Сделав проект расписания работы известным людям как можно скорее и запросив их отзывы, прежде чем сделать его официальным, вы убиваете двух зайцев одним выстрелом:

1. С одной стороны, вы предоставляете людям столь необходимую возможность спланировать и подготовиться к предстоящему графику работы и соответственно скорректировать их другие обязательства и поручения.
2. С другой стороны, вы собираете от них важную информацию. , что может кардинально изменить исходный план расписания.Может вы что-то упустили? Может быть, сотрудники, на которых вы рассчитываете, сейчас недоступны? Может быть, оборудование, необходимое для плановой работы, нуждается в ремонте? Вы должны знать все это заранее и соответствующим образом настраивать, чтобы избежать непредвиденных ситуаций в рабочее время. следующий предстоящий временной интервал.

   8. Привлекайте сотрудников к созданию идеального графика работы (для самих себя)

   «Две трети работников заявили, что они получили уведомление о своих графиках менее чем за две недели, а 15 процентов – менее чем за 72 часа. Восемьдесят процентов заявили, что они мало или совсем не участвовали в расписании. Третьи сказали, что им нужно больше часов, чем им положено ».

   Во-первых, когда сотрудники чувствуют, что их уважают и доверяют, что влияет на рабочий график, они чувствуют себя более ценными, что делает их более счастливыми и продуктивными.

   Но со стороны работодателя есть еще пара действительно практических причин, по которым ваш бизнес выиграет:

   1. Люди обычно знают, в чем они хороши, и могут принести больше пользы тому, чем они бы предпочли заниматься, если есть выбор из разных ролей.

   По той же теме попытайтесь рассмотреть естественные склонности сотрудников, так как таким образом они могут максимизировать свой потенциал: если кто-то предпочитает работать из дома – предоставьте ему эту возможность, обычно это люди, которые хорошо умеют управлять собой. и нуждаются в этой зоне комфорта, чтобы процветать.

   Точно так же, если человек явно предпочитает утреннюю или вечернюю смену, скорее всего, он будет гораздо более внимательным и внимательным в эти часы.

   Можно с уверенностью сказать, что чем больше вы вовлекаете сотрудников в составление их графика работы, тем меньше вероятность незаезда или изменений в последнюю минуту, с которыми вы столкнетесь в долгосрочной перспективе.

   2. Разрешив вашим сотрудникам участвовать в создании рабочего графика, вы, как руководитель, можете снять некоторую нагрузку со своей тарелки. Вместо того, чтобы гнаться за всеми, кто пытается собрать свои запросы и претензии, постарайтесь все обдумать, а затем запрашивайте отзывы и одобрения, подумайте о способе автоматизации процесса и позвольте им сделать всю тяжелую работу.

   Среди способов сделать это вспомните:

   • Создание и распространение опросов / форм для ваших сотрудников для заполнения в цифровом виде
   • Возможность для сотрудников «бронировать» или заявлять о наличии смены онлайн
   • Наличие виртуальной редактируемой доски с черновиком расписания, к которой любой может получить доступ и увидеть изменения в в реальном времени
   • Выделенные чаты для обсуждения и комментирования срочных обновлений или изменений расписания

   Все эти и многие другие удобные функции доступны в программном обеспечении цифрового планирования , например и программном обеспечении планирования Connecteam .

   9. Признавайте сотрудников и уважайте их просьбы

   Рабочие с любым уровнем дохода сильно зависят от своего рабочего графика. Нестабильное, неожиданное расписание или изменения могут привести к переутомлению и отсутствию гарантированного количества часов, которое может понадобиться сотрудникам, чтобы прокормить себя и свои семьи.

   Попробуйте копнуть глубже и узнать своих сотрудников по их:

   • Навыки
   • Квалификация
   • Предпочтения, особые запросы
   • Тип личности (e.g., общительный, дружелюбный, замкнутый и т. д.)
   • Другие примечания, которые могут оказаться полезными (например, эффективные, могут справиться с большой толпой, дотошность и т. д.)
   • Семейные обязанности и другие обязательства

   Когда они чувствуют себя услышали и поняли – они лояльнее и продуктивнее. Это создает доброжелательность, повышает удовлетворенность сотрудников и помогает удерживать хороших сотрудников.

   Вы можете сэкономить время и избежать разочарований, храня информацию о рабочих предпочтениях и запросах на отгулы ваших сотрудников в одном месте.Конечно, это может быть записная книжка, небольшая заметка на вашем телефоне или электронная таблица на вашем компьютере, но хранение всей этой информации в программном обеспечении расписания сотрудников даст вам дополнительное преимущество от использования этих входных данных для создания повторяющихся смен и шаблонов.

   Например, если Мелисса никогда не может работать по вторникам – вы можете установить это по умолчанию и создать шаблоны доступности и повторяющиеся напоминания, чтобы никогда больше не забывать важные данные.

   Начало работы с шаблоном расписания может помочь вам:

   • Следите за регулярными потребностями в отпусках для различных сотрудников
   • Сократите время, необходимое для создания расписания
   • Придайте своей команде некоторую стабильность и предсказуемость того, когда они, как ожидается, будут работать

   Кроме того, сотрудник Программное обеспечение для составления расписаний позволяет работодателям оперативно корректировать работу и привлекать больше работников, когда спрос высок, и экономить деньги на рабочей силе, когда спрос низкий.

   10. Установите канал связи для всей группы

   Общение является ключевым, особенно внутреннее общение между коллегами.

   Последовательный метод коммуникации, доступный и удобный для всех сотрудников, позволяет вам и вашим сотрудникам точно знать, где искать наиболее точный график работы, реагировать на обратную связь, запрашивать изменения или искать замену.

   Сэкономьте время себе и своим сотрудникам на поиске по электронной почте, текстовым сообщениям и нескольким чат-приложениям, чтобы найти новейший график работы или форму запроса на отпуск, которая им нужна.Когда все используют один и тот же инструмент – все остаются на одной странице.

   Используя специальный рабочий чат, и вы, и ваши сотрудники можете пользоваться мгновенными сообщениями и возможностями для создания индивидуальных, групповых или общекорпоративных чатов.

   11. Оставьте Pen-N-Paper позади

   Создание рабочего графика – сложная и трудоемкая задача сама по себе, но когда вы пытаетесь создать его ручным способом старой школы, это становится действительно тяжелой нагрузкой: как проверить доступность? Как быстро раздать расписание и собрать отзывы? Как внести изменения и сообщить об этом всем после того, как расписание уже опубликовано? Как сделать так, чтобы у всех была последняя версия графика работы?

   Современные технологии и программные решения для интеллектуального планирования позволяют упростить процесс и сделать его правильным с первого раза.Программное обеспечение для составления расписания сотрудников может существенно повлиять на эффективность вашего процесса составления расписания. Что еще более важно, он позволяет вам на лету вносить изменения и обновления, если это необходимо, и будьте уверены, что это никого не застает врасплох.

   Программа для онлайн-планирования работы , доступная с любого устройства, значительно сокращает время администратора, затрачиваемое на планирование (до 80%)

   1. Добавляйте смены массово
   2. Создавайте шаблоны повторяющихся смен (или целых недель) и автоматизируйте их в будущем
   3. Копируйте / вставляйте, перетаскивайте строительные блоки для планирования на лету и гибкости + бесконечные настройки
   4. Забудьте о подсчете часов в человек и избегайте нежелательной сверхурочной работы или двойного расписания с помощью встроенного отслеживания времени, ограничений и предупреждений для экономии денег
   5. Создавайте расписания на основе набора навыков и предупреждений о соответствии
   6. Получайте предупреждения и динамические обновления статуса в режиме реального времени (смена без пользователя , начал смену, пришел и вышел, вышел из рабочей зоны, достиг дневного / недельного лимита и т. д.)

   12.Почему Connecteam – лучший способ составить идеальный график работы

   Мощное, но удобное приложение для планирования работы сотрудников

   Connecteam сочетает в себе все инструменты и функции, позволяющие избежать наиболее распространенных проблем с расписанием, и предоставляет менеджерам по сменам и диспетчеризации работы все необходимое для быстрого создания эффективных и безошибочных графиков работы и их информирования. сотрудникам за считанные минуты. Посмотрите сами, насколько это просто и быстро.

