Содержание

Обязательна ли должностная инструкция в организации?

Если коротко отвечать на данный вопрос — нет, не обязательна. Ни одна норма закона не обязывает работодателя иметь в наличии такой документ, который называется «должностная инструкция». Это означает, что и за отсутствие такого документа в организации никаких административных (или каких-либо еще) штрафных санкций не последует.

Если же рассматривать этот вопрос не с точки зрения закона, а с точки зрения управленческих решений, должностная инструкция — это неплохой рабочий инструмент, который может быть полезен при решении ряда задач, которые стоят перед всеми без исключения работодателями. Основные задачи, которые позволит решить должностная инструкция:

1) Снижение рисков работодателя при составлении трудового договора. Одним из обязательных условий любого трудового договора является условие о трудовой функции (конкретном виде поручаемой работнику работы). И от того, как эта функция будет прописана в договоре, будет зависеть то, как ее можно изменить (при необходимости). Наилучший вариант решения вопроса — указать кратко вид поручаемой работы в самом трудовом договоре, а всю конкретику должностных обязанностей вынести за пределы трудового договора, оформив должностную инструкцию. В таком случае работодатель будет иметь возможность изменить содержание инструкции в одностороннем порядке (но при условии, что первоначальное условие трудового договора — о виде поручаемой работы — останется неизменным).

2) Привлечение работника к дисциплинарной ответственности в случае невыполнения им своих должностных обязанностей. Как правило, в должностной инструкции довольно подробно указывается, что именно должен делать работник, занимая ту или иную должность. Если должностная инструкция будет составлена правильно и подробно, у работодателя появляется инструмент воздействия на работника — возможность привлечения его к дисциплинарной ответственности.

3) Описание требований, которые работодатель предъявляет к работнику. По закону работодатель имеет право устанавливать требования к работнику, который занимает (или претендует занять) определенную должность. Это могут быть требования к образованию, опыту, квалификации, отдельным знаниям и умениям и в принципе к тому, что относится к понятию «деловые качества». Для описания таких требований как раз удобно использовать должностную инструкцию. Это позволит систематизировать требования к работникам внутри организации и даст возможность отказать кандидату в случае, если он не будет соответствовать заявленным требованиям.

Подводим итог: должностная инструкция — не обязательный документ, но работодателям его рекомендуется оформлять, так как именно с практической точки зрения он может помочь решить массу задач в части управления персоналом. Форма такого документа также не установлена, поэтому его можно оформить в свободном виде.

Южалин Александр, юрист ООО «Митрофанова и партнеры»

Обязательна ли должностная инструкция в организации?

Обязательна ли должностная инструкция? Требует ли наличия должностных инструкций трудинспекция и чем рискует работодатель, который пренебрег их оформлением - отвечает наш эксперт.

Нужно ли оформлять должностные инструкции на рабочие профессии и должности служащих 

При ответе на вопрос «Обязательны ли должностные инструкции?» в первую очередь хочется обратиться к Трудовому кодексу РФ, однако в нем нет даже упоминания о таком документе.

Определено, что в соглашении с работником следует указывать трудовую функцию, то есть профессию, должность, определенную разновидность работы (ст. 57 ТК РФ). В свою очередь, в должностной инструкции (далее также — ДИ) конкретизируется это необходимое условие договора с работником (письма Роструда № 4412-6, от 30.11.2009 № 3520-6-1).

Обратите внимание! Обязательность такого документа и порядок его оформления в законодательстве не регламентированы, поэтому изготовление ДИ остается прерогативой работодателя. ДИ может быть как отдельным документом, так и приложением к трудовому соглашению (письмо № 4412-6). Данная информация актуальна по состоянию на 2021 год.

В отсутствие законодательного требования иметь в организации ДИ оформлять такой документ все-таки целесообразно. В противном случае отсутствует практическая возможность привлечь работника к ответственности за невыполнение должностных обязанностей (апелляционное определение Московского городского суда № 33-42376). 

Поэтому вслед за вопросом о том, обязательны ли должностные инструкции вообще, рассмотрим ДИ для определенных категорий работающих граждан.

Пример оформления ДИ предлагаем посмотреть в статье Должностная инструкция генерального директора ООО - образец. 

Обязан ли работодатель составлять должностные инструкции на каждого работника в отдельности, или он вправе составить одну инструкцию на соответствующую должность? Ответ дает эксперт КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту Подробнее

Должны ли быть должностные инструкции для рабочих на предприятиях

Роструд в письме № 3520-6-1 подчеркивает, что ориентиром при составлении ДИ являются прежде всего квалификационные справочники (далее — справочники).

Общероссийским классификатором ОК 016-94 профессий рабочих от 26.12.1994 с последующими изменениями все функции работников подразделяются:

  • на профессии рабочих;
  • должности служащих.

Обратите внимание! Само наименование рассматриваемого документа (должностная инструкция) заставляет задуматься о применимости ДИ к профессиям рабочих. Роструд в письме от 24.11.2008 № 6234-ТЗ пояснил, что ДИ следует оформлять исключительно в отношении работников, выполняющих трудовую функцию в рамках какой-либо должности. А если речь идет о замещении профессий рабочих, то корректной будет разработка производственных инструкций.

Это связано с тем, что характеристики должностей в справочниках указаны обобщенно, без конкретизации по отраслям и ведомствам, и при оформлении конкретной ДИ допускается вносить в нее корректировки, уточнения по перечням работ по отношению к требованиям, указанным в справочниках. В случае же с рабочими применяются строго отраслевые справочники.

Однако позиция Роструда не носит нормативного характера, и на практике в отношении одной и той же профессии рабочего, например слесаря-ремонтника, одним юрлицом оформляются производственные инструкции, а другим — ДИ (решения Братского горсуда от 26.05.2017 по делу № 2-1806/2017, Орджоникидзевского райсуда г. Магнитогорска от 25.052017 по делу № 2-1557/2017). 

***

Итак, в статье рассматривался вопрос о том, обязательны ли должностные инструкции в организации. Было отмечено, что необходимость ДИ законом не предусмотрена, вместе с тем такой документ следует считать важным внутренним документом, который целесообразно оформлять в организациях для всех категорий работников, в т. ч. рабочих, для которых более корректным является оформление особых инструкций — производственных (по профессиям). 

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Зачем нужна должностная инструкция? | HR-Life.ru



Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот локальный акт часто недооценивают и пренебрегают им. Поговорим о значении должностной инструкции в работе кадровой службы.

Разумеется, определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и до судебного разбирательства. Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу. Приведем пример, в котором фирма, уволив сотрудника и оказавшись в роли ответчика на судебном процессе, проиграла дело из-за отсутствия должностной инструкции.

Пример

Генеральный директор ООО «Р...» уволил рекламного агента Валерия Н. за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, которое, по мнению генерального директора, выражалось в том, что Валерий не составлял ежедневных письменных отчетов о своей работе, а передавал своему начальнику информацию о состоянии рынка рекламных услуг устно. Процедура увольнения была соблюдена безупречно, но в организации отсутствовала должностная инструкция рекламного агента.

В суде на вопрос «Чем вы руководствовались, когда делали вывод о том, что работник ненадлежащим образом исполнял свои обязанности?» представитель ООО «Р. ..» ответить не смог. В трудовом договоре Валерия Н. содержалось условие о том, что он должен извещать своего начальника обо всех изменениях рынка рекламных услуг, но с какой периодичностью и в какой форме (письменной или устной), не уточнялось. Это помогло работнику выиграть процесс.

Должностная инструкция понадобится и при аттестации персонала, и при увольнении сотрудника в период испытательного срока, и при проведении сокращения численности или штата работников. Этот локальный акт относится к тем документам, которые лучше принять, чем проигнорировать. Убедили? Тогда смело вносите на обсуждение руководства предложение о разработке должностных инструкций.

Правила для инструкции

Чтобы должностные инструкции не стали бесполезными бумагами, о которых вспоминают лишь в случае проверок правового инспектора, отнеситесь к созданию этих документов очень внимательно. Должностные инструкции должны работать, быть четкими, динамичными, оперативно отражающими структурные и организационные изменения компании. Как этого добиться? Давайте обо всем по порядку.

Прежде чем начать разработку инструкций, нужно правильно организовать эту работу. В этом вам поможет специальный документ - Положение о должностной инструкции. В нем подробно нужно оговорить правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, привести требования к содержанию инструкций, а также указать лиц, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих локальных актов.

Положение о должностной инструкции - необязательный документ, но если вы хотите упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы, лучше не пренебрегать этим локальным актом. Поскольку работа над проектом положения чаще всего ложится на плечи кадровиков, приведем его образец.

Разработанный проект Положения о должностной инструкции нужно представить на подпись руководителю организации. После утверждения он вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям. Теперь можно приступать к созданию самих должностных инструкций.

