Проводки по командировочным расходам суточные: Проводки по командировочным и суточным расходам 2019
Командировочные расходы, проводки в 2021 году
Работника отправили в служебную командировку. Кадровик оформил все приказы, выписал служебное задание, а кассир выплатил аванс. Командированный сотрудник вернулся, предоставил документы бухгалтеру. Как вести учет командировочных расходов в 2020 году и как правильно отразить хозяйственную операцию в бухучете — расскажем далее.
Как отразить аванс на командировку
Допустим, сотрудник обратился в кассу учреждения для получения денежных средств на командировку. На руках у сотрудника записка-расчет, одобренная руководителем.
Действия кассира:
- Проверяем распорядительный документ. Напомним, что таким документом может быть приказ руководства, заявление работника либо отдельная записка-расчет. Все документы должны быть завизированы директором.
- Выписываем расходный кассовый ордер, если подчиненный желает получить аванс на командировку наличными деньгами. Либо составляем платежное поручение на перечисление средств на банковскую карту работника.
- Передаем наличность работнику под подпись. Одновременно осуществляем бухгалтерскую запись: Дебет 71 Кредит 50 «выдано из кассы на командировочные расходы» — проводка.
Для бюджетников при выдаче из кассы аванса на командировку проводка будет другой: Дебет 0 208 12 560 Кредит 0 201 34 610.
При перечислении денег на расчетные счета используйте аналогичные проводки:
- для НКО — выдан аванс на командировочные расходы, проводка: Дт 70 Кт 51;
- для бюджетников — Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 11 610.
Принят авансовый отчет
Сотрудник, вернувшись из командировки, обязан отчитаться в течение трех рабочих дней. Он должен предоставить в бухгалтерию следующие документы:
- авансовый отчет, в котором необходимо отразить все произведенные расходы и полученные средства в виде аванса;
- командировочное удостоверение, если организация решила использовать данный бланк. Напомним, что применять данное удостоверение не обязательно;
- служебное задание с отметкой о его выполнении либо служебную записку с пояснениями обстоятельств и причин неисполнения служебного задания;
- документы, которые подтверждают произведенные затраты. Например, билеты подтверждают затраты на проезд, гостиничная квитанция — траты на проживание, чеки и акты подтверждают прочие траты, одобренные руководством компании.
Бухгалтер проверяет весь пакет документов, сверяет данные авансового отчета и подтверждающей документации, подбивает итоги. Напомним, что суточные в командировке обязательному подтверждению не подлежат. Рассчитать количество дней пребывания в поездке можно по датам из билетов либо из командировочного удостоверения.
Списаны командировочные расходы, проводка зависит от цели служебной поездки. Так, например:
- для выполнения заданий по основному производству бухгалтер сделает запись: Дт 20 КТ 71;
- для продвижения товаров и произведенной продукции — Дт 41 Кт71;
- для приобретения имущества и активов в пользование НО — Дт 08 Кт 71.
Проводки по командировочным расходам в бюджете:
- для затрат, связанных с основной деятельностью, — Дт 0 109 ХХ 212 Кт 0 208 12 000;
- для затрат, не связанных с основной деятельностью, — Дт 0 401 20 212 Кт 0 208 12 000.
Возмещаем долги
Нередко по результатам проверки авансового отчета образуется задолженность. Например, работник был вынужден задержаться в поездке и перерасходовал средства. Или, наоборот, сотрудник сэкономил и должен вернуть неизрасходованный аванс.
Бухгалтер отражает долги по командировочным расходам, проводки для НКО.
- Если долг за организацией, то следует перечислить сумму перерасхода на банковскую карту работника: Дт 71 Кт51, проводка для наличных расчетов: Дт 71 Кт 50.
- Если должен остался сотрудник, отражаем возврат в кассу Дт 50 Кт 71, для удержаний из зарплаты — Дт 70 Кт71.
Бухгалтерские записи для бюджетников:
- Выплачиваем долг работнику: Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 34 610 (касса)/ 0 201 1 610 (расчетный счет).
- Удерживаем долги с зарплаты сотрудника: Дт 0 302 11 830 Кт 0 304 03 730; Дт 0 304 03 830 Кт 0 208 12 660.
- Работник возвращает долг в кассу: Дт 0 201 34 510 Кт 0 208 12 660.
Об авторе статьи
Евдокимова Наталья
Бухгалтер-эксперт
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Другие статьи автора на gosuchetnik.ruНалоговый учет расходов на зарубежную командировку.
20192020
НомерЛюбой
Электронная версия
| N | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| Бухгалтерские проводки при выдаче аванса на командировку наличными денежными средствами | |||
| 1 | 71 | 50-1 | Выдан из кассы организации аванс работнику на командировку |
| Бухгалтерские проводки при получении работником билетов для проезда в командировку и обратно, приобретенных организацией | |||
| 1 | 71 | 50-3 | Выданы билеты под отчет командированному работнику |
| Бухгалтерские проводки при приобретении организацией и передаче подотчетному лицу электронных билетов для проезда в командировку и обратно | |||
| 1 | 76, субсчет “Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами” | 60, 76 | Получено подтверждение приобретения электронных билетов |
| 2 | 71 | 76, субсчет “Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами” | Переданы электронные билеты под отчет командированному работнику |
| Бухгалтерские проводки при перечислении денег для командировочных расходов на банковские карты работников | |||
| 1 | 71 | 51, 52 | Аванс на командировку перечислен на банковскую карту работника организации |
| Бухгалтерские проводки при получении денег на командировочные расходы с использованием работником корпоративной карты организации | |||
| 1 | 71 | 55, субсчет “Специальный карточный счет” | Отражены денежные средства на корпоративной карте, снятые работником организации со специального карточного счета на служебную командировку |
| Отражение в бухгалтерском учете возврата неизрасходованной подотчетной суммы денежных средств, выданных на служебные командировки. | |||
| N | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| Бухгалтерские проводки при возврате неиспользованной части аванса наличными денежными средствами | |||
| 1 | 50-1 | 71 | Неизрасходованный остаток аванса на командировку возвращен работником в кассу организации |
| Бухгалтерские проводки при возврате остатка денежных средств с банковских карт работников | |||
| 1 | 51, 52 | 71 | Неизрасходованный остаток аванса на командировку перечислен с банковской карты работника организации |
| Бухгалтерские проводки при возврате остатка денежных средств работником на корпоративную карту организации | |||
| 1 | 55, субсчет “Специальный карточный счет” | 71 | Отражены неизрасходованные денежные средства на корпоративной карте, ранее снятые работником организации со специального карточного счета на служебную командировку |
| Отражение в бухгалтерском учете списания сумм командировочных расходов, произведенных подотчетными лицами. | |||
| N | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| Бухгалтерские проводки в производственной организации | |||
| 1 | 20, 23, 25, 26, 29 | 71 | Списаны на себестоимость продукции (работ, услуг) документально подтвержденные командировочные расходы |
| 1 | 44, субсчет “Коммерческие расходы” | 71 | Списаны на коммерческие расходы организации документально подтвержденные командировочные расходы |
| Бухгалтерские проводки в организации торговли | |||
| 1 | 44, субсчет “Издержки обращения” | 71 | Списаны на издержки обращения организации документально подтвержденные командировочные расходы |
| Бухгалтерские проводки в случае отсутствия подтверждающих документов | |||
| 1 | 20, 26, 44 и др. | 71 | Списаны командировочные расходы, приходящиеся на дни продления командировки, согласованные с работодателем. Затраты списаны как обычные командировочные расходы на основании приказа о продлении командировки |
| Бухгалтерские проводки при отражении НДС по командировочным расходам, если организация применяет счет 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” | |||
