Содержание

Установление сроков хранения дел – Энциклопедия по экономике

Установление сроков хранения дел  [c.205]

В шестой графе Статьи перечня указывает номер статьи перечня, на основании которой установлен срок хранения дела.  [c.100]

Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.  [c.328]

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством.

После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.  [c.185]

Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей надела постоянного хранения и поличному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом архивной службы.  [c.196]

Разработать фрагмент номенклатуры дел. Пользуясь Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения , заполнить графу Сроки хранения документов , приведя в этой же графе номер статьи Перечня , на основании которой установлен срок хранения.  [c.200]

При необходимости изменения сроков хранения дел следует согласовать эти изменения с архивом. Сроки хранения дел, установленные в Типовой и Примерной номенклатурах, являются обязательными.  [c.336]

Обязательному утверждению архивным учреждением подлежат решения ЭК об утверждении описей на дела, подлежащие постоянному хранению, в том числе и по личному составу предложения о сокращении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов, типовыми и примерными номенклатурами дел предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.  [c.353]

После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.  [c.153]

Номенклатура дел бухгалтерии после ее составления, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения (если он есть), одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя бухгалтерии. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом, его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения.  [c.154]

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и ЭК (ЦЭК) учреждения и утверждаются ЭПК архивного органа.  [c.156]

После сдачи годового отчета все документы бухгалтерии, относящиеся к отчетному году, должны быть соответствующим образом подготовлены и сданы в архив, так как через неопределенное время может возникнуть необходимость обратиться к их информации. При подготовке дела для последующего хранения в бухгалтерии (если нет архива) или передаче дела в архив организации в соответствии с установленными правилами оформление производится дела. Эта работа проводится сотрудником бухгалтерии, ответственным за формирование и хранение дел. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, им может проводиться полное или частичное оформление дел. Однородные первичные документы должны формироваться в отдельные дела-папки. При этом в дело должны быть помещены документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела и номенклатуре дел. При формировании вложений в папки необходимо соблюдение следующих правил  [c.204]

Утвержденный в установленном порядке систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве кадровой службы с указанием сроков хранения. До составления н. д. в отделе кадров проводится следующая работа определяются документы для включения в номенклатуру и наименования дел устанавливается порядок расположения дел (их последовательность) назначаются сроки хранения дел и определяется система их индексации оформляется, согласовывается и утверждается н.

д. отдела.  [c.796]

Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет – “В” ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой “В”) к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна рав-  [c.74]

Уничтожение включенных в акт документов производится лишь после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены местным архивным учреждением. Дела, по которым ведомственными или типовыми перечнями установлен срок хранения с отметкой ЭПК , можно уничтожать только по согласованию с архивным учреждением. На эти материалы составляется отдельный акт.  [c.169]

Копия Паспорта вместе с экземпляром грузовой таможенной декларации (далее — ГТД) хранится в делах таможенного органа в течение сроков, установленных для хранения грузовых таможенных деклараций.  [c.453]

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.  [c.205]

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т. е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями.

 [c.196]

Дела долговременного и постоянного сроков хранения должны быть сохранены до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению, до сдачи дел на государственное хранение илц до ликвидации организации. В течение всего установленного срока  [c.297]

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.  [c.316]

Номенклатура дел, о которой речь пойдет дальше, — это систематизированный список заводимых в делопроизводстве дел с указанием сроков хранения каждого из них, оформленный в установленном порядке. Этот документ определяет систему классификации документов организации и является аналогом каталога в библиотеках, благодаря которому обеспечивается достаточно быстрый поиск нужного издания. Дело (папка) — совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную папку. Иногда есть необходимость завести отдельную папку (дело) на один-единственный документ (например для размещения устава организации).  [c.26]

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов вдела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.  [c.37]

Должностные обязанности. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка. Составляет установленную отчетность.  [c.186]

Номенклатура дел — систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения и утверждений в установленном порядке. Номенклатура дел служит также основным учетно-информационным справочником по составу и содержанию документов в учреждении.  [c.126]

Учреждение обязано в установленные сроки сдать, а государственный архив — принять дела на хранение.  [c.132]

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения/Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.  [c.14]

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.  [c. 105]

ВЫЗЫВНОЕ ПРОИЗВОДСТВО —особый судебный порядок восстановления прав по утраченным документам на предъявителя, предусмотренный статьями 234-а—234-о ГПК РСФСР и соответствующими статьями ГПК др. союзных республик. В порядке В. п. рассматриваются, в частности, дела о восстановлении прав по утраченным сберегательным книжкам на предъявителя и контрольным листам к ним, а также по сохранным свидетельствам на предъявителя о приеме на хранение облигаций государственных займов. Лицо, заинтересованное в признании документа на предъявителя уничтоженным, подает заявление в народный суд по месту нахождения сберкассы, выдавшей сберегательную книжку или сохранное свидетельство. Народный суд выносит определение, предусматривающее публикацию об утрате документа, а также запрещение сберкассе производить платежи по нему. Без этого определения сберкасса не вправе отказать в выдаче вклада по сберегательной книжке или облигаций по сохранному свидетельству. По истечении установленного срока со дня публикации (для документов, выданных сберкассами, — 3 месяца), если за это время не поступит претензий от другого лица, народный суд выносит определение, к-рым все права по утраченному документу признаются уничтоженными и сберкасса обязывается выдать взамен его новый документ.  [c.257]

Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроксршх хранения, утвержденный в установленном порядке. Номенклатура дел выполняет функции указателя основных направлений деятельности учреждения, схемы группировки (распределения) исполненных документов по тематическим комплексам (делам), базы для индексации документов и дел, указателя сроков хранения дел, схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и в архиве учреждения, учетного документа в архиве учреждения для дел временного хранения (до 10 лет включительно).  [c.102]

Основная цель вкладчика при внесении средств на счета по срочным вкладам — получение определенного дохода. Банки, привлекая устойчивый кредитный ресурс, выплачивают по срочным вкладам повышенный процент. Дело в том, что в соответствии с российским законодательством денежные средства, размещенные на счетах по срочным вкладам, возвращаются вкладчику лишь по истечении опре-деленнного, установленного договором срока. Вкладчик имеет возможность воспользоваться своими деньгами и до окончания срока хранения вклада, однако в этом случае он не получит ту сумму дохода, на которую рассчитывал. Доход вкладчику будет выплачен по ставке вклада до востребования, действующей в банке, за тот период, в течение которого его деньгами пользовался банк. Гражданский  [c.506]

ТОВАРНЫЕ ПОТЕРИ — потери при перевозке, хранении и реализации товаров делятся на нормируемые и ненор-мируемые. Нормируемые потери связаны с физико-химическими свойствами товаров (естественная убыль, потери от боя товаров в стеклопосуде, завес тары и др.), т.е. такие, которые носят объективный характер, и поэтому на них установлены предельные нормы. Ненормируемые потери чаще всего результат бесхозяйственности (порча товаров, недостачи, растраты, хищения и т.п.). В Т.п. входят также потери при подготовке товаров к продаже в розничной торговле. Согласно Правилам продажи отдельных видов товаров, утвержденным постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55 до подачи в торговый зал или иное место продажи товары должны быть освобождены от тары, оберточных и увязочных материалов, металлических клип загрязненные поверхности или части товара должны быть удалены. Обычно величину отходов рассчитывают и фиксируют на самих приходных документах. Т.п. списывают за счет дополнительной скидки поставщика или за счет торгового предприятия в зависимости от договора поставки. Некоторые отходы (кости окороков, головы и хвостовые плавники рыб и т.п.) реализуют по ценам, устанавливаемым торговым предприятием. При оприходовании некоторых товаров массу нетто товаров определяют путем вычитания из массы брутто массы тары по маркировке. Освобожденную тару взвешивают после продажи товара. Может оказаться, что фактическая масса тары больше массы тары по маркировке вследствие впитывания в нее товара. Разница между фактической массой тары после высвобождения из-под товара и массой по маркировке является завесом тары. Это означает, что товара продано меньше, чем оприходовано. Так как это произошло по объективным причинам, сумму завеса тары списывают с материально ответственного лица как излишне оприходованный товар. Оформляют завес тары специальным актом в установленные сроки. При этом на таре дела-  [c.320]

Документы, образующиеся в деятельности предприятия, в дальнейшем либо остаются в архиве предприятия на длительное архивное хранение, либо хранятся установленные сроки и затем передаются на длительное хранение в соответствующие государственные организации, либо подлежат уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляется после полистного рассмотрения всех дел за истекший период, определения ценности документов на осно-. вании решения Экспертной комиссии, руководствующейся в своей деятельности федеральными, отраслевыми и внутренними нормативными актами. Такими руководящими документами являются Положение об Архивном фонде РФ , Основные правила работы  [c.121]

Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций, а также положений Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения (М. , 1989), ведомственных перечней документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов.  [c.127]

Банковские денежные средства складываются из собственных капиталов банков (они образуют, как правило, незначительную часть всех средств в США, например, 8%) и депозитов (от латинского депозитум — вещь, отданная на хранение) — вкладов физических и юридических лиц. Депозиты делятся на срочные (вложения на заранее установленный срок и не подлежащие изъятию до его наступления) и до востребования (вклады на текущие счета, которые банк обязан выдать по первому требованию вкладчика).  [c.187]

Алгоритм отбора и уничтожения документов: определяем сроки хранения документов и дел

Требования к организации и порядку проведения экспертизы ценности документов содержатся в гл. 8 и 9 Правил работы архивов, гл. 12 Инструкции по делопроизводству.

Экспертиза ценности документов в организации проводится (п. 51 Правил работы архивов):

– в делопроизводстве – при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;

– в архиве организации – при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива), при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

Документ: 
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).

Документ: 
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Этапы определения ценности документов

Первый этап определения ценности документов – это составление номенклатуры дел, так как она не только систематизирует документы организации, но и закрепляет сроки хранения документов и дел, включенных в нее. Так, при включении дела в номенклатуру заполняется гр. 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей по перечню)».

На втором этапе экспертизы ценности отбирают документы в соответствии с номенклатурой дел (на основании сроков хранения дел, указанных в номенклатуре) организации и оформляют их в соответствии с архивными требованиями.

ЭТО ВАЖНО! На этом этапе в структурных подразделениях организации составляют годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, на основании которых дела передаются в архив организации.

На третьем этапе экспертиза ценности документов проходит в архиве организации. При приеме документов на хранение проверяют, насколько правильно осуществлен отбор документов и сформированы дела.

По результатам экспертизы ценности документов в архиве организации составляют сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

ЭТО ВАЖНО! Именно после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу отбираются дела к уничтожению с оформлением акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п. 102 Инструкции по делопроизводству, п. 69 Правил работы архивов).

Документ: 
Перечень типовых документов национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов). 

Установление сроков хранения документов и дел

В процессе экспертизы ценности документов на основании сроков хранения документов принимается решение об их дальнейшем хранении или уничтожении.

При определении сроков хранения документов организации руководствуются нормами Перечня типовых документов, а также (при наличии) ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения и перечнями документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций.

При определении сроков хранения документов в конкретной организации необходимо правильно выбрать графу, в которой указан срок хранения документов, поскольку сроки хранения, установленные в гр. 3 и 4 Перечня типовых документов, в ряде случаев существенно различаются:

– в гр. 3 указаны сроки хранения документов в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей;

– в гр. 4 – сроки хранения документов в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Перечень типовых документов устанавливает сроки хранения для большого числа видов документов, однако он не может учесть специфику работы каждой организации, поэтому в нем могут отсутствовать документы, образующиеся в конкретной организации.

В этом случае следует руководствоваться нормами подп. 165.4 п. 165, п. 176 Инструкции по делопроизводству и пп. 55, 56 Правил работы архивов, согласно которым определение сроков хранения документов и дел относится к компетенции экспертной комиссии (далее – ЭК).

ЭТО ВАЖНО! Если в Перечне типовых документов нет сроков хранения документов, образовавшихся в деятельности организации, то решение об установлении сроков хранения этих документов принимает ЭК организации.

По итогам заседания ЭК составляет протокол, в котором (либо в приложении к нему) должны быть зафиксированы все изменения сроков хранения дел. Протокол подлежит утверждению руководителем организации.

Порядок и особенности исчисления сроков хранения документов и дел

Перечень типовых документов устанавливает не только сроки хранения включенных в него документов, но и определяет дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока.

Исчисление срока хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Пример 1

В организации в 2015 г. было заведено дело с перепиской по основной деятельности. С 1 января 2015 г. по 31 декабря 2015 г. дело велось: в него подшивались соответствующие документы. С 1 января 2016 г. начался отсчет срока его хранения.

Справочно: 
не допускается сокращать сроки хранения документов, установленных перечнем документов с указанием сроков хранения. Такие сроки могут быть изменены лишь в строну увеличения.

Организация в примере не передает документы на хранение в государственный архив и определяет сроки хранения документов на основании гр. 4 Перечня типовых документов. Пунктом 33 Перечня типовых документов для указанных документов установлен срок хранения 5 лет. Дело с перепиской по основной деятельности будет храниться в организации в течение 2016-2020 гг.,а выделить его к уничтожению можно будет не ранее 1 января 2021 г.

Дополнительные условия выделения документов


к уничтожению

При подсчете сроков хранения документов необходимо учитывать дополнительные условия, указанные в гр. 5 «Пояснения» Перечня типовых документов, например:

– «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» – установленный срок хранения документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом проведения такой проверки;

– «После ликвидации организации» – установленный срок хранения документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом ликвидации организации;

– «После замены новыми» – установленный срок хранения документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом утверждения (принятия) заменяющих их документов;

– «При условии замены новыми» – соответствующие документы должны храниться в организации в течение установленного срока, но не менее чем до 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения) принятых взамен документов, даже если установленный срок их хранения уже истек;

– «После окончания ведения» – установленный срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания ведения соответствующей регистрационно-контрольной формы (внесения последней записи в нее). Данное примечание применяется при исчислении сроков хранения регистрационно-контрольных форм (книг, журналов, картотек и т.п.), которые ведутся до их полного заполнения в течение ряда лет.

Приведем примеры применения норм Перечня типовых документов.

Пример 2

Дело с перепиской по административно-хозяйственным вопросам было сформировано в делопроизводстве организации в 2015 г. В соответствии с п. 33 Перечня типовых документов это дело должно храниться в организации в течение 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если соответствующая проверка налоговыми органами была проведена в 2016 г., то установленный 3-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2017 г. Данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2020 г.