Недостатки должностных инструкций

Сложность в разработке оптимальных должностных инструкций

Преимущества должностных инструкций

• Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности

• Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала

• При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов

• Инструкции помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями (например, между бухгалтером и главным бухгалтером), избегать дублирования обязанностей

• Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно

Павел ГАЛЬЧЕНКО, юрист, "Кадровое дело"

Постоянный адрес материала: http://www. hr-life.ru/article/zachem-nuzhna-dolzhnostnaya-instruktsiya

Нужны ли компании должностные инструкции?

Не все работодатели внедряют должностные инструкции (далее — ДИ). Кто-то считает их лишним инструментом бюрократии, кто-то попросту не верит в их эффективность или не хочет тратить время. Тем более что ДИ не является обязательным документом в организации.

Ст. 57 Трудового кодекса РФ указывает на обязательность включения в трудовой договор такого пункта, как трудовая функция работника. Большинство работодателей ограничивается указанием общих должностных обязанностей, считая, что этого вполне достаточно. Да, должностная инструкция с подробным описанием функционала необязательна, но бесполезна ли она? Как работодателю апеллировать в споре с сотрудниками, если документально их обязанности не закреплены? Разберем возможные ситуации.

Вариант №1: должностная инструкция в вашей компании — номинальный документ

Чаще всего составлением инструкции занимается работник отдела кадров. После безуспешных попыток выяснить у постоянно занятых руководителей структурных подразделений, в чем же конкретно состоит деятельность их сотрудников, кадровик находит в интернете ДИ с аналогичным наименованием и утверждает ее у руководителя организации.

Затем с ней под подпись знакомится сам специалист (зачастую даже не читая ее). Один экземпляр документа работник получает на руки. Казалось бы, это формальность, однако как часто возникают споры по поводу должностных обязанностей сотрудников, и как сложно их разрешать!

К примеру, вы владелец небольшой компании и с целью экономии фонда оплаты труда взяли на работу оператора, который, помимо того, что выполняет стандартные обязанности (отвечает на звонки, принимает и распределяет заказы), ведет первичную бухгалтерию, осуществляет «холодные» звонки или выполняет другие нестандартные для данной должности функции.

Однако сотрудник отдела кадров мог не знать этих нюансов и, соответственно, не включить в ДИ дополнительные обязанности. Тогда вы рискуете! Во-первых, работник может отказаться выполнять дополнительные обязанности, ссылаясь на имеющийся у него на руках экземпляр должностной инструкции, и вы не сможете применить к нему меры дисциплинарного взыскания. Вам просто не на что будет сослаться в приказе. Во-вторых, сотрудник может потребовать доплату за дополнительную работу, помимо объема, предусмотренного договором и той же инструкцией.

Решение: этого можно избежать, если должностная инструкция будет соответствовать фактическим обязанностям специалиста.

Вариант № 2: должностных инструкций в компании нет

В этом случае также будет трудно применить к сотруднику меры дисциплинарного взыскания, если он откажется от выполнения трудовых обязанностей. Помимо этого, если вы захотите провести аттестацию специалистов, проверить их на соответствие занимаемой должности, отсутствие ДИ окажет негативное влияние. Ведь в ней указываются, помимо должностных обязанностей, требования к квалификации работника, необходимые для выполнения трудовой функции навыки и знания, которые как раз и оцениваются в результате аттестации.

А теперь давайте представим ситуацию: к вам на собеседование пришел соискатель, который не подходит вам по уровню образования или имеющимся знаниям. Вы отказали ему в приеме на работу, и он потребовал объяснить причину отказа, которую работодатель обязан в соответствии со ст. 64 ТК РФ предоставить в течение семи рабочих дней со дня предъявления указанного запроса. Если квалификационные требования к должности отражены в ДИ, то это позволит четко аргументировать основание отказа в приеме на работу.

Важно: в случае судебного спора должностная инструкция станет доказательством законности действий работодателя в связи с отказом соискателю в трудоустройстве, причем желательно, чтобы ДИ была утверждена до момента размещения вакансии. Если инструкции нет, то работодатель может проиграть спор с кандидатом на вакантную должность, и суд обяжет его принять соискателя на работу.

В случае необходимости экономии фонда оплаты труда, можно, к примеру, в должностной инструкции заместителей руководителей отделов указать, что они исполняют обязанности руководителей отделов в период их отсутствия. В этом случае оплачивать исполнение дополнительных обязанностей не нужно, иначе будет идти речь о выполнении дополнительного объема работы, который необходимо оплачивать.

Оформление должностной инструкции: несколько практических советов

Возможны два варианта: приложение к трудовому договору или отдельный документ. Настоятельно рекомендую оформлять должностную инструкцию именно как отдельный документ. В этом случае у работодателя есть возможность изменять ДИ, не оформляя при этом дополнительное соглашение к трудовому договору. В противном случае необходимо предупреждать об изменениях работника не менее чем за два месяца до даты изменения, даже если работодателю необходимо поменять только квалификационные требования к должности или требуемые навыки.

Однако иногда наличие ДИ с четко указанными обязанностями может плохо отразиться на рабочем процессе. Особенно, если речь идет о творческих профессиях, например, дизайнерах, журналистах, программистах. Если в должностной инструкции программиста указать конкретное ПО, с помощью которого пишутся программные продукты, необходимо будет вносить изменения в документ, если понадобится работать с другой программой. Работник может отказаться от ее использования. Однако отсутствие ДИ в любом случае опаснее, главное — грамотно подойти к процессу составления инструкции.

Для должностей, сотрудники которых выполняют широкий набор функций и этот набор постоянно меняется, а также тех, где работа связана с творческой деятельностью, предлагается составлять ДИ, исходя из функциональных областей, а не конкретных обязанностей.

Так, в случае с программистом можно указать, что он занимается разработкой, тестированием и документированием. С одной стороны, такой набор функций обяжет его выполнять все процессы, связанные с разработкой ПО, а с другой — позволит четко изолировать его от не связанных с разработкой функций, например, с поддержкой или внедрением.

При составлении ДИ инженера техподдержки имеет смысл указать именно области, например, техническая поддержка систем предприятия и заказчиков, поддержка технического персонала заказчиков, монтаж оборудования. Однако не стоит указывать конкретные системы или названия заказчиков. Предлагаемый подход защищает обе стороны, т.к. с одной стороны не позволяет работникам отказаться от выполнения функций, входящих в указанные области, а с другой стороны не позволит линейным руководителям эксплуатировать персонал в несвойственных для него областях.

Как сделать должностные инструкции полезным орудием контроля над работниками?

Исходя из вышесказанного, ДИ, на мой взгляд, является все-таки полезным документом в кадровом документообороте. С его помощью можно уточнять, конкретизировать и дополнять должностные обязанности в соответствии с профстандартами, сокращать второстепенный функционал.

Однако есть ряд вещей, которые нельзя делать с должностной инструкцией:

  • добавлять в инструкцию «непрофильные» обязанности, не характерные для данной должности,
  • полностью заменять старую должностную инструкцию новой, имеющей принципиально другое содержание.

При этом для должностей, в отношении которых действуют профстандарты или ЕКС, обязанности в ДИ должны соответствовать данным документам.

В целом, наличие должностной инструкции не является необходимым для кадрового документооборота, но может защитить вас от многих возможных проблем.

Должностная инструкция в 2021 году

Должностная инструкция — это локальный документ, в котором отражены обязанности конкретного работника, занимающего определенную должность.

Зачем нужна должностная инструкция

Требования к наличию должностной инструкции специалиста в организациях есть только в госучреждениях. В некоторых отраслевых нормах присутствует обязанность регламентирования должностных обязанностей:

Остальные руководствуются собственными потребностями в вопросе необходимости наличия должностных инструкций работников в организации. Возможно, в небольших компаниях они и не нужны, но на крупных предприятиях без конкретизации деятельности сложно проследить за качественным исполнением обязанностей.

Должностные инструкции предприятия (ДИ) — инструмент обоюдоострый, они нужны и работнику, и работодателю. Аналогичное мнение и у Роструда — письмо № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.

Пример

 

Если в соответствии с должностной инструкцией продавец не обязан убирать свое торговое место, он вправе отказаться от уборки без дисциплинарных последствий.

Наоборот — должностные обязанности продавца совмещены с уборкой и это вписано в инструкцию, работодатель может применить взыскание в этому работнику в случает его отказа от уборки.

Должностная инструкция сотрудника поможет в следующих случаях:

  • в суде как доказательство исполнения / неисполнения должностных обязанностей;
  • обосновать отказ в приеме на работу;
  • проверить квалификацию сотрудника в период испытательного срока;
  • распределить или конкретизировать функции между работниками, если они занимают одинаковые должности.

