Нумерация журналов в делопроизводстве: Как правильно нумеровать страницы в журнале регистрации инструктажей?

Нумерация журналов в делопроизводстве: Как правильно нумеровать страницы в журнале регистрации инструктажей? – Обучение, инструктаж и проверка знаний

Содержание

Кто не идёт вперед, тот идёт назад: Нумерация листов: Что говорит нормативная база?

20 апреля 2015 года коллега задал мне на блоге следующий вопрос (см. http://rusrim.blogspot.com/2014/03/708-2013-1.html?showComment=1429519339095#c6376866574455045016 ): «Как правильно выполнять нумерацию журнала прошитого из листов формата А4 вместе с титульным и последним листом ? Допускается ли начало журнальной таблицы на обратной стороне титульного листа в таком случае ? Нужна ли нумерация титульного листа в этом случае ? В каком месте листа, с какой стороны листа и чем (ручка, карандаш) правильно ставить номер листа. Желательно ответ со ссылкой на нормативку если ей регулируется какой-то из этих вопросов.». Поскольку ответ получился объёмным, я выкладываю его в виде отдельного поста.

Уважаемый коллега.

Ниже приведены соответствующие выдержки из действующих нормативно-правовых актов и проекта Правил организации хранения документов.

Анализируя все эти положения в совокупности, становится ясно, что «лист» – это физический лист бумаги, а не страница; и речь идёт о нумерации именно листов, а не страниц.

Отдельная обложка (например, дела) не нумеруется, но в общем случае титульный лист из нумерации не исключается, особенно если на его обороте уже помещается документированная информация – но чётко об этом почти нигде не сказано.

Требования о нумерации страниц только карандашом установлены для документов постоянного срока хранения и учитывают достаточно часто возникающую необходимость перенумерации дел по тем или иным причинам. Но вот при нумерации судебных дел (примеры см. ниже) требуется обязательно использовать шариковую ручку – здесь, наоборот, это делается для того, чтобы затруднить попытки перенумерации листов дела.

1. Нумерация обложек

Порядок подготовки и передачи дел в архив федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 3 к Приказу Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 25 декабря 2014 г. N П/637)
3.2.1. Нумерация листов в деле осуществляется в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле. ..
Чистый лист, который подшивается в начале дела перед внутренней описью, и лист-заверитель (последний лист дела) не нумеруются. Нумерация начинается с первого листа первого документа, расположенного после внутренней описи, подшитого в дело, на котором проставляется цифра “1”.
Порядок работы по формированию, ведению и хранению фонда Единого государственного реестра прав, учета и выдачи документов из фонда ЕГРП (утв. Приказом Управления Росреестра по Москве от 19.05.2011 N 143)
3.2.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов листы регистрационного дела нумеруются в порядке поступления арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа.

Лист-заверитель, опись и титульный лист не подлежат нумерации.
Административный регламент министерства социально-демографической и семейной политики Самарской области по предоставлению государственной услуги “Направление и перевод граждан пожилого возраста и инвалидов в государственные учреждения Самарской области стационарного социального обслуживания, выдача разрешения на выписку из государственного учреждения Самарской области стационарного социального обслуживания” (утв. Приказом министерства социально-демографического развития Самарской области от 19.07.2012 N 209, ред. от 27.11.2013)
3.17. … Первый лист личного дела (титульный лист) не нумеруется.
Для сравнения: ГОСТ Р 21.1101-2013 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации

8.5. Все листы сброшюрованного тома (альбома) рекомендуется нумеровать сквозной нумерацией листов, начиная с титульного листа. При этом титульный лист не нумеруют. Номер листа указывают в правом верхнем углу рабочего поля листа

2. Порядок нумерации листов дел

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.10.2014 N 219
“Об утверждении Инструкции по делопроизводству в военных судах”
20.1.6. Все листы в деле (наряде), книге должны быть пронумерованы. Номера на листах проставляются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графическим карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается).
Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно римскими цифрами.
“Временная инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации”
(утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ от 08.08.2014 N 28-П)
4.3.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, наряд и производство, все листы документов (в т.ч. листы с резолюцией Руководства Суда, имеющие историческую, научную или практическую ценность), кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.
Правила нотариального делопроизводства”, утв. решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 N 78
75. Все листы дела, подлежащего полному оформлению, включая помещенные в него конверты и вложения (за исключением вложений в конверты хранения), нумеруются простым карандашом.
Лист-заверитель не нумеруется. Внутренняя опись нумеруется отдельно.
Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом.
Если дело состоит из нескольких томов, а том – из нескольких частей, листы в каждом томе или части нумеруются отдельно.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76)
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого.

Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N536, утратила силу 01.07.2010 в связи с изданием Приказа Минкультуры РФ от 11.05.2010 N260)
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Проект «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» с приложениями»

4. 23. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
См. http://archives.ru/sites/default/files/project-2014-pravila-archive.pdf

3. Требование к нумерации листов дела шариковой ручкой

Порядок ознакомления с материалами дела в московском УФАС России (Приложение к приказу Московского УФАС России от 18 ноября 2008 г. N 182)
7. Для ознакомления представляются дела, оформленные надлежащим образом (документы должны быть в хронологическом порядке подшиты в дело; листы дела пронумерованы шариковой ручкой пастой черного или синего цвета арабскими цифрами в правом верхнем углу; составлена опись всех документов дела).
Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100, ред. от 11.07.2014)
22.11. Листы судебного дела нумеруются шариковой ручкой пастой черного, синего или фиолетового цвета арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Нумерация листов дела с литерами (например: “5 а”, “5 б” и т.п.) не допускается.

Инструкция по делопроизводству в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации (утв. Приказом ВАС РФ от 01.07.2003 N 41, ред. от 30.08.2010)
3.1.26. Листы судебного дела нумеруются шариковой ручкой пастой черного или синего цвета, арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Документы подшиваются секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) в дело с твердой обложкой. Объем одного тома судебного дела, как правило, не должен превышать 150 листов. Нумерация листов каждого последующего тома дела начинается с единицы. В конце внутренней описи каждого тома дела цифрами и прописью указывается количество листов, составляющих том. Опись заверяется подписью секретаря судебного заседания (специалиста судебного состава), который указывает свою должность, фамилию, проставляет дату заверения описи и подпись.

Надеюсь, что эта информация дает ответ на Ваш вопрос.

С уважением,
Наташа

Статьи

Журналы регистрации кадровой документации

Л. Санкина, К.и.н., Доцент Кафедры документоведения Российского государственного Гуманитарного университета

Преимущества системы регистрации документов

Согласно официальному определению Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998. Пункт 65.).

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, т.е. ведения справочной работы по документам.

Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства. В их числе:

обеспечение сохранности документов;
организация информационно-поисковых массивов;
придание документу юридической силы.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи.

По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год. Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько – об отпусках и др.

Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Мы перечисляем преимущества регистрации, однако эта делопроизводственная операция накладывает и обязательства: если в регистрационном журнале, например, приказов о приеме на работу зарегистрировано 234 за год, то в деле с приказами о приеме на работу их тоже должно быть 234 и они должны быть подобраны (систематизированы) по номерам. Это и есть обеспечение охраны документов – сколько зарегистрировали, столько и сохранили.

Правила для регистрации

В действующих нормативных документах по делопроизводству закреплены общие правила регистрации. Их немного, но их выполнение позволяет создать систему регистрации, которая будет отвечать всем поставленным задачам.

Правило первое: регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

В кадровом делопроизводстве должны регистрироваться:

Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем. Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе (канцелярии, общем отделе, секретариате и т. д.).

В каждой кадровой службе собирается масса заявлений работников, докладных записок, представлений; они также требуют исполнения, являются основанием к приказам по личному составу, могут понадобиться в последующем для уточнения каких-то вопросов, т. е. в справочных целях. Следовательно, такие документы тоже необходимо регистрировать.

Исходя из этого правила, часть документов можно не регистрировать, например, полученные для сведения копии приказов руководителя по основной деятельности, копии распорядительных документов вышестоящей организации, инструктивные и нормативные документы.

Каждый раз, когда появляются подобные документы, следует решать, надо или не надо их регистрировать. Для этого лучше иметь какой-то документ, который позволяет это делать. Таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если ее нет, то список нерегистрируемых документов можно ввести в действие, “узаконить” приказом руководителя организации.

В перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают поздравительные письма и телеграммы, документы, присылаемые для сведения, сообщения о заседаниях, совещаниях, программы проведения каких-то мероприятий, извещения, повестки дня, документы, не требующие исполнения и ответа, малоценную переписку по хозяйственным, административным вопросам, письма с пометкой “лично”.

Правило второе: основным принципом регистрации является однократность – один документ в пределах одной организации регистрируется один раз.

Вторичная (повторная) регистрация документа по ходу его перемещения в организации от одного структурного подразделения в другое не проводится. Однократная регистрация должна обеспечить возможность проконтролировать исполнение документа, навести справки о его содержании и месте нахождения как в период его исполнения, так и в период его хранения (т. е. содержать сведения о деле, в которое документ подшивается после исполнения). Помнить об этом принципе необходимо только в крупных организациях, например, там, где создано крупное управление кадров, в составе которого действует некоторое количество отделов, групп, секторов. В небольших и средних организациях этот принцип не вступает в противоречие с удобством пользования делопроизводственной системы.

Правило третье: документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания.

Выделение из общего массива документов тех видов, которые будут регистрироваться отдельным массивом, – наиболее сложный вопрос организации регистрации. Есть общее правило: отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если следовать этому правилу буквально, то в небольших и средних организациях надо завести два журнала для регистрации приказов. Однако это не так. Приказы по личному составу имеют разные сроки хранения. Приказы о приеме, переводах, увольнении хранятся 75 лет. Приказы об отпусках, командировках, взысканиях – 5 лет. Поэтому даже при небольшом количестве приказов по личному составу они должны регистрироваться в разных журналах. В крупных организациях с большим численным составом работников и кадровых приказов будет много больше, поэтому в отдельный массив выделят уже отдельную разновидность приказа. Например, отдельно регистрируют приказы о приеме на работу, отдельно – об увольнении, отдельно – об отпуске и т. д.

Какой факт надо учитывать при решении о заведении еще одного журнала регистрации (выделении еще одного массива регистрируемых документов)? Это количество документов. Например, вы регистрируете все приказы с пятилетним сроком хранения (о командировании, о предоставлении отпусков, о взысканиях, об отзыве из отпусков, о направлении на обучение и т. п.) вместе. За полгода в папке с приказами у вас скопилось такое количество документов, что они уже там не помещаются и делом трудно пользоваться. Надо проанализировать журнал или полистать папку с приказами. Вернее всего, выяснится: большая часть приказов – о предоставлении отпусков. Вывод: Надо заводить отдельный журнал для регистрации приказов о предоставлении отпуска и отдельное дело для их хранения. Но не надо торопиться. Сделать это следует только при наступлении нового календарного года, т. к. документы откладывают на хранение (подшивают в дела) за год.

Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату. Что подтверждает соблюдение этого правила? Дата на документе – она проставляется от руки, вместе с номером (индексом), после того как документ подписан.

Правило пятое: документы регистрируют в пределах календарного года.

Нумерация ведется в пределах календарного года. В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа. Правило не означает, что с наступлением нового года журнал надо закрыть. В нем отделяют жирной чертой записи о регистрации закончившегося года, через все страницы пишут номер наступившего года и начинают регистрировать документы с N 1.

Как разработать систему индексации документов?

Индексация документов – это присвоение при регистрации документу не только порядкового (регистрационного) номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов.

Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (кроме приложений), на исходящих документах (кроме приложений) и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним.

В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145-ЛС (145/ЛС), 145 – порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС – обозначение кадровых приказов.

Как отмечено выше, приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, следовательно, их индексация предназначена для выделения регистрируемого массива, отличия их от приказов по основной деятельности. Но мы уже говорили, что при самом малом объеме кадровых приказов они разделяются на два массива по срокам хранения. Самый распространенный способ индексации кадровых приказов состоит в использовании индекса “ЛС” для регистрации приказов с длительными сроками хранения, с индексом “К” – кратковременных сроков. В этом случае в организации для регистрации кадровых приказов будет два журнала и два дела, в которые эти приказы подшивают.

Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс “К” прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной численности и различных категориях персонала (специалисты, рабочие, служащие) к первоначальному индексу “К” разрабатывают условные обозначения каждой категории персонала. Например: “Кр” – кадровые приказы рабочих; “Ксл” – служащих; “Ксп” – специалистов. Значит, для регистрации только приказов о приеме на работу следует завести три журнала, а для хранения этих документов – три дела, в которые эти приказы подшивают.

Вполне возможна система индексации по каждому отдельному виду приказа: прием на работу – ЛС-п; перевод на другую работу – ЛС-пр; увольнение – ЛС-у. Соответственно, регистрация кадровых приказов в этом случае будет вестись по каждой отдельной типовой процедуре, приказы подшивают также отдельно по каждой процедуре.

Разработка системы индексации документов является индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации. Индексация связана с количеством издаваемых приказов. В больших организациях количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, такими же цифрами исчисляется количество кадровых приказов. Следовательно, кадровой службе целесообразно разработать систему индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, все приказы о приеме на работу регистрируют с индексом “ЛС”, к которому добавляется индекс “ПР” для регистрации приказов о приеме на работу рабочих; “ПС” – о приеме специалистов (ИТР) и т. д.

В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена каким-то локальным актом организации. Лучше всего для этого подходит инструкция о делопроизводстве кадровой службы. Если ее нет, закрепить систему индексации возможно приказом руководителя.

Журнальная форма регистрации

За всю историю делопроизводства сформировались всего две формы регистрации – в журналах (книгах) и на карточках. В кадровом делопроизводстве наибольшее распространение имеет журнальная форма регистрации.

Регистрация в журналах и книгах является самой древней формой регистрации. Многие считают ее устаревшей, архаичной, однако это не так.

Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения). В некоторых случаях нормативно закреплены и формы журналов (книг). Например, обязательность регистрации бланков трудовых книжек и вкладышей в них и трудовых книжек и вкладышей к ним установлена в разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. Приложениями 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10. 10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек” регламентированы формы этих книг и порядок их ведения.

Следует отметить и недостатки журнальной формы регистрации. Справочная работа по документам может быть очень трудоемкой; если не знать точной даты и номера документа, приходится просматривать весь журнал. Кроме того, ведение контроля над сроками исполнения документов по журналу практически невозможно – просто нет места для внесения сведений о контролируемых документах.

Оформление

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения), заголовок (например, Книга регистрации приказов по личному составу или Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков), поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения (см. пример 1).

Пример 1.

Общество с ограниченной ответственностью “Трансстрой”
(с 01.10.2008 Открытое Акционерное общество “Трансстрой”)

Журнал регистрации приказов о приеме на работу

Начат: 01.10.2005
Окончен __________
Срок хранения – 75 лет

В начале календарного года регистрация начинается с присвоения первому приказу номера один. Нумерация валовая, нарастающая, она оканчивается в последний день календарного года.

Записи каждого года отделяются друг от друга горизонтальной чертой и надписью через все строки номера следующего года.

Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе: дата и номер, краткое содержание (заголовок к тексту) и др. Форма большинства журналов регистрации документов не установлена законодательно. Ориентироваться можно на формы, которые были рекомендованы нормативными документами по делопроизводству. Например, Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства. Она создана в 1974 г., безусловно, устарела, однако официально не отменена.

Кроме того, организация вправе (т. к. это нигде не запрещено) вести собственные формы регистрации. Однако, как и все правила регистрации, это изменение должно быть регламентировано самой организацией. Лучше всего, если это отражено в инструкции по кадровому делопроизводству. Если ее нет, можно ввести новую форму журнала приказом руководителя.

Таким образом, ответить на вопрос, сколько журналов регистрации кадровых документов необходимо иметь в организации, однозначно невозможно. Обязательное ведение журналов предусмотрено действующими нормативными документами. В числе этих документов можно назвать:

1. Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Утверждена Постановлением Минтруда России от 10. 10.2003 N 69. Зарегистрирована в Минюсте России 11.11.2003 N 5219) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2003. N 49.

2. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 // Собрание законодательства РФ. 2008. N 42. Статья 4821.

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558)

4. Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

Хранение

В силу особой значимости документации по личному составу большая часть перечисленных книг и журналов имеет срок хранения 75 лет. Это журналы (книги) регистрации приказов о приемах, переводах, увольнении, личных дел, личных карточек Т-2, трудовых договоров. 50 лет хранится книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним. 5 лет хранятся книги учета работников, направляемых в командировки, и выдачи командировочных удостоверений; 3 года – после увольнения журналы учета военнообязанных. Сроки хранения установлены в ст. 358 Перечня типовых документов, разработанного Росархивом. На самом деле сроки хранения журналов много больше, ведь они сдаются в архив после окончания, полного заполнения всех страниц.

Журнальная форма применяется в кадровом делопроизводстве и для регистрации документов, и для учета личного состава. Для целей регистрации кадровая служба ведет журнал (книгу) приказов, личных дел служащих, выдачи командировочных удостоверений, выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы), трудовых договоров, движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Для учета личного состава кадровые службы обязаны вести журналы (книги): приема, перевода, увольнения работников, учета работников, направляемых в командировки, военнообязанных, отпусков.

И в конце…

Кроме того, журнальная форма используется кадровыми службами и для фиксации каких-то фактов или процедур. Отдельные формы таких журналов предусмотрены действующим законодательством.

Например, обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по ведению журнала учета мероприятий по контролю установлена Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)”.

Статья 230.1 “Порядок регистрации и учета несчастных случаев на производстве” ТК РФ регламентирует, что каждый оформленный в установленном порядке несчастный случай на производстве регистрируется работодателем (его представителем), осуществляющим в соответствии с решением комиссии (в предусмотренных настоящим Кодексом случаях государственного инспектора труда, самостоятельно проводившего расследование несчастного случая на производстве) его учет, в журнале регистрации несчастных случаев на производстве по установленной форме.

Статья 68 ТК РФ предусматривает обязанность ознакомления работника со всеми локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, под роспись. Для этого также можно использовать журнальную форму.

Возврат к списку

Как правильно пронумеровать журнал образец. Как правильно сшивать документы

Для систематизации кадрового делопроизводства необходимо прошивать документы, состоящие из двух и более страниц. Качество выполнения прошивки чаще всего проверяется инспекторами. Мы подробно описали как прошить журналы для кадрового учета, это универсальный алгоритм, подходящий для всех подобных случаев

Читайте в нашей статье:

Прошивка журнала: пошаговая процедура

Журналы кадрового учета в обязательном порядке прошиваются до начала заполнения. Прошивка – это защита от внесения незаконных изменений, оформить процедуру нужно по всем правилам, иначе .

Шаг 1. Отверстия. Большинство кадровиков используют стандартные журналы учета фабричного производства с картонной обложкой на 48 или 64 листа. Некоторые книги продаются уже с подготовленными отверстиями для сшивания, если же они отсутствуют, первое, что нужно сделать перед прошивкой – пробить отверстия у корешка журнала. В тонком журнале дырки делаются шилом или дыроколом, для толстого экземпляра используют даже дрель.

Обратите внимание

Важнейшее изменение законодательства с 1 июля – вступление в силу ГОСТа об оформлении кадровых документов. В журнале “Справочник кадровика” по этому случаю по кадровому делопроизводству с учетом требований нового ГОСТа и его особенностей. Есть полезные шпаргалки и

Отверстия проделываются максимально близко к переплету, с тем, чтобы они не занимали много пространства внутри журнала. Для прошивки журнала кадрового учета в 2018 году вполне достаточно двух дырок. Если они проделываются вручную, то между ними следует оставить расстояние 6-10 см. Располагаются отверстия примерно посередине книги. В некоторых случаях прошивают журнал в 3,4 или 5 дырок.

Шаг 2. Прошивка. Для прошивки лучше всего использовать специальную полиамидную прошивную нить, которую можно купить в магазине канцтоваров. Если такой возможности нет, можно применить суровую нитку или банковский шпагат. Для начала нужно прикинуть длину нити, она будет зависеть от толщины журнала, количества дырок, формата прошивки (одинарная или двойная), также следует прибавить длину концов – не менее 7 см каждый. Нить продевается в подготовленные отверстия таким образом, чтобы ее концы оказались на оборотной стороне журнала и связывается в узел. Не стоит затягивать слишком туго, иначе нить порвет страницы, либо будет затруднять не только заполнение журнала, но даже его открытие.

Шаг 3. Контрольный лист. Нужен для фиксации количества листов во избежание их вырывания. Это небольшой кусок бумаги (например, 10 на 10 см), на котором напечатано или написано от руки «Пронумеровано и прошнуровано «количество» страниц». Лист наклеивается на узел и часть нитей с помощью клея ПВА или клея-карандаша, после чего на нем проставляется подпись начальника, дата фиксации и печать предприятия (захватывая и сам лист, и часть обложки).

Шаг 4. Пломбирование. Наиболее серьезные документы, такие, как, например, книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них, помимо всех вышеуказанных действий, еще опломбируются. Для этого , но в 2018 году при необходимости опломбировать книгу регистрации лучше пользоваться голографической пломбой.

Если в книге учета движения трудовых книжек инспектор не обнаружит пломбу или сургучную печать, обвинит компанию в том, что . Аргумент, что вы поставили на книге учета бумажную пломбу и печать организации, инспектор ГИТ и суд не примут. Узнайте больше о том, к чему придерется инспектор ГИТ, когда очевидных нарушений у вас нет,

Как правильно нумеровать страницы в журнале

Если книга не имеет заводской нумерации, ее необходимо пронумеровать вручную. Обратите внимание, что нумеруются листы, а не страницы, за исключением обложки, разумеется. Используются арабские цифры, они проставляются в правом нижнем углу. Если при ручной нумерации была допущена ошибка, ее можно исправить, зачеркнув неверную цифру и проставив рядом новую. Исправления в обязательном порядке заверяются подписью ответственного лица.

Как правильно подшивать документы в архив

Документ в течение года после его завершения, затем сдается в архив предприятия. Срок хранения документации в организации зависит от ее типа, но рано или поздно она переезжает в госархив. К этой отправке ее нужно грамотно подготовить, в частности, подшить в архивные папки.

Не существует законодательных актов, содержащих детальную инструкцию по прошивке документов в архив в 2018 году. Приведенный ниже алгоритм основывается на рекомендациях Росархива и инструкции Центрального банка по документоведению, которые регулируют правила хранения документов.

Шаг 1. Проверить каждый документ на наличие металлических деталей и изъять их.

Шаг 2. Если у документа нет достаточно широкого поля для пробивания отверстия, нужно нарастить его с помощью полоски бумаги.

Шаг 3. Сложить документы в хронологическом порядке, самые старые подложить вниз.

Шаг 4. Пронумеровать каждую бумагу арабскими цифрами в правом верхнем углу. Если есть конверты с вложенными документами, то надо пронумеровать конверт, а потом каждый документ в нем. Допустимо использование литерной нумерации (например: 16, 16а, 16б, 17…). Мелкие документы вложить в прозрачный файл.

Шаг 5. Составить опись документов на отдельном листке.

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала

Валентина Андреева,
канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия

Вы не обязаны хранить кадровые документы вечно, но и уничтожить их раньше времени нельзя. Даже если документы больше не нужны вам, они могут понадобиться бывшим сотрудникам, проверяющим или суду. Не сможете предъявить по их требованию – будете отвечать за нарушение правил хранения архивных документов, ст. 13.20 КоАП….

Шаг 7. Дальнейшие действия аналогичны прошивке журнала. Проделываются отверстия для прошивки иглой или шилом – для малой толщины, дыроколом – для средней, дрелью – для толстых папок. Если документов много и часто приходится архивировать их, целесообразно приобрести специальный станок для прошивки документации (УПД), он прост в использовании и пробивает папки толщиной 10 см.

Шаг 8. Комплект скрепляется с помощью нити, желательно в два раза – для большей прочности, концы нитки завязываются с тыльной стороны.

Шаг 9. На узел клеится контрольный листок, заверяется подписью руководителя и печатью.

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Каковы основные правила ведения документации по делопроизводству: правила прошивки, нумерации, какие журналы и учетные книги необходимы

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. В журналах нумерация листов выполняет такую же функцию: исключат возможность дополнительной вклейки или удаления листов. Необходимо пронумеровать все листы в журнале. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. После завершения нумерации листов в заверительную надпись, которая располагается в конце журнала, в ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном журнале. Образец: Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.

Как нумеруются приказы по основной деятельности

Подготовить проект приказа с напечатанным номером означает, что приказ фактически был зарегистрирован до его согласования и подписания. Кроме этого, следует учитывать и такой факт, как подготовка приказа по основной деятельности двумя организациями. В этом случае приказу будет присвоен двойной номер каждой из организаций через косую черту, который тоже будет проставлен от руки.

Регистрация приказа включает в себя не только присвоение регистрационного номера и проставление его на документе, но и заполнение соответствующих регистрационных форм документа, куда вносятся данные о приказе, т. е. данные о подписанном документе, поэтому проставление номера на приказе производится после его подписания от руки.

Оформление журналов и книг

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Форум инженеров по охране труда Беларуси

184. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложк у или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (чертежи, рукописи и т.д.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).

185. Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом . Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается . Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело. При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов. Например: 15а, 15б

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

Как нумеровать страницы акта и его приложений, в т

Таким образом, акт и каждое приложение к акту должны иметь самостоятельную нумерацию , которая в каждом документе начинается со второй страницы , несмотря на то, что весь комплекс документов может быть сшит опять-таки с целью обеспечения аутентичности и целостности уже комплекса документов – сшива (важна защита от фальсификаций, подмены и утраты документов внутри комплекса или отдельных листов).

Правила оформления приложений и порядок нумерации страниц организационно-распорядительных документов установлены ГОСТом Р 6.30-2003 (в настоящее время готовится новая редакция данного стандарта). Отдельные особенности, которые необходимо учитывать при оформлении приложений и нумерации многостраничных документов государственных органов и органов местного самоуправления, в том числе в процессе подготовки проектов нормативных правовых актов, зафиксированы в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации).

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Разрабатывая систему документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, необходимо учитывать требования федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, постановления Госкомстата РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 № 65-ст, приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — неотъемлемый атрибут документооборота любой организации. Из нашей статьи читатель узнает, зачем необходима нумерация приказов, какие варианты организации кадрового документооборота существуют и как присвоить приказу номер.

Журнал регистрации входящих документов

О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.

Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

24 Июл 2018 4970

Как правильно и какими нитками подшить документы.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

Правила сшивания документов ГОСТ

Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

Кадровая документация по итогам текущего года
Документация бухгалтерии
Входящая и исходящая документация делопроизводителя
Документы для налоговой
документы для сдачи отчетности в ПФР
документы в различные отделы банка
документы на тендер
копии уставных документов
документы при заключении особо важных соглашений
книги учета прибыли
нотариально удостоверенные копии и переводы
при подготовке документации к сдаче в архив

Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками

Как прошивать документацию ниткой

Подготовка принадлежностей:

иглы с нитью подходящей толщины
документов, которые необходимо прошить
шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
печати организации
клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
Сшиваем
Оформляем сопроводительную надпись.
Готовим внутреннюю опись.
Заверяем готовое дело

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

упустить этап систематизации документов
распределить документы без нумерации
возможна подача документов без заверительной надписи

Этап 1:

Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

Правильно прошитый документ: тыльная сторона

Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.
Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.
Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

Видео: Как сшить диплом три дырки?

Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

Как прошить папку с 4 дырками: схема

На что стоит обратить внимание:

прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
граница от края листа составляет 1,5-2 см
первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны

Видео: Как прошивать документы?

Как сшить документы на уголок: схема

Иногда требуется прошивка документа за уголок. Как это правильно сделать, смотрите видео.

Видео: Как сшить документы?

Сшивание документов скрепкой степлера

Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

Видео: Как правильно прошивать документы?

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

Проставляем на листах арабские цифры
Используем для этого простой карандаш
Ставим цифры по возрастанию
Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
Приложения нумеруем в общем порядке
Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
Несколько томов документов нумеруются по отдельности
Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись, а данный документ нумеруем в общем порядке.

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

количество листов в одной прошивке — не более 150
прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
Документы сшиваются способом в 2-4 прокола. Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.
На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.

Как сшивать документы для налоговой

Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.
Документы нумеруются.
Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.

Для прошивки можно использовать такие материалы:

банковский шпагат
обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
тонкий длинный шнурок
суровая или прошивная нить
прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства

Процесс прошивки журнал учета:

готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
указываем дату прошивки

Как прошить тетрадь учета: образец

Видео: Как ИП прошить документы?

Прошивка документов для архива

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Видео: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание

Как прошить папку с документами?

Процесс прошивки папки с документами показан в видеоролике.

Видео: Подшивка дела

Как сшить дело?

Как правильно подшить дело смотрите в видеоролике.

Видео: Подшивка дела (1-й вариант).

Видео: Подшивка дела (2-й вариант)

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции. Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?

Назначение этих занятий всегда одно — научить будущих или действующих сотрудников безопасным методам работы, дать информацию о правилах поведения на рабочем месте, а также отработать порядок действий в случае получения травмы или возникновения аварийной ситуации. Трудовое законодательство России регламентирует порядок проведения занятий и требования, предъявляемые к ним. Справка На заметку

Сотрудники, которые уклоняются от прохождения инструктажа по технике безопасности, не могут быть допущены работодателем к работе.
Единого регламента проведения инструктажа не существует. В каждой сфере трудовой деятельности могут быть свои особенности проведения занятий по охране труда.

Нумерация журналов по технике безопасности

Все делается гораздо проще. Инструкция:

В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия
Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его
Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов
Обязательно стоит пронумеровать тетрадь. Это делается вверху справа
Поставьте печать и подпись на клочке бумаги

Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец Как прошить папку с документами? Подробнее о подшивке можно узнать в видео. ВИДЕО: Подшивка папки с документами Как прошить документы для архива В архив не принимают не подшитые дела.
Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом.

Голосование:

Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации. Брошюровочная машина Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
Другой вариант решения проблемы – обратиться к профессионалам.

Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

Как прошивать журнал учета?

вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
указываем дату прошивки

Как прошить тетрадь учета: образец Видео: Как ИП прошить документы? Прошивка документов для архива Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Форум

Документооборот
Документы делопроизводства
Регистрация документов

Все инструктажи по охране труда регистрируется в специальном журнале. Как правильно оформить и пронумеровать журнал регистрации инструктажей, расскажем в этой статье. Из статьи вы узнаете:

как оформляется журнал регистрации инструктажей;
для чего нужна нумерация журналов по охране труда;
как осуществляется нумерация страниц в журнале.

Инструктажи по технике безопасности: вводные замечания Прежде, чем приступить к рассмотрению вопроса оформления и нумерации журнала регистрации инструктажа по охране труда, необходимо сделать несколько вводных замечаний о сути и порядке проведения данного мероприятия.

В самом общем виде, инструктаж по технике безопасности — это обучающие занятия, которые могут проходить в самых разных формах.

Нумерация журналов

Виды инструктажей по технике безопасности представлены ниже по тексту. Факт проведения соответствующего вида инструктажа, проверки знаний и правил охраны труда и получения сотрудником допуска к самостоятельной работе зафиксируйте в журнале регистрации инструктажа. Унифицированной формы данных журнала не установлено, следовательно, оформите данные журналы в свободной форме.
При этом, за основу можно взять формы данных журналов приведенных в Государственном стандарте СССР ГОСТ 12.0.004-90 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденном Постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797. Подробнее в материалах Системы:

Ответ: Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне.

Оформление журналов и книг

Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Прошивка документов Пронумерованные листы прошиваются прочной ниткой в два, три прокола. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровнеПрошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой.

Иванов Образец сшивания документов указан ниже по тексту. Если журнал имеет твердый переплет, то при сшивке страниц журнала сшивной материал (нитка, веревка, жгут) выводится с внешней стороны последнего листа перед обложной, концы сшивного материала приклеиваются к обложке переплета и опечатываются так же как указано выше. О перечне обязательных журналов: Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой.

Важно

Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты). Следовательно, к обязательным журналам отдела кадров относятся: 1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Нумерация страниц в журнале регистрации образец

Каждое предприятие может добавлять свои собственные графы. Например, если это необходимо, можно отдельной графой вносить номер изучаемой на занятии инструкции по охране труда. Если сотрудник, проходивший обучение, находится на стажировке, можно дать информацию об этом.

Внимание

Нумерация журналов по охране труда Оформление журнала регистрации инструктажа по технике безопасности Рассмотрим теперь особенности оформления и ведения журнала учета инструктажей по технике безопасности. Полное название компании и ее реквизиты указываются на титульном листе журнала. Кроме того, здесь нужно указать дату начала ведения журнала, а потом — дату окончания и общее количество страниц документа.

На титульном листе также указывается срок хранения журнала и дату, когда этот срок заканчивается.
Любовь Российская Федерация, Нижний Новгород #3 15 марта 2010, 12:30 обычно в правом нижнем Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Первая и лучшая победа — это победа над собой.В своих бедствиях люди склонны винить судьбу, богов и все что угодно, но только не себя самих. /Платон/ Галина только с первого, т.к. прошиваю внутри обложки. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Марина Российская Федерация, Оренбург #5 15 марта 2010, 16:53 По приказу МО РФ 1999 года №170 нумерация дел книг и журналов ведется в правом верхнем углу простым карандашом, чистые листы (первый и последний — черновые) не нумеруются, на обороте последнего листа делается запись «В настоящем… пронумеровано., прошнуровано и скреплено…

Особенности нумерации и сшивания дел в делопроизводстве.

Делопроизводство — сложный процесс, требующий внимания и постоянного придерживания действующих нормативных документов. Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись.

Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист. Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги. Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет. В остальных случаях достаточно листа.

Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности. Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела. При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация. Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке. Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы.

Как правильно сшивать ниткой документы: правила ГОСТ

Существует масса правил по сшиванию документов. Не разрешено документацию скреплять степлером. Используется цыганская игла и толстые нитки. Можно предварительно делать отверстия дыроколом, а потом сшивать нитью. При том нити начала и конца связываются, а кончики оставляют достаточно длинными. Часто приклеивают клочок бумаги с надписью названия организации или ее штампом. Также указывается количество листов и дата нумерации.

Для этих целей применяется тонкий шпагат. Особых требований к качеству ниток нет. Часто применяют суровые нити или лавсановую ленту.

Как сшить документы на уголок: схема

О том как сшить документы на уголок, смотрите в видео.

ВИДЕО: Сшиваем документы на уголок

Это один из самых простых вариантов. Для этого необходимо наметить три дырки. В среднем расстоянии между отверстиями должно быть не больше 3 см. Разметку страницы выполните линейкой.

Инструкция:

Сложите документы один на один. После этого при помощи линейки отмерьте одинаковое расстояние с концом и в центре поставьте точку
От этой точки отмерьте в каждую сторону 3 см
При помощи шила сделайте отверстия и прошейте нитками
Необходимо, чтобы нить оплетала бумагу со всех сторон дырочек
Подробнее можно увидеть на схеме
После этого свяжите начало и конец шпагата, приклейте кусочек бумаги и поставьте штамп

Такой вариант используется в делах с большим количеством листов. Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.

Инструкция:

Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером?

Об этом посмотрите видео.

ВИДЕО: Скрепление документов степлером

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

Необходимо придерживаться правил:

Сшиваются отчеты для налоговой в 5 отверстий
Узел обклеивается папиросной бумагой
Нумерация ставится в правом верхнем углу

ВИДЕО: Подшиваем отчет для налоговой

Как сшить дело?

Необходимо придерживаться ГОСТа и определенных правил.

Инструкция:

Дела сшиваются в три или четыре отверстия
Для подшивки берется банковский шпагат
Стоит подшивать так, чтобы все расстояния между дырочками перекрывались нитями
После этого нитки связываются в узел и приклеивается небольшой отрезок
На нем указывают количество страниц, подпись и имя того, кто проводил сшивание
Ставится штамп учреждения, чтобы оттиск был на листочке и на прошиваемой странице

ВИДЕО: Сшиваем дело

Если изначально вам нужно сдать в архив тетрадь или журнал, то можете его не сшивать как указано выше. Все делается гораздо проще.

Инструкция:

В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия
Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его
Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов
Обязательно стоит пронумеровать тетрадь. Это делается вверху справа
Поставьте печать и подпись на клочке бумаги

Как прошить папку с документами?

Подробнее о подшивке можно узнать в видео.

ВИДЕО: Подшивка папки с документами

В архив не принимают не подшитые дела. Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом.

Инструкция:

Прошейте нитками в три или четыре отверстия
После этого свяжите нити и прикрепите сверху опись
В ней нужно подробно описать количество листов или журналов
На клочке бумаги, который приклеивается с тыльной стороны пишется количество листов и подпись
Необходим и штамп предприятия или цеха

ВИДЕО: Подшивка для архива

Делопроизводство — сложная и скрупулезная работа, подразумевающая правильное оформление документов. Придерживайтесь всех ГОСТов и нормативных документов.

ВИДЕО: Сдаем на хранение

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве – неотъемлемый атрибут документооборота любой организации. Из нашей статьи читатель узнает, зачем необходима нумерация приказов, какие варианты организации кадрового документооборота существуют, и как присвоить приказу номер.

СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:

Законодательство, регулирующее вопросы нумерации кадровых документов

В каждой организации постоянно оформляются кадровые документы – при приеме и увольнении сотрудников, при издании приказов и принятии коллективных договоров, во многих других случаях. Для того, чтобы документы были систематизированы, каждую бумагу было легко найти, применяются различные методы, основным из которых является нумерация всей кадровой документации.

Единая система кадрового документооборота не устанавливается для всех видов организаций. Для некоторых ведомств применяются свои инструкции. Чаще всего, это инструкции по делопроизводству, — например, приказ Казначейства России от 27.05.2011 № 206, которым утверждена инструкция по делопроизводству в органах Федерального казначейства, Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденная Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36.

В организациях и у ИП единой системы документооборота на законодательном уровне не закрепляется, однако это не значит, что ее не нужно вводить. Закрепление такой системы возможно с помощью локальных актов, принимаемых в порядке, установленном ст. 40 ТК РФ. Локальные акты принимаются с учетом требований ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, Приказа Минкультуры России от 25.08.2015 № 558, иных актов.

При грамотной разработанной системе кадрового документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, в нескончаемом потоке документов разобраться будет гораздо проще.

Приказы, которые принимаются в организации и подлежат нумерации

Приказ – это распорядительный документ, который принимается руководителем организации (единоличным исполнительным органом) с целью регулирования внутренних и внешних правоотношений. Виды приказов, которые могут быть приняты в организации отражены в Приказе Минкультуры России № 558. Разумеется, представленный перечень не является исчерпывающим, однако может дать представление о том, какие приказы могут приниматься в фирме.

Важно! Разграничение приказов друг от друга и их нумерация важны еще и потому, что для каждого документа предусмотрен свой срок хранения.

Приказы, принимаемые в организации условно можно разделить на следующие виды:

По личному составу. Это распоряжения, связанные с приемом и увольнением сотрудников, и т.д.
По основной деятельности. Это локальные акты любой направленности, например, Положение об охране труда.
По административно-хозяйственной деятельности. Это приказы по порядку посещения производственных помещений, организации охраны, и т.д.

Порядок нумерации: как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве?

Поскольку императивных требований к тому, каким образом должна осуществляться нумерация нет, каждый работодатель вправе избрать свою систему. Однако, чтобы не изобретать велосипед, можно воспользоваться уже готовыми моделями, о которых расскажем далее.

Первый вариант – использование букв и цифр. Цифры проставляются по порядку, а от буквенного значения зависит тип приказа. Например, номер приказа 2-У может означать, что документ принят в начале года, и это приказ об увольнении сотрудника. Можно добавлять к таким приказам цифровые значения года принятия, например, № 2-У-2018.
Второй вариант – группировка приказов по уже упомянутым выше группам (по личному составу, и т.д.). Нумерация каждой группы начинается с 1 и продолжается либо до окончания календарного года, либо до бесконечности.
Третий вариант – разработка более сложной систематизации. Такая система, несмотря на свою сложность, оправдывает себя в полном объеме. Приказы систематизируются по нескольким критериям, например: дате принятия; группе, сроку хранения; структурному подразделению, в отношении которого документ принят и т.д. Например, Приказ № 2017-5—50л-ЛС-ЭО может означать, что приказ принят в 2017 году за номером 5, срок его хранения составляет 50 лет, он является приказом по личному составу, и относится к экономическому отделу организации.

Какой вариант выбрать – зависит от конкретной организации и предпочтений руководства. Любой вариант нумерации можно закрепить в локальном акте.

Учет приказов в журнале учета

Для удобства регистрации приказов, их можно заносить в специальный журнал учета. То, какие приказы заносить в журнал, выбирает руководство организации. Как правило, в них регистрируются приказы по формам № Т-1, Т-1а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Формы журналов на законодательном уровне не утверждается, соответственно в каждой фирме может быть введен свой журнал.

В них указываются следующие сведения:

Титульный лист, в котором отражены название журнала, дата начала и окончания его ведения, наименование организации.
Раздел, в котором дается указание на ответственного лица за его ведение, перечень приказов, принятых в фирме, их номера, сроки хранения, перечень лиц, на которые конкретные приказы распространяются.

***

Таким образом, в каждой организации может устанавливаться свой порядок нумерации приказов, а также формы журналов их регистрации.

Нумерация страниц в журнале регистрации образец. Как правильно прошить и пронумеровать журнал — образец Нумерация листов или страниц в журналах регистрации

Читайте в нашей статье:

Прошивка журнала: пошаговая процедура

Обратите внимание

Как правильно нумеровать страницы в журнале

Как правильно подшивать документы в архив

Шаг 1. Проверить каждый документ на наличие металлических деталей и изъять их.

Шаг 3. Сложить документы в хронологическом порядке, самые старые подложить вниз.

Шаг 5. Составить опись документов на отдельном листке.

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала

Шаг 9. На узел клеится контрольный листок, заверяется подписью руководителя и печатью.

Кроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа , его необходимо прошить и опломбировать определённым образом.

При отсутствии прошивки и опломбирования руководителю могут быть предъявлены штрафные санкции.

Прошивка

В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка.

Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Прошивают страницы обычной грубой нитью, никаких нормативных требований на этот счёт не предусмотрено.

Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.

Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).

Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта. После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов.

Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала.

Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.

Опломбирование

К процессу прошивки и опломбирования не предъявляется специальных требований.

Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры. Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

пронумерован;
прошит;
подписанным руководителем организации.

После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.

Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения.

Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры. Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам. Для этого она должна обеспечиваться:

уникальным номером;
логотипом организации;
наименованием организации.

Так как требование предъявляется лишь к наличию пломбы, а не к её качеству – руководитель или уполномоченное лицо может проявить свою фантазию.

Можно использовать более прочный материал, вплоть до применения свинцовой пластинки, а также выбрать кодовый идентификатор по своему усмотрению. Можно обеспечить пломбу электронной памятью. При желании вместо пломбы можно использовать сургучную печать.

Опломбирование журнала – закрепление пломбы на его задней внутренней стенке. Пломба должна крепиться на концах нити или шнура, которыми прошивался журнал. Прикреплённая должным образом, она вместе с кончиком нити крепится на обложку журнала в обозначенном месте, захватывая одновременно:

Бумажку, которой крепилась (клеилась) нить на обложку журнала.
Часть обложки за пределами наклеенной бумажки.

Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала. Идентификатор покажет, если производилось вторжение в записи. В этом случае придётся срывать листочек, которым крепилась нить и снимать пломбу, что сразу будет обнаружено работником, уполномоченным на ведение журнала.

При использовании сургучной печати нужно растопить сургуч, налить его в определённое место на внутренней стороне обложки, захватив одновременно шнуровку, часть листа и часть обложки.

Пока сургуч не успел остыть, на него нужно поставить специальный оттиск. Именно отсутствие оттиска, который готовится специально для опечатывания, становится причиной непопулярности использования сургучной печати и предпочтения использования пломбы.

После того как прошитая Книга учёта опломбирована или скреплена печатью, её можно использовать для внесения необходимых сведений.

При отсутствии опломбирования, руководитель организации или частный предприниматель будет оштрафован комиссией из трудовой инспекции.

Заключение.

По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.

Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Какие нормы регулируют прошивание

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
ГОСТ 51141 по делопроизводству;
Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Какие документы требуют такого оформления

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

приказы личного состава,
приказы общего состава,
штатное расписание.

Бухгалтеры прошивают:

авансовые отчеты,
оборотные ведомости по материальным средствам,
накладные,
счета-фактуры,
акты выполненных работ,
путевые листы,
кассовую книгу,
ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

Делопроизводители : входящую и исходящую документацию.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

Степлер;
Нитки;
Специальное оборудование.

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Самым надежным считается подшивание дел нитками.

