Перечень кадровых документов в организации

№	Документы	Обоснование	Ссылки на обосновывающие нормативные акты
Обязательные документы по кадрам
1	Трудовые договоры с сотрудниками	По закону трудовые отношения между работодателем и сотрудником строятся на основании трудового договора	ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ
2	Трудовые книжки сотрудников	Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если такая работа является для сотрудника основной	ч. 3 ст. 66 ТК РФ
3	Личные карточки сотрудников	Работодатели обязаны вести личные карточки на всех своих сотрудников	п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
			п.  12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225
4	Документы, которыми оформляют прием на работу руководителя организации	Руководитель коммерческой организации имеет двойственный статус – он является и сотрудником, и единоличным органом управления организации. Поэтому для его найма необходимо соблюдение определенных процедур	ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ
5	Табель учета рабочего времени	Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником	ст. 91 ТК РФ
6	Штатное расписание (условно обязательный документ)	Штатное расписание применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. С одной стороны, в Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. С другой стороны, есть веские аргументы в пользу его оформления:	ст.  15, 57 ТК РФ
		·         штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;	раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
		·         штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции, работ, услуг, затрат
7	Документы, которыми оформляют предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков	Для предоставления ежегодных отпусков в организации оформляют:	ст. 123 ТК РФ
		·         график отпусков;
		·         приказ о предоставлении отпуска;
		·         записку-расчет о предоставлении отпуска
8	Правила трудового распорядка	Правила трудового распорядка являются обязательным для работодателя документом, поскольку Трудовой кодекс РФ требует фиксировать отдельные вопросы трудовых отношений именно в этом документе.	ст. 15, 189, 190, ч. 2 ст. 191,309.2 ТК РФ
		Если организация или ИП, которые относятся к микро предприятиям заключат с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, то они могут отказаться от оформления Правил трудового распорядка
9	Положение о работе с персональными данными сотрудников	Порядок получения, обработки, передачи и хранения персональных данных сотрудников должен быть установлен в отдельном локальном акте организации	ст. 87 ТК РФ
10	Расчетный листок и локальный акт, утвердивший такую форму	Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о сумме, причитающейся ему за соответствующий период. Для этого сотрудникам выдают расчетные листки	ст. 136 ТК РФ
11	Документы воинского учета	Все организации обязаны вести воинский учет своих сотрудников	подп.  6 п. 1 ст. 8 Закона от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ
			п. 7 ст. 8 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ
			Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719
			Методические рекомендации Генштаба Вооруженных сил РФ от 11 апреля 2008 г.
12	Документы, которыми оформляют проведение специальной оценки условий труда	Для обеспечения сотрудникам безопасных условий труда работодатель должен проводить мероприятия по улучшению условий и охраны их труда. К таким мероприятиям относится и специальная оценка условий труда	ст. 212, ч. 3 ст. 226 ТК РФ
			п. 1 Перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н
13	Документы, которыми оформляют обучение сотрудников охране труда, а также проверку их знаний в этой области	Работодатель обязан организовывать и своевременно проводить обучение сотрудников безопасным методам работы и проверку их знаний в области охраны труда	абз.  7 ч. 2 ст. 212 ТК РФ
			п. 1.7 Порядка, утвержденного постановлением от 13 января 2003 г. Минтруда России № 1 и Минобразования России № 29
14	Номенклатура дел	Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться	п. 3.2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33
15	Документы, которыми оформляют уничтожение устаревших документов организации	Архивные документы организации с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению	п. 2.3.2, 2.4.1, 2.4.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Документы по кадрам, необходимые при определенных обстоятельствах
1	Документы, которыми оформляют изменение условий трудовых договоров	По общему правилу изменение условий трудового договора производят только по письменному соглашению сторон путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору.	гл. 12 ТК РФ
		В то же время законом предусмотрены отдельные случаи изменения трудовых договоров, требующие выполнения ряда процедур и оформления ряда документов, например, при изменении организационных или технологических условий труда, при поручении сотруднику дополнительной работы и т. д.
2	Документы, которыми оформляют увольнение сотрудников	В зависимости от того, по какому основанию прекращают трудовой договор, работодателю нужно оформить соответствующий пакет документов	гл. 13 ТК РФ
3	Документы, которыми оформляют привлечение сотрудника к дисциплинарной ответственности	Наложение дисциплинарного взыскания должно быть задокументировано в установленном законом порядке	ст. 193 ТК РФ
4	Договоры о полной материальной ответственности	Договоры о полной материальной ответственности можно заключать лишь с определенными категориями сотрудников	ст.  244 ТК РФ
			постановление Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85
5	Ученические договоры	При необходимости организация может заключать ученические договоры как со штатными сотрудниками, так и с соискателями	ст. 198 ТК РФ
6	Документы, которыми оформляют учебные отпуска	Закон предоставляет право на учебный отпуск сотрудникам, совмещающим работу с обучением. В зависимости от вида получаемого образования учебный отпуск может быть оплачиваемым или неоплачиваемым	гл. 26 ТК РФ
7	Положение об аттестации сотрудников	Данный локальный акт принимают, если нужно провести аттестацию сотрудников в целях определения их деловых качеств, оценки результатов их труда и проверки их соответствия занимаемым должностям	ч. 2 ст. 81 ТК РФ
8	Документы, которыми оформляют присвоение сотрудникам квалификационных разрядов	Квалификационный разряд является величиной, отражающей уровень профессиональной подготовки сотрудника. При необходимости работодатель может присвоить, а также повысить или понизить разряд сотрудника	ст. 143 ТК РФ
			Общие положения, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 31 января 1985 г. № 31/3-30
			Единый тарифно-квалификационный справочник
9	Положение о профессиональной подготовке, переподготовке кадров	Если возникла необходимость в профессиональном обучении или переобучении сотрудников, то работодатель может установить в отдельном локальном акте формы профподготовки и переподготовки сотрудников, а также перечень необходимых профессий и специальностей	ч. 3 ст. 196 ТК РФ
10	Документы, которыми оформляют деление и продление ежегодного отпуска	Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, одна из которых не должна быть меньше 14 дней.	ч.  1 ст. 125 ТК РФ
		Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск в случаях, предусмотренных законом или локальными актами организации	ч. 1 ст. 120 ТК РФ
			ч. 1 ст. 124 ТК РФ
11	Документы, которыми оформляют отзыв сотрудника из ежегодного отпуска	Работодатель может с согласия сотрудника отозвать его из ежегодного оплачиваемого отпуска	ч. 1 и 2 ст. 125 ТК РФ
12	Документы, которыми оформляют замену ежегодного отпуска компенсацией	По общему правилу заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Такое превышение возможно, если сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуск	ст. 126 ТК РФ
13	Документы, которыми оформляют предоставление неоплачиваемого отпуска	Законом предусмотрены случаи, когда работодатель обязан или может предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты	ч.  1 и 2 ст. 128 ТК РФ
14	Документы, которыми оформляют предоставление дополнительных дней отдыха для ухода за ребенком-инвалидом	Сотруднику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, положено четыре дополнительных выходных дня в течение календарного месяца	ст. 262 ТК РФ
			Порядок, утвержденный совместным постановлением от 4 апреля 2000 г. Минтруда России № 26 и ФСС России № 34
15	Документы, которыми оформляют декретный отпуск и выплату декретного пособия	По заявлению женщины ей предоставляют отпуск по беременности и родам с выплатой пособия по государственному социальному страхованию	ст. 255 ТК РФ
16	Документы, которыми оформляют выплату пособия при рождении ребенка	При рождении ребенка одному из его родителей или заменяющему лицу, например усыновителю, выплачивают пособие	ст.  11 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ
			Порядок, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н
17	Документы, которыми оформляют отпуск по уходу за ребенком и выплату соответствующих пособий	Право на отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет имеют мать, отец, бабушка, дед, а также другой родственник или опекун ребенка. В период этого отпуска сотруднику выплачивают:	ст. 256 ТК РФ
		·         пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет и	ч. 1 ст. 14 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ
		·         компенсационную выплату до достижения ребенком трех лет	п. 11 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1206
18	Документы, которыми оформляют работу сотрудника во время отпуска по уходу за ребенком	Во время отпуска по уходу за ребенком сотрудник может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому	ч.  3 ст. 256 ТК РФ
19	Документы, которыми оформляют прекращение отпуска по уходу за ребенком	Сотрудник может выйти из отпуска по уходу за ребенком:	ст. 256 ТК РФ
		·         по окончании такого отпуска, то есть когда ребенку исполнится три года, или
		·         досрочно, то есть до исполнения ребенку трех лет
20	Положение о коммерческой тайне	Данный локальный акт необходим, если:	ст. 57, ч. 3 ст. 68, подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
		·         работодатель хочет обеспечить охрану своей конфиденциальной информации и/или	Закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ
		·         в трудовом договоре сотрудника есть условие о работе с конфиденциальной информацией.
		Если такого сотрудника не ознакомить с порядком работы с конфиденциальной информацией, то работодателю будет сложно доказать, что сотрудник разгласил охраняемую законом тайну, и уволить его по соответствующему основанию
21	Положение об оплате труда;	Если в Правилах трудового распорядка организации не прописана система оплаты труда, в том числе система премирования, то соответствующие условия могут быть отражены в иных локальных актах организации, например в Положении об оплате труда, Положении о премировании. Если организация или ИП, которые относятся к микро предприятиям, заключат с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, то они могут отказаться от оформления Положения об оплате труда, а также Положения о премировании	ч. 2 ст. 135, 309.2 ТК РФ
	Положение о премировании
22	Локальный акт о порядке выплаты надбавки за вахтовый метод работы	Сотрудникам-вахтовикам нужно выплачивать надбавку за вахтовый метод работы. Коммерческие организации могут установить размер и порядок выплаты надбавки в своих внутренних документах	ст. 302 ТК РФ
23	Локальный акт о порядке компенсации расходов на переезд в «северные» районы	Сотрудникам, у которых необходимость в переезде связана с работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, полагается компенсация расходов на переезд по основному месту работы	ч. 5 ст. 326 ТК РФ
24	Локальный акт о компенсации расходов «северян» на проезд к месту использования отпуска и обратно	Организации, расположенные в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, должны оплатить сотрудникам проезд и провоз багажа к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно	ст.  321, 325 ТК РФ
25	Документы, которыми оформляют удержания из зарплаты	Удержания из зарплаты сотрудника можно производить:	ст. 12, 98 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ
		·         на основании исполнительных листов;	ст. 137, 238, 240 ТК РФ
		·         по инициативе работодателя;	ч. 4 ст. 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ
		·         по инициативе сотрудника	Письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1
26	Положение о ненормированном рабочем дне	При необходимости привлечения сотрудников к работе в ненормированном режиме работодатель должен утвердить перечень должностей с ненормированным рабочим днем. Такой перечень может быть закреплен в отдельном локальном акте	ст. 101 ТК РФ
27	Положение о разделении рабочего дня на части	На тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, а также при производстве работ, интенсивность которых в течение рабочего дня неодинакова, работодатель может разделить рабочий день на части так, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы	ст.  105 ТК РФ
28	Документы, которыми оформляют сменный режим работы	Сменная работа, то есть работа в две, три или четыре смены, вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг	ст. 103 ТК РФ
29	Документы, которыми оформляют установление режима неполного рабочего времени	Режим неполного рабочего времени может быть установлен сотруднику как по соглашению сторон, так и по инициативе работодателя. А отдельным категориям сотрудников организация обязана установить неполное рабочее время	ст. 93, ч. 5 ст. 74 ТК РФ
30	Документы, которыми оформляют установление гибкого режима рабочего времени	При работе в режиме гибкого рабочего времени стороны по взаимному соглашению определяют начало, окончание или общую продолжительность рабочего дня или смены	ст.  102 ТК РФ
31	Документы, которыми оформляют вахтовый метод работы	В организации вводят вахтовый метод работы при наличии определенных условий, например при сильной удаленности места работы от места постоянного проживания сотрудника или местонахождения работодателя	гл. 47 ТК РФ
32	Документы, которыми оформляют привлечение к сверхурочной работе	Организация может при необходимости привлечь сотрудника к сверхурочной работе, то есть работе за пределами установленной сотруднику продолжительности рабочего времени	ст. 99 ТК РФ
33	Документы, которыми оформляют привлечение к работе в выходной или праздничный день	В установленных законом случаях организация может привлечь сотрудника к работе в выходной или праздничный день	ст. 113 ТК РФ
34	Документы, которыми оформляют привлечение к работе в ночное время	С учетом установленных законом ограничений организация может привлекать сотрудников к работе в ночное время	ст.  96 ТК РФ
35	Документы, которыми оформляют создание в организации службы охраны труда	Служба охраны труда должна быть создана в организации, занимающейся производственной деятельностью и имеющей более 50 сотрудников.	ч. 1 ст. 217 ТК РФ
		Если численность персонала не превышает указанного предела, то руководитель организации принимает решение о создании службы по своему усмотрению
36	Документы, которыми оформляют обучение и аттестацию сотрудников опасных производственных объектов	Организация, использующая опасный производственный объект, должна осуществлять ряд мероприятий, направленных на обеспечение безопасности использования таких объектов	ст. 9 Закона от 21 июля 1997 г. № 116-ФЗ
37	Документы, которыми оформляют обязательные медицинские осмотры сотрудников	Отдельные категории сотрудников, которые выполняют определенные виды работ, должны проходить обязательные медосмотры за счет работодателя	ст.  213, 330.3, 328,69, 266, 348.3 ТК РФ
			ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ
			ст. 6 Закона от 14 апреля 1999 г. № 77–ФЗ
			ст. 24 Закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ
38	Документы, которыми оформляют расследование несчастного случая на производстве	Если произошел несчастный случай на производстве, то работодатель обязан принять все меры для его надлежащего и своевременного расследования	ст. 227–231 ТК РФ
39	Документы, которыми оформляют расследование обстоятельств и причин возникновения профзаболеваний	Если у лиц, привлеченных к трудовой деятельности, возникли профзаболевания, то организация обязана обеспечить расследование обстоятельств и причин их возникновения	абз. 16 ч. 2 ст. 212 ТК РФ
			п. 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 декабря 2000 г. № 967
40	Документы, которыми оформляют обеспечение охраны труда инвалидов	Закон гарантирует особую охрану труда инвалидов. Такие трудовые льготы необходимы для безопасной организации рабочего процесса людей с ограниченными возможностями и их реабилитации	Закон от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ
			абз. 6 п. 2 ст. 5 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1
			ст. 224 ТК РФ
41	Документы, которыми оформляют учет мнения профсоюза	Если в организации есть профсоюз, то при решении некоторых вопросов необходимо учитывать его мнение, например при сокращении персонала	ст. 371–373 ТК РФ
42	Документы, которыми оформляют восстановление сотрудника на работе	При незаконном увольнении или переводе сотрудника он может быть восстановлен на работе по решению суда или во внесудебном порядке, например по предписанию трудовой инспекции	абз.  6 ч. 1 ст. 357, ст. 391 ТК РФ
			п. 2, 60 постановления Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2
Рекомендованные документы по кадрам
1	Личные дела сотрудников	Обязательность ведения личных дел сотрудников установлена только для учреждений государственной гражданской службы. Другие организации могут самостоятельно решать вопрос о необходимости ведения личных дел сотрудников		п. 3 ст. 42, подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ
2	Коллективный договор	Коллективный договор не является обязательным документом. Организация и ее сотрудники могут заключить коллективный договор на добровольной основе		ст. 24, 25, 27 ТК РФ
3	Должностные инструкции	Закон обязывает оформлять должностные инструкции лишь для гражданских служащих. Поэтому другие организации оформляют их по мере необходимости		ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ
				Письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0
4	Положение о поощрении (стимулировании) сотрудников	Организация может в своем локальном акте установить другие виды поощрений, помимо предусмотренных законом. Кроме того, организация может прописать в локальном акте процедуру оформления поощрений		ст. 191 ТК РФ
5	Положение о командировках	Организация может прописать в Положении о командировках общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок, а также порядок и размеры возмещения командировочных расходов		ст. 167 ТК РФ
6	Положение о производственном совете	Производственный совет – особый совещательный орган, в состав которого на добровольной основе входят сотрудники организации, имеющие значительные достижения в трудовой деятельности.		абз. 9 ч. 1 ст. 22 ТК РФ
		Создание производственного совета является правом, а не обязанностью работодателя
7	Документы для установления улучшенных норм выдачи СИЗ	Работодатель может по своему усмотрению установить улучшенные нормы выдачи средств индивидуальной защиты своим сотрудникам		п. 6 Межотраслевых правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н
8	Инструкция по кадровому делопроизводству	Законодательство не обязывает работодателя составлять Инструкцию по кадровому делопроизводству. Но на практике многие организации и ведомства используют этот документ в своей деятельности, например Ростехнадзор, ФАС России, ОАО «РЖД» и т. д.		Инструкция, утвержденная приказом Ростехнадзора от 30 мая 2008 г. № 372
				Инструкция, утвержденная приказом ФАС России от 26 мая 2014 г. № 365/14
				Инструкция, утвержденная распоряжением ОАО «РЖД» от 30 июня 2006 № 1335р
9	Документы, которыми оформляют передачу документов в архив	Коммерческие организации могут разработать собственный порядок передачи документов на архивное хранение		Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
				Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526

