Обязанности отдела канцелярии на предприятии: Положение об отделе канцелярия

Содержание

Положение об отделе канцелярия

Положения

I. Общие положения

1. Канцелярия является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.

*Канцелярия может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.

2. Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
5. В своей деятельности канцелярия руководствуется:
5.1. Уставом предприятия.
5.2. Настоящим положением.
5.3. …
6. …

II. Структура

1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с ____________________ (отделом организации и оплаты труда; отделом кадров)

2. Канцелярия имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.

	КАНЦЕЛЯРИЯ


Бюро (сектор, группа) экспедиции		Машинописное бюро (сектор, группа)


Копировально-множительное бюро (сектор, группа)		Секретариат

3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.

4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярии, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится

(руководителями бюро, секторов, групп)

5. …

III. Задачи

1. Организация делопроизводства на предприятии.
2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
3. Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив.
4. …

IV. Функции

1. Ведение делопроизводства на предприятии.

2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
3. Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.
4. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
5. Формирование дел и их сдача на хранение.
6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
9. Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.
10. Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.

11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.
12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
13. Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
15. Выполнение копировальных и множительных работ.
16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
17. …

V. Права

1. Канцелярия имеет право:
1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.
1.2. Требовать и получать от структурных подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
1.3. Требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений.
1.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства.
1.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.
1.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.
1.7. …
2. Заведующий канцелярией также вправе:
2.1. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

2.2. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
2.3. …
3. …

VI. Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
1. Со всеми подразделениями предприятия – по вопросам:
– ведения делопроизводства;
– организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
– подготовки и представления документов;
– передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
– получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;
–

2. С
	(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)

по вопросам:
– обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;
– обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
– …
3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

4. С
	(наименование структурного подразделения)

по вопросам: ______________________________________________________________
получения: ________________________________________________________________
предоставления: ___________________________________________________________

VII. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.
2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:
2.1. Организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций.
2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
2.3. Сохранность принятых в работу документов.
2.4. Соблюдение сотрудниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины.
2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии, и соблюдение правил пожарной безопасности.
2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников канцелярии.
2.7. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
2.8. …
3. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями.

Должностная инструкция заведующего канцелярией 2021 года

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего канцелярией, образец 2021 года. Должностная инструкция заведующего канцелярией должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего канцелярией

1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией должен знать

2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего канцелярией

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
Единую государственную систему делопроизводства;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
структуру предприятия, учреждения, организации;
организацию делопроизводства;
схемы документооборота;
порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
сроки и порядок сдачи дел в архив;
системы организации контроля за исполнением документов;
оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
основы экономики, организации производства, труда и управления;
законодательство о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

законодательством РФ,
Уставом организации,
приказами и распоряжениями директора организации,
настоящей должностной инструкцией,
Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность).

7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

10. Руководит работниками канцелярии.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего канцелярией – образец 2021 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

Заведующий канцелярией | Библиотека HR

Должностная инструкция заведующего канцеляриейzip

Вы можете скачать должностную инструкцию заведующего канцелярией бесплатно. Должностные обязанности заведующего канцелярией

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно – правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо со средним профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или начальным профессиональным образованием и стажем работы по профилю не менее _________ лет.

1.3. Заведующий канцелярией находится в подчинении ____________________________

(директора предприятия;

________________________________________________________________________.

иного должностного лица)

1.4. В период отсутствия заведующего канцелярией (командировка, болезнь, отпуск и пр.) его обязанности возлагаются на его заместителя или другое лицо, назначенное руководителем предприятия, приобретающее соответствующие права и несущего ответственность за должное выполнение возложенных на него обязательств.

1.5. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от нее по приказу директора предприятия.

1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

– положением о канцелярии предприятия;

– инструкцией по работе архива и делопроизводству;

– данной должностной инструкцией.

1.7. Заведующий канцелярией обязан знать:

– государственную систему делопроизводства;

– распоряжения, постановления, приказы и прочие нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, которые касаются организации делопроизводства;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– организацию делопроизводства на предприятии;

– схемы документооборота;

– структуру предприятия;

– порядок составления описей дел постоянного и временного хранения, номенклатуры дел и установленной отчетности;

– основы организации производства, экономики, управления и труда;

– оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

– трудовое законодательство;

– порядок и сроки сдачи дел в архив на хранение;

– системы организации контроля исполнения документов;

– правила трудового распорядка на предприятии;

– правила противопожарной защиты и производственной санитарии;

– нормы и правила охраны труда и техники безопасности.

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками

канцелярии.

2. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку к месту назначения.

2.2. Организовывать работу канцелярии.

2.3. Осуществлять контроль сроков выполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Разрабатывать инструкции, касающиеся ведения делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.5. Организовывать работу по учету, регистрации, хранению и передаче в структурные подразделения документации текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, касающихся формирования дел и их сдачи на хранение в архив.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства нужными справочными и инструктивными материалами, оборудованием, инвентарем, оргтехникой и техническими средствами управленческого труда.

2.7. Обеспечивать подготовку справок о соблюдении сроков выполнения документов.

2.8. Обеспечивать размножение и печатание служебных документов.

2.9. Руководить делопроизводством в подразделениях предприятия, следить за правильным формированием, своевременной сдачей дел в архив и их хранением.

2.10. Принимать участие в подготовке созываемых руководством совещаний.

2.11. Обеспечивать установленный режим доступа к документам и использования и информации, которая в них содержится.

2.12.Организовывать техническое обслуживание совещаний, оформление командировочных документов, регистрацию работников, которые прибывают в командировку на предприятие.

2.13. Участвовать в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документацией, усовершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий.

2.14. Проводить работу по защите информации, которая составляет государственную, служебную и коммерческую тайну.

2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий, направленных на улучшение работы канцелярии.

3. Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителей структурных подразделений предприятия и директора собственные предложения, направленные на улучшение деятельности отдела, методов и форм работы с документацией.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и других работников предприятия должного выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения определенных правил.

3.4. Визировать и подписывать документы, которые связаны с деятельностью канцелярии.

3.5. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

3.6. Давать распоряжения, обязательные для выполнения работниками канцелярии.

3.7. Требовать своевременного и качественного выполнения своих указаний.

3.8. Вносить на рассмотрение директора предприятия собственные предложения о поощрении лучших работников отдела, о наложении взысканий на нарушителей трудовой и производственной дисциплины.

3.9. Сотрудничать:

– с руководителями всех структурных подразделений предприятия – по

вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки

исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых

документов;

– с хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения бланками документов, средствами оргтехники, канцтоварами и пр.;

– с юридическим отделом – по правовым вопросам, связанными с подготовкой документации;

– с отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения и

перемещения работников отдела.

4. Ответственность

Заведующий канцелярией ответственен:

4.1. За невыполнение или недолжное выполнение своих должностных

обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.

4.2. За правовые нарушения, которые совершены в процессе осуществления своей деятельности в определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ рамках.

4.3. За причинение материального вреда предприятию в определенных трудовым, гражданским и административным законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.20__г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИИ

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.3. Заведующий канцелярией находится в подчинении ____________________________

(директора предприятия;

________________________________________________________________________.

иного должностного лица)

1.5. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от нее по приказу директора предприятия.

1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

— положением о канцелярии предприятия;

— инструкцией по работе архива и делопроизводству;

— данной должностной инструкцией.

1.7. Заведующий канцелярией обязан знать:

— государственную систему делопроизводства;

— распоряжения, постановления, приказы и прочие нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, которые касаются организации делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— схемы документооборота;

— структуру предприятия;

— порядок составления описей дел постоянного и временного хранения, номенклатуры дел и установленной отчетности;

— основы организации производства, экономики, управления и труда;

— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

— трудовое законодательство;

— порядок и сроки сдачи дел в архив на хранение;

— системы организации контроля исполнения документов;

— правила трудового распорядка на предприятии;

— правила противопожарной защиты и производственной санитарии;

— нормы и правила охраны труда и техники безопасности.

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками

канцелярии.

2. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.2. Организовывать работу канцелярии.

2.3. Осуществлять контроль сроков выполнения документов и их правильным оформлением.

2.7. Обеспечивать подготовку справок о соблюдении сроков выполнения документов.

2.8. Обеспечивать размножение и печатание служебных документов.

2.10. Принимать участие в подготовке созываемых руководством совещаний.

2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий, направленных на улучшение работы канцелярии.

3. Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения определенных правил.

3.4. Визировать и подписывать документы, которые связаны с деятельностью канцелярии.

3.5. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

3.6. Давать распоряжения, обязательные для выполнения работниками канцелярии.

3.7. Требовать своевременного и качественного выполнения своих указаний.

3.9. Сотрудничать:

— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по

вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки

исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых

документов;

— с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения бланками документов, средствами оргтехники, канцтоварами и пр.;

— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанными с подготовкой документации;

— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и

перемещения работников отдела.

4. Ответственность

Заведующий канцелярией ответственен:

4.1. За невыполнение или недолжное выполнение своих должностных

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.20__г.

Начальник или заведующий канцелярией: должностные обязанности

Статья акутальна на: Май 2021 г.

Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Содержание статьи

Комментарии к должности

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Заведующий канцелярией» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция заведующего канцелярией, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).

Должностная инструкция заведующей канцелярией

г. Москва «01» июля 2007 г. Рег. N ____

[Наименование должности] [Наименование организации]

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Общество).

1.2. Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

1.3. Заведующий канцелярией относится к категории служащих и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.

1.5. Заведующий канцелярией должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы с документацией;

— Единую государственную систему делопроизводства;

— порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— организационную структуру Общества;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— системы организации контроля за исполнением документов;

— оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

— основы организации производства, труда и управления;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

— локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

— указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;

— настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия заведующего канцелярией его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функциональные обязанности

Заведующий канцелярией обязан осуществлять следующие трудовые функции:

2.1. Организует работу канцелярии.

