Работать секретарем или нет?

Добрый день. Помогите сделать выбор. 4 года работаю секретарем в крупной компании, зарплата небольшая, но работы мало, когда хочу еду отдыхать, отпрашиваюсь, когда нужно, начальники и другие сотрудники меня уважают, вообщем полная свобода. Имею высшее образование по специальности “маркетинг”. Хотела пойти работать маркетологом, пока никуда не берут. Вчера мне предложили новую работу в небольшой, но очень серьезной строительной фирме. Работа секретарем Ген. директора, предлагают очень высокую для меня зарплату. Единственное, что меня и привлекает в этой работе. Но много минусов: ненормированный рабочий день, возможны командировки, начальник – полный ужас, очень сложный человек. Как думаете, деньги стоят того или нет?

---

Комментарии

Думаю, не стоят) Потому как лечить потом свою расшатанную нервную систему Вам обойдётся куда дороже) Не вариант. ИМХО

))) У меня сложилось такое впечатление, что вы работать вообще не хотите! Иначе почему вы сидите 4 года на неинтересной, малооплачиваемой работе (имея при этом высшее образование). Вы для себя решите, что же вам от жизни надо. Пройдет еще какое-то время и вы по полученной специальности вообще не устроитесь!!! Диплом, не подтвержденный опытом работы не стоит НИЧЕГО. А в аргументы “за” новой работы можно зачислить следующее: 1. Высокий заработок (денег мног не бывает) 2. Гена – полный придурок? – В строительных компаниях они, как правило, на месте (в кабинете) редко бывают… Да и насколько он неадекватен… Может, у вас сложится другое мнение… 3. Командировки? – Отличная возможность отдохнуть от гены, плюс за счет фирмы ненадолго сменить обстановку. (Мнение данное мое может быть весьма спорным, поскольку я сама в командировке ни разу в жизни не была, а муж мой, изредка туда ездящий, ненавидит их всей душой))). Так что решать, конечно, вам, но лучшим вариантом считаю все-таки поиск работы по специальности. ИМХО

Неинтересная, но удобная, Lotta. Никаких стрессов и потрясений. Вот такой плюс, насколько я смогла понять. Люди разные, для кого-то этого достаточно, в то время как их собеседник даже понять не может, что хорошего и в чем фокус. Прям вторая тема за сегодня…

Есть подозрение, что секретари вовсе не считают, что у них спокойная работа:)

Есть, но в данном случае речь о должности какого-то даже раста-секретаря, сплошной ненапряг))))))))

Насколько я поняла, девушка молодая. И ладно бы у нее семеро по лавкам – этим удобство работы можно было бы оправдать… У нее опыта по специальности НОЛЬ, а она в следующее секретарское кресло собралась! Нафига училась, корячилась…

Ну, про лавки мы не знаем. За 4 года хоть какой-то опыт, но будет. Не спешите осуждать. Но я бы тоже Татьяне такого перехода не посоветовала, если ее ожидания несколько иные, это будет не работа, а ежесекундный стресс. А, может, втянется

Не знаю как у других, но мой опыт работы секретарем показывает, что данная специальность требует многих знаний и умений в различных областях. И швец, и жнец, и на дуде игрец. Так что еще не ясно, где лучше работать. По узкой специальности маркетолога или секретарем.

Полностью согласна, по специальности надо устраиваться уже во время учебы, хотя бы стажером и таким образом строить свою карьеру далее. А денег действительно много не бывает… Вам решеть. Вопрос в том, как Вы сама будете относиться к новой работе, важен настрой и цели.

Мамы всякие нужны, мамы всякие важны)))) Почему должно быть стыдно?. .

Я не поняла: как может быть стыдно РАБОТАТЬ? И почему может быть стыдно работать СЕКРЕТАРЕМ? Если вы про интим на рабочем месте, то уверяю вас, он бывает не только с секретарями, но и с бухгалтерами, инженерами, собственными замами (список можно продолжить до бесконечности…)

вон моя подруга устроилась в строительную компанию 7 мес назад, начальник зло, орет как……… матом, да так (теперь без крика как без пряника) начала работать как секретарь, потом ее повысили и теперь помошним гены, но ее он постоянно выделяет и тем более поднимает з/п, а работа секретаря никак не может быть стыдная самое главное как вы к этому относитесь. ……..

Понимаете, работу по специальности найти очень нелегко. Я постояно езжу на собеседования, но без опыта не берут. Есть один вариант, но тоже спорный. Мне предлагают работу маркетологом, при такой же зарплате, что и сейчас, но не в той отрасли что я хочу. Я очень хочу работать в автомобильном бизнесе, поэтому продолжаю поиски.

Инк Шекспир… Быть или не быть..)))

Нет. З/п и “ненормированный рабочий день, командировки, начальник – полный ужас” не имеют какой-либо связи между собой. Можно иметь и з/п и нормированный день, без командировок и адекватным начальником. Как что они (деньги) того не стоят.

если ваш приоритет деньги, то да, но представьте – что вам придется за них вынести:) сложного начальника(вы стрессоустойчивы?), командировки(это ваше?), ненормированный рабдень(готовы к этому?)….многие оставили бы то, что вы имеете сейчас, но вам решать, конечно

Лия5 Идите лучше по професии. ..

Я тоже попала на большую зарплату и на меньший “сервис”. И очень пожалела. В общем оказалась на больничной койке. Хотя вообще то стрессоустойчива. Но день планируешь, а тебя часа на 2 задерживают. Чуть что орут. В общем с предыдущим шоколадом близко не лежало. Если финансово не особо жмет, подыщите что нибудь еще.

Сложность начальника можно оценить, только после того, как проработаете с ним хотя бы неделю. Как можно определить характер человека, не имея с ним никаких отношений. И еще… Даже последний самодур снимет перед Вами шляпу, если Вы будете безупречны в выполнении своих непосредственных обязанностей. Любого начальника можно покорить профессионализмом, прежде всего. Кстати, я поняла по настроению письма, что работать маркетологом Вы как раз-таки и не хотите. Просто не можете в этом признаться.

Можно остаться на прежнем месте и подумать кем хочешь быть в будещем. Получить доп. образование (с учетом свободного посешения работы) и вперед. Не обязательно заранее зная негатив в него вползать

Татьяна, а новую работу давайте мне:))))) Если Вы как то по знакомству или знаетет как туда можно попасть, буду благодарна;)

А вы представьте себя на месте секретаря лет через 10, а через 15? Секретарь – это возрастная специальность. После 30 лет будет трудно трудоустроиться. Тогда придется идти хоть куда.

После 30 станешь – помощником. В этой должности можно работать уже до 45.

Я работала и секретарем, и помощником. Зачастую функции одни и те же. Просто название разное. Помощник – это просто личный секретарь. Но могут быть и исключения.

Нет, помощник это не личный секретарь. Просто у нас путают английское “пэрсонал” и “приват”. Секретарь – телефон, чай. Помощник – встречи, поедки, ДОУ, хоз вопросы. При холеной внешности и хорошем знании особенностей протокола, делопроизводства и АХО, берут в любом возрасте.

А мне кажется, что все, что вы перечислили – функции хорошего высокооплачиваемого секратаря. Плюс еще переводы.

Работа секретарем – отзывы людей (5)

Секретарь — по-моему мнению, это не профессия, к которой нужно стремиться и, конечно, не о таком люди мечтают. Это скорее как перевалочный пункт, временная остановке в жизни, чтобы пересмотреть свои ценности и осознать, куда же действительно стремиться. На этой позиции можно застрять навечно и заниматься работой, которую быстро можешь изучить, как свои пять пальцев, а дальше двигаться некуда, особенно если это маленькая компания, где и расти невозможно, а если и можно, то не в тех направлениях, в каких действительно хотелось бы. Вероятно, что в больших компаниях по счастливой случайности можно подвинуться на этой должности, но вы должны понимать, что хорошего секретаря (а таких ответственных, серьезных людей и правда мало) вряд-ли захотят двигать дальше. Ты можешь из кожи вон лезть, брать на себя ещё дополнительные обязанности, например, организацию корпоративов в компании, работу HR, но маловероятно, что ты поменяешь должность.
Я проработала секретарем почти пять лет в замечательной и небольшой фирме, которая на рынке 16 лет. Так сложилось, что в те времена после универа (а я журналист по образованию и с опытом работы) было очень сложно найти адекватную компанию и людей в СМИ вообще и я пошла в секретари, имея при этом параллельный проект, как журналист. Думаоа, что это меня устроит и облегчит мне жизнь. Меня привлекала именно адекватность компании и людей, коллектив замечателтный, свои люди и я приняла приглашение. Мне понадобилось время, чтобы осознать, что меня, как творческого человека не устраивает такое положение. Хотя я чувствовала поначалу себя комфортно, спокойно, хотя и работы было много. Со временем я поняла, что должность эта для меня слишком мала и я стала заниматься организацией корпоративов и вполне успешно вела всю административную работу в офисе. Но, увы, как бы я ни брала дополнительный функционал, можно было до старости сидеть на месте в секретарях и все пытаться продвинуться. Увы, нет.
Когда у тебя есть цель, ты должен к ней стремиться, а если нет, то нужно понять, а чего ты хочешь от жизни. Я не стала ждать у моря погоды и, конечно, вернулась в свою профессию, журналистику. Мои способности смогли оценить и пригласили в крупный журнал. Так что, секретарь — это, увы, всегда, как «офисная подпорка», не правая рука, а всего лишь костыль, на который можно опереться, когда тяжело идти. Если вы хотите все время быть только костылем для всех, то это ваш выбор, но я такой цели никому не желаю. Стремитесь к большему и всегда развивайтесь, ищите в другом смысл жизни. В чём именно — решать вам.

Секретарь: важен ли возраст? – Smart & Talented

До какого возраста можно работать секретарем и насколько важен возраст в этой профессии вообще, разберемся далее.

Секретарь: важен ли возраст?

Если посмотреть объявления о работе или вакансии от некоторых компаний, то в них можно проследить одну общую тенденцию — кроме навыков и знаний, есть указание возраста. Например, требуется секретарь от 25 лет. Или в возрасте 25-30 лет.

Почему так? И для чего нужен этот пресловутый «возраст» секретарю?

Первая причина в устоявшемся народном мышлении. Есть мнение, что секретарь, она же секретарша, может быть только девушкой и довольно молодой. Молодость равно привлекательность. А красивая секретарша, основной показатель успешности ее босса.

Да, действительно, шефу гораздо приятнее лицезреть в своей приемной молодую симпатичную девушку, аккуратно одетую и отлично выполняющую свою работу. Безусловно, молодые женщины выглядят лучше дам за тридцать. И что же теперь, после тридцати нужно круто менять жизнь и уходить из любимой профессии?

Совсем нет! Возрастных ограничений в работе секретарем не существует. Более того, эта профессия не только вне возрастная, но и бесполая. С одинаковым успехом секретарь может быть мужчиной средних лет или девушкой-студенткой.
Нет никаких причин не работать секретарем столько, сколько хочется, если работа приносит радость и удовлетворение.

Грамотный специалист в офисе куда важнее симпатичной молоденькой девочки, ведь от него (секретаря) зависит больше, чем кажется на первый взгляд.

На самом деле объявления о вакансиях надо еще уметь читать правильно. Почему? Например, пришла на собеседование очень милая и приятная девушка, в возрасте 25+. Опыта никакого нет, с работой секретаря мало знакома и кроме смартфона никакой офисной техники не знает.

Вероятность, что такого работника возьмут на эту должность есть и довольно высокая, а вот сколько она там продержится угадать не сложно. До первой ошибки или разгневанного клиента.
С опытными секретарями такого не случится. Тем более секретарь в возрасте за тридцать в наше время ценится больше, чем еще десять лет назад.

Возраст в вакансиях подразумевает ухоженность, аккуратность, опрятность, умение себя подать и показать с лучшей стороны.
Строгих требований к внешности секретаря не существует, такое конечно возможно, но наверняка с обязанностями секретаря эта вакансия ничего общего не имеет.

С возрастом со стороны работодателя и вакансий вроде все понятно.
Однако дискуссии самих секретарей все же имеются и главная тема в них — не стыдно ли работать секретарем после тридцати лет?

В наше время карьера имеет огромное значение и любой женщине хочется достичь каких-либо высот в ней, получить высокую должность и соответственно большую зарплату.

А секретарь? Если уже перешагнули рубеж 30+, и хочется большего, то нужно расти. В профессиональном плане. Повышать квалификацию, проходить специальные курсы, получать новые знания.
Такого специалиста обязательно заметят. У секретарей тоже есть куда «расти» – секретарь-референт, помощник руководителя, личный ассистент, заместитель директора и т. д.

Но есть случаи, когда секретарь всю жизнь работает в компании с одним руководителем и обоих это устраивает. Они становятся командой и вместе ведут фирму к успеху. Не смотря на возраст.

Чем же это плохо? Тем более, что большой опыт отлично оплачивается.

Хотите стать незаменимым специалистом в секретарском деле
и получить в профессии больше?

Записывайте на наши курсы!

Мы готовим лучших в своем деле!

Smart & Talented

Профессия – секретарь судебного заседания | Компания права Респект – КонсультантПлюс Уфа

Профессия – секретарь судебного заседания.

