Содержание

Как оплачиваются выходные дни при нахождении в командировке

Как оплачиваются дни нахождения в командировке в выходной или нерабочий праздничный день?

Ответ

Если работник находился в командировке в свой выходной день, но при этом в этот день не работал, то работодатель обязан оплатить ему за такой выходной день только суточные.
Если работник, находясь в командировке, в свой выходной день работал, то работодатель выплачивает ему за этот день:
- суточные
и
- (по выбору работника) либо производит оплату не менее чем в двойном размере либо производит оплату в одинарном размере с предоставлением неоплачиваемого дополнительного выходного дня.

Согласно статье 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
Статья 167 ТК РФ устанавливает, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749:

- оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации (п.5),
- средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п.9),
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п.11).
Статья 153 ТК РФ определяет, что работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере:
сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;
работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, - в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;
работникам, получающим оклад (должностной оклад), - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

Конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.
Оплата в повышенном размере производится всем работникам за часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день. Если на выходной или нерабочий праздничный день приходится часть рабочего дня (смены), в повышенном размере оплачиваются часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день (от 0 часов до 24 часов).
По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Организация направила своих сотрудников в длительную командировку.

Вопрос:

Организация направила своих сотрудников в длительную командировку.
Будут ли оплачиваться выходные дни, проведенные в командировке, с учетом того, что график работы сотрудников не изменился (5 рабочих, 2 выходных дня) и время в пути на выходные дни не выпадало

Ответ:
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Выходные дни, приходящиеся на период командировки, в которые работник не привлекается к работе и не находится в пути, оплате не подлежат.

Обоснование вывода:
При решении вопроса об оплате выходных и нерабочих праздничных дней, приходящихся на время командировки, следует руководствоваться нормами Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) и Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).

Статьей 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему, помимо сохранения места работы (должности) и возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, гарантируется сохранение среднего заработка.

Пунктом 9 Положения установлено, что средний заработок сохраняется за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Причем сохраняется он за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, то есть по месту постоянной работы.

Следовательно, за приходящиеся на период командировки выходные и праздничные дни средний заработок выплачиваться не должен.

Как установлено п. 5 Положения, оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством. Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные ст. 153 ТК РФ.

Согласно данной статье работа в указанные дни оплачивается не менее чем в двойном размере. Также по желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного или праздничного дня, в который работник привлекался к работе. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Если же работник не привлекается в эти дни к работе, нет оснований и для оплаты ему в двойном размере работы за эти дни по правилам ст. 153 ТК РФ (смотрите в связи с этим апелляционные определения СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 10.05.2012 N 33-2467/2012, Тюменского областного суда от 18.04.2012 N 33-1500/2012).

Обращаем Ваше внимание, что суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая и выходные дни (п. 11 Положения).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Широков Сергей

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Командировка в выходной день


прос: Сотрудник был направлен в служебную командировку внутри страны в воскресенье. Служебное задание он выполнял в том числе и в выходные дни. Как оплатить его труд?
А. В. Погодина, г. Новосибирск

Ответ: Работнику, направленному в служебную командировку, гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой1.

Время командировки, в том числе периоды нахождения в пути и вынужденной остановки в пути, работнику оплачивается по среднему заработку, который начисляется за все рабочие дни по графику, установленному для него в командирующей организации2. Иными словами, средний заработок сотрудник получает за дни пребывания в командировке, которые бы он отработал у своего работодателя по обычному графику.

К сведению. Порядок расчета средней заработной платы установлен статьей 139 ТК РФ и постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Однако рабочие графики по месту работы и по месту командирования могут не совпадать, в результате чего в соответствии с приказом работодателя работник вынужден исполнять служебное поручение в выходные дни, предусмотренные для него графиком работы. Например, в командирующей организации 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями, а по месту командирования – 6-дневная рабочая неделя с одним выходным днем или по производственной необходимости сотрудник выезжает в командировку (возвращается из нее) в свой выходной день. Именно для таких ситуаций Правительство РФ установило следующее правило: оплата труда командированного работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится согласно трудовому законодательству3. То есть работодателям следует руководствоваться статьей 153 ТК РФ, в силу которой работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Кроме того, по желанию сотрудника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха, при этом работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Получается, что если сотрудник направляется в командировку, то все фактически отработанные им праздничные или выходные дни, пришедшиеся на период командировки, оплачиваются не по среднему заработку, а не менее чем в двойном размере от его тарифной ставки (должностного оклада). Основанием для подобных начислений будет служить приказ работодателя о командировании, в котором отражается факт привлечения работника с его согласия к работе в выходные или нерабочие праздничные дни. С данным приказом командированный сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.

Заметим, что дни отъезда в командировку и возвращения из нее ничем не отличаются от прочих дней нахождения в командировке. Поэтому, если они являются для работника выходными или праздничными, то их также нужно оплачивать по правилам, установленным статьей 153 ТК РФ. Минфин России отмечает, что затраты работодателя, связанные с оплатой дней выезда в командировку и прибытия из нее, приходящихся на выходные дни, могут быть учтены в расходах на оплату труда, если правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), утвержденные руководителем организации, предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни4. Из приведенного письма можно сделать вывод, что в локальном нормативном акте о командировках (например, в ПВТР) может содержаться следующая формулировка: «Отъезд и возвращение из командировки в выходной или нерабочий праздничный день признается работой в выходной или нерабочий праздничный день с оплатой согласно статье 153 ТК РФ».

Таким образом, если сотрудник отбывает в командировку в выходные, праздничные дни или, находясь в ней, работает в эти дни, то оплата его труда должна производиться по специальным правилам, закрепленным в статье 153 ТК РФ.

Как оплачивать выходные дни работнику, направленному в командировку в другой город на учебу? - НТВП Кедр

Распечатать

Вопрос:

Как оплачивать выходные дни работнику, направленному в командировку в другой город на учебу на 23 дня – предоставлением в последующем выходных дней или выплатить зарплату за выходные (субботу и воскресенье), попавшие в срок командировки?

 

Ответ:

Статьей 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему, помимо сохранения места работы (должности) и возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, гарантируется сохранение среднего заработка.

Пунктом 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13. 10.2008 N 749, установлено, что средний заработок сохраняется за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Причем сохраняется он за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, то есть по месту постоянной работы.

Пунктом 5 указанного выше Положения предусмотрено, что оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством.

Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается (средний заработок сохраняется) не менее чем в двойном размере. По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного или праздничного дня, в который работник привлекался к работе. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день (средний заработок за указанные дни) оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Работодатель обязан выплачивать работникам, направленным в командировку, суточные (ст. 168 ТК РФ).

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (абз. 3 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

{Вопрос: Оплачиваются ли выходные дни, проведенные работником в командировке? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2015) }

 

Разъяснение дано в рамках услуг "ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ" консультантом по правовым вопросам ООО НТВП "Кедр-Консультант" Макшаковым Игорем Борисовичем,  27 апреля 2015 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

 

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www. ntvpkedr.ru).

Командировка в выходной день - 2021: оплата (суточные,зарплата),табель

Тема: Зарплата в командировке (Зарплата у відрядженні).

Командировка в выходной день вызывает следующие вопросы:

01) как оплачивать суточные,

02) как отражать в табеле yчета рабочего времени,

03) в каком размере начислять зарплату,

04) в каких случаях сотруднику положен отгул (дополнительный день отдыха).

Еще ниже рассмотрена систематизация данной темы в таблице (пункт 05) и практические ситуации (пункт 06).

 

01. Об оплате суточных

С начислением суточных в таких ситуациях все однозначно и без вариантов.

За каждый день (включая дeнь выбытия и день прибытия) пpебывания работника в командировке, yчитывая выходные, праздничные и нeрабочие дни и время пpебывания в дороге (вместе с вынyжденными остановками), ему выплачиваются суточные.

То есть за выходные, праздничные, неpабочие дни, приходящиеся на пeриод командировки, включая дeнь выбытия и день прибытия, pаботнику выплачиваются суточные.

Дoполнительно: Нюансы оформления, бухучета командировок

 

02. О табелировании в выходной

О табелировании этих дней читайте на странице Учет времени командировки (читайте также тематический сборник  Табель рабочего времени).

Согласно  ч. 4  cт. 121 КЗоТ работникам, направленным в cлужебную командировку, оплата труда за выпoлненную работу осуществляется в cоответствии с условиями, определенными тpудовым или коллективным договором, и pазмер такой оплаты труда не мoжет быть ниже среднего заработка. Такая оплата относится к фонду основной зарплаты на основании пп. 2.1.6 Инструкции по статистике заработной плaты, утвержденной приказом Госкомстата oт 13.01.2004 № 5.

Дополнительно: Справочник "Учет рабочего времени"

 

03. О начислении зарплаты

Теперь перейдем конкретно к зарплате в дни командировки, пpиходящиеся на выходные или праздничные дни и к возможности предоставления отгулов.

Некоторые обращаются по этому вопросу к Инструкции №59 о служебных командировках (выходные в командировке описаны в пунктах 8-12).

Но Инструкция №59 - это подзаконный акт, обязательный только для бюджетников. Сначала нужно обратиться к Закону, в данном случае - КЗоТ.

Вот что написано в КЗоТ:

"Статья 107. Оплата pаботы в праздничные и нeрабочие дни

Работа в пpаздничный и нерабочий день ... oплачивается в двойном размере:

...

Oплата в указанном размере oсуществляется за часы, фактически oтработанные в праздничный и нерабочий дeнь.

БОНУС: Скачайте справочник "Зарплата"

 

04. О предоставлении отгулов

По желанию работника, который pаботал в праздничный и нерабочий дeнь, ему может быть предоставлен дpугой день отдыха."

Следовательно, способ предоставления дoполнительного дня отдыха в отношении выходного дня зависит от соглашения сторон трудового договора [см. сборник Трудовой договор]. А решение в отношении праздничного или нерабочего дня зависит только от желания работника и без его согласия работодатель нe вправе предоставить eму день отдыха. Это подтверждается в письме Минсоцполитики №922/13/155-14 от 09.12.2014.

В Положении о командировках или в приказе o направлении в командировку нельзя устанавливать предоставление дополнительного выходного за работу в пpаздничный и нерабочий день в командировке. А зa работу в выходной - заранее можно прописать.

При этом не имеет знaчения, берет работник день oтдыха в текущем или в последующих месяцах [дополнительно: Скачайте спрaвочник "Учет рабочего времени"].

Если работнику предоставляется отгул, тo во избежание неопределенности в пpиказе необходимо указать конкретный день, кoгда работнику он будет предоставлен (тo есть этот день бyдет для работника выходным и oплата за него не будет пpоизводиться). Если такая дата в пpиказе отсутствует, то работник не имeет права самовольно определять иной дeнь отдыха. Самовольное (без cогласования с работодателем) использование отгулов являeтся основанием для увольнения зa прогул.

Отгул нa конкретный день должен быть предоставлен работнику на основании заявления, в кoтором указывается, за какой день pаботы в выходной он просит пpедоставить другой день отдыха.

В законодательстве не определен cрок, в течение которого работнику дoлжен быть предоставлен отгул зa работу в выходной день. Cтороны могут договориться о пpедоставлении отгула, присоединив его, нaпример, к началу или oкончанию отпуска (это подтверждается письмом Минcоцполитики №321/13/133-12 oт 19.09.2012).

Минсоцполитики отмечает, что работники, направленные в командировку cпециально для работы в выходной дeнь, обязаны работать в эти дни, если это прямо oбусловлено в приказе о командировке.

 

05. Систематизация этой темы

Разберем все возможные варианты в таблице ниже.

Таблица 1. Командировка в выходной день

Oплата труда работников

Превышена ли норма времени

Отгул работнику

Как оплачивается выходной в командировке

Месячный оклад

В пределах нормы

Не предоставляется

Одинарная часовая или днeвная ставка сверх оклада

Предоставляется

Не оплачивается

Сверх нормы

Не предоставляется

Двойная часовая или днeвная ставка сверх оклада

Предоставляется

Одинарная часовая или днeвная ставка сверх оклада

Часовая или дневная ставка

-

Не предоставляется

Двойная часовая или днeвная ставка

Предоставляется

Одинарная чaсовая или дневная ставка

 

06. Практические ситуации

Бухгалтеру приходится сравнивать среднедневной и дневной заработок для оплаты труда в командировке и выбирать больший из них. Соответственно, если среднедневной заработок больше дневного, логично, что  командировка в выходной день (праздничный, нерабочий) оплачивается по двойному среднему заработку (смотрите Расчет среднего заработка в командировке).

Еще один нюанс.

При пoдсчете сверхурочных часов для двойной оплаты согласно статье 106 КЗоТ часы, за которые работнику уже сверх оклада была начислена одинарная часовая или дневная тaрифная ставка, не учитываются. Ведь за эту переработку ему уже начислили зарплату в двойном размере.

Две практические ситуации рассмотрены далее:

01) Работник отбывает в командировку или вoзвращается из нее в выходной, пpаздничный или нерабочий день;

02) Зарплата зa выходные, праздничные, нерабочие дни в средине командировки.

