, как внести в ЕГРН сведения об изменениях после перепланировки и переустройства квартиры

Фото: Andrew Angelov/shutterstock

После перепланировки квартиры могут появиться изменения, сведения о которых нужно обязательно вносить в Единый государственный реестр недвижимости (ЕГРН). Эксперты Федеральной кадастровой палаты (ФКП) Росреестра рассказали о том, как это сделать.

Так, в результате перепланировки с переносом, сносом или возведением стенных перегородок может измениться общая площадь квартиры, причем как в меньшую, так и в большую сторону. «Изменения при перепланировке жилых помещений в многоквартирном доме, приведшие к укрупнению или уменьшению площади квартиры, должны быть внесены в ЕГРН как актуальные сведения о параметрах жилого помещения», — отметили в ФКП.

Любое изменение в планировке квартиры требует согласования (например, установка бытовых электроплит взамен газовых, дополнительные перегородки, перенос кухни и т. д.). Но прежде чем начать перепланировку в квартире, нужно ее узаконить. После этого можно проводить ремонт. На заключительном этапе специальная комиссия выдает акт, который является основанием для подготовки кадастровым инженером технического плана помещения. Затем данные об изменении характеристик квартиры вносятся в Росреестр.

Для внесения в Росреестр сведений о перепланировке:

• необходимо подготовить технический план квартиры с учетом изменений после перепланировки. Его разработкой занимается кадастровый инженер. Он в свою очередь должен быть членом саморегулируемой организации кадастровых инженеров;
• нужно получить от органа, который согласовал проект перепланировки, акт приемочной комиссии о завершении перепланировки и переустройства.

Указанные документы являются основанием для внесения в ЕГРН новых характеристик о квартире.

Уполномоченный орган сам внесет изменения

После этого документы направляются в Росреестр. По закону это делает уполномоченный государственный орган в порядке межведомственного взаимодействия в электронном виде. Как правило, это жилинспекции, которые занимаются согласованием перепланировок, или местные администрации.

Данные об изменениях характеристик объекта недвижимости вносятся в Росреестр в течение 15 рабочих дней с момента получения документов. После чего владелец квартиры в течение пяти рабочих дней должен получить уведомление о том, что изменения внесены. Если по каким-то причинам изменения не удается внести, владельца жилья тоже уведомят об этом.

Самостоятельно внести изменения

Сам собственник квартиры тоже может направить документы в ЕГРН — при личном посещении отделения МФЦ или через портал госуслуг. В таком случае орган регистрации в течение трех рабочих дней с момента поступления заявления сам запрашивает нужные документы у госучреждений, которые согласовали перепланировку, переустройство или реконструкцию, пояснила эксперт ФКП Надежда Лещенко. «Если орган власти проинформирует об отсутствии таких документов (или содержащихся в них сведений), то орган регистрации откажет во внесении изменений в ЕГРН, о чем будет направлено уведомление заявителю», — уточнила эксперт.

После внесения изменений собственник может получить выписку. Сделать это можно с помощью онлайн-сервисов Кадастровой палаты Росреестра на официальном сайте ведомства. В выписке отобразятся произошедшие после планировки изменения.

***

С 21 августа 2020 года узаконить перепланировку жилых и нежилых помещений в московских многоэтажках можно только в электронном виде. При этом суть и этапы процедуры согласования перепланировки квартир не меняются. При желании решение Мосжилинспекции можно получить в бумажном виде. Для этого необходимо будет обратиться в МФЦ.

Читайте также

Автор

Наталия Густова

Отслеживание изменений и отображение разметки

Попробуйте!

Включите параметр «Отслеживание изменений», чтобы отобразить изменения, внесенные в документ, и используйте «Показать разметку», чтобы отобразить типы исправлений, которые вы хотите отобразить.

Использовать отслеживание изменений

• Выберите Обзор > Отслеживание изменений , чтобы включить его.

  Внесите изменения в документ, и Word зафиксирует все внесенные вами изменения.

• Выберите Обзор > Отслеживание изменений , чтобы отключить его.

  Word прекращает вносить новые изменения, а все внесенные изменения остаются в документе.

Использовать разметку Show

1. Выберите Обзор > Показать для просмотра .

2. Выберите нужный вариант:

   • Простая разметка указывает места внесения изменений красной линией на полях.

   • All Markup показывает все правки с разными цветами текста и линий.

   • Нет разметки скрывает разметку, чтобы показать, как будут выглядеть внесенные изменения.

   • Оригинал показывает документ в исходном виде.

3. В списке Show Markup выберите типы редакций, которые вы хотите видеть:

   • Комментарии

   • Вставки и удаления

   • Форматирование

   • Воздушные шары

   • Конкретные люди

Хотите больше?

Отслеживание изменений в Word

Отключить отслеживание изменений

Узнайте больше об обучении Word на LinkedIn Learning

Разрешить внесение изменений в части защищенного документа

Защитите документ и отметьте части, которые можно изменить

1. На вкладке Обзор в группе Защитить нажмите Ограничить редактирование .

2. В области Ограничения редактирования установите флажок Разрешить только этот тип редактирования в документе .

3. В списке ограничений редактирования нажмите Без изменений (Только чтение) .

4. Выберите часть документа, в которой вы хотите разрешить изменения.

   Например, выберите блок абзацев, заголовок, предложение или слово.

   Совет:  Чтобы выбрать несколько частей документа одновременно, выберите нужную часть, затем нажмите CTRL и выберите другие части, удерживая нажатой клавишу CTRL.

5. В разделе Исключения выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы разрешить любому, кто открывает документ, редактировать выбранную вами часть, установите флажок Все в списке Группы .

   • Чтобы разрешить редактировать выбранную часть только определенным пользователям, щелкните Больше пользователей , а затем введите имена пользователей.

     Укажите свое имя, если хотите иметь возможность редактировать эту часть документа. Разделяйте каждое имя точкой с запятой.

     Важно:  Если вы хотите защитить документ с помощью аутентификации пользователя, а не защиты паролем, обязательно введите адреса электронной почты в качестве имен пользователей.

   • Щелкните OK и установите флажки рядом с именами лиц, которым разрешено редактировать выбранную часть.

     Примечание. Если вы выберете более одного человека, эти люди будут добавлены как элемент в поле Группы , чтобы вы могли быстро выбрать их снова.

6. Продолжайте выбирать части документа и назначайте пользователям разрешение на их редактирование.

7. В разделе Начать принудительное применение щелкните Да, Начать принудительное применение защиты .

8. Выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы назначить документу пароль, чтобы пользователи, знающие пароль, могли снять защиту и работать с документом, введите пароль в поле Введите новый пароль (необязательно) , а затем подтвердите пароль.

     Примечание. Используйте этот параметр, если хотите, чтобы другие люди могли одновременно работать над документом.

