Содержание

Положение об архиве школы | Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ

Положение об архиве

 

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об архиве разработано на основании Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства № 42 от 11 апреля 2018 года, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом № 273-ФЗ от 29.12.2012 года «Об образовании в Российской Федерации» с изменениями от 24 марта 2021 года, Уставом общеобразовательной организации.
1.2. Данное Положение об архиве в школе определяет состав документов архива образовательной организации, устанавливает задачи, назначение и функции школьного архива, регламентирует деятельность лица, ответственного за ведение архива в организации, осуществляющей образовательную деятельность.
1.3. В своей деятельности архив руководствуется Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями на 8 декабря 2020 года, законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами общеобразовательной организации.


1.4. Документы организации, осуществляющей образовательную деятельность, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. До передачи на государственное хранение данные документы временно хранятся в общеобразовательной организации.
1.5. В школе для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
1.6. Архив создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое лицом, ответственным за ведение архива согласно приказу директора школы.
1.7. Организация, осуществляющая образовательную деятельность, обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1. 8. Общеобразовательная организация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. Обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
1.9. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет школы.
1.10. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица организации, осуществляющей образовательную деятельность, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.11. Школьный архив работает согласно плану, утверждаемому директором общеобразовательной организации, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.12. Контроль деятельности архива осуществляет директор организации, осуществляющей образовательную деятельность.

2. Состав документов архива

2.1. В школьный архив поступают:

  • законченные делопроизводством школы документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по кадрам и обучающимся;
  • документы постоянного хранения и по личному составу организаций- предшественников;
  • личные фонды ведущих работников организации, осуществляющей образовательную деятельность, поступившие в архив;
  • служебные и ведомственные издания;
  • справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации, осуществляющей образовательную деятельность.

3. Задачи архива

3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности организации, осуществляющей образовательную деятельность.
3.1.3. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата.
3.1.4. Использования документов, находящихся на хранении в архиве школы.
3.1.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
3.1.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве школы и своевременной передачей их в архив образовательной организации.

4. Функции архива

В соответствии с возложенными задачами архив осуществляет следующие функции:
4.1 Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по кадрам и обучающимся, образовавшихся в деятельности школы, в соответствии с утвержденным графиком.


4.2 Обеспечивает сохранность и ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве общеобразовательной организации.
4.3 Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве школы документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.4 Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в школьный архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации, осуществляющей образовательную деятельность.
4.5 Разрабатывает графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов Архивного фонда РФ на хранение в государственный (муниципальный) архив.
4.6 Осуществляет подготовку и представляет:

  • на рассмотрение и согласование экспертной комиссии школы описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по кадрам и обучающимся, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
  • на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;
  • на согласование ЭПК архивного учреждения субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;
  • на согласование ЭПК архивного учреждения субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
  • на утверждение директору школы описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по кадрам и обучающимся, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

4.7 Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
4.8 Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве школы в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
4.9 Участвует в работе экспертной комиссии организации, осуществляющей образовательную деятельность.
4.10 Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве организации, осуществляющей образовательную деятельность.
4.11 Организует информирование администрации и работников школы о составе и содержании документов архива организации, осуществляющей образовательную деятельность.
4.12 Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
4.13 Организует выдачу документов и дел для работы в учительской или во временное пользование.


4.14 Исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки.
4.15 Ведет учет использования документов архива образовательной организации.
4.16 Создает фонд пользования архива школы и организует его использование.
4.17 Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам школьного архива. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.
4.18 Участвует в разработке документов организации, осуществляющей образовательную деятельность, по вопросам архивного дела и делопроизводства.
4.19 Оказывает методическую помощь:

  • службе делопроизводства школы в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве;
  • структурным подразделениям и работникам школы в подготовке документов к передаче в архив организации, осуществляющей образовательную деятельность.

4.20 Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства образовательной организации.

5. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций лицо, ответственное за архив, имеет право:
5.1. Представлять директору организации, осуществляющей образовательную деятельность, предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве школы.
5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.3. Запрашивать от структурных подразделений и работников школы сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5.4. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.5. Информировать структурные подразделения школы о необходимости передачи документов в архив в соответствии с утвержденным графиком.


5.6. Принимать участие в заседаниях экспертной комиссии общеобразовательной организации, а также в экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.

6. Ответственность за функционирование архива

6.1. Назначенное приказом директора школы лицо, ответственное за ведение архива, несет персональную ответственность за:

  • выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
  • организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;
  • рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;
  • состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение своих функциональных обязанностей;
  • соблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;
  • ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;
  • предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива;
  • готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

6.2. Ответственные за ведение делопроизводства, подготовку и представление документов на хранение в архив, назначаются директором организации, осуществляющей образовательную деятельность.
6.3. Контроль деятельности архива осуществляет директор организации, осуществляющей образовательную деятельность.

7. Комплектование архива

7.1. Подготовка документов к передаче в архив образовательной организации включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.
7.2. Экспертиза ценности документов.
7.2.1. Экспертиза ценности документов — определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертизу ценности документов в образовательной организации осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.
7.2.2. Экспертная комиссия назначается приказом директора школы. В состав Экспертной комиссии включают не менее трех сотрудников, в том числе в обязательном порядке лицо, ответственное за ведение архива школы, и директор муниципального архива (по согласованию). Секретарем Экспертной комиссии назначают секретаря образовательной организации. Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел школы, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.
7.3 Оформление дел
7.3.1. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.
7.3.2. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное наименование вышестоящей организации, наименование образовательной организации, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела.
7.3.3. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения: в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория, другие данные. В каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания данного тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.
7.3.4. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.
7.3.5. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись.
7.3.6. В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Заверительная надпись подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.
7.3.7. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированным по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).
7.8. Описание документов постоянного срока хранения.
7.8.1. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.
7.8.2. Описи составляются делопроизводителем.
7.8.3. Опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет.
7.8.4. На дела с истекшим сроком хранения составляется акт об уничтожении.
7.9. Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
7.10. Описание документов постоянного срока хранения.
7.10.1. По окончании делопроизводственного года в образовательной организации производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (в соответствии с номенклатурой образовательной организации).
7.10.2. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.
7.10.3. Описи составляются секретарем.

8. Заключительные положения

8.1. Настоящее Положение о школьном архиве является локальным нормативным актом, принимается на Общем собрании работников школы и утверждается (либо вводится в действие) приказом директора организации, осуществляющей образовательную деятельность.
8.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
8.3. Положение об архиве общеобразовательной организации принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению принимаются в порядке, предусмотренном п.8.1. настоящего Положения.
8.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.



Перейти к разделу:
Положения для школы


Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях:

Современный архив организации - курс повышения квалификации

ПРОГРАММА КУРСА ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ «СОВРЕМЕННЫЙ АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ: ПРАВОВЫЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАБОТЫ»

 

Модуль №1

Современный архив организации: особенности организации архива на предприятиях различных форм собственности.