Общие правила оформления

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы :

Нитки. Лучше использовать капроновые.
Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
Клей бумажный.
Лист чистой бумаги.
Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий :

Удалить скрепки, скобы из документа.
Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Кто и как заверяет

Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

Стоит сказать, что подписывая прошитые документы руководитель берет на себя обязательства за их содержимое или назначает за достоверность уполномоченного приказом.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

Опись состоит из следующих разделов:

наименование документа,
дата, когда составлялась опись,
перечень документов,
подпись ответственного лица.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:

Систематизацию документов.
Нумерацию.
Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
Заполнение описи.
Оформление обложки документа.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.

Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет , допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

Нумерацию листков в деле.
Систематизацию листков в деле.
Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.

Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов , то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.

Если документы планируется хранить более 25 лет , то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.

Фотографии или картинки , а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Обложку оформляют следующим образом:

Указывают название организации или учреждения.
Подразделение.
Срок хранения.
Наименование дела.

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Кроме того, указывается тема дела . Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения : постоянный или определенный.

Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

Подготовка для сдачи в налоговую

Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.

Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

Ознакомление сотрудников с правилами безопасного поведения на производстве является главной задачей для любого работодателя, поскольку об этом указано в ст. 212 Трудового кодекса РФ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Планомерное информирование работников о том, какие факторы при выполнении трудовых обязанностей потенциально опасны для их здоровья и жизни, предотвращает возникновение чрезвычайных происшествий. Следовательно, всем организациям необходимо создать систему нормативной документации и правильный порядок их использования.

Общая информация

Организация безопасного поведения на производстве невозможна без ведения журналов по охране труда.

Они необходимы для фиксации инструктажей, проводимых для сотрудников предприятия.

Руководитель должен позаботиться о назначении ответственного лица по охране труда, который будет проводить обучение трудящихся безопасным правилам поведения на производстве и делать записи об этом в соответствующих журналах.

Хранить документацию необходимо на протяжении сроков, указанных в нормативном акте Минкультуры.

Существует много форм журналов, которые применяются для ОТ. Это обусловлено многочисленным количеством разного рода инструкций для сотрудников.

Независимо от направления деятельности предприятия и профессий, для всех сотрудников требуется проводить обязательные инструктажи.

К ним относятся:

ознакомление с инструкциями по ТБ при трудоустройстве нового работника на рабочее место;
периодические обучения трудящихся правилам противопожарной безопасности и охраны труда.

Факт проведения каждого работника фиксируют в журналах по охране труда.

Для чего нужны?

Каким образом работодатель может подтвердить факт информирования или обучения своих работников правилам техники безопасности? Конечно же, только имеющимися журналами, в которых стоят даты и подписи сотрудников, проинструктированные инженером по ОТ.

Если вдруг на предприятии произойдет чрезвычайное происшествие, то обязательно проводится расследование его обстоятельств. Проверяющие лица изучают имеющуюся в администрации документацию по ТБ.

Если в организации четко придерживаются порядка проведения инструктажей и обучения правилам по ОТ, то журналы будут являться основным доказательством того, что руководство постоянно заботиться о безопасности во время работы трудящихся. В таком случае вина с руководства снимается.

Список и описание

Перечислить все виды журналов нужных для фиксации инструктажей трудно, поскольку на разных предприятиях в силу специфики производства должны быть заведены документы под конкретные профессии. Поэтому существуют их обязательные и дополнительные формы в зависимости от направления деятельности производства.

Давайте более подробно ознакомимся с разными видами таких документов и узнаем, сколько журналов должно быть на предприятии.

Виды

Формы журналов по охране труда можно разделить на несколько категорий, в зависимости от проводимого инструктажа:

противопожарного;
на рабочем месте;
повторного;
при выдаче наряда – допуска и т. д.

В свою очередь их можно объединить в 2 группы: обязательные и дополнительные.

Какие должны быть в организации обязательно?

Для всех предприятий необходимо иметь в наличии такой набор журналов по ОТ:

о проведении вводных инструктажей;
для регистрации обучаемых инструктажей непосредственно на рабочем месте для ИТР и отдельно для рабочих;
о получении инструктажа по ППБ;
по учету инструкций в сфере ТБ;
о выдаче инструкций;
для регистрационного учета несчастных случаев;
по проверочным испытаниям такелажного оборудования;
для учета не электротехнических сотрудников, которым присваивается 1 группа по электробезопасности.

Для большинства предприятий помимо приведенного здесь списка обязательных учетных книг часто требуются еще и дополнительные журналы по охране труда для профессий, связанных с высоким риском при исполнении производственных обязанностей.

Необязательные документы

Есть и дополнительные журналы, которые требуется для некоторых организаций.

Особенно работы повышенной опасности, которые могут повлечь травматизм персонала, должны проводиться под усиленным контролем инженера по ТБ и руководящих лиц из числа ИТР. На такие работы оформляется отдельный наряд-допуск и трудящимся проводится предварительный инструктаж перед выполнением поставленных задач.

Пример:

Требуется выполнить врезку дополнительной трубы в газопровод, по которому поставляется природный газ среднего давления. Перед началом сварки на трубопроводе инженер по ОТ и начальник технического отдела заранее рассказывают сварщику Иванову И.П. о том, как ему нужно выполнить работу, чтобы избежать взрыва. Для выполнения работ в службе главного инженера оформляется наряд-допуск на Иванова И.П. Затем в отдельном специальном журнале производится регистрация его выдачи и получения инструктажа, о чем работник ставит роспись в соответствующей графе.

Общие правила оформления журналов по охране труда

Чтобы правильно оформлять и заполнять журналы по ТБ, необходимо соблюдать общепринятый порядок их ведения.

Каждый документ необходимо прошить, пронумеровать страницы и указать даты начала и окончания внесения регистрационных записей.

Порядок и специфика заполнения

В каждом журнале должны быть внесены такие сведения:

порядковый номер записи;
дата проведения ;
личные данные инструктируемого и его подпись;
персональная информация об инструкторе и его виза.

Даже если проводится общий инструктаж для всех работников одновременно записи нужно сделать отдельно с обязательной росписью сотрудника.

Кто отвечает за ведение?

В приказном порядке руководитель назначает сотрудника из числа ИТР, который будет ответственным за проведение инструктажей по ТБ. На них возлагается обязанность по заполнению и хранению подотчетных им журналов.

Как правильно вести такую регистрационную книгу?

В подразделениях вести журнал инструктажей на рабочих местах поручается начальникам отделов.

Прежде всего, они обязаны их правильно оформить:

выполнить карандашом нумерацию страниц;
прошнуровать все листы в журнале;
заклеить небольшим бумажным квадратом узел и концы шнура на задней обложке;
указать на приклеенном листке количество сшитых страниц, поставить подпись ответственного лица с указанием фамилии и инициалов и сделать оттиск печати организации;
указать дату начала ведения журнала на последней странице.

Если книга полностью заполнена, то она передается на хранение специалисту по ОТ.

Во время внесения записей в журнал нельзя допускать следующее:

пропуск незаполненных страниц или строк;
исправлять внесенные данные;
закрашивать ошибки корректором.

Если во время регистрации была допущена ошибка, то неверная запись берется в скобки. Затем под ней, не пропуская пустой строчки, необходимо заново вписать данные о проведении инструктажа.

Как правильно прошить?

Не все знают, как правильно сшивать такие регистрационные книги.

В обязательном порядке все страницы журналов должны содержать нумерацию. Затем их нужно прошнуровать. Концы шнура заклеивают сзади книги, указывают количество страниц и скрепляют подписью руководителя и печатью.

Обязательно документ на титульном листе должен содержать название организации, подразделения, дату начала и окончания ведения.

Нумерация

Листы в журналах должны быть пронумерованы.

Нумеруются они в правом верхнем углу, карандашом, причем порядковый номер ставят на тех листах, которые прошиты. Если обложка журнала не прошита, то отсчет начинают с первого до последнего прошитого листа.

Записывают все цифры простым карандашом, потому что практически все регистрационные журналы и книги учета являются согласно Номенклатуре дел отдельными делами.

Кто визирует?

Визировать пронумерованный и сшитый журнал может руководитель организации или ответственное лицо за ОТ и ТБ.

На подпись нужно поставить печать предприятия таким образом, чтобы она только частично захватывала росчерк, а не полностью покрывала его. Фамилия и Инициалы должны быть записаны разборчивым почерком.

Сколько и где хранятся?

Хранение журналов по ТБ возлагается на ответственное лицо за охрану труда.

Сроки хранения их указаны в таблице.

По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.

Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.

Точка зрения законодательных структур

Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных . В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены , есть еще , который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также .

Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.

Инструменты и основные понятия

При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
Клей;
Ножницы.

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
Следующий шаг – это проделывание дырок . После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат . Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___(_______) листов

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

Теперь нужно пронумеровать документы . Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

Обратите внимание, подпись и печать обязательно ставиться так, чтобы часть ее располагалась на листике-заверителе, а часть непосредственно на заверяемом деле. Согласно заведенного порядка, это считается гарантией подлинности и неприкосновенности.

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

название организации;
наименование документа;
дата составления;
оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
количество листов;
сроки хранения;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

Согласно правилам на описи не ставится номер.
Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Порядок нумерации приказов в кадровом производстве

Содержание страницы

Кадровая документация включает в себя ряд приказов, форм и заявлений. Для адекватной ориентации в этом пространстве применяется система нумерации. Она является унифицированной, то есть нормируется определенными актами.

Как правильно нумеровать кадровые приказы?

Для чего нужна нумерация документов

В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен. Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать. Однако если на предприятии работает более ста сотрудников, документы будут оформляться практически каждый день. Для оперативного ориентирования в них и нужна нумерация. Она решает следующие задачи:

Быстрый поиск нужного акта.
Удобное нахождение связей между несколькими документами (к примеру, между приказом о сокращении штата и приказом о расторжении трудового соглашения).
Обеспечение правильного хранения документации.
Систематизация актов на основании их содержания.
Создание порядка регистрации бумаг.
Упрощение классификации документов при их оформлении на хранение.
Разделение распоряжений на группы.

Каждый документ имеет свой срок хранения. Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить. Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения.

Как вести журнал регистрации приказов?

Что обозначает присвоение номера

Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:

Длительный: 50 или 75 лет.
Краткосрочный: 1 или 5 лет.

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.

Вопрос: Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?
Посмотреть ответ

Особенности присвоения номера

Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак. Расшифровка обозначения будет следующей:

Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.
Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.

Обозначение может быть представлено без разделительного символа. То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять. Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс.

Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений. Все ее нюансы фиксируются в локальном акте. С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации. В обратном случае вероятна путаница.

Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной. К примеру:

Приказы о вынесении взыскания обозначаются буквенным обозначением «ДВ».
Распоряжения об увольнении обозначаются символом «У».

В законодательстве нет указаний относительно присвоения обозначений. Поэтому буквенные и числительные комбинации могут быть совершенно разными.

Какие бумаги подлежат нумерации

Нумерация служит для обозначения приказов. Последние представляют собой распорядительный документ, устанавливающий определенные правоотношения. Приказы принимаются руководителями фирмы. Разновидности принимаемых приказов утверждены Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых документов» от 16 февраля 2016 года. Подразделяются бумаги на эти основные группы:

По персоналу фирмы. К примеру, это приказы о приеме на службу или увольнении.
По главному направлению деятельности. К примеру, это Положение об охране труда.
По административной работе. Это распоряжения по формированию охраны.

Все эти приказы должны быть пронумерованы.

Модели организации нумерации

Рассмотрим схемы нумерации от самых простых до самых сложных:

Простой вариант. Подходит для малых компаний с ограниченным документооборотом. Бумаге присваивается числовой код. Если требуется, можно добавлять к нему буквенное обозначение. Нумерация выполняется от цифры 1. Исчисление будет вестись до конца года. С первого дня нового года нумерация вновь ведется с единицы. Цифра будет обозначать порядок поступления бумаги, а буква – содержание приказа, его вид. Между двумя этими символами, как правило, не ставится разделительный знак.
Усложненный вариант. Подразумевает сквозную нумерацию. Документы подразделяются на различные группы. Буква будет указывать на группу, к которой принадлежит бумага.
Сложный вариант. Актуален для больших предприятий, где ведется обширный документооборот. Обозначения в данном случае могут указывать на группу распоряжений, сроки их хранения. Шифр может обозначать подразделение, к которому относится документ. Для создания шифра нужно использовать несколько букв.

Простое обозначение предполагает одну букву и одну цифру, усложненное – целый шифр.

Журнал регистрации приказов

Порядок присвоения обозначений распоряжениям не оговорен в законодательных актах. А потому следует вести журналы для регистрации документации. Регистрация приказов представляет собой копирование реквизитов с бумаги и фиксацию их в специальной форме. В журнале обязательно должны прописываться номера распоряжений. Количество журналов может быть различным. Это или один экземпляр на все формы распоряжений, или несколько книг для отдельных групп приказов. Рекомендован именно последний вариант. К примеру, в одном журнале содержатся приказы по главному направлению деятельности, в другом – распоряжения по персоналу.

ВАЖНО! Регистрация распоряжения наделяет последнее юридической силой.

У СВЕДЕНИЮ! Закон не регламентирует формы журналов регистрации. Поэтому утверждаться они могут сотрудниками компании.

Порядок присвоения номера

Рассмотрим порядок присвоения индекса:

Распоряжения разграничиваются по отдельным группам. Группы могут выделяться на основании содержания документа, срока его хранения.
Каждая из выделенных групп регистрируется в специальных формах. К примеру, это журналы, система электронного документооборота.
Для нумерации конкретного приказа нужно посмотреть в журнал, проверить, какой именно индекс присваивается соответствующему документу. После этого бумаге присваивается необходимый номер.

ВАЖНО! Компании обязательно нужно зафиксировать собственный способ нумерации в локальных актах.

Примеры

Принятая нумерация фиксируется в инструкции. Этот документ является помощником сотрудникам, которые ведут кадровый документооборот. Рассмотрим пример нумерации:

Символ П обозначает прием на работу.
У – увольнение.
ПР – перевод сотрудника на другую должность.
О – отпуск.
Н – нарушение дисциплины.
К – прочие кадровые распоряжения.

Если принимается распоряжение, не относящееся к приведенным группам, можно не помечать его буквенным обозначением.

Нумерованные ссылки – Центр письма – UW – Мэдисон

В этом разделе описывается нумерованная справочная система и приводятся примеры из одной версии системы. * Спросите своего преподавателя, какой именно стиль использовать.

Стили документации по химии, информатике, математике, физике и медицине обобщены в Джеймсе Д. Лестере, Writing Research Papers, 5-е изд., Стр. 231-237, доступном в Writing Center.

* Эта версия с небольшими вариациями используется во многих журналах и в двух книгах по научной литературе: Robert A.Day’s How to Writing and Publish a Scientific Paper и Ф. Питер Вудфорд «Научное письмо для аспирантов» (оба доступны в Writing Center).

Создать список ссылок

Перечислите цитируемые работы с соответствующими номерами на новой странице после текста под заголовком Список литературы . Хотя приведенный ниже примерный список не расположен в алфавитном порядке, вам следует расположить список литературы в алфавитном порядке.

Проверьте Джеймс Д. Лестер, Writing Research Papers, 5-е изд., pp. 231–237 (доступно в Центре письма) или руководство по документации для вашего поля для упорядочивания и нумерации списка, а также для стиля и порядка элементов в каждой записи.

