Как вести ооо с нуля самостоятельно: Ведение бухгалтерского учета в ООО с нуля самостоятельно

Содержание

Начало учета | С чего начать бухгалтерский учет?

Вы зарегистрировали ООО и составили список первоочередных дел. Какое место в нем занимает бухгалтерия? Если вы решили отложить организацию бухучета до прихода первого клиента или даже до первой отчетности — это большая ошибка!

Начало учета. Кто должен вести бухучёт?

Обязанность вести бухгалтерский учёт диктует федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Он гласит, что бухгалтерский учёт должны вести все юридические лица, коммерческие и некоммерческие организации, и ни форма собственности, ни система налогообложения не снимают эту обязанность.

Специально для небольших организаций есть послабления. Например, федеральный закон № 209-ФЗ разрешает субъектам малого бизнеса вести бухгалтерский учёт в упрощённой форме.

Отсутствие бухгалтерского учета или грубые нарушения правил ведения бухучёта караются штрафами. Единственное исключение — индивидуальные предприниматели: они пока еще вести бухучет не обязаны.

Какие документы регламентируют бухгалтерский учет в организации?

Как уже говорилось, основной документ, регламентирующий бухучет в масштабах страны, — федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Другие базовые документы — положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), которые описывают, как вести бухучет на практике. Среди предлагаемых в ПБУ вариантов вам нужно выбрать те, которые будут наиболее выгодны для бизнеса в финансовом плане и снимут лишние вопросы представителей контролирующих органов и инвесторов.

И, наконец, еще один основополагающий документ — план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минфина от 31.10.2000 г № 94н (последняя редакция утверждена Приказом Мнфина от 08.11.2010 № 142н). План счетов организации составляется и утверждается на основании этого плана счетов.

С чего начать бухгалтерский учет в организации?

Бухгалтерская отчётность сдается раз в год, однако вести бухгалтерский учет нужно регулярно и систематично, чтобы после окончания отчетного периода не пришлось искать по контрагентам первичные документы и в спешке разносить бухгалтерские проводки по счетам.

Более того, бухгалтерский учет в организации начинается раньше, чем происходит первая сделка. Как только получены правоустанавливающие документы на фирму, можно оформлять локальные нормативные акты, регулирующие бухучет в организации.

В первую очередь бухгалтер должен:

Как написать учетную политику организации?

Учетная политика — это внутренний документ компании, который определяет принципы и варианты ведения бухучета. Учетную политику нужно оформить и утвердить в течение 90 дней со дня государственной регистрации юридического лица.

В небольших фирмах, в которых учет не богат особенностями, учетная политика часто принимается один раз на всю жизнь предприятия. Однако при необходимости в ученую политику вносятся изменения, например: из-за появления нового направления деятельности организации или изменений в законодательстве. Утверждать новую учетную политику на каждый год или издавать приказы о ее продлении не нужно.

Если к вам придет проверка, будьте готовы предъявить учетную политику: ее запросят прежде всего. Чтобы у проверяющих не было возможности толковать неясности законодательства не в вашу пользу, опишите в в учетной политике особенности учета в вашем бизнесе.

Что писать в учетной политике?

Учетная политика регламентирует ведение как бухгалтерского, так и налогового учета, поэтому её удобно разбить на две части.

В части бухгалтерского учета учетная политика должна содержать:

Рабочий план счетов организации
Форму пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках
Классификацию доходов и расходов организации на доходы и расходы от обычных видов деятельности и прочие доходы и расходы (с учетом специфики деятельности организации)
Уровень существенности ошибки для статей бухгалтерской отчетности
Порядок переоценки основных средств или информацию о том, что основные средства не переоцениваются, способы определения срока полезного использования и начисления амортизации основных средств и НМА
Порядок оценки материально-производственных запасов (по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости или методом ФИФО — по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов)
график документооборота;
правила проведения инвентаризации;
Информацию о том, кто будет вести бухучет: руководитель, бухгалтер или обслуживающая бухгалтерия.

В своей учетной политике пишите только о тех способах учета, которые вы должны утвердить самостоятельно или выбрать из предложенных. Переписывать то, что и так обязательно для всех предприятий, не нужно. Также нет смысла писать и о тех аспектах учета, которые вы не будете применять. Например, если у вас нет нематериальных активов и они не планируются, можно не выбирать правила их амортизации. Если вдруг они появятся, учетную политику всегда можно будет дополнить.

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия удобно вести учет, начислять зарплату, сдавать отчетность.

Правила ведения налогового учета должны содержать

Регистры налогового учета, разработанные компанией в соответствии с требованиями Налогового Кодекса
Принцип разграничения расходов на прямые и косвенные в целях исчисления налога на прибыль
Метод оценки незавершённого производства
Порядок оценки материально-производственных запасов при отпуске в производство и другом выбытии, при реализации покупных товаров (по стоимости единицы запасов, по средней стоимости, по стоимости первых по времени приобретения — ФИФО)

Порядок формирования себестоимости продукции и покупных товаров для целей налогообложения
Порядок отнесения стоимости имущества на материальные расходы: единовременно при вводе в эксплуатацию или (с 01. 01.2015 г.) в течение нескольких отчетных периодов
Способы начисления амортизации имущества (линейный или нелинейный)
Правила создания и использования резервов
Нормы признания нормируемых расходов в составе расходов по налогу на прибыль: представительские расходы, расходы на добровольное медицинское страхование и т. п.

Организации, работающие в сфере информационных технологий, указывают: относят ли они вычислительную технику к амортизируемому имуществу или считают затраты на ее приобретение материальными расходами.

Перечень пунктов открытый, каждая организация составляет его самостоятельно с учетом своей специфики.

Первичные документы и план счетов

Факты хозяйственной жизни отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов. Организации могут разрабатывать формы некоторых первичных документов самостоятельно. Главное — внести в формы все обязательные реквизиты и утвердить их в учетной политике.

Однако если в хозяйственной жизни организации нет нестандартных операций, лучше не создавать индивидуальные формы документов. Чтобы не усложнять документооборот, лучше применять формы, рекомендованные Госкомстатом.

При необходимости перечень документов можно дополнять.

Помимо форм первичных документов, в учетной политике нужно утвердить план счетов организации и регистры бухгалтерского учета. Из плана счетов, утвержденного Минфином, выберите те, которые будете использовать. А для более точной классификации можно ввести субсчета.

Если фирма небольшая и ее хозяйственная жизнь не предполагает нестандартных операций, руководителю можно не погружаться во все эти тонкости. В онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия уже зашита учетная политика, подходящая для большинства фирм, осталось прочитать ее и вывести на печать подготовленный в сервисе приказ.

А дальше начинается непосредственно бухучет, но это уже другая тема.

С чего начать бухучет? – Смотри на видео

Попробуйте поработать в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для ведения бухучета и отправки отчетности через интернет.

Автор: Анна Садтарова, эксперт Контур.Бухгалтерии

Как вести бухгалтерию ООО самостоятельно?

ТОП-5 факторов, которые усложняют ведение бухгалтерии ООО с нуля

за бухучет и хранение документов отвечает руководитель ооо (№402-фз от 6.12.2011 г). подпись директора, а не главбуха, говорит о том, что декларация составлена и не имеет ошибок. поэтому вы действительно можете вести бухгалтерию ооо самостоятельно, без помощи специалиста. тем не менее, подход рационален только на первых порах. существуют факторы, которые усложняют ведение бухучета любителем:

Налоговый режим. Проще всего вести бухгалтерию ООО на УСН «Доходы» и ЕНВД, сложнее — на УСН «Доходы – расходы», еще сложнее — на ОСНО.
Наличие работников. Отчетность, расчет зарплаты, уплата страховых взносов, отпускных и больничных отнимает много времени. Даже если у вас нет сотрудников, нужно сдавать нулевую отчетность и сведения о среднесписочной численности персонала. В каждой новой нестандартной ситуации нужна консультация бухгалтера.
Специфика бизнеса. Отдельные сферы деятельности, например, туризм или строительство, имеют свои нюансы ведения бухгалтерии ООО с нуля. Если компания сочетает сразу несколько видов деятельности, совмещать их учет будет сложнее.
Количество операций. Любые доходы и расходы нужно фиксировать, будь то оплата заказа клиентом, выплата премии, покупка воды в офис. Больше операций — больше времени на их оформление.
Категории партнеров. Хорошо, когда вы и ваш контрагент ведете бухгалтерию ООО на УСН. Однако все гораздо сложнее, если вы на разных налоговых режимах, требуется провести внешнеэкономическую сделку или заключить договор с госструктурой.

Как начать вести бухгалтерию ООО самостоятельно?

Если вы не боитесь утонуть в рутине, имеете опыт ведения бухгалтерии ООО с нуля и настроены работать со счетами без посторонней помощи в первые месяцы, нужно сделать несколько шагов.

Выбрать налоговый режим

Лучше всего определиться еще до подачи документов в ИФНС. Проконсультируйтесь с экспертом по налогообложению в «Дельта Финанс». Специалист подберет налоговый режим, подходящий под ваш бизнес-план, вид деятельности и перспективы масштабирования. Это поможет снизить платежи в бюджет при ведении бухгалтерии ООО самостоятельно.

Определить ответственного

Обычно после регистрации ООО директор возлагает обязанности бухгалтера на свои плечи. Поначалу это нормально, однако уже при первом цейтноте лучше передать бухгалтерское обслуживание ООО профильному специалисту.

Закрепить учетную политику

В первый рабочий квартал нужно разработать учетную политику. Она должна включать информацию о способе ведения и форме бухучета, формах первички и регистров, инвентаризации, учете основных средств, способах формирования себестоимости, создании фондов и резервов, методах амортизации и многом другом.

Учетную политику нельзя менять с момента принятия и до 1 января следующего года. Перед подписью попросите опытного бухгалтера перепроверить текст документа.

Утвердить рабочий план счетов

За основу рекомендуем взять план счетов, который предложил Минфин (Приказ №94н от 31.10.2000). Подробности вы можете найти в интернете или узнать у нашего консультанта.

Организовать учет первичных документов и налоговых регистров

Обязательно ведите три вида документов:

первичные — акты, накладные, счета;
реестры — ведомости, книги, карточки взаиморасчетов, журналы счетов, аналитические таблицы;
формуляры — балансы с приложениями.

Каждую операцию фиксируйте в первичке и отражайте в бухгалтерских проводках и налоговых регистрах. Начиная с момента регистрации ООО, все бумаги храните в надежном месте.

Вести налоговый учет

Если вы ведете бухгалтерию ООО самостоятельно, при этом работаете на УСН, достаточно учитывать доходы и расходы или только расходы в зависимости от объекта налогообложения. Руководитель фирмы на ЕНВД фиксирует физические показатели, которые нужны для расчета налога по специальной формуле. Владельцы бизнеса на ОСНО ведут учет доходов и расходов, входящего и исходящего НДС, а также имущества.

При совмещении налоговых режимов бизнесмен обязан вести раздельный учет, что увеличивает временной ресурс на ведение бухгалтерии ООО с нуля в два раза.

Сдавать отчетность

Ведение бухгалтерии ООО самостоятельно обязывает вас соблюдать сроки сдачи отчетности и отчетов за наемный персонал. Бухгалтерскую отчетность за предыдущий год сдают до 31 марта текущего года. Налоговые декларации — в зависимости от налога и режима:

по прибыли — до 28 числа месяца, следующего за отчетным периодом
по налогу на имущество — до 1 февраля
по НДС — до 25 апреля, июля, октября, января
по УСН — до 31 марта за прошлый год
по ЕНДВ — до 20 апреля, июля, октября, января

Нельзя допускать просрочку даже на сутки — это повлечет штраф со стороны ФНС и может привести к временной блокировке р/с в банке.

