А так же Вы можете оформить подписку (или перейти на тариф выше) сейчас или запросить Демо-доступ.

Пример изменения процесса Заявление на отпуск

Сообщение от пользователя – Здравствуйте. Надеюсь, мое сообщение не останется без внимания. Только недавно изучаю бизнес-процессы, не могу понять. Есть стандартный процесс заявления на отпуск. У нас в компании 2 раза в год проводятся важные мероприятия, во время которых оговорено, что в отпуск никто не уходит. Можно как-то автоматизировать чтобы процесс был недоступен в это время или заявка на отпуск автоматически отклонялась, а то постоянно кто-то забывает? И можно ли как-то в стандартный процесс добавить категорию отпуска – для бухгалтерии это важно. Спасибо

Сделать процесс недоступным вполне можно административно – просто скрыв его из Живой ленты или, например, изменив права доступа к нему для всех сотрудников компании. Если по какой-либо причине такой вариант неприемлем, то для выполнения данной задачи можно внести изменения в стандартный бизнес-процесс.

Для начала надо создать еще одно поле бизнес-процесса, в котором будет содержаться список категорий отпусков. В дальнейшем эта категория будет указываться при уведомлении бухгалтерии.

Для того, чтобы автоматически отклонять заявление об отпуске, сначала необходимо задать периоды, в течение которых отпуск взять нельзя. Создадим константы, в которых мы будем хранить даты начала и концов этих периодов.

Итоговый список констант бизнес-процесса (включающий кроме созданных уже существующие) будет выглядеть следующим образом.

Внесем корректировки в шаблон бизнес-процесса. Добавим в начало цикл проверки введенных пользователем дат.

Проверку дат осуществим с помощью действия Условие. Для ветки условий Нет, настроим зависимость даты отпуска от запрещенных для отпуска периодов. Т.к. выбранные для отпуска даты записываются в поля, то будем использовать тип условия Поле документа. Рассматривать будем следующие варианты:

• Дата начала отпуска попадает в один из запрещенных периодов.
• Дата завершения отпуска попадает в один из запрещенных периодов.
• Сам запрещенный период целиком попадает в даты отпуска.

Примечание: даты начала и завершения в периоды не объединяются, поэтому каждую из дат нужно отдельно сравнивать с другой. Для объединения условий необходимо использовать логические операторы И/ИЛИ.

Для ветки Да укажем условие выполнения Истина. Таким образом, она выполнится в том случае, если процесс не пойдет по первой ветке. В этой ветке мы настроим выход из цикла. Зададим переменную, которая будет указывать, правильно ли введены данные.

Созданный цикл будет работать пока у данной переменной будет значение Нет. Если пользователь введет правильные даты, то изменим значение переменной на Да, чтобы выйти из цикла. Если пользователь ввел подходящие для отпуска даты, то бизнес-процесс заявления на отпуск продолжит свое обычное выполнение.

Чтобы подробнее ознакомиться с шаблоном, скачайте его здесь.

образец, хранение, в электронном виде

Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.

Необходимость ведения и заполнения журнала

Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.

Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Читайте также статью: → “Форма Т-6 и Т-6а. Приказ на отпуск». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.

Каждый раз, направляя работника в отпуск, руководитель утверждает приказ, который подлежит обязательной регистрации в журнале. Основанием для создания приказа служит график отпусков, а также личное заявление будущего отпускника. Читайте также статью: → “Как составить график отпусков в организации».

Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.

Форма журнала регистрации приказов на отпуск

Оформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция. Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.

Ведением журнала учета также обычно занимается специалист по кадровым делам, в разных организациях должность такого работника может именоваться по-разному. Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.

Согласно законодательству, организация вправе использовать для учета рекомендуемую типовую форму регистрационных книг и журналов или разработанную самостоятельно. В отношении журнала для регистрации приказов об отпусках типовая форма не утверждена, поэтому состав данного документа остается на усмотрении организации. Читайте также статью: → “Форма Т-7. Составляем график отпусков».

Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.

Образец регистрационного журнала

Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике.

Примерная форма журнала может содержать такие графы: (нажмите для раскрытия)

Наименование графы	Пояснения по заполнению графы
№ строки	Номер записи, традиционно записи нумеруются последовательно, начиная с «1» и далее по порядку
Дата приказа	Число, месяц и год, которые указаны на бланке приказа, служащего основанием для отправки сотрудника в отпуск
№ приказа	Каждому приказу присваивается №, нумерация может быть различной. Законодательство данный вопрос не регламентирует, главное, чтобы не было повторений в течение календарного года. Номер может состоять из буквенных и цифровых обозначений, организация на основании своих предпочтений и нужд разрабатывает удобную и наглядную нумерацию.
Сведения о работнике	Достаточно предусмотреть графы для указания ФИО, должности и места работы (подразделения).
Вид предоставляемого отпуска	На основании ТК РФ каждый служащий имеет право на основной ежегодный отпуск. Кроме того, отдельные статьи ТК РФ, внутренняя документация фирмы, трудовой договор могут предусматривать предоставление иных дополнительных видов отпуска. В отношении каждого из указанных видов отдыха должен быть составлен приказ, подлежащий дальнейшей регистрации в журнале.
Даты отпуска	Начальная и конечная дата отпускного периода.
Длительность отпуска	Длительность всегда указывается в календарных днях. Сведения о датах и длительности периода отдыха берутся из приказа.
Основание	Список документов, на основании которых составлен распорядительный документ. Это может быть личная заявительная бумага от работника. При представлении отпуска по графику – указываются реквизиты графика отпусков. В отношении учебного отпуска – справка вызов из образовательного учреждения.
Примечание	Дополнительно можно предусмотреть графу для указания замечаний и пометок.

Каждая запись в журнал вносится на основании составленного и утвержденного приказа о предоставленном отпуске. Учет кадровых приказов с разным сроком хранения рекомендуется вести в отдельных журналах. В частности в рассматриваемом журнале можно регистрировать приказы, связанные с ежегодным основным отпуском (его предоставление, перенос, досрочное окончания в связи с отзывом), а также учебным отпуском, срок хранения которых составляет 5 лет.

Приказы, связанные с отпуском по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы должны храниться 75 лет, а потому их лучше зарегистрировать в отдельном журнале, например, по учету приказов по личному составу.

Помимо табличной части, любой журнал должен содержать обложку, на которой будут приведены общие сведения о том: (нажмите для раскрытия)

• Как называется журнал, какие документы в нем регистрируются;
• В какой организации ведется журнал;
• За какой период приводятся данные, обычно за такой период берется календарный год;
• Кто ответственен за ведение журнала (прописываются должности, ФИО).  

Пример журнала регистрации отпусков

Обозначенный журнал подлежит хранению в течение трех лет с момента последней регистрационной записи, внесенной в журнал. Об этом гласит п.Д ст. 358 Перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.

Способ ведения журнала регистрации отпусков

Журнал для приказов об отпусках по общему правилу не является обязательным, он не запрашивается и не проверяется контролирующими органами. Его ведение необходимо, прежде всего, самой организации для обобщения и систематизации сведений, получения сводных и наглядных данных, собранных в одном месте.

Журнал позволит проследить последовательность издания приказов, не даст нарушить нумерацию, обеспечит непрерывность номеров. Кроме того, в некоторых случаях журнал пригодится для решения некоторых вопросов внутреннего или иного характера, например, для принятия решения о применении дисциплинарных наказаний, может быть представлен в суд в качестве подтверждения издания конкретного приказа, а также использоваться для иных целей.

Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью. Только в этом случае можно будет доказать, что в журнал не было внесено изменений, не были скорректированы даты, записи, не были удалены или добавлены страницы.

Организация вправе сама для себя определить, сколько журналов необходимо для организации грамотного учета распорядительной документации, будут ли делиться отдельные кадровые приказы между различными журналами или достаточно будет одного сводного документа.

