Срок хранения материалов расследования несчастных случаев: СРОКИ ХРАНЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ РАССЛЕДОВАНИЯ НЕСЧАСТНОГО СЛУЧАЯ

Срок хранения материалов расследования несчастных случаев: СРОКИ ХРАНЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ РАССЛЕДОВАНИЯ НЕСЧАСТНОГО СЛУЧАЯ – Государственное учреждение

Содержание

ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА / КонсультантПлюс

ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА
Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования	Организация, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания	В течение 75 лет	п. 33 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 N 967 Документ включен в перечень актов, на которые не распространяется механизм “регуляторной гильотины”, в части государственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности
Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования	Работодатель (его представитель), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве	В течение 45 лет	ч. 6 ст. 230 и ч. 2 ст. 230.1 Трудового кодекса РФ
Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования	Работодатель, у которого произошел данный несчастный случай	В течение 45 лет	ч. 6 ст. 230 и ч. 2 ст. 230.1 Трудового кодекса РФ
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве	Работодатели	В течение 45 лет	Форма 9, приведенная в приложении N 1, абз. 3 п. 30 и п. 35 Положения, приведенного в приложении N 2 к Постановлению Минтруда России от 24.10.2002 N 73 Документ включен в перечень актов, на которые не распространяется механизм “регуляторной гильотины”, в части федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
Вторые экземпляры утвержденного и заверенного печатью акта (при наличии) формы Н-1 (Н-1ПС) и составленного в установленных случаях акта о расследовании несчастного случая с копиями материалов расследования	Работодатели, осуществляющие по решению комиссии или государственного инспектора труда, проводивших расследование, учет несчастного случая	В течение 45 лет
Акты о расследовании несчастных случаев, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством, вместе с материалами расследования	Работодатели	В течение 45 лет
Наряды-допуски на выполнение работ в ограниченных и замкнутых пространствах, работы по которым полностью закончены	Работодатели	В течение 1 года	п. 71 Правил по охране труда при работе в ограниченных и замкнутых пространствах, утв. Приказом Минтруда России от 15.12.2020 N 902н
Закрытые по завершении работ наряды-допуски на производство работ повышенной опасности в процессе технического обслуживания и ремонта оборудования, использующегося при производстве цемента	Работодатели	30 дней (если имели место несчастные случаи на производстве, то должны храниться вместе с материалами расследования)	п. 45, п. 46 Правил по охране труда при производстве цемента, утв. Приказом Минтруда России от 16.11.2020 N 781н
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ с повышенной опасностью в процессе технического обслуживания и ремонта оборудования, использующегося при производстве цемента	Работодатели	6 месяцев после внесения последней записи
Наряды-допуски на производство работ на высоте, работы по которым полностью закончены	Работодатели	В течение 30 суток (если имели место несчастные случаи на производстве, то должны храниться в архиве организации вместе с материалами расследования)	п. 66 Правил по охране труда при работе на высоте, утв. Приказом Минтруда России от 16.11.2020 N 782н
Наряды-допуски на выполнение водолазных работ, работы по которым полностью закончены	Работодатели	В течение 30 суток	п. 37 Правил по охране труда при проведении водолазных работ, утв. Приказом Минтруда России от 17.12.2020 N 922н

Охрана труда

03.11.2021

О рекомендациях по предоставлению работникам, прошедшим вакцинацию против коронавирусной инфекции (COVID-19) Вице-премьер Татьяна Голикова провела заседание Российской трёхсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Заседание прошло в формате видеоконференции.

07.04.2020

Работодатели должны незамедлительно зарегистрироваться на портале «Работа в России» С целью контроля ситуации и недопущения напряженности на рынке труда Минтруд России выпустил приказ от 24.03.2020 № 152

18. 03.2020
Памятки об электронной трудовой книжке для работодателей и сотрудников

17.10.2019
В Москве пройдет Международная выставка «Безопасность и охрана труда» С 10 по 13 декабря 2019 года на площадке 75-го павильона ВДНХ в Москве пройдет XXIII специализированная международная выставка «Безопасность и охрана труда» (БИОТ-2019). Она продемонстрирует самые последние современные решения и наработки в сфере охраны труда и обеспечения безопасности работающего человека. В рамках деловой программы состоятся панельные дискуссии, круглые столы, семинары и конференции, на которых специалисты обсудят актуальные темы по охране труда, вопросы трудового законодательства и нормативной деятельности.

01.11.2018
О необходимости организации проведения работодателями обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников Обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследования) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда проводятся в медицинских организациях любой формы собственности, имеющих лицензию на проведение предварительных и периодических медицинских осмотров, а также на экспертизу профпригодности.

25.10.2018
Всероссийская неделя охраны труда

С 22 по 26 апреля 2019 года в городе Сочи пройдет V Всероссийская неделя охраны труда.

25.10.2018
Успех и Безопасность Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации проводит Всероссийский конкурс на лучшую организацию работ в области условий и охраны труда «Успех и безопасность».

28.06.2018
Московский авиацентр один из лучших в области организации охраны труд Московский авиационный центр завоевал третье место среди столичных организаций за лучшую организацию работы в области охраны труда

23. 05.2018
Московский городской фестиваль здоровья и безопасности и IX Городская выставка «Охрана труда в Москве – 2018» В период с 21 по 24 июня 2018 г. в парке «Сокольники» пройдет IX Городская выставка «Охрана труда в Москве – 2018».

12.04.2018
IX ГОРОДСКАЯ ВЫСТАВКА «ОХРАНА ТРУДА В МОСКВЕ – 2018» МОСКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ ФЕСТИВАЛЬ ЗДОРОВЬЯ И БЕЗОПАСНОСТИ

12. 10.2017
Увольнение по инициативе работодателя: гарантии и компенсации Не секрет, что вопросы, связанные с увольнениями работников, всегда вызывают наибольшее количество трудовых споров, а с точки зрения Конституции РФ и Трудового кодекса РФ, увольнение работника считается ограничением его права на труд и может быть произведено только в соответствии с действующим законодательством.

12.10.2017
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ ИНСТРУКЦИЙ ПО ОХРАНЕ ТРУДА Разработка и утверждение инструкций по охране труда для работников

02. 10.2017
Вступили в силу новые правила противопожарного режима Информация для руководителей и специалистов, занятых в области пожарной безопасности. 26 сентября, вступили в силу новые Правила противопожарного режима в РФ. Постановлением Правительства РФ от 20 сентября 2016 года № 947 было внесено 100 поправок! Скачать новые Правила противопожарного режима в редакции постановления № 947 и комментарии МЧС можно будет чуть ниже, а пока обзор некоторых изменений.

18.04.2017
Руководство участника выставки «Охрана труда в Москве – 2017»

18. 04.2017
VIII городская выставка «Охрана труда в Москве – 2017» В рамках выполнения мероприятий по охране труда 2017 года подпрограммы «Развитие рынка труда и содействие занятости населения» Государственной программы «Экономическое развитие и инвестиционная привлекательность города Москвы» на 2012–2018 годы, утвержденной постановлением Правительства Москвы от 11.10.2011 №477-ПП

18.04.2017
Охрана труда. Несчастный случай на производстве Что такое несчастный случай на производстве? Какие несчастные случаи должен расследовать работодатель?

14.04.2017
VIII городская выставка «Охрана труда в Москве – 2017» с 14 по 16 июня 2017 года в павильоне № 2 (зал 4) ЦВК «Экспоцентр» (Краснопресненская набережная, д.14) проводится VIII городская выставка «Охрана труда в Москве 2017»

27. 02.2017
Увольнение по инициативе работодателя: гарантии и компенсации Не секрет, что вопросы, связанные с увольнениями работников, всегда вызывают наибольшее количество трудовых споров, а с точки зрения Конституции РФ и Трудового кодекса РФ, увольнение работника считается ограничением его права на труд и может быть произведено только в соответствии с действующим законодательством.

27.02.2017
Информация о проведении медицинских осмотров В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации: ст. 213 Федерального закона от 30.12.2001 № 197-ФЗ «Трудовой кодекс Российской Федерации», ст. 11. 29, Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» работодатель обязан организовывать и проводить за счет собственных средств санитарно-противоэпидемиологические (профилактические) мероприятия, составной частью которых является проведение медицинских осмотров.

18.01.2017
Информация о проведении III Всероссийской недели охраны труда III Всероссийская неделя охраны труда пройдет в Главном медиацентре г. Сочи с 10 по 14 апреля 2017 года, в преддверии Всемирного дня охраны труда (28 апреля).

Сроки расследования несчастных случаев на производстве

Сроки расследования несчастных случаев на производстве оговариваются в ст. 229.1 ТК РФ. Следуя данной правовой норме, работодатель должен предпринять меры для того, чтобы закончить расследование именно в отведенный законом временной промежуток. О том, каковы сроки расследования несчастных случаев и хранения материалов по ним, поговорим ниже.

В какие сроки проводится расследование несчастных случаев. Различны ли они для легкого, тяжелого и т. п.

Сроки, отведенные для расследования, ТК устанавливает в зависимости от степени тяжести произошедшего несчастного случая. К примеру, срок расследования легкого несчастного случая, согласно положениям ст. 229.1 ТК, не должен превышать 3 дней. При этом не предусматривается возможности продления срока даже тогда, когда повреждения легкой степени тяжести получены не одним, а несколькими сотрудниками.

Что касается сроков расследования несчастных случаев, повлекших за собой наступление тяжелых последствий для здоровья работающих (как одного, так и нескольких), равно и в случае смерти кого-то из них в результате происшествия, закон обязывает работодателя провести необходимые следственные мероприятия в срок, не превышающий 15 дней.

Если сотрудник сообщает о произошедшем несчастном случае руководителю не сразу, а по истечении какого-либо времени, или же неблагоприятные последствия для здоровья работника наступили позднее, у работодателя в запасе есть месяц на проведение мероприятий, необходимых для проведения расследования произошедшего.

Несмотря на достаточно жесткие сроки, установленные законодательством по труду, иногда все же предусматривается возможность их увеличения на период, не превышающий 15 дней. Нужно упомянуть и о том, что в исключительных ситуациях по согласованию со специальными органами, участвующими в расследовании, срок расследования может быть продлен на необходимый период.

Так, увеличение сроков допускается в следующих случаях:

Когда завершение расследования в официально установленный промежуток времени невозможно по причине необходимости проведения дополнительных мероприятий, позволяющих дать максимально полную оценку обстоятельствам произошедшего.
При необходимости получения дополнительных официальных бумаг из медицинских и иных учреждений.
Когда присутствует необходимость проведения технической, товароведческой, медицинской или любой иной экспертизы.
Если объекты, на которых зафиксированы несчастные случаи, находятся в труднодоступных местах, что существенно усложняет проведение расследования.
Когда обстоятельства дела требуют привлечения третьих лиц (например, органов дознания/следствия, судебных инстанций).

Решения о продлении сроков должны приниматься председателями комиссий, специально созданных для расследования несчастных случаев. Если решение такого рода принято, то председателю надлежит своевременно уведомить об этом и пострадавшего, и иных заинтересованных лиц.

Не менее важно отметить, что отсчет срока расследования начинается не с момента издания руководителем приказа о формировании вышеупомянутой комиссии, а со дня, следующего за днем издания такового. При этом исчисление, согласно законодательству, ведется в календарных днях, а не рабочих.

В случае если работник несвоевременно (т. е. не сразу) уведомляет о происшествии или наступлении неблагоприятных последствий для здоровья, месячный срок должен отсчитываться аналогично — т. е. не непосредственно с момента, как работником было подано заявление, а со дня, следующего за днем его подачи.

Каков срок хранения материалов расследования несчастных случаев

Еще одним важным моментом является срок хранения материалов. Порядок хранения и учета материалов расследования несчастных случаев также предусмотрен ТК. Согласно ч. 6 ст. 230 ТК РФ, работодателю, на производстве которого был зафиксирован несчастный случай, требуется хранить все материалы по нему (в т. ч. и свой экземпляр акта расследования) в течение 45 лет.

Срок хранения для документов расследования профессионального заболевания

Какой срок хранения установлен для документов расследования профессионального заболевания?

45 лет.

Документ:

Правила расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.01.2004 № 30 (далее – Правила № 30).

По результатам расследования профессионального заболевания врач-гигиенист составляет акт о профессиональном заболевании формы ПЗ-1 (п. 66 Правил № 30).

Форма акта о профессиональном заболевании ПЗ-1 установлена приложением 12 к постановлению № 51/94.

Документ:

постановление Минтруда и соцзащиты и Минздрава Республики Беларусь от 14.08.2015 № 51/94 «О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее –постановление № 51/94).

Акт о профессиональном заболевании формы ПЗ-1 утверждает главный государственный санитарный врач города (района).

Утвержденные акты формы ПЗ-1 регистрируются территориальным центром гигиены и эпидемиологии в журнале регистрации профессиональных заболеваний и направляются вместе с документами расследования заболевшему или лицу, представляющему его интересы, организации здравоохранения, обслуживающей страхователя, а также государственному инспектору труда, страхователю, страховщику (п. 67 Правил № 30).

Страхователь обеспечивает хранение актов формы ПЗ-1 в течение 45 лет (п. 67 Правил № 30). Срок хранения документов расследования профессионального заболевания Правилами № 30 не установлен.

