Письмо отказ кандидату после собеседования: 7 примеров писем с отказом кандидатам на вакансию

Содержание

Письменный отказ в приеме на работу

Поговорим о том, как научиться грамотно отказывать кандидату, не подошедшему на определенную должность. Дадим рекомендации по составлению письма-отказа на стадии получения резюме, а также после собеседования, причем не одного, а нескольких.

Статистика неумолима: абсолютное большинство соискателей, обратившихся к ИП в поисках работы, получают отказ. Рассмотрим стандартные ситуации, когда предпринимателю нужно написать письмо-отказ, в какой форме его подготовить и каким образом доставить несостоявшемуся работнику.

Любой соискатель, которому отказали в трудоустройстве, имеет право обратиться к несостоявшемуся работодателю с вопросом «Почему?». Вопрос должен быть задан письменно. В ответ работодатель в течение семи рабочих дней с момента получения запроса должен представить письменный же ответ (ст. 64 ТК РФ). Загвоздка в том, что ответ должен быть написан таким образом, чтобы, даже отправившись в суд, непринятый кандидат не навлек на бизнесмена проблемы.

Отказ на стадии получения резюме

Это самый безобидный в плане отказа диалог между работодателем и соискателем и одновременно самый редкий. Мало кто из ИП реагирует на поток резюме, который обрушивается на него при публикации вакансии, и большинство отправителей никогда не получат даже сообщения о том, что резюме доставлено. Если же практика ответа, пусть и шаблонного, входит в hr-политику, то он обычно направляется в форме электронного письма.

Даже отказа как такового здесь можно избежать, особенно если человек ведет «холодный» поиск работы и предлагает свои услуги предпринимателю, который не публиковал интересующую его вакансию. Гораздо проще и эффективнее дать понять соискателю, что его резюме принято и просмотрено и, как только появится подходящая работа, с ним свяжутся. Тем более что такой подход к поиску персонала эффективен и способен сэкономить массу времени.

Ответ на присланное резюме в этом случае должен обладать следующими характеристиками:

быть нейтральным, что означает: мы не приглашаем вас на работу прямо сейчас, но и не отказываем, не исключая сотрудничества в будущем;
быть доброжелательным – нужно поблагодарить соискателя за проявленный к вакансии или компании интерес;
быть завершенным, чтобы в голове соискателя напротив соответствующего потенциального работодателя появилась галочка – резюме отправлено, получено, просмотрено.

Приведем пример такого ответа.

Пример 1. Электронное письмо в ответ на присланное резюме

Ответ на резюме соискателей – это процесс, который может быть автоматизирован. Многие размещают открытые вакансии на своих сайтах, и здесь же находится форма для отправки резюме. Такая форма подразумевает сообщение-ответ на получение файла. Обычно это стандартный текст с благодарностью за обращение в духе «мы вам позвоним». Рекомендуем дополнить этот формальный ответ реквизитами подписи ИП, иными словами персонализировать его, чтобы у соискателя не было ощущения, что он общается с сайтом-роботом. Фамилия «живого человека» в конце короткого текста уменьшит это впечатление.

Пример 2. Автоматическое электронное сообщение в ответ на отправку резюме на сайте

Отказ на стадии первого собеседования

Самая распространенная ситуация: человек прислал резюме и явился на собеседование к индивидуальному предпринимателю. Последний, переговорив с соискателем, сделал вывод: он не подходит. На этой стадии рекрутеру пропадать уже нельзя: это непрофессионально и, по крайней мере, невежливо по отношению к кандидату. Положительный или отрицательный, но ответ человек получить должен.

В этой ситуации будет достаточно и электронного сообщения. Только, в отличие от предыдущего письма, здесь будет содержаться именно отказ. Все остальное – благодарность за уделенное время, легкий и доброжелательный тон текста и возможность сотрудничества в будущем – остается без изменений. Причин отказа объяснять не нужно, так же как и не нужно вводить в текст письма извинения и обильные сожаления по этому поводу.

Пример 3. Электронное письмо-отказ

Обратите внимание: это письмо не может быть признано письменным объяснением отказа в трудоустройстве по причине того, что прислано по электронной почте, а юридическая сила электронной переписки, по мнению российских судов, весьма эфемерна.

Возможно, соискатель в ответ на это письмо потребует настоящего письменного объяснения. Что ж, это его право. О том, как написать официальное письмо-отказ, мы поговорим ниже.

Отказ «за секунду» до трудового договора

Пожалуй, это самая неприятная ситуация для обеих сторон. Кандидат успешно прошел первичное собеседование и тут «сверху» приходит указание: отказать. Причины могут быть какие угодно, а результат один: представитель бизнесмена должен сообщить соискателю о том, что сотрудничество с ним не состоится.

Первое, что обычно делают кадровые сотрудники в таких случаях – отправляют соответствующее сообщение по электронной почте и только надеются, что оно удовлетворит несостоявшегося коллегу. Как и в предыдущей ситуации, в этом письме не нужны пространные рассуждения и извинения. Достаточно просто озвучить факт: мы не можем предложить вам эту должность.

Письменный запрос об объяснении причин отказа в трудоустройстве, скорее всего, поступит именно в этой ситуации, хотя возможен и в предыдущей, когда человек получает отказ после первичного собеседования.

Официальное письмо-отказ

Единственное и главное требование к письменному отказу – он должен быть законным. А законные основания отказа в приеме на работу – это, во-первых, отсутствие у соискателя необходимых деловых качеств, а, во-вторых, то, что соискатель относится к категории граждан, прием которых именно на эту вакансию запрещен законодательно. Например, с несовершеннолетним гражданином нельзя заключить договор о полной материальной ответственности, следовательно, на вакансию, подразумевающую заключение такого договора, принять его не получится, каким бы идеальным кандидатом он ни оказался.

Что касается отсутствия необходимых деловых качеств, то при отказе на этом основании недостающие качества нужно четко проговорить и, по возможности, сослаться на документ, в котором описаны требования к кандидатам на вакансию.

Письмо-отказ оформляется на бланке для писем. Его подписывает индивидуальный предприниматель или должностное лицо, которое уполномочено принимать на работу. Письмо проходит стандартную делопроизводственную процедуру для исходящих документов, в частности:

готовится в двух экземплярах: основном для адресата и визовом, который будет помещен в дело;
ИП подписывает оба экземпляра письма;
после подписания письмо проходит регистрацию в общем порядке.

Что касается формы доставки письма адресату, то нужно выбрать такой способ, чтобы в случае суда однозначно можно было доказать: письмо было передано несостоявшемуся работнику лично в руки. К таким способам относится, во-первых, личная передача – человек должен прийти, получить письмо и расписаться в этом на визовом экземпляре, во-вторых, отправка заказного письма с уведомлением о вручении. Конверт с письмом будет выдан сотрудником почтового отделения при предъявлении получателем паспорта, а бизнесмену вернется подтверждение с его подписью. К услугам экспресс-почты прибегать не рекомендуется главным образом из-за того, что не все компании, оказывающие эти услуги, могут подтвердить доставку отправления юридически значимым документом.

Пример 4. Письмо-отказ в трудоустройстве в ответ на запрос соискателя

Отказать с пользой

Цель рекрутера не только закрыть вакансию, но и сформировать собственную базу данных резюме специалистов в различных областях. Будет ли использоваться этот справочник внутри компании или собирается исключительно «для себя», поскольку у рекрутера большие планы на собственное профессиональное развитие, не так важно.

Ведь если сегодня мы ничего не можем предложить достойному специалисту в своей области, это не означает, что завтра для него не найдется подходящей работы.

Письменный отказ в трудоустройстве

Автор рассказывает, как научиться грамотно отказывать кандидату, не подошедшему компании. Даются рекомендации по составлению письма-отказа на стадии получения резюме, а также после собеседования, причем не одного, а нескольких.

Статистика неумолима: абсолютное большинство соискателей, обратившихся в организацию в поисках работы, получают отказ. Чем крупнее и стабильнее организация – тем больше количество желающих в нее устроиться и тем чаще приходится говорить людям «нет». Рассмотрим стандартные ситуации, когда кадровику нужно написать письмо-отказ, в какой форме его подготовить и каким образом доставить несостоявшемуся работнику.

Отказ на стадии получения резюме

Это самый безобидный в плане отказа диалог между рекрутером и соискателем и одновременно самый редкий. Мало кто из кадровиков реагирует на поток резюме, который обрушивается на отдел кадров при публикации вакансии, и большинство отправителей никогда не получат даже сообщения о том, что резюме доставлено. Если же практика ответа, пусть и шаблонного, входит в hr-политику компании, то он обычно направляется в форме электронного письма.

Даже отказа как такового здесь можно избежать, особенно если человек ведет «холодный» поиск работы и предлагает свои услуги организации, которая не публиковала интересующую его вакансию. Гораздо проще и эффективнее дать понять соискателю, что его резюме принято и просмотрено и, как только появится подходящая работа, с ним свяжутся. Тем более что такой подход к поиску персонала эффективен и способен сэкономить массу времени.

Ответ на присланное резюме в этом случае должен обладать следующими характеристиками:

быть нейтральным, что означает: мы не приглашаем вас на работу прямо сейчас, но и не отказываем, не исключая сотрудничества в будущем;
быть доброжелательным – нужно поблагодарить соискателя за проявленный к вакансии или компании интерес;
быть завершенным, чтобы в голове соискателя напротив названия этой компании появилась галочка – резюме отправлено, получено, просмотрено.

Приведем пример такого ответа.

Пример 1. Электронное письмо в ответ на присланное резюме

Ответ на резюме соискателей – это процесс, который может быть автоматизирован. Многие компании размещают открытые вакансии на своих сайтах, и здесь же находится форма для отправки резюме. Такая форма подразумевает сообщение-ответ на получение файла. Обычно это стандартный текст с благодарностью за обращение в компанию в духе «мы вам позвоним». Рекомендуем дополнить этот формальный ответ подписью представителя компании, иными словами персонализировать его, чтобы у соискателя не было ощущения, что он общается с сайтом-роботом. Фамилия «живого человека» в конце короткого текста уменьшит это впечатление.

Пример 2. Автоматическое электронное сообщение в ответ на отправку резюме на сайте компании

Отказ на стадии первого собеседования

Самая распространенная ситуация: человек прислал резюме и явился на собеседование к кадровику. Последний, переговорив с соискателем, сделал вывод: он не подходит. На этой стадии рекрутеру пропадать уже нельзя: это непрофессионально и, по крайней мере, невежливо по отношению к кандидату. Положительный или отрицательный, но ответ человек получить должен.

В этой ситуации будет достаточно и электронного сообщения. Только, в отличие от предыдущего письма, здесь будет содержаться именно отказ. Все остальное – благодарность за уделенное время, легкий и доброжелательный тон текста и возможность сотрудничества в будущем – остается без изменений. Причин отказа объяснять не нужно, так же как и не нужно вводить в текст письма извинений и обильных сожалений по этому поводу.

Пример 3. Электронное письмо-отказ

Обратите внимание: это письмо не может быть признано письменным объяснением отказа в трудоустройстве по следующим причинам:

оно прислано по электронной почте, а юридическая сила электронной переписки, по мнению российских судов, весьма эфемерна;
оно подписано не работодателем и не уполномоченным принимать работников представителем работодателя, а обычным менеджером по персоналу, а значит, ответом работодателя не является.

Отказ «за секунду» до трудового договора

Пожалуй, это самая неприятная ситуация для обеих сторон. Кандидат успешно прошел первичное собеседование, затем переговорил с руководством и даже проверка службой безопасности уже позади. И тут «сверху» приходит указание: отказать. Причины могут быть какие угодно, а результат один: кадровик должен сообщить соискателю о том, что сотрудничество с ним не состоится.

Первое, что обычно делают кадровики в таких случаях – отправляют соответствующее сообщение по электронной почте и только надеются, что оно удовлетворит несостоявшегося коллегу. Как и в предыдущей ситуации, в этом письме не нужны пространные рассуждения и извинения. Достаточно просто озвучить факт: мы не можем предложить вам эту должность.

