Содержание

Каков порядок формирования личных дел для сдачи в архив? //

Нужно ли оставлять такие документы, как копии свидетельств о браке, рождении детей, медицинские справки водителей и т.п.?

Требование об обязательном формировании и ведении личных дел на работников трудовое законодательство не содержит. Обязательное ведение личных дел, например, установлено законодательством в отношении государственных и муниципальных служащих (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"). Согласно пункту 3 статьи 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Закон N 125-ФЗ не обязывает частные организации создавать свои архивы (п. 2 ст. 13). Из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, следует, что личные дела работников, в том числе государственных гражданских и муниципальных служащих, включают в себя заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы. Эти и другие документы, которые составляют личное дело работника, хранятся 75 лет. При этом указанный перечень не уточняет, какие именно копии личных документов работников имеются в виду. Полагаем, что копии свидетельств о браке, о рождении детей работников, медицинских справок работников можно отнести к копиям личных документов. Для случаев, когда ведение личных дел не обязательно, перечень личных документов работников, копии которых могут содержаться в их личных делах, может быть достаточно широким, поскольку он устанавливается работодателем самостоятельно.

Таким образом, действующее законодательство не содержит запрета на хранение копий указанных в вопросе документов в составе личного дела работника, как и не содержит требования об изъятии этих копий из личных дел работников.

В настоящее время действуют Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), которые предусматривают создание архива как самостоятельного структурного подразделения организации или подразделения в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющего прием и хранение архивных документов с целью использования (п. 1.1.2 Основных правил работы архивов организаций).

Также Основными правилами работы архивов организаций (далее — Правила) регламентируется порядок комплектования архивов, хранения, описания, учета и использования архивных документов, регулируется процедура проведения экспертизы ценности документов. Указанные Правила распространяются на архивы государственных организаций, а для негосударственных организаций обязательны в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности (Введение к Правилам). Из ст. 7 Закона N 125-ФЗ следует, что документы по личному составу не относятся к государственной собственности. Однако подготовку других документов, образующихся в процессе деятельности организации, к хранению и хранение этих документов (в том числе и личных дел работников) работодатель может осуществлять, применяя по аналогии положения Правил. В частности, Правила устанавливают порядок оформления обложки дела (п. 3.6.18), требования к формированию дел (п. 3.5.3) предусматривают, что документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5), и т.д.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Максимова Ирина

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ http://www.garant.ru

Личные дела уволенных сотрудников


Никак не могу найти ответ на вопрос-Личные дела уволенных сотрудников должны включать копии документов, удостоверяющих личность и др. копии, связанные с работником? Или же только приказы и документы, касающиеся его работы на предприятии. Что должно быть в деле при сдаче его в архив?

Комментарии


А в ахив сдются приказы, Т-2 на картонке и трудовые договоры.

Должны.
В архив сдаем приказы по личному составу прием-увольение, Т-2 на картоне и трудовые договоры.

Значит, в архив копии личных документов не сдаются.
А где же мне их хранить?

там же. сдавать всё - и хранить!!)))

Пока не сдаете в архив в личном деле, когда будете передавать в архив будет проведена экспертиза ценности и по акту копии личных документов уничтожите.

ну на сколько мне известно то весь пакет документов.
А это 1-заявление о приеме на работу от сотрудника с личной подписью ответственного лица за прием на работу. все копии документов сотрудника. приказы о принятии на работу и об увольнении заявление от сотрудника об увольнении(если по собственному). или приказ о расторжении договора по причине например, профнепригодности сотрудника........... личное дело сотрудника, должностная инструкция. вроде все. ах да когда он забирает свою трудовую надо, что бы он расписался за то, что вы ему ее выдали в журнале.....................

В архив сдаются все документы уволенного сотрудника. Олюся, а Вы помоему немного перепутали с увольнением это я о росписи и т.п.

Олюся, вы же не занимались делопроизводством. Зачем же даете советы? Заявление о приеме сейчас не нужно. Приказы храняться отдельно, а в ЛД вкладывается копия с единственной целью, в случае чего не искать инфу о сотруднике по всем журналам и папкам, а взять одно ЛД и там все по нему будет.

Возможно я не права. Но мне кажется что в каждой компании есть какие то свои нюансы видение дел. У нас всегда приказ печатался в двух экземплярах и один уходил на хранение, а другой лежал ЛД. А насчет Приказа я не знала что, он не обязательный у нас это был первый документ с которого и начинался весь процесс по приему на работу сотрудника. Так сказать на основании чего он принят на работу. И только после подписания директора печатался приказ о приеме на работу.
А когда работник увольняется то все документы касающиеся его дела переходят на архив. Если я в чем то, не права поправ те, я в этом новичок меня учили так.

Так было раньше. Сейчас основанием для приема на работу является трудовой договор.

А зачем копии приказов в дело вкладывать? В деле есть т.договор, есть доп. соглашения. Если очень будет нужен приказ его всегда можно найти в архиве.

Только для того, что бы не искать в архиве. )) Больше не зачем. Просто когда они все месте удобнее тот же отпуск расчитывать или сразу видно, если в Т2 забыл что-то вписать. Просто мне так удобнее.

Вы можете сдавать в архив все, что посчитаете нужным. Делаете локальный акт, в котором перечисляете документы личного дела, обязательные для хранения. Если сдаете в госархив, они сами лишнее выкинут. Вся информация есть в Т-2, зачем еще что-то?
Все, что у Вас хранилось в личном деле, пока сотрудник работал, убирайте в отдельный шкаф и пусть лежит, года через 3-4 оставите документы длительного хранения (75 лет), а остальное экспертная комиссия актом отправит "в печь".
Где-то у Андреевой есть хорошии коментарии по этому вопросу, но мне все некогда найти.

Вся информация есть в Т-2, зачем еще что-то?
_________________________________________
Потому, что приказы по ЛС (кроме отпусков. командировок и взысканий) и Трудовых должны храниться 75 лет и нужно обеспечить их хранение.

Так они и хранятся столько, только отдельно. Не вижу смысла раздувать дела, вкладывая туда копии приказов.

Не видите - не делайте. Делопроизводство должно быть удобным. Мне удобно, когда все документы по одному вопросу (сотруднику) можно найти в одном месте.

Согласна! Делаю так же. Иначе замучаешься потом искать по журналам и папкам нужный документ. А если есть "вредность" и оформляют льготную пенсию по 1 и 2 Списку, то вообще лучше ВСЁ копировать и даже заявления о предоставлении отпусков хранить до дня увольнения. А после увольнения, когда готовлю все документы к архивному хранению, провожу "полистную инвентаризацию", убираю двойные экземпляры документов, дкументы с истекшими сроками хранения, составляю опись и передаю в архив.

И не делаю;) У некоторых людей проработавших около 10 лет и так дела не тоненькие, а уж вкладываю туда копии приказов, это выйдет не один том. И места и так уже мало от этих картотек. Делопроизводство должно быть не только удобным, но и разумным.

Здравствуйте, vd9.
Подскажите, пожалуйста, а как быть с личными делами сотрудников организации, которая прекратила свое существование?

Здравствуйте.
Сдать в гос.архив

Ох, Галочка новичок,
Положено сдавать в госархив.
Но сама лично в мангале жгла и в шредере резала. И все мои усилия по архивации в.....

Какая разница какой толщины дело? Ни где не сказано, что оно обязательно должно быть тоненьким. Дело это до 250 листов, потом делится на тома. Мое мнение - разумно копии всех документов по сотрднику хранить в одном месте, а не рыться по папкам.

Извините Julia, а какая у Вас численность?

Теперь все понятно:) при численности хотя бы в 500 человек, Вы бы врят ли все подряд пихали в личное дело.

Напротив, я, тем более тогда бы вряд ли стала информацию по одному вопросу прятать по разным папкам.

Я работала в архиве, так что вряд ли мои взгляды по фондированию документов определены моей наивностью.

Федеральный закон "Об архивном деле в РФ"
ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙС
Принят
Государственной Думой
1 октября 2004 года
Одобрен
Советом Федерации
13 октября 2004 года

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.


Оригиналы любых приказов (в том числе по личному составу) сдаются в архив отдельно, в ЛД может быть копия, а вообще, сдавайте все документы, какие есть по персоне, в архиве разберутся.

Личные дела уволенных сотрудников


Никак не могу найти ответ на вопрос-Личные дела уволенных сотрудников должны включать копии документов, удостоверяющих личность и др. копии, связанные с работником? Или же только приказы и документы, касающиеся его работы на предприятии. Что должно быть в деле при сдаче его в архив?

Комментарии


А в ахив сдются приказы, Т-2 на картонке и трудовые договоры.

Должны.
В архив сдаем приказы по личному составу прием-увольение, Т-2 на картоне и трудовые договоры.

Значит, в архив копии личных документов не сдаются. А где же мне их хранить?

там же. сдавать всё - и хранить!!)))

Пока не сдаете в архив в личном деле, когда будете передавать в архив будет проведена экспертиза ценности и по акту копии личных документов уничтожите.

ну на сколько мне известно то весь пакет документов. А это 1-заявление о приеме на работу от сотрудника с личной подписью ответственного лица за прием на работу. все копии документов сотрудника. приказы о принятии на работу и об увольнении заявление от сотрудника об увольнении(если по собственному). или приказ о расторжении договора по причине например, профнепригодности сотрудника........... личное дело сотрудника, должностная инструкция. вроде все. ах да когда он забирает свою трудовую надо, что бы он расписался за то, что вы ему ее выдали в журнале.....................

В архив сдаются все документы уволенного сотрудника. Олюся, а Вы помоему немного перепутали с увольнением это я о росписи и т.п.

Олюся, вы же не занимались делопроизводством. Зачем же даете советы? Заявление о приеме сейчас не нужно. Приказы храняться отдельно, а в ЛД вкладывается копия с единственной целью, в случае чего не искать инфу о сотруднике по всем журналам и папкам, а взять одно ЛД и там все по нему будет.

Возможно я не права. Но мне кажется что в каждой компании есть какие то свои нюансы видение дел. У нас всегда приказ печатался в двух экземплярах и один уходил на хранение, а другой лежал ЛД. А насчет Приказа я не знала что, он не обязательный у нас это был первый документ с которого и начинался весь процесс по приему на работу сотрудника. Так сказать на основании чего он принят на работу. И только после подписания директора печатался приказ о приеме на работу. А когда работник увольняется то все документы касающиеся его дела переходят на архив. Если я в чем то, не права поправ те, я в этом новичок меня учили так.

Так было раньше. Сейчас основанием для приема на работу является трудовой договор.

А зачем копии приказов в дело вкладывать? В деле есть т. договор, есть доп. соглашения. Если очень будет нужен приказ его всегда можно найти в архиве.

Только для того, что бы не искать в архиве.)) Больше не зачем. Просто когда они все месте удобнее тот же отпуск расчитывать или сразу видно, если в Т2 забыл что-то вписать. Просто мне так удобнее.

Вы можете сдавать в архив все, что посчитаете нужным. Делаете локальный акт, в котором перечисляете документы личного дела, обязательные для хранения. Если сдаете в госархив, они сами лишнее выкинут. Вся информация есть в Т-2, зачем еще что-то?
Все, что у Вас хранилось в личном деле, пока сотрудник работал, убирайте в отдельный шкаф и пусть лежит, года через 3-4 оставите документы длительного хранения (75 лет), а остальное экспертная комиссия актом отправит "в печь".
Где-то у Андреевой есть хорошии коментарии по этому вопросу, но мне все некогда найти.

Вся информация есть в Т-2, зачем еще что-то?
_________________________________________
Потому, что приказы по ЛС (кроме отпусков. командировок и взысканий) и Трудовых должны храниться 75 лет и нужно обеспечить их хранение.

Так они и хранятся столько, только отдельно. Не вижу смысла раздувать дела, вкладывая туда копии приказов.

Не видите - не делайте. Делопроизводство должно быть удобным. Мне удобно, когда все документы по одному вопросу (сотруднику) можно найти в одном месте.

Согласна! Делаю так же. Иначе замучаешься потом искать по журналам и папкам нужный документ. А если есть "вредность" и оформляют льготную пенсию по 1 и 2 Списку, то вообще лучше ВСЁ копировать и даже заявления о предоставлении отпусков хранить до дня увольнения. А после увольнения, когда готовлю все документы к архивному хранению, провожу "полистную инвентаризацию", убираю двойные экземпляры документов, дкументы с истекшими сроками хранения, составляю опись и передаю в архив.

И не делаю;) У некоторых людей проработавших около 10 лет и так дела не тоненькие, а уж вкладываю туда копии приказов, это выйдет не один том. И места и так уже мало от этих картотек. Делопроизводство должно быть не только удобным, но и разумным.

Здравствуйте, vd9.
Подскажите, пожалуйста, а как быть с личными делами сотрудников организации, которая прекратила свое существование?

Здравствуйте.
Сдать в гос.архив

Ох, Галочка новичок,
Положено сдавать в госархив.
Но сама лично в мангале жгла и в шредере резала. И все мои усилия по архивации в.....

Какая разница какой толщины дело? Ни где не сказано, что оно обязательно должно быть тоненьким. Дело это до 250 листов, потом делится на тома. Мое мнение - разумно копии всех документов по сотрднику хранить в одном месте, а не рыться по папкам.

Извините Julia, а какая у Вас численность?

Теперь все понятно:) при численности хотя бы в 500 человек, Вы бы врят ли все подряд пихали в личное дело.

Напротив, я, тем более тогда бы вряд ли стала информацию по одному вопросу прятать по разным папкам.

Я работала в архиве, так что вряд ли мои взгляды по фондированию документов определены моей наивностью.

Федеральный закон "Об архивном деле в РФ"
ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙС
Принят
Государственной Думой
1 октября 2004 года
Одобрен
Советом Федерации
13 октября 2004 года

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.


Оригиналы любых приказов (в том числе по личному составу) сдаются в архив отдельно, в ЛД может быть копия, а вообще, сдавайте все документы, какие есть по персоне, в архиве разберутся.

Срок хранения личных дел уволенных: сколько

Работодатели постоянно накапливают определенный объем кадровой информации в личных делах о каждом работающем. При этом после окончания сотрудничества все данные о бывшем работнике остаются в организации. Рассмотрим, какие установлены минимальные сроки хранения личных дел уволенных работников на предприятии: сколько это лет.

Также смотрите:

Назначение и цели личных дел

Для коммерческих компаний обязанность ведения и порядок составления личных дел не установлены. Руководитель организации самостоятельно принимает решение о целесообразности составления и ведения подобных документов. Для госкомпаний/госорганов такое требование есть в Указе Президента РФ от 01.06.1998 № 640: они оформляют личные дела на каждого трудящегося.

Личное дело включает в себя пакет документов о трудовой деятельности сотрудника, а также о его образовании, опыте работы, семейном положении, статусе военнообязанного. Его создают и ведут лишь во время занятости сотрудника в компании, а после его увольнения сдают в архив.

В личное дело включают документы:

  • предоставленные работающим во время трудоустройства;
  • издаваемые в компании в период его деятельности.

Полученная информация нужна работодателю для:

  • оформления трудовых отношений;
  • организации последующего обучения работника;
  • разработки планов карьерного роста;
  • обеспечения безопасности;
  • контроля качества исполняемых должностных функций.

Состав и порядок формирования личных дел

Как правило, личное дело формируют в течение 7 дней после приема работника. Для этого на него заводят отдельную папку. Ее обложка выступает в качестве титульного листа. Заполняют, например, по форме из Приложения № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Помимо этого, на обложке посередине листа можно указывать:

  • Ф.И.О. сотрудника;
  • дату его рождения;
  • дату начала ведения личного дела;
  • дату трудоустройства в компанию;
  • регистрационный номер личного дела.

ВАЖНО!

Личное дело может быть сформировано не только в традиционном – бумажном виде – но и в виде электронного архива копий всех документов. Его хранят на защищенном от несанкционированного доступа сервере компании.

Для внесения записей используют черную, синюю или фиолетовую ручку. Все исправления заверяют росписью ответственного за ведение личных дел работника.

В папку подшивают следующий перечень документов:

  1. Автобиография (при наличии) или анкета, заполненная в качестве соискателя до приема на работу.
  2. Копия паспорта.
  3. Копия военного билета.
  4. Копия ИНН.
  5. Информация о СНИЛС.
  6. Копии документов об образовании.
  7. Фотография работника.
  8. Заявления о приеме на работу и увольнении, переводе на другую должность.
  9. Копии приказов о приеме, увольнении, кадровом перемещении.
  10. Экземпляр трудового договора.
  11. Листы аттестации.
  12. Уведомление о возможности перехода на электронную трудовую книжку и заявление работника по этому вопросу.
  13. Характеристики и рекомендательные письма.
  14. Копии документов о поощрениях и награждениях.
  15. Прочие документы о трудовой деятельности.

ВАЖНО!

Запрещено запрашивать при трудоустройстве иные документы, кроме поименованных в ст. 65 ТК РФ. Поэтому, если в состав личного дела будет входить более широкий перечень документов, возможность предоставления их работником следует предусмотреть в локальных актах организации.

Личные дела нумеруют по порядку. При этом номера, присвоенные папкам уже уволенных работников, больше не используют.

