Содержание, оформление, порядок утверждения и изменения должностных инструкций.

Должностная инструкция в своем классическом варианте необходима только при трудовом договоре на неопределенный срок, хотя иногда должностную инструкцию составляют и для работника по срочному трудовому договору. Но, как правило, все обязанности и функции оговариваются в самом контракте и там же выделяется специальный раздел, посвященный результатам работы сотрудника. В случае заключения срочного трудового договора оговаривается работа, которую работник должен сделать, а при заключении договора на неопределенный срок – делать. Сейчас существует порядка 12 видов гражданско-правовых договоров, по которым можно оформить специалиста во много раз выгоднее, чем оформлять специалиста по трудовому договору. И если вы заключаете с сотрудником гражданско-правовой договору, то должностная инструкция не обязательна.

Если в контракте отмечено, что должностная инструкция, с которой ознакомлен работник, является неотъемлемой частью договора и может быть изменена только с согласия работника, тогда сотрудник может еще воспротивиться изменению своих обязанностей.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ. Должностная инструкция: - разрабатывается специалистом службы управления персоналом, либо руководителем соответствующего структурного подразделения, либо самим работником совместно с непосредственным руководителем; - подписывается руководителем подразделения или специалистом-разработчиком; - утверждается первым руководителем организации; - согласовывается с юристом; и - доводится до работника под расписку. Типовая должностная инструкция состоит из шести разделов: Общие положения, Цели, Функции, Связи по должности, Права, Ответственность.

Общие положения - раздел должностной инструкции, в котором указываются: - отдел (подразделение) и полное наименование должности; - порядок назначения и освобождения работника от занимаемой должности; - подчиненность должности и должностные лица, которыми руководит работник; - замещение по должности во время отсутствия; - квалификационные требования к работнику по образованию, специальности, стажу работы по специальности; - правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

Функции - раздел должностная инструкция, в котором: - определяются конкретные действия работника, периодичность и сроки их выполнения; - указывается форма участия работника в управленческой деятельности: руководит, утверждает, исполняет, согласовывает и т.д.

Ответственность - раздел должностной инструкции, в котором - устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником должностных обязанностей и не использование предоставленных ему прав; - указываются показатели, по которым руководитель оценивает деятельность работника.

Права - раздел должностной инструкции, в котором определяются права, предоставляемые работнику для самостоятельного выполнения возложенных на него функций, по отношению к его подчиненным, внешним организациям.

Цели - раздел должностной инструкции, в котором формулируются цели, которые руководство организации ставит перед работником по данной должности.

studfiles.net

Правила оформления должностной инструкции

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов.

Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями ГОСТа включает:

Наименование организации-автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Уточним, что наименования организаций, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, должны указываться на обоих языках.

Непосредственно над полным наименованием организации-автора (разработчика) указывается сокращенное либо, в отсутствие такового, полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при их наличии).

Сокращенное наименование организации-автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах.

Наименование обособленного структурного подразделения организации-филиала, территориального отделения, представительства и пр.-указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000-«Организационно-распорядительная документация»). Код должностной инструкции, как элемента организационно-распорядительной документации: 0253051.

Наименование вида документа располагается ниже последней строки реквизита «Наименование организации» на одну-две строки. Для отображения наименования вида документа может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).

Дата документа-это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, подписания документа. В рассматриваемом нами случае это дата утверждения должностной инструкции (об утверждении документа и соответствующем реквизите см. ниже). Дата документа указывается непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями. Дата документа располагается на одну-две строки ниже реквизита «Наименование вида документа» с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Регистрационный номер документа-это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Уточним, что регистрационный номер должностной инструкции, помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения, как-то: индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа, информация об исполнителе документа и др.

Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера «N» и указывается на одной строке с реквизитом «Дата документа» (правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции-с поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Место составления документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту «Наименование организации»-например, если в наименовании организации не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования «Негосударственное образовательное учреждение «Московский центр детского творчества» следует, что местом составления должностной инструкции является г. Москва и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа.

Место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по так называемому юридическому адресу) организации. Наименования населенных пунктов, указываемые в качестве места составления должностной инструкции, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями.