   Connecteam был разработан и построен на основе построения рабочего графика для сотрудников без рабочего стола, поэтому он имеет все функции, необходимые для создания и распространения идеального рабочего графика.

   1. Избегайте ошибок. Назначьте только доступных пользователей: недоступность и отсутствие отображаются в расписании)
   2. Экономьте время и силы , создавая повторяющиеся смены, шаблоны или копируя смены последнего периода.
   3. График смены быстро и легко несколькими способами: одиночный, множественный, импорт из Excel, импорт из шаблона
   4. Быстро находите и назначайте нужных людей для нужной работы с помощью фильтров, тегов цветового кодирования и интеллектуальных групп на основе квалификации, местоположения, настраиваемых полей и других фильтров
   5. Легко просматривать полную картину Просматривать все смены по командам или должностям.Посмотрите, сколько смен и часов запланировано и выполнено каждым пользователем. Видно, что смены распределяются равномерно.
   6. Больше никаких звонков и туда и обратно : Вы можете добавить всю необходимую информацию о смене, такую ​​как местоположение, прикрепленные файлы, заметки, сведения о клиенте, статусы и задачи для каждой смены. Сотрудники могут обновлять информацию о своей доступности и статусе через приложение. Каждый может общаться в чате на ходу прямо из вкладки «смены», вместо того, чтобы звонить или писать текстовые сообщения.
   7. Легкий разбор полетов История смен смены со всеми статусами Все смены сохраняются
   8. Управление расписанием на кончиках пальцев доступно с мобильного телефона, даже когда вы находитесь в пути.

   Сводка о том, как составить идеальный график работы

   Создание идеального графика работы для вашей команды – нетривиальная задача. Основываясь на вашем рабочем плане и потребностях в вашей рабочей силе, выберите один из различных типов расписания, чтобы извлечь из него максимальную пользу.

   • Создайте четкие инструкции: сколько смен и часов должен работать каждый сотрудник? Какой недельный максимум?
   • Планируйте заранее и постарайтесь учесть как можно больше параметров, чтобы у вас было достаточно людей для продуктивной работы, но не слишком много, чтобы переплачивать
   • Распространите черновик графика как можно скорее и попросите сотрудников дать отзывы и их вклад
   • Обязательно предоставьте вашей команде инструменты для декларирования их доступности и предпочтений, прежде чем планировать расписание, и подумайте о том, чтобы позволить им участвовать в создании расписания
   • Классифицируйте информацию: E.грамм. отмечать разные типы записей разными цветами, разделять сотрудников на группы, чтобы было легко различать и отфильтровывать только релевантные данные
   • Включите в расписание как можно больше вспомогательной информации (дата, время, место, специальные инструкции и файлы, задачи)
   • Убедитесь, что вы предоставили вашей команде варианты общения в отношении их расписания (например, запросы, статусы смен, чат и заметки о смене)
   • Автоматические оповещения, установленные для определенных ограничений – отличный способ избежать того, чтобы пользователи сверхурочные и экономия денег для владельцев бизнеса
   • Отправляйте частые обновления и напоминайте сотрудникам, чтобы они сообщали о своей недоступности как можно скорее
   • Вместо этого оставьте ручку и бумагу – используйте эффективный инструмент, который поможет вам легко и быстро создавать и публиковать свой график

   Создайте идеальный график работы для своей команды за несколько кликов

   Зарегистрируйтесь бесплатно в универсальном приложении для управления сотрудниками Connecteam и наслаждайтесь интуитивным планированием, простым отслеживанием рабочего времени, интеллектуальными расписаниями и многим другим, доступным с любого смартфона.

   Как составить график работы: полное руководство

   1. График работы на полную ставку

   Сотрудники, занятые полный рабочий день, обычно работают от 30 до 40 часов в неделю, но в конечном итоге это зависит от того, что ваш бизнес определяет как полный рабочий день. Обычная полная рабочая неделя – с 9:00 до 17:00 с понедельника по пятницу.

   2. Неполный график

   Любой человек, работающий менее 30 часов в неделю, обычно классифицируется как сотрудник, работающий неполный рабочий день. Одним из примеров графика неполного рабочего дня может быть с понедельника по четверг с 8:00 до 12:00.

   3. Фиксированный график работы

   Фиксированный график обычно означает, что сотрудники постоянно работают одинаковое количество дней в неделю и часов в день. Многие работники, занятые полный рабочий день, придерживаются фиксированного графика работы. Другие альтернативные графики работы, которые обычно фиксируются, включают:

   • 5/4/9 график работы
   • 9/80 график работы
   • 10/80 график работы
   • 2-2 3-2 2-3 график 9
   • 4 дня по 3 выходного графика

   4.Гибкий график работы

   Менее жесткие, чем фиксированный график работы, сотрудники, работающие по гибкому графику работы, вместе со своими сотрудниками определяют дни и часы, которые они будут работать.

   Обычно ожидается, что работники гибкой службы будут работать минимальное количество часов или работать в определенные временные интервалы каждый день. Примером гибкого графика работы может быть понедельник – среда с 19:30 до 16:00 и четверг и пятница с 9:30 до 18:00.

   5. Разделенный график работы

   Разделенная смена – это тип рабочего графика, при котором сотрудник отрабатывает свое рабочее время в течение дня в течение двух смен.

   Это отличается от работника, занятого полный рабочий день, у которого может быть часовой перерыв на обед в середине рабочего дня. Обычно между сменами у рабочих, работающих в разделенную смену, бывает перерыв не менее двух часов. Разделенные смены распространены в определенных секторах, таких как гостиничный бизнес и колл-центры.

   Некоторым работникам не нравится работать в несколько смен, поскольку это означает, что они проводят время на работе, даже если им не платят. Однако это может быть хорошим вариантом для членов команды, которые живут недалеко от вашего бизнеса.

   Как я могу более эффективно планировать своих сотрудников?

   Когда дело доходит до планирования персонала, многие компании считают его затяжным и неэффективным процессом.

   Нет сомнений в том, что посменный бизнес очень выигрывает от правильного планирования. Будь то сокращение времени администратора, более высокий моральный дух, гораздо меньше недовольных сотрудников и более низкая текучесть кадров, трудно спорить с необходимостью хорошо продуманного графика.

   Тем не менее, многие менеджеры все еще не могут точно знать, как установить и использовать график работы.Если это похоже на вас, стоит прочитать эти советы и рекомендации, которые помогут вам избежать распространенных ошибок планирования:

   1. Убедитесь, что всегда доступна только одна версия рабочего графика.

   Допустим, вы используете Excel для планирования рабочего графика и рассылки его по электронной почте. И вы не осознавали, что по ошибке назначили работу кому-то, кто загорает на далеком пляже. Или кто-то больше не может работать в назначенную смену из-за чрезвычайной семейной ситуации.

   Неожиданно вы начинаете бегать по электронной почте несколько раз в день по электронной почте с несколькими версиями расписания, чтобы учесть эти изменения. Помимо неудобства, связанного с переполнением своих почтовых ящиков, нетрудно увидеть, как сотрудники могут легко ошибиться и начать обращаться к более старым версиям расписания.

   Конечно, вы можете попытаться установить соглашение об именах, которое сделает его более понятным, что, по сути, является последней версией расписания. Но в любом случае вероятность человеческой ошибки будет высокой.

   Google Таблицы могут быть лучшим вариантом, чем Excel для вас в этом случае, но надстройки ограничены (подробнее об этом позже!)

   2. Убедитесь, что расписание доступно как можно раньше.

   Чем раньше вы сможете раздать расписание, тем лучше.

   Мы рекомендуем уведомить ваших сотрудников за две недели о предстоящих часах работы, чтобы они могли принять все необходимые меры. Самый быстрый способ распространять расписание – через облачное приложение, такое как Planday.Вы же не хотите, чтобы члены вашей команды были вынуждены звонить вам, чтобы узнать, когда у них следующая смена – это пустая трата времени! Так что будьте уверены, что расписание доступно где угодно и в любое время суток.

   Да, вам может потребоваться внести более мелкие изменения во время, предшествующее новому расписанию (именно здесь приложение для сменных рабочих оказывается особенно удобным, поскольку вы можете вносить мгновенные изменения и обновлять людей на ходу), но давая Уведомление ваших сотрудников всего за несколько дней, чтобы избавить себя от лишней головной боли, обязательно вызовет недовольство в долгосрочной перспективе.И ничто не может разрушить бизнес быстрее, чем уволенные сотрудники.