Официальное письмо-отказ

Письмо-отказ оформляется на бланке организации для писем. Его подписывает генеральный директор или иное должностное лицо, которое уполномочено принимать на работу. Письмо проходит стандартную делопроизводственную процедуру для исходящих документов, в частности:

готовится в двух экземплярах: основном для адресата и визовом, который будет помещен в дело;
руководитель подписывает оба экземпляра письма;
после подписания письмо проходит регистрацию в общем порядке.

Что касается формы доставки письма адресату, то нужно выбрать такой способ, чтобы в случае суда однозначно можно было доказать: письмо было передано несостоявшемуся работнику лично в руки. К таким способам относится, во-первых, личная передача – человек должен прийти в организацию, получить письмо и расписаться в этом на визовом экземпляре, во-вторых, отправка заказного письма с уведомлением о вручении. Конверт с письмом будет выдан на почте при предъявлении получателем паспорта, а в организацию вернется подтверждение с его подписью. К услугам экспресс-почты прибегать не рекомендуется главным образом из-за того, что не все компании, оказывающие эти услуги, могут подтвердить доставку отправления юридически значимым документом.

Пример 4. Письмо-отказ в трудоустройстве в ответ на запрос соискателя

Отказать с пользой

Цель рекрутера не только закрыть вакансию, но и сформировать собственную базу данных резюме специалистов в различных областях. Будет ли использоваться этот справочник внутри отдела кадров или собирается исключительно «для себя», поскольку у рекрутера большие планы на собственное профессиональное развитие, не так важно.

Ведь если сегодня мы ничего не можем предложить достойному специалисту в своей области, это не означает, что завтра для него не найдется подходящей работы. И пусть самостоятельным агентом по трудоустройству обычный кадровик из обычной компании в ближайшее время не станет, собственная база данных специалистов в самых разных сферах деятельности еще никому из них не повредила.

как вежливо отказать соискателю в приёме на работу? Образец текста письма, обращение по телефону, формулировка и шаблон

Собеседование

Деловое общение – это формат коммуникации, который имеет свои правила, нормы, предписания и рекомендации. К сожалению, не все компании придерживаются формата, порой грубо его нарушают или просто пренебрегают деловым этикетом. И часто такие промахи случаются в ситуации с отказом кандидату, не прошедшему успешно собеседование.

Причины

Честная позиция, которая объяснит отказ кандидату после собеседования, главенствует. Но это должны быть причины, которые напрямую касаются профессионального облика и того представления о качествах кандидата, которое сложилось у принимающей компании. Если сам кандидат делает запрос на объяснение причин, профессиональным упущением будет отказать ему и в этом.

Однако имеются и несколько причин, которые все же не стоит озвучивать. Перечислим их.

Если не понравилась внешность соискателя, возраст, какие-то особенности самопрезентации. Если все это можно объяснить субъективной оценкой, то такие вещи, конечно, не озвучиваются. Это выглядит необоснованным решением со стороны нанимателя. Возможно, оно таким и является.
Дискриминация запрещена, поэтому уважающий себя наниматель не имеет ни морального, ни законного права ее проявлять. Но это в теории. На практике же часто проявляется дискриминация гендерная, когда наниматель уверен, что женщина (или мужчина) с конкретной работой не справится, поэтому ей (ему) нужно отказать в приеме на работу. Такой подход абсолютно несовременен, кроме того, он осуждаем. Но даже если наниматель руководствуется именно такой оценкой, озвучивать ее – это двойная ошибка.

Возможными причинами отказа могут быть:

высокие запросы соискателя;
ложные данные;
некорректно составленное резюме;
неуверенность в себе, которая прогнозируемо негативно скажется на работе;
частая смена рабочих мест;
опоздание, неуважительное отношение соискателя к формату собеседования, специалистам.

Есть и такая причина, как «личный мотив». Но она крайне неубедительно звучит и не является объективной. Хотя наниматель, конечно, может интуитивно понимать, что конкретно этот кандидат компании не подходит.

Нужно ли отвечать?

Отказ в вакансии – одно, но отказ от объяснения – еще большая потеря репутации. Особенно в тех случаях, если кастинг или конкурс проводят в несколько этапов, а соискатель «отсеивается» на финальных собеседованиях. В таком случае наниматель по результатам отбора делает небольшой профессиональный отчет, который представляет процедуру отбора прозрачной, что может помочь потенциальному соискателю в дальнейшем трудоустройстве.

Еще раз стоит отметить – отвечать нужно. Эта информация важна не только для соискателя (он, несомненно, заслуживает уважения), но и для компании, которая хочет поддержать деловую репутацию, в связи с чем желает делать отбор специалистов прозрачным, объективным, четким.

Следует придерживаться такой позиции: каждый соискатель – потенциальный партнер. Сегодня он может получить отказ, а завтра он станет частью компании (клиентом или коллегой). И отказ, который будет дан без объяснений и уведомлений, – это большой минус для компании.

Наконец, стоит помнить, что сегодня обратная связь – это интернет, где отзыв работает и как реклама, и как антиреклама. Если кандидат на ту или иную должность не получил ответа о принятии на работу (или отказа) и каких-либо адекватных объяснений, он может об этом высказаться в интернете, что будет ударом по компании.

Варианты обратной связи

Идеально, если во время самого собеседования или даже объявления о нем компания, организующая отбор, четко отмечает сроки ответа. Это грамотный подход, который заранее структурирует отношения. Соискатель не будет волноваться раньше времени, в его распоряжении будет четкий алгоритм действий. И работодателя это тоже дисциплинирует.

Максимальный срок для ответа – 2 недели. Все, что не укладывается в этот срок, говорит о неорганизованности процесса приема на работу в компании. Предполагается, что кандидат не ищет других путей, ждет ответа. Поэтому заставлять ждать более 2 недель просто неуважительно.

Рассмотрим варианты, как можно уведомить соискателя об отказе.

По телефону. Самый распространенный вариант. Сотрудник, которому досталась эта миссия, должен быть инструктирован по общению с соискателем. Деловой тон, стиль общения, доброжелательное отношение, четкий и содержательный ответ – вот что должно быть в такой коммуникации.
Письменный отказ. Можно и написать соискателю, если есть договоренность о такой связи. Можно сделать шаблонные письма для отдела кадров, которые будут составлены корректно и уважительно. Если отказ касается именно данного временного промежутка, но компания видит потенциал в соискателе, не прочь увидеть его в других проектах (в будущем), то об этом стоит сообщить в письме.

Приглашать кандидата на личный разговор, чтобы в итоге ему отказать, уместно в редких случаях. Некоторые работодатели так делают, чтобы оставить кандидата «в резерве», но зачастую это выглядит не слишком корректно. Человек тратит время, испытывает стресс, а в результате получает в ответ призрачные надежды и строгий отказ.

Примеры оповещения

Для некоторых компаний написание отказа – целая проблема. Одни смущаются, другие действует очень резко, а кто-то дает не совсем понятные ответы. Для этого существуют шаблоны – подсказки того, как отказывать уважительно и грамотно.

Образцы текста оповещений об отказе.

Здравствуйте, Ирина Александровна! 20 сентября 2019 года Вы проходили собеседование на должность менеджера по продажам. От лица компании «Форум» благодарю Вас за уделенное нам время. Мы увидели, что вы профессиональный и стремящийся к развитию специалист, Вы оставили о себе приятное впечатление. К сожалению, наш выбор пал на другого кандидата. Ваше резюме остается в нашей базе на случай, если в компании в скором времени освободится подходящая вакансия. Мы будем рады пригласить Вас к сотрудничеству. Всего доброго! Менеджер по персоналу Елена Петрова.
Евгений Иванович! Сообщаем Вам результаты конкурса на должность руководителя культурных проектов фонда «Эверест». Ваше резюме оказалось интересным для нас, но среди соискателей был специалист, который на сегодняшний день максимально соответствует критериям выбора кандидата. Желаем Вам найти должность, где Ваши профессиональные достижения и потенциал будут по достоинству оценены. Если Вы даете разрешение, Ваше резюме останется в нашей базе. Отдел по подбору кадров, фонд «Эверест».

Это шаблоны с примерными формулировками, которые могут меняться, дополняться и так далее. Телефонный разговор может быть тоже составлен по этим образцам.

Какой способ выбрать?

Все зависит от того, каков был конкурс, а также какое количество соискателей приходится уведомить об отказе. Если их больше 7-10, работодателю не просто будет обзвонить всех. Но если эта работа лежит на представителях отдела кадров, секретаре, можно настоять на вежливом и красивом отказе именно по телефону.

Рекомендации по корректному и правильному отказу соискателю.

Не выходите за рамки деловых качеств кандидата. Любые намеки на внешность, пол, возраст, расу будут считаться дискриминацией. А дискриминация может стать причиной обращения соискателя в суд.
Не обещайте взять на работу в будущем, если это является простой попыткой смягчить отказ.
Следите за орфографическими, грамматическими и пунктуационными ошибками, которые тоже составляют часть впечатления о вас.
Не пишите очень длинных текстов. Содержательно и емко – вот как нужно писать отказ.
Если у вас есть информация о месте, где соискатель мог бы претендовать на должность, сообщайте это в другом письме или звонке.
Обязательно заканчивайте текст на доброжелательной ноте.

Регламент проведения конкурса, формата собеседования, требований к резюме и форме отказа – это то, что должно быть в компании задокументировано. Отдел, занимающийся наймом сотрудников, должен быть проинструктирован по поводу правильно составленной документации.

Как отказать соискателю после собеседования

30 ноя 2017

Процесс поиска и найма соответствующего работника по сути своей конкурс, где победить может лишь один соискатель. Тот, который соответствует больше остальных кандидатов вакантному месту. На одно вакантное место, особенно в крупных организациях, претендуют десятки человек. Отказ потенциальному кандидату в работе процедура неприятная. Однако, не стоит забывать, что человек потратил свое время, прошел возможно несколько этапов встреч и ожидает вашего ответа. Поэтому каждый рекрутер должен знать, как вежливо отказать претенденту.

Обратная связь, пусть и в форме отрицательного ответа важна. Желание избежать неприятного разговора нормальная реакция. Однако из таких мелочей складывается впечатление об организации. Ответ соискателю это проявление уважения и воспитанности. Важно оставит положительные воспоминания у человека, даже если те не получили приглашения на работу. Деловой подход организации обязательно будет оценен.

Когда и как дать отказ?

Чтобы избежать неопределенности стоит заранее обговорить сроки ответа в ходе финальных встреч. HR-специалист должен показать всю надежность и серьёзность организации, поэтому оговоренные сроки не стоит игнорировать. Если решение не принято, оповестите об этом кандидата и обговорите другие сроки. Дайте понять человеку, что вы не забываете о нем. Процесс трудоустройства для любого соискателя это стресс, а неопределённость придают процессу еще больше нервозности. HR-специалисту стоит вспомнить, как он сам занимался вопросами трудоустройства когда-то. Поэтому необходимо знать, как правильно отказать кандидату.

В ходе поиска подходящей кандидатуры случается, что уже в ходе интервью HR-специалист понимает, что соискатель не соответствует заявленной должности. В этом случае стоит сообщить соискателю, что в случае положительного заключения ответ поступит в течение двух дней. Таким образом, не получив звонка, он продолжит рассматривать иные варианты трудоустройства. А HR-специалист сосредоточится на более перспективных потенциальных работниках.

Очень часто человек не получает даже отказов во встрече и резюме просто остаются просмотренными. Случается это потому, что у HR-специалиста не так много времени на первичный отбор. Кандидатам стоит не забывать об этом. Если вас не пригласили на встречу, не отчаивайтесь и сосредоточьтесь на других работодателях.

Как отказать по результатам собеседования?

• По телефону

Вежливый отказ по телефону легкий и быстрый способ. Стоит заранее подготовить слова для кандидата и причины отрицательного решения.

• Письмо-отказ

Текст отказа можно подготовить заранее и направлять тем, кто не прошел отбор. Это значительно сэкономит время.

Образцы написания отрицательного решения:

Уважаемый Андрей Анатольевич!

Благодарим Вас за уделенное время. Мы высоко оценили Ваш профессиональный уровень и личные качества. К сожалению, выбор был сделан в пользу другого специалиста. Мы сохранили Ваше резюме и вернемся к нему, когда в организации появятся соответствующие вакансии.

