Как прописать должностную инструкцию: как составить и оформить

Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.

Дмитрий Сергеев

составлял должностные инструкции

Профиль автора

Когда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя. Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.

Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.

Что такое должностная инструкция

Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.

Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована.

Даже называться эти документы в различных организациях могут по-разному: должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует. Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями.

Ну и что? 16.02.17

Появился электронный справочник профессий

Для каких целей используется

Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.

В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.

Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.

Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.

Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.

Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.

Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.

А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:

1. Ее можно использовать в суде в качестве доказательства.
2. Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.
3. Проще обучать новичков. Можно просто распечатать инструкции и раздать вновь принятым. Если они что-то забудут, могут просто открыть и прочитать.
4. Если в компании есть должностные инструкции на весь штат работников, порядка в работе будет больше. Работники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно перечитать инструкцию.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Должностные инструкции или регламенты обязательно должны быть у госслужащих, например у работников федеральных министерств и ведомств, сотрудников местных муниципалитетов, военнослужащих и сотрудников полиции.

Для этих работников должностные инструкции и регламенты входят в перечень обязательных документов. Как их нужно составлять и что в них должно быть, указано в специальных ведомственных приказах.

Если человек работает в обычной организации, должностные инструкции необязательны. То есть нельзя наказать руководителя такой организации за то, что их нет, или заставить их составлять.

Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0

Как вести бизнес без штрафов

Зарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей

Кто разрабатывает

Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.

Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.

Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.

Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.

Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.

Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же. Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.

Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.

Самый лучший вариант — не поручать составлять инструкцию только одному человеку. Главное действующее лицо в процессе написания такой инструкции — это сам Василий Петрович. Он с руководителем согласовывает, чем именно будет заниматься слесарь, кадры проверяют текст на соответствие трудовому законодательству, юрист — на соответствие остальным законам.

Форма представления и как оформить в соответствии с гостом

Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.

Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.

Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.

Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:

Чаще всего виза работодателя проставляется в правом верхнем углу, хотя это требование не является обязательным

От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу.

А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.

Работник, как правило, ставит свою подпись в конце документа. Но это тоже необязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице. Логика при этом была такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение. Это обычная ситуация, когда нет доверия между работником и работодателем. Законом такой порядок не запрещен.

Ну и что? 24.10.18

Как устроиться на работу, чтобы потом ее не потерять. Советует Роструд

Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.

Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:

1. Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
2. Наименование документа.
3. Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
4. Дата составления документа.
5. Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.

Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.

Особенности должностной инструкции. В должностной инструкции можно прописать только те обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника. Но даже если у человека договор подряда, его тоже в некоторых случаях можно признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции.

Для работника это выгодно. Например, я вижу такие плюсы:

• все споры в этом случае решаются по трудовому кодексу;
• если он обратится в суд, ему не придется платить госпошлину;
• суд можно выбрать по месту своего жительства, а не по месту, где находится организация.

Изумительная история 05.04.17

Договоры с ИП могут признать трудовыми и доначислить налоги

Вот что является характерными признаками трудовых отношений:

1. Стороны достигли соглашения, что работник будет делать лично в интересах и под контролем работодателя.
2. Работодатель обеспечивает определенные условия труда.
3. Работник выполняет трудовые функции за плату.
4. Между работником и работодателем есть подчиненность.
5. Работник выполняет обязанности только по определенной специальности, квалификации или должности.

Изумительная история 10.11.17

Электрик заключил трудовой договор, но остался без прав и гарантий

Если должностной инструкции нет совсем, отношения не перестают быть трудовыми. Но если трудовой договор отсутствует или вместо него есть гражданско-правовой договор, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми.

Изумительная история 25.04.18

Договор на оказание услуг могут признать трудовым

Классификация

Существуют два вида должностных инструкций:

1. Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
2. Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.

Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.

Допустим, в условной организации работают два секретаря — Света и Наташа. У Светы главная обязанность — готовить ответы на запросы в разные ведомства. Поэтому в ее должностной инструкции подробно прописано, в какой срок она должна подготовить ответ, как она должна его отправить — электронным или заказным письмом — и в какое время она может уйти с работы на почту для отправки писем.

Ну и что? 19.06.17

Если не провести медосмотр для офисных работников, можно попасть на штраф

Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.

Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.

А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься. А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.

Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.

Содержание должностной инструкции

Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы. Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать. Обычно в ней встречаются следующие разделы.

Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации. Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.

Общие положения. В этом разделе можно указать:

• кто будет замещать работника, пока он находится в отпуске или на больничном;
• требования к профессиональной подготовке: уровень образования, квалификацию, стаж работы;
• чьи распоряжения и приказы работник должен выполнять, например подчиняться указаниям старшего мастера и заместителя директора по производству.

Что делать? 25.03.19

Нужно ли соблюдать дресс-код на работе?

Задачи, функции и обязанности. В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.

Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника. Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.

Права. Здесь имеются в виду права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как он взаимодействует с другими работниками.

Ответственность. Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.

Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно. Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.

Взаимодействие. В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.

Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Бывает ситуация, когда работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.

Порядок внесения изменений

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.

Если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора, работника нужно уведомить письменно о предстоящих изменениях не позднее, чем за два месяца. Обычно такая ситуация возникает при реорганизации, когда изменяются штатное расписание и наименования должностей. Или при изменении технологического процесса, например если предприятие выпускало двери, а теперь перепрофилируется на бумажные конверты.

ст. 57, 74 ТК РФ

Но чаще бывает другая ситуация — когда структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и набережную подметать. Или этого дворника в той же организации перевели в другое подразделение, а суть его работы не изменилась. В этом случае уведомлять его за два месяца не нужно, можно просто дополнить его инструкции и ознакомить с ними работника.

ст. 72, 72.1 ТК РФ

Изменить должностную инструкцию можно следующими способами:

1. Издать приказ или распоряжение об исключении или включении пунктов, изменении текста части инструкции. При этом работника нужно ознакомить с приказом под подпись. В этом случае копия такого приказа приобщается к самой должностной инструкции. Подпись работника в этом случае означает, что изменения ему известны.
2. Подготовить должностную инструкцию в новой редакции — с указанием даты начала ее действия. В этом случае работник также должен в ней расписаться.

Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»

Распространенные ошибки

Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.

Один из моих бывших руководителей, когда ему приносили на утверждение инструкцию, почти никогда ее не читал. Зато любил считать в ней листы и количество пунктов. Логика у него была такая: вот у Иванова инструкция на 15 листах — сразу видно, работяга! А у Петрова — на трех, значит, он лентяй и мало будет работать.

Подчиненные начали увеличивать объем — вписывали общие и незначащие ничего фразы. Например, «осуществлять мониторинг обстановки», «контролировать ситуацию в целом и в частности».

А в одной из организаций руководство перед проверкой дало прямое указание подчиненным: увеличьте объем инструкции, чтобы проверяющий не назвал нас бездельниками. Указание выполнили, объем увеличили, но проверяющий этого не понял и спросил: «Что за ерунда у вас в должностных инструкциях? Тут же одна вода!» Пришлось переделывать как было.

Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.

Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Даже если право на отдых вообще не упомянуть в должностной инструкции, это не значит, что человек обязан работать без выходных и отпусков. Трудовой кодекс приоритетнее: даже если права на отдых в инструкции нет, отпуск работнику предоставлять обязаны. Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, что он имеет право на отдых в соответствии с трудовым кодексом и что за нарушения его можно привлечь к ответственности. Но ни один из этих пунктов на самом деле не регулируется должностной инструкцией.

Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.

Фразы, которые часто используются в должностных инструкциях: перевод с канцелярита на человеческий

Канцелярит	Перевод на человеческий
Обеспечить высокий уровень работы…	Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор
Регулярно проводить проверки…	Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника
Наметить увеличение…	Производить не менее 300 письменных столов в месяц
Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков…	По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц
Проводить линию на увеличение производительности…	Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность
Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер…	Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать

Канцелярит

Обеспечить высокий уровень работы…

Перевод на человеческий

Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор

Канцелярит

Регулярно проводить проверки…

Перевод на человеческий

Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника

Канцелярит

Наметить увеличение…

Перевод на человеческий

Производить не менее 300 письменных столов в месяц

Канцелярит

Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков…

Перевод на человеческий

По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц

Канцелярит

Проводить линию на увеличение производительности…

Перевод на человеческий

Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность

Канцелярит

Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер…

Перевод на человеческий

Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать

Хорошая должностная инструкция всегда отвечает на вопрос, что делает человек. Пример хороших формулировок: сажает деревья, копает ямы, соблюдает технику безопасности, ведет учет на производстве. Если все-таки хотите написать про контроль, укажите, как именно будет проводиться контроль. Например, можно обязать сотрудника чаще выезжать с проверками в подчиненное подразделение и разработать график выездов. Чтобы что-то ускорить, напишите, какие мероприятия нужны. Например, нанять дополнительных сотрудников, разработать новый процесс.

Вот пример формальной подготовки должностной инструкции руководителя учебного заведения. Написана она таким образом, что и работник, и работодатель могут толковать ее по-своему.

Нюансы подготовки

У ИП. Предприниматель — сам себе руководитель. Составлять для самого себя инструкции нет смысла. ИП может сам определять объем работы, внутренние документы ему не нужны — наказать самого себя за неисполнение он все равно не сможет.

При совмещении должностей. Если работник выполняет обязанности другого человека, составлять новую должностную инструкцию для него не требуется. А вот ознакомить под подпись с инструкцией того, кого он замещает, обязательно.

Например, кассир замещает бухгалтера во время его отпуска или больничного, заместитель выполняет работу директора во время командировки. За это им устанавливают доплату. Но и ответственность повышается — человек отвечает за работу не только по своей должности, но и по той, что он совмещает.

Отпуска и больничные — это не стихийное бедствие, которое случается внезапно, когда к нему никто не готов. Поэтому опытные кадровики и руководители предусматривают замещение заранее. Сделать это легко — достаточно прописать в должностной инструкции человека формулировку «На период отпуска, больничного, командировки или отсутствия по другой причине директора его обязанности возлагаются на старшего менеджера Петрова». Петров при этом расписывается в должностной инструкции Иванова заранее — так можно.

Хранение

Как правило, подписанный экземпляр должностной инструкции хранится у работодателя — в кадровом подразделении или в подразделении делопроизводства. Работодатель имеет право самостоятельно определять место хранения — никаких ограничений для этого не установлено.

