Как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку: Кадровый портал

Как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку: Кадровый портал – Error

Содержание

Кадровый портал – Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее следует вшить вкладыш. Между тем, несмотря на то, что вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, при его заполнении возникает множество вопросов, которые автор и рассмотрела в статье. По наиболее интересным моментам мы представляем вам комментарии специалиста Роструда.

Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Тем не менее при его заполнении возникает много вопросов, которые наша редакция часто получает от вас. Проанализировав запросы, мы подготовили статью, из которой вы узнаете, как правильно вшить вкладыш и поставить штамп о его выдаче, о порядке нумерации записей во вкладыше, что делать, если запись о работе попала не в тот раздел, и как поступить при смене фамилии сотрудника.

Оформляем правильно

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.

В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.

Мнение эксперта

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16. 04.2003 г. № 225, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований вышеуказанных Правил.

Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки (см. Пример 1).

Мнение эксперта

Правила не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш».

Однако на практике такой штамп всегда ставится не на обложке, а на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих сведения о работнике.

Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Мнение эксперта

Правила не устанавливают, куда должен вшиваться вкладыш, – в начало, середину или конец трудовой книжки. Данный вопрос не имеет принципиального значения ни для работника, ни для работодателя, ни для надзорноконтрольных органов, однако чисто технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки.

Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в трудовой книжке.

Пример 1

Мнение эксперта

Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает нумерацию записей в трудовой книжке. При этом возможны случаи, когда номер записи, например, о приеме на работу будет проставлен в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности (профессии), места работы (структурного подразделения) в связи с тем, что в трудовой книжке уже заполнены все страницы соответствующего раздела, будет перенесено во вкладыш.

К сведению

Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22. 12.2003 г. № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений.

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).

Пример 2

В данном случае кадровик ошибся следующим образом: часть записи об увольнении («части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации») попала в раздел «Сведения о награждениях»:

Запись о работе, попавшую в раздел «Сведения о награждениях», следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером такимто недействительна» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69).

Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил).

Далее оформляем вкладыш, где в раздел «Сведения о работе» заносим ту часть записи, которая изначально попала не в тот раздел трудовой книжки.

Если у работника изменилась фамилия

Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.

Мнение эксперта

Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

На вкладыше отсутствует печать

Интересен и следующий вопрос: как поступить, если на предыдущем месте работы сотруднику забыли поставить печать на титульном листе во вкладыш к трудовой книжке?

Мнение эксперта

Если на предыдущем месте работы при выдаче вкладыша работодателем не была поставлена на титульном листе вкладыша печать организации (или печать кадровой службы), то работнику необходимо обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать, поскольку в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек первую страницу (титульный лист) вкладыша подписывает лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), которая выдала работнику вкладыш и в которой вкладыш впервые заполнялся.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку: образец

Вкладыш в трудовую книжку – это документ установленной формы, который идет дополнением к основному бланку. Как оформить вкладыш в трудовую книжку так, чтобы он соответствовал законодательству?

Что такое – вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выписывается после того, как в основном бланке не осталось места для внесения сведений в любом разделе. Это значит, что вкладыш нужно выписать даже после того, когда полностью заполнено место, куда вписывают награды и поощрения, а в разделе для записей о работе еще остается место.

Когда вкладыш оформлен и вшит в основной документ нужно все последующие записи вести в нем.

Правила оформления:

в трудовую нужно нанести отметку о том, что в дополнение к ней выдан вкладыш;
сам вкладыш, отдельно от трудовой, не имеет юридической силы, он действителен только, как приложение к основному бланку;
на одного человека может быть заведено любое количество вкладышей, нормативные акты этот вопрос не регулируют;
вкладыш нужно вшить в бланк трудовой книжки, а не просто вложить.

Порядок выдачи и правила оформления вкладыша в трудовую книжку регулируются:

постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.03 г.
правилами ведения трудовых книжек, которые утверждены вышеуказанным Постановлением.

Поскольку вкладыш также относится к основным документам, подтверждающим стаж гражданина, то он должен оформляться строго в соответствии с требованиями законодательства.

Как правильно оформить вкладыш

Вышеуказанные нормативные акты в части ведения вкладышей регулируют следующие вопросы:

как оформить;
образец вкладыша;
порядок заполнения, оформления и ведения.

Образец титульной страницы вкладыша утвержден в Постановлении «О трудовых книжках». Он практически идентичен аналогичной странице трудовой книжки, за исключением названия.

Внутренняя часть вкладыша выглядит также, как и в трудовой книжке, разница состоит лишь в количестве разворотов:

для записей данных о стаже – 9;
для заполнения сведений о наградах – 8.

Порядок оформления и ведения вкладыша полностью идентичен тому, что разработан для трудовой книжки.

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку: образец

Вкладыш выписывается только после того, как возникнет необходимость внести новую запись. В первую очередь заполняется титульный лист.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку: образец титульного листа

Как уже было указано выше, первый лист вкладыша аналогичен тому, что в трудовой книжке, соответственно и правила внесения данных будут аналогичными:

ФИО работника заносится полностью. Фамилия заносится действующая, без отражения произведенных изменений;
дата рождения;
образование на момент оформления вкладыша;
профессия или специальность;
дата заполнения – проставляется фактическое число оформления вкладыша;
подпись работника;
подписи должностного лица, которое заполняет вкладыш;
печать организации. На бланке отведено под нее место, отмечено соответствующими буквами (МП). Но в связи с тем, что в данный момент наличие гербовой печати не является обязательным, ставится она только при наличии. Это отмечено в разъяснениях к Правилам ведения книжек от 31.10.16 за № 589н. Если печать есть, то ее простановка обязательна.

Если при заполнении первой страницы допускается ошибка, то бланк уничтожают и выписывают новый вкладыш. Образец заполнения можно посмотреть здесь.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку по разделам

Все разделы этого документа полностью аналогичны трудовой, и при внесении в них информации нужно следовать Инструкции по заполнению трудовых книжек:

наименование организации пишется полностью;
указывается дата записи;
вписывается информация о трудоустройстве либо награждении.

Обратите внимание! Заполнение разделов во вкладыше не обязательно будет начинаться с наименование организации. Например, запись о приеме и переводах сделана в самой трудовой книжке, а для внесения записи об увольнении сводных строк не остается. Она вносится уже во вкладыш, безо всяких пояснений, то есть записи просто продолжаются.

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку, как сделать запись

Содержание статьи

Ответственность за заполнение вкладыша трудовой книжки обычно возлагается работодателем на работника кадровой службы. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку ничем не отличаются от правил заполнения самой книжки, однако в каждом вопросе есть небольшие нюансы, которые мы и рассмотрим далее.

Вкладыш в трудовую книжку и его заполнение

Данный вкладыш — это отдельный документ. Однако он не является фактически действительным без предоставления трудовой книжки, на которой должны быть проставлены реквизиты этого вкладыша. Оформление вкладыша производится лишь в том случае, когда в трудовой книжке в любом из разделов закончилось место для записи. Количество вкладышей в трудовую не ограничивается никакими нормативными документами, их следует заводить по мере необходимости.

Полученный специалистом по кадрам бланк вкладыша следует зарегистрировать во всех необходимых учетных документах и вшить крепкими нитками в трудовую книжку соответствующего работника. Далее необходимо проставить в этой трудовой книжке на титульном листе специальный штамп, где есть обозначение «Выдан вкладыш», и указать в нем серию и номер вшитого вкладыша.

Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки?

Первая страница вкладыша содержит те же сведения, которые заполнялись на титульном листе трудовой книжки работника. Однако надо быть особо внимательным при заполнении этой страницы вкладыша и не стоит переписывать все данные из трудовой книжки, поскольку у сотрудника за период его трудовой деятельности в данной организации могли измениться профессия (специальность) и уровень его образования, да и фамилия — тоже. Специалист по кадрам должен вносить все записи только на основании подтверждающих документов, действительных в данный период времени, которые ему обязан предоставить этот сотрудник.
Датой заполнения вкладыша обычно считается та дата, с которой началась первая запись в этом вкладыше.
Заполнявший первую страницу вкладыша специалист по кадрам в конце нее должен поставить свою подпись.
Заверяется вкладыш печатью работодателя.
Личная подпись работника на первой странице вкладыша в его трудовую книжку также необходима.
Записи во вкладыше являются продолжением записей в трудовой книжке, поэтому их нумерация также должна быть продолжена.
Все сведения о работе данного сотрудника и его награждениях следует вносить во вкладыш так же, как и в трудовую книжку.

Исправление допущенных ошибок при заполнении вкладыша

При заполнении вкладыша к трудовой книжке могут быть допущены ошибки. Специалист по кадрам должен знать правильный выход из этой ситуации.

Если запись или ее часть попала в другой раздел

Нередко по невнимательности допускается еще одна ошибка. Когда закончились свободные строчки в разделе трудовой книжки «Сведения о работе» работники кадровых служб, перелистывая страницу, продолжают начатую запись уже на странице «Сведения о награждениях», при этом не замечая, что нужный им раздел уже закончен. Каким образом в таком случае нужно внести исправление и как правильно сделать запись в вкладыш в трудовую книжку?

В п.30 Правил №225 о ведении трудовой книжки прописано, что не допускается исправлять ошибочную запись методом ее зачеркивания. Ее возможно будет изменить только путем внесения в трудовую книжку записи о ее недействительности с последующим внесением правильной записи.

Если запись о работе частично попала в раздел «Сведения о награждениях», то сперва нужно будет пронумеровать эту ее часть, вписать полное и сокращенное название организации, которая вносит изменения, а затем проставить следующий порядковый номер и признать ошибочную запись недействительной.

Рассмотрим вариант, когда часть записи об увольнении работника попала на страницу «Сведения о награждениях», и специалист по кадрам заметил это до того, как заверил ее своей подписью и поставил печать. В этом случае ошибочную запись можно не дописывать, а сразу начинать ее исправление. Например:

1	2			3	4
1				кодекса Российской Федерации
				Закрытое акционерное общество «Лининвест»
				(ЗАО «Лининвест»)
2	17	01	2014	Запись за номером 1 недействительна
				Инспектор по кадрам Подпись Н. К. Галкина
				Печать

Теперь во вкладыше в нужном разделе можно сделать правильную запись, которая будет продолжать ранее сделанные записи в трудовой книжке.

В нашем случае следует внести недописанную часть записи об увольнении в графу №3 раздела вкладыша «Сведения о работе», а затем заверить ее подписью специалиста по кадрам и печатью организации. Например:

1	2	3	4
		кодекса Российской Федерации
		Инспектор по кадрам Подпись Н. К. Галкина
		Печать

Изменение фамилии

Допустим, что у работника поменялась фамилия, например, сотрудница вышла замуж, либо расторгла брак. На основании ее заявления и предоставленных ею подтверждающих документов необходимо издать соответствующий приказ. Затем специалист по кадрам должен внести изменения не только в трудовую книжку работника, но и во вшитый и оформленный вкладыш. Для этого на титульном листе обоих документов следует аккуратно зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию и рядом с ней вписать новую фамилию работника.

Затем на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать ссылку на предоставленный работником документ, подтверждающий факт изменения его фамилии, заверить подписью специалиста по кадрам и поставить печать организации.

Например:

Фамилия изменена на фамилию «Кузнецова» на основании свидетельства о браке серия _____ № ______ от «___» _____ 20___г. и паспорта серия _____ № ______ выданного ________________________________________»___» _____ 20___г.Инспектор по кадрам Подпись Н.К. ГалкинаПечать

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Как оформить вкладыш в трудовую книжку – вопрос, с которым время от времени сталкиваются работодатели. В трудовой книжке определенное количество страниц, которые со временем полностью исписываются, и в этом случае приходит на помощь вкладыш в трудовую книжку. Что такое вкладыш, зачем его заполнять, и как это правильно сделать, подробно рассмотрим в этой статье.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Граждане, которые ведут активную трудовую деятельность, рано или поздно попадают в ситуацию, когда страницы трудовой книжки в одном из разделов заканчиваются. К этому могут привести не только частая смена работы, но и активный карьерный рост (например внутренние и внешние переводы), частые поощрения за успехи с занесением в трудовую книжку и т. д.

Однако это не означает, что сотрудник должен прекратить трудиться или заводить новую трудовую книжку. Для этих случаев и нужен специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок вкладыш, который подшивается в трудовую книжку.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Правила заполнения вкладыша трудовых книжек (далее Правила), регламентированы постановлением Минтруда РФ от 10. 10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

При внесении любых записей во вкладыши трудовых книжек, казалось бы, проблемных моментов возникать не должно, поскольку Правилами установлено: вкладыш заполняется абсолютно аналогично заполнению трудовой книжки. Но все же давайте остановимся на вопросах оформления вкладыша, которые часто возникают у кадровиков.

Вкладыш заполняется тем работодателем (его сотрудниками), во время работы у которого полностью использованы страницы одного из разделов (чаще всего это раздел сведений о работе).
На титульном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а ни в коем случае дата заведения трудовой книжки.
Во вкладыш вносятся те данные сотрудника, которые действительны на настоящий момент времени (например, с момента заведения трудовой книжки у трудящегося могли измениться уровень образования, фамилия, возможно имя и т. д. ).
Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено.

После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия).

Подпишитесь на рассылку

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:

штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем;
вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп;
подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках

Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик (или иной сотрудник нанимателя) допускает ошибку. Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Уникальный номер вкладыша следует вырезать и вклеить в журнал учета (для подтверждения утилизации испорченного вкладыша).

Поэтому рекомендуется сначала полностью заполнить вкладыш (титульную страницу), а только потом его подшивать в саму книжку. Иначе данные в трудовой придется исправлять, ставить новый штамп и реквизиты вкладыша (как известно, трудовая книжка имеет маленький размер, и на титульном развороте и так мало места).

Кроме того, категорически запрещается:

вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку

Рассмотрим важные основы заполнения вкладыша трудовой книжки.

Как уже указывалось выше, вкладыш ведется так же, как и сама книжка.
Следует помнить, что без трудовой книжки сам по себе вкладыш не имеет юридической силы (недействителен).
Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16». Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет. В данном случае запись переносится во вкладыш с того места, на котором оборвалась.
Если во время трудовой деятельности у сотрудника произошла смена фамилии, то исправить фамилию нужно как в самой трудовой книжке, так и во вкладыше к ней.
Если наниматель, который завел вкладыш, не проставил в него свою печать, а сотрудник уже трудится на другой работе, то за проставлением печати во вкладыш трудящемуся необходимо обратиться именно к нанимателю, оформившему вкладыш (т. е. к предыдущему).

Мы остановились на основных правилах оформления вкладышей в трудовые книжки. Используя их в своей работе, работодатели могут сэкономить не только свое время, но и время и силы сотрудников, чьи трудовые книжки и вкладыши они заполняют. Если же в оформлении вкладыша в трудовую книжку сотрудника допущены ошибки или неточности, последний может обратить внимание своего нанимателя на эту статью.

Вкладыш в трудовую книжку – образец оформления

Вкладыш в трудовую книжку как оформить – образец мы приведем в нашей статье. Кроме того, речь в ней пойдет о том, что собой представляет этот документ, как заполнить вкладыш в трудовую и не допустить ошибок.

Фото: Фотобанк Лори

Что такое вкладыш

В соответствии с п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), при недостаточности места на одной из страниц раздела книжки требуется оформление вкладыша, который впоследствии вшивается в нее. Делает это предприятие, в период работы на котором было обнаружено, что места для следующей отметки недостаточно.

Недопустимо совершать следующие действия, избегая выдачи вкладыша:

оформлять работнику новую трудовую книжку;
продолжать и дальше вести трудовую, внося при этом сведения в не подходящие для этого графы;
дополнять книжку пустыми листами и продолжать ее вести.

Внешний вид вкладыша отличается от трудовой книжки.

Его бланк выглядит следующим образом:

обложка документа картонная, не содержит герб РФ;
общее количество страниц — 46;
документ также оснащен элементами защиты;
титульный лист аналогичен титульному листу трудовой книжки;
графы и разделы полностью совпадают с графами трудовой.

Как внести запись о том, что выдан вкладыш

В соответствии с п. 44 Правил администрация предприятия должна иметь необходимое количество трудовых книжек, а также вкладышей к ним.

Приобретаются они работодателем. При этом он вправе требовать с работника сумму, затраченную на их покупку (п. 47 Правил). Исключением в этом случае будет массовая утрата администрацией документов, неправильное заполнение или порча не по вине работника (пп. 34, 48 Правил).

Для того чтобы начать делать записи во вкладыше, необходимо внести соответствующие отметки об этом в трудовую книжку, а именно:

проставить штамп с информацией о том, что имеется вкладыш;
при отсутствии штампа вписать указанные сведения вручную.

Эта информация указывается на титульном листе трудовой книжки, в правом верхнем углу.

Оформление вкладыша состоит из следующих шагов:

ставится штамп или делается отметка о его выдаче на трудовой;
прописывается его серия и номер;
приложение вшивается в трудовую книжку.

Число вкладышей, которые могут быть оформлены 1 работнику, никак не ограничено. Если на титульном листе уже есть отметка об этом, ниже следует сделать новую запись, указав соответствующую информацию.

Оформление вкладыша: правила заполнения

Порядок заполнения вкладыша и самой книжки аналогичен, а значит, при его оформлении следует руководствоваться Инструкцией по ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

По своей сути этот документ является продолжением трудовой. Ответ на вопрос, как оформить вкладыш в трудовую книжку, следующий: данные, указанные на титульном листе книжки, необходимо перенести на вкладыш, заверить подписью лица, ответственного за работу с ними, и печатью предприятия (при наличии).

Но нередко за период работы гражданина его персональные данные значительно меняются. Во избежание внесения ошибочных сведений для оформления вкладыша работнику необходимо предъявить следующие документы:

паспорт;
документ, подтверждающий уровень образования;
в случае перемены фамилии или иных данных — подтверждающие бумаги.

При оформлении следующей записи во вкладыше требуется продолжить нумерацию записей в соответствующем разделе трудовой. То есть первая запись во вкладыше не должна иметь номер 1.

В Правилах не поясняется порядок вшивания вкладыша, поэтому сотрудники кадровых служб обычно вшивают его между последней страницей и обложкой книжки.

На основании абз. 2 п. 38 Правил вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Как заполнить вкладыш без ошибок

При необходимости оформить вкладыш следует вначале заполнить его и только после этого переносить сведения о нем в трудовую книжку. Нередко при заполнении делаются ошибки, из-за чего бланк подлежит устранению на основании акта (п. 42 Правил) и в дальнейшем непригоден для использования.

При выявлении неточностей или неправильных записей еще в трудовой или уже во вкладыше не допускается их зачеркивание или исправление (п. 30 Правил). В этом случае внести поправки нужно на предприятии, где была сделана ошибочная запись, или по новому месту работы с приложением подтверждающих документов (п. 27 Правил). При этом уже во вкладыше фиксируется, что данные под таким-то номером признаются недействительными, а следом вносятся верные сведения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если уже после заведения вкладыша у сотрудника меняются персональные данные, такие как фамилия или имя, вносить изменения требуется согласно требованиям п. 26 Правил. Предыдущие сведения зачеркиваются аккуратной чертой как на титульном листе трудовой книжки, так и на вкладыше, далее указываются новые данные. Информация о подтверждающих документах приводится на обратной стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью и печатью (при ее наличии).

При оформлении вкладыша необходимо зафиксировать его в журнале учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил) с указанием номера и серии.

В соответствии с п. 42 Правил вкладыш является документом строгой отчетности и хранится на предприятии.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку можно скачать здесь: Образец оформления вкладыша в трудовую книжку.

Вкладыш — это продолжение трудовой книжки. Необходимость в его оформлении возникает при недостаточности места для внесения записей в одном из разделов книжки. Оформляется и ведется этот документ по тем же правилам, что и сама трудовая книжка.

Вкладыш в трудовую книжку | Оформление 2021

Если в трудовой книжке работника в любом из разделов (титульный лист, сведения о работе, сведения о награждениях) закончились пустые поля и внести новые данные не представляется возможным, кадровая служба работодателя должна оформить вкладыш.

Правильно заполненный вкладыш в трудовую книжку становится ее неотъемлемой частью, как самостоятельный документ он недействителен.

После оформления вкладыша все последующие записи заносятся уже только в него, заполнять далее саму трудовую не следует, даже если в ней остались чистые страницы.

Количество вкладышей, которое может быть заведено в качестве продолжения труд. книжки работника, законодательно не регламентируется. Главное, чтобы они были оформлены и вшиты в установленном порядке, а на первом развороте трудовой книжки стояли соответствующие штампы (записи, содержащие реквизиты вклад.).

Обратите внимание:

1) Если в трудовой не осталось свободного места в разделе «Сведения о работе», категорически запрещается исправлять наименование следующего раздела «Сведения о награждениях» и вести в нем записи о трудоустройстве, переводе и увольнении.

2) Если в каком-либо разделе трудовой книжки закончились страницы, не допускается:

заводить вместо вкладыша новый бланк трудовой;
вшивать или вклеивать в документ обычные разлинованные листы бумаги или отдельные листы из чистого формуляра трудовой книжки.

Приобретение бланков вкладышей

Порядок обеспечения работодателей бланками вкладышей в трудовую книжку утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н.

Покупка бланков является обязанностью работодателя, заставлять работника приобретать чистый формуляр вкладыша самостоятельно запрещено.

При этом работодатель имеет право при оформлении вкладыша потребовать с сотрудника возмещения затрат на его приобретение. На основании письменного заявления сотрудника стоимость бланка можно удержать из заработной платы.

