Должны ли начисляться страховые взносы на командировочные расходы работников организации?

Частью 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.  

Согласно части 1 статьи 8 Закона № 212-ФЗ база для начисления страховых взносов для плательщиков-организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных частью 1 статьи 7 данного закона, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 Закона № 212-ФЗ.

Объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы (пункт 1 статьи 20.

1 Закона № 125-ФЗ).   

Пунктом 2 статьи 20.1 Закона № 125-ФЗ установлено, что база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 указанной статьи, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в статье 20.2 Закона № 125-ФЗ.

В соответствии с частью 2 статьи 9 Закона № 212-ФЗ  и пунктом 2 статьи 20.2 Закона № 125-ФЗ при оплате организацией расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами, в частности: суточные, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, расходы по найму жилого помещения.

Согласно статье 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Следовательно, суточные не подлежат обложению страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

Учитывая, что в настоящее время, как правило, цена номера за сутки в гостинице включает стоимость завтрака (подтверждается данными прайс-листа гостиницы), а также стоимость проезда в поезде или перелета в самолете включает стоимость питания на борту самолета или в поезде, то согласно вышеупомянутым нормам статьи 9 Закона № 212-ФЗ и статьи 20.2 Закона № 125-ФЗ документально подтвержденная стоимость проезда и проживания в командировке работника не облагается страховыми взносами.

Что входит в суточные командировочные расходы

Сегодня нередко многим работодателям необходимо отправлять своих сотрудников в другие регионы или даже страны для реализации каких-либо важных задач.

Именно поэтому возникает необходимость в доплате к основной заработной плате в виде командировочных.

Подобного рода выплаты представляют собой не только доплату за выполнение нестандартных должностных обязанностей, но также оплату проживания, питания, проезда.

Причем в каждом случае расчет осуществляется строго индивидуально. Подобного рода выплаты осуществляются согласно действующему законодательству.

Как самому работнику, так и работодателю во избежание возникновения различного рода конфликтных ситуаций необходимо предварительно ознакомиться с тем, что входит в понятие «командировочные расходы».

Чтобы разобраться, что же именно это такое, стоит прояснить следующие моменты:

• каково их назначение?
• законодательная база.

Что это такое

Под термином «командированные расходы» понимается некоторая сумма денег, которая требуется работнику для реализации поставленных перед ним работодателем задач в командировке.

При этом данная сумма, выплачиваемая работодателем, в обязательном порядке должна полностью покрывать затраты на следующее:

• проезд;
• питание;
• проживание.

Порядок расчета командировочных выплат в каждом случае может использоваться различный, все зависит от большого количества самых разных факторов.

Так, оплата проезда может осуществляться изначально самим работником. Сотрудник приобретает билеты за свой счет, после чего предоставляет своему работодателю платежные квитанции.

Сегодня подобного рода практика достаточно сильно распространена. Также в некоторых отдельных случаях работодатель самостоятельно осуществляет приобретение проездных билетов до какой-либо конкретной точки назначения.

В таком случае сотруднику нет необходимости тратить средства, работодатель при этом автоматически включает все затраты в командировочные.

При проживании в другом регионе в течение любого количества времени работнику необходимо будет обязательно питаться.

Так как проживание на большой удаленности от ПМЖ происходит непосредственно по желанию самого работодателя – он обязан осуществлять погашение затрат на еду.

Величина отпускных, отведенных на приобретение продуктов питания, зависит от многих фактов:

• непосредственно регион проживания в момент командировки;
• длительность рабочей поездки;
• иные немаловажные факторы.

В большинстве случаев работнику по месту командировки необходимо в обязательном порядке будет где-либо проживать. Чаще всего для этих целей используется гостиница, отель, иное подобное место (съемная квартира).

Подразумевается оплата данных услуг, при этом работник не должен осуществлять оплату из своего собственного кармана.

Потому работодатель обязан выдавать необходимое количество средств на съем жилой недвижимости, либо компенсировать оплату по приезду работника по чекам.

Каково их назначение

Основным назначением подобного рода выплат является погашение всех трат работника по причине проживания за пределами его постоянного места жительства.

При этом необходимо помнить, что помимо компенсаций за проезд/проживание/питание и заработной платы работодатель обязан оплатить работу за пределами основного рабочего места.

К тому же, имеется множество нюансов:

Работодатель может самостоятельно обозначить	Сколько именно часов в день работнику необходимо будет тратить непосредственно на выполнение своих должностных обязанностей
Требуется соответствующим образом оформлять выплату документально	Отражать в бухгалтерском учете, формировать специальные платежные ведомости
Компенсация	Может в обязательном порядке выплачиваться как наличными из кассы организации, так и переводиться на банковскую карты – при этом требуется формировать РКС, а также иную документацию

Также работодателю стоит заранее ознакомиться с тем, что входит в состав командировочных расходов. Таким образом можно будет избежать различного рода сложностей и спорных моментов непосредственно с работником.

Самим сотрудникам также стоит заранее озаботиться своей юридической грамотностью в данном вопросе. Это позволит им тщательно проконтролировать все выплаты свершаемые работодателем.

Лицам, ответственным за осуществление выплат подобного рода, стоит заранее ознакомиться не только с установленным законодательством порядком проведения платежей, но также вычетами, оплатой НДФЛ.

Так как частично командировочные представляют собой самый обычный доход, потому из него следует отчислять 13% в пользу государства.

Законодательная база

Сама процедура оплаты командировочных расходов достаточно подробно освещена непосредственно в действующем законодательстве.

Основополагающие моменты отражаются именно в гл.№24 ТК РФ, в неё входят следующие статьи:

ст.№166 ТК РФ	Что подразумевается под понятием «служебная командировка»
ст.№167 ТК РФ	Какие именно работодатель должен предоставлять гарантии своим работникам, направленным в служебные командировки
ст. №168 ТК РФ	Как именно происходит процедура возмещения всех расходов, которые по каким-либо причинам имеют отношение к поездке в служебную командировку
ст.№168.1 ТК РФ	Возмещения всех расходов сотрудникам, чья работа согласно трудовому соглашению тем или же иным образом связана с разъездами
ст.№169 ТК РФ	Процедура выплаты расчета и последующей выплаты возмещения, связанного с необходимостью переезда в другую местность

Бухгалтеру, осуществляющему расчет и командировочные выплаты, стоит быть особенно внимательным. Так как далеко не все выплаты должны облагаться налогами и отчислениями в государственные внебюджетные фонды.

Так, не подлежат налогообложению оплата следующих составных частей командировочных:

• проезд;
• питание;
• проживание.

Так как изначально, согласно ТК РФ, данные средства не являются доходом работника. Они целиком и полностью направлены на текущие нужды.

В то же время отчисления в НДФЛ, а также в ФСС, ПФР и ОМС необходимо делать в обязательном порядке из самой получаемой заработной платы во время командировки, а также оплаты командировочного времени.

Чаще всего оплата командировочных осуществляется по специальным чекам и иным платежным документам. В некоторых случаях выдается некая сумма авансом.

Пример проведения бухгалтерского учета по различным расходам свыше начисленного работнику аванса:

Д71, К50	Процедура выдачи денежных средств
Д50, К71	Проведение процедуры возврата всех неистраченных средств в кассу
Д71, К50	Работнику была выдана сумма свыше потраченного им аванса

К бухгалтерскому учету при отражении в нем командировочных необходимо относиться максимально внимательно. Так как при наличии ошибок велика вероятность возникновения серьезных проблем с налоговой инспекцией.

Видео: пример расчета командировочных расходов и суточных

В большинстве случаев налоговые инспектора относятся к ошибкам подобного рода как к попытке уклонить от налоговых сборов.

Работнику стоит обязательно ознакомиться с полным перечнем того, что именно входит в суточные командировочные.

Чаще всего в данные выплаты включается следующее:

• проезд;
• питание;
• проживание.

Помимо обозначенных выше имеются различные иные – непосредственно связанные с выполнением должностных обязанностей. Такие расходы в обязательном порядке включаются в командировочные.

Проезд

Работодатель в обязательном порядке должен осуществить оплату проезда своего сотрудника до места проведения работа и после их выполнения – обратно.

Величина данных выплат зависит от следующих важных факторов:

• используемый транспорт;
• дальность свершения поездки;
• иные условия.

Следует учитывать, что стоимость проезда непосредственно зависит от типа используемого транспорта. Например, проезд на поезде намного дешевле обойдется, чем перелет на самолете.

Обычно способ перемещения по территории страны определяется работником и работодателем совместно, в ходе договоренностей.

Чаще всего данный момент определяется изначально в ранее составленном коллективном или же индивидуальном трудовом договоре.

Также существенно влияет на величину компенсации дальность свершения поездки. Так как чем дальше находится точка назначения от места постоянного проживания, тем дороже обойдется проезд.

При оплате транспортировки сотрудников может включаться доплата за проезд по опасной местности – зоне военных конфликтов, стихийных бедствий, радиационного заражения.

Перечень иных условий, влияющих на размер выплат, достаточно обширный.

Питание

Так как работник в процессе командировки находится вне места привычного проживания, ему необходимо будет оплачивать пропитание.

При этом осуществляться данная процедура может следующим образом:

• оплата в размере 100%;
• оплата частичная.

Работодатель может по-разному мотивировать величину компенсации питания. Данный момент в обязательном порядке должен отражаться в трудовом соглашении или же ином нормативном локальном акте.

О величине компенсации за пропитание работник должен быть в обязательном порядке уведомлен заранее.

Причем под роспись, в противном случае он имеет полное право обратиться с соответствующей жалобой в трудовую инспекцию, суд.

Оплата данных командировочных трат также может осуществляться как авансом, так и по факту – при предоставлении соответствующего рода платежных документов. Например, чеков — кассовых, товарных.

Проживание

Командировка в большинстве случаев подразумевает собой проживание в течение нескольких дней в некоторой удаленности от постоянного места жительства.

Именно поэтому работодатель обязан будет полностью оплатить данные расходы. Величина их зависит от достаточно большого количества самых разных факторов.

Обычно работодатель осуществляет расчет величины, исходя из реальных цен на съемное жилье в каком-либо конкретном регионе, и выплачивает всю сумму авансом.

Работнику обязательно следует помнить о том, что все командировочные средства являются полностью подотчетными.

