Содержание

Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?

В соответствии со ст. 402 перечня Росархива, утв. приказом от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020), кадровые табели, в которых отражаются сведения о трудовом времени, фирма-работодатель должна хранить в своем архиве:

  • в течение 5 лет — при стандартных условиях работы;

а если условия труда в компании тяжелые, вредные либо опасные:

  • 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
  • 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Отвечает за хранение табеля обычно бухгалтерия фирмы или кадровый отдел. Составляется он, как правило, по формам Т-12 или Т-13. Они могут быть как бумажными, так и электронными.

Срок хранения табелей учета рабочего времени, указанный выше, должен соблюдаться, даже если документы электронные. При этом для того, чтобы начать использовать файловую форму Т-12 или Т-13, работодателю нужно:

  • закрепить порядок применения такой формы в учетной политике;
  • закрепить локальным нормативом порядок заверения формы Т-12 или Т-13 с помощью электронной подписи.

Хранение электронного табеля учета: нюансы

При применении электронных форм Т-12 и Т-13 работодателю следует иметь в виду, что:

1. Хранить электронные документы нужно:

  • в 2 копиях, каждая из которых расположена на отдельном устройстве;
  • при осуществлении контроля за техническим состоянием компьютеров, который должен проводиться не реже чем 1 раз в 5 лет;
  • при обеспечении контроля над несанкционированным доступом и изменениями в табелях, их удалением, осуществлением рассылки.

2. Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Однако если работник уже дал согласие на обработку данных, то еще одно его согласие работодателю запрашивать не нужно.

Как и где необходимо организовать место хранения

На каждом предприятии должен быть разработан свой график документооборота, в котором прописано, как и где хранить каждый документ, с указанием количества экземпляров и подотчетных лиц. Но важен не только срок хранения, но и сроки предоставления в бухгалтерию, должны быть четкие рамки по возможности внесения информации. Как правило, бухгалтерия к 10-му числу месяца рассчитывает зарплату за предыдущий период, а к 15-ому уже бухгалтер обязан уплатить все налоги.
По истечении отчетного периода документы за предыдущий год можно постепенно передавать в архив. Законом не урегулирован момент обязательного хранения табелей в архиве, руководство вправе самостоятельно решать, где и как хранить документы. Но это не подразумевает, что можно утилизировать бланки, они должны быть в сохранности и к ним должен быть организован доступ в случае проверки.

За хранение табелей ответственен бухгалтер, так как он является последней инстанцией получения этих документов. При сдаче в архив должна быть составлена опись, чтобы при поиске документов была возможность сразу найти необходимую информацию.

Ответственность за сохранность и транспортировку уже будет нести архивариус. Если табеля необходимо хранить 75 лет, то по истечении 5-и летнего срока данные документы могут передаваться в архивные склады, если с ними заключен договор или такие склады имеются в собственности у предприятия.

Итоги

Срок хранения табелей учета рабочего времени, закрепленный в законе, составляет 5 лет в общем случае, 50 или 75 лет — при усложненных условиях работы. Данные сроки должны соблюдаться и при ведении табелей в виде электронных файлов.

Источники: Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени необходим для того, чтобы отразить фактическое время, отработанное или неотработанное сотрудником для цели начисления заработной платы, социальных выплат и т.д. Подтверждением (отражением) факта работы возлагается на определенное лицо в подразделении. Как и все документы, связанные в личным составом работников организации необходимо хранить определенный период. Рассмотрим необходимость хранения табеля и в течение какого срока его необходимо хранить.

Нормативное регулирование в отношении табеля

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ определяет требования к ведению первичной документации

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 разработаны формы первичной документации

Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н определяет форму табеля для государственных организаций

Статья 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ определяет сроки хранения документов по личному составу

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 определяет сроки хранения архивных документов организации

Основание для ведения табеля

На сегодняшний день действуют 22 унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13. Также эти формы организация может не использоваться с 01.01.2013 года, а разработать удобную для применения в зависимости от специфики деятельности. Но собственные формы предприятие до начала использования должно оформить локальными документами: приказом (распоряжением) и приложить разработанную форму в качестве приложения.

Важно! Государственные и казенные учреждения обязаны использовать унифицированную форму табеля (Форма по ОКУД 0504421). Коммерческие организации справе разрабатывать и принимать к использованию самостоятельно разработанные формы.

Сотрудник, назначенный ответственным за ведение табеля, фиксирует в этом документе явки или неявки на работу, их причины, переработки и т.д. В конце месяца (15-го числа – на аванс) на основании табеля бухгалтером производится расчет оплаты труда и других выплат.

Читайте также статью: → Форма Т-12 (Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы).

Информация, отражаемая в табеле

Табель является первичным документом, к которым предъявляются такие общие требования к реквизитам:

Реквизит По табелю отражается
наименование табель учета рабочего времени
дата должна быть проставлена дата последнего дня для расчета или аванса
наименование организации полное или сокращенное
содержание факта деятельности организации отметки о явках и неявках на работу по конкретным датам месяца
величина измерения факта с указанием единиц измерения часы, дни
наименование должностей (подписывающих табель) ответственное за составление табеля, руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы
подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов, для идентификации этих лиц подписывает соответствующее лицо

Непосредственно в табеле ведется учет отработанного времени по каждому работнику:

  • отчетный период
  • ФИО, его должность
  • табельный номер
  • число часов отработанных (не отработанных) за каждый календарный день
  • итого часов и дней, отработанных за отчетный период
  • корреспондирующий счет для оплаты труда
  • количество и причины неявок на работу
  • количество выходных и праздничных дней

Сроки хранения табеля

Табель учета, с одной стороны, относится к группе документов организации труда в составе документов по личному составу.

В целом, все такие  документы должны храниться:

  1. 75 лет до 1 января 2003 года
  2. 50 лет, если оформлены после 1 января 2003 года

Но непосредственно к табелю не относятся эти требования и он должен храниться (в соответствии с перечнями архивных документов) 5 лет.

Табели на предприятиях, где присутствуют тяжелые, вредные и опасные условия труда, должны храниться 75 лет.

Экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер Е. Лазукова

Пример оформления ответственного лица за архивирование документов по личному составу

Табели, хранящиеся 5 лет не подлежат передаче в архив, но также являются конфиденциальной информацией, поэтому важно назначить ответственное лицо, несущее ответственность за сохранность документов. Приведем пример формулировки в приказе о назначении ответственного лица:

Возложить на директора по персоналу Давлетову И.В. ответственность за архивное хранение и обеспечение безопасной сохранности документов по личному составу.

Порядок хранения табеля по учету рабочего времени

Создание условий по защите документов является в организации является обязанностью экономического субъекта. В делопроизводстве любой организации должна быть составлена номенклатура дел соответствующей формы, составленная в соответствии со спецификой организации (структурных подразделений), используемой документации, где указываются по каждому документу сроки хранения. Конкретизация условий и порядка хранения документов устанавливается учетной политикой организации (т.к. табель относится к первичной документации).

Документы временного хранения (более 10 лет) хранятся в архиве организации (создание архива в организации не является обязанностью, документы могут храниться в структурных подразделениях), табели относятся к документам временного хранения (менее 10 лет – 5 лет), за исключением табелей на предприятиях с тяжелыми условиями труда (хранятся постоянно – 75 лет).

Таким образом формирование дела по табелям, хранящимся постоянно предъявляются такие требования:

  1. подшивка (переплет)
  2. нумерация страниц
  3. лист-заверитель
  4. внутренняя опись документов
  5. внесение уточнений на обложке (наименование организации, индекс, даты, заголовок).

Дела временного хранения (табели 5-летнего срока хранения) можно оформлять не полностью:

  • не проводится систематизация документов
  • не нумеровать листы
  • не составлять надписи заверения

При временном (до 10 лет) хранении по окончании сроков хранения, документы необходимо уничтожить только после проведения ежегодной экспертизы ценностей документов в обязательном порядке (Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526).

Пример проведения экспертизы табелей с 5-летним сроком хранения

Табели со сроком хранения 5 лет, у которых закончено делопроизводство в 2015 году, должны быть включены в акт не ранее 1 января 2021 года.

Хранение документов при электронном документообороте

В случае электронного документооборота в организации к условиям хранения электронных документов относятся:

  • 2 экземпляра – в архиве на разных устройствах
  • наличие средств и ПО чтения и контроля их состояния
  • обеспечение хранения
  • передаются электронные документы в архив – в формате PDF/A.
  • для обеспечения хранения необходимо производить перезапись документов на новые носители и форматы
  • при хранении таких документов в архиве 1 раз в 5 лет нужно производить контроль

Ошибка при хранении табеля учета рабочего времени

Табель относится к документам по личному составу работников организации и в то же время являются основой для проведения расчетов с работниками. В каком отделе должны храниться эти документы? Такие документы (временного хранения до 10 лет) должны храниться в отделе кадров, а по истечении 5 лет уничтожаются на основании экспертизы.