Электронный документооборот в кадрах | ЭДО отдела кадров

Это не только трудовой договор и изменения к нему. Отдел кадров каждый раз готовит приказ, когда сотрудник уходит в отпуск или отправляется в командировку. Приказы нужны при увольнении и приеме на работу, перемещении по службе, вознаграждениях или взысканиях. 

Кроме того, существуют массовые документы, которые касаются всех сотрудников или определенных подразделений: инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности, различные распоряжения, регламенты и регулярные изменения к ним.

 

 

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве

В российском трудовом законодательстве закреплено более 80 типов документов, связанных с работой. При этом срок хранения у некоторых из них гораздо больше, чем у бухгалтерских. Например, у приказов по личному составу, трудовых договоров и документов по оплате труда — 75 или 50 лет, в зависимости от даты создания (до 2003 года или позже), у актов несчастных случаев и журнала учета инструктажей — 45 лет.

Количество кадровых документов, образующихся в компании за год, необходимость долговременного хранения и рост популярности удаленного режима работы — основные предпосылки к переходу на электронный формат. Законодательство активно развивается, поэтому кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится доступным для российских работодателей.

 

 

В чем суть перехода на электронные кадровые документы

Электронные кадровые документы — цифровые аналоги бумажных. Они заменяют документы, оформленные на традиционных носителях, то есть дублировать их на бумаге не нужно.

Когда организация переходит на КЭДО, работа с документами выглядит так: кадровая служба оформляет их в электронном виде, сотрудники получают и подписывают документы в системе КЭДО. Приходить лично в отдел кадров уже не нужно. Представитель работодателя и сотрудники ставят на документ электронные подписи.

Электронные кадровые документы считаются юридически значимыми, если они составлены с учетом действующего законодательства:

 

 

Что происходит с КЭДО в России (станет ли кадровый ЭДО обязательным)

Сейчас в России активно формируется нормативно-правовая база для КЭДО. В 2017 году при Минтруде была сформирована рабочая группа. В период с 2017 до 2020 года Минтруд запустил три кадровых эксперимента для работодателей. Один из них относился к электронной проверке кадровых документов, а два других затрагивают обмен кадровыми документами.

К первым пилотным проектам привлекали только пару десятков крупных российских компаний, которые при обмене электронными документами с сотрудниками должны были создавать бумажные версии.

В третий эксперимент организации могли вступить уже по желанию, а дублировать электронные документы на бумаге не понадобилось. В этот раз участников намного больше — к добровольному эксперименту подключился 381 работодатель. Перечень документов тоже расширился. Третий  эксперимент распространяется на все документы, связанные с работой (кроме трудовых книжек). Срок окончания эксперимента — 15 ноября 2021 года. Используя промежуточные результаты эксперимента, рабочая группа при Минтруде сформировала поправки к трудовому законодательству. 

Эксперты ожидают, что после окончания эксперимента в Трудовом кодексе появится понятие электронного взаимодействия в сфере трудовых отношений, будут закреплены порядок перевода сотрудников на электронные документы и правила использования электронной подписи. Также на уровне закона должны быть решены вопросы хранения электронных кадровых документов и обеспечения их юридической силы при длительном хранении, даже когда закончится срок действия сертификата электронной подписи. Самый важный вопрос, который волнует всех участников пилотного проекта, — станут ли электронные кадровые документы законными для всех.

Кадровый электронный документооборот уже легализован для удаленных сотрудников. С 1 января 2021 года вступили в силу поправки к Трудовому кодексу. Теперь дистанционные и удаленные сотрудники — одно и то же. Они могут использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись при подписании трудового договора и допсоглашений, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к этим документам. В остальных случаях может использоваться другой вид электронной подписи, главное — закрепить это в локальном нормативном акте. Дублировать документы на бумаге требуется, только когда об этом просит сам сотрудник.

 

КЭДО для участников эксперимента и компаний с удаленными сотрудниками

 

Еще один шаг к массовому внедрению КЭДО — переход на электронные трудовые книжки. К 1 января 2021 года работники должны были выбрать, хотят ли они оставить книжку в бумажном виде или перевести ее в электронный формат. Тем, кто впервые устраивается на работу, заведут сразу электронную трудовую. Это нововведение должно помочь минимизировать риск утери сведений о трудовом стаже, а также отслеживать на сайте ПФР, как работодатель перечисляет страховые взносы, и быстрее получать сведения для оформления визы, загранпаспорта или банковского кредита.

Выгоды перевода кадрового документооборота в электронный вид

В кадровом документообороте участвуют абсолютно все сотрудники в организации. И для каждой роли преимущества от перехода на КЭДО будут свои.

 

 

Для руководства компании

• Сокращение затрат на кадровый процесс.
• Быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников.
• Сокращение вероятности штрафов и репутационных рисков.

Для кадровой службы

• Снижение трудозатрат и высвобождение времени.
• Возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, SAP, БОСС-Кадровик и любой другой.
• Онлайн-контроль за подписанием документов сотрудниками.
• Быстрая передача данных в бухгалтерию для расчетов.
• Надежное хранение электронного архива 50 лет и более — можно выгрузить документы вместе с протоколами передачи.

Для сотрудников

• Подписание документов с компьютера или смартфона.
• Получение и отправка в удобное время без посещения отдела кадров.
• Оперативный поиск документов — договор или инструкцию легко найти в телефоне.

Проблемы внедрения электронного кадрового документооборота

Каждый бумажный документ проходит большой путь, прежде чем попадет в архив. Разберем этапы на примере инструкции по пожарной безопасности. Специалист по кадрам создает документ, передает его на подписание руководству, затем собирает подписи сотрудников. Чтобы компания не получила штраф, ознакомиться с документом должны все работники. Кадровик проверяет по длинным спискам, кто не подписал бумагу, напоминает лично или через непосредственного руководителя. Если компания крупная, то за каждым кадровиком закреплено в среднем 300 сотрудников, ежемесячно он должен контролировать подписание тысяч документов.

Самая важная задача при переходе на КЭДО — перенести все процессы и цепочки согласования в онлайн и в результате упростить кадровый документооборот. В Диадоке для этого есть возможности:

• Модуль для интеграции с системой кадрового учета предприятия.
• Создание личного кабинета каждому сотруднику.
• Маршруты согласования для автоматического перемещения документов внутри компании.
• Электронный архив.

Если нужна интеграция, внедрение КЭДО может занять от 1,5 до 3 месяцев. Чтобы начать работать через веб-сервис, хватит пяти рабочих дней. Обычно интеграцию настраивают, чтобы специалисты кадровой службы экономили время: если работать с ЭДО там же, где и рождаются документы, а не загружать их из другой системы, то это в разы ускоряет процесс и избавляет от ошибок. Исходящие документы кадровик создает и отправляет в привычной ему программе учета, там же проверяет статусы в режиме онлайн. На основании входящих создает документы в программе кадрового учета.

