пошаговая инструкция создания архива с нуля на предприятии. Офисная служба.

Форма хранения архивированной документации может устанавливаться директивно. Также есть возможность свободной формы ведения вышеописанной отчетности. Однако для единообразия и простоты оборота все связанные с архивным вопросом бумаги хранят в папках-регистраторах форм-фактора «корона». Ранее были распространены учетные картотеки, однако все чаще реестр ведется в онлайн-офисах и иными электронными средствами.

Также для архивирования данных важно иметь соответствующие ТСО (технические средства обучения). Это презентационная техника, зачастую раритетная. В качестве воспроизводимых форматов могут понадобиться:
 

• дисководы на трехдюймовые, пятидюймовые, восьмидюймовые дискеты;
• проекторы диафильмов и слайдов;
• бобинные киноаппараты (обыкновенно — восьмимиллиметровые).

  Помещение для хранения документов оборудуют специально. Впрочем, в небольших организациях это обычные кабинеты. В идеальных условиях запрещено прокладывать по хранилищу трубы водоснабжения и канализации, технологический слив воды. Особая роль тут выделена отдельной системой пожаротушения и автономной сигнализацией. Запрещено ставить рядом с архивохранилищами различные комнаты с мощным электрооборудованием, холодильные установки, бойлеры — во избежание протечек и коротких замыканий. Вентиляция также обязана быть автономной.

Условия хранения документации приближены к музейным, хотя и немного проще. «Свежие» дела хранятся несколько дольше, однако российским законодательством регламентировано многолетнее содержание документации в кондиционных условиях. Температуру и влажность помещений обязательно контролируют термометрами и гигрометрами. В отдельных случаях устанавливают психрометры, одновременно меряющие и влажность, и температуру. Офсетная бумага очень тонкая, с плотностью около 70 грамм, ей чрезвычайно вредят скачки влаги и температуры. Воздух по хранилищу обязан ходить свободно, дабы исключить наличие плесени, пыли, насекомых мелких грызунов.

Техническое обеспечение архивного подразделения (оно же — матчасть) сильно разнится для организаций в зависимости от функций и размера штата, но есть общие рекомендации. Дела обыкновенно хранят на стеллажах или в шкафах, первое и второе должны обладать несгораемостью, а потому металлические. Стеллажи обязательно ставят торцом к окнам, чтобы свет не попадал на бумагу. К наружным стенам стеллажи не ставят, дабы исключить сырость и промерзание.

Далее следует рассчитать площадь. Обыкновенно принимаются такие параметры:
 

• на метровый стеллаж становятся 30 папок типа «Корона» либо 50 обычных скоросшивателей;
   
• в архивном стеллаже 230 см высоты и 12 полок.

Итого на один стеллаж можно поставить минимум 350 и максимум 600 дел. Расстояние между отдельными стеллажами — от 80 см, габаритные параметры с боковыми стойками — 100х65 см.

Самая ответственная часть организации архива — передача туда дел. Помимо собственно формирования кадров, занимающихся документооборотом, нужно формировать и оформлять сами дела, а также произвести экспертизу по их ценности. Для вынесения решения по ценности материалов производится подшивка, либо переплет с нумерацией листов, описью, правильным оформлением обложки и надписи на самом деле. Только такие документы вообще могут приниматься к рассмотрению на продление хранения.

Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения необходимо подшить в том. Ограничение на объем каждого тома — 250 страниц. В случае, если дело не подлежит слишком долгому хранению, практикуется процедура частичного оформления, не требующая всех реквизитов. В этом случае можно не нумеровать листы, не писать заверительные надписи и не заниматься дополнительной систематизацией внутри самого дела.

Таким образом, даже базовые этапы формирования архивного отдела организации являются очень трудоемкими и требуют значительного времени. Именно поэтому на данный участок работ назначают исключительно продуктивных и ответственных людей, могущих в дальнейшем бесперебойно заниматься как учётом уже существующих дел, так и документооборотом с участием «новоприбывших» материалов.

Вышеописанные советы актуальны в первую очередь для ИП и ООО. Однако общие принципы организации процесса «нулевого» архивирования не зависят от типа юридического лица.

Итоговые же тезисы относительно архивного дела с нуля таковы:
 

• каждый новый архив требует тщательного логистического и финансового планирования;
• электронные формы архивации – технология будущего, однако с недостаточной законодательной базе;
• условия хранения бумажных носителей обязаны быть строжайшими;
• при формировании архива обязательно делегируются полномочия по ответственности за все поступающие документы.
   

Учет документов в архиве организации

В данной статье я расскажу вам о минимально необходимом наборе учетных документов в ведомственном архиве организации. Привожу все данные по учету документов в архиве на примере своей организации, являющейся источником комплектования государственного архива по полной форме приема, а значит, к которой предъявляются высокие требования.

Учет документов в архиве организации ведется для фиксации количества и состава, а также поступления или выбытия документов архива. И его проводят для обеспечения сохранности и быстрого поиска документов. В основном учитывают так называемую единицу хранения – документ или их совокупность, помещенные в обособленную обложку.

С практической точки зрения для учета документов в архиве достаточно иметь:

• опись дел постоянного хранения – нужна для суммарного и поединичного учета дел, составляются обычно только для организаций, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архивов, т.
  е. кто передает свои документы на государственное хранение, у остальных организаций может отсутствовать (имеют право заменять срок по типовому перечню документов «постоянно» на «10 лет» или на более длительный, часто «до ликвидации организации»),
• опись дел по личному составу,
• опись дел временного хранения (> 10 лет) – если имеются в организации,
• опись дел временного хранения (< 10 лет) можно не составлять, тогда учет ведется по номенклатурам дел за разные годы, часто дела данной категории в архив организации вообще не передаются (остаются в структурных подразделениях до истечения сроков хранения),
• описи дел структурных подразделений – это сдаточные описи, по которым дела передаются в архив организации, они являются учетными документами до составления годового раздела соответствующей сводной описи дел,
• дело фонда – совокупность документов по истории организации и ее фонда (акты о выделении к уничтожению дел, акты о проведении проверок наличия и состояния дел, акты передачи дел на государственное хранение, историческая справка и др.
  ), документы в деле располагаются по мере поступления в хронологическом порядке, нужно вести внутреннюю опись, листы в деле нумеровать,
• паспорт архива организации – только для тех, кто является источником комплектования государственного или муниципального архивов.

Лист-заверитель дела служит для количественного учета листов в делах постоянного, временного (> 10 лет) хранения, по личному составу и обычно составляется во время научно-технической обработки документов (подшивки в твердую обложку).

Вы также должны знать, что согласно требованиям «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, ведение основных учетных форм обязательно для каждого архива организации. Этот нормативный документ помимо уже перечисленного в статье обязывает вести еще несколько.

Книга учета поступления и выбытия документов – дает представление какое количество документов поступает или выбывает за некий промежуток времени, обычно за год. Я считаю, что с практической точки зрения данный документ не интересен в архиве организации: не так важно сколько поступает, главное надо знать сколько числится по описям дел.

Как заполнять форму не понятно, четкой инструкции по заполнению не существует, наш куратор из архивного учреждения толком ничего пояснить не может. Мрак полный. Когда смотришь на форму этой книги учета вроде все понятно, как начинаешь заполнять, то получается полная бессмыслица в цифрах из-за переформирования дел в процессе обработки документов. Во всяком случае, цифры носят весьма приблизительный характер, и теряется смысл этого учета. К тому же на ведение этой книги времени уходит весьма много.

Но раз требуется, то посмотрите здесь образец книги учета поступления и выбытия документов с примером заполнения.

Список фондов ведется, если только организация хранит документы двух и более фондов. Для подавляющего большинства архивов думаю, что это не актуально.

Лист фонда служит для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации имеющихся в архиве описей дел, а также учета поступления или выбытия архивных документов.

Реестр описей заполняют для учета количества и видов архивных описей дел.

За свою деятельность я еще не встречала в ведомственных архивах организаций документов страхового фонда и наличия особо ценных дел (в обычных организациях встречаются крайне редко), поэтому здесь и не упоминаю об их учете.

Итак, главной задачей по учету документов в архиве организации является правильное составление архивных описей дел и формирование дела фонда, вовремя представлять (если документы передаются на государственное хранение) по состоянию на 1 декабря паспорт архива организации в соответствующее архивное учреждение. Остальными учетными документам нашей организации даже куратор из государственного архива мало интересуется.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 184 комментария

⏬ цена услуги оптимизации документооборота

Процесс организации архива на предприятии

Организация архива в организации начинается с определения срока хранения тех или иных документов. Этим могут заниматься не только руководители предприятий, но и специалисты, которые ведут делопроизводством компании. В сам процесс организации архива входят несколько этапов. Подробнее о них будет рассказано ниже.

Этапы создания архива

1. Издание приказа, в котором назначаются специалисты по управлению и содержанию архива. На небольших предприятиях таким человеком может являться и делопроизводитель. Но такая большая нагрузка может сказаться на качестве и эффективности рабочего процесса сотрудника, особенно если компания обладает слишком большим оборотом документов.

2. Разработка номенклатуры документации, которая подлежит архивации. Данный этап формирования архива должен производиться полностью по федеральному закону, последняя редакция которого выпущена в 2016 году. В России ФЗ «О перечне типовых управленческих архивных документов» обязателен к исполнению для любой компании.

3. Определение для каждого файла и папки срока хранения документов. Все дела, которые являются особо важными для предприятия, должны подлежать хранению на постоянной основе. Та документация, которая должна храниться более 10 лет, называется документами с временным хранением. В некоторых организациях в архивах отводят специальное место, где располагаются бумаги со сроком хранения менее 10 лет.

4. Распространение всем сотрудникам фирмы и отделам специальных выписок, в которых должны быть прописаны все заголовки дел, сдающихся в архив. Это структурирует работу архива и позволит держать всю документацию в полном порядке. Составлять подобные выписки необходимо строго с соблюдением имеющегося каталога по архивным делам. Если такого каталога организация не имеет, то стоит взять пример с предприятия, которое занимается схожей деятельностью.

5. Оценка архива и имеющихся документов. Специалист по архивным делам, прежде чем приступить к работе, обязан произвести опись уже имеющихся документов, а также составить список недостающих файлов и определить сроки, в которые их необходимо вернуть в архив.

6. Руководители делопроизводства или руководители предприятия обязаны провести инструктаж с новыми архивными работниками. Разговор должен затрагивать не только стандарты по архивизации, но и некоторые юридические тонкости ведения дел.

7. Важно произвести инвентаризацию архива. В нее входят:

• создание картотеки, где должны быть в обязательном порядке прописаны атрибуты всех имеющихся в архиве дел;
• сверка всех отчетов, которые были произведены за прошлые годы по документообороту;
• устранение все имеющихся недочетов в описаниях документации;
• удаление с описаний и с документов недостоверной или неактуальной информации.

8. Руководители фирмы обязаны составить приказ, в котором прописать, какие лица имеют право получать документацию из архива, а какие – нет. Если предприятие небольшое, то практически все сотрудники могут воспользоваться архивом и взять необходимые документы. Если же в организации существует много отделов, то сотрудники каждого из них могут получать бумаги определенной категории архивных дел.

9. Все дела и папки должны быть в определенном переплете. Если этого не было сделано ранее, то необходимо заняться этим вопросом до расположения документов на полках.

10. Специалист должен вести учет не только тех документов, которые были выданы сотрудникам, но и всей остальной актуальной документации. Он обязан создать картотеку на новые документы, а также следить за сроками хранения уже имеющихся файлов.

11. Необходимо уничтожить всю документацию, которая является неактуальной.

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие аспекты его ­работы: учет документов в архиве, их использование и уничтожение. Мы также поможем вам прицениться к стоимости внеофисного хранения документов в коммерческом архиве, подскажем, на какие условия договора обратить внимание.

Учет документов в архиве

Учет документов необходим для определения количества и состава дел, хранящихся в архиве, это одно из средств обеспечения их ­сохранности. Мы должны учитывать поступление и выбытие любого документа.

Основными учетными документами в архиве организации являются:

• книга учета поступления и выбытия документов,
• описи сдаваемых в архив дел,
• реестр описей,
• лист-заверитель дела и внутренняя опись дела.

В архив должны поступать уже правильным образом оформленные дела. Для учета документов, находящихся в делах, к каждому из них оформляется лист-заверитель и внутренняя опись. Оформление дел перед передачей в архив проводят сотрудники службы ДОУ (задача архивиста – проконтролировать правильность). Описи дел, которые сдаются в архив из подразделения (см. Пример 3 в первой части статьи), как правило, составляются сотрудником службы ДОУ или ответственным за делопроизводство в данном подразделении (сотрудник архива лишь принимает единицы хранения по ним).

А вот реестр описей принятых дел и книга учета поступления и выбытия документов уже ведутся сотрудниками архива. Рассмотрим эти документы подробнее.

Все данные по поступлению или выбытию работник архива вносит в книгу учета поступления и выбытия документов (ее форма дана в Приложении 24 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). Но для удобства мы ведем учет поступления и выбытия в двух разных книгах (см. Примеры 5 и 6), разработанных на основе ­утвержденной формы «общей» книги.

Пример 5. Книга учета поступления документов Пример 6. Книга учета выбытия документов Пример 7. Реестр описей Пример 8. Заверение сшива книги (на ее обороте)

Архивное хранение документов с ЭДО и без, или при чем тут автоматизация

Упорядочивая хаос: подводные камни архивного хранения документов

Избежать хаоса в крупном архиве можно, но сложно. Для хранения архивных документов требуются люди и, что самое печальное, время. Много людей — больше хаоса, ибо человеческий фактор непредсказуем. Мало людей — больше времени уйдет на организацию архивного хранения документов. И даже если регламенты соблюдены и формирование дел выполнено по правилам, какой-нибудь вопрос застает службу или человека, отвечающего за архив, врасплох. Вот несколько таких вопросов:

• А где лежат акты, закрытые в мае позапрошлого года? Срочно нужны все из них по контрагенту такому-то!
• Кто последний брал вот этот документ? Кого бить за износ бумаги?
• Сколько времени и сил нам нужно, чтобы предоставить налоговой все, что она просит? У нас вообще все это есть?