Другие страницы по тeме "Командировка в выходной день":

Командировки: простые ответы в сложных ситуациях

Мы не раз обращались к теме командировок, и со временем она не теряет своей актуальности.

В Трудовом кодексе служебным командировкам отведены специальные статьи. Однако большинство вопросов, связанных с ними, отдано на откуп нанимателю. По-прежнему возникают вопросы о том, что считать служебной командировкой, кому должен подчиняться работник, находящийся в командировке, какой должна быть дисциплина его труда и т.д. Автор статьи предлагает работникам кадровой службы решения некоторых ситуаций, которые случаются с работником при выполнении служебного задания вне места его постоянной работы, т.е. в командировке.

Ситуация 1

Выходные выпадают на середину срока командировки, и работник использует их по месту своего жительства.

На период служебной командировки с 16 по 20 июня работника приходятся выходные (как по месту основной работы, так и по месту командирования – 18 и 19 июня). Работник использовал эти дни по своему усмотрению, а именно: провел выходные (18 и 19 июня) не по месту командировки, а дома (по месту своего постоянного проживания). При этом в командировочном удостоверении он отметил выбытие из мест командировки перед выходными днями и повторное прибытие туда же после их окончания.

Надо ли издать новый приказ о командировании работника после выходных дней – отдельно на 20 июня?

Вопрос о том, обязан ли работник на весь период служебной командировки, в т.ч. на время выходных дней, приходящихся на срок командировки, быть по месту командирования, достаточно часто возникает на практике.

Работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому он направлен. Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день, то компенсация за работу в указанный день производится в соответствии со ст. 69 ТК (часть третья ст. 137 ТК).

Таким образом, только в случае, если работник специально привлечен к работе в свой выходной день, а точнее командирован в такой день, он обязан находиться по месту командировки и выполнять порученное ему служебное задание (часть третья ст. 137 ТК).

Суточные, как следует из названия такой компенсации, за проживание вне места жительства (пребывания), выплачиваются, если работник провел свои выходные дни по месту служебной командировки. Работник в нашем случае провел их по месту своего жительства, он выбыл на время выходных с места командирования (это подтверждается соответствующими отметками в командировочном удостоверении).

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно компенсируются по принципу «не от и к месту жительства работника, а от и к месту постоянной работы» (исходя из определения служебной командировки, а также норм подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).

Документ: 
Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).

Согласно части пятой ст. 133 ТК в составе отработанного времени отдельно учитывается время служебных командировок.

По графику места постоянной работы время пребывания работника в служебной командировке (не включая выходные и нерабочие праздничные дни) обозначается кодом «К» без указания количества часов (основанием является приказ о командировке).

Выходные дни по графику основного места работы в табеле обозначают кодом «В».

Пример заполнения табеля при служебных командировках (фрагмент)

п/п

Фамилия, инициалы

Должность
(специальность, профессия)

Отметки о явках и неявках
на работу по числам месяца

16

17

18

19

20

1

2

3

4

 

 

 

 

 

 

 

 

5

 

Ягужинская Е. А.

Бухгалтер

 

К

К

В

В

К

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документ: 
Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29. 03.2011 № 107 (далее – Инструкция о ведении кассовых операций в белорусских рублях).

Нужно ли издавать новый приказ?

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (ст. 93 ТК, п. 2 Инструкции № 35).

В такой ситуации у нанимателя при оформлении повторной командировки появляются дополнительные расходы (за счет возмещения расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно). Кроме того, возникает необходимость в двойном оформлении документов и отчетов в связи с командировкой. А наибольшая сложность связана с авансовым отчетом и выдачей аванса (напомним, что согласно части второй ст. 95 ТК при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс).

Таким образом, в данной ситуации целесообразнее оформлять одну командировку.

Для разрешения спорных ситуаций можно прописать в положении о служебных командировках, что работники обязаны в командировочных удостоверениях проставлять отметки о выбытии на выходные дни из места служебной командировки, а также отражать в отчетах информацию о неиспользовании таких дней по месту командировки.

Справочно: 
служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы 
(ст. 91 ТК). 

Ситуация 2

Выходные выпадают на середину срока командировки, и работник использует их по месту командирования.

Это наиболее типичная ситуация. Работнику компенсируются, в частности, расходы по найму жилого помещения, за проживание вне места жительства (суточные).

Средний заработок, как и в ситуации 1, не сохраняется в силу требований части первой ст. 95 ТК.

Справочно: 
аванс выдается работнику, направленному в служебную командировку, не позднее чем за день до отъезда (п. 7 Инструкции № 35).

Ситуация 3

Работник специально командирован в свой выходной день.

Надо ли соблюдать правила привлечения работников к работе в выходной день? Надо ли отдельно издавать приказы о привлечении работника к работе в выходной день и о командировании его в выходной день?

Справочно: 
перечисление денежных средств на счет клиента – физического лица под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, осуществляется после представления полного отчета по ранее выданным этому работнику суммам наличных денег (п. 42 Инструкции о ведении кассовых операций в белорусских рублях).

Отвечая на эти вопросы, необходимо рассмотреть 2 ситуации.

1. Работник командируется (или прибывает из командировки) именно в выходной день. Например, чтобы прибыть к 08:00 в понедельник в г. Брест, работник специально выезжает из г. Витебска в воскресенье. Служебное задание (скажем, представление интересов нанимателя в суде) работник фактически будет осуществлять в понедельник, но срок командировки начинается с воскресенья (см. также часть пятую ст. 93 ТК), и работнику за данный день положено возмещение, в частности, суточных.

2. Работник в свой выходной день привлекается непосредственно к выполнению своего служебного задания. Например, водитель автомобиля, который перевозит работника (юрисконсульта) в воскресенье для представления интересов нанимателя в суде другого населенного пункта.

В такой ситуации возникает вопрос: в каких случаях необходимо также учитывать дополнительно особенности привлечения работников к работе в выходной день?

В ТК предусмотрена норма, касающаяся рассматриваемой ситуации. Так, в части третьей ст. 137 ТК установлено, что если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день, то ему положена компенсация согласно ст. 69 ТК.

Справочно: 
приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу.

Если работник специально командирован в свой выходной день для своевременного прибытия на следующий день к месту служебной командировки и это время было затрачено работником исключительно для проезда к данному месту, то это не рассматривается в качестве привлечения его к работе в свой выходной день и нет оснований для соблюдения дополнительных правил, касающихся привлечения работников к работе в выходной день.

Если работник специально привлечен к выполнению своего служебного задания в свой выходной день, то применяются нормы части третьей ст. 137 ТК и работнику положена компенсация согласно ст. 69 ТК.

Привлечение работника к работе в выходной день оформляют приказом (распоряжением) нанимателя (ст. 145 ТК). В нем также оговаривают время работы и вид компенсации за работу в этот день согласно ст. 69 ТК.

При этом ограничения по привлечению отдельных категорий работников к работе в выходной день и направления их в служебную командировку совпадают (ст. 263, 276, 287 ТК). По общему правилу привлечение к работе в выходной день требует согласия работника (ст. 142 ТК). Допускается использование для работы не более 12 выходных дней в год каждого работника (ст. 144 ТК).

Справочно: 
срок хранения приказов о направлении в служебную командировку зависит от продолжительности командировки: для недлительных (менее месяца) командировок – 3 года, для длительных (более месяца) – 75 лет.  

Ситуация 4

Работник привлечен к работе в выходной день по месту служебной командировки.

В этом случае необходимо издать приказ о привлечении работника к работе в его выходной день и внести соответствующие отметки в табель учета использования рабочего времени с указанием продолжительности работы в такой день.

Ситуация 5

По режиму рабочего времени и времени отдыха по месту командировки рабочий день, а по основному месту работы – выходной.

Работник командирован на 12 дней: с 6 по 17 июня 2016 г. По месту служебной командировки 11 июня является рабочим днем, так как в этой организации режим 6-дневной рабочей недели.

Это не будет являться привлечением к работе в выходной день, так как выходные дни работника определяются по режиму рабочего времени и времени отдыха по месту служебной командировки (ст. 92 ТК). А если такой день не является рабочим по месту постоянной работы, то за работником также не сохраняется средний заработок (часть первая ст. 95 ТК).

Владимир Самосейко, юрист

Следует ли предоставлять суточную оплату в выходные дни? I Политика T&E I

Вы, наверное, знали, что деловые поездки - невероятно обычное дело в корпоративной Америке, но вы можете не знать ошеломляющего числа таких бегств. Всего за один год сотрудники совершили 463,6 миллиона поездок в деловых целях.

Независимо от того, совершаются ли эти поездки для продажи, посещения корпоративных мероприятий, встреч с клиентами или выполнения учебных упражнений, все они имеют одну общую черту: деньги.Что бы ни случилось, отправляемый в командировку сотрудник может обоснованно рассчитывать на возмещения за свои обязательства - в конце концов, это справедливо.

Но сколько именно вы должны им возместить? Следует ли вам предлагать суточные в выходные дни, когда сотрудник находится в командировке? Прочтите, чтобы узнать, что это повлечет за собой, а также некоторые юридические и этические соображения.

Что такое суточные?

Проще говоря, суточные - это сумма, которую работодатель дает сотруднику на расходы в командировке. Эти деньги предназначены для покрытия различных расходов, таких как питание человек, гостиничные сборы и транспорт. Как следует из названия (« per diem » буквально на латыни означает « в день »). Эта сумма выплачивается на ежедневной основе .

Как выплачиваются суточные?

Принимая решение о выплате суточных в выходные, первое, что вы, вероятно, удивитесь, - это юридические последствия оплаты или невыплаты. Администрация общих служб (GSA) устанавливает суточные для большинства штатов. Вы можете увидеть ставки для вашей страны или штата, просто введя свое местоположение на их веб-сайте.

Хотя в Законе о справедливом труде прямо не указано, сколько возмещения необходимо предоставить командировочным сотрудникам, отказ платить во многих ситуациях может являться правонарушением.

Это связано с тем, что Министерство труда требует, чтобы заработная плата превышала федеральный и местный минимум даже после оплаты расходов. Есть также законы, касающиеся сверхурочной работы, которые могут быть нарушены, если вы не будете платить суточные.Так что лучше заплатить.

ПРЕДЛАГАЕМЫЙ ПРОЧИТАТЬ:
Каковы правила налогообложения суточных?

Ставки суточных для командировочных расходов

Международные правила суточных на 2020 год

Этические соображения в отношении суточных выплат

Даже без вышеупомянутых юридических соображений важно иметь в виду, как усердно работают ваши разъездные сотрудники. Ваши сотрудники работают круглосуточно и без выходных, чтобы помочь в достижении бизнес-целей и задач.

Путешествующие сотрудники отвлекаются от своих семей и повседневной жизни на благо вашей компании. Итак, немного дополнительных денег будет иметь большое значение. Это может даже сделать ваших сотрудников более продуктивными, поскольку люди более мотивированы к работе, когда чувствуют, что их ценят.

Выплачиваются ли суточные по выходным?

Простой ответ на вопрос, должны ли вы выплачивать сотрудникам суточные по выходным, - «да». Тем не менее, у вас как у работодателя есть некоторая свобода действий, чтобы решить, сколько денег это должно повлечь за собой и когда вы предоставите выплату.

Теперь, когда вы знаете основы суточных и знаете, когда их следует предоставлять, пора проконсультироваться со специалистами. Свяжитесь с с нашими экспертами, чтобы обсудить, как вы можете эффективно управлять своими бизнес-расходами, в том числе связанными с суточными.

ПРЕДЛАГАЕМЫЕ ЧТЕНИЯ:

Все, что вам нужно знать об отчете о суточных расходах

Как эффективно отслеживать суточные в отчете о расходах?

Деловые поездки за пределы США.С.

Командировочные расходы за пределами США подлежат вычету, если вы можете предъявить:

  • Основной целью вашей поездки была работа и
  • Вы не контролировали организацию поездки.

Если вы являетесь сотрудником, который путешествует в соответствии с соглашением о возмещении или надбавке, IRS предполагает, что вы не контролируете организацию командировки, обеспечивая:

  • Вы не управляющий директор компании
  • Вы не связаны со своим работодателем (напр.g., работодатель - ваш супруг (а), родитель, ребенок, брат, сестра, дедушка или бабушка или внук) или
  • Вам не принадлежит более 10% акций компании.

Если кто-то может отменить ваше решение относительно необходимости поездки, вы не управляющий директор.

Частные предприниматели:

Полный вычет транспортных расходов допускается, если:

  • Поездка за пределы США заняла неделю или меньше (не считая дня, когда вы покинули США.С., но считая день вашего возвращения).
  • Если поездка длилась более недели и,
    • вы потратили менее 25% своего времени, считая дни начала и окончания поездки, в отпуске или других личных мероприятиях, или
  • Вашей основной целью при планировании поездки была работа

Если на личные дела приходилось 25% или более вашего времени в поездке продолжительностью более одной недели, и вы не можете доказать, что отпуск был второстепенным фактором при планировании поездки, вы должны распределить командировочные расходы между бизнесом, вычитаемым из франшизы, и личным временем, не вычитаемым из франшизы. потратил на поездку.

