Содержание

Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству, должностные обязанности специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству, образец должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству

Специалист (менеджер) по кадровому делопроизводству организует своевременное оформление приема, перевода, перемещения, командирования и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора компании. Также он ведет учет личного состава, занимается разработкой положений, правил внутреннего распорядка компании и должностных инструкций работников, производит выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, производит подсчет трудового стажа, хранение и заполнение трудовых книжек, своевременно вносит в трудовые книжки записи о переводах, перемещениях, поощрениях и т. д. Этот специалист должен быть коммуникабельным, внимательным, обладать хорошей памятью и быть терпеливым.

Представляем вам образец должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству.

Скачать в .doc

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.

1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно руководителю отдела кадров.
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— трудовое законодательство РФ;
— профиль, специализацию предприятия.
— структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
— порядок определения потребности в кадрах;
— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
— положения о проведении аттестации персонала;
— порядок назначения (избрания) на должность;
— порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
— порядок составления отчетности по кадрам;
— основы психологии и социологии труда;
— знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
— основы экономики, организации труда и управления;
— правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.


2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.

3. Права специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. Причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

К списку должностных инструкций

Как стать кадровым делопроизводителем | АБиУС

 

 

 

 

Специалист по кадровому делопроизводству – это должность в сфере управления персоналом, которая предполагает работу, в первую очередь, с документами, а не с людьми. В обязанности такого специалиста входит документационное обеспечение работы с персоналом: документооборот, передача данных по персоналу в государственные структуры. 

Документация по персоналу имеет разнообразный характер и сопровождает сотрудника на всех этапах его карьеры от трудоустройства до увольнения. Специалист по кадровому делопроизводству занимается документацией распорядительной, плановой, организационной, документацией по социальному обеспечению. Он выполняет учет, хранение, перемещение документов между отделами организации.

 

 

В профстандарте  № 559 «Специалист по управлению персоналом» (утвержден Приказом Минтруда РФ от 06 октября 2015 г. N 691н) указано, что обязательным условием для работы в должности специалиста по кадровому делопроизводству является профильное образование. Других специфических требований для этой должности нет. Однако работодатели могут предъявлять более высокие требования, например, к наличию опыта работы по специальности или уровню образования. 


В должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству входит следующее:

1. Обработка и анализ, разработка, подготовка проектов и оформление, регистрация, учет, хранение, передача в архив документации по персоналу.

2. Осуществление оборота кадровых документов внутри организации.

3. Сбор и проверка личных документов сотрудников, выдача документов о трудовой деятельности, подготовка выписок, справок, копий по требованию сотрудников, учет рабочего времени.

4. Организация документооборота между организацией и государственными структурами, постановка на учет в государственных органах, предоставление выписок, оригиналов и копий документов по запросу, подготовка уведомлений, отчетов, статистики.

5. Организация хранения персональных данных сотрудников в соответствии с законом.

 

 

Для выполнения всех перечисленных функций специалист по кадровому делопроизводству должен обладать определенными компетенциями. 

Ему необходимо уметь разрабатывать и оформлять документы, должностные инструкции, обеспечивать их хранение, пользоваться специфическими информационными системами, базами данных. 

Для успешной работы кадровому делопроизводителю нужно уметь выявлять и исправлять ошибки в документации, осуществлять контроль присутствия сотрудников на рабочих местах, собирать и анализировать информацию, консультировать сотрудников по вопросам рынка труда, соблюдать нормы деловой этики.

Специалист по кадровому делопроизводству должен обладать знаниями в области трудового и архивного законодательства РФ. 

Также должен знать:

  • положения законов о персональных данных

  • нормативные правовые акты, регулирующие взаимодействие организации с государственными ведомствами

  • порядок оформления, ведения и хранения документов

  • положения о структуре организации

Еще обязательно потребуются базовые знания в области информатики, построения и работы информационных систем.

 

 

На современном рынке образования широко представлены возможности обучения по специальностям кадровое делопроизводство и управление персоналом. 

Чтобы ответить на вопрос в чем различие образовательных программ следует обратиться к особенностям двух этих профессиональных направлений. 

Кадровое делопроизводство – это узкая специализация. Кадровик работает, прежде всего, с документами и выполняет ограниченный набор функций. 

Управление персоналом значительно шире. Менеджер по управлению персоналом работает в основном с людьми, выполняет  много разнообразных обязанностей: подбор персонала, обучение, оценка и аттестация, реализация социальной поддержки и другие. Среди прочего в его обязанности может входить и кадровое делопроизводство.

 При выборе специальности для обучения необходимо отталкиваться от собственных потребностей и планов. Если есть намерение или необходимость работать именно специалистом кадрового делопроизводства,  то образование по данному, более узкому, профилю может эффективнее помочь в работе, чем более разнообразное по содержанию управление персоналом. 

Если же есть расчет на карьеру в сфере управления персоналом или перевод на смежные с кадровиком должности, образование специалиста по управлению персоналом будет более уместным.

 

 

В профессиональном стандарте указано, что для работы специалистом по кадровому делопроизводству достаточно среднего специального образования соответствующего профиля. Другой вариант – программа профессиональной переподготовки на базе среднего специального образования другого профиля. 

 

 

Обучиться специальности кадровое делопроизводство можно разными способами. Среднее специальное образование по данному профилю можно получить во многих колледжах. Обучение возможно на базе 9 и 11 классов. Зачисление на бюджетной основе чаще всего происходит без экзаменов, с учетом среднего балла аттестата. В вузах кадровое делопроизводство не представлено как самостоятельная специальность. В  высшем образовании изучение кадрового делопроизводства включено в программы бакалавриата по специальности управление персоналом. Вступительными экзаменами на данное направление являются математика, русский язык и обществознание. Зачисление на платное отделение происходит без экзаменов. 

Для тех, кто уже имеет среднее специальное или высшее образование существуют программы переподготовки, которые позволяют в короткие сроки изучить кадровое делопроизводство и получить документ об образовании. Важно внимательно подойти к выбору программы и учреждения ДПО для обучения. В первую очередь стоит обратить внимание на наличие государственной образовательной лицензии и разработана ли предлагаемая программа в соответствии с принятым профстандартом по этой специальности.

 

 

Технологии дистанционного обучения набирают все большую популярность и часто применяются в реализации образовательных программ профессиональной переподготовки и повышения квалификации. 

Преимуществами дистанционного обучения являются возможность получить образование без отрыва от работы, возможность индивидуально подбирать удобный график обучения. Выбирая, как обучиться кадровому делопроизводству (очно, заочно, дистанционно), важно помнить, что для получения качественного образования, которое поможет получить знания и навыки действительно ценные в работе, необходимо тщательно подбирать образовательное учреждение. АБиУС предоставляет образовательные услуги на протяжении 20 лет и зарекомендовала себя как эффективное образовательное учреждение. 

Программа дополнительного профессионального образования кадровое делопроизводство составлена с учетом требований профстандарта. Для успешного освоения программы Академия предоставляет доступ к обширной библиотеке и удобному пользовательскому интерфейсу личного кабинета СДО.

Разработчики программы – высококвалифицированные специалисты с большим опытом работы. Каждый слушатель получает индивидуальное сопровождение, на все вопросы  в процессе обучения отвечает прикрепленный методист. Зачисление происходит при наличии среднего специального или высшего образования любого профиля, без экзаменов.

По завершении обучения выдается диплом о профессиональной переподготовке установленного образца с присвоением квалификации. Документ об образовании обязательно вносится в государственную базу ФИС ФРДО, высылается бесплатно в любой регион и город России.

Должностные обязанности специалиста по кадрам и делопроизводству. Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству, должностные обязанности специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству, образец должностной инструкции с

Успех любого предприятия зависит от кадров. Именно сотрудники кадрового отдела занимаются управлением человеческими ресурсами. Они обязаны обеспечить сотрудникам получения необходимых квалификационных навыков, отвечают за их перемещение между подразделениями фирмы, прием на работу или увольнение.

Данные сотрудники ведут учет отработанных часов, отпусков и выходных. Чтобы можно было регулировать взаимоотношения начальства с подчиненными, используется должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству. В ней указана вся необходимая информация для нормальной работы компании.

Положения

Сотрудник, принимаемый на эту должность, является специалистом. От него требуется получение свидетельства об окончании высшего профессионального образования. Также работодатели обычно требуют стаж работы от трех лет и выше. Назначить или уволить работника может лишь генеральный директор, у которого он находится в непосредственном подчинении. В своей деятельности трудящийся должен учитывать руководящие материалы, приказы начальства, устав компании и должностную инструкцию специалиста по кадровому делопроизводству.

Знания

Сотрудник обязан изучить законодательные и нормативные акты, посредством которых регулируется деятельность компании, в которой он трудоустроен. Он должен быть знаком с трудовым законодательством, целями и стратегией развития организации. Помимо этого, сотрудник должен знать, какие существуют методы качественного и количественного анализа персонала компании, как проходит прогнозирование и планирование необходимости найма новых сотрудников.

Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что он знает основы социологии, экономики и психологии труда, следит за современными тенденциями развития управления персоналом, способен применить свои знания на практике.

Другие знания

Работник должен разбираться в формах и системах оплаты трудовой деятельности, знать методики стимулирования эффективной работы. От этого специалиста требуются знания, относящиеся к составлению и разработке контрактов и трудовых договоров, а также умения регулировать споры в этой сфере. Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что он знает, как оценивать сотрудников компании и результаты их работы.

Он должен хорошо разбираться в стандартах и унифицированных формах кадровых документов, в производственной педагогике, конфликтологии. Это обусловлено тем, что в ходе своей деятельности ему придется предотвращать и устранять конфликты. Также он обязан знать охрану труда, хорошо ориентироваться на рынке рабочей силы, услуг повышения квалификации, понимать, какие бывают методы и формы тренинговой и образовательной работы с сотрудниками компании.

Задачи

В задачи данного специалиста входит разработка корпоративной политики и концепции в отношении управления персоналом под руководством генерального директора компании. Также при его содействии сотрудник обязан формировать корпоративную культуру, участвовать в ее развитии. по кадровому делопроизводству предполагает, что его задачей является осуществление решений по найму, переводу, передвижению по службе работников компании.

Также он решает, кому объявлять благодарности, поощрения, а кому наложить взыскание, кого понизить в должности или уволить с нее. Он занимается управлением социальных процессов в организации, в том числе созданием благоприятного климата в коллективе, разрешением конфликтов и споров трудового характера.

Другие задачи

Должностная инструкция ведущего специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что в задачи сотрудника входит управление работами, направленными на формирование кадрового резерва, основанного на действующем составе персонала. Также в задачи этого работника входит работа с рынком труда, а именно поиск и подбор профессий, квалификаций и специальностей, необходимых компании.

Он должен принимать участие в разработке планов по проведению контроля эффективности персонала, основываясь на текущих данных и рассчитывая перспективу. Занимается организацией обучения сотрудников, координирует мероприятия по повышению их квалификации, занимается развитием их деловой карьеры. Помимо этого, в задачи сотрудника входит организация необходимого кадрового учета и делопроизводства с учетом государственных стандартов и законодательных требований, руководство подчиненными ему сотрудниками и прочее.

Функции

Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству включают в себя планирование собственной деятельности на основании стратегических задач компании, реальной ситуации в организации. Делает он это в соответствии с полугодовой, ежеквартальной и ежемесячной отчетностью в соответствии с концепцией и корпоративной политикой фирмы, где он трудоустроен.

Сюда же входит изучение и анализ конъюнктуры рынка труда, письменные доклады, включающие обзор заработной платы в конкурентных структурах подобных должностей с учетом всех систем и уровней. Этот сотрудник занимается поиском персонала, используя собственные силы и, если это предусмотрено бюджетом компании, привлекая государственные и частные структуры, занятые в этой сфере. Осуществляются работы по поиску персонала с учетом принятого порядка в организации и принятых от отделов и служб заявок.

Обязанности

В функции специалиста по кадровому делопроизводству входит проведение предварительных работ с претендентами на получение работы. Сюда входит анкетирование, собеседования и прочее. Именно этот сотрудник должен отобрать самых перспективных работников и направить их на собеседование с вышестоящим руководством. Также он выполняет адаптационные мероприятия. Имеется ввиду, знакомство новых работников с коллективом, компанией, формальными и неформальными правилами организации, трудовым распорядком и другими традициями, ценностями фирмы.

Он занимается контролем качества, полноты и прочих факторов, влияющих на вхождение в должность, проводит экзаменационные проверки соответствия работников. Подготавливает и проводит ежегодную профессиональную аттестацию, разрабатывает ее планы и программу, составляет графики, запрашивает у руководства оценку эффективности деятельности подчиненных. Помимо этого, он занимается подбором перспективных сотрудников для зачисления их в кадровый резерв и дальнейшего выдвижения на руководящие должности.

Другие функции

По кадровому делопроизводству включают в себя мониторинг атмосферы в коллективе с точки зрения социального и психологического аспекта. Он анализирует деловые, функциональные, моральные и психологические качества персонала. Мотивирует сотрудников, следит за тем, чтобы они были удовлетворены качеством и условиями работы. Представляет отчеты каждый квартал относительно кадровых и социальных вопросов. Если возникают проблемы, требующие сродного вмешательства, сообщает об этом руководству с личными вариантами их решения.

Совместно с начальством составляет планы по проведению тренингов и обучающих семинаров примерно раз в полгода в момент формирования бюджета фирмы. Привлекает к этому сотрудников своего отдела, если в этом есть необходимость, и контролирует выполнение запланированных мероприятий. Он должен продумывать и предлагать методы мотивации сотрудников, улучшения условий труда, рационализации выплат и финансового стимулирования. Он разрабатывает должностные инструкции для персонала, следит за выполнением трудовой дисциплины. Проводит консультации для руководителей отделов и филиалов, а также работников относительно вопросов трудового права и социальной защиты.

Другие обязанности

Должностная инструкция специалиста по кадрам и делопроизводству предполагает, что он выполняет работы по контролю за соблюдением трудового законодательства, обеспечивает решение кадровых вопросов, занимается разработкой положений о персонале. Этот сотрудник должен утверждать договоры, и готовить их в соответствии с действующим законодательством и правилами фирмы. Занимается и ведет учетную документацию для государственных органов. Работник должен осуществлять приемы, переводы и увольнение персонала, учитывая трудовое законодательство, инструкции, положения и приказы, которые приняты в компании.

Прочие функции

Должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам предполагает, что он занимается формированием и ведением личных дел работников компании, при этом своевременно внося в них необходимые изменения. Занимается заполнением, учетом и хранением трудовых книжек, подсчетом стажа работников, составляет и выдает справки относительно нынешней и прошлой деятельности сотрудников компании.

Ведет учетную документацию относительно призывников и военнослужащих среди персонала фирмы, занимается архивом личных дел, готовит документацию относительно истечения сроков сохранности или передачи данных в государственные органы. Помимо этого, он должен передавать личные данные сотрудников в бухгалтерию для налогового инспектирования. Помогает работникам бухгалтерии составлять документацию для получения пособий, льгот, пенсий и прочих социальных выплат сотрудникам компании и их семьям с последующей передачей в соответствующие органы.

Прочие обязанности

Образец должностной инструкции специалиста по кадрам представлен в статье. Данный документ предполагает, что работник занимается составлением графиков отпусков, изучает причины текучести кадров и предлагает методы улучшения ситуации. Формирует сметную документацию, ведет все формы отчетности, обеспечивает сохранность коммерческой тайны и конфиденциальность полученных сведений. Тут имеются ввиду данные о товарооборотах и финансовых отношениях между компанией и поставщиками, о внутренней финансовой документации фирмы, сведения об адресах и телефонов всех работников и руководителей компании, о размерах заработной платы и прочих данных, подлежащих секретности.

Права

Есть ряд прав, которыми обладает специалист по делопроизводству. Должностная инструкция обязана включать в себя их полный перечень. Сотрудник вправе представлять интересы компании в государственных и коммерческих учреждениях по всем вопросам, что относятся к развитию, использованию или формированию рабочей силы. Он имеет право вести самостоятельную переписку в пределах своей компетенции, принимать участие в подготовке проектов и приказов, касающихся его деятельности, запрашивать необходимую информацию у начальников отделов.

Он может запрашивать подготовку и создание документации, не выходя за пределы своих компетентных возможностей. Работник вправе подписывать и визировать документацию, предлагать руководству поощрения или взыскания с сотрудников. Он имеет право на обеспечение нормальных условий труда, получение доступа к техническим средствам и прочие социальные гарантии. Также он вправе получать от руководства содействие в выполнении своих обязанностей.

Ответственность

Согласно образцу должностной инструкции специалиста отдела кадров, его деятельность включает в себя ответственность, которая возлагается на сотрудника в ходе выполнения им его обязанностей. Он ответственен за ненадлежащее или неполное выполнение возложенных на него функций в пределах действующего законодательства страны. Его могут привлечь к ответу, если он нарушил трудовой, административный или уголовный кодекс, а также за нанесение компании материального ущерба и совершение других ошибок в ходе своей трудовой деятельности.

Сотрудника могут привлечь к ответу за нарушение коммерческой тайны, разглашение конфиденциальной информации или утечку финансовой документации компании. Также он ответственен за превышение своих полномочий или использование их в личных целях. Также могут быть учтены прочие пункты ответственности в зависимости от потребностей компании и личных требований руководства.

Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно .
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1. 6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
– законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
– трудовое законодательство РФ;
– профиль, специализацию предприятия.
– структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
– порядок определения потребности в кадрах;
– методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
– ;
– порядок назначения (избрания) на должность;
– порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
– порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
– порядок составления отчетности по кадрам;
– основы психологии и социологии труда;
– знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
– основы экономики, организации труда и управления;
– правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
– законодательными актами РФ;
– Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
– приказами и распоряжениями руководства;
– настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.
3. Права специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:
3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.
4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:
4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба предприятию – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Кто те молодые львы, что сотрут нас с лица земли? Б. Г. Если вы не поняли, о чем я, вы не в тренде и явно ничего не понимаете в новой генерации HR – ов. Это совершенно просветленные новым знанием, невероятно продвинутые молодые люди. Они про людей, они не про это…

Те же задачи, те же зарплаты, но в час дня можно идти домой. Компания работает в таком графике уже полтора года. В конце 2017 года немец Лассе Райнганс (Lasse Rheingans) приобрёл небольшую консалтинговую фирму переименовав её в Rheingans Digital Enabler. Он сразу же…


Перевод колонки блогера и публициста Кевина Драма о будущем, в котором людей на рынке труда заменит искусственный интеллект.

