Содержание

➤ Срок хранения служебных записок в организации

Расскажем в статье, как срок хранения служебных записок зависит от важности их содержания.

Подробная информация о том, как оформлять служебные записки

 

Скачайте полезные документы:

Для чего устанавливают определенный срок хранения служебных записок

К служебным запискам относят следующие документы:

  1. Докладные записки. Они посвящены кадровым вопросам и содержат информацию о поведении работников, нарушении дисциплины. На основании докладной записки, которую составил начальник подразделения, руководство компании принимает решение, привлекать ли сотрудника к дисциплинарной ответственности.
  2. Объяснительные записки. Их составляют сотрудники, которые нарушили дисциплину или правила внутреннего трудового распорядка. При этом в случае дисциплинарного проступка, должен и рядовой работник, и линейный руководитель вплоть до заместителя директора компании.
  3. Пояснительные записки. Это приложение к пакету документов, чертежу или схеме. Ее составляет исполнитель, чтобы дать пояснения по содержанию бумаг и действиям, которые нужно предпринять адресату.
  4. Непосредственно служебные записки. Они касаются вопросов производственного характера. Как правило, это сообщение о невозможности своевременно и качественно выполнить поставленную задачу из-за конкретной проблемы. В записке автор описывает проблемы и предлагает как ее решить. 

Все эти записки предназначены для оперативного взаимодействия внутри организации. Их может написать как рядовой сотрудник, так и руководитель отдела или службы. Но получатель всегда управленец — или подразделения, или компании. 

Любая служебная записка, независимо от вида, это юридическое основание для адресата предпринять какое-то действие или принять определенное управленческое решение. Докладные, объяснительные или служебные записки — обязательный пункт в перечне документов, которые подтверждают, что руководство компании принимает правильные решения

Записки подтверждают и личную ответственность составителей. Это касается как кадровых решений о переводе, взыскании или увольнении, так и производственных решений о реорганизации или изменении условий труда. 

Специалисты компании должны обязательно хранить служебные записки как первичные документы, которые подтверждают обоснованность управленческих решений. Срок хранения служебных записок зависит от того, насколько важно их содержание. 

Каковы сроки хранения служебных записок в организации

Сроки хранения документов, которые циркулируют внутри организации, определяют государственными и отраслевыми нормативными актами, а так же локальным регламентом работодателя. То, сколько хранятся служебные записки, зависит от степени их важности, то есть то того, с какой целью и по какому поводу их составили. Например, записки, которые сопровождают документы первичного финансового, кадрового или бухгалтерского учета, нужно хранить как минимум 5 лет, вместе с отчетами, актами, докладами, протоколами 

Таблица от эксперта: какими регламентами руководствоваться при определении сроков хранения служебных записок в организации

Содержание служебных записок

Документ, регламентирующий срок хранения

Касаются несчастных случаев на производстве, вопросов охраны труда и техники безопасности

Статьи 230 и 230.1 ТК РФ

Первичные документы кадрового и бухгалтерского учета

Приказ Минкульта РФ № 558 от 25.08.2010г. «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Отдельные виды документов, участвующие во внутреннем документообороте предприятия

Федеральный закон ФЗ № 125 от 22.10.2004г. «Об архивном деле в РФ», «Правила работы архивов компаний», утвержденные Постановлением Коллегии Росархива от 06.02.2002г

Скачать таблицу

Внимание! Руководитель компании приказом или локальным нормативным актом, инструкцией или положением о делопроизводстве, может установить более длительные сроки хранения служебных записок. Но уменьшать срок, оговоренный государством или ведомственными нормативами, нельзя.

Служебные записки, в которых содержится информация о решении хозяйственных вопросов, можно хранить один год. Исключение: случай, когда вы покупали мебель, специализированную технику или оборудование для рабочих мест. 

Памятка от эксперта: сроки хранения служебных записок

Вид документа

Срок хранения

Распоряжения администрации, включая выписки, докладные записки, заключения, иные документы об административно-организационной деятельности и пр.

