Содержание

делопроизводство, документооборот и нормативная база

1.1.2. Правила оформления кадровых документов

При составлении любого документа необходимо руководствоваться некоторыми правилами. Вначале уточняется цельсоставления документа и вопросы, которые необходимо решить. Соответственно этому выбирается вид документа, форма, которая предполагается определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и нормативные акты, которые регулируют порядок решения вопросов, поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение грамотно поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор имеющейся информации по существу поставленных вопросов. Для этого могут потребоваться справки, докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т. п.

После этого составляется проект документа

с использованием унифицированных форм или трафаретных текстов и стандартных выражений. Унифицированные формы фактически не составляются, а заполняются, что очень облегчает работу. Трафаретные тексты кадровой службой используются, например, в справках с подтверждением места и стажа работы.

После прохождения процедур редактирования и согласования документ окончательно оформляется и подписывается (утверждается).

К тексту служебного документа предъявляется ряд требований, например:

• достоверность;

• объективность;

• логичность и аргументированность выводов и фактов, приводимых в документах;

• максимальная краткость при полноте информации;

• ясность изложения и однозначность понимания документа;

• продуманность формулировок, тщательный подбор слов.

Деловой стиль предполагает применение устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, использование которых в отдельных документах обязательно (например, при заполнении трудовых книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и сокращают время на его составление.

Использование профессиональных терминов должно быть ограничено. Сокращение слов и словосочетаний допускается лишь в общепонятном варианте при первичной расшифровке в скобках.

В зависимости от количества поставленных вопросов документы бывают простые и сложные. Документы, содержащие лишь один вопрос (простые) легче в обработке и направлении на исполнение. Со сложных документов приходится снимать копии и устанавливать очередность исполнения, т. к. чаще всего исполнение таких документов предполагает участие нескольких работников. Также усложняется процесс контроля исполнения документа и возникает вопрос о помещении документа в определенное дело. Поэтому при составлении многочисленных информационно-справочных документов рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно предполагают сложную структуру, и формируются в отдельные дела, на обложках которых указан лишь вид документа без раскрытия его содержания.

Для облегчения восприятия сути документа рекомендуется начинать его с изложения существа вопроса с последующим его обоснованием. Также возможно составление документа без мотивировки и обоснования, например, заявление о приеме на работу. Каждая новая мысль документа должна начинаться с нового абзаца, состоящего из двух-трех предложений. Сложные и объемные документы разделяются на части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) с нумерацией арабскими цифрами.

После составления текста документа формулируется его заголовок. Это – обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чем?», «о ком?», согласуется с названием вида документа и имеет вид отглагольного существительного («О предоставлении»; «Об открытии»). В протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос «кого?», «чего?» («Правила внутреннего трудового распорядка»). В объемных документах допускается появление подзаголовков. Наличие заголовка дает представление о содержании документа и облегчает его регистрацию, обработку, поиск, организацию контроля исполнения и архивацию.

Если документ предполагает наличие приложения (приложений), в его тексте должна быть отметка об этом. В качестве приложений могут выступать любые документы (инструкции, правила, поясняющие или дополняющие документы и т. д.) В правом верхнем углу документа—приложения обязательна отметка о том, приложением к какому документу они являются (вид, дата и регистрационный номер основного документа).

Документы могут быть изготовлены как на чистом листе бумаге, так и на бланке предприятия с угловым или продольным расположением реквизитов. Кроме того, могут быть использованы и бланки конкретных видов документов (приказ, акт и др.). Название службы кадров указывается обычно на внутренних документах (протоколах, докладных, объяснительных записках).

Обязательным реквизитом любого документа является дата. Дат может быть несколько – составления, согласования, подписания или утверждения, исполнения и др. Основной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) или дата зафиксированного в документе события.

Для утверждаемых документов (инструкций, планов) датой документа является дата, проставленная в грифе утверждения документа. В информационно-справочных документах и унифицированных формах дата оформляется арабскими цифрами (02.10.2005), в нормативных – допускается использование словесно-цифрового способа (05 марта 2005 г.).

Рядом с датой в бланке документа обычно предусмотрено место для регистрационного номера, представляющего из себя цифровое или буквенно-цифровое обозначение (Приказ № 8 л/с). Кроме того, регистрационный номер может быть дополнен индексом структурного подразделения, классификатора вопросов, места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ и т. д.

Проекты документов, предусматривающих согласование с соответствующими должностными лицами, имеют визы согласования. Виза согласования документа состоит из указания должности визирующего, его подписи и расшифровки, даты:

При несогласии с текстом документа виза дополняется фразой «Замечания прилагаются». Такие дополнения и замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к документу. Визы на внутренних документах проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа, на внешних – ниже подписи или на левом поле последнего листа экземпляра копии, остающейся на предприятии. Работники кадровой службы должны четко знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю. Список таких должностных лиц составляется на усмотрение руководства, чаще всего это работники юридической службы, бухгалтерии и непосредственные руководители. Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

Обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу – подпись компетентного должностного лица. Договоры подписываются договаривающимися сторонами, документы, составляемые комиссией – членами комиссии. Реквизит «подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его подписи и расшифровки с указанием инициалов и фамилии.

Если документ изготовлен на чистом листе, а не на фирменном бланке, название должности включает в себя наименование предприятия. Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если должности равнозначны, то подписи располагаются на одном уровне.

Заверяет подлинность подписи ответственного лица печать предприятия или структурного подразделения. Печать содержит полное наименование предприятия на русском языке и место его нахождения. Письма, выполненные на бланке предприятия, не требуют обязательного удостоверения печатью (кроме гарантийных).

Некоторые документы кроме подписания требуют своего утверждения. Это положение предусматривается в нормативных актах предприятия. Утверждение документа может происходить с помощью специально изданного документа (приказ, протокол и др.) или грифом утверждения, оформленным компетентным должностным лицом.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Зенит»

Подпись. А.К. Фролов.

20.04.2004

УТВЕРЖДЕН

Приказом по основной деятельности

20.04.2004 № 34

Гриф утверждения располагается в правой верхней части документа. Слово «утвержден» согласовывается с видом утверждаемого документа (инструкция – утверждена) и пишется прописными буквами без кавычек.

На некоторых документах предусмотрено проставление резолюции компетентного должностного лица. Резолюция – это как бы маленький документ, закрепляющий распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция включает в себя текст, подпись и дату. Текст резолюции может содержать распоряжение о решении вопроса или порядке подготовки вопроса. Кроме того, в резолюции указан исполнитель, характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Резолюция часто является основание взятия документа на контроль.

После исполнения документа на нем проставляется соответствующая отметка. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении. Этот реквизит располагается на нижнем поле в левой его части. Для того чтобы в случае необходимости можно было связаться с исполнителем документа, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле размещается отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона). Ниже фамилии исполнителя указывается

количество изготовленных экземпляров. Если документы имеют гриф ограничения доступа, то указывается не только количество экземпляров, но и адрес (отдел, дело и т. д.).

Большинство документов изготавливается на бумаге форматом А4, А5, А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Если документ оформляется на двух и более листах, то второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Оформление трудового договора. Ведение кадрового учета в Москве

Подготовка, проверка и оформление кадровых документов

Безупречное ведение кадрового учета без отрыва от производства

Занимаемся оформлением кадровой документации: регламентирующих положений, дополнительных соглашений, штатного расписания и других необходимых документов. Предоставляем консультации по трудовому законодательству.

Ведение кадрового учета: схема работы с нашими клиентами

Определим объем документации и частоты запросов, назовем стоимость аутсорсинга

Заключим с вами договор на оказание информационно-консультационных услуг

Устраним недочеты, выстроим систему работы и ведения кадрового учета в организации

В рамках услуги мы осуществляем

  • Прием сотрудника на работу: возьмем на себя ответственность за оформление трудового договора, составим заявление и приказ о приеме на работу на бумажном носителе, проверим наличие копий необходимых документов, занесем информацию в электронную базу, заполним личную карточку Т-2 и личное дело, зарегистрируем трудовую книжку и добавим в нее соответствующую запись.
  • Увольнение сотрудника: подготовим заявление на увольнение, отразим информацию в электронной базе, подсчитаем количество дней неиспользованного отпуска, подлежащих компенсации, создадим приказ на бумажном носителе, подпишем документы у работника в день увольнения с выдачей на руки трудовой книжки, оставим запись в журнал учета трудовых книжек.
  • Перевод сотрудника: составим дополнительное соглашение к трудовому договору, внесем информацию в электронную базу, заполним личную карточку, добавим запись в трудовую книжку.
  • Оформление нормативной документации: оформим регламентирующие положения, штатное расписания, должностные инструкции, сформируем график отпусков, табель учета рабочего времени и локальные правила внутреннего распорядка.
  • Создание приказов по личному составу: проведем соответствующие документы в электронной базе, выполним приказ на бумажном носителе, внесем информацию в карточку Т-2.
  • Сбор пакета документов для оформления командировок: подготовим командировочное удостоверение и приказ на командировку, отразим их в электронной базе, оформим журнал учета работников.
  • Подготовку документов для хранения в архиве.

Стоимость услуг рассчитывается индивидуально и зависит от количества, частоты и необходимого объема проверки кадровой документации.

Чтобы получить консультацию по трудовому законодательству,
Свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 332-02-86

We have placed cookies on your device to help make this website better. You can view our cookie policy here.

Continue using site

Принят закон об электронном документообороте в сфере трудовых отношений

Согласно действующему законодательству, в настоящее время нет законных оснований для оформления кадровых документов только в электронном виде. К ним относятся трудовой и ученический договоры, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других кадровых документов. 

Закон, принятый в третьем чтении, дополняет Трудовой кодекс РФ статьей 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Он закрепляет возможность и механизмы ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе для создания больших возможностей для удаленного трудоустройства. Так, соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор.

Кроме того, работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью и иметь быстрый доступ к необходимой документации. 

Предполагается, что электронный документооборот будет осуществляться через единую цифровую платформу «Работа в России», включая взаимодействие через Портал госуслуг. При подписании электронных документов планируется использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

«Принятие законопроекта позволит им оперативно получить государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где требуется предоставление данных от работодателя, — необходимые сведения можно будет запросить через информационную систему», — говорится в пояснительной записке.

О переходе на электронный кадровый документооборот работодатель должен будет уведомить сотрудников, которые, в свою очередь, вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде. Кроме того, коллективным договором может быть предусмотрено распространение работодателем электронного документооборота на всех работников, если более 50 % работников дали согласие на переход к этой системе.

Также уточняется, что новые нормы применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено их оформление на бумажном носителе или ознакомление с ними работника в письменной форме.  

Кроме того, электронный документооборот может вестись не только на платформе «Работа в России» и через Портал госуслуг, но и через информационную систему работодателя, соответствующую требованиям Трудового кодекса РФ.

Кадровая документация

В соответствии с требованиями и нормами трудового законодательства все процедуры по оформлению трудовых отношений в организации или у ИП должны быть зафиксированы в кадровой документации.

По целевой принадлежности кадровая документация делится на две группы:

  • первичные кадровые документы по учету личного состава работников;
  • внутренние нормативные акты по труду – кадровые документы, регламентирующие организацию труда.

В отдельную группу выделяется документация по охране труда и безопасности.

   

Порядок оформления кадровой документации

Ведение кадрового делопроизводства должно начинаться с разработки внутренних нормативных актов по труду. Это первый этап и начало всего кадрового делопроизводства! Данные кадровые документы разрабатываются с учетом отраслевой специфики Вашей организации или ИП, требований действующего трудового законодательства и других законных нормативно–правовых актов. Они регламентируют организацию труда и трудовых отношений и являются основой оформления первичных кадровых документов по учету личного состава работников.

Если придерживаться обратного порядка, то это приводит к нарушениям оформления трудовых отношений с работниками и первичных кадровых документов!

К чему приводят нарушения в оформлении кадровой документации

Нарушение порядка оформления трудовых отношений с работниками заключается в том, что ими не подписываются книги (журналы) ознакомления с внутренними нормативными документами, с которыми они в обязательном порядке должны знакомиться и которыми должны руководствоваться, нарушается дисциплина труда, работники не понимают четко ответственности за свою работу и в целом принцип организации своего труда работодателем и т. д.

Нарушение оформления первичных кадровых документов заключается в том, что в них отсутствует единая концепция из заполнения, нет четко регламентированного порядка хранения и ответственности за них, многие документы просто не оформляются, а во многих прослеживается нарушение трудового законодательства.

Информацию о том, какая документация относится к внутренним нормативным кадровым документам, а какая к первичной кадровой документации Вы сможете найти в разделе «Обязательные кадровые документы» на нашем сайте, а также в разделах, посвященных описанию услуг по разработке и ведению таких документов.

Разработка и оформление кадровой документации является одним из наиболее трудоемких участков работы. Кроме того, требуется наличие профессиональных знаний трудового законодательства и опыт работы в области кадрового делопроизводства. Нарушение правил ведения кадровой документации – это:

  • ошибки при расчетах с сотрудниками;
  • часто возникающие трудовые споры;
  • материальная, административная, гражданско-правовая и уголовная ответственность.

Нужны ли Вам нарушения или чем мы можем Вам помочь

Специалисты Департамента кадрового учета могут оказать Вам эффективную и качественную помощь по всем вопросам разработки и оформления кадровой документации. Они обеспечат ведение всех первичных кадровых документов, разработают внутренние нормативные акты по труду, окажут консультационную поддержку с учетом всех Ваших индивидуальных пожеланий и отраслевой специфики.

Подготовленные нами кадровые документы помогут Вам:

  • выполнить требования трудового законодательства по оформлению необходимой кадровой документации;
  • предотвратить наступление ответственности за несоблюдение оформления кадровой документации;
  • организовать трудовой процесс с четким распределением прав и обязанностей сторон, а также ответственности;
  • снизить риск возникновения конфликтных ситуаций с работниками;
  • отстоять интересы в случае возникновения трудовых споров или конфликтных ситуаций с работниками и проверяющими органами;
  • предотвратить иные последствия за несоблюдение и нарушение требований по оформлению кадровой документации.

Вы хотите, чтобы кадровые документы были у Вас в порядке? Тогда ждем Ваших обращений в наш Департамент! 

Требования к оформлению кадровых документов. Новые правила работы кадровой службы

В программе:

1. Изменения законодательства по вопросам оформления электронных трудовых книжек. Основные обязанности работодателя. Электронный документооборот в организации. Как правильно организовать, может ли работник использовать электронную подпись.

2. ОСНОВАНИЯ ВОЗНИКНОВЕНИЯ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ И ПОРЯДОК ИХ ОФОРМЛЕНИЯ в 2020-2021 гг.
– содержание трудового договора, правильные формулировки обязательных условий трудового договора.
– формулировка места работы.
– формулировка трудовой функции работника, наименования профессии или должности.
– определение условий труда на рабочем месте, требования к их описанию.
– определение рабочего времени и режима рабочего времени работника.
– правильные формулировки условий оплаты труда работника.
– описание гарантий, компенсаций и льгот, предусмотренных для работника.
– пошаговый алгоритм оформления трудовых отношений.
– правила оформления записей в трудовую книжку и ведения книги учета трудовых книжек.
– требования к регистрации трудовых договоров.
– правовые последствия аннулирования трудового договора.
– требования закона к фактическому допуску к работе, оформление фактического допуска к работе, последствия фактического допуска к работе.
– кто является лицом, уполномоченным допускать работника к работе.
– требования к содержанию документов, оформляющих фактический допуск к работе.
– размер оплаты труда при фактическом допуске к работе.
– правовые последствия незаконного и законного фактического допуска работника к работе.
– когда работодатель имеет право заключать с работником гражданско-правовой договор.
– главные отличительные признаки трудовых отношений, при наличии которых работодатель обязан заключить трудовой договор.
– доказательства трудовых отношений.
– отличие договора подряда и договора оказания услуг от трудового договора.
– правовые последствия подмены трудового договора гражданско-правовым договором для работодателя и для работника.
– правила установления и проведения испытания работника.
– программа испытательного срока.
– правила увольнения работника, не прошедшего испытательный срок.
– срочный трудовой договор: правила оформления и расторжения.
– изменение условий трудового договора.

3. Новые требования к предоставлению отпусков и оплаты труда:
– новые правила оплаты труда, оплата работы в выходные и праздничные дни, оплата сверхурочных работ, индексация заработной платы и другие вопросы по оплате труда.
– отпуск для работника – право или обязанность.
– как поступить, если работник отказывается идти в отпуск.
– как правильно планировать долги по отпускам за предыдущие годы.
– что необходимо сделать работодателю перед составлением графика отпусков.
– как предоставить основной отпуск и дополнительные отпуска.
– составление графика отпусков, разделение отпуска на части, перенесение отпуска.
– перенесение отпуска на следующий рабочий год.
– отзыв из отпуска.
– предоставление отпуска строго в рамках рабочего года.
– как правильно знакомить работников с графиком отпуском и временем начала отпуска.
– правила продления и перенесения отпуска.
– правила предоставления отпусков при срочном трудовом договоре, какой отпуск может привести к продлению трудового договора на неопределенный срок.
– отпуск с последующим увольнением.
– отпуска многодетным родителям – правила предоставления.
– кому можно предоставить отпуск вне графика «с завтрашнего дня » и не опасаться штрафа.
– требования к выплате отпускных.
– как правильно внести изменения в график отпусков.
– административная ответственность за нарушение правил предоставления отпусков.
– сгорают ли ежегодные отпуска – решение Конституционного Суда РФ.