Пример 3

Дело с документами о создании и государственной регистрации государственной организации (постановление, свидетельство о государственной регистрации и др. ) было сформировано в 2000 г. Организация не передает документы на хранение в госархив, поэтому руководствуется гр. 4 п. 23 Перечня типовых документов, которая устанавливает, что дело должно храниться в организации в течение10 лет после ликвидации организации. После ликвидации организации в 2015 г. установленный 10-летний срок хранения этого дела начнет исчисляться с 1 января 2016 г. Данное дело может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2026 г.

(Продолжение следует.)

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем

электронного документооборота, в 2005–2009 гг. – научный сотрудник

отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского

института документоведения и архивного дела (БелНИИДАД),

разработчик УСОРД, Инструкции по делопроизводству

в государственных органах и организациях Республики Беларусь,

Методических рекомендаций по оформлению обложек дел и т. д

Сроки хранения документов членов СРО


Вопрос:

В связи с тем, что в настоящее время действует Приказ Министерства регионального развития № 624 от 30 декабря 2009 года, просим Вас разъяснить позицию Национального объединения строителей относительно следующего вопроса.

Какое время должны храниться в архиве Партнерства документы членов саморегулируемой организации, предоставленные ими при получении Свидетельств о допуске к виду или видам работ в соответствии с Приказом Министерства регионального развития № 274 от 09 декабря 2008 года (в ред. Приказа Минрегиона РФ от 21.10.2009 № 480)?

Ответ:

Градостроительный кодекс Российской Федерации и Федеральный закон от 01.12.2007 № 315-ФЗ “О саморегулируемых организациях”, регулирующих отношения в области градостроительной деятельности и саморегулирования, не содержат норм, устанавливающих порядок и сроки хранения документов саморегулируемых организаций и их членов. Правовые отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования таких документов регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле Российской Федерации” (далее — Закон).

В соответствии с частью 1 статьи 17 Закона государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, а также перечнем типовых архивных документов, утвержденным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Согласно пункту 5.2.6. Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 20.07.2011 № 590, принятие перечня типовых архивных документов с указанием сроков их хранения входит в компетенцию Министерства культуры Российской Федерации. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25. 08.2010 № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (далее — Перечень).

Указанный Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, а также сроки их хранения. Перечень не содержит прямого указания на такие виды документов как «свидетельство о допуске» или «документы, предъявляемые членами саморегулируемых организаций для получения свидетельства о допуске». Однако учитывая, что Перечень включает типовые управленческие документы при осуществлении однотипных управленческих функций, Аппарат считает возможным при определении сроков хранения документов членов саморегулируемой организации руководствоваться пунктом 96 Перечня. Указанный пункт определяет сроки хранения документов по лицензированию (заявления, копии учредительных документов, свидетельств, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии платежных документов, опись представленных документов, протоколы, решения, уведомления, документ, подтверждающий наличие лицензии). Сроки хранения указанных документов составляют 5 лет после окончания действия лицензии, кроме протоколов, решений, документов, подтверждающих наличие лицензии, в отношении которых установлен срок хранения «постоянно». При этом в соответствии с примечанием к Перечню срок хранения “постоянно” для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. В соответствии с частью 2 статьи 20 Закона государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих архивные документы в эти архивы.

Включение в указанные списки негосударственных организаций и граждан осуществляется на основании договора. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.

По мнению Аппарата Национального объединения строителей, документы членов саморегулируемых организаций, представленные при приеме в члены саморегулируемой организации и при выдаче свидетельства о допуске, при внесении изменений в свидетельство о допуске, а также другие документы членов саморегулируемой организации, должны храниться в саморегулируемой организации не менее 5 лет после прекращения действия свидетельства о допуске. Действующее законодательство не содержит норм, запрещающих организациям устанавливать более продолжительные сроки хранения документов.

При определении сроков хранения решений саморегулируемой организации о выдаче свидетельства о допуске к определенным видам работ, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства, о внесении изменений в свидетельство о допуске к указанным видам работ, о прекращении действия свидетельства о допуске, а также протоколы общих собраний или заседаний постоянно действующего коллегиального органа управления саморегулируемой организации, на которых принимались указанные решения, необходимо учитывать положения действующего законодательства в области отношений по возмещению вреда. Так, например, в соответствии со статьей 78 Федерального закона от 01.01.2002 № 7-ФЗ “Об охране окружающей среды”, иски о компенсации вреда окружающей среде могут быть предъявлены в течение двадцати лет. По мнению Аппарата Национального объединения строителей, вышеуказанные решения саморегулируемых организаций и протоколы являются документами высокой степени важности для граждан, общества и государства, и должны храниться постоянно в соответствии с законодательством об архивном деле.

Информируем также, что на заседании Координационного совета по взаимодействию с национальными объединениями саморегулируемых организаций в сфере строительства при Минрегионе России от 31.10.2011 были одобрены предложения рабочей группы по выработке предложений и осуществлению мер по борьбе с недобросовестными СРО о введении в Градостроительный кодекс Российской Федерации норм, устанавливающих порядок ведения и хранения дел членов саморегулируемых организаций.

Приведенная выше правовая позиция изложена руководителем Аппарата Национального объединения строителей М. Ю. Викторовым (Бюллетень Национального объединения строителей № 4, 2012)



О сроках хранения документов см. более позднюю публикацию “Хранение документов в СРО”

а также: “Состав дел членов СРО. Ведение, срок хранения”
 

Узнайте о политиках хранения и метках для автоматического сохранения или удаления контента — соответствие требованиям Microsoft 365

  • Статья
  • 34 минуты на чтение
  • 6 участников

Полезна ли эта страница?

да Нет

Любая дополнительная обратная связь?

Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft.Политика конфиденциальности.

Представлять на рассмотрение

В этой статье

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

Примечание

Если вы видите сообщения о политиках хранения в Teams или у вас есть вопросы о метках хранения в ваших приложениях, обратитесь в свой ИТ-отдел за информацией о том, как они были настроены для вас.А пока вам могут быть полезны следующие статьи:

Информация на этой странице предназначена для ИТ-администраторов, которые могут создавать политики хранения и метки хранения в целях соблюдения требований.

Для большинства организаций объем и сложность данных ежедневно увеличиваются — это электронная почта, документы, мгновенные сообщения и многое другое. Эффективное управление этой информацией важно, потому что вам необходимо:

  • Активно соблюдайте отраслевые нормы и внутренние политики , которые требуют от вас хранения контента в течение минимального периода времени — например, Закон Сарбейнса-Оксли может потребовать от вас хранить определенные типы контента в течение семи лет.

  • Уменьшите риск в случае судебного разбирательства или нарушения безопасности , безвозвратно удалив старый контент, который больше не требуется хранить.

  • Помогите своей организации эффективно обмениваться знаниями и стать более гибкой , убедившись, что ваши пользователи работают только с актуальным и актуальным для них контентом.

Настраиваемые параметры хранения могут помочь вам в достижении этих целей. Управление контентом обычно требует двух действий:

Действие Назначение
Сохранение содержимого Предотвратить безвозвратное удаление и оставаться доступным для eDiscovery
Удалить содержимое Безвозвратно удалить содержимое из вашей организации

С помощью этих двух действий хранения вы можете настроить параметры хранения для следующих результатов:

  • Только для хранения: Сохранение содержимого навсегда или в течение определенного периода времени.
  • Только удаление: безвозвратно удалить содержимое по истечении указанного периода времени.
  • Сохранить, а затем удалить: сохранить содержимое в течение определенного периода времени, а затем окончательно удалить его.

Эти параметры хранения работают с содержимым на месте, что избавляет вас от дополнительных накладных расходов на создание и настройку дополнительного хранилища, когда вам необходимо сохранить содержимое по причинам соответствия. Кроме того, вам не нужно реализовывать настраиваемые процессы для копирования и синхронизации этих данных.

Используйте следующие разделы, чтобы узнать больше о том, как работают политики хранения и метки хранения, когда их использовать и как они дополняют друг друга. Но если вы готовы приступить к работе и развернуть параметры хранения для некоторых распространенных сценариев, ознакомьтесь со статьей Начало работы с управлением информацией.

Как параметры хранения работают с содержимым на месте

Если содержимому назначены параметры хранения, это содержимое остается в своем исходном расположении. Большую часть времени люди продолжают работать со своими документами или почтой, как будто ничего не изменилось.Но если они редактируют или удаляют контент, включенный в политику хранения, копия контента сохраняется автоматически.

  • Для сайтов SharePoint и OneDrive: копия хранится в библиотеке Preservation Hold .

  • Для почтовых ящиков Exchange: копия сохраняется в папке Элементы с возможностью восстановления .

  • Для сообщений Teams и Yammer: копия сохраняется в скрытой папке с именем SubstrateHolds в виде подпапки в папке Exchange Recoverable Items .

Примечание

Поскольку библиотека Preservation Hold включена в квоту хранилища сайта, вам может потребоваться увеличить объем хранилища при использовании параметров хранения для групп SharePoint и Microsoft 365.

Эти безопасные места и сохраненное содержимое невидимы для большинства людей. В большинстве случаев людям даже не нужно знать, что на их контент распространяются настройки хранения.

Дополнительные сведения о том, как параметры хранения работают для различных рабочих нагрузок, см. в следующих статьях:

.

Политики хранения и метки хранения

Чтобы назначить параметры хранения содержимому, используйте политики хранения и метки хранения с политиками меток .Вы можете использовать только один из этих методов или комбинировать их.

Используйте политику хранения, чтобы назначить одни и те же параметры хранения для контента на уровне сайта или почтового ящика, и используйте метку хранения, чтобы назначить параметры хранения на уровне элемента (папка, документ, электронная почта).

Например, если все документы на сайте SharePoint должны храниться в течение 5 лет, эффективнее сделать это с помощью политики хранения, чем применять одну и ту же метку хранения ко всем документам на этом сайте. Однако если некоторые документы на этом сайте должны храниться в течение 5 лет, а другие — в течение 10 лет, политика хранения не сможет этого сделать.Если вам нужно указать параметры хранения на уровне элемента, используйте метки хранения.

В отличие от политик хранения, параметры хранения из меток хранения переносятся вместе с содержимым, если оно перемещено в другое место в вашем клиенте Microsoft 365. Кроме того, метки хранения имеют следующие возможности, которые не поддерживаются политиками хранения:

.
  • Параметры для начала периода хранения с момента, когда содержимое было помечено или на основе события, в дополнение к возрасту содержимого или дате последнего изменения.

  • Используйте обучаемые классификаторы, чтобы идентифицировать содержимое для маркировки.

  • Применение метки по умолчанию для документов SharePoint.

  • Поддержка просмотра диспозиции для проверки содержимого перед его безвозвратным удалением.

  • Отметьте содержимое как запись в настройках метки и всегда имейте доказательство удаления содержимого по истечении срока его хранения.

Политика хранения

Политики хранения можно применять к следующим расположениям:

  • Обмен электронной почтой
  • Сайт SharePoint
  • учетных записи OneDrive
  • Группы Microsoft 365
  • Скайп для бизнеса
  • Общие папки Exchange
  • Сообщения канала Teams
  • Командные чаты
  • Сообщения частного канала Teams
  • сообщения сообщества Yammer
  • сообщения пользователей Yammer

Вы можете очень эффективно применять одну политику к нескольким местоположениям или к определенным местоположениям или пользователям.

Для начала периода хранения вы можете выбрать, когда контент был создан или (поддерживается только для файлов и расположений групп SharePoint, OneDrive и Microsoft 365) — когда контент был изменен в последний раз.

Элементы наследуют параметры хранения из своего контейнера, указанного в политике хранения. Если затем они перемещаются за пределы этого контейнера, когда политика настроена на сохранение содержимого, копия этого элемента сохраняется в защищенном расположении рабочей нагрузки. Однако параметры хранения не перемещаются вместе с содержимым в его новом местоположении.Если это необходимо, используйте метки хранения вместо политик хранения.

Фиксирующие этикетки

Используйте метки хранения для разных типов контента, требующих разных настроек хранения. Например:

  • Налоговые формы, которые необходимо хранить в течение минимального периода времени.

  • Пресс-материалы, которые необходимо удалить навсегда по достижении определенного возраста.

  • Конкурентное исследование, которое необходимо сохранить в течение определенного периода, а затем окончательно удалить.

  • Рабочие визы, которые должны быть помечены как запись, чтобы их нельзя было отредактировать или удалить.

Во всех этих случаях метки хранения позволяют применять параметры хранения для управления на уровне элемента (документа или электронной почты).

С удерживающими этикетками вы можете:

  • Разрешите сотрудникам вашей организации вручную применять метку хранения к содержимому в Outlook и Outlook в Интернете, OneDrive, SharePoint и группах Microsoft 365.Пользователи часто лучше знают, с каким типом контента они работают, поэтому они могут классифицировать его и применять соответствующие параметры хранения.

  • Автоматически применять метки хранения к содержимому , если оно соответствует определенным условиям, включая облачные вложения, которые передаются по электронной почте или в Teams, или когда содержимое содержит:

    • Определенные типы конфиденциальной информации.
    • Определенные ключевые слова, соответствующие созданному вами запросу.
    • Соответствие шаблону для обучаемого классификатора.
  • Начать период хранения с момента, когда содержимое было помечено для документов на сайтах SharePoint и в учетных записях OneDrive, а также для элементов электронной почты.

  • Запуск периода хранения при возникновении события , например увольнения сотрудников из организации или истечения срока действия контрактов.

  • Примените метку хранения по умолчанию к библиотеке документов, папке или набору документов в SharePoint, чтобы все документы, хранящиеся в этом расположении, наследовали метку хранения по умолчанию.

  • Отметьте элементы как запись в рамках вашей стратегии управления записями. Когда это помеченное содержимое остается в Microsoft 365, на него накладываются дополнительные ограничения, которые могут потребоваться по нормативным требованиям. Дополнительные сведения см. в разделе Сравнение ограничений для разрешенных и заблокированных действий.

Метки хранения, в отличие от меток конфиденциальности, не сохраняются, если содержимое перемещается за пределы Microsoft 365.

Классификация содержимого без применения каких-либо действий

Хотя основной целью меток хранения является сохранение или удаление содержимого, вы также можете использовать метки хранения, не включая сохранение или другие действия.В этом случае вы можете использовать метку хранения просто как текстовую метку, не требуя выполнения каких-либо действий.

Например, вы можете создать и применить метку хранения под названием «Просмотреть позже» без каких-либо действий, а затем использовать эту метку для поиска содержимого позже.

Использование метки хранения в качестве условия в политике защиты от потери данных

Вы можете указать метку хранения в качестве условия в политике защиты от потери данных (DLP) для документов в SharePoint. Например, настройте политику защиты от потери данных, чтобы запретить общий доступ к документам за пределами организации, если к ним применена указанная метка хранения.

Дополнительные сведения см. в разделе Использование метки хранения в качестве условия в политике защиты от потери данных.

