Хранение документов по личному составу

На каждого сотрудника заводится очень много документов. Это и приказы о приме на работу, всевозможные справки, поощрения, взыскания и многое другое. Все эти документы имеют определенные сроки хранения, а некоторые документы должны храниться 75 лет. Таким образом, хранение документов по личному составу необходимо любой компании.

Архивная обработка документов по личному составу

Документы по личному составу должны быть обработаны и переплетены согласно действующим законам и архивным правилам. Также на документы должна быть составлена опись дел.

Закон о хранение документов по личному составу

Основной документ, регламентирующий хранение документов по личному составу – Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот основополагающий закон в архивном деле регулирует организацию хранения документов и их сохранность, уничтожение документов с истекшими сроками хранения, а также требует неукоснительно соблюдать правила комплектования архивов организаций.

Проблемы хранения документов по личному составу

Поговорим теперь о проблемах хранения документов по личному составу и путях их решения. Зачастую бухгалтерские документы хранятся там же, где и создаются, то есть в бухгалтерии. С точки зрения архивного дела – это в корне неправильно. Хранение документов по личному составу, а также других бухгалтерских документов должно производиться в специально оборудованных архивах.

Архивные хранилища

В архивном хранилище должна быть создана соответствующая температура, влажность; помещение должно быть оборудовано средствами для тушения пожара. Однако оборудовать такие архивные хранилища тяжело не только малому и среднему бизнесу, но и довольно крупным компаниям. Выходом из этой непростой ситуации может быть внеофисное хранение документов. В этом случае кадровые и бухгалтерские документы передаются на хранение архивной компании, специалисты которой следят за сохранностью документации.

Сроки хранения кадровых документов

Хранить первичную бухгалтерскую документацию гораздо легче, чем кадровую.

Как правило, сроки хранения «первички» не превышают 5 лет. Хранение документов по личному составу гораздо более длительный и трудоемкий процесс. Приказы о приеме на работу, увольнении, переводе должны храниться 75 лет (даже после ликвидации организации). Вот почему мы рекомендуем обращаться к профессионалам в области архивного хранения документов для правильной архивации документов по личному составу. Если же Вы все-таки решили разобраться с хранением документов по личному составу самостоятельно, настоятельно рекомендуем придерживаться следующих правил.

Некоторые правила хранения документов по личному составу:

• помещать документы в дела согласно номенклатуре дел организации;
• оставлять дела только из исполненных и правильно оформленных документов;
• группировать вместе документы по схожим вопросам;
• формировать дело из документов одного календарного года;
• не хранить в 1 деле более 250 листов.

По всем вопросам, касающимся хранения документов по личному составу, обращайтесь по телефону (495) 766-23-43 или отправьте запрос на почту: info@mosarchiv. ru

Вопрос – ответ | Официальный сайт администрации МО “Город Астрахань”

 

Управление муниципального заказа

ВОПРОС: Как привести в порядок документы за прошедшие годы? Номенклатуры не было. 

         ОТВЕТ: Упорядочение, или научно-техническую обработку, документов организации следует начинать с  экспертизы ценности документов, т.е. анализа документов с целью определения сроков их хранения. При отсутствии номенклатуры сроки хранения определяются на основании перечней документов.  На сегодняшний день действует «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2010). Однако, следует знать, что при обработке документов, созданных за 2000-2010 гг., нужно применять Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.

, 2000).    

         По итогам экспертизы ценности выявляются дела:

– с истекшими сроками хранения, на которые составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (прил. 21 к «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526)» (далее – Правила);

– постоянного хранения;

– временного (до 10 лет) хранения

;

– временного (свыше 10 лет) хранения;

– по личному составу.

       Дела, отобранные для постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу далее проходят научно-техническую обработку в соответствии с Правилами: проводится формирование дел (систематизация документов в деле), нумерация листов, составление листа-заверителя, подшивка, оформление обложек, составление внутренней описи дела (при необходимости), составление описей дел.

  При составлении архивных описей рекомендуем использовать помимо Правил… методические рекомендации «Составление архивных описей» (М., 2005).

       Во избежание нарушений законодательства об архивном деле рекомендуем своевременно осуществлять упорядочение документов вашего учреждения. При необходимости учреждение вправе привлекать на платной основе специалистов государственного или муниципального архива. 

 

ВОПРОС: Для дел временного хранения обязательно делать жесткую (картонную) обложку? 

         ОТВЕТ: На основании п. 4.19 Правил, дела временного хранения (до 10 лет) подлежат частичному оформлению, т.е. допускается не проводить систематизацию документов в деле и не нумеровать листы. Однако, заключение дела временного хранения в твердый переплет Правилами предусмотрен! При этом архивисты-практики дела временного срока хранения хранят в папках-скоросшивателях.  

       

ВОПРОС: В составе ЭК должны быть специалисты из разных отделов?

         ОТВЕТ: В соответствии с примерным Положением об экспертно-проверочной комиссии (утв. приказом  Росархива от 19 января 1995г. № 2) экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения. Ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения.  Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников, представителя делопроизводственной службы, а также представителя государственного или муниципального архива (в том случае, если ваше учреждение является источником его комплектования).      

 

Управление по строительству, архитектуре и градостроительству администрации города

ВОПРОС: Будут ли приниматься на хранение документы постоянного хранения по личному составу? 

     ОТВЕТ: При  завершении определенной процедуры формирования Списка № 1 источников комплектования МКУ г. Астрахани «АГА» наш архив начнет прием документов постоянного хранения.  Но обращаем ваше внимание, что прием документов будет осуществляться по истечении сроков временного хранения документов в учреждении, предусмотренных статьей 22 Федерального закона  №125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации».

При этом учреждение-сдатчик обеспечивает передачу своих документов уже в упорядоченном состоянии, в соответствии с Правилами. 

 

Управление муниципального имущества администрации города 

ВОПРОС: Какая работа ведется по передаче в архив электронных документов, подписанных ЭЦП?

         ОТВЕТ: Основная цель архивных учреждений — это обеспечение сохранности архивных документов на различных носителях. Однако, ввиду недолголвечности электронных носителей (не более 7-10 лет), постоянного обновления программного обеспечения, в электронном формате могут храниться только документы временного (до 10 лет) срока хранения. Это проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка; документы по регистрации, учету и контролю и др.

Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения (приказы, распоряжения по основной деятельности, статистические отчеты, годовые планы и отчеты, штатные расписания, документы, подтверждающие трудовой стаж и т.д.) должны иметь обязательный экземпляр на бумажном носителе со всеми реквизитами, определяющими его юридическую силу. Этот экземпляр и передается на хранение в архивное учреждение.

В настоящее время Федеральное архивное агентство (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) ведут  большую научно-исследовательскую работу по проблеме хранения, комплектования и использования документов на электронных носителях.   Активно в практику работы внедряется безбумажный документооборот.  Однако  к задаче  создания архивов электронных документов, т.е. не имеющих бумажного оригинала, Росархив еще не приступил.

 

МУ автобусно-троллейбусное предприятие 

ВОПРОС: Кто куратор нашего предприятия?

         ОТВЕТ: К сожалению, в настоящее время ваше предприятие не является источником комплектования ни одного архивного учреждения области, поэтому вы не имеете куратора.  Для того, чтобы ваше предприятие включили в Список № 1 источников комплектования МКУ г. Астрахани «АГА», нужно обратиться с письмом в адрес нашего учреждения.   Решение о включении в Список принимается Агентством по делам архивов Астраханской области на основании результатов обследования состава документов предприятия.

 

Жилищное управление администрации города Организационно-контрольный отдел администрации Ленинского района

ВОПРОС: Как и когда передать часть архива? Когда структурные подразделения (администрации) начнут передачу нормативно-правовых актов на хранение в муниципальный архив?

     ОТВЕТ: При  завершении определенной процедуры формирования Списка № 1 источников комплектования МКУ г. Астрахани «АГА» наш архив начнет прием документов постоянного хранения. При этом согласно федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» архивные документы должны передаваться в архив только в упорядоченном состоянии. Упорядочение документов должно производиться в соответствии с п. 4.19-4.32, 5.5.-5.6 Правилами. 

 

Зав. сектором делопроизводства управления контроля и документооборота администрации г.Астрахани

ВОПРОС: Прошивание копии документа при выдаче заявителю (ГОСТы, стандарты есть? Какие?)

         ОТВЕТ: Отметку о заверении копии документа принято располагать в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003, а именно- в нижней части листа копии. Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий. Обычно данную операцию осуществляют так, листы прошиваются в ручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют  оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии. (по материалам журнала «Делопроизводство и документооборот  на предприятии»)

 

Ответы на вопросы, обсуждаемые в работе Круглого стола в 2016 году

 

1. МУП г.Астрахани «Астрводоканал»

 

ВОПРОС:В организации несколько лет не составлялись описи дел (постоянного хранения и по личному составу). Как теперь это правильно сделать? Составлять описи на каждый год или сделать одну, включая дела за все годы?

         ОТВЕТ:По состоянию на 2016 год можно составить сводную опись дел по 2012 год включительно. Заголовки дел в сводной описи систематизируйте по хронологически-структурному или хронологически-функциональному признаку.

При этом описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Согласно п.4.12. Правил, организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации (прим: документы Архивного фонда Российской Федерации создаются в организациях, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архива) создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.

 

2. МКП г.Астрахани «Горсвет»

 

ВОПРОС:Способы уничтожения документов, с истекшим сроком хранения.

         ОТВЕТ: Документы, сроки хранения которых истекли, передаются на уничтожение (утилизацию) согласно акту установленной формы, согласованному экспертной комиссией организации и утвержденному руководителем организации.  Документы, выделенные к уничтожению, могут быть уничтожены организацией самостоятельно (шредирование, сжигание) либо сторонней организацией, оказывающей услуги по утилизации. При этом необходимо иметь документ, подтверждающий факт уничтожения (утилизации).

 

ВОПРОС:Срок хранения дел (после закрытия) в организации для последующей сдачи в архив.

         ОТВЕТ: срок временного хранения документов в муниципальных организациях установлен ч.3 ст.22 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов муниципальных организаций срок временного хранения в организациях составляет 5 лет.

         Пояснение: в 2016 году в Астраханский городской архив могут быть приняты архивные документы, имеющие срок хранения «постоянно», законченные делопроизводством в 2010 году и включенные в состав Архивного фонда РФ. Включение документов в состав Архивного фонда РФ на территории Астраханской области осуществляется Агентством по делам архивов Астраханской области на основании документов, представленных муниципальным архивом.

 

ВОПРОС:Сдача документов при реорганизации и ликвидации.

         ОТВЕТ:

– передача документов организации при ее реорганизации регламентируется ч.6, ч.7 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

«6. При реорганизации … муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования … муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими … муниципальными архивами.

7. При реорганизации …муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с соответствующими специально… уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела. »;

– передача документов организации при ее ликвидации регламентируется ч.8 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

«8. При ликвидации… муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий … муниципальный архив.».

При этом согласно ч.2 ст.23 выше указанного Федерального закона «Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств … организаций, передающих документы.».