Гриф утверждения документа — это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово УТВЕРЖДАЮ (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в соответствии с вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). В отношении должностных инструкций применение подобного подхода оправданно, если необходимо одновременно ввести в действие более чем одну должностную инструкцию. Кроме того, приказами вышестоящих организаций (органов управления (власти)), могут утверждаться должностные инструкции первых лиц (руководителей) организаций, занимающих по отношению к указанным организациям (органам) подчиненное положение.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу лицевой стороны первого (титульного) листа должностной инструкции.

Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа. Заголовок к тексту должностной инструкции должен быть согласован с наименованием документа и обычно формулируется в родительном падеже (например, «должностная инструкция бухгалтера»).

Заголовок к тексту располагается на одну или две строки ниже реквизита «Место составления документа». При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление документа.

Текст должностной инструкции содержит основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст должностной инструкции может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Как отмечалось ранее, для должностной инструкции наиболее типично изложение ее основного смыслового содержания в виде связного текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о полномочиях, взаимоотношениях и ответственности соответствующего должностного лица (категории работников).

При включении таблиц в текст должностной инструкции следует:

  • снабдить графы и строки таблицы заголовками, выраженными именами существительными в именительном падеже;
  • согласовать имеющиеся в таблице подзаголовки граф и строк с заголовками.

Основные элементы структуры текста должностной инструкции-разделы-должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами. Для отображения названий разделов может быть использован шрифт в прописном начертании: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. Точки в конце заголовков не проставляются.

Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в составе соответствующих разделов арабскими цифрами.

Если должностная инструкция разработана на основании (во исполнение) документов (например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти)) либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее упоминание в тексте.

Текст должностной инструкции располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита «Заголовок к тексту» с выравниванием по ширине. При расположении текста должностной инструкции на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

Отметка о наличии приложения применяется при оформлении должностной инструкции в следующих двух случаях:

Должностная инструкция, выполняющая функцию основного документа, имеет приложение (приложения). Если приложение (приложения) к документу упоминаются по тексту должностной инструкции, то отметка о наличии приложения оформляется одной-двумя строками ниже последней строки реквизита «Текст», например, следующим образом: «Приложение: на 3 листах в 1 экземпляре».

Если же должностная инструкция имеет приложение, не упоминаемое по тексту, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: «Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта на 1 листе в 1 экземпляре».

Отметка о наличии приложения, в свою очередь, имеющего приложение, оформляется следующим образом: «Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта и приложение к нему, всего на 2 л.».

Отметим также, что приложения в составе документа должны быть подписаны исполнителями (разработчиками) приложений или их непосредственными начальниками (руководителями структурных подразделений, в которых разрабатывались те или иные приложения). Подпись (подписи) под приложением оформляется в соответствии с правилами, предусмотренными для оформления реквизита «Подпись» (см. ниже).

Должностная инструкция является приложением к другому документу, например организационно-распорядительному (приказу), в соответствии с которым она утверждена и (или) введена в действие. В этом случае соответствующая отметка располагается в правом верхнем углу титульного листа должностной инструкции.

Отметка включает слово «Приложение», отделенное от него пробелом знак «N», дополненный через пробел арабской цифрой, указывающей на порядковый номер приложения, наименование вида документа, к которому прилагается должностная инструкция, его дата и регистрационный номер.

Для отображения отметки, как это предусмотрено ГОСТом, может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРИЛОЖЕНИЕ. Допускается центрировать это слово, а также наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита в пределах зоны его расположения.

Подпись-реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную подпись уполномоченного должностного лица. Элементами данного реквизита, помимо собственноручной подписи (личной подписи), являются:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на соответствующем бланке),
  • расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.

Подпись располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита «Отметка о наличии приложения».

В современном делопроизводстве используется электронная цифровая подпись (ЭЦП). Этот аналог собственноручной подписи придает электронному документу юридическую сил, равную юридической силе документа на бумажном носителе. Для начала работы с этим реквизитом нужно оформить документы для получения ЭЦП.

Гриф согласования документа-реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)).

Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по содержанию проекта должностной инструкции гриф согласования документа не подписывается до урегулирования этого вопроса между организацией-автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.

Гриф согласования документа располагается одной-двумя строками ниже последней строки реквизита «Подпись». В отдельных случаях (например, при необходимости одновременного согласования значительного количества однотипных документов, объединенных в один документационный пакет) допускается оформление реквизита на отдельном листе-так называемом листе согласования.

