Содержание

Planimum — Автоматическое составление расписаний

Автоматическое


составление расписаний

Для чего

Для автоматического составления посменного графика работ на месяц.

Для кого

В помощь управленцам магазинов, сервисов, клиник, ресторанов и других заведений с большим количеством сотрудников, плавающим или сменным графиком.

Как работает

Вводите условия и получаете готовый план на месяц.

Как пользоваться

1

Для каждого дня указать, сколько человек требуется

Можно отметить дни, в которые определённый сотрудник точно работает, или наоборот, точно работать не будет.

2

В зависимости от этих условий, Planimum автоматически распределит выходные и рабочие дни равномерно между сотрудниками.

Можно подправить план вручную, сверяя суммы, которые подсказывает редактор.

3

План можно пересчитывать и сохранять несколько раз.

У каждого сохранённого плана есть секретная ссылка, которую можно переслать коллегам. Редактировать план может только автор.

Напишите нам

Если есть пожелания по улучшению сервиса.

Если обнаружили ошибку.

Отправить сообщение с сайта

или почтой

[email protected]

Ваш email*

Сообщение*

 

Формирование рабочего графика сотрудников

Любое предприятие имеет свой рабочий график. Для каждого из них он составляется индивидуально, в зависимости от характерных особенностей процесса производства. Однако имеется общепринятые требования к формированию, расписание, о которых мы поговорим далее. Прочитав эту статью, вы узнаете, как составить график работы сотрудников.

Принципы формирования графика. Главным правилом, которого необходимо придерживаться при формировании графика является соблюдение правовым нормам.

Для соответствия графика этим нормам нужно в процессе его создания принимать во внимание длительность смены на предприятии. Например, если предприятие трудится в одну смену, то длительность смены должна составлять примерно 8 часов,  с учетом времени на часовой обеденный перерыв.

Содержание статьи:

Общие сведения

СПРАВКА! Помимо этого, нужно принимать во внимание род деятельности организации, количество посетителей и особенности их обслуживания.

Виды графиков работы

Согласно российского законодательства, есть несколько графиков работы, которые регламентируются коллективным соглашением. Итак, имеются следующие графики работы:

— работа в одну смену;

— сменный график;

— гибкий график;

— неполный рабочий день;

— ненормированный график;

— вахтовый способ.

Сменный график — определение

Работа в смены является таким распорядком, когда в разные дни рабочий график может меняться.  Данная схема нужна в таких организациях, которые работают круглосуточно. К таким относятся полиция, скорая помощь, пожарная часть, магазины, супермаркеты, МЧС, заправки, кинотеатры, кафе и так далее.

Помимо этого, график работы 2/2 составляются для банковских учреждений. Они, конечно, работают не круглосуточно, но это нужно для обслуживания клиентов по телефону. В этом случае рабочий день продолжительностью 8 часов накладывает на сотрудников и управляющих некоторые неудобства, которое с легкостью решаются с помощью введения сменного графика работы.

В законе прописано, что в сутках должны непременно работать 2 смены, продолжительность каждой из которых не может быть длиннее 12 часов.

СПРАВКА! Однако на деле нередки случаи, когда смена продолжается 24 часа.

Подробности

Особенности работы по сменам

Существует несколько вариантов посменного графика в зависимости от деятельности предприятия, особенностей процесса производства, социально — экономических моментов и так далее.

  1. Первым вариантом является график работы по 12 часов. Обычно это одна дневная смена с 8 утра до 8 вечера и одна ночная смена с 8 вечера до 8 утра, продолжительность которой составляет 12 часов.
  2. Работа в 3 смены с составлением графика для 4 бригад. Такой график удобен для предприятий и фабрик, которые осуществляют непрерывный цикл производства и имеют большой штат сотрудников. Обычно такой график подразумевает следующей смены:

— 4 выхода в ночь продолжительностью 8 часов, затем 2 выходных;

— 4 выхода в день продолжительностью 8 часов, затем выходной;

— 4 выхода в вечер, затем выходной.

  1. График в 3 смены, составленный для 5 бригад:

— 2 дня работы в день по 8 часов, затем 2 выходных;

— 2 дня работы в вечер по 8 часов, затем сутки на отдых;

— 2 дня работы в ночь продолжительностью 8 часов, затем 3 выходных.

  1. Составляя график работы 3/3, нужно помнить, что длительность отдыха без перерыва в неделю должна составлять не менее 42 часов.
    Рабочая смена должна длится не более 12 часов.

Также может быть график с продолжительностью 10 часов, например, с 10 до 20 часов.

Обзор работы по видам смен

Особенности ночной смены

Следующие сотрудники не допускаются для работы в ночную смену:

— лица в возрасте до 18 лет;

— беременные женщины;

— лица, которых нельзя привлечь к ночной работе из-за внутренних норм и в соответствии с отраслевой документацией;

Помимо этого есть еще следующие категории работников, которые могут работать в ночную смену только с их письменного согласия. Это:

— женщины, у которых есть дети до 3 лет;

— инвалиды;

— лица, ухаживающие за детьми-инвалидами;

— лица, ухаживающие за больными родственниками, что подтверждается справкой из медучреждения;

— опекуны и матери-одиночки с детьми в возрасте до 5 лет.

СПРАВКА! Начальство предприятий может самостоятельно определять график работы в зависимости от своих потребностей.

Стоит сказать, что все-таки оптимальным является график работы в 4 смены. Рабочую деятельность в две смены не всегда хорошо сказываются на работоспособности работников, а деятельность в три смены не позволяет полностью задействовать все ресурсы. Это обусловлено тем, что сотрудник не может войти в трудовой режим из — за того, что рабочее время постоянно меняется.

Законодательная база

Трудовые отношения между нанимателем и сотрудниками регулируется с помощью трудового кодекса. Статья 103 освещает вопросы составления сменных графиков работ.

Из-за того, что сменный рабочий график обязывает нанимателя создавать внутри структурных подразделений малочисленные группы, то формируется коллективное соглашение.

Заключая такое соглашение, наниматель должен поговорить с представителями профсоюза, при его наличии. Наниматель должен самостоятельно познакомить сотрудников с утвержденным вариантом договора в срок за месяц до начала его вступления в действие.

Составляя коллективное соглашение, нужно обязательно учитывать следующие моменты:

— один человек не может подряд работать 2 смены;

— каждый из сотрудников должен обязательно отдыхать не менее 42 часов без перерыва в неделю;

— перерывы в течение трудовой смены обязательно должны быть предусмотрены;

— общее количество рабочего времени в неделю не может превышать 40.

Составление графиков работы сотрудников

Для того, чтобы организовать рабочий процесс, нужно сформировать и утвердить сменный график работы. Он должен включать в себя следующее:

— информацию о составе смен;

— график работы;

— время, в которое начинается и заканчивается смена;

— время на перерыв.

СПРАВКА! Конкретного образца для создания графика нет, поэтому любая компания может делать его в свободной форме.

Обычно график составляют в excel или в ворде. Образец графика работы сотрудников можно поискать в интернете, забив в поисковик » график работы в excel для чайников», «график работы на месяц в экселе» и так далее.

Что необходимо учитывать при формировании графика работы

Конкретного ответа на этот вопрос не существует, потому что каждое предприятие имеет свою специфику, поэтому сформировать определенный шаблон нельзя. Составляя график работы, начальство должно обращать внимание на специфику работы, на слабые и сильные стороны сотрудников, и уже отталкиваясь от этих данных, создавать подходящий состав смен и утверждать для них оптимальное время работы.

Наилучшим вариантом формирования графика работы является нумерация смен. Затем нужно объединить под одним номером несколько фамилий работников и определить для них рабочее время. Все гениальное просто.

Нюансы составления графика

Создавая график работы, нужно обращать внимание на следующее:

  1. Рабочий день перед праздничным должен продолжаться на 1 час меньше.
  2. Если дневная и ночная смена оплачиваются одинаково, то время ночной должно быть уменьшено на 1 час.
  3. Сверхурочные часы не включается в график.
  4. Если на смену попадает выходной день по календарю, то он, естественно, будет также рабочим.
  5. Праздничные рабочие дни должны оплачиваться по двойному тарифу.
  6. Другим вариантом оплаты праздничного дня является предоставление сотруднику лишнего выходного.

Утверждение графика работы сотрудников

Для введения в действие нового трудового графика, необходимо сформировать коллективное соглашение. График работы обязательно должен быть регламентирован нормами внутреннего распорядка.

Любой работник обязательно должен быть ознакомлен с графиком смены еще при приеме на работу, что фиксируется в трудовом соглашении.

Обычно все трудности возникают в процессе перехода на сменное рабочее расписание. О том, что график работы меняется, сотрудников должны уведомить в письменной форме за два месяца до этого. В случае, если посменная работа плохо влияет на выполнение других обязанностей, то официальные изменения должны быть внесены в трудовой договор. Если это сделать не получается, то по прошествии 2 месяцев, если не хватает мест, либо работник отказывается, он может быть уволен.

Новый рабочий график обычно вводится в действие с помощью локального нормативного акта. Например, директор издает приказ график работы сотрудников или инструкцию, в которой указаны все необходимые данные о работе смен.

СПРАВКА! Абсолютно все работники должны ознакомиться с графиком работы на месяц, заверенный директором, и тоже подписать его.

Как исключить переработку

Предприятия, которые переходят на новый рабочий график, обычно изменяют и принцип учета рабочего времени. При этом они переходят с обычной нормы в неделю на суммированный учет. В таком случае переработка высчитывается так:

  1. Наниматель определяет временной промежуток (на месяц, квартал или год).
  2. Высчитывается число смен при доступном графике работы.
  3. Количеств смен сопоставляется с бригадами.
  4. Делаются выводы о переработке.

Заключение

Сотрудники, работающие по сменному трудовому графику, имеют все права, которой прописаны в Трудовом кодексе. К ним относятся:

  1. Продолжительность непрерывной смены не может превышать установленного законодательством времени.
  2. Количество часов на отдых сотрудников в неделю прописано в 110 статье Трудового кодекса.
  3. Один сотрудник не может трудиться подряд две смены без перерыва.
  4. Ночной считается смена, когда больше половины ее времени приходится на отрезок с 22:00 до 6:00.

Правомерность распорядка может быть оспорена в суде, если он был нарушен или не согласован с профсоюзом. Если имеется необходимость работы в праздничный день, то сотрудник может выбрать либо двойную оплату, либо дополнительный день отдыха.

Как составить график работы сотрудников? :: BusinessMan.ru

На каждом отдельном предприятии утвержден собственный рабочий график. Для любой компании он определяется в индивидуальном порядке, в соответствии с характерными особенностями ее производственного процесса. Тем не менее существуют общепринятые требования к составлению расписания, которые мы рассмотрим далее, а также разберем, как правильно составить график работы.

Принципы составления рабочего распорядка

Основное правило, действующее при составлении графика – соблюдение правовых норм. Чтобы график соответствовал этим нормам, важно в процессе формирования расписания учитывать продолжительность трудового дня на предприятии. К примеру, если организация работает в одну смену, то продолжительность трудового дня должна быть максимально приближена к 8 часам, а также учитываться время на часовой обеденный перерыв. Кроме того, необходимо обращать внимание на род деятельности конкретного предприятия, особенности обслуживания посетителей и их суммарное количество. Трудовой график будет соответствовать требованиям правовых норм, регулирующим этот род деятельности только после анализа вышеуказанных аспектов. Изучая вопрос, как составить график работы, следует знать, что сделать это можно несколькими способами.

Виды рабочих распорядков

В трудовом законодательстве РФ существует несколько рабочих распорядков, регламентируемых установленными нормами внутреннего устройства или коллективным соглашением. График работ подразделяется на следующие типы:

  1. Работа в одну смену.
  2. Ненормированное расписание.
  3. Гибкое расписание.
  4. Сменный график.
  5. Вахтовый метод.
  6. Неполный рабочий день.

Что такое сменный график

Посменная работа – это такой распорядок, когда в разные дни график сотрудника может изменяться. Такая система необходима в организациях, работающих круглосуточно. К ним относятся:

  1. Скорая помощь.
  2. Полиция.
  3. Пожарная часть.
  4. МЧС.
  5. Супермаркеты.
  6. Круглосуточные кинотеатры.
  7. Заправочные станции.
  8. Кафе и прочие.

Кроме этого, составляют график работы 2/2 (сменный) часто для банковских учреждений. Здесь это нужно не для круглосуточной работы отделения, а для обслуживания клиентов по телефону (служба поддержки). Восьмичасовой рабочий день в этом случае накладывает на работников и управляющий состав некоторые неудобства, которые легко решаются путем введения сменного рабочего расписания. Как составить график работы по сменам, вы узнаете ниже.

В законодательной базе прописано, что в сутки должно непременно отрабатывать две смены, продолжительность работы каждой из которых не должна быть длиннее 12 часов. Тем не менее на практике довольно часто встречаются случаи, когда работает только одна смена на протяжении 24 часов.

Особенности посменного трудового расписания

В зависимости от рода деятельности организации, особенностей производственного процесса, социально-экономических моментов и согласования работы по коллективному соглашению, выделяется несколько вариантов смен:

1. Итак, рассмотрим первый вариант — как составить график работы по 12 часов? Такое расписание предполагает работу в две смены. Как правило, это дневная — с 8 утра до 8 вечера и ночная — с 8 вечера до 8 утра, смены по 12 часов.

2. Три смены с расписанием для 4 бригад. На фабриках, осуществляющих непрерывный цикл производства и большим штатом работников выгоднее всего составлять график работы сотрудников в три смены по 4 бригады, три из которых трудятся, а одна отдыхает. Чаще всего в таком графике разделение рабочего времени происходит по следующему принципу:

  • 4 ночных выхода по 8 часов (с 11 вечера до 7 утра), далее 2 выходных дня.
  • 4 дневных выхода (с 7 утра до 15.00), далее отдых.
  • 4 вечерних выхода (с 15.00 до 23.00), после выходной.

3. Три смены на 5 бригад. В этом случае составить график работы сотрудников можно следующим образом:

  • Два восьмичасовых рабочих дня с утра (8.00– 16.00), потом два выходных.
  • Две восьмичасовые вечерние смены (с 16. 00 до 24.00), сутки на отдых.
  • Две ночные смены (с 0.00 до 08.00), три дня выходных.

4. А график работы 3/3 как составить? Здесь важно помнить, что длительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть меньше 42 часов (статья 110 ТК РФ), а время рабочей смены не превышать отметки 12 часов.