 

3. МБУ г.Астрахани «Чистый город»

 

ВОПРОС: Хранение электронных документов

         ОТВЕТ: работа по организации хранения электронных документов регламентируется пп. 2.30–2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526) (далее-Правила).

         Однако, во избежание преждевременной утраты информации, рекомендуем документы с длительным сроком хранения создавать на бумажном носителе.

 

ВОПРОС:Трудовые книжки уволенных работников

         ОТВЕТ: Согласно ст.664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,трудовые книжки уволенных работников хранятся в организации:

– до востребования;

– не востребованные – 75 лет (созданные до 2003 года) либо 50 лет (созданные с 2003 года) (согласно с. 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Сроки хранения кадровых документов в организации

Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ статья 22.1 настоящего Федерального закона изложена в новой редакции

Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу

1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.

4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.

5. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Источник: http://base.garant.ru/12137300/eb1341d8e96a5d9dccd0f8207a3c20f0/

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2019-2020

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

• На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
• Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
• Каждый лист дела нумеруется.
• В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
• Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2013, хранятся 75 лет, после 01.01.2013 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 656 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Источник: http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kak-oformit-hranit-i-unichtozhit-lichnoe-delo-sotrudnika/

Приводим в порядок кадровые бумаги

Документы по персоналу — «головная боль» бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Давайте разберемся.

Во многих организациях бухгалтеру помимо своих основных обязанностей приходится выполнять функции кадровика. А именно, оформлять различные приказы по персоналу, заполнять табели учета рабочего времени, составлять графики отпусков, делать записи в трудовых книжках. Поток кадровых документов огромен, но далеко не хаотичен. Все их можно разбить на три группы: обязательные для всех, обязательные при определенных обстоятельствах, имеющие рекомендательный характер. В разрезе этих блоков и предлагаем вести наш разговор.

Без них не обойтись

Для начала рассмотрим документы, которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом. К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта.

А вот обязанность составлять положение о защите персональных данных работников в Трудовом кодексе прямо не прописана. Однако, там есть ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все сотрудники фирмы (*1). Из этого можно сделать вывод, что данное положение также должно быть в организации.

Список всех обязательных документов приведен в таблице.

Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.

Можно выделить три группы документов :

• обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
• документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
• необязательные документы.

В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов

, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. »

Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду.

На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Согласно п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ (в последней редакции) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» юридические лица, индивидуальные предприниматели вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации. Форма этого журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141. В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании, и проверки инспекций по труду.

При проверке Гострудинспекции у работодателя также могут быть потребованы его учредительные документы.

Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.

К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде —

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Запросите согласие на перепечатку по e-mail

Источник: http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/TablicyShemy/TS1.php

Документы в кадрах обязательные

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ и СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ по кадрам

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.

Перечень обязательных кадровых документов организации

Источник: http://www.assessor.ru/notebook/dogovor/perechen_kadrovyh_dokumentov/

Каков срок хранения кадровых документов в организации

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи.

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).

С 13.03.2016 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу. Подробнее об этом – в материале «Сокращен срок хранения ”свежих” документов по личному составу».

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Ознакомиться с образцом трудового договора и скачать его бланк можно в статье «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 75 лет.

ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

О сроках хранения иных документов, образующихся в деятельности юрлица, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Сроки хранения кадровых документов на примере

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 558. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

Информация из Перечня, утвержденного приказом № 558

Источник: http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kakoj_srok_hraneniya_kadrovyh_dokumentov_v_organizacii/

Хранение кадровых документов

• 15.09.2016  
• Бизнес   
• Персонал   

Там, где есть хотя бы один работник, появляются трудовые отношения, которые должны быть надлежащим образом оформлены, а документы сохранены для дальнейшей правомерной деятельности организации и работника.

Как правильно оформлять отношения с персоналом

Что нужно знать работодателю, чтобы на законных основаниях осуществлять создание и хранение кадровых документов в организации?

Оформление бумаг, отражающих отношения с работающим персоналом, должно базироваться на внутренних правилах, связанных с организацией труда и, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, закрепленных в следующих правовых актах:

• нормы внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• трудовой договор;
• положение об оплате труда и премировании;
• график учета рабочего времени;
• приказ об отпусках;
• должностные инструкции.

На основании выуказанного, а также согласно Перечня документов, утвержденного Приказом Минкультуры РФ 25.08.10 №558 (в ред.от 16.02.2016) работник кадровой службы обязан вести правильный учет и обработку документации, относящейся к деятельности каждого работника:

• заключение трудового договора;
• прием на работу;
• перевод на другую должность;
• аттестация;
• премирование;
• предоставление отпусков;
• оформление командировок;
• увольнение.

Сроки хранения, определенные законом

В Перечне типовой управленческой архивной документации указано время хранения оформленных бумаг. Действительны эти сроки для всех учреждений независимо от того, воспользуются они государственными архивами или нет.

Условно вся зафиксированная информация, отражающая процесс работы предприятия, а также по личному составу, делится на три группы:

• постоянного хранения;
• долговременного – более 10 лет;
• кратковременного – менее 10 лет.

Передача бумаг постоянного и долговременного хранения в архив предприятия должна быть проведена в течение трех лет после окончания дела, связанного с документооборотом. Кадровые документы организаций, имеющие короткий срок хранения, в архив не передаются, а уничтожаются по специальному акту непосредственно в подразделениях компании.

Сам процесс хранения имеет два этапа: текущий и последующий.

Текущий, в свою очередь, можно также разделить на два шага:

• в процессе оформления – хранение должно осуществляться в предназначенных для этого папках с надписью: «На подпись», «К исполнению» и другими;
• полностью оформленные – со всеми необходимыми подписями и датами должны подшиваться в папку с делом, к которому они относятся.

Текущее хранение осуществляется в подлинниках и должно иметь специальное место, как минимум, сейф или шкаф с замком. За сохранность трудовых книжек, личных документов персонала отвечает руководитель, поэтому нельзя оставлять их без соответствующего надзора.

При увольнении документы, связанные с работником, оформляются в отдельную папку, прошиваются, нумеруются и сдаются в архив — наступает последующая стадия.

Экспертная комиссия назначается для принятия решения о сдаче бумаг в архив или уничтожении, как не представляющих особой ценности. Для этого составляется опись и соответствующие акты. Руководитель несет ответственность за полную сохранность документов, переданных в архив и обязан обеспечить все необходимые условия.

Нововведения для кадровых документов

С марта 2016 года сроки хранения бумаг для личного состава, созданных в 2003 году, изменились:

• в госорганизациях, органах местного самоуправления, а также в организациях, обязанных передавать документацию в государственные архивы – в течение 50 лет со дня создания документа;
• кадровые документы ликвидированных госорганов, местного самоуправления, государственных, муниципальных и частных предприятий, поступающие в госархивы – по истечение 50 лет с момента создания;
• для остальных – не менее 50 лет со дня создания.

Документы, связанные с персоналом и оформленные до 2003 года, будут храниться, как прежде, 75 лет.

Изменилась ст.19 Перечня 558: срок хранения приказов об очередных и ученических отпусках, а также внутрироссийских и зарубежных командировках должен составлять 5 лет.

Документами постоянного хранения необходимо считать все те, которые не перечислены в п. «б» ст.19 Перечня.

Электронное хранение

Удобство хранения архивной документации в электронном виде привело к разработке правил, утвержденных приказом Минкультуры России №526 от 31.03.2015г, в результате соблюдения которых исключается утрата, искажение и уничтожение информации.

Использование электронного носителя разрешается при условии:

• наличия, как минимум, 2-х экземпляров электронной версии – рабочий и основной;
• обеспечения необходимыми программными и техническими средствами для полноценной работы с документами;
• организации охраны от недозволенного доступа к содержимому архива.

Один раз в пять лет предприятие обязано проводить технический контроль содержимого электронного архива и проводить перезапись устаревшей информации.

Правильное уничтожение документов

Уменьшение срока хранения по отношению к указанному в нормативных актах не допускается. По истечении установленного законом периода для некоторых бумаг необходимо провести экспертизу, которая покажет значимость документа на текущий момент.

Если документ ценен по каким-либо критериям, то срок его хранения продлевается. Для этого составляется соответствующий акт. Если в указанный срок документ не имеет значимости, то оформляется акт на его уничтожение с необходимой описью и выбором способа утилизации – на бумаго- перерабатывающей фабрике или шредированием.

Источник: http://nebopro.ru/blog/xranenie-kadrovyx-dokumentov/

Сроки Хранения Документов по Кадрам с 2020 года

Сроки хранения кадровых документов

Росархив подготовил перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Новый документ может прийти на смену действующему перечню.

Часть кадровых документов хранятся дольше, чем требуется сейчас.

Например, графики отпусков придется держать в компании три года вместо одного.

Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков нужно будет хранить пять лет, а не три года.

Для нескольких документов срок хранения планируют уменьшить.

Например, документы о дисциплинарных взысканиях понадобится хранить три года вместо пяти лет.

Заявки о потребности в привлечении иностранных работников нужно будет держать на полке год, а не пять лет.

Установлены отдельные сроки хранения некоторых документов, например:

— заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий — хранить год;

— уведомления, предупреждения работников — хранить три года.

Сроки хранения документов с 2020 года

Кадровые документы

Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)

50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)

50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года

На руководителей – постоянно

На сотрудников – 75 лет либо

50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 75 лет)

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года)

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 75 лет)

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года)