Совет

 

Для повышения эффективности труда работодатель в должностных инструкциях персонала вправе распределить обязанности между работниками, занимающими одинаковые позиции. При этом, в штатном расписании таким должностям устанавливаются одинаковые оклады. Надбавки, доплаты и другие выплаты могут различаться в зависимости от квалификации, сложности работы и прочих показателей.

Как составить должностную инструкцию

В организации могут быть два типа должностных инструкций — типовые и индивидуальные.

Пример

 

В канцелярии работает несколько специалистов. У них разные функции: кто-то отвечает за электронный документооборот, кто-то регистрирует входящую корреспонденцию и т.д. Должность у них одна — инспектор канцелярии, а обязанности разные.

В данном случае работодатель вправе составить персональные должностные инструкции для каждого инспектора. Если же у работников, занимающих одинаковые должности, нет разницы в функциональных обязанностях, смысла составлять отдельные требования каждому нет. Достаточно одного экземпляра общей должностной инструкции с приложенным списком ознакомления, где сотрудники распишутся, что с обязанностями ознакомлены.

Утвержденной формы функциональных обязанностей в законе нет. Есть общие правила, как написать должностную инструкцию, какие пункты в нее включить. Как правило, обязательны следующие разделы: 

  • требования к образованию, квалификации, стажу;
  • кому напрямую подчиняется работник;
  • перечень должностных обязанностей— здесь детализируется функционал;

Важно!

 

Насколько конкретно прописаны обязанности работника, настолько легче их выполнять, отчитываться за исполнение и контролировать.

  • взаимодействие — указываются параллельные связи работника;
  • должен знать — если работа связана со знанием документов, положений и проч., все они указываются в этом пункте;
  • права и ответственность — здесь не надо переписывать трудовой кодекс. Любой работник, в том числе руководящий, за нарушения отвечает по закону — это само собой разумеется. Конкретизируйте, за что отвечает сотрудник, занимающий должность — за чистоту помещений, сохранность имущества и так далее. Права тоже опишите именно для этой должности — что работник может требовать от других, доступ к информации и прочие.

По первой ссылке размещены бесплатные должностные инструкции и реестр профстандартов, во второй — описание профессии, требования к образованию.

Образцы типовых должностных инструкций можно скачать из интернета. Но такой документ не будет содержать необходимых вам условий и требований. Ошибочно мнение, что типовые инструкции нельзя менять или дополнять собственными потребностями.

Важно!

 

Любую инструкцию надо дорабатывать, включая в нее необходимую конкретику.

Образцы должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

Утверждение должностной инструкции

По требованию ГОСТ Р 7. 0.97-2016 в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждаю», указывают должность руководителя, оставляют место для его росписи. Если нет такого грифа, издается отдельный приказ о должностных инструкциях при введении новых должностей или расширениия существующих обязанностей.

Как возложить дополнительные обязанности на сотрудника и внести изменения в ДИ, читайте в материале на сайте «Профкадровик».

Работник расписывается в том, что он ознакомлен с инструкцией. Целесообразно сделать второй экземпляр и выдать его на руки сотруднику.

Скачать бланк приказа об утверждении должностной инструкции

Скачать бланк приказа об утверждении изменений к должностной инструкции

Скачать шаблон (образец) должностной инструкции 2022 / 21 г.

Для чего на самом деле нужна должностная инструкция

Фото с сайта rb.ru

«Некоторые собственники воспринимают должностные инструкции для подчиненных как атавизм и считают контракт исчерпывающим документом при оформлении трудовых отношений. Это ошибка», — уверен Андрей Зятьков, юрист, основатель проекта pravohelp.by. О том, как правильно составить должностную инструкцию, положения об отделах и почему это так важно сделать, — читайте в нашем материале.


Андрей Зятьков
Юрист, магистр юридических наук, руководитель проекта pravohelp.by

Если организация при приеме работника в штат не оформляет должностную (рабочую) инструкцию, она допускает ошибку. Отсутствие таких документов в первую очередь негативно влияет на работодателя. Ведь если нет точного перечня функциональных обязанностей работника, его сложно привлечь к какой-либо ответственности в случае их нарушения. Грубо говоря, отсутствие должностной инструкции развязывает сотрудникам руки.

Да, существует Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД), содержащий стандартный перечень их функциональных обязанностей. Но это не отменяет необходимости четкой конкретизации этих обязанностей с учетом специфики компании и ознакомления работника с его обязанностями под подпись.

О том, почему трудового контракта недостаточно и как правильно составить должностную инструкцию, я расскажу далее.

Должностная инструкция

Но давайте по порядку разберем, в чем состоят необходимость и польза продуманной и четко проработанной инструкции для работника не только с точки зрения соблюдения законодательства, но и с точки зрения практической пользы. Здесь можно отметить следующее:

1. Контракт определяет базовые принципы взаимодействия в отношениях между работодателем и работником. А должностная инструкция определяет правовое положение работника в организации, его трудовые функции, права и обязанности, а также предусматривает ответственность за их невыполнение или выполнение в ненадлежащем качестве.

Например, менеджер по продажам по умолчанию должен продавать. У него есть база клиентов, по которой он работает и предоставляет отчеты. Инструкция позволяет определить базовые правила взаимодействия работника и работодателя. Так, четкое определение, что работник ведет клиентов в программе Х, должен совершать минимум Y звонков в неделю и рассылать столько же писем, а отчеты предоставлять непосредственному руководителю раз в месяц, устраняют какое-либо недопонимание работником своих обязанностей. Есть сроки выполнения и определенные объемы работ, и каждый может обратиться к инструкции (положению), чтобы при необходимости разобраться, кто прав, а кто — нет.

Эти простые и четкие правила значительно облегчают взаимодействие работодателя и работника.

Фото с сайта m24.ru

2. Подробно составленная инструкция поможет создать четкую картину, чем занят конкретный работник, что входит в его компетенции. Это даст вам возможность увидеть, какие функции работников дублируются, какие из них лучше делегировать другим сотрудникам, а какие требуется детализировать.

Например, при подготовке документов в суд на одном предприятии выяснилось, что специалист по работе с клиентами и бухгалтер независимо друг от друга готовят копии документов для юридического отдела. Зачем дублировать функционал, когда специалист может быть ответственным за подготовку документов, а бухгалтер — за своевременную оплату? Это разграничивает ответственность в случае, если при подготовке документов возникли ошибки или дублирование функций.

Нужно четко определить, где именно забуксовал рабочий процесс. Тогда вам будет легче исправить ситуацию.

Иначе на практике при дублировании функций сотрудников будет работать принцип «горячей картошки» — перекладывания ответственности друг на друга. Для устранения подобных ошибок в будущем и нужны должностные инструкции.

3. Разграничение ответственности работников. Инструкция позволяет четко определить, кто за что отвечает, и, соответственно, требовать от работников исполнения их обязанностей. В случае какого-либо чрезвычайного происшествия установить виновность конкретного работника, не имея документа с описанием, что именно он обязан делать, кому докладывать и за что нести ответственность, будет крайне сложно.

А должностная инструкция позволит быстро установить виновного и справедливо применить дисциплинарные взыскания.

4. Должностные инструкции помогают создать иерархию. Это особенно важно, если вы создаете компанию с нуля. Сначала выстраивается иерархическая таблица для формирования отделов, потом в инструкции прописывается, кто, кому и в каком порядке подчиняется. Это эффективная система, позволяющая установить рамки субординации и консолидировать сотрудников.

Например, для небольшого производства была разработана такая структура:

Изображение предоставлено автором

Это важно на любом этапе работы. На практике даже в небольшой компании устное подчинение порождает формализм, потому что сотрудники просто не могут понять цепочку взаимодействия. О строгой дисциплине вообще речь не идет. Но четкая структура в организации, позволяет избежать недопонимания и скрытых конфликтов.

Когда условно есть два заместителя директора и они поочередно дают указания сотруднику (а иногда одно указание противоречит другому), это приводит к стагнации рабочего процесса. Кроме того, нарушение иерархии, когда, например, замдиректора в обход главного инженера дает работнику какие-то задания, может привести к конфликтам.

5. В то же время инструкция не может быть исчерпывающим документом. В жизни все гораздо сложнее, чем на бумаге, и всего предусмотреть нельзя. Не зря ведь существует термин «итальянская забастовка».

Итальянская забастовка — форма протеста наряду с забастовкой и саботажем, при которой сотрудники предприятия предельно строго исполняют свои должностные обязанности и правила, ни на шаг не отступая от них и ни на шаг не выходя за их пределы. Иногда итальянскую забастовку называют работой по правилам (от англ. work-to-rule).

Такой метод забастовочной борьбы весьма эффективен, так как работать строго по инструкциям практически невозможно. Вкупе с бюрократическим характером должностных инструкций и невозможностью учесть в них все нюансы производственной деятельности, такая форма протеста приводит к существенному спаду производительности и крупным убыткам для предприятия.

