Как провести собрание, которое не будет всех бесить

Я терпеть не могу регулярные запланированные собрания. Если не прилагать колоссальных усилий, чтобы они были короткими и эффективными, они со временем перерастут в раздражающую трату времени. Однако если все-таки постараться, то собрания могут заряжать энергией и указывать нужное направление. Главное, чтобы организатор собрания и его ведущий знали, что они делают.

Для начала подумайте, как дорого обходятся такие «сходки». Если собрание длится час и на нем присутствует 10 человек, то оно стоит 10 человеко-часов. Вместо того чтобы исправлять ошибки и решать проблемы — две гарантированные формы прогресса, — вся команда заперта в конференц-зале и ждет, когда же случится что-то, на что стоило потратить столько времени. 

Однако если на собрании требуется обсудить важные идеи, решения, сообщить информацию, которая изменит поведение всей команды, или вдохновить сотрудников и понять, что происходит с проектом, то ценность такого форума намного выше.

Вместо тяжелой повинности собрание становится источником информации, которую сложно получить собственными силами.

Пользе нужно содействовать

Собрание будет эффективным, только если кто-то в команде понимает, как содействовать процессу. 

Содействие может стать полуофициальной ролью, порученной определенному человеку, который проводит собрание или созвал его. В некоторых командах существует настолько сильная культура содействия, что эта роль в ходе обсуждения совершенно естественным образом переходит от одного участника к другому. Однако чаще всего в большинстве проектов собрания отчаянно нуждаются в «гениях» с талантом содействия.

Фото: Kseniia Vorobeva / Shutterstock

Стоит отметить несколько аспектов содействия. 

• Вы модератор. Если вы организовали собрание, то фактически берете на себя обязанность содействия. В начале представьте его участников друг другу, сформулируйте основные вопросы и приступайте к обсуждению.
  Если вы обозначите себя как модератора с той минуты, как люди переступят порог, они будут вести себя как гости и относиться к вам с уважением. Внимательно отнеситесь к тому, где сесть: место во главе или в центре стола ассоциируется с наибольшим авторитетом, места на углах — с наименьшим.
• Слушайте и размышляйте. Основная задача содействующего — помочь другим участникам общаться. Если кто-то говорит что-то необдуманное (хотя не лишенное ценности), помогите ему развить идею. Попробуйте переформулировать сказанное: «Значит, Майк, ты хочешь сказать, что… [более удачная формулировка сказанного]. Ты согласен?» Это позволяет доработать мысль и показать всем, как сделать дискуссию совместным, сплоченным действием. Однако старайтесь не отстаивать свои собственные мнения — сложно поддерживать обсуждение, если вы преследуете личные интересы. Некоторые компании нанимают профессиональных экспертов, которые помогают провести спорные собрания или выезды.
• Направляйте обсуждение. Руководствуясь повесткой собрания, не позволяйте обсуждению отклониться от темы. Будьте гибким и позвольте людям высказаться, но если дискуссия повернулась на юг, в то время как повестка собрания требует идти на запад, нужно принимать меры. Вежливо прервите разговор, укажите на повестку собрания и попросите отложить обсуждение темы, пока не решите вопросы, ради которых вы собрались (или предложите скорректировать повестку собрания, если новая тема того стоит). Внимательно следите, кто говорит слишком много, а кто слишком мало, и действуйте соответственно.
• Закончите обсуждение. Вы должны определить для себя, в какой момент следует завершить обсуждение проблемы. Зачастую вполне достаточно сформулировать проблему, попросить конкретного человека проработать ее самостоятельно, а затем собраться завтра или в другой день и обсудить решение. Это прекрасный способ положить конец дебатам, которые захватывают собрания. Не позволяйте двум участникам дискуссии доминировать, когда пять-шесть человек скучают целый час.
• Запишите. Найдите время, чтобы задокументировать дискуссию (лучше прямо во время нее). Это позволит отследить, на каком этапе повестки вы находитесь, и сообщить это собравшимся. По этой причине я в полном восторге от обычной доски. Это самый простой способ отметить, что люди говорят, составить список дел или выделить вопросы, по которым присутствующие согласны или не согласны. Как вы это сделаете, неважно. Главное, записать после завершения собрания следующие шаги и важные моменты и отправить по электронной почте всем участникам. 
  Говорят, что «секретари» — люди влиятельные, потому что от них зависят формулировки и акценты. Даже если это не так, отправляя резюме собрания всем участникам, вы предлагаете людям уточнить все, что вы неверно изложили.

Даже если вы не согласны с этими аспектами, надеюсь, вы убедились, что на собраниях нужен лидер. В противном случае они превратятся в пустую трату времени или станут невыносимо скучными. Основной принцип гласит: «Собрания — отстой, их нужно избегать», однако проблема заключается в том, как они проводятся, а не в самой их идее.

Три типа собраний

Главная ловушка для организаторов собраний — забыть, насколько они разные. Не все собрания следует проводить одинаково. Причина, по которой многие собрания скучны для 90% участников, заключается в том, что цели сбора противоречат их структуре и числу участников. Невозможно провести высокоинтерактивное обсуждение, если созвано больше семи-восьми людей, кто бы его ни вел. Как правило, есть три типа собраний с разными ограничениями и назначением. Всегда учитывайте, какой тип больше подходит проблеме, стоящей на повестке дня.

1. Высокоинтерактивное обсуждение. Все присутствующие должны активно участвовать. Цель: глубина и открытость. Задача: обсудить или решить конкретные вопросы либо найти альтернативные идеи. Размер группы: небольшой или средний (2–8 человек). Примеры: проектное обсуждение, мозговой штурм, кризис-менеджмент и триаж.
2. Отчеты и дискуссии. Цель: получить обратную связь или поделиться знаниями. Это может быть высокоинтерактивной задачей, но только в небольшой группе. Несколько человек могут вести собрание, меняться ролями. Размер: средний или большой (5–15). Примеры: обзор спецификаций, обзор архитектуры, обзор менеджмента и небольшие презентации.
3. Обзор статуса и проекта. Задача — резюмировать статус команды или всего проекта. Дает лидерам возможность корректировать курс и представить новые распоряжения начальства сразу всей группе. Собрания по статусу проекта самые скучные. Размер: средний или большой (10–100). Примеры: обзор статуса, обзор проекта, большие презентации и общие собрания.

Самые зловредные собрания — те, в которых задачи и организация не соответствуют друг другу. Если в команде больше десяти человек, сложно провести высокоинтерактивное собрание или дискуссию. Не хватит времени, чтобы все высказались, небольшая группа доминирующих людей присвоит себе практически все время (это не всегда плохо). К сожалению, большинство заседаний комитетов проходит именно в этом формате и получает посредственные результаты.

Вред регулярных собраний

На втором месте по зловредности — собрания, которые повторяются (еженедельно, ежедневно, ежемесячно), хотя в них уже нет необходимости. Повторение — это замечательно, так как задает ритм работе и дает людям возможность сойтись вместе в одной комнате. Всевозможные мелкие вопросы можно решить быстро, в неформальной обстановке. Емейлы и звонки не гарантируют ответ, а когда человек сидит рядом с вами, обычно удается добиться нужной информации.

Проблема в том, что повторяющиеся собрания живут намного дольше, чем их ценность. Когда одни участники перестают приходить, а другие используют это время, чтобы проверять электронную почту, что-то не так; на это собрание уже нет смысла тратить время. Менеджеры (и другие организаторы встреч) зачастую боятся, что, отменив собрание, они потеряют контроль над сотрудниками. Все с точностью до наоборот! Мучить команды ненужными собраниями — это верный путь утратить влияние.

Есть хорошее правило — собрания по общему согласию.

Придерживайтесь графика регулярных собраний и попросите всех проверить почту и прочитать письмо с повесткой собрания за пять минут до встречи. Если повестка обоснована, организатор отправляет ее всем участникам, и группа собирается. Если повестки нет, отправьте имейл и сообщите это всем участникам, и, соответственно, отмените собрание (на эту неделю). Регулярное собрание следует вовсе отменить, если его нет уже три или четыре недели.

Советы и рекомендации

Здесь нет ничего модного и вдохновляющего: просто моменты, которые нужно учесть, работая с небольшими группами людей.

• Собрались нужные люди? Кто-то придет, если вы пригласите. Кто-то не придет, если вы не вырубите их и не притащите силой (и/или не подкупите конфетками). Не бойтесь побегать по офису или ворваться на чужое собрание, если человек, который должен быть на вашем, не явился. Если вы видите, что некоторым участникам на собрании делать нечего, так и скажите. Будьте вежливы, предложите прислать итоговое резюме, но выведите их из комнаты, особенно если они будут мешать.

Фото: fizkes / Shutterstock

• Сидеть или стоять? Один из методов сократить длительность собрания — провести его стоя (например, в коридоре, в вестибюле или под открытым небом). Теоретически это вынудит присутствующих сразу перейти к сути дела и обсудить только те вопросы, которые действительно того заслуживают. 

  Собрание должно длиться от пяти до десяти минут максимум. Scrum-процесс предлагает проводить ежедневные собрания стоя для определения статуса проекта и обсуждать только три вопроса: что мы сделали после предыдущего собрания? Что нам мешает работать? Что мы сделаем к завтрашнему собранию? С подобным стремлением экономить время даже самый капризный и раздражительный инженер захочет поучаствовать.

  Традиционные сидячие собрания больше подойдут небольшим группам. Стоит хотя бы попробовать в качестве эксперимента; как минимум люди задумаются о том, что собрание, запланированное на один час, не обязательно должно длиться один час.

• Подготовка. Собрания часто проваливаются из-за отсутствия подготовки. Всегда учитывайте, сколько времени требуется на выполнение задачи. Иногда нужно минимальное его количество: написать список проблем и открытых вопросов или электронное письмо с повесткой собрания, которое вы отправите за день до него. Иногда все не так просто: нужно подготовить презентацию, демо, распечатки. 

  Если все прошло не так удачно, как хотелось бы, подумайте, что можно было бы сделать по-другому. Скорее всего, проблема в отсутствии подготовки. Хитрость в том, чтобы все обдумать, когда вы отправляете приглашения, и выделить время для необходимой подготовки в собственном графике перед собранием.

• Ноутбуки и гаджеты. Я против гаджетов и ноутбуков на собраниях. Если присутствующие не считают, что происходящее достаточно важно, чтобы уделить этому все свое внимание, то их вообще не должно быть в комнате. Поговорите с другими членами команды и постарайтесь выработать приемлемую политику использования лэптопов во время собрания.
• Начать вовремя. Тон задает начальство. Если вице-президент регулярно опаздывает на собрания, остальные будут делать то же самое. Если он обычно приезжает вовремя, остальные последуют его примеру. 

  Можно попробовать в любом случае начать вовремя, чтобы четко обозначить свою позицию, однако если важные люди отсутствуют, вам придется все заново повторить, когда они придут, — проигрышный вариант.

• В завершение собрания обозначьте следующие шаги и ответственных лиц. Когда собрание закончится, главное — сформулировать, что будет дальше. Если вы завершили самое жуткое, мерзкое, агрессивное сборище за историю человечества с правильным списком пяти задач, которые нужно выполнить, и с именами пяти сотрудников, которые согласились сделать это, то можете поздравить себя с успехом. 

  Никогда не позволяйте людям разойтись без четкого плана относительно следующих шагов. Нужно обозначить, как добиться результата и кто возьмет на себя перечисленные задачи.

Как достичь максимума: памятка по собраниям 

1. Менеджеры проекта склонны раздражать команду. Иногда этого можно избежать.
2. Люди выходят из себя по многим причинам. Зачастую это происходит, когда они считают, что тратят время зря, что к ним относятся как к идиотам или что им предстоит пережить продолжительные мучения и неуважительное обращение.
3. Хороший процесс приносит много позитивных результатов, включая ускорение работы и устранение проблем. Однако процессы сложно разработать правильно.
4. Нераздражающая электронная почта, короткая и практичная, позволяет получателям быстро определить, насколько письмо актуально лично для них, нужно ли им читать дальше или можно ограничиться темой письма и первым предложением. 
5. Собрания проходят эффективно, только когда кто-то способствует этому.
6. Неудачные собрания случаются, когда цели не соответствуют типу собрания.

Фото на обложке: UfaBizPhoto / Shutterstock; Dylan Gillis / Unsplash.

Как проводить рабочие собрания эффективно

Интернет-портал Parlons RH посчитал, что сотрудник французской компании тратит от трех до шести недель в год на участие в рабочих собраниях.

Безусловно, все — и работодатели, и сотрудники — заинтересованы в том, чтобы сделать совещания более эффективными. Вот несколько правил продуктивных встреч.

 

 

2 главных совета, как сделать совещания более эффективными

Специалисты Parlons RH убеждены: чтобы проводить качественные совещания, необходимо уменьшить их длительность и сократить количество участников.

1. Слишком длинные собрания

При всем желании сотрудник не может долго фокусировать свое внимание на чем-то одном. Но если вы отводите 60 минут на затянувшееся совещание, то заставляете его это делать.