   Таким образом, сотрудники также могут отправить запрос на смену с большим количеством уведомлений, а это значит, что у вас гораздо меньше шансов, что вам придется бороться, чтобы найти покрытие для незаполненных смен в последнюю минуту.

   3. Поощряйте доброжелательность, избегая микроменеджмента по графику.

   Лучший способ управлять расписанием – это… немного отступить!

   Поощряйте людей брать на себя ответственность за то, как они распоряжаются своим временем.Программное обеспечение для онлайн-планирования Planday, например, позволяет сотрудникам вводить данные, когда они предпочитают работать. Таким образом, у вас будет информация, которая понадобится вам при назначении смен (а не хранится в вашем мозгу).

   Если они не могут работать смену, пусть передадут ее одному из своих коллег или попросят поменяться сменами. Это сэкономит вам бесчисленное количество часов, потраченных на настройку и обновление расписания после его распространения.

   Только будьте осторожны, не позволяйте членам команды меняться сменами с другим человеком, который не подходит для этой должности.Легкий способ предотвратить это – использовать инструмент планирования сотрудников, который упрощает сменные сделки на основе соответствующих наборов навыков. В любом случае вам понадобится система, которая автоматически сообщит об этих изменениях всем, кого это касается.

   4. Делайте расписание максимально предсказуемым.

   Если вы навязываете своим сотрудникам нерегулярный или непредсказуемый график работы, им будет сложно поддерживать хоть какое-то подобие порядка в своей жизни.

   5. Сведите к минимуму конфликты планирования.

   Хотя мы всегда рекомендуем сохранять последовательность смен, насколько это возможно, также рекомендуется чередовать смены, которые предпочитают или не любят ваши сотрудники, в интересах справедливости. Это также во многом поможет избежать любого восприятия фаворитизма среди определенных членов команды.

   И хотя вы хотите упростить обмен сменами между рабочими, лучший подход – в первую очередь попытаться минимизировать их.Вы получите от них максимум, если будете помнить об их предпочтениях и обязанностях при назначении смен. Не давайте членам вашей команды смены, если они просто не могут работать, если только вы не хотите, чтобы они покинули корабль, как только появится что-то более подходящее.

   Различные типы инструментов планирования работ: электронные таблицы и программное обеспечение

   Мы будем откровенны. Некоторые из этих инструментов планирования действительно сложно использовать эффективно просто потому, что они изначально не предназначены для составления расписания.

   И это затрудняет планирование рабочего графика команды, который действительно работает. Давайте рассмотрим основные из них:

   Excel

   • Низкая стоимость (а если у вас уже есть лицензия Office, она практически бесплатна)
   • Низкая кривая обучения для базового использования
   • Настраиваемый
   • Расширенная функциональность
   • Совместимость с Android, iOS, Windows и Mac OS X
   • Создание и обновление занимает много времени
   • подвержен ошибкам
   • Не передается
   • Доступен только в одном месте
   • Нет контроля над разными версиями
   • Нет истории изменений
   • Невозможно использовать расширенные функции без специального обучения
   • Не улавливает конфликты расписания
   • Ограниченная информация
   • Не допускает сотрудничества

   Google Таблицы

   • Бесплатно
   • Низкая кривая обучения для базового использования
   • Доступен с любого устройства
   • Создан для совместной работы
   • Интегрируется с Google Suite
   • Требуется время на создание и обновление
   • Нет возможности автоматически уведомлять сотрудников об изменениях
   • Невозможно использовать расширенные функции без специального обучения
   • Не улавливает конфликты расписания
   • Ограниченная информация

   Предупреждение: Если вы используете Google Таблицы для создания расписания, обязательно проверьте разрешения, прежде чем отправлять ссылку по электронной почте своей команде.Вы хотите, чтобы расписание было только для просмотра, то есть никто не может редактировать свои смены.

   Программа для планирования работ

   • Значительно сокращает время администратора, затрачиваемое на планирование (до 80%)
   • Доступно, в зависимости от провайдера
   • Доступен с любого устройства
   • Разрешает смену смены
   • Шаблоны для повторяющихся типов расписаний
   • Может создавать расписания на основе набора навыков
   • Может устанавливать предупреждения о соответствии
   • Кривая обучения с переходом на новую платформу
   • Поддержка клиентов на бесплатных планах может быть ограничена

   Примечание: В дополнение к вышеперечисленным вариантам существуют другие приложения с расписанием работы, предназначенные для отдельных лиц, например для фрилансеров, а не для ресторанов или предприятий розничной торговли.

   Некоторые известные на рынке однопользовательские приложения для планирования работы включают Schedule Planner и WorkTime. Поскольку эти приложения не предназначены для работы с несколькими людьми или для посменных предприятий с более сложными требованиями к расписанию, мы не вдавались в подробности, лежащие в их основе.

   В большинстве случаев предприятия предпочитают использовать Excel или Google Таблицы как обходные пути к специальному инструменту планирования сотрудников. В конце концов, они привычные и «бесплатные» (т.е. нет лишних внебюджетных расходов).Но вот в чем дело:

   Таблицы просто не подходят для планирования сотрудников.

   Excel отлично подходит для помощи в вычислениях и визуализации данных. Но его использование для управления расписанием работы всегда пагубно сказывается на вашей производительности, не говоря уже о производительности вашей команды.

   По правде говоря, электронные таблицы не являются эффективным средством для управления расписанием ваших сотрудников, особенно если вы работаете в сменной организации. Планирование командных графиков в электронных таблицах может быть трудоемким, ненадежным, неэффективным и приводить к ужасной разрозненности.

   Многие из вас, вероятно, уже знают об этом, особенно если в настоящее время вы используете электронные таблицы. Но если вам нужно больше убедительности, давайте рассмотрим, почему это так:

   Для успешного управления расписанием команды требуется нечто большее, чем просто электронная таблица.

   Такие программы, как Excel, просто не могут предложить вам ключевые функции, необходимые для автоматизации многих утомительных вещей, связанных с планированием смен. Например, сотрудники не могут заранее указать свою доступность. Это нужно будет сделать лично или по телефону, по SMS или электронной почте, и вам нужно будет добавить эти данные в себя.

   Вы также не можете организовать свой персонал по навыкам или по тем, кто в настоящее время находится в ежегодном отпуске – их нужно будет отслеживать отдельно. Это означает, что вы в конечном итоге рассредоточиваете важные детали планирования по набору инструментов, что позволяет слишком легко упустить деталь или потратить время на поиск одного ключевого фрагмента информации.

   Хорошее приложение для планирования работы, однако, может объединить все коммуникации и данные, так что вы можете попрощаться с прокруткой старых цепочек писем или (что еще хуже) полагаться на память.

   Расписания в таблицах медленно строятся и обслуживаются.

   Даже если вы воспользуетесь нашим удобным шаблоном, вы все равно потратите кучу времени на настройку, форматирование и обновление расписаний, поскольку изменения поступают из других мест.

   В отличие от электронных таблиц, инструменты, созданные специально для планирования работы персонала, сделают всю эту тяжелую работу за вас.

   Таблицы не помогут вам увидеть общую картину.

   Без единого места для хранения всех ваших сотрудников и данных о расписании трудно понять, насколько эффективно вы планируете свою команду.

   С помощью более мощного инструмента для планирования ваших сотрудников, такого как Planday, вы не только автоматизируете свое планирование, но и упростите множество повторяющихся административных задач. Вы также сможете определить, не укомплектованы ли вы кадрами. Вы можете мгновенно сравнить свои еженедельные расходы на заработную плату с доходами и сохранить компактный график, назначив ровно столько людей, сколько вам нужно для удовлетворения потребительского спроса.

   Если вам кажется, что каждый рабочий день вы не получаете максимальной отдачи, у нас есть для вас хорошие новости: повысить производительность труда несложно.Это просто требует, чтобы вы более осознанно распоряжались своим временем. Узнайте, что делают клиенты Planday, чтобы проводить больше времени на работе:

   Почему другие предприятия переходят на программное обеспечение для планирования работы вместо Excel?