И тем не менее. Инструкция может охватить максимальное количество важнейшего функционала: от выполнения работ в штатном режиме до информирования определенных ответственных лиц в случае ЧП. Ведь иногда они случаются, потом происходит расследование, в ходе которого выясняют, кто что делал, в соответствии с какими документами, кто как отреагировал, кому доложил о ситуации, что предприняло ответственное лицо и т.д.

Кроме того, подписанная работником инструкция повышает его личную ответственность. Подписывая документ, человек берет на себя четкие и понятные обязательства, и сам контролирует их выполнение. Кроме всех перечисленных выше преимуществ создания должностных инструкций, их наличие — это честно и справедливо по отношению к сотруднику. А это ценится любым соискателем работы.

В соответствии со всем сказанным выше, структура должностной инструкции может быть приблизительно такой:

  • Общие положения
  • Квалификационные требования
  • Задачи (функции)
  • Должностные обязанности
  • Права
  • Оценка работы и ответственность.

 

Фото с сайта kv.by

Положения в организации — это не отписка

Что касается положений в организации, то они важны для выстраивания работы вне должностных инструкций. Они регулируют иные действия сотрудников — от договорной работы до информационной безопасности компании, порядка взаимодействия отделов и т.п.

И речь здесь идет не только о коммерческой тайне, но и о регламенте работы в той же сети Интернет, например, для предотвращения взлома. В таком положении может быть прописано, какие файлы с каким форматом на почте не следует открывать, какие программы использовать для защиты и т.п.

Положения должны быть размещены в открытом доступе для любого работника, чтобы при возникновении сомнений в правильности своих действий он мог обращаться к этому документу как пособию. Особенно важно понимать, что это должна быть не отписка, не шаблонный документ, а документ, подготовленный под реалии компании. Например, положение о договорной работе включает следующие пункты:

  • Общие данные (включая термины договора и понятия, которые будут встречаться в положении), обработка и хранение договоров
  • Подготовка и заключение договора (кем, в какие сроки и каким образом происходит заключение договора, какие пункты должен содержать договор, каким образом проверяют контрагента и т. д.)
  • Регистрация и хранение договоров (кто и каким образом договор регистрирует и где хранит)
  • Контроль за исполнением договора (кто и каким образом контролирует исполнение договора). Здесь уже может быть отсылка к положению о претензионно-исковой работе, которое формирует алгоритм взыскания задолженностей
  • Ответственность сторон (кто и за что отвечает при неисполнении или ненадлежащем исполнении договора).

Положение должно быть не документом для галочки, а рабочим инструментом, к которому можно обращаться за помощью в случае возникновения спорных ситуаций.

В заключение

Как видите, инструкции и положения, которые созданы под нужды конкретной компании, позволяют не только четко выстроить работу предприятия, но и найти слабые места в работе и устранить их.

Главное, составлять их правильно и в соответствии с нормами законодательства, изложенными в следующих документах:

Важно также понимать, что охватить все рабочие моменты «от и до», никакими инструкциями и положениями невозможно. По-настоящему важно и ценно, когда эти документы — не просто формальность или перегруженный обязанностями талмуд, а источник помощи при разрешении сложных вопросов и потенциальных конфликтов.

Именно в этом — главный смысл наличия в компании должностных инструкций и положений.

Читайте также

Нужна ли должностная инструкция для контрактного управляющего?

     Не могу не осветить эту тему, т.к. просьбы дать образец должностной инструкции контрактного управляющего получаю едва ли не каждый день.
     Прежде всего, спешу всех успокоить: если ваш контрактный управляющий до сих пор работает без должностной инструкции, никакие штрафы вам не грозят. Ни Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", ни Приказ МЭР от 29.10. 2013 г. N 631 «Об утверждении типового положения (регламента) о контрактной службе» не упоминают должностные инструкции. Даже в Трудовом кодексе ничего о них нет.

     Руководитель учреждения самостоятельно принимает решение о форме документа, определяющего должностные обязанности контрактного управляющего.
     Назначение инструкции – это определение прав, обязанностей и пределов ответственности работника.
     При отсутствии должностных инструкций в учреждении сведения о трудовой функции работника включаются непосредственно в текст трудового договора.
     Во многих случаях удобнее определять условия конкретного трудового договора на основании утвержденной должностной инструкции.    

 Должностная инструкция является локальным нормативным актом работодателя, носит обезличенный характер и разрабатывается на должность, а не для определенного работника

     Руководитель может вносить изменения в инструкцию. Новые положения будут распространяться на работников, принимаемых на соответствующие должности. Уже работающих специалистов необходимо не просто ознакомить с изменениями, но и получить их письменное согласие, если это ведет к изменению условий трудового договора.

Унифицированная форма должностной инструкции нормативно не установлена. Обязательных требований к структуре и содержанию этого документа нет

 

Содержание должностной инструкции контрактного управляющего, руководителя (работника) контрактной службы

Обычно этот документ включает в себя следующие разделы:

Раздел 1 «Общие положения»:
-  название должности, в какое структурное подразделение должность входит, порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника.

Раздел 2 «Требования к квалификации»:
- уровень необходимой профессиональной подготовки
В соответствии с п. 6 ст.38 Федерального закона № 44-ФЗ работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок.

Раздел 3 «Должностные обязанности»:
-  конкретные виды работ, из которых складывается выполнение трудовой функции
Практически все обязанности контрактного управляющего перечислены в Приказе МЭР от 29 октября 2013 г. N 631 "Об утверждении типового положения (регламента) о контрактной службе", а также в профессиональных стандартах "Специалист в сфере закупок" и "Эксперт в сфере закупок", утвержденных приказами Минтруда России № 625н и № 626н от 10 сентября 2015 г. Следует расширить и конкретизировать перечень работ с учетом нужд учреждения и сформулировать пункты инструкции для разных должностей: например, в обязанности контрактного управляющего включить – «согласовывает публикацию извещений об осуществлении закупок с руководителем Учреждения», в обязанности руководителя контрактной службы – «принимает решение о публикации извещений об осуществлении закупок», в обязанности работника контрактной службы – «публикует по решению руководителя контрактной службы извещение об осуществлении закупок»
Должностная инструкция руководителя контрактной службы будет также содержать пункты:
- представляет на рассмотрение руководителя учреждения предложения о назначении на должность и освобождении от должности работников контрактной службы;
- распределяет обязанности между работниками контрактной службы;
- определяет должностные обязанности и персональную ответственность работников контрактной службы
Должностная инструкция контрактного управляющего должна включать в себя практически все функции, перечисленные в Приказе № 631. Должностные инструкции работников контрактной службы могут отличаться и содержать различные обязанности, для каждого работника – только часть из перечисленных в Приказе функций.
Раздел 3 необходим, в частности,  для передачи полномочий работника на период его отпуска, болезни, или командировки лицу, временно его замещающему;

Раздел 4 «Права»:

- перечень прав работника, занимающего данную должность: право на получение определенной информации, право контроля оформления документов, право подписи документов и т.д.

Раздел 5 «Ответственность»:
- зона ответственности контрактного управляющего (руководителя или работника контрактной службы) за результаты и последствия его трудовой деятельности, за действия и бездействие в пределах его полномочий
В данном разделе целесообразно перечислить группы возможных нарушений , меры персональной административной и дисциплинарной ответственности согласно действующему законодательству.

 И руководитель контрактной службы, и контрактный управляющий, и рядовой работник контрактной службы являются ответственными должностными лицами заказчика, и к ним могут быть применены меры административной ответственности в виде штрафа

Кроме основных, должностная инструкция может включать в себя и дополнительные разделы.

Раздел «Порядок взаимодействия по должности»:

Раздел включает служебные внешние и внутренние  связи:  - с участниками закупки, с исполнителями по контракту, с руководством учреждения, с руководителем подразделения, с другими подразделениями.
В этом разделе устанавливаются сроки представления и получения работником определенных документов. Раздел необходим для соблюдения графика документооборота.

Раздел «Оценка результатов»:
Это раздел нужен, даже если результат выполнения функций невозможно выразить в числах или процентах. Основной результат работы контрактной службы или контрактного управляющего – это заключение контрактов на условиях, обеспечивающих наиболее эффективное достижение заданных результатов обеспечения государственных и муниципальных нужд.
Промежуточным результатом может быть, например, бесперебойное материальное снабжение учреждения, отсутствие жалоб со стороны участников закупки, отсутствие штрафов и т. п.

 Работник должен быть под роспись ознакомлен с должностной инструкцией (до подписания трудового договора). После ознакомления необходимо передать работнику копию должностной инструкции.