В ближайшие 40 лет роботы займут ваши рабочие места. Неважно, кем вы работаете. Копаете траншеи? Робот будет копать их лучше. Пишете статьи для…

Анна Сафронова В юности Катерина Погодина хотела поступить в вуз на отделение английского, но не прошла по конкурсу. Сегодня она говорит на трех иностранных языках и является топ-менеджером в одной из крупнейших международных компаний После неудачи с лингвистическим…


Джек Зенгер и Джозеф Фолкман Ни для кого не секрет, что эмоции заразительны. Например, исследование, проведенное Джеймсом Фаулером из Университета Сан-Диего и Николасом Кристакисом из Гарварда показало, что радость передается от человека к человеку. Если ваш друг…


Должны ли благотворители быть нищими, может ли помощь быть бизнесом и стыдно ли относиться к эмоциональному рационально – Esquire поговорил с членом правления фонда «Друзья» Светланой Миронюк, которая помогает российской благотворительности встать на бизнес-рельсы….


Специалист (менеджер) по кадровому делопроизводству организует оформление приема, перевода, перемещения, командирования и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора компании. Ведет учет личного состава, разрабатывает положения, правила внутреннего распорядка компании и должностные инструкции работников, выдает справки о трудовой деятельности работников, вносит в трудовые книжки записи о переводах, перемещениях, поощрениях. В образец должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству включены требования к сотруднику, а так же перечислены должностные обязанности.

Образец должностной инструкции с пециалиста по кадровому делопроизводству

1. Общие положения

1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно руководителю отдела кадров.
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— трудовое законодательство РФ;
— профиль, специализацию предприятия.
— структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
— порядок определения потребности в кадрах;
— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
— положения о проведении аттестации персонала;
— порядок назначения (избрания) на должность;
— порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
— порядок составления отчетности по кадрам;
— основы психологии и социологии труда;
— знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
— основы экономики, организации труда и управления;
— правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.

3. Права специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Материал подготовлен и проверен нашими экспертами

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта “Специалист по управлению персоналом” (код А «Документальное обеспечение работы с персоналом», уровень квалификации – 5), утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 октября 2015 г. № 691н, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

11.03.2016

48256

Должностная инструкция специалиста по персоналу, в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом»

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, (код А «Документальное обеспечение работы с персоналом», уровень квалификации — 5), утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 октября 2015 г. № 691н, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

С 1 июля 2016 года организации должны будут применять профстандарты, если трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции (ч.1 ст.195.3 ТК РФ в редакции, действующей с 1 июля 2016 г.).

Возможное наименование должности:
— специалист по кадровому делопроизводству;
— специалист по документационному обеспечению работы с персоналом;
— специалист по документационному обеспечению персонала;
— специалист по персоналу.

Выполняемые задачи:
— ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;
— ведение документации по учету и движению кадров;
— администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

Требования к образованию:
Среднее профессиональное: программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное по программам профессиональной переподготовки, повышения квалификации

Примечание:
Сотрудник, принятый ранее на работу, и не соответствующий требованиям профстандарта для занимаемой им должности, не может быть уволен. В том случае, когда уровень его образования ниже требуемого, ему нужно продолжить образование или разработать индивидуальную программу обучения.

Если название должности сотрудника, указанное в трудовом договоре, не соответствует профстандарту, требования которого на него распространяются, это тоже не является основанием для его увольнения. В этом случае работодатель должен перевести его на другую должность с соответствующим наименованием. И лишь при отказе работника от такого перевода руководство вправе уволить его, сократив должность, с соблюдением установленной процедуры (ст. 180 ТК РФ).

В случае, когда сотрудник отказывается повышать квалификацию или получать дополнительное образование, уволить его можно на основании результатов аттестации. Это можно сделать, если не получено его согласие или у работодателя нет возможности предложить ему вакансию, соответствующую его специальности и квалификации (п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ).

Если работник добросовестно выполняет свои трудовые обязанности, и тем более прошел аттестацию, увольнять его у работодателя нет никаких оснований.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «ААА»
_____________ А. А. Иванов

«___»_______________ 2019 г.

Должностная инструкция специалиста по персоналу

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста по персоналу ЗАО «ААА» (далее — «Организация»).
1.2. Специалист по персоналу назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Специалист по персоналу подчиняется непосредственно (начальнику отдела кадров, руководителю структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров; иному должностному лицу)________________ Организации.
1.4. На должность специалиста по персоналу назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации, без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Специалист по персоналу должен знать:
— трудовое законодательство Российской Федерации;
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— законодательство Российской Федерации о персональных данных;
— основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— структуру и штаты Организации, ее профиль, специализацию и перспективы развития;
— локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
— основы документооборота и документационного обеспечения;
— технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
— порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
— порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
— правила и нормы охраны труда;
— базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
— нормы этики и делового общения.
1.6. В период временного отсутствия специалиста по персоналу его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
На специалиста по персоналу возлагаются следующие функции:
2.1. Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу.
2.2. Ведение документации по учету и движению кадров.
2.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
2.4. Анализ состояния трудовой дисциплины и выполнение работниками Организации правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
2.5. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале Организации.
2.6. Составляет установленную отчетность.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
Для выполнения возложенных на него функций специалист по персоналу обязан:
3.1. Обрабатывать и анализировать поступающую документации по персоналу.
3.2. Разрабатывать и оформлять документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную).
3.3. Производить регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
3.4. Подготавливать проекты документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала.
3.5. Организовывать систему движения документов по персоналу.
3.6. Производить сбор и проверку личных документов работников.
3.7. Производить подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках.
3.8. Выдавать работнику кадровые документы о его трудовой деятельности.
3.9. Доводить до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации.
3.10. Вести учет рабочего времени работников.
3.11. Производить регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.
3.12. Организовывать документооборот по учету и движению кадров.
3.13. Организовывать документооборот по представлению документов по персоналу в государственные органы.
3.14. Организовать постановку на учет организации в государственных органах.
3.15. Подготавливать по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов.
3.16. Подготавливать уведомления, отчетной и статистической информации по персоналу.
3.17. Подготавливать информацию о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.18. Участвовать в разработке текущих планов по труду.
3.19. Составлять установленную отчетность.

4. ПРАВА.
Специалист по по персоналу имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей Инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
4.5. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по персоналу.
4.6. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в и

Скачать должностную инструкцию
специалиста по кадрам (.doc, 75КБ)

I. Общие положения

  1. Специалист по кадрам по кадрам относится к категории специалистов.
  2. На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
  3. Назначение на должность специалиста по кадрам и освобождение от нее производится приказом
  4. Специалист по кадрам должен знать:
    1. 4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам управления персоналом.
    2. 4.2. Трудовое законодательство.
    3. 4.3. Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.
    4. 4.4. Порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах.
    5. 4.5. Источники обеспечения предприятия кадрами.
    6. 4.6. Методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров.
    7. 4.7. Положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний.
    8. 4.8. Порядок избрания (назначения) на должность.
    9. 4.9. Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.
    10. 4.10. Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.
    11. 4.11. Порядок составления отчетности по кадрам.
    12. 4.12. Основы психологии и социологии труда.
    13. 4.13. Основы экономики, организации труда и управления.
    14. 4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
    15. 4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности.
  5. На время отсутствия специалиста по кадрам (отпуск, болезнь, командировка, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

Специалист по кадрам:

  1. Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
  2. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.
  3. Проводит изучение и анализ:
    1. 3.1. Должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений.
    2. 3.2. Установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников.
    3. 3.3. Результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
  4. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.
  5. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.
  6. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью и профессией, проведением их стажировок.
  7. Принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.
  8. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.
  9. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.
  10. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
  11. Контролирует:
    1. 11.1. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников.
    2. 11.2. Выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности.
    3. 11.3. Соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек.
    4. 11.4. Подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам.
    5. 11.5. Внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.
  12. Составляет установленную отчетность.
  13. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Специалист по кадрам имеет право:

  1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
  2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия и совершенствованию форм и методов труда; замечания по деятельности персонала предприятия; варианты устранения имеющихся в деятельности предприятия недостатков.
  3. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя организации).
  5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Специалист по кадрам несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция специалиста по персоналу, в соответствии с профстандартом “Специалист по управлению персоналом” | HR-elearning

Должностная инструкция специалиста по персоналу, в соответствии с профессиональным стандартом “Специалист по управлению персоналом”

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта “Специалист по управлению персоналом” (код А «Документальное обеспечение работы с персоналом», уровень квалификации – 5), утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 октября 2015 г. № 691н, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

С 1 июля 2016 года организации должны будут применять профстандарты, если трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции (ч.1 ст.195.3 ТК РФ в редакции, действующей с 1 июля 2016 г.).

Возможное наименование должности:
– специалист по кадровому делопроизводству;
– специалист по документационному обеспечению работы с персоналом;
– специалист по документационному обеспечению персонала;
– специалист по персоналу.

Выполняемые задачи:
– ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;
– ведение документации по учету и движению кадров;
– администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

Требования к образованию:
Среднее профессиональное: программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное по программам профессиональной переподготовки, повышения квалификации

Примечание:
Сотрудник, принятый ранее на работу, и не соответствующий требованиям профстандарта для занимаемой им должности, не может быть уволен. В том случае, когда уровень его образования ниже требуемого, ему нужно продолжить образование или разработать индивидуальную программу обучения.

Если название должности сотрудника, указанное в трудовом договоре, не соответствует профстандарту, требования которого на него распространяются, это тоже не является основанием для его увольнения. В этом случае работодатель должен перевести его на другую должность с соответствующим наименованием. И лишь при отказе работника от такого перевода руководство вправе уволить его, сократив должность, с соблюдением установленной процедуры (ст. 180 ТК РФ).

В случае, когда сотрудник отказывается повышать квалификацию или получать дополнительное образование, уволить его можно на основании результатов аттестации. Это можно сделать, если не получено его согласие или у работодателя нет возможности предложить ему вакансию, соответствующую его специальности и квалификации (п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ).

Если работник добросовестно выполняет свои трудовые обязанности, и тем более прошел аттестацию, увольнять его у работодателя нет никаких оснований.

Должностная инструкция специалист по персоналу. Скачать бесплатно.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «ААА»
_____________ А. А. Иванов

“___”_______________ 2019 г.

Должностная инструкция специалиста по персоналу

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста по персоналу ЗАО “ААА» (далее – “Организация”).
1.2. Специалист по персоналу назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Специалист по персоналу подчиняется непосредственно (начальнику отдела кадров, руководителю структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров; иному должностному лицу)________________ Организации.
1.4. На должность специалиста по персоналу назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации, без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Специалист по персоналу должен знать:
– трудовое законодательство Российской Федерации;
– законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
– законодательство Российской Федерации о персональных данных;
– основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– структуру и штаты Организации, ее профиль, специализацию и перспективы развития;
– локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
– основы документооборота и документационного обеспечения;
– технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
– порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
– порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
– порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
– правила и нормы охраны труда;
– базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
– нормы этики и делового общения.
1.6. В период временного отсутствия специалиста по персоналу его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
На специалиста по персоналу возлагаются следующие функции:
2.1. Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу.
2.2. Ведение документации по учету и движению кадров.
2.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
2.4. Анализ состояния трудовой дисциплины и выполнение работниками Организации правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
2.5. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале Организации.
2.6. Составляет установленную отчетность.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
Для выполнения возложенных на него функций специалист по персоналу обязан:
3.1. Обрабатывать и анализировать поступающую документации по персоналу.
3.2. Разрабатывать и оформлять документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную).
3.3. Производить регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
3.4. Подготавливать проекты документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала.
3.5. Организовывать систему движения документов по персоналу.
3.6. Производить сбор и проверку личных документов работников.
3.7. Производить подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках.
3.8. Выдавать работнику кадровые документы о его трудовой деятельности.
3.9. Доводить до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации.
3.10. Вести учет рабочего времени работников.
3.11. Производить регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.
3.12. Организовывать документооборот по учету и движению кадров.
3.13. Организовывать документооборот по представлению документов по персоналу в государственные органы.
3.14. Организовать постановку на учет организации в государственных органах.
3.15. Подготавливать по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов.
3.16. Подготавливать уведомления, отчетной и статистической информации по персоналу.
3.17. Подготавливать информацию о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.18. Участвовать в разработке текущих планов по труду.
3.19. Составлять установленную отчетность.

4. ПРАВА.
Специалист по по персоналу имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей Инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – с разрешения руководителя предприятия).
4.5. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по персоналу.
4.6. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
Специалист по по персоналу несет ответственность за:
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.
5.5. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности, техники безопасности, норм охраны труда, установленных в Организации.
5.6. За разглашение сведений, содержащих персональные данные и конфиденциальной информации (составляющих коммерческую тайну).

6. УСЛОВИЯ РАБОТЫ.
6.1. Режим работы специалиста по персоналу определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
6.2. В связи с производственной необходимостью специалист по персоналу обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
6.3. Оценка работы:
– регулярная – осуществляется непосредственным руководителем в процессе исполнения специалистом по персоналу трудовых функций;
– __________________________________________________________________________.
(указать порядок и основания для иных видов оценки работы)

7. ПРАВО ПОДПИСИ.

7.1. Специалисту по персоналу для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

__________________________ ______________ ______________________
(должность руководителя) (подпись) (Ф.И.О.)

“___”____________ ____ г.

СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт _________________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)

“___”___________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен ________________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)

“___”__________ _____ г.

Должностная инструкция менеджера по кадровому делопроизводству. Должностная инструкция — Специалист по кадровому делопроизводству Должностные обязанности специалиста по кадрам и делопроизводству

Специалист по кадрам есть практически в любой организации. В небольших фирмах его функции часто выполняет сотрудник, который параллельно является бухгалтером или секретарем, в крупных компаниях для обеспечения кадровой деятельности создаются целые подразделения, департаменты, службы, отделы. Если коротко обозначить круг обязанностей такого специалиста, то можно сказать, его работа связана с кадровой документацией. Более полно зона ответственности специалиста по кадрам обозначена в его должностной инструкции.

Кто такой специалист по кадрам

Специалистом по кадрам называют сотрудника, который ведет кадровое делопроизводство и учет. Но в область его деятельности входят самые разнообразные функции. Сейчас эта профессия имеет несколько названий: это и менеджер по управлению персоналом, и администратор кадровой службы, и HR-менеджер. Сокращенное название «кадровик» берет свое начало еще с советских времен. Специалист той эпохи занимался заполнением трудовых книжек, вел личные дела работников, контролировал соблюдение законодательство по охране труда, разрабатывал должностные инструкции.

Сегодня работа кадрового сотрудника выходит за привычные стандарты. В настоящее время формируется настоящий кадровый менеджмент в его современном понимании. Рутинная и скучная работа кадровика становится востребованной и актуальной. В этом значительную роль сыграло изменение трудового законодательство, когда возникла потребность в грамотных специалистах.

Функции специалиста по кадрам

Понятно, что указанный специалист занимается кадровыми вопросами. На его должность принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, при этом требования к стажу могут не предъявляться. Кадровик обязан выполнять следующие функции:

  • отвечать за учет личного состава;
  • заполнять личные дела сотрудников;
  • оформлять переводы, отпуска, прием и увольнение сотрудников;
  • знакомить работников с локально-нормативными актами компании;
  • выполнять подсчет пенсионного стажа;
  • заполнять, хранить трудовые книжки;
  • оформлять штатное расписание;
  • вести воинский учет в компании;
  • контролировать мероприятия по охране труда
  • выполнять работу по комплектованию организации кадрами необходимых профессий;
  • участвовать в работе по подбору персонала;
  • заниматься подготовкой предложений по замещению вакантных должностей.

Перечень функций может быть различным, все зависит от рода деятельности компании, ее размера и численности сотрудников.

Структура должностной инструкции для специалиста по кадрам

Должностная инструкция специалиста по кадрам обычно имеет типовую форму, но каждое предприятие может ее видоизменять под свои потребности. Документ формируется следующим образом:

  1. В верхней части указывается дата утверждения, сведения о руководителе, который ее завизировал. Обычно это функция возлагается на гендиректора организации. Далее прописывается информация о согласовании документа с кадровой службой или сотрудником, на которого возложена обязанность по ведению кадрового дела. Сведения о согласовании иногда выносятся в конец инструкции, что также допустимо.
  2. Следующий раздел касается общих положений документа, куда включается информация о требованиях к кандидату (образование, возраст, опыт работы, необходимые знания и умения). В этом блоке указывается место должности кадровика в общей структуре организации, прописывается непосредственный руководитель. Сюда же включают список документов для ознакомления сотрудника, порядок замещения работника, общие правила приема и увольнения.
  3. Должностные права и обязанности. Это ключевой раздел инструкции, где перечисляются все трудовые обязанности сотрудника и его права.
  4. Ответственность сотрудника. Указываются рамки ответственности за невыполнение трудовых обязанностей и варианты наказания в рамках трудового законодательства.

Правила ознакомления работников с должностной инструкцией

Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией под роспись. Обычно это происходит в момент подписания трудового контракта. Должностная инструкция – внутренний документ, поэтому процедура ознакомления на разных предприятиях может отличаться. Но самое главное – сотрудник должен расписаться, что изучил документ. Есть несколько вариантов:

  1. На каждого работника готовится по экземпляру документа, с которым он знакомится под роспись. Инструкция приобщается к остальным бумагам в личном деле работника.
  2. На каждой должности имеется уже свой подготовленный экземпляр, в котором новые сотрудники расписываются.
  3. Относительно каждой должности распечатывается свой экземпляр, с которым знакомят работник. Но отметку об ознакомлении заносят в отдельный журнал.

Наиболее приемлемый вариант каждая компания выбирает самостоятельно, исходя из соображений удобства, принятыми правилами делопроизводства и так далее.

Подводим итоги

Обязанности кадровика определяются компанией. Это может быть сотрудник, который занимается кадровым делом, менеджер по найму персонала либо специалист, совмещающий обе эти функции. Должностная инструкция кадровика разрабатывается предприятием самостоятельно с учетом его потребностей. Документ утверждается личной подписью руководителя компании. Инструкция в обязательном порядке выдается принятому сотруднику для ознакомления с его правами и трудовыми обязанностями.

Повседневные обязанности кадровика регламентированы Минтрудом РФ в постановлении от 21.08.1998 г. В нем детально указаны зоны ответственности специалиста, пределы субординации, рассмотрена нормативно-правовая база, необходимая сотруднику отдела кадров, порядок сдачи и ведения документации. Единый квалификационный справочник определяет 17 профессий, которые при исполнении служебных обязанностей ориентируются на должностную инструкцию кадрового работника. Структура отдела, регулирующего деятельность сотрудников, отражена в соответствующем Положении « Об отделе кадров».

Специалист отдела кадров – должностные обязанности

Должностной инструкцией специалиста отдела кадров установлен порядок трудовых взаимоотношений, диапазон ответственности, возложенные на работника функции, предъявляемые к нему требования, необходимый уровень образования и подчиненность. К специалистам причисляется лицо с достаточной профессиональной подготовкой, образованием и опытом не менее 12 месяцев.