В подобном случае на проекте документа непосредственно перед реквизитом «Подпись» (на свободном месте) указывается: «Лист согласования прилагается». Заполненный лист согласования подписывается и датируется уполномоченным должностным лицом организации-автора (разработчика) документа, после чего прилагается к проекту документа и вместе с последним представляется на подпись.

Визы (виза) согласования документа-реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица организации-автора (разработчика) документа с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внутреннему согласованию с заинтересованными должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его локальным актам и управленческим решениям, принятым ранее организацией.

Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний, предложений) по содержанию проекта должностной инструкции (в целом или его отдельным положениям) об этом делается соответствующая отметка.

Виза согласования документа располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита «Гриф согласование», а в его отсутствие-ниже последней строки реквизита «Подпись».

В крупных организациях с развернутыми организационными структурами проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемое в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.

В связи с тем что должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которой применяется исключительно в организации, допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях должностных инструкций. Реквизит включает заверяющую надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, а также дату заверения. Применение оттиска печати для заверения копий документов допускается по усмотрению организации. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Идентификатор электронной копии документа включает наименование файла на машинном носителе, а также дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа, например: Sekretar:\\E:\Общие документы\Должностные инструкции\\Менеджер отдела продаж.rtf.

instrukzii.ru

Оформление должностной инструкции.

Оглавление

1. ВОПРОС 1. 3

1.1. ДОКУМЕНТООБОРОТ. 3

1.2. ВИДЫ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ.. 3

1.3. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ3

1.4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.3

2. ВОПРОС 2. 3

2. 1.ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОНННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ НАЗНАЧЕНИЕ3

2.2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ: СТРУКТУРА ТЕКСТА, СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ.3

2.2.1. Что представляет собой должностная инструкция. 3

2.2.2. Значение должностной инструкции. 3

2.2.3. Содержание должностной инструкции. 3

2.2.4. Как оформить изменение. 3

2.2.5. Как связаны между собой заработная плата. 3

3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ – ОФОРМИТЬ ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ3

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 3

«Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение» (ГОСТ Р 51141 – 98).

Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные акты и методические пособия, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объекта документооборот организации в целом.

Документооборот организации состоит из потоков документов,

циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.

Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения

(резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого-

либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.

Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу. К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Их необходимо учитывать при планировании документооборота.

Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам.

ГСДОУ предусматривается ряд общих правил обработки документов и организации документооборота.

Рассмотрим некоторые этапы документооборота.

· Прием и обработка входящих документов

Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в регистрационный журнал (компьютер). При поступлении срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма и т. д.) указывают время поступления документа (часы и минуты).Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей служат адресные данные в реквизите «Адресат», их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.

При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).

Корреспонденция с пометкой «Лично» службой ДОУ не вскрывается. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтверждение невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо.

Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.

· Рассмотрение документов руководством (резолюция)

После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). Это значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по документу.

Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения. Если исполнение документа взято под контроль руководителем, то секретарь вносит сведения из резолюции в журнал, карточку контроля

или в память компьютера. После этого документ передается исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются одновременно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. При необходимости определяется график очередности работы с документом. Важные или конфиденциальные документы передаются для исполнения под роспись.

· Работа с исходящими документами

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки

mirznanii.com

Разработка должностных инструкций и правила оформления

Должностные инструкции, в соответствии с ОКУД, включены в группу документов, предназначенных для обеспечения организационно-нормативного регулирования работы предприятия. Они являются неотъемлемой частью комплекса организационно-распорядительной документации – системы документов, фиксирующих вопросы по управлению, взаимодействию, регулированию деятельности конкретных сотрудников или отдельных категорий работников. Рассмотрим далее основные правила оформления должностной инструкции в соответствии с ГОСТ.

Понятие

Должностная инструкция является письменным организационно-нормативным документом. В ней четко регламентируются вопросы по взаимодействию, управлению, отчетности, регулирования и обеспечения деятельности конкретного сотрудника организации. В должностных инструкциях устанавливается порядок применения положений отраслевого законодательства и локальных актов.

Назначение

Разработанные в соответствии с правилами, согласованные друг с другом, должностные инструкции позволяют достичь:

  1. Рационального разделения труда между сотрудниками.
  2. Равномерной загрузки работников.
  3. Оптимального распределения поручений (заданий) между сотрудниками с учетом уровня квалификации и сложности работы.
  4. Понимания служащими ответственности за совершенные ими действия.