| 1 | 19, субсчет “НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций” | 76 | Учтена (начислена) сумма НДС по документально подтвержденным командировочным расходам, если она отдельно выделена в представленных документах |
| и одновременно | |||
| 2 | 76 | 71 | Списан НДС по произведенным командировочным расходам на расчеты с подотчетными лицами |
| Бухгалтерские проводки при отражении НДС по командировочным расходам, если организация не применяет счет 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” | |||
| 1 | 19, субсчет “НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций” | 71 | Учтена (начислена) сумма НДС по документально подтвержденным командировочным расходам, если она отдельно выделена в представленных документах |
| Бухгалтерские проводки при предъявлении НДС к вычету из бюджета | |||
| 1 | 68, субсчет “Расчеты по НДС” | 19, субсчет “НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций” | Принята к вычету из бюджета документально подтвержденная сумма НДС по командировочным расходам после утверждения авансового отчета по командировке |
| Отражение в бухгалтерском учете списания сумм командировочных расходов, произведенных подотчетными лицами, если служебная командировка связана с заготовлением и приобретением товарно-материальных ценностей, созданием и приобретением внеоборотных активов. | |||
| N | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| Бухгалтерские проводки, если служебная командировка связана с созданием и (или) приобретением внеоборотных активов организации | |||
| 1 | 08 | 71 | Включены в стоимость приобретенных или созданных внеоборотных активов документально подтвержденные командировочные расходы. Сумма командировочных расходов отнесена на увеличение стоимости активов на основании п. 8 ПБУ 6/01, п. п. 8 и 9 ПБУ 14/2007 |
| Бухгалтерские проводки, если служебная командировка связана с заготовлением и (или) приобретением товарно-материальных ценностей | |||
| 1 | 07, 10, 11, 41, 15 | 71 | Включены в себестоимость приобретенных или заготовленных товарно-материальных ценностей документально подтвержденные командировочные расходы. Сумма командировочных расходов отнесена на увеличение себестоимости активов на основании п. п. 6 и 7 ПБУ 5/01 |
| Отражение в бухгалтерском учете задержки работника в командировке по чрезвычайным обстоятельствам. | |||
| N | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| 1 | 91-2 | 71 | Списаны командировочные расходы, приходящиеся на дни вынужденной задержки в связи со стихийными бедствиями и другими чрезвычайными обстоятельствами. Сумма командировочных расходов отражена в составе прочих расходов организации. Затраты отражены как чрезвычайные расходы на основании п. 13 ПБУ 10/99 при наличии подтверждающих документов |
| Отражение в бухгалтерском учете списания отдельных расходов, произведенных работником организации за время нахождения в служебной командировке, по представлении им авансового отчета. | |||
| N | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| Бухгалтерские проводки при отражении суточных по командировкам | |||
| 1 | 20, 26, 44 и др. | 71 | Списаны суточные по командировке. Размер суточных установлен локальным нормативным актом организации |
| 2 | 70 | 68, субсчет “Расчеты по налогу на доходы физических лиц” | Удержан налог на доходы (НДФЛ) с сумм сверхнормативных суточных с работника. Нормы, в пределах которых суточные освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц, установлены п. 3 ст. 217 НК РФ |
| Бухгалтерские проводки при списании расходов на железнодорожные билеты (НДС выделен отдельной строкой) | |||
| 1 | 20, 26, 44 и др. | 71 | Списана стоимость железнодорожных билетов без НДС |
| 2 | 19, субсчет “НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций” | 71 | Отражен НДС со стоимости железнодорожных билетов |
| 3 | 68, субсчет “Расчеты по НДС” | 19, субсчет “НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций” | Предъявлен к вычету НДС со стоимости железнодорожных билетов после утверждения авансового отчета по командировке |
| Бухгалтерские проводки при списании платы за пользование постельными принадлежностями, не включенной в стоимость железнодорожных билетов | |||
| 1 | 20, 26, 44 и др. | 71 | Списана стоимость постельного белья |
| Бухгалтерские проводки при списании стоимости найма жилого помещения (НДС выделен отдельной строкой) | |||
| 1 | 20, 26, 44 и др. | 71 | Списана стоимость услуг гостиницы без НДС |
| 2 | 19, субсчет “НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций” | 71 | Отражен НДС со стоимости услуг гостиницы |
| 3 | 68, субсчет “Расчеты по НДС” | 19, субсчет “НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций” | Предъявлен к вычету НДС со стоимости услуг гостиницы после утверждения авансового отчета по командировке |
| Бухгалтерские проводки при списании расходов по проезду на общественном транспорте. В соответствии с пп. 7 п. 2 ст. 149 НК РФ не подлежит обложению (освобождается от обложения) НДС реализация на территории Российской Федерации услуг по перевозке пассажиров городским пассажирским транспортом общего пользования (за исключением такси, в том числе маршрутного) | |||
| 1 | 20, 26, 44 и др. | 71 | Списана стоимость проезда общественным транспортом |
| Отражение в бухгалтерском учете операций, связанных со служебными загранкомандировками работников организации. | |||
| N | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| Бухгалтерские проводки на дату получения наличной иностранной валюты в кассу организации на служебную загранкомандировку | |||
| 1 | 50, субсчет “Касса организации в валюте” | 52-1 | Отражено поступление валютных денежных средств для загранкомандировок в кассу организации с текущего валютного счета одновременно в валюте расчетов и в рублевом эквиваленте (руб/экв.) по курсу Банка России на дату выдачи банком денежных средств (совершения операции в иностранной валюте) |
| Бухгалтерские проводки на последний день отчетного периода при отражении курсовой разницы по наличной иностранной валюте в кассе организации | |||
| 1 | 50, субсчет “Касса организации в валюте” | 91-1 | Отражена положительная курсовая разница в составе прочих доходов организации при переоценке валютного остатка в кассе по курсу Банка России на отчетную дату бухгалтерской отчетности |
| или | |||
| 91-2 | 50, субсчет “Касса организации в валюте” | Отражена отрицательная курсовая разница в составе прочих расходов организации при переоценке валютного остатка в кассе по курсу Банка России на отчетную дату бухгалтерской отчетности | |
| Бухгалтерские проводки на дату выдачи иностранной валюты из кассы организации под отчет | |||
| 1 | 71, субсчет “Расчеты с подотчетными лицами в валюте” | 50, субсчет “Касса организации в валюте” | Отражена выдача валютных денежных средств работнику под отчет на служебную загранкомандировку одновременно в валюте расчетов и в рублевом эквиваленте (руб/экв.) по курсу Банка России на дату расхода денежных средств из кассы организации (совершения операции в иностранной валюте) |
| 2 | 50, субсчет “Касса организации в валюте” | 91-1 | Отражена положительная курсовая разница в составе прочих доходов организации при переоценке валютного остатка в кассе по курсу Банка России на дату совершения операции в иностранной валюте |
| или | |||
| 91-2 | 50, субсчет “Касса организации в валюте” | Отражена отрицательная курсовая разница в составе прочих расходов организации при переоценке валютного остатка в кассе по курсу Банка России на дату совершения операции в иностранной валюте | |
| Бухгалтерские проводки на последний день отчетного периода при выявлении курсовой разницы по кредиторской задолженности подотчетного лица | |||
| 1 | 71, субсчет “Расчеты с подотчетными лицами в валюте” | 91-1 | Отражена положительная курсовая разница в составе прочих доходов организации при переоценке кредиторской задолженности, выраженной в иностранной валюте по курсу Банка России на отчетную дату бухгалтерской отчетности |