5. Не знаете, как составить график работы на 4 человека? В этом случае можно воспользоваться распределением времени как во втором пункте, когда трое работают, а один человек отдыхает. Или использовать первый вариант – график работы 2/2: двое работают, двое отдыхают.

Ночная смена – это трудовая деятельность, осуществляемая сотрудником с 10 вечера до 6 утра. Продолжительность этой смены должна быть короче на один час, без необходимости доработки. Пункт регламентирован 96 статьей Трудового кодекса.

Кто не может трудиться в ночную смену

Есть некоторые категории работников, которых нельзя привлекать к работе в ночную смену:

  1. Беременные женщины.
  2. Лица, возраст которых менее 18 лет.
  3. Лица, которые не могут быть привлечены для работы в ночное время, в соответствии с отраслевой документацией и внутренними нормами.

Кроме этого, определены категории работников, которые могут быть задействованы в работе ночью только с их письменного согласия. К ним относятся:

  1. Женщины, у которых на руках дети до трех лет.
  2. Инвалиды.
  3. Лица, опекающие детей-инвалидов.
  4. Работники, осуществляющие уход за больными родственниками (этот факт должен быть подтвержден медицинской справкой).
  5. Матери-одиночки и опекуны, возраст ребенка которых менее 5 лет.

Наниматель вправе самостоятельно выбирать, как составлять график работы в соответствии со своими потребностями. При этом важно отметить, что оптимальным вариантом является график с работой в четыре смены. Работа в две смены не очень благоприятно сказывается на работоспособности сотрудников, а деятельность в три смены не позволяет максимально задействовать все ресурсы, поскольку человек не может войти в трудовой режим из-за постоянной перемены рабочего времени.

Законодательная база

Отношения между нанимателем и работником регулируются Трудовым кодексом, в том числе и составление сменных графиков работы, этот вопрос освещает статья 103.

Поскольку чаще всего рабочий режим по сменам обязует нанимателя формировать малочисленные группы внутри структурных подразделений, то оформляется коллективное соглашение, где прописываются интересы каждого сотрудника.

При заключении этого соглашения, наниматель обязан побеседовать с представителем органа, выступающего в интересах сотрудников, как правило, им является профсоюз. Наниматель обязан самостоятельно ознакомить работников с утвержденным вариантом договора за месяц до начала его действия.

Опираясь на Трудовой кодекс, можно отметить несколько моментов, которые должны быть непременно учтены при составлении коллективного соглашения:

  1. Один трудящийся не может работать подряд две смены.
  2. Каждый работник должен отдыхать не меньше 42 часов подряд в неделю.
  3. Суммарно количество трудовых часов не должно превышать отметки 40 в неделю.
  4. Перерывы в течение трудового дня.

Формирование графика

Не знаете, как составить график работы? Чтобы четко организовать рабочий процесс необходимо сделать официальное расписание по сменам. Оно должно содержать в себе следующую информацию:

  1. Сведения о составе смен.
  2. Время начала и окончания смены.
  3. График трудовой деятельности.
  4. Время на перерыв.

Определенного образца для формирования графика не установлено, поэтому он формируется уполномоченным лицом организации в свободной форме.

Что важно учитывать при составлении трудового графика

Однозначного ответа на этот вопрос нет, поскольку у каждой компании собственная специфика, соответственно сформировать определенный шаблон невозможно. При составлении рабочего расписания управляющий должен принимать во внимание все специфики работы, сильные и слабые стороны работников, и уже отталкиваясь от этой информации, формировать подходящий состав смен и устанавливать для них оптимальное время работы.

Самый незатейливый способ составление трудового расписания – пронумеровать смены. После этого объединить несколько фамилий сотрудников под один номер и установить для них рабочее время. Получается понятно и просто.

Особенности составления графика

При формировании рабочего расписания важно помнить следующие особенности:

  1. Перед праздничными днями продолжительность смены требуется сокращать на час.
  2. При равной оплате дневной и ночной смены, время последней должно быть сокращено на час.
  3. В расписание не включаются сверхурочные часы.
  4. Если на смену выпадает календарный выходной день, он все равно является рабочим. Предпраздничные и праздничные дни, выпадающие на календарные выходные, не переносятся.
  5. Праздничные дни оплачиваются по двойному тарифу.
  6. За работу в рабочий праздничный день сотрудник может попросить лишний день отдыха, тогда плата за смену производится по стандартной форме.

Введение рабочего расписания в действие

Как уже говорилось выше, для того чтобы ввести в работу новый трудовой график, необходимо составить коллективное соглашение. Расписание работ по сменам непременно должно быть регламентировано нормами внутреннего распорядка.

С графиком смен каждый сотрудник должен быть ознакомлен еще при приеме на работу, этот факт фиксируется в трудовом соглашении.

Чаще всего трудности появляются в процессе перехода на рабочее расписание по сменам. Об изменении графика работников требуется уведомлять в письменной форме не менее чем за 2 месяца. Если работа посменно негативно влияет на выполнении прочих обязанностей, то в трудовой договор должны быть внесены официальные изменения. Если сделать это невозможно, то по истечении двухмесячного срока работы по предыдущему расписанию, при нехватке места либо отказе работника, он может быть уволен.

В действие новый рабочий график чаще всего вводится локальным нормативным актом. Директором издается приказ или инструкция с указанием всей необходимой информации о работе смен. Каждый сотрудник обязан, ознакомится с документом, и дать свое письменное согласие.

Как исключить переработку

Предприятия, переходящие на новый рабочий режим, чаще всего меняют и порядок учета трудового времени, переходя со стандартной недельной нормы на суммированный учет. При этой схеме высчитать переработку можно следующим образом:

  1. Нанимателем определяется большой отчетный отрезок времени — месяц, квартал, а чаще всего именно в год (соответственно и составить график работы на год тоже необходимо заранее).
  2. Подсчитывается, какое количество смен может быть при доступном трудовом расписании.
  3. Сопоставляется количество смен с бригадами.
  4. Делаются актуальные выводы о переработке.

Пример

Итак, рассмотрим образец, как составить график работы, чтобы исключить переработки? При разборе самого популярного рабочего расписания «один через три» сотрудник за год отработает примерно 1974 часа. При делении этого показателя на 24 (часа в сутки) получается 82 смены в год. То есть 4 сотрудника, в соответствии с законодательством, могут отработать только 329 трудовых дня. Даже с учетом переработок, численность которых не может превышать 120 часов в год, сотрудники смогут отработать только 342 трудовых дня. Для того чтобы исключить переработки нужно будет привлечь 5 или 6 работников на производство.

Так выглядит суммарный учет рабочего времени. Выполнив несложные математические подсчеты, наниматель легко может понять укладываются ли его смены в трудовое расписание или нет. Кроме того, можно для этой цели использовать специальные программы, позволяющие выстраивать рабочие процессы. А также в них вы узнаете, как составить график работы на 3 человека, например, поскольку сделать это вручную достаточно сложно. С их помощью можно гораздо быстрее разобраться с составлением графика.

Заключение

Итак, в заключение можно сказать, что сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность по сменному графику, обладают всеми правами, предусмотренными Трудовым кодексом. Среди них необходимо выделить следующее:

  1. Длительность непрерывного рабочего времени не может быть выше установленного законодательством.
  2. Количество часов на отдых работника за неделю регламентируется статьей 110 ТК РФ.
  3. Одному рабочему запрещается трудиться две смены подряд.
  4. Смена считается ночной, когда больше 50% ее времени приходится на отрезок времени с 10 вечера до 6 утра.
  5. В случае несогласования трудового расписания с профсоюзом либо нарушения принятого распорядка, его правомерность может быть оспорена в судебном порядке.
  6. При необходимости работать в праздничный день, сотрудник имеет право получить еще один день отдыха либо оплату труда по двойному тарифу.

Рабочие графики

Чтобы контролировать рабочее время компании, необходимо завести рабочие графики.

Функция Рабочее время 2.0 (учет рабочего времени и рабочие графики) доступна только на максимальном тарифе Битрикс24. Узнать подробнее вы можете на странице тарифов.

Чтобы создать их, перейдите в раздел Время и отчеты – Рабочие графики и нажмите Добавить график.

В Битрикс24 есть три типа графиков:

  • Cвободный
  • Фиксированный
  • Посменный
  • Как создать свободный график?

    При свободном графике сотрудник может начинать рабочий день в любое время. Продолжительность рабочего дня также не устанавливается и может быть больше 24 часов.

    Выберите Свободный график и введите его название. Укажите продолжительность отчетного периода.

    Даже для свободного графика необходимо указывать отчетный период. Например, если ведется почасовая оплата, то по итогам отчетного периода можно увидеть фактически отработанное время.

    Укажите, для каких сотрудников и отделов применить данный график. Если для каких-то сотрудников вы хотите назначить другой график – добавьте их в исключения.

    В поле Разрешить открывать и закрывать рабочий день выберите, с каких устройств сотрудники смогут управлять рабочим временем.

    Как создать фиксированный график?

    Фиксированный график более строго контролирует рабочее время сотрудников, а также позволяет вести статистику нарушений.

    Выберите Фиксированный график и укажите его название.

    Один из ключевых параметров – Отчетный период. Он будет влиять на учет нарушений.

    Выберите сотрудников, которым нужно будет установить этот график.

    Укажите рабочее время для данного графика. В нем будет учитываться также допустимая продолжительность перерывов, если это необходимо. В нашем примере компания работает с 9 до 18 по будням, а сотрудникам выделен час на перерыв. В субботу сокращенный рабочий день.

    Настройте список выходных и праздничных дней. По умолчанию он выбирается автоматически из государственного производственного календаря на год, но вы можете ввести дополнительные дни.

    В настройках вы можете выбрать, откуда загружать праздники – из производственного календаря или из других созданных графиков.

    Если вы берете список праздников из другого графика, то при изменении изначального списка он обновится и в других графиках, где он используется.

    Как создать посменный график?

    Посменный график создает для каждого сотрудника периоды, в которые они должны начать и завершить рабочий день.

    Выберите Посменный график. Создайте смены, которые будут входить в этот график. Добавим дневные и вечерние смены в наш график и укажем для них время работы.

    Две разные смены не должны пересекаться по времени. Если в посменном графике смены пересекаются по времени, то при наступлении новой смены старая завершается.

    Сохраним график и добавим смены в расписание для сотрудников.

    Если в расписании смена зеленая, то это одна из будущих смен. Если смена красная, то сотрудник не вышел на смену. Если смена желтая, то сотрудник вышел на смену вне графика. Кликните по ней и нажмите Назначить смену, чтобы зачесть ее сотруднику.

    Как контролировать рабочее время сотрудников?

    В пункте Контроль рабочего времени настройте, как сотрудники будут начинать и завершать рабочий день:

    • Начало и завершение рабочего дня – сотрудники вручную начинают и завершают день.
    • Начало рабочего дня – сотрудники начинают рабочий день вручную, а время завершения автоматически подставляется из поля Рабочее время.

    В пункте Учет нарушений рабочего графика выберите, какие нарушения вы хотите фиксировать, и настройте их.

    • Нарушение начала и завершения дня – для фиксирования нарушений укажите время, когда сотрудники должны начинать и заканчивать рабочий день.
    • Нарушение количества рабочих часов в день – укажите минимальную продолжительность рабочего дня сотрудников. Если рабочий день будет короче, указанным сотрудникам придет уведомление.
    • Нарушение редактирования рабочего дня – на какой промежуток времени сотрудник может самостоятельно отредактировать рабочий день. Если он отредактирует на больший срок, зафиксируется нарушение и указанным сотрудникам придет уведомление.
    • Допустимое нарушение рабочих часов за отчетный период – укажите, сколько часов допустимо не доработать за выбранный выше отчетный период. Если часов будет больше, зафиксируется нарушение.
    Уведомления о нарушениях можно автоматически отправлять прямому начальнику из структуры компании.

    Для посменного графика есть несколько дополнительных настроек.

    • На сколько можно опоздать на смену – могут ли сотрудники опоздать на смену.
    • Невыход на смену – кому прислать уведомление, если сотрудник совсем не пришел на работу или не начал смену.
    • На сколько раньше можно начать смену – могут ли сотрудники приходить на смену раньше и начинать рабочий день. Например, в этой опции установлен период в один час. Если у сотрудника смена начинается в 15:00, то смена ему зачтется, только если он начнет рабочий день не раньше 14:00.

    Настройка графиков работы в 1С

    Сергей Федотов

    Методист отдела 1С Scloud

    1. Выбор производственного календаря
    2. Указание способа заполнения графика
    3. Ведение суммированного учета рабочего времени
    4. Настройки продолжительности рабочей недели
    5. Необходимость учета разных видов рабочего времени
    6. Настройки продолжительности работы по дням недели или режима работы по дням в течение цикла
    7. Продолжительность рабочей недели в часах (общий объем рабочего времени за неделю)
    8. Дата, с которой начинается цикл графика (дата первого дня графика)

    Графики работы, которые устанавливаются организациям штатным единицам в штатном расписании, назначаются сотрудникам при приеме на работу, кадровом перемещении или при переводе сотрудника из одной организации, входящей в состав предприятия, в другую, учет по которой также ведется в программе, описываются в справочнике Графики работы сотрудников (Настройка – Графики работы сотрудников).

    В комплект поставки включен график с наименованием Пятидневка. Данный график описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. Продолжительность каждого рабочего дня составляет 8 часов без перерыва на обед. При заполнении графика учитываются праздничные дни.

    Если график работы, установленный в организации, соответствует графику Пятидневка, то дополнительных настроек (изменения параметров графика) не требуется. Достаточно раз в год производить его заполнение на очередной календарный год. Однако предварительно необходимо проверять заполнение регламентированного производственного календаря, связанного с графиком работы.

    Заполнение графика на последующие периоды (на следующий год) производится по мере необходимости, но обязательно до проведения расчетов начислений, приходящихся на следующий календарный год.

    Чтобы составить график рабочего времени на очередной год, необходимо после заполнения производственного календаря в форме графика указать рабочий год в поле Год, за который отображается график работы и нажать на кнопку Заполнить.

    В заполненном графике для дней, которые являются рабочими, проставляется продолжительность рабочего дня. Выходные и праздничные дни помечаются розовым цветом. Для каждого месяца показывается количество рабочих дней и часов. Заполненный график необходимо сохранить в программе, нажав на кнопку Записать и закрыть.

    При добавлении нового графика в справочник Графики работы сотрудников по кнопке Создать необходимо :

    • указать наименование графика
    • выбрать рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные
    • настроить свойства нового графика работы. Для этого по ссылке Изменить свойства графика… вызывается форма Настройка графика работы.