Метки хранения и применяемые к ним политики

Когда вы публикуете метки хранения, они включаются в политику меток хранения , которая делает их доступными для администраторов и пользователей для применения к содержимому. Как показано на следующей диаграмме:

  1. Одна метка хранения может быть включена в несколько политик меток хранения.

  2. Политики меток хранения определяют расположения для публикации меток хранения.Одно и то же расположение может быть включено в несколько политик меток хранения.

Вы также можете создать одну или несколько политик автоматического применения меток хранения , каждая с одной меткой хранения. При использовании этой политики метка хранения применяется автоматически при выполнении условий, указанных в политике.

Политики и местоположения этикеток хранения

Метки хранения можно публиковать в разных местах в зависимости от того, что делает метка хранения.

Если этикетка хранения… Затем можно применить политику меток к…
Опубликовано для администраторов и конечных пользователей Exchange, SharePoint, OneDrive, группы Microsoft 365
Автоматически применяется на основе типов конфиденциальной информации или обучаемых классификаторов Обмен, SharePoint, OneDrive
Автоматически применяется на основе ключевых слов или запроса Exchange, SharePoint, OneDrive, группы Microsoft 365
Автоматически применяется к облачным вложениям SharePoint, OneDrive, группы Microsoft 365

Общедоступные папки Exchange, сообщения Skype, Teams и Yammer не поддерживают метки хранения. Чтобы сохранить и удалить контент из этих расположений, вместо этого используйте политики хранения.

Только одна этикетка для хранения одновременно

К электронному письму или документу одновременно может быть применена только одна метка хранения. Метка хранения может быть применена конечным пользователем или администратором вручную или автоматически одним из следующих способов:

.

Для стандартных этикеток хранения (они не помечают элементы как запись или нормативную запись):

  • Администраторы и конечные пользователи могут вручную изменить или удалить существующую метку хранения, примененную к содержимому.

  • Если к содержимому уже применена метка хранения, существующая метка не будет автоматически удалена или заменена другой меткой хранения за одним возможным исключением: существующая метка была применена в качестве метки по умолчанию. При использовании метки по умолчанию в некоторых случаях ее можно заменить другой меткой по умолчанию или автоматически удалить.

    Дополнительные сведения о поведении метки при применении с использованием метки по умолчанию:

  • Если существует несколько политик автоматического применения меток, которые могут применять метку хранения, и содержимое соответствует условиям нескольких политик, применяется метка хранения для самой старой политики автоматического применения меток (по дате создания).

Если этикетки хранения помечают элементы как запись или нормативную запись, эти метки никогда не изменяются автоматически. Только администраторы контейнера могут вручную изменять или удалять метки хранения, которые помечают элементы как записи, но не нормативные записи. Дополнительные сведения см. в разделе Сравнение ограничений для разрешенных и заблокированных действий.

Мониторинг этикеток хранения

В центре соответствия требованиям Microsoft 365 выберите Классификация данных и страницу Обзор , чтобы отслеживать, как ваши метки хранения используются в вашем клиенте, и определять, где находятся ваши помеченные элементы. Дополнительные сведения, включая важные предварительные условия, см. в разделе Сведения о классификации данных.

Затем вы можете детализировать детали с помощью обозревателя содержимого и обозревателя действий.

Наконечник

Рассмотрите возможность использования некоторых других аналитических сведений о классификации данных, таких как обучаемые классификаторы и типы конфиденциальной информации, чтобы помочь вам определить контент, который вам может потребоваться сохранить или удалить, или управлять им как записями.

Использование поиска содержимого для поиска всего содержимого с определенной меткой хранения

После того как метки хранения будут применены к содержимому пользователями или автоматически, вы можете использовать поиск по содержимому, чтобы найти все элементы, к которым применена определенная метка хранения.

При создании поиска контента выберите условие Метка хранения , а затем введите полное имя метки хранения или часть имени метки и используйте подстановочный знак. Дополнительные сведения см. в разделе Запросы по ключевым словам и условия поиска для поиска контента.

Сравнение возможностей политик хранения и меток хранения

Используйте следующую таблицу, чтобы определить, следует ли использовать политику хранения или метку хранения, в зависимости от возможностей.

Возможности Политика хранения Фиксирующая этикетка
Параметры хранения, которые можно сохранять, а затем удалять, только сохранять или только удалять Да Да
Поддерживаемые рабочие нагрузки:
— Exchange
— SharePoint
— OneDrive
— группы Microsoft 365
— Skype для бизнеса
— Teams
— Yammer

Да
Да
Да
Да
Да
Да
Да

Да, кроме общих папок
Да
Да
Да
Нет
Нет
Нет
Удержание применяется автоматически Да Да
Хранение применяется на основе условий
– типы конфиденциальной информации, запросы и ключевые слова KQL, обучаемые классификаторы, облачные вложения
Да
Удержание вручную Да
Взаимодействие с конечным пользователем Да
Сохраняется при перемещении содержимого Да, в вашем клиенте Microsoft 365
Объявить элемент как запись Да
Запустить период хранения при наличии метки или на основе события Да
Обзор диспозиции Да
Подтверждение права собственности на срок до 7 лет Да, когда вы используете просмотр диспозиции или элемент помечен как запись
Аудит действий администратора Да Да
Действия по сохранению аудита Да *
Идентификация элементов, подлежащих сохранению:
— поиск контента
— страница классификации данных, обозреватель содержимого, обозреватель действий



Да
Да

Сноска:

* Для меток хранения, которые не помечают содержимое как запись или нормативную запись, события аудита ограничиваются тем, что к элементу в SharePoint или OneDrive применена, изменена или удалена метка. Сведения об аудите меток хранения см. в разделе Аудит действий по хранению на этой странице.

Сочетание политик хранения и меток хранения

Вам не нужно выбирать между использованием только политик хранения или только меток хранения. Оба метода можно использовать вместе и фактически дополнять друг друга для более комплексного решения. Например:

  1. Вы создаете и настраиваете политику хранения, которая автоматически удаляет содержимое через пять лет после его последнего изменения, и применяете политику ко всем учетным записям OneDrive.

  2. Вы создаете и настраиваете метку хранения, которая сохраняет содержимое навсегда, и добавляете ее в политику меток, которую публикуете для всех учетных записей OneDrive. Вы объясняете пользователям, как вручную применять этот ярлык к определенным документам, которые должны быть исключены из автоматического удаления, если они не будут изменены через пять лет.

Дополнительные сведения о том, как политики хранения и метки хранения работают вместе и как определить их совокупный результат, см. в следующем разделе, в котором объясняются принципы хранения и приоритеты.

Сколько времени требуется для применения параметров хранения

Когда вы отправляете политики хранения для рабочих нагрузок и политики меток для автоматического применения метки хранения, подождите до 7 дней, пока параметры хранения будут применены к содержимому:

Точно так же подождите до 7 дней, чтобы метки хранения отображались в приложениях после публикации меток:

Часто политики вступают в силу, и метки становятся видимыми быстрее, чем через 7 дней. Но учитывая множество потенциальных переменных, которые могут повлиять на этот процесс, лучше планировать максимум 7 дней.

Адаптивные или статические области политики для хранения

При создании политики хранения или политики меток хранения необходимо выбрать между адаптивным и статическим, чтобы определить область действия политики.

  • Адаптивная область использует указанный вами запрос, поэтому членство является не статическим, а динамическим за счет ежедневного запуска атрибутов или свойств, указанных вами для выбранных местоположений. Вы можете использовать несколько адаптивных областей с одной политикой.

    Пример. Для электронных писем и документов OneDrive для руководителей требуется более длительный период хранения, чем для обычных пользователей. Вы создаете политику хранения с адаптивной областью, которая использует название должности атрибута Azure AD «Исполнительный», а затем выбираете расположение учетных записей электронной почты Exchange и OneDrive для политики. Нет необходимости указывать адреса электронной почты или URL-адреса OneDrive для этих пользователей, поскольку адаптивная область автоматически извлекает эти значения. Для новых руководителей нет необходимости перенастраивать политику хранения, поскольку эти новые пользователи с соответствующими значениями для электронной почты и OneDrive автоматически подбираются.

  • Статическая область не использует запросы и ограничена в конфигурации, поскольку может применяться ко всем экземплярам для указанного расположения или использовать включение и исключение для определенных экземпляров для этого расположения. Эти три варианта иногда называют «для всей организации», «включает» и «исключает» соответственно.

    Пример. Для электронных писем и документов OneDrive для руководителей требуется более длительный период хранения, чем для обычных пользователей. Вы создаете политику хранения со статической областью, которая выбирает расположение учетных записей электронной почты Exchange и OneDrive для политики.Для местоположения электронной почты Exchange вы можете определить группу, которая содержит только руководителей, поэтому вы указываете эту группу для политики хранения, и членство в группе с соответствующими адресами электронной почты извлекается при создании политики. Для расположения учетных записей OneDrive необходимо определить, а затем указать отдельные URL-адреса OneDrive для каждого руководителя. Для новых руководителей необходимо перенастроить политику хранения, чтобы добавить новые адреса электронной почты и URL-адреса OneDrive. Вы также должны обновлять URL-адреса OneDrive при каждом изменении имени участника-пользователя руководителя.

    URL-адреса OneDrive особенно сложно надежно указать, поскольку по умолчанию эти URL-адреса не создаются до тех пор, пока пользователь не получит доступ к своему OneDrive в первый раз. И если имя участника-пользователя изменится, о чем вы можете не знать, его URL-адрес OneDrive автоматически изменится.

Преимущества использования адаптивных областей действия:

  • Нет ограничений на количество элементов в политике. Хотя для адаптивных политик по-прежнему действуют ограничения на максимальное количество политик на одного арендатора, более гибкая конфигурация, вероятно, приведет к гораздо меньшему количеству политик.

  • Более мощный таргетинг для ваших требований к удержанию. Например, вы можете назначать различные параметры хранения пользователям в соответствии с их географическим положением, используя существующие атрибуты Azure AD, без дополнительных административных затрат на создание и обслуживание групп для этой цели.

  • Членство на основе запросов обеспечивает устойчивость к бизнес-изменениям, которые могут ненадежно отражаться в членстве в группах или во внешних процессах, основанных на обмене данными между отделами.

  • Одна политика хранения может включать расположения как для Microsoft Teams, так и для Yammer, тогда как при использовании статической области для этих расположений требуется собственная политика хранения.

  • Вы можете применять определенные параметры хранения только к неактивным почтовым ящикам. Эта конфигурация невозможна со статической областью, поскольку во время назначения политики статические области не поддерживают конкретное включение получателей с неактивными почтовыми ящиками.

Преимущества использования статических прицелов:

  • Более простая конфигурация, если вы хотите, чтобы все экземпляры автоматически выбирались для рабочей нагрузки.

    Для «включает» и «исключает» этот выбор может быть изначально более простой конфигурацией, если число экземпляров, которое необходимо указать, невелико и не меняется. Однако, когда это количество экземпляров начинает увеличиваться и в вашей организации происходят частые изменения, требующие перенастройки политик, адаптивные области могут быть проще в настройке и обслуживании.

  • Общедоступные папки Exchange Skype для бизнеса и не поддерживают адаптивные области.Для этих местоположений необходимо использовать статическую область.

Сведения о конфигурации см. в разделе Настройка адаптивных областей.

Чтобы просмотреть записанный веб-семинар (требуется регистрация), посетите страницу Deep Dive on Adaptive Scopes.

Поиск политики

Вы можете настроить несколько политик хранения для местоположений Microsoft 365, а также несколько политик меток хранения, которые вы публикуете или применяете автоматически. Чтобы найти политики хранения, назначенные определенным пользователям, сайтам и группам Microsoft 365, используйте Поиск политик из решения Управление информацией в центре соответствия требованиям Microsoft 365:

Необходимо указать точный адрес электронной почты для пользователя, точный URL-адрес для сайта или точный адрес электронной почты для группы Microsoft 365.

Вариант для сайтов включает учетные записи OneDrive. Сведения о том, как указать URL-адрес для учетной записи OneDrive пользователя, см. в статье Получение списка URL-адресов всех пользователей OneDrive в вашей организации.

Принципы хранения или что важнее?

В отличие от меток хранения, к одному содержимому можно применить несколько политик хранения. Каждая политика хранения может привести к действию сохранения и действию удаления. Кроме того, этот элемент также может подвергаться этим действиям с помощью метки хранения.

В этом сценарии, когда элементы могут быть подвержены нескольким параметрам хранения, которые могут конфликтовать друг с другом, что имеет приоритет для определения результата?

Результатом является не то, какая отдельная политика хранения или одна метка хранения выиграет, а то, как долго элемент хранится (если применимо) и когда элемент удаляется (если применимо). Эти два действия рассчитываются независимо друг от друга, исходя из всех настроек хранения, примененных к элементу.

Например, на элемент может распространяться одна политика хранения, настроенная для действия только для удаления, и другая политика хранения, настроенная на сохранение, а затем удаление.Следовательно, этот элемент имеет только одно действие сохранения и два действия удаления. Действия по сохранению и удалению могут противоречить друг другу, а даты двух действий по удалению могут противоречить друг другу. Принципы удержания объясняют результат.

На высоком уровне вы можете быть уверены, что сохранение всегда имеет приоритет над безвозвратным удалением, и выигрывает самый длительный период хранения. Эти два простых правила всегда определяют, как долго предмет будет храниться.

Существует еще несколько факторов, определяющих, когда элемент будет удален навсегда, в том числе действие удаления из метки хранения всегда имеет приоритет над действием удаления из политики хранения.

Используйте следующий алгоритм, чтобы понять результаты хранения и удаления для одного элемента, где каждый уровень выступает в качестве разрешения конфликтов сверху вниз. Если результат определяется первым уровнем, потому что дальнейших конфликтов нет, нет необходимости переходить на следующий уровень и так далее.

Важно

Если вы используете метки хранения: прежде чем применять принципы для определения результата нескольких настроек хранения для одного и того же элемента, убедитесь, что вы знаете, какая метка хранения применяется.

Прежде чем более подробно объяснять каждый принцип, важно понять разницу между сроком хранения элемента и сроком хранения, указанным в политике хранения или метке хранения. Это связано с тем, что, несмотря на то, что в конфигурации по умолчанию срок хранения начинается при создании элемента, так что окончание срока хранения фиксируется для элемента, файлы также поддерживают конфигурацию для начала периода хранения с момента последнего изменения файла.В этой альтернативной конфигурации каждый раз, когда файл изменяется, начало периода хранения сбрасывается, что продлевает конец периода хранения для элемента. Метки хранения также поддерживают запуск периода хранения при маркировке и в начале события.

Чтобы применить принципы в действии с серией вопросов «Да» и «Нет», вы также можете использовать блок-схему удержания.