Ошибка при определении сроков хранения табелей

Сроки хранения табелей, как документов по кадрам необходимо считать с 1 января года окончания делопроизводства по ним. Например, в течение 2017 года в структурном подразделении составлено 12 табелей и 5-летний срок их хранения начинается с 1 января 2021 года (за весь год).

Читайте также статью: → Как отразить увольнения в табеле учета рабочего времени.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Какой документ подтвердит факт того, что табели хранились 5 лет?

Ответ: Экспертная комиссия ежегодно организует экспертизу ценности документов и составляет типовой акт, который отражает дела организации с истекшем сроком хранения на 1 января года проведения экспертизы и акты утверждаются директором. Передаются документы на уничтожение по приемо-сдаточной накладной.

Вопрос №2: Есть ли необходимость соблюдать порядок текущего хранения документов, которые еще находятся в делопроизводственном цикле?

Ответ: Хранение документов, находящихся в работе осуществляется в шкафах или сейфах в кадровой службе (на усмотрение руководства можно на основании локальных документов организации их хранить в бухгалтерии). Эти документы содержат конфиденциальные данные работников, поэтому нужно обеспечить их защиту.

Документальное оформление учета рабочего времени | Учет труда и заработной платы

Справедливая система оплаты труда строится на основе точного учета рабочего времени. Важно не только подсчитать, сколько часов сотрудник посвятил профессиональной деятельности, но и зафиксировать в документах. Документальное оформление учета рабочего времени служит основой для начисления заработной платы, а в случае возникновения споров именно верное оформление документов поможет компании защитить свои позиции перед трудовой инспекцией или в суде.

Требования к документам, например, табелю учета рабочего времени и методике заполнения, закреплены в законодательстве. На практике бумажные формы документов уже почти не заполняются, а кадровый документооборот ведется в специальных программах.


Основные особенности в учете рабочего времени описаны здесь.  


Нормативно-правовая база

Разнообразные аспекты организации документального оформления учета рабочего времени определяются нормами Трудового кодекса Российской Федерации. Согласно закону, вести учет рабочего времени персонала – обязанность работодателя. Кодекс предусматривает две формы учета:

  • нормальный, дневной или недельный, когда продолжительность рабочего времени в течение недели не должна превышать 40 часов, а для отдельных категорий работников может устанавливаться сокращенный режим, например, для подростков – 24 часа в неделю, на предприятиях с вредными условиями труда – 26 часов;
  • суммированный, когда основой для повременного учета служит месячный лимит рабочих часов; применяется при посменной работе.

Формы и порядок заполнения документов, а также частные вопросы регулируются нормативными актами Министерства труда и социальной защиты. За соблюдением установленного порядка следит Федеральная служба по труду и занятости. В случаях грубого нарушения требований документального оформления учета использованного рабочего времени надзорную функцию выполняет прокуратура, которая вправе вынести предписание в адрес работодателя. Вопросы, которые не нашли отражения в нормативных документах, могут решаться в судебном порядке.

Организация труда и заработной платы

Заработная плата служит основным средством мотивации работников, стимулом работать более эффективно и качественно. В основе многих систем мотиваций лежит механизм повышенной оплаты сверхурочно отработанного времени.

В терминах закона заработная плата – это совокупность вознаграждений, которые получает сотрудник за выполнение трудовых функций. Согласно законодательству, зарплата должна выплачиваться в денежных формах. Для этого предприятию требуется создать зарплатный фонд. Это общая сумму, которая распределяется между сотрудниками в зависимости от количественных показателей труда. Натуральная оплата труда, принятая в период перестройки экономики, сегодня практически исключена из трудовых отношений.

Начисление заработной платы невозможно производить без учета личного состава. Трудовое законодательство предусматривает целую систему документов по учету персонала. Кадровый учет начинается с подписания контракта и оформления приказа о приеме на работу. В контракте учитываются такие значимые параметры, как срочность или бессрочность контракта, права и обязанности работника и нанимателя, режим рабочего времени (нормированный или ненормированный), продолжительность отпуска. На основе контракта (трудового договора) руководитель организации или обособленного подразделения издает приказ. В приказе указывается должность, режим рабочего времени (полный или сокращенный рабочий день), другие значимые параметры.

После официального оформления и подписания контракта на сотрудника заводят личную карточку, где указывается табельный номер работника. В дальнейшем личный номер будет ставиться во всех документах, имеющих отношение к работнику.

Табельная система является одним из основных механизмов учета рабочего времени. Отработанное время отражается в документе утвержденной формы N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы».

Табельный учет предполагает отражение всех фактов соблюдения и нарушения трудового распорядка, в том числе опозданий и задержек на рабочем месте. На практике в табеле учета рабочего времени чаще всего указываются только полностью отработанные дни и периоды на бюллетене. Это связано с тем, что система оплаты труда, установленная Трудовым кодексом, не дает возможности учитывать опоздания как основание для неначисления или снижения заработной платы.

Работодателям рекомендует вести учет рабочего времени с внедрением системы электронных пропусков, которые фиксируют фактический период нахождения сотрудника на работе. Это позволяет использовать повременную схему оплаты труда. Однако на практике все расчеты ведутся на основе предположения о полностью отработанном рабочем дне или смене.

Табель ведет уполномоченный сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Данные в табель заносятся на основании информации из документов, к которой относятся больничные листы, приказы об убытии в командировки, о предоставление отпуска, о выполнении государственных и общественных обязанностей, например, исполнении обязанностей присяжного заседателя. Если табель учета рабочего времени ведут в электронной форме, в конце месяца его необходимо распечатать и заверить подписью руководителя. Отсутствие документов в бумажном виде – достаточное основание для замечания при проверке.

Периоды, когда работник не исполняет обязанности, также требуют грамотного документального оформления. Например, на время болезни необходимо оформить листок учета нетрудоспособности в установленном порядке. Если предприятие, цех или отдельна линия простаивают, правоотношения оформляются приказом о простое, и зарплата начисляется в меньшем размере.

Законное применение к сотруднику мер дисциплинарной ответственности за прогулы или опоздания требует оформление отдельных документов, в частности актов комиссии, подтверждающей отсутствие на рабочем месте. Важно: российское законодательство не дает возможности использовать данные документы как основание для перерасчета заработной платы в сторону уменьшения, допустимо снижать только премиальную часть.

Понятие рабочего времени

Рабочее время – это период, который определяется как отрезок между начальным и конечным моментами, установленными трудовым распорядком. Работник обязан выполнять рабочие функции в течение рабочего времени с перерывом на обед. Законодательство не позволяет сокращать период рабочего времени, установленный договором и правилами внутреннего распорядка, на любые промежутки, когда работник отсутствует на рабочем месте, например, перекуры, посещение врача, присутствие на собраниях трудового коллектива.

У работодателя нет законных оснований, чтобы отражать подобные перерывы в табеле учета рабочего времени и на этом основании уменьшать оплату труда. Законодательство устанавливает стабильную 40-часовую рабочую неделю, которую нельзя произвольно сокращать. Исключения допустимы, если в компания применяет суммированный учет рабочего времени, или в случае, когда нормальная продолжительность увеличивается (не более чем до 40 часов в неделю) с выплатой работнику денежной компенсации, устанавливаемой отдельным приказом руководства. Порядок изменения продолжительности рабочего времени закрепляется отраслевыми соглашениями и коллективными договорами. Письменное согласие работника – обязательно условие.

Суммированный учет рабочего времени

Если работник систематически перерабатывает или трудовой ритм нельзя четко распределить на рабочую неделю или на количество смен, Трудовой кодекс разрешает вводить суммированный режим учета рабочего времени.


Важно учитывать не только количество отработанных часов, но и количество выполненных задач. С функцией контроля за продуктивностью сотрудников справится «КИБ СёрчИнформ».  DLP-система отслеживает, что и как долго сотрудник делал за рабочим компьютером или ноутбуком.   


Эта система применяется, например, для врачей, которым устанавливается 36-часовая рабочая неделя в связи с тяжелыми или вредными условиями труда. Если норма часов будет отработана за две смены, привлекать к работе в дальнейшем сотрудников будет невозможно. Для учета переработок необходимо устанавливать определенный период, в течение которого в табеле работника отмечается фактическое время, проведенное на дежурстве. Как правило, в качестве периода расчета используется месяц. Стандартным периодом для учета является неделя, за которую допускается отработать максимум 40 часов. Для специалистов, которые работают в условиях повышенной сложности и тяжелых условий труда, устанавливается сокращенная рабочая неделя.

Применение суммирования рабочего времени позволяет устанавливать для отдельных сотрудников «льготные» режимы учета. Период учета желательно согласовать с трудовым коллективом. Если существует практика заключения коллективных договоров, то выбранный период учета должен быть указан в договоре с учетом мнения представительного органа трудового коллектива. Введение суммарного учета практикуется редко, поскольку немного предприятий работают в ритме, который предполагает регулярные переработки сверх установленного для смены времени.