Один экземпляр должностной инструкции может выдаваться работнику на руки, в этом случае место ее хранения работник определяет самостоятельно.

Срок хранения должностных инструкций — не менее трех лет после замены новыми или после увольнения работника.

Образцы должностных инструкций

Готовые образцы должностных инструкций можно скачать в правовых системах «Гарант» или «Консультант-плюс». Но не всегда это оптимальное решение.

Правовые базы и поисковики знают все, но как организована работа на конкретном предприятии — не имеют ни малейшего понятия. Поэтому чтобы составить грамотную должностную инструкцию, часто достаточно просто посмотреть со стороны, чем занимается работник в течение дня и что он делает.

Запомнить

1. Должностная инструкция не является обязательным документом.
2. Грамотно составленная должностная инструкция может помочь и работнику, и работодателю.
3. Не стоит переписывать в должностную инструкцию все нормы из кодексов и законов.
4. Избегайте в инструкции общих фраз и выражений.

Должностная инструкция в двух экземплярах

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Должностная инструкция в двух экземплярах (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Должностная инструкция в двух экземплярах Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 72 “Изменение определенных сторонами условий трудового договора” Трудового кодекса РФ
(В.Н. Трофимов)Суд разъяснил, что должностная инструкция не является соглашением между работодателем и работником. Если она является приложением к трудовому договору, то составляется в двух экземплярах – по экземпляру для каждой из сторон, подписывающих договор. Трудовой договор и должностная инструкция оформляются единым документом. Если должностной инструкцией определены другие, расширенные обязанности по должности, то фактически происходит изменение условий трудового договора, которое согласно ст. 72 ТК РФ должно оформляться дополнительным соглашением. Поскольку должностная инструкция не является приложением к трудовому договору, работник не обязан выполнять функции, не предусмотренные трудовым договором или соглашением к нему.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Должностная инструкция в двух экземплярах Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Организационно-правовые аспекты проведения специальной оценки условий труда сотрудников службы лучевой диагностики в Российской Федерации
(Платонова Н.И., Шахабов И.В., Смышляев А.В., Кузнецов Д.В.)
(“Медицинское право”, 2020, N 4)При проведении оценки крайне важно соблюдение всех требований и рекомендаций законодательства. Эксперту, проводящему СОУТ, рекомендуется представлять два экземпляра копий должностных инструкций, журналов учета работы во вредных условиях труда, информационных писем за подписью работников или руководителей. При этом на одном экземпляре необходимо требовать подпись эксперта в получении указанных документов и оставлять этот экземпляр у медицинского работника, на рабочем месте которого проводится СОУТ. До начала СОУТ необходимо подписать у членов комиссии по проведению СОУТ документ о наличии классов патогенных организмов на рабочих местах или подписать этот документ у эпидемиолога и руководителя в двух экземплярах. На одном из этих экземпляров необходимо поставить подпись эксперта о принятии второго экземпляра. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам. Как принять на работуЕсли должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она составляется в двух экземплярах – по экземпляру для каждой из сторон, подписывающих договор. Трудовой договор и должностная инструкция оформляются единым документом, т.е. все листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью должностного лица. Данная процедура поможет избежать разногласий по вопросу ознакомления работника с трудовым договором и приложением к нему.

Нормативные акты: Должностная инструкция в двух экземплярах

Составляем должностную инструкцию

Введение должностных инструкций не является обязанностью коммерческих организаций. Однако их составление может облегчить жизнь работодателей. Инструкция позволит работодателю обоснованно отказать в приеме на работу новому сотруднику, временно перевести его на другую работу или грамотно разграничить трудовые функции между работниками. Если этот документ будет правильно составлен, шансы на то, что работник оспорит решение руководителя, основанное на должностной инструкции, в суде, практически равны нулю.

Необходимость должностной инструкции для работодателя

Что такое должностная инструкция? Интересно, что в Трудовом кодексе упоминания о ней не содержится. Тем не менее указанный документ является основополагающим во взаимоотношениях между работником и работодателем. Ведь в должностной инструкции содержатся не только квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, но трудовые права и обязанности сотрудника, а также его ответственность за те или иные действия.

Если должностной инструкции нет, то работодатель в отношениях ­с работником оказывается в проигрышном положении. Так, он не сможет:

• осуществить обоснованный отказ в приеме на работу;
• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• грамотно выстроить отношения подчиненности между сотрудниками;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции и т.д.

Любое действие работодателя, которое вызовет негативную реакцию у работника, при отсутствии инструкции может быть оспорено, причем успешно, в суде.

Бывает и так, что должностная инструкция является аргументом в споре с налоговыми органами. Например, подтверждением экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи считается необходимость работника использовать сотовый телефон в служебных целях в соответствии с установленными в должностной инструкции ­обязанностями (письмо Минфина от 05. 06.2008 г. № 03-03-06/1/350).

Судебно-арбитражная практика

Налоговые органы посчитали, что неприменение юридическим лицом контрольно-кассовой техники вследствие ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей работника организации не является обстоятельством, освобождающим это юридическое лицо от ответственности, установленной статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях.

Суд не согласился с этим утверждением. Дело в том, что юридическое лицо признается виновным, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению (п. 2 ст. 2.1 КоАП РФ). Поэтому, если в торговой точке имелась зарегистрированная кассовая машина и должностная инструкция продавца-кассира, с которой последний был ознакомлен, то этого достаточно, чтобы считать, что организация приняла все зависящие от нее меры по соблюдению требований законодательства о применении ККТ (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21. 02.2008 г. № А29-6203/2007 и определение Высшего Арбитражного Суда от 24.06.2008 г. № 7557/08). Аналогичная судебная практика существует и по индивидуальным предпринимателям (постановление ВАС от 22.05.2007 г. № 16234/06).

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства. Тем не менее данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0).

Разрабатываем должностную инструкцию

В настоящее время порядок составления инструкции законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и в дальнейшем корректировать (письмо Роструда от 31.10.2007 г. № 4412-6). На практике должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Кстати, Роструд считает, что должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в т. ч. и вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0). При этом основой для разработки инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.

Обычно в должностной инструкции прописывают следующие данные: задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника. Наиболее оптимальным будет совместная разработка инструкции специалистом отдела кадров с руководителем подразделения, где работает сотрудник. С одной стороны, непосредственный руководитель не пропустит никаких важных положений, которые должны быть зафиксированы в должностной инструкции своего подчиненного, а с другой, специалист отдела кадров поможет остаться в законных рамках.

Как правило, должностная инструкция составляется в трех экземплярах – по одному для работника, работодателя и руководителя подразделения.

Часто возникает вопрос о составлении должностной инструкции на директора организации. Так вот, на директора должностная инструкция не разрабатывается. Дело в том, что все его права и обязанности уже прописаны в законодательстве и в учредительных документах общества. А вот ­должностная инструкция на директора филиала необходима (см. Пример 1).

Пример 1

Вносим изменения

В процессе работы должностная инструкция может подвергаться различным корректировкам. Обычно это связано с изменением обязательных условий трудового договора. При этом придется заблаговременно уведомить работника обо всех предстоящих поправках. Дело в том, что изменения в должностную инструкцию вносятся только после того, как сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений на новых условиях.

В ситуации, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору, все исправления проводят путем подготовки ­дополнительного соглашения.

Если же инструкция была утверждена как отдельный документ и внесение в нее изменений не влечет корректировки трудового договора, то удобнее всего утвердить совершенно новую должностную инструкцию (письмо Роструда РФ от 31.10.2007 г. № 4412-6).

Увольняем в связи с несоответствием должности

Трудовой кодекс предусматривает в качестве одного из оснований прекращения трудового договора по инициативе работодателя несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ст. 81 ТК РФ). При этом требования к квалификации работников определяются должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливаются наименованием должностей (письмо Роструда России от 30.04.2008 г. № 1028-с).

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик может определять только аттестационная комиссия. Для этого в организации должен быть разработан соответствующий порядок проведения аттестации.

Отметим, что увольнение по указанному основанию допускается, только если невозможно перевести сотрудника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу.

Как обосновать отказ в приеме на работу с помощью должностной инструкции

Несмотря на то что для работодателя заключение трудового договора с конкретным лицом, который ищет работу, является правом, а не его обязанностью, законодательством запрещен необоснованный отказ в заключении трудового договора (п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 г. № 2, далее – постановление).

Напоминаем, что не допускается отказ в приеме на работу, связанный с полом, расой, цветом кожи, национальностью, языком, происхождением, возрастом, местом жительства, беременностью, наличием детей, а также другими обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами ­работника (ст. 64 ТК РФ).

В свою очередь обоснованный отказ – это несоответствие лица требуемым деловым качествам. Верховный Суд в пункте 10 Постановления разъяснил, что под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).

Самое сложное заключается в том, что по требованию претендента на работу работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Причем впоследствии отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суде. Вот здесь нам и пригодится должностная инструкция работника. Дело в том, что практически всегда можно сказать, что у претендента недостаточно опыта работы именно в этой отрасли либо образование не соответствует требованиям. Кроме того, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность, и иные требования, которые необходимы ему в силу специфики той или иной работы. Главное, чтобы все качества будущего ­сотрудника были прописаны в должностной инструкции.

Глоссарий. Должностная инструкция

Должностная инструкция — формализованный документ, в котором закрепляются обязанности сотрудника, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и взаимоотношений.

Персональные должностные инструкции, наряду с положениями о структурных подразделениях и регламентами выполнения рабочих операций, входят в комплекс корпоративных нормативных документов, определяющих деятельность предприятия в целом, его подразделений и отдельных сотрудников.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Разработка должностных инструкций осуществляется в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности.

Разработка должностных инструкций: как составлять должностные инструкции

Учитывая, что законодательство РФ не определяет должностные инструкции в части их содержания, эти документы составляются руководством предприятия добровольно, с целью улучшения деятельности предприятия. В то же время инструкция должна быть полезна и работнику, облегчая его деятельность и взаимоотношения с другими субъектами деятельности. Третье основное применение должностной инструкции — в отделе кадров, для выявления соответствия работника или кандидата конкретной должности и выработки соответствующих кадровых решений.

Должностная инструкция должна указывать работнику, что он должен делать и уметь. В то же время, этот документ должен однозначно указать руководителю — кто виноват в том, что необходимый результат не был достигнут.