Как вести бухгалтерию ООО на УСН?

Самыми популярными налоговыми режимами ООО являются УСН «Доходы» (6%) и УСН «Доходы – расходы». Если компания применяет упрощенку, ведение бухгалтерия ООО с нуля не станет для вас «темным лесом».

Потребуется сдавать всего одну годовую декларацию по упрощенной форме (Приказ Минфина №66н от 2.07.2010, Приложение 5). Вам нужно заполнить основную бухгалтерскую отчетность — баланс и отчет о финансовых результатах, согласно №402-ФЗ. Если что-то не сходится, просто закажите бухгалтерский аудит — опытный аудитор найдет все несостыковки в расчетах.

Если фирма получила целевые средства (гранты, бюджетные деньги, средства фондов и т.д), по ним также нужно отчитаться. В отличие от предприятий на ОСНО, компании бухгалтерия ООО на УСН не формирует отчеты об изменениях капитала и движении денежных средств.

Чем может помочь «Дельта Финанс»?

Компания «Дельта Финанс» — это полноценная бухгалтерия на аутсорсинге. Мы можем вести бухгалтерию ООО с нуля или взять на себя определенный участок работы: готовить и сдавать годовую отчетность, управлять банковским счетом, рассчитывать выплаты сотрудникам, вести расчеты с зарубежными партнерами.

Для начала закажите бесплатную консультацию и узнайте, что можно исправить и подтянуть. Наш телефон +7 (495) 230-20-11, WhatsApp +7 (925) 301-09-56 — пишите и звоните, мы на связи.

Как самостоятельно вести бухгалтерию ООО в 2021 году

Организации, в отличие от индивидуальных предпринимателей, обязаны вести бухгалтерский учет с момента регистрации ООО. Вся ответственность за его построение и хранение документов лежит на директоре компании. Строить систему учета нужно не только из-за принуждения закона, но и в своих интересах. Бухучет поможет отслеживать состояние компании, прогнозировать прибыли и убытки, анализировать расходы и контролировать расчеты.

В статье рассмотрим основные шаги, которые должен предпринять директор ООО для организации бухучета, и расскажем, как вести его в дальнейшем.

Поиск и выбор ответственного лица

Ведение учета — занятие непростое. На должность бухгалтера нужно выбирать опытного профессионала, который с легкостью формирует проводки, составляет отчеты, закрывает периоды и формирует учетную политику. Но что делать малому бизнесу? Такой профессионал требует и соразмерной зарплаты, выплачивать которую поначалу сложно. Тут вы вольны выбирать.

Вести бухучет самостоятельно. Наименее затратный из всех способов. Но если раньше вы с учетом не сталкивались, то с большой вероятностью первое время будете делать ошибки и получать штрафы, особенно в периоды сдачи отчетности. Если вы намерены взять бухгалтерию на себя, то серьезно подойдите к этому вопросу — запишитесь на курсы или купите соответствующую литературу. Помните, бизнес занимает много времени, оцените, хватит ли вам сил, чтобы самостоятельно постигать все тонкости этой науки.
Бухгалтер на аутсорсинге. Основной плюс — это стоимость. Платить аутсорсеру нужно меньше чем собственному бухгалтеру. И если последний может заболеть, уйти в отпуск или декрет, то бухгалтер на аутсорсинге будет с вами всегда. При необходимости замены бухгалтера компания, которая предлагает услуги аутсорсинга, быстро подберет вам нового.
Ведение бухучета с использованием специализированного ПО. Программного обеспечения для бухгалтерии сейчас более чем достаточно. Оно поможет как профессиональным бухгалтерам, так и директору, который решился взяться за учет самостоятельно. Когда вы разберетесь с учетом, наступит время сдачи отчетности. Сдать ее с ошибками — недопустимая роскошь, так как будут штрафы. Чтобы избежать ошибок, обратитесь к сервису Контур.Бухгалтерия. Все формы отчетности в сервисе своевременно обновляются и соответствуют закону. Система сама сформирует отчет по внесенным вами данным, и также будет сопровождать вас подробными подсказками. Мы рекомендуем данный сервис из-за его простоты. Все подсказки и пункты меню составлены максимально доступно для рядового пользователя. Помимо этого, через сервис можно отправить отчетность в ФНС, Росстат, ПФР и ФСС в электронной форме.

Выбор налогового режима

Прежде чем идти регистрироваться, выберите систему налогообложения. Если вы этого не сделаете, то автоматически будете работать на ОСНО со всеми вытекающими: сложность бухучета, НДС, налог на прибыль, налог на имущество и так далее.

Чтобы выбрать систему, проконсультируйтесь со специалистами или самостоятельно изучите плюсы и минусы налоговых режимов. В Интернете можно найти калькуляторы для расчета сумм налогов по системам налогообложения.

От выбранного режима будет зависеть периодичность и формы отчетности, которую вы будете подавать в ФНС.

Составление учетной политики

В учетной политике отражаются все особенности ведения бухгалтерского и налогового учета. Грамотно составленная политика позволит законно оптимизировать налоговую нагрузку. В противном случае суммы налогов только возрастут.

Для составления учетной политики привлеките специалистов. Если такой возможности нет, воспользуйтесь готовыми решениями. Например, Контур.Бухгалтерия предлагает типовую форму учетной политики для разных режимов.

В политике пропишите рабочий план счетов. За основу берите План счетов, утвержденный Приказом Минфина №94н от 31.10.2000г. Вы можете дополнить его субсчетами, которые нужны для вашей деятельности.

Организация учета первичных документов

Первичные документы — это основа для проведения операций в бухучете. Без них вы не можете признавать доходы или расходы. В Контур.Бухгалтерии все проводки формируются без вашего участия именно на основе первичных документов.

К первичным документам относят: счета-фактуры, накладные, зарплатные ведомости, акты выполненных работ, чеки, больничные листы, кадровые документы. Все документы должны регистрироваться в бухгалтерских регистрах: книге учета, кассовой книге, реестрах, ведомостях, журнале-ордере.

Обеспечьте сохранность первички в соответствии с ФЗ-№402 «О бухучете». В соответствии со сроками хранения выделяют документы, которые хранятся:

менее 10 лет;
более 10 лет;
постоянно.

С 2013 года формы документов, которые содержались в унифицированном альбоме форм, перестали быть обязательными. Но некоторые формы, например, кассовых документов, нужно использовать в унифицированном виде. Если вы намерены самостоятельно разработать форму, то проконтролируйте присутствие следующих реквизитов:

наименование документа;
дата составления;
наименование компании;
суть операции со стоимостными и натуральными характеристиками;
наименование ответственных за выполнение лиц;
подписи вышеназванных.

Лишь единицы разрабатывают формы документов самостоятельно. Лучший вариант — использовать готовые варианты, которые соответствуют закону. Например, в Контур.Бухгалтерии документы включают все обязательные реквизиты, что поможет избежать ошибок неправильного оформления или заполнения.

Бухгалтерская отчетность

Отчетность пугает всех новичков. Как ее заполнить, куда отправить, что вообще она из себя представляет — этими вопросами задаются все начинающие предприниматели и компании. На самом деле все не так сложно. В ФНС сдается комплект отчетности из 3-х документов:

бухгалтерский баланс;
отчет о финансовых результатах;
пояснения к балансу.

Первые две формы утверждены Приказом Минфина от 02.07.2010 года №66н. Там же есть примеры для пояснений к бухгалтерскому балансу.

Обычно отчетность за прошедший год сдают до 31 марта ежегодно. Но иногда отчетность могут запросить раньше. Например, если ваша компания будет брать кредит в банке, для оценки ее платежеспособности могут потребовать отчетность. Поэтому допускается составлять ее ежеквартально или каждые полгода.

В ФНС все равно сдается годовая отчетность.

Если вы выбрали упрощенную систему налогообложения, то и форма бухотчетности для вас изменится. Тем же Приказом Минфина №66 утверждена упрощенная форма бухбаланса и отчета о финрезультате. Пояснения упрощенцы не сдают.

Налоговая отчетность

В налоговом учете своевременно формируйте декларации и сдавайте их в контролирующий орган. Даты и порядок сдачи зависят от уплачиваемых налогов и выбранного режима.

Например, сроки сдачи декларации по налогу на прибыль в 2019 году следующие:

за 1 квартал — до 28 апреля;
за полугодие — до 29 июля;
за 9 месяцев — до 28 октября.

В случае ежемесячной подачи декларации по прибыли, срок ее сдачи — до 28-го числа месяца, следующего за отчетным.

На УСН же декларация подается 1 раз в год. Декларацию за 2018 год нужно сдать не позднее 1 апреля 2019 года.

В бухучете нужно следить за датами. Не вовремя сданная декларация или уплаченный налог повлекут штрафы и проверки. Контролировать сроки сдачи отчетности можно с помощью календаря бухгалтера.

Дарим 3 месяца новым ООО! Если вы зарегистрировали ООО не более 3-х месяцев назад, мы подарим вам 3 месяца работы в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия, для этого при регистрации в сервисе введите промокод 3238. Сдавайте первую отчетность бесплатно!

Все готово для ведения учета

Для работы в программе «1С:Бухгалтерия 8» не требуется специальных знаний.

Просто начать вести учет

Начиная работу с программой «1С:Бухгалтерии 8», достаточно указать вид предприятия (юридическое лицо или физическое лицо), применяемую систему налогообложения, ИНН организации — и программа автоматически заполнит необходимые реквизиты, включая реквизиты контролирующих органов. При этом часть настроек по налогам также будет выполнена автоматически.

Дальнейшая подготовка программы к работе включает в себя несколько этапов:

настройка функциональности — включение (отключение) части сценариев работы программы и интерфейса;
настройка параметров учета — корректировка полноты аналитики движения запасов, товаров в рознице, затрат, денежных средств и других данных;
настройка учетной политики организации — выбор способа оценки МПЗ, способа оценки товаров в рознице, основного счета учета затрат и других данных;
настройка налогов и отчетов — выбор способов учета доходов и расходов для указанной системы налогообложения, настройка заполнения отчетных форм и уплаты авансовых платежей по налогам.

Форма «Учетная политика»

Настройка ведется в простом и понятном интерфейсе «1С:Бухгалтерии 8». Для каждого этапа предусмотрен соответствующий раздел, включение или отключение сценариев работы программы выполняется установкой «флажков» или переключателей.

Просто заполнить нужные данные

С помощью встроенного сервиса «1С:Контрагент» предусмотрено автоматическое заполнение реквизитов контрагента по ИНН, в том числе актуальных адресных сведений, реквизитов инспекций ФНС, отделений фондов ФСС и ПФР. Загрузка курсов валют и различных государственных классификаторов выполняется автоматически через Интернет.

Просто ввести хозяйственную операцию

«1С:Бухгалтерия 8» имеет специальные помощники и подсказки, а также встроенную методическую поддержку, благодаря чему упрощается регистрация хозяйственных операций.

Просто заполнить документ

При заполнении документов в «1С:Бухгалтерии 8» значительная часть данных заполняется автоматически. Например, основная организация, склад, счета учета номенклатуры и контрагентов. Введенную информацию просто перенести из одного документа в другой. Например, на основании счета можно выписать товарную накладную.

Отчет оборотно-сальдовая ведомость

Просто анализировать состояние учета

Для оперативного анализа состояния учета в «1С:Бухгалтерии 8» предусмотрены различные отчеты: стандартные отчеты (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета, карточка счета и др.), регистры налогового учета (по налогу на прибыль и для УСН), и другие дополнительные обработки. Каждый отчет настраивается для получения только необходимой информации.