Онлайн- интервью с секретарем судебного заседания мировых судей Демского района участка № 2 Дмитриевой Мариной Борисовной

1. Компания права «Респект»: Судья не работает в одиночку, ему помогают сотрудники судебного аппарата. Один из таких помощников – секретарь судебного заседания. Расскажите, в чем заключаются его обязанности, какова его роль в деятельности суда?

М.Б. Дмитриева: В мои обязанности входят: извещение сторон – направление повесток, изготовление протоколов судебного заседания, чтобы они были грамотно составлены, так как из-за неправильно составленного протокола может полететь всё дело, прошивка и сдача в архив рассмотренных дел. Работы очень много.

2. Компания права «Респект»: Почему Вы решили стать юристом? У юриста много возможностей для реализации, почему Вы выбрали именно судебную систему, как начали свой путь в профессии?

М.Б. Дмитриева: После школы я решила поступать на «Менеджмент», но папа мне сказал, что если я стану юристом, то смогу работать в любой области, и в менеджменте тоже. Так что я послушалась совета папы, о чем нисколько не жалею, так как работа мне очень нравится. Раньше я работала в прокуратуре, потом встретила замечательную судью Захарову Лиру Анатольевну, которая меня взяла в суд. После того, как я узнала всю судебную систему, мне очень понравилось.

3. Компания права «Респект»: Какие знания, навыки и личные качества необходимы для человека, занимающего эту должность?

М.Б. Дмитриева: Грамотность, пунктуальность, целеустремленность – нельзя сидеть всё время на одном месте, нужно продвигаться, двигаться к цели. Вежливость является основным качеством, потому что как бы ни вели себя пришедшие граждане( бывают очень разные люди) , им всегда нужно отвечать вежливо.

4. Компания права «Респект»: Какой у Вас распорядок дня? Сколько дел в день в среднем рассматривается, сколько граждан с заявлениями Вы принимаете, какое количество документов нужно подготовить и т.д. Сложно ли успеть справиться со всеми этими делами?

М.Б. Дмитриева: В разные дни бывает от 5 до 20 дел за день, смотря как назначает судья. Помимо процессов ещё приходят от 10 до 15 граждан, кому постановление выдать, кому документы сдать. Мне ещё помогает секретарь аппарата выдавать решения и постановления. Нужно чтобы был хороший коллектив, тогда и взаимовыручка будет. Обязанностей очень много, но чтобы проще было работать мы друг другу помогаем.

5. Компания права «Респект»: Что Вам особенно нравится в Вашей работе?

М.Б. Дмитриева: Сидеть на судебных заседаниях, слушать судью (она очень грамотная, всё объясняет и рассказывает).

6. Компания права «Респект»: Как Вы думаете, какие перспективы открывает эта профессия для молодых специалистов?

М.Б. Дмитриева: Конечно, общение с людьми раскрывает большие перспективы для будущего.

7. Компания права «Респект»: Какие лично у Вас планы на будущее? Вы хотели бы в будущем стать помощником судьи, а затем судьей? Если да, то на каких вопросах Вы хотели бы специализироваться?

М.Б. Дмитриева: Да, конечно хотела бы стать судьей. Помощником судьи я уже работала и эта работа мне тоже очень нравилась. Специализироваться лично мне нравится на уголовных делах.

8. Компания права «Респект»: Как Вы относитесь к использованию справочных правовых систем в судебной работе? Используете ли Вы систему КонсультантПлюс и, если да, какие задачи решаете с ее помощью?

М.Б. Дмитриева: Используем очень часто систему КонсультантПлюс, Приходят граждане что-то спрашивают, мы открываем КонсультантПлюс, открываем семейный кодекс, допустим по алиментам и расторжению брака; гражданский кодекс; административный кодекс, спрашивают до процесса, какое мне будет наказание – набираешь статью ( наказания часто меняются), так как их трясет, чтобы люди не так волновались и не расстраивались.

9. Компания права «Респект»: Что Вы посоветуете студентам юридических факультетов, которые хотели бы работать секретарем судебного заседания: к чему им быть готовыми и как строить карьеру?

М.Б. Дмитриева: Готовиться надо к работе, если они хотят продвигаться в этой системе, то стоит идти сюда работать. Если делать всё быстро и грамотно работа будет нравиться. Единственно кому я не советую идти – это медлительным людям, в работе будет завал. Именно от секретаря начинается знание, как вести судебное заседание, что в протоколе должно быть указано, какие в дело должно пойти документы, какие дела в архив. Сразу судьей никто не становится, нужно пройти определенный путь от секретаря судебного заседания.

почему вы секретарь, хороший секретарь

Почему вы хотите работать секретарем? Этот вопрос часто можно услышать на собеседовании. Сегодня мы поговорим о том, почему Вы – секретарь (ассистент, помощник руководителя) а не торговый агент, к примеру, и не бухгалтер.

Ответ на вопрос, почему Вы – секретарь, следует найти еще до того, как вы начнете свою карьеру секретаря. В советское время на вопрос, почему Вы – секретарь, часто можно было услышать что-то типа «в институт не поступила». В постсоветское время в секретари часто шли выпускники педагогических вузов и переводчики – по причине невозможности устроиться по специальности с достойным заработком.

Сейчас ситуация, тем не менее, изменилась. Благодаря экономическому росту в стране сейчас можно практически всегда найти достойную работу по специальности. Поэтому-то я и рекомендую хорошенько подумать перед тем, как выбирать карьеру секретаря.

Работа секретаря связана с постоянным общением с людьми. Тем не менее, сама по себе работа с людьми еще не является индикатором того, что Вы станете хорошим секретарем. Работа продавца овощей на рынке тоже предполагает общение с людьми. Есть ли для вас какая-нибудь разница?

Сегодня роль секретаря является очень важной для коммерческой компании. Хороший секретарь не только сумеет создать хороший климат в приемной, но и может значительно сэкономить время руководителя на выполнении множественных задач. Поэтому хорошего секретаря руководитель всегда будет ценить. Вместо того, чтобы посвящать свое драгоценное рабочее время решению технических задач (где достать билеты, как забронировать помещение для конференции и т.д.), руководитель сможет заниматься своими непосредственными обязанностями.

Поэтому, если Вы помимо общения с людьми хотите принести им пользу, сэкономить их рабочее время и решить небольшие, но важные технические задачи, из вас получится хороший секретарь при условии что у вас будут необходимые профессиональные и личностные качества для этого.

Лет десять назад часто можно было встретить ситуацию, когда должность секретаря расценивалась как стартовая позиция, из которой рассчитывали вырасти в специалиста, занимающегося работой с несекретарскими обязанностями. Начинать карьеру таким образом вполне приемлемо и сегодня, но рассчитывайте на то, что это будет несколько дольше. С одной стороны, если вы хотите работать в конкретной компании, начав с должности секретаря, хорошо зарекомендуете себя там и, возможно, именно вы впоследствии победите в конкурсе на замещение более старшей позиции, уже в профильном отделе. Всегда будет учитываться то, что вы – не кандидат с улицы, а уже «свой» сотрудник.

С другой стороны, сотрудникам административных отделов всегда сложнее попасть в профильный отдел, чем специалистам, у которых уже есть необходимый набор квалификаций для позиции.

На практике я видела совершенно разные ситуации: в ряде случаев сотрудники секретариата уже через несколько месяцев переходили в бухгалтерию, или через пару лет переходили в проектные отделы. Но были также и случаи, когда замечательному человеку с красным университетским дипломом удавалось только через 6 (!) лет перейти из административного отдела на должность ассистента по маркетингу. Причем начинала девушка с позиции секретаря на ресепшн отдела, хотя у нее было и высшее образование, и вдобавок прекрасное образование секретаря-референта. Она была очень хорошим секретарем. Но тем не менее, компания довольно долго делала ставки на специалистов, пришедших на позицию из профильных вузов.

И были также ситуации, когда при приеме на работу возможности для роста вроде бы были, но потом что-либо менялось не в лучшую сторону: наступал экономический кризис или менялось руководство, менялась политика компании и все мечты рассыпались в прах. Об этом мы поговорим чуть позднее, когда будем рассматривать возможности карьерного роста.

Но возможно, если ваша истинная причина поиска работы в администрации – не желание стать хорошим секретарем или помощником руководителя, а в первую очередь – карьерный рост, то я рекомендую вам выбрать путь покороче и присмотреться повнимательнее к младшим должностям профильных отделов. Если вы все еще учитесь в институте или только что закончили вуз – подавайтесь на позиции интерна (практиканта) в выбранном отделе. Часто такая работа не особо высокооплачиваемая, а иногда не оплачивается вовсе, но вы приобретете гораздо больше. Во-первых, это будет ценнейший опыт, а во-вторых, это возможность остаться в компании на постоянной основе и уже в отделе.

Может ли молодой человек быть хорошим секретарем? Если вы – молодой человек и хотите быть хорошим секретарем, я рекомендую вам подавать свое резюме в понравившееся компании. Если еще десять лет назад должность секретаря была почти стопроцентно женской, то сегодня, особенно на высокооплачиваемых должностях помощников очень крупных руководителей часто можно увидеть и мужчин. Обязанности на таких высоких позициях часто включают в себя также и другие функции, возможно, паблик рилейшнз, взаимодействие со СМИ  и другие. Но это, безусловно, высший пилотаж. Начать все равно придется с младших административных позиций.

Многие компании считают, что девушка будет более усидчивой и дольше останется работать на фирме, особенно, если дело касается работы с архивом и делопроизводства, но если вы – молодой человек, который считает, что прекрасно с этим справится и не заскучает на работе через пару месяцев, то все карты вам в руки.

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

 

На главную В  каталог статей

«Законы не важны, люди бегут, руки опускаются». Сотрудники судебной системы – честно и анонимно о своей работе

«Суд доделывает работу следствия»

Адвокат по гражданским и уголовным делам, юридический стаж с 2004 года, адвокатская практика с 2012 года, Санкт-Петербург и Ленинградская область:

– По статистике в уголовных делах суд выносит оправдательный приговор в 0,2% случаев. Моя практика это полностью подтверждает.

Сама судебная система оправдывает такую статистику качеством работы досудебной стадии, следствия. Их логика такова: следствие работает настолько качественно, что определяет, виновен человек или нет, до этапа направления в суд. Суду, по сути, остается только проверить правильность выводов следствия и принять якобы объективное решение.

В реальности происходит совсем по-другому: суд, по большому счету, часто доделывает за следствие его работу и исправляет ошибки и огрехи. Это приводит к тому, что, если дело передается в суд, шансы оправдать человека практически сводятся к нулю. Максимум, чего удается добиться – минимального наказания.

Когда суд видит, что действительно дело шито белыми нитками, доказательной базы недостаточно либо доказательства спорные, он старается выйти на минимум, даже применяя ту форму уголовного закона, которая позволяет ему назначить наказание ниже низшего предела, предусмотренного статьей. Все это – для того, чтобы дело не раздувалось и человек не оспаривал приговор. Если человек обвиняется по нескольким эпизодам, то по одному-двум эпизодам его оправдывают, по оставшемуся назначают минимальное наказание.

Но если дело попало в суд, то практически стопроцентно – это обвинительный приговор. И работа адвоката сегодня сводится к тому, чтобы минимизировать для человека последствия в случае, если он невиновен.

Как пример, один из оптимальных приговоров последнего времени в моей практике – дело по организованной группе на Софийской овощной базе. Там из 11 вменяемых эпизодов по 9 люди были оправданы. Они получили по 5-6 лет, а прокуратура просила наказание в разы больше. Но там я действительно не могу стопроцентно сказать, что они были невиновны.

Следствие и дознание находятся в расслабленном состоянии: они не стараются объективно и грамотно расследовать, потому что утрачен принцип состязательности в суде.

У нас законом предусмотрен принцип состязательности сторон, обвинения и защиты, и следствие должно доказывать свое обвинение. А на сегодняшний день эту функцию за них практически выполняет суд, который, за исключением единичных случаев, полностью стоит на стороне следствия.

На стадии предварительного расследования, когда дело ведут МВД или Следственный комитет, еще есть возможность опровергнуть обвинение. На прекращение уголовного дела на стадии следствия идут немного легче, хотя тоже с огромным трудом.

Я рекомендую максимально быстро прибегнуть к помощи защитника, хотя бы для получения стороннего взгляда, оценки и консультации. Не хочется плохо говорить о своих коллегах, но я не рекомендовал бы к помощи защитников по назначению. Это чаще всего специалисты недостаточно высокого уровня, они очень пассивно противодействуют стороне обвинения.

Статистика необоснованных обвинений чаще всего связана с коррупционными составляющими. Например, внутренние конфликты в сфере хозяйствующих субъектов, когда одним из способов решения конфликта становится применение силового органа. Также в нашей уголовной системе существуют тренды. Одно время у нас очень плотно работали по сотрудникам полиции. Видно, было какое-то указание сверху, что нужно провести чистку рядов. И оперативных работников, сотрудников МВД брали практически без разбору. Были случаи, когда обвинения были, мягко скажем, надуманы.

Увы, план по раскрытиям реально есть. Сейчас в тренде экономика и бюджетные деньги: экономические преступления, мошенничества в сфере бюджетных финансов. 