     Используйте надежные пароли, состоящие из прописных и строчных букв, цифр и символов. Слабые пароли не смешивают эти элементы. Надежный пароль: Y6dh!et5. Слабый пароль: House27. Пароли должны состоять из 8 и более символов. Парольная фраза, состоящая из 14 или более символов, лучше. .

     Убедитесь, что вы помните пароль. Если вы забудете пароль, Microsoft не сможет его восстановить.Храните пароли, которые вы записываете, в безопасном месте, отдельно от информации, которую они помогают защитить.

   • Чтобы зашифровать документ, чтобы снять защиту могли только аутентифицированные владельцы документа, щелкните Аутентификация пользователя .

     Примечание.  Шифрование документа не позволяет другим одновременно работать с документом.

Разблокировать защищенный документ

Чтобы полностью снять защиту с документа, вам может потребоваться знать пароль, примененный к документу. Или вы должны быть указаны в качестве аутентифицированного владельца документа.

Если вы являетесь аутентифицированным владельцем документа или знаете пароль для снятия защиты документа, выполните следующие действия:

1. На вкладке Обзор в группе Защитить нажмите Ограничить редактирование .

2. В области задач Ограничить редактирование щелкните Остановить защиту .

3. Если вам будет предложено ввести пароль, введите его.

Внесение изменений в документ с ограниченным доступом

Когда вы открываете защищенный документ, Word ограничивает то, что вы можете изменить, в зависимости от того, предоставил ли вам владелец документа разрешение на внесение изменений в определенную часть документа.

На панели задач Ограничить редактирование отображаются кнопки для перехода к областям документа, на изменение которых у вас есть разрешение.

Если у вас нет разрешения на редактирование какой-либо части документа, Word ограничивает редактирование и отображает сообщение «Word завершил поиск в документе» при нажатии кнопок на панели задач Ограничить редактирование .

Найти детали, которые можно редактировать

Если вы закроете область задач Ограничить редактирование и попытаетесь внести изменения там, где у вас нет разрешения, Word отобразит в строке состояния следующее сообщение:

Это изменение не разрешено, так как выделение заблокировано.

Чтобы вернуться на панель задач и найти область, в которой у вас есть разрешение на редактирование, выполните следующие действия:

1. На вкладке Обзор в группе Защитить нажмите Ограничить редактирование .

2. Нажмите Найти следующий регион, который я могу редактировать или Показать все регионы, которые я могу редактировать .

См. также

Управление правами на доступ к данным в Office

Ограничить или разрешить изменения форматирования

Добавление или удаление защиты в документе, книге или презентации

Что такое файловый блок?

Что ты хочешь сделать?

Добавьте защиту и отметьте детали, которые можно заменить

1. На вкладке Обзор в группе Защитить нажмите Ограничить редактирование .

2. В области Ограничения редактирования установите флажок Разрешить только этот тип редактирования в документе .

3. В списке ограничений редактирования нажмите Без изменений (Только чтение) .

4. Выберите часть документа, в которой вы хотите разрешить изменения.

   Например, выберите блок абзацев, заголовок, предложение или слово.

   Совет:  Чтобы выбрать несколько частей документа одновременно, выберите нужную часть, затем нажмите CTRL и выберите другие части, удерживая нажатой клавишу CTRL.

5. В разделе Исключения выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы разрешить любому, кто открывает документ, редактировать выбранную вами часть, установите флажок Все в списке Группы .

   • Чтобы разрешить редактировать выбранную часть только определенным пользователям, щелкните Больше пользователей , а затем введите имена пользователей.

     Укажите свое имя, если хотите иметь возможность редактировать эту часть документа. Разделяйте каждое имя точкой с запятой.

     Важно:  Если вы собираетесь защитить документ с помощью аутентификации пользователя, а не защиты паролем, в качестве имен пользователей обязательно вводите адреса электронной почты, а не учетные записи пользователей Microsoft Windows или Windows Vista.

   • Щелкните OK и установите флажки рядом с именами лиц, которым разрешено редактировать выбранную часть.

     Примечание. Если вы выберете более одного человека, эти люди будут добавлены как элемент в поле Группы , чтобы вы могли быстро выбрать их снова.

6. Продолжайте выбирать части документа и назначайте пользователям разрешение на их редактирование.

7. В разделе Начать принудительное применение щелкните Да, Начать принудительное применение защиты .

8. Выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы назначить документу пароль, чтобы пользователи, знающие пароль, могли снять защиту, введите пароль в поле Введите новый пароль (необязательно) , а затем подтвердите пароль.

     Примечание.   Этот параметр необходимо использовать, если вы собираетесь опубликовать документ, чтобы несколько человек могли работать над ним одновременно.

     Используйте надежные пароли, состоящие из прописных и строчных букв, цифр и символов. Слабые пароли не смешивают эти элементы. Надежный пароль: Y6dh!et5. Слабый пароль: House27. Пароли должны состоять из 8 и более символов. Парольная фраза, состоящая из 14 или более символов, лучше.

     Крайне важно, чтобы вы помнили свой пароль. Если вы забудете свой пароль, Microsoft не сможет его восстановить.Храните пароли, которые вы записываете, в безопасном месте, отдельно от информации, которую они помогают защитить.

   • Чтобы зашифровать документ, чтобы снять защиту могли только аутентифицированные владельцы документа, щелкните Аутентификация пользователя .

     Примечание.  Шифрование документа предотвращает одновременное его создание несколькими людьми.

     Дополнительные сведения об аутентификации пользователей см. в разделе Управление правами на доступ к данным в Office 2010.

Разблокировать защищенный документ

Чтобы полностью снять защиту с документа, вам может потребоваться знать пароль, примененный к документу. Или вы должны быть указаны в качестве аутентифицированного владельца документа.

Если вы являетесь аутентифицированным владельцем документа или знаете пароль для снятия защиты документа, выполните следующие действия:

1. На вкладке Обзор в группе Защитить нажмите Ограничить редактирование .

2. В области задач Ограничить форматирование и редактирование щелкните Остановить защиту .

3. Если вам будет предложено ввести пароль, введите его.

Внесение изменений в документ с ограниченным доступом

Когда вы открываете защищенный документ, Microsoft Word 2010 ограничивает то, что вы можете изменить, в зависимости от того, предоставил ли вам владелец документа разрешение на внесение изменений в определенную часть документа.

В области задач Ограничить форматирование и редактирование отображаются кнопки для перехода к областям документа, на изменение которых у вас есть разрешение.

Если у вас нет разрешения на редактирование какой-либо части документа, Word ограничивает редактирование и отображает сообщение «Word завершил поиск в документе» при нажатии кнопок на панели задач Ограничить форматирование и редактирование.

Открытие области задач «Ограничить форматирование и редактирование»

Если вы закроете область задач, а затем попытаетесь внести изменения, если у вас нет разрешения, Word отобразит в строке состояния следующее сообщение:

Это изменение не разрешено, так как выделение заблокировано.