Документ:

Инструкция о порядке заполнения, ведения и хранения документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденная постановлением № 51/94 (далее – Инструкция).

Срок хранения данной документации определен п. 118 Инструкции: акт о профессиональном заболевании формы ПЗ-1 с документами расследования профессионального заболевания хранится у страхователя, у которого взято на учет профессиональное заболевание в центре гигиены и эпидемиологии в течение 45 лет, в иных случаях – в течение 5 лет.

Внимание!

При утере всех экземпляров акта формы ПЗ-1 право подтверждения факта профессионального заболевания имеет организация здравоохранения, первоначально установившая профессиональное заболевание, без проведения повторного расследования (п. 67 Правил № 30). При этом органы и организации, осуществляющие государственный санитарный надзор, составляют повторно акт формы ПЗ-1 на основании имеющейся информации на момент его оформления, учитывая давность лет.

Элла Горюнова, ведущий инженер
по охране труда ОАО «Управляющая компания
холдинга «Белорусские обои»

Порядок оформления, хранения и учета несчастных случаев

Порядок оформления материалов расследования несчастных случаев, связанных с трудовой деятельностью, и их учет регламентируется Трудовым кодексом РК (далее – Кодекс).

Расследованию в соответствии с Кодексом подлежат случаи повреждения здоровья работников, связанные с их трудовой деятельностью и приведшие к нетрудоспособности либо смерти, а также:

1) лиц, обучающихся в учебных заведениях, при прохождении ими профессиональной практики;

2) военнослужащих, сотрудников специальных государственных органов, привлеченных к выполнению работ, не связанных с прохождением воинской службы, службы в специальных государственных органах;

3) лиц, привлекаемых к труду в местах лишения свободы и по приговору суда;

4) личного состава военизированных и иных специализированных профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований в сфере гражданской защиты, военизированной охраны, членов добровольных команд по ликвидации последствий аварий, стихийных бедствий, по спасению человеческой жизни и имущества.

Подлежат учету как несчастные случаи, связанные с трудовой деятельностью, повреждения здоровья работников, связанные с исполнением трудовых обязанностей, либо совершение иных действий по собственной инициативе в интересах работодателя, приведшие к нетрудоспособности либо смерти, если они произошли:

1) перед началом или по окончании рабочего времени при подготовке и приведении в порядок рабочего места, орудий производства, средств индивидуальной защиты и других действий;

2) в течение рабочего времени на рабочем месте, по пути следования работника, деятельность которого связана с передвижением между объектами обслуживания, в том числе по заданию работодателя, а также во время командировки при исполнении трудовых обязанностей;

3) при следовании к месту выполнения работы или с работы на транспортном средстве, предоставленном работодателем;

4) на личном транспортном средстве при наличии письменного согласия работодателя на право использования его в служебных целях;

5) при совершении действий по собственной инициативе в интересах работодателя;

6) по пути следования работающих вахтовым методом с места сбора (проживания в период вахты) на работу или обратно на транспортном средстве, предоставленном работодателем.

Не подлежат учету как несчастные случаи, связанные с трудовой деятельностью, повреждения здоровья работников, в ходе расследования …

Какой срок хранения акта и материалов расследования профессионального заболевания?

Какой срок хранения акта о случае профессионального заболевания?

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования хранится в течение 75 лет в центре государственного санитарно-эпидемиологического надзора и в организации, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания.

Сколько лет хранятся материалы расследования несчастного случая на производстве?

Акты о расследовании несчастного случая не связанного с производством и материалы по его расследованию должны храниться работодателем также как и в первом случае 45 лет. А копии актов должны быть направлены в государственную инспекцию труда.17 мая 2007 г.

Сколько лет должен хранится акт по форме Н 1?

На судах срок выдачи акта по форме Н-1 продлевается с учетом срока поступления материалов расследования несчастного случая на производстве работодателю (судовладельцу). Акт произвольной формы в соответствии с пунктами 14 и 16 настоящего Положения вместе с материалами расследования хранится в течение 45 лет.

Что понимается под профессиональным заболеванием?

Под острым профессиональным заболеванием (отравлением) понимается заболевание, являющееся, как правило, результатом однократного (в течение не более одного рабочего дня, одной рабочей смены) воздействия на работника вредного производственного фактора (факторов), повлекшее временную или стойкую утрату профессиональной

Кому предоставлено право устанавливать диагноз хронического профессионального заболевания?

Центр профессиональной патологии на основании клинических данных состояния здоровья работника и представленных документов устанавливает заключительный диагноз — хроническое профессиональное заболевание (в том числе возникшее спустя длительный срок после прекращения работы в контакте с вредными веществами или

Кто возглавляет комиссию по расследованию профессионального заболевания?

Постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967), комиссия по расследованию профзаболевания возглавляется главным врачом Центра государственного санитарно-эпидемиологического надзора, который и осуществляет надзор за объектом, где было зарегистрировано заболевание.26 июн. 2017 г.

Какие несчастные случаи подлежат расследованию и учету?

Расследованию и учету подлежат несчастные случаи на производстве, происшедшие с работниками и другими лицами, в том числе подлежащими обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, при исполнении ими трудовых обязанностей и работы по заданию организации или

Каким документом оформляются несчастные случаи на производстве?

По каждому несчастному случаю, квалифицированному по результатам расследования как несчастный случай на производстве и повлекшему за собой необходимость перевода пострадавшего на другую работу, потерю им трудоспособности на срок не менее одного дня либо смерть пострадавшего, оформляется акт о несчастном случае на

Что считается несчастным случаем на производстве?

Несчастный случай на производстве — это событие, в результате которого застрахованное лицо получило увечье или иное повреждение здоровья при исполнении им обязанностей по трудовому договору и в иных установленных законом случаях как на территории страхователя, так и за ее пределами либо во время следования к месту

Кем устанавливается степень вины застрахованного в процентах?

В соответствии со статьей 229.2 ТК РФ, если при расследовании несчастного случая с застрахованным установлено, что грубая неосторожность застрахованного содействовала возникновению или увеличению вреда, причиненного его здоровью, то с учетом заключения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного

Каковы действия работодателя при несчастном случае на производстве?

При наступлении несчастного случая на производстве работодатель обязан немедленно организовать первую помощь пострадавшему и при необходимости доставку его в медицинскую организацию, обеспечить своевременное расследование несчастного случая.

Сколько дней проводится расследование несчастного случая?

Сроки расследования несчастных случаев на производстве

Расследование несчастного случая (в том числе группового), в результате которого один или несколько пострадавших получили тяжелые повреждения здоровья, либо несчастного случая (в том числе группового) со смертельным исходом проводится комиссией в течение 15 дней.

Что понимается под острым профессиональным заболеванием?

Что понимается под хроническим профессиональным заболеванием?

Под хроническим профессиональным заболеванием (отравлением) понимается заболевание, являющееся результатом длительного воздействия на работника вредного производственного фактора (факторов), повлекшее временную или стойкую утрату профессиональной трудоспособности.

Какие профессиональные заболевания подлежат расследованию и учету?

Расследованию и учету подлежат острые и хронические профессиональные заболевания (отравления), возникновение которых у работников и других лиц (далее – работники) обусловлено воздействием вредных производственных факторов при выполнении ими трудовых обязанностей или производственной деятельности по заданию организации

Какой срок работодатель обязан создать комиссию по расследованию хронического профессионального заболевания?

Работодатель в течение 10 дней с даты получения извещения об установлении заключительного диагноза профессионального заболевания образует комиссию по расследованию профессионального заболевания (далее именуется — комиссия), возглавляемую главным врачом центра государственного санитарно-эпидемиологического надзора.

Кто утверждает акт о случае профессионального заболевания?

Акт о случае профессионального заболевания является документом, устанавливающим профессиональный характер заболевания, возникшего у работника на данном производстве. Акт подписывается членами комиссии, утверждается главным врачом центра государственного санитарно-эпидемиологического надзора и заверяется печатью центра.

Сколько лет хранится акт о профессиональном заболевании в организации?

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования хранится в течение 75 лет в центре государственного санитарно — эпидемиологического надзора и в организации, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания.

Графики хранения документов местных органов власти

ЛГ-19-001 | 911 Записи экстренных вызовов

Описание: Цифровые или аналоговые записи экстренных вызовов, обрабатываемые центром 911

Срок хранения: 3 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-002 | Отчеты об авариях, опасные материалы

Описание: Отчеты о несчастных случаях, связанных с разливом или возгоранием опасных материалов

Срок хранения: 50 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-004 | Отчеты о несчастных случаях, частная собственность

Описание: Сообщения о несчастных случаях на частной территории

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 17 октября 2017 г.

ЛГ-19-003 | Отчеты об авариях, трафик

Описание: Сообщения о дорожно-транспортных происшествиях и других происшествиях на территории общественного пользования

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 17 октября 2017 г.

ЛГ-19-005 | Отчеты о поездках скорой помощи

Описание: Запись статистики естественного движения населения с момента, когда скорая помощь забирает человека в больницу

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-006 | Записи истории болезни животных

Описание: Истории болезни (карточки) ведутся на всех животных, поступивших в приют для животных

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-008 | Отчеты о работе приюта/службы контроля животных

Описание: Записи, документирующие деятельность приюта для животных, не охваченные другими пунктами в таблице

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-007 | Отчеты и журналы приема животных

Описание: Записи, документирующие потребление животными

Срок хранения: 2 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-009 | Цитаты и отчеты по стерилизации животных

Описание: Записи, документирующие стерилизацию животных

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-010 | Заявления о передаче и регистрации огнестрельного оружия с уплатой налога

Описание: Документ о продаже/передаче оружия, требующий регистрации в США.S. Министерство финансов в соответствии с Национальным законом об огнестрельном оружии и оружии

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-011 | Сводная статистика арестов и вынесения приговоров

Описание: Сводка ежедневных, ежемесячных и годовых сумм арестов

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

LG-19-013A, B и C | Ордер на арест

Описание: Повестка для лица, явившегося или не явившегося в суд для вынесения приговора

Удержание: (LG-19-013A) Выполнено: через 3 года после явки в суд; (LG-19-013B) Открыто: 50 лет за преступления, караемые смертной казнью, (LG-19-013C) 15 лет за все другие преступления

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-012 | Ордера на арест, отзыв

Описание: Эти повестки позже отозваны судом, выдавшим

Срок хранения: 2 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-014 | Заявление на получение лицензии ATF для коллекционера редкостей и реликвий

Описание: Документ о покупке огнестрельного и другого оружия в качестве предметов коллекционирования

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-015 | Протоколы испытаний и технического обслуживания автоматических аварийных сигналов

Описание: Работы по тестированию и техническому обслуживанию автоматических систем пожарной сигнализации

Срок хранения: 5 лет

LG-19-016A и LG-19-016B | Отчеты об испытаниях дыхания

Описание: Ведутся отчеты о лицах, прошедших дыхательные тесты для определения уровня алкоголя

Хранение: (LG-19-016A) Отрицательные результаты: 4 года; (LG-19-016B) Положительные результаты: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-017 | Квитанция об облигации наличными

Описание: Учет залогов, сделанных в отношении лиц, обвиняемых в совершении уголовных преступлений

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-018 | Денежные поступления по облигациям

Описание: Записи, подтверждающие получение и выплату денежных облигаций, размещенных за уголовные преступления

Срок хранения: 10 лет после года создания записи

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-019 | Денежные облигации, изъятые

Описание: Записи, подтверждающие перевод конфискованных денежных облигаций казначею округа

Срок хранения: 3 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-020 | Файлы сертификации/оценки на месте, Программа сертификации правоохранительных органов штата

Описание: Стандарты сертификации, отчеты о статусе стандартов, письменные директивы, фотографии и другие документы, связанные с подтверждением соответствия Программе сертификации правоохранительных органов штата Джорджия

Срок хранения: 2 года после подтверждения сертификации/повторной сертификации

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-021 | Журнал регистрации ордеров на гражданский арест

Описание: Документирует действия, предпринятые по постановлениям о заключении под стражу по гражданским делам

Срок хранения: 3 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-022 | Учетные записи осужденных транспортных средств

Описание: Записи, документирующие продажу и освобождение конфискованных транспортных средств после списания

Срок хранения: 3 года после списания автомобиля

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-023 | Коронер, файлы дознания – шериф

Описание: Записи, документирующие слушания, проведенные для определения наличия достаточных доказательств для уголовного преследования

Срок хранения: 50 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

LG-19-024A И LG-19-024B | Статистические отчеты о преступлениях

Описание: Запись, обобщающая статистику преступлений в районе

Сохранение: (LG-19-024A) Годовой отчет: постоянный; (LG-19-024B) Другие периодические отчеты: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-025 | Материалы уголовного дела (тяжкие уголовные преступления)

Описание: Расследование предполагаемой преступной деятельности с целью ареста и осуждения виновных; включает отчеты об инцидентах и дополнения, документальные доказательства, справки о судимости, показания под присягой или другие письменные заявления, копии повесток в суд, отчеты Государственной криминалистической лаборатории и любые другие документы, имеющие отношение к расследованию