Виды архивов и их функции. Основные организационные документы архива. Положение об архиве, должностные инструкции сотрудников. Составление приказа о назначении ответственного за архив. Обязанности, задачи и права архивных работников. Правила передачи дел в архив организации. Осуществление контроля за  правильным формированием, хранением, и сдачей дел в архив.

Правила размещения документов в архивохранилище и условия их хранения. Методика поиска документов в архиве: составление пофондовых и постеллажных указателей. Оборудование архива, требования к помещениям. Оптимальные условия хранения документов. Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива.

Исполнение запросов в архиве. Требования законодательства к составлению архивных справок, копий, выписок. Оформление архивных справок, архивных копий и выписок из документов: практические рекомендации. Порядок выдачи архивных справок.

Информационно-справочная работа с документами архива. Использование документов архива. Учет документов архива. Проверка наличия и состояния документов архива.

 

Модуль №2

Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве. Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел.

Создание экспертных комиссий организации и структурных подразделений. Функции экспертно-проверочной комиссии.

Разработка положения об экспертной комиссии организации: задачи, функции, порядок работы.

Методические подходы к определению ценности документов. Сроки хранения бумажных и электронных документов.

Принципы и критерии экспертизы ценности документов. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Система перечней документов со сроками хранения. Типовые и ведомственные перечни. Перечни организации. Рекомендации ИСО и Международного Совета Архивов по организации экспертизы ценности и установлению сроков хранения бумажных и электронных документов.

 

Модуль №3

Типы и виды номенклатур дел.

Ответственность за разработку номенклатуры дел организации.

Общие требования к номенклатуре. Методика составления номенклатуры дел.

Правила оформления номенклатуры дел. Формулирование заголовков дел. Схема расположения категорий дел. Определение сроков хранения документов.

Правила применения Перечней со сроками хранения при составлении номенклатуры дел.

Правила согласования, подписания, утверждения номенклатуры дел. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел.

Взаимодействие с архивом организации и архивными учреждениями.

 

Модуль №4

Персональные данные и архив.

Форма номенклатуры дел: индексация подразделений и дел; заголовки дел: формулирование, выстраивание в разделах; определение сроков хранения дел; закрытие номенклатуры дел: установление количества, ежегодная итоговая запись; ежегодное переутверждение номенклатуры дел; ведение дел в соответствии с номенклатурой.

Электронные документы в отделе кадров.

Экспертная комиссия организации и отдела кадров. Проведение экспертизы ценности.

Описи дел по личному составу. Составление годовых разделов описей. Ведение описей.

Полное оформление дел. Нумерация страниц. Внутренняя опись. Лист-заверитель. Титульный лист. Переплет.

Отбор на постоянное хранение документов по личному составу. Хранение кадровой документации.

Правовые основы доступа к персональной информации.

Конфиденциальность при работе с документами по личному составу.

 

Модуль №5

Состав, виды, структура, функции научно-технической документации.

Архив научно-технической документации: проблемы построения работы и комплектования.

Прием, регистрация и систематизация документов.

Единицы учета научно-технической документации на разных носителях информации.

Создание информационно-поисковой системы.

Порядок учета научно-технической документации.

Формирование документов в дела временного и постоянного хранения. Составление описей.

Экспертиза ценности научно-технической документации.

Правила оперативного хранения научно-технической документации: сроки приема и условия хранения НТД.

Обеспечение сохранности документов архива научно-технической документации.

Проверка состояния НТД и порядок выдачи документов.

Порядок подготовки научно-технической документации к передаче на архивное хранение на предприятие и на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

 

Модуль №6

Государственная политика в сфере применения технологий электронного  документооборота и  организации хранения документов на современном этапе. Федеральные законы Российской Федерации и подзаконные нормативно-правовые акты, регулирующие работу с электронными документами и документами в  электронной форме.

Электронный документ как предмет управленческого труда и объект архивного хранения. Структура электронного документа. Форматы записи электронных документов. Метаданные электронных документов и управление ими в процессах документооборота и хранения документов.

Аутентичность электронных документов. Проблемы долговременного хранения документов, подписанных усиленной электронной подписью.

Системы электронного документооборота и  электронные архивы: связь и различия. Особенности жизненного цикла электронных документов в сравнении с бумажными.   Факторы, влияющие на продолжительность жизненного цикла электронных документов.

 

Модуль №7

Актуальность создания электронных архивов. Проблемы и возможные решения, международные и национальные стандарты, методические документы.

Подготовка делового обоснования создания электронного архива.

Основные организационные вопросы, которые придется решать при создании электронного архива, и подходы к их решению.

Комплектование электронного архива.

Организация приема-передачи документов. Особенности экспертизы ценности электронных документов. Проверка при приеме целостности и аутентичности документов, форматно-логический контроль и проверка на наличие вредоносного кода.

Организация учета электронных документов.

Обеспечение долговременной сохранности электронных документов. Конверсия, миграция и эмуляция.

Особенности организации доступа к документам электронного архива.

 

Модуль №8-9

Вопросы управления жизненным циклом электронных документов.

Использование номенклатуры дел как одного из системных справочников СЭД.

Реализация возможностей работы с номенклатурой дел в программных продуктах, используемых для создания СЭД.

Гибридные дела и дела, ведущиеся в электронной форме. Вопросы их отображения в номенклатуре дел.

Придание юридической значимости электронному документу. Понятие электронной подписи и краткий обзор законодательства в этой области. Особенности подписания электронного документа. Обмен юридически значимыми документами между подразделениями и контрагентами; электронный архив документов с ЭП.

Демонстрация современного оборудования для архива.

Итоговая аттестация

Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность

Правила противопожарного режима в РФ (утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 № 390) требуют в каждой компании определить лицо, ответственное за пожарную безопасность. Для того, чтобы документально закрепить его назначение, издается приказ об ответственных лицах за пожарную безопасность.

Обязательно ли делать приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность

Приказ о назначении ответственного за противопожарную безопасность нужно иметь каждому работодателю – юридическому лицу.

Законодательство не ограничивает работодателя в выборе сотрудника, который будет назначен ответственным за противопожарную безопасность. Но при этом должны быть выполнены следующие условия:

  • Возложить на работника эти обязанности можно только с его согласия.
  • Назначенный работник обязательно должен пройти обучение по противопожарному минимуму, которое проводится только специальными учебными учреждениями.
  • При выборе работника, на которого будет возложена ответственность, нужно руководствоваться принципами разумности, то есть не назначать некомпетентного дворника или уборщицу. Как правило, ответственным назначают главного инженера или технолога, либо начальников отделов.

Директор может и сам быть ответственным, в этом случае делается приказ, где он возлагает ответственность на себя.

Если предприятие большое или имеет обособленные отделения, то можно назначить нескольких ответственных, но обязательно должен быть один человек, который будет контролировать всю работу в этом направлении. Все это вносится в приказ. Ответственные за пожарную безопасность на предприятии должны с приказом ознакомиться под роспись.