Рассмотрим пример. Сотрудник подает заявление на отпуск через веб-сервис, руководитель согласует его в мобильном приложении. На основании подписанного заявления кадровик в учетной системе создает приказ на отпуск и сразу же передает его в бухгалтерию для начисления отпускных. Документы не нужно больше печатать, нести на подпись, напоминать о необходимости подписать — КЭДО придется сначала настроить, но в результате специалисты кадровой службы будут экономить ежемесячно часы и даже дни рабочего времени.

 

 

Как переводить в ЭДО конкретные процессы

Продолжим пример с отпуском. В системе КЭДО можно выстроить процесс так, как нужно вам. По опыту наших клиентов, даже подача заявления на отпуск может происходить по-разному. В одном случае заявление на отпуск сотрудник отправляет руководителю на согласование, потом оно попадает в кадровую службу. В другом случае, наоборот, сначала заявление проверяет кадровик и только после этого подпись ставит руководитель. Возможен третий вариант, когда уведомление о времени начала отпуска формируется автоматически на основании графика отпусков и отправляется сотруднику. Он может поменять даты в сервисе или пойти в отпуск по графику.

Если у вас бизнес-процесс происходит по другому сценарию, его тоже можно реализовать. При внедрении КЭДО команда Диадока учитывает индивидуальные особенности кадрового документооборота в вашей компании.   

Стоимость внедрения КЭДО

Стоимость зависит от выбранного решения: веб-сервис или интеграция. Также на цену повлияет количество сотрудников.

 

Оставьте заявку, чтобы рассчитать цену или задать другой вопрос о КЭДО

 

С чего начать компаниям, которые планируют переход на КЭДО

Внедрение КЭДО чаще всего проходит в несколько этапов. Ниже пять шагов для перехода на электронные кадровые документы.

1. Определите куратора проекта со стороны компании, в Контуре вас будет поддерживать менеджер проекта.
2. Выберите, какие типы документов будете пересылать в первую очередь.
3. Мы вместе протестируем отправку нескольких видов документов через веб-интерфейс, запустим маршруты согласования документов и обучим специалистов отдела кадров.
4. Настроим интеграцию с кадровой системой компании.
5. Переходите на плановую нагрузку: планомерно переводите в электронный вид все запланированные виды документов и подключаете остальных сотрудников.

Для перехода на КЭДО понадобится подготовить нормативно-методическую базу: создать положение об электронном документообороте, регламент по использованию электронной подписи и при необходимости внести изменения в коллективный договор и другие локальные нормативные акты, составить соглашения об ЭДО с работниками.

Подключить кадровый электронный документооборот могут участники государственного эксперимента по 122-ФЗ, все компании с удаленными сотрудниками, а также организации с обычными сотрудниками при определенных условиях (пандемия, стихийные бедствия, решение властей о переводе на удаленную работу).

 

Подберем решение, протестируем, обучим

Основной перечень документов по кадрам

Характеристика с места работы — документ, который может быть составлен по официальному запросу юридических структур их права тоже защищаются соответствующим федеральным законом , по требованию, для поступления на госслужбу или по желанию самого человека. Иногда, служебная бумага составляется в организации для рассмотрения вопросов о увольнении, повышении по карьерной лестнице или награждении последнее может пройти даже онлайн, если фирма располагает соответствующим клиентом сбербанка или другой аналогичной организации — детали можно найти по ссылке. Документ также составляется для матери и предоставляется в органы опеки для усыновления ребенка. В любом случае, процедура его составления должна сопровождаться приказом о внесении изменений в штатное расписание образца года. Данный процесс описан в статье по ссылке.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: “Кадровое делопроизводство для начинающих” Дмитрищук С.А.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Классификатор приказов вам поможет

К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. График сменности при сменной работе Статья ТК РФ Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие.

Журнал учета мероприятий по контролю Федеральный закон от 8 августа г. Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий Положение об аттестации работников предприятия Оформляются аттестационной комиссией 15 лет Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября р. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны? Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:- обязательные,- рекомендованные,- зависящие от специфики организации.

Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала.

Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Инфо Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Важно Они могут быть, а могут и не быть в организации.

Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы. Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.

Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.

Хранить — До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет ст. Договоры о полной материальной ответственности. Издаются на основании графика отпусков или заявления работника 5 лет 17 Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Статья ТК РФ Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе по заявлению работника в соответствии с ч.

Ведется на каждого работника. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии.

Действует до замены новым. Хранить — 1 год копии приказов, хранящиеся в кадровой службе Издаются по мере необходимости. В кадровой службе ведется дело.

Приказ вещь хорошая, но в крупных компаниях приказы надо подкреплять изменением регламентов, иначе рискуем получить постоянные несоблюдения при текучке кадров Приказы о предоставлении отпусков.

Если работник все же получил компенсацию, то надо этот вопрос с ним решить. Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. ТК РФ. Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Особенно к таким документам по личному составу как:трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении,личные карточки формы , лицевые счета работников,личные дела и регистрационные формы — имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом Все указанные в Перечне документы должны обязательно сдаваться в архив.

Сами бы сначала научились наши данные охранять, а потом заставляли малые предприятия тратиться на охрану, что кстати если грамотно подойти к этому вопросу будет стоить дороже многих этих самых малых предприятий Штатное расписание ф.

Т-3 штатная расстановка. Хранить — Постоянно ст. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября г. Ваш e-mail не будет опубликован.

Правила внутреннего трудового распорядка ст. Положение о защите персональных данных ст. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.

Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.

Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы. Необходимые документы для кадрового учета: группа 2 Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы: Трудовая книжка.

Содержание: Перечень необходимых кадровых документов Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия Необходимые кадровые документы с нуля для ооо Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки Документы в ооо которые обязаны быть Кадровые документы, которые должны быть в организации Кадровые документы Перечень необходимых документов по кадрам в организации.

Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Опубликовано Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован.

Фмс гов ру проверка черный. Может ли проводиться повторный инструктаж по охране труда с группой работников.

Документы в кадрах обязательные

Прика з — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. П рактика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов.

В настоящее время, наверное, ни одна профессия не имеет такого спектра названий, как профессия кадровика. В Едином квалификационном справочнике можно отыскать семнадцать должностей, которые так или иначе связаны с кадровой работой. Такое обстоятельство заставляет задуматься об отличиях этих должностей друг от друга, о функциональной нагрузке каждой из них. Особенно актуально и остро звучит сегодня вопрос о том, что должен прописать для себя в должностной инструкции рядовой инспектор по кадрам.

Образцы приказов, кадровых и некадровых, по личному составу и основной деятельности

Перечень основных документов кадровой службы, оформление которых позволит Вам избежать многих проблем, сэкономит Ваше время и средства. Является минимальным и нуждается в дополнении, в зависимости от условий труда работников и организации деятельности работодателя. Основание для обязательного наличия. Статья 33 ТК. Порядок заключения, изменения и дополнения трудового договора. Статья 86 КоАП. Допуск к работе лица без заключения трудового договора.

Как заполнять книгу приказов

Должностная инструкция является одним из основных документов, регламентирующих работу сотрудников. Как правило, отдел кадров готовит проекты таких актов не только для своих специалистов, но и для всего личного состава организации. Руководители подразделений участвуют в процессе согласования и вносят свои дополнения. Чтобы грамотно указать все квалификационные характеристики, необходимо использовать профессиональные стандарты по направлениям деятельности.

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе.

От визитов сотрудников госинспекции труда не застрахована ни одна компания. Чтобы достойно встретить проверяющих, необходимо знать о том, какими проверки бывают, каким образом проходят, что проверяют и каковы права и обязанности работодателя при проведении инспектирования. В первую очередь, следует подготовить и привести в порядок документы для проверки трудовой инспекции по охране труда.

Должностная инструкция инспектора по кадрам 2019

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже. Трудовой кодекс дополнен новой главой

Включите JavaScript для лучшей работы сайта. Приказы являются локальными документами организации, необходимыми для решения текущих задач в деятельности организации. После издания приказы необходимо регистрировать в специальных книгах. В организации должны заполняться книги регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу. Вам понадобится. Оформите книги регистрации приказов.

Перечень документов необходимых для правильной работы школы

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации далее — ТК РФ требует, чтобы в организации был создан ряд локальных то есть местных нормативных документов. Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы — факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:. Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:. Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме или создавать для них свои собственные унифицированные формы следующие виды приказов:.

Полный перечень документов, необходимых для правильного кадрового учета. в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама Положение об оплате труда составляется, когда в организации. перечень.

К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. График сменности при сменной работе Статья ТК РФ Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие. Журнал учета мероприятий по контролю Федеральный закон от 8 августа г. Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий Положение об аттестации работников предприятия Оформляются аттестационной комиссией 15 лет Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Должностная инструкция специалиста по кадрам составляется в произвольной форме, поскольку единого образца этого документа в году не существует. В инструкции обязательно прописывают исчерпывающий перечень обязанностей сотрудника, а также его прав и сферы ответственности. Пошаговую инструкцию по составлению этого документа можно найти в статье. Ранее мы приводили пример приказа об утверждении должностной инструкции, ознакомиться с образцом можно тут.

Принципы делопроизводства. Функции делопроизводства. Классификация документов.

.

.

.

Положения которые должны быть в организации

Можно выделить условно обязательные. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. Читайте также: Составляем правила внутреннего трудового распорядка. Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать. Сделать кадровый учет простым и эффективным.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Любовь и голуби (комедия, реж. Владимир Меньшов, 1984 г.)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Какие положения должны быть разработаны на предприятии в обязательном порядке?

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования.

Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ – это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами. Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов.

Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней.

Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства. Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации предприятия, учреждения независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.

Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится. Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.

С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии. Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров.

Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации.

Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует. Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.

Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании. Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, так как жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам.

Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон. Кадровое делопроизводство должно основываться на нормативно-методических документах по работе с кадровой документацией. К ним относятся:. Основной процесс документационного обеспечения управления кадрами условно можно разделить на две взаимосвязанные части: документирование управления кадрами; организация работы с кадровыми документами.

Основным документом, регулирующим вопросы трудовых отношений, является Трудовой кодекс Российской Федерации далее — ТК РФ , который вступил в действие с 1 февраля г. Именно в нем следует искать указание на другие нормативные документы, необходимые для работы по учету и управлению персоналом организации. Трудовой кодекс увеличил количество письменных форм документов, отражающих взаимоотношения работодателя и работника.

Создание любого документа основывается на определенных правилах. Соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и в конечном итоге — принятию качественного управленческого решения.

В нашей стране существует многолетняя традиция применения стандартов на организационно-распорядительные документы, закрепивших основные правила оформления документов первые стандарты были введены еще в г. Целесообразно включить в список необходимых следующие нормативные документы:. Заключительным этапом обработки документа является его архивирование. Для правильного оформления документов на архивное хранение следует учитывать следующие нормативы:.

Согласно ч. Действующий Трудовой кодекс Российской Федерации требует, чтобы в организации был создан ряд локальных нормативных документов:. Законодательные основы регулирования вопросов нормирования труда нашли свое отражение в гл. Единые нормы труда разрабатываются на работы, выполняемые по одинаковой технологии в аналогичных условиях производства в одной или в ряде отраслей, и являются обязательными к применению во всех организациях при нормировании труда работников на соответствующих видах работ.

Единые нормы труда утверждаются на определенный срок. Нормативы по труду – это регламентированные значения величины следующих показателей: затрат труда времени на выполнение отдельных элементов комплексов работ, обслуживание единицы оборудования, рабочего места, бригады, структурного подразделения и т.

К нормативам по труду относятся также нормативы режимов работы технических средств, оборудования, по которым устанавливаются оптимальные режимы протекания процесса и определяется основное технологическое машинное и машинно-ручное время.

Степень дифференциации или укрупнения норм определяется конкретными условиями организации производства и трудового процесса. По сфере применения нормативные материалы для нормирования труда подразделяются на межотраслевые, отраслевые ведомственные, профессиональные и местные. Межотраслевые нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях в учреждениях, организациях двух и более отраслей экономики.

При этом следует учитывать, что ст. Отраслевые ведомственные, профессиональные нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях в учреждениях, организациях одной отрасли экономики.

Местные нормы труда устанавливаются и применяются на конкретных предприятиях в учреждениях, организациях. Указанные нормы применяются в тех случаях, когда отсутствуют межотраслевые и отраслевые нормативные материалы, а также при создании более прогрессивных организационно-технических условий или их несоответствии по сравнению с учтенными при разработке действующими отраслевыми нормативными материалами.