Добрый день, Елена,

Вы проходили в нашей компании организации на вакансию ведущего логиста. Мы высоко оценили Ваши личные качества и опыт. Но мы вынуждены сообщить, что результат по Вашей кандидатуре в этот раз отрицательный. Спасибо за потраченное время.

Здравствуйте, Дмитрий!

24 января Вы проходили собеседование на вакансию Продавец-консультант. Благодарим Вас за проявленный интерес. Вы создали приятное впечатление. Но руководство решило выбрать другого специалиста с большим опытом в области прямых продаж. Желаем удачи и успехов в трудоустройстве.

С уважением, Иванова И.И.

Уважаемая Анна Андреевна!

Благодарим Вас за проявленный интерес к позиции менеджер по логистике. В ходе интервью у нас сложилось впечатление о Вас как о добросовестном работнике опытном и ответственном.

Но наша организация работает в области международных перевозок, поэтому специалист, который займет эту позицию, должен свободно владеть иностранным языком. Ваш уровень знания языка, оказался недостаточным. Поэтому руководство сделало выбор в пользу другого соискателя. Спасибо, что откликнулись на наше приглашение и желаем вам успехов в дальнейшем трудоустройстве.

С уважением, руководитель HR отдела

Добрый день, Светлана

Благодарим вас уделенное время. В ходе интервью мы отметили ваши профессиональные качества и опыт. Но, к сожалению, ваше тестирование показало, что пока вам не хватает навыков для данной работы. Нам нужен более подготовленный к предстоящим сложностям специалист.

Мы сохранили ваше резюме, на случай если у нас появятся вакансии, которые могли быть вам интересны.

Как отказать соискателю после собеседования, примеры

• Мы решили сделать выбор в пользу человека, работавшего на аналогичной должности.

• Мы выбрали работника, рекомендованного нам партнерами.

• Руководство решило продвигать по карьерной лестнице уже работающего сотрудника.

• На сегодня вы не соответствуете заявленным требованиям вакансии.

Не допускайте дискриминацию

Отрицательные отклики, которые могут привести к судебным разбирательствам и штрафам – по причине беременности, наличие детей, возраста, пола, национальности, социального положения. Данные обоснования дискредитирующие и необоснованные. Обязательно стоит обратить на это внимание.

Помните, что отказывать лучше вежливо, четко донеся причины. В таком случае, у человека появится возможность подтянуть слабые навыки и снова претендовать на должность в компании. Или наоборот он решит, что не стоит больше претендовать на вакансию, но и не создаст вам антирекламу.

Как отказать кандидату и не расстроиться самому| rabota.by

Но лучше отправить шаблонный ответ, чем не отправить ничего. Мы собрали все, что поможет составить письмо с отказом и вовремя передать его кандидату.

Лучше отправить шаблонный ответ, чем не ответить ничего. 63% соискателей негативно относятся к компаниям, которые «так и не ответили».
Отвечайте сразу же, как только приняли решение, — так вы точно об этом не забудете. Не придется вспоминать все, собираться с силами, перезванивать.
Если во время интервью вы поняли, что кандидат вам точно не подходит, можно облегчить себе участь: попросить кандидата самому перезвонить через пару дней и узнать результат. Так задача не забудется и не повиснет тяжким грузом.
При массовом подборе вполне допустимо предупреждать соискателей прямо во время собеседования: «Если мы не перезвонили вам через два дня, значит, выбрали другого. Извините, что не сообщим вам лично — у нас очень большой поток соискателей на эту вакансию». Лучше предупредить, чем промолчать.
Если человек прошел интервью в несколько этапов, отправьте ему развернутый ответ. Упростите себе работу: попросите обосновать отказ руководителя, который принимал участие в собеседовании.
Не переходите на личности, даже если человек начал ругаться. Вы — представитель компании. После того как сообщили причину отказа, просто закончите разговор с грубияном.

Сообщать радостную новость приятнее по телефону. А вот отказывать лучше письмом.

Во-первых, кандидату так проще справиться с эмоциями. Он спокойно обдумает отказ и, возможно, отправит уточняющие вопросы, которые не придут в голову за минуту разговора.

Во-вторых, вы не вырвете человека из рабочего процесса: он откроет письмо ровно тогда, когда поймет, что готов это сделать.

Простой способ ответить всем и сразу — разослать шаблонные письма. В личном кабинете работодателя на rabota.tut.by можно разослать отказы одним кликом, не заходя в резюме, и менять шаблон ответа для каждой новой вакансии.

Шаблон отказа необязательно должен быть «шаблонным». Секрет хорошего письма — в личном обращении. Представьте, что письмо должен получить ваш друг, а не условный человек в пиджаке.

Поблагодарите. Как можно менее сухо: не просто «Спасибо за отклик на вакансию», а хотя бы «Благодарим, что выбрали нашу компанию из сотни других».
Обоснуйте отказ. Вместо «К сожалению, мы не готовы сделать вам это предложение сейчас» составьте индивидуальный ответ для вакансии. Например: «К сожалению, на данный момент вы не подходите нам по опыту. Мы ищем кандидата, который как минимум три года работал у наших конкурентов и знает рынок».
Не сжигайте мосты. «Надеемся, вы не будете против, если мы сохраним ваш отклик и обратимся к вам, если у нас появятся другие предложения».
Подбодрите кандидата. Если кандидат был на интервью, добавьте пару правдивых слов о его хороших качествах: «Руководителя проекта впечатлило ваше стремление к обучению. Уверены, что через год практики вы сможете претендовать на кресло руководителя».
Оставьте свою подпись. Будьте для кандидата человеком, а не роботом-рассыльщиком.

Самый плохой вариант отказа: сообщить кандидату: «Мы вам перезвоним!» — и не перезвонить. Никому не хочется это делать, и у всех есть более важные и интересные задачи. Но отказывать важно по трем причинам:

отказы — это одна из составных частей имиджа компании на HR-рынке;
это ваш имидж как рекрутера;
наконец, это просто ваша работа.

Внесите отказы в должностную инструкцию, сообщите руководителю, что каждую пятницу вы два часа будете заняты ответами кандидатам. Помогайте другим развиваться: по-настоящему хороший отказ объясняет человеку, над чем поработать, и мотивирует на дальнейший рост. Количество людей трудоспособного возраста небезгранично, и, если он получит недостающие навыки, через пару лет станет желанным кандидатом. Поэтому, если только вы не проводите массовый набор на вакансии, рекомендуйте при отказах тренинги, курсы, профессиональную литературу. Пусть кандидаты возвращаются к вам!

Ещё 12 шаблонов писем для кандидатов: от холодного email’а до оффера

Независимо от того, каким способом вы нашли кандидата, вам, скорее всего, придется отправлять ему e-mail’ы. Считается, что email-маркетинг в 40 раз эффективнее чем Facebook и Twitter вместе взятые в плане привлечения внимания потенциальных клиентов. В борьбе за таланты, e-mail’ы играют ничуть не меньшую роль. Однако, до сих пор некоторые рекрутеры умудряются написать такие письма, что становится неловко..

Некоторые слишком сильно стараются быть клевыми:

Кто-то вообще игнорирует контекст вакансии и отправляет письма всем подряд:

Кто-то хочет, чтобы его работу сделали за него:

Окей, у вас может быть супер много открытых вакансий, нереальное количество откликов, и море кандидатов, которым надо ответить. Но все это совершенно не означает, что рекрутерам позволительно допускать такие нелепые ошибки.

Если вы хотите узнать больше о том, как:

Звучать естественно, а не как бот
Быть уместным и не напоминать спамера
Получать наконец-таки ответы от кандидатов
Ускорить процесс найма (персонализированные сообщения кажутся очень времязатратными, однако, при правильном подходе к процессу и содержанию, вы можете экономить уйму времени)

Значит, этот гайд для вас.

Содержание:

Это основа основ первичной коммуникации с кандидатами. И на самых первых этапах у вас есть по сути только один шанс сделать все правильно.

Первое письмо без рекомендации

Не ограничивайтесь поиском по своей базе и работным сайтам, перед написанием письма обязательно убедитесь в актуальности имеющейся у вас информации. В этом вам помогут LinkedIn, Facebook, GitHub и другие актуальные для конкретной вакансии источники. На что надо обращать внимание, проводя факт-чекинг:

Последнее место работы и позиция, относящаяся к вашей вакансии.
Последние проекты, которые соотносятся с вашей открытой позицией и к которым причастен кандидат.
Навыки и амбиции кандидата, и то как это соотносится с миссией вашей компании и вакансией.

Структура:

1/ Тема
Проинформируйте кандидата о своих намерениях. Не переусердствуйте в попытках звучать максимально интересно. Не пытайтесь уместить абсолютно всю информацию в тему. Вам просто надо узнать, заинтересован кандидат в предложениях о новой работе или нет.

2/ Первый параграф
Объясните, как вы нашли кандидата. Вы же проделали предыдущие этапы, и знаете над чем он сейчас работает. Если вы сделаете все правильно, кандидат обязательно прочитает письмо. Потому что 1) это про него и 2) это не шаблонное электронное письмо.

3/ Второй параграф
Представьтесь и расскажите, зачем вы вообще пишете. Вам просто нужно кратко объяснить, почему совместная работа принесет пользу обеим сторонам.

4/ Призыв к действию
Вы же хотите, чтобы кандидат после прочтения письма совершил какое-то действие (ответил на письмо/откликнулся на вакансию/порекомендовал кого-то…), а не просто закрыл почту. Напишите об этом, но не будьте слишком настойчивы, старайтесь всегда оставлять право выбора.

5/ Подпись
Не забудьте про эту часть. Если кандидат заинтересован и хочет узнать больше о позиции компании, он должен не затрудняясь найти ссылки с дополнительной информацией внизу письма. Оставляйте ссылку на вакансию на вашем или работном сайте в явном виде (без сокращателей), чтобы не выглядеть скаммером.

Пример:

Тема: Привет, [имя кандидата], вы случайно не заинтересованы в новой работе?

Привет, [имя кандидата],

Я увидел(а) в вашем профиле [где вы нашли кандидата], что вы работали [предыдущая позиция] в [компания, где кандидат занимал эту позицию] перед тем как присоединиться к [текущее место работы], чтобы работать над [проект в этой компании, который имеет отношение к отрытой позиции].

Я работаю в [ваша компания], которая также занимается [что у вас есть с общего с прошлым опытом работы кандидата].

Меня зовут [ваше имя] и я [ваша текущая позиция] в [ваша компания]. [Одно предложение о компании и том, чем она занимается]. Судя по вашему профилю, ваш опыт в [релевантный прошлый опыт работы] очень близок задачам, которые сейчас стоят перед нашей компанией. Мы стремимся к тому, чтобы [миссия вашей компании] и верим в то, что [проблема, решение которой может быть интересно кандидату], сможет нам помочь с [перефразируйте миссию компании].

Я был(а) бы рад(а) пообщаться с вами, чтобы рассказать подробнее о нас и об открытой позиции. Можем созвониться, встретиться за чашечкой кофе, или связаться любым удобным для вас способом. Напишите мне, если вас заинтересовало мое предложение, подробнее об открытой позиции вы можете найти на [ссылка на вакансию на вашем карьерном сайте]

Спасибо,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]

Первое письмо по рекомендации коллеги

Порекомендовали кандидата? Повезло! Во-первых, убедитесь, что рекомендатель имеет действительно хороший опыт взаимодействия с вашей компанией на случай, если кандидат обратится к нему за справкой. Во-вторых, сообщите рекомендателю детали позиции, на которую вы ищете кандидата, чтобы потом не было расхождений.

Структура:

1/ Тема
Обязательно включите имя рекомендателя в тему письма, возможно только это заставит кандидата открыть и прочитать ваше сообщение.

2/ Первый параграф
Вкратце расскажите, какую роль в компании занимает рекомендатель, о его опыте. Постарайтесь сделать так, чтобы кандидат мог себя представить на его месте. Не вдавайтесь в подробности, все детали кандидат сможет узнать непосредственно у вашего коллеги.

3/ Второй параграф
Расскажите о том, чем занимается компания, что за позиция сейчас открыта, и как она соотносится с миссией компании. Оставьте ссылку на описание вакансии, чтобы кандидат смог ознакомиться с требованиями поближе, если его заинтересовало ваше предложение.