Обратите внимание: внести запись о вступлении работника в должность работодатель обязан в течение 5 дней, поэтому, чтобы не нарушать установленные сроки, организациям (ИП) рекомендуется иметь в запасе хотя бы один чистый формуляр вкладыша к трудовой книжке.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Обратите внимание: вкладыш является унифицированным бланком строгой отчетности, поэтому категорически не допускается при вшивке документа в трудовую удалять фабричную картонную обложку.

Вкладыш заполняется в том же порядке, который предусмотрен для оформления трудовых книжек, поэтому рассмотрим только отдельные нюансы, возникающие в процессе заполнения:

1) Для начала кадровый сотрудник должен заполнить титульный лист вкладыша.

Информация на титульном листе должна соответствовать сведениям о работнике, указанным в трудовой книжке, но при этом содержать только актуальные данные.

Таким образом, если у сотрудника менялась фамилия, и на титульном листе труд. книжки внесены соответствующие изменения, подкрепленные сведениями о подтверждающем документе, то во вкладыш записывается только новая фамилия.

Примечание: если впоследствии после вшивки вкладыша фамилия сотрудника поменяется, изменения нужно будет отразить и на титульном листе трудовой, и на титульном листе вклад.

В таком же порядке заполняются сведения об образовании и специальности.

Затем ставится дата заполнения вкладыша. Записывается именно та дата, на которую был заведен вкладыш, а не дата заполнения трудовой книжки.

Ниже в общем порядке проставляются подписи самого работника и ответственного должностного лица, а также печать работодателя (при наличии).

2) Затем на первом развороте самой трудовой книжки ставится специальный штамп (при наличии) или делается запись от руки: «Выдан вкладыш серия ___ № ____».

Законодательство не регламентирует, в каком месте первого разворота трудовой нужно делать данную пометку (ставить штамп), чаще всего запись указывается в правом верхнем углу титульного листа, но вполне допустимо разместить данную пометку и на обороте обложки.

Обратите внимание: если при заполнении титульного листа вкладыша допущена ошибка (например: неправильно записано имя работника), испорченный бланк аннулируется и заводится новый.
Именно поэтому рекомендуется сначала полностью оформить титульный лист, а уже потом проставить реквизиты вкладыша в трудовой книжке.

3) Далее в обычном порядке вносятся сведения о работе и награждениях. При этом нужно продолжать сквозную нумерацию записей из соответствующих разделов трудовой.

Примечание: если кадровый работник видит, что новая запись на последней странице раздела труд. книжки уже не поместится, допускается два варианта действий:

оставить строки пустыми и внести новую запись уже в соответствующий раздел вкладыша;
начать вносить запись в трудовой книжке, а закончить уже во вкладыше.

4) Реквизиты оформленного вкладыша в общем порядке заносятся в книгу учета движения трудовых книжек.

Как правильно вшить вкладыш

Нормативные акты не регламентируют, в какое место должен быть вшит вкладыш: в начало, середину или в конец трудовой книжки. Чаще всего вкладыш крепится либо в самом конце книжки, либо перед разделом «Сведения о награждениях», если в нем отсутствуют какие-либо записи.

Процедура проводится следующим образом:

В самом вкладыше (на центральном развороте) и в трудовой книжке (на развороте, где планируется закрепить вклад. ) по месту сгиба прокалывается шилом несколько отверстий.
Документы сшиваются с помощью иглы суровыми нитками (на некоторых предприятиях используются специальные швейные машинки для документов, применение таких устройств в данном случае разрешено).

Не допускается:

прикалывать вкладыш при помощи степлера;
использовать клей;
просто вкладывать документ в трудовую книжку без прошивки.

Примечание: вкладыш должен составлять с трудовой книжкой единое целое. Если документ просто вложен в книжку или прикреплен к ней обычной скрепкой, он считается недействительным.

Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях:

1.2 Ввод, редактирование и управление данными – начало Excel, первое издание

Цели обучения

Узнайте, как вводить данные в рабочий лист.
Узнайте, как редактировать данные на листе.
Изучите, как используется автозаполнение при вводе данных.
Узнайте, как удалять данные с листа и использовать команду «Отменить».
Узнайте, как настроить ширину столбцов и высоту строк на листе.
Узнайте, как скрыть столбцы и строки на листе.
Узнайте, как вставлять столбцы и строки в рабочий лист.
Узнайте, как удалять столбцы и строки из рабочего листа.
Узнайте, как перемещать данные в разные места на листе.

В этом разделе мы начнем разработку рабочей книги, показанной на рис. 1.1 . Навыки, описанные в этом разделе, обычно используются на ранних этапах разработки одного или нескольких рабочих листов в книге.

Вы начнете создавать рабочую книгу, показанную на рис. 1 .1 путем ручного ввода данных в рабочий лист. Следующие шаги объясняют, как заголовки столбцов в строке 2 вводятся на листе:

Щелкните ячейку A2 на листе.
Введите слово Месяц .
Нажмите кнопку СТРЕЛКА ВПРАВО. Это введет слово в ячейку A2 и активирует следующую ячейку справа.
Введите Штучные продажи и нажмите клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО.
Повторите шаг 4 для слов Средняя цена , а затем еще раз для долларов продаж .

Рисунок 1.15 показывает, как ваш рабочий лист должен выглядеть после того, как вы ввели заголовки столбцов в строку 2. Обратите внимание, что слово Цена в ячейке C2 не отображается. Это связано с тем, что столбец слишком узкий, чтобы соответствовать введенной вами записи. В следующем разделе мы рассмотрим методы форматирования, чтобы исправить эту проблему.

Рисунок 1.15 Ввод заголовков столбцов в рабочий лист

Проверка целостности

Заголовки столбцов

Очень важно включить заголовки столбцов, которые точно описывают данные в каждом столбце рабочего листа.В профессиональной среде вы, вероятно, будете делиться книгами Excel с коллегами. Хорошие заголовки столбцов уменьшают вероятность того, что кто-то неверно истолкует данные, содержащиеся в таблице, что может привести к дорогостоящим ошибкам в зависимости от вашей карьеры.

Щелкните ячейку B3.
Введите число 2670 и нажмите клавишу ENTER. После того, как вы нажмете клавишу ENTER, ячейка B4 будет активирована. Использование клавиши ENTER – эффективный способ ввода данных вертикально вниз по столбцу.
Введите следующие числа в ячейки с B4 по B14: 2160 , 515, 590, 1030, 2875, 2700, 900, 775, 1180, 1800 и 3560 .
Щелкните ячейку C3.
Введите число 9,99 и нажмите клавишу ENTER.
Введите следующие числа в ячейки с C4 по C14: 12,49, 14,99, 17,49, 14,99, 12,49, 9,99, 19,99, 19,99, 19,99, 17,49 и 14,99 .
Активировать ячейку D3.
Введите число 26685 и нажмите клавишу ENTER.
Введите следующие числа в ячейки с D4 по D14: 26937, 7701, 10269, 15405, 35916, 26937, 17958, 15708, 23562, 31416 и 53370 .
Когда закончите, убедитесь, что введенные вами данные соответствуют Рисунок 1.16 .

Почему?

Избегайте форматирования символов при вводе чисел

При вводе чисел на лист Excel лучше избегать добавления каких-либо символов форматирования, таких как знаки доллара и запятые.Хотя Excel позволяет добавлять эти символы при вводе чисел, это замедляет процесс ввода данных. Более эффективно использовать функции форматирования Excel, чтобы добавлять эти символы к числам после того, как вы введете их на лист.

Проверка целостности

Ввод данных

Очень важно внимательно вычитать свой рабочий лист, особенно когда вы ввели числа. Перенос чисел при ручном вводе данных в рабочий лист – распространенная ошибка. Например, число 563 можно заменить на 536. Такие ошибки могут серьезно нарушить целостность вашей книги.

Проверка целостности

Рисунок 1.16 показывает, как ваш рабочий лист должен выглядеть после ввода данных. Внимательно проверьте свои числа, чтобы убедиться, что они точно введены в рабочий лист.

Рисунок 1.16 Завершенный ввод данных для столбцов B, C и D

Данные, введенные в ячейку, можно изменить, дважды щелкнув местоположение ячейки или используя панель формул.Возможно, вы заметили, что, когда вы вводили данные в ячейку, введенные вами данные появлялись на панели формул. Панель формул можно использовать для ввода данных в ячейки, а также для редактирования данных, которые уже существуют в ячейке. Следующие шаги представляют собой пример ввода и последующего редактирования данных, которые были введены в ячейку:

Щелкните ячейку A15 на листе Sheet1.
Введите сокращение Tot и нажмите клавишу ENTER.
Щелкните ячейку A15.
Переместите указатель мыши вверх на панель формул. Вы увидите, как указатель превратится в курсор. Переместите курсор в конец аббревиатуры Tot и щелкните левой кнопкой мыши.
Введите буквы al , чтобы завершить слово Всего.
Щелкните галочку слева от строки формул (см. , рис. 1.17, ). Это внесет изменение в ячейку.
Рисунок 1.17 Использование панели формул для редактирования и ввода данных
Дважды щелкните ячейку A15.
Добавьте пробел после слова Total и введите слово Sales .
Нажмите клавишу ENTER.

Сочетания клавиш

Редактирование данных в ячейке

Активируйте ячейку, которую нужно отредактировать, и нажмите клавишу F2 на клавиатуре.

Функция автозаполнения – ценный инструмент при ручном вводе данных в рабочий лист. Эта функция имеет много применений, но она наиболее полезна, когда вы вводите данные в определенной последовательности, например числа 2, 4, 6, 8 и т. Д., Или нечисловые данные, такие как дни недели или месяцы год.Следующие шаги демонстрируют, как можно использовать автозаполнение для ввода месяцев года в столбец A:

Щелкните ячейку A3 на листе Sheet1.
Введите слово Январь и нажмите клавишу ENTER.
Снова активируйте ячейку A3.
Переместите указатель мыши в правый нижний угол ячейки A3. В этом углу клетки вы увидите небольшой квадрат; это называется маркером заливки (см. , рис. 1.18, ). Когда указатель мыши приближается к маркеру заливки, белый блок плюс знак превратится в черный знак плюса.

Рисунок 1.18 Ручка заполнения

Щелкните левой кнопкой мыши и перетащите маркер заливки в ячейку A14. Обратите внимание, что поле подсказки Auto Fill указывает, какой месяц будет помещен в каждую ячейку (см. Рисунок 1.19 ). Отпустите левую кнопку мыши, когда в поле с подсказками появится надпись «Декабрь».

Рисунок 1.19 Использование автозаполнения для ввода месяцев года

После того, как вы отпустите левую кнопку мыши, все двенадцать месяцев года должны появиться в диапазоне ячеек A3: A14, как показано на , рис. 1.20. .Вы также увидите кнопку «Параметры автозаполнения». Нажав эту кнопку, вы получите несколько вариантов вставки данных в группу ячеек.

Рисунок 1.20. Кнопка параметров автозаполнения

Нажмите кнопку «Параметры автозаполнения».
Щелкните опцию Копировать ячейки. Это изменит месяцы в диапазоне от A4: A14 до января.
Еще раз нажмите кнопку «Параметры автозаполнения».
Щелкните параметр «Заполнить месяцы», чтобы вернуть месяцы года в диапазон ячеек A4: A14. Опция Fill Series даст тот же результат.

Существует несколько методов удаления данных с рабочего листа, некоторые из которых показаны здесь. В каждом методе вы используете команду «Отменить». Это полезная команда на случай, если вы по ошибке удалите данные со своего рабочего листа. Следующие шаги демонстрируют, как удалить данные из ячейки или диапазона ячеек:

Щелкните ячейку C2, наведя указатель мыши на ячейку и щелкнув левой кнопкой мыши.
Нажмите клавишу DELETE на клавиатуре. Это удаляет содержимое ячейки.
Выделите диапазон C3: C14, наведя указатель мыши на ячейку C3. Затем щелкните левой кнопкой мыши и перетащите указатель мыши вниз к ячейке C14.
Наведите указатель мыши на маркер заливки. Вы увидите, как белый блок плюс знак сменится на черный знак плюса.
Щелкните и перетащите указатель мыши до ячейки C3 (см. Рисунок 1.21 ). Отпустите кнопку мыши. Содержимое в диапазоне C3: C14 будет удалено.

Рисунок 1.21 Использование автозаполнения для удаления содержимого ячейки

Нажмите кнопку «Отменить» на панели быстрого доступа (см. , рис. 1.2, ). Это должно заменить данные в диапазоне C3: C14.
Снова нажмите кнопку «Отменить». Это должно заменить данные в ячейке C2.

Сочетания клавиш

Отменить команду

Удерживайте нажатой клавишу CTRL, одновременно нажимая букву Z на клавиатуре.
Выделите диапазон C2: C14, поместив указатель мыши на ячейку C2. Затем щелкните левой кнопкой мыши и перетащите указатель мыши вниз к ячейке C14.
Нажмите кнопку «Очистить» на вкладке «Главная» ленты, которая находится рядом с группой команд «Ячейки» (см. , рис. 1.22, ). Откроется раскрывающееся меню, содержащее несколько параметров для удаления или очистки данных из ячейки. Обратите внимание, что у вас также есть параметры для очистки только форматов в ячейке или гиперссылок в ячейке.
Щелкните опцию Очистить все. Это удаляет данные в диапазоне ячеек.
Нажмите кнопку «Отменить».Это заменяет данные в диапазоне C2: C14.

Рисунок 1.22 Раскрывающееся меню очистки команд

Есть несколько записей на листе, которые кажутся обрезанными. Например, последнюю букву слова «сентябрь» нельзя увидеть в ячейке A11. Это потому, что столбец слишком узкий для этого слова. Столбцы и строки на листе Excel можно настроить в соответствии с данными, вводимыми в ячейку. Следующие шаги объясняют, как настроить ширину столбцов и высоту строк на листе:

Поместите указатель мыши между столбцом A и столбцом B на листе Sheet1, как показано на Рисунок 1. 23 . Вы увидите, как белый блок плюс знак превращается в двойные стрелки.
Щелкните и перетащите столбец вправо, чтобы можно было увидеть все слово сентябрь в ячейке A11. При перетаскивании столбца вы увидите поле подсказки ширины столбца. В этом поле отображается количество символов, которые уместятся в столбце с использованием 11-точечного шрифта Calibri, который является настройкой по умолчанию для шрифта / размера.
Отпустите левую кнопку мыши.

Рисунок 1.23 Регулировка ширины столбца

Вы можете обнаружить, что использование метода “щелкни и перетащи” неэффективно, если вам нужно установить определенную ширину символа для одного или нескольких столбцов.Шаги с 1 по 6 иллюстрируют второй метод настройки ширины столбцов при использовании определенного количества символов:

Щелкните любую ячейку в столбце A, наведя указатель мыши на ячейку и щелкнув левой кнопкой мыши. Вы можете выделить ячейки в нескольких столбцах, если вы устанавливаете одинаковую ширину символа для нескольких столбцов.
На вкладке «Главная» ленты щелкните левой кнопкой мыши кнопку «Формат» в группе «Ячейки».
В раскрывающемся меню выберите параметр «Ширина столбца».Откроется диалоговое окно “Ширина столбца”.
Введите число 13 и нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Ширина столбца. Это установит для столбца A эту ширину символа (см. , рис. 1.24, ).
Еще раз переместите указатель мыши между столбцом A и столбцом B, чтобы отобразился указатель с двойной стрелкой, а затем дважды щелкните, чтобы активировать функцию AutoFit. Эта функция регулирует ширину столбца на основе самой длинной записи в столбце.
Используйте диалоговое окно «Ширина столбца» (шаг 6 выше), чтобы установить ширину 13.

Рисунок 1.24 Диалоговое окно ширины столбца

Сочетания клавиш

Ширина столбца

Нажмите клавишу ALT на клавиатуре, затем по очереди нажимайте буквы H, O и W.

Шаги с 1 по 4 демонстрируют, как настроить высоту строки, что аналогично настройке ширины столбца:

Щелкните ячейку A15, поместив указатель мыши на ячейку и щелкнув левой кнопкой мыши.
На вкладке «Главная» ленты щелкните левой кнопкой мыши кнопку «Формат» в группе «Ячейки».
В раскрывающемся меню выберите параметр «Высота строки». Это откроет диалоговое окно “Высота строки”.
Введите число 24 и нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Высота строки. Это установит высоту строки 15 в 24 точки. Пункт эквивалентен приблизительно 1/72 дюйма. Эта корректировка высоты строки была сделана, чтобы создать пространство между итогами для этого рабочего листа и остальными данными.

Сочетания клавиш

Высота ряда

Нажмите клавишу ALT на клавиатуре, затем по очереди нажимайте буквы H, O и H.

Рисунок 1.25 показывает внешний вид рабочего листа после корректировки столбца A и строки 15.

Рисунок 1.25. Данные о продажах GMW с скорректированными столбцами A и 15.

Обновление навыков

Регулировка столбцов и рядов

Активируйте хотя бы одну ячейку в настраиваемой строке или столбце.
Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
Нажмите кнопку «Форматировать» в группе «Ячейки».
В раскрывающемся меню выберите высоту строки или ширину столбца.
Введите высоту строки в точках или ширину столбца в символах в диалоговом окне.
Щелкните кнопку ОК.

Помимо настройки столбцов и строк на листе, вы также можете скрыть столбцы и строки. Это полезный метод улучшения внешнего вида рабочего листа, содержащего данные, которые не нужно отображать. Эти функции будут продемонстрированы с помощью книги данных о продажах GMW. Однако для этого рабочего листа нет необходимости иметь скрытые столбцы или строки.Здесь эти навыки будут использоваться только в демонстрационных целях.

Щелкните ячейку C1 на листе Sheet1, наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
Нажмите кнопку «Формат» на вкладке «Главная» ленты.
Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать» в раскрывающемся меню. Это откроет подменю опций.
Щелкните опцию Hide Columns в подменю опций (см. Рисунок 1.26 ). Это скроет столбец C.

Рисунок 1.26 Скрыть и показать подменю

Сочетания клавиш

Скрытие столбцов

Удерживая нажатой клавишу CTRL, нажмите цифру 0 на клавиатуре.

Рисунок 1.27. показывает книгу со столбцом C, скрытым на листе Sheet1. Вы можете сказать, что столбец скрыт, по отсутствующей букве C.

Рисунок 1.27 Скрытый столбец

Чтобы показать столбец, выполните следующие действия:

Выделите диапазон B1: D1, активировав ячейку B1, щелкнув и перетащив в ячейку D1.
Нажмите кнопку «Формат» на вкладке «Главная» ленты.
Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать» в раскрывающемся меню.
Щелкните параметр «Показать столбцы» в подменю параметров. Столбец C теперь будет виден на листе.

Сочетания клавиш

Скрытые столбцы

Выделите ячейки по обе стороны от скрытых столбцов, затем удерживайте клавиши CTRL и SHIFT, одновременно нажимая клавишу закрывающих скобок ()) на клавиатуре.

Следующие шаги демонстрируют, как скрыть строки, что аналогично скрытию столбцов:

Щелкните ячейку A3 на листе Sheet1, наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
Нажмите кнопку «Формат» на вкладке «Главная» ленты.
Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать» в раскрывающемся меню. Это откроет подменю опций.
Щелкните опцию Hide Rows в подменю опций.Это скроет строку 3.

Сочетания клавиш

Скрытие строк

Удерживайте нажатой клавишу CTRL, одновременно нажимая клавишу с цифрой 9 на клавиатуре.

Чтобы отобразить строку, выполните следующие действия:

Выделите диапазон A2: A4, активировав ячейку A2, щелкнув и перетащив в ячейку A4.
Нажмите кнопку «Формат» на вкладке «Главная» ленты.
Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать» в раскрывающемся меню.
Щелкните параметр «Показать строки» в подменю параметров. Строка 3 теперь будет видна на листе.

Сочетания клавиш

Раскрытие строк

Выделите ячейки над и под скрытой строкой (строками), затем, удерживая нажатой клавишу CTRL и клавишу SHIFT, нажмите клавишу открытой круглой скобки (() на клавиатуре.

Проверка целостности

Скрытые строки и столбцы

В большинстве случаев профессионалы обычно используют книги Excel, разработанные коллегой.Прежде чем использовать книгу, разработанную кем-то другим, всегда проверяйте наличие скрытых строк и столбцов. Вы можете быстро увидеть, скрыта ли строка или столбец, если номер строки или буква столбца отсутствует.

Обновление навыков

Скрытие столбцов и строк

Активируйте хотя бы одну ячейку в строках или столбцах, которые вы скрываете.
Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
Нажмите кнопку «Форматировать» в группе «Ячейки».
Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать».
Щелкните параметр «Скрыть строки» или «Скрыть столбцы».

Обновление навыков

Отображение столбцов и строк

Выделите ячейки выше и ниже скрытых строк или слева и справа от скрытых столбцов.
Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
Нажмите кнопку «Форматировать» в группе «Ячейки».
Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать».
Щелкните параметр «Показать строки» или «Показать столбцы».