Мне кажется, надо начинать даже не с реформы суда, а с отхода от принципа безгрешности следствия. Эта проблема не нова, наше адвокатское сообщество об этом пишет, пытается бороться. Мы показываем эти дела, обращаемся в вышестоящие судебные органы, в Верховный Суд. Но пока мы не услышаны, изменений нет. Это внутренняя политика, которая задается высшими судебными органами и которой придерживаются все соответствующие суды. Переломить это можно только на политическом уровне, на уровне Минюста.

«Люди бегут, долго не выдерживают»

Помощник мирового судьи, стаж работы в суде – 6,5 лет, Санкт-Петербург:

– Сначала я была секретарем суда, потом секретарем судебного заседания, в должности помощника я около года. Если я сдам экзамен, то стану судьей, но не факт, что найду место. Документы проверяют в Москве, в вышестоящих инстанциях, там могут найти много недочетов. Это лотерея: неизвестно, утвердят твою кандидатуру или нет. Практика работы в адвокатуре и прокуратуре необязательна, чтобы стать судьей.

Я работаю на уровне судебного участка, коррупции у нас нет, во всяком случае, я с этим не сталкивалась. У мировых судей с учетом наших категорий дел все прозрачно. Но что касается вышестоящих судов, районных, я не исключаю, что там есть коррупция.

Мы очень сильно загружены. Аппарат судьи состоит из трех человек: помощник судьи, секретарь суда и секретарь судебного заседания. Нас четверо на участке, и огромный вал бумажной работы. Мы задерживаемся после работы до 8 часов вечера, выходим на работу в выходные. Очень много бумаг, отчетов, которые мы должны сдавать, плюс заседания, прием граждан – нагрузка неимоверная. Поэтому люди бегут, долго не выдерживают.

Сейчас в городе около 200 судебных участков. Когда их формировали, не было такой населенности. Сейчас постоянно строят новые дома, и в связи с этим поток людей становится просто огромным.

Судьи просто задыхаются: задерживаются, берут домой, выходят в выходные. По сути, это кабала. К этому стремишься, а потом захлебываешься. 

Еще психологи не помешали бы на судебных участках: люди приходят в суд очень взвинченными, накрученными. Тяжело взаимодействовать, психологически тяжело работать.

Фото: unsplash

Качество работы страдает. Законом предусмотрено, чтобы люди своевременно получили корреспонденцию, их своевременно известили. Сейчас эти требования ужесточают, не понимая, что в судах работают обыкновенные люди, не роботы. Мы просто физически не можем в установленные сроки направить копии постановления в течение 3-5 дней. Более того, если раньше, когда я только пришла работать, мы просто упаковывали конверты и относили их на почту, сейчас часть обязанностей почты возложили на нас без какой-то доплаты. Естественно, корреспонденция уходит с большим опозданием. Естественно, мы всех не можем обзвонить. Это физически невозможно: нас три человека на участке, а нагрузка – 3 тысячи дел в год.

Зарплата у нас больше, чем в районном суде, так как мы являемся госслужащими Санкт-Петербурга и нам надбавка идет от бюджета города. В судебном участке у мировых судей секретарь получает 30 тысяч, помощник около 40. В районном и городском суде зарплата у секретарей и помощников около 20 тысяч, но у них есть премии под конец года и на праздники.

Для меня вопрос, продолжать ли здесь работать, не решен. Когда я пришла, я хотела работать судьей, мне нравится эта кухня, я в ней разбираюсь. Но, учитывая нагрузку, я понимаю, что, наверное, не готова жертвовать своей личной жизнью ради этой работы.

«Есть ситуации, когда у меня просто опускаются руки»

Юрист, представитель по гражданским делам, стаж 6 лет, Республика Алтай, Алтайский край:

– Когда обращаешься в госорганы, очень многое зависит от того, на какого специалиста ты попал. Есть судьи, к которым я, например, уже два раза попадала и знаю, что они всегда по полочкам все разложат. Ты приходишь к заседанию, он уже подготовлен по делу, запросит только те документы, которых недостает. А бывает иначе.

Например, было дело о компенсации морального вреда. Мне сначала одна судья говорила: «Нужно, чтобы вы мне доказали вот эти обстоятельства». Мы начинаем с этим работать, она уходит в отпуск, судья меняется. Другая остается до конца дела, и ей нужно было вообще другое. Но дело должно рассматриваться объективно и не должно быть отличия, кто сегодня его рассматривает, если по закону должны быть установлены определенные обстоятельства. Начинаешь сомневаться, по какому принципу это происходит.

В нашем краевом суде происходит так: чаще всего к моменту рассмотрения твоей жалобы решение уже есть. Крайне редко что-то меняется, если только какие-то невероятные факты ты им принесешь и скажешь, что это обнаружилось только сейчас. Когда ты приходишь на рассмотрение дела, там уже чаще всего все написано. Тебя внимательно выслушают, а потом озвучивают то, что у них уже подготовлено.

Раньше я еще наивно полагала, что мне нужно блистать красноречием и действительно отстаивать свою позицию. Но тебя внимательно слушают, кивают головой, ты выходишь на три минуты в коридор, тебя вызывают и озвучивают решение, которое уже было готово. И то, что ты говорил на судебном заседании, непонятно кому было нужно. 

Система рабочая, но во многих случаях нужно смотреть, чего стороны хотят добиться. Если межличностный конфликт, связанный, например, с семьей, нужно, чтобы стороны пробовали договариваться. Суд будет рассматривать дело только по формальным основаниям. А насколько оно будет выгодным для сторон, спорный вопрос.

Фото: unsplash

Знаете, есть ситуации, когда у меня просто опускаются руки. Например, мошенничество с жильем. По формальному признаку сторона, которая все провернула, настолько все так закрутила, что очень сложно доказать, что на самом деле человека обманули.

Ко мне вот семья одна обратилась. Там видно, что с ними отказались заключать договор, деньги с них получили, но на счет организации. Суд отказывает в возбуждении уголовного дела, говоря, что это договорные отношения, поэтому надо идти по гражданскому процессу. А по гражданскому процессу придраться не к чему: перечислили деньги на счет ООО, в назначении указан не договор купли-продажи, люди не понимали, что сделали. Человек этими деньгами погасил свой кредит, поэтому вроде бы прибыли не получил. Ты видишь, что точно семью обманули. Они прошли 33 инстанции, обращались в прокуратуру, в суд по гражданским делам несколько раз, пытались к уголовной ответственности привлечь. Но ни одним из способов доказать это не получается.

«Совершенно без разницы, какие законы принимаются»

Юрист по гражданским делам, стаж работы 10 лет, Санкт-Петербург:

– У меня было больше 140 судебных процессов, два из них я проиграл. Из всех судов, которые на сегодняшний день существуют, арбитражный суд более-менее адекватно ведет сам процесс, потому что за него платят деньги.

Судьи завалены делами. Раньше уважали власть или боялись, люди знали, что может быть какое-то наказание. Сейчас судьи знают, что ничего им не будет. Вот последнее дело у меня: брат попал в ДТП. Я должен забрать решение суда. В этом деле нет ничего, я изначально сказал судье, что оппонент не явится, назвал причины. При всем при этом судья продолжает нарушать нормы ГПК (гражданско-процессуального кодекса – прим.ред.). У нее до сих пор не готово судебное решение. Суд состоялся 25 февраля, 10 дней дается на вынесение судебного решения. «А что будет? Ну вот что ты сделаешь, если я судебное решение выдам позже на месяц, допустим? Ну, иди жалуйся». Все так работают.

Я не видел серьезных наказаний за такие вещи, как пропуск сроков. Что говорит ГПК? Гражданский суд должен идти где-то два месяца, можно отсрочить на месяц. В данном случае судебное заседание было начато в сентябре прошлого года и дошло до 25 февраля. И если бы я, как юрист, это не ускорял, оно бы продлилось год.

Вот, допустим, кинули кого-то на квартиру. Что он может? Ну хорошо, он нанял юриста, пообещал деньги или разжалобил его. Так ведь дальше пойдет судебный процесс. Сколько он может длиться? А если вдруг судью заинтересовать? О чем можно рассуждать, если речь идет о делах жизненных, серьезных? Мы приходим к тому, что совершенно без разницы, какие законы принимаются. Я могу написать тысячу правил, но будут ли их исполнять?

Фото: freepik.com

Навести порядок в системе можно. В арбитраже же он более или менее присутствует. Там ввели аудиозапись всех судебных заседаний. Ты можешь, не нося с собой диктофон, любое судебное заседание прослушать. Поэтому судьи себя ведут в рамках арбитражно-процессуального кодекса. Не позволяют себе, зайдя на судебное заседание, спросить: «Ну, что там у нас?» Эти вещи расхолаживают судью.

Судьи не чувствуют своей ответственности. Они сами у себя бы навели порядок. Им бы это легче далось, если бы они почувствовали ответственность за каждое принятое решение.

Но это касается не только судебного аппарата, это касается всей системы фискальных органов. Что касается судей, я объяснил: даже без денег судьи делают такие ляпы. Можно себе представить, что они делают за деньги.

А что такое – заняться бывшему прокурору адвокатской деятельностью? Это сразу же жулик. Он ничего не может выстроить положительного, потому что привык запугивать. Вместо того, чтобы разобрать ситуацию по полочкам для клиента, как это должен делать адвокат, он дальше будет вести процедуру заполучения клиента и вытягивания из него денег.

Ведь работа адвоката заключается не только в том, чтобы выиграть процесс. Берем бракоразводный процесс: здесь, так как это семья и дети, не может быть выигравших. Разошлись супруги, и здесь задача адвоката – сделать так, чтобы компенсировать болезненные стороны. Закон – само собой, ты его и должен соблюдать. Но скомпенсировать болезненность для детей, посмотреть, живы ли чувства, или супруги готовы друг другу глотки перегрызть, и кто из них борется за деньги, а кто нет.

У меня есть пример: не дал людям разойтись. Тоже посидели, поговорили три встречи. Я как юрист просто объяснял последствия, но выстраивал этот диалог с позиций «Если бы в моей семье произошло что-то подобное». Они в итоге вместе уже пятый год. Да, всякое бывает в жизни, он загулял, «он – мерзавец и будет платить алименты», я говорю: «Ну да, а дети его не будут видеть. А будешь ли ты потом счастлива? Ты сейчас совершишь эту месть, отыгралась, молодец. Я вам дам раскладку по закону, что могу сделать для одного, что могу сделать для другого, сколько вы крови друг у друга выпьете, как будете страдать, потом будем играться еще с детьми».

Знание законов ничего не изменит, изменит только идеология. Изменит то поколение, которое сейчас начинает расти. Мы его воспитываем. И если мы сами мозгами своими дойдем, как их нужно воспитать, то вот они, наверное, и должны все это будут изменить.

Важен ли возраст для секретаря?

Пожалуй, ни одна профессия не вызывает столько дискуссий, как профессия секретаря. Вы когда-нибудь слышали, чтобы кто-то обсуждал, как одеваться экономисту или может ли главный бухгалтер позволить себе яркий макияж? А до какого возраста можно работать менеджером по продажам? Возрасту секретаря посвящено огромное количество тем на профессиональных форумах, статей в различных изданиях, да и просто разговоров в курилках. Что ж, давайте поговорим об этом.

 

Честно говоря, я никогда не задумывалась над тем, играет ли возраст какую-либо роль в работе секретаря, до тех пор, пока не стала встречать на профессиональных форумах темы вроде «Стыдно ли работать секретарем после тридцати?» или «До какого возраста можно работать секретарем?». Я знаю своих коллег, которым далеко за тридцать, и у меня это не вызывает никакого удивления.

Возрастные ограничения в работе есть у врачей-рентгенологов или машинистов, и это обусловлено объективными факторами вреда для здоровья. Наша работа, конечно, тоже отнюдь не спокойная, но я не вижу причин, по которым нельзя работать секретарем так долго, как хочется.

Тем не менее, если опрошенные журналистами руководители редко устанавливают возрастной ценз для своих помощников, то многие из успешно работающих секретарей переживают из-за своего возраста, чему немало способствуют и объявления о вакансиях, часто указывающие, что нужный специалист не должен быть старше тридцати/двадцати пяти/сорока (нужное подчеркнуть).

С другой стороны, если обсуждения допустимого возраста секретаря не единичный случай, а тенденция, может быть, я не права? Возраст секретаря на самом деле важный фактор? Давайте разбираться.

Кстати, откуда взялось убеждение, что секретарем можно работать лишь до определенного (весьма молодого, надо заметить) возраста? Вы когда-нибудь принимали участие в подобных дискуссиях о возрасте учителей, например? Почему никто не обсуждает возраст руководителя? В чем же дело, почему именно секретарям так «повезло»?

В детстве папа часто брал меня на работу (он работал в райкоме). Помню его секретаря: не могу точно сказать, сколько ей было лет, но моему папе она годилась в мамы (т.е. около шестидесяти). В советское время никого это не удивляло. Секретари получали профессию, устраивались на работу и могли работать до пенсии. И ведь это были действительно высококвалифицированные работники! На печатной машинке нет проверки орфографии и возможности стереть набранное с ошибкой слово. Так, чтобы стать секретарем, нужно было получить образование, знать делопроизводство, иметь высокую скорость печати, знать делопроизводство и др.