Приказ: ответственный за пожарную безопасность, образец – 2018

Бланк приказа о назначении ответственного не разработан на законодательном уровне, поэтому он делается в свободной форме на бланке предприятия.

В приказе должны быть отражены следующие сведения:

  • Полное наименование организации.
  • Дата и номер приказа.
  • Преамбула, в которой делается ссылка на соответствующий законодательный документ (закон № 123-ФЗ от 22.07.2008 «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»).
  • Распорядительная часть – в ней непосредственно указываются ответственные и расписываются их обязанности.
  • ФИО руководителя и подпись.

Распорядительная часть приказа является основной, в ней указывают все подробности:

  • Кто является главным ответственным за противопожарную безопасность. Если их несколько, то указываются участки их ответственности.
  • Подробно перечисляются их обязанности. Это можно сделать как непосредственно в тексте приказа, так в приложении к нему.

Пример внесения такой записи в приказ:

«Назначить ответственным за пожарную безопасность главного инженера А.А. Николаева и возложить на него обязанности согласно Инструкции ответственного за пожарную безопасность (приложение 1)».

Изданный приказ нужно довести до сведения не только указанных в нем лиц, но и до всех сотрудников организации. Сделать это можно, ознакомив каждого под роспись, либо вывесив копию приказа в специально отведенном месте.

Сколько действует приказ об ответственном за пожарную безопасность

Законодатель ничего не говорит о том, сколько действует приказ ответственного лица за средства пожарной безопасности, поэтому срок действия может быть обозначен следующим образом:

  • Указан в самом тексте приказа. Многие организации в начале каждого года издают все основные приказы, в том числе по противопожарной безопасности, заново.
  • Если в тексте приказа не указана конкретная дата окончания его действия, то по умолчанию приказ действителен вплоть до замены его новым, либо до увольнения работника, назначенного ответственным.

Если приказ ежегодно не обновляется, а действует на протяжении нескольких лет, то лучше всего снять с него копию и держать в отдельной папке, со всеми документами по противопожарной безопасности. В противном случае его будет сложно найти, когда папка с приказами окажется в архиве.

Подытожим. У всех работодателей обязательно должен быть ответственный за пожарную безопасность в организации. Приказ о его назначении издается в свободной форме. Срок действия данного приказа не установлен и его можно составлять на неопределенный срок, максимально – до увольнения указанного в нем человека или снятия с него полномочий.

Распоряжения Главы за 2018 год | Городской округ Первоуральск

Распоряжения Главы за 2018 год

25. Дек 2018№347 от 24.12.2018

Об утверждении графика приема граждан Главой городского округа Первоуральск на январь 2019 года

23. Ноя 2018№320 от 23.11.2018

О назначении ответственных лиц за размещение, внесение изменений, удаление, согласование документов (проектов документов) территориального планирования и материалов по их обоснованию, правил землепользования и застройки, нормативов градостроительного проектирования в федеральной государственной информационной системе территориального планирования (ФГИС ТП)

21. Ноя 2018№303 от 21.11.2018

О внесении изменений в распоряжение № 288 от 02 ноября 2018 года «Об утверждении графика приема граждан Главой городского округа Первоуральск на ноябрь 2018 года»

2. Ноя 2018№288 от 02.11.2018

Об утверждении графика приема граждан Главой городского округа Первоуральск на ноябрь 2018 года

23. Окт 2018№279 от 23.10.2018

О внесении изменений в распоряжение № 269 от 01 октября 2018 года «Об утверждении графика приема граждан временно исполняющего полномочия Главы городского округа Первоуральск на октябрь 2018 года»

17. Окт 2018№278 от 17.10.2018

Об утверждении Положения о механизме оперативно-диспетчерского управления в системе теплоснабжения городского округа Первоуральск

1. Окт 2018№269 от 01.10.2018

Об утверждении графика приема граждан временно исполняющего полномочия Главы городского округа Первоуральск на октябрь 2018 года

17. Сен 2018№252 от 17.09.2018

Об утверждении порядка согласования муниципальных программ, действующих на территории городского округа Первоуральск в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Свердловской области

11. Сен 2018№244 от 11.09.2018

Об утверждении Плана мероприятий органов местного самоуправления городского округа Первоуральск по противодействию коррупции на 2018-2020 годы и Перечня целевых показателей реализации Плана мероприятий органов местного самоуправления городского округа Первоуральск по противодействию коррупции на 2018-2020 годы

24. Авг 2018№235 от 24.08.2018

Об утверждении графика приема граждан временно исполняющего полномочия Главы городского округа Первоуральск на сентябрь 2018 года

30. Июл 2018№212 от 30.07.2018

Об утверждении графика приема граждан временно исполняющего полномочия Главы городского округа Первоуральск на август 2018 года

29. Июн 2018№180 от 29.06.2018

Об утверждении графика приема граждан временно исполняющего полномочия Главы городского округа Первоуральск на июль 2018 года

5. Июн 2018№162 от 05.06.2018

Об определении должностных лиц органов местного самоуправления городского округа Первоуральск, ответственных за направление сведений о лице, к которому было применено взыскание в виде увольнения (освобождения от должности) в связи с утратой доверия за совершение коррупционного правонарушения, для их включения в реестр лиц, уволенных в связи с утратой доверия, и исключения сведений из него

1. Июн 2018№156 от 01.06.2018

Об утверждении графика приема граждан временно исполняющего полномочия Главы городского округа Первоуральск на июнь 2018 года

7. Май 2018№133 от 07.05.2018

Об утверждении порядка согласования содержания видеоматериалов, направленных на противодействие идеологии терроризма

3. Май 2018№115 от 03.05.2018

Об утверждении графика приема граждан временно исполняющего полномочия Главы городского округа Первоуральск на май 2018 года

24. Апр 2018№110 от 24.04.2018

Об отмене распоряжения Главы городского округа Первоуральск № 101 от 02 апреля 2018 года «Об утверждении графика приёма граждан Главой городского округа Первоуральск на апрель 2018 года»

2. Апр 2018№101 от 02.04.2018

Об утверждении графика приема граждан Главой городского округа Первоуральск на апрель 2018 года

23. Мар 2018№73 от 23.03.2018

О внесении изменений в распоряжение Главы городского округа Первоуральск № 68 от 12 марта 2018 года «Об утверждении графика приёма граждан Главой городского округа Первоуральск на февраль, март 2018 года»

12. Мар 2018№68 от 12.03.2018

О внесении изменений в распоряжение Главы городского округа Первоуральск № 40 от 19 февраля 2018 года «Об утверждении графика приёма граждан Главой городского округа Первоуральск на февраль, март 2018 года»

19. Фев 2018№40 от 19.02.2018

О внесении изменений в распоряжение Главы городского округа Первоуральск № 32 от 13 февраля 2018 года «Об утверждении графика приёма граждан Главой городского округа Первоуральск на февраль, март 2018 года»

13. Фев 2018№32 от 13.02.2018

О внесении изменений в распоряжение Главы городского округа Первоуральск № 19 от 02 февраля 2018 года «Об утверждении графика приёма граждан Главой городского округа Первоуральск на февраль, март 2018 года»

2. Фев 2018№19 от 02.02.2018

Об утверждении графика приема граждан Главой городского округа Первоуральск на февраль, март 2018 года

Шаблоны документов по защите информации

Шаблоны документов по защите информации | Информационный центр

Данный архив содержит шаблоны документов по защите информации в целом и по защите персональных данных в частности.