4/ Призыв к действию
Также как и в простом холодном сообщении, не забудьте включить призыв к действию. Сделайте его легким и открытым, подчеркните, что вы уважаете выбор кандидата и будете рады получить от него ответ.

Пример:

Тема: Привет, [имя рекомендателя] сказал, что вы отличный специалист. Вы случайно не заинтересованы в новой работе?

Привет, [имя кандидата],

Ваш друг [имя рекомендателя], работает в одной команде со мной в [название вашей компании]. [имя рекомендателя] успешно работает здесь уже [сколько лет рекомендатель работает в компании]. Он рекомендовал вас, как профессионала в своем деле, а мы как раз берем в свою команду только таких, и всегда находимся в поиске новых талантов. Собственно поэтому я и пишу.

[Одно предложение о компании и о том, чем она занимается]. У нас сейчас открыта вакансия [вкратце об открытой позиции]. Подробнее о позиции можно узнать здесь: [ссылка на вакансию на вашем сайте].

Я была бы рад(а) пообщаться с вами, чтобы рассказать подробнее о нас и об открытой позиции. Можем созвониться, встретиться за чашечкой кофе, или связаться любым удобным для вас способом. Напишите мне, если вас заинтересовало мое предложение, подробнее об открытой позиции вы сможете прочитать на [ссылка на вакансию на вашем карьерном сайте]

Спасибо,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]

Письмо следом, если кандидат не ответил на первое сообщение

Существуют разные мнения о том, сколько раз можно написать кандидату, если он не ответил на ваше первое письмо. Мы считаем, что один. Ну, максимум, — два. Иначе вы выглядите как спамер. Не будьте излишне назойливы. Не забывайте о том, что если у кандидата уже есть работа, то он точно периодически проверяет свою почту. Если он в поиске работы, то проверяет её еще чаще. Шансы, что ваше письмо просто не видели очень малы. Поверьте нам, кандидат ответит, если он заинтересован в вашем предложении. И количество входящих сообщений вряд ли сможет их переубедить.

Структура:

1/ Первый параграф
Проясните, что вы уже писали, но не получили ответ.

2/ Второй параграф
Убедите кандидата, что вы не спамер и не пишете всем подряд. Только тем, кто обладает уникальными навыками и идеально подходит на открытую у вас позицию.

3/ Призыв к действию
Если вы отправили письмо, как ответ на ваше предыдущее, то кандидат сможет увидеть историю вашей переписки и освежить в памяти предмет вашего общения, поэтому будьте кратки.

Пример:

Привет, [имя кандидата],

Я уже писал(а) вам пару дней назад насчет нашей открытой вакансии [ссылка на вакансию] в [название вашей компании].

Я не пишу всем подряд, но вы были рекомендованы, как отличный специалист. Порекомендовал вас вашим друг, [имя рекомендателя], и мы как раз в поиске таких сотрудников!

Не хотите всё же пообщаться?

Спасибо,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]

Ответ на «да, мне интересно»

Дааа! Отлично, кандидат готов узнать больше о позиции! Слишком счастливы, чтобы придумать ответ? Тогда опять следуем плану:

Структура:

1/ Первый параграф
Покажите, что вы действительно рады, что кандидат все же ответил вам.

2/ Призыв к действию
Переведите кандидата на следующий этап, предложив несколько видов связи и оставив за ним право выбора. Кажется, что сообщение слишком короткое? В этом и смысл, сфокусировать кандидата на одном действии, которое принесет долгожданный результат — отклик!

Пример:

Привет, [имя кандидата],

Большое спасибо за ответ!

Буду рад(а) пообщаться, чтобы рассказать немного подробнее, кто мы такие. Вам будет удобнее созвониться или встретиться за чашечкой кофе? Дайте знать, что вам больше подходит 🙂

Спасибо,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]

Ответ на «нет, спасибо»

В таком ответе тоже есть своя положительная сторона — как минимум, кандидат потратил свое время, чтобы ответить и не оставлять вас в неведении. Вам необходимо ответить таким образом, чтобы вы в будущем могли возвращаться с хорошими новостями.

Структура:

1/ Первый параграф
Поблагодарите за уделенное время и ответ на сообщение

2/ Призыв к действию
Если вы сразу же перейдете к вопросу «знаете ли вы кого-то еще, кому это может быть интересно», то это будет выглядеть так, как будто вам все равно на отказ этого кандидата, он просто один из пунктов в вашем списке, а вам просто надо скорее закрыть вакансию хоть кем-то. Сначала дайте понять, что вам действительно жаль, что кандидат отказался. И только затем можно деликатно узнать, нет ли у кандидата кого-то, кто может также идеально подойти на позицию, как он сам. Лайфхак: чтобы кандидату было проще, а ваши шансы на его ответ увеличились, попросите поделиться профессиональными митапами, ивентами и конференциями, которые посещает он сам, и где могут находиться потенциальные кандидаты. Возможно, таким образом вы откроете для себя новый ресурс для сорсинга!

Пример:

Привет, [имя кандидата],

Большое спасибо за ответ и за уделенное мне время!

Очень жаль, что в этот раз нам не по пути. В любом случае мы будем рады поработать с вами в будущем. Также буду признателен(льна), если вы сможете мне порекомендовать специалиста, который будет заинтересован в нашей вакансии. Вот её описание: [ссылка на вакансию на вашем карьерном сайте].

Еще раз спасибо,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]

Включение в шортлист

Ответ всем откликнувшимся кандидатам

С момента, когда кандидат откликнулся на вашу вакансию, он начинает взаимодействовать с вашей компанией и у него формируется мнение о вашем бренде работодателя.

Множество компаний не утруждаются писать кандидатам до тех пор, пока они не готовы пригласить их на интервью. Кажется, что в течение рабочего дня соверешенно нет времени отвечать на сотни email’ов, тем более индивидуально каждому кандидату. Однако, в potok’e вы можете отправить сразу несколько десятков писем, каждое из которых будет персонифицировано для каждого получателя.

Структура:

1/ Первый параграф
Поблагодарите всех кандидатов, что отни откликнулись именно на вашу вакансию из сотен других.

2/ Второй параграф
Подтвердите, что вы получили их отклик, кандидатам крайне важно понимать, что их резюме в «хороших руках».

3/ Третий параграф
Объясните, что будет дальше, не бросайте кандидатов в неведении.

4/ Призыв к действию
Хотя это не прямой призыв к действию, вы должны показать, что открыты к вопросам от кандидатов, касаемо процесса найма.

Пример:

Привет, [имя кандидата],

Спасибо за ваш отклик на позицию [название позиции] в [название вашей компании].

Я получил(а) ваше резюме и уже внимательно его изучаю, так что волноваться не о чем.

Я дам вам обратную связь после [дата окончания шортлистинга].

Ещё раз спасибо,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

Отказ после шортлистинга

Писать отказы сложно. Хуже только понимать, что ты не подошел, но тебе об этом даже не смогли нормально сообщить. Поэтому простой email с правильной тональностью может улучшить опыт взаимодействия кандидата с вашей компанией. А не достаточно квалифицированный на данный момент кандидат может подрасти и пригодиться вам спустя время. Поэтому расставайтесь максимально тактично.

Структура:

1/ Первый параграф
Выразите благодарность за выбор вашей компании.

2/ Второй параграф + призыв к действию
Сообщите о своём решении достаточно ясно, но мягко. Потом привлеките внимание кандидата к будущим карьерным возможностям в вашей компании. У этой тактики есть два преимущества:
// Во-первых, так вы предвещаете их дальнейшее развитие и сообщаете о том, куда они должны обратиться, когда они достигнут следующего уровня.
// Во-вторых, вы обращаетесь с кандидатом по-человечески, а не просто ставить на его резюме штамп «неквалифицирован». Это оставляет хорошее впечатление о вас и бренде работодателя.

3/ Исследование отзыва
Кандидат уже прошел определенный путь и у него появился опыт взаимодействия с вашим брендом работодателя. С одной стороны, он сможет помочь вам улучшить процессы, с другой стороны, чувствует, что его мнение важно и будет услышано.

Пример:

Привет, [имя кандидата],

Спасибо за ваш отклик на позицию [название позиции] в [название вашей компании].

К сожалению, пока что мы не можем сказать, что идеально подходим друг-другу, но я призываю вас иногда заглядывать на нашу карьерную страницу [ссылка на страницу с вакансиями на вашем карьерном сайте], продолжать развиваться, и откликаться повторно на вакансии.

Всего наилучшего, [ваше имя]

P.S. Мы стараемся изучать и улучшать опыт взаимодействия кандидатов с нашей компанией. Будем рады, если вы поможете нам в этом, и оставите свой отзыв: [ссылка на иследование]

[ваш телефон]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

Скрининг по телефону

Приглашение на телефонный скриннинг

Это промежуточное электронное письмо должно быть отправлено, когда вы решите, с какими кандидатами хотите созвониться. Не забывайте, что достойные профессионалы не задерживаются на рынке надолго. Поэтому нужно как можно быстрее отправить сообщение следующего содержания.

Структура:

1/ Первый параграф
Напомните кандидату, на какую вакансию в какой компании и когда от откликнулся. Затем сообщите о цели своего письма.

2/ Второй параграф+призыв к действию
Предоставьте кандидату несколько вариантов для выбора. И установите дедлайн, когда кандидат должен определиться со своим решением.

Пример:

Привет, [имя кандидата],

Спасибо за ваш отклик на позицию [название позиции] в [название вашей компании]. Мне бы хотелось узнать о вас немного больше, давайте выберем время, когда я могу вам позвонить, разговор займет не больше [сколько минут вам необходимо]?

Вам было бы удобно [вставьте первый вариант даты] или [вставьте второй вариант даты]? Дайте мне знать о вашем выборе до [время и дата дедлайна].

С нетерпением жду нашего разговора,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

Отказ

После звонка вы понимаете, что кто-то из кандидатов недостаточно квалифицирован и пока что не подходит вам. Не совершайте ошибку, не игнорируйте тех, кому пока не готовы сделать предложение о работе, обязательно отправьте email со своим решением.

Структура:

1/ Первый параграф
Как всегда будьте вежливы и поблагодарите за уделенное время.

2/ Второй параграф + призыв к действию
Посыл тот же, что и при изначальном отказе на отклик. Вы будете рады, если кандидат немного подрастет и обратится к вам еще раз.

3/ Третий параграф
Лучшее, что вы можете сделать для бренда работодателя на данном этапе, это предложить кандидату полноценную обратную связь. Он прошел уже довольно долгий путь кандидата, чтобы получить от вас приблизительную оценку.

4/ Исследование отзывов
Так как вы предложили кандидату свой отзыв, кандидат с большей долей вероятности согласится сделать то же самое для вас. Поэтому можно смело просить его пройти ваше исследование отзывов кандидатов об опыте взаимодействия с компанией.

Пример:

Привет, [имя кандидата],

Спасибо, что уделили мне время.

Есть несколько моментов, которые показались мне особенно ценными в нашем разговоре и в вашем подходе к делу [здесь могут быть варианты]. Однако, пока что мы не можем сказать, что идеально подходим друг-другу, но я призываю вас заглядывать на нашу карьерную страницу [ссылка на страницу с вакансиями на вашем карьерном сайте], продолжать развиваться, и откликаться повторно на вакансии.

Я буду рад(а) ответить на ваши вопросы или дать какие-то рекомендации по поводу вашего отклика.

Всего наилучшего, [ваше имя]

P.S. Мы стараемся изучать и улучшать опыт взаимодействия кандидатов с нашей компании. Будем рады, если вы поможете нам в этом, и оставите свой отзыв: [ссылка на иследование]

[ваш телефон]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

Собеседование

Приглашение на собеседование

Аналогично приглашению на телефонный разговор, тут главное — скорость. Однако, перед отправкой письма обсудите с командой следующие вопросы:

Где будет проходить собеседование?
Какие основные пункты должны быть затронуты?
Кто принимает участие?

Это поможет всем лучше подготовиться к интервью и провести ее более продуктивно.

Структура:

1/ Первый параграф
Кратко объясните, зачем вы пишете. Не стесняйтесь оставить пару хороших замечаний, чтобы привлечь внимание.

2/ Второй параграф + призыв к действию
Вы можете выбрать удобную для вас дату, либо опять же предложить несколько вариантов на выбор.