Чтобы вернуться на панель задач и найти область, в которой у вас есть разрешение на редактирование, выполните следующие действия:

1. На вкладке Обзор в группе Защитить нажмите Ограничить редактирование .

2. Нажмите Найти следующий регион, который я могу редактировать или Показать все регионы, которые я могу редактировать .

См. также

Управление правами на доступ к данным в Office

Ограничить или разрешить изменения форматирования

Добавление или удаление защиты в документе, книге или презентации

Что такое файловый блок?

Важно: Office 2007 больше не поддерживается .Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать где угодно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Обновить сейчас

Что ты хочешь сделать?

Добавить защитную маркировку на детали, которые можно заменить

1. На вкладке Обзор в группе Защитить щелкните Защитить документ , а затем щелкните Ограничить форматирование и редактирование .

2. В области Ограничения редактирования установите флажок Разрешить только этот тип редактирования в документе .

3. В списке ограничений редактирования нажмите Без изменений (Только чтение) .

4. Выберите часть документа, доступ к которой вы хотите сделать неограниченным.

   Например, выберите блок абзацев, заголовок, предложение или слово.

   Совет:  Чтобы выбрать несколько частей документа одновременно, выберите нужную часть, затем нажмите CTRL и выберите другие части, удерживая нажатой клавишу CTRL.

5. В разделе Исключения выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы разрешить любому, кто открывает документ, редактировать выбранную вами часть, установите флажок Все в списке Группы .

   • Чтобы разрешить редактировать выбранную часть только определенным пользователям, щелкните Больше пользователей , а затем введите имена пользователей.Разделяйте каждое имя точкой с запятой. Щелкните OK , а затем установите флажки рядом с именами лиц, которым разрешено редактировать выбранную часть.

     Важно:  Если вы собираетесь защитить документ с помощью аутентификации пользователя, а не защиты паролем, в качестве имен пользователей обязательно вводите адреса электронной почты, а не учетные записи пользователей Microsoft Windows или Windows Vista.

     Примечание. Если вы выберете более одного человека, эти люди будут добавлены как элемент в поле Группы , чтобы вы могли быстро выбрать их снова.

6. Продолжайте выбирать части документа и назначайте пользователям разрешение на их редактирование.

7. В разделе Начать принудительное применение щелкните Да, Начать принудительное применение защиты .

8. Выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы назначить документу пароль, чтобы пользователи, знающие пароль, могли снять защиту, введите пароль в поле Введите новый пароль (необязательно) , а затем подтвердите пароль.

     Используйте надежные пароли, состоящие из прописных и строчных букв, цифр и символов. Слабые пароли не смешивают эти элементы. Надежный пароль: Y6dh!et5. Слабый пароль: House27. Пароли должны состоять из 8 и более символов. Парольная фраза, состоящая из 14 или более символов, лучше.

     Крайне важно, чтобы вы помнили свой пароль. Если вы забудете свой пароль, Microsoft не сможет его восстановить. Храните пароли, которые вы записываете, в безопасном месте, отдельно от информации, которую они помогают защитить.

   • Чтобы зашифровать документ, чтобы снять защиту могли только аутентифицированные владельцы документа, щелкните Аутентификация пользователя .

Разблокировать защищенный документ

Наличие разрешения на внесение изменений в документ не равнозначно разрешению на снятие защиты с документа.Даже в документе, где у всех есть разрешение на внесение изменений в содержимое, только те лица, которые являются аутентифицированными владельцами или вводят правильный пароль, имеют разрешение на снятие защиты.

Если вы являетесь аутентифицированным владельцем документа или знаете пароль для снятия защиты документа, выполните следующие действия:

• На вкладке Обзор в группе Защитить щелкните Защитить документ , а затем щелкните Ограничить форматирование и редактирование .

• В области задач Ограничить форматирование и редактирование щелкните Остановить защиту .

Внесение изменений в документ с ограниченным доступом

Когда кто-то открывает защищенный документ, Microsoft Office Word 2007 ограничивает изменения в зависимости от того, было ли предоставлено пользователю разрешение на внесение изменений в определенную часть документа.Когда документ открыт, в области задач Ограничить форматирование и редактирование отображаются кнопки для перемещения в редактируемые области документа. Если для Все было предоставлено разрешение на внесение изменений в части документа, любой, кто открывает документ, может перейти к частям, которые они могут изменить, нажав Найти следующую область, которую я могу редактировать .

Если разрешение на внесение изменений в части документа было предоставлено только определенным лицам, только эти лица могут перемещаться в те части, которые они могут изменять.Для всех остальных Office Word 2007 ограничивает редактирование и отображает сообщение «Word завершил поиск документа» при нажатии кнопок на панели задач Ограничить форматирование и редактирование .

Открытие области задач «Ограничить форматирование и редактирование»

Если вы закроете область задач, а затем попытаетесь внести изменения там, где у вас нет разрешения, Word 2007 отобразит в строке состояния следующее сообщение:

Это изменение не разрешено, так как выделение заблокировано.

Чтобы вернуться в область задач и найти место, где у вас есть разрешение на редактирование, выполните следующие действия:

1. На вкладке Обзор в группе Защитить щелкните Защитить документ , а затем щелкните Ограничить форматирование и редактирование .

2. Нажмите Найти следующий регион, который я могу редактировать или Показать все регионы, которые я могу редактировать .

См. также

Добавление или удаление защиты в документе, книге или презентации

Как использовать отслеживание изменений в Word

Track Changes — это инструмент в Microsoft Word, который позволяет отображать любые пометки, изменения или комментарии, сделанные в документе.

В этом посте я научу вас, как использовать функцию «Отслеживание изменений» для редактирования документов Word и как принимать или отклонять эти изменения в качестве рецензента.

Зачем использовать Отслеживание изменений?

Это особенно полезно, когда вы делитесь документами с другими коллегами, потому что позволяет точно видеть, какие изменения были внесены и кем. Кроме того, это дает больше полномочий владельцу документа, который может принять или отклонить любые изменения, внесенные в документ.

Цифровые коммуникации часто обмениваются документами Word, содержащими содержимое веб-сайта, с коллегами по всему университету и просят их использовать отслеживание изменений для внесения изменений или запросов.Это позволяет нам четко видеть, какие изменения были внесены, и значительно сокращает время, затрачиваемое на редактирование веб-страниц.

Track Changes запишет любой текст, который вы добавляете, удаляете, переформатируете или комментируете. Затем рецензенты могут принять или отклонить изменения.

Как использовать отслеживание изменений

Если вы не знаете, как использовать отслеживание изменений, у Microsoft есть очень полезное онлайн-руководство по отслеживанию изменений.

Вы также можете выполнить следующие действия, если используете настольное приложение Microsoft Word:

Включить отслеживание изменений

1. Откройте Microsoft Word.
2. Выберите вкладку Обзор в верхней части документа.
3. Нажмите кнопку «Отслеживание изменений» (ПК) или переключите переключатель «Отслеживание изменений» (Mac).
4. Убедитесь, что вы изменили «Простая разметка» на «Все разметки» в раскрывающемся списке рядом с «Отслеживание изменений».