Существует несколько правил, определяющих возможность использования механизма суммированного учета в компаниях и организациях, которые в целях соблюдения законодательства сочли это необходимым:

  • Суммированный учет рабочего времени может вводиться для коллектива и отдельных сотрудников при условии, что доказана целесообразность введения.
  • Вводить суммированный учет рабочего времени допускается только в том случае, если режим работы сотрудников не предполагает стабильного соблюдения недельного количества отработанных часов.
  • Условие об использовании суммированного учета обязательно должно быть отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
  • Работников необходимо под подпись знакомить с приказами руководства компании о применении суммированного учета рабочего времени.
  • В течение смены или недельного периода учета рабочего времени переработки в совокупности не должны превышать 4 часов; годовая норма переработок не должна превышать 120 часов общего времени, проведенного на работе сверх положенного по Трудовому кодексу.

Введение суммированного учета использования рабочего времени обязывает работодателя оплачивать переработки. Отказ платить сверхурочные противоречит действующему законодательству. Притом важно оформлять согласие с сотрудника и документировать каждый час переработки. Иначе, если переработки будут зафиксированы другими способами, это может быть расценено как нарушение статьи 99 Трудового кодекса.

Документальное оформление суммированного учета рабочего времени

Для документирования фактически отработанных часов в режиме суммированного учета использованного рабочего времени необходимо применять график учета, формы которого есть в бухгалтерских и кадровых программах. При составлении графика сотрудники кадровых служб должны учитывать два важных обстоятельства:

  • вне зависимости от продолжительности смены для сотрудника должен быть предусмотрен обеденный перерыв, продолжительность которого может варьироваться в промежутке от получаса до двух часов;
  • превышение количества часов за учетный период возможно только в случае оформления переработки как работы за пределами нормального рабочего времени, с условием письменного согласия работника и издания соответствующего приказа работодателя.

Сверхурочная работа и требования к ее документированию

Согласно статье 99 Трудового кодекса, сверхурочной считается работа за пределами нормальной продолжительности рабочего дня. Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени определяется как работа сверх установленного количества рабочих часов за учетный период.

Закон разрешает сверхурочную работу в несколько ситуация:

  • если существует угроза порчи имущества, причинение ущерба жизни или здоровью людей;
  • если необходимо восстановить механизмы, нерабочее состояние которых приведет к простоям значительных групп работников;
  • если требуется продолжить работу при неявке сменщика в случаях, когда рабочий процесс не может прерываться и работодатель должен принять незамедлительные меры по замене работника.

Обязательным требованием при привлечении работника к сверхурочным работам является оформление его письменного согласия. Без оформления письменного согласия разрешается привлечение к сверхурочной работе только для устранения последствий катастроф.

Сверхурочная работа должна быть отражена в табелях учета рабочего времени. При системе оплаты труда, когда часы, отработанные за пределами рабочего времени, учитываются в мотивационной части, время необходимо фиксировать в табелях.

Оформление простоев

Простой, как достаточно частое явление в кризисные периоды, требует особенно тщательного документального оформления. Это позволяет избежать конфликтов, связанных с отказом работодателя оплачивать время простоя, которое оплачивается в размере минимум 2/3 установленной заработной платы или тарифной ставки. Проблема в том, что действующее трудовое законодательство не содержит обязательных требований к оформлению простоев, что приводит к частым ошибкам при составлении документов.

Перечень причин простоя строго ограничен и включает переоборудование цеха, установку оборудования, катастрофы и ряд других. Однако отсутствие заказов, например, не может служить основанием для объявления простоя. В любом случае причины должны быть оформлены приказами руководства компании и другими документами, позволяющими установить обоснованность простоя. В документах необходимо указать причины и период простоя, а также должности и фамилии сотрудников, в отношении которых объявлен простой. Только тогда работодатель получает законное право оплачивать вынужденно нерабочий период по пониженной ставке.

Программные решения для учета рабочего времени

Иногда табельного учета рабочего времени недостаточно. Например, при проектной деятельности важно, сколько конкретно времени сотрудник посвящает работе над определенными проектами. Некоторые системы мотивации построены на раздельном учете. В подобных ситуациях предприятия устанавливают программные продукты с возможностью учитывать временные отрезки по различным параметрам и генерировать необходимые отчеты.

Модули, предназначенные для ведения табеля учета рабочего времени, встроены в основные бухгалтерские программы. Существуют отдельные платные и условно бесплатные программные решения, в том числе набирающие популярность облачные сервисы. Преимуществом программы или сервиса будет предустановленный стандартный набор документации, необходимый для учета рабочего времени.

Для подсчета рабочих часов подойдет любая из нескольких десятков простых приложений, которые регистрируют время, проведенное за компьютером. Определять время, затраченное на конкретные проекты, на достижение конкретного результата, способны более сложные системы, например, CRM-системы или системы контроля персонала.

Учет рабочего времени является гибким механизмом мотивации работника, и использование современных программных продуктов делает инструмент более удобным и эффективным.

ПОПРОБУЙТЕ «СЁРЧИНФОРМ КИБ»!

Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.

[Решено] Как проверить табель учета рабочего времени?

Сколько составляет срок хранения табеля учета рабочего времени?

Согласно нормам федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ ряд документов, без которых сложно представить делопроизводство в компании, получают статус архивных. А вот сроки, на протяжении которых такие документы могут потребоваться самой компании или проверяющим органам, различаются в зависимости от важности документа. Однако в законе эти сроки не прописаны, там лишь сказано, что отдельные госорганы могут издавать перечни часто применяемых в делопроизводстве документов и указывать для них сроки хранения.

Подобный перечень был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, еще до вступления в силу закона под названием «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения». Этим нормативным актом пользовались многие кадровые служащие. В нем было закреплено, сколько хранить табель учета рабочего времени: в разделе 7.2 в строке 281 значится, что он хранится 1 год. Но этот акт утратил силу.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Сейчас действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года № 558. В этом акте тоже указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь другой — в строке 586 раздела 7.1 сказано, что табель хранится 5 лет. А если учет велся на рабочих местах с правом на компенсацию ввиду того, что условия труда там признаны тяжелыми, вредными или опасными, то срок хранения составляет 75 лет.

Каков должен быть порядок хранения табеля?

Табель после его закрытия сдается в бухгалтерию, где используется как первичный документ для расчета зарплаты сотрудников. И уже бухгалтер организует хранение. Обычно они так и остаются в отделе, но если там нет места, то по истечении 3 лет или меньшего срока эти бумаги могут передаваться в архив компании, если таковой есть. Сроки и порядок передачи табеля и других первичных документов в архив регламентируются локальным актом компании, поэтому единых условий здесь нет.

А вот табели, подлежащие хранению 75 лет, могут передаваться из архива компании в специализированные архивные учреждения при наличии заключенного договора.

Срок хранения табеля учета рабочего времени с 2010 года продлен до 5 лет в связи с тем, что этот документ используется для расчета зарплаты. А если в табеле фиксируются данные по рабочим местам с вредными, опасными и тяжелыми условиями труда, то он хранится 75 лет и даже после ликвидации самой компании не подлежит уничтожению, а передается в специализированное архивное учреждение.

Полезные публикации

Где и сколько хранить графики работы?

О. Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

ВОПРОС

Бюджетная организация, у некоторых сотрудников введен суммированный учет рабочего времени. Учетный период - месяц, графики работы составляют начальники подразделений и на основании их ведут табели учета рабочего времени.

  1. Табели предоставляются в бухгалтерию, а графики у кого должны храниться?
  2. Какой срок хранения?

ОТВЕТ

  1. Вопрос места хранения графиков законодательно не определен. На практике графики хранятся в отделе кадров (кадровой службе).
  2. В общем случае графики работы нужно хранить в организации пять лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет (п. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

ОБОСНОВАНИЕ

Все организации обязаны хранить документы по личному составу (ч. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). К документам по личному составу, в том числе относят и графики работы.

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Так, срок хранения графика работы в общем случае составляет пять лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет (п. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

При этом срок хранения нужно считать с 1 января года, следующего за годом, в котором закончился период, установленный графиком (п. 2.11 указаний по применению перечня, утвержденных Главархивом СССР 15 августа 1988 г.).

Например, в организации с нормальными условиями труда в марте 2017 года утвержден график работы на пять месяцев. Это значит, что срок хранения такого графика – с 1 января 2018 года по 31 декабря 2022 года.

При этом вопрос места хранения графиков нормативными документами не определен. На практике графики хранятся в отделе кадров (кадровой службе).

Кадровые документы: в 2017 году изменился срок хранения

Указом Президента РФ от 04.04.2016 № 151 руководство Федеральным архивным агентством передано из ведения Минкультуры России непосредственно Президенту РФ. В связи с этим закон об архивном деле в Российской Федерации дополнен новыми нормами. Эти нормы, в частности, касаются установления и исчисления сроков хранения архивных документов, а также сроков и условий хранения документов по личному составу, которые отражают трудовые отношения работника с работодателем. Комментируют изменения эксперты 1С.