Просто сформировать отчетность

Большинство форм регламентированной отчетности заполняется автоматически по данным учетной системы. Для анализа и проверки учетных данных предусмотрены помощники (например, Помощник по учету НДС, Помощник по УСН и т. д.). Формирование отчетности и ее отправка в контролирующие органы через спецоператора связи осуществляется из единого рабочего места — «1С-Отчетность».

Работайте легко и просто, даже без специальных знаний бухучета

Для простого и удобного ведения учета предусмотрена специальная поставка базовой версии «1С:Бухгалтерии 8» — программа «1С:Предприниматель 2015». В ней сохранены все функциональные возможности «1С:Бухгалтерии 8», но интерфейс ориентирован на предпринимателей и руководителей, не обладающих познаниями в бухгалтерском учете.

Для перехода в привычный для бухгалтера режим работы достаточно изменить настройки интерфейса программы. Небольшие предприятия и начинающие предприниматели, которые решили самостоятельно вести свой учет и сдавать отчетность, могут использовать программу «1С:БизнесСтарт», которая также создана на основе базовой версии «1С:Бухгалтерии 8» и имеет облегченный интерфейс, при этом позволяя вести бухгалтерию в «облаке».

Как вести бухгалтерию ООО самостоятельно? | Дельта Финанс

ТОП-5 факторов, которые усложняют ведение бухгалтерии ООО с нуля

За бухучет и хранение документов отвечает руководитель ООО (№402-фз от 6.12.2011 г). Подпись директора, а не главбуха, говорит о том, что декларация составлена и не имеет ошибок. Поэтому вы действительно можете вести бухгалтерию ООО самостоятельно, без помощи специалиста. Тем не менее, подход рационален только на первых порах. Существуют факторы, которые усложняют ведение бухучета любителем:

Налоговый режим. Проще всего вести бухгалтерию ООО на УСН «Доходы» и ЕНВД, сложнее — на УСН «Доходы – расходы», еще сложнее — на ОСНО.
Наличие работников. Отчетность, расчет зарплаты, уплата страховых взносов, отпускных и больничных отнимает много времени. Даже если у вас нет сотрудников, нужно сдавать нулевую отчетность и сведения о среднесписочной численности персонала. В каждой новой нестандартной ситуации нужна консультация бухгалтера.
Специфика бизнеса. Отдельные сферы деятельности, например, туризм или строительство, имеют свои нюансы ведения бухгалтерии ООО с нуля. Если компания сочетает сразу несколько видов деятельности, совмещать их учет будет сложнее.
Количество операций. Любые доходы и расходы нужно фиксировать, будь то оплата заказа клиентом, выплата премии, покупка воды в офис. Больше операций — больше времени на их оформление.
Категории партнеров. Хорошо, когда вы и ваш контрагент ведете бухгалтерию ООО на УСН. Однако все гораздо сложнее, если вы на разных налоговых режимах, требуется провести внешнеэкономическую сделку или заключить договор с госструктурой.

Как начать вести бухгалтерию ООО самостоятельно?

Выбрать налоговый режим

Определить ответственного

Обычно после регистрации ООО директор возлагает обязанности бухгалтера на свои плечи. Поначалу это нормально, однако уже при первом цейтноте лучше передать бухгалтерское обслуживание ООО профильному специалисту.

Закрепить учетную политику

Учетную политику нельзя менять с момента принятия и до 1 января следующего года. Перед подписью попросите опытного бухгалтера перепроверить текст документа.

Утвердить рабочий план счетов

Организовать учет первичных документов и налоговых регистров

Обязательно ведите три вида документов:

первичные — акты, накладные, счета;
реестры — ведомости, книги, карточки взаиморасчетов, журналы счетов, аналитические таблицы;
формуляры — балансы с приложениями.

Вести налоговый учет

При совмещении налоговых режимов бизнесмен обязан вести раздельный учет, что увеличивает временной ресурс на ведение бухгалтерии ООО с нуля в два раза.

Сдавать отчетность

по прибыли — до 28 числа месяца, следующего за отчетным периодом
по налогу на имущество — до 1 февраля
по НДС — до 25 апреля, июля, октября, января
по УСН — до 31 марта за прошлый год
по ЕНДВ — до 20 апреля, июля, октября, января

Как вести бухгалтерию ООО на УСН?

Потребуется сдавать всего одну годовую декларацию по упрощенной форме (Приказ Минфина №66н от 2.07.2010, Приложение 5). Вам нужно заполнить основную бухгалтерскую отчетность — баланс и отчет о финансовых результатах, согласно №402-ФЗ. Если что-то не сходится, просто закажите бухгалтерский аудит — опытный аудитор найдет все несостыковки в расчетах.

Читайте статью в блоге на сайте www.dfinance.ru

Как самому вести бухгалтерию ИП и когда можно избежать учета

Регистрируясь как индивидуальный предприниматель, многие думают, что бухгалтерия для ИП не обязательна. Так и было, пока не внесли изменения в законодательную базу. Давайте разберемся в этом вопросе.

Нужно ли ИП вести бухгалтерский учет

В 2013 году вступил в силу Федеральный Закон № 402-ФЗ от 06.12.2011г., который обязал осуществлять бухучет хозяйственных операций всех субъектов экономики. В ст. 2 прописана обязанность индивидуальных предпринимателей вести учет. Но ст. 6 гласит, что если бизнесмен заполняет КУДиР в соответствии с нормами Налогового кодекса РФ, то он имеет право не вести бухучет. Это исключение напрямую касается тех, кто осуществляет деятельность на УСН (упрощенная система налогообложения). Предприниматели на ОСН (общая система) также могут не вести бухгалтерию, поскольку для них налоговой базой является вся полученная прибыль.

Спорной осталась ситуация, касающаяся субъектов, находящихся на ЕНВД (единый налог на вмененный доход), так как фактически они не ведут вообще никакой учет. Поэтому Минфин РФ дал разъяснение в письме № 03-11-11/239 от 13.08.2012г.: для предпринимателей, работающих на ЕНВД ведение бухучета не обязательно, поскольку они сами учитывают физические показатели — торговые места, количество работников, площади торгового помещения.

Ведение бухгалтерского учета ИП

Разобравшись с законодательной базой, давайте ответим на вопрос, зачем вообще фиксировать операции. Бухучет позволяет:

получить наглядную картину движения средств и материалов, а также отразить результат финансово-хозяйственной деятельности;
выявить чрезмерные расходы и избежать убытков;
эффективно планировать работу;
раскрыть информацию об обязательствах перед поставщиками, партнерами, государством и прочими контрагентами;
осуществлять контроль за материалами, рабочей силой и денежными средствами;
вовремя составлять отчетность в ФНС и правильно рассчитывать суммы налогов.

Грамотное ведение бухучета для бизнесмена становится инструментом для осуществления успешной деятельности.

Как вести бухгалтерию ИП самостоятельно

Приняв решение об учете, индивидуальный предприниматель должен определить, как он это будет делать: сам или с помощи специалиста? Если вы обладаете достаточными знаниями и временем для самостоятельного ведения документооборота, изучите инструкцию:

Составьте предварительный план расходов и ожидаемых доходов от вашей деятельности — эта информация понадобится для расчета налоговой нагрузки.
Определите режим: ОСНО или УСН, ЕНВД, ЕСХН (единый сельскохозяйственный налог), ПНС (патентная система налогообложения). От этого зависят размеры сумм, подлежащих к отчислению в бюджет.
Изучите формы отчетности, порядок заполнения и информацию, которую она раскрывает. Необходимые данные можно найти на сайте ФНС.
Если деятельность предполагает наем работников, учтите, что кадровая отчетность не зависит от режима налогообложения и количества сотрудников. Работодатели сдают 7 отчетов в ПФР, ФСС и ИФНС. Помимо этого, ИП обязан правильно вести и хранить кадровую документацию.
Уделите особое внимание изучению налогового календаря во избежание несвоевременной сдачи отчетов и несоблюдения сроков уплаты в бюджет. Поскольку это приведет к наложению штрафных санкций, пеней и даже выездной проверке.
Ведите учет всех документов и сохраняйте их положенное законом время: договоры, выписки из банка, документы, раскрывающие информацию о расходах, кадровые, первичные, БСО и кассовую отчетность.

Чтобы облегчить рутинную работу, можно автоматизировать процесс с помощью программы «1С: Бухгалтерия».

Ведение бухучета ИП на ОСНО

Учет на обычной системе является самым трудоемким. Осуществляя хозяйственную деятельность в рамках отрасли, в которой предложение намного превышает спрос, потребители отдают предпочтение контрагентам-плательщикам НДС. Итак, что обязан учитывать субъект, и какие вести журналы на ОСНО:

книгу доходов и расходов;
книгу покупок и продаж, оформлять счет-фактуру на услуги или товары, и регистрировать его в специальном журнале;
кадровый учет (при использовании наемного труда).

Обычный налоговый режим предусматривает уплату таких сборов:

НДФЛ (налог на доходы физических лиц) — 13% от прибыли, которые можно снизить на сумму расходов, если они подтверждены документально. Без официального обоснования трат доход можно уменьшить не более чем на 20%. Не забывайте, что налоговая база для НДФЛ учитывается после вычета взносов в Пенсионный фонд РФ и уплаты госпошлин, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.
НДС в размере 20%.
Взнос в ПФР за себя.
НДФЛ и страховые взносы, удержанные из зарплаты наемных рабочих.
Если в регионе по месту регистрации предусмотрены местные обязательные сборы, их тоже не следует забывать вносить в местный бюджет.

Данная система налогообложения предполагает предоставление таких отчетов:

ежеквартально, не позднее 25 числа следующего за ним месяца по НДС;
ежегодно, не позднее 30 апреля — по НДФЛ;
если ИП выступает в качестве работодателя, нужно отчитаться перед налоговой и внебюджетными фондами.

Обратите внимание, если при сдаче 3-НДФЛ предполагаемый доход сильно отличается от обычного, инспекторы в праве потребовать декларацию 4-НДФЛ.

Могут возникнуть сложности и с администрированием НДС. Получение вычета или возмещение налогового кредита усложняет документооборот.

Как ведется бухгалтерский учет в ИП на УСН и ПСН

Это самый простой режим налогообложения, поэтому количество обязательных документов минимально. Независимо от того, какой вариант избрал предприниматель: «Доходы» или «Доходы минус расходы», вся бухгалтерия сводится к ведению КУДиР. Отчет в ИФНС (Инспекция Федеральной налоговой службы) предоставляется раз в год до 31 марта. Но не забывайте об уплате авансовых взносов в бюджет (ежеквартально до 25 числа).

Работая по схеме «Доходы минус расходы», траты нужно подтверждать документально. Уменьшение суммы выручки должно быть экономически обоснованным и соответствовать перечню, зафиксированному в ст. 346.16 НК РФ.

При ПСН предприниматель обязан вести КУДиР и дважды в год уплачивать определенную налоговую сумму, сдача отчетов в налоговую не предусмотрена.

Если ИП на УСН или ПСН выступает как работодатель, он обязан дополнительно вести кадровый учет, уплачивать налоги и сборы с заработной платы работников в бюджет, а также предоставлять отчетность во внебюджетные фонды.

Бухгалтерский учет ИП на ЕНДВ и ЕСХН

Бизнесмены, осуществляющие деятельность в режиме вмененного дохода, не обязаны вести КУДиР. Они учитывают лишь физические показатели. Но лучше документировать взносы на обязательное страхование, поскольку на их сумму можно уменьшить величину налога. Отчитываться перед контролирующими органами необходимо раз в год и разово уплачивать рассчитанный налог после того, как сдан отчет.

Применяя ЕСХН, предприниматель в обязательном порядке заполняет книгу доходов и расходов.

Кадровая политика неизменна. Если есть работники, необходимо вести соответствующую документацию, платить взносы, предоставлять отчеты.