Бывают вопросы и позаковыристей, и почудесатей, что только не случается в мире бизнеса, Вам ли не знать. Система хранения архива, существующая исключительно на бумаге или, еще хуже, в головах избранных сотрудников, таких экзаменов может и не выдержать.

Практика показывает: какими бы ответственными ни были руководители и сотрудники, как бы бережно компания ни относилась к архиву, все равно хранение архивных документов без фиксированной системы управления ими рано или поздно привносит долю хаоса в производственный процесс.

Сложность вносит и непростая навигация. Ориентироваться в таком физическом архиве нужно мастерски. Получается, что для поиска нужен человек, знающий архив, как свои пять пальцев. А он не всегда доступен, у него может быть высокая загрузка, наконец, такого человека может не быть вообще. Поиск документов постепенно ассоциируется у сотрудников с нервами, паникой и стрессом.

А сколько денег потеряли компании даже за последние пару лет, положившись на канцелярские книги, записи и вечную память сотрудников! Не перечесть. А сколько еще могли бы сэкономить…

Наконец, бумажный архив крайне легко потерять. И даже если не вспоминать страшные истории про пожары в архивах, следует помнить о том, как недолговечна и тонка бумага, как непостоянны чернила и типографская краска. Бумага иногда может пропасть изумительно незаметно. Без системы управления узнать, кто ее видел последней, кто держал в руках, кто и для кого делал копии, бывает невозможно.

Нет, мы не говорим, что бумажный архив не нужен. Нужен! Часто — необходим и незаменим! Просто стоит подумать, как избежать или хотя бы минимизировать озвученные риски.

Требования к архивному хранению: долгожители среди документов

Пожалуй, все начинается с требований «свыше». Любое хранение документов в архиве организации подчиняется узаконенным и опубликованным перечням, регламентам и приказам. Вот основные из них:

• Закон «об архивном деле», действительный с 2004 года.
• Приказ №558 об архивных документах, одобренный в 2010 году.
• Приказ №105, одобренный Министерством финансов.

Есть и другие. Некоторые мы упомянем ниже.

Для иллюстрации специфики законодательства в архивном деле возьмем сроки хранения архивных документов в организации. Самое простое — хранить все документы по 10 лет, не прогадаете, только замучаетесь обеспечивать такой архив необходимыми ресурсами.

Для определения сроков хранения созданы специальные типовые и ведомственные перечни архивных документов для разных типов организаций. Разработаны специальные сервисы, благодаря которым можно быстро посмотреть требования законодательства относительно того или иного документа. Использовать их хорошо, но еще лучше, когда такая информация вшита в систему хранения архива в электронном виде.

Кстати, есть документы — главным образом бухгалтерские — которые должны храниться и 10 лет, и 50, и 75, и больше, и даже которые вообще нельзя уничтожать. Так что будьте внимательны! Сроки хранения и прочие требования к разным видам документов указаны также в специфических отраслевых законах — например, в Законе «О ведении бухгалтерского учета», «Об акционерных обществах» и «Об ООО». В каком порядке и сколько хранить документы указано и в Постановлении №-03-33пс.

Особые требования есть и к помещению, где располагается архив. Они направлены на минимизирование рисков утери архива из-за пожара, разрушений, плесени и т. п. Если архив большой, придется позаботится о наличии помещений и для временных документов, и для тех, что постоянно используются, и для хранилища, и для работы сотрудников архива.

Описаны требования к световому, температурно-влажностному, санитарно-гигиеническому и охранному режиму. Например, показатели влажности нужно контролировать два раза в неделю, раз в год убирать пыль на всех полках, а документы желательно располагать в северной части здания и изолировать от дневного света.

В общем, хранение документов в собственном архиве организации — дело хлопотное, но необходимое. Как же автоматизация может сократить количество хлопот?

Хранение документов: возможности организации электронной системы управления архивом

И здесь мы плавно переходим к операциям, которые нам предстоит проделывать с документами в процессе архивного хранения. Да, с помощью системы автоматизации мы не улучшим условия хранения. Но зато можем существенно упростить организацию!

Вот — простая наглядная таблица, показывающая, как выглядит одна и та же операция с автоматизацией и без, независимо от того, электронный у вас архив или классический, бумажный.

	Нет системы автоматизации документооборота	Есть система автоматизации документооборота
Передача документов на архивное хранение	Сотрудники архива разрабатывают график сдачи документов и согласовывают его с руководителем подразделений и компании. И даже если забыть о цепочке согласований, то создание графика без средств автоматизации само по себе требует большого времени. А теперь добавим к этому напоминания сотрудникам о необходимости сдать бумаги в архив и умножим на масштаб компании.	Система сама напоминает сотрудникам о наступлении срока передачи документа в архив. В пару кликов можно посмотреть, какие документы сейчас в архиве, какие на руках у сотрудников или контрагентов, когда будут сданы, какие просрочены, сколько будет возвращено или прибудет в следующем месяце и т. п. Однократная регистрация документа — один из принципов электронного документооборота — позволяет однозначно идентифицировать документ и исключает в дальнейшем ошибки и потери.
Оформление дел	Сотрудники формируют дела, соблюдая требования закона. Например, в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих. Документы постоянного хранения и временных сроков группируются отдельно, документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики в дело не помещаются. В процессе люди ошибаются, работу требуется проверять и согласовывать. Дело печатается, переплетается, создается обложка, внутренняя опись и лист-заверитель. Все это нужно вбивать вручную, и при большом объеме такая работа занимает значительное время. Ошибки, опять же, не исключены.	Уже при занесении документов в базу мы можем указать, в какое дело они будут помещены после исполнения. Можем поместить вручную. В два-три клика мы переносим документы из одного дела в другое. При попытке «подшить» в дело неподходящий документ система оповестит об этом. Программа самостоятельно предлагает подходящие для сохранения конкретного документа дела. А в «карточке» дела мы указываем, где физически в архиве оно находится: на каком стеллаже, в какой полке. Это чтобы потом за 2–3 секунды узнать, где искать нужную бумагу. Обложка и все листы дела, создающиеся в процессе формирования, в системе можно сделать и распечатать по шаблону за несколько секунд.
Подготовка к архивному хранению	Структурное подразделение и сотрудники архива проверяют правильность формирования дела, его оформления и соответствие количества бумаг, включенных в опись, номенклатуре дел. Проверка занимает время.	Многие данные подставляются автоматически и являются уже проверенной информацией. При нехватке документов и расхождении с номенклатурой система не даст провести дело и уведомит о нарушении. При передаче дел в программе электронного документооборота — например, в «1С:Документооборот» — можно составить опись и печатную форму, посмотреть, какие дела в данный момент открыты, какие считаются исполненными или уже переданы в архив.
Выдача документа из архива	За время курсирования документа по рукам отметки в журнале передачи часто пропускаются, бумаги теряются, при срочном требовании не всегда понятно, где они. Бывает трудно установить, отправлялась ли уже конкретная бумага в конкретную организацию, сколько копий бумаги было сделано и у кого они находятся.	Журнал передачи оформляется в электронном виде и используется для контроля возврата выданных дел. Мы сразу видим, какой документ кому передан, когда срок возврата или когда документ возвращен, сколько копий сделано. Журнал передачи можно распечатать. По шаблону, в несколько кликов, можно создать карту-заместитель дела.
Уничтожение дел	Экспертная комиссия вручную отбирает дела, которые по сроку подлежат уничтожению. На эти дела комиссия составляет акт, он отправляется на согласование к руководству. Процесс часто занимает много времени, а единичные ошибки даже при грамотном подходе все равно не исключены.	Процедура проходит в системе электронного документооборота, которая не позволит поставить на уничтожение дела с не истекшим сроком хранения. Возможность ошибки ничтожна. Процедура согласования регламентирована и контролируется программой.
Поиск документа	Обычно чтобы найти документ, нужно знать номер дела, его содержание, ответственных за него людей, либо просматривать все дела за нужный отрезок времени. Если дело потерялось, поиск его в большом архиве становится почти равнозначным поиску иголки в стоге сена.	Поиск документа возможен даже при знании минимума информации о нем. Например, в строке поиска можно ввести слова, которые встречаются в содержании дела. Можно делать выборку за конкретный отрезок времени, с дополнительными фильтрами по ответственным, статусам дел, наличии документов и т. п. Если даже в итоге поиска выводится не один, а несколько документов, отобрать из списка не так сложно. В электронной карточке каждого дела указано его местоположение в физическом архиве.

«В карточке Вы можете указать временной отрезок документов и место хранения (стеллаж, полку)».

«Печатную форму внутренней описи документов дела можно распечатать и приложить к делу».

Становится ясно, что электронная система автоматизации полезна даже для архивного хранения документов в бумажном виде, поскольку помогает экономить трудозатраты. Как следствие — позволяет держать меньшее количество сотрудников, ответственных за архив, а также — минимизирует вероятность ошибок. Упомянем еще несколько преимуществ, которые Вы получите при наличии системы электронного документооборота:

• В системе есть возможность выполнять различные операции параллельно. Так время движения документа сокращается.
• Непрерывность движения документа позволяет видеть, кто в данный момент является ответственным за исполнение документа.
• Единая база информации исключает появление дублей.
• Оперативный доступ к документам упрощает ряд операций с ними и ускоряет многие рабочие процессы.
• Согласование документов, а вслед за ним и принятие решений существенно ускоряется.
• Наличие однозначного ответственного лица на каждом этапе движения документа способствует повышению исполнительской дисциплины.
• Шифрование данных и настройка прав доступа помогает охранить документы от несанкционированного использования информации.
• При электронной регистрации и оформлении документов формирование архива происходит автоматически, без необходимости предпринимать дополнительные шаги.

Следствие — и главное преимущество использования СЭД для ведения архива — это снижение финансовых затрат на документооборот и содержание архивных подразделений. По данным нашей собственной аналитики, расходы на архивное хранение документов сокращаются на 17–72% в зависимости от размера архива и масштаба организации.

Минусы электронной системы хранения: сколько стоят архивные документы

Отметим и минусы применения системы ЭДО для ведения архива. Основной — большие вложения, необходимые для покупки ПО и внедрения системы в производство. Плюс для функционирования должным образом часто приходится идти и на апгрейт «железа» — компьютеров на рабочих местах. Но такое масштабное вложение является единоразовым: регулярное сопровождение системы уже не будет столь дорогостоящим. А финансовая экономия благодаря системе окупит инвестиции. Стоимость сопровождения системы зависит от многих факторов: от состояния ИТ-структуры компании до добросовестности сотрудников, выполняющих работы по поддержке. Часто лучше отдать сопровождение системы на аутсорсинг. Чтобы сразу посмотреть, как это и сколько стоит, зайдите в наш раздел, посвященный сопровождению программ на платформе «1С» или, проще, позвоните и получите исчерпывающую консультацию.

Уже через 5–10 лет наличие электронного архива и, тем более, наличие электронной системы управления архивом станет мастхэв для крупных предприятий и государственных организаций. И вопрос для сомневающихся: как Вы думаете, сколько документов и людей скопится в архиве вашей компании к этому времени и насколько возрастут первоначальные вложения по сравнению с сегодняшней ситуацией?..

Решение затягивать с автоматизацией в сфере хранения документов, увы, неоднозначно. Гораздо эффективнее будет сосредоточиться на выборе хорошего интегратора и поставщика ПО — вот тут грамотный подход действительно позволит сэкономить и средства, и время.

Другой минус — это необходимость обучать сотрудников. Но если учитывать этот пункт с самого начала, риск саботажа сотрудниками новой схемы работы будет минимален. На помощь придут и современные методики геймификации обучения, и опытные преподаватели (тут вернемся к вопросу о выборе компании-интегратора), и включение специалистов в проектную команду, и другие инструменты.

Сложности внедрения кратковременны, а положительный эффект от ЭДО постоянный

Все инновации предполагают временное терпение неудобств. Но в итоге Вы получаете новый эффективный инструмент, улучшаете бизнес-процессы, связанные с архивоведением, и запускаете цепочку глобальных улучшений: компания становится более современной, ускоряется клиентский сервис, повышается лояльность сотрудников и контрагентов и т. д.

Ну а самый верный и надежный способ сократить бюджет и неудобства на этапе внедрения и начала эксплуатации системы — это прийти к ЭДО еще на стадии молодой компании, при минимальных затратах и сроках внедрения.

Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — мы дадим рекомендации для вашей организации и укажем примерный бюджет внедрения системы. Посчитать точный бюджет возможно будет после предпроектного обследования — специальной процедуры, позволяющей однозначно описать состояние компании и бизнес-процессов к моменту внедрения. И эту услугу Вы тоже можете заказать у нас, без обязательства вести дальнейший проект с нами.

Остались вопросы? Звоните!

Особенности хранения электронных документов — Диадок

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры тоже требуется хранить пять лет, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 1 ст. 23). Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет. Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации». Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов. Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

• в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
• компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
• компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

---

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

---

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок. Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности. А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов. Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет. Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

---

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

---

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств. При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи. Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян. Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными). Но она крайне низкая.

---

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

---

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок. В ней они защищены троекратным копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре. Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

---

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

---

Электронный архив документов организации (СЭД архив) – хранение электронных документов

Общий центр обслуживания (ОЦО)

Централизованно обрабатывает документы, поступающие из филиалов и фронт-офисов. Извлекает данные и определяет их на хранение согласно построенным сценариям. Стандартизация всех этапов бизнес-процесса. Контроль и быстрый доступ к информации, необходимой для принятия операционных и стратегических решений.

Архив бухгалтерских документов

Хранит «первичку» и иные документы финансового блока, созданные в учётной системе предприятия или поступившие от контрагентов в электронном/бумажном виде. Быстрый поиск и выгрузка документов по запросам ФНС. Снижает риски «опережающей» уплаты НДС. Многократно снижает затраты на хранение документов.