Использование книг Excel, которые были созданы другими, – очень эффективный способ работы, поскольку он избавляет от необходимости создавать рабочие листы данных с нуля. Однако вы можете обнаружить, что для достижения своих целей вам необходимо добавить дополнительные столбцы или строки данных. В этом случае вы можете вставить в рабочий лист пустые столбцы или строки. Следующие шаги демонстрируют, как это сделать:

Щелкните ячейку C1 на листе Sheet1, наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
Щелкните стрелку вниз на кнопке «Вставить» на вкладке «Главная» ленты (см. , рис. 1.28, ).
Рисунок 1.28 Кнопка вставки (стрелка вниз)
В раскрывающемся меню выберите пункт «Вставить столбцы листа» (см. Рисунок 1.29. ). Слева от столбца C будет вставлен пустой столбец. Содержимое, которое ранее было в столбце C, теперь отображается в столбце D. Обратите внимание, что столбцы всегда вставляются слева от активированной ячейки.
Рисунок 1.29 Вставить раскрывающееся меню
Сочетания клавиш
Вставка колонн
- Нажмите клавишу ALT, а затем по очереди буквы H, I и C. Слева от активированной ячейки будет вставлен столбец.
Щелкните ячейку A3 на листе Sheet1 , наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
Щелкните стрелку вниз на кнопке Вставить на вкладке Главная ленты (см. Рисунок 1. 28 ).
В раскрывающемся меню выберите пункт «Вставить строки листа» (см. Рисунок 1.29. ). Пустая строка будет вставлена над строкой 3. Содержимое, которое раньше было в строке 3, теперь отображается в строке 4. Обратите внимание, что строки всегда вставляются над активированной ячейкой.

Сочетания клавиш

Вставка строк

Нажмите клавишу ALT, а затем по очереди буквы H, I и R. Строка будет вставлена над активированной ячейкой.

Обновление навыков

Вставка столбцов и строк

Активируйте ячейку справа от желаемого пустого столбца или под желаемой пустой строкой.
Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
Щелкните стрелку вниз на кнопке «Вставить» в группе «Ячейки».
Выберите параметр «Вставить столбцы листа» или «Вставить строки листа».

После того, как данные введены в рабочий лист, у вас есть возможность переместить их в другое место. Следующие шаги демонстрируют, как переместить данные в разные места на листе:

Выделите диапазон D2: D15, активировав ячейку D2, щелкнув и перетащив вниз до ячейки D15.
Наведите указатель мыши на левый край ячейки D2. Вы увидите, что белый блок со знаком плюс изменится на крестообразные стрелки (см. Рисунок 1.30 ). Это означает, что вы можете щелкнуть левой кнопкой мыши и перетащить данные в новое место.
Рисунок 1.30 Перемещение данных
Щелкните левой кнопкой мыши и перетащите указатель мыши на ячейку C2.
Отпустите левую кнопку мыши. Теперь данные отображаются в столбце C.
Нажмите кнопку «Отменить» на панели быстрого доступа. Это перемещает данные обратно в столбец D.

Проверка целостности

Перемещение данных

Перед перемещением данных на листе убедитесь, что вы определили все компоненты, которые принадлежат к перемещаемой серии. Например, если вы перемещаете столбец данных, убедитесь, что заголовок столбца включен. Кроме того, перед перемещением столбца убедитесь, что все значения выделены.

Вам может потребоваться удалить целые столбцы или строки данных с рабочего листа. Такая необходимость может возникнуть, если вам нужно удалить пустые столбцы или строки с рабочего листа или столбцы и строки, содержащие данные. Методы удаления содержимого ячеек были рассмотрены ранее и могут использоваться для удаления ненужных данных. Однако, если вам не нужна пустая строка или столбец в книге, вы можете удалить их, выполнив следующие действия:

Щелкните ячейку A3, наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
Щелкните стрелку вниз на кнопке «Удалить» в группе «Ячейки» на вкладке «Главная» ленты.
В раскрывающемся меню выберите пункт «Удалить строки листа» (см. Рисунок 1.31 ). Это удаляет строку 3 и перемещает все данные (ниже строки 2) на листе на одну строку вверх.
Сочетания клавиш
Удаление строк
- Нажмите клавишу ALT, а затем по очереди буквы H, D и R. Строка с активированной ячейкой будет удалена.
Рисунок 1.31 Выпадающее меню удаления
Щелкните ячейку C1, наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
Щелкните стрелку вниз на кнопке «Удалить» в группе «Ячейки» на вкладке «Главная» ленты.
В раскрывающемся меню выберите пункт «Удалить столбцы листа» (см. , рис. 1.31, ). Это удаляет столбец C и сдвигает все данные на листе (справа от столбца B) на один столбец влево.
Сохраните изменения в своей книге, нажав кнопку Сохранить на ленте «Домой»; или выбрав опцию Сохранить в меню Файл.

Сочетания клавиш

Удаление столбцов

Нажмите клавишу ALT, а затем по очереди буквы H, D и C. Столбец с активированной ячейкой будет удален.

Обновление навыков

Удаление столбцов и строк

Активируйте любую ячейку в строке или столбце, которую необходимо удалить.
Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
Щелкните стрелку вниз на кнопке «Удалить» в группе «Ячейки».
Щелкните либо Удалить столбцы листа, либо параметр Удалить строки листа.

Ключевые выводы

Заголовки столбцов должны использоваться на листе и должны точно описывать данные, содержащиеся в каждом столбце.
Использование символов, таких как знаки доллара, при вводе чисел в рабочий лист может замедлить процесс ввода данных.
Рабочие листы должны быть тщательно вычитаны, если данные были введены вручную.
Команда «Отменить» – ценный инструмент для восстановления данных, удаленных с рабочего листа.
При использовании рабочего листа, который был разработан кем-то другим, внимательно ищите скрытые столбцы или строки.

Адаптировано Барбарой Лейв из серии «Как использовать Microsoft Excel: Карьера в практике», адаптировано The Saylor Foundation без указания авторства по запросу первоначального создателя или лицензиата работы и лицензировано в соответствии с CC BY-NC-SA 3. 0.

Excel 2013: диаграммы

/ ru / excel2013 / tables / content /

Введение

Часто бывает сложно интерпретировать книги Excel, содержащие много данных. Диаграммы позволяют проиллюстрировать данные книги графически, , что упрощает визуализацию сравнений и тенденций .

Необязательно: Загрузите нашу рабочую тетрадь.

Знакомство с диаграммами

Excel имеет несколько различных типов из диаграмм , что позволяет выбрать тот, который лучше всего соответствует вашим данным.Чтобы эффективно использовать диаграммы, вам необходимо понимать, как используются разные диаграммы.

Щелкните стрелки в слайд-шоу ниже, чтобы узнать больше о типах диаграмм в Excel.

Помимо типов диаграмм, вам необходимо понимать, как читать и диаграмму . Диаграммы содержат несколько различных элементов или частей, которые могут помочь вам интерпретировать данные.

Нажмите кнопки в интерактивном меню ниже, чтобы узнать о различных частях диаграммы.

Легенда

Легенда указывает, какие серии данных представляют каждый цвет на диаграмме.

В этом примере легенда идентифицирует различных продавцов на диаграмме.

Заголовок диаграммы

Заголовок должен четко описывать, что иллюстрирует диаграмма.

Вертикальная ось

Вертикальная ось (также известная как ось Y) – это вертикальная часть диаграммы.

Здесь вертикальная ось измеряет значение столбцов, поэтому ее также называют осью значений.В этом примере измеренная стоимость – это чистые продажи каждого продавца.

Горизонтальная ось

Горизонтальная ось (также известная как ось x) – это горизонтальная часть диаграммы.

Здесь горизонтальная ось обозначает категории на диаграмме. В этом примере каждый квартал продаж помещен в свою группу .

Серия данных

Серия данных состоит из связанных точек данных на диаграмме.

В этом примере синие столбцы представляют чистые продажи Роберта Джонсона.Мы знаем, что его данные синие из-за легенды справа.

Читая ряд данных, мы видим, что Роберт был лучшим продавцом в 1 и 3 кварталах, в то время как он был вторым по величине во 2 и 4 кварталах.

Чтобы вставить диаграмму:

Выберите ячеек , которые вы хотите отобразить в диаграмме, включая заголовки столбцов и ярлыки строк . Эти ячейки будут исходными данными для диаграммы. В нашем примере мы выберем ячейки A1: F6.Выбор ячеек A1: F6
На вкладке Вставить щелкните нужную команду Диаграмма . В нашем примере мы выберем Column . Щелкнув команду Column chart
Выберите нужную диаграмму type из раскрывающегося меню. Выбор типа диаграммы
Выбранная диаграмма будет вставлена в рабочий лист. Вставленная диаграмма

Если вы не уверены, какой тип диаграммы использовать, команда Recommended Charts предложит несколько различных диаграмм на основе исходных данных.

Щелчок по команде “Рекомендуемые графики”

Макет и стиль диаграммы

После вставки диаграммы есть несколько вещей, которые вы можете изменить в способе отображения данных. На вкладке Design легко редактировать макет диаграммы и стиль .

Excel позволяет добавлять элементов диаграммы – таких как диаграмма заголовки , легенды и данные метки – для облегчения чтения диаграммы.Чтобы добавить элемент диаграммы, щелкните команду Добавить элемент диаграммы на вкладке Design , затем выберите желаемый элемент в раскрывающемся меню.
Добавление заголовка диаграммы
В отредактируйте элемент диаграммы, например заголовок диаграммы , просто дважды щелкните заполнитель и начните вводить текст. Если вы хотите добавить элементы диаграммы по отдельности, вы можете использовать один из предопределенных макетов Excel.Просто щелкните команду Quick Layout , затем выберите желаемый макет из раскрывающегося меню. Выбор макета диаграммы
Excel также включает несколько различных стилей диаграмм , которые позволяют быстро изменять внешний вид и чувствовать вашу диаграмму. Чтобы изменить стиль диаграммы, выберите желаемый стиль из группы Стили диаграммы . Выбор нового стиля диаграммы

Вы также можете использовать горячие кнопки форматирования диаграммы, чтобы быстро добавить элементы диаграммы , изменить стиль диаграммы и фильтруют данные диаграммы.

Ярлыки форматирования диаграммы

Другие варианты диаграмм

Есть много других способов настроить и организовать ваши диаграммы. Например, Excel позволяет переставить данные диаграммы, изменить тип диаграммы и даже переместить диаграмму в другое место в книге.

Для переключения данных строки и столбца:

Иногда вы можете захотеть изменить способ диаграммы группировки ваших данных. Например, на приведенной ниже диаграмме данные о продажах книг сгруппированы по год , со столбцами по для каждого жанра .Однако мы могли бы переключать строки и столбцы, чтобы диаграмма сгруппировала данные по жанру , со столбцами для каждый год . В обоих случаях диаграмма содержит одни и те же данные – просто она организована по-разному.

Данные сгруппированы по годам со столбцами для каждого жанра

Выберите диаграмму , которую вы хотите изменить.
На вкладке Design выберите команду Переключить строку / столбец . Щелкнув команду «Переключить строки / столбцы»
Строки и столбцы будут переключены на .В нашем примере данные теперь сгруппированы по жанрам со столбцами для каждого года. Переключенные данные строки и столбца

Чтобы изменить тип диаграммы:

Если вы обнаружите, что ваши данные не подходят для определенной диаграммы, легко переключиться на новую диаграмму типа . В нашем примере мы изменим нашу диаграмму с диаграммы столбца на диаграмму линии .

На вкладке Design щелкните команду Изменить тип диаграммы .Щелчок по команде «Изменить тип диаграммы»
Появится диалоговое окно «Изменить тип диаграммы » . Выберите новую диаграмму типа и макет , затем нажмите ОК . В нашем примере мы выберем диаграмму Line . Выбор нового типа диаграммы
Появится выбранный тип диаграммы. В нашем примере линейная диаграмма упрощает отслеживание тенденций в данных о продажах с течением времени. Новый тип диаграммы

Чтобы переместить диаграмму:

Всякий раз, когда вы вставляете новую диаграмму, она появляется как объект на том же листе, который содержит исходные данные.Кроме того, вы можете переместить диаграмму на новый рабочий лист , чтобы упорядочить данные.

Выберите диаграмму , которую вы хотите переместить.
Щелкните вкладку Design , затем выберите команду Move Chart . Щелкните команду Move Chart
Появится диалоговое окно Move Chart . Выберите желаемое местоположение для диаграммы. В нашем примере мы решили переместить его на Новый лист , который создаст новый рабочий лист.
Щелкните OK . Перемещение диаграммы на новый рабочий лист
Диаграмма появится в выбранном месте. В нашем примере диаграмма теперь отображается на новом листе. Диаграмма на отдельном листе

Поддержание диаграмм в актуальном состоянии

По умолчанию, когда вы добавляете дополнительные данные в электронную таблицу, диаграмма может не включать новые данные. Чтобы исправить это, вы можете настроить диапазон данных . Просто щелкните диаграмму, и она выделит диапазон данных в вашей электронной таблице.Затем вы можете щелкнуть и перетащить маркер в нижнем правом углу, чтобы изменить диапазон данных.

Если вы часто добавляете дополнительные данные в свою электронную таблицу, обновление диапазона данных может стать утомительным. К счастью, есть более простой способ. Просто отформатируйте исходные данные как таблицу , а затем создайте диаграмму на основе этой таблицы . Когда вы добавляете дополнительные данные под таблицей, они автоматически включаются как в таблицу, так и в диаграмму, обеспечивая согласованность и актуальность всех данных.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как использовать таблицы для обновления диаграмм.

Challenge!

Откройте существующую книгу Excel . Если хотите, можете воспользоваться нашим учебным пособием.
Используйте данные рабочего листа для создания диаграммы . Если вы используете этот пример, используйте диапазон ячеек A1: F6 в качестве исходных данных для диаграммы.
Изменить макет диаграммы . Если вы используете пример, выберите Макет 8 .
Применение стиля диаграммы .
Переместите диаграмму. Если вы используете этот пример, переместите диаграмму на новый рабочий лист с именем Данные о продажах книг: 2008-2012 гг. .

/ ru / excel2013 / sparklines / content /

Как создать электронную таблицу в Excel, Word и Google Sheets

Вкладка Home предназначена для управления форматированием и внешним видом листа, а также с некоторыми простыми формулами, которые вам всегда понадобятся.

A. Инструменты копирования и вставки: Используйте эти инструменты для быстрого копирования данных и форматирования стилей в электронной таблице. Инструмент Копировать может либо скопировать выбранную ячейку или группу ячеек, либо скопировать область электронной таблицы, которую вы будете использовать в качестве изображения в другом документе. Инструмент Cut перемещает выделение ячеек в новое место назначения, а не дублирует его.

Инструмент Вставить может вставить что угодно из буфера обмена в выбранную ячейку и обычно сохраняет все, включая значение, формулу и формат.Однако в Excel есть множество вариантов вставки: вы можете получить к ним доступ, щелкнув стрелку вниз рядом со значком «Вставить». Вы можете вставить то, что скопировали, как картинку. Вы также можете вставить то, что вы скопировали, только как значения, чтобы вместо дублирования формулы скопированной ячейки вы дублировали окончательное значение, показанное в ячейке.

Кисть Format копирует все, что связано с форматированием выбранной ячейки. Когда вы выбираете ячейку и нажимаете Формат , вы можете выделить весь диапазон ячеек, и каждая из них будет форматировать исходную ячейку без изменения их значений.

B. Инструменты визуального форматирования: Многие из этих инструментов аналогичны инструментам Microsoft Word. Вы можете использовать инструменты форматирования, чтобы изменить шрифт, размер и цвет вводимых слов, сделать их полужирным, курсивом или подчеркнутым. Он также имеет несколько параметров форматирования для электронных таблиц. Вы можете выбрать, какие стороны ячейки будут иметь дополнительные границы, а также их стиль и толщину. Вы также можете изменить цвет выделения всей ячейки. Это полезно для создания визуально привлекательных границ или различения строк или столбцов на больших листах или для выделения определенной ячейки, которую вы хотите выделить.

C. Инструменты форматирования положения: Выровняйте данные ячейки по верхнему, нижнему или среднему краю ячейки. Существует также возможность наклона отображаемых значений, чтобы облегчить чтение. В нижнем ряду есть знакомые варианты выравнивания по левому краю, центру и правому краю. Также есть кнопки отступа вправо и влево.

D. Функции форматирования нескольких ячеек: Этот раздел содержит две очень важные функции, которые решают типичные проблемы для новых пользователей Excel. Первый – Wrap Text .Обычно, когда вы вводите текст в ячейку, размер которой превышает размер ячейки, он перетекает в следующую ячейку. Например, если вы вводите «Бюджетные элементы» в A1, часть слова «Items» перетекает в B1. Затем, если вы введете B1, вы закроете все символы из A1, которые расширились до B1. Дополнительный текст из ячейки A1 все еще существует, но теперь он скрыт. Если вы не хотите расширять ячейки, щелкните значок Перенос текста на A1 – это разделит «Бюджетные элементы» на две сложенные строки вместо одной в пределах A1.Это увеличивает высоту всей строки для размещения содержимого. Теперь ввод в B1 не закроет существующий текст.

Другой инструмент в этом разделе – Объединить и Центр . Бывают случаи, когда вы можете объединить несколько ячеек и заставить их действовать как одну длинную ячейку. Например, вы можете захотеть, чтобы заголовок для всей таблицы был четким и легко читаемым. Выделите все ячейки, которые вы хотите объединить, нажмите Объединить , а затем введите заголовок и отформатируйте его. Хотя настройкой по умолчанию для заголовков является текст по центру, просто щелкните стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать различные параметры слияния и разъединения.

E. Параметры числового формата: В раскрывающемся меню есть параметры для форматирования чисел. Например, валюта помещает все, что вы выбираете, в формат «0,00 долл. США», а процент превращает 0,5 или ½ в «50%», параметры даты. Это основные параметры формата, но вы можете выбрать Дополнительные числовые форматы в раскрывающемся меню, чтобы получить дополнительные варианты использования (валюты разных стран или добавление форматирования «(xxx) xxx-xxxx» к последовательностям номеров телефонов. ).Часто вы можете использовать эти инструменты для целых столбцов, чтобы все данные в одной категории вели себя одинаково.

F. Форматирование таблицы или листа: Форматирование как таблица и Стили ячеек позволяют использовать предустановки или настраивать таблицы (например, с чередованием цветов строк и выделенными полосами заголовков). Выберите диапазон данных и стиль для стандартизации форматирования.

Условное форматирование немного сложнее. Используйте раскрывающееся меню для выбора из ряда параметров, например, для вставки полезных визуальных значков, представляющих статус или завершение, или для изменения цвета различных строк.Наиболее важными являются условные правила , которые создаются с помощью простой логики. Например, предположим, что у вас есть столбец с данными от A1 до A3, а A4 содержит сумму этих трех ячеек. Вы можете поместить форматирование на A4 с правилом, которое гласит: «Если A4> 0, выделите A4 зеленым». Затем вы можете добавить еще одно правило, которое гласит: «Если A4 <0, выделите A4 красным». Теперь у вас есть быстрый визуальный справочник, где зеленый = положительное число, а красный = отрицательное число, которое будет меняться в зависимости от того, что вы вводите в A1, A2 и A3.

G. Инструменты форматирования строк и столбцов: Выпадающее меню Вставить помещает ячейки, строки или столбцы до или после выбранной области на листе, а Удалить удаляет их. Раскрывающийся список Формат позволяет изменять высоту строк и ширину столбцов. Он также имеет параметры для скрытия и отображения определенных разделов.

H. Прочие инструменты: Начиная с верхнего левого угла, есть AutoSum , который позволяет выбрать ряд ячеек и поместить сумму в ячейку, расположенную справа или справа от последней выбранной точки данных.Вы можете использовать раскрывающийся список для изменения функции вычисления среднего, отображения максимума, минимума или количества выбранных чисел.

Используйте Fill , чтобы взять содержимое ячейки и расширить его в любом направлении на любое количество ячеек. Если ячейка содержит значение, Fill просто скопирует это значение снова и снова. Если он содержит формулу, он будет пересчитывать свое относительное положение для каждой новой ячейки. Если первая ячейка равна A1 + B1, то следующая будет равна A2 + B2 и так далее.

Кнопка Очистить позволяет либо очистить значение, либо просто очистить форматирование ячеек.

Сортировка и фильтр Инструменты позволяют выбирать, что отображать и в каком порядке. На базовом уровне этот инструмент сортирует ячейки, содержащие текст, от A до Z, и ячейки, содержащие числа, от наименьшего к наибольшему. Он также может сортировать по цвету или значку. Сортировка и фильтрация помогают находить только те данные, которые вам нужны.

Используйте вкладку Вставка , чтобы добавить в книгу Excel дополнительные элементы, выходящие за рамки текста и цветов.

A. Эти инструменты управляют сводными таблицами , важной функцией Excel. Думайте о сводных таблицах как об «отчетах», быстром способе просмотра всех ваших данных, анализа тенденций и вывода выводов. Выбрав как минимум две строки данных и щелкнув PivotTable , вы можете быстро создать визуально привлекательную таблицу. В ходе этого процесса запускается построитель сводных таблиц , который помогает вам выбирать столбцы для включения, сортировать их и перетаскивать их, чтобы быстро построить таблицу.Они могут включать сворачиваемые строки, чтобы сделать отчеты интерактивными и незагроможденными. Также есть кнопка для рекомендуемых сводных таблиц, которая может помочь, когда вы не знаете, с чего начать.

Таблица создает простую таблицу, которая включает любое количество выбранных столбцов. Вместо того, чтобы размещать таблицу в другом месте на листе, он превращает данные в таблицу на месте и применяет настраиваемое цветовое форматирование.

B. Этот раздел позволяет вставлять визуальные элементы, такие как файлы изображений, готовые фигуры и SmartArt.Вы можете добавлять фигуры и изменять их размер, перекрашивать и перемещать их для создания интуитивно понятных наборов данных и отчетов. Объекты SmartArt – это готовые схемы, в которые можно вставлять текст и информацию. Они отлично подходят для представления того, что говорят данные, в другом месте вашей книги.

C. Эти инструменты предназначены для вставки элементов из других продуктов Microsoft, таких как Bing Maps, готовых информационных карточек о людях (только из учетных записей Microsoft) и надстроек из их магазина.