Организации и предприниматели обязаны хранить документы, касающиеся личного состава. Это следует из части 1 статьи 17 Федерального закона от 22. 10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Документы по личному составу представляют собой архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). К ним относится трудовой договор, график отпусков, трудовая книжка, табель учета рабочего времени, личная карточка сотрудника и т. д.

Закон № 125-ФЗ дополнен новыми нормами, регулирующими порядок хранения архивных документов во всех случаях, когда закон предусматривает такое хранение (Федеральный закон от 18.06.2017 № 127-ФЗ).

Определен порядок исчисления сроков хранения архивных документов

В новой статье 21.1, введенной Законом № 127-ФЗ, определено, что сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 Закона № 125-ФЗ.

Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Новые сроки и условия хранения документов по личному составу

Новая редакция статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ дифференцировала сроки хранения документов по личному составу в зависимости от года, в котором они были завершены в делопроизводстве. Документы, законченные делопроизводством:

  • до 01.01.2003 - хранятся 70 лет;
  • после 01.01.2003 - хранятся 50 лет.

Указанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых перечнями архивных документов установлены иные сроки хранения. Так, согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 58, характеристики работников, не вошедшие в состав личных дел, должны храниться 75 лет, а документы (справки, док­ладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.) - 5 лет.

По истечении срока хранения документы проходят экспертизу ценности документов.

БУХ.1С открыл канал в мессенджере Telegram. В этом канале мы ежедневно публикуем самые главные новости дня для бухгалтеров и пользователей программ 1С. Для того, чтобы стать подписчиком канала, необходимо установить мессенджер Telegram на ваш телефон или планшет и присоединиться к каналу: https://t.me/buhru (или набрать @buhru в строке поиска в Telegram).

Новости о налогах, бухучете и 1С - оперативно в вашем телефоне!

Правило о хранении документов по личному составу госслужащих осталось прежним - они хранятся в течение 75 лет после прекращения госслужбы с проведением экспертизы ценности документов после истечения срока их хранения.

Федеральный закон от 18.06.2017 № 127-ФЗ опубликован 18.06.2017 на официальном интернет-портале правовой информации. Основные положения действуют с 18.06.2017.

Напомним, что статья 22.1 была добавлена в Закон № 125-ФЗ Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ. Указанный закон определил с 13. 03.2016 сроки хранения документов, которые теперь утратили силу. 

До принятия Закона № 43-ФЗ положения Закона № 125-ФЗ не связывали срок хранения документов по личному составу с датой их создания. Поэтому срок хранения (независимо от даты создания) составлял 75 лет (пп. «б» п. 4 ст. 22 Закона № 125-ФЗ в предыдущей редакции, п. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

1С:ИТС

В «Справочнике кадровика» в разделе «Кадры и оплата труда» можно найти еще больше информации о локальных нормативных актах и кадровых документах, а также о порядке оформления трудовых отношений с работниками. 

Акты выполненных работ и табель учета рабочего времени

Вопрос:

Компания занимается рекрутинговой услугой, и при выставлении счета клиенту-заказчику, предоставляется АВР, также табели (учет отработанного времени), но клиент утверждает, что при предоставлении АВР, табели не обязательно прикреплять к акту. Но при хранении первичных документов срок составляет 5 лет. Компания должна хранить, приложенные к акту выполненных работ, то есть табель (учет отработанного времени) также 5 лет?

Ответ:

В соответствии со статьей 190 Налогового Кодекса учетная документация включает в себя:
бухгалтерскую документацию – для лиц, на которых в соответствии с Законом Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» возложена обязанность по ее ведению;
стандартный файл проверки – для лиц, добровольно представляющих данный файл;
первичные учетные документы – для лиц, указанных в пункте 4 настоящей статьи;
налоговые формы;
налоговую учетную политику;
иные документы, являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и (или) объектов, связанных с налогообложением, а также для исчисления налогового обязательства.

Пункт 3 статьи 242 Налогового Кодекса устанавливает, что вычеты производятся налогоплательщиком по фактически произведенным расходам при наличии документов, подтверждающих такие расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода.

В данной связи, как для заказчика, так и поставщики табели по учету рабочего времени являются основанием и подтверждением факта оказания услуг.

В отношении хранения, компания хранит учетную документацию в течение срока исковой давности (5 лет), но документы по личному составу – 75 лет.

Согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденному приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 табели, журналы учета рабочего времени хранятся в течение 5 лет, а для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет.

Ответ не носит официального характера, не относится к нормативным правовым актам, не является обязательным для исполнения, а является лишь рекомендацией.

Неплохова О.А. налоговый консультант, Директор
ТОО «Transatlantic Lone Star»

Источник: bestprofi.com

 

Как долго хранить записи о заработной плате

Как владелец бизнеса, ведение документации - одна из самых важных вещей, о которых нужно помнить. Один из типов записей, которые вам необходимо вести, - это платежная ведомость. Когда дело доходит до федерального закона, вам необходимо знать, как долго хранить платежные ведомости.

Что такое ведомости заработной платы?

Заработная плата - это документы, относящиеся к оплате труда ваших сотрудников. Ниже приведены данные о заработной плате, которые вы должны хранить в своих файлах:

  • Имена, адреса и номера социального страхования всех сотрудников
  • Информация о рабочей неделе (e.г., даты начала и окончания)
  • Количество отработанных часов каждый день / общее количество отработанных часов в неделю
  • Как оплачивается каждый сотрудник (например, почасовая оплата)
  • Ставка заработной платы
  • Сверхурочные заработки (если применимо)
  • Прибавки к заработной плате или удержания из нее
  • Общая заработная плата, выплаченная за каждый период
  • Даты и периоды выплат
  • Формы W-2 и W-3
  • Формы W-4 и W-5
  • Формы 941 или 944
  • Рекорды льгот

У вас могут быть другие ведомости заработной платы, которые вам необходимо вести, например путевые листы для возмещения расходов сотрудникам.

Вести учет заработной платы за определенный период времени, чтобы избежать штрафов. Например, если вас проверяют или обвиняют в дискриминации, вам необходимо иметь записи.

Как долго хранить платежную ведомость?

Вы должны хранить все ведомости заработной платы не менее трех лет, в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA). И вам необходимо вести записи, которые показывают, как вы определяли заработную плату за два года (например, табели учета рабочего времени, соответствующие требованиям FLSA).

Вести учет налогов на трудоустройство не менее четырех лет после подачи четвертого квартала за год, согласно IRS. Эти записи включают в себя такие документы, как форма W-4 сотрудника, личную информацию и даты трудоустройства.

Хранение ведомостей заработной платы

Вы можете хранить платежные ведомости в бумажных или онлайн-файлах. Разработайте систему учета, которая лучше всего подходит для вас.

При ведении документации на бумажных носителях вы можете хранить файлы в запираемых шкафах.Обязательно пометьте каждую из своих папок, чтобы вы могли легко получить доступ к своим записям.

Хранение файлов в Интернете также является жизнеспособным вариантом. С онлайн-файлами вам не нужно беспокоиться о потере или повреждении записей, как в случае с бумажными файлами. Вы можете хранить записи в файле на своем компьютере или в онлайн-системе расчета заработной платы.

Когда вы храните файлы в Интернете, вы все равно можете хранить некоторые бумажные файлы. Убедитесь, что созданная вами система ведения записей имеет для вас смысл. Вы можете рассмотреть возможность организации записей по годам или категориям.

Почему необходимо соблюдать требования к хранению платежной ведомости

Следующие агентства требуют, чтобы вы вели учет:

  • IRS
  • Закон о справедливых трудовых стандартах
  • Комиссия по равным возможностям трудоустройства

Удержание платежной ведомости обеспечивает соблюдение требований IRS. И у вас должны быть записи, если вы проходите аудит со стороны IRS.

Закон о справедливых трудовых стандартах также требует, чтобы вы вели учет заработной платы. Вам необходимо сохранять идентифицирующую информацию о каждом сотруднике, а также информацию о часах их работы и их оплате.

Чтобы предотвратить дискриминацию на рабочем месте, Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC) требует, чтобы вы вели трудовую книжку. Записи могут доказать или опровергнуть факт дискриминации, связанной с увольнением человека.

Помимо требований закона, ведение учета заработной платы также может помочь вам и вашему бизнесу. Благодаря ведению записей вы можете оставаться организованными. Ведение учета помогает вам отслеживать финансы вашего бизнеса, планировать бюджеты и готовить налоги.

