Содержание

Нужно ли ставить печать на штатное расписание

Сразу непонятно, нужно ли ставить печать на штатное расписание. Что будет, если его не поставить? Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о персонале фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. В свою очередь, утверждение «штатки» вызывает вопросы. Нужно ли ставить печать на штатное расписание, где «согласовано»? Ответ на вопрос – в материале.

Составляем по желанию

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, есть ли потребность в штатном расписании, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:
  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Понятно, что имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание работников. Понятно, что при наличии «штатки» менеджеры компании располагают всей полнотой информации о персонале при принятии важных для компании управленческих решений.

Если по «штатке» принято положительное решение, то неминуемо встанет вопрос об утверждении документа. Надо ли ставить печать на штатное расписание?

Подписание и утверждение

После того, как работа над «штаткой» окончена, документ должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем кадровой службы. В общем случае подписи ставятся в конце документа. Однако если документ занимает не одну страницу, то можно визировать каждый лист графика.

После подписания документа его должен утвердить руководитель организации своим приказом (раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Необходимо ли ставить печать на штатное расписание?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Ответ на вопрос, нужно ли ставить печать на штатном расписании (форма Т-3), отрицательный. Дело в том, что форма № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, не предусматривает проставления печати на штатном расписании, утвержденном руководителем компании. Места для печати в унифицированной форме не предусмотрено.

Другое дело самостоятельно разработанный бланк. Если он предусматривает прикладывание печати, то ответ на вопрос, нужно ли на штатном расписании ставить печать организации, будет утвердительным.

Оттиск печати: на каких документах ставить?

Елена ШИРИМОВА,
юрист, ведущий эксперт журнала "Кадровое дело"

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. "Нужна ли печать на трудовом договоре?" – спрашивает предприниматель из Самары. "Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?" – интересуется московский менеджер по персоналу. "Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?" – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ "Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.

Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.
Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле
Штамп
– это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", "Выдан вкладыш".
Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.

Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.


На некоторых документах стоит специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.

Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно


На каких документах какие печати ставить

 

ДОКУМЕНТ

ВИД ПЕЧАТИ

Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, договоры о полной материальной ответственности, гражданско-правовые договоры Приравненная к гербовой
Акты (списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.п.) Приравненная к гербовой
Командировочные удостоверения Печать отдела кадров или приравненная к гербовой
Справки и характеристики с места работы Печать отдела кадров, бухгалтерии (если это справка о зарплате), структурного подразделения, где работает сотрудник 
Представления и ходатайства (о награждении орденами, медалями, премиями) Печать структурного подразделения, где работает сотрудник 
Грамоты и свидетельства, выдаваемые работникам Приравненная к гербовой
Служебные удостоверения Приравненная к гербовой
Архивные копии и архивные справки Приравненная к гербовой
Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и суде и т.п.) Приравненная к гербовой
Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.п.) Приравненная к гербовой
Штатные расписания, инструкции,  правила, положения и другие локальные акты организации
Приравненная к гербовой
Трудовые книжки Приравненная к гербовой или печать отдела кадров

 

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).


Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):

  • при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
  • при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
  • при увольнении – после записи об увольнении в разделе "Сведения о работе".

* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами "Выдан вкладыш".

Лариса САНКИНА,
доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

– К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно. Например: "Печать открытого акционерного общества "Глория" поставлена ошибочно". Затем поставьте рядом с этой печатью правильную.
Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов. Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.

 

Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале "Кадровое дело" N7, июль 2005


Отмена круглых печатей – что изменилось в работе юриста, кадровика и бухгалтера.

1. Юристу: АО и ООО решат самостоятельно, иметь ли им печать

1.1. О наличии печати у общества можно узнать из его устава

1.2. Будет ли печать на договоре, по-прежнему зависит от решения сторон

1.3. Можно ли не ставить печать на доверенности?

1.4. В каких случаях можно не ставить печать, а в каких она обязательна?

2. Кадровику: ставить ли печать при оформлении документов?

2.1. В акте о несчастном случае печать работодателя может отсутствовать

2.2. Как заверять записи в трудовых книжках, если нет печати?

2.3. Заключить трудовой договор можно и без печати

2.4. Ставить ли печать организации на листке нетрудоспособности - решать работодателю

2.5. Документы о привлечении иностранных работников заверяются печатью, если она есть

2.6. Чтобы утвердить штатное расписание, печать не нужна

3. Бухгалтеру: повлияет ли на работу отсутствие печати?

3.1. Для организаций, имеющих печать, сведения о которой есть в уставе

3.1.1. Что будет с расходами, если у контрагента нет печати?

3.2. Для организаций, имеющих печать, сведений о которой нет в уставе, а также для вновь создаваемых компаний

3.2.1. Как быть, если без печати инспекция не принимает отчетность?

3.2.2. Что делать с отчетностью по страховым взносам?

3.2.3. Нужно ли заверять печатью копии документов, которые запросила инспекция в ходе проверки?

3.2.4. Нужно ли ставить печать на доверенности представителя организации?

3.2.5. Должна ли использовать печать организация, применяющая ККТ?

3.2.6. Установленная в Налоговом кодексе РФ обязанность ставить печать при уплате акциза сохраняется

1. Юристу: АО и ООО решат самостоятельно, иметь ли им печать

1.1. О наличии печати у общества можно узнать из его устава

С 7 апреля 2015 г. ООО и АО не обязаны иметь круглую печать (Федеральный закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ, далее - Закон). Соответствующие изменения внесены, в том числе в Закон об ООО и Закон об АО.

С этой же даты сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества. Отсутствие такой информации свидетельствует о том, что у юрлица нет печати. Вместе с тем обязанность уничтожить печать, если названные изменения не внесены в устав, не установлена.

В случае если печать требуется согласно федеральному закону, оттиск печати, информации о наличии которой нет в уставе, не может ставиться для исполнения названного требования. Однако запрета на использование такой печати или ответственности за это не предусмотрено.

Резюме

Обществам, в уставе которых уже содержится информация о наличии печати, ничего делать не нужно. Остальным организациям рекомендуем включить в устав соответствующую информацию, поскольку зачастую необходимость поставить печать на документах предусматривается в законе или в договоре между сторонами. Что касается обществ, которые создаются с 7 апреля 2015 г., то они вправе, но не обязаны иметь печать.

1.2. Будет ли печать на договоре, по-прежнему зависит от решения сторон

Скрепление договоров печатью как раньше, так и сейчас считается дополнительным требованием к их форме.

Следовательно, печать на договоре нужна только в том случае, если есть соответствующее указание в законе, ином правовом акте или договоре. Это подтверждается судебной практикой. Вместе с тем отказ общества от использования печати может привести к возникновению сложностей в отношениях с контрагентами, для которых подобное оформление сделки является решающим.

Не менее важен вопрос о том, надо ли ставить печать на актах, подтверждающих исполнение договора сторонами (например, на акте об оказании услуг или о выполнении работ), а также на расписке, подтверждающей передачу денежных средств по договору займа. Если стороны уже имеют печать и это отражено в уставе, они могут продолжать ее использовать при оформлении перечисленных документов.

Резюме

Можно не ставить печать на договор, если контрагент не возражает и законом не предусмотрено обратное. Поскольку использование печати при заключении договора для многих компаний является сложившейся практикой, рекомендуем не отказываться от использования печати хотя бы первое время после вступления в силу нововведений.

Составить договор с учетом описанных новшеств поможет онлайн-сервис "Конструктор договоров". В анкеты (раздел "Заключительные положения") и шаблоны (раздел "Адреса и реквизиты сторон") к договорам поставки, подряда, возмездного оказания услуг, аренды нежилого помещения, займа, а также купли-продажи транспортных средств уже добавлено предупреждение, согласно которому скрепление договора печатью необязательно, если это не предусмотрено соглашением сторон, законом или иными нормативными правовыми актами. Кроме того, приведена соответствующая судебная практика.

1.3. Можно ли не ставить печать на доверенности?

Еще 1 сентября 2013 г. печать перестала быть необходимым реквизитом доверенности юрлица, предусмотренной Гражданским кодексом РФ. Доверенность от имени юрлица выдается за подписью его руководителя (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Ранее обязанность ставить печать организации на доверенности, выданной от имени юрлица, была установлена в п. 5 ст. 185 ГК РФ. Требование о наличии печати сохранялось для некоторых видов доверенностей, например для доверенности процессуальных представителей.

С принятием Закона даже процессуальные доверенности в большинстве случаев могут оформляться без печати, если ее у организации нет.

Вместе с тем в п. 6 ст. 57 Кодекса административного судопроизводства РФ установлено, что доверенность от имени организации должна быть скреплена печатью этой организации. Юрлицо, решившее не использовать печать, не сможет выдать такую доверенность.

Резюме

Отсутствие печати у организации не помешает ей выдать доверенность на совершение сделки или на представительство в арбитражном суде. Однако для представительства по некоторым делам, рассматриваемым в судах общей юрисдикции (например, по делам об оспаривании нормативных и ненормативных актов), печать потребуется.

Рекомендуем не отказываться от печати, чтобы не усложнять подключение представителя к участию в таких процессах.

1.4. В каких случаях можно не ставить печать, а в каких она обязательна?

До вступления в силу Закона требование о наличии печати на документах содержалось в ряде федеральных законов, а также во множестве подзаконных актов. Согласно изменениям только установленное в федеральном законе требование о наличии оттиска печати является обязательным. В связи с этим перед обществами возникают два основных вопроса: в каких законах сохранилась обязанность ставить печать и как быть с аналогичными положениями подзаконных актов?

В ряде законов в положения о необходимости ставить печать внесены поправки, в соответствии с которыми печать ставится только при ее наличии. Например, теперь при подаче пакета документов для регистрации договора аренды зданий или сооружений, заключенного на срок не менее года, заверять печатью копии учредительных документов должны только те хозяйственные общества, в уставе которых есть указание на наличие печати. Для остальных обществ заверение печатью названных документов необязательно.

В то же время печать по-прежнему нужна, например, для того, чтобы оставлять предмет залога у залогодателя под замком и печатью залогодержателя, а также для заверения образовательными организациями документов об образовании.

Кроме того, до 18 мая 2015 г. сохраняется обязанность организаций, участвующих в таможенных правоотношениях, ставить печать в определенных Законом о таможенном регулировании случаях.

Сложнее ситуация с подзаконными актами, которые до сих пор предусматривают необходимость наличия у юрлиц печати. Например, для открытия расчетного счета юрлицо должно предоставить в соответствующий банк карточку с образцами подписей и оттиска печати.

Поскольку в Законе не указано, что обязанность использовать печать может быть закреплена в подзаконных актах, формально такие указания с 7 апреля 2015 г. не являются обязательными.

Резюме

Если требование о наличии печати на документах установлено подзаконным актом, его стоит воспринимать как необязательное. Однако нужно быть готовым к тому, что госорганы, банки и иные лица могут по-прежнему требовать наличия печати на документах.

Организациям, которые участвуют в таможенных правоотношениях и в уставе которых нет сведений о наличии печати, необходимо внести в устав соответствующую информацию. В противном случае с 7 апреля по 17 мая 2015 г. они не смогут, в частности, оформить доверенность от своего имени для представительства при обжаловании действий и решений таможенного органа или его должностного лица.

2. Кадровику: ставить ли печать при оформлении документов?

2.1. В акте о несчастном случае печать работодателя может отсутствовать

При составлении акта о несчастном случае на производстве ставить печать организации теперь необходимо лишь при ее наличии (ч. 5 ст. 230 ТК РФ).

Ранее во всех случаях требовалось заверять данный акт печатью. При этом работодатель-физлицо, у которого она отсутствовала, должен был заверять свою подпись в установленном порядке.

Резюме

Порядок составления акта о несчастном случае на производстве упрощен как для работодателей-физлиц, так и для работодателей-организаций. Теперь хозяйственным обществам, не имеющим печати, ставить ее на этом документе необязательно.

2.2. Как заверять записи в трудовых книжках, если нет печати?

В связи с отменой обязательности печатей возникает важный вопрос о том, как оформлять трудовые книжки. По правилам их ведения при увольнении работника записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы, заверяются печатью работодателя.

Чтобы заверить данные о работнике на первой странице трудовой книжки или изменения, внесенные в эти данные (например, фамилии), можно воспользоваться печатью кадровой службы.

Ранее подобная альтернатива была предусмотрена для заверения записей, внесенных в трудовую книжку работника при трудоустройстве и в период его работы в организации. Сейчас такая возможность нормативно не установлена. Вместе с тем разъяснения Роструда позволяют сделать вывод, что заверение записей в трудовой книжке не круглой, а иной печатью работодателя не влечет нарушения прав работника, поскольку подтверждает факт его работы у данного работодателя. Печать должна содержать информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения.

Резюме

Поскольку обязанность использовать печать устанавливается только федеральным законодательством, а требования о заверении печатью сведений в трудовых книжках закреплены на подзаконном уровне, соблюдение таких требований не является обязательным.

Тем не менее, во избежание рисков работодателям (кадровикам) рекомендуем как и раньше заверять сведения в трудовых книжках работников печатью. При отсутствии круглой печати организация может применять другую печать, содержащую необходимые данные.

2.3. Заключить трудовой договор можно и без печати

По общему правилу трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается сторонами. На практике принято также ставить на трудовых договорах печать организации. Между тем законодательством требование заверять данный акт печатью не предусмотрено.

Резюме

Отсутствие у организации печати, а значит, невозможность поставить ее на трудовом договоре не повлияет на его действительность.

2.4. Ставить ли печать организации на листке нетрудоспособности - решать работодателю

На бланке листка нетрудоспособности предусмотрено отдельное поле для печати работодателя. Вместе с тем нет специальных правил, касающихся формы такой печати или информации, которую она должна содержать.

Работодатели-физлица ставят печать при ее наличии (см. Порядок выдачи листков нетрудоспособности).

Аналогичные правила, вероятно, будут действовать и в отношении хозяйственных обществ в связи с отменой норм о необходимости иметь круглую печать. Это представляется обоснованным, поскольку в данном случае федеральным законом обязанность ставить печать работодателя на больничном листе не установлена.

 

Резюме

До тех пор пока бланки документов и порядок их заполнения не приведены в соответствие с изменившимся законодательством, решение вопроса о том, ставить ли печать на таких документах, остается на усмотрение работодателя. С юридической точки зрения требования подзаконных актов о наличии печатей на документах можно считать необязательным. Если работодатель готов отстаивать свою позицию в суде, он может не использовать печать в подобном случае.

2.5. Документы о привлечении иностранных работников заверяются печатью, если она есть

Требование заверять печатью документы, необходимые для получения разрешения на привлечение и использование иностранных работников, на подзаконном уровне содержало оговорку "при наличии таковой" еще до отмены обязательности печатей.

Резюме

Теперь АО и ООО могут не заверять печатью такие документы независимо от того, используется ли печать при осуществлении деятельности общества.

2.6. Чтобы утвердить штатное расписание, печать не нужна

Отсутствие печати не помешает организации утвердить штатное расписание. В унифицированной форме этого документа не предусмотрено место для печати.

Резюме

Штатное расписание по-прежнему можно не заверять печатью общества.

3. Бухгалтеру: повлияет ли на работу отсутствие печати?

С 7 апреля 2015 г. компании не обязаны иметь печать. Организациям, в уставе которых есть сведения о печати, целесообразно ее сохранить, поскольку велика вероятность того, что бухгалтер столкнется с необходимостью заверять печатью документы (подробнее о таких случаях см. ниже). При этом даже ее использование не гарантирует, что у бухгалтера организации не возникнут сложности, так как контрагент может отказаться от печати.

Кроме того, существуют организации, у которых имеется печать, но сведений о ней нет в уставе. Им, как и вновь создаваемым компаниям, следует обратить внимание на возможные последствия

3.1. Для организаций, имеющих печать, сведения о которой есть в уставе

3.1.1. Что будет с расходами, если у контрагента нет печати?

Ни в Налоговом кодексе РФ, ни в Законе о бухучете не установлено, что на первичных учетных документах, подтверждающих, в частности, расходы в целях налогообложения прибыли, должна быть поставлена печать организации. Однако требование обязательно заверять печатью первичный документ может следовать, например, из порядка заполнения формы такого документа, либо самой унифицированной формы, либо формы первичного документа, разработанной налогоплательщиком.

Резюме

Если контрагент не заверит первичные документы печатью в тех случаях, когда это необходимо в силу применяемой формы, то налоговый орган, вероятно, будет чаще доначислять налоги, считая, что компания не проявила должной осмотрительности либо получила необоснованную налоговую выгоду. В случае если в первичных документах будут содержаться отдельные недочеты (например, отсутствие расшифровки подписи либо подписание документа неустановленным лицом), без печати организации, возможно, будет сложнее отстоять свою позицию.

В связи с этим во избежание рисков можно рекомендовать налогоплательщикам просить контрагентов ставить на документах печать, если в соответствии с формами такое заверение предусмотрено. В ином случае следует убедиться в том, что формы, утвержденные контрагентом, не требуют обязательно заверять их печатью. Для этого рекомендуем направить контрагенту соответствующий запрос. Даже если он не ответит, такой запрос, вероятно, может среди прочего свидетельствовать о проявлении должной осмотрительности.

3.2. Для организаций, имеющих печать, сведений о которой нет в уставе, а также для вновь создаваемых компаний

Помимо трудностей в отношениях с контрагентами, отказавшимися от печати, бухгалтер организации может столкнуться с рядом дополнительных сложностей, если компания решит не использовать печать.

3.2.1. Как быть, если без печати инспекция не принимает отчетность?

Налогоплательщик обязан подать в инспекцию декларацию по форме, утвержденной ФНС России по согласованию с Минфином России. В случае когда организация представляет отчетность на бумажном носителе, необходимо ставить печать. Такое правило содержится в утвержденных налоговым ведомством указаниях по заполнению форм деклараций (например, отчетности по налогу на прибыль или налогу на имущество организаций). Следует иметь в виду, что сейчас отсутствие печати на подаваемой организацией декларации является одним из оснований для того, чтобы инспекция отказалась ее принимать.

Резюме

Поскольку теперь предусмотрено, что обязательные случаи использования печати должны быть установлены в федеральных законах, а названное требование предусмотрено нормами подзаконных актов, возникает противоречие. С юридической точки зрения оно разрешается в пользу закона, т.е. противоречащие ему нормы подзаконного акта не должны применяться. Однако во избежание рисков рекомендуем организациям до появления разъяснений компетентных органов или внесения изменений в соответствующие приказы ставить печать при подаче налоговой отчетности на бумажном носителе в инспекцию. При этом желательно внести соответствующие сведения о печати в устав (см. раздел 1.1).

3.2.2. Что делать с отчетностью по страховым взносам?

Закон о страховых взносах не содержит требования о заверении отчетности по взносам печатью. Отсутствует такое требование и в порядке заполнения формы РСВ-1 ПФР. При этом в самой форме указано поле для печати, а ее отсутствие на расчете, представляемом организацией в ПФР, является основанием для отказа в приеме документов. Кроме того, вносимые при заполнении расчета исправления должны заверяться печатью.

В порядке заполнения отчетности по форме 4-ФСС прямо указано на необходимость ставить печать организации. Аналогично форме РСВ-1 ПФР исправления в расчете по взносам на социальное страхование также следует заверять печатью.

Резюме

Поскольку теперь предусмотрено, что случаи обязательного использования печати должны быть установлены федеральными законами, а названное требование предусмотрено нормами подзаконных актов, возникает коллизия. С юридической точки зрения она разрешается в пользу закона, т.е. противоречащие ему нормы подзаконного акта не применяются. Однако во избежание рисков рекомендуем организациям до появления разъяснений контролирующих органов или внесения соответствующих изменений заверять печатью отчетность по страховым взносам. При этом желательно внести соответствующие сведения о печати в устав (см. раздел 1.1).

3.2.3. Нужно ли заверять печатью копии документов, которые запросила инспекция в ходе проверки?

Согласно форме требования о представлении документов (информации) организация подает копии запрошенных инспекцией документов, которые заверяются подписью руководителя и печатью, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

Из разъяснений Минфина России можно сделать вывод, что при представлении в налоговый орган копий истребуемых документов налогоплательщику следует руководствоваться ГОСТом Р 6.30-2003. В соответствии с ним документы заверяют печатью организации, однако на копиях компания может поставить печать, выбранную по своему усмотрению.

Резюме

Установленные налоговым ведомством положения содержат оговорку, значит, теперь организация вправе не ставить печать на представляемых по требованию инспекции документах, если компания отказалась от использования печати. Однако во избежание рисков рекомендуем компаниям до внесения изменений в положения ГОСТа или до появления разъяснений компетентных органов заверять печатью копии документов, подаваемых в инспекцию по требованию в соответствии со ст. ст. 93, 93.1 НК РФ. Следует иметь в виду, что в этом случае компания может использовать не круглую, а другую печать по своему усмотрению.

3.2.4. Нужно ли ставить печать на доверенности представителя организации?

По общему правилу в налоговых правоотношениях от лица организации может участвовать уполномоченный представитель на основании доверенности, выданной в соответствии с гражданским законодательством. В настоящее время в ст. 185 ГК РФ отсутствует требование о наличии печати на такой доверенности.

Резюме

Для того чтобы, например, подать отчетность либо принять документ (требование) от инспекции, представитель организации может иметь доверенность, не заверенную печатью. Следует, однако, отметить, что наличие печати послужит для контрагентов и налоговых органов дополнительным свидетельством того, что доверенность подписана уполномоченным лицом.

Подробнее см. Федеральный закон от 07.05.2013 N 100-ФЗ.

3.2.5. Должна ли использовать печать организация, применяющая ККТ?

Несколько случаев использования печати установлены Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин (например, при подготовке журнала кассира-операциониста). Исходя из формулировки нового положения эти ситуации не подпадают под обязательные случаи использования печати, поскольку предусмотрены подзаконным актом, а не федеральным законом.

Резюме

Возникшая коллизия с юридической точки зрения разрешается в пользу закона, т.е. противоречащие ему нормы подзаконного акта не должны применяться. Однако во избежание рисков рекомендуем организациям до появления официальных разъяснений или внесения изменений в упомянутые Указания ставить печать на формах первичной учетной документации при совершении операций с помощью ККТ, если такая печать необходима. При этом желательно внести соответствующие сведения о печати в устав (см. раздел 1.1).

3.2.6. Установленная в Налоговом кодексе РФ обязанность ставить печать при уплате акциза сохраняется

В Налоговом кодексе РФ предусмотрен единственный случай, когда следует обязательно заверять печатью документ. Печать организации должна быть поставлена на информационном сообщении, которое подается в таможенный орган среди прочих документов для уплаты акциза по маркированным товарам Таможенного союза, ввозимым в Россию с территории государства - члена названного союза.

Резюме

Для плательщиков акциза в этой ситуации ничего не меняется. В данном случае обязанность заверять документ печатью установлена непосредственно в Налоговом кодексом РФ, что согласуется с предусмотренными теперь требованиями, т.е. без печати не обойтись. При этом желательно внести соответствующие сведения о печати в устав (см. раздел 1.1).

http://www.consultant.ru/law/review/fed/nw2015-04-22.html#p37

Приказ на утверждение штатного расписания. Образец 2021 года

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа на утверждение штатного расписания .docСкачать образец приказа на утверждение штатного расписания .doc

Содержание и роль штатного расписания

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

  • структурные подразделения,
  • названия должностей,
  • количество сотрудников,
  • условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

  1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
  2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
  3. Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

  • номер и дату составления,
  • наименование организации,
  • ссылку на основание,
  • суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
  • номер и дату этого расписания,
  • дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

Составляем штатное расписание на предприятии. Труд и заработная плата. Золотой фонд

 

Документы статьи

ХКУ

— Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

КоАП

— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х.

Классификатор профессий

Классификатор профессий ДК 003:2005, утвержденный приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 26.12.2005 г. № 375.

Постановление № 228

постановление Кабинета Министров Украины от 28.02.2002 г. № 228 «Об утверждении Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений».

Письмо № 162

— письмо Минтруда от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07.

 

Что представляет собой штатное расписание?

Согласно разъяснениям Минтруда, предоставленным в

письме № 162, «штатное расписание — это документ, устанавливающий для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты и должностные оклады работников». Штатное расписание представляет собой перечень должностей на предприятии с указанием их количества и размеров должностных окладов.

На основании штатного расписания, Правил внутреннего трудового распорядка, а также должностных (рабочих) инструкций руководитель предприятия принимает решения по кадровым вопросам, в частности относительно приема граждан на работу, перевода работников на другую работу, установления должностного оклада, тарифной ставки (оклада) конкретного работника в соответствии с его должностью (квалификацией).

Кадровая служба, в свою очередь, руководствуясь штатным расписанием, осуществляет набор персонала, оформляет необходимые кадровые документы, в том числе о приеме на работу, переводе на другую работу, установлении надбавок (доплат), анализирует качественный состав работников и вносит предложения по поводу его улучшения, в установленном порядке подготавливает информационно-справочную документацию, соответствующую статистическую отчетность.

 

Обязательно ли составлять штатное расписание?

В соответствии со

ст. 64 ХКУ предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание. Как видим, данная норма ХКУ предоставляет предприятию свободу в принятии решения относительно составления штатного расписания, но вместе с тем указывает на его необходимость.

Предприятие определяет формы и системы оплаты труда, ориентируясь на минимальные государственные гарантии, генеральное и отраслевые соглашения, устанавливает схемы должностных окладов, условия применения и размеры надбавок, доплат, премий, указывая все это в коллективном договоре. Но в коллективном договоре не отражается соответствие должностей и должностных окладов. Такое соответствие можно установить, составив и утвердив штатное расписание.

Относительно вопроса о необходимости составления штатного расписания Минтруда разъясняет в

письме № 162.

Так, по мнению Минтруда, с учетом необходимости урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда утверждение штатного расписания на предприятии

является обязательным. Его отсутствие считается нарушением требований законодательства о труде, за которое работодатель может нести административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 41 КоАП, а именно: наложение штрафа на должностных лиц от 15 до 50 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 255 до 850 ннмдг).

 

Какие правила нужно соблюдать при составлении штатного расписания?

Штатное расписание разрабатывается на основе внутренних организационно-нормативных документов, таких как организационная структура и численность, Положение по оплате труда.

Что касается наименования структурных подразделений, то для коммерческих предприятий нет каких-либо ограничений в их определении. Как правило, структурные подразделения делятся на группы: административно-управленческий аппарат (дирекция, экономическая служба, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.), производственные подразделения, обслуживающие подразделения (хозяйственный отдел, отдел охраны и т. п.).

А вот при указании наименования должности в штатном расписании необходимо учитывать требования нормативно-правовых актов, в частности руководствоваться

Классификатором профессий. Названия должностей и профессий должны соответствовать названиям в Классификаторе профессий. В штатном расписании должны быть утверждены все возможные на предприятии должности, т. е. утверждаются как должности основных работников, так и должности, на которые принимаются совместители.

В штатном расписание следует указывать и

вакантные должности, поскольку на основании этого документа планируется необходимая численность работников

Обращаем внимание, что создание названия должности путем объединения двух названий должностей, если на самом деле имеет место совмещение профессий, является нарушением порядка, установленного

Классификатором профессий. В таком случае в штатное расписание должны быть введены две должности, а работник, который их совмещает, в соответствии со ст. 105 КЗоТ должен получать доплату за совмещение профессий (должностей). Это не касается двойных должностей, которые в Классификаторе профессий указаны через дефис и являются установленным кодифицированным названием одной должности, например слесарь-электромонтажник, секретарь-машинистка и т. п.

Наименования профессий рабочих в штатном расписании необходимо указывать в точном соответствии с едиными тарифно-квалификационными справочниками (ЕТКС), обратив особое внимание на профессии, включенные в Списки № 1 и № 2 производств, цехов, профессий и должностей, работа в которых дает право на льготную пенсию.

Следует учитывать, что должность, указанная в штатном расписании, на которую принят работник, заносится в его трудовую книжку. При этом согласно

п. 2.14 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения от 29.07.93 г. № 58 сведения о наименовании работы, профессии или должности вносятся в соответствии с Классификатором профессий.

Вопрос соответствия наименования должности

Классификатору профессий очень важен и принципиален особенно для тех работников, которые имеют право на пенсию по возрасту на льготных условиях. Записи в их трудовых книжках обязательно должны соответствовать еще и Спискам производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (далее — Списки). В случае если наименование одной и той же профессии или должности в Классификаторе профессий и Списках не совпадает, целесообразно указывать наименование профессии или должности, указанное в Списках.

При составлении штатного расписания используется такое понятие, как «штатная единица», под которым понимается определенная должность в каждом из структурных подразделений предприятия. В зависимости от потребностей предприятия по той или иной должности предусматривается 1; 0,5 и менее штатной единицы. 0,5 и менее штатной единицы устанавливается, как правило, работникам-совместителям. Это означает, что, например, работник, принятый на 0,5 штатной единицы, работает 50 % рабочего времени и получает половину полного оклада, соответствующего данной должности.

Надо отметить, что при подготовке штатного расписания следует руководствоваться экономической обоснованностью и целесообразностью содержания планируемой численности персонала. При этом наличие на предприятии тех или иных служб, их качественный состав и численность определяются направлением хозяйственной деятельности предприятия и объемами выполняемых работ (услуг).

Численность основных производственных рабочих по профессиям рассчитывается исходя из технологической трудоемкости выполняемых работ, номенклатуры и количества выпускаемых изделий.

Для расчета численности вспомогательных рабочих применяются нормы обслуживания, которые зависят от производственных площадей, количества установленного оборудования, количества единиц хранения на складах и других показателей.

Численность специалистов и служащих определяется в соответствии с типовыми структурами аппарата управления, нормативами численности и нормами обслуживания с учетом объемов работы подразделений.

Относительно установления окладов отметим следующее. В коллективном договоре устанавливается схема должностных окладов. Она содержит по каждой должности так называемую вилку должностного оклада (его максимальный и минимальный размер). А в штатном расписании устанавливается оклад для каждого работника в отдельности.

При этом следует иметь в виду, что размер заработной платы зависит от сложности и условий выполняемой работы, профессионально-деловых качеств работника, результатов его работы и хозяйственной деятельности предприятия (ч. 2 ст. 1 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР).

Кроме того, при составлении штатного расписания нужно помнить, что

должностной оклад или месячная тарифная ставка (оклад) работника не может быть меньше законодательно установленного размера минимальной заработной платы*. Напомним, что в 2008 году установлены следующие размеры минимальной заработной платы: январь — март — 515 грн., апрель — сентябрь — 525 грн., октябрь — ноябрь — 545 грн., декабрь — 605 грн. При этом, в случае если работника принимают на работу, например в сентябре 2008 года, на 0,5 ставки, месячная заработная плата такого работника должна составлять не менее 262,50 грн. (525 грн. х 0,5). Обращаем внимание: в минимальную заработную плату не включаются доплаты, надбавки и другие поощрительные и компенсационные выплаты.

* При установлении окладов (тарифных ставок) следует также принять во внимание положения Генерального соглашения между Кабмином, всеукраинскими объединениями организаций работодателей и предпринимателей и всеукраинскими профсоюзами и профобъединениями на 2008 — 2009 годы (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 50, с. 6). Об этом см. подробнее в статье «Новое Генсоглашение — новые обязанности для работодателя» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 50, с. 28, а также в письме Минтруда от 04.07.2008 г. № 435/13/84-08 и комментарии к нему // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 68, с. 13.

В штатном расписании могут устанавливаться

надбавки (доплаты) к должностным окладам некоторых категорий работников. Такие надбавки (доплаты) устанавливаются самостоятельно собственником или уполномоченным им органом как составляющие системы оплаты труда и должны иметь постоянный характер. Перечень возможных доплат и надбавок к тарифным ставкам (должностным окладам, окладам) приведен в п.п. 2.2.1 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Доплаты и надбавки могут быть установлены в процентах от должностного оклада (тарифной ставки) или в фиксированной сумме. В первом случае при изменении размера должностного оклада (тарифной ставки) размер доплаты или надбавки будет соответственно изменяться, а во втором случае сумма доплаты (надбавки) остается постоянной независимо от изменения должностного оклада (тарифной ставки).

 

По какой форме должно быть составлено штатное расписание?

На сегодняшний день типовой формы штатного расписания

нет. Исключение составляют только бюджетные учреждения и организации, для которых постановлением № 228 определено, что типовая форма штатного расписания утверждается Министерством финансов Украины. Форма штатного расписания для бюджетных учреждений и организаций утверждена приказом Министерства финансов Украины «Об утверждении документов, применяемых в процессе исполнения бюджета» от 28.01.2002 г. № 57.

Предприятия и организации других форм собственности вправе составлять штатное расписание в произвольной форме, руководствуясь разъяснениями, изложенными в

письме Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23.

Штатное расписание должно содержать такие составляющие, как гриф утверждения, заголовок и текст. Кроме того, в штатное расписание вносят такие сведения: наименование структурного подразделения, перечень должностей, количество штатных единиц, размер (суммы) должностных окладов и надбавок, месячный фонд оплаты труда.

Целесообразно составлять штатное расписание таким образом, чтобы должности соответствовали структуре предприятия в порядке подчиненности подразделений и при этом учитывалась бы подчиненность внутри структурного подразделения.

Штатное расписание для работников с повременной оплатой труда можно составлять таким образом. В случае если в штатном расписании нужно утвердить одинаковые наименования должностей, но с разными должностными окладами, то по каждой штатной единице в отдельной строке указывается профессия, квалификация (разряд, класс, категория, группа), тарифная ставка (оклад). Если в пределах структурного подразделения для одинаковых должностей установлены одинаковые оклады, в одной строке устанавливаются количество штатных единиц работников определенной профессии и квалификации (разряда, класса, категории, группы) и тарифная ставка (оклад).

Для работников со сдельной оплатой труда в штатном расписании, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые рассчитываются по определенным методикам на основании Положения об оплате труда и других документов, касающихся оплаты труда.

 

Кто составляет и утверждает штатное расписание?

Ответ на данный вопрос зависит от структуры предприятия. Так, если на предприятии создан отдел организации труда и заработной платы, именно такой отдел готовит проект штатного расписания предприятия и согласовывает его с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя и руководителем. Если отдела организации труда и заработной платы на предприятии нет, разработкой указанного документа занимается кадровая служба (отдел кадров). На маленьких предприятиях обязанности по подготовке штатного расписания возлагаются на отдельного специалиста (например, бухгалтера).

Утверждается штатное расписание в начале года руководителем предприятия путем издания приказа о его утверждении.

Действует утвержденный документ в течение календарного года.

Первый экземпляр утвержденного штатного расписания остается в деле службы документации, копии направляются в отдел кадров для целей набора работников и составления соответствующих отчетов и в бухгалтерию для начисления заработной платы. Руководителям структурных подразделений направляются соответствующие извлечения из штатного расписания.

В случае если возникает необходимость введения новых штатных единиц, выведения штатных единиц, изменения размера оплаты труда (оклада) или существенных условий труда (систем и размеров оплаты труда, разрядов и наименований должностей и т. п.), в штатное расписание

могут вноситься изменения. В принципе количество и периодичность изменений штатного расписания в течение текущего года не ограничены. В то же время целесообразно при разработке штатного расписания учитывать перспективы развития предприятия, чтобы не пришлось вносить в него изменения ежемесячно.

При внесении изменений необходимо учитывать нормы

ст. 32 и 103 КЗоТ, согласно которым об изменениях существенных условий труда (систем и размеров оплаты труда, льгот, режима работы, установлении или отмене неполного рабочего времени, совмещении профессий, изменении разрядов, наименования должностей и др.) в сторону ухудшения собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника не позднее чем за два месяца до вступления в силу таких изменений.

Если изменения незначительны, то об их внесении в штатное расписание издается приказ, содержащий основание для таких действий. При этом штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не переделывать.

В случае, когда на протяжении календарного года структура предприятия изменяется существенно, а также изменяются должностные оклады, вводятся новые должности, целесообразно издать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В данной ситуации штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается директором (руководителем) предприятия на момент внесения этих изменений.

Приведем образец приказа об утверждении штатного расписания предприятия и образец штатного расписания.

 

 

Общество с ограниченной ответственностью «Шанс»

ПРИКАЗ

28.12.2007  г. Харьков № 98-к

 

Об утверждении штатного расписания

С целью установления соответствия должностей на предприятии с должностными окладами

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить штатное расписание ООО «Шанс» и ввести его в действие с 1 января 2008 года (прилагается).

 

Директор Яремчук Яремчук В. М.

 

 

 

ООО «Шанс»


(наименование предприятия, организации)

 

УТВЕРЖДАЮ
штат в количестве

18,5 единиц
с месячным фондом заработной
платы 32600 грн
Директор
 
Яремчук
(подпись)
      Яремчук В. М.
(фамилия, имя, отчество)

«

28» декабря 200 7 года

Согласовано

Главный бухгалтер
Шевчук
(подпись)
      Шевчук Н. Ф.
 (фамилия, имя, отчество)

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

ООО «Шанс»

на 2008 год

Вводится с 01.01.2008 г.

№ п/п

Название структурного подразделения

Должность (профессия)

Код по классификатору профессий ДК 003:2005

Количество штатных единиц

Должностной оклад, грн.

Надбавки (доплаты), грн.

Месячный фонд заработной платы, грн.

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Администрация

Директор

1210.1

1

3000

300

3300

Директор финансовый

1231

1

2500

2500

 

Всего по подразделению

Х

Х

2

Х

Х

5800

2

Отдел кадров

Начальник отдела кадров

1232

1

1600

100

1700

Инспектор по кадрам

3423

1

1300

1300

 

Всего по подразделению

Х

Х

2

Х

Х

3000

3

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

1231

1

2000

100

2100

Бухгалтер

2411.2

1

1500

1500

Консультант по налогам и сборам

2411.2

0,5

1800

900

Кассир

4211

1

1300

1300

 

Всего по подразделению

Х

Х

3,5

Х

Х

5800

4

Производственный отдел

Начальник производственного отдела

1222.2

1

2000

100

2100

Инженер по подготовке производства

2149.2

2

1500

3000

Инженер по внедрению новой техники и технологий

2149.2

1

1600

1600

Инженер по ремонту

2149.2

1

1400

1400

 

Всего по подразделению

Х

Х

5

Х

Х

8100

5

Отдел сбыта

Начальник отдела сбыта

1233

1

2000

2000

Менеджер (управляющий) по сбыту

1475.4

2

1800

3600

Экспедитор

3422

2

1400

2800

Водитель

8322.2

1

1500

1500

 

Всего по подразделению

Х

Х

6

Х

Х

9900

 

Всего по предприятию

Х

Х

18,5

Х

Х

32600

 

Начальник отдела кадров Тарасенко
 (подпись)
Тарасенко И. П.
     (Ф. И. О.)

 

 

Вывод: штатное расписание является важным и необходимым документом в деятельности предприятия, который помогает систематизировать информацию относительно кадрового состава предприятия и установить соотношение между должностями и должностными окладами.

Как составить штатное расписание

Штатное расписание не входит в перечень обязательной документации компании, но в пользу его наличия говорят многие факторы. Ссылки на документ встречаются в нормативно-правовых актах, и если возникнет необходимость урегулировать вопросы налогообложения, то штатное расписание будет необходимо. С его помощью обоснуются льготы по налогообложению, поэтому во время проверки документ могут потребовать. Третья причина – штатное расписание дает возможность наглядно определиться с количеством служащих и рассчитать сумму содержания штата. Как составить штатное расписание, и какие правила необходимо соблюдать, инструкция ниже.

Необходимость или ненужная трата времени?

Если компания небольшая и в штате не более 12-15 человек, то составлять штатное расписание, чтобы видеть структуру и численность работников, необходимости нет. Руководящий состав будет сам раздавать задания, менять их и проверять выполнение. А обязанности сотрудников, которые постоянно варьируются, проще отразить в трудовом договоре. Но подобное явление недопустимо в крупных компаниях. Поэтому если вы планируете развитие, то работу с этим документом лучше начинать сегодня.

Если компания небольшая и в штате не более 12-15 человек, то составлять штатное расписание необходимости нет.

Штатное расписание – это нормативный документ, который отражает структуру компании, состав кадров и их численность. В документе расписаны структура организации, число и наименование должностей, размер оклада каждого сотрудника и общий размер фонда заработных плат.

Составляется штатное расписание по утвержденной постановлением Госкомстата РФ № 1 форме Т-3. Форма штатного расписания должна стать основой документа, но в нее можно вносить изменения индивидуально под каждую компанию. Унифицированная форма т-3 представлена по ссылке.

Штатное расписание – это обезличенный документ, то есть в нем не отражаются конкретные люди, а лишь должности и размер их заработной платы. После того как расписание утверждено руководством компании, на уже сформированные должности по приказу назначаются конкретные сотрудники.

В большой организации, разделенной на подразделения, возможно составление «младшего брата», документа с указанием должностей в каждой подструктуре и перечнем Ф. И. О. конкретных работников, занимающих заявленные должности.

Расстановка штатов в расписании никак не регламентируются законом, поэтому управленец волен сделать это на свое усмотрение. Стандартно в крупной компании одно штатное расписание, но нужно написать или нет отдельное для филиалов или подструктур, решает каждый руководитель индивидуально. Если руководитель филиала осуществляет работу по доверенности, то в ней отражаются полномочия на утверждение штатного расписания в своей подструктуре.

Заполняй форму правильно

Образец заполнения штатного расписания для предприятий представлен по ссылке. Казалось бы, достаточно заполнить унифицированную форму. Но на самом деле при составлении у руководителей возникают вопросы. Конкретные правила, как заполняется документ, нигде не регламентируются. Вот несколько актуальных вопросов, которые возникают в процессе составления штатного расписания:

  1. Какой размер оклада правильно вписать? Вопрос актуален по причине одинакового названия должностей, которые могут иметь различный оклад. Например: бухгалтеры, секретари, менеджеры. Предприниматели спрашивают, вписывать различные цифры или оклад должен быть одинаковым? По ТК РФ ст. 22, работодатель обязан назначать равный доход работникам, занимающим одинаковую должность на предприятии и имеющим равную нагрузку. Но секретарь директора выполняет работы больше, чем секретарь начальника отдела кадров, поэтому назначать им равный оклад будет неверно. Лучше составить индивидуальные должностные инструкции и назвать должности отлично, например: старший секретарь, секретарь-референт, секретарь-помощник. В крупных организациях используется тарифная система, когда каждому работнику на одинаковой должности присваивается свой разряд. Согласно разрядам и разным названиям прописываются штатные единицы, и каждому назначается свой оклад.
  2. Как вписать так называемую «вилку»? Нередко в крупных компаниях при начислении оклада используется система «вилки». Она предусматривает не конкретную сумму, а некий диапазон от минимальной суммы до максимальной. Оклад работника каждый месяц утверждается приказом руководства и входит в предусмотренный диапазон. С одной стороны, это мотивирует работников выполнять свои обязанности на высоком уровне, но с другой – этот метод оплаты не предусмотрен в унифицированной форме штатного расписания. А так как в документе указывается конкретная сумма общего фонда заработных плат, то система «вилки» усложняет расчеты. В этом случае можно вносить изменения в штатное расписание, конкретно под свою компанию.
  3. Отражать в документе только имеющиеся должности или вписать новые на перспективу? Согласно штатному расписанию, вы не сможете в перспективе принимать новых работников, если свободных должностей у вас нет. Поэтому нужно создать должности на перспективу роста компании.
  4. Как рассчитать итог? В нижней строке «Итого» рассчитывается общая сумма по вертикальным столбцам: оклады, число штатных единиц, надбавки и месячный фонд заработной платы.

Лучше составить индивидуальные должностные инструкции и назвать должности отлично, например: старший секретарь, секретарь-референт, секретарь-помощник.

Кто и когда утверждает документ?

Сначала осуществляется разработка документа. Черновик рассматривается советом учредителей или руководством организации. После утверждения черновика формируется основной документ. Затем документ отправляется на подпись главному бухгалтеру компании и руководителю. Если это документ подразделения, то право подписи имеет его руководитель.

Главный бухгалтер вправе поставить всего одну подпись в конце документа или на каждой его странице. После подписи главного бухгалтера руководитель компании должен утвердить документ. Для этого составляется приказ об утверждении штатного расписания. В заключение руководитель тоже ставит свою подпись и печать на заполненный бланк. Только тогда штатное расписание вступает в силу. Оформление бланка осуществляется любыми чернилами на усмотрение руководителя или в электронном варианте.

Главный бухгалтер вправе поставить всего одну подпись в конце документа или на каждой его странице.

При утверждении учитываются некоторые моменты:

  1. Если в трудовом договоре с сотрудниками указано, что оклад устанавливается согласно штатному расписанию, то вы обязаны ознакомить своих сотрудников с документом под подпись. В крупных компаниях к каждому трудовому договору прилагают копию штатного расписания, чтобы работник мог во время подписания ознакомиться с документом и поставить в нем свою подпись и дату. При этом оклад остальных лиц в компании будет ему известен, так как указывается в штатном расписании.
  2. Лучше всего в трудовом договоре прописать размер оклада на конкретную должность, так работник будет не в курсе размеров оплат других сотрудников.

Кто в штате?

В крупных компаниях сотрудников условно подразделяют на «штатников» и «внештатников». К штатным должностям относят все прописанные в документе, включая совместителей, если их должность внесена в форму. Как поступить со «штатниками» при заполнении формы, вопросов не возникает. Много вопросов вызывают внештатные сотрудники. Как учитывать их при составлении штатного расписания?

Законом не регламентируется, как обозначать внештатные должности и какие работники туда могут относиться. Поэтому версий, какие должности относятся к внештатным, несколько:

  1. Это любые сотрудники, которые привлечены в компанию временно, так как их деятельность не связана с привычной работой. Например, медицинский персонал для проведения плановых прививок от гриппа, спасатели при чрезвычайных ситуациях.
  2. Сотрудники, которые осуществляют свою деятельность в компании, но не занимают никакую должность: уборщики, сантехники, ремонтники.
  3. Работники, которые осуществляют свою деятельность согласно гражданско-правовому договору. Но этот вариант неверен, так как, по ТК РФ ст. 11, лица, работающие по такому договору, не рассматриваются.

Внештатные единицы при заполнении трудового договора могут быть внесены в штат как дополнительные или упоминаться в документе. Но решение, сделать это или нет, принимается на усмотрение руководителя.

Можно ли изменять документ?

В готовый и утвержденный документ допустимо вносить изменения. Но для этого необходимы подготовка и правильное оформление. Изменять документ можно по приказу руководителя компании или доверенного лица.

Изменения в штатном расписании касаются не только переименования должностей и размеров окладов. Существуют процедуры изменения штатного расписания, предусмотренные законодательством РФ. Так, по ст. 180 ТК РФ, может происходить сокращение штата и удаление некоторых должностей из расписания. При этом издается указ об изменении штата, который будет подтверждать процедуру сокращения. С изменениями в документе ознакамливают работников, которых касаются трансформации.

Хочется отметить, что руководитель не имеет права изменять название должностей и размер оклада, которые прописаны в трудовом договоре. Это прописано в ст. 57 ТК РФ. Любые изменения должны производиться только с письменного согласия работника.

Заполнить трудовой договор проще всего по унифицированной форме Т-3. Но если компания крупная и при заполнении возникают сложности, то в форме возможны изменения, поэтому перед утверждением нужна подготовка черновика. Штатное расписание пригодится при урегулировании споров, связанных с налогообложением, и поможет руководителю наглядно увидеть, сколько единиц в штате, какие должности есть и каков размер оклада сотрудников. Поэтому вопрос о составлении документа не должен стоять в крупной компании с большим количеством кадров. В мелких компаниях работу можно вести без штатного расписания, но в трудовых договорах прописывать все обязанности, оклад и должность сотрудника.

Нужно ли ставить печать на первичном документе?

Образование. Нужна ли печать на документе?
Печать — это одно из средств индивидуализации организации. Причем на предприятии может быть несколько печатей. Но всегда ли при составлении документов их надо скреплять печатью? Этот вопрос возникает как у стороны, составляющей и выдающей документ, так и у получателя. Давайте же разберемся, на каких документах и в каких случаях нужно ставить оттиск печати.
Алексей Гришин, эксперт-аналитик ЗАО «Консалтинговая группа «Зеркало»»
Весь документооборот предприятия можно условно разделить на три больших сектора — деловые бумаги, первичные документы и налоговые документы. В первую категорию войдут различные кадровые приказы, договоры, доверенности. Во вторую — первичные документы, признаваемые таковыми по законодательству о бухучете. А в третью — документация, необходимая для налоговых целей (подтверждение расходов, льгот и т. п.). Для каждой из этих категорий установлены свои правила использования печатей.
Деловые
Начнем с деловых бумаг. Буквальное прочтение Трудового кодекса позволяет сделать вывод, что на кадровых документах (приказах, распоряжениях и т. п.) печать ставить не обязательно. В том числе не обязательна печать и на трудовом договоре (ст. 67 ТК РФ). Подтверждает этот вывод и постановление Госкомстата России от 05.01.04 № 1, утвердившее унифицированные формы кадровых документов. Ни на одной форме нет специально отведенного места для печати организации, составившей документ.
Так что, пожалуй, единственный кадровый документ, на котором нужна печать организации-работодателя, — это трудовая книжка. В ней печатью нужно заверять титульный лист (при его заполнении или внесении изменений — п. 2.2 инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69) и запись об увольнении (п.

Печать на документах

35 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225).
Теперь что касается других наиболее распространенных документов — доверенностей и гражданско-правовых договоров. В силу прямого указания статьи 185 Гражданского кодекса доверенность от имени юридического лица должна быть заверена печатью этой организации. А вот на «гражданских» договорах печать не обязательна — в ГК РФ такого требования нет. Подтверждает это и судебная практика (постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 26.02.04 по делу № КА-А40/799-04 и от 15.02.02 по делу № КГ-А40/384-02).
Первичные
Обязательные для первичного учетного документа реквизиты перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Оттиск печати в данном перечне не назван. В то же время в законе говорится, что первичные документы составляются по официально утвержденным унифицированным формам. Из этого следует, что первичный документ, на котором нет печати, будет недействительным только в одном случае — если в унифицированной форме предусмотрено заверение печатью.
Например, в унифицированной форме товарной накладной (№ ТОРГ-12) предусмотрено место для печати грузополучателя. То есть без печати покупателя такой документ будет считаться составленным с нарушениями.
Налоговые
Ситуация с печатью на налоговых документах во многом схожа с первичными. Печать нужна только в том случае, если это прямо предусмотрено НК РФ или формой документа. Причем если речь идет о налоге на прибыль, то надо помнить о правилах статьи 252 Налогового кодекса РФ. В ней, в частности, говорится, что расходы, принимаемые в уменьшение базы, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. В большинстве случаев в качестве подтверждающих документов выступает «первичка». Это значит, что в тех случаях, когда реквизит «М. П.» предусмотрен унифицированной формой первичного документа, при отсутствии оттиска печати документ считается оформленным с нарушением законодательства. И не может подтверждать произведенные расходы.
Гражданское законодательство не обязывает все организации иметь печать. Так, в ГК РФ вообще нет норм, регулирующих вопросы изготовления, учета и использования печатей. В то же время в законах, посвященных конкретным организационно-правовым формам юридических лиц, все же есть упоминания о необходимости иметь печать. Например, как акционерное, так и общество с ограниченной ответственностью обязаны иметь круглую печать. Она должна содержать полное фирменное наименование общества на русском языке и указание на место его нахождения (ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Подобные требования содержатся и в федеральных законах от 14.11.02 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», от 12.01.96 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях». Поэтому унитарные предприятия и некоммерческие организации также должны обзавестись печатью.
При этом отметим, что количество печатей, принадлежащих одному лицу, законом не ограничено. Также не запрещается наносить на печать и более полную информацию об организации.

Я считаю, что ставить печать нужно. Я не юрист, в юриспруденции не силён, просто хочу высказать своё мнение. Когда-то, в давние докомпьютерные времена, когда бланки организации заказывали в типографии, и доступ к ним имел ограниченный круг людей, одного факта, что письмо было на бланке организации, было достаточно, чтобы считать его официальным документом. Сегодня же любой человек может на компьютере сделать любой бланк любой организации, поэтому чтобы документ был официальным, одного бланка недостаточно, нужна ещё печать. Хотя, в наше время и печать сделать (подделать) нет проблем, поэтому даже наличие печати не является гарантией подлинности документа.

Какие письма нужно заверять печатью

Требования к оформлению документов».

Еще раз о печати

Обратите внимание: В текущем году этот регламент будет заменен ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вводится в действие уже с 1 июля. В соответствии со стандартом, оттиск — обязательный реквизит, имеющий порядковый номер 25, располагается внизу документа, чуть ниже той строки, в которой указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.

Оттиск должен быть расположен так, чтобы частично перекрывать наименование должности, но не перекрывать собой подпись и фамилию подписавшего документ лица. В некоторых случаях место, где ставят печать на письмах или иных документах, обозначено буквами «М.П.».

Это предполагает, что оттиск должен быть поставлен прямо поверх этих буквенных обозначений.

Нужно ли ставить печать, если отправляется письмо на бланке организации?

Инфо

Список сообщений IP/Host: 93.188.16. Ставится ли печать фирмы Подскажите мне пожалуйста, текст письма ЗАО»….» просит считать денежные средства,перечисленные по платежному поручению № от 00.00.0000 в размере 0000 руб, оплатой за услуги связи по договору №00000 за ЗАО » » Ген.директор Иванов И.И.Вопрос, ставится ли печать организации?????? #1 IP/Host: 85.21.159. Re: Ставится ли печать фирмы Да. ставится #2 IP/Host: 78.156.232.

Дата регистрации: 28.05.2011Сообщений: 7,563 Re: Ставится ли печать фирмы обычно на письмах печати не ставят, а на письмах связанные с финансами проставляется печать организации. Хуже не будет #3 IP/Host: 83.234.46.

Вход на сайт

Внимание

ОльгаС 23.07.2007, 15:09 а где сказано, что на фирменном бланке печать не нужна? 😮 Шмымзик 23.07.2007, 16:42 ОльгаС, там же, где сказано, что на фирменном бланке не нужно сердечки рисовать. Вам известен такой документ? Аноним 24.07.2007, 08:13 тем не менее, врят ли контрагент вернет вам документ без сердечек…а вот без печати возвращают.

ОльгаС 24.07.2007, 08:15 упс.. это я не авторизовалась..) BorisG 24.07.2007, 08:18 а вот без печати возвращают. Глупость иногда границ не знает.Иногда этим страдают даже уважаемые организации.ps: «Страна вахтеров» (c) Задорнов ОльгаС 24.07.2007, 08:26 значит нет никакого законодательного акта о том, что на фирменном бланке печать не нужна?прикольно.)) 😎 AR 24.07.2007, 08:34 Так же, как нет законодательства, что печать не ставится на любую бумажку, которая попадется на руки.

Печать на фирменном бланке

К ним относятся: гарантийные, финансового содержания, направляемые в налоговые, таможенные органы, банки и т.д.В большинстве случаев юридическая сила письма обеспечивается использованием фирменного бланка и подписью должностного лица организации (руководителя, главного бухгалтера или иного должностного лица).Для того чтобы не путаться в данном вопросе, перечень документов, в т.ч. исходящих писем, заверяемых печатью организации, целесообразно включить в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации.В соответствии с Госстандартом 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.

Голосование:

Вопрос о том, нужна ли печать на письмах и, если да, то то какие письма нужно заверять печатью, в практике работы возникает довольно часто. Его решение осложняется еще и тем, что в законе по этому поводу никаких четких указаний нет.

ВажноВ статье мы постарались дать полный ответ на эти вопросы, руководствуясь целесообразностью и здравым смыслом. Из статьи вы узнаете:

  • для чего ставится печать на письме или другом документе;
  • где место расположения печати на письме;
  • какое письмо заверяется печатью в обязательном порядке;
  • нужна ли печать на официальном письме;
  • ставить ли печать на сопроводительном письме;
  • нужно ли заверять печатью благодарственные письма.

Для чего ставится печать на письме или другом документе Прежде, чем выяснять вопрос, нужна ли печать на письмах,сначала необходимо уяснить, что она собой представляет.

Весьма архаичный, надо заметить, в наш цифровой век.Употребление печати очень слабо регулируется законом, гораздо чаще- подзаконными актами.Например, в ГК РФ есть всего три статьи про использование печати. Первая- Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.(п.5 ст.185 ГК РФ).Вторая- о письменной форме сделки.Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.(ст.160 ГК РФ).Третья- о печатях товарного склада на складском свидетельстве (ст.913 ГК РФ).Зато в подзаконных актах- требование печати практически повсеместно.
Читайте также:

  • Составляем письмо-сообщение
  • Составляем письмо-напоминание
  • Как написать письмо уведомление

Какое письмо заверяется печатью В соответствии с общим правилом, установленным ГОСТ Р 6.30-2003, печать, заверяющая подлинность подписи того должностного лица, которым подписан документ, ставится в трех случаях:

  • на документах, удостоверяющих права предъявителя;
  • на тех, которые фиксируют факты, связанные с движением денежных средств;
  • в иных случаях, предусматривающих необходимость заверения подлинности подписи.

Справка Четкого перечня документов, на которые ставится та или иная печать, законом не установлено.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Следовательно, если никаким н.п.а не предусмотрено проставление печати на письме, и если между переписывающимися сторонами нет соглашения о том, что все документы скрепляются печатью — вы не обязаны были ее проставлять на письме.Пусть иное докажет оппонент и покажет документ, где указано, что должны были.

#10 IP/Host: 85.26.164. Дата регистрации: 11.12.2008Сообщений: 33 Re: Ставится ли печать фирмы Я думаю, что человеку нужно в данной ситуации оправдаться почему на письме не стоит печать… #11 IP/Host: 95.172.57.
А также начала подписи.Когда я училась в институте был такой предмет «делопроизводство» вот там все и было сказано и даже на основании чего-то… но вот чего (какие-то правила «лохматых» годов)…. я не помню.Там же нас учили, что все исходящие документы д.б. оформлены правильно (особенно в официальные органы или которые могут быть оспорены в суде). Над.К 26.01.2009, 18:38 А также начала подписи. Не-а.
Нынче делопроизводсту по другому учат. Никаких печатей на подписи 🙂 lopa 26.01.2009, 18:51 Да, как раньше говорили, что печать в квитанции к приходному ордеру должна ставиться таким образом, чтобы часть оттиска печати была на самом ордере, а часть на квитанции, чтобы якобы при совмещении они совпадали.Потом стали говорить о недействительности половинки печати на квитанции.

Применение круглой печати — право, а не обязанность организаций

Когда нужна печать на документах

У всех организаций должна быть печать. В частности, это предусмотрено Законами об ООО и АО <1>. Но это совсем не означает, что ее нужно ставить на всех документах подряд. О том, зачем печать нужна, на каких документах она должна присутствовать, когда без нее можно обойтись и нужна ли она предпринимателям, мы с вами и поговорим.

<1> Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»; п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Если документ составляет организация

Итак, поскольку печать должны иметь все организации, то возникает только один вопрос: на каких документах она должна обязательно присутствовать? Целью проставления оттиска печати является заверение подлинности подписи должностного лица на документах <2>. Какого-либо общего порядка, обязывающего ставить печать на всех документах, где есть подпись должностного лица, нет. Однако в отдельных случаях законодательство все же предусматривает необходимость проставления печати. Рассмотрим некоторые из них.

<2> Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Договор

Гражданское законодательство не требует обязательного наличия печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон договора, иногда включают в текст самого договора.

Печать на первичных учетных документах

В этом случае отсутствие печати может повлечь:

  • признание письменной формы сделки несоблюденной. А значит, стороны не смогут ссылаться при спорах на свидетельские показания <3>;
  • признание договора недействительным, если такое последствие прямо указано в договоре <4>.

Приведем выдержку из договора, в котором оговорено условие о необходимости печати.

  1. Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями Сторон.

Покупатель: Продавец:
Генеральный директор ООО «Альфа» Генеральный директор ООО «Гамма»
Иванов Иванов И.И. Петров Петров В.П.
———— ————— ———— —————
Печать ООО «Альфа» Печать ООО «Гамма»
М.П. М.П.

Совет

Оттиск печати лучше проставлять таким образом, чтобы он захватывал не всю подпись, а только ее часть.

<3> Пункт 1 ст. 160, п. 1 ст. 162, п. 1 ст. 434 ГК РФ.
<4> Пункт 2 ст. 162 ГК РФ.

Доверенность

Печать является обязательным атрибутом доверенности, выданной от имени юридического лица <5>. Без нее доверенность является недействительной.

<5> Пункт 5 ст. 185 ГК РФ.

Первичка

Расходы, принимаемые для целей налогообложения, и вычет по НДС обязательно должны быть подтверждены первичными документами <6>. Все обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в Законе о бухучете. Оттиска печати среди них нет. Однако если для первичного документа утверждена унифицированная форма (например, для товарной накладной — унифицированная форма N ТОРГ-12 <7>), то применять нужно именно ее <8>. И если в ней такой реквизит, как оттиск печати, предусмотрен, а его там не будет, то такой документ налоговики могут счесть составленным с нарушениями, что, в свою очередь, может повлечь отказ в вычете НДС или признании расходов. Если не хватает оттиска своей печати, то организация может исправить это в любой момент, поставив его на документе. А вот если нет оттиска печати контрагента, то с проставлением его, особенно после исполнения сделки, могут быть проблемы. И тогда претензии налоговиков можно снять в суде. Ведь Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации являются лишь подзаконными актами. И отсутствие печати на документах, подтверждающих приобретение товаров (работ, услуг), не свидетельствует о безвозмездном их приобретении. Такие споры случаются редко. И есть суды, которые встают на сторону налогоплательщиков <9>.

Если же унифицированной формы документа нет и вы применяете самостоятельно разработанную форму первичного документа <8> — печать тем более можно не ставить <10>. Но тогда не включайте в эту форму реквизит «Место печати».

Что касается унифицированных форм первички по учету труда и его оплаты, проставлять печать обязательно лишь на следующих документах <11>:

  • командировочном удостоверении (форма N Т-10). Печатями в нем заверяются отметки о прибытии командированного работника в место командировки и выбытии из него. Командировочные удостоверения, в которых не проставлена печать организации, в которую работники отправлены в командировку, однажды были признаны судом оформленными ненадлежащим образом и вследствие этого не подтверждающими командировочные расходы <12>;
  • акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73). Печатью заверяется подпись руководителя организации, утвердившего акт, или уполномоченного им на это лица.

В остальных унифицированных формах первичных кадровых документов (приказах, табелях учета рабочего времени, расчетно-платежных ведомостях) печать ставить не нужно.

<6> Пункт 1 ст. 172, п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 346.5, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.
<7> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
<8> Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
<9> Постановления ФАС СКО от 20.03.2007 N Ф08-1197/2007-5080А; Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.03.2007 по делу N А42-3793/2006.
<10> Постановление ФАС УО от 29.01.2008 N Ф09-9195/07-С2.
<11> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
<12> Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.12.2007 N 09АП-16734/2007-АК.

Счет-фактура

НК РФ не требует наличия печати на счете-фактуре <13>.

Но вот когда в счет-фактуру вносятся исправления, их нужно заверить подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты их внесения <14>.

25 3 февраля 2009 г.
СЧЕТ-ФАКТУРА N — от «-» ———————— (1)

Наименование
товара (опи-
сание выпол-
ненных ра-
бот, оказан-
ных услуг),
имуществен-
ного права
Еди-
ница
изме-
рения
Коли-
чество
Цена
(тариф)
за еди-
ницу
изме-
рения
Стоимость
товаров
(работ,
услуг),
имущест-
венных
прав,
всего без
налога
В том
числе
акциз
Нало-
говая
ставка
Сумма
налога
Стоимость
товаров
(работ,
услуг),
имущест-
венных
прав,
всего с
учетом
налога
Страна
проис-
хожде-
ния
Номер
тамо-
женной
деклара-
ции
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Удобрение
«Для
цветов»
кг 50 -40-
45
-2000-
2250
18 -360-
405
-2360-
2655
Россия
Всего к оплате -360-
405
-2360-
2655

Никитин (Никитин В.А.) Алексеева (Алексеева Т.П.)
Руководитель организации (подпись) (ф.и.о.) Главный бухгалтер (подпись) (ф.и.о.)
Исправлено: в графе 4 — 40 на 45
в графе 5 — 2000 на 2250
в графе 8 — 360 на 405
в графе 9 — 2360 на 2655
19.02.2010
Руководитель организации Никитин Никитин В.А.
Печать ООО «Василек»<13> Пункты 2, 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ.
<14> Пункт 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914; Письмо ФНС России от 06.05.2008 N 03-1-03/1924.

Документы, представляемые в налоговые органы

На отчетности, заявлениях, сопроводительных письмах, представляемых в ИФНС, оттиск печати обязательно должен быть, иначе налоговики просто не примут эти документы.

При проведении проверок налоговые органы вправе потребовать у вас документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов <15>. Поскольку в ИФНС представляются не подлинники, а копии документов, то их также обязательно нужно заверить подписью руководителя и печатью <16>.

<15> Подпункт 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ.
<16> Пункт 2 ст. 93 НК РФ.

Трудовая книжка

Оттиск печати является обязательным реквизитом трудовой книжки <17>. Проставлять ее необходимо <18>:

  • при оформлении трудовой книжки — на первой странице (титульном листе), содержащей сведения о работнике;
  • при изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника — на внутренней стороне обложки, где указываются документы, на основании которых вносятся такие изменения.

Причем в этих случаях может быть поставлена как печать самой организации, так и штамп кадровой службы.

Кроме того, при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы в организации, заверяются печатью работодателя <19>.

Приведем образец заполнения внутренней стороны обложки трудовой книжки и титульного листа трудовой книжки.

Фамилия изменена на фамилию ¦ Трудовая книжка
Васильева на основании ¦
свидетельства о браке ii-КЮ ¦ Васильева
N 545324 от 15.01.2010, выданного ¦ -Иванова-
Академическим отделом ЗАГС ¦Фамилия ——————————-
г. Москвы ¦ Антонина
¦Имя ————————————
Инспектор Волкова ¦ Николаева
отдела кадров ——- В.Л. Волкова ¦Отчество ——————————
Печать ¦ 15 июня 1979 года
ООО «Булочка» ¦Дата рождения ————————-
¦ (число, месяц, год)
¦ высшее
¦Образование —————————
¦_______________________________________
¦ бухгалтер
¦Профессия, специальность —————
¦_______________________________________
¦ 01 августа 03
¦Дата заполнения «—» ———- 20— г.
¦ Иванова
¦Подпись владельца книжки —————
¦
¦М.П. Подпись лица, ответственного
¦ Печать за ведение трудовых книжек
¦ ООО Волкова
¦»Булочка» —————————-
¦ (разборчиво)

А вот так заверяются записи за время работы в организации.

Сведения о работе

N
записи
Дата Сведения о приеме на
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число месяц год
1 2 3 4
Общество с ограниченной
ответственностью
«Булочка»
(ООО «Булочка»)
1 01 08 2003 Принята на должность Приказ
бухгалтера от 01.08.2003
N 57
2 18 09 2008 Переведена на должность Приказ
заместителя главного от 18.09.2008
бухгалтера N 73
3 05 04 2010 Уволена по собственному Приказ
желанию, пункт 3 от 05.04.2010
части 1 статьи 77 N 12
Трудового кодекса
Российской Федерации
Инспектор отдела кадров
Волкова В.Л. Волкова
Печать ООО «Булочка»
С записями в трудовой
книжке ознакомлена
Васильева Васильева

<17> Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
<18> Пункты 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

<19> Пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Если документ составляет предприниматель

В отличие от организаций, предприниматели иметь собственную печать не обязаны <20>. Ведь ни ГК РФ, ни Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» не предъявляет такого требования к предпринимателям. Но законодательство и не запрещает предпринимателям завести собственную печать, если они захотят ее использовать. Суды также подтверждают, что иметь печать или нет — это личное дело каждого предпринимателя <21>. Например, часто бывает, что предпринимателю приходится заводить печать из-за того, что контрагенты хотят видеть ее на составляемых им документах. И ему проще и выгоднее выполнить такую просьбу, чем терять этих контрагентов и искать новых. Да и некоторые нормативно-правовые акты предусматривают обязательное наличие печати на определенных документах, составляемых предпринимателями. Однако то, что каким-либо нормативно-правовым актом, утвердившим форму документа, предусмотрен такой реквизит, как оттиск печати, не означает обязанности предпринимателя ее иметь.

* * *

Если возникают сомнения, нужна ли на документе печать, то лучше ее поставить. Ведь даже если законодательство не предусматривает проставления печати на документе, а вы это сделаете, то вы ничего не нарушите.

<20> Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 N 28-10/15239.
<21> Постановление ФАС ДВО от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390.

А.Л.Судакова

Экономист

7. Использование оттиска печати при оформлении документов

Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

В изменилось название реквизита по сравнению с , новое название — «оттиск печати», которое более соответствует существу реквизита.

Оттиск печати в соответствии с заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).

Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.

Инструкция может иметь следующие разделы:

— перечень печатей, используемых в организации;

— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

— порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».

В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

Перечень печатей включает:

— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати <*>;

<*> Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».

— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.

Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:

Должность работника, который проставляет оттиск

Должность работника, который проставляет оттиск

Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны:

— штатное расписание;

— образцы подписей на открытие счетов и др.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.

Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя. Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.

Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке.

Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме.

Когда можно использовать дополнительные печати

В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.

Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.

На основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации составляется перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении.

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте.

Соблюдение требований к трудовой книжке

Обзор

Требования к ведению документации могут сбивать с толку, учитывая, что существует множество нормативных актов, которые регулируют некоторые аспекты ведения и хранения документации работодателем.

Не только различные федеральные агентства имеют свои собственные требования к ведению документации, но также необходимо учитывать индивидуальные государственные и местные законы и правила. Некоторые положения применимы ко всем работодателям, тогда как другие применяются в первую очередь к государственным подрядчикам и субподрядчикам.Кроме того, многие из этих обязательств зависят от количества сотрудников в компании. См. Федеральное законодательство о труде по количеству сотрудников.

Работодатели создают и получают значительный объем документации, и для руководства важно представить убедительное экономическое обоснование для внедрения комплексной программы управления записями. Основные причины включают:

  • Контроль создания, роста и доступности документации компании.
  • Снижение эксплуатационных расходов и затрат на хранение.
  • Повышение эффективности и производительности, а также внешнего вида офиса.
  • Помощь в соблюдении нормативных требований и снижение судебных рисков.
  • Защита конфиденциальной информации о сотрудниках.
  • Обеспечение легкого доступа к записям при необходимости.

Подразделение отдела кадров в организации обычно несет основную ответственность за ведение документации и хранение / удаление записей, связанных с наймом на работу. Применимые законы часто предусматривают гражданские денежные штрафы, а в некоторых случаях предусмотрены как индивидуальная, так и уголовная ответственность.Кроме того, ведение трудовой книжки имеет решающее значение для защиты от судебных тяжб, связанных с трудоустройством. Фактически, работодатель может быть привлечен к ответственности за неправомерное уничтожение трудовой книжки в соответствии с теорией хищения доказательств. Очень важно, чтобы работодатели обеспечивали наличие на их рабочем месте эффективных процедур для создания и ведения необходимых записей. См. Сопоставление данных для защиты электронных записей.

Руководство по разработке политики

Эффективная политика в отношении документации на рабочем месте - это план обеспечения соответствия федеральным законам и постановлениям и законам штата, а также практическое руководство по последовательному и эффективному управлению и хранению документации.При разработке, внедрении и поддержании политики учета рабочего места следует учитывать несколько ключевых элементов.

Определение понятия «запись». Четко определите, что подразумевается под «записью», чтобы соответствующие документы регулировались политикой. Как правило, записи не включают проекты или документы, которые находятся в стадии разработки, а только окончательные версии документов.

График хранения. Укажите срок хранения для каждой категории документов.Некоторые записи могут регулироваться более чем одним законом; однако периоды хранения часто различаются, поэтому обычно рекомендуется хранить информацию в течение самого длительного необходимого периода. Записи, относящиеся к незавершенным искам или судебным разбирательствам, должны храниться до полного разрешения вопроса. Краткое изложение федеральных требований к хранению документации можно найти в онлайн-ресурсах SHRM.

Доступ. Ограничьте доступ только тем, у кого есть законные бизнес-потребности. Такие законы, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и положения о конфиденциальности данных содержат конкретные положения о том, кто может получать доступ к информации и как ее можно использовать.Кроме того, определите права нынешних и бывших сотрудников на просмотр и / или копирование информации в их личном деле.

Хранение и форматирование. Укажите конкретное место, куда записи будут отправляться на хранение, а также формат, в котором они будут храниться.

Безопасность и конфиденциальность. Обеспечьте физическую безопасность записей, хранящихся в бумажном или электронном виде, чтобы защитить конфиденциальность записей сотрудников и конфиденциальность информации, содержащейся в них. См. Политику конфиденциальности записей сотрудников .

Уничтожение документов. Определите, как записи будут удалены после выполнения требований к хранению. Записи, содержащие конфиденциальную, личную или финансовую информацию, должны быть измельчены или сожжены для защиты конфиденциальности сотрудников и соблюдения применимого законодательства.

Последовательное внедрение политики и периодические проверки. Правила и процедуры хранения записей должны применяться последовательно для обеспечения соответствия.Периодически проверяйте политику и практику, чтобы убедиться, что внутренние требования актуальны и соблюдаются правильно. См. Политика ведения документации: ведение, хранение и уничтожение документации.

Сохранение записей о найме

Файл найма включает в себя документы и действия, предпринятые для найма каждой должности. Сюда входят объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на вакансии, поданные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о действительности тестов, использованных в процессе отбора, данные кандидатов для кандидатов, не нанятый, и сопутствующая информация.Эти записи должны вестись как для нанятых, так и для неприемлемых кандидатов. См. EEOC: Информация о невыбранных кандидатах также должна быть сохранена и каковы федеральные правила хранения документации для заявлений и резюме кандидатов, которых мы не выбираем?

Федеральные подрядчики, в отношении которых действуют требования позитивных действий, должны вести записи, относящиеся к их найму и выбору, включая рекламу; объявления о вакансиях; Приложения; резюме; записи интервью; просьбы о разумных приспособлениях; тесты и результаты тестов; личные дела; ставки заработной платы и других компенсаций; отбор для обучения или ученичества; и другая информация о найме, переводе, продвижении по службе, увольнениях и увольнениях.В рамках своих обязательств по хранению записей федеральные подрядчики должны хранить записи, относящиеся ко всем лицам, которые соответствуют критериям «Интернет-заявителя», наряду с другими записями о занятости.

Единое руководство по процедурам отбора сотрудников (UGESP) используется судами для определения того, была ли незаконная практика найма основанием для иска о дискриминации. Хотя это и не требуется по закону, отслеживание кандидатов рекомендуется этими руководящими принципами для всех работодателей, подпадающих под действие Раздела VII, и может проводиться до приема на работу, если это является частью решения работодателя следовать руководящим принципам.Приверженность этим руководящим принципам убедительно свидетельствует о том, что работодатель свободен от незаконной дискриминационной практики найма.

См. Сегодняшние решения ATS выходят далеко за рамки хранилища резюме

Ведение файлов сотрудников

Файлы сотрудников следует хранить в безопасном месте и хранить в строгой конфиденциальности. Доступ должен быть ограничен для тех, у кого есть законная потребность знать или в соответствии с требованиями закона. В соответствии с конкретными требованиями необходимо вести несколько категорий записей. См. Что следует и не следует включать в личное дело?

Записи о сотрудниках должны храниться в кадровых файлах

Определенные записи, относящиеся к сотрудникам и их истории занятости, должны храниться в кадровых файлах сотрудников . Эти записи включают:

  • Документы перед приемом на работу. Сюда входят должностные инструкции; заявления о приеме на работу или резюме; предлагать письма; подписанные квитанции о получении и согласие со справочником для сотрудников компании, кодексом поведения и другими ключевыми политиками; и формы уведомления о чрезвычайных ситуациях, среди прочего.
  • Трудовая документация. Сюда входят записи, относящиеся к выполнению работы, продвижению по службе и переводам, компенсации, служебные аттестации, награды или награды за отличную работу, записи посещаемости и завершения программ обучения, предупреждения и любые формальные дисциплины, заметки о посещаемости или опозданиях, а также любые контракты или письменное соглашение между работником и работодателем.
  • Разделение трудовых документов. Сюда входят собеседования при увольнении, контрольные списки для прекращения службы, заметки о причинах увольнения, заявления об увольнении, документы о безработице, соглашения о прекращении службы, корреспонденция и справочные документы. См. Должен ли работодатель объединять файлы сотрудников после увольнения?

Записи должны храниться отдельно от кадрового дела

Определенные записи сотрудников должны храниться отдельно от кадровых файлов , чтобы защитить права сотрудников на неприкосновенность частной жизни и оградить работодателей от ответственности. Сюда входят следующие типы записей:

  • Медицинские. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников велись конфиденциально и отдельно от общего личного дела сотрудника.Сюда входят медицинские осмотры сотрудников, формы заявлений на пособие по инвалидности , записки врачей, запросы на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни (FMLA), запросы на размещение ADA, история компенсаций работникам, требования и сопутствующие документы, результаты пригодности к работе оценка функциональных возможностей, направления к специалистам, касающиеся участия сотрудника в программе помощи сотрудникам компании, результаты тестов на наркотики / алкоголь, запросы на возмещение медицинских расходов, информация о здоровье членов семьи сотрудника, а также любая документация о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья , или инвалидность.Этот файл также будет содержать регистрацию в медицинском страховании, формы продолжения и уведомления КОБРЫ.
  • Кредитная информация. Кредитная информация потребителей, кредитные отчеты, а также личные или финансовые данные должны храниться конфиденциально в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности (FCRA) 1969 года.
  • Иммиграционные формы. Форма I-9 и подтверждающие документы, подтверждающие право на трудоустройство, хранятся отдельно для конфиденциальности и для облегчения проверки в случае проведения государственного аудита.
  • Документы по жалобам и расследованиям. Сюда входят внутренние претензии, претензии государственных органов и документы, связанные с судебными исками, которые должны храниться в файлах до полного урегулирования претензии или другого судебного разбирательства.

Электронный учет

Работодатели часто предпочитают вести учет в электронном виде, а не хранить бумажные файлы. Это избавляет от необходимости иметь физическое место для хранения записей о занятости на протяжении многих лет, что может сэкономить деньги и время.Кроме того, электронное хранилище облегчает поиск информации и обеспечивает эффективный доступ к документам. Организации также могут отказаться от бумажного документооборота в рамках своей приверженности принципам устойчивого развития.

У работодателей есть варианты при создании стратегии электронного учета, и доступны многочисленные поставщики и программные платформы. Облачный подход или подход «программное обеспечение как услуга» (SAAS) позволяет компаниям быстрее внедрять новые процессы, с большей легкостью обновлять программное обеспечение и снимать бремя технической поддержки с HR.С другой стороны, некоторые профессионалы считают, что частные локальные системы предлагают больший контроль при определении того, как использовать, хранить и находить данные. См .:

6 советов по поиску правильного HRMS

Какие факторы мы должны учитывать при преобразовании файлов персонала из бумажного в электронный формат?

Риски соответствия программного обеспечения I-9

Руководство по соответствию предоставляется для определенных типов записей, таких как формы I-9 и правила OFCCP для федеральных подрядчиков.Для обзора конкретных требований по типу записи, см .:

OFCCP: Сохранение данных о занятости и персонале в электронном формате

Правило безопасности HIPAA

Советы по сохранению и хранению новой формы I-9

Окончательные правила, касающиеся на использование электронных коммуникаций и технологий ведения учета в планах пенсионного обеспечения и социального обеспечения сотрудников

Доступ к кадровым файлам

Законы многих штатов требуют, чтобы работодатели разрешали нынешним и / или бывшим сотрудникам доступ к содержимому их кадрового файла.Работодатели должны понимать требования закона в штате (ах), в котором работают их сотрудники, и определять внутри компании, какой доступ разрешен в штатах, где нет нормативных требований. Некоторые соображения включают:

  • Будет ли доступ предоставлен как нынешним, так и бывшим сотрудникам?
  • Будет ли разрешено сотрудникам делать фотокопии из своих файлов?
  • Какие процедуры используются сотрудниками для оспаривания информации, которую они считают неверной?
  • Существуют ли ограничения для конфиденциальной информации, такой как проверка рекомендаций бывшего работодателя и конфиденциальные расследования?
  • Следует ли организации ограничивать частоту доступа сотрудника к его или ее личному делу, например, количество раз в год или другие временные рамки?

Работодателю из нескольких штатов нужна гибкая политика, поэтому она применима ко всем сотрудникам.Например, уместно такое заявление, как «Доступ к личным файлам будет предоставлен в соответствии с законодательством штата».

См. :

Должны ли работодатели показывать работникам свои личные дела?

Политика доступа к кадровым файлам сотрудников

Безопасность записей о занятости

Работодатели должны применять меры безопасности для защиты личной информации сотрудников. Кража личных данных стала одной из основных проблем мошенничества потребителей, и Федеральная торговая комиссия (FTC) сообщает, что кража личных данных возглавляет список жалоб потребителей, о которых сообщается каждый год.Каждый работодатель ведет записи, которые могут быть украдены или использованы не по назначению; поэтому работодатели должны разработать процессы, которые защищают эту конфиденциальную информацию о сотрудниках.

См .:

Как предотвратить утечки данных

Что делать, если медицинские данные сотрудников скомпрометированы

Политика ведения учета: защита номеров социального страхования

Защита личной информации: руководство для бизнеса

Хранение записей

Существует множество федеральных законов и законов штата, которые регулируют сохранение трудовых книжек.Работодатели должны обеспечить ведение всех записей на бумажном носителе или в электронном виде в течение минимально необходимого периода времени. Часто работодатели используют правило 7 лет для очистки файлов уволенных сотрудников, поскольку это обычно распространяется на государственные и федеральные сроки давности; хотя для некоторых записей, таких как формы I-9, может быть достаточно более коротких периодов хранения, а для других записей, таких как записи о воздействии OSHA, могут применяться более длительные периоды. У SHRM есть таблица федеральных требований к хранению документации, которая помогает определить законодательные требования.

См .:

Как соблюдать требования к ведению учета заработной платы

Знать требования OSHA по созданию и хранению документов

Как долго должны храниться письменные предупреждения или консультативные заключения?

Что мы делаем с записями компании и сотрудников после закрытия компании?

Хотя большинство требований к хранению записей продиктовано федеральными законами или законами штата, бывают ситуации, когда срок не установлен. Закон о единообразном хранении записей частного бизнеса (UPPBRA) устанавливает трехлетний срок для записей без установленного законом срока хранения.Этот единообразный закон был принят рядом штатов и содержит общие руководящие принципы для других, хотя работодатели должны проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить свои индивидуальные обязательства по соблюдению и рекомендовать передовой опыт.

Уничтожение документов

После того, как работодатель выполнил требования по сохранению трудовой книжки, необходимо соблюдать эффективный план ликвидации. Простое выбрасывание трудовых книжек в корзину создает значительный риск кражи или неправомерного использования информации о сотрудниках, что может привести к расследованию регулирующих органов, штрафам, потенциальным гражданским искам, плохой рекламе и нанесению ущерба бренду работодателя.

Если записи о занятости содержат личную информацию (PII), такую ​​как имя, адрес, номер социального страхования и т. Д., Работодатели должны надежно распорядиться этой информацией.

Федеральная торговая комиссия (FTC) рекомендует следующие методы утилизации:

  • Уничтожение или стирание электронных файлов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
  • Измельчение, сжигание или иное уничтожение бумажных документов, чтобы информация потребителя не могла быть прочитана или восстановлена.
  • Наем сертифицированного подрядчика, специализирующегося на уничтожении документов, после проведения комплексной проверки операций и политик безопасности компании.

См. Политика ведения документации - Ведение, сохранение и уничтожение документации

Как создать план укомплектования персоналом: пошаговое руководство

Отдел кадров часто называют отделом кадров, местом, где занимается человеческими проблемами, разрешает конфликты и следит за тем, чтобы все ладили.Но специалисты по персоналу также руководствуются политикой и процессами. Подумайте об огромном количестве постоянно меняющихся правил, за которыми они должны следить, и о множестве политик, которые включены в справочник сотрудников любой компании.

Персонал требует стратегического подхода, основанного на данных, и является ключевой частью любого бизнес-плана. Это очень важно для дальнейшего успеха в бизнесе. Вот почему мы составили руководство по составлению кадрового плана для вашего бизнеса.


Обзор: Что такое кадровый план?

Если вы хотите, чтобы ваш бизнес работал бесперебойно, вам необходимо убедиться, что у вас есть нужные ресурсы в нужном месте и в нужное время, как краткосрочные, так и долгосрочные.Под ресурсами мы понимаем людей.

В планах укомплектования персоналом рассматриваются потребности вашей организации, ее рост, направленность и долгосрочная стратегия, а также определяется, какие навыки и уровни ресурсов вам понадобятся, чтобы обеспечить достижение бизнес-целей, не нарушая при этом финансовых затрат.


Какова цель кадрового плана?

Ваш кадровый план не начинается и не заканчивается подбором нужных людей. Это также влияет на адаптацию, обучение, планирование преемственности, удовлетворенность сотрудников и, в конечном итоге, на развитие бизнеса.Вот основные преимущества для вашего бизнеса.

Улучшите процесс найма

Если вы изо всех сил пытаетесь нанять новых сотрудников, потому что только что осознали, что у вас нет необходимых навыков для достижения бизнес-целей, то ваш процесс найма пострадает. Если у вас есть долгосрочный план укомплектования персоналом, вы можете потратить время:

. Убедитесь, что вы наняли подходящего человека для работы, и не будете мешать кандидатам в процессе.

Улучшите планирование преемственности

Люди уйдут из вашей компании, это неизбежно.Даже если вы делаете все возможное, чтобы сохранить свой персонал, жизнь случается. Кому-то приходится переезжать из города по семейным обстоятельствам, кто-то хочет отправиться в путешествие, а кто-то решает переквалифицироваться. Но к этому нужно быть готовым.

Если у вас есть план управления персоналом, вы можете решить, кто сможет заменить ваших менеджеров, и нужно ли вам их заменить. Может быть, роль устареет из-за смены направления, или вы обнаружите, что можете разделить обязанности между остальной частью команды.

Удержание сотрудников

Для набора и адаптации новых сотрудников требуется время, поэтому отказ от планирования наперед и попыток нанять кого-то, когда вам вчера понадобились эти навыки, поставит вас на задний план. А если вы пытаетесь нанять людей в областях, где не хватает навыков, это будет еще сложнее.

Стратегический план укомплектования персоналом рассматривает направление бизнеса и определяет навыки, которые потребуются для поддержки этой цели. Затем вы можете увидеть, не хватает ли вам каких-либо необходимых навыков, и начать составлять план действий прямо сейчас.Это может быть связано с наймом новых людей или вы можете решить повысить квалификацию и переобучить существующий персонал.

Показав, что вы посвятили себя обучению действующих сотрудников, вы можете повысить моральный дух и улучшить удержание сотрудников.


Как разработать план укомплектования персоналом

Разработку плана укомплектования персоналом можно разбить на четыре управляемых этапа, каждый из которых требует, чтобы у вас был доступ к точным, актуальным данным и инструментам кадровой аналитики, чтобы вы могли осуществлять укомплектование персоналом требуется анализ.

Если вам нужна дополнительная помощь, обратитесь к поставщику программного обеспечения для управления персоналом, чтобы узнать, могут ли они предоставить образец кадрового плана или шаблон кадрового плана для начала работы.

Шаг 1: Установите цели и стратегию

Если у вас нет четкого плана развития бизнеса, а также измеримых целей, то невозможно обеспечить оптимальный уровень укомплектования персоналом и уровень развития сотрудников, а также достичь своих целей.

Как специалист по управлению человеческим капиталом, вам необходимо работать со всеми сферами бизнеса, чтобы создать видение того, как ваш продукт или услуга будут развиваться и меняться через пять и десять лет.Собираетесь ли вы представить совершенно новую линейку продуктов? Собираетесь ли вы перейти от электронной коммерции к созданию физических магазинов в торговых центрах?

Советы по постановке целей и стратегии:

Вместо принятия интуитивных решений вы должны использовать холодные, достоверные данные. Но это начинается с наличия процесса и необходимых инструментов для выполнения работы.

  • Решите, какие факторы вы хотите отслеживать: Невозможно узнать, достигаете ли вы своих целей, если у вас нет набора показателей HR для отслеживания.Это может включать удержание и текучесть кадров, время приема на работу и количество заполненных ролей.
  • Внедрить процесс HR-аналитики: Попытка вручную собрать и проанализировать необходимые данные отнимает много времени и подвержена ошибкам. Если вы внедряете программное обеспечение HR со встроенной функцией анализа трудовых ресурсов, например Workday, вы можете автоматически создавать отчеты, которые покажут вам, достигли ли вы своих целей.

Workday автоматически создает отчеты, которые помогают отслеживать показатели HR.

Шаг 2. Проанализируйте свой текущий ландшафт управления людьми

После того, как у вас есть план, вам нужно подвести итоги своей текущей ситуации с управлением людьми. Вам нужно знать, сколько времени требуется на выполнение определенных задач, чтобы знать, сколько людей вам нужно для выполнения определенных ролей. Также стоит задать себе следующие вопросы:

  • Какие навыки у нас есть в компании?
  • Как работают мои нынешние сотрудники?
  • Кто у меня наиболее эффективно работает?
  • Каковы наши ставки вознаграждения в соответствии со средними отраслевыми показателями?
  • Какая у нас текучесть кадров?
Советы по анализу вашего текущего кадрового ландшафта:

Наличие точных данных является ключевым моментом, если вы хотите получить точную картину текущей эффективности вашей рабочей силы.

  • Централизуйте свои данные: Если вы хотите иметь возможность ответить на эти вопросы, вам нужно убедиться, что ваши данные находятся в одном месте, чтобы вы могли получить точную информацию.
  • Создайте опросы сотрудников: Один из лучших способов получить доступ к необходимым данным - создать анонимные анкеты, чтобы понять, что ваши сотрудники думают о своей работе.

Программное обеспечение для управления персоналом, такое как Zenefits, централизует ваши данные, так что вы можете получить ответы на свои вопросы и легко поделиться своими мыслями.

Zenefits позволяет анализировать данные на уровне компании и отдела.

Шаг 3: Прогноз оптимального уровня укомплектования персоналом

Прогнозирование оптимального уровня укомплектования персоналом учитывает не только количество сотрудников с определенными навыками, которые вам нужны, но и бюджет, который вам понадобится для управления этим персоналом. Если у вас недостаточно бюджета для найма штатных сотрудников, возможно, вам стоит подумать об использовании подрядчиков или фрилансеров.

Советы по прогнозированию оптимального уровня укомплектования персоналом:

Главное здесь - вооружиться как можно большим объемом внутренней и внешней информации.Предсказать будущее невозможно, даже если у вас есть хрустальный шар, но вы можете использовать данные, чтобы дать свое лучшее предположение.

  • Проведите анализ тенденций: Просмотрите исторические данные в вашей системе, чтобы получить информацию о будущем уровне укомплектования персоналом. Изучите, как рост бизнеса в прошлом повлиял на численность персонала, и используйте это в качестве отправной точки при прогнозировании уровней в будущем.
  • Посмотрите на отраслевые эталоны: Сколько сотрудников у ваших конкурентов? Каково отношение рабочих к текучести? Какие отделы они развивают и какие навыки ищут? Какие навыки, по мнению отраслевых аналитиков, будут играть важную роль в будущем? Проведите исследование и посмотрите, что делают другие успешные компании.

Шаг 4. Проведите анализ пробелов

Последний шаг, который вам нужно предпринять при разработке кадрового предложения, - это проанализировать те места, где у вас в настоящее время нет навыков для достижения ваших целей. Этот анализ учитывает не только наличие навыков в вашей компании, но и наличие навыков на рынке, что поможет вам решить, будете ли вы нанимать или повышать квалификацию, чтобы заполнить пробелы.

Советы по проведению анализа пробелов:

Этот шаг включает не только поиск пробелов, но и выяснение того, почему они существуют, и как вы можете:

  • Будьте готовы к избыточности: Когда вы проанализировали свои данные , вы можете обнаружить, что у вас избыток определенных навыков.Если возможно, вы можете попытаться переобучить рабочих с этими навыками, но если это невозможно, вам, возможно, придется их отпустить. Проверьте, заключен ли у вас трудовой договор по собственному желанию или вам нужно уведомить их и сообщить причину, прежде чем расторгнуть договор.
  • Посмотрите на предыдущие данные управления сменами: Иногда нехватка навыков случается только в периоды занятости, например, в Черную пятницу. Вы должны быть в состоянии идентифицировать эти пики и спады с помощью информации о кадровом планировании и управлении сменами в вашей системе управления персоналом.Если нехватка навыков носит временный характер, подумайте о найме сотрудников по контракту в это время.

Пересмотреть, скорректировать и повторить

Вам необходимо регулярно пересматривать план, проверять, соответствует ли он по-прежнему общей бизнес-стратегии, при необходимости повторять шаги с первого по четвертый и корректировать по своему усмотрению. Потом повторить. И повторить еще раз. Мы рекомендуем пересматривать план ежегодно, а также при серьезных изменениях в вашей организации.

Сколько сотрудников вам нужно? - FPM

Многие врачи долго и упорно пытаются найти нужное количество членов для работы в нужное время в нужное время.Немногие практики когда-либо справляются с борьбой и достигают кадровой «утопии». Те, у кого есть хороший штат и стабильность, как правило, испытывают это лишь на короткое время.

Ошибка, которую допускают многие практики, заключается в чрезмерно упрощенном и реакционном подходе: если работа отстает или кто-то просит о помощи, они добавляют сотрудников. если накладные расходы становятся слишком высокими, сокращаются расходы на персонал.

Этот ретроспективный подход редко работает, создавая эффект маятника, который приводит к тому, что на борту слишком много или слишком мало сотрудников.Чрезмерное укомплектование персоналом приводит к увеличению затрат, но не всегда соответствующее повышение эффективности или качества. Недостаточное укомплектование персоналом может привести к снижению удовлетворенности пациентов, уменьшению сборов и ухудшению финансовых показателей.

Так в чем секрет успешного кадрового обеспечения? Хотя ответ во многом зависит от найма людей, чья рабочая этика, опыт и знания делают их подходящими для этой работы, врачи могут получить общее представление о своих кадровых потребностях, сравнивая свою практику с отраслевыми эталонами и при необходимости корректируя цифры.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ
  • Практики могут начать оценивать уровень своего персонала, консультируясь с отраслевыми эталонными показателями, которые широко доступны.

  • При сравнении уровней укомплектования персоналом с контрольными данными практикующим специалистам может потребоваться скорректировать их численность в зависимости от уникальных обстоятельств.

  • Высокая производительность врачей может оправдать более высокий уровень укомплектования персоналом, чем предполагают контрольные показатели.

Как это сделать

Первым шагом в сравнительном анализе является поиск надежных источников данных для врачебной практики, таких как Ассоциация управления медицинскими группами (MGMA), Ресурсы поддержки практики (PSR), Американская медицинская ассоциация (AMA). ) и Американская ассоциация медицинских групп (AMGA), а также местные медицинские общества (контактную информацию см. в разделе «Ресурсы для сравнительного анализа»).Сравнивая свою практику с отраслевыми стандартами производительности, постарайтесь найти данные для практик, аналогичных вашей, и обратитесь по крайней мере к двум источникам для более широкой перспективы.

Следующий шаг - определить, что измерять. Когда дело доходит до укомплектования персоналом, большинство практикующих специалистов хотят знать ответы на два вопроса: достаточно ли у нас людей для выполнения работы? И соответствуют ли наши расходы на персонал аналогичным расходам?

Чтобы ответить на эти вопросы, обратите внимание на следующие критерии:

  1. Количество вспомогательного персонала на одного врача, эквивалентного полной занятости,

  2. Процент валового дохода, потраченный на заработную плату вспомогательного персонала.

В таблице «Быстрое сравнение» показаны два набора контрольных показателей кадрового обеспечения - один от PSR и один от MGMA. Третий столбец в сетке предоставляет практикам место для ввода собственных данных для сравнения. Чтобы практики могли сравнивать «яблоки с яблоками», важно, чтобы они понимали, как были получены эти контрольные показатели, и следовали той же методологии при расчете своих собственных чисел. В разных обследованиях могут использоваться разные методологии (их описание обычно можно найти в документе обследования), но в целом они будут напоминать следующие:

Вспомогательный персонал на одного врача, работающего с полной занятостью.Отношение вспомогательного персонала к числу врачей с полной занятостью показывает количество штатных сотрудников, необходимое для адекватной поддержки одного врача, работающего полный рабочий день. (Поставщики среднего звена не включены в этот расчет, но будут учтены позже в разделе «Корректировка чисел».) Ассоциация управления медицинскими группами (MGMA), один из лидеров в области сравнительного анализа практики, использует следующую методологию для определения врачей, работающих с полной занятостью:

  1. Определите, сколько врачей в вашей практике работают «полный рабочий день» (определяется как минимальное количество часов, которое считается нормальной рабочей неделей в вашей практике).

  2. Для каждого врача, который работает меньше, чем полный рабочий день, разделите его или ее среднее количество рабочих часов в неделю на стандарт полной занятости, чтобы определить статус FTE. Например, если д-р А. работает 30 часов в неделю в практике, которая считает 40 часов полной занятостью, его статус FTE составляет 0,75 (30/40 = 0,75).

  3. Исходя из шагов 1 и 2 выше, рассчитайте общее количество врачей FTE. Например, если у вас есть два врача на постоянной основе и два врача, каждый из которых работает по 30 часов в неделю в практике, где 40 часов - это полная рабочая неделя, ваше количество врачей с полной занятостью будет 3.5 (1 + 1 + 0,75 + 0,75 = 3,5).

Следуйте той же процедуре для определения вашего вспомогательного персонала FTE. Затем разделите количество обслуживающего персонала с полной занятостью на количество врачей с полной занятостью. Этот коэффициент - ваш коэффициент укомплектования персоналом. Например, 15 вспомогательных сотрудников с полной занятостью, разделенные на 3,5 врачей с полной занятостью = 4,3 вспомогательного персонала на одного врача с полной занятостью.

Расходы на персонал в процентах от выручки. Чтобы определить расходы на персонал как процент от дохода, разделите сумму, выплаченную в виде заработной платы персонала, на валовой доход за тот же период.Для эталонных показателей MGMA эта цифра включает заработную плату и льготы вспомогательному персоналу. Другие, например, Practice Support Resources, Inc. (PSR), включают только заработную плату. Практика должна иметь возможность получать данные о расходах на персонал на основе информации за год до даты, содержащейся в его отчете о прибылях и убытках.

Корректировка чисел

Многие практики не могут принять свои числа за чистую монету. Смягчающие обстоятельства в практике часто влияют на требования к численности персонала или учитывают заработную плату персонала, которая выше или ниже контрольных показателей.По этой причине перед тем, как делать какие-либо выводы относительно их штатной численности, практикующие должны учитывать следующие моменты.

Провайдеры среднего уровня. Практикам может потребоваться скорректировать свой целевой уровень укомплектования персоналом в зависимости от того, нанимают ли они практикующих медсестер или помощников врача. Например, обследование затрат MGMA 2001 г. 1 обеспечивает ориентиры в 0,38 MLP и 4,67 вспомогательного персонала на одного врача, работающего в семейной практике. Если в вашей практике нет поставщиков среднего звена, ваши потребности в персонале могут быть меньше.Если в вашей практике большое количество MLP на одного врача, вам, вероятно, потребуется больше сотрудников, чем предполагают контрольные показатели, для поддержки дополнительных поставщиков.

Производительность врача. Практикам также может потребоваться больше или меньше персонала, чем предполагают контрольные показатели, в зависимости от количества пациентов, которых каждый врач принимает в день, и количества процедур и дополнительных услуг, которые предоставляет офис. Поэтому, сравнивая врачей, работающих с полной занятостью, также рекомендуется сравнивать общие расходы на одного врача или количество посещений в неделю или в год.

Например, Краткий справочник по статистике управления практикой PSR 20012 предоставляет следующие эталонные показатели производительности семейных врачей:

  • Общая годовая стоимость брутто: от 417 000 до 550 000 долларов,

  • Амбулаторные посещения в неделю: от 95 до 125,

  • Посещение стационара в неделю: от 6 до 12.

(Согласно PSR, эти диапазоны охватывают примерно половину обследованных практик, причем около 25 процентов выше и 25 процентов ниже диапазонов.) Используя эти цифры, практика может захотеть скорректировать количество врачей FTE, которых она использует при оценке соответствующего персонала. Врачи, показатели продуктивности которых близки к крайним значениям этих диапазонов или выходят за их пределы, могут ввести в заблуждение фактическое количество врачей, работающих с полной занятостью. Например, рассмотрим практику, в которой работают три врача с полной занятостью, общая годовая валовая плата составляет 1 800 000 долларов. Если разделить общие расходы на максимум диапазона, 550 000 долларов, скорректированное число врачей FTE составит 3,27. Более высокая производительность труда врачей может потребовать более высокого уровня укомплектования персоналом.

Спутниковые точки. Расположение спутников - отличный способ увеличить количество пациентов в клинике, но иногда они требуют более тяжелого персонала. Если спутниковая локация функционирует как независимая практика на постоянной основе со своим собственным вспомогательным персоналом, то ее штатное расписание должно быть сопоставимо с уровнем традиционной практики. Однако, если спутниковое местоположение клиники используется только часть времени, когда врачи и офисный персонал перемещается между двумя учреждениями, общие кадровые потребности клиники для этих двух местоположений могут быть немного больше.

БЫСТРОЕ СРАВНЕНИЕ

Представленная здесь сетка предоставляет два набора эталонных показателей укомплектования персоналом для семейной практики (один из Краткого справочника по статистике управления практикой 2001 г., выпущенного «Ресурсами поддержки практики», а другой - из обследования затрат 2001 г. Ассоциации управления медицинскими группами). Практики могут указать собственную численность персонала в третьем столбце и при необходимости сравнить и скорректировать их численность. PSR предоставляет диапазон для исследуемых практик, в то время как MGMA предоставляет медианное значение. Другие источники данных сравнительного анализа перечислены в разделе «Ресурсы для сравнительного анализа»."

Просмотр / печать таблицы

PSR MGMA Ваша практика

Вспомогательный персонал на одного врача FTE

3,0–5,0 9508

Расходы на вспомогательный персонал в процентах от валовой выручки *

25–27%

31,57%

Стили практики
495

Вспомогательный персонал на одного врача

3.0–5,0

4,67

Расходы на вспомогательный персонал в процентах от валовой выручки *

25–27%

31,57%

8. Врачам также следует учитывать, как их стили практики влияют на их кадровые потребности. Хорошо организованному врачу, который принимает пациентов по расписанию и своевременно оформляет документы, вероятно, потребуется меньше вспомогательного персонала, чем менее организованному врачу.Точно так же сотрудники, которым приходится иметь дело с пациентами, недовольными длительным ожиданием, или которым приходится просматривать груды диаграмм, чтобы найти нужную им запись, не смогут выполнить столько же работы за определенный период времени. Планировка офиса, система управления практикой и демографические данные пациентов также могут влиять на эффективность сотрудников. Если у вас укомплектованность персоналом выше контрольных показателей, подумайте, оправдывают ли ваш стиль практики, помещения и оборудование дополнительный персонал или вашей практике нужно больше этих областей.

РЕСУРСЫ БЕНЧМАРКИНГА

Врачи могут получить доступ к надежной информации сравнительного анализа из ряда ресурсов, включая следующие:

Американская медицинская ассоциация

Характеристики и распределение врачей в США (члены AMA: 150 долларов США; не члены: 170 долларов США) и медицинские группы в США. США (члены AMA: 74,95 доллара; лица, не являющиеся членами: 99,95 доллара). Позвоните по телефону 800–621–8335 или посетите сайт www.ama-assn.org/ama/pub/category/2672.html.

Ассоциация американских медицинских групп

Исследование заработной платы и производительности медицинских групп (члены AMGA: 175 долларов США; лица, не являющиеся членами: 250 долларов США) и Исследование финансовых операций медицинских групп (члены AMGA: 175 долларов США; лица, не являющиеся членами: 250 долларов США).Позвоните по телефону 703–838–0033 или посетите commerce.amga.org/store/category.cfm?category_id=2.

Ассоциация управления медицинскими группами

Исследование затрат (участники MGMA: 240 долларов США; лица, не являющиеся членами: 450 долларов США), а также эффективность и практика успешных медицинских групп (члены MGMA: 265 долларов США; лица, не являющиеся членами: 475 долларов США). Электронная почта [email protected], тел. 877–275–6462, доб. 895 или посетите www.mgma.com/surveys/.

Practice Support Resources Inc.

Краткий справочник по статистике управления практикой, индивидуальные специальности (45 долларов США) и 14 специальностей (199 долларов США).Позвоните по телефону 800–967–7790 или посетите сайт www.practicesupport.com.

Компетенция и опыт сотрудников. Практикам также следует иметь в виду, что опыт и знания их вспомогательного персонала часто влияют на количество необходимого вспомогательного персонала. Если текучесть кадров в практике высока, это обычно означает, что практика большую часть времени работает в режиме «обучения». Новым сотрудникам обычно требуется больше времени для выполнения рутинных задач и обязанностей, чем ветеранам.Те сотрудники, которые имеют практику в течение двух или более лет, вероятно, будут выполнять свою работу более эффективно, будут смотреть вперед в том, что необходимо сделать, принимать решения самостоятельно и избавлять врача от некоторых низкоуровневых задач. . Если ваша укомплектованность персоналом высока по сравнению с установленными контрольными показателями, подсчитайте процент сотрудников, которые проработали в вашей организации менее одного года. Если это число превышает 30 процентов, это может объяснить, почему у вас высокий уровень штата.Чтобы сократить количество сотрудников, которые вам понадобятся в будущем, начните изучать способы привлечения и удержания более опытных сотрудников.

Работа, выполняемая другими лицами за пределами практики. На кадровые потребности практики также влияют обязанности, которые она делегирует другим вне практики. Например, врачи могут получать услуги от сети больниц или организации управленческих услуг (MSO) - такие услуги, как согласование и подтверждение контрактов на управляемое медицинское обслуживание, расшифровка записей, выставление счетов, управление человеческими ресурсами и общие бухгалтерские функции.Регулировка этих функций изменит количество сотрудников, необходимых для вашей практики.

Чтобы оценить, насколько велика корректировка для работы, выполняемой вне практики, вы можете обратиться к Обзору затрат MGMA, в котором среднее количество сотрудников на одного врача с полной занятостью разбито по должностным обязанностям, как показано в разделе «Контрольные показатели кадрового обеспечения MGMA по категориям должностей. "

Если ваша практика не оказывает клинических лабораторных и радиологических услуг и отправляет транскрипцию, например, внешнему источнику, общее количество штатных сотрудников, которые вам требуются, вероятно, будет меньше, чем эталонный показатель MGMA, равный 4.67 на врача.

ЭТАЛОННЫЕ МАТЕРИАЛЫ ПЕРСОНАЛА MGMA ПО КАТЕГОРИЯМ РАБОТ

Обследование затрат 2001 MGMA разбивает среднее количество штатных сотрудников на одного врача семейной практики, как показано ниже. (Предупреждение: не ожидайте, что сумма этих чисел будет равняться общему среднему соотношению персонала к числу врачей, работающему с полной занятостью; это определяется отдельно.)

Просмотр / печать таблицы

Медицинские секретари, расшифровщики

9050 9

Общие административные

0,24

Офис

0.80

Административная управляемая медицинская помощь

0,16

Ведение домашнего хозяйства, обслуживание, безопасность

0,14

0,34

Медицинские документы

0,43

Другая административная поддержка

0.13

RNs

0,44

LPN

0,40

0,34

Радиология и визуализация

0,21

Вспомогательный персонал по контракту

0.23

Персонал, работающий по контракту Окончательная корректировка включает сравнение заработной платы персонала с валовой выручкой. При использовании этого сравнения важно помнить, что доход (деньги, вложенные в практику) во многом зависит от способности персонала выполнять работу.Нехватка персонала в биллинговой конторе или неопытный персонал на стойке регистрации обычно приводят к снижению доходов практики. Таким образом, сокращение штата для экономии денег может быть похоже на остановку часов для экономии времени - бесполезное занятие. Фактически, может потребоваться увеличение расходов на персонал в краткосрочной перспективе для увеличения доходов в долгосрочной перспективе.

Если ваши расходы на персонал в процентном отношении к выручке намного превышают сравнительные цифры, сначала проверьте, есть ли у вас проблема с доходом, а не проблема с персоналом.Например, ваш график оплаты может быть слишком низким, у вас могут быть плохие контракты на медицинское обслуживание или вам может потребоваться улучшить свои сборы. Проблемы с доходами могут нарисовать более мрачную картину кадрового обеспечения, чем существует на самом деле.

Движение вперед

После того, как практика завершит процесс сравнительного анализа, врачи и руководители практики должны задать себе следующие вопросы, прежде чем вносить какие-либо кадровые изменения:

  • Доволен ли я тем, как практика работает в настоящее время?

  • Готов ли я повысить эффективность своей работы, чтобы у меня было меньше времени персонала?

  • Готов ли я платить больше за персонал, чтобы привлекать и удерживать более опытных сотрудников?

  • Удовлетворены ли мои сотрудники и пациенты тем, как работает практика?

Если укомплектование практикующего персонала немного выше контрольных показателей, но его эффективность в других ключевых областях высока, врачи должны с осторожностью относиться к сокращению штата.Исследования, проведенные MGMA, а также другими частными организациями, показывают, что более эффективные практики (с высоким уровнем удовлетворенности пациентов и высоким доходом), как правило, имеют немного больше вспомогательного персонала на одного врача. Этот вывод подчеркивает проблему принятия эталонов за чистую монету, фактор, который должен иметь первостепенное значение в умах врачей и менеджеров, поскольку они стремятся обеспечить наиболее благоприятный уровень кадрового обеспечения для своей практики. Только объединив отраслевые данные с вашими собственными уникальными знаниями о своей практике, вы сможете продвигаться вперед с продуманным кадровым планом.

Полное руководство по составлению расписания для сотрудников по уходу за престарелыми

Обращайте пристальное внимание на методы планирования

Хотя стратегии вовлечения и удержания могут иметь множество направлений, есть несколько ключевых советов для исполнительных директоров и менеджеров сообщества, которые сделают сотрудников счастливее, а вашу организацию - более успешной.

Начните с уделения более пристального внимания расписанию сотрудников и методам составления расписаний. Поощряйте сотрудников участвовать в процессе. Узнайте, каковы их предпочтения - желаемые дни, смены и места, запросы на отгулы и т. Д.Кроме того, составители графиков должны четко сообщать об изменениях, справедливо распределять дополнительные смены и делать графики видимыми и доступными, тем самым способствуя справедливости и открытости среди сотрудников.

Предложение лучших поставщиков услуг по уходу за пожилыми людьми

Спросите сотрудников об их предпочтениях в расписании

Для этого сначала спросите каждого сотрудника об их предпочтениях в работе - какие дни они предпочитают? Какое время смены? Где им удобнее всего работать? Как только предпочтения определены, постарайтесь найти баланс между этими запросами и потребностями организации.Маловероятно, что сотрудники получат 100% запросов, но демонстрация того, что вы их слушаете и пытаетесь удовлетворить их потребности в расписании, не останется незамеченной.

Обеспечьте некоторую последовательность

Хотя расписание сотрудников может иногда меняться из-за колебаний занятости или потребностей жителей, возможность обеспечить каждому сотруднику некоторую последовательность в его расписании может помочь повысить общую удовлетворенность и вовлеченность персонала. Это исключает предположения об их ожидаемом доходе и позволяет им планировать свою жизнь вне работы.

Будьте гибкими со сменами

Учитывая текущие кадровые проблемы, с которыми сталкиваются поставщики медицинских услуг старшего звена, трудно сказать «нет», когда сотрудник может работать только определенные дни, время или продолжительность смены. Рассмотрите возможность внедрения более гибких вариантов расписания, разрешив сотрудникам работать часть смены или предложив гибкое время смены.

Признавайте и награждайте лучших сотрудников

Всем нравится, когда их признают за хорошо выполненную работу. Повысьте вовлеченность и мотивируйте сотрудников, признавая и награждая сотрудников за положительное поведение, такое как отказ от работы, заполнение открытой смены, вовремя приходить / уходить и выходить за рамки служебного долга.

Скажи сотрудникам

Предоставьте сотрудникам право голоса во время работы, разрешив им просматривать и запрашивать открытые смены и мгновенно отвечать на увольнения. И еще раз подумайте, как вы общаетесь. Все больше и больше сотрудники полагаются на текстовые сообщения и мобильные приложения для мгновенного общения.

Положите расписания в карманы своих сотрудников

Предоставление доступа по расписанию на ходу может существенно повлиять на удовлетворенность персонала. Внедрение программного обеспечения для планирования, такого как OnShift, позволяет всем находиться на одной странице с доступом к расписаниям через Интернет и мобильные приложения.Благодаря видимости расписаний в режиме реального времени вы можете избавиться от телефонных меток с сотрудниками и быстро и эффективно заполнить свои смены.

Работа на дому: есть ли у персонала подходящее оборудование?

В связи с тем, что в Великобритании начинается третья неделя карантина, большая часть рабочей силы продолжает работать из дома. Тем не менее, с этим почти мгновенным переключением на удаленную работу все еще остается множество проблем.

Как это влияет на здоровье сотрудников, особенно на физическое? Есть ли у сотрудников доступ к оборудованию, которое позволит им продуктивно работать, пока бизнес борется с проблемами, вызванными коронавирусом?

В конце первых двух недель карантина более половины из 500 человек, ответивших на исследование благополучия домашней работы Института исследований занятости, сообщили о появлении новых болей и болей: 58% жаловались на боль в шее, 56% испытывали боли в плечах и 55% испытывали боли в спине.

Ли Чемберс, консультант по благополучию на рабочем месте, считает, что, поскольку многим людям не хватает рабочего стола дома и им приходится работать, сгорбившись за кофейными столиками или на кухонных стульях, больше людей, вероятно, выйдут из кризиса с коронавирусом с заболеваниями опорно-двигательного аппарата.

«У людей, которые обычно работают из дома, было бы гораздо больше времени для подготовки к переходу, у них было бы время для создания выделенного рабочего места, расписания своего дня и покупки необходимого оборудования», - говорит он Personnel Today.

«Теперь людям пришлось сколотить рабочее пространство из того, что у них уже есть. Вероятно, они сидят на стульях, которые не регулируются или не имеют поддержки для спины и шеи.

«За последние 10 лет количество рабочего времени, потерянного из-за проблем с опорно-двигательным аппаратом, сократилось примерно на семь миллионов часов, потому что работодатели это поняли, стали больше осознавать и относились к этому серьезно. Но если вы удалите их из офисного сценария, в него будет меньше вложений.”

Chambers предполагает, что грань между ответственными за здоровье и благополучие сотрудников в этот беспрецедентный период стерлась.

Людям приходилось сколачивать рабочее пространство из того, что у них уже есть. Скорее всего, они сидят на стульях, которые не регулируются или не имеют поддержки для спины и шеи ». - Ли Чемберс, консультант по благополучию на рабочем месте

В соответствии с Законом об охране здоровья и безопасности на рабочем месте работодатели по-прежнему обязаны обеспечивать безопасную работу сотрудников и таким образом, чтобы не подвергать опасности их здоровье - даже из дома, - но и работодатель, и работник несут обязанности, - говорит Деб Твиди, руководитель службы занятости. и кадровое право в юридической фирме Gordon Brown.

«Позволяя сотрудникам выполнять оценку рисков при работе на дому, это может определить, можно ли реально выполнять работу эффективно и безопасно», - говорит она. «При необходимости работодатели должны также рассмотреть, какие разумные корректировки, если таковые имеются, могут быть сделаны - при наличии смягчающих обстоятельств.

«В свою очередь, сотрудники должны найти время, чтобы выявить любые риски для безопасности [и] принять меры, которые уменьшат [их]. Если надомная работа не является практическим решением, вместо этого может потребоваться увольнение персонала.”

Некоторые работодатели частично устранили риски, закупив оборудование или доставив мебель с рабочего места в дома сотрудников. В тот день, когда Борис Джонсон призвал нацию работать из дома, агентство цифрового маркетинга Hallam организовало доставку рабочих стульев и вторых экранов в дома своего 51 сотрудника.

Джейк Третий, директор по работе с клиентами, говорит: «У многих сотрудников дома нет эргономичных стульев или вторых экранов. Это показало, что мы заботимся, а также предоставило практическое решение, которое позволило нашим коллегам продолжать работать в обычном режиме, не прерывая услуги, которые мы предоставляем нашим клиентам.”

Минимизация риска

Не каждый работодатель будет иметь финансовую или практическую возможность сделать то же самое, но есть ряд административных альтернатив, которые организации могут использовать для минимизации рисков для здоровья, - предполагает Рэйчел Суфф, старший советник по отношениям с сотрудниками в CIPD.

«Принимая во внимание острую необходимость работы на дому, а это будет относительно короткий срок, было невозможно провести оценку физического риска. Но вы по-прежнему можете проводить электронную оценку рисков - есть действительно хорошие рекомендации и инструменты от HSE », - говорит она.

Консультант по удаленной и гибкой работе Мэрилин Девониш говорит: «Вам необходимо установить административный контроль, рассылая инструкции. Например, организация может напоминать сотрудникам вставать каждые 15-20 минут и делать простую растяжку.

«Есть вещи, которые вы запрещаете; например, четко указать часы работы и издать указание останавливаться в конце официального рабочего дня.

«Речь идет о том, чтобы делать то, что разумно практично. Если вы не можете устранить риск, как вы можете его заменить? Если вы сидите не в правильной позе, когда верхняя часть бедер всегда должна быть под углом 90 градусов к бедрам, замена будет чем-то вроде сидения на подушке, чтобы ваша спина и шея были на одном уровне.

«Внезапно, с сотнями сотрудников и введенным карантином, работодатели не смогли бы проводить [оценку рисков]. Следующее, что лучше всего - это выпустить руководящие принципы с изложением основ, чтобы сотрудники хотя бы знали, что им следует делать ».

Если кто-то действительно испытывает трудности и обычно использует эргономичное оборудование на рабочем месте, организациям следует подумать о целесообразности доставки его домой, когда они работают удаленно, - предлагает она.

Технологические ограничения

В то время как большинство рабочих мест к настоящему времени устранили бы любые проблемы с их возможностью удаленной работы, доступ к этим системам из дома мог быть проблемой - не в последнюю очередь из-за сетевого давления и сбоев, о которых сообщали некоторые провайдеры Интернета и мобильной сети в первую неделю. удаленной работы по всей стране.

Поскольку многие сотрудники владеют смартфонами или планшетами для личного использования, а не ноутбуками или настольными компьютерами, переход на удаленную работу там, где не было ИТ-инфраструктуры, предоставленной компанией, лишил бы некоторых сотрудников возможности работать. Из-за резкого роста спроса на ноутбуки одной крупной страховой компании в конечном итоге пришлось разрешить своим сотрудникам брать с собой настольные ПК домой.

Суфф говорит, что работодатели не обязаны предоставлять технологии, позволяющие сотрудникам работать из дома, но большинству работодателей пришлось бы сделать это в такой беспрецедентной ситуации.

«Было очень мало времени, чтобы внедрить адекватную технологию и поддержку технологии, что действительно важно. Если технологии дают сбой, это серьезный стресс для людей », - говорит она.

«Некоторые из этих систем люди будут использовать впервые, поэтому очень важно, когда у вас крупномасштабный переход к домашней работе, чтобы ИТ-отдел действительно позаботился о том, чтобы у людей были инструменты, необходимые для выполнения работы. Могут ли они, например, печатать дома? У многих нет принтера.”

Она сказала, что у работодателей было бы мало времени для «проверки» того, что есть у сотрудников дома, поэтому большинству работодателей пришлось бы «довольствоваться» тем, что было у людей, - ситуация далеко не идеальная.

Очень важно, чтобы в тех случаях, когда вы выполняли крупномасштабные домашние задания, ИТ-отдел действительно позаботился о том, чтобы у людей были инструменты, необходимые для выполнения работы. Могут ли они, например, печатать дома? » - Рэйчел Суфф, CIPD

Отсутствие контроля над состоянием личного ИТ-оборудования сотрудников также может представлять риски для кибербезопасности для бизнеса.Бен Гриффин, директор компании Computer Disposals, занимающейся кибербезопасностью, говорит, что работодателям нужны надежные инструменты для обеспечения безопасности производственных рабочих и корпоративных данных.

«Во-первых, вам нужно оценить вашу технологическую инфраструктуру. Находятся ли такие вещи, как пропускная способность и емкость хранилища на уровне, позволяющем выполнять обычные удаленные операции? » он говорит. «Безопасность тоже имеет решающее значение. VPN можно использовать для установления безопасных соединений и связи между удаленными сотрудниками и компьютерной сетью ИТ компании, в то время как многофакторная аутентификация укрепляет вашу опорную базу над вашей удаленной безопасностью.”

Наконец, Гриффин отмечает, что необходимо определить политики удаленной работы и ввести процедуры для обеспечения бесперебойной работы в случае технических трудностей.

Поскольку количество ежедневных смертей от коронавируса в Великобритании по-прежнему исчисляется сотнями, маловероятно, что изоляция будет снята в ближайшее время. Работодатели по-прежнему имеют возможность установить простые средства контроля и инструкции, чтобы помочь поддержать физическое здоровье работников, а также оценить, могут ли они предоставить больше оборудования, чтобы сделать домашнюю работу комфортной и эффективной.

Возможности управления изменениями в персонале сегодня


Просмотреть другие вакансии по управлению изменениями

Закон о зарплате

2021 | Требования штата к квитанции о заработной плате

Лучший способ обеспечить соблюдение нормативных требований в масштабах всей страны, независимо от того, что это - выбрать поставщика платежных ведомостей, который специализируется на предоставлении эффективных и точных услуг. IRIS FMP, как поставщик отмеченных наградами международных платежных ведомостей, помогает преодолевать сложности, связанные с множественным соответствием требованиям.

Когда я должен получить квитанцию ​​о заработной плате?

В США федеральный закон не требует, чтобы работодатели производили оплату между определенными интервалами (например, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно), однако законы штата могут это делать.Закон о справедливых трудовых стандартах гласит, что работодатели должны платить своим работникам «незамедлительно». Хотя это и не указано конкретно, обычно подразумевается, что оплата должна быть получена как можно скорее после самого последнего платежного периода.

Должна ли моя квитанция об оплате быть бумажной или электронной?

Это зависит от штата, в котором работаете. Как было указано выше, если вы находитесь в одном из одиннадцати штатов, где работодатели должны предоставлять распечатанные отчеты, то квитанция о заработной плате будет доставлена ​​в распечатанном виде.В большинстве этих «печатных» состояний работодателям разрешено предоставлять их в электронном виде, если они пригодны для печати.

Если в одном из состояний «Доступ», работодатели должны предоставить сотрудникам доступ к платежной ведомости, однако ее не нужно распечатывать. И, наконец, если вы находитесь в состоянии «Нет требований», работодатели не обязаны выдавать вам квитанцию ​​о заработной плате.

Какие удержания работодатели могут делать из квитанций о заработной плате?

Ваш работодатель удержит определенную сумму из вашей оплаты налогов и предметов, предусмотренных FICA, таких как федеральный подоходный налог и отчисления на социальное обеспечение.Работодатели могут делать вычеты из вашей квитанции о заработной плате, которые могут быть:

  • юридически разрешенными
  • добровольно санкционированными работником для себя

Законно разрешенные выплаты включают такие вещи, как питание, жилье, транспорт, долги перед работодателем, алименты на ребенка и алименты. Добровольно санкционированные вычеты могут быть такими, как благотворительные взносы или страхование, и могут производиться даже в том случае, если после удержания заработная плата сотрудника падает ниже минимальной заработной платы.

Работодатели не могут вычитать статьи, которые могут считаться полезными или удобными для работодателя. Они также не могут отказать или скорректировать компенсацию задним числом в качестве наказания за плохую работу.

Могу ли я настоять на получении квитанции об оплате?

Если вы находитесь в состоянии «Распечатано / Доступен» и не можете распечатать свою электронную выписку, тогда да - у вас должна быть возможность запросить это.

Мой работодатель отказывается выдавать квитанции о заработной плате - что я могу сделать?

Если работодатель отказывается выдать работнику квитанцию ​​о заработной плате, он может подать иск в суд, чтобы получить запрошенные записи.

«Хотя FLSA не требует выписки из квитанции о заработной плате, в большинстве штатов требуется, чтобы информация была доступна сотруднику, но не обязательно в виде бумажной квитанции», Адвокат Эрик Д. Андерсон из Eric D. Anderson Law, Ltd

Какая информация включается в квитанцию ​​о заработной плате?

Платежная квитанция обычно включает:

  • Информация о сотруднике - имя, номер социального страхования, адрес
  • Даты периода оплаты
  • Ставка заработной платы сотрудника
  • Валовая прибыль до вычетов
  • Удержанные налоги, e.грамм. федеральный подоходный налог
  • Взносы сотрудников, например пенсионные взносы
  • Отчисления, напр. для страхования
  • Чистая заработная плата (общая сумма, которую сотрудник забирает домой после уплаты налогов, взносов и удержаний)

Чтобы узнать больше, прочтите наше руководство по пониманию вашей квитанции о заработной плате.

Глава 43. Управление финансами | Раздел 1. Планирование и составление годового бюджета | Основной раздел

Общий административный

0,24

Деловой офис

0,80

Управляемый уход2 , обслуживание, охрана

0,14

Медицинские приемные

1.0

Медицинские секретари, транскриберы

0,34

Медицинская документация

0,43

9508

0,44

LPN

0,40

Помощники медсестры

0.76

Клиническая лаборатория

0,34

Радиология и визуализация

0,21

9502

Узнайте, как составлять точные и актуальные бюджеты, чтобы сохранять контроль над финансами и показывать спонсорам, как именно используются ваши деньги.

  • Какие элементы годового бюджета?
  • Почему вам следует составлять годовой бюджет?
  • Некоторые практические соображения
  • Планирование и сбор информации для создания бюджета
  • Собираем все вместе: создание бюджетного документа и работа с ним

Загрузите шаблон бюджета на основе программ, упомянутый в этом видео, здесь.

Какие элементы годового бюджета?

Начать процесс создания бюджета может быть непросто, особенно если вы не знакомы с некоторыми из общих бухгалтерских и бюджетных терминов, с которыми вы можете столкнуться, поэтому мы предоставили глоссарий рассматриваемых здесь терминов, расположенный в нижней части страницу в разделе «Сводка».

Организациям важно составлять точные и актуальные годовые бюджеты, чтобы сохранять контроль над своими финансами и показывать спонсорам, как именно используются их деньги.Насколько конкретным и сложным должен быть фактический бюджетный документ, зависит от того, насколько велик бюджет, сколько у вас спонсоров и каковы их требования, на сколько различных программ или мероприятий вы используете деньги и т. Д. однако ваш бюджет должен включать следующее:

  • Прогнозируемые расходы . Сумма денег, которую вы ожидаете потратить в следующем финансовом году , с разбивкой по категориям, на которые вы рассчитываете потратить - заработная плата, офисные расходы и т. Д.

Финансовый год просто означает « финансовый год» и представляет собой календарь, который вы используете для расчета своего годового бюджета и который определяет, когда вы заполняете налоговые формы, проходите аудит и закрываете бухгалтерские книги. Вы можете использовать много разных финансовых лет. Компании часто используют календарный год - с 1 января по 31 декабря. Финансовый год федерального правительства длится с 1 октября по 30 сентября. Правительства штатов - и, следовательно, агентства штатов и многие общественные и некоммерческие организации, получающие финансирование от штата - обычно используют с 1 июля по 30 июня.Большинство организаций устанавливают финансовый год, соответствующий годам их основных спонсоров. Вы захотите подготовить свой бюджет специально для финансового года и подготовить его до начала финансового года. Во многих организациях совет директоров должен утверждать бюджет до начала финансового года, чтобы организация могла работать.

  • Прогнозируемая прибыль . Сумма денег, которую вы ожидаете получить в наступающем финансовом году, с разбивкой по источникам - i.е. сумма, которую вы ожидаете от каждого источника финансирования, включая не только гранты и контракты, но и ваши собственные усилия по сбору средств, членство и продажу товаров или услуг.
  • Взаимодействие расходов и доходов . Что финансируется из каких источников? Во многих случаях это условие финансирования: спонсор соглашается предоставить деньги для определенной должности, например, или для определенных видов деятельности или предметов. Если финансирование сопровождается ограничениями, важно включить эти ограничения в свой бюджет, чтобы вы могли убедиться, что потратите деньги так, как вы сказали спонсору.
  • Корректировки, отражающие реальность по ходу года. Ваш бюджет, скорее всего, будет начинаться с оценок, и в течение года эти оценки необходимо корректировать, чтобы они были как можно более точными, чтобы отслеживать, что на самом деле происходит.

Зачем нужно составлять годовой бюджет?

  • Обостряет понимание ваших целей
  • Это дает вам реальную картину - точно показывая вам, что вы можете себе позволить и где есть пробелы в финансировании, ваш бюджет позволяет вам заранее планировать удовлетворение потребностей и решать, что вы действительно можете сделать в данный год
  • Он поощряет эффективные способы решения денежных проблем - показывая вам, что вы не можете себе позволить с известным доходом, бюджет может мотивировать вас проявлять творческий подход - и добиваться успеха - в поиске других источников финансирования
  • Заполняет потребность в необходимой информации - заполненный бюджет является необходимым элементом предложений по финансированию и отчетов для спонсоров и сообщества
  • Облегчает обсуждение финансовых реалий организации
  • Помогает избежать неожиданностей и сохранить фискальный контроль

Некоторые практические соображения

Важно отметить, что не у всех есть навыки или желание создавать и управлять бюджетом в одиночку.К счастью, помощь доступна как внутри организации (путем найма бухгалтера, бухгалтера или финансового директора), так и за ее пределами. Существуют такие организации, как SCORE (Служба поддержки вышедших на пенсию руководителей), которые помогают с такими вещами, как составление бюджета. Местные университеты или государственные учреждения могут иметь офисы, которые помогают малому бизнесу и некоммерческим организациям в финансовом планировании. Также может существовать возможность использования бухгалтерской или аналогичной должности с другой организацией или предоставленной ей в долг.

Планирование и сбор информации для создания бюджета

Предварительные сведения: на что вам нужно будет потратить деньги в следующем финансовом году?

Важно знать, каковы приоритеты и что наиболее важно для организации на ее конкретном этапе развития.Фактически, выяснение того, на что вам следует тратить свои деньги, включает в себя процесс планирования в масштабах всей организации.

Рассмотрим эти вопросы:

  • Какие виды деятельности или программы будут наиболее полезны для продвижения вашего дела и миссии и которые, по вашему мнению, вы сможете осуществить с помощью доходов и ресурсов, которые, как вы знаете, у вас есть или которые вы можете предвидеть?
  • Сколько штатных должностей потребуется для эффективного выполнения этих мероприятий или программ?
  • В каком размере (почасовая оплата, оклад, гонорары консультантов, льготы) и из каких источников будет выплачиваться компенсация этим сотрудникам?
  • Что еще потребуется для работы организации и ее деятельности - помещения, расходные материалы, оборудование, телефон и коммунальные услуги, страхование, транспорт и т. Д.?

Оценка расходов: сколько это будет стоить?

Шаг 1. Разработайте способы оценки ваших расходов

Оцените свои расходы на предстоящий финансовый год. В некоторых случаях - например, годовой арендной платы или заработной платы - у вас, вероятно, будут реальные цифры того, какими будут эти расходы. В остальных случаях - телефонные, коммунальные и т. Д. - вам необходимо будет оценить среднемесячную стоимость.

Не забудьте добавить немного денег в категорию «разное», чтобы быть готовым к неожиданностям.Всегда есть расходы, которых вы не ожидаете, и их поправка является частью консервативной оценки.

Консервативная оценка : При составлении бюджета старайтесь быть максимально точными. Всегда используйте фактические цифры, если они у вас есть, а когда у вас нет, оценивайте консервативно как расходы, так и доходы.

Когда вы оцениваете расходы, угадайте больше - возьмите свой самый высокий ежемесячный счет за телефон и умножьте его, например, на 12, вместо того, чтобы брать среднее значение.Точно так же, когда вы оцениваете доход, угадывайте низкое - наименьшее реально возможное число. Консервативная оценка при планировании бюджета повысит вероятность того, что вы останетесь в его рамках в течение года.

Шаг 2: Составьте список предполагаемых годовых общих расходов на предметы первой необходимости организации

Для большинства организаций они включают, но не обязательно ограничиваются:

  • Заработная плата всех сотрудников, перечисленных отдельно по позиции
  • Дополнительные льготы для всех сотрудников с разбивкой по должностям.Помните, что даже если у вас нет официальных дополнительных льгот, вам все равно придется заплатить часть налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь, а также компенсацию рабочим и страхование по безработице для любых постоянных сотрудников (людей, которые работают по фиксированному графику). Эти расходы могут быть значительными, составляя от 12 до 15% от общей суммы заработной платы.
  • Арендная плата и / или ипотечные платежи за помещения организации
  • Коммунальные услуги (тепло, электричество, газ, вода)
  • Телефон службы
  • Стоимость интернет-провайдера или сервера, в зависимости от потребностей вашей организации
  • Страхование (ответственность, пожар, кража и др.))

Шаг 3. Составьте список предполагаемых расходов на вещи, которые вам понадобятся для фактического ведения деятельности организации

  • Программные и офисные принадлежности: карандаши, бумага, программное обеспечение, учебные материалы, стикеры и т. Д.
  • Программное и офисное оборудование. Где бы вы ни классифицировали компьютеры и периферийные устройства, копировальные аппараты, факсы и т. Д., Обязательно указывайте годовые сметные затраты на ремонт или контракты на обслуживание в дополнение к затратам на покупку или аренду.

Для целей составления бюджета может быть полезно отделить программные материалы и оборудование от канцелярских принадлежностей и оборудования. В случае государственного и федерального финансирования, по крайней мере, некоторые офисные расходы часто считаются «административными», а финансирование административных расходов может быть ограничено, иногда до 5% от вашего бюджета.

Шаг 4: Перечислите предполагаемые расходы на все остальное, что организация обязана оплатить или не может сделать без

  • Кредитные выплаты
  • Консультантские услуги - они могут включать ежегодный аудит, бухгалтерские или бухгалтерские услуги, платежи другим организациям за определенные услуги и т. Д.

Большинство некоммерческих организаций требуют либо от спонсоров, либо от IRS, чтобы проходить аудит каждый год. Это означает, что CPA (сертифицированный общественный бухгалтер) должен проверять финансовые отчеты организации, чтобы убедиться, что они точны, и работать с организацией, чтобы исправить любые ошибки или решить проблемы. Если нет ничего незаконного или серьезно неправильного, CPA затем готовит финансовую отчетность с использованием бухгалтерских книг организации и удостоверяет, что организация следует приемлемым методам бухгалтерского учета и что ее финансовые записи в порядке.Чем больше бюджет организации, тем сложнее будет аудит, тем больше времени он займет и тем больше, вероятно, будет стоить. Например, аудит бюджета в 100 000 долларов может стоить от 2 000 до 4 000 долларов; бюджет в 1 миллион долларов может стоить 15 000 долларов.

  • Печать и копирование, если не внутри организации
  • Транспорт: командировочные расходы сотрудников, участников и / или волонтеров; а также расходы на содержание и содержание транспортных средств, принадлежащих организации
  • Почтовые и прочие почтовые расходы

Теперь, когда вы собрали необходимые расходы, можете взглянуть на свой список желаний.

Шаг 5: Составьте список примерных расходов на вещи, которые вы не уверены, что можете себе позволить, но хотели бы сделать

Сюда могут входить штатные должности, новые программы (включая персонал, материалы, помещения), оборудование и т. Д.

Шаг 6. Сложите все перечисленные вами статьи расходов

Это сумма, которую вы хотели бы потратить на управление своей организацией. Другими словами, это ваши прогнозируемые расходы на предстоящий финансовый год.

Оценка дохода: где мы возьмем все эти деньги?

Используйте прошлогодние цифры, если они у вас есть, в качестве основы и оценивайте консервативно, вместо того, чтобы быть чрезмерно оптимистичным и подвергать себя разочарованию и худшему.

Шаг 1. Составьте список всех фактических цифр или оценок того, что вы можете ожидать от ваших известных источников финансирования

Сюда входят источники, которые уже обещали вам деньги на следующий год или которые регулярно финансировали вас в прошлом. Они могут включать федеральные, государственные или местные правительственные агентства; частные и общественные фонды; United Way; религиозные организации; корпорации или другие частные лица.

Шаг 2: Если ваша организация занимается сбором средств, оцените сумму, которую вы соберете в следующем финансовом году

Усилия по сбору средств могут включать общественные мероприятия (розыгрыш, боулинг), более масштабные мероприятия (благотворительный концерт исполнителя мирового уровня), рекламу в СМИ, а также запросы по телефону или почте.

Шаг 3. Если вы взимаете плату или продаете услуги, оцените сумму, которую вы получите от этих действий.

Это могут быть консультационные услуги, предлагаемые вашей организацией, созданные вами учебные материалы, которые можно продать другим лицам, заинтересованным в той же работе, и т. Д.

Шаг 4: Если вы просите участников, которые платят ежегодные взносы или взносы, оцените сумму, которую вы получите от членства

Шаг 5: Если вы продаете товары, оцените, что эти продажи принесут

Это могут быть значки, футболки, книги, манжеты для измерения артериального давления и т. Д.

Шаг 6: Если вы сдаете помещение в субаренду или арендуете другим лицам, запишите оценку того, что это принесет

Шаг 7: Если у вас есть доход от инвестиций, оцените, что вы получите от этих

Это может включать в себя инвестиции, доход от пожертвований, аннуитеты или процентный доход (например, от депозитного сертификата, денежного рынка или текущего счета).

Шаг 8: Составьте и оцените суммы из любых других источников, которые, как ожидается, принесут некоторый доход в наступающем финансовом году

Шаг 9: Сложите все перечисленные вами статьи дохода

Эта сумма - это деньги, с которыми вам нужно работать, ваш прогнозируемый доход на следующий финансовый год.

Собираем все вместе: создание бюджетного документа и работа с ним

Анализ и корректировка бюджета

Шаг 1. Разместите свои фигуры в удобном формате

Если ваш бюджет будет полезен, он должен быть организован таким образом, чтобы он мог точно сказать вам, сколько вы можете потратить по каждой категории расходов.

Самый простой способ сделать это - использовать сетку, обычно называемую электронной таблицей. Проще говоря, электронная таблица будет иметь список источников финансирования по верхнему краю и список категорий расходов по левому краю, так что каждый вертикальный столбец представляет источник финансирования, а каждая горизонтальная строка представляет категорию расходов. .Там, где встречаются каждый столбец и строка (это место встречи называется ячейкой), должно быть число, представляющее сумму денег из этого конкретного источника финансирования (столбец), которая идет в эту конкретную категорию расходов (строку). Простая таблица для небольшой организации может выглядеть так:

Таблица: United Consolidated Metropolitan Health Agency (UCMHA)

Департамент общественного здравоохранения United Way Членство Департамент социального обеспечения Итого
Заработная плата 15 000 2,500 2,500 21 000 41 000
Бахрома 3 000 500 500 4 200 8 200
Расходные материалы 300 200 0 500 1 000 90 508
Оборудование 1,500 1,500 0 0 3 000
Телефон 400 150 0 600 1,150
Коммунальные услуги 500 200 0 500 1,200
Страхование 800 200 0 400 1,400
Аренда 4 000 500 0 3 000 7 500
Итого 25 500 5,750 3 000 30 200 64,450

Формат электронной таблицы позволяет вам назначать ограниченные средства в соответствующие категории, чтобы вы могли видеть, сколько денег фактически доступно вам для каждой данной категории расходов.В приведенном выше примере, если Министерство здравоохранения говорит, что не более 18000 долларов из его гранта может быть потрачено, например, на заработную плату и надбавки, то вы знаете, что вам нужно найти остальные 49 200 долларов в этих категориях из других источники.

Шаг 2. Сравните свои общие расходы с общим доходом

  • Если ваши прогнозируемые расходы и доходы примерно равны , то ваш бюджет равен сбалансированным .
  • Если ваши прогнозируемые расходы на значительно меньше на прогнозируемого дохода, у вас профицит бюджета .Это обстоятельство оставляет вам возможность расширять или улучшать организацию или откладывать деньги, когда они вам понадобятся.
  • Если ваши прогнозируемые расходы на значительно превышают прогнозируемый доход на , у вас дефицит бюджета . В этом случае вам придется либо найти больше денег, либо сократить расходы, чтобы управлять своей организацией в следующем году.

Шаг 3: (Для сбалансированного бюджета) Убедитесь, что вы можете использовать свои деньги в соответствии с планом

Если вы ввели числа в соответствии с вашими ограничениями по финансированию, ваша электронная таблица должна немедленно сообщить вам, достаточно ли у вас средств по каждой из категорий расходов.Если есть проблема, есть несколько способов ее решения.

  • Возможно, удастся прийти к соглашению с спонсором, которое позволит вам использовать деньги так, как вы хотите, или которое предоставит вам больше свободы
  • Вы можете переназначить некоторые расходы из одной категории в другую. Если у вас недостаточно денег, например, для оплаты помощника директора, возможно, имеет смысл назначить ее координатором определенной программы и выплачивать часть ее зарплаты из средств, выделенных на эту программу.
  • В некоторых случаях может потребоваться немного переосмыслить свои приоритеты, чтобы деньги можно было потратить в соответствии с ограничениями финансирования

Однако важно помнить, что миссия, философия и цели вашей организации должны определять ее финансирование, а не наоборот. Создание программы просто для того, чтобы использовать имеющееся финансирование, обычно является плохой идеей, если только программа не является той, которую вы уже запланировали, и которая явно соответствует и продвигает миссию вашей организации.

Шаг 4: (Для профицита бюджета) Имейте в виду, что он может не отображаться в виде наличных средств до конца предстоящего финансового года

  • Самый консервативный курс - попытаться уложиться в свой бюджет и вложить лишние деньги в конце года. Это даст вам то, чем можно воспользоваться в чрезвычайных ситуациях, или деньги, которые вы сможете потратить в будущем на то, что организация действительно хочет или должна делать.
  • «Инвестировать» здесь не обязательно означает вкладывать деньги в фондовый рынок, что обычно не имеет смысла, если у вас нет больших денег, и вы готовы оставаться с ними в течение длительного периода времени - десять лет. или больше.Депозитные сертификаты, которые дают высокие процентные ставки взамен хранения денег в банке в течение определенного периода (обычно вы можете выбрать период от шести месяцев до пяти лет), или счета денежного рынка, которые дают высокую процентную ставку в возврат за сохранение большого баланса - это простой способ для организации заработать проценты на свои деньги, сохранив при этом их доступность на случай чрезвычайных ситуаций.
  • Излишки вы можете использовать для улучшения условий труда в организации: повышения заработной платы, добавления пакета льгот и т. Д.Важно помнить, что после внесения изменений такого типа вы обязаны их поддерживать.
  • Вы можете покупать предметы, которые раньше не могли себе позволить
  • Вы можете подумать о добавлении должностей или запуске совершенно новой программы или инициативы, возможно, той, которую вы планировали давно. Если вы запускаете новую программу, вы также косвенно берете на себя обязательство поддерживать ее в течение нескольких лет, чтобы у нее было достаточно времени для успеха.
  • Можно подумать о долгосрочном вложении капитала, например о покупке здания. Вы можете зафиксировать свою арендную плату на время ипотеки (вероятно, 20 лет), и вы также сможете обеспечить организацию доходом, сдав часть здания в аренду другим организациям.
  • Ваш излишек может быть недостаточно большим, чтобы позволить вашей организации внести существенные изменения самостоятельно, но он может предоставить вам средства для сотрудничества с другими организациями для достижения цели, которую никто не смог бы достичь в одиночку.

Шаг 5: (Для дефицита бюджета) Рассмотрите возможность объединения нескольких или всех следующих возможностей, чтобы ваш бюджет работал

  • Если у вас достаточно денег в банке или в инвестициях прошлых лет, вы можете использовать их, чтобы восполнить дефицит бюджета
  • Вы можете попытаться собрать необходимые дополнительные деньги с помощью грантов, сбора средств и мероприятий, увеличения платы за услуги и т. Д. Если у вас есть план по сбору денег - например, розыгрыш для финансирования нового копировального аппарата - он должен быть указан в списке с вашим предполагаемым доходом.Но имейте в виду, что такой прогноз не является «реальными» деньгами до тех пор, пока финансовая цель, которую он представляет, фактически не будет достигнута.
  • Вы можете сэкономить деньги, сотрудничая с другой организацией, чтобы разделить расходы на услуги, персонал, материалы и оборудование
  • Вы можете попытаться сократить расходы, сократив некоторые из ваших затрат: используйте меньше электроэнергии, используйте переработанную бумагу, попытайтесь получить в дар некоторые предметы, которые вы планировали купить, и т. Д.
  • Вы можете сократить расходы, исключив некоторые вещи из своего бюджета

Руководство по сокращению бюджета

Если вы собираетесь сократить свой бюджет, неплохо иметь для этого рациональную систему.Вот предлагаемый пошаговый процесс, который позволяет вам взглянуть на то, что более и менее необходимо, и принять взвешенные решения о том, без чего вы можете обойтись, а что нет.

  • Сначала посмотрите на те элементы, которые не являются важными для работы организации.
  • Можете ли вы сократить или сократить количество физических материальных вещей, необходимых для работы программы, или как-то снизить стоимость услуг?
  • Наконец, если ничто другое не поможет сбалансировать бюджет, вам, возможно, придется подумать о сокращении того, чем занимается организация, что обычно сводится к работе с должностями оплачиваемого персонала.
    • Сократить часы работы одного или нескольких сотрудников, если люди получают почасовую оплату - например, подумайте о сокращении рабочей недели с 40 до 37,5 часов или даже больше
    • Сократить одну или несколько должностей с полного рабочего дня до неполного рабочего дня - имейте в виду, что во многих организациях это сокращение лишит тех, кого это касается
    • Попросить сотрудников выплачивать большую долю их дополнительных льгот (если есть дополнительные льготы)
    • Увольнение одного или нескольких сотрудников

Вы можете занять нужные вам деньги, обязательно добавив платежи по кредиту к вашим прогнозируемым расходам и включив их в свой пересмотренный бюджет

Создание фактического бюджетного документа

Хотя электронная таблица, вероятно, будет тем, что вы будете использовать для отслеживания своих финансов, вы также можете указать бюджет в форме, понятной для всех в организации.

Вероятно, самый простой бюджетный документ - это тот, в котором перечислены прогнозируемые расходы по категориям и прогнозируемые доходы по источникам с указанием итоговых значений для каждого. Таким образом, любой может увидеть, сколько вы собираетесь потратить, сколько вы собираетесь получить и в чем разница, если таковая имеется. Возвращаясь к примеру с таблицей выше, простой бюджет будет выглядеть так:

Годовой бюджет UCMHA на 2001 финансовый год (с 1 июля 2000 г. по 30 июня 2001 г.)

Расходы: Примерная сумма в долларах:
Заработная плата 41 000
Бахрома 8 200
Принадлежности 1 000 90 508
Оборудование 3 000
Телефон 1,150
Коммунальные услуги 1,200
Страхование 1,400
Аренда 7 500
Итого расходы 64,450
Доход:
Департамент общественного здравоохранения 25 500
United Way 5,750
Членство 3 000
Департамент социального обеспечения 30 200
Общий доход 64,450

Другая возможная форма была бы аналогичной, но включала бы описание бюджета, объясняющее, как были получены различные статьи.

Например, статья заработной платы может выглядеть так:

Заработная плата

Директор (17,00 долларов США в час, 20 часов в неделю, 52 недели)

$ 17 680

Педагог по вопросам здоровья (14,95 долларов США в час, 30 часов в неделю, 52 недели)

$ 23 322
Итого зарплата $ 41 002

Другие категории будут обрабатываться таким же образом, с объяснением того, что они включают и как будут потрачены деньги.

Последней возможностью было бы использовать саму электронную таблицу в качестве бюджетного документа для тех, кто хотел видеть, как именно должны быть распределены деньги. Многие организации предоставляют своим советам директоров как простой бюджет, так и электронную таблицу, так что те члены Совета, которые стремятся понять финансы организации, могут получить ясную картину, в то время как другие могут просто увидеть, сбалансирован ли бюджет.

Работа с вашим бюджетом

Большинство организаций проверяют свои бюджеты на регулярной основе - обычно разумно раз в месяц - и пересматривают их, чтобы они оставались точными.Если вы получите грант, которого не ожидали, или если ваши сметы расходов неверны, эти вещи должны быть учтены в бюджете.

Бюджет становится основой для финансовых документов, которые вы можете готовить в течение года (например, балансовых отчетов), которые дают самую последнюю картину финансового состояния организации.

Ваш бюджет должен:

  • Сообщите вам, есть ли еще какие-либо пробелы в финансировании, и где именно они есть
  • Подскажет, что именно нужно сделать, чтобы закрыть эти пробелы
  • Позволяет внимательно следить за своими деньгами, приспосабливаться к изменениям и не тратить лишние деньги

Резюме

Разработка бюджетного процесса, который исследует приоритеты организации, и его использование для составления точного, сбалансированного бюджета на предстоящий финансовый год поможет вам сохранить контроль над финансами организации и поможет направлять работу организации.Рациональный и точный бюджет позволит вам предоставлять точные отчеты спонсорам и тратить их деньги, как вы обещали. И это даст вам четкие рекомендации относительно того, что вы можете потратить и когда.

Глоссарий

Этот глоссарий охватывает некоторые из основных бухгалтерских терминов, используемых в этом разделе.

Бухгалтерский учет: Метод, с помощью которого ведется учет денег и управление ими. Существуют различные системы бухгалтерского учета, которые организация может использовать, но цели всех из них - обеспечить точные записи и дать организации возможность точно знать, как тратятся ее деньги и как ее финансовое положение соотносится с ее бюджетом в текущих ценах. в любой момент.

Аудит: CPA (Certified Public Accountant) проверяет финансовые отчеты организации, чтобы убедиться, что они точны, и работает с организацией, чтобы исправить любые ошибки или решить проблемы. Затем CPA готовит финансовую отчетность с использованием бухгалтерских книг организации и либо удостоверяет, что организация следует приемлемым методам бухгалтерского учета и что ее финансовые записи в порядке, либо объясняет любые проблемы с финансовой документацией и предлагает меры по исправлению положения.

Сбалансированный бюджет: Прогнозируемые расходы и прогнозируемые доходы примерно равны.

Дефицит бюджета: Прогнозируемые расходы значительно превышают прогнозируемые доходы.

Профицит бюджета: Прогнозируемые доходы значительно превышают запланированные расходы.

Консервативная оценка: Использование самых высоких разумных цифр при оценке расходов и самых низких разумных цифр при оценке доходов, так вы с большей вероятностью создадите бюджет, который убережет вас от перерасхода средств.

CPA: Сертифицированный бухгалтер-бухгалтер. Сертифицированный аудит, который требуется большинству спонсоров, должен проводить CPA.

Финансовый год: Этот термин означает финансовый год и представляет собой календарь, который вы используете для расчета годового бюджета (например, с 1 июля по 30 июня) и который определяет, когда вы заполняете налоговые формы, проходите аудит и закрываете бухгалтерские книги. .

Учет фонда: Практика ведения отдельного учета расходов по каждому отдельному гранту или контракту, администрируемым организацией.Таким образом, инициатива по профилактике СПИДа на низовом уровне может вести отдельный учет средств, которые они получают от Министерства здравоохранения, Департамента социальных служб, Департамента социального обеспечения, фонда местного сообщества и Комитета действий по СПИДу.

Статья строки: Категория расходов (заработная плата, телефон, канцелярские товары).

Бюджет статьи: Обычно это согласованный с спонсором бюджет, в котором указывается, какая часть денег спонсора будет потрачена на каждую статью.Это также может относиться к любому бюджету, разбитому по позициям.

Прогнозируемые расходы: Сумма денег, которую вы ожидаете потратить в наступающем финансовом году, с разбивкой по категориям, по которым вы планируете их потратить - заработная плата, офисные расходы и т. Д.

Прогнозируемый доход: Сумма денег, которую вы знаете или можете обоснованно ожидать получить в наступающем финансовом году, с разбивкой по источникам, то есть сумму, которую вы ожидаете от каждого источника финансирования, включая не только гранты и контракты, но и ваши собственные усилия по сбору средств, членство, процентный и инвестиционный доход, а также продажи товаров или услуг или сборы за них.

Электронная таблица: Формат сетки для составления бюджета, чтобы видеть расходы, доходы и способы их взаимодействия в одном месте. В таблице бюджета каждый вертикальный столбец представляет источник финансирования, а каждая горизонтальная строка представляет категорию расходов. В пространстве, где встречаются столбец и строка (называемая ячейкой), число представляет сумму денег из источника финансирования этого столбца, потраченную на категорию расходов этой строки.

.