Название документа

Форма документа

Форма N Т-1 (Т-1а) Форма N Т-5 (Т-5а) Форма N Т-6 (Т-6а) Форма N Т-8 (Т-8а) Форма N Т-11 (Т-11а) Форма N Т-49 Форма N Т-60 Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди «проблемных» бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально. Договор трудовой — документ непростой. Итак, законодательство не предусматривает какого-либо унифицированного бланка трудового договора. Однако, его форма и содержание четко регламентированы. Во-первых, контракт должен быть оформлен письменно. Причем даже в тех случаях, если его составляют спустя определенное время, после того как сотрудник был допущен к работе. Во-вторых, договор должен содержать обязательные сведения и условия. Напомним, что они установлены статьей 57 Трудового кодекса. В качестве образца трудового договора можно взять бланк, рекомендованный Минтрудом России (*2). Однако, как напомнил Роструд, использовать данные рекомендации следует только в части, не противоречащей кодексу (*3). Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4). Одним из ключевых моментов в трудовом договоре является порядок оплаты труда. В контракте может быть указан размер тарифной ставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах. Здесь также существуют правила, которых следует придерживаться. Во-первых, зарплата в договоре должна быть установлена в рублях. Указывать размер должностного оклада в иностранной валюте неправомерно. Роструд расценивает данное обстоятельство как нарушение трудового законодательства (*5). Во-вторых, зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. Таково требование статьи 136 Трудового кодекса. Некоторые работодатели относятся к этому правилу крайне халатно, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц. Они полагают, что подписанный работником контракт с данной оговоркой освободит их от ответственности. Однако, это не так. Обнаружив, что фирма не соблюдает указанное требование кодекса, трудовая инспекция наверняка оштрафует ее по статье 5.27 Кодекса об административных нарушениях. Не спасет компанию от штрафа и заявление сотрудника о согласии получать зарплату один раз в месяц (*6). Статья 57 Трудового кодекса требует конкретизации в трудовом договоре условий оплаты труда, в том числе размера тарифной ставки или оклада. Таким образом, размер тарифной ставки (оклада) следует непосредственно указывать в трудовом договоре. При изменении размера тарифной ставки (оклада) следует вносить изменения в трудовой договор, либо допускается ссылка на локальный нормативный акт работодателя об изменении их размера. Вместе с тем на практике в трудовых договорах вместо конкретного размера тарифной ставки (оклада) иногда делается ссылка на штатное расписание. При этом следует иметь ввиду следующее. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Таким образом, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника со штатным расписанием. При изменении размера тарифной ставки (оклада) работодатель должен будет регулярно вносить изменения в штатное расписание, доводя их до работника под роспись. Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая «первичка» предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка «основание» приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2007 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (*7). Книжные тонкости Перейдем к следующему обязательному документу, при заполнении которого часто возникают сложности. Это трудовая книжка. Мы поговорим: о порядке оформления трудовой; о внесении записей при увольнении; о правилах исправления в трудовой. Как известно, компания должна заполнять трудовую книжку каждому сотруднику, если: он проработал в ней свыше 5 дней; это место работы для него основное (*8). Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников. При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности. Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит. Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, «переносить» в новую трудовую «заграничный» стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии. А получать ее иностранец будет в своем государстве. Значит, в российской трудовой книжке записи из «заграничной» не нужны (*9). А какие записи необходимо сделать в книжке при увольнении сотрудников? Самое распространенное основание для расторжения трудового договора — по собственному желанию работника. Нередко бухгалтеры сомневаются, какую статью Трудового кодекса в этом случае указывать в трудовой: 77 (пункт 3) или 80. Правильным является первый вариант. Запись можно оформить, к примеру, так: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Это что касается расторжения бессрочного трудового договора. Но нередко фирмы заключают с сотрудниками срочные контракты. Что же нужно записать в трудовой, если такой договор не будет продлен? Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10). Бывает, что при оформлении трудовой бухгалтер допускает ошибки. Опишем кратко, как действовать в такой ситуации. Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника. Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи. В графе 4 книжки делают ссылку на соответствующий приказ (*11). Затем в трудовую вносят сведения об увольнении (переводе). Блок записей, в том числе внесенные изменения, «закрывают» печатью и подписями. Аналогичный порядок действует и в том случае, если ошибка выявлена, когда в книжку уже внесены следующие записи. С одной лишь разницей, что новую запись обязательно нужно удостоверить подписью и печатью. Иначе она будет считаться необоснованной. Обязательны, но не для всех Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице. Источник: http://www.garant.ru/article/6661/ Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. Ниже приводим извлечение из этого документа. Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 сентября 2010 г. N 18380 МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 25 августа 2010 г. N 558 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ» Врио Министра А.Е.БУСЫГИН Согласовано Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 г. ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее в тексте — Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. 1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. 1.3. Перечень состоит из 12 разделов: — раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями; — разделы 2 — 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность; — раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций; — раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций; — раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда; — раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении; — раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей; — раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций; — раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга; — раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений). 1.4. Перечень имеет 4 графы. В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация. Видео (кликните для воспроизведения). В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью. В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов. 1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня. 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ 1.1. Руководство 1.3. Контроль 1.5 Документальное обеспечение управлением Источник: http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/sroki-khraneniya-kadrovykh-i-soputstvuyushchikh-dokumentov.php Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://nicolbuh.ru/sroki-khraneniya-dokumentov-po-kadram

Сроки хранения кадровых документов в организации

Оценка 5 проголосовавших: 1

Юрист со стажем работы более 9 лет.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА

УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Сроки хранения документов организации в 2019 году

Документ	Срок хранения
Бухгалтерские документы
Документы по покупкам и реализации (договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)	5 лет со дня окончания периода, за который они составлены
Путевой лист
Документы по банку (выписки, платежные поручения, чековая книжка)	5 лет после окончания года, за который они составлены
Кассовые документы (кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)
Инвентарная карточка ОС	5 лет после выбытия ОС
Учетная политика	5 лет после года, в котором использовалась для составления отчетности
Бухгалтерская справка
Приказы по основной деятельности	До закрытия компании
Регистр бухгалтерского учета	5 лет
Бухгалтерская отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах, об изменениях капитала, о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО	До закрытия компании
Аудиторское заключение	До закрытия компании
Налоговые документы
Регистры налогового учета	5 лет после окончания периода, за который составлен документ
Налоговая отчетность (налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте
Счет-фактура	4 года
Книги покупок и продаж с дополнительными листами	4 года с последней записи
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН	До закрытия компании
Акт сверки с ИФНС
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу	в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков
Документы по страховым взносам
Платежные поручения по уплате взносов	6 лет после окончания года, в котором они участвовали в расчете взносов, составлении отчетов
Расчет 4-ФСС	Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования Годовой – до закрытия компании
Сведения СЗВ-М	6 лет
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР)	До закрытия компании
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте)	Хранить вместе с отчетом
Кадровые документы
Оригинал документа работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство)	До востребования работником (но не более 50 лет, а если документ оформлен до 2003 г., то не более 75 лет)
Личная карточка и копии документов работника*	— 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже; — 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года.
Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему
Приказы по кадрам
Табель учета рабочего времени
Документ о премировании	5 лет
Кассовый документ по выплате зарплаты (расчетно-платежные ведомости по форме Т-49)	5 лет после окончания года, в котором составлены. 75 лет, если нет лицевых счетов
Больничный лист и расчет по нему	5 лет
График отпусков	1 год после использования
Штатное расписание	До закрытия компании
Записи нотариальных действий, похозяйственные книги и касающихся приватизации жилищного фонда документы	75 лет
Проектная документация по капитальному строительству	20 лет
Технологическая и конструкторская документация	20 лет
Патенты на изобретение, полезную модель, промышленный образец	20 лет
Научная документация	15 лет