Типовые нормы труда согласно ст. Во исполнение данной нормы постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября г. При этом типовые нормы труда утверждаются соответствующим федеральным органом исполнительной власти в соответствии с правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

Пересмотр типовых норм труда в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, осуществляется в порядке, установленном для их разработки и утверждения. Местные нормативные материалы разрабатываются на отдельные виды работ в тех случаях, когда отсутствуют соответствующие межотраслевые и отраслевые нормативные материалы. Местные нормативные материалы утверждаются руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников или в порядке, установленном коллективным договором ст.

Обязательными для организаций соответствующих федеральных органов исполнительной власти являются отраслевые и межотраслевые нормы и нормативы. Во всех случаях нормы труда должны быть обоснованными с технической, экономической, организационной, психофизиологической и социальной сторон. Создание этих документов не является обязательным, но опыт показывает, что их наличие во многом облегчает взаимодействие работодателя и работника.

Срок действия этих документов заканчивается при вступлении в силу новых редакций. К факультативным относятся следующие документы:. Должностные трудовые инструкции составляются и подписываются руководителями структурных подразделений и утверждаются директором организации.

Должностные трудовые инструкции в процессе деятельности и развития организации могут дополняться и изменяться. В этом случае после их утверждения руководителем работники за два месяца до ввода новых инструкций в действие письменно уведомляются об ознакомлении с их изменениями.

Ниже приведены должностная инструкция офис-менеджера служащего и рабочая инструкция уборщика Примеры 1. При создании Положения об аттестации необходимо ориентироваться на нормы Федерального закона от 27 июля г. Согласно данному Федеральному закону аттестация проводится один раз в три года; не подлежат аттестации сотрудники, с которыми заключен срочный трудовой договор; не обязаны проходить аттестацию сотрудники, замещающие должности меньше года, достигшие предельного возраста, установленного для замещения должностей, беременные женщины.

Служащий, находящийся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, проходит аттестацию не ранее чем через один год после выхода из отпуска. По результатам аттестации аттестационной комиссией принимается решение, изменяющее или сохраняющее аттестуемому занимаемую должность:.

В случае принятия комиссией последнего решения аттестуемому рекомендуют пройти курс повышения квалификации либо перейти на другую должность. И только при отказе повышать квалификацию или переходить на другую должность служащий может быть уволен. Все решения руководитель должен принять не позднее чем через два месяца со дня аттестации, по истечении этого времени уменьшение служащему надбавки, его перевод или увольнение не допускаются.

Важно позитивно настроить работников перед проведением аттестации, убедить их, что она проводится во благо самим работникам и компании, а не будет являться поводом для сокращения и увольнения работающих. Как часть Инструкции по делопроизводству или в виде самостоятельного документа разрабатывается Инструкция по кадровому делопроизводству.

В отличие от Положения об отделе кадров, которое обязательно только для сотрудников этого отдела, Инструкция по кадровому делопроизводству обязательна для всех, кто в ней указан по должности. В ней описаны взаимоотношения между разными отделами по кадровому вопросу, например может содержаться положение о том, что все заявления, листы временной нетрудоспособности и т. Со всеми локальными нормативными актами, действующими в организации, работники должны быть ознакомлены под роспись.

Ознакомление с ними можно оформить на трудовом договоре или на листе ознакомления Пример 1. В любом случае обязательно должны быть указаны индивидуальные реквизиты каждого локального нормативного акта.

Все обязательные и факультативные локальные документы могут находиться на хранении в отдельном сейфе в помещении отдела кадров, ввиду того что деятельность отдела требует повышенных мер защиты от проникновения посторонних лиц. Прежде чем перейти к рассмотрению документов, непосредственно отражающих отношения работодателя и работника, остановимся на двух обязательных документах, при создании которых необходимо использовать одну из унифицированных форм, -штатном расписании и графике отпусков.

Существенно и то, что данные документы являются нормативными актами, с которыми организация не обязана знакомить своих сотрудников. В практической деятельности основной задачей делопроизводства по учету кадров является документальное оформление функции по управлению персоналом организации. Значение делопроизводственных правил для кадровых служб обусловлено тем, что в их деятельности, кроме нормативных правовых актов, организационных документов, значительное место занимают собственно кадровые документы или персональные данные, то есть информация о работниках.

До 6 октября г. КЗоТ с изменениями на 25 сентября г. Заключение трудового договора означает, что кандидат становится полноправным членом коллектива организации, поэтому работодатели часто изъявляют желание заключить гражданско-правовой договор, который является таковым формально, а по сути своей – трудовым. Работники кадровых служб должны уметь отличать и оформлять гражданско-правовые договоры договор подряда, договор оказания услуг, договор поручения, лицензионный договор.

Основания разграничения трудового и гражданско-правового договора приводятся в таблице 1. Ниже приводится образец оформления одного из видов гражданско-правового договора – договора на оказание услуг выполнение работ Пример 2. Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции. В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т.

Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка ст. Трудовые договоры работодатель должен был заключать с работником еще с г. Поэтому содержание и форму трудового договора, срок его действия, особенности заключения срочного трудового договора можно найти в постановлении Минтруда России от 14 июля г. При оформлении трудового договора некоторые кандидаты предпочитают по старинке писать заявление о приеме на работу, которое излишне, так как содержит волеизъявление кандидата о выполнении работы и согласие работодателя воспользоваться услугами этого человека, притом что трудовой договор является документом, регламентирующим двусторонние трудовые отношения и закрепляющим волеизъявление сторон.

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

Регулирование трудовых отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации осуществляется трудовым законодательством включая законодательство об охране труда и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия. Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты. Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно. И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты.

Положение о внутреннем распорядке организации — документы, которые регулируют работу компании. Они определяют график работы служащих, порядок их премирования, выдачу денежных средств под отчет, порядок ведения кассы и многое другое. Для грамотного составления положений требуется хорошее знание законодательства РФ, Трудового Кодекса.

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах. Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области. Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Поэтому моим любимым развлечением на каждом новом месте работы было упорядочение имеющейся документации. И, судя по благополучно пройденным проверкам, получалось это неплохо. Составить список абсолютно всех документов, которые могут оказаться обязательными в тех или иных ситуациях, — невозможно. Но перечислить основные документы вполне реально, и, думаю, такой список подойдет для большинства компаний. Если помещение принадлежит самой организации. Если помещение является местом жительства руководителя. Обязательные документы по кадрам — это те документы, которые упомянуты в Трудовом кодексе и других законах, поэтому их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по статье 5. КоАП , а повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет. Кроме того, статьи 5. Документы, которые являются обязательными всегда.

Внутренние положения организации

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности ИП или ООО обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят. Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам.

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2019 году

Акция месяца 8 88 Какие Положения должны быть разработаны на предприятии в обязательном порядке? Трудовое законодательство не содержит определения локальных нормативных актов далее – локальные акты.

Кадровые документы — это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи — к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер штатный или приходящий , либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель — насколько хватит времени и сил. Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы. Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, так как они являются обязательными документами ООО.

Обязательные локальные нормативные акты

.

Какие Положения должны быть разработаны на предприятии в обязательном порядке?.

.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

.

Локальные нормативные акты работодателя — разберемся в нюансах

.

.

Документы, которые должны быть у ООО

.

.

где и как уже сегодня стоит применить

Электронный документооборот постепенно отвоевывает свое место в процессах российских компаний и организаций. Конечно, тут играет свою роль и цифровизация, но недавно появился еще один стимул — всемирная пандемия коронавируса.

Ситуация в стране, с которой работодатели столкнулись в первой половине 2020 года, заставила пересмотреть привычный взгляд на оформление кадровых документов: появилась необходимость массово «переводить» работников на дистанционную работу. При дистанционном характере работы привычные правила оформления документов могут быть либо неудобными, либо вообще неприменимыми (поскольку работник больше не находится в месте, определенным работодателем). Возникла необходимость построить систему взаимодействия с работником таким образом, чтобы документы можно было оформлять (и обмениваться ими) на расстоянии, но при этом чтобы они полностью защищали интересы работодателя. Оптимальным вариантом решения в этой ситуации стал электронный документооборот (ЭДО). Как перейти на ЭДО правильно, объясняет юрист, эксперт в области трудового права Александр Южалин.

ЭДО можно внедрять не только в отношении дистанционных работников — его можно и нужно применять ко всем. Порядок применения электронных документов сегодня описан в нескольких нормативных правовых актах. Если работодатель решил внедрить у себя в организации электронный документооборот, у него есть два варианта решения задачи:

1) Принять участие в эксперименте, который проводится на федеральном уровне.
2) Применить электронный документооборот в той части, которая на сегодняшний день не противоречит закону.

Первый вариант

Первый вариант самый простой, поскольку напрямую предусмотрен законом. Эксперимент по применению электронного документооборота регулирует Федеральный закон от 24.04.2020 N 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Особенности эксперимента заключаются в следующем:

1) Эксперимент проводится в части документов, в отношении которых законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись.
2) Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно.
3) Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек.
4) Дату начала проведения эксперимента в организации работодателя работодатель определяет самостоятельно.

Участие в эксперименте носит заявительный характер (то есть для того, чтобы участвовать в нем, работодателю необходимо отправить заявку в соответствующий орган). Но, прежде чем это сделать, нужно произвести ряд подготовительных процедур:

1) Утвердить перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент.
2) Определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости).
3) Не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте.
4) Сформировать и утвердить список работников.
5) С учетом мнения профсоюза внести изменения в локальные нормативные акты (при необходимости).
6) Ознакомить работников с локальными нормативными актами.
7) Подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в коллективные договоры.
8) Создать информационную систему либо (при необходимости) обеспечить возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России».

Как видно из перечисленных выше обязанностей, участие в эксперименте требует соблюдение ряда требований, выполнить которые будет не так просто. Но вместе с тем на сегодняшний день этот вариант внедрения в организации системы электронного документооборота является наиболее безопасным, поскольку четко регламентирован законом.

Важно! Если вы решите принять участи в эксперименте, обязательно изучите два нормативных правовых акта: Федеральный закон от 24.04.2020 N 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» и Приказ Минтруда России от 14.05.2020 N 240н «Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Второй вариант

Если участвовать в эксперименте организация не планирует, но задача по переводу части документов из бумажного вида в электронный все же стоит, можно использовать второй вариант, то есть применить электронный документ в той части, которая не противоречит закону.

Как в первом, так и во втором варианте работнику и работодателю необходимо будет использовать электронную подпись. На данный момент вопрос, связанный с электронным документооборотом и использованием электронной подписи (ЭЦП), урегулирован частично Федеральным законом № 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

На практике применение ЭЦП для подписания кадровых документов не так широко распространено, и в настоящее время законодательство не позволяет работодателю полностью перейти на электронный документооборот (если мы не говорим об эксперименте). Некоторые документы требуют оформления именно на бумаге. Судебной практики по данному вопросу также мало, так как применение ЭЦП в кадровом делопроизводстве только начинает развиваться.

Согласно статье 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).

При электронном документообороте рекомендуется использовать именно усиленную квалифицированную электронную подпись. Эта рекомендация обусловлена тем, что электронные документы, заверенные такой подписью, законодательством приравниваются к бумажным документам с собственноручной подписью без каких-либо дополнительных документов (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

Федеральный закон «Об электронной подписи» Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью 1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Для использования же простой, или неквалифицированной подписи обязательно должно быть заключено соглашение между участниками электронного взаимодействия. В ситуации с кадровым документооборотом сторонами являются работник и работодатель. Соглашение должно предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Соглашение между участниками электронного взаимодействия, устанавливающее случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должно соответствовать требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» Статья 9. Использование простой электронной подписи 1. Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий: 1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе; 2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ. 2. Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности: 1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи; 2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

При принятии решения об использовании электронного документооборота, помимо указанных выше соглашений, конечно, рекомендуется регламентировать данный вопрос отдельно, в локальном нормативном акте. Это может быть как один локальный акт, так и несколько, например:

— локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником;
— локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников.

Однако при разработке таких локальных актов необходимо убедиться, что их условия не будут противоречить требованиям действующего законодательства.