4. Правила привлечения работников к дисциплинарной ответственности. Увольнение как мера дисциплинарной ответственности, анализ судебной практики.

Закон об электронном кадровом учете поступил в Госдуму

В Госдуму поступили поправки в ТК РФ, которые устанавливают правила применения электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Напомним, в настоящее время Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ предусмотрено проведение в России эксперимента по использованию отдельными работодателями и работниками электронных кадровых документов без их дублирования на бумаге.

Закон определяет основные правила эксперимента по ведению работодателями кадровых документов электронной форме без бумажного носителя. Фактически закон разрешает работодателям полностью перевести в электронный формат основные кадровые документы, но пока в качестве эксперимента.

В данном случае речь идет о трудовых договорах, оформлении отпусков и командировок, ведении учета рабочего времени, документах по охране труда и пр. При этом работодатели могут самостоятельно определять перечень документов, в отношении которых будет применяться электронная форма, а также выбирать структурные подразделения, где будет проводиться эксперимент.

Подготовленный группой депутатов законопроект № 1162885-7 предлагает внести в ТК РФ новую статью 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Соответственно, правила электронного кадрового документооборота, которые в настоящее время применяются в качестве эксперимента, предлагается закрепить на постоянной основе в Трудовом кодексе РФ.

Таким образом, в ТК РФ будут закреплены правовые основания для оформления только в электроном виде большинства кадровых документов (к ним относятся трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других кадровых документов).

Законопроектом предполагается, что под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, использование и хранение его участниками документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

О переходе на электронный кадровый документооборот работодатель должен уведомить работников (лиц, поступающих на работу), которые, в свою очередь, вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде.

Локальным нормативным актом могут быть установлены порядок и способы получения работодателем согласия на переход на электронный документооборот и отказа от такого перехода. Коллективным договором может быть предусмотрено распространение работодателем ЭДО на всех работников, если более 50% штата дали согласие на это.

Для подписания электронных документов разрешат использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) и усиленную неквалифицированную электронную подпись. Для особо значимых кадровых документов в информационной системе работодателя законопроектом предусматривается особый режим их подписания. Работник или лицо, поступающее на работу, будут вправе использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП.

Депутаты рассчитывают, что закон вступит в силу с 16 ноября 2021 года.

Регламент кадрового делопроизводства и документооборота. Coleman Services

Светлана Дмитрищук (Руководитель отдела по кадровому администрированию)


От правильного документирования кадровых процедур и качества оформления кадровых документов зависит успешность прохождения организацией проверок контрольно-надзорных органов, позиция организации в тех случаях, когда кадровая документация выступает доказательством в судебном разбирательстве.
Для того, чтобы в организации применялись единые правила кадрового делопроизводства (КДП), основанные на требованиях трудового законодательства, необходимо разработать регламент, определяющий систему КДП и документооборота.

Регламент составляется с учетом специфики деятельности организации, ее организационной структуры, особенностей и объема документооборота. В современных организациях со сложной структурой такой регламент затрагивает работу нескольких подразделений, поэтому регламент определяет также порядок взаимодействия подразделений и работников организации при проведении полного цикла кадрового документооборота.
При составлении регламента, прежде всего, необходимо учитывать требования действующего законодательства Российской Федерации в области трудового права, нормативных правовых актов и методических рекомендаций в области организации делопроизводства. Регламент рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТР 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
Кроме того, необходимо учесть требования учредительных документов организации по оформлению трудовых отношений.

Наиболее полное содержание регламента может быть следующее.

  1. Порядок назначения должностных лиц, ответственных за ведение КДП, их полномочия и ответственность.
  2. Основные требования к оформлению кадровых документов.
  3. Порядок согласования кадровых документов,  их нумерации, присвоения индексов и регистрации.
  4. Особенности оформления отдельных кадровых процедур (приема, перевода, изменения условий трудового договора и т.д.). При этом необходимо закрепить сроки формирования, порядка движения каждого вида документа и указанием ответственных должностных лиц, за которыми закрепляются функции получения первичных документов (заявлений, служебных записок), проверки  правильности их составления, формирования проекта распорядительных документов, организации их согласования и подписания, регистрации, контроля  соблюдения сроков, организации ознакомления работников, передачи документов в бухгалтерию, организации хранения исполненных документов.
      Возможно определить ответственных лиц как за проведение полного цикла каждой из процедур, так и
распределение ответственности среди работников кадровой службы по каждому из этапов указанного цикла.
Отдельными подразделами указать особенности процедур расторжения трудового по истечению срока трудового договора,  по дисциплинарным основаниям и сокращению численности или штата работников.  
      Для каждой из процедур необходимо разработать формы документов, которые могут быть оформлены приложением к регламенту.       
  1. Особенности оформления трудовых отношений с определенными категориями работников (руководители организации, несовершеннолетние работники, работники – инвалиды, лица с семейными обязанностями, иностранные работники и т.д.).
  2. Порядок оформления документов при привлечении к дисциплинарной ответственности.
      Особое внимание следует уделить описанию процедурных моментов и сроков, которые определены трудовым законодательством.
  1. Порядок формирования и утверждения штатного расписания, графика отпусков.
  2. Порядок табельного учета рабочего времени.
  3. Порядок ведения учета входящей и исходящей информационно-справочной документации.
  4. Порядок использования печати на кадровых документах.
  5. Порядок и особенности электронного документооборота, электронного ведения учета и хранения определенных кадровых документов.
  6. Порядок и периодичность проверки состояния КДП (внутреннего кадрового аудита).
  7. Порядок подготовки и выдачи копий документов.
  8. Порядок выдачи оригиналов документов в случае затребования государственными органами.
  9. Порядок составление номенклатуры, подготовки и передачи дел на архивное хранение.
               Регламент, как бы подробно он не был составлен, не может быть долгое время неизменным документом. Его необходимо изменять и дополнять соответственно текущей ситуации, стадии развития организационной структуры.

ЖУРНАЛ “СПРАВОЧНИК КАДРОВИКА” №9, сентябрь 2014 г.

Обновить существующую систему записей

Обновление OPM / GOVT-1, Общие кадровые записи.

Управление персонала США (OPM) предлагает обновить OPM / GOVT-1, Общие кадровые записи, Систему записей. Это действие необходимо для выполнения требований Закона о конфиденциальности для публикации в Федеральном реестре уведомления о существовании и характере записей, которые ведет агентство (5 U.S.C.552a (e) (4)) и (11).

Это действие вступит в силу без дополнительного уведомления 10 января 2013 г., если не будут получены комментарии, по которым будет принято иное решение.

Отправьте письменные комментарии Управлению кадров США, менеджеру, OCIO / RM, 1900 E Street NW., Washington, DC 20415.

Управление персонала США, менеджер, OCIO / RM, 1900 E Street NW., Вашингтон, округ Колумбия 20415.

Система регистрации уведомлений OPM в соответствии с Законом о конфиденциальности 1974 г. (5 USC 552a) с поправками опубликована в Федеральном реестре . Предлагаемые изменения включают следующее: (1) Добавление ссылки на «Руководство по стандартам данных» OPM в «Категории записей в системе», (2) добавление интеграции корпоративных человеческих ресурсов (EHRI) в категории записей в Система (g), (3) сокращение существующего примечания «8,», (4) добавление обычного использования «qq» для раскрытия знания иностранного языка федеральным агентствам в поддержку Цели национальной готовности и Директивы президента 8 (PPD- 8) и (5) добавление стандартного использования «rr» для раскрытия информации центрам Medicare и Medicaid (CMS), чтобы помочь определить, имеют ли люди право на участие в программах в соответствии с Законом о защите пациентов и доступном медицинском обслуживании (PPACA).

Управление персонала США.

Джон Берри,

Директор.

OPM / GOVT-1

Системное имя:

Общие кадровые записи.

Расположение системы:

Записи о действующих федеральных служащих находятся в агентстве по найму.

Документы, хранящиеся в бумажном виде, могут также находиться в OPM или у сотрудников отдела кадров, или в других назначенных офисах местных предприятий департамента или агентства, в котором работает данное лицо.Когда агентства определяют, что дубликаты этих записей должны быть размещены во втором офисе, например, в административном офисе, расположенном ближе к месту, где фактически работает сотрудник, такие копии охватываются этой системой. Некоторые агентства использовали систему данных Enterprise Human Resource Integration (EHRI) для электронного хранения своих записей. Хотя данные хранятся в EHRI, агентства по-прежнему несут ответственность за их ведение.

Бумага бывших федеральных служащих Официальные папки персонала (OPF) находится в Национальном центре кадрового учета, Национальное управление архивов и документации (NARA), 111 Winnebago Street, St. Луис, штат Миссури, 63118. Электронные официальные папки сотрудников (eOPF) бывших федеральных служащих находятся в системе данных EHRI, которую администрирует NARA.

Примечание 1 – Записи в этой системе являются записями OPM и должны предоставляться тем сотрудникам OPM, которые официально нуждаются в этих записях или используют их. Следовательно, если сотрудник OPM просит агентство-работодатель получить доступ к записям в этой системе, такой запрос должен быть выполнен.

Категории лиц, охваченных системой:

Действующие и бывшие федеральные служащие, как определено в 5 U.S.C. 2105.

(Добровольцы, получатели грантов и контрактные сотрудники, о которых агентство ведет записи, также могут быть охвачены этой системой).

Категории записей в системе:

Все категории записей могут включать идентифицирующую информацию, такую ​​как имя (имена), дату рождения, домашний адрес, почтовый адрес, номер социального страхования и домашний телефон. Эта система включает, помимо прочего, содержимое OPF, как указано в Руководстве по эксплуатации OPM, «Руководстве по ведению кадрового учета» и «Руководстве по стандартам данных» OPM.”Записи в этой системе включают:

а. Записи, отражающие опыт работы, достигнутый уровень образования, а также профильное образование или подготовку, полученные за пределами Федеральной службы.

г. Записи, отражающие Федеральную службу и подтверждающие опыт работы и профильное образование, полученное при трудоустройстве. Такие записи содержат информацию о занимаемых должностях в прошлом и настоящем; оценки; зарплаты; местонахождение мест службы; а также уведомления обо всех кадровых действиях, таких как назначения, переводы, переназначения, подробности, продвижение по службе, понижение в должности, сокращение в силе, отставки, увольнения, отстранения, одобрение OPM заявлений о выходе на пенсию по инвалидности, выход на пенсию и увольнения.

г. Записи об участии в Программе группового страхования жизни федеральных служащих и Программе медицинского страхования федеральных служащих.

г. Записи, относящиеся к назначению по межправительственному закону о персонале или программе обмена между федеральным и частным секторами.

Примечание 2 —Некоторые из этих записей могут также стать частью OPM / CENTRAL-5, системы записей о назначениях в соответствии с межправительственным законом о персонале.

e. Записи, относящиеся к участию в программе развития кандидатов Федеральной службы исполнительной власти или высшего руководства (SES) агентства.

Примечание 3 —Некоторые из этих записей могут также стать частью систем учета участников программы Федерального исполнительного института OPM / Central-10 и системы учета руководящего персонала OPM / CENTRAL-13.

ф. Записи, относящиеся к финансируемому государством обучению или участию в программе повышения мобильности агентства или другой кадровой программе, разработанной для расширения опыта работы сотрудника и в целях продвижения по службе (например, программа административной стажировки).

г. Записи, содержащиеся в Корпоративной интеграции человеческих ресурсов (EHRI) и центральном файле данных о персонале (CPDF), поддерживаемом OPM, и точные основные представления в руководствах агентства или автоматизированных информационных системах персонала. Эти элементы данных включают многие из вышеупомянутых записей, а также информацию об инвалидности, расе / этнической принадлежности, национальности, заработной плате и служебной деятельности из других систем записей OPM и агентств. Окончательный список элементов данных EHRI и CPDF содержится в Руководствах по эксплуатации OPM, Руководстве по требованиям к отчетности в центральном файле данных о персонале и Руководстве по стандартам данных о персонале.

ч. Записи в SES, которые ведутся агентствами для использования при принятии решений, влияющих на лиц, занимающих эти должности, например, касающиеся программ творческого отпуска, переназначений и деталей, которые, возможно, являются уникальными для SES и могут храниться на OPF сотрудника. Эти записи могут также служить основой для отчетов, представляемых OPM для выполнения обязанностей OPM по надзору в отношении SES.

я. Записи о деятельности сотрудника от имени признанной трудовой организации, представляющей сотрудников агентства, в том числе учет рабочего времени и документация в поддержку суточных и командировочных расходов.

Примечание 4 – В качестве альтернативы, такие записи могут храниться в ведомстве по заработной плате и, таким образом, подпадать под действие внутренней системы Закона о конфиденциальности в отношении ведомостей заработной платы. Система OPM / GOVT-1 не охватывает общие ведомости заработной платы.

Дж. В той мере, в какой записи, перечисленные здесь, также хранятся в системе электронных кадров или микроформ агентства, эти версии этих записей считаются подпадающими под действие данного системного уведомления.Любые дополнительные копии этих записей (за исключением рейтингов эффективности записей и документов, связанных с поведением, которые ведутся непосредственными надзорными органами и менеджерами, охваченными системой OPM / GOVT-2), хранящиеся агентствами в удаленных полевых / административных офисах, из которых существуют исходные записи, являются считается частью этой системы.

Примечание 5 – OPM не намеревается ограничивать эту систему записей только теми записями, которые физически находятся внутри OPF. Записи могут храниться в других папках, расположенных в офисах, отличных от места расположения ОБТК. Кроме того, как указано в разделе о местонахождении записей, некоторые из этих записей могут дублироваться для обслуживания на участке, расположенном ближе к месту работы сотрудника (например, в административном офисе или в рабочей папке супервизоров), и по-прежнему охвачены этой системой. Кроме того, это системное уведомление распространяется на рабочий файл, который использует руководитель или другое должностное лицо агентства, созданный на основе OPM / GOVT-1. Эта система также включает рабочие файлы, извлеченные из этого уведомления, которые руководство использует для управления персоналом.

к. Записи, относящиеся к назначению единовременного пособия в случае смерти.

л. Записи, относящиеся к соглашениям о неразглашении секретной информации.

г. Записи, относящиеся к Сберегательному плану сбережений (TSP), касающиеся начала, изменения или прекращения взносов в TSP, а также того, как человек хочет, чтобы вложения в различные фонды TSP.

Примечание 6 —Центральная запись сотрудников (CER) системы данных CPDF и EHRI является частью системы записей OPM / GOVT-1.CPDF и CER являются высоконадежными источниками статистических данных о рабочей силе федерального правительства. Однако точность и полнота каждого элемента данных в отдельных записях, составляющих совокупные файлы, не гарантируются и не должны использоваться в качестве единственного инструмента или замены OPF при принятии кадровых решений или решений, касающихся отдельных лиц.

Примечание 7 – Приложение eOPF в EHRI может содержать документы и информацию, выходящие за рамки и требования OPF, как описано в Руководстве OPM по ведению кадрового учета.Те документы и информация в приложении eOPF, которые выходят за рамки задокументированных требований, не считаются частью OPF или OPM / GOVT-1,

.

п. Записи ведутся в соответствии с E.O. 13490, раздел 4 (e), 21 января 2009 г. Эти записи включают в себя обязательства по соблюдению этических норм и все свидетельства об отказе от обязательств в отношении них.

Полномочия по обслуживанию системы включают следующее с любыми изменениями или дополнениями:

5 U.S.C. 1302, 2951, 3301, 3372, 4118, 8347 и Исполнительные указы 9397 с поправками, внесенными законами 13478, 9830 и 12107.

Целей:

OPF, который может существовать на различных утвержденных носителях и других файлах общего кадрового учета, является официальным хранилищем записей, отчетов о действиях персонала и документации, необходимой в связи с этими действиями, затронутыми во время федеральной службы сотрудника. Отчеты о кадровых действиях и другие документы, некоторые из которых хранятся на ОБТК, придают юридическую силу кадровым операциям и устанавливают права и льготы сотрудников в соответствии с соответствующими законами и постановлениями, регулирующими трудоустройство на федеральном уровне.