Хотите простой способ расчета заработной платы? Вы можете запустить онлайн-программу расчета заработной платы Patriot в три простых шага.Мы предлагаем программное обеспечение для учета рабочего времени и посещаемости, а также онлайн-надстройки для программного обеспечения HR, чтобы вы могли хранить всю информацию о заработной плате в одном месте. Получите бесплатную пробную версию сегодня!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 1 июня 2011 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Как долго работодатели должны хранить табели учета рабочего времени и заработную плату сотрудников

Владельцам бизнеса важно вести надлежащую документацию табелей учета рабочего времени сотрудников и ведомостей заработной платы.В мире, где сотрудники приходят и уходят или перемещаются внутри компании, учет отработанных часов сотрудников является обязательным условием для точного учета заработной платы. Фактически, федеральный закон требует, чтобы предприятия выполняли такие действия.

Из этой статьи вы узнаете, как долго следует хранить табели учета рабочего времени сотрудников и , почему вам следует отслеживать отработанное время .

Как долго работодатели должны хранить ведомость заработной платы

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA), « Каждый работодатель должен хранить в течение не менее трех лет ведомости заработной платы, коллективные договоры, записи о продажах и покупках .

Примеры ведомостей заработной платы

  • Имена сотрудников
  • Социальное страхование Количество сотрудников
  • Ставка заработной платы
  • Даты начала и окончания рабочей недели (дополнительную информацию о том, что такое рабочая неделя и как ее определяет Министерство труда, см. В нашей статье , что такое рабочая неделя ).
  • W2, W3, W4, W5, 941 и / или 944 формы
  • Общая заработная плата, выплачиваемая ежегодно и учитываемая как заработная плата или почасовая оплата
  • Сверхурочные
  • ВОМ (оплачиваемый выходной)
  • Количество отработанных часов в день и неделю
  • Льготы (если применимо)

Надлежащее ведение документации поможет вашему бизнесу избежать юридических вопросов или любых споров, которые могут возникнуть у сотрудника против вас.К сожалению, не все компании принимают надлежащие меры для защиты своего бизнеса. Точное ведение учета заработной платы также улучшается и позволяет добиться единообразия, когда речь идет о налогах, балансах и другой бухгалтерской документации.

Как насчет хронометража и учета отработанного времени

В FLSA также говорится: « R записи, на которых основаны расчеты заработной платы, должны храниться в течение двух лет, то есть табели учета рабочего времени и сдельные рабочие билеты, таблицы ставок заработной платы, графики работы и расписания, а также записи о прибавках или вычетах. от заработной платы .”

Хронометраж может выполняться любым способом, если он является полным и точно отслеживает часы работы сотрудников. Сюда входят расписания, написанные от руки самими сотрудниками. По сути, вам нужен точный и эффективный метод отслеживания отработанных часов сотрудников, например, система учета рабочего времени сотрудников.

Хронометраж - очень важный аспект, когда дело касается бюджета заработной платы и обеспечения точной оплаты труда сотрудников. Часто сотрудникам переплачивают или недоплачивают из-за плохого учета отработанных часов.Согласно bambooHR , ошибки при расчете заработной платы могут стоить компании вдвое больше из-за финансовых штрафов, независимо от времени и денег, необходимых для их исправления.

Вот пример полного и точного учета рабочего времени сотрудника:

5 популярных систем учета рабочего времени

Существует множество сервисов учета рабочего времени и программное обеспечение для управления посещаемостью. инструментов на выбор, но убедитесь, что ваше решение является наилучшим.Прочтите отзывы, узнайте, кто предлагает бесплатную пробную версию, и поэкспериментируйте, чтобы увидеть, что лучше всего подходит для вашего малого бизнеса. Например, Capterra наградила OnTheClock значками за Best Ease Of Use и Best Value за 2018 год.

Вот список из 5 систем часов, которые популярны среди малого бизнеса:

1. SINC

Приложение для учета рабочего времени сотрудников, в котором часы легко сортируются для использования программного обеспечения для определения местоположения и учета рабочего времени сотрудников и менеджеров. Эта система синхронизируется с платежной ведомостью Xero (только для США).

  • Бесплатно для 5 и менее пользователей
  • 14,99 $ в месяц до 7 пользователей
  • 24,99 $ в месяц до 30 пользователей
  • 99,99 $ до 100 пользователей

2. OnTheClock

Система учета рабочего времени сотрудников, которая отслеживает отработанные часы, а также отслеживает PTO (оплачиваемое свободное время), позволяя легко использовать карты учета рабочего времени для процесса расчета заработной платы. Он полностью основан на облаке и интегрируется с многочисленными поставщиками начисления заработной платы, включая QuickBooks, Xero, Thomson Reuters, ADP и другие.

  • 30-дневная бесплатная пробная версия
  • Бесплатно для 2 сотрудников и менее
  • Руководители и администраторы свободны
  • 2,50 доллара США / сотрудника в месяц для 3-10 сотрудников
  • 2,45 $ / сотрудника в месяц для 11-25 сотрудников
  • 2,40 долл. США / сотрудника в месяц для 26-50 сотрудников
  • 2,35 $ / сотрудника в месяц для 51-100 сотрудников
  • 2,30 долл. США / сотрудника в месяц для 101-200 сотрудников
  • 2,25 $ / сотрудника в месяц для 201-300 сотрудников
  • $ 2.20 / сотрудника в месяц на 301-400 сотрудников
  • 401+ Контакт OnTheClock

3. Т Листы

Сотрудники могут приходить и уходить одним щелчком мыши. Делайте перерыв, меняйте коды вакансий или мгновенно добавляйте данные расписания. Интеграция с платежными ведомостями включает QuickBooks, ADP, Xero, Sage и другие. Вот их цена на 13.11.2019

  • Бесплатно для 1 пользователя
  • 8 долларов США за пользователя в месяц + базовая плата 20 долларов США в месяц
  • 10 долларов США за пользователя в месяц + базовая плата 40 долларов США в месяц

4. Часы TimeClock Plus

Облачное отслеживание рабочего времени, чтобы вы могли просматривать и утверждать часы работы сотрудников в любое время из любого места и с любого устройства. Эти часы интегрируются с ADP, Central Square, Ellucian и Namely.

  • Цена - свяжитесь с представителем, чтобы узнать цену

5. ClockShark

Простой способ отслеживать, планировать и управлять временем вашей команды. На их веб-сайте говорится, что он предназначен для местного строительства, обслуживания на местах и ​​франчайзинга.Их платежная ведомость интегрируется с QuickBooks, ADP, Zapier, Xero и другими.

  • 5 долларов в месяц за пользователя + базовая плата 25 долларов в месяц
  • 8 долларов США в месяц за пользователя + базовая плата 45 долларов США в месяц (доступно больше функций)

Соблюдайте требования к заработной плате и табелям учета рабочего времени, чтобы избежать неприятностей

Соблюдая требования, правила и законы для надлежащего учета заработной платы и учета рабочего времени, вы защитите свою компанию и предотвратите любые проблемы, которые могут возникнуть с Законом о справедливых трудовых стандартах, Комиссией по равным возможностям трудоустройства и IRS, зная , кто находится в .

В случае аудита компании вы сможете предоставить необходимые записи, которые вас попросят представить в качестве доказательства для расследования. Это также может улучшить финансовую сторону вашего бизнеса наряду с подачей налогов. Надежная система учета рабочего времени сотрудников сохранит ваши табели учета рабочего времени в защищенной облачной учетной записи для легкого доступа. Подпишитесь на 30-дневную бесплатную пробную версию с OnTheClock.

Как долго мы должны хранить табели учета рабочего времени?

Таблицы рабочего времени сотрудников имеют решающее значение для регистрации причитающейся заработной платы, начисления отпусков и отсутствия сотрудников.Многие работодатели хранят данные о рабочем времени и заработной плате своих сотрудников в качестве резервной копии своего метода расчета заработной платы. Исторические записи полезны, если вам нужно перепроверить заработную плату сотрудников, налоговые удержания и удержания из заработной платы. Однако федеральные законы предписывают, как долго работодатели должны вести трудовую книжку, включая период, в течение которого работодатели также должны вести учет рабочего времени. Согласно федеральным законам, работодатели должны хранить табели учета рабочего времени не менее двух лет.

Записи о занятости содержат информацию о должностных обязанностях сотрудника, его производительности, дисциплине или корректирующих действиях, а также о любых контрактах или соглашениях, таких как коллективный договор или трудовой договор.Информация о вознаграждении также является частью записи сотрудника вместе с записями о времени, которые обычно содержат личную информацию, такую ​​как номер социального страхования сотрудника, ставка заработной платы, освобождение от уплаты или неуплачиваемая классификация, отпуск или ставка начисления оплачиваемого времени, а в некоторых случаях сверхурочная работа. или дифференцированная ставка оплаты труда.

Табели учета рабочего времени - это записи о занятости

В зависимости от практики ведения учета работодателем расписания являются частью трудовой книжки или хранятся отдельно как ведомости заработной платы.В любом случае учет рабочего времени и табели учета рабочего времени считаются трудовой книжкой и, следовательно, регулируются определенными законами, которые обязывают работодателей вести учет.