| или | |||
| 91-2 | 71, субсчет “Расчеты с подотчетными лицами в валюте” | Отражена отрицательная курсовая разница в составе прочих расходов организации при переоценке кредиторской задолженности, выраженной в иностранной валюте по курсу Банка России на отчетную дату бухгалтерской отчетности | |
| Бухгалтерские проводки на дату утверждения авансового отчета | |||
| 1 | 71, субсчет “Расчеты с подотчетными лицами в валюте” | 91-1 | Отражена по курсу Банка России положительная курсовая разница по счету 71 с момента возникновения кредиторской задолженности по загранкомандировке (или даты последней переоценки) до момента утверждения авансового отчета |
| или | |||
| 91-2 | 71, субсчет “Расчеты с подотчетными лицами в валюте” | Отражена по курсу Банка России отрицательная курсовая разница по счету 71 с момента возникновения кредиторской задолженности по загранкомандировке (или даты последней переоценки) до момента утверждения авансового отчета | |
| 2 | 20, 26, 44 и др. | 71, субсчет “Расчеты с подотчетными лицами в валюте” | Отражено списание расходов по загранкомандировке одновременно в валюте расчетов и в рублевом эквиваленте (руб/экв.) по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета |
| 3 | 50, субсчет “Касса организации в валюте” | 71, субсчет “Расчеты с подотчетными лицами в валюте” | Отражен возврат неиспользованных валютных денежных средств работникам одновременно в валюте расчетов и в рублевом эквиваленте (руб/экв.) по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета (прихода денежных средств в кассу организации) |
| Бухгалтерские проводки на дату возврата перерасхода подотчетной суммы. Валютные денежные средства были получены с валютного счета в кассу организации в день погашения долга подотчетному лицу | |||
| 1 | 71, субсчет “Расчеты с подотчетными лицами в валюте” | 91-1 | Отражена по курсу Банка России положительная курсовая разница по счету 71 с момента утверждения авансового отчета (или даты последней переоценки) до момента погашения долга подотчетному лицу |
| или | |||
| 91-2 | 71, субсчет “Расчеты с подотчетными лицами в валюте” | Отражена по курсу Банка России отрицательная курсовая разница по счету 71 с момента утверждения авансового отчета (или даты последней переоценки) до момента погашения долга подотчетному лицу | |
| 2 | 50, субсчет “Касса организации в валюте” | 52-1 | Отражено поступление валютных денежных средств в кассу для выдачи перерасхода одновременно в валюте расчетов и в рублевом эквиваленте (руб/экв.) по курсу Банка России на дату выдачи банком денежных средств (погашения долга подотчетному лицу) |
| 3 | 71, субсчет “Расчеты с подотчетными лицами в валюте” | 50, субсчет “Касса организации в валюте” | Отражено погашение задолженности работнику по перерасходу (согласно расчетным документам) подотчетной суммы валютных денежных средств из кассы организации одновременно в валюте расчетов и в рублевом эквиваленте (руб/экв.) по курсу Банка России на дату погашения долга подотчетному лицу (расхода денежных средств из кассы организации) |
| Бухгалтерские проводки при возврате перерасхода подотчетной суммы в рублях по договоренности с работником организации | |||
| 1 | 71, субсчет “Расчеты с подотчетными лицами в валюте” | 50-1 | Отражена выплата суммы перерасхода денежных средств из кассы организации в рублевом эквиваленте (руб/экв.) по курсу Банка России на дату погашения долга подотчетному лицу (расхода денежных средств из кассы организации) |
Часто задаваемые вопросы, суточные
Что такое суточные?
Суточные – это пособие на проживание (без налогов), питание и непредвиденные расходы. Администрация общих служб (GSA) устанавливает ставки суточных для пунктов назначения в 48 нижних континентальных Соединенных Штатах (CONUS). Госдепартамент устанавливает иностранные ставки (например, Канада, Испания, Япония). Министерство обороны (DOD) устанавливает ставки для иностранных граждан, включая Аляску, Гавайи и все США.С. Территории. Для получения дополнительной информации о тарифах для иностранных граждан посетите Комитет Министерства обороны США по оплате суточных, командировок и транспортных надбавок на сайте www.defensetravel.dod.mil, а расценки для иностранных граждан можно найти на сайте http://aoprals.state.gov.
Как мне найти суточные для (города / округа, штата)?
Чтобы узнать тарифы, посетите сайт www.gsa.gov/perdiem. Нажмите на штат, который вам нужен, чтобы просмотреть ставки этого штата, или введите местоположение в поле поиска.Несмотря на то, что некоторые города указаны для удобства поиска, не все города могут или будут перечислены, поэтому поищите округ, в котором вы будете работать. Чтобы найти округ, посетите explorer.naco.org. Если город или округ, который вы ищете, не указан на странице суточных GSA, применяется стандартная ставка CONUS.
В чем разница между нестандартными зонами (NSA) и стандартными местоположениями CONUS?
Нестандартные территории (НСЗ) часто посещаются федеральным сообществом и пересматриваются ежегодно.Стандартные местоположения CONUS реже посещаются федеральным сообществом и специально не указаны на нашем веб-сайте.
Как устанавливаются ставки суточных CONUS для NSA?
Суточные устанавливаются на основе данных о средней дневной ставке (ADR), предоставленной подрядчиком для местных объектов размещения. Недвижимость должна быть пожаробезопасной и иметь идентификационный номер FEMA. ADR – это показатель индустрии туризма, который делит доход от аренды номеров на количество проданных номеров.Все ставки оцениваются, чтобы гарантировать, что они справедливы и равны в процессе утверждения GSA и Управления управления и бюджета. Для получения более подробной информации посетите страницу «Факторы, влияющие на стоимость проживания».
Как GSA устанавливает границы для применения суточных?
5 U.S.C § 5702 дает администратору Управления общего обслуживания США (GSA) право устанавливать систему возмещения федеральным служащим расходов на проживание (проживание, питание и непредвиденные расходы), связанных с официальными поездками.Закон регулирует то, как GSA устанавливает ставки сегодня, и позволяет администратору GSA устанавливать надбавки на эти расходы в зависимости от местности и требовать отчитываться перед Конгрессом. Закон был создан для защиты федеральных служащих, справедливо возмещая им командировочные расходы. Кроме того, если федеральный служащий не может найти комнату в пределах установленных ставок суточных, политика в отношении поездок позволяет агентству возмещать фактические расходы на проживание в отеле в размере до 300 процентов от установленных ставок суточных.
Программа суточных имеет несколько стандартов, которым она следует в своей систематической структурированной методологии выплаты суточных. Первый уровень – это «стандартная ставка», которая применяется примерно к 85 процентам округов континентальной части США.
Политика GSA заключается в том, что, если и когда федеральное агентство от имени своих сотрудников запрашивает, что стандартная ставка не является адекватной в определенной области для покрытия транспортных расходов, предусмотренных законом, GSA изучает местность для определения должна ли изучаемая местность стать «нестандартной территорией».«Если исследование рекомендует изменение, оно будет реализовано, как сочтут целесообразным. GSA внедрила процесс ежегодного обзора и обновления как стандартных, так и нестандартных областей.
Стандартная «граница» для нестандартных территорий обычно составляет один округ. Это относится примерно к 85 процентам нестандартных ставок, устанавливаемых GSA. Однако в некоторых случаях агентства запрашивают, чтобы ставка применялась к району, превышающему один округ, например, к столичному региону.В очень небольшом количестве случаев агентство может и запросило, чтобы ставка применялась только к городу, а не ко всему округу. В некоторых сельских районах ставка иногда применяется к более чем одному округу из-за отсутствия адекватной выборки данных, чтобы установить ставку в противном случае.