Конкретные требования могут и должны быть содержанием инструкции. «Такое-то количество за такое-то время» — пример правильного предложения. «Стремиться к повышению чего-нибудь» — пример неправильного. Все, что описывает инструкция, должно быть измеримым и контролируемым.

Краткость и исключение ненужной детализации обеспечат не только прочтение инструкции работником, но и позволят ему проявить полезную инициативу. Так, текст «…взять отвертку в правую руку, шуруп в левую. ..» проигрывает краткому «завернуть шуруп» — ведь работник может быть левшой или, например, использовать шуруповерт.

Должностные инструкции должны содержать цели тех процессов, которые исполняются работниками. Работники, понимающие общую цель, выполняют свои задачи более эффективно. Цели должны соответствовать стратегическим целям предприятия, в идеальном случае соответствовать указанным в стратегической карте.

Задачи — одна из важнейших частей должностной инструкции. Эта часть документа должна быть максимально конкретной. Задачи должны быть достижимыми, измеримыми и контролируемыми. Четко определенные штуки, рубли, метры, килограммы — за не менее четко назначенные единицы времени. Формы отчетности и контроля. Задачи должны соответствовать целям

Стиль. Должностная инструкция пишется в едином стиле. Она должна быть максимально простой и понятной, исключать различные толкования.

Должностные инструкции должны быть полными и исчерпывающими. После ее написания вы сможете потребовать только то, что в ней написано. С другой стороны, вы должны быть уверены в том, что все необходимые в деятельности задачи и функции попали в инструкции, что нет функций, которые возложены на разных людей, равно как и функций, не возложенных ни на кого. Опираясь на положения о подразделениях и регламенты выполнения рабочих операций, можно обеспечить это строгое соответствие, а специализированное ПО поможет сделать это быстро и уверенно.

Нештатные ситуации. Предусмотреть абсолютно все — невозможно. Должностная инструкция должна четко разграничивать нештатные ситуации на те, которые работник должен урегулировать самостоятельно и те, которые требуют доклада вышестоящему руководителю.

Должностная Инструкция — построение в Business Studio

Должностная инструкция в Business Studio строится на основании уже введенной и выработанной информации — модели бизнес-процессов, организационной структуры, а также шаблона инструкции, в котором находятся общие для предприятия слова, понятия и описания. Важно, что Business Studio позволяет полностью автоматически формировать должностные инструкции. Подробнее о формировании и разработке должностных инструкций — в методике «Проектирование системы управления».

Шаблон стандартной должностной инструкции СМК ИСО

Апрель 2005г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Деловая игра на основе имитации процесса в Business Studio

Business Studio 4.0: новое пространство бизнес-моделирования

Методика оптимизации бизнес-процессов банка (финансовой организации)

Процедура БП

3.1.3. Должностная инструкция. Секретарское дело

3.1.3. Должностная инструкция

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, что, в свою очередь, позволяет нам обозначить основную функцию данного документа как регламентирующую, или организационно-нормативную.

Работники предприятия обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, а в случае нарушения их положений – нести за это ответственность, предусмотренную законодательством и иными нормативными (нормативно-правовыми) актами, а также локальными актами предприятия.

Вспомогательное функциональное назначение должностной инструкции заключается, во-первых, в обучении вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности (рабочие места) (обучающая, или тренинговая, функция). Во-вторых, должностная инструкция, как правило, используется на этапе отбора персонала в качестве одного из документов проверки имеющихся у соискателей (кандидатов на должность) знаний (контрольная функция). Наконец, в-третьих, имеющиеся в распоряжении предприятия должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения (например, при изменении содержания работы того или иного должностного лица), а также для разработки новых должностных инструкций, в том числе для работников предприятия, занимающих должности с совмещенными полномочиями (информационно-методическая функция).

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.

Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих «руководители» (организаций, структурных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положениях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».

Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) могут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.

Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения. Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то же – регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте.

Должностные инструкции, как и остальные организационные документы, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются) один раз в 3–5 лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при их отсутствии – тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др.

Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.

Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель.

Пример должностной инструкции

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель «ЗАО Бизнесконсалт»

_____________ (_А.П.Игнатьев___)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря руководителя

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя «ЗАО „Бизнесконсалт“ (далее – „Общество“).

1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Общества.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно Генеральному директору Общества.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на Гусеву И.Г – специалиста отдела автоматизации.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

2.1. Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Копирует документы на персональном ксероксе.

3. ПРАВА.

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности секретаря руководителя.

3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию секретаря руководителя.

3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

Секретарь руководителя несет ответственность за:

4. 1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.

4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.

4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Генерального директора Общества.

4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ.

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в т. ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ.

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ____________/_А. С. Кабушкина_/

(подпись)

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Должностная инструкция работника — обязательный документ?

Трудоустройство работника в любой организации сопровождается рядом обязательных процедур, которые предписаны работодателю Трудовым законодательством Российской Федерации: издание приказа и заключение трудового договора, ознакомление работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

При этом в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, однако важность этого документа подчёркнута в письме Роструда от 31. 10.2007 № 4412–6, в котором указывается, что должностная инструкция является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

pen

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Поскольку от наших читателей портала поступают разные вопросы, связанные с трудовыми отношениями, в том числе и по кругу выполняемых должностных обязанностей, постараемся ответить на самые «острые» вопросы.

1. Может ли работодатель в одностороннем порядке изменять должностные обязанности работников и вносить изменения в должностную инструкцию?

Трудовым законодательством не установлен порядок введения, разработки, изменения и утверждения должностных инструкций. При этом должностная инструкция может быть как приложением к трудовому договору, так и утверждаться самостоятельным документом. Трудовое законодательство устанавливает, что любое изменение условий трудового договора должно производиться по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). Соответственно, если должностная инструкция является приложением к договору, то есть его неотъемлемой частью, то ее изменение должно быть в любом случае согласовано с работником. Если же должностная инструкция является самостоятельным актом, то внесение в нее изменений может производиться без согласия работника. Как правило, должностная инструкция в образовательных организациях является отдельным документом. В трудовых договорах с работниками об этом документе нет упоминания.

?

При этом не нужно путать понятия «трудовая функция» и «трудовые обязанности». В силу ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации. Трудовые обязанности определяются конкретным видом работ. В условиях регулярных изменений в действующем законодательстве (в том числе и в сфере образования, например, переход на ФГОС второго поколения, внедрение электронных форм учёта текущей успеваемости обучающихся и т. д.) у работодателя возникает необходимость включить новые обязанности, которые ранее не были учтены в должностной инструкции, не меняющие при этом должность, профессию, квалификацию, специальность работника, т. е. трудовая функция работника не изменена, а дополнение и изменение должностных обязанностей в рамках специальности и квалификации не расценивается как изменение трудовой функции.

Таким образом, работодатель вправе вносить изменения в должностную инструкцию работника, если того требуют изменяющиеся условия работы (новые образовательные технологии, стандарты, средства обучения и т. д.). Бойкотировать данные изменения и высказывать своё личное несогласие — дело добровольное, но вас могут привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение трудовых обязанностей.

Возможность работодателю вносить изменения в трудовые обязанности работника в одностороннем порядке отражена в приказе Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 № 761н «Об утверждении единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования». В разделе I «Общие положения» в пунктах 5, 6 и 7 указано:

— при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-педагогических условиях (например, каникулярный период, не совпадающий с отпуском работников, отмена для обучающихся, воспитанников учебных занятий, изменение режима образовательного процесса по санитарно-эпидемиологическим, климатическим и иным основаниям и т. п.), а также установление требований к необходимой специальной подготовке работников;

— в целях совершенствования организации и повышения эффективности труда работников учреждения возможно расширение круга их обязанностей по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях без изменения должностного наименования работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности и квалификации;

— при разработке должностных инструкций по должностям работников, относящимся к общеотраслевым должностям служащих, а также по должностям работников, свойственным другим видам экономической деятельности (медицинские работники, работники культуры: художественные руководители, дирижеры, режиссеры, балетмейстеры, хормейстеры, работники библиотек и др.), применяются квалификационные характеристики, предусмотренные для соответствующих должностей служащих с уточнением перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-педагогических условиях.

2. Должностная инструкция составлена без учёта требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Можно ли признать такой документ недействительным?

Отвечая на данный вопрос, рассмотрим пример из судебной практики. Пример. Решение Ленинского районного суда г. Ульяновска от 22.11.2010 по делу N 2–6226/10.

Истица обратилась в суд с иском к ООО «XXX». Свои требования мотивировала тем, что работает в ООО «XXX» в должности ведущего юрисконсульта юридического отдела. В 2010 г. между ней и ответчиком возник трудовой спор по вопросу применения к ней дисциплинарного взыскания. Решением Ленинского районного суда г. Ульяновска был признан незаконным и подлежащим отмене приказ о применении к истцу дисциплинарного взыскания в виде замечания. В ходе подготовки дела к судебному разбирательству ответчик предоставил ей документы, среди которых была «должностная инструкция ведущего юрисконсульта» от… Ранее должностная инструкция ей не выдавалась. Данный документ обладает явными признаками фальсификации. Должностная инструкция является официальным документом, должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30–2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Оспариваемая должностная инструкция не может быть признана действующей по следующим основаниям: в ней отсутствует заверение печатью работодателя, инструкция не пронумерована, не прошнурована, отсутствует печать отдела кадров и подпись ответственного лица, нумеровавшего и шнуровавшего ее, отсутствует регистрационный номер, необходимый для учета, отсутствует согласование с руководителем кадровой службы, второй экземпляр должностной инструкции не вручен работнику под роспись, собственноручная подпись истца в ознакомлении с указанной инструкцией отсутствует. Имеющаяся от имени истицы подпись в ознакомлении произведена не истицей. Ответчик использовал фальсифицированный документ при рассмотрении трудового спора в суде и Государственной инспекции труда, что является преступлением. Своими действиями ответчик причинил ей моральный вред. Просила суд признать должностную инструкцию ведущего юрисконсульта недействительной. В судебном заседании истец на иске настаивала. Представитель ответчика исковые требования не признал. Пояснил, что оспариваемая должностная инструкция является унифицированной формой, по своему содержанию повторяет положения должностной инструкции юрисконсульта, имеющейся в Квалификационном справочнике должностей. Кроме того, должностная инструкция ведущего юрисконсульта от… в полном объеме повторяет содержание должностной инструкции ведущего юрисконсульта от 2007 г., с которой истец была ознакомлена под роспись. При рассмотрении трудового спора в суде истцу и в суд по запросу была представлена последняя действующая должностная инструкция ведущего юрисконсульта. Кем была подписана инструкция, установить не представляется возможным, поскольку в юридическом отделе работают 3 ведущих юрисконсульта, инструкция была передана в отдел для ознакомления и подписания, после чего с подписями работников была сдана в отдел кадров. Просил в иске отказать.