Каждое дело регистрируют в специальном журнале. Кроме того, собранная папка должна включать внутреннюю опись включенных в неё документов.

Порядок передачи в архив и сроки хранения личных дел работников

Поскольку в состав личного дела включают информацию в том числе содержащую персональные данные, к порядку его ведения и последующего хранения предъявляют определенные требования. Так, доступ к ним должен иметь ограниченный круг лиц. Например, только из кадровой службы.

Для текущего хранения личных дел во время работы сотрудника используют несгораемые шкафы или специальные запирающиеся металлические картотеки.

Нельзя оставлять папки без присмотра на столе. Следует убирать их в место хранения сразу после добавления необходимых записей или документов.

При увольнении приказ о расторжении трудовых отношений, а также основания к нему – последние документы, подшиваемые в дело. После этого личное дело уволенного сотрудника считается закрытым и передают в архив.

Завершение оформления папки перед передачей на хранение включает:

  • прошивку, переплет всех документов;
  • нумерацию всех листов;
  • оформление листа-заверителя.
  • оформление внутренней описи содержания папки.

Компании обязаны обеспечить сохранность архивных документов. Поэтому именно на них возложена ответственность за хранение личных дел уволенных сотрудников в течение положенных сроков (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

В настоящее время установлены следующие периоды обеспечения сохранности для такой документации (п. 4.8 приказа Росархива от 20.12.2019 № 237 и ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ):

  • для дел, завершенных до 01.01.2003 – 75 лет;
  • для дел, законченных после 01.01.2003 – 50 лет;

ВАЖНО!

Исчислять сроки хранения личных дел уволенных работников нужно с 1 января года, следующего за годом их закрытия.

Закрытые документы должны быть переданы в архив не позднее чем через 3 года после их завершения (п. 4.1 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). До сдачи на хранение дела окончательно оформляют и заносят в опись.

Дела передают в архив личных дел уволенных работников на хранение по описи и с обязательным присутствием сотрудника ответственного за их ведение отдела и представителя архива компании. Принимающий работник расписывается за полученные папки, а в случае выявления расхождений по количеству об этом делают пометки в столбце «Примечание» описи. На каждом листе описи прописывают итоговое количество принятых дел, дату передачи и подписи сдавшего и принявшего работника.

По окончании срока хранения личное дело может быть уничтожено.

Какие документы сдают в архив при ликвидации и банкротстве

Если ваша организация прекращает деятельность по причине банкротства или принятия решения о ликвидации, федеральное законодательство обязывает руководство сдать важную документацию в архив, соблюдая установленный порядок. В этом случае собственников и директоров заботят вопросы — какие документы сдают в архив и как правильно это сделать? Существует определенный порядок, в соответствии с которым нужно подготовить документы и передать их в архивную службу.

Какие документы сдают в архив

У разной документации есть определенные сроки обязательного хранения. Та, которая содержит информацию о работе сотрудников, хранится дольше всего — 75 лет, а документы созданные после 2003 года — 50 лет, поскольку им на протяжении этого времени может понадобиться информация о трудовом стаже и других обстоятельствах наемного труда. Уставные документы хранятся 5 лет. Другие бумаги, не требующие обязательного хранения после ликвидации или банкротства, следует уничтожить в установленном порядке. Те, которые не требуют обязательной сдачи в архив, нужно сохранить в подходящем месте или передать в коммерческую службу хранения.

Для передачи в архив необходимо собрать следующие документы:

  • решение и свидетельство о ликвидации или банкротстве;
  • личные дела, трудовые контракты, лицевые счета работников;
  • приказы о приеме, увольнении;
  • документы о льготах, пособиях.

Если на предприятии были вредные условия труда, также понадобится направить в архив всю соответствующую документацию, подтверждающую работу сотрудников и оплату.

Как передавать документы в архив

Если вы знаете, какие документы сдают в архив, и все они в наличии, далее дело остается за малым. Нужно собрать специальную комиссию, провести анализ всей документации и составить опись. Затем оформить историческую справку в установленной форме, и все это в нескольких вариантах, в том числе электронном, передать работникам архива.

Обращайтесь к профессионалам

Иногда начиная разбираться, какие документы сдают в архив, организация сталкивается со сложностями — не хватает требуемых экземпляров бумаг. В этом случае на помощь придут профессионалы, которые правильно восстановят недостающие документы и подготовят полный пакет для передачи в архив. Наши сотрудники обладают большим опытом работы, связанной с архивированием, и помогают организациям любого уровня.

Как организовать кадровые файлы в системе электронного документооборота

Обычный вопрос, который мы часто слышим среди сотрудников, - «Чем занимаются человеческие ресурсы?».

Реальность такова, что обязанности отдела кадров могут сильно различаться изо дня в день. Сегодня менеджер по персоналу может нанимать новых сотрудников, чтобы помочь организации расти, а на следующий день они могут иметь дело с проблемами сотрудников, которые возникают из-за личных или рабочих инцидентов.

Некоторые общие функции управления персоналом и его обязанности включают:

    • Набор сотрудников
    • Наем и прием на работу сотрудников
    • Увольнение сотрудников / увольнение сотрудников
    • Проведение обзоров производительности или служебной аттестации
    • Управление отношениями с сотрудниками
    • Максимизация Производительность сотрудников
    • Администрирование выплат сотрудникам
    • Работа с правами сотрудников на основе полного понимания Закона о правах сотрудников (ERA) *
    • Понимание местных, государственных и федеральных законов о занятости
    • Консультирование организации по обновлениям трудового законодательства и новому кадровому законодательству
    • Обсуждение кадровых тенденций с руководителями для обеспечения конкурентоспособных процессов найма
  • Работа с государственными и федеральными агентствами, такими как EEOC, FMLA и ICE, для обеспечения соблюдения трудового законодательства и стандартов занятости

* На сегодняшний день права сотрудников Закон не является законом и был передан в комитет Палаты представителей США по вопросам образования и трудовых ресурсов.

Соответствие: кадровые политики и процедуры

Кадровая документация часто содержит деликатную и конфиденциальную информацию.

С юридической точки зрения, есть несколько моментов, которые необходимо учитывать, чтобы обеспечить соблюдение требований HR.

Как минимум, кадровая политика и процедуры вашей организации должны включать подробную информацию о следующем:

  • Конфиденциальность сотрудников: медицинская и другая конфиденциальная информация
  • Процесс и процедуры кадрового аудита
  • Электронное обнаружение (eDiscovery)
  • Графики обслуживания документов и Хранение кадровых записей

Что такое eDiscovery

eDiscovery - это процесс поиска, получения и защиты электронных данных с целью использования информации для гражданского судопроизводства, уголовного преследования или дальнейших расследований.

HR часто видит, что Electronic Discovery имеет место, когда сотрудники выдвигают обвинения против организации.

Источник: EDRM - Duke Law

Независимо от того, являетесь ли вы директором по персоналу, руководителем отдела кадров, бизнес-партнером по персоналу (HRBP) или менеджером по персоналу, вам необходимо убедиться, что ваш отдел кадров соответствует требованиям .

Платой за несоблюдение требований может быть личная ответственность в судебном процессе.

В 2016 году Апелляционный суд второго округа США постановил, что сотрудники могут быть привлечены к личной ответственности в соответствии с Законом о правах ребенка.Еще до этого постановления надзорные органы привлекались к ответственности в предыдущих судебных делах в Соединенных Штатах.

В 2002 году два руководителя были привлечены к личной ответственности за выплату по 450 000 долларов каждый после того, как почти 12 миллионов долларов были присуждены уволенному сотруднику.

По данным Университета Вилланова, EEOC рассмотрела 88 778 обвинений в дискриминации на рабочем месте в 2014 году.

В результате EEOC подало 133 иска и выплатило 22,5 миллиона долларов денежной помощи жертвам.

Рекомендация №1 Университета Вилланова, чтобы избежать судебных исков по персоналу:

«Документ, документ, документ»

Итак, как вы должны организовать файлы кадровых ресурсов, чтобы обеспечить соответствие и надлежащую документацию?

Вот несколько вещей, которые следует учитывать:

Права сотрудников на конфиденциальность: медицинская информация и другие конфиденциальные данные или детали

Одна из самых серьезных юридических проблем, связанных с организацией документов, - это обеспечение конфиденциальности и безопасности личной информации сотрудника.

Это включает медицинскую информацию, номера социального страхования и любую другую информацию, которая может указывать на принадлежность сотрудника к защищенному классу.

Информация этого типа должна храниться отдельно от других записей сотрудников, чтобы к ней не мог получить доступ тот, кому она не нужна.

В большинстве случаев сюда входит непосредственный руководитель сотрудника, у которого могут быть причины просматривать большую часть досье сотрудника, но, как правило, нет причин просматривать свою личную медицинскую информацию.

Медицинскую информацию и другие конфиденциальные данные следует хранить отдельно от другой информации о сотрудниках.

Это гарантирует сохранение конфиденциальности.

В зависимости от вашего местоположения у вас также может быть юридическая обязанность сделать это.

В системе хранения бумажных документов это, вероятно, потребует отдельного раздела для хранения медицинской информации и другой информации о частных сотрудниках.

В системе электронного документооборота это означает использование таких инструментов, как контроль доступа и / или пароли, чтобы гарантировать, что только утвержденные лица имеют доступ к цифровым папкам, содержащим конфиденциальную информацию.

Ограничивая потенциальное воздействие конфиденциальной информации, вы можете защитить свою организацию от непреднамеренного принятия решений, которые могут показаться дискриминационными, и, таким образом, помочь защититься от заявлений предполагаемых сотрудников о дискриминации.

С учетом вышеизложенного, большинство организаций решают хранить следующие типы файлов отдельно от других файлов сотрудников:

Медицинская информация

Сюда могут входить такие вещи, как:

  • Информация, собранная в рамках выплаты медицинского страхования
  • Участие в программе оздоровления и подробности программы
  • Заявление на отпуск или сертификат FMLA
  • Информация о компенсации работникам в связи с травмой или болезнью
  • Информация об инвалидности, включая любые запросы на размещение, если такие запросы включают медицинскую информацию
  • Результаты теста на наркотики
Что такое защищенный класс?

Защищенный класс - это группа людей, которые юридически защищены от дискриминации на основании определенных характеристик.

Следующие характеристики считаются защищенными в Соединенных Штатах (США):

  • Возраст (40 и старше)
    Закон о дискриминации по возрасту в сфере занятости 1967 года
  • Гражданство
    Закон о реформе и контроле за иммиграцией
  • Цвет
    Раздел VII Закона о гражданских правах
  • Статус инвалидности
    Закон о реабилитации 1973 года и Закон об американцах с ограниченными возможностями 1990 года
  • Семейное положение
    Закон о гражданских правах 1968 года Раздел VIII: Жилье не может дискриминировать в связи с рождением детей, с исключение для домов престарелых
  • Генетическая информация
    Генетическая информация Закон о недискриминации
  • Раса
    Раздел VII Закона о гражданских правах
  • Религия
    Раздел VII Закона о гражданских правах
  • Национальное происхождение
    Название VII Закона о гражданских правах
  • Preg nancy
    Закон о дискриминации по беременности и родам
  • Пол
    Закон о равной оплате труда 1963 года и Раздел VII Закона о гражданских правах
  • Статус ветерана
    Закон о реабилитации ветеранов времен Вьетнама 1974 года и Закон о правах на трудоустройство и повторное трудоустройство военнослужащих военной службы

Примечание. Каждый штат может добавлять дополнительные характеристики, защищенные законодательством штата.

Интересные факты:

Закон о гражданских правах 1964 года обычно называют «Разделом VII» или «Разделом VII Закона о гражданских правах», потому что именно этот раздел Закона о гражданских правах касался этих защищенных классов. .

«Закон о дискриминации при беременности» - это поправка к Закону о гражданских правах 1964 года, запрещающая дискриминацию на основании беременности, родов и других связанных с этим заболеваний.

Источник: https: //en.wikipedia.org / wiki / Protected_class

Запись о занятости (ROE) / Записи о найме персонала

Форма записи о занятости может содержать следующую информацию:

  • Дата рождения (раскрывающая возраст сотрудника)
  • Номер социального страхования (который должен быть закрытым)
  • Включение в защищенный класс (что может появиться как часть проверки биографических данных)

Вы захотите вести все записи форм занятости, чтобы иметь возможность ДОКАЗАТЬ справедливую и недискриминационную практику приема на работу.

Вы также можете подумать о том, чтобы отделить ROE, чтобы организация могла снизить риск заявлений о том, что менеджер впоследствии использовал информацию дискриминационным образом.

Записи о равных возможностях трудоустройства (EEO)

Записи о равных возможностях трудоустройства (EEO) должны храниться отдельно от других файлов и быть недоступными для всех, кто не участвует в составлении отчетов EEO.

Основная причина этого заключается в том, что информация, содержащаяся в записях EEO, не может юридически использоваться при принятии решений о приеме на работу.

Следовательно, всем, кто принимает участие в принятии решений о приеме на работу, особенно таким лицам, как менеджеры по найму, следует запретить доступ к этой информации, чтобы защититься от обвинений в том, что эта информация повлияла на решение о найме.

Сотрудники могут подать жалобу в Комиссию по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) по различным дискриминационным причинам, включая ответные меры за подачу иска EEOC.

Обеспечение защиты и безопасности этой информации имеет важное значение для ДОКАЗАНИЯ того, что ответных мер не было.

Информация о заработной плате

Конфиденциальность информации о заработной плате важна для обеспечения конфиденциальности ваших сотрудников.

Информация о заработной плате включает все, что связано с решениями о заработной плате и льготами.

Хотя по закону от вас не требуется хранить информацию о заработной плате отдельно, в целом это хорошая идея.

Сюда входят такие документы, как:

Вычеты из заработной платы или дополнения

Некоторые работодатели решают хранить информацию о заработной плате отдельно и по другим причинам, например, для упрощения ведения учета заработной платы и упрощения аудита или раскрытия таких записей в случае возникновения споров или жалоб.

Что такое форма W2?

Форма W2, также известная как налоговая форма W2, - это форма, которую организации США должны ежегодно отправлять для каждого сотрудника в налоговую службу (IRS).

Форма W2 сообщает о заработной плате каждого сотрудника и налогах, удерживаемых организацией.

Документы I-9

Большинство организаций хранят документы I-9 отдельно от файлов других сотрудников по двум причинам:

  • Документы I-9 могут раскрыть включение сотрудника в защищенный класс.
  • I-9 Аудиты будут быть проще в управлении (подробнее об аудитах I-9 ниже)

Согласно Разделу VII Закона о гражданских правах, работодатели не могут принимать решения о приеме на работу на основании национального происхождения, расы, пола, цвета кожи или религии.I-9 Документы могут содержать информацию, раскрывающую некоторые из этих характеристик.

Следовательно, документы I-9 должны быть защищены и доступны только избранным лицам в организации для защиты от судебных исков.

Что такое форма I-9?

Форма I-9 ДОЛЖНА быть должным образом заполнена всеми работодателями США для каждого отдельного сотрудника, которого они нанимают для работы в Соединенных Штатах. Сюда входят как граждане, так и неграждане.

Форма I-9 предназначена для проверки личности и разрешения на работу каждого человека, работающего в Соединенных Штатах.

В рамках процесса проверки I-9 Сотрудники должны:

  • Подтвердить свое разрешение на работу в США
  • Предоставить приемлемую юридическую документацию для подтверждения личности и разрешения на работу (см. Документы I-9 ниже )

Каждый работодатель должен:

  • Обеспечить, чтобы форма I-9 была правильно заполнена для каждого сотрудника
  • Сохранять форму I-9 в течение определенного периода
  • Предоставить форму I-9 для проверки (см. HR Раздел аудита ниже)
Что такое документ I-9?

Для целей этой статьи документ I-9 просто означает заполненную форму I-9.

Тем не менее, при обсуждении документации I-9 это может относиться к различным типам юридических документов, которые приемлемы для установления личности, разрешения на работу или того и другого.

I-9 Документы разбиты на:

  • Документы списка A
    Документы, подтверждающие личность и разрешение на работу
  • Документы списка B
    Документы, удостоверяющие личность
  • Документы списка C
    Документы, которые только установить Разрешение на работу

Форма I-9 Приемлемые документы

Просмотреть и загрузить форму I-9

Источник: https: // www.uscis.gov/i-9

Расследования на рабочем месте - информация о нескольких сотрудниках

Если проводится расследование на рабочем месте, важно обеспечить, чтобы информация об одном сотруднике не была внесена в файл другого сотрудника из-за их связи с то же расследование.

Опять же, это не предусмотрено законом, но это разумный шаг, чтобы хранить материалы, связанные с расследованием, отдельно от других файлов сотрудников.

Исключением является то, что результаты любой дисциплинарной процедуры могут стать частью кадровой документации сотрудника по завершении расследования.

Если вы планируете уволить сотрудника по уважительной причине, я предлагаю вам прочитать «Прекращение действия по справедливой причине», написанное одним из ведущих юристов в области трудовых отношений в Северной Америке.

Стюарт Руднер подробно описывает шаги, которые необходимо предпринять, чтобы обеспечить успешный процесс.