    Настройка свойств графика работы в форме Настройка графика работы состоит из нескольких этапов.

    Выбор производственного календаря

    Становится доступным, если на предприятии предусмотрено несколько производственных календарей. Это может понадобиться для организаций, обособленные подразделения или филиалы которых расположены в регионах, имеющих собственные праздничные дни (для таких регионов норма дней не совпадает с общероссийским производственным календарем). Список производственных календарей хранится в справочнике «Производственные календари» (Настройка – Производственные календари). По умолчанию для всех графиков работы установлен производственный календарь с наименованием «Российская Федерация».

    Указание способа заполнения графика

    • По дням недели (пятидневка, шестидневка и т.п.).
    • Если выбран данный способ, то по умолчанию свойства графика заполнятся автоматически, и они будут соответствовать графику Пятидневка, который описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. При заполнении графика учитываются праздничные дни. Продолжительность каждого рабочего дня составляет 8 часов без перерыва на обед. Данный способ заполнения графика позволяет составить расписание с указанием продолжительности работы в часах по каждому выбранному виду времени по дням недели
    • По циклам произвольной длины (сменные графики). 
    • Данный способ заполнения графика позволяет составить расписание работы в виде режима работы по дням в течение цикла: для каждого дня указывается количество рабочих часов отдельно по каждому выбранному виду времени.

    Флаг При заполнении учитывать праздничные дни устанавливается, если необходимо, чтобы при заполнении календаря графика учитывались праздничные дни по производственному календарю: продолжительность работы в праздничный день в этом случае устанавливается равной 0, продолжительность работы в предпраздничный день сокращается на 1 час.

    Ведение суммированного учета рабочего времени

    • Флаг Суммированный учет рабочего времени установите для тех графиков работы, по которым ведется суммированный учет рабочего времени (если работа в организации ведется в непрерывном режиме, т.е. не останавливается на выходные и праздничные дни). 
    • Флаг Суммированный учет рабочего времени появляется, если в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты –Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Почасовая оплата установлен флаг Применение почасовой оплаты

    Также если на данной закладке установлен флаг Переработки при суммированном учете времени, то тогда появляется раздел При подсчете переработок определять норму по. При установке флага Суммированный учет рабочего времени переключатели Производ. календарю (установлен по умолчанию), Данным этого графика, Данным другого графика становятся активными, и в настраиваемом графике можно указать, какая норма будет использоваться при подсчете часов переработок в документе Регистрация переработок (Зарплата – Регистрации переработок), с помощью которого автоматически подсчитываются переработки за произвольный период.

    Настройки продолжительности рабочей недели

    • флаг Неполное рабочее время установите, если график предусматривает работу в режиме неполного рабочего времени (неполный рабочий день или сокращенная рабочая неделя).
    • Если графиком неполного рабочего времени предусмотрено сокращение продолжительности ежедневной работы на определенное количество рабочих часов во все дни недели, то установите переключатель в положение Неполный рабочий день. Если сокращается количество рабочих дней в неделе, например, рабочими являются только 4 дня при пятидневной рабочей неделе, то установите переключатель в положение Неполная рабочая неделя.
    • флаг Считать норму по другому графику устанавливается для графиков неполного рабочего времени, что позволяет настроить порядок определения нормы времени по другому графику при расчете вознаграждения за труд.
    • При указании другого графика в соответствующем для выбора поле норма определяется исходя из указанного графика полного рабочего времени. Если флаг не установлен, то норма времени при расчете определяется исходя из количества рабочих дней и часов по графику неполного рабочего времени.

    Обратите внимание! Флаг Неполное рабочее время, переключатели Неполный рабочий день, Неполная рабочая неделя и флаг Считать норму по другому графику будут доступны в форме Настройка графика работы, если в форме настройки кадрового учета (Настройка – Кадровый учет) установлен флаг Используется работа по неполной ставке. В разделе Виды времени будут доступны для выбора виды времени, соответствующие неполному рабочему времени.

    Необходимость учета разных видов рабочего времени

    • Флаг Явка всегда установлен по умолчанию, т.е. график предусматривает работу в дневное время.
    • Помимо времени явки, могут быть доступны созданные в качестве видов использования рабочего времени в справочнике «Виды использования рабочего времени» (Настройка – Виды рабочего времени) другие виды времени. Например, это может понадобиться для водителей, которым часы работы на линии и часы ремонта оплачиваются по разным ставкам. Для доступа других флагов, соответствующих по наименованию созданным самостоятельно видам времени, необходимо, чтобы был установлен флаг Используется несколько видов времени в графике работы в настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты).
    • Флаг Ночные часы
    • Флаг будет доступен, если на предприятии выполняются работы в ночные часы, т.е. установлен флаг Ночные часы в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Почасовая оплата). Установите в случае, если график предусматривает работу в ночное время и часы работы в ночное время оплачиваются сотрудникам в повышенном размере.
    • Флаг Вечерние часы
    • Флаг будет доступен, если на предприятии выполняются работы в вечерние часы, т.е. установлен флаг Вечерние часы в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Почасовая оплата). Установите в случае, если график предусматривает работу в вечернее время и часы работы в вечернее время оплачиваются сотрудникам в повышенном размере.
    • Флаг Перерывы для кормления ребенка
    • Флаг будет доступен, если на предприятии используются дополнительные перерывы для кормления ребенка, т.е. установлен флаг Дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – закладка Почасовая оплата). Установите в случае, если график предусматривает перерывы в работе для кормления ребенка и часы перерывов для кормления ребенка оплачиваются сотрудникам по среднему заработку.
    • Флаг Вахта
    • Флаг будет доступен, если установлен флаг Используется несколько видов времени в графике работы в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты). Установите в случае, если график предусматривает работу вахтовым методом.

    Настройки продолжительности работы по дням недели или режима работы по дням в течение цикла

    Находятся в разделе Расписание работы, табличная часть которого видоизменяется в зависимости от выбранного способа заполнения графика :

    • Если в разделе Способ заполнения графика установлен способ По дням недели (пятидневка, шестидневка и т.п.)
    • В качестве расписания указывается продолжительность работы в часах по дням недели. Если параметрами этого графика предусмотрен учет разных видов явок и/или ночных, и/или др. видов времени (установлены соответствующие флаги в разделе Виды времени), то в данном разделе указывается их продолжительность по дням недели.
    • Если в разделе Способ заполнения графика установлен способ По циклам произвольной длины (сменные графики)
    • В качестве расписания указывается режим работы по дням в течение цикла: для каждого дня указывается количество рабочих часов. Если параметрами этого графика предусмотрен учет разных видов явок и/или ночных, и/или др. видов времени (установлены соответствующие флаги в разделе Виды времени), то в данном разделе указывается их продолжительность по дням в течение цикла. При этом нерабочие дни (дни отдыха) также включаются в таблицу, но для них указывается нулевое количество рабочих часов.

    Учет ночных и вечерних часов ведется отдельно от дневных, т.е. количество ночных и вечерних часов не входит в количество рабочих часов явки.

    Продолжительность рабочей недели в часах (общий объем рабочего времени за неделю)

    Отражается в поле Длительность рабочей недели.

    Для графиков пятидневка, шестидневка и т.п. длительность рабочей недели подсчитывается автоматически в зависимости от указанных часов явки в расписании работы (расписание работы при этом заполняется таким образом, чтобы длительность рабочей недели соответствовала еженедельной продолжительности рабочего времени, исходя из которой определяется нормальное количество рабочих часов за учетный период).

    Для сменных графиков длительность рабочей недели автоматически не подсчитывается, поэтому данное поле при необходимости редактируется вручную (указывается еженедельная продолжительность рабочего времени, исходя из которой определяется нормальное количество рабочих часов за учетный период). 

    При суммированном учете рабочего времени норма рабочего времени определяется за определенный учетный период (месяц, квартал и т.д., но не более календарного года). Соблюдение нормы рабочего времени за установленный учетный период для графиков суммированного учета в программе автоматически не контролируется, контроль над данными показателями возлагается на пользователя.

    Дата, с которой начинается цикл графика (дата первого дня графика)

    Задается в поле Дата отсчета. Данное поле доступно только для сменных графиков .

    Смотрите в нашей статье: настройка производственного календаря в 1С.

    советов по составлению идеального графика работы

    Идеальный график работы – это баланс. Слишком много сотрудников приводит к потере времени и денег, а недостаток сотрудников в смену приводит к стрессу и выгоранию, не говоря уже о недовольных клиентах. Не только это, но также очень важно, чтобы в каждую смену присутствовали наиболее подходящие для работы и поводам люди. Вот почему умение составлять идеальный график сотрудников имеет важное значение практически для любого бизнеса.

    При этом даже крупные бренды и крупные корпорации иногда терпят неудачу в составлении расписания и допускают ошибки на миллион долларов при составлении графика смен.

    Ведение операционного бизнеса – непростая задача, и руководители должны постоянно находить ответы на такие вопросы, как управление рабочей нагрузкой, кто чем занимается и как составить эффективный график работы для вашей команды.

    Тем не менее, идеальный рабочий график возможен, и предприятия, которые справились с этой сложной задачей, получают меньшее рабочее давление, повышенную производительность персонала, эффективность работы, более счастливые сотрудники и общую прибыль от бизнеса.

    В этой статье мы обсудим, почему планирование и диспетчеризация так важны для любого бизнеса, рассмотрим наиболее распространенные ошибки и дадим вам 12 полезных советов о том, как сделать процесс планирования проще и эффективнее.

    Основные проблемы планирования и диспетчеризации

    Возможность диспетчеризации заданий и смены расписания хорошо влияет на повседневный рабочий процесс всего бизнеса, поэтому это очень важная роль.

    Человек, ответственный за составление рабочего графика, обычно также отвечает за удовлетворенность клиентов: он является связующим звеном между разгневанными клиентами, оказавшимися под давлением менеджерами и сотрудниками, не требующими вызова и не явившимися, пропавшими в свою смену или появившимися в неправильном месте в рабочей смене. не то время.

    Этим людям приходится иметь дело со слишком большим количеством динамических параметров:

    • Запросы о наличии / отсутствии сотрудников
    • Кто квалифицирован и / или сертифицирован для работы
    • Сколько сотрудников с одинаковой ролью вам нужно одновременно в обычные часы пик VS?
    • Как равномерно распределить часы и смены между сотрудниками?
    • Какое оборудование доступно, нуждается в ремонте или вышло из строя?
    • Сколько часов ежедневно / еженедельно каждому сотруднику доступно для расписания?

    Множество движущихся частей и динамических изменений, о которых нужно позаботиться, поэтому, по крайней мере, создание и публикация расписаний должно быть очень простым и быстрым.

    Наиболее частые ошибки планирования

    У нас есть специальный блог о наиболее распространенных проблемах с расписанием сотрудников и их решениях, но, чтобы дать вам краткое представление, вот основные ошибки, которые делают менеджеры при создании рабочего расписания:

    1. Составление расписания в последнюю минуту , при котором не остается времени для изменений или даже слишком поздно для сотрудников, чтобы строить личные планы вне работы.
    2. Двойное планирование сотрудника. Если один и тот же сотрудник работает в разных ролях или в нескольких местах, убедитесь, что одни и те же сотрудники не назначены дважды в один и тот же временной интервал.
    3. Не те люди для работы . Каким бы хорошим водителем ни был Джон, это не значит, что он умеет управлять вилочным погрузчиком. Не назначайте сотрудника на должность, для которой его не обучали.
    4. Несоразмерные смены . Убедитесь, что вы не даете сотруднику, работающему неполный рабочий день, слишком много смен. У этих членов команды могут быть другие обязательства помимо работы, которые они не могут пропустить. Точно так же штатному персоналу необходимо предоставить достаточное количество смен для выполнения своих финансовых обязательств.
    5. Ненужная сверхурочная работа. Не давайте одному сотруднику слишком много смен в каждую неделю. Это помогает снизить затраты на рабочую силу, поскольку вам не придется платить больше за сверхурочные.

    Конечно, главным и самым большим изменением, позволяющим избежать этих дорогостоящих ошибок, будет изменение подхода к составлению расписания сотрудников и его стратегическому продумыванию.

    Но с учетом сказанного, большинство операционных ошибок можно исправить или избежать, если процесс планирования выполняется в цифровом виде с помощью программного обеспечения для планирования или мобильного приложения с помощью автоматических алгоритмов, которые почти не оставляют шансов на ошибку.

    Посмотрите, насколько простым и быстрым может быть создание идеального рабочего графика с помощью простого, но мощного приложения для планирования, такого как Connecteam.

    Раз и навсегда избегайте ошибок планирования

    12 советов по созданию идеального графика работы

    1. Составьте четкое расписание и придерживайтесь их.

    Путь к созданию идеального рабочего графика начинается с создания четких руководящих принципов графика и их соблюдения.Это четыре основных вопроса, которые вы должны задать себе, чтобы сформулировать правильные рекомендации.

    • Когда публикуется график работы? Раз в неделю, раз в день или месяц вперед? Сколько часов / дней до минимального срока уведомления?
    • Как распределяется? Защитите один официальный канал, который предоставит любому легко доступ к самому актуальному графику работы. Избегайте рассылки по телефону / SMS / электронной почте, которая постоянно отвечает на несвязанные вопросы по 3 различным каналам.
    • Как сотрудники могут на это повлиять? Поделиться предпочтениями, заявить о сменах / днях, подтвердить / отклонить. Как и когда они могут запрашивать отсутствие или изменения и получать разрешения.
    • На сколько смен и часов можно нанять каждого сотрудника и какова максимальная продолжительность?

    Как диспетчер или менеджер сотрудников, ответственный за создание графиков работы, вы должны определить способ для своих сотрудников отправлять свои предпочтения в расписании и запросы на отгулы. Этот шаг важен для установления некоторых основных правил процесса.Обсудите такие вопросы, как, когда сотрудники могут и не могут запрашивать выходной, насколько заблаговременно нужно подавать запрос, и что-либо, относящееся к вашему бизнесу.

    Например, из-за того, как построено ваше расписание, сотрудники могут брать отпуск только блоками по пять дней или меньше. Все это должно быть четко указано и объяснено в вашем рабочем графике.

    Укажите, как вы будете выбирать между конфликтующими запросами, которые могут стать все более и более распространенными, например, в праздничный сезон.Всегда учитывайте такие вещи, как стаж, причину запроса, что лучше для бизнеса и когда запрос был отправлен.

    2. Знать соответствующие правила

    В разных штатах и ​​местных сообществах действуют разные правила в отношении расписания сотрудников.