Суд приходит к следующему. ТК РФ не содержит норм, предусматривающих обязанность работодателя по составлению и ведению должностных инструкций. Законодателем не установлено запретов на создание дополнительных документов по кадровому учету при условии соответствия содержащихся в них положений нормам действующего трудового законодательства. Поэтому работодатель может разработать и применять любой удобный для него локальный акт в сфере труда. Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, не регламентирована законодателем.

Должностная инструкция в виде отдельного документа является локальным нормативным актом и не является соглашением между работодателем и работником. Утверждается этот документ работодателем, т. е. руководитель ставит в графе «Утверждаю» свою подпись, дату утверждения. Документ заверяется печатью предприятия, хотя это и не является обязательным требованием.

Как следует из Письма Федеральной службы по труду и занятости от 31. 10.2007 № 4412–6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников», носящего рекомендательный характер, порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

Несоответствие оспариваемой должностной инструкции ГОСТ Р 6.30–2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенному в действие Постановлением Госстандарта России от 03. 03.2003 № 65-ст, лишь по формальным основаниям (отсутствие печати работодателя, отсутствие нумерации и шнурования, отсутствие печати отдела кадров и подписи ответственного лица, регистрационного номера, согласования с руководителем кадровой службы, собственноручной подписи истца в ознакомлении с указанной инструкцией) не может повлечь признание ее недействительной и, по мнению суда, не нарушает трудовых прав истца. Каких-либо препятствий в ознакомлении истца с инструкцией и ее подписании в настоящее время не имеется. На готовность подписать инструкцию в существующем виде истец указала в ходе судебного разбирательства. Таким образом, в ходе судебного разбирательства судом не установлено обстоятельств, являющихся основанием для удовлетворения исковых требований о признании должностной инструкции недействительной. В иске отказано.

В заключении отметим, что для работодателя, особенно в образовательной организации, где отдельной кадровой службы (как привило) нет, важно помнить:

1. Должностную инструкцию для работников всё же лучше иметь в наличии и оформить отдельным документом от трудового договора (вносить постоянные изменения в трудовой договор гораздо сложнее, чем в должностную инструкцию, а перечислить исчерпывающе все виды выполняемых работ в трудовом договоре крайне тяжело).

2. Знакомить с её содержанием под личную подпись работника.

3. Своевременно вносить в неё все изменения, связанные с трудовыми обязанностями.

При подготовке публикации использовались материалы системы «КонсультантПлюс».

Как разработать описание должности

Описание должности – это полезный простой инструмент, который объясняет задачи, обязанности, функции и обязанности должности. В нем подробно указано, кто выполняет конкретный вид работы, как эта работа должна быть завершена, а также частота и цель работы, поскольку она связана с миссией и целями организации. Описания должностей используются по разным причинам, например, для определения уровня заработной платы, проведения обзоров производительности, уточнения миссий, установления титулов и классов оплаты, а также создания разумных средств контроля за приспособлением, а также в качестве инструмента для приема на работу. Должностные инструкции полезны при планировании карьеры, предлагая учебные упражнения и устанавливая юридические требования для соответствия требованиям. Описание должности дает сотруднику ясный и краткий ресурс, который можно использовать в качестве руководства для выполнения работы. Точно так же руководитель может использовать описание должности в качестве инструмента измерения, чтобы убедиться, что сотрудник соответствует ожиданиям от должности.

Шаг 1. Выполните анализ задания

Этот процесс сбора, изучения и интерпретации данных о задачах задания предоставит точную информацию о задании, чтобы организация могла выполнять свою работу эффективно.Выполнение анализа работы включает следующие шаги:

• Опрос сотрудников, чтобы точно узнать, какие задачи выполняются.
• Наблюдение за выполнением задач.
• Заполнение сотрудниками анкет или рабочих листов.
• Сбор данных о вакансиях из других ресурсов, таких как обзоры заработной платы и Справочник по перспективам занятости.

Результаты должны быть задокументированы и проверены сотрудником, который в настоящее время занимает должность, и его или ее руководителем на предмет любых изменений, касающихся знаний, навыков, способностей, физических характеристик, факторов окружающей среды и полномочий / опыта должности:

• Знание – понимание совокупности информации, полученной путем опыта или изучения.
• Навык – наблюдаемая в настоящее время компетенция для выполнения усвоенной деятельности.
• Способность – способность выполнять наблюдаемое поведение или поведение, которое приводит к наблюдаемому продукту.
• Физические характеристики – физические характеристики, которые сотрудник должен иметь для выполнения своих должностных обязанностей с разумными приспособлениями или без них.
• Факторы окружающей среды – условия труда (внутри или вне офиса).
• Полномочия / опыт – минимальный уровень образования, опыта и сертификатов, приемлемый для должности.

Шаг 2: Определение основных функций

После того, как стандарт производительности для конкретной работы определен, необходимо определить основные функции должности. Это обеспечит лучшую возможность для оценки запросов на проживание в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA). Определение основных функций включает следующие шаги:

• Убедитесь, что задачи, входящие в рабочую функцию, действительно необходимы или являются требованием для выполнения работы.
• Определите частоту, с которой выполняется задача, или сколько времени тратится на выполнение задачи.
• Определите последствия невыполнения функции, а также то, может ли это нанести ущерб деятельности работодателя или привести к серьезным последствиям.
• Определите, можно ли переделать задачи или выполнить их другим способом.
• Определите, можно ли переназначить задачи другому сотруднику.

После определения основных функций работодатель может определить, являются ли функции важными или второстепенными. Использование термина «основная функция» должно быть частью должностной инструкции, и в нем должно быть четко указано, как человек должен выполнять эту работу. Это послужит руководством в будущем относительно того, можно ли выполнять работу с жилым помещением или без него.

Шаг 3. Упорядочивайте данные в сжатой форме

Структура должностной инструкции может варьироваться от компании к компании; однако все описания должностных обязанностей в организации должны быть стандартизированы, чтобы иметь одинаковый внешний вид.

Необходимо включить следующие темы:

• Должность – название должности.
  
• Классификация – освобождение или отсутствие освобождения в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA).
  
• Класс / уровень / семья / диапазон заработной платы – уровни вознаграждения, группы или диапазоны оплаты, в которые помещаются рабочие места одинаковой или аналогичной ценности, включая минимальные и максимальные диапазоны оплаты.
• Подотчетен на – название должности, которой подчиняется данное задание.
  
• Дата – дата написания или последней проверки должностной инструкции.
• Резюме / цель – краткое изложение и общие цели работы.
• Основные функции —существенные функции, включая то, как человек должен их выполнять, и частоту, с которой выполняются задачи; задачи должны быть частью служебной функции и действительно необходимы или требуются для выполнения работы.
• Компетенция – знания, навыки и способности.
• Обязанности надзора – прямые отчеты, если таковые имеются, и уровень надзора.
• Рабочая среда – рабочая среда; температура, уровень шума внутри или снаружи или другие факторы, которые могут повлиять на условия труда человека при выполнении работы.
• Физические требования – физические требования к работе, включая сгибание, сидение, подъем и вождение.
• Тип должности и ожидаемые часы работы – полный или неполный рабочий день, стандартные часы работы и смены, дни недели и ожидаемая сверхурочная работа.
• Путешествие – процентное время в пути, ожидаемое для позиции, где это путешествие происходит, например, локально или в определенных странах или штатах, а также то, будет ли это путешествие ночью.
• Требуемое образование и опыт – образование и опыт, основанные на требованиях, связанных с работой и соответствующих потребностям бизнеса.
• Предпочтительное образование и опыт – предпочтительное образование и опыт, основанные на требованиях, связанных с работой и соответствующих потребностям бизнеса.
• Дополнительные квалификационные требования – дополнительные требования, такие как сертификаты, отраслевой опыт и опыт работы с определенным оборудованием.
• Заявление о плане позитивных действий / равных возможностях трудоустройства (AAP / EEO) – положение (я), в котором излагаются требования и практика федерального подрядчика и / или заявление о равных возможностях для работодателя.
• Прочие обязанности – заявление об отказе от ответственности, см. Шаг 4.

Шаг 4: Добавьте заявление об отказе от ответственности

Рекомендуется добавить заявление, указывающее, что описание должности не предназначено для охвата или включения исчерпывающего перечень видов деятельности, обязанностей или ответственности, которые требуются от работника.Обязанности, ответственность и действия могут измениться или новые могут быть назначены в любое время с уведомлением или без него.

Шаг 5: Добавьте строки подписи

Подписи являются важной частью проверки описания должности. Они показывают, что должностная инструкция была утверждена и что сотрудник понимает требования, основные функции и обязанности должности. Подписи должны включать подписи руководителя и сотрудника.

Шаг 6: Завершить

Черновик описания должностных обязанностей должен быть представлен высшему руководству и руководителю должности для рассмотрения и утверждения.Черновик дает возможность просмотреть, добавить или убрать любые детали до утверждения окончательного описания должности.

Окончательные описания должностных обязанностей должны храниться в надежном месте, а копии должны использоваться для объявлений о вакансиях, собеседований, запросов на размещение, обзоров компенсации и служебной аттестации. Работодатели также могут разместить их в своей внутренней сети.

Как написать анализ и описание работы

Убедитесь, что вы знаете, что вы ищете в сотруднике, прежде чем начинать искать.Используйте эти рекомендации, чтобы помочь.

Мнения, высказанные предпринимателем, участников являются их собственными.

Сотрудники, которых вы нанимаете, могут сделать или разрушить ваш бизнес. Хотя у вас может возникнуть соблазн нанять первого человека, который войдет в дверь – «просто чтобы покончить с этим», – это может стать фатальной ошибкой. Небольшая компания не может позволить себе возить мертвую древесину своим персоналом; Так что начните с умного, найдя время, чтобы выяснить свои кадровые потребности, прежде чем вы даже начнете искать кандидатов на работу.