Что такое Министерство труда (DOL)?

Министерство труда (DOL) имеет миссию «способствовать, продвигать и развивать благосостояние наемных работников, ищущих работу и пенсионеров в Соединенных Штатах; улучшить условия труда; расширять возможности для получения прибыльной работы; и гарантировать связанные с работой льготы и права ».

Департамент труда проводит аудиты, связанные с соблюдением трудового законодательства, в том числе по вопросам заработной платы и рабочего времени, безопасности труда, пособий по безработице, соблюдения Закона о справедливых трудовых стандартах, соблюдения Закона о трудовых отношениях и многого другого.

HR Legal Compliance - Документ раскрытие кадровой информации

Если есть юридический спор или обвинение в правонарушении со стороны сотрудника, компания никогда не должна уничтожать кадровый документ или файл, связанный с этим вопросом.

Чтобы обеспечить соблюдение требований по персоналу, ваш отдел кадров должен иметь возможность помечать файлы и документы для раскрытия, чтобы они не были изменены или удалены после возбуждения судебного разбирательства.

Если ваша организация подвергается кадровому аудиту Департамента труда (DOL) или EEOC, было бы полезно организовать ваши кадровые документы таким образом, чтобы упростить соблюдение требований кадрового аудита, обеспечивая при этом чтобы в аудит не попадала лишняя информация.

Это ключ для документов I-9. Документы I-9 часто являются предметом кадрового аудита, известного как аудит I-9, проводимого ICE.

По этой причине многие работодатели предпочитают хранить документы I-9 отдельно от других документов сотрудников.

Хотя по закону вы не обязаны хранить документы I-9 отдельно, это упростит процесс аудита I-9.

Из-за потенциальных затрат, связанных со штрафами I-9 Audit, многие организации предпочитают проводить самопроверку I-9.

Вот полезный контрольный список внутреннего аудита I-9 для вашей организации.

Самоконтроль FMLA также используется для обеспечения соответствия FMLA до начала любого потенциального расследования, начатого DOL. Проблемы FMLA могут привести к дорогостоящим штрафам со стороны DOL, если они обнаружат системные проблемы в вашей организации.

I-9 Штрафы и пени могут варьироваться от 178 до 1782 долларов за нарушение за злоупотребление документами и до 21 563 долларов за неавторизованного иностранца, нанятого организацией за нарушение 3 rd .

Полное понимание того, как работает процесс проверки, быстро заставит вас осознать, насколько важна надлежащая документация для обеспечения соответствия вашей организации требованиям и возможности успешной навигации по любым будущим кадровым аудитам.

Например, организации часто штрафуют за простые ошибки, такие как неправильный ввод имени сотрудника или полное заполнение раздела до определенной даты.

Если вашу систему управления персоналом сложно использовать или поддерживать, простые ошибки, которые останутся незамеченными, могут привести к значительным штрафам в результате нескольких нарушений I-9.

Графики обслуживания документов

Одним из аспектов соблюдения правовых норм в HR является поддержание вашей документации в актуальном состоянии.

Обеспечение правильной организации файлов поможет вам в работе по обслуживанию документов и поддержанию актуальности этих файлов, сохраняя при этом конфиденциальную информацию в безопасности. Например, обновление файлов сотрудников, таких как благодарности в справочнике, должно быть простым и эффективным, но вы все равно захотите защитить или ограничить доступ к другой личной информации в файле.

Способ организации файлов также может повлиять на соблюдение установленных законом сроков хранения.

Срок хранения файлов сотрудников (включая документы бывших сотрудников) зависит от типа файла и штата.

Вам также понадобится способ гарантировать, что документы не будут удалены, если они являются предметом судебного разбирательства, даже если в противном случае они имели бы право на удаление.

Система кадрового учета и простота использования

Система кадрового учета должна обеспечивать быстрый доступ к записям для тех, кто выполняет различные обязанности отдела кадров, соблюдая при этом стандарты соответствия и защищая личную информацию.

Он также должен быть простым в использовании, потому что, если он слишком сложен, люди будут искать ярлыки.

Это также говорит о необходимости надлежащего обучения сотрудников, которые будут использовать систему, чтобы они понимали, как она работает и какие системы безопасности используются.

Это значительно повысит приемлемость системы, ее удобство использования и производительность.

Принимая во внимание юридические вопросы, изложенные ранее, организация файлов HR сводится к предпочтениям организации.

Это может означать, что компания A решает создавать папки для каждого сотрудника и создавать подпапки для каждого типа документов.

Компания B может выбрать создание папок для каждого типа документов (таких как записи о найме или файлы I-9) и создать подпапку для каждого сотрудника в каждом разделе.

В конце концов, если у вас есть надлежащие меры безопасности для обеспечения контроля доступа, детали организации файлов зависят от вас.

Что лучше для вас, может зависеть от размера и сложности вашей организации, от того, как часто вы проводите аудит, насколько тщательно вы поддерживаете график обслуживания / очистки документов и как вы будете искать документы и получать к ним доступ в будущем.

Программное обеспечение для управления персоналом

Использование системы судебного электронного документооборота (FEDMS) для организации кадровых файлов - отличное программное решение для управления персоналом.

Хранить все отдельно (с точки зрения безопасного доступа), но при этом эффективно организовывать, намного проще, если у вас есть FEDMS.

Наличие FEDMS означает возможность хранить вещи вместе, поскольку они хранятся в цифровом виде, но при этом хранить личные документы отдельно с помощью функций электронной безопасности, которые позволяют вводить пароли и управлять доступом.

У вас будет эффективность, связанная с хранением всех вещей в одном месте без ущерба для безопасности и конфиденциальности.

У вас будет возможность передавать записи в ходе аудита или раскрывать соответствующие документы во время судебных разбирательств.

Forensic Notes в настоящее время является единственной FEDMS на рынке, обеспечивающей соответствие ваших кадровых документов высоким стандартам цифровой судебной экспертизы в судах.

Forensic Notes предлагает функции и решения, которых просто нет в других продуктах HR Software.

Forensic Notes разработан как юридический блокнот в электронной форме.

Это означает, что вы можете представить все документы сотрудников в виде одного проверяемого судом PDF-файла или электронного пакета, что упрощает и ускоряет раскрытие информации.

Это служит преимуществом для вас с юридической точки зрения, поскольку обеспечивает эффективный метод раскрытия имеющейся у вас электронной информации о сотруднике, а также возможность проверки целостности документов.

В результате использование FEDMS повышает юридический авторитет вашей организации, помогая вам ДОКАЗАТЬ, что документы не были изменены и что документы, которые могли иметь отношение к делу, не были уничтожены.

Forensic Notes также безопасен и надежен.

Мы с гордостью обсуждаем, как мы защищаем и шифруем ваши данные при передаче и хранении.

Кроме того, в каждой сохраненной заметке используется другой ключ шифрования для дополнительной защиты данных вашей организации и обеспечения их соответствия нормативным требованиям.

Для получения подробной информации, пожалуйста, ознакомьтесь с тем, как мы защищаем ваши данные.

Так же, как юридические записные книжки, которым суды доверяют при расследовании важных уголовных дел, доступны все доказательства и информация, относящиеся к делу.

Конечно, в вашей организации всегда есть возможность удалить Записную книжку судебной экспертизы и все связанные с ней документы, если они больше не нужны.

В этом смысле он похож на физический юридический блокнот, который можно уничтожить, когда он больше не нужен.

Тщательное раскрытие информации поможет вам избежать судебных санкций, которые могут быть применены за несоблюдение обязательств по раскрытию информации.

Другими словами, простое наличие системы, которая поможет вам поддерживать организацию и ДОКАЗАТЬ, что вы соблюдаете, может повысить вашу репутацию в судебных разбирательствах, что сэкономит вашей организации время и деньги.

Малый и средний бизнес (SMB)

Для малого и среднего бизнеса (SMB) Forensic Notes - единственное необходимое программное решение для управления персоналом.

Он предоставляет вашим сотрудникам отдела кадров возможность эффективно документировать свои действия при выполнении ими своих обязанностей; а также помогает защитить вашу организацию от судебных исков сотрудников и проверок государственных органов.

Крупная организация

Для крупных организаций Forensic Notes не будет единственным решением для управления персоналом, а скорее может использоваться в качестве надежного и надежного хранилища для документов систем управления производительностью персонала (PMS).

Реальность такова, что даже крупномасштабные PMS не предназначены для криминалистической экспертизы.

Продолжайте использовать текущее программное обеспечение PMS, сохраняя при этом конфиденциальную информацию с помощью Forensic Notes для криминалистической отметки времени документа и защиты целостности этого документа в случае аудита или судебных исков.

Если вы хотите, чтобы ваши наиболее важные кадровые документы, такие как документы I-9, были доступны для судебной проверки и были готовы к судебной экспертизе, интегрируйте Forensic Notes, чтобы дать вашей организации преимущество для любых будущих судебных разбирательств.

Заполненная форма I-9

Ниже представлена ​​заполненная форма I-9, сохраненная в составе Forensic Notes в качестве приложения к примечанию.

Это позволяет как примечание, так и вложение иметь цифровую подпись и метку времени независимым 3 rd Party Timestamping Authority (TSA).

Дата, время и подлинность формы I-9 могут быть затем подтверждены и проверены с помощью инструмента проверки достоверности заметок.

Это достигается простым перетаскиванием файлов на веб-страницу инструмента проверки.

Начните систематизировать свои файлы кадровых ресурсов в Forensic Notes, системе судебного электронного документооборота (FEDMS).

Будьте организованнее, соблюдайте правила и защитите свою организацию от будущих судебных исков.

Начните бесплатную 7-дневную пробную версию прямо сейчас.

Мы предлагаем четкую и ясную цену. Если у вас есть какие-либо вопросы, отправьте электронное письмо [адрес электронной почты защищен]

Готовы ли вы убедиться, что ваша организация создает достоверные доказательства?

Программное обеспечение цифрового персонала | Персонио

Что такое файл цифрового персонала?

Цифровой файл персонала - это хранящийся в электронном виде набор данных, относящихся к конкретному сотруднику.Обычно он включает в себя все данные, относящиеся к службе, контракту, карьере, жизни и здоровью сотрудника во время работы. По сути, это, с первого взгляда, любой конкретный сотрудник.

Как работают файлы цифрового персонала?

Для многих компаний наличие программного обеспечения для цифровых файлов персонала - это шаг в правильном направлении. Это особенно верно, когда дело доходит до оцифровки вашего HR, поскольку вы переносите все данные своих сотрудников в одно центральное, безопасное и цифровое место.

Фактически, это снижает утечку структурных затрат на персонал и, как правило, дает окупаемость инвестиций (ROI) всего за 18 месяцев! Хотя затраты могут увеличиваться в процессе конверсии, они быстро снижаются по прошествии первых шести-девяти месяцев.

Каковы общие преимущества цифровых файлов сотрудников?

В зависимости от того, где в настоящее время находится ваша компания, вот лишь некоторые из преимуществ, которые вы можете получить при эффективном внедрении файлов цифрового персонала:

  • Экономия времени (и затрат): особенно при обработке файлов сотрудников.
  • Избавьтесь от старых бумажных коробок: будьте более экологичными, получите больше места и сэкономьте деньги вместо того, чтобы платить за дорогое место для архивирования.
  • Совместная работа: извлекайте выгоду из межведомственной оптимизации процессов.
  • Используйте данные, чтобы становиться все лучше и лучше. Получайте аналитические данные одним нажатием кнопки и используйте их для создания новых или улучшения существующих HR-инициатив.
  • Повышенная безопасность данных: благодаря интеллектуальным системам управления правами.
  • Легко управляйте, сохраняйте и удаляйте документы: в соответствии с вашими региональными обязательствами по хранению.
  • Будьте уверены, что у вас есть нужная версия: легко просматривайте актуальные обновленные документы.
  • Разрешите сотрудникам самообслуживать: вы получаете более точные данные и в то же время экономите время.
  • Будьте уверены, что ваши данные в безопасности: благодаря высокому уровню соблюдения GDPR и продвинутым системам, основанным на правах, Personio.
  • Легко сохранять (или удалять) документы: в соответствии с соответствующими обязательствами по хранению.

Зачем оцифровать (или оптимизировать) файлы цифрового персонала?

Чаще всего это сокращение затрат на персонал. Вот несколько цифр, которые обычно используются в качестве доказательства рентабельности инвестиций:

  • Затраты на управление нецифрованными файлами сотрудников: 90 центов за файл, включая архивы и операции, соответствующие требованиям аудита.
  • Затраты на оцифрованное управление делами сотрудников: 20 центов за файл для текущей оцифровки.

Примечание: указанные выше затраты относятся к текущим операциям в более крупных компаниях со средней численностью сотрудников 4 000 человек.

Программное обеспечение для цифровых файлов персонала также экономит время и снижает нагрузку на персонал. Это, в свою очередь, позволяет вам дать вашим квалифицированным сотрудникам больше времени для выполнения других важных, но часто игнорируемых областей работы с персоналом.

Могут ли сотрудники обновлять собственные файлы цифрового персонала?

Таким образом, вы можете не только легко настраивать файлы новых сотрудников, и одним нажатием кнопки ваши сотрудники могут вносить обновления по своему усмотрению.Это означает, что когда что-то меняется, например, фамилия или адрес, это можно сделать за секунды, и вашему отделу кадров потребуется только одобрить изменения.

Можно ли хранить файлы сотрудников в электронном виде?

В наши дни правительства большинства стран мира активно поощряют своих граждан и корпорации сохранять документы в цифровом формате. Например, в Великобритании HMRC с радостью принимает цифровые копии квитанций при предъявлении претензий о расходах - при условии, что они четко читаются, имеют достаточно высокое качество и, что наиболее важно, доступны по мере необходимости.

Какие документы должны быть в файле цифрового персонала?

Как правило, файл сотрудника включает в себя все: от резюме и соответствующей информации, связанной с наймом, такой как трудовой договор, до документов, связанных с заработной платой, налогами, ежегодным отпуском, льготами, производительностью и даже ключевыми показателями эффективности.

Рассмотрим некоторые из следующего:

  • CV
  • Государственная / налоговая информация, такая как P60s и даже P45s
  • Рабочие характеристики и документация по развитию
  • Ответы сотрудников на опросы
  • Рекрутинговая информация
  • Информация о льготах - данные о пенсии, формы ближайших родственников, опционы на акции и т. Д.
  • Данные о медицинских отпусках и отпусках по болезни, но не об инвалидности
  • Документация об увольнении или выходе на пенсию
  • Заявления о приеме на работу
  • Информация о прямом дебете и банковском счете
  • Годовщины работы - дата начала, окончания испытательного срока, стаж работы
  • KPI или информация, связанная с производительностью
  • Заработная плата - квитанции о заработной плате
  • Ежегодный отпуск и начисление долгосрочного отпуска
  • Официальная правительственная документация - паспорта, документы, удостоверяющие личность, и номера национального страхования
  • Записи о наградах и признании достижений

Каких документов не должно быть в цифровом файле сотрудника?

Практическое правило: не храните медицинские записи, информацию о гражданстве или «ненужные материалы» в досье сотрудника.В большинстве стран действуют свои правила и инструкции о том, какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудников. Культурные нормы и правила защиты данных также определяют, какая информация может и должна храниться и как долго.

Как долго вам нужно хранить файлы цифрового персонала?

Не существует установленного общего срока хранения для записей в личном деле сотрудников. К разным типам документов применяются разные сроки хранения. Например, в некоторых странах требуется, чтобы соискатели, которым не была предложена работа, удаляли свои резюме через определенное количество недель.

Логично, что нет необходимости хранить все документы, относящиеся к сотрудникам, которые были наняты, но с тех пор покинули компанию, - но некоторые документы (например, описание должности, резюме и, возможно, информация, связанная с производительностью) должны быть сохранены, чтобы дать исчерпывающую справку. при необходимости в будущем можно будет писать письма.

Как следует организовать файлы цифровых сотрудников?

Программное обеспечение

для управления документами, такое как, например, Personio, позволяет создавать файловые структуры, которые имеют смысл для вашей организации, и хранить информацию в разделах.Например, такие разделы, как общедоступный профиль, будут включать их имя и адрес электронной почты. Такие разделы, как личные данные, могут включать их страну рождения и профиль LinkedIn, а данные о заработной плате будут включать записи о заработной плате, налоговые категории и так далее.

Как вы обновляете досье сотрудников?

Хранящиеся в файле данные о сотрудниках - это ответственность не только отдела кадров: это также ответственность самого сотрудника. Некоторые программные решения для управления сотрудниками, такие как Personio, помогают отделам кадров упростить для сотрудников обновление своих данных (например, номера телефона) самостоятельно! Даже запросы на отпуск и командировки могут быть легко обработаны и утверждены.Это упрощает управление HR - все, что вам нужно сделать, это определить, кто и какие данные уполномочен обновлять.

Может ли программное обеспечение для цифровых файлов персонала включать права доступа?