Архив кадровых документов

Хранит все документы по личному составу и кадровому резерву в защищённой базе данных. Автоматизирует кадровые процессы (подбор, приём на работу, увольнение) и консолидирует информацию о сотрудниках в личных делах. Учёт и хранение социально значимых документов в безопасной системе, защищённой согласно требованиями ФЗ-152.

Архив конструкторской документации

Хранит документацию, поступающую от проектировщиков на серийное предприятие. Исключает потери информации, учитывает извещения, управляет уровнями доступа. Снижает затраты на обновление, копирование и распространение документации.

Архив технической документации

Хранит и поддерживает актуальность документов по управлению инфраструктурой (здания, коммуникации, оборудование и т.д.) Контролирует сроки техобслуживания, испы-таний и сертификации. Передаёт данные на мобильные устройства специалистов. Снижает затраты на экстренный ремонт и простой.

Архив документов компании (ECM)

Хранит любой контент предприятия, превращая весь накопленный опыт в «цифровые активы», с которыми удобно работать всем сотрудникам. Обеспечивает долгосрочную сохранность контента, исключает хищения и утечки данных. Быстрый поиск и управление доступом.

Руководство по архивированию документов в 2021 году

Вам когда-нибудь требовалось старое ценовое предложение или другая информация от поставщика, которую вы сохранили на компьютере, которого у вас больше нет? Или, может быть, вы искали финансовый отчет за несколько лет и рылись в гору ящиков на редко используемом складе?

Если у вас есть что-то связанное или если вы хотите, чтобы это не происходило, вам нужен план архивирования документов для ваших старых записей. Мы рассмотрим шесть шагов ниже, чтобы помочь вам начать использовать передовые методы управления документами.

---

Обзор: Что такое архивирование документов?

Архивирование документов – это процесс, при котором статические записи хранятся до тех пор, пока к ним не потребуется доступ в будущем. Ключевое слово здесь – «статический», потому что архивные документы фиксированы и неизменны.

Например, если вы заключаете контракт с поставщиком и отправляете несколько черновиков туда и обратно, вы имеете дело с динамическим документом. Однако после подписания контракта это постоянная статическая запись.

Различие между фиксированными и динамическими также является важным различием между архивными данными и хранилищем резервных копий, которые люди часто считают одним и тем же.

В этом разница: архивные документы не меняются, резервная копия данных носит временный характер и предназначена для обеспечения фиксированной точки восстановления в случае повреждения или потери файлов. Данные резервного копирования будут периодически перезаписываться, обычно каждый день или неделю, в рамках управления вашей сетью или веб-сайтом.

Знание разницы между резервным копированием данных и архивным хранилищем является ключевым моментом в управлении бизнес-документами.

Вы получите много преимуществ от внедрения процесса архивирования документов в рамках вашей общей политики управления контентом:

• Освобождает ресурсы – к большинству данных в сетях компаний не было доступа в течение как минимум года , поэтому архивирование сокращает время обработки и обеспечивает больше места для локального хранения.
• Снижает расходы – Стоимость архивного хранения данных меньше, чем у первичного хранилища, и большинство предприятий могут легко архивировать терабайты данных. А перемещение этой информации уменьшит размер повторяющихся резервных копий данных.
• Обеспечивает соответствие – Будь то IRS, другие правительственные учреждения, отраслевые органы, государственные и местные органы власти, вы сталкиваетесь с множеством стандартов хранения и безопасности документации, которым должен соответствовать ваш бизнес, чтобы избежать штрафов или других штрафных санкций.

---

Как внедрить систему управления документами для архивирования ваших документов

Архивирование документов – это не разовое мероприятие.Вы должны выделить ресурсы как для создания архива документов, так и для его обслуживания. Это будет отдельной строкой в ​​вашем бизнес-бюджете, но описанные выше преимущества с лихвой оправдают и компенсируют затраты.

Шаг 1: Первоначальная оценка

Определите вашу текущую систему документооборота и процесс обработки. Является ли это формальным, специальным или комбинацией того и другого? Это будет включать в себя создание, получение, обработку, хранение и удаление каждой записи.

Вам также необходимо провести инвентаризацию существующих записей, чтобы определить количество.Вы должны классифицировать все документы по функциям, включая финансовые, кадровые, страховые, отгрузочные и приемные и т. Д.

Шаг 2: Определите цели и роли

Явно определите ваши цели архивирования документов. Вы хотите снизить ежедневные эксплуатационные расходы? Обеспечить соблюдение требований к ведению записей и безопасности данных?

Разрешить повседневным офисным процессам работать более эффективно? У вас есть более легкий доступ к более старым записям через онлайн-хранилище документов? Улучшить бизнес-показатели?

Конечно, вам, вероятно, понравится все это, но вам нужно явно расставить приоритеты, чтобы ваши усилия по архивированию неуклонно выполнялись.

Также необходимо определить организационные роли. Кто будет контролировать начальный процесс архивирования и управлять им в будущем? Какие уровни разрешений вы будете использовать для ограничения доступа к архивным данным? Как вы будете способствовать соблюдению требований всеми сотрудниками?

Шаг 3. Внедрение графика хранения

После того, как вы узнаете свои цели архивирования и определите, кто будет внедрять и контролировать вашу политику архивирования, установите график хранения для ваших деловых документов.

Вы должны хранить постоянные копии записей, таких как годовые финансовые отчеты и документы, но почти любой другой документ имеет срок действия не более 10 лет.

Вы не найдете универсального графика хранения деловых документов. Вместо этого изучите местные, государственные, федеральные и отраслевые правила, которым вы должны следовать. Вы должны знать одно практическое правило: храните все налоговые и налоговые документы в течение как минимум семи лет.

Затем уничтожьте все документы, которые не нужно архивировать или которые никогда не будут постоянно храниться, например, спам, каталоги поставщиков и дубликаты.

Чтобы снизить потенциальную ответственность, наймите поставщика Национальной ассоциации уничтожения информации (NAID) для безопасной транспортировки, уничтожения и последующей утилизации материалов.

Шаг 4. Оцифровка бумажных файлов

Вы сократите расходы и необходимое пространство для хранения, улучшив организацию и упростив доступ, за счет оцифровки всех ваших бумажных файлов. Вы можете хранить записи в бумажном виде, но также оцифровывать их для сохранности.

Именно здесь использование специализированного стороннего поставщика хотя бы для первоначальной настройки архива документов даст более стабильные результаты, чем использование неоплачиваемого стажёра в офисе.

Чтобы гарантировать доступ к этим записям, сохраните их в открытых форматах файлов: PDF и ODT для документов, SVG и PNG для изображений и ODS для электронных таблиц.

Если вы сохраняете файлы в частном формате, возможно, вы не сможете открывать их в будущем, потому что программное обеспечение больше не доступно или у вас больше нет лицензии на его использование.

Для каждого цифрового файла используйте его метаданные, дополнительную информацию о его содержимом.

Использование метаданных облегчит организацию файлов и последующий доступ, поскольку вы можете включать такую ​​информацию, как название документа, автора, краткое описание, ключевые слова и многое другое. Метаданные обычно доступны, щелкнув файл правой кнопкой мыши и выбрав «Свойства» или «Получить информацию» в зависимости от используемой операционной системы.

Метаданные PDF помогут вам организовать ваши документы и восстановить их позже.

Шаг 5: Выберите поставщика хранилища

Самый безопасный метод архивирования документов – это удаленная бумажная копия или электронное хранение данных через стороннего поставщика. Эти объекты будут защищены от многочисленных антропогенных и природных явлений, включая несанкционированный доступ, кражи, наводнения и землетрясения.

Надежный архив защищает ваши записи лучше, чем долгосрочное хранение в вашем офисе или другом учреждении.

Электронное хранилище данных предоставляет вам три основных варианта: диск, лента и облако. У каждого есть свои плюсы и минусы, которые связаны с долгосрочной целостностью, безопасностью и простотой доступа для программного обеспечения для управления записями. Рассмотрите возможность использования двух методов в тандеме для обеспечения избыточности данных.

Шаг 6: Оценка внутренних процессов и внешнего хранилища

Хранение и архивирование документов – это непрерывный процесс. В рамках общей политики пересматривайте свои процедуры каждый год, чтобы видеть, насколько хорошо они работают, и вносить необходимые корректировки.

Все сотрудники должны вносить свой вклад в обеспечение эффективного хранения и архивирования документов. Используйте коммуникационные стратегии, такие как обзор политики во время адаптации сотрудников и ежегодный курс повышения квалификации наряду с другим обязательным обучением.

Наконец, периодически проверяйте доступ к архивным материалам и их целостность. Меньше всего вам нужна информация для судебного дела, налоговой проверки или после стихийного бедствия только для того, чтобы обнаружить, что с вашим архивным хранилищем возникла проблема.

Архивы и ресурсы управления записями

Оливер У. Холмс (1964)
[ Примечание к веб-версии ]

Архивы уже устроены – предположительно. То есть договоренность была предоставлена ​​им агентством происхождения, пока оно строило их день. день за днем, год за годом, как систематический отчет о своей деятельности и как часть ее операций. Ожидается, что это расположение архивариуса уважать и поддерживать. Аранжировка встроена в архивы; это одна из неотъемлемых характеристик “архивов”, отличающая их от неархивный материал.

Теоретически в архивах правительственного агентства или любой организации – и, следовательно, в архивном хранилище, которое хранит такие архивы – каждый документ имеет свое место, естественное место, так что его связь и связь со всеми другими документами, созданными или полученными создающее агентство остается ясным. Архивариус сохраняет и использует порядок, предоставленный записями агентства происхождения, исходя из теории, что это договоренность имела логику и значение для агентства, и если бы сотрудники агентства могли находить и использовать записи, когда они были активны, в связь с многочисленными ежедневными операциями агентства, архивист наверняка может сделать то же самое, используя современные регистры, индексы, и другие средства поиска, которые прилагались к записям как часть их.Таким образом, искусственные средства поиска, которые должно создать архивное учреждение, являются сведено к минимуму. Система регистрации, используемая агентством, возможно, была не лучшей из тех, что могли быть разработаны для начала, или она могла не иметь были эффективно выполнены. Возможно, он даже сильно сломался из-за неэффективной регистрации, внезапного расширения или смещения программ без адекватная помощь в архиве или по другим причинам. Тем не менее, ни одному крупному архивному учреждению никогда не дадут денег на пересмотр файловых систем.Ему придется уживаться с тем, что он унаследовал, в лучшем случае внося незначительные изменения.

Однако, помимо таких практических соображений, как нехватка времени и денег для создания новых систем, более важна истина, если архивное Агентство могло реорганизовать записи, пытаться сделать это было бы неразумно и нежелательно. Возможно, никакие два архивариуса не смогли бы договориться о договоренности. концепция, которая будет встроена в любую новую систему. Более того, то, что агентство создало в прошлом, сегодня ни один мужчина не может полностью разорвать на части.Невозможно, например, разорвать тома на части. Этот автор видел, как такой процесс на самом деле пробовал с печатными буклетами, но с минутными книгами или счетами. книги становится невозможным. В той мере, в какой это можно было сделать с помощью разрозненных бумаг, исходные группы, которые имеют смысл сами по себе, будут Потерянный; последовательность операций и событий было бы трудно или почти невозможно реконструировать; эффективность или неэффективность само агентство будет скрыто; и все регистры, индексы и другие вспомогательные средства, созданные на протяжении многих лет агентством, за большие деньги в людские ресурсы и деньги будут бесполезны.(Здесь мы рассматриваем физическую перестановку, а не перестановку на бумаге, которую архивариус волен делать все, что душе угодно, если найдет для этого время и деньги. Перестановка бумаги архивистом может быть полезным дополнением физического договоренность, установленная агентством происхождения; они не могут его вытеснить.)

Энергичному новициату, который обычно хочет начать систематизировать и каталогизировать все документы в некоторой собственной схематической структуре, эти наблюдения должны звучать странно – как выход ленивца.Но это знает каждый профессиональный архивист. Он узнал их от опыт или от архивистов, которые имели опыт. Эти уроки часто излагаются в архивной литературе. Классическое выражение они есть в руководстве 1898 г. голландских архивистов Сэмюэля Мюллера, Дж. А. Фейта и Р. Фруина, переведенном на английский язык Артуром Х. Ливиттом (Manual по организации и описанию архивов ; 1940). Они воплощены также в известных трактатах на английском языке сэра Хилари Дженкинсона. (Руководство по администрированию архивов ; ред.изд., 1937) и Т. Р. Шелленберг (Современные архивы: принципы и методы ; 1956). Они были вписаны в учебные материалы Национального архива, в частности, информационных документов для персонала №№. 15 и 18, озаглавленные соответственно Контроль записей на уровне группы записей и Принципы организации.

Общий принцип, рассмотренный выше, конечно же, то, что архивисты называют «принципом происхождения». На верхнем уровне это обозначено французское выражение Respect des fonds (сохранение естественных архивных органов создания агентств или офисов отдельно друг от друга) и на более низком уровне, то есть в пределах фонда , по фразе респект для примитивного порядка (уважение к первоначальному порядку).Таким образом, для записей любого агентства организация превращается в задачу определения и проверки первоначального заказа, заполнения и маркировки документов. архивы тары для ее отражения и стеллажи из тары в установленном порядке.

Но если это все, что нужно для организации, то это может показаться относительно простым и даже отчасти рутинным – возможно, в основном это физическая операция. Первым ответом на такое наблюдение было бы то, что, хотя теоретически устройство является простым, на практике оно всегда создает много проблем.Почти Все руководство Мюллера, Фейта и Фруина посвящено изложению этих проблем и предлагаемым решениям для них. Второй ответ что эти авторы занимаются только частью функции организации, систематизацией записей агентства – любого агентства – тогда как архивисты в в Национальном архиве и в большинстве государственных архивных учреждений хранятся записи сотен агентств, более или менее связанных с каждым из них. Другие. Должны существовать, во-первых, общие правила организации, включающие группирование этих ведомственных записей, и, во-вторых, средства контроля для реализации политики.Другими словами, в любом крупном депозитарии есть много решений, которые необходимо принимать выше уровня фондов .