В штатном расписании большинства казенных и бюджетных учреждений должность контрактного управляющего пока отсутствует. Можно принять нового сотрудника на любую вакантную должность, например, экономиста и  издать приказ о назначении его контрактным управляющим. В этом случае должностные обязанности могут быть перечислены в трудовом договоре или может быть изменен текст должностной инструкции экономиста.


Ирина Козлова


Должностная инструкция контрактного управляющего (образец)

   Наименование организации


   ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

   УТВЕРЖДАЮ


 Наименование должности руководителя  учреждения

   
   Место составления  Подпись   Расшифровка подписи
   Дата
   Регистрационный N
 Дата
  
  ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ КОНТРАКТНОГО УПРАВЛЯЮЩЕГО
 
  Общие положения
  ...
  Требования к квалификации
  ...
  Должностные обязанности
  . ..
  Права
  ...
  Ответственность 
  ...
  Порядок взаимодействия по должности
   ...
 
  Визы согласования (при необходимости)   
  С инструкцией ознакомлен. Экземпляр инструкции получил   Подпись  Расшифровка подписи
   Дата
   

 

 

 

Важность написания и поддержания должностных инструкций

Вот пять основных причин, по которым компаниям следует установить передовую практику написания и поддержания актуальных и актуальных описаний должностей:

1.

Должностные инструкции гарантируют, что вы набираете лучших кандидатов.

Хорошее описание должности поможет работодателю в найме и адаптации. Описание должности не только поможет потенциальному сотруднику узнать, подходит ли эта должность ему или ей, но и гарантирует работодателю подборку наиболее квалифицированных соискателей.В конце концов, чем более подробными и информативными могут быть описания должностных обязанностей, тем лучше будет привлекать и удерживать высококвалифицированных сотрудников, которые будут любить свою работу.

2. Должностные инструкции помогают оправдать и оправдать ваши ожидания.

Хорошо составленная должностная инструкция установит твердый набор ожиданий, которые работодатель должен донести до своих сотрудников. Когда у сотрудников есть конкретное понимание своих обязанностей, они будут работать более эффективно и результативно в своих соответствующих ролях.Понимание ожиданий от сотрудников также помогает работодателям правильно оценивать производительность.

3. Должностные инструкции поддерживают большую ответственность сотрудников.

Хорошо составленная должностная инструкция может помочь работодателям нести ответственность перед потребностями должности и требованиями сотрудников, особенно когда приходит время проверки или оценки работы. Если описание должности расплывчато или открыто для интерпретации, работодателю будет сложнее устранить недостатки в работе или области, требующие улучшения, когда придет время для конструктивной критики или обзора.

4. Должностные инструкции способствуют повышению производительности.

Когда сотрудники понимают специфические требования своей работы, есть вероятность, что производительность повысится. Хорошо составленные должностные инструкции могут быть ключом к мотивации сотрудников и их удовлетворению от работы, и не секрет, что счастливые сотрудники - это продуктивные сотрудники, которые не только выполняют свои обязательные задачи, но часто делают все возможное.

5.

Должностные инструкции снижают риск и ограничивают ответственность.

Хотя нет закона, требующего описания должностных обязанностей, они могут служить полезной юридической документацией, если сотрудник подает иск против компании.Фактически, должностные инструкции успешно использовались работодателями против сотрудников. Уже по одной этой причине работодатели могут создавать и поддерживать максимально точные и обновленные описания должностей.

Кроме того, хотя должностные инструкции сами по себе не определяют, следует ли классифицировать сотрудника как освобожденного или не освобожденного от уплаты налогов в соответствии с действующим законодательством о заработной плате и часах, они могут и должны помочь обосновать статус освобождения сотрудника в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах.

Основные положительные и отрицательные стороны должностных инструкций

Должностные инструкции сотрудников представляют собой письменные заявления, в которых описываются обязанности, ответственность, требуемая квалификация и отношения отчетности по конкретной работе. Они основаны на объективной информации, полученной в результате анализа работы, понимании компетенций и навыков, необходимых для выполнения необходимых задач, а также потребностей организации в выполнении работы.

В должностных инструкциях сотрудников указываются и излагаются обязанности на конкретной должности.Они также включают информацию об условиях работы, инструментах, используемом оборудовании, необходимых знаниях и навыках, а также об отношениях с другими должностями, включая непосредственного начальника.

Эффективно разработанные должностные инструкции сотрудников являются инструментами коммуникации, которые имеют большое значение для успеха вашей организации. С другой стороны, плохо написанные должностные инструкции сотрудников создают путаницу на рабочем месте, недопонимание и заставляют людей думать, что они не знают, чего от них ждут.

Если вы используете описания должностей сотрудников как живые, дышащие документы, которые регулярно обновляются, чтобы отражать меняющиеся требования каждого сотрудника, эти описания могут стать скорее планом работы, чем несущественным документом.

Положительных отзывов о должностных инструкциях

Должностные инструкции, которые положительно влияют на понимание сотрудником своей работы и ожидаемый уровень производительности, включают следующие компоненты.

Предоставьте возможность сообщить о руководстве вашей компании и проинформировать сотрудников о том, как они вписываются в общую картину

Независимо от того, являетесь ли вы малым или крупным предприятием или многопрофильной организацией, хорошо составленные должностные инструкции сотрудников помогут вам согласовать направление деятельности сотрудников с направлением вашего высшего руководства и их стратегическим планом для бизнеса.

Согласование сотрудников с вашими целями, видением и миссией означает успех вашей организации. Как лидер вы гарантируете трансфункциональность всех должностей и ролей, необходимых для удовлетворения ваших клиентов.

Установите четкие ожидания в отношении того, чего вы ожидаете от людей:

Фердинанд Фурнис, в книге «Почему сотрудники не делают того, что они должны делать, и что с этим делать? » говорит, что ожидания работников - это первое, на что следует обратить внимание, если люди не делают то, что вы от них хотите. .Он говорит, что вам нужно убедиться, что все сотрудники четко понимают ваши ожидания - и это понимание начинается с описания работы сотрудника.

Это верно независимо от того, нанимаете ли вы новых сотрудников или публикуете вакансии для внутренних кандидатов.

Помогите вам прикрыться юридически

Например, для соблюдения Закона об американцах с ограниченными возможностями (ADA) вам нужно убедиться, что описание физических требований к работе является точным с точностью до буквы.Это поможет вам надлежащим образом отреагировать, если сотрудник запросит жилье в соответствии с ADA.

Помогите сотрудникам организации, которые должны работать с новым сотрудником, понять границы обязанностей человека

Люди, участвовавшие в процессе найма, с большей вероятностью поддержат успех нового сотрудника или продвинутого коллеги. Разработка должностных инструкций сотрудников - это простой способ вовлечь людей в успех вашей организации.

Помните, что при разработке должностных инструкций сотрудников осознавайте, что они являются одним из компонентов эффективной системы управления производительностью. Обратите внимание на эти предупреждения о должностных инструкциях сотрудников.

Отрицательный потенциал должностных инструкций сотрудников

У должностных инструкций сотрудников есть свои недостатки, в том числе следующие:

Они устаревают в быстро меняющейся и ориентированной на клиента рабочей среде

Вы должны дополнять должностные инструкции сотрудников регулярно согласованными целями и возможностями развития, как минимум, ежеквартально, а лучше ежемесячно. Он требует, чтобы сотрудник встретился с начальником или командой, чтобы установить следующий набор конкретных, измеримых целей.

Эта встреча тоже должна быть реалистичной. Если сотрудник получает новые цели и по-прежнему несет ответственность за каждую задачу, указанную в исходной должностной инструкции, это несправедливо. Это обескураживает сотрудника, который никогда не чувствует, что добивается успеха в своей работе.

Особенно, если цели и достижения в работе привязаны к заработной плате или бонусам, вы должны обратить внимание на то, куда сотрудник вкладывает свое время. Если описание должности сотрудника дает неточное изображение, измените описание должности.

Не всегда достаточно гибкости, чтобы люди могли работать нестандартно

Должностные инструкции сотрудников должны быть гибкими, чтобы сотрудникам было комфортно проходить перекрестное обучение. Они должны дать возможность другому члену команды выполнить задачу, а сотруднику - быть уверенным в том, что он может принимать соответствующие решения для обслуживания своих клиентов. Вы хотите развить людей, которые умеют использовать разумные возможности для расширения своих возможностей.

Не всегда предоставляйте обзор повседневной работы сотрудника

Помимо обновления предлагаемых регулярных целей и задач, должностные инструкции сотрудников являются неотъемлемой частью системы управления производительностью и оценки.Они используются для определения увеличения заработной платы и права на получение бонуса.
Это справочник по работе, позволяющий определить, как сотрудник ежедневно проводит свое время на работе. Они обеспечивают измеримое сосредоточение энергии и внимания сотрудника.