Как распределить свое время:

  • Количество рабочих дней (включая дни в пути к месту назначения и обратно), РАЗДЕЛЕННОЕ НА ...
  • Количество дней, проведенных в поездке за пределы США (включая день, когда вы покинули США, и день вашего возвращения), РАВНО
  • Процент времени, затрачиваемого на деловую деятельность

Выходные и праздничные дни:

Для целей бизнес-теста 25% относитесь к выходным и праздничным дням как к времени, потраченному на работу для деловых встреч, которые запланированы до и после выходных и праздников, даже если вы отправляетесь на экскурсию или занимаетесь другими личными делами.

Например, если собрания запланированы на пятницу и понедельник, считайте субботу и воскресенье рабочим временем для целей бизнес-теста 25%.

Если вы продлите командировку на выходные, чтобы воспользоваться более низкими тарифами на авиабилеты, вы можете вычесть дополнительные расходы на питание, проживание и другие непредвиденные расходы.

  • Безопасный импорт транзакций из вашего банка, кредитных карт, PayPal, Square и др.
  • Автоматически сортируйте транзакции по налоговым категориям, чтобы максимизировать вычеты.
  • Мгновенно узнавайте о прибылях и убытках и расходах вашего бизнеса прямо на панели управления.

У вас есть вопросы по бухгалтерскому учету? Отправьте его мне по электронной почте.

FAQ | Путешествие по университетскому бизнесу

Ответы на следующие вопросы одинаковы, независимо от источника финансирования (спонсируемый или не спонсируемый), если не указано иное.

  • Федеральные правила требуют, чтобы я летел на конференцию, но по медицинским показаниям я не могу летать. Что мне нужно сделать, чтобы сесть на поезд или водить машину?

    Путешественники должны получить предварительное разрешение спонсора, если расходы на поезд или транспорт превышают стоимость авиабилета. Приложите копию этого утверждения к документации отчета о расходах.

    Если расходы на поезд или транспортное средство равны или меньше стоимости авиабилета, предварительное разрешение не требуется. Включите в отчет о расходах документацию, в которой сравниваются затраты и указывается экономия.

  • Могу ли я взимать плату за отмену или изменение рейса со спонсируемого счета?

    Каждый раз, когда с университетского счета оплачивается сбор за смену рейса, спонсируемый или не спонсируемый, должна быть уважительная деловая причина. Если плата взимается со спонсируемого счета, должны быть представлены уважительная деловая причина и свидетельство экономии, если изменение приводит к досрочному уходу. Эта экономия может быть связана с расходами на проживание в отеле, а также с экономией на суточных. Если нет сбережений, превышающих или равных гонорару, путешественник должен получить одобрение спонсора и представить документацию с компенсацией командировочных.

  • Могу ли я продлить поездку, чтобы воспользоваться ресурсами, которые принесут пользу проекту? Например, отложить обратную поездку, чтобы встретиться с экспертом, который сможет встретиться после конференции. Могу ли я взимать с проекта комиссию за изменение авиабилета?

    Запросите письменное разрешение спонсора, если вы можете обосновать плату за изменение и дополнительные расходы по уважительной деловой причине. Приложите копию этого утверждения к документации отчета о расходах.

  • Конференция заканчивается в пятницу, могу ли я остаться на ночь в субботу, чтобы воспользоваться более дешевым авиабилетом?

    Если все сопутствующие командировочные расходы (питание, проживание, транспорт и т. Д.)) при проживании в субботу вечером ниже, чем стоимость поездки, чтобы вернуться в пятницу, тогда да. Включите в отчет о расходах документацию, в которой сравниваются затраты и подчеркивается экономия.

  • Могу ли я повысить категорию кресла автобуса до первого класса? Политика

    разрешает это, если вы используете личные средства или личные мили для часто летающих пассажиров. Однако у вас должна быть четкая документация, подтверждающая, что спонсорские средства или средства университета не использовались. Достаточно будет квитанции об использовании личной кредитной карты или распечатки вашей личной учетной записи для часто летающих пассажиров.

    Политика

    допускает это, если авиакомпания автоматически предоставляет повышение класса обслуживания в зависимости от статуса путешествия, и спонсору или университету не требуется никаких затрат.

  • Как мне запросить исключение, если мне нужно повысить класс места на рейс, который обычно запрещен?

    Исключения должны быть редкими и должны направляться через главного финансового менеджера подразделения, который должен быть передан директору службы закупок для окончательного утверждения. Если исключение признано недопустимым, расходы не могут быть возмещены.

  • Распространяется ли эта политика на мили для часто летающих пассажиров, начисляемых во время путешествий на спонсируемые средства?

    Да. Политика и статут Миннесоты относятся к «государственным фондам», которые включают любые средства, полученные Университетом из любого источника, включая спонсируемые средства.

  • Почему мили не начисляются на счет факультета или центрального университета, а не на человека?

    Airlines будет выдавать мили только физическим лицам, но не юридическим лицам, таким как Университет.

  • Если у меня есть кредиты, начисленные на определенную авиакомпанию, следует ли мне отдавать предпочтение этой авиакомпании по сравнению с другими авиакомпаниями, чтобы максимизировать вероятность получения билета в университет?

    Зависит от стоимости билета. Не отдавайте предпочтение конкретной авиакомпании, если билет стоит больше, чем билет на авиакомпанию, не являющуюся членской организацией.

  • Может ли другой путешественник из университета использовать билет, если у меня накоплено достаточно миль для этого?

    Да.Путешественник, заработавший баллы, может обменять их на билет на имя путешественника из другого университета. Лицо, накопившее мили, может связаться с авиакомпаниями и оформить билет на имя другого лица для целей университетской деятельности.

  • Если я использую свои личные мили для часто летающих пассажиров для покупки билета в университетский бизнес, могу ли я получить компенсацию / возмещение?

    Нет. Университет не будет выплачивать компенсацию сотрудникам или лицам, не являющимся сотрудниками, за использование личных миль для часто летающих пассажиров.

  • Контролирует ли университет соблюдение этой политики?

    Да. Поездки физических лиц подлежат проверке или аудиту. В соответствии с законом Миннесоты Университет «владеет» кредитами / льготами для часто летающих пассажиров, которые предоставляются, когда средства Университета используются для оплаты авиабилетов сотрудника. Таким образом, использование этих кредитов для личного или неуниверситетского использования аналогично любому другому незаконному присвоению университетских средств или собственности и может подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения.Также может потребоваться возврат средств на основе справедливой рыночной стоимости. Кроме того, конвертация миль для часто летающих пассажиров, заработанных по билету, приобретенному на средства Университета, для личного использования, может стать причиной гражданского или уголовного преследования сотрудника в соответствии с законодательством Миннесоты. В таких случаях сотрудники могут не иметь права на защиту и компенсацию в соответствии с Политикой Совета управляющих: Правовая защита и компенсация сотрудникам , которая исключает покрытие, когда у сотрудника есть разумные основания полагать, что их собственное поведение было незаконным.

  • Где находятся ставки суточных?
  • Какую сумму мне использовать, если я не могу найти город назначения на веб-сайте (для внутренних и международных рейсов)?

    Воспользуйтесь предоставленным тарифом «Другой».

  • В суточных упоминаются непредвиденные расходы. Включена ли эта сумма в суточные дневного питания, и могу ли я потребовать ее (для внутренних и международных рейсов)?

    В таблице тарифов на питание и непредвиденные расходы (M&IE) указана отдельная сумма для непредвиденных расходов.Путешественники могут требовать эту сумму за каждый день поездки для внутренних и международных поездок.

  • Конференция включает континентальный завтрак (булочки, сок, кофе и др.). Могу ли я съесть полный завтрак в другом месте и получить суточные?

    Нет, если для альтернативного приема пищи нет причин, связанных с бизнесом, здоровьем или религиозными убеждениями.

  • Существуют ли ограничения на то, как потратить суточные?

    Целью суточных является возмещение сотрудникам фиксированной ставки путевых расходов на питание.Путешественникам предоставляется широкая свобода действий в отношении того, как и где тратить суточные. Однако университет не возмещает документально подтвержденные расходы на алкоголь.

  • Хотя в кампусах, колледжах и факультетах не могут быть установлены правила, отличные от политики университета, могут ли путешественники требовать меньше суточных?

    По усмотрению путешественника, он может потребовать сумму меньше разрешенной суточной.

  • Сотрудник совершает командировки в университет с воскресенья по среду и личные командировки со среды по воскресенье.В какие дни мы возмещаем суточные на питание и в каком размере?

    Сотруднику будет возмещено 75% суточных расходов на питание в воскресенье и среду (их первый и последний дни деловой поездки) и полные суточные в понедельник и вторник.

  • Путешествие прибыло домой в час ночи. Какие суточные они получают в этот день?

    Последний день путешествия - это когда путешественник прибывает домой или на работу, независимо от времени, когда он туда приезжает. Поэтому, если путешественник прибывает домой в среду в 12:45 по местному времени, его официальный последний день поездки - среда.Затем им разрешается получать до 75% суточной еды в среду. Если поездка решит не брать суточные в этот день, они все равно получат 100% суточные на вторник.

  • Командировочные расходы, оплачиваемые работодателями

    Командировочные расходы - это расходы, которые сотрудник несет во время командировок компании. Бизнес компании может включать, например, конференции, выставки, деловые встречи, встречи с клиентами и клиентами, ярмарки вакансий, тренинги и коммерческие звонки.

    Расходы могут включать проживание, компенсацию личного пробега на автомобиле, перелеты, наземный транспорт, чаевые посыльным, питание, чаевые официантам, обслуживание номеров и другие непредвиденные расходы, с которыми сотрудник может столкнуться в дороге.

    Расходы, которые возмещает организация, указаны в политике компании в отношении деловых поездок. Ознакомьтесь с политикой вашей компании, потому что такие различные расходы, как химчистка и абонемент в тренажерный зал, могут быть покрыты сотрудникам, находящимся в длительных поездках, в дополнение к ожидаемым транспортным расходам, жилью и питанию.

    Командировочные расходы сотрудников, работающих по долгосрочным контрактам

    При использовании долгосрочного жилья для путешествующих сотрудников многие работодатели также предоставляют возможности для посещения семьей сотрудника, когда сотрудник находится в длительных поездках по делам. Когда сотрудника направляют в другую компанию на временной основе, работодатели иногда оплачивают посещение семьи сотрудника через определенные промежутки времени. Это предохраняет бремя удаленной работы от неблагоприятных последствий для семейных отношений.

    Работодатели стремятся предоставить выгодные варианты для сотрудников, которые находятся вдали от дома и семьи в течение длительных периодов времени. Вам необходимо воспользоваться любыми привилегиями на поездки, которые предлагает ваш работодатель, чтобы укрепить моральный дух и преданность сотрудников.

    Развлечение клиентов на конференциях, во время торговых звонков и выездов на места - это еще один возмещаемый расход, но знайте политику своей компании, чтобы не превышать лимитов, установленных на расходы на развлечения. Например, компании часто устанавливают ограничение на то, что вы можете потратить на то, чтобы пригласить клиента на обед.

    Также ознакомьтесь с политикой вашей компании в отношении начисления миль авиакомпаний. Различается. Некоторые компании позволяют сотрудникам накапливать авиационные мили, которые они затем могут использовать для личных семейных путешествий. У других накапливается банк путевых миль, которые они используют для покрытия дополнительных командировок сотрудников. Опять же, очень важно знать политику вашей компании.

    Как работодатели оплачивают командировочные расходы сотрудников?

    Обычно организации оплачивают командировочные расходы сотрудников этими тремя способами.

    Корпоративные кредитные карты

    Кредитные карты выдаются сотрудникам, которым приходится часто ездить по делам. Сотрудники могут взимать большую часть расходов, которые они несут в командировке, с кредитной карты компании. Для компенсации непредвиденных расходов, таких как чаевые и фаст-фуд, сотрудникам необходимо будет заполнить отчет о расходах, когда они вернутся из поездки.

    Платежные карты удобны для сотрудников, поскольку им не нужно привозить наличные для оплаты деловых расходов до возмещения расходов.Тем не менее, узнайте о политике вашей компании; вам все равно может потребоваться сдать квитанции и другую подтверждающую документацию, даже если вы списываете эти расходы с кредитной карты.

    наличными:

    Организации, не имеющие кредитных карт компании, требуют, чтобы сотрудники заполняли отчет о возмещении расходов по каждой статье, пока сотрудник находится в разъездах. Обычно они требуют квитанций и некоторого уровня обоснования каждого расхода.

    Лишь изредка организация просила сотрудников заплатить за дорогостоящие вещи, такие как авиабилеты, и добиваться возмещения позже.Заказ на покупку компании или кредитная карта компании позволят оплатить крупные расходы авансом. Но сотрудники часто вынуждены оплачивать повседневные командировочные расходы наличными из своего кармана, которые позже возмещаются.

    Суточные

    Суточные - это суточные в размере определенной суммы денег, которые выдается сотруднику для покрытия всех расходов. Сотрудник несет ответственность за правильный выбор командировочных расходов в рамках параметров суммы денег, которые ему или ей выделяются ежедневно.

