Организация работы архива организации: Делопроизводство + Основные правила работы архивов организаций

Содержание

Организация работы ведомственного архива | Делопроизводство

Это примерное пошаговое руководство как восстановить или организовать работу архива организации с нуля, если работа не проводилась надлежащим образом или совсем не велась. Итак, инструкция составлена просто и доступно – что же нужно делать, если вам поручили ведение ведомственного архива, а вы даже не знаете с чего начать.

Нормативно-методическая база для организации работы ведомственного архива

Без нормативно-методических документов в области архивного дела вам не обойтись. Посмотрите список с комментариями по их использованию – это минимальный набор нормативных документов, который должен быть у вас под рукой в ведомственном архиве, даже если вы планируете проводить обработку документов с привлечением сторонних специалистов.

Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива (будет передавать туда свои документы на постоянного хранение), то вы имеете возможность общаться с куратором этого архивного учреждения, у которого можно будет консультироваться и узнать много полезного.

Чаще всего в организации архив входит в состав службы делопроизводства (общий отдел, канцелярия, секретариат и т.п.). Если объем документов большой, то ведомственный архив может быть организован как самостоятельное структурное подразделение.

Работа ведется на основании положения об архиве организации. Если таковое отсутствует, то естественно его необходимо разработать на основании примерного положения об архиве, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176. Для простоты возьмите за основу приведенный здесь образец.

В должностной инструкции ответственного за архив организации должны быть указаны виды проводимых им работ, его права и обязанности.

Для хранения архивных документов в организациях обычно используют приспособленное помещение, отвечающее нормативным требованиям. В маленьких организациях, где образуется немного дел в год, рассмотрите вариант хранения архивных документов непосредственно в помещении службы делопроизводства, но в металлическом запирающемся шкафу с возможностью его опечатывания.

Учетные документы архива организации

Если архив организовывается не с нуля, то посмотрите какие учетные документы уже имеются в наличии в архиве организации. И вам в любом случае следует понять, какие вообще установленные формы должны вестись для учета документов в архиве организации в соответствии с существующими нормативными требованиями. На данном ресурсе уже имеется полезная статья на эту тему.

Если обнаружили дело фонда и описи дел, то это хорошо. Изучите их, это поможет понять состав архивных документов и определить их количество. В ведомственном архиве для организации работы вам так же будут необходимы номенклатуры дел за последние годы.

Состав документов архива организации

В архив организации на основании положения о нем обычно поступают документы, законченные делопроизводством:

постоянного хранения – в основном только для передающих организаций свои документы на государственное хранение, у остальных организаций могут отсутствовать, т. к. пользуются правом установить срок «10 лет» и больше, часто применяют «до ликвидации организации» вместо «постоянно» по типовому перечню документов,
по личному составу,
временного хранения (> 10 лет) – в случае их наличия в организации,
временного хранения (< 10 лет) – передаются в архив редко и только по решению руководителя организации, например, из-за нехватки места для хранения в структурных подразделениях организации.

Проверка наличия и состояния дел в архиве организации

В случае если вы принимаете дела от кого-то, то составляется акт приема-передачи дел при смене ответственного за архив, в котором оформляется прием-передача архивных документов, справочного аппарата к ним (описи дел, дело фонда и т.д.), помещения архива и его оборудование.

И если в архиве находятся на хранении документы (не создаваемый с нуля ведомственный архив), то необходимо провести проверку наличия и состояния имеющихся дел с целью определения соответствия их количества и состава по учетным формам фактическому их наличию. Иными словами сравнивают описание на обложке дела с описанием в архивных описях. Если одинаковое – хорошо, если выявили различия – потом надо устранять. Данная проверка оформляется составлением акта установленной формы. Эти два акта вы поместите в дело фонда.

План работы архива организации

Время начать составлять план работы ведомственного архива. Рассмотрим, что можно или даже нужно включить в него.

В случае необходимости запланируйте восстановление учетных документов. В первую очередь речь идет об описях дел. Если их нет совсем, то заведите. Для упорядоченных документов организаций, передающих их на государственное хранение, описи дел будут в госархиве, таким образом, вы сможете сделать копию для себя.

Определите какие документы предстоит упорядочить (обработать), какие следует уничтожить вследствие истечения сроков их хранения. Для этих целей изучите номенклатуру дел организации.

Согласно существующим нормам не позже чем через три года после завершения делопроизводством документы постоянного хранения, временного хранения (> 10 лет) и по личному составу подлежат полному оформлению (с подшивкой в твердую обложку). Научно-техническая обработка документов трудоемкая и требует определенных навыков, поэтому может вестись как работниками самой организации, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением договора об оказании соответствующих услуг.

Составьте график приема дел в архив организации от структурных подразделений, который нужно согласовать с начальниками структурных подразделений.

Если организация передает документы на государственное хранение, то проконсультируйтесь с куратором госархива по этому вопросу (о сроках, порядке передачи и т.д.).

Организация использования документов ведомственного архива

Вы также должны будете организовать использование документов архива организации в случае практической необходимости. Сотрудникам организации выдается на основании заявки дело на срок не более 30 дней, потом еще можно продлить на 30 дней. Существует специальная форма – книга выдачи дел из хранилища, где проставляются подписи о получении, затем о возвращении каждого дела. При этом вместо выдаваемого архивного дела должна помещаться карта-заместитель, в реальности при малом объеме использования документов архива последним требованием пренебрегают.

Я настоятельно рекомендую вам оформлять выдачу архивных дел только по книге выдачи дел из хранилища с обязательной росписью о получении каждого дела. Посторонних не допускать к архивным делам и никогда не забывать, что вы несете персональную ответственность за сохранность дел.

Как могут появиться неприятности. Если попросили посмотреть дело и вскоре вернули без выноса его из помещения архива организации, то ничего страшного, можно обойтись без лишней бюрократии (не отмечать в книге). Иной вариант: «Я только пойду сделать копию одного листа и тут же верну дело». Потом что-нибудь срочное, затем другое. И через два дня вам просто не вспомнить, у кого искать исчезнувшее дело, которое вдруг стало таким нужным для руководства.

И последнее

Работник архива должен иметь достаточную квалификацию, чтобы выполнять:

проверку в структурных подразделениях формирования и оформления дел и состояния хранения документов (с составлением справки или докладной записки на имя руководителя),
оказывать помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами,
участвовать в составлении номенклатуры дел организации и в случае необходимости в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и делопроизводству.

В завершении я могу сделать вывод на основании более чем десятилетнего опыта работы со многими ведомственными архивами: если не вы, то больше некому, похоже в вашей организации все равно никто кроме вас лучше не разбирается в области архивного дела.

Я надеюсь, что данная статья была вам полезна. Удачи в работе!

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 91 комментарий

Организация архива

Просмотр:

Организация архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил.

Правила размещения архива

Документы размещаются в специально приспособленных для хранения документации зданиях или отдельных помещениях. Также для правильной работы архива необходимо разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации. Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (далее — архивист), назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Также при организации архива в штатное расписание организации необходимо внести должность архивиста. Архивист организует работу архива и несет ответственность (в том числе и уголовную) за выполнение возложенных на архив задач. Архивист проходит инструктаж, а в необходимых случаях — стажировку. Целесообразно также составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивиста.

Передача дел в архив

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации. Прием каждого дела производится в присутствии работника структурного подразделения. Поскольку архив организации предназначен не только для хранения документов, но и для их использования, необходимо установить регламент выдачи документов из архива по заявкам сотрудников организации, а также сторонних организаций. В частности, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации, а также в книгах выдачи дел во временное пользование другим организациям.

Оформление выдачи дел

Выдача оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры. Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.

Посмотреть все статьи

Архив на предприятии: организация хранения документов

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами — начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА

Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

Высота архивохранилища (^{пункт 2. 11.1.2
Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях
Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007
№ 19, в ред. от 16.02.2009))^{зависит
от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных
документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не
выше 4 м.}}

В архивохранилище запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива.

Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем.

Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб.

По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. 9.9 Основных правил^{документы передаются в государственный архив
по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения
описям дел.}

Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).

В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.

Архив организации также несет ответственность за розыск документов.

В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10 Основных правил).

С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты^{(ч. 1 ст. 325
Уголовного кодекса РФ)), за
выполнение возложенных на архив задач.}

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов) — стажировку.

КСТАТИ. Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг.

Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив предприятия может функционировать на правах:

1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;

2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Основными задачами архивариуса организации являются:

1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции:

1) ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;

2) прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;

5) организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;

6) организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;

7) участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

8) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;

9) работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

10) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;

11) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;

12) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

СОВЕТ. Рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника — представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.

Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки.

КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред. от 27.07.2010).

Таким образом, архив организации могут проверять:

1) Налоговая инспекция РФ;

2) Пенсионный фонд РФ.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

М. В. Гришина, специалист отдела кадров, менеджер по персоналу ООО «Стелмон»

Как организовать работу архива организации

22.10.2020

В течение года в любой организации скапливается большое количество документов. Хранению подлежат не все из них, а только наиболее ценные — с юридической, научной, культурной и других точек зрения.

Министерства, ведомства, государственные предприятия, научные организации для хранения документов должны создать архив. В зависимости от количества документов, степени сложности их хранения, организация может создать отдельное структурное подразделение, либо включить архив в состав действующего структурного подразделения. Ведомственный архив, может представлять собой учреждения, наделённое правами юрлица. Архив может работать за бюджетный счёт и за счёт специально выделяемых внебюджетных средств.

Что из себя представляет ведомственный архив

Понятие архив — довольно широкое. Им может служить как отдельный сейф или стеллаж, так и отдельная комната и даже здание. Ответственность за сохранность архива несёт человек, назначенный приказом руководителя организации. Это может быть отдельный специалист или сотрудник по совмещению.

Как работает архив

Работу архива регулирует положение об архиве организации, которое содержит следующие данные:

основные положения;
состав документов архива;
задачи и функции архива;
права архива;
организация работы архива.

Для работников архива составляют должностные инструкции. Они должны содержать данные о видах работ, правах и обязанностях.

Сотрудник, ответственный за архив должен пройти инструктаж. Может потребоваться стажировка в госархиве.