 

Редактировать

После включения отслеживания изменений вы можете приступить к редактированию документа. Любые изменения, которые вы вносите в текст, будут отмечены серой полосой слева от измененного текста.

Когда вы добавляете текст , добавленный текст будет иметь цвет, отличный от обычного текста, чтобы его было легко заметить рецензентам.

Когда вы удаляете текст , удаленный текст будет отмечен в комментарии на правом поле документа.

Когда вы переформатируете текст , тип переформатирования будет отмечен в комментарии на правом поле документа.

Вы также можете прокомментировать фрагменты текста, выбрав Новый комментарий на вкладке Обзор .Комментарий появится на правом поле документа.

Обзор

Если вы просматриваете документ, вы можете либо принять, либо отклонить изменения, внесенные другим человеком. Для этого просто щелкните измененный текст (или примечание на полях), а затем выберите Принять или Отклонить на вкладке Обзор .

Вы также можете принять или отклонить все изменения одновременно из раскрывающихся меню рядом с каждым параметром.

 

Отключить отслеживание изменений

Чтобы отключить отслеживание изменений, просто нажмите кнопку «Отслеживание изменений» или снова включите переключатель.

Как использовать отслеживание изменений в Microsoft Word

• Вы можете использовать функцию «Отслеживание изменений» в Word, чтобы записывать все изменения, внесенные в документ вами или другими пользователями.
• Функция отслеживания изменений в Word позволяет пользователям предлагать изменения, оставлять комментарии и т. д.
• Чтобы включить отслеживание изменений, выберите его на вкладке «Обзор».
• Посетите библиотеку технических справочников Insider, чтобы узнать больше.

Отслеживание изменений — это функция, встроенная в Microsoft Word, которая отслеживает все изменения, внесенные в документ, и позволяет оставлять комментарии. Когда функция «Отслеживание изменений» включена, внесенные вами изменения выделяются и отображаются разными цветами или стилями, чтобы отделить их от исходного текста.

Это особенно полезно для документов с несколькими авторами или редакторами, которые могут просматривать и утверждать (или отклонять) изменения друг друга.

Как включить отслеживание изменений в Microsoft Word

Чтобы включить отслеживание изменений, щелкните вкладку «Обзор», затем щелкните значок над «Отслеживание изменений». Чтобы отключить отслеживание изменений, просто щелкните этот значок еще раз. Вы также можете включать и выключать отслеживание изменений, щелкнув стрелку меню «Отслеживание изменений», а затем щелкнув «Отслеживание изменений» в списке.

Отслеживание изменений можно включать и выключать на вкладке «Обзор». Крисси Монтелли/Инсайдер

Если включена функция отслеживания изменений, вы можете оставить изменения в документе, просто набрав или отредактировав их, как обычно.Изменения будут отформатированы иначе, чем остальная часть документа, и будут содержать отметку на полях, указывающую на то, что изменение было внесено.

Например, если вы удалите абзац с включенной функцией «Отслеживание изменений», удаленный абзац останется видимым, но будет отображаться красным шрифтом с зачеркиванием, чтобы вы не перепутали его с оставшимся текстом.

Текст, который вы отредактировали или удалили, будет иметь другой цвет и формат, чем остальная часть документа. Крисси Монтелли/Инсайдер

Как создавать и удалять комментарии к отслеживанию изменений

Чтобы оставлять комментарии в документе, не добавляя к тексту, с помощью мыши выделите текст, который вы хотите прокомментировать, а затем нажмите «Новый комментарий» в разделе «Рецензирование». вкладка На полях документа появится пузырь, содержащий ваше имя и назначенный вам цвет.Когда появится всплывающая подсказка, введите свой комментарий.

Чтобы ответить на комментарий, просто нажмите «Ответить» рядом с комментарием, на который хотите ответить, и введите свой ответ. Когда вы закончите, вы можете щелкнуть в любом месте за пределами всплывающего окна комментария.

Каждый из ваших комментариев в документе будет иметь один и тот же цвет, что позволит вам отличать ваши собственные комментарии от чужих. Крисси Монтелли/Инсайдер

Есть два способа удалить комментарий. Нажмите на комментарий, который хотите удалить. Если вы хотите пока сохранить комментарий в документе, но хотите указать, что он уже рассмотрен, нажмите «Решить» в пузыре комментария. Комментарий по-прежнему будет отображаться на полях документа, но теперь будет отображаться серым цветом, что отличает его от других комментариев.

Если вы хотите полностью удалить комментарий, не оставив его следов в документе, нажмите на комментарий, а затем нажмите на значок над «Удалить» на вкладке «Рецензирование». Он расположен рядом со значком «Новый комментарий».

Когда комментарий будет решен, он будет немного выделен серым цветом. Крисси Монтелли/Инсайдер

Как принять или отклонить изменения

После внесения изменений в документ вы можете либо принять, либо отклонить изменения. Для этого щелкните правой кнопкой мыши часть документа, которая была изменена. В появившемся меню нажмите «Принять», если хотите сохранить изменение, или «Отклонить», если хотите отклонить его.

Внешний вид раздела может измениться в зависимости от вашего выбора, но он будет соответствовать остальной части документа после того, как вы закончите работу и отключите отслеживание изменений.

Вы можете принять или отклонить изменение, щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав нужный вариант в появившемся меню. Крисси Монтелли/Инсайдер

Как скрыть все изменения и комментарии

Вы можете управлять видимыми изменениями и комментариями, настроив параметры разметки.

На вкладке «Рецензирование» рядом с «Отслеживание изменений» есть раскрывающееся меню с четырьмя параметрами, которые показывают различные уровни изменений, внесенных в документ.

• “Все пометки” покажет все изменения и комментарии, сделанные с момента включения отслеживания изменений.
• «Простая разметка» покажет упрощенную версию изменений и комментариев, представленную примечаниями на полях документа, а не видимым форматированием.
• “Без пометок” скрывает все отметки изменений и комментарии s , но сохраняет изменения.
• “Исходный” покажет документ в том виде, в котором он был до включения отслеживания изменений.

Параметры разметки позволяют просматривать все изменения, упрощенные изменения, отсутствие изменений или исходный формат документа. Крисси Монтелли/Инсайдер

Вы также можете настроить типы отображаемых изменений, нажав «Показать разметку».” Откроется меню с галочками рядом с различными параметрами. Если параметр отмечен, он будет включен в разметку. Чтобы установить или снять флажок с параметра, просто щелкните его.

Это позволяет настроить изменения видны вам, включая комментарии конкретных пользователей и внешний вид всплывающих подсказок комментариев (или “выносок”, как они называются в списке).  