    Некоторые законы о расписании давно приняты в штате Орегон и таких городах, как Сан-Франциско и Сиэтл. Эти законы в основном требуют, чтобы работодатели платили работникам за внесение изменений в расписание в последнюю минуту («предсказуемая оплата») и дежурство по вызову.Это может быть особенно актуально для ресторанов или кафе с сиденьями на открытом воздухе, поскольку их потребности в персонале могут меняться в зависимости от погоды.

    Другие местные правила, такие как Нью-Йорк, идут еще дальше и вообще запрещают дежурные и закрытые смены, требуя минимального периода отдыха между сменами.

    Закон о действующих графиках, впервые представленный в 2015 году и вновь введенный в действие в 2019 году сенатором Элизабет Уоррен и представителем Розой ДеЛауро, направлен на то, чтобы довести многие из этих реформ до федерального уровня.В его нынешнем виде законопроект распространяется на работников розничной торговли, общественного питания, клининга, гостиничного бизнеса и складского хозяйства. Ключевое положение требует, чтобы работодатели платили работникам за изменения в расписании, внесенные с уведомлением менее чем за 14 дней. Законопроект также требует от работодателей предоставить «добросовестную деловую причину» для отказа работника в просьбе о корректировке графика.

    Изучите правила, относящиеся к вашему типу бизнеса и местоположению, чтобы вы могли учитывать эти факторы при прогнозировании и планировании.Вы хотите соблюдать требования законодательства в отношении расписаний и учета рабочего времени, а также принимать решения на основе максимально точных данных.

    3. Планируйте вперед

    Чем раньше вы начнете работать над расписанием, тем раньше вы получите все отзывы и информацию и увидите более четкую общую картину. Стратегическое планирование побеждает в войнах, поэтому чем раньше вы поймете, что оба ваших ключевых сотрудника для смены недоступны или необходимое оборудование повреждено, тем легче вам будет решить эту проблему.

    Построение нового рабочего графика начинается с определения необходимой квалификации и оборудования, чтобы сосредоточиться только на том, что есть в наличии.

    Например, вам может не понадобиться бармен в будние смены в ресторане, но, возможно, вам понадобятся три человека за стойкой в ​​пятницу и субботу вечером. Всегда получайте правильные цифры.

    Для этого будьте в курсе всех предстоящих событий – местных, национальных или даже международных, – которые могут вызвать необычный всплеск числа клиентов.Обратите внимание на спортивные мероприятия, концерты, фестивали и театральные представления. Кроме того, следите за прогнозами погоды и списками бронирования – иногда необычное бронирование или заказ могут застать вас врасплох и вызвать много шума и суеты.

    4. Согласование графика с вашим персоналом

    Сотрудники разные, графики работы разные. Не существует универсального и подходящего для всех типа идеального рабочего графика, подходящего для всех. В зависимости от вашей отрасли, типа рабочей силы и плана расписания, которое вам необходимо составить, вы можете рассмотреть различные инструменты и подходы.

    Они различаются как инструментами, которые вы используете, так и типом вашей рабочей силы, например:

    • Офис VS без рабочего стола
    • Белый воротничок VS синий воротничок
    • Мобильные сотрудники VS, зависящие от местоположения
    • Почасовая VS оплачиваемая
    • Фиксированные роли VS различные задания на выбор
    • Типичные повторяющиеся смены VS разовые / гибкий час

    В основном перечислены пять типов графиков работы в зависимости от обычаев и рабочего времени.

    1. Полный рабочий день.

      Фиксированные часы и дни. Стандартное среднее значение составляет 40 часов в неделю с 9 по 5

    2. Неполный график работы.

      График неполного рабочего дня означает, что сотрудники обычно работают с 8:00 до 12:00 с понедельника по четверг (17-20 часов в неделю). Этот тип работы обычно не предусматривает страховых выплат, дней болезни, выхода на пенсию и т. Д.

    3. Фиксированный график работы.

      Сотрудники, которые работают одинаковое количество часов в день или такое же количество дней в неделе, всегда называются фиксированным графиком работы.Обычно за ним следуют проектные компании, например, 4 дня при трех выходных.

    4. Вращающийся график работы.

      Чередование графиков работы позволяет сотрудникам работать в дневную, сменную и ночную смены. Этот цикл помогает распределить разные смены между всеми сотрудниками, чтобы никто не задерживался на менее желательных часах каждую смену.

    5. Гибкий график работы .

      Этот тип предоставляет сотрудникам альтернативу стандартному режиму с 8:00 до 17:00, но при этом продолжительность рабочей недели составляет 40 часов.В общем, это означает, что нет строгого расписания, одинакового для всех, вместо этого сотрудники могут выбирать смены или временные интервалы, которые им больше всего подходят в течение дня (или ночи).

    В зависимости от типа вашего бизнеса выберите график работы, который лучше всего подойдет вам и вашим сотрудникам.

    Кроме того, настройте канал распределения рабочего графика и его формат для ваших сотрудников. Например, чем менее техничны ваши сотрудники (без рабочего стола), тем важнее потратить больше времени и внимания на подготовку перед распространением, чтобы оставить как можно меньше места для ошибок и путаницы.

    5. Составьте график работы для ключевых игроков

    Определите свои потребности в ресурсах, а затем создайте расписание сотрудников в соответствии с этими потребностями. Назначайте смены работникам в зависимости от их навыков и доступности.

    Лучший способ составить расписание сотрудников – сначала выделить наиболее проверенных и испытанных чемпионов для каждой роли. Такой подход дает вам два основных преимущества:

    • Во-первых, это гарантирует, что люди будут выполнять ту работу, в которой они нуждаются больше всего.В ресторане, например, самые быстрые, но молчаливые сотрудники работают лучше во время большой спешки, в то время как более общительные и симпатичные сотрудники будут отличаться, когда клиенты с большей вероятностью будут оставаться подольше и разговаривать.
    • Вы знаете, что в каждую смену будет как минимум один опытный и надежный сотрудник. Опытный сотрудник может быстро улучшить качество смены, потому что другие, менее опытные сотрудники наблюдают, учатся и поднимаются до более высоких стандартов. Это верно для новичков, которые все еще находятся на стадии обучения и адаптации.Совместное использование некоторых из ваших лучших сотрудников с некоторыми из ваших новых сотрудников – отличный способ обеспечить стабильность во всех сменах и поддерживать высокую планку качества.

    6. Всегда имейте запасной план

    В наши дни все быстро меняется, и как бы тщательно вы ни планировали, что-то может пойти не так.

    У опытных диспетчеров есть хитрость в рукаве: пусть сотрудники сами найдут замену. Поступая так, вы не только уменьшаете нагрузку на свои плечи, но и создаете корпоративную культуру подотчетности и уменьшаете вероятность того, что люди просто откажутся от смены в последнюю минуту, потому что им не хочется работать.Создайте простой и понятный процесс, в котором сотрудники могут отклонить или отменить смену, только если они укажут причину смены и найдут себе замену.

    Автоматизированное решение, такое как приложение для планирования сотрудников Connecteam, может упростить создание расписания. Статус смены может использоваться сотрудниками для утверждения или отклонения смен, если они недоступны, и они даже могут добавить примечание к своему отказу с указанием того, кто должен их заменить. Кроме того, квалификация работы помогает менеджеру отфильтровывать только квалифицированных пользователей, которые могут быть назначены для каждого типа работы.

    Создайте свой умный график работы бесплатно

    7. Распространение графика работы и получение обратной связи как можно скорее

    Идеальный график работы – это тот, который никого не удивит .

    Недавние отчеты показали, что непредсказуемые графики могут привести к увеличению текучести кадров, выгоранию, переутомлению и финансовой незащищенности и, как правило, доставляют сотрудникам много проблем, как финансовых, так и моральных.

    https://equitablegrowth.org/working-papers/un sure-time-precarious-schedules-and-job-turnover-in-the-u-s-service-sector/

    Сделав проект расписания работы известным людям как можно скорее и запросив их отзывы, прежде чем сделать его официальным, вы убиваете двух зайцев одним выстрелом:

    1. С одной стороны, вы предоставляете людям столь необходимую возможность спланировать и подготовиться к предстоящему графику работы и соответственно скорректировать их другие обязательства и поручения.
    2. С другой стороны, вы собираете от них важную информацию. , что может кардинально изменить исходный план расписания.Может вы что-то упустили? Может быть, сотрудники, на которых вы рассчитываете, сейчас недоступны? Может быть, оборудование, необходимое для плановой работы, нуждается в ремонте? Вы должны знать все это заранее и соответствующим образом настраивать, чтобы избежать непредвиденных ситуаций в рабочее время. следующий предстоящий временной интервал.

      8. Привлекайте сотрудников к созданию идеального графика работы (для самих себя)

      «Две трети работников заявили, что они получили уведомление о своих графиках менее чем за две недели, а 15 процентов – менее чем за 72 часа. Восемьдесят процентов заявили, что они мало или совсем не участвовали в расписании. Третьи сказали, что им нужно больше часов, чем им положено ».

      Во-первых, когда сотрудники чувствуют, что их уважают и доверяют, что влияет на рабочий график, они чувствуют себя более ценными, что делает их более счастливыми и продуктивными.

      Но со стороны работодателя есть еще пара действительно практических причин, по которым ваш бизнес выиграет:

      1. Люди обычно знают, в чем они хороши, и могут принести больше пользы тому, чем они бы предпочли заниматься, если есть выбор из разных ролей.

      По той же теме попытайтесь рассмотреть естественные склонности сотрудников, так как таким образом они могут максимизировать свой потенциал: если кто-то предпочитает работать из дома – предоставьте ему эту возможность, обычно это люди, которые хорошо умеют управлять собой. и нуждаются в этой зоне комфорта, чтобы процветать.

      Точно так же, если человек явно предпочитает утреннюю или вечернюю смену, скорее всего, он будет гораздо более внимательным и внимательным в эти часы.

      Можно с уверенностью сказать, что чем больше вы вовлекаете сотрудников в составление их графика работы, тем меньше вероятность незаезда или изменений в последнюю минуту, с которыми вы столкнетесь в долгосрочной перспективе.

      2. Разрешив вашим сотрудникам участвовать в создании рабочего графика, вы, как руководитель, можете снять некоторую нагрузку со своей тарелки. Вместо того, чтобы гнаться за всеми, кто пытается собрать свои запросы и претензии, постарайтесь все обдумать, а затем запрашивайте отзывы и одобрения, подумайте о способе автоматизации процесса и позвольте им сделать всю тяжелую работу.

      Среди способов сделать это вспомните:

      • Создание и распространение опросов / форм для ваших сотрудников для заполнения в цифровом виде
      • Возможность для сотрудников «бронировать» или заявлять о наличии смены онлайн
      • Наличие виртуальной редактируемой доски с черновиком расписания, к которой любой может получить доступ и увидеть изменения в в реальном времени
      • Выделенные чаты для обсуждения и комментирования срочных обновлений или изменений расписания

      Все эти и многие другие удобные функции доступны в программном обеспечении цифрового планирования , например и программном обеспечении планирования Connecteam .

      9. Признавайте сотрудников и уважайте их просьбы

      Рабочие с любым уровнем дохода сильно зависят от своего рабочего графика. Нестабильное, неожиданное расписание или изменения могут привести к переутомлению и отсутствию гарантированного количества часов, которое может понадобиться сотрудникам, чтобы прокормить себя и свои семьи.

      Попробуйте копнуть глубже и узнать своих сотрудников по их:

      • Навыки
      • Квалификация
      • Предпочтения, особые запросы
      • Тип личности (e.g., общительный, дружелюбный, замкнутый и т. д.)
      • Другие примечания, которые могут оказаться полезными (например, эффективные, могут справиться с большой толпой, дотошность и т. д.)
      • Семейные обязанности и другие обязательства

      Когда они чувствуют себя услышали и поняли – они лояльнее и продуктивнее. Это создает доброжелательность, повышает удовлетворенность сотрудников и помогает удерживать хороших сотрудников.

      Вы можете сэкономить время и избежать разочарований, храня информацию о рабочих предпочтениях и запросах на отгулы ваших сотрудников в одном месте.Конечно, это может быть записная книжка, небольшая заметка на вашем телефоне или электронная таблица на вашем компьютере, но хранение всей этой информации в программном обеспечении расписания сотрудников даст вам дополнительное преимущество от использования этих входных данных для создания повторяющихся смен и шаблонов.

      Например, если Мелисса никогда не может работать по вторникам – вы можете установить это по умолчанию и создать шаблоны доступности и повторяющиеся напоминания, чтобы никогда больше не забывать важные данные.

      Начало работы с шаблоном расписания может помочь вам:

      • Следите за регулярными потребностями в отпусках для различных сотрудников
      • Сократите время, необходимое для создания расписания
      • Придайте своей команде некоторую стабильность и предсказуемость того, когда они, как ожидается, будут работать

      Кроме того, сотрудник Программное обеспечение для составления расписаний позволяет работодателям оперативно корректировать работу и привлекать больше работников, когда спрос высок, и экономить деньги на рабочей силе, когда спрос низкий.

      10. Установите канал связи для всей группы

      Общение является ключевым, особенно внутреннее общение между коллегами.

      Последовательный метод коммуникации, доступный и удобный для всех сотрудников, позволяет вам и вашим сотрудникам точно знать, где искать наиболее точный график работы, реагировать на обратную связь, запрашивать изменения или искать замену.

      Сэкономьте время себе и своим сотрудникам на поиске по электронной почте, текстовым сообщениям и нескольким чат-приложениям, чтобы найти новейший график работы или форму запроса на отпуск, которая им нужна.Когда все используют один и тот же инструмент – все остаются на одной странице.

      Используя специальный рабочий чат, и вы, и ваши сотрудники можете пользоваться мгновенными сообщениями и возможностями для создания индивидуальных, групповых или общекорпоративных чатов.

      11. Оставьте Pen-N-Paper позади

      Создание рабочего графика – сложная и трудоемкая задача сама по себе, но когда вы пытаетесь создать его ручным способом старой школы, это становится действительно тяжелой нагрузкой: как проверить доступность? Как быстро раздать расписание и собрать отзывы? Как внести изменения и сообщить об этом всем после того, как расписание уже опубликовано? Как сделать так, чтобы у всех была последняя версия графика работы?

      Современные технологии и программные решения для интеллектуального планирования позволяют упростить процесс и сделать его правильным с первого раза.Программное обеспечение для составления расписания сотрудников может существенно повлиять на эффективность вашего процесса составления расписания. Что еще более важно, он позволяет вам на лету вносить изменения и обновления, если это необходимо, и будьте уверены, что это никого не застает врасплох.