Используйте приведенную ниже таблицу, чтобы узнать, как форматировать записи в пронумерованном списке ссылок.

Книга (1): Отдельный автор

1. Циммерман, Б.К. 1984. Biofuture, противостояние генетической эре. Пленум Пресс, Нью-Йорк.

Книга (2): 2 автора

2. Нелкин Д., М.Поллак. 1980. Проблемы и процедуры регулирования технологического риска. В Р. Швинг и В. Альберс (ред.), Управление социальными рисками. п. 136-67. Пленум Пресс, Нью-Йорк.

Книга (3): Редактор вместо автора

3. Милунский А., Г.Дж. Анна (ред.). 1976. Генетика и право. Пленум Пресс, Нью-Йорк.

Книга (4): 2-е или более позднее издание

4. Бернс, Джордж В. 1980. Наука генетика: введение в наследственность. 4-е изд. Макмиллан. Нью-Йорк.

Книга (5): Том в многотомной работе

5. Хотчкисс Р. Д. 1980. Исследование рекомбинантной ДНК, т. 5. Публикация NIH № 80-2130.

Книга (6): Том многотомной работы с субтитрами

6. Управление оценки технологий, Конгресс США. 1980. Энергия для биологических процессов, т. 2. Технический анализ. Типография правительства США, Вашингтон, округ Колумбия

Книга (7): Статья в ред. Сборнике

7. Nelkin, D., and M. Pollack. 1980 г.Проблемы и процедуры регулирования технологического риска. В Р. Швинг и В. Альберс (ред.), Управление социальными рисками. п. 136-67. Пленум Пресс, Нью-Йорк.

Книга (8): Корпоративный автор

8. Национальный исследовательский совет. 1977 г. Мировое исследование пищевых продуктов и питания: потенциальный вклад исследований. Автор, Вашингтон, округ Колумбия,

9. Управление оценки технологий, Конгресс США. 1980. Энергия для биологических процессов, т. 2. Технический анализ. Типография правительства США, Вашингтон, округ Колумбия.С.

Журнальная статья (1): Один автор

10. Майерс, Н. 1979. Сохранение наших глобальных запасов. Окружающая среда 21: 25-30.

Журнальная статья (2): Более 1 автора

11. Israel, M.A., et al. 1979. Молекулярное клонирование ДНК вируса полиомы в Escherichia coli: плазмидные векторные системы. Наука 203: 883-887.

Журнальная статья (3): В отредактированном сборнике

12. Nelkin, D., and M. Pollack. 1980. Проблемы и процедуры регулирования технологического риска.В Р. Швинг и В. Альберс (ред.), Управление социальными рисками. п. 136-67. Пленум Пресс, Нью-Йорк.

Создание цитирования в тексте

При использовании пронумерованных ссылок цитируйте источник, используя номер, присвоенный этому источнику в списке литературы.

Используйте приведенную ниже информацию в качестве рекомендаций о том, как правильно цитировать нумерованные ссылки в вашем тексте.

Пронумеруйте ваши цитаты

В зависимости от системы, используемой в вашей области, либо:

Расположите источники, которые вы цитируете, в алфавитном порядке и затем пронумеруйте их; или
Пронумеруйте цитаты последовательно в соответствии с первым упоминанием каждого источника в тексте (используя тот же номер для последующих ссылок на один и тот же источник).

Отформатируйте цитаты

Поместите число в круглые или квадратные скобки; или
Используйте надстрочный индекс (число над текстовой строкой, как для сноски).

Включите номер страницы

Добавьте запятую и номер (а) страницы источника.

Пример:

Метод описан в 1979 г. (2, с. 885).

[Цитата указывает, что метод был описан на странице 885 справочного номера 2 (Israel et al.) в списке ссылок в раздаточном материале Writing Center о пронумерованных ссылках, озаглавленном «Список ссылок». Обратите внимание, что точка в предложении стоит после закрывающей скобки.]

Сделайте цитату частью вашего предложения

Поместите номер сразу после имени автора или упоминания произведения:

Работа Нелкина и Поллака (6) поддерживает эту теорию.

Исследование 1979 г. (4) показало. . . .

Вы можете сослаться на ряд работ в одной паре круглых или квадратных скобок или в серии надстрочных чисел:

См. Многочисленные исследования (1, 3, 4, 8, 9).. .

Рекомендации по вспомогательной документации, исходный код журнала
Исходный код	320 – Квитанция	535 – Финансовый журнал	545 – Перенос регулярных затрат на спонсируемые исследования
Назначение	Используется для регистрации получения наличных денег и чеков от третьих лиц для не спонсируемых фондов и проектов	Используется для записи корректировок, не связанных с заработной платой, или для исправления полей диаграммы для не спонсируемых фондов и проектов	Используется для переноса расходов между строками диаграмм, когда источником или целью является спонсируемый проект
Заголовок журнала Описание руководящие принципы	Четко укажите, предназначен ли платеж для возмещения расходов, возмещения или агентского фонда Всегда указывайте дату получения / депозита	Укажите, зачем нужна запись в журнале или что эта запись пытается выполнить. Примеры информации, которую следует указать в описании журнала, включают: цель или характер операции ссылка на соответствующую сопроводительную документацию Для исправлений укажите, что исправляется и почему исходная транзакция была неправильной Для переводов укажите, откуда идет перевод, например: Перевод из UCSF Health в медицинскую школу Переход из проекта A в проект B Поддержка медсестры по клиническим исследованиям из Медицинского центра на 2018 финансовый год (щелкните миниатюру, чтобы увидеть изображение)	Введите описание, адекватно описывающее цель передачи. Пояснения, указывающие на то, что перенос затрат предназначен для «исправления ошибки», считаются неполными, и требуется дополнительная информация и документация.
Journal Line Описание руководящих принципов	Должен начинаться с даты транзакции (мм / дд / гг), за которой следует тип транзакции, например Депозиты (дата на квитанции): 05.08.17 Депозит Сейф: 08.05.17 LBCR ACH: 05.08.17 ACH, имя клиента Wire: 05/08/17 Wire, имя клиента	Должно быть четкое и краткое описание каждой строки транзакции	Должно быть четкое и краткое описание каждой строки транзакции
Необходимая сопроводительная документация	Прилагаемая документация должна подтверждать суммы в журнале и используемую строку диаграммы. Прикрепите всю документацию *перед* отправка журнала Прикрепите квитанцию (-ы) или уведомление о депозите в сейфе Daily Cash, ACH & Wires Report (требуется вход в систему MyAccess) Любой соответствующий резервный документ	Прилагаемая документация должна подтверждать суммы в журнале и используемые строки диаграммы. Прикрепите всю документацию *перед* отправка журнала Примеры навесного оборудования: Отчеты о чистой позиции выдержки из соглашений или договоренностей переписка с деталями сделки и целью Разрешения руководства на разделение затрат	Для все Перенос затрат: Прикрепите всю документацию *перед* отправка журнала Подробный отчет о транзакции или другие финансовые отчеты, показывающие кредитную сторону транзакции Для расходов, распределяемых более чем на один Премиальный проект, необходимо предоставить приложение, показывающее методологию определения распределения, поскольку федеральные руководящие принципы требуют, чтобы методология была «пропорциональна полученной выгоде». Дополнительные вложения для Поздно Перенос затрат: Форма запроса исключения из политики позднего переноса затрат Вы должны заполнить Приложение E вкладка в журнале Требуются разрешения от PI и ведомственного утверждающего Вопрос 2 должен обосновывать причину опоздания (обратите внимание, что утверждение исключения из политики обычно НЕ предоставляется для административного надзора, нехватки персонала, текучести кадров, загруженности персонала или поздней выверки счетов GL.) Включите любые другие подтверждающие документы, применимые к просроченному переносу затрат (т. Е. Бюджету)
Наконечники	Удалите всю личную и / или конфиденциальную информацию о чеках, такую как адрес или номер (а) счета Подготовьте и отправьте журнальную запись в течение 5 рабочих дней после внесения наличных Утверждения отделов и контрольных точек должны быть завершены ко второму рабочему дню следующего месяца, чтобы офис контролера мог их рассмотреть и утвердить. Избегайте использования счета 57815 Прочие расходы для учета денежных вкладов Избегайте объединения депозитов в одну строку, поскольку это мешает нам автоматизировать сопоставление строк журнала (например,g., для счета 10110) к выпискам по счету: (нажмите на миниатюру, чтобы увидеть изображение) Объясните, если признаки необычные. Денежные вклады обычно являются дебетовыми; для записей, где суммы являются кредитами, предоставьте объяснение для подтверждения: (щелкните миниатюру, чтобы увидеть изображение) Подготовьте журналы за месяц, в котором произошло депонирование. Например, приведенный ниже журнал для депозита от 08.02.18 должен быть записан в августе, а не в июле: (щелкните миниатюру, чтобы увидеть изображение)	Удаление личной конфиденциальной или конфиденциальной информации, такой как личные идентификационные данные или номера счетов и информация о ссуде: (щелкните миниатюру, чтобы увидеть изображение)
Для получения дополнительной информации

U.S. Центр ISSN (Международный стандартный серийный номер, Библиотека Конгресса)

Примечание. Задержки, связанные с пандемией.

Обработка запросов ISSN и ответов на телефонные звонки может быть отложена из-за того, что персонал продолжает работать удаленно. Спасибо за терпеливость.

|| О Центре ISSN в США ||

Центр ISSN США, входящий в международную сеть ISSN, присваивает Международные стандартные серийные номера (ISSN) сериалам, опубликованным в США.S. ISSN – это стандартный идентификатор для сериалов (например, журналов, журналов, информационных бюллетеней, газет, ежегодников), опубликованных в печати, в Интернете или в других средствах массовой информации. Каждой средней версии присваивается отдельный ISSN.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

|| Общая информация ISSN ||

Просмотрите нашу обновленную брошюру с описанием ресурсов Центра ISSN США (PDF, 939 КБ)

ISSN для серийных номеров и других постоянных ресурсов
ISSN подробно объяснен, в том числе:

Что в имени?
Руководство по оформлению серийных публикаций (подготовлено Секцией серийных номеров ALCTS, Американской библиотечной ассоциации).

|| Специальные темы ||

Поиск в WorldCat
Теперь ваша публикация доступна для поиска по названию или номеру ISSN, как только ISSN был присвоен.

Подробнее о поиске

|| Новинка: 23 ноября ||

Центр ISSN США имеет новую систему запросов ISSN, «ISSN Uplink».

С учетной записью ISSN Uplink вы можете:

• Просмотр и сохранение ваших текущих и предыдущих запросов

• Подавать и подавать заявки онлайн

• Добавьте членов команды в свою учетную запись и скопируйте их в сообщения

• Отслеживайте прогресс заявки

• Просмотр всех сообщений, связанных с конкретным приложением, в одном месте

• Иметь отслеживаемую историю всех поданных заявок и присвоения ISSN

Дополнительную информацию см. В разделе часто задаваемых вопросов по ISSN Uplink Fast

Управление моими командами Создание групп издателей и управление ими (документ PDF, 10 КБ)

Заполнение заявки (документ PDF, 37K)

Обновить статус публикации Инструкции для издателей (документ PDF, 35 КБ)

CONSER Инструкции для членов CONSER (документ PDF, 15 КБ)

|| Новости ||
30 ноября 2017 года сеть ISSN достигла исторического рубежа:
Подробнее новости
Число офисных работников достигло нового пандемии
Рабочие возвращаются на рабочие места самыми высокими темпами с начала пандемии COVID-19.
Данные охранной компании, которая отслеживает считывание карт доступа, показали, что 36 процентов сотрудников вернулись в офис в течение первой недели октября, сообщает The Wall Street Journal.
Но эта цифра, которая знаменует 5-процентный рост по сравнению с неделей Дня Труда, все еще значительно ниже того, что некоторые люди ожидали, поскольку начали выпускать новые вакцины.
В июне работодатели в районе Манхэттена заявили, что они ожидают, что 62 процента сотрудников будут работать из их офисов к сентябрю, и эта высокая цель быстро осложнилась дельта-вариантом и повышенным уровнем заражения, сообщает журнал.
Есть также некоторые региональные различия с возвратом в офисы. Например, журнал отметил, что в таких городах Техаса, как Остин, Даллас и Хьюстон, в сентябре рентабельность офисов достигла высокого уровня 40%. Этот показатель может отражать относительно высокий уровень заражения COVID-19 в штате и погодные условия во время сезона ураганов.
В других местах некоторые компании готовятся приветствовать сотрудников в офисе в течение октября.
«Есть вещи, которые мы можем делать вместе в офисе, но не можем делать удаленно», – Lions Gate Entertainment Corp.Генеральный директор Джон Фельтхаймер написал в обращении к сотрудникам, что компания потребует от сотрудников чередования приходов в офис и удаленной работы, сообщает Journal.
Однако по мере того, как прибыль продолжает расти, маловероятно, что офисы вернутся к своей мощности до пандемии, поскольку все больше компаний стремятся разрешить сотрудникам работать из дома на неопределенный срок.
Amazon объявила на этой неделе, что разрешит многим своим корпоративным и техническим сотрудникам работать удаленно на неопределенный срок.
«Мы ожидаем, что будут группы, которые продолжат работать в основном удаленно, другие будут работать в той или иной комбинации удаленно и в офисе, а третьи решат, что клиенты лучше всего обслуживаются, если команда будет работать в основном в офисе», – говорит Amazon. Генеральный директор Энди Ясси сказал о решении.
Количество американских компаний, планирующих сокращение площадей, незначительно вырастет
Новости
УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ
Вопросы, заданные в рамках ежеквартального исследования экономических настроений, показывают, что все больше компаний ожидают сокращения офисных площадей в следующем году.
Нил Амато

{:еще}
{timeSince}
{/если} {@if cond = “{isCGMA}”} {:еще} {/если} {/.}
Примерно каждое пятое предприятие (21%) планирует сократить или ликвидировать офисные площади в следующем году, поскольку пандемия COVID-19 продолжает менять приоритеты бизнеса. Это небольшое увеличение по сравнению с показателем в 18%, представленным в третьем квартале прошлого года, как показывает новый опрос лиц, принимающих финансовые решения, AICPA.
Большинство руководителей предприятий говорят, что они ожидают, что их компании вернутся к уровню деятельности, предшествующему пандемии, в течение года или говорят, что их компании уже находятся на этом уровне, но 27% заявили, что для восстановления этого уровня потребуется год или больше.
«По мере того, как выздоровление прогрессирует и мы движемся к следующему нормальному уровню, все больше и больше людей будут возвращаться на свои традиционные места работы», – Эш Ноа, CPA, CGMA, FCMA, вице-президент и управляющий директор по обучению, образованию и развитию для В заявлении говорится, что Ассоциация международных сертифицированных профессиональных бухгалтеров.«Но это не меняет фундаментальных сдвигов, которые мы наблюдаем в сторону более виртуальных и удаленных операций, которые значительно ускорились за последний год. Конечно, некоторые функции нельзя эффективно выполнять удаленно, и мы ожидаем увидеть больше совместного использования офисов, «размещение» офисных помещений и более децентрализованные операции в целом. Характер офисных помещений и способы их использования будут продолжать развиваться в сторону более гибкой и гибридной операционной модели ».
Девяносто один процент компаний продолжает использовать гибридную модель удаленной и офисной работы, а 72% лиц, принимающих решения, заявили, что их организации не планируют менять свою офисную площадь в течение следующего года.Это меньше, чем 77%, которые заявили, что не будут увеличивать или уменьшать свое пространство в третьем квартале 2020 года, когда этот вопрос был задан впервые.
Вот разбивка чисел, когда дважды задавался вопрос об изменениях в офисных помещениях, запланированных на ближайшие 12 месяцев:

Меньшее количество респондентов заявили, что пандемия отрицательно сказалась на их бизнесе. Семьдесят шесть процентов указали, что пандемия оказала хотя бы небольшое негативное воздействие, по сравнению с 92% во втором квартале 2020 года.
Вопросы о офисных помещениях и влиянии пандемии были частью обзора экономического и промышленного развития за первый квартал, который является ежеквартальным индикатором прогнозных настроений. В опросе опрашиваются лица, принимающие решения в сфере бизнеса и промышленности. Результаты первого квартала показали больший оптимизм в отношении внутренней экономики и собственного бизнеса респондентов. Результаты второго квартала будут опубликованы в июне.
– Нил Амато ( [email protected] ) – старший редактор JofA .
О границах | Академические журналы и исследовательское сообщество
Строгий, конструктивный, эффективный и прозрачный
Две фазы: независимая проверка и интерактивная совместная проверка
Рецензенты и ответственный редактор выражают признательность всем опубликованным статьям
Среднее время от подачи до окончательного решения: 90 дней

Совместное рецензирование Frontiers направлено на максимальное повышение качества рукописей при одновременном обеспечении прав авторов представлять свои работы для тщательного, конструктивного и прозрачного процесса рецензирования.
Рецензирование
проводится активными исследователями и учеными, тщательно назначенными в нашу редакционную коллегию в соответствии со строгими критериями качества и подтверждающими точность и достоверность исследования своими именами в опубликованной статье.
Мы считаем, что экспертная оценка должна быть основана на объективных критериях достоверности и качества представленной работы. В то же время он должен быть строгим, справедливым, конструктивным, подотчетным и прозрачным для всех участников. И последнее, но не менее важное: экспертная оценка должна быть эффективной.
Для достижения этой цели мы разработали уникальный, отмеченный наградами форум совместного обзора, который объединяет авторов, рецензентов и редактора, работающего в режиме онлайн, и предоставляет услуги высочайшего качества всем участникам процесса рецензирования. Мы постоянно вводим новшества, чтобы предоставлять передовые инструменты и услуги для эффективной экспертной оценки. Все материалы, включая те, которые являются частью тематических сборников статей по темам исследования, проходят одинаковую тщательную проверку.
Общие принципы
Стандарты качества рукописей
Критерии приемки
Критерии отклонения
Стандарты качества экспертной оценки
Основы экспертной оценки
Рекомендации по пересмотру
Frontiers Full Review Guidelines
Руководство для краткого обзора Frontiers
Редакционная политика
Конфликт интересов
Публикационная этика
Общие принципы
Frontiers поддерживает строгие стандарты качества рукописей и процесса рецензирования с помощью четких критериев и специальных команд.Рукописи, соответствующие этим критериям, принимаются, а те, которые не соответствуют критериям, отклоняются. Frontiers не отклоняет рукописи на основании их предполагаемого потенциального воздействия, а также не устанавливает уровень отклонения – формальный или неформальный. Вместо этого мы оцениваем ценность и достоверность представленной работы посредством тщательной проверки качества и уполномочиваем нашу редакционную коллегию принимать решения о содержании. Обработка Редакторы и рецензенты могут рекомендовать отказ в любое время; Редакторы принимают решения о приеме; и главные редакторы принимают решения о принятии и отклонении.Специальная внутренняя группа по обеспечению целостности исследований Frontiers выполняет проверки качества до и после рецензирования и может отклонять статьи, не соответствующие критериям приемлемости. Эта модель обеспечивает тщательную экспертную оценку, быстрое принятие решений и публикацию высококачественных исследований.
Что ожидается от всех участников?
Авторы должны представить рукопись, имеющую значительную научную ценность и входящую в сферу деятельности журнала. Они должны соблюдать все редакционные и этические правила и принимать во внимание все комментарии рецензентов и редакторов.
Рецензенты являются предметными экспертами и оценивают рукописи с помощью инструмента оценки качества и специальной анкеты для рецензирования, в которой приоритет отдается научному качеству, строгости и достоверности. Они оценивают методологию исследования на предмет надежности и строгости, гарантируют, что исследование дает обоснованные выводы и подтверждается достаточным количеством данных.
Редакторы являются предметными экспертами и тщательно оценивают процесс рецензирования и рукописи.Они одобряют публикацию только в том случае, если рецензенты подтверждают содержание рукописи.
Главные редакторы, работа с редакторами Редакторы, рецензенты и авторы руководствуются и поддерживаются группой рецензирования Frontiers , специальной группой, которая поддерживает и обеспечивает высокие стандарты качества рукописей и самого рецензирования, удостоверяя качество, научную строгость и достоверность научных статей и содействие сотрудничеству между авторами, рецензентами и редакторами.
Если редактор, рецензент или автор сомневаются в том, как действовать в процессе рецензирования, группа рецензирования Frontiers является основным контактным лицом для получения рекомендаций с двумя специализированными подгруппами: группой по обеспечению целостности исследования и редакцией. Группа проверки операций.
Стандарты качества рукописей
Команда Frontiers Research Integrity Team гарантирует, что рукописи соответствуют высоким исследовательским и этическим стандартам качества, и предотвращает публикацию любых рукописей, которые не соответствуют нашим стандартам качества.
На любом этапе перед официальной публикацией, если рукопись не соответствует нашим редакционным критериям и стандартам публикации, или если какие-либо участники рецензирования или читатели высказывают сомнения в отношении честности рецензирования или исследования (тезисы публикуются в Интернете перед официальной публикацией), Главные редакторы журнала и главный исполнительный редактор Frontiers расследуют эти опасения независимо от стадии экспертной оценки или принятия.
Frontiers применяет следующие критерии для принятия и отклонения рукописей:
Критерии приемки
Все материалы, принятые на Frontiers, должны быть ДЕЙСТВИТЕЛЬНЫМИ:
Критерии отклонения
Представление может быть отклонено на любом этапе до официальной публикации статьи, в том числе во время первоначальной проверки, экспертной оценки, окончательной проверки и, если проблемы обнаружены на поздней стадии, также после принятия, по следующим причинам:

В рукописи нет обоснованного исследовательского вопроса или гипотезы
Имеются явные объективные ошибки в методологии дизайна исследования, сбора или анализа данных
Рукопись не соответствует нашей редакционной политике, так как она не является оригинальной, является плагиатом или копией предыдущей работы
Язык и форма представления рукописи недостаточны для проведения тщательного и эффективного рецензирования.
Исследование нарушает нашу этическую политику, так как не соответствует руководящим принципам защиты конфиденциальности, рекомендациям совета по этическому обзору и международно признанным стандартам исследований с участием людей или животных
Авторы не соблюдают наши правила в отношении авторства, сфабриковали, фальсифицировали данные или обманули изображения и рисунки
Ссылки явно предвзяты (географическое положение, самоцитирование, школа мысли, картель цитирования) и не отражают текущее состояние знаний в данной области
Выводы исследования, основанные на предвзятом или ошибочном анализе, вводят в заблуждение и могут даже представлять угрозу общественному здоровью.
В исследовании исследуется вопрос псевдонаучного исследования
Стандарты качества экспертной оценки
Операционная группа по редакционной проверке обеспечивает высокое качество, тщательность и эффективность процесса рецензирования всех рукописей, представленных в Frontiers.Команда устанавливает и поддерживает руководящие принципы рецензирования для редакторов, рецензентов и авторов, которые включают передовой опыт и редакционную политику.
Команда отвечает за соблюдение следующих стандартов качества:
Редакторы и рецензенты являются экспертами в предмете рукописи, обладающими необходимыми знаниями для оценки исследования путем создания достаточного объема исследовательской работы или публикаций в той же или смежной области исследования;
Редакторы и рецензенты не имеют отношения к авторам и / или исследованиям, которые могли бы повлиять на объективность процесса рецензирования;
В случае, если рецензирование продолжается и обнаруживается, что редакторы или рецензенты не обладают соответствующими знаниями или имеют конфликт интересов, они могут быть отозваны и заменены во время рецензирования Группой рецензирования и / или редактором. ;
В случае, если редакторы или рецензенты ненадлежащим образом запрашивают цитирование своих собственных опубликованных статей или журнала (принудительное цитирование), они могут быть отозваны и заменены во время рецензирования;
Рецензенты тщательно заполняют предметную анкету, предоставленную для оценки научной строгости, качества и достоверности рецензируемой рукописи.Отчеты об обзоре проверяются, чтобы гарантировать, что они дают авторам конструктивную оценку достоверности и качества рукописей;
Заключительные редакционные проверки, чтобы убедиться, что процесс рецензирования соответствует стандартам качества, что проблемы рецензентов и редактора учтены и что рукопись готова к публикации;
Публикуются только высококачественные рукописи, соответствующие нашим критериям приема.
Принимая задание на рецензирование с Frontiers, редакторы и рецензенты соглашаются:
Иметь необходимый опыт для оценки качества, строгости и достоверности рукописи;
Отправляйте подробные высококачественные отчеты о проверке;
Своевременно предоставлять обратную связь, оставаясь отзывчивым, чтобы сотрудничать с авторами;
Вести себя профессионально, этично и конструктивно во время взаимодействия с редакторами, авторами и редакционной командой.
Во время рецензирования редакторы и рецензенты должны соблюдать этические нормы публикации и воздерживаться от запроса добавления цитат из своих статей или статей журнала (принудительное цитирование), если не указаны веские и обоснованные академические причины. В рамках стандартов качества Frontiers такая практика будет контролироваться и может привести к отстранению редакторов и рецензентов от заданий и членству в редакционной коллегии.
Если редактор или рецензент не раскрывает информацию о текущем сотрудничестве, которое может повлиять на их способность проводить объективную проверку, или если будет обнаружено, что он иным образом манипулировал процессом рецензирования с использованием фальшивых личных данных, фальшивых или обманчивых отчетов о рецензировании или группы участников, чтобы ускорить рецензирование рукописей (кольцо рецензирования), все их участие в рецензировании будет прекращено, а все текущие заявки будут отклонены.Этот вопрос будет поставлен перед исследовательскими учреждениями.
Главные редакторы журнала и главный исполнительный редактор Frontiers сохраняют за собой право после того, как ведущий редактор принял решение, запросить дальнейшие исправления рукописи, дополнительную экспертную оценку и отменить принятие или отклонение. Это право принятия решений является частью редакционной политики Frontiers, а также Условий, с которыми соглашаются все авторы перед отправкой рукописи. Все материалы, отправляемые в Frontiers, регулируются одинаковыми процессами и редакционной политикой.
Параллельно, чтобы рукописи оставались на рассмотрении для публикации, авторы должны:
Продолжайте участвовать в процессе рецензирования и реагировать на запросы редакторов, рецензентов или редакции Frontiers;
Ведите себя профессионально, используйте конструктивный, уважительный язык при общении с членами редакционной коллегии, рецензентами или редакцией Frontiers, а также эффективно сотрудничайте в процессе рецензирования.
Участники экспертной оценки будут отстранены от своих заданий, если они не соблюдают и не соответствуют этим стандартам проверки. Рукописи также могут быть отклонены, если авторы не отвечают в течение длительного периода времени (30 дней) или используют ненормативную лексику при общении с членами редакционной коллегии или редакцией Frontiers.
Столпы экспертной оценки
The Frontiers Collaborative Review предоставляет и гарантирует:
Совместная проверка
Наш форум совместных обзоров объединяет авторов, рецензентов и главного редактора (называемого помощником редактора для членов редакционной коллегии или тематическим редактором для исследовательских тем) – и, при необходимости, главным редактором специальности – в прямом онлайн-диалоге, что позволяет быстро выполнять итерации и содействие достижению консенсуса.Редакторы и рецензенты работают с авторами над улучшением своих рукописей.
Объективный обзор
Frontiers поддерживает строгое разделение между проверкой и оценкой. Редакторы и рецензенты Frontiers уполномочены сосредоточиться на объективных критериях оценки качества, строгости и достоверности исследования, а также на обеспечении достоверности результатов, правильности анализа и высокого качества. Мы публикуем все статьи, признанные действительными и хорошего качества. Рецензенты могут рекомендовать отклонение на основании объективных ошибок и критериев отклонения.Суждения о важности статьи могут быть сделаны на основе открытых обзоров после публикации. Мы также используем объективные показатели воздействия, отражающие мнение всего сообщества, чтобы выделить выдающиеся открытия.
Строгий обзор
Frontiers предоставляет шаблон анкеты для обзора, чтобы сделать обзоры систематическими и объединить усилия экспертов по объективным вопросам. Обзор должен быть сосредоточен исключительно на качестве исследования и рукописи и должен быть нацелен на предоставление конструктивных комментариев, чтобы довести итоговую статью до наилучшего качества.Это позволяет проводить справедливую, быструю, всестороннюю и сопоставимую оценку исследований. Оценка исследования будет производиться последовательно с помощью показателей воздействия на уровне статьи. Более того, Frontiers предоставляет авторам услуги рецензирования высочайшего качества, направляя только лучших исследователей мира в состав главного и младшего редакционных советов Frontiers.
Прозрачный обзор
Чтобы гарантировать наиболее строгие и объективные обзоры, имена рецензентов остаются анонимными в течение периода проверки.Когда рукопись принимается к публикации, имена рецензентов, поддержавших ее публикацию, появляются в опубликованной статье, без исключений . Если рецензент рекомендует отклонить или отозвать на любом этапе этого процесса, его / ее имя будет , а не . Имя редактора также публикуется в опубликованной статье в знак признательности за их вклад.
В результате этого процесса рецензии проводятся конструктивно, при этом редакторы и рецензенты несут определенный уровень ответственности и ответственности за статью, обеспечивая строгую обратную связь, которая обеспечивает максимально возможное качество публикации.Также обратите внимание, что, поскольку Frontiers использует процесс одностороннего слепого рецензирования, личности авторов известны рецензентам.
Эффективный обзор
Издательская платформа
Frontiers создается по индивидуальному заказу. Мы предлагаем одну из самых быстрых систем среди академических издателей. Наш форум совместного обзора помогает авторам, рецензентам и редакторам беспрепятственно пройти процесс рецензирования и предупреждает их, когда требуются какие-либо действия. Это сократило среднее время от подачи до окончательного решения до 90 дней.
Руководство по полному экспертному обзору
Полная совместная экспертная оценка Frontiers состоит из двух этапов.
Независимая рецензия
На этапе независимой рецензии рецензенты оценивают рукопись независимо друг от друга и от авторов в соответствии со стандартизированным шаблоном рецензирования. Эти шаблоны адаптированы для каждого типа статьи.
Интерактивное рецензирование
На этапе интерактивного рецензирования авторы и рецензенты могут взаимодействовать друг с другом посредством комментариев в режиме реального времени на дискуссионном форуме с целью решения всех проблем, связанных с рукописью.Редактор по обработке наблюдает за процессом рецензирования, и, при необходимости, главный редактор по специальности также может войти в Форум рецензирования.
Полную экспертную оценку проходят статьи следующих типов:
Оригинальное исследование, обзор, краткий отчет об исследовании, отчет о клиническом испытании, клиническое испытание, изучение конкретного случая в сообществе, концептуальный анализ, учебная программа и педагогика, отчет о данных, общие комментарии, статьи о гипотезах и теориях, методы, мини-обзор, мнение, обзор политики и практики , Краткое изложение политики, Перспектива, Зарегистрированный отчет, Протокол исследования, Технология и кодекс, Систематические обзоры
Действия после отправки
После подачи рукописи редакция Frontiers проводит предварительную проверку на предмет проверки целостности исследования и стандартов качества.Если рукопись соответствует критериям качества Frontiers, редактор из соответствующего специализированного отдела приглашается для проведения рецензирования рукописи. После предварительной проверки содержания редактор решает, послать ли рукопись на рецензирование или рекомендовать ее для немедленного отклонения главному редактору по специальности.
В последнем случае главный редактор может подтвердить рекомендацию редактора обработки о немедленном отклонении по следующим причинам:
В рукописи были выявлены объективные ошибки в методах, приложениях или интерпретациях, препятствующие дальнейшему рассмотрению
В рукописи были выявлены этические проблемы, препятствующие дальнейшему рассмотрению или публикации
Содержание этой рукописи не соответствует стандартам строгости, требуемым журналом для рассмотрения для публикации (см. Полные критерии отклонения выше).
Специализированный главный редактор, тем не менее, может отменить рекомендацию редактора и решить, что рукопись заслуживает рассмотрения до принятия окончательного решения.В этом случае он / она поручит рукопись новому редактору для другой оценки.
Редакционный редактор приглашает экспертов для рецензирования рукописи; для большинства типов статей требуется как минимум два рецензента для завершения обзора. Эти рецензенты могут быть приглашены из редакционного совета Frontiers Board of Review Editors или должным образом набраны из числа экспертов в данной области.
Обработка редакторов: приглашения рецензентов
Если рукопись отправляется на рецензирование, обрабатывающий редактор несет ответственность за приглашение и надзор за экспертами-рецензентами.Для большинства типов статей требуется как минимум два рецензента для завершения обзора. Эти рецензенты могут быть приглашены из редакционного совета Frontiers Board of Review Editors или должным образом набраны из числа экспертов в данной области.
Управление рекомендациями рецензента рукописи является прерогативой редактора. Когда рецензенты дают свои рекомендации – отклонить, отредактировать или принять рукопись – обрабатывающий редактор должен подтвердить это решение в соответствии с нашими четко определенными критериями принятия и отклонения.
Если обслуживающий редактор не согласен с окончательной рекомендацией рецензента, следует ли отклонить или принять рукопись, именно обслуживающий редактор имеет право запросить дополнительные отзывы экспертов и пригласить дополнительных рецензентов. В 2020 году в 9 из 10 случаев редакторы следовали рекомендациям рецензентов принять или отклонить, не запрашивая дополнительных экспертных заключений.
Frontiers остается независимым от этого процесса и не устанавливает и не пытается повлиять на уровень принятия или отклонения.Мы уверены в качестве наших редакторов и в процессе рецензирования, благодаря чему публикации Frontiers с открытым доступом стали одними из самых цитируемых в мире.
Этап независимой проверки
Рецензентов просят представить стандартизированный отчет о независимой проверке Frontiers через онлайн-форум для совместной проверки в течение 7 дней после принятия задания. Это делается каждым рецензентом независимо. Редактор обработки автоматически уведомляется, как только представлен каждый из отчетов о независимой проверке, вместе с рекомендацией этого рецензента.Если рецензент рекомендует принять, он может немедленно одобрить рукопись и завершить рецензию.
После того, как все рецензенты представят отчет о независимой проверке , редактор отвечает за активацию следующего этапа, т. Е. Интерактивного рецензирования, чтобы предоставить авторам отчеты о проверке. Если редактор желает рекомендовать отклонение на этапе независимой проверки, он может сделать это, активировав этап интерактивной проверки с указанием основных проблем, предоставив авторам отчеты и уникальную возможность для опровержения в течение определенного периода времени.
Этап интерактивного обзора
Как только редактор активирует этап интерактивного рецензирования, авторы немедленно уведомляются и получают доступ к форуму совместного рецензирования, где они могут просматривать комментарии рецензентов. Авторам предлагается ответить и / или представить исправленную рукопись в течение 7, 10 или 14 дней, в зависимости от уровня исправлений, запрошенных редактором. Если авторы не отвечают на несколько попыток коммуникации, редакция Frontiers отправит авторам окончательное электронное письмо с 7-дневным крайним сроком для ответа.После этого редакция оставляет за собой право отозвать рукопись из процесса рецензирования.
Редактор может открывать и публиковать комментарии на форуме совместного обзора в любое время. Кроме того, редактор следит за обсуждениями, происходящими между авторами и рецензентами на форуме, и обеспечивает не только своевременность, но и конструктивность взаимодействия участников.
Если на этом этапе возникает спор, редактор должен действовать как посредник, работая со всеми вовлеченными сторонами для решения проблем и даже приглашая новых рецензентов для получения дополнительных мнений, если это необходимо.Если разногласия не исчезнут, главный редактор специализированной области затем приглашается перейти на этап интерактивного рецензирования, оценить ситуацию и принять окончательное решение о том, следует ли завершить рецензирование путем отклонения рукописи или продолжить – потенциально, но не обязательно, с новый редактор обработки и набор рецензентов.
Если разногласия не могут быть разрешены к удовлетворению рецензента, он / она может рекомендовать отклонить рукопись. Редактор обработки затем информируется о рекомендации отклонения и причине.Рецензент также может отказаться от обзора в любое время. Как в случае рекомендации отклонения, так и в случае отзыва рецензент больше не будет участвовать в форуме рецензирования, но может продолжать следить за статусом рукописи на своей странице «Мои границы». Редактор информируется о рекомендациях рецензента и может по своему усмотрению рекомендовать отказ главного редактора или пригласить других рецензентов для получения дополнительных экспертных заключений. Если рецензент представил отчет о независимой проверке до отзыва или отклонения рекомендации, отчет будет храниться на форуме проверки, чтобы участники могли получить к нему доступ на протяжении всего процесса проверки.Он не удаляется и не теряется.
На этом этапе рукопись может быть отклонена в любой момент по следующим причинам:
В этой рукописи были выявлены объективные ошибки в методах, приложениях или интерпретациях, которые препятствуют дальнейшему рассмотрению;
В рукописи были выявлены этические проблемы, препятствующие ее дальнейшему рассмотрению или публикации;
Содержание этой рукописи не соответствует стандартам строгости, требуемым журналом для рассмотрения для публикации;
Рукопись не могла быть отредактирована авторами в достаточной степени для решения вопросов, поднятых рецензентами или редактором в процессе рецензирования;
Другие причины, соответствующие критериям отказа.
Рецензирование считается завершенным только после того, как все комментарии рецензентов и редакторов были удовлетворительно рассмотрены авторами.
Арбитраж
В случае возникновения спора, который может привести к отклонению рукописи, авторы могут инициировать арбитраж. Во-первых, обрабатывающий редактор будет выступать посредником и вовлекать всех рецензентов в обсуждение, направленное на разрешение спора.
Если решение не может быть согласовано, главный редактор специальности получает уведомление и может пригласить дополнительных рецензентов и обратиться к редактору для консультации.Рукопись должна быть отклонена, если арбитражный суд постановил, что соблюден какой-либо из критериев отклонения.
Рецензенты также имеют право инициировать арбитраж, если они сочтут, что авторы не хотят вносить требуемые изменения. Рецензенты, конечно, могут рекомендовать отклонить в любое время или отказаться от процесса проверки, если они не согласны с решением арбитража (в обоих случаях их личность остается нераскрытой). Отзыв рецензента требует найма нового, что замедляет процесс.Поэтому авторам рекомендуется как можно больше сотрудничать в решении проблем рецензентов, связанных с их рукописью. Если арбитражный суд вынесет решение в пользу авторов, рукопись может быть принята, даже если ранее была рекомендация об отклонении.
Принятие рукописи
Если рецензенты одобряют публикацию рукописи в ее текущей форме, они должны завершить свои отчеты о рецензировании , что автоматически уведомляет редактора, ответственного за обработку.Для рассмотрения рукопись должна быть:
ДЕЙСТВИТЕЛЬНО, как определено в критериях приемки
Иметь редактора и минимальное количество независимых рецензентов, назначенных для статьи типа
Быть одобренным большинством назначенных, но не отозванных рецензентов
Затем редактор может либо принять окончательную версию рукописи, либо запросить дальнейшие изменения по мере необходимости, обычно в течение нескольких дней.Принятие рукописи может быть принято ответственным редактором и не требует одобрения главного редактора по специальности.
Принятие обрабатывающим редактором переводит статью на этап окончательной проверки, во время которого внутренняя группа экспертной оценки Frontiers выполняет окончательные технические проверки и проверки качества, в том числе на предмет того, была ли проверка проведена надлежащим образом. Если рукопись не прошла окончательную проверку, она может быть либо снова подвергнута рецензированию для решения выявленных проблем, либо решение о предварительном приеме может быть отменено, и рукопись будет отклонена на этом этапе без публикации.
Сбор за обработку статьи (APC) оплачивается в течение 30 дней с момента принятия и требуется до окончательной публикации рукописи.
Отклонение рукописи
Если минимально необходимое количество рецензентов для одобрения рукописи не соблюдается (обычно два, и должно быть большинство), то обслуживающий редактор должен рекомендовать главному редактору специализированной статьи отклонить рукопись для публикации. Окончательное решение об отклонении обычно принимается главным редактором Speciality, но оно также может быть принято группой Frontiers Research Integrity Team на основе критериев отклонения.
Если рукопись отклонена, плата за обработку статьи или другие сборы не взимаются.
Краткое руководство по экспертной оценке
Следующим типам статей приписывается сокращенная рецензия:
Редакции и классификации.
Краткие экспертные обзоры отличаются от полных экспертных обзоров в двух аспектах: они напрямую направляются на этап интерактивного обзора, и они могут быть проверены только редактором. Редактор решает, будут ли приглашены в процесс рецензирования другие рецензенты.
Таким образом, после подачи заявки, редактор соответствующей Frontiers Specialty немедленно приглашается взять на себя редакционное задание рукописи, которое также включает в себя роль рецензента. Поскольку отчет о независимой проверке не требуется, рукопись сразу же переходит на этап интерактивной проверки.
Interactive Review, принятие и отклонение рукописей подчиняются тем же правилам, что и полное рецензирование.
Редакционная политика
Конфликт интересов
Frontiers придерживается самых высоких стандартов этики публикации и очень серьезно относится к злоупотреблениям при публикации и конфликтам интересов (см. Наши Условия для авторов).Личные, финансовые и профессиональные отношения или отношения могут рассматриваться как конфликт интересов. Все авторы и все члены редакционной коллегии Frontiers обязаны сообщать о любых фактических и потенциальных конфликтах интересов при подаче заявки или при принятии редакционного или рецензионного задания.
Система рецензирования Frontiers разработана таким образом, чтобы гарантировать прозрачный и объективный процесс редактирования и рецензирования, а поскольку обработка имен редакторов и рецензентов становится общедоступной после публикации статей, конфликты интересов будут очевидны.
Авторы
Как автор, раскрытие любого потенциального конфликта интересов должно происходить в процессе подачи заявки. Обдумайте следующие вопросы и обязательно дайте положительные ответы. Если вы не смогли раскрыть какой-либо потенциальный конфликт интересов ниже во время подачи заявки, пожалуйста, как можно скорее свяжитесь с редакцией Frontiers и сообщите подробности.
Получали ли вы или ваше учреждение когда-либо оплату или услуги от третьей стороны по любому аспекту представленной работы?
Есть ли у вас финансовые отношения с организациями, которые могут быть восприняты как влияющие или создающие впечатление потенциально влияющих на то, что вы написали в представленной работе?
Есть ли у вас какие-либо патенты и авторские права, находящиеся на рассмотрении, выданные, лицензированные и / или получающие гонорары, связанные с исследованием?
Есть ли у вас другие отношения или действия, на которые читатели могли бы повлиять или которые создают впечатление потенциально влияющих на то, что вы написали в представленной работе?
Старший редактор, тематический редактор и рецензент
Младшим редакторам, редакторам-рецензентам и внешним рецензентам
предлагается заполнить анкету, прежде чем брать задание по раскрытию любых потенциальных конфликтов интересов.Редакторов тем исследования также просят заполнить анкету при назначении рукописи в соответствии с их темой исследования. Если вы можете ответить утвердительно на любой из приведенных ниже вопросов, Frontiers считает это потенциальным конфликтом интересов. Такие потенциальные конфликты могут возникать между редактором и авторами, рецензентами и авторами или рецензентами и редакторами. Редакторам рекомендуется приглашать независимых рецензентов из широкого круга учреждений и географических регионов, чтобы способствовать разнообразию мнений и обеспечить объективный и справедливый процесс рецензирования.
Если у вас есть какие-либо сомнения относительно того, квалифицируются ли отношения или интересы как конфликт интересов, всегда лучше раскрыть этот потенциальный конфликт, чтобы редакторы и редакция Frontiers могли определить, требует ли он раскрытия информации о статье или должен быть назначен альтернативный рецензент или редактор.
Редакторы должны сообщать о фактических или потенциальных конфликтах интересов в редакцию журнала. Рецензенты должны сообщать о фактических или потенциальных конфликтах интересов как в редакцию журнала, так и в редакцию, работающую с рукописью.
В случае сомнений, пожалуйста, свяжитесь с офисом вашего журнала по электронной почте. Вы должны предоставить подробную информацию о ситуации и потенциальных конфликтах, о которых вы хотите сообщить.
СЕМЬЯ 1. Является ли кто-либо из авторов супругом или другим значимым лицом, членом той же семьи или очень близким другом? Редакторы-рецензенты также не должны быть членами того же семейства, что и редактор-рецензент.
СОТРУДНИЧЕСТВО 2. Принимаете ли вы в настоящее время или принимали ли вы тему исследования Frontiers Research с кем-либо из авторов в течение последних 2 лет?
3. Сотрудничаете ли вы в настоящее время или работали ли вы над исследовательским проектом или публикацией с кем-либо из авторов в течение последних 2 лет?
4. Сотрудничаете ли вы в настоящее время или сотрудничали ли вы с кем-либо из авторов в качестве советника или в любой другой должности прямого надзора за последние 3 года?
5. Сотрудничаете ли вы в настоящее время или сотрудничали ли вы с кем-либо из авторов в качестве студента или в какой-либо другой непосредственной подчиненной должности за последние 3 года?
Примечание. Редакторы-рецензенты не должны принимать задания, если у них есть тесные профессиональные отношения с редактором-рецензентом, что, по их мнению, может повлиять на объективность рецензии.
ПРИСОЕДИНЕНИЕ 6. Аффилированы ли вы с одним из авторов? Если да, то привело ли это к взаимодействию, сотрудничеству или взаимным интересам с авторами, которые поставили бы под угрозу вашу беспристрастность при проведении этого обзора?
7. Являетесь ли вы нынешним членом комитета или отдела, которые связаны с кем-либо из авторов?
ФИНАНСОВЫЕ 8. Есть ли у вас деловые или профессиональные партнерские отношения с каким-либо автором?
9. Есть ли у вас финансовые интересы или деловые отношения с какой-либо организацией, участвующей в этом исследовании или в подготовке рукописи?
10. Есть ли у вас какие-либо финансовые интересы или конкурирующие интересы в отношении содержания рукописи, которые могут повлиять на вашу способность провести объективную рецензию?
Внешние рецензенты
Внешние рецензенты в Frontiers должны иметь докторскую или эквивалентную степень или эквивалентное количество лет признанной квалификации в соответствующей области исследований.Также приветствуется, чтобы все внешние рецензенты имели достаточный опыт научных публикаций с точки зрения автора или рецензента.
Frontiers действительно хочет помочь в развитии начинающих исследователей и предложить им участие в процессе экспертной оценки. Чтобы способствовать такому развитию, мы разрешаем начинающим исследователям сотрудничать в процессе обзора со старшим исследователем. Пожалуйста, свяжитесь с редакцией Frontiers, если у вас возникнут вопросы о дальнейших действиях в таких случаях.
Внешние рецензенты подпадают под те же ограничения конфликта интересов, что и редакторы Frontiers Review, и должны сообщать о фактических или потенциальных конфликтах интересов как в редакцию журнала, так и в редакцию, обрабатывающую рукопись.
Этика публикаций
Frontiers очень серьезно относится к вопросам этики публикации. Frontiers стремится следовать руководящим принципам и рекомендациям по передовой практике, опубликованным Комитетом по этике публикаций (COPE).Frontiers является членом COPE, а также представлена в совете COPE менеджером редакции. Frontiers следует рекомендациям Международного комитета редакторов медицинских журналов (ICMJE), включая рекомендованные критерии авторства. Frontiers in Cardiovascular Medicine внесен в список как журнал в соответствии с рекомендациями ICMJE на его веб-сайте.
Ожидается, что авторы будут соблюдать этические стандарты в отношении установления авторства, конфликта интересов, уважения этических соображений при использовании экспериментальных животных и людей, раскрытия информации о финансовой поддержке и участия в процессе рецензирования.Кроме того, основания для отказа будут составлять случаи недействительных или поддельных данных, плагиата и двойного представления. Пожалуйста, обратитесь к «Общим условиям Frontiers» для получения полной информации об ответственности авторов.
Редакторы и рецензенты
Frontiers также должны соблюдать этические стандарты в отношении конфликтов интересов, конфиденциальности рецензируемых статей, объективной оценки работы и сохранения анонимности рецензентов до принятия в дополнение к воздержанию от принудительного цитирования.Редакторы несут ответственность за прием статей.
В то время как Frontiers стремится к прозрачности в отношении личности рецензентов и редакторов, публикация отчетов о рецензировании или обсуждений в процессе рецензирования строго запрещена. Поскольку вклады, внесенные в процесс интерактивного обзора, поступают от нескольких разных сторон, решение поделиться этими вкладами не является резервом какой-либо одной стороны.
Случаи злоупотребления служебным положением и неправомерное поведение
Frontiers расследует обвинения в неправомерном поведении как до, так и после публикации.Исправления или опровержения будут опубликованы при необходимости, чтобы сохранить целостность академической записи. При подозрении в неправомерном поведении следует немедленно связаться с командой Frontiers Research Integrity. Frontiers также расследует утверждения, сделанные в социальных сетях или на других соответствующих веб-сайтах, когда мы о них узнаем.
Что такое запись в журнале? Руководство для начинающих
Записи в журнале используются для записи финансовой деятельности вашего бизнеса. Записи журнала либо записываются в вспомогательные бухгалтерские книги, если вы ведете бухгалтерские книги вручную, либо они записываются непосредственно в главную бухгалтерскую книгу (ГК), если вы используете бухгалтерское программное обеспечение.
Каким бы способом они не записывались, они необходимы для любого бизнеса.
Обзор: что такое запись в журнале?
Как владелец малого бизнеса, вы обычно берете на себя одну из должностей бухгалтера или бухгалтера. Частью этой работы является ведение журнальных записей.
Если вы знакомы с бухгалтерскими терминами, вы знаете, что записи журнала – это просто запись всех ваших деловых операций. Они являются первым шагом в бухгалтерском цикле и, возможно, самым важным, поскольку представляют собой всю финансовую деятельность, которая повлияет на ваш бизнес.
Важно знать, как создать правильную запись в журнале или общую запись для вашего бизнеса. Записи журнала бухгалтерского учета всегда следуют методу учета с двойной записью, при этом каждая запись журнала всегда имеет дебетовую и кредитовую запись.
Записи в журнале всегда датированы и должны включать описание транзакции. Бухгалтеры и бухгалтеры обычно присваивают уникальный номер каждой записи в журнале, когда они вводятся вручную, а при использовании программного обеспечения для бухгалтерского учета ваше приложение автоматически присваивает номер каждой записи в журнале.
Как подготовить записи журнала для вашего малого бизнеса
Первым шагом в подготовке записей журнала для вашего бизнеса является точное определение того, какую транзакцию необходимо ввести.
Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение, большинство записей в журнале создается вашим бухгалтерским программным обеспечением, поэтому вам нужно будет вводить только корректировочные записи на конец месяца, например, при выверке банковских счетов или при вводе начислений для расчета заработной платы и другие расходы.
Рассмотрим следующий пример.Вы посещаете местный магазин канцелярских товаров и покупаете бумагу и ручки для своего бизнеса. Общая сумма покупки составляет 150 долларов США. Вот как вы подготовили бы запись в дневнике.
Шаг 1. Определите учетные записи, которые будут затронуты
Прежде чем вы сможете написать и опубликовать запись в журнале, вам необходимо определить, на какие счета в вашей главной книге повлияет ваша запись в журнале. В этом примере будут затронуты ваш счет канцелярских принадлежностей и ваш денежный счет.
Советы по определению правильных счетов:
Сначала отсортируйте свои транзакции: Если вам нужно сделать банковские депозиты, расходы и записи о продажах, сортировка их по типу транзакции значительно упростит запись ваших записей в журнале.
Используйте здравый смысл при определении правильных учетных записей: Сначала этот процесс может сбивать с толку, но по мере обработки большего количества записей в журнале вы начнете понимать, какие учетные записи следует использовать для своих транзакций.
Шаг 2. Определите тип своего счета
Если вы потратили 150 долларов в магазине, вы создадите расходы для своего счета на канцелярские товары, уменьшив при этом сумму наличных на вашем банковском счете. Вам нужно будет применить стандартные правила бухгалтерского учета к каждой учетной записи.
Чтобы увеличить счет расходов, вам нужно будет дебетовать счет, а для уменьшения вашего денежного счета, который является активом, вам нужно будет кредитовать счет.
Советы по определению типа учетной записи:
Запомните типы ваших учетных записей: Типы счетов включают счета активов, пассивов, расходов, доходов и капитала / собственного капитала.Все бухгалтерские записи в бухгалтерском учете должны попадать в одну из этих категорий. Например, счет канцелярских принадлежностей – это расходы, а счет наличных – актив.
Используйте стандартные правила бухгалтерского учета, чтобы определить, какой счет дебетуется, а какой – кредитуется: При записи вышеуказанной транзакции в примере канцелярских принадлежностей вы увеличиваете свои расходы, потому что вы приобрели канцелярские товары, что является счетом расходов, в то время как уменьшение ваших активов, потому что вы использовали свой денежный счет, который является активом, для покупки этих материалов.
Шаг 3. Подготовьте запись в журнале
Вы определили учетные записи, которые будут включены в запись в журнале, а также их тип. Теперь вы готовы подготовить запись в дневнике.
Советы по подготовке записи в журнале:
Введите правильную дату: Первый шаг – установить дату для записи в журнале. Это необходимо для обеспечения публикации в правильный период.
Запишите имя и номер учетной записи: При подготовке записи в журнале всегда включайте номер основной учетной записи, а также имя учетной записи.
Введите сумму дебета и кредита: Используя приведенный выше пример, вы будете дебетовать (увеличивать) свой счет канцелярских принадлежностей, который является расходным счетом, и кредитовать (уменьшать) ваш денежный счет, который является счетом активов.
Пример записи журнала
Ниже приведен пример записи журнала, которая была заполнена на основе указанной выше финансовой операции.
Обратите внимание, что дата вводится для обеих строк. Это запись журнала № 1, номер счета включен после названия счета, счет канцелярских принадлежностей был дебетован, а счет наличных средств кредитуется.
Лучшее бухгалтерское программное обеспечение для документирования журнальных записей
Безусловно, лучший способ уменьшить количество журнальных записей, которые вам нужно делать, при этом легко заполняя необходимые, – это использовать бухгалтерское программное обеспечение.
Когда вы используете бухгалтерское программное обеспечение, записи в журнале заполняются каждый раз, когда вы обрабатываете кредиторскую задолженность, рассчитываете бухгалтерские затраты или выполняете любые другие базовые бухгалтерские операции, оставляя вам записывать только такие элементы, как корректировочные записи на конец месяца.
Бухгалтерское программное обеспечение также автоматически рассчитывает и разносит закрывающие записи, обеспечивая правильность начального сальдо на новый год.
Вот три бухгалтерских приложения для малого бизнеса, которые упрощают создание и публикацию записей журнала.
1. AccountEdge Pro
AccountEdge Pro – это настольное приложение, которое также предлагает удаленное подключение. AccountEdge Pro хорошо подходит для малых и растущих предприятий, которым требуется бухгалтерское приложение, которое может расти вместе с ними.
Особенно хорошо подходит для розничных продавцов и онлайн-продавцов, AccountEdge Pro предлагает интеграцию с Shopify и UPS Shipping.
На вкладке «Учетные записи» AccountEdge Pro дает вам возможность делать записи в журнале.
AccountEdge Pro не включает банковский канал, но вы можете загрузить свою банковскую выписку для сверки в приложении. Экран ввода учетных записей в AccountEdge Pro упрощает запись записей журнала, с возможностью сделать запись журнала повторяющейся, а также с возможностью сторнирования записи журнала за предыдущий месяц для таких вещей, как начисления.
Также доступно поле для заметок, в котором можно ввести описание записи журнала.
AccountEdge предлагает четыре плана: Basic, Pro, Priority Zoom и Priority ERP по цене от 149 долларов в год.
2. Sage 50cloud Accounting
Sage 50cloud Accounting считается гибридным приложением, предлагающим локальную установку, а также удаленный доступ к приложению с помощью Microsoft 365.
Sage 50cloud Accounting предлагает планы, подходящие также для офисов с одним человеком как предприятия, которым требуется многопользовательская возможность, с версией Quantum, поддерживающей до 40 пользователей.
Панель управления Sage 50cloud Accounting предлагает сводный обзор остатков на счетах.
Вы можете легко создавать записи журнала в Sage 50cloud Accounting, перейдя на экран General Journal Entry, где вы можете ввести детали своей транзакции, включая уникальный код транзакции и описание записи журнала.
Вы также можете отменить транзакцию, щелкнув поле Обратный ввод журнала в верхней части экрана.
Sage 50cloud Accounting предлагает три плана: учет, учет премиум и квантовый учет по цене от 278 долларов.95 ежегодно.
3. QuickBooks Online
Первоначально разработанный для очень малого бизнеса, QuickBooks Online продолжает добавлять функции и возможности, что делает его также подходящим для растущих предприятий.
Доступно в четырех планах, с индивидуальным планом также доступен, функции очень зависят от плана, многие функции можно найти только в более дорогих планах.
Банковская функция QuickBooks Online позволяет легко записывать свои расходы.
QuickBooks Online предлагает такие функции, как автоматическая подача банка, что значительно сократит количество записей журнала, которые необходимо создать.
Если вам действительно нужно создать запись в журнале, это можно легко сделать с помощью QuickBooks Online, автоматически присваивающего ссылочный номер всем записям журнала. Для подробного описания того, для чего предназначена запись, доступны поле описания и поле для заметок.
QuickBooks Online также позволяет удалить ранее опубликованную запись журнала, но для ведения контрольного журнала любую запись журнала, опубликованную с ошибкой, следует отменить, а не удалять.
QuickBooks Online предлагает четыре стандартных плана: Simple Start, Essentials, Plus и Advanced, а также план для самостоятельной занятости, доступный для фрилансеров, по цене от 10 долларов в месяц в течение первых трех месяцев.
Записи в журнале являются частью процесса финансового учета
Если вы выбрали использование программного обеспечения для бухгалтерского учета, записи в журнале финансового учета становятся редкими, а типичные записи в журнале используются только для ввода начислений, корректировок на конец месяца и амортизации затраты.