Как проходят проверки архива

Положение об архиве организации предусматривает, что проверку архива осуществляет особая комиссия. Её назначает руководитель организации согласно распорядительному документу.

Прежде всего проверяют формы учётной документации, имеющейся в архиве. Нужно посмотреть, верно ли составлены описи дел. А именно:

нумерация;
литерные номера описи, а также перечисление этих номеров в итоговых записях;
номера, пропущенные в описи;
наличие итоговой записи.

Число дел, указанных в описях, должно совпадать с количеством дел, указанных в листе фонда.

При непосредственной проверке нужно обратить внимание на семь позиций:

Наименование организации, а также её подразделения (указывается на обложке дела).
Номер дела и шифр.
Индекс делопроизводства.
Заголовки.
Даты.
Число листов.
Физическое состояние дела.

При отсутствии какой-либо информации, нужно сделать особые пометки.

Если в фонде обнаруживаются дела, которых нет в описях, их нужно изъять и поместить в конечную часть учтённого дела.

При проверке запрещено вносить любые записи в описи (включая вписывание найденных не описанных дел), а также делать исправления. Обрабатывать дела, которые не внесены в описи, во время проверки наличия также недопустимо. Это можно делать исключительно по окончании розыска дел, которые не были обнаружены.

Сразу по окончании сверки дел, когда сделана итоговая запись, в описи ставится пометка «Проверено». Указывается дата, и ставятся подписи проверяющих лиц (с указанием должностей). Все документы нужно расставить в той же последовательности.

Организация работы архива – презентация онлайн

1. Тема 1. Организация работы архива

• В состав Архивного фонда Российской
Федерации входят архивные документы
независимо от источника их
происхождения, времени и способа
создания, вида носителя, форм
собственности и места хранения.
• До передачи документов на постоянное
хранение, временно, в пределах сроков,
установленных Федеральным архивным
агентством (Росархивом), они хранятся
в организации.
• С целью своевременного приема
архивных документов от структурных
подразделений, обеспечения их учета,
сохранности, упорядочения,
использования и подготовки к передаче
документов на постоянное хранение в
организации создается архив.
• В зависимости от компетенций (функций)
организации могут создаваться следующие
виды архивов:
• центральный архив федерального органа
власти или органа власти субъекта
Российской Федерации;
• центральный отраслевой (сетевой) архив;
• объединенный архив;
• архив организации.
• В зависимости от состава документации,
подлежащей хранению в архиве, могут
создаваться в качестве самостоятельных
единиц, или как подразделения архива
организации:
• архив управленческой документации;
• научно-технический архив;
• аудиовизуальный архив;
• архив документации на электронных
носителях.
• Архив организации создается как
самостоятельное структурное
подразделение, возглавляемое
заведующим архивом,
• как подразделение (сотрудник,
ответственный за архивный фонд) в
составе службы документационного
обеспечения организации.
• Организация обязана обеспечить архив необходимым
помещением, оборудованием и кадрами.
• Заведующий архивом (Ответственный за архивный фонд)
совместно с руководителем организации несет ответственность
за:
• – несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
• – утрату и несанкционированное уничтожение документов;
• – необоснованный отказ в приеме на хранение документов
постоянного хранения и по личному составу подведомственных
организаций, при ликвидации организации или изменении
формы собственности;
• – нарушение правил использования документов и доступа
пользователей к документам, установленных
законодательством.
• В своей работе архив предприятия
руководствуется законодательством РФ,
законодательными актами по
архивному делу, правилами и другими
нормативно-методическими
документами Федерального архивного
агентства, приказами и указаниями
вышестоящих организаций и
руководства предприятия.
• Основными документами, на основании
которых ведется работа архива
организации (предприятия), являются:
• – положение об архиве;
• – инструкция по делопроизводству
организации;
• – должностные инструкции сотрудников
архива.
• В архиве составляются:
• – годовой план работы;
• – отчет о выполнении годового плана
работы;
• – карточка учета работы с архивами
подведомственных организаций (если
они имеются).
• Работа архива организуется в
соответствии с положением об архиве,
которое согласовывается с
соответствующим государственным
(муниципальным) архивом, если
организация является источником его
комплектования, и утверждается
руководителем организации.
• В положение об архиве включаются
следующие разделы:
• основные положения;
• состав документов архива;
• задачи и функции архива;
• права и обязанности архива;
• организация работы архива.
• При необходимости положение об архиве
может дополняться другими разделами.
• Архив организации в своей работе
руководствуется также Инструкцией по
делопроизводству в той ее части (разделах),
которая определяет порядок проведения
экспертизы ценности и подготовки
документов и дел на стадии
делопроизводства к передаче в архив
организации: составление номенклатуры дел,
формирование и оформление дел,
составление описей дел структурных
подразделений.
• Руководитель архива и лицо,
ответственное за архивный фонд
назначается на должность и
освобождается от должности приказом
руководителя организации.
• На имеющиеся в архиве должности согласно
штатному расписанию составляются
должностные инструкции, в которых
указываются виды работ, возлагаемые на
работника архива, его обязанности и права.
• Должностные инструкции согласовываются с
юридической службой организации и
утверждаются соответственно руководителем
организации (если архив является
самостоятельным структурным
подразделением), руководителем службы
ДОУ, частью которой является архив.
• Основными задачами архива организации являются:
• комплектование архива документами, состав которых
предусмотрен положением об архиве;
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам
архива;
• использование хранящихся в архиве документов;
• подготовка и передача документов, на постоянное
хранение.
• Для выполнения основных задач архив осуществляет
следующие функции:
• 1. ведет списки организаций и (или) структурных
подразделений организации – источников комплектования
архива;
• 2. принимает упорядоченные документы структурных
подразделений организации и организаций – источников
комплектования архива;
• 3. учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив
документов;
• 4. создает научно-справочный аппарат к документам архива;
• 5. организует информационное
обслуживание
руководителей и структурных подразделений организации;
• 6. осуществляет использование документов по запросам
организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым
запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
• 7. проводит экспертизу ценности и осуществляет передачу
документов на постоянное хранение;
• 8. осуществляет проверку правильности формирования и
оформления дел в структурных подразделениях организаций и
других организациях -источниках комплектования;
• 9. организует работу по составлению номенклатуры дел
организации;
• 10. оказывает методическую и практическую помощь
структурным подразделениям в работе с документами;
• 11. соучаствует в разработке нормативных и методических
документов по архивному делу и документационному
обеспечению управления;
• 12. участвует в проведении мероприятий по повышению
квалификации работников архива и службы документационного
обеспечения управления, в том числе в организациях источниках комплектования архива.

Тема 1. Организация работы архива — презентация на Slide-Share.ru 🎓

Первый слайд презентации: Тема 1. Организация работы архива

Изображение слайда

Слайд 2

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения.

Изображение слайда

Слайд 3

До передачи документов на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральным архивным агентством (Росархивом), они хранятся в организации.

Изображение слайда

Слайд 4

С целью своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

Изображение слайда

Слайд 5

В зависимости от компетенций (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов: центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации; центральный отраслевой (сетевой) архив; объединенный архив; архив организации.

Изображение слайда

Слайд 6

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться в качестве самостоятельных единиц, или как подразделения архива организации: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях.

Изображение слайда

Слайд 7

Архив организации создается как самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, как подразделение (сотрудник, ответственный за архивный фонд) в составе службы документационного обеспечения организации.

Изображение слайда

Слайд 8

Организация обязана обеспечить архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Заведующий архивом (Ответственный за архивный фонд) совместно с руководителем организации несет ответственность за: – несоблюдение условий обеспечения сохранности документов; – утрату и несанкционированное уничтожение документов; – необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности; – нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Изображение слайда

Слайд 9

В своей работе архив предприятия руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, приказами и указаниями вышестоящих организаций и руководства предприятия.

Изображение слайда

Слайд 10

Основными документами, на основании которых ведется работа архива организации (предприятия), являются: – положение об архиве; – инструкция по делопроизводству организации; – должностные инструкции сотрудников архива.

Изображение слайда

Слайд 11

В архиве составляются: – годовой план работы; – отчет о выполнении годового плана работы; – карточка учета работы с архивами подведомственных организаций (если они имеются).

Изображение слайда

Слайд 12

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, которое согласовывается с соответствующим государственным (муниципальным) архивом, если организация является источником его комплектования, и утверждается руководителем организации.

Изображение слайда

Слайд 13

В положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права и обязанности архива; организация работы архива. При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

Изображение слайда

Слайд 14

Изображение слайда

Слайд 15

Архив организации в своей работе руководствуется также Инструкцией по делопроизводству в той ее части (разделах), которая определяет порядок проведения экспертизы ценности и подготовки документов и дел на стадии делопроизводства к передаче в архив организации: составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, составление описей дел структурных подразделений.

Изображение слайда

Слайд 16

Изображение слайда

Слайд 17

Руководитель архива и лицо, ответственное за архивный фонд назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации.

Изображение слайда

Слайд 18

На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права. Должностные инструкции согласовываются с юридической службой организации и утверждаются соответственно руководителем организации (если архив является самостоятельным структурным подразделением), руководителем службы ДОУ, частью которой является архив.

Изображение слайда

Слайд 19

Изображение слайда

Слайд 20

Основными задачами архива организации являются: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; учет и обеспечение сохранности документов; создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов; подготовка и передача документов, на постоянное хранение.

Изображение слайда

Слайд 21

Для выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции: 1. ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива; 2. принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива; 3. учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов; 4. создает научно-справочный аппарат к документам архива; 5. организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации; 6. осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

Изображение слайда

Последний слайд презентации: Тема 1. Организация работы архива

7. проводит экспертизу ценности и осуществляет передачу документов на постоянное хранение; 8. осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях -источниках комплектования; 9. организует работу по составлению номенклатуры дел организации; 10. оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами; 11. соучаствует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления; 12. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях – источниках комплектования архива.

