Уточнен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения,  утвержденный постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140.

Данные изменения связаны с принятием постановления Минюста от 25.04.2021 № 49, опубликованного 02.04.2021.

Внесены изменения в п. п. 316 и 317 главы 16 перечня «Кассовые операции и денежное обращение». Ранее данные пункты регулировали сроки хранения разрешений Нацбанка на осуществление текущих валютных операций, связанных с движением капитала, на открытие счетов в банках-нерезидентах, на осуществление расчетов по внешнеторговым операциям на продление сроков завершения внешнеторговых операций, на розничную торговлю и оказание услуг за иностранную валюту, на проведение иных валютных операций, а также сроки хранения регистрационно-контрольных форм регистрации разрешений. В новой редакции эти пункты устанавливают:

– п. 316 — необходимость хранения документов по вопросам исполнения валютных договоров (информации, переписка и др.) в течение 5 лет;

– п. 317 — обязанность хранения формуляров учета поступлений по валютным операциям, проводимым с нарушением валютного законодательства в течение 5 лет.

В главе 30 «Организация и управление образовательным процессом» с года до двух лет увеличен срок хранения протоколов, актов, списков, ведомостей, пропусков, и других документов о проведении централизованного тестирования.

Новыми п.п. 813¹ и 813² дополнена глава 33 «Социальная реабилитация детей»: личные дела обучающихся, признанных находящимися в социально опасном положении, и книги регистрации выдачи единых билетов должны храниться 5 лет.

Глава 34 «Профессионально-техническое, среднее специальное, высшее образование» дополнена п. 850¹, согласно которому студенческие билеты (билеты учащегося) должны храниться 1 год после отчисления.

Сокращены с 10 до 5 лет сроки хранения списков, обучающихся по учебным группам (п. 852).

Также уменьшены до 1 года сроки хранения рефератов по учебным дисциплинам (п. 863). Ранее такие документы следовало хранить 3 года.

Заявления о предоставлении отпусков (п. 878) в соответствии с новой редакцией должны храниться 75 лет, вместо ранее принятых трех лет после отчисления обучающегося из учреждения образования.

Из главы 36 «Дополнительное образование взрослых» исключен п. 933, в котором ранее предусматривалась необходимость хранения книги регистрации выдачи билетов слушателей и зачетных книжек.

Основные положения рассматриваемого документа вступят в силу с 09.07.2021.

Постановление Минюста от 25.03.2021 № 49 «Об изменении постановления Министерства юстиций Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №140» опубликовано на Национальном правовом портале.

Автор публикации:

4.805 Хранение, обработка и файлы контрактов. Таблица 4-1. Сроки хранения

      (a) Агентства должны предписать процедуры обращения, хранения и утилизации контракта In addition to bilateral instruments, contracts include (but are not limited to) awards and notices of awards; job orders or task letters issued under basic ordering agreements; letter contracts; orders, such as purchase orders, under which the contract becomes effective by written acceptance or performance; and bilateral contract modifications. Contracts do not include grants and cooperative agreements covered by 31 U.S.C.6301, et seq. For discussion of various types of contracts, see part  16.”> файлов в соответствии с Приложением 1.1 общих документов Национального управления архивов и документации (NARA), Финансовое управление и отчетность. Отчеты по финансовому управлению и отчетности можно найти по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/grs.html. Эти процедуры должны учитывать документы, хранящиеся на всех видах носителей, включая микрофильмы и различные электронные носители. Агентства However, the words "no person may…" mean that no person is required, authorized, or permitted to do the act described.”> май изменить исходный носитель для облегчения хранения, если выполняются требования части, закона и других нормативных актов. Процесс, используемый для создания и хранения записей , должен полностью, точно и ясно записывать и воспроизводить оригинал документа, включая подписи и другие письменные и графические изображения.Процедуры передачи, хранения и извлечения данных должны защитить исходные данные от изменения. Если закон или другие правила не требуют хранения подписанных оригиналов, они могут быть уничтожены после того, как ответственный сотрудник агентства проверит, что записи копий по номеру It adds wording to, deletes wording from, or substitutes specified wording for a portion of the basic provision or clause. The alternate version of a provision or clause is the basic provision or clause as changed by the addition, deletion, or substitution (see 52.105(a)).”> альтернативный носители и копии, воспроизведенные с регистрационной копии, являются точными, полными и четкими представлениями оригиналов. Когда исходные документы были преобразованы в , альтернативный носитель для хранения, требования в Таблице 4-1 этого раздела также применяются к копиям записи в альтернативном It adds wording to, deletes wording from, or substitutes specified wording for a portion of the basic provision or clause. The alternate version of a provision or clause is the basic provision or clause as changed by the addition, deletion, or substitution (see 52.105(a)).”> средства массовой информации.

      (b) Если административные записи смешаны с программными записями и не могут быть экономически разделены, весь файл должен храниться в течение периода времени, утвержденного для записи программы. Точно так же, если документы, описанные в следующей таблице, являются частью тематического файла или файла дела, в котором задокументированы действия, не описанные в таблице, они “> должны обрабатываться так же, как и файлы, частью которых они являются.

      (c) Агентство, которому требуется более короткий срок хранения, чем указано в таблице 4-1 , должно запросить одобрение от NARA через регистратора агентства.