    Некоторые компании платят напрямую за транспорт и жилье, но выплачивают командировочным сотрудникам суточные на все другие расходы, включая питание и наземный транспорт. Известно, что сотрудники недооценивают расходы, чтобы удержать лишние деньги из суточных. Компании обычно позволяют это.

    Знайте политику своего работодателя в отношении командировочных расходов

    Сотрудникам, которые путешествуют по делам, рекомендуется быть в курсе политики компании в отношении командировок и затрат, покрываемых для возмещения расходов.Расходы, выходящие за рамки политики, обычно не возмещаются и не покрываются.

    Квитанции требуются большинству компаний, за исключением тех, которые выплачивают суточные. У вашей компании также, вероятно, есть форма, которую, как они ожидают, сотрудники будут использовать для возврата командировочных расходов.

    Чтобы не упустить возмещаемые расходы, сотрудникам часто дается крайний срок, к которому они должны подать отчет о расходах и сдать соответствующие квитанции. У финансового отдела есть инструкции, которые помогут ему оставаться в курсе.

    Если у вас есть вопросы о том, что составляет соответствующие командировочные расходы в вашей организации, обратитесь к своему руководителю и в отдел кадров. Вы же не хотите тратить деньги и получать сюрприз позже.

    Работодатели используют командировки в качестве стимула для сотрудников

    Некоторые работодатели начали использовать командировки в качестве стимула для сотрудников. Когда сотрудники вознаграждаются поездками от своей компании за достижение цели, поощрительные поездки повышают как лояльность сотрудников, так и вовлеченность на рабочем месте.

    Политика командировочных расходов

    Обзор
    Политика [Название компании] предусматривает возмещение сотрудникам разумных и необходимых расходов, понесенных во время утвержденных служебных командировок.

    Сотрудники, которым требуется компенсация, должны нести самые низкие разумные командировочные расходы и проявлять осторожность, чтобы избежать нарушений или их видимости. Возмещение допускается только в том случае, если возмещение не было и не будет получено из других источников.Если возникнут обстоятельства, которые конкретно не описаны в этой политике в отношении поездок, следует предпринять наиболее консервативные действия.

    Политика в отношении деловых поездок согласована с правилами компании по возмещению расходов. Все командировки, связанные с бизнесом, оплачиваемые из средств [Название компании], должны соответствовать политике компании в отношении расходов.

    Полномочия и ответственность
    Поездки сотрудников должны быть разрешены. Путешественники должны убедиться, что запланированная поездка имеет право на возмещение, прежде чем организовывать поездку.В течение 30 дней после завершения поездки путешественник должен предоставить форму возмещения командировочных расходов и подтверждающую документацию для получения возмещения расходов.

    Физическое лицо не может утверждать свое собственное путешествие или компенсацию. Форма возмещения командировок должна быть подписана исполнительным директором или финансовым директором (для командировок на сумму более 1000 долларов США) или бизнес-менеджером (для поездок на сумму менее 1000 долларов США).

    Путевые расходы и компенсация членам управленческой команды должны утверждаться исполнительным директором или финансовым директором и ежегодно проверяться внутренним аудитором.

    Назначенные утверждающие органы должны проверять расходы и отказывать в возмещении, если есть основания полагать, что эти расходы неуместны или чрезмерны.

    Личные средства
    Путешественникам следует ознакомиться с инструкциями по возмещению расходов, прежде чем тратить личные средства на командировки, чтобы определить, подлежат ли такие расходы возмещению. См. Подробности в Разделе II: «Командировочные расходы / процедуры». [Название компании] оставляет за собой право отказать в возмещении путевых расходов за несоблюдение политик и процедур.

    Путешественникам, которые используют личные средства для облегчения организации поездки, не будут возмещены расходы до тех пор, пока поездка не состоится и не будет предоставлена ​​соответствующая документация.

    Отпуск в сочетании с деловой поездкой
    В случаях, когда отпуск добавляется к деловой поездке, любое изменение стоимости авиабилетов, аренды автомобиля или проживания должно быть четко указано в форме заявки на поездку. [Название компании] не осуществляет предоплату личных расходов с намерением «погасить» их в более позднее время, а также не возмещает какие-либо личные расходы.

    Исключения
    Иногда путешественникам может потребоваться запросить исключения из этой политики в отношении поездок. Запросы об исключениях из политики должны подаваться в письменной форме и утверждаться исполнительным директором или финансовым директором. Исключения, связанные с расходами директора или финансового директора, должны быть представлены на утверждение другому лицу или казначею попечительского совета. В большинстве случаев ожидаемое время рассмотрения и утверждения составляет пять рабочих дней.

    Командировочные расходы / процедуры

    Общая информация
    Разрешенные командировки сотрудников, включающие предоплату, должны быть предварительно одобрены.

    Для возмещения стоимости парковки, пробега, бензина вместо пробега и проездных на паром или автобус не требуются запросы, если они менее 10 долларов США. Запросы на возмещение расходов, превышающих 10 долларов США, следует подавать в форме возмещения командировочных расходов.

    Допустимые предоплаченные дорожные расходы
    Перед поездкой [Название компании] может выплачивать предоплату за авиабилеты, железнодорожные перевозки, аренду транспортных средств, регистрационный сбор на конференцию и денежные авансы.Применимая политика и методы оплаты этих предоплат приведены ниже.

    Авиабилеты. Ожидается, что путешественники получат самую низкую доступную стоимость авиабилетов, которая в разумных пределах соответствует потребностям деловых поездок. Авиабилет может быть оплачен бизнес-офисом.

    Путешественникам рекомендуется бронировать рейсы не менее чем за 30 дней, чтобы избежать повышения цен на авиабилеты.

    Билеты автобусного класса или эконом-класса необходимо приобретать на внутренние или международные рейсы, продолжительность полета которых составляет менее пяти часов подряд, за исключением пересадок.

    Билет ниже первого класса (т. Е. Бизнес-класс) может быть приобретен по усмотрению [Название компании] на внутренние или международные рейсы, время полета которых превышает пять часов подряд, за исключением пересадок.

    Авиабилеты можно приобрести с помощью кредитной карты или чека в бизнес-офисе с формой запроса платежа.

    Железнодорожные перевозки. [Название компании] предоплатит железнодорожные перевозки при условии, что их стоимость не превышает стоимости самого дешевого авиабилета.

    Прокат автомобилей. [Название компании] будет платить за разрешенное использование арендованного автомобиля. См. Раздел о возмещении расходов ниже в этом разделе.

    Регистрационный взнос на конференцию. Регистрационный взнос на конференцию можно внести предоплатой кредитной картой или чеком через офис с запросом формы оплаты. Деловые банкеты или обеды, которые считаются частью конференции, могут быть оплачены вместе с регистрационным взносом; однако такое питание должно вычитаться из суточных путешественника.

    Авансы на путевые расходы. Авансы наличными разрешены в особых ситуациях, которые могут вызвать неоправданные финансовые трудности для деловых путешественников. Эти ситуации ограничиваются сотрудниками, путешествующими от имени [Название компании]. Можно авансировать максимум 80 процентов от общей сметной стоимости.

    Расходы, связанные с поездкой, должны быть согласованы и подтверждены в течение двух недель с даты возврата. Путешественник должен выплатить [Название компании] любые авансы сверх утвержденных возмещаемых расходов.Отдел, инициирующий поездку, несет ответственность за уведомление бизнес-офиса о внесении любых излишков средств на соответствующий счет отдела.

    Авансы на командировку обрабатываются путем отправки в офис заполненной формы запроса на оплату и формы запроса на поездку. Возмещение любых оставшихся расходов оформляется в форме возмещения командировок, утвержденной уполномоченным органом.

    Компенсации
    Запросы на возмещение командировочных расходов подаются в форме возмещения путевых расходов.Эта форма должна сопровождаться подтверждающей документацией. Если запрошенное возмещение превышает 20 процентов от общей сметы до поездки, форма возмещения командировок должна быть подписана исполнительным директором или финансовым директором.

    Эти формы необходимо отправить в офис в течение двух недель после завершения поездки. Формы возмещения командировочных расходов, не представленные в этот срок, требуют одобрения исключения со стороны исполнительного директора или финансового директора.

    Возмещение командировочных расходов основывается на документации о разумных и фактических расходах, подтвержденной оригиналами детализированных квитанций, где это необходимо. Компенсации, которые может выплачивать [Название компании], показаны ниже.

    Авиабилеты. Если авиабилет не был предоплачен бизнес-офисом, требуется оригинал квитанции авиакомпании, квитанция / выписка электронного билета или квитанция / выписка через Интернет. В квитанции должен быть указан способ оплаты и указано, что оплата была произведена.

    Железнодорожные перевозки. Если железнодорожная перевозка не была предоплачена бизнес-офисом, требуется оригинал квитанции с подробным описанием, оригинал квитанции / выписки электронного билета или квитанции / выписки через Интернет. В квитанции должен быть указан способ оплаты и указано, что оплата была произведена.

    Автомобиль (личная собственность - для внутренних поездок). Для возмещения расходов требуются действующие водительские права, выданные в США, и личная автомобильная страховка.Водители должны быть осведомлены о степени покрытия (если таковое имеется), предоставляемого его или ее автомобильной страховой компанией для поездок, которые являются деловыми или не личными по своему характеру.

    Компенсация за использование личного автомобиля основана на норме пробега [Название компании].

    Форма компенсации командировочных расходов необходима для возмещения всех расходов, связанных с транспортными средствами, включая бензин, износ и личное страхование автомобилей. По состоянию на [дата] тариф составляет [$] за милю. Путешественники могут запросить возмещение фактических расходов на бензин вместо нормы миль [Название компании].В этих случаях требуются оригинальные детализированные квитанции.

    Автомобиль (аренда - для внутренних поездок). Компенсация за коммерческий арендованный автомобиль в качестве основного вида транспорта разрешается только в том случае, если арендованный автомобиль более экономичен, чем любой другой вид общественного транспорта, или если пункт назначения недоступен иным образом. Аренда автомобиля в городе назначения возмещается. Требуются оригиналы квитанций.

    [Название компании] разрешает возмещение стоимости самого экономичного транспортного средства.При определенных обстоятельствах можно арендовать более крупные автомобили с одобрения надзорного органа. В договоре аренды должны быть четко указаны дата и пункты отправления / прибытия, а также общая стоимость. Водители должны соблюдать требования к аренде и соблюдать ограничения. Требуются оригиналы квитанций.

    Когда необходима аренда автомобиля, [Название компании] поощряет путешественников приобретать страхование возмещения ущерба при столкновении (CDW) и страхового возмещения убытков (LDW). [Название компании] возместит стоимость покрытия CDW и LDW; во всех других страховых возмещениях будет отказано.

    Водители должны быть осведомлены о степени покрытия (если таковое имеется), предоставляемого его или ее автомобильной страховой компанией для путешествий, которые являются деловыми или не личными по своему характеру.

    Плата за парковку, сборы и другие непредвиденные расходы, связанные с использованием транспортного средства, не покрываются договором аренды.

    Путешественникам настоятельно рекомендуется заправить бензобак перед возвратом автомобиля в агентство по аренде, чтобы избежать платы за обслуживание и более высоких цен на топливо.

    Регистрационный взнос на конференцию. Если взнос за конференцию не был предоплачен, [Название компании] возместит эти сборы, включая связанные с бизнесом банкеты или обеды, которые являются частью регистрации на конференцию. Требуются оригиналы квитанций, подтверждающих оплату. Если конференция не предоставляет квитанцию, то для возмещения требуется аннулированный чек, квитанция / выписка по кредитной карте или документация о том, что сумма была уплачена.

    Из суточных командировочных необходимо вычесть пропорциональную сумму за предоставленное питание.Подробнее см. Питание (суточные). Развлекательные мероприятия, такие как гольф и экскурсии, не возмещаются.

    Регистрационный взнос, оплаченный напрямую физическим лицом, не будет возмещен до завершения конференции.

    Жилье (коммерческое). Стоимость ночлега (только стоимость номера и налог) будет возмещена путешественнику, если разрешенная поездка составляет 45 миль или более от дома путешественника или основного места работы.

    Исключения из этого ограничения могут быть одобрены в письменной форме исполнительным директором или финансовым директором.

    [Название компании] возместит расходы на проживание по разумной цене на одноместное размещение или по стандартной цене бизнес-номера. Если отель или мотель является местом проведения конференции или конгресса, возмещение будет ограничено ставкой конференции.

    Только стоимость одноместных номеров разрешена к оплате или возмещению, если вторая сторона не представляет агентство в уполномоченном качестве. Если в квитанции о проживании указано более чем одноместное размещение, необходимо указать стоимость одноместного номера. Если запрашивается компенсация за сумму, превышающую стоимость одноместного номера, необходимо указать имя второго человека.

    Питание (суточные). Суточные возмещаются за проезд в пределах штата с ночевкой на расстояние 45 миль или более от дома путешественника или основного места работы.

    Суточные применяются для всех поездок за пределы штата, которые находятся на расстоянии 45 миль или более от дома путешественника или основного места работы.