2.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

2.10. Руководит работниками канцелярии.

2.11. В случае служебной необходимости заведующий канцелярией может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

Заведующий канцелярией имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заведующего канцелярией, подчиненных ему служб и подразделений.

3.2. От имени организации осуществлять взаимодействие с соответствующими службами и сотрудниками других организаций в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящей в его компетенцию.

3.3. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями, учреждениями.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Заведующий канцелярией несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы заведующего канцелярией осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы заведующего канцелярией является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.1. Режим работы заведующего канцелярией определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

Начальник канцелярии обязанности

1.4. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет. 2.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Заведующий канцелярией

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение о канцелярии предприятия.

Должностная инструкция заведующего канцелярией, Инструкцией по делопроизводству и работе архива, Правила внутреннего трудового распорядка. 4.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего, образец 2021 года.

Должностная инструкция заведующего должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего, права заведующего, ответственность заведующего канцелярией. 2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Охрана Труда

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение о канцелярии предприятия, Должностная инструкция заведующего канцелярией, Инструкцией по делопроизводству и работе архива, Правила внутреннего трудового распорядка.

4.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Положение о канцелярии

_____________________________________________________________ (наименование работодателя) _______________________________ (отметка об учете мнения представительного органа работников) 1.1. Наименование подразделения – Канцелярия.

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия (учреждения, организации). 1.2. Порядок образования и ликвидации подразделения.

Организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Название учреждения 1.2. На должность заведующего принимается лицо со средним профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или начальным профессиональным образованием и стажем работы по профилю не менее _________ лет.

Должностные обязанности Делопроизводителя (ответственного за регистрацию документов)

I. Общие положения

1. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, относится к категории технических исполнителей.

2. На должность ответственного за регистрацию документов назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом

директора предприятия по представлению

(заведующего канцелярией

(начальника документационного обеспечения организации))

4. Ответственный за регистрацию документов должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

4.3. Структуру предприятия и его подразделений.

4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.7. Основы организации труда.

4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники

4.9. Законодательство о труде.

4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.11. Правила и нормы охраны труда.

5. Ответственный за регистрацию документов в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о

(канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном

подразделении)

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

6. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, подчиняется

непосредственно

(заведующему канцелярией (начальнику отдела

документационного обеспечения))

7. На время отсутствия ответственного за регистрацию документов (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов выполняет работу по следующим направлениям:

1.1. Приемка и регистрация (на карточках, компьютере) подписанные руководством предприятия приказы и указания, докладные записки на имя руководства предприятия и другие внутренние документы с ведением соответствующих картотек.

1.2. Передача докладных записок после их регистрации заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) для доклада руководству организации.

1.3. Размножение (через копировально-множительное бюро) и рассылка (через бюро экспедиции) приказов и указаний на основании списка рассылки, подготовленного подразделением составителем приказа, указания; докладные записки направлять в соответствии с поручениями и резолюциями руководства.

1.4. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

1.5. Справочная работа по документам.

1.6. Подготовка документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей).

1.7. Передача законченных производством дел в архив организации.

2. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, обязан выполнять отдельные служебные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

III. Права

Ответственный за регистрацию документов несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

IV. Ответственность

Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов имеет право:

1. Вносить на рассмотрение заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

2. Не принимать исходящие документы от исполнителей, оформленные не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива предприятия.

3. В пределах своей компетенции сообщать

(заведующему канцелярией;

начальнику отдела документационного обеспечения

о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Должностные обязанности начальника отдела делопроизводства — специалист по документообороту

I. Общие положения
1.1. Заведующий канцелярией отвечает:
1.1.1. За работу канцелярии, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.
1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников канцелярии.
1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях канцелярии.
1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N …).
1.3.2. Положением о канцелярии (инв. N …).
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N …).
1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN …, …, …).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по вопросам деятельности канцелярии.
1.4.2. Организацию делопроизводства.
1.4.3. Организационную структуру предприятия.
1.4.4. Схему организационного взаимодействия канцелярии со структурными подразделениями предприятия.
1.4.5. Отраслевые стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
1.4.6. Основы научной организации труда делопроизводства.
1.4.7. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).
1.4.8. Правила эксплуатации технических средств автоматизации и механизации делопроизводства.
II. Общие должностные обязанности
2.1. Заведующий канцелярией обязан:
2.1.1. Возглавлять работу канцелярии и эффективно руководить ею.
2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение канцелярией возлагаемых на нее повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.
2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств канцелярии в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).
III. Специальные должностные обязанности
3.1. Заведующий канцелярией обязан:
3.1.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3.1.2. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
3.1.3. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

3.1.4. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.
3.1.5. Принимать меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
3.1.6. Осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
3.1.7. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.
3.1.8. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний, организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
3.2. Заведующий канцелярией должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.
3.3. Регламент рабочего времени заведующего канцелярией соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется «Правилами внутреннего трудового распорядка» предприятия.
В случае служебной необходимости заведующий канцелярией может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
IV. Права работника
4.1. Заведующий канцелярией имеет право:
4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности канцелярии — по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
4.1.2. Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников канцелярии — в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
4.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по совершенствованию работы канцелярии (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы канцелярии.
V. Ответственность. Порядок оценки труда работника
5.1. Заведующий канцелярией несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы канцелярии.
5.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
5.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
5.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.2. Основным критерием оценки труда заведующего канцелярией является полнота, своевременность и качество исполнения ею должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда заведующего канцелярией уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего канцелярией определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN …, …).

Другие инструкции в разделе:
— Должностная инструкция пекаря хлебобулочных изделий;
— Должностная инструкция начальника отдела вычислительной техники;
— Должностная инструкция экономиста.

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Важно Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
во время собеседования с претендентом на должность;
в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
Правила уничтожения документов и ревизии.
Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
Технику безопасности.
Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

ПВТР.
Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
Уставом предприятия.
Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
Приказами и распоряжениями администрации компании.

Важно С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы. Претендент должен понимать, чего ждет от него компания, он письменно подтверждает, что согласен со всеми указанными в должностной инструкции требованиями и понимает свою ответственность.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
Разрабатывать номенклатуры дел.
Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
Передавать с описью документы на хранение в архив.
Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

1.4. Оформитель технической документации должен знать:

— основные возможности современных текстовых процессоров;

— основные стандарты оформления текстовых документов;

— основы типографики и полиграфической культуры;

— информационно-справочный и информационно-поисковый аппарат документа;

— инструменты: текстовые процессоры, программы оптического распознавания символов, поисковые системы в Интернете;

— научно-технический стиль изложения и его особенности;

— основные разновидности научно-технических документов;

— основные стандарты оформления научно-технических отчетов;

— языки разметки, их сильные и слабые стороны;

— синтаксис языка разметки HTML, основные элементы и атрибуты, предусмотренные в языке разметки HTML;

— язык описания стилей CSS, основные конструкции и селекторы, предусмотренные в нем;

— основные принципы языка XML, правила, общие для всех языков разметки, представляющих собой приложения языка XML;

— источники официальных спецификаций языков разметки;

— основные форматы графических файлов и особенности их использования;

— инструменты: текстовые редакторы с поддержкой набора исходного кода, программы-конверторы, XML-редакторы, программы и сервисы валидации HTML-документов и XML-документов;

— средства создания графических схем и их возможности;

— основные форматы графических файлов и особенности их использования;

— основные графические нотации, применяемые в сфере информационных технологий;

— разновидности и методы инфографики;

— инструменты: пакеты офисных приложений, средства подготовки графических схем, графические редакторы для работы с растровыми изображениями;

— способы получения снимков экрана на разных аппаратно-программных платформах;

— программы для получения снимков экрана и их функциональные возможности;

— основные форматы графических файлов и особенности их использования;

— способы придания снимкам экрана большей иллюстративности;

— инструменты: средства подготовки снимков экрана, графические редакторы для работы с растровыми изображениями, тестовый стенд;

— общепринятые требования к руководству по эксплуатации технического средства;

— общепринятые требования к руководству пользователя программного средства;

— терминологию, применяемую для описания интерфейса пользователя компьютерных систем;

— основные особенности стиля изложения технической документации;

— основные виды авторской разметки текста технической документации;

— основные форматы электронных документов и их особенности;

— инструменты: средства для набора текста (текстовый процессор, XML-редактор), средства преобразования документов в выходные форматы.

Функциональные операторы OCIO – Введение

Офис директора по информационным технологиям

Функциональные отчеты> Офис директора по информационным технологиям

Разделы

I. Миссия и обязанности

Канцелярия главного информационного директора (OCIO) предоставляет консультации и помощь секретарю и другим старшим должностным лицам для обеспечения приобретения информационных технологий и управления информационными ресурсами в соответствии с требованиями:

Закон о реформе управления информационными технологиями 1996 г. (Закон),
Федеральный закон о реформе закупок информационных технологий 2014 г. (FITARA),
Федеральный закон о модернизации информационной безопасности 2014 г. (FISMA),
Глава 35 Раздела 44 U.S.C. применительно к федеральным агентствам,
40 U.S.C. 11315 (б) и (в),
Распоряжение 13800,
Раздел 208 Закона об электронном правительстве 2002 г.,
Закон о запрещении государственного документооборота от 2009 г.,
Закон о конфиденциальности 1974 г. (5 USC 552a),
Закон о сокращении бумажного документооборота 1995 г. (PRA),
Закон о предотвращении мошенничества с номерами социального страхования от 2017 г.,
Закон о качестве данных,
Федеральный закон 1950 г. с поправками,
Закон 1943 года об уничтожении документации с поправками и,
32 CFR Part 2002, Контролируемая несекретная информация (CUI).