Объяснение четырех разных принципов:

  1. Сохранение важнее удаления. Содержимое не будет удалено без возможности восстановления, если для него заданы настройки хранения. Несмотря на то, что этот принцип гарантирует, что содержимое будет сохранено для соответствия требованиям, процесс удаления все же может быть инициирован (инициирован пользователем или системой) и, следовательно, может удалить содержимое из основного представления пользователей. Однако окончательное удаление приостановлено. Для получения дополнительных сведений о том, как и где хранится содержимое, используйте следующие ссылки для каждой рабочей нагрузки:

    .

    Пример для этого первого принципа : сообщение электронной почты подчиняется политике хранения для Exchange, которая настроена на удаление элементов через три года после их создания, а также применяется метка хранения, настроенная на сохранение элементов через пять лет после их создания. они созданы.

    Сообщение электронной почты хранится в течение пяти лет, поскольку это действие по сохранению имеет приоритет над удалением. Сообщение электронной почты окончательно удаляется по истечении пяти лет из-за действия по удалению, которое было приостановлено, пока действовало действие по хранению.

  2. Выигрывает тот, у кого дольше срок хранения. Если на содержимое распространяются несколько параметров хранения, которые сохраняют содержимое в течение разных периодов времени, содержимое будет храниться до окончания самого длительного периода хранения элемента.

    Примечание

    Срок хранения 5 лет в политике или метке хранения может преобладать над сроком хранения 7 лет в политике или метке хранения, поскольку 5-летний период настроен на начало в зависимости от даты последнего изменения файла. и 7-летний период настроен на начало с момента создания файла.

    Пример второго принципа : Документы на сайте Marketing SharePoint подчиняются двум политикам хранения. Первая политика хранения настроена для всех сайтов SharePoint так, чтобы элементы сохранялись в течение пяти лет после их создания.Вторая политика хранения настраивается для определенных сайтов SharePoint, чтобы сохранять элементы в течение десяти лет после их создания.

    Документы на этом сайте Marketing SharePoint хранятся в течение десяти лет, поскольку это самый длительный срок хранения элемента.

  3. Явные преимущества над неявными для удаления. Теперь, когда конфликты для сохранения разрешены, остаются только конфликты для удаления:

    1. Метка хранения (как бы она ни применялась) обеспечивает явное сохранение по сравнению с политиками хранения, поскольку параметры хранения применяются к отдельному элементу, а не неявно назначаются из контейнера.Это означает, что действие удаления из метки хранения всегда имеет приоритет над действием удаления из любой политики хранения.

      Пример для этого третьего принципа (метки) : На документ распространяются две политики хранения, предусматривающие действие удаления на пять и десять лет соответственно, а также метка хранения, предусматривающая действие удаления на семь лет.

      Документ безвозвратно удаляется через семь лет, так как действие удаления из метки хранения имеет приоритет.

    2. Если у вас есть только политики хранения: если политика хранения для местоположения использует адаптивную область или статическую область, включающую определенные экземпляры (например, определенных пользователей для электронной почты Exchange), эта политика хранения имеет приоритет над статической областью, настроенной для все экземпляры для одного и того же местоположения.

      Статическая область, настроенная для всех экземпляров расположения, иногда называется «политикой для всей организации». Например, Электронная почта Exchange и настройка по умолчанию Все получатели .Или сайтов SharePoint и значение по умолчанию Все сайты . Если политики хранения не распространяются на всю организацию, но были настроены с адаптивной областью или статической областью, включающей определенные экземпляры, они имеют одинаковый приоритет на этом уровне.

      Пример 1 для этого третьего принципа (политики) : Сообщение электронной почты подчиняется двум политикам хранения. Первая политика хранения не имеет области действия и удаляет элементы через десять лет. Вторая политика хранения распространяется на определенные почтовые ящики и удаляет элементы через пять лет.

      Сообщение электронной почты безвозвратно удаляется через пять лет, так как действие удаления из политики хранения с заданной областью имеет приоритет над политикой хранения на уровне организации.

      Пример 2 для этого третьего принципа (политики) : документ в учетной записи пользователя OneDrive подчиняется двум политикам хранения. Первая политика хранения распространяется на учетную запись OneDrive этого пользователя и имеет действие удаления через 10 лет. Вторая политика хранения распространяется на учетную запись OneDrive этого пользователя и предусматривает действие по удалению через семь лет.

      На этом уровне невозможно определить, когда этот документ будет окончательно удален, поскольку обе политики хранения охватывают определенные экземпляры.

  4. Выигрывает кратчайший период удаления. Применяется, чтобы определить, когда элементы будут удалены из политик хранения, а результат не может быть решен с предыдущего уровня: содержимое удаляется безвозвратно в конце кратчайшего периода хранения элемента.

    Примечание

    Возможно, политика хранения со сроком хранения 7 лет имеет преимущество перед политикой хранения со сроком 5 лет, поскольку первая политика настроена на запуск периода хранения в зависимости от того, когда файл был создан, а вторая политика хранения — от момента создания файла. файл последний раз изменен.

    Пример для этого четвертого принципа : документ в учетной записи пользователя OneDrive подчиняется двум политикам хранения. Первая политика хранения распространяется на учетную запись OneDrive этого пользователя и имеет действие удаления через 10 лет после создания файла. Вторая политика хранения распространяется на учетную запись OneDrive этого пользователя и имеет действие удаления через семь лет после создания файла.

    Этот документ будет безвозвратно удален через семь лет, так как это самый короткий срок хранения элемента из этих двух политик хранения с заданной областью.

Элементы, подлежащие удержанию при обнаружении электронных данных, также подпадают под действие первого принципа хранения; они не могут быть окончательно удалены какой-либо политикой хранения или меткой хранения. Когда это удержание снимается, к ним продолжают применяться принципы удержания. Например, для них может быть установлен неистекший срок хранения или действие по удалению.

Примеры принципов хранения, сочетающие действия сохранения и удаления

Следующие примеры являются более сложными, чтобы проиллюстрировать принципы хранения, когда объединены различные действия сохранения и удаления.Чтобы упростить следование примерам, все политики и метки хранения используют настройку по умолчанию, в соответствии с которой срок хранения начинается при создании элемента, поэтому окончание срока хранения для элемента совпадает.

  1. К элементу применены следующие параметры хранения:

    • Политика хранения только для удаления через пять лет
    • Политика хранения, которая сохраняется в течение трех лет, а затем удаляется
    • Этикетка хранения, которая хранится только в течение семи лет

    Результат : Элемент хранится в течение семи лет, поскольку сохранение имеет приоритет над удалением, а семь лет — это самый длительный срок хранения элемента.В конце этого периода хранения элемент удаляется навсегда из-за действия удаления из политик хранения.

    Хотя две политики хранения имеют разные даты для действий по удалению, самый ранний момент, когда элемент может быть окончательно удален, приходится на конец самого длительного периода хранения, который больше, чем обе даты удаления.

  2. К элементу применены следующие параметры хранения:

    • Политика хранения для всей организации, которая удаляется только через десять лет
    • Политика хранения с определенными экземплярами, которая сохраняется в течение пяти лет, а затем удаляется
    • Метка хранения, которая сохраняется в течение трех лет, а затем удаляется

    Результат : Элемент хранится в течение пяти лет, поскольку это самый длительный срок хранения элемента. По истечении этого периода хранения элемент удаляется безвозвратно из-за действия удаления в течение трех лет с метки хранения. Удаление из меток хранения имеет приоритет перед удалением из всех политик хранения. В этом примере все конфликты разрешаются на третьем уровне.

Использовать блокировку сохранения для ограничения изменений политик

Некоторым организациям может потребоваться соблюдать правила, определенные регулирующими органами, такими как правило 17a-4 Комиссии по ценным бумагам и биржам (SEC), которое требует, чтобы после включения политики хранения ее нельзя было отключить или сделать менее строгой.

Preservation Lock гарантирует, что ваша организация сможет соответствовать таким нормативным требованиям, поскольку он блокирует политику хранения или политику меток хранения, чтобы никто, включая администратора, не мог отключить политику, удалить политику или сделать ее менее строгой.

Блокировка сохранения применяется после создания политики хранения или политики меток хранения. Дополнительные сведения и инструкции см. в разделе Использование блокировки сохранения для ограничения изменений политик хранения и политик меток хранения.

Освобождение политики хранения

Если ваши политики хранения не имеют блокировки сохранения, вы можете удалить свои политики в любое время, что фактически отключает параметры хранения для политики хранения, а метки хранения больше нельзя применять из политик меток хранения. Все ранее примененные метки хранения остаются с настроенными параметрами хранения, и для этих меток вы по-прежнему можете обновлять период хранения, если он не основан на том, когда элементы были помечены.

Вы также можете сохранить политику, но изменить статус местоположения на «Выключено» или отключить политику. Другой вариант — перенастроить политику таким образом, чтобы она больше не включала определенных пользователей, сайты, группы и т. д.

Дополнительная информация для определенных местоположений:

  • Сайты SharePoint и учетные записи OneDrive:

    Когда вы выпускаете политику хранения для сайтов SharePoint и учетных записей OneDrive, любой контент, на который распространяется политика хранения, продолжает храниться в течение 30 дней, чтобы предотвратить непреднамеренную потерю данных. В течение этого 30-дневного льготного периода удаленные файлы по-прежнему сохраняются (файлы продолжают добавляться в библиотеку Preservation Hold), но задание таймера, которое периодически очищает библиотеку Preservation Hold, для этих файлов приостанавливается, чтобы при необходимости их можно было восстановить.

    Исключением из этого 30-дневного льготного периода является обновление политики для исключения одного или нескольких сайтов для SharePoint или учетных записей для OneDrive; в этом случае задание таймера удаляет файлы для этих местоположений в библиотеке Preservation Hold без 30-дневной задержки.

    Дополнительные сведения о библиотеке Preservation Hold см. в разделе Как работает хранение для SharePoint и OneDrive.

    Из-за поведения в течение льготного периода, если вы снова включите политику или вернете статус местоположения в течение 30 дней, политика возобновится без безвозвратной потери данных в течение этого времени.

  • Электронная почта Exchange и группы Microsoft 365

    При выпуске политики хранения для почтовых ящиков, которые неактивны на момент выпуска политики:

    • Если политика хранения явно применяется к почтовому ящику, параметры хранения больше не применяются. Если параметры хранения не применяются, неактивный почтовый ящик подлежит автоматическому удалению обычным способом.

      Для явной политики хранения требуется либо область действия адаптивной политики, либо область действия статической политики с включенной конфигурацией, которая указывала активный почтовый ящик во время применения политики и позже стала неактивной

    • Если политика хранения неявно применяется к почтовому ящику и настроено действие сохранения, политика хранения продолжает применяться, и неактивный почтовый ящик никогда не подлежит автоматическому удалению.Когда действие сохранения больше не применяется из-за истечения срока хранения, администратор Exchange теперь может вручную удалить неактивный почтовый ящик

      .

      Для неявной политики хранения требуется область статической политики с конфигурацией Все получатели (для электронной почты Exchange) или Все группы (для групп Microsoft 365).

    Дополнительные сведения о неактивных почтовых ящиках, к которым применяются политики хранения, см. в статье Неактивные почтовые ящики и хранение Microsoft 365.

Аудит конфигурации хранения и действий

Если аудит включен, события аудита хранения поддерживаются как для конфигурации администрирования (политики хранения и метки хранения), так и для действий хранения (только метки хранения).

Аудит конфигурации хранения

Конфигурация администратора для политик хранения и меток хранения регистрируется как события аудита при создании, изменении или удалении политики или метки хранения.

Полный список событий аудита см. в разделе Политика хранения и действия с метками хранения.

Аудит действий по хранению

Действия хранения, зарегистрированные как события аудита, доступны только для меток хранения, но не для политик хранения:

  • Когда метка хранения применяется, изменяется или удаляется из элемента в SharePoint или OneDrive:

    • Из Действия с файлами и страницами выберите Изменена метка хранения для файла
  • Когда помеченный элемент в SharePoint помечен как запись и разблокирован или заблокирован пользователем:

    • Из Действия с файлами и страницами выберите Статус записи изменен на разблокированный и Статус записи изменен на заблокированный
  • Когда метка хранения, помечающая содержимое как запись или нормативная запись, применяется к элементу в Exchange:

    • Из Действия почтового ящика Exchange выберите Помеченное сообщение как запись
  • Когда помеченный элемент в SharePoint, OneDrive или Exchange помечается как запись или нормативная запись и удаляется навсегда:

    • Из Действия с файлами и страницами выберите Удаленный файл, отмеченный как запись
  • Когда рецензент принимает меры в отношении элемента, срок хранения которого истек:

    • Из Проверка ликвидации , выберите Утвержденная ликвидация , Продленный срок хранения , Элемент с измененной маркировкой или Добавленные рецензенты

Командлеты PowerShell для политик хранения и меток хранения

Чтобы использовать командлеты хранения, необходимо сначала подключиться к PowerShell Центра безопасности и соответствия требованиям Office 365. Затем используйте любой из следующих командлетов:

Когда следует использовать политики хранения и метки хранения или удержание eDiscovery

Хотя параметры хранения и удержания, которые вы создаете в случае обнаружения электронных данных, могут предотвратить окончательное удаление данных, они предназначены для разных сценариев. Чтобы помочь вам понять различия и решить, какой из них использовать, воспользуйтесь следующим руководством:

.
  • Параметры хранения, которые вы указываете в политиках хранения и метках хранения, предназначены для долгосрочной стратегии управления информацией для сохранения или удаления данных в соответствии с требованиями соответствия.Сфера охвата обычно широка, и основное внимание уделяется местоположению и контенту, а не отдельным пользователям. Начало и конец периода хранения настраиваются с возможностью автоматического удаления содержимого без дополнительного вмешательства администратора.

  • Запреты на обнаружение электронных данных (в случае базового обнаружения электронных данных или случаев расширенного обнаружения электронных данных) рассчитаны на ограниченный срок для сохранения данных для судебного расследования. Область применения определена с упором на контент, принадлежащий идентифицированным пользователям.Начало и окончание периода сохранения не настраиваются, но зависят от индивидуальных действий администратора, без возможности автоматического удаления содержимого при снятии удержания.

Сводка для сравнения удержания с удержаниями:

Возмещение Удержание eDiscovery содержит
Потребность в бизнесе: Соответствие Юридический
Область времени: Долгосрочный Краткосрочный
Фокус: Широкий, основанный на содержании Конкретный, пользовательский
Настраиваемая дата начала и окончания: Да
Удаление контента: Да (опционально)
Административные расходы: Низкий Высокий

Если на содержимое распространяются как параметры хранения, так и удержание обнаружения электронных данных, сохранение содержимого для удержания обнаружения электронных данных всегда имеет приоритет. Таким образом, принципы хранения распространяются на удержание обнаружения электронных данных, поскольку они сохраняют данные до тех пор, пока администратор вручную не отменит удержание. Однако, несмотря на этот приоритет, не используйте удержание обнаружения электронных данных для долгосрочного управления информацией. Если вас беспокоит автоматическое удаление данных, вы можете настроить параметры хранения так, чтобы элементы сохранялись навсегда, или использовать проверку удаления с метками хранения.