СЕМЬЯ	1. Является ли кто-либо из авторов супругом или другим значимым лицом, членом той же семьи или очень близким другом? Редакторы-рецензенты также не должны быть членами того же семейства, что и редактор-рецензент.
СОТРУДНИЧЕСТВО	2. Принимаете ли вы в настоящее время или принимали ли вы тему исследования Frontiers Research с кем-либо из авторов в течение последних 2 лет?
	3. Сотрудничаете ли вы в настоящее время или работали ли вы над исследовательским проектом или публикацией с кем-либо из авторов в течение последних 2 лет?
	4. Сотрудничаете ли вы в настоящее время или сотрудничали ли вы с кем-либо из авторов в качестве советника или в любой другой должности прямого надзора за последние 3 года?
	5. Сотрудничаете ли вы в настоящее время или сотрудничали ли вы с кем-либо из авторов в качестве студента или в какой-либо другой непосредственной подчиненной должности за последние 3 года?
	Примечание. Редакторы-рецензенты не должны принимать задания, если у них есть тесные профессиональные отношения с редактором-рецензентом, что, по их мнению, может повлиять на объективность рецензии.
ПРИСОЕДИНЕНИЕ	6. Аффилированы ли вы с одним из авторов? Если да, то привело ли это к взаимодействию, сотрудничеству или взаимным интересам с авторами, которые поставили бы под угрозу вашу беспристрастность при проведении этого обзора?
ПРИСОЕДИНЕНИЕ	7. Являетесь ли вы нынешним членом комитета или отдела, которые связаны с кем-либо из авторов?
ФИНАНСОВЫЕ	8. Есть ли у вас деловые или профессиональные партнерские отношения с каким-либо автором?
	9. Есть ли у вас финансовые интересы или деловые отношения с какой-либо организацией, участвующей в этом исследовании или в подготовке рукописи?
	10. Есть ли у вас какие-либо финансовые интересы или конкурирующие интересы в отношении содержания рукописи, которые могут повлиять на вашу способность провести объективную рецензию?