Главный информационный директор (CIO) агентства отвечает за реализацию оперативных принципов, установленных законодательством и нормативными актами, создание структуры управления для улучшения планирования и контроля инвестиций в информационные технологии, а также за проведение изменений для повышения эффективности и результативности операций департамента. .

Директор по информационным технологиям подчиняется непосредственно министру образования и обеспечивает руководство и направление для:

Разрабатывать, поддерживать и внедрять надежную и интегрированную корпоративную архитектуру информационных технологий;
Предоставлять услуги информационных технологий (ИТ) в масштабе предприятия, которые включают поддержку технической инфраструктуры, расширенные услуги инфраструктуры и централизованно поддерживаемые услуги приложений;
Содействовать эффективной и действенной разработке и функционированию основных процессов управления информационными ресурсами Департамента и рекомендовать, при необходимости, улучшения бизнес-процессов агентства;
Управлять и поддерживать стратегический план управления информационными ресурсами для повышения продуктивности, эффективности и результативности федеральных программ, включая инициативы по распространению информации и усилия по снижению бремени сбора информации;
Разрабатывать требования к ИТ и информационному обеспечению (IA), проводить полный анализ затрат и выгод предлагаемых решений, управлять проектами в соответствии с процедурами управления жизненным циклом систем, а также устанавливать стандарты производительности и меры для оценки успеха краткосрочных и долгосрочных решений;
Определять и управлять процессами планирования капитала ИТ и управления инвестициями, чтобы обеспечить их успешное внедрение и интеграцию с процессами бюджета, закупок и планирования Департамента;
Управлять и контролировать программы и инвестиции агентства в области информационных технологий и внутреннего аудита, оценивая их с точки зрения производительности и других применимых мер, и консультируя Секретаря относительно их продолжения, изменения или прекращения;
Оценить компетенции в области ИТ, внутреннего контроля и управления информацией, определенные для персонала агентства, чтобы убедиться, что сотрудники отдела технологически подготовлены для достижения стратегических целей отдела;
Разработать общеорганизационную политику и руководство по проектированию, внедрению, защите и контролю информации и информационных систем;
Развертывание и обслуживание всей ИТ-инфраструктуры предприятия;
Разрабатывать рекомендации и внедрять ИТ-решения, которые соответствуют федеральным требованиям доступности и предназначены для улучшения и поддержки бизнес-процессов агентства;
Разработка и предоставление технологических стандартов для обеспечения согласованности бизнеса и продвижения жизнеспособной корпоративной технологической структуры;
Связь со старшим должностным лицом агентства по вопросам конфиденциальности (SAOP), чтобы гарантировать, что все информационные системы имеют соответствующие гарантии конфиденциальности;
Интегрируйте SAOP в планирование, координацию и действия реагирования на инциденты.Незамедлительно предоставляйте SAOP информацию о нарушении конфиденциальности, чтобы при необходимости могла быть создана группа реагирования на инциденты, связанные с нарушением конфиденциальности.
Управлять и поддерживать программу ведения документации Департамента;
Управляет участием агентства и реализацией инициатив Федерального совета директоров по информационным технологиям и координирует деятельность Совета в рамках всего Департамента; и,
Координировать все инициативы электронного правительства и сообщать об их статусе Управлению управления и бюджета (OMB).

II.Организация

OCIO находится под непосредственным контролем ИТ-директора, который подчиняется непосредственно секретарю.

III. Порядок наследования

В случае, если ИТ-директор умирает, уходит в отставку или по иным причинам не может выполнять функции и обязанности офиса и, таким образом, офис считается вакантным, и секретарь не назначил в письменной форме другое лицо для выполнения функций ИТ-директора, следующие должностные лица в указанном порядке должны выполнять функции и обязанности офиса в качестве исполняющих обязанности

В случаях, когда офис ИТ-директора заполнен, но руководитель офиса отсутствует, недоступен или иным образом не может выполнять функции и обязанности, связанные с должностью, и / или нарушены обычные каналы управления и связи. , и если глава офиса или секретарь в письменной форме не назначит другое лицо для выполнения функций ИТ-директора, следующие должностные лица в указанном порядке будут исполнять обязанности исполняющего обязанности ИТ-директора:

Заместитель директора по информационным технологиям
Директор, Служба обеспечения достоверности информации
Директор службы информационных технологий
Директор отдела корпоративных технологий

IV.Функции и обязанности Офиса главного информационного директора (OCIO) Компоненты

A. НЕМЕДЛЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГЛАВНЫМ ИНФОРМАЦИОННЫМ ДИРЕКТОРОМ

Личный кабинет директора по информационным технологиям обеспечивает надзор за бюджетом OCIO, планированием закупок, исполнением, управлением ресурсами, внутренними бизнес-процессами, управлением знаниями и соблюдением нормативных требований. Собственный офис обеспечивает общее руководство, координацию и руководство для следующих элементов:

Услуги по обеспечению информации (IAS)
Услуги программы информационных технологий (ITPS)
Корпоративные технологические услуги (ETS)

Б.УСЛУГИ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

Information Assurance Services (IAS) контролирует программу ИТ-безопасности Департамента и обеспечивает конфиденциальность, целостность и доступность информации и информационных ресурсов Департамента. IAS гарантирует, что Департамент полностью соблюдает Федеральный закон о модернизации информационной безопасности 2014 года (FISMA) и все соответствующие законы и директивы. Организация предоставляет стандартизированные услуги и решения в области информационной безопасности и кибербезопасности. IAS также руководит операциями по обеспечению безопасности и реагированием на инциденты.

Директор IAS является назначенным директором по информационной безопасности (CISO), подчиняется ИТ-директору и обеспечивает общее руководство и координацию следующих компонентов:

Отделение киберопераций
Отделение управления, рисков и политики
Отдел безопасности информационных систем
Отделение безопасности и архитектуры

Отделение киберопераций

Отдел киберопераций управляет Операционным центром безопасности Департамента образования (EDSOC), руководит деятельностью Департамента по реагированию на инциденты и поддерживает отношения с внутренними / внешними поставщиками услуг кибербезопасности, такими как Министерство внутренней безопасности (DHS).Отдел киберопераций устанавливает и внедряет операционные процессы для обнаружения, защиты и реагирования на угрозы и уязвимости кибербезопасности, а также обеспечивает координацию мер защиты конфиденциальности для программы обеспечения конфиденциальности Департамента. При исполнении своих обязанностей Филиал:

Управляет и координирует возможности реагирования на компьютерные инциденты в образовательных учреждениях (EDCIRC) для наблюдения за действиями по отчетности и реагированию на инциденты ИТ-безопасности в масштабах всего агентства, а также обеспечивает связь Департамента с Управлением главного юрисконсульта, Группа реагирования на компьютерные чрезвычайные ситуации США (US-CERT ), Офис генерального инспектора (OIG), Федеральное бюро расследований и другие внешние правоохранительные органы в отношении отчетности об инцидентах в области ИТ-безопасности и последующих действий;
Создает и управляет EDSOC для поддержания и обеспечения ситуационной осведомленности о состоянии безопасности ИТ-среды Департамента;
Обеспечивает анализ киберугроз и разведывательных данных;
Поддерживает возможности судебной экспертизы инцидентов кибербезопасности для поддержки деятельности по анализу инцидентов;
Разрабатывает, поддерживает и выполняет стандартные операционные процедуры (СОП) для всех функций и процессов, связанных с операциями по кибербезопасности;
Проводит ежегодные проверки безопасности, такие как учения по реагированию на инциденты и проверки непрерывности, а также оценивает и измеряет эффективность политик, процедур и стандартов безопасности;
Участвует в разработке и внедрении решений по кибербезопасности для обеспечения полного удовлетворения эксплуатационных требований;
Устанавливает и поддерживает комплексную программу реагирования на инциденты, которая обеспечивает соблюдение применимых требований к конфиденциальности и уведомлению о нарушениях;
Служит в качестве основного связующего звена OCIO с SAOP Департамента по вопросам защиты конфиденциальности внутри и между учреждениями, соблюдения нормативных требований и инициатив по уведомлению о нарушениях;
В координации с SAOP обеспечивает соблюдение в масштабах всего Департамента всех применимых законодательных актов, правил и политик в отношении создания, сбора, использования, обработки, хранения, обслуживания, распространения, раскрытия и удаления информации, позволяющей установить личность (PII). системы;
Участвует в политике конфиденциальности всего Департамента;
Координирует осведомленность о конфиденциальности и обучение в агентстве, чтобы повысить осведомленность сотрудников о гарантиях конфиденциальности и проблемах реагирования на инциденты;
Предоставляет рекомендации и инструкции для сотрудников Департамента в отношении процессов и процедур, касающихся защиты PII с помощью технических средств защиты;
Разрабатывает и проводит обучение сотрудников Департамента и подрядчиков в печатном виде и в Интернете по вопросам миссии подразделения;
Наблюдает за внедрением и управлением общедепартаментскими системами и базами данных, которые поддерживают успешное и эффективное управление защитой конфиденциальности;
Обеспечивает постоянную поддержку Совета по целостности данных Департамента и соглашений о сопоставлении / обмене данными с другими агентствами; и,
Предоставляет исходные данные, необходимые для межучрежденческой разработки, анализа и утверждения соглашений о компьютерном сопоставлении (CMA) в поддержку Совета по обеспечению целостности данных Департамента.