   Когда люди и процессы дезорганизованы, все, что находится ниже по течению, имеет тенденцию разваливаться.

   Чтобы избежать описанных ниже ловушек и направить вашу команду к успеху, необходимо что-то изменить. Вот некоторые из повторяющихся причин, по которым мы видим, что клиенты переключаются на инструмент планирования смены, такой как Planday:

   • Слишком много времени потрачено на поиски вещей. Не можете найти файлы? Или этот запрос на перерыв в вашем почтовом ящике? Время, потраченное на поиск, – это время, потраченное на бездействие.
   • Что-то упускают. Поскольку вы не смогли найти это письмо или забыли следить за чем-то, вы случайно запланировали этого сотрудника, пока он находится в ежегодном отпуске.
   • У всех повышенный стресс. И, как мы все знаем, дополнительный стресс приводит к дополнительным проблемам в других местах.
   • Снижение боевого духа среди членов команды. Как только моральный дух начнет падать, можно ожидать увеличения текучести кадров.
   • Потеря денег. Возникновение четырех предыдущих проблем, которые усугубляют друг друга.
   • Организация: И организация вашей команды начинается с самоорганизации!

   Начало построения рабочего графика

   Прежде чем приступить к работе по своему расписанию, вам необходимо сделать следующее:

   Стать менеджером: как разработать график работы

   Быстрая навигация

   ---

   Создание организованного графика, подходящего для всех, может быть проблемой даже для самых опытных менеджеров.Если вы на пути к карьере руководителя, это руководство поможет вам понять важность разработки рабочего графика и то, как вы можете удовлетворить потребности как своих сотрудников, так и компании.

   Важность графиков работы

   Хотя менеджмент – сложная роль и не для всех, он также может быть полезным и помочь вам добиться успеха в ваших долгосрочных карьерных целях. Например, ваше руководство со временем может поддерживать и развивать талантливую, хорошо функционирующую команду, которая может иметь большое влияние на вашу организацию.Быть эффективным менеджером также означает иметь возможность наставлять сотрудников для достижения своих карьерных целей.

   Составление хорошего графика работы – это навык, который вы приобретаете со временем и с практикой. Даже в этом случае вам, возможно, придется обратиться к недовольным сотрудникам или недоукомплектованным персоналом, пока вы не сможете правильно скорректировать графики. Это часто означает использование гибкого рабочего времени, позволяющего распределять смены сотрудников и обеспечивать лучший баланс между работой и личной жизнью в ваших отчетах.

   Связано: Как развить ваши ключевые лидерские качества

   Выбор гибкого графика

   Если это доступно вам и вашей команде, гибкий график может быть хорошим вариантом.Это не вариант для многих компаний и ролей, которые требуют от вас присутствия в офисе в обычное рабочее время, например для службы поддержки клиентов.

   Также известный как гибкий график работы, гибкий график работы – это когда сотрудники работают определенное количество часов в пределах согласованного интервала времени начала и окончания. Например, вы можете установить, что штатные сотрудники работают по восемь часов в день с 8:00 до 18:00. Решать, зайти ли они в 8 и выйти в 4 или зайти в 10 и выйти в 6, решать им.

   Вы можете даже позволить сотруднику работать на более короткий рабочий день, если их количество в неделю составляет определенное количество часов (обычно 40). Другими словами, если сотрудник хочет взять выходной в пятницу, но не хочет брать отпуск, он может работать по 10 часов с понедельника по четверг и все равно работать 40 часов.

   Гибкий график полезен по многим причинам, включая, но не ограничиваясь:

   • Разрешение сотрудникам обходить потребности по уходу за детьми и посещения врача
   • Предотвращение чрезмерного отсутствия на работе
   • Сокращение использования оплачиваемого отпуска
   • Уменьшение заторов на стоянках и Проблемы с трафиком
   • Привлечение высококвалифицированных кандидатов на вакансии, желающих этого графика

   У менеджеров, предлагающих гибкий график, как правило, меньше проблем с персоналом и посещаемостью, что снижает многие стрессы, связанные с должностью.

   Вот несколько советов по внедрению гибкого графика, если он работает для вашей команды:

   1. Определите основные часы и пропускную способность компании

   Основные часы – это лучшее время, когда весь персонал нужен в течение рабочего дня. Пропускная способность – это диапазон часов, в течение которых вы можете разрешить гибкий график. Другими словами, пропускная способность – это самое раннее и самое позднее возможное время, когда сотрудник может приходить и уходить с работы в любой конкретный день. Пропускная способность может варьироваться в зависимости от праздников, дня недели или выходных или может быть одинаковой каждый день.

   Например, основная продолжительность вашей компании может составлять с 9 до 5, потому что это часы, в которые вы взаимодействуете с клиентами. Ваша дневная полоса пропускания может варьироваться с 7 утра до 6 вечера. потому что по-прежнему есть срочная работа в нерабочее время. Если у вас достаточно сотрудников для работы в основное время, некоторые из них могут приходить раньше, а другие оставаться допоздна, в зависимости от своих личных предпочтений. Этот пример называется обычным гибким расписанием, потому что планировщик просто регулирует время начала и окончания работы сотрудника.

   2. Рассмотрим ежедневный гибкий график

   Ежедневный гибкий график аналогичен обычному гибкому графику в том, что сотрудники могут выбирать свои часы, если покрываются основные часы. Разница в том, что сотрудник может ежедневно менять время начала и окончания, при этом работая каждую неделю одинаково.

   Как менеджер, желающий использовать ежедневный гибкий график, вы должны назначить каждому сотруднику обычный гибкий график, а затем вносить корректировки после того, как сотрудник закончил каждый рабочий день.В соответствии с этим соглашением сотрудник может работать во время обеда, чтобы уйти рано или прийти поздно на следующий день.

   3. Попробуйте сжатую рабочую неделю

   Сжатая рабочая неделя – это тип гибкого графика, который позволяет сотруднику работать 40 часов за меньшее количество дней. Стандартная сжатая работа предполагает, что сотрудники работают четыре 10-часовых дня с регулярными перерывами на обед.

   Аналогичным вариантом является гибкий график 4 × 5, при котором сотрудник поочередно работает четыре дня в одну неделю и пять дней в следующую.График 4 × 5 – хороший вариант для некоторых сотрудников, потому что он дает им трехдневные выходные пару раз в месяц. Это также позволяет им планировать приемы к врачу и стоматологу, не отвлекаясь от работы.

   Связано: Навыки разрешения конфликтов: определение и примеры

   Советы, которые помогут менеджерам составить график сотрудников

   Какой бы тип графика вы ни выбрали для своих сотрудников, целью является достижение максимальной эффективности. Помните, что составление расписания для сотрудников не так просто, как может показаться, поэтому обязательно выделите достаточно времени для создания расписаний.

   Выявление нарушения расписания

   Нарушение расписания может исходить как от менеджера, так и от сотрудника. Примеры неправильного расписания со стороны сотрудников могут включать:

   • Просьба уйти пораньше несколько раз в неделю
   • Часто просить уйти рано в пятницу и приходить поздно в понедельник
   • Избегать смен, требующих обременительных задач
   • Смена смены с людьми, чтобы получить дополнительные советы
   • Не приходят на работу, когда звонят по номеру
   • Часто возникают те же самые чрезвычайные ситуации, которые заставляют их звонить по номеру
   • Запрос изменений расписания в последнюю минуту без уважительных причин

   Использование программного обеспечения для составления расписания может помочь вам выявить нарушение расписания, когда оно произойдет от ваших сотрудников.Когда вы заметите, что планируете злоупотребления, назначьте встречу один на один и тактично обсудите проблему. Работайте с ними, чтобы найти решения, которые сделают их расписание более доступным, если у них возникнут проблемы.