Хранение: 50 лет после судебного решения

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-026 | Материалы уголовного дела, уголовное преступление

Описание: Расследования тяжких преступлений, кроме преступлений, караемых смертной казнью

Хранение: 7 лет после судебного решения

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-027 | Материалы уголовного дела, проступки

Описание: См. материалы уголовного дела (тяжкие преступления)

Хранение: 5 лет после судебного решения

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-028 | Уведомления о преступном проникновении

Описание: Записи, сообщающие субъектам, что им запрещено входить в данную собственность

Сохранение: Сохранение на весь срок службы

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-029 | Отчеты о снятии мертвых животных

Описание: Записи, документирующие размещение туш животных

Срок хранения: 2 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-030 | Записи о техническом обслуживании собак – K-9 Units

Описание: Записи, документирующие физическое здоровье и уровень подготовки членов подразделений К-9

Срок хранения: 4 года после того, как собака покинет помещение

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-031 | Журналы аварийной отправки

Описание: Запись экстренных вызовов, полученных по радио и зарегистрированных во время отправки

Срок хранения: 3 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-032 | Отчеты об управлении чрезвычайными ситуациями / операциях

Описание: Запись, документирующая тип экстренной операции и предоставленную помощь

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

LG-19-033A и LG-19-033B | Журналы учета доказательств и имущества и формы

Описание: Документы-доказательства, имущество, хранящееся на ответственном хранении, и найденное имущество, приобретенное и хранимое отделением полиции

Сохранение: (LG-19-033A) Журнал учета доказательств: 3 года после отчуждения имущества; (LG-19-033B) Журналы учета имущества, не являющегося частью судебного разбирательства: 1 год после отчуждения

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-034 | Файлы экстрадиции

Описание: Записи, подтверждающие передачу преступника в другую юрисдикцию для судебного разбирательства

Срок хранения: 5 лет после закрытия

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-035 | Сообщения о ложных тревогах

Описание: Отчеты о реакции сотрудников службы общественной безопасности на ложную тревогу (или розыгрыш)

Срок хранения: 3 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-036 | Фи.Фа. (Fieri Facias) отчеты, шерифы

Описание: Документы, касающиеся обслуживания Fi.Fa. документы шерифа

Срок хранения: 7 лет независимо от того, поступил ли он на GED или нет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-089 | Файлы полевой подготовки

Описание: Файлы без обучения (файлы после обучения находятся в почте.)

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 17 октября 2017 г.

ЛГ-19-090 | Карты отпечатков пальцев

Описание: Бумажные копии отпечатков пальцев, взятых правоохранительными органами.

Срок хранения: Хранить до внесения в базу данных отпечатков пальцев или в часть файла расследования.

Обновлено: 17 октября 2017 г.

ЛГ-19-037 | Отчеты об отпечатках пальцев в ФБР

Описание: Копии отчетов, представленных в Федеральное бюро расследований

Сохранение: Сохранение на весь срок службы

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-038 | Отчеты о проверке пожарных гидрантов

Описание: Записи, документирующие установку и техническое обслуживание пожарных гидрантов

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-039 | Отчеты о пожарах

Описание: Сведения о пожарах и связанных с ними повреждениях

Срок хранения: 20 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-040 | Журналы пожарных журналов

Описание: Запись о пожаре, включая дату, имя звонившего, ответившие станции, повреждение конструкции, использованное оборудование и необходимое время

Срок хранения: 20 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-043 | Планы противопожарных мероприятий и отчеты об инспекциях

Описание: Осмотр конструкций, используемых при планировании пожарной безопасности

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-041 | Планы предотвращения пожаров

Описание: Обзор конструкции, содержащихся в ней горючих материалов, систем сигнализации, размещения огнетушителей и номеров экстренных служб

Срок хранения: 5 лет после замены

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-042 | Отчеты о проверке пожарной безопасности

Описание: Отчеты о соблюдении и нарушениях правил пожарной безопасности

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-044 | Регистрация фейерверков

Описание: Регистрация мест проведения фейерверков в пожарной части

Срок хранения: 3 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-045 | Файлы беглецов/разыскиваемых лиц

Описание: Записи, созданные или накопленные в ходе задержания разыскиваемых лиц

Удержание: 5 лет после задержания подозреваемого

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-046 | Списки Большого жюри – Шериф

Описание: Документирует выбор присяжных на определенный срок

Срок хранения: 2 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-047 | Холдинг сотовых видео

Описание: Графические записи (аналоговые или цифровые) тюремных зон содержания под стражей или зон бронирования

Хранение: 180 дней

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-048 | Отчеты о конфискованных транспортных средствах

Описание: Записи, документирующие буксировку транспортных средств

Срок хранения: 3 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-049 | Конфискованные автомобили – отчет службы эвакуации

Описание: Отчеты с указанием транспортных средств, подлежащих буксировке, и службы эвакуации, выполняющей задачу

Срок хранения: 3 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-050 | Списки заключенных

Описание: Ежедневный список заключенных в тюрьме

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-053 | Отчеты об инцидентах (столица)

Описание: Отчеты о случаях предполагаемой преступной деятельности/деятельности, связанной с привлечением капитала, расследуемой сотрудниками службы общественной безопасности

Срок хранения: 50 лет

Обновлено: 17 октября 2017 г.

ЛГ-19-052 | Отчеты об инцидентах (криминальные)

Описание: Отчеты о случаях предполагаемой преступной деятельности, не связанной с привлечением капитала, расследуемые сотрудниками службы общественной безопасности

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 17 октября 2017 г.

ЛГ-19-051 | Отчеты об инцидентах (не криминальные.)

Описание: Отчеты о случаях предполагаемой непреступной деятельности, расследованных сотрудниками службы общественной безопасности

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 17 октября 2017 г.

ЛГ-19-054 | Файлы дел заключенных

Описание: Записи заключенных, документирующие их историю болезни в исправительном учреждении

Срок хранения: 10 лет после выпуска

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-055 | Дисциплинарные отчеты заключенных

Описание: Сообщения о дисциплинарных проблемах с заключенными

Срок хранения: 10 лет после выпуска

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-056 | Учетные записи Фонда заключенных

Описание: Записи о личных деньгах, депонированных в тюрьме заключенным при поступлении в тюрьму или от имени заключенного во время нахождения в заключении

Удержание: 3 года после освобождения заключенного

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-057 | Медицинские карты заключенных

Описание: Записи, документирующие медицинскую помощь, оказанную заключенным

Срок хранения: 10 лет после выпуска

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-058 | Учет личного имущества заключенных

Описание: Записи, документирующие личную собственность заключенных, которые хранятся во время их заключения

Хранение: 4 года после выпуска

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-059 | Протоколы расследований

Описание: Хронологический список расследований

Удержание: 3 года после освобождения заключенного

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-060 | Отчеты о тюремном бронировании

Описание: Медицинская и личная информация, отпечатки пальцев и связанные с ними данные, собранные в процессе помещения человека в тюрьму (их регистрации).

Срок хранения: 10 лет после выпуска

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-061 | Тюремные регистры

Описание: Списки заключенных

Срок хранения: 10 лет после последней записи

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-062 | Вызов присяжного

Описание: Повестка присяжных для работы в большом жюри и присяжных заседателей

Срок хранения: 3 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-063 | Жалоба несовершеннолетнего

Описание: Государственный бланк регистрации любых уголовных обвинений, выдвинутых против несовершеннолетнего

Хранение: 5 лет или рассмотрение дела

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-088 | Светодиодные листы

Описание: Форма GCIC, которую Департамент полиции использует для записи украденных вещей, транспортных средств и т. д.в GCIC

Хранение: 30 дней

Обновлено: 17 октября 2017 г.

ЛГ-19-064 | Гарантийные листы LEDS

Описание: Рабочие листы, используемые для размещения данных в информационной системе GCIC/NCIC

Сохранение: Сохранение на весь срок службы

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-065 | Претензии по страхованию Medicaid/Medicare

Описание: Счета, отправленные в Medicaid/Medicare для возмещения расходов

Удержание: 5 лет после расчета

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-066 | Материалы дела о правонарушении, Дорожный суд

Описание: Решение суда о штрафах за нарушение правил дорожного движения, вынесенное уполномоченными сотрудниками службы общественной безопасности

Срок хранения: 6 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-067 | Материалы дела о проступке

Описание: Расследование мелких правонарушений

Хранение: 2 года после завершения расследования

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-069 | Ломбардные билеты

Описание: Учет товаров, проданных или заложенных в обмен на денежный заем

Срок хранения: 4 года после года создания записи

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-070 | Записи заключенных

Описание: Записи, документирующие лиц, находящихся в настоящее время под стражей и разыскиваемых другими правоохранительными органами

Содержание под стражей: Через 2 года после освобождения заключенного запрашивающему органу

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-071 | Журналы почты заключенных

Описание: Запись всей почты, полученной заключенным

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-072 | Файлы о передаче заключенных/файлы об экстрадиции

Описание: Записи, документирующие перемещение заключенных из учреждения в учреждение или перевод в другое учреждение

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-073 | Доказательство прививки от бешенства

Описание: Записи, подтверждающие вакцинацию против бешенства

Срок хранения: 3 года с даты выпуска

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-074 | Журналы радиопередачи

Описание: Записи первого официального сообщения о пожаре или инциденте из входящих радиовызовов

Срок хранения: 3 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-075 | Запись об укусах животных

Описание: Запись, документирующая тип животного, владельца, предыдущую историю нападений, индивидуальный укус, дату, лечение врачом и наблюдение за бешенством

Срок хранения: 3 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-076 | Отчеты о денежных переводах

Описание: Записи, подтверждающие перевод установленной части судебных штрафов и судебных издержек в такие фонды, как Фонд аннуитета и пособий блюстителей порядка и Пенсионный фонд шерифа, Фонд жертв преступлений и Фонд подготовки блюстителей порядка/прокуроров

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-077 | Отчет о многократной продаже или ином отчуждении пистолетов и револьверов

Описание: ATF форма F3310. 4

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-078 | Акты купли-продажи и исполнительного производства – Шериф

Описание: Учет предметов, проданных на открытом аукционе шерифом

Срок хранения: 7 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

LG-19-079A и LG-19-079B | Видео безопасности и наблюдения (статическое)

Описание: Видео безопасности: видео для здания или отдела, которое отслеживает действия или движение в отделе или здании.Видеонаблюдение (статическое): цифровые или аналоговые видеозаписи и изображения из систем безопасности агентства. В эту серию также входят цифровые или звуковые голосовые записи радио- или телефонных переговоров.

Сохранение: (LG-19-079A) Известный инцидент/несчастный случай: сохранить до урегулирования претензий; (LG-19-079B) Нет известных происшествий/происшествий: 30 дней.

Обновлено: 17 октября 2017 г.

ЛГ-19-080 | Регистрационные записи сексуальных преступников

Описание: Информация, собранная для внесения сексуальных преступников в реестр

Срок хранения: 7 лет после того, как владелец регистрации переезжает или иным образом удаляется из-под юрисдикции

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-081 | Журналы повесток, офицер

Описание: Документы о вызове офицера общественной безопасности на судебное заседание

Хранение: 3 года после вынесения решения по делу

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-082 | Временные охранные судебные приказы

Описание: Записи, подтверждающие выдачу судом временных охранных ордеров

Срок хранения: 3 года после истечения срока действия

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-083 | Журнал цитирования трафика

Описание: Список штрафов за нарушение правил дорожного движения и других штрафов за нарушение правил дорожного движения, выданных вместе с датами суда и соответствующими штрафами

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-084 | Цитаты о дорожном движении – предупреждения

Описание: Предупреждения водителям о возникновении неисправностей оборудования, таких как перегоревшая фара

Срок хранения: 2 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-091 | Планы учебных занятий

Описание: Документация планов обучения, включая предмет, деятельность и/или проект

Срок хранения: 2 года

Обновлено: 17 октября 2017 г.

ЛГ-19-085 | Файлы доверенной учетной записи – Шериф

Описание: Административный и бухгалтерский учет трастовых счетов несовершеннолетних, открытых по решению суда

Срок хранения: 10 лет после закрытия

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-086 | Унифицированные дорожные вызовы, повестки, обвинения и предупреждения

Описание: Документы о нарушениях ПДД

Срок хранения: 2 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

LG-19-068A и LG-19-068B | Видеоматериалы с нательных камер/видеорегистраторов/беспилотных камер

Описание: Видеозаписи с нательных устройств правоохранительных органов и устройств, расположенных на транспортных средствах правоохранительных органов или внутри них.

Хранение: (LG-19-068A) 180 дней, кроме (LG-19-068B), если запись является частью уголовного расследования, показывает дорожно-транспортное происшествие, задержание или арест человека или показывает правоохранительные органы применение офицером силы, а затем сохраняется на 30 месяцев.

Обновлено: 17 октября 2017 г.