1. Раздел «Общее» — документы, утверждение которых, как правило необходимо для любой системы, независимо от ее классификации:
  • Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных и администратора безопасности информации
  • Инструкция администратора безопасности
  • Инструкция ответственного за организацию обработки персональных данных
  • Приказ о назначении группы реагирования на инциденты информационной безопасности и о правилах регистрации инцидентов информационной безопасности и реагирования на них
  • Инструкция по реагированию на инциденты информационной безопасности
  • Инструкция пользователя государственной информационной системы
  • Приказ об утверждении внутренних нормативных актов по защите информации
  • Политика информационной безопасности в составе:
  • — Общие положения
  • — Технологические процессы обработки защищаемой информации в информационных системах
  • — Правила и процедуры идентификации и аутентификации пользователей, политика разграничения доступа к ресурсам информационной системы
  • — Правила и процедуры управления установкой (инсталляцией) компонентов программного обеспечения
  • — Правила и процедуры обеспечения доверенной загрузки средств вычислительной техники
  • — Правила и процедуры выявления, анализа и устранения уязвимостей
  • — Правила и процедуры контроля состава технических средств, программного обеспечения и средств защиты информации
  • — Правила и процедуры резервирования технических средств, программного обеспечения, баз данных, средств защиты информации и их восстановления при возникновении нештатных ситуаций
  • — Форма заявки на внесение изменений в списки пользователей и наделение пользователей полномочиями доступа к ресурсам информационной системы
  • — Форма задания на внесение изменений в списки пользователей информационной системы
  • — Форма положения о разграничении прав доступа (ролевая система допуска к ресурсам)
  • — Форма перечня лиц, должностей, служб и процессов, допущенных к работе с ресурсами информационной системы
  • — Форма перечня помещений, в которых разрешена работа с ресурсами информационной системы, в которых размещены технические средства, а также перечень лиц, допущенных в эти помещения
  • — Форма списка разрешающих правил взаимодействия с внешними телекоммуникационными сетями
  • — Форма списка разрешенного программного обеспечения в информационной системе
  • — Форма списка прикладного программного обеспечения информационной системы, доступного внешним пользователям
  • — Форма списка пользователей, которым в соответствии с должностными обязанностями предоставлен удаленный доступ к информационной системе
  • — Порядок резервирования информационных ресурсов
  • — План обеспечения непрерывности функционирования информационной системы
  • Приказ об организации контролируемой зоны
  • Положение о контролируемой зоне
  • План мероприятий по обеспечению безопасности защищаемой информации, выполнению требований законодательства по защите информации, а также по контролю уровня защищенности и выполнения мер по защите информации в информационной системе
  • Форма журнала учета машинных носителей информации, стационарно устанавливаемых в корпус средств вычислительной техники
  • Форма журнала учета портативных вычислительных устройств, имеющих встроенные носители информации
  • Форма журнала учета приема/выдачи съемных машинных носителей информации
  • Форма журнала учета средств защиты информации
  • Форма журнала учета периодического тестирования средств защиты информации
  • Форма журнала проведения инструктажей по информационной безопасности
  • Форма журнала учета мероприятий по контролю обеспечения защиты информации

2. Раздел «Только ГИС» — небольшая подборка документов, которые необходимы для государственных или муниципальных информационных систем:
  • Приказ о необходимости защиты информации, содержащейся в государственной информационной системе
  • Приказ о необходимости защиты информации, содержащейся в муниципальной информационной системе
  • Приказ о классификации государственной информационной системы
  • Форма акта классификации государственной информационной системы
  • Приказ о вводе в эксплуатация государственной информационной системы
3. Раздел «ПДн» — документы по защите персональных данных, регламентированные 152-ФЗ и подзаконными актами:
  • Положение о защите и обработке персональных данных в составе:
  • — Общие положения
  • — Основные понятия и состав персональных данных
  • — Общие принципы обработки персональных данных
  • — Порядок сбора и хранения персональных данных
  • — Процедура получения персональных данных
  • — Передача персональных данных третьим лицам
  • — Трансграничная передача персональных данных
  • — Порядок уничтожения и блокирования персональных данных
  • — Защита персональных данных
  • — Согласие на обработку персональных данных
  • — Организация доступа работников к персональным данным субъектов
  • — Организация доступа субъекту персональных данных к его персональным данным
  • — Права и обязанности оператора персональных данных
  • — Права и обязанности работников, допущенных к обработке персональных данных
  • — Права субъекта персональных данных
  • — Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных
  • Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей
  • Приказ об утверждении перечня лиц, допущенных к обработке персональных данных
  • Форма перечня лиц, допущенных к обработке персональных данных
  • Политика в отношении обработки персональных данных
  • Приказ об определении уровня защищенности персональных данных
  • Форма акта определения уровня защищенности персональных данных
  • Правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации
  • Приказ о назначении комиссии по уничтожению документов, содержащих персональные данные
  • Форма акта уничтожения персональных данных
  • Приказ об утверждении мест хранения персональных данных и лицах, ответственных за соблюдение конфиденциальности персональных данных при их хранении
  • Форма согласия субъекта на обработку его персональных данных
  • Положение о системе видеонаблюдения
  • Форма соглашения о неразглашении персональных данных
  • Форма журнала учета обращений граждан-субъектов персональных данных о выполнении их законных прав
4. Раздел «СКЗИ» — документы, необходимые при использовании в системе защиты информации криптографических средств
  • Приказ о порядке хранения и эксплуатации средств криптографической защиты информации
  • Форма перечень сотрудников, допущенных к работе с СКЗИ
  • Инструкция по обеспечению безопасности эксплуатации СКЗИ
  • Форма акта об уничтожении криптографических ключей и ключевых документов
  • Схема организации криптографической защиты информации
5. Модель угроз безопасности информации

Оперативное хранение документов в структурных подразделениях организации

В статье расскажем, как осуществляется оперативное хранение документов «на местах» – в структурных подразделениях, где документы создаются или куда они поступают.

КТО ОТВЕЧАЕТ ЗА ХРАНЕНИЕ?

Оперативное хранение документов – это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

Всю ответственность за свое подразделение, в том числе за хранящиеся в нем документы, несет начальник этого подразделения. Обязанности по обеспечению сохранности документов и по ведению документооборота отдела в целом начальник может делегировать кому-то из подчиненных. Обычно это личный секретарь или кто-то из других работников, если у начальника нет секретаря.