   Менеджеры, участвующие в планировании злоупотреблений, выглядят совсем иначе. Если вы применяете какие-либо из этих методов, которые оправдывают злоупотребление расписанием, сделайте шаг назад, чтобы найти лучшее решение. Планирование злоупотреблений со стороны менеджеров может принимать форму:

   • Планирование дежурства. Это когда вы назначаете сотрудника на работу, но если он не нужен, вы его не вызываете.Эта форма планирования не позволяет сотруднику строить другие планы в течение потенциального рабочего времени.
   • Обновление расписаний в последнюю минуту. Избегайте обновления расписания за несколько дней или всего за несколько часов до его начала. Написание и обновление расписаний в последнюю минуту лишает сотрудников возможности строить другие планы, что нарушает их личную жизнь.
   • Отмена запланированных смен в последнюю минуту. У сотрудников, смены которых отменены в последнюю минуту, нет времени на другие планы.У сотрудника может быть время от времени выходной, но вам следует избегать отмены расписания в последний момент в привычку.
   • Продление смен сверх графика. Попытка заставить сотрудников оставаться позже запланированного времени является формой нарушения расписания. Да, люди звонят, и вам, возможно, придется быстро найти кого-нибудь, чтобы прикрыть их смену, но вы никогда не должны наказывать сотрудника, который не может оставаться дольше запланированного.

   Знайте свое рабочее место

   Как менеджер, вы имеете доступ ко всей информации о вашем магазине или офисе, включая часы пик.Просмотр этой информации может помочь вам понять, когда несколько членов команды должны покрыть ваши самые загруженные моменты, а когда есть простои, когда вам может не понадобиться так много участников.

   Вы также должны понимать, какие сотрудники работают лучше в спокойные часы, а какие с легкостью справляются с пиковой нагрузкой. Планировать сотрудников на работу в то время, когда они наиболее продуктивны и эффективны, лучше для всех.

   Связано: Управленческие навыки: определение и примеры

   Будьте внимательны

   Как руководитель, ваша работа – делать все в разумных пределах, чтобы учесть хороших сотрудников.Если кто-то звонит и вам нужно, чтобы сотрудник работал допоздна, спросите его заранее, а не за час до окончания смены. Будьте готовы разрешить смену смены по мере необходимости.

   Уважительное и внимательное отношение к своим сотрудникам имеет большое значение для поддержания высокого морального духа и укрепления лояльности. Кроме того, лояльный сотрудник, скорее всего, будет более склонен время от времени работать сверхурочно или даже соглашаться на отмену смены.

   Нанять дежурный персонал

   Расписание дежурства является приемлемой практикой, если вы нанимаете кого-то специально для этой цели.В те дни, когда вам не хватает персонала, практическим решением может стать выделенный дежурный сотрудник.

   Создайте процесс обеспечения доступности персонала

   Хорошие менеджеры дают своим сотрудникам возможность сообщать о предпочитаемых часах работы. Сядьте с каждым сотрудником и обсудите их предпочтения, чтобы составить график, удобный для всех, кто получает заработную плату. Вы можете сохранить настройки доступности в форме, в календаре или на платформе программного обеспечения для планирования.

   Научиться составлять рабочий график, который будет работать как для вас, так и для ваших сотрудников, является неотъемлемой частью хорошего менеджера.Предоставление сотрудникам гибкого графика освобождает их от беспокойства по поводу своих личных обязательств, чтобы они могли лучше сосредоточиться на работе.

   Как создать график сотрудников, который будет работать для вашей команды

   Создание рабочего графика для сотрудников может быть сложной задачей. К счастью, технология значительно улучшила весь процесс. Хотя составление расписания персонала стало проще, чем когда-либо, оно по-прежнему требует тщательного рассмотрения. В этой статье мы исследуем лучшие практики планирования сотрудников и даем некоторые идеи, которые помогут сделать планирование сотрудников максимально безболезненным.

   Лучшие способы составления расписания для сотрудников

   С развитием технологий времена построения расписания с помощью ручки и бумаги почти устарели. Размещение расписания в центральном офисе по-прежнему является отличной практикой для информирования людей на работе, но вам следует избегать того, чтобы это было основным способом, которым люди узнают, когда они работают. Этот метод требует, чтобы сотрудники часто заходили или звонили, чтобы проверить расписание, тратя впустую свое время и время других сотрудников.

   К счастью, существует множество бесплатных и платных онлайн-ресурсов, которые позволяют сотрудникам проверять свое расписание со своего компьютера или мобильного устройства. Рассмотрите возможность использования одного из следующих вариантов:

   Программное обеспечение для работы с электронными таблицами

   Программное обеспечение для работы с электронными таблицами часто является бесплатным и легкодоступным. Существуют разработанные шаблоны, которые вы можете найти в Интернете и загрузить, чтобы помочь вам составить график работы. Если вы используете этот метод, убедитесь, что ваши сотрудники загружают соответствующие приложения для просмотра календаря.После того, как вы создали расписание, установите его «только для чтения», прежде чем разослать его своим сотрудникам, и поощряйте их использовать комментарии или заметки, чтобы сообщить о любых проблемах или изменениях.

   Приложения для планирования работы

   Приложения для планирования работы – лучший и наиболее эффективный способ составить расписание для сотрудников. Они интуитивно понятны, гибки и доступны. Многие приложения объединяют инструменты планирования и коммуникации с персоналом, а некоторые даже позволяют сотрудникам приходить и уходить. Кроме того, сотрудники могут обрабатывать запросы на отгулы или инициировать торговые смены с помощью большинства приложений для планирования.

   Советы по созданию расписания

   Составление расписания – сложная задача с множеством движущихся частей. Вот несколько вещей, которые следует иметь в виду при создании рабочего графика:

   1. Выявите любые нарушения расписания в себе или своих сотрудниках

   Нарушение расписания со стороны ваших сотрудников может выглядеть так:

   • Часто просят уйти раньше
   • Избегать смен, которые требуют от них выполнения повседневных или напряженных задач
   • Опоздание на смену
   • Переключение смен для тех, кто приносит больше денег
   • Часто звонит
   • Часто запрашивает изменения в графике в последнюю минуту

   Программное обеспечение для планирования отлично помогает вам распознать, если кто-то из ваших сотрудников нарушает график.В противном случае поговорите со своими сотрудниками и следите за их посещаемостью. В вашем справочнике для сотрудников должна быть указана процедура решения таких вопросов. Если вы подозреваете, что сотрудник может воспользоваться преимуществом, отведите его в сторону, чтобы узнать, имеет ли он дело с кризисом или нарушает график.

   Нарушение расписания со стороны работодателя может выглядеть так:

   Расписание дежурства

   Расписание дежурства – это когда вы просите кого-то подготовиться к работе, но в последнюю минуту можете решить не звонить ему.Хотя такой график может быть полезен для сокращения затрат на рабочую силу, он не уважает потребности сотрудника во времени и доходах. У сотрудника недостаточно времени, чтобы строить другие планы, будь то личные или другие планы. Кроме того, это деньги, на которые они могли рассчитывать, но больше не зарабатывают.

   Если вы собираетесь использовать эту форму планирования, наймите сотрудников, которые понимают и соглашаются с тем, что смены им не гарантированы. Некоторые люди могут искать такую ​​работу для получения дополнительного дохода.

   Отмена запланированных смен

   Отмена запланированных смен аналогична планированию по вызову. Вы отняли смену и дали им недостаточно времени, чтобы составить другие планы. Хотя сотрудникам время от времени может нравиться неожиданный выходной, большинство сотрудников полагаются на этот доход, и это сильно отрицательно скажется на их банковском счете.

   Редактирование и планирование в последнюю минуту

   Редактирование и планирование в последнюю минуту могут потребоваться время от времени, но не делайте этого привычкой.С уважением относитесь к времени сотрудников, давая им возможность планировать и корректировать свою жизнь в зависимости от смены. Заблаговременное планирование также дает вам и вашим сотрудникам больше времени для разрешения любых конфликтов. Рекомендуется доработать и опубликовать расписание по крайней мере за две недели до окончания текущего расписания.

   Продление смен

   Продление смен после запланированного времени иногда неизбежно, но не делайте их рутинными. Некоторые сотрудники могут добровольно задерживаться допоздна, чтобы получить дополнительные часы, но те, кто не могут или не могут, никогда не должны подвергаться наказанию.Не забудьте спросить, желает ли персонал остаться, и никогда не ожидайте этого.

   2. Знайте своих сотрудников

   Знакомство с вашей командой является неотъемлемой частью создания функционального графика, который работает для вас и ваших сотрудников. Есть ли у них дети, которых они должны забрать из школы? Они в колледже? Тщательное планирование повысит моральный дух, а также удержание сотрудников.