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Документ	Срок хранения	Статья Перечня
Организация системы управления
Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования <7>, доверенности и др.) к ним:	5
а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.)	Постоянно <8>
б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссий и др.)	Постоянно <8>
в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов комиссий, советов и др.)	Постоянно <8>
г) совещаний у руководителя организации	Постоянно <8>
д) собраний трудовых коллективов организации	Постоянно <8>
е) собраний структурных подразделений организации	5 лет, ЭПК
ж) общих собраний акционеров, пайщиков	Постоянно
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:	6
а) по основной деятельности	Постоянно
б) по личному составу	75 лет, ЭПК
– о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках	5 лет
в) по административно-хозяйственным вопросам	5 лет
Проекты приказов, распоряжений	1 год	7
Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации:	10
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	3 года (после замены новыми)
Уставы положения организации (типовые и индивидуальные):	13
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	3 года (после замены новыми)
Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний, негосударственных организаций, списки учредителей (участников)	Постоянно	14
Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств	Постоянно	15
Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах представительствах	Постоянно	16
Договоры правах и обязанностях	23
а) с руководителем организации	Постоянно
б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации	5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора)
в) с другой организацией	5 лет, ЭПК
Реестры акционеров	Постоянно	24
Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды	Постоянно	26
Штатные расписания организации, изменения к ним:	32
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	3 года
Проекты штатных расписаний, документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению	3 года, ЭПК (после утверждения)	33
Штатные расстановки	75 лет	34
Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции):	35
а) типовые (примерные):
– по месту разработки и утверждения	Постоянно
– в прочих организациях	3 года (после замены новыми)
б) индивидуальные (персональные)	75 лет, ЭПК (в составе личных дел)
Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст. 192 Перечня), составленные при смене:	36
а) руководителя организации	Постоянно
б) должностных ответственных и материально ответственных лиц	5 лет
Документы (доклады, обзоры, сводки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации	5 лет, ЭПК	43
Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках	5 лет, ЭПК	45
Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по истории организации и ее подразделений	Постоянно	47
Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) проверок организации	Постоянно	48
Заключения ревизионной комиссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финансового контроля	Постоянно	50
Журналы, книги учета ревизий проверок и контроля за выполнением их решений	5 лет, ЭПК	52
Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, протоколов, определений, постановлений, характеристик и др.), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды	5 лет (после вынесения решения)	59
Договоры, соглашения об оказании юридических услуг	5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора)	60
Типовые и примерные номенклатуры дел:	66
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения):	67
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения	3 года (после утверждения)	68
Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий, защите информации	5 лет, ЭПК	70
Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов	5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора)	71
Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, листы, карточки фондов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)	Постоянно (на государст – венное муниципаль – ное хранение передается при ликвидации организации)	73
Описи дел:	74
а) постоянного хранения	Постоянно (неутверж – денные до минования надобности)
б) временного хранения	3 года (после уничтожения дел)
Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства	5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора)	81
Прогнозы (перспективные планы) развития организации	Постоянно	84
Концепции развития организации	Постоянно	85
Учет и отчетность
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:	149
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности
Лицевые счета работников	75 лет, ЭПК	153
Положения о премировании работников	5 лет, ЭПК (после замены новыми)	154
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат <9>; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат	5 лет (при условии завершения проверки (ревизии). В случае возникнове – ния споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончатель – ного решения)	155
Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов	5 лет	157
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий	5 лет	159
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности	5 лет	161
Исполнительные листы	До минования надобности (не менее 5 лет)	162
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков	До минования надобности (не менее 5 лет)	165
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ	5 лет (при отсутствии лицевых счетов – 75 лет)	188
Договоры о материальной ответственности	5 лет (после увольнения материально ответствен – ного лица)	189
Образцы подписей материально ответственных лиц	До минования надобности	190
Трудовые отношения
Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников	5 лет, ЭПК	262
Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников	5 лет, ЭПК	263
Переписка по вопросам трудоустройства	5 лет	264
Направления на трудоустройство работников	До минования надобности	265
Договоры об оказании финансовой помощи на создание и сохранение рабочих мест, на компенсационные выплаты работникам	5 лет	266
Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о совершенствовании процессов труда	5 лет, ЭПК	268
Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников:	271
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий	Постоянно	272
Журналы учета работников, совмещающих профессии	До минования надобности	273
Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о прогнозировании повышения производительности труда	5 лет, ЭПК	274
Коллективный договор	Постоянно	275
Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о проверке выполнения условий коллективного договора	Постоянно	276
Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю	5 лет, ЭПК	277
Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров	5 лет, ЭПК	278
Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника	5 лет, ЭПК	279
Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени	3 года	280
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	1 год	281
Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о трудовой дисциплине	3 года	282
Типовые нормативы по труду:	283
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Нормы выработки и расценок <10>:	284
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок	5 лет, ЭПК	285
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:	286
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности
Тарификационные ведомости	25 лет	288
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда	5 лет, ЭПК	289
Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы	5 лет, ЭПК	290
Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников:	292
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников	5 лет	293
Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения	5 лет	294
Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении	5 лет, ЭПК	295
Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий	Постоянно	296
Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	Постоянно	298
Планы мероприятий (двусторонние соглашения) по улучшению условий труда работников	5 лет, ЭПК	300
Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда	5 лет, ЭПК	301
Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков	5 лет, ЭПК	302
Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:	303
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	75 лет	305
Табели и наряды работников вредных профессий	75 лет	306
Правила по охране труда работающих инвалидов:	307
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) о расследовании причин аварий	10 лет (связанные с крупным материальным ущербом и человечес – кими жертвами – постоянно)	311
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний	45 лет, ЭПК	312
Договоры страхования работников от несчастных случаев	5 лет (после истечения срока действия договора)	313
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности	5 лет	314
Протоколы аттестации по технике безопасности	5 лет	315
Журналы, книги учета:	316
а) профилактических работ по технике безопасности	10 лет
б) инструктажа по технике безопасности	10 лет
в) проведения аттестации по технике безопасности	5 лет
Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев	5 лет	318
Сведения об авариях и несчастных случаях	5 лет (сведения о несчастных случаях с летальным исходом – постоянно)	319
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий	Постоянно	320
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаях	322
а) по месту происшествия	45 лет, ЭПК (связанные с крупным материальным ущербом и человечес – кими жертвами – постоянно)
б) в других организациях	5 лет
Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, анализы) о вредных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях	10 лет, ЭПК	323
Документы (акты, докладные записки, заключения, переписка) о сокращении рабочего дня в связи с вредными условиями труда	5 лет, ЭПК	325
Документы (списки, перечни, переписка) о проведении медицинских осмотров работников	5 лет	330
Анкеты обследования условий труда работников	5 лет	331
Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по условиям труда	5 лет, ЭПК	332
Кадровое обеспечение
Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии проверки работы с кадрами	Постоянно	333
Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников	5 лет	335
Записки, заменяющие приказы по личному составу	75 лет, ЭПК	336
– о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках	5 лет
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):	337
а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания	Постоянно
б) работников	75 лет, ЭПК
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 лет, ЭПК	338
Личные карточки работников (в том числе временных работников)	75 лет, ЭПК	339
Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 лет, ЭПК	340
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу	1 год	341
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребо- вания (невостре – бованные – не менее 50 лет)	342
Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел	5 лет	343
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность	Постоянно	344
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел	75 лет, ЭПК	345
Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей	3 года	347
Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет	15 лет (при отсутствии приказов – 50 лет)	348
Список (штатно-списочный состав) работников	Постоянно	349
Списки:	350
а) членов руководящих и исполнительных органов организации	Постоянно
б) работников	75 лет
в) прошедших аттестацию	5 лет
г) военнообязанных	3 года
д) кандидатов на выдвижение по должности	5 лет
е) получающих персональные ставки, оклады	10 лет (при отсутствии лицевых счетов – 50 лет)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 года	351
Переписка об оформлении командировок	5 лет (для заграничных командировок – 10 лет)	352
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок	5 лет (при отсутствии приказов – 50 лет, ЭПК)	354
Графики предоставления отпусков	1 год	356
Карточки, указатели к приказам по личному составу	75 лет	357
Книги, журналы, карточки учета:	358
а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников	75 лет
б) работников, направленных в командировки	5 лет
в) военнообязанных	3 года (после увольнения)
г) отпусков	3 года
д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений	75 лет
е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	50 лет
ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы	3 года
з) выдачи командировочных удостоверений	5 лет
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий	15 лет, ЭПК	359
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий, документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 лет	361
Квалификационные требования:	362
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Документы (тесты) но определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников	До замены новыми	363
Списки членов аттестационных, квалификационных комиссий	5 лет	364
Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации, установлении квалификации	5 лет	365
Графики проведения аттестации, установления квалификации	1 год	367
Документы (доклады, справки, расчеты, докладные записки) о подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации	5 лет, ЭПК	368
Договоры об обучении	5 лет (после истечения срока действия договора)	375
Документы (представления, списки, характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам	5 лет	381
Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации профессионального обучения	5 лет	383
Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий:	384
а) в награждающих организациях	Постоянно
б) в других организациях	75 лет, ЭПК (документы о представ – лении к званию “Ветеран труда” – 30 лет, ЭПК)
Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению	387
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
Административно-хозяйственные вопросы
Правила внутреннего распорядка	1 год (после замены новыми)	407
Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка	1 год	408
Документы (акты, докладные и объяснительные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений и пропусков в организацию	1 год	413
Книги регистрации удостоверений и пропусков	3 года	414
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей	1 год	416
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни	1 год	417
Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников	1 год	418
Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации	5 лет, ЭПК	459
Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения, переписка) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации	3 года	460
Документы (акты, справки, докладные и служебные записки, заключения, переписка) о пропускном режиме организации	5 лет	469
Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей	1 год	471
Социально-бытовые вопросы
Листки нетрудоспособности	5 лет	475
Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности	5 лет	476
Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников	5 лет	477
Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий работникам:	478
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Списки работников, уходящих на льготную пенсию	50 лет	479
Переписка о назначении государственных пенсий и пособий	5 лет (по льготным пенсиям – 10 лет, ЭПК)	480
Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест)	5 лет	481
Документы (заявления, докладные записки, списки, справки, переписка) о предоставлении, распределении жилой площади работникам	5 лет (после предоставле- ния жилой площади)	485
Документы (акты, сведения, заключения) об обследовании жилищно-бытовых условий работников	5 лет (после предоставле- ния жилой площади)	486
Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, аренде и обмене жилых помещений	5 лет, ЭПК	487
Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений работникам организации	Постоянно	489
Документы (сведения, справки, переписка) об аренде, дарении, завещании, купле-продаже жилых помещений работникам организации	5 лет, ЭПК	490
Переписка о выселении граждан из служебных, самовольно занятых квартир	5 лет (после освобождения жилой площади)	491
Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников	5 лет (после истечения срока договора)	495
Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников	3 года	496
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки	3 года	497
Документы (заявки, требования, накладные, ведомости) о получении путевок	3 года	498
Документы (заявления, медицинские справки, списки, переписка) учета работников и их детей, нуждающихся в санаторно-курортном лечении и отдыхе	3 года	499
Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря	1 год	501
Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка и др.) об организации питания работников	3 года	503
Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотодокументы об организации досуга работников)	5 лет, ЭПК	505
Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
Документы (бюллетени голосования, списки кандидатов, выдвинутых в новый состав руководства организации (объединения)) о выборах руководящих органов профсоюзной организации	В течение срока полномочий	511
Планы реализации критических замечаний и предложений	Постоянно	512
Документы (заявления, заявки, списки, акты, справки, переписка) о приеме в члены объединения (профсоюза), перечислении членских (профсоюзных) взносов из заработной платы работников, оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов	3 года	513
Документы (акты, докладные записки, программы, регламенты, протоколы, тексты выступлений, справки, переписка и др.) об осуществлении основных направлений профсоюзной деятельности	5 лет, ЭПК	517
Документы (акты, докладные записки, справки) об осуществлении профсоюзного контроля за исполнением условий заключенных соглашений, коллективных договоров, соблюдением работодателями, должностными лицами законодательства о труде, использованием средств фондов, формируемых за счет страховых взносов	5 лет, ЭПК	519

Три передовых метода, которым необходимо следовать

Что такое личное дело?

Кадровое дело – это место для хранения всех необходимых документов, связанных с работой каждого сотрудника в компании. Как правило, компании ведут кадровый учет по отдельным категориям в целях конфиденциальности и упрощения поиска определенных документов:

• Кадровое дело: Этот файл содержит записи, связанные с трудоустройством.
• Медицинская карта: Этот файл включает в себя документацию о медицинском отпуске, контактные данные для экстренных случаев и другую медицинскую информацию.
• Файл расчета заработной платы: Этот файл содержит информацию и документы, связанные с оплатой, например табели учета рабочего времени и налоговые формы.
• Форма I-9: Эта форма обычно хранится в отдельном файле.

Отдел кадров обычно ведет личные дела. Другие члены компании могут иметь доступ к некоторым частям личного дела, но в целом эта информация является конфиденциальной.

Indeed link: Общие правила оформления заявлений о приеме на работу

Что включать в личное дело

Есть много разных документов, которые нужно включить в личное дело сотрудника.Некоторые документы будут зависеть от сотрудника и специфики должности.

Личное дело

Вот некоторые из наиболее распространенных документов в личном деле:

• Заявление о приеме на работу
• Резюме
• Сопроводительное письмо
• Проверка образования
• Проверка занятости
• Должностная инструкция
• Письмо с предложением о работе или контракт
• Официальные формы, такие как запросы на продвижение
• Официальная обратная связь
• Квитанция из справочника работника
• Документация по прекращению действия
• Прочие документы, связанные с работой сотрудника

Медицинская карта

Вот самые распространенные документы в медицинской карте:

• Бланки медицинского страхования
• Контакты для экстренных случаев
• Информация о получателе
• Заявки на отпуск по болезни
• Оформление актов о семейном отпуске и отпуске по болезни
• Записки врача
• Сообщения об авариях
• Претензии рабочих
• Прочие документы, включая медицинскую информацию

Заработная плата

Вот самые распространенные документы в файле заработной платы:

• Форма авторизации платежа
• W-4 форма
• Формы удержаний из заработной платы
• Табели учета рабочего времени
• Записи посещаемости
• Квитанции о возмещении расходов
• Формы предварительного запроса на оплату
• Оформление документов на повышение работника
• Премиальные или бонусные документы
• W-2 форма
• Прочие документы, связанные с деньгами

Indeed ссылка: Как управлять сотрудниками

Три ключевых практики

Ведение личных дел сотрудников может оказаться сложной задачей.Используйте эти три метода, чтобы ваши файлы были организованы.

Проверять записи ежегодно

Посвятите несколько дней или недель, в зависимости от размера компании, организации, обновлению и удалению устаревших кадровых файлов каждый год. Компании должны вести личные дела в течение определенного периода времени после того, как сотрудник уволился со своей должности. Однако у каждого документа разный срок хранения. Регулярный просмотр неактивных файлов поможет упорядочить документы и обеспечить их безопасное ведение.

Файлы кода

Ознакомьтесь с правилами в отношении файлов персонала, которые применяются в вашей компании. Кодируйте документы в файлах персонала по продолжительности их обслуживания, чтобы помочь с ежегодным удалением старых файлов. Кодирование документов при их создании экономит время при рассмотрении того, что сохранить, а что уничтожить. Уничтожайте файлы, закодированные для утилизации, чтобы защитить любую личную информацию в документах.

Создать сводную ведомость

Когда сотрудник увольняется с должности, его личное дело становится неактивным.На этом этапе создайте сводный лист информации, которую ваша компания должна хранить в течение самого длительного периода времени. Таким образом, при необходимости можно быстро получить доступ к информации, не тратя время на просмотр всего личного дела.

Indeed link: Как нанимать сотрудников: пошаговое руководство

Советы по организации личного дела

Помните об этих советах при создании организационной системы для кадровых файлов вашей компании:

• Конфиденциальность : Сохранение конфиденциальности очень важно.Изучите правила и положения о том, кто и какие документы может просматривать в личном деле. Храните личные дела на замке.
• Документация : попросите сотрудников подписать любую форму, которая входит в их личное дело. Убедитесь, что сотрудник осведомлен о том, что документ будет сохранен для возможного использования в будущем, если он потребуется или потребуется.
• Факты : Убедитесь, что информация в личном деле основана на фактах, а не на мнениях.Не включайте в личное дело любые субъективные материалы и включайте только объективные факты, связанные с работой, здоровьем или оплатой сотрудника.