В связи с отсутствием обязательности оформления журнала, его можно вести как в бумажном варианте, так и в электронном. Законодательство в отношении данного регистрационного документа строгих требований не предъявляет и порядок ведения не регламентирует.

Организация вправе организовать учет кадровых приказов в том виде, какой для нее удобен.

Обычно бумажная форма ведения журналов характерна в тех случаях, когда требуется постановка личных подписей ответственных или участвующих лиц, печати организации, а также для придания документу юридической значимости. Если такой необходимости нет, и журнал нужен только лишь для обобщения информации, учета и введения правильной нумерации, то его будет удобнее вести в электронном формате.

Бумажный вариант обычно скрепляется, нумеруется и прошивается. Все это делается для того, чтобы не потерялись и не перепутались листы журнала. Если журнал ведется в электронном виде, то для организации хранения его бумажного варианта в течение трех лет в конце года придется произвести распечатку электронного формата. Рекомендуется в локальном акте прописать способ ведения журнала регистрации, например, таким актом может быть Положение о кадровом производстве.

Заявление на отпуск жене военнослужащего — образец и правила оформления

У военнослужащих тяжелая работа, требующая частых, иногда долгосрочных разлук с родными. В связи с этим для них установлены некоторые дополнительные льготы, например, право супруга военнослужащего на получение отпуска одновременно с супругом. Неважно, муж это или жена. Данная возможность позволяет супругам побыть вместе хотя бы в этот период.

Сам по себе работодатель гражданского работника не будет при составлении графика отпусков подстраиваться под военного супруга. Об этом необходимо позаботиться заранее. Конечно, работодатель вряд ли сможет отказать в предоставлении отпуска, даже если о нем попросят за неделю до планируемого наступления, но это может неблагоприятно отразится на графике ухода в отпуск остальных сотрудников.

Поэтому лучше состыковывать свое время отдыха с отпуском супруга на этапе составления данного графика, чтобы потом не нарушать планов коллег и не создавать лишних проблем работодателю.

СодержаниеПоказать

Для чего нужно заявление?

Этот вопрос скорее риторический, ведь всем ясно, что для реализации своих, даже

Заявление является основанием для предоставления отпуска в то время, когда это требуется работнику. Без него отпуск, конечно может быть спрогнозирован на нужный период, но нет гарантии, что в дальнейшем в организации не возникнет обстоятельств, в связи с которыми его могут попытаться перенести или отложить.

Структура и образец

Структурные составляющие заявления оформляются стандартным образом, в следующем порядке:

Шапка

Ниже необходимо указание на лицо, от которого поступает заявление (должность, Ф.И.О., возможно адрес или номер телефона).

Шапка располагается в верхнем правом углу документа, первый элемент формулируется в дательном падеже (отвечающем на вопрос “кому?”), второй в родительном (отвечающем на вопрос “от кого?”).

Заглавие

Представляет из себя слово “Заявление”, расположенное посередине документа, написанное с большой буквы без точки в конце.

Под ним возможно указание краткой формулировки сути заявления, например: “о предоставлении отпуска одновременно с отпуском супруга-военнослужащего”. Располагается она непосредственно под словом “заявление”, пишется посередине страницы с маленькой буквы, без точки в конце.

Описательно-мотивировочная часть

В ней излагается суть просьбы работника и ее обоснование. Приблизительно это выглядит так:

На основании п. 11 ст. 11 ФЗ от 27.05.1998 N 76-ФЗ, ст. 122 ТК РФ прошу предоставить мне отпуск с период с “__” _______ __ г. по “__” _______ __ г. на ___ дней.

Приложения

Наименования приложений нумеруются и пишутся в столбик или перечисляются через запятую с указанием количества листов в каждом из них.

Завершающая часть

Завершающей частью заявления является постановка подписи составителя и даты его составления. Расшифровывать подпись не обязательно ввиду того, что данные заявителя уже указывались в шапке.