GSA использует стандарт кода Федеральной серии обработки информации (FIPS) для своих областей применения. Хотя GSA часто использует почтовые индексы для выбора образцов данных об отелях, область применения кодируется кодом FIPS, если только федеральное агентство не хочет, чтобы ставка применялась только к определенным почтовым индексам.Эти коды находятся в ведении Американского национального института стандартов (ANSI) для обеспечения единообразной идентификации географических объектов во всех федеральных правительственных учреждениях.
Каким образом нестандартная зона CONUS (NSA) может получить специальный обзор?
Для того, чтобы GSA провело «специальную» проверку нестандартной области (NSA) в текущем финансовом году, менеджер по поездкам Федерального агентства или эквивалентное лицо с должностью или должностью должны подать подписанное письмо на фирменном бланке агентства или бланках. заявив, что нынешняя ставка суточных неадекватна.Запрос должен содержать следующую информацию:
- Географические области, которые вы хотите, чтобы мы изучили, особенно почтовые индексы.
- Названия собственности (включая адреса, почтовые индексы и тарифы), в которых останавливаются ваши федеральные путешественники во время временных командировок, и те объекты (включая адреса, почтовые индексы и тарифы), которые не будут соответствовать федеральной ставке суточных.
- Сколько раз использовались фактические расходы и / или федеральные путешественники были вынуждены использовать другое жилье, чтобы оставаться в пределах максимально допустимой ставки суточных, что привело к возникновению дополнительных транспортных расходов (аренда автомобиля, такси).
Все действительные запросы, отправленные не позднее 31 декабря, будут рассматриваться. Все действительные запросы, полученные после 31 декабря, но до 1 апреля, будут оцениваться в ходе ежегодного цикла проверки следующего финансового года. После того, как все требования будут представлены, GSA получит обновленные данные от нашего подрядчика, чтобы определить, следует ли увеличить, уменьшить или оставить без изменений суточные. Мы будем проводить не более одной «специальной» проверки для конкретного АНБ ежегодно.
Письма следует отправлять по адресу: Управление общих служб, Управление общегосударственной политики, 1800 F St. NW., Вашингтон, округ Колумбия 20405. Для получения более прямого обслуживания, пожалуйста, также отсканируйте и отправьте свой запрос по электронной почте (подписанное письмо на фирменном бланке агентства должно прикрепить) на адрес [email protected].
Как я могу запросить создание нового АНБ?
Процедура и крайний срок запроса такие же, как в FAQ №6.Однако запросы, полученные после 31 марта, не будут включены в годовой цикл проверки следующего финансового года, поскольку ежегодная проверка уже началась.
Что делать, если города нет в списке на веб-сайте CONUS Per Diem?
Если города нет в списке, убедитесь, что округ, в котором он расположен, также не указан. Посетите веб-сайт Национальной ассоциации округов по адресу explorer.naco.org, чтобы определить округ, в котором находится пункт назначения.Если города нет в списке, но есть округ, то ставка суточных – это ставка для всего округа. Если город и округ не указаны в списке, тогда эта область получает стандартную скорость местоположения КОНУС.
Могут ли отели отказать в выплате суточных служащим федерального правительства и подрядчикам федерального правительства?
Гостиницы не обязаны соблюдать федеральные ставки суточных. Предлагать ставку или нет – это бизнес-решение каждого объекта размещения.Отели также могут или не могут расширить тариф на других лиц, например, на государственных подрядчиков.
Совпадает ли государственная ставка отеля с федеральной ставкой суточных?
Отелииногда предлагают ставку “GOV”, которая может отличаться от федеральной ставки суточных. Если он выше, вам необходимо получить подтверждение фактических расходов до поездки, чтобы получить полное возмещение. Путешественник обязан знать федеральные ставки возмещения суточных и не должен предполагать, что ставка GOV совпадает с федеральной ставкой суточных.См. Главу 301 FTR, подраздел D-Фактические расходы и следуйте инструкциям вашего агентства.
Включены ли налоги на проживание в суточные CONUS?
Налоги на проживание не включены в суточные CONUS. §301-11.27 Федерального правила путешествий гласит, что в CONUS налоги на проживание, уплачиваемые федеральным путешественником, подлежат возмещению как прочие дорожные расходы, ограниченные налогами на возмещаемые расходы на проживание. Для иностранных регионов налоги на проживание не были исключены из ставок суточных иностранных граждан, установленных Государственным департаментом.Отдельные претензии по налогам на проживание, уплаченным за границей, не допускаются. Некоторые штаты и местные органы власти могут освобождать федеральных путешественников от уплаты налогов. Для получения дополнительной информации о статусе освобождения от налогов путешественникам следует посетить страницу государственных налоговых форм.
Включены ли налоги и чаевые (чаевые) в ставку расходов на питание и непредвиденные расходы (M&IE)?
Да, в стоимость питания и непредвиденных расходов (M&IE) включены налоги и чаевые, поэтому путешественникам не будут возмещаться отдельно эти расходы.
Что считается непредвиденными расходами?
Глава 300, часть 300-3 Федерального правила поездок, в рамках суточных расходов, описывает непредвиденные расходы как: [сборы и чаевые, предоставляемые носильщикам, перевозчикам багажа, персоналу отелей и персоналу на судах.
Как часто проводится исследование ставок расходов на M&IE?
Исследование M&IE традиционно проводится каждые три-пять лет.Основываясь на рекомендациях Общегосударственного консультативного комитета по командировкам, GSA начало пересматривать ставки каждые три года, начиная с 2016 финансового года. Ставки были обновлены в 2019 финансовом году и варьируются от 55 долларов США для стандартной ставки CONUS и от 56 до 76 долларов США для уровней NSA. .
Какова ставка возмещения M&IE в первый и последний день поездки?
В первый и последний день командировки федеральные служащие имеют право на получение только 75 процентов от общей ставки M&IE для места их временной служебной командировки (не официального места службы).Для вашего удобства на странице разбивки M&IE есть таблица, показывающая рассчитанную сумму для «первого и последнего дня путешествия».
Могу ли я совместить оплату проживания и суточные M&IE («комбинировать»), чтобы получить более красивый номер в отеле или потратить больше на питание?
Для федеральных служащих Федеральное положение о поездках (FTR) не предусматривает «смешивания и согласования» ставок возмещения. Ставки суточных по проживанию являются максимальной суммой; путешественник получает только фактические расходы на проживание в пределах этой максимальной ставки.Таким образом, нет никаких «дополнительных» суточных для прибавления к ставке M&IE. Точно так же суточные M&IE не могут быть переданы или переведены на расходы на проживание. См. FTR §301-11.100 и §301-11.101 для получения дополнительной информации.
Нужно ли мне предоставлять квитанции?
Для любого официального временного пункта назначения вы должны предоставить квитанцию, подтверждающую заявленные вами командировочные расходы на проживание, и квитанции о любых санкционированных расходах, понесенных на сумму более 75 долларов США, или причину, приемлемую для вашего агентства, объясняющую, почему вы не можете предоставить необходимую квитанцию ( см. Федеральные правила путешествий §301-11.25).
Что мне делать, если нет отелей с суточной оплатой?
Вы можете попросить свое агентство разрешить предоставление фактических надбавок на расходы. В §§301-11.300-306 Федерального правила путешествий (FTR) отмечается, что если жилье недоступно в месте вашего временного дежурства, ваше агентство может разрешить или утвердить максимальную ставку суточных до 300% от суточных для места, где жилье получается. Вы также должны убедиться, что проверили www.fedrooms.com, чтобы подтвердить, что в районе, куда вам нужно поехать, нет комнат с суточной оплатой.
Получу ли я компенсацию за питание в дневной поездке за пределы моего постоянного места службы?
Согласно Федеральному правилу путешествий (FTR), путешественники имеют право на 75% от предписанного питания и непредвиденных расходов за однодневную поездку за пределы вашего официального вокзала, если он длится более 12 часов. См. FTR §301-11.101.