Отдел киберопераций наблюдает за внедрением и функционированием технических средств защиты конфиденциальности, связанных со следующими федеральными законами и руководящими принципами:

Закон о конфиденциальности 1974 г. с поправками,

Раздел 208 Закона об электронном правительстве 2002 г. и OMB M-03-22,

Офис управления и бюджета (OMB) Циркуляр № A-130,

Реализация Закона о конфиденциальности OMB: рекомендации и обязанности, 40 FR28948 (9 июля 1975 г.),

Циркуляр OMB No.А-108,

Заключительное руководство OMB по толкованию положений публичного права 100-503, Закона 1988 года о компьютерном сопоставлении и защите конфиденциальности,

Закон о предотвращении мошенничества с номерами социального страхования от 2017 г.,

OMB M-10-22 «Руководство по онлайн-использованию веб-технологий измерения и настройки»,

OMB M-10-23 «Руководство по использованию агентством сторонних веб-сайтов и приложений»,

OMB M-17-12 «Подготовка и реагирование на нарушение личной информации» и

Раздел 6 OMB M-17-06 «Политика в отношении публичных веб-сайтов и цифровых услуг Федерального агентства».«

Отделение управления, рисков и политики

Подразделение по управлению, рискам и политике разрабатывает и поддерживает политики кибербезопасности на уровне Департамента, которые регулируют реализацию программы кибербезопасности Департамента, включая развитие и профессионализацию сотрудников, занимающихся кибербезопасностью. Сектор управления, рисков и политики устанавливает и внедряет процессы и основы управления для выявления и сообщения о рисках кибербезопасности в инвентаре информационной системы Департамента.

При исполнении своих обязанностей Филиал:

Разрабатывает политику и руководство по кибербезопасности в масштабах всего департамента;
Управляет и управляет ежегодной отчетностью FISMA, а также координирует обзоры программ с OIG и старшим должностным лицом агентства по вопросам конфиденциальности (SAOP) в соответствии с руководством OMB;
Проводит ежегодные и текущие обзоры безопасности и оценки рисков в масштабах всего Департамента по поручению FISMA и периодически помогает OIG агентства в проведении и разрешении программ ИТ-безопасности Департамента и системных аудитов;
Разрабатывает, поддерживает и отслеживает выполнение Стратегического плана ВА.Кроме того, обеспечивает поддержку целей и задач Стратегического плана внутреннего аудита и их согласование со Стратегическим планом секретаря и Стратегическим планом ИТ-директора в области ИТ;
Разрабатывает и контролирует процесс управления рисками кибербезопасности для Департамента;
Разрабатывает, обновляет, поддерживает и составляет отчеты по метрикам внутреннего аудита для измерения эффективности внутреннего аудита и программы кибербезопасности, а также обеспечивает ситуационную осведомленность о рисках кибербезопасности в поддержку деятельности Департамента по управлению ИТ и общеорганизационным рискам;
Определяет учебные программы по безопасности ИТ и обеспечивает специализированное обучение по вопросам безопасности для технического персонала Департамента и общее ознакомление с безопасностью / ориентационное обучение, необходимое для всех сотрудников Департамента; и,
Управляет и поддерживает официальный репозиторий Департамента планов действий и основных этапов (POA & M) для устранения недостатков, выявленных в ходе проверок FISMA, аудитов IG, оценок и разрешений контроля безопасности, а также ежегодных сертификатов Закона о целостности финансового управления (FMFIA) федеральных менеджеров, связанных с вопросами безопасности ИТ. .

Отделение безопасности информационных систем

Сектор безопасности информационных систем обеспечивает руководство и поддержку сотрудникам службы безопасности информационных систем (ISSO) Департамента и заинтересованным сторонам системы для непрерывного мониторинга информационных систем и соответствующих мер безопасности. При исполнении своих обязанностей Филиал:

Осуществляет текущую проверку и валидацию для облегчения выявления слабых мест информационной системы, определения рисков и определения мер по исправлению положения, чтобы минимизировать организационный риск и улучшить способность Департамента восстанавливаться после инцидентов, связанных с кибербезопасностью;
Предоставляет экспертные знания в области безопасности системы, чтобы помочь ISSO и заинтересованным сторонам системы в разработке и сопровождении документации по безопасности системы;
Координирует в OCIO разработку и поддержку документации по безопасности системы для корпоративных ИТ-инфраструктур, платформ и программного обеспечения;
проверяет планы безопасности системы, включая планы и отчеты по оценке мер безопасности;
Проводит и анализирует периодические оценки рисков;
Устанавливает и реализует программу Департамента по управлению уязвимостями; и,
Отслеживает и управляет инвентаризацией информационной системы Департамента, чтобы обеспечить внедрение и эффективность мер безопасности.

Отделение проектирования и архитектуры безопасности

Отдел проектирования и архитектуры безопасности разрабатывает и поддерживает кибербезопасную часть корпоративной архитектуры Департамента и предоставляет опыт в масштабах всего Департамента по интеграции инструментов и возможностей безопасности в проекты и архитектуры систем. При исполнении своих обязанностей Филиал:

Обеспечивает лидерство в масштабе всего агентства в поддержании и улучшении доступности, конфиденциальности и целостности данных, хранящихся в информационных системах Департамента;
Разрабатывает, поддерживает и совершенствует архитектуру корпоративной безопасности Департамента;
Обеспечивает проектирование систем безопасности, архитектуру и программную поддержку для разработки и внедрения корпоративных решений безопасности;
Обеспечивает проектирование и архитектуру безопасности системы для владельцев и разработчиков систем Департамента и поддерживает координацию процессов обеспечения безопасности внутреннего доступа в рамках процессов управления жизненным циклом и руководства Департамента; и,
Разрабатывает и поддерживает базовые параметры конфигурации технической безопасности, которые минимально приемлемы для использования в информационной системе Департамента.

C. УСЛУГИ ПРОГРАММЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Услуги программы информационных технологий (ITPS) обеспечивают лидерство в масштабах всего агентства в области корпоративного надзора за функциями управления информационными технологиями, включая управление программами и информацией. Организация отвечает за определение стандартов, построение и поддержание архитектуры предприятия, а также за разработку политик и процессов для реализации надежной и интегрированной программы управления ИТ для управления жизненным циклом ИТ-систем Департамента и содержащейся в них информации.ITPS сотрудничает с исполнительным руководством OCIO и другими заинтересованными сторонами (например, Советом по анализу инвестиций (IRB) и Рабочей группой по планированию и инвестициям (PIRWG)) над продвижением и обеспечением соблюдения законодательства и политики, регулирующих эффективное и действенное использование информации. технологические ресурсы.

Директор ITPS подчиняется ИТ-директору и обеспечивает руководство и руководство для следующих подчиненных подразделений:

Отделение управления инвестициями и приобретениями
Отделение управления корпоративными проектами
Отделение управления информацией

Отделение управления инвестициями и приобретениями

Сектор инвестиций и закупок отвечает за разработку и реализацию политики, стратегий и программ, предназначенных для реализации программы Департамента по планированию капиталовложений и контролю за инвестициями (CPIC).При исполнении своих обязанностей Филиал:

Оказывает поддержку в приобретении ИТ-отделов программных офисов агентства и способствует внедрению в Департаменте процесса проверки приобретения ИТ-услуг;
Наблюдает за процессом CPIC для обеспечения того, чтобы долгосрочные усилия по планированию ИТ были интегрированы с бюджетом Департамента и процессами закупок, а также чтобы портфель инвестиций агентства в ИТ соответствовал архитектуре предприятия;
Предоставляет руководителям и менеджерам департаментов точную и своевременную информацию об инвестициях в ИТ, включая стоимость жизненного цикла, график и показатели и показатели производительности;
Разрабатывает и представляет рекомендации PIRWG и IRB относительно инвестиций в ИТ;
Определяет политику и процедуры планирования капитала и инвестиций;
Координирует и поддерживает соблюдение агентством практики управления инвестициями в соответствии с целями и задачами, установленными FITARA;
Разрабатывает и продвигает общедепартаментские показатели эффективности инвестиций в ИТ для оценки прогресса агентства в выполнении требований Закона о деятельности и результатах правительства, Закона о реформе информационных технологий и других соответствующих законодательных актов;
Управляет и обеспечивает надзор за закупкой ИТ-услуг.

Отдел управления корпоративными проектами

Подразделение управления общеорганизационными проектами действует как отдел управления корпоративными ИТ-проектами (PMO) Департамента для обеспечения последовательного внедрения практик управления проектами, включая разработку стандартов, методов и передовых практик управления ИТ-проектами. Подразделение управления корпоративными проектами оказывает поддержку программам главного офиса департамента и руководителям проектов в обеспечении и управлении жизненным циклом ИТ-систем и услуг.При исполнении своих обязанностей Филиал:

Обеспечивает главные офисы единой точкой доступа во всех филиалах и областях OCIO для координации предоставления ИТ-услуг и возможностей;
Поддерживает официальный процесс управления ИТ-проектами Департамента и предоставляет программным отделениям консультации и рекомендации по соблюдению Управления жизненным циклом Департамента (LCM);
Разрабатывает стандарты, методы и передовые методы управления ИТ-проектами; и,
Разрабатывает, управляет и внедряет корпоративную ИТ-коммуникационную стратегию OCIO и информационную стратегию, чтобы гарантировать постоянную осведомленность заинтересованных сторон об ИТ-проектах и инициативах.

Отделение управления информацией

Отдел управления информацией отвечает за разработку и реализацию стратегий и программ, предназначенных для обеспечения соответствия федеральным требованиям к управлению информацией и требованиям доступности. Начальник отдела управления информацией является сотрудником по документации агентства. При исполнении своих обязанностей Филиал:

Служит в качестве главного органа и представителя Департамента по законодательным, нормативным и политическим требованиям в отношении управления документами для обеспечения соблюдения требований Национального управления архивов и документации (NARA) и директив OMB, касающихся управления документами;
Разрабатывает четкие и последовательные бизнес-правила (стандарты) делопроизводства;
Обеспечивает руководство и инструктаж сотрудников Департамента по надлежащему обращению, ведению и удалению записей;
Разрабатывает и проводит обучение сотрудников Департамента и подрядчиков в печатном виде и в Интернете по вопросам миссии подразделения;
Наблюдает за внедрением и управлением общедепартаментскими системами и базами данных, которые поддерживают успешное и эффективное управление записями;
Предоставляет вспомогательные технологические решения для сотрудников Департамента с ограниченными возможностями и обеспечивает доступность электронных и информационных систем агентства для сотрудников и представителей общественности с ограниченными возможностями;
Помогает сотрудникам ED с ограниченными возможностями и их руководителям в выборе, покупке и установке вспомогательных технологий;
Оценивает и тестирует программное обеспечение и веб-приложения, разрабатываемые для Департамента, чтобы гарантировать их совместимость с законодательными требованиями Раздела 508 Закона о реабилитации 1973 года (Раздел 508), и предоставляет разработчикам и поставщикам и поставщикам техническую помощь и стратегии исправления, чтобы облегчить соблюдение требований;
Предоставляет консультации программным офисам относительно стратегий реализации Раздела 508;
Предоставляет техническую помощь и поддержку грантополучателям, школам, межведомственным проектам и проектам электронного правительства для обеспечения доступности электронных и информационных технологий для студентов, федеральных служащих и общественности; и,
Управляет программой CUI Департамента.