Изображение слайда

Электронный научный архив УрФУ: Новые правила работы архивов организаций: ожидания и проблемы

Please use this identifier to cite or link to this item: http://hdl.handle.net/10995/32977

Title:	Новые правила работы архивов организаций: ожидания и проблемы
Other Titles:	New Rules for the archives of organisations: expectations and challenges
Authors:	Суровцева, И. А. Surovtseva, I.
Issue Date:	2015
Publisher:	Издательство Уральского университета
Citation:	Суровцева И. А. Новые правила работы архивов организаций: ожидания и проблемы / И. А. Суровцева // Документ. Архив. История. Современность. — Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2015. — Вып. 15. — С. 355-375.
Abstract:	Статья посвящена разработке новых правил работы архивов организаций. Автор ставит целью формулировку требований, которым должен соответствовать этот нормативный акт в современных условиях. Предложения автора основываются на знакомстве с проектом «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», размещенным на сайте Росархива для обсуждения федеральными органами исполнительной власти. В статье рассматриваются вопросы, связанные с терминологией, сферой действия Правил, требованиями, предъявляемыми к организационному регулированию деятельности архивов организаций, выполнению ряда направлений деятельности архивов. Подчеркивается необходимость освещения в Правилах аспектов работы с электронными документами. The article is devoted to the analysis of the project of the “Rules of the organization of storage, acquisition, keeping and use of documents of Archival Fund of the Russian Federation in state government, governments of local self-government bodies and organizations” (2014). The article discusses issues related to the terminology, scope of the rules, requirements for organizational regulation of activities of the archives of organizations, the implementation of a number of activities of the archives. It emphasizes the need for lighting in the Rules on working with electronic documents.
Keywords:	АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНЫЙ ФОНД ОРГАНИЗАЦИИ ИСТОЧНИК КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТЫ НА ТРАДИЦИОННЫХ НОСИТЕЛЯХ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ УЧЕТНЫЕ ФОРМЫ ARCHIVES OF THE ORGANIZATION SOURCE OF THE ARCHIVES OF THE ORGANIZATION DOCUMENTS ON THE TRADITIONAL MEDIA ELECTRONIC DOCUMENTS REGISTRATION FORMS
URI:	http://hdl.handle.net/10995/32977
RSCI ID:	https://elibrary.ru/item.asp?id=24146730
ISBN:	978-5-7996-1527-7
Origin:	Документ. Архив. История. Современность. Вып. 15
Appears in Collections:	Документ. Архив. История. Современность

профессиональных организаций | Национальный архив

Профессиональные организации по управлению архивами и документами

Содержание

Архив:

Академия дипломированных архивистов
Независимая некоммерческая сертифицирующая организация профессиональных архивистов.

Ассоциированные организации и ассоциации
Ссылки на организации, ассоциации и группы, связанные или представляющие интерес для архивной профессии. Страница поддерживается Обществом американских архивистов.

Ассоциация информационных служб и технологий в области социальных наук (IASSIST)
Международная организация профессионалов, работающих в области информационных технологий и служб данных и связанных с ними, для поддержки исследований и преподавания в области социальных наук.

Ассоциация профессионалов в области управления информацией (ARMA)
Некоммерческая профессиональная ассоциация и орган по управлению записями и информацией – бумажными и электронными.

Ассоциация архивистов движущихся изображений (AMIA)
Некоммерческая профессиональная ассоциация, созданная для развития области архивирования движущихся изображений путем налаживания сотрудничества между отдельными лицами и организациями, занимающимися приобретением, описанием, сохранением, показом и использованием материалов с движущимися изображениями.

Справочник региональных, государственных и местных архивных организаций в США.
Список региональных, государственных и местных архивных организаций в США. Информация доступна в алфавитном списке или по регионам.

Международный совет архивов (ICA) Содействует сохранению и использованию архивов во всем мире. Справочник ICA доступен здесь. Международная федерация киноархивов FIAF – это объединение ведущих мировых киноархивов, целью которого является обеспечение надлежащего хранения и демонстрации кинофильмов. Среднеатлантическая региональная конференция архивов (MARAC) Волонтер, региональный консорциум архивистов, которые живут и работают в штатах Нью-Йорк, Нью-Джерси, Пенсильвания, Мэриленд, Делавэр, Вирджиния и Западная Вирджиния, а также в округе США. Колумбия. Национальная ассоциация администраторов государственных архивов и документации (NAGARA) Профессиональная ассоциация, занимающаяся поддержкой государственных архивистов и менеджеров документации. Веб-сайты членов Национальной ассоциации государственных архивов и документации (NAGARA) Ссылки на все программы, связанные с NAGARA. Общество американских архивистов (SAA) Старейшая и крупнейшая в Северной Америке национальная профессиональная ассоциация архивистов.

Библиотеки

Американская библиотечная ассоциация (ALA)
Миссия: «Обеспечить руководство в развитии, продвижении и улучшении библиотечных и информационных услуг и профессии библиотекаря».

Ассоциация библиотечного и информационного образования
Продвигает передовой опыт в исследованиях, обучении и обслуживании, а также обеспечивает понимание ценностей и этоса библиотечного дела и информатики.

Ассоциация университетских и исследовательских библиотек (ACRL)
Профессиональная ассоциация академических библиотекарей. ACRL – это подразделение Американской библиотечной ассоциации.

Ассоциация исследовательских библиотек
Некоммерческая организация, состоящая из 123 исследовательских библиотек в комплексных исследовательских учреждениях США и Канады.

Beta Phi Mu
Организация, основанная в 1948 году для признания и поощрения академических достижений среди студентов, изучающих библиотеки и информатику.

Совет по библиотечным и информационным ресурсам
Независимая некоммерческая организация, которая работает над поддержанием и улучшением доступа к информации.

Комитет Федерального библиотечного и информационного центра
Отделение Библиотеки Конгресса, чья миссия заключается в содействии совершенствованию федеральных библиотечных и информационных служб посредством межведомственного сотрудничества.

Международная федерация библиотечных ассоциаций и учреждений
Международная организация, представляющая интересы библиотечных и информационных служб и их пользователей.

Ассоциация библиотечных и информационных технологий
Продвигает, развивает и помогает во внедрении библиотечных и информационных технологий. LITA – это подразделение Американской библиотечной ассоциации.

Сохранение и сохранение:

Американский институт сохранения исторических и художественных произведений (AIC)
Устанавливает и поддерживает профессиональные стандарты, продвигает исследования и публикации, предоставляет возможности для образования и способствует обмену знаниями между реставраторами, профессионалами своего дела и общественность.

Conservation OnLine (CoOL)
Полнотекстовая библиотека информации о консервации, охватывающая широкий спектр тем, представляющих интерес для тех, кто занимается консервацией библиотечных, архивных и музейных материалов.

Библиотека сохранения в Гарварде
Предоставляет информацию о программах и услугах по сохранению, доступных через библиотеки Гарвардского университета и Гарвардского колледжа.

Сохранение Библиотеки Конгресса
Миссия заключается в обеспечении долгосрочного и непрерывного доступа к интеллектуальному содержанию коллекций Библиотеки, как в оригинальной, так и в переформатированной форме.Обеспечивает консервацию, переплет и ремонт, переформатирование, тестирование материалов, а также обучение персонала и пользователей.

Национальный фонд сохранения фильмов (NFPF)
Некоммерческая организация, созданная Конгрессом США для помощи в сохранении наследия американского кино; поддерживает общенациональную деятельность, направленную на сохранение американских фильмов и улучшение доступа к фильмам для учебы, образования и выставок.

Северо-восточный центр сохранения документов (NEDCC)
Миссия заключается в улучшении усилий по сохранению библиотек, архивов, исторических организаций, музеев и других хранилищ.

Стандарты:

Американский национальный институт стандартов (ANSI)
Наблюдает за созданием, опубликованием и использованием тысяч норм и руководств.

Американское общество испытаний и материалов (ASTM International)
Добровольная организация по разработке стандартов, источник технических стандартов для материалов, продуктов, систем и услуг.

Association for Information and Image Management (AIIM)
Некоммерческая организация, цель которой – помочь пользователям понять проблемы, связанные с управлением документами, контентом, записями и бизнес-процессами.

Национальная организация информационных стандартов (NISO)
Определяет, разрабатывает, поддерживает и публикует технические стандарты для управления информацией.

Подача документов вашей организации в хранилище

Идеально подходит для раздачи потенциальным донорам, эта красивая цветная брошюра доступна в распечатанном виде для покупки в пачках по 25 штук. Приобретается в книжном магазине SAA.

Истории организаций, сохраненные для общественной памяти

Сердце памяти вашей организации – это ее записи.Если ваша организация ценит свою историю, вы должны действовать, чтобы сохранить оригинальные письма, протоколы, отчеты, фотографии, публикации и другие документы – как в физической, так и в цифровой форме – которые были подготовлены и скомпилированы должностными лицами, членами, директорами, сотрудниками или добровольцами. с годами. Эти документы являются уникальным свидетельством достижений вашей организации. Такие материалы также чрезвычайно важны для административных, юридических, финансовых и общественных целей. История вашей организации также важна для вашего сообщества.Отдавая записи своей организации в архивное хранилище, вы гарантируете, что ее история и наследие станут частью коллективной памяти вашего сообщества.

Что может вам предложить репозиторий?

Архивное хранилище – это место, где профессиональные архивисты и хранители хранят и хранят исторически значимые документы. Архивные хранилища часто находятся в исторических обществах, академических учреждениях или публичных библиотеках, чьей задачей является обеспечение защиты и доступности материалов, которые они хранят.Архивы могут обеспечить экологически безопасное хранилище для неактивных записей и, таким образом, освободить ценное пространство для текущего бизнеса. Что еще более важно, он может предоставить исследовательский доступ к информации в записях как для членов вашей организации, так и для общественности, а также защитить записи, отслеживая их обработку и использование. Помещая записи в архивное хранилище, вы делаете важный шаг к сохранению их и содержащихся в них воспоминаний.

Какие документы следует поместить в архивное хранилище?

Многие записи, производимые организацией, имеют долгосрочную ценность.Репозиторий интересуют записи, которые лучше всего иллюстрируют цель, действия и политику вашей организации. Такие документы обычно представляют собой «конечный продукт» – например, итоговый отчет, а не проект. Архивы больше интересуют связанные группы материалов, а не отдельные элементы. Записи должны быть неактивными, то есть больше не должны регулярно использоваться для повседневной работы. Записи о несуществующих организациях также часто представляют интерес для архивных хранилищ.

Что такое исторически ценный материал?

Многие типы материалов могут быть ценными для исследователя.Их список можно найти на внутренней панели этой брошюры.