Конечно, многое зависит от цели встречи: решение возникших проблем, консультация с сотрудниками, новость или короткое объявление.

В любом случае, исследование Barco et Circle Research, опубликованное в январе 2019 года, показало, что идеальная продолжительность собрания составляет не более 22 минут.

2. Слишком много участников

Количество участников собрания также влияет на его эффективность. Приглашать «всех, у кого есть свободная минутка», бессмысленно. По-настоящему эффективны встречи участников, а не зрителей.

Плохо организованные планерки — дополнительный источник затрат для компании. Стартап Perfony разработал калькулятор, подсчитывающий стоимость проведения собраний.

 

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

 

Рассчитывается периодичность, длительность и количество сотрудников. Например, если в компании из 200 человек каждый сотрудник будет тратить два часа рабочего времени в неделю на собрания, компания потратит на них 1 000 000 евро в год.

 

 

2 совета, как привести собрания в порядок

1. Подготовка повестки собрания

В действительности все начинается до собрания. Разошлите повестку встречи участникам накануне и дайте им возможность подготовиться к возможной дискуссии.

Цель собрания сформулируйте в виде вопроса, например: как сократить время обработки клиентских запросов?

Задача состоит в том, чтобы каждый сотрудник мог предложить свой вариант решения. Также поделитесь с участниками необходимой информацией для полноценного изучения вопроса.

2. Представление участников

Начинайте собрания с представления каждого участника. Это способствует открытости в обсуждении и предложении идей.

На таком собрании сотрудники больше вовлечены в обсуждение и способны сгенерировать идеи, ценные для компании.

 

 

2 совета, как организовать обсуждение и избежать его срыва

1. Составление плана собрания и соблюдение тайминга

В повестке дня, составленной накануне собрания, выделите несколько подтем и зафиксируйте время на обсуждение каждой.

Продолжительность может быть пересмотрена в зависимости от того, как будет развиваться обсуждение.

Однако будьте осторожны и не позволяйте участникам отвлекаться на обсуждение второстепенных вопросов. Нет, такими вопросами тоже не стоит пренебрегать, но они станут темой других собраний.

2. Использование дополнительных материалов

Удерживайте внимание сотрудников визуальными и графическими элементами. Зрение — самый активный орган чувств, людям гораздо проще воспринимать визуальную информацию.

Рисунки, инфографики, mind map и диаграммы, принесут больше пользы сотрудникам, чем записи по теме встречи. Также используйте цифровые продукты для динамичного зрительного восприятия, например, Klaxoon или Wisembly.

 

 

2 совета, как вовлечь сотрудников в обсуждение

1. Разумное использование мобильных телефонов

С одной стороны, имеет смысл ограничить использование смартфонов во время собрания.

Но использование различных приложений может быть полезно: проведение опросов (в том числе анонимных, что будет ценно для сотрудников, которые стесняются высказывать свою точку зрения), участие в голосовании, возможность высылать вопросы, не прерывая встречи, — это только малое количество примеров, как можно использовать телефон для большего вовлечения сотрудников.

2. Главный вопрос

Активное обсуждение во время собрания не являются показателем его эффективности. Важно то, что будет сделано сотрудниками после него.

Перед окончанием собрания важно дать четкий ответ на вопрос: кто, что и когда делает?

Это гарантирует, что все правильно поняли, к чему в итоге пришло обсуждение и что следует делать после него. Это необходимо зафиксировать в протоколе собрания.

 

 

Бонус: эффективные собрания улучшают продуктивность сотрудников

Слишком частые, плохо подготовленные, излишне монотонные и с большим количеством участников — такие собрания выматывают сотрудников, даже если те об этом не догадываются.

Плохо выполняя свою главную цель — решение конкретных проблем, — неэффективные собрания влияют и на качество работы. Сотрудники становятся более отстраненными и пассивными, снижается внутренняя продуктивность.  

Как подчеркивает Луи Варей, один из бывших руководителей компании Danone, «в каждой организации собрание — это место, где воспитывается и формируется коллектив, а значит, где каждый сотрудник может участвовать в принятии решений и развитии компании».

Эффективные собрания, вместе с современными и гибкими моделями управления, способствуют большему сотрудничеству внутри коллектива и делают работу более осмысленной.  

Как правильно провести собрание с персоналом и внедрить изменения в фирме? |

Уважаемый коллега, последняя публикация блога вызвала мощный отклик среди его читателей. Несколько моих клиентов призналось, что в рассказанной истории они узнали себя: дескать, статья «на злобу дня» и «не в бровь, а в глаз». Учитывая актуальность поднятой темы, мне захотелось продолжить ее и рассказать о ключевых моментах, которых полезно придерживаться при внедрении в компании изменений.

Собственно, таких ключевых моментов всего два.

Во-первых, важно позаботиться о том, чтобы новости о планируемых в фирме изменениях были грамотно доведены до персонала, а не свалились, как «снег на голову», или не передались в искаженном виде по внутреннему «испорченному телефону». Во-вторых, будьте готовы (прежде всего, морально) к сопротивлению работников нововведениям (это естественная реакция) и к применению в их адрес непопулярных мер (вплоть до показательных увольнений). Давайте рассмотрим подробнее озвученные тезисы и ваши возможные действия.

Итак, сразу после того, как вы определились с новой стратегией развития компании, назначили сроки и критерии успешности ее внедрения, проведите общее собрание с персоналом, которого эти изменения затронут. Если ваша компания по численности небольшая, проведите собрание лично – это укрепит ваш авторитет и придаст внедряемым изменениям больше значимости.

Во время собрания расскажите сотрудникам, почему вы решились на перемены, каково текущее положение дел в фирме, и чем грозит компании и каждому присутствующему в частности игнорирование данной ситуации. Затем объясните выгоды и перспективы для персонала от планируемых нововведений.

По сути, вам нужно «продать» новую стратегию развития фирмы вашим работникам, чтобы она была лояльно ими воспринята и «прижилась» в максимально короткие сроки. Стратегия такой презентации очень похожа на ту, которую я описала в этой статье. При этом старайтесь говорить о том, что важно и ценно именно для ваших сотрудников, а не «физическому коню в вакууме». Скорее всего, ваш персонал больше вдохновит аргумент: «Теперь у вас появится возможность сделать карьеру в нашей компании», нежели «Благодаря этим нововведениям фирма существенно сэкономит на зарплатном фонде».

Лично я люблю землянику со сливками, но рыба почему-то предпочитает червяков. Вот почему, когда я иду на рыбалку, я думаю не о том, что люблю я, а о том, что любит рыба. © Д. Карнеги

Если изменения, которые вы планируете, достаточно масштабны, хорошим решением будет установить «переходный период» для перестройки персонала на «новые рельсы». В зависимости от глобальности изменений вы можете определить срок от 2-х недель до месяца.

В этот «переходный период» персонал уже должен будет действовать по-новому, в соответствии с вновь установленными правилами (соответственно, и спрос с него будет уже по новым меркам), но при этом меры наказания за допускаемые ошибки будут минимальны или же вообще отсутствовать.

Очень важно, чтобы наряду с этим вы позаботились об обучении сотрудников новым стандартам работы, чтобы ваши люди не были предоставлены сами себе, а своевременно получали подсказки и ответы на возникающие у них вопросы (это могут быть как аудиторные тренинги, так и ежедневные 10-минутные планерки перед началом рабочего дня).

При этом доведите персоналу, что если у него в установленный срок не возникает вопросов и уточнений касательно нововведений, то по умолчанию считается, что сотрудникам все понятно. Поэтому по окончании «переходного периода» отмазки касательно ненадлежащего выполнения работы типа «я не понял, как это правильно делать» не принимаются и засчитываются как ошибки и нарушения (со всеми вытекающими последствиями).

Следующий важный шаг – это убедиться, что каждый сотрудник в достаточной мере ознакомился с новыми «правилами игры». Распечатайте новые стандарты (или, на крайний случай, протокол собрания) и выдайте каждому присутствующему под роспись, а также назначьте срок, в который работники должны досконально изучить предоставленные документы.

Продумайте меры взыскания за недобросовестное отношение к поставленной задаче: от выговора с занесением в личное дело до штрафа. Обязательно проконтролируйте выполнение вашего распоряжения, иначе подчиненные быстро «просекут», что ваши наказы выполнять не обязательно, и им за это «ничего не будет». Соответственно, и работать они будут «по старинке», а ваши попытки провести в компании изменения канут в лету.

Так, вы можете к назначенной дате организовать тестирование персонала на знание новых стандартов работы, и тем сотрудникам, которые не выполнили или плохо справились с задачей, установить «исправительный срок» в 1-2 дня. После этого проведите повторное тестирование и к тем, кто и в этот раз проигнорировал ваше распоряжение, примените соответствующие меры наказания, невзирая на былые заслуги «провинившихся».

Не поддавайтесь искушению ограничиться уговорами и/или просто «пожурить». Практика показывает, что убеждения «на словах» не помогают, и каждый раз люди будут надеяться, что «авось пронесет». Доносите серьезность ваших намерений, наказывая рублем. Или же и вовсе прощаясь с нелояльными сотрудниками. Часто 1-2-х показательных увольнений бывает достаточно, чтобы у остальных вдруг все стало получаться и претензии и недовольства испарились сами собой. Кроме того, в большинстве случаев научить нового человека «с нуля» гораздо легче, чем переучивать.

Если же оставить в фирме «непокорных» работников, то это, во-первых, будет «дурной пример» для остальных, а во-вторых, эти «троянцы» изнутри могут так разложить коллектив, что потом вы будете вынуждены заменить полностью весь персонал.

«У меня есть команда менеджеров. Среди них есть человек, который хочет подмять под себя коллектив, но делает это не в открытую, а так, потихоньку… Когда у нее плохое настроение, она портит его другим менеджерам. Когда я присутствую в эти моменты – она замолкает и ничего не говорит, а любит за спиной говорить, втихую ходить жаловаться. Из-за этого менеджера убрали предыдущего начальника отдела продаж и трех менеджеров. Работает она здесь давно, около 4-х лет. Соответственно, пока что у нее сильный козырь есть, что она долго работает. Я делал анализ ее работы – все клиенты уволенных менеджеров были переданы ей, она справляется со своей работой, делает ее профессионально, но в личном плане разлагает коллектив, из-за нее беспорядок, постоянно приходится напрягаться по этому поводу и выпытывать некоторые рабочие моменты». © Из частных разговоров с руководителями

Запомните: раковую опухоль нужно удалять своевременно. Не бойтесь оказаться «плохим». Нет, я, конечно, не призываю вас становиться тираном. Я всего лишь ратую за одинаково справедливую требовательность к каждому сотруднику компании.

Можно любить тех, кому приказываешь, но нельзя говорить им об этом. © Антуан Сент-Экзюпери

В конце концов, у вас здесь не клуб по интересам. Вы платите людям за то, что они работают по установленным вами правилам. Причем эти правила могут меняться в одностороннем порядке. И если вы позволите сотрудникам «продавить» вас и изменить правила «под себя», так, как удобно им, вы можете в итоге получить совсем не тот результат, который ожидали увидеть, когда затевали все эти перемены.

Это только кажется, что «ладно, вот тут чуть-чуть уступим», «здесь снизим требования», «а это, может, и вовсе не обязательно». На самом же деле только безукоризненное следование правилам – залог стабильного получения результата.

Хочешь испечь вкусный торт – следуй правилам (рецепту): яйца нужно взбивать отдельно, муки класть ровно 200 г, выпекать ровно 60 минут и только при температуре 200 градусов.

Хочешь доехать из пункта А в пункт В – следуй правилам дорожного движения: держись правой полосы дороги, останавливайся на красный свет светофора, не обгоняй по сплошной.

Хочешь похудеть – следуй правилам здорового образа жизни: потребляй меньше калорий, чем расходуешь, занимайся спортом, ешь больше овощей и фруктов и меньше жирного и сладкого и т.д.

Представьте, какой начался бы бардак, если бы все автомобилисты ездили не так, как положено, а как им вздумается? А что будет, если вместо муки в торт положить соль? Или добавить не 200 г муки, а полкило? Или выпекать не 60 минут, а всего 6? Получите вы тот результат, который ожидаете?

Так и здесь. Если вы твердо решили внедрить изменения в компании, действуйте, несмотря ни на что, строго требуйте от персонала соблюдения всех пунктов, как задумано. И без сожалений прощайтесь с теми, кому оказалось с вами «не по пути». Иначе ваше время и прочие ресурсы, потраченные на разработку новой стратегии, будут потрачены впустую, и воз так и останется на прежнем месте. А это значит, что вы по-прежнему будете терять прибыль.

Если Вам понравилась эта статья, порекомендуйте ее, пожалуйста, Вашим друзьям с помощью кнопок социальных сетей ниже. Спасибо! 

Подпишитесь на обновления и читайте свежие статьи в числе первых!