Кроме этого, обеспечивается эффективный и своевременный контроль деятельности служащих.

Наличие должностных инструкций ускоряет обучение работников, принятых в штат и перемещенных на новую должность.

Взаимосвязь с другими документами

Должностная инструкция тесно связана с трудовым договором, а также актами, оформляющими дисциплинарные взыскания. В трудовом договоре могут содержаться отдельные ее положения, и многие наниматели считают, что этого документа достаточно для закрепления возложенных на работника полномочий и обязанностей. В Правилах оформления должностных инструкций, однако, указано, что если в договоре присутствует указание на то, что руководитель может поручать сотруднику не только обязанности, включенные в контракт, но и прочие, закрепленные в иных локальных актах, наличие должностной инструкции обязательно.

Особое значение этот документ имеет при урегулировании споров. В таких случаях при определении степени ответственности работника учитывается, насколько полно и точно он исполнял свои обязанности, закрепленные в должностной инструкции.

Особенности составления

Существуют определенные правила составления и оформления должностной инструкции.

Поскольку этот документ относится к группе локальных актов предприятия, его содержание, структура, стиль изложения должны соответствовать ряду специфических требований. Важнейшими из них являются убедительность и информационная емкость. Достичь ясности содержания можно, используя предельно точные формулировки и отдельных предложений, и текста в целом.

Информационная емкость обеспечивается за счет включения в содержание выражений, состоящих из минимума слов, но несущих максимальную смысловую нагрузку. Убедительность текста зависит, в первую очередь, от последовательности расположения смысловых компонентов, логической обоснованности структуры.

В Правилах разработки должностных инструкций и их оформления рекомендовано использовать в качестве основы положения КСДС (Квалификационного справочника должностей служащих). Их можно адаптировать к условиям работы любой организации или структурного ее подразделения.

Правила оформления должностной инструкции: образец

В настоящее время разработаны так называемые типовые инструкции для отдельных должностей. Они формируются с учетом специфики трудовой деятельности конкретных работников. Однако при этом существует определенный перечень вопросов, который должен быть отражен в документе.

Согласно Правилам оформления должностной инструкции (по ГОСТу 6.30-2003), в ней указываются:

  1. Название должности сотрудника, ее место в структуре организации.
  2. Статус служащего, порядок назначения на должность и снятия с нее.
  3. Уровень квалификации, необходимый для выполнения порученной работы.
  4. Требования к работнику (например, наличие специальных знаний).
  5. Трудовые функции, поручаемые сотруднику.
  6. Вид деятельности (конкретные операции), который будет осуществляться работником.
  7. Требования по ОТ (охране труда), выполнение которых обязательно для служащего.
  8. Перечень полномочий работника, краткое их описание.
  9. Порядок взаимодействия с другими сотрудниками.
  10. Меры ответственности, предусмотренные в отношении служащего в случае ненадлежащего исполнения или невыполнения возложенных обязанностей.
  11. Порядок изменения и правила оформления новой должностной инструкции.

Образец документа может прилагаться к пакету организационно-распорядительных актов предприятия.

Основные реквизиты

Во исполнение Правил оформления должностной инструкции в ГОСТ Р 6.30-2003 закреплен следующий перечень обязательных реквизитов документа:

  1. Название организации. Она выступает в качестве разработчика инструкции.
  2. Наименование документа.
  3. Дата составления.
  4. Регистрационный номер.
  5. Место составления.
  6. Гриф утверждения.
  7. Заголовок.
  8. Текст (содержание).
  9. Отметка о наличии приложений.
  10. Гриф (визы) согласования.
  11. Отметка о заверении экземпляра.
  12. Указание на исполнителя.
  13. Идентификатор электронного экземпляра.

Согласно Правилам оформления должностной инструкции по ГОСТ, в образец типового бланка предприятия, относящегося к ведению субъектов РФ, в которых русский является не единственным официальным языком, наименование указывается на всех официальных языках.

Над полным наименованием разработчика документа должно присутствовать сокращенное (или полное) название вышестоящей организации (структуры управления/власти), если она имеется. Краткое наименование предприятия указывается в инструкции, если оно закреплено в учредительной документации.