Управление правами на документы относится к тому, кто может получать доступ к файлам цифровых сотрудников или редактировать их. При правильном управлении это экономит время и нервы для отдела кадров. Например, если сотрудник или руководитель хочет просмотреть чей-то файл, раньше требовалось много времени, чтобы найти нужные данные и договориться о времени для соответствующих людей для просмотра соответствующих документов.Но только не с Personio! Сотрудники и руководители могут просматривать файлы персонала автономно. Они даже могут просматривать документы со своего ПК или смартфона. А поскольку управление правами на документы в Personio соответствует требованиям защиты данных, очень легко предоставить нужный уровень доступа нужным людям - и только этим людям.

Системы

, такие как программы расчета заработной платы, также имеют доступ к данным сотрудников, поэтому они могут редактировать информацию, относящуюся, например, к счетам заработной платы, учетным записям рабочего времени и электронным файлам сотрудников.Но поскольку данные автоматически передаются, регулярно обновляются и надежно хранятся, это значительно упрощает анализ таких факторов, как сверхурочные, отсутствия по болезни, поездки или оплачиваемый отпуск - все в одном месте, и все это с помощью нескольких щелчков мышью. Цифровые файлы сотрудников также защищают содержащуюся в них информацию более надежным способом, чем бумажные файлы, в основном благодаря надлежащему управлению правами на документы.

Соответствует ли Personio GDPR в отношении безопасности данных?

Каждая компания обязана защищать файлы персонала, которые они хранят, от несанкционированного доступа третьих лиц.К счастью, Personio полагается на защиту данных «Сделано в Германии», и соблюдает Европейские общие правила защиты данных.

Мы защищаем данные наших клиентов на сертифицированных ISO безопасных серверах во Франкфурте-на-Майне. Дополнительные резервные копии хранятся в отдельных противопожарных зонах. Двухфакторная аутентификация и сложная система управления ролями и правами гарантируют защиту ваших данных от несанкционированного доступа. Программное обеспечение Personio HR также имеет дополнительные функции безопасности и всегда подключается к вам через шифрование SSL.

Могут ли файлы цифрового персонала помочь с составлением кадровой отчетности?

Поскольку все данные, которые могут вам понадобиться, хранятся вместе, их намного проще анализировать регулярно - и спонтанно - что обычно является огромной миссией, если ваша организация по-прежнему хранит и ссылается на бумажные файлы сотрудников!

Как долго вы должны хранить записи о сотрудниках?

Нас часто спрашивают: «Как долго я должен хранить записи о сотрудниках?» Это проблема, которую мы уже обсуждали в нашем блоге раньше, но с приближением GDPR (Общие правила защиты данных) мы почувствовали, что должны пересмотреть и обновить наш ответ на эту проблему.

GDPR поддерживает идею DPA о том, что «[данные] не должны храниться дольше, чем необходимо для цели, для которой они были обработаны». Но как это связано с различными элементами личных данных, переданных в HR?

Как долго хранить данные о найме и соискателе

В процессе набора к вам приходит много данных. Например:

  • CV
  • Заметки или записи интервью
  • Сопроводительные письма

В идеале вы хотите хранить эту информацию не менее 6 месяцев.Это период времени, в течение которого против вашей организации может быть подан иск о дискриминации. Данные, которые вы собираете в процессе приема на работу, важны для защиты любой из этих потенциальных претензий.

Поскольку у вас есть законный интерес к хранению этих данных в течение этого периода времени, в соответствии с GDPR можно легко утверждать, что риск для заявителя минимален по сравнению с выгодой для заявителя.

Если вы хотите хранить резюме в файле дольше шести месяцев, например, в кадровом резерве для будущих возможностей, вам потребуется согласие соискателей.В интересах поддержания актуальности информации вы можете попросить кандидатов из вашего кадрового резерва просмотреть и обновить свое резюме, а также попросить их повторно выдать свое согласие. Если вы не получили согласия соискателя, вам следует удалить его резюме из своей системы.

Как долго хранить данные о заработной плате

Данные, относящиеся к PAYE, материнской плате или SMP (установленной законом обязательной оплате), необходимо хранить только в течение 3 лет после увольнения сотрудника из вашей компании, так как именно в течение этого времени HMRC может интересоваться информацией для проведения обзоров или аудитов.

Помимо этого, у вас вряд ли будет законный интерес к хранению информации о заработной плате бывших сотрудников. Поэтому вам следует удалить эту информацию.

Как долго хранить записи о сотрудниках

Такие данные, как личные записи сотрудников, служебные аттестации, трудовые договоры и т. Д., Должны храниться в течение 6 лет после их увольнения. Частично это связано с потенциальными судами в течение 3-месячного периода риска, в течение которого уволенные сотрудники могут предъявить иск против вас, но его можно использовать для защиты иска в окружном суде или в суде высокого суда, который может возникать через много лет.Согласно GDPR, условием обработки будет юридическое обязательство или законный интерес.

При выборе срока хранения данных необходимо учитывать как юридические, так и бизнес-требования. Если данные ваших сотрудников хранятся за пределами сайта в сторонней системе, вы можете загрузить архив файлов бывших сотрудников, которые вы можете хранить на сайте, вместо того, чтобы поддерживать и оплачивать онлайн-хранилище в течение 6 лет.

Эта статья предназначена как общая информация, а не как юридическая консультация.Вы можете узнать больше о сроках хранения данных на сайте ICO.

Теперь немного по-другому

Давайте сменим темп и узнаем 10 основных вопросов, которые нужно включить в видеоинтервью.

В следующем видео я расскажу о том, какие вопросы лучше всего задать, и почему
Это 10 основных вопросов, которые нужно задать в видеоинтервью

Управление конфиденциальными или конфиденциальными записями

Это руководство предназначено для предоставления рекомендаций по управлению записями, которые содержат информацию, требующую защиты или дополнительных мер контроля в соответствии с применимыми законами, нормативными актами или общегосударственными политиками и согласуются с ними.Государственные должностные лица должны быть знакомы с различными законами, постановлениями и политиками, которые требуют особой защиты определенных записей, в частности, с законами штата, включая Закон о защите личных данных, Закон об общественном здравоохранении и Закон о психической гигиене, а также применимые федеральные законы или постановления.

Конфиденциальная информация

Определять и маркировать конфиденциальные файлы

Первым шагом к обеспечению достаточной защиты конфиденциальных записей является их идентификация.Этот процесс «классификации» позволит агентству или местному правительству разработать соответствующие меры по защите документации.

Маркировка конфиденциальной информации служит практическим методом обеспечения правильного обращения с конфиденциальной информацией. Федеральное правительство разработало программу управления контролируемой несекретной информацией (CUI) в органах исполнительной власти. Эта программа устанавливает последовательные стандарты идентификации и маркировки конфиденциальной информации.Чтобы облегчить окончательное удаление конфиденциальных документов, мы предлагаем разработать файловые системы для разделения записей на основе даты их удаления.

Хранить конфиденциальную информацию в безопасной среде

Помимо использования паролей, брандмауэров и шифрования, выберите среду хранения, в которой доступ к информации отслеживается и документируется (например, контрольные журналы), регулярно устанавливаются обновления программного обеспечения безопасности и антивирусного программного обеспечения, автоматические компьютеры выходят из системы, выключение или блокировка системы, а регулярное резервное копирование выполняется в аварийных целях.Хранение конфиденциальной информации в централизованной сетевой среде удовлетворяет большинство, если не все, из этих требований. Убедитесь, что приняты основные физические меры безопасности, включая запирание дверей и окон, где хранятся компьютеры, серверы или электронные носители, содержащие конфиденциальную информацию.

Печатные копии записей с конфиденциальной информацией должны храниться в местах, доступ к которым ограничен, а окружающая среда может быть физически защищена в нерабочее время.

Надежно и полностью уничтожить ненужную конфиденциальную информацию

После того, как соответствующий срок хранения будет соблюден, убедитесь, что все копии уничтожены, включая неотредактированные, отредактированные и удобные копии, а также копии, сохраненные на электронных носителях. Простое нажатие кнопки удаления не приведет к полному удалению ваших файлов. Размагничивание жестких дисков или лент и перезапись или очистка с использованием нескольких случайных шаблонов перезаписи - два из лучших методов уничтожения.Государственный архив поддерживает договор о безопасном уничтожении бумажных документов. Контракт требует, чтобы методы безопасного уничтожения соответствовали стандартам, разработанным и применяемым Федеральной налоговой службой.

Разработка и распространение политики и процедур работы с конфиденциальной информацией

Политика и процедуры должны охватывать жизненный цикл информации от создания до окончательной утилизации и описывать обязанности персонала по работе с конфиденциальной информацией на каждом из этапов жизненного цикла.Например, политика должна охватывать быстрое сообщение о любом возможном несанкционированном доступе, использовании или потере информации, а также недопущение использования электронной почты для передачи конфиденциальной информации. См. Также рекомендации ITS по соблюдению закона штата Нью-Йорк об уведомлении об утечке данных. Также подумайте о том, чтобы указать в политике, какие протоколы должны соблюдаться подрядчиками, имеющими доступ к вашей системе или информации.

Обучение персонала

Обучите персонал защите конфиденциальной информации, начиная с объяснения, почему конфиденциальность важна для вашего агентства.Затем обучите персонал практическим аспектам защиты данных, которые обсуждались выше, таким как использование надежных паролей, защита материалов на бумажных носителях и надлежащее уничтожение конфиденциальных документов. Убедитесь, что они понимают свои обязанности, изложенные в политике и процедурах.

Медицинская карта сотрудника

Многие агентства ведут медицинские записи своих сотрудников. Эти медицинские записи, как правило, являются строго конфиденциальными, их следует строго обрабатывать и защищать, и их нельзя смешивать с другими документами персонала.Существуют три основные причины или требования для ведения медицинских записей сотрудников отдельно от кадровых или других записей:

  1. Требования к хранению записей различаются для медицинских и кадровых документов сотрудников, и раздельное ведение этих двух типов записей облегчает их удаление. Например, Общий график хранения и утилизации государственных документов штата Нью-Йорк разрешает уничтожение кадровых записей сотрудников через 6 лет после увольнения сотрудника из агентства, тогда как, например, записи о воздействии опасных веществ на сотрудников, которые обычно содержат медицинскую информацию, должны храниться 30 лет после воздействия в соответствии с федеральными правилами Управления по охране труда (OSHA).Пункты хранения в местных органах власти проводят аналогичное различие с точки зрения сроков хранения кадровой документации и медицинских записей сотрудников.
  2. Важно ограничить доступ к медицинским записям сотрудников для небольшого числа сотрудников отдела кадров, и физическое разделение медицинских и кадровых записей позволяет это сделать. Хотя большинство сотрудников отдела кадров имеют доступ к файлам персонала, только один сотрудник отдела кадров должен иметь доступ к медицинской информации сотрудников. Ограничение доступа к медицинским записям сотрудников помогает обеспечить конфиденциальность и гарантирует, что личная медицинская информация не попадет в руки сотрудников, которым она не нужна.
  3. Существуют федеральные законы, согласно которым медицинские карты сотрудников должны храниться отдельно. Вот список этих законов:

    Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) устанавливает очень строгие правила обработки информации, полученной в результате медицинских осмотров и запросов после предложения. Работодатели, на которые распространяется действие ADA, должны хранить эти медицинские записи в тайне и отдельно от других кадровых документов. Эта информация может быть раскрыта только работникам службы безопасности и оказания первой помощи, если это необходимо для лечения работника или обеспечения процедур эвакуации; руководителю работника, если инвалидность работника требует ограничения обязанностей или разумного приспособления; государственным служащим в соответствии с требованиями закона; и страховым компаниям, которым требуется медицинский осмотр [см. ADA Sect.12112 (d) (3)].

    Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) также налагает обязательства по обеспечению конфиденциальности на многих работодателей, которые предоставляют групповые планы медицинского страхования. В соответствии с HIPAA работодатели обязаны защищать конфиденциальность личной информации сотрудников, связанной со здоровьем, путем назначения внутреннего должностного лица по вопросам конфиденциальности, принятия политик и процедур для сохранения конфиденциальности этой информации и уведомления сотрудников об их правах на конфиденциальность, среди прочего.

    Закон о недискриминации в отношении генетической информации (GINA) также требует от работодателей сохранять конфиденциальность медицинских записей сотрудников.GINA запрещает работодателям запрашивать или требовать от сотрудников предоставления генетической информации. Однако, если работодатель получает такую ​​информацию случайно или в соответствии с одним из строгих исключений из закона, он должен хранить ее в отдельных конфиденциальных файлах [см. GINA Sect. 206].

    Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA) также предусматривает, что охваченные работодатели должны вести «записи и документы, относящиеся к сертификации, повторной сертификации или историям болезни сотрудников или членов их семей, созданные для целей FMLA,… в качестве конфиденциальной медицинской информации. записи в отдельных файлах / записях из обычных файлов персонала »[см. FMLA Sect.825,500 (г)].

Доступ к электронной почте или файлам бывшего сотрудника

Рекомендуемые методы
Доступ к электронной почте или файлам бывшего сотрудника для работы
Доступ членов семьи к электронной почте или файлам умершего преподавателя

Политика электронных коммуникаций UC (ECP) определяет требования для получения согласия или разрешения на доступ к электронным файлам нынешних сотрудников и для использования «наименьшего количества прочтения содержимого и наименьших действий, необходимых для разрешения ситуации.«

В то время как положения ECP не распространяются на бывших сотрудников, практика университетского городка предоставляет аналогичные виды согласия или уведомления с наименьшей степенью агрессивности бывшим сотрудникам, когда это возможно.

Рекомендуемые практики

Следующие передовые практики рекомендуются во избежание необходимости доступа к учетным записям и данным бывших сотрудников.

Ведомственные счета

Ведение учетных записей электронной почты отделов (SPA) и совместное использование документов, а также указание сотрудникам использовать эти общие ресурсы для хранения работы, которая важна для текущей работы отдела.

Установление ожиданий при приеме на работу

При приеме на работу сотрудника установите ожидание, что личное использование учетных записей Университета должно быть случайным и что отдельные учетные записи и их содержимое являются собственностью Университета.

Просмотр электронных ресурсов перед увольнением

  • Перед увольнением сотрудника попросите сотрудника просмотреть электронную информацию, находящуюся в его распоряжении:
    • Пересылка сообщений постоянной оперативной ценности из индивидуально назначенных университетских учетных записей электронной почты на общую специальную учетную запись (SPA).
    • Перенесите файлы с устройств и онлайн-аккаунты на сервер отдела или в учетную запись Box или измените владельца файла bDrive на SPA (сначала поделитесь файлом, затем нажмите «Дополнительно», чтобы сменить владельца).
    • Удалять или передавать личную информацию на ресурсы, не относящиеся к университету.
  • Напомните отделившемуся сотруднику, что оставленные файлы являются собственностью Университета, хотя защита, предоставляемая сотрудникам в отношении электронных коммуникаций политиками Университета, распространяется и на эти файлы.
  • Подумайте, хранится ли какая-либо информация об университете в личных учетных записях или на устройствах, не относящихся к университету - при необходимости перенесите или удалите такие данные.
  • После разделения установите для учетных записей электронной почты сообщение пересылки с автоматическим ответом и сообщение голосовой почты, которое направляет людей к альтернативным источникам для получения помощи.

Доступ к электронной почте или файлам бывшего сотрудника для работы

Из-за проблем с конфиденциальностью и нехваткой ресурсов для ИТ-персонала не является стандартной практикой предоставление доступа к учетным записям бывших сотрудников. Следующая процедура исключения установлена ​​для инцидентов, когда операционные потребности кампуса требуют доступа к файлам бывшего сотрудника.

В случаях, когда вышеупомянутые рекомендуемые методы не были установлены или из-за других необычных обстоятельств, требующих доступа к электронной почте или файлам бывшего сотрудника, идеальным решением является уведомить бывшего сотрудника о необходимости доступа к информации в его или ее учетной записи и запросить их помощь в доступе к необходимой информации или их согласие на предоставление доступа ИТ-специалистам.Когда сотрудники отдела (заместители CalNet, местный ИТ-персонал) имеют техническую возможность предоставить кому-то еще доступ к данным бывших сотрудников, следует следовать приведенным ниже процедурам или аналогичному процессу, утвержденному главой отдела.

Вариант 1. Бывший сотрудник дает доступ

Идеальный метод получения доступа к электронной почте или файлам бывшего сотрудника - это предоставить бывший сотрудник самому себе, либо а) отправив конкретную запрошенную информацию, или б) лично предоставив доступ к учетной записи.

Предоставление доступа может быть выполнено бывшим сотрудником после увольнения в течение льготного периода CalNet.

Инструкции по предоставлению другого индивидуального доступа в bMail (также предоставляет доступ к Google Диску)

При наличии положительных отношений с бывшим сотрудником предпочтительным является метод переадресации или метод предоставления доступа к учетной записи, поскольку он обеспечивает уведомление, позволяет человеку предотвратить раскрытие личной информации, а также позволяет избежать привлечения внешних ИТ / административных ресурсов.

Вариант 2. Доступ для ИТ-персонала

Если бывший сотрудник не может предоставить доступ к необходимой информации, запрос о помощи ИТ-персонала может быть отправлен бывшим руководителем уволенного сотрудника по адресу [email protected] Предоставьте следующую информацию:

а. Укажите, связывались ли с бывшим сотрудником и было ли предоставлено согласие на доступ.