18 CFR § 368.3 – График записей и периоды хранения. | CFR | Закон США

Артикул № и описание	Срок хранения
Корпоративный и общий
1. Отчеты для акционеров: годовые отчеты или отчеты для акционеров	5 лет.
2. Организационные документы:
(a) Протоколы собраний акционеров, директоров и комитетов директоров	5 лет или прекращение существования корпорации, в зависимости от того, что наступит раньше.
(b) Право собственности, франшизы и лицензии: Копии официальных распоряжений регулирующих комиссий, врученных компании	6 лет после окончательного решения, не подлежащего обжалованию.
(1) Свидетельства о регистрации или эквивалентные соглашения и поправки к ним	Жизнь корпорации.
(2) Документы, договоры аренды и другие документы, подтверждающие право собственности (включая выдержки из правового титула и подтверждающие данные), а также контракты и соглашения, связанные с приобретением или отчуждением имущества или инвестиций	Через 6 лет после отчуждения имущества или инвестиций, если они не переданы правопреемнику.
3. Договоры и соглашения: Договоры, включая изменения и соглашения (кроме договоров, предусмотренных в другом месте):
(a) Контракты на оказание услуг, например, на управленческие, консультационные, бухгалтерские, юридические, финансовые или инженерные услуги	Все контракты, связанные с ними меморандумы и изменения должны храниться в течение 4 лет после истечения срока действия или до завершения любых споров по контрактам, касающихся таких контрактов, в зависимости от того, что наступит позже.
(b) Меморандумы, необходимые для уточнения или пояснения положений контрактов и соглашений	За тот же период, что и контракт, к которому они относятся.
(c) Записи в карточках или книгах договоров, договоров аренды и заключенных соглашений с указанием дат истечения срока действия и продления, квитанций и платежей по таким договорам	За те же периоды, что и контракты, к которым они относятся.
(d) Контракты и другие соглашения, касающиеся услуг, оказываемых в связи со строительством имущества (включая контракты на строительство имущества другими лицами для компании и на надзор и инжиниринг, связанные со строительными работами)	Все контракты, связанные с ними меморандумы и изменения должны храниться в течение 4 лет после истечения срока действия или до завершения любых споров по контрактам или государственных разбирательств, касающихся таких контрактов, в зависимости от того, что наступит позже.
4. Отчеты бухгалтеров и аудиторов:
(a) Отчеты о проверках и аудитах, проведенных бухгалтерами и аудиторами, не работающими в компании на постоянной основе (например, отчеты аудиторских фирм и комиссионных бухгалтеров)	5 лет после даты отчета.
(b) Отчеты о внутреннем аудите и рабочие документы	5 лет после даты отчета.
Управление информационными технологиями
5.Записи об автоматической обработке данных (сохраняют исходные исходные данные, используемые в качестве входных данных для обработки данных, и распечатки отчетов об обработке данных в течение применимых периодов, указанных в другом месте в расписании): Документация по программному обеспечению и изменения к ней	Сохранять до тех пор, пока он представляет собой активную жизнеспособную программу или в течение периодов, установленных для связанных выходных данных, в зависимости от того, что короче.
Общие бухгалтерские записи
6. Главная и вспомогательные книги:
(а) Бухгалтерские книги:
(1) Главные бухгалтерские книги	10 лет.
(2) Бухгалтерские книги вспомогательные или вспомогательные по отношению к общим бухгалтерским книгам, за исключением бухгалтерских книг, предусмотренных в другом месте	10 лет.
(б) Индексы:
(1) Индексы к главным бухгалтерским книгам	10 лет.
(2) Указатели к вспомогательным бухгалтерским книгам, кроме бухгалтерских книг, предусмотренных в другом месте	10 лет.
(c) Пробные балансы главной и вспомогательной бухгалтерских книг	2 года
7.Журналы: общие и вспомогательные	10 лет.
8. Журнальные ваучеры и журнальные записи, включая подтверждающие данные:
(a) Журнальные ваучеры и журнальные записи	10 лет.
(b) Анализ, обобщение, распределение и другие расчеты, которые поддерживают журнальные ваучеры и журнальные записи:
(1) Начисление имущественных счетов	25 лет. См. §§ 125.2(g) и 225.2(g) настоящей главы для коммунальных предприятий, лицензиатов и компаний, работающих с природным газом.
(2) Списание всех других счетов	6 лет.
9. Кассовые книги: Общие и вспомогательные или вспомогательные книги	Через 5 лет после закрытия финансового года.
10. Реестры ваучеров: Реестры ваучеров или аналогичные записи при использовании в качестве исходного документа	5 лет. См. §§ 125.2(g) и 225.2(g) этой главы в отношении коммунальных служб, лицензиатов и компаний по добыче природного газа.
11. Ваучеры:
(a) Оплаченные и аннулированные ваучеры (одна копия – аналитические листы с подробным распределением расходов по отдельным ваучерам и другие подтверждающие документы	5 лет. См. §§ 125.2(g) и 225.2(g) этой главы в отношении коммунальных служб, лицензиатов и компаний по добыче природного газа.
(b) Оригиналы счетов и счетов-фактур за материалы, услуги и т. д., оплаченные ваучерами	5 лет. См. §§ 125.2(g) и 225.2(g) настоящей главы для коммунальных предприятий, лицензиатов и компаний, работающих с природным газом.
(c) Оплаченные чеки и квитанции об оплате конкретных ваучеров	5 лет.
(d) Разрешение на оплату конкретных ваучеров	5 лет. См. §§ 125.2(g) и 225.2(g) этой главы в отношении коммунальных служб, лицензиатов и компаний по добыче природного газа.
(e) Списки неаудированных счетов (кредиторская задолженность), список переданных ваучеров и меморандумы об изменениях в проверенных счетах	Уничтожить по желанию.
(f) Индексы ваучеров	Уничтожить по желанию.
(g) Покупки и хранение записей, связанных с расходными ордерами	5 лет.
Страховка
12. Страховые записи:
(a) Записи о действующих страховых полисах с указанием покрытия, уплаченных премий и сроков действия	Уничтожить по желанию после истечения срока действия таких политик.
(b) Записи о суммах, взысканных со страховых компаний в связи с убытками и претензиями к страховым компаниям, включая отчеты об убытках и подтверждающие документы	6 лет.См. §§ 125.2(g) и 225.2(g) этой главы в отношении коммунальных служб, лицензиатов и компаний по добыче природного газа.
(c) Записи о самостраховании от:
(1) потери от пожаров и несчастных случаев,	6 лет после даты последней бухгалтерской проводки по нему.
(2) повреждение чужого имущества и	6 лет после даты последней бухгалтерской проводки по нему.
(3) телесные повреждения	6 лет после даты последней бухгалтерской проводки по нему.
(d) Отчеты инспекторов и отчеты о состоянии имущества	Уничтожить при замене.
Техническое обслуживание
13. Проект технического обслуживания и рабочие задания:
(a) Разрешения на расходы на техническое обслуживание, которые должны быть покрыты проектом или нарядами на работу, включая меморандумы, показывающие смету расходов, которые будут понесены	5 лет.
(b) Таблицы проектов или нарядов на работу, в которых подробно размещаются записи о трудовых, материальных и других затратах в связи с техническим обслуживанием и другими работами, относящимися к деятельности компании	5 лет.
(c) Сводные данные о расходах на техническое обслуживание и заказ-наряды и оформление прочих операционных счетов (за исключением счетов имущества)	5 лет.
Имущество, амортизация и инвестиции
14. Записи об имуществе, за исключением документов, включенных в пункт 2(а)(2):
(a) Бухгалтерские книги учета имущества, включая земельные участки, и другие подробные бухгалтерские книги, показывающие стоимость имущества по классам	25 лет.См. §§ 125.2(g) и 225.2(g) этой главы в отношении коммунальных служб, лицензиатов и компаний по добыче природного газа.
(b) Непрерывная инвентарная книга, книги или карточные записи, показывающие описание, местонахождение, количество, стоимость и т. д. физических единиц (или предметов) имущества, находящегося в собственности	25 лет. См. §§ 125.2(g) и 225.2(g) этой главы в отношении коммунальных служб, лицензиатов и компаний по добыче природного газа.
(c) Учет рабочего оборудования	3 года после отчуждения, прекращения аренды или списания имущества или инвестиций.
(d) Учет офисной мебели и оборудования	3 года после отчуждения, прекращения аренды или списания имущества или инвестиций.
(e) Записи об автомобилях, других транспортных средствах и сопутствующем гаражном оборудовании	3 года после отчуждения, прекращения аренды или списания имущества или инвестиций.
(f) Записи о самолетах и ​​оборудовании аэропортов	3 года после отчуждения, прекращения аренды или списания имущества или инвестиций.
(g) Другие записи об имуществе, не определенные в другом месте	3 года после отчуждения, прекращения аренды или списания имущества или инвестиций.
15. Журналы незавершенного строительства, проектные или рабочие заказы и дополнительные записи:
(a) Ведомости незавершенного строительства	5 лет после постановки на учет имущества при условии ведения непрерывного инвентарного учета; в противном случае через 5 лет после списания собственности.
(b) Ведомости проектов или заказов на работу, в которых в сводной форме или в подробностях размещаются записи о затратах на оплату труда, материалов и других затрат на добавление имущества, а также записи, закрывающие проект или заказы на работу, в записи об имуществе по завершении	5 лет после постановки на учет имущества при условии ведения непрерывного инвентарного учета; в противном случае через 5 лет после списания собственности.
(c) Разрешения на расходы, связанные с приобретением имущества, включая меморандумы с подробной сметой расходов и их основаниями (включая первоначальные и пересмотренные или последующие разрешения)	5 лет после оформления счета имущества.