Выступление руководителя на планерке и корпоративном собрании

Что делает руководителя руководителем? Способность обеспечивать результат «руками» своих подчиненных. А для этого нужны знания и умения в самых разных областях. При этом есть умение, без которого руководителю очень сложно обойтись. Это умение доносить мысль так, чтобы быть услышанным, чтобы поставленная задача была понята и выполнена правильно и чтобы всего несколькими словами мотивировать людей на результат. Поговорим о том, как правильно построить выступление перед сотрудниками на планерках и на больших корпоративных собраниях.

Любое мероприятие, на котором предстоит выступать руководителю, имеет свои особые правила проведения, ограничения и, самое главное, цели. Именно от этого будет зависеть то, о чем и как руководителю можно и нужно говорить.

Планерка – короткое производственное совещание по текущим вопросам, обеспечивающим выполнение намеченного плана. Рекомендуется проводить ежедневно в вечернее время. Оптимальное время для проведения планерок – 30–40 минут. На планерке сотрудники отчитываются о ходе выполнения задач, обсуждаются насущные проблемы и предлагаются пути их решения, раздаются задачи и определяются ответственные за их реализацию.

Корпоративное собрание – общее собрание сотрудников подразделения или компании с целью расставить приоритеты в работе, ознакомить с главными стратегическими задачами, рассказать о результатах, поощрить сотрудников и вдохновить на достижение общих целей в работе. Рекомендуется проводить еженедельно в утреннее время. Оптимальное время для проведения собраний – 30–40 минут.

Планерка и корпоративное собрание разные мероприятия. На первых принято говорить больше о проблемах и задачах, на вторых – о результатах и целях. Но независимо от специфики мероприятия основная цель выступления руководителя – направить, мотивировать и вдохновить. У руководителя могут быть и дополнительные цели.

От того, какие цели поставлены, зависит очень многое. Задумайтесь, что вы скажете, если ваша задача – просто проинформировать? А что вы будете говорить, если нужно, чтобы люди составили план действий? А как вы построите свое выступление, если требуется вдохновить людей буквально на подвиг? Согласитесь, каждый раз это будет совсем другое выступление.

Сформулируйте ее в виде результатов, которых хотите достичь. Определите критерии получения этих результатов. Например, если ваша цель – «донести информацию» или «поставить задачу», то критерием результата может быть факт, что сотрудники записали то, о чем вы говорили.

Учтите такой момент: ваша речь не должна быть обличительной, вы никого не должны ругать, вам не следует акцентировать внимание на неудачах. Вы можете говорить о проблемах, но тут же предлагать пути их решения. Больше фокусируйтесь на успехах и результатах. То есть речь руководителя должна быть преимущественно в позитивном ключе.

Еще одна подсказка – не ограничивайтесь общими фразами, говорите предметно. Кто, сколько, где, когда и что сделал. Ваших выступлений будут ждать, чтобы услышать свое имя и о своих хоть и небольших, но таких важных достижениях и успехах.

Время выступления зависит от целей и особенностей мероприятия. На планерке руководитель может начать мероприятие, включив всех в работу, и завершить его, подведя итог. Поэтому каждое из выступлений не должно превышать пяти минут. На корпоративном собрании также не стоит говорить дольше пятнадцати минут. Предоставив возможность высказаться другим руководителям, подведите итог, расскажите, каких результатов ожидаете, и нацельте людей на работу.

В структуре выступления ничего особенного нет, и успех вам гарантирован, если вы будете пользоваться предлагаемым нехитрым планом. Иногда говорят, что это все слишком просто, но… да, все гениальное просто.

1. Вступление. Это способ «вхождения» в выступление. Важно заявить тему, по которой собираетесь говорить. Например: «Сегодня мы обсудим (поговорим, я расскажу и т. п.)…». И объясните, зачем это понадобилось, начав, как вариант, с таких слов: «Все мы знаем, что…».
2. Тезис или мнение. Ключевая часть выступления: озвучив мнение, дальше вы будете его опровергать или доказывать. Это простая форма изложения своих мыслей, которая очень легко воспринимается людьми. Только помните, что мнение лучше высказывать свое, это добавит вашим словам значимости: «Я считаю/пришел к выводу/думаю, что…».
3. Основная часть. На этом этапе вы доказываете или опровергаете высказанное мнение. При этом удобно идти по пунктам: «Во-первых… во-вторых… в-третьих…».
4. Действие. Любые выступление, рассказ, презентация имеют смысл только тогда, когда вы добиваетесь от слушателей конкретного действия. Даже рассказывая анекдот, вы ждете, что все будут смеяться. И эта часть выступления дает вам возможность озвучить заключительную, самую яркую мысль, которая заставит слушателей аплодировать, думать, покупать, соглашаться – одним словом, действовать. «Поэтому нам (вам, нашей компании и т. п.) следует выполнить (сделать, приобрести и т. п.)…».
5. Завершите свое выступление призывом к активным действиям: «Так давайте же защищать (преодолевать, думать о будущем и т. п.)…».

Если правильно организовать планерки и корпоративные собрания, это поможет дисциплинировать коллектив, даст возможность видеть реальные результаты работы и привязывать долгосрочные цели к ежедневным задачам. На первый взгляд формальные мероприятия могут стать основой мотивации сотрудников, когда каждый видит общие цели, свои задачи и возможности.

Таким образом, эффективность руководителя во многом зависит от его способности владеть словом. Важно помнить, что речь независимо от длительности должна быть продумана до мелочей. И если сначала вам понадобится подготовка, то со временем умение эффективно доносить свои идеи дойдет до автоматизма. А ваш уровень влияния не только на людей, но и на ситуацию в целом увеличится во много раз. Главное – видеть цель и идти по плану. Тогда вы сможете «продать идею» и донести свою мысль в кратчайшие сроки и с максимальным результатом.

Елена Александрова,
Исполнительный директор
тренинговой компании “BogushTime”,
Специально для журнала “Кадры“
Читать статью в pdf-формате на ISSUU

Методика проведения собрания в ресторане

Главная страница » Полезная информация » Методика проведения собрания в ресторане

Общее собрание официантов ресторана

Цели  проведения собраний:
• Собрать людей вместе
• Дать информацию
• Получить информацию
• Принять решение
• Воодушевить на его выполнение

Успешное собрание
• Ясные цели проведения собрания
• Подготовка
• Повестка дня
• Время проведения и регламент
• Должное руководство собранием
• Участники собрания (численность и компетентность)
• Эффективное общение (вербальное и невербальное)
• Контроль за исполнением решения собрания

Успешный ведущий:
• Навыки задавания вопросов
• Навыки активного слушания
• Навыки предоставления обратной связи
• Умение точно и понятно выражать свою мысль
• Умение управлять своим голосом
• Невербалика

Неформальное собрание
 Что вам мешает работать?
 Что вам помогает работать?
 Что вы хотели бы улучшить?

Методика проведения собрания

1.  Время. Дата. МестоВремя удобное для сотрудников и для ресторана.   Не суббота и не воскресенье. Не нужно назначать собрание после «тяжелого» дня.
2.  Продолжительность – максимум 60 минут    
3. Участники – все официанты (допускается весь персонал).  .
4. Цель собрания. Повестка. Цель озвучьте на собрание.  Повестку вывесите на доске заранее. 
5. Вступление. Начните с хороших новостей.   Информативная часть  должна быть не утомительная.    .
7. Повторите те ценные идеи, которые предложили сотрудники,  и пожелания по улучшению работы,  которые они высказали.
8. Контроль хода собрания. Контролируйте выступающих.    :
– регламента
– установленных правил
– решение вопроса
9. Прогнозирование и эффективное решение возникающих проблем. Подготовьтесь к ответам.     
10. Подведение итогов.Укажите на направление  предстоящей деятельности,    сделайте акцент на результатах собрания.   Поощрение сотрудников.Отметьте работу лучших.
11. Напомните о единстве. Поблагодарите.  Завершение – призыв к действию.
12. Контроль за исполнением. Информацию запишите с тем,    чтобы поручить конкретное дело  решения проблем конкретному исполнителю     в конкретные сроки.

 Вариант объявления для сотрудников перед проведением собрания

Наши любимые работники и все, все, все…

В связи с приближением общего собрания

официантов нашего ресторана , все

вопросы, претензии, жалобы, пожелания по

улучшению работы и климата в коллективе

в письменном форме необходимо опустить в

ящик, который находится  в менеджерской

 

 

 

Как эффективно провести собрание?. Рабочая книга супервайзера

Глава 16: Как эффективно провести собрание?

Эта тема очень многогранна и требует тщательного освещения. В ближайшем будущем я выделю ее в качестве отдельного исследования, где мы будем рассматривать следующие вопросы:

Как использовать «мозговой штурм» на собрании?

1. Как придерживаться тематики собрания?

2. Как бороться с «критиками» во время проведения собрания?

3. Как сделать собрание интересным для вашего персонала?

4. Как использовать собрание для построения команды?

Сейчас я хочу остановиться на основных моментах проведения собрания.

1. Определите цель собрания

Каждый человек, который идет на собрание, хочет знать, что там будет. Внеплановые собрания без темы всегда вызывают у персонала страх. Вспомните случай, когда ваш босс просил всех собраться сегодня в 17.00. Что вы при этом испытали? Не страх ли? Скорее всего, вы начали вспоминать, что вы сделали не так или что забыли сделать, Какие вопросы начали задавать своим коллегам: «Кого собирает босс? По какому вопросу?» Неизвестность рождает страх, который мешает продуктивно работать. Вы ни о чем другом не думаете, только о том, почему босс собирает всех, и ищете ошибки, за которые вас могут наказать. Не так ли?

То же самое происходит и с вашим персоналом. Если не хотите, чтобы ваш персонал весь день работал нерезультативно, тогда сделайте следующее. Сообщите утром одному из членов команды, что сегодня вечером будет собрание и явка всех обязательна. И все. Для усиления страха в середине дня скиньте персоналу сообщение на пейджер или пошлите SMS-сообщение: «Сегодня вечером всем срочно быть на собрании. Явка обязательна».

ПРОЧТИТЕ ЭТО ВНИМАТЕЛЬНО!

Худшее собрание то, которое вообще не имеет цели. Часто менеджеры устраивают собрания, чтобы в очередной раз «попилить» персонал, публично наказать «плохих» работников. Руководитель предполагает, что тем самым он учит других, как не надо поступать. Это самое непрофессиональное действие руководителя. Чем больше вы проводите таких собраний, тем больше вы теряете доверие своего персонала.

Когда вы сообщаете цель собрания, то получаете ряд преимуществ:

1. Вы даете персоналу определенность, избавляете от страха, тем самым сохраняя эффективность его работы.

2. Вы даете возможность персоналу подготовиться к собранию, тем самым увеличиваете результативность самого собрания.

3. Вы устанавливаете рамки собрания, что также повышает эффективность его проведения. Определите цель собрания и сообщите об этом персоналу. Целью собрания может быть:

Подведение итогов работы за неделю, месяц, полугодие.

Кадровые изменения в организации.

Изменение ценовой политики.

Изменение работы с поставщиками.

Цель собрания должна быть важной и носить общий характер. Не говорите на собрании того, что можно сообщить через доску объявлений. Лучшее собрание то, что можно отменить.

Информируйте персонал о собрании заранее через доску объявлений. В качестве примера приведу объявление, которое вы можете разместить на доске объявлений:

Вниманию торговых представителей!

Завтра в 19.00 состоится собрание.

Повестка дня:

1. Подведение предварительных итогов по продаже нового продукта «Спелый персик».

2. Новая схема работы с заказчиками.

3. Структурные изменения в организации.

Если вы внимательно прочли то, о чем говорилось выше, то, скорее всего, исключите первый пункт из повестки дня собрания. Для этого можно использовать доску объявлений, где и разместить данные, графики и свой маленький комментарий.

Или вы думаете, что лучше запоминается то, что произносится вслух? Только 7 % информации человек запоминает через аудиальный (слуховой) канал, а 55 % — визуально (зрительно).

Если цель собрания указана четко и понятно, если она имеет значение для конкретных участников собрания, то можете быть уверены — персонал прибудет на ваше собрание с желанием.

2. Узнайте, что хотят участники собрания

Следует реагировать на ожидания и предложения людей, присутствующих на собрании. Задайте вопрос: «Какую информацию вы хотели бы получить на этом собрании?» Когда вы узнаете, чего они хотят, постарайтесь включить этот вопрос в повестку дня собрания. Это позволит вам узнать:

настроение участников собрания;

злободневные вопросы, которые на сегодняшний день беспокоят ваш персонал.

Предлагайте участникам собрания выбор. Например, обсудить вначале критерии оценки или критерии заработной платы. Если есть возможность, предлагайте список вопросов собрания на выбор.

Люди охотно слушают то, что их беспокоит на данный момент. Но не пренебрегайте основной целью собрания (подробнее об этом см. «Как придерживаться тематики собрания?» и «Как сделать собрание интересным для вашего персонала?»).

3. Цените умения и знания персонала

Не стоит говорить о том, что и так известно — пусть об этом расскажут сами сотрудники. Предоставляйте персоналу возможность высказать свои идеи и делиться информацией. Когда человек чувствует, что его ценят, то у него появляется дополнительный стимул к собранию. На практике я часто встречаю, как менеджеры монотонно повторяют на каждом собрании одно и то же. А вам не доводилось слышать такое от своего руководства? При этом вы думаете: «Боже, сколько раз можно об этом говорить?!».