г. Опишите процедуры и ресурсы департамента, которые предназначены для обеспечения постоянного доступа отдела к записям университета (включая файлы и электронную почту) после увольнения сотрудника (см. Рекомендуемые практики выше), и объясните, почему стандартных процедур департамента в данном случае было недостаточно.

г. Подробно опишите запрос: имя (имена) учетной записи, описание ресурса, для которого необходим доступ, кому будет предоставлен доступ, как долго требуется доступ и т. Д. В соответствии с принципами минимального прочтения, установленными в Политике электронных коммуникаций, пожалуйста определить запрос как можно более узко (т. е. указать конкретные файлы или папки) и предоставить обоснование, если доступ запрашивается на срок более нескольких дней.

г. Признание лицом, которому будет предоставлен доступ, использования «наименее инвазивной степени проверки», т.е.е., что при встрече с личным сообщением / файлом пользователь перестанет смотреть на него и двинется дальше, а как только необходимая информация будет получена, доступ будет прекращен.

Служба конфиденциальности Калифорнийского университета в Беркли рассмотрит запрос и направит его соответствующему поставщику услуг.

Доступ членов семьи к электронной почте или файлам умершего преподавателя

Если член семьи запрашивает доступ к электронной почте или файлам умершего преподавателя, практика в университетском городке должна согласовать эти запросы с отделом умершего преподавателя.

Заведующий или другой преподаватель, имеющий опыт работы в той же академической области, может просматривать материалы вместе с супругом или членом семьи. Это сделано для защиты любых данных, которые департамент может счесть конфиденциальными. Например, если преподаватель входил в состав комитета по проверке кадров департамента, семья не должна иметь доступа к электронным письмам коллегам и от них относительно достоинств кандидата. Или университет может захотеть ограничить доступ к данным исследований, заметкам, отчетам и т. Д.Если департамент считает, что конфиденциальные документы университета могут быть разоблачены ненадлежащим образом, ему следует обратиться в Управление по вопросам конфиденциальности за указаниями.

Доверенность не обеспечивает автоматический доступ ко всем файлам умершего преподавателя.

За дополнительной информацией обращайтесь по адресу [email protected]

Шаг 4. Предоставьте другому сотруднику доступ к данным OneDrive и Outlook - администратор Microsoft 365

  • 4 минуты на чтение

В этой статье

Когда сотрудник увольняется из вашей организации, вы захотите получить доступ к его данным OneDrive и Outlook, создать их резервную копию и выбрать, передавать ли их другому сотруднику.

Доступ к документам OneDrive бывшего пользователя

Если вы удалите лицензию пользователя, но не удалите учетную запись, вы можете предоставить себе доступ к содержимому в OneDrive пользователя. Если вы удалите учетную запись пользователя, у вас по умолчанию будет 30 дней для доступа к данным OneDrive бывшего пользователя. Узнайте, как настроить срок хранения OneDrive для удаленных пользователей. Если вы не восстановите учетную запись пользователя в течение этого времени, их содержимое OneDrive будет удалено.

Чтобы сохранить файлы OneDrive бывшего пользователя, сначала предоставьте себе доступ к их OneDrive, а затем переместите файлы, которые хотите сохранить.

  1. В центре администрирования перейдите на страницу Пользователи > Активные пользователи.

  2. Выберите пользователя.

  3. На правой панели выберите OneDrive . В разделе Получить доступ к файлам выберите Создать ссылку на файлы .

  4. Выберите ссылку, чтобы открыть расположение файла. Загрузите файлы на свой компьютер или выберите Переместить в или Копировать в , чтобы переместить или скопировать их в свой собственный OneDrive или в общую библиотеку.

Примечание

Вы можете перемещать или копировать до 500 МБ файлов и папок за раз.
При перемещении или копировании документов с историей версий перемещается только последняя версия.

Отменить доступ администратора к OneDrive пользователя

Вы можете предоставить себе доступ к содержимому в OneDrive пользователя, но вы можете удалить этот доступ, когда он вам больше не нужен.

  1. Войдите в центр администрирования как глобальный администратор или администратор SharePoint.

    Если вы получаете сообщение о том, что у вас нет разрешения на доступ к центру администрирования, значит, у вас нет прав администратора в вашей организации.

  2. На левой панели выберите Центры администрирования > SharePoint . (Вам может потребоваться выбрать Показать все , чтобы увидеть список центров администрирования.)

  3. Если появится классический центр администрирования SharePoint, выберите Открыть сейчас вверху страницы, чтобы открыть центр администрирования SharePoint.

  4. На левой панели выберите Дополнительные функции .

  5. В разделе Профили пользователей выберите Открыть .

  6. В разделе Люди выберите Управление профилями пользователей .

  7. Введите имя пользователя и выберите Найти .

  8. Щелкните пользователя правой кнопкой мыши и выберите Управление владельцами семейства веб-сайтов .

  9. Удалите человека, которому больше не нужен доступ к данным пользователя, а затем выберите OK .

Доступ к данным Outlook бывшего пользователя

Чтобы сохранить сообщения электронной почты, календарь, задачи и контакты бывшего сотрудника, экспортируйте информацию в файл данных Outlook (.pst).

  1. Добавьте адрес электронной почты бывшего сотрудника в свой Outlook (если вы сбросите пароль пользователя, вы можете установить для него значение, известное только вам.)

  2. В Outlook выберите Файл .

  3. Выберите Открыть и экспортировать > Импорт / экспорт .

  4. Выберите Экспорт в файл , а затем выберите Далее .

  5. Выберите Файл данных Outlook (.pst) , а затем выберите Далее .

  6. Выберите учетную запись, которую нужно экспортировать, выбрав имя или адрес электронной почты, например Почтовый ящик - Anne Weiler или [email protected] Если вы хотите экспортировать все, что есть в вашей учетной записи, включая почту, календарь, контакты, задачи и заметки, убедитесь, что установлен флажок Включить подпапки .

    Примечание

    Вы можете экспортировать только одну учетную запись за раз. Если вы хотите экспортировать несколько учетных записей, после экспорта одной учетной записи повторите эти шаги.

  7. Выбрать Далее .

  8. Выберите Обзор , чтобы выбрать место для сохранения файла данных Outlook (.pst). Введите имя файла , а затем выберите OK , чтобы продолжить.

    Примечание

    Если вы ранее использовали экспорт, отображаются предыдущее расположение папки и имя файла.Введите другое имя файла перед тем, как выбрать OK .

  9. Если вы экспортируете в существующий файл данных Outlook (.pst), в разделе Параметры укажите, что делать при экспорте элементов, которые уже существуют в файле.

  10. Выбрать Готово .

Outlook начинает экспорт немедленно, если только не будет создан новый файл данных Outlook (.pst) или не будет использован файл, защищенный паролем.

  • Если вы создаете файл данных Outlook (.pst), необязательный пароль может помочь защитить файл. Когда появится диалоговое окно Create Outlook Data File , введите пароль в поля Password и Verify Password , а затем выберите OK . В диалоговом окне Пароль файла данных Outlook введите пароль , а затем выберите OK .

  • Если вы экспортируете в существующий файл данных Outlook (PST), защищенный паролем, в диалоговом окне Пароль файла данных Outlook введите пароль , а затем выберите OK .

Узнайте, как экспортировать или резервировать электронную почту, контакты и календарь в файл Outlook .pst в Outlook 2010.

Предоставить другому пользователю доступ к электронной почте бывшего пользователя

Чтобы предоставить доступ к сообщениям электронной почты, календарю, задачам и контактам бывшего сотрудника другому сотруднику, импортируйте информацию в почтовый ящик Outlook другого сотрудника.

  1. В Outlook перейдите в Файл > Открыть и экспортировать > Импорт / экспорт .

    Это запускает мастер импорта и экспорта.

  2. Выберите Импорт из другой программы или файла , а затем выберите Далее .

  3. Выберите Файл данных Outlook (.pst) и выберите Далее .

  4. Найдите PST-файл, который нужно импортировать.

  5. В разделе Опции выберите способ работы с дубликатами

  6. Выбрать Далее .

  7. Если для файла данных Outlook (PST) был назначен пароль, введите пароль и выберите OK .

  8. Установите параметры для импорта элементов. Обычно настройки по умолчанию менять не нужно.

  9. Выбрать Готово .

Примечание

Шаги остаются прежними для доступа к OneDrive существующего пользователя и данным электронной почты.

Подсказка

Если вы хотите импортировать или восстановить только несколько элементов из файла данных Outlook (.pst), вы можете открыть файл данных Outlook. Затем в области навигации перетащите элементы из папок файлов данных Outlook в существующие папки Outlook.

Статьи по теме

Добавление и удаление администраторов учетной записи OneDrive

Восстановление удаленного OneDrive

Сохранение и удаление OneDrive

Управление персоналом - Библиотека и архивы Канада

Печатная версия PDF 307 КБ

Как пользоваться этим инструментом:

  • Этот инструмент разработан для специалистов по IM, которые могут использовать их в соответствующих сферах бизнеса при определении информационных ресурсов, имеющих ценность для бизнеса (IRBV), и спецификаций хранения.
  • IRBV и спецификации хранения, содержащиеся в этом документе, являются только рекомендациями и должны быть адаптированы для применения в каждом институциональном контексте. Перед использованием любых рекомендаций следует прочитать весь документ.
  • Этот общий инструмент оценки не наделяет учреждения правительства Канады полномочиями по удалению информации. Общие инструменты оценки (GVT) не являются органами по распоряжению документами (RDA) и не заменяют межведомственные органы по распоряжению документами (MIDA).

Проверка: Бизнес-процессы и IRBV этого инструмента были утверждены сообществом специалистов по кадрам (HRCoPs Hub) в конце ноября и начале декабря 2011 года. Центр HRCoPs управляется Советом по кадрам и состоит из руководителей кадровых служб правительства Канады.

Определение действия

Услуги по управлению человеческими ресурсами (HRM) определяются на уровне под-под-деятельности в профиле внутренних услуг Секретариата Казначейского совета (TBS) как часть под-деятельности по управлению ресурсами.

HRM Услуги включают в себя виды деятельности, которые поддерживают управление служащими государственной службы, такие как организационная структура и планирование человеческих ресурсов; прием и увольнение персонала; продвижение по службе и движения внутри, вне или внутри организации; и управление персоналом.

HRM Услуги предписываются рядом законодательных, нормативных и политических инструментов, включая Закон о модернизации государственной службы и Закон о занятости на государственной службе , которые являются ключевыми законодательными актами, устанавливающими федеральную государственную службу.Законодательные и политические инструменты также существуют для обеспечения прозрачности и подотчетности в службах управления человеческими ресурсами в Правительстве Канады (GC), Footnote1, защищают права государственных служащих, Footnote2, и способствуют развитию и обучению. Сноска 3

Служебное или кадровое дело документирует послужной список каждого человека, нанятого федеральным правительством. Этот GVT не может использоваться для определения стоимости бизнеса, постоянной стоимости и характеристик удержания военнослужащих и полицейских сил, поскольку они регулируются другим законодательством и политиками. Footnote4 Кадровые службы, затрагивающие военнослужащих и полицию, не будут рассматриваться как часть профиля внутренних служб TBS , поскольку они относятся к спецподразделениям, а не к государственным служащим. Однако Министерство национальной обороны и Королевская канадская конная полиция могут использовать этот инструмент в отношении кадровых служб, обращающихся к гражданскому персоналу.

Также исключены любые другие учреждения, которые не подпадают под действие законодательства и политик, описанных выше, и не сообщают TBS о своих HRM услугах, включая Службу безопасности связи (CSE) и Канадскую службу безопасности и разведки (CSIS). ).CSIS не сообщает публично о своих планах и приоритетах из соображений национальной безопасности. В то время как CSE готовит PAA, TBS не оценивает свои HRM Services. Поскольку TBS не рассматривает человеческие ресурсы, выполняемые этими учреждениями, как часть профиля внутренних служб , они исключены из сферы действия данного GVT.

Связь с другими GVT

Бизнес-процессы и виды деятельности часто пересекаются. Когда IRBV от активности идентифицируется в другом GVT, в таблице IRBV и рекомендациях по удержанию (ниже) есть примечание, чтобы направить пользователя к нужному инструменту.

Управление и надзор : Информационные ресурсы, касающиеся планирования, политик, стандартов, руководящих принципов, управления программами и услугами, управления проектами, управления рисками, отчетности о производительности, аудита и оценки.

Бизнес-процессы

Бизнес-процессы

HRM определены в соответствии с Общим бизнес-процессом человеческих ресурсов (CHRBP), рекомендованным проектом, запущенным Управлением главного кадрового директора (OCHRO) как часть Плана действий государственной службы пересмотреть способ ведения дел с человеческими ресурсами в GC.Эти процессы являются результатом двухлетнего интенсивного сотрудничества между сотнями профильных экспертов из государственных служб, чтобы определить общий способ предоставления услуг HRM . Сноска 6

Эти бизнес-процессы предназначены для отображения всех действий и задач бизнес-процесса HRM, которые соответствуют семи действиям, определенным в профиле внутренних служб . Сноска7

HRM Услуги разделены на семь групп услуг. CHRBP определяет их следующим образом:

1. Планирование человеческих ресурсов, работа, организационная структура и отчетность

«набор процессов, с помощью которых менеджеры выявляют различные факторы, влияющие на предоставление услуг, программ и бизнес-приоритеты своей организации, а также последствия для требований к персоналу… Руководство оценивает текущую рабочую силу, рынок труда, а также краткосрочную и долгосрочную перспективу. HRM потребности, связанные с их организационной структурой, навыками и компетенциями сотрудников, а также определяют критические должности.Выполняется текущий и будущий анализ нехватки кадровых ресурсов, а также разрабатываются планы рабочих мест и кадровых ресурсов для устранения пробелов и поддержки достижения более широких целей организации. После этого руководство может проанализировать и измерить результаты и прогресс своей организации по сравнению с их годовыми планами. Годовые планы, включая структуру организации, пересматриваются и обновляются в течение годового бизнес-цикла. Этот процесс идет параллельно с более широким комплексным планированием и содержит несколько контрольных точек для обеспечения согласованности с более широким организационным планированием.” Сноска8

2. Работа и управление должностями

«набор процессов и действий, посредством которых бизнес-требования / рабочие требования« переводятся »в описания работы, а также создаются и поддерживаются рабочие места и должности. Это включает в себя документирование и оценку новых описаний работы (если существующее описание работы (общее или иное) недоступно / уместно), документирование атрибутов должности и должности (например, требований безопасности, языковых требований, места работы, срока пребывания: срок / неопределенный и т. Д. .) и создание, обновление и деактивация / повторная активация позиций в соответствии с требованиями бизнеса и на основе процесса планирования HRM и организационной структуры. В объем этого процесса входит не только реагирование на новые требования к работе, но также проведение реклассификации и реагирование на жалобы, связанные с классификацией, которые инициируются в процессе управления рабочим местом. Этот процесс также включает определение должности как важной службы и исключенной и соответствующий обзор с профсоюзами в дополнение к назначению соответствующей национальной классификации занятий и требований к компетенции.” Сноска9

3. Укомплектование персоналом и интеграция сотрудников

«набор процессов, с помощью которых люди подбираются для работы. Это включает в себя поиск людей (внутренних и внешних соискателей), оценку кандидатов, отбор, назначение, зачисление, ориентацию и направление их на работу (прием на работу и возвращение из отпуска). Он включает в себя управление приоритетами и процесс, в котором сотрудники зачисляются на заработную плату и льготы и интегрируются на рабочее место с назначенным рабочим местом, а также с соответствующим бизнес-оборудованием, необходимым для выполнения их работы.” Сноска 10

4. Полная компенсация

«набор процессов и действий, посредством которых компенсация работника (включая корректировки, сверхурочные, действующую оплату и т. Д.) Обрабатывается и передается поставщику платных услуг, а также транзакции отпуска (например, материнские и родительские, долгосрочные инвалидность, усыновление, больничный, отпуск и компенсационный отпуск без сохранения содержания, с усреднением дохода, предпенсионный переход и самофинансируемый отпуск) подготовлены для передачи поставщику платных услуг.” Сноска 11

5. Эффективность, обучение, развитие и признание сотрудников

«набор процессов, с помощью которых HRM , сотрудники и менеджеры устанавливают требования к обучению, разрабатывают и проводят мероприятия по решениям для обучения, ставят цели производительности, проводят оценку производительности и разрабатывают планы обучения / развития, отслеживают прогресс в их достижении, а сотрудники проводят обучение. и курсы повышения квалификации и / или развивающие программы, и официально и неофициально признаются и награждаются за их выполнение.Этот процесс включает в себя объединение организационных (корпоративных) и конкретных целей работы с карьерными и учебными устремлениями человека для построения плана карьеры и обучения. Это включает рассмотрение разнообразных факторов, включая обязательные государственные и ведомственные требования к обучению, обязательные требования к должности, должности и / или специальности (включая обучение официальным языкам, сертификационное обучение), а также потребности в профессиональном или карьерном росте (программы ученичества, CAP программа и др.). Этот процесс включает в себя установление ожиданий / целей производительности и измерение производительности сотрудников в сравнении с этими ожиданиями / целями. Этот процесс также включает управление официальными и неформальными программами признания сотрудников и включает в себя выдвижение кандидатур, рассмотрение кандидатов и распределение наград. Кроме того, частью этого процесса является сбор и поддержание эффективности работы сотрудников, а также данных об обучении и компетенциях ». Сноска12