За разработку и содержание инструкции отвечает начальник кадровой службы, а утверждается она руководителем компании. В ней отражаются все должностные обязанности специалиста отдела кадров. Их состав, правила исполнения, полномочия детализированы распорядительными актами предприятия, правилами внутреннего распорядка, федеральными и региональными нормативами. Они заключаются в выполнении следующих задач:

  • документальное оформление приема и увольнения сотрудников, перевода персонала на другие штатные единицы согласно нормам ТК РФ и распоряжениям руководства;
  • учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней – от директора до сторожа – в соответствии со стандартами учетных документов с внесением изменений в информационные базы;
  • сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
  • разработка механизма поощрения и взыскания;
  • составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
  • оформление трудовых книжек – внесение записей, регистрация, учет и хранение;
  • формирование трудового стажа;
  • мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
  • своевременный отбор документации для архива и его оформление;

Деятельность кадрового специалиста предусматривает доступ к конфиденциальным данным – личным делам, коммерческой тайне. Если действия сотрудника нанесли имущественный или финансовый ущерб организации, он будет привлечен к ответственности по законодательным нормам.

Специалист по кадрам может исполнять свои должностные обязанности сверхурочно. Согласно ст. 152 ТК РФ сверхурочная ставка устанавливается предприятием.

Инспектор по кадрам – должностные обязанности

Как значится в Едином квалификационном справочнике, на должность инспектора по кадрам рассматриваются соискатели со средним образованием, наличие профессионального стажа не имеет значения. Весь объем должностных обязанностей инспектора по кадрам определен во внутренней инструкции. В него входит выполнение делопроизводственных задач:

Помимо делопроизводства обязанности инспектора по кадрам предусматривают и подбор сотрудников на вакансии в соответствии с профессиональными требованиями и уровнем коммуникабельности. Кадровик размещает объявления в прессе, интернет-порталах, передает заявку в центр занятости, проводит собеседование. В его задачу входит не просто подобрать профессионала, а найти человека, который легко войдет в коллектив и не станет источником конфликтов. Руководством может быть предусмотрена обязанность инспектора по проведению конкурса среди претендентов. Отборочные мероприятия и контроль прохождения находятся в компетенции кадровика.

Должностные обязанности начальника отдела кадров

Руководить кадровиками может только сотрудник с дипломом о высшем образовании, отработавший в аналогичной должности не меньше 3-х лет. Его кандидатура определяется только руководителем компании. Руководящая деятельность осуществляется на основе внутреннего устава компании, строго в рамках российского трудового и гражданского права и в соответствии с должностной инструкцией кадрового работника. Подотчетен руководитель ОК только высшему руководству компании.

В должностные обязанности начальника отдела кадров вменяется следующее:

  • разработка положения о кадровой политике;
  • оценка потребности организации в обновлении персонала;
  • управление штатом согласно полномочий и компетенции;
  • методико-информационное обеспечение аттестации, организация и анализ ее итогов;
  • отладка процессов перевода, увольнения или приема персонала;
  • коррекционная деятельность;
  • регулярный мониторинг выполнения специалистами отдела кадров должностных обязанностей;
  • контроль исполнения приказов о награждении и поощрении.

В должностные обязанности кадровика-начальника входит реализация мер по установлению рабочей дисциплины, повышению мотивации коллектива. Руководитель занимается подготовкой, утверждением служебной информации, предназначенной директору. В компетенции начальства – консультации персонала по текущим кадровым вопросам.

О профессиональном уровне руководителя ОК свидетельствует знание трудового и гражданского законодательства РФ, методик оценки работников, структуры предприятия, требований к оформлению документов, нормативов пожарной безопасности и охраны труда.

Инструкция с обязанностями кадровика – начальника, инспектора или специалиста — подписывается соискателем при приеме на работу. Документ составляется для каждой категории работников по стандартному образцу.

УТВЕРЖДАЮ:

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Специалиста по кадрам

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность специалиста по кадрам [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Специалист по кадрам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Специалист по кадрам относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 2 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

1.5. Специалист по кадрам должен знать:

  • законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;
  • трудовое законодательство;
  • структуру и штаты предприятия;
  • порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;
  • порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
  • порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
  • порядок ведения банка данных о персонале предприятия;
  • основы делопроизводства;
  • средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
  • правила и нормы охраны труда.

1.6. Специалист по кадрам в своей повседневной деятельности руководствуется:

  • локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия специалиста по кадрам его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Специалист по кадрам в осуществляет следующие трудовые функции:

2.1. Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

2.2. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.

2.3. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.

2.4. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.

2.5. Информирует работников предприятия об имеющихся вакансиях.

2.6. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.

2.7. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.

2.8. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.

2.9. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.

2.10. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

2.11. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.

2.12. Составляет установленную отчетность.

В случае служебной необходимости специалист по кадрам может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Специалист по кадрам имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

3.2. Привлекать специалистов всех структурных подразделений Компании для решения возложенных на него обязанностей.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности.

3.4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Специалист по кадрам несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы специалиста по кадрам осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы специалиста по кадрам является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы специалиста по кадрам определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью специалист по кадрам обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

Специалист (менеджер) по кадровому делопроизводству организует своевременное оформление приема, перевода, перемещения, командирования и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора компании. Также он ведет учет личного состава, занимается разработкой положений, правил внутреннего распорядка компании и должностных инструкций работников, производит выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, производит подсчет трудового стажа, хранение и заполнение трудовых книжек, своевременно вносит в трудовые книжки записи о переводах, перемещениях, поощрениях и т. д. Этот специалист должен быть коммуникабельным, внимательным, обладать хорошей памятью и быть терпеливым. Представляем вам образец должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству .

Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно руководителю отдела кадров.
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
– законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
– трудовое законодательство РФ;
– профиль, специализацию предприятия.
– структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
– порядок определения потребности в кадрах;
– методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
– положения о проведении аттестации персонала;
– порядок назначения (избрания) на должность;
– порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
– порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
– порядок составления отчетности по кадрам;
– основы психологии и социологии труда;
– знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
– основы экономики, организации труда и управления;
– правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
– законодательными актами РФ;
– Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
– приказами и распоряжениями руководства;
– настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.

3. Права специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба предприятию – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Специалист (менеджер) по кадровому делопроизводству организует оформление приема, перевода, перемещения, командирования и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора компании. Ведет учет личного состава, разрабатывает положения, правила внутреннего распорядка компании и должностные инструкции работников, выдает справки о трудовой деятельности работников, вносит в трудовые книжки записи о переводах, перемещениях, поощрениях. В образец должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству включены требования к сотруднику, а так же перечислены должностные обязанности.

Образец должностной инструкции с пециалиста по кадровому делопроизводству

1. Общие положения

1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно руководителю отдела кадров.
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— трудовое законодательство РФ;
— профиль, специализацию предприятия.
— структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
— порядок определения потребности в кадрах;
— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
— положения о проведении аттестации персонала;
— порядок назначения (избрания) на должность;
— порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
— порядок составления отчетности по кадрам;
— основы психологии и социологии труда;
— знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
— основы экономики, организации труда и управления;
— правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.

3. Права специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Материал подготовлен и проверен нашими экспертами

Специалист по кадровому делопроизводству: организация работы отдела кадров в современных условиях

В программе:

1. Требования к внедрению профессиональных стандартов и правила их применения.

2. Дисквалификация руководителей организаций, руководителей структурных подразделений и других работников — самые распространенные заблуждения работодателей, правовые последствия.

3. Кадровое делопроизводство цели и задачи. Анализ изменений трудового законодательства:

— Поэтапный план перехода на электронные трудовые книжки — что необходимо сделать работодателю в 2020-2021 гг.

— Особые условия труда для предпенсионеров: мифы и реальность. Уголовная ответственность за отказ в приеме на работу и увольнение предпенсионеров.

— Обязанности работодателя по диспансеризации работников.

— Обзор изменений трудового законодательства с 01.01.2020 г.

— Дорожная Карта Правительства РФ по изменению трудового законодательства на 1,2 квартал 2020 г.

— Можно ли уволить работника, не соответствующего квалификационным требованиям, установленным в профстандартах или нормативных правовых актах, принятых после приема работника на работу — Решение Конституционного Суда РФ.

— Сгорают ли ежегодные отпуска — Разъяснения Конституционного Суда РФ.

— Новые правила оплаты труда в выходные, праздничные дни, сверхурочной работы — сенсационное решение Конституционного Суда РФ.

— Может ли беременная женщина оспорить увольнение по соглашению сторон или по собственному желанию — анализ судебной практики, решения Верховного Суда РФ.

— Рекомендации Минтруда по приему на работу бывших государственных служащих.

— Новые гарантии и льготы для работников-инвалидов с 01.01.2020 г.

— Правила работы с кадровыми документами в 2020 г. Требования нового ГОСТА.

4. Трудовые отношения: Трудовой договор — существенные и факультативные условия. Новые требования к оформлению трудового договора. Правила оформления фактического допуска к работе — последние изменения ТК РФ. Отличие трудового договора от гражданско-правового договора. Правила оформления договора подряда, договора возмездного оказания услуг. Аннулирование трудового договора. Установление испытательного срока, заключение срочного трудового договора — требования к оформлению. Усиление административной ответственности за нарушение правил оформления трудовых отношений. Оформление привлечения к дисциплинарной ответственности. Процедура привлечения к материальной ответственности — порядок проведения внеплановой инвентаризации. Договор о полной материальной ответственности.

5. Локальные нормативные акты предприятия: Правила внутреннего трудового распорядка; Положение об оплате труда и премировании; Положение о нормировании труда; Положение о порядке сбора и обработки персональных данных работников; Положение о служебной и коммерческой тайне; Штатное расписание; График отпусков; Должностная инструкция. Правила ведения табеля учета рабочего времени — сложные случаи, распространенные ошибки.

6. Новые требования к оформлению первичных учетных документов. Учетная политика организации

7. Номенклатура дел кадровой службы Государственная Система Документационного Обеспечения Управления.

8. Составление бюджета службы персонала; затраты на набор персонала, фотография рабочего дня менеджера кадровой службы.

9. Упрощение процедур кадрового делопроизводства.

10. Приказы — прием на работу, по совместительству и совмещение должностей, кадровое перемещение, отпуска, командировки, расторжение трудового договора.

11. Набор персонала: составляем «бланк заявку», подача заявок в печатные и интернет издания, анкетирование, собеседование, отбор, ознакомление, адаптация.

12. Спорные и конфликтные ситуации.

13. Типовые ошибки применения Трудового кодекса РФ. Государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства.

14. Новые правила установления режима ненормированного рабочего времени; условия, при которых можно отказаться от обеденного перерыва; новые правила оплаты сверхурочных работ — что изменилось?

15. Как по новым правилам заверить копию трудовой книжки.

16. НОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА К ОРГАНИЗАЦИИ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ в организации и обучению персонала: — кто отвечает за систему ГОиЧС в организации;- сколько специалистов по ГОиЧС должно быть в вашей организации; — кого назначить ответственным за ГОиЧС в организации; — план действий по организации работы по ГОиЧС; — что делать, если вам поручили вести ГОиЧС; — документы по ГОиЧС (образцы документов по ГОиЧС прилагаются в методических пособиях к курсам или семинарам).

17. Новая ответственность за нарушения правил работы с персональными данными.

18. Новый комплект документов, который работодатель должен выдать работнику при увольнении (5 документов к выдаче).

Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству

Добавлено в закладки: 0

Документ должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству – важный акт, который помогает выстроить производственную структуру предприятия. Официальная бумага содержит информацию о правах и обязанностях специалистов, их подчиненности и уровне ответственности, которая наступает в случае невыполнения трудовых функций.

Несмотря на то, что бланк должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству не является обязательным, многие работодатели все же предпочитают оформить его. Прежде всего, он помогает четко определить квалификационный уровень соискателя, расписать круг его обязанностей, что в последующем позволит специалисту быстрее адаптироваться на рабочем месте. Если на предприятии отсутствует инструкция, руководство не сможет временно перевести работника на другую должность, грамотно распределить обязанности между всеми сотрудниками, и оценить качество выполнения функций.

Общие сведения

Лист должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству –производственная бумага, которая имеет большое значение, как для соискателей, так и для руководства. Использовать ее можно и в ходе судебных разбирательств и для налоговой отчетности. В суде документ поможет доказать правомерность дисциплинарных взысканий или отстранения от обязанностей работника. В налоговой – правомерность финансовых расходов. Форма должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству выдается работнику только в момент подписания трудового договора. Она не относится к категории обязательных производственных документов. Но большинство руководителей предприятий стараются составить данный документ, поскольку он помогает придать прозрачности трудовому процессу.

Как правильно составить

Договор должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству составляется на основе положений из Трудового Кодекса и реестра профессиональных стандартов. Согласно государственному классификатору, кадровик – специалист, со средним специальным или высшим образованием (зависит от уровня квалификации). Он должен владеть навыками работы с людьми, а также знать программы подготовки, переподготовки, развития персонала. Кроме того, у него должны быть знания в области экономики, нормирования и оплаты труда, навыки оперативного и тактического управления.

Акт должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству указывает, что в сферу обязанностей специалиста входит документационное обеспечение трудового процесса, деятельность по подбору, оценке, развитию и аттестации работников. Кадровик также занимается разработкой должностных инструкций и правил внутреннего распорядка, заполнением и хранением трудовых книжек, выдачей справок и подготовкой бумаг о повышениях, выдаче премий. Профессиональные стандарты РФ облегчают процесс набора сотрудников. Информация об уровне квалификации соискателя необходима только руководителю. Важно знать, что предприятие не может уволить специалиста по причине отсутствия у него должного профессионального уровня, поскольку такая статья не предусмотрена в Трудовом Кодексе РФ.

Бланк должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству

Прежде чем увидеть образец должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству, соискатель должен пройти испытательный период, только после этого с ним подписывается трудовой договор.

Иногда инструкцию выдают для ознакомления до начала испытательного периода. В любом случае, лучше перед выходом на работу скачать бланк должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству.

Скачать образец должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству (doc, 19 КБ)

Как правильно заполнить

Схема должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству достаточно проста. Всего в ней 6 разделов: «Общие положения», «Функции», «Обязанности», «Права», «Ответственность», «Квалификационные требования». В начале документа указываются сведения о директоре предприятия, в конце – о работнике. Чтобы заполнить инструкцию необходимо написать только:

  • Ф.И.О.;
  • дату ознакомления с документом;
  • подпись.

Существует также и другой шаблон должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству. Соискателю выдается на руки документ. После его прочтения он оставляет соответствующую отметку в специальном бланке, в котором прописывает полностью инициалы, актуальную дату и ставит подпись.

Образец должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству

Поскольку пример должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству выдается только после подписания трудового договора, специалист не всегда успевает ознакомиться со всеми положениями документа. Вот почему, чтобы не попасть в неловкую ситуацию, лучше заранее скачать образец должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству и ознакомиться с ним в спокойной домашней обстановке.

На что обратить внимание

Изучая документ, прежде всего, необходимо заострить внимание на точности формулировок. В акте не должно содержаться абстрактных понятий типа «высокая продуктивность труда», «глубокая вовлеченность в трудовой процесс» и прочее. Оценить в реальности такие категории нельзя, поэтому до подписания официальных бумаг, уточняйте у руководства все непонятные моменты.

Конечно, прежде чем идти на собеседование, лучше скачать должностную инструкцию специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству и ознакомиться со всеми ее положениями.

5401 Техник отдела кадров – Должностные инструкции – Отдел кадров

ИДЕНТИФИКАЦИЯ ПОЛОЖЕНИЯ

НАЗВАНИЕ Техник отдела кадров

КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР 5401

Сорт 14

КЛАССИФИКАЦИЯ Без освобождения

НЕМЕДЛЕННЫЙ НАБЛЮДАТЕЛЬ Заместитель директора по кадрам, вознаграждениям и управлению информацией

ОБЩАЯ ФУНКЦИЯ

Специалист отдела кадрового учета обрабатывает действия персонала для всех кампусов, создает и поддерживает файлы персонала и поддерживает целостность данных в базе данных сотрудников и файлах персонала.Специалист отдела кадрового учета оценивает формы действий персонала, проверяет соответствие законам, нормативным актам и политикам, определяет соответствующую обработку и кодирование кадровых действий на основе классификации сотрудников и различных назначений заработной платы и бюджета и вводит информацию в базу данных. . Специалист отдела кадрового учета информирует соответствующие отделы, когда сотрудники назначенной рабочей группы прерывают службу или прекращают работу, отслеживает рабочую нагрузку сотрудников назначенных групп сотрудников, поддерживает процессы повышения заработной платы и готовит согласованную повестку дня для назначенных кадровых действий для Springfield кампус для утверждения Советом управляющих.

МИНИМАЛЬНАЯ ДОПУСТИМАЯ КВАЛИФИКАЦИЯ

Образование: требуется аттестат средней школы или его эквивалент.

Опыт: требуется минимум два года опыта работы с базой данных и ведением документации сопоставимой сложности; опыт работы с персоналом или ввод данных о заработной плате и ведение записей предпочтительнее.

Навыки: Требуются отличные навыки общения и решения проблем. Способность организовывать большие объемы работы, работать независимо, оценивать и определять правильный курс действий среди многих, обрабатывать, кодировать и вводить большие объемы информации с точностью и вниманием к деталям в сроки расчета заработной платы, а также принимать правильные решения.Требуется рабочее знание Word и Excel. Требуется способность развивать знания, уважение и навыки взаимодействия с представителями других культур или культур.

Другое: В определенные периоды времени может потребоваться работать более сорока часов в неделю, чтобы завершить работу к установленным срокам выплаты заработной платы.

ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

1. Обеспечивает точность и полноту информации, содержащейся в кадровой документации Университета и в базе данных информационной системы по человеческим ресурсам, за счет понимания характера различных типов действий персонала и связанных с ними последствий для соблюдения политик и обработки.

2. Проверяет действия персонала на соответствие различным законам, постановлениям и политикам, кодирует действия персонала, чтобы их можно было правильно обработать, а также создает, поддерживает и обновляет записи в базе данных людских ресурсов / заработной платы.

3. Контролирует рабочую нагрузку сотрудников, занятых неполный рабочий день, работающих как по курсу, так и почасово, чтобы убедиться, что задействованные отделы знают, когда объединенная рабочая нагрузка дает право на пенсионное пособие или предложение медицинского страхования.

4.Создает и поддерживает файлы персонала для сотрудников, просматривая, сканируя, индексируя и вводя информацию из документов о трудоустройстве (заявления, резюме, стенограммы, I-9, рекомендательные письма, формы кадровых действий и т. Д.) Для включения в кадровые записи.

5. Определяет увольняемых сотрудников в назначенных рабочих группах, уведомляет их и их руководителя о необходимости вернуть собственность университета и уведомляет отделы, заинтересованные в возврате собственности, контроле доступа к ресурсам или выставлении счетов.