В заключение можно сказать, что если ИП не ведет бухучет, он не нарушает законодательство. Регистрировать документооборот или нет — личный выбор каждого. При большом количестве операций следует задуматься над организацией учета. Его можно осуществлять самостоятельно по упрощенной схеме без двойной записи или при помощи интернет-бухгалтерии «Мое Дело».

Ведение бухгалтерского учета.

Полный спектр качественных профессиональных бухгалтерских услуг предлагает ООО “Бизнес Партнер” в г. Сургуте. Мы сможем вести бухгалтерский и налоговый учет для фирм любых форм собственности.

Многие считают, что работа бухгалтера заключается лишь в оформлении многостраничных отчетов и беготне по всяким контролирующим органам. Это далеко не так. Сдача отчетности – всего лишь итог скрупулезного многодневного труда. Каждая ошибка на этом этапе чревата большими штрафами, потерей времени, внеплановыми проверками. И очень хорошо, когда у бухгалтера или предпринимателя есть добросовестные помощники, которые кропотливо работают с первичными документами и предоставляют проверенные данные для составления финансовой и бухгалтерской отчетности. Если таких помощников нет – не беда. К вашим услугам – ООО «Бизнес Партнер», которое предлагает услуги по ведению бухгалтерского учета в г. Сургут.

Что мы можем предложить?

ООО «Бизнес партнер» предлагает индивидуальным предпринимателям и представителям коммерческих предприятий:

комплексное ведение бухгалтерского учета;
работу с первичной документацией: восстановление, ведение, реестр, анализ;
составление договоров по ведению коммерческой деятельности, их проверка на соответствие законам и интересам клиента;
услуги по подготовке и предоставлению отчетных документов в контролирующие органы.

Компетентность, полное владение актуальной информацией и ответственность — то, на чем базируется работа наших специалистов. Мы подключаемся на любом этапе работы, и сможем вести учет любого предприятия.

Особенно востребованы услуги квалифицированного бухгалтера в следующих случаях:

Если вы не нанимали штатного бухгалтера и не планируете его нанимать. Наши специалисты гарантируют качественное ведение бухгалтерского учета в Сургуте в любой области – от предоставления индивидуальных услуг до ведения внешнеэкономической деятельности.
Если ваше предприятие пострадало от действий некомпетентного бухгалтера. Не дожидайтесь проверок, закажите услугу ведения бухгалтерского учета в компании ООО «Бизнес Партнер». Наши специалисты восстановят реестр первичных документов и проведут поверку данных с контрагентами и данными налогового учета. При необходимости специалисты нашей организации предоставят уточненные отчеты в ФНС, Статуправление, Трудовую инспекцию, социальные фонды.
Если вы сами в состоянии подготовить базовую информацию, но нет времени ходить по инстанциям и предоставлять финансовую, налоговую отчетность — мы сделаем эту работу за вас.

Доверяя нам, вы экономите время на сбор и анализ данных бухгалтерского учета, сохраните деньги, предназначенные для уплаты штрафов, на расширение собственного бизнеса. Работайте с нами!

4 Что нужно добавить в контрольный список подготовки вне офиса

Что может быть лучше, чем взять с трудом заработанный отпуск? Пришло ваше время отдохнуть, расслабиться и отвлечься от повседневных обязанностей по работе. Но подготовка к отпуску может вызывать стресс. Вы пытаетесь завершить задачи, передать проекты и убедиться, что все знают, к кому обращаться с вопросами, чтобы ничто не провалилось, пока вас нет. Однако при небольшом предварительном планировании отпуска все должно быть иначе.

Вот четыре способа использования Asana, чтобы вы могли расслабиться и насладиться заслуженным отдыхом, зная, что ваша работа в офисе продвигается вперед:

1. Создайте проект вне офиса для своей команды

Обычно блокируют календарь на время отпуска. Но ваш календарь не всегда привязан к задачам вашей команды, поэтому о нем легко забыть при планировании работы или назначении задач. Простое решение? Создайте в Asana проект вне офиса, чтобы вы и ваша команда могли ссылаться на него.

Отслеживая, когда товарищи по команде отсутствуют, вы можете учитывать это при планировании работы и назначении запросов. Поскольку задачи могут находиться в нескольких проектах в Asana, добавляйте свои задачи вне офиса к ключевым проектам, таким как творческие запросы или запуск продукта, – вы являетесь их участником, чтобы все были в курсе. Таким образом они смогут спланировать предстоящую работу с учетом вашего отпуска.

Как создать команду вне офиса Календарь в Asana:

Нажмите кнопку Quick Add в верхней части навигации и выберите Project .
Создайте новый проект для графика отсутствия вашей команды.
Перейдите на вкладку Календарь и щелкните значок фильтра в правом верхнем углу, чтобы сохранить его как представление по умолчанию для всех.
Добавьте своих товарищей по команде в качестве участников проекта, чтобы они могли добавлять задачи на время отпуска.
При добавлении новых задач используйте даты начала и окончания, чтобы время ожидания было ясным.
Убедитесь, что задача назначена тому, кто уходит в отпуск.
Включите важные детали в описание задачи, например, контактную информацию для экстренных случаев.
Добавьте задачу к другим проектам, на которые может повлиять ваш отпуск, чтобы все знали, когда вас нет.

2. Составьте план вне офиса

По мере приближения вашего свободного времени продумайте всю работу, которую вы сейчас выполняете в полете или которую необходимо выполнить, пока вас нет. Составьте план, в котором указано, кто возьмет на себя каждую часть работы, а также все ключевые обязанности во время вашего отсутствия.Таким образом, каждый будет знать, к кому обращаться, если у вас возникнут вопросы и новости.

В случае короткого отпуска вы можете задокументировать свой план прямо в своей задаче вне офиса. Для более длительных отпусков, таких как многонедельная поездка или семейный отпуск, вы можете создать специальный проект для своего плана. Включите информацию о ключевой работе, в которой вы участвуете, о том, кто за нее отвечает, о любых документах, которые могут понадобиться товарищам по команде, и о том, как с вами связаться, если что-то возникнет. Добавьте своих товарищей по команде и всех, кто должен знать о вашем плане ООО, к задаче или проекту, чтобы все были в курсе.

3. Переназначить задачи, которые нужно выполнить, пока вас нет

Неизбежно будет работа, которую вы не сможете закончить до отъезда, например, публикация еженедельных обновлений статуса или проверка работы, которая еще не готова. Основываясь на обязанностях, которые вы обозначили в своем плане, передайте эти задачи соответствующему товарищу по команде, чтобы он мог справиться с ними, пока вас нет. Затем прокомментируйте задачу, сообщив другим товарищам по команде, кто будет отвечать за работу, чтобы они могли продолжить, пока вас не будет.

4. Обновите свой профиль Asana до Away

Вы создали свой план отсутствия на работе, и вся ваша работа либо завершена, либо переназначена, теперь вам просто нужно установить статус «Нет на месте», прежде чем уходить. Ваш аватар будет отображаться как отсутствующий, чтобы все знали, что вы недоступны. Если вы хотите, чтобы информация была легко доступной, вы также можете обновить свой профиль, указав, с кем связаться, пока вас нет, как в обычном сообщении об отсутствии на работе.

Чтобы установить статус «Нет на месте» в Asana:

Щелкните свой аватар в правом углу верхней панели и выберите Настройки моего профиля из раскрывающегося меню.
Обновите раздел Обо мне , добавив ссылку на вашу задачу или проект ООО или укажите, с кем связаться, пока вас нет. Только не забудьте обновить это, когда вернетесь: +1 :.
Включите индикатор отпуска и установите дату возвращения.
Щелкните Обновить профиль , чтобы обновить свой статус на «Нет».

Бонус: возобновите работу с помощью входящих сообщений и напоминаний

Надеюсь, вы вернулись из отпуска отдохнувшими и помолодевшими.Чтобы сохранить эти добрые чувства, перейдите в Мои настройки профиля , а затем на вкладку Hacks . Включите задачи напоминания из папки «Входящие» и последующие задачи на правой панели , чтобы вы могли легко создавать задачи напоминания при просмотре уведомлений.

По мере прокрутки папки «Входящие» архивируйте обновления, которые не требуют дополнительных действий после того, как вы их прочитали, или создайте дополнительную задачу для себя, нажав Создать задачу-напоминание в нижнем левом углу уведомлений.Таким образом, вы можете сначала наверстать упущенное, а затем заняться выполнением задач позже, когда снова вернетесь в ритм жизни.

Подготовка к поездке – ключ к спокойному отдыху

Сделав некоторое предварительное планирование перед отпуском, вы будете уверены, что о вашей работе позаботятся, пока вас нет дома. И в случае, если что-то произойдет (потому что давайте посмотрим правде в глаза, вы не можете планировать для каждого сценария ), вы всегда можете получить доступ к своей работе из наших мобильных приложений (доступных для iOS и Android).А теперь пора в отпуск. Ты заслужил это.

Как вы готовитесь к выходу из офиса? Делитесь своими советами в комментариях ниже!

9 идеальных сообщений об отсутствии на работе, которые можно использовать в 2021 году

Привет! Вы здесь, потому что ищете примеры сообщений об отсутствии на работе, верно?

Что ж, вы пришли в нужное место 😃

В этом руководстве я расскажу об основах сообщений об отсутствии на работе и покажу вам несколько идеальных примеров сообщений об отсутствии на работе, которые вы можете использовать.

Готовы? Давайте начнем!

Как настроить сообщение об отсутствии на работе в Gmail

Gmail позволяет легко настроить сообщение об отсутствии на работе.

Перейдите в меню «Настройки» и оставайтесь на вкладке «Общие». Прокрутите вниз до пункта «Автоответчик».

Здесь у вас будет возможность включить автоответчик на время отпуска (по умолчанию он выключен).

После этого Gmail будет автоматически отправлять ваш ответ на входящие сообщения.Это сообщение отправляется не чаще одного раза в 4 дня, чтобы не раздражать ваших контактов несколькими последовательными сообщениями.

Вам нужно будет выбрать первый день автоответчика, и у вас будет возможность выбрать последний день. Если вы не устанавливаете последний день, обязательно установите напоминание, чтобы выключить его, когда вернетесь.

Вы можете настроить тему, а также текст сообщения. Вы также можете отправлять ответы только тем людям, которые находятся в вашем списке контактов.

Примеры сообщений об отсутствии на работе

Хорошо, готовы к примерам сообщений об отсутствии на работе? Вот так!

1. Простое сообщение об отсутствии на работе

«Здравствуйте,
Спасибо, что написали мне. Меня не будет в офисе с [число] по [число], и в течение этого времени у меня будет ограниченный доступ к электронной почте. Если ваше сообщение срочное, свяжитесь с [альтернативная контактная информация]. В противном случае я отвечу на ваше письмо, как только смогу, когда вернусь.
Спасибо »,

Это короткое и приятное сообщение об отсутствии на работе, которое на сегодняшний день является наиболее универсальным и универсально подходящим сообщением в этом списке.

Гипотетически это может сработать для кого угодно, в любой ситуации, независимо от того, почему вы уходите или как долго вас не было.

Вы заметите, что многие элементы этого сообщения, включая альтернативную контактную информацию и диапазоны дат, появляются в других примерах сообщений об отсутствии на работе в этом списке; они являются опорой не зря.

Не стесняйтесь оживить это некоторыми личными аффектами, например, изменить начало и конец или перефразировать определенные предложения своим собственным голосом.