6.Постоянное и временное увольнение

«набор процессов, связанных с временным или постоянным уходом сотрудника из отдела государственной службы или государственной службы в целом. Разлучение может быть добровольным (например, перевод в другое отделение, отпуск по беременности и родам / по уходу за ребенком, выход на пенсию, учебный отпуск, отпуск с сохранением или без содержания) или принудительным (например, увольнение, смерть). Это включает запрос и одобрение разлучения, если оно добровольное, или уведомление о разлучении, если оно недобровольно.Процесс также включает в себя обработку документации и расчетов, связанных с окончательной выплатой (например, отпуск, пособие в случае смерти, выходное пособие), в случае постоянного прекращения службы, подготовку Записи о трудоустройстве, проведение собеседований при выходе, восстановление / передачу пропусков безопасности. и активы, информирование сотрудников о любых ограничениях / требованиях после выхода на пенсию (например, конфиденциальность после выхода на пенсию) и уведомление PWGSC Superannuation о дате увольнения.Для перевода из одного отдела в другой этот процесс будет включать подготовку и отправку записи о сотруднике (электронной, если возможно, и бумажной) в получающий отдел ». Сноска 13

7. Управление рабочим местом

«набор процессов, посредством которых осуществляется управление работой и рабочим местом. Это включает в себя решения по расписанию рабочей силы (смены, сверхурочные и отпуск), управление ситуациями возврата к работе (постепенное или полное время), управление (и сбор) информации о сотрудниках (контактная информация для экстренных случаев, имя, адрес и семейное положение, место работы, и т.п.) и управление сменой персонала, включая любые изменения, связанные с корректировкой рабочей силы. «Этот процесс также включает в себя управление рабочим местом, которое включает обеспечение безопасного и здорового рабочего места (производственное здоровье и безопасность, а также благополучие) и удовлетворение требований работников, включая измененные условия труда (обязанность приспосабливаться). Этот процесс включает в себя все действия, связанные с управлением возмещением ущерба, включая жалобы, претензии (как языковые требования, так и классификацию) и обращение (укомплектование персоналом), включая как формальные, так и неформальные методы / подходы, а также управление дисциплинарными ситуациями.Решения и действия руководствуются условиями найма, коллективными договорами и соответствующими законами и законодательством, касающимися рабочего места, в дополнение к ценностям и этическим нормам государственной службы. Результаты консультаций профсоюзов с руководством (хотя и не являются конкретным процессом) будут информировать и направлять решения, связанные с рабочим местом ». Сноска 14

Удержание

Рекомендуемые требования к хранению в GVT определяются на основе традиционных или передовых практик, анализа законодательства и политики правительства, а также проверки экспертами в предметной области.Сроки хранения являются только рекомендациями; департаменты должны учитывать собственные законодательные требования и потребности бизнеса.

Спецификации удержания для организационной структуры, планирования человеческих ресурсов и отчетности были определены предписаниями, содержащимися в Положении о равенстве занятости .

Требования к удержанию для полной компенсации были определены в соответствии с положениями Трудового кодекса Канады и Положений Канады о трудовых стандартах .

Требования к удержанию сотрудников для показателей эффективности, обучения, развития и признания сотрудников были определены в соответствии с положениями Директивы по охране труда и технике безопасности .

Спецификации удержания для управления рабочим местом были определены предписаниями, содержащимися в Правилах охраны труда и техники безопасности Канады , Коллективных соглашениях, и Законе о трудовых отношениях на государственной службе .

Особое внимание следует уделять кадровым файлам, поскольку учреждения GC часто ведут отдельные файлы сотрудников для различных видов деятельности (например,g., лингвистический статус, служебная аттестация, конфликт интересов и т. д.). Публикация TBS Источник информации: Источники федерального правительства и информации о сотрудниках содержит руководство по информационным хранилищам учреждений GC, подпадающих под действие Закона о доступе к информации и Закона о конфиденциальности .

Постановление о равенстве занятости гласит в разделе 12 (2), что следующие информационные ресурсы должны храниться в течение двух лет после периода, охватываемого планом справедливости занятости: копия анкеты обследования рабочей силы, которая была предоставлена сотрудников и любую другую информацию, используемую работодателем при проведении анализа кадровых ресурсов; резюме результатов кадрового анализа; описание действий, предпринятых работодателем при проведении обзора системы занятости; план работодателя по обеспечению равноправия в сфере занятости; отчет о мониторинге работодателем выполнения его плана обеспечения равноправия в сфере занятости; и отчет о деятельности, предпринятой работодателем, и информация, предоставленная работникам в соответствии с требованиями раздела 14 Закона о равенстве занятости .

Информационные ресурсы, документирующие отдельные случаи применения Кодекса ценностей и этики для государственной службы , должны храниться в течение двух лет после окончания срока работы в учреждении, в которое были поданы сертификационный документ и конфиденциальный отчет. Кроме того, запросы о кадровом процессе, плакаты о конкурсе и заявки кандидатов должны храниться в течение двух лет после истечения срока действия списка допуска для кадрового мероприятия или после последнего административного действия, в соответствии с которым наступает более позднее время.

В соответствии с частью III, раздел 252. (2) Трудового кодекса Канады , каждый работодатель должен хранить записи, которые должны вестись в соответствии с положениями раздела 264. (а) документирование заработной платы, отпусков, отпусков и сверхурочных работ сотрудников в течение тридцати шести месяцев после выполнения работ.

Раздел 24. (1) Положений о трудовых стандартах Канады предписывает, что информационные ресурсы, показывающие дату начала и дату увольнения, должны храниться в течение не менее тридцати шести месяцев после даты увольнения. .

В соответствии с разделом 24. (4) Правил Канадских трудовых норм каждый работодатель должен вести учет следующей информации в течение не менее трех лет после истечения срока действия обязательства работодателя в соответствии с разделом 239.1 (3) Канады. Трудовой кодекс: подробные причины отсутствия работника по причине болезни или травмы, связанной с работой; копию любого сертификата квалифицированного практикующего врача, подтверждающего, что работник может вернуться к работе; и дата возвращения работника на работу, или копия любого уведомления от работодателя для работника и любого профсоюза, представляющего работника, возвращение на работу не было разумно практичным, и причины, по которым это не было.

Формы отпусков должны храниться в течение двух лет после истечения финансового года. Хотя годовой отчет о посещаемости и отпуске может быть приложен к личному делу сотрудника, формы отпусков следует подавать отдельно.

Раздел 11.2.3 Директивы по охране труда и технике безопасности гласит, что записи обо всех инструкциях и обучении, предоставленных по расследованию опасностей, должны храниться в течение тридцати лет после даты, на которую они были даны.

Раздел 16.6.4 Директивы по охране труда и технике безопасности гласит, что информационные ресурсы по обучению, требуемому разделом 16.6 (в отношении автомобилей), должны храниться до тех пор, пока сотрудник остается на работе в отделе.

В соответствии с разделом 18.2.2 Директивы по охране труда и технике безопасности информационные ресурсы по каждому заболеванию или травме, требующей оказания первой помощи, должны храниться на каждом рабочем месте в течение десяти лет после лечения.

Информационные ресурсы, документирующие подготовку по вопросам безопасности и гигиены труда, относящиеся к опасным веществам, должны храниться в течение двух лет с момента, когда работник прекращает работу с опасным веществом или подвергается его воздействию, или два года после установки, эксплуатации, технического обслуживания или ремонта материалов. используется для передачи опасного вещества.

В соответствии с разделом 12 (1) Положения о равенстве занятости , в отношении уволенных сотрудников, информационные ресурсы, документирующие членство в назначенной группе каждого сотрудника, классификацию профессиональных групп, оклады и повышение заработной платы, а также продвижение по службе, должны сохраняться в течение двух лет после дата их прекращения.

Условия хранения представлены в Коллективном соглашении , раздел 17.05, в котором говорится, что любой документ или письменное заявление, относящиеся к дисциплинарным мерам, которые могли быть помещены в личное дело сотрудника, должны быть уничтожены по истечении двух лет с момента наложения дисциплинарного взыскания принято при условии, что за это время не было зафиксировано никаких дополнительных дисциплинарных взысканий. В случаях отмены дисциплинарного взыскания ответственность за немедленное уничтожение документации о соответствующем действии лежит на работодателе.

В соответствии с разделом 116 Закона о трудовых отношениях на государственной службе коллективный договор считается действующим в течение одного года, если в соглашении не указан более длительный период.

Информационные ресурсы, документирующие классификационные жалобы, должны храниться в течение трех лет после даты принятия решения или даты принятия решения Советом по трудовым отношениям на государственной службе.

Информационные ресурсы, созданные в поддержку мониторинга несчастных случаев, травм и / или заболеваний, учреждениям следует обратиться к Части II Трудового кодекса Канады и Правил по охране труда и технике безопасности и инструментов политики TBS, касающихся охраны труда и техники безопасности. до уничтожения любых отчетов об инспекциях, расследованиях и испытаниях.Если между этими документами есть несоответствия, следует использовать спецификацию самого длительного хранения. Если спецификации хранения не были предоставлены, перед уничтожением этих информационных ресурсов следует проконсультироваться с юрисконсультом.

Рекомендации по ценности и удержанию бизнеса

Примечание: Документирование мнений по существу распространяется на проекты по существу, где информация не отражается в более поздних версиях - в тех случаях, когда изменения отражают существенные модификации, основанные на содержании, а не простые редакционные изменения.

1. Организационная структура, планирование человеческих ресурсов и отчетность

Бизнес-процессы Рекомендации: информационные ресурсы, представляющие ценность для бизнеса (IRBV) Рекомендации: Срок хранения

Оценка влияния бизнес-требований на человеческие ресурсы

Документация по решениям или содержательным заключениям, ведущим к:
оценки внешнего рынка труда
оценки бизнес-контекста
Риски рабочих мест и персонала в организации, связанные с человеческими ресурсами (HR)
нехватка персонала и рабочих мест
обратная связь с заинтересованными сторонами
подтвержденные бизнес-требования и приоритеты

5 лет после окончания исследования / опроса или внедрения системы на основе рекомендации, вытекающей из Общего бизнес-процесса управления персоналом (CHRBP)

Разработка кадровых и рабочих планов

Документация по решениям или содержательным заключениям, ведущим к:
организационные оценки
окончательные планы персонала и рабочих мест
утвержденные меры по достижению плана кадров и рабочих мест
комментарии к черновикам
протокол решения относительно изменений, необходимых для организационной оценки
запись решения относительно избранного курса действий менеджеров

5 лет после внедрения системы на основании рекомендации, вытекающей из CHRBP

Проведение организационных мероприятий

Документация по решениям или содержательным заключениям, ведущим к:
организационные модели / описание работы, оценка готовности
новые или измененные организационные структуры и атрибуты высокого уровня
подтвердил намерение выделить средства в соответствии с Законом об управлении финансами , s.32
переход приближается
обратная связь с заинтересованными сторонами
запросы действий - разрешить классификацию

5 лет после внедрения системы на основе традиционной практики, за исключением:
файлы позиций (описания работ) - через 1 год после замены или устаревания на основании рекомендации, вытекающей из CHRBP

Мониторинг и отчетность

Документация по решениям или содержательным заключениям, ведущим к:
планы сбора, измерения и мониторинга данных
анализ данных
дисперсионный анализ
итоговые отчеты

5 лет после последнего административного действия, на основании рекомендации, вытекающей из CHRBP

2.Управление должностями и должностями

Бизнес-процессы Рекомендации: информационные ресурсы, представляющие ценность для бизнеса (IRBV) Рекомендации: Срок хранения

Выбор и оценка предварительно классифицированных описаний работ

Документация по решениям или содержательным заключениям, ведущим к:
протокол решения re: требуется описание новой работы

Через 2 года после последней должности, связанной с этим типом вакансий, была:
исключены из системы управления персоналом;
не связан с типом работы;
осталось вакантным
на основании рекомендации, вытекающей из CHRBP

Разработка должностных инструкций (работ)

Документация по решениям или содержательным заключениям, ведущим к:
планы консультаций
комментарии к черновикам
профили профессиональных качеств
протокол решения re: нет предварительно классифицированных описаний работ, соответствующих

Через 2 года после последней должности, связанной с этим типом вакансий, была:
исключены из системы управления персоналом;
не связан с типом работы;
осталось вакантным
на основании рекомендации, вытекающей из CHRBP

Классифицировать описания работ

Документирование решений или существенных заключений, ведущих к обоснования классификации включительно , в том числе:
подходы к оценке
протокол решения re: на месте требуется или нет

Через 2 года после последней должности, связанной с этим типом вакансий, была:
исключены из системы управления персоналом;
не связан с типом работы;
осталось вакантным
на основании рекомендации, вытекающей из CHRBP

Разрешить классификацию

Документация по решениям или существенным заключениям, ведущим к классификационным пакетам включительно , в том числе:
секретные описания работ
организационные пакеты
Требования к описанию работы
окончательные описания работ
даты вступления в силу или даты вступления в силу с обратной силой
подписанные валидированные описания работ
атрибуты высокого уровня
предлагаемая профессиональная группа и подгруппа
избранные стандарты классификации
отчеты о проверке на месте
отчеты по теории относительности
результаты оценки
Обоснование классификации и финансовые подтверждения
подписи комитетов или решения заместителя министра (DM)
рейтинги
присвоенная профессиональная группа, подгруппа и уровень
код национальной классификации занятий (NOC)
запросы действий - разрешить классификацию
разрешения на использование предварительно классифицированных описаний работ или утвержденных организационных пакетов и разрешения на использование общей версии
извещения пострадавшим сотрудникам

2 года после того, как должность была оставлена ​​вакантной, на основании рекомендации, вытекающей из CHRBP

Определение и ведение информации о местоположении

Документация по решениям или существенным заключениям, ведущим к классификационным пакетам включительно , в том числе:
информация о позиции / запасы
секретные описания работ
организационные пакеты
требования к описанию работы
окончательные описания работ
дата вступления в силу или дата вступления в силу с обратной силой
подписанные валидированные описания работ
атрибуты высокого уровня
предлагаемая профессиональная группа и подгруппа
избранные стандарты классификации
отчеты о проверке на месте
отчеты по теории относительности
результаты оценки
Обоснование классификации
подписи комитетов или решения DM
меморандумы о взаимопонимании, касающиеся межведомственных переводов
рейтинги
присвоенная профессиональная группа, подгруппа и уровень
Код НОК
утвержденные классификационные решения
утвержденная информация о положении исключения
утвержденная основная служебная информация о позиции
запросы к действию - обзор второго уровня
запросы действий - обновить информацию о вознаграждении сотрудников

2 года после того, как должность была оставлена ​​вакантной, на основании рекомендации, вытекающей из CHRBP

3.Кадровое обеспечение и интеграция сотрудников

Бизнес-процессы Рекомендации: информационные ресурсы, представляющие ценность для бизнеса (IRBV) Рекомендации: Срок хранения

Подтвердите подход к привлечению ресурсов

Документирование решений или существенных заключений, ведущих к включению кадровых пакетов , в том числе:
информация о позиции
разрешенные новые описания работ
кадровые потребности
команда проекта (требуется для коллектива)
управление (требуется для коллектива)
параметры пула (обязательны для коллектива)
подтвержденное финансирование
критерии отбора (включая область отбора и предварительные критерии качества)
утвержденное необязательное обоснование (если применимо)
оценка возможностей укомплектования персоналом
нерекламируемое обоснование (если требуется)
планы проекта (при необходимости)
справки о служебных заслугах и условиях найма
планы связи
руководства по оценке
подходы к оценке
инструменты оценки анализ
документы для принятия решений: требуется разработка инструментов оценки
новые инструменты оценки
просьбы о действии: вернуться к работе, требуется должность
документы решения: приоритетный кандидат
информация о приоритетном кандидате
номера приоритетного разрешения
отборочная комиссия

Через 5 лет после завершения или отмены кадровых мероприятий на основании общего применения Закона о занятости на государственной службе - условия требований документа о делегировании полномочий (см. Инструмент о делегировании полномочий и подотчетности - Условия делегирования)

Привлечь заявителей

Документирование решений или основных мнений, ведущих к включению рекламных объявлений и рекламных объявлений , в том числе:
рекламный подход (варианты рекламы, требования к размещению рекламы, требования к подаче)
окончательные объявления
документы решения: внутренняя или внешняя реклама
информация о заявителе
данные соискателя

Через 5 лет после завершения или отмены кадровых мероприятий на основании общего применения Закона о занятости на государственной службе - условия требования документа о делегировании полномочий (см. Инструмент о делегировании полномочий и подотчетности - Условия делегирования)

Оценка заявителей /
кандидат (и)

Документирование решений или основных мнений, ведущих к незапрошенным резюме, не учтенных при укомплектовании должности .