   Вы должны знать о личной жизни и доступности сотрудников, но вы также должны знать их сильные и слабые стороны.Такой уровень осведомленности позволяет вам составить расписание, которое улучшит впечатления сотрудников и клиентов.

   Например, медленный, но красивый сервер в загруженную смену обеда может быть проблематичным, но вы можете легко решить проблему, запланировав их во время обеда, когда у людей будет больше времени для общения.

   К счастью, многие приложения для составления расписаний позволяют сотрудникам добавлять свои настройки доступности и расписания, делая продуманное планирование проще, чем когда-либо.

   3.Знайте свои потребности

   Внимательно следите за предыдущими тенденциями или национальными праздниками и используйте их для составления грамотного и исчерпывающего расписания. Вы более заняты в разное время, дни или месяцы? В это время набирайте сотрудников и сокращайте график, когда дела идут медленнее. Многие приложения для планирования позволяют получить представление о бизнес-тенденциях и кадровых потребностях.

   Как создать график работы для сотрудников

   Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать расписание для своих сотрудников:

   1.Создайте систему, позволяющую сотрудникам запрашивать отгул.

   Используете ли вы программу для составления расписания, общий календарь или лист бумаги, важно установить ожидания и требования для запроса отгула. Хотя это отнимает много времени, выполнение запросов сотрудников на отгулы всегда должно быть приоритетом. В конце концов, удовлетворение персонала означает снижение текучести кадров и улучшение качества обслуживания клиентов.

   Чтобы свести к минимуму это бремя, вы можете ввести правила и инструкции:

   • Попросить сотрудников направить определенное количество уведомлений.Все зависит от того, насколько далеко вы планируете, но обычно работодатели просят как минимум две недели.

   • Выделение определенных дат, когда вы знаете, что вам потребуется полная доступность сотрудников.

   • Ограничение количества сотрудников, которые могут делать запросы в один и тот же день.

   2. Разработайте систему, позволяющую сотрудникам звонить или менять смены

   Люди заболевают и возникают чрезвычайные ситуации, поэтому рекомендуется обрисовать ожидания в отношении таких ситуаций.Поручить персоналу найти себе замену (за исключением экстренных случаев) – полезный способ облегчить вашу рабочую нагрузку. Чтобы избежать конфликтов, рассчитывайте, что у вас есть окончательное одобрение всех замен и свопов.

   Наличие определенных средств связи для вас и ваших сотрудников может значительно упростить этот процесс. Существует множество инструментов группового чата, которые вы можете использовать для общения сотрудников, включая функцию чата, которую вы найдете в большинстве приложений для планирования. Вместо того, чтобы пытаться выяснить, кто работает или доступен на индивидуальной основе, сотрудники могут послать открытый призыв к смене, и те, кто желает принять его, могут ответить так же быстро.

   3. Найдите сотрудников, готовых при необходимости восполнить пробелы

   Жизнь не у всех гибкая, поэтому есть сотрудники, которые не захотят или не смогут взять на себя дополнительные смены, и это нормально. Определите членов вашего персонала, которые ищут дополнительный доход, имеют квалификацию для работы в смену и имеют гибкую личную жизнь. Если в вашей команде нет людей, соответствующих этим критериям, вы всегда можете рассмотреть возможность составления списка возможных кандидатов.

   Использование резервных копий не всегда идеально, но может быть полезно в экстренных случаях. Будь то бывший сотрудник, который хочет снова поработать с персоналом, или потенциальный сотрудник, который жаждет возможности проявить себя, обязательно найдутся люди, которые захотят заменить его, когда это необходимо.

   Планирование рабочего графика: основное руководство для менеджеров

   Планирование графиков работы сотрудников может занять много времени. Планирование расписания для почасовых работников может быть еще более утомительным, как попытка решить бесконечную головоломку, в которой постоянно меняются части.Это не должно быть так плохо. Если почасовое расписание – проклятие вашей жизни, следуйте этим советам, чтобы сделать его менее утомительным.

   Что следует учитывать при планировании графика работы

   Как и в случае с любым сложным процессом, не следует сразу начинать заполнять смены. Чем больше времени и энергии вы потратите на подготовку, тем плавнее станет конечный процесс.

   Отслеживайте и отображайте свои потребности

   Вы будете шокированы тем, сколько компаний не принимают во внимание основную потребность в отслеживании потребительского спроса при планировании рабочего графика для ваших почасовых сотрудников.Сделайте шаг назад и оцените, как работает ваш бизнес на ежедневной, еженедельной и ежемесячной основе, и позвольте этому руководствоваться вашим планированием. Какие у вас самые загруженные и самые спокойные периоды? Вы работаете в секторе, где спрос носит сезонный характер? Это не вопросы, которые нужно задавать один раз, это то, что вам следует задавать регулярно. Образцы меняются, и слишком легко оказаться перегруженным или недоукомплектованным персоналом из-за того, что вы вовремя не заметили.

   Использование прошлых результатов для прогнозирования ваших кадровых потребностей

   Есть несколько способов прогнозирования будущих кадровых потребностей на основе прошлой работы.

   • Численность персонала: Рассмотрение вашей типичной численности персонала может дать приблизительное представление о том, сколько новых сотрудников необходимо и в каких областях. Например, если у вас обычно 10 сотрудников на каждого менеджера, отклонения могут подсказать вам, нужно ли вам больше менеджеров, меньше персонала или какой-то другой вариант.
   • Статистическая регрессия: Для предприятий, доход которых тесно связан с персоналом, например, колл-центров, использование модели статистической регрессии позволяет отслеживать, когда были самые прибыльные периоды, и видеть, каков был уровень персонала в эти периоды, помогая вам найти самый эффективный размер для вашей рабочей силы.
   • Метод Delphi: Для более крупных компаний этот подход предполагает созыв группы из старших менеджеров и внешних консультантов, чтобы объединить их идеи и предложить план будущих потребностей в персонале.

   Если все это звучит устрашающе, или если у вас есть новый или небольшой бизнес, где такие данные ограничены, не волнуйтесь. Существуют инструменты управления персоналом, которые могут автоматически предоставить вам этот анализ:

   Workforce.com автоматически генерирует аналитику для вашего бизнеса, чтобы вы могли легко выявлять и устранять неэффективность

   Подготовьте четкую и краткую политику оплачиваемого рабочего времени

   Вы можете избежать многих проблем с планированием рабочего графика на раннем этапе, убедившись, что ваша политика оплачиваемого свободного времени (PTO) является надежной, четкой и актуальной.Сотрудники, которые знают, на какое время им положено, имеют право принимать осмысленные решения относительно своего графика.

   Ваша политика в отношении PTO должна включать подробную информацию о следующем:

   • • Охватываемые виды отпусков: отпуск по болезни, отпуск, личные дни / дни утраты, национальные праздники.
     • Как начисляется PTO на основе отработанных часов и на сколько рабочих дней имеют право работать.
     • Как можно использовать ВОМ. Например, измеряется ли она в часах или меньше, полных или полудневных?
     • Сколько уведомлений необходимо, чтобы зарезервировать выходной, и существуют ли периоды отключения электроэнергии, в течение которых отпуск не может быть отменен, например, ключевые периоды розничной торговли.

   Точное содержание политики PTO зависит от компании. Но, как показывает практика, Общество управления человеческими ресурсами утверждает, что большинство текущих политик предлагают от 15 до 20 дней отпуска в год, плюс любые праздники, соблюдаемые компанией.

   Не думайте, что из-за того, что вы реализуете такую ​​политику, работники будут ее использовать. Исследование, проведенное в рамках Annual Review of Sociology за 2018 год, показало, что многие работники опасаются негативных последствий для своей работы, если они в полной мере воспользуются гибкими рабочими часами.Недостаточно иметь более справедливое расписание; вы должны убедить своих сотрудников, что они должны этим воспользоваться.

   Контрольный список для планирования рабочего графика

   После того, как вы закончите подготовку на высшем уровне, вы готовы приступить к планированию рабочего графика для своих почасовых сотрудников. Используйте этот контрольный список, чтобы не упустить из виду ничего важного.