5 лет

Записки, докладные, заявления о выдаче или утрате удостоверений, о пропусках и идентификационных картах

1 год

Записки и другие бумаги, не вошедшие в состав личных дел

5 лет

Объяснительные и докладные о случаях нарушений дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка

3 года

 

Скачать памятку

Независимо от сроков хранения служебных записок в организации, их нужно регистрировать и учитывать. Для этого используют специальные книги или журналы, в которых каждую служебную записку регистрируют под уникальным номером. 

Как присвоить регистрационный номер внутреннему служебному документу расскажет эксперт журнала «Справочник секретаря»

Отдельно стоит сказать о служебных записках, в которых есть сведения о партнерстве с зарубежными контрагентами или переписка с депутатами или государственными органами. Срок хранения служебных записок этих категорий неограничен. При проверке инспекторы могут затребовать такие первичные документы в любой момент. 

Текущее хранение служебных записок до того, как их уничтожат или подошьют в дело по истечении календарного года, осуществляют ответственные исполнители в структурных подразделениях. В дела подшивают только те подлинники внутренних документов, срок хранения которых превышает три года. 

Итог:

Определяйте сроки хранения служебных записок в соответствии с содержанием и установленными регламентами. Ведите учет внутренних служебных записок, присваивайте им регистрационные номера, используя специальный журнал.

www.sekretariat.ru

Срок хранения служебных записок в организации | Статьи

Служебные записки только с первого взгляда могут показаться не слишком важными внутренними документами, но они достаточно часто, в первую очередь, запрашиваются контролирующими органами. Это обусловлено тем, что кадровые специалисты не слишком грамотно ведут их учет и хранение, и в данной статье будут рассмотрены все нюансы, относящиеся к служебным запискам, дабы у предприятия не возникало проблем во время внеочередных и очередных визитов проверяющих органов и вышестоящих инстанций.

Из представленной статьи вы узнаете:

  • условия и нюансы хранения служебных записок в организации;
  • каковы сроки хранения служебных записок в организации;
  • какие сроки хранения служебных записок и писем с информацией, содержащей переписку с зарубежными организациями;
  • какие сроки хранения служебной переписки с государственными служащими и депутатами.

Условия и нюансы хранения служебных записок в организации

Так как служебные записки относятся к особо важных локальным документам, хранить их необходимо в соответствующих условиях. Чаще всего данные бланки имеют бумажный вид, соответственно, размещаться документы должны в хорошо проветриваемом помещении, где соблюдается приемлемый уровень влажности.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью


Как хранить документы в кадровой службе


Во время использования за служебные записки отвечают работники кадровых отделов, помещая их в сейфы, оснащенные замком и сигнализацией. Доступ к служебным запискам должен иметь лишь ответственный сотрудник, который, в случае возникновения нужды, получает легкий доступ к важным распоряжением и постановлениям. Для надежного хранения записок рекомендуется составить отдельную папку, где будут в будущем содержаться данные локальные документы. Папки с записками располагаются в специально оборудованных помещениях, где соблюдаются определенные порядки и правила.

Подробнее о хранении кадровых документов читайте здесь:

Если же подобная информация сберегается на электронном или физическом носителе, помещается на компьютер ответственного сотрудника или руководителя, или же содержится на флешке, то такие средства хранения необходимо надежно защитить от утери и взлома. Следует помнить, что в служебных записках могут содержаться довольно важные сведения, восстановить которые в случае утери не представляется возможным.


Опломбируем кадровые документы



Читайте по теме в электронном журнале

Сроки хранения служебных записок в организации

Основные критерии оценки потенциального срока хранения служебных записок и писем, свидетельствующих о переписке между несколькими лицами, регламентируются законодательными актами и отталкиваются от самого содержания писем. То есть, перед ответом на вопрос «сколько должна храниться служебная записка», необходимо определиться, насколько важная информация в ней отображена.

Сроки хранения первичной документации, играющей основную роль в регламентации трудовой деятельности, существенно отличаются от необходимого времени для хранения вторичной документации. Для основополагающих бланков, в которых учитываются такие распоряжения, как отчеты, доклады, протоколы и так далее, срок хранения должен составлять минимум 5 лет с момента использования документа. При этом руководитель предприятия может продлить данный срок по своему усмотрению, если в данном приеме, по его мнению, имеется необходимость.


Нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку


Если служебные записки содержат не слишком важную информацию, касающуюся хозяйственных вопросов (кроме случаев, когда планируется приобретение мебели и специализированной техники), такие документы допускается хранить в течение 1 года.

Важно помнить, что, вне зависимости от важности содержательной информации, служебные записки необходимо учитывать и вести подобающим образом.


Как оформить личную карточку, если прежняя пришла в негодность


Какие сроки хранения служебных записок и писем с информацией, содержащей переписку с зарубежными организациями?

Если служебные записки и письма содержат информацию об осуществлении партнерства с компаниями, расположенными за рубежом, то у таких документов минимальный срок хранения составляет 15 лет. Как и в прочих случаях, данное время может быть увеличено по распоряжению начальника предприятия, и документ, помещенный в архив, может быть использован по истечению даже нескольких десятков лет.


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Какие сроки хранения служебной переписки с государственными служащими и депутатами?

Отдельно следует остановиться на моменте, когда речь идет о служебных записках, так или иначе, касающихся государственных служащих и чиновников. Такие документы можно хранить на предприятии бессрочно, так как проверяющими службами может осуществиться запрос на предъявление такого бланка в любой момент.

В документации, содержащей подобную информацию, часто идет речь о соблюдении норм законов и государственных порядков, так что подобным моментам необходимо уделять как можно больше внимания.


Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения


www.kdelo.ru

Служебная записка 2019 — образец написания

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудникам нужно оповестить руководство о возникших проблемах, пояснить возникшие обстоятельства или предложить пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют этот документ. В статье мы подробно разберем, как правильно написать служебную записку, образец вы сможете скачать бесплатно.

Они бывают:

  1. Докладные. Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

Давайте разберемся, как написать служебную записку, образец составим для бюджетной организации. В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Они пишутся в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Форма служебной записки (образец) должна содержать необходимые реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Бланк служебной записки

Скачать

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения…» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 15.08.2018, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Часто возникает вопрос, если в учреждении принят электронный документооборот, как писать служебную записку, образец ее оформления тот же, и чем он отличается от бумажного? Оформление в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте можно запросить уведомление о том, что он прочитан адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами, например со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, при этом отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор может поставить свою резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска.

Мы рассказали, как пишется служебная записка, пример для бюджетников приводим ниже.

Образец для бюджетной организации

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2019 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

gosuchetnik.ru

Объяснительные записки срок хранения | Юрист

Необходимость в составлении подобного официального письма возникает в нескольких случаях: когда необходимо оперативно уведомить определенное должностное лицо о возникшей проблеме; чтобы внести предложения об устранении этой проблемы; чтобы согласовать планируемые действия; Кроме того, среди целей такого письма может быть запрос информации, выдача инструкций или извещение. Она необходима, когда у сотрудника возникает потребность объяснить или согласовать с коллегами или руководством аспекты деловых вопросов. В ситуации, когда устного общения недостаточно, а сообщение необходимо задокументировать, составляют официальный письменный документ. Отметим, что данный вид документации не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Информация, включенная в него, не может содержать распоряжений или приказов.

Как правильно написать объяснительную записку

Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз.

3 введения к [important]Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. [/important]
1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г.
№ 19). [attention]Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. [/attention]
Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей).
Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Наиболее часто на практике применяются объяснительные записки: – о появлении на работе в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения;– причинах прогула или отсутствия на работе;– причинах опоздания на работу;– совершении по месту работы хищения имущества;– нарушении правил охраны труда;– совершении аморального проступка;– представлении в уполномоченные органы неполных либо недостоверных сведений;– необеспечении надлежащей трудовой дисциплины подчиненных;– неисполнении трудовых обязанностей.

Образец объяснительной записки о причине опоздания на работу смотрите в рубрике «Полезная документация» на с.

26 журнала. [info]Образец объяснительной записки о совершении аморального проступка работником, выполняющим воспитательные функции, несовместимого с продолжением данной работы, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. [/info]
26 журнала.

Записка объяснительная

А если мы обратимся, например, к п. 77 Перечня, то увидим, что докладные записки, затрагивающим вопросы состояния работы по рассмотре

jurist-company.com