Автор считает, что большой путаницы, возникающей при обсуждении функции упорядочивания, можно было бы избежать, если бы ее можно было распознать с самого начала. что термин «организация» охватывает несколько различных типов операций разной степени сложности, в значительной степени зависящих от уровня на которые они выполняются. Идентификация этих уровней и некоторый анализ операций на каждом уровне, начиная с верхнего уровня и движение вниз – порядок, в котором должен быть установлен контроль, – может привести к лучшему пониманию этой функции как архивариусами, так и неспециалистами.Пытаясь провести этот анализ, автор имел в виду, что аудитория в основном будет – архивариусами (и классификаторами позиций), но он надеется на то, что Написанное также будет иметь смысл и будет звучать правдоподобно для тех, кто часто пачкал руки, фактически выполняя аранжировку.

УРОВНИ РАСПОЛОЖЕНИЯ

Во всех крупных архивных хранилищах обычно можно выделить не менее пяти уровней организации:

1. Организация на уровне депозитария – разделение всех активов депозитария на несколько основных подразделений в самом широком возможный знаменатель и физическое размещение владений каждого такого крупного подразделения с максимальной выгодой в областях стека здания.Этот крупный разделение холдингов обычно отражается в параллельных административных единицах (подразделениях или филиалах в депозитарной организации, которым ответственность за эти основные группировки).
2. Организация на уровне рекордных групп и подгрупп – разбивка владений административного подразделения или филиала (поскольку они могут иметь были установлены на первом уровне) в группы записей и их физическое размещение в некоторой логической схеме в областях стека, назначенных для подразделение или филиал.Этот уровень должен включать идентификацию естественных подгрупп и их отнесение к установленным группам записей.
3. Расположение на уровне серий – разбивка группы рекордов на натуральные серии и физическое размещение каждой серии по отношению к другие серии в некоторой логической схеме.
4. Организация на уровне единицы хранения – разбивка серии на компоненты единицы хранения и физическое размещение каждого компонента по отношению к другим компонентам в некоторой логической последовательности, последовательность, обычно уже установленная агентством, так что архивист просто проверяет и принимает это.
5. Организация на уровне документов – проверка и упорядочение отдельных документов, приложений и приложений в каждой единице хранения, и отдельные листы бумаги, которые вместе составляют единицу хранения и физическое размещение каждого документа по отношению к другим документам в некоторые приняты, последовательный порядок.

Вышеупомянутые пять шагов относятся к расположению самих записей, независимо от их контейнеров. Они устанавливают порядок или последовательность в которых записи должны быть помещены в контейнеры и в которых контейнеры должны быть помечены и размещены на полках.

Когда все эти шаги будут завершены, можно сказать, что архивные фонды хранилища находятся под контролем. Этот контроль никогда не может быть установлена ​​полностью (иногда договоренность на уровне единицы хранения или документа может никогда не быть полностью осуществлена), но она должна быть создана для приемлемая степень, прежде чем работа по описанию записей возможна, потому что средства поиска должны ссылаться на указанные единицы в установленном договоренность.

РАЗМЕЩЕНИЕ НА УРОВНЕ ДЕПОЗИТОРИЯ

Большое архивное хранилище, в котором хранятся записи сотен различных агентств, каждое из которых считается группой записей, требует первого подразделения его владения выше рекордного уровня группы, главным образом для административных целей.Таким образом, каждое такое подразделение содержит несколько групп записей. Этот деление может быть:

(1.) в хронологическом порядке перерывы часто случаются при серьезных изменениях в организации правительства (как в странах Латинской Америки, где обычно находит, по крайней мере, колониальную часть и часть национального периода, иногда между разделами периода независимости)
(2.) на иерархической основе, в соответствии с основными организационными подразделениями правительства (как в Национальном архиве, где административные подразделения сначала были организованы вокруг записей одного или двух основных департаментов наряду с записями связанных независимых агентств, хотя через лет эти границы продолжают меняться)
(3.) на основе уровней власти (как центрального, так и местного); или
(4.) некоторая комбинация вышеперечисленного.

В Национальных архивах также существует тенденция рассматривать широкие предметные области в качестве руководства на этом уровне организации, но это может быть больше кажущееся, чем реальное. Сама государственная организация обычно в значительной степени следует предметным областям. Тематические области вряд ли могут быть контролирующими руководство, но они могут быть вспомогательным соображением. Также важны такие вопросы, как размер и расположение складских помещений, физическое характер самих записей (часто требующие специальных областей в случае технических записей, таких как карты, изображения и пленки), ссылка активность записей, степень защиты, которую они должны обеспечить, а также количество и квалификацию персонала, необходимого для работы с ними.Из-за всего Учитывая эти соображения, это первое разделение записей обычно делается на высшем административном уровне и воплощается в выпусках, утвержденных руководитель агентства. Персонал более низкого ранга обычно не участвует в принятии решений и не несет за них ответственности. Малые архивные хранилища могут не испытывать потребности в разделе своих владений на этом уровне; но с годами, поскольку переводы продолжаются от все большего числа агентств и офисов, необходимость рассмотреть такое разделение почти наверняка возникнет.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ НА УРОВНЕ РЕКОРДНОЙ ГРУППЫ

Основной принцип Respect des fonds требует, чтобы записи о различных учреждениях и офисах велись отдельно и никогда смешанный. Согласно этому принципу архивное учреждение должно:

(1) решить, какие создавающие агентства и офисы представлены записями и
(2) идентифицирует все записи как принадлежащие тому или иному агентству.

В первые годы существования архивов беспокойство по этим вопросам может показаться несколько академическим, поскольку представленные агентства широко известны. для персонала и идентификация записей с конкретными агентствами довольно очевидна.Однако рано или поздно возникнут споры и решения будут востребованы. Как долго архивное учреждение может «прожить» без тщательного разделения своих фондов на четко разграниченные «записи»? группы », если использовать термин, введенный в обращение в Национальном архиве в 1941 году – будет зависеть от того, как давно и через сколько реорганизаций агентств его владения расширяются, и сколько чердаков и подвалов заполнено скоплениями этих записей, запутанных многими перемещениями за эти годы, он вычистили.

До того, как Национальный архив начал использовать термин «группа записей», Государственный архив Великобритании использовал термин «архивная группа» для обозначения назначать отчеты всего агентства, независимо от его размера, включая отчеты целых министерств. Мы считали, что британская практика, если применяемые в Национальном архиве, иногда могут приводить к слишком большим группировкам для удобства администрирования. Мы подумали, что лучше разделить записи таких крупных «агентств», как департаменты, в несколько отдельных групп записей, обычно отражающих бюро внутри департаментов и «удобный размер» для администрирования.

На континенте широко использовался французский термин « fonds d’archives », означающий совокупность или запас записей единицы, создающей записи. известен в архивной литературе и принят за основу аранжировки работ. (Голландский термин « archief » также широко использовался из-за влияние голландского руководства.) На практике записи любого подчиненного офиса, в котором велись записи, независимо от того, насколько маленький офис, были считается “ фонд “.«Это было противоположной крайностью« удобного размера »и принципа« записывающая группа », как это определено в Национальном Архивы объединяли записи подчиненных офисов под их вышестоящими офисами, обычно до уровня бюро. Также записи небольших, хотя в основном независимые спутниковые агентства часто включались в записи основных агентств, с которыми они связаны. Много меньших фонды , такие как отчеты комиссий по рассмотрению претензий или арбитражных комиссий, были сгруппированы вместе в так называемый коллективный отчет группы », ряд которых был создан.В противном случае было бы тысяч долларов . Таким образом, Национальный архив, частично для административное удобство, была нацелена на промежуточный уровень при создании своих учетных групп. В 1943 г. было установлено 206 таких рекордных групп. его тогдашние холдинги. С тех пор были созданы дополнительные рекордные группы, и их количество, учитывая все владения Национальной Служба архивов и документации, сейчас приближается к 350.

Хотя термин «группа звукозаписи» никогда не казался автору удачным для концепции, никто не предложил лучшего, и как термин, так и эта концепция, похоже, распространяется в других архивных хранилищах в Соединенных Штатах и ​​Канаде.Не факт, что этот термин всегда определяется точно так же, как в Национальном архиве, и, возможно, в этом нет необходимости – при условии, что определение применяется последовательно на протяжении всего учреждение. Такая концепция необходима во всех архивных хранилищах, где хранятся записи, созданные множеством различных агентств и организаций. организации. После создания группы записей обычно являются основными единицами административного контроля; то есть для расположения, описания, справочная служба, статистический учет и отчетность.

Поскольку записи каждой группы записей должны храниться отдельно от записей всех других групп записей, любая единица записей – независимо от того, связана ли она. том, серия отдельных листов, отдельный лист бумаги или карта, или что-то еще – должны быть идентифицированы как составляющие часть одной группы записей и никакую другую. Перекрытия быть не может, поскольку записи нельзя физически размещать в двух разных местах. Каждое новое присоединение должно быть отнесено к его собственному группа записей; если таковой не существует, необходимо создать новую группу записей и найти для нее надлежащее место в хранилище.По возможности все содержимое группы записей должно храниться вместе в одном месте в стопках. Для технических записей часто приходится делать исключения. Поскольку решения на высшем уровне регулируются больше административными, чем профессиональными соображениями, создание группы записи с определение границ – первая настоящая профессиональная операция по мере продвижения вниз в функции аранжировки. Невозможно обсудите здесь все многочисленные соображения, определяющие решения о распределении записей той или иной группе.Они изложены четко и подробно, что касается Национального архива, в его информационном бюллетене для персонала № No. 15,

Контроль записей на уровне группы записей .

Рекомендации по созданию новых учетных групп и их разграничению обычно выносятся начальниками филиалов или подразделений старшего звена. уровень архивариуса и требуют одобрения руководителя архивного агентства или специально назначенного помощника. Высшие должностные лица также должны решить на какое подразделение или филиал следует возложить ответственность за группу записей.Начальник отдела или филиала или в некоторых случаях вышестоящее должностное лицо, должен решить, где в областях ответвлений физически должна располагаться группа записей. Объем использования записей, количество дополнительные записи, которые следует ожидать в группе записей, и другие соображения могут повлиять на решение относительно области, в которой группа записей должна быть отложенным. Физические ограничения штабелей и оборудования могут не позволить полностью реализовать идеальную компоновку, и в этом случае необходимы компромиссы. быть сделано.

Все естественные подгруппы также должны быть признаны на этом уровне организации и учтены в заявлении о регистрации, подготовленном для записи. группы и хранятся отдельно физически как подразделения группы записей, когда она размещается в стопках. Подгруппы должны быть идентифицированы и их принадлежность определяется при установлении границ рекордной группы; в противном случае определение подгрупп может составить отдельную уровень в расположении.

Во многих более простых группах записей, некоторые из которых могут быть значительными, нет подгрупп.Определение подгруппы может быть выполнено быстро, за исключением случаи коллективных учетных групп или записей агентства, которое подвергалось частым реорганизациям и многочисленным изменениям полевых офисов, для записи каждого полевого офиса следует правильно рассматривать как подгруппу. Более того, если записи с годами стали сильно искажены, определение существующих подгрупп может оказаться наиболее трудным. Распутывание самих записей, возможно, придется отложить до следующего уровня расположение, идентификация и выделение серий.Выявление подгрупп и рекомендации по порядку их расположения в группе записи – это работа среднего профессионального уровня или выше, которая утверждается руководителем подразделения или филиала, в ведении которого находится запись группы.

Хотя в отношении групп записей приходится принимать решения по многим трудным проблемам, и решения имеют большое значение, время, потраченное на организация на уровне группы записи настолько мала, что составляет почти ничтожную часть всего времени, которое архивное агентство должно уделять функция аранжировки.

РАСПОЛОЖЕНИЕ СЕРИЙ В РЕГИСТРАЦИОННОЙ ГРУППЕ

Это расположение на трех уровнях внутри группы записей, что представляет собой трудоемкую работу. Рекордные группы в Национальном архиве в среднем почти 3000 кубических футов каждый (содержимое почти 500 картотек с 4 ящиками). В других архивных хранилищах средний показатель может быть меньше. Некоторые группы записей настолько велики и сложны, что содержат тысячи серий во многих подгруппах. Эти серии должны быть идентифицированы и упорядочены. в некотором логическом порядке по отношению друг к другу, так что всей группе записей дана упорядоченная последовательность на полках.

Хотя с помощью схем классификации и практики подачи документов агентство могло окончательно упорядочить документы и единицы подачи внутри каждой серии он почти никогда не устанавливал последовательную аранжировку для множества разных серий, которые он создавал. Никогда не требовалось серия должна была идти первой, определенная другая – последней, и каждая из остальных должна была занять свое место в какой-то определенной точке между ними. Этот более крупная последовательность классификации – это то, что архивист должен установить для каждой группы записей.Это операция, требующая полного знания принципы архивного устройства и знание административной истории агентства или агентств, чьи записи задействованы. Во многих отношениях это суть архивной работы, потому что инвентарь и все другие вспомогательные средства просто отражают этот уровень организации и привязаны к нему. Человек, которому поручена работа, должен быть хорошо обучен и иметь опыт и должен подготовиться к своему конкретному заданию, прочитав законы. и положения, регулирующие организацию и программы рассматриваемого агентства; его годовые отчеты, специальные отчеты и другие публикации; а также все серьезные исторические и аналитические исследования его работы и достижений.Он должен обращать особое внимание на изменения в его функции и организация: они обычно отражаются в записях и в течение длительного периода времени будут значительными. Он должен знать историю агентства-предшественники, записи которых могли быть унаследованы, а также агентства-преемники или ликвидирующие организации, которые вели учетные записи и которые могут избавились от одних, реорганизовали другие, поглотили некоторых в свои собственные архивы или иным образом усложнили картину. Он должен учиться особенно способ ведения записей агентством.Если он изучит также сами записи, он многому научится из них, что не печатается или не печатается. в противном случае доступно. Собрав воедино знания, полученные из всех источников, он сможет идентифицировать и интерпретировать множество серий. и дать им расположение, которое не только логично, но и раскрывает историю и достижения агентства. Его схема расположения должна иметь два измерения. Он должен представлять не только серию, поддерживаемую агентством в любой момент времени, но и во времени, независимо от того, существовала ли она 10 лет или 150. годы.