6. Предоставляет Совету управляющих информацию о назначенных действиях персонала в кампусе Спрингфилда, ежемесячно отслеживая и компилируя действия персонала, правильно классифицируя и систематизируя действия персонала, и подготавливая соответствующий раздел резолюции Совета по кадрам.

7. Поддерживает Управление людских ресурсов, поддерживая конфиденциальность
кадровых действий, кодируя заявки на должность по мере необходимости в системе отслеживания кандидатов, и предоставляя рекомендации и информацию лицам, у которых есть вопросы о действиях по найму.

8. Вносит вклад в рабочую среду, которая поощряет знание, уважение и развитие навыков для взаимодействия с представителями других культур или происхождения.

9. Способствует успеху Управления людских ресурсов, предоставляя информацию о политике и процедурах в области людских ресурсов, выступая в качестве поддержки для старшего техника по кадровой документации по мере необходимости, работая совместно с другими департаментами и выполняя все другие обязанности как назначено.

НАДЗОР

Техник по кадровому учету контролируется помощником директора по кадрам, вознаграждениям и управлению информацией.

УПРАВЛЕНИЕ ЛЮДСКИМИ РЕСУРСАМИ
ПЕРЕСМОТРЕНО ИЮНЬ 2019

СЕМЬЯ РАБОТЫ 1

Фактор 1: Требования к образованию / опыту работы

Уровень 5 – 680 баллов: комбинация образования и опыта, эквивалентная уровню 5, как указано в Таблице эквивалентности, если это разрешено Минимальная приемлемая квалификация.

Фактор 2: Сложность и техническое мастерство

Уровень 4 – 370 баллов: помимо значительных навыков устного и письменного общения, способность выполнять базовые математические вычисления, способность понимать и следовать инструкциям, знания средней сложности или другие рабочие процедуры, а также способность работать независимо и координировать различные действия и события, работа требует определенных профессиональных навыков и / или навыков управления широким спектром сложных процессов.

Фактор 3: Ответственность за работу других

Уровень 3 – 60 баллов: Наблюдение за одним студентом, частично занятым работником или ассистентом выпускника, где характер супервизии в основном сводится к планированию и распределению задач и проверке выполненных работ Работа. Действующий руководитель может вносить свой вклад в процессы укомплектования персоналом и оценки, но окончательные решения принимаются другими надзорными органами. Действующий оператор не выполняет весь спектр надзорной деятельности и тратит относительно мало времени на выполнение надзорных функций.

Фактор 4: Руководящие принципы

Уровень 3 – 220 Баллов: Работа включает в себя выполнение группы процедур с использованием общих методов и желаемых результатов, указанных руководителем. Как правило, для большинства процедур существуют стандартные рабочие процедуры, справочники и / или справочные руководства, но действующий сотрудник должен выбрать наиболее подходящий из нескольких руководств и внести незначительные изменения в методы. Действующий руководитель использует суждения при интерпретации и адаптации руководящих принципов, таких как политика университета, нормативные акты, прецеденты и рабочие инструкции, для применения к конкретным случаям или проблемам.Действующий руководитель принимает решения в отношении большинства отклонений от руководящих принципов, но основные отклонения от руководящих принципов передаются руководителю. Назначения связаны по функциям и целям, но процессы, процедуры или программное обеспечение варьируются от одного задания к другому. В зависимости от назначения должностные лица используют различные, но традиционные методы, приемы или подходы. Работники этого уровня могут выполнять умеренно сложную работу, но обычно выполняются в рамках довольно узкой и конкретной функциональной области.

Фактор 5: Контакты

Уровень 4 – 205 Баллы: Целью взаимодействия является решение повторяющихся и структурированных проблем, предоставление специализированной или технически точной информации другим и / или планирование или координация рабочих усилий с другими сотрудниками . Контакты предполагают сотрудничество и координацию и могут включать организацию деятельности программ, требующих рабочих отношений между несколькими сторонами. Хотя контакты могут потребовать некоторого уровня убеждения, вероятность конфликтов и споров относительно невелика.Взаимодействие носит умеренно структурированный и рутинный характер и может вовлекать сотрудников, выполняющих различные функции, студентов и / или широкую публику.

Фактор 6: Влияние на работу

Уровень 4 – 475 Баллы: Рабочая деятельность обычно направлена ​​на решение обычных проблем или ситуаций с установленными методами предоставления другим сотрудникам информации, услуг или продуктов, которые они используют для выполнения своей работы. Рабочие продукты или услуги облегчают работу других сотрудников и напрямую влияют на способность других сотрудников своевременно выполнять определенные задачи или процессы.Рабочая деятельность может влиять на качество услуг, предоставляемых умеренному количеству сотрудников, студентов или общественности, а предоставляемые услуги, информация или продукты оказывают значительное влияние на благосостояние затронутых групп.

Фактор 7: Физические усилия и рабочая среда

Уровень 1 – 25 Баллов: Рабочая среда состоит из воздействия физических условий, типичных для нормальной офисной среды. Большая часть работы выполняется сидя, хотя работа может потребовать время от времени стоять или ходить и / или поднимать и переносить небольшие предметы.

Специалист по звукозаписи | Отделение кадров ПГУ

Сводка

Категория вакансий:
Управление записями
Должность:
Специалист по записи
Определение категории должности:
Эта специальность охватывает процесс управления и поддержки создания, обслуживания и хранения академических записей, включая, помимо прочего, регистрации, стенограммы, расписания, описания курсов и записи учебных программ.
Определение должности:
Специалисты

Records в первую очередь поддерживают функции академической записи на протяжении всего жизненного цикла студента, включая академические действия студентов, планирование занятий и аудиторий, регистрацию, зачисление и проверку степени, оценки студентов, проверку степени, выпуск и запросы стенограммы. Специалисты по учетным записям изменяют и интерпретируют информацию о студентах, применяют академические правила, проводят регулярные аудиты, проверяют точность, исследуют и решают проблемы с академическими записями и могут участвовать в процессе определения спортивного права.

Специалисты по документации в рамках этого профиля работы могут более широко поддерживать функции записи, включая ведение и обновление документов об университете, бизнесе, медицине и кадровых ресурсах, от общих до более сложных; часто вовлекает роль контакта с общественностью для получения, уточнения или предоставления информации о деятельности рабочего подразделения. Обязанности выполняются на различных уровнях в рамках определенного титула.

Условия работы:
Конкретные физические требования и усилия изложены в Рабочем листе должностных обязанностей (список основных должностных обязанностей и обязанностей, характерных для конкретной работы на уровне подразделения) в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями от 1990 года (ADA).
Прочие требования:

Уровни

Уровень 1

В настоящее время нет Уровня 1.

Уровень 2

Сведения об уровне
Код вакансии Диапазон окладов Статус FLSA
ADOP0302 D Без освобождения

Должности уровня 2 обычно демонстрируют промежуточное знание концепций, практик и процедур в конкретной области специализации; выполнять промежуточные задачи в определенных областях навыков / приложений, постоянно опираясь на текущие профессиональные знания; поддерживать эффективные отношения с коллегами, поставщиками и другими людьми в разнообразной среде; поддерживать командные решения и выполнять командные обязанности; интерпретировать информацию, идеи и инструкции и общаться четко и точно как в устной, так и в письменной форме, включая материалы, предназначенные для распространения; определять причины необычных происшествий и применять стандартные принципы и методы для определения и реализации решений; гарантировать, что безопасные методы работы и экологическая сознательность отражаются в решениях; обычно работают под общим руководством, выполняя разнообразные задания, которые могут быть несколько сложными по своему характеру, но обычно предполагают ограниченную ответственность.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 2 лет

Диплом средней школы или выше

Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Стандартные рабочие обязанности
  • Служить связующим звеном первой линии с внутренними и внешними контактами
  • Направляйте клиентов и посетителей к соответствующему источнику
  • Направление, просмотр, просмотр и обработка телефонных разговоров и почты; действовать по обычным запросам и / или направлять
  • Сообщать о стандартных услугах, процессах и процедурах, используя предписанные или установленные руководящие принципы
  • Решение обычных вопросов академической / медицинской документации
  • Подготовка, обработка, обновление, компиляция и обеспечение конфиденциальности конфиденциальных записей, информации и материалов
  • Создавать и поддерживать файлы и базы данных; собирать и собирать информацию; создавать отчеты
  • Ведение и обновление списков рассылки; организовывать и проводить массовые рассылки
  • Обработка рутинных обновлений централизованной базы данных на основе связанных форм
  • Собирать информацию из записей для составления электронных писем, служебных записок и других документов в соответствии с нормативными актами офиса, университета, штата и федеральными постановлениями
  • Может обновлять и вносить регулярные изменения в веб-страницы
  • Может помочь в организации и предоставлении информации о специальных мероприятиях

Этот профиль предназначен для указания видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей с данным названием должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности любой конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его / ее контролем. Использование конкретного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие не упомянутые обязанности, которые имеют аналогичный вид или уровень сложности.

Уровень 3

Сведения об уровне
Код вакансии Диапазон окладов Статус FLSA
ADOP0303 E Без освобождения

Позиции уровня 3 обычно демонстрируют глубокие и всесторонние знания определенных областей навыков / приложений для интеграции фундаментальных элементов из других специальностей в рабочие задания; применять знания о принципах, практиках и процедурах конкретной области специализации для выполнения сложных заданий; продвигать культуру, которая способствует эффективным отношениям между разными членами команды; гарантировать, что безопасные методы работы и экологическая сознательность отражаются в решениях; может возглавить проектную команду, выполняющую сложные задания, требующие глубоких знаний в области специализации; интерпретировать и передавать информацию, идеи и инструкции ясно, точно и убедительно как в устной, так и в письменной форме, включая материалы, предназначенные для распространения; включать новые факты и идеи в групповые процессы и применять творческое мышление для разработки новых решений; обычно работают с минимальным контролем над сложными задачами, совещаясь с менеджером по необычным вопросам.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 3 лет

Диплом средней школы или выше

Для работы в медицинских картах может потребоваться степень младшего специалиста в области информационных технологий в области здравоохранения, специализация медицинского офиса или другая соответствующая программа медицинского освидетельствования.

Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Для работы в медицинской документации может потребоваться степень младшего специалиста в области информационных технологий в области здравоохранения, специализация медицинского офиса или другая соответствующая программа медицинских сертификатов.

Стандартные рабочие обязанности
  • Отвечать на обычные и умеренно сложные вопросы и проблемы, касающиеся политик, процессов и процедур подразделения / университета от внутренних и внешних контактов
  • Выявление и устранение различных нестандартных проблем записи
  • Анализировать записи на предмет точности и обновлять противоречивую информацию
  • Консультировать клиентов и посетителей об услугах, процессах и процедурах
  • Обработка запросов, связанных с конфиденциальными записями и информацией
  • Создание и обслуживание файлов, баз данных и отчетов
  • Подготовка информационных отчетов и таблиц
  • Подготовка документов и корреспонденции
  • Соблюдать политику удержания в университете и вести соответствующий график для неактивных записей
  • Может координировать специальные мероприятия и другие функции
  • Может проводить информационные презентации
  • Помощь в планировании и координации нестандартных проектов
  • Создание и поддержка веб-страниц
  • Рекомендовать изменения в процессах и процедурах
  • Координатная резервная поддержка при необходимости
  • Выполнять обязанности, указанные на нижнем уровне

Этот профиль предназначен для указания видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей с данным названием должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности любой конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его / ее контролем. Использование конкретного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие не упомянутые обязанности, которые имеют аналогичный вид или уровень сложности.

Уровень 4

Сведения об уровне
Код вакансии Диапазон окладов Статус FLSA
ADOP0304 F Без освобождения

Должности уровня 4 обычно демонстрируют глубокие знания принципов, практик и процедур в конкретной области специализации и выполнение сложных заданий; интегрировать сложные элементы из других специальностей в рабочие задания; продемонстрировать твердую приверженность инклюзивным практикам, которые поддерживают разнообразие в университете; установить общее видение и взять на себя ответственность за достижение командных целей, а также указать направление для надлежащей реализации планов; излагать идеи, концепции и инструкции в ясной форме и использовать убеждение и переговоры для достижения консенсуса и сотрудничества; гарантировать, что безопасные методы работы и экологическая сознательность отражаются в решениях; разрабатывать новые методы, концепции, теории, программы или решения и применять их к сложным стратегическим операционным вопросам; обычно работают независимо над сложными рабочими заданиями, проверяют прогресс и оценивают результаты и при необходимости обновляют управление; может направлять и делегировать работу сотрудникам более низкого уровня.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 3 лет

Диплом младшего специалиста или выше

Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Для работы в медицинской документации может потребоваться степень младшего специалиста в области информационных технологий в области здравоохранения, специализация медицинского офиса или другая соответствующая программа медицинского освидетельствования.

Для работы в медицинской документации может потребоваться степень младшего специалиста в области информационных технологий в области здравоохранения, специализация медицинского офиса или другая соответствующая программа медицинских сертификатов.

Стандартные рабочие обязанности
  • Служить основным контактным лицом в специализированной области; отвечать на сложные вопросы и проблемы, касающиеся политик, процессов и процедур подразделения / университета, от внутренних и внешних контактов
  • Наблюдение за файлами рабочих единиц, записями, базами данных, системами визуализации документов и отчетами
  • Интерпретация и передача информации для удовлетворения конкретных потребностей сотрудников и клиентов
  • Составление отчетов и рекомендации по решению проблем с записями
  • Помогать руководителю в разрешении проблем или конфликтов, исследуя проблемы и давая рекомендации
  • Анализировать записи на предмет соответствия университетским требованиям или другим заранее установленным критериям
  • Может рассчитывать квалификационные требования или проверять данные о соответствии
  • Обеспечить соблюдение политик удержания в университете и поддерживать соответствующий график для неактивных записей
  • Составление писем, служебных записок и отчетов, требующих исследования, и представление данных для подтверждения выводов
  • Координировать и вносить вклад в сбор данных для годовых или периодических отчетов, грантов и т. Д.
  • Координировать проекты, специальные мероприятия и / или программы
  • Может проводить информационные презентации по областям знаний
  • Изучите и напишите проекты проектов, отчетов и информационных бюллетеней
  • Обеспечить соблюдение применимых государственных и федеральных законов и постановлений
  • Может контролировать, направлять и обучать студентов и назначенный персонал
  • Может выполнять обязанности, перечисленные на более низком (-ых) уровне (-ах)

Этот профиль предназначен для указания видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей с данным названием должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности любой конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его / ее контролем. Использование конкретного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие не упомянутые обязанности, которые имеют аналогичный вид или уровень сложности.

Уровень 5

Сведения об уровне
Код вакансии Диапазон окладов Статус FLSA
ADOP0305 H Без освобождения

Должности уровня 5 обычно расширяют владение профессиональными знаниями до принципов, теорий и практик смежных специальностей; расширять знания о лучших практиках и включать их во все рабочие задания и процедуры; оценивать и улучшать текущую практику и усилия для обеспечения оптимальной поддержки разнообразия; контролировать руководство командами и проектами, которые предполагают широкое сотрудничество и координацию между несколькими отделами Университета или с внешними заказчиками; готовить письменные и / или устные презентации или предложения по очень сложным вопросам и представлять их широкой аудитории; выявлять и внедрять инновационные решения важных, очень сложных стратегических и / или операционных проблем, которые могут включать необычные обстоятельства и неполные или противоречивые данные; гарантировать, что безопасные методы работы и экологическая сознательность отражаются в решениях; работать самостоятельно над очень сложными или стратегическими заданиями; может направлять и контролировать персонал более низкого уровня.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 6 лет

Диплом младшего специалиста или выше

Для работы в медицинских картах может потребоваться степень младшего специалиста в области информационных технологий в области здравоохранения, специализация медицинского офиса или другая соответствующая программа медицинского освидетельствования.

Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Для работы в медицинской документации может потребоваться степень младшего специалиста в области информационных технологий в области здравоохранения, специализация медицинского офиса или другая соответствующая программа медицинских сертификатов.

Стандартные рабочие обязанности
  • Планировать, организовывать, координировать и контролировать повседневную деятельность архивного офиса
  • Облегчить рабочий процесс на рабочем месте и координировать рабочие задания сотрудников
  • Может проводить собеседование, нанимать, контролировать, обучать и вносить вклад в процесс оценки
  • Помогать в разработке новых процессов или процедур, соответствующих потребностям делопроизводства
  • Установить процедуры работы подразделения по работе с конфиденциальными материалами и их сохранению
  • Анализировать производственную практику для создания новых систем или пересмотра установленных процедур
  • Давать рекомендации по стратегическому планированию на основе операционных знаний
  • Участвовать в инициативах по постоянному повышению качества в подразделении
  • Наблюдение за файлами рабочих единиц, записями, базами данных, системами визуализации документов и отчетами
  • Писать отчеты и давать рекомендации по решению проблем с записями; представить данные для подтверждения выводов
  • Интерпретация и передача информации для удовлетворения конкретных потребностей сотрудников и клиентов
  • Разрешайте проблемы или конфликты, исследуя проблемы и принимая решения
  • Анализировать записи на предмет соответствия университетским требованиям или другим заранее установленным критериям
  • Убедитесь, что офис соблюдает политику хранения и контролирует соответствующий график для неактивных записей
  • Определить возможности улучшения или изменения текущих инициатив и рекомендовать соответствующие действия
  • Изучение и составление справочных материалов для встреч
  • Обеспечить соблюдение применимых государственных и федеральных законов и постановлений
  • Координировать и вносить вклад в сбор данных для годовых или периодических отчетов, грантов и т. Д.
  • Наблюдать за координацией проектов, специальных мероприятий и / или программ
  • Изучите и напишите спецификации проектов, отчеты и информационные бюллетени
  • Руководить спецпроектными и оперативными группами для успешного выполнения задания

Этот профиль предназначен для указания видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей с данным названием должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности любой конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его / ее контролем. Использование конкретного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие не упомянутые обязанности, которые имеют аналогичный вид или уровень сложности.

Специалист по кадрам | Вакансии в правительстве

Дата вступления в силу: 30 марта 2021 г.

Содержание

  1. 1.Введение
  2. 2. Об этой Политике
  3. 3.Информация, которую мы собираем о вас
  4. 4. Использование нами вашей информации
  5. 5.Информация, которую мы раскрываем
  6. 6. Ваши права на данные
  7. 7.Удержание и удаление
  8. 8. Файлы cookie и аналогичные технологии отслеживания; «Не отслеживать»
  9. 9. Информационная безопасность и целостность
  10. 10.Информация о детях
  11. 11.Ваши права на конфиденциальность в Калифорнии
  12. 12. Ваши права на конфиденциальность в Неваде
  13. 13. Ваши права и контроль в соответствии с GDPR ЕС
  14. 14. Право на изменение
  15. 15.Контактная информация
  16. 16.Контакты для конфиденциальной информации

Введение.