Анализ вакансий
Начните с понимания требований выполняемой работы. Какая личность, опыт и образование необходимы? Чтобы определить эти атрибуты, сядьте и выполните анализ работы, охватывающий следующие области:

• Умственные / физические задачи (от оценки, планирования и управления до очистки, подъема и сварки)
• Как будет выполняться работа (используемые методы и оборудование)
• Причина существования вакансии (включая объяснение целей работы и их соотношения с другими должностями в компании)
• Необходимая квалификация (подготовка, знания, навыки и личностные качества)

Если у вас возникли проблемы, хороший способ получить информацию для анализа работы – поговорить с сотрудниками и руководителями других компаний, занимающих аналогичные должности.

Описание работы и спецификация
Используйте анализ вакансий, чтобы написать описание должности и спецификацию должности. Опираясь на эти концепции, вы затем можете создать свои материалы для найма, например, рубричное объявление.

Описание должности – это, по сути, краткое описание того, как работа подходит для компании. Он должен в общих чертах указывать на цели, обязанности и обязанности работы. Во-первых, запишите название должности и того, кому этот человек будет подчиняться. затем составьте описание работы или краткое изложение, описывающее основные и второстепенные обязанности должности.Наконец, определите, как эта работа соотносится с другими должностями в компании. Какие из них подчинены, а какие обладают равной ответственностью и властью?

Для компании, состоящей из одного человека, которая нанимает своего первого сотрудника, эти шаги могут показаться ненужными, но помните, что вы закладываете основы кадровой политики, которая будет иметь важное значение по мере роста вашей компании. Ведение подробных записей с момента найма первого сотрудника значительно упростит вам задачу, когда вы возьмете на работу своего 50-го.

Должностная спецификация описывает личные требования, которые вы ожидаете от сотрудника.Как и в описании должности, оно включает название должности, перед кем подотчетен и краткое изложение должности. Однако в нем также перечислены любые требования к образованию, желаемый опыт и требуемые специальные навыки или знания. Включите диапазон заработной платы и льготы. В конце перечислите любые физические или другие особые требования, связанные с работой, а также любые профессиональные опасности.

Написание описания должности и спецификаций работы также поможет вам определить, нужен ли вам сотрудник, работающий неполный или полный рабочий день, должен ли он быть постоянным или временным, и можно ли использовать независимого подрядчика для заполнения вакансии.

Взято из Начни свой бизнес .

Что такое описание должности? Определение и примеры

Описание задания или JD перечисляет основные характеристики конкретного задания. Описание обычно включает в себя основные обязанности, ответственность и условия работы человека. Он также включает название должности и то, кому должен отчитываться человек, занимающий эту должность. Однако составить описание должности можно только после ее анализа.

Анализ вакансии – это процесс, который тщательно исследует работу и определяет, каковы ее обязанности. Анализ также определяет тип человека, который идеально подходит для этой работы.

Люди, которые ищут работу, внимательно изучают описание должности, прежде чем решить, следует ли подавать заявление. Поэтому правильное содержание жизненно важно, если вы хотите нанять подходящего человека.

WikiJob имеет следующее описание термина:

«Описание должности – это документ, предназначенный для предоставления соискателям вакансий изложения основных обязанностей и ответственности в той должности, на которую они претендуют.”

«Описание обычно составляется лицом в организации, ответственным за надзор за процессом отбора на эту роль».

Отдел кадров компании или даже внешний рекрутер может также написать описание должности. HR – это отдел внутри организации, который управляет, нанимает и обучает сотрудников.

Согласно словарю Коллинза: «Описание должности – это письменный отчет обо всех обязанностях и ответственности, связанных с конкретной работой или должностью.”

---

Описание работы – что включить

Что включать в описание, зависит от должности. Это также зависит от того, зачем вы это пишете.

Ниже приведен список наиболее частых характеристик, которые люди включают в описание должности:

• Должность .
• Общие задачи .
• Расположение . Где базируется работа? Приходится ли иногда сотруднику работать в другом месте?
• Обязанности .
• Непосредственный выступ . Кому подчиняется сотрудник.
• Отношения с другими людьми в организации.
• Кто, если кто, то подчиняется лицу, которое выполняет эту работу.
• Квалификация или навыки , которыми должен обладать человек.
• Зарплата диапазон, комиссии, бонусы и другие льготы.
• Особые требования . В описании должно быть указано, например, если работа связана с подъемом тяжестей или воздействием экстремальных температур.Например, длительные поездки и длительное стояние также являются особыми требованиями.
• Цели и задачи. Описание может также включать цели, к которым сотрудник должен стремиться в будущем.
• Кандидат по темпераменту . Работодатель должен объяснить, какой тип личности преуспевает в этой работе. Кроме того, какой тип человека преуспевает в организации.

---

Информация для работодателя

Описание вакансии для объявления о работе также должно содержать информацию о компании или организации.Работа интересует не только кандидатов, но и работодателя.

Чем занимается компания? Сколько этому лет? Сколько человек работает в компании? Где это работает? Каковы его основные продукты или услуги? Соответствует ли он каким-либо стандартам управления качеством? Управление качеством относится ко всему, что делает компания, чтобы гарантировать, что она производит и поставляет продукцию в соответствии со спецификациями и по соответствующей цене.

Что касается должностных инструкций для объявлений о вакансиях, Monster для работодателей пишет:

«Если вы хотите нанять подходящего человека, вам необходимо иметь кристально четкое представление о том, какого типа сотрудники вы ищете.”

«Описание вашей должности должно выходить за рамки простого опыта и образования и включать в себя работу и черты характера, которые могут повлиять на способность человека преуспевать в вашей организации».

---

---

10 советов по составлению высокоэффективных должностных инструкций

Наем талантливых людей начинается с привлечения нужных талантов. Здесь ключевое значение имеет эффективное, увлекательное и инклюзивное описание должностных обязанностей. Приложив небольшие предварительные усилия, вы можете составить правильное описание должности, чтобы привлечь в свой портфель самых талантливых кандидатов и убедиться, что вы не отключите таланты до того, как они подадут заявку.

«Лучшие должностные инструкции сочетают в себе немного маркетинга, реальность должности, необходимые навыки и компетенции, а также культуру организации. Все это вместе является ключом к тому, как представить открытую роль на рынке», – говорит Джастин Серилли, управляющий директор по финансовым услугам и технологиям Russell Reynolds and Associates, компании по подбору руководящих кадров и переходу на руководящие должности.

Помимо стандартного описания ролей и требуемых навыков и опыта, рекрутеры и менеджеры по найму должны уделять особое внимание культуре, миссии и ценностям, чтобы избежать плохого найма.И чтобы гарантировать, что вы привлекаете разнообразный пул высококвалифицированных кандидатов, вы также должны убедиться, что ваши описания не отталкивают женщин, цветных людей, людей с ограниченными возможностями и сообщество ЛГБТК +.

Вот как это сделать.

1. Определите правильное название должности

Если у вас возникли проблемы с заполнением вакансий для критически важного разработчика «рок-звезды», «ниндзя» DevOps или «гуру» цифрового маркетинга, вы, вероятно, отказываетесь от кандидатов, говорящих именно на этом языке, согласно исследованиям компании Indeed.

«Мы знаем, что странные названия должностей могут быть забавными и свидетельствовать о более непринужденной культуре. Однако без культурных ценностей их использование в списках вакансий может повлиять на то, насколько хорошо ваше объявление о вакансии. Большинство людей ищут должности, которые соответствуют их навыкам и опыту, поэтому использование таких терминов, как «ниндзя» и «рок-звезда» в названиях и описаниях должностей может сбить с толку соискателей и оттолкнуть их от подачи заявления », – говорится в этом сообщении в блоге от Indeed.

Креативность может помочь вашей должности выделиться, но не будьте настолько эзотеричными, чтобы не упустить кандидатов, которые ищут ту же работу под другим именем, – говорит Серилли из Рассела Рейнольдса.Как можно лучше интегрируйте в свои книги язык отраслевых стандартов, – говорит Колин Дэй, основатель и генеральный директор платформы программного обеспечения iCIMS для найма на основе SaaS.

«Имейте в виду, что ваша компания и открытая вакансия должны быть найдены. Для этого выйдите из головы и внутренней терминологии вашей компании. Если вы называете это« менеджером по работе с клиентами », они ищут для более часто используемого «менеджера по работе с клиентами» вы пропустите этих кандидатов », – говорит он.

2.Начните с краткого увлекательного обзора работы

Этот обзор из одного-четырех предложений должен включать описание основной функции должности, того, как она способствует достижению более крупных целей компании и почему это важно не только для компании, но и для общества. в целом. Например, попробуйте ответить на вопрос: «Как эта роль способствует улучшению жизни людей или решению существующих деловых или социальных проблем?» согласно официальному документу Национального центра женщин и информационных технологий (NCWIT).NCWIT говорит, что использование приглашающей речи, например: «Присоединяйтесь к творческой команде… посвященной…», особенно эффективно.

3. Избегайте превосходных степеней или экстремальных модификаторов

Избыточные выражения, такие как «лучший из лучших», «вне графиков», «мировой класс», «рок-звезды», «ниндзя», как правило, мешают кандидатам подавать заявки особенно женщины и недопредставленные меньшинства, но также и некоторые мужчины, согласно NCWIT. По словам NCWIT, любой, кто приучен не «гудеть в свой рог», будет с меньшей вероятностью относить себя к этой категории и, следовательно, с меньшей вероятностью подаст заявку.

Вам также следует избегать использования формулировок, описывающих исключительно узкий набор способностей, например, «перфекционистов» или тех, кто «вечно возится». Опять же, вы рискуете отключить высококвалифицированные таланты, которые могли бы преуспеть на должности без этих черт или которые не идентифицируют себя с этими терминами.

4. Сосредоточьте ответственность на росте и развитии

Не просто перечисляйте кучу скучных повседневных задач и избегайте длинного, маркированного списка обязанностей или квалификаций, – говорит NCWIT.

Подобные списки трудно усвоить, а мелочи часто мало что значат до тех пор, пока человек действительно не выполнит свою работу, согласно NCWIT. Вместо этого опишите основные должностные функции пятью-семью пунктами. Вы также можете сгруппировать два-три маркера в более крупные категории, такие как «Технические навыки», «Навыки управления», «Коммуникация» и т. Д.