Этот процесс согласования намного проще осуществить, если архивист ознакомился с записями в агентстве до того, как они будут присоединены. Идеально, записи должны быть взяты архивистом непосредственно из файловой комнаты агентства, как только они станут достаточно неактивными для передачи в архив депозитарий. Возможно, у агентства было центральное досье, но были разрешены некоторые важные исключения из централизации. Возможно, у агентства есть имел ряд файловых комнат или станций хранения документов, отражающих основные функции или организационные единицы.Возможно, всеобщая децентрализация была практика, если не правило. Всегда полезно знать, как агентство сгруппировало свои записи, потому что исходные группировки должны быть отражены в окончательная договоренность. В наши дни, когда существуют центры промежуточной документации, архивариусу менее вероятно увидеть эту картину. И никакие степень по отношению к более старым записям агентств, которые существовали за десятилетия до создания архивного хранилища. Эти агентства могут иметь бесчисленное количество раз перемещали свои неактивные записи из здания в здание, прежде чем передать их в хранилище архивов, каждый раз дальше сбивает с толку любое расположение записей, которое могло иметь место, когда они были активными и растущими файлами.Но даже в этом случае возможность архивариуса проверить старые записи на чердаках или в других местах хранения, особенно если они все еще находились в своих оригинальных контейнерах с оригинальными этикетками, могут иметь научил его многому о них. В этом смысле договоренность начинается до присоединения, и знания, полученные на этом этапе, должны отражаться постольку, поскольку возможно в описи, подготовленной при присоединении. Архивист, принимавший участие в процессе присоединения, всегда имеет фору. по договоренности, если он может выполнять свои функции консультанта или надзора до тех пор, пока записи не будут на полках.

Следующим шагом является идентификация различных серий, которым должен быть присвоен заказ. Это подводит нас к определению слова «серия», один из основных технических терминов в словаре архивариуса. Пока архивист не поймет этот термин и не сможет распознать серию, он должен не проводить работы по организации на этом уровне.

Настоящая серия состоит из одинаковых единиц хранения, расположенных в последовательном порядке, внутри которого каждая из единиц хранения занимает свое надлежащее место.В серия имеет начало и конец, и все между ними имеет определенную взаимосвязь. Шаблон может быть простым – алфавитным, числовые, или хронологические, или сложные, как, например, годовые отчеты, упорядоченные сначала по годам, затем по штатам, а затем по округам в пределах Состояния. Это может дополнительно осложняться практикой ведомства по подаче отчетов государственных должностных лиц в определенном порядке на государственном уровне и должностные лица округа в установленном порядке в каждом округе.Такой порядок регистрации может соблюдаться из года в год, пока записи не заполнят несколько тысячи футов стеллажей, но независимо от того, насколько сложен узор, пока он повторяется, у нас все равно остается одна серия. Другой серия может состоять всего из нескольких футов отчетов, относящихся к территориям в несколько ином порядке. Границы этих истинных рядов никогда не сложно определить; пробелы и разногласия легко распознать.

Иногда будет серия, состоящая только из одной файловой единицы.Возможно, это чаще касается книжных записей, например, когда какая-то особая запись хранится в единственном томе, не имеющем преемников. «Серия» может показаться неподходящим словом в таких случаях, если только кто-то не думает о предмете. как начало запланированной серии, которая не продвинулась дальше первого блока. В недолговечном агентстве таких сериалов может быть много. Это могло бы кажется, что некоторые из этих однотомных серий можно было бы объединить в конце группы пластинок, но это было бы равносильно отказу от в определении их правильного местоположения.Они не были бы вместе, если бы у них не было общего происхождения. Вместо этого они могли бы принадлежать должным образом широко разделенные части группы записи, некоторые из них, возможно, между сериями несвязанных бумаг, которые они могли бы помочь прояснить.

Также будут случаи, когда для определенных групп документов не существует видимой закономерности, хотя предмет или транзакция отношения очевидны. Часто действительно есть просто скопление или агрегирование документов, относящихся к какому-либо вопросу, потому что, по-видимому, агентство не нашло времени, чтобы рационализировать их расположение.Эти скопления сложно назвать сериями в строгом смысле слова, но произвольно мы относимся к ним как к таковым – точно так же, как мы в некоторой степени произвольны в отношении того, что составляет группу записей. Они представляют собой блок материала, который должно быть отведено место в аранжировке. Нет последовательности файловых единиц и, следовательно, нет очевидного начала или конца, так что специальный Проблема для этого типа ряда состоит в том, чтобы определить его границы. Нужно искать общий знаменатель в предмете или происхождении, который разделяет это скопление из других истинных или искусственных серий.Возможно, эти бумаги или другие материалы были собраны каким-то исследователем, потому что они были полезно в особом деле, которым он занимался. Возможно, они связаны с какой-то внезапно завершившейся спецоперацией. Какой бы ни была их история и цель, они должны быть идентифицированы своими границами и сохранены отдельно, если они когда-либо должны быть поняты и назначены их места по отношению к весь.

Различные серии, как только они идентифицированы, являются элементами группы записей, которым на этом уровне организации следует присвоить значимый физический порядок, который позже будет отражен в порядке инвентарных записей на бумаге.Действительно, записи инвентаризации (которые являются серии), вероятно, на этом этапе находятся на бумаге в виде карточек или бланков, которые можно перемешивать по мере проработки аранжировки.

Хотя записывающие группы и подгруппы должны были быть установлены, а их порядок определен на втором уровне организации, окончательная распределение серий по подгруппам (если не перераспределение по другим группам записей), возможно, придется дождаться подробной идентификации серий, которая поступает в третий уровень аранжировки.После того, как все серии назначены группам и подгруппам записей, чтобы окончательно установить их границы, архивариус просматривает группу или подгруппу и разрабатывает логическую последовательность расположения для назначенных таким образом серий. Надо признать, что там не является одной идеальной последовательностью аранжировки для серий. Значительные различия возможны в любой большой группе записей, и никакие два архивариуса, как бы то ни было. опытный, примет те же решения. Но есть и лучшие условия, и худшие, и с более бедным нужно бороться до тех пор, пока это приемлемо.

Организация серий – относительно простая задача, если записи создаются небольшим объединенным агентством. Такая группа или подгруппа записей, следовательно, может быть назначен на обучение к более молодому архивисту. Он будет опираться на несколько общепринятых принципов, таких как голландское правило, устанавливающее приоритет перед последовательностью корреспонденции, если только не существует «основной» серии, от которой зависит все остальное. Индексы и другие агентства, созданные поисковые средства обычно предшествуют серии, которую они индексируют.Учетные записи по содействию и ведению домашнего хозяйства, если они сохраняются, обычно идут в последнюю очередь. Между функциями и последовательность действий внутри функций может определять группировку серий. В больших группах записей серии могут быть сгруппированы по хронологические периоды, по крупным сбоям в системах хранения или на функциональной основе, и эти группировки также становятся основными подразделениями или сбоями полученного инвентаря.

Однако в большинстве рекордных групп любого возраста и размера почти наверняка будет много осложняющих факторов.Это может быть вызвано:

(1) изменения в организации;
(2) изменения в функциях;
(3) изменения в схемах подачи документов;
(4) наличие записей от одного или нескольких предшествующих агентств, которые не были или были включены лишь частично в серию записей создано более поздним агентством; а также
(5) записи, которые были реклассифицированы или иным образом реорганизованы по уважительным причинам, которые были реорганизованы не полностью (какая-то амбициозная схема не доведены до завершения), или которые были просто подделаны потенциальными “методистами” перед передачей в архив депозитарий.

В голландском руководстве приведены правила работы с этими и многими другими осложнениями, которые не могут быть здесь представлены. Хотя младшие архивисты с некоторый опыт может идентифицировать серии в сложных группах записей так же, как и в более простых, это обычно необходимо для более опытных архивариус возьмет на себя управление и разработает рациональную схему. От человека с опытом можно ожидать, что он не только сделает свою работу лучше, но и сделает ее быстрее. Наем работника слишком низкого ранга для работы по найму на этом уровне – пустая трата времени и денег.Окончательно принятая договоренность должна быть утвержденным руководителем подразделения или филиала, отвечающим за группу записи.

РАСПОЛОЖЕНИЕ БЛОКОВ В СЕРИИ

Хотя единицы хранения в серии могут быть отдельными документами или отдельными документами с приложениями и приложениями, они, скорее всего, будут совокупность документов, относящихся к какой-либо транзакции, человеку, делу или предмету, в зависимости от политики или системы подачи документов, используемых агентством. В Политика подачи документов, в свою очередь, скорее всего, будет зависеть от характера операций агентства.В прошлом эти единицы хранения обычно контролировались в системе регистров и указателей, которые запутанным, но упорядоченным образом связывали все тело вместе; и оперативное обслуживание записей сейчас, как и тогда, обычно зависит от содержания тела в одном и том же порядке, чтобы все современные вспомогательные средства поиска оставались действительными в качестве указателей. Эти Системы реестров продолжают использоваться, особенно в судах и регулирующих органах, а также во многих других агентствах, которые в основном занимаются рассмотрением дела или система проектов.Однако в других агентствах они были заменены секретными файлами без контроля реестра или с частичным реестром. контролирует. В этих современных случаях регистрационные номера не влияют на порядок подачи заявок. Вместо этого единицы хранения – это папки, созданные для классы классификационной схемы. Встречаются всевозможные комбинации.

Аранжировка на этом уровне, очевидно, не является оригинальной аранжировкой; это довольно простая, но трудоемкая операция проверки для проверки первоначальный порядок и исправление очевидных перемещений, имевших место за эти годы.Это необходимо для эффективной и достоверной справочной службы. Ни один архивист не может контролировать свои записи без этого, и задержка может скоро стоить больше времени, если записи вообще активны, чем требуется для их хранения. сразу после присоединения. Причем лучше всего это делать в связи с упаковкой и маркировкой. Это не означает, что если группа записей без немедленной важности с точки зрения обслуживания, или если он никогда не будет очень активным, такая договоренность не может быть отложена или даже без: когда принимается подобное решение, записи помещаются в рамки и маркируются без тщательной проверки.Хотя нет ничего более потерянного, чем неверно размещенный файл, можно отложить проверку единицы файла до тех пор, пока не станет ясно, что записи достаточно активны, чтобы оправдать работу. Высокоактивный серии в группе записей должны пройти более тщательную проверку. Эти решения, включая определение приоритетов, должны приниматься руководителей филиалов на основании рекомендаций своих опытных профессиональных помощников. Если серия состоит из нумерованных или буквенных томов нет ничего проще, чем расположить их по порядку на полках.Это может сделать рабочий, как только будет определено место для него. Только в том случае, если полоса или другие опознавательные знаки отсутствуют, так что нужно определить последовательность по внутренним свидетельствам, нужен архивист или Вызов субпрофессионального сотрудника в зависимости от сложности проблемы. Алфавитные, числовые или иным образом обозначенные файлы (скрепленные между собой различными устройствами) или папки, содержащие отдельные бумаги, выстраиваются в ряд и проверяются на порядок и полноту по мере их размещения в ящиках архивов, и список ящиков готовится для целей маркировки.Это становится больше, чем рутинная работа, только если файловая система агентства сложным или если внешнее устройство было нарушено намеренно, в результате несчастного случая или небрежности. Случайные нарушения могут потребовать значительная детективная работа над самими записями и внешними источниками, чтобы прийти к объяснению. Только когда факты известны, архивисты решают, оставить ли место для того, что кажется пропавшим, или оставить то, что кажется инопланетным вторжением там, где он его обнаружит.Некоторые проверки на наличие нарушений могут быть выполнены более умными и внимательными работниками и, конечно, непрофессиональным персоналом. Это больше эффективно и надежно выполняется последним, если системы регистрации сложны, поскольку есть больше элементов, за которыми нужно следить. Возможно, три четверти аранжировку на этом уровне могут выполнять опытные субпрофессионалы; степень необходимого опыта зависит от сложности файловая система.

Часто этот уровень организации требует интеграции файлов, взятых из разных хронологических блоков.Центральные файлы агентства могли быть присоединены в трех хронологических блоках – например, 1905-10, 1911-15 и 1916-20 с таким большим перекрытием, что они не могут быть обслуживается качественно. Первоначально сохраняемые в агентстве как одна серия, они были произвольно разбиты на блоки периодов, так как более старые файлы стал менее активным, чтобы облегчить временное хранение в архивном центре. Теперь постоянное хранение и частое использование для исследований требуют восстановления записи в исходном порядке.При этом некоторые категории, от которых можно избавиться, выпадают; другими словами, три или четыре задачи могут выполняться одновременно. В идеале, чтобы записи можно было отложить на полку, все, что нужно сделать с серией, должно быть сделано за один раз. многоцелевая операция, прежде чем она будет помещена в рамку и помечена. Нет ничего более расточительного, чем повторять одни и те же записи, потому что все операции не планировались и не проводились сразу. Для таких многоцелевых проектов требуется как минимум субпрофессиональный персонал более высокие разряды или профессиональные работники в начальных классах.

Во многих группах записей есть крысиные гнезда из связок, бумаг нестандартного размера или других групп, которые, по-видимому, никогда не включались. в систематически организованные и контролируемые серии или которые были извлечены из таких серий для забытых целей и никогда не возвращаются, возможно потому что файловый клерк не знал, где они. Чем дольше записи хранились на чердаке или в подвале – так с годами они обслуживались многими разными людьми, большинство из которых не знакомы со старыми файловыми системами – чем крупнее крысиные гнезда.Тем не менее, они часто состоит из довольно важных записей. Их прохождение требует навыков архивариуса, хорошо знакомого не только с группой звукозаписи. в вопросе, но также и связанные группы записей. Действительно, если ответственное лицо не знает досконально группу записей, ему лучше держаться подальше от крысиное гнездо. Это трудоемкая организационная работа, которую необходимо выполнять, если только беспорядок не будет увековечен, но вряд ли когда-либо делается должным образом и эффективно кем угодно, кроме опытного архивиста не ниже среднего уровня.