Может лежать в ящике неиспользованным и, следовательно, являться пустой тратой времени

Должностные инструкции сотрудников должны быть неотъемлемой частью вашего процесса отбора на работу. Если вы не используете описания должностей, которые вы разрабатываете в своих сессиях обратной связи и управления эффективностью, весь процесс будет пустой тратой вашего времени и энергии.У кого в современных быстроразвивающихся организациях есть на это время?

Итог

Вы можете использовать должностные инструкции сотрудников, чтобы получить право собственности на них и отслеживать параметры навыков и способностей, которые вы ищете для этой должности. При приеме на работу хорошо написанные должностные инструкции могут помочь вам принять правильное решение о приеме на работу. А подбор правильной команды имеет решающее значение для вашего будущего успеха.

4 причины, по которым описание вашей работы может сыграть решающую роль в процессе найма

Все статьи блога

В Источник - к Рэйчел Блейкли

Процесс найма - одна из важнейших частей ведения бизнеса.Сотрудники необходимы для выполнения повседневных задач, которые имеют долгосрочное влияние на вашу компанию.

В процессе приема на работу вы сортируете заявки кандидатов и проводите собеседования, тестирование и проверку биографических данных, прежде чем в конечном итоге выложить предложение для одного кандидата. Возможно, вы передадите эти шаги процесса найма рекрутеру, чтобы сэкономить время на поиске первоклассных кандидатов, или использовать систему отслеживания кандидатов, чтобы упростить процесс.

Щелкните здесь, чтобы загрузить описание вакансии и шаблоны оценки кандидатов на должности в маркетинге

Самая важная часть процесса приема на работу - это начальный шаг: написание и размещение описания должности.Вы знаете, как написать описание должности и почему это важно?

Что должно быть включено в должностную инструкцию?

Должностная инструкция сотрудника должна включать информацию об обязанностях, которые, по вашему мнению, могут выполнять потенциальные сотрудники. Написание описания вакансии требует, чтобы вы провели исследование и знали подробности о работе.

Если у вас возникли проблемы с написанием описания должности, вот некоторая основная информация, которую вы должны включить:

    • Подробное описание работы (эл.грамм. должностные обязанности и задачи, которые необходимо будет выполнить сотруднику)
    • Должностная квалификация (например, какой опыт, образование и уровень квалификации необходимо учитывать соискателям)
  • Диапазон заработной платы и пособий

Важность описания должности в процессе найма

Описание должности предназначено для привлечения квалифицированных кандидатов для подачи заявки на вакансию в вашем бизнесе.С хорошо написанным описанием должности у вас будет выбор подходящих кандидатов.

Если вы не укажете правильную информацию в описании должности, вы можете потратить зря время и деньги. Взгляните на эти четыре причины, по которым плохое описание должности может усложнить процесс найма:

1. Плохо составленная должностная инструкция может привлечь неквалифицированных кандидатов

Умение нанять отличных сотрудников начинается с хорошо написанного описания должности. Основная цель описания должности - привлечь соискателей, соответствующих требованиям для работы.Если описание вашей должности расплывчато и написано плохо, возрастает риск того, что вы получите поток резюме и сопроводительных писем, принадлежащих неквалифицированным лицам.

Представьте, что вы систематизируете и отсортировываете сотни резюме и сопроводительных писем и обнаруживаете, что только пять соответствуют критериям? Попытки найти кандидатов могут вызывать стресс, но наличие большего количества кандидатов не всегда лучше.

Если у вас есть подробное описание должности, в котором точно указано, что она требует, вы можете заметить увеличение числа квалифицированных кандидатов.Перечисление деталей о работе, квалификации и необходимых навыках предупредит людей, которые соответствуют этим требованиям, которые они должны применить. И это отпугнет людей, которые не соответствуют требованиям.

Даже если в вашей должностной инструкции содержится вся информация об открытой вакансии, вы, вероятно, все равно будете получать заявки, не соответствующие требованиям. Но с подробным описанием работы вы значительно уменьшите это число.

2. Без описания должности вы могли бы замедлить рекрутера

Вы можете подумать о найме специалиста по подбору персонала, который поможет на этапах процесса найма.Они могут упростить процесс найма и найти квалифицированных кандидатов. Часто рекрутеры используют программное обеспечение для набора персонала, которое позволяет им связываться с потенциальными кандидатами и ускорять процесс проверки их резюме.

Рекрутерам нужно, чтобы вы предоставили им описания вакансий, прежде чем они смогут начать свой процесс. Вы должны предоставить им подробную информацию о работе, чтобы они могли найти кандидатов на эту должность. Если вы не дадите им описание должности, вы не можете ожидать немедленных результатов.

Если вы дадите своему рекрутеру описание должности, в котором отсутствует информация, ему, возможно, придется его переписать.Некоторые компании могут возражать против того, чтобы их рекрутеры переписывали их должностные инструкции, что может означать, что у них будет больше времени на то, чтобы двигаться вперед и назад.

Чтобы ускорить процесс, включите важную информацию в описание должности, прежде чем передавать ее рекрутеру. Чем быстрее вы предоставите рекрутеру необходимую информацию, тем быстрее они начнут отслеживать подходящих кандидатов.

3. Из-за нечеткого описания должности вы можете нанять не того кандидата

Цель процесса найма - найти человека, который может повысить ценность вашего бизнеса.Описание вакансии - это реклама, которая ведет к заявкам. И в нем описывается работа, которую кандидаты сделали бы, если бы ее наняли. Если описание должности неясно, возможно, вы не знаете, какой кандидат вам нужен.

Прежде чем писать описание должности, вам нужно знать, что вы ищете. Например, какое программное обеспечение необходимо знать кандидату? Какой у них должен быть опыт?

Допустим, вам нужно нанять кого-то в отдел маркетинга. Ваш бывший сотрудник, Джо, отлично поработал с Adobe InDesign для рекламы, но уволился.Если вы ищете кого-то, кто может повторить стиль работы, созданный Джо, скажем, идеальный кандидат должен хорошо разбираться в Adobe InDesign в описании должности.

Вы должны указать все программы, которые необходимо знать сотруднику. В противном случае вы можете нанять не того кандидата. Стоимость найма не того человека может снизить вашу продуктивность, а также испортить вашу прибыль.

4. Вы можете столкнуться с более высокой текучестью кадров без хорошего описания должности

Как будто процесс найма не был достаточно сложным, что бы вы почувствовали, если бы вам понадобилось заменить человека, которого вы только что наняли? Одно исследование показало, что треть новых сотрудников покинули работу всего через шесть месяцев.Если вы не чувствуете, что ваш бизнес подходит им, возможно, вам придется пройти процесс найма заново.

Не сообщая заранее подробности работы, вы можете столкнуться с высокой текучестью кадров. В результате реальная стоимость сотрудника в вашей компании может быть необычно высокой. В хорошо составленное описание должности вы должны включить информацию о своем идеальном кандидате, а также о рабочей среде, в которой работает ваш бизнес. И вам нужно подробно рассказать о том, чем сотрудник будет заниматься изо дня в день.

Об авторе:

Рэйчел Блейкли - автор контента в компании Patriot Software Company, где она пишет о найме, а также бухгалтерском учете и начислении заработной платы для владельцев малого бизнеса. Ей нравится предоставлять действенную информацию, ориентированную на рост, владельцам малого бизнеса и рекрутерам.

Recruiterbox считается самой удобной программой для найма на рынке. Если вы готовы поднять свой набор и найм на новый уровень, запросите демо-версию Recruiterbox сегодня.

Описание должности устарело

Как лучше всего компания может привлекать таланты?

Pexels

Хотите найти лучшие таланты? Подходите к кандидатам как к инвесторам

Должностная инструкция устарела. Эти письменные заявления об ответственности, обязанностях, требуемой квалификации и отчетных отношениях должности неэффективны. Для стартапов они могут быть даже вредными - вы теряете возможность установить связь с критически важным сотрудником и укрепить послание бренда компании.

Во многих отношениях неэффективность описаний должностей - и необходимость переосмыслить подход к потенциальным кандидатам - отражает значительные изменения на рынке талантов. Эта статья объяснит эти изменения и представит другой, более эффективный метод найма талантов, подойдя к ним так же, как компании подходят к потенциальным инвесторам.

Почему так сложно найти таланты

Согласно Отчету о состоянии малого бизнеса за 2017 год, половина всех малых предприятий заявляет, что главная проблема, с которой они сталкиваются, - это найм новых сотрудников.Владельцы бизнеса считают, что рост доходов, денежных потоков и прибылей проще, чем поиск талантливых сотрудников.

Даже владельцы и менеджеры бизнеса, которые кивают в знак согласия с этим утверждением, могут не полностью осознавать причины проблемы. Во-первых, найм превратился в рынок покупателя. Самые талантливые люди - те, кто может вывести компанию на новый уровень - надежно удерживают свои позиции и ищут новую работу пассивно, если вообще ищут. Это люди, которых описание должности меньше всего привлекает.