Так, например, нужно учесть, что законом установлен запрет на использование электронного документа в тех случаях, когда прямо в законе указано, что документ должен быть оформлен на бумажном носителе.

Если говорить о кадровых документах, то в Трудовом кодексе нет прямого указания на то, что какой-либо документ должен быть оформлен в обязательном порядке на бумаге. Соответственно можно сделать вывод о том, что кадровые документы допустимо вести с помощью электронного документооборота, используя квалифицированную электронную подпись или простую электронную подпись.

Тем не менее на практике встречаются случаи, когда инспекционные органы признают нарушением замену «классического документа» на бумаге электронным документом. В пример можно привести ситуацию, когда работодатель решил оформить документ об ознакомлении работников с локальными актами через электронный документооборот, а инспектор посчитал такой вариант оформления нарушением. Впоследствии работодатель оспорил решение инспектора через суд, и суд встал на сторону работодателя, признав такой вариант оформления документа законным. Приведу выписку из решения:

Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16.01.2014 по делу N 2-1091/2014~М-20/2014 … Предписание в части знакомить работников Банка под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, суд также находит необоснованным. … Судом установлено и материалами дела подтверждено, что организация делопроизводства и документооборота в Банке осуществляется в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству в ОАО «… …» № 9-И (далее – Инструкция). Данная Инструкция регламентирует, в том числе и порядок издания, подписания и ознакомления работников Банка с локальными нормативными актами. … Таким образом, для ознакомления с локальными нормативными актами своих сотрудников Банк использует электронный документооборот. … Таким образом, из обстоятельств дела следует, что в Банке принят электронный документооборот, посредством которого осуществляется ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно касающимися их трудовой деятельности. Принятая в Банке система построена таким образом, что работник входит в систему электронного документооборота под своим индивидуальным паролем, знакомится с локальным нормативным актом, посредством своей электронной подписи подтверждает факт ознакомления, при этом система электронного документооборота позволяет зафиксировать, что работник ознакомился с документом. … Учитывая установленные обстоятельства, суд приходит к выводу, что Банк требование трудового законодательства об обязательном ознакомлении работников с локальными нормативными актами, непосредственно касающимися их трудовой деятельности, не нарушил. … Ссылку представителя Государственной инспекции труда… о том, что роспись работников с принимаемыми локальными нормативными актами обязательно должна быть в бумажном виде, суд находит необоснованной. … Из этого следует, что Банк, приняв электронный документооборот и знакомя своих работников с локальными нормативными актами в электронной форме и фиксируя факт ознакомления посредством выставляемой работниками электронной подписи, нормы Трудового кодекса РФ не нарушил, поскольку специальное законодательство в сфере электронной подписи допускает использование электронной подписи наравне с обычной подписью в бумажном виде. Таким образом, суд находит, что оспариваемое предписание не соответствует закону и нарушает права и законные интересы Банка, поскольку предписывает устранить нарушения трудового законодательства, при том, что нарушения отсутствуют. …

Таким образом, учитывая определенную судебную практику по аналогичным вопросам, можно сказать, что большинство документов могут быть оформлены в формате электронного документооборота, в порядке, определенном законом. Однако нужно быть готовыми к тому, что инспекционные органы при проверке могут расценить оформление документа в электронном виде как нарушение, поскольку Трудовой кодекс устанавливает требование о том «что документ оформляется в письменной форме».

Отдельно стоит выделить два документа, которые рекомендуется оформлять в письменной форме (на бумажном носителе).

1. Трудовой договор. В Трудовом кодексе РФ нет прямого указания на то, что трудовой договор должен быть обязательно заключен «на бумаге». В статье 67 Трудового кодекса РФ указано лишь, что трудовой договор должен быть заключен в «письменной форме». То есть, с одной стороны, закон позволяет работодателю по аналогии с ситуацией, описанной выше, применить электронную подпись для оформления трудового договора.

Однако, с другой стороны, напрямую возможность оформления трудового договора в электронном виде предусмотрена только для одной категории работников — дистанционных. В отношении обычных работников прямо такая возможность не предусмотрена. Также нужно учесть требование статьи 67 Трудового кодекса РФ о том, что один экземпляр трудового договора передается работнику, а другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Учитывая данные особенности, а также тот факт, что трудовой договор представляет собой документ, нарушение в оформлении которого может повлечь для работодателя серьезное наказание, в целях защиты интересов работодателя мы рекомендуем оформлять трудовой договор в письменном виде (на бумажном носителе).

2. Личная карточка Т-2. Аналогично с трудовым договором. Прямого указания на то, что карточка должна вестись на бумаге, в законе нет. Однако, если проанализировать законодательство о воинском учете, можно прийти к выводу о том, что карточка Т-2 должна вестись именно в форме бумажного документа.

В бумажном виде на сегодняшний день рекомендуется также вести документы, связанные с трудовыми книжками (сами трудовые книжки, а также книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее). Это связано с тем, что к данным документам Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» предъявляет особые требования, из которых можно сделать вывод, что они должны вестись на бумажных носителях. Но в данном вопросе нужно учитывать, что соответствующие изменения по переходу на электронные трудовые книжки уже вступили в силу, и при соблюдении ряда условий от ведения книжки в бумажном виде также впоследствии можно будет отказаться.

По остальным кадровым документам можно рассмотреть вопрос о переводе их в формат электронного документооборота, однако учитывая правила и ограничения, о которых речь шла выше.

Если ваша компания собирается перейти на ЭДО в части кадровой документации, до принятия решения четко определите задачи, которые хотели бы решить путем применения электронных документов, и только отталкиваясь от этих задач, выбирайте вариант, который будет наиболее эффективен именно в вашем случае.

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Личное дело сотрудника – важность, контрольный список, процесс

Это больше не просто хорошая идея для работодателя вести личное дело каждого сотрудника, но это также необходимо учитывать, что принятое решение в основном основано на данных, а также нужны доказательства и документация.

Документация трудовая книжка, записи о вкладе и достижениях, дисциплинарные уведомления, рекламные акции, планы развития производительности и многое другое должны быть личное дело.

У работодателя есть хорошие причины хранить несколько кадровых досье – некоторые юридические, а некоторые – для трудоустройства. цели практики. Документация необходима, чтобы у работодателя был точный просмотр трудовой книжки сотрудника. Документация поддерживает работодателя решения и могут защитить работодателя в судебном процессе – сохранены правильно.

Содержимое досье персонала содержит исторический обзор важных событий во время карьера сотрудника. Они поддерживают решения, которые принимаются в отношении сотрудник и его карьера.Они демонстрируют доводы работодателя за наймом, продвижением по службе, переводом, наградами и признанием, а также увольнением решения.

Прошли те времена, когда большинство личных документов и записей были в твердом формате, которые были сложны в обслуживании, обновлении и, кроме того, очень труднодоступны. Также было сложно составить содержательный отчет для сотрудников в целом в организации.

В наши дни большая часть компании хранят данные о сотрудниках в электронном виде и ведут записи в HRMS (Система управления человеческими ресурсами), хотя для небольших компаний это может быть также удалось в Excel.

Оба эти HRMS доступны в Интернете, а также для небольших устройств в формате приложения. Есть некоторые документы, которые необходимо подписать и хранить в твердом формате отдельно от данные, хранящиеся в HRMS, и, следовательно, личные файлы не менее важны.

Личное дело сотрудников является наиболее важным файлом с точки зрения соответствия как как внутри, так и по закону. Также для HR-функции необходимо иметь это документальное свидетельство для аудита отдела.Личный файл обычно подготовлены на момент присоединения сотрудника отделом кадров и имеют все личные записи хранятся для идентификации личности и для руководства цель.

Личное дело сотрудников это файл, который содержит документы от присоединения до выхода и имеет документы жизненного цикла прямо из его резюме, документов о трудоустройстве, перевода Письмо, письмо об оценке / повышении квалификации, письмо о повышении, другая документация, связанная с трудоустройством вместе с сотрудниками Подтверждение личности, банк связанные доказательства, квалификационные документы и предыдущая работа, связанная с документы.Здесь также есть копии уставных документов, таких как PF ESIC и т. Д.

Что произойдет, если вы не ведете личное дело сотрудников ?

Если вы не поддерживаете личное дело сотрудников, что может привести к потере огромных данных записей сотрудников а также делает вас нарушителем закона. А хорошо задокументированное кадровое досье является ключом к защите работодателя при проверках и иски. Хорошо управляемые кадровые файлы позволяют работодателю должным образом контролировать и проверять производительность сотрудников.

Давайте рассмотрим контрольный список документов, необходимый для поддержки личное дело сотрудника:

сотрудник:

Имя	Имя Отчество Имя Фамилия
E-код		Дата Регистрация:
Общий опыт
Дата рождения
Вертикально-отдел./Проект		Расположение:

Личное дело – Контрольный список документов: –

Sl. No.	Документы	Статус
1	резюме / Форма трудоустройства
2	Сковорода Карта
3	Аадхар Карта
4	Избиратель Удостоверение личности
5	Обязательство Подписать
6	Существующий ПФ №/ № КАС / ЭСИК №
7	Образование Подробности PGGraduation12 th 10 th Другое
8	Опыт Письмо с предложением Письмо3 месяца Квитанция о зарплате	RC ЛК-3 ЛК-2 ЛК-1
9	2 Фотография
10	Форма – 2 (Декларация PF)
11	Форма 1 (Декларация ESIC)
12	Форма 11 (для освобожденных от ПФ сотрудников)
13	Форма F (Форма для номинального вознаграждения)
14	Декларация о доходах Форма
15	Отменено Проверять
16	Получение Письма-предложения вашей компании
17	Получение Письма о назначении вашей компании
18	Получение Письма-подтверждения вашей компании
19	Получение письма об увеличении вашего Компания
20	Получение Письма о переводе вашего Компания
21	Другой Документы

Подготовлено : -__________________ Проверено По: –

Контрольный список документов Обзор: –

CV : первый документ сотрудника, который вы получите во время собеседования.Из что вы можете легко получить все сведения о человеке об их предыдущих опыт, личные и квалификационные детали.

Форма трудоустройства : При присоединении HR попросят сотрудника заполнить Форма трудоустройства. Должным образом заполнены им / ею, а также заверены самими собой, что предоставляет подробную личную информацию о сотруднике. Резюме требуется сотрудника для дальнейшего подсчета информации, предоставленной сотрудником во время собеседование совпадает с выданными сертификатами или нет..

Пан-карта: Пан-карта является обязательным документом для целей налогообложения и PF KYC.

Карта Aadhar: для идентификации, подтверждения адреса и PF KYC.

Удостоверение избирателя: для подтверждения личности и адреса

Знак предприятия: Это форма декларации, которую сотрудник подписывает в случае отсутствия каких-либо документов на момент присоединения.

Существующий номер PF / номер UAN / номер ESIC: Для привязки предыдущего номера UAN и номера ESIC.

Документы об образовании: Вам необходимо собрать документы об образовании в убедитесь, что предоставленные вам сведения об образовании верны.

Документы об опыте работы: Целью сбора документов об опыте работы является для проверки правильности информации, указанной сотрудником. Нравится:

• Письмо с предложением: Вы можете проверить Подтверждение работы сотрудника in Предыдущая компания
• Письмо о назначении: Чтобы проверить структуру заработной платы в предыдущей компании, обозначение и подтвержденная дата присоединения.
• Заработная плата: Вы можете перекрестно проверить зарплату из их квитанции о заработной плате и письмо с предложением, и его можно перепроверить с общими деталями.
• Разгрузочное письмо: Для обеспечения продолжительности работы сотрудника в последнем организация.

Форма 1 (декларация ESIC) / Форма Mediclaim: Назначение TIC (временная идентификационная карта), для семьи, кандидат и настоящий адрес рядом с больницей ESIC в вашем районе. Мед претензия форма помогает в медицинском страховании сотрудника и его семьи, где сотрудник также предоставляет подробную информацию о кандидате.

Форма – 2 (Форма назначения PF): Это форма, которую сотрудник заполняет, чтобы назначить кровь родственника для иска ПФ в его отсутствие

Форма F (Форма для подачи заявки на получение вознаграждения): Эта форма предназначена для обозначения крови в отношении претензии на получение безвозмездной помощи. в его отсутствие.