Прошлый век, 90-е годы…. Исчезли райкомы, исчезла страна, исчезла старая жизнь, а новая не появлялась. Не стало делопроизводства, делового этикета, протокола, зато появилось много фирм-однодневок, куда на работу секретарями брали совсем юных девушек, ориентируясь на их приятную внешность. Секретаря рассматривали не как специалиста, а как способ показать, что дела в фирме идут хорошо, финансовых трудностей у владельца нет, поэтому никаких требований к квалификации тогда не предъявляли.

Когда ситуация в стране немного стабилизировалась, появились новые законы, люди приспособились к реалиям, изменилось отношение и к кадровому составу. Грамотные специалисты снова обрели свою ценность, в т.ч. и секретари.

Сегодня сомнений в том, что у секретаря должно быть высшее образование, он должен знать деловой этикет, делопроизводство и хотя бы один иностранный язык, уже ни у кого не возникает. Строгие требования к внешности тоже встречаются довольно редко. Да, у секретаря должна быть приятная внешность, но под ней чаще всего имеют в виду ухоженный внешний вид и располагающую улыбку, а уж никак не модельные параметры.

Причины «возрастных терзаний»

А вот дискуссии по поводу возраста не прекращаются. Какие же еще на это есть причины?

1. К сожалению, в нашем обществе до сих пор присутствует дискриминация по возрасту. Особенно страдают от этого женщины. Сейчас мы не будем рассуждать о том, как возникло это явление, но, к сожалению, оно в нашей жизни есть. Вы наверняка слышали рассуждения, дескать нужно выйти замуж и ребенка обязательно нужно родить до n-ного возраста. На самом деле, никто не знает, почему надо и откуда взялась именно эта заветная цифра. Жительницы столиц, конечно, страдают от этого меньше, ситуация в провинции гораздо хуже. Те же девушки, которые слышат от своих близких, что «стыдно после тридцати работать» секретарем, в свое время слышали, что «пора выходить замуж, тебе уже не двадцать». Что с этим делать? Ничего. Предоставьте окружающим возможность спокойно жить вместе с их заблуждениями.

2. Второй важный фактор – это профессиональный шовинизм. В детстве нас учили, что «все работы хороши – выбирай на вкус», а потом оказалось, что есть профессии престижные, а есть не очень. И на форумах появляются темы «Не стыдно ли работать секретарем после тридцати?» Разве может быть стыдно работать? Главное – стремиться быть лучшим в том, что вы делаете, и любить то, что вы делаете. Стыдно работать плохо, когда своими действиями или бездействием вы подводите людей. И совершенно абсурдно утверждать, что какая бы то ни было профессия может быть непрестижной и стыдной.

3. Кроме того, нам мешает спокойно жить то, что секретари не делают карьеру в общепринятом смысле этого слова. Вы можете быть личным помощником президента крупной компании, ездить в заграничные командировки, зарабатывать больше, чем вся ваша семья, говорить на двух иностранных языках и при этом быть в глазах окружающих «всего лишь секретарем». Очень многие люди уверены, что восхождение по карьерной лестнице и есть непременный атрибут успеха. И если у экономиста есть перспектива стать финансовым директором, то какие высоты ждут секретаря, близким людям бывает сложно понять. Поэтому многие из нас часто слышат: «Ты что, до пенсии собираешься сидеть в приемной?» Почему до пенсии? Секретарем можно работать гораздо дольше.

Аргументы в пользу ограничения возраста

Помимо внешних причин (перечисленных выше), существуют еще внутренние причины. Ситуации, когда секретари с определенного возраста комплексуют по поводу своей профессии, к сожалению, не редкость. С каждым таким случаем нужно разбираться отдельно. Если близкие не оказывают на вас давления, на работе вас не унижают, то откуда появляются мысли вроде «мне скоро тридцать, а я все еще секретарь»? Самая распространенная причина – вам не нравится ваша работа. И здесь очень важно разобраться, вам не нравится ваша профессия или именно данная работа в конкретной компании и у данного руководителя, ведь может быть и такое. Выходов здесь два. В первом случае нужно менять профессию. Конечно, это не так легко сделать, ведь придется прилагать усилия, чтобы перейти в другой отдел, или даже получать дополнительное образование. К тому же многим страшно начинать с нуля, они боятся, что не справятся с новыми обязанностями. Вспомните, чему вы научились за время своей работы, все ситуации, с которыми вам приходилось справляться. Вряд ли будет намного сложнее работать в другой выбранной вами должности.

Во втором случае нужно искать другую работу. Если вы не чувствуете себя востребованной, то ищите должность личного ассистента, нагрузка будет так велика, а обязанности так разнообразны, что мыслям о возрасте просто некогда будет появляться в вашей голове. Хотя бывают и обратные ситуации. Если вы достаточно долго работаете помощником с ненормированным рабочим днем, звонками от шефа ночью и в выходные, с рабочей почтой даже в отпуске, то однажды можете просто очень сильно устать. Бывает так, что с должности секретаря уходят именно потому, что работа мешает личной жизни, дети страдают от вашего невнимания, друзей вы не видите годами. Однако виноваты не профессия и не ваш возраст. Просто в жизни необходимо соблюдать баланс между работой и личной жизнью. И у каждого этот баланс свой.

История из жизни. Моя подруга, работающая секретарем, собирается менять профессию. На вопрос о причине говорит, что ей надоело, что начальники моложе, чем она. Я заинтересовалась ситуацией. Выяснила, что начальнику эта разница в возрасте никаких неудобств не доставляет. Его очень устраивает, что Ольге тридцать семь, у нее взрослый ребенок, так что никакие декреты, больничные и утренники в детском саду ему не грозят. В чем же дело? К сожалению, Ольга, как и  многие женщины, переживает по поводу своего возраста. Ей нравится ее работа. Ей не нравится цифра, которая получается, если из года, указанного в календаре, вычесть год рождения, указанный в паспорте. В этом случае довольно сложно дать какие-либо рекомендации. Можно лишь заметить, что каждый сам выбирает возраст, когда он перестает чувствовать себя молодым.

Еще одним аргументом в пользу ограничения возраста секретаря является внешняя привлекательность. Многие работодатели и сами секретари указывают на то, что секретарю обязательно хорошо выглядеть. Что ж, в наше время всем офисным работникам обязательно хорошо выглядеть и производить приятное впечатление. Некоторые компании вводят внутренние регламенты, где подробно описывают, как должны выглядеть работники. Но при этом никто и нигде не указал, что «хорошо выглядеть» означает «выглядеть на восемнадцать». Конечно, секретарь должен иметь ухоженный внешний вид, со вкусом одеваться, быть в хорошей физической форме (что вовсе не тождественно «иметь модельную внешность»). Неужели в наше время кто-то всерьез считает, что все вышеперечисленное невозможно в пятьдесят? Это и шестьдесят возможно, и в семьдесят. Приятная внешность – результат ежедневной заботы о себе. Чем раньше вы начнете, тем лучше будет этот результат. Прямой зависимости от денег здесь нет – есть прямая зависимость от вашего желания и затраченных усилий.

Учитываем возраст. Делаем это правильно

Итак, с причинами мы разобрались. И если собственное отношение можно изменить, то бороться с внешними факторами мы не в силах. Что же делать? Как в существующей реальности строить карьеру, искать новую работу, если появляется такая необходимость, да и просто чувствовать себя комфортно?

Не учитывать возраст совсем вряд ли получится, поэтому будем учитывать его правильно. Почему-то мы всегда воспринимаем возраст как некий негативный фактор и совершенно забываем о плюсах. А ведь если вы прочитаете сообщения на форумах от начинающих секретарей, то увидите множество жалоб на то, что их не берут на работу в силу отсутствия опыта, причем не только рабочего, сколько жизненного. Кроме того, часто у молодых девушек недостаточно представительный внешний вид. Секретарь должна быть не только красивой, но и производить впечатление успешного профессионала. В работе мы сталкиваемся с ситуациями, в которых знание делопроизводства помогает мало: нам необходимо проявлять терпение, понимание, мудрость и выдержку. Да, можно услышать множество историй о том, как умны и проницательны молодые люди, а работники в возрасте часто несдержанны. Но это будут исключения из правил. Так что основное преимущество возраста – это опыт. И опыт этот порой оказывается поистине бесценным.

Выпускнице института зачастую сложнее устроиться на должность секретаря, поскольку руководитель не может быть уверен, что она до конца определилась с выбором профессии. Так же работодатели опасаются ухода в декрет. В этом нет ничего плохого, просто многим руководителям не хочется каждый год менять помощника. Их легко можно понять, ведь найти хорошего секретаря непросто. Только привыкнешь работать с помощником, начнешь ему доверять, и тут он просит перевода в другой отдел или сообщает о предстоящем декрете. Поэтому многие руководители начинают брать на эту должность женщин около пятидесяти. Энергии у них не меньше, чем у молодых, кроме того, они гарантированно будут держаться за свою работу, относиться к ней с огромной ответственностью и окружат руководителя вниманием и заботой.

Кстати, у секретарей бывают комплексы по поводу того, что руководители их моложе. Но ни один руководитель не переживает о том, что секретарь его старше. Психологически начальнику гораздо легче доверить свои дела зрелому человеку, нежели юным выпускницам.

Секретарю, чей опыт работы составляет не один десяток лет, не придется ничего объяснять даже на новой должности. Более того, она сама сможет оптимизировать рабочие процессы, навести порядок в документах, грамотно наладить офисный быт. Подобные умения приходят только с опытом, и его ничем не заменить.

Еще одно важное качество для секретаря – умение руководить людьми. Да, ведь во многим компаниях помощник генерального директора одновременно является начальником секретариата. А руководить молодыми, умными, амбициозными девушками – задача не из простых. Также в обязанности секретаря зачастую входит контроль исполнения документов. Многие из нас сталкивались с игнорированием или даже грубостью при попытке узнать текущий статус выполнения задачи, поставленной на контроль. Зачастую начальники отделов воспринимают девушку, отвлекающую их своими запросами от работы, как досадную помеху. Опытный секретарь легко пресечет любые «попытки сопротивления».

Есть ли у возраста минусы? Пожалуй, основной недостаток – это уверенность опытного профессионала в своей непогрешимости. Некоторые руководители жалуются на то, что их зрелый помощник считает себя всегда и во всем правой и в любом вопросе отстаивает свою точку зрения. Спорить с ними бывает очень сложно. Что здесь можно посоветовать? Следить за собой, относиться к себе со здоровой долей самокритики. Хорошо, когда руководитель может посоветоваться со своим секретарем по любому вопросу. Плохо, если у него при этом возникнет ощущение, что он взял на работу маму.

Итак, у вашего возраста есть масса преимуществ, вы прекрасный специалист. А с поисками работы возникают трудности. Разговоры о недопустимости дискриминации по возрасту в нашей стране ведутся давно. Судя по информации в прессе, скоро будет принят закон, запрещающий указывать в объявлении о вакансии возрастной максимум. Что это изменит в жизни соискателей? Ничего. Работодатель может просто не позвонить вам или найти иной предлог для того, чтобы отказать в приеме на работу. С другой стороны, возможно, его так впечатлит ваше резюме, что на возраст он не обратит никакого внимания. Тогда у вас появится шанс понравиться ему на собеседовании, ведь решающее значение имеет личная встреча с руководителем. Желание взять секретаря на работу на самом деле совершенно субъективное.

Что делать сейчас? Следует помнить, что указанный в вакансиях возраст – приблизительный. Если компания ищет секретаря в возрасте от двадцати девяти до тридцати шести лет, то и 27-летним, и 38-летним специалистам можно отправлять резюме на указанную позицию.

Определитесь, что вы ищете. Необходимо определиться, какую именно работу искать. Конечно, опытный специалист не станет отправлять резюме на позицию секретаря на ресепшен, ведь это самая первая ступень в карьере секретаря. Позиции личного помощника, руководителя секретариата или офис-менеджера компании вполне могут подойти. Не забывайте о некоторых различиях в требованиях, которые предъявляют к этим должностям. Если вы помощник руководителя, то самое главное – понравиться шефу. А вот если вы претендуете на должность офис-менеджера, то здесь важно найти общий язык со всем коллективом. Поэтому в развивающуюся компанию с молодым коллективом вряд ли пригласят секретаря в возрасте.

Также учитывайте сферу деятельности компании. В государственных структурах не любят брать на работу молодых неопытных секретарей. Во-первых, там очень строгие требования к знанию делопроизводства. Во-вторых, секретарю ежедневно приходится общаться с людьми очень высокого статуса, поэтому необходимо знание протокола и делового этикета, умение в любой ситуации контролировать свои эмоции и грамотно оценивать происходящее. Кроме того, большинство руководителей в государственных структурах – люди немолодые. Поскольку они консервативны, то предпочитают работать с ровесниками, ведь с ними гораздо проще найти общий язык.

Наш совет. Главное – во время поисков не испытывать переживаний по поводу своего возраста. Помните о своих профессиональных достижениях, большом опыте работы. Единственный человек, которому может помешать ваш возраст, – это вы сами. Если вы его не замечаете, то почему должен заметить работодатель?