Возложение обязанностей оформляется приказом по основной деятельности «О назначении ответственного за делопроизводство» или более конкретным 
 «О назначении ответственного за оперативное хранение документов» (Пример 1). К первой формулировке прибегают, если на работника возлагают обязанности не только по упорядочению и хранению документов отдела, но и по другим процессам делопроизводства: созданию документов, обороту, контролю  исполнения и т.д. Ко второй – если от ответственного требуется только хранение.

Если кто-то из работников уже является ответственным за делопроизводство, составлять отдельный приказ о хранении не нужно.

Подчеркнем, что ответственный занимается именно оперативным хранением, то есть «ведет» документы только до передачи в архив или уничтожения. По всем вопросам, касающимся хранения документов, работник обращается к секретарю первого лица, начальнику канцелярии или другому коллеге, чьи обязанности – обеспечивать хранение документов всей организации. Для краткости и чтобы не путаться, далее в статье будем называть такого работника «архивариус».

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Основа эффективного хранения документов и в компании в целом, и в каждом из ее структурных подразделений в частности – номенклатура дел.

Напомним, что ежегодно руководитель организации утверждает номенклатуру дел на следующий календарный год. Это происходит, как правило, в декабре. До наступления нового года архивариус распределяет по отделам номенклатуры дел структурных подразделений с оформленным на них грифом утверждения (Пример 2).

Ведение дел подразделения в соответствии с номенклатурой дел означает, что после завершения документа делопроизводством он подшивается в соответствующее дело. Делать это нужно не раз в неделю или в месяц,  а немедленно.

Дела структурных подразделений хранятся чаще всего в папках-регистраторах. Для каждого дела должна быть заведена отдельная папка. Впрочем, если дело очень «маленькое», то есть документов в нем единицы, допускается помещать в одну папку несколько дел с одинаковым сроком хранения. Главное, чтобы документы двух или нескольких разных дел были отделены друг от друга. Папки с документами (дела) подписываются. На корешок выносится заголовок дела и его индекс по номенклатуре дел на текущий год. За этим нужно следить, ведь папка пригодна для использования многие годы, за это время может поменяться и заголовок дела, и индекс.

 

Е. Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Образец приказа об ответственном за ведение трудовых книжек в 2021 году

Зачем нужен приказ об ответственном за ведение ТК

Трудовая книжка содержит информацию о рабочем процессе и стаже сотрудников (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Порядок сбора данных о рабочем периоде в электронной форме предусмотрен в ст. 66.1 ТК. Поскольку эти документы — одно из главных оснований для будущей пенсии работников, закон устанавливает строгие правила для работы с ТК. Они закреплены постановлением правительства от 16.04.2003 № 225.

В нормативном акте указано, что за правильное заполнение, хранение и учет ТК отвечает работодатель. Он обязан обеспечить условия для безопасного хранения в строго отведенном месте в соответствии с требованиями закона. Для выполнения этой важной задачи руководитель издает распоряжение, кто из сотрудников компании обязан обеспечивать их сохранность, заполнять и выдавать сотрудникам всю информацию по ним. Это предусмотрено в п. 45 правил. Аналогичным образом поступают с ведением цифрового учета данных о труде работников. Необходимо издать приказ о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек, в котором конкретному специалисту поручить новые функции. Среди главных задач выполнения работы по цифровому учету рабочей деятельности:

  • формирование отчетов по форме СЗВ-ТД, их отправка в ПФР;
  • обработка заявлений трудящихся о предпочтительном варианте ТК;
  • выдача выписок, справок и др.

Кто пишет приказ о назначении специалиста по работе с ТК

В каждой фирме приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, составляют от имени директора. А вот исполнителем выступает юрист, офис-менеджер, делопроизводитель или другой сотрудник. Но не имеет значения, кто этим занимается, поскольку последнее слово всегда остается за руководителем. Распоряжение приобретет юридическую силу только после того, как его завизирует директор.

На усмотрение руководителя остается и вопрос, на кого возложить обязанности по ведению ТК. Обычно учетом кадровой документации занимается специалист кадрового делопроизводства. Но не обязательно. Если компания небольшая и отдела кадров нет, то назначают другого сотрудника, способного вести учет документов, — секретаря, бухгалтера. После перевода ТК на цифровой учет внесение сведений о профессиональной деятельности часто перекладывают на сотрудников бухгалтерии, которые формируют электронные отчеты и передают их в ПФР.

Чтобы оформить кадровика, достаточно издать распоряжение, поскольку эти функции указаны в его договоре и должностной инструкции. Если эти задачи возлагают, например, на секретаря или сотрудника бухгалтерии, то придется внести изменения в должностную инструкцию о назначении ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии.

Если уполномоченное лицо поменяется, то предыдущий специалист обязан составить акт приема-передачи и передать приемнику все ТК. В этом случае недостаточно отметить только количество этих документов, следует указать личные данные их владельцев.

Особенности документа

Стандартного единого шаблона приказа о возложении обязанности ведения трудовых в законодательстве нет. Пишут его на компьютере в произвольном виде, ориентируясь на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016. Оформите его на традиционном бланке, принятом в компании. Если его нет, то на обычном листе А4.

Следуйте основным требованиям:

  1. В шапке документа отметьте название компании, место нахождения, регистрационные коды (ИНН, КПП, ОГРН).
  2. Ниже слева напишите дату и номер регистрации. Справа — место издания акта.
  3. Посередине — название документа («Распоряжение о...»).
  4. Распорядительная часть.
  5. Подпись директора.
  6. Подписи сотрудников, ознакомленных с документом.
  7. Печать (если принято в организации).

Акт оформляют в одном экземпляре. В содержании после слова «Приказываю...» обязательно укажите, на каком основании издан документ (отметьте реквизиты законодательных актов, в нашем случае п. 45 ПП № 225). В тексте уточните ответственное лицо (Ф.И.О., должность). Следующим пунктом пропишите, кто обязан выполнять функции, когда основной специалист отсутствует из-за командировки, временной нетрудоспособности и другим уважительным причинам. Внизу расположите Ф.И.О. сотрудников, которые ознакомятся с распоряжением под подпись. После издания зарегистрируйте документ в регистрационном журнале.

Образец

Вот шаблон приказа об ответственном за хранение трудовых книжек в организации в 2021 году, который вы вправе взять в качестве основы при заполнении.

Общество с ограниченной ответственностью ­­­­_____________

Адрес___________

тел/факс ____________

ОГРН / ОКПО ___________

ИНН / КПП ______________________

Приказ №____

О назначении сотрудников по ведению, хранению и учету ТК

В связи с пунктом 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003,

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Назначить ответственного за ведение и учет трудовых книжек _____________ (должность, Ф.И.О.).
  2. На время отсутствия Ф.И.О. возложить эти задачи на _________ (должность, Ф.И.О.).
  3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

/__подпись______/_расшифровка

С приказом ознакомлены:

/__подпись______/_расшифровка

/_подпись_______/_расшифровка

А это образец заполнения приказа о назначении лица, отвечающего за ведение трудовых книжек в ДОУ, включая учет электронных ТК.