Нюансы оформления

Заявление не имеет установленной формы, формулируется в свободной форме.

Главное, чтобы в нем не было ошибок, например, в указании наименования организации и имени руководителя, и к нему были приложены все необходимые копии документов. Конечно, из его содержания должно быть ясно о чем просит сотрудник.

Кто оформляет?

Оформление заявления на отпуск осуществляется работником самостоятельно. За его примерным образцом и в случае возникновения каких-либо вопросов можно обратиться в кадровую службу.

Почему махинации с больничным могут плохо кончится? По ссылке вы узнаете ответственность за подобные действия.

Как решить вопрос с декретными для мужчины, вы узнаете в нашей статье!

Кого следует ознакомить и как правильно хранить документ

Знакомить с заявлением не нужно никого. Ознакомление обязательно при издании

Хранение заявления на отпуск вместе с мужем-военнослужащим возможно вместе с остальными заявлениями на отпуск в хронологическом порядке, ведь по сути это обычное заявление на отпуск, просто с просьбой о корректировке периода его предоставления.

Если продолжительность отпусков супругов не совпадает, то отпуск не военнослужащего супруга может быть продлен на недостающее количество дней. Дни, на которые осуществляется продление, предоставляются как отпуск за свой счет.

Неиспользованные дни отпуска могут быть вредными

В организациях, предлагающих планы оплачиваемого отпуска, большинство штатных сотрудников (86 процентов) имеют достаточный стаж работы, чтобы ежегодно накапливать от шести до 20 дней отпуска. Но многие не проводят все свои дни досуга, что может негативно повлиять на производительность и моральный дух, согласно опросу, проведенному Обществом управления человеческими ресурсами (SHRM) в сотрудничестве и по заказу американской туристической ассоциации, торговой организации.

Опрос Влияние отпуска на рабочее место был проведен в августе.С 22 по 5 сентября 2013 г., произвольно выбранной выборкой членов SHRM. Среди выводов:

Какие типы отпускных и льготных планов предлагают организации? Чуть более половины организаций (55 процентов) предлагают планы оплачиваемого отпуска, а оставшиеся 45 процентов предлагают планы оплачиваемого отпуска, сочетающие отпуск и больничные.

Для организаций с план оплачиваемого отпуска, сколько дней отпуска предоставляется новым штатным сотрудникам? Новые сотрудники со стажем работы один год получают в среднем 11 оплачиваемых отпускных дней.

Практика пролонгации

Разрешают ли организации с планом оплачиваемого отпуска сотрудникам переносить дни отпуска с одного года на другой? В целом 61% организаций сообщают, что в среднем у сотрудников есть не менее трех неиспользованных выходных дней в году. Большинство организаций (62 процента) разрешают сотрудникам переносить выходные дни: 54 процента разрешают ограниченное продление дней, а 8 процентов предоставляют неограниченное продление.

Более одной трети компаний (38 процентов) требуют, чтобы сотрудники использовали все дни отпуска каждый год, или теряют их.

«Мы обнаружили, что возможность продления отпуска через какое-то время определяет, брали ли сотрудники все свое время отпуска», – сказал Эврен Эсен, менеджер Исследовательского центра опросов SHRM. «Многие сотрудники, похоже, хотят зарезервировать время отпуска, сохраняя его на следующий год, если они могут переносить время из года в год.”

Среди организаций с ограниченной политикой пролонгации 56 процентов допускают продление 1-10 отпускных дней ежегодно.

Среднее количество неиспользованных дней отпуска для штатных сотрудников
	В организациях, где сотрудники обязаны ежегодно использовать или терять накопленные дни отпуска	В организациях, где сотрудники могут перенести ограниченное количество дней
0-2 неиспользованных дня	64%	26%
3-5 неиспользованных дней	31%	39%
6-8 неиспользованных дней	4%	19%
9-11 неиспользованных дней	0%	10%
12+ неиспользованных дней	1%	5%
Спрашивались только организации с оплачиваемым отпуском этот вопрос. Работодатели, предлагающие неограниченный отпуск, были исключены.