И если по каким-то причинам величина аванса будет больше, чем потребовавшиеся средства, их все необходимо будет вернуть в кассу организации.

Бухгалтеру при этом потребуется сделать соответствующие проводки, дабы отразить правильно все денежные операции.

Другие расходы

Нередко в результате служебных командировок возникает необходимость свершить какие-либо незапланированные или же запланированные расходы.

Например, если для выполнения поставленной работодателем задачи требуются услуги подрядной организации.

В таком случае работодатель может сразу перечислить необходимую сумму на банковскую карточку своего работника или же сделать это после – при предоставлении соответствующих чеков.

Имеется важный нюанс, связанный непосредственно с валютой командировочных.

Согласно действующему законодательству работодатель обязан выплачивать своему работнику компенсацию в валюте страны пребывания. Так как в обязанности работника не должен входить обмен денег.

Сегодня с командировочными связано достаточно большое количество самых разных сложностей и нюансов.

Потому работодателю и самому работнику стоит в обязательном порядке заранее ознакомиться с действующим по этому поводу законодательством.

Учитываются ли командировочные суточные при исчислении налога на прибыль? //

Организация отправляет сотрудника в однодневную командировку и выплачивает ему суточные.

Учитываются ли суточные при исчислении налога на прибыль? Облагаются ли суточные страховыми взносами?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Работодатель вправе не начислять страховые взносы во внебюджетные фонды на выплачиваемую работнику при отправлении в однодневную командировку сумму, если она признается возмещением расходов работника, связанных с необходимостью выполнять трудовые обязанности во время командировки. При этом расходы должны быть документально подтверждены работником. В случае если работником не подтверждены документами произведенные им расходы, то работодатель обязан начислить страховые взносы во внебюджетные фонды на выплаченную ему по командировочному удостоверению сумму.

Равным образом признание в целях налогообложения прибыли рассматриваемых выплат при отсутствии подтверждающих расходы сотрудника документов может вызвать спор с контролирующим органом.

Обоснование позиции:

Налог на прибыль организаций

Объектом налогообложения и налоговой базой по налогу на прибыль для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, признается прибыль (ее денежное выражение), которая представляет собой разницу между полученными ими доходами и величиной произведенных ими расходов, которые определяются в соответствии с главой 25 НК РФ (п. 1 ст. 247, п. 1 ст. 274 НК РФ).

В целях формирования налогооблагаемой прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), под которыми понимаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, внереализационные расходы), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ). Расходы, связанные с производством и (или) реализацией, подразделяются на: материальные расходы, расходы на оплату труда, суммы начисленной амортизации и прочие расходы (п. 2 ст. 253 НК РФ).

В целях налогообложения прибыли расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При этом указанные расходы должны соответствовать критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ, в частности, они должны быть документально подтверждены. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Первичные документы, составленные с учетом этих требований, являются подтверждающими документами для налогового учета прибыли организаций (смотрите также письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404).

Нормами трудового законодательства не предусмотрены выплаты в виде суточных при направлении работников в однодневные командировки (ст. ст. 166 и 168 ТК РФ). Вместе с тем если рассматривать суточные как дополнительные расходы работника, связанные с проживанием работника вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ), то такие расходы могут возникать и при однодневных командировках, причем сам факт возникновения подобных расходов обусловлен не длительностью командировки, а именно удаленностью от постоянного места проживания. Отказ от выплаты суточных в этой ситуации повлечет нарушение основных гарантий, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ при направлении в служебные командировки (п. 8 рекомендаций Научно-консультативного совета при ФАС Поволжского округа по практике применения норм процессуального и налогового законодательства от 12.04.2012 (г. Пенза)).

Минфин России в письме от 21.05.2013 N 03-03-06/1/18005 рекомендует учитывать выплаты “суточных” (не относя их к таковым) как связанные “с возмещением затрат, произведенных работником, находящимся в служебной однодневной командировке” в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичная позиция высказана в письмах Минфина России от 27.05.2013 N 03-03-06/1/18953, от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30805, от 26.05.2014 N 03-03-06/1/24916, от 26.05.2015 N 03-03-06/30062 и от 16.07.2015 N 03-03-07/40892.

При этом обращается внимание, что согласно п. 24 Положения N 749 возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы. Приказ о направлении в командировку и служебное задание не являются документальным подтверждением фактически осуществленных расходов; расходы на командировки учитываются на основании утвержденного в установленном порядке авансового отчета и иных документов, свидетельствующих о фактически осуществленных затратах и подтверждающих фактический срок пребывания работника в служебной командировке, оформленных в соответствии с критериями ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 10. 09.2015 N 03-03-06/2/52238).

При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудника организации на проезд до места командирования и обратно, Минфин России указывает на невозможность признать понесенные расходы для целей налогообложения прибыли организаций (письмо Минфина России от 08.05.2015 N 03-03-06/1/26918).

Страховые взносы

В соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования” (далее — Закон N 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

База для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ, и учитывается отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода по истечении каждого календарного месяца нарастающим итогом (ч.ч. 1, 3 ст. 8 Закона N 212-ФЗ).

Не подлежат обложению страховыми взносами только суммы, прямо поименованные в ст. 9 Закона N 212-ФЗ (письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, от 07.05.2010 N 10-4/325233-19). Перечень выплат и вознаграждений, содержащийся в ст. 9 Закона N 212-ФЗ, является исчерпывающим и не подлежит расширительному толкованию (письмо Минздравсоцразвития России от 16.03.2010 N 589-19). Поэтому при отсутствии установленной связи между признанием каких-либо выплат расходами в целях налогообложения прибыли и их включением в облагаемую страховыми взносами базу необходимо руководствоваться непосредственно ст. 9 Закона N 212-ФЗ.

Согласно ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами, в том числе, суточные. При этом суточные не подлежат обложению страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19).

Поскольку действующим законодательством не установлена обязанность выплаты суточных при однодневных командировках в пределах РФ, то расходы страхователя при направлении работника в такую командировку не являются суточными независимо от основания их выплаты, в связи с чем такие суммы подлежат включению в базу для начисления страховых взносов, даже при наличии командировочного удостоверения (письмо ФСС РФ от 02.07.2013 N 15-03-14/05-6357 “О взносах с суточных”).

В то же время порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). В таком случае суммы возмещения документально подтвержденных расходов, вызванных необходимостью выполнять трудовые обязанности, подпадают под применение подпункта “и” п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, в связи с чем не должны облагаться страховыми взносами. На это обращено внимание в письме Минтруда России от 06.11.2013 N 17-4/10/2-6751 (далее — Письмо N 17-4/10/2-6751).

Заметим, что данное мнение основывается на правовой позиции, изложенной в определении ВАС РФ от 14.06.2013 N ВАС-7017/13 и постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12 (смотрите также определения ВАС РФ от 06.03.2014 N ВАС-2082/14, от 24.01.2014 N ВАС-82/14), и именно этой позиции следуют нижестоящие суды при рассмотрении споров о включении в облагаемую базу рассматриваемых выплат.

В этом случае суды указывают на то, что выплаченные денежные средства при направлении сотрудников в однодневную командировку не являются суточными в силу определения, содержащегося в ТК РФ. Однако, исходя из их направленности и экономического содержания, они могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, и поэтому они не подлежат обложению страховыми взносами (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 16. 01.2014 N Ф07-10641/13 по делу N А56-14899/2013, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.01.2014 N 18АП-13458/13, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.03.2014 N 19АП-261/14).

В постановлении Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2014 N 12АП-667/14 также сказано, что “…денежные средства (названные суточными), выплаченные предприятием своим работникам при направлении их в служебные командировки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, и не могут быть признаны доходом (экономической выгодой), следовательно, на указанные суммы не могут быть начислены страховые взносы”.

В соответствии с п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ “Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний” (далее — Закон N 125-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

База для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ (п. 2 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ). В силу п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами суточные.

Поскольку выплаты при однодневной командировке (даже при наличии командировочного удостоверения) к суточным не относятся, норма об исключении таких выплат из облагаемой базы к ним, как к суточным, применяться не должна. Но по аналогии со страховыми взносами, уплачиваемыми в соответствии с Законом N 212-ФЗ, рассматриваемая выплата является возмещением документально подтвержденных расходов сотрудника, связанных с необходимостью выполнять трудовые обязанности, в этом качестве она не облагается страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ). На это также обращено внимание в письме N 17-4/10/2-6751.

Хотелось бы обратить внимание на постановление АС Западно-Сибирского округа от 05.08.2015 N Ф04-21585/15 по делу N А45-18424/2014: по мнению судей, суточные за однодневные командировки не являются оплатой труда, а представляют собой компенсацию, цель выплаты которой — возместить сотруднику затраты, которые возникли у него в связи с выполнением трудовых обязанностей вне места постоянной работы. В качестве документов, подтверждающих величину расходов, суд принял маршрутный лист, ведомость учета разъездов, план-график, наряды на выполненные работы, при этом предоставление каких-либо дополнительных документов в подтверждение несения работниками дополнительных расходов по проживанию и питанию внутренним документом работодателя не предусмотрено.

Таким образом, полагаем, что в рассматриваемом случае работодатель вправе не начислять страховые взносы, уплачиваемые в соответствии с Законом N 212-ФЗ и в соответствии с Законом N 125-ФЗ, на выплачиваемую работнику при отправлении в однодневную командировку сумму, если она признается возмещением расходов работника, связанных с необходимостью выполнять трудовые обязанности во время однодневной командировки. При этом расходы должны быть подтверждены работником документами (приложенными к авансовому отчету) (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2013 N 13АП-3311/13 по делу N А26-8887/2012).

В случае если работник не подтвердит документально произведенные им расходы, то работодатель обязан начислить на выплаченную ему сумму страховые взносы (письмо Минтруда России от 01.04.2015 N 17-3/В-156).

Иной подход к данной ситуации является спорным, его применение, скорее всего, повлечет за собой необходимость доказывать свою правоту в судебном порядке.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор Пивоварова Марина

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

http://www.garant.ru

Все, что вам нужно знать о командировочных суточных

Если вы путешествуете по работе, вам следует убедиться, что вы знакомы с федеральными ставками суточных. Федеральные ставки суточных определяют, сколько в среднем должны оплачиваться сотрудники для покрытия их расходов, пока они находятся в командировке. Если вы никогда раньше не ездили по работе, изучите ставки суточных в регионе, куда вы направляетесь, поскольку они различаются в зависимости от пункта назначения.