Эти файлы и записи хранятся OPM и агентствами в соответствии с правилами и инструкциями OPM. Они представляют собой основной источник фактических данных о занятости человека в федеральной службе во время службы и после увольнения. Записи в этой системе используются кадровыми службами агентства по-разному, включая проверку квалификации сотрудников; определение статуса, соответствия требованиям, а также прав и льгот сотрудников в соответствии с соответствующими законами и постановлениями, регулирующими трудоустройство на федеральном уровне; расчет стажа работы; и другая информация, необходимая для предоставления кадровых услуг.Эти записи также могут использоваться для поиска людей для исследования персонала.

Обычное использование записей, хранящихся в системах, включая категории пользователей и цели такого использования:

Эти записи и информация в этих записях могут быть использованы –

а. Раскрытие информации государственным учебным заведениям (федеральным, штатным и местным) и негосударственным учебным заведениям (частным поставщикам учебных курсов или программ, частным школам и т. Д.)) в учебных целях.

г. Раскрывать образовательным учреждениям информацию о назначении недавнего выпускника на должность в Федеральной службе, а также предоставлять сотрудникам колледжей и университетов информацию о своих студентах, работающих в Программе повышения квалификации студентов, Волонтерской службе или других аналогичных программах, необходимых для получение студентом кредита за полученный опыт.

г. Раскрытие информации официальным лицам иностранных правительств для получения разрешения до назначения федерального служащего в эту страну.

г. Раскрывать информацию Министерству труда, Департаменту по делам ветеранов, Управлению социального обеспечения, Министерству обороны или любым другим федеральным агентствам, которые имеют специальные пенсионные программы для гражданских служащих; или национальному, государственному, окружному, муниципальному или другому общественно признанному благотворительному агентству или административному агентству по обеспечению доходов (например, государственному агентству по выплате пособий по безработице), когда это необходимо для рассмотрения иска в рамках программ пенсионного обеспечения, страхования, безработицы или медицинского страхования OPM или указанному выше агентству, или агентству для проведения аналитического исследования или аудита льгот, выплачиваемых в рамках таких программ.

e. Раскрытие информации, необходимой Управлению группового страхования жизни федеральных служащих для подтверждения выбора, отклонения, отказа от регулярного и / или дополнительного страхования жизни или права на выплату требования по страхованию жизни, или TSP для проверки изменений в выборах и назначения получателя.

ф. Предоставить медицинским страховым компаниям, заключившим договор с OPM о предоставлении плана медицинского страхования в рамках Программы медицинского страхования федеральных служащих, информацию, необходимую для идентификации участия в плане, для проверки права на оплату требования о медицинском пособии или для выполнения согласование или аудит льготных положений таких договоров.

г. Раскрытие информации федеральному, государственному или местному агентству для определения права человека на льготы в связи с программами Федеральной жилищной администрации.

ч. Рассматривать и отбирать сотрудников для получения поощрительных премий и других наград, а также предавать гласности полученные. Это может включать раскрытие информации другим государственным и частным организациям, включая средства массовой информации, которые предоставляют или предают гласности признание сотрудников.

и.Рассматривать сотрудников для признания за счет повышения качества и предавать гласности полученные. Это может включать раскрытие информации другим государственным и частным организациям, включая средства массовой информации, которые предоставляют или предают гласности признание сотрудников.

Дж. Для раскрытия информации должностным лицам профсоюзных организаций, признанных в соответствии с 5 Кодексом США. главу 71, когда это необходимо и уместно для их обязанностей по исключительному представительству в отношении кадровой политики, практики и вопросов, влияющих на условия труда.

Примечание 8 – Домашние адреса будут высвобождены из этой системы только при отсутствии адекватных альтернативных источников, доступных для этой информации.

к. Раскрытие соответствующей информации соответствующему федеральному, государственному или местному агентству, ответственному за расследование, преследование, исполнение или выполнение закона, правила, постановления или приказа, когда раскрывающее агентство узнает о признаке нарушения или потенциального нарушения гражданское или уголовное право или постановление.

л. Раскрытие информации любому источнику, из которого запрашивается дополнительная информация (в той степени, в которой это необходимо для идентификации личности, информирования источника о цели (целях) запроса и для определения типа запрашиваемой информации), когда это необходимо для получения информации имеет отношение к решению агентства о найме или удержании сотрудника, выдаче разрешения на безопасность, проведении расследования безопасности или пригодности человека, классификации должностей, заключении контракта или выдаче лицензии, гранта или других льгот.

Примечание 9 —Когда копии записей становятся частью процесса расследования, эти копии становятся предметом уведомления этой системы, охватывающего процесс расследования, то есть, если во время расследования Управление Федеральной следственной службы OPM делает копии записей, содержащихся в официальном Папка персонала; эти документы становятся частью системы записей OPM Central — 9 Personnel Investigation Records и подлежат регулярному использованию этой системой.

г.Раскрытие федеральному агентству исполнительной, законодательной или судебной власти в ответ на его запрос или по инициативе агентства, ведущего записи, информации, связанной с наймом сотрудника, выдачей ценных бумаг. разрешение или определение, касающиеся права занимать конфиденциальную должность, проведения расследования для целей аттестации, национальной безопасности, пригодности или пригодности в отношении физического лица, классификации или назначения должностей, сдачи в аренду контракта, выдачи лицензию, грант или другое преимущество запрашивающего агентства, или законные уставные, административные или следственные цели агентства в той степени, в которой информация актуальна и необходима для решения запрашивающего агентства.

п. Раскрытие информации Управлению по управлению и бюджету на любой стадии процесса законодательной координации и согласования в связи с законодательством о частной помощи, как изложено в Циркуляре OMB № A-19.

о. Предоставлять в офис Конгресса информацию из личного дела в ответ на запрос из этого офиса Конгресса, сделанный по запросу лица.

с. Для раскрытия информации другому федеральному агентству, суду или стороне в судебном разбирательстве в суде или в административном разбирательстве, проводимом федеральным агентством, когда правительство является стороной в судебном или административном разбирательстве.

кв. Раскрытие информации Министерству юстиции или в ходе разбирательства в суде, судебном или ином административном органе, перед которым агентство имеет право выступать, когда:

1. Агентство или любой его компонент; или

2. Любой сотрудник агентства в его или ее официальном качестве; или

3. Любой сотрудник агентства в своем личном качестве, если Министерство юстиции или агентство согласились представлять сотрудника; или

4.Соединенные Штаты, когда агентство определяет, что судебный процесс может повлиять на агентство или любой из его компонентов, являются стороной судебного разбирательства или заинтересованы в таком судебном разбирательстве, и использование таких записей Министерством юстиции или агентством является Агентство считает, что это имеет отношение к судебному разбирательству и является необходимым для судебного разбирательства, при условии, однако, что в каждом случае было установлено, что раскрытие информации совместимо с целью, для которой были собраны записи.

г.Национальным управлением архивов и документации при инспекциях управления документами и его ролью архивариуса.

с. Агентством, ведущим записи, или OPM для поиска людей для исследования персонала или ответа на опрос, а также при производстве сводной описательной статистики и аналитических исследований в поддержку функции, для которой ведется сбор и ведение записей, или для соответствующих исследований персонала . Хотя опубликованные статистические данные и исследования не содержат индивидуальных идентификаторов, в некоторых случаях выбор элементов данных, включенных в исследование, может быть структурирован таким образом, чтобы сделать данные индивидуально идентифицируемыми с помощью логического вывода.

т. Предоставление должностному лицу другого федерального агентства информации, необходимой для выполнения служебных обязанностей, связанных с согласованием или восстановлением файлов данных, в поддержку функций, для которых записи были собраны и сохранены.

u. Когда лицо, о котором идет речь, является умственно неполноценным или страдает иным недугом, предоставить информацию в личном деле любому лицу, которое несет ответственность за уход за ним, в объеме, необходимом для обеспечения выплаты пособий, которым это лицо имеет право.

v. Раскрывать назначенному агентством представителю сотрудника все уведомления, определения, решения или другие письменные сообщения, выданные сотруднику в связи с проверкой, назначенной агентством в соответствии с процедурами проверки пригодности к работе.

Вт. Раскрывать в ответ на запрос об обнаружении или явке свидетеля информацию, имеющую отношение к предмету судебного или административного разбирательства.

х. Раскрытие запрашивающему агентству, организации или частному лицу домашнего адреса и другой соответствующей информации о тех людях, которые, по его разумным основаниям, могли заразиться болезнью или могли подвергнуться опасности для здоровья или пострадать от нее во время работы в федеральных штатах.

г. Раскрытие конкретной информации о занятости на государственной службе, требуемой в соответствии с законодательством Министерства обороны, о лицах, определенных как члены Ready Reserve, для обеспечения постоянной готовности к мобилизации подразделений и членов Ready Reserve, а также для определения демографических характеристик пенсионеров гражданской службы для целей национальной чрезвычайной мобилизации .

z. Для раскрытия информации Министерству обороны, Национальному управлению океанических и атмосферных исследований, Службе общественного здравоохранения США, Департаменту по делам ветеранов и Береговой охране США необходимо произвести какие-либо корректировки в заработной плате пенсионеров или удерживаемой заработной платы, требуемые положениями о двойной компенсации раздела 5532 Закона. заголовок 5 Кодекса США.

а. Раскрытие информации Совету по защите систем служебных заслуг или Управлению Специального советника в связи с апелляциями, специальными исследованиями государственной службы и другими системами служебных заслуг, обзором правил и положений OPM, расследованием предполагаемых или возможных запрещенных действий персонала и т. Д. другие функции обнародованы в 5 U.S.C., глава 12, или в соответствии с законом.

bb. Раскрывать информацию Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве по запросу в связи с расследованиями предполагаемых или возможных дискриминационных практик в федеральном секторе, проверкой федеральных программ позитивной занятости, соблюдением федеральными агентствами Единых руководящих принципов по процедурам отбора сотрудников или другими возложенными на них функциями. в комиссии.

куб. Раскрывать информацию Федеральному органу по трудовым отношениям (включая его главного юрисконсульта) по запросу в связи с расследованием и разрешением утверждений о несправедливой трудовой практике, в связи с разрешением исключений из решений арбитра, когда возникает вопрос о существенном факте, чтобы расследовать ходатайства о представительстве и проводить или контролировать выборы представительства, а также в связи с вопросами, находящимися на рассмотрении Комиссии по тупикам Федеральной службы.

дд. Раскрыть потенциальным нефедеральным работодателям следующую информацию об конкретно идентифицированном нынешнем или бывшем федеральном служащем:

(1) Срок службы;

(2) Статус государственной службы;

(3) Стаж работы в агентстве и правительстве; и

(4) При разделении – дата и характер действия, указанные в Уведомлении о действиях персонала – Стандартная форма 50 (или разрешенное исключение).

ее. Раскрытие информации о сотрудниках федеральных медицинских учреждений частному сектору (т. Е. Кроме федеральных, государственных или местных органов власти) агентствам, советам или комиссиям (например, Совместной комиссии по аккредитации больниц). Такое раскрытие информации будет происходить только в том случае, если раскрывающее агентство определит, что это отвечает наилучшим интересам правительства (например, соблюдение закона, правила или постановления, помощь в наборе персонала в сообществе, где работает объект, для получения аккредитации или другой рейтинг одобрения или во избежание какой-либо негативной огласки, которая может возникнуть в результате публичной критики отказа учреждения получить такое одобрение).Раскрытие должно осуществляться только в той степени, в которой раскрываемая информация актуальна и необходима для этой цели.

ff. Раскрывать информацию любому члену Совета по анализу эффективности, Совета исполнительных ресурсов или другой комиссии, если этот член не является должностным лицом агентства-работодателя; Затем информация будет использоваться для утверждения или рекомендации отбора кандидатов для программ повышения квалификации руководителей или программ кандидатов SES, выдачи служебного рейтинга, выдачи наград, выдвижения на заслуженные или выдающиеся руководящие должности или снятия, понижения в классе или других действия персонала по показателям.

гг. Раскрывать Федеральному институту закупок (FAI) или его агенту информацию о федеральных служащих, занимающихся закупками, и других профессий, чьи сотрудники тратят основную часть своего рабочего времени на выполнение задач по закупкам; при условии, что информация будет использоваться только для таких целей и на таких условиях, которые предписаны уведомлением Федеральной информационной системы по закупкам, опубликованным в Федеральном реестре от 7 февраля 1980 г. (45 FR 8399).

чч. Раскрывать соответствующую информацию с личными идентификаторами федеральных гражданских служащих, записи которых содержатся в EHRI, уполномоченным федеральным агентствам и нефедеральным организациям для использования в компьютерном сопоставлении. Матчи будут проводиться, чтобы помочь устранить расточительство, мошенничество и злоупотребления в государственных программах; для помощи в выявлении лиц, которые потенциально нарушают гражданское или уголовное законодательство или нормативные акты; а также взыскивать долги и переплаты перед федеральными, государственными или местными органами власти и их составными частями. Раскрываемая информация может включать в себя, помимо прочего, имя, номер социального страхования, дату рождения, пол, годовую ставку заработной платы, дату расчета основной активной службы, предпочтения ветерана, пенсионный статус, профессиональную серию, код плана медицинского страхования, занимаемая должность, график работы (полный, неполный или прерывистый), идентификатор агентства, географическое положение (местоположение места службы), стандартная городская зона обслуживания, идентификатор специальной программы и номер офиса федеральных служащих.

ii. Раскрывать информацию федеральным, государственным, местным и профессиональным комитетам по лицензированию, медицинским экспертам, Федерации медицинских комиссий штата или аналогичной негосударственной организации, которая ведет записи, касающиеся трудовой книжки отдельных лиц или выдачи, хранения или отзыв лицензий, свидетельств или регистрации, необходимых для занятия определенной профессией, профессией или специальностью, для получения информации, имеющей отношение к решению Агентства относительно найма, удержания или увольнения сотрудника, или для информирования федерального агентства или лицензионных советов или соответствующих некоммерческих организаций. государственные учреждения о медицинской практике уволенного, уволенного или вышедшего на пенсию медицинского работника, чья профессиональная медицинская деятельность настолько существенно не соответствовала общепринятым стандартам профессиональной медицинской практики, что вызывала разумную озабоченность в отношении здоровья и безопасности пациентов в частном порядке сектора или из другого федерального агентства.

jj. Раскрытие информации подрядчикам, получателям грантов или волонтерам, выполняющим или работающим по контракту, услуге, гранту, соглашению о сотрудничестве или работе для Федерального правительства.

кк. Раскрытие информации федеральному, государственному или местному правительственному учреждению или агентству (или его агенту), когда это необходимо для определения местонахождения лиц, которым причитаются деньги или имущество либо федеральным, государственным или местным агентством, либо финансовым или аналогичным учреждением.

лл.Сообщать супругу или ребенку-иждивенцу (или назначенному судом опекуну) федерального служащего, зарегистрированного в Программе медицинского страхования федеральных служащих, по запросу, изменился ли служащий с самостоятельного и семейного на самостоятельное здоровье получение льгот.

мм. Раскрывать информацию в Управление по обеспечению соблюдения алиментов, Управление по делам детей и семей, Департамент здравоохранения и социальных служб, Федеральную систему определения местоположения родителей или Федеральную зачетную систему для использования при поиске людей, проверке номеров социального страхования или определении источников их доходов для устанавливать отцовство, устанавливать или изменять приказы о поддержке и о принудительных мерах.

nn. Раскрытие отчетов о бывших сотрудниках Комиссии Панамского канала Республике Панама для использования в вопросах занятости.

oo. Раскрывать соответствующим федеральным должностным лицам соответствующую информацию о персонале для использования при реагировании на чрезвычайные ситуации / стихийные бедствия в рамках национальной или национальной безопасности.

pp. Раскрывать на общедоступных и доступных для внутреннего пользования веб-сайтах федерального правительства, а также иным образом раскрывать любому лицу, включая другие департаменты и агентства, подписанные обязательства по соблюдению этических норм и свидетельства об отказе от обязательств, выданные в соответствии с E.О. 13490 от 21 января 2009 г., Этические обязательства сотрудников исполнительной власти.

кв. Раскрытие информации об уровне владения иностранным языком федеральным агентствам в поддержку Цели национальной готовности и Директивы президента 8 (PPD-8).

руб. Раскрывать информацию центрам Medicare и Medicaid (CMS), чтобы помочь определить, имеют ли люди право на участие в программах в соответствии с Законом о защите пациентов и доступном медицинском обслуживании (PPACA).

Политика и практика хранения, извлечения, защиты, хранения и удаления записей в системе:

Хранение:

Эти записи хранятся в папках с файлами, в списках и формах, на микрофильмах или микрофишах, а также на компьютерных носителях, таких как базы данных кадровой системы, формы PDF и системы хранилищ данных.

Извлекаемость:

Эти записи извлекаются с помощью различных комбинаций имени, агентства, даты рождения, номера социального страхования или идентификационного номера человека, на котором они хранятся.