Итог отпусков

Считают ли специалисты по персоналу, что отпуск сотрудников важен для измеримых результатов? Подавляющее большинство специалистов по персоналу (от 88 до 94 процентов) считают, что отпуск «чрезвычайно» или «очень важен» для множества факторов, связанных с управлением талантами, включая моральный дух, благополучие, производительность, удержание и позитивную культуру. и продуктивность.

Меньше всего, хотя все еще большинство (70 процентов), считают, что отдых «чрезвычайно» или «очень важен» для вдохновения творчества.

Рекомендуемые действия

«Для менеджеров и руководителей компаний важно видеть ценность сотрудников, берущих отпуск», – сказала Лиза Орндорфф, менеджер SHRM по отношениям и взаимодействию с сотрудниками. «Им также следует побуждать своих сотрудников использовать свой отпуск,« отключиться от сети », если возможно, и сделать перерыв в работе, даже если это всего лишь день или два каждые несколько месяцев. ”

На основании результатов исследования аналитики SHRM рекомендуют специалистам по персоналу предпринять следующие шаги:

• Знайте номера . Поскольку специалисты по персоналу в подавляющем большинстве согласны с тем, что для сотрудников важно брать отпуск, было бы полезно знать, сколько дней отпуска они используют и пренебрегают ли они временем на R&R. Если сотрудники не берут отпуска, выясните причину.
  
• Возьмите инициативу. Убедитесь, что политика отпусков соответствует культуре вашей организации и что политика распространяется и применяется точно и справедливо во всей компании.
  
• Узнайте о ваших сотрудников. В нынешней экономике многие работодатели делают больше с меньшими затратами. Это может означать, что ваши сотрудники имеют большую рабочую нагрузку и берут на себя больше ответственности. Менеджеры и лидеры должны поощрять сотрудников брать отпуск и следить за тем, чтобы работники не думали, что существует стигма, связанная с запросом свободного времени.

Стивен Миллер , CEBS, является онлайн-редактором / менеджером SHRM.

Статьи по теме

Как долго мы должны хранить резюме и приложения?

Обновлено сентябрь 2020 г.

HR Вопрос:

В последнее время мы получили много резюме – некоторые были связаны с должностями, которые мы разместили, а некоторые не были запрошены.Должны ли мы хранить все эти резюме, и если да, то как долго нам нужно хранить резюме и заявки?

HR Ответ:

Во-первых, давайте рассмотрим, что делать с незапрошенными резюме. Вы не обязаны хранить незапрошенные резюме; однако важно соответствовать своему подходу. Если есть какие-либо незапрошенные резюме, которые вы сохранили для дальнейшего рассмотрения, ваш лучший подход – хранить всех незапрошенных резюме в течение того же времени, в течение которого вы храните запрошенные резюме.

В отношении резюме и заявлений, которые вы получили в связи с открытием вакансии, существует несколько федеральных законов, которые требуют от работодателей сохранять заявления о приеме на работу и соответствующие документы в течение периода от одного до двух лет с даты принятия решения о приеме на работу ( дата, когда должность была заполнена, а не опубликована). Работодатели несут ответственность за соблюдение федеральных законов, в соответствии с которыми они подпадают под их действие, а также любых договорных требований, которые у них могут быть (например, профсоюзов), которые могут потребовать дополнительного времени для ведения документации.

Еще один важный момент, который следует отметить при ведении учета соискателей, заключается в том, что вы должны вести не только заявления о приеме на работу на должность, но и всю запись о приеме на работу. Записи о приеме на работу могут включать такие вещи, как заявки, резюме, инструменты проверки и оценки, проверки биографических данных и проверки рекомендаций. Все, что вы используете при принятии решения о приеме на работу, считается частью ваших записей о найме.