Сколько суточных я могу заплатить подрядчику?
GSA устанавливает ставки суточных и соответствующие правила только для федеральных путешественников, находящихся в служебных командировках, и не может отвечать на конкретные запросы, касающиеся оплаты подрядчиков. Если подрядчик работает по федеральному контракту, проконсультируйтесь с сотрудником по контракту, чтобы узнать, что указано в его контракте. Подрядчикам также следует проверить правила поездок своей компании.
Сколько водитель грузовика может вычесть за питание в день?
GSA устанавливает ставки суточных, а также свою политику для федеральных служащих, находящихся только в служебных командировках. Вопросы, связанные с грузовиками, следует направлять либо в Департамент транспорта (www.dot.gov), либо в Налоговую службу (www.irs.gov).
FY 2021 Основные показатели суточных
GSA устанавливает ставки для континентальной части США (CONUS), которая включает 48 смежных штатов и округ Колумбия.Ставки суточных – это максимальные выплаты, которые федеральным служащим возмещаются за расходы, понесенные во время служебных командировок.
Дневные ставки для 48 нижних континентальных Соединенных Штатов, где федеральным служащим возмещаются расходы, понесенные во время официальных поездок. Суточные включают три надбавки: ставку на проживание, ставку на питание и ставку на непредвиденные расходы.
Ставка суточных CONUS для района состоит из трех частей: максимального суточного проживания, суточного питания и суточных непредвиденных расходов.На большую часть CONUS (примерно 2600 округов) распространяется стандартная суточная ставка CONUS в размере 151 доллар (96 долларов на проживание, 55 долларов на питание и непредвиденные расходы). В 2021 финансовом году существует 319 нестандартных областей (NSA), для которых суточные ставки превышают стандартную ставку CONUS.
Начиная с 2005 финансового года ставки NSA основываются на данных о средней дневной ставке (ADR) в сфере гостиничного бизнеса, которые GSA получает по контракту с ведущим поставщиком данных по индустрии жилья. Для получения дополнительной информации о том, как определяются ставки суточных, посетите «Факторы, влияющие на ставки проживания».ADR – это широко распространенная мера в сфере гостиничного бизнеса, основанная на делении дохода от сдачи в аренду комнаты на количество арендованных комнат, о котором отель сообщает подрядчику. Этот расчет дает GSA среднюю скорость в заданном районе.
Как и в предыдущие годы, GSA по-прежнему использует:
- Только «пожаробезопасные» свойства; По закону GSA должна использовать только объекты недвижимости, которые сертифицированы как соответствующие Закону о пожарной безопасности отелей и мотелей 1990 года.
- Объекты среднего ценового диапазона.
- Данные за предыдущий 12-месячный период. В 2021 финансовом году это с марта 2019 года по февраль 2020 года;
- Данные за неделю деловых поездок (с понедельника по четверг).
Напоминаем агентствам, что Федеральное постановление о поездках разрешает фактическое возмещение расходов, когда суточные недостаточны для покрытия необходимых расходов. Дополнительную информацию см. В FTR §301-11.300–306.
FY 2021 Результаты:
Альбукерке, штат Нью-Мексико (округ Берналилло) – новое местоположение АНБ в этом году.
Следующие местоположения, которые были NSA (или частью установленного NSA) в 2020 финансовом году, перейдут в категорию стандартной ставки CONUS:
| Пункт назначения / штат |
|---|
| Гейнсвилл, Флорида (Округ Алачуа) |
| Атлантик-Сити, штат Нью-Джерси (округ Атлантик и округ Кейп-Мэй) |
| Колледж-Стейшн, Техас (округ Бразос) |
| Абингдон, Вирджиния (округ Вашингтон) |
Описание M&IE | GSA
Найдите общее количество M&IE и разбивку по приемам пищи для путешествия по континентальной части США.S
- Определите место, где вы будете работать во время служебной поездки.
- Найдите информацию о местонахождении на сайте www.gsa.gov/perdiem.
- На странице результатов щелкните Просмотр ставок, чтобы перейти к таблице ставок M&IE.
- Найдите строку для вашего конкретного местоположения и запишите сумму, указанную для общей суммы M&IE, завтрака, обеда, ужина, непредвиденных расходов, а также первого и последнего дня поездки.
| M&IE Всего (1) | Континентальный Завтрак/ Завтрак (2) | Обед (2) | Ужин (2) | Случайное Затраты | Первый и последний день путешествия (3) |
|---|---|---|---|---|---|
| $ 55 | $ 13 | $ 14 | $ 23 | $ 5 | 41 доллар.25 |
| 56 долл. США | $ 13 | $ 15 | $ 23 | $ 5 | $ 42,00 |
| $ 61 | $ 14 | $ 16 | $ 26 | $ 5 | 45 долларов.75 |
| $ 66 | $ 16 | $ 17 | $ 28 | $ 5 | $ 49,50 |
| 71 долл. США | $ 17 | $ 18 | $ 31 | $ 5 | 53 доллара.25 |
| 76 долл. США | $ 18 | $ 19 | $ 34 | $ 5 | 57,00 $ |
- В этой таблице указана полная дневная сумма, которую федеральные служащие получают за один календарный день поездки, если этот день не является ни первым, ни последним днем поездки.
- Отдельные суммы для завтрака, обеда и ужина, указанные в таблице, указаны на тот случай, если вам потребуется вычесть любое из этих блюд из вашего путевого ваучера.Например, если ваша поездка включает питание, которое уже оплачено государством (например, в виде регистрационного взноса на конференцию), вам нужно будет вычесть это питание из вашего ваучера. Обратитесь к разделу 301-11.18 Федерального регламента по поездкам за конкретными инструкциями по вычету этих сумм из ваших требований о возмещении суточных за питание, предоставленное вам государством. В других организациях могут быть другие правила, применимые к их сотрудникам; пожалуйста, свяжитесь с вашей организацией для получения дополнительной помощи.
- В этом столбце указана сумма, получаемая федеральными служащими за первый и последний календарный день поездки. Первый и последний календарный день путешествия рассчитан на 75 процентов.
Найдите M&IE с разбивкой по питанию для иностранных и за пределами континентальной части США (OCONUS) Поездки
Отчисления в M&IE ставки для населенных пунктов как в зарубежных, так и в зарубежных областях должны распределяться, как показано в этой таблице. Для получения информации о том, где получить доступ к ставкам суточных для различных типов государственных поездок, пожалуйста, обратитесь к таблице в §301-11.6.
1 Для ставок M&IE, превышающих 265 долларов, выделите 15%, 25% и 40% от общей суммы на завтрак, обед и ужин, соответственно. Остальная часть – это скидка на непредвиденные расходы.
Ссылка на эту страницу: www.gsa.gov/mie.
Налоговое управлениеобнародовало новые суточные для налогоплательщиков, путешествующих по делам
getty
Выпущены новые суточных номеров – немного раньше, чем обычно.Важно отметить, что они не вступят в силу до 1 октября 2020 года. Эти цифры будут использоваться для суточных, выплачиваемых любому сотруднику 1 октября 2020 года или после этой даты за выезд из дома.
Налоговая служба (IRS) позволяет использовать ставки суточных. (что латинское означает «на каждый день» – помните, юристы любят латынь), чтобы упростить возмещение расходов работодателям и служащим. Ставки суточных являются фиксированными. сумма, выплачиваемая сотрудникам для компенсации за проживание, питание и непредвиденные расходы, понесенные во время деловых поездок, а не за счет фактических расходов.