Гарантии:

Бумажные или микрофиши / записи на микрофильмах хранятся в запертых металлических картотеках или в охраняемых помещениях, доступ к которым ограничен для тех сотрудников, чьи служебные обязанности требуют доступа. Доступ к компьютеризированным записям ограничен за счет использования логинов и паролей пользователей, кодов доступа и журналов входа для тех, чьи служебные обязанности требуют доступа. Компьютеризированные системы записи соответствуют требованиям Федерального закона об управлении информационной безопасностью (Pub. L. 107-296) и связанных с ним политик, стандартов и руководящих указаний Национального института стандартов и технологий OMB.

Хранение и утилизация:

OPF сохраняется в течение периода службы сотрудника в агентстве, а затем, если в бумажном формате, передается в Национальный центр кадрового учета на хранение или, в зависимости от обстоятельств, в следующее федеральное агентство-работодатель.Если OPF хранится в электронном формате, передача и хранение производятся в соответствии с одобренной OPM электронной системой. Другие записи либо хранятся в агентстве в течение различного времени в соответствии с графиками ведения записей Национального управления архивов и документации, либо уничтожаются, когда они служат своей цели или когда сотрудник увольняется из агентства. Передача происходит в течение 90 дней с момента разлучения лиц. В случае административной необходимости, вышедшего на пенсию сотрудника или сотрудника, который умирает на службе, OPF отправляется в течение 120 дней.Уничтожение ОБТК осуществляется в соответствии с Таблицей общих записей-1 (GRS-1) или GRS 20.

Записи, содержащиеся в CPDF и EHRI (и в автоматизированных кадровых записях агентства), могут храниться на неопределенный срок в качестве основы для лонгитюдных статистических исследований истории работы. После даты распоряжения в GRS-1 или GRS 20 такие записи не должны использоваться при принятии решений, касающихся сотрудников.

Системный менеджер и адрес:

а. Менеджер, OCIO / RM, U.S. Офис управления персоналом, 1900 E Street NW., Вашингтон, округ Колумбия 20415.

г. Что касается нынешних федеральных служащих, OPM делегировала агентству-работодателю ответственность за доступ, внесение поправок и раскрытие записей в рамках данного системного уведомления, в соответствии с Законом о конфиденциальности.

Процедура уведомления:

Лица, желающие узнать, содержит ли эта система записей информацию о них, должны связаться с соответствующим OPM или офисом нанимающего агентства следующим образом:

а.Действующие федеральные служащие должны связаться с сотрудником по кадрам или другим ответственным должностным лицом (назначенным агентством-работодателем) местного агентства, в котором они работают, относительно записей в этой системе.

г. Бывшие федеральные служащие, которым нужен доступ к своим официальным папкам персонала (OPF), должны связаться с Национальным центром кадровой документации (гражданский), 111 Winnebago Street, St. Louis, Missouri 63118, относительно записей в этой системе. По поводу других записей, охватываемых системным уведомлением, физическим лицам следует обращаться в свое бывшее нанимающее агентство.Физические лица должны предоставить следующую информацию, чтобы их записи могли быть обнаружены и идентифицированы:

а. Полное имя.

г. Дата рождения.

г. Номер социального страхования.

г. Последнее агентство по найму (включая место службы) и приблизительная дата (даты) приема на работу (для бывших федеральных служащих).

e. Подпись.

Процедура доступа к записи:

Лица, желающие запросить доступ к своим записям, должны связаться с соответствующим OPM или офисом агентства, как указано в разделе «Процедура уведомления».Физические лица должны предоставить следующую информацию, чтобы их записи могли быть обнаружены и идентифицированы:

а. Полные имена).

г. Дата рождения.

г. Номер социального страхования.

г. Последнее агентство по найму (включая место службы) и приблизительная дата (даты) приема на работу (для бывших федеральных служащих).

e. Подпись.

Лица, запрашивающие доступ, также должны соблюдать положения Закона о конфиденциальности Управления по проверке личности и доступу к записям (5 CFR часть 297).

Конкурсная запись в протоколе:

Текущие сотрудники, желающие потребовать внесения изменений в свои записи, должны связаться со своим текущим агентством. Бывшие сотрудники должны связаться с системным менеджером. Физические лица должны предоставить следующую информацию, чтобы их записи можно было найти и идентифицировать.

а. Полные имена).

г. Дата рождения.

г. Номер социального страхования.

г. Последнее агентство по найму (включая место службы) и приблизительная дата (даты) приема на работу (для бывших федеральных служащих).

e. Подпись.

Лица, запрашивающие изменения, также должны соблюдать положения Закона о конфиденциальности Управления о проверке личности и внесении изменений в записи (5 CFR, часть 297).

Категории источников записи:

Информация в этой системе записей предоставлена ​​-

а. Лицо, в отношении которого ведется запись.

г. Образовательные учреждения.

г.Должностные лица агентства и другие физические или юридические лица.

г. Другие источники информации, хранящиеся на ОБТК сотрудника, в соответствии с Сводом федеральных нормативных актов, часть 293, и Руководством по эксплуатации OPM «Руководство по кадровому учету».

[FR Док. 2012-29777 Подано 12-10-12; 8:45]

КОД СЧЕТА 6325-45-П

Раздел 74-106 – Законодательное собрание штата Айдахо

ПРОЗРАЧНОЕ И ЭТИЧЕСКОЕ ПРАВИТЕЛЬСТВО

ГЛАВА 1

ЗАКОН ОБ ОБЩЕСТВЕННЫХ ЗАПИСИ

74-106. Записи, не подлежащие раскрытию – Кадровые записи, личная информация, медицинские записи, профессиональная дисциплина. Следующие записи не подлежат разглашению:

(1) За исключением случаев, предусмотренных в этом подразделе, все кадровые записи нынешнего или бывшего государственного служащего, кроме государственной службы государственного служащего или истории занятости, классификация, уровень и ступень оплаты труда, продолжительность жизни, валовая заработная плата и история заработной платы, включая бонусы, выходное пособие, другая компенсация или подтвержденные и не подтвержденные расходы, по которым было выплачено возмещение, статус, место работы и агентство по найму.Вся прочая кадровая информация, относящаяся к государственному служащему или заявителю, включая, помимо прочего, информацию о поле, расе, семейном положении, дате рождения, домашнем адресе и номере телефона, номере социального страхования, номере водительских прав, заявлениях, материалах тестирования и оценки. , жалобы, переписка и служебные аттестации не подлежат разглашению без письменного согласия сотрудника или заявителя. Имена кандидатов на классные должности или должности в системе заслуг не подлежат разглашению без письменного согласия кандидата.Разглашение имен в рамках проверки биографических данных разрешено. Имена пяти (5) окончательных кандидатов на все другие должности должны быть доступны общественности. Если в такой группе менее пяти (5) финалистов, то весь список претендентов должен быть доступен общественности. Государственное должностное лицо или уполномоченный представитель может проверять и копировать свои кадровые записи, за исключением материалов, используемых для проверки и проверки при приеме на работу.

(2) домашние адреса пенсионеров и вышедших на пенсию государственных служащих, домашние номера телефонов и другие финансовые и нефинансовые данные о членстве; финансовые и членские записи активных и неактивных членов, а также ссудные документы ипотечного портфеля, хранящиеся в системе пенсионного обеспечения государственных служащих.Финансовые отчеты, подготовленные персоналом пенсионной системы, агентами по финансированию и хранителями в отношении инвестирования активов пенсионной системы государственных служащих штата Айдахо, не считаются конфиденциальными в соответствии с настоящей главой.

(3) Информация и записи, представленные в лотерею штата Айдахо для проведения анкетных исследований сотрудников, розничных продавцов лотереи и крупных подрядчиков по закупкам; аудиторские записи лотерейных розничных продавцов, поставщиков и крупных подрядчиков по закупкам, представленные или выполненные лотереей штата Айдахо; проверка и тестирование безопасности государственной лотереи для лотерейных игр; деловые записи и информация, представленные в соответствии с разделами 67-7412 (8) и (9) и 67-7421 (8) и (9) Кодекса Айдахо, а также такие документы и информация, полученные и хранящиеся в целях обеспечения безопасности лотереи и следственных действий в соответствии с правилами лотереи, если общественный интерес к раскрытию информации существенно не перевешивает частную потребность в защите от публичного раскрытия.

(4) Записи личного характера:

(a) Записи о личном долге, поданные в государственный орган или независимый государственный корпоративный и политический орган в соответствии с законом;

(b) личные банковские записи, составляемые государственным вкладчиком для целей операций с государственными фондами, проводимых в соответствии с законом;

(c) Записи о праве собственности на финансовые обязательства и инструменты государственного агентства или независимого государственного корпоративного и политического органа, такие как облигации, составленные государственным агентством или независимым государственным корпоративным и политическим органом в соответствии с законом;

(d) Записи в отношении прав собственности или обеспечительных интересов в зарегистрированных государственных обязательствах;

(e) записи статистики естественного движения населения;

(f) военный архив, как описано в разделе 65-301 Кодекса Айдахо и в соответствии с ним;

(g) Номера социального страхования; и

(h) Следующие идентификаторы персональных данных физического лица могут быть раскрыты только в следующем отредактированном формате:

(i) инициалы несовершеннолетних детей данного лица;

(ii) Дата рождения в основном в следующем формате: «XX / XX / год рождения»;

(iii) Последние четыре (4) цифры номера финансового счета в основном в следующем формате: «XXXXX1234»;

(iv) Последние четыре (4) цифры номера водительского удостоверения или номера выданного государством личного удостоверения личности в основном в следующем формате: «XXXXX350F»; и

(v) Последние четыре (4) цифры идентификационного номера работодателя или идентификационного номера налогоплательщика предприятия.

(5) Информация в декларации о доходах или другой налоговой декларации, измеряемой по статьям дохода или продаж, которая собирается государственным органом для целей администрирования налога, за исключением такой информации в той степени, в которой она раскрыта в письменном решении налоговой комиссии в соответствии с к протесту налогоплательщика по поводу определения несоответствия налоговой комиссией в соответствии с положениями раздела 63-3045B Кодекса штата Айдахо.

(6) Записи личного характера, прямо или косвенно связанные с подачей заявки и предоставлением установленных законом услуг лицам, обращающимся за государственной опекой для людей пожилого возраста, неимущих или имеющих психические или физические недостатки, или участия в окружающей среде или исследование общественного здравоохранения, при условии, что положения настоящего подраздела, делающие записи, не подлежащие раскрытию, не применяются в той степени, в которой такие записи или информация, содержащаяся в этих записях, необходимы для проверки биографических данных лица, что требуется в соответствии с федеральным законом, регулирующим продажу огнестрельного оружия. , оружие или боеприпасы.

(7) Информация о безопасности занятости, за исключением того, что лицо может согласиться посредством письменного информированного согласия отказаться от освобождения, чтобы третье лицо могло получить информацию, относящуюся к этому лицу, если доступ к информации этого лица не ограничен подразделом ( 3) (a), (3) (b) или (3) (d) раздела 74-113 Кодекса штата Айдахо. Несмотря на положения раздела 74-113 Кодекса Айдахо, лицо не может просматривать идентифицирующую информацию, касающуюся информатора, который сообщил в министерство труда о предполагаемом нарушении этим лицом закона о гарантиях занятости, глава 13, заголовок 72, Кодекс Айдахо, под гарантией конфиденциальности.Как используется в этом разделе и в главе 13, заголовок 72 Кодекса Айдахо, «информация о безопасности занятости» означает любую информацию, описывающую идентифицируемое лицо или лиц, которые получены, записаны, подготовлены, предоставлены или собраны отделом комиссии по труду или производственной комиссии при применении закона о гарантиях занятости.

(8) Любые личные записи, кроме имен, служебных адресов и рабочих номеров телефонов, такие как происхождение, раса, религия, пол, рост, вес, идентификационные номера налогоплательщика и номера социального страхования, финансовое состояние или состояние здоровья, представленные в любое государственное учреждение. или независимый государственный корпоративный и политический орган в соответствии с требованиями закона о лицензировании, сертификации, разрешении или связывании.

(9) Если иное не предусмотрено правилом агентства, информация, полученная в рамках расследования пригодности лица к предоставлению или сохранению лицензии, сертификата, разрешения, привилегии, комиссии или должности, записей экспертного комитета частной ассоциации, разрешенных в разделе 54, Кодекс Айдахо. Любое агентство, имеющее записи, не подлежащие раскрытию в соответствии с положениями настоящего подраздела, должно ежегодно предоставлять статистическую сводку количества и типов рассмотренных вопросов и их решения. (10) Записи, выводы, определения и решения любой комиссии по предварительному рассмотрению дела, сформированной в соответствии с главами 10 и 23, заголовок 6 Кодекса штата Айдахо. (11) Жалобы, полученные советом по медицине, расследованиям и неформальным слушаниям, включая неформальные слушания любого комитета медицинского совета, в соответствии с главой 18, заголовок 54 Кодекса Айдахо и правилами, принятыми в соответствии с ним.

(12) Записи департамента здравоохранения и социального обеспечения или округа общественного здравоохранения, которые идентифицируют человека, инфицированного заболеванием, подлежащим регистрации.

(13) Записи о лечении в больнице, медицинские записи, включая рецепты, заказы на лекарства, записи или любую другую информацию о рецептах, которая конкретно идентифицирует отдельного пациента, записи о рецептах, которые ведутся аптечным советом в соответствии с разделами 37-2726 и 37-2730A Кодекса Айдахо. , записи о психиатрической помощи или лечении и записи о профессиональных консультациях, относящиеся к состоянию, диагнозу, уходу или лечению человека, при условии, что положения настоящего подраздела, делающие записи, не подлежащие раскрытию, не применяются в той степени, в которой такие записи или информация, содержащиеся в этих записях, являются необходимо для проверки биографических данных физического лица в соответствии с требованиями федерального закона, регулирующего продажу огнестрельного оружия, оружия или боеприпасов. (14) Информация, собранная в соответствии с Законом о новых сотрудниках, глава 16, раздел 72 Кодекса штата Айдахо. (15) Личная информация, содержащаяся в записях об автомобилях и водителях, которая не подлежит разглашению в соответствии с положениями главы 2, заголовок 49 Кодекса Айдахо. (16) Записи о финансовом положении заключенных в соответствии с подразделом (2) статьи 20-607 Кодекса Айдахо. (17) Записи полиции штата Айдахо или департамента исправительных учреждений, полученные или сохраненные в соответствии с разделом 19-5514 Кодекса Айдахо, касающимся баз данных ДНК и банков данных.

(18) Записи департамента здравоохранения и социального обеспечения, относящиеся к обследованию, повторному обследованию или расследованию жалоб в лицензированном учреждении сестринского ухода, не подлежат разглашению. Однако такие записи подлежат разглашению в качестве общедоступных, как только соответствующее учреждение получило отчет, и не позднее четырнадцатого дня после даты, когда представители департамента здравоохранения и социального обеспечения официально покинут учреждение в соответствии с федеральными постановлениями. . Однако при условии, что в целях конфиденциальности в соответствии с этим разделом не разрешается разглашать записи, конкретно идентифицирующие любого резидента учреждения сестринского ухода.

(19) Записи и информация, содержащиеся в реестре прививок от детских болезней, который ведется в департаменте здравоохранения и социального обеспечения, включая информацию, распространяемую другим лицам из реестра министерством здравоохранения и социального обеспечения.

(20) Записи жилищно-финансовой ассоциации Айдахо (IHFA), касающиеся следующего:

(a) Записи, содержащие личную финансовую, семейную, медицинскую или аналогичную личную информацию, отправленную в IHFA или полученную иным образом;

(b) отчеты, представленные или полученные IHFA иным образом в отношении получения и обслуживания ипотечных ссуд, а также все записи, относящиеся к рассмотрению, утверждению или отклонению IHFA указанных ссуд;

(c) Кредитные документы ипотечного портфеля;

(d) Записи о текущем или бывшем сотруднике, кроме продолжительности работы сотрудника в ассоциации, занимаемой должности и места работы. Это освобождение от раскрытия информации не распространяется на трудовые договоры или какое-либо вознаграждение, включая возмещение расходов, исполнительного директора, исполнительных должностных лиц или членов ассоциации. Вся прочая кадровая информация, относящаяся к сотруднику ассоциации или заявителю, включая, помимо прочего, информацию о поле, расе, семейном положении, дате рождения, домашнем адресе и номере телефона, заявлениях, материалах тестирования и оценки, жалобах, переписке, информации о пенсионном плане и служебные аттестации не должны разглашаться без письменного согласия сотрудника или заявителя.Сотрудник или уполномоченный представитель может проверять и копировать записи о персонале этого сотрудника, за исключением материалов, используемых для проверки и проверки приема на работу, или материалов, не подлежащих раскрытию в других положениях Закона штата Айдахо об открытых записях.

