• Актуально
• Анонсы
• Архивное хранение
• Больничные
• Бухгалтерия в кадрах
• Военнослужащие
• Воинский учет
• Гарантии и компенсации
• Госслужба
• Делопроизводство
• Договоры
• Документооборот
• Должностные инструкции
• Законодательство
• Инвалиды
• Иностранные работники
• Инструкции по охране труда
• Интервью
• Кадровики советуют
• Командировки
• Конфиденциальность
• Материальная ответственность
• Медосмотры
• Обучение и переподготовка
• Оплата труда
• Отпуска
• Отчетность
• Охрана труда
• Оценка персонала
• Персональные данные
• Подбор персонала
• Прием на работу
• Проверки
• Профессии

clubtk.ru

Сроки хранения документов по номенклатуре дел: таблица 2019

Каковы сроки хранения документов по номенклатуре дел? Составили для вас полезные таблицы по срокам и типам

Из этой статьи вы узнаете:

Составление номенклатуры дел с учетом срока хранения документов

Термин “номенклатура дел” для кадровых специалистов означает систематизированный перечень всех дел, созданных в процессе работы организации. При составлении номенклатуры соблюдается такой порядок:

• В начале экспертно-проверочная комиссия предприятия согласовывает передачу дел в архив. Они изучают все документы и определяют, какие из них переходят на хранение.
• Руководитель организации утверждает номенклатуру дел. Она также имеет собственный срок хранения – 75 лет. Назначается ответственный сотрудник. Его обязанности фиксируются в должностной инструкции.
• Оригиналы документов, передаваемых в архив, сортируются по годам и подшиваются в календарном порядке, с учетом нумерации. Максимальный размер тома дела – 250 документов (либо 4 см). Как только он достигнут – заводится новый том. На обложке пишут: точное название предприятия (и структурного подразделения при необходимости), номер и наименование дела, срок хранения.

► Номенклатура дел организации

Каждый документ, создающийся во время деятельности любой организации, имеет свои длительность действия и срок хранения. Они зависят от содержания и устанавливаются нормативными актами.

Скачайте документы из статьи

Основной из них – “Перечень архивных документов…” утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Кроме того, существуют иные типовые и ведомственные нормативы – к примеру, «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. (Этот акт имеет не обязательный, а рекомендованный характер.) Кроме того, некоторые сроки напрямую установлены в Трудовом кодексе (ст. 230) и федеральных законах от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 18.06.2017 № 127-ФЗ.

Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле

Чтобы быстро найти нужный документ о сотруднике и его работе в компании, кадровики заводят личные дела. При этом забывают, что в личном деле можно хранить далеко не все документы, которые связаны с сотрудником и его работой. О том, за что оштрафует сначала инспектор ГИТ, а потом Роскомнадзор, читайте в статье журнала “Справочник кадровика”

Сроки хранения документов

Длительность хранения может составлять от 1 года до 75 лет. Например, правила внутреннего распорядка хранятся 12 месяцев и ежегодно обновляются, а лицевые счета персонала лежат в архиве три четверти века. Также некоторые бумаги подлежат бессрочному сбережению.

В затруднительных случаях, когда не удается самостоятельно определить длительность хранения документации, необходимо сделать запрос в Росархив. Далее собирается комиссия с участием работников предприятия и архивных специалистов.

Обратите внимание: если массив документов по делу имеет разные сроки хранения, принимается максимально длительный из присутствующих в деле. Таким образом можно избежать ответственности за нарушение правил хранения.

Постоянно

Список документов, подлежащих вечному хранению, не так велик. Перечислим их:

• Локальные нормативные акты по оплате труда и приказы по основной деятельности.
• Плановая и статистическая документация.
• Коллективные договоры.
– Личные дела первых лиц организации – руководителей, первых замов, главного бухгалтера.
• Положения: о защите персональных данных, аттестации, системе обучения.

Длительно

Самый длительный срок хранения установлен для документов по личному составу. Это карточки, характеристики, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Важно, что если документ завершен после 1 марта 2003 года – срок хранения составит 50 лет, в прочих случаях 75.

Чуть меньше – 50 лет (либо до истребования самим сотрудником, его доверенными лицами либо официальными органами) необходимо хранить личные сведения, не забранные трудовые книжки, оригиналы свидетельств, дипломов и аттестатов.

Ограниченный срок

Прочий массив документов размещается в архиве на период, определяющийся типом документов. Все сроки менее 50 лет именуются ограниченными. 5 лет хранятся составляющие дел, связанные с зарплатой, ее исчислением и выплатой. Однако некоторые бухгалтерские документы (например, лицевые счета) должны сохраняться 75 лет.

