Содержание

Счет учета затрат в авансовом отчете по командировке

В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 процесс учета командировок оптимизирован как за счет интеграции с сервисом Smartway, так и за счет упрощения формы авансового отчета. Начиная с версии 3.0.72 в документе «Авансовый отчет по командировке» появилась возможность настраивать счета учета затрат для разных видов командировочных расходов.

Для подотчетных лиц, отчитывающихся только по командировочным расходам, в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) разработана простая форма документа Авансовый отчет, получившая название Авансовый отчет по командировке. В этом документе предусмотрен самый простой сценарий работы:

  • в авансовом отчете отражаются только командировочные расходы;
  • все командировочные расходы учитываются для целей налогообложения прибыли;
  • подотчетному лицу компенсируются только документально подтвержденные расходы.

Первоначально указание счета и аналитики затрат в явном виде для учета командировочных расходов в Авансовом отчете по командировке не предусматривалось. В качестве счета затрат автоматически подставлялся счет, указанный в поле Основной счет учета затрат регистра сведений Учетная политика. А в качестве статьи затрат – статья из справочника Статьи затрат, у которой в поле Использование по умолчанию указано значение Документ «Авансовый отчет» (командировочные расходы). 

Вместе с тем в ряде организаций командировочные расходы учитываются на разных счетах затрат в зависимости от целей командировки. Например, если поездка осуществляется с целью заключения договора поставки, то используется счет 44 «Расходы на продажу». Если в командировку едет производственный рабочий для повышения своей квалификации – счет 20 «Основное производство» и т. д. Некоторые организации учитывают командировочные расходы в разрезе договоров с контрагентами, поэтому им требуется указывать разные статьи затрат.

Случается, что командированное лицо несет расходы, не учитываемые для целей налогообложения прибыли. Таким образом, несмотря на очевидные достоинства Авансового отчета по командировке, ряд пользователей были вынуждены отказаться от использования данной формы документа из-за невозможности выбора счетов учета и статей затрат в данной форме документа.

Начиная с версии 3.0.72 в Авансовом отчете по командировке добавлена возможность изменять счета учета и аналитику затрат для командировочных расходов, установленные программой по умолчанию. Для этого в форме Персональные настройки (раздел Главное) должен быть установлен флаг Показывать счета учета в документах. Тогда в табличной части

Авансового отчета по командировкам появятся поля Счет затрат / Подразделение и Субконто, где пользователь может указать счет учета и аналитику затрат по своему усмотрению (рис. 1).

Рис. 1. Счет и аналитика затрат в «Авансовом отчете по командировке»

Отдельно можно указать счета учета и аналитику затрат для суточных, перейдя по соответствующей гиперссылке в поле Суточные в одноименную форму, а оттуда – по соответствующей гиперссылке в форму Счета учета: Суточные. Если данные по приобретенным билетам поставляются из сервиса Smartway, то счета учета и статьи затрат также можно указывать и для билетов.

Организации, применяющие УСН, также могут использовать Авансовый отчет по командировке для упрощения учета расходов по командировкам. Теперь все расходы, указанные в данной форме документа, регистрируются в

Книге учета доходов и расходов автоматически.  

Оформить авансовый отчет | СБИС Помощь

Оформить авансовый отчет

Сотрудники обязаны своевременно отчитываться о расходовании подотчетных средств. Для этого передайте бухгалтеру авансовый отчет вместе с подтверждающими документами через СБИС или на бумаге.

Создать авансовый отчет можно одним из способов:

  • в разделе «Деньги/Подотчет» нажмите «+ Документ»;
  • на моей странице в разделе «В подотчете» нажмите . Раздел появится после выдачи подотчетных средств. Здесь также можно посмотреть все свои авансовые отчеты, выдачи и текущую задолженность.

В авансовом отчете укажите, на что именно потратили деньги.

Оплата поставщику

Перечисление по исполнительным листам

Поступление на склад

Сотрудник как физическое лицо может тратить подотчетные средства на оплату почтовых, командировочных и прочих расходов. Подтверждающими документами будут товарные и кассовые чеки или бланки строгой отчетности.

  1. Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.

    2. В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним:

  • «долга нет» — обязательства возмещены;
  • «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
  • «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.