Вы также должны объяснить, как работа будет способствовать достижению бизнес-целей, потенциал для продвижения и как достижения кандидатов могут этому способствовать, – говорит Серилли.

«Вы хотите, чтобы кандидаты были в восторге от вашей компании и трансформации, происходящей в отрасли. Начните с того, что расскажите немного о том, что компания делает в более крупной отрасли, как технологии позволяют это сделать и как компания, роль и их навыки. и знания могут способствовать их росту и развитию », – говорит он.

«Убедитесь, что описание вакансии также увлекательно и увлекательно, – говорит iCIMS ‘Day. «Вы можете включить что-то вроде:« Мы ожидаем, что в этом году рост превысит 20 процентов »или« Стать частью команды, которая добавит X новых учетных записей ».«Вы хотите привлечь кандидатов, которые нацелены на достижение цели и действий, поэтому сделайте так, чтобы описание вашей должности отражало это».

5. Привлекайте нынешних сотрудников к написанию должностных инструкций

Должностные инструкции часто хранятся в файле где-то в отделе кадров, обнаруживается только тогда, когда должность освобождается. Эти описания часто остаются статичными в течение многих лет и не отражают текущие потребности в навыках, культуре и опыте. Не только это, но и исследования показывают, что даже при наличии высокой квалификации женщины реже, чем мужчины, обращаются за помощью на роль, если у них нет всех необходимых квалификаций.Согласно NCWIT, удаление любых критериев, которые больше не нужны для работы, или выделение критериев, которые можно было изучить на работе, а также избежание ограничительных требований в отношении «многолетнего опыта», может помочь привлечь больше разнообразных кандидатов.

Здесь стоит запросить информацию у нынешних сотрудников.

«Вовлечение нынешней команды поможет уточнить описание и поможет определить навыки, необходимые для успешной работы в этой должности. Знание того, что нужно вашей команде, и тип кандидата, который будет соответствовать культурным условиям, будет иметь решающее значение для долгосрочной перспективы. успех », – говорит Джон Рид, старший исполнительный директор Robert Half Technology.

Это также поможет исключить не подлежащие обсуждению пункты, такие как многолетний опыт работы с определенной технологией, которые могут отпугнуть кандидата, тем самым оставляя дверь открытой для тех, кто преуспел в этой области, но может иметь меньше лет за плечами, он говорит.

6. Создайте срочность для вакансии

Даже если вы не отчаянно пытаетесь заполнить открытую вакансию, вы хотите, чтобы кандидаты чувствовали срочность и были вынуждены подавать заявки, даже если они в настоящее время с радостью трудоустроены. говорит Рид Роберта Халфа.По его словам, может помочь публикация конкретных дат начала работы, а также контактная информация отдельного человека, а не общий адрес электронной почты.

7. Культура, культура, культура

«Культура – это все в приеме на работу. Все в конечном итоге возвращается к кандидату, который спрашивает себя:« Подойду ли я мне и действительно ли мне понравится там работать? Поэтому очень важно, чтобы культура находилась во всех описаниях работы », – говорит Серилли из Рассела Рейнольдса.

Здесь может помочь выделение льгот, льгот и бонусов на рабочем месте, – говорит Дэй.У вас есть тренажерный зал? Бесплатное питание? Гибкие графики? Возможности удаленной работы? Счастливый час по пятницам? Выкрикните это в описании должности, – говорит он.

«Культурное соответствие так же важно как для сотрудников, так и для работодателей, как и техническая подготовка и опыт, если не больше. Плохой найм стоит денег и снижает производительность; отсутствие культурной совместимости и вовлеченности сотрудников увеличивает текучесть кадров, поэтому вы» я должен сделать это правильно », – говорит он.

Но нельзя позволять культуре подрывать разнообразие и инклюзивность; убедитесь, что вы избегаете гендерных местоимений, перефразируя их.Также убедитесь, что фотографии, графика, видео или другие мультимедийные приложения включают самых разных людей, желательно тех, кто уже работает в вашей организации, – говорит NCWIT.

8. Предубеждения в вашей рекламе

Гендерные предвзятые лексики могут быть незаметными, но они все же вредны, говорит NCWIT. По данным NCWIT, предвзятый язык удерживает высококвалифицированных специалистов от подачи заявок, потому что подсознательно снижает их ожидаемое чувство соответствия.

По словам Иана Сигела, генерального директора платформы по подбору и найму персонала ZipRecruiter, ущерб от искажения терминов в описаниях должностей стал предметом более пристального внимания после того, как исследование Американской психологической ассоциации показало, как кажущиеся безобидными слова сигнализируют о гендерной предвзятости в объявлениях о вакансиях.

Совершенно очевидно, говорит Киран Снайдер, генеральный директор и соучредитель Textio, платформы машинного обучения, которая анализирует языковые модели, что если вы охватите более широкий круг кандидатов, у вас гораздо больше шансов улучшить разнообразие кандидатов. и ускорить процесс набора и найма.

«Когда вы не исключаете половину своего пула потенциальных кандидатов, не ограничиваете его одной демографической группой, тогда роли заполняются намного быстрее. При анализе около 50 миллионов объявлений о вакансиях наших клиентов мы видим, что удаление гендерного языка означает, что эти вакансии заполняются в среднем на две недели быстрее », – говорит Снайдер.

И последние данные ZipRecruiter подтверждают утверждение о том, что гендерно-нейтральный язык может помочь компаниям привлечь более разнообразный кадровый резерв и быстрее заполнять вакансии.

«Когда работодатели пишут описания вакансий, цель состоит в том, чтобы человек с нужными навыками и опытом прочитал объявление о вакансии и подал заявку. Мы обнаружили, что многие работодатели снижали свои шансы найти подходящего кандидата и даже не осознавали этого. Когда гендерный язык исключен из уравнения, у компаний остается больше шансов найти лучшего кандидата на работу.Мы обнаружили, что нейтральные формулировки в списках вакансий привели на 42 процента больше соискателей, чем списки, содержащие слова с гендерной принадлежностью », – говорит Сигел.

Это не должно быть трудным или трудоемким, – говорит Сигел. В «Журнале социальной психологии» есть список «мужских» и «женских» слов, и внесение простых изменений может быстро улучшить результаты набора, говорит он. NCWIT также предлагает примеры того, как скорректировать списки вакансий, чтобы устранить предвзятость.

9. Дьявол в деталях

Точно так же, как менеджеры по найму оценивают резюме, кандидаты оценивают вашу фирму по мельчайшим деталям, – говорит Рид.Убедитесь, что вы проверяете орфографию, грамматику и вычитываете описание своей должности. Затем вернитесь и сделайте это снова.

«Помимо орфографии и грамматики, избегайте использования слишком большого количества жаргона или слишком большого количества клише, – говорит Рид. – Обязательно обращайте внимание на эстетику публикации. Постарайтесь поместить всю ключевую информацию в начало описывать и использовать маркеры и списки, чтобы кандидаты могли быстро и легко просмотреть информацию ».

10. Будьте интерактивными и новаторскими

Кандидаты в поисках работы тратят много времени на изучение должностных инструкций; «если вы добавите творческие или новаторские штрихи, вы сможете привлечь их внимание и интерес», – говорит Дэй.

«Чтение сотен, даже тысяч описаний должностей настолько утомительно. Есть ли у вас возможность принимать сопроводительные письма с видео? Можете ли вы добавить видеоролик с менеджером по найму или с потенциальными коллегами, где они объясняют работу и почему им нравится работать в компании? Это серьезное отличие, и кандидаты определенно обращают на это внимание », – говорит он.

Copyright © 2018 IDG Communications, Inc.

Как написать хорошее описание должности

Описание вашей должности – это ваш шанс познакомиться с потенциальными кандидатами.И первые впечатления имеют значение. Эффективные описания вакансий интересны и инклюзивны, побуждают подходящих людей подавать заявки и помогают вам сократить время, затрачиваемое на заполнение вакансий.

Чтобы написать хорошее описание должности, помните о следующих указателях:

Используйте четкое название должности

Нетрадиционные названия должностей (например, «Rockstar Engineer» или «Unicorn Designer») нереалистичны и потенциально дискриминационны. Обменяйте неискренние названия должностей на более ясные. Если вы хотите нанять агента колл-центра и вместо этого рекламировать «специалиста по продажам и маркетингу», вы, скорее всего, привлечете не тех людей и упустите квалифицированных кандидатов.

Обращайтесь напрямую к кандидатам

Эффективные объявления о работе профессиональны и интересны. Кандидаты, как правило, не обращают внимания на описания должностей, поэтому жаргон и запутанные фразы их отпугнут. Перед публикацией еще раз проверьте свое описание, чтобы убедиться в ясности и точности.

Вот пример плохо составленной должностной инструкции:

Вот более ясная, короткая и свободная от жаргона версия того же описания должности:

Описать задачи

Помогите кандидатам визуализировать типичный рабочий день.Разделите обязанности на короткие, четкие должностные обязанности. Например, если вы рекламируете менеджера по цифровому маркетингу, вместо расплывчатого описания (например, «Вы будете отвечать за отдел цифрового маркетинга») опишите конкретные обязанности:

• Управляйте всеми каналами цифрового маркетинга (например, веб-сайтом, блогами, электронной почтой и социальными сетями) для обеспечения единообразия бренда
• Измерение рентабельности инвестиций и ключевых показателей эффективности
• Мониторинг аккаунтов в социальных сетях

Убедитесь, что вы и менеджер по найму на одной странице о требованиях к должности, чтобы избежать путаницы с кандидатами на более позднем этапе процесса найма.

Связанные : Как написать лучшее описание должности

Новый мир труда

Знаете ли вы, что привлечение кандидатов будет одной из самых больших проблем в мире рекрутинга после COVID?

Узнать больше

Продам свою работу

Кандидатам нужны веские причины, чтобы оставить свое текущее рабочее место или выбрать вашу работу среди других. Опишите преимущества и льготы, связанные с работой (например, высокопроизводительная рабочая станция, гаджеты и / или бесплатное питание), и объясните, как эта роль способствует росту компании.

Модная компания Lyst демонстрирует преимущества развития сотрудников в своих должностных инструкциях:

Скриншот через Lyst

Продайте свою компанию

Ваше объявление о вакансии – это ваш шанс познакомить кандидатов с культурой вашей компании. Подумайте о том, чтобы включить ссылки на отзывы ваших сотрудников или фотографии командных мероприятий.