Закон о справедливых трудовых стандартах

Работодатели, подпадающие под действие Закона о справедливых трудовых стандартах, должны соблюдать правила, регулирующие минимальную заработную плату, оплату сверхурочных, освобождение от уплаты налогов и классификацию без налогов, а также ведение учета всего, что касается оплаты труда сотрудников. FLSA не требует определенного формата для ведения расписаний сотрудников, но агентство требует, чтобы работодатели сохраняли определенную подробную информацию, касающуюся рабочего времени и оплаты труда сотрудников.

Хранение записей

Хранение записей о заработной плате и трудовых договорах составляет три года. Для табелей учета рабочего времени и записей, содержащих конкретную информацию, такую ​​как отработанные дни, вычеты, удержания и другие детали, требуется два года. Лучшая практика в области кадровых ресурсов, вероятно, порекомендует вести все записи, касающиеся заработной платы и компенсации сотрудников в течение трех лет, поскольку существует значительное совпадение между записями, которые работодатели должны хранить в течение двух лет, и записями, которые работодатели должны хранить в течение трех лет.

Существуют отдельные требования к типам записей, которые работодатель должен вести для освобожденных от уплаты налогов работников; однако в интересах работодателя вести учет аналогичным образом и в течение равного периода времени. Это приносит пользу работодателям в случае возникновения вопросов, связанных со сравнением освобожденных и не освобожденных от уплаты налогов работников. Когда работодатели ведут учет освобожденных сотрудников на основе совершенно другого процесса, чем у сотрудников, освобожденных от налогов, трудно оправдать методы управления персоналом в отношении освобожденных ибеспроигрышная оплата, если записи не ведутся на постоянной основе в течение одного и того же периода времени.

Правила ведения документации EEOC

Федеральное правительство упрощает для работодателей определение того, что им нужно хранить и как долго, устанавливая аналогичные межведомственные правила ведения документации. Комиссия США по равным возможностям трудоустройства обеспечивает соблюдение антидискриминационных законов и в рамках своих правоприменительных полномочий требует, чтобы работодатели вели платежную ведомость и другие данные о занятости в течение трех лет.Фактически, EEOC утверждает, что записи, которые могут стать частью иска в соответствии с Законом о равной оплате труда, должны храниться не менее трех лет. Записи о занятости, включая учет рабочего времени, которые являются частью официального обвинения в дискриминации, должны храниться до окончательного решения.

Как долго нужно вести учет заработной платы?

Хранение платежных ведомостей - важная часть работы любого администратора бухгалтерского учета, отдела кадров или расчета заработной платы, наблюдающего за сотрудниками, не освобожденными от уплаты налогов, то есть большинством работников с почасовой оплатой.Учитывая, что в Министерстве труда США существует целый отдел заработной платы и часов, неудивительно, что самый крупный федеральный закон о заработной плате, Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA), касается учета заработной платы сотрудников и методов ведения учета. Знание и соблюдение федеральных правил и правил штата в отношении ведения документации - один из надежных способов защитить себя от дорогостоящих судебных исков.

Как долго хранить табели учета рабочего времени и платежные ведомости?

Возможно, вы делаете все, что в ваших силах, чтобы сохранить каждую ведомость заработной платы, будь то бумажная или - что сейчас гораздо более распространено - в цифровом формате. Но если вы выбросите все это через шесть месяцев или год, очищая свои файлы или экономя место на сервере, вы все равно можете столкнуться с большими штрафами или судебными исками, независимо от того, насколько справедливо и точно вы всем заплатили.

Существуют федеральные законы, а иногда и законы штата, которые определяют, как долго вы должны хранить свои платежные ведомости (Подсказка: это больше года). И все, что в течение этого времени, является честной игрой, когда речь идет о аудиторах, которые ищут конкретные доказательства того, что вы заплатили.

Федеральный закон

Как упоминалось выше, FLSA Министерства труда является основным законом, когда речь идет о заработной плате сотрудников, сверхурочной работе, льготах в отношении заработной платы и сверхурочной работы, перерывах на отдых и многом другом. FLSA также устанавливает, какие записи должны храниться работодателями, и минимальный период времени, в течение которого должны храниться записи о сотрудниках.

Согласно FLSA, следующие основные записи, которые работодатели США должны вести для всех сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, то есть тех, которые подпадают под его положения, в течение как минимум 3 (трех) лет:

  • ФИО сотрудника и номер социального страхования
  • Адрес, включая почтовый индекс
  • Дата рождения, если моложе 19 лет
  • Секс и занятие
  • Время и день недели начала рабочей недели сотрудника
  • Количество отработанных часов каждый день
  • Общее количество отработанных часов в каждую рабочую неделю
  • Основа выплаты заработной платы работнику (e.g., «9 долларов в час», «440 долларов в неделю», «сдельная»)
  • Обычная почасовая ставка
  • Итого дневной или еженедельный прямой заработок
  • Итого сверхурочные за рабочую неделю
  • Все прибавки и вычеты из заработной платы работника
  • Общая сумма заработной платы за каждый платежный период
  • Дата платежа и период платежа, охваченный платежом

Кроме того, FLSA определяет записи, на которых основаны расчеты заработной платы, например. табели учета рабочего времени, сдельные билеты или графики рабочего времени и времени - должны храниться в течение двух лет.

Закон штата

Иногда в штатах действуют уникальные законы по ведению и хранению документации. Как и в случае с федеральными законами о минимальной заработной плате в сравнении с законами штата, работодатели должны соблюдать закон, наиболее благоприятный для работников. Другими словами, работодатели должны платить более высокую минимальную заработную плату, и обычно ожидается, что они будут следовать более строгим государственным правилам в отношении хранения записей.

Например, штат Калифорния требует, чтобы записи о заработной плате, подобные тем, которые подробно описаны в наших пунктах выше, - в дополнение к периодам отдыха и восстановления, а также непроизводительному времени для сдельно оплачиваемых работников - должны храниться в течение четырех лет вместо трех.Калифорния также требует, чтобы записи о заработной плате, на которых основаны расчеты заработной платы, хранились в течение трех лет вместо двух. Наконец, согласно Обществу управления человеческими ресурсами, Калифорния требует, чтобы записи были написаны ручкой или перманентными чернилами и на английском языке.

В других штатах также есть особые законы, поэтому рекомендуется, чтобы предприятия изучили свои государственные и местные нормативные акты, прежде чем выбросить записи.

Как безопасно хранить платежные ведомости

Заработная плата должна быть разборчивой и доступной для проверки в случае плановой или следственной проверки отделом заработной платы и часов Департамента труда или аналогичным агентством вашего штата.

Документы по заработной плате без даты или написанные от руки - плохой способ начать, то же самое касается вспомогательных часов или записей о заработной плате.

Но предположим, что вы сами контролируете свои платежные ведомости. Если требуется, они написаны чернилами, аккуратные, четкие и разборчивые.

Когда дело доходит до фактического хранения записей, выбор метода хранения, который является организованным, защищенным от повреждения или кражи и легкодоступным, остается полностью на усмотрение компании.

Если ваша ведомость заработной платы находится на бумаге, крайне важно, чтобы вы выбрали организованный метод регистрации, который будет понятен вам и другим людям в процессе работы, и чтобы каждый, у кого есть доступ к ним, знал, как долго должны храниться файлы. Возможно, вы будете подавать по фамилии, затем по месяцам, а затем по годам. Если у вас есть освобожденные или не почасовые сотрудники, вы можете подавать их записи отдельно.

Помните: FLSA требует от всех работодателей США хранить табели учета рабочего времени или табели учета рабочего времени, используемые для расчета заработной платы за два года.Так что их тоже нужно надежно хранить.

Несмотря на то, что записи по-прежнему можно распечатать и при желании сохранить в бумажной папке, предприятиям, которые выбирают цифровые хронометражные, кадровые или бухгалтерские системы с безопасными облачными серверами, не нужно заботиться о физическом хранении расчетов заработной платы и учета рабочего времени.

Еще одним плюсом цифрового обслуживания и хранения ведомостей заработной платы и рабочего времени является то, что они не занимают места в ваших файлах или даже на вашем собственном сервере, если вы используете облачную платформу.Кроме того, нет никакого решения о том, как хранить записи: они автоматически сохраняются на платформе, которую вы используете для учета рабочего времени или расчета заработной платы (или часто и того, и другого), и вы можете создавать отчеты, содержащие нужные вам записи, в любой момент.

Судебные иски FLSA

Почему так важно соблюдать небольшое требование FLSA в отношении хранения платежных ведомостей? Вот почему: у вас, вероятно, будет много сотрудников за эти годы, и вас могут попытаться обвинить в том, что вы не платите им за все их обычные или сверхурочные часы.Если это произойдет, это будет ваше слово против сотрудников, а бремя доказывания в суде лежит на работодателе.