 

Вряд ли разговоры о возрасте секретаря в ближайшее время прекратятся. Возможно, благодаря этим разговорам отношение к проблеме последние годы все-таки изменилось. Сейчас редко можно встретить объявление о вакансии личного помощника в крупной компании, в котором указан возраст меньше тридцати лет. Выпускницы институтов могут рассчитывать лишь на должность секретаря ресепшен или секретаря отдела. И случаи, когда секретарь старше своего начальника, теперь не редкость.

Мама моей знакомой работала секретарем в министерстве до 74 лет. И этот пример отнюдь не единственный. Наша компания сотрудничает с крупным туристическим агентством. С офис-менеджером агентства мы, конечно, часто общаемся. Веселая энергичная женщина, которая никогда не отказывала в помощи и отвечала на самые дурацкие вопросы, однажды пригласила меня на каток: «Я своих девчонок собрала, не хочешь с нами?» Честно говоря, я сразу подумала: «Неужели ей хочется после работы еще ехать куда-то с коллегами, она, что ли, от них не устала?» Не могу точно сказать, сколько ей лет, и никто из ее коллег не знает, но думаю, что за шестьдесят. Она не только прекрасный офис-менеджер – она регулярно организовывает интересный досуг для своих друзей и сотрудников, много путешествует, занимается спортом. Конечно, сотрудники агентства не просто ее уважают, они ее любят и страшно боятся потерять такого работника.

 

Я регулярно посещаю конференции для секретарей, хожу на профессиональные тренинги и курсы повышения квалификации. На подобные курсы часто приезжают коллеги из других городов. Подобные мероприятия своим сотрудникам оплачивают компании, что означает, что компании их ценят и берегут. Среди слушателей курсов и тех, кто приезжает на конференции, можно увидеть представительниц разного возраста. Оглядывая присутствующих, я каждый раз убеждалась, что в нем большинство 30-летних секретарей и помощников, много представительниц более старшего возраста и совсем мало молоденьких девушек. Возможно, дело в том, что на подобные мероприятия ходят только состоявшиеся профессионалы, которым интересно развиваться, и поэтому моя статистическая выборка не объективна. С другой стороны, мои коллеги весьма успешно работают и хорошо зарабатывают, они востребованы и у них нет никаких комплексов по поводу возраста. Им просто некогда об этом думать. 

Конечно, возраст – очень важный фактор, но мы придаем ему слишком большое значение (и это значение почему-то часто негативное), а ведь возраст можно использовать как конкурентное преимущество перед коллегами. В любом возрасте важно хорошо выполнять свою работу. Уважение начальника, коллег, друзей и близких зависит не от того, кем вы работаете, а от вашего отношения к себе и своей жизни, в т.ч. и к выбранной профессии. И если вы на своем месте, то можете работать сколько угодно.

 

М.А. Юдакова, секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

Узнайте, как стать секретарем

Чем занимается секретарь?

Секретарь, также известный как помощник по административным вопросам, отвечает за планирование, административные и организационные обязанности, связанные с обслуживанием организации. Обязанности секретаря различаются в зависимости от работодателя и отрасли, но обычно они включают ответ на телефонные звонки, отправку корреспонденции по электронной почте, организацию встреч, ведение протоколов встреч и координацию межведомственного взаимодействия. Помимо основных офисных функций, некоторые секретари также выполняют более сложные исполнительные функции или специализируются в таких областях, как юридическая или медицинская поддержка.

Другие обязанности секретаря включают:

• Планирование встреч и обновление календарей событий
• Помощь посетителям или клиентам в навигации по рабочему пространству
• Управление файлами клиентов и другими документами в офисе
• Внедрение новых процедур и административных систем
• Набор персонала, подбор и контроль новых сотрудников
• Создание отчетов, презентаций и документов

Средняя заработная плата

Многие секретари работают полный рабочий день, а другие работают неполный рабочий день или в качестве временных сотрудников.Заработная плата секретарей варьируется в зависимости от их образования и опыта работы, а также отрасли работодателя, размера компании и географического положения. Чтобы получить самую свежую информацию о заработной плате от Indeed, нажмите на ссылку о зарплате.

• Общая заработная плата в США: 38 880 долларов США в год
• Типичная заработная плата составляет от 24 690 долларов США до 64 230 долларов США в год.

Требования к секретарю

В зависимости от должности, на которую вы претендуете, требования для того, чтобы стать секретарем, будут включать в себя некоторую комбинацию этих требований:

Образование

Хотя выпускники средней школы часто имеют право на начальный уровень вакансии, степень младшего специалиста или технический сертификат могут дать соискателю преимущество, продемонстрировав свое обучение в следующих областях:

• Управление офисом
• Управление базой данных
• Базовое использование компьютера, включая навыки работы с электронными таблицами, базами данных и программным обеспечением для обработки текстов

В то время как степень бакалавра обычно не требуется для общих офисных должностей, она может быть необходима для определенных областей, таких как право и здравоохранение.Лицам, заинтересованным в секретарских должностях в юридической и медицинской областях, возможно, потребуется пройти отраслевые курсы, которые позволят им больше узнать о процедурах и терминологии этого сектора. Людям, претендующим на должности секретарей на руководящем уровне, возможно, потребуется несколько лет опыта и степень бакалавра, чтобы повысить свои шансы на получение работы.

Обучение

Секретари обычно получают свои навыки в ходе краткосрочного обучения без отрыва от производства. Тренинг помогает им узнать о политике компании, процедурах и использовании специальных технологий и программного обеспечения.Тем не менее, обучение юридических и медицинских секретарей может длиться несколько месяцев, поскольку им необходимо изучить отраслевые обязанности.

Сертификаты

Не все работодатели требуют, чтобы их секретари были сертифицированы, но получение одного из этих учетных данных может помочь вам узнать больше о должности и сделать вас более привлекательным кандидатом.

Сертифицированный профессиональный секретарь (CPS) или Сертифицированный специалист по административным вопросам (CAP)

Международная ассоциация административных специалистов (IAAP) предлагает эти полномочия, свидетельствующие о знании офисных систем, офисных технологий, администрирования и управления.Для получения сертификата потенциальным секретарям необходимо сочетание образования и опыта работы. Если у них есть только аттестат о среднем образовании, им необходимо получить не менее четырех лет опыта работы. Если у них есть степень младшего специалиста или бакалавра, им необходим как минимум трехлетний опыт работы. Они также должны проработать в отдельной компании или организации не менее года, прежде чем их опыт будет учтен в соответствии с требованиями.

Секретарские сертификаты обычно действительны в течение пяти лет.Пока действует сертификация, человек должен набрать 90 баллов в трех категориях – лидерство, непрерывное образование и другие сертификаты или специальности IAAP – для продления полномочий в конце пятилетнего периода.

Сертификаты Национальной ассоциации юридических секретарей (NALS)

Лица, желающие стать сертифицированным юридическим секретарем, могут получить сертификат от NALS по категориям, включая профессиональный помощник юриста (PP), профессиональный юридический секретарь (PLS) и аккредитованный юридический секретарь (БАС).Каждая сертификация имеет определенный опыт и квалификационные требования, а также индивидуальные экзамены, которые стремящиеся секретари должны сдать, чтобы получить учетные данные.

Сертификат Американской ассоциации помощников врачей (AAMA)

После экзамена они должны пройти программу, аккредитованную Комиссией по аккредитации союзных программ медицинского образования или Бюро аккредитации школ санитарного просвещения. Члены должны пересдавать экзамен каждые пять лет, чтобы оставаться сертифицированными AAMA.

Навыки

Секретарям необходимы различные навыки для успешного выполнения своих обязанностей. Вот некоторые твердые и мягкие навыки, которые работодатели обычно ищут при приеме на работу секретаря:

• Базовые навыки работы с компьютером: Секретари проводят много времени за компьютерами, особенно при работе с электронными таблицами, базами данных и программным обеспечением для обработки текстов. Таким образом, знание пакета Microsoft Office очень важно.

• Сильные письменные и устные коммуникативные навыки: Секретари обычно пишут электронные письма и служебные записки при общении с клиентами, сотрудниками и руководителями, поэтому они должны владеть грамматикой, поддерживать профессиональный тон и обеспечивать точность.

• Навыки принятия решений: Секретари часто определяют приоритеты задач и принимают решения от имени своих работодателей, поэтому важно иметь здравый смысл.

• Межличностные навыки: Поскольку секретари часто взаимодействуют с персоналом или клиентами, они должны эффективно общаться и быть вежливыми при общении с другими, чтобы обеспечить удовлетворительное обслуживание клиентов и создать благоприятную рабочую среду.

• Организационные навыки: Секретари должны хранить документы, папки и расписания в надлежащем порядке, чтобы офис мог работать эффективно.

• Внимание к деталям: Секретарь должен выполнять все задачи на высоком уровне с минимальными ошибками или без них.

Рабочая среда секретаря

Секретари обычно работают в больницах, школах, государственных учреждениях, корпоративных учреждениях, а также в медицинских и юридических офисах. Секретарь начального уровня может работать в большом помещении в составе команды, ответственный секретарь может работать в просторном офисе в большом офисном здании, а медицинский секретарь может работать в загруженном кабинете врача.Многие секретари работают в быстро меняющейся среде с самыми разными людьми. Большинство секретарей работают от 35 до 40 часов в неделю, а некоторые организации позволяют секретарям работать по гибкому графику.

Как стать секретарем

Вот пять шагов, которые вы можете предпринять, чтобы стать секретарем:

1. Запишитесь на офисные курсы.

Выпускники средней школы могут пройти офисные курсы, чтобы претендовать на работу начального уровня. Если эти курсы недоступны в их средней школе, будущие секретари могут получить это образование в профессиональных школах или общественных колледжах.

2. Выберите поле.

Прежде чем подавать заявление о приеме на работу или проходить обучение, начинающие секретари должны решить, в какой области они хотят работать. Секретари работают в самых разных сферах, но большинство из них работают в медицинских, юридических или коммерческих организациях.

3. Получите аттестат или диплом о высшем образовании.

Хотя работодатели могут не требовать ученой степени или сертификата, их наличие может продемонстрировать компетентность соискателя. Учебные программы могут помочь подготовить начинающих офисных секретарей, развивая технические навыки.

4. Найдите должность секретаря.

Рассмотрите возможность проверки объявлений о вакансиях на веб-сайтах юридических фирм, медицинских учреждений и офисов. Временные или кадровые агентства могут быть полезным ресурсом для поиска секретарской работы, так как эти агентства иногда проводят формальное офисное и компьютерное обучение. Секретарши также могут работать из собственного дома в качестве виртуальных помощников.

5. Продвижение в поле.

По мере того, как секретари набираются опыта, они могут переходить на более высокие должности, такие как руководители или исполнительные помощники.Эти должности предлагают более высокую заработную плату и обычно связаны с большим количеством обязанностей.

Пример описания должности секретаря

Наша компания ищет секретаря, работающего неполный рабочий день, для помощи сотрудникам офиса и оптимизации рабочего процесса. Секретарь будет отвечать за обслуживание и организацию расходных материалов, файлов и оборудования. Идеальный кандидат на эту должность может определять приоритеты задач, мотивирован на выполнение работы при минимальном контроле и комфортно быть основным контактным лицом для любых запросов и запросов.

Родственные профессии

Вопросы на собеседовании секретарем (с примерами ответов)

Вопросы для собеседования с секретарем (с примерами ответов)

Роль секретаря менялась на протяжении десятилетий по мере того, как меняются технологии и потребности руководителей, и, вероятно, она будет развиваться и дальше. Если вы подаете заявление на должность секретаря, имейте в виду, что на рынке труда существует жесткая конкуренция за такие должности.

Секретарь играет важную роль в организации.Это быстро меняющаяся среда, которая требует четкого общения, решения проблем, многозадачности, адаптируемости, навыков работы с людьми и позитивности, а также многих других необходимых навыков и качеств.

Совмещение множества важных обязанностей и поддержание жизнерадостного поведения – нелегкий подвиг, но если вы справляетесь с этой задачей и готовитесь к собеседованию на работу в качестве секретаря, подготовка к общим вопросам собеседования с секретарем поможет повысить ваши шансы посадка на следующую работу.

Что такое секретарь?

Секретари берут на себя широкий круг административных и канцелярских задач, чтобы облегчить нагрузку на руководителей, которых они поддерживают. Повседневные обязанности секретаря аналогичны обязанностям административных помощников и исполнительных помощников.

Секретарь часто отвечает за ответы на телефонные звонки, управление календарями, координацию встреч, организацию и обслуживание файлов и баз данных, общение с посетителями, планирование встреч и многие другие задачи, которые важны для бесперебойной работы организации.

В зависимости от рабочего места некоторые секретари также берут на себя внутренние задачи, такие как организация командных мероприятий, дружеские соревнования между командами продаж и вознаграждение за достижение целей. В подобных ситуациях наличие опыта планирования мероприятий может быть важным преимуществом среди множества других навыков и качеств, которые необходимы секретарю.

Вопросы для собеседования с секретарем

Ожидается, что отличный секретарь должен иметь хорошо развитые твердые навыки, а также навыки межличностного общения.Знания компьютеров и программного обеспечения важны для эффективности.

Поскольку секретарь часто является представителем руководителя и служит основной точкой общения для клиентов, партнеров, средств массовой информации, других сотрудников и широкой общественности, сильные межличностные навыки и коммуникативные навыки являются абсолютной необходимостью.