Перед тем, как документы будут перенесены в архивное хранилище, архивариус должен изучить документы и цифровые файлы вашей организации, чтобы определить, какие материалы имеют непреходящую историческую ценность. Поскольку исследовательская ценность записей может уменьшиться, если элементы будут удалены или переставлены, записи не следует отсеивать, отбрасывать или переупорядочивать до того, как они будут изучены архивариусом.

Как работает архив?

Архивы

управляются профессионалами, первоочередными задачами которых являются отбор и сохранение исторических материалов и предоставление их для использования.Если ваша организация жертвует свои записи, персонал этого репозитория будет нести ответственность за их хранение и будет продолжать работать с вашей организацией по мере того, как вы используете записи и периодически добавляете их в коллекцию.

Не стесняйтесь обращаться к архивисту ближайшей библиотеки, университета, исторического общества или государственных архивов для получения подробной информации об их архивных операциях. Общество американских архивистов также может предоставить вам информацию и предложения.

Документы вашей организации могут иметь историческую ценность

Ниже перечислены некоторые типы записей, которые архивные хранилища хранят для исторических и административных исследований:

Архитектурные записи
Учредительный договор, уставы
Аудиозаписи
Бюджеты
Устав и изменения
вырезки
Конституция и изменения
Переписка / электронная почта офицеров
Наборы данных
Справочники
Финансовая отчетность
Справочники
Правовые документы
Меморандум
Протокол заседаний
Списки участников
Кинофильм, видеокассеты, аудиозаписи, DVD и компакт-диски
Информационные бюллетени и другие публикации (подготовленные организацией)
Организационная структура
Брошюры, брошюры, листовки и т. Д.
Фотографии
Плановые документы
Пресс-релизы
Отчеты (годовые, комитетские и др.)
Составы
Альбом для вырезок
Выступления
Тематические файлы
Налоговые декларации
Веб-сайты / блоги / контент в социальных сетях

Обратите внимание, что приведенный выше список относится также к цифровым версиям таких предметов. Ваши цифровые файлы должны иметь описательные имена и согласованные соглашения об именах.Обязательно проверяйте свои цифровые файлы не реже одного раза в год, чтобы убедиться, что у вас все еще есть к ним доступ. Необходимо регулярно выполнять резервное копирование цифровых носителей.

Все материалы выгодно хранить в прохладной, сухой и устойчивой к температуре окружающей среде.

Репозиторий может не принимать все, что вы предлагаете, из-за нехватки персонала и места. Архивист может помочь вам определить, какие документы или материалы попадают в сферу сбора репозитория. Если записи вашей организации не подходят для одного репозитория, может быть другой, к которому они могут быть отнесены.

Пожертвования

Архивное хранилище работает во многом как бизнес; как правило, он не может инвестировать материалы и труд в сохранение предметов, которыми он не владеет. Отсутствие владения материалом серьезно ограничивает способность хранилища должным образом заботиться о записях. Представители вашей организации и хранилища подпишут акт дарения, в котором будут изложены условия пожертвования по взаимному согласию всех участников, а также будет документирована законная передача права собственности (см. Также брошюру Общества американских архивистов, «Руководство к актам о праве собственности»). Подарок”).Некоторые репозитории предлагают возможность размещения записей вашей организации на депозите в обмен на вознаграждение, покрывающее расходы на их хранение и обслуживание. Такая договоренность регулируется официальным депозитным соглашением.

Большинство репозиториев не могут обещать, что пожертвованные материалы будут использованы определенным образом в качестве условия принятия подарка. Репозиторий оставляет за собой право, но не может гарантировать, что конкретная выставка или исследовательское использование любой коллекции материалов.

Если ваша организация является действующим предприятием, лучше всего делать периодические пожертвования записей в выбранный вами репозиторий через соответствующие промежутки времени, определяемые путем обсуждения с архивариусом или хранителем.Чтобы обеспечить регулярный контакт, ваша организация может добавить периодическую передачу неактивных записей к обязанностям одного из своих сотрудников.

Архивист или хранитель может предпочесть захватить цифровой материал прямо с компьютеров или серверов вашей организации. Если какой-либо цифровой материал, который вы хотите пожертвовать, хранится в другом месте, например, на дисках резервного копирования или флэш-накопителях, других вычислительных устройствах, в сетевом или облачном хранилище, либо в Интернете, архивисту или хранителю потребуется доступ к этим местам.

Доступ к коллекциям

Архивисты профессионально позаботятся о вашем исторически ценном материале. Предоставлено публичной библиотекой Колумбуса-Лаундса (Миссисипи).

Политика репозитория в отношении доступности, копирования и публикации регулирует доступ к материалам в репозитории. Архивариус или куратор должны обсудить с представителем вашей организации политику доступа к хранилищу и любые особые потребности или проблемы вашей организации, прежде чем оформлять дарственный акт.

В записях организации могут быть конфиденциальные материалы. Для защиты частной жизни или коммерческой тайны может потребоваться обсуждение ограничений на доступ к частям коллекции. Хотя архивисты стремятся сделать все материалы действительно доступными для исследователей, они соглашаются на разумные ограничения на определенный период времени.

Имейте в виду, что любые цифровые материалы, которые вы дарите, включая компьютеры, компьютерные диски и другие цифровые носители информации, могут содержать пароли, историю просмотра веб-страниц, файлы других пользователей и копии, казалось бы, удаленных файлов.Будет ли эти файлы очевидны для исследователей, будет зависеть от первоначального метода передачи, а также от политик доступа к хранилищу и процедур для работы с цифровыми материалами, которые могут меняться со временем по мере развития технологий. Обсудите любые опасения по поводу удаленного контента с архивариусом или куратором.

Авторские права

Передача авторских прав – сложный вопрос, и ваша организация должна обсудить вопросы владения авторскими правами с архивариусом и с собственным юрисконсультом организации, прежде чем оформлять дарственную.

В соответствии с Законом США об авторском праве репозитории могут предоставлять копии предметов из своих коллекций для использования в научных исследованиях. Согласно исключению «добросовестного использования», закон разрешает исследователям публиковать части объекта с соблюдением авторских прав. Разрешение на публикацию или обширное цитирование материала должно быть получено от правообладателя. Чтобы узнать больше об авторском праве, посетите сайт www.copyright.gov или обратитесь к юрисконсульту вашей организации.

Налоговые вычеты

Ваша организация должна обсудить со своим налоговым бухгалтером или юристом возможность налогового вычета за передачу материалов в архивное хранилище.Архивисты не могут давать налоговые консультации, а также им не разрешается оценивать денежную стоимость коллекции, рассматриваемой для их собственного хранилища. Они могут предоставить вашей организации список оценщиков, которые могут (за плату) провести денежную оценку материалов для организации. Организация-донор организует и оплачивает любую такую оценку.

Денежные пожертвования

Большинство архивов являются некоммерческими организациями. Размещение и описание коллекции – самая дорогостоящая операция в репозитории.Организациям рекомендуется предоставлять средства для покрытия расходов на размещение, каталогизацию и хранение своих пожертвований.

Это произведение находится под международной лицензией Creative Commons Attribution 4.0.

Этот контент был подготовлен в 2013 году Секцией хранилищ рукописей Общества американских архивистов. Выражаем благодарность Государственному историческому обществу Небраски и Историческому обществу Миннесоты за разрешение на заимствование из соответствующих брошюр.Пересмотрено в 2013 г. разделами «Хранилища рукописей», «Приобретение и оценка» и «Электронные записи» SAA. Изображения любезно предоставлены публичной библиотекой Колумбуса-Лаундса (Миссисипи); Гуверовский институт Стэнфордского университета; Нью-Йоркский транзитный музей; Мемориальные библиотеки Рейнора, Университет Маркетта; Daily Herald, Леги, Юта; Архивы округа Вестчестер (Нью-Йорк); Библиотека редких книг и рукописей Бейнеке, Йельский университет; Национальное управление архивов и документации; iStockphoto; и Anaheim Ballet – You Tube.

Поиск в архивах Описательная база данных

Небольшое понимание того, как организованы архивные записи, может помочь вам более эффективно использовать Archives Descriptive Database.

Архивы не упорядочены по тематическому содержанию. Скорее, они разбиты на группы в зависимости от лица или организации, которые создали или накапливали их в ходе своей личной, профессиональной или деловой деятельности.

Архивы Онтарио включают записи, созданные:

Государственные учреждения Онтарио
исторические записи провинциального значения, созданные отдельными лицами, а также организациями, такими как ассоциации, клубы, предприятия и союзы

Коллекция Архивов – богатый ресурс для изучения истории Онтарио и его жителей.Пожалуйста, см. Наши коллекции: Обзор для получения дополнительной информации о характере и объеме коллекции.

Правительство Онтарио Архивы организованы несколько иначе, чем негосударственные архивы:

Описательная база данных архивов состоит из трех типов описаний , которые могут помочь вам найти и понять записи, созданные правительством Онтарио, которые могут вас заинтересовать:

Описание государственных учреждений , ответственных за создание или накопление архивных документов.

Описание групп записей, созданных государственными учреждениями. Эти группы записей называются сериями и могут быть разделены на подгруппы, называемые подсериями.

Описание файлов и предметов , которые составляют различные группы записей (серии и подсерии), созданные государственными учреждениями.

Государственные учреждения создают записи в процессе своей работы

Правительственные учреждения создаются для выполнения работы правительства.В ходе выполнения своего мандата или предоставления услуги офис создает записи для документирования своей деятельности и поддержки своей работы. Некоторые из этих записей становятся архивами.

Записи организованы в группы

Записи, созданные офисами правительства Онтарио, сгруппированы в группы под названием серии . Серия – это группа записей, которая:

результат определенной функции или действия
разделяют определенный формат
были сохранены в государственном учреждении как единое целое по какой-то другой причине

Серии правительственных документов были созданы правительственными учреждениями в ходе их обычной деятельности, и они хранятся в архивах в основном так, как они были, когда они были созданы этими учреждениями.Таким образом, записи сохраняют свою ценность как свидетельство того, что сделал конкретный офис.

Примеры серии рекордов правительства Онтарио:

Министерство транспорта кино- и видеопродукции
Присяжный клерк по уголовным делам
Файлы исследования качества воды
Министерство образования Архитектурные чертежи школ
Переписка министра и заместителя министра финансов

В некоторых случаях серии были дополнительно разделены на составные части, называемые подсериями.