Основные федеральные законы, регулирующие требования к хранению трудовых книжек, включают:

• Закон о дискриминации по возрасту при найме на работу – Требует, чтобы работодатели сохраняли заявления о приеме на работу в течение один год .Однако есть формулировка, которая указывает, что если вы знаете, что заявителю больше 40 лет, вы должны сохранить его в течение двух лет .

• Закон об американцах с ограниченными возможностями – Требует, чтобы работодатели сохраняли заявления о приеме на работу и документы в течение одного года . Существуют некоторые вариации в зависимости от того, запрошены ли заявки или нет, но максимальный срок хранения составляет два года .

• Исполнительный приказ 11246 – Если вы являетесь государственным подрядчиком и имеете менее 150 сотрудников или контракт на сумму не менее 150 000 долларов, вы должны хранить эти записи в течение одного года . Если у вас есть не менее 150 сотрудников и контракт на 150 000 долларов, вы должны хранить записи , два года, . Если у вас есть резюме из предыдущего поиска и вы решили рассмотреть его для новой должности через несколько месяцев, вам нужно будет сохранить это резюме или заявку в течение времени, необходимого на основе последнего просмотра документа (т. Е. 1 -2 года после даты заполнения второй позиции).

Предупреждение: если против работодателя предъявлено обвинение в дискриминации или незаконная практика приема на работу, заявления о приеме на работу должны храниться до тех пор, пока вопрос не будет решен.Это может быть сложно, если кто-то заявляет о дискриминации из-за того, что не получил повышения; затем работодатель должен хранить все заявки, полученные для этого повышения, до тех пор, пока претензия не будет разрешена. При длительном судебном процессе и судебном разбирательстве это может занять много времени.

В целом, хорошая практика заключается в том, чтобы хранить резюме и заявки не нанятых лиц в течение двух лет после даты завершения процесса найма на должность (то есть с момента начала работы нового сотрудника).Не забудьте ознакомиться с законами штата в дополнение к федеральным постановлениям при определении того, как долго хранить записи о сотрудниках.

Ведение записей может быть непростой задачей, особенно когда вы пытаетесь очистить старые записи и поддерживать соответствующие, чтобы соответствовать требованиям. стратегический HR Inc. понимает ваше разочарование и дает множество проверенных и проверенных советов по ведению документации, включая удобный настольный справочник Recordkeeping Desktop Reference , который поможет вам решить, что оставить, а что выбросить.Посетите наш Служба нормативно-правового соответствия и ведения документации , чтобы узнать больше о том, как мы можем помочь вам привести в порядок ваши трудовые книжки.

Как долго хранить заявления о приеме на работу в файл | Малый бизнес

Большинство работодателей придерживаются политики хранения документации в соответствии с федеральными постановлениями. Некоторые федеральные законы требуют хранения заявлений о приеме на работу в течение определенного времени; тем не менее, не существует какого-либо конкретного закона, основная цель которого заключалась бы в установлении сроков хранения.Мало того, что федеральные законы влияют на решение сохранить заявления о приеме на работу, ваша организация может счесть полезным вернуться к пулу соискателей при появлении открытых или новых вакансий.

Требования Закона о гражданских правах

Закон о гражданских правах 1964 года запрещает дискриминацию при приеме на работу по признаку расы, цвета кожи, религии, пола и национального происхождения. В рамках закона работодатели должны вести различные записи о занятости, включая заявления о приеме на работу, для любых постоянных должностей в течение одного года с даты получения заявления.Кроме того, в случае предъявления к работодателю обвинения в дискриминации или незаконном найме на работу, заявления о приеме на работу и другие соответствующие кадровые записи должны храниться до тех пор, пока вопрос не будет разрешен.