D. Используйте эти инструменты для создания диаграмм и графиков.Большинство из них работают, только если вы выбираете один или несколько наборов данных (только числа, со словами для заголовков или категорий). Диаграммы и графики работают так, как вы ожидаете – просто выберите данные, которые вы хотите визуализировать, затем выберите нужный тип визуализации (гистограммы, точечные диаграммы, круговые диаграммы или линейные графики). При его создании появятся параметры форматирования, в которых вы можете изменить цвет, метки и многое другое.

E. Спарклайны – это более упрощенные графики, которые могут уместиться всего в одной ячейке.Вы можете разместить их рядом с данными для небольшого быстрого визуального представления.

F. Срезы – это большие списки кнопок, которые делают ваши данные более интерактивными. Вы можете выбрать созданную вами сводную таблицу и затем создать на ее основе срез – это позволяет зрителю нажимать кнопки, соответствующие данным, которые они хотят отфильтровать.

G. Этот инструмент гиперссылок позволяет превратить ячейку или таблицу в интерактивную ссылку. Когда зритель нажимает на затронутые ячейки, они попадают на любой выбранный вами веб-сайт или сайт интрасети.

H. Последние версии Excel позволяют улучшить совместную работу – вставляйте комментарии в любую ячейку или диапазон ячеек, чтобы добавить больше контекста. Вы можете открывать или закрывать комментарии, чтобы таблица не была слишком загромождена.

I. Текстовое поле полезно, когда вы создаете отчет и не хотите, чтобы вводимые слова вели себя как ячейки. Это позволяет легко перемещать текст, а не вырезать и вставлять ячейки (что потенциально может испортить форматирование реальных данных). Следующая область предназначена для Верхние и нижние колонтитулы , которая приведет вас к представлению макета страницы – здесь вы можете добавить верхние и нижние колонтитулы для всей страницы. WordArt , с другой стороны, позволяет украсить текст. Вставить Объект позволяет помещать на лист целые файлы (документы Word, PDF-файлы и т. Д.).

J. В этом разделе можно вставить Уравнения и символы . Используйте уравнения , чтобы написать математическое уравнение с дробями, переменными и т. Д., Которые вы можете разместить на своем листе, например, текстовое поле . Например, это может быть полезно для объяснения того, как вычислялась часть таблицы в отчете. Символы , с другой стороны, можно вставлять прямо в ячейки и включать все нестандартные символы из большинства языков, а также смайлики.

Вкладка Page Layout имеет все необходимое для изменения структурных частей вашего рабочего листа, особенно для целей печати или презентации.

A. Используйте эти кнопки для быстрой настройки визуального стиля всего листа. Вы можете регулировать шрифты и цвета и использовать раздел Themes , чтобы быстро применить его к каждой таблице, PivotTable и элемент SmartArt для получения чистого, хорошо оформленного листа.

B. Это параметры печати. Вы можете изменить поле для печати, независимо от того, хотите ли вы выравнивать печать по вертикали или по горизонтали, какие ячейки на листе вы хотите напечатать, где вы хотите разрывы страниц и есть ли у них фон (чтобы разместить название вашей компании, например пример). Вы также можете начать давать каждой странице заголовок, используя кнопку Печатать заголовки и порядок печати каждого раздела.

C. Это позволяет вам выбрать, сколько страниц в ширину и сколько страниц вниз вы хотите распечатать.

D. Этот раздел позволяет вам переключать отображение автоматических сеток для работы с листом и его печати вместе с заголовками строк и столбцов (A, B, C, 1, 2, 3 и т. Д.).

На вкладке Формулы хранится почти все, что связано с репутацией Excel как «сложного». Поскольку эта статья предназначена для начинающих, мы не будем подробно рассматривать каждую функцию в этом разделе.

A. Кнопка Insert Function полезна для тех, кто не знает всех сокращений.Это вызывает побочный раздел Formula Builder , который описывает каждую функцию, и вы можете выбрать ту, которую хотите использовать.

B. Эти кнопки делят все функции по категориям.

Автосумма работает так же, как и на вкладке «Главная».
Недавно использованные полезны для вызова часто используемых формул, чтобы сэкономить время при просмотре меню.
Финансовый включает в себя все, что связано с валютой, стоимостью, амортизацией, доходностью, ставкой и т. Д.
Логический включает условные функции, такие как «ЕСЛИ X ТО Y.»
Текст Функции помогают очищать, регулировать и анализировать ячейки с обычным текстом, например отображать количество символов в ячейке (полезно для сообщений в Twitter), объединять две разные строки с помощью Concatenate или извлекать числовые значения из текстовых записей, которые неправильно отформатированы.
Дата и время Функции помогают понять смысл ячеек с форматированием времени и включают такие записи, как «СЕГОДНЯ», которые вводят текущую дату.
Поиск и справочная информация Функции помогают извлекать информацию из разных частей книги, избавляя вас от необходимости искать их.
Math & Trig Функции – это именно то, на что они похожи, они включают в себя все виды математических дисциплин, которые вы можете себе представить.
Дополнительные функции включает статистические и технические данные.

C. Этот раздел содержит параметры тегов. Если есть диапазон ячеек или таблица, на которые вам часто нужно ссылаться в формулах, вы можете определить их имя и пометить его здесь.Например, предположим, что у вас есть столбец, содержащий полный список продуктов, которые вы продаете. Вы можете выделить имена в этом списке и Определить имя как «ProductList». Каждый раз, когда вы хотите сослаться на этот столбец в формуле, вы можете просто вводить «ProductList» (вместо того, чтобы снова находить этот набор данных или запоминать положение их ячеек).

D. Содержит инструменты проверки ошибок. С помощью прецедентов трассировки и зависимостей трассировки вы можете увидеть, какие ячейки содержат формулы, которые относятся к данной ячейке, и наоборот. Показать формулы показывает формулы внутри всех ячеек, а не их отображаемые значения. Проверка ошибок автоматически находит неработающие ссылки и другие проблемы в вашей электронной таблице.

E. Если у вас есть большой лист с большим количеством взаимосвязанных формул, таблиц и ячеек, вы можете использовать этот раздел для запуска вычислений, а также для выбора типов данных, которые не запускаются. Хороший пример – ипотечная или амортизационная ведомость.

Вкладка Data предназначена для выполнения более сложного анализа данных, чем потребуется большинству новичков.

A. Это инструменты импорта базы данных, позволяющие импортировать данные из любой сетевой, файловой или серверной базы данных.

B. Этот раздел поможет вам исправить соединения с базой данных, обновить данные и настроить свойства.

C. Это параметры Сортировка и Фильтр , аналогичные тем, которые используются для данных на листе и применяются к потокам данных. Здесь они особенно важны, поскольку в базе данных наверняка будет больше данных, чем вы можете или хотите использовать.

D. Это инструменты для работы с данными. Вы можете взять одну длинную строку, например, разделенную запятыми или пробелами, и разделить ее на столбцы с Text to Columns . Вы можете искать и удалять дубликаты, объединять ячейки и проверять, соответствуют ли данные определенным критериям, чтобы оценить их точность. Анализ «Что, если» помогает заполнить пробелы с неполными данными, используя существующие данные и тенденции, чтобы определить вероятные результаты для новых сценариев.

E. Эти инструменты помогут вам управлять объемом данных, с которым вам нужно работать одновременно, и группировать их по любым критериям, которые вы сочтете необходимыми.Это похоже на сортировку, но вы можете выбрать любой диапазон столбцов или строк и сделать их сворачиваемыми, каждая со своим собственным ярлыком. Используйте Промежуточный итог для создания автоматических вычислений по набору данных по различным категориям, что полезно для финансовых ведомостей.

Вкладка Review является частью ленты , которая помогает при совместном использовании и проверках точности.

A. Это простые текстовые проверки (например, в Word), которые позволяют находить ячейки с орфографическими ошибками или находить более подходящие слова с помощью тезауруса.

B. Проверить доступность выявляет ошибки, которые могут затруднить доступ к данным в других программах или просто для чтения. Может оказаться, что на вашем листе отсутствует замещающий текст или что вы используете значения по умолчанию для названий листов, которые могут сделать навигацию менее интуитивно понятной.

C. Инструменты комментирования позволяют соавторам «разговаривать» друг с другом внутри листа.

D. Инструменты защиты и совместного использования позволяют приглашать соавторов и ограничивать доступ к определенным частям листа.Вы можете вручную назначать разные уровни доступа – например, вы можете разрешить подрядчику редактировать только ячейки, связанные с часами, которые они отработали, но не ячейки, которые рассчитывают их заработную плату. Как и в случае с Word, совместное использование листа с отслеживаемых изменений означает, что вы можете видеть все, что было сделано с листом.

E. Когда вы поделились книгой, вы можете ограничить права доступа позже, используя эту кнопку и выбирая отдельных участников.

Используйте инструменты на вкладке Просмотр для изменения настроек, связанных с тем, что вы можете видеть или делать.

A. Это ваш основной вид, в котором вы можете увидеть вид листа по умолчанию, его внешний вид при печати и пользовательские настройки, которые вы установили сами.

B. Используйте эти кнопки, чтобы выбрать, хотите ли вы видеть сетки, заголовки, строку формул и линейку.

C. Это еще один способ управления увеличением и уменьшением ячеек.

D. Панель замораживания Элементы управления являются важной частью создания удобной электронной таблицы. Используя эти инструменты, вы можете заморозить ряд строк и / или столбцов во время прокрутки.Например, если первая строка содержала все заголовки столбцов и оставалась замороженной, вы всегда будете знать, на какой столбец вы смотрите, при прокрутке вниз.

E. Макросы – это способ автоматизации процессов в Excel. Однако он намного превосходит Excel 101.

Как распечатать электронную таблицу Excel: советы и рекомендации по созданию идеальных распечаток

Узнайте, как распечатать таблицы Excel именно так, как вам нужно – напечатать выделенный фрагмент, лист или всю книгу, на одной или нескольких страницах, с правильными разрывами страниц, линиями сетки, заголовками и многим другим.

Живя в цифровом мире, нам время от времени все еще нужны печатные копии. На первый взгляд, распечатать электронные таблицы Excel очень просто. Просто нажмите кнопку Печать , верно? На самом деле хорошо организованный и красиво отформатированный лист, который отлично смотрится на мониторе, часто превращается в беспорядок на распечатанной странице. Это связано с тем, что листы Excel предназначены для удобного просмотра и редактирования на экране, а не для размещения на листе бумаги.

Это руководство призвано помочь вам получить идеальные бумажные копии ваших документов Excel.Наши советы будут работать для всех версий Excel для Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и ниже.

Как распечатать электронную таблицу Excel

Для начала мы предоставим подробные инструкции по печати в Excel. А затем мы подробнее рассмотрим наиболее важные и полезные функции.

Чтобы распечатать лист Excel, вам нужно сделать следующее:

На листе щелкните Файл > Печать или нажмите Ctrl + P.Вы попадете в окно предварительного просмотра.
В поле Копий введите количество копий, которое вы хотите получить.
В разделе Принтер выберите, какой принтер использовать.
В разделе Настройки укажите, что именно печатать, и настройте поля страницы, ориентацию, размер бумаги и т. Д.
Нажмите кнопку Печать .

Выберите, что печатать: выделение, лист или всю книгу

Чтобы сообщить Excel, какие данные и объекты должны быть включены в распечатку, в разделе Параметры щелкните стрелку рядом с Печатать активные листы и выберите один из следующих вариантов:

Ниже вы найдете краткое объяснение каждой настройки, показанной на скриншоте выше, и того, как правильно их использовать.

Отпечатать выбор / диапазон

Чтобы напечатать только определенный диапазон ячеек, выделите его на листе, а затем выберите Печать выделенного фрагмента . Чтобы выделить несмежных ячеек или диапазонов, удерживайте клавишу Ctrl при выборе.

Печать всего листа (ов)

Для печати всего листа , открытого в данный момент, выберите Печатать активные листы .

Чтобы напечатать нескольких листов , щелкните вкладки листов, удерживая клавишу Ctrl, а затем выберите Печать активных листов .

Распечатать всю книгу

Чтобы напечатать всех листов в текущей книге, выберите Печатать всю книгу .

Распечатать таблицу Excel

Чтобы распечатать таблицу Excel, щелкните любую ячейку в таблице и выберите Распечатать выбранную таблицу . Эта опция появляется только тогда, когда выбрана таблица или ее часть.

Как напечатать один и тот же диапазон на нескольких листах

При работе с одинаково структурированными рабочими листами, такими как счета-фактуры или отчеты о продажах, вы, очевидно, захотите напечатать одну и ту же ярость на всех листах.Вот самый быстрый способ сделать это:

Откройте первый лист и выберите диапазон для печати.
Удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните другие вкладки листа для печати. Чтобы выбрать соседние листы, щелкните вкладку первого листа, удерживайте клавишу Shift и щелкните вкладку последнего листа.
Нажмите Ctrl + P и выберите Печать выделенного в раскрывающемся списке прямо под Параметры .
Нажмите кнопку Печать .

Наконечник. Чтобы убедиться, что Excel будет печатать нужные вам данные, проверьте количество страниц в нижней части раздела Preview . Если вы выбрали только один диапазон на листе, количество страниц должно соответствовать количеству выбранных листов. Если выбраны два или более диапазона, каждый будет напечатан на отдельной странице, поэтому вы умножаете количество листов на количество диапазонов. Для полного контроля используйте стрелки вправо и влево для просмотра каждой страницы для печати.

Как распечатать электронную таблицу Excel на одной странице

По умолчанию Excel печатает листы с их фактическим размером.Итак, чем больше ваш рабочий лист, тем больше страниц он займет. Чтобы распечатать лист Excel на одной странице, выберите один из следующих вариантов масштабирования , которые находятся в конце раздела Параметры в окне Предварительный просмотр :

По размеру листа на одной странице – лист сжимается так, что он умещается на одной странице.
Уместить все столбцы на одной странице – при этом будут напечатаны все столбцы на одной странице, в то время как строки могут быть разделены на несколько страниц.
Уместить все строки на одной странице – при этом будут напечатаны все строки на одной странице, но столбцы могут растянуться на несколько страниц.

Чтобы удалить масштабирование , выберите Без масштабирования в списке параметров.

Будьте очень осторожны при печати на одной странице – на большом листе распечатка может стать нечитаемой. Чтобы проверить, сколько масштабирования будет фактически использовано, щелкните Custom Scaling Options… . Это откроет диалоговое окно Page Setup , где вы посмотрите на число в поле Adjust to :

Если число Adjust To мало, печатную копию будет трудно читать.В этом случае могут быть полезны следующие настройки:

Изменить ориентацию страницы . Ориентация Книжная ориентация по умолчанию хорошо подходит для листов, на которых строк больше, чем столбцов. Если на листе больше столбцов, чем строк, измените ориентацию страницы на Альбомная .
Настроить поля . Чем меньше поля, тем больше места будет для ваших данных.
Укажите количество страниц . Чтобы напечатать электронную таблицу Excel на заранее определенном количестве страниц, на вкладке Страница диалогового окна Параметры страницы в разделе Масштаб введите количество страниц в оба поля По размеру (широкое и высокое).Обратите внимание, что при использовании этой опции любые ручные разрывы страниц игнорируются.

Печать в файл – сохранить результат для дальнейшего использования

Печать в файл – одна из наиболее редко используемых функций печати Excel, которую многие недооценивают. Короче говоря, эта опция сохраняет вывод в файл, а не отправляет его на принтер.

Зачем вам печатать в файл? Чтобы сэкономить время, когда требуются дополнительные распечатанные копии одного и того же документа. Идея в том, что вы настраиваете параметры печати (поля, ориентацию, разрывы страниц и т. Д.) только один раз и сохраните результат в документе .pdf. В следующий раз, когда вам понадобится бумажная копия, просто откройте этот файл .pdf и нажмите Печать .

Давайте посмотрим, как это работает:

На вкладке Макет страницы настройте необходимые параметры печати и нажмите Ctrl + P.
В окне Предварительный просмотр откройте раскрывающийся список Принтер и выберите Печать в файл .
Нажмите кнопку Печать .
Выберите место для сохранения файла .png, содержащего результат.

Предварительный просмотр в Excel

Всегда рекомендуется предварительно просматривать результаты перед печатью, чтобы избежать неожиданных результатов. Есть несколько способов получить доступ к предварительному просмотру печати в Excel:

Щелкните Файл > Печать .
Нажмите сочетание клавиш Ctrl + P или Ctrl + F2 для предварительного просмотра.

Excel Print Preview – чрезвычайно полезный инструмент с точки зрения экономии бумаги, чернил и нервов.Он не только точно показывает, как ваши листы будут выглядеть на бумаге, но также позволяет вносить определенные изменения прямо в окне предварительного просмотра:

Для предварительного просмотра следующих и предыдущих страниц используйте стрелки вправо и влево внизу окна или введите номер страницы в поле и нажмите Enter. Стрелки появляются только в том случае, если выбранный лист или диапазон содержит более одной напечатанной страницы данных.
Чтобы отобразить страницу с полями , нажмите кнопку Показать поля в правом нижнем углу.Чтобы сделать поля шире или уже, просто перетащите их с помощью мыши. Вы также можете настроить ширину столбца , перетащив ручки вверх или вниз окна предварительного просмотра печати.
Хотя в Excel Print Preview нет ползунка масштабирования, вы можете использовать обычное сочетание клавиш Ctrl + колесо прокрутки, чтобы немного изменить масштаб . Чтобы вернуться к исходному размеру, нажмите кнопку Zoom to Page в правом нижнем углу.

Чтобы выйти из Предварительный просмотр и вернуться на рабочий лист, щелкните стрелку в верхнем левом углу окна Предварительный просмотр .

Параметры и функции печати Excel

Наиболее часто используемые параметры печати доступны в окне предварительного просмотра, о котором говорилось выше. Еще больше возможностей доступно на вкладке Page Layout ленты Excel:

Помимо настройки полей страницы и размера бумаги, здесь вы можете вставлять и удалять разрывы страниц, устанавливать область печати, скрывать и отображать линии сетки, указывать строки и столбцы для повторения на каждой печатной странице и многое другое.

Дополнительные параметры, для которых нет места на ленте, доступны в диалоговом окне «Параметры страницы » .Чтобы открыть его, щелкните средство запуска диалогового окна в группе Параметры страницы на вкладке Макет страницы .

Примечание. Диалоговое окно Page Setup также можно открыть из окна предварительного просмотра. В этом случае некоторые параметры, например Область печати или Строки для повторения вверху , могут быть отключены. Чтобы включить эти функции, откройте диалоговое окно «Параметры страницы» на вкладке Макет страницы .

Область печати Excel

Чтобы Excel печатал определенную часть вашей электронной таблицы, а не все данные, установите область печати.Вот как:

Выберите один или несколько диапазонов для печати.
На вкладке Макет страницы в группе Параметры страницы щелкните Область печати > Задать область печати .

Область печати Настройка сохраняется при сохранении книги. Таким образом, всякий раз, когда вы печатаете этот конкретный лист, бумажная копия будет включать только область печати.

Для получения дополнительной информации см. Как установить область печати в Excel.

Как добавить кнопку печати на панель быстрого доступа Excel

Если вы часто печатаете в Excel, возможно, будет удобнее иметь команду «Печать» на панели быстрого доступа. Для этого достаточно сделать следующее:

Нажмите кнопку Настройка панели инструментов быстрого доступа (стрелка вниз в дальнем правом углу панели инструментов быстрого доступа).
В списке отображаемых команд выберите Предварительный просмотр и Печать . Выполнено!

Как вставить разрывы страниц в Excel

При печати огромной электронной таблицы вы можете управлять разделением данных на несколько страниц, вставляя разрывы страниц.Вот как это работает:

Щелкните строку или столбец, которые нужно переместить на новую страницу.
На вкладке Макет страницы в группе Параметры страницы щелкните Разрывы > Вставить разрыв страницы .

Вставлен разрыв страницы. Чтобы наглядно увидеть, какие данные попадают на разные страницы, переключитесь на вкладку View и включите Page Break Preview .

Если вы хотите изменить положение определенного разрыва страницы, переместите в любое место, перетащив линию разрыва.

Для получения дополнительной информации см. Как вставлять и удалять разрывы страниц в Excel.

Как распечатать формулы в Excel

Чтобы заставить Excel печатать формулы вместо их вычисленных результатов, вам просто нужно отобразить формулу на листе, а затем распечатать ее как обычно.

Для этого перейдите на вкладку Формулы и нажмите кнопку Показать формулы в группе Аудит формул .

Как распечатать диаграмму в Excel

Чтобы распечатать только диаграмму без данных рабочего листа , выберите интересующую диаграмму и нажмите Ctrl + P.В окне Предварительный просмотр вы увидите предварительный просмотр диаграммы справа и опцию Печать выбранной диаграммы , выбранную в разделе Настройки . Если предварительный просмотр выглядит должным образом, щелкните Печать ; в противном случае отрегулируйте настройки:

Советы и примечания :

Чтобы распечатать все содержимое листа, включая диаграмму, нажмите Ctrl + P, не выбирая ничего на листе, и убедитесь, что параметр Печатать активные листы выбран в разделе Параметры .
Невозможно настроить масштаб диаграммы в окне Предварительный просмотр . Если вы хотите, чтобы распечатанная диаграмма умещалась на полной странице , измените размер диаграммы, чтобы она стала больше.

Как распечатать линии сетки в Excel

По умолчанию все листы печатаются без линий сетки. Если вы хотите распечатать электронную таблицу Excel со строками между ячейками, вам нужно сделать следующее:

Перейдите на вкладку Макет страницы .
в группе Параметры листа в разделе Линии сетки установите флажок Печать .

Как изменить цвет линий сетки при печати? Подробные инструкции можно найти в разделе Как сделать линии сетки для печати в Excel.