Если вы используете старые инструменты обнаружения электронных данных для сохранения данных, см. следующие ресурсы:

Используйте политики хранения и метки хранения вместо старых функций

Если вам необходимо заблаговременно сохранить или удалить содержимое в Microsoft 365 для управления информацией, мы рекомендуем использовать политики хранения и метки хранения вместо следующих устаревших функций.

Если вы в настоящее время используете эти старые функции, они продолжат работать вместе с политиками хранения Microsoft 365 и метками хранения. Однако в будущем мы рекомендуем использовать политики хранения и метки хранения Microsoft 365, чтобы воспользоваться преимуществами единого решения для управления как хранением, так и удалением контента для нескольких рабочих нагрузок в Microsoft 365.

Старые функции Exchange Online:

  • Теги хранения и политики хранения, также известные как управление записями сообщений (MRM) (только удаление)

    Однако, если вы используете следующие функции управления записями сообщений, имейте в виду, что в настоящее время они не поддерживаются политиками хранения Microsoft 365:

    • Политика архивирования для архивных почтовых ящиков для автоматического перемещения сообщений электронной почты из основного почтового ящика пользователя в его архивный почтовый ящик по истечении заданного периода времени.Политику архивации (с любыми параметрами) можно использовать в сочетании с политикой хранения Microsoft 365, которая применяется к основному и архивному почтовым ящикам пользователя.

    • Политики хранения, применяемые администратором к определенным папкам в почтовом ящике. Политика хранения Microsoft 365 применяется ко всем папкам в почтовом ящике. Однако администратор может настроить различные параметры хранения, используя метки хранения, которые пользователь может применять к папкам в Outlook в качестве метки хранения по умолчанию.

  • Удержание для судебного разбирательства (только удержание)

    Хотя судебные удержания по-прежнему поддерживаются, мы рекомендуем использовать хранение Microsoft 365 или хранение электронных данных, в зависимости от ситуации.

Старые функции из SharePoint и OneDrive:

Если вы настроили сайты SharePoint для политик типов контента или политик управления информацией для сохранения контента для списка или библиотеки, эти политики игнорируются, пока действует политика хранения.

Руководство по настройке

См. раздел Начало работы с управлением информацией. В этой статье содержится информация о подписках, разрешениях и ссылки на полное руководство по настройке для сценариев хранения.

Используйте метки хранения для управления жизненным циклом документов, хранящихся в SharePoint — соответствие Microsoft 365

  • Статья
  • 16 минут на чтение
  • 13 участников

Полезна ли эта страница?

да Нет

Любая дополнительная обратная связь?

Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft.Политика конфиденциальности.

Представлять на рассмотрение

В этой статье

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

В этой статье описывается, как управлять жизненным циклом документов, хранящихся в SharePoint, с помощью автоматически применяемых меток хранения и хранения на основе событий.

Функция автоматического применения использует метаданные SharePoint для классификации документов. Пример в этой статье предназначен для документов, связанных с продуктом, но те же концепции можно использовать и для других сценариев. Например, в нефтегазовой отрасли вы можете использовать его для управления жизненным циклом документов о физических активах, таких как нефтяные платформы, журналы скважин или лицензии на добычу. В сфере финансовых услуг вы можете управлять банковскими счетами, ипотечными или страховыми договорами. В государственном секторе вы можете управлять разрешениями на строительство или налоговыми формами.

В этой статье мы рассмотрим информационную архитектуру и определение меток хранения. Затем мы будем классифицировать документы, автоматически применяя метки. И, наконец, мы создадим события, которые инициируют период хранения.

Информационная архитектура

В нашем сценарии производственная компания использует SharePoint для хранения всех документов о продуктах, которые разрабатывает компания. Эти документы включают спецификации продуктов, соглашения с поставщиками и руководства пользователя.Когда эти документы хранятся в SharePoint с помощью политик управления корпоративным контентом, определяются метаданные документов, которые используются для их классификации. Каждый документ имеет следующие свойства метаданных:

Эти метаданные образуют базовый тип контента, называемый Производственный документ , для всех документов.

Примечание

Свойства Doc Type и Status используются политиками хранения позже в этом сценарии для классификации и автоматического применения меток хранения.

У нас может быть несколько типов контента, представляющих разные типы документов, но давайте сосредоточимся на документации по продукту.

В этом сценарии мы используем службу управляемых метаданных и хранилище терминов, чтобы создать набор терминов для Тип документа и еще один для Название продукта . Для каждого набора терминов мы создаем термин для каждого значения. В хранилище терминов для вашей организации SharePoint это будет выглядеть примерно так:

.

Тип контента можно создать и опубликовать с помощью концентратора типов контента.Вы также можете создать и опубликовать тип контента с помощью инструментов подготовки сайта, таких как платформа подготовки PnP или схема JSON дизайна сайта.

У каждого продукта есть выделенный сайт SharePoint, который содержит одну библиотеку документов с включенными нужными типами контента. Все документы хранятся в этой библиотеке документов.

Примечание

Вместо того, чтобы иметь сайт SharePoint для каждого продукта, компания-производитель в этом сценарии может использовать Microsoft Team для каждого продукта для поддержки совместной работы между членами группы, например посредством постоянного чата, и использовать вкладку Файлы в Teams для управления документами. .В этой статье мы сосредоточимся только на документах, поэтому будем использовать только сайт.

Вот вид библиотеки документов для продукта Spinning Widget:

Теперь, когда у нас есть базовая информационная архитектура для управления документами, давайте рассмотрим стратегию хранения и уничтожения документов, использующих метаданные, и то, как мы классифицируем эти документы.

Хранение и распоряжение

Политика компании-производителя по соблюдению нормативных требований и управлению данными определяет порядок хранения и удаления данных.Документы, относящиеся к продукту, должны храниться до тех пор, пока продукт изготовлен, и в течение определенного дополнительного периода. Дополнительный период отличается для спецификаций продуктов, соглашений и руководств пользователя. В следующей таблице указаны требования к хранению и утилизации:

Тип документа Удержание Распоряжение
Характеристики продукта Через 5 лет после прекращения производства Удалить
Соглашения о продукции Через 10 лет после прекращения производства Обзор
Руководства пользователя Через 5 лет после прекращения производства Удалить
Все прочие виды документов Не удерживать активно Удалить, если документ старше 3 лет

Документ считается старше 3 лет, если он не изменялся в течение последних 3 лет.

Мы используем центр соответствия Microsoft 365 для создания следующих меток хранения:

  • Спецификация продукта

  • Соглашение о продукте

  • Руководство пользователя

В этой статье мы только покажем, как создать и автоматически применить этикетку хранения спецификации продукта. Чтобы реализовать полный сценарий, вы также должны создать и автоматически применить метки хранения для двух других типов документов.

Настройки для этикетки хранения спецификации продукта

Вот план файлов для этикетки хранения спецификации продукта:

  • Наименование: Спецификация продукта

  • Описание для пользователей: Хранить в течение 5 лет после остановки производства.

  • Описание для администраторов: Хранить в течение 5 лет после остановки производства, автоматическое удаление, хранение на основе событий, тип события Прекращение производства .

  • Действие по сохранению: Сохранить и удалить.

  • Срок хранения: 5 лет (1825 дней).

  • Метка записи : Настройте метку хранения, чтобы помечать элементы как запись, что означает, что помеченные документы не могут быть изменены или удалены пользователями.

  • Дескрипторы плана файлов: Для упрощения сценария дополнительные дескрипторы файлов не предоставляются.

На следующем снимке экрана показаны параметры при создании этикетки хранения спецификации продукта в центре соответствия требованиям Microsoft 365.Вы можете создать тип события Прекращение использования продукта при создании метки хранения. См. процедуру в следующем разделе.

Примечание

Чтобы избежать 5-летнего ожидания удаления документа, установите срок хранения 1 день , если вы воссоздаете этот сценарий в тестовой среде.

Создайте тип события при создании метки хранения

  1. На странице Определить параметры хранения мастера создания метки хранения после Начать период хранения на основе выберите Создать новый тип события :

  2. На странице Name your event type введите Прекращение использования продукта и необязательное описание.Затем выберите Далее , Отправить и Готово .

  3. Вернитесь на страницу Определить параметры хранения , для Начните период хранения на основе , используйте раскрывающийся список, чтобы выбрать тип события Прекращение действия продукта , который вы создали.

    Вот как выглядят настройки для этикетки хранения спецификации продукта:

  4. Выберите Создать метку , а на следующей странице, когда вы увидите варианты публикации метки, автоматического применения метки или просто сохранения метки: выберите Просто сохраните метку на данный момент , а затем выберите Готово .

Теперь давайте посмотрим, как мы будем автоматически применять метку хранения к содержимому спецификации продукта.

Автоматически применять метки хранения к документам

Мы собираемся использовать язык запросов ключевых слов (KQL) для автоматического применения созданных нами меток хранения. KQL — это язык, используемый для построения поисковых запросов. В KQL вы можете выполнять поиск по ключевым словам или управляемым свойствам. Дополнительные сведения см. в справочнике по синтаксису языка запросов ключевых слов (KQL).

По сути, мы хотим сказать Microsoft 365 «применить метку хранения Спецификация продукта ко всем документам, которые имеют статус из Окончательный и тип документа из Спецификация продукта .Напомним, что Статус и Тип документа — это столбцы сайта, которые мы определили для типа контента Документация по продукту в разделе Информационная архитектура. Для этого нам нужно настроить схему поиска.

Когда SharePoint индексирует контент, он автоматически создает свойства для обхода для каждого столбца сайта. В этом сценарии нас интересуют свойства Doc Type и Status . Нам нужны документы в библиотеке, которые относятся к нужному типу контента и содержат столбцы сайта, заполненные для поиска, чтобы создать свойства для обхода.

В центре администрирования SharePoint откройте конфигурацию поиска и выберите Управление схемой поиска , чтобы просмотреть и настроить свойства для обхода.

Если мы введем статус в поле Просканированные свойства и выберем зеленую стрелку, мы должны увидеть такой результат:

Нас интересует свойство ows__Status (обратите внимание на двойное подчеркивание). Он сопоставляется со свойством Status типа контента «Производственный документ».

Теперь, если мы введем ows_doc и выберем зеленую стрелку, мы должны увидеть что-то вроде этого:

Свойство ows_Doc_x0020_Type — это второе свойство, которое нас интересует. Он сопоставляется со свойством Тип документа типа контента Рабочий документ.

Наконечник

Чтобы определить имя свойства для обхода для этого сценария, перейдите в библиотеку документов, содержащую производственные документы. Затем перейдите в настройки библиотеки.Для столбцов выберите имя столбца (например, Статус или Тип документа ), чтобы открыть страницу столбца сайта. Параметр Field в URL-адресе этой страницы содержит имя поля. Это имя поля с префиксом “ows_” является именем свойства для обхода. Например, URL-адрес https://tenantname.sharepoint.com/sites/SpinningWidget/_layouts/15/FldEdit.aspx?List=%7BC38C2F45-3BD6-4C3B-AA3B-EF5DF6B3D172%7D&Field=_Status соответствует ows__Status. свойство для обхода.

Если искомые свойства для обхода не отображаются в разделе «Управление схемой поиска» в центре администрирования SharePoint:

.
  • Возможно, документы не проиндексированы. Вы можете принудительно переиндексировать библиотеку, выбрав Настройки библиотеки документов > Дополнительные настройки .

  • Если библиотека документов находится на современном сайте, убедитесь, что администратор SharePoint также является администратором семейства веб-сайтов.

Дополнительные сведения о свойствах для обхода и управляемых свойствах см. в статье Автоматически создаваемые управляемые свойства в SharePoint Server.

Сопоставление свойств для обхода предварительно определенным управляемым свойствам

KQL не может использовать свойства для обхода в поисковых запросах. Он должен использовать управляемое свойство. В типичном сценарии поиска мы создаем управляемое свойство и сопоставляем его с нужным свойством для обхода. Однако для автоматического применения меток хранения вы можете указать только предварительно определенные управляемые свойства в KQL, а не настраиваемые управляемые свойства. В системе есть набор предопределенных управляемых свойств для строк от RefinableString00 до RefinableString199 , которые вы можете использовать.Полный список см. в разделе Неиспользуемые управляемые свойства по умолчанию. Эти управляемые свойства по умолчанию обычно используются для определения уточнений поиска.

Чтобы запрос KQL автоматически применял правильную метку хранения к содержимому документа продукта, мы сопоставляем свойства обхода ows_Doc_x0020_Type и ows__Status с двумя уточняемыми управляемыми свойствами. В нашей тестовой среде для этого сценария RefinableString00 и RefinableString01 не используются.Мы определили это, просмотрев Управляемые свойства в Управление схемой поиска в центре администрирования SharePoint.

Обратите внимание, что столбец Mapped Crawled Properties на предыдущем снимке экрана пуст.

Чтобы сопоставить свойство для обхода ows_Doc_x0020_Type , выполните следующие действия:

  1. В поле фильтра Управляемое свойство введите RefinableString00 и выберите зеленую стрелку.

  2. В списке результатов выберите ссылку RefinableString00 , а затем прокрутите вниз до раздела Сопоставления свойств для обхода .

  3. Выберите Добавить сопоставление , а затем введите ows_Doc_x0020_Type в поле Поиск имени свойства для обхода в окне Выбор свойства для обхода . Выберите Найдите .

  4. В списке результатов выберите ows_Doc_x0020_Type , а затем выберите OK .

    В разделе Mapped Crawled Properties вы должны увидеть что-то похожее на этот снимок экрана:

  5. Прокрутите страницу вниз и выберите OK , чтобы сохранить сопоставление.

Повторите эти шаги для сопоставления RefinableString01 и ows__Status .

Теперь у вас должно быть два управляемых свойства, сопоставленных с двумя свойствами для обхода:

Давайте проверим правильность нашей настройки, выполнив поиск предприятия.В браузере перейдите по адресу https://.sharepoint.com/search . В поле поиска введите RefinableString00:”Спецификация продукта” и нажмите клавишу ввода. Этот поиск должен вернуть все документы, которые имеют Спецификация продукта из Тип документа .

Теперь в поле поиска введите RefinableString00:”Спецификация продукта” AND RefinableString01:Final и нажмите Enter. Это должно вернуть все документы, которые имеют Спецификация продукта из Тип документа и Статус из Окончательный .