Требования Закона о дискриминации по возрасту при приеме на работу

Целью Закона о дискриминации по возрасту при приеме на работу является запрещение дискриминации при приеме на работу по возрасту, особенно для лиц старше 40 лет. ADEA требует сохранения записей о занятости, таких как заявления о приеме на работу и резюме, для один год.Сюда входят заявки на постоянные и временные должности. ADEA требует, чтобы кадровые агентства вели другие записи, включая результаты тестов и направления кандидатов. Кроме того, если вам известно, что заявителю больше 40 лет, срок удержания может составлять до двух лет.

Требования Закона об американцах с ограниченными возможностями

Закон об американцах с ограниченными возможностями также требует, чтобы работодатели сохраняли заявления о приеме на работу и соответствующие документы в течение одного года. ADA, как и Закон о гражданских правах и ADEA, защищает людей от дискриминации на рабочем месте, особенно в отношении американцев с ограниченными возможностями.Соискатели и сотрудники, которые хотят подать заявление о дискриминации, должны сделать это через Комиссию по равным возможностям при трудоустройстве. Записи о занятости должны быть доступны для просмотра во время расследования и храниться до снятия обвинения.

Хранение заявлений о приеме на работу

Поскольку в заявлении о приеме на работу может запрашиваться такая информация, как адреса, номера социального страхования и история прошлой работы, важно сохранить эту информацию. Только персонал отдела кадров и менеджеры по найму должны иметь доступ к заполненным заявлениям о приеме на работу.Как правило, отдел кадров отвечает за управление хранением заявлений о приеме на работу и соответствующих документов. Более крупные организации могут использовать поставщика для оказания помощи в хранении записей вне офиса. Кроме того, работодатели должны принимать надлежащие меры для уничтожения заявлений о приеме на работу, такие как уничтожение или отправка конфиденциальной утилизации.

Ссылки

Автор биографии

Франсин Ричардс – лицензированный страховой агент, работающий в нескольких штатах, с многолетним опытом работы в сфере управления персоналом и страхованием.Ее работы появлялись на веб-сайтах Blue Cross Blue Shield и в информационных бюллетенях, Houston Chronicle и The Nest. Ричардс имеет степень бакалавра искусств в области коммуникаций Университета Мэриленда.

Записи о сотрудниках: как долго ваша компания должна их хранить?

Авторские права: Нират Макьянтук / 123rf

Система хранения файлов предприятия может быть активом или дополнительным обязательством, в зависимости от содержания. Записи сотрудников – один из самых сложных аспектов управления записями; легко запутаться, какие документы следует сохранить или уничтожить и в какие сроки.

От процесса собеседования до момента увольнения или увольнения, вот несколько рекомендаций, которые помогут вам выяснить, какие записи о сотрудниках вам следует хранить и что вы можете выбросить.

Важно отметить, что законы и постановления могут отличаться от штата к штату. Федеральные, государственные и даже местные законы могут отклоняться от следующего списка:

1. Порядок приема на работу и приема на работу

Любая информация, полученная до приема на работу (рекомендательные письма, информация, полученная при проверке биографических данных и т. Д.)) следует хранить отдельно от основного кадрового дела сотрудника. Документы, которые вы должны хранить в личном деле сотрудника при приеме на работу, включают:

• Записи из интервью
• Резюме
• Заявления о приеме на работу (бумажные и / или электронные)
• Письма-предложения с подписью
• Объявления о вакансиях
• Результаты поиска из системы отслеживания кандидатов
• Формы информации о сотрудниках (документы, содержащие личную информацию, такую ​​как дата рождения сотрудника, семейное положение и т. Д.))
• Записи об удержании налогов (штатные или федеральные)
• Проведены тесты на наркотики, записи

Как правило, эта информация должна храниться в течение одного года после того, как сотруднику было предоставлено предложение о работе. Одно исключение из приведенного выше списка: тесты на наркотики, проводимые для работы, связанной с транспортом, должны храниться не менее пяти лет, чтобы соответствовать требованиям Министерства транспорта.