   Определите свои потребности. Вы уже заложили основу для этого в процессе подготовки, описанном выше.Это основной вопрос, лежащий в основе всех графиков работы: сколько людей вам нужно, где и когда? Не поддавайтесь искушению угадывать. Исследование состояния персонала в отрасли в 2020 г., проведенное Советом по анализу кадров и бизнес-аналитике, показало, что только 21,1% организаций использовали аналитику кадров.

   Выбирайте правильных людей. Сотрудники – это не стандартные виджеты, используемые для устранения пробелов. Чем больше вы знаете о сильных сторонах и опыте своих сотрудников, тем больше у вас возможностей не просто включить их в расписание, но и спланировать хорошо сбалансированные смены, которые проходят гладко.

   Сделайте перекрестные ссылки на свои ресурсы. Планирование – это не только люди; речь идет о том, чтобы у них было то, что им нужно, и тогда, когда это им нужно. Например, когда осуществляются поставки? Кто их подписывает? Кто и как перемещает акции? Пропустите этот шаг, и ваше расписание развалится, когда сотрудникам придется оставить одну задачу, чтобы заняться другой.

   Проверить соблюдение правил техники безопасности. Не думайте, что это проблема только строителей и аналогичных ручных рабочих.Даже на рабочем месте с низким уровнем риска в каждую смену должен иметься обученный персонал по оказанию первой помощи. Ознакомьтесь с рекомендациями OSHA, чтобы узнать, сколько вам нужно.

   Заполните смены. Очевидный шаг, но он все же требует стратегической мысли. Вы можете использовать нисходящий подход, при котором менеджер устанавливает расписание, или восходящий процесс, при котором сотрудники могут запрашивать открытые смены. Работники, которые больше контролируют свою трудовую жизнь, более счастливы и лояльны. Итак, если ваша бизнес-модель позволяет это, гибрид из двух, вероятно, даст наилучшие результаты.Позвольте аналитике Workforce помочь вам. Работа в неведении по кадровому менеджменту ведет к плохому бизнесу.

   Будьте готовы. Неявка и внесение изменений в последний момент. Это неприятно, но вы можете свести к минимуму сбои, ведя резервный список надежных сотрудников, работающих неполный рабочий день, или сотрудников, которым требуется сверхурочная работа для решения этих проблем. Всегда делайте это по согласованию и с предварительным согласованием с этими работниками – никто не хочет, чтобы его вечерние планы были нарушены требованием выйти на работу, и это может даже быть незаконным.

   Оценивать, оценивать, оценивать. Каждый раз, когда наступает естественный перерыв в вашем сменном цикле, проверяйте выполнение вашего расписания за этот период. Есть ли все еще критические моменты при нехватке персонала или регулярных периодах избытка персонала? Планирование – это не та работа, которая когда-либо заканчивается. В какой-то степени он всегда будет меняться, поэтому используйте такой инструмент, как Workforce, для автоматического сопоставления данных, необходимых для принятия осознанного выбора.

   Общайтесь. Поощряйте открытый диалог со своими почасовыми работниками.У них тоже работает система? Могут произойти взаимовыгодные изменения, невидимые с точки зрения руководства. Вам не нужно отказываться от контроля над тем, как ведется бизнес, но предоставление сотрудникам большего права голоса в рабочее время – отличный способ сократить отток сменного персонала.

   Выполните следующие действия, и вы обнаружите, что планирование рабочего графика, даже для почасовых сотрудников, является гораздо более управляемой задачей.

   Почему соблюдение правовых норм является ключом к успешному планированию рабочего графика

   Интеллектуальное планирование важно не только для решения текущих задач вашего бизнеса.Существует множество законодательных актов, касающихся того, как и когда люди работают. Хорошая новость заключается в том, что следование этим законам должно означать, что сотрудники остаются с вами дольше и работают более продуктивно, когда они работают вовремя.

   Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) касается почасовых работников, что означает, что оплата за отработанное время должна составлять в сумме минимальную заработную плату, чтобы ваша компания соответствовала закону. Всегда проверяйте местные законы штата в этой области, так как в настоящее время в 29 штатах минимальная заработная плата превышает федеральную минимальную заработную плату.

   Несоблюдение, естественно, влечет за собой суровые наказания, поэтому понимание и соблюдение закона жизненно важно. Разбираться в деталях может быть сложно, и детали могут быть упущены, поэтому использование программного обеспечения для составления расписания сотрудников, которое автоматически проверяет ваши расписания на соответствие национальным и местным законам о труде, даст вам душевное спокойствие.

   Вы можете быстро создать любое правило соответствия на Workforce.com. Затем система автоматически предупредит вас, если ваше расписание сотрудников когда-либо нарушает трудовое законодательство.

   Есть еще одна вещь, о которой вам нужно знать при планировании рабочего графика для почасовых работников в таких секторах, как розничная торговля и гостиничный бизнес.Вы можете увидеть это как прогнозируемое планирование или «справедливая рабочая неделя». Но за последние шесть лет во многих городах и штатах были приняты законы, направленные на сокращение эксплуатации людей с помощью таких методов, как «закрытие».

   Законы о закрытии помещений дают вашим сотрудникам передышку

   Когда сотрудник закрывается ночью последним, а на следующий день открывает смену первым, это закрывается. Это приводит к стрессу, выгоранию и высокой текучести кадров. Согласно законам о «справедливой рабочей неделе», предприятия должны соблюдать минимальные интервалы между сменами.В Филадельфии, например, между сменами должно быть не менее девяти часов. Но в Сиэтле это 10 часов, а в Нью-Йорке – 11 часов.

   Интеллектуальное планирование позволяет сотрудникам видеть предстоящую рабочую нагрузку

   Эти законы также предусматривают юридическое требование использовать прогнозирующее планирование, что означает установление смен для почасовых сотрудников не менее чем за две недели вперед, чтобы работники могли лучше планировать уход за детьми и другие предметы первой необходимости для повышения качества жизни. Пока что штаты и города, которые приняли законы, – это Сан-Франциско, Эмеривилл и Сан-Хосе в Калифорнии; Орегон; Сиэтл; Филадельфия; Нью-Йорк; Чикаго; и округ Колумбия.За этим последует законодательство о более прогнозирующем расписании, поэтому убедитесь, что вы в курсе правил, специфичных для вашего местоположения, поскольку есть региональные различия.

   Если упустить мелкую деталь, можно получить большой штраф. В Сиэтле, например, установлен минимальный штраф в размере 500 долларов за каждого сотрудника и за нарушение. Совершите ошибку, которая коснется 10 сотрудников, и получите пятизначный штраф. Вот почему Workforce предоставляет решение по соблюдению трудовых норм с актуальными региональными шаблонами для законодательства о рабочих местах, автоматически проверяя соответствие ваших графиков последним правилам, где бы вы ни находились.

   Когда дело доходит до планирования графика работы, ожидайте неожиданного

   Почасовой график работы может показаться хаотичным и подверженным внезапным изменениям, но управление персоналом не должно быть головной болью. Принимая, что все изменится, и имея твердую, но гибкую основу для процесса планирования, вы можете предотвратить проблемы до того, как они возникнут. Персонал может автоматизировать наиболее трудоемкие части процесса и следить за тем, чтобы в процессе вы соблюдали закон. Выгоды для вашего бизнеса от согласованной и надежной системы планирования – более высокая производительность, большее удержание сотрудников и повышение морального духа.И, конечно же, меньше стресса для вас.

   Создание графика работы – по сотрудникам – Руководство пользователя магазина

   В этом модуле вы узнаете:
   

   • Как создать график работы в Консоли при планировании сотрудником
     

   Существует два метода планирования вашей команды:
   

   1. Сотрудник: Позволяет индивидуально планировать членов команды. Обратите внимание, что вы по-прежнему сможете прикрепить должность (или код должности) к сменам при составлении расписания по сотруднику.Однако при этом формат расписания будет другим. В вашем расписании будет автоматически установлена ​​эта опция. См. Обучающий модуль Общие параметры для получения более подробной информации о том, как изменить этот параметр
   2. По должности: позволяет вам планировать членов группы по должностям (или кодам работы), к которым они назначены. См. Обучающий модуль «Роли и обязанности» для получения дополнительной информации о том, как создавать должности, которые могут быть назначены вашим сотрудникам в рамках рабочего графика.
      

   Создание графика работы – по сотруднику

   Чтобы создать расписание, вам необходимо перейти в модуль «Управление трудом» и щелкнуть График работы .
   