Как печатать заголовки в Excel

В многостраничном листе Excel понять, что означают те или иные данные, бывает непросто. Функция «Печатать заголовки» позволяет отображать заголовки столбцов и строк на каждой распечатанной странице, что значительно упростит чтение печатной копии.

Чтобы повторить строку заголовка или столбец заголовка на каждой напечатанной странице, выполните следующие действия:

На вкладке Макет страницы в группе Параметры страницы щелкните Печатать заголовки .
На вкладке Лист диалогового окна Параметры страницы в разделе Печать заголовков укажите, какие строки повторять вверху и / или какие столбцы повторять слева.
Когда закончите, нажмите ОК .

Для получения дополнительной информации см. Как печатать заголовки строк и столбцов на каждой странице.

Если ваши заметки не менее важны, чем данные электронной таблицы, вы можете также получить комментарии на бумаге. Для этого сделайте следующее:

На вкладке Макет страницы в группе Параметры страницы щелкните средство запуска диалогового окна (маленькая стрелка в правом нижнем углу группы).
В окне Параметры страницы перейдите на вкладку Лист , щелкните стрелку рядом с полем Комментарии и выберите способ их печати:

Подробнее см. Как распечатать комментарии в Excel.

Как распечатать адресные этикетки из Excel

Для печати почтовых этикеток из Excel используйте функцию слияния. Будьте готовы к тому, что получение этикеток с первого раза может занять некоторое время. Подробные инструкции с множеством полезных советов можно найти в этом руководстве: Как создавать и печатать этикетки из Excel.

Вас также может заинтересовать

Как использовать функцию ВПР в Microsoft Excel [+ Видеоурок]

Координация большого количества данных в Microsoft Excel – трудоемкая головная боль.Эта головная боль может усугубиться, если вам нужно сравнить данные в нескольких таблицах. Последнее, что вам нужно сделать, это вручную перенести ячейки с помощью копирования и вставки. К счастью, в этом нет необходимости. Функция ВПР может помочь вам автоматизировать эту задачу и сэкономить массу времени.

Я знаю, “функция ВПР” звучит как самая увлекательная и сложная вещь на свете. Но когда вы дочитаете эту статью, вы задаетесь вопросом, как вы когда-либо выживали в Excel без него.

Функция ВПР в Microsoft Excel проще в использовании, чем вы думаете.Более того, он невероятно мощный, и вы определенно захотите иметь его в своем арсенале аналитического оружия. Что именно делает ВПР? Вот простое объяснение: функция ВПР ищет определенное значение в ваших данных, и как только она идентифицирует это значение, она может найти – и отобразить – некоторую другую информацию, связанную с этим значением.

Как работает ВПР?

VLOOKUP означает «вертикальный просмотр». В Excel это означает поиск данных по вертикали в электронной таблице с использованием столбцов электронной таблицы и уникального идентификатора в этих столбцах в качестве основы для поиска.Когда вы просматриваете свои данные, они должны быть перечислены вертикально, где бы эти данные ни находились.

Формула всегда ищет вправо.

При проведении ВПР в Excel вы, по сути, ищете новые данные в другой электронной таблице, которая связана со старыми данными в вашей текущей. Когда VLOOKUP запускает этот поиск, он всегда ищет новые данные справа от ваших текущих данных.

Например, если одна электронная таблица имеет вертикальный список имен, а другая электронная таблица имеет неорганизованный список этих имен и их адресов электронной почты , вы можете использовать ВПР для получения этих адресов электронной почты в том порядке, в котором они находятся в вашей первой электронной таблице. .Эти адреса электронной почты должны быть указаны в столбце справа от имен во второй таблице, иначе Excel не сможет их найти. (Иди сюда …)

Формуле требуется уникальный идентификатор для извлечения данных.

Секрет того, как работает ВПР? Уникальные идентификаторы.

Уникальный идентификатор – это часть информации, которую разделяют оба ваших источника данных, и, как следует из названия, она уникальна (т.е. идентификатор связан только с одной записью в вашей базе данных).Уникальные идентификаторы включают коды продуктов, складские единицы (SKU) и контакты клиентов.

Хорошо, хватит объяснений: давайте посмотрим еще один пример ВПР в действии!

VLOOKUP Пример

В видео ниже мы покажем пример в действии, используя функцию ВПР для сопоставления адресов электронной почты (из второго источника данных) с соответствующими данными на отдельном листе.

Примечание автора: Существует много разных версий Excel, поэтому то, что вы видите на видео выше, может не всегда точно совпадать с тем, что вы увидите в своей версии.Вот почему мы рекомендуем вам следовать приведенным ниже письменным инструкциям.

Как использовать ВПР в Excel

Определите столбец ячеек, который вы хотите заполнить новыми данными.
Выберите «Функция» (Fx)> ВПР и вставьте эту формулу в выделенную ячейку.
Введите значение поиска, для которого вы хотите получить новые данные.
Введите массив таблицы электронной таблицы, в которой находятся желаемые данные.
Введите номер столбца данных, которые должен возвращать Excel.
Введите поиск по диапазону, чтобы найти точное или приблизительное совпадение искомого значения.
Нажмите «Готово» (или «Ввод») и заполните новый столбец.

Для справки, вот как выглядит функция ВПР:

ВПР (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

В следующих шагах мы присвоим правильное значение каждому из этих компонентов, используя имена клиентов в качестве нашего уникального идентификатора, чтобы найти MRR каждого клиента.

1. Определите столбец ячеек, который вы хотите заполнить новыми данными.

Помните, вы хотите получить данные с другого листа и поместить их на этот. Имея это в виду, пометьте столбец рядом с ячейками, по которым вы хотите получить дополнительную информацию, соответствующим заголовком в верхней ячейке, например «MRR», для ежемесячного регулярного дохода. В этом новом столбце будут находиться данные, которые вы получаете.

2. Выберите «Функция» (Fx)> ВПР и вставьте эту формулу в выделенную ячейку.

Слева от текстовой панели над таблицей вы увидите небольшой значок функции, похожий на скрипт: Fx . Щелкните первую пустую ячейку под заголовком столбца, а затем щелкните этот значок функции. Поле под названием Formula Builder или Insert Function появится справа от экрана (в зависимости от того, какая у вас версия Excel).

Найдите и выберите «ВПР» из списка параметров, включенных в построитель формул.Затем выберите OK или Вставить функцию , чтобы начать создание ВПР. Ячейка, которую вы сейчас выделили в своей электронной таблице, должна теперь выглядеть так: « = VLOOKUP () »

Вы также можете ввести эту формулу в вызов вручную, введя полужирный текст выше точно в нужную ячейку.

С текстом = ВПР, введенным в вашу первую ячейку, пора заполнить формулу четырьмя различными критериями. Эти критерии помогут Excel точно определить, где находятся нужные вам данные и что искать.

3. Введите значение поиска, для которого вы хотите получить новые данные.

Первый критерий – это ваше значение поиска – это значение вашей электронной таблицы, с которой связаны данные, которые вы хотите, чтобы Excel нашел и вернул вам. Чтобы ввести его, щелкните ячейку со значением, для которого вы пытаетесь найти совпадение. В нашем примере, показанном выше, он находится в ячейке A2. Вы начнете перенос новых данных в D2, поскольку эта ячейка представляет MRR имени клиента, указанного в A2.

Имейте в виду, что вашим поисковым значением может быть что угодно: текст, числа, ссылки на веб-сайты, что угодно. Пока искомое значение совпадает со значением в электронной таблице, о которой мы поговорим на следующем шаге, эта функция будет возвращать нужные вам данные.

4. Введите массив таблицы электронной таблицы, в которой находятся желаемые данные.

Рядом с полем «массив таблицы» введите диапазон ячеек, в котором вы хотите выполнить поиск, и лист, на котором эти ячейки расположены, используя формат, показанный на скриншоте выше.Приведенная выше запись означает, что данные, которые мы ищем, находятся в электронной таблице под названием «Страницы» и могут быть найдены в любом месте между столбцом B и столбцом K.

Лист, на котором расположены ваши данные, должен находиться в текущем файле Excel. Это означает, что ваши данные могут находиться либо в другой таблице ячеек где-нибудь в вашей текущей электронной таблице, либо в или в другой электронной таблице, связанной в нижней части вашей книги, как показано ниже.

Например, если ваши данные расположены в «Sheet2» между ячейками C7 и L18, запись в массиве вашей таблицы будет «Sheet2! C7: L18.«

5. Введите номер столбца данных, которые должен возвращать Excel.

Под полем массива таблиц вы вводите «порядковый номер столбца» массива таблиц, который вы просматриваете. Например, если вы сосредотачиваетесь на столбцах от B до K (обозначены как «B: K» при вводе в поле «массив таблицы»), но конкретные значения, которые вы хотите, находятся в столбце K, вы вводите «10» в поле «порядковый номер столбца», поскольку столбец K является 10-м столбцом слева.

6.Введите поиск по диапазону, чтобы найти точное или приблизительное совпадение с поисковым значением.

В ситуациях, подобных нашей, когда речь идет о ежемесячном доходе, вы хотите найти точных совпадений из таблицы, которую вы просматриваете. Для этого введите «ЛОЖЬ» в поле «поиск диапазона». Это говорит Excel, что вы хотите найти только точный доход, связанный с каждым контактом по продажам.

Чтобы ответить на ваш животрепещущий вопрос: да, вы можете разрешить Excel искать приблизительное совпадение вместо точного.Для этого просто введите TRUE вместо FALSE в четвертом поле, показанном выше.

Когда функция ВПР настроена на приблизительное совпадение, она ищет данные, которые наиболее близко соответствуют вашему искомому значению, а не данные, идентичные этому значению. Если вы ищете данные, связанные, например, со списком ссылок на веб-сайты, и некоторые из ваших ссылок имеют в начале «https: //», возможно, вам следует найти приблизительное совпадение на случай, если есть ссылки, которые не имеют этого тега “https: //”.Таким образом, остальная часть ссылки может соответствовать без этого начального текстового тега, в результате чего формула ВПР будет возвращать ошибку, если Excel не может ее найти.

7. Нажмите «Готово» (или «Ввод») и заполните новый столбец.

Чтобы официально ввести значения, которые вы хотите в новый столбец из шага 1, нажмите «Готово» (или «Enter», в зависимости от вашей версии Excel) после заполнения поля «поиск диапазона». Это заполнит вашу первую ячейку. Вы можете воспользоваться этой возможностью и посмотреть в другой таблице, чтобы убедиться, что это правильное значение.

Если да, заполните оставшуюся часть нового столбца каждым последующим значением, щелкнув первую заполненную ячейку, а затем щелкнув крошечный квадрат, который появляется в правом нижнем углу этой ячейки. Выполнено! Все ваши ценности должны появиться.

ВПР не работает?

Если вы выполнили указанные выше действия, а ваша функция ВПР по-прежнему не работает, проблема может быть связана с вашим:

Синтаксис (т.е. как вы структурировали формулу)
Значения (т.е. правильны ли и правильно ли отформатированы данные, которые он ищет)

Устранение неполадок синтаксиса ВПР

Начните с просмотра формулы ВПР, которую вы написали в указанной ячейке.

Имеется в виду правильное значение поиска для идентификатора ключа?
Указывает ли он правильный диапазон массива таблиц для значений, которые необходимо получить?
Указывает ли он правильный лист для диапазона?
Этот лист написан правильно?
Используется ли правильный синтаксис для ссылки на лист? (е.грамм. Pages! B: K или ‘Sheet 1’! B: K)
Указан правильный номер столбца? (например, A равно 1, B равно 2 и т. д.)
Верно или Неверно – правильный маршрут для настройки листа?

Устранение неполадок значений ВПР

Если проблема не в синтаксисе, то как у вас может быть проблема со значениями, которые вы пытаетесь получить сами. Это часто проявляется как ошибка # Н / Д, когда функция ВПР не может найти указанное значение.

Значения отформатированы вертикально и справа налево?
Соответствуют ли значения тому, как вы к ним относитесь?

Например, если вы ищете данные URL, каждый URL должен быть строкой с соответствующими данными слева от нее в той же строке.Если у вас есть URL-адреса в качестве заголовков столбцов с данными, перемещающимися вертикально, ВПР не будет работать.

Продолжая этот пример, URL-адреса должны совпадать по формату на обоих листах. Если у вас есть один лист, содержащий «https: //» в значении, а другой лист опускает «https: //», ВПР не сможет сопоставить значения.

ВПР как мощный маркетинговый инструмент

Маркетологи должны анализировать данные из различных источников, чтобы получить полную картину лидогенерации (и не только).Microsoft Excel – идеальный инструмент для этого точно и масштабно, особенно с функцией ВПР.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в марте 2019 года и был обновлен для полноты.

Полное руководство по Power Query

Что такое запрос мощности?

Power Query – это инструмент бизнес-аналитики, доступный в Excel, который позволяет импортировать данные из множества различных источников, а затем очищать, преобразовывать и изменять ваши данные по мере необходимости.

Это позволяет вам настроить запрос один раз, а затем повторно использовать его с простым обновлением. К тому же он довольно мощный. Power Query может импортировать и очищать миллионы строк в модели данных для последующего анализа. Пользовательский интерфейс интуитивно понятен и хорошо продуман, поэтому освоить его очень легко. Это невероятно короткий период обучения по сравнению с другими инструментами Excel, такими как формулы или VBA.

Самое приятное в этом то, что вам не нужно изучать или использовать какой-либо код для этого. Редактор мощных запросов записывает все ваши преобразования шаг за шагом и преобразует их в M-код для вас, аналогично тому, как это делает запись макросов с VBA.

Если вы хотите отредактировать или написать свой собственный M-код, вы, конечно, можете, но вам определенно не нужно.

Получите данные, использованные в этом посте, чтобы следить за ними.

Что умеет Power Query?

Представьте, что вы ежемесячно получаете отчет о продажах в текстовом файле из вашей системы, который выглядит следующим образом.

Каждый месяц нужно заходить в папку, в которую загружен файл, открывать файл и копировать содержимое в Excel.

Затем вы используете функцию преобразования текста в столбцы, чтобы разделить данные на новые столбцы.

Система выводит только идентификатор продавца, поэтому вам нужно добавить новый столбец к данным и использовать ВПР, чтобы связать продавца с каждым идентификатором. Затем вам нужно суммировать продажи по продавцам и рассчитать комиссию к выплате.

Вам также необходимо связать идентификатор продукта с категорией продукта, но только первые 4 цифры кода продукта относятся к категории продукта. Вы создаете еще один столбец, используя функцию LEFT, чтобы получить первые 4 цифры кода продукта, а затем используйте VLOOKUP для получения категории продукта.Теперь вы можете суммировать данные по категориям.

Может быть, на это уходит всего час в месяц, но это довольно бессмысленная работа, которая не доставляет удовольствия и отнимает время, которое вы действительно можете потратить на анализ данных и получение содержательной информации.

С помощью Power Query все это можно автоматизировать одним щелчком кнопки обновления ежемесячно. Все, что вам нужно сделать, это создать запрос один раз и повторно использовать его, экономя час работы каждый месяц!

Где Power Query?

Power Query доступен в качестве надстройки для загрузки и установки для Excel 2010 и 2013 и появится в виде новой вкладки на ленте с надписью Power Query .В 2016 году он был переименован в Get & Transform и отображается на вкладке Data без необходимости установки какой-либо надстройки.

Импорт данных с помощью Power Query

Импортировать данные с помощью Power Query просто. Excel предоставляет множество общих подключений к данным, которые доступны на вкладке Data и могут быть найдены с помощью команды Get Data .

Получите данные из одного файла , такого как книга Excel, текстовый или CSV-файл, файлы XML и JSON.Вы также можете импортировать несколько файлов из данной папки.
Получение данных из различных баз данных , таких как SQL Server, Microsoft Access, Analysis Services, SQL Server Analysis Server, Oracle, IBM DB2, MySQL, PostgreSQL, Sybase, Teradata и базы данных SAP HANA.
Получить данные из Microsoft Azure
Получайте данные из онлайн-сервисов , таких как Sharepoint, Microsoft Exchange, Dynamics 365, Facebook и Salesforce.
Получение данных из других источников , таких как таблица или диапазон внутри текущей книги, из Интернета, Microsoft Query, Hadoop, канала OData, ODBC и OLEDB.
Мы можем объединить два запроса вместе аналогично объединению двух запросов в SQL.
Мы можем добавить запрос к другому запросу , подобному объединению двух запросов в SQL.

Примечание : доступные параметры подключения к данным будут зависеть от вашей версии Excel.

Существует несколько наиболее распространенных типов запросов, доступных на верхнем уровне команд ленты, находящихся в разделе Get & Transform на вкладке Data .Отсюда мы можем легко получить доступ к запросам From Text / CSV , From Web и From Table / Range . Они просто дублируются за пределами команды Get Data для удобства использования, поскольку вы, вероятно, будете использовать их чаще.

В зависимости от того, какой тип подключения для передачи данных вы выберете, Excel проведет вас через настройку подключения, и в процессе может быть несколько вариантов для выбора.

В конце процесса настройки вы попадете в окно предварительного просмотра данных.Здесь вы можете предварительно просмотреть данные, чтобы убедиться, что они соответствуют вашим ожиданиям. Затем вы можете загрузить данные как есть, нажав кнопку Загрузить , или перейти к редактору запросов, чтобы применить какие-либо шаги преобразования данных, нажав кнопку Изменить .

Простой пример импорта данных в файл Excel

Давайте посмотрим на импорт некоторых данных из книги Excel в действии. Мы собираемся импортировать файл Excel под названием Данные о продажах канцелярских товаров.xlsx . Он содержит данные о продажах на одном листе под названием Данные о продажах и данные о клиентах на другом листе под названием Данные о клиентах . Оба листа данных начинаются с ячейки A1, а первая строка данных содержит заголовки столбцов.

Перейдите на вкладку Data и выберите команду Get Data в разделе Get & Transform Data . Затем перейдите к из файла и выберите из книги .

Откроется меню выбора файлов , в котором вы можете перейти к файлу, который хотите импортировать.Выберите файл и нажмите кнопку Import .

После выбора файла для импорта откроется окно предварительного просмотра данных Navigator . Это даст вам список всех объектов, доступных для импорта из книги. Установите флажок Выбрать несколько элементов , поскольку мы будем импортировать данные с двух разных листов. Теперь мы можем проверить данные о клиентах и Данные о продажах .

Когда вы щелкаете по любому из объектов в книге, вы можете увидеть предварительный просмотр данных для него в правой части окна навигатора.Это отлично подходит для проверки здравого смысла, чтобы убедиться, что у вас есть правильный файл.

Когда вы удовлетворены тем, что у вас есть все необходимое из книги, вы можете нажать кнопки Edit или Load . Кнопка редактирования перенесет вас в редактор запросов, где вы сможете преобразовать данные перед их загрузкой. При нажатии кнопки загрузки данные загружаются в таблицы на новых листах книги.

В этом простом примере мы обойдем редактор и сразу перейдем к загрузке данных в Excel.Нажмите маленькую стрелку рядом с кнопкой «Загрузить», чтобы получить доступ к параметрам « Загрузить в ». Это даст вам еще несколько вариантов загрузки.

Мы выберем загрузку данных в таблицу на новом листе, но есть несколько других вариантов. Вы также можете загрузить данные непосредственно в сводную таблицу или сводную диаграмму, или вы можете избежать загрузки данных и просто создать соединение с данными.

Теперь таблицы загружаются в новые листы в Excel, и у нас также есть два запроса, которые можно быстро обновить, если когда-либо обновятся данные в исходной книге.

Редактор запросов

После ознакомления с руководством по подключению данных и выбора опции Edit , вам будет представлен редактор запросов . Здесь будут создаваться или редактироваться любые шаги преобразования данных. В редакторе есть 6 основных областей , с которыми вам нужно ознакомиться.

Лента – Пользовательский интерфейс редактора очень похож на Excel и использует визуальный командный центр в стиле ленты.Он объединяет команды преобразования данных и другие параметры запроса мощности в 5 основных вкладок.
Список запросов – в этой области перечислены все запросы в текущей книге. Вы можете перейти к любому запросу из этой области, чтобы начать его редактирование.
Предварительный просмотр данных – В этой области вы увидите предварительный просмотр данных со всеми применяемыми в данный момент шагами преобразования. Вы также можете получить доступ ко многим командам преобразования здесь либо с помощью значков фильтров в заголовках столбцов, либо щелкнув правой кнопкой мыши заголовок столбца.
Панель формул – Здесь вы можете увидеть и отредактировать M-код текущего шага преобразования. Каждое преобразование, которое вы выполняете в своих данных, записывается и отображается как шаг в области примененных шагов.
Свойства – Здесь вы можете назвать свой запрос. Когда вы закрываете и загружаете запрос в таблицу Excel, мощный запрос создаст таблицу с тем же именем, что и исходный запрос, если имя таблицы еще не занято. Имя запроса также указывает на то, как M-код будет ссылаться на этот запрос, если нам нужно запросить его в другом запросе.
Прикладные шаги – Эта область представляет собой хронологический список всех шагов преобразования, которые были применены к данным. Вы можете перемещаться по шагам здесь и просматривать изменения в области предварительного просмотра данных. Вы также можете удалить, изменить или переупорядочить любые шаги в запросе здесь.

Список запросов

Список запросов имеет и другие возможности, помимо простого перечисления всех запросов текущей книги.

Одна из основных функций списка запросов – навигация.Нет необходимости выходить из редактора запросов, чтобы выбрать, над каким запросом вы работаете. Вы можете щелкнуть левой кнопкой мыши по любому запросу, чтобы переключиться. Текущий запрос будет выделен светло-зеленым цветом.