ЛГ-19-087 | Приказные документы – Шериф

Описание: Запись о получении и принятии мер по гражданским процессам (кроме исполнительных листов), выданная судом в департамент шерифа

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

Архив Джорджии, 5800 Jonesboro Road, Morrow, GA 30260
www.georgiaarchives.org

Графики хранения документов местных органов власти

ЛГ-19-001 | 911 Записи экстренных вызовов

Описание: Цифровые или аналоговые записи экстренных вызовов, обрабатываемые центром 911

Срок хранения: 3 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-002 | Отчеты об авариях, опасные материалы

Описание: Отчеты о несчастных случаях, связанных с разливом или возгоранием опасных материалов

Срок хранения: 50 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-004 | Отчеты о несчастных случаях, частная собственность

Описание: Сообщения о несчастных случаях на частной территории

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 17 октября 2017 г.

ЛГ-19-003 | Отчеты об авариях, трафик

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 17 октября 2017 г.

ЛГ-19-005 | Отчеты о поездках скорой помощи

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-006 | Записи истории болезни животных

Описание: Истории болезни (карточки) ведутся на всех животных, поступивших в приют для животных

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-008 | Отчеты о работе приюта/службы контроля животных

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-007 | Отчеты и журналы приема животных

Описание: Записи, документирующие потребление животными

Срок хранения: 2 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-009 | Цитаты и отчеты по стерилизации животных

Описание: Записи, документирующие стерилизацию животных

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-010 | Заявления о передаче и регистрации огнестрельного оружия с уплатой налога

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-011 | Сводная статистика арестов и вынесения приговоров

Описание: Сводка ежедневных, ежемесячных и годовых сумм арестов

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

LG-19-013A, B и C | Ордер на арест

Описание: Повестка для лица, явившегося или не явившегося в суд для вынесения приговора

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-012 | Ордера на арест, отзыв

Описание: Эти повестки позже отозваны судом, выдавшим

Срок хранения: 2 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-014 | Заявление на получение лицензии ATF для коллекционера редкостей и реликвий

Описание: Документ о покупке огнестрельного и другого оружия в качестве предметов коллекционирования

Срок хранения: 1 год

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-015 | Протоколы испытаний и технического обслуживания автоматических аварийных сигналов

Срок хранения: 5 лет

LG-19-016A и LG-19-016B | Отчеты об испытаниях дыхания

Описание: Ведутся отчеты о лицах, прошедших дыхательные тесты для определения уровня алкоголя

Хранение: (LG-19-016A) Отрицательные результаты: 4 года; (LG-19-016B) Положительные результаты: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-017 | Квитанция об облигации наличными

Описание: Учет залогов, сделанных в отношении лиц, обвиняемых в совершении уголовных преступлений

Срок хранения: 5 лет

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-018 | Денежные поступления по облигациям

Срок хранения: 10 лет после года создания записи

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-019 | Денежные облигации, изъятые

Описание: Записи, подтверждающие перевод конфискованных денежных облигаций казначею округа

Срок хранения: 3 года

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

ЛГ-19-020 | Файлы сертификации/оценки на месте, Программа сертификации правоохранительных органов штата

Срок хранения: 2 года после подтверждения сертификации/повторной сертификации

Обновлено: 05 апреля 2017 г.

1 2 3 4 5 Следующий ”

↑ Топ

Хранение записей | Охрана окружающей среды и безопасность

Доступ к медицинской документации	Обучение	29 CFR 1910.1020(г)(1)	Не указано	5 лет	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Автовышки и автовышки	Обучение	29 CFR 1926. 453	3 года	5 лет	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Инвентаризация выбросов в атмосферу	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды			Услуги объектов
Мониторинг воздуха – любой опасный материал	Промышленная гигиена	OSHA			EHS офис
Мониторинг воздуха – мышьяк	Промышленная гигиена	29 CFR 1910.1018(к)	От 40 до 20 лет после даты последнего трудоустройства работника	50 лет	EHS офис
Мышьяк	Обучение	29 CFR 1910.1018	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Рентгеновские лучи с мышьяком	Медицинский мониторинг	29 CFR 1910.1018 (q)(2)	5 лет	5 лет	Здоровье сотрудников
Асбест – Массовая выборка	Экологический менеджмент	Агентство по охране окружающей среды	3 года		Услуги объектов
Асбест – индивидуальный отбор проб	Промышленная гигиена	29 CFR 1910. 1001 (м)	30 лет	50 лет	EHS офис
Обучение осведомленности об асбесте	Обучение	29 CFR 1910.1001 (м)(4)	1 год после даты последнего трудоустройства	50 лет	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Асбест – медицинский контроль	Медицинский мониторинг	29 CFR 1910.1001 (м)(3)	30 лет	50 лет	Здоровье сотрудников
Асбестосодержащие материалы – объективные данные	Промышленная гигиена	OSHA 1926.1101(n)(1)(i) также 29 CFR 1910.1001 (m)(2)	Не указано	20 лет
Асбестосодержащие материалы – превентивные меры или меры реагирования	Соответствие экологическим требованиям	EPA 763.94 Ведение учета.	3 года
Асбестосодержащие материалы — место удаления	Соответствие экологическим требованиям	EPA 763. 94 Ведение учета.	Через 3 года после очередной повторной проверки		Сервисное обслуживание, TN Fitts
Инспектор по асбесту	Обучение	29 CFR 1910.1001	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Руководитель проекта по асбесту	Обучение	29 CFR 1910.1000	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Асбестосодержащие материалы – периодическое наблюдение	Соответствие экологическим требованиям	EPA 763.94 Ведение учета.	3 года		Сервисные услуги или EHS
Калибровка аудиометра (ежегодная)	Медицинский мониторинг	29 CFR 1910.95 – Приложение C и E	Не указано	3 года	Здоровье сотрудников
Аудиометрическое тестирование — базовое и ежегодное	Медицинский мониторинг	29 CFR 1910. 95	От 40 до 20 лет после последнего места работы работника	50 лет	Здоровье сотрудников
Аудиометрия – функциональный тест (ежедневно)	Медицинский мониторинг	29 CFR 1910.95	Не указано		Здоровье сотрудников
Калибровка аудиометрии – Каждые 2 года – Полная	Медицинский мониторинг	29 CFR 1910.95	Не указано		Здоровье сотрудников
Сертификация шкафа биобезопасности	Биобезопасность	АНСИ НСФ 49	Текущий		Снаружи шкафа
Патогены, передающиеся через кровь	Обучение	29 CFR 1910.1030	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Патогены, передающиеся через кровь – отказ от иммунизации	Медицинские записи	29 CFR 1910. 1030	От 40 до 20 лет после даты последнего трудоустройства работника	50 лет	Здоровье сотрудников
Патогены, передающиеся через кровь – лечение после контакта и последующее наблюдение	Медицинские записи	29 CFR 1910.1030	От 40 до 20 лет после даты последнего трудоустройства работника	50 лет	Здоровье сотрудников
Передающиеся через кровь патогены Вакцинация против HEP B	Медицинские записи	29 CFR 1910.1030	От 40 до 20 лет после даты последнего трудоустройства работника	50 лет	Здоровье сотрудников
Отчеты об инспекции зданий	Общая безопасность	Не указано	Не указано	10 лет	EHS офис
Испытания химических вытяжных шкафов	Лабораторная безопасность	Не указано	Не указано	10 лет	Управление EHS и радиационной безопасности
План химической гигиены	Обучение	29 CFR 1910. 1450	Не указано	3 года	Файлы отдела
Запасы химических веществ	Лабораторная безопасность	29 CFR 1910.1020(d)	30 лет	50 лет	Сервер сервисных услуг
Контроль зазора воздуха – асбест	Экологический менеджмент	Агентство по охране окружающей среды	30 лет после последнего места работы		Услуги объектов
Баллоны со сжатым газом	Обучение	OSHA	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Замкнутое пространство – завершенные разрешения	Общая безопасность	29 CFR 1910.146 (д)(6)	3 года	3 года	Файлы отдела
Вход в замкнутое пространство	Обучение	29 CFR 1910.146 (г)	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Переписка с EPA	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды	Не указано	20 лет	EHS офис
Переписка с TOSHA	Общая безопасность	OSHA	Не указано	20 лет	EHS офис
DOT — грузоотправители опасных материалов	Обучение	ДОТ	3 года	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
План обеспечения безопасности DOT	Соответствие экологическим требованиям	ДОТ	Ежегодно	Ежегодно	EHS офис
Методы работы по электробезопасности	Обучение	29 CFR 1910. 332	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
План действий в чрезвычайных ситуациях	Обучение	29 CFR 1910.38	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Отчеты о несчастных случаях сотрудников	Общая безопасность	Требования штата	5 лет		Управление по компенсации работникам
Системы сигнализации для сотрудников	Обучение	29 CFR 1910.165	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Записи о воздействии на сотрудников	Промышленная гигиена	29 CFR 1910.1020(d)	30 лет	50 лет	EHS офис
Медицинские карты сотрудников	Медицинский мониторинг	29 CFR 1910.1020(d)	Стаж работы плюс 30 лет	50 лет	Здоровье сотрудников
Годовой отчет EPCRA	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды	Не указано	30 лет	EHS офис
Защита от падения	Обучение	29 CFR 1926. 503	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Пожар
План предотвращения пожаров	Обучение	29 CFR 1910.39	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Проверка системы пожарной сигнализации	Пожарная безопасность	Код пожарной безопасности	Не указано	3 года	Огонь
Пожарные дрели	Пожарная безопасность	Код пожарной безопасности	Не указано	3 года	EHS офис
Фирма по производству огнетушителей — уполномоченная фирма	Пожарная безопасность	Код пожарной безопасности	Не указано	3 года	EHS офис
Инвентарь огнетушителей	Пожарная безопасность	Код пожарной безопасности	Не указано	3 года	EHS офис
Огнетушители – Ежемесячный отчет о проверках	Пожарная безопасность	Код пожарной безопасности	Не указано	3 года	EHS офис
Пожарный инспектор – лицензированный техник	Пожарная безопасность	Государственное лицензирование	Не указано	3 года	EHS офис
Нарушения системы противопожарной защиты	Пожарная безопасность	OSHA	Не указано	3 года	EHS офис
Испытания системы противопожарной защиты	Пожарная безопасность	Код пожарной безопасности	Не указано	3 года	Услуги объектов
Системы пожаротушения	Обучение	29 CFR 1910. 160	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Первая помощь	Обучение	29 CFR 1910.151	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Эксплуатация вилочного погрузчика	Обучение	29 CFR 1910.178	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Формальдегид	Обучение	29 CFR 1910.1048 (о)	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Формальдегид – контроль воздуха человека	Промышленная гигиена	29 CFR 1910.1048 (о)(5)(i)	30 лет	40 лет	EHS
Формадлхайд – медицинское наблюдение	Гигиена труда	29 CFR 1910.1048 (о)(5)	Стаж работы плюс 30 лет	40 лет	Здоровье сотрудников
Сообщение об опасности	Обучение	29 CFR 1910. 1200	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Опасные отходы – годовые отчеты	Соответствие экологическим требованиям	40 CFR 372 c	3 года	50 лет	EHS офис
Опасные отходы – годовые отчеты, транспортировка за пределы площадки	Соответствие экологическим требованиям	40 CFR 372 c	3 года	50 лет	EHS офис
План мероприятий по обращению с опасными отходами	Соответствие экологическим требованиям	40 CFR 373-4	Сохранить текущий	5 лет для прошлых копий	EHS офис
Определение опасных отходов	Соответствие экологическим требованиям	40 CFR 372 c	3 года	50 лет	EHS офис
Управление опасными отходами	Обучение	40 CFR 373-3. 3	3 года после даты последнего трудоустройства		IRIS – Организация мероприятий или отдел
Ведомости опасных отходов	Соответствие экологическим требованиям	40 CFR 262	3 года	50 лет	EHS офис
План сокращения опасных отходов	Соответствие экологическим требованиям	Закон Теннесси об опасных отходах 1990 г.	3 года	5 лет для прошлых копий	EHS офис
Выпуск опасных отходов	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды			Офис EHS, Сервисное обслуживание
ХАЗВОПЕР	Обучение	29CFR 1910.120	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Сохранение слуха	Обучение	29 CFR 1910. 95	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Разрешение на огневые работы	Общая безопасность	OSHA	3 года
IATA — Грузоотправители опасных материалов	Обучение	ДОТ	3 года	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Требуемые документы IBC	Биобезопасность	МБК	3 года после истечения срока действия или прекращения действия		IBC офис
Временные планы обеспечения безопасности жизнедеятельности	Пожарная безопасность	Код пожарной безопасности	Не указано		EHS
Защита от лазера	Обучение	OSHA	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Свинцовая краска Фирма	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды
Ведущий инспектор по окраске – Сертификация	Обучение	Агентство по охране окружающей среды	3 года	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Уведомление о свинцовой краске для жилых помещений с детьми – подтверждение получения	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды	Не указано	10 лет	Файлы отдела
Специалист по оценке рисков, связанных со свинцовой краской, — Сертификация	Обучение	Агентство по охране окружающей среды	3 года	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Результаты отбора проб свинцовой краски для детских садов и детских учреждений	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды	Не указано	10 лет	EHS офис
Испытания системы местной вытяжной вентиляции	Общая безопасность	Не указано	Не указано	3 года	EHS офис
Блокировка/маркировка	Обучение	29 CFR 1910. 147	3 года	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Блокировка/маркировка – Ежегодный аудит	Общая безопасность	OSHA	Не указано	3 года	Файлы отдела
Паспорта безопасности материалов (MSDS)	Управление опасными материалами	29 CFR 1910.1200	От 40 до 20 лет после даты последнего трудоустройства работника	50 лет	EHS офис
Медицинская оценка использования респиратора	Медицинский мониторинг	29 CFR 1910.134	От 40 до 20 лет после даты последнего трудоустройства работника	50 лет	EHS офис
Медицинские записи для лиц, применяющих пестициды	Медицинские записи	ДОА	От 40 до 20 лет после даты последнего трудоустройства работника	50 лет	Здоровье сотрудников
Бланки медицинского осмотра – использование респиратора	Медицинский мониторинг	29 CFR 1910. 134	От 40 до 20 лет после даты последнего трудоустройства работника	50 лет	EHS офис
Медицинское наблюдение – перед приемом на работу, ежегодное увольнение для Hazwoper	Медицинский мониторинг	OSHA	От 40 до 20 лет после даты последнего трудоустройства работника	50 лет	Здоровье сотрудников
Медицинское наблюдение после воздействия –	Медицинский мониторинг	Агентство по охране окружающей среды	От 40 до 20 лет после даты последнего трудоустройства работника	50 лет	Здоровье сотрудников
Разлив моторного масла объемом более 25 галлонов	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды			EHS офис
Калибровка шумомера	Промышленная гигиена	29 CFR 1910.95	Не указано	3 года	EHS офис
Мониторинг шума	Промышленная гигиена	29 CFR 1910. 95(м)(3)	2 года	10 лет	EHS офис
Вывоз универсальных отходов за пределы площадки	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды	3 года		Услуги объектов
OSHA 300 Конец года	Общая безопасность	OSHA	7 лет		Управление по компенсации работникам
Кислородно-газовая сварка и резка	Обучение	29 CFR 1910.253(а)(4)	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Средства индивидуальной защиты	Обучение	29 CFR 1910.132	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Средства индивидуальной защиты – оценка	Общая безопасность	29 CFR 1910.132	Не указано	10 лет	Файлы отдела
Протоколы применения пестицидов	Экологический менеджмент	ДОА			Служба инфраструктуры, Спортивный департамент
Записи о применении пестицидов – использованный пестицид, целевой вредитель, имя аппликатора, дата, разбавление, владелец собственности, норма применения	Соответствие экологическим требованиям	ТСА 0080-06-14-. 12	2 года	5 лет	Служба инфраструктуры, спортивный отдел
Мнение врача – Аудиометрическое исследование	Медицинский мониторинг	29 CFR 1910.95	От 40 до 20 лет после даты последнего трудоустройства работника		Здоровье сотрудников
Переносные огнетушители	Обучение	29 CFR 1910.157	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Проверка прилегания респиратора	Промышленная гигиена	29 CFR 1910.134	До проведения следующей проверки на пригодность	3 года	EHS офис
Респираторы	Обучение	29 CFR 1910.134	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Респираторы, используемые в чрезвычайных ситуациях – ежемесячная проверка	Общая безопасность	OSHA			EHS офис
Отчеты о жалобах на безопасность и здоровье	Общая безопасность	Не указано	Не указано	10 лет	EHS офис
SPCC – периодическая проверка резервуаров	Соответствие экологическим требованиям	40 CFR 112	3 года		Офис EHS, служба эксплуатации
Контроль и противодействие разливу	Обучение	40 CFR 112	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Паровая установка — Ежемесячный осмотр	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды			Услуги объектов
Паровая установка – Ежегодные ливневые стоки – Оценка площадки	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды	3 года		Услуги объектов
Паровая установка – ежегодный анализ ливневых вод	Экологический менеджмент	Агентство по охране окружающей среды	3 года		Услуги объектов
Паровая установка – ежеквартальный визуальный осмотр ливневых стоков	Экологический менеджмент	40 CFR			EHS
Ливневая вода – маслоотделитель – периодическая проверка и техническое обслуживание	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды			Услуги объектов
Предотвращение загрязнения ливневыми водами – паровая установка	Обучение	Агентство по охране окружающей среды	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Посещения сайта TDEC	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды			EHS офис
Посещения сайта TOSHA	Общая безопасность	OSHA			EHS офис
Подземные резервуары для хранения – закрытые чистые	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды		50 лет
Подземные резервуары для хранения – отчеты о сбросах	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды
Подземные резервуары для хранения – обнаружение утечек	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды			Автопарк
Подземные резервуары для хранения – Разрешения	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды	3 года	50 лет	Услуги объектов
Резервуары для подземного хранения – проверка разливного ковша	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды	3 года	50 лет	Автопарк
Подземные резервуары для хранения – испытание на герметичность	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды	3 года	50 лет	Автопарк
Универсальные отходы	Обучение	40 CFR	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел
Отчеты о несчастных случаях/инцидентах посетителей	Общая безопасность	Требования штата	7 лет		Управление рисками
Горелка на отработанном масле – проверка состава масла	Агентство по охране окружающей среды	Агентство по охране окружающей среды			Автопарк
Горелка на отработанном масле – Разрешения	Агентство по охране окружающей среды	Агентство по охране окружающей среды			Автопарк
Ежегодный отбор проб сточных вод для сброса	Соответствие экологическим требованиям	Агентство по охране окружающей среды
Дуговая сварка, резка	Обучение	29 CFR 1910. 254 (д)(1)	Не указано	3 года	IRIS – Организация мероприятий или отдел