Как и сколько хранить распоряжение о назначении специалиста по ТК

После издания и подписания всеми сторонами бланк следует оставить на хранение. Поскольку этот распорядительный документ относится к основной деятельности компании, хранят его в канцелярии. Сохранять эти документы необходимо 75 лет (ст. 19 перечня, утвержденного приказом Министерства культуры № 558 от 25.08.2010). Когда срок истекает, его передают в архив компании, затем аннулируют по правилам, установленным в законодательстве.

OAH присоединяется к заявлению о назначении Аллена Вайнштейна ...

ДЛЯ НЕМЕДЛЕННОГО ВЫПУСКА
ДАТА ВЫПУСКА: 4 мая 2004 г.
КОНТАКТ: Ли Формуолт, исполнительный директор OAH
Телефон: (812) 855-7311

Мы обеспокоены внезапным объявлением 8 апреля 2004 г. о том, что Белый дом назначил Аллена Вайнштейна следующим архивариусом Соединенных Штатов. До объявления не было никаких консультаций с профессиональными организациями архивистов или историков.Впервые с тех пор, как Национальное управление архивов и документации было создано как независимое агентство, процесс назначения архивариуса Соединенных Штатов не был открыт для общественного обсуждения и внесения предложений. Мы считаем, что профессор Вайнштейн должен - посредством соответствующих публичных обсуждений и слушаний - продемонстрировать свою способность соответствовать критериям, которые позволят ему стать архивариусом Соединенных Штатов.

Когда бывший президент Рональд Рейган подписал Закон 1984 года об управлении национальных архивов и документации (Публичный закон 98-497), он сказал, что «материалы, охраняемые Архивом, являются ценными и незаменимыми национальными сокровищами и агентством, которое следит за историческими записями. Федерального правительства следует предоставить статус, соизмеримый с его важными обязанностями.«Ранее, в 1984 году, когда обсуждался Закон о национальных архивах, в отчете сената 98-373 содержалось предупреждение, что если архивариус будет назначен« произвольно или по политическим соображениям, исторические записи могут быть уменьшены [или] даже искажены ».

P. L. 98-497 четко указывает, что «Архивариус назначается без учета политической принадлежности и исключительно на основе профессиональной квалификации, необходимой для выполнения обязанностей и ответственности в офисе архивариуса.В 1984 г. в отчете Палаты представителей 98-707 отмечалось: «Комитет ожидает, что [определение профессиональной квалификации] будет достигнуто путем консультаций с признанными организациями архивистов и историков». В законе также говорится, что при замене архивариуса президент «сообщает о причинах такого отстранения каждой палате Конгресса». Президент Буш не назвал причину изменения, и нет никаких свидетельств того, что это было сделано из-за отставки Джона Карлина.

Мы согласны с этими утверждениями и считаем, что решение о назначении нового архивариуса должно рассматриваться в соответствии с буквой и духом закона 1984 года.

Мы призываем комитет Сената по делам правительства назначить открытые слушания по этому назначению, чтобы более полно изучить 1) причины замены архивариуса и 2) квалификацию профессора Вайнштейна для того, чтобы стать архивариусом Соединенных Штатов. Помимо прочего, мы считаем важным узнать больше о книге профессора Вайнштейна:

  • Знание и понимание критических проблем, с которыми сталкивается NARA и архивная профессия в целом, особенно проблемы информационных технологий и конкурирующие требования общественного доступа к правительственным архивам, конфиденциальности, национальной безопасности, а также обеспечения подлинности и целостности всех архивов.
  • Размышления о том, как NARA должна уравновесить конкурирующие интересы для защиты конфиденциальной или конфиденциальной информации с теми, кто стремится получить доступ к записям, созданным государственными органами.
  • Идеи для продолжения важных программ, а также новых важных архивных инициатив, таких как проект электронных архивов записей.
  • Мысли о полной поддержке Национальной комиссии по историческим публикациям и записям (NHPRC), гранты которой сыграли важную роль в запуске и поддержке выпуска опубликованных изданий исторических документов и в помощи в повышении уровня архивной практики на уровне штата и на местном уровне.
  • Опыт и продемонстрированная способность руководить и управлять крупным государственным учреждением, таким как NARA.
  • Планы по защите профессиональной честности и политической беспристрастности NARA как государственного агентства.

Запланировать исследовательский визит | Библиотека JFK

Уведомление для исследователей NARA и запрашивающих FOIA

В связи с пандемией COVID-19 и в соответствии с указаниями, полученными от Управления управления и бюджета (OMB), NARA скорректировала свои обычные операции, чтобы сбалансировать необходимость завершения своей критически важной работы, а также придерживаясь рекомендованного социального дистанцирования для безопасность наших сотрудников.В результате такого изменения приоритетов действий вы можете столкнуться с задержкой в ​​получении первоначального подтверждения, а также существенного ответа на вашу рекомендацию, запрос или апелляцию по закону о свободе информации. Приносим извинения за неудобства и благодарим Вас за понимание и терпение.

Узнайте больше о том, как NARA борется с COVID-19 (коронавирус).

Прочтите письмо архивариуса исследовательскому сообществу (24 мая 2021 г.).

Исследователи, которые заранее связываются с нами по поводу своих интересов, имеют наиболее успешные визиты.Архивное исследование может быть сложным, поэтому чем лучше мы подготовимся к вашему визиту, тем лучше мы сможем помочь вам найти то, что вам нужно.

Архивисты

могут помочь вам узнать больше о проведении архивных исследований, связать вас с первичными и вторичными источниками, имеющими отношение к вашей теме, и предоставить доступ к вспомогательным средствам исследования, включая наши тематические руководства и библиографии. Мы также можем помочь направить вас к соответствующим оцифрованным материалам и вспомогательным средствам, чтобы вы могли подготовиться к поездке с максимальной пользой.

Запись необходима для аудиовизуальных исследований и настоятельно рекомендуется для текстовых исследований. Из-за ограниченного пространства в обеих исследовательских комнатах мы не можем гарантировать, что сможем разместить исследователей, которые не записались на прием до прихода в Библиотеку.

Комната исследований открыта с 8:30 до 16:30 с понедельника по пятницу (кроме государственных праздников). Аудиовизуальный кабинет открыт со среды по пятницу с 8:30 до 16:30. Чтобы записаться на прием, свяжитесь с нами:

Аудиовизуальное исследование (только по предварительной записи): [email protected]

Исследование текстовой и устной истории: [email protected]

Исследование Хемингуэя: [email protected]

Классные исследовательские визиты (только по предварительной записи): [email protected]

Для тех, кто не может посетить нас лично, мы предлагаем ряд услуг по поддержке исследований. Мы также рекомендуем тем, кто не проживает в Бостоне, подавать заявки на наши стипендии, предназначенные для поддержки исследователей, которым необходимо использовать наши архивные фонды.