В этой статье мы обсудим ставки суточных, подробно разграничим расходы на проживание, питание и непредвиденные расходы, а также рассмотрим, как подать отчет о расходах вашему работодателю.

Что такое суточные?

Суточные – это фиксированная сумма, которая используется для покрытия таких расходов, как проживание, питание и другие непредвиденные расходы, когда вы путешествуете по служебным делам.

Суточные применяются к сотрудникам любого предприятия, которое решило следовать федеральным правилам. Федеральные суточные – это сумма, которую правительство выплачивает своим сотрудникам, когда они едут на работу. Правительство составило собственную таблицу суточных по штатам, чтобы стандартизировать суммы этих выплат.Суточные также защищают и убеждают вас в том, что получаемая вами зарплата будет справедливой и должна покрыть все ваши расходы.

Хотя эти ставки суточных применяются к государственным служащим, многие частные предприятия также приняли эти ставки. Если ваша компания использует государственные ставки суточных, вам, вероятно, будет трудно договориться о дополнительных деньгах во время путешествий.

Связано: Справочник по суточным рабочим местам

Что нужно знать о ставках суточных

Сумма суточных выплачивается сверх вашей заработной платы или почасовой ставки и предназначена для компенсации вам неработающих -карманные расходы во время путешествий.Сумма, которую вам, вероятно, будут должны, рассчитывается на основе нескольких различных факторов, в том числе:

Местоположение

Суточные в основном рассчитываются на основе стоимости жизни в вашем пункте назначения. Ставки суточных сильно различаются в зависимости от штата и округа. Неудивительно, что в Нью-Йорке одни из самых высоких ставок суточных в стране. Места с самыми низкими ставками суточных в стране – это более сельские районы, такие как Монтана, Миссури и Небраска.

Продолжительность поездки

Сумма суточных рассчитывается как суточная.Например, если вы едете в штат, где суточные составляют 100 долларов в день, вы будете получать 100 долларов за каждый день пребывания там по делам. Вы также должны отметить, что поездки продолжительностью более 30 дней получают только 75% от обычной ставки. За поездки продолжительностью более 180 дней вы получите 55% от обычной ставки. В целом такой расчет командировочных расходов экономит время, которое они потратили бы на заполнение и просмотр подробных отчетов о расходах.

Жилье и питание и непредвиденные расходы

Суммарная ставка суточных фактически рассчитывается на основе двух различных категорий: проживание, питание и непредвиденные расходы.Опять же, оба рассчитываются на основе средней стоимости жизни в этом районе, но любые оставшиеся расходы на проживание должны быть возвращены в конце вашей поездки. Любые неиспользованные средства, выделенные на питание и прочие расходы, остается у работника, но он должен учитывать, что эти избыточные средства подлежат обложению подоходным налогом.

Вот основные различия между проживанием, питанием и непредвиденными расходами, о которых вам следует знать:

• Жилье: Жилье покрывает гостиницу или любое другое место, где вы останавливаетесь во время деловой поездки.IRS отмечает, что работодатель может совмещать проживание с питанием и непредвиденными расходами, поэтому используйте суточные, по которым сотрудник остается на ночь, когда вы возмещаете им начисленные расходы.

• Питание и непредвиденные расходы: Суточные на питание и непредвиденные расходы включают в себя все питание, обслуживание номеров, стирку, химчистку и глажку одежды, а также сборы и чаевые лицам, предоставляющим такие услуги, как официанты и грузчики. . IRS также заявляет, что лица, работающие не по найму, могут использовать только суточные для покрытия расходов на питание.

Любые налоги, взимаемые со счета сотрудника в гостинице, не будут покрываться за счет суточных за проживание, но могут быть включены в счет как прочие расходы. Частный работодатель также может решить покрыть только расходы на питание работника. Очень немногие обвинения в этой категории будут отклонены, если очевидно, что счет был выставлен на нужды служащего. Однако вам следует быть осторожными и получать отдельные чеки, если вы идете обедать с коллегами.

Связано: 7 шагов, чтобы упорядочить ваши документы и убрать беспорядок на вашем столе

Как подать отчет о расходах вашему работодателю

Пока вы находитесь в командировке, сохраняйте все свои чеки.Когда вы вернетесь из поездки, подайте отчет о расходах в свою компанию и отправьте его в соответствующий отдел. Ваш отчет о расходах должен включать следующее:

1. Даты поездки и время прибытия: Суточные также зависят от сезона. Деловые поездки зимой значительно дешевле, чем летом, когда большинство городов переживает самый загруженный туристический сезон. Работодатели учтут этот фактор при рассмотрении деловых поездок, которые вам следует предпринять.

2. Расходы по местам: Вы будете платить, исходя из стоимости жизни в месте, куда вы путешествуете. У IRS есть список населенных пунктов с высокими и низкими ценами, которые могут служить ориентиром при составлении планов деловых поездок. Обратите внимание, что они могут изменяться каждый год в связи с меняющимися изменениями в федеральных налоговых правилах.

3. Сумма каждого платежа: Убедитесь, что вы разделяете чеки во время командировок для правильного распределения личных расходов.Вам все равно придется оплатить оставшиеся платежи, превышающие установленные федеральными или штатными ставками суточных.

4. Цель командировки: Свяжитесь с менеджером при планировании командировки. Обычно ваш менеджер должен предоставить разрешение перед вашим отъездом и предоставить ресурсы относительно ставок суточных в районе, в который вы собираетесь. Помните, что суточные не считаются частью вашего базового оклада, если выплаты равны или меньше федеральной ставки суточных и вы предоставляете отчет о расходах.

Даже если вам будут платить на основе суточных, а не ваших индивидуальных расходов, вам нужно будет представить отчет о расходах в качестве доказательства того, что вы оплатили еду и дорожные расходы из собственного кармана.

Связано: Как отчитываться о коммерческих расходах

Международные ставки суточных | TravelPerk

Внутренние корпоративные поездки часто дешевле международных деловых поездок. По этой причине международные поездки предполагают разные ставки суточных.Ставки суточных зависят от стандартной или предыдущей стоимости поездки в район плюс стандартные расходы по прибытии туда.

Соответствующий руководящий орган, такой как HMRC или GSA, определяет как внутренние, так и международные ставки. Они основаны на стандартных командировочных расходах, связанных с командировками в определенные части земного шара.

Стоимость зависит от того, откуда вы едете и куда собираетесь. От Аляски до Гавайев, от Нью-Йорка до Лондона существуют уникальные международные ставки суточных для каждого места.

Мы подробно рассмотрели внутренние ставки суточных – теперь мы обращаем внимание на международные ставки суточных. Вот наш полный список международных ставок суточных от HMRC и GSA.

Суточные HMRC для международных корпоративных поездок

Налоговая и таможенная служба Великобритании регулирует и изменяет допустимые ставки суточных в Великобритании – как внутри страны, так и за рубежом. Они делают это путем определения стандартной стоимости проживания, питания и любых непредвиденных расходов, которые могут возникнуть во время деловой поездки в определенную страну.

При поездках за границу по-прежнему доступна возможность подать заявление на получение индивидуальных суточных. Эти платежи должны быть согласованы с HMRC и включены в форму P11D. Работодатели также могут полностью отказаться от выплаты суточных. Однако они считаются налогооблагаемыми расходами.

Текущий список суточных иностранных сотрудников

HMRC можно найти на их официальном сайте.

Когда дело доходит до расчета вашей международной суточной, есть несколько способов сделать это.Давайте возьмем пример сотрудника, путешествующего по делам в Женеву, Швейцария. Ставки суточных для Женевы указаны в швейцарских франках и составляют:

. 50133 Стоимость номера 901 901 10

Вид прожиточного минимума	Ставка
Более 5 часов	44.60
Более 10 часов	117,50
		207.50
Завтрак	28
Обед	40
Ужин	69
Другое	0
Итого остаток	155,50

Источник

В этом примере командующий сотрудник прибывает в аэропорт Женевы в 15:00 в понедельник и регистрируется в городской гостинице.Они выезжают из отеля в четверг утром, чтобы успеть домой вылетом в 9 утра.

Суточные рассчитываются с использованием базовых ставок HMRC следующим образом:

Период и ставки	Сумма
2 х 24 часа (с 15:00 понедельника до 15:00 среды	726 швейцарских франков
на ночь в среду (стоимость номера в франках)		207,5
10-часовой тариф (с 15:00 среды до 9:00 четверга	117.50 швейцарских франков
Итого	1051 швейцарских франков

Источник

Суточная суточная стоимость поездки определяется путем добавления ставки проживания. В этом случае проходят два 24-часовых периода, но пропадает третий на шесть часов. Это распространяется на сотрудника до 15:00 среды.

Затем оплачивается стоимость номера

в среду и оплачивается десятичасовая ставка для покрытия фактических расходов с 15:00 среды до 9:00 четверга.

Поначалу это может показаться запутанным, но после пары попыток рассчитать суточные стало несложно.Это меньшая административная нагрузка, чем хранение квитанций и составление отчетов о расходах. Для получения дополнительных примеров того, как применять ставки суточных, обратитесь к списку примеров HMRC.

Суточные GSA для международных корпоративных поездок

В континентальной части США (КОНУС) ставки суточных внутри страны устанавливаются Управлением общих служб США. Налоговая служба (IRS) разделяет расходы на «расходы на проживание» и «расходы на питание и непредвиденные расходы» (M&IE).«Это тарифы, которые будут использоваться федеральными служащими при поездках за границу. Однако они также используются частными служащими.

Ставки суточных для иностранных граждан устанавливаются Государственным департаментом США (DoS) через Управление пособий.

Все иностранные суточные можно найти на веб-сайте Государственного департамента.

Суточные для иностранных граждан пересматриваются ежемесячно – будьте в курсе ежедневных ставок, подписавшись на уведомления об изменениях.

Расходы на проживание покрывают расходы на проживание в городе назначения.Сумма в долларах напрямую доступна на сайте DoS.