Эта потребность в универсальности находит свое отражение в наиболее распространенных открытых, основанных на обработке вопросах, которые часто возникают на собеседовании с секретарем. Примеры таких вопросов включают:

• Как ваш предыдущий опыт работы готовит вас к этой работе?

• Почему вам интересно работать секретарем в этой компании?

• Какие навыки вы считаете наиболее ценными для этой должности?

• Как вы обычно расставляете приоритеты в своих задачах, когда отчитываетесь перед несколькими руководителями?

• Как вы общаетесь со своими менеджерами, чтобы держать их в курсе их графиков работы?

• На какие типы запросов вы обычно отвечали на предыдущей должности?

• Какие программные инструменты и другие технические навыки вам знакомы и удобны для повседневного использования?

• Как бы вы оценили свои навыки набора текста и работы с компьютером?

• Какие документы или другие виды корреспонденции вы подготовили?

• Подробно опишите, какие шаги вы бы предприняли, чтобы спланировать встречу для десяти человек.

• Подумайте о сложном проекте, над которым вы работали с группой. Какая была цель? Опишите, как вы работали с другими для достижения этой цели.

• Какой у вас есть опыт отчетности по расходам или работы с наличными деньгами? Опишите процесс, который вы использовали для учета расходов.

• Какие шаги вы бы предприняли для защиты конфиденциальной информации, особенно если должность требует наличия допуска к секретной информации?

• Опишите ситуацию, в которой вам пришлось иметь дело со сложным внешним или внутренним заказчиком.Что было наиболее эффективным способом справиться с этим человеком?

• Кем вы видите себя через пять лет?

• Что побуждает вас делать хорошую работу?

Примеры ответов на базовые вопросы на собеседовании секретарем

Отвечая на открытые вопросы, важно выразить свой энтузиазм и квалификацию для работы, а также найти способы сослаться на свой прошлый опыт работы.Вот несколько примеров ответов, которые помогут вам понять, как сформулировать свои ответы:

1. В своей предыдущей работе секретарем опишите, как вы использовали программное обеспечение для планирования работы с календарями для нескольких человек.

   Пример ответа:

   «Я проработал секретарем пять лет и всегда был в курсе последних технологий для управления несколькими календарями. Я отвечал за управление расписанием до десяти человек одновременно, и я мог назначать встречи, встречи и командировки с минимальным количеством ошибок или конфликтов расписания.”

2. Как бы вы оценили свои устные и письменные коммуникативные навыки в профессиональной среде?

   Пример ответа:

   «Я развивал свои коммуникативные навыки на протяжении всей учебы и карьеры. Я скрупулезно вычитываю сообщения электронной почты и отчеты. Во всех своих рабочих взаимодействиях я стараюсь сохранять спокойствие и профессионализм.”

3. Опишите свой опыт организации и хранения большого количества документов.

   Пример ответа:

   «Я горжусь своими организаторскими способностями, и у меня есть обширный опыт управления тяжелой бумажной работой в файловой комнате, а также в цифровом архиве. Для меня естественно использовать буквенно-цифровую файловую систему.Я привык писать много документов каждый день ».

4. Есть ли у вас опыт использования многоканальной телефонной системы, и если да, то как вы управляете вызовами, когда она занята?

   Пример ответа:

   «Я использовал многоканальную телефонную систему на моей предыдущей работе, где я отвечал за прием и передачу звонков от телемаркетеров до генерального директора.Я собрал основную предварительную информацию от каждого вызывающего абонента и определил, какие вызовы должны быть приоритетными, какие можно дольше ждать на удержании, а какие следует отправлять прямо на голосовую почту или запрашивать обратный звонок »

5. Что, по вашему мнению, самое приятное в работе секретарем?

   Пример ответа:

   «Есть много аспектов работы, которые мне нравятся.Мне нравится держать все в порядке и порядке, и мне также нравится разговаривать с людьми по телефону. Но поскольку я по натуре экстраверт, мне больше всего нравится ежедневное общение лицом к лицу. Я люблю знакомиться с новыми людьми ».

Советы при собеседовании на должность секретаря

Секретарские должности – одна из наиболее быстро сокращающихся профессий в Соединенных Штатах, но они также могут быть весьма прибыльными, особенно в области медицины, где медицинский секретарь занимает первое место в списке высокооплачиваемых должностей с небольшим образованием.

Перед собеседованием, будь то по телефону, в видеочате или лично, вам следует провести дополнительную подготовительную работу, чтобы убедиться, что вы полностью готовы произвести наилучшее впечатление. Вот несколько дополнительных советов:

• Изучите компанию. Перед встречей с менеджером по найму вы должны иметь хорошее представление об истории, успехах, культуре и ценностях компании.

  Используйте эти знания в своих ответах, чтобы показать, что вы не просто подаете заявку на каждое открытое объявление, которое привлекает ваше внимание; вы провели исследование и решили, что эта компания – это то, чем вы хотите быть.

• Отшлифуйте свое резюме. Подумайте, какие задачи вы должны будете выполнять, и убедитесь, что ваше резюме обновлено, чтобы выделить наиболее важные сильные стороны, которые вы можете предложить. Определите свои лучшие административные навыки и составьте свое резюме специально для этой должности. Комбинированное резюме может сослужить вам хорошую службу.

  С учетом всего сказанного, не лгите в своем резюме. Если вас поймают на лжи в первый же рабочий день, это не то первое впечатление, которое вы хотите произвести.

  Кроме того, корректируйте, корректируйте, корректируйте! Это хороший совет независимо от того, на какую работу вы претендуете, но великих секретарей ценят за то, что они внимательны к деталям, методичны и точны, поэтому наличие опечаток или ошибок в макете в вашем резюме будет большим красным флажком и, вероятно, привести к тяжелой передаче.

  Получите отзывы от друзей и семьи. Вы можете даже подумать о приобретении услуги по обзору резюме.

• Просмотрите общие вопросы интервью. Хотя вы действительно хотите быть готовы к вопросам, касающимся конкретного секретаря, вы не хотите, чтобы вас застали врасплох простой общий вопрос собеседования, такой как «Какая ваша самая большая слабость?»

  Знание того, как отвечать на наиболее распространенные вопросы собеседования в дополнение к открытым поведенческим и гипотетическим вопросам, поможет вам не сбить вас с толку. Если вы правильно подготовили и изучили часто задаваемые вопросы и ответы, вы сможете прийти на собеседование с уверенностью.

• Знайте свои права. Должности секретаря стереотипно выполнялись женщинами на протяжении многих десятилетий, и даже несмотря на то, что инициативы по обеспечению гендерного равенства привели к изменениям в кадровом составе, все же может существовать некоторая предвзятость в этих типах ролей.

  Убедитесь, что вы осведомлены о том, что является незаконным вопросом на собеседовании, и знаете, как вы ответите, если такой вопрос возникнет. Пример незаконных вопросов включает дискриминационные темы, такие как:

  • Пол

  • Пол

  • Сексуальная ориентация

  • Семейное положение

  • Гражданство

  • Родословная

  • Гражданство

  • Возраст

  • Религия

  • Кредитная история

  • Судимость

  • Инвалидность

  • Военное увольнение

• Проведите мозговой штурм по актуальному прошлому опыту. Нет ничего хуже, чем интервьюер попросит вас привести пример того, как вы взялись за решение на своей предыдущей должности – и тогда ваш ум полностью пуст. Сделайте несколько быстрых заметок перед интервью. Они не обязательно должны быть подробными – их достаточно, чтобы разбудить вашу память в крайнем случае.

  Вам также следует делать записи во время интервью. Точное ведение заметок – ценный навык секретаря, и что может быть лучше, чем продемонстрировать это во время собеседования, чтобы показать, что вы хорошо умеете делать заметки?

  Если возможно, используйте записи собеседования, отвечая на вопросы или задавая собственные вопросы, чтобы показать, что вы слушали.

• Сдать оценки. Это не требование, но может помочь вам продемонстрировать свои навыки. По крайней мере, вас, скорее всего, спросят о вашей скорости набора текста, поэтому вы должны знать, сколько слов вы можете набрать за минуту.

  Могут существовать и другие подходящие оценки и сертификаты, подтверждающие, что вы разбираетесь в своих делах. Этот дополнительный шаг также может иметь большое значение для демонстрации вашего стремления к самосовершенствованию, что является желанной чертой для многих работодателей.

• Платье, чтобы произвести впечатление. Когда наступит день собеседования, тебе захочется выглядеть как можно лучше. Многие должности секретарей требуют деловой одежды, но убедитесь, что вы достаточно знакомы с компанией, чтобы знать, какой дресс-код они ожидают. Если сомневаетесь, лучше переодеться для собеседования, чем переодеться.

• Получите эффективные рекомендации и свидетельства. Если вы знаете кого-то, кто работает в компании, в которую вы подаете заявку, постарайтесь получить личную рекомендацию.

  Если нет, вы все равно можете получить надежные рекомендации за пределами компании, но вам следует убедиться, что вы выбираете рекомендации с умом. Обратитесь к кандидатам, которые заслуживают доверия и которые могут рассказать о своих сильных сторонах.

Последние мысли

Менеджер по найму, проводящий собеседование с кандидатами на должность секретаря, ищет несколько ключевых качеств: отличные коммуникативные навыки, пристальное внимание к деталям, превосходную многозадачность и расстановку приоритетов, сильные административные, канцелярские и технические навыки, а также позитивный настрой.

Да, это сложная задача, но в связи с сокращением числа секретарей на рынке труда существует большая конкуренция за эти ограниченные должности, а это означает, что перед вами стоит сложная задача – затмить своих конкурентов.

Готовность будет вашей лучшей стратегией. Помните, что часть описания вакансии сохраняет спокойствие под давлением, поэтому не паникуйте во время собеседования. Никакого давления, правда? Если вы нервничаете, подумайте о том, чтобы заранее потренироваться провести имитационное интервью.

Работа секретаря непростая, и тяжелая работа начинается на этапе собеседования, еще до того, как вы начнете свой первый рабочий день.Но если вы приложите дополнительные усилия к собеседованию, ваша тяжелая работа, скорее всего, окупится.

СЛОЖНО НАЙТИ ХОРОШЕГО СЕКРЕТАРЯ

НЬЮ-ЙОРК. Корпоративная Америка отчаянно нуждается в хороших секретаршах, а найти их труднее, чем когда-либо.

Мэг Прачечная знает, насколько их мало.

Региональный менеджер Banner Personnel Services в Чикаго сказал, что агентствам по трудоустройству сложно удовлетворить потребности компании в хороших секретаршах – или административных помощниках, как многие из них сейчас называют.

«Мы получаем от 30 до 50 заказов в неделю от компаний на штатных секретарей», – сказал Прачечная.

По данным Бюро статистики труда, количество секретарей в стране сократилось до 2,8 миллиона в 1999 году с 4,2 миллиона в 1987 году, то есть на 33 процента.

Эксперты считают, что распространение голосовой и электронной почты, а также сокращение штатов компаний отчасти являются причиной сокращения числа пользователей.

Другая причина заключается в том, что сегодня сотрудники ищут работу, которая считается более престижной.

Профессия, в свою очередь, прилагает усилия для улучшения своего имиджа, чтобы привлечь новых членов.

В прошлом году группа административных профессионалов отметила переломный момент, изменив свое название с Professional Secretaries International – признание того, что секретари, эти настольные символы корпоративной Америки, также изменились.

Они больше не просто «секретари», они «помощники по административным вопросам, координаторы или профессионалы».

Они по-прежнему печатают, хранят и отвечают на телефонные звонки, но они также нанимают, увольняют, управляют офисом и планируют презентации.

С появлением у сотрудников рынка их услуг, повышенных должностей и обязанностей также появляются более высокие зарплаты и льготы, такие как опционы на акции.

По данным группы, младшие административные помощники в среднем зарабатывают от 20 000 до 36 000 долларов. Это выросло с 10 000 до 19 000 долларов в 1988 году.

Исполнительные секретари и помощники могут командовать в некоторых компаниях до 65 000 долларов.

«Они наконец-то получили уважение и заслуженную компенсацию», – сказала Кэти Сирби из Palo Alto Staffing Services, калифорнийской фирмы по подбору персонала.

И они более опытные. Недавнее исследование 40 000 членов группы административных профессионалов показало, что около 90 процентов работают с программами обработки текстов и интегрируют данные в электронные таблицы.

Более 70 процентов создают презентационную графику, а одна треть создает документы и литературу с помощью программ настольных издательских систем, говорится в исследовании. Кроме того, административные специалисты часто обращаются за дополнительной подготовкой к управлению и надзору за персоналом.

Исторически высоко ценились секретарские работники.Секретарь происходит от латинского слова «секрет» и означает «тот, кому доверены секреты и уверенность начальника».

По мере расширения мировой торговли в 15-16 веках секретари часто занимали видное положение в обществе.

По мере расширения отрасли разразился кризис с документами, и секретари помогли его решить, работая с новыми технологиями, такими как пишущие машинки и счетные машины.

В Соединенных Штатах, как и в Европе, мужчины доминировали в сфере секретарских услуг до конца 19 века.

В 1930-х годах большое количество женщин начало проникать в секретарские ряды.