Последний тип операции, с которой можно встретиться при расположении файловых единиц, – это преднамеренная реорганизация этих единиц в случаях, когда расположение, отличное от первоначального, может показаться более эффективным для удовлетворения долгосрочных требований. Например, агентство часто лениво позволяет накапливать отчеты год за годом, собирая отчеты за каждый год вместе в некоторой повторяющейся схеме, расположенной, возможно, в алфавитном порядке юрисдикция. В справочной службе, однако, отчеты почти всегда запрашиваются юрисдикцией, что означает, что архивист должен составить их из стольких мест, сколько могут потребоваться годы.Переупорядочить отчеты так, чтобы все для юрисдикции вместе по порядку. Это, конечно, физическая перестановка, но это простейший вид перестановки, который на самом деле не нарушает целостность файлов. Его можно поручить субпрофессиональному персоналу под надлежащим контролем.

Может быть принято решение о более сложной реорганизации, если записи были настолько разбиты, что исходная организация не может быть полностью восстанавливается с уверенностью, если не тратить слишком много времени на исследования.Совершенно нелегко решить полностью реорганизовать серию, потому что в конце концов работа может оказаться более сложной, чем ожидалось. Придумать новую схему непросто; записи не впишутся ни в какую схему реорганизация так же, как они вписались в первоначальную схему; и они не будут одним и тем же корпусом записей при таком изменении порядка, даже если все документы были переработаны в новый порядок. В случаях, когда агентство разрешило накопление записей без организации, архивист должен решить, оставить ли записи в этом неорганизованном состоянии (что он, вероятно, сделает, если они не пользуются большим спросом), или разработать организация для них.Обычно это короткие серии, и организация может быть относительно простой; например, в хронологическом порядке, по алфавиту или по личное имя. Некоторая организация является обязательным условием для микрофильмирования записей. Планирование такой организации или реорганизации должно осуществляться профессиональные архивисты высокого уровня и большого опыта. Его могут проводить архивисты среднего звена, работающие под надзором.

Очевидно, что организационная работа на уровне картотеки имеет разную степень сложности и требует времени персонала различные разряды от грамотных рабочих до субпрофессиональных классов и от младших профессиональных разрядов до средних.А профессиональный архивариус должен контролировать организационные работы, выполняемые работниками любого уровня подготовки в смысле выборочной проверки, присутствуя для ответа вопросы, расследование пробелов и несоответствий, принятие решений о том, следует ли продолжать работу, несмотря на нарушения, вынося более важные вопросы на внимание начальства и тому подобное. Организация планирования и контроля на этом уровне – работа большой сложности и ответственности. и должны выполняться архивистами среднего уровня и выше. Наконец, такие проекты до их открытия должны быть одобрены старшими архивариусами и даже начальников подразделений, в зависимости от количества задействованного оборудования и рабочей силы или отсутствия руководящего прецедента.

РАЗМЕЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ФАЙЛОВЫХ ЕДИНИЦАХ

Том в переплете может содержать много отдельных документов, но их расположение было зафиксировано на момент записи; они не могут выйти из строя, ни можно ли изменить их порядок. Отдельные документы – другое дело. На протяжении многих лет было испробовано множество способов сохранить документы, относящиеся к единице файла. вместе и в каком-то порядке, но ни один из них не является полностью удовлетворительным. Во времена, когда еще не было плоских файлов, порядок поддерживался складыванием бумаг. вместе.Современные способы сохранения порядка включают использование канцелярских скрепок, проволочных скоб или заклепок – последние две связаны с крышкой и подкладочные листы – или папки и металлические застежки различного типа внутри папок. Во времена свернутых рекордов – примерно перед Первой мировой войной – вложения складывались внутри сопроводительных писем, а вложения часто складывались внутри них. Сопроводительное письмо может охватывать многие вольеры, некоторые из которых имели собственные вольеры. Это особенно верно в отношении юридических документов, ваучеров и отчетов.Когда такие записи сплющенный, значительная изобретательность, тщательная проверка и использование папок или конвертов – все это необходимо для обеспечения надлежащего хранения документов вместе и, таким образом, их отношения сохраняются. Архивист, вероятно, проникнется большим восхищением к старой системе свернутых документов и разоблачающие одобрения на среднем сгибе, и он вряд ли захочет разворачивать их навсегда, пока физическое состояние записей требует, чтобы он это сделал.Повышенное внимание к поиску и тщательному изучению сплющенных подтверждений может привести к более быстрому ухудшению качества, чем если бы записи был оставлен нескладным.

Частично это связано с выравниванием записей, поэтому требуется обеспечить, чтобы надлежащие документы и отдельные листы бумаги хранятся вместе и в последовательном порядке.

Другой важный процесс, требующий упорядочивания внутри файлового блока и вплоть до отдельного документа, связан с микрофильмированием.Там в наши дни это количество увеличивается, так как:

(1) ученые беспечно заказывают фильм на сотни долларов с записями, которые они не видели,
(2) мы стараемся включать все больше и больше наших лучших и наиболее ценных записей в публикации на микрофильмах,
(3) мы снимаем огромное количество записей либо с целью уничтожить оригиналы, либо, наоборот, чтобы сохранить их, поощряя использование микрофильмов, а не оригиналов.

Тот, кто использует пленку вместо оригиналов, в лучшем случае страдает от многих недостатков, и если записи находятся не в идеальном порядке и сняты в постоянном таким образом, чтобы, например, на первом месте были одобрения, а вложения были в правильном порядке, а все листы многостраничного документа были в правильном порядке. порядок – пленка приходит в негодность, а значит, и бесполезна.Есть много примеров, когда фильмы были сняты, но никогда не использовались в государственных учреждениях, потому что записи не были тщательно организованы заранее.

Обычно не используют папки или ящики для размещения оригиналов документов, если они собираются сохранить и использовать в их первоначальной форме. Если есть беспорядок, обычно по размеру или цвету листов можно увидеть, какие из них принадлежат друг другу, и может, если он интересуется именно этими листами. записи, разгадывать их расположение быстрее и увереннее, чем он мог бы, если бы они были помещены на микрофильм в том же беспорядке.

Аранжировка на этом нижнем уровне, таким образом, выполняется в основном в связи с выравниванием и микрофильмированием (часто и тем и другим одновременно). Это может быть сделано опытные субпрофессиональные сотрудники или более низкого разряда, то есть менее опытные профессиональные работники. Обычно это хорошее задание для новичка. потому что он одновременно знакомит его с методами хранения и содержимым файлов. Всегда под рукой должен быть более опытный архивист, супервайзер, чтобы ответить на вопросы и решить проблемы.Часто размещение файловых единиц и отдельных документов выполняется одновременно, особенно, когда записи готовятся к микрофильмированию. Обычно это экономит время и труд, но, поскольку процесс усложняется, может потребоваться человек более высокого ранга. Если единицей хранения является документ, что происходит в некоторых файлах, размещение на уровне единицы файла и на уровень документа становится одной и той же задачей, обычно относительно простой.

КОРОБКИ, СТЕНКИ И МАРКИРОВКА

Пять уровней организации, описанные выше, связаны с анализом и идентификацией записей и их проверкой для определения их правильное расположение.Предположительно решения были приняты и зафиксированы на бумаге или иным образом хорошо понятны. Теперь мы должны обсудить исполнение решений. Это может быть сделано в относительно короткие сроки разнорабочими, машинистками и субпрофессиональным персоналом более низкого уровня, работающим под субпрофессиональный или профессиональный надзор более высокого уровня, в зависимости от сложности работы. Обычно профессиональный персонал, отвечающий за решения об организации должны контролировать их исполнение, чтобы время не тратилось на определение подгрупп и серий и определение их границ. все сначала.Проверка расположения на уровне файловых единиц и боксирование серии может продолжаться одной бригадой, в то время как супервайзер работает над общей аранжировка сериала. Укладка упакованных серий в определенном порядке является последней операцией, за исключением набора и прикрепления этикетки.

Бокс

Обычно только отдельные бумаги помещаются в «коробки», то есть помещаются в архивные контейнеры, которые затем помещаются на полки. При передаче файла в эти контейнеры, каждый пытается разделить его на естественные разрывы (между файловыми единицами, если это возможно), и все же не упаковывать коробку так плотно, чтобы записи не может быть извлечен или вставлен без повреждений или настолько неплотно, что бумага сползает и сгибается, а пространство теряется.Один проверяет расположение файла единиц, помещенных в коробку, и записывает необходимые данные, обычно начальный и конечный номера файлов, для метки. Прилагаются усилия, чтобы положить конец серии в одной коробке, не тратя лишнего места, и начать новую серию в новой коробке. Если порядок серий не был определен заранее с окончательным оформлением и сериями в коробках по порядку, этим упакованным сериям, конечно же, будут предоставлены только временные позиции на полках. Только с меньшие и более простые группы записей или образцы, вполне вероятно, что все можно будет сразу положить на полку.Бокс может быть делом полноценного чернорабочие или непрофессиональные сотрудники. Профессиональный персонал требуется редко, если одновременно не проводятся сложные организационные работы и это действительно управляющая операция, в которой бокс – несущественная часть.

Стеллаж

Обе коробки, содержащие отдельные бумаги и переплетенные тома, должны быть поставлены на полки. Когда расстановка их содержимого будет завершена, коробки могут быть разложены рабочими на полках в местах и ​​в порядке, определенном профессиональными архивариусами.Это во многом физическая операция. Стеллажи для томов, особенно всех размеров, сложнее. Хотя это будет сделано с помощью разнорабочих, это должно будет находиться под пристальным наблюдением профессионалов или опытных субпрофессионалов, если нет больших тиражей томов, хорошо маркированных и одинакового размера для размещения на полках. Надзорный орган должен решить, слишком ли большие объемы или слишком плохо связаны, чтобы стоять на них вертикально. полки. Он должен очень внимательно следить за порядком, если есть много серий из нескольких томов или из одного тома каждая.Он должен одобрить любое снятие тома вышли из строя, решая, когда можно сэкономить достаточно места, чтобы гарантировать это, или когда состояние томов этого требует, или, возможно, когда нарушение последовательности указателей и регистров, чтобы их можно было разместить возле столов или сделать доступными для поисковиков в поисковой комнате. желательно, чтобы сэкономить время или позволить определенную степень самообслуживания. Эти нарушения в установленном порядке должны быть обозначены перекрестными ссылками в правильные места.

Маркировка

Маркировка бывает двух видов:

(1) контейнеров,
(2) ряда заканчиваются в областях штабеля после того, как стеллажирование было завершено.

Обычно на первом месте идет маркировка тары. Списки содержимого коробки должны были быть составлены во время бокса. На этикетке контейнера должен быть указан имя и номер группы записей, имя любой подгруппы, имя серии и конкретное содержимое ящика. Он также должен иметь номер, чтобы показать место коробки в группе или подгруппе записей или, по крайней мере, в последовательности серий. Первые два или три элемента, если они распространяются на сотню и более емкостей, следует набирать их по трафаретам, чтобы этикетки можно было обрабатывать в листах; если это будет сделано, только содержимое отдельных ящиков необходимо будет напечатать на отдельных этикетках.Иногда подгруппы не будет. Если подгруппа хорошо известна, то там должен быть показан только номер группы записей, частью которой он является. Метки конца строк должны быть напечатаны полностью, так как каждая из них сильно различается в формулировка. Этикетки могут быть разработаны профессиональным персоналом более низкого уровня или субпрофессиональным персоналом более высокого уровня, но они должны быть проверены профессионалы более высокого уровня, прежде чем время будет потрачено впустую на обработку и набор текста. Наклейка этикеток может быть произведена грамотными и внимательными работниками, если работа проверяется высококлассными субпрофессионалами или низкопрофессиональными специалистами.Назначение работника ниже или выше определяется сложность работы.

Разумеется, существуют работы по переупаковке, перестановке и перемаркировке, которые следуют после внутренней утилизации присоединенных материалов, чтобы консолидировать пространство, полученное в результате такой утилизации. Они могут обрабатываться теми же классами персонала, которые выполняли первоначальную работу такого рода. Иногда происходят серьезные преобразования холдингов в группу записей, или несколько из них назначаются разным областям.Такие смещения позволяют возможность улучшить расположение и исправить любые ошибки, которые могли быть сделаны изначально. Планирование такой смены с целью получения максимальной за пределами доступного пространства в новых областях обычно выполняется работа профессионального уровня, но выполнение может осуществляться разнорабочими и под надзором со стороны опытный субпрофессиональный персонал.

ОТЧЕТНОСТЬ РЕЗУЛЬТАТОВ УСТАНОВКИ В НАПИСИ

Для каждого уровня организации, кроме самого низкого, вероятно, будет получен какой-то архивный инструмент:

1. Депозитарный уровень – административная выдача.
2. Уровень группы записей – заявление о регистрации группы записей или сводка для каждой установленной группы записей.
3. Уровень серии – перечень группы записей, в которой каждая серия представлена ​​как пронумерованная запись.
4. Контрольные списки единиц хранения для важных серий. Эти контрольные списки иногда для очень длинных и важных серий предлагаются как отдельные документы, но чаще они представлены в виде приложений к описи учетных групп.Очень короткие серии и серии меньших Важность считается достаточно учтенной в самой инвентаризации.

На уровне документа письменное заявление, отражающее договоренность, обычно не составляется.