Когда дело доходит до определения ставки M&IE, есть несколько разрешений для подтверждения. Полный список внутренних и зарубежных пособий на M&IE находится здесь. M&IE делится на:

• Питание : это завтрак, обед и ужин в локации города.
• Непредвиденные расходы : включая такие расходы, как услуги химчистки или такси.

Чтобы определить размер вашего пособия на M&IE, необходимо сначала выяснить размер пособия, на которое вы имеете право, через список суточных за рубежом Государственного департамента.

Например, предположим, что сотрудник едет в Перт, Австралия. Сначала перейдите к раскрывающемуся списку DoS-суточных для иностранцев и выберите пункт назначения.

Источник

Это приведет вас к списку суточных для отдельных городов в стране назначения. Найдите свой город, в данном случае Перт, и найдите ежедневную ставку M&IE.

Источник

Затем перейдите к списку суточных за рубежом M&IE и найдите ставку, которая применяется к вашей деловой поездке.

Источник

После выбора пункта назначения и проверки соответствующих списков, это разбивка ежедневных ставок M&IE для Перта. Сотрудники должны хранить квитанции и подробные отчеты о том, когда и где они расходуют эти пособия.

В отличие от отчета о суточных выплатах в HMRC, сотрудники, выезжающие из США, должны составить отчет о расходах для отправки в IRS. В противном случае суточные и возмещение расходов будут считаться налогооблагаемыми расходами.

Облагаются ли по-разному международные суточные?

Налогообложение суточных за рубежом не отличается от налогообложения ставок суточных внутри страны. Суточные освобождаются от налогообложения до тех пор, пока они соблюдают указания регулирующих органов.

Основное различие между системой суточных выплат в Великобритании и США заключается в том, что IRS всегда требует отчетов о расходах. Начиная с Закона о финансах от 2019 года, британские работодатели не обязаны предоставлять отчеты о расходах или квитанции, если суточные соответствуют базовым ставкам.

В США дело обстоит иначе – отчеты о расходах необходимо подавать по каждому случаю расходов с указанием времени, места и цели командировки.

Заключение

Международные суточные не сложнее внутренних ставок. Они различаются в зависимости от страны происхождения и назначения. Однако способ обращения с аналогичен . В настоящее время корпоративные поездки предназначены не только для крупного бизнеса. Малые предприятия также чаще путешествуют, и налоговые льготы в виде суточных стоят усилий, чтобы понять их.Для получения дополнительной информации о ставках суточных обязательно ознакомьтесь с остальной частью руководства TravelPerk по ставкам суточных.

Определение суточных выплат

Что такое суточные?

Суточные – это суточные, выплачиваемые сотрудникам для покрытия расходов, понесенных во время командировки. Деловые расходы обычно включают проживание, транспорт, питание и любые другие непредвиденные расходы. Суточные – латинский термин, означающий «за день» – также может относиться к структурной системе вознаграждения, в которой работнику платят за день, а не за час или месяц.

Ключевые выводы

• Суточные – это суточные, выплачиваемые сотрудникам для покрытия расходов, понесенных во время командировки.
• Суточные удобны, когда сотрудники накапливают ежегодные деловые расходы, такие как проживание, питание, поездки и т. Д.
• Компании могут предлагать суточные в форме кредитных карт компании, полного или частичного покрытия расходов или фиксированных дневных ставок.
• Большинство фирм используют стандартную ставку, установленную федеральным правительством, как ориентир для своих суточных.
• Суточная выплата также относится к структуре компенсации, получаемой некоторыми работниками, которым выплачиваются ежедневно.

Общие сведения о суточных выплатах

Суточные полезны для некоторых должностей, которые требуют длительных поездок, заставляя сотрудников наращивать ежегодные деловые расходы, такие как проживание, питание, поездки и т. Д. Компании используют разные системы для покрытия этих расходов:

• Кредитные карты компании : Некоторые компании выдают кредитные карты своим сотрудникам.Это позволяет им немедленно оплачивать деловые расходы во время работы, не неся никаких расходов самостоятельно.
• Полное или частичное покрытие расходов : В то время как некоторые компании полностью покрывают расходы на сотрудников, некоторые фирмы предлагают суточные только для частичных расходов, особенно на такие вещи, как проживание, питание и поездки.
• Фиксированные суммы : Многие корпорации предоставляют своим сотрудникам определенную фиксированную дневную ставку. Ожидается, что сотрудники полностью или частично покроют свои расходы за счет этих суточных.

Суточные также относятся к структуре компенсаций, получаемых некоторыми работниками. Работники с суточной оплатой получают зарплату по дням или по количеству проделанной работы. Эти типы работников обычно работают по временным или краткосрочным контрактам, а не на полную ставку. Медицинские работники и замещающие учителя являются примерами работников, выплачивающих суточные.

Особые соображения

Суточные для большинства служащих федерального правительства устанавливаются U.S. Администрация общих служб (GSA). Компании с политикой выплаты суточных для деловых расходов используют эту федеральную ставку суточных в качестве ориентира. Стандартные тарифы на поездки как внутри страны, так и за границу вступают в силу 1 октября каждого года. Хотя ставки, устанавливаемые правительством США, основаны на стоимости жизни в городе компании, оно может устанавливать свои ставки выше или ниже стандартной ставки.

Суточные, превышающие стандартную ставку, требуют, чтобы работник платил налог с суммы превышения.Избыточная выплата указана в графе 12 формы W-2. Непредставление отчета о коммерческих расходах работодателю в течение 60 дней, как правило, приводит к уплате налога на полную выплату суточных.

Сотрудники обязаны платить налоги на любую сумму сверх стандартной ставки суточных.

Суточные не являются частью заработной платы работника, если выплата равна или меньше федеральной ставки суточных, и работник представляет отчет о коммерческих расходах своему работодателю.Выплаты обычно учитываются как необлагаемый налогом доход сотрудникам и отражаются отдельно от налогооблагаемого дохода в Форме W-2. Отчет о деловых расходах должен быть представлен работодателю в течение 60 дней после завершения поездки и должен содержать подробные сведения о цели поездки, дате и месте, а также квитанции о возмещении расходов из собственного кармана.

Суточные для самозанятых лиц

Частные предприниматели могут использовать только суточные для оплаты питания. Как и другие сотрудники, самозанятые лица должны вести учетные отчеты о расходах с указанием даты, места и цели командировки.Также может потребоваться хранение квитанций, хотя в тех случаях, когда их нет, все же неплохо их оставить.

Виды суточных

Компании по-разному относятся к выплате суточных. Как отмечалось выше, они могут выпускать кредитные карты, полностью или частично покрывать расходы, предлагать фиксированные ставки или требовать от сотрудников покрытия расходов из собственного кармана для возмещения позднее.

Суточные могут полностью или частично покрывать коммерческие расходы. Компании могут использовать суточные для проживания и питания или суточные для покрытия только расходов на питание.Например, частичные суточные могут составлять 100 долларов только для покрытия расходов на питание, в то время как расходы на проживание и непредвиденные расходы оплачиваются из собственного кармана. Некоторые компании выплачивают суточные, выписывая сотруднику чеки, что свидетельствует о том, что они не связаны с его доходом.

Фиксированные ставки

Компания, которая применяет метод фиксированных суточных для покрытия деловых расходов, обычно платит сотруднику фиксированную сумму в день. Например, суточные для консультанта по информационным технологиям (ИТ), работающего в течение недели в другом городе, могут составлять 200 долларов в день: 100 долларов на проживание, 50 долларов на питание и 50 долларов на непредвиденные расходы.

Непредвиденные расходы – это расходы, которые конкретно не определены, но определяются по усмотрению сотрудников. Непредвиденные расходы могут включать в себя расходы на транспорт, услуги прачечной, Интернет, обслуживание номеров, чаевые для серверов и так далее. Если сотрудник использует свой личный автомобиль в командировке, ему будет возмещена ставка возмещения миль Службы внутренних доходов (IRS) – дополнительная ставка, используемая для расчета вычитаемых затрат на использование транспортного средства в деловых целях.

Наличные расходы

В случаях, когда сотрудники обязаны оплачивать свои расходы авансом и самостоятельно, компании обычно требуют от них подачи претензий. Если претензии в отношении личных расходов утверждаются, фирмы выплачивают своим сотрудникам компенсацию за деловые расходы. Этот метод требует гораздо больше времени, так как он требует от сотрудников проверки претензий и квитанций, утверждения или отклонения запросов на возмещение и выплаты сотрудникам.

Преимущества суточных

Компании, которые используют предоплату суточных и / или корпоративные кредитные карты, экономят время и избавляют сотрудников от необходимости хранить и регистрировать квитанции.Если выплата была покрыта суточными, а стоимость ниже суммы суточных, оплата утверждается без необходимости документации. Если назначенная сотруднику стоимость еды составляет 100 долларов в день, любая сумма, равная или меньше 100 долларов на питание в день, не требует коммерческих квитанций. Однако если сотрудник тратит на питание сверх этой суммы, квитанции необходимо будет подавать в его или ее отдел кадров (HR).

Что происходит с лишними деньгами? Сотрудники могут оставлять себе неизрасходованные деньги.Это может послужить стимулом для экономии средств со стороны сотрудников, которые любят сэкономить.

суточных и ставок на проживание

Сотрудники могут использовать Chrome River для определения суточных и ставок на проживание для ВСЕХ населенных пунктов (США и другие страны). ПРИМЕЧАНИЕ, что только сотрудники имеют доступ к Chrome River. В качестве ориентира используйте документ суточные и ставка проживания.

Сотрудники / Студенты / Гости могут использовать сайт GSA (см. Вставку непосредственно ниже) для получения ставок для 48 смежных Соединенных Штатов .Если вы не являетесь сотрудником и вам нужны тарифы для Гавайев / Аляски / США. Территории / Международные местоположения: попросите сотрудника (вашего профессора или начальника отдела) просмотреть ставки в Chrome River, используя документ суточных и ставок проживания в качестве руководства.

Федеральный САЙТ

GSA (тарифы для 48 смежных штатов): https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.

Шаг 1: Убедитесь, что выбран правильный год для дат вашей поездки.
Шаг 2: Введите ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС физического адреса вашего жилья .
Шаг 3: Используйте стоимость проживания, указанную для месяца вашего путешествия.
Шаг 4: Прокрутите вниз, чтобы увидеть суточные расходы на питание, указанные под заголовком M&IE.