Неудивительно. Должностные инструкции, как правило, являются универсальными, а краткие обзоры написаны с точки зрения компании. Этот подход может быть удовлетворительным для вакансий начального уровня, но он не привлечет пассивных соискателей на более высоком уровне. Для этого менеджер по найму и партнер по персоналу должны проводить время вместе, чтобы действительно понять потребности бизнеса, чтобы они могли написать описание должности, выходящее за рамки перечня характеристик и требований. Подходы с «флажком» - которые слишком распространены - лишены шипения.Что еще более важно, они не работают.

Найти сотрудника «Ангелы»

Рассмотрим новый подход к привлечению талантов, основанный на проверенных методах сбора средств. Когда компании обращаются к инвесторам, они обычно предоставляют им материалы, называемые колодами инвесторов. Эти презентации, которые нацелены на потенциальных бизнес-ангелов или венчурных инвесторов, обычно состоят из 12-20 слайдов PowerPoint, которые объясняют видение и миссию компании, ее руководящую команду, а также проблему и решение, над которыми работает компания.Когда компании обращаются к инвесторам, они понимают, что к ним нужно подходить, исходя из потребностей и эмоций инвесторов. Когда компании обращаются к кандидатам на работу, эти доводы улетучиваются.

Однако на нынешнем рынке труда компаниям необходимо продавать кандидата так же, как они продают инвестору. Это особенно актуально для стартапов, у которых нет бренда, который можно было бы использовать. Tesla на заре своего существования, до того, как стала широко известной компанией, продала мечту о том, чего мы хотели достичь, высадившимся сотрудникам высшего звена.Так же, как компания поступает с инвесторами.

Netflix получил это десятилетие назад

Одной из компаний, которая на раннем этапе воспользовалась этой идеей, была Netflix. Еще в 2009 году Netflix представил свою оригинальную культуру - 129-страничный слайд, в котором в убедительных деталях изложены семь аспектов своей культуры для нынешних и потенциальных сотрудников.

Кандидаты на вакансию, которые прошли через колоду культуры, обнаружили всевозможные подробности о том, что ценит компания, описывая идеального кандидата как «Вы сосредотачиваетесь на отличных результатах, а не на процессе», «Вы учитесь быстро и с энтузиазмом» и «Вы вносите эффективный вклад. вне вашей специальности.”

Netflix резюмировал свой подход следующим образом: «Развлечения, как и дружба, являются фундаментальной потребностью человека; он меняет то, как мы себя чувствуем, и дает нам общий язык. Netflix - лучшее развлечение по более низкой цене и в большем масштабе, чем когда-либо видел мир. Мы хотим развлечь всех и заставить мир улыбнуться ».

Пэтти МакКорд, главный специалист по кадрам Netflix, была «удивлена, что набор из 127 слайдов без украшений - без музыки и без анимации -» стал вирусным. Однако, оглядываясь назад, кажется здравым смыслом, что миллионы ищущих работу будут очарованы культурной колодой.

Netflix не извинялся за людей, которым он хотел бы там работать, и это очень им нравилось. Прямолинейность, детализация и конкретность дразнили меня. Это помогло Netflix привлечь необходимые таланты, поскольку она быстро превратилась в главного клиента почтовой службы США (это было еще тогда, когда служба все еще отправляла DVD-диски клиентам).

Сделайте набор персонала маркетинговой задачей

У людей короткая память, и они быстро забывают уроки колоды культуры Netflix.Вместо этого они продолжают выпускать описания должностных обязанностей, которые становятся все менее и менее эффективными. В отчаянии компании наполняют описания должностей модными словечками, такими как «рок-звезда» и «гуру», число вакансий которых увеличилось примерно на 20% за последние два года. Компании продолжают сокращать описание должностных обязанностей, несмотря на свидетельства того, что соискателям требуется более глубокая и богатая информация о компаниях перед подачей заявления.

Лучшему кандидату нужна колода рекрутов.

Как и Netflix десять лет назад, многие компании, вероятно, уже подготовили эту информацию - в виде предложения своих инвесторов.Многих может удивить, как мало усилий требуется, чтобы превратить колоду инвестора в набор кадров, способный привлечь внимание ключевых людей, в которых нуждается растущая компания. Часто требуется всего несколько, хотя и важных настроек.

Ключевой момент - думать о найме как о подходе в меньшей степени HR, чем маркетинге (и в идеале маркетологи должны, по крайней мере, изучить набор кадров). Поэтому, если компания хочет привлечь лучших талантов, она должна апеллировать к ним своей миссией, ценностями и целью - так же, как если бы они были инвесторами.

Потому что они есть. Они вкладывают свое время, талант и карьеру, а не деньги. Подобно тому, как компания не думает обращаться к инвестору с чем-то близким к «должностной инструкции», необходим и другой подход к ее талантам.

Должностная инструкция устарела.

Важность должностной инструкции

Это больше не только для отбора кандидатов. Сегодня владельцы бизнеса находят множество способов использовать должностную инструкцию сотрудника.

Читать 3 мин

Мнения, высказанные предпринимателями, участников являются их собственными.

Источник

Кто знал, что хорошее описание должности может быть универсальным инструментом управления? Хотя он по-прежнему остается инструментом найма в самом традиционном смысле - письменное описание с указанием должности по названию, основным функциям и требованиям - хорошо составленное описание также излагает знания, умения и навыки, необходимые для успешного выполнения работы.Эти дополнительные описания чрезвычайно полезны, когда речь идет об обучении сотрудников и развитии карьеры.

Владелец бизнеса может использовать хорошее описание должности не только как ценное подспорье в процессе набора на работу, но и как набросок отчета о взаимоотношениях и условиях работы. Хорошо составленное описание должности также можно использовать для:

  • Управление эффективностью. Вы можете использовать его, чтобы установить измеримые цели производительности на основе обязанностей, указанных в должностной инструкции, а затем обучить своих сотрудников достижению этих целей по мере необходимости.
  • Обучение и повышение квалификации сотрудников. Вы можете использовать должностные инструкции своих сотрудников, а также описания возможных повышений по службе, как стимулы для сотрудников к посещению занятий, семинаров и других мероприятий по развитию карьеры.
  • Компенсация. Должностные инструкции могут быть полезны при разработке стандартизированной программы вознаграждения с минимальными и максимальными значениями для каждой должности.
  • Признание и награды. Вы можете использовать описания в качестве основы для производительности и как инструмент для поощрения работы сотрудников «сверх», чем указано в должностной инструкции, с целью получения признания и вознаграждения.
  • Дисциплина. При необходимости вы можете использовать описание должности, чтобы проиллюстрировать, что сотрудник не выполняет должным образом свои должностные обязанности.
  • Программы возврата к работе. Вы можете подготовиться к облегченным или модифицированным вариантам режима работы, чтобы обеспечить более плавный переход от компенсационной травмы работнику или увольнения.
  • Анализ основных должностных функций. Письменные описания должностных обязанностей приобретают все большее значение в связи с принятием в июле 1992 года Закона об американцах с ограниченными возможностями (ADA). Хорошо разработанная должностная инструкция может предоставить подробную информацию о «основных функциях» работы. Это очень полезно, когда сотрудник запрашивает разумное приспособление в соответствии с ADA. Должностная инструкция может содержать предварительные требования к должности, такие как образовательные требования, опыт работы, физические требования, надзорные обязанности и необходимые сертификаты или лицензии.Хорошо разработанные и точные должностные инструкции также могут оказаться полезными для защиты от обвинений в дискриминации при приеме на работу, помимо процесса приема на работу.

Когда дело доходит до описания должности, ключевым моментом является гибкость. Возможно, будет разумно создать более общие описания должностных обязанностей, в которых акцент делается на ожиданиях и ответственности, а не на конкретных задачах, тем самым побуждая сотрудников сосредотачиваться на результатах, а не на служебных обязанностях. Более широкое описание должностных обязанностей также легче поддерживать - оно не требует модификации при каждом незначительном изменении обязанностей.


Мэри Массад - директор по развитию HR-продуктов в компании Administaff, ведущей компании по управлению персоналом, которая выполняет функции отдела кадров с полным спектром услуг для тысяч малых и средних предприятий по всей территории Соединенных Штатов. Для получения дополнительной информации о кадрах посетите HR PowerHouse, веб-сайт отдела кадров, поддерживаемый Administaff.

Какое влияние может иметь плохо написанное или несуществующее описание должности? | Работа

Описание должности описывает основные обязанности, выполняемые кем-либо на данной должности, а также ожидаемые показатели эффективности.Должностные инструкции используются при приеме на работу, чтобы помочь менеджерам найти лучшего кандидата. Они также служат ориентиром для сотрудников и их руководителей. Плохо составленные или отсутствующие должностные инструкции создают ряд проблем, включая юридические риски.