Часто задаваемые вопросы о личном деле

Вот некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов о личных делах.

1. Как долго я должен хранить личные дела?

Существует установленный период времени, в течение которого компании должны хранить большую часть документов в личном деле.Изучите федеральные нормы и правила штата, применимые к вашей компании, и храните документы до истечения срока хранения.

2. Могу ли я хранить личные дела в электронном виде?

Вы можете хранить файлы персонала в электронном виде. Это полезно для крупных компаний с большим количеством сотрудников, поскольку экономит физическое пространство. Однако убедитесь, что информация защищена паролем и доступна только людям, которым может потребоваться доступ к информации.

3. Могут ли сотрудники просматривать свои личные дела?

Сотрудники могут видеть свои личные дела, но то, сколько информации они могут увидеть и когда они смогут ее увидеть, зависит от процедуры компании.

4. Где мне хранить личные дела?

Храните файлы персонала в запертом безопасном месте. Это может быть файловая комната или запирающийся шкаф для документов. Электронные файлы персонала должны быть защищены паролем, и необходимо приложить все усилия для предотвращения взлома информации.

5. Почему так важно личное дело?

Компании ведут записи, включая все важные документы, которые сотрудник накапливает за время пребывания в компании, в файлах персонала. Помимо организации этих записей в интересах компании, необходимо вести некоторые записи после увольнения сотрудника, если будущему работодателю или другой организации потребуется проверить кадровую документацию. Кадровые файлы помогают бизнесу оставаться организованным и соблюдать закон.

Как управлять долгосрочным хранением кадровых документов

Все организации хранят множество файлов со значительным количеством кадровых документов. Важно иметь систему для управления долгосрочным хранением кадровых документов для таких документов, как:

• Формы I-9
• Файлы отпечатков пальцев (школьные системы)
• Трудовой договор
• Годовая оценка эффективности
• Конфиденциальные отчеты по персоналу
• Закон о свободе информации (FOIA) Документы
• Медицинские формы (покрываются HIPAA)

В нашем сообщении в блоге «Программное обеспечение для сканирования помогает школам экономить место и сохранять записи в долгосрочной перспективе» мы упомянули о некоторых огромных преимуществах экономии места, полученных за счет использования системы управления документами для длительного хранения.Кроме того, отделы кадров также получают выгоду от:

• Шаблоны для хранения документов
• Индексы хранения документов
• Ведомственное хранилище документов

Шаблоны хранения документов

Шаблоны хранения документов – это заранее определенные типы документов, используемые для быстрого создания электронных документов аналогичных типов. Примеры шаблонов хранения кадровых документов могут включать задание

.

бланков заявлений, бланков перевода сотрудников и годовых оценок эффективности.После сканирования документа предопределенным шаблоном хранения документов будет sel

.

предназначен для быстрого определения типа документа таким образом, чтобы поддерживать единообразие во всей организации.

При использовании шаблонов хранения документов все документы заданного типа хранятся в системе управления документами точно таким же образом для облегчения идентификации и последующего поиска.

Указатели хранилищ документов

Индексы хранилища документов позволяют включать дополнительные сведения о документе в каждый зарегистрированный документ.Одним из способов использования индексов документов при заполнении кадровых документов может быть идентификация источника заявления о приеме на работу (например, ярмарка вакансий, размещение вакансий в Интернете и т. Д.). Другое использование в

включает идентификацию документов, отвечающих требованиям FOIA.

После того, как документы проиндексированы, их можно искать. Индексы хранения документов – мощный способ разбить документы на подкатегории.

Ведомственное хранилище документов

Департаменты и сотрудники нуждаются в доступе к разным типам файлов и записей.Хранение документов по отделам означает, что доступ может быть определен для всего отдела. Как только сотрудник добавлен в назначенный отдел, ему автоматически предоставляется доступ. Доступ более высокого уровня для менеджеров можно добавить, создав специализированные группы или назначив доступ на индивидуальной основе.

Наличие плана по управлению хранилищем кадровых документов гарантирует, что ваши документы будут легко доступны для быстрого поиска, при этом доступ будет открыт только тем сотрудникам, которые в нем нуждаются. Электронное хранение документов также обеспечивает лучшую долгосрочную безопасность, чем бумажное хранение конфиденциальных кадровых документов.

Идентификация записей, неучтенных материалов и личных бумаг

Записи

Что такое федеральные записи? Как определено в 44 U.S.C. 3301:

A) включает в себя всю зарегистрированную информацию, независимо от формы или характеристик, сделанную или полученную федеральным агентством в соответствии с федеральным законом или в связи с сделкой государственного бизнеса и сохраненную или подходящую для сохранения этим агентством или его законным правопреемником в качестве доказательства организация, функции, политика, решения, процедуры, операции или другие виды деятельности правительства Соединенных Штатов или из-за информационной ценности содержащихся в них данных; и

(B) не включает:
(i) библиотечные и музейные материалы, созданные или приобретенные и сохраненные исключительно для справочных или выставочных целей; или
(ii) дубликаты записей сохраняются только для удобства.

Это юридическое определение содержит несколько важных терминов и фраз, требующих дальнейшего объяснения:

• «Записанная информация» включает все традиционные формы записей, независимо от физической формы или характеристик, включая информацию, созданную, обработанную, переданную или хранимую в цифровой или электронной форме.
• «Независимо от физической формы или характеристик» означает, что носитель может быть бумагой, пленкой, диском или другим физическим типом или формой. Это также означает, что способ записи может быть ручным, механическим, фотографическим, электронным или любой комбинацией этих или других технологий.
• «Сделано» означает действие по созданию и регистрации информации сотрудниками агентства, независимо от используемого метода или носителя. Такая записанная информация обычно передается другим или помещается в файлы, доступные для других.
• «Получено» означает прием или сбор документальных материалов сотрудниками агентства:
  • Независимо от того, кто является источником материалов, будь то сотрудники агентства или других агентств, частные лица, государственные должностные лица, подрядчики, правительственные грантополучатели или другие лица.
  • Независимо от того, как материалы были переданы, будь то напрямую создателем или косвенно через мессенджер, почту, электронные средства или каким-либо другим способом.
  • В этом контексте термин «полученный» не относится к неправильно направленным материалам. Это может относиться или не относиться к предоставленным или конфискованным материалам. Вопрос о праве собственности государства на предоставленные или конфискованные материалы зависит от условий хранения и использования агентством и, следовательно, должен быть передан юрисконсульту за консультацией.
  • «Сохранено» означает регистрацию, хранение или любой другой метод систематического ведения документальных материалов агентством, даже если эти материалы еще не были поданы или были временно удалены из существующих систем хранения.
  • «Подходящий для сохранения» означает пригодный для архивирования, хранения или другого систематического обслуживания агентством, независимо от каких-либо несоответствий в официальных политиках и методах ведения документации агентства.

Таким образом, юридическое определение включает три ключевых момента:

• Записи создаются или принимаются федеральным агентством либо для соблюдения закона, либо для ведения общественной деятельности.В результате они принадлежат правительству, а не частным лицам, и их правовое распоряжение зависит от предварительного одобрения архивариуса Соединенных Штатов.
• Записи хранятся или должны храниться, поскольку они представляют собой доказательства или содержат ценную информацию. Они документируют организацию, функции и деятельность агентства или людей, места, вещи или вопросы, которыми занимается агентство.
• Рекорды сильно различаются по своей физической форме или характеристикам. Они могут быть бумажными, электронными, аудиовизуальными, микроформами или другими носителями.

Следует также уделять внимание рабочим файлам или рабочим документам из-за сложности определения статуса записи. Обычно рабочие файлы дел представляют собой записи, потому что их обычно нужно систематизировать и поддерживать в течение определенного периода времени. Другие вероятные категории записей включают рабочие файлы, используемые при подготовке отчетов или исследований, и предварительные проекты политических документов, распространяемых для комментариев. Напротив, предварительные проекты, не разосланные для комментариев, с большей вероятностью будут незарегистрированными материалами.

Нерегистрируемые материалы
Программа распоряжения агентством также должна включать управление неучтенными материалами, поскольку их объем может превышать объем записей. Эти документальные материалы, принадлежащие правительству США, исключены из юридического определения записей (44 U.S.C.3301) либо из-за несоблюдения общих условий статуса записи, которые уже были описаны, либо из-за того, что они подпадают под одну из трех конкретных категорий:

• Дополнительные копии документов сохранены только для удобства пользования.
• Запасы публикаций и обработанных документов. Однако каждое агентство должно создавать и поддерживать наборы записей обработанных документов и публикаций, включая годовые и специальные отчеты, специальные исследования, брошюры, брошюры, книги, справочники, руководства, плакаты и карты.
• Библиотечные и музейные материалы, созданные или приобретенные и сохраненные исключительно в справочных или выставочных целях.

На основании этих условий и категорий, специально указанных в законе, к неучтенным материалам относятся:

• Информационные копии корреспонденции, распоряжений, форм и других документов, в отношении которых не фиксируются или не предпринимаются никакие административные действия.
• Маршрутные листы и пересылочные листы, не добавляющие никакой информации к той, которая содержится в переданном материале.
• Тиклер, уточняющие или предварительные копии корреспонденции, при условии, что они являются дополнительными копиями оригиналов.
• Дубликаты копий документов, хранящихся в одном файле.
• Дополнительные копии печатных или обработанных материалов, для которых существуют полные наборы записей, такие как текущие и замененные руководства, хранящиеся вне офиса, ответственного за ведение набора записей.
• Каталоги, отраслевые журналы и другие публикации, полученные от других государственных учреждений, коммерческих фирм или частных учреждений, не требующие действий и не являющиеся частью дела, по которому принимаются меры.
• Физические экспонаты, артефакты и другие материальные предметы, не имеющие доказательной ценности.

Определение того, является ли конкретный документ записью, не зависит от того, является ли он оригиналом или копией. Каждая из нескольких копий одной формы может иметь статус записи, поскольку каждая служит отдельной административной цели и хранится в разных файловых системах.Единый набор публикаций следует обозначать как регистрационный экземпляр, в отличие от копий в других местах или запасов той же публикации.

Управление неучтенными материалами

При обращении с неучтенными материалами следует использовать следующие инструкции:

• В агентстве только сотрудник отдела документации должен определять статус записи или отсутствия записи после получения любой необходимой консультации от юрисконсульта агентства. Возложение такой ответственности на должностных лиц в штате агентства или на операционном уровне может привести к неправильному использованию метки без учета, ослабить всю программу утилизации и привести к потере ценных записей.
• Ответственный за записи должен получить рекомендации NARA относительно записи или отсутствия записи в сомнительном файле или типе документа.
• Когда трудно решить, являются ли определенные файлы записями или нет, ответственным за записи следует обращаться с ними как с записями.
• Нерегулярные материалы не следует помещать в архивы.
• Нерегистрируемые материалы должны быть уничтожены, когда они больше не нужны для справки. Для уничтожения таких материалов разрешение NARA не требуется.
• Нерегистрируемые материалы должны быть изъяты из-под контроля правительства США только с разрешения агентства. Агентство должно обеспечить адекватную защиту любой секретной или административно контролируемой информации, содержащейся в таких материалах.