Governmentjobs.com, Inc. (DBA «NEOGOV» и далее именуется «мы» или «нас») стремится обеспечить прозрачность использования вашей информации. Мы собираем личную информацию законными и справедливыми способами с вашего ведома и, при необходимости, с вашего согласия.Мы учитываем конфиденциальность информации на протяжении всего жизненного цикла нашего продукта – от создания до производства и постоянной поддержки.

Основная цель настоящей Политики конфиденциальности («Политика») – описать, как мы собираем, используем, защищаем и раскрываем личную информацию в Интернете и в автономном режиме, за исключением услуг, в которых указано, что они предлагаются в рамках другой политики конфиденциальности.

Об этой Политике.

Используя любую часть Сервисов, вы соглашаетесь с тем, что ваша информация будет обрабатываться, как описано в настоящей Политике, и вы прочитали и соглашаетесь соблюдать эту Политику.Обратите внимание, что настоящая Политика конфиденциальности не применяется к информации, собираемой нашими партнерами, сайтами, которые ссылаются на наши Сервисы или доступны из них, и работодателями, которые используют наши Сервисы (наши «Клиенты»), которые имеют свои собственные политики конфиденциальности, которым вы можете подчиняться. .

Настоящая Политика конфиденциальности включена в Условия использования сайта Governmentjobs.com. Определения, не определенные здесь явно, сохраняют значение, указанное в Условиях использования. Любой спор, связанный с конфиденциальностью, регулируется Условиями использования и настоящей Политикой, включая ограничения ответственности.Если вы не согласны с этой Политикой или Условиями использования NEOGOV, пожалуйста, не используйте наши Услуги.

Информация, которую мы собираем о вас.

Нам необходима определенная личная информация, чтобы предоставлять вам Услуги, автоматически собирать информацию во время вашего использования и собирать другую информацию о вас из других источников. Информация, которую мы собираем, зависит от контекста – кто «вы» в данном взаимодействии и как вы пользуетесь нашими услугами. В этом разделе мы определяем общие категории личной информации и данных, которые мы можем собирать и обрабатывать.

Информация, предоставленная вами

Мы собираем информацию от вас напрямую, когда вы посещаете наши Услуги с вашего компьютера, мобильного телефона или другого устройства. Например, определенная информация, которую мы собираем, необходима для предоставления Услуг вам или нашим Клиентам, такая как информация, собранная вами при создании учетной записи, подаче заявления о приеме на работу или информация, используемая для взаимодействия с вами в отношении поддержки или запросов о наших Услугах. Мы также собираем информацию от вас, чтобы зарегистрироваться для обмена текстовыми сообщениями или электронной почтой, а также при общении через Сервисы.Категории информации, которую мы собираем, включают следующее:

Запрос и контактные данные. Мы обрабатываем информацию, содержащуюся в любом запросе и контактную информацию, которую вы отправляете нам в отношении Услуг, поддержки, в ответ на опрос или взаимодействие с нашим отделом продаж, или относящиеся к ним, включая: имя; электронное письмо; телефонный номер; адрес и соответствующие контактные данные. Если вы являетесь Заказчиком или одним из наших партнеров, мы собираем контактные данные основных пользователей или назначенных контактов для управления отношениями или для других указанных целей.

Данные учетной записи. Мы можем обрабатывать данные вашей учетной записи, которые могут включать учетные данные вашей учетной записи, адрес электронной почты, активность учетной записи или другую информацию, связанную с безопасностью.

Заявление о приеме на работу и данные профиля. Мы можем обрабатывать личную информацию в заявках о приеме на работу, которые вы отправляете работодателям, которые используют наши Сервисы, а также информацию, обрабатываемую в наших Сервисах на протяжении ваших отношений с этим работодателем. Типичная личная информация, содержащаяся в заявлении о приеме на работу или в профиле пользователя, может включать имя, адрес, адрес электронной почты, номер телефона, резюме, водительские права, опыт работы и данные о производительности, историю образования, возраст, пол, расу, информацию, относящуюся к вам. медицинская или финансовая информация, семейное положение, военный статус или статус ветерана, ваша подпись или любая другая дополнительная информация, добавленная по вашему усмотрению или запрошенная работодателем.

Данные транзакций и счетов. Мы позволяем компаниям, занимающимся обработкой платежей, обрабатывать информацию, относящуюся к транзакциям, включая покупки Услуг, которую вы вводите на веб-сайте Услуг или обработчика платежей, или для облегчения обработки платежных ведомостей и налоговых услуг. Если вы делаете онлайн-платеж нам через компанию по обработке платежей, мы требуем, чтобы вы предоставили свои платежные реквизиты, имя, адрес, адрес электронной почты и финансовую информацию, соответствующую выбранному вами методу оплаты (e.грамм. номер кредитной карты и срок действия или номер банковского счета).

Голосовые данные. С вашего разрешения мы собираем голосовые записи, когда вы взаимодействуете с нашими группами поддержки для диагностики проблем, нашими группами продуктов для улучшения наших услуг, нашими группами внедрения во время внедрения наших Сервисов и нашими группами продаж, предоставляя демонстрационные версии наших Сервисов.

Биометрические данные. Мы собираем отпечатки пальцев, чтобы идентифицировать вас, когда вы входите и выходите на наших часах, например, когда вы кладете палец или руку на его сканер.Если наш Клиент использует биометрическое сканирование на часах, мы можем создавать данные с использованием математического алгоритма на основе вашего отпечатка пальца и хранить эти биометрические данные. Дополнительную информацию об использовании нами биометрических данных см. В нашем Уведомлении о биометрических данных.

Данные публикации. Мы можем обрабатывать информацию, которую вы публикуете для публикации на нашем веб-сайте или через наши Сервисы (например, комментарии обратной связи, информация, которую вы предоставляете нашим группам поддержки, видео, фотографии, изображения).

Данные конкурсов и опросов.Когда вы заполняете какие-либо формы, отвечаете на опрос или анкету или участвуете в конкурсе, мы собираем предоставленные вами личные данные.

Данные резюме. Мы собираем информацию, чтобы оценить вас на предмет вакансии у нас, включая ваше имя, историю работы и образования, а также рекомендации.

Вы можете добровольно предоставить нам через наши Услуги другую информацию, которую мы не запрашиваем, и в таких случаях вы несете единоличную ответственность за такую ​​информацию.

Информация собирается автоматически

С помощью наших поставщиков услуг мы также автоматически собираем информацию о вас и вашем устройстве, а также о том, как вы взаимодействуете с нашими услугами.Категории информации, собираемой автоматически, включают следующее:

Данные об использовании. Мы можем обрабатывать данные об использовании вами наших Сервисов. Эта информация может включать посещенные веб-страницы, то, что вы нажимаете, функции, которые вы используете, как часто и когда вы используете функции, сообщения электронной почты, которые вы просматриваете, и услуги, которые вы приобретаете.

Данные о местоположении. Мы собираем данные о местоположении вашего устройства, отслеживая IP-адрес или данные с указанием страны, штата, города или почтового индекса. Когда Клиент использует наши часы, мы собираем точные данные о местоположении (широта / долгота) часов, которые вы используете для входа и выхода из рабочих смен.

Данные устройства. Мы можем обрабатывать информацию о вашем устройстве или о том, как вы получаете доступ к нашим Сервисам. Данные устройства могут включать в себя адрес интернет-протокола (IP), тип браузера, тип устройства, атрибуты программного и аппаратного обеспечения, вашу операционную систему, информацию о системе и производительности, дату / время файла cookie и поисковые запросы, введенные на сайте.

Данные отслеживания. Мы используем службы отслеживания, которые используют журналы, файлы cookie, пиксельные теги и встроенные скрипты для сбора пользовательской статистики и использования посетителей наших Сервисов и получения сообщений.

Данные журнала. На наших серверах хранятся файлы журналов, в которых фиксируются события, происходящие во время взаимодействия с нашими Сервисами и серверами. Журналы включают информацию о характере каждого доступа, IP-адресе, интернет-провайдере, просмотренных файлах, изменениях содержимого в определенных случаях, операционных системах, типе устройства и отметках времени.

Данные cookie. Мы используем файлы cookie, чтобы улучшить ваш онлайн-опыт и адаптировать контент под вас. Для получения дополнительной информации о файлах cookie см. Раздел «Файлы cookie» ниже.

пиксельных тегов.Мы используем пиксельные теги (также известные как «веб-маяки») в сочетании с файлами cookie, которые встроены в наши электронные письма и веб-страницы. Пиксельные теги отправляют информацию о вашем использовании на наши серверы.

Встроенные скрипты. Мы используем встроенные скрипты для сбора информации о том, как вы взаимодействуете с нашими Сервисами.

Информация из других источников

Мы также получаем информацию о вас из других источников. Например, мы получаем информацию о статусе проверок данных, в которых вы участвуете, обновления от платежных систем относительно ваших покупок, квитанций и аналитики для текстовых сообщений, которые вы отправляете и получаете, а также информацию, которую вы предоставляете нашим хостинг-провайдерам или автоматически собираете ими.

Категории информации, полученной из других источников, включают следующее:

Партнеры. Мы собираем и используем информацию, собранную интеграторами и партнерами, для совместных продуктов и маркетинговых возможностей. Эта информация может включать данные учетной записи, транзакции, выставления счетов, профиля и отслеживания. Интеграция может включать компании, занимающиеся обработкой платежей, поставщиков услуг по проверке биографических данных и онлайн-оценки, поставщиков услуг связи, поставщиков услуг по оценке эффективности или аналитики, а также услуг, связанных с кадрами, которые работодатели предпочитают интегрировать с нашими Сервисами.

Открытые источники. Мы собираем информацию с общедоступных веб-сайтов и государственных источников.

Брокеры данных. Мы приобретаем дополнительные контактные данные для дополнения и исправления собираемых нами контактных данных.

Использование нами вашей информации.

Мы собираем и обрабатываем информацию для выполнения наших договорных обязательств по предоставлению Услуг, выполнению ваших запросов, реализации наших законных интересов и наших деловых и коммерческих целей.Ваша информация будет собираться и использоваться только для целей, указанных в настоящем документе, если вы даете дополнительное согласие, или в соответствии с требованиями закона или постановления, включая требования национальной безопасности или правоохранительных органов. Наши цели использования вашей информации, в том числе за последний год, заключаются в следующем:

  • для обработки и управления нашими Услугами, в том числе для облегчения использования вами таких Услуг, сохранения ваших пользовательских предпочтений, помощи другим пользователям в поиске вашего профиля и обеспечения видимости вашего профиля потенциальными работодателями, передачи ваших заявлений о приеме на работу потенциальным работодателям (клиентам NEOGOV), публикации для публикации в Сервисах и упрощения кадровых процессов
  • для связи с вами и отправки вам информации в рамках Услуг, касающихся ваших запросов на информацию, конкурсов, в которых вы участвовали, информационных бюллетеней и опросов, технических уведомлений, предупреждений безопасности, сообщений поддержки и административных сообщений, а также значительных обновлений Услуг или политик. в качестве соответствующих уведомлений, касающихся вашей учетной записи или заявления о приеме на работу, предложений о работе или статуса вашей проверки биографических данных или оценки (чтобы узнать, как управлять этими сообщениями, см. «Ваши права на данные» ниже)
  • позволяет нашим клиентам, их персоналу и соискателям общаться друг с другом
  • продвигать наши продукты и функции (до тех пор, пока вы не отказываетесь от участия), измерять эффективность рассылок по электронной почте и рекламных кампаний, узнавать, как улучшить доставляемость писем и открываемость, а также улучшить нашу коммерческую деятельность
  • для оказания поддержки, устранения неполадок и диагностики проблем с нашими Сервисами или серверами, исправления ошибок, обеспечения безопасности наших Сервисов, поддержки резервных копий наших баз данных, оптимизации Сервисов для определенных устройств и браузеров и обеспечения доступности Сервисов
  • вносить улучшения, улучшения или модификации в Сервисы посредством анализа данных и исследования тенденций использования, сеансов обратной связи и анализа улучшений, содержащихся в любом сообщении, которое вы нам отправляете, или связанных с ним.
  • осуществляет платежи через Сервисы, выставляет вам счет за использование наших Сервисов (если применимо), отправляет уведомления о статусе платежей, передает платежную ведомость и налоговую информацию партнерам для облегчения обработки и обеспечения того, чтобы Сервисы вы платили тем, к которым у вас есть доступ
  • отслеживает ваши предпочтения и поведение, чтобы выявлять и понимать тенденции в различных взаимодействиях с нашими службами и внутренним системным администрированием, определять страну происхождения, определять потоки кликов, которые привели вас к нашим Службам, и давать персонализированные рекомендации относительно соответствующих возможностей трудоустройства, функций и прочего содержание
  • гарантирует, что вы можете использовать наши Сервисы вместе с другими сервисами и упростите использование интеграций.
  • для подтверждения вашей личности или подтверждения вашего местоположения
  • для проведения исследования тенденций найма в социальном, экономическом и государственном секторах
  • выполнять другие виды хозяйственной деятельности по Вашему поручению
  • для ответа на юридические запросы или предотвращения мошенничества, обеспечения соблюдения наших юридических соглашений, где это применимо, предотвращения потенциально незаконной деятельности, а также выявления и предотвращения нежелательной или оскорбительной деятельности

Мы также используем вашу информацию с вашего согласия, в том числе следующую:

  • давать персональные рекомендации по содержанию и функциям
  • , чтобы помочь другим найти ваш профиль и сделать его доступным для просмотра потенциальными работодателями, а также передать ваши заявления о приеме на работу работодателям
  • связывается с вами и отправляет вам информацию в рамках Услуг относительно ваших запросов на информацию, конкурсов, в которых вы участвовали, информационных бюллетеней и опросов, значительных обновлений Услуг или политик, а также соответствующих уведомлений, касающихся вашей учетной записи или заявления о приеме на работу, или статус вашей проверки биографических данных или оценки.Обратите внимание, что вы не можете отказаться от получения от нас служебных сообщений, включая уведомления о безопасности и юридические уведомления.

Мы используем ваши данные для получения данных, которые не идентифицируют вас, чтобы предоставлять Клиентам полезную и актуальную информацию, создавать функции, улучшать наши Услуги и разрабатывать услуги обезличенных данных. Например, мы объединяем информацию о вас, полученную в результате использования вами Услуг, с другой информацией, чтобы сделать выводы о ваших возможностях трудоустройства или процессах управления персоналом клиентов.Мы можем получать информацию с помощью независимых источников и обработчиков. Настоящая Политика конфиденциальности не применяется к информации неличного характера или случаям, когда мы собираем или обезличиваем личную информацию.

Информация, которую мы раскрываем.

Мы передаем информацию другим сторонам для целей, указанных в данном документе, или в соответствии с требованиями законодательства. Следующие категории – это организации, с которыми мы поделились информацией, в том числе за последний год.

Работодатели

Мы раскрываем информацию работодателям, которые пользуются нашими услугами.Например, когда соискатель делает информацию своего профиля доступной для поиска в наших Сервисах или отвечает на объявление о вакансии, мы будем делиться информацией с работодателями, чтобы облегчить процесс поиска работы и найма. Если ваш нынешний или бывший работодатель использует одну из наших Сервисов, информация, которую вы вводите в Сервисы, будет доступна конечным пользователям этого работодателя при условии соблюдения мер безопасности и контроля доступа, установленных работодателем.

Обратите внимание: заявления о приеме на работу и другая информация, отправляемая работодателям, обычно контролируется и управляется работодателем.В таких случаях NEOGOV обрабатывает эту информацию от имени работодателя – нашего Заказчика. Наши юридические обязательства как обработчика изложены в наших договорах и политиках с клиентами. Если вы подаете заявку на вакансию, делаете свой профиль доступным для просмотра работодателям, предоставляете информацию, чтобы показать интерес к работе, или отвечаете на сообщение от работодателя, использующего наши Услуги, вы соглашаетесь на раскрытие вашей информации этому работодателю для его персонала для завершения набора и процессы найма, свяжутся с вами для получения информации о текущих или будущих вакансиях и ответят на вашу поддержку, запросы по продуктам и транзакциям.В настоящей Политике не описывается обработка вашей информации нашими Клиентами, и мы рекомендуем вам ознакомиться с соответствующей политикой конфиденциальности Клиента, чтобы получить информацию об их методах обеспечения конфиденциальности. Любые вопросы, которые могут у вас возникнуть в отношении обработки информации нашими Клиентами и ваших прав, связанных с этой обработкой, следует направлять в агентство, в которое вы обращались, или вашему работодателю, который использует услуги NEOGOV.

Филиалы

Мы раскрываем информацию нашим аффилированным лицам с согласия нашего Клиента, чтобы облегчить любой переход или услуги по внедрению Сервиса.

Поставщики услуг

Мы делимся информацией с поставщиками услуг, нанятыми для оказания услуг от нашего имени. Например, мы пользуемся услугами поставщиков услуг для облегчения наших служб поддержки, защиты данных, электронной почты, веб-хостинга, платежей по кредитным картам, доставки и помощи нам в отслеживании нашего маркетингового и рекламного контента, обеспечения обработки и выплаты заработной платы, координации наших конференций с клиентами и управления продажи и отношения с клиентами. Мы делимся информацией с аналитическими и рекламными компаниями, которые в других случаях могут выступать в качестве нашего обработчика и контролера.Мы работаем с другими организациями для проведения исследований под контролем, который призван защитить вашу конфиденциальность. Мы публикуем или разрешаем другим публиковать аналитические данные, представленные в виде агрегированных, обезличенных или неличных данных. Если мы передаем информацию стороне, которая не является нашим поставщиком услуг, такой обмен осуществляется либо по вашему указанию, либо по указанию наших клиентов. Например, мы передаем информацию, если вы или Клиент решите использовать интеграцию в сочетании с нашими Сервисами в той степени, в которой это необходимо для облегчения такого использования.Интеграция может включать в себя компании по обработке платежей, поставщиков услуг по проверке биографических данных и онлайн-оценки, поставщиков услуг связи или другие независимые службы, которые Клиент выбирает для использования нашего открытого API.

Мы можем делиться неличной информацией с аффилированными партнерами и использовать методы машинного обучения для отслеживания и метаданных, чтобы предоставлять Клиентам полезную информацию на основе данных, которые они собрали с помощью Сервисов, для создания или улучшения функций, улучшения Сервисов и улучшения инфраструктуры и безопасности. .

Мы не продаем информацию в традиционном смысле слова; однако, если деятельность, которую мы предпринимаем, представляет собой «продажу» в соответствии с расширенным определением «продажи» в Законе о конфиденциальности потребителей Калифорнии, потребители Калифорнии имеют право отказаться от продажи вашей личной информации. См. Разделы «Ваши права на данные» и «Ваши права на конфиденциальность в Калифорнии» для получения дополнительной информации о том, как реализовать свое право на отказ.