Если в аккаунте несколько организаций, то рядом с долгом сотрудника будет значок . Наведите курсор на него, чтобы

посмотреть расшифровку.
  • Укажите назначение аванса, например командировка.
  • В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Расходы».
  • Укажите статью расходов. Счет затрат определится автоматически по настройке учета или статье расходов. Если нужно изменить счет, нажмите «В бухгалтерском учете» и выберите его из справочника. Обратите внимание: по умолчанию в справочнике установлен фильтр «Затратные счета». Поменяйте настройку, чтобы выбрать счет другого типа.

    • Если организация ведет управленческий учет по объектам, в этом же блоке укажите центр затрат (объект учета).

  • Заполните наименование расхода и сумму чека. Укажите количество, цена рассчитается автоматически.
  • Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите сканы одного или нескольких документов.

    • Если на чеке есть QR-код (он должен быть хорошо читаемым) и его дата не превышает один год, СБИС отправит запрос в налоговую для подтверждения данных. После ответа инспекции СБИС укажет дату, номер и сумму чека.

  • Нажмите «Сохранить» — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  • Чтобы добавить в отчет несколько подтверждающих документов, нажмите .
  • Проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите «Провести».

    • Авансовый отчет проведен в СБИС.

    С помощью авансового отчета можно отразить расчеты с поставщиками за товары, материалы или услуги. Например, вы оплатили подотчетными деньгами услуги транспортной компании. Документами, подтверждающими оплату, будут кассовые и товарные чеки, квитанции и  другие.

    1. Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.

      2. В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним:

    • «долга нет» — обязательства возмещены;
    • «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
    • «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.

    Если в аккаунте несколько организаций, то рядом с долгом сотрудника будет значок . Наведите курсор на него, чтобы

    посмотреть расшифровку.
  • Укажите назначение аванса.
  • В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Оплата поставщику».
  • Выберите контрагента и оплачиваемый документ, например поступление.

    • Если вы внесли предоплату, отразите в авансовом отчете сумму аванса поставщику. Получив товар или услугу, оформите поступление и свяжите его с авансовым отчетом.

  • Заполните сумму и наименование расхода, например «Доставка».
  • Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите сканы одного или нескольких документов.

    • Если на чеке есть QR-код (он должен быть хорошо читаемым) и его дата не превышает один год, СБИС отправит запрос в налоговую для подтверждения данных. После ответа инспекции СБИС укажет дату, номер и сумму чека.

  • Нажмите «Сохранить» — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  • Чтобы добавить в отчет несколько подтверждающих документов, нажмите .
  • Проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите «Провести».

    • Авансовый отчет проведен в СБИС.

    В некоторых случаях для оплаты по исполнительным листам требуется перевести наличные деньги через почту. Например, в качестве алиментов. Если вы использовали для этого подотчетные деньги, не забудьте оформить авансовый отчет:

    1. Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.

      2. В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним.

    • «долга нет» — обязательства возмещены;
    • «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
    • «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.

    Если в аккаунте несколько организаций, то рядом с долгом сотрудника будет значок . Наведите курсор на него, чтобы

    посмотреть расшифровку.
  • Укажите назначение аванса.
  • В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Перечисление по исполнительным листам».
  • Выберите физическое лицо, которому перечисляли деньги. Если требуется, добавьте новое.
  • Укажите сумму перевода и наименование расхода, например «Алименты».
  • Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите сканы одного или нескольких документов.

    • Если на чеке есть QR-код (он должен быть хорошо читаемым) и его дата не превышает один год, СБИС отправит запрос в налоговую для подтверждения данных. После ответа инспекции СБИС укажет дату, номер и сумму чека.

  • Нажмите «Сохранить» — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  • Чтобы добавить в отчет несколько подтверждающих документов, нажмите .
  • Проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите «Провести».

    • Авансовый отчет проведен в СБИС.

    Сотрудник может покупать на подотчетные средства товары для организации, например продукты для кафе. Подтверждающими документами служат товарные и кассовые чеки. Чтобы оформить расход, оприходуйте материалы на склад и отразите поступление в авансовом отчете.

    1. Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.

      2. В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним:

    • «долга нет» — обязательства возмещены;
    • «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
    • «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.

    Если в аккаунте несколько организаций, то рядом с долгом сотрудника будет значок . Наведите курсор на него, чтобы

    посмотреть расшифровку.
  • Укажите назначение аванса.
  • В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Поступление на склад».
  • Прикрепите сканы одного или нескольких подтверждающих документов.