(d) Заявки и реестры разрешений на расходы имущества	5 лет после оформления счета имущества.
(e) Отчеты о завершении или исполнении, показывающие сравнение утвержденных смет и фактических расходов на добавление имущества	5 лет после оформления счета имущества.
(f) Анализ или отчеты о затратах с указанием количества использованных материалов, стоимости единицы продукции, количества человеко-часов и т. д., в связи с завершением строительства объекта	5 лет после оформления счета имущества.
(g) Записи и отчеты, касающиеся хода строительных работ, порядка выполнения работ и аналогичные записи, которые не служат основой для записей в счетах	Уничтожить по желанию.
16. Бухгалтерские книги учета незавершенного производства, проектных или рабочих заданий и дополнительные записи:
(a) Ведомости проектов или нарядов на работу, в которые заносятся записи о затратах на вывоз, восстановленных материалах и кредитах на счета имущества для учета стоимости выбытия имущества	Через 5 лет после списания имущества.
(b) Разрешения на списание имущества, включая меморандумы, в которых указывается основание для принятия решения о списании, и оценки затрат на спасение и удаление	Через 5 лет после списания имущества.
(c) Регистры пенсионеров	5 лет.
17. Сводные ведомости, распределительные ведомости, отчеты, отчеты и документы, непосредственно подтверждающие дебет и кредит по счетам собственности, не охваченные проектом строительства или списания или рабочими заданиями, и их подтверждающие записи	5 лет.
18. Оценки и оценки:
(a) Оценки и оценки, сделанные компанией в отношении ее имущества или инвестиций или имущества или инвестиций любых ассоциированных компаний. (Включает все записи, необходимые для этого.)	3 года после оценки.
(b) Определение сумм, на которые имущество или инвестиции компании или любой из ее ассоциированных компаний будут либо списаны, либо списаны в результате:
(1) Слияния или поглощения	10 лет после завершения сделки или по распоряжению Комиссии.
(2) Обесценение активов	10 лет после признания обесценения актива.
(3) Прочие основания	10 лет после списания актива вверх или вниз.
19. Производственные карты, геологические карты, репродукции, в том числе аэрофотоснимки, с указанием расположения всех объектов, тематика которых входит в проект или наряд-заказ компании	6 лет после завершения проекта или рабочего задания.
20. Инженерные записи, чертежи, вспомогательные данные, включая диаграммы, профили, фотографии, заметки о полевых исследованиях, планы участков, подробные чертежи и записи инженерных изысканий, которые являются частью или выполняются компанией в рамках проекта или работы. система заказов	6 лет после завершения проекта или рабочего задания.
21. Учет площадей зданий, занимаемых различными подразделениями компании	6 лет.
22.Контракты, связанные с имуществом:
(a) Договоры, касающиеся приобретения или продажи имущества	Через 6 лет после списания или продажи имущества
(b) Контракты и другие соглашения, касающиеся услуг, оказываемых в связи со строительством имущества (включая контракты на строительство имущества другими лицами для компании и на надзор и инжиниринг, связанные со строительными работами)	Через 6 лет после списания или продажи имущества.
23. Записи, относящиеся к реклассификации счетов имущества для приведения в соответствие с предписанными системами учета, включая сопроводительные документы, показывающие основания для такой реклассификации	6 лет.
24. Учет накопленных резервов на амортизацию и истощение имущества и амортизацию нематериального имущества и подтверждающий расчет расходов:
(a) Подробные записи или листы анализа, разделяющие накопленную амортизацию в соответствии с классификацией имущества	3 года после выхода на пенсию или отчуждения имущества
(b) Записи, отражающие срок службы имущества, а также процентную долю спасения и стоимости выбытия имущества, выбывшего из каждого счета амортизируемого имущества компании	3 года после выхода на пенсию или отчуждения имущества
25. Инвестиционные записи:
(a) Записи об инвестициях в ассоциированные компании	3 года после продажи инвестиций.
(б) Учет прочих инвестиций, включая временные денежные вложения	3 года после продажи инвестиций.
Покупки и магазины
26. Закупки:
(a) Соглашения, заключенные для приобретения товаров или оказания услуг.Включает все формы соглашений, такие как, помимо прочего: письма о намерениях, обмен корреспонденцией, генеральные соглашения, срочные контракты, договоры аренды и различные типы заказов на покупку:
(1) Для товаров или услуг, связанных со строительством недвижимости	6 лет. См. §§ 125.2(g) и 225.2(g) этой главы в отношении коммунальных служб, лицензиатов и компаний по добыче природного газа.
(2) Для прочих товаров или услуг	6 лет.
(b) Подтверждающие документы, включая принятые и непринятые заявки или предложения (резюме непринятых заявок или предложений могут храниться вместо оригиналов), подтверждающие все соответствующие элементы закупки	6 лет. См. §§ 125.2(g) и 225.2(g) этой главы в отношении коммунальных служб, лицензиатов и компаний по добыче природного газа.
27. Журналы учета материалов: Ведомости учета полученных, выданных и находящихся в наличии материалов и материалов	Через 6 лет после даты создания записей/регистров.
28. Полученные и выданные материалы и предметы снабжения: записи, показывающие подробное распределение материалов и предметов снабжения, выданных за отчетные периоды	6 лет. См. §§ 125.2(g) и 225.2(g) настоящей главы в отношении коммунальных служб, лицензиатов и компаний по добыче природного газа).
Учет доходов
29. Прочие платежные данные: Копии договоров отдела выставления счетов с клиентами (кроме договоров в общих папках)	5 лет.
30. Сводка доходов: Сводка ежемесячных доходов по классам обслуживания. Включая сводные данные об утраченных скидках и штрафах	5 лет.
Налог
31. Налоговый учет:
(a) Копии налоговых деклараций и вспомогательных приложений, поданных в налоговые органы, подтверждающие рабочие документы, записи об обжаловании налоговых счетов и квитанции об оплате. См. Пункт 11 для ваучеров, подтверждающих выплаты:
(1) Декларации по подоходному налогу	Через 2 года после определения окончательного налогового обязательства.
(2) Соглашения между ассоциированными компаниями и график распределения консолидированного федерального подоходного налога	Через 2 года после определения окончательного налогового обязательства.
(b) Прочие налоги, включая государственный или местный налог на имущество или подоходный налог
(1) Декларации по налогу на имущество	Через 2 года после определения окончательного налогового обязательства.
(2) Налоги с продаж и другие налоги на использование	2 года.
(3) Прочие налоги	Через 2 года после определения окончательного налогового обязательства.
(c) Подача документов в налоговые органы для квалификации планов вознаграждений работникам	5 лет после прекращения действия плана.
(г) Информационные декларации и отчеты в налоговые органы	Через 3 года после определения окончательного налогового обязательства.
Казначейство
32. Выписки о денежных средствах и депозитах:
(a) Сводки и периодические отчеты об остатках денежных средств в кассе и в депозитариях компании или ассоциированной компании	Уничтожить по желанию после завершения аудита независимыми бухгалтерами.
(b) Заявки и поступления для фондов, предоставленных ассоциированным компаниям и прочим	Уничтожить по желанию после того, как средства будут возвращены или учтены.
(c) Отчеты о периодических депозитах внешним управляющим фондами или доверительным управляющим	Сохраняйте записи за последние 3 года.
(d) Отчеты о периодических изъятиях средств из внешнего фонда	Сохраняйте записи за последние 3 года.
33.Учет депозитов в банках и др.:
(a) Выписки из депозитариев с подробной информацией о полученных, выплаченных, переведенных и остатках средств на депозите, документы о сверке банковских счетов и отчеты о процентных кредитах	Уничтожить по желанию после завершения аудита независимыми бухгалтерами.
(b) Чековые корешки, реестры или другие записи о выданных чеках	6 лет.
Записи о заработной плате
34.Сведения о заработной плате:
(a) Платежные ведомости или реестры выплат заработной платы, пенсий и аннуитетов, выплачиваемых компанией или подрядчиками ее счета	6 лет.
(b) Записи, показывающие распределение окладов и заработной платы, выплаченных за каждый период начисления заработной платы, а также сводки или обобщения такого распределения	6 лет.
Разное
35. Финансовые, операционные и статистические годовые отчеты, регулярно составляемые в ходе деятельности для внутренних административных или операционных целей	5 лет.
36. Бюджеты и другие прогнозы (подготовленные для внутренних административных или операционных целей) предполагаемых будущих доходов, поступлений и расходов в связи с финансированием, строительством и операциями, включая приобретение и выбытие имущества или инвестиций	3 года.
37. Периодические или специальные отчеты, подаваемые компанией от своего имени в Комиссию или любое другое федеральное или государственное агентство по регулированию тарифов, включая приложения или поправки к таким отчетам:
(a) Отчеты для федеральных и государственных регулирующих комиссий, включая ежегодные финансовые, операционные и статистические отчеты	5 лет.
(b) Ежемесячные и квартальные отчеты об операционных доходах, расходах и статистические данные	5 лет.
38. Реклама: копии рекламных объявлений компании или для нее от ее имени или любой ассоциированной компании в газетах, журналах и других публикациях, включая расходы и другие записи, относящиеся к ним (за исключением рекламы бытовых приборов, возможностей трудоустройства, обычных уведомлений). , и приглашения к участию в торгах, которые могут быть уничтожены по желанию)	2 года.