Другие стороны, когда вы даете свое согласие

Мы также можем передавать личную информацию, если вы даете свое согласие или публикуете свою информацию публично.В случаях, когда это требуется по закону, дополнительное согласие получается до того, как личная информация будет передана нам или передана другим сторонам. Например, мы делимся информацией с поставщиками услуг по проверке биографических данных, если соискатель дает согласие на это, и наши Клиенты проинструктировали нас об этом.

Во время использования Услуг у вас может быть возможность посещать другие веб-сайты или ссылаться на них, включая веб-сайты третьих лиц, не связанных с нами. У нас нет отношений или контроля над неаффилированными веб-сайтами.Эти веб-сайты могут собирать личную информацию о вас, и вам следует ознакомиться с политиками конфиденциальности таких других веб-сайтов, чтобы узнать, как они обрабатывают вашу личную информацию. Вы используете такие веб-сайты на свой страх и риск.

Слияния, поглощения, роспуски

Мы можем передавать или раскрывать информацию другому лицу, которое приобретает или может приобрести какое-либо или все наши бизнес-подразделения, независимо от того, осуществляется ли такое приобретение путем слияния, консолидации или покупки всех или значительной части наших активов или банкротства.

Прочие третьи стороны, если это требуется по закону

Мы также передаем личную информацию или данные в целях: соблюдения любого применимого закона, постановления, судебного процесса или имеющего исковую силу правительственного запроса; обеспечивать соблюдение применимых политик, включая расследование потенциальных нарушений; обнаруживать, предотвращать или иным образом решать проблемы мошенничества, безопасности или технические проблемы; защищать от вреда правам, собственности или безопасности наших пользователей, общественности или NEOGOV и / или в соответствии с требованиями или разрешенными законом; защищать свои жизненные интересы или жизненные интересы другого физического лица; и если раскрытие информации необходимо для установления, исполнения или защиты судебных исков или если есть разумные основания полагать, что раскрытие информации требуется в соответствии с законом или нормативными актами

Ваши права на данные.

Вы можете просмотреть и обеспечить соблюдение своих прав на получение личной информации через свою учетную запись, сообщения, которые вы получаете от нас, сторонние механизмы или с помощью нашей группы поддержки.

Наши Услуги включают элементы управления конфиденциальностью, которые позволяют вам указывать и ограничивать способ обработки вашей информации, а также обновлять и удалять информацию о вас, которую мы сохраняем.

Например, чтобы установить ограничения, при которых клиенты могут просматривать ваш профиль, войдите в свою учетную запись на https: // www.Governmentjobs.com и перейдите в настройки своей учетной записи. Соискатели работы могут использовать аналогичные средства управления конфиденциальностью для каждого Клиента в каждой созданной учетной записи страницы карьеры.

При определенных обстоятельствах у вас есть право на исправление неточной личной информации о вас. Вы можете изменить или удалить личную информацию в своей учетной записи в любое время, войдя в свою учетную запись и следуя инструкциям «обновить мой профиль» или «удалить мой профиль».

Вы можете изменить настройки электронной почты, чтобы управлять уведомлениями, которые вы получаете от нас и клиентов, или отказаться от подписки на уведомления, следуя инструкциям, содержащимся в самом уведомлении, в настройках вашей учетной записи или используя настройки вашего провайдера электронной почты.Текстовые SMS-сообщения будут отправлены вам строго в соответствии с вашими предпочтениями и только после того, как вы явным образом согласитесь. Если вы передумаете в любое время и больше не хотите получать текстовые SMS-сообщения, ответьте на сообщение, указав слово «OPTOUT» заглавными буквами. После этого, если вы решите снова начать получать сообщения, ответьте словом «ОПТИН» заглавными буквами. Соискатели работы также могут контролировать получение текстовых SMS-сообщений через настройки своей учетной записи соискателя, связавшись с Клиентом, к которому относится текстовое сообщение, или уведомив службу поддержки по адресу support @ GovernmentJobs.com.

Вы можете ограничить использование файлов cookie в настройках вашего менеджера файлов cookie.

У вас может быть право на подтверждение того, обрабатываем ли мы вашу личную информацию или нет, и, если мы это делаем, доступ к личной информации. Чтобы узнать, сохраняется ли информация о вас на наших серверах, нажмите здесь. Некоторые пользователи имеют право запрашивать копии своей личной информации, хранящейся у нас. Вы можете распечатать копию информации своего профиля с помощью веб-браузера и загрузить вложения в любое время, войдя в свою учетную запись и выполнив процесс загрузки.

По вопросам, связанным с сбросом вашей учетной записи, или если вы считаете, что кто-то другой получил доступ к вашей учетной записи или предоставил нам вашу контактную информацию, обратитесь в службу поддержки по адресу: [email protected] Если у вас есть действительный запрос субъекта данных, включая запрос на ограничение или ограничение использования нами вашей информации, вы можете связаться со службой поддержки по адресу [email protected] или заполнить форму запроса субъекта данных, если таковая имеется.

В той степени, в которой основанием для обработки вашей личной информации является согласие, вы имеете право отозвать это согласие в любое время, используя средства управления конфиденциальностью в ваших настройках, в определенных контактах, которые вы получаете, удалив личную информацию в своем профиле, или удалив свою учетную запись.Если вы отзовете свое согласие, удалив свою учетную запись, ваш профиль будет удален с нашего сервера соискателей; однако отзыв вашего согласия не приведет к удалению приложений, которые вы ранее отправляли работодателям, или наших агрегированных, обезличенных или неличных данных.

Ваши права на данные для информации, которую вы предоставляете нашим клиентам

После подачи заявления о приеме на работу или предоставления вашей информации работодателю (нашему Заказчику) ваша информация контролируется этим работодателем.В связи с этим мы являемся обработчиком персональных данных, которые работодатели хранят на наших серверах, и мы сохраняем ограниченные права на такие данные, разрешенные нашими Клиентами, на обработку по мере необходимости для предоставления Услуг или поддержки Клиентам, обеспечения безопасности и безопасность наших Услуг, если это необходимо для защиты наших интересов или общественных интересов или в соответствии с требованиями закона.

По этим причинам мы не можем напрямую обрабатывать запросы данных для данных, контролируемых Заказчиками.Клиенты могут хранить личную информацию, которую они получают от вас, на наших серверах или в собственных хранилищах. Клиенты контролируют типы запрашиваемой у вас личной информации, ее использование, доступ к ней и срок хранения этой личной информации. Ваши права на данные регулируются внутренней политикой Клиента и применимым законодательством. Вам следует связаться с Клиентом по поводу личной информации, которую он может хранить о вас, и для осуществления любых прав на данные, которые у вас могут быть. Мы будем сотрудничать с таким запросом в той мере, в какой это разрешено нашими обязательствами по обеспечению конфиденциальности и конфиденциальности.

Удержание и удаление.

Мы храним вашу личную информацию до тех пор, пока ваша учетная запись считается активной, чтобы предоставлять вам или нашим клиентам наши услуги, выполнять нормативные требования, разрешать споры, расследовать инциденты безопасности, предотвращать мошенничество и злоупотребления, защищать ваши жизненно важные интересы или жизненно важные интересы другое физическое лицо, обеспечить соблюдение наших договорных соглашений или выполнить ваш запрос на «отказ от подписки» на сообщения или воспользоваться своими правами на данные

Наши политики и процедуры хранения предназначены для обеспечения соблюдения нами юридических обязательств и позволяют клиентам выполнять свои собственные требования к хранению записей.Мы внедряем средства управления хранением в Сервисах, которые Клиенты используют для контроля сроков хранения своих данных. Клиент определяет, когда было выполнено назначение персональных данных о своих сотрудниках. У Заказчика есть возможность безвозвратно уничтожить личные данные своих сотрудников.

В отношении личной информации мы определяем цели и средства ее обработки, такая информация не будет храниться дольше, чем это необходимо для этой цели, когда она больше не актуальна или по допустимому запросу, и будет надлежащим образом утилизирована в установленном чтобы убедиться, что он не может быть восстановлен или прочитан.

После удаления учетной записи соискателя работы или любой точки данных в учетной записи соискателя она будет удалена из нашей базы данных соискателей; тем не менее, ваши данные могут сохраняться в другом месте, например, приложения, которые вы ранее отправляли клиентам, будут сохраняться до их удаления. Соискателям работы следует связаться с Заказчиком, которому они отправили заявку, если они хотят обеспечить соблюдение соответствующих прав на данные в этом приложении. Мы можем сохранить обезличенную информацию после закрытия вашей учетной записи.

Файлы cookie и аналогичные технологии отслеживания; “Не отслеживать”

Файл cookie – это файл, содержащий идентификатор (последовательность букв и цифр), который отправляется веб-сервером в веб-браузер и сохраняется браузером и устройством, которое вы используете для доступа к нашим Сервисам. Затем идентификатор отправляется обратно на сервер каждый раз, когда браузер запрашивает страницу с сервера.

Файлы cookie могут быть либо «постоянными», либо «сеансовыми».Постоянный файл cookie будет храниться в веб-браузере и будет оставаться действительным до установленной даты истечения срока его действия, если он не будет удален пользователем до истечения срока его действия; cookie сеанса, с другой стороны, истекает в конце пользовательского сеанса, когда веб-браузер закрывается.
Мы и наши партнеры используем файлы cookie в наших Сервисах. Поскольку эти файлы cookie не являются необходимыми для предоставления наших Услуг или законных интересов предоставления и оптимизации наших Услуг, мы получаем ваше согласие на использование файлов cookie при первом посещении наших Услуг.Если ваш браузер или устройство позволяет это, мы используем файлы cookie сеанса и постоянные файлы cookie для следующих целей:

  • Аутентификация для вашей идентификации при посещении наших Сервисов, во время навигации по нашим Сервисам, чтобы подтвердить, вошли ли вы в систему в данный момент, и определить, влияет ли событие на вас.
  • Метрики для определения того, как вы используете Сервисы, какие функции вы используете и как часто, сколько времени вы тратите на Сервисы и функции, а также другие подробности о процессе найма и управления персоналом.Эти данные агрегированы и анонимны.
  • Персонализация для хранения информации о ваших предпочтениях и персонализации наших Услуг для вас, в том числе для предоставления Клиентам подробной информации об их процессах найма и предоставления рекомендаций по работе соискателям и Клиентам на основе их прошлых интересов.
  • Безопасность для защиты учетных записей пользователей, включая предотвращение мошеннического использования учетных данных для входа и для защиты наших Сервисов в целом.
  • Реклама и обратная связь, чтобы определить, принимаются ли, открываются ли наши запросы по рекламе и обратной связи, является ли контент или кампания эффективными, а также для предоставления вам более конкретного контента об Услугах, которые мы или наши партнеры предлагаем.
  • Анализ, помогающий нам анализировать использование и производительность наших Сервисов и отображать различные версии функций или контента, все из которых помогает нам определить, какие части наших Сервисов нуждаются в улучшении, а какие вам нравятся больше всего (что может включать маркетинговый контент).
  • Google Analytics и AdSense для анализа использования наших Сервисов и публикации рекламы. Использование Google рекламных файлов cookie позволяет ему и его партнерам показывать рекламу вашим пользователям на основе их посещения ваших сайтов и / или других сайтов в Интернете.Вы можете отказаться от персонализированной рекламы, посетив Настройки рекламы.
  • Вы можете отказаться от использования файлов cookie поставщиками для персонализированной рекламы, посетив сайт www.aboutads.info. Кроме того, большинство браузеров позволяют отказаться от приема или удаления файлов cookie. Способы сделать это различаются от браузера к браузеру. Пожалуйста, обратитесь к инструкциям вашего браузера о том, как управлять вашими файлами cookie. Блокирование всех или некоторых файлов cookie может негативно повлиять на удобство использования Сервисов, и в отрасли нет единого мнения о том, что операторы сайтов должны делать в отношении этих сигналов.Соответственно, если и до тех пор, пока закон не будет истолкован как требующий от нас этого, мы не отвечаем на сигнал браузера «Не отслеживать», если это разрешено конечным пользователем в его веб-браузере. Когда другие стороны, которые мы интегрируем, устанавливают или читают свои собственные файлы cookie, они могут или не могут отвечать на сигнал DNT.

Другие механизмы сбора данных, такие как веб-маяки, объекты хранилища HTML и веб-теги, используются нами и нашими поставщиками услуг для сбора более конкретной информации об использовании вами.Веб-маяк (также называемый веб-ошибкой или чистым GIF-файлом) – это изображение на веб-странице или в сообщении электронной почты, предназначенное для отслеживания того, кто читает страницу или сообщение. Веб-маяки часто невидимы, потому что они обычно имеют размер всего 1 на 1 пиксель. Веб-маяки часто используются вместе с файлами cookie для отслеживания активности. Веб-маяки могут использоваться, среди прочего, для добавления информации в профиль о посещенном сайте, обеспечения независимого учета количества людей, посетивших веб-сайт, сбора статистики об использовании.Объекты хранилища HTML – это программный код, который собирает информацию о ваших действиях в наших Сервисах. HTML-код временно загружается на ваше устройство, пока вы подключены к нашим онлайн-службам.

Безопасность и целостность данных.

Мы реализуем физические, технические и административные меры безопасности, предназначенные для поддержания точности, целостности и безопасности данных, предотвращения несанкционированного доступа и содействия правильному использованию личной информации. Эти меры безопасности включают ограничение доступа к данным, хранение личной информации на защищенных серверах и компьютерах, шифрование личной информации при хранении и передаче, периодическое тестирование нашей технологии безопасности и обучение наших сотрудников информационной безопасности.

Кроме того, мы стремимся соблюдать договорные обязательства по обеспечению безопасности, конфиденциальности и конфиденциальности данных перед нашими партнерами и поставщиками, а наши сотрудники, имеющие доступ к личной информации, подпадают под действие политик доступа, использования и конфиденциальности. Только уполномоченные сотрудники с разумными потребностями, связанными с их должностными обязанностями, имеют доступ к личной информации Заказчика и соискателя работы. Сотрудники, нарушающие нашу политику, подлежат дисциплинарным взысканиям, вплоть до увольнения.

Несмотря на то, что мы поддерживаем перечисленные здесь элементы управления, передача данных сопряжена с риском, и полная безопасность вашей информации не может быть гарантирована. Обратите внимание, что вы несете ответственность за постоянное сохранение своего имени пользователя и пароля в секрете.

В случае, если мы считаем, что безопасность вашей личной информации, находящейся в нашем распоряжении или под нашим контролем, может быть скомпрометирована, мы можем попытаться уведомить вас по электронной почте, и вы дадите согласие на использование нами электронной почты в качестве средства такого уведомления.

Информация о детях.

Эти Услуги не предназначены для детей младше тринадцати (13) лет, и мы сознательно не собираем личную информацию от детей младше тринадцати (13) лет. Если нам станет известно, что мы случайно получили личную информацию от лица младше тринадцати (13) лет, мы удалим эту информацию из наших записей. Если вы считаете, что мы собрали личную информацию от ребенка младше 13 лет без согласия родителей, вы можете сообщить нам об этом на странице privacy @ Governmentjobs.com.

Если вы являетесь жителем Калифорнии младше 18 лет, вы имеете право удалить информацию, которую вы разместили в наших Сервисах. Свяжитесь с нами по адресу [email protected] и опишите, какую опубликованную вами информацию вы хотите удалить. Мы приложим разумные усилия для удаления такой информации в соответствии с законом и другими нашими обязательствами, изложенными в настоящем документе. Мы не продаем личную информацию потребителей, которым на самом деле известно, что они младше 16 лет, если только мы не получим положительное разрешение либо от потребителя, которому исполнилось 13, но еще не 16 лет, либо от родителя или опекуна потребителя. младше 13 лет.

Ваши права на конфиденциальность в Калифорнии.

Если вы являетесь резидентом Калифорнии, у вас есть дополнительные права на данные, в том числе:

  • Право на уведомление о взыскании

    Мы предоставили подробную информацию о том, какая информация о вас собирается в Разделе 4 «Информация, которую мы собираем о вас». Однако для обеспечения соответствия CCPA за последний год были собраны следующие категории информации, определенные CCPA:

    • Прямые идентификаторы, такие как ваше имя, идентификатор пользователя и адрес электронной почты.
    • Коммерческая информация, такая как ваши транзакции и покупки.
    • Информация о трудоустройстве и образовании, в том числе при подаче заявления о приеме на работу через наши службы или при подаче заявления о приеме на работу в NEOGOV.
    • Демографические данные, включая вашу расу, этническую принадлежность, пол, семейное положение и любую другую демографическую информацию, запрашиваемую нашими Клиентами.
    • Интернет или другие электронные сетевые операции, включая вашу историю поиска на нашей доске объявлений, аналитику вашего использования и идентификаторы устройств для определения местоположения и безопасности.
    • Аудио и электронные данные, включая вашу подпись и голосовые записи, собранные с вашего согласия во время разговора с нашей службой поддержки, продажами или отделами по продукту.
    • Информация, полученная из других категорий для определения ваших предпочтений и тенденций.
  • Право на уведомление о ваших правах на данные
  • Право отказаться от продажи («Не продавать мою информацию»)

    NEOGOV позволяет отдельным компаниям размещать на наших сайтах технологии отслеживания, такие как файлы cookie, которые позволяют этим компаниям получать информацию о ваших действиях в наших Сервисах.Компании могут использовать эти данные, чтобы показывать вам более релевантную рекламу на наших или других сайтах. Подобный обмен данными для интернет-рекламы может рассматриваться как «продажа» информации. Потребители Калифорнии имеют право отказаться от этих продаж. Вы можете контролировать, работают ли эти технологии на ваших устройствах. Вы можете отключить их, используя функции браузера «Не отслеживать» или предоставленные нами настройки файлов cookie.

  • Право знать категории собираемой личной информации о вас и деловую или коммерческую цель сбора, категории методов и источников сбора, категории лиц, ваша информация продается или раскрывается в коммерческих целях или передается третьим лицам для бизнеса цель – а также цель такого раскрытия (указано в предыдущих разделах настоящей Политики конфиденциальности)
  • Право на доступ к определенным конкретным полям данных, хранящихся о вас, и право на удаление таких данных
  • Право на недискриминацию с нашей стороны при осуществлении любого из ваших прав.по цене или наших Услугах в зависимости от осуществления вами прав на данные
  • Право на то, чтобы уполномоченный агент использовал ваши права от вашего имени. Обратите внимание, что нам потребуется письменное подтверждение разрешения агента на это, и мы проверим вашу личность напрямую.

Чтобы воспользоваться этими правами, вы можете связаться с нашей службой поддержки по адресу [email protected] Если вы реализуете свои права, отправляя электронное письмо в нашу службу поддержки, укажите в письме заголовок «Запрос о правах на конфиденциальность в Калифорнии» и в теле письма укажите, какое право вы хотите использовать.Обратите внимание: если мы не сможем подтвердить вашу личность, мы можем отклонить определенные запросы на право данных.