Когда вы в конечном итоге выйдете из редактора с помощью кнопки «закрыть и загрузить», изменения во всех отредактированных вами запросах будут сохранены.

Вы можете скрыть список запросов, чтобы освободить место для предварительного просмотра данных. Щелкните левой кнопкой мыши на маленькой стрелке в верхнем правом углу, чтобы переключать список между скрытым и видимым.

Если вы щелкните правой кнопкой мыши любой запрос в списке, появится множество вариантов.

Копировать и вставить – Скопируйте и вставьте запрос, чтобы сделать его еще одну копию.
Удалить – Удалить запрос. Если вы случайно удалили запрос, кнопки отмены нет, но вы можете выйти из редактора запросов без сохранения, нажав кнопку закрытия и загрузки, чтобы восстановить запрос.
Переименовать – переименовать запрос. Это то же самое, что переименование в разделе свойств в левой части редактора.
Дубликат – Сделайте еще одну копию запроса. Это то же самое, что и копирование и вставка, но превращает процесс в один этап.
Переместить в группу – Поместите свои запросы в папку, подобную структуре, чтобы они были организованы, когда список станет большим.
Вверх и вниз – Измените порядок отображения запросов в списке или в группах папок, чтобы добавить к усилиям вашей организации. Это также можно сделать, перетащив запрос в новое место.
Create Function – Превратите ваш запрос в функцию запроса. Они позволяют передавать параметр в запрос и возвращать результаты на основе переданного параметра.
Преобразовать в параметр – Позволяет преобразовывать параметры в запросы или запросы в параметры.
Расширенный редактор – Откройте расширенный редактор для редактирования M-кода запроса.
Properties – позволяет изменить имя запроса, добавить текст описания и включить опцию Fast Data Load для запроса.

Если вы щелкните правой кнопкой мыши в любой пустой области в списке запросов, вы можете создать новый запрос .

Предварительный просмотр данных

Основная задача области предварительного просмотра данных – применить шаги преобразования к вашим данным и показать предварительный просмотр этих шагов, которые вы применяете.

В области предварительного просмотра данных вы можете выбирать столбцы несколькими различными способами. Выбранный столбец будет выделен светло-зеленым цветом.

Выберите один столбец, щелкните левой кнопкой мыши на заголовке столбца.
Выберите несколько соседних столбцов, щелкните левой кнопкой мыши на заголовке первого столбца, затем удерживайте Shift и щелкните левой кнопкой мыши на заголовке последнего столбца.
Выберите несколько несмежных столбцов, удерживая Ctrl, затем щелкните левой кнопкой мыши на любом заголовке столбца, который вы хотите выбрать.

Затем вы можете применить любые соответствующие шаги преобразования данных к выбранным столбцам на ленте или к определенным шагам можно получить доступ, щелкнув правой кнопкой мыши по заголовку столбца.Команды, которые недоступны для выбранного столбца или столбцов, будут отображаться на ленте серым цветом .

Каждый столбец имеет значок типа данных слева от заголовка столбца. Вы можете щелкнуть левой кнопкой мыши на нем, чтобы изменить тип данных столбца.

Вы можете выбрать десятичные числа, валюту, целые числа, проценты, дату и время, дату, время, часовой пояс, продолжительность, текст, логическое или двоичное значение.

Использование Locale Опция позволяет вам установить формат типа данных, используя соглашения из разных мест.Например, если вы хотите отображать дату в американском формате м / д / гггг вместо обычного дд / мм / гггг , тогда вы можете выбрать США в качестве локали.

В верхнем левом углу окна предварительного просмотра данных есть небольшой значок таблицы , вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши или щелкнуть левой кнопкой мыши , чтобы получить доступ к различным действиям, которые влияют на всю таблицу.

Переименовать любой заголовок столбца очень просто. Дважды щелкните левой кнопкой мыши в заголовке любого столбца, затем введите новое имя и нажмите Enter, когда закончите.

Вы можете изменить порядок любого из столбцов, нажав левую кнопку , и перетащите действие . Зеленая граница между двумя столбцами станет новым местоположением перетаскиваемого столбца, когда вы отпустите левый щелчок.

У каждого столбца также есть переключатель фильтра с правой стороны. Щелкните левой кнопкой мыши , чтобы отсортировать и отфильтровать данные.Это меню фильтров очень похоже на фильтры в обычной электронной таблице и будет работать таким же образом.

Показанный список элементов основан на выборке данных, поэтому может не содержать все доступные элементы в данных. Вы можете загрузить больше, нажав на Загрузить еще текст синего цвета.

Многие преобразования, находящиеся в меню ленты, также доступны из области предварительного просмотра данных с помощью щелчка правой кнопкой мыши по заголовку столбца. Некоторые действия, которые вы выбираете из этого контекстного меню, заменяют текущий столбец.Если вы хотите создать новый столбец на основе, используйте вместо этого команду из вкладки Добавить столбец .

Прикладные шаги

Любое преобразование, которое вы выполняете в своих данных, будет отображаться как шаг в области Applied Steps . Это также позволяет вам перемещаться по вашему запросу. Щелкните левой кнопкой мыши на любом шаге, и предварительный просмотр данных обновится, чтобы показать все преобразования до этого шага включительно.

Вы можете вставить новые шаги в запрос в любой момент, выбрав предыдущий шаг и затем создав преобразование в предварительном просмотре данных.Затем Power Query спросит, хотите ли вы вставить этот новый шаг. Однако будьте осторожны, так как это может нарушить следующие шаги, относящиеся к чему-то, что вы изменили.

Вы можете удалить любые шаги, которые были применены, используя X слева от имени шага в области Applied Steps . Однако необходимо соблюдать осторожность, так как если любой из следующих шагов зависит от шага, который вы пытаетесь удалить, вы нарушите свой запрос. Здесь может пригодиться Удалить до конца из контекстного меню.

Многие шаги преобразования, доступные в запросе мощности, будут иметь различные пользовательские параметры ввода и другие настройки, связанные с ними. Если вы примените фильтр к столбцу продукта, чтобы показать все элементы , не начиная с Pen , вы можете позже решить, что вам нужно изменить этот шаг фильтра, чтобы отобразить все элементы , не равные Pen . Вы можете внести эти изменения из области Applied Step .

На некоторых ступенях справа будет небольшой значок шестеренки.Это позволяет вам редактировать входы и настройки этого шага.

Вы можете изменить порядок выполнения шагов в вашем запросе. Просто щелкните левой кнопкой мыши на любом шаге и перетащите на новое место. Зеленая линия между шагами укажет новое местоположение. Это еще один шаг, с которым вам нужно быть осторожным, так как многие шаги будут зависеть от предыдущих шагов, и изменение порядка может привести к ошибкам из-за этого.

Щелкните правой кнопкой мыши любой шаг, чтобы открыть меню параметров.

Редактировать настройки – Это позволяет редактировать настройки шага аналогично использованию значка шестеренки справа от шага.
Переименовать – позволяет переименовать метку шагов. Вместо отображения общего названия, такого как « Filtered Rows », вы можете отобразить это что-то вроде « Filtered Product Rows on Pens », чтобы вы могли легко определить, что делает шаг.
Удалить – удаляет текущий шаг, аналогично X в левой части шага.
Удалить до конца – позволяет удалить текущий шаг и все шаги до конца. Поскольку шаги могут зависеть от предыдущих шагов, удаление всех шагов после шага – хороший способ избежать ошибок.
Вставить шаг после – позволяет вставить новый шаг после текущего шага.
Перемещение вверх и вниз – Это позволяет вам переупорядочивать шаги запроса, аналогично методу перетаскивания.
Извлечь предыдущий – Это может быть действительно полезной опцией.Это позволяет вам создать новую копию запроса до выбранного шага.

Бар формул

Когда вы щелкаете по различным шагам процесса преобразования в области «Примененные шаги», панель формул обновляется, показывая M-код, созданный для этого шага. Если сгенерированный M-код длиннее строки формул, вы можете развернуть строку формул с помощью переключателя со стрелкой справа.

Вы можете редактировать M-код для шага прямо из строки формул, не открывая расширенный редактор.В этом примере мы изменили наш фильтр с « Pen » на « Chair », набрав в строке формул и нажав Enter или используя галочку слева, чтобы подтвердить изменение. Нажмите Esc или используйте X на
слева, чтобы отменить любые изменения.

Вкладка “Файл”

Вкладка File содержит различные параметры для сохранения любых изменений, внесенных в ваши запросы, а также параметры и настройки запроса мощности.

Закрыть и загрузить – это сохранит ваши запросы и загрузит текущий запрос в таблицу Excel в книге.
Закрыть и загрузить в – откроется меню Импорт данных с различными вариантами загрузки данных на выбор.
Discard & Close – Отменяет все изменения, внесенные в запросы во время сеанса в редакторе, и закрывает редактор.

Примечание , вам все равно нужно будет сохранить книгу обычным способом, чтобы сохранить любые изменения запросов, если вы закроете книгу.

Закрыть и загрузить команды и Закрыть и загрузить в также доступны на вкладке Домашняя страница .

Опции загрузки данных

Когда вы используете опцию Close & Load To для выхода из редактора, откроется меню Import Data .

Вы можете выбрать загрузку запроса в таблицу , сводную таблицу , сводную диаграмму или создать только соединение для запроса. Параметр «Только соединение» будет означать, что данные в книгу не выводятся, но вы все равно можете использовать этот запрос в других запросах.Это хороший вариант, если запрос является промежуточным шагом в процессе преобразования данных.

Вы также сможете выбрать место для загрузки в своей книге, если вы выбрали таблицу, сводную таблицу или сводную диаграмму в предыдущем разделе. Вы можете выбрать ячейку на существующем листе или загрузить ее на новый лист, который Excel создаст для вас автоматически.

Другой вариант – это Добавить эти данные в модель данных . Это позволит вам использовать выходные данные в Power Pivot и использовать другие функции модели данных, такие как построение связей между таблицами.Модель данных Excel – это новый эффективный способ хранения и использования больших объемов данных.

Окно запросов и подключений

Когда вы работаете вне мощного редактора запросов, вы можете просматривать все запросы в книге и взаимодействовать с ними через окно Queries & Connections . Чтобы открыть его, перейдите на вкладку Data на обычной ленте Excel, затем нажмите кнопку команды Queries & Connections в разделе Queries & Connections .

При открытии он будет прикреплен к правой стороне книги. Вы можете отстыковать его, щелкнув левой кнопкой мыши по заголовку и перетащив его. Вы можете перетащить его в левую часть и закрепить там или оставить плавающим. Вы также можете изменить размер окна, щелкнув левой кнопкой мыши и перетащив края.

Это очень похоже на список запросов в редакторе, и вы можете выполнить множество тех же действий, щелкнув правой кнопкой мыши по любому запросу.

Стоит отметить, что параметр «Загрузить в », которого нет в контекстном меню списка запросов.Это позволит вам изменить параметр загрузки для любого запроса, поэтому вы можете изменить любое соединение , только запросы для загрузки в таблицу Excel в книге.

Еще одна вещь, на которую стоит обратить внимание: когда вы наводите на запрос курсором мыши , Excel сгенерирует Peek Data Preview . Это покажет вам основную информацию о запросе.

Предварительный просмотр данных – это предварительный просмотр данных в реальном времени, аналогичный тому, как при первой настройке запроса.
Столбцы – Это даст вам список всех столбцов, содержащихся в окончательных результатах запроса, а также количество столбцов. Щелчок по любому из них выделит столбец в окне предварительного просмотра данных.
Последнее обновление – Это сообщит вам, когда данные были обновлены в последний раз.
Состояние загрузки – показывает, загружены ли данные в таблицу, сводную таблицу, сводную диаграмму или только соединение.
Источники данных – Это покажет вам источник данных вместе с количеством файлов, если это запрос из папки.
Просмотреть в листе – щелкнув по нему, вы перейдете к выходной таблице, если запрос загружен в таблицу, сводную таблицу или сводную диаграмму.

Вы также можете получить доступ к этому представлению Peek , щелкнув правой кнопкой мыши по запросу и выбрав Показать взгляд .

Есть также несколько полезных сообщений , отображаемых в окне «Запросы и соединения» для каждого запроса. Он покажет вам, является ли запрос только соединением, были ли какие-либо ошибки при последнем запуске запроса или сколько строк загружено.

Вкладка “Домой”

Вкладка Home содержит все действия, преобразования и настройки, которые влияют на всю таблицу.

Закрыть – отсюда вы можете получить доступ к параметрам Закрыть и загрузить и Закрыть и загрузить в . Они также доступны в меню вкладки File .
Запрос – Вы можете обновить предварительный просмотр данных для текущего запроса или всех соединений запроса.Вы также можете открыть настройки свойств и расширенный редактор для текущего запроса, а под кнопкой Manage есть опции для удаления, дублирования или ссылки на текущий запрос.
Управление столбцами – Вы можете перейти к определенным столбцам и выбрать сохранение или удаление столбцов.
Уменьшить строки – Вы можете управлять строками данных из этого раздела. Существует множество вариантов сохранения или удаления определенных строк. Сохраните или удалите верхние N строк, нижние N строк, определенный диапазон строк, чередующиеся строки, повторяющиеся строки или строки с ошибками.Единственный вариант, доступный только для удаления строк, – это удалить пустые строки.
Сортировка – любой столбец можно отсортировать в возрастающем или убывающем порядке.
Преобразование – Этот раздел содержит набор полезных опций преобразования.
Разделить столбцы – позволяет разделить данные в столбце на основе разделителя или длины символа.
«Группировать по» – позволяет группировать и суммировать данные аналогично «Группировать по» в SQL.
Тип данных – позволяет изменить тип данных любого столбца.
Использовать первую строку в качестве заголовков – позволяет повысить уровень первой строки данных до заголовков столбцов или понизить заголовки столбцов до строки данных.
Заменить значения – позволяет найти и заменить любое значение из столбца.
Объединить – этот раздел содержит все команды для объединения вашего запроса с другими запросами. Вы можете объединять, добавлять запросы или объединять файлы при работе с запросом из папки.
Параметры – Power Query позволяет создавать параметры для ваших запросов.Например, при настройке запроса из папки вы можете захотеть, чтобы путь к папке был параметром, чтобы вы могли легко изменить местоположение. В этом разделе вы можете создавать существующие параметры и управлять ими.
Источники данных – Этот раздел содержит настройки источника данных, включая управление разрешениями для любых источников данных, для доступа к которым требуются пароли.
Новый запрос – Вы можете создавать новые запросы из новых источников данных или ранее использованных источников данных из этого раздела.

Разница между вкладками “Преобразование” и “Добавить столбец”

Большая часть всех преобразований, доступных в запросе мощности, доступна через вкладку Преобразование или вкладку Добавить столбец .

Вы можете подумать, что между этими двумя вкладками много дублирования. Например, обе вкладки содержат раздел Из текста с множеством одинаковых команд. Это не совсем так, разница есть!

Когда вы используете команду из вкладки Добавить столбец , которая находится на обеих вкладках, она создаст новый столбец с преобразованными данными, а исходный столбец останется нетронутым.В то время как использование эквивалентной команды из вкладки Transform изменит исходный столбец, и новый столбец не будет создан.

Это очень важный момент, о котором следует помнить!

Вкладка “Преобразование”

Разделы вкладки Transform .

Таблица – Этот раздел содержит команды, которые преобразуют всю таблицу. Вы можете группировать и агрегировать свой запрос, повышать уровень строк до заголовков, понижать уровень заголовков до строк, транспонировать данные, изменять порядок строк и подсчитывать строки.
Любой столбец – Этот раздел содержит команды, которые будут работать с любым столбцом данных независимо от типа данных. Вы можете изменить тип данных, автоматически определять и изменять тип данных, переименовывать заголовок столбца, находить и заменять значения, заполнять значения вниз (или вверх) столбца, чтобы заменить любые пробелы или нули значением над ним (или под ним) , сводить или отменять сводку столбцов, перемещать столбцы в новое место или преобразовывать столбец в список.
Текстовый столбец – Этот раздел содержит команды для текстовых данных.Вы можете разделять столбцы с помощью разделителя, форматировать регистр, обрезать и очищать, объединять два или более столбца вместе, извлекать текст и анализировать объекты XML или JSON.
Числовой столбец – Этот раздел содержит команды для числовых данных. Вы можете выполнять различные агрегации, такие как суммы и средние, выполнять стандартные операции алгебры или тригонометрии и округлять числа в большую или меньшую сторону.
Столбец даты и времени – Этот раздел содержит команды для данных даты и времени. Вы можете извлечь информацию из ваших данных о дате, времени и продолжительности.
Структурированный столбец – Этот раздел содержит команды для работы с вложенными структурами данных, например, когда столбец содержит таблицы.

Вкладка “Добавить столбец”

Вкладка Добавить столбец содержит множество команд, аналогичных вкладке Преобразовать , но главное отличие в том, что они создают новый столбец с преобразованием.

Общие – этот раздел позволяет добавлять новые столбцы на основе формул или пользовательских функций.Вы также можете добавить столбцы индекса или продублировать столбец отсюда.
Из текста – очень похоже на раздел Из текста на вкладке Преобразование , но эти команды создадут новый столбец с преобразованием.
From Number – очень похоже на раздел From Number на вкладке Transform , но эти команды создадут новый столбец с преобразованием.
From Date & Time – Очень похоже на раздел From Date & Time на вкладке Transform , но эти команды создадут новый столбец с преобразованием.

Вкладка “Просмотр”

Вкладка View довольно редкая по сравнению с другими вкладками. В нем нет команд трансформации. Большинству пользователей Power Query редко нужно будет использовать эту область, но есть еще несколько вещей, о которых стоит знать.

Макет – этот раздел позволяет отображать или скрывать панель параметров запроса (которая содержит свойства и применяемые шаги) и панель формул.
Предварительный просмотр данных – этот раздел позволяет отображать или скрывать символы пробелов или превращать шрифт в моноширинный шрифт в области предварительного просмотра данных.Это удобно при работе с данными, разделенными определенным количеством символов.
Столбцы – позволяет перейти к определенному столбцу и выбрать его в предварительном просмотре данных. Эта команда также доступна на вкладке Home .
Параметры – позволяет включить параметризацию в источниках данных и этапах преобразования.
Advanced – откроется расширенный редактор запросов, в котором отображается M-код запроса. Это также доступно на вкладке Home .
Зависимости – откроется диаграмма зависимостей запросов в книге.

В частности, представление Query Dependencies является полезным ресурсом, который позволяет вам видеть визуальное представление потока процесса преобразования данных.

Выводы

Power Query поначалу может показаться ошеломляющим для новичка, но пользовательский интерфейс очень хорошо продуман, и его легко понять. Хотя это может быть новым для пользователя, многие концепции должны быть уже знакомы пользователю Excel.

Знакомство со всеми частями редактора и расположением вкладок ленты – важный первый шаг в изучении Power Query и его внедрении в повседневную работу.

Несмотря на то, что о Power Query можно многое узнать, стоит потратить время на изучение этого вопроса. С его помощью можно сэкономить время на повторяющихся задачах очистки и форматирования данных. Это один из самых мощных и полезных инструментов, добавленных в Excel со времени создания сводных таблиц.

Хотите еще больше возможностей для мощных запросов? Тогда ознакомьтесь с этими удивительными советами по Power Query, которые помогут вам извлечь из этого максимальную пользу!

Как использовать Google Таблицы: Полное руководство для начинающих

Это руководство по Google Таблицам поможет вам пройти путь от абсолютного новичка или базового пользователя до уверенного, компетентного пользователя среднего уровня.

Google Таблицы – чрезвычайно мощный инструмент для всего, от цифрового маркетинга до финансового моделирования, от управления проектами до статистического анализа, по сути, практически любой деятельности, связанной с записью и анализом данных.

А если вы (относительно) новичок, то научиться правильно пользоваться Google Таблицами действительно окупается. Это руководство поможет вам быстро перейти от новичка к ниндзя!

Если вы новичок в Google Таблицах, я рекомендую вам начать с начала этой статьи.

Однако, если вы уже использовали Таблицы, можете пропустить разделы 1 и 2 и начать с раздела “Данные и основные формулы”.