3/ Третий параграф
Обычно большинство компаний пропускают этот пункт, но нам кажется, что это довольно важно. Прикрепите к письму план интервью, который вы подготовили с коллегами. Это поможет вам придерживаться определенной структуры в ходе интервью, а кандидату показать себя не хуже, чем он может.

4/ Четвертый параграф
Ваша компания может находиться в части города, где кандидат никогда ранее не был. Предоставив подробную инструкцию, как до вас добраться, вы не будете добавлять лишних поводов для стресса в итак ответственный для кандидата день. Плюс в очередной раз оставите хорошее впечатление и компании.

Пример:

Привет, [имя кандидата],

Мне очень понравился ваш разносторонний опыт работы и то, как вы его презентовали.

Было бы здорово, если бы вы приехали к нам в офис на собеседование. Вам было бы удобно [вставьте первый вариант даты] или [вставьте второй вариант даты]?

Вот план собеседования, чтобы вы знали, чего ожидать: [план интервью]

Наш офис находится по адресу: [адрес вашего офиса]. До него можно добраться: [все удобные способы добраться общественным или личным транспортом и информация о парковке]

Буду ждать вашего ответа,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

Отказ после собеседования

Да, выбрать нужного кандидата сложно, но куда сложнее получать отказ всего в одном шаге от работы, возможно, работы мечты.

Структура:

1/ Первый параграф
Поблагодарите кандидата за внимание к компании и уделенное время на личную встречу.

2/ Второй параграф+призыв к действию
Аналогично отказу после телефонного скрининга. Также вы можете добавить небольшой фидбек по кандидату, так как он потратил уже довольно много времени и усилий, пытаясь устроиться к вам в компанию.

3/ Третий параграф
Если не оставили отзыв во втором параграфе, то предложите такую возможность здесь.

4/ Исследование отзывов
Впечателние тех, кто прошел полный путь кандидата о бренде-работодателя особенно ценно.

Пример:

Привет, [имя кандидата],

Спасибо, что уделили время нашей компании. Мы очень это ценим.

Есть несколько моментов, которые мне особенно понравились в вашем резюме и в целом в подходе к работе. Однако, пока что мы не можем сказать, что идеально подходим друг-другу, но я призываю вас присматривать за нашей карьерной странице [ссылка на страницу с вакансиями на вашем карьерном сайте], продолжать развиваться, и откликаться повторно на вакансии, мы будем счастливы встретиться с вами еще раз.

Я буду рад(а) ответить на ваши вопросы или дать какие-то рекомендации по поводу вашего отклика, обращайтесь.

Всего наилучшего,
[ваше имя]

P.S. Мы стараемся изучать и улучшать опыт взаимодействия кандидатов с нашей компании. Будем рады, если вы поможете нам в этом, и оставите свой отзыв: [ссылка на иследование]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

Оффер

Тот тип письма, который должен быть отправлен немедленно, потому что контрофферы никто не отменял. Однако, очень много компаний начинают «сидеть и ждать» более подходящих кандидатов. Несмотря на то, что статитстика говорит: лучшие кандидаты трудоустраиваютcя уже спустя 10 дней после того, как появляются на рынке. Поэтому не заставляйте их долго ждать и отправляйте следующее письмо.

Структура:

1/ Первый параграф
Краткое приветствие, подытоживающее ваше интервью.

2/ Второй параграф
Дважды перепроверьте оффер и убедитесь, что вы всё оформили верно. В 9 из 10 случаях отказа на оффер, причина — его недостаточная привлекательность.

[ Лайфхак: некоторые компании вообще делают очень красивые письма, чтобы сообщить, что выбор пал именно на этого кандидата. Вы тоже так можете, надо только попросить ребят-дизайнеров помочь. ]

3/ Призыв к действию
Напомните кандидату, что и как он должен сделать, чтобы принять оффер. Также, прикрепите способы быстрой связи с вами, если у кандидата вдруг появятся вопросы.

Пример:

Привет, [имя кандидата],

Нам было очень приятно встретиться с вами и познакомиться поближе.

Мы рады предложить вам позицию [название открытой позиции] в [название вашей компании], на следующих условиях:

[условия вашего оффера]

Ожидаемая дата вашего выхода на работу — [дата]

Оффер действителен до [дата]. Чтобы его принять, вам необходимо [что нужно сделать, чтобы принять оффер]. Если у вас есть какие-то вопросы, смело задавайте их мне в ответном письме либо звоните [номер телефона].

С нетерпением ждем, когда вы станете частью нашей команды, и сможете реализовать свой потенциал в рамках нашей компании.

Всего наилучшего,
[ваше имя]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

И еще несколько полезных материалов:

Как отказать кандидату в приеме на работу после собеседования 2021

Отказ в приеме на работу соискателю должности – процедура не из приятных, с этим согласится любой HR-менеджер. Это морально тяжелая работа, которая требует определенного морального настроя.

Именно по этой причине столь неловкую и сложную миссию стараются отложить на потом, а иногда и вовсе забывают ее выполнить.

Гораздо лучше, отправленный кандидату на почту шаблонный отказ, чем молчание. Ведь для человека, находящегося в поиске работы, ожидание и неизвестность — это испытание.

В статье мы собрали информацию о том, как правильно отказать неподходящему на должность кандидату в приеме на работу, дадим рекомендации и поможем составить письмо с отказом после собеседования.

Рекомендуем также прочитать — как отказать работодателю после собеседования.

Советы для грамотного отказа

Рекомендации следующие:

Заранее составьте шаблонные ответы с отказом в приеме на работу после собеседования. По статистике 63% соискателей весьма негативно отзываются о компании, которая просто промолчала, проигнорировала соискателя, не удосужившись из уважения написать отказ.
Дайте ответ сразу, как приняли решение отказать. Это гарантия того, что вы не забудете дать ответ.
Попросите кандидата самому перезвонить через несколько дней и узнать результат собеседования.
Не всегда стоит говорить причину отказа в принятии на работу. Особенно, если у вас имеется к кандидату субъективная неприязнь, а с профессиональной точки зрения он вполне подходит компании. Это можно растолковать как дискриминация, а она запрещена. Если кандидатуру женщины отклонили по причине того, что у нее маленькие дети или она беременна, это также считается дискриминацией.
Никогда не переходите на личности, даже если человек начал повышать голос, ругаться. Обоснуйте отказ, будьте вежливы, держите себя в руках.
Чтобы отказ в приеме на должность был не слишком болезненным, обращайтесь к кандидату мягко, учтиво, подчеркните его профессионализм, а также выразите уверенность в том, что его поиски работы непременно будут успешными. Этим вы продемонстрируете позитивный настрой и не обидите никого.

Отказывая, постарайтесь сделать акцент на тех аспектах должности, которые идут в разрез с интересами кандидата. Тогда он будет думать, что сам не захотел работать на компанию. Эта небольшая, маленькая хитрость.

Три способа

Телефон.

Это не самый лучший способ, особенно для тех, кто чувствует неловкость, не хочет сообщать отрицательный результат кандидату.

Письмо.

Это простой способ. Достаточно составить несколько шаблонов и разослать их тем, кто не подошел после собеседования. Стоит составить отказы для разных вакансий, чтобы показать индивидуальный подход к каждому соискателю.

Электронная почта.

Здесь все аналогично предыдущему пункту. Обязательно обращайтесь к кандидату на вы, составляйте письмо в уважительной форме.

Как написать письменный отказ?

Важно запомнить, что шаблон письма не обязан быть «шаблонным». Весь секрет кроется в личной доброжелательности к кандидатам.

Что можно написать и как это правильно сделать:

Благодарите, но не сухо, а с душой. Например, мы благодарны вам, что вы остановили свой выбор на нашем предприятии и предпочли нас остальным. Но, к сожалению, мы вынуждены отказать вам.
Обоснуйте. Вместо сожаления, что кандидат не подходит по причине недостаточного опыта, а компания ищет сотрудника, который не менее трех лет изучал рынок, и хорошо знаком с конкурентами.

Не стоит полностью сжигать мосты, дайте понять соискателю, что если у вас появятся другие вакансии, он будет первым кандидатом на занимаемую должность.

Примеры

Пример 1:

Вы прекрасный профессионал, обладающий редкими качествами и большим опытом работы. К сожалению, по результатам проведенного тестирования, вам на данный момент не хватает навыков, чтобы занять эту должность. Нашей компании необходим более подготовленный работник, способный сразу показать свой опыт, и включиться в работу.

Пример 2:

Ваши личные качества вне всяких похвал, а стремление развиваться только приветствуется нашей компанией. Но первоочередным требованием к нашему будущему сотруднику является знание программы, а также продолжительный опыт работы в ней. Мы вынуждены отказаться от вашей кандидатуры, но надеемся, что вы с легкостью найдете подходящую работу.

Отказ после собеседования в приеме на работу – это стресс не только для кандидата, но для того, кто отказывает. Рекомендуйте людям проходить тренинги, ходить на курсы, изучать профессиональную литературу.

Пускай соискатели растут, развиваются и возвращаются к вам с багажом знаний, тогда вы точно получите нового квалифицированного сотрудника.

Полезное видео

Что делать соискателю, если работодатель отказывает в приеме на работу, смотрите в видео:

Примеры писем с отказом после интервью

Вы соискатель работы и хотите знать, будете ли вы уведомлены, если компания решит не нанимать вас после собеседования с вами для оценки вашей кандидатуры? Или вы менеджер по найму, который должен сообщить кандидату, что его не наняли?

Несмотря на то, что соответствующий протокол должен уведомлять всех кандидатов, с которыми работодатели проводят собеседование для приема на работу, это, к сожалению, не всегда происходит. Работодатели не обязаны уведомлять соискателей, даже несмотря на то, что вежливо сообщать кандидатам, которые еще не были отобраны, о продвижении процесса приема на работу.Взаимодействие с другими людьми

Когда работодатели уведомляют кандидатов

Работодатели не всегда любезно сообщают соискателям, где они находятся в процессе приема на работу:

Некоторые работодатели сообщают каждому кандидату статус своей заявки.
Некоторые компании уведомляют кандидатов, которые не были приняты на собеседование, в то время как другие связываются только с теми кандидатами, с которыми они хотят обсудить вакансию.
Некоторые работодатели даже не уведомляют соискателей, проходящих собеседование, о том, что они не были отобраны для второго собеседования или работы.
Другие компании могут отправлять письма с отказом кандидатам, которые не были отобраны на должность после завершения собеседования.

Вы не можете получить письмо сразу после собеседования, если организация уведомит заявителей.

Многие работодатели ждут, пока они наняли кого-то на работу, прежде чем уведомить других кандидатов.

Это потому, что они могут захотеть еще раз взглянуть на группу соискателей, если их ведущий кандидат отклонит их предложение о работе.

Что входит в письмо с отказом, отправленное после собеседования

Если вы получили письмо с отказом, не ожидайте, что в нем будет указана причина, по которой вам не предложили работу. Работодатели обеспокоены проблемами дискриминации.

Причины отказа заявителю могут быть истолкованы как дискриминационные, если они основаны на возрасте, поле, национальном происхождении, религии, семейном положении, беременности или инвалидности.

С юридической точки зрения компаниям безопаснее написать простое письмо с отказом, в котором интервьюируемому с благодарностью за то, что он нашел время встретиться с менеджером по найму.Если компания заинтересована в рассмотрении кандидата на другие вакансии, в письме может быть указано и это.

Примеры писем об отказе

Если компания рассылает письма с отказом, ниже приведены примеры того, что вы можете получить, если организация решила не продвигать вашу кандидатуру на работу.

Письмо с отказом после собеседования Пример

Менеджер по найму
Название компании
Адрес компании
Город, штат Почтовый индекс

Уважаемый кандидат,

Большое спасибо за то, что уделили время собеседованию с нами по должности службы поддержки клиентов.Мы ценим ваш интерес к компании и работе.

Я пишу, чтобы сообщить вам, что мы выбрали кандидата, который, по нашему мнению, наиболее точно соответствует должностным требованиям данной должности.

Мы благодарим вас за то, что вы нашли время на собеседование с нами, и призываем вас подавать заявки на другие вакансии в компании в будущем.

Еще раз спасибо за уделенное время.