      Программа для онлайн-планирования работы , доступная с любого устройства, значительно сокращает время администратора, затрачиваемое на планирование (до 80%)

      1. Добавляйте смены массово
      2. Создавайте шаблоны повторяющихся смен (или целых недель) и автоматизируйте их в будущем
      3. Копируйте / вставляйте, перетаскивайте строительные блоки для планирования на лету и гибкости + бесконечные настройки
      4. Забудьте о подсчете часов в человек и избегайте нежелательной сверхурочной работы или двойного расписания с помощью встроенного отслеживания времени, ограничений и предупреждений для экономии денег
      5. Создавайте расписания на основе набора навыков и предупреждений о соответствии
      6. Получайте предупреждения и динамические обновления статуса в режиме реального времени (смена без пользователя , начал смену, пришел и вышел, вышел из рабочей зоны, достиг дневного / недельного лимита и т. д.)

      12.Почему Connecteam – лучший способ составить идеальный график работы

      Мощное, но удобное приложение для планирования работы сотрудников

      Connecteam сочетает в себе все инструменты и функции, позволяющие избежать наиболее распространенных проблем с расписанием, и предоставляет менеджерам по сменам и диспетчеризации работы все необходимое для быстрого создания эффективных и безошибочных графиков работы и их информирования. сотрудникам за считанные минуты. Посмотрите сами, насколько это просто и быстро.

      Connecteam был разработан и построен на основе построения рабочего графика для сотрудников без рабочего стола, поэтому он имеет все функции, необходимые для создания и распространения идеального рабочего графика.

      1. Избегайте ошибок. Назначьте только доступных пользователей: недоступность и отсутствие отображаются в расписании)
      2. Экономьте время и силы , создавая повторяющиеся смены, шаблоны или копируя смены последнего периода.
      3. График смены быстро и легко несколькими способами: одиночный, множественный, импорт из Excel, импорт из шаблона
      4. Быстро находите и назначайте нужных людей для нужной работы с помощью фильтров, тегов цветового кодирования и интеллектуальных групп на основе квалификации, местоположения, настраиваемых полей и других фильтров
      5. Легко просматривать полную картину Просматривать все смены по командам или должностям.Посмотрите, сколько смен и часов запланировано и выполнено каждым пользователем. Видно, что смены распределяются равномерно.
      6. Больше никаких звонков и туда и обратно : Вы можете добавить всю необходимую информацию о смене, такую ​​как местоположение, прикрепленные файлы, заметки, сведения о клиенте, статусы и задачи для каждой смены. Сотрудники могут обновлять информацию о своей доступности и статусе через приложение. Каждый может общаться в чате на ходу прямо из вкладки «смены», вместо того, чтобы звонить или писать текстовые сообщения.
      7. Легкий разбор полетов История смен смены со всеми статусами Все смены сохраняются
      8. Управление расписанием на кончиках пальцев доступно с мобильного телефона, даже когда вы находитесь в пути.

      Сводка о том, как составить идеальный график работы

      Создание идеального графика работы для вашей команды – нетривиальная задача. Основываясь на вашем рабочем плане и потребностях в вашей рабочей силе, выберите один из различных типов расписания, чтобы извлечь из него максимальную пользу.

      • Создайте четкие инструкции: сколько смен и часов должен работать каждый сотрудник? Какой недельный максимум?
      • Планируйте заранее и постарайтесь учесть как можно больше параметров, чтобы у вас было достаточно людей для продуктивной работы, но не слишком много, чтобы переплачивать
      • Распространите черновик графика как можно скорее и попросите сотрудников дать отзывы и их вклад
      • Обязательно предоставьте вашей команде инструменты для декларирования их доступности и предпочтений, прежде чем планировать расписание, и подумайте о том, чтобы позволить им участвовать в создании расписания
      • Классифицируйте информацию: E.грамм. отмечать разные типы записей разными цветами, разделять сотрудников на группы, чтобы было легко различать и отфильтровывать только релевантные данные
      • Включите в расписание как можно больше вспомогательной информации (дата, время, место, специальные инструкции и файлы, задачи)
      • Убедитесь, что вы предоставили вашей команде варианты общения в отношении их расписания (например, запросы, статусы смен, чат и заметки о смене)
      • Автоматические оповещения, установленные для определенных ограничений – отличный способ избежать того, чтобы пользователи сверхурочные и экономия денег для владельцев бизнеса
      • Отправляйте частые обновления и напоминайте сотрудникам, чтобы они сообщали о своей недоступности как можно скорее
      • Вместо этого оставьте ручку и бумагу – используйте эффективный инструмент, который поможет вам легко и быстро создавать и публиковать свой график

      Создайте идеальный график работы для своей команды за несколько кликов

      Зарегистрируйтесь бесплатно в универсальном приложении для управления сотрудниками Connecteam и наслаждайтесь интуитивным планированием, простым отслеживанием рабочего времени, интеллектуальными расписаниями и многим другим, доступным с любого смартфона.

      Как составить график работы: полное руководство

      1. График работы на полную ставку

      Сотрудники, занятые полный рабочий день, обычно работают от 30 до 40 часов в неделю, но в конечном итоге это зависит от того, что ваш бизнес определяет как полный рабочий день. Обычная полная рабочая неделя – с 9:00 до 17:00 с понедельника по пятницу.

      2. Неполный график

      Любой человек, работающий менее 30 часов в неделю, обычно классифицируется как сотрудник, работающий неполный рабочий день. Одним из примеров графика неполного рабочего дня может быть с понедельника по четверг с 8:00 до 12:00.

      3. Фиксированный график работы

      Фиксированный график обычно означает, что сотрудники постоянно работают одинаковое количество дней в неделю и часов в день. Многие работники, занятые полный рабочий день, придерживаются фиксированного графика работы. Другие альтернативные графики работы, которые обычно фиксируются, включают:

      • 5/4/9 график работы
      • 9/80 график работы
      • 10/80 график работы
      • 2-2 3-2 2-3 график 9
      • 4 дня по 3 выходного графика

      4.Гибкий график работы

      Менее жесткие, чем фиксированный график работы, сотрудники, работающие по гибкому графику работы, вместе со своими сотрудниками определяют дни и часы, которые они будут работать.

      Обычно ожидается, что работники гибкой службы будут работать минимальное количество часов или работать в определенные временные интервалы каждый день. Примером гибкого графика работы может быть понедельник – среда с 19:30 до 16:00 и четверг и пятница с 9:30 до 18:00.

      5. Разделенный график работы

      Разделенная смена – это тип рабочего графика, при котором сотрудник отрабатывает свое рабочее время в течение дня в течение двух смен.

      Это отличается от работника, занятого полный рабочий день, у которого может быть часовой перерыв на обед в середине рабочего дня. Обычно между сменами у рабочих, работающих в разделенную смену, бывает перерыв не менее двух часов. Разделенные смены распространены в определенных секторах, таких как гостиничный бизнес и колл-центры.

      Некоторым работникам не нравится работать в несколько смен, поскольку это означает, что они проводят время на работе, даже если им не платят. Однако это может быть хорошим вариантом для членов команды, которые живут недалеко от вашего бизнеса.

      Как я могу более эффективно планировать своих сотрудников?

      Когда дело доходит до планирования персонала, многие компании считают его затяжным и неэффективным процессом.

      Нет сомнений в том, что посменный бизнес очень выигрывает от правильного планирования. Будь то сокращение времени администратора, более высокий моральный дух, гораздо меньше недовольных сотрудников и более низкая текучесть кадров, трудно спорить с необходимостью хорошо продуманного графика.

      Тем не менее, многие менеджеры все еще не могут точно знать, как установить и использовать график работы.Если это похоже на вас, стоит прочитать эти советы и рекомендации, которые помогут вам избежать распространенных ошибок планирования:

      1. Убедитесь, что всегда доступна только одна версия рабочего графика.

      Допустим, вы используете Excel для планирования рабочего графика и рассылки его по электронной почте. И вы не осознавали, что по ошибке назначили работу кому-то, кто загорает на далеком пляже. Или кто-то больше не может работать в назначенную смену из-за чрезвычайной семейной ситуации.

      Неожиданно вы начинаете бегать по электронной почте несколько раз в день по электронной почте с несколькими версиями расписания, чтобы учесть эти изменения. Помимо неудобства, связанного с переполнением своих почтовых ящиков, нетрудно увидеть, как сотрудники могут легко ошибиться и начать обращаться к более старым версиям расписания.

      Конечно, вы можете попытаться установить соглашение об именах, которое сделает его более понятным, что, по сути, является последней версией расписания. Но в любом случае вероятность человеческой ошибки будет высокой.

      Google Таблицы могут быть лучшим вариантом, чем Excel для вас в этом случае, но надстройки ограничены (подробнее об этом позже!)

      2. Убедитесь, что расписание доступно как можно раньше.

      Чем раньше вы сможете раздать расписание, тем лучше.

      Мы рекомендуем уведомить ваших сотрудников за две недели о предстоящих часах работы, чтобы они могли принять все необходимые меры. Самый быстрый способ распространять расписание – через облачное приложение, такое как Planday.Вы же не хотите, чтобы члены вашей команды были вынуждены звонить вам, чтобы узнать, когда у них следующая смена – это пустая трата времени! Так что будьте уверены, что расписание доступно где угодно и в любое время суток.

      Да, вам может потребоваться внести более мелкие изменения во время, предшествующее новому расписанию (именно здесь приложение для сменных рабочих оказывается особенно удобным, поскольку вы можете вносить мгновенные изменения и обновлять людей на ходу), но давая Уведомление ваших сотрудников всего за несколько дней, чтобы избавить себя от лишней головной боли, обязательно вызовет недовольство в долгосрочной перспективе.И ничто не может разрушить бизнес быстрее, чем уволенные сотрудники.

      Таким образом, сотрудники также могут отправить запрос на смену с большим количеством уведомлений, а это значит, что у вас гораздо меньше шансов, что вам придется бороться, чтобы найти покрытие для незаполненных смен в последнюю минуту.

      3. Поощряйте доброжелательность, избегая микроменеджмента по графику.

      Лучший способ управлять расписанием – это… немного отступить!

      Поощряйте людей брать на себя ответственность за то, как они распоряжаются своим временем.Программное обеспечение для онлайн-планирования Planday, например, позволяет сотрудникам вводить данные, когда они предпочитают работать. Таким образом, у вас будет информация, которая понадобится вам при назначении смен (а не хранится в вашем мозгу).

      Если они не могут работать смену, пусть передадут ее одному из своих коллег или попросят поменяться сменами. Это сэкономит вам бесчисленное количество часов, потраченных на настройку и обновление расписания после его распространения.

      Только будьте осторожны, не позволяйте членам команды меняться сменами с другим человеком, который не подходит для этой должности.Легкий способ предотвратить это – использовать инструмент планирования сотрудников, который упрощает сменные сделки на основе соответствующих наборов навыков. В любом случае вам понадобится система, которая автоматически сообщит об этих изменениях всем, кого это касается.

      4. Делайте расписание максимально предсказуемым.

      Если вы навязываете своим сотрудникам нерегулярный или непредсказуемый график работы, им будет сложно поддерживать хоть какое-то подобие порядка в своей жизни.

      5. Сведите к минимуму конфликты планирования.

      Хотя мы всегда рекомендуем сохранять последовательность смен, насколько это возможно, также рекомендуется чередовать смены, которые предпочитают или не любят ваши сотрудники, в интересах справедливости. Это также во многом поможет избежать любого восприятия фаворитизма среди определенных членов команды.

      И хотя вы хотите упростить обмен сменами между рабочими, лучший подход – в первую очередь попытаться минимизировать их.Вы получите от них максимум, если будете помнить об их предпочтениях и обязанностях при назначении смен. Не давайте членам вашей команды смены, если они просто не могут работать, если только вы не хотите, чтобы они покинули корабль, как только появится что-то более подходящее.

      Различные типы инструментов планирования работ: электронные таблицы и программное обеспечение

      Мы будем откровенны. Некоторые из этих инструментов планирования действительно сложно использовать эффективно просто потому, что они изначально не предназначены для составления расписания.

      И это затрудняет планирование рабочего графика команды, который действительно работает. Давайте рассмотрим основные из них:

      Excel

      • Низкая стоимость (а если у вас уже есть лицензия Office, она практически бесплатна)
      • Низкая кривая обучения для базового использования
      • Настраиваемый
      • Расширенная функциональность
      • Совместимость с Android, iOS, Windows и Mac OS X
      • Создание и обновление занимает много времени
      • подвержен ошибкам
      • Не передается
      • Доступен только в одном месте
      • Нет контроля над разными версиями
      • Нет истории изменений
      • Невозможно использовать расширенные функции без специального обучения
      • Не улавливает конфликты расписания
      • Ограниченная информация
      • Не допускает сотрудничества

      Google Таблицы

      • Бесплатно
      • Низкая кривая обучения для базового использования
      • Доступен с любого устройства
      • Создан для совместной работы
      • Интегрируется с Google Suite
      • Требуется время на создание и обновление
      • Нет возможности автоматически уведомлять сотрудников об изменениях
      • Невозможно использовать расширенные функции без специального обучения
      • Не улавливает конфликты расписания
      • Ограниченная информация

      Предупреждение: Если вы используете Google Таблицы для создания расписания, обязательно проверьте разрешения, прежде чем отправлять ссылку по электронной почте своей команде.Вы хотите, чтобы расписание было только для просмотра, то есть никто не может редактировать свои смены.

      Программа для планирования работ

      • Значительно сокращает время администратора, затрачиваемое на планирование (до 80%)
      • Доступно, в зависимости от провайдера
      • Доступен с любого устройства
      • Разрешает смену смены
      • Шаблоны для повторяющихся типов расписаний
      • Может создавать расписания на основе набора навыков
      • Может устанавливать предупреждения о соответствии
      • Кривая обучения с переходом на новую платформу
      • Поддержка клиентов на бесплатных планах может быть ограничена

      Примечание: В дополнение к вышеперечисленным вариантам существуют другие приложения с расписанием работы, предназначенные для отдельных лиц, например для фрилансеров, а не для ресторанов или предприятий розничной торговли.

      Некоторые известные на рынке однопользовательские приложения для планирования работы включают Schedule Planner и WorkTime. Поскольку эти приложения не предназначены для работы с несколькими людьми или для посменных предприятий с более сложными требованиями к расписанию, мы не вдавались в подробности, лежащие в их основе.