Личные бумаги

Некоторые государственные служащие, особенно руководители, старшие сотрудники, ученые и другие специалисты, накапливают и хранят различные личные документы в офисе. Для хранения личных документов в служебных помещениях и оборудовании агентства может потребоваться одобрение агентства, а также соблюдение федеральных и агентских требований.Если такие личные документы хранятся там, они должны быть четко обозначены как таковые и храниться отдельно от федеральных и других документов.

Личные бумаги – это документальные материалы, принадлежащие физическому лицу, которые не используются для ведения агентской деятельности. Они относятся исключительно к личным и частным делам человека или используются исключительно для его удобства. Они могут ссылаться или комментировать предмет деятельности агентства, при условии, что они не используются для ведения этой деятельности.В отличие от записей и неучтенных материалов, личные документы не принадлежат государству. Некоторые документальные материалы явно носят личный характер и могут быть легко идентифицированы и заявлены как таковые. Категории личных бумаг:

• Материалы, накопленные физическим лицом до поступления на государственную службу, которые впоследствии не используются для ведения государственной деятельности. Примеры включают предыдущие рабочие файлы, политические материалы и справочные файлы.
• Вносимые в офис или накопленные в нем материалы, которые не используются для ведения агентской деятельности и относятся исключительно к семейным делам человека, не связанным с бизнесом занятиям, профессиональной деятельности или частным политическим объединениям.Примеры включают семейную и личную переписку, записи волонтеров и общественных работ, литературу профессиональных организаций, рукописи и проекты статей и книг.
• Рабочие материалы, такие как дневники, журналы, заметки, личные календари и графики встреч, которые не были подготовлены, получены или использованы в процессе ведения агентской деятельности. Хотя эти материалы содержат информацию, связанную с работой, они являются личными документами, если заявлены как таковые и служат только для личных целей (например,g., в качестве напоминаний и личных наблюдений на рабочие и другие темы). Эту категорию труднее всего отличить от данных агентства, поскольку в ней содержится информация, связанная с работой.

Определение того, являются ли материалы личными документами или федеральными записями
Сотрудники должны помнить, что некоторые материалы, которые кажутся личными документами, могут оказаться записями агентства. Определение статуса их записей зависит от всех обстоятельств их создания, обслуживания, использования и размещения.

При определении того, являются ли определенные документальные материалы записями, федеральные суды разработали руководство, которое может быть изменено, при рассмотрении дел, связанных с Законом о свободе информации (FOIA). Основываясь на существующем прецедентном праве с участием исполнительных органов, значение «ведомости» для целей FOIA шире, чем «записи» в соответствии с 44 Свода законов США. 3301 в отношении таких агентств. Следовательно, документальные материалы, не подпадающие под действие Закона о свободе информации, также не подпадают под законодательное определение «записей» для этих агентств.Следующие темы включают соответствующие вопросы и рекомендации относительно статуса записи документальных материалов, связанных с работой:

• Создание. Был ли документ создан или получен сотрудником агентства вовремя, с материалами агентства и за его счет? В противном случае документ вряд ли будет записью агентства. Если да, то это может быть или не быть записью агентства, в зависимости от других соображений.
• Контент. Содержит ли документ только существенную информацию о деятельности агентства или только информацию о личных вопросах сотрудника? Содержит ли он официальную и личную информацию? Если в документе нет официальной информации, то вряд ли это будет ведомость.Если это так, то его потенциальный статус записи зависит от дополнительных соображений.
• Назначение. Был ли документ создан для облегчения агентского бизнеса? Если да, то это может быть запись агентства, в зависимости от ее распространения и использования другими сотрудниками агентства. Или он был создан исключительно для личного удобства сотрудника? Если так, то вряд ли это будет рекорд агентства.
• Распределение. Был ли документ распространен среди других сотрудников с официальной целью? Если да, то это может быть запись агентства.
• Использование. Действительно ли этот сотрудник или другие лица использовали этот документ для ведения агентской деятельности? Материалы, переданные в агентство для справочного использования, не становятся записями агентства только потому, что они относятся к официальным вопросам или влияют на работу сотрудника. Однако, если сотрудник полагается на такие материалы для ведения агентской деятельности или если другие сотрудники используют их в агентских целях, то материалы, скорее всего, будут записями агентства.
• Техническое обслуживание. Был ли документ помещен в досье агентства или оставался у сотрудника? Если поместить его в файлы агентства, это, скорее всего, будет запись агентства.В противном случае, возможно, статус записи зависит от других соображений.
• Распоряжение. Регулирует ли утвержденный NARA график распоряжения документами? Если это так, документ является федеральной записью, а также, скорее всего, будет записью агентства для целей FOIA. Или сотрудник может уничтожить или удалить документ исключительно по своему усмотрению? Если это так, то вряд ли документ будет записью агентства.
• Контроль. Пыталось ли агентство осуществлять «институциональный контроль» над документом с помощью соответствующих директив по обслуживанию или утилизации? Произошло ли это из-за того, что в первую очередь потребовалось создать документ? Если это так, то, скорее всего, это запись агентства.
• Изоляция. Можно ли отделить существенную информацию агентства в документе от какой-либо личной информации? В таком случае официальную часть следует извлечь и поместить в файлы агентства.

Короче говоря, простое местонахождение в агентстве не означает, что материалы являются записями, и само их использование не является решающим для определения статуса записи. Однако материалы обычно приобретают статус записи, когда агентство заявляет о своем контроле, требуя их создания или хранения. Кроме того, документы, созданные в агентстве, не могут считаться личными только потому, что сотрудник может ими распоряжаться.В зависимости от других соображений они могут быть записями или неучтенными материалами и, следовательно, подлежат контролю агентства.

Государственные служащие также склонны накапливать дополнительные копии документов, особенно тех, которые они составили, просмотрели или по которым иным образом действовали. Они могут сохранять и удалять эти копии с одобрения агентства, если такие действия не налагают административного или финансового бремени или нарушают конфиденциальность, требуемую национальной безопасностью, неприкосновенностью частной жизни и другими интересами, охраняемыми законом.

---

Связанные ресурсы

---

Вернуться на главную

Вернуться к предыдущему разделу

Перейти к следующему разделу

Решения для хранения

записей вне офиса | Железная гора

Когда дело доходит до реализации разовых, периодических или текущих проектов, специалисты по управлению документами Iron Mountain обладают необходимыми знаниями. Команда проекта действует как непрерывное расширение вашей организации и может управлять проектами от начала до конца, позволяя вашим сотрудникам лучше управлять своим временем и ресурсами.

Вот несколько способов, которыми мы можем вам помочь:

Услуги по перемещению инвентаря.

Специалисты

Iron Mountain могут очистить, упаковать и обеспечить прямую передачу картонных коробок и файлов с вашего предприятия в центры записи Iron Mountain. Мы можем упаковать ваши записи в стандартные картонные коробки для хранения Iron Mountain RFID и собрать метаданные для описания содержимого коробки; с возможностью индивидуального перечисления каждого файла в коробке.

Индексирование файлов.

Группа ввода данных Iron Mountain может собирать описания для конкретных файлов, чтобы помочь управлять инвентарем на уровне файлов.

Подготовка к транспортировке для картонных коробок.

Мы можем просмотреть содержимое коробки и получить связанные метаданные. Эта информация облегчает вам поиск нужных документов, когда они вам нужны.

Объединение / перемещение офисов.

Вы можете улучшить использование недвижимости, освободив ценное пространство, которое в настоящее время занято файловыми комнатами и хранилищем записей. Iron Mountain может помочь, помогая вам определить записи, которые можно переместить на объект Iron Mountain.

Консолидации на открытых полках.

Без регулярной очистки и перемещения по расписанию ваша файловая комната быстро перерастет емкость. Команда проекта Iron Mountain может провести выборочную чистку, чтобы ваша программа оставалась актуальной.

Услуги инвентарного аудита.

Важно знать, какой у вас инвентарь, чтобы вы могли реагировать на обнаружение или другие события. Компания Iron Mountain Audit Services предоставляет в наших Центрах документации специальное место для проведения аудитов.Наряду с пространством, мы можем помочь инвентаризации ваших картонных коробок, подготовить файлы и оказать поддержку при транспортировке материалов.

Услуги восстановления документов.

Iron Mountain может очищать и восстанавливать информационные активы, которые были повреждены природными и техногенными катастрофами, загрязнителями, пылью, плесенью, водой или заражением животных.

Определение, важность и что выбрать?

Система управления документами – незаменимый инструмент в современном цифровом мире. Давайте посмотрим, что такое система управления документами, почему она обязательна и какая система управления документами лучшая на рынке прямо сейчас!

Знаете ли вы, что общего у каждого бизнеса? Неважно, технологическая ли это компания, здравоохранение, производство, автомобилестроение, косметические товары, финансы или любой другой бизнес… все они широко используют документы.

Документы – это строительный блок любого бизнеса. Документы играют центральную роль в обеспечении надлежащего функционирования и общего успеха любого бизнеса.

Нет абсолютно никакой компании на Земле, которая могла бы прожить день без просмотра и обмена документами. Это включает в себя маркетинговые брошюры, предложения по проектам, техническую документацию, руководство по персоналу и учебные материалы – и это лишь некоторые из них.

Ага. Рабочие документы незаменимы !

Проблема в том, что чем больше мы создаем документы и полагаемся на них в работе, тем важнее становится наличие систем для управления документами в вашей компании.Здесь на помощь приходит система управления документами.

Но не будем забегать вперед. Мы возьмем шаг за шагом и рассмотрим:

• Что такое система управления документами?
• Почему становится все более важным иметь такой на месте?
• Как создать собственную систему управления документами за считанные минуты?

Итак, приступим, ладно?

Что такое система управления документами или DMS? (Определение)

Лучшее определение системы управления документами или DMS, как следует из названия, – это система или программное обеспечение, которое позволяет создавать, хранить, управлять, индексировать, защищать и извлекать цифровых документов.

Хотя большинство систем управления документами хранят все ваши цифровые документы в облаке, это гораздо больше, чем просто облачное хранилище. Система управления документами – это структура, которая облегчает простой поток важной информации в организации.

Хорошая система управления документами может помочь организовать все ваши файлы и данные в одном месте, отслеживать все важные документы, ускорить рабочий процесс, повысить точность и обеспечить круглосуточный доступ к документам из любой части мир.

Таким образом, выбор надежной системы управления документами позволяет вам оставаться на впереди конкурентов и предоставлять всю информацию, необходимую вашим сотрудникам для эффективного выполнения своей работы.

Почему важна система управления документами?

Быстрая цифровизация нашего мира привела к экспоненциальному росту бизнес-данных и контента. Каждый день ваша компания создает и управляет огромными объемами деловых документов, контрактов, предложений, торговых площадок, маркетинговых материалов, сообщений в блогах, руководств по работе с персоналом, учебных пособий, материалов для адаптации и т. Д.