Когда вы приедете, пройдите к стойке регистрации и зарегистрируйтесь у охранника.Охранник позвонит дежурному архивисту, чтобы подтвердить, что вы записались на прием. (Если запись не была назначена, мы не можем гарантировать, что ваш визит будет согласован.) Как только это будет сделано, они сопроводят вас в комнату исследований. Дежурный архивариус попросит вас выполнить необходимые шаги для получения карты исследователя: вам нужно будет принести удостоверение личности с фотографией (например, водительские права или паспорт), заполнить заявку на исследование и ознакомиться с Ориентацией для исследователей Национального архива.

После регистрации вы будете хранить свои вещи в надежном шкафчике. Мы будем рады ответить на вопросы о конкретных предметах, разрешенных в наших исследовательских комнатах; вот некоторые из них, о которых нас часто спрашивают:

Разрешено:

  • Телефоны, планшеты и ноутбуки (в «беззвучном» режиме)
  • Сканеры плоские
  • Камеры (с выключенной вспышкой)
  • Карандаши

Не допускается:

  • Ручки
  • Сумки и рюкзаки
  • Пальто или куртки
  • Еда и напитки, включая жевательную резинку
  • Источники света для фотографирования материалов, включая вспышку фотоаппарата
  • Сканеры, оказывающие давление на материалы, включая сканеры палочки и устройства подачи

Поскольку библиотека имени Джона Кеннеди является федеральным зданием, мы соблюдаем этот набор правил и процедур для каждого посетителя исследовательской комнаты.

Все аудиовизуальные исследования на месте (фотографии, звукозаписи и движущиеся изображения) проводятся только по предварительной записи и при наличии персонала. Назначения принимаются по средам, четвергам и пятницам. Пожалуйста, напишите по адресу [email protected], чтобы договориться о встрече с архиватором справочной информации AV, и включите список материалов, которые вы надеетесь увидеть во время своего визита. Исследование звукозаписи требует предварительного уведомления как минимум за две недели, чтобы можно было подготовить копии для прослушивания.Все оригинальные аудиокассеты необходимо просмотреть перед открытием. Запросы будут обрабатываться в индивидуальном порядке, если позволяют ресурсы; однако доступ к аудио не гарантируется.

Все исследователи работают в главном исследовательском зале (если не предусмотрено использование специального оборудования для доступа к аудиовизуальным материалам). Исследователи могут запросить до 15 ящиков одновременно, и им рекомендуется связаться с нами перед посещением для помощи в составлении списка соответствующих ящиков.

Все наши материалы хранятся на месте, что упрощает поиск; мы не принимаем заявки на коробки до тех пор, пока исследователь не явится в Библиотеку.У нас нет установленных сроков для получения архивных материалов; однако новые запросы материалов после 15:30 приниматься не будут. Дежурный архивист объяснит порядок оформления заказа и предоставит инструкции по работе с оригинальными архивными материалами.

Архивист всегда будет находиться в исследовательской комнате, чтобы ответить на вопросы о наших фондах и политике. Информацию, наиболее часто запрашиваемую нашими исследователями на местах, можно найти по следующим ссылкам:

Справочник цитирования

Авторские права

Рассекречивание и проверка

Репродукции *

Руководства по исследованиям

* Примечание о репродукциях: в исследовательской комнате есть копировальный аппарат для самостоятельного копирования по цене 0 долларов.25 на страницу. Кроме того, многие исследователи приносят свои одобренные сканеры, камеры, планшеты, телефоны или другие устройства для изображения материалов без вспышки или других вторичных источников света. Существуют некоторые ограничения на материалы, которые могут быть воспроизведены, поэтому свяжитесь с нами для получения дополнительной информации или посетите нашу страницу воспроизведения.

Документы, касающиеся назначения Джона Карлина архивариусом Соединенных Штатов. - Государственный архив

Дата: [ок.1984-ок. 1994]

Уровень описания: Coll./Record Group

Тип материала: Рукописи

Телефонный номер: UID 47229

Идентификационный номер объекта: 47229

Требуемое место / Количество: 2.00 кубических футов

Заголовок (Основное название): Документы, касающиеся назначения Джона Карлина архивариусом Соединенных Штатов.

Объем и содержание

Объем и содержание: Переписка, меморандумы и заметки заинтересованных сторон относительно назначения Джона Карлина архивистом Соединенных Штатов.

Локаторы:

Локатор Содержание
109-07-05-01 1 ср.
113-02-05-01

Связанные записи или коллекции

Связанные материалы: Записи канцелярии губернатора Канзаса: администрация Джона Карлина (1979–1987) (Группа записей 252)
Документы Джона Уильяма Карлина, 1960–1997 годы (UID 45209)
Канзас.Отдел архитектурных услуг. Cedar Crest: особняк губернатора Канзаса: архитектурные записи, 1928-1965 (Государственные архивы Record Group 173, Subgroup 003, Ser. 196678) (ограниченный доступ)

Индексные термины

Субъектов
    Соединенные Штаты. Национальное управление архивов и документации
    Карлин, Джон, 1940-
    Архивисты - США - выбор и назначение

Дополнительная информация для исследователей

Исследования в архивах WCS

Архив WCS открыт для исследователей только по предварительной записи.Чтобы получить разрешение на перепечатку, воспроизведение или использование любых материалов из архивов WCS, напишите нам по электронной почте. Пожалуйста, прочтите приведенные ниже инструкции, прежде чем связываться с нами.

Обратите внимание: из-за вспышки COVID-19 архивы WCS в настоящее время закрыты для личных исследователей. Пожалуйста, напишите нам для получения дополнительной информации.


Рекомендуемые ресурсы

Для людей, интересующихся историей WCS, многие опубликованные ресурсы доступны в Интернете, а также в публичных и университетских библиотеках.С этими ресурсами, перечисленными на странице истории WCS, следует проконсультироваться, прежде чем связываться с архивами WCS для записи на прием.


Лицам, не знакомым с архивами, следует ознакомиться с изданием Общества американских архивистов, использующим архивы: руководство по эффективным исследованиям, в котором даются общие советы по поиску и оценке архивов, пониманию авторских прав и ограничений на использование, а также пособиям по чтению.

Справочные запросы

Справочные запросы можно направить нам по электронной почте.Обратите внимание, что сотрудники Архивов могут ответить только на вопросы, требующие минимального исследования, и ответы могут занять до двух недель.


Исследовательские посещения

Архивы открываются по предварительной записи. Исследователи, желающие проконсультироваться с архивами, должны написать нам по электронной почте с кратким описанием целей исследования, коллекций, с которыми нужно консультироваться, и возможных дат.

После утверждения заявитель может назначить встречу для посещения архивов. Встречи должны быть запланированы как минимум за две недели.