Вот как обычно работают суточные
Ставка в сутки может использоваться работодателем для возмещения работникам расходов на проживание и питание или только на питание. Суточные выплаты не являются частью заработной платы работника для целей налогообложения, если выплаты равны или меньше федеральной ставки суточных , и работник представляет отчет о расходах. Если сотрудник не предоставит полный отчет о расходах, платежи будут облагаться налогом в пользу сотрудника.Аналогичным образом, любые выплаты, превышающие ставку суточных , также будут облагаться налогом.
Возмещенные и невозмещенные расходы
Компенсация является ключевой. Помните, что невозмещенные расходы на работу в настоящее время не подлежат вычету. Закон о сокращении налогов и рабочих местах (TCJA) устранил невозмещенные расходы на работу и различные детализированные вычеты с учетом минимального уровня 2% за налоговые годы с 2018 по 2025 год. Эти расходы включают невозмещенные путевые расходы и пробег.
Это также означает, что стандартная для бизнеса ставка миль (вы найдете здесь ставку 2020 года) не может использоваться для вычета невозмещенных командировочных расходов сотрудников за налоговые годы с 2018 по 2025 год.IRS пояснила, однако, что члены резервного компонента Вооруженных сил США, государственные или местные правительственные чиновники, получающие вознаграждение, и некоторые артисты-исполнители могут по-прежнему вычитать невозмещенные командировочные расходы сотрудников в качестве корректировки дохода на первая страница журнала 1040; Другими словами, эти люди могут продолжать использовать стандартную для бизнеса ставку пробега. Подробнее см. Уведомление 2018-42 (загружается в формате PDF).
Самостоятельно занятые налогоплательщики
А как насчет самозанятых налогоплательщиков? TCJA не изменил вычеты для самозанятых налогоплательщиков (тех, кто подает Приложение C).Налогоплательщики, работающие не по найму, по-прежнему могут вычитать расходы, связанные с бизнесом. Однако ставки суточных не так полезны для самозанятых, потому что они могут использовать только ставки суточных для покрытия расходов на питание. На самом деле это означает, что самозанятые налогоплательщики должны продолжать вести отличный учет и использовать точные цифры.
Новые числа
По состоянию на 1 октября 2020 года, специальное питание и непредвиденные расходы (M&IE) суточных ставок для налогоплательщиков в транспортной отрасли составляют 66 долларов США для любого места путешествия в континентальной части США и 71 доллар для любого населенного пункта выезжать за пределы континентальной части США; эти ставки такие же, как и в прошлом году. суточных. Ставка на питание и непредвиденные расходы включает в себя все обеды, обслуживание номеров, стирку, химчистку и глажку одежды, а также сборы и чаевые для лиц, предоставляющих услуги, таких как серверы общественного питания и укладчики багажа.
Ставка на непредвиденные расходы остается только $ 5 в день, независимо от местоположения. Непредвиденные расходы включают гонорары и чаевые, выплачиваемые при проживании, включая носильщиков и персонал отеля. Транспорт между местом, где вы спите или работаете, и местом, где вы едите, а также расходы на подачу путевых листов и оплату счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем, больше не включаются в непредвиденные расходы.Если вы хотите получить для них перерыв и используете ставку суточных , вы можете попросить своего работодателя возместить вам расходы.
Это хороший совет по всем направлениям: если вы ранее вычитали эти невозмещенные расходы на работу и больше не можете делать это в соответствии с TCJA, спросите своего работодателя о возможных компенсациях.
Конечно, поскольку стоимость поездки может варьироваться в зависимости от того, куда и когда вы собираетесь, для некоторых направлений существуют специальные тарифы. Для целей метода обоснования «высокая-низкая» ставка суточных составляет 292 долларов за поездку в любой район с высокими затратами и 198 долларов за поездку в любой другой населенный пункт в пределах континентальной части Соединенных Штатов.Питание и непредвиденные расходы только суточных для поездок в эти пункты назначения, остается 71 доллар для поездки в район с высокими затратами и 60 долларов для поездки в любой другой населенный пункт в пределах континентальной части Соединенных Штатов.
Вы можете найти список населенных пунктов с высокими затратами на весь календарный год или его часть, включая применимые ставки, в самом последнем уведомлении IRS. Однако есть несколько примечательных изменений, в том числе:
- В список дорогих населенных пунктов добавлены следующие населенные пункты: Лос-Анджелес, Калифорния; Сан-Диего, Калифорния; Галф Бриз, Флорида; Кеннебанк / Киттери / Сэнфорд, штат Мэн; и Вирджиния-Бич, Вирджиния.
- Следующие населенные пункты были исключены из списка населенных пунктов с высокой стоимостью: Мидленд / Одесса, штат Техас, и Пекос, штат Техас.
- Следующие населенные пункты изменили часть года, в которой они являются высокозатратными (это означает, что применяются сезонные ставки): Седона, Аризона; Монтерей, Калифорния; Санта-Барбара, Калифорния; Округ Колумбия (см. Также Мэриленд и Вирджиния; Неаполь, Флорида; Джекил-Айленд / Брансуик, Джорджия; Бостон / Кембридж, Массачусетс; Филадельфия, Пенсильвания; Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт, Род-Айленд; и Чарльстон, Южная Каролина.
ресурсов
Вы можете найти весь список вместе с другой информацией о суточных в Уведомлении 2020-71 (загружается в формате PDF).
Чтобы узнать ставки суточных для федерального правительства по названию населенного пункта или почтовому индексу, перейдите на веб-сайт Администрации общих служб (GSA).
Каковы налоговые последствия выплаты суточных на командировочные расходы сотрудников?
ВОПРОС: Наша компания хотела бы упростить возмещение командировочных расходов, выплачивая сотрудникам фиксированную сумму за каждый день поездки независимо от понесенных расходов.Как мы можем сделать так, чтобы выплаты суточных не рассматривались как доход для наших сотрудников, и как эти выплаты повлияют на отчетность сотрудников о расходах?
ОТВЕТ: Суточные часто используются для упрощения соблюдения правил подотчетного плана, которые позволяют исключать возмещение командировочных расходов из валового дохода сотрудников. Согласно этим правилам, возмещаемые расходы должны быть обоснованы – как правило, путем предоставления достаточной информации о сумме, времени, месте и коммерческой цели расходов.Однако, если соблюдаются правила IRS по выплате суточных, сумма суточных считается обоснованной, поэтому сотрудникам не нужно отслеживать или предоставлять квитанции по каждому отдельному расходу. Сотрудники по-прежнему должны обосновывать время, место и деловую цель своих командировочных расходов на каждый день поездки, но когда суточные выплачиваются по соответствующей ставке, обоснование может быть значительно упрощено.
ПравилаIRS устанавливают два основных метода обоснования суточных: метод высокой-низкой и метод обычной федеральной суточной.В методе обычной федеральной ставки суточных используются ставки, зависящие от местоположения, устанавливаемые федеральным правительством для гражданских служащих. Тарифы на поездки в пределах континентальной части США доступны на веб-сайте Управления общих служб. Ставки для Аляски, Гавайев и Пуэрто-Рико устанавливаются Министерством обороны. В отличие от этого, метод “высокая-низкая” использует только две ставки: одна для мест, обозначенных как места с высокими затратами, а другая – для всех остальных мест. Метод обоснования “высокая-низкая” может использоваться только в том случае, если он используется для всех сумм, выплачиваемых сотруднику за поездку за пределы дома в континентальную часть США в течение календарного года.Высокие и низкие ставки на каждый год публикуются в ежегодном уведомлении IRS (например, см. Нашу статью о Checkpoint). Для работников транспортной отрасли могут применяться специальные ставки компенсации.