Создание политик автоматического применения меток

Теперь, когда мы убедились, что запрос KQL работает, давайте создадим политику автоматического применения меток, которая использует запрос KQL для автоматического применения метки хранения спецификации продукта к соответствующим документам.

  1. В центре соответствия требованиям Microsoft 365 перейдите к Управление записями > Политики меток > Автоматическое применение метки .

  2. В мастере создания политики автоматической маркировки на странице Имя политики автоматической маркировки введите имя, например Автоматически применять метку спецификации продукта , и необязательное описание. Затем выберите Далее .

  3. На странице Выберите тип содержимого, для которого вы хотите применить эту метку к странице , выберите Применить метку к содержимому, которое содержит определенные слова или фразы или свойства , а затем выберите Далее .

    Этот параметр позволяет предоставить тот же поисковый запрос KQL, который мы тестировали в предыдущем разделе. Запрос возвращает все документы спецификации продукта со статусом Final .Когда мы используем этот же запрос в политике автоматического применения меток, метка хранения «Спецификация продукта» будет автоматически применяться ко всем документам, которые ей соответствуют.

  4. На странице Применить метку к содержимому, соответствующему этому запросу , введите RefinableString00:”Спецификация продукта” И RefinableString01:Final , а затем выберите Next .

  5. На странице Выберите расположения для применения политики выберите расположения содержимого, к которым вы хотите применить политику.В этом сценарии мы применяем политику только к расположениям SharePoint, поскольку все производственные документы хранятся в библиотеках документов SharePoint. Переключите статус для Электронная почта Exchange , Учетные записи OneDrive и Группы Microsoft 365 на Выкл . Прежде чем выбрать Далее :

    , убедитесь, что для сайтов SharePoint установлено состояние На .

    Наконечник

    Вместо применения политики ко всем сайтам SharePoint можно выбрать . Выбрать сайт и добавить URL-адреса для определенных сайтов SharePoint.

  6. На странице Выберите метку для автоматического применения выберите Добавить метку .

  7. Из списка удерживающих этикеток выберите Спецификация продукта . Затем выберите Добавить и Далее .

  8. Проверьте настройки:

  9. Выберите Отправить , чтобы создать политику автоматического применения меток.

    Примечание

    Автоматическое применение метки “Спецификация продукта” ко всем документам, соответствующим поисковому запросу KQL, занимает до 7 дней.

Убедитесь, что метка хранения была применена автоматически

Через 7 дней используйте обозреватель действий в центре соответствия требованиям, чтобы убедиться, что созданная нами политика автоматического применения меток автоматически применяет метки хранения к документам продукта.

Также просмотрите свойства документов в библиотеке документов. На информационной панели видно, что метка хранения применяется к выбранному документу.

Поскольку метки хранения были автоматически применены к документам, эти документы защищены от удаления, поскольку метка хранения была настроена для объявления документов как записей . В качестве примера этой защиты мы получаем следующее сообщение об ошибке при попытке удалить один из этих документов:

Создать событие, запускающее период хранения

Теперь, когда наклеены удерживающие этикетки, давайте сосредоточимся на событии, указывающем на окончание производства конкретного продукта. Это событие инициирует начало периода хранения, определенного в метках хранения. Например, для документов со спецификациями продукта 5-летний период хранения начинается, когда инициируется событие «конец производства».

Вы можете вручную создать событие в центре соответствия требованиям Microsoft 365, выбрав Управление записями > События . Вы должны выбрать тип события, установить правильные идентификаторы активов и ввести дату события. Дополнительные сведения см. в разделе Запуск хранения при возникновении события.

Но для этого сценария мы автоматически сгенерируем событие из внешней производственной системы. Система представляет собой простой список SharePoint, который указывает, находится ли продукт в производстве.Поток Power Automate, связанный со списком, инициирует событие. В реальном сценарии вы можете использовать различные системы для создания события, такие как система управления персоналом или CRM. Power Automate содержит множество готовых к использованию взаимодействий и стандартных блоков для рабочих нагрузок Microsoft 365, таких как Microsoft Exchange, SharePoint, Teams и Dynamics 365, а также сторонних приложений, таких как Twitter, Box, Salesforce и Workdays. Эта функция упрощает интеграцию Power Automate с различными системами.Дополнительные сведения см. в статье Автоматизация хранения на основе событий.

На следующем снимке экрана показан список SharePoint, который будет использоваться для запуска события:

В настоящее время в производстве находятся два продукта, на что указывает Да в столбце В производстве . Если для продукта установлено значение в этом столбце Нет , поток, связанный со списком, автоматически создаст событие. Событие инициирует начало периода хранения для метки хранения, которая была автоматически применена к соответствующим документам продукта.

В этом сценарии мы используем следующий поток для запуска события:

Чтобы создать этот поток, начните с соединителя SharePoint и выберите триггер При создании или изменении элемента . Укажите адрес сайта и название списка. Затем добавьте условие на основе того, когда значение столбца списка В производстве установлено на Нет (или равно false в карточке условия). Затем добавьте действие на основе встроенного шаблона HTTP.Используйте значения в следующем разделе для настройки действия HTTP. Вы можете скопировать значения свойств URI и Body из следующего раздела и вставить их в шаблон.

  • Метод : ПОСТ

  • URI : https://ps.compliance.protection.outlook.com/psws/service.svc/ComplianceRetentionEvent

  • Заголовки : Ключ = Content-Type, Значение = application/atom+xml

  • Корпус :

      
    
    
    9 сентября 2017 г., 22:50:00
    <тип содержимого='приложение/xml'>
    <м:свойства>
    Прекращение производства @{triggerBody()?['Product_x0020_Name']?['Value']}
    Прекращение использования продукта<
    ProductName:"@{triggerBody()?['Product_x0020_Name']?['Value']}
    @{formatDateTime(utcNow(),'гггг-ММ-дд')}
    
    
    
      

Этот список описывает параметры в свойстве Body действия, которое необходимо настроить для этого сценария:

  • Имя : этот параметр указывает имя события, которое будет создано в центре соответствия требованиям Microsoft 365. Для этого сценария имя — «Прекращение производства xxx », где xxx — это значение управляемого свойства ProductName , которое мы создали ранее.

  • EventType : Значение этого параметра соответствует типу события, к которому будет применяться созданное событие. Этот тип события был определен при создании метки хранения. Для этого сценария тип события — «Прекращение продукта».

  • SharePointAssetIdQuery : этот параметр определяет идентификатор актива для события.Для хранения на основе событий требуется уникальный идентификатор документа. Мы можем использовать идентификаторы активов для идентификации документов, к которым относится конкретное событие, или, как в этом сценарии, столбец метаданных Product Name . Для этого нам нужно создать новое управляемое свойство ProductName , которое можно использовать в запросе KQL. (В качестве альтернативы мы могли бы использовать RefinableString00 вместо создания нового управляемого свойства). Нам также необходимо сопоставить это новое управляемое свойство со свойством для обхода ows_Product_x0020_Name .Вот скриншот этого управляемого свойства.

  • EventDateTime : Этот параметр определяет дату возникновения события. Использовать текущий формат даты:

    formatDateTime(utcNow(),’yyyy-MM-dd’ )

Все вместе

Теперь метка хранения создана и применена автоматически, а поток настроен и создан. Когда значение в столбце В производстве для продукта Spinning Widget в списке Продукты изменяется с Да на Нет , поток инициируется для создания события.Чтобы просмотреть это событие в центре соответствия требованиям, перейдите на страницу Управление записями > События .

Выберите событие для просмотра сведений на всплывающей странице. Обратите внимание, что даже несмотря на то, что событие создано, его состояние показывает, что никакие сайты или документы SharePoint не были обработаны.

Но после задержки статус события показывает, что сайт SharePoint и документ SharePoint были обработаны.

Это показывает, что период хранения метки, примененной к документу продукта Spinning Widget, был инициирован на основе даты события Прекращение производства Spinning Widget .Предполагая, что вы реализовали сценарий в своей тестовой среде, настроив однодневный период хранения, вы можете перейти в библиотеку документов для документов вашего продукта через несколько дней после создания события и убедиться, что документ был удален (после задания удаления в SharePoint запущено).

Подробнее об идентификаторах активов

Как объясняется в статье Начать хранение при возникновении события, важно понимать взаимосвязь между типами событий, метками хранения, событиями и идентификаторами активов.Идентификатор ресурса — это просто свойство документа в SharePoint и OneDrive. Это поможет вам определить документы, срок хранения которых будет инициирован событием. По умолчанию в SharePoint есть свойство Asset Id , которое можно использовать для хранения на основе событий:

.

Как показано на следующем снимке экрана, управляемое свойство идентификатора актива называется ComplianceAssetId .

Вместо использования свойства по умолчанию Asset Id , как мы делаем в этом сценарии, вы можете использовать любое другое свойство.Но важно понимать, что если вы не укажете идентификатор актива или ключевые слова для события, все содержимое, имеющее метку этого типа события, получит срок хранения, инициированный событием.

Использование расширенного поиска в SharePoint

На предыдущем снимке экрана видно, что есть еще одно управляемое свойство, связанное с метками хранения, с именем ComplianceTag , которое сопоставлено со свойством для обхода. Управляемое свойство ComplianceAssetId также сопоставляется со свойством для обхода. Это означает, что вы можете использовать эти управляемые свойства в расширенном поиске для извлечения всех документов, помеченных меткой хранения.

Электронное хранилище записей брокеров-дилеров; отн. № 34-47806


КОМИССИЯ ПО ЦЕННЫМ БУМАГАМ И ОБМЕНАМ

17 CFR часть 241

[Выпуск № 34-47806]

Электронное хранилище документов брокеров-дилеров

АГЕНТСТВО : Комиссия по ценным бумагам и биржам.

ДЕЙСТВИЕ : Интерпретация.

РЕЗЮМЕ : Комиссия по ценным бумагам и биржам публикует свои взгляды на действие своего правила, разрешающего брокерам-дилерам хранить необходимые записи в электронной форме. Согласно правилу, электронные записи должны храниться исключительно в неперезаписываемом и нестираемом формате. Эта интерпретация разъясняет, что брокеры-дилеры могут использовать систему хранения, которая предотвращает изменение или стирание записей в течение требуемого периода хранения.

ДАТА ДЕЙСТВИЯ : 12 мая 2003 г.

ДЛЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ : Майкл А. Маккиароли, заместитель директора, 202/942-0131; Томас К. Макгоуэн, помощник директора, 202/942-4886; или Рэндалл В. Рой, специальный советник, 202/942-0798, Отдел регулирования рынка, Комиссия по ценным бумагам и биржам, 450 Fifth Street, NW, Washington, DC 20549-1001.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ : Комиссия по ценным бумагам и биржам («Комиссия») публикует руководство в отношении параграфа (f)(2)(ii)(A) ​​Правила 17a-4, которое требует от брокеров-дилеров ведения записей в электронном виде. использовать цифровой носитель данных или систему, которая «[p]резервирует[s] записи исключительно в неперезаписываемом и нестираемом формате.” 1

I. ВВЕДЕНИЕ

Брокер-дилерам разрешено сохранять записи на «электронных носителях информации». 2 Правило 17a-4 определяет этот термин как «любой цифровой носитель данных или систему». 3 Пункт (f)(2)(ii)(A) ​​Правила 17a-4 требует, чтобы электронные носители сохраняли записи исключительно в неперезаписываемом и нестираемом формате. 4 Персонал получил устные запросы от брокеров-дилеров о том, ограничивает ли это требование их использованием оптических пластин, компакт-дисков, DVD-дисков или аналогичных физических носителей для достижения этого результата.

II. ФОН

Раздел 17(a)(1) Закона о фондовых биржах 1934 года («Закон о биржах») уполномочивает Комиссию издавать правила, требующие от брокеров-дилеров делать и хранить в течение установленных периодов и предоставлять их копии, такие записи по мере необходимости или целесообразно в общественных интересах, для защиты инвесторов или иным образом для достижения целей Закона о биржах. 5 В соответствии с этим полномочием Комиссия приняла Правила 17а-3 и 17а-4.Правило 17a-3 требует от брокеров-дилеров ведения определенных записей, включая торговые журналы, книги учета активов и обязательств, книги учета доходов, книги счетов клиентов, записи о ценных бумагах, заказы, подтверждения сделок, пробные балансы и различные документы, связанные с трудоустройством. . 6 Правило 17a-4 определяет порядок ведения записей, созданных в соответствии с Правилом 17a-3, и некоторых других записей, производимых брокерами-дилерами. 7 Он также определяет требуемые сроки хранения этих записей. 8 Например, многие записи, включая сообщения, относящиеся к брокерско-дилерской деятельности как таковой, должны храниться в течение трех лет; некоторые другие записи должны храниться в течение более длительного периода времени. 9

В совокупности Правила 17a-3 и 17a-4 требуют, чтобы брокеры-дилеры создавали и хранили в легкодоступном виде полный отчет о каждой операции с ценными бумагами, которую они совершали, и о своей деятельности с ценными бумагами в целом. Эти требования являются неотъемлемой частью функции Комиссии по защите инвесторов, поскольку сохраненные записи являются основным средством контроля за соблюдением применимых законов о ценных бумагах, включая положения о борьбе с мошенничеством и стандарты финансовой ответственности. Недавние события, связанные с удалением электронных писем брокерами-дилерами, подтвердили необходимость принятия мер для защиты целостности записей.

В 1997 году Комиссия внесла поправки в параграф (f) Правила 17a-4, чтобы разрешить брокерам-дилерам хранить записи в электронном виде. 10 Правило, по его условиям, не ограничивает брокеров-дилеров использованием определенного типа технологии, такой как оптический диск. Вместо этого он позволяет им использовать любые электронные носители данных при соблюдении определенных требований, включая то, что носители «[p]резервируют записи исключительно в неперезаписываемом и нестираемом формате.” 11 Это требование не означает, что записи должны храниться неограниченное время. Как и бумажные и микрофильмы, электронные записи необходимо хранить только в течение соответствующего периода хранения, указанного в правиле.