Наем персонала

Компании с сильной системой управления персоналом используют анализ должностей и подробные описания для руководства всем процессом найма и отбора. Когда менеджеры по найму имеют четкое представление о том, что ожидается от данной должности, они могут более точно оценить перспективы.Без четко сформулированных обязанностей и стандартов работы вы увеличиваете вероятность найма человека, не обладающего необходимыми навыками, опытом и личными качествами для работы. Кроме того, вы столкнетесь с повышенным риском возбуждения судебных исков о дискриминации, если отклоненные кандидаты утверждают, что процессы проверки не связаны с работой и являются предвзятыми. Раздел VII Закона о гражданских правах 1964 года защищает людей от дискриминации при приеме на работу и трудоустройстве по признаку расы, цвета кожи, религии, пола или национального происхождения. Последующие законы добавили возраст и инвалидность в качестве защищенных категорий.

Оценки

Должностные инструкции представляют собой ключевой инструмент в разработке инструментов оценки сотрудников. Руководители используют должностные инструкции, чтобы сообщить сотрудникам, насколько хорошо они выполняют свои обязанности. Без хорошего описания должности сотруднику становится очень сложно понять, чего от него ждут, а менеджеру - дать точную и эффективную оценку. Скорее всего, вы столкнетесь с ситуациями, когда менеджеры оценивают сотрудников на основе личных симпатий и антипатий, а не определенных критериев эффективности.Опять же, это представляет возможность несправедливой трудовой практики и судебных исков о незаконном увольнении.

Мотивация

Последняя строка в описании должностных обязанностей или списках обязанностей для многих должностей - «прочие обязанности, как назначено». Смысл в том, чтобы донести до сотрудников, что иногда их просят работать в команде и выполнять задачи, выходящие за рамки их обычных повседневных дел. Проблема с плохим описанием должностных обязанностей или его отсутствием заключается в том, что все делегированные задачи по существу подпадают под действие «других назначенных обязанностей».Это мешает сотруднику прийти на работу и увидеть связь между своей ролью и успехом организации и своего отдела. Кроме того, ему сложно ставить цели и работать над новыми навыками.

Сотрудник и развитие карьеры

Должностные инструкции также позволяют получить представление о сферах, в которых сотрудники нуждаются в повышении квалификации. Развитие сотрудников - это организация, направленная на развитие сотрудников для продвижения на должности более высокого уровня. Без хороших должностных инструкций сложно научиться обучать и развивать сотрудников.Точно так же карьерный рост - это система поощрения сотрудников к приобретению новых навыков для развития собственной карьеры. Опять же, без хороших должностных инструкций у сотрудников нет четких целей, к которым нужно стремиться при обучении и развитии.

Ссылки

Автор биографии

Нил Кокемюллер активно работает в сфере бизнеса, финансов и образования, а также занимается разработкой веб-сайтов с информационным наполнением с 2007 года. Он является профессором маркетинга в колледже с 2004 года. Кокемюллер имеет дополнительный профессиональный опыт в области маркетинга, розничной торговли и малого бизнеса. бизнес.Он имеет степень магистра делового администрирования Университета штата Айова.

Что такое должностная инструкция и почему она важна?

Должностные инструкции являются бесценными инструментами управления персоналом, которые могут оказать серьезное влияние не только на набор, но и на лояльность и удержание сотрудников. Поэтому специалистам по персоналу следует не торопиться с составлением качественных описаний должностей, которые должны быть четкими и соответствующими назначению.

В Paydata наша Служба поддержки должностных инструкций помогла множеству различных организаций разработать или уточнить свои должностные инструкции с помощью различных средств.Мы можем помочь со всеми аспектами этой важной документации, от курсов обучения персонала до написания или проверки существующих описаний.

Используя этот опыт, мы составили краткое руководство, в котором рассказывается, что такое описание должности, значение описания должности и почему эти активы так важны.

Что означает «Описание работы»?

Описание должности можно определить как:

«Официальный отчет об обязанностях сотрудника.”

Для дальнейшего объяснения в описании должности точно указывается, что влечет за собой роль, а при приеме на работу - навыки, необходимые для выполнения этой роли. С точки зрения работодателя, описание должностных обязанностей должно быть ясным и точным, чтобы каждый в организации знал, чего от них требует их роль и что они должны делать.

С точки зрения сотрудника, описание должности служит списком ожиданий, которые они должны удовлетворить или, если они стремятся добиться прогресса в бизнесе, превзойти.

Почему должностные инструкции важны?

Должностные инструкции могут повлиять на сотрудников на всех этапах их трудовой карьеры и, если они составлены правильно, сэкономят организации время и деньги.

Набор

При приеме на работу четкое, подробное и увлекательное описание должности имеет важное значение для привлечения лучших специалистов. Лучшие потенциальные сотрудники захотят подать заявку на должности, которые используют их лучшие навыки или охватывают область интересов; поэтому специалисты по персоналу должны убедиться, что их должностные инструкции охватывают основные обязанности и аспекты рекламируемой должности.

С точки зрения работодателя, качественное описание должности поможет отделить пшеницу от плевел. Хорошее описание будет включать в себя навыки, необходимые для этой роли, а также краткое, но ясное изложение того, что правильный человек будет делать на рекламируемой должности. Эта информация, особенно требуемые навыки, вероятно, отпугнет недостаточно квалифицированных или низкокачественных специалистов, гарантируя, что менеджеры по найму будут получать заявки только от самых сильных и жизнеспособных кандидатов.

Очевидно, что здесь необходимо соблюдать баланс, поскольку слишком большое количество требований отпугнет даже самых сильных претендентов. Найти золотую середину между деталями и лаконичностью - одна из основных проблем, с которыми мы помогаем нашим клиентам работать в нашей Службе поддержки должностных инструкций.

Занятость

Должностные инструкции важны не только с точки зрения найма, они также играют важную роль в вовлечении, мотивации и достижениях сотрудников. Ключевым фактором, влияющим на удовлетворенность сотрудников, является четкое понимание их обязанностей и, в свою очередь, того, что они могут сделать для развития своей карьеры.

Четкое описание должностных обязанностей является одним из ключевых шагов на пути к этому, поскольку оно позволяет избежать путаницы в объеме должности или требованиях и гарантирует, что сотрудники точно знают, чего от них ждут. Кроме того, с четко очерченными деталями роли сотруднику намного легче понять, как он может выйти за рамки того, что от него требуется, продемонстрировав преданность своей роли, которая может быть вознаграждена вознаграждением, повышением по службе или признанием.

Как написать хорошее описание работы?

После того, как мы обсудили важность описания должности, следующий вопрос большинства людей - как составить хорошее описание.Это может показаться простым, но качественное описание должностных обязанностей требует внимания к деталям и внимательного рассмотрения при написании. Ключевые факторы, которые следует учитывать, включают:

  • Должность - можете ли вы получить представление об обязанностях роли, просто взглянув на название? Достаточно ли профессиональное название для привлечения сотрудников?
  • Краткое описание вакансии / цель - есть ли краткое, краткое объяснение ролей и требований к должности, когда люди просматривают доски объявлений о вакансиях?
  • Ответственность за должностные обязанности - охватывает ли описание основные обязанности после обобщения?
  • Требования к должности - четкие ли требования к должности? Вы подробно определили желаемые межличностные навыки, а также необходимые жесткие и технические навыки? Включили ли вы какой-либо необходимый или желаемый опыт?
  • Информация о компании - содержит ли описание вашей должности информацию о вашей компании? Охватывает ли эта информация культуру компании, а также возможности развития и шансы на будущий рост?
  • Философия работодателя - подчеркивается ли в описании, что применимы все демографические данные, что открывает вашу позицию для наиболее качественных соискателей из всех слоев общества?
  • Орфография и грамматика - как профессиональный документ, каждая должностная инструкция должна тщательно проверяться с точки зрения грамматики и пунктуации.

Эти соображения охватывают большинство основ, но, как и большинство других вещей в бизнесе, описания должностных обязанностей необходимо консультировать в каждом конкретном случае, чтобы убедиться, что они подходят для вашего сектора и организации.

Воспользуйтесь командой экспертов по персоналу Paydata сегодня

В Paydata мы помогли множеству различных организаций в самых разных областях написать, отточить и разработать свои должностные инструкции с нуля. Наша команда специалистов по персоналу имеет более чем 40-летний опыт создания описаний должностей, а наша Служба поддержки должностных инструкций была разработана, чтобы предложить простые практические советы, которые вы можете применить по своему усмотрению.

Узнайте больше о наших услугах сегодня или свяжитесь с одним из наших экспертов, чтобы получить индивидуальный совет, основанный на ваших вопросах.

.