С уважением,

Подпись (письмо на бумажном носителе)

Менеджер по найму

Расширять

Письмо с отказом после собеседования Пример электронного письма

Тема: Должность младшего специалиста по маркетингу

Уважаемая госпожаХагардон,

Я благодарен вам за то, что вы нашли время встретиться со мной, чтобы обсудить позицию специалиста по маркетингу в компании ABC. Мы очень ценим ваше время и интерес к должности.

Хочу сообщить, что мы заполнили вакансию. Тем не менее, мы сохраним ваше заявление в файле для рассмотрения, если в будущем оно может вам подойти.

Еще раз спасибо за встречу со мной.

С уважением,

Саманта Хэнкок

Расширять

Что делать, если вы не слышите от работодателя

Как лучше всего справиться с этим, если вы не получаете ответа от интервьюера? Уместно отслеживать статус вашего заявления, особенно если вы подтасовываете несколько заявлений или предложений о работе или вам нужно немедленно принять решение по другому предложению о работе.

Сразу после собеседования письмо с благодарностью является особенно эффективной стратегией, поскольку это позволяет вам напомнить работодателю о вашей квалификации, ответить на любые вопросы, которые, по вашему мнению, не были полностью рассмотрены на собеседовании, и держать вас в курсе. »По мере того, как работодатели принимают решение о приеме на работу.

Также нормально связаться с работодателем по электронной почте или по телефону через две или три недели, если вы все еще не получили от них известий.

Имейте в виду, что вы можете не получить ответ.Итак, пока вы ждете, обязательно продолжайте активный поиск работы.

Не считайте свой поиск работы завершенным, пока не получите – и не примете – предложение о работе.

3 шаблона писем с отказом, которые вы будете счастливы получить

Соискатели принимают решения о вашей компании, исходя из того, как вы к ним относитесь. Хотя после того, как вы сделали свой выбор, может быть проще всего прекратить общение со всеми кандидатами, это, безусловно, не самый разумный выбор. Прекращение контакта после собеседования означает: мы не заботимся о вас.А кто захочет работать в компании, которой все равно?

Достаточно сложно быть отвергнутым, но получение стандартного письма, предназначенного для масс, только добавляет оскорбления к травме.

Использование одного из этих шаблонов писем с отказом упрощает персонализацию. Во время собеседования делайте заметки обо всех своих кандидатах. Запишите успехи или сильные стороны, которые привлекают ваше внимание. Если вы не собираетесь нанимать их, по крайней мере, у вас будет персонализированный контент для включения в эту часть процесса.

1. Классическое письмо

Уважаемый [ имя кандидата ],

Спасибо, что нашли время познакомиться с нашей командой по поводу роли [ role title ] в [ company name ]. Было приятно узнать больше о ваших навыках и достижениях.

К сожалению, наша команда не выбрала вас для дальнейшего рассмотрения.

Я хотел бы отметить, что конкуренция за вакансии в [ название компании ] всегда высока и что нам часто приходится делать трудный выбор между многими высококвалифицированными кандидатами.Теперь, когда у нас была возможность узнать о вас больше, мы будем хранить ваше резюме для будущих вакансий, которые лучше подходят вашему профилю.

Я буду рад ответить на ваши вопросы, если вы хотите получить какие-либо конкретные отзывы о вашем заявлении или собеседовании.

Еще раз благодарим за интерес к [ название компании ] и желаем удачи в поиске работы.

С уважением,

[ Имя отправителя ]

Источник: Работоспособный

2.Короткое и сладкое письмо

Привет [ имя ],

Мы ценим ваш интерес к [ название компании ] и время, которое вы потратили на подачу заявки на вакансию [ role title ].

В итоге мы выдвинули другого кандидата, но мы хотели бы поблагодарить вас за то, что вы поговорили с нашей командой и дали нам возможность узнать о ваших навыках и достижениях.

В ближайшие месяцы мы будем рекламировать больше вакансий. Мы надеемся, что вы помните о нас, и призываем вас подать заявку еще раз.

Желаем вам удачи в поисках работы и профессиональных будущих начинаний.

Бест,

[ Имя отправителя ]

Источник: Работоспособный

3. Письмо с обратной связью

Уважаемая г-жа Джоб,

Я хочу поблагодарить вас за ваш интерес к должности RPN в Anytown General Hospital и за все время, которое вы потратили на собеседование. К сожалению, мы не будем предлагать вам эту должность. Хотя ваше образование очень впечатляет, мы выбрали кандидата с большим практическим опытом.Мы сохраним ваше резюме в файле, и если появятся другие вакансии, мы будем помнить о вас. Мы надеемся, что после того, как вы приобрели некоторый опыт работы в качестве волонтера или другой должности, вы снова подадите заявление в Anytown General Hospital.

От имени Anytown General Hospital я благодарю вас за ваше время, интерес и усилия и желаю вам всего наилучшего в вашей будущей карьере.

Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне по телефону 123-456-7890.

С уважением,

Пол Итионфилд, менеджер по персоналу

Источник: Scribendi

Вы также можете проверить это сообщение в блоге:

Связанные

Письмо с отказом после интервью или шаблон электронного письма

Используйте этот образец письма с отказом кандидата после собеседования

или шаблон электронного письма с отказом, чтобы сообщить кандидатам после собеседования, что они не прошли в следующий раунд. Вы можете настроить этот образец письма с отказом после собеседования или шаблон письма с отказом кандидата в зависимости от ваших конкретных потребностей и языка корпоративной культуры. В этом письме самое важное, что нужно иметь в виду, – это дать краткое объяснение основной причины дисквалификации кандидатов.

➡️ Загрузить Окончательное собеседование с кандидатом и контрольный список для адаптации сотрудников !

Как отправить кандидатам образец письма с отказом после собеседования или шаблон письма с отказом?

При отклонении кандидата на определенную должность имейте в виду, что эти же кандидаты могут хорошо подходить для других текущих или будущих вакансий.

Создание хорошего кадрового резерва и готовность находить и нанимать качественных кандидатов необходимы для более продуктивного и быстрого процесса найма. Кроме того, это отличный способ улучшить репутацию вашей компании и бренд работодателя.

Чтобы оставаться на связи и взаимодействовать с вашим текущим кадровым резервом, используйте этот образец письма с отказом после собеседования или шаблон письма с отказом.

Как использовать этот шаблон для образца письма с отказом после интервью или электронного письма с отказом?

Вот наш образец письма с отказом после собеседования или шаблон письма с отказом кандидата.Не стесняйтесь копировать этот образец письма с отказом после собеседования или шаблон электронного письма с отказом кандидата, но убедитесь, что вы настроили его в соответствии со своими потребностями.

Образец письма с отказом после собеседования или шаблон письма с отказом

Уважаемый [имя кандидата],

Спасибо за то, что потратили свое время и усилия на собеседование с нашей командой о нашей [должность] должности в [название компании].

Всем нам очень понравилось познакомиться с вами, узнать о ваших навыках и опыте и по-настоящему интересно поговорить.

К сожалению, в это время мы решили продолжить процесс отбора с другим кандидатом.

Это решение мы приняли нелегко, потому что вы действительно сильный кандидат с замечательной личностью.

Мы обязательно сохраним ваше резюме в нашей базе данных талантов, и если у нас есть вакансия, которая больше соответствует вашему профилю, мы обязательно свяжемся с вами.

Если у вас есть дополнительные вопросы или вам нужна дополнительная информация, не стесняйтесь спрашивать.Я буду более чем счастлив ответить на любой ваш вопрос.

Я желаю вам удачи в ваших будущих начинаниях и надеюсь, что скоро у нас будет возможность снова встретиться.

С уважением,

[Имя отправителя]

Вам нужно больше шаблонов HR и набора персонала, таких как этот образец письма с отказом после собеседования или шаблон письма с отказом?

Проверочные шаблоны для отдела кадров и шаблоны для рекрутеров.

Вы используете современное программное обеспечение для подбора персонала? Если нет, то вы упускаете.Посмотрите, как ваша жизнь может быть проще. Начните бесплатную 14-дневную пробную версию TalentLyft.

Начать бесплатную пробную версию

Как написать электронное письмо с отклонением кандидата [Обновлено в 2021 году]

Советы по написанию электронного письма с отклонением кандидата

Почему я должен отправлять электронное письмо с отказом от работы?

Огромное количество Согласно данным опроса Indeed, 44% кандидатов ждали ответа две недели, а еще 15% ждали месяцев.В том же опросе 55% соискателей заявили, что цифровой процесс приема на работу сделал работу более неэффективной, и их резюме, похоже, исчезло в «черной дыре». *

Для соискателя, который считал дни с момента отправки заявки, период ожидания после подачи заявки может показаться целой жизнью, а отсутствие ответа может негативно повлиять на процесс найма в вашей компании.

Конечно, если у вас есть десятки кандидатов, подавших заявки на вакансию, отправка персонализированных сообщений об отказе каждому человеку, не выбранному для работы, может показаться утомительной и трудоемкой задачей.Однако крайне важно не пропускать и не откладывать этот шаг. Вот почему:

Электронное письмо с отказом от работы показывает соискателю, что вы осознаете усилия, которые он приложил для подачи заявления и / или прохождения собеседования, и помогает ограничить любые негативные чувства по отношению к вашей компании.
Уведомление соискателей гарантирует, что им не придется ждать ответа, и может уменьшить количество писем о регистрации, которые вы получаете от этих соискателей.
Если кандидат впечатлил вас своим набором навыков, и вы считаете, что он добавляет хорошую культуру, несмотря на то, что он не подходит для должности, которую вы в настоящее время собираетесь заполнить, вы можете побудить его подать заявку на другие должности в компании. .

Создав шаблон электронного письма для отказа, вы можете сократить время, затрачиваемое на эту задачу, при этом предоставляя кандидатам необходимую информацию.

Когда мне следует отправлять электронное письмо с отказом от работы?

Отправляйте письма с отказом кандидатам, которых вы больше не рассматриваете на эту должность, как только вы узнаете, что они не подходят. Как правило, старайтесь отправлять электронные письма с отказом в течение одной недели после собеседования.

Что я должен указать в электронном письме с отказом?

Письмо с полным отказом должно включать следующие элементы:

«Спасибо»
Всегда благодарите заявителя за интерес к компании и за любое время, потраченное на заполнение заявки или собеседование с персоналом.Это сообщение не только вежливо, но и показывает соискателям, что ваша организация ценит время других.

Персонализация
Используйте имя кандидата и название должности. Если возможно, включите примечание из разговора или упомяните конкретный положительный атрибут, который вам понравился.

Обратная связь
Соискатели часто ценят предложения работодателей, с которыми они проводили собеседование, потому что они дают представление об областях, в которых можно улучшить, и могут помочь им обдумать следующие шаги в поиске работы.Например, если вы отказываетесь от кандидата в пользу кого-то с большим опытом, кандидат может подать заявку на должности, которые лучше соответствуют его карьерному уровню.

Согласно опросу Indeed, 86% соискателей хотят получить конструктивный отзыв о результатах собеседования, но только 57% когда-либо получали его.

Приглашение к повторной подаче заявки
Если вы считаете, что кандидат хорошо подходит для компании в другом качестве, сообщите ему, что вы хотели бы, чтобы он подал заявку на другие возможности в будущем.Однако, если вы считаете, что кандидат не соответствует культуре или навыкам, нет необходимости включать это приглашение в свое сообщение.

Примеры электронного письма с шаблоном отказа от вакансии

Вот два примера электронных писем, которые работодатели могут отправлять кандидатам, которые не выбраны для работы.

Пример письма с отклонением для подходящих заявок

Тема: Ваше заявление на должность продавца в компании XYZ

Привет Эд,

Большое спасибо за ваш интерес к должности менеджера по продажам в компании XYZ.Благодарим вас за то, что вы нашли время посетить наш офис и пройти собеседование с нашей командой.

В настоящее время мы выбрали другого кандидата, у которого больше опыта руководства. Тем не менее, мы были впечатлены вашим опытом и знаниями в отрасли и считаем, что вы внесете большой вклад в нашу компанию.

В ближайшие недели мы опубликуем несколько позиций по продажам, и надеемся, что вы подумаете о повторной подаче заявки. В противном случае мы желаем вам удачи в вашей карьере.