      В большинстве случаев предприятия предпочитают использовать Excel или Google Таблицы как обходные пути к специальному инструменту планирования сотрудников. В конце концов, они привычные и «бесплатные» (т.е. нет лишних внебюджетных расходов).Но вот в чем дело:

      Таблицы просто не подходят для планирования сотрудников.

      Excel отлично подходит для помощи в вычислениях и визуализации данных. Но его использование для управления расписанием работы всегда пагубно сказывается на вашей производительности, не говоря уже о производительности вашей команды.

      По правде говоря, электронные таблицы не являются эффективным средством для управления расписанием ваших сотрудников, особенно если вы работаете в сменной организации. Планирование командных графиков в электронных таблицах может быть трудоемким, ненадежным, неэффективным и приводить к ужасной разрозненности.

      Многие из вас, вероятно, уже знают об этом, особенно если в настоящее время вы используете электронные таблицы. Но если вам нужно больше убедительности, давайте рассмотрим, почему это так:

      Для успешного управления расписанием команды требуется нечто большее, чем просто электронная таблица.

      Такие программы, как Excel, просто не могут предложить вам ключевые функции, необходимые для автоматизации многих утомительных вещей, связанных с планированием смен. Например, сотрудники не могут заранее указать свою доступность. Это нужно будет сделать лично или по телефону, по SMS или электронной почте, и вам нужно будет добавить эти данные в себя.

      Вы также не можете организовать свой персонал по навыкам или по тем, кто в настоящее время находится в ежегодном отпуске – их нужно будет отслеживать отдельно. Это означает, что вы в конечном итоге рассредоточиваете важные детали планирования по набору инструментов, что позволяет слишком легко упустить деталь или потратить время на поиск одного ключевого фрагмента информации.

      Хорошее приложение для планирования работы, однако, может объединить все коммуникации и данные, так что вы можете попрощаться с прокруткой старых цепочек писем или (что еще хуже) полагаться на память.

      Расписания в таблицах медленно строятся и обслуживаются.

      Даже если вы воспользуетесь нашим удобным шаблоном, вы все равно потратите кучу времени на настройку, форматирование и обновление расписаний, поскольку изменения поступают из других мест.

      В отличие от электронных таблиц, инструменты, созданные специально для планирования работы персонала, сделают всю эту тяжелую работу за вас.

      Таблицы не помогут вам увидеть общую картину.

      Без единого места для хранения всех ваших сотрудников и данных о расписании трудно понять, насколько эффективно вы планируете свою команду.

      С помощью более мощного инструмента для планирования ваших сотрудников, такого как Planday, вы не только автоматизируете свое планирование, но и упростите множество повторяющихся административных задач. Вы также сможете определить, не укомплектованы ли вы кадрами. Вы можете мгновенно сравнить свои еженедельные расходы на заработную плату с доходами и сохранить компактный график, назначив ровно столько людей, сколько вам нужно для удовлетворения потребительского спроса.

      Если вам кажется, что каждый рабочий день вы не получаете максимальной отдачи, у нас есть для вас хорошие новости: повысить производительность труда несложно.Это просто требует, чтобы вы более осознанно распоряжались своим временем. Узнайте, что делают клиенты Planday, чтобы проводить больше времени на работе:

      Почему другие предприятия переходят на программное обеспечение для планирования работы вместо Excel?

      Когда люди и процессы дезорганизованы, все, что находится ниже по течению, имеет тенденцию разваливаться.

      Чтобы избежать описанных ниже ловушек и направить вашу команду к успеху, необходимо что-то изменить. Вот некоторые из повторяющихся причин, по которым мы видим, что клиенты переключаются на инструмент планирования смены, такой как Planday:

      • Слишком много времени потрачено на поиски вещей. Не можете найти файлы? Или этот запрос на перерыв в вашем почтовом ящике? Время, потраченное на поиск, – это время, потраченное на бездействие.
      • Что-то упускают. Поскольку вы не смогли найти это письмо или забыли следить за чем-то, вы случайно запланировали этого сотрудника, пока он находится в ежегодном отпуске.
      • У всех повышенный стресс. И, как мы все знаем, дополнительный стресс приводит к дополнительным проблемам в других местах.
      • Снижение боевого духа среди членов команды. Как только моральный дух начнет падать, можно ожидать увеличения текучести кадров.
      • Потеря денег. Возникновение четырех предыдущих проблем, которые усугубляют друг друга.
      • Организация: И организация вашей команды начинается с самоорганизации!

      Начало построения рабочего графика

      Прежде чем приступить к работе по своему расписанию, вам необходимо сделать следующее:

      Стать менеджером: как разработать график работы

      Быстрая навигация


      Создание организованного графика, подходящего для всех, может быть проблемой даже для самых опытных менеджеров.Если вы на пути к карьере руководителя, это руководство поможет вам понять важность разработки рабочего графика и то, как вы можете удовлетворить потребности как своих сотрудников, так и компании.

      Важность графиков работы

      Хотя менеджмент – сложная роль и не для всех, он также может быть полезным и помочь вам добиться успеха в ваших долгосрочных карьерных целях. Например, ваше руководство со временем может поддерживать и развивать талантливую, хорошо функционирующую команду, которая может иметь большое влияние на вашу организацию.Быть эффективным менеджером также означает иметь возможность наставлять сотрудников для достижения своих карьерных целей.

      Составление хорошего графика работы – это навык, который вы приобретаете со временем и с практикой. Даже в этом случае вам, возможно, придется обратиться к недовольным сотрудникам или недоукомплектованным персоналом, пока вы не сможете правильно скорректировать графики. Это часто означает использование гибкого рабочего времени, позволяющего распределять смены сотрудников и обеспечивать лучший баланс между работой и личной жизнью в ваших отчетах.

      Связано: Как развить ваши ключевые лидерские качества

      Выбор гибкого графика

      Если это доступно вам и вашей команде, гибкий график может быть хорошим вариантом.Это не вариант для многих компаний и ролей, которые требуют от вас присутствия в офисе в обычное рабочее время, например для службы поддержки клиентов.

      Также известный как гибкий график работы, гибкий график работы – это когда сотрудники работают определенное количество часов в пределах согласованного интервала времени начала и окончания. Например, вы можете установить, что штатные сотрудники работают по восемь часов в день с 8:00 до 18:00. Решать, зайти ли они в 8 и выйти в 4 или зайти в 10 и выйти в 6, решать им.

      Вы можете даже позволить сотруднику работать на более короткий рабочий день, если их количество в неделю составляет определенное количество часов (обычно 40). Другими словами, если сотрудник хочет взять выходной в пятницу, но не хочет брать отпуск, он может работать по 10 часов с понедельника по четверг и все равно работать 40 часов.

      Гибкий график полезен по многим причинам, включая, но не ограничиваясь:

      • Разрешение сотрудникам обходить потребности по уходу за детьми и посещения врача
      • Предотвращение чрезмерного отсутствия на работе
      • Сокращение использования оплачиваемого отпуска
      • Уменьшение заторов на стоянках и Проблемы с трафиком
      • Привлечение высококвалифицированных кандидатов на вакансии, желающих этого графика

      У менеджеров, предлагающих гибкий график, как правило, меньше проблем с персоналом и посещаемостью, что снижает многие стрессы, связанные с должностью.

      Вот несколько советов по внедрению гибкого графика, если он работает для вашей команды:

      1. Определите основные часы и пропускную способность компании

      Основные часы – это лучшее время, когда весь персонал нужен в течение рабочего дня. Пропускная способность – это диапазон часов, в течение которых вы можете разрешить гибкий график. Другими словами, пропускная способность – это самое раннее и самое позднее возможное время, когда сотрудник может приходить и уходить с работы в любой конкретный день. Пропускная способность может варьироваться в зависимости от праздников, дня недели или выходных или может быть одинаковой каждый день.

      Например, основная продолжительность вашей компании может составлять с 9 до 5, потому что это часы, в которые вы взаимодействуете с клиентами. Ваша дневная полоса пропускания может варьироваться с 7 утра до 6 вечера. потому что по-прежнему есть срочная работа в нерабочее время. Если у вас достаточно сотрудников для работы в основное время, некоторые из них могут приходить раньше, а другие оставаться допоздна, в зависимости от своих личных предпочтений. Этот пример называется обычным гибким расписанием, потому что планировщик просто регулирует время начала и окончания работы сотрудника.

      2. Рассмотрим ежедневный гибкий график

      Ежедневный гибкий график аналогичен обычному гибкому графику в том, что сотрудники могут выбирать свои часы, если покрываются основные часы. Разница в том, что сотрудник может ежедневно менять время начала и окончания, при этом работая каждую неделю одинаково.

      Как менеджер, желающий использовать ежедневный гибкий график, вы должны назначить каждому сотруднику обычный гибкий график, а затем вносить корректировки после того, как сотрудник закончил каждый рабочий день.В соответствии с этим соглашением сотрудник может работать во время обеда, чтобы уйти рано или прийти поздно на следующий день.

      3. Попробуйте сжатую рабочую неделю

      Сжатая рабочая неделя – это тип гибкого графика, который позволяет сотруднику работать 40 часов за меньшее количество дней. Стандартная сжатая работа предполагает, что сотрудники работают четыре 10-часовых дня с регулярными перерывами на обед.

      Аналогичным вариантом является гибкий график 4 × 5, при котором сотрудник поочередно работает четыре дня в одну неделю и пять дней в следующую.График 4 × 5 – хороший вариант для некоторых сотрудников, потому что он дает им трехдневные выходные пару раз в месяц. Это также позволяет им планировать приемы к врачу и стоматологу, не отвлекаясь от работы.

      Связано: Навыки разрешения конфликтов: определение и примеры

      Советы, которые помогут менеджерам составить график сотрудников

      Какой бы тип графика вы ни выбрали для своих сотрудников, целью является достижение максимальной эффективности. Помните, что составление расписания для сотрудников не так просто, как может показаться, поэтому обязательно выделите достаточно времени для создания расписаний.

      Выявление нарушения расписания

      Нарушение расписания может исходить как от менеджера, так и от сотрудника. Примеры неправильного расписания со стороны сотрудников могут включать:

      • Просьба уйти пораньше несколько раз в неделю
      • Часто просить уйти рано в пятницу и приходить поздно в понедельник
      • Избегать смен, требующих обременительных задач
      • Смена смены с людьми, чтобы получить дополнительные советы
      • Не приходят на работу, когда звонят по номеру
      • Часто возникают те же самые чрезвычайные ситуации, которые заставляют их звонить по номеру
      • Запрос изменений расписания в последнюю минуту без уважительных причин

      Использование программного обеспечения для составления расписания может помочь вам выявить нарушение расписания, когда оно произойдет от ваших сотрудников.Когда вы заметите, что планируете злоупотребления, назначьте встречу один на один и тактично обсудите проблему. Работайте с ними, чтобы найти решения, которые сделают их расписание более доступным, если у них возникнут проблемы.

      Менеджеры, участвующие в планировании злоупотреблений, выглядят совсем иначе. Если вы применяете какие-либо из этих методов, которые оправдывают злоупотребление расписанием, сделайте шаг назад, чтобы найти лучшее решение. Планирование злоупотреблений со стороны менеджеров может принимать форму:

      • Планирование дежурства. Это когда вы назначаете сотрудника на работу, но если он не нужен, вы его не вызываете.Эта форма планирования не позволяет сотруднику строить другие планы в течение потенциального рабочего времени.
      • Обновление расписаний в последнюю минуту. Избегайте обновления расписания за несколько дней или всего за несколько часов до его начала. Написание и обновление расписаний в последнюю минуту лишает сотрудников возможности строить другие планы, что нарушает их личную жизнь.
      • Отмена запланированных смен в последнюю минуту. У сотрудников, смены которых отменены в последнюю минуту, нет времени на другие планы.У сотрудника может быть время от времени выходной, но вам следует избегать отмены расписания в последний момент в привычку.
      • Продление смен сверх графика. Попытка заставить сотрудников оставаться позже запланированного времени является формой нарушения расписания. Да, люди звонят, и вам, возможно, придется быстро найти кого-нибудь, чтобы прикрыть их смену, но вы никогда не должны наказывать сотрудника, который не может оставаться дольше запланированного.

      Знайте свое рабочее место

      Как менеджер, вы имеете доступ ко всей информации о вашем магазине или офисе, включая часы пик.Просмотр этой информации может помочь вам понять, когда несколько членов команды должны покрыть ваши самые загруженные моменты, а когда есть простои, когда вам может не понадобиться так много участников.

      Вы также должны понимать, какие сотрудники работают лучше в спокойные часы, а какие с легкостью справляются с пиковой нагрузкой. Планировать сотрудников на работу в то время, когда они наиболее продуктивны и эффективны, лучше для всех.

      Связано: Управленческие навыки: определение и примеры

      Будьте внимательны

      Как руководитель, ваша работа – делать все в разумных пределах, чтобы учесть хороших сотрудников.Если кто-то звонит и вам нужно, чтобы сотрудник работал допоздна, спросите его заранее, а не за час до окончания смены. Будьте готовы разрешить смену смены по мере необходимости.

      Уважительное и внимательное отношение к своим сотрудникам имеет большое значение для поддержания высокого морального духа и укрепления лояльности. Кроме того, лояльный сотрудник, скорее всего, будет более склонен время от времени работать сверхурочно или даже соглашаться на отмену смены.

      Нанять дежурный персонал

      Расписание дежурства является приемлемой практикой, если вы нанимаете кого-то специально для этой цели.В те дни, когда вам не хватает персонала, практическим решением может стать выделенный дежурный сотрудник.

      Создайте процесс обеспечения доступности персонала

      Хорошие менеджеры дают своим сотрудникам возможность сообщать о предпочитаемых часах работы. Сядьте с каждым сотрудником и обсудите их предпочтения, чтобы составить график, удобный для всех, кто получает заработную плату. Вы можете сохранить настройки доступности в форме, в календаре или на платформе программного обеспечения для планирования.

      Научиться составлять рабочий график, который будет работать как для вас, так и для ваших сотрудников, является неотъемлемой частью хорошего менеджера.Предоставление сотрудникам гибкого графика освобождает их от беспокойства по поводу своих личных обязательств, чтобы они могли лучше сосредоточиться на работе.

      Как создать график сотрудников, который будет работать для вашей команды

      Создание рабочего графика для сотрудников может быть сложной задачей. К счастью, технология значительно улучшила весь процесс. Хотя составление расписания персонала стало проще, чем когда-либо, оно по-прежнему требует тщательного рассмотрения. В этой статье мы исследуем лучшие практики планирования сотрудников и даем некоторые идеи, которые помогут сделать планирование сотрудников максимально безболезненным.