BambooHR дает кандидатам несколько причин подумать о присоединении к их компании:

Скриншот с BambooHR

Чего следует избегать при написании должностных инструкций:

Дискриминация

Если вы хотите создать разнообразное рабочее место, заявление о равных возможностях – хорошее место для начала, но даже неосознанная предвзятость в языке описания должности будет стоить вам кандидатов.Запрос на «менеджера по маркетингу с 10-летним опытом» исключает более молодых, потенциально талантливых людей, а утверждение, что вы «ищете продавцов», подразумевает гендерную предвзятость. Такие инструменты, как Textio, помогают создавать гендерно-нейтральные описания вакансий, определяя мужские (например, «амбициозные» и «сложные») и женские слова (например, «совместный» и «поддержка»). Это особенно актуально для технического рекрутинга.

Просить слишком много

Если вы не хотите нанять бывшего президента, нереалистичные требования отталкивают, и вам, возможно, не нужно их включать.Определите, что требуется и чему можно научиться на работе, и включите в свои объявления только необходимые навыки. Если вы уже имеете в виду кого-то, кто мог бы хорошо подходить для вашей роли, свяжитесь с этим человеком напрямую с помощью персонализированного адреса электронной почты.

Негатив

Составьте список требований к должности ясным, но позитивным тоном, даже если вы хотите исключить неквалифицированных кандидатов. Заявление типа «кандидаты с опытом работы менее 5 лет не будут приниматься во внимание» – это недружелюбный способ представить свою работу и повлияет на то, как все кандидаты будут рассматривать бренд вашего работодателя.Вместо этого будьте вежливы и рассмотрите такие формулировки описания вакансии, как: «Обратите внимание, что это должность высшего уровня, поэтому проверенный опыт в области X важен».

Забыть о структуре

Хорошее описание должности – четкое и привлекательное. Соискатели могут проверять наличие открытых вакансий на своих телефонах, чтобы ваши объявления были удобочитаемыми. Маркированные списки легче читать, чем абзацы в повествовательном стиле. Кроме того, хорошо структурированные разделы помогают отделить обязанности от требований, а также обязательные и полезные навыки.

Быть таинственным

Вы хотите заинтриговать потенциальных кандидатов своими объявлениями о вакансиях, но не показаться загадочным. Название должности и обязанности должны четко указывать на то, чего вы ожидаете от будущего найма. Будьте откровенны в отношении не подлежащих обсуждению требований, таких как необходимые сертификаты, водительские права и часы работы. Таким образом, вы избежите потенциальных нарушителей сделки на более позднем этапе процесса найма.

Хорошо составленное описание должности открывает двери для успешного процесса найма.После того, как вы заинтересовали кандидатов своим объявлением о вакансии, продемонстрируйте культуру своей компании с помощью привлекательной страницы вакансий и просмотрите кандидатов с помощью быстрой и эффективной формы заявки.

5 простых шагов для написания краткого описания вакансии

Улучшите брендинг своей компании с помощью Zippia Выучить больше

Примечание редактора: Этот пост написан Полом Слезаком, соучредителем и генеральным директором RecruitLoop – крупнейшего в мире рынка профессиональных рекрутеров и поставщиков услуг, доступных по запросу.

Должностная инструкция – важный документ для каждой должности. Хорошая должностная инструкция выполняет ряд важных функций:

• Он описывает навыки и компетенции, необходимые для выполнения этой роли;
• Он определяет место работы в общей иерархии компании;
• Используется как основание для заключения трудового договора; и
• Это ценный инструмент управления производительностью.

В этой статье рассказывается, как составить четкое, краткое и точно определяющее роль описание должности – за 5 простых шагов.

Бесплатное руководство: В этой статье рассказывается, как составить четкое, краткое и точно определяющее роль описание должности – за 5 простых шагов. Скачать сейчас!

1. Должность

Первым основополагающим элементом описания должности является название должности. Хорошая должность будет иметь следующие качества:

• Точно отражает характер работы и выполняемые обязанности
• Отражает его порядок ранжирования с другими должностями в компании
• Не преувеличивайте важность роли
• Не имеет значения пола или возраста
• Он достаточно общий, чтобы его можно было сравнить с аналогичными работами в отрасли с точки зрения равенства в оплате и условиях.
• Он не требует пояснений для целей набора персонала (в большинстве случаев поиска работы в Интернете название должности является основным ключевым словом, по которому выполняется поиск).

Пример хорошего названия должности – «Парковочный инспектор». Примером плохого названия для той же должности может быть «Сотрудник Совета по обеспечению соблюдения». Этот заголовок не дает вам никаких указаний на то, что применяется. В этом случае слово «парковка» будет обязательным требованием в названии должности.

2. Обязанности

Описание должности должно содержать список обязанностей и ответственности, связанных с ролью, а также ожидаемое количество времени, которое будет посвящено каждой задаче.

Это должно быть представлено в процентах (например, заполнение 20%, ввод данных 40% и т. Д.). Описание обязанностей должно состоять не более чем из двух или трех предложений и должно быть ориентировано на результат, содержать действие, объект и цель (например, «составляет ежемесячные отчеты, позволяющие контролировать бюджет отдела»).

Список обязанностей может быть разным по длине, но, как правило, должен быть как можно короче, в противном случае документ становится скорее рабочим руководством, чем должностной инструкцией.

С ролями в небольших компаниях (например, офис-менеджер) может быть связано больше задач из-за их «универсальности», но вы все равно должны стремиться к тому, чтобы в вашем списке было около пятнадцати задач, а желательно меньше.

3. Навыки и компетенции

Навыки и компетенции следует перечислять отдельно друг от друга, поскольку это две совершенно разные вещи. Навыки – это действия, которые кандидат может выполнять, основываясь на том, что он узнал в прошлом, или на полученных им квалификациях.

Компетенции – это черты или атрибуты, которые, как вы ожидаете, кандидат будет отображать в этой роли. Примером умения является умение проводить эффективные презентации. Это навык, которому можно научиться путем изучения и практики.

С другой стороны, примером компетенции является сильная коммуникация, которая является врожденной характеристикой, проявляемой человеком. Современная тенденция к описанию должностей на основе компетенций означает, что дополнительное внимание уделяется поведенческим компетенциям, таким как лидерство, командная работа, гибкость, коммуникабельность и инициативность.

4. Отношения

Важно указать порядок подчинения и рабочие отношения в описании должности.

Строки отчетности разъясняют обязанности должности, показывая, кому кандидат подчиняется, а кто ему подчиняется. Это важно не только в отношении вопросов соответствия, но и для того, чтобы дать кандидату представление об иерархической структуре организации и о том, как его позиция вписывается в нее.

Рабочие отношения – это люди и отделы, с которыми кандидат должен работать в тесном контакте.Было бы неплохо указать размер таких отделов и степень взаимодействия.

Организационная диаграмма – хороший способ представить отношения в описании должности, с вертикальными линиями между полями, показывающими линии отчетности, и горизонтальными линиями, показывающими рабочие отношения.

5. Заработная плата

Вместо того, чтобы назначать конкретную зарплату для данной должности, определите диапазон заработной платы для включения в описание должности, который не уступает аналогичным должностям в других организациях и допускает различия в образовании и опыте.

Очевидно, это необходимо будет время от времени обновлять в соответствии с изменением шкалы заработной платы.

Замыкание…

Хорошее описание должности – это гораздо больше, чем подробный список задач и обязанностей.

Если он хорошо написан, он дает читателю представление о задействованных приоритетах. Он не только дает четкое представление о должности для потенциальных кандидатов, но также является полезным инструментом для измерения производительности и жизненно важным ориентиром в случае споров или дисциплинарных проблем.

Итак, чем точнее вы заранее составите описание должности, тем полезнее оно станет в будущем.

Как написать блестящее описание вакансии (2 шаблона и 12 примеров) | Процессная улица

Вы знаете, сколько времени потенциальный кандидат потратит на чтение вашего объявления о вакансии?

Шесть секунд.

При наличии более трех миллиардов объявлений о вакансиях в сети в любой момент выделение из толпы может означать разницу между поиском самого лучшего члена команды или необходимостью довольствоваться лучшим из плохих.

Данные за 2015 год показывают, что ежегодно запускается 100 миллион стартапов. И по мере того, как количество конкурентов стремительно растет, круг доступных талантов уменьшается, оставляя вам меньше выбора.

Решение?

Четкое и убедительное описание должности. Это сложнее, чем кажется на первый взгляд, но в этой статье я обязательно сделаю это проще.

Когда потенциальный кандидат видит ваше объявление о вакансии, он, скорее всего, не знает, кто вы, какая именно ваша компания и что вы ищете.По данным CareerBuilder:

• 79% соискателей сначала смотрят список требований к работе
• 72% сначала посмотрите на зарплату
• 68% сначала смотрят информацию о компании

По сути, они задаются вопросом «возьмешь ли ты меня и сколько ты мне заплатишь?», А также оценивают соответствие своей культуре.

Обладая этой информацией, вы сможете наилучшим образом использовать те шесть секунд концентрации внимания, которые у вас есть.

Что такое описание должности?

Термин «описание вакансии» является гибким, но здесь я буду использовать его в современном контексте, чтобы описать все тексты, которые вы будете использовать на онлайн-доске объявлений.Обычно он включает такую ​​информацию, как название должности, обязанности, зарплата и т. Д.

Цель описания должности – убедить, а также квалифицировать и дисквалифицировать кандидатов, прежде чем вы проведете с ними собеседование. Если вы ищете кого-то со степенью в области экономики, то включение этого кандидата в список требований к должности приведет к дисквалификации кандидатов без необходимой квалификации. С другой стороны, правильный текст и тон могут помочь вам выделиться среди невероятно желанных кандидатов.

Кроме того, должностные инструкции удобны как для сотрудников, так и для руководителей: после приема на работу оба могут вернуться к обязанностям и другой информации, чтобы оценить, насколько хорошо они выполняют свою работу и соответствуют ли они ожиданиям.