D. ENTERPRISE TECHNOLOGY SERVICES

Enterprise Technology Services (ETS) поддерживает инициативы в масштабе предприятия, которые включают безопасность инфраструктуры, услуги базовой инфраструктуры, телекоммуникационное проектирование и эксплуатацию, услуги для конечных пользователей, среды разработки и тестирования приложений, услуги хостинга производственных серверов, а также услуги интранета и Интернета агентства. ETS поддерживает и управляет основной средой ИТ-хостинга Департамента и сайтами аварийного восстановления, а также инфраструктурой, платформой и программным обеспечением как облачной средой обслуживания.В соответствии с поручением ETS разрабатывает и поддерживает общие бизнес-решения, необходимые для работы нескольких программных офисов, и оказывает техническую и функциональную поддержку внутренним и внешним пользователям ИТ-систем Департамента.

Директор ETS подчиняется ИТ-директору и действует как владелец информационной системы для корпоративных ИТ-инфраструктур и платформ. Директор обеспечивает общее руководство и координацию работы непосредственного персонала ETS и следующих компонентов:

Филиал технологических решений
Отделение внедрения и интеграции технологий
Сектор оперативно-вспомогательного обслуживания

Отделение технологических решений

Подразделение технологических решений разрабатывает и внедряет технические решения, которые удовлетворяют требованиям агентства к информации, коммуникациям и автоматизации бизнес-процессов.При исполнении своих обязанностей Филиал:

Предоставляет системную архитектуру и инженерный опыт для разработки технических решений, отвечающих требованиям клиентов;
Определяет элементы ИТ-дизайна, а также разрабатывает и тестирует решения с учетом возникающих требований клиентов;
Выполняет испытания и оценку технологий в поддержку инноваций и предоставления технических решений, отвечающих текущим требованиям;
Управляет советом по техническому обзору Департамента и укомплектовывает его персоналом в качестве ключевого компонента процессов управления жизненным циклом ИТ Департамента и управления.Работает с другими организациями OCIO для обеспечения полной координации и утверждения предлагаемых решений в функциональных областях управления программами, обеспечения информации и архитектуры предприятия; и,
Разрабатывает и проводит обучение пользователей корпоративным ИТ-решениям перед их эксплуатационным развертыванием.

Отделение внедрения технологий и интеграции

Отдел внедрения и интеграции технологий предоставляет техническое руководство и услуги, необходимые для интеграции технических решений с одобренными / авторизованными Департаментом ИТ-платформами и программным обеспечением.При исполнении своих обязанностей Филиал:

Устанавливает, настраивает, настраивает / оптимизирует и устраняет неисправности базы данных, прикладного программного обеспечения и других различных инструментов автоматизации бизнес-процессов;
Разрабатывает и поддерживает техническое руководство по внедрению ИТ-приложений и интеграции с одобренными / авторизованными Департаментом ИТ-платформами и программным обеспечением;
В координации с Сектором служб оперативной поддержки предоставляет поддержку Уровня II / III заинтересованным сторонам Департамента и участвует в деятельности по управлению конфигурацией для утвержденных / авторизованных Департаментом ИТ-платформ и программного обеспечения;
Предоставляет исходные данные для реализации требований по обеспечению безопасности и плана действий в чрезвычайных ситуациях для ИТ-платформ и корпоративного программного обеспечения;
Управляет тестированием всех усовершенствований и модификаций прикладного программного обеспечения;
Анализирует требования, исследует, рекомендует и разрабатывает, при необходимости, новое и поддерживающее программное обеспечение и связанные с ним инструменты автоматизации;
Управляет веб-приложениями, которые поддерживают и улучшают интерактивные бизнес-процессы агентства, и обеспечивает дополнительную поддержку разработки приложений на предприятии;
Разрабатывает приложения для Интернета и интранета и управляет ими, а также координирует проведение соответствующего обучения для пользователей Департамента;
Расширяет распространение образовательной информации, развивая новые информационные ресурсы и улучшая бизнес-процессы в Интернете;
Определяет и исследует возможности для инициатив в области электронного бизнеса «правительство – клиент», «правительство – бизнес» и «правительство – школа» и измеряет эффективность новых начинаний; и,
Администрирует и поддерживает основные веб-сайты Департамента в Интернете и интранете.

Сектор оперативно-вспомогательного обслуживания

Подразделение служб оперативной поддержки осуществляет надзор и мониторинг всех действующих корпоративных ИТ-инфраструктур, платформ и программного обеспечения, предоставленных и разрешенных для использования Департаментом. Филиал тесно сотрудничает с другими командами OCIO и поставщиками, чтобы обеспечить соответствие всех утвержденных бизнес-решений требованиям к обеспечению информации, архитектуре предприятия, управлению программами и поддержке клиентов до перехода к операциям.При исполнении своих обязанностей Филиал:

Отслеживает и составляет отчеты об действующих корпоративных ИТ-инфраструктурах, платформах и программном обеспечении для обеспечения их конфиденциальности, целостности и доступности, включая сети передачи голоса, видео и данных, телекоммуникационные и мультимедийные услуги;
Обеспечивает, чтобы все сотрудники Департамента имели соответствующий доступ к основным ИТ-услугам Департамента;
Определяет, администрирует и укомплектовывает персоналом процессы управления конфигурацией на уровне предприятия и связанные с ними советы директоров, чтобы анализировать, проверять, утверждать и сообщать об изменениях в действующих корпоративных ИТ-инфраструктурах, платформах и программном обеспечении;
Разрабатывает, поддерживает и направляет действия и процедуры по планированию действий и процедур на случай непредвиденных обстоятельств и аварийного восстановления, которые обеспечивают непрерывность работы основных систем Департамента в случае чрезвычайной ситуации или другого нарушения нормальной работы;
Разрабатывает и поддерживает документацию по безопасности системы и разрешения на работу, связанную с корпоративными ИТ-инфраструктурами, платформами и программным обеспечением;
Разрабатывает и поддерживает операционные процессы и процедуры для обеспечения эффективного и рентабельного использования ИТ-ресурсов ED для бизнес-коммуникаций и совместной работы;
Управляет службой ИТ-поддержки предприятия и сопутствующими услугами;
Осуществляет оперативную работу с пользователями отдела для проактивного решения ИТ-проблем и получения отзывов клиентов;
Обслуживает и обучает пользователей корпоративным ИТ-решениям; и,
Наблюдает и выполняет программу Департамента для надежных поставщиков доступа к Интернету (TICAP) и сертификацию Департамента внутренней безопасности.

Последнее изменение: 04.11.2019

Шаблон описания должности стажёра по менеджменту

Что такое стажер по менеджменту?

Стажер-управленец работает под руководством менеджеров и руководителей организаций. Их цель – получить все необходимые знания, чтобы стать будущими менеджерами, часто в определенных областях, таких как маркетинг, продажи или операции.

Чем занимается стажер-управленец?

Стажеры по менеджменту могут часто переходить в разные отделы компании (например,грамм. Финансы, продажи, маркетинг и т. Д.), Чтобы узнать обо всех функциях, политиках и обязанностях сотрудников компании. Они вносят свой вклад в стратегическое планирование и помогают оценивать работу сотрудников и отделов (например, анализируя, составляя отчеты).

В обязанности стажеров-менеджеров входит:

Понимание принципов работы компании
Поддержка менеджеров в решении различных задач (например, разработка политики, постановка целей)
Обучение оценке производительности

Управленческие роли имеют различные обязанности и требования в зависимости от отрасли.Чтобы составить эффективное описание должности стажера по менеджменту, не забудьте четко указать детали и объем конкретной должности, на которую вы нанимаете.

Краткая информация о вакансии

Нам нужен стажер по менеджменту, который поможет нам разработать и реализовать наши стратегии роста. Эта должность лучше всего подходит для кандидатов, которые хотят получить ценный управленческий опыт с потенциалом продвижения по службе.

Во время стажировки вы научитесь определять и применять важные стратегии и бизнес-процессы.Вы узнаете основы функций и операций нашей компании и окажете поддержку нашей управленческой команде в решении повседневных задач, таких как распределение бюджета и составление отчетов об эффективности. Чтобы преуспеть в этой должности, сильные аналитические навыки и эффективное общение являются важными квалификациями стажеров-менеджеров, которые вам необходимы.

Если вам нравится видение нашей компании и вы хотите начать путь, чтобы стать одним из наших будущих лидеров, мы хотели бы услышать ваше мнение.