Большинство этих архивных инструментов служат двойной цели, хотя на самом деле они производятся как контрольные документы для учета авуаров и показывают их расположение, они служат также и в качестве вспомогательных средств. В каком-то смысле можно сказать, что документ уровня депозитария указывает поисковику, какой путь повернуться, когда он войдет в хранилище, заявление группы записи говорит ему, какой порог перейти, инвентарь сообщает ему, в какой части комнаты чтобы посмотреть, и список единиц хранения сообщает ему, какую единицу следует снять с полки, поскольку она может содержать документ или документы, которые он хочет видеть.В искатель не предпримет эти шаги, кроме как в воображении, когда он сверяется с документами по поиску помощи, но какой-то сотрудник архива должен принять их физически, если документы должны быть доступны для поисковика в центральной поисковой комнате.

Будет видно, что в отношении документов по оказанию помощи, которые отражают договоренность, которые мы можем обозначить как основные средства поиска, настоящая работа вовлечено определение договоренности. Представление этой договоренности в письменной форме впоследствии является дополнительным видом деятельности.Есть, конечно, архивные поиск вспомогательных средств, которые не следуют шаблону расположения записей, но пересекают эти шаблоны в виде индекса. Их можно обозначить как вспомогательные средства поиска. Они должны появиться позже, потому что сначала должны существовать установленные единицы организации с фиксированными обозначениями, для которых единицы запись во вспомогательных вспомогательных средствах поиска может сослаться. Таким образом, размещение – это основная внутренняя деятельность архивного учреждения. Все остальные внутренние деятельность зависит от ее надлежащего выполнения.

Примечание: Эта веб-версия была подготовлена ​​в 1999 году на основе:
Оливер У. Холмс, Архивная структура – пять различных операций на пяти разных уровнях , опубликовано Обществом американских архивистов в Американский архивист , том 27, номер 1 (январь 1964): 21-41.
С разрешения Общества американских архивистов.
Эта версия может отличаться от печатной.

---

Смотрите также:

5 главных советов по архивированию бумажных документов и управлению ими

Эффективный и прибыльный бизнес зависит от того, насколько хорошо вы управляете своими документами, и одним из аспектов эффективного управления документами является архивирование.Если вы не организованы в отношении того, как вы ведете процесс архивирования записей, это может привести к замедлению повседневных операций, юридическим проблемам и недовольству клиентов. Вот основные советы по архивированию бумажных документов.

1. Сначала удалите ненужные файлы

Архивирование бумажных документов выполняется быстрее и проще, если вы начнете с очистки файлов. Начните с избавления от файлов, срок хранения которых превышает установленные законом. Профессиональная служба уничтожения упрощает для вас процесс очистки файлов.Мешки для безопасного уничтожения документов сбрасываются на ваш объект до начала вашего проекта по очистке, а затем собираются, когда они наполняются. Весь процесс уничтожения осуществляется проверенными профессионалами, которые соблюдают строгий протокол цепочки поставок во время сбора и измельчения. Сертификат об уничтожении предоставляется после уничтожения ваших документов.

2. Проверка сроков хранения записей

Архивные документы имеют определенные «сроки хранения», поэтому важно ознакомиться с инструкциями по хранению, чтобы обеспечить архивирование в течение правильного периода времени.Перед окончательной доработкой политики хранения записей обратитесь за советом к партнеру по управлению документами, который понимает как нюансы вашего бизнес-сектора, так и соответствующие требования соответствия.

3. Выделите подходящее место для хранения

Большинство архивных бумажных документов редко доступны до их уничтожения, но тем временем они должны храниться в месте, где они должным образом защищены и сохранены. Бумажные документы особенно уязвимы для непоправимого ущерба в результате пожаров, наводнений и стихийных бедствий.В результате архивирование должно происходить в безопасном удаленном помещении.

Профессиональный архивный центр специально разработан для защиты ваших документов от катастроф, которые могут случиться с вашим учреждением. Все файлы хранятся на стеллажах высокой плотности, защищающих их от пыли, мусора и влаги. Кроме того, архивный центр оснащен следующими функциями для обеспечения долгосрочной защиты и хранения документов:

• Климат-контроль
• Системы обнаружения и предотвращения пожара
• Пожарный надзиратель

4.Обеспечьте быстрый и точный поиск

Вам могут не понадобиться ваши архивные записи очень часто, но когда вы это сделаете, их восстановление должно быть быстрым и эффективным. Большинство локальных архивных систем плохо организованы и требуют рыться в ящиках, чтобы найти важную информацию. Когда ваши архивные записи хранятся вне офиса в центре документации, они получают штриховой код и отслеживаются для быстрого доступа и оперативно извлекаются, когда они вам нужны.

5. Оцифруйте свои активные файлы

Архивирование бумажных документов также означает наличие решения для наиболее активных записей.Оцифровка ваших активных файлов избавляет от трудоемких поисков одного важного документа в нескольких комнатах и ​​картотеках. В профессиональной службе сканирования документов во время обработки изображений используется приложение оптического распознавания символов (OCR), поэтому оцифрованные файлы можно быстро найти с помощью простого поиска по ключевым словам. Активные документы будут на расстоянии одного клика, а не в углу вашего офиса.

Следуйте этим советам, чтобы начать работу сегодня. И обращайтесь к нам, если вам понадобится помощь.

Архивное хранилище данных документов (ADDS) предоставляет решения для управления записями и информацией для предприятий в Лондоне, Бристоле, Бате и Суиндоне. Для получения дополнительной информации свяжитесь с нами по телефону или заполните форму на этой странице.

4 действенных способа улучшить ваш корпоративный архив

26 февраля 2018 • Зенобия Козак

Корпоративные архивы: бесценный актив или дорогое бремя? Восприятие архива варьируется от активного ресурса до бессмысленного отвлечения внимания.Куда бы ваша корпорация ни попала в этот спектр, решить, какие материалы оставить, бывает непросто. Вот четыре способа улучшить ваш корпоративный архив, сосредоточив внимание на том, какие материалы сохранить и с чего начать.

Совет №1: не путайте программы управления записями с архивом.

Средний офисный работник получает 121 электронное письмо в день и использует 10 000 листов бумаги в год. Для такой компании, как Google, с 20-летним опытом работы и 70 000 сотрудников это большой объем информации.Программа управления записями может помочь идентифицировать и поддерживать контроль над этими рабочими или «активными» документами. Хотя эти записи организованы и доступны, это не означает, что они «заархивированы» или даже принадлежат корпоративному архиву.

Хотя программы управления записями важны, они не ориентированы на долгосрочное использование и сохранение. Наличие программы управления записями не означает, что вы защищаете или сохраняете свое корпоративное наследие. Этот ценный материал может быть безвозвратно утерян без программы управления архивом.

Вы бы заплатили за сохранение бумажной копии широко распространенного электронного письма, если бы это означало потерю оригинала дневника основателя организации? Как бы вы выбрали, какие файлы сохранить или уничтожить, если у вас есть место только для одного картотеки? Это решения такого рода, которые в итоге могут стоить корпорациям целое состояние – либо стоимость хранения ненужных вещей, либо альтернативная стоимость утилизации необходимых вещей. Внедрение программы управления звуковыми записями – хорошее начало, но разработка программы архивирования для работы в тандеме поможет решить эти проблемы.

Совет № 2: Определите свою архивную «черную дыру».

Это может быть разрыв между вашей программой управления записями и корпоративным архивом. Если у вас нет официального архива, то это край обрыва, где исторический материал исчезает, потому что он больше не используется в повседневной жизни и отсутствует процедура его защиты. Также учитывайте потребности в цифровых технологиях. По нашему опыту, даже компании с хорошо структурированным и всеобъемлющим архивом имеют пробел в виде «черной дыры» за последние 15–20 лет, когда большинство компаний перешло на использование цифровых записей и транзакций, а не физических.По состоянию на 2007 год почти 94 процента корпоративной памяти было в цифровой форме. Некоторые изначально цифровые материалы могут существовать только на устаревших носителях – это эквивалентно размещению фильма только на Betamax. Передайте эти данные до того, как они попадут на кладбище технологий.

Совет № 3: Признайте ценность архивов.

Архивные материалы можно разделить на две большие категории: материалы «функционального» значения и материалы «экспоненциального» значения. Функциональные записи аккуратно попадают в управление записями.

Сюда входят:

Тип значения	Назначение	Примеры
Административный	Поддерживать текущие повседневные дела создателя	Ежедневные заметки и электронные письма
Legal	Документирование юридических обязательств и защита юридических прав	Патенты, товарные знаки, соглашения, записи собственности и контракты
Финансовый	Установить финансовую ответственность и подотчетность	Счета-фактуры, заказы на поставку и т. Д.

Экспоненциальный материал обычно находится в архиве. Эти записи имеют ценность, превышающую первоначальное создание или предполагаемое использование. Например, протоколы судебных заседаний по наследству отслеживают собственность умерших людей, но неоценимы для генеалога, отслеживающего происхождение. Возможно, более забавным примером является использование архивных изображений и видео для создания файлов GIF. Национальный архив предлагает канал GIPHY, где вы можете найти и посмотреть зацикленные клипы с изображением шимпанзе, катающегося на коньках.

через GIPHY

В корпоративной среде примеры экспоненциального материала включают:

Арт.	Первоначальное использование	Экспоненциальное значение
Схема прототипа	Используется при разработке и производстве продукта	· Аутентичный контент для выставок, публикаций и т. Д. · Текущие исследования и разработки продукции
Каталог продукции	Инструмент продаж и маркетинга	· Аутентичный контент для брендинга и маркетинга, рекламных материалов, рекламы и т. Д. · Ресурс для исследовательских запросов

В большинстве компаний эти бесценные активы часто используются недостаточно и представляют собой очень ценный актив, который можно использовать для будущего роста.

Совет №4: Иногда лучше меньше, да лучше.

Корпоративные архивы существуют для поддержки бизнес-потребностей, но не обязательно должны быть исчерпывающими. Задавая интеллектуальные параметры для объема и объема архива, корпорация может гарантировать, что этот ресурс будет соответствовать их миссии и эффективно удовлетворять ее повседневные потребности, не нарушая бюджета. Один из способов помочь в этом – отбор проб. Выборка – полезная стратегия, которую архивисты обычно используют для уменьшения количества материала, поступающего в архив. Архивная (не статистическая) выборка – это часть записей, отобранных для сохранения из более крупной серии на основании решения отборщика.Это позволяет компаниям хранить изображения различных предметов или записей без необходимости хранить их все. В конце концов, сколько головных уборов вам нужно с конференции по продажам 1964 года? Вы не можете (и не должны) хранить их все, поэтому найдите время, чтобы определить свои потребности и поработайте с экспертом для проверки и защиты вашего контента.

Теперь, когда вы думаете о том, что следует сохранить, и ищете способы улучшить свой архив, ознакомьтесь с нашим Руководством по корпоративным архивам. А если вам нужна помощь или совет, свяжитесь с нами, чтобы узнать больше.

Понимание управления записями | Раздел управления архивами и записями

Вся информация и записи проходят жизненный цикл. Знание того, какие этапы проходят записи, помогает определить наиболее важные действия, которые должны произойти для защиты и правильной организации записей Организации.

Первый этап – Создание / получение – начинается, когда записи либо получены из внешнего источника, либо созданы внутри. Цели этого начального этапа:

	Создавайте полные и точные записи, подтверждающие функции, деятельность, решения, транзакции, процедуры и т. Д. Организации.
	Определить и применить соответствующую классификацию безопасности
	Различать записи и незарегистрированные копии или рабочие документы, чтобы иметь возможность надлежащим образом разделить их в файловой системе
	Поместите запись в организационную схему классификации (или план файлов) на бумаге (например, в картотеке или скоросшивателе) или в электронной версии (например, в картотеке или папке).грамм. на общем диске или в системе), чтобы гарантировать, что он сохраняется в своем контексте

После первой фазы записи сразу переходят в Активную фазу жизненного цикла. Это означает, что они часто используются, совместно используются коллегами, извлекаются для поддержки повседневного бизнеса и упоминаются. Целями этого этапа являются: Создание полных и точных записей, свидетельствующих о функциях, деятельности, решениях, транзакциях, процедурах и т. Д. Организации.

	Определить и применить соответствующую классификацию безопасности
	Различать записи и незарегистрированные копии или рабочие документы, чтобы иметь возможность надлежащим образом разделить их в файловой системе
	Поместите запись в организационную схему классификации (или план файлов) либо на бумаге (например, в картотеке или в папке), либо в электронной версии (например,грамм. на общем диске или в системе), чтобы гарантировать, что он сохраняется в своем контексте
	Сохранять целостность записи, то есть гарантировать, что она не была изменена после завершения
	Поддерживать удобство использования, что означает сделать его доступным для всех коллег, которым требуется доступ к записи для выполнения своей работы.
	Упрощение идентификации и сохранения записей с постоянным хранением

Активная фаза жизненного цикла может быть короткой для некоторых записей (например,грамм. Активная фаза учета заработной платы обычно составляет всего около двух месяцев) и длительная для других (например, Меморандум о взаимопонимании между полевой миссией и правительством принимающей страны может находиться в активной стадии на протяжении всего периода работы миссии). Однако все записи проходят жизненный цикл, и со временем скорость извлечения часто снижается. В какой-то момент они достигают стадии, когда они больше не нужны в основном офисе, но их все равно нужно хранить для доказательственных, юридических, финансовых или исторических целей, как того требует график хранения.Это когда они входят в Неактивную фазу жизненного цикла. На этом этапе мы должны освободить место в наших офисах для новых записей, но нам необходимо обеспечить удобное хранение неактивных записей. Цели этого этапа:

	Укажите записи, которые не требуется хранить в основном офисе (на бумаге) или в системах / общих дисках (в электронном виде)
	Организуйте и перечислите их
	Передайте их в местный Центр документации (для полевых миссий – в местный Центр документации в районе миссии; для офисов штаб-квартиры – Центр документации ARMS)
	Получать только те записи, которые необходимы время от времени

Наконец, в конце жизненного цикла записи переходят на этап принятия решения (обычно на основе утвержденного графика хранения) о том, что происходит с записями, вступившими в заключительную стадию своего жизненного цикла.Это называется этапом утилизации . В Организации Объединенных Наций доступно два действия по удалению: «Архивировать» или «Уничтожить». Это означает, что некоторая часть документов, обычно около 5% от общего объема документации офиса или миссии, которые из-за их исторической ценности имеют постоянное хранение, будут переданы в ARMS, а остальные будут уничтожены в какой-то момент. точка. Цели этого этапа:

	Определить записи, имеющие архивную ценность (постоянное хранение), составить их список, систематизировать и отправить в ARMS
	Определить записи, подлежащие утилизации / уничтожению, составить их список, собрать необходимые разрешения на уничтожение и приступить к экологически безопасному процессу уничтожения

Организуйте свой личный архив – Фонд Гильдии писателей

Особые рекомендации по управлению цифровыми файлами:

• Цифровые файлы могут стать нечитаемыми по прошествии достаточного времени. Например, Final Draft 11 в настоящее время обратно совместима с более ранними версиями до выпуска 5, но файл необходимо перенести в более новую версию. И это как раз в данный момент. Ваши важные цифровые файлы требуют длительного управления и периодической «миграции» от одного типа файла к другому, более новому типу файлов. Вот где важна оценка.