(21) Записи департамента здравоохранения и социального обеспечения, относящиеся к службам алиментов на детей в случаях, когда имеются разумные доказательства домашнего насилия, как это определено в главе 63, заголовок 39 Кодекса Айдахо, которые могут быть использованы для поиска любых лиц в дело об алиментах, кроме как в ответ на постановление суда. (22) Записи программы помощи адвокатам штата Айдахо в соответствии с главой 49, заголовок 54 Кодекса Айдахо, если только участник программы не санкционирует освобождение в соответствии с подразделом (4) статьи 54-4901 Кодекса Айдахо. (23) Записи и информация, содержащиеся в срочном реестре чрезвычайных ситуаций, созданном в соответствии с главой 20, заголовком 57 Кодекса Айдахо, вместе с любыми отчетами, анализами и компиляциями, созданными на основе такой информации и записей. (24) Записи, содержащиеся в судебных файлах, или другие записи, подготовленные в рамках судебного разбирательства по разрешению процедур стерилизации в соответствии с главой 39, заголовок 39 Кодекса Айдахо.

(25) Заявление о физической регистрации избирателя, хранящееся в канцелярии окружного секретаря; однако отредактированная копия указанного заявления должна быть доступна в соответствии с требованиями этого раздела. Информация из заявки на регистрацию избирателя, которая хранится в базе данных регистрации избирателей на уровне штата, включая возраст, будет доступна, за исключением номера водительского удостоверения избирателя, даты рождения и, если будет доказано, что избиратель подпадает под положения подраздела (30) в этом разделе или при представлении избирателем веских причин секретарю округа по согласованию с окружным прокурором, физический адрес проживания избирателя. Для целей данного подраздела уважительная причина должна включать защиту жизни и имущества, а также защиту жертв домашнего насилия и аналогичных преступлений.

(26) Номера файлов, пароли и информация в файлах реестра директив по здравоохранению, который ведется Департаментом здравоохранения и социального обеспечения в соответствии с разделом 39-4515 Кодекса Айдахо, являются конфиденциальными и не должны быть переданы какому-либо лицу, кроме этого лица. кто выполнил постановление о медицинском обслуживании или его отзыв, и законные представители этого лица, лицу, зарегистрировавшему постановление о медицинском обслуживании или его отмене, а также врачам, больницам, медицинскому персоналу, домам престарелых и другим лицам, которым был предоставлен номер файла и пароль доступа к документам в этом конкретном файле.(27) Записи в файле участника программы обеспечения конфиденциальности адресов, как это предусмотрено в главе 57, заголовок 19 Кодекса Айдахо, за исключением адреса, указанного государственным секретарем, за исключением следующих обстоятельств:

(a) по запросу правоохранительного органа – в правоохранительный орган; или

(b) Если направлено постановлением суда, лицу, указанному в постановлении.

(28) За исключением случаев, предусмотренных законом в отношении раскрытия информации государственному учреждению или правоохранительному органу, любая личная информация, включая, помимо прочего, имена, личные и служебные адреса и номера телефонов, пол, рост, вес дату рождения, номера социального страхования и водительских прав или любые другие идентификационные номера и / или информацию, относящуюся к любым лицензиям, разрешениям и биркам на рыбу и дичь в штате Айдахо, если только от пострадавшего не получено письменное согласие.

(29) Документы и записи, относящиеся к альтернативам дисциплинарным мерам, которые ведутся Советом по ветеринарной медицине штата Айдахо в соответствии с положениями раздела 54-2118 (1) (b) Кодекса штата Айдахо, при условии соблюдения изложенных в нем требований. (30) Почтовый адрес и номер телефона в штате Айдахо уполномоченного сотрудника правоохранительных органов и члена (ов) домашнего хозяйства, проживающего в штате Айдахо, в соответствии с разделом 19 главы 58 Кодекса штата Айдахо, за исключением следующих обстоятельств:

(a) по указанию суда – лицу, указанному в постановлении суда;

(b) по запросу правоохранительного органа – в правоохранительный орган;

(c) по запросу финансового учреждения или титульной компании для деловых целей запрашивающему финансовому учреждению или титульной компании; или

(d) Если сотрудник правоохранительных органов дает письменное разрешение на раскрытие такой информации.

(31) Вся информация, которой обмениваются транспортный отдел Айдахо и страховые компании, любая созданная база данных, вся информация, содержащаяся в системе проверки, и все отчеты, ответы или другая информация, созданная для целей системы проверки, в соответствии с разделом 49-1234, Кодекс Айдахо. (32) Ничто в этом разделе не должно запрещать раскрытие информации контролеру штата как администратору системы социального обеспечения штата, как это предусмотрено в разделе 59-1101A Кодекса Айдахо.(33) Личная информация, включая, помимо прочего, стоимость собственности, личные и служебные адреса, номера телефонов, даты рождения, номера социального страхования и водительских прав или любые другие идентификационные номера или информацию, хранящуюся администратором набора закона о невостребованной собственности. далее в главе 5, заголовке 14 Кодекса штата Айдахо. Ничто в этом подразделе не должно запрещать разглашение администратором имен, последнего известного города проживания, диапазонов стоимости собственности и общей информации об имуществе с целью воссоединения невостребованного имущества с его владельцем. (34) Любая личная информация, собранная госсекретарем в соответствии с разделом 67-906 (1) (b) Кодекса Айдахо, с целью предоставления отдельным лицам доступа к электронной системе хранения документов штата, разрешенной в разделе 67-906, Айдахо. Код и любые адреса электронной почты для уведомлений, представленные как часть регистрации лоббиста в соответствии с разделом 67-6617 Кодекса Айдахо, работодателя, клиента или назначенного контактного лица с целью электронного уведомления этого работодателя, клиента или назначенного контактного лица отчет, поданный в соответствии с разделом 67-6619 Кодекса штата Айдахо.

История:

[74-106, добавлен 2015, гл. 140, сек. 5, стр. 351; являюсь. 2016, гл. 343, сек. 2, стр. 982; являюсь. 2016, гл. 359, сек. 9, стр. 1056; являюсь. 2017, гл. 146, сек. 2, стр. 353; являюсь. 2018, гл. 143, сек. 3, стр. 294; являюсь. 2019, гл. 290, сек. 8, стр. 857; являюсь. 2020, гл. 279, сек. 1, стр. 813; являюсь. 2020, гл. 297, сек. 4, стр. 862.]

Учетные записи военного и гражданского персонала: выберите .

..

Записи классификации и регистрации системы выборочной службы за 1940-1975 гг.

Общая информация и описания


Все записи классификации и регистрации системы выборочной службы: 1940 – 1975 г. были объединены из государственных фондов в Национальный архив.Эти даты относятся к мужчинам, родившимся 28.04.1877 – 29.03.1957. От регистрации освобождены мужчины, родившиеся в период с 29.03.1957 по 31.12.1959. Важно отметить, что не все мужчины, записавшиеся на призыв, служили в армии.

Регистрационные карточки (форма SSS 101) были созданы для учета всех мужчин, необходимых для регистрации на призыв. Информация, содержащаяся в этих карточках, обычно включает имя, адрес, работодателя / учебное заведение, дату и место рождения, а также лицо, с которым можно связаться для обновления адреса.Для карточек мужчин с датой рождения после 1922 года дополнительная информация может включать военную службу или регистрационный номер иностранца.

Классификационные книги (форма SSS 102) фиксируют статус каждого человека, имеющего право на участие, освобождения, тесты, вступление и окончательное прекращение службы. Коды для этих классификационных книг можно найти на веб-сайте Selective Service System. Дополнительная информация, предоставленная зарегистрировавшимися (медицинские карты, формы регистрации в школу или другие документы, подтверждающие причины классификации), не считалась материалом для постоянной записи и как таковая не сохранялась Комиссией по выборочной службе.Например, Национальный архив не может предоставить документацию или причину, по которой кто-то был классифицирован как «4F».

Диапазоны дат рождения призывных карт в фондах NARA:

Вторая мировая война

  • 28.04.1877 – 16.02.1897 (известна как 4-я регистрация или призыв старика)
  • 2/17 / 1897 – 31.03.1929 (1–6-я регистрации, кроме 4-й)

После войны

  • 30.08.1922 – 1940
  • 1941 – 28.03.1957

Вашингтон Д.C. считается государством в этой серии. NARA имеет призывные регистрационные карточки для мужчин, родившихся в период с 28.04.1877 по 28.03.1957.

Помимо хранения призывных карточек для штатов, NARA также имеет призывные карточки для следующих территорий:

Гуам 30.08.1922 – 28.03.1957

Зона канала 28.04.1877 – 3 / 28/1957

Пуэрто-Рико 28.04.1877 – 28.03.1957

Виргинские острова 17.02.1897 – 28.03.1957

Карты 4-го регистрационного драфта (Old Man’s Draft) были запланированы на разрушения до пожара 1973 года.Следующие штаты уже уничтожили свою коллекцию этого диапазона дат до того, как Национальный архив взял записи на хранение:

Северная Каролина Миссисипи Мэн

Алабама Флорида

Джорджия Южная Каролина

Теннесси Нью-Мексико

Как получить доступ к этим записям


Чтобы получить доступ к черновикам регистрационных карточек или классификационных книг за 1940-1975 гг., Заполните форму «Запрос на записи выборочной системы обслуживания» и отправьте ее по адресу:

Национальное управление архивов и документации

Национальные архивы – Санкт-ПетербургLouis

ATTN: RL-SL

P.O. Box 38757

St. Louis, MO 63138-0757

Для получения информации о призывных карточках Первой мировой войны посетите наш веб-сайт «Призывные карточки Первой мировой войны», где вы найдете историю этой серии, а также то, как получить к ним доступ.

Дополнительную информацию по этой теме можно найти на веб-странице «Selective Service Records».

Призывные карточки онлайн


По состоянию на февраль 2020 года призывные карточки регистрации времен Второй мировой войны из всех штатов и территорий, хранящиеся в Национальном архиве в Санкт-Петербурге.Луи был отсканирован и загружен на Fold3 и Ancestry.com за определенную плату. В национальных архивах есть компьютеры общего пользования, с которых исследователи могут бесплатно получить доступ как к Fold3, так и к Ancestry.

Персонал / госслужба | Архив штата Нью-Йорк

Кадровый учет служащих местного самоуправления

(включает волонтеров, стажеров, попечителей и членов совета директоров)
ПРИМЕЧАНИЯ: Государственный архив не предписывает количество деталей и характер информации, которая должна храниться для проверки рабочего времени при выходе на пенсию.Свяжитесь с Управлением государственного контролера или другой пенсионной системой, чтобы убедиться, что вы ведете необходимую информацию.

636 CO2 391; MU1 364; ED1 199; MI1 310

a: Основная сводная запись из кадрового дела, включая, помимо прочего, возраст, даты работы, должности и статус государственной службы:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

b: Материалы дела кадрового характера, за исключением краткого информационного отчета и записей учителей , и включая, помимо прочего, заявление о приеме на работу, резюме, результаты проверки на наличие судимости, отчет об изменении персонала, оценку, результаты экзаменов государственной службы, уведомление об увольнении или увольнении и переписку:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет после увольнения или Назначение
ПРИМЕЧАНИЯ. Отчеты о кадровых изменениях могут быть включены в файлы кадровых дел, и в этом случае они подлежат указанному минимальному сроку хранения.Остальные копии этих отчетов хранятся в других офисах и включены в п. 688.
Записи, относящиеся к заявлению работника о намерении отказаться от членства в пенсионной системе, охватываются позицией №. 645 в разделе «Персонал».

c: Материалы кадрового дела учителей, за исключением краткого информационного протокола, включая, помимо прочего, заявление о приеме на работу, резюме, результаты проверки криминального прошлого, отчет об изменении персонала, аттестацию, результаты экзаменов государственной службы, уведомление об увольнении или записи о прекращении работы, наблюдении и посещении объекта (в рамках ежегодного обзора профессиональной деятельности (APPR)) и переписка:
УДЕРЖАНИЕ: 7 лет после увольнения
ПРИМЕЧАНИЯ: Отчеты о кадровых изменениях могут быть включены в файлы кадровых дел, в которые в случае если они подлежат указанному минимальному сроку хранения.Остальные копии этих отчетов хранятся в других офисах и включены в п. 688.
Работодатели могут пожелать хранить записи в течение более длительных периодов (т. Е. Продолжительности предпочтительных правомочных списков), когда сотрудники помещаются в предпочтительные правомочные списки во время увольнения. Эти списки рассчитаны на семь лет в соответствии со статьями 2510 и 3013 Закона об образовании. Для города Нью-Йорка предпочтительные списки участников составляются в соответствии с разделом 2588 Закона об образовании без указания продолжительности.8 : Записи подтверждения права на трудоустройство (форма I-9):
УДЕРЖАНИЕ: 3 года с даты найма или 1 год после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже

f: Записи заявления охранника в соответствии с Разделом 89-g (7 ) Общего хозяйственного права, включая копию заявления на получение регистрационной карты, доказательство должной осмотрительности для проверки содержащейся в нем информации, фотографии и записи об обучении:
УДЕРЖАНИЕ: 1 год после увольнения
ПРИМЕЧАНИЯ: Все другие записи персонала службы безопасности охвачены другими подпунктами.

g: Кадровые записи отчетов об утверждениях о жестоком обращении с детьми в отношении школьных сотрудников и волонтеров в «образовательных учреждениях» (как это определено в статье 1125 Закона об образовании), для тех отчетов, которые не влекут за собой уголовное наказание:
УДЕРЖАНИЕ : 5 лет после даты отчета или более раннего срока, который может быть определен школой или округом.
ПРИМЕЧАНИЯ: Записи о персонале, которые действительно привели к уголовным обвинениям, охватываются частью «b». жестокого обращения и жестокого обращения, см. пункт №27 в разделе «Общее администрирование», подраздел «Инциденты».

h: Кредитные записи о заработке (без отрыва от производства), охватывающие учителей, помощников учителей и другой персонал:
УДЕРЖАНИЕ: 75 лет после даты рождения сотрудника, 55 лет после самого раннего документа в файле, если дата рождения неизвестна, или 6 лет после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже

i: Письма с обоснованными гарантиями, составленные в соответствии с разделами 590 (10) и (11) Закона о труде, охватывающие как профессиональных, так и непрофессиональных сотрудников образовательных учреждений:
УДЕРЖАНИЕ: 6

лет
Протоколы следствия и дисциплинарного производства,

, включая, помимо прочего, изложение обвинения, протокол слушания, уведомление о решении, письмо о прекращении работы или отставке, письмо о восстановлении на работе, протокол апелляционной процедуры и корреспонденцию:
УДЕРЖАНИЕ: 3 года после вынесения окончательного решения
ПРИМЕЧАНИЯ : Записи, подпадающие под этот пункт, могут быть уничтожены до истечения этого срока хранения, если это указано в профсоюзном договоре или соглашении между работодателем и работником.
Позитивные действия и связанные с ними жалобы могут быть охвачены позицией № 643c.

637 CO2 392; MU1 365; ED1 200; MI1 311
Учет рабочего времени сотрудника

, охватывающая отпуск, отсутствие, отработанное время и составление расписания, включая, помимо прочего, табели или табели рабочего времени сотрудника, запрос на изменение графика работы, график отпусков, отчет об отсутствии и запрос на отпуск без сохранения содержания:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет
ПРИМЕЧАНИЯ: Местные органы власти могут пожелать хранить эти записи дольше, возможно, до 6 лет после увольнения сотрудника, если они используются в течение этого длительного периода для документирования накопления или использования рабочего времени, дисциплинарных мер или для целей требования компенсации работникам.Однако местные органы власти должны учитывать, что другие записи могут служить тем же целям, включая позицию № 636 из раздела «Кадры / госслужба», пп. 524a, 524b и 534. из налогового раздела, подраздела «Расчет заработной платы» и позиции № 577 из раздела Страхование.

638 CO2 393; MU1 366; ED1 201; MI1 312
Годовые или другие периодические отчеты о раскрытии финансовой или этической информации,

подано служащими или должностными лицами местных органов власти в соответствии с разделом 812.1 (a), Общий муниципальный закон или местный закон:
УДЕРЖАНИЕ: 7 лет

639 CO2 394; MU1 367; ED1 202; MI1 313
Записи об обучении сотрудников

, документально подтверждающий непрерывное образование, обучение и развитие сотрудников, включая идентификационные данные сотрудника, полученное обучение, даты обучения и соответствующие записи:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет после увольнения, но не менее 7 лет для записей, подтверждающих завершенные программы повышения квалификации сотрудниками на должностях, требующих сертификации преподавателей
ПРИМЕЧАНИЯ: Дополнительные записи, содержащие подробную информацию об истории обучения, могут быть уничтожены, когда они больше не нужны, при условии, что краткие отчеты хранятся в течение указанного периода хранения.Информацию о требованиях к хранению для определенных типов записей истории обучения сотрудников см. В конкретных пунктах этого расписания.
Подробные налоговые отчеты, например, те, которые охватывают оплату или возмещение за обучение или другие расходы на обучение, включаются в статьи в разделе «Финансы».
Может включать записи об обучении оценщиков учителей и директоров школ как часть ежегодного обзора профессиональной деятельности (APPR).