      Лучшие способы составления расписания для сотрудников

      С развитием технологий времена построения расписания с помощью ручки и бумаги почти устарели. Размещение расписания в центральном офисе по-прежнему является отличной практикой для информирования людей на работе, но вам следует избегать того, чтобы это было основным способом, которым люди узнают, когда они работают. Этот метод требует, чтобы сотрудники часто заходили или звонили, чтобы проверить расписание, тратя впустую свое время и время других сотрудников.

      К счастью, существует множество бесплатных и платных онлайн-ресурсов, которые позволяют сотрудникам проверять свое расписание со своего компьютера или мобильного устройства. Рассмотрите возможность использования одного из следующих вариантов:

      Программное обеспечение для работы с электронными таблицами

      Программное обеспечение для работы с электронными таблицами часто является бесплатным и легкодоступным. Существуют разработанные шаблоны, которые вы можете найти в Интернете и загрузить, чтобы помочь вам составить график работы. Если вы используете этот метод, убедитесь, что ваши сотрудники загружают соответствующие приложения для просмотра календаря.После того, как вы создали расписание, установите его «только для чтения», прежде чем разослать его своим сотрудникам, и поощряйте их использовать комментарии или заметки, чтобы сообщить о любых проблемах или изменениях.

      Приложения для планирования работы

      Приложения для планирования работы – лучший и наиболее эффективный способ составить расписание для сотрудников. Они интуитивно понятны, гибки и доступны. Многие приложения объединяют инструменты планирования и коммуникации с персоналом, а некоторые даже позволяют сотрудникам приходить и уходить. Кроме того, сотрудники могут обрабатывать запросы на отгулы или инициировать торговые смены с помощью большинства приложений для планирования.

      Советы по созданию расписания

      Составление расписания – сложная задача с множеством движущихся частей. Вот несколько вещей, которые следует иметь в виду при создании рабочего графика:

      1. Выявите любые нарушения расписания в себе или своих сотрудниках

      Нарушение расписания со стороны ваших сотрудников может выглядеть так:

      • Часто просят уйти раньше
      • Избегать смен, которые требуют от них выполнения повседневных или напряженных задач
      • Опоздание на смену
      • Переключение смен для тех, кто приносит больше денег
      • Часто звонит
      • Часто запрашивает изменения в графике в последнюю минуту

      Программное обеспечение для планирования отлично помогает вам распознать, если кто-то из ваших сотрудников нарушает график.В противном случае поговорите со своими сотрудниками и следите за их посещаемостью. В вашем справочнике для сотрудников должна быть указана процедура решения таких вопросов. Если вы подозреваете, что сотрудник может воспользоваться преимуществом, отведите его в сторону, чтобы узнать, имеет ли он дело с кризисом или нарушает график.

      Нарушение расписания со стороны работодателя может выглядеть так:

      Расписание дежурства

      Расписание дежурства – это когда вы просите кого-то подготовиться к работе, но в последнюю минуту можете решить не звонить ему.Хотя такой график может быть полезен для сокращения затрат на рабочую силу, он не уважает потребности сотрудника во времени и доходах. У сотрудника недостаточно времени, чтобы строить другие планы, будь то личные или другие планы. Кроме того, это деньги, на которые они могли рассчитывать, но больше не зарабатывают.

      Если вы собираетесь использовать эту форму планирования, наймите сотрудников, которые понимают и соглашаются с тем, что смены им не гарантированы. Некоторые люди могут искать такую ​​работу для получения дополнительного дохода.

      Отмена запланированных смен

      Отмена запланированных смен аналогична планированию по вызову. Вы отняли смену и дали им недостаточно времени, чтобы составить другие планы. Хотя сотрудникам время от времени может нравиться неожиданный выходной, большинство сотрудников полагаются на этот доход, и это сильно отрицательно скажется на их банковском счете.

      Редактирование и планирование в последнюю минуту

      Редактирование и планирование в последнюю минуту могут потребоваться время от времени, но не делайте этого привычкой.С уважением относитесь к времени сотрудников, давая им возможность планировать и корректировать свою жизнь в зависимости от смены. Заблаговременное планирование также дает вам и вашим сотрудникам больше времени для разрешения любых конфликтов. Рекомендуется доработать и опубликовать расписание по крайней мере за две недели до окончания текущего расписания.

      Продление смен

      Продление смен после запланированного времени иногда неизбежно, но не делайте их рутинными. Некоторые сотрудники могут добровольно задерживаться допоздна, чтобы получить дополнительные часы, но те, кто не могут или не могут, никогда не должны подвергаться наказанию.Не забудьте спросить, желает ли персонал остаться, и никогда не ожидайте этого.

      2. Знайте своих сотрудников

      Знакомство с вашей командой является неотъемлемой частью создания функционального графика, который работает для вас и ваших сотрудников. Есть ли у них дети, которых они должны забрать из школы? Они в колледже? Тщательное планирование повысит моральный дух, а также удержание сотрудников.

      Вы должны знать о личной жизни и доступности сотрудников, но вы также должны знать их сильные и слабые стороны.Такой уровень осведомленности позволяет вам составить расписание, которое улучшит впечатления сотрудников и клиентов.

      Например, медленный, но красивый сервер в загруженную смену обеда может быть проблематичным, но вы можете легко решить проблему, запланировав их во время обеда, когда у людей будет больше времени для общения.

      К счастью, многие приложения для составления расписаний позволяют сотрудникам добавлять свои настройки доступности и расписания, делая продуманное планирование проще, чем когда-либо.

      3.Знайте свои потребности

      Внимательно следите за предыдущими тенденциями или национальными праздниками и используйте их для составления грамотного и исчерпывающего расписания. Вы более заняты в разное время, дни или месяцы? В это время набирайте сотрудников и сокращайте график, когда дела идут медленнее. Многие приложения для планирования позволяют получить представление о бизнес-тенденциях и кадровых потребностях.

      Как создать график работы для сотрудников

      Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать расписание для своих сотрудников:

      1.Создайте систему, позволяющую сотрудникам запрашивать отгул.

      Используете ли вы программу для составления расписания, общий календарь или лист бумаги, важно установить ожидания и требования для запроса отгула. Хотя это отнимает много времени, выполнение запросов сотрудников на отгулы всегда должно быть приоритетом. В конце концов, удовлетворение персонала означает снижение текучести кадров и улучшение качества обслуживания клиентов.

      Чтобы свести к минимуму это бремя, вы можете ввести правила и инструкции:

      • Попросить сотрудников направить определенное количество уведомлений.Все зависит от того, насколько далеко вы планируете, но обычно работодатели просят как минимум две недели.

      • Выделение определенных дат, когда вы знаете, что вам потребуется полная доступность сотрудников.

      • Ограничение количества сотрудников, которые могут делать запросы в один и тот же день.

      2. Разработайте систему, позволяющую сотрудникам звонить или менять смены

      Люди заболевают и возникают чрезвычайные ситуации, поэтому рекомендуется обрисовать ожидания в отношении таких ситуаций.Поручить персоналу найти себе замену (за исключением экстренных случаев) – полезный способ облегчить вашу рабочую нагрузку. Чтобы избежать конфликтов, рассчитывайте, что у вас есть окончательное одобрение всех замен и свопов.

      Наличие определенных средств связи для вас и ваших сотрудников может значительно упростить этот процесс. Существует множество инструментов группового чата, которые вы можете использовать для общения сотрудников, включая функцию чата, которую вы найдете в большинстве приложений для планирования. Вместо того, чтобы пытаться выяснить, кто работает или доступен на индивидуальной основе, сотрудники могут послать открытый призыв к смене, и те, кто желает принять его, могут ответить так же быстро.

      3. Найдите сотрудников, готовых при необходимости восполнить пробелы

      Жизнь не у всех гибкая, поэтому есть сотрудники, которые не захотят или не смогут взять на себя дополнительные смены, и это нормально. Определите членов вашего персонала, которые ищут дополнительный доход, имеют квалификацию для работы в смену и имеют гибкую личную жизнь. Если в вашей команде нет людей, соответствующих этим критериям, вы всегда можете рассмотреть возможность составления списка возможных кандидатов.

      Использование резервных копий не всегда идеально, но может быть полезно в экстренных случаях. Будь то бывший сотрудник, который хочет снова поработать с персоналом, или потенциальный сотрудник, который жаждет возможности проявить себя, обязательно найдутся люди, которые захотят заменить его, когда это необходимо.

      Планирование рабочего графика: основное руководство для менеджеров

      Планирование графиков работы сотрудников может занять много времени. Планирование расписания для почасовых работников может быть еще более утомительным, как попытка решить бесконечную головоломку, в которой постоянно меняются части.Это не должно быть так плохо. Если почасовое расписание – проклятие вашей жизни, следуйте этим советам, чтобы сделать его менее утомительным.

      Что следует учитывать при планировании графика работы

      Как и в случае с любым сложным процессом, не следует сразу начинать заполнять смены. Чем больше времени и энергии вы потратите на подготовку, тем плавнее станет конечный процесс.

      Отслеживайте и отображайте свои потребности

      Вы будете шокированы тем, сколько компаний не принимают во внимание основную потребность в отслеживании потребительского спроса при планировании рабочего графика для ваших почасовых сотрудников.Сделайте шаг назад и оцените, как работает ваш бизнес на ежедневной, еженедельной и ежемесячной основе, и позвольте этому руководствоваться вашим планированием. Какие у вас самые загруженные и самые спокойные периоды? Вы работаете в секторе, где спрос носит сезонный характер? Это не вопросы, которые нужно задавать один раз, это то, что вам следует задавать регулярно. Образцы меняются, и слишком легко оказаться перегруженным или недоукомплектованным персоналом из-за того, что вы вовремя не заметили.

      Использование прошлых результатов для прогнозирования ваших кадровых потребностей

      Есть несколько способов прогнозирования будущих кадровых потребностей на основе прошлой работы.

      • Численность персонала: Рассмотрение вашей типичной численности персонала может дать приблизительное представление о том, сколько новых сотрудников необходимо и в каких областях. Например, если у вас обычно 10 сотрудников на каждого менеджера, отклонения могут подсказать вам, нужно ли вам больше менеджеров, меньше персонала или какой-то другой вариант.
      • Статистическая регрессия: Для предприятий, доход которых тесно связан с персоналом, например, колл-центров, использование модели статистической регрессии позволяет отслеживать, когда были самые прибыльные периоды, и видеть, каков был уровень персонала в эти периоды, помогая вам найти самый эффективный размер для вашей рабочей силы.
      • Метод Delphi: Для более крупных компаний этот подход предполагает созыв группы из старших менеджеров и внешних консультантов, чтобы объединить их идеи и предложить план будущих потребностей в персонале.

      Если все это звучит устрашающе, или если у вас есть новый или небольшой бизнес, где такие данные ограничены, не волнуйтесь. Существуют инструменты управления персоналом, которые могут автоматически предоставить вам этот анализ:

      Workforce.com автоматически генерирует аналитику для вашего бизнеса, чтобы вы могли легко выявлять и устранять неэффективность

      Подготовьте четкую и краткую политику оплачиваемого рабочего времени

      Вы можете избежать многих проблем с планированием рабочего графика на раннем этапе, убедившись, что ваша политика оплачиваемого свободного времени (PTO) является надежной, четкой и актуальной.Сотрудники, которые знают, на какое время им положено, имеют право принимать осмысленные решения относительно своего графика.

      Ваша политика в отношении PTO должна включать подробную информацию о следующем:

        • Охватываемые виды отпусков: отпуск по болезни, отпуск, личные дни / дни утраты, национальные праздники.
        • Как начисляется PTO на основе отработанных часов и на сколько рабочих дней имеют право работать.
        • Как можно использовать ВОМ. Например, измеряется ли она в часах или меньше, полных или полудневных?
        • Сколько уведомлений необходимо, чтобы зарезервировать выходной, и существуют ли периоды отключения электроэнергии, в течение которых отпуск не может быть отменен, например, ключевые периоды розничной торговли.

      Точное содержание политики PTO зависит от компании. Но, как показывает практика, Общество управления человеческими ресурсами утверждает, что большинство текущих политик предлагают от 15 до 20 дней отпуска в год, плюс любые праздники, соблюдаемые компанией.

      Не думайте, что из-за того, что вы реализуете такую ​​политику, работники будут ее использовать. Исследование, проведенное в рамках Annual Review of Sociology за 2018 год, показало, что многие работники опасаются негативных последствий для своей работы, если они в полной мере воспользуются гибкими рабочими часами.Недостаточно иметь более справедливое расписание; вы должны убедить своих сотрудников, что они должны этим воспользоваться.

      Контрольный список для планирования рабочего графика

      После того, как вы закончите подготовку на высшем уровне, вы готовы приступить к планированию рабочего графика для своих почасовых сотрудников. Используйте этот контрольный список, чтобы не упустить из виду ничего важного.

      Определите свои потребности. Вы уже заложили основу для этого в процессе подготовки, описанном выше.Это основной вопрос, лежащий в основе всех графиков работы: сколько людей вам нужно, где и когда? Не поддавайтесь искушению угадывать. Исследование состояния персонала в отрасли в 2020 г., проведенное Советом по анализу кадров и бизнес-аналитике, показало, что только 21,1% организаций использовали аналитику кадров.

      Выбирайте правильных людей. Сотрудники – это не стандартные виджеты, используемые для устранения пробелов. Чем больше вы знаете о сильных сторонах и опыте своих сотрудников, тем больше у вас возможностей не просто включить их в расписание, но и спланировать хорошо сбалансированные смены, которые проходят гладко.

      Сделайте перекрестные ссылки на свои ресурсы. Планирование – это не только люди; речь идет о том, чтобы у них было то, что им нужно, и тогда, когда это им нужно. Например, когда осуществляются поставки? Кто их подписывает? Кто и как перемещает акции? Пропустите этот шаг, и ваше расписание развалится, когда сотрудникам придется оставить одну задачу, чтобы заняться другой.

      Проверить соблюдение правил техники безопасности. Не думайте, что это проблема только строителей и аналогичных ручных рабочих.Даже на рабочем месте с низким уровнем риска в каждую смену должен иметься обученный персонал по оказанию первой помощи. Ознакомьтесь с рекомендациями OSHA, чтобы узнать, сколько вам нужно.

      Заполните смены. Очевидный шаг, но он все же требует стратегической мысли. Вы можете использовать нисходящий подход, при котором менеджер устанавливает расписание, или восходящий процесс, при котором сотрудники могут запрашивать открытые смены. Работники, которые больше контролируют свою трудовую жизнь, более счастливы и лояльны. Итак, если ваша бизнес-модель позволяет это, гибрид из двух, вероятно, даст наилучшие результаты.Позвольте аналитике Workforce помочь вам. Работа в неведении по кадровому менеджменту ведет к плохому бизнесу.