• ИСПОЛЬЗУЙТЕ САЙТ GSA ТОЛЬКО ДЛЯ ЦЕНЫ. ДЕЙСТВУЮТ НОРМЫ СОДРУЖЕСТВА И UMW. (В частности, сноска № 1 на сайте GSA НЕ применяется к Содружеству VA или UMW.)

ПРИМЕЧАНИЕ. Пункт назначения – это город или округ, в котором физически находится общежитие . Если у вас есть вопросы, пишите на [email protected].

Этот сайт объясняет правила и положения, касающиеся ограничений на проживание и суточных, чтобы помочь путешественникам избежать личных расходов. Chrome River запрограммирован на основе этих правил.

за сутки

Суточные выплачиваются только в том случае, если вы путешествуете по служебным делам с ночевкой за пределами официального вокзала путешественника. (Официальная станция определяется как область в радиусе 25 миль от назначенной базовой точки сотрудника. Базовая точка определяется как место, офис или здание, где путешественник выполняет свои обязанности на регулярной основе. Сотрудник может иметь только один установленный базовый балл.) Суточные никогда не выплачиваются заранее.

Суточные включают питание и разбиты на завтрак, обед, ужин и ИиО (непредвиденные расходы). Непредвиденные расходы – это такие вещи, как оплата посыльного, личные телефонные звонки, стирка, проезд между жильем и местами приема пищи, а также другие индивидуальные потребности.

Суточные (M & IE-питание и непредвиденные расходы) ДОЛЖНЫ соответствовать месту, указанному для НОЧНИКА. Питание разбито, потому что вы должны вычесть любое питание, которое предоставляется конференцией, отелем, мероприятием и т. Д. Если питание предоставляется, вы ДОЛЖНЫ УМЕНЬШИТЬ суточные на это соответствующее питание, и Chrome River рассчитывает автоматически на основе информации поступил.

В день отправления и возвращения путешествия (определяемый как день, когда путешественник выезжает из официального пункта деловой поездки и возвращается в него) 75% суточных допустимо на основе:
ДЕНЬ ОТЪЕЗДА – где путешественник СОБИРАЕТСЯ потратить ночь для служебной командировки
ДЕНЬ ВОЗВРАТА – когда путешественник провел ночь в служебной командировке ПЕРЕД возвращением из служебной командировки

** При поездке в несколько городов в рамках одной официальной деловой поездки суточные в день отъезда зависят от города, в котором вы собираетесь провести первую ночь.Все остальные суточные зависят от города, в котором вы провели ночь накануне (т. Е. От города, в котором вы проснулись в то утро суточных).

Вам разрешено 75% суточных в зависимости от дня вашей поездки. Например, если вы вылетаете из Калифорнии на рейс из Калифорнии 15.09.19 и прилетаете в округ Колумбия утром 16.09.19, вам могут заплатить 100% суточных (за вычетом еды которые были предоставлены) на 9/15 и 75% суточных на 9/16 (за вычетом любого питания, которое было предоставлено, например, в самолете).Используйте раздел комментариев в Chrome River, чтобы объяснить подробности путешествия.

Когда предоставляется питание, например, в связи с конференцией , суточные уменьшаются на допустимую ставку для этого приема пищи. Например, если завтрак предоставляется на встрече в Нью-Йорке, просто отметьте «завтрак» для этой даты, и Chrome River рассчитает автоматически.

Когда предоставляется питание (в отеле, или в рамках конференции, или в самолете) НА ОТЛЕТЕ В ПУТЕШЕСТВИЕ ИЛИ ВОЗВРАЩЕНИИ , суточные уменьшаются на предоставленную часть суточных в ПИТАНИИ, за которой следует 75% -ный рейтинг баланса.В Chrome River просто отметьте «День путешествия» и проверьте питание, которое было предоставлено, и Chrome River рассчитает автоматически.

Суточные на питание будут выплачиваться непосредственно туристу – даже если можно доказать, что один путешественник понес расходы от имени другого путешественника. Другими словами, вам НЕ будут выплачивать чьи-либо суточные, даже если вы заплатили за их еду (а). Путешественники несут ответственность за оплату любых расходов на питание, понесенных от имени другого лица.

Если в квитанции о взносах за регистрацию / конференцию указана подробная плата за питание, и стоимость обеда превышает сумму суточных для этого обеда, это допустимый и возмещаемый расход. Содружество наций понимает, что часть платы за питание может идти на аренду помещения. Ваши общие суточные за этот день должны быть уменьшены на суточную ставку «предоставленного питания», а не на сумму, которую вы заплатили за питание. В Chrome River проверьте питание, которое было предоставлено, и Chrome River рассчитает автоматически.

Если вы посещаете конференцию «Путешествие на один день», где вы НЕ будете ночевать, и еда указаны как часть платы, это допустимые расходы, но обратите внимание, что если еда не включена в «Однодневная поездка», вам НЕ разрешается какая-либо часть суточных – и вам не будут возмещены расходы на питание, если это не официальное бизнес-питание. (См. Подробности в разделе «Бизнес-питание».) Суточные выплачиваются только при поездке в служебную командировку с ночевкой.

Если питание включено в стоимость регистрации или проживания как часть пакета, следует вычесть стоимость питания (завтрак, обед, ужин). Если в рамках путешествия предлагается континентальный завтрак или прием, а еды / времени достаточно для приема пищи, путешественник должен уменьшить суточные на соответствующую сумму пособия. Если еда предлагается в рамках конференции, и у путешественника есть медицинские ограничения, путешественник должен приложить все усилия, чтобы конференция облегчила его / ее потребности к крайнему сроку, указанному на конференции.Если конференция не выполнит запрос, путешественник НЕ обязан вычитать применимое пособие на питание из суточных; ОДНАКО, путешественник ДОЛЖЕН объяснить эти подробности в разделе комментариев в Chrome River.

Информация о жилье

Если жилье финансируется UMW, требуется предварительное разрешение на поездку в Chrome River. Процесс подачи заявки на предварительное разрешение на поездку в Chrome River предоставит информацию о максимальных ставках проживания, которые могут быть оплачены из государственных средств.Жилье разрешено, когда физическое лицо путешествует с ночевкой по официальным государственным делам за пределами своего официального места работы, определяемого как область в радиусе 25 миль от назначенной базовой точки (определяемой как место, офис или здание, где путешественник выполняет свои обязанности). обязанности на постоянной основе). В первую очередь предпочтение отдается выбору жилья в эконом-классе . Для помещений, ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ трех ДОГОВОРНЫХ местных помещений для проживания, проверьте, запросите и подтвердите государственные тарифы как во время бронирования, так и во время регистрации.(ПРИМЕЧАНИЕ: ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ МЕСТНОГО ОБЪЕКТА , ДОГОВОРНОГО ЖИЛЬЯ, СЛЕДУЙТЕ ПОДРОБНЫМ ИНСТРУКЦИЯМ В БИЗНЕС-УСЛУГАХ ДЛЯ ЭТОГО ОБЪЕКТА, ЧТОБЫ СОЗДАТЬ ДОГОВОРНЫЕ ЦЕНЫ.)

РАЗРЕШЕННЫЕ СТАВКИ ДЛЯ ВСЕХ поездок (международных и внутренних) автоматически рассчитываются в Chrome River на основе введенного города / штата / страны. Обратите внимание, что наряду с международными поездками, Гавайи и Аляска также требуют дополнительных разрешений, и Chrome River автоматически направит дополнительные разрешения соответствующим лицам.

Общие правила проживания

Максимальные ставки возмещаемого жилья НЕ включают налоги и дополнительные сборы. ПРИМЕЧАНИЕ. Стоимость проживания указана из расчета на НОМЕР, а НЕ на человека. UMW возместит путешественнику фактическую сумму, взимаемую объектом размещения за комнату , до максимальных ставок, указанных для города , в котором путешественник провел ночь, плюс налоги и дополнительные сборы, взимаемые учреждением по размещению на основе указанной максимальной ставки. для этого города. НОМЕР Тарифы , понесенные сверх этих максимальных ставок, НЕ будут возмещены из государственных средств, а налоги и дополнительные сборы будут пропорционально рассчитаны на основе максимально допустимой ставки. ЕСТЬ НЕКОТОРЫЕ ИСКЛЮЧЕНИЯ.

ИСКЛЮЧЕНИЕ № 1:

Президент или уполномоченное лицо, соответствующее вашему отделу, может утвердить компенсацию за проживание в размере до 150% от максимальной ставки «когда того требуют обстоятельства». Обоснование исключения должно быть задокументировано в предварительном разрешении на поездку в Chrome River . Chrome River предоставит подробную информацию в «предупреждающих сообщениях о соответствии», которые будут автоматически заполняться на основе введенной информации.Путешественники, планирующие поездку без особого внимания к этим рекомендациям, понесут дополнительные расходы лично. Если стоимость номера ПРЕВЫШАЕТ 150% И вы НЕ проживаете в одном номере, разрешены негосударственные источники финансирования (включая путешественника, лично оплачивающего излишек). Если UMW владеет негосударственным источником финансирования, введите этот FOAP как выделение в Chrome River на сумму превышения. Если фонд или путешественник платят за превышение, введите сумму превышения в поле «Personal Matter» в Chrome River.В крайнем случае, отдел счетов к оплате может ЗАПРОСИТЬ DOA (офис государственного контролера) об исключении; однако DOA РЕДКО предоставляет запрос исключения. Если вы хотите, чтобы отдел расчетов с поставщиками запросил исключение из DOA, превышающее 150% максимально допустимой ставки штата, вы должны сделать следующее не менее ТРЕХ НЕДЕЛЬ ДО ПОЕЗДКИ:

1. Отправьте электронное письмо по адресу [email protected] с CLEAR обоснованием затрат за превышение 150%. CLEAR обоснование затрат должно включать достаточную документацию, показывающую альтернативные сравнения затрат, оправдывающие исключение.Сравнение стоимости должно включать название и полный адрес отелей, включая почтовый индекс, которые использовались для сравнения стоимости. Эти запросы должны быть рассмотрены налоговым инспектором UMW, который должен оценить и утвердить запрос ДО его отправки в DOA. Обратите внимание, что сравнительный поиск будет проводиться на Интернет-сайтах, и если будет найден менее дорогой вариант, UMW не будет запрашивать исключение от DOA, если не путешествуете со студентами.
2. Если запрос исключения будет признан обоснованным, отдел счетов к оплате направит запрос в DOA.
3. Отдел счетов к оплате сообщит вам о решении DOA.