Таблица сохранения записей | Политики

г.

Академические/студенческие записи	Нарушения Кодекса академической честности		Прием в школу/колледж	Запись окончательного решения по правонарушениям, которые приводят к отстранению или исключению: постоянно. Все остальные записи: 7 лет.
Академические/студенческие документы	Академический персонал		Записи академического поиска	См. Позитивные действия/равные возможности Раздел
Академические/студенческие записи	Данные о приеме для абитуриентов, зарегистрировавшихся по номеру		Приемная комиссия, Индивидуальные приемные комиссии для выпускников	5 лет после выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие документы	Данные о приеме для кандидатов, которые не зарегистрировались, независимо от того, приняты они или отклонены		Приемная комиссия, Индивидуальные приемные комиссии для выпускников	Через 2 недели после начала семестра, на который абитуриент подавал заявку
Академические/студенческие записи	Записи продвинутого уровня и другие записи/баллы вступительных тестов		Регистратор, офис университета	5 лет после выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие документы	Ежегодные заявления о раскрытии информации о конфликте интересов		Управление соответствия требованиям исследований	3 года
Академические/студенческие документы	Заявления на выпускной		Прием в школу/колледж	1 год после выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие записи	Разрешения на аудит и записи		Регистратор, офис университета	Через 1 год после даты отправки
Академические/студенческие документы	Каталоги		Регистратор, офис университета (исключения: MED, SDM, LAW сохраняют свои)	Постоянный
Академические/студенческие документы	Изменение форм курсов – дополнительное образование, летние сессии и заочная форма обучения		Управление непрерывного образования и летних сессий	1 год после подачи
Академические/студенческие записи	Изменение на идентификационный номер студенческого университета (UID)		Регистратор, офис университета	Постоянный
Академические/студенческие документы	Списки классов (оригинал)		Регистратор, офис университета	Постоянный
Академические/студенческие документы	Согласие на раскрытие информации, позволяющей установить личность (запросы о неразглашении)		Регистратор, офис университета	Хранится до следующего учебного года, подписи хранятся 5 лет
Академические/студенческие документы	Корреспонденция, актуальная		Приемная комиссия, Индивидуальные приемные комиссии для выпускников	5 лет после выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие записи	Курсы		Регистратор, офис университета	Постоянный
Академические/студенческие документы	Утверждения кредита/отсутствия кредита (аудит, пройдено/не пройдено и т. д.)		Регистратор, офис университета	Через 1 год после даты отправки
Академические/студенческие документы	Кредит по экзаменационным записям		Регистратор, офис университета	5 лет после выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие документы	Разрешения на изменение учебной программы		Прием в школу/колледж	5 лет после выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие документы	Степени, классы и статистика зачисления		Регистратор, офис университета	Постоянный
Академические/студенческие документы	Дисциплинарные записи – Студенты (выводы о нарушениях и соответствующие материалы дела)		Офис декана по делам студентов	Запись окончательного решения по правонарушениям, которые приводят к отстранению от занятий или исключению из школы: навсегда Все остальные записи: 7 лет с момента выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие документы	Проверка регистрации		Регистратор, офис университета	1 год с даты зачисления
Академические/студенческие документы	Отчеты о вступительных экзаменах		Приемная комиссия, Индивидуальные приемные комиссии для выпускников	5 лет после выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие документы	Отчеты о финансовой помощи (заявители, которые зарегистрировались)	Включая федеральные ссудные записи Perkins	Финансовая помощь, офис	Через 5 лет после окончания премиального периода
Академические/студенческие документы	Формы изменения класса		Регистратор, офис университета	Постоянный
Академические/студенческие документы	Листы оценок		Регистратор, офис университета	Постоянный
Академические/студенческие документы	Журналы оценок (профессора)		Прием в школу/колледж	5 лет
Академические/студенческие документы	Списки выпускников		Регистратор, офис университета	Постоянный
Академические/студенческие документы	Форма для иностранных студентов	Визовая документация и т. д.	Офис иностранных студентов и ученых	5 лет
Академические/студенческие документы	Рекомендательные письма (зачисленные студенты)		Прием в школу/колледж	5 лет после выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие документы	Изменение имени		Регистратор, офис университета	5 лет после выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие документы	Листы исходного качества		Регистратор, офис университета	Постоянный
Академические/студенческие документы	Медицинские карты пациентов		Медицинская служба студентов	20 лет после окончательной обработки
Академические/студенческие документы	Личные дела, письма о назначении и формы		См. отдел кадров	См. отдел кадров
Академические/студенческие документы	Расовая/этническая статистика		Управление институциональных исследований	Постоянный
Академические/студенческие документы	Материалы для набора (зачисленные студенты)		Прием в школу/колледж	5 лет после выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие документы	Свидетельства о проживании (зачисленные студенты)		Прием в школу/колледж	До даты зачисления
Академические/студенческие документы	Документы об изменении места жительства (с нерезидента на резидента)		Подлежит уточнению	5 лет после выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие документы	Расписание занятий (институциональное)		Регистратор, офис университета	Постоянный
Академические/студенческие документы	Расписания занятий учащихся		Регистратор, офис университета	1 год с даты выпуска или даты последнего посещения
Академические/студенческие документы	Отказ студентов от права доступа (зачислено студентов)		Приемная комиссия Индивидуальный выпускник Приемная комиссия	До выпуска или даты последнего посещения
Академические/студенческие документы	Отстранения и увольнения		Прием в школу/колледж	5 лет после выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие документы	Досье о сроках пребывания в должности или продвижении по службе		Канцелярия проректора	Если иск одобрен, 3 года; в случае отказа в пребывании в должности – 7 лет с момента окончания срока полномочий
Академические/студенческие документы	Стенограммы		Регистратор, офис университета (исключения: MED, SDM, LAW сохраняют свои)	Постоянный
Академические/студенческие документы	Стенограммы – Средняя школа и другие колледжи (зачисленные абитуриенты)		Прием в школу/колледж	5 лет после выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие документы	Передача кредитных оценок		Регистратор, офис университета	5 лет после выпуска
Академические/студенческие документы	Решения попечителей в отношении академического персонала и назначенных руководителей		Управление попечителей	Постоянный
Академические/студенческие документы	Ветеранские сертификаты администрации		Регистратор, офис университета	5 лет после выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие документы	Разрешения на снятие средств/отпуска – аспиранты и учащиеся профессиональных школ		Регистратор профессиональной школы высшей школы	После выпуска или дата последнего посещения
Академические/студенческие документы	Разрешения на снятие средств/отпуска – студенты бакалавриата		Университетский сервисный центр для студентов бакалавриата	2 года
Академические/студенческие записи	Данные о приеме: официальные снимки переписи населения в середине семестра	Данные уровня записи для абитуриентов и зачисленных студентов и аспирантов, импортированные в хранилище академических данных	Академическое хранилище данных (ADW)	Постоянный
Академические/студенческие записи	Данные о поступлении: ежедневные снимки поступлений	Данные уровня записи для абитуриентов и зачисленных студентов и аспирантов, импортированные в хранилище академических данных	Академическое хранилище данных (ADW)	Все снимки в течение последнего учебного года цикла приема плюс предыдущие три академических года
Академические/студенческие записи	Зачисление студентов: официальные снимки середины семестра и официальные итоговые снимки переписи населения	Данные уровня записи для зачисленных студентов, импортированные в хранилище академических данных	Академическое хранилище данных (ADW)	Постоянный
Академические/студенческие записи	Зачисление учащихся: еженедельные снимки регистрации	Данные уровня записи для зачисленных студентов, импортированные в хранилище академических данных	Академическое хранилище данных (ADW)	Все снимки за последний семестр регистрации, на который открыта регистрация или предыдущие три академических года
Академические/студенческие записи	Данные преподавателей: официальные снимки переписи населения за ключевые отчетные периоды	Данные уровня записи для преподавателей или преподавательского состава, импортированные в хранилище академических данных	Академическое хранилище данных (ADW)	Постоянный
Академические/студенческие записи	Данные факультета: двухмесячные моментальные снимки	Данные уровня записи для преподавателей или преподавательского состава, импортированные в хранилище академических данных	Академическое хранилище данных (ADW)	Все моментальные снимки текущего финансового года плюс три предыдущих финансовых года.
Бухгалтерский учет и финансы	Выверка счетов (балансовый отчет)		Соответствующий отдел	7 лет
Бухгалтерский учет и финансы	Ваучеры по счетам к оплате и вложения		Отдел кредиторской задолженности	7 лет
Бухгалтерский учет и финансы	Отчеты о дебиторской задолженности, централизованно формируемые		Прочая дебиторская задолженность	7 лет
Бухгалтерский учет и финансы	Отчеты о дебиторской задолженности, созданная единица		Соответствующий отдел	7 лет
Бухгалтерский учет и финансы	Ежегодные заявления о раскрытии информации о конфликте интересов		Управление попечителей	7 лет
Бухгалтерский учет и финансы	Годовые финансовые отчеты и рабочие документы		Общий бухгалтерский учет	Постоянный
Бухгалтерский учет и финансы	Банковские записи	Включая записи о депозитах и снятии средств, банковские выписки и сверки, аннулированные и аннулированные чеки	Общий бухгалтерский учет	7 лет
Бухгалтерский учет и финансы	Платежные записи		Соответствующий отдел	7 лет
Бухгалтерский учет и финансы	Внешняя отчетность по облигациям и долгам – окончательные исполненные копии	Заключительные отчеты и отчеты, выпущенные для выпуска долговых обязательств и обслуживания финансового инструмента и/или отраженные в выписке по облигациям (включая окончательные POS и OS). Включает нормативные и текущие раскрытия в течение всего срока действия финансового инструмента, а также информацию о ценах на облигации. К банковским документам относятся окончательные оформленные документы.	Казначейство	Срок действия облигации/свопа/долгового инструмента плюс 7 лет
Бухгалтерский учет и финансы	Выпуск облигаций или финансовый анализ – не утверждено	Проекты, которые не продвигаются и не возрождаются	Казначейство	Не более 2 лет с момента последней существенной редакции
Бухгалтерский учет и финансы	Записи о капитальном оборудовании и инвентаризация оборудования		Финансовые операции после награждения	Записи об оборудовании, приобретенном на федеральные средства, должны храниться в течение 3 лет после окончательного распоряжения UG 200.333 (с). Если какие-либо записи находятся в стадии рассмотрения, аудита или судебного разбирательства, они должны сохраняться до тех пор, пока вопрос не будет урегулирован.
Бухгалтерский учет и финансы	Денежные поступления		Кассир университета	7 лет
Бухгалтерский учет и финансы	Амортизационные записи		Общий бухгалтерский учет	Жизнь актива
Бухгалтерский учет и финансы	Сертификаты усилия		Финансовые операции после награждения	3 года с даты подачи окончательного отчета о расходах или дольше, если этого требует предоставляющая организация.UG 200.333. Если какие-либо записи находятся в стадии рассмотрения, аудита или судебного разбирательства, они должны сохраняться до тех пор, пока вопрос не будет урегулирован.
Бухгалтерский учет и финансы	Окончательная подтверждающая документация для выпуска облигаций или долговых обязательств (включая выпуск облигаций, банковские соглашения и свопы)	Распределение поступлений от облигаций, доходы от поступлений по облигациям, расчет скидок и выплаты	Казначейство	Срок действия облигации плюс 7 лет
Бухгалтерский учет и финансы	Финансовые отчеты, подготовленные для целей надзора со стороны руководства (например,грамм. Ежедневный отчет о показателях и т. д.)		Казначейство	3 года. В зависимости от характера материалов срок хранения может быть продлен