Через 5 лет после завершения или отмены оценочного мероприятия на основании общего применения Закона о занятости на государственной службе - условия требований документа о делегировании полномочий (см. Инструмент о делегировании полномочий и подотчетности - Условия делегирования)

Оценка заявителей /
кандидат (и) - отсеивание претендентов

Документирование решений или основных мнений, ведущих к отсеиванию заявителя (ов) , включая:
приложения
резюме кандидата
профили навыков
неудачные результаты скрининга
успешные результаты первичного скрининга
действительные результаты аттестации по второму языку (SLE)
стандартизированные результаты испытаний
результаты тестов
графики оценки
результаты собеседования
эталонный результат проверки
неудачные результаты оценки анализов

Через 5 лет после завершения или отмены оценочного мероприятия на основании общего применения Закона о занятости на государственной службе - условия требований документа о делегировании полномочий (см. Инструмент о делегировании полномочий и подотчетности - Условия делегирования)

Оценка заявителей /
кандидат (и) - данные, результаты и решения

Документирование решений или основных мнений, ведущих к данным, результатам и решениям, включая:
Результаты неформального обсуждения
данные оценки
протокол решения re: необходимость пересмотра
протокол решения относительно: требуемых изменений

Через 5 лет после завершения или отмены оценочного мероприятия на основании общего применения Закона о занятости на государственной службе - условия требований документа о делегировании полномочий (см. Инструмент о делегировании полномочий и подотчетности - Условия делегирования)

Выбрать кандидатов

Документирование решений или существенных заключений, ведущих к действиям по отбору, включительно , в том числе:
Обоснование выбора
протокол решения re: предложение отклонено
извещения о рассмотрении
протокол решения относительно смены назначения

Через 5 лет после завершения или отмены оценочного мероприятия на основании общего применения Закона о занятости на государственной службе - условия требования документа о делегировании полномочий (см. Инструмент о делегировании полномочий и подотчетности - Условия делегирования)

Выбрать кандидатов - без выбора действий

Документирование решений или основных мнений, ведущих к отказу от отбора кандидатов , включая:
приложения
резюме кандидата
профили навыков
успешные результаты первичного скрининга
действительные результаты SLE
стандартизированные результаты испытаний
результаты испытаний в зависимости от положения
графики оценки
результаты собеседования
эталонный результат проверки
успешные результаты оценки анализ
протокол решения re: кандидат не соответствует

Через 5 лет после завершения или отмены оценочного мероприятия на основании общего применения Закона о занятости на государственной службе - условия требования документа о делегировании полномочий (см. Инструмент о делегировании полномочий и подотчетности - Условия делегирования)

Выберите кандидатов - пакеты кандидатов

Документирование решений или основных мнений, ведущих к включению пакетов кандидатов , в том числе:
приложения
резюме кандидата
профили навыков
успешные результаты скрининга
действительные результаты SLE
стандартизированные результаты испытаний
графики оценочных мероприятий
результаты испытаний в зависимости от положения
графики оценки
результаты собеседования
эталонный результат проверки
успешные результаты оценки анализ
запись решения re: кандидат отражает правильное соответствие

Через 5 лет после завершения или отмены оценочного мероприятия на основании общего применения Закона о занятости на государственной службе - условия требования документа о делегировании полномочий (см. Инструмент о делегировании полномочий и подотчетности - Условия делегирования)

Выбрать кандидата (ов) - предложить работу

Документирование решений или существенных заключений, ведущих к предложениям о трудоустройстве и пакетах трудоустройства , в том числе:
коллективные договоры
Кодекс поведения
конфликт интересов
заполненная обязательная информация
разрешения на финансовые расходы
подписанные предложения о работе
подтверждения присяги или торжественного заявления

Через 5 лет после завершения или отмены оценочного мероприятия на основании общего применения Закона о занятости на государственной службе - условия требований документа о делегировании полномочий (см. Инструмент о делегировании полномочий и подотчетности - Условия делегирования), за исключением:
до тех пор, пока сотрудник не достигнет возраста 80 лет (при условии, что с момента последнего административного действия прошло 2 года), когда ресурс относится, например, к заработной плате, пенсии, и был помещен в файл HR сотрудника на основе традиционной практики.

Документирование и интеграция сотрудников

Документирование решений или существенных заключений, ведущих к включению действий по интеграции сотрудников , в том числе:
кадровые файлы сотрудников
информация о заработной плате
пособия
отчисления
право на пенсию
информация о покрытии пособий
налоговая информация
информация для прямого депозита
данные самоидентификации справедливости занятости
информация о навыках и компетенциях сотрудников
требования к ориентации сотрудников
уведомления - новый сотрудник

2 года после последнего административного действия, на основании
Положения о конфиденциальности , s.4, кроме:
до тех пор, пока сотрудник не достигнет возраста 80 лет (при условии, что с момента последнего административного действия прошло 2 года), когда ресурс относится, например, к заработной плате, пенсии, и был помещен в файл HR сотрудника на основе традиционной практики.

4. Полная компенсация

Бизнес-процессы Рекомендации: информационные ресурсы, представляющие ценность для бизнеса (IRBV) Рекомендации: Срок хранения

Ведение информации о вознаграждении сотрудников

Данные о сотрудниках, включая корреспонденцию, подтверждающую решения или существенные заключения, касающиеся:
запросы (оплата, добровольное удержание, изменение платежной информации, оплата наличными, выборочная услуга)
формы оплаты наличными
факультативная служебная информация
утвержденные платежные запросы
аннулированные чековые регистры
документы о мероприятиях работодателя (реклассификация, повышение статуса / заслуг и т. д.)
основная информация о зарплате
информация о правах
Информация о сотрудниках, влияющая на заработную плату
информация о кассовом чеке
информация о вычете
оставить информацию о корректировке
изменение часов документов

Продолжительность работы плюс 2 года, в соответствии с Положением о конфиденциальности , s. 4, кроме:

3 года после даты отпуска - заявления об отпуске в соответствии с положениями Канадских трудовых стандартов , s.24. (2)

Через 3 года после выполнения работы - записи об усреднении дохода на основании Канадских нормативных положений о труде , s. 24. (2)

до тех пор, пока сотрудник не достигнет возраста 80 лет (при условии, что с момента последнего административного действия прошло 2 года), где ресурс относится, например, к заработной плате, пенсии, и был помещен в файл HR сотрудника на основе традиционной практики.

Администрирование заработной платы

Платежные ведомости

3 года с даты публикации ресурса, по Канаде Положение о трудовых стандартах, с.24. (2)

Администрирование заработной платы

Действия по оплате труда конкретных сотрудников, включая корреспонденцию, документирующую решения или существенные заключения в отношении:
ведомственные хранилища кадров
налоговая информация
информация о покрытии пособий
утвержденное время
утвержденная сверхурочная работа
Оплата транзакций
информация о плане отпуска
оформленный отпуск
информация о отпуске на конец года
информация об отпуске сотрудника
Информация о выдаче наличных при обязательном отпуске
пересмотренная информация об отпуске на конец года
Запросы на действия: оплата операций по счету

Продолжительность работы плюс 2 года, в зависимости от Положение о конфиденциальности, с.4, кроме:

3 года после даты отпуска - заявления об отпуске (включая медицинские справки) в соответствии с Положениями о трудовых стандартах Канады, с. 24. (2)

до тех пор, пока сотрудник не достигнет возраста 80 лет (при условии, что с момента последнего административного действия прошло 2 года), где ресурс относится, например, к заработной плате, пенсии, и был помещен в файл HR сотрудника на основе традиционной практики.

5. Эффективность, обучение, развитие и признание сотрудников

Бизнес-процессы Рекомендации: информационные ресурсы, представляющие ценность для бизнеса (IRBV) Рекомендации: Срок хранения

Требования к обучению адресной единицы

Документирование решений или основных мнений, ведущих к включению обучающих действий для конкретных событий , в том числе:
учебные материалы
результаты оценки учебных мероприятий
запросы действий - разработка обучающих мероприятий
запросы действий - адаптировать учебное событие
запись решения re: учебное мероприятие соответствует
списки участников
результаты обучения участников
запросы на действие - обучающее мероприятие

Примечание : см. Также общий бизнес-процесс: Управление обучением и развитием сотрудников.

2 года после завершения или прекращения мероприятия - информационные ресурсы (ИР), не содержащие личной информации, согласно традиционной практике

2 года после последнего административного действия - НП, содержащие личную информацию, в соответствии с Положением о конфиденциальности , s. 4, кроме:


до тех пор, пока сотрудник не достигнет возраста 80 лет (при условии, что с момента последнего административного действия прошло 2 года), когда ресурс относится, например, к заработной плате, пенсии, и был помещен в файл HR сотрудника на основе традиционной практики.

Разработка договоров об исполнении

Документирование решений или заключений по существу работы сотрудников , в том числе:
показатели эффективности
измененные шаблоны договоров об исполнении
ключевые деловые обязательства сотрудников
Документы о карьерных целях
текущие деловые обязательства сотрудников
ожидания сотрудников
Протокол решения относительно рассмотрения возможности растяжения
протокол решения относительно ключевой деятельности / обязательств / целей не требуется
анализ осуществимости обучения
протокол решения re: обучающее мероприятие выполнимо
окончательные соглашения об исполнении

2 года после завершения или прекращения мероприятия - НП, не содержащие личной информации, согласно традиционной практике

5 лет после последнего административного действия - документация для сотрудников, основанная на директиве 1998 года бывшего национального архивариуса Жан-Пьера Валло по предложению Отдела кадровой политики TBS

Управление производительностью сотрудников

Документация по решениям или содержательным заключениям в отношении конкретных результатов деятельности сотрудника , в том числе:
результаты аттестации сотрудников
оценка эффективности сотрудников
планы развития производительности
отпуск по служебной лестнице
зарплата по результатам
документы решения: усиление исключительного поведения
документы решения: вопрос о компетенции
документы решения: право на получение оплаты труда или отпуска

5 лет после последнего административного действия - документация для сотрудников, основанная на директиве 1998 года бывшего национального архивариуса Жана-Пьера Валло по предложению Отдела кадровой политики TBS

Управление обучением и развитием сотрудников

Документирование решений или основных мнений относительно учебных действий для конкретных событий , в том числе:
Запросы на обучающие мероприятия
учебный отпуск бизнес-кейсы
обратная связь об обучении сотрудников
результаты обучения сотрудников
документы возмещения
информация о налогооблагаемой выгоде
документы по решению: отпуск на учебу
документы для принятия решений: просмотреть обучение по завершении
документы решения: изменения, необходимые для обучения
документы решения: налогооблагаемая выгода или нет
Запросы на действия: оплата учебного мероприятия

2 года после последнего административного действия на основании традиционной практики и Положения о конфиденциальности , s.4, кроме:

3 года после обучения - сертификаты первой помощи, основанные на традиционной практике

2 года после даты проведения инструктажа или обучения для аварийных надзирателей, заместителей аварийных надзирателей и наблюдателей на основании COHS Rules , s. 17,8 (2)

продолжительность работы - записи об обучении работе с автотранспортными средствами в соответствии с Директивой NJC по охране труда, с. 16.6.4

до тех пор, пока сотруднику не исполнится 80 лет (при условии, что с момента последнего административного действия прошло 2 года) - если ресурс относится, например, к языковому экзамену, освобождению от налогов и обучению, участию и достижениям в других учебных мероприятиях, и был размещен на картотека сотрудников, , основанная на традиционной практике.

Управление обучением и развитием сотрудников - опасные ситуации

подписанные записи об информации, инструкциях и обучении, которые проходят у каждого сотрудника

2 года после дня, когда сотрудник прекращает заниматься деятельностью, связанной с риском насилия на рабочем месте - на основании Положений COHS , s. 20,10 (5)

2 года после дня, когда работник перестает подвергаться опасности в соответствии с правилами COHS , s.10,15 и 19,6 (5),

Через 30 лет после учебного мероприятия - обучение по расследованию опасностей в соответствии с Директивой NJC по охране труда, с. 11.2.3

Управление признанием сотрудников

Документация по решениям или содержательным заключениям в отношении наград / признаний , в том числе:
шаблоны номинаций на награду
планы поощрительного вознаграждения
планы награждения изобретателей / новаторов
стипендии
критерии награждения
Подача заявок на выдвижение
признание оценок
признание приближается
документы решения: признание сотрудников
документы о принятии решений: неформальное или формальное признание
уведомления: статус номинации
документы решения: общественное признание

2 года после последнего административного действия - НП, не содержащие личной информации, исходя из традиционной практики, за исключением:

6 лет после окончания финансового года - финансовые данные, основанные на традиционной практике

2 года после последнего административного действия - НП, содержащие личную информацию, в соответствии с Положением о конфиденциальности , s.4, кроме:

3 года после последнего административного действия - учет индивидуальных наград, медалей, наград и наград за выдающиеся достижения на основе традиционной практики

15 лет после последнего административного действия - записи о прецедентных делах, основанные на традиционной практике

6. ​​Постоянное и временное увольнение

Бизнес-процессы Рекомендации: информационные ресурсы, представляющие ценность для бизнеса (IRBV) Рекомендации: Срок хранения

Управление постоянным разделением

Документирование решений или существенных заключений в отношении конкретных действий сотрудников , в том числе:
утвержденные уведомления о увольнении сотрудников
информация о увольнении сотрудников
данные разделения
оценка приемлемости
компенсационные пакеты разделения
уведомления: увольнение сотрудников
Запросы действий: оплата активности на счете
документы решения: требуется трудовая книжка
информация, влияющая на пенсию или пособие в случае смерти
выездные интервью

2 года после последнего административного действия - НП, содержащие личную информацию, в соответствии с Положением о конфиденциальности , s.4, кроме:

до тех пор, пока сотрудник не достигнет возраста 80 лет (при условии, что с момента последнего административного действия прошло 2 года), где ресурс относится, например, к заработной плате, пенсии, и был помещен в файл HR сотрудника на основе традиционной практики.

Временное разделение процесса

Документирование решений или заключений по существу в отношении конкретных действий сотрудников , в том числе:
информация об отсутствии сотрудника
отпуск работника без справки об оплате
оставьте информацию о праве на участие
письма о преимуществах
страхование и решения о неполадках
утвержденных требований компенсации работникам
утвержденных требований о потере трудоспособности
информационные уведомления о страховом обслуживании
информационные извещения о пенсионном обеспечении

2 года после последнего административного действия - НП, содержащие личную информацию, в соответствии с Положением о конфиденциальности , s.4, кроме:

до тех пор, пока сотрудник не достигнет возраста 80 лет (при условии, что с момента последнего административного действия прошло 2 года), где ресурс относится, например, к заработной плате, пенсии, и был помещен в файл HR сотрудника на основе традиционной практики.

7. Управление рабочим местом

Бизнес-процессы Рекомендации: информационные ресурсы, представляющие ценность для бизнеса (IRBV) Рекомендации: Срок хранения

Управление жалобами (в зависимости от случая)

Документирование решений или существенных заключений по жалобам по конкретным делам , в том числе:
уведомление об акцепте
протокол решения re: продолжить рассмотрение жалобы
предложение услуг Программы помощи сотрудникам (EAP)
предложение услуг неформальной системы управления конфликтами (ICMS)
запись решения относительно доступа к ICMS
протокол решения относительно причастности Канадский закон о правах человека
квитанция о дате получения претензии
решения по жалобам (уровни 1, 2 и 3)
протокол решения относительно уровня жалобы
Решение
Национального объединенного комитета Сообщение заместителя руководителя или делегата о решении
протокол решения re: проверка на месте
протокол решения относительно: требуется исследование относительности
Отчет большинства
отчет меньшинства
консенсусный отчет
протокол решения по делу: федеральный суд, правовой или процессуальный вопрос
запись решения относительно подачи жалобы на следующем уровне
уведомления Канадской комиссии по правам человека (CHRC)
Решение о представлении КПК
Окончательное решение Совета по трудовым отношениям на государственной службе
данные обращения
уведомление об отзыве

2 года после последнего административного действия, на основании Положения о конфиденциальности , s.4, кроме:

3 года после даты принятия решения или даты принятия решения Советом по трудовым отношениям государственной службы - жалобы, апелляции, судебные решения, основанные на традиционной практике

Управление жалобами (индивидуальные)

Документирование решений или существенных заключений в отношении индивидуальных пакетов жалоб , в том числе:
контактное лицо на рабочем месте, информация о должности и имя работодателя потерпевшего / сторон
заявление с подробным описанием жалобы
дата предполагаемого нарушения или неправильного толкования
запрошено корректирующее действие
декларация о представительстве (если запрошена и получена)
получение информации о жалобе от принимающей стороны
любая дополнительная информация, комментарии, предоставленные делегированной принимающей стороной
любая дополнительная информация, комментарии и мнения, предоставленные трудовыми отношениями на основании их первоначального скрининга / сортировки
любая документация и любые решения по поданным более низким жалобам
любая дополнительная информация, предоставленная во время консультации

2 года после последнего административного действия, на основании Положения о конфиденциальности , s.4, кроме:

3 года после даты принятия решения или даты принятия решения Советом по трудовым отношениям на государственной службе - жалобы, апелляции, судебные решения, основанные на традиционной практике

Управление жалобами (группа)