Эти документы часто разбросаны повсюду на ваших цифровых устройствах – у вас могут быть файлы Word, файлы, хранящиеся в облачных приложениях, таких как Dropbox, Google Drive, OneDrive, Box, файлы, хранящиеся на вашем рабочем столе, вложения электронной почты и т. на.

Что происходит, если вы не можете найти файл во время встречи? Или когда вашему руководителю немедленно нужен этот важный документ, но вы не можете вспомнить, где его хранили?

Организация ваших цифровых файлов всегда была часто упускаемым из виду аспектом организации.Поскольку вы действительно не можете увидеть или почувствовать цифровой беспорядок, который вы создали, в отличие от бумажного беспорядка во времена старых картотек, вы можете не чувствовать, что у вас есть проблема, пока вы не сможете найти конкретный файл.

Вы когда-нибудь тратили драгоценное время на поиск документа на своем компьютере, в сообщениях чата, во вложениях электронной почты и т. Д.?

Просмотр сотен папок, поиск в вашем неорганизованном и массово заполненном почтовом ящике, поиск в ваших облачных файлах и т. Д., все заканчивается поисковой миссией, которую невозможно взломать!

Управлять этим цифровым беспорядком, который часто бывает неструктурированным, и сделать его доступным для ваших сотрудников, клиентов, партнеров или других заинтересованных сторон – непростая задача.

Глобальный опрос работников и ИТ-специалистов, проведенный IDC в ​​2012 году, показал, что проблемы с документами составляют 21,3% от потери производительности . Сотрудники часто не могут найти нужные документы в нужное время или не могут получить доступ к документу из-за временных или географических ограничений.

Все это приводит к большой потере производительности!

Система управления документами играет огромную роль в решении всех задач, связанных с управлением документацией , проще, быстрее и эффективнее.

Существует множество причин, по которым организации необходимо немедленно развернуть систему управления документами. Вот некоторые из них:

1. Очистка цифрового беспорядка.

Система управления документами позволяет вам избавиться от огромного цифрового беспорядка, который вы создали неосознанно.У всех нас есть документы, разбросанные по ноутбукам, ПК, мобильным устройствам, облачному хранилищу, вложениям электронной почты, папкам на рабочем столе, и т. Д.

Становится чрезвычайно сложно найти конкретный файл в то время, когда это необходимо. Система управления документами позволяет хранить и искать документы в одном центральном месте. Отличная система управления документами также помогает создавать цифровые документы.

Наличие универсального решения поможет вам создать центральный репозиторий существующего контента и совместно работать над новым контентом с вашей командой.Таким образом, вам не придется полагаться на использование Word или других редакторов документов для создания цифровых файлов и последующего хранения вашего контента в другом месте.

Подробнее: Полное руководство по обработке документации (с шаблоном)

2.

Снижение зависимости от бумаги

Если ваша компания по-прежнему использует бумажные документы, переход на систему управления документами может помочь уменьшить полагаться на бумагу и сэкономить дополнительных затрат на печать, хранение, обслуживание, хранение и т. д.

Согласно исследованию, компании с годовой выручкой от 500 000 до 1 миллиона долларов могут сэкономить до 40 000 долларов в год, переключившись на управление цифровыми документами. Laserfiche оценивает экономию времени на 20% за счет эффективности хранения и поиска, устранения ошибок при заполнении и эффективности рабочего процесса.

Повышение эффективности, а также повышение производительности персонала позволяет сэкономить до 6 000 часов в год, или 2,4 штатных должности, занятых полный рабочий день.

Отказ от бумаги также помогает сократить огромное количество бумажных отходов в окружающей среде, помогая сокращать тысячи листов бумаги каждый месяц.Это не только поможет вам сделать устойчивым и этически правильным выбором, но и обеспечит вам социальную миссию, частью которой хотят быть как клиенты, так и сотрудники, правительства и ваши клиенты.

Подробнее: Лучшие инструменты для создания документов

3. Повышение общей эффективности офиса

Вы не можете позволить себе тратить время и силы на работу с цифровыми документами в наши дни, когда ваши конкуренты отсутствуют там, дыша тебе в шею.

Когда вы проводите большую часть своего времени в поисках своих цифровых документов на различных платформах и устройствах, требуется время: фактически выполняет ту работу, для которой вас наняли, и вносит значительный вклад в чистую прибыль вашей компании.

Перегрузка на работе снижает производительность на 68% у сотрудников, которые считают, что у них недостаточно часов в день для выполнения своих задач. Хороший способ освободить рабочее время сотрудников – развернуть систему управления документами для легкого создания, хранения, редактирования, совместной работы в команде и утверждения ваших документов.

4. Упростите доступ к информации

Спорим, вы не представляете, сколько продуктивного времени ваши сотрудники оставляют на столе только потому, что они не могут найти нужную информацию или контент, которые искали.

Поскольку все ваши важные рабочие документы разбросаны по Google Drive, OneDrive, вложениям электронной почты, папкам ПК и USB-накопителям, как вы можете рассчитывать на себя, чтобы найти именно ту информацию, которая вам нужна, в то время, когда она вам нужна!

• Согласно отчету McKinsey, сотрудники тратят 1.8 часов каждый день – в среднем 9,3 часа в неделю – на поиск и сбор информации.
• Почти 20 процентов рабочего времени – эквивалент одного дня в рабочей неделе – тратится сотрудниками на поиск информации для эффективного выполнения своей работы.
• Данные IDC показывают, что «работник умственного труда тратит около 2,5 часов в день, или примерно 30% рабочего дня, на поиск информации.

Основным преимуществом системы управления документами является простота доступа к информации.Системы управления документами обеспечивают централизованное расположение всех файлов, документов, веб-ссылок и других мультимедийных материалов.

Это позволяет членам группы, независимо от их местонахождения, быстро получить доступ к информации с любого устройства.

Сотрудникам больше не нужно сохранять файлы на жестких дисках или на забытых USB-накопителях. Просто войдите в свою систему управления документами, и все готово!

Подробнее: Полное руководство по рабочему процессу управления документами

5.Надежный и надежный

Лучший способ сохранить ваши важные деловые документы в безопасности – это хранить их в цифровом виде в системе управления документами.

Таким образом, вам не нужно беспокоиться о возможностях безопасности сотен приложений, в которых хранятся ваши данные, и не нужно запоминать данные для входа в систему для каждого приложения.

Компетентная система управления документами включает такие функции, как контроль доступа к документам, отслеживание документов, защита паролем, контроль версий, совместная работа в реальном времени, уведомления в реальном времени и т. Д.Хранение файлов в облаке помогает гарантировать, что документы вашей компании не потеряны и будут легко доступны нужной стороне.

6. Масштабируемость

По мере роста и успеха вашего бизнеса, с течением времени будет увеличиваться и количество документов, которые вы создаете. Больше документов будет означать на больше беспорядка , больше папок для просмотра, больше облачных хранилищ для поиска и больше вложений электронной почты, которые нужно найти!

Система управления документами очень важна, поскольку ее легко масштабировать.Вы всегда можете настроить или приобрести дополнительные возможности облачного хранилища и убедиться, что ваши рабочие процессы не нарушаются из-за успеха вашего бизнеса.

7. Быстрый поиск

Если у вас нет системы управления документами, поиск нужного документа в то время становится просто фантастической мечтой.

Поиск подходящей облачной службы , правильной папки на рабочем столе или правильного адреса электронной почты может занять часы вашего решающего времени. Таким образом, способность системы управления документами выполнять быстрый поиск является одним из наиболее важных ее элементов.

Хорошая система управления документами имеет отличные возможности поиска и индексирования, чтобы найти точный файл, заголовок документа и содержимое в документе.

Неважно, насколько велик ваш каталог документов , система управления документами может взбить нужный документ со скоростью света.

Подробнее: Лучшие системы отслеживания документов в 2021 году

8

. Лучшая точность

Цифровые документы должны быть более точными благодаря возможности редактировать и совместно работать над процессом создания документа.

Хорошая система управления документами предоставляет все инструменты, необходимые для создания, редактирования и совместной работы над документами, чтобы обеспечить качество и уменьшить неточности.

Благодаря таким функциям, как контроль версий и отслеживание документов, все изменения, внесенные в документ, будут видны остальной части группы / команды. Вы всегда можете вернуться к предыдущей версии или предложить правки, если вас не устраивают внесенные изменения.

9. Снижение затрат на хранение и поставку

Без системы управления документами стоимость создания и управления документами может быть довольно высокой.

Стоимость бумаги, печати, офисных помещений, складских помещений, шкафов и найма сотрудников может оказаться довольно дорогой сделкой для хранения ваших ценных документов.

Даже если вы храните все свои документы в цифровом виде, индивидуальная стоимость каждой услуги облачного хранилища , которую вы используете, может оказаться очень большой.

Переключившись на систему управления документами, вы, наконец, можете избавиться от всех этих бумажных файлов, уменьшить пространство для хранения и вернуть себе офисное пространство для более продуктивной работы, избавиться от этих больших и уродливых файлов и сэкономить кучу денег. на бумаге, печати, чернилах и других канцелярских принадлежностях и, наконец, сэкономить на найме новых сотрудников для хранения, поиска и извлечения этих документов.

10. Обеспечивает конкурентное преимущество

Компания, использующая систему управления документами, явно имеет конкурентное преимущество перед теми, кто все еще хранит свои важные документы в папках рабочего стола, на жестких дисках, в облачных хранилищах и в различных других местах.

У компании, переходящей на цифровые технологии, есть много преимуществ по сравнению с теми, кто этого не делает:

• Они экономят ресурсов, и затраты на хранение
• Они экономят деньги на новых сотрудников для управления бумажными документами
• Как правило, цифровые документы чтобы быть более точным
• Сотрудники могут получить доступ к информации быстро и легко, экономя время и силы
• Сотрудники могут предоставлять клиентам более качественные услуги и сокращать время обработки

Поскольку сотрудники много экономят времени, они могут сосредоточиться на вещах, которые действительно имеют значение и более эффективно способствовать успеху бизнеса.

Подробнее: что такое конкурентный анализ и как его правильно делать?

Какую систему управления документами выбрать?

Мы рекомендуем, чтобы отличная система управления документами обладала всеми этими важными функциями:

• Она имеет единый источник правды , объединяющий цифровой контент из всех в одном месте.
• Это должно быть масштабируемое и должно обеспечивать достаточно места по мере того, как объем документов вашей компании растет в результате вашего успеха.
• Он должен обеспечивать пространство для собраний сотрудников, и одновременно могут сотрудничать , создавать, управлять и редактировать документы и другие важные файлы.
• Он должен иметь довольно надежную систему управления контентом для хранения всех файлов компании и документов PDF, листов Excel, руководств, обучающих документов, видео, изображений и т. Д.
• Он должен иметь довольно сильных возможностей поиска для быстро просматривать заголовки документов и содержимое внутри документов, чтобы сотрудники могли быстро и легко найти то, что они ищут.
• У него должен быть способ защиты информации , хранящейся в системе, от посторонних и / или кого-либо без надлежащего согласия на доступ к этой информации.
• Он должен быть отзывчивым , чтобы информация могла быть доступна с любого устройства без прерывания.

Одна система управления документами, обладающая всеми этими функциями, – это Bit , самый умный инструмент для управления документами и совместной работы на планете.