Пример проведения собрания

«Добрый вечер. Как и было заявлено в объявлении, сегодня мы рассмотрим два вопроса. Кто мне скажет, какие именно вопросы были написаны на доске объявлений?» При этом ждите обратной связи. Пусть ваш персонал скажет, почему они сегодня собрались. Когда вы получите подтверждение, продолжайте: «Хорошо. С какого вопроса мы можем начать? Что вы хотели бы узнать в первую очередь?» И снова ждите обратной связи. «Хорошо, начнем с информации о новой схеме работы с заказчиками». Если вы хотите напомнить существующую схему работы, ни в коем случае не рассказывайте сами — спросите об этом участников собрания: «Напомните, какая схема работы существует у нас с нашими заказчиками». Слушайте и записывайте на доске. Затем спросите: «Какие минусы вы видите в работе по такой схеме?» И опять — слушайте и записывайте. Что вам это даст?

Вы вовлечете всех участников в процесс собрания, тем самым создадите доверительную обстановку.

Вы узнаете, как ваш персонал понимает сегодняшнюю ситуацию.

Вы сможете узнать дополнительную информацию, которая поможет вам в проведении собрания.

Если вы раньше не вовлекали ваш персонал в процесс собрания, то, скорее всего, на любой ваш вопрос они будут молчать. Это значит, что они вам еще не доверяют и любой ваш вопрос будут оценивать как метод манипуляции ими. В ситуации, когда ваш персонал молчит, выдержите паузу, окиньте взглядом каждого и ждите ответа. В первое время вам будет казаться, что пауза слишком затянулась, но все равно ждите и смотрите внимательно на каждого участника собрания. Ни в коем случае не ищите «жертву» («Петров, скажи нам, какая схема работы с заказчиками существует у нас»).

Если в течение 30–40 секунд вы не дождались ответа, скажите вашему персоналу: «Раньше я говорил, а вы меня слушали. Такие собрания были скучными, и все вы ждали, когда я закончу. С сегодняшнего дня я хочу с вами общаться, и эффективность нашего собрания зависит от того, как мы будем с вами разговаривать. Поэтому призываю каждого из вас к активности». Ни в коем случае не задавайте снова тот же самый вопрос. После этих слов продолжайте собрание.

Закончив дискуссию, оглашайте сделанные персоналом выводы; всячески подчеркивайте результат групповой деятельности.

4. Понравьтесь своему персоналу!

Да, господа менеджеры, — именно понравьтесь своему персоналу. Если вам это удастся, то вас охотнее будут слушать и питься у вас, поскольку вы будете являться для них моделью повеления. Основной вид обучения — это копирование поведения других людей. Мы стараемся копировать поведение тех, кто нам нравится. Улыбайтесь! Постарайтесь не создавать напряженную атмосферу, высказывая недовольство поведением кого-нибудь из персонала, например, если тот опоздал.

Большинству людей нравится, когда их развлекают. Заставьте их улыбнуться, и вы установите с ними контакт. Составьте список шуток для разных случаев. Шутки и анекдоты должны быть связаны с темой, и их нужно рассказывать без вступления. Фразы, вроде «Сейчас я расскажу вам одну историю…», «Есть одна шутка насчёт…» предупреждают людей, чтобы они подготовились к юмору. (стремитесь вызвать хотя бы несколько улыбок, а не громкий смех.

Памятка менеджеру о том, как эффективно проводить собрание:

1. Определите цель собрания.

2. Узнайте, что хотят участники собрания.

3. Цените умения и знания персонала.

4. Понравьтесь вашему персоналу!

Правила проведения собраний « Любовь и Осознанность

Объявите, что совещание начнется в 14:00, и оно начнется не раньше 14:10. Назначьте заседание на 10:13, и служащие поймут вас буквально.

Сирил Норткот Паркинсон

В этом обзоре: как провести эффективно собрание, что является критериями эффективности собраний. А также будут расмотрены основные этапы и правила, которое помогут провести качественно собрание и достичь поставленных целей.

Чтобы определить эффективность собраний, проведите эксперимент. Тщательно записывайте все вопросы, с которыми к Вам обращаются подчиненные (в индивидуальном порядке, по электронной почте). Посчитайте число обращений. Подумайте, какие из этих вопросов можно решить один раз на собрании и подсчитайте, сколько времени Вы сэкономите.

По мере совершенствования Вашей техники проведения собраний, количество таких «отвлекающих» обращений обязательно уменьшится.

Во многих организациях не принято считать собрания рабочим инструментом, позволяющим решать повседневные задачи. В основном, собрания проводятся хаотично, от случая к случаю, они не подготовлены, Руководитель вести их не умеет. Поэтому многие участники собраний воспринимают информацию неверно («не услышал», «не понял», «забыл»), нужные решения не принимаются (откладываются и повисают), а если и принимаются — частенько не исполняются.

Статистика говорит следующее : «Когда руководители начинают проводить собрания со своими подчиненными, они вначале не придают им большого значения и не ждут от них многого. Но чем дольше они проводят собрания, тем они становятся полезнее. Во-первых, они таким образом «спихивают» 90% рутины. Руководителям не нужно так жестко контролировать сотрудников — результаты говорят сами за себя, и это отлично стимулирует персонал. Собрания помогают упорядочить работу Компании, и сразу становится видно, что надо делать дальше.

Но для того, чтобы собрания действительно заработали, нужно учесть очень много тонкостей его проведения.

Опытный руководитель знает, что собрания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри Компании и проводить в жизнь принятые решения, сверять степень приближения к целям и разрушать барьеры между сотрудниками. Если Вы не будете проводить собрания с вашими подчиненными, то возникнет проблема слухов, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а затем и к потере управляемости.

Качественно организованное и проведенное собрание позволяет:

• оперативно решить текущие проблемы в коллективе;
• замотивировать персонал на выполнение плана;
• собрать мнения и протестировать планируемые изменения;
• сформировать из коллектива команду;
• продвинуть Компанию вперед наиболее быстро и с минимальными затратами;

К сожалению, как правильно проводить собрания в ВУЗах не учат…

С некоторыми наиболее часто встречающимися ошибками при проведении собраний и приемами их исправления мы познакомимся с Вами на этом обзоре.

При проведении собраний нужно учитывать 3 основных момента:

• ДО
• ВО ВРЕМЯ
• и ПОСЛЕ собрания.

Что нужно сделать ДО собрания?

1. Выделите несколько видов собраний, которые будете проводить регулярно. Определите их регламент и проводите по расписанию. Пока Вы не будете собираться регулярно, Ваша команда не будет развиваться.

2. Внезапные собрания вызывают лишние разговоры, беспокойство, а иногда — страх администраторов. Организуйте такие собрания крайне редко, только в случае «пожара». На экстренных собраниях разбирайте только один вопрос. Экстренные собрания должны быть короткими (старайтесь уложиться максимум в 45 минут, даже если надо решить сложный и тяжелый вопрос). Четко сформулируйте и сообщите заранее: цель собрания, участников, время с …до…, место. Пусть сотрудники не собираются без нужды, а спокойно занимаются своим основным делом, а именно — зарабатывают деньги.

3. Крайне сложно готовиться к каждому собранию. Где найти на это время? Поэтому оптимально сделать один раз Регламент собраний, в котором вы пропишите все важные аспекты: регулярность собрания (ежемесячное/еженедельное), время и место проведения собрания, участники, вопросы к собранию. Теперь Вам надо готовить не собрание, а только информацию по каждому вопросу.

4. Дублирование информации на разных собраниях вызывает общее недовольство администраторов — каждый ценит свое время. Рассматривайте только насущные вопросы. Не повторяйтесь — делайте обобщения, ссылки. Все, что можно, перенесите на доску в наглядном виде — таблицы, графики. Тогда не надо будет зачитывать, сразу можно переходить к анализу. (Кроме того, по некоторым оценкам, до 55% людей — визуалы, и на слух воспринимают новую информацию плохо — не более 7% всей информации).

5. Создайте форму Отчета, по которой будет докладывать каждый.
Во-первых, каждый будет знать, что конкретно он должен сказать и подготовит цифры заранее.
Во-вторых, этот отчет Вы сможете увидеть заранее, а значит подготовиться к собранию и сделать анализ информации, выводы, продумать решения.
В-третьих, информация останется для истории / статистики, что для бизнеса — бесценно.
По вопросам, которые не относятся к регулярным, готовьте информацию отдельно.

6. Продумывайте тщательно, что Вы хотите добиться по каждому вопросу и как конкретно Вы это сделаете. По возможности, проговорите текст сами себе или кому-то еще. Убирайте лишние слова. Говорите четко и просто. Готовьтесь каждый раз — это сэкономит Ваше время и время ваших сотрудников.

Что нужно сделать ВО ВРЕМЯ собрания ?

1. Если кого-то нет на собрании, позаботьтесь о том, как они могут узнать о принятых решениях. В начале собрания назначьте ответственного, который запишет основные моменты и задания.

2. Научитесь самодисциплине, разработайте Регламент собрания и не поддавайтесь на искушения и «творческие порывы». Собрания лучше не пропускать: если еженедельное собрание совпало с праздничным днем, перенесите его на другой день и сообщите об этом на предыдущем собрании.
Начинайте всегда вовремя! Никогда никого не ждите -«корабль уходит точно по расписанию». Только так вы сможете приучить всех собираться точно по Регламенту.
Если пришло время изменить Регламент, письменно внесите изменения, сообщите всем об этом, и снова живите по Регламенту.

3. Не давайте выступающему уходить от Регламента. Сразу прерывайте: «Ваше время истекло. Вы отклонились от темы». Ведите собрание по такой процедуре: вопрос поставили, все доложили, обозначили проблему, все высказались. Руководитель подвел итог, спросил: «Есть еще вопросы и мнения по данному пункту? Нет. Переходим дальше». Участников тоже надо учить грамотно, участвовать в собраниях.
Сначала надо объяснить правила игры, а потом их соблюдать: прерывать болтунов, давать — кратко и ёмко — оценку информации и дел.

4. Если на собрание возникает тягостная и занудная обстановка, то возможно, обсуждаются неактуальные вопросы — важные вопросы включают всех. Или подчиненные закрыты, они Вам не доверяют, боятся высказывать свое мнение. А может быть, все просто устали.
Всегда следите за настроениями присутствующих. Быстро реагируйте на ситуацию. Старайтесь разряжать обстановку, шутите. Пусть участники улыбнутся — и вопросы решатся быстрее.

5. Каждый участник должен выступить. Руководитель начинает и заканчивает собрание — используйте эти моменты максимально эффективно. У каждого должно быть «слово» как по текущим вопросам, так и по вопросам развития. Одна реплика выступающего не должна превышать 3-5 минут. Включая Руководителя.
Как результат — все включены и активно участвуют в решении вопросов.

6. Пусть каждый сотрудник докладывает о своих результатах самостоятельно.

7. Дайте высказаться сначала каждому, вовлекайте в дискуссию, спрашивайте мнение каждого.

8. Руководитель должен знать, когда и как правильно похвалить и пожурить, подбодрить и наказать, и собрание — самое правильное место для этого. Получите информацию до собрания и подготовьте Ваше мнение, а при необходимости — это поможет быстро реагировать на факты и оказать сразу нужное воздействие на коллектив. Иногда заранее подготовиться не получается, а реагировать надо быстро, отложить вопрос и сказать: «Я подумаю» — нельзя. Самый простой способ решить технологично эту проблему — сравнивать цифры за прошлый период с последними результатами. Должен быть только рост. У кого рост — тот молодец. У кого нет роста — красный сигнал. Можно плясать от плана: «Дотягиваем? Как можем увеличить показатели?»

9. Если вдруг на собрании возникает необходимость обсуждения неподготовленного вопроса и скоропалительное принятие решения на самом собрании, то Вы отложите обсуждение и тем более принятие решение. Самое большее, что Вы можете сделать — выслушать мнение других участников, если для них это тоже актуально. Запишите вопрос, чтобы не забыть. Вернитесь к нему после собрания и решите, что с ним делать.

10. Крайне осторожно пользуйтесь инструментом «казни»- очень велика его сила, вы можете обратить ее против себя. Если не ругать нельзя — всыпьте самому сильному. Остальные все поймут сами. Никогда не ругайте всех сразу, чтобы не становиться в оппозицию к коллективу. Гораздо эффективнее проводить «разборы полетов» по схеме: «Мы ошиблись, сделали то-то, и вот к чему это привело. Как будем исправлять ситуацию, и как не допустим это в следующий раз?»

11. Результатом каждого собрания должны быть действия, конкретные дела, иначе нет смысла собираться. К концу собрания каждый должен знать, что и как он должен делать для воплощения в жизнь принятых решений. Задача Руководителя проверить, что ответственные действительно взяли на себя ответственность и готовы к реализации поставленных задач. Для этого проведите оценку рисков, спросите каждого участика: «Что может помешать тебе добиться поставленных целей? Какие риски ты видишь?». Если принять решение в рамках данного собрания невозможно, скажите, где и когда будет оно принято и кто ответственный за это.