Требования к хранению документации для федеральных подрядчиков

Федеральные подрядчики должны знать требования к ведению документации, касающейся работ, выполняемых по федеральным контрактам. К сожалению, однозначного ответа на вопрос, как долго следует хранить записи, нет. Часто первым шагом для определения того, как долго должна храниться запись, является определение того, какой тип записей ваша организация создает и поддерживает в первую очередь. Следующая статья призвана помочь федеральным подрядчикам определить соответствующие источники права, поскольку они определяют, как долго хранить различные типы документов.

Кроме того, федеральные подрядчики должны соблюдать законы штата и федеральные законы, относящиеся к ведению документации, которые не связаны конкретно с исполнением государственных контрактов, например, Закон о справедливых трудовых стандартах ( См. 29 CFR Part 516.5), ADA, Title VII Закона о гражданских правах 1964 года, Закона Дэвиса-Бэкона, Закона о рабочем времени по контракту и Закона о безопасности и Закона о служебном контракте.

FAR, подраздел 4.7

Первое, на что федеральный подрядчик должен обратить внимание при определении своих обязательств по хранению документации, — это FAR, подраздел 4.7.

В соответствии с FAR 4.703(a) общее правило заключается в том, что «подрядчики должны предоставлять записи, которые включают книги, документы, процедуры и методы бухгалтерского учета и другие данные, независимо от типа и независимо от того, являются ли такие элементы в письменной форме. форме, в виде компьютерных данных или в любой другой форме, а также другие подтверждающие доказательства для удовлетворения требований подрядных организаций и Генерального контролера к переговорам по контракту, администрированию и аудиту» в течение трех лет после окончательного платежа по контракту.

Однако для некоторых записей действуют разные сроки хранения записей в соответствии с FAR 4.705–4.705-3. Подробнее об этом ниже.

Первые отклонения от правила трехлетнего срока содержатся в FAR 4. 703(b), в котором говорится, что подрядчики должны хранить записи дольше, чем срок, указанный в FAR 4.703(a), если: документы, подлежащие хранению в течение более длительного периода времени; или

Второе серьезное отклонение от правила трехлетнего срока обнаружено в FAR 4.705–4.705-3. Записи, подпадающие под FAR 4.705–4.705-3 подлежат разной продолжительности хранения и включают:

Финансовые отчеты и отчеты о затратах (FAR 4.705-1)

Записи об управлении платежами (FAR 4.705-2)

Записи о закупках и поставках (FAR 4. 705-3)

FAR 4.705-1 включает следующие категории документов, которые должны храниться в течение четырех лет :

• Дебиторская задолженность счета
• Корректировки дебиторской задолженности
• Транспортные накладные
• Реестр фрахта и фрахта
• документы, детализирующие материалы или услуги, счета за которые выставлены в соответствующих счетах-фактурах
• Файлы с заказами на материалы, заказы на работу или услуги, состоящие из заявок на закупку материалов или услуг или заказов на передачу материалов или поставок
подготавливается путем проводки записей в книги учета дебиторской задолженности по суммам расходных ордеров, подготовленных для сотрудников. командировочные и сопутствующие расходы
• Оплаченные, аннулированные и недействительные чеки, кроме тех, которые выданы для выплаты заработной платы и заработной платы
• Счета к оплате для поддержки расходования средств на материалы, оборудование, предметы снабжения и услуги, содержащие оригиналы или копии следующие и сопутствующие документы:
  • извещения и отчеты о денежных переводах
  • счета поставщиков
  • проверки счетов и квитанции о распределении
  • отчеты о приемке и проверке или аналогичные подтверждения получения и проверки материалов или услуг
  • дебетовые и кредитовые меморандумы

Под FAR 4. 705-1, следующие типы записей должны храниться в течение двух лет :

• Карты распределения затрат на оплату труда или эквивалентные документы
• Мелкие кассовые записи, содержащие описание расходов, кому выплачивались, имя лица, санкционировавшего оплату, и дату , включая копии ваучеров и других подтверждающих документов.