Название подразделения (обособленного в т. ч.) указывается, если оно выступает в качестве составителя.

Наименование документа

Код и класс инструкции необязательно указывать в образце. В Правилах оформления должностной инструкции сказано только, что наименование документа должно соответствовать видам, установленным в ОКУД. Документ включен в класс "Организационно-распорядительная документация" (0200000). Код инструкции -0253051.

Название вида документа следует располагать с отступом на 2-3 строки вниз от последних слов в реквизите "Название организации". Для написания используются заглавные буквы в полужирном начертании.

Дата документа

Этот реквизит указывает на календарное число, в которое инструкция была утверждена, подписана и пр. Как правило, при оформлении должностных инструкций проставляется дата их утверждения. Этот реквизит следует располагать с отступом на 1-2 строки вниз от названия вида документа.

Регистрационный номер

Он присваивается, согласно порядку регистрации документации, установленному на предприятии. Следует уточнить, что регистрационный код, кроме порядкового номера, установленного в рамках функциональной подгруппы, может содержать и другие цифровые обозначения. Речь, в частности, об:

  • индексе дела (в котором предполагается хранение контрольного экземпляра инструкции) по номенклатуре, принятой на предприятии;
  • условном буквенном обозначении названия вида документа;
  • информации об исполнителе и пр.

Регистрационный номер дополняется обозначением "№" и указывается в той же строке, что и реквизит "Дата документа" после утверждения.

Место составления документа

Как правило, при оформлении должностной инструкции в реквизите "Наименование организации" упоминается и место ее нахождения. Если соответствующих сведений нет, то отдельно указывается место составления документа. К примеру, из названия "Негосударственное образовательное учреждение Кировский центр творчества" следует, что организация расположена в г. Кирове. Соответственно, отдельно указывать место составления инструкции не нужно.

Согласно Правилам оформления, в должностной инструкции адрес составления (издания) приводится в соответствии с установленной системой административно-территориального деления. Для юрлиц местом оформления будет выступать непосредственный адрес нахождения (по юр. адресу). Названия населенных пунктов при необходимости дополняются общепринятыми сокращениями.

Утверждение документа

Его осуществляет должностное лицо, обладающее соответствующими полномочиями. Как правило, разработка должностных инструкций и их оформление возлагаются на начальника кадровой службы или юридического отдела. Утверждение же осуществляется руководителем организации. Обычно на документе указывается слово "Утверждаю" (без кавычек, прописными буквами), после него – название должности уполномоченного лица, подпись и ее расшифровка (фамилия, инициалы), а также дата утверждения. Этот реквизит размещают в верхней части документа справа на титульном листе.

Текст

В соответствии с Правилами оформления должностной инструкции, содержание документа излагается на русском языке и на официальных языках, принятых в тех или иных регионах страны.

Изложение осуществляется в форме связного текста, содержащего логически и грамматически согласованные сведения о полномочиях, ответственности, взаимоотношениях сотрудника (или категории служащих).

Если в текс предполагается включить таблицы, необходимо:

  1. Указать в графах и строках заголовки, выраженные существительными в именительном падеже.
  2. Согласовывать подзаголовки строк и граф с заголовками.

Ключевыми элементами структуры текста инструкции выступают разделы. У них должна быть нумерация римскими цифрами и наименования. Отображать названия можно прописными буквами. Точки в конце наименований не проставляются.

Если в составе разделов присутствуют пункты и подпункты, то они названий не имеют, а обозначаются арабскими цифрами.

Если инструкция разрабатывается на основании документов иных организаций (структур власти) либо уже изданных актов (например, типовой инструкции), в тексте должно присутствовать указание на это.

Содержание документа начинают излагать с отступом на 1-2 строки вниз от заголовка. Текст выравнивают по ширине.

Страницы нумеруются арабскими цифрами.

Указание на наличие приложений

Оно используется в 2-х случаях.

Первый случай, когда должностная инструкция является основным документом и имеет приложение (одно или несколько). При упоминании его в тексте, отметку о его наличии оформляют с отступом в 1-2 строки от последних слов текста. Выглядит упоминание может так: "Приложение: на 2 л. в 3 экз."

Если приложение в тексте не упоминается, отметку оформляют так: "Приложение: график осмотра объекта на 2 л. в 2 экз."