Обычно, когда два или более путешественника останавливаются в одной комнате, допустимая ставка за проживание – это ставка назначения (ставка за НОМЕР) плюс сумма, взимаемая учреждением по размещению за дополнительного человека. (** Другими словами, если два путешественника проживают в одном номере, каждому НЕ разрешается максимальная ставка – если только на это не получено одобрение заместителя вице-президента по финансам – см. ИСКЛЮЧЕНИЕ № 2 НИЖЕ ; одному путешественнику разрешается максимальная ставка проживания. плюс дополнительная стоимость дополнительного человека.) В квитанции отеля ДОЛЖНА быть указана дополнительная плата отдельно от стоимости номера. Если в счете за гостиницу указано, что в номере проживало более одного человека, включите объяснение в разделе комментариев в Chrome River, включая разницу в ставках – если была разница в ставках – между одно- и двухместными тарифами, взимаемыми этим отелем. Если ставка на двухместный номер такая же, как и на одиночный, пожалуйста, отметьте этот факт в разделе комментариев в Chrome River.

ИСКЛЮЧЕНИЕ № 2:

Если вы разделяете стоимость номера, каждому официальному бизнес-путешественнику разрешается «разрешенная» ставка, ПОКОЛЬКО номер не был повышен, И ПОКОЛЬКО заместитель вице-президента по финансам утвердил эти расходы в продвигать. ПРИЧИНА: : Помните, что постановления штата требуют заблаговременного исключения из DOA для любой СТОИМОСТИ НОМЕРА, превышающей 150% от указанной в таблице ставки. Заместитель вице-президента по финансам получил от DOA полномочия утверждать разрешенную ставку для КАЖДОГО официального делового путешественника в номере. Если стоимость номера превышает 150% от допустимой и в Chrome River отмечено «совместное использование комнаты», запрос будет автоматически перенаправлен на рассмотрение соответствующему лицу.

Пример для ясности: Допустимая ставка составляет 138 долларов, но UMW может платить следующим образом:
1.До 207 долларов (138 долларов x 1,5 = 207 долларов) с одобрения президента или назначенного им представителя независимо от количества людей в комнате (из ИСКЛЮЧЕНИЯ №1 выше).
2. До 138 долларов США на одного официального бизнес-путешественника – при предварительном согласовании заместителем вице-президента UMW по финансам – когда два или более официальных бизнес-путешественника проживают в одном номере (из ИСКЛЮЧЕНИЯ № 2 выше).

Для дальнейшего уточнения: Если два официальных бизнес-путешественника (это может быть коллега из другого университета) делят номер в отеле в городе с допустимой ставкой 138 долларов США, а СТОИМОСТЬ НОМЕРА составляет 250 долларов США за ночь, мы можем платить это – даже если оно превышает 207 долларов (150% от 138 долларов) – исходя из следующего: 250 долларов, разделенных на 2 человека = 125 долларов, что ниже 138 долларов (допустимая ставка проживания).ЭТО ДОЛЖНО БЫТЬ УТВЕРЖДЕНО АССОЦИАЦИОННЫМ ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТОМ ПО ФИНАНСАМ (как указано в ИСКЛЮЧЕНИИ № 2).

Если ДВА официальных бизнес-путешественника проживают в номере отеля в городе с разрешенной ставкой 138 долларов США, а СТОИМОСТЬ НОМЕРА составляет 277 долларов США за ночь, что составляет 138,50 долларов США на человека, мы сможем возместить только 138 долларов США на человека (плюс налоги на 138 долларов США) – НЕ 138,50 долларов США, что составляет половину стоимости номера. ПРИМЕЧАНИЕ: UMW сможет заплатить 138,50 долларов ТОЛЬКО, ЕСЛИ DOA ПРЕДОСТАВИЛ УТВЕРЖДЕНИЕ НА ЭТИ РАСХОДЫ ДО ПОЕЗДКИ (КАК УКАЗАНО В ИСКЛЮЧЕНИИ № 1 ВЫШЕ).Если ТРИ официальных бизнес-путешественника проживают в одном гостиничном номере за 277 долларов за ночь, UMW сможет возместить КАЖДОМУ путешественнику полную сумму в размере 92,33 доллара (277 долларов, разделенных на 3 человека = 92,33 доллара на человека), что меньше допустимой ставки 138 долларов. ЭТО ДОЛЖНО БЫТЬ УТВЕРЖДЕНО АССОЦИАЦИОННЫМ ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТОМ ПО ФИНАНСАМ (как указано в ИСКЛЮЧЕНИИ № 2).

ПОЖАЛУЙСТА, ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ, ЧТО ВО ВСЕХ ПРИМЕРАХ НАЛОГИ И ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ПЛАТА БУДУТ ОПЛАЧЕНЫ НА ОСНОВЕ ДОПУСТИМЫХ СТАВОК, ПРЕДУСМОТРЕННЫХ В ПРИМЕРАХ. ПОМНИТЕ, ТАРИФЫ НЕ ВКЛЮЧАЮТ НАЛОГИ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СБОРЫ.НАМ РАЗРЕШЕНО ОПЛАТИТЬ НАЛОГИ И ДОПОЛНИТЕЛЬНУЮ СТОИМОСТЬ НОМЕРА НА ОСНОВЕ УКАЗАННЫХ ВЫШЕ ПОЛОЖЕНИЙ.

Таким образом, если вы разделяете стоимость комнаты и ваша СТОИМОСТЬ НОМЕРА превышает допустимую ставку проживания более чем на 150% от ставки, И номер НЕ является повышением категории, заместитель вице-президента по финансам имеет право утверждать ставку «на человека» вплоть до указанной. Только DOA может утвердить любую ставку, превышающую руководящие принципы, упомянутые в этих правилах.

Чтобы получить возмещение расходов на проживание, квитанция об отеле должна:
1. Показать или подтвердить нулевой баланс.
2. Укажите стоимость номера и налоги с разбивкой по дням.

ДОПУСТИМЫЕ РАЗНЫЕ РАСХОДЫ

1. Налоги и дополнительные сборы за проживание на основе максимальной ставки проживания
2. Деловые телефонные звонки, телеграммы, факсы, плата за Интернет для официальных государственных дел ( Полное объяснение должно быть приложено к подтверждающей документации, подтверждающей номера телефонов. Интернет-использование и сущность бизнеса .)
3. Парковка, плата за проезд и общественный транспорт. Квитанции требуются для всех расходов, превышающих 20 долларов США. Например, если у вас нет квитанции об оплате дорожных сборов, необходимо включить четкое и подробное объяснение места взимания дорожных сборов и суммы отдельных сборов.

АЛЬТЕРНАТИВНОЕ ЖИЛЬЕ – При использовании жилья, отличного от гостиниц и мотелей, например, в квартирах, домах и т. Д. Требуется предварительное разрешение. Airbnb ЗАПРЕЩЕНО. Требуется сравнительный отчет, который должен содержать следующую информацию:

• Общая стоимость использования альтернативного жилья и срок действия контракта, ВКЛЮЧАЯ любые дополнительные расходы, такие как дополнительные транспортные расходы и / или расходы на парковку
• Стоимость стандартного проживания (гостиницы) в районе (в сравнении с альтернативным источником проживания)
• Чистая экономия от альтернативного источника проживания.

Утверждение ДОЛЖНО БЫТЬ СДЕЛАНО ЗАРАНЕЕ. См. Раздел, посвященный поездкам более трех сотрудников.

Порядок проживания в районе Фредериксбурга

Некоторые общежития выставляют счет непосредственно университету. Пожалуйста, смотрите заголовок Гостиницы / Жилье в Таблице прямых выплат для получения инструкций и подробностей.

Предоплата за проживание не рекомендуется и ограничивается только первой ночью проживания. Любые исключения из этого правила должны быть одобрены.Отправьте электронное письмо на адрес [email protected] с вопросами или проблемами относительно правил проезда.

Согласно CAPP 20335, когда UMW возмещает сотруднику или использует SPCC для покрытия командировочных расходов, «Путевые кредиты, сниженные ставки или бесплатные услуги, полученные от государственных учреждений (например, авиакомпании, агентств по аренде автомобилей, мотелей и т. Д.) люди по какой-либо причине попадают в Содружество. О любом таком кредите, сниженной ставке или бесплатном обслуживании необходимо сообщить в налоговую инспекцию агентства и вычесть из заявленной суммы командировочных расходов.”

Чтобы снизить ваши шансы понести наличные расходы, внимательно прочтите всю эту страницу, а затем прочтите подробную информацию о подаче заявки на возмещение в Процессе возмещения командировочных расходов.

Вычитаются ли работодатели по суточным налогам? | Управление командировками

Путешествие и бюджет на поездку идут рука об руку, поэтому поиск способов сэкономить деньги и не выходить за рамки этого бюджета – первоочередная задача менеджера по путешествиям. Компании хотят экономить деньги там, где они могут, и четкое понимание того, как следует расплачиваться с этими расходами, когда дело доходит до налогового сезона, может помочь.

По мере того, как сотрудники отправляются в путь, предприятия часто выплачивают сотруднику суточные, которые можно использовать для покрытия командировочных расходов. Но что такое суточные и как они используются? И, что важно для работодателей, что следует делать с суточными в отношении налогов и налоговых вычетов.

Чтобы ответить на эти вопросы более подробно и убедиться, что вы все делаете правильно, мы создали полезную статью, в которой объясняются все тонкости суточных и налогов.

Что такое суточные?

Суточные в переводе с латыни означает «посуточно» и в общепринятом контексте означает пособие, выплачиваемое работодателем своим сотрудникам для покрытия различных дорожных расходов.Эта фиксированная сумма в долларах представляет собой упрощенную альтернативу возмещению, основанному на подробных записях о расходах.

Как используются суточные?