    [Название компании] суточные ставки основаны на Руководящих принципах Управления общих служб США, которые зависят от города. Помимо питания, в эти ставки включены непредвиденные расходы, такие как стирка, химчистка и чаевые (например,g., уборка номера или чаевые портье). Случайные расходы, если это специально не указано в этой политике, не возмещаются.

    Компенсация суточных зависит от времени отправления и возвращения в течение 24-часового дня и пропорционально распределяется соответственно.

    Если бесплатное питание подается в самолете, включено в регистрационный сбор на конференцию, включено в стандартную стоимость одноместного номера в отеле или заменено законным деловым обедом, суточные для этого питания не могут быть востребованы.

    Квитанции на выплату суточных не требуются.Суточные возмещаются после завершения поездки.

    Деловые обеды. Путешественники должны соблюдать политику расходов [Название компании] при запросе компенсации за деловые обеды. Требуются оригиналы детализированных квитанций.

    Деловые расходы. Деловые расходы, включая факсы, ксерокопии, плату за Интернет, порты данных и деловые телефонные звонки, сделанные во время поездки, могут быть возмещены. Требуются оригиналы детализированных квитанций.

    Парковка. Требуются оригиналы квитанций для оплаты парковки (включая парковку в аэропорту) на общую сумму 25 долларов США или более. Счет за проживание можно использовать в качестве квитанции, если расходы включены в стоимость ночевки.

    Телефонные звонки. Стоимость личных телефонных разговоров несет физическое лицо.

    Плата за проезд. Оригиналы квитанций требуются для дорожных сборов на общую сумму 25 долларов США и более.

    Разные перевозки. Оригиналы квитанций требуются для такси, автобуса, метро, ​​метро, ​​парома и других видов транспорта, если стоимость каждого случая составляет 25 долларов США или более.

    Визы, паспортные сборы и прививки. Если эти предметы необходимы для международных поездок, их возмещение остается на усмотрение вашего руководителя. В случае утверждения уполномоченным органом требуются оригиналы детализированных квитанций.

    Невозмещаемые командировочные расходы
    Следующие предметы, которые могут быть связаны с деловыми поездками, не будут возмещены [Название компании]:

    • Членство в клубе авиакомпаний.
    • Модернизация авиакомпаний.
    • Бизнес-класс для внутренних рейсов или первый класс для всех рейсов.
    • Уход за детьми, присмотр за детьми, присмотр за домашним животным / питомник.
    • Перемещение между домом и основным местом работы.
    • Расходы, понесенные путешественником в связи с несвоевременной отменой бронирования поездки или бронирования гостиницы.
    • Вечерние или официальные расходы.
    • Стрижки и уход за телом.
    • Прачечная и химчистка.
    • Паспорта, прививки и визы, когда они не требуются как особое и необходимое условие командировки.
    • Личные расходы на развлечения, в том числе фильмы в полете, наушники, услуги оздоровительного клуба, фильмы с оплатой за просмотр в отеле, фильмы в кинотеатрах, общественные мероприятия и сопутствующие побочные расходы.
    • Взносы по страхованию путешествующих от несчастных случаев или покупка дополнительной туристической страховки.
    • Прочие расходы, не связанные напрямую с командировкой.

    Путевые расходы для лиц, не являющихся сотрудниками
    Дополнительные расходы на проезд, проживание, питание или другие дорожные расходы для супругов или других членов семьи не будут возмещены, если у человека нет добросовестной цели компании для участия в поездке или посещение мероприятия.Такие поездки обычно ограничиваются высшим руководством и должны происходить нечасто.


    IRS объявляет суточные в 2020 финансовом году

    Деловые обеды покрываются суточными.

    Деловые поездки влекут за собой самые разные расходы. В дополнение к расходам на то, чтобы добраться до места назначения, связанного с работой, вы должны заплатить за место для проживания, аренду автомобиля, если вы прилетели туда, питание и непредвиденные расходы.

    Когда вы отправляетесь в путь в качестве сотрудника, у вашего начальника есть несколько вариантов, когда дело доходит до компенсации вам.Вы можете собрать все квитанции о командировках и сдать их вместе с отчетом о расходах. Или компания может предоставить вам установленную сумму суточных.

    Суточные, от латинского «по дням», - это суточные для покрытия определенных дорожных расходов. Изначально размер суточных был разработан для федеральных служащих. Однако он также используется частными работодателями, которые хотят обеспечить сотрудников ежедневным бюджетом на поездки.

    Сумма суточных не покрывает транспортировку до места деловой поездки за городом.

    Он покрывает проживание, а также питание и непредвиденные расходы после прибытия сотрудника на место работы.

    Ставки суточных обновляются каждый год.

    Ставки меняются по мере роста затрат. А поскольку командировочные расходы сильно различаются от города к городу, ставки суточных зависят от географического региона, в который едут сотрудники.

    Все эти переменные были учтены и теперь являются частью обновленных ставок суточных, которые Налоговая служба опубликовала в Уведомлении 2019-55 для командировочных расходов сотрудников, начиная с сегодняшнего дня, октября.1 января 2019 г. и действует до 30 сентября 2020 г.

    Суточные отклонения: Как и следовало ожидать, в любое время, когда дядя Сэм участвует, дело может вмешаться.

    Ставка суточных включает три составляющих -

    1. Специальные транспортные расходы на питание и непредвиденные расходы (M&IE)
    Специальные ставки M&IE для налогоплательщиков в транспортной отрасли составляют 66 долларов США для любого пункта путешествия в континентальной части США и 71 доллар США для любого пункта путешествия за пределами США .Это то же самое, что и номинальное увеличение, сделанное в прошлом году.

    Небольшое примечание о том, кто отвечает за ставки. Хотя IRS объявила о них, ставки суточных для местоположений в нижних 48 штатах устанавливаются Управлением общих служб (GSA). Госдепартамент устанавливает иностранные ставки (например, Канада, Испания, Япония). Министерство обороны (DOD) устанавливает ставки для иностранных граждан, в том числе для Аляски, Гавайев и всех территорий США.

    2.Только непредвиденные расходы
    Эта ставка покрывает гонорары и чаевые носильщикам, перевозчикам багажа, персоналу отеля и персоналу на судах как внутри, так и за пределами Соединенных Штатов. Остается 5 долларов в сутки.

    3. Города и населенные пункты с высокими затратами
    Когда во время деловой поездки сотрудник отправляется в более дорогой пункт назначения, ставки суточных немного выше, чем в прошлом году. Начиная с сегодняшнего дня, они составляют 297 долларов США за поездку в любой район с высокими затратами и 200 долларов за поездку в любой другой район континентальной части Соединенных Штатов.

    Сумма как высокой, так и низкой ставки, которая рассматривается как оплачиваемая за питание, составляет 71 доллар США за поездку в любой район с высокой стоимостью и 60 долларов за поездку в любое другое место в пределах континентальной части США.

    Местоположение изменилось по сравнению с прошлым годом: В уведомлении IRS о выплате суточных также указаны населенные пункты, которые имеют федеральную ставку суточных в размере 248 долларов или более и являются районами с высокими затратами на весь календарный год или часть календарного года, указанную в уведомление.

    И, как и ожидалось, некоторые из дорогих мест изменились по сравнению с теми, которые были включены в прошлом году.

    В уведомлении IRS говорится, что для целей составления бюджета командировок следующие места теперь включены в список дорогостоящих.

    • Калифорния: Милл-Вэлли, Сан-Рафаэль и Новато
    • Колорадо: Крестед-Бьютт и Ганнисон
    • Мичиган: Петоски
    • Монтана: Биг Скай, Западный Йеллоустон и Гардинер
    • Нью-Мексико: Карлсбад
    • Теннесси: Нашвилл
    • Техас: Мидленд и Одесса

    Кроме того, следующие населенные пункты изменили часть года, в которой они являются высокозатратными.

    • Напа и Санта-Барбара, Калифорния
    • Денвер и Вейл, Колорадо
    • Ки-Уэст, Флорида
    • Джекил-Айленд и Брансуик, Джорджия
    • Нью-Йорк, Нью-Йорк
    • Портленд, Орегон
    • Филадельфия, Пенсильвания
    • Пекос, Техас
    • Ванкувер, Вашингтон
    • Джексон и Пайндейл, Вайоминг.
    • Вашингтон, округ Колумбия

    И Лос-Анджелес и Сан-Диего, Калифорния; Дулут, Миннесота; Моав, штат Юта; и Вирджиния-Бич, штат Вирджиния, исключены из списка населенных пунктов с высокой стоимостью.Попытайтесь убедить моего кузена, живущего в Лос-Анджелесе, в этом изменении!

    Проверка ставок: Более подробную информацию о ставках суточных можно найти в Публикации IRS 463.

    Вы также можете использовать онлайн-инструмент поиска суточных GSA.

    Причина, по которой эти ставки имеют значение, заключается в том, что выплаты сотрудникам сверх разрешенных суточных считаются налогооблагаемым доходом для сотрудников.

    И всем моим самозанятым читателям, которые ездят в командировки и немного нервничают, потому что их расходы выше, не беспокойтесь.Эти ставки не распространяются на ваше путешествие.

    Вы по-прежнему можете вычесть расходы, связанные с бизнесом, в своей корпоративной налоговой декларации или, если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, в Таблице C или C-EZ. Просто убедитесь, что вы ведете очень хорошую документацию и все ваши чеки с соответствующими аннотациями.

    Вы также можете найти эти предметы, представляющие интерес:

    Объявления

    Политика в отношении путешествий | Уильям и Мэри

    Введение в политику
    Хром Река

    William & Mary использует решение для электронного управления поездками Chrome River для ввода и утверждения возмещения командировочных расходов.

    Хромированная прозрачная пленка River

    Чтобы обеспечить повышенный уровень прозрачности при регистрации возмещения дорожных расходов и воспользоваться функциональностью Chrome River, где утвержденные ограничения на проживание, питание и непредвиденные расходы уже загружены в систему. Инструкции по использованию Chrome River см. В разделе Chrome River на этом веб-сайте.

    Определения
    Руководитель агентства Глава агентства - это официально назначенное, избранное или назначенное лицо, которое руководит и в конечном итоге несет ответственность за общую деятельность агентства или учреждения.
    Designee Назначенное лицо - это любое другое лицо, уполномоченное действовать от имени главы агентства. Такое назначение должно быть одобрено главой агентства в письменной форме и храниться в файле агентства.
    Базовая точка Основное место, офис или здание, где путешественник выполняет свои обязанности на постоянной основе. Использование нескольких базовых точек не допускается.
    Chrome River Комплексный инструмент возмещения затрат на командировки, используемый для управления предварительным утверждением, отслеживания отчетов о расходах, создания отчетов, а также представления и получения возмещения наиболее экономичным, своевременным и эффективным способом.
    Пробег в пути Обычный путь сотрудника от места жительства до базовой точки в оба конца. Пробег и другие расходы на поездку, понесенные во время поездки, считаются личными расходами и не подлежат возмещению.
    Статус в пути Период времени, в течение которого сотрудник обычно перемещается между своим местом жительства и своей базовой точкой. Пробег и другие расходы на поездку на работу, понесенные во время поездки на работу, считаются личными расходами и не подлежат возмещению.
    Международные путешествия Все путешествуют в районы за пределами 48 смежных Соединенных Штатов, включая Гавайи, Аляску и Пуэрто-Рико.
    Не аффилированное лицо, не являющееся WM Любое физическое лицо, которое не работает или является студентом, но ведет университетскую деятельность. Сюда входят члены советов, органов власти или комиссий.
    Официальная станция Область в радиусе 25 миль от назначенной базовой точки сотрудника.
    Однодневное путешествие Путешествие за один день, влекущее за собой расходы.
    Спонсируемые программы Программы, финансируемые за счет доходов от грантов и контрактов.
    Отчет о расходах Оригинал утвержденной документации для запроса возмещения расходов, понесенных физическим лицом во время поездки по служебным делам государства
    Предварительное одобрение Заявка, включающая предполагаемую общую стоимость любой запланированной поездки.Требуется для официальных деловых поездок с ночевкой, однодневных поездок на сумму более 500 долларов США, финансируемых за счет гранта, а также для всех международных поездок.
    Статус путешествия Поездка за пределы официального места сотрудника.
    Поездка Любой период непрерывного путешествия между моментом, когда путешественник покидает свое жилище или базовую точку и возвращается в свое жилище или базовую точку.
    Сотрудник университета Постоянный или временный сотрудник Университета.
    Требования к возмещению командировок

    Хотя и не исчерпывающий, следующая информация требуется для возмещения расходов и должна быть представлена ​​вместе с Предварительным утверждением сотрудником и отчетом о расходах

    • Разрешения и утверждения в порядке исключения
    • Разрешение на возмещение миль по тарифу IRS
    • Причина поездки и любые необычные сборы, такие как сборы за изменение бронирования / билета
    • Подтверждения расходов на бумажном носителе, если для закупки услуг использовались онлайн-методы
    • Причина служебных телефонных звонков, Интернет-услуг или факсов
    • Расчет конвертации иностранной валюты при поездках за границу
    • Детализированная квитанция за жилье или сравнительный отчет, если используется альтернатива (пример: аренда квартиры)
    • Квитанция об уплате регистрационного сбора
    • Причина зарезервированного «наемного транспорта» (пример: чартерная перевозка) Требуются квитанции, если сумма претензии превышает 75 долларов за каждый экземпляр
    • Рабочее время и сверхурочная работа за сверхурочное питание
    • Разрешение на использование частных или чартерных авиакомпаний или государственных самолетов

    Путешественники должны вести квитанции и точный учет всех расходов, чтобы обеспечить правильную отчетность и представление возмещения командировочных.Возмещение командировочных расходов не будет производиться на основании выписок с проездных карт или квитанций на бумажные носители.