Допустим, сотрудник и его коллеги свидетельствуют в судебном иске, что определенные часы были отработаны и остались неоплаченными, или что они использовали сверхурочные часы, которые просто перетасовывались, чтобы выглядеть как обычные. Если работодатель не может вести записи за период времени, в течение которого работник, по утверждениям, отработал сверхурочные часы вне рабочего времени, или отработал сверхурочные часы, которые не были должным образом учтены или не оплачены, они могут оказаться в плохом положении.

И снова мы возвращаемся к Отделу заработной платы и часов DOL (WHD), поскольку это агентство, которое обеспечивает соблюдение правил в отношении заработной платы и рабочего времени. На веб-сайте DOL публикуются последние статистические данные WHD о невыплате заработной платы, полученной от работодателей их агентством. Например, WHD вернуло 322 миллиона долларов невыплаченной заработной платы рабочим в 2019 году и около 1,4 миллиарда долларов за последние пять лет.

Здесь не упоминается ущерб, который мог быть оплачен работодателем в результате судебных исков, урегулирований или штрафов, причитающихся с DOL.По данным SHRM, в 2016 и 2017 годах выплаты по выплате заработной платы составили 1,2 миллиарда долларов.

Советы для бизнеса

Если у вас нет доказательств, опровергающих необоснованность требований сотрудника о невыплате заработной платы, то вашу защиту будет очень сложно обосновать.

Первым шагом к созданию четких учетных записей заработной платы и рабочего времени является применение политики создания и сбора информации, необходимой от ваших сотрудников. Если сотрудники не знают, что они должны отслеживать все свои часы, или если работодатель не показывает им важность этого, этого не произойдет.

Поэтому наличие четкой и последовательной системы учета рабочего времени имеет первостепенное значение как для ваших сотрудников, так и для вас. Хотя бумажные табели учета рабочего времени могут быть вашей системой выбора и могут служить учетными записями отработанного времени, которые вы затем используете для расчета заработной платы, они, очевидно, более уязвимы для потерь, краж, мошенничества и округления часов, чем автоматизированная система.

Цифровая система учета рабочего времени, такая как ExakTime, обеспечивает автоматизацию, фиксируя точное время начала и остановки работы, без «напоминания», и отправляя его прямо в облако для безопасного хранения и доступа из офиса или где угодно.

Они не только надежно хранятся, но и вы знаете, что записи точны, потому что работники могут регистрироваться только тогда, когда они находятся на рабочем месте, поскольку именно там расположены наши JobClocks или их отметка времени GPS, которую вы можете мгновенно увидеть на серверная часть будет в зоне действия рабочего места. Они могут входить только со своей собственной клавиатурой или своим собственным ПИН-кодом и, если вы используете систему биометрического или фотоидентификации, со своим собственным лицом.

Напомним, какие бы методы вы ни выбрали для ведения документации и хранения записей, важно соблюдать правила и обеспечивать защиту от судебных разбирательств, которой должна быть ваша система:

  • Последовательность - легко понять, не отставать, копировать и следовать другим
  • Легко поддерживать с течением времени, так что вы храните эти записи до тех пор, пока не избавитесь от каких-либо судебных исков о заработной плате и часах, связанных с нарушениями FLSA или закона штата

Свяжитесь с нами в ExakTime, чтобы обсудить, как сегодня автоматизировать и упростить ведение учета заработной платы, учет рабочего времени и соответствие требованиям FLSA.

FLSA и требования к ведению учета рабочего времени сотрудников

uЗакон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) недавно попал в заголовки газет: на этой неделе 14 ресторанов в округе Лос-Анджелес были оштрафованы за нарушение закона FLSA. Министерство труда также обнаружило, что в этих ресторанах не ведется необходимая учетная запись рабочего времени сотрудников.

И, очевидно, компании также получили массу плохих отзывов в прессе - которые вы можете увидеть здесь, здесь, здесь и здесь - которые могут даже затмить штрафы.И это , все за последние три дня с момента публикации этой статьи.

Homebase может помочь вам соблюдать Закон о справедливых трудовых стандартах, храня данные расписания сотрудников в течение четырех лет в наших планах Homebase Plus, Essentials и Enterprise. Это намного превышает требования Министерства труда к хранению в течение двух лет.

Если вы уже являетесь пользователем Homebase, вы можете войти в свою учетную запись и подтвердить, что используете правильный план, или обратиться за помощью в нашу службу поддержки. Как только вы выберете правильный план Homebase, вам больше ничего не нужно будет делать. Мы автоматически сохраняем записи, и вы можете получить к ним доступ в любое время.

Но даже если вы не используете Homebase, избегайте штрафов и недобросовестной прессы - храните данные табелей учета рабочего времени ваших сотрудников!

В Homebase, мы даже сохраняем историю изменений тайм-карт. Это чрезвычайно ценно, если DOL проводит расследование в соответствии с FLSA. Это также полезно для вас и вашей команды. Вы можете видеть, когда и кем был изменен табель.

Если вы не знакомы с FLSA, мы подготовили краткое руководство.

Что такое Закон о справедливых трудовых стандартах?

Согласно Министерству труда, Закон о справедливых трудовых стандартах «устанавливает минимальную заработную плату, сверхурочную работу, ведение учета и стандарты занятости молодежи, затрагивающие сотрудников в частном секторе, а также в федеральных, государственных и местных органах власти».

Какие предприятия должны соблюдать FLSA?

Закон применяется к компаниям, объем продаж которых превышает 500 000 долларов США (меньше для розничной торговли и некоторых других предприятий).Это касается и тех, кто занимается межгосударственной торговлей. Вы можете перепроверить, чтобы убедиться, что ваш бизнес соответствует закону на веб-сайте DOL, но практически каждый бизнес это делает.

Как долго мне нужно хранить табели учета рабочего времени сотрудников, чтобы соответствовать требованиям?

Согласно Министерству труда, предприятия должны вести учет рабочего времени сотрудников в течение двух лет. : «Записи, на которых основывается расчет заработной платы, должны храниться в течение двух лет.К ним относятся табели учета рабочего времени, таблицы ставок заработной платы, графики работы и времени, а также записи о прибавках к заработной плате или удержаниях из нее ».

Вам нужно будет вести и другие записи, обычно связанные с расчетом заработной платы, и в течение более длительного периода времени. Вы можете найти полный список вместе с исключениями на веб-сайте DOL.

На веб-сайте DOL также есть удобный информационный бюллетень, в котором перечислены записи, которые необходимо вести по каждому сотруднику, а также некоторые образцы.

Каковы будут штрафы, если моя компания нарушит FLSA?

Если есть нарушения в оплате труда, вам, скорее всего, придется заплатить за них пострадавшим сотрудникам.Но часто существуют штрафы за то, что не ведется учет рабочего времени сотрудников в течение требуемых двух лет.

Согласно сайту DOL, «умышленные нарушители могут быть привлечены к уголовной ответственности и оштрафованы на сумму до 10 000 долларов. Повторное осуждение может повлечь за собой тюремное заключение ».

Абсолютно стоит защитить себя и свой бизнес от возможных нарушений правил ведения документации FLSA! Самый простой способ сделать это - использовать Homebase Plus, Essentials или Enterprise. Если вы уже являетесь пользователем Homebase, вы можете войти в свою учетную запись и подтвердить, что используете правильный план, или обратиться за помощью в нашу службу поддержки.

Помните, что это не официальная юридическая консультация. Если у вас есть какие-либо вопросы, лучше проконсультироваться с юристом по трудоустройству.

Требования к табелю рабочего времени по закону | Малый бизнес

Федеральные законы о табеле рабочего времени требуют, чтобы застрахованные работодатели вели минимальный учет рабочего времени своих сотрудников. Компаниям, возможно, придется вести ежедневный учет, если они платят своим работникам почасовую оплату. Это необходимо для обеспечения соблюдения федеральных законов о минимальной заработной плате и сверхурочной работе. Во многих штатах есть дополнительные требования к табелям рабочего времени для работодателей и могут потребоваться компании вести учет перерывов сотрудников.

Общие законы

Министерство труда США применяет Закон о справедливых трудовых стандартах, который устанавливает минимальную заработную плату и продолжительность рабочего времени для покрытых работодателей. Закон распространяется на работодателей в государственных, местных и федеральных органах власти; работодатели государственного агентства; профсоюзные залы; работодатели в сфере здравоохранения; и школы. Это также относится к частным работодателям, которые ведут межгосударственный бизнес или производят валовой объем продаж не менее 500 000 долларов в год.

Охватываемые предприятия должны соблюдать требования закона о табеле рабочего времени и правила ведения документации.В штатах могут действовать дополнительные законы о заработной плате и часах для работодателей. В нескольких штатах, в том числе в Техасе и Калифорнии, есть особые правила табеля рабочего времени, которые применяются ко всем владельцам бизнеса, независимо от их размера.