Форма декларации по подоходному налогу: Для сбора информации об инвестициях для вычета подоходного налога.

Первая страница аннулированного чека / сберегательной книжки: для перекрестной проверки реквизиты банка, предоставленные сотрудником, верны.

Приемка на официальные документы : Вам необходимо сохранить прием на всех документах, которые Сообщение отдела кадров в отношении Работник. Как письмо с предложением, письмо о назначении, письмо с подтверждением, увеличение Письмо, переводное письмо и т. Д.

• Прием Письма-предложения вашей компании:
• Получение Письма о назначении вашей компании
• Получение Письма-подтверждения вашей компании
• Получение Инкрементного письма вашей компании
• Получение Письма о переводе вашей компании

Топ-3 документа, которые должен подписать ваш новый сотрудник

Поиск подходящих людей для найма – одна из самых сложных задач, с которыми столкнется любой владелец малого бизнеса, но правильная адаптация вашего нового сотрудника является ключом к продуктивным отношениям.Хотя этот процесс варьируется в зависимости от потребностей вашей организации, новые сотрудники просматривают и подписывают определенные документы, чтобы гарантировать, что обе стороны находятся на одной странице, и при этом защитить вашу организацию.

---

Получите электронные подписи с RocketSign®

Работайте без бумаги, сохраняйте деревья и подписывайтесь онлайн за секунды на любом устройстве.

---

Какие юридические документы я должен подготовить для подписания новыми работниками?

Мы рассмотрим три самых важных документа, которые должен подписать ваш новый сотрудник:

В чем разница между трудовым договором и договором независимого подрядчика?

Прежде чем принимать решение о приеме на работу, вы можете сначала подумать, нанимаете ли вы сотрудника или независимого подрядчика, поскольку юридические и налоговые последствия будут отличаться.Неправильное отнесение сотрудника к категории независимого подрядчика может вызвать у вас проблемы с законом, поэтому выбирайте с умом и спрашивайте юриста, если вы не уверены.

Независимые подрядчики обычно включают консультантов, фрилансеров и других лиц, которые работают независимо, условно говоря. Они могут работать вне дома и часто выполнять работу для нескольких клиентов, устанавливая свой собственный график. В отличие от сотрудников, им платят за свои услуги без удержания налогов, они оплачивают свои собственные расходы, связанные с работой, и не защищены государственными или федеральными законами о занятости.Если вы нанимаете независимого подрядчика, вы можете попросить его подписать соглашение с независимым подрядчиком. В этом контракте будет указан тип работы, которую они будут выполнять, когда это необходимо, если применимо, и размер оплаты.

Если вы нанимаете сотрудника, вы, как работодатель, имеете гораздо больший контроль над его рабочим продуктом и часами, в то время как они обычно – но не обязательно – работают вне рабочего места вашей компании. Вы несете ответственность за покрытие любых разумных расходов, связанных с их повседневными задачами, и должны соблюдать действующее трудовое законодательство.Вы также можете предоставлять сотрудникам определенные льготы, которые недоступны независимым подрядчикам. Многие работодатели заключают трудовой договор с новыми сотрудниками. Хотя это не требуется по закону, это дает вам возможность разъяснить условия трудовых отношений, политику увольнения, информацию о льготах и ​​другие детали.

Что такое соглашение о неразглашении?

Ваши сотрудники, вероятно, имеют доступ к паролям, собственным бизнес-процессам и другим конфиденциальным данным.Независимо от того, нанимаете ли вы независимого подрядчика или сотрудника, Соглашение о неразглашении информации (NDA) может помочь вам защитить эти активы. Соглашения о неразглашении – это юридически обеспеченные контракты, устанавливающие конфиденциальность между двумя сторонами: владельцем и получателем определенной информации.

NDA будет определять типы информации, считающейся конфиденциальной, например списки клиентов, данные о клиентах, бизнес-идеи, технические данные, стратегии продаж или что-либо еще, что не считается общедоступным или иным образом не подлежит исключению.Имейте в виду, что объем и применимость NDA могут варьироваться в зависимости от законодательства штата. Например, большинство штатов не признают слишком широкие или расплывчатые соглашения о неразглашении.

Нужен ли мне Справочник сотрудника?

Справочник сотрудника – отличный способ предоставить подробную информацию об ожиданиях сотрудников, культуре и миссии компании, правилах поведения, административных процессах и любых других политиках, которые вы хотите, чтобы ваши новые сотрудники понимали. Он предназначен как для того, чтобы приветствовать новых сотрудников, так и для того, чтобы привлечь их к одной и той же странице, по сути, «уведомляя» их о том, что они понимают, чего от них ждут.

Справочник сотрудника может перефразировать некоторые из терминов, изложенных в трудовом договоре, но обычно содержит более подробную информацию и, например, примеры ненадлежащего поведения. Наличие подписи нового сотрудника рядом с заявлением о том, что он получил справочник и понимает его содержание, также дает вам большую правовую защиту в случае, если вам придется сделать выговор этому сотруднику или уволить его.

Независимо от того, нанимаете ли вы независимых подрядчиков или полноправных сотрудников, даже самые квалифицированные специалисты извлекут выгоду из четкого понимания ваших ожиданий и целей.Выражая эти условия и ожидания в имеющих юридическую силу документах, которые сотрудники читают и подписывают, вы можете лучше защитить свой бизнес от серьезных нарушений или правового воздействия. Если у вас есть дополнительные юридические вопросы или опасения, обратитесь к юристу.

Эта статья содержит общую юридическую информацию и не содержит юридических консультаций. Rocket Lawyer не является юридической фирмой и не заменяет адвоката или юридическую фирму. Закон сложен и часто меняется. Для получения юридической консультации, пожалуйста, , обратитесь к юристу .

Кто может и не может просматривать файлы сотрудников

Файлы сотрудников содержат обширную информацию о людях, которые поддерживают работу вашего бизнеса. Документы с подробным описанием прошлого опыта работы, медицинской информацией, оценками работы и конфиденциальными частными материалами организованы в серию важных файлов для справки избранными людьми. Хотя такая информация является неотъемлемой и необходимой для функционирования бизнеса и позволяет вам познакомиться с различными сотрудниками, если она попадет в чужие руки, у вас могут возникнуть большие проблемы.

Доступ должен быть ограничен только теми, у кого есть уважительная причина для просмотра файлов. Несоблюдение защитных мер может привести к тому, что личная информация попадет в руки кого-то, кто не должен ее видеть. Результат может означать плохую репутацию вашей компании или, что еще хуже, вероятность столкнуться с судебными исками или другими судебными исками. Вот основная информация о том, какие лица могут иметь законный и гарантированный доступ к файлам сотрудников.

Персонал отдела кадров

Отдел кадров отвечает за надзор за взаимоотношениями с сотрудниками, мониторинг оценок эффективности и сохранение конфиденциальной информации, касающейся людей в организации.Некоторые сотрудники могут иметь законный доступ к этим файлам, чтобы гарантировать актуальность личной информации, хранение критически важных данных о производительности для справки при принятии решений о найме, а также централизованное хранение сведений о медицинских льготах. Данные, содержащиеся в файлах персонала, могут помочь специалистам по персоналу принимать решения относительно оплаты, повышения, льгот, а также потенциальных продвижений по службе или командировок за границу внутри компании.

Супервайзер или менеджер

Непосредственные руководители или менеджеры различных отделов также могут на законных основаниях получать доступ к деталям в файлах персонала.Часто менеджерам предоставляется специальный доступ для внесения изменений или обновления документов по мере необходимости. Это гарантирует, что они могут вводить информацию об эффективности и должностных обязанностях сотрудника.

Сотрудники

Предоставление вашим сотрудникам доступа к их личным файлам – отличное решение. Можно ввести ограничения, чтобы отключить инструменты редактирования, чтобы сотрудники не могли изменять свои файлы в свою пользу. Однако предоставление сотрудникам доступа к их личной информации снижает вероятность возникновения проблем в будущем, таких как печально известный документ «после обнаружения».Это происходит, когда сотрудник увольняется и его личные дела становятся общедоступными. В зависимости от ситуации и того, почему этот человек был уволен, он мог утверждать, что никогда раньше не видел определенных документов, и они были созданы, несмотря на его увольнение. Когда дело доходит до обнаруженных документов, оценка производительности является серьезной проблемой. Компании, которые решили полностью раскрыть всю файловую информацию своим сотрудникам, могут защитить себя от разочаровывающих претензий, если когда-либо возникнет ситуация, когда прекращенное лицо заявляет, что что-то было создано против их ведома.

Советы по защите конфиденциальной информации

Способность вашей компании отслеживать и защищать секретную информацию может иметь решающее значение для поддержания вашей репутации, обеспечения спокойствия ваших сотрудников и ведения надежного предприятия. Вот несколько основных вещей, которые вы можете сделать, чтобы информация о персонале не попала в чужие руки.

• Разделение медицинских документов: для систематизации информации целесообразно отделить немедицинские записи от других.
• Тщательно обращайтесь с личной информацией: конфиденциальную информацию следует хранить в картотеке, регулировать и контролировать, чтобы обеспечить доступ только квалифицированному персоналу.
• Обновления должны регистрироваться: любые обновления файлов, сделанные менеджерами, персоналом отдела кадров или другими квалифицированными сторонами, должны регистрироваться с действительной датой. Это обеспечит надлежащую документацию для справок в будущем.

Обеспечение безопасности ваших сотрудников и создание вашей репутации надежной компании во многом зависит от вашей способности сохранять конфиденциальную информацию в секрете и в безопасности.Понимание того, кто может, а кто не может иметь доступ к файлам персонала, – отличное место для начала.

Заявление об отказе от ответственности

Содержание нашего веб-сайта предназначено только для предоставления общей информации и не является юридической консультацией. Мы делаем все возможное, чтобы информация была точной, но мы не можем этого гарантировать. Не полагайтесь на содержание как на юридическую консультацию. Для получения помощи по юридическим вопросам или по юридическим вопросам обращайтесь к своему адвокату.

Как долго HR должен хранить записи о сотрудниках?

Хотя HR-команды и работодатели привыкли заполнять и хранить документы сотрудников, отслеживать записи сотрудников с течением времени может легко утомительно.После того, как сотрудник уволится из организации, как долго вам нужно хранить его записи, чтобы обеспечить соблюдение нормативных требований?

Как долго HR должен хранить форму I-9 и записи о занятости?

Форма I-9 подтверждает, что сотрудник имеет право работать в США на законных основаниях. Работодатели обязаны хранить форму I-9 в файле на каждого сотрудника и сохранять форму через три года после приема на работу или через год после увольнения – в зависимости от того, какая дата наступает позже.

Согласно Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), работодатели обязаны хранить все записи о персонале и занятости, включая заявления о приеме на работу, запросы на разумные приспособления и многое другое – в течение одного года с даты увольнения. .

Как долго отдел кадров должен хранить записи о заработной плате, налогах и льготах?

Согласно Министерству труда, в соответствии с Законом о справедливом труде и стандартах, работодатели должны хранить все ведомости заработной платы, коллективные договоры, записи продаж и покупок в течение не менее трех лет .Кроме того, DOL требует, чтобы записи о заработной плате, такие как табели учета рабочего времени, таблицы ставок заработной платы, рабочие и временные графики, а также записи об изменениях заработной платы, хранились в течение двух лет.

Кроме того, налоговые записи сотрудников должны храниться в течение четыре года и после увольнения, согласно IRS. Эти документы будут включать, помимо прочего, следующее:

1. Форма W-4 и / или Форма W-9
2. EIN-номера
3. Имена, адреса, SSN и занятия сотрудников
4. Формы W-2, которые были возвращены как недоставленные
5. Сроки приема на работу сотрудников
6. Записи о дополнительных выплатах сотрудникам и возмещению расходов

Как работодатели должны сохранять информацию о льготах?

Записи о льготах, такие как документы плана, формы выборов, записи о прекращении действия плана и другая документация по льготам, должны храниться в течение шести лет после увольнения сотрудника из организации.Это также включает в себя пенсионные пособия, такие как формы 401 (k), а также документацию COBRA.

Как работодатели должны управлять записями?