2. Документация по форме I-9

I-9 Информация о форме должна храниться в течение как минимум одного года после того, как сотрудник больше не работает в компании, или три года после того, как сотрудник был принят на работу – событие, которое идет вторым, должно быть руководящим принципом, которому следует ваша компания.Эти формы должны быть отделены от личных дел в хранилище.

3. Учет рабочего времени и заработная плата

Одной из наиболее важных данных, которые вы можете держать под рукой, является количество отработанных часов и размер заработной платы с тех пор, как они начали работать в компании. В частности, у вас должна быть запись:

• Общее количество отработанных часов на предприятии
• Какую оплату получали сотрудники (почасовая, комиссионное вознаграждение или оклад)
• Учетная сумма выплат работникам

По закону компания должна хранить эту информацию о заработной плате под рукой в ​​течение трех лет после увольнения сотрудника, хотя на всякий случай рекомендуется хранить ее в течение пяти лет.

4. Закон о семейных и медицинских отпусках

Для работодателей важно отслеживать любые отпуска по болезни в течение примерно трех лет после подачи запроса, включая запросы, которым было отказано. Каждый предоставленный отпуск должен иметь сопроводительные данные, такие как:

• Дата начала отпуска
• Общее количество часов, использованных во время отпуска
• Каждая дата, к которой был применен отпуск, независимо от того, использовался ли он в течение периодов времени или в течение нескольких дней подряд.

Кроме того, эти записи могут нуждаться в большем объеме, если законы штата различаются или если работа была заказана на федеральном уровне.

5. Данные об эффективности сотрудников

После того, как сотрудник увольняется из компании, важно не только хранить данные о его заработной плате, но и хранить при себе все собранные данные о производительности еще долгое время после увольнения для любых потенциальных претензий к компании в будущем или для целей аудита. Из этой категории следует исключить:

• Записанные заметки о производительности сотрудников в любое время на протяжении всего срока их службы.
• Любые обзоры поведения или производительности сотрудников в связи с компенсацией или продвижением по службе в компании.
• Медицинские карты сотрудников, особенно в том, что касается служебной деятельности.

Указанные выше документы должны храниться около пяти лет после увольнения сотрудника из компании.

6. Льготные планы

Работодатель несет ответственность за то, чтобы доказать, что компания не должна сотруднику больше, чем он получил от его льгот, а не наоборот.Поэтому работодателям полезно хранить планы всех своих пособий в течение как минимум шести лет на случай, если им необходимо соблюдать правила, касающиеся бюджетов, обеспечения пенсионного дохода и т. Д. Основным исключением из этого правила являются данные о компенсации работников, которые должны храниться до 30 лет в отношении претензий.

Рекомендуемые сроки хранения документов

Используйте этот обобщенный график того, как долго определенные документы (в зависимости от штата или других законов) должны храниться в офисе:

• Один год (после приема на работу): данные перед приемом на работу и процесс собеседования; данные теста на наркотики (не связанные с транспортировкой)
• Один год (после увольнения, если не три года после найма): формы I-9
• Три года (после увольнения, по закону): учет рабочего времени и информация о заработной плате
• Три года (после подачи запроса): информация о семейном и медицинском отпуске
• Пять лет (после приема на работу): протоколы проверки на наркотики (работа на транспорте)
• Пять лет (после увольнения, рекомендуется): учет рабочего времени и информация о заработной плате; данные о производительности сотрудников
• Шесть лет (после зачисления): резюме и информация о льготах
• Тридцать лет (после подачи претензии / происшествия): информация о компенсации рабочим

Создание программы управления записями – это эффективный шаг в сортировке и измельчении старых документов сотрудников, позволяющий сэкономить место для хранения и снизить потенциальную ответственность в случае необходимости.Shred Right может помочь вашей компании обучить вашу компанию хранению записей с помощью своей консультационной программы по управлению записями и может помочь уничтожить любые старые документы сотрудников, которые вам больше не нужны. Свяжитесь с нами сегодня, чтобы узнать, как мы можем помочь со старыми записями о сотрудниках!