Бухгалтерский учет и финансы	Расчет нормы косвенных затрат		Финансовые операции после награждения	3 года после даты подачи. UG 200.333 (f)(1). Если какие-либо записи находятся в стадии рассмотрения, аудита или судебного разбирательства, они должны сохраняться до тех пор, пока вопрос не будет урегулирован.
Бухгалтерский учет и финансы	Внутренние финансовые соглашения	Отчеты, созданные для анализа прогнозов, необходимых для внутреннего принятия решений	Казначейство	2 года с момента окончания договора или погашения кредита, в зависимости от того, что наступит раньше
Бухгалтерский учет и финансы	Запасы		Управление недвижимостью	Жизнь актива
Бухгалтерский учет и финансы	Записи в журнале		Общий бухгалтерский учет	7 лет
Бухгалтерский учет и финансы	Материальная информация, подтверждающая записи журнала		Казначейство	7 лет с даты записи в журнале
Бухгалтерский учет и финансы	Новые учетные записи и резервная документация		Общий бухгалтерский учет	7 лет после закрытия счета
Бухгалтерский учет и финансы	Неокончательные рабочие документы по выпуску облигаций или долговых обязательств (включая выпуск облигаций, банковские соглашения и свопы)		Казначейство	Срок действия облигации плюс 7 лет
Бухгалтерский учет и финансы	Платежная документация по закупочной карте		Администратор P-Card отдела	7 лет
Бухгалтерский учет и финансы	Расчет тарифов сервисного центра		Финансовые операции после награждения	3 года после окончания Финансового года, на который распространяется расчет ставки; УГ 200. 333(f)(2). Если какие-либо записи находятся в стадии рассмотрения, аудита или судебного разбирательства, они должны сохраняться до тех пор, пока вопрос не будет урегулирован.
Бухгалтерский учет и финансы	Обмен внешними отчетами — окончательные выполненные копии		Казначейство	Срок действия свопа плюс 7 лет
Бухгалтерский учет и финансы	Возмещение командировочных расходов и вложения		Отдел кредиторской задолженности	7 лет
Бухгалтерский учет и финансы	Рабочие документы аудита университета		Внутренний аудит	7 лет
Работа с выпускниками и развитие	Отчеты выпускников		Подарки и отчеты о развитии	Постоянный
Работа с выпускниками и развитие	Подарочные записи		Подарки и отчеты о развитии	7 лет
Работа с выпускниками и развитие	Оригиналы соглашений о подарочных письмах, все остальные		Общий бухгалтерский учет/развитие	Постоянный
Работа с выпускниками и развитие	Запланированные подарки (трасты, пожизненный доход, соглашения, аннуитеты), подарки в виде недвижимости		Подарок и отчеты о разработке	Постоянный
Управление строительством и объектами	Исполнительные чертежи		Управление объектами и планирование	Постоянный
Управление строительством и объектами	Контракты и соглашения		Управление объектами и планирование	14 лет
Управление строительством и объектами	Записи о доступе к электронным картам	Включая записи доступа к карточке здания	ИСиТ	4 года
Управление строительством и объектами	Записи о ремонте		Управление объектами и планирование	7 лет
Корпоративные записи	Записи об аккредитации		Канцелярия Президента	Постоянный
Корпоративные записи	Учредительный договор		Управление попечителей	Постоянный
Корпоративные записи	Протокол Совета попечителей		Управление попечителей	Постоянный
Корпоративные записи	Устав		Управление попечителей	Постоянный
Корпоративные записи	Устав		Управление попечителей	Постоянный
Равные возможности/ позитивные действия	Планы позитивных действий		Управление равных возможностей	7 лет
Равные возможности/ позитивные действия	Федеральная и государственная обязательная статистика и отчеты		Управление равных возможностей	7 лет
Равные возможности/ позитивные действия	Неакадемические поисковые материалы и документы, подтверждающие решения о приеме на работу		Соответствующий отдел	3 года с даты назначения
Равные возможности/ позитивные действия	Материалы для академического поиска и документы, подтверждающие решения о приеме на работу		Соответствующий отдел	3 года с даты назначения
Равные возможности/ позитивные действия	Жалобы на незаконную дискриминацию и домогательства		Управление равных возможностей	Постоянный
Отдел кадров	Сертификаты страхования, соглашения о возмещении убытков, контракты и страховые полисы для льгот		Отдел кадров	Постоянный
Отдел кадров	Претензии умерших сотрудников		Отдел кадров	7 лет после даты смерти
Отдел кадров	Персональное дело сотрудника (сотрудника), внефакультетское	Включая документы о приеме на работу (заявление, сопроводительное письмо, резюме, письмо с предложением), описания должностей, унаследованные документы, записи о приеме на работу, формы о назначении / заработной плате, записи о заработной плате и компенсации, изменения статуса (повышение по службе, перевод, временное назначение, увольнение, увольнение / увольнение ), служебные аттестации (оценка эффективности, корреспонденция о производительности, корректирующие действия, поощрения) и корреспонденция, связанная с должностью (относящаяся к работе, заявлениям о дискриминации, несправедливой оплате и т. д.) Официальное дело сотрудника не включает , а не : записи о проверке рекомендаций, записи о проверке биографических данных, формы освобождения от работы, заявки на пособие по безработице и соглашения о конфиденциальности . Эти записи хранятся в отделе кадров или в соответствующем отделе при приеме на работу.	Отдел кадров	7 лет после разлуки
Отдел кадров	Файлы льгот сотрудников (преподаватели и сотрудники)	Включая формы долгосрочной нетрудоспособности	Отдел кадров	7 лет после разлуки
Отдел кадров	Личные дела преподавателей	Включая документы о приеме на работу, отчеты о заработной плате, изменения статуса, пребывание в должности/повышение по службе, выход на пенсию/увольнение и рекомендации по назначению	Школа/колледж по трудоустройству	7 лет после разлуки
Отдел кадров	Файлы льгот для преподавателей и сотрудников	Включая регистрационные формы, формы заявлений, назначения бенефициаров, заявления о компенсации работникам, документы MLOA/FMLA, формы долгосрочной нетрудоспособности	Отдел кадров	Постоянный
Отдел кадров	Федеральные требования к отчетности: социальные пособия и другие планы дополнительных льгот	я. э., 5500-е гг.	Отдел кадров	Постоянный
Отдел кадров	Файлы для сотрудников-инвалидов		Отдел кадров	Постоянный
Отдел кадров	Формы I-9 (преподаватели и сотрудники)		Отдел кадров	3 года или 1 год после увольнения (в зависимости от того, что больше)
Отдел кадров	Формы I-9 (студенты)		Отдел кадров	Через 3 года после даты трудоустройства или через 1 год после увольнения (в зависимости от того, что больше)
Отдел кадров	Индивидуальные трудовые договоры		Отдел кадров или соответствующий отдел	7 лет после разлуки
Отдел кадров	Производственная травма или заболевание, записи, относящиеся к занятости		Отдел кадров	5 лет
Отдел кадров	Медицинские карты пациентов		Центр гигиены труда	20 лет после окончательной обработки
Отдел кадров	Личные дела пенсионеров		Отдел кадров	7 лет после разлуки
Отдел кадров	Записи о защите несовершеннолетних		Отдел кадров	35 лет с даты, когда жертва обнаружила или разумно должна была узнать, что эмоциональная или психологическая травма или состояние были вызваны действием
Отдел кадров	записи, подпадающие под действие HIPAA		Отдел кадров	7 лет после увольнения работника
Отдел кадров	Записи поискового комитета	Включая заявления о приеме на работу, резюме и все материалы для поиска кандидатов	Отдел кадров	7 лет
Отдел кадров	Соглашение о расторжении договора		Отдел кадров	7 лет после истечения срока действия
Отдел кадров	Союзные соглашения		Отдел кадров	Постоянный
Отдел кадров	Заявления о компенсации работникам и страховые полисы		Отдел кадров	18 лет
Страхование	Страховые сертификаты, соглашения о возмещении убытков, соглашения о возмещении вреда, контракты		Управление по управлению рисками	7 лет после истечения срока действия
Страхование	Страховые полисы (ответственность, имущество и другие полисы)		Управление по управлению рисками	Постоянный
Страхование	Отчеты об инцидентах, отчеты об авариях		Управление по управлению рисками	7 лет после истечения срока действия
Юридический	Приказы о согласии		Офис главного юрисконсульта	Постоянный
Юридический	Постановления суда		Офис главного юрисконсульта	Постоянный
Юридический	Решения		Офис главного юрисконсульта	Постоянный
Юридический	Релизы		Офис главного юрисконсульта	Постоянный
Юридический	Населенные пункты		Офис главного юрисконсульта	Постоянный
Медицинские записи	Медицинские карты пациентов		Все подразделения, центры или другие организации, оказывающие медицинскую помощь	20 лет после окончательной обработки
Записи о патентах, товарных знаках и авторских правах	Регистрация авторских прав и товарных знаков		Управление главного юрисконсульта или Управление развития технологий	Постоянный
Записи о патентах, товарных знаках и авторских правах	Бланки регистрации прав на изобретение		Управление развития технологий	Постоянный
Записи о патентах, товарных знаках и авторских правах	Лицензионные соглашения		Управление развития технологий	7 лет после увольнения
Записи о патентах, товарных знаках и авторских правах	Оригинальные патенты и родственные рабочие документы		Управление развития технологий	Постоянный
Записи о патентах, товарных знаках и авторских правах	лицензионные отчеты		Управление развития технологий	Срок действия патента или товарного знака плюс 7 лет
Расчет заработной платы	Отчеты о годовых платежах		Отдел расчета заработной платы университета	Постоянный
Расчет заработной платы	Информационные декларации, поданные в федеральные органы и органы штата	W-2, 941, 1042S и др.	Отдел расчета заработной платы университета	7 лет
Расчет заработной платы	Формы разрешения на вычет из заработной платы (W4, ACH, облигации)		Отдел расчета заработной платы университета	Через 5 лет после увольнения
Расчет заработной платы	Ваучеры для расчета заработной платы		Отдел расчета заработной платы университета	3 года
Расчет заработной платы	Учет платежей и вычетов	Расчетные ведомости, списки удержаний, корректировки	Отдел расчета заработной платы университета	5 лет
Расчет заработной платы	Табель учета рабочего времени, студент		Соответствующий отдел/ электроника, трудоустройство студентов	Через 3 года после даты выплаты
Расчет заработной платы	Табель учета рабочего времени, не студенческий		Соответствующий отдел	3 года
Общественная безопасность Охрана окружающей среды и безопасность	Отчеты об авариях		Университетская полиция	7 лет после отчетной даты
Общественная безопасность Охрана окружающей среды и безопасность	Отчеты о преступлениях		Университетская полиция	7 лет после отчетной даты
Общественная безопасность Охрана окружающей среды и безопасность	Ежедневный журнал		Университетская полиция	Постоянный
Общественная безопасность Охрана окружающей среды и безопасность	Отчеты о повреждениях имущества		Университетская полиция	7 лет после отчетной даты
Общественная безопасность Охрана окружающей среды и безопасность	Протоколы испытаний вытяжного шкафа		Охрана окружающей среды и безопасность	3 года
Общественная безопасность Охрана окружающей среды и безопасность	Манифесты и отчеты об удалении опасных отходов		Охрана окружающей среды и безопасность	3 года
Общественная безопасность Охрана окружающей среды и безопасность	Записи об инцидентах		Охрана окружающей среды и безопасность	5 лет
Общественная безопасность Охрана окружающей среды и безопасность	Протоколы обучения радиационной безопасности		Охрана окружающей среды и безопасность	3 года
Закупки	Заказы на поставку, контракты, соглашения		Отдел закупок	7 лет
Недвижимость	Документы о собственности, сервитуты, лицензии, право проезда, аренда, право первого отказа, оставшиеся доли, ипотечные кредиты		Офис главного юрисконсульта	Постоянный
Недвижимость	Декларации по налогу на имущество, поданные в налоговую юрисдикцию		Общий бухгалтерский учет	7 лет
Спонсируемые проекты, контракты и гранты	Заявки на гранты и контракты, предложения и подтверждающая документация		Спонсируемые программы	3 года с даты подачи окончательного отчета о расходах или дольше, если этого требует предоставляющая организация. UG 200.333 Для контрактов DOD, GSA и NASA (и соответствующих записей или документов, включая успешные и неудачные предложения) документы должны храниться в течение 6 лет после окончательной оплаты. 48 CFR 4.805. Если какие-либо записи находятся в стадии рассмотрения, аудита или судебного разбирательства, они должны сохраняться до тех пор, пока вопрос не будет урегулирован.
Спонсируемые проекты, контракты и гранты	Записи, касающиеся записей о людях		Управление соответствия требованиям исследований	7 лет после завершения обучения или дольше, если этого требует спонсор исследования
Налоги	Декларации по акцизам		Общий бухгалтерский учет	7 лет
Налоги	Информация возвращается	990, 1099, форма ПК и т. д.	Финансовые вопросы	20 лет
Налоги	Налоговые декларации с продаж		Общий бухгалтерский учет	7 лет