Документирование решений или существенных заключений по пакетам групповых жалоб , в том числе:
наименование агента по переговорам, а также контактная информация уполномоченного представителя агента по переговорам
заявление с подробным описанием жалобы
дата предполагаемого нарушения или неправильного толкования
запрошено корректирующее действие
получение информации о жалобе от принимающей стороны
любая дополнительная информация, комментарии, предоставленные делегированной принимающей стороной
любая дополнительная информация, комментарии и мнения, предоставленные трудовыми отношениями на основании их первоначального скрининга / сортировки
любая документация и любые решения по поданным более низким жалобам
любая дополнительная информация, предоставленная во время консультации

2 года после последнего административного действия, на основании Положения о конфиденциальности , s.4, кроме:

3 года после даты принятия решения или даты принятия решения Советом по трудовым отношениям государственной службы - жалобы, апелляции, судебные решения, основанные на традиционной практике

Управление жалобами (политика)

Документация по решениям или содержательным заключениям в отношении пакетов жалоб на политику , в том числе:
Контактная информация и информация о рабочем месте потерпевшего / сторон на рабочем месте
заявление с подробным описанием жалобы
дата предполагаемого нарушения или неправильного толкования
запрошено корректирующее действие
получение информации о жалобе от принимающей стороны
любая дополнительная информация, комментарии, предоставленные делегированной принимающей стороной
любая дополнительная информация, комментарии и мнения, предоставленные трудовыми отношениями на основании их первоначального скрининга / сортировки
любая документация и любые решения по поданным более низким жалобам
любая дополнительная информация, предоставленная во время консультации

2 года после последнего административного действия, на основании Положения о конфиденциальности , s.4, кроме:

3 года после даты принятия решения или даты принятия решения Советом по трудовым отношениям государственной службы - жалобы, апелляции, судебные решения, основанные на традиционной практике

Управление жалобами (классификация после принятия решения)

Документация по решениям или содержательным заключениям в отношении пакетов жалоб после принятия решения , в том числе:
контактное лицо на рабочем месте, информация о должности и имя работодателя потерпевшего / сторон
заявление с подробным описанием жалобы
дата предполагаемого нарушения или неправильного толкования
запрошено корректирующее действие
декларация о представительстве (если запрошена и получена)
получение информации о жалобе от принимающей стороны
любая дополнительная информация, комментарии, предоставленные делегированной принимающей стороной
любая дополнительная информация, комментарии по вопросам трудовых отношений
(включает приостановку рассмотрения жалобы по трудовым отношениям, если необходимо)
любая дополнительная информация, комментарии по результатам неформальных обсуждений классификационных жалоб
информация о получении из корпоративной классификации
результат оценки обоснованности жалобы
Отчет по теории относительности
результаты оценки
обоснование классификации
подпись комитета или решение DM
рейтинг
присвоенная профессиональная группа, подгруппа и уровень
Код НОК
любые комментарии / комментарии членов комитета
любые материалы / примечания из обзора исходной документации по решениям о классификации
идентификация и запрос недостающей документации или необходимой информации
документация по исследованию относительности и / или на месте, если оно проводится
обновленная и дополнительная информация, полученная во время классификационного слушания
решение комитета и решение делегированных полномочий с достаточной детализацией, чтобы можно было осуществить любые корректирующие действия

2 года после последнего административного действия, на основании Положения о конфиденциальности , s.4, кроме:

3 года после даты принятия решения или даты принятия решения Советом по трудовым отношениям государственной службы - жалобы, апелляции, судебные решения, основанные на традиционной практике

Управление жалобами (в зависимости от случая)

Документирование решений или заключений по существу жалоб по конкретным делам , в том числе:
отчеты о расследовании
отчеты о расследовании отзывы
Техническое задание следователя
Решения по жалобе на преследование
уведомления об отклонении жалобы или перенаправлении
уведомления о выходе
предложение услуг EAP
документы решения: включает Закон Канады о правах человека
примечания к CHRC
Запрос CHRC
Решения КПЧ
Окончательные решения трибунала Канадской комиссии по правам человека
Пакет жалоб
Совета по трудовым отношениям с государственной службой Окончательные решения Совета по трудовым отношениям на государственной службе
Решения
Суда по кадрам государственной службы запрос на продление
решение о продлении
протокол решения по делу: федеральный суд, правовой или процессуальный вопрос
пересмотрел решение
рекомендуемый маршрут (-а) обращения
Решения неформальной системы управления конфликтами (ICMS)
документы решения: исправительные или дисциплинарные меры

2 года после последнего административного действия, на основании Положения о конфиденциальности , s.4, кроме:

3 года после даты принятия решения или даты принятия решения Советом по трудовым отношениям государственной службы - жалобы, апелляции, судебные решения, основанные на традиционной практике

Управление жалобами (преследование)

Документация по решениям или содержательным заключениям в отношении пакетов жалоб о домогательствах , в том числе:
характер обвинений
имя респондента
характер отношений ответчика с истцом
дата и описание инцидента (-ов)
имена свидетелей, если применимо
официальное подтверждение получения жалобы
любая дополнительная информация, комментарии и мнения, предоставленные трудовыми отношениями на основании их первоначального скрининга / сортировки

2 года после последнего административного действия, на основании Положения о конфиденциальности , s.4, кроме:

3 года после даты принятия решения или даты принятия решения Советом по трудовым отношениям государственной службы - жалобы, апелляции, судебные решения, основанные на традиционной практике

Управление жалобами (Трибунал по кадрам государственной службы)

Документирование решений или заключений по существу в отношении Пакеты жалоб Трибунала по кадрам государственной службы , в том числе:
контактная информация заявителя
почтовый адрес, который будет использоваться для отправки документов заявителю
контактная информация представителя истца
номер или идентификатор процесса, к которому относится жалоба, если есть
дата уведомления об увольнении, отзыве, назначении / предлагаемом назначении
(включая копию)
название отдела / агентства, филиала или сектора
ссылка на положение Закона о занятости на государственной службе , согласно которому
Жалоба подана
полное фактическое описание событий / обстоятельств / действий, повлекших жалобу
подпись заявителя или представителя, если есть дата подачи жалобы

2 года после последнего административного действия, на основании Положения о конфиденциальности , s.4, кроме:

3 года после даты принятия решения или даты принятия решения Советом по трудовым отношениям государственной службы - жалобы, апелляции, судебные решения, основанные на традиционной практике

Обеспечение дисциплины сотрудников

Документирование решений или заключений по существу в отношении дисциплинарных взысканий , в том числе:
документы решения: сообщать профсоюзу или нет
письменная запись о привлечении к дисциплинарной ответственности

Документирование решений или заключений по существу информационных пакетов по дисциплинам , в том числе:
справочная информация об инциденте или предполагаемом проступке
решение и любые предпринятые действия, связанные с применением Larson
Критерии
любая дополнительная информация, предоставленная сотрудником
документация по результатам допросов сотрудников / свидетелей, включая отчеты о расследовании, если таковые имеются
решение о проступке
предложение услуг EAP
Окончательные результаты расследования
ответ сотрудника
подробные сведения о предыдущих ответах руководства и применимой предшествующей судебной практике

2 года после последнего административного действия, на основании Положения о конфиденциальности , s.4, кроме:

, где удержание предусмотрено коллективным договором

Управление расписанием персонала

Документирование решений или заключений по существу в отношении штатных расписаний , в том числе:
обращений сотрудников
табели рабочего времени сотрудников
оставить бланки / записи
сверхдействующие формы
запросы на действие
утвержденное изменение рабочего времени
утвержденное изменение сжатой рабочей недели
одобренных запросов действий
документы о решениях сотрудников
бланки / письма медицинского освидетельствования
уведомления re: вернуться к работе
формы единовременной выплаты
формы удержания
бланки корректировок отпусков

2 года после последнего административного действия, на основании Положения о конфиденциальности , s.4, кроме:

3 года после даты отпуска - заявления об отпуске (включая медицинские справки), на основании Канадских правил трудовых норм , s. 24. (2) ( ч )

Через 3 года после выполнения работы - размещены уведомления об изменении графика работы для сотрудников, не участвующих в коллективных договорах, на основании Канадских нормативных положений о труде , s. 24. (2) ( n )

Управление охраной труда и техникой

протокола комитетов по политике в области здравоохранения и безопасности

2 года с даты проведения собрания по вопросам политики в соответствии с Положениями о комитетах по безопасности и охране здоровья и о представителях, с.9. (4) и Директива NJC OHS, с. 20.9.4

Годовые отчеты о несчастных случаях, профессиональных заболеваниях и других опасных происшествиях

10 лет со дня составления отчета в соответствии с Положениями COHS, s. 15,11

выводы обзоров мер по профилактике насилия на рабочем месте

3 года после проведения проверок в соответствии с Правилами COHS, с.20,7

отчеты об оценке программы предотвращения опасностей

6 лет с даты составления отчета в соответствии с положениями COHS, с. 19,8 (2)

Управление происшествиями в области охраны труда и техники безопасности

Документирование решений или существенных заключений в отношении событий, связанных с охраной труда и техникой безопасности, в том числе:
Детальный документ OHS
документация комитета по охране труда на рабочем месте
информация об отказе в выполнении опасных работ
Документация о порядке действий по охране труда
Необходимая документация для поддержки OHS
предложение услуг EAP
документ о профилактических мерах
Документация о порядке действий комитета по охране труда на рабочем месте
Предлагаемый план действий подтверждающая документация
Выбранный руководителем план действий документация
Документация о требованиях Совета по компенсациям работникам
необоснованный отказ в работе документация
Документация о преступном поведении
Уведомление о проведении регулярного мониторинга охраны труда на рабочем месте

2 года после последнего административного действия на основании традиционной практики и Положений о конфиденциальности, с.4

Управление происшествиями, связанными с охраной труда и техникой безопасности - качество воздуха

записи жалоб и расследований на качество воздуха в помещениях

5 лет после последнего административного действия, в соответствии с положениями COHS, с. 2,27 (7)

Управление происшествиями, связанными с охраной труда и техникой безопасности - шумовые опасности

отчеты об исследованиях шумовой опасности

10 лет с даты составления отчета в соответствии с Положением COHS, с.7,3

Управление происшествиями в области охраны труда и техники безопасности - травмами или заболеваниями

записи о травмах или заболеваниях, требующих оказания первой помощи

10 лет после лечения в соответствии с Директивой NJC OHS, s. 18.2.2

Управление происшествиями в области охраны труда и техники безопасности - опасное происшествие

подробные отчеты об опасном происшествии

10 лет в соответствии с Регламентом COHS, с.15,11

Управление происшествиями в области охраны труда и техники безопасности - воздействие опасных веществ

отчеты о расследованиях воздействия опасных веществ и записи любых связанных медицинских осмотров

Через 30 лет после представления отчета в соответствии с положениями COHS, с. 10,6, 10,7 (4)

Управление измененным порядком работы

Документирование решений или существенных заключений в отношении модифицированных рабочих схем для конкретных случаев , в том числе:
измененная организация работы, данные о размещении
запросы действий (объекты, адаптивная технология, планирование)
заявки на выезд выбрано
переупаковка дежурной документации
документация по передислокации
альтернативной работы нет - документы о приоритетах по инвалидности
бланк медицинского освидетельствования / письмо
измененная организация работы / план размещения

Продолжительность работы плюс 2 года, исходя из традиционной практики, за исключением:
до тех пор, пока сотрудник не достигнет возраста 80 лет (при условии, что с момента последнего административного действия прошло 2 года), когда ресурс относится, например, к заработной плате, пенсии, и был помещен в файл HR сотрудника на основе традиционной практики.

Управление постоянной занятостью (включая корректировку персонала)

Документирование решений или заключений по существу в отношении индивидуальных корректировок персонала , в том числе:
уведомления о преобразовании бизнеса
утвержденная документация по подходу к трансформации бизнеса
документ, удостоверяющий личность сотрудника
Официальное уведомление о трансформации бизнеса
запись о решении - (превышение требований, разумное предложение о работе (RJO) недоступно, принять переезд, принять RJO, не принять RJO)
данные о трансформации бизнеса
предложение услуг EAP
протокол решения - превышение требований, RJO отсутствует
протокол решения - пособие на образование и отпуск без сохранения заработной платы
опция не выбрана - информация о приоритетной регистрации
протокол решения - переходная поддержка
протокол решения - переходная поддержка и разделение
протокол решения - отдельный

Продолжительность работы плюс 2 года, исходя из традиционной практики, за исключением:
пока сотруднику не исполнится 80 лет, пока сотруднику не исполнится 80 лет (при условии, что с момента последнего административного действия прошло 2 года), когда ресурс относится, например, к заработной плате, пенсии, и был помещен в файл HR сотрудника на основании по традиционной практике.

Сноски

Сноска 1

К ним относятся: Закон о временном трудоустройстве, Положения о государственных услугах и правила найма, Политика управления руководителями, Система классификации и политика делегирования полномочий, Политика делегирования полномочий, Общая политика назначения, Политика срочного найма, Политика ставок заработной платы, компенсации. Политика оплаты труда для определенных категорий лиц, не являющихся руководителями, исключенные для старшего звена, Директивы политики EX Pay для программы управления эффективностью для исполнительной группы, политика удаленной работы, директива о лингвистической идентификации должностей или функций, директивы для программы управления эффективностью для руководителей Группа, Директива о корректировке кадров, Рекомендации по понижению в должности / увольнению из-за неудовлетворительной работы и Рекомендации по дисциплине.

Вернуться к сноске1referrer

Сноска 2

К ним относятся: Закон об официальных языках, Закон о равноправии в сфере занятости, Закон о трудовых отношениях на государственной службе, Закон о льготах при корректировке трудовых затрат, Закон о правах человека Канады, Закон о компенсации государственных служащих, Канадский Трудовой кодекс, Кодекс ценностей и этики для государственной службы, Закон о пенсиях на государственной службе. , Положение о кадровом трибунале государственной службы по коллективным договорам, Политика в отношении официальных языков для управления персоналом, Политика в отношении обязанности по размещению лиц с ограниченными возможностями на федеральной государственной службе.

Вернуться к footnote2referrer

Сноска 3

К ним относятся: Политика обучения, подготовки и развития, Директива об администрировании обязательного обучения, Директива об администрировании программы развития лидерства, Программа стажировок по менеджменту и Программа назначения карьеры. Другие политики, используемые при определении бизнес-процессов HRM, включают Политику в области охраны труда и техники безопасности и Политику признания.

Вернуться к сноске3referrer

Сноска 4

На момент написания этого инструмента эти информационные ресурсы находились в ведении конкретных ведомств Министерства национальной обороны и Королевской канадской конной полиции. См .: DND, 85/012, Национальный центр кадровой документации; LAC, 99/014, Федеральный архивный центр Оттавы, региональные операции: личные дела канадцев, которые служили во время Второй мировой войны, пережили войну и больше не проходили действительную службу в послевоенный период; RCMP 2000/030, Человеческие ресурсы (исторические файлы персонала).

Вернуться к footnote4referrer

Сноска 5

Секретарь Тайного совета. План действий по обновлению государственной службы на 2009-10 гг.

Вернуться к сноске5referrer

Сноска 6

Как утверждается на веб-сайте CHRBP, «все основные процессы и действия для достижения бизнес-целей и требований политики в каждой из семи областей управления человеческими ресурсами отображаются и документируются в рамках общего бизнес-процесса.”

Вернуться к сноске6referrer

Сноска 7
Учреждения

GC могут затем выбрать одно или все эти действия для решения своих индивидуальных бизнес-приоритетов. Согласно веб-сайту CHRBP, по состоянию на 7 июля 2011 г. 30 учреждений GC приняли CHRBP и находились в процессе выполнения работы в своих сферах деятельности.

Вернуться к сноске7referrer

Сноска 8

Для получения дополнительной информации о документации процесса Службы управления персоналом см. «Планирование человеческих ресурсов, работа, организационная структура и отчетность», февраль 2010 г.

Вернуться к сноске8referrer

Сноска 9

Планирование человеческих ресурсов, работа, организационная структура и отчетность CHRBP, февраль 2010 г.
Примечание: процесс классификации жалоб рассматривается в процессе управления рабочим местом, хотя результаты жалоб рассматриваются в рамках управления должностями и должностями.

Вернуться к сноске9referrer

Сноска 10

Планирование человеческих ресурсов, работа, организационная структура и отчетность CHRBP, февраль 2010 г.

Вернуться к сноске10referrer

Сноска 11

Планирование человеческих ресурсов, работа, организационная структура и отчетность CHRBP, февраль 2010 г.
Примечание. Запись и утверждение времени, отпуска и другие действия по планированию рабочей силы рассматриваются в процессе управления рабочим местом.

Вернуться к сноске

Сноска 12

Планирование человеческих ресурсов, работа, организационная структура и отчетность CHRBP, февраль 2010 г.

Вернуться к сноске12referrer

Сноска 13

Планирование человеческих ресурсов, работа, организационная структура и отчетность CHRBP, февраль 2010 г.
Примечание. Обработка окончательного платежа и ретроактивных платежей включена в процесс общей компенсации.

Вернуться к сноске13referrer

Сноска 14

Планирование человеческих ресурсов, работа, организационная структура и отчетность CHRBP, февраль 2010 г.