    Университет использует ставки GSA для расходов на проживание и M&IE, поэтому путешественник должен выбрать правильные ставки в Chrome River в отчете о расходах. Лицо, утверждающее отчет о расходах, несет ответственность за обеспечение правильных ставок возмещения, основанных на фактических датах поездки.

    (Обратите внимание, что ставки GSA обычно публикуются на федеральный финансовый год, который длится с 1 октября по 30 сентября ежегодно.)

    Путешественники должны предоставить отчет о расходах своему руководителю в течение 30 рабочих дней после завершения поездки. В случае непрерывной поездки путешественник должен представить отчет о расходах руководителю в течение 30 рабочих дней с последнего дня поездки, за которую запрашивается возмещение. Однако сотрудники, находящиеся в постоянных командировках, должны запрашивать компенсацию как минимум ежемесячно. Университетские процедуры предназначены для своевременной обработки возмещения, чтобы можно было произвести оплату проездной картой в установленный срок.

    Подтверждая отчет о расходах в Chrome River, путешественник подтверждает точность всей информации, законность поездки и обоснованность расходов. Утверждение куратора путешественника подтверждает, что он / она согласны с тем, что поездка была необходима, и что запрашиваемая компенсация является надлежащей.

    Предварительные разрешения на поездки

    Чтобы обеспечить адекватное планирование (определение затрат и исключений), Университет требует от сотрудников подготовить предварительное утверждение, которое включает оценку общей стоимости любой запланированной поездки, которая соответствует следующим критериям: (1) официальная деловая поездка с ночевкой, ( 2) однодневная поездка, которая, как ожидается, будет составлять 1000 долларов США или более, (3) расходы будут отнесены на счет гранта, (4) поездка в любую точку мира.

    Общая стоимость включает проживание, транспорт, питание, регистрацию на конференцию, а любые другие дорожные расходы или стоимость курса должны быть включены в смету. Затраты на поездку, которые могут быть выставлены прямым счетом, такие как проживание или регистрация на конференцию, также должны быть включены в смету расходов. Смета должна прилагаться как к Отчету о расходах, так и к любым применимым ваучерам на оплату прямых счетов Продавцу. Для запланированной поездки путешественник должен документально подтвердить, что были предприняты разумные усилия для получения эффективных, действенных и экономичных средств передвижения для Содружества.

    Примечание. Студенты и не аффилированные лица WM также должны заполнить предварительное одобрение, если их поездка соответствует критериям, перечисленным в пунктах 2–4 (выше).

    Услуги по организации командировок

    Университет в настоящее время имеет контракт на оказание туристических услуг с компанией Covington Travel. Ниже приводится список туристических услуг, доступных в агентстве по организации путешествий.

    • Предоставление внутренних и международных авиационных и железнодорожных билетов по наиболее выгодной цене
    • Предоставьте билеты, которые соответствуют времени прибытия / отправления и местоположению, запрошенному путешественником.
    • Организовать размещение в гостинице по запросу. Воспользуйтесь преимуществами государственных или корпоративных счетов, в зависимости от того, что больше. Когда путешественник не указывает отель, он выбирает отель, расположенный недалеко от места работы.
    • Организация аренды автомобиля по запросу, используя существующий обязательный государственный договор. Получает наиболее выгодную ставку для размера автомобиля или местоположения, требуемого путешественником, когда у компаний по аренде автомобилей нет транспортных средств.
    • Организуйте групповые конференции по запросу, воспользовавшись доступными скидками.

    С командой агентов Ковингтона можно связаться по телефону (804) 344-3244 или по электронной почте через Ковингтона.

    Использование Интернета

    В дополнение ко всем другим правилам, изложенным в этой политике в отношении поездок, при использовании Интернета для покупки туристических услуг необходимо соблюдать следующие правила. Использование Интернета для приобретения туристических услуг разрешено. Будьте осторожны и рассудительны при выборе сайта туристических услуг в Интернете. Могут применяться скрытые комиссии, значительные предоплаты или необязательные авансы, которые могут не подлежать возмещению.Путешественник должен соблюдать правила закупок.

    Конференция по закупкам

    При планировании конференции, спонсируемой агентством, в качестве меры разумности следует использовать рекомендации по размещению и мониторингу и оборудованию, содержащиеся в этих правилах. Агентства должны проявлять осмотрительность при выборе наиболее экономичного из имеющихся вариантов. Агентства должны следовать указаниям Департамента общего обслуживания, Отдела закупок и снабжения. Документация, подтверждающая закупку, должна обосновывать любые расходы, превышающие руководящие принципы, исходя из общих затрат на закупку конференции (например, свободное пространство в помещении или другие бесплатные или недорогие удобства, необходимые для проведения встреч).Для возмещения расходов при использовании этих руководящих принципов в отчете о расходах необходимо четко указать «Стоимость, основанную на Руководстве по закупкам».

    Жилье

    Стоимость проживания может быть возмещена, если человек путешествует с ночевкой по служебным делам за пределами своего официального места работы. Компенсация расходов на проживание зависит от пункта назначения, но все расходы должны быть необходимыми и разумными. Основная ответственность за обеспечение разумности возмещаемых сумм возлагается на руководителя агентства или его представителя.Это включает обеспечение того, чтобы все командировочные расходы были утверждены на необходимом уровне, как это определено в настоящих правилах.

    Цены
    Все тарифы на проживание регулируются тарифами Управления общего обслуживания США (GSA), действующими с 1 октября каждого года.

    Максимальные возмещаемые ставки проживания, указанные в таблицах проживания и суточных CONUS / OCONUS Администрации общего обслуживания США (GSA), включают все налоги, чаевые и плату за услуги. (Примечание: стоимость проживания указана за номер, а не за человека.) Университет возместит путешественнику фактическую сумму, взимаемую общежитием за комнату, до максимальных ставок, указанных для города, в котором путешественник провел ночь, плюс налоги, сборы, курортные сборы и дополнительные сборы, взимаемые общежитием. . Стоимость номера, превышающая эти максимальные ставки, не будет возмещена, а налоги и дополнительные сборы будут рассчитаны пропорционально на основе максимально допустимой ставки.

    Исключения по размещению
    Конференц-отели до 200% от стоимости проживания

    Для конференц-отелей руководитель агентства или назначенное ему лицо в отделе может утвердить компенсацию за проживание в размере до 200% от максимальной ставки, когда того требуют обстоятельства, в рамках государственных средств.Обоснование исключения должно быть указано в предупреждении о соответствии в отчете о расходах.

    Неконференц-отели со скидкой до 150% от стоимости проживания

    Для гостиниц, не предназначенных для проведения конференций, руководитель агентства или уполномоченное лицо, соответствующее отделу, может утвердить компенсацию за проживание в размере до 150% от максимальной ставки, если того требуют обстоятельства, в рамках государственных средств. Обоснование исключения должно быть указано в предупреждении о соответствии в отчете о расходах. Гостиницы, не предназначенные для конференций, с превышением от 150% до 200% с одобрения декана или вице-президента разрешены в соответствии с местными фондами университета.

    Компенсация сверх 200% ставки проживания

    Если стоимость номера превышает 200% от нормы, требуется предварительное одобрение вице-президента по финансам и финансового директора. Утверждение требуется для любой стоимости номера, превышающей 200% норму , независимо от того, что несколько человек проживают в одной комнате . Conference Hotels сверх 200% с вице-президентом по финансам и финансовым директором Предварительное одобрение предложения и сравнение рентабельности допускаются только в рамках местных фондов университета. Гостиницы без конференц-связи сверх 200% с предварительным утверждением вице-президентом по финансам и финансовым директором и сравнением рентабельности допускается только в рамках местных фондов университета. Решение вице-президента по финансам и финансового директора является окончательным. Он направляется непосредственно утверждающим на предварительное одобрение в Chrome River, если ставка проживания превысит 200%.

    Количество человек в номере отеля
    Как правило, когда два или более путешественника останавливаются в одном номере, допустимая ставка за проживание - это стоимость номера в пункте назначения плюс сумма, взимаемая учреждением по размещению за дополнительного человека.Другими словами, если два путешественника проживают в одном номере, каждому НЕ разрешается максимальная ставка - если только одно из путешественников не получает письменного разрешения от главы агентства или уполномоченного лица, одному путешественнику разрешается максимальная ставка проживания плюс дополнительные расходы на дополнительного человека. В подробной квитанции об отеле должна быть указана дополнительная плата отдельно от стоимости номера. Если в счете отеля указано, что в номере проживало более одного человека, необходимо предоставить письменное объяснение, а также указать разницу в ставках между одно- и двухместными тарифами или дополнительную плату, взимаемую отелем.Это постановление не направлено на то, чтобы отговорить агентства от использования мер экономии, таких как размещение нескольких путешественников в одной комнате. Однако не уменьшайте общую экономию, которую в противном случае можно было бы получить, перейдя на роскошное или премиальное жилье.
    Альтернативное жилье

    Если используется жилье, отличное от гостиниц и мотелей, например, квартиры, дома и т. Д., Отчет о сравнении, включая разрешение руководителя агентства или уполномоченного лица, должен быть представлен вместе с отчетом о расходах.В сравнительном отчете должна быть указана общая стоимость использования альтернативного жилья и срок действия контракта, стоимость альтернативного жилья и чистая экономия.

    Проживание у третьих лиц (например, AirBnB, VRBO, Homeaway)

    Отели и другая коммерческая недвижимость застрахованы, покрывая своих гостей в случае травмы или потери имущества. Типы объектов, предлагаемых через жилье третьих лиц и аналогичные услуги, сильно различаются по типу покрытия, доступному для гостей (если оно вообще предлагается).Из-за этого Университет не рекомендует использовать для деловых поездок.

    Несмотря на это, мы понимаем, что в ограниченных случаях этот вариант может наилучшим образом удовлетворить потребности преподавателей и сотрудников, путешествующих по всему миру . Для международных поездок могут быть случаи, когда проживание у третьих лиц является лучшей альтернативой с учетом ограничений на гостиницу или другие коммерческие возможности.

    Если вы решите воспользоваться этими услугами, имейте в виду:

    1. Университет запрещает использование государственных средств для оплаты этих услуг, за исключением проектов спонсируемых программ с учетом ограничений спонсоров.
    2. Университет не может предлагать средства, включая частные средства , авансом (предоплата) за эти услуги.
    3. Университет запрещает использование кредитной карты для мелких покупок (SPCC) для предварительной оплаты или обработки окончательного счета за эти услуги.
    4. Эти расходы должны быть оплачены лично путешественником и возмещены университетом. Все возмещения должны соответствовать процедурам и ограничениям возмещения Университета.
    5. Пользователь этих услуг принимает на себя личную ответственность и всю ответственность, связанную с любым инцидентом, который может произойти во время его пребывания.
    6. Если сотрудник, путешествующий по делам университета, столкнется с убытками из-за проблем с бронированием, университет не будет оплачивать эти убытки, если потребуется дополнительное жилье.
    7. Пожалуйста, обратите внимание, что сотрудникам не будет возмещаться оплата за это жилье во время поездок внутри страны, за исключением случаев, когда коммерческие возможности доступны; документация для поддержки не требуется.
    8. Эта политика не распространяется на студенческие поездки.
    Неотмененные бронирования гостиниц

    Сообщите отелю об изменениях в плане поездки как можно скорее, когда подтвержденное бронирование находится в силе.Поскольку отели могут взимать плату за неотмененные бронирования, эти сборы не будут возмещены, если путешественник небрежно отменил бронирование.

    Авансовые платежи
    Авансовые платежи по прямым счетам за проживание в отеле / ​​мотеле не приветствуются. Для подтверждения бронирования номеров рекомендуется использовать спонсируемую государством карту дорожных сборов. Фактические авансовые платежи с использованием программы дорожных карт не будут возвращены до поездки. Если обстоятельства делают предоплату необходимостью, авансовые платежи ограничиваются суммой депозита за одну ночь для прямой оплаты счетов.
    Прямое агентство по выставлению счетов за проживание

    Разрешается выставление агентством прямых счетов за проживание (только ставки, налоги и дополнительные сборы), понесенных во время ночной поездки. Однако прямые сборы по счетам по-прежнему считаются командировочными расходами и регулируются этой политикой в ​​отношении поездок и должны быть включены в сметные расходы на поездку, если ожидается, что поездка превысит 500 долларов США. Копия сметы командировок должна быть включена в платеж поставщику. Прямое выставление агентством счетов расходов на питание, понесенных во время ночной поездки, включая оплату питания за номера в отелях с прямым выставлением счетов, не допускается.Документация, подтверждающая прямые счета, должна включать имя путешественника, даты и цель поездки.