FAR 31.201-2(d)

Другим положением FAR, которое иногда упускают из виду, но которое все же относится к сохранению документации, является FAR 31.201-2(d), в котором говорится, что «подрядчик несет ответственность за надлежащий учет затрат и ведение записей, включая подтверждающую документацию, достаточную для демонстрации того, что заявленные затраты были понесены, относятся к контракту и соответствуют применимым затратам». принципов в этом подразделе и ведомственных дополнений. Сотрудник по контрактам может отклонить все или часть заявленной стоимости, которая неадекватно подтверждена».

Последствия несоблюдения правил хранения

Несоблюдение правил хранения может привести к возбуждению агентством исков против подрядчика за завышение цены для правительства. См. JANA, Inc. против США , 936 F.2d 1265 (Федеральный округ, 1991 г.). Хотя решение по делу JANA было принято до принятия в 1996 году FAR 31.201-2(d), рассмотрение этого дела соответствует тому, что может произойти в соответствии с FAR 31.201-2(d). В JANA подрядчик, о котором идет речь, не сохранил трудовые ведомости, показывающие, сколько сотрудники подрядчика работали по федеральному контракту в течение определенного месяца в течение как минимум трех лет, что Федеральный округ определил как применимое время в соответствии с Вооруженными силами. Положение о закупках услуг, действующее на данный момент.Неспособность вести записи была обнаружена в ходе плановой проверки Агентства по аудиту оборонных контрактов, начатой ​​до истечения трехлетнего периода. Федеральный округ в конечном итоге постановил, что JANA несет ответственность перед правительством за переплату.

Личные и трудовые книжки также должны храниться в соответствии с 41 C. F.R. § 60-1.12 и Директива Министерства труда США (DOL) (DIR) 2008-1

24 сентября 1965 г. президент Линдон Б. Джонсон издал Исполнительный указ № 11246, возложив на министра труда ответственность за обеспечение равных возможностей для меньшинства в наборе, найме, обучении и других методах трудоустройства федеральных подрядчиков.

DIR 2008-1 и 41 C.F.R. § 60-1.12 являются текущими постановлениями, относящимися к Исполнительному указу 11246. Эти постановления излагают политику хранения документации для федеральных подрядчиков в отношении персонала и трудовых книжек. Эти записи должны быть «полными и точными персональными записями».
Управление программ соблюдения федеральных контрактов (OFCCP) отвечает за выполнение политик DOL, содержащихся в DIR 2008-1. В соответствующей части этой директивы говорится, что «любая кадровая или трудовая книжка, которая составляется или хранится подрядчиком, [должна] «храниться» подрядчиком в течение как минимум двух лет. Однако, если подрядчик имеет менее 150 сотрудников или не имеет контракта на сумму не менее 150 000 долларов США, § 60–1.12 (a) предусматривает, что срок хранения документации составляет не менее одного года».

Исторически сложилось так, что OFCCP требовала от федеральных подрядчиков вести учет в оригинальной форме. Однако теперь OFCCP интерпретирует «сохранять» как разрешение федеральным подрядчикам оцифровывать записи для хранения.
ofCCP Требуются подрядчики для сохранения следующих категорий кадровых и занятости:

• Наем
• Назначение
• Продвижение
• РАЗМЕЩЕНИЕ
• DEMOTION
• Отложить или расторжение
• Уровень оплаты или других условий компенсации
• Выбор для обучения или ученичества
• Записи, имеющие отношение к запросам на разумное приспособление
• Результаты любых медицинских осмотров
• Объявления о вакансиях и объявления о вакансиях
• Заявления
• Резюме
• Любое и все выражение заинтересованности через Интернет или связанные технологии электронных данных
• Записи, идентифицирующие соискателей, с которыми связывались в связи с их заинтересованностью в конкретной должности
• Для целей ведения учета в отношении В базах данных резюме подрядчик должен вести учет каждого резюме, добавленного в базу данных, запись даты, когда каждое резюме было добавлено в базу данных, позицию, для которой был сделан каждый поиск в базе данных, и соответствующий каждому поиску, использованные критерии поиска по существу и дата поиска
• В целях ведения записей в отношении внешних баз данных резюме подрядчик должен вести учет позиции, для которой был выполнен каждый поиск в базе данных, и, в соответствии с каждым поиском, используемые критерии поиска, дата поиска и резюме соискателей, отвечающих основным требованиям для конкретной должности, которые рассматриваются подрядчиком
• Тесты и результаты тестов
• Заметки о собеседовании.

Если OFCCP инициирует оценку соответствия, то федеральный подрядчик должен хранить все трудовые и кадровые записи до тех пор, пока OFCCP не примет окончательное решение по оценке согласно 41 C.F.R. § 60-1.12(а).

Практический результат

Федеральные подрядчики должны проявлять осторожность при интерпретации этих правил хранения документации. Штрафы за несоблюдение могут негативно сказаться на статусе подрядчика в глазах федерального правительства и/или привести к тому, что правительство возместит уплаченные суммы.
Учитывая относительную простоту ведения цифровых записей, применяется общее правило «Лучше перестраховаться, чем потом сожалеть».

Как долго вы должны хранить свои деловые записи?

Если мы будем делать все, что от нас требуется, и если нам также повезет, созданный нами бизнес будет процветать для будущих поколений. За это время в ходе повседневного функционирования бизнеса будет создано огромное количество бумаги. Возникает вопрос, как долго должны храниться деловые записи?

По этому вопросу существуют различные точки зрения.Некоторые люди на самом деле удивительно имитируют пакрата, храня свои файлы и документы до тех пор, пока у них есть разумное место для их хранения. В конце концов, вы никогда не знаете, когда вам может понадобиться какой-то малоизвестный документ десятилетней давности. Эффективная файловая система была бы чрезвычайно полезна, чтобы найти то, что нужно, в огромной огромной горе, которую ласково называют их деловыми записями. Если вы чувствуете, что это относится к вам, вот несколько рекомендаций, которые помогут сохранить тот огромный бумажный след, который вы создаете, под некоторым подобием контроля.