III. ХРАНЕНИЕ ЗАПИСЕЙ НЕПЕРЕЗАПИСЫВАЕМЫМ И НЕСТИРАЕМЫМ ОБРАЗОМ В ТЕЧЕНИЕ ОПРЕДЕЛЕННОГО ПЕРИОДА

Брокеры-дилеры и поставщики систем хранения электронных записей задали вопрос о том, могут ли брокеры-дилеры использовать в соответствии с правилом 17a-4(f) системы, которые они описывают как хранящие записи таким образом, чтобы предотвратить перезапись, стирание или иное изменены, не полагаясь исключительно на аппаратные функции системы. В частности, в этих системах используются интегрированные аппаратные и программные коды, которые являются неотъемлемой частью системы для предотвращения перезаписи, стирания или изменения записей. Таким образом, хотя аппаратный носитель данных, используемый этими системами (, например, , магнитный диск), по своей природе является перезаписываемым, интегрированные коды, присущие системе, предотвращают перезапись записей кем-либо. Более того, коды, используемые этими системами, нельзя отключить, чтобы удалить эту функцию. Таким образом, брокеры-дилеры и продавцы заявляют, что эти системы отвечают требованиям неперезаписываемости и нестираемости, не полагаясь исключительно на аппаратные характеристики системы, как в случае с оптическими пластинами, CD-ROM и DVD, на которые цифровая информация записывается постоянно. на носитель и, следовательно, никогда не могут быть изменены или удалены.

Один метод, использующий такую ​​систему, сохраняет указанный срок действия или срок хранения для каждой записи или файловой системы. Система блокирует удаление или изменение записи любым способом до тех пор, пока не истечет срок действия или не истечет период хранения. По истечении срока действия или по истечении периода хранения записи могут быть удалены из системы, тем самым освобождая место для повторного использования.

IV. ОБСУЖДЕНИЕ

По мнению Комиссии, Правило 17a-4 не требует, чтобы конкретный тип технологии или метода использовался для достижения требования неперезаписываемости и нестираемости в параграфе (f)(2)(ii)(A ).В частности, когда мы приняли Правило 17a-4(f), мы заявили:

Сегодня Комиссия принимает правило, которое вместо указания типа технологии хранения, которая может использоваться, устанавливает стандарты, которым должны соответствовать электронные носители информации, чтобы считаться приемлемым методом хранения в соответствии с Правилом 17a-4. 12

Брокер-дилер не нарушил бы требования параграфа (f)(2)(ii)(A) ​​правила, если бы он использовал электронную систему хранения, которая предотвращает перезапись, стирание или иное изменение записи в течение требуемого периода хранения за счет использования интегрированных аппаратных и программных управляющих кодов. Правило 17a-4 требует, чтобы брокеры-дилеры сохраняли записи в течение определенного периода времени. Отсюда следует, что нестираемый и неперезаписываемый аспект их хранения не обязательно должен продолжаться после этого периода.

Интерпретация Комиссии не включает системы хранения, которые только снижают риск того, что запись будет перезаписана или стерта. Такие системы, которые могут использовать программные приложения для защиты электронных записей, такие как политики аутентификации и утверждения, пароли или другие внешние меры безопасности, не хранят записи таким образом, чтобы их нельзя было перезаписать или стереть.Внешние меры, используемые этими другими системами, не предотвращают изменение или удаление записи. Например, они могут ограничить доступ к записям с помощью паролей. Кроме того, они могут создать «отпечаток пальца» записи на основе ее содержимого. Если запись изменена, отпечаток будет указывать на то, что она была изменена (но исходная запись не будет сохранена). Возможность перезаписывать или стирать записи, хранящиеся в этих системах, делает их несовместимыми с правилом 17a-4(f).

Любая система, используемая брокером-дилером, должна соответствовать всем требованиям параграфа (f) правила. Среди других требований пункта (f) брокер-дилер должен иметь систему аудита, обеспечивающую подотчетность в отношении ввода записей в систему хранения. 13 Аудиторские процедуры для системы хранения, использующей интегрированные программные и аппаратные коды для соответствия параграфу (f), должны обеспечивать учет продолжительности хранения записей в неперезаписываемом и нестираемом виде.Это должно включать в себя утверждение на уровне высшего руководства того, как система настроена для хранения записей в течение требуемых периодов хранения в неперезаписываемом и нестираемом виде. Было бы целесообразно сконфигурировать такую ​​систему хранения таким образом, чтобы входным записям без срока действия или срока хранения по умолчанию был назначен постоянный срок хранения. Это поможет обеспечить ведение записей в соответствии со сроками хранения, указанными в Правиле 17a-4 или других применимых правилах Комиссии.

Кроме того, могут быть обстоятельства (такие как получение повестки в суд), когда брокер-дилер обязан хранить записи по истечении сроков хранения, указанных в Правиле 17a-4 или других применимых правилах Комиссии. Соответственно, брокер-дилер должен предпринять соответствующие шаги, чтобы гарантировать, что записи не будут удалены в периоды, когда истек нормативный срок хранения, но другие юридические требования требуют, чтобы записи продолжали поддерживаться, а система хранения данных брокера-дилера должна позволять записям сохраняться. храниться сверх сроков хранения, указанных в правилах Комиссии.

V. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По вышеуказанным причинам Комиссия считает, что это толкование соответствует Разделу 17 Закона о биржах и Правилу 17a-4 в нем.

Список предметов в 17 CFR Part 241

Ценные бумаги.

Поправка к Своду федеральных правил

По причинам, изложенным в преамбуле, Комиссия вносит поправку в раздел 17, главу II Свода федеральных правил, как указано ниже:

ЧАСТЬ 241 – ПОЯСНЕНИЯ, КАСАЮЩИЕСЯ ЗАКОНА О БИРЖАХ ЦЕННЫХ БУМАГ 1934 ГОДА И ОБЩИХ ПРАВИЛ И ПОЛОЖЕНИЙ, СВЯЗАННЫХ С НИМ

Часть 241 изменена путем добавления выпуска No.34-47806 и дату выпуска 7 мая 2003 г. в список интерпретирующих выпусков.

Комиссией.

Маргарет Х. Макфарланд
Заместитель секретаря

Дата: 7 мая 2003 г.

____________________________

1 17 CFR 240.17a-4(f)(2)(ii)(A).
2 17 CFR 240.17a-4(f).
3 17 CFR 240.17а-4(е)(1)(ii).
4 В соответствии с правилом, электронные носители также должны автоматически проверять качество и точность процесса записи на носители; сериализовать оригинальные и, при необходимости, дубликаты носителей информации, а также дату и время требуемого срока хранения информации, размещенной на таких электронных носителях; и иметь возможность легко загружать указатели и записи, хранящиеся на электронных носителях, на любой носитель, приемлемый в соответствии с параграфом (f), как того требует Комиссия или саморегулируемые организации, членом которых, брокер или дилер является.
5 15 U.S.C. 78q(а)(1).
6 17 CFR 240.17a-3.
7 17 CFR 240.17a-4.
8 Идентификатор .
9 См. напр. 17 CFR 240.17a-4(a) – (e).
10 Акт об обмене № редакции38245 (5 февраля 1997 г.), 62 FR 6469 (12 февраля 1997 г.) («Принятие выпуска»).
11 17 CFR 240.17a-4(f)(2)(ii)(A).
12 Принятие версии, 62 FR, 6470.
13 17 CFR 240.17a-4(f)(3)(v).
 

http://www.sec.gov/rules/interp/34-47806.htm


Сохраняйте документы – затем удаляйте их по истечении времени

Удовлетворение потребностей в документации, с одной стороны, защита данных, с другой : с DocuWare вы можете безопасно и конфиденциально хранить документы столько времени, сколько необходимо. Но вы также можете удалять документы безопасным и законным способом.

Правовые нормы, а также отраслевые и прикладные нормы могут требовать хранения деловых документов (часто в течение десятилетий), чтобы иметь их под рукой для аудита или решения вопросов ответственности. В зависимости от каждого документа и региона требования и сроки хранения могут сильно различаться. Поэтому, чтобы убедиться, что вы соблюдаете все требования к хранению, важно знать, какие юридические требования применяются к различным типам документов, которые вы храните.

DocuWare архивирует деловые документы за любой заданный период времени с высокой степенью защиты, защищая от потери и не теряя места.

Права доступа, которые можно контролировать поминутно, обеспечивают максимально возможную защиту конфиденциальной информации на каждом этапе.

 

Удаление по истечении срока хранения

Так что же происходит с документами по истечении срока, необходимого для их хранения? Настройка по умолчанию заключается в том, что они удаляются, как только достигается указанный крайний срок. Например, в GDPR даже есть правила, согласно которым документы не могут храниться дольше, чем это необходимо в качестве формы защиты персональных данных (статья 6 GDPR).

Поэтому компании должны установить четкие процессы как для сохранения, так и для удаления документов. С DocuWare этот процесс можно надежно контролировать и в значительной степени автоматизировать.

 

Советы по внедрению с DocuWare

Автоиндекс и Диспетчер задач, среди прочего, обеспечивают прозрачный процесс, в ходе которого соответствующие документы идентифицируются, а затем удаляются из архива.В следующих советах показаны примеры того, как этот процесс можно организовать с помощью DocuWare, а также с помощью Autoindex и диспетчера задач.

Ключ в том, чтобы хранить документы по типам. Это просто означает, что когда документы хранятся в DocuWare, они индексируются в соответствии с их типом документа — например, заявление о приеме на работу , письмо с предложением входящий счет-фактура или исходящий счет-фактура . Благодаря фиксированному списку выбора вы гарантируете, что все пользователи вводят одни и те же термины при выборе типа документа.

Еще одним важным критерием индекса, который вы можете настроить, является срок хранения документа . Например, если прописанный срок хранения составляет 10 лет, этот срок будет автоматически добавлен к дате хранения документа или хранения. Модуль Autoindex также можно использовать для автоматического присвоения этих классификаций в фоновом режиме.

Вам также понадобится поле статуса — изменения здесь в конечном итоге определят процесс удаления. Варианты статуса могут быть, например, Сохранено , Проверить на удаление и Разрешено на удаление .

Документы, срок хранения которых истек, должны быть проверены и разрешены к удалению не менее чем одним сотрудником (принцип двойного взгляда) или двумя сотрудниками (принцип очкарика), чтобы исключить некорректное удаление. Вы можете определить, кто отвечает за этот элемент управления, используя соответствующие роли пользователей.

Сотрудники, уполномоченные проверять документы, получат их с помощью списков, настроенных в DocuWare Configuration. Автоиндекс контролирует, когда и какие документы появляются в этих списках.Этот умный модуль регулярно проверяет значения, сохраненные для документов, и меняет статус на Проверить на удаление , как только срок хранения истек.

Список документов, подлежащих удалению, поскольку срок их хранения истек

 

Окончательное разрешение на удаление дается цифровой печатью. Это настроено так, что он меняет статус документа на Разрешено для удаления . Затем документ окончательно удаляется с помощью политики удаления, которая запускается, как только документ помечается для удаления.Контроль времени позволяет вам определить, когда удаление будет окончательно выполнено.

Политика удаления, созданная в DocuWare Configuration — для документов, выпущенных для удаления

 

Что делать, если вам еще не разрешено удалять. ..

Допустим, кто-то просит вас удалить свои личные данные в соответствии с GDPR, но срок хранения соответствующих документов еще не истек? Для этого тоже есть решение! Вы не удаляете документ, но можете ограничить круг его просмотра с помощью профиля значения индекса, чтобы только определенные пользователи могли просматривать эти документы.Таким образом, вы выполнили требования как по защите данных, так и по их хранению.

DocuWare также поддерживает вас в других процессах, контролирующих поток информации и передачу персональных данных в соответствии с GDPR с помощью модулей DocuWare Request, Forms и Workflow Manager.

Для получения дополнительной информации о том, как DocuWare может помочь вам хранить документы в соответствии с требованиями законодательства, ознакомьтесь с советами по настройке DocuWare для работы в соответствии с GDPR.

 

Электронное хранилище документов исследований человека — исследование

Создано 03/2013
Пересмотрено 05/2019

Характер и количество протоколов исследований в Вашингтонском университете привели к созданию большого объема документов по исследованиям (включая, помимо прочего, документы об информированном согласии, формы отчетов о случаях, исходные документы и исследовательскую переписку). Университет осознает проблемы и затраты, связанные с хранением физических копий этих документов в течение длительного периода времени, и желает сократить эти затраты и облегчить бремя соблюдения требований. Однако изменяющиеся требования к хранению документов для исследований, спонсируемых большим количеством государственных, коммерческих или некоммерческих организаций, создали серьезные проблемы с хранением. В этом руководстве представлен приемлемый процесс создания электронных копий документов исследования, который упростит проблемы с хранением.

Управление вице-канцлера по исследованиям и Управление защиты исследований человека провели опрос основных источников финансирования, чтобы определить их потенциальное согласие на электронное хранение исследовательских документов. Наши результаты этого опроса показывают, что многие спонсоры просто подчиняются решению местного Институционального контрольного совета (IRB). NIH прислушивается к местным решениям IRB и рекомендациям FDA. Отраслевые спонсоры испытаний FDA должны следовать указаниям FDA, и перед созданием файлов электронного хранилища следует запрашивать разрешение у отдельных спонсоров. Документация о разрешении спонсора должна быть приложена к документам исследования.

FDA разрешит хранение в электронном виде, если электронных копий сертифицированы . В соответствии с определением FDA, заверенная копия  является копией исходной информации, которая была проверена , на что указывает подпись с датой , как точная копия, имеющая все те же атрибуты и информацию, что и оригинал. оригинал.

Как и при любой исследовательской деятельности, главный исследователь (PI) несет ответственность за ведение надлежащих записей.Поэтому PI должен обеспечить соблюдение этого руководства при внедрении электронного хранения документов исследования.​

Передовые методы хранения электронных данных

  • Индексируйте документы для облегчения поиска
  • Заверить электронные копии
    • Просмотр каждой страницы электронного документа членом исследовательской группы для подтверждения наличия и разборчивости всех страниц
    • Заполнить заявление о сертификации и хранить в файлах исследования
    • Используйте соответствующие меры безопасности для защиты файлов от несанкционированного доступа

Часто задаваемые вопросы

Обратите внимание: если документы сканируются в электронную медицинскую карту (EMR), они также должны храниться в другом месте. EMR не должен быть основным постоянным местом хранения.

Требуется ли одобрение IRB при преобразовании бумажных документов исследования в электронное хранилище? Когда и как следует уведомлять IRB о намерении преобразовать бумажные файлы в электронные?

  • Да, разрешение IRB требуется при преобразовании бумажных документов исследования в электронное хранилище. Вы должны отправить запрос на изменение, чтобы обновить моего IRB, раздел 5.4 Конфиденциальность и конфиденциальность, чтобы адекватно отразить электронное хранение документов исследования и указать используемые формы защиты электронных данных.
  • ​Пожалуйста, перейдите на страницу сводки вашего проекта в  my IRB. С правой стороны вы увидите раздел под названием «Создать форму». Щелкните ссылку «Форма изменения/обновления». Дополнительную информацию см. в часто задаваемых вопросах my IRB.

После сканирования и сертификации; можно ли уничтожить бумажные документы?

  • Да, после того, как все записи исследований будут отсканированы и сертифицированы, бумажные копии могут быть уничтожены.