Вы можете назначить уполномоченного агента для отправки запросов от вашего имени, но мы требуем письменное подтверждение разрешения агента и напрямую удостоверяем вашу личность.

Раздел 1798.83 Гражданского кодекса Калифорнии разрешает нашим посетителям, которые являются клиентами из Калифорнии, запрашивать определенную информацию, касающуюся раскрытия нами личной информации третьим лицам в целях прямого маркетинга третьих лиц.Чтобы сделать такой запрос, отправьте письмо по адресу: Governmentjobs.com, Inc., 300 Continental Blvd. Suite 565, El Segundo, CA

  • Attn: Privacy Department. Запросы должны включать «Запрос о правах на конфиденциальность в Калифорнии» в первой строке описания и включать ваше имя, почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс. Обратите внимание, что Governmentjobs не обязано отвечать на запросы, поступающие иначе, чем по указанному почтовому адресу.

    Ваши права на конфиденциальность в Неваде

    Продажа по закону Невады – это обмен личной информацией за денежное вознаграждение.В настоящее время мы не продаем личную информацию, как это определено в законодательстве штата Невада. Если вы хотите отправить запрос о соблюдении нами законодательства штата Невада, свяжитесь с нами по адресу [email protected] и укажите в строке темы слова «Права Невады».

    Ваши права и контроль в соответствии с GDPR ЕС.

    Контроллеры и процессоры данных

    Наши клиенты используют наши Услуги, чтобы размещать объявления о вакансиях, оценивать кандидатов на работу, управлять своей кадровой деятельностью и обучать своих сотрудников.Выполняя эти действия, Заказчик контролирует, какая информация собирается, как используется, как долго хранится и кому раскрывается. Для целей GDPR ЕС Клиент считается контролером данных в этом отношении, а NEOGOV – обработчиком данных. В других случаях, например, когда NEOGOV использует файлы cookie или отправляет вам контактную информацию о наших услугах, NEOGOV определит средства и цель обработки.

    Законное основание для обработки.

    Для обработки личной информации, подпадающей под действие GDPR, мы полагаемся на несколько юридических оснований, в том числе:

    • Согласие (которое можно отозвать с помощью элементов управления конфиденциальностью, удаления данных профиля или учетной записи или обращения в службу поддержки).
    • Когда обработка необходима для выполнения контракта (например, для предоставления вам Услуг).
    • Законные деловые интересы, такие как разработка Услуг, маркетинг новых функций или продуктов, надлежащее администрирование нашего веб-сайта и бизнеса, обеспечение безопасности.
    • Если необходимо для защиты жизненно важных или общественных интересов.
    • В соответствии с требованиями закона.

    Права субъектов данных ЕС

    Субъекты данных в Европе, информацию о которых мы получаем с помощью соответствующих мер защиты, имеют законные права определять, храним ли мы персональные данные о них, получать доступ к персональным данным, которые мы храним о них, и получать их исправления, обновления, изменения или удаления в соответствующих обстоятельствах.В частности, ваши права могут включать:

    • Права доступа к данным
    • Право на ограничение обработки
    • Право на исправление
    • Право на забвение
    • Право на возражение против обработки
    • Право на отзыв согласия; и
    • Права на переносимость данных

    Некоторые из этих прав могут быть исключены или ограничены. В любом случае мы ответим на ваш запрос об осуществлении этих прав в разумные сроки, но не позднее, чем в течение 30 дней с момента получения запроса.Чтобы запросить осуществление своих прав, вы можете связаться с нами по адресу [email protected] Некоторые права являются сложными, и вам следует ознакомиться с соответствующими законами и инструкциями регулирующих органов, чтобы получить полное объяснение этих прав. Вы также можете иметь право подать жалобу на GDPR в соответствующий надзорный орган. Список контролирующих органов доступен здесь: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en

    Если вы посетили наш веб-сайт и хотите воспользоваться каким-либо из вышеперечисленных прав, пожалуйста, свяжитесь с нашей службой поддержки или командой по вопросам конфиденциальности по указанным здесь контактам.Если ваш запрос имеет право быть забытым в связи с использованием нами файлов cookie, вы можете добиться этого, очистив файлы cookie в настройках вашего браузера.

    Международные переводы

    Для личных данных, передаваемых из Европейского Союза, Великобритании или Швейцарии, мы предоставим соответствующие меры безопасности, например, путем использования стандартных договорных положений.

    Governmentjobs.com, Inc соответствует требованиям ЕС-США. Privacy Shield Framework и Swiss-U.S. Privacy Shield Framework, установленный Министерством торговли США в отношении сбора, использования и хранения персональных данных из стран-членов Европейского Союза, Великобритании и Швейцарии, переданных в Соединенные Штаты в соответствии с Privacy Shield. Governmentjobs.com, Inc подтвердило, что соблюдает принципы Privacy Shield в отношении таких личных данных. В случае противоречия между политиками в этой политике конфиденциальности и правами субъектов данных в соответствии с Принципами Privacy Shield, Принципы Privacy Shield регулируют персональные данные, обрабатываемые в соответствии с Privacy Shield.Чтобы узнать больше о программе Privacy Shield и просмотреть нашу страницу сертификации, посетите https://www.privacyshield.gov/. Governmentjobs.com, Inc. будет использовать соответствующие меры предосторожности для выполнения решения, вынесенного Судом Европейского Союза 16 июля 2020 г., в котором объявляется ЕС-США. Privacy Shield Framework признана недействительной.

    Мы предоставим индивидуальный вариант отказа или согласия на получение конфиденциальных данных, прежде чем мы поделимся вашими конфиденциальными данными с третьими сторонами, кроме наших агентов, или перед тем, как мы будем использовать их для целей, отличных от тех, которые они были первоначально собраны или впоследствии авторизованный.Чтобы запросить ограничение использования и раскрытия ваших личных данных, отправьте письменный запрос по адресу [email protected]

    В определенных ситуациях от нас может потребоваться раскрыть личные данные в ответ на законные запросы государственных органов, в том числе для соблюдения требований национальной безопасности или правоохранительных органов.

    Где Governmentjobs.com, Inc. полагается на Принципы Privacy Shield для дальнейшей передачи персональных данных из ЕС, Соединенного Королевства и Швейцарии, включая положения об ответственности за последующую передачу, Governmentjobs.com, Inc. сохраняет ответственность в соответствии с Принципами Privacy Shield за сторонних агентов, обрабатывающих персональные данные от ее имени.

    Если Governmentjobs.com, Inc. получает личные данные в соответствии с Privacy Shield, а затем передает их поставщику услуг, действующему в качестве агента, Governmentjobs.com, Inc. несет определенную ответственность в соответствии с Privacy Shield, если оба (i) агент обрабатывает личные данные данные способом, несовместимым с Governmentjobs.com, Inc. и (ii) Governmentjobs.com, Inc.несет ответственность за событие, повлекшее причинение ущерба. Что касается личных данных, полученных или переданных в соответствии с Privacy Shield Framework, на Governmentjobs.com, Inc. распространяются следственные и правоприменительные полномочия Федеральной торговой комиссии США.

    Ответственность

    Governmentjobs.com за личные данные, которые оно получает в Соединенных Штатах в рамках программы Privacy Shield и впоследствии передает другой стороне, описана в Принципах Privacy Shield. В частности, где гос.работа.com передает персональные данные в соответствии с Принципами Privacy Shield, Governtmentjobs.com, Inc. остается ответственным и несет ответственность в соответствии с Принципами Privacy Shield, если какие-либо агенты, которых он привлекает для обработки персональных данных от его имени, делают это способом, несовместимым с Принципами, кроме случаев, когда правительственные вакансии .com доказывает, что не несет ответственности за событие, повлекшее причинение ущерба.

    В соответствии с принципами Privacy Shield, Governmentjobs.com, Inc обязуется разрешать жалобы на вашу конфиденциальность и наш сбор или использование ваших личных данных, переданных с помощью Privacy Shield в Соединенные Штаты в соответствии с Privacy Shield.Лица из Европейского Союза и Швейцарии, у которых есть запросы или жалобы по программе Privacy Shield, должны сначала связаться с Governmentjobs.com по электронной почте [email protected]

    Governmentjobs.com, Inc. также обязуется направлять неурегулированные жалобы о конфиденциальности в отношении личных данных, переданных в соответствии с Принципами Privacy Shield, в независимый механизм разрешения споров BBB EU PRIVACY SHIELD. Если вы не получили своевременного подтверждения своей жалобы или если она не была рассмотрена должным образом, посетите сайт http: // www.bbb.org/EU-privacy-shield/for-eu-consumers, чтобы получить дополнительную информацию и подать жалобу. Эта услуга предоставляется вам бесплатно.

    Governmentjobs.com, Inc. также обязуется сотрудничать с комиссией, учрежденной органами по защите данных ЕС (DPA) и Федеральным комиссаром по защите данных и информации Швейцарии (FDPIC), в отношении неурегулированных жалоб Privacy Shield относительно данных о людских ресурсах, передаваемых из ЕС, Соединенное Королевство и Швейцария, полагаясь на Privacy Shield и в контексте трудовых отношений.

    Если ваша жалоба по программе Privacy Shield не может быть разрешена по указанным выше каналам, при определенных условиях вы можете инициировать обязательный арбитраж для некоторых остаточных претензий, не разрешенных другими механизмами компенсации. См. Приложение 1 к программе Privacy Shield по адресу https://www.privacyshield.gov/article?id=ANNEX-I-introduction.

    Право на внесение изменений.

    Мы оставляем за собой право пересматривать нашу Политику конфиденциальности, чтобы отразить изменения в наших методах работы с информацией в Интернете или в соответствии с законом, опубликовав новую версию на нашем веб-сайте.В обстоятельствах, когда мы существенно меняем способ сбора или использования личной информации, мы существенно меняем условия настоящей Политики конфиденциальности или когда личная информация больше не используется в соответствии с ранее названной целью, мы предоставим уведомление и опубликуем новую версия на нашем сайте.

    Вам следует периодически проверять эту страницу, чтобы напоминать себе о правах, указанных здесь.

    Контактная информация.

    Этот веб-сайт принадлежит и управляется Governmentjobs.com, Inc. (ДБА «НЕОГОВ»). Наш основной офис находится по адресу: 300 Continental Blvd., El Segundo, CA

  • . Вы можете связаться с нами по электронной почте, телефону или обычной почте, используя указанную здесь контактную информацию.

    Контакты по вопросам конфиденциальности.

    Если в любое время у вас возникнут вопросы или опасения по поводу настоящей Политики конфиденциальности, пожалуйста, напишите нам по электронной почте по соответствующему контактному лицу в вашей юрисдикции:

    Пользователи с нарушениями зрения могут иметь возможность использовать программу чтения с экрана или другой инструмент преобразования текста в речь для просмотра содержания настоящей Политики конфиденциальности.Если у вас возникнут какие-либо трудности при оценке информации здесь или вы хотите получить копию настоящей Политики конфиденциальности, свяжитесь с нами, используя указанные выше данные.

    Специалист по персоналу Описание работы | Заработная плата специалиста по персоналу

    Специалисты по персоналу определены Обществом управления человеческими ресурсами как начинающих профессионалов специалистов по персоналу, которые являются специалистами в рамках определенной вспомогательной функции или, специалистами широкого профиля с ограниченным опытом.

    Обязанности специалистов по кадрам связаны с набором и расстановкой сотрудников; поэтому их должностные обязанности могут варьироваться от проверки кандидатов на работу и проведения собеседований до проверки биографических данных и ориентации новых сотрудников.

    В некоторых организациях у специалистов по персоналу могут быть и другие обязанности, связанные с администрированием льгот, удержанием сотрудников и т.п. Специалисты по персоналу, которые специализируются, могут делать это в таких областях, как набор, трудоустройство и собеседование.

    Поскольку название специалиста по персоналу довольно широкое, оно часто означает разные вещи для разных организаций. Однако неизменным остается то, что эти специалисты по персоналу обеспечивают связь между работодателем и сотрудником, и их общая цель – гарантировать, что лучшие сотрудники будут наняты на определенные должности.

    Определенные должности для специалистов по персоналу (часто встречаются в крупных организациях) могут включать: специалист по подбору персонала:

    • Координатор по персоналу
    • Технический рекрутер
    • Интервьюер с сотрудниками
    • Специалист по трудоустройству

    Должностные обязанности и обязанности специалистов по персоналу

    Работа специалистов по персоналу начинается, когда необходимо заполнить вакансию в организации.В настоящее время эти специалисты по персоналу могут делать все: от создания и размещения вакансий до посещения ярмарок вакансий, чтобы найти подходящего кандидата. После того, как пул потенциальных кандидатов собран, специалисты по персоналу разбирают их, составляя расписание и проводя собеседования. В более крупных организациях старшие сотрудники отдела кадров могут нести ответственность за процесс собеседования, хотя специалисты по персоналу в небольших компаниях часто несут ответственность за этот этап процесса найма.

    Если не нанимать, не размещать и не ориентировать новых сотрудников, специалисты по персоналу часто следят за удовлетворенностью и производительностью текущего сотрудника, гарантируя, что рабочее место всегда работает эффективно.

    Специалисты по персоналу работают под руководством директоров и менеджеров по персоналу. В процессе приема на работу они обычно консультируются с членами управленческой команды, чтобы убедиться, что правильные кандидаты попадают на нужную должность. Таким образом, в их должностные обязанности часто входят консультации с соответствующими менеджерами по персоналу.

    Ежедневные должностные обязанности специалистов по кадрам включают:

    • Подготовка или обновление записей о занятости, связанных с приемом на работу, переводом, продвижением по службе и увольнением
    • Объяснение кадровой политики, процедур, законов и стандартов новым и существующим сотрудникам
    • Обеспечение оформление и обработка документов о новом найме
    • Информирование соискателей о должностных обязанностях, обязанностях, льготах, графиках, условиях работы, возможностях продвижения по службе и т. д.
    • Решение любых вопросов трудовых отношений, таких как жалобы на работу и обвинения в домогательствах
    • Обработка всех форм кадровых действий и обеспечение надлежащего утверждения
    • Надзор за процессом найма, который включает координацию должностей, проверку резюме и проверку рекомендаций

    Роли специалистов по персоналу

    Специалисты по персоналу также могут быть привлечены для сосредоточения своих усилий на одной из следующих областей управления персоналом:

    • Планирование персонала и занятость
      • Реализация стратегии найма в организации
      • Проведение собеседований с кандидатами
      • Администрирование Тесты перед приемом на работу
      • Помощь в проведении анкетных исследований
      • Обработка переводов, продвижения по службе и увольнений
    • Развитие персонала
      • Проведение учебных занятий
      • Управление программами обучения на рабочем месте 9 0232
      • Оценка эффективности программ обучения
      • Ведение записей об участии сотрудников во всех программах обучения и развития
    • Всего вознаграждений
      • Анализ должностных обязанностей
      • Составление должностных инструкций
      • Проведение оценки и анализа должностей Проведение
      • и анализ обследований компенсаций
    • Сотрудник и трудовые отношения (среда профсоюзов)
      • Устный перевод профсоюзов
      • Помощь в ведении переговоров по коллективным договорам
      • Разрешение жалоб
      • Консультирование руководителей по вопросам толкования трудовых договоров
      902 Трудовые отношения (среда вне профсоюзов)
      • Помощь в рассмотрении жалоб сотрудников
      • Контроль программ взаимодействия и других отношений с сотрудниками
    • Управление рисками
      • Разработка и внедрение программ по охране труда
      • Проведение проверок безопасности
      • Ведение записей о несчастных случаях
      • Подготовка государственных отчетов о соблюдении требований

    Как стать специалистом по персоналу: требования к образованию и сертификации

    Хотя считается Начав свою карьеру, специалисты по персоналу по-прежнему являются образованными и квалифицированными специалистами по персоналу, которые, как правило, должны обладать как минимум степенью бакалавра в области человеческих ресурсов, управления бизнесом или смежной области.

    Самым логичным шагом в карьере для HR-специалистов, ищущих управленческие должности, является приобретение опыта в области человеческих ресурсов и, часто, получение степени магистра по специализации HR. Сферы HR-специализации, доступные студентам со степенью магистра в области человеческих ресурсов (Master of Arts / Master of Science in Human Resource Management), часто включают управление человеческими ресурсами, организационное развитие и эффективность человеческих ресурсов.

    Еще одна популярная степень для специалистов по персоналу – это степень магистра делового администрирования (MBA) в области управления человеческими ресурсами.MBA в области управления человеческими ресурсами готовит специалистов по персоналу для эффективной работы в ряде кадровых дисциплин, поскольку он фокусируется на ключевых аспектах лидерства, межличностного и организационного поведения, а также подходах к управлению и мотивации сотрудников.

    Выпускники программ MBA в области управления персоналом готовы руководить кадровой деятельностью своей организации и помогать в достижении целей и задач организации. Основы бизнеса готовят выпускников к освоению новых процедур, разрешению конфликтов и контролю над выплатами сотрудникам, компенсациями, обучением и многим другим.

    Варианты профессиональной сертификации специалистов по персоналу

    Специалисты по персоналу, стремящиеся к продвижению в своей профессии, всегда хорошо обслуживаются, рассматривая возможность профессиональной сертификации в области человеческих ресурсов. Два наиболее широко признанных сертификационных органа в HR включают:

    • Общество управления человеческими ресурсами (SHRM)
      • SHRM-CP (сертифицированный специалист)
      • SHRM-SCP (старший сертифицированный специалист)
    • HR Certification Institute (HRCI) )
      • Специалист по персоналу (PHR)
      • Старший специалист по персоналу (SPHR)
      • Глобальный специалист по персоналу (GPHR)
      • Специалист по управлению человеческими ресурсами (HRMP)
      • Специалист по управлению персоналом (HRBP)
      • Калифорнийская сертификация для сертифицированных специалистов PHR и SPHR

    Статистика заработной платы специалистов по персоналу: чего ожидать

    Специалисты по персоналу, сообщает U.S. Министерство труда получало среднюю годовую зарплату в размере 62 590 долларов США по состоянию на май 2014 года, при этом 10 процентов лучших зарабатывали более 98 130 долларов США.

    Министерство труда сообщило, что по состоянию на май 2014 года наиболее высокооплачиваемыми отраслями для специалистов по персоналу были:

    • Трубопроводная транспортировка сырой нефти: 108 300 долларов США
    • Издатели программного обеспечения: 88 180 долларов США
    • Посредничество и брокерские услуги по контрактам с ценными бумагами и товарами: 84 600 долларов США
    • Добыча нефти и газа: 84 130 долларов США

    Неудивительно, что указанные выше отрасли являются одними из самых быстрорастущих; следовательно, им, вероятно, потребуются специалисты по персоналу, которые смогут справиться с их требованиями к найму.

    В начало

    Соблюдение требований к трудовой книжке

    Обзор

    Требования к ведению документации могут сбивать с толку, учитывая, что существует множество нормативных актов, регулирующих некоторые аспекты ведения учета и хранения работодателем.