Какие расходы и командировочные расходы покрывают суточные? Он может покрывать еду и чаевые, проживание и непредвиденные расходы, такие как стирка, химчистка и другие разные сборы. Работодатели могут принять решение об установлении суточных, покрывающих как проживание, так и питание, или суточных, покрывающих только питание и непредвиденные расходы (известное как M&IE).Суточные M&IE покрывают все расходы на питание, а также обслуживание номеров, чаевые и другие расходы.

Как правило, Управление общих служб (GSA), независимое агентство правительства США, устанавливает годовую ставку суточных в континентальной части США. Министерство обороны устанавливает не-иностранную ставку для территорий Аляски, Гавайев и США. Наконец, Государственный департамент устанавливает иностранную ставку для любой страны за пределами США

Ставки суточных варьируются в зависимости от местоположения, при этом в крупных городах обычно устанавливается максимальная сумма суточных.Те области, которые обычно не связаны с деловыми поездками, имеют более низкие ставки суточных.

Облагаются ли работодатели вычетом суточных налога?

При соблюдении стандартных критериев суточные не включаются в заработную плату работника. Это также означает, что это не облагаемый налогом доход для работника. Чтобы это было правдой, необходимо заполнить и отправить отчет о расходах. Он должен включать в себя место и дату поездки, время обеда или мероприятия, а также деловую цель поездки.

Для работодателей – да, суточные не облагаются налогом. Следующий вопрос – как списать суточные по налогам. Работодатель будет указывать питание и непредвиденные расходы как расходы на питание и напитки в своей налоговой форме. Однако предел расходов на питание составляет вычет 50%. Это означает, что если ваш сотрудник тратил 100 долларов в сутки на питание, вы могли требовать только 50 долларов на свои налоги.

Чтобы узнать больше о налоговых вычетах суточных и других вопросах, связанных с поездками, станьте партнером CLC Lodging.Мы поможем оптимизировать процессы и политику управления командировками сотрудников вашего предприятия и обеспечить комплексную отчетность, которая поможет оптимизировать ваши потребности в поездках.

Что такое суточные и как это работает?

Эта статья написана нашими друзьями из Gusto.

---

Как владелец бизнеса, скорее всего, вы слышали термин «суточные» раньше, но что именно означает «суточные»? И, что более важно, что это значит для вашего малого бизнеса?

Давайте подробно рассмотрим суточные – что это такое, как это работает и как заставить работать в вашем бизнесе.

Что означает «суточные» и как они связаны с малым бизнесом?

«Суточные» – латинский термин, который переводится как «за день» или «посуточно». С точки зрения бизнеса вам необходимо знать о двух различных сценариях выплаты суточных: суточные для сотрудников и суточные командировочные.

Суточные сотрудников

Традиционные сотрудники работают на постоянной основе и обычно имеют установленный график и надежные часы работы. Например, сотрудники, занятые полный рабочий день, могут работать с 9:00 до 18:00 с понедельника по пятницу, а сотрудники, занятые неполный рабочий день, могут работать четыре дня в неделю, с 13:00 до 17:00.

Сотрудники, получающие суточные, как следует из названия, работают посуточно. Вместо того, чтобы следовать действующему трудовому договору, сотрудники, получающие суточные, нанимаются на ежедневной основе по мере необходимости. Как правило, компании нанимают сотрудников, выплачивающих суточные, когда им нужна небольшая дополнительная поддержка, например, чтобы заполнить пробел в покрытии (например, когда сотрудник болен или уходит в отпуск), поддерживать команду, у которой не хватает персонала (например, если сотрудник увольняется без предупреждения), или взяться за большой проект.

В то время как сотрудники, выплачивающие суточные, наиболее известны в сфере здравоохранения и образования (соответственно для медсестер и заместителей учителей), малые предприятия также регулярно нанимают сотрудников, выплачивающих суточные, для различных ролей и возможностей.Это включает административную поддержку, творческую поддержку, складскую поддержку и поддержку мероприятий.

Суточные для возмещения командировочных расходов

COVID-19 остановил деловые поездки. Но когда деловые поездки снова начнут расти, суточные станут максимальной суммой, которую ваша компания будет возмещать сотрудникам командировочных расходов за каждый день их поездки. Суточные делятся на три категории: расходы на проживание, расходы на пробег, питание и непредвиденные расходы (часто сокращенно M&IE).

Например, допустим, ваша максимальная ставка суточных составляет 175 долларов. Это означает, что за каждый день поездки вашего сотрудника вы будете возмещать ему максимум 175 долларов на покрытие командировочных расходов, таких как проживание и питание. Возмещение суточных работает как суточные для ваших сотрудников.

Как работают суточные?

Теперь, когда вы знаете, что такое суточные , , давайте перейдем к тому, как на самом деле работает каждый сценарий суточных .

Как работают сотрудники, получающие суточные, и как вы можете заставить их работать в своем малом бизнесе

Когда вы нанимаете сотрудника, выплачивающего суточные, размер суточных обычно устанавливается заранее.И, в отличие от традиционных сотрудников с почасовой оплатой, не имеет значения, работают ли они один час, три часа или восемь часов – они имеют право на полную ставку суточных, независимо от общего количества отработанных часов. Также важно отметить, что, хотя у сотрудников, выплачивающих суточные, есть установленная дневная ставка, вам, как владельцу бизнеса, все равно необходимо соблюдать все соответствующие законы о труде, в том числе законы о минимальной заработной плате и сверхурочных.

Например, предположим, что вы запускаете новый продукт и хотите нанять суточного фотографа, чтобы он сделал фотографии продукта для использования в маркетинге.Если суточные фотографа составляют 350 долларов, вам необходимо выплатить им все 350 долларов, даже если съемка завершится на несколько часов раньше, чем вы ожидали.

Или, скажем, вам нужно нанять работника, выплачивающего суточные, чтобы очистить складское пространство. Вы можете подумать, что работа займет восемь часов, но если в итоге работа займет 11 часов, вам нужно заплатить работнику его суточные * плюс * сверхурочную оплату за дополнительные три часа, как если бы вы работали с почасовым сотрудником.

В зависимости от ситуации наем суточных может принести большую пользу вашему бизнесу, в том числе:

• Оплачивайте только ту работу, которая вам нужна. Когда вы нанимаете сотрудника, занятого полный или неполный рабочий день, вы обязуетесь давать ему стабильную работу в долгосрочной перспективе. Но иногда вам не нужна долгосрочная поддержка. Когда вы нанимаете сотрудников, получающих суточные, вы платите только за необходимый труд, когда он вам нужен. А когда вам больше не нужна поддержка? Вам больше не нужно платить суточные.

• Получите необходимое покрытие . В любой день вам понадобится определенная поддержка, чтобы ваш бизнес оставался функциональным и работоспособным.Но ваши сотрудники не могут быть там 100 процентов времени; люди болеют, берут отпуск или вынуждены брать личные дни. Сотрудники, выплачивающие суточные, могут помочь вам заполнить эти пробелы и обеспечить покрытие, необходимое для ежедневного развития вашего бизнеса, даже когда ваших сотрудников нет рядом.

• Экономьте на рабочей силе, пособиях и накладных расходах. Существуют определенные расходы, связанные с наймом сотрудников на полную или частичную занятость, включая накладные расходы (например, плата за оборудование или лицензию на программу) и льготы (например, медицинское страхование).Кроме того, если у вас недостаточно работы, чтобы оправдать привлечение кого-то на длительный срок, наем сотрудника, работающего на полную или частичную занятость, может создать ненужные затраты на рабочую силу для вашего малого бизнеса, когда дела идут медленно. С сотрудниками, выплачивающими суточные, вы несете затраты на рабочую силу только тогда, когда она вам действительно нужна. А поскольку они работают только в течение дня (и не работают на полную ставку), оплата суточных не повлечет таких же накладных расходов или затрат на выплаты, как традиционный сотрудник.

Суточные командировочные и компенсация

Как уже упоминалось, вам как работодателю необходимо установить максимальную ставку суточных для возмещения командировочных расходов вашего сотрудника.Управление общих служб США (GSA) установило федеральные ставки суточных для использования в качестве ориентира (ставки варьируются в зависимости от местоположения). У владельцев бизнеса нет , чтобы использовать эти ставки, но если максимальная ставка суточных вашей компании выше GSA, все, что выше ставки GSA, считается налогооблагаемым доходом. И этот доход должен быть указан в W-2 ваших сотрудников. Например, если максимальная ставка суточных GSA составляет 150 долларов, но вы устанавливаете максимальную ставку суточных на уровне 200 долларов, разница в 50 долларов считается налогооблагаемым доходом для сотрудника.

Некоторые компании предпочитают метод суточных, потому что это проще для их команды. Вместо того, чтобы пытаться отслеживать квитанции или отслеживать своего начальника для утверждения связанных с поездкой расходов, они с самого начала точно знают, сколько они должны потратить на каждую командировку. Пока они остаются в рамках суточных, им не нужно беспокоиться о предоставлении квитанций или отказе в отчете о расходах.

Используете суточные для вашего малого бизнеса? На что следует обратить внимание

Если вы планируете нанимать сотрудников с суточными для поддержки своего малого бизнеса, вот несколько вещей, которые необходимо иметь в виду, чтобы добиться успеха:

• Относитесь к сотрудникам, выплачивающим суточные, как к обычным сотрудникам. Тот факт, что сотрудники, получающие суточные, работают с вашим бизнесом по мере необходимости, не означает, что к ним следует относиться иначе, чем к любому другому сотруднику. Относитесь к сотрудникам, выплачивающим суточные, с уважением и придерживайтесь тех же стандартов, что и остальная часть вашей команды, потому что вы никогда не знаете, когда вам снова придется нанимать их. Например, предположим, что вы дизайнер цветов и наняли сотрудника, выплачивающего суточные, чтобы он помог организовать свадьбу. Вы можете нанять того же сотрудника, чтобы он помогал в организации будущих свадеб. Если вы относитесь к работнику, выплачивающему суточные, с уважением, которое проявляете к обычному сотруднику, скорее всего, он снова с радостью будет работать с вами.

• Плата по конкурентоспособным ставкам . Одно из основных правил найма простое: если вы хотите привлечь лучшие таланты, вам нужно предложить конкурентоспособное вознаграждение. Это правило распространяется и на сотрудников, выплачивающих суточные. Изучите местные ставки суточных и убедитесь, что вы предлагаете конкурентоспособную оплату, чтобы вы могли найти лучших специалистов с суточными на своем рынке.