640 CO2 395; MU1 368; ED1 203; MI1 314
Схема административной организации и связанные записи

с указанием административной и надзорной организации:
УДЕРЖАНИЕ: 0 после замены или устаревания
ПРИМЕЧАНИЯ: Оцените историческую значимость этих записей перед удалением.Записи, имеющие историческую ценность, должны храниться постоянно. За дополнительной консультацией обращайтесь в Государственный архив.

641 CO2 396; MU1 369; ED1 204; MI1 315
Записи удостоверения личности,

при выдаче карты местному государственному служащему:
УДЕРЖАНИЕ: Через 6 месяцев после аннулирования

642 CO2 397; MU1 370; ED1 205; MI1 316
Отчет о равных возможностях трудоустройства и сопутствующие записи 643 CO2 398; MU1 371; ED1 206; MI1 317

a: Годовые, долгосрочные или специальные (описательные или статистические) отчеты, цели и достижения:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

b: Периодические отчеты, статистические и другие записи, используемые при составлении годовых, долгосрочных или специальных (описательных или статистических) ) отчеты, цели и достижения:
УДЕРЖАНИЕ: 3 года

c: Документы о позитивных действиях и расследовании соответствующих жалоб:
УДЕРЖАНИЕ: 4 года после даты окончательного определения
ПРИМЕЧАНИЯ: Агентства могут пожелать сохранить записи, указанные в части «c» этот элемент сверх минимального срока хранения для использования при установлении шаблонов жалоб, а также для расследования и разрешения будущих жалоб.

Отчеты о вознаграждениях сотрудников

, включая страхование здоровья, жизни и инвалидности, а также пенсионное обеспечение для работника с иждивенцем по случаю потери кормильца или без него (включая пенсионера, волонтера или стажера)

645 CO2 399, 851; MU1 372,725; ED1 207, 343; MI1 318, 723

a: Первоначальное заявление и любые последующие обновления и связанные записи:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет после прекращения действия страхового покрытия работника, иждивенца или бенефициара, в зависимости от того, что наступит позже

b: Назначение бенефициара или записи о зачислении на иждивенцев:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет после заменено

c: Заявление о выплате пособий (копия, если оригинал подается непосредственно сотрудником):
УДЕРЖАНИЕ: 1 год

d: Отчеты о страховом покрытии, инвестиционные отчеты и остатки на счетах:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет

e: Отклонение заявление, поданное сотрудником, включая копию письменного уведомления о вариантах, предоставленных сотруднику местным правительством:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет после увольнения со службы
ПРИМЕЧАНИЯ: Органы местного самоуправления могут пожелать сохранить эти записи, относящиеся к выходу на пенсию, в течение всей жизни сотрудника.Законодательство штата, действовавшее в период с 1993 по 1996 год, допускало ретроактивное членство в пенсионной системе для сотрудников, которым ранее не предлагалось членство, и существует вероятность того, что подобное законодательство может быть принято в будущем. Если это произойдет, эти заявления о неприсоединении могут быть полезны для местных органов власти для документирования намерений нынешних или бывших сотрудников.

f: Записи программы выкупа медицинского страхования, включая документацию об утверждении, ежегодное подтверждение альтернативного медицинского страхования и годовые формы отказа:
УДЕРЖАНИЕ: 1 год
ПРИМЕЧАНИЯ: Исключая исходное заявление об отказе или отклонении, которое покрывается подпунктом б.выше, а также записи о поощрительных выплатах, указанные в п. 647.

g: Записи о соответствии Закону о консолидированной сводной бюджетной выверке (COBRA), включая, помимо прочего, переписку, уведомление сотрудника о квалифицирующем событии, записи, подтверждающие продолжение или прекращение покрытия, и копии уведомлений работодателя:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет

Справка по страхованию от безработицы 646 CO2 400; MU1 373; ED1 208; MI1 319

a: Претензия, поданная сотрудником, когда претензия утверждена:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет после окончательного платежа

b: Претензия, поданная сотрудником, когда претензия отклонена:
УДЕРЖАНИЕ: 3 года после подачи

c: Отчеты о выплатах по претензиям:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет

Протокол собрания сотрудников и руководства,

, включая протокол собрания, повестку дня, отчеты и корреспонденцию

648 CO2 401; MU1 374; ED1 209; MI1 320

a: Протоколы и отчеты:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

b: Повестка дня собрания, переписка и другие записи:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет

Протокол переговоров о заключении контракта с государственным служащим,

, включая, но не ограничиваясь, предложения, краткое изложение судебных заседаний, копии графиков заработной платы и контрактов, отчет по установлению фактов PERB и корреспонденцию

649 CO2 402; MU1 375; ED1 210; MI1 321

a: Вся документация в записи, кроме обычной переписки, обычных меморандумов и черновиков:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

b: Обычная переписка, обычные меморандумы и черновики:
УДЕРЖАНИЕ: 1 год

Записи о вакансиях

документирование забастовок, остановок работы, информационного пикетирования и других рабочих мероприятий, проводимых сотрудниками местных органов власти, включая, помимо прочего, переписку и меморандумы, вырезки из прессы, копии уведомлений о нарушениях, подробные и краткие отчеты об участии сотрудников и наложенные штрафы участников

650 CO2 403; MU1 376; ED1 211; MI1 322

a: Вся документация в записи, за исключением подробных списков всех сотрудников, присутствующих на различных мероприятиях, и других записей, не имеющих существенной информационной ценности:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

b: Подробные списки всех сотрудников, присутствующих на различных мероприятиях, и другие записи, не содержащие существенной информации значение:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет

Журнал жалоб государственных служащих,

, включая, помимо прочего, жалобу, протоколы расследования, слушания, решение, вынесенное работодателем, апелляцию сотрудника, протоколы арбитражной процедуры, окончательное решение и корреспонденцию:
УДЕРЖАНИЕ: 3 года после рассмотрения жалобы

651 CO2 404; MU1 377; ED1 212; MI1 323
Записи о воздействии токсичных веществ (немедицинские) 654 CO2 406; MU1 379; ED1 214; MI1 325

a: Записи о воздействии или возможном воздействии на работника токсичного вещества или другого вредного физического агента, включая исходные данные для экологического мониторинга или измерения, записи биологического мониторинга, которые обозначены как записи о воздействии, паспорта безопасности материалов или записи химического инвентаря, указывающие использование и идентификация токсичного вещества или вредного физического агента и соответствующие записи:
УДЕРЖАНИЕ: 30 лет
ПРИМЕЧАНИЯ: Справочные данные экологического мониторинга могут быть уничтожены через 1 год при условии, что результаты отбора проб, методология, описание использованного аналитического метода и сводка других исходных данных, относящихся к интерпретации результатов, сохраняется не менее 30 лет, как предусмотрено в 29CFR 1910.1020 (d-1) (ii-A).

b: Списки или паспорта безопасности материалов токсичных веществ, присутствующих на рабочем месте, и сотрудников, которые работают с этими веществами:
УДЕРЖАНИЕ: 40 лет после замены или устаревания

c: Паспорт безопасности материала или информационный бюллетень с подробным описанием информация о конкретных токсичных или других веществах на рабочем месте, если они не используются в частях «a» или «b» выше, в качестве списка токсичных веществ (как определено в 29CFR 1910, подраздел Z) на рабочем месте или для веществ, не определенных в 29CFR 1910, подраздел Z как токсичный:
УДЕРЖАНИЕ: 3 года после того, как вещество больше не присутствует на рабочем месте
ПРИМЕЧАНИЯ: Если паспорта безопасности материала или информационные бюллетени используются для частей «a» или «b», приведенных выше, в качестве списка токсичных веществ (как определено в 29CFR 1910, подраздел Z) на рабочем месте, то эти листы должны храниться в течение периодов времени, указанных частями «a» или «b».

d: Протоколы обучения, касающиеся обучения отдельного сотрудника обращению с токсичными веществами:
УДЕРЖАНИЕ: 3 года после увольнения со службы

e: Краткие отчеты об обучении по токсичным веществам, включая, помимо прочего, протоколы совещаний и учебных занятий и краткие описания обучения, предоставленного сотрудникам:
УДЕРЖАНИЕ: 3 года после увольнения со службы всех задействованных сотрудников
ПРИМЕЧАНИЯ: Это удержание может быть трудно подсчитать в тех случаях, когда несколько сотрудников прошли такое же обучение.Местные должностные лица могут пожелать хранить эти краткие отчеты об обучении в течение 60 лет или другого периода, достаточного для обеспечения того, чтобы все заинтересованные сотрудники уволились со службы.

f: Политические заявления и процедуры, изданные местными органами власти в отношении обращения с токсичными веществами:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

Поручительство

или обязательство государственного служащего:
УДЕРЖАНИЕ: 20 лет после истечения срока действия гарантии

655 CO2 407; MU1 380; ED1 215; MI1 326
Список или список должностных лиц или служащих местных органов власти,

, включая имена, адреса, должности и другую относящуюся к делу информацию:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

656 CO2 408; MU1 381; ED1 216; MI1 327
Журнал и сводка производственных травм и заболеваний,

создан в соответствии с 12NYCRR, 801.33 и 29CFR, 1904.33:
УДЕРЖАНИЕ: 5 лет с конца календарного года.
ПРИМЕЧАНИЯ: Если эти записи предназначены также для удовлетворения юридических требований Раздела 110 Закона о компенсации работникам, и никакие отдельные записи, указанные в пункте № 660, ниже, эти записи должны храниться в течение 18 лет после даты травмы или болезни.

659 CO2 411; MU1 383; ED1 220; MI1 329
Справка о травмах работника, Код

, охватывающий несчастный случай на производстве или профессиональное заболевание, созданный в соответствии со статьей 110 Закона о компенсациях рабочим:
УДЕРЖАНИЕ: 18 лет после даты травмы или заболевания

660 CO2 868; MU1 744; ED1 474; MI1 741
Медицинские карты сотрудников о воздействии токсичных веществ или вредных физических агентов

ПРИМЕЧАНИЯ: Эта позиция не включает записи медицинского страхования, которые покрываются позицией №645 или записи о воздействии токсичных веществ немедицинского назначения, которые подпадают под п. 654.

661 CO2 412; MU1 384; ED1 221; MI1 330

a: Записи по оказанию первой помощи при разовом лечении и последующем наблюдении за незначительными заболеваниями и травмами, как определено в 29 CFR 1910.1020 (d-1) (iB), если они сделаны на месте не врачом и хранятся отдельно от медицинского работника. записи:
УДЕРЖАНИЕ: 3 года после завершения лечения и последующего наблюдения

b: Медицинские записи, кроме тех, которые указаны в части «а», включая медицинские анкеты и истории болезни, результаты медицинских осмотров и лабораторных анализов, медицинские заключения, диагнозы и рекомендации, записи о первой помощи, описания процедур и рецептов, медицинские жалобы сотрудников и соответствующие записи для сотрудников, проработавших один год или более:
УДЕРЖАНИЕ: 30 лет после увольнения

c: Медицинские карты, кроме тех, которые покрываются по части «а», включая медицинские анкеты и истории болезни, результаты медицинских обследований и лабораторных исследований, медицинские заключения, диагнозы и рекомендации, f Карты оказания первой помощи, описания процедур и рецептов, медицинские жалобы сотрудников и соответствующие записи для сотрудников, проработавших менее одного года, при условии, что копии были переданы сотруднику при увольнении, в соответствии с 29 CFR 1910.1020 (d-1) (i-C):
УДЕРЖАНИЕ: 3 года после увольнения
ПРИМЕЧАНИЯ: Если копии не выдаются сотруднику после увольнения, необходимо соблюдать условия хранения, указанные в части «b» выше.

Медицинские карты сотрудников, не связанные с воздействием токсичных веществ или вредных физических агентов 662 CO2 1056; MU1 384; ED1 221; MI1 910

a: Медицинская карта:
УДЕРЖАНИЕ: 3 года после увольнения

b: Записи и документы, относящиеся к медицинским освидетельствованиям, переаттестациям или историям болезни сотрудников или членов их семей, созданные для целей Закона о семейных и медицинских отпусках (FMLA):
УДЕРЖАНИЕ: 3 года

Записи о проверке водительских прав для должностных лиц, служащих или волонтеров местных органов власти:


УДЕРЖАНИЕ: 5 лет

665 CO2 869; MU1 745; ED1 345; MI1 742
Подтверждение сотрудником знания этического кодекса, руководства по кадровой политике или других официальных политик или процедур:


УДЕРЖАНИЕ: 3 года после замены или после увольнения

666 CO2 870; MU1 746; ED1 344; MI1 743
Записи, документирующие процесс сбора и тестирования образцов,

для тестирования водителей коммерческих автомобилей на алкоголь и наркотики

668 CO2 871; MU1 747; ED1 346; MI1 744

a: Официальная копия всех политик и процедур, включая документацию о процессе случайного выбора:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

b: Записи контроля качества, включая записи калибровки испытательного оборудования, обеспечивающие правильность работы испытательного оборудования:
УДЕРЖАНИЕ: 5 лет

c: Годовые статистические и другие отчеты:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет
ПРИМЕЧАНИЯ: Перед удалением проверьте эти записи на предмет исторической значимости.Записи, имеющие историческую ценность, должны храниться постоянно.

d: Прочие записи, включая периодические отчеты и статистические журналы, а также журналы сбора данных:
УДЕРЖАНИЕ: 2 года

Результаты тестов водителей и соответствующие записи


ПРИМЕЧАНИЯ: Органы местного самоуправления могут пожелать сохранить эти записи, касающиеся сотрудников, в течение дополнительного периода или включить их в личные дела сотрудников, особенно если они влияют на статус работы сотрудника.

669 CO2 872; MU1 748; ED1 347; MI1 745

a: Подтвержденные положительные результаты теста на контролируемые вещества или результаты теста на алкоголь, указывающие на концентрацию алкоголя в выдыхаемом воздухе или крови, равную или превышающую 0,02, документация о том, что тест отдельного сотрудника или кандидата на работу был проведен и образец был правильно обработан, записи оспаривания результатов теста водителем , обоснование для проведения теста, отличного от случайного, записи о соблюдении рекомендаций специалиста по злоупотреблению психоактивными веществами (SAP), корреспонденция и связанные записи:
УДЕРЖАНИЕ: 5 лет

b: Отрицательный или отмененный результат теста на контролируемые вещества или результат теста на алкоголь, указывающий на дыхание или концентрация алкоголя в крови менее 0.02:
УДЕРЖАНИЕ: 1 год

c: Записи, касающиеся отказа отдельного сотрудника или кандидата на работу пройти тест на алкоголь или токсикоманию:
УДЕРЖАНИЕ: 5 лет

Документация о других нарушениях правил злоупотребления алкоголем или психоактивными веществами,

, включая результаты тестов на алкоголь или токсикоманию, проведенных сотрудниками правоохранительных органов, копии полицейских отчетов и медицинских карт:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет после увольнения

670 CO2 873; MU1 749; ED1 348; MI1 746
Записи об обучении и оценке персонала

для тестирования водителей коммерческих автомобилей на алкоголь и наркотики

671 CO2 874; MU1 750; ED1 349; MI1 747

a: Официальная копия программы курса или подготовленное местным правительством учебное или консультативное издание или видеокассета:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет после замены

b: Прочие записи обучения, включая списки участников, копии курсовых или классных инструкций для инструкторов, документацию обучение инструкторов и подтверждение того, что сотрудники получили необходимые материалы для чтения:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет

Записи о сертификации спасателей 672 CO2 410

a: Журнал предоставленных сертификатов или результатов испытаний:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет

b: Индивидуальные записи сертификации:
УДЕРЖАНИЕ: 1 год после отклонения заявки или истечения срока сертификации

Форма подтверждения права на трудоустройство I-9,

, заполненный сотрудником и работодателем для всех сотрудников, нанятых после 6 ноября 1986 г., подтверждающий, что данное лицо имеет право работать в США, включая подтверждающие документы, приложенные к форме:
УДЕРЖАНИЕ: 3 года с даты найма или 1 год после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже

673 CO2 1057; ED1 475; MI1 911
Записи программы помощи сотрудникам 674 CO2 1058; ED1 476; MI1 912

a: Отчеты и статистические сборники:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет после даты последней записи

b: Файлы программы (включая курс и семинар) и литературные файлы:
УДЕРЖАНИЕ: 1 год после того, как программа больше не предлагается или литература заменена или устарела по иным причинам

c: Записи о консультациях с сотрудниками:
УДЕРЖАНИЕ: 3 года после даты последней записи в записи

Присяга или запись об официальной подписи

государственных служащих и служащих

657 MU1 382; ED1 217; MI1 328

a: Официальная копия:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

b: Присяга любого должностного лица на выборах:
УДЕРЖАНИЕ: 1 год после выборов

Записи о соблюдении Закона о семейных и медицинских отпусках (FMLA),

, включая, помимо прочего, уведомление сотрудника об отпуске, даты и часы отпуска по закону FMLA, копию уведомлений работодателя, документы, описывающие выплаты сотрудникам и премии, а также записи о спорах:
УДЕРЖАНИЕ: 3 года
ПРИМЕЧАНИЯ: Дополнительные записи требуемые в соответствии с FMLA, включая базовую заработную плату и данные, идентифицирующие компенсацию сотрудника, охватываются пунктами в разделе «Финансовые взыскания», подраздел «Расчет заработной платы».Записи, относящиеся к медицинским освидетельствованиям, переаттестациям или историям болезни сотрудников или членов их семей, созданные для целей FMLA, должны храниться как медицинские записи отдельно от файлов персонала и подпадают под действие пункта № 662b.