Безусловно, некоторые документы следует хранить неопределенно долго. Пока бизнес существует и после этого, эти элементы находятся в центре вашей бизнес-структуры и того, как вы работаете. В эту категорию попадают главные бухгалтерские книги, закладные и акты документов, годовые налоговые и финансовые отчеты, платежные ведомости, пенсионные записи и статьи регистрации (если применимо).

Другие документы, касающиеся операций и платежей, должны храниться не менее десяти лет.Если у кого-то есть вопрос о продаже или старом контракте , он, вероятно, возникнет, и компания свяжется с вами в течение этого времени. К этим документам относятся банковские выписки, счета-фактуры, письменные контракты, договоры аренды оборудования и офисных помещений, отчеты о кредиторской и дебиторской задолженности и погашенные чеки.

За время своего существования бизнес может претерпеть множество изменений. Вы можете столкнуться с юридическими спорами и столкнуться с тем, что клиент предъявляет вам иск, или вы можете быть тем, кто подает иск.Сотрудников, возможно, придется уволить и нанять новых на их место. Политика компании может меняться со временем. Элементы, относящиеся к записям сотрудников и любым юридическим действиям с кем-либо, должны храниться в течение не менее семи лет. Если конкретный сотрудник все еще работает в компании, то, конечно, его или ее записи должны храниться до тех пор, пока они работают, и по крайней мере семь лет после их увольнения. Отчеты о расходах для руководителей, продавцов и всех, кто путешествует и ведет дела с клиентами от имени компании, также включены в семилетнюю стопку.И бизнес, который ведет инвентаризацию, также будет вести учет для него.

Есть ли что-нибудь, от чего можно избавиться быстрее? Ну, служебные записки для сотрудников офиса, заявления о приеме на работу и инвалидности или другие документы, связанные со здоровьем для сотрудников, как правило, могут быть уволены через три года. Если человека никогда не нанимали, три года — хороший срок. Например, они могут вернуться в течение этого времени, и у вас будет запись о том, что они подали заявку раньше, а также причина, по которой вы не наняли их в первую очередь.

Записи представляют собой историю, важную часть развития вашего бизнеса. Компании, которые могут позволить себе хранение и хорошо продуманную систему хранения документов, действительно преуспели бы в том, чтобы хранить все свои записи на постоянной основе.

Сохранение строительных документов | Сохранение документов может помочь подрядчикам сохранить больше денег

Мы много раз писали в этом блоге о важности документации в строительной отрасли. Но как долго вы должны хранить эти записи? И почему? Внедрение надежной политики хранения документов является невероятно важным аспектом успешного ведения строительного бизнеса.Надлежащая практика хранения может выступать в качестве страхового полиса для защиты вашего бизнеса от любых судебных исков или претензий, которые могут возникнуть позже. В этой статье объясняется, как наличие политики хранения строительной документации может помочь снизить подверженность вашего бизнеса риску.

Зачем сохранять строительные документы?

Во-первых, это просто хорошая деловая практика. Хранение деловых документов после завершения проекта должно быть частью каждой компании; независимо от отрасли.

Однако, учитывая количество бумажной работы, которая циркулирует по строительным проектам, это может показаться сложной задачей.Офис может быть погребен под штабелями. В частности, потому что переход к безбумажной строительной отрасли является излишне медленным. Так зачем хранить эти документы? Иногда для этого может потребоваться строительная компания. Но главная причина ответственности.

Управление строительной документацией представляет уникальные проблемы

Защита от ответственности

Каждый раз, когда в проекте появляется распоряжение о внесении изменений или задолженность , какова ваша первая мысль? Скорее всего, вы возьмете копию контракта или начнете просматривать ежедневные отчеты и платежные приложения .Всякий раз, когда возникает спор, лучший способ защитить или прояснить свою позицию — это документировать. Это легко, когда что-то происходит во время проекта. Но не все проблемы возникают на рабочем месте или даже в течение срока действия проекта. Некоторые могут возникнуть спустя месяцы или даже годы.

Ваша строительная компания должна быть уверена, что она может защитить себя от претензий или иметь возможность предъявлять претензии к другим. Конечная проблема заключается в том, что претензии могут возникнуть спустя долгое время после завершения проекта. Если спор доходит до суда, хорошо организованные записи — это не только ваша лучшая линия защиты, но и лучший способ доказать свою точку зрения. Кроме того, другая сторона может запросить определенные документы путем обнаружения. Если вы не можете предъявить эти документы, вам может быть отказано в удовлетворении требований или вам может быть предъявлено обвинение в фальсификации доказательств.

В конце концов, холодная и суровая правда состоит в том, что то, что произошло на самом деле, не так важно, как то, что вы можете доказать. Чем больше у вас доказательств, тем больше шансов выйти победителем.

Когда от вас может потребоваться это сделать

Существуют и другие причины, по которым вам следует не только хранить определенные документы в течение определенного периода времени, но и от вас могут потребовать это сделать. Это не исчерпывающий список, но вот несколько примеров.

Требования IRS

Для целей бухгалтерского учета и аудита следует сохранять такие документы, как налоговые декларации, бухгалтерские книги, выписки по кредитным картам, аннулированные чеки и любые другие финансовые документы. Фактически, сами IRS установили некоторые основные правила , касающиеся ведения учета для целей налогообложения .

Если ваша компания подвергнется проверке IRS, расследование может длиться до 6 лет! Таким образом, общепринятым правилом является то, что налоговый учет должен храниться не менее 7 лет. Если это произойдет с вашим бизнесом, неспособность предоставить точные записи и отчеты может привести к коварным последствиям.

Требования к проекту общественных работ

При работе над проектом с преобладающей заработной платой подрядчики должны хранить определенные документы в течение длительного периода времени.Возьмем, к примеру, сертифицированных платежных ведомостей . На работах с преобладающей федеральной оплатой подрядчик должен хранить сертифицированные ведомости заработной платы в течение 3 лет, а подтверждающие регулярные ведомости заработной платы – от 7 до 10 лет. Существуют аналогичные законы штатов, которые также предъявляют требования к хранению документов для преобладающих проектов заработной платы.

Кроме того, для федеральных должностей требуется политика хранения документов. В Кодексе федеральных правил есть раздел, озаглавленный «Сохранение документации подрядчика» .При работе над проектами общественных работ, которые заказываются и финансируются федеральным правительством, не только существуют требования к хранению документов, но и устанавливаются определенные периоды времени для определенных типов документов.

Как долго следует хранить строительные документы?

Общее эмпирическое правило заключается в том, что период ответственности за претензию является длительным плюс один год. Существует ряд различных факторов и сроков, которые необходимо учитывать. Итак, о каких типах претензий мы говорим? И каковы крайние сроки для утверждения или исполнения этих требований? Давайте посмотрим на некоторые примеры.