Двенадцать лет спустя была сформирована Ассоциация национальных секретарей – группа, которая превратилась в Международную ассоциацию административных специалистов – и учреждена сертификация профессиональных секретарей, известная как CPS.

Сегодня помощники по административным вопросам часто приходят на работу с дипломом о высшем образовании, но нуждаются в особых секретарских навыках, например, в обработке текстов.

«Вот почему мы предлагаем рейтинг CPS», – сказал Билли Уилли, бывший президент и член правления группы профессионалов и старший административный координатор Storage Technologies в Брумфилде, штат Колорадо.

«Некоторые из нас предпочитают сделать это своим карьера на всю жизнь. Чтобы идти в ногу со временем, нужно быть более образованным ».

В мире высоких технологий профессионально-административный путь может стать путем к богатству.

История Д’Анн Шернинг, бывшего исполнительного помощника соучредителя Netscape Джима Кларка, стала легендой в этой профессии.Она оказалась достаточно богатой, чтобы уйти на пенсию, проработав в компании менее двух лет.

Когда она пришла в Netscape в 1994 году, Шернинг жила в парке трейлеров и зарабатывала 53 000 долларов в год.

Кларк предложил ей 10 000 опционов на акции по 10 долларов за акцию в качестве части ее компенсации.

«Я понятия не имел – я имею в виду, понятия не имел – во что это выльется, – сказал Шернинг.

Со временем она узнала. В первый день публичной торговли акциями Netscape в августе 1995 года опционы Шернинга стоили 1 доллар.08 миллионов.

К концу того же года она продала все свои акции за 1,2 миллиона долларов, чтобы улучшить свою жизнь. Сейчас она на пенсии и живет в таунхаусе за 365 000 долларов, который она купила в Калифорнии. Она также отдала 20 процентов своих акций двум своим сыновьям.

Ленивый секретарь

Как заставить ленивую секретаршу усерднее работать на вас – или как вы пожаловаться на нее властям, не показавшись мелочными? Читатель E, читатель из Новой Зеландии, испытывает именно эту проблему…

Я делю свою секретаршу с моим контролирующим партнером, однако он почти не использует ее, и часто, если у нее нет работы для меня, она ничего не сделает весь день.Она работает неполный рабочий день и работает секретарем по правовым вопросам около 20 лет. Она больше времени гуляет по офису, разговаривая с другими сотрудниками, чем на работе. Я диктую ей работу, которая не возвращается вовремя, вместо этого она возвращает продиктованную работу непосредственно перед тем, как уйти (несмотря на мои просьбы об этом в течение дня), чтобы, если есть какие-либо изменения, которые нужно внести в работу, нужно выйти в этот день, я должен сделать это сам.

К сожалению, в то время как все остальные в офисе замечают, что она ленива, мой контролирующий партнер либо не замечает, либо не хочет замечать, поскольку думает, что она великолепна.Вчера я попросил ее выполнить простую задачу, и, поскольку приближался конец ее рабочего дня, она через мою голову подошла к моему руководящему партнеру и пожаловалась на то, что я выполняю это, пока я был на встрече с клиентом, он сказал ей, что она не делала этого. не надо этого делать и что это может подождать до понедельника! Я не могу не чувствовать себя разочарованным им.

Что мне делать? Я хочу дать ему понять, какая она ленивая, но не хочу, чтобы он отвечал ему.

Мы уже говорили о передаче работы секретарю, но не говорили о том, что делать с плохим секретарем.Это действительно, очень сложный вопрос – я был там, и сейчас не самое веселое время. Одна из моих любимых историй была рассказана секретаршей моей подруги:

Моя подруга передала своему секретарю папку с пакетами аккуратно скрепленных бумаг (включая записку, судебные решения, веб-страницы и т. Д.) И попросила 5 экземпляров. , оригинал в A, скопируйте моему другу, а остальные 4 копии в B, C, D и E. Затем секретарь подошел к копировальному аппарату, удалил все скобы и пропустил всю коллекцию через копировальный аппарат, который застрял на полпути.Затем она попыталась «воссоздать» набор пакетов, которые ей вручил мой друг. Скажем так, все (из A-E) хорошо посмеялись над полученным рабочим продуктом. (Да, смех: будем надеяться, что так оно и было.)

{psst: это наши любимые секретарские подарки}

Для меня это небольшая проблема, потому что надзирающий поверенный сказал ей, что это может подождать до понедельника – не надо » Я не могу сказать достаточно о проблеме, чтобы разобраться в ней, но это звучит так, будто: а) у него уже есть отличные отношения со своей секретаршей (или даже она предпочитает ее вам), и в этом случае жалобы ему ни к чему не приведут , быстро, б) он не думает, что работа, которую вы ей даете, важна, и в этом случае вы можете поговорить с ним об этом напрямую, а не о том, насколько ленив секретарь (потому что, опять же, это ни к чему не приведет ) но чтобы понять, 1) действительно ли работа не так уж и важна, и в таком случае, эй, приятных выходных! или 2) это та работа, которую компания ожидает от вас в одиночку.Либо у вас есть секретарь, который выполняет его работу, либо нет.

Тем не менее … как я понимаю, у вас есть несколько вариантов …

Как вести себя с ленивым секретарем

Будьте предельно ясны со своим секретарем. Вместо того, чтобы говорить: «Пожалуйста, напечатайте этот документ как можно скорее», скажите: «Мне действительно нужно, чтобы этот документ был напечатан до 12:30. Будет ли это проблемой? ” Таким образом, если то, что она вам дает, требует изменений, вы можете попросить ее сделать это до конца дня.

Работайте сами. С тех пор, как мой друг рассказал мне историю выше, я признаю, что моя собственная реакция на плохого секретаря заключалась в том, что я просто выполнял всю работу сам. Я копировал, печатал, делал пометки и многое другое.

Узнайте, какие еще варианты предлагает ваша компания для обслуживающего персонала. Например, если вам нужно что-то напечатанное, выделенное красным или проверенное по грамматике, отдайте это в отдел стенографии, а не вашему секретарю. Если вам нужно что-то скопировать, отдайте это в Дубликат вместо вашего секретаря.

Переезд офисов. Часто секретари назначаются в зависимости от того, где вы сидите; вы могли бы получить нового секретаря, просто поменяв офис. Это не идеальный мир – вам нужно найти время, чтобы переехать в офис, – но я знаю людей, которые сделали это, чтобы уйти от плохого секретаря.

Поговорите со своим секретарем. Мне приходилось делать это однажды – у одной из моих секретарей было несколько недель, когда абсолютно все, что она делала, казалось, было правильным, и после довольно большого провала я усадил ее и попытался выйти из опасного места. – Я заметил, что в последнее время ваш разум находится где-то в другом месте, и я подумал, могу ли я спросить, происходит ли что-нибудь за пределами офиса? Как оказалось, да, в ее семейной жизни с детьми происходило много всего.Я выразил свое беспокойство и на некоторое время смягчил ее, и я чувствовал, что мы вышли из инцидентов с гораздо более сильными отношениями помощник / работодатель. В вашей ситуации, возможно, вы захотите усадить свою секретаршу – постарайтесь понять ее. Я бы составил список основных моментов, которые вы хотите передать ей – например, причину, по которой для нее неприемлемо давать вам что-то, когда она выбегает за дверь, или почему ее задержка в Проекте А повлияли на вашу работу по осям X, Y и Z. Была ли у нее в тот день другая работа, о которой вы не знали? Проблема в общении – она ​​не поняла, что вам нужно это сделать определенным образом? Это может быть сложно, но если вы подходите к этому с точки зрения понимания (а не гнева или обвинения), я думаю, что стоит попробовать – по крайней мере, до следующего варианта, а именно:

Поговорите с твой босс о ней. Для меня это было бы последним средством – особенно с учетом приведенных вами фактов (они долгое время работали вместе, он позволил ей уйти рано в пятницу и освободил ее от работы, которую вы ей дали и т. Д. .) Я думаю, вы должны быть действительно реалистами в отношении того, что может случиться, а также того, что вы хотите. Например: вы хотите, чтобы ее уволили? Нет никакой гарантии, что новый будет лучше, и вы будете известны как тот, кто увольняет секретарей в офисе. Вы хотите другого секретаря, скажем, X из коридора? Незаметно спросите HR, можете ли вы изменить это – скажите, что вы намного лучше ладите с ней, вы слышали о ней удивительные вещи и так далее.

Читатели, что вы посоветуете читателю E насчет плохих помощников и ленивых секретарей? Как вы справлялись с ситуацией в прошлом?

Секретарь Интервью Вопросы и ответы

Примеры вопросов для собеседования с секретарем, которые исследуют ваши личные качества, профессиональные качества и мотивацию к секретарской работе. Ожидайте вопросов, которые оценивают поведение, необходимое для успешной работы на должности секретаря.

Будьте готовы к ряду типичных вопросов на собеседовании, задаваемых в секретарь собеседование.Воспользуйтесь справкой по ответам, чтобы разработать свой собственный отличные ответы на собеседование и получите желаемую должность секретаря.

Что побудило вас подать заявление на эту должность секретаря?

Использование информация, которую вы собрали из своего фонового исследования, для подготовки для этого вопроса интервью, таким образом вы будете выделяться среди других кандидаты на должность секретаря. Найдите что-нибудь конкретное о компания и должность, которая вас привлекает.

Посмотрите:

• миссия, видение и успехи компании
• на обязанности и действия, связанные с самой работой

Найти ресурсы для проведения исследования вашей компании на собеседовании Информация

Что мотивирует вас делать хорошую работу?

Что вас мотивирует, будет зависеть от вашего прошлого и опыта, но постарайтесь сделать это соответствующим тому, что предлагает эта должность и компания.Различные мотиваторы включают:

• задачи и задачи
• повышенная ответственность
• участие команды
• межличностное взаимодействие
• сложность задачи
• возможности обучения и роста

Какие качества вы считаете наиболее важными в секретарской работе?

Сегодня секретари все чаще берут на себя роли менеджеров по информации и коммуникациям. Вопросы для собеседования с секретарем будут исследовать ключевые качества, которые включают:

• способность к планированию и организации
• навыки устного и письменного общения
• инициативу
• конфиденциальность и этичное поведение
• адаптивность
• надежность
• точность и внимание к деталям

Посмотрите по ключевым задачам должности в объявлении о вакансии и посмотрите, какие качества будут важны для выполнения этих задач – например, если «планирование» является ключевым видом деятельности, тогда секретарь должен быть организован и способен эффективно планировать и расставлять приоритеты.Список профессиональных навыков может помочь вам в этом вопросе.

Как секретарь подчеркните свои сильные и слабые стороны.

Сосредоточьтесь на трех или четырех сильных сторонах, которые напрямую связаны с требованиями к должности секретаря. Возможные примеры:

• организация и планирование
• адаптивность и гибкость
• управление данными
• внимание к деталям
• анализ проблем и решение проблем
• надежность и надежность
• инициатива
• усмотрение
• многозадачность и определение приоритетов
• навыки рассудительности и принятия решений
• навыки общения и межличностного общения

Подкрепите свой ответ конкретными примерами, демонстрирующими вашу силу в рабочем контексте.Этот список сильных сторон рабочего места поможет вам с этим вопросом.

Лучше всего сослаться на одну или две истинные слабости, а затем подробно описать шаги, которые вы предприняли, чтобы попытаться преодолеть эту слабость. Этот исчерпывающий список типичных недостатков на рабочем месте поможет вам.

Что вам больше всего понравилось в вашей последней работе секретарем, а что меньше всего?

The интервьюер пытается оценить ваше соответствие работе, поэтому постарайтесь Ваши ответы актуальны для требований должности.

Соответствующие общие ответы о том, что вам понравилось, могут включать:

• решение новых задач
• общение с разными людьми
• обучение новому навыки
• достижение ежедневных и еженедельных целей

Ваши антипатии не должны касаться характеристикам работы, на которую вы собираетесь пройти собеседование.

Также избегайте антипатий, связанных с условиями труда, такими как сверхурочные, офисная среда и оплата. Критика вашего менеджера или коллеги предупреждают о ваших навыках межличностного общения.

Сохрани в общем и скорее обращайтесь к отсутствию чего-либо в вашем предыдущем работа, например, недостаточная задача или недостаточно работы, чтобы занять вас.

Просмотрите эти секретарские вопросы собеседования, которые исследуют ваши секретарские навыки и опыт. Подготовьте ответы на собеседование, используя отличные инструкции для ответов.

Вопросы на собеседовании с секретарем по поведению

Вы можете ожидать от вашего секретаря несколько вопросов о поведении на собеседовании собеседование.Они предназначены для изучения конкретного поведения или компетенции, необходимые для успешной работы в секретарше роль.

Подготовьтесь к таким вопросам на собеседовании с секретарем.

Опишите ситуацию, в которой вам пришлось тщательно спланировать свои действия для достижения цели.

Этот вопрос исследует вашу способность планировать и расставлять приоритеты для достижения определенного результата или цели. Образец ответа

Расскажите мне о случае, когда вы не были удовлетворены своей работой.Что вы с этим сделали?

The интервьюер смотрит на вашу приверженность высоким стандартам работы и навязываете ли вы себе стандарты качества вместо того, чтобы стандарты, навязанные другими. Образец ответа

Опишите, что вы делаете, чтобы контролировать ошибки в своей работе.