1560 – Охрана труда, здоровье и несчастные случаи

Записи, касающиеся продвижения безопасных и здоровых рабочих мест, а также лечения, отчетности и расследования несчастных случаев, травм и заболеваний, которые возникают непосредственно в результате выполнения служебных обязанностей в соответствии с Законом о компенсации работникам (RSBC 1996, c. 492, часть 3) и Положение о гигиене труда и технике безопасности (BC Reg. 296/97). Это включает в себя планирование программы безопасности и гигиены труда (OSH) министерства и местного предприятия, эргономические оценки, оценку потребностей в первой помощи, испытания опасных материалов, отчеты об инцидентах и проверки безопасности.

Типы записей включают корреспонденцию, формы, отчеты и другие типы записей, как указано в соответствующих вторичных документах.

ПРИМЕЧАНИЕ. Этот основной документ предназначен для министерств и ведомств, которые пользуются услугами по охране труда и управлению инвалидностью, предоставляемыми Агентством государственной службы Британской Колумбии (BCPSA).Агентства со своими собственными внутренними службами управления персоналом должны использовать Приложение ARCS по управлению персоналом (HRAS), Приложение ARCS по оказанию неотложной медицинской помощи или Приложение ARCS по распределению алкогольных напитков. Агентства должны быть зарегистрированы для использования HRAS. Для получения инструкций обратитесь к своему офицеру по записи.

Информацию об утилизации опасных материалов см. в основном документе 500-03.
Информацию о планах и процедурах на случай чрезвычайных ситуаций см. в основном документе 275.
Информацию о совместном комитете работодателя и профсоюза по охране труда и технике безопасности см. в основном документе 200.
Планы возвращения на работу см. во вторичном документе 1385-20.

без OPR ПРИМЕЧАНИЕ. Офисы будут хранить копии записей без OPR для: SO nil DE

Начальное-среднее	Серия записей	ОПР
		А	ЮА	ФД
1560-00	Политика и процедуры	ТАК	ноль	DE
1560-01	Общий	CY+1г	ноль	DE
1560-02	Эргономические оценки SO = когда сотрудник больше не работает на строительной площадке ПРИМЕЧАНИЕ. Этот вторичный элемент охватывает обычные эргономические оценки, проводимые координаторами по охране труда министерства или эквивалентным персоналом министерства.Эргономические оценки, проведенные практикующими врачами по гигиене труда, заносятся в картотеку здоровья сотрудников, которая хранится в Агентстве государственной службы Британской Колумбии. ПРИМЕЧАНИЕ. Для удобства администрирования эти записи могут быть классифицированы в файле сотрудника соответствующего филиала как второстепенный 1385-20, а не как этот вторичный.	ТАК	ноль	DE	ПИБ
1560-03	Оценки потребностей в оказании первой помощи SO = при замене новой оценкой в соответствии с Постановлением о гигиене труда и технике безопасности (ст.3.16) ПРИМЕЧАНИЕ. В соответствии с Положением об охране труда и технике безопасности (статья 3.16) риски и опасности на рабочих местах должны быть идентифицированы «в течение 12 месяцев после предыдущей оценки или проверки и всякий раз, когда в отношении работодателя происходят значительные изменения, влияющие на оценку». операции».	ТАК	ноль	DE
1560-04	Книги по оказанию первой помощи SO = по завершении оказания первой помощи и при закрытии книги 7y = семилетний период хранения соответствует минимальному трехлетнему сроку хранения для записей по оказанию первой помощи, указанному в гигиене труда и технике безопасности. Постановление (часть 3.19) и соответствует сроку хранения файлов объединенного комитета по охране труда и технике безопасности, классифицированных как второстепенные 200-20. Эти записи документируют инциденты, связанные с работой, которые привели к оказанию первой помощи. О серьезных травмах, в том числе о воздействии загрязняющих веществ, сообщается в WorkSafe BC (бывший Совет по компенсациям работникам [WCB]) в отчетах о расследовании инцидентов, классифицированных как вторичный -20.	ТАК	7 лет	DE	ПИБ
1560-05	Информация об опасных материалах (включает паспорта безопасности материалов [MSDS]) SO = при замене новой информацией ПРИМЕЧАНИЕ. Если на рабочем месте используются контролируемые продукты, необходимо установить программу WHMIS. Положение о гигиене труда и технике безопасности (часть 5) требует, чтобы паспорта безопасности материалов обновлялись не реже одного раза в три года, а программы информационной системы по опасным материалам на рабочем месте (WHMIS) пересматривались не реже одного раза в год.	ТАК	ноль	DE
1560-06	Файлы инспекции по охране труда SO = после завершения инспекции и, при необходимости, после принятия корректирующих мер 7y = семилетний срок хранения соответствует сроку хранения файлов объединенного комитета по охране труда и технике безопасности, классифицированных как второстепенные 200-20. ПРИМЕЧАНИЕ. Этот вторичный документ охватывает проверки для обеспечения соблюдения Положения по охране труда и технике безопасности . ПРИМЕЧАНИЕ. Для удобства администрирования эти записи могут быть классифицированы в файле объединенного комитета по охране труда и технике безопасности как второстепенный 200-20, а не как этот вторичный.	ТАК	7 лет	DE
1560-07	Информация о программе по охране труда ПРИМЕЧАНИЕ. В этом дополнительном документе содержится информация о программе по охране труда в министерстве и на местном рабочем месте (например,г., роли и обязанности и инструкции).	ТАК	ноль	DE
1560-08	Информация о средствах индивидуальной защиты SO = после завершения следующей ежегодной проверки ПРИМЕЧАНИЕ: Положение о гигиене труда и технике безопасности (часть 8) требует, чтобы программы средств индивидуальной защиты пересматривались ежегодно, а испытания на пригодность оборудования повторялись не реже одного раза в год	ТАК	ноль	DE
1560-09	Отказ от работы из-за небезопасных условий SO = после завершения расследования и, если применимо, после принятия корректирующих мер 7y = семилетний срок хранения соответствует сроку хранения файлов инспекции по охране труда, классифицированных как вторичный -06.	ТАК	7 лет	DE	ПИБ
1560-20	Файлы отчетов о несчастных случаях, связанных с работой (охватывает переписку с претензиями WCB и расследования и материалы о контактах с опасными материалами) (включая отчеты о несчастных случаях и инцидентах (например, совместная форма расследования несчастных случаев [PSA 38]), отчет работодателя о травме или профессиональном заболевании [форма WCB 7], отчет об оказании первой помощи [форма WCB 7A] и может включать отчет работника о травме или профессиональном заболевании работодателю [форма WCB 6a]) (упорядочить по фамилии работника) SO = при рассмотрении претензии WorkSafe BC, и, если применимо, после принятия корректирующих мер 7y = семилетний период хранения соответствует сроку хранения для записей об оказании первой помощи, классифицированных как вторичный -04. ПРИМЕЧАНИЕ. В этих записях документируются связанные с работой инциденты, которые приводят к смерти, потере времени или обращению за медицинской помощью или могут привести к серьезной травме работника или связаны с серьезным разрушением конструкции или воздействием опасных или биологически опасных веществ (например, вирусы асбеста и птичьего гриппа). Об этих инцидентах необходимо сообщать в WorkSafe BC, даже если претензии не ожидаются. ПРИМЕЧАНИЕ. Если травма или несчастный случай приводят к потере времени или расходам на медицинское обслуживание, копии формы WCB 7, формы WCB 7A и формы WCB 6a необходимо отправить в BCPSA для заполнения в личном деле сотрудников. ПРИМЕЧАНИЕ. Апелляции на решения по претензиям WorkSafe BC рассматриваются BCPSA, равно как и управление делами об инвалидности и планирование возвращения на работу больных и травмированных сотрудников.	ТАК	7 лет	DE	ПИБ

Предыдущий | Далее

Это больше, чем просто соблюдение требований

Существует множество веских причин для ведения тщательного и актуального учета несчастных случаев и травм, происходящих на работе. Основная причина, конечно, в соблюдении закона.Но тщательная система отчетности и учета также может предоставить вам ценную информацию о характере несчастных случаев и их предотвращении. Возможность наблюдать тенденции травм и заболеваний на рабочем месте в течение определенного периода времени помогает выявить недостатки или упущения в обучении и дает возможность повысить общую безопасность на рабочем месте.

Когда записывать

Управление по охране труда (OSHA) требует от большинства работодателей вести записи OSHA обо всех « OSHA регистрируемых » травмах и заболеваниях.Работодатели, отвечающие требованиям для освобождения мелких работодателей или занятые в так называемой « частично освобожденной отрасли », могут быть освобождены от ведения этих записей. Для работодателей, которые не соблюдают эти исключения, травмы и болезни должны регистрироваться, если они:

Вовлекают работника.
Связаны с работой.
Являются новым случаем, означающим, что у работника ранее не было зарегистрированной травмы или заболевания того же типа, поражающего ту же часть тела, или что у работника ранее была такая травма или заболевание, но он полностью выздоровел.
Привести к смерти, выходу на работу в течение нескольких дней, ограничению работы или переводу на другую работу, оказанию медицинской помощи помимо оказания первой помощи или потере сознания.
Серьезная производственная травма или заболевание, диагностированное врачом или другим лицензированным медицинским работником.
Результат укола иглой или пореза острым предметом, загрязненным кровью другого человека или другим потенциально инфекционным материалом.
Результат медицинского отстранения сотрудника в соответствии с требованиями медицинского наблюдения стандарта OSHA.
Включают профессиональную потерю слуха.
Включают профессиональный контакт с туберкулезом и последующее развитие инфекции.