Где хранить электронные файлы?

  • Электронные файлы отсканированных и заверенных документов исследования, хранящиеся в надежном месте (т.g., на сервере Вашингтонского университета, WUSTL Box, REDCap, Research Storage Project и т. д.).
  • Настоятельно рекомендуется, чтобы документы исследований , а не хранились на настольных компьютерах, ноутбуках или локальных ПК, поскольку эти устройства не поддерживаются системой ИТ-поддержки университета.

Если кто-либо, не входящий в одобренную HRPO исследовательскую группу, может получить доступ к файлам (например, если они хранятся в общей папке на общем диске отдела/подразделения), файлы должны быть защищены паролем.

Что такое исследовательский проект хранилища?

  • The Research Storage Project — это бесплатный, безопасный, полностью резервный вариант хранения данных/документов. Преподаватели имеют право на 5 терабайт активного высокопроизводительного хранилища данных бесплатно; дополнительное хранилище доступно по скользящей шкале.
  • Дополнительную информацию о проекте хранилища исследований можно найти по телефону 
    http://cio.wustl.edu/projects/research-storage/.

Как часто центральный ИТ-отдел будет выполнять резервное копирование данных на серверах Вашингтонского университета?

  • Резервное копирование обычно делается один раз в день; однако расписание резервного копирования может варьироваться в зависимости от отдела.Вам следует обратиться в службу ИТ-поддержки, чтобы узнать о конкретных запланированных резервных копиях вашего отдела и допустимом хранении данных.

Какие есть другие варианты хранения?

  • Зашифрованные внешние жесткие диски: Если используются внешние жесткие диски, они должны быть зашифрованы, а их резервная копия должна быть сохранена на другом зашифрованном жестком диске.
  • Настоятельно рекомендуется выполнять резервное копирование внешних жестких дисков не реже одного раза в месяц.
  • Процедуры хранения и резервного копирования внешних жестких дисков должны быть описаны в приложении my IRB.

В какой момент можно сканировать и хранить документы исследования?

  • В любое время, если процесс/процедуры электронного хранения исследовательских документов изложены в вашем протоколе или СОП, а ваша заявка my IRB обновлена ​​для отражения электронного хранения в my IRB, раздел 5.4.

Можно ли это сделать для продолжающегося (еще зачисленного) исследования?

  • Да, если приложение my IRB отражает электронное хранение и финансирующая организация согласна.

Что делать, если у меня есть документы о согласии из закрытого протокола?

  • Протоколы закрытых исследований не требуют уведомления IRB о намерении преобразовать их в электронное хранилище. Лучше всего следовать инструкциям по преобразованию этих записей в электронное хранилище. Это обеспечит уверенность в том, что любой исследовательский документ можно будет легко найти, если возникнут вопросы в будущем.

Как создавать электронные файлы?

  • ПРИ СКАНИРОВАНИИ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ ЗАПИСЕЙ ВСЕХ ТИПОВ
    • Записи исследований следует сканировать в виде «диаграммы»; то есть все записи для одного участника должны быть отсканированы вместе и идентифицированы как записи этого участника (инициалы; идентификатор участника).Согласия должны быть включены в файл каждого участника, за исключением случаев сканирования всех документов о согласии на исследование в виде отдельного файла.
    • Рекомендуются закладки, аналогичные использованию вкладок в бумажных отчетах об исследованиях.
    • Не забудьте включить соответствующую переписку по электронной почте в отсканированный файл (например, одобрение спонсором исключения).
    • Общие документы исследования (журналы делегирования, корреспонденция генерального спонсора) должны быть отсканированы в отдельный файл.
    • Отсканированные исследовательские записи должны быть защищены паролем, если они хранятся в месте, доступном для всех, кроме исследовательской группы, одобренной HRPO (например, общая папка на общем диске отдела/отдела).См. документ под названием «Как сделать закладку и защитить паролем отсканированные исследовательские документы!» для получения пошаговых инструкций.
  • I F SCA NNING ТОЛЬКО ДОКУМЕНТЫ СОГЛАСИЯ
    • Согласия можно сканировать индивидуально или группой участников.
    • При групповом сканировании согласия рекомендуется учитывать количество согласий на .pdf при рассмотрении размера и количества согласий на участника.(Например, вы можете захотеть отсканировать только 10 согласий на один .pdf, если каждое согласие состоит более чем из 20 страниц; однако вы можете захотеть отсканировать 50 согласий на один .pdf, если каждое согласие состоит только из 2 страниц.)
      • Имя файла . pdf должно быть помечено номером HRPO IRB, а также инициалами участника ( Например, : 201011XXX JS, JD, EP информированное согласие)
    • Отсканированные согласия должны быть защищены паролем, если они хранятся в месте, доступном для всех, кроме исследовательской группы, одобренной HRPO (например, в общей папке на общем диске отдела/отдела).См. документ под названием « Как сделать закладку и защитить паролем отсканированные исследовательские документы!» ” для получения пошаговых инструкций.
    • Согласия должны быть отмечены именем участника и датой подписания (например: Смит, Джейн подписано 17.07.2013)
      • Если у участников есть более одного согласия, каждое согласие должно быть помечено, чтобы четко задокументировать это ( Например, : Smith, Jane PG ICF, подписано 17 июля 2013 г.).
      • Готовые согласия НЕ следует сохранять или добавлять в закладки по идентификационному номеру участника.

Может ли лицо, создающее электронные файлы, заверять копии?

  • Да, при условии, что они документально подтвердили сертификацию файлов. См. примеры в « Подтверждение проверки документов о согласии» и «Подтверждение проверки документов исследования» .
  • Важное примечание . Лицо, заполняющее форму сертификации, подтверждает, что оно выполнило ВСЕ следующие действия:
    • Просмотрены все страницы отсканированного документа и подтверждено, что они являются ТОЧНЫМИ копиями оригиналов.
    • Подтверждено, что каждая отсканированная страница удобочитаема и обращена в соответствующем направлении.
    • Подтверждено, что каждое отсканированное согласие отмечено закладкой и названо соответствующим образом.
    • Подтверждено, что отсканированный документ защищен паролем и сохранен в безопасном месте.

Может ли первоначальное согласие на участие быть «подписано» в электронном виде без создания бумажного документа?

Как долго должны храниться электронные файлы документов научного исследования ?

  • Электронные файлы исследовательских документов должны храниться не менее 7 лет после подачи закрытой формы в myIRB и в соответствии с институциональной политикой.
  • Спонсируемые исследования могут иметь дополнительные требования, которые должны быть выполнены в дополнение к институциональной политике.

Как должно быть задокументировано разрешение Спонсора на электронное хранение файлов исследований?

  • Спонсоры должны согласиться на электронное хранение исследовательских документов в письменной форме. Это может быть электронная почта или письмо.
    • В этом электронном письме или письме должно быть указано лицо, дающее разрешение, и его должность.
  • Это также должно быть отражено в форме  Сертификата проверки электронных файлов, документов о согласии на проведение исследований и/или документов о проведении научного исследования  .
  • Документация о принятии спонсора должна храниться в файле.

Можно ли в Redcap сделать электронное хранение документов исследований?

  • Да, если Redcap может быть доступен следующим группам для контроля за исследованиями и проверки соответствия:
    • Представители правительства (включая Управление по защите исследований человека и Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов) для выполнения федеральных или государственных обязанностей
    • Представители больницы или университета для выполнения обязанностей больницы или университета
    • Институциональный наблюдательный совет Вашингтонского университета (комитет, который рассматривает и утверждает научные исследования).

Если у вас есть дополнительные вопросы, свяжитесь с Андреа Моррис по телефону 314-747-5525.

*Как и при любой исследовательской деятельности, главный исследователь (PI) несет ответственность за ведение соответствующих записей. Поэтому PI должен обеспечить соблюдение этого руководства при внедрении электронного хранения документов о согласии.

Дополнительная информация

Как сделать закладку и защитить паролем отсканированные документы с информированным согласием

Подтверждение проверки документов о согласии

Сертификация обзора учебных документов

Сохранение записей исследований и уничтожение данных

Что вы делаете с вашими данными и другими исследовательскими материалами после завершения исследования? Различные правила применяются к тому, как долго вы должны хранить записи после завершения исследования, и вы должны хранить записи в течение самого длительного применимого периода времени. Федеральные правила требуют, чтобы записи об исследованиях хранились не менее 3 лет после завершения исследования (45 CFR 46), а правила UVA требуют, чтобы данные хранились не менее 5 лет. Дополнительные стандарты из вашей дисциплины также могут быть применимы к вашему плану хранения данных. Исследования, в которых используется идентифицируемая медицинская информация, подпадают под действие правил HIPAA, согласно которым записи должны храниться не менее 6 лет после того, как участник подписал разрешение. Наконец, спонсоры исследований могут требовать более длительного периода хранения. В целом, вы должны хранить свои исследовательские записи не менее 5 лет, а возможно и дольше, в зависимости от самого длительного применимого стандарта.  Еще одна эффективная практика заключается в хранении данных до тех пор, пока не исчезнет разумная вероятность того, что вам придется защищаться от обвинений в научном недобросовестном поведении.

Обратите внимание, что в этих правилах не указано, когда вы должны уничтожить данные, а указано только минимальное количество времени, в течение которого вы должны их хранить. Если вы можете гарантировать безопасность своих исследовательских записей, вы можете хранить их неограниченное время.   Конечно, практические соображения по поводу места для хранения могут сделать это невозможным. Более того, некоторые участники могут возражать против сохранения записей об их исследованиях в течение неопределенного периода времени. В идеале вы должны определить свою политику хранения в форме согласия, чтобы ваши участники могли с ней согласиться. Иногда исследователи хотят повторно использовать данные для последующих исследований. Если вы ожидаете возникновения такой ситуации, вы должны указать в своей форме согласия, что данные могут быть сохранены для использования в будущих исследованиях.В этом случае вы должны уничтожить любую идентифицирующую информацию и файлы ссылок после того, как вы храните их в течение самого длительного применимого стандарта. Особенно, если участники не могут дать согласие на дополнительное использование своих данных, все записи должны быть деидентифицированы перед использованием. Тщательное хранение данных для последующего использования не позволяет исследователям собирать одни и те же данные снова и снова, защищая участников от неэффективных методов исследования и подвергая их меньшему риску. Для получения дополнительной информации об управлении данными посетите веб-сайт библиотеки UVA, посвященный управлению данными.

Если записи исследования должны быть уничтожены, а не сохранены в безопасном месте, вы должны помнить о защите конфиденциальности ваших участников на протяжении всего процесса. Бумажные записи следует измельчать и перерабатывать, а не небрежно выбрасывать в мусор. Записи, хранящиеся на жестком диске компьютера, должны быть затем удалены с помощью коммерческих приложений, предназначенных для удаления всех данных с устройства хранения. Свяжитесь с ITC для получения дополнительной информации об удалении электронных записей. Для данных, хранящихся на USB-накопителях, или записанных данных на лентах, компакт-дисках или DVD-дисках, устройства хранения должны быть физически уничтожены. Вы должны вести записи с указанием того, какие записи были уничтожены, а также когда и как вы это сделали.

Система управления документами (DMS) | NHSBSA

Эта услуга предлагается как дополнительная услуга для управления документооборотом сотрудников или как отдельная услуга.

Хранение бумажных файлов может быть затруднено, а локальное размещение электронных документов может иметь ограничения по емкости. Наше решение DMS обеспечивает безопасное хранение документов сотрудников в онлайн-среде. Мы оцифровываем ваши документы и управляем графиком хранения, обеспечивая полное соответствие GDPR.

У вас будет полный доступ к системе с возможностью добавления новых записей и установки прав доступа и редактирования.

Преимущества

  • Экономия времени: вашим сотрудникам больше не нужно будет записывать, отслеживать или управлять сроками хранения отдельных документов. Нет необходимости вкладывать какие-либо усилия в применение и соблюдение политик хранения документов.
  • Уверенность: наша DMS устраняет риск штрафных санкций за несоблюдение GDPR. К ним относятся запреты на обработку данных, ограничения или удаление данных, а также штрафы.Максимальные штрафы составляют 17,5 млн фунтов стерлингов или 4% от годового мирового оборота — в зависимости от того, что больше.
  • Хранение простое и более безопасное, без риска неправильного размещения или неправильной подачи бумажных документов, а также сводит к минимуму влияние ограничений емкости.

Настройка и миграция

Мы предлагаем следующее:

  • Настройка сайта DMS.
  • Настройка вашего сайта со стандартной логикой, функциональностью и типами документов – при необходимости настройка будет стоить дополнительно.
  • Предоставление стандартных электронных учебных материалов.

Сканирование бумажного файла

Все бумажные документы сканируются и хранятся нами в электронном виде. Оригиналы документов хранятся в NHSBSA в течение 90 дней, а затем уничтожаются.

Миграция документа

  • Вам предоставляется временный доступ к сайту, что позволяет вам перемещать ваши электронные файлы в решение DMS.
  • Мы будем помечать и применять сроки хранения ко всем документам, добавленным вами или отсканированным нами.
  • Администрирование и поддержка жизненного цикла сотрудников.

Представление документов

Мы будем:

  • подтвердить получение любых документов, полученных после начальной миграции
  • добавить эти документы в DMS и применить соответствующие сроки хранения

Обновления статуса сотрудника

Мы будем:

  • перенос папок сотрудников в Библиотеку выпускников DMS при получении уведомления о прекращении трудовых отношений — это инициирует периоды хранения для определенных типов документов
  • подтвердить получение любых полученных уведомлений об окончании занятости

Доступ к сайту и права администратора

Мы будем:

  • управлять любыми изменениями, необходимыми для доступа и разрешений пользователей, включая временный доступ, предоставленный аудиторам
  • подтвердить получение любых запросов на добавление, изменение или удаление доступа к вашему сайту DMS

Ежемесячная отчетность

Ежемесячно создаются отчеты, показывающие действия DMS, включая загрузку документов, доступ, удаление и изменение. Те, у кого есть доступ к сайту DMS, могут просматривать эти отчеты без дополнительной оплаты.

Аудит, запросы на обмен файлами, запросы на предметный доступ (SAR) и свобода информации (FOI)

Мы можем сопоставлять документы сотрудников для целей аудита и предоставлять доступ к определенным документам сотрудников по цене за каждый документ.

Вы также можете получить доступ к документам самостоятельно без дополнительной оплаты.

Изменение имени сотрудника

Мы будем:

  • подтвердить получение любых полученных уведомлений об изменении имени сотрудника
  • изменить имена сотрудников, хранящиеся на уровне папки

Мы можем предоставить цифровую проверку перед приемом на работу как самостоятельную готовую услугу для любой организации.Напишите нам по адресу [email protected], чтобы узнать цену.

.