Доступен шаблон для копирования на ваш Диск, который будет сопровождать это руководство:

Кроме того, перечислены различные дополнительные ресурсы, которые помогут вам сделать еще один шаг вперед. Найдите этот логотип: Advanced Resource

Содержание

Как использовать Google Таблицы: новичок
Что такое Google Таблицы?
Чем он отличается от Excel?
Как создать свой первый лист Google
Окно редактирования Google Таблиц
Работа с данными в Google Таблицах
Как использовать Google Таблицы: Окно редактирования
Редактирование столбцов и строк
Создание новых вкладок
Форматирование
Удаление форматирования
Как использовать Google Таблицы: данные и основные формулы
Различные типы данных
Делаем математику по числам
Функции стартера: СЧЁТ, СУММ, СРЕДНЕЕ
Разделение данных в ячейках
Объединение данных в ячейках
Как использовать Google Таблицы: особенности убийцы
Добавление комментариев и примечаний
Совместное использование листа
Совместная работа в реальном времени
Как использовать Google Таблицы: методы среднего уровня
Морозильные панели для удобного просмотра
Общие сведения о ссылках на ячейки
Базовое условное форматирование
Сортировка и фильтрация данных
Добавление диаграмм
Использование функции исследования
БОНУС: функция ВПР
Как использовать Google Таблицы: следующие шаги

💡 Подробнее
Основы Google Таблиц – мой новый курс для начинающих.Это 100% онлайн-курс по видеообучению, предназначенный для улучшения ваших навыков работы с таблицами.
1. Как использовать Google Таблицы
Что такое Google Таблицы?
Google Таблицы – это бесплатное облачное приложение для работы с электронными таблицами. Это означает, что вы открываете его в окне браузера, как обычную веб-страницу, но при этом у вас есть все функции полноценного приложения для работы с электронными таблицами для выполнения мощного анализа данных. Это действительно лучшее из обоих миров.
Чем он отличается от Excel?
Без сомнения, вы слышали о Microsoft Excel, давно признанном тяжеловесе в мире электронных таблиц.Это невероятно мощное и универсальное программное обеспечение, которым пользуются от 750 до 1 миллиарда человек во всем мире. Так что да, это непростая задача.
Google Таблицы во многом похожи, но также сильно отличаются в других областях. Он имеет (в основном) тот же набор функций и инструментов для работы с данными. Фактически, некоторые люди ошибочно называют это «Google Excel» или «электронные таблицы Google».
Рискуя вступить в категоричную дискуссию о сильных и слабых сторонах каждой платформы, вот несколько ключевых отличий:
Google Таблицы работают в облаке, а Excel – на настольных компьютерах.С Таблицами у вас больше не будет разных версий вашей работы. Все всегда видят одну и ту же самую последнюю версию Таблиц, в которой отображаются одни и те же данные.
Совместная работа встроена в Таблицы, поэтому работает очень хорошо. Excel все еще пытается наверстать упущенное.
Оба имеют инструменты построения диаграмм и сводных таблиц для анализа данных, хотя Excel в обоих случаях более эффективен.
Excel может обрабатывать гораздо большие наборы данных, чем Таблицы, у которых есть ограничение в 2 миллиона ячеек.
Являясь облачной программой, Google Таблицы очень хорошо интегрируются с другими онлайн-сервисами Google и сторонними сайтами.
У обоих есть языки сценариев для расширения их функциональности и создания собственных инструментов. Google Sheets использует скрипт приложений (вариант Javascript), а Excel использует VBA.
Что касается материала, который мы рассмотрим в этой статье, то между программами очень мало различий.
Чтобы лучше понять различия между Excel и Google Таблицами, взгляните на ExcelToSheets.com
Зачем нужны Google Таблицы?
Как это для начала:
Это бесплатно!
Это совместная работа, поэтому все команды могут видеть и работать с одной и той же таблицей в режиме реального времени.
В нем достаточно функций для комплексного анализа, но…
… он очень прост в использовании.
Нужно больше убедительности? Вот еще 5 причин от самого Google.
Может ли он по-прежнему делать сложные вещи?
Совершенно верно! Вы можете создавать информационные панели, писать формулы, от которых у вас кружится голова, и даже создавать приложения для автоматизации своей работы.Небо это предел!
На этом сайте вы найдете множество ресурсов для пользователей среднего / продвинутого уровня, а также комплексные онлайн-курсы обучения.
Хорошо, а где мне это взять? Как создать свой первый Google Sheet
Если вы впервые пользуетесь Таблицами, перейдите на страницу https://www.google.com/sheets/about/, которая по состоянию на январь 2018 года выглядит так:
Нажмите кнопку « Перейти к Google Таблицам» в центре экрана.Вам будет предложено войти в систему:
Затем вы попадаете на главный экран Google Таблиц, на котором отображаются все ранее созданные вами электронные таблицы.
Нажмите огромную зеленую кнопку с плюсом, чтобы создать новую таблицу Google:
Открытие первой таблицы Google с Диска
Вы можете создавать новые таблицы Google из папки Диска, нажав синюю кнопку NEW:
Когда вы создаете новую таблицу Google, она будет создана в вашей основной папке Диска (корневой папке):
(Примечание: не паникуйте, если вы еще не видите Лист, он может не отображаться, пока вы не переименуете его.См. Следующий шаг о том, как это сделать.)
Здесь вы можете перетащить его в другую папку, если хотите (чтобы все было организовано). Сделайте это, нажав и удерживая файл, и перетащив его туда, куда вы хотите, чтобы он переместился:
Окно редактирования Google Таблицы
Вот как будет выглядеть ваш пустой лист Google:
Вы можете переименовать свой лист в верхнем левом углу. Щелкните там, где написано Электронная таблица без названия , и введите любое имя, которое вы хотите дать своему листу, в этом примере «Новый лист».
Итак, давайте познакомимся с ключевой терминологией и фундаментальной концепцией , на которой работают электронные таблицы:
Над листом есть две строки меню, о которых мы поговорим подробнее в этом руководстве.
Главное окно состоит из сетки ячеек. Отдельная ячейка представляет собой отдельный прямоугольник на пересечении одного столбца и одной строки, и она будет содержать один фрагмент данных.
Столбцы представляют собой вертикальные диапазоны ячеек, обозначенные буквами, проходящими через верхнюю часть листа.
Строки – это горизонтальные диапазоны ячеек, помеченные числами в левой части листа.
В приведенном выше примере я выделил столбец E и строку 10.
** Основная концепция электронных таблиц: **
Столбец E и строка 10 пересекаются в одной ячейке и только в одной ячейке. Таким образом, мы можем объединить букву столбца и номер строки, чтобы создать уникальную ссылку на эту ячейку, E10. Теперь, когда мы хотим обратиться к этой ячейке, например, для доступа к данным в этой ячейке, мы используем для этого адрес E10.
Поймите это, и вы поймете электронные таблицы. Остальное – это просто детали!
Ввод, выбор, удаление и перемещение данных
Теперь самое интересное начинается! Давайте начнем использовать этот новый чистый лист, который мы создали.
Щелкните ячейку A1 (это пересечение столбца A со строкой 1, ячейка в верхнем левом углу листа), и вы увидите синюю рамку вокруг ячейки, чтобы указать, что она выделена:
Затем вы можете просто начать печатать, и вы увидите данные, вводимые в эту ячейку:
Нажмите Enter, когда закончите ввод данных, и вы перейдете к следующей ячейке, завершив ввод данных.Если вместо этого вы нажмете клавишу Tab, вы переместитесь на одну ячейку вправо!
Здесь стоит отметить важный нюанс:
Щелчок ОДИН РАЗ на ячейке выделяет всю ячейку. При нажатии ДВАЖДЫ входит в ячейку, поэтому вы можете выбирать или работать только с данными.
Если вы застряли внутри ячейки, вы можете нажать клавишу ESCAPE , чтобы отменить выбор содержимого и перейти на уровень выше, чтобы просто выделить ячейку.
Попробуйте сами и посмотрите, как при двойном щелчке мыши появляется курсор внутри ячейки, что позволяет редактировать данные.
Чтобы удалить только что введенные данные, либо щелкните ячейку один раз и нажмите клавишу удаления, либо дважды щелкните ячейку, а затем нажимайте клавишу удаления, пока все данные не будут удалены.
💡 Подробнее
Посмотрите мой новый курс для новичков: Основы Google Таблиц. Это 100% интерактивный видео-курс по запросу, разработанный специально для того, чтобы помочь вам улучшить свои навыки работы с электронными таблицами.
Помогите! Я ошибся
Прежде всего, не паникуйте!
Google Таблицы сохраняет каждый шаг вашей работы, поэтому вы всегда можете вернуться на шаг (или два), если это необходимо.
Нажмите Cmd + Z, , если вы работаете на Mac, или Ctrl + Z, , если вы работаете на ПК, и вы отмените предыдущий шаг. Продолжайте нажимать, и вы просто вернетесь назад через свои изменения. (Нажатие Cmd + Y на Mac или Ctrl + Y на ПК перемещает вас вперед, чтобы повторить последний шаг.)
Вы также можете отменить, используя стрелку «Отменить» в меню:
Создание базовой таблицы
Хорошо, имея в виду все это, пора сделать небольшое упражнение.
Посмотрите, сможете ли вы создать следующую таблицу для нашего сайта фиктивного членства в спортзале, введя данные в правильные ячейки (на данном этапе не используется форматирование или другие уловки):
Не стесняйтесь использовать свои собственные данные, если хотите. Также обратите внимание, что даты, введенные выше, указаны в американском формате, сначала месяц, поэтому не беспокойтесь, если в вашей таблице сначала указан день.
2. Как использовать Google Таблицы: рабочая среда
Изменение размера, вставка, удаление, скрытие / отображение столбцов и строк
Чтобы выбрать строку или столбец , щелкните номер (строки) или букву (столбцы) строки или столбца, которые вы хотите выбрать.При этом вся строка или столбец будет выделена синим цветом, чтобы указать, что они выбраны.
Чтобы изменить ширину столбца или высоту строки , наведите курсор на серую линию, обозначающую край столбца или строки, пока курсор не изменится и не будет выглядеть следующим образом:
Затем щелкните и перетащите курсор влево или вправо, чтобы изменить ширину этого столбца. То же самое и с изменением высоты строк.
Pro-tip: Чтобы быстро изменить ширину столбца в соответствии с содержимым ячейки, дважды щелкните при наведении курсора на серую линию.
Как добавить столбцы в Google Таблицы: Чтобы вставить дополнительные столбцы или строки, щелкните существующий столбец или строку рядом с тем местом, где вы хотите вставить новый столбец или строку. Выделив столбец или строку (выделен синим), щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть меню параметров, затем выберите Вставить до (или Вставить после) для столбцов или Вставить сверху (или Вставить ниже) для строк:
Добавление дополнительных строк и столбцов в конце
Если вы дойдете до внешнего края таблицы Google, вы заметите, что строки и / или столбцы останавливаются.Но не волнуйтесь, вы можете добавить больше.
Если вы прокрутили лист до конца (или добавили столько данных), вы заметите, что по умолчанию вам предоставлено 1000 строк. Есть кнопка для добавления дополнительных строк, если вам нужно, либо 1000, как показано, либо любое количество, которое вы хотите (до предела, подробнее об этом ниже).
Если вы дойдете до правого края листа, то есть до последнего столбца, вы добавите дополнительные столбцы стандартным способом. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку в последнем столбце, чтобы открыть меню, а затем выберите добавление столбца справа.
Подсказка: Если вы хотите добавить более одного столбца, есть способ сделать это за один раз. В качестве примера предположим, что вы хотите добавить три новых столбца с правой стороны листа, начните с выделения последних трех столбцов, которые уже есть, затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите вставку новых столбцов. Затем он вставит для вас три новых столбца!
Ограничение данных: Наконец, имейте в виду, что каждая таблица Google ограничена 2 миллионами ячеек, что звучит как много, но составляет 50 000 строк на 40 столбцов (например, база данных транзакций вполне разумного размера для магазина электронной торговли).В любом случае вы обнаружите, что работа Таблиц значительно замедляется, не достигнув этого предела. Большинство людей сообщают о небольшом замедлении работы с десятками тысяч строк данных, сложными формулами и моделями.
Добавление / удаление нескольких листов, переименование их
Супер просто!
Нажмите большую кнопку с плюсом в левом нижнем углу вашего листа Google, чтобы добавить новый лист (также называемый вкладкой).
Зачем использовать несколько вкладок в таблице Google?
Что ж, как книга с главами по разным темам, она может помочь разделить разные данные и упорядочить вашу таблицу.
Например, у вас может быть Лист исключительно для записи ваших глобальных настроек (любые переменные, такие как имя, адрес электронной почты, налоговая ставка, численность персонала …), еще один – для данных транзакций, а еще один – для анализа и диаграмм.
Кнопка с тремя полосами рядом с плюсом – это ваша индексная кнопка , в которой перечислены все вкладки в вашей таблице Google. Это очень полезно, когда вам нужно управлять множеством разных вкладок.
Чтобы переименовать лист или удалить лист , щелкните маленькую стрелку рядом с именем (e.грамм. Sheet1), чтобы открыть меню. Здесь вы увидите возможность переименовать, удалить или даже скрыть (или показать) Таблицы.
Для именования я стараюсь указать, что находится на этой вкладке, поэтому используйте такие имена, как: Настройки, Панель инструментов, Диаграммы, Необработанные данные.
Форматирование
Вы найдете все параметры форматирования на верхней панели инструментов, так что вы можете центрировать заголовки, делать их полужирным шрифтом, форматировать числа как валюту и т. Д. Вы можете найти их все в одной строке или под Еще кнопка , как показано на этом изображении:
Они похожи на текстовый процессор и довольно понятны.Вы всегда можете нажать «Отменить», если допустили ошибку (Cmd + Z на Mac или Ctrl + Z на ПК).
Попробуйте отформатировать нашу базовую таблицу следующим образом:
> Сделайте заголовок полужирным и размером 14 пикселей
> Отцентрируйте заголовки столбцов и сделайте их жирным
> Отцентрируйте столбец уровня
> Измените формат даты на 01 января 2018 г. (Подсказка: формат даты находится под кнопкой с надписью 123 .)
> Добавьте знак доллара, $, в столбец сборов
> Добавьте рамку вокруг всей таблицы.
Вот гифка, которая поможет вам:
(Обратите внимание: вы также можете найти параметры форматирования в меню Формат , между опциями меню «Вставка» и «Данные».)
Чередование цветов
Позвольте мне показать вам возможность добавить чередующихся цветов строк (полос) к вашим таблицам .
Давайте применим его к нашей основной таблице, выделив таблицу, а затем из меню:
Формат> Чередование цветов
, как показано здесь:
Помните, небольшое форматирование имеет большое значение.Если ваш Лист будет более читабельным и аккуратным, люди с большей вероятностью поймут его и усвоят информацию.
Удаление форматирования
Это мой совет №1 по продуктивности в Google Таблицах.
Чтобы удалить все форматирование из ячейки (или диапазона ячеек), нажмите Cmd + \ на Mac или Ctrl + \ на ПК.
Это сэкономит вам много времени, если вы захотите удалить форматирование, которое вам не принадлежит, или которое вам больше не нужно или которое вам больше не нужно.
Расширенный ресурс: Подробнее о форматировании
3. Как использовать Google Таблицы: данные и основные формулы
Различные типы данных
Вы уже видели различные типы данных в Google Таблицах в нашей базовой таблице.
Ключевым моментом для понимания данных электронной таблицы является то, что каждая ячейка содержит сами данные, и формат, применяемый к этим данным.
Например, предположим, что ячейка содержит:
2 или
2.00 , или
2 , или
2,00 доллара
В каждом случае базовыми данными является число 2, но каждый раз применяется другой формат. Если мы добавим 2 к каждой из этих ячеек, мы вернем число 4 в каждом случае (с примененным форматированием).
Основные типы данных в Google Таблицах
Вы заметите, что данные о валюте, процентные данные и даже даты на самом деле являются просто числами под капотом (даты? Действительно? Да, это так, но это обсуждение в другой день).Все они выровнены по правому краю, торчат по правому краю своей ячейки.
По умолчанию текст выравнивается по левому краю.
Если вы хотите принудительно сохранить что-то в виде текста, вы можете добавить одинарную кавычку, ' перед содержимым ячейки. Таким образом, ввод '0123 будет отображаться как 0123 в вашей ячейке и будет выровнен по левому краю. Если вы опустите одинарную кавычку, она будет сохранена как число и отобразится как 123 без 0.
Делаем математику по числам
Легко, как на калькуляторе.
Вы щелкаете ячейку, в которой хотите произвести вычисление, вводите знак равенства (=), чтобы указать, что вы выполняете вычисление, а затем вводите формулу, например
Обратите внимание, как расчет будет отображаться в строке формул (1) , а также в ячейке (2) .
Вы увидите предварительный просмотр ответа (в данном случае 25) над формулой.
Запуск с функциями: СЧЁТ, СУММ, СРЕДНЕЕ
Технически вы уже написали свою первую формулу в разделе выше, посвященном математическим вычислениям, но на самом деле ваша карьера формул начинается, когда вы начинаете использовать встроенные функции (а их сотни!).
Возвращаясь к нашей основной таблице, давайте посчитаем, сколько у нас членов, какова общая ежемесячная плата и какова средняя ежемесячная плата.
СЧЕТ
Щелкните ячейку B8, введите равно (=), а затем начните вводить слово COUNT . Вы заметите, что появляется меню автозаполнения, в котором отображаются все функции, начинающиеся с буквы C, например:
Вы можете либо продолжать вводить COUNT полностью, либо найти его и выбрать из списка (наведите на него курсор и щелкните по нему ИЛИ нажмите Enter ИЛИ нажмите вкладку).
Затем вы увидите вспомогательное окно формулы, в котором рассказывается о синтаксисе формулы и о том, как ее правильно заполнить:
В этом случае функция COUNT ожидает список числовых значений.
Вы должны выбрать диапазон ячеек, который вы хотите подсчитать. Итак, нажмите на B4, удерживайте мышь и перетащите вниз до B7, чтобы четыре ячейки были выделены оранжевым цветом и B4: B7 отобразился в вашей функции:
Затем закройте функцию закрывающей скобкой «)»:
= СЧЁТ (B4: B7)
Примечание: COUNT используется для подсчета чисел.Если вы хотите подсчитать текст (например, имена), COUNT не будет работать (будет 0). Вместо этого используйте COUNTA (с буквой A в конце), в противном случае метод тот же.
СУММА
Твоя очередь! Попробуйте создать общую сумму членских взносов в ячейке D8. Выполните тот же процесс, что и функция подсчета, за исключением того, что используйте СУММ и выделите значения в столбце D.
= СУММ (D4: D7)
СРЕДНЕЕ
Вы в ударе, поэтому рассчитайте среднее значение членских взносов.Используйте функцию СРЕДНИЙ в ячейке D9.
= СРЕДНИЙ (D4: D7)
Psst, вы заметите, что Google даже иногда помогает вам и предлагает точную формулу, которую вы искали:
Держите:
Если вы ошиблись с формулой, вы увидите сообщение об ошибке, например, # N / A, #REF !, # DIV / 0 и т. Д.
Вам нужно будет повторно ввести формулу и исправить ее, прежде чем продолжить. Однако эти сообщения об ошибках содержат много контекста, поэтому их стоит понять.
Расширенный ресурс: Подробнее об ошибках формул
В чем разница между функцией и формулой?
Ну, оба используются взаимозаменяемо и довольно слабо, поэтому я бы не зацикливался на этом.
Для педанта функция относится к одному слову метода (например, СУММ), тогда как формула относится ко всей операции после знака равенства, часто состоящей из нескольких функций.
Функция разделения данных с текстом на столбцы
Предположим, вам нужно Имя и Фамилия , а не просто Имя , как у нас в таблице членства мертвых известных авторов.Как мы это делаем?
Ну, конечно, как и все в электронных таблицах, есть много способов, но позвольте мне показать вам самый простой, используя функцию Text to Columns.
Вернитесь к нашей основной таблице, создайте новый столбец справа от имени перед столбцом уровня, т.е. создайте новый пустой столбец B.
Выделите четыре имени и щелкните:
Данные> Разделить текст на столбцы…
В появившемся подменю выберите ПРОБЕЛ и полюбуйтесь, как Google Таблицы разделяют полное имя на имя и фамилию.Не стесняйтесь переименовать столбцы «Имя» и «Фамилия».
Объединение ячеек
О, черт, я слышал, как вы говорите! Вы также хотели сохранить весь столбец Name .
Нет проблем, давайте узнаем, как объединить текст, чтобы мы могли его воссоздать.
Вставьте новый пустой столбец между B и C (между фамилией и уровнем) и назовите его Полное имя в ячейке C3.
Добавьте эту формулу в ячейку C4:
= A4 и B4
Это A4, Ampersand, B4.
Он объединяет данные в ячейке A4 с данными в ячейке B4 и выводит их в ячейку C4.
Хм, но это дает следующий результат:
Чарльз Диккенс
Этого явно недостаточно! Нам нужен пробел между именами!
Измените формулу на эту, щелкнув сразу после амперсанда и добавив двойные кавычки, пробел, двойные кавычки, амперсанд:
= A4 & "" & B4
Здесь мы сказали Google Таблицам добавить пробел в микс, и теперь результат будет:
Чарльз Диккенс
Вуаля, так лучше!
Ваша формула прекрасно сидит в ячейке C4, но как заставить ее работать для других строк?
Скопируйте!
Вы можете:
i) щелкнуть правой кнопкой мыши, скопировать, переместиться вниз, чтобы выбрать следующую ячейку, снова щелкнуть правой кнопкой мыши, щелкнуть вставку или
ii) Cmd + C (на Mac) или Ctrl + C (на ПК), переместить вниз, чтобы выбрать следующую ячейку, затем Cmd + V (на Mac) или Ctrl + V (на ПК), или
iii) перетащите формулу вниз, удерживая маленькую синюю рамку в правом нижнем углу синего выделения вокруг исходной ячейки .
Замечательно то, что при копировании этой формулы ссылки на ячейки будут автоматически меняться со строки 4 на строку 5, строки 5 на строку 6 и т. Д.! Как это круто!
(Это так называемые относительные ссылки. Подробнее об этом в разделе 5 ниже.)
Вот GIF, чтобы показать эту технику в действии:
4. Как использовать Google Таблицы: Убийственные функции
Давайте посмотрим на некоторые уникальные мощные функции Google Таблиц как облачного программного обеспечения.
Комментарии (и примечания)
Хотите добавить некоторого контекста к числам в ячейках ваших Таблиц, не добавляя лишних столбцов и не нарушая форматирования?
Добавьте комментарий в ячейку!
Вы можете отмечать людей (по их адресам электронной почты), которым тоже хотите видеть комментарий. Они могут ответить и пометить проблему как решенную, как только она будет принята.
Вы также можете добавлять простые заметки в ячейки, если хотите.
Комментарии и примечания также могут быть удалены, когда они больше не требуются.
Чтобы добавить комментарий к ячейке , сначала выберите ячейку, затем щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть меню параметров. Выберите «Вставить комментарий», а затем просто введите свой комментарий.
Чтобы отметить кого-либо в своем комментарии , введите знак плюса (+) и его имя или адрес электронной почты (вы увидите варианты автозаполнения из ваших контактов, поэтому вам не нужно вводить весь адрес электронной почты) .
Вы увидите небольшой оранжевый треугольник в правом верхнем углу ячейки, обозначающий комментарий.Комментарий появится при наведении курсора на эту ячейку. Если вы нажмете на ячейку, она также добавит оранжевую заливку к фону ячейки.
Комментарии можно редактировать, удалять, связывать, отвечать и разрешать комментарии (комментарий исчезает с листа и архивируется).
Вы можете получить доступ ко всем комментариям на листе и управлять ими с помощью большой кнопки комментариев в правом верхнем углу экрана, рядом с синей кнопкой «Поделиться».
(Когда вы впервые отметите кого-то в комментарии, вам будет предложено предоставить ему доступ к таблице.Подробнее об этом ниже.)
Таким же образом можно добавить заметку в ячейки (найдите ее в меню рядом с кнопкой «Вставить комментарий»). Это похоже на урезанную версию комментария, предназначенную для вашей справки.
Поделитесь своими листами
(Если вы только что добавили комментарий и отметили кого-то еще, как показано выше, возможно, вы уже выполнили этот шаг!)
Вы можете поделиться своими таблицами Google с другими людьми. Поскольку он находится в облаке, они могут получить доступ к вашей таблице и увидеть тот же живой лист, в котором вы находитесь.
Другими словами, если вы внесете изменения, они будут отображаться автоматически и почти в реальном времени для всех, кто просматривает Лист.
Несколько человек могут просматривать и работать с одним листом.
По сути, у вас есть три варианта, с которыми вы можете поделиться своим Листом:
Доступ только для просмотра , чтобы этот человек не мог изменять или комментировать какие-либо данные
Доступ только для комментариев , чтобы этот человек мог добавлять комментарии, но при этом не вносить никаких изменений в данные в Листе
Доступ для редактирования , чтобы человек мог вносить изменения в лист (включая комментарии)
Параметры общего доступа можно найти, нажав большую синюю кнопку в правом верхнем углу, которая откроет настройки общего доступа:
Вы можете захватить ссылку (URL) на лист, выбрать настройку общего доступа (просмотр / комментарий / редактирование), а затем поделиться этой ссылкой с людьми, которым вы хотите видеть лист. (1)
Или вы можете ввести чей-то адрес электронной почты напрямую, выбрать настройку общего доступа (просмотр / комментарий / редактирование), а затем предоставить доступ к таблице напрямую этому человеку. (2)
Если вы хотите просмотреть настройки общего доступа или получить еще больший контроль, нажмите кнопки «Дополнительные параметры». (3)
Окно расширенных настроек общего доступа:
Здесь можно:
> Возьмите ссылку для общего доступа (1)
> Проверьте, у кого есть доступ (2)
> Измените права доступа всех, кто указан в списке (3)
> Пригласите новых людей для доступа к Листу (4)
> Измените расширенные настройки владельца, чтобы ограничить круг лиц, которые могут управлять настройками общего доступа и конкретными правами просмотра / комментариев (5)
> Подтвердить, когда вы закончите (6)
Я использовал ссылку из настроек общего доступа, чтобы поделиться с вами шаблоном для этого руководства!
Сотрудничество в реальном времени
Итак, вы поделились своим Листом с кем-то.Если они откроют его, пока вы все еще работаете на листе, вы увидите, что их курсор отображается в той ячейке (или диапазоне), которую они выбрали. Он будет другого цвета, например, зеленого на ваш синий.
Если они введут или удалят данные, вы увидите, что это происходит в режиме реального времени!
В данном случае моя активная ячейка – это ячейка с синим контуром . Я вижу, как кто-то еще, обозначенный ячейкой с зеленым контуром , появляется на этом листе и вводит данные в несколько ячеек перед их удалением.
Magic!
5. Как использовать Google Таблицы: методы среднего уровня
Фиксирующие панели
Это один из самых полезных приемов, которым вы можете научиться в Google Таблицах, поэтому я рекомендую вам изучить его сегодня.
Рано или поздно вы будете работать с таблицей данных, которые выходят за пределы области, которую вы видите на экране (сейчас, например, я могу видеть до строки 26, но это зависит от размера вашего экрана и других факторов).
Когда вы прокручиваете вниз, чтобы просмотреть данные в таблице, вы теряете заголовки столбцов в верхней части экрана и, следовательно, не можете видеть контекст своих столбцов.
Конечно, прокрутка вверх и вниз для просмотра заголовков столбцов не имеет смысла. Это верный путь к ошибкам в таблицах и безумию!
Взгляните на эту таблицу данных, в которой показаны самые высокие здания в мире, которые простираются ниже нижней части того, что вы можете видеть на одном экране в Таблицах. Прокрутка приводит к исчезновению строки заголовка, поэтому вы больше не знаете, какие столбцы какие:
Что вам нужно сделать, так это заморозить строки заголовков.
К счастью, это очень просто.
Щелкните номер строки с заголовками столбцов (например, строка 3), затем в меню выберите:
Просмотр> Заморозить> До текущей строки (3)
Теперь ваши заголовки останутся на своих местах. Ах, это намного лучше!
Вы можете сделать то же самое со столбцами, например, если вы хотите закрепить имена, чтобы можно было прокручивать по горизонтали множество столбцов данных.
Относительные / абсолютные ссылки
Это, пожалуй, самая сложная концепция для понимания в этом руководстве.Если вы понимаете это и умеете применять, то вы действительно хорошо понимаете, как работают электронные таблицы, и на пути к тому, чтобы стать опытным пользователем.
Предположим, у вас есть данные в ячейке A1, и вы вводите следующую формулу в ячейку B1:
= A1
Эта формула извлечет все данные из ячейки A1 и отобразит их в ячейке B1.
Теперь скопируйте формулу (Cmd + C на Mac или Ctrl + C на ПК) и вставьте ее (Cmd + V на Mac или Ctrl + V на ПК) в другое место на листе, например в ячейку D5. .
В D5 ничего не отображается. На самом деле вам может быть интересно, сработало ли ваше копипаст. Посмотрите на строку формул, и вы должны теперь увидеть это:
= C5
Формула есть, но она указывает на другую ячейку, а не на A1, поэтому данные из A1 не отображаются.
Но он по-прежнему указывает на ячейку ОДИН СЛЕВА И В ОДНОЙ СТРОКЕ , что и исходная формула.
Ага! Эврика!
Формула скопирована идеально, сохранив ту же структуру, но указав на ячейку слева.
Это удивительное свойство называется относительной ссылкой , что означает, что оно связано с ячейкой, в которой находится формула (например, с единицей слева).
Вот почему вы можете перетаскивать формулы вниз по столбцам, и они автоматически изменятся для расчета с данными из своей строки.
Понятно?
Итак, если вы хотите исправить свою формулу (например, чтобы она всегда указывала на ячейку A1), вам нужно использовать так называемое Absolute Referencing .
Мы блокируем ссылку на ячейку в формуле, поэтому Google Sheets знает, что нельзя перемещать ссылку при перемещении формулы.
В синтаксисе используется знак доллара, $, перед ссылкой на столбец и перед ссылкой на строку, чтобы заблокировать их соответственно, например:
= 1
австралийских долларов
Теперь, где бы вы ни копировали эту формулу, выходные данные всегда будут указывать на ячейку A1 и возвращать вам данные из ячейки A1.
Обратите внимание: вы можете просто заблокировать столбец или просто заблокировать ссылку на строку, а другую часть оставить в качестве относительной ссылки, но это выходит за рамки данного руководства.
Работа с формулами на листах
Если на данный момент придерживаться темы ссылки на другие ячейки, как сделать ссылку на данные на другом листе?
Возвращаясь еще раз к нашей основной таблице членства в спортзале для умерших известных авторов, на листе 1, давайте извлечем заголовок таблицы и распечатаем его на листе 2 с этой формулой, введенной в ячейку A1 на листе 2:
= Лист1! A1
Обратите внимание на восклицательный знак в конце ссылки на Sheet1, i.е. Лист1!
Теперь давайте просуммируем данные на листе 1, но покажем наш ответ на листе 2.
В ячейке A3 на листе 2 введите следующую формулу:
= СУММ (Лист1! F4: F7)
Это вернет сумму диапазона ячеек от F4 до F7 на листе 1 и распечатает ответ на листе 2.
Базовое условное форматирование
Условное форматирование – это мощный метод применения различных форматов (например, затенения фона) к ячейкам в зависимости от некоторых условий.
Давайте посмотрим на пример условного форматирования, то есть форматирования на основе переменных условий.
Например, в финансовой модели положительный рост активов можно показать зеленым шрифтом и светло-зеленым фоном, а отрицательный рост – красными буквами на светло-красном фоне. Это придает дополнительный контекст вашим числам, а атрибуты предварительного внимания (цвета) помогают передать сообщение более эффективно.
Взяв простую копию таблицы членства (нажмите Cmd + Z на Mac или Ctrl + Z на ПК, чтобы вернуться, если вам нужно), выделите последний столбец членского взноса, затем из меню:
Формат> Условное форматирование
Здесь вы можете выбрать правило, например, значения меньше 100 долларов и выделить их красным цветом:
Обратите внимание, что отображается диапазон (1) , затем раскрывающееся меню для выбора правила (2) , а затем параметр форматирования (3) , который в данном случае по умолчанию красный, хотя вы можете пойти полностью индивидуальный, если вы выберете.
Сила условного форматирования заключается в динамическом выделении данных. Форматирование основано на правиле, поэтому, если другое значение должно упасть ниже порогового значения (в данном случае 100 долларов), оно вызовет правило форматирования и будет выделено красным цветом.
Расширенный ресурс: Условное форматирование для отображения% изменения
Сортировка данных
Сортировка данных – это распространенный запрос, например, для отображения транзакций от наибольшего дохода до наименьшего дохода или клиентов с наибольшим числом покупок до наименьшего числа покупок.Или показать поставщиков в алфавитном порядке. Вы уловили идею.
Итак, давайте отсортируем таблицу членства в спортзале мертвых известных авторов от самых первых до самых недавних, то есть мы отсортируем нашу таблицу на основе столбца даты.
Выделите всю таблицу, включая строку заголовка. Затем из меню:
Данные> Диапазон сортировки…
и обязательно отметьте опцию «Данные имеют строку заголовка». Затем вы можете выбрать столбец, по которому хотите выполнить сортировку, и вариант сортировки от А до Я или от Я до А.
Это повторно сортирует таблицу, показывая сначала самые ранние элементы:
Фильтрация данных
Следующим шагом после сортировки данных является их фильтрация, чтобы скрыть то, что вы не хотите видеть. Затем вы можете просто просмотреть данные, относящиеся к рассматриваемой проблеме.
Снова взяв данные о самых высоких зданиях в мире, давайте применим фильтр, чтобы показать только небоскребы, построенные до 2000-х годов.
Щелкните где-нибудь внутри таблицы данных (щелкните ячейку, содержащую данные в таблице), а затем добавьте фильтры из меню:
Данные> Фильтр
или щелкнув этот значок в строке меню над листом:
Вы заметите светло-зеленую заливку, примененную к заголовкам строк и столбцов вашей отфильтрованной таблицы, а также зеленую рамку вокруг вашей таблицы.Но что еще важнее, теперь в каждой ячейке заголовка появятся маленькие зеленые кнопки-фильтры.
Чтобы отфильтровать все здания, построенные в 2000 году или позже, щелкните маленький зеленый треугольник рядом с заголовком столбца Построено , чтобы открыть меню фильтров.
Вы заметите, что можете вручную выбирать или отменять выбор элементов для отображения. Но на этот раз давайте создадим правило.
В разделе «Фильтр по условию» выберите «Меньше чем» и введите 2000 в поле значения:
Нажмите ОК.
Та-да!
Вы увидите уменьшенную таблицу всего с 9 результатами. 9 небоскребов, построенных до 2000 года:
Чтобы удалить фильтр, нажмите кнопку зеленого треугольника еще раз (теперь сплошной зеленый) и в разделе «Фильтр по условиям» установите для правила значение «Нет».
Существует также встроенная функция ФИЛЬТР, с помощью которой вы можете фильтровать данные по формулам.
Расширенный ресурс: Как использовать функцию ФИЛЬТР
Добавление графиков
В качестве последнего упражнения с данными о самых высоких зданиях давайте нарисуем диаграмму, чтобы показать здания, построенные по годам, чтобы мы могли графически увидеть тенденцию.
Сначала отсортируем таблицу по столбцу год постройки , от самого старого к самому новому. Мы можем сделать это с помощью функции сортировки, которая предоставляется в меню, когда вы щелкаете зеленый треугольник (из фильтра).
Затем выделите этот единственный столбец под названием «Построено» и в меню:
Вставка> Диаграмма
Это создает диаграмму по умолчанию в вашем окне и открывает инструмент редактирования диаграммы на боковой панели.
Здесь вы можете изменить диапазон данных и тип диаграммы, а также множество настраиваемых параметров форматирования диаграммы (которые также обычно доступны, щелкая элементы непосредственно на диаграмме).
Диаграмма теперь является объектом на вашем листе. Щелкните его, чтобы выделить его, чтобы вокруг него была синяя рамка. Вы можете изменить его размер и перетащить, чтобы переместить, так же, как и с изображением.
Использование функции исследования
Роботы идут!
Скоро нам больше не придется создавать сложные формулы или диаграммы. Мы просто попросим нашу Таблицу сделать это за нас. Звук надуманный?
Что ж, теперь вы можете это сделать! Будущее здесь.
(Скоро нам вообще не придется открывать Google Таблицы, мы просто будем вводить или, что более вероятно, озвучивать наши вопросы о данных в консоли панели инструментов, и ответы будут появляться, но я отвлекся.)
В
Google Sheets есть функция под названием Explore, основанная на машинном обучении / AI / Deep Learning / Neural Network sorcery, которая будет принимать ваши данные, анализировать их и показывать вам некоторые общие ответы (например, SUM, COUNT и т. Д., Которые мы видели так далеко) и основные диаграммы:
Рассмотрим пример, используя данные о самых высоких зданиях в мире. Выделение столбца, показывающего годы, когда был построен каждый небоскреб, и последующее нажатие на кнопку «Исследовать» (нижний правый угол) приводит к следующим выводам:
В моем комплекте 52 здания.Самая ранняя башня в списке была построена в 1931 году (почтенный Эмпайр-стейт-билдинг!), А самая последняя из них построена в 2017 году. Среднее количество построенных лет – 2007 год.
Некоторые интересные и полезные данные, без малейшей работы!
Я упомянул диаграммы, поэтому давайте рассмотрим пример со столбцом Высота (футы). Google Sheets Explore создает для нас гистограмму, показывающую распределение высот башен:
Мы также получаем это интересное и содержательное резюме:
«Диапазон от 1 148 до 2 717, но 80% значений меньше или равны 1 480.”
Ух ты! На первый взгляд у нас есть минимальная и максимальная высота, но, что более впечатляюще, мы знаем, что 80% из них имеют высоту менее 1480 футов.
Не все «идеи» полезны, и я сам пока мало использую эту функцию, но она дает представление о том, как мы все будем работать с Таблицами в будущем.
Если вас все еще не беспокоит, что ИИ возьмет на себя вашу работу (будь то работа по анализу данных или что-то еще) в ближайшие 10–50 лет, прочтите эту статью.
БОНУС: ВПР
Ни одна статья «Как использовать Google Таблицы» не будет полной без хотя бы беглого ознакомления с функцией ВПР.
Почему?
Потому что это самая известная функция. Скажите кому-нибудь, что вы работаете с данными и таблицами, и они сразу же спросят: «Да, но знаете ли вы, как сделать ВПР?»
Это хороший повод для понимания работы с электронными таблицами, хотя в конечном итоге существуют более эффективные способы работы с данными. Кроме того, это относительно продвинутая формула по сравнению с тем, что мы видели до сих пор, так что, если вы понимаете ее, она сулит хорошее.
Что он тогда делает?
Используется для поиска термина и возврата информации об этом термине из другой таблицы.
Обычно он используется, когда у вас есть две таблицы, которые имеют общий атрибут (например, имя, идентификационный номер или адрес электронной почты), но в остальном хранят разную информацию. Предположим, вы хотите собрать эту информацию вместе. Что ж, вы можете, и вы связываете информацию через этот общий атрибут.
В одной таблице могут быть подробные сведения об имени и адресе сотрудника, а в другой – их имя и сведения о работе, такие как должность и зарплата. Вы можете использовать функцию ВПР, чтобы объединить эти биты данных в единую таблицу.
Синтаксис следующий:
= ВПР (условие_поиска, поиск_таблицы, номер_столбца, ЛОЖЬ)
Прописью: вы выбираете условие поиска, которое ищете в первом столбце таблицы поиска. Если вы его найдете, вы вернете часть информации из таблицы поиска, которая относится к поисковому запросу (потому что она находится в той же строке). Номер столбца указывает, из какого столбца таблицы поиска вы возвращаете данные (1 – это столбец, в котором вы выполняли поиск, поэтому обычно это число равно 2 или больше).
Давайте рассмотрим пример, добавив адреса в таблицу членства в спортзале умерших известных авторов.
Я добавил вторую таблицу к Листу 1, в которой указаны адреса наших умерших известных авторов. Что я хочу сделать, так это добавить эти данные в исходную таблицу тренажерного зала.
Я хочу сделать это эффективно с помощью формулы ВПР, а не добавлять их вручную. Это не только намного быстрее с большими таблицами (представьте десять тысяч строк данных), но и меньше подвержено ошибкам.
Адресная таблица находится в столбцах I и J, с именами в столбце I и адресами в столбце J.
Итак, я буду искать свое имя автора в столбце I, возвращать адрес из столбца J и распечатывать результат в той ячейке, в которой я создал формулу.
Формула:
= ВПР (C4, $ I $ 3: $ J $ 7, 2, FALSE)
И вот что происходит:
Я ищу имя (1) в таблице поиска (2) и возвращаю данные из столбца 2 таблицы поиска (3) .
Я не ожидаю, что вы сразу все это поймете (и в этой формуле есть гораздо больше, чем то, что я показал здесь), но если вы попробуете и упорствуете, вы доберетесь до цели и поймете, что на самом деле это не так. слишком трудно.
(Аргумент ЛОЖЬ, последняя часть информации в формуле ВПР, означает, что вы хотите получить точное совпадение. В 99,9% случаев, когда вы используете ВПР, вы захотите использовать ЛОЖЬ.)
Расширенный ресурс: Динамические диаграммы с функцией ВПР
6. Следующие шаги
💡 Подробнее
Посмотрите мой новый курс для новичков: Основы Google Таблиц. Это 100% интерактивный видео-курс по запросу, разработанный специально для того, чтобы помочь вам улучшить свои навыки работы с электронными таблицами.
Старая поговорка «Практика ведет к совершенству» так же верна для Google Таблиц, как и все остальное, так что смело!
Будьте в курсе новых статей, запусков курсов и эксклюзивных предложений, подписавшись на мой информационный бюллетень Google Таблиц, и получайте мою бесплатную 80-страничную электронную книгу с советами по Google Таблицам.
Когда будете готовы, ознакомьтесь с руководствами по Google Таблицам для среднего и продвинутого уровней на этом сайте.
Посмотрите мой курс “Основы Google Таблиц” для начинающих.