Что нужно сделать ПОСЛЕ собрания?

1. Выйдя с собрания, участники должны иметь четкое представление о состоянии дел в Компании и о том, что каждый лично должен сделать для продвижения к общей и личной цели. Оставьте после собрания документальные следы: назначьте ответственного за ведение Протокола собрания, пусть он записывает принятые решения.

2. Принятые решения должны контролироваться Руководителем, проверяться, внедряться. Если Вы позволили себе хоть раз «спустить на тормозах» реализацию ваших общих решений, то почему кто-то будет в следующий раз выполнять другие решения собраний? Не проводите следующее собрание, распустите людей — идите воплощать принятые решения.

3. Руководитель должен делать анализ своих ошибок после проведения собрания. Просмотрите еще раз план собрания. Прокрутите в голове, как Вы это делали. Запишите рекомендации себе

Как часто Вам нужно проводить собрания с вашими сотрудниками? Как Вы считаете? От чего это зависит?

«Разбор полетов» по типовым проблемам вполне уместно делать на ежемесячных собраниях, если у вас такие проводятся.Если срочно нужно донести сотрудникам информацию, связанную с какими-либо изменениями в Компании, можно эти изменения донести в электронном виде.

Есть другой интересный способ проверить качество Ваших собраний — это узнать, как к нему относятся отсутствующие. Почему их не было на собрании? Они расстроились, что пропустили собрание и дотошно выясняют у присутствующих, что прошло мимо них. Или у них оказались дела поважнее? Делайте соответствующие выводы.

Помните о том, что регламент собраний надо также регулярно менять. Это касается как рассматриваемых вопросов, так и частоты собрания. Ваши подчиненные растут, учатся работать: и докладывать, и решать вопросы. Постепенно сокращайте время на обзор текущей ситуации. Увеличивайте время на решение вопросов и конечно, на вопросы их развития. Еженедельный ритм позволит успеть выполнить задания к собранию. На них надо время, а текущую работу никто не отменял.

Как оправдать затраты времени на встречи с персоналом

Четкое общение – важная часть любого бизнеса. Сотрудники должны видеть открытый и прозрачный процесс принятия решений и быть вовлеченными, потому что многие вещи влияют на них напрямую. Вот почему многие компании проводят собрания персонала, также называемые собраниями всех сотрудников. Собрание персонала – это собрание, на котором присутствуют сотрудники организации, чтобы обсудить вопросы, связанные с деятельностью организации.

Собрания персонала не очень популярны.Сотрудники часто не приветствуют их, особенно после долгого рабочего дня.

Тем не менее, регулярные встречи сотрудников важны и имеют такое положительное влияние на ваш бизнес, и вот почему. Собрания сотрудников помогают держать всех в курсе и быть в курсе. Они позволяют вам сотрудничать в команде, оставляя отзывы, делясь идеями и задавая вопросы. Когда сотрудники участвуют в обсуждениях и решениях определенных вопросов, это хорошо для морального духа и мотивации на рабочем месте. Вы не хотите подрывать моральный дух персонала, принимая решения самостоятельно, не посоветовавшись с персоналом.Ключевой момент – убедиться, что вы вовлекаете сотрудников в процесс принятия решений. Вы можете поделиться целями и убедиться, что каждый член команды следует политикам и процедурам и знает стратегию компании. И последнее, но не менее важное: собрания персонала играют жизненно важную роль в их мотивации.

Когда и как долго?

Собрания всего персонала, вероятно, необходимы один раз в месяц и могут длиться несколько часов, в то время как эффективные деловые встречи, такие как встречи команд, встречи менеджеров и встречи директоров, должны проводиться чаще, например, один раз в 1 или 2 недели, в зависимости от размера и потребностей. организации и может занять до часа.

Не позволяйте встрече затягиваться дольше положенного. Собрания персонала часто бывают более эффективными, если они короткие и энергичные. Длительные встречи часто теряют концентрацию и могут надоесть. Это определенно вызовет неприязнь к персоналу и сделает их менее мотивированными к следующей встрече. Эффективные встречи короткие, прямые и хорошо спланированные.

Повестка дня собрания

Эффективные собрания персонала, похоже, направлены на решение четко определенной потребности или цели, например, информирование членов команды о том, что происходит друг с другом.Убедитесь, что вы встретились по какой-то причине. Если вы знаете причины, по которым вы проводите собрание, вы можете составить повестку дня собрания. Выбирайте темы, которые подходят как можно большему количеству участников, или даже только темы, актуальные для каждого участника.

Вот пример типичной повестки дня собрания персонала:

Повестка дня собрания персонала (максимум 60 минут)

• Приветствие и новости (5 мин). Используйте собрание персонала, чтобы поделиться интересными новостями и важными событиями, такими как новый клиент, проект или предложение, над которыми вы работаете.
• Похвала и признание (5 мин). Найдите время, чтобы поделиться достигнутыми успехами, похвалить выдающихся сотрудников или команды или поделиться положительными отзывами клиентов. Признание того, что работа сделана хорошо, повысит мотивацию сотрудников!
• Пункты с последней встречи (5 мин). Кратко обсудите вопросы с предыдущей встречи, чтобы освежить сознание.
• Обновление целей компании (5-15 мин). Совещание сотрудников – идеальное время, чтобы сообщить сотрудникам о целях и задачах компании. Это даст персоналу представление о приоритетах компании.
• Обновления проекта сотрудника (5-15 мин). Включите время, чтобы дать сотрудникам возможность рассказать друг другу о своих текущих проектах, возможностях и проблемах. По очереди делитесь важными вещами или идеями. Сотрудники будут более позитивными, когда их идеи будут изучены, а их мнение оценено.
• Действия (10 мин). Создать четкие элементы действий. Кто что и когда будет делать? Сделайте четкий учет этих предметов.
• Встаньте, потянитесь и пожелайте всем удачной недели (2 мин).

Хотите узнать больше о повестках дня собраний? Прочтите наш блог о том, как составить эффективную повестку дня встречи.

Советы и идеи для эффективных встреч персонала

Давайте позаботимся о том, чтобы вы получили максимум удовольствия от следующего собрания персонала! Вот еще несколько советов и идей, которые помогут сделать собрание вашего персонала максимально эффективным!

• Поделитесь повесткой дня собрания сотрудников заранее, чтобы сотрудники могли подготовиться к собранию.
• Старт вовремя. Это может показаться логичным, но многие встречи начинаются не вовремя. Если вам придется ждать по 5 минут на каждое собрание, это приведет к потере производительности в течение многих часов. Кроме того, это может быть очень неприятно, и встреча не начнется хорошо.
• Начните с примечательных новостей. Вместо того, чтобы сразу начинать серьезные дела, начните встречу с сотрудниками, поделившись новостями, информацией и интересными вещами.
• Встань. Ладно, не выбрасывайте стулья, но и не позволяйте людям заходить и сесть до самого конца собрания.Пусть люди время от времени встают. Это сделает участников более энергичными и заинтересованными. Они даже говорят, что стояние делает людей более креативными в ходе мозговых штурмов!
• Ищите отзывы для улучшения встречи. Когда собрание закончится, спросите сотрудников, что можно сделать для улучшения собрания персонала к следующему.
• Найдите время для признания. Обязательно найдите несколько минут, чтобы публично узнать людей. Это заставит их почувствовать, что их ценят, и заставит других сотрудников узнать, чего он или она достигли.
• Добавляйте время от времени в игры. Как «викторина для персонала» или «2 правды и ложь», чтобы люди узнали друг друга немного лучше.

Мы надеемся, что эта статья поможет вам сделать собрания ваших сотрудников более продуктивными и увлекательными. Ваши сотрудники сделают гораздо больше, чем вы могли себе представить!

Чем может помочь GAIKU?

GAIKU спешит на помощь! GAIKU – ваш идеальный гид по встречам. Мощное веб-приложение, которое дает вам активные рекомендации до, во время и после любого типа встречи.GAIKU знает, что все есть в наличии, и тут же составляет протокол ваших встреч. Зарегистрируйтесь, чтобы присоединиться к нашему путешествию к лучшим встречам!

17 советов по проведению собрания

Часть работы менеджера – это проведение собраний. Одно можно сказать наверняка: вы должны быть готовы. Встречи могут быть чем угодно: от быстрого обсуждения с несколькими сотрудниками до формальной презентации PowerPoint для высшего руководства. Встречи могут быть очень продуктивными, но они также могут быть пустой тратой времени.Вам нужно принять правильное решение, когда и когда не проводить собрание. Вы можете обнаружить, что можете достичь целей встречи с помощью электронной почты или быстрой конференц-связи.

Несмотря на то, что собрания чрезвычайно важны, неэффективные собрания не только останавливают нормальный повседневный рабочий процесс без особой выгоды, но и влияют на моральный дух сотрудников. Вам нужно знать, что делать до, во время и после встречи, чтобы добиться результатов.

Если вы проводите встречу, вот 17 основных приемов, которым нужно следовать:

1. Отправьте приглашение на собрание. Обычно это делается через Outlook или другой сервер обмена электронной почтой, который вы используете. Подумайте, кому нужно присутствовать, а кто, возможно, захочет присутствовать (вы можете отправить копию этим людям). Если некоторые ключевые игроки не могут успеть на запрошенное время, установите другое время, удобное для всех. Вам следует создать свою собственную группу контактов, чтобы вам не приходилось вводить имя каждого, если это встреча с большим, чем просто несколькими людьми. Например, у вас должен быть список контактов уровня 1, в который входят только технические специалисты уровня 1 и их руководитель.Вот три элемента, которые должны быть в каждом запросе на собрание:
• Укажите цель. Укажите причину встречи в заголовке сообщения. Например: «На этом собрании рассматривается выпуск нового продукта». Люди хотят иметь возможность сразу увидеть, о чем идет речь и почему они должны там присутствовать.
• Составьте повестку дня . Не просто крыси. Вам нужно поместить темы, о которых вы хотите поговорить, в формате маркированного списка.Убедитесь, что вы продумали каждую тему и сделали основу для определения фактов, проблем и возможностей презентации. Убедитесь, что темы и цели четко записаны, чтобы участники знали, что будет обсуждаться, и были хорошо подготовлены к рассмотрению. Вы также должны быть на 100% готовы обсудить любые вопросы, связанные с встречей, со всеми необходимыми материалами.
• Установить таймфрейм . Большинство собраний должны длиться от ½ часа до 1 часа.Вы также можете установить временные рамки для каждого пункта повестки дня.
2. Разошлите любые материалы собрания как минимум за два дня до собрания . Сюда входят документы, PowerPoint, диаграммы, графики и любые другие материалы для чтения. Это даст людям информацию о том, что будет рассмотрено, и даст им время хорошо подготовиться к встрече. Если возможно, отправьте этот материал одновременно с отправкой приглашения на собрание.
3. Сделайте копии для всех. Вы должны распечатать достаточное количество копий повестки дня и материалов собрания и подготовить их для раздачи перед началом собрания. Обязательно используйте этот материал. Это должен быть тот же материал, который вы ранее отправляли на предварительную проверку.
4. Начать встречу вовремя . Не опаздывайте на свою встречу, а если вы ждете участников, ждите не более 5 минут. Они поймут суть и придут раньше на следующую встречу.Если всегда ждать всех участников, то всегда будут задержки.
5. Установите основные правила (также известные как «Нормы») . Одной из самых больших проблем на собраниях является использование ноутбуков для проверки электронной почты, получение звонков на сотовые телефоны, конфликты между сотрудниками при обсуждении определенной темы, людьми, которые хотят взять на себя встречу, и людьми, которые просто хотят делать время и убирайся как можно скорее. Вежливо сообщите всем, что вам потребуется их безраздельное внимание и что им следует выключить все электронные устройства.Вы также должны заявить, что ожидаете, что все будут действовать профессионально, и что вы ожидаете, что все будут участвовать в равной степени.
6. Ближе к делу. Цель встречи – добиться какого-либо результата, будь то информационный, обсуждение новых целей, обсуждение нового процесса и т. Д. После обычных двух-трех минутных любезностей пора переходить к делу. Не смущайтесь, прекращая болтовню и сразу переходя к первому пункту.Вы продемонстрируете сильные лидерские качества, если будете эффективно использовать свое время. Это вызовет больше энтузиазма и чувство выполненного долга. Будьте эффективным фасилитатором, удерживая участников на пути к достижению целей встречи.
7. Убедитесь, что вы расставили приоритеты по темам встречи. Если у вас есть десять тем для обсуждения, не помещайте самые важные в конец списка.
8. Следуйте повестке дня и отметьте каждый обсужденный пункт. Это покажет всем, что вы серьезно относитесь к каждой теме, когда пришло время двигаться дальше, и что вы полностью контролируете ситуацию.
9. Делайте заметки во время собрания. Убедитесь, что у вас есть ручка и блокнот, и делайте много заметок. Это не только гарантирует, что вы охватите все важные моменты, но и покажет другим, насколько вы серьезны, что вселит в них уверенность в том, что их точки зрения приняты правильно. Если возможно, попросите кого-нибудь из группы делать для вас заметки, особенно если вы находитесь в режиме презентации.
10. Легко отойти от темы. Постарайтесь сосредоточиться и придерживаться повестки дня встречи. Иногда можно отклониться от темы, если это относится к обсуждаемой теме, но в большинстве случаев, даже если обсуждаемая тема интересна, она не имеет отношения к повестке дня встречи. Вам следует предложить назначить еще одну встречу для обсуждения другой темы, если она важна, но как можно скорее верните всеобщее внимание на вашу встречу. Распространенная фраза, которую используют, когда вы хотите вернуть встречу к повестке дня: «Мы можем отключить это, если вы хотите продолжить обсуждение.«Если одновременно ведется слишком много разговоров, найдите самый важный и попросите их поделиться обсуждаемой информацией, это может быть очень интересно, и все должны знать эту тему. Вы также можете спокойно разрешить участникам других бесед присоединиться к групповому обсуждению. Вы можете сказать участникам: «При слишком большом количестве разговоров одновременно некоторые очень хорошие идеи могут быть потеряны».
11. Заставьте тихих людей больше говорить, а доминирующих – меньше. Чаще всего у вас будет один или два человека, которые будут постоянно делиться своими взглядами на каждое ваше заявление. Иногда люди боятся сказать слово, потому что доминирующий человек, который может иметь больше знаний и, конечно, больше уверенности, запугивает их. У вас всегда будут монополизаторы, заядлые болтуны, защитники дьявола, циники, да мужчины, цыплята, шутники и злые люди. Сделайте все возможное, чтобы вовлечь всех в разговор и поддерживать его на равных условиях.Осторожно перебейте доминирующего человека и спросите мнение кого-нибудь из присутствующих в комнате по этому поводу. Чем больше вы знаете персонажей в своей компании, тем лучше вы будете готовы с ними справиться.
12. Заставьте их слушать, не говоря ни слова. Иногда просто правильный взгляд заставляет людей обращать на вас внимание. Такие вещи, как поднятие бровей, пристальный взгляд на них или даже остановка разговора на полуслове, помогут привлечь их внимание и снова сосредоточиться на вас.Обычно это происходит, когда ведется слишком много разговоров одновременно.
13. Обратите внимание на признаки того, что вы достаточно долго говорили. Вы сможете определить, когда группа начинает ерзать, смотреть на часы или часы или когда становится очевидным, что кто-то еще хочет говорить. Вы хотите, чтобы вас знали как человека, который устраивает хорошие встречи, а не как свинарник.
14. Знайте, когда закончить встречу .Если темы встречи заканчиваются раньше отведенного времени, и если больше нечего обсуждать по этому вопросу, то продолжайте и заканчивайте встречу. Если он запаздывает, постарайтесь как можно скорее завернуть его. Довольно часто у людей запланированы другие встречи или они будут обедать между вашей встречей и следующей встречей, которую они запланировали. Так что постарайтесь не затягивать отведенное время.
15. Прежде чем закончить встречу, убедитесь, что вы рассмотрели важные моменты. Убедитесь, что все важные вопросы были обсуждены, пройдите по пунктам действий и убедитесь, что никто не сбивается с толку. Спросите, есть ли у кого-нибудь вопросы, и если да, повторите заданный вопрос, чтобы человеку было приятно, что вы поняли, о чем идет речь, и чтобы вы поделились этим со всеми на случай, если они этого не услышат.
16. Разошлите обзор после встречи. В зависимости от важности собрания рекомендуется разослать краткий обзор или «Протокол» вскоре после собрания не только участникам, но и всем, кто, по вашему мнению, может быть заинтересован.Это нужно сделать в течение нескольких часов после встречи, чтобы поддержать энтузиазм. Люди будут решать задачи лучше и быстрее, когда они еще свежи в их памяти. В протоколе следует записывать, кто присутствовал, что обсуждалось, все достигнутые договоренности и какие-либо действия, которые были назначены. Распространение протокола информирует тех, кто не присутствует на собрании, о достигнутом прогрессе и напоминает всем об их задачах.
17. Создайте список действий и назначьте встречу .Вы обнаружите, что довольно часто устраивается повторная встреча. Если да, назначьте следующую встречу как можно скорее, чтобы сохранить энтузиазм. Это также придает истинную цель первоначальной встрече. Вот почему так важно, чтобы все понимали, о чем идет речь. Не должно быть путаницы в поставленных задачах. Создайте список того, что ожидается от группы или отдельного человека, и разошлите его участникам с последующим запросом на встречу, который обычно составляет одну неделю.Вы должны включить:
• Задача конкретная.
• Имя человека, которому «принадлежит» задача.
• Срок выполнения задачи.
• Соглашение о завершении задачи.
• Настоящая ответственность за задачу и ожидаемый срок. Вы должны убедиться, что они знают, что вы этого ожидаете.

Собрания, если они проведены правильно и считаются необходимыми, являются ключом к успеху отдела и компании.Хорошая идея – проводить регулярные встречи, даже если они длятся всего несколько минут. Таким образом, люди привыкнут к рутине, и не будет казаться, что все, что вы делаете, – это назначаете встречи. Вот пара идей для регулярных встреч:

• Организуйте ежедневную встречу , желательно утром около 9:00 или 10:00, с ключевыми лицами , такими как представители малого и среднего бизнеса, руководители или руководители вашего отдела. Держите это около 15 минут.Настройте ежедневное мероприятие в календаре и отправьте приглашение по электронной почте. Не должно быть повестки дня, только простой открытый разговор. Эти быстрые ежедневные встречи помогают всем оставаться на одной волне. Вы можете обсудить ход выполнения проектов, просмотреть поставленные задачи, убедиться, что все нерешенные проблемы решены или над ними работают, а также освещать события и события в компании. Затем ваши руководители и / или руководители могут передать соответствующую информацию остальной части команды. Если бы вы управляли только несколькими людьми, вы бы хотели встретиться со всем персоналом.
• Проведите запланированную ежемесячную встречу со всем персоналом вашего отдела. Всегда придерживайтесь графика, иначе его не воспримут всерьез. Это также было бы идеальным временем, чтобы купить пиццу или суб-бутерброды для всей команды. При желании вы можете сделать это «обедом и поучиться». Всегда подчеркивайте важность общения и открыто отвечайте на все задаваемые вопросы. Если вы не знаете ответа, не придумывайте его, дайте им знать, что вы изучите его и вернетесь к ним.Однако важно то, что вы действительно вернетесь к ним как можно скорее. Это вызывает уважение и доверие. Это также укрепляет характер и дает им понять, что вы действительно слушаете и заботитесь, даже если вы даете им ответ, который им не нравится.
• Пусть люди хотят пойти на ваши собрания. Начните с шутки или актуального юмора. Задайте вопрос, не связанный с работой, чтобы они расслабились и поговорили. Продолжайте светскую беседу не более одной-двух минут.Это поможет сломать лед и создать комфортную атмосферу. Также не делайте встречи скучными и предсказуемыми. Разбивайте их, иногда используя презентации или раздаточные материалы, иногда просто превращайте встречу в устную, иногда нарисуйте ее сами на доске, иногда попросите кого-нибудь провести большую часть собрания, иногда измените место, иногда принесите еду, а иногда принесите бутылки с водой или газировкой. Цель состоит в том, чтобы прослыть человеком, который действительно знает, как устроить хорошую встречу во всех отношениях.

УРОК 7 – КАК ПОЛУЧИТЬ ТОЧКУ ЧЕРЕЗ ИСКУССТВО БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИЙ


Текст этих материалов или любой их части не может быть воспроизведен или передан в любой форме и любыми средствами, электронными или механическими. включая ксерокопирование, запись, хранение в информационно-поисковой системе или иным образом, за исключением личного использования учащимися. Автор прямо отказывается от какой-либо ответственности за какие-либо обязательства, убытки или риски, личные или иные, которые понесены в результате, прямо или косвенно, использования и применения любого содержания этого курса.


Как проводить эффективные личные встречи с сотрудниками

Большинство людей не поклонники встреч. И не зря. Слишком часто встречи оказываются неэффективными, непродуктивными, и в конце создается впечатление, что вы только что завершили годичное путешествие к Роковой горе, и вам нечего показать.

Но когда дело доходит до управления служащими, есть одно собрание, чтобы управлять всеми – это верно, встреча один на один.

Эффективные встречи один на один с вашими сотрудниками являются важной частью создания здорового рабочего места, повышения индивидуальной и командной производительности и развития прочных отношений между сотрудником и менеджером.

Однако провести эффективные встречи один на один не всегда легко. Чтобы сделать это правильно, воспользуйтесь следующими советами и передовыми практиками.

Почему важны эффективные встречи один на один

Встречи один на один – важная часть вашего инструмента управления сотрудниками.

Если все сделано правильно, эффективные встречи один на один позволяют менеджерам:

• Проводить быстрые и простые проверки
• Налаживать рабочие отношения
• Заставлять сотрудников чувствовать себя ценными
• Поощрять решение проблем и сотрудничество

Кроме того, Quantum Workplace обнаружил, что 86% высоко вовлеченных организаций проводят регулярные индивидуальные встречи с сотрудниками и считают индивидуальные встречи своей коммуникационной стратегией №1 – прежде всего общекорпоративные встречи и электронные письма от руководства.

Другими словами, личные встречи – ключ к созданию и поддержанию заинтересованного рабочего места. И это имеет смысл. Индивидуальные встречи дают вам возможность лично познакомиться со своими сотрудниками, укрепить доверие и решить проблемы, препятствия и проблемы с производительностью, а также определить возможности для развития. Существуют все виды деятельности, которые стимулируют мотивацию и помогают сотрудникам почувствовать связь со своей работой, своей командой и организацией.

Подготовка к личным встречам с сотрудниками

Вот три простых способа заранее спланировать и максимально использовать встречи один на один.

Приходите с коллективным мышлением

В идеале встречи один на один должны проводиться под руководством сотрудников и совместно. Хотя вы можете использовать эти беседы для решения конкретных проблем, не монополизируйте обсуждение.

Помните: это диалог, а не лекция.

Работайте со своим непосредственным подчиненным, чтобы заранее спланировать повестку дня и установить цели собрания.

Вы можете спросить:

• Что самое важное, что нам нужно обсудить на этой неделе / ​​в месяце?
• Что у вас на уме?
• Есть ли какие-нибудь проблемы, идеи или возможности, которые вы хотите обсудить?

Воспользуйтесь преимуществами таких решений, как Lucidspark, для более эффективной совместной работы из единого общего рабочего пространства .Виртуальная доска дает вам и вашим сотрудникам возможность вместе проводить мозговой штурм, составлять планы действий и делать заметки для следующего раза.

Установите повторяющееся расписание

Чтобы максимально использовать ваши личные встречи, вы должны планировать их регулярно. Спорадические, нечастые встречи менее эффективны, потому что трудно отслеживать прогресс в достижении целей и нести ответственность за решения или контрольные показатели, если вы не проверяете их регулярно.

Кроме того, нерегулярные встречи сигнализируют вашим сотрудникам, что о них думают второстепенно и что они не являются приоритетом, – не лучшая стратегия для того, чтобы ваша команда чувствовала себя ценной.

Оставайтесь в курсе и получайте максимум от личных встреч, установив расписание повторяющихся встреч. Поговорите со своими сотрудниками о времени и ритме, которое лучше всего им подходит. И не бойтесь адаптировать свой график с учетом меняющихся потребностей.

Создайте общий документ встречи

Эффективные встречи один на один не происходят в вакууме. Ведите четкую запись своих разговоров, чтобы обеспечить подотчетность, ссылаться на прошлые обсуждения и получить ясность для будущих решений.

Создайте общий документ, чтобы изложить повестку дня встречи, где вы и ваш сотрудник можете сотрудничать, делать заметки, записывать отзывы и вести обсуждение.

Lucidchart позволяет легко документировать вашу беседу и делиться идеями с помощью этого простого шаблона для встреч один на один .

Повестка дня встречи один на один и вопросы для обсуждения

Повестка дня встречи один на один зависит от сотрудника, с которым вы встречаетесь, и общих целей, которые вы ставите перед каждой встречей.

Тем не менее, важно начинать эти беседы, имея в наличии план, который обеспечит продуктивную встречу вам обоим. Обязательно поделитесь повесткой дня или темами обсуждения со своим сотрудником заранее, чтобы он не был ошеломлен и подготовился.

Вопросы для согласования

Индивидуальные встречи – это возможность добиться согласованности между компанией и членами вашей команды. Чем лучше согласована ваша организация, тем эффективнее ваша команда будет влиять на цели компании и поддерживать общую миссию организации.