Налоговые документы также хранятся ограниченно, 4-5 лет. Из этого правила есть исключение – документы, подтверждающие размеры убытка (такая ситуация предусмотрена в п. 4 ст. 283 НК). Их надо держать в архиве весь срок переноса убытка и еще четыре года после него.

Документы, регламентирующие охрану труда в организации также имеют небольшой срок хранения, чаще всего он составляет 5 лет. Столько же берегут командировочные удостоверения и соответствующие приказы. Некоторые бумаги (например, журнал выдачи инструкций) хранятся 24 месяца, а книга регистрации вводных инструктажей – 10 лет.

12 месяцев хранят личные планы и индивидуальные статотчеты, графики и табели учета рабочего времени, данные кандидатов на должность, не нанятых на предприятие, расписание отпусков.

3 года хранятся сведения о трудовой дисциплине и бумаги, подтверждающие стаж работников.

Административная ответственность

Что будет, если при проверке установят нарушение сроков хранения? Последует административная ответственность (ст.ст. 13.20, 13.25, 19.5-19.7 КоАПП). Сейчас при проверках контролирующие органы руководствуются Правилами организации хранения. Хотя этот акт и не отвечает всем требованиям актуального состояния делопроизводства, нового пока нет.

Возможно, его появление – дело недалекого будущего, но сейчас надо ориентироваться именно на Правила. Практически всегда к нарушителям применяются штрафы согласно ст. 13.20 (для муниципальных и государственных учреждений). Коммерческие организации штрафуются по ст. 13.25, суммы могут достигать 300 000 р.

Читайте также

www.pro-personal.ru

ᐉ Сроки хранения кадровых документов в 2019. mainurist.ru

Кадровая документация: сколько и как хранить

Данный Перечень включает в себя двенадцать разделов, охватывающих все основные направления деятельности юридических лиц, которые сопровождаются оформлением соответствующих документов. Это однотипная документация, использующаяся при осуществлении стандартных управленческих функций. Что касается специфических документов, оформляемых для отдельных видов производственной или коммерческой деятельности, их перечень даётся в отдельных ведомственных или отраслевых инструкциях.

Знание установленных законодательством сроков хранения помогает не только соблюсти все нормы, но и преодолеть хаос и неразбериху в архиве юридического лица — хранение будет систематизированным, а все бумаги разместятся на своих местах (в отдельных папках или сейфах).

Срок хранения документов в 2019 году (таблица)

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать.

Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.

1.1. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее в тексте — Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.

Сроки хранения кадровых документов в организации

Дольше всего (до 75 лет) или с грифом «бессрочно») хранятся данные, отображающие сведения о личном составе, но это актуально только для документов до 2003 года. В эту категорию входят, прежде всего, трудовые договоры, а также дополнительные положения и соглашения, прилагающиеся к ним. Сюда же относятся личные карточки каждого отдельного сотрудника.

Если на предприятии издается приказ об оцифровке архива, то все имеющиеся сведения подлежат переносу в электронный формат. Когда утраченная часть информации восстановлена, испорченные документы можно утилизировать. В каждой компании для этого используются разные способы.

Сроки хранения документов в 2019 году (таблица)

• при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
• при покупке амортизируемого имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
• по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

Программа Упрощенка 24/7 ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Хранение кадровых документов в организации 2019

Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности. Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения. В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов. Документы принимаются к архивному хранению в соответствии с графиком.

• помещение должно быть оборудовано специальными шкафами или сейфами, которые будут надежно запереться и опечатываться;
• дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел;
• место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.

Сроки стаьи хранения документов в организации 2019 году таблица скачать

Каждая компания обязана установить в своей учетной политике сроки хранения документов. В статье расскажем чем руководствоваться при определении сроков хранения, когда начинать отсчет времени хранения, что грозит компании и ее руководителю за нарушения и многое другое. Таблица со сроками хранения документов в 2019 году скачать Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов Сроки хранения документов компания устанавливает в учетной политике в соответствии с требованиями федеральных законов, иных нормативно-правовых актов РФ, а также перечней типовых архивных документов. Хранение документов бухгалтерского учета устанавливает Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которому срок хранения документов в организации составляет не менее 5 лет.

1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1
2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Сроки хранения бухгалтерских документов

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются полицейские или пожарные. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Стоит также отметить, что после завершения мероприятий по фиксированию факта утраты документов проводится работа, направленная на восстановление бумаг.

Список документов и срок их хранения устанавливаются отдельными нормативными актами. Статьей 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определено, что документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а бумаги по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;