2.Сообщение об отсутствии на работе для лидогенерации

«Здравствуйте,
Спасибо, что написали мне. Меня не будет в офисе с [число] по [число], и в течение этого времени у меня будет ограниченный доступ к электронной почте.
А пока вы читали или скачали наш последний технический документ? В нем мы рассмотрим X наиболее важных стратегий для привлечения новых клиентов. Вы можете найти его на [ссылка].
Если ваше сообщение срочное, свяжитесь с [альтернативная контактная информация]. В противном случае я отвечу на ваше письмо, как только смогу.
Спасибо »,

Если вы занимаетесь лидогенерацией или пытаетесь убедить своих клиентов и потенциальных клиентов предпринять определенные действия, вы можете использовать подобное сообщение об отсутствии на работе, чтобы получить несколько дополнительных регистраций, пока вы прочь.

Вы можете заменить «технический документ», упомянутый в этом примере, чем угодно.

3. Сообщение об отсутствии на работе для подписки на список рассылки

«Здравствуйте,
Спасибо, что написали мне. Меня не будет в офисе с [число] по [число], и в течение этого времени у меня будет ограниченный доступ к электронной почте.
Знаете ли вы, что у нас есть информационный бюллетень по электронной почте, чтобы держать вас в курсе последних событий в [компании]? Зарегистрируйтесь на [ссылка] и получите эксклюзивный доступ к нашему последнему контенту.
Если ваше сообщение срочное, свяжитесь с [альтернативная контактная информация]. В противном случае я отвечу на ваше письмо, как только смогу, когда вернусь.
Спасибо »,

Этот адрес электронной почты лучше всего использовать, если у вас есть информационный бюллетень по электронной почте (или аналогичная маркетинговая кампания по электронной почте), для которой вам нужно больше подписок.

Очевидно, что это не сработает так хорошо для людей, которые уже являются клиентами, или для ваших коллег, но если вы получите хотя бы несколько дополнительных регистраций, пока вас нет, это может того стоить.

4. Сообщение об отсутствии на работе для привлечения потенциальных клиентов / генерирования трафика

«Здравствуйте,
Спасибо, что написали мне. Меня не будет в офисе с [число] по [число], и в течение этого времени у меня будет ограниченный доступ к электронной почте.
Если вы пишете мне по теме [тема], вы можете найти дополнительную информацию на [ссылка].Или, если вас интересует быстрая цитата, вы можете связаться с [альтернативная контактная информация].
В любом случае, я отвечу на ваше письмо, как только смогу.
Спасибо »,

Если ваш адрес электронной почты доступен для новых потенциальных клиентов или потенциальных клиентов, вы не хотите, чтобы они остыли, пока вы находитесь вдали от офиса.

Увеличьте объем продаж на 16% с помощью EmailAnalytics

35–50% продаж поступает первому ответившему поставщику.
Выполнение в течение часа увеличивает ваши шансы на успех на 7x .
Продавцы тратят на электронную почту в среднем 13 часов в неделю.

ПОПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО

Вот почему этот пример сообщения об отсутствии на работе предназначен для того, чтобы побудить потенциальных клиентов найти дополнительную информацию (или, по крайней мере, сохранить интерес к вашей компании или предложениям).

Как правило, лучше предоставить им несколько вариантов, например, направить их на веб-сайт или к другому члену вашей команды.

5. Сообщение об отсутствии на рабочем месте для возможностей конференц-связи

«Здравствуйте,
Спасибо, что написали мне.В настоящее время я посещаю [название конференции] с [дата] по [дата], и в течение этого времени у меня будет ограниченный доступ к электронной почте.
Ты тоже на конференции? Не забудьте заглянуть на стенд нашей компании по адресу [location], чтобы получить бесплатное [бесплатное предложение]. Я также буду [альтернативная информация о местоположении].
Если вы просто пишете для связи, я отвечу на ваше письмо, как только смогу. Если ваше сообщение срочное, свяжитесь с [альтернативная контактная информация].
Спасибо »,

Если вы посещаете конференцию, сетевое мероприятие, торговую выставку или другую возможность, где встречаетесь с большим количеством людей, вы можете получать много входящих писем, пока вас нет.

Опять же, вы не хотите, чтобы эти новые контакты сразу перестали быть холодными, поэтому потратьте некоторое время на настройку автоответчика, которое тепло их приветствует и направляет к вашему месту на мероприятии.

6. Сообщение об отсутствии на работе для трафика социальных сетей

«Здравствуйте,
Спасибо, что написали мне. Меня не будет в офисе с [число] по [число], и в течение этого времени у меня будет ограниченный доступ к электронной почте.
А пока вы можете найти меня в социальных сетях по адресу [ссылка].Здесь вы можете быть в курсе моих последних обновлений и общаться со мной напрямую, если я буду доступен. Вы также можете быть в курсе последних новостей [компании] на [ссылка компании].
Если ваше сообщение срочное, свяжитесь с [альтернативная контактная информация].
Спасибо »,

Если вы много инвестируете в маркетинг в социальных сетях или планируете проверять свои профили в социальных сетях, пока вас нет (вместо электронной почты), вы можете использовать этот пример сообщения об отсутствии на работе, чтобы направить их на свое присутствие в социальных сетях.

Не стесняйтесь включать здесь несколько вариантов, как для ваших личных аккаунтов, так и для аккаунтов компании, но не обижайте получателей, иначе вы просто их рассердите.

7. Сообщение “Развлечения вне офиса”

«Эй!
Сейчас я пытаюсь расслабиться, поэтому, вероятно, в ближайшее время не получу вашу электронную почту. Я нахожусь в отпуске с [число] по [число] и буду избегать рабочего общения любой ценой.
К счастью, мои дорогие коллеги будут доступны, если у вас возникнет острая необходимость.Вы можете связаться с ними по [альтернативной контактной информации].
Если серьезно, я вернусь к вам, когда вернусь [дата], или как можно скорее.
Спасибо »,

Существует множество хитрых способов настроить сообщение об отсутствии на работе. Если бренд вашей компании юмористический или легкомысленный, это, вероятно, предпочтительнее, иначе вам лучше выбрать что-то простое и формальное.

Конечно, если вы привыкли к непринужденной обстановке, где вы можете писать по электронной почте, как хотите, и шутить со своими коллегами, вы, вероятно, достаточно умен или изобретательны, чтобы придумать что-то свое.

Просто не слишком рискуйте, иначе у вас может не появиться работа, к которой можно было бы вернуться.

8. Сообщение об отсутствии на работе в праздничные дни

«С Рождеством Христовым! / С Новым Годом! / Счастливого дня благодарения!
Меня нет в офисе на праздники, и я не буду проверять электронную почту, пока меня нет. Желаю вам [самого веселого / счастливого праздника], и я прочту ваше письмо и отвечу на него, когда вернусь в офис [дата].
Ура »,

Никогда не будет плохой идеей добавить немного праздничного настроения, когда это уместно.

Итак, если вы собираетесь отдохнуть в отпуске, начните свой ответ об отсутствии на работе, поздравив получателя с теплым праздничным приветствием.

9. Сообщение об отсутствии на работе в связи с отпуском

«Здравствуйте!
В настоящее время меня нет в офисе, так как я беру несколько выходных, чтобы бродить и исследовать [пункт назначения].
В это время у меня будет ограниченный доступ к электронной почте, но я прочту ваше сообщение и отвечу на ваше сообщение, когда вернусь в офис [дата].
А пока вы можете связаться с [альтернативным контактным лицом] по [альтернативному контактному адресу электронной почты], если вам понадобится помощь раньше этого времени.
Ура »,

Это простое, но профессиональное сообщение об отсутствии на работе для отпуска, в котором все делается коротко и просто.

Другие варианты, которые следует учитывать при отсутствии на работе

Вы можете изменить приведенные выше примеры сообщений об отсутствии на работе другими способами:

Отпуск по беременности и родам / особые причины отъезда. Если вы собираетесь в декретный отпуск или отправляетесь в духовное путешествие по пустыне Аризоны, вы можете захотеть включить это в свое исходящее сообщение.
Картинки и гифки. Если вы настраиваете сообщение об отсутствии на работе для своих коллег или если ваша компания в целом придерживается неформального стиля, вы можете подумать о включении изображений и гифок в свое сообщение, чтобы немного раскрасить. Вот как добавить гифку в электронное письмо.
Варианты коллег и клиентов. Некоторые почтовые платформы (и надстройки Gmail) позволяют настроить вариант сообщений об отсутствии на работе. Если вы сделаете это, вы сможете создать одну версию для клиента и одну версию для коллег.

Если ваша цель – повысить эффективность или продуктивность электронной почты, подумайте о том, чтобы попробовать EmailAnalytics в дополнение к совершенствованию сообщений об отсутствии на работе.

EmailAnalytics визуализирует вашу электронную почту (или активность ваших сотрудников) и показывает ваших основных отправителей и получателей, ваши самые загруженные дни и часы и даже важные показатели продаж и обслуживания клиентов, такие как среднее время ответа на электронную почту.

Подпишитесь на бесплатную пробную версию и посмотрите, как она работает!

Быстрый FAQ:

Как настроить сообщение об отсутствии на работе в Gmail?

Gmail позволяет легко настроить сообщение об отсутствии на работе. Перейдите в меню настроек и оставайтесь на вкладке «Общие». Прокрутите вниз до пункта «Автоответчик». Здесь у вас будет возможность включить автоответчик на время отпуска (по умолчанию он отключен).

Как настроить сообщение об отсутствии на работе в Outlook?

В Outlook сначала нажмите «Файл», затем нажмите «Информация».Затем выберите «Автоматические ответы». Затем установите флажок «Отправлять только в течение этого временного диапазона». Не забудьте ввести дату начала и окончания, чтобы ваше сообщение об отсутствии на работе оставалось активным.

Что вы говорите в сообщении об отсутствии на рабочем месте?

Не забудьте указать альтернативную контактную информацию и диапазоны дат, в которые вы не будете на работе. Также не помешает добавить немного юмора или индивидуальности в ваше сообщение!

Джейсон – давний обозреватель Forbes, Entrepreneur, BusinessInsider, Inc.com и различных других крупных публикаций в СМИ, в которых с 2012 года он написал более 1000 статей, посвященных технологиям, маркетингу и предпринимательству. Он выступил в качестве основного докладчика Университета MarketingProfs 2013 года и выиграл награду «Блогер-предприниматель года» в 2015 году от Оксфордского центра предпринимателей. В 2010 году он основал маркетинговое агентство, которое появилось на Inc. 5000 перед продажей в январе 2019 года, и теперь он является генеральным директором EmailAnalytics.

Почему вам следует подумать об этом в своем сообщении об отсутствии на работе

Нам всем нужно время, чтобы отключиться и подзарядиться.Исследования показывают, что отключение – особенно от электронной почты – может сделать нас менее напряженными и более продуктивными. И все же многие из нас часто не решаются сделать первый шаг – написать соответствующее сообщение об отсутствии на работе (ООО), которое устанавливает четкие границы для нашего свободного времени. Многие из нас опасаются, что сообщение ООО может иметь непредвиденные последствия, в том числе быть воспринятым как «бездельник» или привести к упущенным возможностям. Но хорошее сообщение ООО может на самом деле подпитывать ваш успех. Использование этих автоответчиков – будь то во время отпуска, конференции или важных моментов в нашей жизни, таких как рождение ребенка – может создать социальную связь с получателями, включая коллег, клиентов и поставщиков.Предоставление небольшого количества информации о вас, вашей поездке, продуктах или услугах вашей компании может способствовать углублению деловых отношений или связи, которую клиент испытывает к вашей компании.

Но то, что многие из нас не хотят делать – потому что мы считаем, что это может негативно повлиять на наш имидж или успех, – часто можно эффективно использовать для прямо противоположных действий. ООО сообщения могут быть невероятным инструментом для подпитки вашего успеха. Использование этих автоответчиков – будь то во время отпуска, конференции или важных моментов в нашей жизни, таких как рождение ребенка – может создать социальную связь с получателями, включая коллег, клиентов и поставщиков.