Меню «Показать разметку» позволяет настроить отображаемые изменения.Крисси Монтелли/Инсайдер

Как пользоваться панелью рецензирования

Если вы хотите последовательно просмотреть все изменения, внесенные в документ, вы можете сделать это с помощью панели рецензирования. Рядом с кнопкой «Отслеживание изменений» нажмите «Панель просмотра». Если вы хотите, чтобы панель отображалась сбоку экрана, нажмите «Вертикально»; если вы предпочитаете его в нижней части экрана, нажмите на опцию «Горизонтально».

В зависимости от ваших предпочтений появится панель просмотра, содержащая все изменения и комментарии, внесенные в документ. Общее количество изменений также появится в верхней части панели просмотра. Чтобы закрыть панель просмотра, просто нажмите «Панель просмотра» еще раз.

Панель рецензирования показывает все изменения и комментарии, сделанные в документе, так что вы можете прокручивать их последовательно.Крисси Монтелли/Инсайдер

Совместная работа с документами в Интернете с отслеживанием изменений

13 августа 2019 г.

Совместная работа над документами в Интернете означает, что вместо отправки документов по электронной почте нескольким сторонам теперь вы можете отправить ссылку, и люди смогут редактировать документ в окне браузера — никакого программного обеспечения не требуется! Однако, хотя Word Online и Google Docs сохраняют версии, они не отображают отслеживаемые изменения.Итак, как воспользоваться онлайн-редактированием И использовать отслеживаемые изменения для просмотра и окончательной доработки документа? Читать дальше!

Office 365 — установка

Когда вы будете готовы отправить документ на просмотр и редактирование в Интернете, сначала откройте документ в программе Microsoft Word на своем ноутбуке или настольном компьютере. Перейдите на вкладку «Обзор» на ленте и нажмите кнопку «Отслеживать изменения», чтобы включить эту функцию.

Чтобы опубликовать документ в Интернете для редактирования, нажмите «Файл» — «Поделиться». Появится диалоговое окно.По умолчанию установлено значение «Люди, которые вы укажете, могут просматривать», но вам потребуется разрешить доступ к редактированию, поэтому щелкните стрелку рядом со значением по умолчанию, чтобы увидеть дополнительные параметры. Последний вариант (по умолчанию) — «Люди, которые вы укажете». Установите флажок, чтобы разрешить редактирование, и нажмите «Применить». Этот вариант требует, чтобы получатель(-и) вошел в систему или создал бесплатный вход в Office.com. Обратите внимание: если у получателя есть рабочая учетная запись Office 365, но вы отправили ссылку на его личную электронную почту, ему придется создать бесплатную учетную запись Office.com для доступа к документу, поскольку разрешения на доступ к документу основаны на связанной электронной почте. адрес.Вместо этого вы можете выбрать «Все, у кого есть ссылка», и хотя получателю не нужно будет иметь или создавать учетную запись Microsoft Office.com, ссылка может быть распространена более широко, чем вы ожидаете.

Параметры общего доступа к Office 365

Если в любое время вы решите закрыть доступ к онлайн-документу, откройте документ в программе MS Word, перейдите в «Файл» — «Общий доступ» и щелкните многоточие (…) в правом верхнем углу диалогового окна. Нажмите «Управление доступом», а затем в следующем диалоговом окне щелкните многоточие рядом со ссылкой.Вы можете либо установить срок действия ссылки, либо нажать «X», чтобы немедленно закрыть доступ к онлайн-документу. Примечание: если человек, имевший доступ к документу, загрузил его, то невозможно удалить доступ к его локальной копии файла.

MS 365 Отменить доступ к документу

Office 365 — не отставать от курса

Получатели, которым вы предоставили общий доступ к документу для совместной работы, могут вносить изменения в документ в своем браузере. Однако эти изменения НЕ отображаются как отслеживаемые изменения в Word Online.Но не волнуйтесь. Когда вы открываете документ в MS Word в программном обеспечении на своем настольном компьютере или ноутбуке, изменения будут отображаться как отслеженные изменения, потому что вы включили отслеживание изменений до того, как поделились им. Кроме того, вы сможете увидеть любые комментарии, сделанные соавторами, которые были добавлены к онлайн-документу.

Office 365 — что, если…

Если вы забыли включить отслеживание изменений перед отправкой ссылки на документ для совместной работы, вы все равно можете воспользоваться функциями отслеживания изменений посредством сравнения документов.Откройте документ в программе MS Word и нажмите «Файл» — «Информация» — «История версий». Вы увидите историю всех внесенных вами изменений, а также всех изменений соавтора. Документ, который вы открыли, является самой последней версией, поэтому на панели справа найдите самый старый документ по дате и нажмите «Открыть версию». Откроется самая старая (исходная) версия, и в верхней части экрана (между лентой и документом) вы увидите опции «сохранить эту версию как отдельный файл», «Сравнить» или «Восстановить».Если вы выберете «Сравнить», вы увидите три панели. Самая большая панель — это копия двух версий документа в сочетании с включенным отслеживанием изменений. В боковых панелях справа вы увидите самую последнюю версию документа вверху и более старую версию документа («резервная версия») внизу. Вы также увидите панель «Ревизия» в крайнем левом углу, которая позволяет прокручивать ее, чтобы перейти к изменениям. Теперь вы можете просмотреть и принять или отклонить изменения, внесенные в документ, в группе «Отслеживание изменений» на ленте, а также просмотреть (и удалить) любые комментарии.

История версий MS Office 365

Документы Google — настройка

Google Docs и G Suite имеют мощные инструменты для совместной работы в Интернете, и вы можете использовать их с помощью Microsoft Word или без него, поскольку у Google есть текстовый процессор на основе браузера. Если вы обычно используете Microsoft Word для создания проекта документа, но у вас нет Office 365 для совместной работы в Интернете, вы можете использовать онлайн-инструменты Google.

Создайте документ в Microsoft Word и сохраните его на локальном или общем диске.Поскольку вы будете преобразовывать документ в формат документов Google, не беспокойтесь о применении стилей, сносок или любого расширенного форматирования, пока вы не будете готовы завершить документ в MS Word. Затем перейдите в веб-браузер и войдите в Google Диск. Выберите «Создать» и «Загрузить файл», затем найдите документ Word, который вы только что создали. (Примечание: вы можете пропустить этот шаг, если вы уже синхронизировали свой локальный диск с Google Диском). Чтобы обеспечить лучший опыт совместной работы с несколькими авторами, вам необходимо преобразовать документ Word в документ Google.В Google Диске откройте файл, который вы только что загрузили. Он откроется в просмотрщике. В верхней части средства просмотра нажмите «Открыть с помощью» и выберите Google Docs. Затем перейдите в меню «Файл» и выберите «Сохранить как Google Docs». Файл откроется как документ Google. Затем посмотрите в крайний правый угол экрана и нажмите синюю кнопку «Поделиться». Как и при онлайн-сотрудничестве Microsoft, у вас есть несколько вариантов на выбор, включая «поделиться с указанными людьми» или «любой, у кого есть ссылка». Во всплывающем окне «Поделиться» посмотрите в нижний правый угол и нажмите «Дополнительно», чтобы увидеть все параметры для настройки того, как и насколько широко будет распространяться ваш документ. Как и Microsoft, настройки по умолчанию настроены для обмена с указанным человеком или людьми, и им необходимо будет войти в систему с учетной записью Google, связанной с адресом электронной почты, с которого они получили приглашение.