Обязанности

Помогать менеджерам выполнять повседневные задачи (например,грамм. внедрение новой политики)
Понимать ежедневные процессы и цели каждого отдела (например, маркетинга, продаж)
Обеспечение административной поддержки (например, ввод данных)
Ознакомиться с обязанностями персонала
Участвовать в стратегическом планировании компании
Помощь менеджерам в оценке производительности (например, написание отчетов, анализ данных)
Следите за доходами бизнеса
Изучите способы увеличения прибыльности и снижения риска
Создание и проведение презентаций

Требования

Опыт работы в менеджменте или аналогичной / соответствующей области (например,грамм. Продажи, обслуживание клиентов и т. Д.)
Всестороннее знание MS Office
Сильные устные и письменные презентации
Отличные математические и вычислительные способности
Навыки эффективного общения
Диплом в области менеджмента или бизнеса

Роль отдела маркетинга в бизнесе

Отдел маркетинга играет жизненно важную роль в продвижении бизнеса и миссии организации. Он служит лицом вашей компании, координируя и производя все материалы, представляющие бизнес.Работа отдела маркетинга – обратиться к потенциальным клиентам, инвесторам и / или сообществу, создавая при этом всеобъемлющий имидж, представляющий вашу компанию в положительном свете.

В зависимости от вашей компании в обязанности отдела маркетинга может входить одно или несколько из следующего:

Определение и управление вашим брендом. Это включает определение того, кто вы, что вы отстаиваете, что вы говорите о себе, что вы делаете и как действует ваша компания.Это, в свою очередь, определяет опыт, который вы хотите, чтобы ваши клиенты и партнеры взаимодействовали с вами.
Ведение кампании по маркетинговым инициативам. Marketing заблаговременно определяет продукты и услуги, на которых нужно сосредоточиться в течение вашего цикла продаж, а затем выпускает материалы и сообщения, которые распространяют информацию.
Производство маркетинговых и рекламных материалов. Ваш отдел маркетинга должен создавать материалы, описывающие и продвигающие ваши основные продукты и / или услуги.Их следует поддерживать в актуальном состоянии по мере развития этих продуктов и услуг.
Создание контента, обеспечивающего поисковую оптимизацию вашего сайта. Ваш веб-сайт часто является первым (и, возможно, единственным) местом, куда люди обращаются за информацией о вас. Ваш отдел маркетинга будет отвечать за поддержание актуальности веб-контента, а также следить за тем, чтобы ваш сайт быстро появлялся, когда кто-то ищет ваш тип бизнеса.
Мониторинг и управление социальными сетями. Маркетинг должен способствовать, управлять и поддерживать ваши страницы в социальных сетях. Ему также следует управлять аккаунтами и внимательно следить за тем, что о вас пишут в Интернете.
Производство внутренних коммуникаций. Ваши сотрудники должны понимать вашу компанию, ее ценности, цели и приоритеты. Маркетинг часто отвечает за коммуникацию сотрудников через информационный бюллетень и / или интранет.
Связь со СМИ. Когда о вашей компании упоминают в средствах массовой информации, сотрудник отдела маркетинга часто выступает в качестве представителя вашей компании или направляет руководителей в том, как отвечать на запросы СМИ.
Проведение исследований клиентов и рынка. Research поможет вам определить целевые рынки и возможности, а также понять, как воспринимаются ваши продукты и услуги.
Контроль внешних поставщиков и агентств. Marketing обычно отвечает за выбор и управление агентствами и поставщиками, которые производят маркетинговые материалы и / / предоставляют маркетинговую поддержку. Сюда могут входить рекламные агентства, продавцы печатной продукции, PR-агентства или специалисты, поставщики Интернета и т. Д.

Интерьер предприятия Архитектура | Министерство внутренних дел США

Обзор

Программа Департамента внутренних дел (DOI) по архитектуре предприятия (EA) предоставляет услуги по стратегии, планированию, бизнес-анализу и поддержке принятия решений для портфеля информационных технологий (ИТ) DOI, гарантируя, что инвестиции должным образом соответствуют потребностям миссии, обеспечивая при этом соответствие DOI требованиям Управления Директивы Управления и бюджета (OMB) по архитектуре федерального предприятия (FEA) и Конгресса, OMB и Счетной палаты правительства (GAO).Посредством этих услуг программа помогает DOI планировать и внедрять бизнес-решения и ИТ-решения, а также направлять свой портфель инвестиций в ИТ.
Программа DOI EA поддерживает множество программ DOI, предоставляя информацию, анализ и возможности по адресу:
Поддержка стратегического планирования и согласования целей и задач бизнеса, управления информацией и технологиями;
Поддержка процессов планирования капиталовложений и контроля инвестиций в ИТ (CPIC) и управления портфелем;
Поддерживать базовую и целевую информацию об архитектуре, включая состав приложения инвестиций DOI в ИТ;
Обеспечить согласованность с соответствующими межведомственными и общегосударственными инициативами;
Разработка и внедрение структур и процессов управления;
Сотрудничать с бизнес-подразделениями и управленческими структурами DOI для развития;
Бизнес-стратегии;
Планы модернизации; и
Дорожные карты сегментов.
Программа DOI EA также разрабатывает аналитические основы для:
Определение возможностей для совместной работы, повторного использования, совместного использования и консолидации данных;
Обеспечение интеграции требований по управлению информационной безопасностью при составлении бюджета; и
Определение корпоративных сервисов, которые можно использовать в рамках всего отдела.
Дорожные карты сегментов
Дорожные карты сегментов – это живые планы, которые определяют, расставляют приоритеты и отслеживают проекты для достижения целевых состояний в приоритетных ИТ и бизнес-возможностях в течение 5 лет.Программа DOI EA предоставляет стандарты и рекомендации, а также сотрудничает с заинтересованными сторонами из бюро и офисов для разработки дорожных карт сегментов.
Чем на самом деле занимается ИТ-отдел?
При уровне технологической интеграции практически во все сферы жизни и бизнеса компаниям, большим или маленьким, практически необходимо иметь отдел информационных технологий (ИТ) для решения всех возникающих технологических проблем.
Большинство из нас, вероятно, мало что знают об ИТ-отделе, кроме как ваши коллеги, которые время от времени приходят, чтобы установить новое программное обеспечение или исправить проблемы, связанные с компьютером.И хотя это входит в общую ответственность ИТ-отдела, это лишь верхушка айсберга. По правде говоря, ИТ-отдел выполняет большую часть своей работы за кулисами и может иметь гораздо большее значение для успеха вашей компании, чем вы думаете.
Сравнить зарплаты для ИТ-специалистов | Поиск зарплаты в CareerBuilder
Обзор обязанностей ИТ-отдела

Одним из важнейших факторов успешного бизнеса является эффективность, а способность автоматизировать рутинные задачи – отличный способ повысить общую эффективность.Вообще говоря, ИТ-отдел отвечает за создание инфраструктуры для этой автоматизации.
На еще более базовом уровне, внедряя управление использованием сети и операционных систем, ИТ-отдел позволяет сотрудникам компании общаться, сотрудничать и автоматизировать рутинные задачи и, как правило, предоставляет командам функциональные возможности, необходимые им для выполнения своих обязанностей. .
Важно отметить, что хотя ИТ-отдел реализует и облегчает поток информации, он не создает политику, определяющую, какая информация является правильной или доступной для других.
Вот несколько вещей, которые ИТ-отдел делает помимо перезагрузки компьютера:
Три основные ИТ-функции
Управление относится к реализации рабочих параметров для рабочих единиц и использования отдельными лицами ИТ-систем, архитектуры и сетей. Проще говоря, они устанавливают правила о том, как вы и ваша команда можете использовать технологии компании и для чего вы можете их использовать. Это часть стандартной ИТ-безопасности, а также обеспечение безопасности данных, за которое также отвечает ИТ-отдел.
Инфраструктура относится к аппаратным компонентам, сети, схемам и всему другому оборудованию, необходимому для функционирования ИТ-системы в соответствии с установленными потребностями и системным «размером» компании.
Функциональность , пожалуй, самая заметная задача, выполняемая ИТ-отделом, и, следовательно, то, с чем они чаще всего ассоциируются в сознании многих сотрудников. Это относится к созданию и поддержке рабочих приложений; разработка, защита и хранение электронных данных, принадлежащих организации; и помощь в использовании программного обеспечения и управления данными для всех функциональных областей организации.
Обязанности ИТ-сети
ИТ-отдел контролирует установку и обслуживание компьютерных сетевых систем в компании. Для этого может потребоваться только один ИТ-сотрудник или, в случае более крупных организаций, группа людей, работающих над обеспечением бесперебойной работы сети.
ИТ-отдел должен оценить и установить соответствующее оборудование и программное обеспечение, необходимое для правильного функционирования сети. Поскольку это предполагает работу в рамках бюджета, выделенного отделу сетевых устройств и программного обеспечения, ИТ-отдел должен убедиться, что оборудование, в которое он инвестирует, оптимально удовлетворяет потребности компании, не превышая бюджета.
Сети могут быть простыми или чрезвычайно сложными в зависимости от их размера и состава. Помимо того, чтобы быть в курсе тенденций в области бизнес-технологий, ИТ-сотрудникам может потребоваться высшее образование в компьютерной области, чтобы адекватно решать проблемы, возникающие при обслуживании такой сети.
Сетевые непредвиденные обстоятельства
Если сетевая система выйдет из строя, последствия могут быть дорогостоящими – не только для компании и ее операций, но и для внешних организаций, которым требуются продукты или услуги от компании.Эти внешние организации могут быть затронуты и потерять веру в способность компании предоставить им то, что им нужно. ИТ-отдел должен разработать план действий в кризисной ситуации, который можно будет реализовать в случае выхода системы из строя. Он должен быть спроектирован так, чтобы быстро восстановить сеть или позволить ей переключиться на альтернативную систему до тех пор, пока не будет завершен необходимый ремонт.
За счет обслуживания и планирования сетевой системы ИТ-отдел должен наладить профессиональные отношения с внешними поставщиками и отраслевыми экспертами.Это помогает сотрудникам отдела более эффективно выполнять свои обязанности, а также быть в курсе последних технологий, которые могут быть полезны для компании, в которой они работают.
Заработная плата администратора ИТ-сети
Разработка приложений
Довольно часто компании видят главную роль ИТ-отдела в создании приложений, удовлетворяющих их основные бизнес-потребности. Правильные приложения позволяют бизнесу быть инновационным, более продуктивным, эффективным и опережать своих конкурентов.Во многих отношениях это делает ИТ-отдел решающим в продвижении бизнеса.
Работа, необходимая для создания приложений, которые могут выделить бизнес среди других, требует ИТ-отдела с программистами, аналитиками, разработчиками интерфейсов, администраторами баз данных, тестировщиками и другими профессионалами.
Заработная плата разработчика приложений
Связь
Большинство людей знают, что ИТ-отдел отвечает за успех компьютерных операций и других информационных технологий в бизнесе.Однако по мере того, как многие новые формы электронных коммуникаций стали основными в современном офисе, ИТ-отделы стали играть более важную роль в технической стороне коммуникации компании. Сюда входят телефонные звонки «точка-точка», конференц-связь, видео- и веб-конференции, а также менее прямые формы электронной связи, такие как сетевые диски, системы электронной почты и защищенные серверы.
ИТ-отдел должен полностью понимать, как эти системы работают и взаимодействуют друг с другом, и несет ответственность за обеспечение того, чтобы эти системы оставались работоспособными в любое время.
Заработная плата и местонахождение системных аналитиков
Сайт компании
ИТ-отдел хотя бы частично отвечает за создание и поддержку веб-сайта компании. В то время как содержание и дизайн сайта могут обрабатываться другим отделом – часто маркетингом, – ИТ-отдел обычно создает код и работает с другими отделами, чтобы проверить сайт на удобство использования.
Техническая поддержка
ИТ-отдел предоставляет эту услугу всем пользователям, которым необходим доступ к компьютерным системам компании.Это может повлечь за собой установку нового программного обеспечения или оборудования, ремонт вышедшего из строя оборудования, обучение сотрудников использованию нового программного обеспечения и устранение неполадок в системе или на индивидуальном компьютере.
Очевидно, что не все, что делает ИТ-отдел, очевиден – он создает и поддерживает множество систем, которые остаются незамеченными или воспринимаются сотрудниками как должное, создает планы реагирования на чрезвычайные ситуации для защиты бизнеса от непредвиденных проблем и постоянно работает над улучшением всей компании. способность работать эффективно и результативно.
Заинтересованы в карьере в сфере ИТ? Проверьте 6 навыков межличностного общения, которые помогут вам получить работу
Связанные вакансии в сфере ИТ:
Лучшие места для ИТ-вакансий:

Сотрудник по коммерческому предприятию Информация о карьере и специальности колледжа
Важность Деятельность
Принятие решений и решение проблем – анализ информации и оценка результатов для выбора наилучшего решения и решения проблем.
Связь с руководителями, коллегами или подчиненными – Предоставление информации руководителям, коллегам и подчиненным по телефону, в письменной форме, по электронной почте или лично.
Получение информации – наблюдение, получение и иным образом получение информации из всех соответствующих источников.
Общение с людьми вне организации – общение с людьми вне организации, представляющими организацию для клиентов, общественности, правительства и других внешних источников. Этой информацией можно обмениваться лично, в письменной форме, по телефону или электронной почте.
Направление, направление и мотивация подчиненных – обеспечение руководства и указаний подчиненным, включая установление стандартов работы и мониторинг эффективности.
Развитие и построение команд – поощрение и построение взаимного доверия, уважения и сотрудничества между членами команды.
Установление и поддержание межличностных отношений – Развитие конструктивных и основанных на сотрудничестве рабочих отношений с другими и поддержание их с течением времени.
Разработка целей и стратегий – Установление долгосрочных целей и определение стратегий и действий для их достижения.
Мониторинг и контроль ресурсов – мониторинг и контроль ресурсов, а также надзор за расходованием денег.
Анализ данных или информации – определение основных принципов, причин или фактов информации путем разделения информации или данных на отдельные части.
Оценка качества вещей, услуг или людей – оценка ценности, важности или качества вещей или людей.
Разрешение конфликтов и ведение переговоров с другими – рассмотрение жалоб, урегулирование споров и разрешение жалоб и конфликтов или иным образом ведение переговоров с другими лицами.
Оценка информации для определения соответствия стандартам – Использование соответствующей информации и индивидуальных суждений для определения того, соответствуют ли события или процессы законам, постановлениям или стандартам.
Идентификация объектов, действий и событий – идентификация информации путем категоризации, оценки, распознавания различий или сходств и обнаружения изменений в обстоятельствах или событиях.
Взаимодействие с компьютерами – Использование компьютеров и компьютерных систем (включая оборудование и программное обеспечение) для программирования, написания программного обеспечения, настройки функций, ввода данных или обработки информации.
Организация, планирование и определение приоритетов работы – разработка конкретных целей и планов для определения приоритетов, организации и выполнения вашей работы.
Интерпретация значения информации для других – перевод или объяснение того, что означает информация и как ее можно использовать.
Обновление и использование соответствующих знаний – техническая поддержка и применение новых знаний в вашей работе.
Обработка информации – компиляция, кодирование, категоризация, вычисление, табулирование, аудит или проверка информации или данных.
Координация работы и деятельности других – привлечение членов группы к совместной работе для выполнения задач.
Коучинг и развитие других – определение потребностей в развитии других и обучение, наставничество или иная помощь другим в улучшении их знаний или навыков.
Креативное мышление – Разработка, проектирование или создание новых приложений, идей, отношений, систем или продуктов, включая творческий вклад.
Укомплектование персоналом организационных единиц – набор, собеседование, отбор, найм и продвижение сотрудников в организации.
Продажа или влияние на других – Убеждение других покупать товары / товары или иным образом изменить свое мнение или действия.
Мониторинг процессов, материалов или окружающей среды – мониторинг и просмотр информации из материалов, событий или окружающей среды для обнаружения или оценки проблем.
Предоставление консультаций и рекомендаций другим – Предоставление руководящих указаний и экспертных рекомендаций руководству или другим группам по техническим, системным или технологическим вопросам.
Оценка количественных характеристик продуктов, событий или информации – оценка размеров, расстояний и количества; или определение времени, затрат, ресурсов или материалов, необходимых для выполнения работы.
Планирование работы и действий – планирование событий, программ и действий, а также работы других.
Выполнение административных действий – выполнение повседневных административных задач, таких как ведение информационных файлов и обработка документов.
Обучение и обучение других – определение образовательных потребностей других, разработка формальных образовательных или учебных программ или классов, а также обучение или инструктаж других.
Выступать или работать напрямую с общественностью – Выступать для людей или иметь дело непосредственно с общественностью. Это включает обслуживание клиентов в ресторанах и магазинах, а также прием клиентов или гостей.
Документирование / запись информации – ввод, расшифровка, запись, хранение или поддержание информации в письменной или электронной / магнитной форме.
Чем они занимаются, против. Что все думают, что они делают
Почти все компании, большие или маленькие, имеют отдел информационных технологий или ИТ, который занимается всеми возникающими технологическими проблемами. Как правило, их можно рассматривать как парней и девушек, которые перезагружают систему или приходят к вам на станцию, чтобы переустановить новое программное обеспечение. Хотя они время от времени выполняют эти задачи, на самом деле они гораздо более важны для успеха бизнеса; за кулисами они выполняют гораздо больше задач, чем люди думают.Вот что делает ИТ-отдел.
Обзор обязанностей ИТ-отдела
Изображение с Flickr, автор – dumbledad
В целом ИТ-отдел отвечает за предоставление инфраструктуры для автоматизации. Он реализует управление использованием сети и операционных систем и помогает оперативным подразделениям, предоставляя им необходимые функции.
Важно отметить, что хотя ИТ-отдел реализует и облегчает поток информации, он не создает политику, определяющую, какая информация является правильной или доступной для других.
Три основные ИТ-функции
Управление относится к реализации рабочих параметров для рабочих подразделений и использования отдельными ИТ-системами, архитектурой и сетями. Управление основными данными основано на рабочих процессах, которые объединяют бизнес-правила и опыт предметной области. Это часть стандартной ИТ-безопасности, а также обеспечение безопасности данных, за которое также отвечает ИТ-отдел.
Инфраструктура относится к аппаратным компонентам, сети, схемам и всему другому оборудованию, необходимому для функционирования ИТ-системы в соответствии с установленными потребностями и системным «размером» компании.
Функциональность , пожалуй, самая очевидная задача, выполняемая ИТ-отделом. Это относится к созданию и поддержке рабочих приложений; разработка, защита и хранение электронных данных, принадлежащих организации; и помощь в использовании программного обеспечения и управления данными для всех функциональных областей организации.
Обязанности ИТ-сети
ИТ-отдел контролирует установку и обслуживание компьютерных сетевых систем в компании.Для этого может потребоваться только один ИТ-сотрудник или, в случае более крупных организаций, команда. Его основная функция – обеспечить бесперебойную работу сети.
ИТ-отдел должен оценить и установить соответствующее оборудование и программное обеспечение, необходимое для правильного функционирования сети. Это включает в себя работу в рамках бюджета, в котором выделяется сумма денег, которую компания может позволить себе на сетевые устройства и программное обеспечение. ИТ-отдел должен убедиться, что оборудование, в которое он вкладывает средства, оптимально удовлетворяет потребности компании без превышения бюджета.
Сети могут быть простыми или чрезвычайно сложными в зависимости от их размера и состава. Помимо того, чтобы быть в курсе тенденций в области бизнес-технологий, сотрудникам может потребоваться высшее образование в компьютерной области, чтобы адекватно решать проблемы, возникающие при обслуживании такой сети.
Сетевые непредвиденные расходы
Если сетевая система выйдет из строя, последствия могут быть дорогостоящими – не только для компании и ее операций, но и для внешних организаций, которым требуются продукты или услуги от компании.Эти внешние организации могут быть затронуты и потерять веру в способность компании предоставить им то, что им нужно. ИТ-отдел должен разработать план действий в кризисной ситуации, который можно будет реализовать в случае выхода системы из строя. Он должен быть спроектирован так, чтобы быстро восстановить сеть или позволить ей переключиться на альтернативную систему до тех пор, пока не будет завершен необходимый ремонт.
За счет обслуживания и планирования сетевой системы ИТ-отдел должен наладить профессиональные отношения с внешними поставщиками и отраслевыми экспертами.Это помогает сотрудникам отдела более эффективно выполнять свои обязанности, а также быть в курсе последних технологий, которые могут быть полезны для компании, в которой они работают.
Разработка приложений
Довольно часто компании видят главную роль ИТ-отдела в создании приложений, удовлетворяющих их основные бизнес-потребности. Правильные приложения позволяют бизнесу быть инновационным, более продуктивным, эффективным и опережать своих конкурентов. Во многих отношениях это делает ИТ-отдел решающим фактором успеха бизнеса.
Опыт, необходимый для создания приложений, которые могут выделить бизнес среди других, требует ИТ-отдела с программистами, аналитиками, разработчиками интерфейсов, администраторами баз данных, тестировщиками и другими профессионалами. Эти сотрудники хорошо осведомлены о деятельности самого бизнеса. В результате они становятся ценными для других отделов за пределами ИТ.
Телефония
Большинство людей знают, что ИТ-отдел сосредоточен на успехе компьютерных операций и других информационных технологиях, необходимых для бизнеса.Однако с появлением множества новых форм электронной связи, заменяющих старую технологию, коммуникация переопределяется и теперь называется «телефонией». Это включает в себя телефонные звонки «точка-точка», а также конференц-связь. Видео и веб-конференции также подпадают под эту категорию и включают другие формы технологий, необходимые для облегчения связи: сетевые диски, электронная почта (электронная почта) и защищенные серверы.
ИТ-отдел должен полностью понимать, как эти системы работают и взаимодействуют друг с другом.Департамент также должен обеспечить постоянную работу этих систем.
Сайт компании
ИТ-отдел отвечает за создание и поддержку веб-сайта компании. Он разрабатывает макет, создает код и тестирует сайт на удобство использования. В зависимости от потребностей компании ИТ-отдел может разработать сайт только для информации или создать полностью интерактивный коммерческий сайт, на котором можно будет продавать продукты напрямую потребителям.
Техническая поддержка
Сотрудники привыкли обращаться в ИТ-отдел за компьютерной поддержкой.ИТ-отдел предоставляет эту услугу всем пользователям, которым необходим доступ к компьютерным системам компании. Это может повлечь за собой установку нового программного обеспечения или оборудования, ремонт вышедшего из строя оборудования, обучение сотрудников использованию нового программного обеспечения и устранение неполадок в системе или на индивидуальном компьютере.
Очевидно, что не все, что делает ИТ-отдел, является очевидным – он создает и поддерживает так много систем, которые остаются незамеченными или нераспознаваемыми сотрудниками. Однако эти услуги являются неотъемлемой частью успеха бизнеса.Хотя они могут не цениться, когда бизнес идет гладко, их важность широко признается, когда что-то идет не так.
Автор: jobs.net Ким Эванс
.