Предоставление небольшой информации о вас, вашей поездке, продуктах или услугах вашей компании может способствовать углублению деловых отношений или связи, которую клиент испытывает к вашей компании. Исследования показывают, что социальные связи, которые добавляют смысла и глубины нашим отношениям, являются лучшим показателем долгосрочного уровня счастья и могут быть важным фактором, влияющим на нашу производительность на работе. Когда люди ощущают положительную связь с нами, они с большей вероятностью захотят вести с нами дела и с большей вероятностью захотят найти решения проблем вместе.Связь возникает из чувства, что вы действительно кого-то знаете.

Вы и ваша команда Серия

Время выключено

И все же большинство людей выбирают «безопасное» сообщение, которое предупреждает отправителя о том, что вас не будет на работе до такой-то даты, и чтобы связаться с конкретным коллегой, если вам нужна немедленная помощь. По моим оценкам, на такие сообщения приходится примерно 98% ООО сообщений. Я получил буквально десятки тысяч таких писем за свою карьеру. Очень редко я получал более агрессивный автоответчик (.00001%), что очень похоже на сообщение писателя Дэниела Мэллори Ортберга в The Atlantic : «Я сейчас в отпуске и не принимаю электронные письма ни о чем. Я тоже не планирую читать старые электронные письма, когда вернусь, потому что это противоречит впечатлениям от отпуска ». Такие сообщения не в моем стиле. Однако в этом есть что-то, что находит отклик, потому что цель отпуска теряется, если мы возвращаемся к накопившимся электронным письмам, особенно когда многие заметки являются старыми новостями или запросы решены.Друг из издательства направил всех его электронных писем во время отпуска прямо в корзину, а затем сказал отправителям отправить их повторно, если они все еще будут важны после того, как он вернется. В тот первый день он получил три электронных письма.

Если вам кажется, что этот путь не подходит, возможно, мы можем кое-чему научиться из оставшихся 2% ООО сообщений, которые я получил. Иногда достаточно добавить одну дополнительную строку к стандартному сообщению ООО, чтобы оно превратилось из адекватного в полезное.

Делитесь смыслом

Поделитесь важной информацией, которая может стать началом разговора в следующий раз, когда вы заговорите с этим человеком. Почему вы проводите время вдали от офиса? Что вы узнаете на конференции, что поможет вам лучше обслуживать своих клиентов? Куда вы собираетесь в отпуск и чем хотите заняться во время отпуска? Вот два примера писем, которые передают значение отсутствия. (Первым на самом деле пользовался мой муж, Шон Ахор.)

Привет, я отмечаю 5 лет брака и наслаждаюсь летними каникулами с нашим 4-летним и 4-месячным ребенком. В честь такого знаменательного праздника я не буду проверять электронную почту до [дата]. Если вам что-то нужно срочно, пожалуйста, свяжитесь с моей замечательной помощницей Дженни по [электронной почте].

Привет, на этой неделе я посещаю конференцию с другими менеджерами по работе с клиентами в сфере здравоохранения в Атланте в надежде вернуть инструменты, которые сделают бизнес для моих клиентов еще лучше.В это время у меня будет ограниченный доступ к электронной почте. Если вам нужна срочная помощь до понедельника, свяжитесь с [коллегой].

Такие заметки могут стать отличным началом разговора, поскольку люди в офисе спрашивают вас о конференции или отпуске и узнают вас как разностороннего человека, а не просто коллегу.

Предложить ресурс

Другой вариант – поделиться ресурсом, который будет говорить с вашей аудиторией. При выборе подходящего ресурса учитывайте людей, которые больше всего пишут вам по электронной почте.

Привет! Надеюсь, у тебя отличное лето. Пришло время моего ежегодного отпуска. Я с нетерпением жду ответа на ваше письмо, когда вернусь [дата].

А пока для наших клиентов я хотел бы поделиться с вами этой статьей о приемах, которые помогут вам получить максимальную отдачу от нашей CRM-системы. Использование одного из этих приемов может сэкономить часы вашего времени.

Если вам нужна срочная помощь…

Прошлым летом я впервые использовал следующее сообщение и получил исключительно положительный отклик от людей.Больше всего угрожали украсть!

Здравствуйте! Наше последнее исследование показало, что отпуск полезны для мозга и могут повысить производительность на работе . Это требует дальнейших исследований! Меня не будет на работе с ограниченным доступом к электронной почте до [число]. Если вам нужна срочная помощь, свяжитесь с [моим коллегой]

С летом!

Мишель

Настройте свое сообщение

Некоторые системы электронной почты позволяют отправителю составлять одну заметку для внутренних сотрудников и другую заметку для тех, кто не входит в организацию.Gmail позволяет отправлять автоответчики только тем, кто находится в вашей адресной книге, а не рассылать их людям, которых вы не знаете. Эти простые функции могут дать вам еще большую гибкость. Например, возможно, вы хотите поделиться большей личной информацией со своими коллегами, а не с внешними отправителями. Вот пример:

Внешняя записка может гласить: Мы с мужем только что родили второго ребенка. Я уйду в декретный отпуск до [числа]. Если в мое отсутствие вам потребуется более своевременная помощь, обратитесь к [коллеге].Я с нетерпением жду встречи, когда вернусь.

Хотя во внутренней заметке можно было бы сказать: Маленькая Люси Белл ворвалась в мир [дата], и мы с Марком очень счастливы! Я буду в декретном отпуске до [числа]. В мое отсутствие обращайтесь к Шери Паркс по любым вопросам маркетинга и к Эмили Смит по вопросам, связанным с PR. И, пожалуйста, наслаждайтесь фото Крошки Люси и ее большого брата Купера ниже. С нетерпением жду возможности отпраздновать со всеми вами, когда я вернусь!

Как и большинство того, о чем я пишу, я экспериментирую с этими идеями в своей жизни.Этим летом я переманила записку мужа выше и сделала ее своей. Ответ был чрезвычайно положительным. В итоге у меня были отличные беседы с знакомыми и клиентами о планах на лето, свадьбу, и я сознательно смаковал все эти особенные моменты с детьми, пока они еще молоды. Новое и улучшенное сообщение ООО сделало свое дело. Это дало мне столь необходимый шанс полностью присутствовать в отпуске со своей семьей и возможность более тесно общаться с другими людьми по возвращении.

Как написать сообщение об отсутствии на работе во время COVID-19

Все немного нестабильно, поскольку мы продолжаем бороться с пандемией COVID-19. Трудно уйти с работы, когда «офис» – это обеденный стол, который вы видите с дивана. Кажется немного странным брать ВОМ, когда путешествия и шумные семейные посиделки кажутся далекими воспоминаниями. Возможно, вы работаете в неурочное время, чтобы совмещать обязанности по уходу за детьми и другие обязанности. Или, может быть, ваша постоянная работа стала неполной (или временной) в результате экономического спада, который поразил вместе с коронавирусом.

Со всеми этими изменениями, самые простые задачи связаны с множеством дополнительных вопросов. Возьмите сообщение об отсутствии на работе. Вам действительно нужен автоответчик при отсутствии на рабочем месте, если вы не были в офисе с марта? Простой ответ – да.

Почему следует устанавливать сообщение об отсутствии на работе во время COVID-19?

«Цель не в том, чтобы сообщить людям, что вы находитесь вне офиса, а в том, чтобы сообщить им, что вы не собираетесь отвечать», – говорит карьерный тренер Muse Бенджамин Риттер, основатель Live for Yourself Consulting.Дело не в том, где вы находитесь физически, а в том, увидите ли вы чье-то электронное письмо и сможете ли вы отреагировать на него в течение стандартного периода времени (который может отличаться в зависимости от вашей должности, компании и отрасли).

Поскольку многие сотрудники все еще работают удаленно в течение нескольких месяцев после начала пандемии, «я действительно думаю, что сейчас это более важно, чем было раньше», – говорит карьерный тренер Muse Анджела Смит. «С точки зрения того, как заставить удаленную работу работать, – говорит она, – чрезмерное общение является одним из отличительных признаков.«В мире, где вы не можете видеть, находятся ли ваши коллеги за своими столами, четкое понимание того, когда вы работаете, а когда нет, имеет решающее значение для обеспечения бесперебойной работы.

Но ваше сообщение об отсутствии на работе так же важно для вас, как и для людей, получающих его, особенно во время пандемии. «Границы сейчас сильно пострадали, – говорит Риттер. Отсутствие чего-то на работе связано с большим давлением, и этот стресс усиливается без типичного разделения между офисом и домом и с дополнительным страхом, вызванным нестабильной экономикой.Сообщение ООО – это шанс сформировать ожидания, «дать себе передышку и убедиться, что другие люди не думают о вас негативно», – говорит Риттер, и это очень важно для вашего психического здоровья.

Это напоминание для you , что вам следует отключиться, говорит Смит, для подзарядки во время вашего пребывания в доме или для того, чтобы сосредоточиться на неотложной семейной ситуации. И это может дать вам душевное спокойствие, зная, что вы сообщили о том, что необходимо для того, чтобы все продолжалось гладко в ваше отсутствие.

Несколько советов по вашему сообщению об отсутствии на работе COVID-19

Если вы уже писали сообщение об отсутствии на работе, вы наверняка знаете некоторые основы. По большей части они все еще применяются во время пандемии с некоторыми дополнительными соображениями. Вот краткий обзор того, что вам следует помнить при составлении автоответчика в наши дни:

Убедитесь, что он актуален: Вы не хотите, чтобы ваша электронная почта об отсутствии на работе устарела. «Он посылает плохое сообщение, если оно устарело или неточно», – говорит Смит.«Проверяйте, отслеживайте, обновляйте так регулярно, как вам нужно».
Обеспечьте альтернативный контакт: Во многих случаях имеет смысл направить людей к кому-то еще, к кому они могли бы обратиться в ваше отсутствие, если их электронная почта требует ответа до вашего возвращения. Если вы собираетесь находиться вдали от своего почтового ящика ненадолго, и ваша работа обычно не требует быстрых ответов, вы можете пропустить этот шаг, тогда как если вы отсутствуете надолго или на неопределенный срок, или от вас обычно ожидают ответ в течение часа, эта информация имеет решающее значение.В любом случае используйте свое усмотрение в зависимости от ожиданий вашей должности и корпоративной культуры. По словам Смита, убедитесь, что вы сначала проконсультируетесь со своим альтернативным контактным лицом, чтобы его не удивили какие-либо вопросы, которые они получают, и постарайтесь предоставить некоторый контекст в своем ООО-сообщении о том, кто этот человек (включая его роль и, возможно, ссылку на их профиль в LinkedIn).
Сообщите людям, когда вы вернетесь: Одна из первых вещей, которую люди захотят узнать, когда появится ваш автоответчик, – это когда вы прочитаете их письмо и сможете ответить на него.Так что скажите им, когда вы реально ожидаете, что это произойдет.
Скажите им, что привлечет ваше внимание: Постарайтесь успокоить себя тем фактом, что большинство писем может подождать. Но если вы выполняете роль, в которой вы можете предвидеть чрезвычайную ситуацию, проясните, что привлечет ваше внимание, – говорит Риттер. Может быть, это снова электронное письмо и указание «срочно» в строке темы. Может быть, он пишет тебе или звонит. Возможно, это обращение к коллеге, который знает, как с вами связаться.
Подумайте, кто ваша аудитория: Большинство людей пишут вам, коллегам, по электронной почте, с которыми вы общаетесь каждый день? Ваш почтовый ящик заполнен сообщениями от давних клиентов? Получаете ли вы много холодных писем от потенциальных клиентов или незнакомцев? Ответы помогут вам определить, какой тон, уровень детализации и вид информации вам необходимо предоставить.Например, если вы в основном слышите сообщения от друзей и коллег, вы можете использовать более непринужденный тон или рассказать больше подробностей, чем если бы ваша записка адресована главным образом людям, с которыми вы никогда не встречались. Если ваш поставщик услуг электронной почты позволяет, вы также можете рассмотреть возможность установки отдельных ООО сообщений.
Придерживайтесь политики компании и учитывайте корпоративную культуру: Некоторые организации устанавливают строгие правила в отношении коммуникаций. «Убедитесь, что это можно очистить, и у вас не будет проблем», – говорит Риттер. И помимо настоящих правил, не забывайте принимать во внимание культуру вашей компании.Ваше сообщение ООО в технологическом стартапе может сильно отличаться от того, которое вы бы написали, если вы работаете в корпоративной бухгалтерии.
Вы можете проявить индивидуальность: Если вы считаете, что это уместно, вы можете придать своему сообщению некоторую индивидуальность. Даже если получатель получает автоматический ответ, таким образом он может увидеть человека, который его установил. «Ты можешь быть забавным, теперь это разрешено», – говорит Риттер. Риттер говорит, что если вы, например, отдыхаете вне «офиса», вы можете написать: «Я сижу на красивом теплом« пляже »в своей гостиной.Я собираюсь уйти, купаясь в лучах телевизора. Это может добавить немного легкомыслия и относительности в эпоху работы на дому.
Но помните, что вам не нужно переходить на личности: С другой стороны, во время пандемии коронавируса вы можете иметь дело с трудными, травмирующими личными обстоятельствами. Возможно, вы или ваш любимый человек заболели или оплакиваете потерю. «Вы всегда можете сделать свое сообщение простым и понятным, и вам не придется делиться этими деталями», – говорит Смит.
И будьте внимательны к времени: Вы также должны быть внимательны к тому, с чем другие борются во время этого беспрецедентного глобального кризиса. Если вы в отпуске, помните, что не все могут взять его прямо сейчас. А если вы путешествуете, люди могут негативно отреагировать в то время, когда вирус распространяется бесконтрольно. «Это своего рода проверка привилегий, а не чрезмерность», – говорит Смит.
Выразите благодарность: В наши дни всем нам нужно немного больше.Итак, говорит Смит, почему бы не поблагодарить своего читателя за его терпение и понимание?

Имея это в виду, прочтите несколько примеров того, что вы на самом деле могли бы написать …

… Если вы берете время для подзарядки

Если вы хотите, чтобы все было просто, Вы можете написать:

Тема: ООО до понедельника, 30 ноября

Здравствуйте,

Спасибо за ваше письмо.Я буду офлайн с пятницы, 20 ноября, до Дня Благодарения с ограниченным доступом к электронной почте, и отвечу на ваше письмо по возвращении в понедельник, 30 ноября. Если вам нужна немедленная помощь, свяжитесь с Марией Гонсалес, моим коллегой по цифровому маркетингу. менеджер здесь, в MixCo Media, по адресу [email protected]. Спасибо за ваше терпение!

Best,

Divya

Если вы хотите немного повеселиться, вы можете сказать что-то вроде:

Тема: Вне офиса до 2/8

Привет,

Большое спасибо за ваше сообщение! Я собрал свой временный офис на неделю, чтобы никуда не пойти и ничего не делать.Возможно, я ныряю в ванну вместо океана и готовлю для себя свои любимые рецепты Smitten Kitchen, вместо того, чтобы баловаться в модном ресторане, но я все еще пытаюсь отключиться и перезарядиться.

Я заблокирую себе входящие сообщения, поэтому, если вам что-то понадобится до понедельника 2/8, попробуйте Молли Фицджеральд, экстраординарного менеджера по работе с клиентами, по телефону [email protected] . Если это срочно, она знает, как со мной связаться, пока я смотрю свой 14-й подряд выпуск сериала The Great British Bake Off .

Ура,

Катя

… Если вы заболели или ухаживаете за больным

Если вы заболели или ухаживаете за любимым человеком, вы не можете чувствовать себя комфортно, делясь деталями. Вы можете просто использовать такие слова, как «семейная ситуация» или «семейные дела», которые, по словам Смита, автоматически вызывают некоторое расположение.

Тема: Не в моем почтовом ящике

Здравствуйте,

Я ООО, занимаюсь семейными делами и периодически проверяю электронную почту.Хотя у меня еще нет ожидаемой даты возвращения к работе, я с нетерпением жду возможности прочитать вашу записку, когда вернусь. А пока вы можете связаться с Дэниелом Эпштейном, директором по управлению учетными записями, по адресу [email protected].

Всего наилучшего,

Джанет

… Если в эти дни вы работаете по другому графику

Изменилось ли ваше расписание из-за того, что вы временно перешли на неполный рабочий день или потому, что вы пытаетесь приспособить работу к заботе о своих детях, вы можете использовать свое ООО-сообщение, чтобы общаться и формировать ожидания.Вы можете написать:

Тема: ООО / Новое расписание до февраля

Здравствуйте,

В настоящее время я работаю по графику неполный рабочий день: понедельник и среда с 9:00 до 17:00 и пятница с 9.00 до 13.00. Если вы получили это сообщение, значит, вы связались со мной, когда я не в сети. Если вам нужно немедленно поговорить с кем-то, Шивон, наш специалист по персоналу, может указать вам правильное направление. С ней можно связаться по телефону siobhan @ techco.ком .

Заранее благодарим за понимание и терпение!

Best,

Deja

Или вы можете установить такое сообщение:

Тема: Не в сети до 16:00

Привет,

I ‘ м от моего стола, наблюдая за онлайн-обучением. Читайте: я пытаюсь заново выучить длинное деление, чтобы помочь своему четверокласснику закончить этот рабочий лист и напомнить первокласснику, как отключить его зум.Я вернусь в сеть сегодня днем в 16:00, чтобы прочитать ваше сообщение.

Пожелайте удачи!

Брайан

… Если вы уволены

Это зависит от вас, хотите ли вы прямо указать, что вы уволены. Если вы работаете в компании или отрасли, где значительная часть сотрудников была уволена, может быть сложно не сказать об этом. Вы можете написать:

Тема: В отпуске бессрочно

Здравствуйте,

Спасибо за ваше письмо.В настоящее время я нахожусь в отпуске на неопределенный срок и не буду проверять электронную почту в это время. Пожалуйста, обратитесь к моему коллеге Дариусу Робинсону, менеджеру проекта в музее, который ответит на любые вопросы или поможет вам найти нужного контакта, пока меня нет. С ним можно связаться по телефону [email protected] .

Я с нетерпением жду возможности снова поработать с вами!

Оставайтесь в безопасности,

Akiko

Если вы предпочитаете не сообщать подробности, вы можете сказать:

Тема: OOO до 15 января 2021 года

Здравствуйте,

Спасибо за ваше письмо.Я буду офлайн до середины января без доступа к электронной почте. Тем временем, пожалуйста, свяжитесь с Майей Шварц, менеджером по продажам и маркетингу здесь, по телефону [email protected] .

Спасибо за терпение.

Best,

Brendan

Став – старший редактор и писатель в Muse, где она освещает карьеру и работу, уделяя особое внимание разнообразию, равенству и вовлеченности на рабочем месте. До того, как присоединиться к Muse, Став была штатным писателем в Newsweek, и ее работы также публиковались в таких изданиях, как The Atlantic, The Forward и Newsday.Став получил степень бакалавра искусств. Имеет степень магистра истории и специальность танца в Стэнфордском университете. из Колумбийской школы журналистики. В 2016 году она выиграла премию Марты Коман на титульном листе журнала «Нью-Йорк» за лучший новый журналист. Она предпочитает солнечный свет и неохотно переносит зимы. Вы можете найти ее в LinkedIn и Twitter, а также посетить ее веб-сайт здесь.

Еще из Stav Ziv

3 причины, по которым вы не должны использовать электронные письма вне офиса

Если вы все еще не определились с тем, насколько полезны электронные письма вне офиса (ООО), вот несколько вещей, которые вам следует учесть.Как долго ты отсутствуешь? А как насчет вашей компании? Насколько это доступно? Нужны ли ООО электронные письма? Есть ли риск при отправке этих сообщений?

Никто на самом деле не хочет, чтобы его почтовый ящик заполнялся автоматическими ответами об отсутствии на работе (OOOR), особенно теми, которые отправляются только для отправки. Так в чем же цель использования ООО электронных писем, когда отправленная информация ничего не делает для получателей электронной почты, а скорее раздражает их?

Ниже приведены некоторые из наиболее важных мыслей о том, почему не следует использовать электронную почту вне офиса.

Зарегистрируйтесь в Mailbutler сейчас

1. Вы временно недоступны

Отъезд на пару дней (или даже часов) – не такая уж и веская причина для того, чтобы начать рассылку электронных писем об отсутствии на работе. Такие ответы не принесут пользы и будут только раздражать людей. Подумайте о получении OOOR, когда отправитель электронной почты отсутствует только на день, чтобы выступить с основным докладом, или когда он находится на встрече. Будет ли это интересно для вас? Я очень в этом сомневаюсь. Отправка ООО сообщения на короткие периоды недоступности считается непрофессиональным.Прекращение или ограничение любого общения на несколько дней не считается менее профессиональным, но отправка ненужного OOOR, безусловно, является.

2. Не подходит для вашей компании

Электронная почта вне офиса является стандартной для бизнеса, но спросите себя: важна ли для вашей компании внешняя коммуникация? Если ответ положительный, то вам следует подумать о том, чтобы не использовать ООО электронные письма. Они могут нанести вред вашему бизнесу и в целом негативно повлиять на клиента.

Представьте, что кто-то работает в службе поддержки клиентов, уходит на 2 недели и начинает рассылать OOOR.Вы, как клиент, были бы довольны услугами этой компании? Я бы предположил, что нет. Этот неприятный опыт может плохо отразиться на компании и отпугнуть клиентов. Знание о том, что у них есть проблемы и что никто во всей компании о них не заботится, может заставить их пересмотреть свое решение об использовании услуг, предоставляемых этой компанией.

Например, в Mailbutler информационный адрес электронной почты используется несколькими сотрудниками, а это означает, что, когда один член команды недоступен, другой человек может принимать его входящие сообщения.Если вы подберете замену для обработки входящих запросов для сотрудников в отпуске или для тех, кто уезжает по работе, ваши клиенты получат приятные впечатления от вашей компании.

Конечно, для компании из одного человека, которая недоступна более двух дней, рекомендуется сообщить клиентам, что в течение этого времени поддержка не может быть предоставлена. В этом случае нет другого выхода, кроме как использовать электронную почту вне офиса.

3. Электронная почта вне офиса может отрицательно сказаться на безопасности

Есть еще вопрос безопасности.Если у вас есть какая-либо контактная информация (например, адрес электронной почты, рабочий и номер телефона, контактная информация руководителя) или ваша подпись, добавленная к ответу об отсутствии на работе, это может помочь мошенникам собрать элементы, необходимые для кражи личных данных. Когда ваш автоответчик включен, и кто-то отправляет вам сообщение, ваш почтовый сервер отправляет OOOR обратно спамерам, подтверждая, что ваш адрес электронной почты действителен. В свою очередь, они получат подтверждение, что их спам достиг реальной живой цели. Ваш адрес, скорее всего, будет добавлен в другие списки спама как подтвержденное обращение .

Отвечая, что вы находитесь в отпуске в [место] и вернетесь в [число], вы предлагаете важную информацию другим . Признавая это, некоторые могут даже предпринять шаги, взломав ваш дом или даже вашу компанию. Представьте, что вы сообщаете людям, что все в компании уезжают на неделю во время праздников. Или что вашей семьи нет дома, потому что вы улетаете на двухнедельный отпуск. Эта информация может помочь другим проникнуть в вашу компанию или дом и украсть ценные вещи.Лучше перестраховаться, чем сожалеть! Никаких писем вне офиса, никаких рисков.

Если вы не хотите подвергать себя риску и не создавать неприятных ощущений для клиентов, лучше поговорите с одним из своих коллег, чтобы узнать, смогут ли они взять на себя ваше внешнее общение, пока вас нет. Конечно, если вы отсутствуете на длительное время и никто не может позаботиться о вашей электронной почте, вам понадобится электронная почта об отсутствии на работе. Но имейте в виду, составляя свое ООО-сообщение, что посторонние, спамеры и мошенники могут видеть и сканировать ваш автоматический OOOR.Не указывайте в письме какую-либо личную информацию (например, номер телефона, адрес, имя и т. Д.), Если вы обычно не передаете ее посторонним.

Подведены итоги

писем об отсутствии на работе

Существует множество причин не использовать электронные письма вне офиса: угрозы безопасности, неактуальность для вашей компании и тот простой факт, что они не нужны. Но с другой стороны, бывают ситуации, когда ООО сообщение действительно необходимо. Итак, если вам действительно нужно отправлять электронные письма об отсутствии на работе и вы не совсем уверены, как это сделать, ознакомьтесь с этой статьей, в которой вы узнаете, что можно и чего нельзя делать при написании ответов об отсутствии на работе.Если вы хотите отправлять электронные письма OOOR, по крайней мере, отправляйте хорошие.

готовит вас к выходу из офиса

Наконец-то пришло время отпуска, и вы только что ступили в самолет, который увезет вас прочь от всего этого. Но ждать. Вы не забыли настроить Out of Office в Outlook?

Не волнуйтесь. Если вы используете учетную запись Microsoft Outlook Exchange, вы можете мгновенно включить автоматическое уведомление об отпуске.

Отправлять автоматические ответы (Нет на рабочем месте в Outlook)

ПРИМЕЧАНИЕ. Инструкции относятся к Microsoft Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 и Outlook для Office 365

Вот как автоматизировать уведомления об отсутствии на рабочем месте в Outlook Exchange, типе учетной записи, используемом в большинстве организаций.

Нет на работе на мобильном

1. Войдите в Outlook.com

2. Повторно введите имя пользователя и пароль, если будет предложено это сделать.

3. Щелкните значок меню (3 горизонтальные полосы), показанный в верхней части экрана.

4. Затем щелкните значок шестеренки справа от вашего имени.

5. Теперь вы должны увидеть параметр «Автоматические ответы».

6. Установите флажок, чтобы «отправлять автоматические ответы» внутри или за пределами вашей организации.

7. В текстовом поле напишите короткое сообщение об отсутствии на рабочем месте предполагаемым получателям.

8. Нажмите «Готово» (синяя строка меню, показанная выше), чтобы сохранить изменения.

9. Вот и все! Ваши автоматические ответы включены. Чтобы отключить автоматические ответы, снимите флажок.

Нет на рабочем месте на рабочем столе

Чтобы настроить уведомления об отсутствии на рабочем месте на рабочем столе, выполните следующие действия:

1. Щелкните вкладку файла в Outlook, чтобы просмотреть информацию об учетной записи.

2. Затем нажмите кнопку Автоматические ответы (Нет на рабочем месте).

3. Во всплывающем окне выберите второй вариант сверху («отправлять автоматические ответы»).

4. Введите время начала и окончания (день / час), когда вас не будет на работе.

5. Напишите краткое сообщение об отсутствии на работе сотрудникам вашей организации.

6. Затем щелкните вкладку «За пределами моей организации», чтобы написать внешний ответ.

7. Нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить автоматические ответы. Теперь все готово.

Обновите календарь Outlook

Но подождите – вы пока не можете полностью перейти в режим отпуска.

Пришло время обновить календарь Outlook, чтобы ваши коллеги (скрещенные пальцы) не приглашали вас на встречи, пока вас нет.

Источник изображения: Эмма Мэтьюз через Unsplash

Вот как позаботиться об обновлениях календаря на мобильном устройстве или компьютере.

Обновления календаря на вашем мобильном телефоне

1. Войдите в Outlook.com.

2. Щелкните значок календаря в нижней части экрана.

3. Чтобы создать новое календарное событие, нажмите кнопку + в строке меню.

1. Введите название события.

2. Выберите дату / время начала для вашего отсутствия на работе.

3. Нажмите «подробнее», чтобы добавить информацию об отсутствии на работе.

4.Наконец, сохраните событие в своем календаре. Теперь вы в курсе.

Обновления календаря на рабочем столе

1. Запустите Outlook с портативного компьютера или настольного компьютера.

2. Щелкните значок календаря в левой части почтового ящика (см. Ниже).

3. Выберите дату начала отпуска или мероприятия вне офиса.

4. Щелкните значок «Новое событие» в правой части календаря (см. Ниже).

5. Затем выберите «Новая встреча» или «Новое мероприятие на весь день» в раскрывающемся меню.

6. Дайте вашему мероприятию название (см. Пример ниже) и введите даты начала и окончания.

7. Если вы хотите дать дополнительный контекст, введите короткое сообщение с описанием вашего события (см. Ниже).

8. Щелкните поле Показать как (см. Ниже), чтобы открыть раскрывающееся меню и выберите «Нет на рабочем месте».

9. Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть» (см. Ниже), чтобы завершить обновление календаря Outlook.

И вот так – вы закончили с автоматическими ответами и обновлениями календаря в Outlook.

Чтобы узнать больше о передовых методах работы по этой теме, ознакомьтесь с этими 3 советами по этикету вне офиса. И счастливого отдыха.

Сделайте автоответчик вежливым, но твердым в случае отсутствия на работе

Клэр Кроуэлл, для 12-го и широкого | Нэшвилл, Теннесси,

Я признаю это. Одна из моих любимых вещей в мире – это включить автоответчик «вне офиса». Для меня электронная почта – неизбежное зло ведения бизнеса. Они отнимают много времени, утомительны и, честно говоря, могут немного высосать душу.Часто мне кажется, что я могу буквально весь день сидеть за столом, отвечать им и никогда не доходить до дна. Но моя работа заключается не в том, чтобы отвечать на электронные письма, а в том, чтобы управлять ресторанами, для чего мне нужно быть вдали от компьютера и в ресторанах, чтобы быть эффективным руководителем. Все это означает, что мне нравится получать автоответчик и ненадолго уйти. Ниже я поделился некоторыми своими советами. Но сначала несколько основных правил:

Строка темы: Я всегда включаю «автоответ» в строку темы.Без него я получаю смущенные ответы от людей, которые не обращают внимания и думают, что я просто отправляю им новое письмо.
Делайте это кратко и лаконично, чтобы отправители электронной почты с большей вероятностью прочитали ваши инструкции.
Обеспечьте альтернативный контакт или укажите, где они могут связаться с кем-нибудь еще. Это помогает им двигаться вперед, а вам не отвечать за ответ, когда вы вернетесь.
Сообщите им, когда они смогут связаться с вами, особенно если вы собираетесь отсутствовать более чем на несколько дней.
Самое главное: электронные письма очень редко бывают аварийными. У любого, кому действительно нужно меня заполучить, СЕЙЧАС есть мой номер телефона. По сути, если вы не работаете на меня, и вы не являетесь семьей или школой моего ребенка, то вряд ли это будет чрезвычайная ситуация, которую нужно решать в следующие пять минут. Освободи себя!

Хорошо, вот несколько автоответчиков, которые я использую регулярно.

Вдали от моего «рабочего стола»

У меня нет офисной работы или даже стола в этом отношении, и, похоже, это то, что не приходит в голову большинству моих почтальонов.Ничего страшного, я не ожидаю, что все будут знать, как выглядит моя повседневная жизнь. Однако достаточно сказать, что у меня больше шансов оказаться в машине, на собрании или в одном из наших ресторанов, чем когда я сижу и отвечаю на электронные письма. Я пытаюсь заблокировать время для ответов на электронные письма в своем календаре, но некоторые дни просто слишком заняты. В такие дни я включаю автоответчик на весь день, чтобы предупредить всех, что я, вероятно, не отвечу быстро. В этом случае я часто предоставляю свой номер телефона, если кому-то нужно быстро со мной связаться.Обычно я могу решить что-то быстрее по телефону, чем по электронной почте, и тогда мне не придется заниматься этим позже. Обратите внимание, что я всегда добавляю отказ от ответственности, когда я делаю это.

Тема: Автоответ: Нет на работе в течение дня

Спасибо за ваше письмо. Я сегодня не за компьютером. Пожалуйста, позвольте мне немного повременить с моим временем ответа, поскольку я наверстаю упущенное в течение следующих 24 часов. Если вам нужно немедленно связаться со мной, позвоните или напишите мне по номеру 615-XXX-XXXX. Вы также можете посетить наш веб-сайт www.amarshallfamilyfoods.com, для альтернативных контактов.

Пожалуйста, никаких рекламных и рекламных звонков.

Спасибо, Клэр

Путешествие по работе

Когда я путешествую по работе, у меня часто бывает время простоя, чтобы наверстать упущенное по электронной почте. Просто это может занять у меня больше времени, и в некоторых случаях я буду недоступен. В этих случаях я немного конкретизирую.

Тема: Автоответ: Путешествие по работе

Спасибо за ваше письмо! Я приехал в Чикаго на гастрономическое шоу Национальной ресторанной ассоциации.У меня будет ограниченное время, чтобы ответить на электронные письма, поэтому подождите не менее 48 часов. Вы можете посетить наш веб-сайт www.amarshallfamilyfoods.com для получения альтернативных контактов. Если вам нужно немедленно связаться со мной, позвоните или напишите мне по номеру 615-XXX-XXXX, и я постараюсь ответить как можно скорее.

Пожалуйста, никаких рекламных и рекламных звонков.

Спасибо, Клэр

Vacay – это не электронная почта

На этом этапе своей жизни я осознал, насколько важно на самом деле отключиться во время отпуска.До рождения дочери я был не против поработать за чашкой кофе, глядя на океан. Фактически, это казалось расслабляющим. Теперь я хочу тратить каждую секунду на то, чтобы впитывать драгоценное семейное время. Мало того, моему мозгу просто нужен перерыв. Устала.

Тема: Автоответ: В отпуске!

Спасибо за ваше письмо. Я нахожусь в отпуске до 28 августа, и не буду проверять электронную почту . Из-за большого количества писем, которые я обычно получаю, если вы хотите быть уверены, что я получу ваше сообщение, не стесняйтесь связаться со мной не позднее августа.30. Вы можете посетить наш веб-сайт www.amarshallfamilyfoods.com, чтобы найти альтернативные контакты для каждого ресторана. Если вам нужно срочно связаться с кем-нибудь, напишите нам по адресу [email protected].

С уважением, Клэр

Вот в чем дело, можно быть вежливым, но твердым. Опустите ногу и встаньте в свободное время. Избавьтесь от стресса, связанного с возвратом кучи электронных писем, и возложите бремя на другого человека, который свяжется с вами после отпуска. Ты заслуживаешь это!

Подробнее о Raised by the Fork можно узнать здесь:

5 книг, которые помогли мне думать задирой

8 стильных предметов первой необходимости для беременных

5 вещей, которые я узнал на Red Letter Day

Что Во время второй беременности у меня дела обстоят иначе

7 основных приложений для мамы-начальника

Клэр Кроуэлл – коренная нашвиллианка и главный операционный директор A.Marshall Family Foods , компания, стоящая за ресторанами Puckett’s и Homestead Manor. Она ведет блог о бизнесе и образе жизни по адресу Raedbythefork.