Настройки общего доступа к Диску Google

Google Docs – возвращение на путь

После завершения совместной работы над документами в Документах Google перейдите на Google Диск, щелкните правой кнопкой мыши файл Документа Google и переименуйте файл, например, «XYZ _collab ». Затем щелкните правой кнопкой мыши имя переименованного файла и выберите «Загрузить».Файл будет преобразован в формат MS Word и появится в папке «Загрузки» в проводнике Windows.

Откройте программу MS Word на настольном или портативном компьютере. Перейдите на вкладку «Обзор», выберите «Сравнить» и найдите исходный файл и измененный файл («XYZ_collab.docx»). Инструмент «Сравнить» создаст версию отслеживания изменений двух документов, и вы сможете принять или отклонить изменения. Затем вы можете доработать документ и отформатировать его.

Сравнение документов MS Word

Заключение

Независимо от того, используете ли вы Office 365 или Google Диск, вы можете использовать онлайн-инструменты для совместной работы в режиме реального времени с несколькими авторами и по-прежнему использовать знакомое отслеживание изменений в MS Word для окончательной доработки документа.Хотите узнать больше об использовании Track Changes? См. «Совместная работа с использованием отслеживания изменений»

.

Word 2016: сохранение и совместное использование документов

Урок 4: Сохранение и совместное использование документов

/en/word2016/создание и открытие документов/контент/

Введение

Когда вы создаете новый документ в Word, вам необходимо знать, как сохранить его, чтобы иметь доступ к нему и редактировать его позже. Как и в предыдущих версиях Word, вы можете сохранять файлы на свой компьютер . При желании вы также можете сохранять файлы в облаке с помощью OneDrive . Вы даже можете экспортировать и обмениваться документами непосредственно из Word.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как сохранять документы Word и делиться ими.

Сохранить и сохранить как

Word предлагает два способа сохранения файла: Сохранить и Сохранить как . Эти опции работают схожим образом, но с некоторыми важными отличиями.

• Сохранить : при создании или редактировании документа вы будете использовать команду Сохранить для сохранения изменений. Вы будете использовать эту команду большую часть времени. Когда вы сохраняете файл, вам нужно будет только выбрать имя файла и местоположение в первый раз. После этого вы можете нажать команду «Сохранить», чтобы сохранить его с тем же именем и в том же месте.
• Сохранить как : Вы будете использовать эту команду для создания копии документа с сохранением оригинала. При использовании функции «Сохранить как» вам потребуется выбрать другое имя и/или местоположение для скопированной версии.

О OneDrive

Большинство функций Microsoft Office, включая Word, предназначены для сохранения и обмена документами в Интернете . Это делается с помощью OneDrive , который представляет собой онлайн-хранилище для ваших документов и файлов. Если вы хотите использовать OneDrive, убедитесь, что вы вошли в Word со своей учетной записью Microsoft. Просмотрите наш урок «Понимание OneDrive», чтобы узнать больше.

Чтобы сохранить документ:

Важно сохранять документ всякий раз, когда вы начинаете новый проект или вносите изменения в существующий. Раннее и частое сохранение может предотвратить потерю вашей работы. Вам также необходимо обратить пристальное внимание на , где вы сохраняете документ, чтобы его было легко найти позже.

1. Найдите и выберите команду Сохранить на панели быстрого доступа .
2. Если вы сохраняете файл в первый раз, панель Сохранить как появится в представлении Backstage .
3. Затем вам нужно будет выбрать место для сохранения файла и дать ему имя файла .Нажмите Browse , чтобы выбрать место на вашем компьютере. Кроме того, вы можете нажать OneDrive , чтобы сохранить файл в OneDrive.
4. Появится диалоговое окно Сохранить как . Выберите местоположение , где вы хотите сохранить документ.
5. Введите имя файла для документа, затем нажмите Сохранить .
6. Документ будет сохранен . Вы можете снова щелкнуть команду Сохранить , чтобы сохранить изменения по мере изменения документа.

Вы также можете получить доступ к команде Сохранить , нажав Ctrl+S на клавиатуре.

Использование «Сохранить как» для создания копии

Если вы хотите сохранить другую версию документа, сохранив оригинал, вы можете создать копию . Например, если у вас есть файл с именем Отчет о продажах , вы можете сохранить его как Отчет о продажах 2 , чтобы иметь возможность редактировать новый файл и по-прежнему обращаться к исходной версии.

Для этого щелкните команду Сохранить как в представлении Backstage. Так же, как и при первом сохранении файла, вам нужно выбрать место для сохранения файла и дать ему новое имя файла .

Чтобы изменить место сохранения по умолчанию:

Если вы не хотите использовать OneDrive , вы можете быть разочарованы тем, что OneDrive выбран в качестве расположения по умолчанию при сохранении. Если вы находите это неудобным, вы можете изменить место сохранения по умолчанию , чтобы Этот ПК был выбран по умолчанию.

1. Щелкните вкладку Файл для доступа к Backstage просмотру .
2. Щелкните Опции .
3. Появится диалоговое окно Параметры Word . Выберите Сохранить слева, установите флажок рядом с Сохранить на компьютер по умолчанию , затем нажмите OK . Место сохранения по умолчанию будет изменено.

Автовосстановление

Word автоматически сохраняет ваши документы во временную папку, пока вы над ними работаете.Если вы забыли сохранить изменения или произошел сбой Word, вы можете восстановить файл с помощью AutoRecover .

Для использования автовосстановления:

1. Открыть Ворд. Если найдено автоматически сохраненных версий файла, слева появится панель Документ Восстановление .
2. Нажмите, чтобы открыть доступный файл. Документ будет восстановлен .

По умолчанию Word выполняет автосохранение каждые 10 минут. Если вы редактируете документ менее 10 минут, Word может не создать автоматически сохраненную версию.

Если вы не видите нужный файл, вы можете просмотреть все автоматически сохраненные файлы из Backstage просмотра . Выберите вкладку Файл , нажмите Управление версиями , затем выберите Восстановить несохраненные документы .

Экспорт документов

По умолчанию документы Word сохраняются в файле типа .docx . Однако могут быть случаи, когда вам нужно использовать другой тип файла , например PDF или Word 97-2003 документ . легко экспортировать документ из Word в различные типы файлов.