Группы записей состоят из файлов или элементов

Серии или подсерии состоят из файлов или элементов. Файлы или элементы могут включать:

папка бумажная
тома, например, протокол или бухгалтерские книги
архитектурных чертежа
карты и другие картографические записи
фотографий
звукозаписи, кино- или видеозаписи
произведения искусства из документального кино
артефакта

Именно эти файлы и элементы являются материалом, который можно заказать и просмотреть в одном из наших читальных залов или просмотреть на микрофильме.

В описательной базе данных архивов каждый файл или описание элемента связаны с серией, к которой они принадлежат. Затем каждая серия связана с описанием различных офисов, ответственных за ее создание. Эти связи помогают понять, почему конкретный файл или элемент могли быть созданы в ходе определенной деятельности или бизнеса.

Помимо записей, созданных правительством Онтарио, коллекция Архивов включает исторические записи провинциального значения, созданные отдельными лицами, а также такими организациями, как ассоциации, общественные группы, клубы, предприятия и союзы.Эти записи организованы аналогично, но немного иначе, чем документы правительства Онтарио.

Эти группы известны как фонда или коллекции .

A fonds – это все записи, которые были созданы или накоплены – в ходе их личной или организационной деятельности – определенным лицом, семьей или группой, которые хранятся в архивах.

Коллекция – это группа материалов, сознательно собранных Архивом или коллекционером на основе определенной темы или типа материала.

Примеры включают:

Фонды T. Eaton Co.

записей созданы, получены и собраны T. Eaton Company Limited, отделом сеть магазинов.

Фонд Джона Страчана

Записи, созданные или накопленные педагогом, религиозным лидером и политиком Джоном Страчаном, который был видным деятелем в Верхней Канаде.

Фонд Общества художников Онтарио

Записи, созданные или накопленные обществом, созданным для поощрения создания оригинальных произведений искусства профессиональными художниками в Онтарио.

Архивы коллекции плакатов Онтарио

Коллекция исторических плакатов, собранных Архивом для использования в исследованиях.

Организация фондов и коллекций

Фонды и коллекции могут быть организованы в составные части, называемые сериями.Серия – это группа записей, которая:

результат определенной функции или действия
разделяют определенный формат
человека или организации держали вместе как единое целое по какой-либо другой причине

могут быть далее подразделены на группы, называемые подсерии.

Серия или подсерия

состоит из файлов или элементов. Файлы или элементы могут включать:

папка бумажная
тома, например, протокол или бухгалтерские книги
архитектурных чертежа
карты и другие картографические записи
фотографий
звукозаписи, кино- или видеозаписи
произведения искусства из документального кино
артефакта

Фонды или коллекции могут быть организованы и описаны на разных «уровнях» специфичности, как показано на следующей диаграмме:

Эту организационную структуру можно дополнительно проиллюстрировать на конкретном примере из документации универмага Eaton:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Организационные модели для цифрового архивирования • CLIR

Дейл Флекер
Библиотека Гарвардского университета
Март 2002 г.

Фон

Прежде чем рассматривать некоторые организационные модели, появившиеся для архивирования цифровой научной информации, полезно сделать шаг назад и посмотреть на некоторые факторы, влияющие на то, какие организации могут стать активными в этой сфере.К этим факторам относятся следующие:

Какие организации считают, что цифровое архивирование – это их роль?
Цифровое архивирование – это сложный и дорогостоящий процесс, требующий долгосрочных институциональных обязательств. Традиционно немногие учреждения брали на себя роль сохранения ресурсов в течение длительного времени: такие учреждения включали исследовательские и национальные библиотеки, архивы документов и рукописей, музеи и организации, заинтересованные в документировании своей собственной истории.Архивирование – это нелегкая ответственность. Как правило, сохранение осуществляется учреждениями, для которых это явная часть их социальной роли и потребности или ожидания населения, которому они служат.

Какие организации имеют инфраструктуру, необходимую для цифрового архивирования?
Цифровое архивирование – технически сложная задача, требующая значительного количества инфраструктуры: соответствующего оборудования и программного обеспечения, надежной и безопасной среды и квалифицированного персонала.Увеличивающаяся емкость и простота использования настольных или офисных технологий могут на первый взгляд сделать инфраструктуру менее важной, чем когда-то; однако увеличивающийся объем материалов, подлежащих архивированию, и постоянные технологические изменения делают потребность в надежной и профессиональной инфраструктуре все более важной. На сегодняшний день потребность в инфраструктуре является фактором, удерживающим многие более мелкие, менее технически сложные учреждения от расширения своих коллекций за счет включения цифровых ресурсов.Однако со временем потребность в технической инфраструктуре может стать наименее важным из перечисленных здесь факторов, поскольку коммерческие бюро обслуживания, такие как зарождающийся цифровой архив OCLC, могут быть доступны для обработки технических аспектов архивирования.

Кто имеет право архивировать цифровую информацию?
Большая часть цифровой информации кому-то принадлежит. Легкость, с которой мы ежедневно получаем доступ к огромному количеству ресурсов через Интернет, скрывает основной вопрос прав интеллектуальной собственности.Некоторые материалы, к которым мы получаем доступ, находятся под явными лицензиями (теперь в библиотеках есть эксперты, которые целыми днями обсуждают такие лицензии), и в большинстве этих лицензий четко указано, какие права имеет учреждение для локального хранения ресурса и управления им. Архивирование, как мы обычно думаем, не разрешено в соответствии с большинством современных лицензий на использование.

Другие материалы предоставляются через Интернет без явной лицензии. Однако тот факт, что нет барьера для доступа, не означает, что нет барьера для архивирования.«Бесплатные» материалы в Интернете могут быть даже сложнее для архивирования, чем лицензионные ресурсы. Поскольку по этим материалам не ведется явных переговоров, у архива нет возможности согласовать необходимые права.

В большинстве случаев юридическое архивирование требует явных, добровольных отношений между архивом и владельцем интеллектуальной собственности. Возможно, важным исключением является правовое положение о депонировании авторских прав во многих странах. Национальное законодательство варьируется в зависимости от того, подпадают ли цифровые материалы под обязательное депонирование авторских прав, но растет осознание необходимости предоставления такого покрытия.Со временем национальные библиотеки авторского права могут получить юридическое преимущество в создании архивных коллекций.

Кто может позволить себе архивирование?
Архивирование требует значительных ресурсов. Учреждения, которые взяли на себя роль архивов в эпоху бумаги, могут не иметь ресурсов для этого в цифровой сфере. Цифровые коллекции в большей степени, чем в физической среде, требуют постоянного расходования ресурсов, чтобы поддерживать их жизнеспособность. Многие физические коллекции сохранились, несмотря на годы пренебрежения.Однако цифровая сфера характеризуется постоянными быстрыми технологическими изменениями. Если не делать регулярных инвестиций для перемещения материалов с платформы на платформу и из формата в формат, старые ресурсы станут нечитаемыми или непригодными для использования.

Одним из важных экономических факторов является то, имеется ли уже значительная часть дорогостоящей инфраструктуры, необходимой для архивирования, и поддерживается ли она как часть общей операционной среды учреждения и требуется ли в соответствии с миссией учреждения. Создание архивов поверх существующей инфраструктуры может значительно снизить затраты.

Кому доверяет пострадавшее сообщество?
Архивирование не является отключенным действием; он предназначен для поддержки определенных целей для определенных аудиторий. Вопросы о том, кто должен быть архивом и какая интеллектуальная собственность помещается в архив, часто зависят от того, кому доверяет целевое сообщество пользователей. Если сообщество пользователей не доверяет компетентности, ценностям и жизнеспособности архива, необходимая социальная поддержка для архивирования может отсутствовать.

Организационные модели

Сегодня обычно используются как минимум пять организационных моделей архивов научных цифровых материалов.

Дисциплинарные модели

Конкретная дисциплина часто имеет первостепенный интерес и мотивацию для сохранения исследовательских ресурсов. По этой причине естественно, что архивы иногда создаются в дисциплинарных организациях. Двумя примерами таких дисциплинарных архивов являются

Межуниверситетский консорциум политических и социальных исследований (ICPSR): расположенный в Институте социальных исследований при Мичиганском университете, ICPSR собирает наборы обследований и экономических данных для использования социологами.Его основными источниками данных являются Бюро переписи населения и другие правительственные учреждения, а также отдельные ученые или исследовательские проекты. Консорциум берет на себя ответственность за сохранение депонированных наборов данных и, в зависимости от вероятной важности набора данных, может инвестировать в документацию и переформатирование данных для простоты использования. Текущий сборник содержит около 3500 исследований. Доступ к коллекции обычно ограничен учреждениями-членами.
Система астрофизических данных (ADS): ADS собирает и индексирует литературу по астрономии.Он расположен в Гарвард-Смитсоновском центре астрофизики. Коллекция включает как ретроспективную литературу (большая часть ее оцифрована ADS до первого тома любого собираемого периодического издания), так и перспективные публикации. Обширная система ссылок соединяет ADS с другими информационными ресурсами в Интернете. ADS проиндексировал около 2,5 миллионов записей. Архив отсканированной литературы содержит около 260 000 статей общим объемом 1,9 миллиона страниц. Индексы и большая часть коллекции ADS доступны для общественности, но некоторые из последних материалов могут быть доступны только лицам, имеющим подписку через первоначальных издателей.

Оба этих архива были специально созданы в рамках их соответствующих дисциплин с использованием значительного государственного финансирования. Оба стали основными ресурсами в своих дисциплинах: большинство исследователей знают об этих архивах и регулярно используют свои коллекции, и многие ожидают, что эти коллекции будут сохраняться и расти. Это ожидание – ключевая сила дисциплинарной модели; он поощряет участие и обеспечивает подтверждение, важное для источников финансирования.В случае ICPSR ожидается, что любой уважаемый ученый внесет на хранение наборы данных, когда его или ее исследование по данному предмету будет завершено; на самом деле, некоторые спонсоры делают возможное депонирование наборов данных в ICPSR условием финансирования. Эта практика позволяет другим тиражировать анализы как часть обычного научного процесса проверки и повторно использовать данные для других анализов. Астрономы обычно ожидают, что все журналы в этой области будут сотрудничать с ADS, так что исследователи могут рассчитывать на поиск соответствующей литературы путем поиска в одной системе.Все соответствующие журналы действительно сотрудничают, хотя некоторые настаивают на том, чтобы пользователи были подключены к собственному сайту журнала для доступа к статьям, а не получали контент из ADS. ICPSR и ADS финансируются по-разному. Как членская организация, ICPSR получает большую часть своего основного операционного финансирования за счет подписок на членские организации. Если учреждение подписывается, его исследователи и студенты могут получить копии всех наборов данных и сопутствующей документации. ICPSR продолжает получать федеральное финансирование на некоторые виды своей деятельности.ADS в значительной степени поддерживается Национальным управлением по аэронавтике и исследованию космического пространства (НАСА).

Коммерческие услуги

Есть области, в которых ресурсы, важные для ученых, могут стать коммерческими продуктами. Примерами являются JSTOR и LexisNexis.

JSTOR – некоммерческая компания, которая предоставляет доступ к оцифрованным версиям основных журналов в нескольких тематических областях. Он имеет лицензии почти 1300 колледжей и университетов, две трети из которых находятся в Соединенных Штатах. В некоторых дисциплинах (особенно в социальных) JSTOR стал основным ресурсом, который активно используется учеными и студентами.
LexisNexis собрала огромную коллекцию цифровых материалов, в основном в области права, бизнеса и современной жизни. Он в значительной степени ориентирован на использование юридическими фирмами и предприятиями и получает большую часть своего дохода от этих рынков, хотя он также широко используется университетами. Практически все материалы, используемые для изучения современного американского права, доступны в LexisNexis, и это единственный наиболее широко используемый цифровой ресурс, предоставляемый академическими библиотеками.

Преимущество коммерческих коллекций состоит в том, что они отвечают на ключевой вопрос о том, как обеспечить финансовую поддержку цифровых коллекций.Готовность коммерческого и юридического сообществ платить значительную плату за доступ к информации делает LexisNexis жизнеспособным; продажи академическому и исследовательскому сообществу никогда не могли принести достаточно дохода, чтобы поддержать этот дорогостоящий сбор. Еще одно преимущество коммерческой модели состоит в том, что, поскольку сервисы должны конкурировать на рынке, у них есть значительный стимул для продолжения добавления нового контента и функций в свои продукты. И JSTOR, и LexisNexis обеспечивают высокую функциональность и привлекательные услуги.Обратной стороной этой потребности в добавленной стоимости является то, что компаниям требуются значительные капитальные вложения. (В случае JSTOR это поступило от Фонда Эндрю У. Меллона.)

Поскольку коммерческие услуги обычно требуют оплаты за доступ, они в некоторой степени основаны на модели дефицита: не у всех есть доступ, потому что не все могут платить. Для научных целей это неудачно, потому что в интересах науки иметь материалы как можно более широко доступными.

Еще одна проблема, имеющая центральное значение для коммерческой модели, заключается в том, что проблемы интеллектуальной собственности, присущие практически любой коллекции цифровых ресурсов, становятся более выраженными, чем в других моделях. Когда организация собирается зарабатывать деньги на чужой интеллектуальной собственности, переговоры о лицензировании становятся основным видом деятельности. JSTOR и LexisNexis демонстрируют влияние таких проблем. Коллекция LexisNexis постоянно сталкивается с беспорядками из-за нелегальных материалов, поскольку владельцы контента регулярно меняют свое мнение о том, разрешать ли распространение через систему LexisNexis.JSTOR также столкнулся с трудностями при лицензировании контента, и издатели многих журналов, для которых JSTOR предоставляет ретроспективный контент, не позволят включать более свежие цифровые материалы, которые сами журналы предоставляют онлайн.

Важным вопросом, связанным с коммерчески поддерживаемыми исследовательскими коллекциями, является непрерывность. Что произойдет со сбором, если рынок изменится и вспомогательная услуга станет экономически нецелесообразной? LexisNexis настолько важен для современного юридического сообщества, что это кажется маловероятным, по крайней мере, на данный момент.В случае с JSTOR, однако, проблема настолько реальна, что был создан фонд для обеспечения постоянного хранения коллекции и доступа к ней в случае коммерческого сбоя.

Государственные учреждения

Правительства, особенно национальные правительства, часто поддерживают значительные цифровые коллекции. Чаще всего участвуют национальные библиотеки, национальные архивы и научные подразделения правительства. Два примера:

PubMed Central: PubMed Central – это служба Национальной медицинской библиотеки.Он обеспечивает доступ и архивирование различных электронных журналов по медицине. Одна из целей этой системы – сделать доступ к новой биомедицинской литературе открытым для всех менее чем через год после ее публикации.
PANDORA (Сохранение и доступ к сетевым документальным ресурсам Австралии): Целью PANDORA, проекта Национальной библиотеки Австралии, является сбор, сохранение и предоставление общего доступа к Интернет-ресурсам, созданным в Австралии. Он призван выполнить традиционную роль библиотеки по обеспечению постоянной доступности «исчерпывающего описания австралийской истории и творческих усилий» в эпоху Интернета.

Хотя государственные учреждения могут подвергаться циклам роста и сокращения финансирования, они также могут распоряжаться ресурсами, недоступными для некоммерческих организаций в частном секторе. Архивирование и обеспечение доступа к ресурсам часто является основной задачей правительственных агентств, особенно при документировании национальной истории и достижений в области науки, культуры и технологий.

Благодаря своему престижу, социальной роли и авторитету правительства могут обеспечить сравнительно стабильную базу для архивирования.Национальные библиотеки обладают уникальной способностью привлекать контент от самых разных корпоративных и некорпоративных организаций. Многие национальные библиотеки также ожидают, что национальные законы об авторском праве будут развиваться, чтобы покрывать необходимое хранение цифровых материалов, предоставляя им инструмент для получения контента, который в противном случае мог бы быть недоступен из-за опасений по поводу прав интеллектуальной собственности.

Одна из потенциальных проблем, связанных с государственными коллекциями, заключается в том, что они могут иметь идеологический или политический уклон.Правительства часто имеют определенные взгляды на историю или культуру, которые они хотят продвигать или подавлять, и эти взгляды могут влиять на то, что собирается. Чувствительность к политическому влиянию также может повлиять на сбор непопулярных или «неприемлемых» материалов (например, порнографии, неонацистской или другой литературы, разжигающей ненависть, или документов, касающихся педофилии или эвтаназии).

Научные библиотеки

Исследовательские библиотеки расширяют свою традиционную роль создания коллекций до цифровых материалов.Двумя интересными примерами цифровых исследовательских коллекций в библиотеках, обе из которых доступны бесплатно для общественности, являются

DSpace: это проект библиотек Массачусетского технологического института (MIT), который был разработан при поддержке Hewlett-Packard. Описанный как «цифровой архив для сбора и распространения интеллектуальной продукции преподавателей Массачусетского технологического института», DSpace изначально задумывался как собрание электронных препринтов и журнальных статей. Сегодня объем этого архива расширяется и включает в себя данные исследований и материалы по курсам.
arXiv: arXiv – это большая коллекция цифровых препринтов и журнальных статей, в основном в области физики и математики. Созданный физиком из Лос-Аламосской национальной лаборатории десять лет назад, он стал основным рабочим инструментом и каналом связи в некоторых областях физики. Ответственность за arXiv недавно перешла из Лос-Аламоса в библиотеку Корнельского университета.

Сбор и обеспечение доступа к исследовательским материалам – основная задача исследовательских библиотек.Вопрос о миссии был частью мотивации для передачи arXiv из Лос-Аламосской национальной лаборатории в Библиотеку Корнельского университета: Лос-Аламос не считал поддержку коллекции исследовательских материалов для общего физико-математического сообщества центральной для своей миссии; Корнелл сделал.

Исследовательские библиотеки обеспечивают стабильный дом, подходящий для материалов постоянной ценности. Эти библиотеки обладают опытом создания, доступа и сохранения коллекций.Большинство из них начинают создавать местные инфраструктуры для жилья и сохранения цифровых ресурсов; например, MIT предполагает, что инфраструктура DSpace будет служить базой для других цифровых ресурсов. Библиотеки также часто поддерживают хорошие отношения с учеными, которые создают множество исследовательских ресурсов. Поскольку библиотеки пользуются высоким уровнем доверия, ученые без колебаний доверяют им защиту и сохранение материалов.

DSpace является ведущим примером того, что, вероятно, будет возрастать роль библиотек в сборе и сохранении цифровых ресурсов, созданных в их университетах.Ученые все больше осознают хрупкость цифровых материалов. Поскольку ученые и их университеты ищут место для обслуживания своих цифровых активов, библиотеки – естественный выбор.

Страстный человек

Многие великие коллекции, особенно из редких и недолговечных материалов, были созданы людьми, страстно интересующимися той или иной областью. В некоторой степени такое коллекционирование продолжилось и в цифровую эпоху. Текущие архивы, оба из которых являются общедоступными, включают следующее:

Интернет-архив. Этот архив был задуман и построен Брюстером Кале, ученым-компьютерщиком.Он собирает и хранит веб-страницы, в основном путем циклического «обхода» всего Интернета. Коллекция, состоящая в основном из текстовых веб-страниц, уже включает более 100 терабайт данных и увеличивается примерно на 100 гигабайт в день.
Коллекция исторических карт Дэвида Рамси. Это собрание картографических материалов Северной и Южной Америки восемнадцатого, девятнадцатого и двадцатого веков, оцифрованных из коллекции бизнесмена Дэвида Рамси. Он включает около 6500 предметов из 150 000 коллекции Рамси.Рамси сотрудничал со специализированной фирмой по разработке программного обеспечения, чтобы расширить возможности своего программного обеспечения для работы с картографическими материалами.

Об инициативах, созданных одним человеком, сделать обобщения чрезвычайно сложно. Каждый проект отражает актуальную страсть, финансовые ресурсы, технические навыки и окружающую среду, а также способность вдохновлять других на помощь в усилиях его инициатора. Рамси медленно и в относительно небольших масштабах работает с поставщиком технологий Luna Imaging. Интернет-архив вызвал большой интерес и поддержку среди технологических компаний, библиотек, коллекционеров и других лиц, заинтригованных видением Кале, и он быстро растет.Архив основан на технических знаниях и опыте его основателя, а также на сотрудничестве с технологической компанией, также принадлежащей Кале.

Тип сбора веб-страниц, выполняемый Интернет-архивом, широко обсуждался другими до того, как эта служба была запущена. Необходимость действовать быстро, чтобы спасти часть эфемерной документации нашего времени, которая существовала только в Интернете, была широко признана, но учреждения неохотно вмешивались из-за своей озабоченности проблемами интеллектуальной собственности.Масштаб проблемы обездвижил больше всего; другие, такие как PANDORA, собирались медленно из-за затрат, связанных с получением прав на клиринг. Интернет-архив был готов сделать шаг вперед и взять на себя риск нарушения авторских прав, чтобы гарантировать, что материалы не будут потеряны.

Персональные цифровые архивы все еще новы; Невозможно предсказать, как они будут жить со временем. Вполне возможно, что они пойдут по пути многих параллельных коллекций бумажной эпохи и со временем, когда те, кто начал их, станут старше, начнут искать институциональные дома, которые могут обеспечить стабильную среду.С другой стороны, Интернет-архив привлек значительную внешнюю поддержку и вполне может представлять собой новый тип специализированного игрока в среде архивирования, имеющего определенную технологическую нишу и нишу типа ресурсов, которая подходит для данной области материалов. Интернет-архив начал оказывать поддержку проектам Библиотеки Конгресса, и обсуждалась идея сделать его агентом библиотеки и возложить на него ответственность за веб-архивирование в области его компетенции.

Сводка

Примеры цифровых архивов, приведенные в этом документе, сильно различаются по объему их амбиций и коллекций, их мотивации, импульсу для их создания и их институциональной среде, предполагаемой аудитории и источникам финансирования. Это не удивительно; традиционные коллекторские учреждения также различались изрядно. На цифровой арене вполне могут быть другие типы игроков. Существует несколько традиционных коммерческих или дисциплинарных коллекций, аналогичных LexisNexis или ADS.По мере того как цифровая информация становится все более важной для различных сообществ, возможность и необходимость архивирования становятся все более очевидными, и эта область привлекает новых игроков. Поскольку мы только находимся в начале цифровой эры, эта неоднородность, вероятно, будет расти.

Ссылки на веб-сайты

arXiv: http://arxiv.org/
Astrophysics Data System: http://adswww.harvard.edu/
Коллекция исторических карт Дэвида Рамси: http://www.davidrumsey.com/
DSpace: http: // www.dspace.org/
ICPSR: http://www.icpsr.umich.edu/
Интернет-архив: http://www.archive.org/
JSTOR: http://www.jstor.org/
LexisNexis: http : //www.lexisnexis.com/
Pandora: http://pandora.nla.gov.au/
PubMedCentral: http://www.pubmedcentral.nih.gov/

20 шагов по развитию архивов – Центр изучения культур Верхнего Среднего Запада – UW – Мэдисон

20 шагов по созданию архивов в общественной организации, занимающейся народным творчеством или культурным искусством

Стив Грин

2005

1.История организации

Постарайтесь составить краткую историю вашей организации. Определите, когда он был создан, на какие средства и через какие инициативы. Составьте список основного персонала и даты их пребывания в должности. Составьте список проектов, выставок, мероприятий, публикаций и других специальных проектов – он не обязательно должен быть исчерпывающим вначале. Просто создайте основу для лучшего понимания того, как организация развивалась с течением времени.

2. Региональное исследование сопутствующих материалов

Если возможно, проведите региональный опрос, чтобы найти материалы, которые могут иметь отношение к вашей организации или ее программам.Взгляните на список ваших бывших основных сотрудников, особенно координаторов народного искусства и полевых работников по контракту. Где они сейчас? Свяжитесь с ними, чтобы узнать, есть ли у них материалы, которые должны быть частью архива организации. Если они не хотят расставаться с вещами, по крайней мере, запишите, что у них есть и где они находятся (в их доме и т. Д.). Цель опроса – узнать, какие существуют материалы, относящиеся к вашей организации и ее деятельности, где находятся эти материалы и какие форматы представлены (пленки, фотографии и т. Д.)).

3. Обзор внутренней документации

Проведите инвентаризацию по комнатам, чтобы выявить записи и материалы, которые отражают административную и программную деятельность вашей организации. Если у вас есть удаленные хранилища, посетите и эти места и составьте список. На этом этапе полезно присвоить коробкам и коробкам предварительный номер (вы можете написать его на коробке, использовать этикетку или наклейку). Просмотрите рамку и попытайтесь определить характер материалов (файлы, счета-фактуры, отчеты о грантах), источник материалов (директор фестиваля, куратор выставки, полевой исследователь), диапазон дат, представленных в материалах (1989–1990), и все остальное, что кажется важным.Обратите внимание на наличие непечатаемых носителей, особенно слайдов и фотографий, кассет, компьютерных дисков и т. Д. Вы можете создать бумажную форму для заполнения вручную или использовать шаблон на портативном компьютере. В конце концов, вам нужен пронумерованный список коробок и картонных коробок и некоторое представление о том, что в них и где они хранятся.

4. Архивное пространство

Архивы должны создаваться в надежной безопасной среде. Выделите достаточно места для размещения материалов, приобретите стеллажи и шкафы, а также установите рабочие столы, компьютерные станции, оборудование для воспроизведения мультимедиа и другие вещи, необходимые для создания как места для хранения, так и рабочего места для обработки коллекций.Объедините материалы в этом пространстве. Пространство должно быть заперто, когда оно не занято, и должно быть оценено на предмет потенциальных угроз от наводнения, пожара, паразитов, несанкционированного вторжения, прямых солнечных лучей и экстремальных климатических явлений.

5. Создание коллекций

Используя список обследований внутренних записей и любую дополнительную информацию, которая может у вас быть о полевых исследованиях, выставках, фестивалях и других программных или публикационных мероприятиях, сгенерируйте предварительный список «коллекций» и присвойте каждой коллекции уникальный номер.Последовательность не имеет значения. Коллекция будет служить основной интеллектуальной единицей для организации ваших архивов. Теоретически все, что у вас есть, должно уместиться в какую-то коллекцию – и только в одну коллекцию. Коллекции могут быть связаны с другими коллекциями (скажем, выставка выросла из фестивальной презентации), но стоит установить границы, чтобы вы могли понять, кому принадлежит материал. Если вы не можете определить, где что-то находится, или чувствуете, что отсутствует какая-то важная информация, которая могла бы помочь определить, какой должна быть коллекция, отложите материал для дальнейшего рассмотрения.

6. Коллекция или серия?

Вам нужно будет решить, что такое коллекции, а какие серии. Вообще говоря, серии являются частью более крупных коллекций. Если вы проводили серию концертов в течение двух лет и было двенадцать концертов, подумайте о том, чтобы сделать всю группу сборником, а каждый концерт – серией внутри коллекции. Это сбивает с толку из-за словарного запаса (почему серия концертов – это «сборник», а не «серия»?), Но вы просто создаете интеллектуальную основу или схему.Расположение всегда иерархическое – таким образом, у вас есть: Репозиторий архивов (ваша организация) Коллекции Серии Подсерии Подсерии Подсерии Папки Элементы Определить, составляют ли материалы коллекцию или серию, может быть непросто. Если вы сначала настроите что-то предварительно – пока не пишите ничего постоянного на материалах – вы можете изменить все позже и настроить систему в целом.

7. Форматы мультимедиа

Коллекция может содержать все, что угодно, независимо от формата.На этом этапе не беспокойтесь о том, являются ли материалы пленками, фотографиями, слайдами, DAT-документами, плакатами, вырезками или отчетами о грантах. Вас волнует, к какой коллекции или серии они принадлежат. По мере того, как вы определяете и перечисляете свои коллекции, включайте примечание о существовании каких-либо лент, фотографий, компьютерных дисков и т. Д. Позже вы вернетесь и создадите более подробную информацию о том, что это за элементы. На данный момент вам просто нужно помнить, что они существуют, и цитировать их как часть определенной коллекции. Если вы найдете такие вещи, как пленки, и не знаете, что это такое и где они находятся, пока что пропустите их и двигайтесь дальше.

8. Природные и искусственные коллекции

Это только концепция, представленная здесь, чтобы направить ваше мышление и предложить логическое обоснование организации. При рассмотрении вопроса о том, составляют ли материалы коллекцию, отражают ли они единый контекст или происхождение? Или они были собраны из разных источников, например, книги, купленные у разных книготорговцев? Если материалы взяты из одного источника (человека, отдела, агентства), они, вероятно, являются «естественной» коллекцией, а это означает, что вам следует приложить усилия, чтобы сохранить материалы как сплоченную группу, а не смешивать их с материалами из другие источники.Если материалы связаны между собой, потому что имеют схожую тему или формат, но не имеют единого источника, они, вероятно, являются «искусственной» коллекцией. Многие коллекции книг и звукозаписей являются «искусственными», как и коллекции вырезок, разных фотографий, полученных из разных мест с течением времени, и файлы о художниках, которые были созданы собственными силами и пополнялись с течением времени. В искусственных коллекциях нет реального контекста, который нужно сохранять.

9. Наименования и номера коллекций

Название коллекции должно быть описательным и по возможности указывать источник материала.Если это не делает имя коллекции слишком громоздким, попробуйте также включить что-то, что указывает на основной формат. Вот несколько примеров: 1037. Коллекция фотографий архитектуры ранчо Блантона Оуэна (1980-е годы) 1056. Коллекция альбомов семьи Глейзер (1927-1950)

10. Серия

Создание серий может быть основано на множестве критериев, таких как формат, диапазон дат, жанр, источник, проект и т. Д. Обратитесь к руководствам по архивной обработке для получения дополнительных объяснений и советов по обозначению серий в коллекции.Имейте в виду, что серии и подсерии часто предназначены для того, чтобы помочь прояснить внутреннюю взаимосвязь частей коллекции.

11. Организация медиаформатов

Организуйте медиа-материалы в серии по формату (LP, кассета, DAT, открытые катушки и т. Д.). Наведите порядок и систему нумерации медиа-материалов. Если возможно, используйте хронологию, чтобы установить последовательность. Если записи плохо промаркированы, визуальное определение дат может быть затруднено.