Спасибо!
Джейн Чан
Исполнительный директор по продажам

Пример письма с отказом для неподходящих кандидатов

Тема: Ваше заявление на должность продавца в компании XYZ

Привет Эд,

Большое спасибо за ваш интерес к должности менеджера по продажам в компании XYZ. Благодарим вас за то, что вы нашли время посетить наш офис и пройти собеседование с нашей командой.

Хотя мы были впечатлены вашим набором навыков, мы решили продолжить работу с другим кандидатом, у которого больше опыта руководства.

Мы снова ценим ваше время и желаем вам удачи в вашей карьере.

С уважением,
Джейн Чан
Исполнительный директор по продажам

Электронное письмо с отказом не требуется, но отправка этого сообщения может гарантировать, что кандидаты не останутся в недоумении, и поможет обеспечить сохранение положительной репутации вашей компании.А, создав шаблон, вы можете ускорить и упростить процесс уведомления соискателей.

Статьи по теме:

* Decipher / FocusVision от имени Indeed

Как отправить письмо с отказом после собеседования

Вот несколько советов о том, как написать письмо с отказом от работы:

1. Персонализируйте свое письмо.

Хотя вы можете использовать стандартный шаблон для всех писем с отказом, найдите время, чтобы адаптировать его к кандидату, указав его имя, должность и то, что вы помните из разговоров, например, что-то уникальное из профессионального или образовательного опыта кандидата.

Хотя вы можете использовать стандартный шаблон для всех писем с отказом, найдите время, чтобы адаптировать его к кандидату, указав его имя, должность и что-то, что вы помните из разговоров, например, что-то уникальное из профессионального или образовательного опыта кандидата.

Например: «Мы были впечатлены вашим опытом открытия собственного бизнеса». Или: «Всегда приятно встретить выпускника государственного университета!»

Еще один способ персонализировать письма с отказом от кандидатов – предложить конструктивную обратную связь об их результатах собеседования.Это может иметь большое значение для создания сильного бренда работодателя и повышения ценности опыта для кандидатов.

2. Будьте лаконичны

Важно как можно быстрее перейти к делу. Не заставляйте соискателя прочитать несколько параграфов с похвалой за его навыки и опыт только для того, чтобы обнаружить, что они не были выбраны для продвижения вперед. С уважением относитесь к их времени и делитесь новостями в начале письма.

3. Будьте профессиональны и внимательны.

Хотя вполне вероятно, что кандидат будет разочарован независимо от того, как вы сформулируете отказ, профессионализм и внимательность могут уменьшить любое негативное отношение к вам или компании.

Подумайте об использовании «метода сэндвича», когда вы доставляете менее приветственные новости между двумя положительными сообщениями. Например, вы можете начать с того, чтобы сообщить кандидату, что вы впечатлены конкретным навыком или опытом, сказать ему, что вы решили двигаться дальше с другим кандидатом, а затем закончить, поблагодарив его за потраченное время и пожелав удачи. в их будущих начинаниях.

4. Отправьте как можно скорее.

Согласно опросу Indeed, существует несоответствие между средней продолжительностью времени, в течение которого, по словам работодателей, они отвечают кандидатам, и продолжительностью времени, в течение которого соискатели ожидают ответа. Например, 68% работодателей говорят, что они отвечают кандидатам в течение недели, в то время как 44% соискателей говорят, что это занимает до двух недель, а еще 15% сообщили о месяцах ожидания. *

Итог: отправьте письмо с отказом как можно скорее. как вы приняли решение.Кандидаты, вероятно, очень хотят услышать от вас, особенно если они уже пришли на собеседование. Быстро предложив свой ответ, вы можете закончить неудобный период ожидания и выделиться как организация, которая заботится о впечатлениях соискателя.

Часто письмо с отказом подталкивает соискателя к изучению других, более подходящих возможностей.

Пример письма с отказом

Чтобы помочь вам составить свой шаблон, вот образец письма с отказом, использующий все упомянутые выше советы.

1 августа 20XX
Коди Фредриксон

1234 Main Street
Seattle, WA, 98101

Уважаемый Коди,

Большое спасибо за ваш интерес к роли менеджера по маркетингу в компании ABC и за то, что вы нашли время приходите и встречайтесь с командой на прошлой неделе. Всегда приятно познакомиться с выпускником Университета штата Вашингтон!

Несмотря на то, что мы все были впечатлены вашими навыками и знаниями, мы решили продолжить работу с другим кандидатом, у которого больше опыта руководства.Тем не менее, мы считаем, что вы отлично вписываетесь в корпоративную культуру, и рекомендуем вам подавать заявки на другие должности, которые будут доступны в отделе маркетинга в ближайшие месяцы.

Еще раз спасибо за время, потраченное на подачу заявки и собеседование на эту должность. Мы желаем вам удачи в поисках работы и всех будущих начинаний.

С уважением,

Джилл Флорес
Директор по персоналу

Хорошее письмо с отказом информирует кандидатов о том, что они не перейдут к следующему этапу процесса приема на работу, что не испортит впечатление соискателей о вашей компании.Сделав письмо личным, кратким, внимательным и отправив его как можно быстрее, вы сможете сделать его максимально позитивным.

Статьи по теме:

* Decipher / FocusVision от имени Indeed

Шаблон для идеального письма об отказе

Никогда не угадаешь – один из ваших отвергнутых кандидатов может отлично подойти на одну из ваших ролей в будущем!

До пандемии на каждую корпоративную работу приходилось около 250 соискателей.Из них на последнее собеседование дойдут от четырех до шести, и только один получит работу. В постпандемическом мире только в Соединенных Штатах насчитывается более 12,6 миллиона безработных. Значит, претендентов еще больше. То же самое и с их отказом.

Когда вы отклоняете так много кандидатов каждый день, становится сложно оставаться человеком. Вы теряете чувствительность и можете даже забыть, что люди, с которыми вы имеете дело на другом конце провода, всего лишь люди.Сейчас как никогда важно быть добрым. Проверьте себя, прежде чем отвечать любому кандидату, независимо от того, на каком этапе он находится. Вот контрольный список, который вы можете использовать, чтобы просмотреть свои ответы и создать шаблоны, которые лучше всего подходят для вашей компании и помогут вашим кандидатам по-прежнему чувствовать себя ценными, даже если они отвергаются.

Лучшие практики отклонения заявителей

Если вы можете создать шаблон, который будет использовать и регулярно изменять для каждого из ваших кандидатов, это сделает каждый отказ немного проще и проще.Рассмотрите следующие передовые практики в процессе создания чего-то, что идеально подходит вам и вашей команде.

Сообщите им быстро

Многим людям нравится ждать, пока они найдут или наймут лучшего кандидата, прежде чем сообщать другим кандидатам, что они не продвинутся вперед. Не делай этого. Как только вы узнаете, что человек, с которым вы отвечаете или разговариваете, не лучший кандидат для вашей команды, сообщите ему об этом. В зависимости от того, где они находятся на собеседовании, это может быть по электронной почте или по телефону.Если они только на начальных этапах рассмотрения заявки или экрана телефона, пожалуйста, отправьте электронное письмо. Помимо этого: сделайте им телефонный звонок.

Персонализируйте отказ

Шаблоны

делают вещи более управляемыми и гарантируют, что вы учитываете все, что вам нужно, при каждом отклонении. Оставьте разделы в своих шаблонах для персонализации. Упомяните имя кандидата в открытии и подпишите сообщение своей собственной. Возьмите на себя ответственность за отказ , а не просто прячьтесь за названием своей компании.Если вы разговаривали с ними или они прошли через этот процесс, упомяните что-нибудь из вашего разговора, если можете, . Предоставление личных данных помогает кандидату почувствовать, что он для вас больше, чем просто число, и может смягчить удар отказа.

Сделайте это коротким и сладким

Никто не хочет читать роман о том, почему они не получают работу. Ответ должен быть кратким и приятным. Достаточно одного-двух абзацев, включающих всю важную информацию. Дайте им понять, что они не пойдут вперед, что вы оценили их время , добавьте любую дополнительную информацию, которая, по вашему мнению, необходима, и двигайтесь дальше.Если они обратятся к вам за дополнительной информацией, постарайтесь сделать это быстро и кратко.

Будьте честны

Если вы будете честны в своем отказе, людям не придется отвечать и спрашивать, почему они не продвигаются вперед. Найдите время, чтобы поговорить со своим HR или отделом кадров о том, чем вы можете или не можете поделиться конструктивными идеями. Однако постарайтесь предоставить как можно больше информации. поможет создать лучшее впечатление о вашей компании у кандидата и поможет ему двигаться вперед.Чем больше идей вы можете предложить, тем больше у них будет шансов, что их следующее собеседование будет успешным.

Спросите о своем процессе

Так же, как им любопытно, что могло бы быть лучше, вам тоже должно быть интересно. Спросите людей, которые проходят через ваш процесс, что им понравилось, а что нет. Спросите их, что вам показалось неудобным или что вы могли бы улучшить. Запрашивая идеи, вы показываете им, что цените их опыт, но также получаете возможность услышать различные точки зрения на то, как вы могли бы улучшить процесс собеседования.

Шаблоны писем с отказом

Теперь, когда мы разбили вещи, которые следует учитывать и учитывать при написании письма с отказом, вот три шаблона, которые вы можете использовать. Тип ответа, который вы отправляете после экрана телефона и после разговора с ним, должен отличаться. Точно так же вам следует позвонить им, если вы прошли собеседование или отнимали у них много времени.

Вот шаблон для отправки кандидату, который подал заявку, но еще не достиг экрана телефона:

Привет, [имя],

Большое спасибо за то, что нашли время подать заявку на [Роль] в [Ваша компания].Мы очень ценим ваш интерес.

У нас была возможность проверить вашу квалификацию, и, несмотря на то, что у вас впечатляющий опыт, мы в конечном итоге решили продолжить работу с другими кандидатами на данном этапе.

Я буду рад оставаться на связи, если что-то изменится или появятся другие возможности с [вашей компанией], которые могут соответствовать вашему опыту.

Еще раз спасибо за ваше время и интерес к [Компании] – удачи в вашем поиске.

Спасибо,
[Ваше имя]

Если вы проверили их учетные данные, запланировали отображение экрана телефона, а затем решили, что они не подходят, шаблон немного изменится:

Привет, [ФИО],

Спасибо, что нашли время поговорить со мной и позволили нам рассмотреть вас на должность в [Компании]. Несмотря на то, что у вас впечатляющий опыт [отметьте что-то, что вам понравилось в вашем разговоре], в конечном итоге мы решили продолжить работу с другими кандидатами на эту роль.

Я буду рад оставаться на связи, если у нас появятся какие-либо изменения или появятся другие возможности, которые могут соответствовать вашему опыту, поскольку мы продолжаем расширяться.

Еще раз большое спасибо за интерес к [компании] и удачи в поиске.

Спасибо,
[Ваше имя]

Если вы отклоняете кандидата после длительного собеседования или разговора, рекомендуется связаться с ним по телефону.Завершите обсуждение, сообщив им, что вы не пойдете вперед.

Продолжите, сказав, что вы цените их время и энергию и помните о них для будущих ролей. Если хотите, напишите им по электронной почте, например, следующего содержания:

Привет, [имя],

Спасибо, что поговорили со мной. Я хотел бы повторить, что благодарен за время и энергию, которые вы вложили в процесс собеседования. Хотя для этой должности это не сработало, я рад помнить вас о будущих должностях в [Компания].

Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу еще чем-нибудь помочь, и удачи вам в поиске работы.

Спасибо,
[ваше имя]

Сохраняйте человечность

Все знают Золотое правило: относитесь к другим так, как хотите, чтобы относились к вам. Это происходит вдвойне, когда вы отклоняете кандидатов на горячем рынке труда. Дайте людям ответы быстро, пусть они будут краткими и приятными. Если они просят высказать свое мнение о том, что они могли бы сделать лучше или как они могли бы изменить свое резюме, предоставьте им как можно больше информации.Точно так же спросите их мнение о том, что вы могли бы сделать лучше. Никогда не помешает улучшить свои процессы, даже если вы не продвигаетесь вперед.

Относитесь к своим кандидатам как к людям. Персонализируйте используемые шаблоны, будьте максимально открытыми и восприимчивыми. Построение отношений, а не их разрыв – один из лучших способов сохранить здоровье и стабильность вашего бизнеса.