Чтобы экспортировать документ в виде файла PDF:

Экспорт документа в виде документа Adobe Acrobat , широко известного как PDF-файл , может быть особенно полезен, если вы делитесь документом с кем-то, у кого нет Word. Файл PDF позволит получателям просматривать, но не редактировать содержимое вашего документа.

1. Щелкните вкладку Файл , чтобы открыть Backstage просмотр , выберите Экспорт , затем выберите Создать PDF/XPS .
2. Появится диалоговое окно Сохранить как . Выберите местоположение , куда вы хотите экспортировать документ, введите имя файла , затем нажмите Опубликовать.

Если вам нужно отредактировать файл PDF, Word позволяет преобразовать файл PDF в редактируемый документ. Прочтите наше руководство по редактированию PDF-файлов для получения дополнительной информации.

Чтобы экспортировать документ в другие типы файлов:

Вам также может быть полезно экспортировать документ в другие типы файлов, например, Word 97-2003 Document , если вам нужно поделиться с людьми, использующими более старую версию Word или как . txt , если вам нужна версия документа в текстовом формате.

1. Щелкните вкладку Файл для доступа к Backstage просмотра , выберите Экспорт , затем выберите Изменить тип файла .
2. Выберите файл введите , затем нажмите Сохранить как .
3. Появится диалоговое окно Сохранить как . Выберите местоположение , куда вы хотите экспортировать документ, введите имя файла , затем нажмите Сохранить .
   

Можно также использовать раскрывающееся меню Сохранить как тип в диалоговом окне Сохранить как для сохранения документов в различных типах файлов.

Совместное использование документов

Word упрощает совместное использование и совместную работу над документами с помощью OneDrive . В прошлом, если вы хотели поделиться файлом с кем-то, вы могли отправить его как вложение электронной почты. Несмотря на удобство, эта система также создает несколько версий одного и того же файла, которые может быть трудно организовать.

Когда вы делитесь документом из Word, вы фактически предоставляете другим доступ к точно такому же файлу . Это позволяет вам и людям, которыми вы делитесь с , редактировать один и тот же документ без необходимости отслеживать несколько версий.

Чтобы поделиться документом, он должен быть сначала сохранен в ваш OneDrive .

Чтобы поделиться документом:

1. Щелкните вкладку Файл для доступа к Backstage просмотра , затем щелкните Поделиться .
2. Появится панель Share .

Нажмите кнопки в интерактивном окне ниже, чтобы узнать больше о различных способах обмена документами.

Вызов!

1. Откройте наш практический документ.
2. Используйте Сохранить как , чтобы создать копию документа. Назовите новую копию Практика спасения . Вы можете сохранить его в папку на своем компьютере или в свой OneDrive .
3. Экспортируйте документ в формате PDF .

/ru/word2016/основы текста/контент/

Ваше руководство по совместному редактированию документов с помощью Google Docs

В Mojo мы полагаемся на инструменты для совместной работы и приложения для повышения производительности, чтобы делать больше в течение дня. Мы используем различные приложения, такие как Basecamp, Pivotal, Slack и Dropbox, для общения и обмена файлами, заметками и задачами. А как насчет совместного редактирования документов? Мы подготовили для вас это подробное руководство.

Мы используем Google Workspace (ранее GSuite, он же Google Apps), и одним из наших любимых приложений является Google Docs. Как часть набора приложений, Google Docs представляет собой приложение для обработки текстов для команд, которое позволяет вам очень легко создавать документы и управлять ими в Интернете.

Итак, зачем вам использовать Google Docs?

Простой:  совместная работа . Я уверен, что вы сталкивались с неуклюжим и утомительным процессом редактирования документа Word по электронной почте одним или несколькими людьми. Отслеживание изменений, пересылка файла по электронной почте, принятие изменений, исправление, отправка по электронной почте и т. д. У кого есть самая последняя версия? Где самая последняя версия? По моему опыту, это противоположно упорядоченному процессу.

Документы Google устраняют эти неудобства и добавляют некоторые действительно классные функции для совместной работы, которых просто нет в Word, например комментирование в режиме реального времени,  но мы вернемся к этому через минуту.

Но по опыту мы знаем, что не все находятся в этом поезде. Работа в Google Doc до сих пор не знакома многим людям.

Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, заключается в том, чтобы знать, как пригласить  кого-то редактировать документ Google, и убедиться, что человек, которого мы спрашиваем, знает, как его редактировать .Это случалось несколько раз: мы отправляем документ Google кому-либо (доступ к которому осуществляется по ссылке) только для того, чтобы он сохранил его или вставил в документ Word и отправил обратно нам со своими изменениями. Это противоречит цели совместной работы над документами, но это происходит потому, что получатель просто не знаком с тем, как работает документ Google.

В этом посте мы обсудим, как создать документ, как пригласить кого-то для редактирования документа Google и все промежуточные шаги.

Как создать документ Google

Чтобы создать документ, сначала перейдите в интерфейс Google Диска.Диск — это место, где хранятся все ваши документы G Suite. После того, как вы вошли в свою учетную запись Google (через Gmail или учетную запись Google Apps для бизнеса), вы можете получить доступ к своим приложениям несколькими способами, но один из простых способов — найти этот значок в верхней части экрана.

Нажмите «Диск», и вы увидите список всех ваших текущих документов. Если вы ничего не создали, на экране не будет документов.

Чтобы создать новый документ, нажмите кнопку «Создать», и вы увидите несколько вариантов:

Drive имеет знакомые инструменты управления файлами, такие как добавление новой папки или загрузка всей папки.Отсюда вы можете создать новый документ. Вы также можете создать новую электронную таблицу (Таблицы, как в Excel) или презентацию (Слайды, как в PowerPoint), но пока мы будем придерживаться стандартного документа.

После создания нового документа вверху появится пустая страница со стандартным набором инструментов для обработки текста.

Первое, что вам нужно сделать, это дать имя своему документу. Сделайте это, щелкнув слова «Документ без названия» вверху и дав ему новое имя.Обратите внимание, что он автоматически сохраняется по ходу.

Теперь вы готовы писать! Вы можете обращаться с ним так же, как с обычным документом Word. Введите и отформатируйте.

Кроме того, ваш документ хранится в облаке, что означает, что вам не нужно беспокоиться о его сохранении на компьютере или его потере. Он постоянно автоматически сохраняется, поэтому все, что вам нужно сделать, чтобы вернуться к нему, — это открыть веб-браузер, перейти на Google Диск и нажать на него. Легкий!

Сотрудничество

Теперь, когда вы создали документ, пришло время увидеть, в чем действительно хороши Документы Google.Давайте создадим сценарий, который может быть вам знаком. Вы работаете над документом, который требует отзывов и комментариев от других сотрудников вашего офиса. Итак, вы составляете отчет в виде документа Word и отправляете его по электронной почте группе из четырех человек с примечанием: «Пожалуйста, дайте мне ваши изменения». Затем каждый человек делает заметки и изменения в документе и отправляет его по электронной почте. Теперь у вас есть пять разных версий, которые нужно объединить в одну. Фу!