Проведение кадрового аудита вашей организации может помочь определить сильные и слабые стороны вашей текущей системы ведения документации и пролить свет на то, что может помочь вашей компании поддерживать соответствие.

Хотя работодателям обычно разрешается вести записи в электронном или бумажном формате, большинство лидеров отрасли рекомендуют работодателям использовать безопасную систему HRIS для управления записями.HRIS компании должна быть неотъемлемой частью обеспечения соответствия организации и помогать контролировать соблюдение компанией основных правил управления персоналом и методов ведения документации.

Отделы кадров

обычно несут ответственность за рассылку массива уведомлений своим сотрудникам, которые часто требуют подтверждения сотрудником уведомления и записей посредством подписи. Система HRIS должна включать опцию отчетности, которая позволяет администраторам экспортировать все подписанные уведомления и документацию, чтобы при проведении аудита бизнес соответствовал 100%.Этот вариант отчетности не только обеспечит соблюдение требований работодателями, но также сэкономит время и стресс, связанные с ручным сбором информации.

12 Должны иметься кадровые документы, необходимые для ведения вашего бизнеса

Сотрудники – это ключ к раскрытию истинного потенциала вашей компании, равно как и кадровые документы, необходимые для управления ими. Поскольку в этих документах записаны процедуры, политики, управление производительностью и нормативные требования, они составляют основу процесса бизнес-администрирования каждой компании.Надежная система управления кадровыми документами также обеспечивает эффективное и согласованное управление этими конфиденциальными документами.

Какие кадровые документы необходимы для стартапа / малого и среднего бизнеса?

От подбора персонала до управления персоналом, вот список важных документов, которые потребуются отделу кадров вашей компании:

Изложите свое предложение в кратком письме о намерениях

Письмо с предложением
Письмо с предложением описывает условия найма.Он отражает интерес работодателя к кандидату и используется, когда вам нужно подтвердить выбор человека для открытия вакансии.
Часть: Процесс найма
Ключевые элементы • Должность / Обозначение • График полной / неполной занятости (Тип возможностей и основной график работы) • Заработная плата (включая выплаты бонусов и другие стимулы) • Льготы • Собственный капитал (Включая разброс капитала.При использовании перехода на основе результатов следует уточнить дискреционные полномочия компании при разработке критериев эффективности) • Непредвиденные обстоятельства (Обычно предложение зависит от проверки перед приемом на работу и удовлетворительного доказательства права сотрудника на работу в стране)

Официально приветствуйте новых сотрудников с подтверждением назначения

Письмо о назначении
Письмо о назначении – это юридически обязательный документ, который содержит всю информацию, необходимую сотруднику для начала работы в компании. * Письмо о назначении отличается от трудового договора. Это доказательство того, что кандидат наконец-то принят на работу в компанию, тогда как трудовой договор является обязательным соглашением как для работодателя, так и для работника.
Часть: Процесс адаптации
• Название и адрес вашей компании • Имя и адрес нового сотрудника • Обозначение • Информация о вознаграждении • Место работы • Компенсация и льготы • Сроки смены • Сведения о испытательном сроке • Обязанности и ответственность на рабочем месте • Основные результаты и ключевые показатели эффективности • Трудовой договор • Обязательство или заявление • Положение о расторжении • Подпись кандидата

Изучите правила вашей компании новым сотрудникам с помощью краткого справочника

Справочник сотрудника
Справочник сотрудника – Один из важнейших кадровых документов, Справочник, является официальным справочником для новых сотрудников.В нем изложены политики, стандарты и ожидаемые результаты. Без Справочника практически невозможно привлечь сотрудника к ответственности за соблюдение организационных норм, процедур и практики. Он также передает добровольные трудовые отношения между работниками и работодателем. Таким образом, компания должна иметь в досье подписанное справочное заявление на каждого сотрудника.
Часть: Процесс адаптации
• Основные политики в отношении сотрудников и занятости • Кодекс поведения и соответствующие стандарты • Политика в отношении компьютеров и технологий • Ожидаемые результаты • Ограничения и запрет

Защитите конфиденциальную информацию своей компании от неправомерного использования с помощью NDA

Соглашение о неразглашении (Сотрудник)
Соглашение о неразглашении гарантирует, что сотрудники уважают предоставленную им конфиденциальную информацию и не используют ее во вред компании.
Часть: Соответствие | Включено в Справочник
• Идентификация сторон • Определение того, что считается конфиденциальным • Объем обязательства о конфиденциальности принимающей стороной • Исключения из режима конфиденциальности • Срок действия соглашение

« Чтобы выиграть рынок, вы должны сначала выиграть рабочее место .”

Дуг Конант – бывший генеральный директор Fortune 500, автор бестселлеров New York Times и основатель ConantLeadership.

Не позволяйте лучшим специалистам вашей компании присоединяться к вашим конкурентам с помощью NCA

Соглашение об отказе от конкуренции
Регулируемое законом NCA – это документ, используемый для обеспечения того, чтобы сотрудник не работал на прямого конкурента в течение определенного периода после увольнения с работодателя.Соглашения об отсутствии конкуренции ценны для работодателей не только потому, что они защищают от потери талантливых людей, но и потому, что они могут обеспечить дополнительную защиту конфиденциальной информации компании, такой как списки клиентов или коммерческие секреты. Хотя физическое лицо не может работать в конкурирующей компании в той же отрасли, нет ограничений на поиск работы в совершенно другой сфере (например, руководитель оборонной компании может работать в университете)
Часть: Соответствие | Включено в Справочник
• Тип занятости • Продолжительность (которую человек должен подождать, прежде чем найти работу в той же отрасли) • Географическое положение • Указанные конкуренты

Обеспечение прозрачности доходов сотрудников с помощью точных платежных ведомостей

Квитанция о заработной плате
Выдается после каждой зарплаты и содержит подробный список компонентов заработной платы человека и конкретные данные о занятости.Он также известен как квитанция о заработной плате, квитанция о заработной плате или квитанция о зарплате.
Часть: Компенсация и льготы
• Заработная плата брутто (Почасовая оплата брутто = количество отработанных часов в период оплаты x почасовая ставка) • Удерживаемые федеральные налоги • Удерживаемые налоги штата • Удерживаются местные налоги (в таких районах метро, ​​как Нью-Йорк, устанавливаются свои собственные местные налоги) • Отчисления по страховке пособий (Здоровье, жизнь, зрение, стоматология и т. Д.)) • FICA (Взнос в Medicare и социальное обеспечение) • Отчисления в пенсионный план или пенсионный план (Пример: 401k, 403b или пенсия) • Увеличение заработной платы (удержанная сумма для погашения выплаты долга работникам) • Net Pay

Отслеживайте эффективность своей рабочей силы с помощью удобного табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени – это важная запись управления кадровыми документами, используемая для отслеживания количества времени, затрачиваемого человеком на выполнение работы.Он считается юридическим документом, поскольку является источником расчетных операций и выставления счетов клиентам. Он также служит правовой основой для обеспечения получения сотрудниками положенных им компенсаций и льгот.
Часть: Управление персоналом
• Идентификация сотрудника • Информация о деятельности • Время и дата выставления счета • Прочие соображения

Определите ценность, внесенную вашими сотрудниками, с помощью Лист экспертизы

Лист служебной аттестации
Он фиксирует важнейшие элементы производительности и продуктивности человека за определенный период.Это помогает членам команды развиваться в их ролях и позволяет организации определять возможности, которые повысят эффективность.
Часть: Управление персоналом
• Определенные цели и задачи • Конфигурации KRA • Общий рейтинг задач • Прогресс в достижении целей • Анализ и обратная связь • План повышения эффективности • Компенсация и Награды

Награждайте лучших сотрудников мотивационным письмом об оценке

Сертификат аттестации сотрудника
Также известный как оценочное письмо, он помогает оценить успешность работы человека в компании.Это также помогает организации предоставлять отзывы о работе членов команды для дальнейшего развития их профессиональной карьеры.
Часть: Управление персоналом
• Критерии эффективности • Всего шкалы оценок • Отзывы и комментарии • Особенности вознаграждений и признания

Спроектируйте беспристрастный подход вашей компании с помощью Документ EEO

Документ о политике равных возможностей при трудоустройстве
Политический документ помогает компаниям определить свою позицию в отношении законов о EEO и обеспечить справедливость на рабочем месте.
Часть: Политика организации
• Сфера действия • Элементы политики • Заявление о политике • Действия • Процедура рассмотрения жалоб • Дисциплинарные последствия

Предоставьте вашим сотрудникам возможность -стресс с льготным отпуском

Оплачиваемый отпуск
Оплачиваемый отпуск (ОТВ) является важной частью политики компании в отношении отпусков в США.Это оплачиваемый отпуск, предназначенный для сотрудников, который можно использовать для отпуска, восстановления или личного времени. Политика PTO для малых предприятий в пределах географической области относительно проста и должна охватывать ключевые элементы, перечисленные ниже.
Часть: Политики организации
• Конкретный PTO, выделенный сотруднику • Квалификационные требования • Спецификации использования • Спецификация заработанного, предварительно загруженного или начисленного PTO (дни или часы) • Процедуры планирования • Спецификации переноса или выплаты • Соблюдение всех государственных и местных нормативных требований в отношении отпусков по болезни

Попрощайтесь с членами вашей команды веселым письмом об освобождении от ответственности

Письмо об освобождении от ответственности
Письмо об освобождении от ответственности – это официальное сообщение между компанией и сотрудниками в ответ на их письмо об увольнении.
Часть: Управление персоналом
• Имя и должность сотрудника • Дата подачи заявления об отставке • Дата принятия отставки • Дата освобождения • Дата полного и окончательного урегулирования • Благодарность и признание

Хроника кадрового документооборота

Г-жа Сандра Поллок, отвечающая за управление персоналом, хочет расширить свой стартап в сфере пищевых технологий.Ей требуется привлечь 20 новых сотрудников, а это непростая задача. Новичок в этой должности, она пыталась выяснить основные документы, необходимые для найма, адаптации и управления новобранцами.

История продолжается…

Хотя это некоторые из обязательных документов, стоит иметь при себе гораздо больше таких документов. Однако, работая в сжатые сроки, г-жа Поллок обнаружила, что управление ими может быть проблемой. Ошибки при создании, совместном использовании и управлении этими документами влияют на работу кандидата и могут иметь пагубные последствия для компании.И г-жа Поллок не хочет идти на компромисс в отношении опыта кандидата и рискует потерять лучших кандидатов. Итак, какое решение?

Организации, которые инвестируют в сильный опыт кандидатов, улучшают качество своих новых сотрудников на 70%

Glassdoor

Система документооборота нового поколения – идеальное решение!

Надежная система управления кадровыми документами имеет множество преимуществ и помогает отделу кадров следующим образом:

Путь Revv

Инвестирование в программное обеспечение для управления документами принесло ей большую выгоду.Поллок. Используя редактируемые шаблоны, она смогла быстро создать персонализированные письма с предложениями. Не имея отдельного инструмента для обмена документами с кандидатами, она могла собрать их информацию и сохранить ее в одном месте. Сделав весь процесс быстрым и эффективным, Revv также помог улучшить качество обслуживания кандидатов.

Заключение

Кадровые документы, включая процедуры, политики, управление производительностью и законодательные нормы, составляют основу административного процесса каждой компании.Управление этими документами может стать проблемой для отдела кадров. Отсутствие надежной системы для их создания и отслеживания может привести к ошибкам и неправильному управлению, что повлияет на опыт кандидата. HR-команды и специалисты, стремящиеся повысить производительность и эффективность, могут положиться на систему управления кадровой документацией. Он упрощает трудоемкий процесс составления, совместного использования, проверки и управления всеми типами бизнес-документов, а также решает фактор масштабируемости с апломбом.

Создаете HR-отдел вашего стартапа? Вот библиотека бесплатных настраиваемых шаблонов, которые помогут вам начать работу.

От малого и среднего бизнеса до стартапов – вот блог, в котором представлены 20 основных документов, которые вам нужны для вашего бизнеса.

Руководство для начинающих по управлению кадровой документацией

Эффективное управление людьми – важная функция любого отдела кадров. Но управление горами бумажной работы, которая сопровождает это, не менее важно для успеха вашего бизнеса.