Кадровый портал – Error

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

Оформляем правильно

Если запись о работе попала не в тот раздел

Если у работника изменилась фамилия

На вкладыше отсутствует печать

Как оформить вкладыш в трудовую книжку: образец

Что такое – вкладыш в трудовую книжку

Как правильно оформить вкладыш

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку: образец

Заполнение вкладыша в трудовую книжку: образец титульного листа

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку по разделам

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку, как сделать запись

Вкладыш в трудовую книжку и его заполнение

Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки?

Исправление допущенных ошибок при заполнении вкладыша

Рекомендуемая последовательность

Если запись или ее часть попала в другой раздел

Изменение фамилии

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – образец оформления

Что такое вкладыш

Как внести запись о том, что выдан вкладыш

Оформление вкладыша: правила заполнения

Как заполнить вкладыш без ошибок

Вкладыш в трудовую книжку | Оформление 2021

Приобретение бланков вкладышей

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Как правильно вшить вкладыш

1.2 Ввод, редактирование и управление данными – начало Excel, первое издание

Цели обучения

Проверка целостности

Почему?

Проверка целостности

Проверка целостности

Сочетания клавиш

Сочетания клавиш

Сочетания клавиш

Сочетания клавиш

Обновление навыков

Сочетания клавиш

Сочетания клавиш

Сочетания клавиш

Сочетания клавиш

Проверка целостности

Обновление навыков

Обновление навыков

Сочетания клавиш

Сочетания клавиш

Обновление навыков

Проверка целостности

Сочетания клавиш

Сочетания клавиш

Обновление навыков

Ключевые выводы

Excel 2013: диаграммы

Введение

Знакомство с диаграммами

Легенда

Заголовок диаграммы

Вертикальная ось

Горизонтальная ось

Серия данных

Чтобы вставить диаграмму:

Макет и стиль диаграммы

Другие варианты диаграмм

Для переключения данных строки и столбца:

Чтобы изменить тип диаграммы:

Чтобы переместить диаграмму:

Поддержание диаграмм в актуальном состоянии

Challenge!

Как создать электронную таблицу в Excel, Word и Google Sheets

Как распечатать электронную таблицу Excel: советы и рекомендации по созданию идеальных распечаток

Как распечатать электронную таблицу Excel

Выберите, что печатать: выделение, лист или всю книгу

Отпечатать выбор / диапазон