    Счета за гостиницу

    Предоставьте вместе с оригиналом отчета о расходах оригинальные счета за гостиницу, полученные во время оформления заказа, и другие подтверждающие квитанции о расходах на проживание. Для гостиничных номеров, приобретенных через Интернет-провайдеров, путешественник должен предоставить «распечатанную последнюю страницу с Интернет-сайта с указанием общей стоимости и подтвержденных услуг». Любые необычные обвинения должны быть полностью задокументированы.

    Партнеры по договору жилья

    https://www.wm.edu/offices/procurement/buying/hotels-and-local-lodging/index.php

    Еда и инциденты (M&IE)

    Как правило, питание и некоторые непредвиденные командировочные расходы возмещаются на основе суточных (не фактических расходов) в связи с официальной деловой поездкой в ​​ночное время за пределами официального места пребывания путешественника.

    Суточные M&IE

    Информация о стандартном питании и руководящих принципах возмещения непредвиденных расходов (включая все соответствующие налоги и чаевые) представлена ​​в разделе тарифов M&IE ниже.Независимо от пункта назначения, фиксированная сумма суточных в размере 5 долларов выплачивается за каждый день ночной поездки на непредвиденные расходы, такие как чаевые посыльному / официанту, услуги парковщика, личные телефонные звонки, стирка и транспортировка между жильем или бизнесом, а также местами, где можно поесть.

    Ставка M&IE выплачивается непосредственно путешественнику, даже если можно доказать, что один путешественник понес расходы от имени другого. Применимая ставка M&IE или ее часть выплачивается путешественнику без детализации расходов или квитанций.Возмещение фактических расходов, понесенных во время ночной поездки, по этим категориям расходов не допускается. Агентства могут быть более строгими и оплачивать фактические расходы до соответствующей ставки M&IE вместо максимальной суточной.

    M&IE Rates

    Все тарифы M&IE регулируются тарифами Управления общего обслуживания США (GSA), указанными по ссылке ниже. Эти ставки также следует использовать для определения максимальной суммы возмещения расходов на питание для официальных деловых обедов и / или сокращения M&IE.

    Сумма M&IE должна быть уменьшена на соответствующее питание, если питание предоставляется бесплатно во время ночного путешествия. Дополнительную информацию см. В разделе «Пропорциональное распределение и скидки» на следующей странице. Тарифы M&IE, указанные на веб-сайте GSA, включают 75% дней поездки. Тарифы M&IE должны использоваться, за исключением случаев, когда путешественнику необходимо внести поправки в предоставленное питание, как указано в разделе пропорциональных соотношений и скидок.

    Применяются следующие правила возмещения расходов.

    • Суточные M&IE должны соответствовать месту, указанному для ночлега.
    • Прямое выставление агентством счетов расходов на питание, понесенных во время ночных поездок, включая оплату питания за номера в отелях с прямым счетом, не допускается.
    Пропорции и скидки
    Для расчета пропорций и вычетов суточных на питание необходимо использовать следующую ссылку: Внутренний калькулятор суточных

    В день отъезда или возвращения в поездку возмещается 75% суточных на питание и непредвиденные расходы.Например, если ставка M&IE допускает общую компенсацию в размере 51 доллара, то 38,25 доллара [(51 доллар x 0,75) = 38,25 доллара. Для поездок, включающих несколько пунктов назначения, основывайте сокращение на действующих суточных для того места, где была проведена ночь, следующим образом:

    • День отъезда: Где вы проведете ночь.
    • День возвращения: Где вы провели ночь перед возвращением на базу.

    Если питание предоставляется бесплатно в связи с поездками, применимая ставка компенсации суточных M&IE должна быть уменьшена на сумму, указанную для соответствующего питания в Таблице ставок M&IE, за исключением непредвиденных расходов.Например, если ставка M&IE допускает общую компенсацию в размере 51 доллара, а обед был предоставлен бесплатно, общая допустимая компенсация за этот день составит 39 долларов (51 доллар - 12 долларов на обед).

    Однако, когда питание предоставляется бесплатно в связи с поездками в день отъезда или возвращения, полная ставка возмещения суточных расходов на питание уменьшается на полную сумму соответствующих обедов с последующим пропорциональным распределением 75% остатка. . Например, если ставка M&IE допускает общую компенсацию в размере 51 доллара, а обед был предоставлен бесплатно в день отъезда или возвращения, общая допустимая компенсация за этот день составит 29 долларов.25 [(51 доллар - обед 12 долларов (обед = 39 долларов x 0,75) = 29,25 доллара США

    Питание, включенное в регистрацию

    Если питание включено в стоимость регистрации или проживания как часть пакета, количество и тип питания (завтрак, обед, ужин) должны быть записаны в отчете о расходах. Если в рамках путешествия предлагается континентальный завтрак или прием, а еды / времени достаточно для приема пищи, путешественник должен уменьшить суточные на соответствующую сумму пособия. Если завтрак предлагается отелем бесплатно, и путешественник не принимает участие в нем по каким-либо разумным причинам (например,грамм. ранние часы работы не позволяют участвовать в предоставленном завтраке, предоставленная еда была недостаточной, диетические потребности путешественника не были удовлетворены и т. д.), то путешественник должен отметить это в отчете о расходах. Если еда предлагается в рамках конференции, и у путешественника есть медицинские ограничения, путешественник должен приложить все усилия, чтобы конференция облегчила его / ее потребности к крайнему сроку, указанному на конференции. Если конференция не выполнит запрос, путешественник не обязан вычитать применимое пособие на питание из суточных.Тем не менее, путешественник должен приложить к отчету о расходах записку или другую документацию, в которой указана эта информация.

    Сверхурочная еда

    Условия агентства, требующие сверхурочной работы, сильно различаются. Статус сверхурочной работы - это когда работа или время в пути выходят за рамки обычного графика рабочего времени сотрудника, но не в одночасье. Таким образом, надбавка за сверхурочную еду не применяется во время ночных путешествий.

    При сверхурочной работе разрешается надбавка на питание:

    • Важное значение для миссии учреждения
    • Разрешено политикой преобразованного учреждения
    • Утверждено соответствующим уполномоченным лицом, и
    • Превышение нормального, графика рабочего времени сотрудника

    Как правило, работник не имеет права на сверхурочную еду, пока он по необходимости не проработает 10 часов.Документация должна описывать обстоятельства, связанные с сверхурочной работой, и отмечать, что сверхурочная работа важна для отдела. В письме должен быть указан нормальный рабочий график сотрудников на день, а также время начала и окончания сверхурочной работы. Питание не подлежит возмещению, если оно было принято в конце сверхурочного периода.

    Утвержденные сверхурочные обеды могут быть возмещены на основе фактических затрат, понесенных на каждый прием пищи, до указанных в настоящей политике ограничений на питание. Квитанции обязательны. Если квитанция недоступна, возмещение будет производиться в размере 5 долларов США за питание в официальном офисе сотрудника и 10 долларов США.00 возле официального вокзала. Официальная станция - это территория в радиусе 25 миль от места, где сотрудник обычно выполняет свои обязанности.

    Примечание: Или, если сопоставимая сверхурочная работа необходима из-за сменного графика или сверх обычного, запланированного 40-часового рабочего периода. Агентства обязаны соблюдать правила IRS в отношении обедов, подлежащих отчетности. Надбавка за сверхурочную еду, основанная на количестве отработанных часов, считается облагаемой налогом заработной платой и должна сообщаться в IRS. Все сверхурочные обеды должны кодироваться на расходном счете 712870.

    Требования к отчетности IRS для деловых обедов
    Агентства обязаны соблюдать правила IRS в отношении обедов, подлежащих отчетности. Надбавка за сверхурочную еду, основанная на количестве отработанных часов, считается облагаемой налогом заработной платой.
    Транспорт
    Транспортные средства, принадлежащие университету

    Правила и политика использования государственного транспортного средства определены в Политике и процедурах Управления автопарком, выпущенных Департаментом общего обслуживания. Руководители агентств ограничивают разрешение на поездку на работу в государственных транспортных средствах для тех сотрудников, чьи служебные командировки делают поездки на работу единственной экономически эффективной или практичной альтернативой.При использовании принадлежащих университету транспортных средств путешественники должны использовать топливную карту Voyager для заправки транспортных средств.

    Путешествие государственного самолета

    государственных самолетов доступны в приоритетном порядке и могут быть запланированы через Департамент авиации (DOAV). См. Политику использования воздушного судна и инструкции, которые можно найти на веб-сайте DOAV по адресу www.doav.virginia.gov. Затраты следует сравнивать с коммерческими тарифами, чтобы определить лучший авиаперевозчик для государственных поездок.

    Личные автомобили

    Сотрудникам разрешается использовать свой личный автомобиль, когда автомобиль, принадлежащий государству или арендованный предприятием, недоступен, или когда использование личного автомобиля экономически выгодно для агентства.Сотрудникам, решившим использовать свой личный автомобиль для удобства, будут возмещены пробеги по самой низкой совокупной ставке капитала и эксплуатационной поездки, взимаемой OFMS.

    Текущий пробег

    Текущие ставки миль, включая ставку IRS, встроены в Chrome River. Чтобы получить более высокую ставку компенсации за пробег личного автомобиля, превышающий в среднем 200 миль в день за поездку, сотрудник должен отправить анализ затрат / выгод и загрузить его в Chrome River.Сотрудникам, решившим использовать свой личный автомобиль для удобства поездок, превышающих в среднем 200 миль в день, будет возмещаться пробег по сниженной ставке 23 цента за милю (тариф ).

    Если для возмещения расходов используется более высокая ставка миль, финансовый служащий агентства несет ответственность за обеспечение того, чтобы соответствующее обоснование было задокументировано и одобрено главой агентства или назначенным лицом. Эта документация и разрешение должны быть приложены к отчету о расходах.

    Среднесуточный пробег Правило
    Сотрудники могут использовать POV и получать более высокую ставку за пробег без какого-либо анализа затрат при проезде 200 миль или меньше в день. Рассчитайте средний дневной пробег за поездку, разделив общий пробег в оба конца на количество рабочих дней в командировке. Чтобы воспользоваться этой возможностью, поездка должна длиться не менее 3 дней. Например, в трехдневной деловой поездке с пробегом туда и обратно 540 миль 540 миль, разделенные на 3 официальных рабочих дня в командировке, равны в среднем 180 миль.Если общее количество миль в день составляет 200 или меньше, сотруднику может быть возмещена текущая ставка полного пробега IRS. В Chrome River выберите плитку расходов POV Среднее количество миль и отправьте ее соответствующим образом.
    Анализ затрат и выгод

    Агентства должны провести анализ затрат / выгод, чтобы определить, следует ли использовать в официальных государственных поездках арендованный автомобиль, принадлежащий государству / предприятию, или личный автомобиль. Ожидается, что будут предприняты добросовестные усилия для использования контракта Enterprise Rental, когда это будет практически осуществимо.Как правило, личный автомобиль считается экономически выгодным при следующих обстоятельствах: (1) Когда планируются нерегулярные поездки на расстояние до 200 миль в день. (2) Для ночного путешествия учитывайте средний дневной пробег за период, в котором в противном случае потребовалось бы государственное транспортное средство. (3) Для постоянных ежедневных поездок и (4) при возникновении аварийной ситуации и после утверждения Главой агентства или уполномоченным лицом.

    Пробег по сравнению с расходами на воздух
    Планируемые расходы на личный автомобиль или аренду автомобиля не могут превышать общую стоимость поездки с использованием наиболее экономичного из доступных видов общественного воздушного транспорта.Все транспортные расходы (включая питание, проживание, парковку, наземный транспорт и т. Д.) Следует учитывать для каждого варианта. Компенсация ограничивается наименее дорогим вариантом (полет или вождение). Руководители агентств или их назначенные лица имеют право делать исключения из этой политики, когда это обосновано. Сравнительные отчеты должны быть приложены к отчету о расходах на возмещение.
    Пробег в пути
    Мили туда и обратно, которое сотрудник обычно и непосредственно проезжает от места жительства до базовой точки, полученной в запланированный рабочий день, считается пробегом на работу.Сотруднику может быть назначена только одна базовая точка. Пробег на дорогу и другие расходы на дорогу, понесенные в обычные рабочие дни, считаются личными расходами и не подлежат возмещению.
    Маршрут путешествия
    Маршрут путешествия, будь то общественный транспорт, частный автомобиль, государственный автомобиль или наемный транспорт, должен быть наиболее прямым практически осуществимым маршрутом. Лица, отправляющиеся на одно и то же мероприятие с одинаковыми планами путешествия, должны приложить усилия для совместного использования автомобилей.
    Базовая точка

    У сотрудника может быть только одна базовая точка, даже если у сотрудника несколько рабочих мест.Агентство несет ответственность за определение базовой точки, которая будет использоваться для целей возмещения расходов.

    Место жительства работника может быть определено агентством в качестве базового пункта, если это выгодно государству. В этом случае пробег, пройденный от места жительства работника до одного или временного места работы, включая центральный офис работника, является официальным пробегом государственного предприятия и подлежит полной возмещению. Ожидается, что агентства установят строгий административный контроль на достаточно высоком уровне, чтобы гарантировать, что назначение места жительства сотрудника в качестве их базовой точки разрешено только тогда, когда это оправдано.