Как написать идеальное письмо для отказа от кандидата

Сказать потенциальному кандидату, что у него нет работы, – одна из самых сложных вещей, которую может сделать каждый, но очень важно, чтобы вы это сделали.Соискатели не пожалели времени, усилий и, в некоторых случаях, затрат, чтобы подать заявку и пройти собеседование, поэтому самое меньшее, что вы можете сделать, – это сказать им, нет ли у них работы.

Лучшие электронные письма с отказом от кандидатов носят личный и профессиональный характер и содержат достаточную обратную связь для соискателя. Они находят правильный баланс между позитивом, информативностью и воодушевлением, но при этом говорят «нет».

Сделайте это правильно, и вы сможете улучшить репутацию своего бизнеса.Совершите ошибку, и электронное письмо с отказом от плохой работы может быстро распространиться по миру, нанеся ущерб вашей репутации и авторитету.

Итак, как написать идеальное письмо с отказом от кандидата? Прочтите наше руководство, чтобы узнать.

Что такое электронное письмо с отказом?

Ответ по электронной почте с отказом от работы – это профессиональная вежливость по отношению к соискателям, которые не добились успеха после подачи заявления или участия в собеседовании.

После того, как вы решили, кого брать на собеседование или нанять, важно как можно скорее сообщить об этом неудачливым кандидатам.

Не существует настоящих правил в отношении писем с отказом от работы, но вы обязательно должны их отправить. К сожалению, многие организации не беспокоятся.

Платформа вакансий Workable обнаружила, что 75% соискателей никогда не получают ответа после отправки заявки. Еще 60% никогда не получали никаких отзывов после интервью.

Почему мне нужно знать об электронных письмах с отказом от работы?

Задача составления письма с отказом часто делегируется сотрудникам, которые, возможно, не участвовали в процессе отбора.Главное – найти правильный тон между обнадеживающим и позитивным, но честным и профессиональным.

Если вы никогда раньше не писали письмо с отказом от соискателя, может потребоваться некоторая практика, прежде чем вы сделаете все правильно. Даже опытным рекрутерам может быть сложно создать электронные письма с отказом.

Сообщать плохие новости всегда сложно, но писать письма с отказом – особенно сложно. Лица, ищущие работу, эмоционально вкладываются в процесс найма, и их трудно принять.

По данным Glassdoor, от подачи заявки до записи на прием в среднем процесс приема на работу занимает 27 дней. Если кандидаты были приглашены на собеседование и встретились с потенциальными работодателями, может быть трудно принять отказ. Получив отказ, соискатели испытают ряд эмоций, включая разочарование, гнев и разочарование.

Пропущенное или плохо написанное письмо может нанести вред самооценке получателя и будущим намерениям потенциальных новобранцев », – обнаружили исследователи. Проще говоря, плохое письмо с отказом может нанести серьезный вред чьему-либо психическому здоровью.

В другом исследовании ученые обнаружили, что кандидаты, отклоненные без получения корреспонденции, с большей вероятностью полагали, что организация не выполнила свои обязательства. Те, кто не получил персонального письма с отказом, имели, по словам исследователей, «более негативные намерения» по отношению к организации. ‍

Хорошо составленное письмо с отказом может помочь в трех вещах: ‍

Своевременно доставлять важные новости.
Обеспечьте эмоциональное закрытие для соискателя работы.
Защитите репутацию и улучшите их восприятие вашей организации.

Письмо с отказом перед собеседованием или электронное письмо с отказом после собеседования может быть сколь угодно длинным или длинным, но оно должно содержать некоторые особенности, которые мы рассмотрим далее.

Что делает электронное письмо с отказом от кандидата отличным?

‍

Мы уже писали о профессиональном этикете электронной почты, но письмо с отказом от вакансий немного отличается. Наше исследование показало, что любое успешное электронное письмо с отказом состоит из четырех основных частей.

Поблагодарите заявителя
Сообщите плохую новость
Объясните причины
Положительный конец

Давайте рассмотрим их более подробно.

1. Поблагодарите соискателя.

Соискатели вложили время и усилия, чтобы подать заявку. Они полны энтузиазма, взволнованы и эмоционально вложились в процесс. Претендовать на работу сложно, а получить отказ еще сложнее. Следовательно, важно признать это, поблагодарив их за их усилия.

2. Сообщайте плохие новости

Письма с отказом содержат плохие новости, поэтому будьте ясны и честно. Если нет, так и скажи.

Ваш ответ должен быть окончательным и не оставлять у заявителя иллюзий, что у него есть шанс. Чистый перерыв – самый справедливый подход.

3. Объясните причины

Очень важно, чтобы вы объяснили, почему человек не получил работу.

Вы можете ввести здесь столько деталей, сколько захотите. В некоторых случаях это может быть так же просто, как указать, что есть более подходящие кандидаты, или вы можете предоставить пространный и подробный отзыв.См. Наши примеры ниже для вдохновения.

Лучше даже краткий отзыв, чем его отсутствие.

4. Положительно заканчивать

Очень важно завершить электронное письмо на положительной ноте. Вы не дали этому человеку работу, но для него есть роль.

Поблагодарите кандидата, признайте его сильные стороны и побудите его подать заявку еще раз. Если вы готовы продолжить, предложите кандидату обратную связь.

Как отклонить кандидата по электронной почте

Вы прочитали нашу схему создания идеального электронного письма, но вы можете задаться вопросом, как это переводится в электронное письмо с отказом? Давайте рассмотрим некоторые важные советы по написанию письма с отказом от заявки.

1. Используйте имя человека

Может возникнуть соблазн разослать групповое электронное письмо всем респондентам, но не делайте этого. Всегда обращайтесь к человеку по имени. Они это оценят.

Мы предпочитаем использовать имя, так как оно звучит гораздо более индивидуально. Вы можете узнать больше о том, как начать профессиональную переписку по электронной почте, в нашем подробном блоге.

2. Поблагодарите их за подачу заявки.

Каждое заявление и собеседование представляют собой часы усилий со стороны соискателя работы, поэтому благодарность не только приветствуется; это необходимость.

Дорогая Катя,

Спасибо, что нашли время подать заявку на позицию UX Designer.

3. Начните с плохих новостей (и не извиняйтесь за выбор лучшего кандидата)

Сразу скажите людям, что они потерпели неудачу. Не оставляйте это в конце электронного письма, чтобы сообщить плохие новости. Соискатели будут читать и перечитывать вашу электронную почту, поэтому говорите четко, а не расплывчато.

Например: ‍

В данном случае мы решили не продвигать ваше приложение дальше.
Я пишу, чтобы сообщить, что вы не были выбраны для собеседования.
К сожалению, сейчас мы не будем рассматривать вашу заявку.

Вы можете извиниться, но не делайте этого. Решения, которые вы принимаете, лучше всего подходят для вашего бизнеса, и не нужно извиняться.

4. Будьте личными

Потратив немного времени на размышления об опыте кандидата, соискатель может почувствовать, что ваше решение обдумано и справедливо.Отказ без объяснения причин может привести к замешательству, разочарованию и огорчению.

5. Если вы предлагаете оставить отзыв, убедитесь, что вы действительно это имеете в виду.

Многие организации предлагают оставить отзыв, но не делают этого (по многим причинам). Если вы не готовы оставить отзыв, не предлагайте его.

6. Поощряйте их подавать заявку еще раз.

Дверь для хороших кандидатов никогда не закрывается, поэтому поощряйте их подавать заявку снова. Включите подробную информацию о том, как они могут искать новые возможности.

Вы можете предложить соискателям связаться с вами в социальных сетях, таких как LinkedIn, чтобы узнать о новых возможностях. ‍

7. Завершить профессионально

Мы написали подробный блог о передовых методах завершения профессиональных писем. Посмотрите здесь.

8. Вычитайте все электронные письма

Нет ничего хуже плохо написанного письма с отказом, поэтому обязательно проверьте его перед отправкой.

Как долго должно быть мое письмо с отказом?

Нет правильного или неправильного ответа.Во-первых, вы пишете письмо с отказом от работы. Многие предприятия и организации даже не делают этого шага.

Хорошим ориентиром является то, что чем дольше кто-то участвует в процессе выбора работы, тем более подробным должно быть письмо с отказом от кандидата. В большинстве случаев достаточно трех-четырех абзацев.

Тема электронного письма с отказом

Лучше всего, чтобы все было просто, ясно и профессионально. Мы рекомендуем указывать название должности в строке темы.В качестве примера вы можете использовать следующее.

Ваше заявление на должность руководителя отдела кадров

Шаблон электронного письма с отказом

Вам следует персонализировать электронные письма с отказом для каждой роли и каждой организации, но вот несколько основных примеров, которым вы можете следовать.

Пример 1: Базовое электронное письмо с отказом от кандидата

Это довольно стандартное письмо с отказом, предназначенное для конкретного человека. Это профессионально, по делу и понятно.

[email protected]

Ваше заявление на должность главного операционного директора

Дорогая Изабелла,

Спасибо, что подали заявку на должность главного операционного директора Primity. В связи с этим мы решили не продвигать вашу заявку дальше.

Я хочу поблагодарить вас за время и усилия, потраченные на ваше приложение. Мы были особенно впечатлены широтой вашего опыта.Однако мы считаем, что на эту должность больше подходят другие кандидаты.

Хотя вы не добились успеха в этом случае, мы рекомендуем вам проверить наши вакансии и подать заявку снова, если вы найдете подходящую.

С уважением,
Кимберли

Пример 2: Официальное письмо об отказе

Если вы пишете от имени другого лица, сделайте его кратким и формальным. Вот пример.

Ваша заявка на позицию по развитию бизнеса

Дорогой Арчи,

Спасибо, что подали заявку на должность менеджера по работе с клиентами в Corpod.Обращаюсь к вам, чтобы сообщить, что вы не были выбраны для собеседования.

Мы понимаем, что это может вас разочаровать. По этому поводу мы получили значительное количество заявок от кандидатов, которые более точно соответствуют нашим требованиям к должности.

Вы можете связаться со мной в LinkedIn, где мы сможем оставаться на связи. Вы также можете узнать о любых новых возможностях на нашей странице вакансий.

С уважением,

Вероника

Пример 3: Подробное электронное письмо с отказом

Если вы готовы предоставить подробный отзыв, это может быть очень полезно для соискателя.Этот шаблон является подходящим образцом письма с отказом после собеседования. Он основан на электронном письме с отказом, используемом Apple.

[email protected]

Ваше заявление на должность директора по доходам

Дорогая Мона,

Было приятно встретиться с вами на собеседовании ранее на этой неделе. Мы были впечатлены вашим опытом, профессионализмом и подходом, но мы выбрали другого кандидата.

Я знаю, что вы будете разочарованы этой новостью. Участникам интервью понравилась ваша презентация, и они высоко оценили ваше понимание нашей стратегии.

Мы переживаем трансформацию и ищем людей с сильным цифровым опытом. Я уверен, что ваши знания, опыт и квалификация помогут вам найти подходящую должность для достижения ваших целей.

Желаю вам успехов в поиске работы и будущей карьере. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если вы хотите обсудить это более подробно.

С уважением,

Миа

Пример 4: Электронное письмо с отказом от личной работы

Если вы сами управляете бизнесом и хотите сделать что-то немного другое (при соблюдении наших основных принципов), то почему бы и нет?

[email protected]

Ваша заявка на позицию по развитию бизнеса

Привет David,

Спасибо, что нашли время встретиться со мной ранее на этой неделе.К сожалению, в настоящее время мы не будем рассматривать вашу заявку.

Я хочу найти время, чтобы объяснить почему. В настоящий момент мы ищем кандидатов с другим набором навыков, чтобы продвигать наш бизнес вперед. Однако меня лично впечатлили ваши навыки, опыт и подход, и я хотел бы оставаться на связи.

Вы можете связаться со мной в LinkedIn, где мы сможем оставаться на связи. Вы также можете узнать о любых новых возможностях в бизнесе.

С уважением,

Миа

Вы все еще пытаетесь написать письмо с отказом от кандидата? Flowrite превращает последовательности слов в готовые к отправке электронные письма как личные, так и профессиональные.Если вы хотите первым испытать будущее писательства, запросите доступ прямо сейчас. ‍