    Не только различные федеральные агентства имеют свои собственные требования к ведению документации, но также необходимо учитывать индивидуальные государственные и местные законы и правила. Некоторые положения применимы ко всем работодателям, тогда как другие применяются в первую очередь к государственным подрядчикам и субподрядчикам.Кроме того, многие из этих обязательств зависят от количества сотрудников в компании. См. Федеральное трудовое законодательство по количеству сотрудников.

    Работодатели создают и получают значительный объем документации, и для руководства важно представить убедительное экономическое обоснование для внедрения комплексной программы управления записями. Основные причины включают:

    • Контроль за созданием, ростом и доступностью документации компании.
    • Снижение эксплуатационных расходов и затрат на хранение.
    • Повышение эффективности и производительности, а также внешнего вида офиса.
    • Помощь в соблюдении нормативных требований и снижение судебных рисков.
    • Защита конфиденциальной информации о сотрудниках.
    • Обеспечение легкого доступа к записям при необходимости.

    Подразделение отдела кадров в организации обычно несет основную ответственность за ведение документации и хранение / удаление записей, связанных с трудоустройством. Применимые законы часто предусматривают гражданские денежные штрафы, а в некоторых случаях предусмотрены как индивидуальная, так и уголовная ответственность.Кроме того, ведение трудовой книжки имеет решающее значение для защиты от судебных тяжб, связанных с трудоустройством. Фактически, работодатель может быть привлечен к ответственности за неправомерное уничтожение трудовой книжки в соответствии с теорией хищения доказательств. Очень важно, чтобы работодатели обеспечивали наличие на их рабочем месте эффективных процедур для создания и ведения необходимых записей. См. Сопоставьте свои данные для защиты электронных записей.

    Руководство по разработке политики

    Эффективная политика в отношении записей на рабочем месте – это план обеспечения соответствия федеральным законам и постановлениям и законам штата, а также практическое руководство по последовательному и эффективному управлению и хранению записей.При разработке, внедрении и поддержании политики учета рабочего места следует учитывать несколько ключевых элементов.

    Определение «запись». Четко определите, что подразумевается под «записью», чтобы соответствующие документы регулировались политикой. Как правило, записи не включают проекты или документы, которые находятся в стадии разработки, а только окончательные версии документов.

    График хранения. Определите срок хранения для каждой категории документов.Некоторые записи могут регулироваться более чем одним законом; однако периоды хранения часто различаются, поэтому обычно рекомендуется хранить информацию в течение самого длительного необходимого периода. Записи, относящиеся к незавершенным искам или судебным разбирательствам, должны храниться до полного разрешения вопроса. Краткое изложение федеральных требований к хранению записей можно найти в онлайн-ресурсах SHRM.

    Доступ. Ограничьте доступ только тем, у кого есть законные бизнес-потребности. Такие законы, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и положения о конфиденциальности данных, содержат конкретные положения о том, кто может получать доступ к информации и как ее можно использовать.Кроме того, определите права нынешних и бывших сотрудников на просмотр и / или копирование информации в их личном деле.

    Хранение и форматирование. Укажите конкретное место, куда записи будут отправляться на хранение, а также формат, в котором они будут храниться.

    Безопасность и конфиденциальность. Обеспечьте физическую безопасность записей, хранящихся в бумажном или электронном виде, для защиты конфиденциальности записей сотрудников и конфиденциальности содержащейся в них информации. См. Политику конфиденциальности записей сотрудников .

    Уничтожение документов. Определите, как записи будут удалены после выполнения требований к хранению. Записи, содержащие конфиденциальную, личную или финансовую информацию, должны быть измельчены или сожжены для защиты конфиденциальности сотрудников и соблюдения применимого законодательства.

    Последовательная реализация политики и периодические проверки. Правила и процедуры хранения записей должны применяться последовательно для обеспечения соответствия.Периодически проверяйте политику и практику, чтобы убедиться, что внутренние требования актуальны и соблюдаются правильно. См. Политика ведения документации: ведение, хранение и уничтожение документации.

    Сохранение записей о найме

    Файл найма включает в себя документы и действия, предпринятые для найма каждой должности. Сюда входят объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на вакансии, представленные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о действительности тестов, используемых в процессе отбора, данные кандидатов нанятый, и сопутствующая информация.Эти записи должны вестись как для нанятых, так и для неприемлемых кандидатов. См. EEOC: Информация о невыбранных кандидатах также должна быть сохранена и каковы федеральные правила хранения документации для заявлений и резюме кандидатов, которых мы не выбираем?

    Федеральные подрядчики, в отношении которых действуют требования о позитивных действиях, должны вести записи, относящиеся к их найму и выбору, включая рекламу; объявления о вакансиях; Приложения; резюме; записи интервью; просьбы о разумных приспособлениях; тесты и результаты тестов; личные дела; ставки заработной платы и других компенсаций; отбор для обучения или ученичества; и другая информация о найме, переводе, продвижении по службе, увольнениях и увольнениях.В рамках своих обязательств по хранению записей федеральные подрядчики должны хранить записи, относящиеся ко всем лицам, которые соответствуют критериям «Интернет-заявителя», а также другие записи о занятости.

    Единое руководство по процедурам отбора сотрудников (UGESP) используется судами для определения того, была ли незаконная практика найма основанием для иска о дискриминации. Хотя это и не требуется по закону, отслеживание кандидатов рекомендуется этими руководящими принципами для всех работодателей, подпадающих под действие Раздела VII, и может проводиться до приема на работу, если это является частью решения работодателя следовать руководящим принципам.Приверженность этим руководящим принципам убедительно свидетельствует о том, что работодатель свободен от незаконной дискриминационной практики найма.

    См. Сегодняшние решения ATS выходят далеко за рамки хранилища резюме

    Ведение файлов сотрудников

    Файлы сотрудников следует хранить в безопасном месте и хранить в строгой конфиденциальности. Доступ должен быть ограничен для тех, у кого есть законная потребность знать или в соответствии с требованиями закона. В соответствии с конкретными требованиями необходимо вести несколько категорий записей. См. Что следует и не следует включать в личное дело?

    Учетные записи сотрудников должны храниться в личном деле

    Определенные записи, относящиеся к сотрудникам и их истории занятости, должны храниться в личном деле сотрудника . Эти записи включают:

    • Документы перед приемом на работу. Сюда входят должностные инструкции; заявления о приеме на работу или резюме; предлагать письма; подписанные квитанции о получении и согласие со справочником для сотрудников компании, кодексом поведения и другими ключевыми политиками; и формы уведомления о чрезвычайных ситуациях, среди прочего.
    • Трудовая документация. Сюда входят записи, относящиеся к работе, продвижению по службе и переводам, компенсациям, служебным аттестациям, наградам или наградам за отличную работу, записи посещаемости и завершения программ обучения, предупреждения и любые формальные дисциплины, заметки о посещаемости или опозданиях, а также любые контракты или письменное соглашение между работником и работодателем.
    • Разделение документов о трудоустройстве. Сюда входят собеседования при увольнении, контрольные списки увольнений, заметки о причинах увольнения, письма об увольнении, документы о безработице, соглашения о прекращении службы, корреспонденция и справочные документы. См. Должен ли работодатель объединять файлы сотрудников после увольнения?

    Записи должны храниться отдельно от личного дела

    Определенные записи сотрудников должны храниться отдельно от кадровых файлов для защиты прав сотрудников на неприкосновенность частной жизни и оградить работодателей от ответственности. Сюда входят следующие типы записей:

    • Медицинские. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников велись конфиденциально и отдельно от общего личного дела сотрудника.Сюда входят медицинские осмотры сотрудников, формы заявлений на пособие по инвалидности , записки врачей, запросы на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни (FMLA), запросы на размещение ADA, история компенсаций работникам, требования и сопутствующие документы, результаты пригодности к работе, оценка функциональных возможностей, направления к специалистам, касающиеся участия сотрудника в программе помощи сотрудникам компании, результаты тестов на наркотики / алкоголь, запросы на возмещение медицинских расходов, информация о здоровье членов семьи сотрудника, а также любая документация о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья , или инвалидность.Этот файл также будет содержать регистрацию в медицинском страховании, формы продолжения и уведомления КОБРЫ.
    • Кредитная информация. Кредитная информация потребителей, кредитные отчеты, а также личные или финансовые данные должны храниться конфиденциально в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности (FCRA) 1969 года.
    • Иммиграционные формы. Форма I-9 и подтверждающие документы, подтверждающие право на трудоустройство, хранятся отдельно для конфиденциальности и для облегчения проверки, если они подлежат государственному аудиту.
    • Документы, связанные с жалобами и расследованиями. Сюда входят внутренние претензии, претензии государственных органов и документы, связанные с судебными исками, которые должны храниться в файле до полного разрешения претензии или другого судебного разбирательства.

    Электронный учет

    Работодатели часто предпочитают вести учет в электронном виде, а не хранить бумажные файлы. Это избавляет от необходимости иметь физическое место для хранения данных о занятости на протяжении многих лет, что может сэкономить деньги и время.Кроме того, электронное хранилище облегчает поиск информации и обеспечивает эффективный доступ к документам. Организации также могут отказаться от бумажного документооборота в рамках своей приверженности принципам устойчивого развития.

    У работодателей есть варианты при создании стратегии электронного учета, и доступны многочисленные поставщики и программные платформы. Облачный подход или подход «программное обеспечение как услуга» (SAAS) позволяет компаниям быстрее внедрять новые процессы, с большей легкостью обновлять программное обеспечение и снимать бремя технической поддержки с HR.С другой стороны, некоторые профессионалы считают, что частные локальные системы предлагают больше контроля при определении того, как использовать, хранить и находить данные. См .:

    6 советов по поиску правильного HRMS

    Какие факторы следует учитывать при преобразовании файлов персонала из бумажного в электронный формат?

    Риски соответствия программного обеспечения I-9

    Руководство по соответствию предоставляется для определенных типов записей, таких как формы I-9 и правила OFCCP для федеральных подрядчиков.Для обзора конкретных требований по типу записи, см .:

    OFCCP: Сохранение данных о занятости и персонале в электронном формате

    Правило безопасности HIPAA

    Советы по сохранению и хранению новой формы I-9

    Окончательные правила, касающиеся на использование электронных средств связи и технологий ведения учета в планах пенсионного обеспечения и социального обеспечения сотрудников

    Доступ к кадровым файлам

    Законы многих штатов требуют, чтобы работодатели разрешали нынешним и / или бывшим сотрудникам доступ к содержимому их кадрового файла.Работодатели должны понимать требования закона в штате (ах), в котором работают их сотрудники, и определять внутри компании, какой доступ разрешен в штатах, где нет нормативных требований. Некоторые соображения включают:

    • Будет ли доступ предоставлен как нынешним, так и бывшим сотрудникам?
    • Будет ли сотрудникам разрешено делать фотокопии из своих файлов?
    • Какие процедуры используются сотрудниками для оспаривания информации, которую они считают неверной?
    • Существуют ли ограничения для конфиденциальной информации, такой как проверка рекомендаций бывшего работодателя и конфиденциальные расследования?
    • Следует ли организации ограничивать частоту доступа сотрудника к его или ее личному делу, например, количество раз в год или другие временные рамки?

    Работодателю из нескольких штатов нужна гибкая политика, поэтому она применима ко всем сотрудникам.Например, уместно такое заявление, как «Доступ к личным файлам будет предоставлен в соответствии с законодательством штата».

    См. :

    Должны ли работодатели показывать работникам свои личные дела?

    Политика доступа к кадровым файлам сотрудников

    Безопасность записей о занятости

    Работодатели должны применять меры безопасности для защиты личной информации сотрудников. Кража личных данных стала главной проблемой мошенничества потребителей, и Федеральная торговая комиссия (FTC) сообщает, что кража личных данных возглавляет список жалоб потребителей, о которых сообщается каждый год.Каждый работодатель ведет записи, которые могут быть украдены или использованы не по назначению; поэтому работодатели должны разработать процессы, которые защищают эту конфиденциальную информацию о сотрудниках.

    См .:

    Как предотвратить утечку данных

    Что делать, если медицинские данные сотрудников скомпрометированы

    Политика ведения учета: защита номеров социального страхования

    Защита личной информации: руководство для бизнеса

    Хранение записей

    Существует множество федеральных законов и законов штата, которые регулируют сохранение трудовых книжек.Работодатели должны обеспечить ведение всех записей на бумажном носителе или в электронном виде в течение минимально необходимого периода времени. Часто работодатели используют правило 7 лет для очистки файлов уволенных сотрудников, поскольку это обычно распространяется на государственные и федеральные сроки давности; хотя для некоторых записей, таких как формы I-9, может быть достаточно более коротких периодов хранения, а для других записей, таких как записи о воздействии OSHA, могут применяться более длительные сроки. У SHRM есть таблица федеральных требований к хранению документации, которая помогает определить законодательные требования.

    См .:

    Как соблюдать требования к ведению учета заработной платы

    Знать требования OSHA по созданию и хранению документов

    Как долго должны храниться письменные предупреждения или консультативные заключения?

    Что мы делаем с записями компании и сотрудников после закрытия компании?

    Хотя большинство требований к хранению записей продиктовано федеральными законами или законами штата, бывают ситуации, когда срок не установлен. Закон о единообразном хранении записей частного бизнеса (UPPBRA) устанавливает трехлетний срок для записей без установленного законом срока хранения.Этот единообразный закон был принят рядом штатов и содержит общие руководящие принципы для других, хотя работодатели должны проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить свои индивидуальные обязательства по соблюдению и рекомендовать передовой опыт.

    Уничтожение документов

    После того, как работодатель выполнил требования по сохранению трудовых книжек, необходимо соблюдать эффективный план ликвидации. Простое выбрасывание записей о занятости в корзину создает значительный риск кражи или неправомерного использования информации о сотрудниках, что может привести к расследованию регулирующих органов, штрафам, потенциальным гражданским искам, плохой рекламе и нанесению ущерба бренду работодателя.

    Если записи о занятости содержат личную информацию (PII), такую ​​как имя, адрес, номер социального страхования и т. Д., Работодатели должны надежно распорядиться этой информацией.

    Федеральная торговая комиссия (FTC) рекомендует следующие методы утилизации:

    • Уничтожение или стирание электронных файлов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
    • Измельчение, сжигание или иное уничтожение бумажных документов, чтобы информация потребителя не могла быть прочитана или восстановлена.
    • Наем сертифицированного подрядчика, специализирующегося на уничтожении документов, после проведения комплексной проверки операций и политик безопасности компании.

    См. Политика ведения документации – ведение, хранение и уничтожение документации

    Шаблон описания должности специалиста по персоналу

    Обязанности специалиста по персоналу:

    • Подготовка и проверка пакетов компенсаций и льгот
    • Управление программами страхования здоровья и жизни
    • Реализация планов обучения и развития

    Краткое описание вакансии

    Мы ищем специалиста по персоналу, который присоединится к нашей команде и будет контролировать все функции управления персоналом.

    В обязанности специалиста по персоналу

    входит подготовка компенсационных и льготных пакетов, разработка политик компании и ведение обновленных записей о сотрудниках. Чтобы добиться успеха в этой должности, вы должны хорошо разбираться в принципах полного цикла приема на работу и хорошо разбираться в трудовом законодательстве.

    В конечном итоге вы создадите здоровое рабочее место, обеспечив бесперебойную работу наших кадровых процедур в любое время.

    Обязанности

    • Подготовка и проверка пакетов компенсаций и льгот
    • Управление программами страхования здоровья и жизни
    • Реализация планов обучения и развития
    • Планирование ежеквартальных и годовых сессий по обзору эффективности
    • Сообщите сотрудникам о дополнительных льготах, на которые они имеют право (например,g дополнительных отпускных дней)
    • Обновить записи о сотрудниках, добавив информацию о новом найме и / или изменениях в статусе занятости
    • Ведение организационных схем и подробных описаний должностных обязанностей вместе с записями о заработной плате
    • Прогнозирование потребностей в найме и обеспечение бесперебойной работы процесса найма
    • Разработка и внедрение кадровой политики в организации
    • Мониторинг бюджетов по отделам
    • Обрабатывать запросы сотрудников и своевременно отвечать
    • Будьте в курсе и соблюдайте изменения в трудовом законодательстве

    Требования

    • Подтвержденный опыт работы в качестве специалиста по персоналу или специалиста по персоналу
    • Практический опыт работы с информационными системами управления персоналом (HRIS), такими как BambooHR и PeopleSoft
    • Знание систем отслеживания кандидатов
    • Хорошее понимание трудового законодательства и процесса расчета заработной платы
    • Знакомство с полным циклом набора персонала
    • Отличные устные и письменные коммуникативные навыки
    • Хорошие способности решать проблемы
    • Навыки управления командой
    • Бакалавр / магистр в области людских ресурсов или соответствующей области

    Чем занимается специалист по кадрам в школьной системе? | Работа

    Вы ожидаете найти учителей в каждой школьной системе, но в большинстве школьных систем также есть свой собственный отдел кадров, включая специалиста по кадрам.Этот специалист по человеческим ресурсам играет важную роль в координации кадровых потребностей школы, потребностей сотрудников и воли администраторов. Он управляет этим жонглированием, сохраняя при этом школьный округ в соответствии с государственными и федеральными законами и постановлениями о занятости.

    Ежедневное укомплектование персоналом

    Специалист по кадрам принимает активное участие в повседневном укомплектовании персоналом школьной системы. Она следит за тем, чтобы на школьные рабочие места нанимали нужных людей и чтобы персонал работал.Некоторые из задач, за которые она может отвечать, включают набор персонала, рекомендации о приеме на работу, поддержание названий должностей, определение диапазонов заработной платы, проведение тестов при приеме на работу, контроль кадровых процедур, разработку календаря операций, определение приоритетов и помощь другому административному персоналу в решении кадровых вопросов.

    Служба поддержки школы

    Специалист по кадрам обычно служит связующим звеном между учителями, персоналом и школьной администрацией. Он также может иметь дело с профсоюзами учителей и заключать торговые соглашения.Чтобы поддержать сотрудников школы, он может сообщать информацию о трудовых отношениях или толковать законы о занятости. Кроме того, он может проводить инструктаж для новых сотрудников, координировать обучение, проводить семинары по повышению квалификации, предоставлять информацию о льготах и ​​деятельности сотрудников, подтверждать занятость и помогать сотрудникам с оформлением документов, связанных с трудоустройством.

    Административная поддержка

    Специалист по персоналу работает в тесном сотрудничестве со школьной администрацией. В некоторых школьных системах специалист может подчиняться непосредственно администратору.Подобно тому, что она делает для сотрудников, она интерпретирует информацию о контракте, правилах, процедурах, государственных и федеральных постановлениях и информацию о соответствии для администраторов. Кроме того, она может участвовать в работе нескольких комитетов и давать рекомендации в зависимости от области ее знаний.