• Дайте сотрудникам суточные, необходимые для успеха . Неважно, нужны ли вам сотрудники, выплачивающие суточные, только на несколько часов или на один день – вам как работодателю нужно настроить их на успех.Когда кто-то начинает получать суточные, предложите ему именно то, что вам нужно. Ознакомьте их с любыми внутренними процессами или программным обеспечением, которые им необходимы для успешного выполнения своих обязанностей, и найдите время, чтобы ответить на любые вопросы, которые могут у них возникнуть.

• Поддержка долгосрочных сотрудников, выплачивающих суточные . В то время как сотрудники, получающие суточные, работают по мере необходимости, некоторые работодатели предпочитают нанимать таких же сотрудников с суточными , когда им требуется дополнительная поддержка. Если сотрудник, выплачивающий суточные, работает с вашей компанией в течение длительного времени, убедитесь, что вы принимаете меры для инвестирования в его рост, как и любой другой сотрудник (например, планируя обзоры или пересматривая их ставки).В противном случае они могут по мере необходимости работать на кого-то другого.

И если вы решите использовать компенсацию суточных командировок, вот несколько вещей, о которых следует помнить, чтобы процесс прошел гладко:

• Попросите ваших сотрудников подавать отчеты о расходах . Сотрудникам не нужно хранить квитанции о суточных командировочных, но им необходимо представить отчет о расходах с указанием того, как они потратили свои суточные. Обязательно соберите отчет о расходах после любой поездки сотрудника и держите его под рукой на случай аудита IRS.

• Рассмотрите возможность выплаты суточных до поездки. Для некоторых сотрудников оплата командировочных расходов из кармана может оказаться финансово сложной задачей. Если можете, подумайте о том, чтобы назначить своим сотрудникам суточные до поездки. Таким образом, у них есть деньги для покрытия своих дорожных расходов – и им не нужно беспокоиться о покрытии расходов, которые они, возможно, не могут себе позволить.

Как Bench and Gusto могут помочь

Как и Bench, Gusto стремится упростить малый бизнес – они упрощают управление персоналом вашей компании, расчет заработной платы и льгот.Когда дело доходит до выплаты суточных, система расчета заработной платы Gusto позволяет легко возместить суточные командировочные расходы или добавить работников, выплачивающих суточные, к вашей заработной плате.

Бухгалтерские услуги

Bench могут помочь вам правильно составить отчет и классифицировать суточные, чтобы вы не упустили никаких соответствующих налоговых вычетов. Наши круглогодичные налоговые консультации помогут вам подготовиться к налоговому сезону, а когда придет время, мы даже подадим вам налоговую декларацию. Закажите бесплатную консультацию, чтобы узнать больше о работе с Bench and Gusto.

Суточные: 5 вещей, которые нужно знать перед поездкой

Деловые поездки – это обычная часть жизни многих работающих профессионалов, и для предприятий стандартным является возмещение путевых расходов из бюджета. Когда профессия требует поездок для обучения, встреч или управления, часто возникают непредвиденные расходы. В конце концов, сотрудникам все равно нужно есть и где-то спать, даже если они не в своем родном городе.

Вот здесь и появляются суточные.В этой статье объясняются основы суточных и способы записи суточных в QuickBooks.

Что такое суточные?

Суточные, что на латыни означает «в день», – это установленное пособие на проживание, питание и непредвиденные расходы. Он регулируется Управлением общих служб (GSA) для пунктов назначения в пределах континентальной части США. Суточные дают представление о том, какую сумму денег может потратить сотрудник для покрытия командировочных расходов во время деловой поездки.

Как работают суточные для сотрудников

Когда сотрудники несут командировочные расходы, они часто должны хранить и представлять квитанции в соответствии с политиками отслеживания расходов. Одним из преимуществ использования суточных является то, что суточные проще и проще использовать, чем традиционная система отчетов об отслеживании расходов. Сотрудникам немедленно возмещаются их расходы, они знают бюджет заранее, и им не нужно циклически проходить через длительный процесс утверждения. Суточные помогают менеджерам, их непосредственным подчиненным и финансовому отделу экономить драгоценное время.Помните, что полезно сохранять записи о расходах сотрудников с помощью простого отчета о расходах, чтобы избежать налоговых последствий в будущем.

Суточные – это тоже классификация сотрудников. Сотрудники, выплачивающие суточные, работают по мере необходимости, хотя сам термин означает «на каждый день». В понедельник может потребоваться сотрудник, выплачивающий суточные, но во вторник у него не будет достаточно работы. Когда работник получает суточные, его графики могут значительно варьироваться от недели к неделе в зависимости от бизнес-потребностей и доступности сотрудников.Хорошим примером работника, получающего суточные, является замещающий учитель. Эти сотрудники обычно работают не в рабочее время, чем штатные сотрудники, и часто не имеют права на получение льгот, финансируемых работодателем. Их заработная плата также отличается от заработной платы сотрудников, работающих полный или неполный рабочий день, поскольку сотрудникам, выплачивающим суточные, выплачиваются дневные суточные, а не оклад или почасовая оплата. Важно отметить, что по данным налоговой службы (IRS), самозанятый человек может использовать суточные только для покрытия расходов на питание и непредвиденных расходов во время командировочных расходов.

Какие командировочные расходы покрывают суточные и как они рассчитываются?

Существуют две разные категории командировочных расходов, покрываемых суточными. Один – это питание и непредвиденные расходы, а другой – расходы на проживание. Питание и непредвиденные расходы покрывают все обеды и расходы, такие как обслуживание номеров, стирка, химчистка, отпаривание одежды и чаевые для персонала, такого как официанты, консьержи и горничные. Расходы на проживание покрывают расходы на ночлег в гостиницах, мотелях, гостиницах, курортах и ​​апартаментах.

Суточные могут покрыть эти два расхода, но сотрудники не могут получить компенсацию суточных для покрытия транспортных расходов или расходов на пробег. Тем не менее, сотрудники, которые предпочитают останавливаться с членами семьи, а не в отеле, могут получать меньшую суточную, которая не включает проживание – только питание и непредвиденные расходы. Например, сотрудник, проезжающий 200 миль на машине, сможет получить полное возмещение суточных за трехразовое питание в дороге, непредвиденные расходы, такие как чаевые, и ночь в отеле.

Согласно правилам и положениям IRS, существует два основных метода обоснования суточных: метод высокой-низкой и метод обычной федеральной ставки суточных. В методе «высокая-низкая» используются только две ставки суточных: одна для мест, обозначенных как места с высокой стоимостью, а другая – для всех остальных мест, которые не попадают в эту конкретную корзину. Метод обоснования “высокая-низкая” может использоваться только в том случае, если он используется для всех сумм, выплачиваемых сотруднику за поездку за пределы дома в континентальную часть США в течение календарного года.В отличие от этого, в обычном методе федеральной ставки суточных просто используются ставки суточных, зависящие от местности, которые ежегодно устанавливаются федеральным правительством для его гражданских служащих.

Суточные

• Питание и непредвиденные расходы
  • Стандартная ставка 55–76 долларов США.
• Расходы на проживание
• Стандартные и нестандартные тарифы
  • 319 мест с максимальной надбавкой выше стандартной

Преимущества использования суточной модели

Суточные платежи сокращают количество документов, необходимых для точной проверки командировочных расходов компаний.Предоставляя сотрудникам определенную сумму денег каждый день, не требуя предоставления квитанций, и работодатель, и сотрудник экономят время. Сотрудники, которые предпочитают обедать по ценам ниже установленных федеральным законодательством, могут сохранить дополнительные средства без налоговых последствий, поскольку работодатели редко просят вернуть неиспользованные средства обратно в бизнес.

Можно избежать путаницы, поскольку установленные суммы расходов и ресурсы для удовлетворения спроса обеспечиваются с помощью суточной модели возмещения расходов и распределения рабочей силы.Одним из многих преимуществ суточных является то, что отслеживание расходов значительно упрощается, поэтому необходимость в сложной политике отслеживания расходов практически устраняется.

Возможные риски использования суточных

Хотя суточные обычно упрощают процесс списания расходов на командировки, при использовании этого метода есть несколько потенциальных проблем. Для самозанятых суточные используются только для покрытия расходов на питание во время деловых поездок, а для всех предприятий возмещение суточных не является налогооблагаемым доходом для работника, если выплата меньше или равна федеральной ставке суточных.Чтобы оставаться в соответствии с налоговым кодексом, установленным GSA и IRS, сотрудники должны по-прежнему представлять отчет о расходах, чтобы убедиться, что выплата суточных не является налогооблагаемым доходом.

Сотрудники также должны вести учет своих расходов, что может быть проблемой при поездках по работе. Если сотрудники не могут пропустить 60-дневный срок подачи документов о своих расходах, суточные быстро становятся налогооблагаемым доходом.

Наконец, крайне важно, чтобы работодатели оставались бдительными и следили за тем, чтобы сотрудники не совершали мошенничества с отчетами о расходах или не злоупотребляли своими привилегиями по выплате суточных.Распространенные способы совершения сотрудниками мошенничества в таких ситуациях включают в себя требование выплаты суточных за проживание, когда они остаются с семьей, или запрос надбавки на питание, когда обед и ужин уже включены в стоимость мероприятия или конференции. Работодатели должны помнить о возможностях злоупотребления суточными и при необходимости привлекать человеческие ресурсы.

Как QuickBooks может помочь

Если вы хотите управлять своими бизнес-расходами, Intuit может помочь вам выбрать правильное решение для ваших нужд.QuickBooks может учитывать суточные и помогает определить, имеют ли они смысл для вашего бизнеса. Узнайте больше здесь.

Это содержимое предназначено только для информационных целей и не должно рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена для получения такой консультации, характерной для вашего бизнеса. Может применяться дополнительная информация и исключения. Применимые законы могут различаться в зависимости от штата или местности. Не дается никаких гарантий, что информация является исчерпывающей по своему охвату или подходит для работы с конкретной ситуацией клиента.Intuit Inc. не несет ответственности за обновление или изменение любой информации, представленной здесь. Соответственно, на предоставленную информацию не следует полагаться как на замену независимому исследованию.