Этот вопрос исследует ваше внимание к деталям и точности. Образец ответа

Опишите сложную проблему, которую вам пришлось решать на последней работе.

Умеете ли вы быстро определять проблемы и достигать звукового разрешения, используя всю доступную информацию? Образец ответа

Опишите время, когда вы столкнулись со стрессовой ситуацией, которая продемонстрировала ваши навыки преодоления трудностей.

Этот вопрос исследует вашу способность справляться с трудностями и поддерживать стандарты производительности. Образец ответа

Расскажите мне о случае, когда коллега спросил вас о конфиденциальной информации.

Сохранение конфиденциальности – основное требование секретарской должности. Ваше стремление сохранять конфиденциальность конфиденциальной информации и придерживаться этических стандартов будет рассмотрено в вашем интервью.

Вопросы для интервью с секретарем, часть 2

Вопросы, которые следует задать работодателю на собеседовании с секретарем

Подготовьте список хороших вопросов, которые вы будете задавать на собеседовании. Правильные вопросы показывают, что вы потратили некоторое время на обдумывание должности и компании, и является хорошим показателем вашего интереса к вакансии.

Используйте примеры вопросов на собеседовании, чтобы задать их на собеседовании секретарю, чтобы помочь вам. Будьте готовы, когда интервьюер спросит : «У вас есть вопросы?»

Как подготовиться к собеседованию с секретарем

На этих страницах вы найдете все необходимое, чтобы подготовиться к собеседованию с секретарем.

Вопросы и ответы на собеседование с секретарем школы

Собираетесь ли вы на собеседование со школьным секретарем? Это полное руководство по успешному прохождению собеседования со школьным секретарем поможет вам выделиться как отличный кандидат на работу.

Вопросы и ответы на собеседовании школьного секретаря

Готовы ли вы к этим вопросам собеседования?

Читателям тоже понравился

Полезные руководства по собеседованию для кандидатов на должность секретаря.

Заявление о приеме на работу секретаря

Профессиональное резюме секретаря и образец сопроводительного письма секретаря настроят вас на успех в поиске работы.

лучший способ получить эту секретарскую или административную профессиональную работу – это подготовить ответы на собеседование к общему секретарю вопросы и попрактикуйтесь в их уверенном выполнении.

К началу страницы

Как стать эффективным секретарем | Работа

Андра Пичинку Обновлено 21 августа 2020 г.

Секретари и помощники по административным вопросам ценятся за их позитивное отношение, организаторские способности и способность решать несколько задач одновременно. В то время как атрибуты секретаря зависят от должности, у лучших профессионалов в этой области есть общие черты. Они независимы, лояльны и внимательны к деталям, помимо других ключевых характеристик.Если вы только начинаете работать секретарем, читайте дальше, чтобы узнать, что нужно для успеха в этой должности.

Совет

Лучшие секретари интуитивны, находчивы и внимательны к деталям. Чтобы преуспеть в этой роли, сосредоточьтесь на улучшении своих навыков в областях, наиболее важных для организации, в которой вы работаете.

Ключевые характеристики секретаря

Современный секретарь делает больше, чем просто отвечает на телефонные звонки, обрабатывает документы и приветствует посетителей. Она также представляет организацию клиентам, поставщикам и бизнес-профессионалам за пределами организации.Очень важно быть технически подкованным и находчивым. В этой роли вам, возможно, придется принимать быстрые решения, когда вашего начальства нет рядом, что требует хорошего понимания внутренней работы компании.

Ваши обязанности и ответственность в этой роли зависят от вашего опыта и организации, в которой вы работаете. Например, ожидается, что секретарь начального уровня будет предлагать базовую офисную поддержку, выполнять административные задачи и владеть программами обработки текстов.

Секретарши старшего уровня, с другой стороны, нуждаются в отличных способностях к планированию и навыкам решения проблем.Они должны уметь предвидеть потенциальные проблемы и вовремя решать их, общаться с трудными клиентами и даже управлять персоналом. Секретарши старшего уровня также должны проявлять осмотрительность, поскольку они могут обрабатывать конфиденциальную информацию. Вот почему этика хорошего секретаря также важна.

Чем больше у вас ответственности, тем больше ваша зарплата. По данным Бюро статистики труда, средний годовой доход секретарей составляет долларов, 39 850 долларов США. Те, кто работает в профессиональных, технических или научных организациях, зарабатывают более $ 45 000 в год.Лучшие работники имеют годовую зарплату $ 65 510 и выше. Наиболее высокооплачиваемые рабочие места в этой сфере предлагают государственные учреждения, организации здравоохранения и учебные заведения.

Максимизируйте свои навыки и способности

Знания, навыки и способности секретаря имеют решающее значение для обеспечения бесперебойной работы офиса. В зависимости от должности вам может потребоваться вести точные протоколы всех встреч, подводить итоги обсуждений или организовывать сложные поездки.Некоторые организации, такие как «Калифорнийские будущие бизнес-лидеры Америки», требуют, чтобы секретари писали официальные письма и записывали ходатайства на парламентском языке. Технический стартап может искать секретаря, который сможет делиться обновлениями проекта в социальных сетях и рассылать холодные электронные письма.

Получив желаемую работу, сосредоточьтесь на максимальном повышении своих навыков в наиболее важных областях. Сделайте все возможное, чтобы соответствовать требованиям работы и стать незаменимым. В этой роли вы являетесь «глазами и ушами» компании.Вы обязаны выступать в качестве связующего звена между различными отделами и высшим руководством. Убедитесь, что вы можете хорошо общаться с людьми всех уровней, от заинтересованных сторон до сложных клиентов.

Как упоминалось ранее, атрибуты секретаря могут также включать управляющий персонал. Вот почему так важно постоянно учиться у начальства и оттачивать свои лидерские качества. Как отмечает Indeed, от секретарей может потребоваться разработка и внедрение политик и обучение сотрудников в этом отношении.Например, вам может потребоваться помощь в процессе адаптации и наставничество для новых сотрудников.

Будьте интуитивным и находчивым

Если вы работаете в технической компании или в компании, которая в значительной степени полагается на технологии, сосредоточьтесь на улучшении своих компьютерных навыков. Ознакомьтесь с пакетом Microsoft Office Suite и отраслевым программным обеспечением, например бухгалтерскими программами. Практикуйтесь дома, чтобы при необходимости предложить свою помощь на работе. Самое главное, найдите время, чтобы понять культуру и цели вашей компании.Следуя этим шагам, вы сможете лучше предугадывать потребности своего начальства и предоставлять полезные идеи.

Секретарей также ценят за их способность справляться с давлением, а также за проявленную инициативу при работе в одиночку или при решении деликатных вопросов. Представьте, что вы сидите за своим столом, когда сердитый покупатель входит в дверь и просит поговорить с менеджером. Как секретарь, вы должны уметь справляться с ситуацией профессионально и эффективно. Проведите мозговой штурм по различным сценариям, которые могут иметь место на работе, и подумайте, как бы вы с ними справились.

5 проблем, с которыми сталкиваются секретари на работе, и способы их преодоления.

Джоанна Мензель

Когда мы думаем о секретаршах, в большинстве случаев в сознании людей всплывают устаревшие идеи о том, что значит быть секретарем компании. Однако в действительности роль секретаря изменилась. Само слово «секретарь» в значительной степени заменено более подходящими названиями должностей, такими как «личный помощник», «исполнительный секретарь» или «помощник по управлению». Секретарши на работе сталкиваются с множеством проблем.

Секретарши компании – это «глаза» компании, работающие круглосуточно, часто на заднем плане. Они обслуживают потребности не только правления, но и сотрудников, и клиентов в равной степени. Без их приверженности и поддержки нормальное функционирование бизнеса, вероятно, будет поставлено под угрозу.

Fly Aeolus составил список из 5 наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются секретари на работе. Мы дадим советы и рекомендации, которые помогут исполнительному секретарю работать в течение всего рабочего дня.

В задачи современного секретаря компании в основном входят:

• Обеспечение эффективной организации и записи собраний
• Ведение эффективного учета и администрирования
• Соблюдение юридических требований, касающихся административных документов, закона о благотворительности, законодательства о компаниях и т. Д.
• Обслуживание как центр переписки и общения между руководством и сотрудниками и поставщиками
• Разработка электронных таблиц, баз данных, наборов данных или презентаций
• Работа в качестве администратора офиса

следующие вызовы

1.Понимание бизнеса

Понимание бизнеса компании, в которой вы работаете, очень важно для того, чтобы быть эффективным секретарем компании. Прежде чем сосредоточиться на каких-либо технологиях и программном обеспечении, секретарь должен сосредоточиться на основных деловых навыках и понимать общую картину. Он или она всегда должны быть в состоянии дать ценный совет. Связано ли это с управлением компанией, финансами или операциями. Доступ к руководству компании и работа с ней важны для развития хорошего понимания бизнеса.

Поскольку секретари служат информационным центром, даже если они не участвуют во всех собраниях и конференц-звонках, они будут знать больше, чем обычный сотрудник. Это потому, что они освоили опускание карниза, задавая правильные вопросы и собирая вместе кусочки информации, чтобы получить правильные ответы.

2. Работа с трудными личностями

Секретари – это первые лица, к которым менеджеры, сотрудники, поставщики, клиенты, члены правления и посетители чаще всего обращаются, когда им что-то требуется для работы.

В целом эти люди понравятся. К сожалению, в некоторых случаях секретарям придется работать с людьми, с которыми труднее иметь дело. Эти люди могут считать вас менее важным, чем другие сотрудники, или они могут видеть в вас человека, на которого они могут выплеснуть свой сдерживаемый гнев.

У большинства советов управления есть множество личностей, которые иногда не ладят друг с другом. Взаимодействие с этими разными личностями секретарши должно обладать определенным шармом.Вы можете помочь разгоряченным людям успокоиться, вернуть доверие к компании, вселив уверенность и заверив, что все разрешится в кратчайшие сроки.

Понятно, что вы, как секретарь компании, должны знать о различных ролях и личностях, чтобы определять любые потенциальные конфликты.

3. Адаптивность: изменения

Компании подвержены постоянным изменениям в сегодняшнюю цифровую эпоху. Отсутствие трансформации способность, растущее конкурентное давление и неспособность быстро реагировать и гибкость в этом, ставит многие компании на колени.

Обширный Культурные изменения также влияют на многие отрасли. Подумайте об устойчивости требования к отчетности, движение #MeToo и развивающиеся представления о разнообразии среди руководителей и членов правления. Все это приводит к еще более сильному культурное направление.

Это не это только вопрос количества изменений, которые видят компании, но также скорость, с которой возникают эти движения. Поэтому компании постоянно должны быть в курсе этих возникающих тенденций, чтобы выполнять любые необходимые действия.Как следствие, члены совета директоров и руководители требуют более высокого качества. информации в большем количестве и быстрее, чем когда-либо прежде.

Чтобы быть впереди всех, секретарям нужно время, чтобы самообразоваться. Например, расширяя свои профессиональные интересы, чтобы стать более гибкими и гибкими в своей роли, адаптируясь к этим изменениям. Вы можете пройти курс в области, которая не имеет ничего общего с вашей областью знаний, которая бросает вызов вашему мышлению и расширяет ваше мышление.

На личном уровне: назначьте один раз в неделю 2 часа для общения и установления контактов с коллегами из отрасли, в которой вы работаете. Все сталкиваются с одинаковыми проблемами, делятся опытом, делятся мнениями и консультируют друг друга по этим проблемам.

4. Быть виноватым во всем, что идет не так.

Секретари не могут принимать решения, но когда что-то идет не так, все пальцы в основном указывают на них. Не обязательно быть источником проблемы, но они обязаны решить проблему или проблему.

Чтобы избежать обвинений или обвинений, вы должны вести подробный учет своего рабочего дня. Запишите все и создайте для себя систематизированную документацию, охватывающую ваш рабочий график от начала до конца, на случай, если проблемы могут возникнуть неожиданно.

5. Тайм-менеджмент

Особенно если секретари поддерживают более одного руководителя, управление рабочей нагрузкой может быть одна из самых больших проблем. Секретари несут ответственность за координацию встречи, назначение встреч, организация поездок и планирование других виды деятельности.Распределение конфликтующих приоритетов среди руководителей и в последнюю минуту изменения делают хорошее управление временем и другие организационные навыки важными для хорошего секретаря.

Секретари часто ожидается, что они будут доступны 24/7, так как большинство руководителей работают долгие дни. Последнее часто приводит к борьбе с баланс между работой и личной жизнью многих секретарей. Зная, когда провести черту, половина битва, некоторые сотрудники могут сделать ситуацию более неотложной, чем она на самом деле. Секретарям следует научиться оценивать ситуацию и принимать решения соответственно.

Секретарю компании часто бывает сложно найти подходящий рейс в соответствии с расписанием управляющего директора. Из-за фиксированного расписания коммерческих авиакомпаний и отсутствия прямого сообщения с конкретными пунктами назначения поиск часто бывает утомительным. Смена транспортных средств и самолетов заставляет менеджера тратить время на поездку намного дольше, чем это необходимо. Такие командировки требуют, чтобы менеджер заблокировал в повестке дня несколько дней.

По дороге в аэропорт велика вероятность того, что ваш менеджер попадет в пробку.