      Будьте готовы. Неявка и внесение изменений в последний момент. Это неприятно, но вы можете свести к минимуму сбои, ведя резервный список надежных сотрудников, работающих неполный рабочий день, или сотрудников, которым требуется сверхурочная работа для решения этих проблем. Всегда делайте это по согласованию и с предварительным согласованием с этими работниками – никто не хочет, чтобы его вечерние планы были нарушены требованием выйти на работу, и это может даже быть незаконным.

      Оценивать, оценивать, оценивать. Каждый раз, когда наступает естественный перерыв в вашем сменном цикле, проверяйте выполнение вашего расписания за этот период. Есть ли все еще критические моменты при нехватке персонала или регулярных периодах избытка персонала? Планирование – это не та работа, которая когда-либо заканчивается. В какой-то степени он всегда будет меняться, поэтому используйте такой инструмент, как Workforce, для автоматического сопоставления данных, необходимых для принятия осознанного выбора.

      Общайтесь. Поощряйте открытый диалог со своими почасовыми работниками.У них тоже работает система? Могут произойти взаимовыгодные изменения, невидимые с точки зрения руководства. Вам не нужно отказываться от контроля над тем, как ведется бизнес, но предоставление сотрудникам большего права голоса в рабочее время – отличный способ сократить отток сменного персонала.

      Выполните следующие действия, и вы обнаружите, что планирование рабочего графика, даже для почасовых сотрудников, является гораздо более управляемой задачей.

      Почему соблюдение правовых норм является ключом к успешному планированию рабочего графика

      Интеллектуальное планирование важно не только для решения текущих задач вашего бизнеса.Существует множество законодательных актов, касающихся того, как и когда люди работают. Хорошая новость заключается в том, что следование этим законам должно означать, что сотрудники остаются с вами дольше и работают более продуктивно, когда они работают вовремя.

      Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) касается почасовых работников, что означает, что оплата за отработанное время должна составлять в сумме минимальную заработную плату, чтобы ваша компания соответствовала закону. Всегда проверяйте местные законы штата в этой области, так как в настоящее время в 29 штатах минимальная заработная плата превышает федеральную минимальную заработную плату.

      Несоблюдение, естественно, влечет за собой суровые наказания, поэтому понимание и соблюдение закона жизненно важно. Разбираться в деталях может быть сложно, и детали могут быть упущены, поэтому использование программного обеспечения для составления расписания сотрудников, которое автоматически проверяет ваши расписания на соответствие национальным и местным законам о труде, даст вам душевное спокойствие.

      Вы можете быстро создать любое правило соответствия на Workforce.com. Затем система автоматически предупредит вас, если ваше расписание сотрудников когда-либо нарушает трудовое законодательство.

      Есть еще одна вещь, о которой вам нужно знать при планировании рабочего графика для почасовых работников в таких секторах, как розничная торговля и гостиничный бизнес.Вы можете увидеть это как прогнозируемое планирование или «справедливая рабочая неделя». Но за последние шесть лет во многих городах и штатах были приняты законы, направленные на сокращение эксплуатации людей с помощью таких методов, как «закрытие».

      Законы о закрытии помещений дают вашим сотрудникам передышку

      Когда сотрудник закрывается ночью последним, а на следующий день открывает смену первым, это закрывается. Это приводит к стрессу, выгоранию и высокой текучести кадров. Согласно законам о «справедливой рабочей неделе», предприятия должны соблюдать минимальные интервалы между сменами.В Филадельфии, например, между сменами должно быть не менее девяти часов. Но в Сиэтле это 10 часов, а в Нью-Йорке – 11 часов.

      Интеллектуальное планирование позволяет сотрудникам видеть предстоящую рабочую нагрузку

      Эти законы также предусматривают юридическое требование использовать прогнозирующее планирование, что означает установление смен для почасовых сотрудников не менее чем за две недели вперед, чтобы работники могли лучше планировать уход за детьми и другие предметы первой необходимости для повышения качества жизни. Пока что штаты и города, которые приняли законы, – это Сан-Франциско, Эмеривилл и Сан-Хосе в Калифорнии; Орегон; Сиэтл; Филадельфия; Нью-Йорк; Чикаго; и округ Колумбия.За этим последует законодательство о более прогнозирующем расписании, поэтому убедитесь, что вы в курсе правил, специфичных для вашего местоположения, поскольку есть региональные различия.

      Если упустить мелкую деталь, можно получить большой штраф. В Сиэтле, например, установлен минимальный штраф в размере 500 долларов за каждого сотрудника и за нарушение. Совершите ошибку, которая коснется 10 сотрудников, и получите пятизначный штраф. Вот почему Workforce предоставляет решение по соблюдению трудовых норм с актуальными региональными шаблонами для законодательства о рабочих местах, автоматически проверяя соответствие ваших графиков последним правилам, где бы вы ни находились.

      Когда дело доходит до планирования графика работы, ожидайте неожиданного

      Почасовой график работы может показаться хаотичным и подверженным внезапным изменениям, но управление персоналом не должно быть головной болью. Принимая, что все изменится, и имея твердую, но гибкую основу для процесса планирования, вы можете предотвратить проблемы до того, как они возникнут. Персонал может автоматизировать наиболее трудоемкие части процесса и следить за тем, чтобы в процессе вы соблюдали закон. Выгоды для вашего бизнеса от согласованной и надежной системы планирования – более высокая производительность, большее удержание сотрудников и повышение морального духа.И, конечно же, меньше стресса для вас.

      Создание графика работы – по сотрудникам – Руководство пользователя магазина

      В этом модуле вы узнаете:

      • Как создать график работы в Консоли при планировании сотрудником

      Существует два метода планирования вашей команды:

      1. Сотрудник: Позволяет индивидуально планировать членов команды. Обратите внимание, что вы по-прежнему сможете прикрепить должность (или код должности) к сменам при составлении расписания по сотруднику.Однако при этом формат расписания будет другим. В вашем расписании будет автоматически установлена ​​эта опция. См. Обучающий модуль Общие параметры для получения более подробной информации о том, как изменить этот параметр
      2. По должности: позволяет вам планировать членов группы по должностям (или кодам работы), к которым они назначены. См. Обучающий модуль «Роли и обязанности» для получения дополнительной информации о том, как создавать должности, которые могут быть назначены вашим сотрудникам в рамках рабочего графика.

      Создание графика работы – по сотруднику

      Чтобы создать расписание, вам необходимо перейти в модуль «Управление трудом» и щелкнуть График работы .

      График По умолчанию для просмотра отображается текущая неделя, и все настройки недоступны. Если частичная недоступность уже была установлена, вы увидите это в ячейке для этого дня. Он также будет выделен красным шрифтом, когда вы нажмете на соответствующий день, чтобы запланировать время отсутствия сотрудника.

      У вас будет три варианта построения расписания при составлении расписания сотрудником:

      • Ручной ввод (требуется для первого расписания)
      • Копировать расписание предыдущей недели (требуется наличие расписания на предыдущую неделю)
      • Автоматическое планирование недели (требуется не менее четырех запланированных ранее последовательных недель)

      Создание расписания вручную

      1. Переключитесь на неделю, для которой вы хотите установить расписание, нажав Предыдущий или Следующий вверху страницы возле диапазона дат
      2. Щелкните ячейку под днем ​​справа от сотрудника, которому вы хотите назначить смену для
      3. Щелкните стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать Начало время смены
      4. Щелкните стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать время Конец смены
      5. Щелкните стрелку раскрывающегося списка справа от времени окончания смены, чтобы выбрать Позиция
      6. Нажмите Сохранить
      7. Повторите шаги с 2 по 5 для каждого сотрудника и на каждый день, когда они должны быть запланированы.
      8. Щелкните любую смену еще раз, чтобы изменить ее.Это включает добавление дополнительных смен на день, а также редактирование или удаление существующих смен
      • Щелкните Изменить , чтобы изменить время начала и / или окончания
      • Нажмите Удалить , чтобы удалить смену
      • Нажмите Добавить смену , чтобы добавить смену в расписание сотрудника на день

      Копирование расписания предыдущей недели

      1. Переключитесь на неделю, для которой вы хотите установить расписание, нажав Предыдущая или Далее вверху страницы рядом с диапазоном дат
      2. Щелкните ссылку Копировать расписание предыдущей недели в нижнем левом углу страницы
      3. Выберите сотрудников, для которых вы хотите скопировать расписание, установив флажок слева от имени сотрудника
      4. Нажмите Копировать
      5. График будет скопирован для каждого сотрудника с предыдущей недели
      6. Обратите внимание, что любая установленная недоступность будет отменена при копировании расписания с предыдущей недели.Следовательно, если сотрудник должен был работать на предыдущей неделе, но недоступен для работы на текущей неделе, копия будет отменять эту недоступность
      7. Отсюда вы можете внести дополнительные изменения перед окончательной доработкой * расписания.

      См. Обучающий модуль «Передача расписаний» для получения более подробной информации о том, как поделиться окончательным расписанием.

      Автоматическое планирование недели

      1. Переключитесь на неделю, для которой вы хотите установить расписание, щелкнув Предыдущий или Следующий вверху страницы рядом с диапазоном дат
      2. Щелкните ссылку Автоматическое расписание на этой неделе в нижнем левом углу страницы
      3. Имейте в виду, что у вас должно быть как минимум четыре расписания в системе, прежде чем вы сможете создавать расписание автоматически.
      4. Вам будет предложено подтвердить свой выбор.Нажмите ОК
      5. Отсюда вы можете внести дополнительные изменения перед окончательной доработкой расписания.

      См. Обучающий модуль «Передача расписаний» для получения более подробной информации о том, как поделиться окончательным расписанием.

      Очистка расписания
      Вы можете очистить расписание в любое время до его завершения. Чтобы очистить расписание:

      1. Щелкните ссылку Очистить расписание на этой неделе в нижнем левом углу страницы
      2. Вам будет предложено подтвердить свой выбор.Нажмите ОК
      3. График будет сброшен на пустой график, отражающий только установленную недоступность.

      Связанные темы:
      Создание графика работы – по должности
      Добавить примечание на текущую неделю
      Связь с графиками работы

      Как составить наиболее эффективный график работы

      Вы когда-нибудь отслеживали, сколько работы вы на самом деле выполняете в течение дня? Этот шаблон расписания поможет вам начать работу.Независимо от того, сидите ли вы за столом с девяти до пяти, фрилансер, работающий нечетные часы, чтобы уложиться в срок, или предприниматель, проводящий дни в нетворкинге, может быть сложно составить эффективный рабочий график, который поможет вам не сбиться с пути. Офисные работники могут возразить, что им совсем не обязательно находиться в офисе пять дней в неделю; предприниматели скажут, что их эффективный рабочий график начинается с утреннего распорядка.

      Как узнать, что лучше для вас? Вот несколько шагов, которые необходимо предпринять, чтобы начать выстраивать эффективный график работы на основе ваших привычек, часов максимальной продуктивности и ежедневных обязательств перед клиентами и коллегами.

      Выделите определенное «время фокусировки»

      Время сосредоточения – то есть непрерывное время, когда вы можете достичь многого, не отвлекаясь, – очень ценно. К сожалению, это означает, что вы должны добывать его осторожно и любить утро, поздние вечера или даже выходные. Постройте свое расписание вокруг одного из этих блоков, которые используются для ответа на электронную почту, проведения исследования или стратегического мышления. Мысленно, зная, что вы сэкономили это время, можно уменьшить стресс и помочь вам оставаться продуктивным и на правильном пути, даже когда остаток дня загружен.

      Определите, когда ваш мозг работает наилучшим образом

      Ваш график сна и ваш рабочий график тесно связаны, хотя, возможно, не так, как вы думаете. Эксперты по сну определили, что то, как вы должны строить свой рабочий график, во многом зависит от ваших естественных биоритмов.

      Используя описатели животных, специалист по сну Майкл Бреус разработал четыре «хронотипа», или профиля, которые описывают естественные привычки сна и энергетические паттерны. Хронотипы привязаны к вашему режиму сна, но затем сделайте еще один шаг, чтобы определить, как ваш уровень энергии увеличивается и уменьшается в течение рабочего дня.Например, «дельфины» – это чуткие спящие, которым мало что нужно знать о сне, и они наиболее бодрствуют ближе к вечеру. «Медведи», с другой стороны, начинают терять энергию около 2 часов дня, с двумя пиками продуктивности – утром и в полдень.

      Если вы будете знать, когда вы наиболее активны, вы сможете составить свой график, чтобы использовать в своих интересах естественную энергию. Не сопротивляйтесь тому, чего хочет ваше тело и разум!

      Эксперимент с расстановкой приоритетов

      Было написано тома о том, как взломать ваш список дел и добиться результатов.Наш совет? Попробуйте использовать несколько разных тактик, чтобы увидеть, помогает ли то, как вы строите свое расписание, эффективно расставлять приоритеты. Некоторые школы мысли предлагают начать день с простого задания, которое поможет вам перейти к более важным пунктам вашей повестки дня. Другие предлагают сразу приступить к самой важной работе, когда вы еще свежи. Если вы помните, попробуйте разные техники структурирования дня вокруг пунктов вашего списка дел и посмотрите, какие из них вызывают у вас стресс. Как правило, чем больше вы испытываете стресс, тем менее эффективен метод.

      Прекратить ходить на собрания

      Исследование, проведенное в Harvard Business Review, показало, что собрания поглощают американскую рабочую силу: руководители тратят на собрания в среднем почти 23 часа в неделю по сравнению с менее чем 10 часами в 1960-х годах. Всем известно, что собрания обычно отнимают много времени, непродуктивны и приводят к разобщению между работниками, но, похоже, мы не можем перестать ходить на них. Станьте удаленной командой и перестаньте проводить столько встреч – создайте канал Slack, используйте документы Google – все, что вам нужно для улучшения взаимодействия, встречи не должно быть.Постарайтесь сохранить собрания для пунктов повестки дня, которые невозможно решить, не собирая всех сразу в одной комнате.

      Подсказка: если вам все-таки нужно ходить на собрания, попробуйте запланировать их по блокам. Поступая таким образом, вы создаете другие отрезки времени, когда вы не на встречах, и можете сосредоточиться, не отвлекаясь.

      Создание процедуры

      После того, как вы установили, когда ваша продуктивность самая высокая, выкроете время для электронной почты и сократите количество встреч, самое время систематизировать свой успешный рабочий график.