Обратите внимание: из-за вспышки COVID-19 архивы WCS в настоящее время закрыты для личных исследователей. Пожалуйста, напишите нам для получения дополнительной информации.


Правила и положения

Разрешение на проверку коллекций WCS будет предоставлено с учетом (а) любых ограничений, наложенных на коллекции донорами, департаментом или офисом происхождения и (b) состоянием предметов. За дополнительной информацией об ограничениях обращайтесь в Архив WCS.

Правила для приглашенных исследователей

  1. Исследователи должны по прибытии предъявить удостоверение личности государственного или школьного образца.
  2. Еда и напитки к читательскому столу запрещены.
  3. Все личные вещи, включая портфели, рюкзаки, сумки, чехлы для ноутбуков, пальто и головные уборы, должны быть оставлены архивисту и будут возвращены после отъезда исследователя.
  4. Ноутбуки, портативные компьютеры и карандаши разрешены к читательскому столу. Чернила не разрешены.
  5. Архивные материалы должны храниться в том же порядке и в том же состоянии, в котором их находит исследователь. Сообщите архивариусу о явных ошибках при регистрации.На архивных материалах нельзя делать пометки или стирание.
  6. Договоренности о сканировании могут быть сделаны с архивистом на ограниченной основе.
  7. Использование личных цифровых фотографий только в справочных целях разрешено по усмотрению архивиста.
  8. Исследователь не имеет права удалять архивные материалы со стола читателя.
  9. По завершении работы с группой архивных материалов исследователь должен уведомить архивариуса, который проверит эти материалы, прежде чем будут доступны дополнительные элементы.
  10. Покидая библиотеку, исследователь должен уведомить архивариуса, если и когда исследователь планирует вернуться.
  11. После отъезда исследователя архивист или другой представитель WCS может осмотреть любые личные вещи, внесенные исследователем в библиотеку.


Услуги фотодупликации

Пожалуйста, напишите нам по поводу фотодупликации и связанных с этим сборов.

Обратите внимание, что Архив WCS предоставит только сканированные изображения запрошенных материалов.Разрешение будет предоставлено с учетом ограничений доступа, регулирующих определенные материалы, наличие персонала и пригодность хрупких материалов для сканирования.


Разрешения на использование

Покупка отсканированных материалов из архивов WCS не дает вам права публиковать воспроизведенные материалы. Если вы желаете использовать материалы не в личных целях, а в справочных целях и в целях оценки (например, для редакционного [академического, медиа] или коммерческого использования), вы должны получить разрешение на публикацию от правообладателя (ов).Архив WCS не обязательно является владельцем авторских прав на неопубликованные элементы в своих коллекциях и не может предоставлять разрешение в каждом случае. Отдельное заявление о разрешении цитировать или публиковать Материал должно быть подано в Архив WCS. Разрешение на публикацию предоставляется WCS по собственному усмотрению и регулируется такими положениями, условиями и ограничениями, которые могут быть установлены WCS и задокументированы в отдельном письменном соглашении.

Чтобы получить разрешение на перепечатку, воспроизведение или использование любых материалов из Архивов WCS, напишите нам по электронной почте.

Доступ к специальным коллекциям | Oscars.org

Материалы специальных коллекций доступны по предварительной записи только квалифицированным специалистам, у которых есть необходимость в добросовестном исследовании. Вам следует начать свое исследование с ознакомления с нашими фондами специальных коллекций, описания которых доступны в каталоге библиотеки.

Если вы хотите обсудить свой проект с архивистом или назначить встречу для использования материалов, отправьте краткое описание вашего проекта в отдел специальных коллекций.Затем вам будет предложено использовать базу данных Academy Collections, чтобы создать и отправить список конкретных файлов, к которым вы хотите получить доступ. Как только ваше использование специальных коллекций будет одобрено, член персонала специальных коллекций назначит вам встречу и соберет запрошенные вами материалы.


Назначения

Читальный зал «Особые коллекции» открыт для исследователей с 10 до 18 часов. Понедельник, четверг и пятница и 10 часов утра.м. до 20:00 Вторник. Назначение для использования специальных коллекций должно быть сделано как минимум за два рабочих дня, связавшись с отделом по телефону, электронной почте или лично. Всегда требуется предварительная запись; Материалы из специальных коллекций не будут доступны в тот же день.

Из-за нехватки места количество встреч, доступных каждый день, ограничено. По этой причине мы рекомендуем назначать встречи как можно раньше и просить соблюдать конкретное время и даты встреч.Если вам нужно отменить или отложить встречу, пожалуйста, как можно скорее свяжитесь с отделом особых сборов по телефону или электронной почте. Без уведомления все материалы будут отправлены повторно, и вам придется перенести встречу.


Использование рукописных материалов и обращение с ними

Использование всех рукописных материалов Особых коллекций координируется службой поддержки Особых коллекций. Вы должны оставить свой читательский билет на этом столе всякий раз, когда вы работаете с материалами из специальных коллекций.Все материалы должны использоваться за столами, предназначенными для специальных коллекций, и не могут быть взяты в читальный зал DeMille. За исключением особых случаев, одновременно можно использовать только одну папку или файл с материалами. Чрезвычайно важно бережно обращаться с каждым элементом и всегда держать материалы в каждой папке в порядке.

Исследователи могут использовать карандаш и бумагу, портативные компьютеры или планшеты для заметок при работе с материалами Особых коллекций.Ручки не допускаются ни при каких обстоятельствах. Разрешены небольшие портативные магнитофоны, если их использование не беспокоит других посетителей. Сканеры и камеры, в том числе цифровые, не допускаются. Ксерокопирование доступно в ограниченном количестве.

В конце каждого исследовательского визита вы должны сообщить персоналу бюро, вернетесь ли вы и когда будете проводить дополнительное исследование, и следует ли хранить материалы, которые вы использовали, для вашего следующего визита, хранить для фотокопирования или повторно .Если вы хотите запросить дополнительные материалы для особых коллекций, вы должны поговорить с кем-нибудь из отдела особых коллекций. Если вы вернетесь для исследования на следующий день, вы должны подать запрос на дополнительные материалы до 14:00.


Права и разрешения

За исключением наград Академии или других материалов, связанных с Академией, Академия не претендует на законные права на публикацию или другие виды коммерческого использования или воспроизведения материалов, находящихся в ее фондах.Как исследователь, вы несете ответственность за получение всех необходимых прав, лицензий или разрешений от соответствующих компаний или частных лиц в отношении любой информации или изображений, полученных из библиотеки.

Хотя сотрудники Special Collections сообщат вам о любых ограничениях на данную коллекцию и предложат общие рекомендации по вопросам собственности или разрешений, это никоим образом не заменяет юридические консультации или исследования.


контакт

Отдел специальных коллекций
Библиотека Маргарет Херрик
333 S.La Cienega Blvd.
Beverly Hills CA


Телефон: (310) 247-3036 доб. 2226
Эл. Почта: [email protected]

.