644
Записи о пенсионном стимулировании, документирующие сотрудников, которые выбирают досрочный выход на пенсию в соответствии с предлагаемыми государством программами мотивации,

, включая соглашения с работниками о единовременных, ежемесячных или годовых выплатах; записи фактических платежей; и сопутствующая корреспонденция:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет

647
Документация программы наставничества учителей,

, включая, помимо прочего, имена и номера сертификатов учителей обслуживаемых наставников и учителей, тип наставничества и количество часов, посвященных наставничеству каждого нового учителя

682

a: Записи, относящиеся к индивидуальным наставникам:
УДЕРЖАНИЕ: 7 лет с даты завершения наставнической деятельности для записей, документирующих программы профессионального развития, завершенные сотрудниками на должностях, требующих сертификации преподавателей

b: Записи об общей деятельности, не относящейся к отдельным учителям наставник:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет

Ежегодное обследование производственного травматизма и заболеваний, Номер

подан в Департамент труда штата Нью-Йорк согласно 12 NYCRR, 801.41:
УДЕРЖАНИЕ: 1 год после подачи в Департамент труда

658
Заявления и записи мини-ПЕРБ поданы в Общественный совет по трудовым отношениям (ПЕРБ)

для утверждения, а также положений и процедур местного самоуправления в соответствии с разделом 212 Закона о государственной службе, включая, помимо прочего, заявку на утверждение процедур, петицию о проверке выполнения процедур, переписку, меморандумы, копии местных законов и публичных уведомлений, а также окончательное определение PERB:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

652
Папка Mini-PERB,

, включая, помимо прочего, сборы, уведомление о конференции и слушании, корреспонденцию, записки, стенограммы, экспонаты, отзыв или оговорку запросов об урегулировании, а также окончательное решение

653

a: Файлы дела общего представительства:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

b: Файлы дела декларативного постановления:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

c: Файлы дела арбитража по процентам:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

d: Файлы дела арбитража по жалобам:
УДЕРЖАНИЕ ПОСТОЯННЫЙ

e: Разъяснение и управление подразделением / Конфиденциальные (M / C) файлы дела:
УДЕРЖАНИЕ: 8 лет после закрытия дела и завершения всех апелляций

f: Файлы дела примирения:
УДЕРЖАНИЕ: 9 лет после урегулирования дела

г: Дело Комитета по труду и управлению:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет после прекращения взаимодействия со сторонами

Заявления о приеме на работу или подтверждение заработной платы,

для бывших или нынешних сотрудников или физических лиц, которые не являются сотрудниками, полученные внутри и вне компании, включая копии запросов, выдачу разрешительных записей информации, а также соответствующую документацию и корреспонденцию:
УДЕРЖАНИЕ: 3 года

675
Записи по этике сотрудников,

, включая меморандумы для сотрудников о требованиях этики, запросы сотрудников на получение гонораров или возмещения командировок, запросы сотрудников на участие в внешней деятельности или вторичной занятости, запросы на освобождение сотрудников или должности от требований раскрытия финансовой информации, а также соответствующую корреспонденцию, отчеты и другие записи:
УДЕРЖАНИЕ: 7 лет после окончания календарного года или 7 лет после того, как записи, касающиеся или санкционирующих текущие действия, не имеют дальнейшего действия, в зависимости от того, какой срок больше

667
Регистрационные записи замещающего учителя,

включая записи централизованных реестров замещающих учителей

683 ED1 218

a: Заявление о регистрации и записи о квалификации и доступности:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет после прекращения регистрации физического лица

b: Запись о рабочем месте:
УДЕРЖАНИЕ: 55 лет

Отчет о подрывной деятельности

направлено уполномоченному по образованию вместе с заявлениями сотрудников системы государственных школ и соответствующими записями

684 ED1 219

a: Сводный отчет, представленный уполномоченному по вопросам образования:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

b: Записи, относящиеся к лицу, обвиненному в подрывной деятельности или членстве в подрывной организации, включая протоколы слушаний и протокол окончательного разрешения дела:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

c: Заявления лиц, заявляющих о непричастности к подрывной деятельности или членстве в подрывных организациях:
УДЕРЖАНИЕ: 3 года

Аттестация учителей,

, включая копии заявлений, стенограмм и других записей, представленных в Департамент образования штата Нью-Йорк:
УДЕРЖАНИЕ: 5 лет
ПРИМЕЧАНИЯ: Этот пункт включает копии документов о сертификации учителей, которые ведутся отдельно от личных дел учителей.Сертификационные записи для отдельных учителей должны храниться в соответствии с пунктом № 636b.

676 ED1 174
Список учителей, у которых отозваны свидетельства о преподавании:


УДЕРЖАНИЕ: 1 год

677 ED1 350
Записи плана профессионального развития,

с описанием того, как учителям будут предоставлены существенные возможности профессионального развития (может относиться к ежегодному обзору профессиональной деятельности (APPR))
ПРИМЕЧАНИЯ: Если план профессионального развития является частью комплексного школьного образовательного (или аналогичного) плана, он покрывается по номеру позиции882a в разделе «Школьный округ» и «BOCES», подраздел «Администрация».

678 ED1 477

a: План профессионального развития, включая все изменения и обновления:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

b: Записи о разработке и принятии плана, включая записи группы разработки плана и связанные записи:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет

Записи годового плана проверки профессиональной деятельности 679 ED1 478

a: План проверки профессиональной деятельности, включая все изменения и обновления:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

b: Разработка плана, принятие, отклонения и связанные записи:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет

c: Заявление и соответствующие записи, относящиеся к освобождению от трудностей от второе наблюдение или посещение школы экспертом:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет

Записи плана наставничества учителей 681 ED1 479

a: Окружной план стажировки или эквивалентный план, включая все изменения и обновления:
УДЕРЖАНИЕ: ПОСТОЯННОЕ

b: Разработка, принятие плана, отклонения и соответствующие записи, включая записи о представлении плана и утверждении Департаментом образования штата:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет

Извещение о вакансии в офисе,

или замещение вакантной должности:
УДЕРЖАНИЕ: 0 после закрытия или закрытия должности

664 CO2 180; MU1 329; ED1 169
Отчет о подтверждении аттестации персонала и соответствующее заявление о подтверждении

в соответствии с требованиями ежегодного обзора профессиональной деятельности (APPR) учителей и директоров школ:
УДЕРЖАНИЕ: 6 лет

680
Записи программы предотвращения насилия на рабочем месте,

, документально подтверждающий соответствие разделу 27-b Закона о труде, включая жалобы сотрудников, отчеты о происшествиях, отчеты инспекций и планы корректирующих действий:
УДЕРЖАНИЕ: 5 лет
ПРИМЕЧАНИЯ: Этот пункт не включает школьные округа и BOCES.Записи о политике, процедурах и обучении приведены в разделе «Общее администрирование».

663

Часто задаваемые вопросы по eOPF | Министерство торговли США

1. Что такое eOPF?

Электронная служебная папка персонала (eOPF) – это инициатива электронного правительства, разработанная для всех федеральных агентств Управлением кадров (OPM) для управления и администрирования процесса служебной папки персонала и предоставления сотрудникам доступа к их индивидуальным файлам через безопасный Интернет-соединение.Служба поддержки человеческих ресурсов (HCCS) сотрудничает с OPM, чтобы полностью реализовать функции eOPF.

eOPF позволяет каждому сотруднику иметь электронную папку персонала вместо бумажного файла с такими функциями, как:

  • Безопасный доступ к формам и информации OPF для географически рассредоточенных сотрудников
  • Электронное хранение, ведение и поиск записей
  • Соблюдение OPM и федеральных правил управления персоналом
  • Дополнительная страница с контактной информацией для экстренных случаев
2.Какие меры защиты существуют для обеспечения безопасности данных в Интернете?

Безопасность системы eOPF аналогична безопасности личных страниц сотрудников (EPP) Национального финансового центра (NFC) и сайтов Thrift Savings Plan (TSP). Система размещена на защищенном сервере, и пользователи подключаются через Интернет с помощью веб-браузера с технологией Secure Sockets Layer (SSL). Каждому пользователю выдается учетная запись и пароль для доступа к системе. Роли групп пользователей устанавливаются таким образом, чтобы, например, специалисты по персоналу и помощники могли просматривать обслуживаемые папки, или следователь OPM мог просматривать определенную папку в течение определенного периода времени.Системный администратор eOPF устанавливает все учетные записи HCCS и других пользователей. Это означает, что для доступа к eOPF пользователь должен иметь правительственный компьютер с зарегистрированным IP-адресом или правительственный компьютер, доступ к которому осуществляется через правительственную виртуальную частную сеть (VPN). Обычно доступ из дома или вне федерального рабочего места не соответствует критериям. Компьютеры, получающие доступ к eOPF, должны иметь разрешение бюро DOC.

3. Резервное копирование какого типа выполняется?

Бизнес-правила требуют еженощного инкрементного резервного копирования, которое включает все новые документы и любую связанную информацию, добавленную в данный день.Полное общесистемное резервное копирование выполняется еженедельно. Поставщик услуг хостинга, Национальный бизнес-центр (NBC), ежемесячно выполняет полное внешнее хранение всего хранилища данных.

4. Кто будет иметь доступ к eOPF?

Персонал HCCS, который обрабатывает кадровые действия и документы о заработной плате, а также те, кто предоставляет консультационные услуги или поддержку льгот, имеют доступ к eOPF клиентов, обслуживаемых HCCS. Сотрудники видят только свою информацию. Следователям и аудиторам OPM будет предоставлен ограниченный доступ для разрешенных запросов.

5. Какой процесс будет использоваться для импорта документов в eOPF?

Первоначально SF-50, действия персонала, обрабатываются и загружаются через электронный интерфейс, выходящий раз в две недели из NFC. На втором этапе, определяемом будущим финансированием, подрядчик OPM будет выполнять сканирование с преобразованием «backfile» для изображения и импорта всех других документов OPF.

6. Что будет с существующими бумажными ОБТК?

HCCS в настоящее время обслуживает бумажные ОБТК; однако после сканирования исторические бумажные файлы будут отправлены в Национальный центр кадровой документации (NPRC) для долгосрочного хранения.

7. Кто обрабатывает удаление документов, например. реализовать мировое соглашение по вывозу SF-50?

Персонал HCCS или утвержденный персонал подрядчика – единственные пользователи, которые могут добавлять или удалять документы из eOPF.

8. Нужен ли мне адрес электронной почты для доступа к моему eOPF?

Адрес электронной почты необходим сотруднику для получения уведомления о временном пароле для первоначального входа в систему eOPF, а также при появлении сообщения «Забыли пароль?» ссылка используется.Сотрудники должны использовать свой адрес электронной почты, выданный в DOC или Commerce.

9. Как убедиться, что в системе есть мой текущий адрес электронной почты?

Чтобы получить пароль от автоматизированной системы службы поддержки eOPF, система запрашивает ввод / подтверждение адреса электронной почты для записи. Сотрудники должны использовать свой адрес электронной почты, выданный в DOC или Commerce. Это адрес, используемый в Веб-Условиях и Условиях. Сотрудники должны проверять свои веб-Условия и ответы, чтобы убедиться, что адреса электронной почты актуальны.

10.Будут ли сотрудники уведомлены об удалении элементов из их eOPF? например. Письмо с выговором или SF-50?

Уведомления сотрудникам в настоящее время не отправляются для удаления документов, таких как истечение срока выговора или SF-50. Точно так же сотрудники в eOPF не будут получать уведомления, когда элементы удаляются из их файла eOPF.

11. Будут ли сотрудники уведомлены, если кто-то еще посмотрит их eOPF?

Нет, однако полный контрольный журнал записывается каждый раз, когда к документу обращается какой-либо пользователь.

12. Я новый сотрудник. Как мне получить идентификатор для входа?

Новым сотрудникам отправляется идентификатор входа в систему и инструкции по запуску, как правило, через 3-4 недели после даты вступления в должность. Никаких действий со стороны сотрудника не требуется. Сотрудники, проработавшие более месяца и не получившие свое удостоверение личности и инструкции, должны отправить электронное письмо по адресу [email protected], указав свое официальное имя и дату приема на работу. Впоследствии будет отправлено уведомление с указанием идентификатора входа и инструкций по входу.

13. Как мне пройти обучение работе с системой?

eOPF, как и другие веб-системы, интуитивно понятен. Новые пользователи должны получить доступ к подробному разделу интерактивной справки для получения дополнительной информации.

14. Что делать, если я забыл свой идентификатор входа в систему eOPF или пароль?

Если вы ранее успешно вошли в систему eOPF, вы можете запросить свой идентификатор входа или новый пароль на экране входа в систему eOPF. Выберите «Забыли пароль?» или «Забыли свой идентификатор eOPF?» Заполните всю запрашиваемую информацию.Если вы не получили ответное письмо в течение 15 минут, проверьте папку со спамом, прежде чем обращаться в службу поддержки eOPF по адресу [email protected] Если вы никогда ранее не входили в систему, отправьте электронное письмо по адресу [email protected]

15. Почему я получаю сообщение «Вы пытаетесь получить доступ к веб-сайту электронной официальной папки персонала (eOPF) из неавторизованного места»?

Чтобы обеспечить оптимальную защиту данных eOPF, OPM и Департамент ограничивают доступ к eOPF компьютерам государственного образца с зарегистрированным IP-адресом в сети агентства или государственным компьютерам, имеющим доступ через государственную VPN.Доступ из дома или вне федерального рабочего места не соответствует критериям. Компьютеры, получающие доступ к eOPF, должны иметь разрешение бюро DOC.

16. Система сообщает мне, что моя учетная запись eOPF заблокирована. Что мне нужно сделать, чтобы разблокировать его?

Щелкните «Забыли пароль?» на экране входа в систему и следуйте инструкциям. После успешного сброса пароля ваша учетная запись будет разблокирована.

17. Обязательно ли заполнять контактную информацию для экстренных случаев?

Ввод контактных данных в экстренных случаях является полностью добровольным, и ответственность за их точность лежит на сотруднике.Однако, поскольку только сотрудник и персонал HCCS могут получить доступ к этой информации из eOPF, сотрудникам рекомендуется также предоставлять эту информацию своему непосредственному руководителю.

18. Я могу просмотреть информацию о моем адресе на странице “Контактная информация для экстренных случаев”, но не могу ее изменить. Почему нет?

Информация о домашнем адресе каждого сотрудника поступает непосредственно из двухнедельного потока данных NFC. Если вы хотите изменить эту информацию, вам необходимо получить доступ к личной странице сотрудника NFC и изменить там свой домашний адрес.Информация в eOPF будет обновляться в следующем двухнедельном потоке данных.

19. Будет ли эта система включать другие документы, не входящие в OPF?

С помощью eOPF агентства могут создавать «виртуальные» папки для хранения других кадровых документов, таких как документы о заработной плате, награды или служебные документы. Действия с наградами добавлены в eOPF в папку «Производительность» и доступны для просмотра сотрудникам. Никакого решения о добавлении других папок не принято.

20.Почему в моем eOPF есть документы от 01.01.1901?

В процессе сканирования обратного файла с преобразованием некоторые документы, содержащие неразборчивую идентифицирующую информацию и / или сомнительные даты вступления в силу, были проиндексированы с датой вступления в силу по умолчанию 01.01.1901. Если у вас есть вопросы по любому из этих документов в вашем eOPF, пожалуйста, свяжитесь с главным офисом HCCS по телефону (202) 482-3827.

21. Когда я уйду из Commerce, у меня будет доступ к моему eOPF?

Да, ваш доступ к eOPF прекратится вскоре после вашего отделения от коммерции.Разделяемые сотрудники должны распечатать документы из системы для своих личных файлов дома.

22. Некоторые из моих документов кажутся дубликатами. Например, есть два SF-50 с характером действия – назначением с условием карьеры. Это дубликаты документов?