12. Поиск помощи

Начните описывать материалы с использованием архивного подхода (объем и содержание, предыстория, ключевой персонал, связанные коллекции, серии и т. Д.) в «описи коллекций», «справочнике по сбору», «регистре» или «справочнике». Проконсультируйтесь с руководствами по архивной обработке или наймите архивиста. Процитируйте любые медиа-материалы, указывая на номера полок (это означает, что медиа-материалы должны быть сначала расположены и пронумерованы).

13.Доступ

Предположим, что подход доступа будет исходить в первую очередь от коллекции (широкое обнаружение) к элементу (узкое обнаружение), а не наоборот – но привязка коллекций к элементам в базе данных позволяет вам двигаться в любом направлении (путем поиска в базе данных с использованием определенных терминов). ).

14. Список полки медиаформатов

Первой базой данных для материалов СМИ должен быть «полочный список». Основные поля могут включать: Номер коллекции Название коллекции (будет отражать проект) Код формата (будет указывать на элементы мультимедиа, сгруппированные по формату) Номер архива (будет указывать местоположение в серии форматов) Описательное название (сложно для материалов без названия) Художник (и) (необязательно на этом уровне) Дата (если возможно, но необязательно)

15.Контрольный список коллекций

Контрольный список для создания коллекций (просто список коллекций в числовой последовательности и краткое описание того, что они собой представляют). Это поможет вам сразу увидеть архивы. Старайтесь хранить коллекционные материалы на полке в числовой последовательности. Если форматы требуют разных мест хранения, они могут быть указаны в справочном пособии или с помощью «разделительных листов», размещенных вместе с материалами на полке. Хотя материалы могут быть физически разрозненными, они интеллектуально объединены и подробно описаны в справочнике или в каталоге.

16. Каталогизация

Не приступайте к каталогизации, пока не будет завершена «инвентаризация коллекций» или «вспомогательное средство поиска» (как можно каталогизировать коллекцию, если вы не знаете, что она содержит?). ПРИМЕЧАНИЕ. Создание вспомогательного средства поиска предполагает наличие статической коллекции, а не органическая, постоянно меняющаяся группа материалов, которые все еще используются.

17. Суррогаты доступа к СМИ

Обязательно используйте суррогаты для любых звукозаписей, видеокассет и других оригинальных материалов, которые могут быть непреднамеренно повреждены при обращении или использовании (машинное воспроизведение делает материалы особенно уязвимыми).

18. День открытых дверей

Не рекламируйте то, что у вас есть, пока вы не будете готовы к тому, чтобы люди попросили использовать этот материал.

19. Профессиональное развитие

Узнайте об архивах и управлении архивами на семинарах, онлайн-курсах, профессиональных конференциях, веб-сайтах, книгах и некоторых каталогах поставщиков.

20. Консультантские услуги и финансовая поддержка

Рассмотрите возможность привлечения консультанта по архивам для оказания помощи или для проведения оценки, которая может быть использована для усиления заявки на грант на инфраструктуру архивов или помощь в сохранении.Узнайте о том, что делает архивный проект хорошим для грантового финансирования и какие организации поддерживают эту деятельность. Работайте с коллегами, консультантом или сотрудником программы грантов для разработки идей и предложений по проектам.

Стив Грин

Западный фольклорный центр

Октябрь 2005 г.

Международная федерация киноархивов

FIAF работает в партнерстве с рядом других организаций в области аудиовизуального архивирования.

ЮНЕСКО

FIAF находится в официальном партнерстве с ЮНЕСКО (с консультативным статусом).

www.unesco.org

Контактное лицо: Фэксон Банда ([email protected])

CCAAA

FIAF является членом Координационного совета ассоциаций аудиовизуальных архивов (CCAAA). CCAAA – это сеть из восьми международных неправительственных организаций, занимающихся всеми аспектами аудиовизуального архивирования на профессиональном уровне, выступающих единым голосом с целью продвижения и поощрения 1) признания аудиовизуального наследия как части мирового культурного наследия. и документальное наследие, и 2) сохранение и доступность аудиовизуального наследия на международном уровне.

CCAAA был создан в 1999 году как ответвление от «Круглого стола аудиовизуальных записей», неформального дискуссионного форума, основанного в 1982 году FIAF, Федерацией библиотечных ассоциаций и учреждений (IFLA), Международной ассоциацией звуковых архивов ( IASA), Международного совета архивов (ICA) и Международной федерации телевизионных архивов (FIAT / IFTA) в соответствии с «Рекомендацией ЮНЕСКО по охране и сохранению движущихся изображений» (1980 г.), в разработке которой FIAF сыграла ключевую роль. составление.Одним из наиболее заметных достижений Круглого стола стало учреждение Совместного технического симпозиума. В 2000-х к нему присоединились Ассоциация архивистов движущихся изображений (AMIA), Ассоциация аудиовизуальных архивов Юго-Восточной Азии и Тихого океана (SEAPAVAA) и FOCAL International. В 2012 году было введено новое Техническое задание. Каждый год 27 октября, начиная с 2007 года, CCAAA организует ежегодный Всемирный день аудиовизуального наследия под эгидой ЮНЕСКО.

Другие организации-члены CCAAA:

Ассоциация коллекций звукозаписей (ARSC)

Основанная в 1966 году, ARSC является некоммерческой организацией, занимающейся исследованиями, изучением, публикациями и информацией. обмен информацией обо всех аспектах записей и записанного звука.ARSC работает над тем, чтобы поощрять сохранение исторических записей и способствовать повышению осведомленности о важности записанного звука как части любого культурного наследия. www.arsc-audio.org

Ассоциация архивистов движущихся изображений (AMIA)

AMIA – это некоммерческая профессиональная ассоциация, созданная для продвижения в области архивирования движущихся изображений путем налаживания сотрудничества между отдельными лицами и организациями, имеющими отношение к приобретение, сохранение, демонстрация и использование материалов с движущимся изображением.www.amianet.org

Международная ассоциация звуковых и аудиовизуальных архивов (IASA)

IASA была основана в 1969 году в Амстердаме для работы в качестве средства международного сотрудничества между архивами, которые хранят записанные звуковые и аудиовизуальные документы. IASA поддерживает обмен информацией и способствует международному сотрудничеству между аудиовизуальными архивами во всех областях. www.iasa-web.org

Международный совет архивов (ICA)

ICA посвящен развитию архивов во всем мире.Архивы, предоставляя свидетельства человеческой деятельности и операций, лежат в основе прав отдельных лиц и государств и имеют основополагающее значение для демократии и надлежащего управления. Архивы хранят память человечества, сохраняя записи его прошлого. www.ica.org

Международная федерация телевизионных архивов (FIAT-IFTA)

FIAT / IFTA – международная профессиональная ассоциация, созданная для обеспечения средств сотрудничества между радиовещательными и национальными аудиовизуальными архивами и библиотеками, имеющими отношение к коллекции. , сохранение и использование движущихся изображений, записанных звуковых материалов и сопутствующей документации.www.fiatifta.org

Ассоциация аудиовизуальных архивов Юго-Восточной Азии и Тихого океана (SEAPAVAA)

SEAPAVAA призвана обеспечить региональный форум для решения общих вопросов и проблем, связанных со сбором и сохранением, а также предоставлением доступа к аудиовизуальное наследие стран-участниц. www.seapavaa.com

Международная федерация коммерческих аудиовизуальных библиотек (FOCAL International)

FOCAL International – это торговая ассоциация коммерческих кино- и видеобиблиотек и архивов.В его состав входят более 300 международных компаний и частных лиц. www.focalint.org

Региональные организации

Association des Cinémathèques européennes (ACE)

ACE – это объединение 44 национальных и региональных архивов сохраненных фильмов со всей Европы. Его роль заключается в защите европейского кинематографического наследия и обеспечении того, чтобы аудиовизуальные записи прошлого можно было просматривать и изучать для будущих поколений. Основные цели ACE – гарантировать выживание европейского кинематографического наследия, а также обеспечить и улучшить его постоянную видимость на экранах кинотеатров, а также с помощью цифровых технологий.http://www.ace-film.eu/

Coordinadora Latinoamericana de Imágenes en Movimiento (CLAIM)

CLAIM объединяет многие киноархивы и кинематографические объекты Латинской Америки.

Ассоциация аудиовизуальных архивов Юго-Восточной Азии и Тихого океана (SEAPAVAA)

SEAPAVAA призвана обеспечить региональный форум для решения общих вопросов и проблем, связанных со сбором, сохранением и предоставлением доступа к аудиовизуальному наследию стран-участниц .www.seapavaa.com

Студенческие организации – Архивы студенческой жизни и культуры – Библиотека U of I

Записи, обычно передаваемые в архив, включают:

Конституции, хартии и подзаконные акты
Протоколы и отчеты заседаний и комитетов
Списки участников
История организации
Публикации и рекламные материалы: информационные бюллетени, брошюры, программы мероприятий и буклеты
Досье сотрудников: корреспонденция и меморандумы (входящие и исходящие) и тематические файлы, касающиеся проектов, мероприятий и функций
Альбом для вырезок
Аудиовизуальные материалы: фотографии, фильмы и видеокассеты

Объекты, которые обычно не передаются в архив, включают:

Дубликаты и бланки
Подробные финансовые отчеты, аннулированные чеки, банковские выписки и квитанции
Доски и награды

Перенесите материал в том порядке, в котором он велся.Краткая инвентаризация, определяющая типы включенных записей, должна сопровождать передачу.

Советы по сохранению истории организации

Документирование деятельности: ведите протоколы собраний, сохраняйте копии публикаций и листовок.
Обозначьте материалы полными именами, датами и описанием событий или обстоятельств.
Храните записи вместе в одном центральном месте.
Разработайте простую файловую систему, которая подойдет вашей организации.
Храните записи вдали от сырости, пыли, чрезмерного тепла и солнца.
Не используйте скрепки и резинки. Если документы необходимо хранить вместе, используйте скобы из нержавеющей стали или пластиковые зажимы.
Разработайте процедуру передачи неактивных записей в Архив в конце семестра, года или срока полномочий руководителя.
Задумайтесь о судьбе не бумажных документов. Электронные записи могут создавать проблемы с доступом к программному и аппаратному обеспечению.