Успешная стратегия управления кадровыми документами защищает конфиденциальные данные, повышает административную эффективность и защищает ваш бизнес от рисков.Это также дает вашим руководителям данные для принятия более эффективных решений.

С помощью следующих шагов ваш бизнес может сократить гору кадровых документов до размеров и заставить ваши кадровые документы работать на ваши команды.

---

Обзор: Что такое управление кадровой документацией?

Управление кадровыми документами включает в себя управление всем жизненным циклом документов сотрудников для обеспечения надлежащего хранения необходимых записей, контролируемого доступа к документам и информации и своевременного удаления устаревших файлов.

---

Преимущества создания системы управления кадровыми документами

Хотя создание стратегий управления файлами для вашего малого бизнеса требует времени, ваши вложения окупятся следующими преимуществами.

1. Соблюдение нормативных требований

Наиболее веской причиной наличия формальной и эффективной стратегии документооборота для HR является закон. Многочисленные федеральные законы требуют от работодателей хранить определенные записи о сотрудниках.

Некоторые должны храниться в безопасном месте. У многих есть определенные сроки хранения.Ваша система хранения документов помогает обеспечить соблюдение всех соответствующих требований.

2. Правовая защита

Помимо федеральных требований, вам необходимо иметь свободный доступ к документам сотрудников, чтобы отвечать на контрольные проверки и запросы, жалобы сотрудников и судебные иски.

Например, если сотрудник подает жалобу на дискриминацию, вам может потребоваться доступ к служебной аттестации, данным о компенсациях, учетным записям рабочего времени и посещаемости, документам о приеме на работу и т. Д.

Если жалоба перерастет в расследование Комиссией по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), вам может потребоваться предоставить аналогичные документы, охватывающие весь класс сотрудников. Часто эти запросы зависят от времени.

Политика управления документами гарантирует, что вы сможете оперативно создавать все необходимые кадровые записи.

3. Безопасность и конфиденциальность

По закону работодатели обязаны защищать конфиденциальные данные сотрудников, включая медицинскую информацию, информацию об инвалидности, номера социального страхования и другую личную информацию.

Система управления документами предписывает протоколы безопасности для удовлетворения этих требований. Примеры включают блокировку физических файлов, защиту компьютеров и другого оборудования информационных технологий (ИТ), когда оно не используется, а также защиту электронных данных с помощью паролей и шифрования.

4. Эффективность администрирования

Единственное, что хуже, чем работать с грудой административных документов, – это снова и снова лазить на эту гору, искать документы и восстанавливать потерянные данные.План управления документами имеет решающее значение для эффективного, организованного управления персоналом.

5. Поток данных

Эффективная политика управления документами упрощает доступ к документам и их совместное использование для эффективных рабочих процессов. Если у вас есть четкое расположение и путь для каждого документа, вы можете гарантировать, что нужные документы будут доступны нужным людям по запросу.

Управление электронным документооборотом HR еще больше улучшает поток данных и доступ.

Программное обеспечение, такое как DocSend, упрощает управление документами.

---

Как настроить систему управления кадровыми документами

Независимо от размера вашего бизнеса, вы можете создать стратегию рабочего документа, которая сэкономит ваше время и избавит вас от головной боли, выполнив следующие шаги:

Шаг 1. Сопоставьте свои документы

Начните с определения всех кадровых документов, которые собирает ваша компания. Вот типичные документы, необходимые для управления кадровыми функциями:

• Документы по набору персонала: Объявления о вакансиях, описания должностей, заявки, резюме, заметки о собеседовании и результаты тестов
• Записи о найме: Документы о приеме на работу, I-9, вспомогательные документы, трудовые договоры и данные о сотрудниках
• Контракты с сотрудниками: Подписанные справочники сотрудников, соглашения о конфиденциальности и неконкурентности, письменные кадровые политики и изменения политики
• Записи об инвалидности: Информация об инвалидности, запросы на размещение и отпуска
• Медицинские и медицинские документы: Медицинские записи и генетическая информация
• Льготные документы: Планы, предложения и документы о зачислении
• Кадровые записи : обзоры результатов работы, записи о компенсации, документы о продвижении по службе, дисциплинарные записи, документы о прекращении службы, рекомендации, и безработица записи
• Заработная плата: Записи посещаемости, табели учета рабочего времени, квитанции о заработной плате и налоговые формы
• Записи об отпусках: Запросы на отпуск и подтверждающие документы
• Записи о безопасности и несчастных случаях: Отчеты о происшествиях, медицинские записи, компенсации работникам, учебные материалы по технике безопасности и записи комитета по безопасности
• Учебные материалы: Учебные материалы и ресурсы

Шаг 2: Определите потребности в доступе

Спросите себя о каждом кадровом документе, который вы собираете или создаете:

• Кому нужен доступ к нему документ? Все работники? Наблюдатели? Персонал отдела кадров?
• Когда и как часто они могут им понадобиться?
• Как они могут получить к нему доступ?

Шаг 3. Определение требований и целей хранения

Затем вам нужно назначить даты истечения срока действия и триггеры для ваших документов.Триггеры – это события, которые запускают отсчет времени истечения документа. Например, многие документы должны храниться в течение года после увольнения сотрудника, поэтому увольнение будет спусковым механизмом для этих документов.

При настройке параметров хранения следует учесть следующие вопросы:

• Какие документы вы должны хранить в соответствии с какими законами?
• Как долго вы должны их хранить?
• Какие события инициируют архивирование или удаление документа?
• Есть ли причины, например, юридическая ответственность, чтобы хранить их дольше? Какой уровень риска вас устраивает? Чем ниже ваш допуск, тем дольше вы должны хранить документы.

Шаг 4. Определение уровня безопасности

Еще один аспект, который должен учитывать ваш план управления документами, – это безопасность. Вот некоторые области для оценки:

• Какой уровень безопасности требуется для защиты этого документа?
• Защищена ли содержащаяся в нем информация законом? Например, медицинская информация и информация об инвалидности должна храниться отдельно от папок сотрудников.
• Должен ли документ быть надежно утилизирован? Некоторые предметы необходимо измельчить, а другие, например, устаревшие учебные пособия, можно просто выбросить.

Шаг 5. Создание плана хранения и архивирования

Теперь, когда вы собрали всю эту информацию для каждого типа документа, вы можете начать группировать ее для создания планов хранения, доступа, рабочего процесса и архивирования. Следующие шаги помогут вам преобразовать ваши данные в рабочий план:

• Бумага против цифровых: Определите, какие файлы вы будете хранить в бумажных копиях, а какие – в цифровом. Можете ли вы полностью отказаться от бумаги?
• Группировка по точкам доступа: Группировка документов по точкам доступа, чтобы получить более полную картину доступа и потоков в вашей компании.Например, все сотрудники могут иметь доступ к библиотеке ресурсов. Менеджеры могут иметь доступ к определенному подмножеству записей сотрудников. У HR будет другой след документов.
• Учитывайте требования безопасности: Отметьте группы документов, для которых требуются функции безопасности, такие как защита паролем. Если вы храните бумажные файлы, включите меры безопасности, такие как блокировка файлов и круглосуточная защита ИТ-оборудования. Вам также может потребоваться включить политику безопасности документов и обучение, чтобы создать эффективный план.

M-Files – еще одно высоко оцененное программное обеспечение для управления документами.

Шаг 6: Используйте программное обеспечение для реализации вашего плана

Многие из ваших документов и записей уже могут управляться с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы или управления персоналом. Вы также можете рассмотреть возможность использования специального программного обеспечения для управления кадровыми документами для автоматизации создания документов, доступа к ним и рабочих процессов.

Многие системы управления документами предоставляют автоматические уведомления о триггерных событиях и другие функции, чтобы упростить управление вашей кадровой документацией.

Управление цифровыми документами также упрощает обеспечение безопасности данных с помощью шифрования, защиты паролем и периодических аудитов.

---

Сделайте так, чтобы кадровая документация работала на вас

Комплексная, организованная система управления данными делает больше, чем просто экономит ваше административное время и избавляет от головной боли; это дает вам контроль.

Когда возникают жалобы или правовые споры, у вас всегда под рукой есть доказательства, чтобы быстро отреагировать и защитить свой бизнес. Когда ваша HR-команда планирует и вырабатывает стратегию, у вас есть свободный доступ к данным, чтобы выявить возможности и обосновать решения.

Если у вас есть вопросы о том, как у вас дела, у вас будут инструменты, чтобы получить быстрые ответы. Это результат, на который стоит планировать.

документов для включения в пакет подготовки сотрудников к работе | Малый бизнес

Работодатели опасаются подавить новых сотрудников слишком большим объемом информации о первом дне работы сотрудника. Существуют эффективные способы представить и упаковать важную информацию для сотрудников, не забрасывая их бумагами. Приветственный пакет содержит необходимые документы, а также информацию, которую сотрудники хотели бы иметь, чтобы чувствовать себя комфортно в новой рабочей среде.

Письменное предложение о работе

Основная информация о компании, должности и заработной плате сотрудника должна быть включена в письменное предложение о работе или краткое изложение ожиданий, заработной платы и льгот. Многие работодатели предоставляют это сотрудникам на заключительных этапах процесса отбора; однако он также должен стать частью материалов для начала работы для новых сотрудников. Один из вопросов, который чаще всего задают новые сотрудники, касается дней выплаты зарплаты – включите календарь, в котором указывается, когда начнутся и заканчиваются периоды выплаты заработной платы, а также даты, когда сотрудники получают свои чеки.Укажите, когда сотрудник получит свою первую зарплату.

Налоговые формы

Сотрудники должны заполнить формы W-4, чтобы ваш отдел расчета заработной платы мог рассчитать правильные вычеты по подоходному налогу. Форма IRS W-4 содержит рабочий лист на случай, если у вас есть сотрудники, которые впервые попали в рабочую силу и не совсем знакомы с тем, как определять свои освобождения и льготы для целей налогообложения доходов. Кроме того, если в вашем штате предусмотрены отдельные формы удержания налогов, они также должны быть включены в пакет работника для начала работы.

Пакет льгот

Помимо информации о том, когда они получат свою первую зарплату, сотрудники также хотят знать, на какие льготы они имеют право и когда их льготы для сотрудников вступят в силу. Возможно, потребуется собрать меньший пакет информации, содержащий все, что нужно знать сотруднику о льготах. Включите формы регистрации на медицинское страхование, а также информацию о возможностях сотрудников для пенсионных сбережений, плане покупки акций, программах скидок для сотрудников и других льготах.

Транспорт и общественные работы

Если ваша компания предоставляет транспортные субсидии или альтернативные планы поездок, включите эту информацию в свой пакет нового сотрудника. Экологически чистые работодатели могут предложить своим сотрудникам варианты поездок на работу. Кроме того, если у вашей компании есть политика удаленной работы или работы на дому, это также может быть включено. Однако, если ваша политика удаленной работы или удаленной работы сложна или требует авторизации, лучше всего включить изложение политики вашей компании в справочник для сотрудников.

Организационная схема

Организационная схема или иллюстрация взаимодействия отделов дает сотрудникам представление о цели компании и о том, кто отвечает за руководство отделом. Карту объекта также полезно включить в информационный пакет вашего нового сотрудника. Независимо от того, находится ли ваша компания в одном здании или в международном масштабе, сотрудники ценят информацию о физическом расположении и расположении офисов и отделов.

Справочник сотрудника

Справочник сотрудника или стандартные рабочие процедуры необходимы новым сотрудникам. Если в вашей компании нет официального справочника для сотрудников, сейчас самое время подумать о его создании. Даже на малых предприятиях должен быть справочник для сотрудников – справочник может ответить на множество вопросов новых сотрудников. Кроме того, в справочниках для сотрудников в письменной форме изложены ваши ожидания от сотрудников, чтобы свести к минимуму возможность неправильного толкования или недопонимания.

Ссылки

Ресурсы

Автор биографии

Рут Мэйхью пишет с середины 1980-х годов, а с 1995 года является экспертом в области управления персоналом. , “и ее цитировали в многочисленных публикациях, в том числе в журналах и учебниках, посвященных методам управления человеческими ресурсами. Она имеет степень магистра социологии Университета Миссури в Канзас-Сити.Рут проживает в столице страны Вашингтоне, округ Колумбия,

.