Важность	Деятельность
	Принятие решений и решение проблем – анализ информации и оценка результатов для выбора наилучшего решения и решения проблем.
	Связь с руководителями, коллегами или подчиненными – Предоставление информации руководителям, коллегам и подчиненным по телефону, в письменной форме, по электронной почте или лично.
	Получение информации – наблюдение, получение и иным образом получение информации из всех соответствующих источников.
	Общение с людьми вне организации – общение с людьми вне организации, представляющими организацию для клиентов, общественности, правительства и других внешних источников. Этой информацией можно обмениваться лично, в письменной форме, по телефону или электронной почте.
	Направление, направление и мотивация подчиненных – обеспечение руководства и указаний подчиненным, включая установление стандартов работы и мониторинг эффективности.
	Развитие и построение команд – поощрение и построение взаимного доверия, уважения и сотрудничества между членами команды.
	Установление и поддержание межличностных отношений – Развитие конструктивных и основанных на сотрудничестве рабочих отношений с другими и поддержание их с течением времени.
	Разработка целей и стратегий – Установление долгосрочных целей и определение стратегий и действий для их достижения.
	Мониторинг и контроль ресурсов – мониторинг и контроль ресурсов, а также надзор за расходованием денег.
	Анализ данных или информации – определение основных принципов, причин или фактов информации путем разделения информации или данных на отдельные части.
	Оценка качества вещей, услуг или людей – оценка ценности, важности или качества вещей или людей.
	Разрешение конфликтов и ведение переговоров с другими – рассмотрение жалоб, урегулирование споров и разрешение жалоб и конфликтов или иным образом ведение переговоров с другими лицами.
	Оценка информации для определения соответствия стандартам – Использование соответствующей информации и индивидуальных суждений для определения того, соответствуют ли события или процессы законам, постановлениям или стандартам.
	Идентификация объектов, действий и событий – идентификация информации путем категоризации, оценки, распознавания различий или сходств и обнаружения изменений в обстоятельствах или событиях.
	Взаимодействие с компьютерами – Использование компьютеров и компьютерных систем (включая оборудование и программное обеспечение) для программирования, написания программного обеспечения, настройки функций, ввода данных или обработки информации.
	Организация, планирование и определение приоритетов работы – разработка конкретных целей и планов для определения приоритетов, организации и выполнения вашей работы.
	Интерпретация значения информации для других – перевод или объяснение того, что означает информация и как ее можно использовать.
	Обновление и использование соответствующих знаний – техническая поддержка и применение новых знаний в вашей работе.
	Обработка информации – компиляция, кодирование, категоризация, вычисление, табулирование, аудит или проверка информации или данных.
	Координация работы и деятельности других – привлечение членов группы к совместной работе для выполнения задач.
	Коучинг и развитие других – определение потребностей в развитии других и обучение, наставничество или иная помощь другим в улучшении их знаний или навыков.
	Креативное мышление – Разработка, проектирование или создание новых приложений, идей, отношений, систем или продуктов, включая творческий вклад.
	Укомплектование персоналом организационных единиц – набор, собеседование, отбор, найм и продвижение сотрудников в организации.
	Продажа или влияние на других – Убеждение других покупать товары / товары или иным образом изменить свое мнение или действия.
	Мониторинг процессов, материалов или окружающей среды – мониторинг и просмотр информации из материалов, событий или окружающей среды для обнаружения или оценки проблем.
	Предоставление консультаций и рекомендаций другим – Предоставление руководящих указаний и экспертных рекомендаций руководству или другим группам по техническим, системным или технологическим вопросам.
	Оценка количественных характеристик продуктов, событий или информации – оценка размеров, расстояний и количества; или определение времени, затрат, ресурсов или материалов, необходимых для выполнения работы.
	Планирование работы и действий – планирование событий, программ и действий, а также работы других.
	Выполнение административных действий – выполнение повседневных административных задач, таких как ведение информационных файлов и обработка документов.
	Обучение и обучение других – определение образовательных потребностей других, разработка формальных образовательных или учебных программ или классов, а также обучение или инструктаж других.
	Выступать или работать напрямую с общественностью – Выступать для людей или иметь дело непосредственно с общественностью. Это включает обслуживание клиентов в ресторанах и магазинах, а также прием клиентов или гостей.
	Документирование / запись информации – ввод, расшифровка, запись, хранение или поддержание информации в письменной или электронной / магнитной форме.

Положение об отделе канцелярия

Должностная инструкция заведующего канцелярией 2021 года

Должностные обязанности заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией должен знать

Требования к квалификации заведующего канцелярией

1. Общие положения

2. Должностные обязанности заведующего канцелярией

3. Права заведующего канцелярией

4.Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией | Библиотека HR

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

Начальник или заведующий канцелярией: должностные обязанности

Комментарии к должности

Должностная инструкция заведующей канцелярией

Начальник канцелярии обязанности

Начальник канцелярии обязанности

Заведующий канцелярией

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Охрана Труда

Положение о канцелярии

Должностные обязанности Делопроизводителя (ответственного за регистрацию документов)

Должностные обязанности начальника отдела делопроизводства — специалист по документообороту

Делопроизводитель – кто это?

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Права специалиста по документообороту

Функциональные операторы OCIO – Введение

Разделы

I. Миссия и обязанности

II.Организация

III. Порядок наследования

IV.Функции и обязанности Офиса главного информационного директора (OCIO) Компоненты

A. НЕМЕДЛЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГЛАВНЫМ ИНФОРМАЦИОННЫМ ДИРЕКТОРОМ

Б.УСЛУГИ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

C. УСЛУГИ ПРОГРАММЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

D. ENTERPRISE TECHNOLOGY SERVICES

Шаблон описания должности стажёра по менеджменту

Что такое стажер по менеджменту?

Чем занимается стажер-управленец?

В обязанности стажеров-менеджеров входит:

Краткая информация о вакансии

Обязанности

Требования

Роль отдела маркетинга в бизнесе

Интерьер предприятия Архитектура | Министерство внутренних дел США

Чем на самом деле занимается ИТ-отдел?

Обзор обязанностей ИТ-отдела

Три основные ИТ-функции

Обязанности ИТ-сети

Сетевые непредвиденные обстоятельства

Разработка приложений

Связь

Сайт компании

Техническая поддержка

Связанные вакансии в сфере ИТ:

Сотрудник по коммерческому предприятию Информация о карьере и специальности колледжа

Чем они занимаются, против. Что все думают, что они делают

Обзор обязанностей ИТ-отдела

Три основные ИТ-функции

Обязанности ИТ-сети

Сетевые непредвиденные расходы

Разработка приложений

Телефония

Сайт компании

Техническая поддержка

Добавить комментарий Отменить ответ