    Пробег в выходные и праздничные дни

    Пробег, понесенный, когда физическому лицу необходимо работать в субботу, воскресенье или праздничный день, не являющийся рабочим днем, может быть возмещено в соответствии с политикой агентства, разрешающей такую ​​компенсацию.

    Вне страны Пробег

    Компенсация за поездки за границу будет производиться по ставке, установленной в действующем Законе об ассигнованиях. Однако, если более высокая личная ставка в милях оправдана; запрос должен быть отправлен вице-президенту по финансам и финансовому директору для утверждения.Этот запрос должен содержать соответствующую документацию в поддержку предлагаемого возмещения

    Плата за парковку и проезд

    Расходы на парковку и проезд возмещаются. Квитанция требуется для требований о возмещении, если каждое отдельное требование превышает 75 долларов США за каждый экземпляр. Возмещение должно быть заявлено как «прочие расходы» в отчете о расходах. Если квитанция не требуется, путешественник должен добавить эту информацию к отчету о расходах. Парковка в аэропорту разрешена по наиболее выгодной для университета цене.Парковка в аэропорту Парковка эконом-класса подлежит возмещению из государственных средств, а дополнительные расходы допустимы из местных фондов при наличии обоснования.

    Багажные сборы
    Некоторые авиакомпании теперь взимают дополнительную плату (багаж) за услуги, ранее включенные в стоимость авиабилетов. Приобретая авиабилеты для деловых поездок, путешественники должны учитывать общие затраты при выборе наиболее подходящего перевозчика. Сборы за багаж возмещаются путешественнику в размере до 60 долларов США за поездку в одну сторону за счет государственных средств.Сборы за багаж в размере 61 доллар США и выше допустимы при наличии обоснования в соответствии с местными фондами университета. Ожидается, что путешественники будут знать об этих ограничениях. В случае превышения этих лимитов в законных деловых целях стоимость подлежит возмещению. К отчету о расходах необходимо приложить квитанцию ​​и соответствующее объяснение.
    Общественный транспорт
    Поездки на общественном транспорте включают в себя: (1) арендованный автомобиль, (2) самолет, (3) поезд, (4) автобус и (5) такси, шаттл или другие виды транспорта для аренды.

    Тарифы на общественный транспорт не должны превышать тарифы на проживание туристического или автобусного класса. Квитанции о таких расходах необходимо сохранить для представления вместе с Отчетом о расходах. Из-за ликвидности авиа- и железнодорожных билетов любые неиспользованные части должны быть возвращены агентству в кредит. У каждого агентства должна быть письменная политика и возложена ответственность за получение и контроль авиа- и железнодорожных билетов, особенно за неиспользованные части.

    Сборы за изменения в билетах / бронированиях для обеспечения личного комфорта, удобства и вкуса не подлежат возмещению.Плата за изменение должна быть объяснена в отчете о расходах.

    Для такси, микроавтобусов и других видов транспорта по запросу или зарезервированных «для найма транспорта» квитанции требуются только в том случае, если сумма требования о возмещении превышает 75 долларов за каждый экземпляр. В ваучере должна быть указана причина необходимости зарезервированного транспорта «на прокат». Возмещение стоимости лимузина или других видов роскошных транспортных услуг не допускается. Максимальные чаевые в размере 15% от стоимости проезда в такси или маршрутном такси подлежат возмещению как транспортные расходы отдельно от питания и непредвиденных расходов.Для возмещения в отчете о расходах необходимо отделить сумму чаевых от суммы тарифа.

    Общественный транспорт от места проживания до ресторанов разрешен только для служебных нужд.

    Авиа и ж / д билеты

    Как правило, авиаперелеты и железнодорожные перевозки не могут превышать тарифы, взимаемые за проживание туристического или автобусного класса. Недавно авиакомпании создали более высокий уровень обслуживания автобусного класса, который взимает дополнительную плату за определенные желаемые места.Такие обновления места для сидения в автобусе являются повышением стоимости проезда в автобусе и не подлежат возмещению. При тщательном рассмотрении ограничений разумности, указанных в разделе «Расходы должны быть разумными и необходимыми» настоящих правил, утверждающий орган может предоставить разрешение на авиаперелеты бизнес-класса или поездку на поезде при следующих обстоятельствах:

    Воздушный транспорт: (1) Когда он не стоит больше, чем самый низкий доступный тариф для туристов / автобусов (сравнение должно быть приложено к отчету о расходах), или (2) для поездки в Западную Европу, если деловая встреча проводится в течение трех часов после приземления, или
    (3) для трансокеанских межконтинентальные рейсы, предполагающие полетное время более восьми последовательных часов с обоснованием, разрешены за счет государственных средств.Стоимость поездки сверх экономического класса составляет менее восьми часов с обоснованием, допустимыми из местных фондов Университета или (4), если путешественник оплачивает разницу.

    Железная дорога: (1) Когда он стоит не больше, чем самый низкий доступный тариф для туристов / автобусов (сравнение должно быть приложено к Отчету о расходах), или (2) Когда зарезервированные места в автобусе не предлагаются на маршруте, или (3) Если путешественник оплачивает разницу. Стоимость, превышающая эконом-класс, допускается при обосновании за счет местных средств Университета.

    Компенсация за проезд первым классом воздушным или железнодорожным транспортом запрещена.

    Примечание. Документы, подтверждающие способ и класс поездки, необходимы для всех возмещений авиа и железнодорожным транспортом, выплачиваемых непосредственно сотруднику.

    Совмещение бизнеса с личными поездками

    Когда путешественник покупает авиабилеты и хочет совместить личную поездку с деловой поездкой в ​​университет:

    • 3 сравнения рейсов должны быть выполнены до покупки комбинированного билета.
    • Сравнение рейсов должно включать только рейсы эконом-класса с синеватыми датами вылета и возврата, а также местом перелета туда и обратно, и быть наиболее экономичным для Университета.
    • Если сравнение для деловой поездки превышает полет для фактической комбинированной поездки, полная стоимость авиабилета может быть снята и возмещена.
    Закон о полетах Америки
    Как правило, если путешественник путешествует на средства, предоставленные федеральным правительством, он / она должны использовать U.Авиакомпания S. flag (авиакомпания, принадлежащая американской компании), независимо от стоимости или удобства. Если вы планируете международные поездки, которые финансируются из федерального бюджета, вы должны убедиться, что все рейсы, где это возможно, выполняются авиакомпаниями под флагом США или иностранными авиаперевозчиками, которые код-шеринговые с перевозчиком под флагом США. Совместное использование кода происходит, когда две или более авиакомпаний «кодируют» один и тот же рейс, как если бы он был их собственным. Другими словами, американская авиакомпания может продать место в самолете иностранного авиаперевозчика; это место считается таким же, как в самолете, обслуживаемом U.С. флагманский перевозчик. Соблюдение закона Fly America считается выполненным, если идентификационный код авиаперевозчика под флагом США присутствует в области рядом с номерами рейсов в авиабилете, посадочном талоне или в документации электронного билета (пассажирской квитанции).

    За дополнительной информацией обращайтесь в Офис грантов.

    Автобус
    Разрешено вместо проезда на автомобиле, авиалинии или поезде, когда это выгодно.
    Аренда автомобилей

    Возмещение расходов по аренде автомобиля разрешено только для служебных целей.Прокат автомобилей может производиться через агентства по аренде Enterprise / National. Путешественник должен выбрать наиболее экономичного подрядчика и тип доступного транспортного средства, а также получить любой коммерческий тариф или государственную скидку, доступную при аренде транспортного средства.

    В большинстве случаев аренда транспортных средств необходима только после прибытия в пункт назначения. Однако для поездки, начатой ​​из базовой точки путешественника, путешественник может провести анализ затрат / выгод, чтобы определить, выгодно ли государству использовать арендованный автомобиль вместо личного автомобиля в запланированной поездке.Анализ затрат и выгод должен учитывать стоимость арендованного автомобиля, любые доплаты и стоимость топлива для эксплуатации арендованного автомобиля. Если этот анализ демонстрирует рентабельность получения разрешений на аренду автомобиля и политики агентства, можно использовать арендованный автомобиль, а анализ затрат / выгод должен быть приложен к Отчету о расходах.

    Аренда автомобилей и использование личного транспорта не аффилированным лицом WM

    Допускается возмещение расходов на аренду автомобилей для Не-WM Партнера и других гостей Университета.Аффилированному лицу, не являющемуся WM, разрешается арендовать автомобиль в любом агентстве по аренде автомобилей; однако гости Университета не могут использовать Корпоративный контракт через Университет. Возмещению подлежит самый экономичный из имеющихся транспортных средств. Если гость не владеет личным автомобилем или не имеет к нему доступа, аренда автомобиля разрешена, однако путешественник не может арендовать автомобиль для поездки в аэропорт и припарковать его на время поездки. В этом случае путешественник может воспользоваться маршрутным автобусом, поездом или другим видом общественного транспорта.

    В качестве аффилированного лица, не являющегося партнером WM, разрешено использование личного автомобиля. Возмещение по текущей ставке миль IRS при условии, что общая сумма возмещения миль является выгодной для Университета по сравнению с другими видами транспорта, такими как авиабилеты.

    Прокат автомобилей Заправка и дополнительные услуги GPS

    Путешественники должны убедиться, что арендованный автомобиль заправлен топливом, прежде чем возвращать автомобиль подрядчику по аренде, если не указано иное. Компенсация будет основана на использованном топливе и предоставленных квитанциях.Возмещение должно быть заявлено как расход топлива в отчете о расходах.
    Ни в коем случае путешественник не должен заключать «Топливное соглашение» или платить за топливо во время аренды или до того, как транспортное средство используется, чтобы избежать оплаты за неиспользованное топливо. Допустимо с добросовестной деловой целью возместить стоимость плана топливных услуг из местных фондов университета.

    GPS и другие дополнительные услуги запрещены государственными фондами. Тем не менее, GPS разрешается с добросовестной деловой целью за счет местных фондов университета.

    Дорожный совет

    Департамент казначейства, отдел управления рисками, покрывает все повреждения арендованного автомобиля и ответственность, если государственный служащий проявил халатность или «виноват». Вот почему сотрудник должен отказаться от дополнительного покрытия (CDW, LDW, PDW, LIS или SLI) компанией по аренде автомобилей.

    Однако за ущерб, причиненный, когда невозможно определить неисправность (наезд и бег, царапина на стоянке и т. Д.), Или в результате неконтролируемого действия (повреждение градом, наезд оленями, удар о лобовое стекло и т. Д.)) агентство будет нести ответственность за ремонт автомобиля. Отдел управления рисками предлагает агентствам страховку «Lease Care» для покрытия убытков, когда никто не несет ответственности. Это покрытие является необязательным, и каждое агентство должно принять решение о получении покрытия «Lease Care», исходя из своей конкретной ситуации риска.

    Кроме того, путешественник может столкнуться с ситуацией при аренде автомобиля за пределами Вирджинии, и компания по аренде автомобилей требует, чтобы путешественник получил покрытие от компании по аренде автомобилей или предъявил какие-либо доказательства страхования.Путешественник должен определить, действует ли это требование для пункта назначения, и, если да, получить сертификат «Свидетельство о страховании» в Отделе управления рисками.

    Покрытие арендного транспорта

    Защита ответственности обеспечивается Планом управления рисками Содружества (см. Раздел VIII). Сотрудники университета застрахованы от физических повреждений транспортных средств. Это покрытие распространяется на любой ущерб, причиненный водителю автомобилю; однако оно не распространяется на ущерб от пожара, погодных условий, вандализма, повреждения животных, разбития стекла и подобных событий (т.е. трещина в лобовом стекле, вызванная камнем; ущерб, нанесенный припаркованным / свободным транспортным средствам). За ущерб такого типа будет возложена ответственность отдел, арендовавший автомобиль. Дополнительное страхование от повреждений при столкновении университет не платит. Водителям, выбравшим покупку, это покрытие не будет возмещено, за исключением случаев, когда частные средства доступны через один из аффилированных фондов университета.

    Международное покрытие

    Несмотря на то, что страхование ответственности университета и страхование физического ущерба действует за границей, путешественникам рекомендуется приобрести страхование ответственности и страхование от повреждений при столкновении в пункте назначения. Приобретение такой страховки на аренду автомобиля является возмещаемым расходом, утвержденным государством.

    Возможность приобретения страховки, предлагаемой подрядчиками по аренде автомобилей, зависит от следующего:

    Если путешественник -
    , затем ...
    Банкноты
    Государственный служащий
    Отклонение
    Страхование аренды не возмещается.Департамент казначейства, отдел управления рисками, составляет общегосударственный план самострахования автомобилей для государственных служащих.
    Негосударственный служащий
    Принять
    Только когда агентство считает аренду автомобиля возмещаемой. Страхование арендованного автомобиля для этих лиц также может рассматриваться как возмещаемый расход. Страховое возмещение должно включать только отказ от ответственности за ущерб (LDW) и отказ от ущерба при столкновении (CDW).

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *