Содержание

Срок хранения документов в 2019 году: таблица, новые сроки хранения

Документ

Сколько хранить

Бухгалтерские документы

Документы по покупкам и реализации
(договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)

5 лет

Путевой лист

Документы по банку
(выписки, платежные поручения, чековая книжка)

5 лет

Кассовые документы

(кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)

Инвентарная карточка ОС

5 лет после выбытия ОС

Учетная политика

5 лет

Бухгалтерская справка

Приказы по основной деятельности

До закрытия компании

Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга)

5 лет

Бухгалтерская отчетность
(баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО

До закрытия компании

Аудиторское заключение

До закрытия компании

Документы по налогам

Регистры налогового учета

5 лет

Налоговая отчетность
(налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)

Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде

Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте

Счет-фактура

4 года

Книги покупок и продаж с доп листами

4 года

Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН

До закрытия компании

Акт сверки с ИФНС

Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу

в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков

Документы по страховым взносам

Платежки на перечисление взносов

6 лет

Расчет 4-ФСС

Квартальный – 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования

Годовой – до закрытия компании

Сведения СЗВ-М

6 лет

Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР)

До закрытия компании

Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте)

Хранить вместе с отчетом

Кадровые документы

Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка)

До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет)

Личная карточка и копии документов работника*

50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже; 

75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года.

Трудовой договор и дополнения к нему

Приказы по кадрам

Табель учета рабочего времени

Больничный лист и расчет по нему

5 лет

График отпусков работников

1 год после использования

Штатное расписание

До закрытия компании

www.buhsoft.ru

Сроки хранения документов по номенклатуре дел: таблица 2019

Номенклатура дел — это документ, при помощи которого в организациях происходит систематизация всех накопившихся в процессе работы дел. При составлении этого документа необходимо руководствоваться различными нормативными актами. В этом материале рассмотрим, что включает в себя номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2019 год.

Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.

Законодательное регулирование

Правила содержания документации сформулированы в трех основных нормативных актах:

  1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) “Об архивном деле в Российской Федерации”.
  2. “Основные правила работы архивов организаций” (одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  3. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утверждающий Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (в том числе подробную таблицу со списком дел и сроками содержания).

Правила формирования дел

Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения.

Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На обложке дела следует указывать следующую информацию:

  • наименование организации и структурного подразделения;
  • номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
  • заголовок;
  • срок хранения.

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел

Не так давно Федеральным законом от 18.06.2017 № 127-ФЗ в закон «Об архивном деле» были внесены изменения относительно сроков содержания документации. В чем суть изменений? Посмотрим в таблице.

Было

Стало

Статья 22 ФЗ № 125-ФЗ

Статья 22.1 ФЗ 3 125-ФЗ

Срок хранения документов по личному
составу — 75 лет

1. Документы по личному составу, завершенные до 01.01.2003, — 75 лет.
2. Документы по личному составу, завершенные после 01.01.2003, — 50 лет.

(За исключением тех документов, для которых в Перечне (Приказ № 558) установлен иной срок хранения.)

Кроме того, ФЗ № 127-ФЗ внес уточнение, касающееся вопроса, когда начинать отсчет хранения документации. Ответ содержится в новой статье 21.1: с 1 января года, следующего за годом завершения документа.

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2019 году можно в конце материала, а в представленной ниже можно ознакомиться со сроками хранения некоторых бумаг.

Период хранения Наименование
1 год
3 года
5 лет
50 лет (до востребования)
  • личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.).
75 лет
Постоянно

Административная ответственность

За несоблюдение правил формирования и содержания документации предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность. В зависимости от серьезности нарушения наказание может быть предупреждением, штрафом или дисквалификацией. Этот вопрос регламентируют статьи 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ.


Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2019 году

Номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения

Номенклатура дел на 2019 год с новыми сроками хранения (образец)

ppt.ru

Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2019 году

Задать вопрос эксперту
ClubTK