    • Если на чеке есть QR-код (он должен быть хорошо читаемым) и его дата не превышает один год, СБИС отправит запрос в налоговую для подтверждения данных. После ответа инспекции появится кнопка «Разобрать». Нажмите ее, чтобы СБИС указал поставщика, номенклатурные позиции, а также дату, номер и сумму чека.

    При следующем поступлении на склад СБИС будет подставлять наименования из каталога.

  • Также вы можете заполнить данные вручную. Выберите поставщика из списка или добавьте нового.
  • Если требуется, измените склад, на который будет оприходован товар. Нажмите , чтобы ввести наименования товаров или выбрать их из списка. Укажите количество и сумму.
  • Введите название, дату и номер подтверждающего документа.
  • Нажмите «Сохранить» — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  • Чтобы добавить в отчет несколько подтверждающих документов, нажмите .
  • Проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите «Провести».

    • Авансовый отчет проведен в СБИС, а товар оприходован на склад.

    Для того чтобы СБИС отправил документ бухгалтеру на проверку и руководителю на утверждение, настройте бизнес-процесс.

    Лицензия

    Любой тариф сервиса «Бухгалтерия и учет». Приобретается вместе с тарифами сервиса «Отчетность через интернет».

    Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

    Как в авансовом отчете отразить НДС

    В последнее время порядок отражения НДС в авансовых отчетах с чеков претерпел немало корректировок. В связи с этим стали сложнее и так не слишком простые процессы ведения налогового учета и составления отчетности. Постоянно вносимые в налоговое законодательство изменения создают не меньше проблем, чем множество неоднозначных вопросов касательно налога на добавленную стоимость. Одной из них становится то, как же учесть потраченные авансы при расчете НДС.

    Только при условии корректного оформления отчета подотчетным лицом налог будет принят к вычету. Однако проблема заключается в неоднозначной трактовке требований к документации со стороны исполнительных и судебных инстанций. Поэтому следует разобраться в этом вопросе заранее.

    Как учесть НДС в авансовом отчете

    Расходы в отношении подотчетных средств обычно осуществляются путем расчетов наличными деньгами.

    Сложности в том, чтобы отразить НДС, обусловлены именно этим фактом. В Налоговом кодексе РФ содержится указание на этот счет. Основанием, чтобы провести налог на добавленную стоимость с вычетом, становится счет-фактура.

    Указанный документ оформляется при проведении расчетов с юрлицами. В особенности это касается ситуаций с оплатой безналичным способом. Распространен и вариант, когда подотчетное лицо получает ТРУ как физлицо, поэтому счет-фактура оказывается не обязательным к оформлению. Это актуально в случаях расчетов с предприятиями розничной торговли, малыми компаниями.

    Учитывать сумму НДС значительно проще, если выписан счет-фактура. Размер налога обозначается в проводках как входящий НДС, затем принимается к вычету.

    В бухгалтерском и налоговом учете приняты два варианта, чтобы выполнить отражение налога на добавленную стоимость.

    Первый способ предлагает отображать НДС в соответствии с согласованным авансовым отчетом. В таком случае проводки выглядят следующим образом:

    Дебет 20, 26, 44, 91 Кредит 71 Сумма в соответствии с авансовым отчетом
    Дебет 19 Кредит 71 НДС по расходам, которые были понесены через подотчетное лицо
    Дебет 68 Кредит 19 НДС принимается к вычету

    Второй вариант позволяет провести налог по платежным документам.

    Дебет 20, 26, 44, 91 Кредит 60 Сумма расходов согласно платежным документам
    Дебет 19 Кредит 60 Сумма НДС отражена в платежных документах
    Дебет 60 Кредит 71 Утверждается авансовый отчет
    Дебет 68 Кредит 19 НДС принимается к вычету

    Точный список ситуаций, когда сумма предъявленного налога на добавленную стоимость может быть отнесена к числу расходов, указан в пункте 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ. Однако случаи отсутствия подтверждающих право вычета бумаг в данном перечне не обозначены.

    Списать налог на добавленную стоимость можно и при условии отсутствия счета-фактуры. Однако в данном случае есть риск появления претензий со стороны налоговых органов.