Google Doc устраняет эту головную боль. Все, что вам нужно сделать, это «поделиться» документом со своими коллегами и попросить их внести изменения непосредственно в тот же документ.Теперь вы работаете над одним документом, а не над 5 разными документами.

Для этого нажмите на кнопку “Поделиться” вверху справа.

Вы увидите экран общего доступа, на котором представлено множество вариантов. Мы рассмотрим несколько наиболее часто используемых вариантов публикации.

1. Делитесь информацией с людьми за пределами вашей компании

Получить ссылку для общего доступа: Вот трюк, который сэкономит вам ТОННУ времени, не говоря уже о слезах и головной боли.Если вам нужно поделиться этим документом с кем-то за пределами вашей компании, у которого может быть или не быть учетной записи Google, это то, что вам нужно. Нажмите «Получить ссылку для общего доступа».

Далее вам нужно выбрать «Все, у кого есть ссылка», а ниже вы можете выбрать уровень доступа (может просматривать, редактировать и т. д.).

Теперь нажмите Сохранить. Вы сделали документ доступным для всех, у кого есть эта конкретная ссылка.

Теперь скопируйте ссылку и можете отправить электронное письмо человеку или группе , с которыми вы хотите сотрудничать.Эта функция очень удобна, когда вы знаете, что кто-то не обязательно использует Google Apps или не знаком с входом в систему для доступа к Google Doc.

2. Ограниченное совместное использование для повышения безопасности

Приведенный выше пример позволяет любому получить доступ к документу, если у него есть ссылка. Если вы хотите поделиться документом только с определенным человеком и хотите гарантировать, что никто другой не сможет получить к нему доступ, используйте этот метод. Просто помните, что у вас могут возникнуть проблемы на другом конце, если у человека, которого вы приглашаете, нет аккаунта Google, прикрепленного к электронному письму, на которое вы отправляете.

Убедитесь, что для общего доступа по ссылке установлено значение «Выкл.», и отправьте на определенные адреса электронной почты. Вы по-прежнему можете управлять уровнями доступа здесь, а также отправлять приглашения и личные сообщения непосредственно отдельным лицам. Нажмите «Отправить», и они получат уведомление по электронной почте.

Обратите внимание: если вы начнете вводить адрес электронной почты, который уже есть в вашем списке контактов, он будет автоматически дополнен полным именем, поэтому вы можете просто выбрать их из списка, как показано выше. В противном случае вы можете просто ввести весь адрес электронной почты.Разделите несколько адресов электронной почты запятой.

Также обратите внимание, что по умолчанию вы приглашаете людей редактировать документ, хотя вы можете изменить доступ только для просмотра. Если выбран вариант «Редактировать», это означает, что приглашенные вами люди смогут вносить изменения. Однако не волнуйтесь… вы всегда можете отменить их изменения (подробнее об этом позже).

Так что теперь? Что ж, люди, которых вы пригласили, теперь получат электронное письмо со ссылкой на документ.

 

Совместная работа в реальном времени в Документах Google

Теперь они могут просто щелкнуть ссылку, чтобы перейти к документу и отредактировать его прямо в Интернете.Итак, что означает совместная работа в реальном времени в Google Docs?

Самое интересное: они могут вносить все изменения, которые захотят  одновременно , и каждая версия отслеживается и сохраняется автоматически. Кроме того, вы можете сравнить и вернуться к любой более ранней версии. Люди также могут добавлять комментарии к документу, чтобы оставить отзыв, не редактируя его.

Пока люди редактируют документ, вы можете видеть его в режиме реального времени. Вы сможете увидеть, кто просматривает его, по их значку в правом верхнем углу, и вы сможете увидеть, кто какие изменения вносит в режиме реального времени.Здесь вы можете видеть, что Эми редактирует, а на втором изображении ниже Эми ушла, но теперь Эбби находится в документе. Если бы они были там все трое одновременно, то появились бы все три значка.

Как вернуться и просмотреть историю изменений

Если вы хотите просмотреть всю историю изменений документа, перейдите в меню «Файл» и выберите «Просмотреть историю изменений».

После этого вы сможете отслеживать каждое изменение. Вы увидите список всех различных версий вместе с отметками времени и теми, кто внес изменения.

При нажатии на версию вы увидите эту версию документа. Если вы хотите вернуться к предыдущей версии, вы можете «восстановить» эту версию.

Это моя любимая часть Google Docs: совместная работа в режиме реального времени и возможность вернуться к любой версии документа в любое время.

Как видите, использование Google Doc для совместного редактирования — очень эффективный процесс. Это означает, что все редактируют только один документ; все всегда видят последнюю версию; и все изменения и комментарии отслеживаются и сохраняются. Кроме того, его можно редактировать с планшетов и мобильных устройств для еще большей гибкости.

Сохранить в разных форматах

Вы или ваши коллеги-редакторы можете в любое время загрузить копию документа в другом формате, например Word или PDF. Перейдите в Файл и выберите Скачать как, чтобы экспортировать документ в другом формате.

способа совместной работы с Google Docs

Вы, вероятно, получили представление обо всех способах использования этого инструмента, но я хочу поделиться несколькими конкретными вариантами использования из нашего опыта.Вы можете делиться документами внутри своей организации (через Google Apps) или с людьми за пределами вашей организации.

Вот некоторые способы использования этого замечательного инструмента:

• Сбор отзывов:  Составьте в своем офисе меморандум или политику, требующую группового отзыва
• Повестки дня собрания:  Создайте свою повестку и поделитесь ссылкой в ​​приглашении Календаря на предстоящее собрание
• Протокол собрания: Делайте заметки во время собрания и делитесь документами с участниками
• Данные отдела продаж: Поделитесь таблицей Google со своим отделом продаж и попросите их обновлять статистику
• Совместная работа над контентом в группе:  Начните с плана, соберите отзывы от команды и продолжайте совершенствовать статью, которую вы пишете.
• Планирование совета или комитета:  Групповая работа при работе в советах и ​​комитетах 

Возможности безграничны. В любое время, когда вам нужно совместно работать над документом с кем-то еще, вполне возможно, что Google Doc — это инструмент, который вам нужен. Некоторые другие преимущества включают в себя:

• Совместимость:  Работает на Mac, ПК, iPad, мобильных устройствах и не требует программного обеспечения
• Облачное хранилище:  Ваш документ хранится в облаке, поэтому он доступен в любом месте и не потеряется.
• Экономия времени:  Гораздо проще, поскольку нет необходимости пересылать вложения по электронной почте туда и обратно

В SpinWeb мы считаем, что Google Docs — отличное место для хранения «незавершенных» материалов. Мы не относимся к нему как к постоянному дому для доктора; скорее, мы используем его как поток рабочих документов, которые в конечном итоге могут быть экспортированы в более постоянный дом, например, в Dropbox.