   График По умолчанию для просмотра отображается текущая неделя, и все настройки недоступны. Если частичная недоступность уже была установлена, вы увидите это в ячейке для этого дня. Он также будет выделен красным шрифтом, когда вы нажмете на соответствующий день, чтобы запланировать время отсутствия сотрудника.

   У вас будет три варианта построения расписания при составлении расписания сотрудником:
   

   • Ручной ввод (требуется для первого расписания)
   • Копировать расписание предыдущей недели (требуется наличие расписания на предыдущую неделю)
   • Автоматическое планирование недели (требуется не менее четырех запланированных ранее последовательных недель)
     
     

   Создание расписания вручную
   

   1. Переключитесь на неделю, для которой вы хотите установить расписание, нажав Предыдущий или Следующий вверху страницы возле диапазона дат
   2. Щелкните ячейку под днем ​​справа от сотрудника, которому вы хотите назначить смену для
   3. Щелкните стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать Начало время смены
   4. Щелкните стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать время Конец смены
   5. Щелкните стрелку раскрывающегося списка справа от времени окончания смены, чтобы выбрать Позиция
   6. Нажмите Сохранить
   7. Повторите шаги с 2 по 5 для каждого сотрудника и на каждый день, когда они должны быть запланированы.
      
   8. Щелкните любую смену еще раз, чтобы изменить ее.Это включает добавление дополнительных смен на день, а также редактирование или удаление существующих смен
      
   • Щелкните Изменить , чтобы изменить время начала и / или окончания
     
   • Нажмите Удалить , чтобы удалить смену
     
   • Нажмите Добавить смену , чтобы добавить смену в расписание сотрудника на день
     
     

   Копирование расписания предыдущей недели
   

   1. Переключитесь на неделю, для которой вы хотите установить расписание, нажав Предыдущая или Далее вверху страницы рядом с диапазоном дат
   2. Щелкните ссылку Копировать расписание предыдущей недели в нижнем левом углу страницы
      
   3. Выберите сотрудников, для которых вы хотите скопировать расписание, установив флажок слева от имени сотрудника
   4. Нажмите Копировать
   5. График будет скопирован для каждого сотрудника с предыдущей недели
   6. Обратите внимание, что любая установленная недоступность будет отменена при копировании расписания с предыдущей недели.Следовательно, если сотрудник должен был работать на предыдущей неделе, но недоступен для работы на текущей неделе, копия будет отменять эту недоступность
      
   7. Отсюда вы можете внести дополнительные изменения перед окончательной доработкой * расписания.
      
      

   См. Обучающий модуль «Передача расписаний» для получения более подробной информации о том, как поделиться окончательным расписанием.

   Автоматическое планирование недели
   

   1. Переключитесь на неделю, для которой вы хотите установить расписание, щелкнув Предыдущий или Следующий вверху страницы рядом с диапазоном дат
   2. Щелкните ссылку Автоматическое расписание на этой неделе в нижнем левом углу страницы
   3. Имейте в виду, что у вас должно быть как минимум четыре расписания в системе, прежде чем вы сможете создавать расписание автоматически.
      
   4. Вам будет предложено подтвердить свой выбор.Нажмите ОК
      
   5. Отсюда вы можете внести дополнительные изменения перед окончательной доработкой расписания.
      
      

   См. Обучающий модуль «Передача расписаний» для получения более подробной информации о том, как поделиться окончательным расписанием.

   Очистка расписания
   Вы можете очистить расписание в любое время до его завершения. Чтобы очистить расписание:
   

   1. Щелкните ссылку Очистить расписание на этой неделе в нижнем левом углу страницы
      
   2. Вам будет предложено подтвердить свой выбор.Нажмите ОК
      
   3. График будет сброшен на пустой график, отражающий только установленную недоступность.
      
      

   Связанные темы:
   Создание графика работы – по должности
   Добавить примечание на текущую неделю
   Связь с графиками работы

   Как составить наиболее эффективный график работы

   Вы когда-нибудь отслеживали, сколько работы вы на самом деле выполняете в течение дня? Этот шаблон расписания поможет вам начать работу.Независимо от того, сидите ли вы за столом с девяти до пяти, фрилансер, работающий нечетные часы, чтобы уложиться в срок, или предприниматель, проводящий дни в нетворкинге, может быть сложно составить эффективный рабочий график, который поможет вам не сбиться с пути. Офисные работники могут возразить, что им совсем не обязательно находиться в офисе пять дней в неделю; предприниматели скажут, что их эффективный рабочий график начинается с утреннего распорядка.

   Как узнать, что лучше для вас? Вот несколько шагов, которые необходимо предпринять, чтобы начать выстраивать эффективный график работы на основе ваших привычек, часов максимальной продуктивности и ежедневных обязательств перед клиентами и коллегами.

   Выделите определенное «время фокусировки»

   Время сосредоточения – то есть непрерывное время, когда вы можете достичь многого, не отвлекаясь, – очень ценно. К сожалению, это означает, что вы должны добывать его осторожно и любить утро, поздние вечера или даже выходные. Постройте свое расписание вокруг одного из этих блоков, которые используются для ответа на электронную почту, проведения исследования или стратегического мышления. Мысленно, зная, что вы сэкономили это время, можно уменьшить стресс и помочь вам оставаться продуктивным и на правильном пути, даже когда остаток дня загружен.

   Определите, когда ваш мозг работает наилучшим образом

   Ваш график сна и ваш рабочий график тесно связаны, хотя, возможно, не так, как вы думаете. Эксперты по сну определили, что то, как вы должны строить свой рабочий график, во многом зависит от ваших естественных биоритмов.

   Используя описатели животных, специалист по сну Майкл Бреус разработал четыре «хронотипа», или профиля, которые описывают естественные привычки сна и энергетические паттерны. Хронотипы привязаны к вашему режиму сна, но затем сделайте еще один шаг, чтобы определить, как ваш уровень энергии увеличивается и уменьшается в течение рабочего дня.Например, «дельфины» – это чуткие спящие, которым мало что нужно знать о сне, и они наиболее бодрствуют ближе к вечеру. «Медведи», с другой стороны, начинают терять энергию около 2 часов дня, с двумя пиками продуктивности – утром и в полдень.

   Если вы будете знать, когда вы наиболее активны, вы сможете составить свой график, чтобы использовать в своих интересах естественную энергию. Не сопротивляйтесь тому, чего хочет ваше тело и разум!

   Эксперимент с расстановкой приоритетов

   Было написано тома о том, как взломать ваш список дел и добиться результатов.Наш совет? Попробуйте использовать несколько разных тактик, чтобы увидеть, помогает ли то, как вы строите свое расписание, эффективно расставлять приоритеты. Некоторые школы мысли предлагают начать день с простого задания, которое поможет вам перейти к более важным пунктам вашей повестки дня. Другие предлагают сразу приступить к самой важной работе, когда вы еще свежи. Если вы помните, попробуйте разные техники структурирования дня вокруг пунктов вашего списка дел и посмотрите, какие из них вызывают у вас стресс. Как правило, чем больше вы испытываете стресс, тем менее эффективен метод.

   Прекратить ходить на собрания

   Исследование, проведенное в Harvard Business Review, показало, что собрания поглощают американскую рабочую силу: руководители тратят на собрания в среднем почти 23 часа в неделю по сравнению с менее чем 10 часами в 1960-х годах. Всем известно, что собрания обычно отнимают много времени, непродуктивны и приводят к разобщению между работниками, но, похоже, мы не можем перестать ходить на них. Станьте удаленной командой и перестаньте проводить столько встреч – создайте канал Slack, используйте документы Google – все, что вам нужно для улучшения взаимодействия, встречи не должно быть.Постарайтесь сохранить собрания для пунктов повестки дня, которые невозможно решить, не собирая всех сразу в одной комнате.

   Подсказка: если вам все-таки нужно ходить на собрания, попробуйте запланировать их по блокам. Поступая таким образом, вы создаете другие отрезки времени, когда вы не на встречах, и можете сосредоточиться, не отвлекаясь.

   Создание процедуры

   После того, как вы установили, когда ваша продуктивность самая высокая, выкроете время для электронной почты и сократите количество встреч, самое время систематизировать свой успешный рабочий график.