Суточные могут покрывать проживание, питание и непредвиденные расходы или просто питание и непредвиденные расходы. Суммы, не покрываемые выбранной ставкой суточных, могут быть возмещены отдельно на исключительной основе, но такие возмещения должны удовлетворять всем требованиям обоснования.Это компенсировало бы упрощение, достигаемое за счет использования суточных.
При любом методе обоснования ставки суточных должны быть разумно рассчитаны, чтобы не превышать понесенные или ожидаемые командировочные расходы, покрываемые суточными. Согласно публикации 463 IRS, это означает, что ставки суточных должны отражать достаточно точные оценки соответствующих транспортных расходов, которые могут варьироваться в зависимости от местоположения. Если разумные требования к расчету соблюдены и вы устанавливаете надбавку, которая не превышает суммы, которая считается обоснованной в соответствии с одним из методов, одобренных IRS, вы (и сотрудник) можете рассматривать всю надбавку как подлежащую исключению (при условии, что время, место, и деловая цель поездки были обоснованы), даже если сотрудник не использовал всю надбавку.Если вы платите больше, чем сумма, которая считается обоснованной в соответствии с применимым методом, и вы не требуете от сотрудника своевременного возврата излишка, излишек будет считаться доходом сотруднику с учетом удерживаемого налога и налога на заработную плату. Если вы не требуете, чтобы сотрудники возвращали суммы, полученные за необоснованные дни в пути, все суммы будут рассматриваться как доход.
Для получения дополнительной информации см. Руководство EBIA по дополнительным льготам в Разделах II.E («Возмещение деловых расходов сотрудников») и XXI.G («Возмещение командировочных расходов: обоснование»).
Редакторы, принимающие участие в работе: сотрудники EBIA.
IRS выдает суточные на 2020-2021 годы
Деловые путешественники, которые несут расходы, путешествуя вне дома, имеют новые ставки суточных, которые можно использовать для обоснования некоторых из этих расходов (Уведомление 2020-71). Новые ставки действуют с 1 октября 2020 года по 30 сентября 2021 года. В пятницу IRS предоставило специальные суточные ставки на 2020–2021 годы, включая ставки на питание и непредвиденные расходы для транспортной отрасли, а также ставку для вычет только непредвиденных расходов, а также ставки и список населенных пунктов с высокой стоимостью для целей метода обоснования высокой-низкой.
Обновленные ставки действительны для суточных, выплачиваемых любому сотруднику 1 октября 2020 г. или после этой даты за поездку из дома на эту дату или после нее, и заменяют ставки в Уведомлении 2019-55, в которых указаны ставки для С 1 октября 2019 г. по 30 сентября 2020 г.
Ред. Proc. 2019-48 содержит общие правила использования федеральной ставки суточных для обоснования суммы обычных и необходимых расходов на проживание, питание и непредвиденных расходов, уплаченных или понесенных в связи с командировкой вне дома.Налогоплательщики, использующие ставки и список населенных пунктов в Примечании 2020-71, должны соблюдать правила Rev. Proc. 2019-48.
Метод обоснования высокой-низкой
Для целей метода обоснования высокой-низкой ставки суточных составляют 292 доллара США за поездку в любой район с высокими затратами и 198 долларов за поездку в любой другой населенный пункт континентальной части США (КОНУС), что немного ниже, чем в прошлом году.
Сумма этих ставок, которая учитывается как оплата за питание для целей разд.274 (n) – это 71 доллар США за поездку в высокозатратный населенный пункт и 60 долларов за поездку в любой другой населенный пункт в пределах CONUS, причем оба показателя не изменились по сравнению с прошлым годом.
Уведомление содержит список населенных пунктов с высокими затратами (населенные пункты, в которых федеральная ставка суточных составляет 245 долларов или более, что на 3 доллара меньше, чем в прошлом году) на весь календарный год или его часть.
Непредвиденные расходы
С 2012 года непредвиденные расходы включают только гонорары и чаевые носильщикам, перевозчикам багажа, персоналу отеля и персоналу судов.Ставка суточных для вычета только непредвиденных расходов остается неизменной и составляет 5 долларов в день для любого места поездки.
Транспортная промышленность
Ставки на специальное питание и непредвиденные расходы для налогоплательщиков в транспортной отрасли составляют 66 долларов для любого места путешествия в пределах КОНУС и 71 доллар для любого места путешествия за пределами КОНУС, оба неизменны после увеличения на 3 доллара два года назад.
– Салли П. Шрайбер , J.D. ( [email protected] ) – старший редактор JofA .
IRS публикует новые суточные для деловых поездок на 2021 год
Большинство деловых поездок было временно приостановлено на весенние и летние месяцы. Теперь некоторые люди снова начали путешествовать с деловыми целями, хотя и меньше, чем до начала пандемии COVID-19. Учитывая сокращение командировок, возможно, сейчас самое подходящее время для того, чтобы пересмотреть – и, возможно, упростить – то, как ваша компания возмещает своим работникам проживание, питание и непредвиденные расходы за городом.
Одной из упрощенных альтернатив является «метод высокого-низкого». Вместо возмещения сотрудникам фактических командировочных расходов, этот метод обеспечивает фиксированных командировочных суточных. Эти суммы основаны на утвержденных IRS ставках, которые варьируются от местности к местности. Вот подробности.
Как это работаетСогласно методу «высокий-низкий», IRS устанавливает годовую фиксированную ставку для определенных районов с более высокой стоимостью жизни. Все местоположения на континентальной части США, которые не указаны как «дорогие», автоматически попадают в категорию недорогих.Метод “высокий-низкий” может использоваться вместо конкретных суточных для деловых поездок. Примеры районов с высокими затратами включают Сан-Франциско, Бостон и Вашингтон, округ Колумбия (полный список по штатам см. В таблице ниже).
При некоторых обстоятельствах – например, если работодатель предоставляет жилье или оплачивает отель напрямую, – сотрудники могут получить компенсацию суточных только за питание и непредвиденные расходы. Также существует ставка в размере 5 долларов США на случай непредвиденных расходов для сотрудников, которые не оплачивают или не берут на себя расходы на питание в течение календарного дня (или неполного дня) поездки.
Не считаются непредвиденными расходами:
- Транспорт между местами проживания или работы и местами приема пищи, и
- Почтовые расходы по подаче путевых листов и оплате счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем.
Рассмотрите возможность отдельного возмещения сотрудникам этих расходов с последующим вычетом этих сумм как обычных коммерческих расходов.
Упрощенный учетЕсли ваша компания использует ставки суточных, сотрудники не обязаны соблюдать обычные правила ведения документации, предусмотренные законом.При выплате суточных сбор бумажных или электронных квитанций о расходах, как правило, не требуется. Вместо этого работодатель просто выплачивает сотрудникам указанную надбавку.
Но сотрудники все равно должны обосновать время, место и деловую цель поездки. Возмещение суточных, как правило, не подлежит удержанию подоходного налога или налога на заработную плату и не указывается в форме W-2 сотрудника. Кроме того, суточные не могут выплачиваться лицам, владеющим 10% или более компании.
Обновленные тарифыIRS недавно обновило ставки суточных для деловых поездок на 2021 финансовый год, которые начались 1 октября 2020 года.В соответствии с методом «высокая-низкая» ставка суточных для всех дорогостоящих районов континентальной части Соединенных Штатов составляет 292 доллара США для поездок после 30 сентября 2020 года (221 доллар США на проживание и 71 доллар на питание и непредвиденные расходы). Для всех остальных регионов континентальной части США ставка суточных составляет 198 долларов США для поездок после 30 сентября 2020 года (138 долларов США на проживание и 60 долларов США на питание и непредвиденные расходы). По сравнению с предыдущими упрощенными суточными, суточные за высокозатратную площадь снизились на 5 долларов, а суточные за низкую площадь – на 2 доллара.