Должностные инструкции обычно состоят из 6 основных элементов :

• Должность
• Краткое описание должностных обязанностей
• Должностные обязанности
• Навыки и квалификация
• Заработная плата и пособия
• Описание компании

Вот типичный пример из AngelList:

Вот полнотекстовая версия объявления о вакансии, показанная выше, чтобы дать вам представление о структуре:

Пример описания должности и анатомия

Должность:

Начальник отдела роста

Краткое описание должности:

В Earny мы нашли хорошее соответствие продукта рынку и находимся на пути к тому, чтобы стать приложением номер один для потребительских финансовых услуг в США.

Чтобы продолжить наш ускоренный рост и достичь его, мы ищем талантливого «Руководителя роста», который определит и воплотит в жизнь это видение. Роль сочетает в себе медиабаинг, маркетинговую аналитику и оптимизацию, а также разработку и стратегию бренда.

Если вы увлечены тактикой умных покупок и знаете, что можете привлечь миллионы людей в Earny – мы хотим вас!

Вы будете работать в быстро развивающейся, быстрорастущей, гибридной технологической и операционной среде.Эта роль требует принципиального мышления, хорошо отточенного маркетингового суждения о продукте, упорного отказа от урегулирования, смелых инноваций и менталитета, когда нужно начинать с заботы о потребителе.

Должностные обязанности:

– Ведите переговоры и ведите все маркетинговые кампании от концепции до запуска, включая разработку стратегии, постановку целей и постоянную итерацию для достижения целей компании.

– Создавайте и управляйте всеми маркетинговыми отчетами, показателями и кампаниями.Должен обладать знаниями и опытом в области анализа данных с использованием онлайн-инструментов.

– Способность работать над задачами, связанными с прессой, включая прямой охват и создание контента.

Навыки и квалификация:

– Опыт ведения многочисленных кампаний цифрового маркетинга, включая закупку средств массовой информации, партнерские сети и социальные сети.

– Опыт управления более шестизначным маркетинговым бюджетом.

– Сильные аналитические и организационные навыки, способность работать независимо и одновременно управлять несколькими проектами.

– смелый человек, принимающий решения, способный работать в динамичной и быстро меняющейся среде.

Заработная плата и льготы:

70 000–90 000 долл. США
0,05–0,1% собственного капитала

Описание компании:

Каждый год потребители в США теряют 50 миллиардов долларов невостребованными деньгами, и мы разработали простой, понятный и гениальный способ решения этой проблемы.

Как мы увидим позже в этой статье, есть много того, что можно было бы улучшить в копии этого описания должности, но, по сути, структура ясна, логична и исчерпывающа. .

Как написать отличное описание работы

Очень легко ошибиться в описании должности. Ваш словарный запас и ясность окажут серьезное психологическое влияние на потенциального соискателя. Отрицательное это или положительное – решать вам.

В этом разделе я собираюсь объяснить анатомию отличного списка вакансий, а затем – с помощью Textio – показать вам, как его написать (слова, которые следует использовать, и слова, которых следует избегать).

Но сначала, вот шаблон описания должности, который мы собрали ранее как часть нашего бесплатного пакета шаблонов HR:

Придумайте четкое название должности

Хотя не существует истинной согласованной иерархии, имеет значение, говорите ли вы, что ищете менеджера по маркетингу или вице-президента по маркетингу.В качестве справки, вот типичная иерархия должностей, отсортированная по стажу:

.

1. Главный исполнительный директор
2. Не являющийся генеральным директором C-Level (главный операционный директор, финансовый директор и т. Д.)
3. Президент
4. Исполнительный вице-президент
5. Старший вице-президент
6. Вице-президент
7. Помощник вице-президента
8. Заместитель вице-президента
9. Старший директор
10. Директор
11. Помощник директора
12. Управляющий
13. Средний менеджер по персоналу или функции
14. Сотрудники, фрилансеры, контрактники, временные сотрудники, условные сотрудники.Наемные работники

Конечно, терминология будет отличаться; некоторые компании выступают против должности «руководитель», в то время как некоторые компании придумывают все, что кажется правильным (например, вице-президент по разным материалам). Названия должностей важны как для обозначения должностных функций, так и для выражения специфики вашего бренда, компании и желаемого кандидата.

Открытый крючком

Часто можно увидеть, как компании открывают свои должностные инструкции привлекательными заявлениями или вопросами.Джули Стрикленд, пишущая для Inc, также рекомендует эту тактику, советуя подумать о том, какое видение компании понравится идеальному кандидату.

Это объявление о поиске писателя начинается с цитаты, в которой резюмируется их отношение (и, надеюсь, мнение заявителя):

Используйте маркеры

Как и в случае с любым другим контентом, ваше внимание должно быть сосредоточено на том, чтобы сделать его читабельным и сканируемым. Особенно когда речь идет о требованиях и навыках, на которые в первую очередь обращают внимание 78% соискателей.Гораздо лучше показать каждое требование в списке, чем вырезать огромный абзац, похоронив внутри требования.

Различать требование и предпочтение

Вы должны быть осторожны, делая объявление о работе слишком ограничивающим, и не путайте то, что нужно, с обязательным. Некоторые кандидаты могут иметь только четыре года опыта, а не шесть, но они узнали за эти четыре года больше, чем другие за десять лет. Кроме того, использование чрезмерно строгих формулировок может сделать вашу компанию авторитарной и суровой.

Поделитесь видением и миссией своей компании

Если видение вашей компании – рассказанное как оно есть – действительно находит отклик у соискателя работы, вы, скорее всего, найдете кандидата, который действительно соответствует культуре и миссии вашей организации.

Chameleon открывает свое объявление с впечатляющей статистикой и вызовом для потенциальных соискателей:

«Мы работаем бессистемно, и в течение года после запуска мы достигли шестизначного показателя ARR. Теперь мы хотим увеличить эту цифру в 5-10 раз в следующем году, и нам нужен кто-то, кто ее возглавит! »

Цель ясна, и кандидаты с мотивированным мышлением, стремящимся решать проблемы, будут в восторге от этого.

Напишите конкретное резюме, объясняющее повседневную работу

Соискатели хотят иметь возможность представить свое светлое будущее в вашей компании, но также важно заранее знать, как будет выглядеть их день. Таким образом, потенциальные сотрудники смогут лучше понять, подходят ли они и понравится ли им эта работа.

Упрощение для соискателя работы его повседневной жизни – это проверенный метод убеждения, который широко используется рекламодателями.

Удерживайте в пределах 300-700 слов

Многие описания должностей слишком кратки. В то время как соискатели обычно тратят на их чтение всего 6 секунд, если они доступны для сканирования и находятся в пределах 300-700, Textio утверждает, что вы, скорее всего, получите лучшие результаты.

Вставьте и заполните этот шаблон, чтобы написать объявление о вакансии

На самом деле, вы, вероятно, разместите объявление о вакансии прямо на любом сайте, на котором публикуете сообщение. Независимо от того, решите ли вы вставить его прямо или вставить куда-нибудь, чтобы сохранить в учете, вы можете использовать этот шаблон ниже, чтобы упростить задачу:

 Должность:

Краткое описание должности:

Должностные обязанности:

* Пишите, редактируйте и проверяйте статьи для блога нашей компании
* так далее.Необходимые навыки и квалификация:

* Продвинутый уровень владения пакетом Microsoft Office
* так далее.

Оплата труда:

XX тыс. Долл. США
X% капитала

Описание Компании:
 

Редактирование и оптимизация объявления о вакансии

Как я уже упоминал ранее, Textio – безумно полезный инструмент для написания должностных инструкций. Используя алгоритмы анализа текста, обученные на 15 миллионах объявлений о вакансиях, он обнаруживает негативный, слабый, предвзятый или чрезмерно корпоративный язык и предлагает сильные предложения по улучшению качества вашего письма.

Вот пример описания должности посла:

Как копирайтер, вы будете участвовать на всех этапах процесса создания контента от идеи до презентации. В этой роли ваша работа будет заключаться в создании оригинального контента (блоги, тематические исследования, технические документы, социальные сети, веб-сайт, реклама, презентации, целевые страницы, подписи, видео и другие маркетинговые материалы), который можно использовать по различным каналам. Кроме того, у вас будут отличные навыки написания коротких и длинных текстов, а также вы будете следить за тем, чтобы весь контент был фирменным, согласованным с точки зрения стиля, качества и тона голоса.

Обязанности будут включать своевременное выполнение и доставку нового и перепрофилированного контента, составление и редактирование копии, балансировку нескольких заданий и работу над параллельными проектами, обеспечение безупречного выполнения всей законченной работы, соблюдение всех творческих, коммуникационных и контентных требований при сохранении постоянная осведомленность о текущих маркетинговых тенденциях и лучших практиках.

Компенсация включает базовый оклад, опционы на акции, медицинское страхование, программу 401k и бесплатные здоровые закуски.

Вставив его в Textio, я уже вижу, что с ним есть некоторые проблемы.

Сине-розовая подсветка показывает, какого пола кандидата могут привлечь или оттолкнуть определенные слова. Смещать язык в сторону мужского начала – обычная дурная привычка, поскольку часто организации ищут «ведомых» «ниндзя», чтобы «сокрушить их».

Другие функции Textio включают более строгие языковые предложения (например, редактирование от x до y), указание того, является ли список слишком длинным или коротким, предложения о равных возможностях и обнаружение повторяющихся фраз.

У приложения только одна цель, но оно лучше всех в своем деле.

Чтобы протестировать инструмент, я нашел это описание подходящей длины, но, по словам Textio, с несколькими большими проблемами. Принимая во внимание предложения Textio, , я улучшил описание примерно за 5 минут с 30 до 74 – выше среднего.

Где разместить объявление

Я не буду вдаваться в подробности о том, где разместить объявление о работе, поскольку речь идет о написании, но краткий список будет удобен:

Существует также ряд сервисов, которые размещают ваше объявление сразу на нескольких досках, например Workable, Betterteam и Greenhouse.В зависимости от платы, которую вы должны платить за отдельные платы, эти платные варианты могут обойтись дешевле.

Примеры объявлений о вакансиях (с оценкой Textio в скобках)

Вот пример описания должностей, отсортированных по шкале от хороших до плохих. Просматривая их вместе с их оценками, становится очевидным, почему одни лучше других, и это хорошее упражнение, чтобы научиться лучше писать их:

Подводя итог…

Написать описание вакансии обманчиво сложно.Это жизненно важная часть для масштабирования вашего бизнеса при сохранении единообразия , потому что это гарантирует, что вы получите сотрудников, которые лучше подходят для вашей организации.