Вот несколько вопросов, которые вы можете задать, чтобы оценить согласованность и помочь своим сотрудникам более осмысленно подключаться к работе и культуре компании:

• Как вы видите, что ваши цели и задачи нашей команды согласуются с миссией организации?
• Как эта работа соотносится с вашими будущими карьерными целями?
• Отвечаете ли вы своим обязанностям так, как вы ожидали? Почему, почему нет?
• Что вас больше всего волнует в повседневных обязанностях?
• Что бы вы хотели делать реже?
• Что бы вы хотели делать чаще?
• Как наша команда или организация могут лучше выполнять нашу миссию или ценности?

Вопросы для встречи 1: 1 для отслеживания прогресса

Насколько хорошо работают ваши сотрудники? Отслеживание и измерение прогресса и выявление препятствий на пути – важная часть хорошей личной встречи.

Используйте эти вопросы, чтобы начать обсуждение и выявить возможности для поддержки производительности сотрудников:

• Как продвигаются ваши текущие проекты?
• Что мешает вам выполнять свою работу? Какие существуют препятствия или узкие места?
• Что поможет вам выполнить ваши проекты или задачи?
• Как вы расставляете приоритеты для своих проектов или задач?
• Что прошло хорошо? Что могло быть лучше?

Обмен отзывами

Обратная связь – это улица с двусторонним движением.Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы предложить конструктивную обратную связь и наставничество, а также запросить отзывы у ваших сотрудников. Задав правильные вопросы, вы сможете получить ценную информацию о том, что вы можете сделать, чтобы лучше поддержать их, команду и миссию своей компании.

Вот несколько вопросов для начала:

• Есть ли у вас ресурсы и инструменты, необходимые для выполнения вашей работы?
• Что можно улучшить в вашей рабочей среде, чтобы работать более эффективно?
• Вы чувствуете себя перегруженными, неработающими или в самый раз?
• Как вы думаете, вы могли бы стать лучше как сотрудник?
• Как я могу помочь вам быть более эффективными или заинтересованными?
• Вы хотите получить от меня более или менее указание в вашей работе? Почему?

Если вы даете отзыв, подготовьте конкретные примеры того, в чем проблема и как ее можно исправить.И не забудьте задокументировать отзывы и любые действия, которые вы и ваш сотрудник планируете предпринять, чтобы вы могли ответить в следующий раз.

Развитие сотрудников

Развитие сотрудников важно для привлечения и удержания ваших сотрудников. Инвестиции в коучинг, наставничество и возможности развития для ваших сотрудников демонстрируют, что вы цените их вклад и хотите, чтобы они росли вместе с компанией.

Используйте личные встречи, чтобы проверить своих сотрудников и узнать, как вы можете поддержать их краткосрочные и долгосрочные карьерные цели.

• Какие навыки или опыт вы хотите развить?
• Какие возможности продвижения вас интересуют?
• Вы заинтересованы в том, чтобы руководить другими?
• Какие навыки вы развиваете для достижения целей карьерного роста?
• Какие дополнительные обязанности вам нужны?
• Как мы можем помочь вам в дальнейшем развитии вашей карьеры?

Последующие действия

Планы и цели останутся планами и целями, если вы не предпримете никаких действий.Не забывайте следить за поручениями и решениями, принятыми на последней личной встрече с сотрудниками, чтобы убедиться, что вы оба несете ответственность и способствуете прогрессу между встречами.

Обратитесь к примечаниям к предыдущей встрече, чтобы проинформировать о ваших следующих темах для обсуждения, следить за отзывами и следить за прогрессом.

• Как вы добиваетесь своих целей, которые мы поставили в прошлый раз?
• Насколько хорошо работает план действий? Нужно ли нам вносить коррективы в ваши задания или график?
• Достаточно ли вы получаете поддержки?

Следующие шаги

Наконец, завершите встречу четкими дальнейшими шагами, которые необходимо предпринять.На этом разговор завершится на продуктивной ноте, и вы оба будете знать, как действовать в соответствии с тем, что вы только что обсудили.

• Какие приоритеты на этой неделе?
• Какие у меня задания? Кто последует?
• Что мы должны обсудить в следующий раз?

Индивидуальные встречи не должны быть рутиной. При правильной подготовке и мышлении они могут стать вашим секретным оружием для создания высоко вовлеченных, ориентированных на результат команд.

Начните общение с Lucidspark сегодня.

Воспользуйтесь преимуществами неограниченного количества холста и настраиваемых шаблонов Lucidspark, чтобы объединить вашу команду для совместной работы, внедрения инноваций и обмена идеями.

Повысьте уровень сотрудничества вашей команды

Пять советов по проведению эффективных собраний персонала

Собрания персонала могут быть ужасной корпоративной нормой, но эти собрания могут повысить продуктивность вашей компании

«Ни одно собрание персонала…» Вы все еще можете слышать ворчание и стоны всякий раз, когда ваши прошлые работодатели созывали собрание сотрудников, и вы не новичок, когда коллеги жалуются, что эти собрания – пустая трата времени.

Как выглядит успешное собрание команды

Теперь вы главный исполнительный директор компании. Вы сами решаете, когда проводить собрание сотрудников. Но, исходя из вашего прошлого опыта, вы решили избегать встреч с персоналом, как чумы.

Но, избегая этих встреч, вы на самом деле приносите бизнесу больше вреда, чем пользы. Умные бизнес-лидеры понимают, что собрания сотрудников могут, среди прочего, поднять моральный дух и помочь им понять, как мотивировать непосредственных сотрудников, делая их более приверженными своей работе, поскольку они понимают цели компании.С этой точки зрения собрания персонала могут улучшить рабочие отношения между различными отделами и сотрудниками и генерировать идеи, которые могут изменить направление развития компании.

Короче говоря, собрания персонала следует рассматривать как вложение времени, которое может принести огромные дивиденды, а не как трату времени. Эти пять советов увеличивают шансы на то, что собрания персонала вашей компании принесут плоды в повышении производительности труда сотрудников.

Как улучшить командные встречи

1.Не устраивайте встречи из-за вас.

Компании, которые регулярно принимают решения сверху вниз с минимальным участием сотрудников, не увеличивают свои шансы на процветание. Тот же принцип применяется к собраниям персонала. Как руководитель компании вы должны подготовить повестку дня, которую следует распространить как минимум за день до собрания, чтобы сотрудники могли подумать о том, как они могут внести свой вклад в обсуждение. Вам также следует запланировать повестку дня, которая включает объявления и презентации, по крайней мере, нескольких сотрудников, а не только вас.Помните, что собрания сотрудников касаются ПЕРСОНАЛА, а не вас.

2. Признать невыплаченные взносы.

Повышение морального духа – одна из лучших целей, которую можно достичь путем эффективного собрания персонала. Вы можете и должны рассказывать своим сотрудникам о важных достижениях сотрудника. Да, вы можете сделать то же самое с помощью печатных объявлений, размещенных на досках объявлений и по электронной почте, но посмотрите на это с точки зрения сотрудника – есть что-то особенное в том, чтобы быть узнаваемым, когда ваши коллеги сидят рядом с вами.Регулярные объявления-сюрпризы на собрании персонала могут повысить заинтересованность сотрудников в следующем.

3. Позвольте отделам объяснить свою работу.

Недавний некролог о футбольном тренере Бадди Райане подробно описал, как Райан отделил своих защитников от нападающих своей команды. Он настаивал на том, чтобы создание команды внутри команды, которая злилась на товарищей по команде, улучшило его игру в защите… Он также попытался ударить тренера «Чикаго» Майка Дитка и ударил кулаком координатора нападения «Хьюстона».Эта стратегия НЕ работает в офисах. Ваш персонал – команда – работает лучше, когда они лучше осведомлены и довольны работой товарищей по команде. Работа каждого отдела может быть объяснена на собрании сотрудников – каждым отделом, а не вами.

4. Спрашивайте идеи и отзывы.

Повестка дня собрания должна включать время для предложений сотрудников. Вы должны на 100% дать понять, что КАЖДЫЙ сотрудник поощряется к участию. Идеи могут быть отзывами о текущем проекте или предложением о том, что компания должна делать, но не делает этого.Вы также должны поощрять сотрудников задавать вам вопросы о вашей презентации. Вы не являетесь – или не должны быть – диктатором. Хорошие вопросы могут улучшить ваше представление о будущем компании. Вы также должны выделить время, чтобы сотрудники задавали вопросы по каждой презентации.

5. Ставьте цели на каждую встречу.

Цели не должны быть сложными или многочисленными. Это может быть так же просто, как заставить людей из разных отделов поговорить о проектах. Установка целей до того, как запланирована встреча, поможет вам сосредоточиться на том, каких сотрудников следует пригласить на встречу.

Встречи редко должны длиться более одного часа. Это одна из причин, по которой вам нужно составить конкретную повестку дня, прежде чем сообщать сотрудникам о встрече и решать, кого пригласить. Короткие и более частые встречи работают лучше, чем длинные и менее частые встречи. Также важно, чтобы встречи проводились в обычное рабочее время, а не, например, в то время, когда сотрудники часто обедают.

Собрания персонала настолько важны, что вы должны вести их записи.Таким образом, вам следует поручить сотруднику писать отчет по каждой встрече. Это особенно полезно для сотрудников, которые не присутствовали на собрании. Отчеты также помогают вам и вашим коллегам следить за ходом встречи. Последующие действия могут включать в себя организацию встречи между двумя руководителями отделов или отделов и обязательно включают планирование следующей встречи.

Вы можете отрицательно относиться к важности встреч с персоналом, потому что у вас был плохой опыт работы в качестве сотрудника.Но теперь, когда вы являетесь работодателем, у ВАС есть шанс доказать, что собрания персонала могут быть эффективным способом повышения производительности, морального духа и приверженности сотрудников вашей компании.

Устали от ворчания и стонов на рабочем месте? Готовы внести изменения в свою организацию? Вот как.

Был ли этот ресурс полезным?

8 шагов к проведению встреч, которые сотрудники действительно хотят посещать

29 апреля 2019 г.,

Тьфу, встречи.Кому-нибудь они действительно нравятся? Независимо от того, сколько сотрудники могут стенать из-за своего отвращения к конференц-залу, менеджеры понимают, насколько действительно необходимо собираться вместе с командой. Это не означает, что при личном общении необходимо вернуться к невыносимо скучному методу чтения презентации PowerPoint дословно. Вместо этого воспользуйтесь этими советами для проведения эффективных встреч, на которых ваша команда будет рада присутствовать.

Шаг 1. Определите цель

Вы когда-нибудь чувствовали, что заслуживаете одну из тех лент «Я пережил еще одну встречу, которая должна была быть электронной почтой»? Да, у всех есть.Не делайте этого со своими сотрудниками. Вместо этого четко определите, какова цель вашей встречи, прежде чем отправлять приглашение. Это творческий мозговой штурм? Вы пытаетесь определить бюджет предстоящей кампании? Определение вашей цели поможет установить четкие ожидания, чтобы гарантировать, что цели будут достигнуты, и все останутся на одной волне. Если ваша цель проста, вы можете даже обнаружить, что вам вообще не нужна встреча.

Шаг 2. Пригласите нужных людей

После того, как вы определились с целью встречи, выбор участников станет легким делом.Приглашайте только тех сотрудников, которые будут принимать непосредственное участие в достижении цели. Если вы думаете о том, чтобы пригласить кого-то в конференц-зал «просто для вашего сведения», остановитесь прямо сейчас! Помните, что электронная почта существует. Быстрая отправка последующих сообщений по электронной почте всем участникам и периферийным членам команды после встречи позволит поддерживать связь, не теряя никого времени.

Шаг 3. Предоставьте повестку дня

Чтобы общение было максимально продуктивным, отправьте повестку дня членам вашей команды до назначенного времени встречи.Это обеспечит эффективное использование времени и предотвратит отклонение разговора от разговора. Повестка дня может представлять собой подробный список вопросов для обсуждения, или вы можете упростить его, используя наш бесплатный шаблон повестки дня собрания.

Шаг 4. Выберите правильное местоположение

Место, где вы проводите встречу, задаст тон для предстоящей беседы, поэтому выбирайте с умом. В то время как традиционный конференц-зал, вероятно, станет вашим первым вариантом для официального обсуждения с внешними клиентами, случайное пространство для приземления – гораздо лучший выбор для быстрых разговоров с командой.Примите во внимание размер группы, технологические потребности конференции и атмосферу окружающей среды, необходимую для проведения продуктивной встречи. Чтобы определить, какой тип собрания следует проводить в каком помещении, ознакомьтесь с шестью типами собраний и где они должны проводиться.

Шаг 5: Поощряйте участие

Если ваши сотрудники хотели, чтобы им читали лекции, они бы остались в колледже. Разговаривайте с участниками собрания, а не с ними, поощряя активное участие в разговоре.Для этого попросите всех членов команды подготовить одно мнение или идею, чтобы поделиться им с группой. Обойдите комнату, чтобы у всех была возможность высказаться, а затем поддерживайте поток, задавая открытые вопросы, которые помогут зажечь новые идеи.