Федеральные правила

В соответствии с федеральным законом предприятия могут вести табели учета рабочего времени или табели учета рабочего времени, в которых фиксируется фактическое количество часов, в течение которых их сотрудники работают. На практике они могут округлить время работы своих сотрудников с точностью до 15 минут. Однако отдел заработной платы и часов U.S. Министерство труда заявляет, что работодатели, которые округляют в меньшую сторону, также должны время от времени округлять в большую сторону, чтобы приносить пользу своим сотрудникам. Это гарантирует, что работодатели со временем будут надлежащим образом компенсировать своим сотрудникам.

Соображения

Застрахованным компаниям запрещено поощрять своих сотрудников к работе "вне рабочего времени". Хотя федеральный закон не требует, чтобы компании платили своим сотрудникам за неиспользованное время или предоставляли перерывы, они должны оплачивать им перерывы для отдыха продолжительностью менее 20 минут или перерывы на обед менее 30 минут.Сотрудники с почасовой оплатой, а также сотрудники, не являющиеся руководителями или административными сотрудниками, должны получать компенсацию за сверхурочную работу в размере 1 1/2 их почасовой оплаты за любое время, когда они работают сверх 40 часов в неделю.

Записи

В дополнение к соблюдению федеральных требований к хронометражу работодатели должны вести надлежащий учет своих сотрудников, включая имена, номера социального страхования, пол и адреса. Работодатели также обязаны вести учет заработной платы своих сотрудников.

В некоторых штатах, таких как Калифорния и Техас, работодатели должны хранить эти записи в течение минимального количества лет.Калифорния также требует, чтобы работодатели раскрывали учет рабочего времени сотрудника по запросу сотрудника или уполномоченного по вопросам труда штата. В некоторых штатах есть дополнительные требования к расписанию для несовершеннолетних, которые включают учет определенного количества часов, которые они работают.

Ссылки

Писатель биографии

Джилл Стимсон работала на различных должностях по управлению недвижимостью в Мэриленде и Делавэре. Стимсон работала в трех ведущих компаниях по управлению недвижимостью в коммерческой отрасли и сосредоточила свою карьеру на логистике строительства недвижимости и отношениях с арендаторами.Она имеет степень доктора юридических наук и степень бакалавра психологии.

Хронометраж: что можно и чего нельзя делать

Работодатели должны вести точный учет рабочего времени сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов. Этот, казалось бы, простой процесс может стать сложным, когда сотрудники приходят рано или поздно уходят, путешествуют по делам, участвуют в корпоративных тренингах и используют мобильные устройства, чтобы оставаться на связи в нерабочее время. Вот несколько советов, которые помогут вам управлять своими обязанностями по хронометражу.

Можно:

  • Используйте систему точного хронометража. Работодатели могут выбрать предпочитаемый метод хронометража (например, хронометраж, табели учета рабочего времени или считыватели бейджей) при условии, что он является полным и точным. Хотя лучше всего отслеживать время сотрудников с точностью до отработанной минуты, Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) позволяет работодателям округлять часы работы сотрудников из-за неопределенности или неэффективности (максимум до 15 минут). Ваша политика округления времени должна применяться справедливо и не может последовательно округляться в пользу компании или приводить к невозможности подсчета всего фактически отработанного сотрудниками времени. Например, если работодатель округляет до ближайших 15 минут, он может округлить время сотрудника с одной до семи минут, но он должен округлить время с восьми до четырнадцати минут. Примечание. Некоторые штаты устанавливают ограничения на округление времени. Прежде чем применять политику округления времени, ознакомьтесь со всеми применимыми законами и рассмотрите свою систему хронометража.
  • Требовать от сотрудников записи всего отработанного времени. Время, потраченное на использование технологий вне офиса для ответа на рабочую электронную почту, доступа к сети компании, проверки телефонных сообщений или выполнения других рабочих задач, обычно считается оплачиваемым рабочим временем.Убедитесь, что сотрудники, не освобожденные от налогов, знают, что они должны сообщать обо всех времени, потраченных на работу, включая время, которое они потратили на проверку рабочей электронной почты в нерабочее время. Если сотрудники не могут использовать вашу обычную систему учета рабочего времени для учета работы в нерабочее время, проинструктируйте их, как быстро и точно сообщать об этих часах.
  • Запишите время обучения и поездки. Согласно FLSA и законам многих штатов, работодатели должны оплачивать работникам не только время, фактически потраченное на работу, но и определенное непродуктивное время, такое как время, потраченное на обучение или поездки.Например, когда сотрудник уезжает на работу с ночевкой, ему нужно платить за все время, которое выходит за рамки его обычного рабочего времени, независимо от того, совершается ли поездка в его обычный рабочий день. Если обычный рабочий день сотрудника с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу, вы должны заплатить сотруднику за ночные командировки, которые происходят с 8:00 до 17:00. даже если это произойдет в субботу или воскресенье. Убедитесь, что вы понимаете правила оплачиваемого обучения и времени в пути, и проинструктируйте сотрудников соответствующим образом вести учет своего времени.
  • Считайте перерывы на отдых «рабочим временем». Согласно FLSA, если вы предоставляете перерыв для отдыха (любой период продолжительностью 20 минут или меньше, который сотруднику разрешено проводить вне работы), он должен быть оплачен. Поэтому следите за тем, чтобы сотрудники не уходили на перерывы продолжительностью 20 минут или меньше. Продолжительность перерыва, как правило, является единственным фактором, определяющим, требуется ли оплата, а не причиной перерыва.
  • Требовать от сотрудников проверки отработанного времени. В конце каждого периода оплаты потребуйте от сотрудников проверять свои учетные записи рабочего времени и проверять их точность.Это может помочь вам внести исправления перед расчетом заработной платы и документально подтвердить, что сотрудник подтвердил точность своих записей рабочего времени.

Нельзя:

  • Удерживайте зарплату, если сотрудники не представляют / не подписывают табель учета рабочего времени. Согласно закону FLSA и законам многих штатов, работодатель должен оплачивать работникам все часы, отработанные в следующий регулярно запланированный день выплаты жалованья, независимо от того, соблюдал ли работник процедуры учета рабочего времени компании. Если сотрудник не представляет или не подписывает табель учета рабочего времени, попросите сотрудника и его руководителя немедленно предоставить / подтвердить отработанные часы и соответственно заплатить сотруднику.
  • Разрешить сотрудникам работать в нерабочее время. Работодатели не могут просить или позволять работникам, не освобожденным от уплаты налогов, работать в нерабочее время. Убедитесь, что у вас есть политика, которая прямо запрещает работу в нерабочее время, и средства контроля для предотвращения этого.
  • Удерживать оплату за «несанкционированное» рабочее время. У работодателей может быть политика, требующая от сотрудников получения разрешения перед работой в сверхурочное время (или перед тем, как приходить раньше / уходить поздно). Однако работодатели должны платить работникам, не освобожденным от уплаты налогов, за все отработанное время, независимо от того, было ли это санкционировано заранее.Если сотрудники нарушают политику, работодатель может подвергнуть их дисциплинарным взысканиям за непредоставление предварительного разрешения, но ни в коем случае работодатель не может удерживать заработную плату.
  • Сделайте автоматические вычеты за периоды приема пищи. Лучше всего требовать от сотрудников выходить на работу и возвращаться на обед. Это может помочь обеспечить оплату сотрудников за пропущенные обеденные перерывы и учесть время, когда сотрудники возвращаются с обеда поздно. Учет рабочего времени должен точно отражать, что сотрудник ел перерыв, как долго длился перерыв, а также фактическое количество отработанных часов.Кроме того, в некоторых штатах есть требования к ведению учета периода приема пищи, и автоматические вычеты могут нарушать эти требования. Проверьте закон вашего штата на соответствие.
  • Забудьте о перерывах в приеме пищи. Согласно FLSA, для неоплачиваемого периода приема пищи он, как правило, должен составлять не менее 30 минут без перерыва, и работник должен быть полностью освобожден от всех обязанностей для того, чтобы он ел обычное питание (в некоторых штатах есть дополнительные требования). Если прием пищи сотрудника прерывается (включая требование о том, чтобы сотрудник был доступен для работы, если необходимо, во время периода приема пищи), сотруднику следует либо заплатить за полный период приема пищи, либо разрешить продолжить свой период приема пищи в течение полных 30 минут после окончания приема пищи. прерывание.Попросите сотрудников сообщать о прерванных обеденных перерывах, чтобы им можно было заплатить за это время.
  • Пренебрежение обязанностями по ведению документации. Закон FLSA требует, чтобы работодатели вели табели учета рабочего времени и другие записи, на которых основывается расчет заработной платы, в течение как минимум двух лет. Работодатели также должны вести учет заработной платы, включая отработанные часы каждый день и общее количество часов, отработанных каждую рабочую неделю, в течение как минимум трех лет. Записи, необходимые для целей федерального налогообложения, должны храниться не менее четырех лет.Проверьте законодательство своего штата на предмет дополнительных требований к ведению документации.

Заключение:

Разработайте политики и процедуры, чтобы обеспечить точный учет рабочего времени для всех сотрудников, не освобожденных от налогов, и чтобы им платили за все время, потраченное на работу.

.