Крайний срок исполнения залога механиков

Начнем с нашего хлеба с маслом, залога механиков . Как вы, надеюсь, знаете, требования об удержании механики могут возникнуть и после того, как проект будет завершен. Одни только сроки подачи заявок, как правило, основаны на дате завершения проекта или последней дате предоставления рабочей силы и материалов. Некоторые сроки исполнения могут быть невероятно короткими. Возьмем, к примеру, Калифорнию и Массачусетс, где срок исполнения составляет всего 90 дней.На другом конце спектра находятся такие штаты, как Огайо и Южная Дакота. Срок исполнения в этих штатах составляет 6 лет!

Требования о нарушении контракта

Срок подачи иска о нарушении контракта в суд регулируется законом об исковой давности конкретного штата. Срок исковой давности устанавливает период времени, в течение которого может быть предъявлен иск. Они измеряются с момента фактического нарушения. Опять же, в зависимости от штата эти сроки могут сильно отличаться.Срок исковой давности по искам о нарушении письменного договора может составлять от 3 до 10 лет.

Претензии в отношении дефектов работ или материалов

Претензии, основанные на дефектах конструкции  , ограничены различными законами, называемыми законами о возмещении ущерба. В отличие от нарушения договора, когда часы начинают идти после причинения вреда, закон об отсрочке действует только в течение определенного периода времени, независимо от того, когда был причинен вред. В большинстве штатов есть закон об устранении строительных дефектов, который начинается с момента завершения проекта.Эти сроки обычно варьируются от 4 до 12 лет после существенного завершения проекта.

Советы по созданию политики хранения документов

Создать политику хранения строительных документов довольно просто. Однако реализация политики и поддержание практики — это совершенно другое дело. Первым шагом является изучение законов, применимых к вашему типу бизнеса. При определении периода хранения обязательно помните обо всех применимых сроках подачи претензий; не только упомянутые выше.

1. Классифицируйте свои документы

Соберите команду и начните классифицировать различные типы строительных документов, с которыми ваша компания регулярно сталкивается. Подумайте обо всех типах документов, которые ежедневно проходят через бэк-офис, их так много.

После того, как они будут классифицированы, вам нужно ранжировать тип документа в порядке важности и риска. Вам придется проконсультироваться со своей командой или юрисконсультом, чтобы сформировать сильную систему ранжирования. Тем не менее, хорошее место для начала может выглядеть примерно так: договорные документы , страховые сертификаты, деловая переписка, тендерные документы, заказы на поставку , чертежи и спецификации, ежедневные отчеты, заказы на изменение, счета-фактуры , табели учета рабочего времени и т. д. на.

После того, как эти категории и рейтинги будут установлены, укажите это в письменной форме. Обучите остальную часть вашей компании соблюдать эти правила. Наличие политики хранения строительной документации — это одно, а фактическое ее внедрение — совсем другое.

2. Не держитесь за рабочие документы

Один из способов избавиться от беспорядка — избавиться от «рабочих документов», которые изменяются и редактируются до того, как станут окончательными или завершенными документами. После того, как контракт, тендерные предложения или чертежи и спецификации будут завершены; выбросить старые, устаревшие копии.Нет смысла держаться за старые версии строительной документации. Кроме того, это может помочь уменьшить путаницу, связанную со ссылками на устаревшие версии чертежей, спецификаций или других важных документов.

3. Рассмотрите возможность хранения в электронном виде

Что касается проектных документов, которые вы хотите сохранить, вы можете рассмотреть возможность хранения в электронном виде. Да, это требует дополнительного шага сканирования документов, но время окупится, если когда-либо возникнет проблема. Преобразование ваших записей в электронные документы даст вашей компании возможность легко пометить и упорядочить все записи вашего проекта, вместо того, чтобы просеивать папку за папкой, чтобы найти то, что вам нужно.

4. Имейте политику уничтожения документов

Строительные документы не могут храниться вечно, в какой-то момент есть вещи, которые нужно сдать в шредер. Когда документ достигает срока, установленного вашей командой, он должен быть уничтожен в соответствии с установленной процедурой. Установление письменной политики о том, когда и как уничтожать документы, — это еще один способ защитить себя от ответственности.

Очевидно, что если существует разумная вероятность судебного разбирательства или незавершенного судебного процесса, то следует применить судебное удержание.Это означает, что все документы должны быть сохранены до разрешения спора. Но что делать, если претензия все-таки возникла, а необходимые документы уже уничтожены? Если у вас есть политика уничтожения, и документы были выброшены в соответствии с этой политикой, вероятность того, что претензии будут отклонены, или защита от иска будет отклонена, резко снижается.

Практический результат

Наличие надежной политики хранения строительной документации — огромный шаг в правильном направлении для управления рисками вашего бизнеса.Да, хранение и систематизация всех этих документов может показаться довольно сложной задачей. Но не так страшно, как быть неподготовленным к судебному процессу или аудиту. В вашей политике хранения документов должно быть подробно описано, как они должны быть организованы, где они должны храниться и как долго они должны храниться.

Дополнительные ресурсы

Резюме

Название статьи

Строительная документация | Сохранение документов может помочь подрядчикам сохранить больше денег

Описание

Мы много раз писали в этом блоге о важности документации в строительной отрасли.Но как долго вы должны хранить эти записи? И почему? Реализация политики хранения строительной документации является невероятно важным аспектом успешного ведения строительного бизнеса. Надлежащая практика хранения может выступать в качестве страхового полиса для защиты вашего бизнеса от любых судебных исков или претензий, которые могут возникнуть позже.

Автор

Alex Benarroche

Имя издателя

Levelset

Логотип издателя

Как правильно хранить документы?

Время хранения записей зависит от типа. Некоторые документы и записи нужно хранить всего год или пару лет, а другие нужно хранить на протяжении всей жизни бизнеса. Хранение документов очень важно, но какова правильная продолжительность хранения документов?

Записи, связанные с учреждением бизнеса, должны храниться до тех пор, пока бизнес находится в эксплуатации. Любые юридические записи, такие как лицензии, патенты, регистрационные формы и налоговые идентификационные формы, также должны храниться на протяжении всей жизни бизнеса.

Налоговые записи должны храниться не менее трех лет, однако эти записи могут пригодиться вашему бизнесу в долгосрочной перспективе, поэтому не помешает хранить их бесконечно долго. Вы можете безопасно уничтожить общую корреспонденцию, журналы инвентаризации и просроченные страховые полисы через три года.

Некоторые записи следует хранить в течение семи лет. К ним относятся банковские выписки, кадровые записи для уволенных сотрудников и заказы на покупку.