Организации, регулируемые OSHA, обязаны вести журнал (форма OSHA 300 ) и ежегодный отчет (форма OSHA 300A) о производственных травмах и заболеваниях, а также дополнительные записи о каждой регистрируемой травме или заболевании (форма OSHA). 301). Эти записи должны поддерживаться в актуальном состоянии и должны быть доступны для OSHA и Национального института безопасности и гигиены труда (NIOSH) по запросу.Вы должны хранить их в файле не менее пяти лет.

Законы штата также часто требуют от вас ведения документации по технике безопасности и охране здоровья и подачи отчетов. Законы о компенсации работникам, например, могут требовать отчетов о несчастных случаях.

Даже если работодатель не обязан вести учет, все же рекомендуется это делать.

Отчетность и предотвращение несчастных случаев

В дополнение к соблюдению закона, тщательная система отчетности и учета также может помочь вам предотвратить несчастные случаи в будущем.Например, изучение этих записей может выявить области, в которых происходит увеличение несчастных случаев, процедуры безопасности, которые принесли наилучшие результаты, и даже новые подходы к предотвращению несчастных случаев.

Прежде всего, процесс проведения расследования несчастного случая и заполнения письменного отчета о несчастном случае фокусирует внимание на том, что произошло, тем самым вынуждая вашу группу по управлению безопасностью рассмотреть, что можно было сделать (или можно было бы сделать), чтобы избежать инцидента.

Большинство сообщений об авариях сосредоточены на раскрытии и регистрации жизненно важных фактов и обстоятельств, связанных с аварией, как можно скорее после того, как она произошла.Эти «ключевые факты» обычно включают:

Характер травмы.
Часть тела, пострадавшая или пораженная травмой.
Источник травмы: объект, вещество или движение тела, вызвавшее травму.
Тип несчастного случая или способ, в котором человек получил травму.
Опасное состояние или обстоятельства, связанные с аварией.
Причина аварии: объект, вещество или часть помещения, в котором существовало опасное состояние.
Небезопасное действие, вызвавшее или допустившее аварию.

Эти элементы не только позволяют супервайзерам и комитетам по безопасности заполнять необходимые отчетные формы, но и помогают вашей организации оценить ход выполнения вашей программы безопасности или предотвращения несчастных случаев. Если требуется дополнительное обучение технике безопасности или изменения в процедурах и оборудовании, процесс расследования и отчетности обычно дает четкое представление о том, что следует делать.

Конечно, чтобы сообщать или документировать травмы и болезни на рабочем месте, работодатель должен знать, когда они происходят.Сотрудники часто не сообщают о легких травмах по разным причинам, например, из-за смущения или страха перед дисциплиной.

Установка политики ведения записей

Без эффективной политики ваши процедуры отчетности об авариях могут не соответствовать требованиям и быть гораздо менее эффективными в выявлении тенденций или потребностей в обучении. Ваша политика должна быть понятной, последовательно применяться и обеспечиваться, чтобы быть эффективной.

Следующие элементы имеют решающее значение для эффективной политики отчетности об авариях:

Цель. Подчеркните не только соблюдение законодательства, но и ценность отчетов для предотвращения несчастных случаев в будущем.

Определение «аварии». Будьте конкретны, чтобы лица, ответственные за отчетность, точно знали, о каких типах несчастных случаев следует сообщать. Поощряйте также сообщения о «промахах», поскольку такие инциденты часто предшествуют более серьезным несчастным случаям и травмам.

Процедуры отчетности. Включите краткое изложение информации, которую следует сообщать (кто, что, когда, где, как, почему), где можно получить формы, как скоро должен быть заполнен отчет и другие соответствующие требования.Рассмотрите «краткие» методы сообщения о проблемах с безопасностью или опасных происшествиях, которые не приводят к ущербу или травмам и не требуют заполнения более формального отчета.

Проверка на наркотики. Если ваша политика тестирования на наркотики требует тестирования после определенных несчастных случаев, ваши формы и правила несчастных случаев должны быть согласованы с вашей политикой тестирования на наркотики.

Документация. Приложите к заявлению о политике копии форм отчетов об авариях и опишите все необходимые специальные сертификаты.

Обязанности. Подчеркните важность роли руководителя в сообщении о несчастных случаях, оказании медицинской помощи пострадавшим работникам, заполнении форм отчетов и т. д. Если у вас есть комитет по безопасности, расскажите о его роли в сообщении о несчастных случаях и их расследовании.

Конфиденциальность. Убедитесь, что в вашей политике изложены требования и процедуры конфиденциальности медицинской информации сотрудников. Храните отчеты об авариях отдельно от личных дел, чтобы защитить конфиденциальную информацию.Чтобы повысить готовность сотрудников сообщать о незначительных травмах, несчастных случаях или несчастных случаях, очень важно также обеспечить конфиденциальность показаний свидетелей. Анонимное сообщение может быть рассмотрено, но следует понимать, что последующие действия будут затруднены, если не невозможны, в случае предоставления недостаточной информации.

Компенсация работникам. Отчеты о несчастных случаях часто требуются для страхования компенсации работникам. Эти формы также следует заполнять, когда сообщается о несчастных случаях.

Возможные судебные разбирательства. Не забудьте также указать, каким образом отчет должен храниться, распространяться и составляться, если существует вероятность судебного разбирательства. Вы хотите избежать ситуации, в которой отчет о происшествии признает ответственность и используется в будущих судебных разбирательствах против вас. Включайте только известные факты и избегайте вставки мнений, слухов или догадок.

Практический результат

Ведение учета и отчетности о несчастных случаях — это гораздо больше, чем просто соблюдение правил OSHA.Отчеты служат для защиты как компании, так и сотрудников, когда они используются в качестве инструмента для предотвращения и обучения. Полученная информация полезна для последующего обучения или регулярного обновления процедур и политики безопасности. Поддержание понятной и последовательной системы отчетности, которая используется для повышения безопасности на рабочем месте, может повысить уверенность сотрудников в том, что их безопасность важна для их руководства. Это, в свою очередь, способствует большей заинтересованности и сильной культуре безопасности.

Эд Стерретт, CPP , , профессиональный консультант по безопасности и физической безопасности и основатель Академии безопасности Центральной Флориды, базирующейся в Орландо.

В этом Графике хранения и утилизации записей описаны наиболее часто используемые периоды хранения.

Доступ к конфиденциальным документам и/или конфиденциальным файлам возможен только по решению суда, если иное не предусмотрено федеральным законом или законом или постановлением штата.
Выдача конфиденциальных документов правоохранительным и другим государственным органам осуществляется только в соответствии с законом или по решению суда.
Все выпуски студенческих информационных запросов должны быть рассмотрены и утверждены или отклонены хранителем публичных архивов.

Школы должны включать отчеты о несчастных случаях, совокупные медицинские записи, ежедневную посещаемость, дисциплинарные записи, разрешение на бесплатные или льготные обеды, разрешение родителя/законного опекуна на участие во внеклассных мероприятиях, папку с совокупными записями, форму передачи данных учащихся, постоянный зачетная карточка и зачетная книжка учителя в студенческих записях.

Учебники
Описание	Срок хранения
Перечень учебников Перечень, ежегодно составляемый каждой школой, в котором сообщается текущий запас школьных учебных материалов, поставляемых школьным округом за счет государственных и федеральных средств	До замены новым листингом
Списки усыновления учебников, копии Список всех учебников, утвержденных Департаментом государственного образования штата Нью-Мексико для усыновления школьным округом	До замены новым листингом

Совокупная запись об образовании учащихся
Описание	Срок хранения
Стенограммы Запись, в которой указаны дата рождения, дата поступления, пройденные курсы, полученные оценки и присвоенные степени	90 лет после выпуска
Здоровье Медицинские карты учащихся и прививки	10 лет с даты последнего посещения учащимся
Федеральная Участие в учете федеральной программы	Через 5 лет после окончательного отчета о расходах
Другое Прочие студенческие документы, включая регистрационные записи, предварительную оценку, заметки консультанта, переписку, участие в программе	2 года после последнего посещения

Документы специального образования
Описание	Срок хранения
Special Ed.конфиденциальные записи должны содержать все IEP	После завершения специальных услуг, но не ранее чем через 5 лет после завершения финансируемой деятельности

Прочие документы учащихся
Описание	Срок хранения
Дисциплина учащихся Документы, свидетельствующие о принятых мерах дисциплинарного взыскания	Через 5 лет после последней записи или через 2 года после последнего посещения
Папка с инструкциями	Через 5 лет после последней записи или через 2 года после последнего посещения
Отчеты о программе стипендий	1 год после присуждения
Запись о трудовой книжке	До достижения учащимся 21 года
Студенческие записи Общества чести	Через 1 год после окончания учебного года
Данные школьной переписи	Через 1 год после окончания учебного года
Табель посещаемости учащегося	Через 1 год после окончания учебного года
Отчет об освобождении от посещаемости учащимися	До достижения учащимся 21 года
Справка об отсутствии учащегося	Через 1 год после окончания учебного года
Согласие родителей	Через 2 года после окончания учебного года или до достижения учащимся 9 лет
Несчастный случай и болезнь учащихся	Через 1 год после окончания учебного года
Документы студенческой организации	Через 6 лет после даты создания
Студенческие штрафы	Через 3 года после закрытия финансового года
Родительско-общественный опрос P.л. 874	4 года

Протоколы спортивных программ
Описание	Срок хранения
Деятельность и членство	Через 6 лет после даты создания
Записи о травмах, медицинские заключения	10 лет после последней даты ввода
Записи тренеров по различным школьным видам спорта	Пока опорное значение не закончится

Учебные записи
Описание	Срок хранения
Каталог учебных программ или бюллетень	Постоянный
Утвержденное заявление об изменении учебного плана	Через 10 лет после утверждения
Утвержденное приложение программы профессионального образования	Через 1 год после прекращения обучения
Отклонение заявки на утверждение учебной программы	1 год после окончания учебного года

Другие записи инструкций
Описание	Срок хранения
План урока учителя	Через 2 года после окончания учебного года
Свитки для учителей, листы оценок	Через 1 год после окончания срока
Экзаменационные и контрольные работы	Через 2 года после окончания учебного года
Требуемые штатом документы окружного тестирования в оригинале для Департамента государственного образования штата Нью-Мексико	Через 2 года после окончания учебного года
Управление продуктами питания и детское питание	5 лет после представления окончательного отчета, 7 лет для целей Раздела I

Другие школьные документы
Описание	Срок хранения
Административное дело школы	Через 5 лет после окончания учебного года
Файл календаря событий	До устаревания
Комитеты, советы Файлы	Через 5 лет после окончания учебного года
Файл отчета о членстве	Постоянный

Другие записи округа
Описание	Срок хранения
Файл технического обслуживания	3 года после даты последней записи
Файл рабочих заданий	1 год после окончания работы, бумажный 2 года, электронный
Официальные отчеты финансового отдела	2 года для электронных и бумажных документов
Электронная почта директоров, кабинета суперинтенданта, суперинтенданта, офиса суперинтенданта и Совета по образованию	5 лет после последней даты ввода
Электронная почта всех остальных сотрудников	1 год после даты последней записи

Административная должность:
Технический директор/Исполнительный директор по обучению и отчетности

Директор департамента:
Исполнительный директор по информационным технологиям/
Хранитель государственных архивов/
Директор по студенческим информационным системам

Ссылки:
Юридическая перекрестная ссылка: Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни
Политика совета директоров Перекрестная ссылка.

ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА / КонсультантПлюс

Охрана труда

Сроки расследования несчастных случаев на производстве

В какие сроки проводится расследование несчастных случаев. Различны ли они для легкого, тяжелого и т. п.

Каков срок хранения материалов расследования несчастных случаев

Срок хранения для документов расследования профессионального заболевания

Порядок оформления, хранения и учета несчастных случаев

Какой срок хранения акта и материалов расследования профессионального заболевания?

Какой срок хранения акта о случае профессионального заболевания?

Сколько лет хранятся материалы расследования несчастного случая на производстве?

Сколько лет должен хранится акт по форме Н 1?

Что понимается под профессиональным заболеванием?

Кому предоставлено право устанавливать диагноз хронического профессионального заболевания?

Кто возглавляет комиссию по расследованию профессионального заболевания?

Какие несчастные случаи подлежат расследованию и учету?

Каким документом оформляются несчастные случаи на производстве?

Что считается несчастным случаем на производстве?

Кем устанавливается степень вины застрахованного в процентах?

Каковы действия работодателя при несчастном случае на производстве?

Сколько дней проводится расследование несчастного случая?

Что понимается под острым профессиональным заболеванием?

Что понимается под хроническим профессиональным заболеванием?

Какие профессиональные заболевания подлежат расследованию и учету?

Какой срок работодатель обязан создать комиссию по расследованию хронического профессионального заболевания?

Кто утверждает акт о случае профессионального заболевания?

Сколько лет хранится акт о профессиональном заболевании в организации?

Графики хранения документов местных органов власти

Графики хранения документов местных органов власти

Хранение записей | Охрана окружающей среды и безопасность

Таблица сохранения записей | Политики

1560 – Охрана труда, здоровье и несчастные случаи

Это больше, чем просто соблюдение требований

Добавить комментарий Отменить ответ