IRS также изменило список областей с высокими затратами для поездок после 30 сентября. В список дорогостоящих добавлено :
- Лос-Анджелес, Калифорния,
- Сан-Диего, Калифорния,
- Галф Бриз, Флорида,
- Кеннебанк / Киттери / Сэнфорд, Мэн, и
- Вирджиния-Бич, Вирджиния.
С другой стороны, эти районы были удалены из предыдущего списка дорогостоящих населенных пунктов :
- Мидленд / Одесса, Техас и
- Пекос, Техас.
Важное примечание: Некоторые туристические достопримечательности считаются районами с высокими затратами только на сезонной основе. С 1 октября в следующих туристических направлениях изменилась часть года, в которой они являются высокозатратными:
- Седона, Аризона,
- Монтерей, Калифорния,
- Санта-Барбара, Калифорния,
- Вашингтон, округ Колумбия,
- Неаполь, Флорида,
- Джекил-Айленд / Брансуик, Джорджия,
- Бостон / Кембридж, Массачусетс.,
- Филадельфия, Пенсильвания,
- Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт, Род-Айленд,
- Чарльстон, Южная Каролина
Важно: На этот метод распространяются различные правила и ограничения. Например, компании, которые используют метод «высокий-низкий» для сотрудника, должны продолжать использовать его для возмещения всех расходов на командировки в пределах континентальной части США в течение календарного года. Однако компания может использовать любой допустимый метод для возмещения этому сотруднику любых поездок за пределы континентальной части США.
Для командировок в течение последних трех месяцев календарного года работодатели должны продолжать использовать для сотрудника тот же метод (суточные или высоко-низкий), который они использовали в течение первых девяти месяцев календарного года. Также работодатели могут использовать:
- Тарифы и населенные пункты с высокой стоимостью, действующие в течение первых девяти месяцев календарного года, или
- Обновленные ставки и населенные пункты с высокими затратами, действующие в течение последних трех месяцев календарного года, при условии, что они используют одни и те же ставки и населенные пункты последовательно для всех сотрудников, которым возмещаются расходы по методу «высокая-низкая».
Что касается вычета сумм, возмещаемых работникам из налоговой декларации компании, работодатели должны рассматривать питание и непредвиденные расходы как расходы на еду и напитки, на которые распространяется лимит вычета 50% на расходы на питание. Для определенных категорий сотрудников, таких как рабочие воздушного транспорта, дальнобойщики и водители автобусов, процентная ставка составляет 80% расходов на еду и напитки, связанных с периодом службы, подпадающим под действие U.S. Пределы часов работы Департамента транспорта.
Пример: Компания возмещает своему менеджеру по продажам участие в деловой встрече в Сан-Диего из высоких суточных в размере 292 доллара. Он может вычесть 256,50 долларов (221 доллар за проживание плюс 35,50 долларов за половину еды и надбавку на непредвиденные расходы).
Время переменБольшинство компаний рассчитывают сократить деловые поездки в эпоху после COVID-19. Пока вы обновляете общие правила организации поездок, подумайте о переходе на метод “высокий-низкий”.Несмотря на то, что список населенных пунктов с высокой стоимостью проезда немного меняется от года к году, этот метод может сократить время и нервы, связанные с подачей традиционных форм возмещения путевых расходов. Свяжитесь с вашим налоговым консультантом для получения дополнительной информации.
Список областей с высокими затратами на 2021 год
| Государство | Ключевой город (даты вступления в силу *) |
| Аризона | Седона (1 октября – 1 декабря; 1 марта – 30 апреля; и 1 сентября – 30 сентября) |
| Калифорния | Лос-Анджелес (1 октября – 31 октября; 1 января – 30 сентября) |
| Милл-Вэлли / Сан-Рафаэль / Новато (1 октября – 31 октября; 1 июня – 30 сентября) | |
| Монтерей (1 июня – 31 августа) | |
| Напа (1 октября – 30 ноября; 1 апреля – 30 сентября) | |
| Окленд | |
| Сан-Диего (1 февраля – 31 июля) | |
| Сан-Франциско | |
| Сан-Матео / Фостер-Сити / Бельмонт | |
| Санта-Барбара | |
| Санта-Моника | |
| Саннивейл / Пало-Альто / Сан-Хосе | |
| Колорадо | Аспен (1 октября – 31 марта; 1 июня – 30 сентября) |
| Крестед-Батт / Ганнисон (1 декабря – 31 марта) | |
| Денвер / Аврора (1 октября – 31 октября; 1 апреля – 30 сентября) | |
| Гранд-Лейк (1 декабря – 31 марта) | |
| Silverthorne / Breckenridge (1 декабря – 31 марта) | |
| Теллурид | |
| Вейл | |
| Делавэр | Льюис (1 июля – 31 августа) |
| Округ Колумбия | Вашингтон, Д.С. |
| Флорида | Бока-Ратон / Делрей-Бич / Юпитер (1 декабря – 30 апреля) |
| Форт-Лодердейл (1 января – 30 апреля) | |
| Форт-Майерс (1 февраля – 31 марта) | |
| Форт-Уолтон-Бич / ДеФуниак-Спрингс (1 июня – 31 июля) | |
| Gulf Breeze (1 июня – 31 июля) | |
| Ки-Уэст (1 октября – 31 июля) | |
| Майами (1 декабря – 31 марта) | |
| Неаполь (1 декабря – 30 апреля) | |
| Пляж Веро (1 декабря – 30 апреля) | |
| Грузия | Джекил-Айленд / Брансуик (1 марта – 31 июля) |
| Иллинойс | Чикаго (1 октября – 30 ноября; 1 апреля – 30 сентября) |
| Мэн | Бар-Харбор / Рокпорт (1 июля – 31 августа) |
| Kennebunk / Kittery / Sanford (1 июля – 31 августа) | |
| Мэриленд | Оушен-Сити (1 июля – 31 августа) |
| Массачусетс | Бостон / Кембридж |
| Фалмут (1 июля – 31 августа) | |
| Хианнис (1 июля – 31 августа) | |
| Виноградник Марты (1 июня – 30 сентября) | |
| Нантакет (1 июня – 30 сентября) | |
| Мичиган | Петоски (1 июля – 31 августа) |
| Траверс-Сити (1 июля – 31 августа) | |
| Монтана | Биг Скай / Западный Йеллоустон / Гардинер (1 июня – 30 сентября) |
| Нью-Мексико | Карловы Вары |
| Нью-Йорк | Лейк-Плэсид (1 июля – 31 августа) |
| Нью-Йорк (1 октября – 31 декабря; 1 марта – 30 сентября) | |
| Орегон | Портленд (1 октября – 31 октября; 1 июня – 30 сентября) |
| Приморье (1 июля – 31 августа) | |
| Пенсильвания | Херши (1 июня – 31 августа) |
| Филадельфия (1 октября – 30 ноября; 1 марта – 30 июня; 1 сентября – 30 сентября) | |
| Род-Айленд | Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт (1 октября – 31 октября; 1 июня – 30 сентября) |
| Южная Каролина | Чарльстон (1 октября – 30 ноября; 1 марта – 30 сентября) |
| Теннесси | Нашвилл |
| Юта | Парк-Сити (1 декабря – 31 марта) |
| Вирджиния | Вирджиния-Бич (1 июня – 31 августа) |
| Остров Уоллопс (1 июля – 31 августа) | |
| Вашингтон | Сиэтл |
| Ванкувер (1 октября – 31 октября; 1 июня – 30 сентября) | |
| Вайоминг | Коди (1 июня – 30 сентября) |
| Джексон / Пайндейл (1 июня – 30 сентября) |
Источник: IRS * Если дата вступления в силу не указана, это место является высокозатратным в течение всего года.