Вот список различных типов документов и рекомендуемый срок хранения документов:

Хранение документов по годам

1 год

• Переписка с покупателями и поставщикамиДубликаты депозитных квитанций

• Заказы на поставку (кроме копий отдела закупок)

• Получение листов

• Заявки

• Тетради для стенографисток

• Формы изъятия со склада

3 года

• Личные дела сотрудников (после увольнения)

• Заявки на трудоустройство

• Страховые полисы с истекшим сроком действия

• Общая корреспонденция

• Отчеты о внутреннем аудите

• Внутренние отчеты

• Ваучеры на мелкие расходы

• Теги физической инвентаризации

• Регистрационные записи сотрудников по сберегательным облигациям

• Табель учета рабочего времени для почасовых сотрудников

7 лет

• Отчеты об авариях, претензии

• Бухгалтерские книги и таблицы счетов к оплате

• Бухгалтерские книги и графики дебиторской задолженности

• Банковские выписки и сверки

• Аннулированные чеки

• Аннулированные сертификаты акций и облигаций

• Налоговые отчеты по занятости

• Анализ расходов и графики распределения расходов

• Контракты с истекшим сроком действия, аренда

• Просроченные записи опций

• Запасы продуктов, материалов, запасов

• Счета клиентам

• Книги учета дебиторской задолженности, графики

• Ведомости и сводки по заработной плате, включая выплаты пенсионерам

• Бухгалтерские книги заводских затрат

• Отдел закупок Копии заказов на поставку

• Записи о продажах

• Вспомогательные бухгалтерские книги

• Книги времени

• Отчеты о путешествиях и развлечениях

• Ваучеры для платежей поставщикам, сотрудникам и т. д.

• Реестр ваучеров, расписания

Навсегда

• Аудиторские отчеты бухгалтеров/бухгалтеров
• Аннулированные чеки для важных платежей (особенно налоговых платежей)
• Кассовые книги, планы счетов
• Контракты, договоры аренды, действующие в настоящее время
• Корпоративные документы (регистрация, устав, подзаконные акты и т. д.)
• Документы, подтверждающие пополнение основных средств
• Дела
• Графики амортизации
• Финансовая отчетность (на конец года)
• Главные и частные бухгалтерские книги, пробные балансы на конец года
• Страховые записи, текущие отчеты о несчастных случаях, претензии, полисы
• Подтверждения инвестиционных сделок
• Налоговые агенты IRS.Отчеты
• Журналы
• Юридические документы, корреспонденция и другие важные вопросы
• Книги протоколов директоров и акционеров
• Закладные, векселя
• Оценка имущества внешними оценщиками
• Записи о собственности
• Пенсионные и пенсионные записи
• Налоговые декларации и рабочие листы*
• Регистрация товарных знаков и патентов

_{* Налоговый учет не требуется хранить вечно, но в будущем могут возникнуть ситуации, когда документы могут пригодиться.}  

Ссылки:
Bankrate.com: какие финансовые отчеты хранить и как долго их хранить

Продолжить серию документов по хранению (часть 3): последствия отсутствия точных записей

Каковы требования к хранению документов для управляющих компаний?

Каковы требования компании по управлению недвижимостью к хранению доверенностей и документов по финансовой аренде?

– Патрик из Джексонвилл-Бич, Флорида

Общее практическое правило для специалистов по недвижимости заключается в том, что вы должны сохранять копии всех договоров аренды с истекшим сроком действия в течение как минимум семи лет.Это согласуется с федеральным законом об исковой давности: по истечении семи лет, как правило, уже слишком поздно для любой стороны, утверждающей, что она потерпела поражение, чтобы подать иск против вас для обеспечения соблюдения этого контракта.

Однако во Флориде срок исковой давности по исполнению положений контрактов составляет пять лет. (Однако срок исковой давности для принудительного исполнения договоров страхования имущества начинается с даты убытка.) Для устных договоров во Флориде срок составляет четыре года. Однако Национальная федерация независимого бизнеса предлагает хранить любые документы, связанные с передачей недвижимости, не менее 20 лет.

Для IRS и деловых документов, связанных с налогами, срок исковой давности следующий: ограничения составляет шесть лет с момента подачи декларации. (Декларации, поданные до установленного срока, считаются поданными в установленный срок.)

Если вы подаете заявку на зачет или возмещение после подачи налоговой декларации, срок исковой давности наступает в зависимости от того, какой из этих периодов истекает: три года или два года после уплаты налога.

Тем не менее, ваша управляющая компания должна иметь официальную, письменную политику хранения документов.

К счастью, вы не одиноки. Фактически, Национальная федерация независимых предприятий проделала для вас большую часть работы по разработке надежной и последовательной политики хранения документов.

Примечание. В некоторых штатах принята версия Единого закона о сохранении личных записей, которая предоставляет предприятиям некоторую безопасную гавань для уничтожения большинства записей через три года, если только нет оснований полагать, что эти записи будут иметь отношение к предстоящему судебному разбирательству, или если существует отдельный закон, специально предусматривающий хранение этих записей в течение более длительного периода времени.Однако Флорида не приняла этот закон. Другие читатели могут узнать, принят ли в вашем штате этот закон, посмотрев, есть ли он в списке на этой странице (выберите свой штат в меню прокрутки вниз).

Ниже приведены некоторые рекомендации по хранению документов:

1. Определите имя диспетчера политики хранения документов. Убедитесь, что эта ответственность переназначена, если первый менеджер DRP покидает компанию.
2. Не «очищайте файлы» и не очищайте картотеки волей-неволей.Всегда привлекайте вашего менеджера DRP к этим усилиям и всегда проводите их в соответствии с вашей письменной политикой DRP.
3. Откажитесь от бумаги и регулярно создавайте резервные копии своих данных. Однако ваш штат может потребовать, чтобы вы хранили бумажные копии некоторых документов.
4. Убедитесь, что в вашей политике DRP указан метод уничтожения. Никогда не выбрасывайте конфиденциальные файлы в корзину. Например, у вас может быть личная информация, связанная с состоянием здоровья ваших сотрудников, которая хранится в вашем медицинском страховании и личных записях сотрудников. Неспособность предпринять адекватные шаги для контроля и уничтожения этой информации может привести к крупным штрафам и даже уголовному преследованию за нарушение Закона о переносимости и подотчетности медицинского страхования.
5. Ваша политика хранения документов также должна касаться безопасности. Например, документы сотрудников и все остальное, содержащее личную информацию, должны храниться под замком, а доступ строго контролироваться и ограничиваться теми, кто в нем нуждается, например, теми, кто занимается администрированием льгот для сотрудников.

Примечание:  Ничто в этой статье не должно рассматриваться как юридическая консультация. Ваша политика хранения документов должна быть тесно связана с законодательством вашего конкретного штата, а также с характером вашего бизнеса. По мере того, как электронное хранилище становится все более доступным, становится меньше причин удалять файлы. В случае судебного разбирательства или аудита вам может понадобиться хранить некоторые файлы дольше, чем вы думаете.