В некоторых случаях бывает две страницы из-за продолжения примечаний к действию персонала. Однако, если вы действительно обнаружите дубликаты документов, сообщите нам об этом.

23. В моем eOPF есть документы, которые принадлежат кому-то другому.Что я должен делать?

Система eOPF внедрена в соответствии с Законом о конфиденциальности 1974 года для защиты записей сотрудников от несанкционированного использования. Однако иногда информация сохраняется ошибочно. Если вы обнаружите в своем eOPF документы, которые вам не принадлежат, вы должны немедленно связаться с главным офисом HCCS по телефону (202)482-3827, чтобы можно было предпринять корректирующие меры. Любой, кто сознательно и умышленно раскрывает личную информацию, касающуюся других лиц, любым способом любому лицу или агентству, не имеющим права на ее получение, может быть признан виновным в правонарушении и оштрафован.

«Должен ли я разрешить сотрудникам доступ к их личному файлу?» и другие часто задаваемые вопросы

Кадровые файлы могут помочь работодателям организовать и сохранить задокументированные решения о приеме на работу, а также выполнить требования определенных законов о ведении документации. По этим и другим причинам вам следует вести личное дело каждого сотрудника. Вот ответы на некоторые часто задаваемые вопросы о файлах персонала.

Q: Что нужно хранить в личном деле?

A: Как правило, файлы персонала должны включать информацию, относящуюся к:

  • Наем и адаптация, например, заявление, резюме, заметки о собеседовании, предложение о работе, название должности, описание должности и форма для связи в экстренных случаях
  • Повышение, понижение в должности, перевод, увольнение или увольнение
  • Статус освобожден от сверхурочной работы или не освобожден от нее
  • Заработная плата и история заработной платы
  • Учебные документы
  • Справочник сотрудника Благодарности
  • Отзывы о производительности
  • Любые дисциплинарные взыскания, примененные к работнику

Примечание: В некоторых штатах есть особые требования к тому, что должно быть включено в файлы персонала.Проверьте закон своего штата, чтобы убедиться в его соблюдении.

Q: Что не входит в личное дело?

A: В личном деле следует хранить следующую информацию: НЕ :

  • Любая информация, отражающая принадлежность сотрудника к защищенной группе, такая как добровольное самоопределение пола, национальности или расы, статус ветерана или как человека с ограниченными возможностями. Эти записи должны храниться в отдельном конфиденциальном файле.
  • Любой документ, относящийся к здоровью или состоянию здоровья сотрудника, включая записи врача и формы медицинских справок, результаты тестов на наркотики, а также запросы на размещение и отпуск, основанные на травме или инвалидности сотрудника.Эти записи должны храниться в отдельном конфиденциальном файле.
  • Формы I-9 и подтверждающие документы, удостоверяющие личность, и документы о разрешении на работу. Лучше всего хранить все формы I-9 вместе в одном файле, так как они должны быть созданы сразу после официального запроса.
  • Записи, касающиеся расследований на рабочем месте (письменные заявления всех соответствующих сторон, записи интервью, окончательный отчет о расследовании и т. Д.), Должны храниться в отдельном файле расследования на рабочем месте.

Q: Сотрудник попросил проверить его личное дело.Обязан ли я предоставить им доступ?

A: Несколько штатов приняли законы, требующие от работодателей предоставлять сотрудникам доступ к их личному досье по запросу, в том числе:


1 (Аризона) – Записи о заработной плате, связанные с отработанными часами, полученной заработной платой и оплачиваемым отпуском по болезни
2 (Огайо) – Медицинские записи и некоторые записи о заработной плате и часах
3 (Вермонт) – Записи, связанные с оплачиваемым отпуском по болезни
4 ( Вирджиния) – с 1 июля 2019 г.

.

Если вы не подпадаете под конкретное требование, вы можете решить, будете ли вы предоставлять сотрудникам доступ к их файлам.Однако эта практика должна применяться последовательно – то есть, если вы разрешаете одному сотруднику просматривать свои записи, вы должны разрешить доступ на одинаковых условиях для всех сотрудников, которые запрашивают проверку. Рекомендуется вести записи о том, когда сотрудники запрашивают свои файлы и получают к ним доступ.

Q: Бывший сотрудник связался со мной, чтобы попросить показать его личное дело. Должен ли я позволить им это увидеть?

A: Большинство штатов, которые предоставляют сотрудникам право доступа к своим кадровым записям, предоставляют такое же право бывшим сотрудникам.

Q: Как мне предоставить доступ к файлам персонала? Мне нужно делать копии? Могу ли я пригласить свидетеля?

A: Правила штатов различаются, но обычно они требуют, чтобы работодатели предоставляли работникам возможность ознакомиться с их личным делом и / или получить копии по запросу. Большинство штатов, которые предоставляют сотрудникам копии их кадровых файлов, позволяют работодателям взимать плату за воспроизведение документов. По крайней мере, три штата – Мэн, Миннесота и Огайо (записи о заработной плате и часах) – обычно запрещают работодателям взимать с сотрудников плату за копии.

В некоторых штатах прямо разрешается работодателям иметь свидетелей при проверке сотрудниками своих кадровых файлов. Если запрета нет, лучше всего иметь свидетеля. Работодатели должны внимательно изучить законы своего штата и убедиться, что они понимают свои права и обязанности.

Q: Должен ли я уведомлять сотрудника, если я помещаю отрицательную информацию в его личное дело?

A: Некоторые штаты требуют, чтобы работодатель уведомлял сотрудника, когда в их личное дело помещается отрицательная информация.Например, штат Массачусетс требует, чтобы работодатели уведомляли сотрудника в течение 10 дней с момента добавления любой информации, которая использовалась или может быть использована, чтобы отрицательно повлиять на квалификацию сотрудника для приема на работу, продвижение по службе, перевод, дополнительную компенсацию или возможность того, что сотрудник будет подлежат дисциплинарному взысканию.

Q: Как долго мне нужно хранить личные дела после увольнения сотрудника из компании?

A: Различные законы устанавливают минимальные сроки хранения документов и файлов персонала, некоторые из которых выходят далеко за рамки увольнения.Правила EEOC требуют, чтобы работодатели вели весь кадровый или трудовой учет в течение одного года, а в случае принудительного увольнения работника работодатель должен хранить кадровые записи в течение одного года с даты увольнения. Дополнительные федеральные требования к хранению документации изложены ниже, но требования штата и / или местные требования могут отличаться.

Тип записи

Минимальный срок хранения

Документы по найму (включая должностные инструкции, объявления, заявления, резюме, вопросы и заметки на собеседовании, справочные и справочные материалы для проверки)

1 год со дня внесения записей (наем и не наем).Если подана жалоба на дискриминацию, записи, относящиеся к делу, должны храниться до окончательного рассмотрения жалобы или иска.

Записи о результативности (включая записи, касающиеся повышения по службе, дисциплины, понижения в должности, увольнения или увольнения)

1 год с даты создания записей или с даты соответствующих действий персонала, в зависимости от того, что наступит позже. Если подана жалоба на дискриминацию, записи, относящиеся к делу, должны храниться до окончательного рассмотрения.

Просьбы о проживании (беременность, инвалидность или религиозные обряды)

1 год с даты принятия решения, но работодатели могут пожелать сохранить их на время работы сотрудника. Если подана жалоба на дискриминацию, записи, относящиеся к делу, должны храниться до окончательного рассмотрения.

Записи о воздействии на сотрудников (токсичные вещества)

30 лет

Медицинская карта сотрудников

Продолжительность работы плюс 30 лет

ERISA & Benefits Records (включая краткое описание плана, годовые отчеты, уведомления о событиях, о которых необходимо сообщить, и документы о прекращении действия плана)

6 лет

Записи о семейных и медицинских отпусках (включая даты отпусков, медицинские справки, уведомления работодателя и выплаты премий)

3 года

Форма I-9 (Форма подтверждения права на трудоустройство)

3 года после начала работы или 1 год после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже

Журналы OSHA (включая отчеты об инцидентах и ​​годовые сводки: формы 300, 300A и 301)

5 лет после года, к которому они относятся

Заработная плата и налоговая отчетность (включая имя сотрудника, род занятий, адрес, номер социального страхования, ставку заработной платы, количество отработанных часов ежедневно и еженедельно, заработную плату брутто, удержания, заявленные надбавки, чистую заработную плату, сверхурочные, дату каждой выплаты, федеральный удержанный подоходный налог и FICA, форма W-4 и т. д.)

4 года (для записей, необходимых для налоговых целей). В остальном 3 года.

Q: Что мне делать с личными делами, если мне больше не нужно их хранить?

A: Как правило, в конце периода хранения работодатели должны избавиться от записей сотрудников, чтобы их нельзя было прочитать или восстановить. Это может включать сжигание или измельчение записей; обеспечение уничтожения или удаления электронных носителей, содержащих информацию о сотрудниках; или заключение контракта с уважаемым сторонним поставщиком для надлежащего удаления записей в соответствии со всеми применимыми нормативными актами.

Вывод:

Убедитесь, что у вас есть соответствующие политики, процедуры и обучение, чтобы соответствовать федеральным, государственным и местным правилам, регулирующим ведение документации и файлы персонала.

Руководящие принципы и передовые методы для кадрового досье | Управление персоналом университета

Следующие ниже рекомендации, передовой опыт и часто задаваемые вопросы касаются всех кадровых файлов, будь то в бумажном или электронном формате (например, ePersonnel, общий диск и т. Д.) Для нашего кампуса.Это относится ко всем сотрудникам, независимо от охвата коллективным договором.

Рекомендации основаны на предпосылке, что, поскольку Университет Айовы является единственной организацией-работодателем, личное дело является собственностью Университета Айовы, а не отдела-нанимателя. См. Дополнительную информацию о политике UI Health Care Personnel File (доступно только для сотрудников UI Health Care).

Общая информация

Штатные единицы должны вести личное дело в бумажном или электронном формате для каждого сотрудника, содержащее соответствующую информацию о трудовых отношениях с университетом (т.e., письма-предложения, записи об образовании / обучении, благодарственные письма и / или любые дисциплинарные записи).

С внедрением электронного файла персонала, к которому можно получить доступ через систему самообслуживания сотрудников, настоятельно рекомендуется, чтобы подразделение-работодатель использовало электронный файл персонала (ePersonnel) для всех новых и действующих сотрудников в будущем. Если для сотрудника существует бумажный файл персонала, также рекомендуется, чтобы подразделение-работодатель отсканировало и загрузило содержимое бумажного файла в файл ePersonnel, но это не обязательно.Наиболее значительным преимуществом использования файлов ePersonnel является то, что вся информация и документы обычно доступны 24 часа в сутки через защищенный портал самообслуживания сотрудников как для сотрудников, так и для руководства.

Личное дело конфиденциально. Информация, содержащаяся в файле, должна соответствовать государственным и федеральным законам и постановлениям, политике университета и любым коллективным договорам, если это применимо. Рекомендуется использовать отдельные папки в личном деле для организации документов (таких как: Развитие / Образование / Обучение, Документация о трудоустройстве, Производительность, Иммиграция и Отпуск, не связанный со здоровьем).

Для получения дополнительной информации о доступе, хранении и разрешенных или запрещенных документах в личном деле см. «Рекомендации по использованию, доступу и хранению кадровых файлов» (pdf). Для получения дополнительных иммиграционных документов, включая то, какие документы разрешены в личном деле в соответствии с действующим иммиграционным типом, см. Действующие иммиграционные подтверждающие документы (pdf).

Доступ к файлам

В Руководстве по эксплуатации университета III-7 излагаются основные принципы доступа к личному делу сотрудника.Этот доступ включает в себя данные о персонале и медицинские карты, но не контрольные заметки.

Доступ к файлу ePersonnel зависит от должностей и институциональных ролей. Доступ ограничен административными руководителями или другими лицами, несущими административную ответственность, лицами, ответственными за ведение файлов, или другими лицами, которым предоставлен доступ в соответствии с политикой университета или требованиями контракта. Помимо сотрудника, другие люди, которые имеют доступ к файлу ePersonnel, – это административный руководитель, супервизор супервизора и представитель отдела кадров.

Доступ к бумажным файлам персонала регулируется следующим образом:

Код Айовы

Руководство по эксплуатации Университета Айовы

Контракт AFSCME (стр. 19)

Контракт SEIU (Статья XXIV, Раздел 2)

Перевод или увольнение сотрудника

Когда сотрудник переводится между факультетами Университета Айовы (за исключением факультета), за сотрудником должны следовать и документы, и медицинская карта. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA).

Что касается бумажного дела, то ответственность за передачу дела сотруднику лежит на представителе отдела кадров бывшего отдела найма. Оригинал файла может быть передан по почте университетского городка (с пометкой КОНФИДЕНЦИАЛЬНО) уполномоченному представителю отдела кадров принимающего отдела или подразделения. Бывший отдел не должен хранить копию досье бывшего сотрудника. Перед переводом сотрудника настоятельно рекомендуется, чтобы представитель отдела кадров отдела проверил содержимое файла персонала, просканировал и загрузил его в файл ePersonnel.

Что касается медицинской карты, то любая информация, касающаяся инвалидности и связанных с ней приспособлений, предусмотренных ADA, не должна передаваться в новое место работы. Сюда входят требования о компенсации работникам, которые могут привести к покрытию в соответствии с ADA, и отпуска, предоставленные для целей размещения ADA. При необходимости, сотруднику необходимо будет инициировать новый запрос на размещение на новой должности. Сегмент медицинской карты ADA должен быть передан в Службу по работе с инвалидами для преподавателей и персонала в здании 121 University Services Building.Для сотрудников UI Health Care сегмент личного дела ADA должен быть передан в административный офис по отпускам и нетрудоспособности в больнице общего профиля C109-E.

Супервизор также мог вести записи в файле руководства / супервизора. Этот файл не следует передавать вместе с личным делом.

Любые файлы с жалобами и / или наймом, связанные с переводимым сотрудником, также не должны передаваться вместе с личным делом. Эти файлы следует по-прежнему хранить в бывшем отделе.

Удержание или возврат сотрудников

Для уволенных сотрудников старший руководитель отдела кадров и представитель отдела кадров бывшего отдела найма будут иметь доступ к файлу ePersonnel сотрудника на срок до пяти лет с даты увольнения сотрудника. Бумажные дела должны храниться в течение пяти лет после увольнения в последнем отделе работы. По истечении пяти лет они могут быть надлежащим образом выброшены, за исключением любых файлов ADA в медицинской карте. Эти файлы следует передать в Службу по вопросам инвалидности для преподавателей и персонала в здании 121 University Services Building или для сотрудников UI Health Care в административный офис по отпускам и инвалидности. в больнице общего профиля C109-E.

Если сотрудник вернется в течение пяти лет после даты увольнения, отделу найма будет предоставлен доступ к предыдущему файлу ePersonnel. Если дата возврата позже пятилетнего периода, предыдущая информация / документация не будет доступна. Бумажные файлы должны быть запрошены отделом найма у последнего отдела найма и отправлены в отдел найма.

Вопросы об этих руководящих принципах и передовых методах следует адресовать представителям отдела кадров или сотрудникам и трудовым отношениям (319-335-3558 или elr-help @ uiowa).эду).

Обзоры производительности

Документация по анализу производительности

доступна в разных местах. Для большинства групп сотрудников он хранится в личном деле (бумажном или электронном).

Другие файлы, хранящиеся в отделе занятости

Прочие материалы, связанные с трудоустройством, должны храниться в файлах отдельно от личного дела.

Досье жалоб

Материалы жалоб, включая документы, связанные с жалобами на дискриминацию или сексуальные домогательства, должны храниться в отдельном файле, а не в личном деле.

Дело о найме

Заявочные материалы, включая рекомендательные письма в поддержку первоначального найма сотрудника, должны храниться в файле набора должности, а не в личном деле сотрудника. Департамент может также включить некоторые документы, такие как резюме или биографические данные, в файл ePersonnel.

Медицинская карта

Необходимо вести отдельную медицинскую карту для информации, связанной со здоровьем сотрудника, включая: первый отчет о компенсации работнику о травме, переписку по Закону о семейном медицинском отпуске (FMLA) или медицинские отпуска вне FMLA, разрешение на возвращение к работе и т. Д.

Любое обозначение сотрудника как защищенного в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA) или любые другие формы / переписка, относящиеся к действиям персонала, подпадающим под эти акты или касающимся приспособлений, должны храниться в отдельном файле в медицинской карте. ADA требует, чтобы эта медицинская карта, относящаяся к ADA, хранилась отдельно в медицинской карте и отдельно от других файлов персонала. Доступ ограничен руководителем и представителем отдела кадров, участвующим в адаптации рабочих мест.

Файл заметок руководства / супервизора

Непосредственный руководитель должен вести отдельный файл руководства / супервизора для информации, касающейся повседневных достижений или проблем.