• Документы выглядят по-разному в зависимости от того, какая операционная система, компьютер или программа используется для их открытия. PDF – это очень стабильный формат, который используется повсеместно независимо от того, создан ли документ из Final Draft, Word, Google Docs или чего-то еще. Велика вероятность того, что компьютеры вернут файл в соответствие с тем, как вы его изначально создали.

• Создайте иерархическую структуру для ваших цифровых папок , как если бы вы делали это на бумаге.

• Создавайте описательные, согласованные имена файлов на основе содержимого вместо таинственного IMG_9053 по умолчанию.jpg. Вы должны уметь угадывать, что это за файл, не открывая его. Избегайте специальных символов. Подчеркивания полезны как распорки.

• Вы всегда можете сканировать / оцифровывать бумагу, фотографии, фильмы и т. Д. как способ сохранить содержимое. В Интернете есть много информации о том, как это сделать. Национальный архив – хорошее место для начала.

  Старые аналоговые записи и файлы с неработающих компьютеров, жестких дисков, компакт-дисков, DVD-дисков, флэш-накопителей и т. Д. Потенциально могут быть восстановлены и переведены в пригодный для использования формат – вами или профессиональным поставщиком.

• Делайте копии и храните их в разных географических точках. У всех нас был ужасный сбой жесткого диска. Защитите себя, чтобы выздороветь. В вашем ноутбуке есть оригинальный материал. Облако может быть вашей резервной копией или использовать внешний диск. Еще лучше – внешний диск, который вы храните в другом месте от дома или офиса.

• Записывайте решения или объяснения вещей, которые будут полезны другим или вашему будущему. Это может быть на бумаге или сохранено в виде цифрового текстового файла в соответствующей папке (ах).

Более подробную информацию и стратегии можно найти в Интернете. Вот лишь несколько веб-ресурсов, которые вдохновят вас в путешествии. А теперь откройте бутылку вина и приступайте к упорядочиванию! Вы всегда можете написать мне по адресу [email protected], чтобы получить быстрое руководство.

Начало работы

Как начать проект личного архива

Уход за разными типами материалов

Советы по сохранению Библиотеки Конгресса

The Atlantic: забота о вашем личном архиве

The New York Times: Советы по сохранению фотографий, записей и видео

NYT: Советы по архивной семейной истории, часть 1

NYT: Советы по сохранению семейных фильмов и фотографий

NYT: Советы по архивированию семейной истории, часть 3

Семейное древо Журнал: Как организовать семейный архив

Сохранение в цифровом виде

Библиотека Конгресса: личное архивирование

Библиотеки Мичиганского университета: планирование сохранения

Ваш проект личного архива: с чего начать?

«Упростите, упростите.»- Генри Дэвид Торо, Walden .

До и после: документы Герберта А. Филбрика. Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Большинство из нас прочесывают пожизненную коллекцию личных бумаг и фотографий либо когда у нас много свободного времени (обычно на пенсии), либо когда нам приходится иметь дело с вещами умершего любимого человека. Слишком часто работа кажется настолько пугающей и подавляющей, что наша естественная реакция – разочаровываться и говорить: «Я не знаю, с чего начать» или «Это слишком; Я сделаю это как-нибудь в другой раз »или того хуже:« Я просто избавлюсь от всего этого.”

В Библиотеке Конгресса архивисты обрабатывают все виды коллекций, которые только можно вообразить. Они часто приобретают – наряду с научными и историческими работами – личные документы и сувениры, вещи, которые имели особое значение для владельца, не только письма и фотографии, но и пряди волос, вырезки из газет и документы, испачканные напитками. В одной из недавних коллекций был кусок коры. Некоторые коллекции прибывают аккуратно организованными, а другие – в самодельных контейнерах. Как профессиональные архивисты создают порядок из беспорядка? С чего они начинаются? И что мы можем узнать из их работы и применить к нашим личным проектам архивирования?

Для этой истории я поговорил с Лорой Келлс и Мег Макалир, двумя старшими архивариусами из Отдела рукописей Библиотеки Конгресса.Оба излучают добродушное терпение и непринужденный юмор, которые появились в результате многолетней работы с постоянным потоком часто неупорядоченных бумажных и цифровых файлов. [Посмотрите их презентацию под названием «Правда об исходном заказе или что делать, когда ваша коллекция прибывает в мусорные баки».]

Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Мне показалось поразительным, что на протяжении всего нашего интервью они редко диктовали, как что-то должно быть сделано. Вместо этого они предложили опытные советы по архивированию, но оставили решение на усмотрение отдельного человека.В конце концов, их главный посыл был таков: если вы хотите пройти проект и не сводить себя с ума и унывать из-за него, начните просто , сначала разделите элементы в целом и, в конце концов, примите свои окончательные решения по сортировке как “достаточно хорошо.”

Начни просто

Во-первых, рассматривайте свою коллекцию как единое целое. Не останавливайтесь пока на отдельных фотографиях или письмах. Думайте обо всей коллекции как о массе связанных вещей. Келлс сказал: «Ты напугаешь себя, если подумаешь:« У меня есть двести вещей.«Проект будет казаться больше». Это одна коллекция.

Комки

Вы можете посвятить дождливые выходные вывозу своей коллекции. На данный момент вы будете исследовать его обширный ландшафт. Начните с сортировки предметов из вашей коллекции на то, что Макалир и Келлс умело называют «кучками». Это ваш первый проход, поэтому просто сгруппируйте вещи по общим категориям, таким как письма и фотографии. Вы определяете свои категории. Будьте последовательны, но примите тот факт, что категории могут частично совпадать.Если вы хотите классифицировать скопления по годам, прекрасно. Или фазы жизни человека. Или праздники. Или вид материалов (письма, фото).

«Что вы пытаетесь сделать, так это определить уже существующие скопления», – сказал МакАлир. «И, надеюсь, образование комков происходит естественным образом. Например, вы могли получить все бумаги своей бабушки после ее смерти. Это комок. Поездки? Это комок. Рождественские вещи, это комок. Фотографии, это куча ».

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ : Не отвлекайтесь.Не поддавайтесь искушению насладиться чем-нибудь прямо сейчас. «Если вы начнете работать с отдельными предметами на этом этапе, вы проиграете», – сказал Макалир. «Вы можете парализовать себя чрезмерным вниманием». Что бы это ни было, каким бы прекрасным оно ни было, положите его в его законный комок и вернитесь к нему позже.

Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Реалистично относитесь к рабочему пространству и времени

Есть две важные вещи, которые вы должны решить с самого начала: пространство и время.Ваша коллекция будет занимать место в вашем доме, пока вы ее просеиваете, поэтому планируйте свое рабочее пространство реалистично. Выделите временное рабочее место, если можете – комнату или угол комнаты – или запланируйте распаковку и повторную упаковку вашей коллекции для каждого сеанса сортировки. «В домах большинства людей не так много места, чтобы долго сидеть на месте», – сказал Макалир. «В какой-то момент вам действительно понадобится этот обеденный стол для ужина».

Не ешьте и не пейте на рабочем месте.Келлс сказал: «Просто отойди. Когда у вас большие стопки, вы достанете свой стакан и опрокинете его, вам будет очень жаль, если вы пролите кофе на все документы или фотографии ». Макалир сказал: «Это происходит мгновенно. Никто из нас этого не ожидает. Это может быть трагично ».

Что касается времени, то МакАлир сказал: «Делайте , а не , начните с обязательства, что каждый отдельный предмет в этой коллекции будет организован безупречно». Келлс сказал: «Это может вызвать у вас чувство поражения.Просто начните со слов: «Я хочу улучшить организацию».

Нет ничего идеального

Разложив коллекцию по кускам, вы можете разложить все по конвертам или другим контейнерам и радоваться своему прогрессу. «Вы можете чувствовать себя хорошо, потому что вы что-то сделали, – сказал Келлс. «Пока есть порядок. Вероятно, внутри этих скоплений царит хаос, но просто идентифицируя, маркируя и упаковывая эти комки, вы получаете некоторый интеллектуальный контроль над ним, которого у вас не было раньше.”

Вы можете оставить проект на этом или продолжить, от грубой сортировки к сортировке уточненной . «Если у вас есть энергия, вы просто работаете поэтапно и продолжаете улучшать ее», – сказал Келлс. «Затем вы можете оценить, сколько у вас есть времени и сколько места у вас есть для этого. Все новое – подливка ».

Письма отсортированы по корреспондентам. Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Например, вы можете отсортировать письма по дате или по теме или отсортировать фотографии по местоположению или по тому, кто изображен на каждой фотографии.«Это вопрос постоянного совершенствования, когда со временем вы будете получать все больше и больше информации о контенте», – сказал Макалир. «Это как построить дом. Вы начинаете строить дом, а затем добавляете мебель в каждую комнату ».

Это тоже хорошее время, чтобы выбросить вещи. Решите, действительно ли вы хотите сохранить оплаченные счета, аннулированные чеки или списки продуктов. Макалир сказал: «В конечном итоге просто сохраните то, что вы собираетесь ценить с течением времени. Вам решать, насколько глубоко вы просверлите материал с точки зрения размещения материала.В какой-то момент вы должны сказать себе: «Это намного лучше, чем было. Я знаю, что у меня есть. Это может быть настолько хорошо, насколько это возможно. Я наложил на него определенную организацию, и это сделает его более доступным ».

Сканирование

Сканирование – отличный способ сохранять и делиться цифровыми версиями документов и фотографий. Библиотека Конгресса США объясняет основы сканирования в блоге и обучающем видео. Вы также можете добавлять описания к своим цифровым фотографиям почти так же, как если бы вы писали их на обратной стороне бумажной фотографии.

Также сканируйте вырезки из газет. Газета плохо стареет, в сложенном состоянии может рваться в складках и крошиться при обращении с ней. Распечатайте отсканированную копию, если вам нужна бумажная копия. Компьютерная бумага стареет лучше, чем газета.

Еще одна причина сканировать фотографии – спасти их. Фотографии могут выцветать из-за химического состава или из-за того, что они долгое время находились под прямыми солнечными лучами. (Учреждения регулярно меняют свои коллекции, чтобы избежать ущерба от света и воздействия окружающей среды.) «Не поддавайтесь идее создания рамок», – сказал Макалир. «Они действительно не должны находиться на свету слишком долго. Вы можете сделать копию и рамку, но держите оригинал подальше от света ».

Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Если у вас есть сотни фотографий, подумайте, действительно ли вы хотите отсканировать их все. Это может оказать на вас давление. Опять же, будьте реалистичны со своим временем. Подумайте о том, чтобы действовать избирательно и сканировать только специальные фотографии или документы, которые вы цените больше всего.У большинства организаций нет ресурсов для сканирования всего, поэтому они выборочно оцифровывают свои коллекции; может тебе тоже стоит.

Диски и цифровые носители информации

Если в коллекцию входят компьютерные диски, перед открытием содержимого проверьте их на вирусы. Не подвергайте риску все остальное на вашем компьютере. Перед открытием файла сделайте его дубликат и откройте дубликат, чтобы избежать случайных изменений. Таким образом, если вы что-то напутаете, у вас останется оригинал.

Если на дисках есть файлы в старом формате, к которому у вас нет доступа, но вы считаете, что эти файлы могут содержать что-то интересное или ценное, заархивируйте эти файлы вместе с другими цифровыми материалами. Вы можете либо найти профессиональную услугу, чтобы открыть их, либо когда-нибудь вы найдете ресурс, который позволит вам их открыть.

Сохранение в цифровом виде

Правильно сохраните ваши цифровые файлы. Организуйте отсканированные файлы на своем компьютере и сделайте их резервную копию на отдельном диске. Если вы приобретаете неорганизованные компьютерные файлы, как можно лучше организуйте беспорядок в файловой системе.Чтобы помочь вам снова найти определенные файлы, вы можете переименовать эти файлы, не затрагивая их содержимое.

Архивирование истории жизни

Организация личных коллекций может быть способом рассказать историю о своей жизни или жизни любимого человека. «Я не думаю, что люди должны бояться курировать эти коллекции», – сказал Макалир. «Увеличение и уменьшение одной конкретной истории или одного конкретного элемента может иметь немного большее влияние».

Келлс сказал: «Старые письма дают вам представление о людях, даже если в письмах и открытках нет ничего особенного.Это показывает вам, что они ценили. Что они делали, что ели, какие праздники отмечали ». Макалир сказал: «Буквы дают голос, и, группируя их вместе, вы создаете своего рода повествование».

Что было в ее бумажнике или сумочке? Что она держала рядом с собой? «Вероятно, где-то в ящике есть какие-то вещи, которые рассказывают историю», – сказал Келлс. «Вы можете создать капсулу времени о любимом человеке.

«Не все ценят этот материал, но если вы его заархивируете, он будет там для кого-то в более позднем поколении.Возможно, найдется человек, который действительно заботится о своей семейной истории и будет рад ее иметь ».

Для получения дополнительной информации посетите :

.