Если у приложения тоже есть приложение, оформление будет таким: "Приложение: график осмотра объекта и приложение к нему, всего на 3 л."

Второй случай, когда должностная инструкция сама является дополнением к другому документу, к примеру, к приказу, на основании которого она утверждается или вводится в действие. В такой ситуации соответствующую отметку располагают в верхней части титульного листа справа. В ней должно содержаться слово "Приложение", знак "№" с арабской цифрой (проставляется через пробел), указывающей на порядковый номер, название вида документа, к которому инструкция прилагается, его дата и регистрационный код. Можно использовать прописные буквы ("ПРИЛОЖЕНИЕ"), разместить слова по центру.

Подпись

Ее ставит уполномоченное должностное лицо. В состав этого реквизита входит не только собственноручная роспись служащего, но и:

  1. Название должности.
  2. Расшифровка подписи. Здесь указывается фамилия и инициалы.

Гриф согласования

Этот реквизит проставляется, если необходимо согласие заинтересованных лиц, не являющихся авторами инструкции. Согласование – результат оценки обоснованности содержания документа, его соответствия нормам права, управленческим решениям и пр.

В реквизите должно присутствовать слово "Согласовано" (прописными буквами без кавычек), название должности служащего, с которым это согласование осуществляется, наименование организации, от имени которой действует лицо, его подпись и дата. Если у заинтересованных лиц возникли возражения по содержанию документа, гриф согласования не подписывают. Визирование осуществляется после устранения недочетов и неясностей.

Реквизит следует располагать с отступом на 1-2 строки от реквизита "Подпись". В некоторых случаях допускается его оформление на отдельном листе. К примеру, предприятию необходимо в одно время согласовать большое количество однотипных документов. В таких ситуациях оформляется "Лист согласования". На проекте инструкции перед реквизитом "Подпись" разработчик должен сделать отметку "Лист согласования прилагается".

Правила оформления должностной инструкции в Беларуси

Выше были рассмотрен общий порядок составления документа в России. Действующие в РБ правила оформления должностных инструкций лишь немногим отличаются от российского стандарта. Вместе с тем в отличие от РФ, в Беларуси отсутствует нормативный акт, закрепляющий их. В этой связи каждому предприятию приходится решать этот вопрос самостоятельно. Однако при этом организации должны учитывать требования, закрепленные в Инструкции по делопроизводству, утв. постановлением Минюста РБ в 2009 г. Кроме этого, предприятия должны соблюсти форму документа, включенную в УСОРД (Унифицированную систему организационно-распорядительной документации).

При оформлении должностных инструкций также используются:

  1. Единый квалификационный справочник должностей.
  2. Госстандарт РБ 6.38-2004.

Заключение

Разработка должностных инструкций может возлагаться на начальников кадровых служб или руководителей подразделений. Выбор зависит от сложности структуры и размера предприятия. Как правило, подготовка инструкций осуществляется при:

  1. Создании нового предприятия или его подразделения.
  2. Введении в штат новой должности. Такая ситуация может возникнуть, к примеру, при вступлении в силу изменений в штатном расписании.
  3. Изменении трудовой функции, возложенной на работника, либо других условий трудового договора. К примеру, это может быть увеличение объема полномочий в связи с расширением производства.

В настоящее время издано достаточно много рекомендаций и пояснений к правилам составления и порядку оформления должностных инструкций. Очень детальное описание, например, можно найти в справочнике Ю. М. Михайлова. Кратко технологию разработки инструкции можно разделить на следующие этапы:

  1. Разработка проекта инструкции в соответствии с требованиями работодателя и КСДС.
  2. Согласование предварительного варианта документа с начальниками подразделений, с которыми работник будет взаимодействовать.
  3. Корректировка и оформление окончательной редакции инструкции.
  4. Утверждение документа руководителем организации, регистрация в системе.
  5. Передача инструкций работникам, с которыми будет взаимодействовать сотрудник, должность которого описана в документе.
  6. Ознакомление с содержанием служащего, приступающего к трудовой деятельности по данной инструкции.

Если осуществляется разработка или изменение документа для сотрудника, уже находящегося на соответствующей должности, эти действия должны согласовываться с ним в обязательном порядке. Если служащий возражает, то работодателю необходимо руководствоваться положениями ТК, закрепляющими порядок изменения существенных условий договора.

fb.ru