Шаг 6. Эффективное управление временем

Делиться подробностями веселых выходных – это здорово, но встречи не для этого. Используйте свой распорядок дня, чтобы не отставать от графика и планировать время встречи. Вы даже можете пойти дальше, назначив специального хронометриста.Будь то вы или кто-то другой, этот человек должен следить за часами и переходить к следующему пункту повестки дня, если время ускользает от вас.

Шаг 7. Используйте метод парковки

Метод парковки – это способ обсуждения идей, высказанных на собрании, которые не имеют прямого отношения к обсуждаемому вопросу. Используйте свою повестку дня в качестве руководства для решения, какие предметы следует разместить на стоянке, а затем четко заявите, что вы вернетесь к этой теме позже.Помните, что единственный эффективный способ использовать метод парковки – это также использовать активные последующие действия.

Шаг 8: повторите четкие действия

Помните, мы говорили вам, что собраниям нужна цель, чтобы они были полезными? Они также должны заканчиваться четкими пунктами действий. Запишите каждое действие, о котором говорилось на собрании, и сэкономьте несколько минут в конце, чтобы прочитать их вслух группе. Как только собрание закончится, отправьте группе повторное электронное письмо, чтобы повторить, кто и когда должен выполнить какое действие.

От определения четких целей до привлечения коллег к ответственности с помощью конкретных действий – использование этих восьми шагов обеспечит пользу от каждой встречи, проводимой в вашем офисе. Попрощайтесь с днями ошеломляющих PowerPoints и поздоровайтесь с эпохой позитивных встреч, на которые ваши сотрудники действительно захотят присутствовать. Да, это возможно.





Оставить комментарий

Комментарии будут одобрены перед появлением.

Как проводить эффективные командные встречи

Эффективные встречи – это интересные, энергичные мероприятия, на которых члены команды работают вместе, чтобы принимать решения или решать проблемы. К сожалению, слишком многие встречи, которые мы посещаем, кажутся прямо противоположными. Худшие встречи приводят к ползанию времени, оставляя всех умственно и эмоционально истощенными и более чем немного разочарованными. Разница в том, как планируются и проводятся встречи.

Лучшие менеджеры понимают важность этих мероприятий, и они понимают, что создание отличной встречи требует планирования и целенаправленных усилий. Эта статья предлагает десять советов, которые помогут вам воспользоваться этим ценным временем совместной работы с вашей командой. Вот советы, как укрепить ваши командные встречи.

Положительно относитесь к встречам

Это самая важная вещь, которую может сделать менеджер как лидер для улучшения командных встреч. Удивительно, сколько менеджеров с гордостью заявляют о своей неприязни к собраниям, но для достижения значительных результатов, решения проблем, принятия решений, информирования, вдохновения, сотрудничества и мотивации менеджерам необходимо работать с людьми.

Это означает, что иногда нужно собирать этих людей вместе в комнате или на конференц-связи и разговаривать с ними. Управление – это не сидение в офисе с закрытой дверью и отправка электронных писем. Как лидер, попробуйте смотреть на собрания как на проявление лидерства. Это время для лидерства, а не то, чего стоит бояться, как поход к дантисту.

Помните, собрание принадлежит вам

Не делегируйте планирование повестки дня помощнику по административным вопросам или другому члену команды.Как лидер, это ваша встреча , которую нужно спланировать и провести. Чтобы привести себя в нужное состояние, задайте себе следующий вопрос и ответьте на него: «Что я хочу, чтобы люди узнали, достигли или решили после этой встречи?»

Всегда готовьте повестку дня

Все, что вы когда-либо прочитаете об эффективных встречах на рабочем месте, включает советы по составлению повестки дня. Тем не менее, мы все пришли на собрание, на котором нет повестки дня. Акт планирования повестки дня помогает сфокусировать и определить приоритетные темы для встречи.

Спросите мнение о повестке дня

Хотя основная ответственность за разработку повестки дня лежит на менеджере, членов команды можно пригласить для внесения ее в повестку дня. Разошлите запрос идей за несколько дней до встречи.

Spice It Up

Внесите немного разнообразия в формат. Вот несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы оживить встречи вашей команды:

• Пригласить приглашенных докладчиков
• Празднуйте что-нибудь
• Проведите «обучающий круглый стол» – попросите членов команды по очереди научить друг друга чему-нибудь
• Посмотрите выступление Теда, имеющее отношение к повестке дня собрания
• Провести тимбилдинг
• Изменить место (рассмотреть возможность переноса встречи за пределы площадки)
• Принесите немного веселья или интересной еды
• Провести собрание «по одному пункту повестки дня»
• Запросить обновления для молниеносных раундов
• Вовлеките команду в мозговой штурм
• Поменяйте стулья или поменяйте что-нибудь , чтобы нарушить монотонность

Оставьте «пустое пространство» для спонтанного творчества и взаимодействия

Не забивайте повестку дня так, чтобы вам было сложно ее завершить.Вместо этого оставьте в конце немного места для спонтанного обсуждения. Если встреча заканчивается рано, то отпустите всех пораньше. Все также ценят уделенное время.

Используйте собрания группы для совместной работы

Вместо того, чтобы просто делиться информацией, попробуйте решить проблему или поработайте с группой, чтобы прийти к решению. Да, это сложно и может быть беспорядочно, но именно здесь мы получаем наибольшую пользу от встреч.

Осветлить

Быть лидером собрания – это не значит выставлять напоказ власть или злоупотреблять властью.Примером этого является наказание кого-то за опоздание перед командой. Сохраняйте чувство юмора и скромность.

Продолжение

Следите за действиями и следите за тем, чтобы люди делали то, что обещали. Очень неприятно появиться на следующей встрече и узнать, что половина команды не потрудилась сделать то, что они взяли на себя на последней встрече. Проконсультируйтесь перед встречей и привлеките людей к ответственности за свои обязательства.

Будьте лидером для подражания

Командные встречи – не время, чтобы ослабить бдительность и расслабиться вместе со своей командой.Держите себя и свою команду в соответствии с высочайшими стандартами поведения, что означает отсутствие неприличных шуток, приставания к членам команды, цинизма и сарказма, а также критики других отделов или руководства. Подумайте о том, каким лидером вы хотите прослыть, а затем приходите на каждую встречу , будучи этим лидером.

Итог

Возможность встретиться и поработать с вашей командой – ужасная вещь, которую нельзя упустить. Совершенно необходимо, чтобы вы развили дисциплину, чтобы планировать и проводить встречи, которые люди ценят и продвигать инициативы.

Как провести командное совещание [Даже при увеличении]

Командные совещания – ключевой компонент любого бизнеса. Важно, чтобы сотрудники знали и понимали, что происходит в компании и какие ожидания они должны оправдать, чтобы компания была успешной. Это один из лучших способов создать культуру постоянного совершенствования. Хотите проводить отличные встречи и экономить время каждую неделю? Просто следуйте нашим советам о том, как провести командную встречу.

Как ваша команда реагирует на еженедельное собрание? Они боятся этой задачи? Приветствуют ли они перерыв в работе? Они расстраиваются из-за того, что каждая встреча, кажется, всегда посвящена заботам одного человека? Считают ли участники встречи, что время потрачено не зря? Мы обнаружили, что компании, которые контролируют свои собрания, получают огромную отдачу от своих инвестиций при высокой вовлеченности сотрудников.

Вот пять советов по организации эффективных встреч команды

:
1. Получите мнение своей команды. Встреча команды – это просто встреча с командой и для команды. Не всегда может управлять шоу один человек. Успешная командная встреча побуждает всех участвовать в процессе и предлагать директивы и решения, которые будут способствовать достижению ваших бизнес-целей. Убедитесь, что дата и время, выбранные для каждой еженедельной встречи, – это как можно меньше отвлекающих факторов.Попросите предложения добавить пункты в повестку дня, чтобы увидеть, что они хотят обсудить во время вашего собрания. Если в конечном итоге вы не можете понять, к чему это приведет, обязательно поговорите с сотрудником, который предложил это, будь то что-то, что обсуждается на будущей встрече, или что-то, что обсуждается во время индивидуальной встречи. Если вы проводите эффективные встречи, это один из лучших инструментов управления в вашем арсенале, и он должен быть чем-то большим, чем просто набор обновлений статуса.
2. Обсуждайте темы, которые затрагивают всю команду. Время – деньги, и никто не любит встречи только ради встречи. В наши дни вы можете «встретить» себя в забвении, а затем задаться вопросом, почему на этой неделе вы не сделали ничего другого. Если вы созываете собрание команды, убедитесь, что каждый, кто должен присутствовать на этом собрании, сочтет целесообразным выделить этот час. Если разговор зайдет под откос в теме, затрагивающей только часть участников, остальные участники отключатся или могут расстроиться, думая, что их время можно было бы лучше провести за своими столами.Эффективные встречи требуют перенаправления разговора обратно на повестку дня и продолжения другого обсуждения, чтобы его можно было разрешить. Автостоянка – отличный инструмент, чтобы держать вашу встречу в нужном русле, не теряя других обсуждений, не отвлекайтесь от деталей встречи, которые влияют на всю группу. Повестка дня командных встреч должна быть сосредоточена на темах, которые влияют на всю команду, индивидуальные обсуждения могут быть проведены в вашем индивидуальном порядке. Используйте личное время, чтобы продвигать вперед большие цели, и оставьте управление проектом для встреч один на один, если требуется только обновление статуса.
3. Управляйте типами тем повестки дня. На собрании персонала у вас может быть много разных вопросов, которые нужно обсудить. Руководитель группы может помочь задать тон встрече, рассказав участникам, какие темы будут обсуждаться для эффективной встречи:
1. Обмен информацией. Общими новостями компании или вещами, которые им нужно знать, полезно поделиться с сотрудниками перед встречей. Затем выделите несколько минут на любые вопросы от команды по этим темам.Если собрание вашей команды включает несколько отделов, это отличный способ получить от них информацию заранее, вместо того, чтобы тратить первые 20 минут собрания на получение обновлений от всех. У всех должно быть аудио и видео при работе из дома, чтобы обеспечить более тесную совместную работу в команде.
2. Решения. Когда дело доходит до решений, сотрудникам трудно понять, каковы их роли на собрании. Они здесь, чтобы слушать? Должны ли они внести свой вклад? Вы хотите принять это решение консенсусом? Обязательно укажите в этих сценариях, кто в конечном итоге несет ответственность за принятие решения, и убедитесь, что ваша команда поддерживает принимаемые и реализуемые решения.Цель командного собрания – решить проблемы, а не создавать их больше, поэтому решайте все, что вы можете, пока вы вместе как команда.
3. Установите реалистичное количество времени для каждого пункта повестки дня. Если вам нужно обсудить большой проект, не откладывайте его на последние пять минут встречи. Если разговор длится слишком долго, посмотрите, что можно перенаправить на следующую встречу, или установите время, чтобы обсудить эту тему после завершения собрания группы. Организатор еженедельной встречи должен будет в режиме реального времени высказывать несколько суждений относительно того, стоит ли продолжать обсуждение, вернуть его в нужное русло или отложить его.Отдельные члены команды должны иметь возможность участвовать по каждому актуальному для них пункту повестки дня.
4. Подготовьтесь к встрече . У успешного командного собрания будет лидер, который может способствовать общению, но ему не обязательно проводить все собрание. После того, как вы определились с темами своей повестки дня и графиком встреч, свяжитесь со своей командой, если им нужно что-то подготовить заранее. Это прекрасная возможность дать членам команды возможность вести обсуждения, делиться важными обновлениями, предлагать предложения и предлагать действия для следующей встречи, но они не смогут этого сделать, если они не будут подготовлены.Не обсуждайте их на встрече, если хотите продуктивного обсуждения.
5. Поправляйтесь с каждой еженедельной встречей. Спросите у своей команды о повестке дня собрания. Что сработало, а что нет? Используйте эту информацию, чтобы скорректировать свою повестку дня в соответствии с тем, что лучше всего подходит для команды и ее потребностей. Этот непрерывный цикл обратной связи будет гарантировать, что ваши еженедельные командные встречи станут лучше каждую неделю. При работе из дома и в удаленной рабочей среде вам следует по возможности избегать конференц-звонков и использовать программное обеспечение для веб-конференций, такое как Microsoft Teams или Zoom.

Встреча команды должна быть чем-то, чего сотрудники с нетерпением ждут каждую неделю – местом, где они могут поделиться своими проблемами, поделиться идеями, задать вопросы, получить важную информацию и почувствовать себя частью общего процесса. 80% ваших еженедельных встреч следует посвящать решению проблем. Вот как исправить еженедельные встречи. Найдите время, чтобы составить свою повестку дня, чтобы максимально использовать время еженедельных встреч команды и относитесь к ним как к еженедельным упражнениям по построению команды, а не как к чему-то, что вам просто нужно выжить!

Как организовать командную встречу Ресурсы

Как проводить эффективные еженедельные собрания персонала (с образцом шаблона повестки дня)

Загрузите нашу еженедельную повестку дня

У вас еженедельные встречи с самим собой?

Сделайте встречи более яркими благодаря эффективной еженедельной повестке дня

Еженедельных совещаний по корректировке vs.