Почему выбирают Bit.ai Document Management System по сравнению с другими?

Bit.ai – это новый инструмент для управления документами и совместной работы, который помогает группам сотрудничать, обмениваться, отслеживать и управлять всеми документами, файлами и другим контентом компании в одном месте.

Система управления документами Bit позволяет создавать документы на рабочем месте, такие как предложения по проектам, торговые презентации, учебные документы, практические руководства, политики компании, документация по процессам, комплекты мультимедиа, информационные бюллетени, конкурентные исследования, тематические исследования, электронные книги и т. д. и обеспечивает безопасное и надежное место для хранения этих документов.

Несколько человек могут одновременно сотрудничать и создавать смарт-документ в режиме реального времени. Это прекрасный способ управлять проектами, создавать материалы, ориентированные на клиентов, проводить мозговой штурм, делиться повестками дня встреч, создавать предложения и, самое главное, делиться информацией и знаниями и управлять ими!

Интеллектуальный редактор Bit позволяет быстро и легко создавать документацию и контент. Помимо документов, Bit также предоставляет удивительные возможности для управления контентом .Bit имеет библиотеку содержимого, которая автоматически сохраняет изображения, файлы и цифровой контент, которые вы добавляете в свои документы (или рабочие области), чтобы вы могли легко получить к ним доступ и повторно использовать их.

Интеллектуальные рабочие пространства создаются вокруг проектов, групп, отделов и клиентов, чтобы упорядочить ваши документы, данные и информацию. Рабочие области упрощают совместную работу и гарантируют, что нужные члены команды будут иметь доступ к нужным документам в нужное время. Они подвижны, поэтому ваша информация может перемещаться по рабочим процессам вашей организации.

Битовые документы также поддерживают интеллектуальный поиск , , который позволяет любому быстро и легко искать и находить любые файлы, изображения, документы и текст внутри документов в рамках всей системы.

Благодаря возможности эффективно маркировать контент, пользователи могут искать свои цифровые активы, используя ключевые слова, заголовки, описания или теги. Они даже могут искать файлы по их источнику. (например, YouTube). Это чрезвычайно полезно для новых сотрудников, чтобы они не чувствовали себя перегруженными при поиске информации.

Bit позволяет пользователям управлять разрешениями и доступом к информации, которые соответствуют их организационным потребностям. Он поддерживает такие функции, как отслеживание документов , , защита паролем, ограничения доступа к файлам и т. Д., Которые помогают обеспечить безопасность важной информации вашей компании.

Bit обеспечивает общее рабочее место для интеллектуальных работников и опытных руководителей, где они могут сотрудничать с сотрудниками, делиться своими знаниями, обдумывать идеи, хранить цифровые активы и вместе внедрять инновации.

Самое приятное то, что эти знания надежно защищены в ваших рабочих областях и могут быть переданы (или сохранены в секрете) с кем угодно в вашей организации!

В общем, Bit проверяет все флажки, позволяя вам совместно создавать и редактировать документы, хранить их в надежном и безопасном месте, загружать мультимедийные файлы, такие как видео, аудио, таблицы Excel, PDF, GIF и т. Д., В Библиотека содержимого , быстрый поиск и доступ к информации, защита содержимого с помощью управления разрешениями и отслеживание документов для получения подробной аналитики.

Активное управление контентом и использование системы управления документами Bit могут помочь организациям увеличить свои шансы на успех.

Bit помогает сохранить ключевые знания для всеобщего доступа, способствует более эффективному принятию решений, снижает вероятность ошибки, стимулирует инновации и поощряет культуру постоянного обучения.

Вот и все, ребята!

Каждой компании необходимо управлять огромными объемами создаваемого контента, иметь возможность оптимизировать его и делать доступным для сотрудников и других заинтересованных сторон в нужное время.

Выберите систему управления документами, которая поможет получить конкурентное преимущество над конкурентами, которые все еще тратят время на поиск информации на различных платформах.

Итак, что вы думаете об управлении документами? Ваша компания использует определенную систему управления документами? Давай поговорим в комментариях ниже!

Дополнительная информация:

В чем разница между системами управления документами и записями?

Большинство систем управления документами можно считать системами управления записями, но не все.Таким образом, надежная DMS может обеспечить успех вашей организации. Прочтите, чтобы понять, почему знание разницы между основными концепциями управления документами и записями может помочь вам сделать правильный выбор при выборе программного обеспечения для вашей организации.

Ниже приведены определения каждого термина, за которыми следуют три ключевые характеристики, которые отличают эти практики друг от друга.

Что такое система управления документами?

Система управления документами включает в себя сбор, хранение, изменение и совместное использование физических файлов внутри организации.

Вообще говоря, практика управления документами предлагает следующие возможности:

• Сократить потерянные или неправильно оформленные документы.
• Обеспечивает более быстрый поиск и извлечение документов.
• Помогите лучше организовать существующие документы.
• Улучшение бизнес-процессов и организационной эффективности.
• Уменьшите объем физического пространства, используемого для хранения документов, например картотеки, ящиков и стеллажей.

Хотите узнать больше? Загрузите руководство покупателя по программному обеспечению для управления документами..

Что такое система управления записями?

Системы управления записями устанавливают политики и стандарты для ведения различных типов записей. Некоторые, но не все документы в организации становятся записями.

Управление записями можно рассматривать как подмножество управления документами , которое также может усилить усилия по:

• Отличить не записываемый контент от записей.
• Применить требуемые сроки хранения к записям.
• Определите владельцев записей.
• Определите наличие цепочки поставок и надлежащего контрольного журнала для каждой записи.
• Помощь в обнаружении электронных документов и применении юридических удержаний к записям, когда это необходимо.
• Управляйте надлежащим и своевременным удалением записей.
• Разработка и администрирование учетной политики и процедур для электронных или бумажных записей.
• Сохраняйте записи на протяжении всего их жизненного цикла.

Хотите копнуть глубже? Узнайте больше об управлении записями здесь.

Чем отличаются системы управления документами и записями?

Хотя вы можете использовать одну и ту же систему для управления документами и записями, эти типы контента управляются по-разному. Эти различия в методах управления включают: цель , или цель каждой практики, информацию , или содержание каждой практики, методологию , или способ выполнения каждой практики.

1. Цель

Целью документооборота является эффективность. Ускоренное утверждение документов, сокращение ручного ввода данных и автоматизация повторяющихся задач – вот некоторые из многих функций управления документами, которые работают для достижения этой цели.

Целью управления записями является соответствие. Хорошо поддерживаемая система управления записями помогает организациям избежать штрафов при проверке регулирующими органами, аудиторами и другими руководящими органами.

Управление документами и управление записями разделяют общую цель обеспечения непрерывности бизнеса. Недостатки в любом из них могут способствовать возникновению проблем в масштабах всей организации.Однако, когда и управление документами, и управление записями работают на достижение своих целей (эффективность и соответствие требованиям), устойчивость организации становится лучше в пределах вашей досягаемости.

2. Информация

Информация управления документами состоит из временного содержания. Счета-фактуры подписываются и затем отправляются следующему утверждающему, более старые черновики отбрасываются и заменяются исправленными, формы передаются от отправителя рецензенту и т. Д.

Информация управления записями состоит из исторического содержания. Статус документа определяется различными фазами жизненного цикла записей , как показано ниже:

Различные фазы жизненного цикла записей

3. Методология

Методология управления документами основана на содержании. Как упоминалось выше, контент является катализатором всей деятельности, связанной с документами. Поэтому репозитории документов обычно организованы с учетом потребностей обычных пользователей: поиск документов по ключевому слову или заголовку, хранение всех документов вместе по сотрудникам или проектам и т. Д.

В отличие от этого, методология управления записями зависит от контекста. Менеджеры по документации больше заботятся о типах документов (страховые записи, заявления о приеме на работу и т. Д.), Чем о словах, написанных на самих документах. В результате графики хранения являются катализатором деятельности, связанной с записями, поскольку разные типы записей должны храниться в течение разного периода времени и в разных условиях.

Чтобы узнать, как управление документами может помочь вашей организации оптимизировать операции, посмотрите наш веб-семинар «ECM 101: Введение в функции управления документами».

Узнайте, как подготовиться к аудиту, защитить конфиденциальные записи на предприятии и многое другое, в нашей электронной книге The Ultimate Guide to Electronic Records Management.

Как организовать кадровые файлы в системе электронного документооборота

Обычный вопрос, который мы часто слышим среди сотрудников, – «Чем занимаются человеческие ресурсы?».

Реальность такова, что обязанности отдела кадров могут сильно различаться изо дня в день. Сегодня менеджер отдела кадров может нанимать новых сотрудников, чтобы помочь организации расти, а на следующий день они могут иметь дело с проблемами сотрудников, которые возникают из-за личных или связанных с работой инцидентов.

Некоторые общие функции управления персоналом и его обязанности включают в себя:

• • Набор сотрудников
  • Наем и прием на работу сотрудников
  • Увольнение сотрудников / увольнение сотрудников
  • Проведение обзоров производительности или служебной аттестации
  • Управление отношениями с сотрудниками
  • Максимальное управление отношениями с сотрудниками Производительность сотрудников
  • Администрирование льгот сотрудникам
  • Работа с правами сотрудников на основе полного понимания Закона о правах сотрудников (ERA) *
  • Понимание местных, государственных и федеральных законов о занятости
  • Консультирование организации по обновлениям трудового законодательства и новому кадровому законодательству
  • Обсуждение кадровых тенденций с руководителями для обеспечения конкурентоспособных процессов найма

• Работа с государственными и федеральными агентствами, такими как EEOC, FMLA и ICE, для обеспечения соблюдения трудового законодательства и стандартов занятости

* На сегодняшний день права сотрудников Закон не является законом и был передан в комитет Палаты представителей США по вопросам образования и трудовых ресурсов.

Соответствие: кадровые политики и процедуры

Кадровая документация часто содержит секретную и конфиденциальную информацию.

С юридической точки зрения, есть несколько моментов, которые необходимо учитывать, чтобы обеспечить соблюдение требований HR.

Как минимум, кадровая политика и процедуры вашей организации должны включать подробную информацию о следующем:

• Конфиденциальность сотрудников: медицинская и другая конфиденциальная информация
• Процесс и процедуры кадрового аудита
• Electronic Discovery (eDiscovery)
• Графики обслуживания документов и Хранение кадровых записей

Что такое eDiscovery

eDiscovery – это процесс поиска, получения и защиты электронных данных с целью использования информации для гражданского судопроизводства, уголовного преследования или дальнейших расследований.

HR часто видит, что Electronic Discovery имеет место, когда сотрудники выдвигают обвинения против организации.

Источник: EDRM – Duke Law

Независимо от того, являетесь ли вы директором по персоналу, руководителем отдела кадров, бизнес-партнером по персоналу (HRBP) или менеджером по персоналу, вам необходимо убедиться, что ваш отдел кадров соответствует требованиям .

Платой за несоблюдение требований может быть личная ответственность в судебном процессе.

В 2016 году Апелляционный суд второго округа США постановил, что сотрудники могут быть привлечены к личной ответственности в соответствии с Законом о правах ребенка.Еще до этого постановления надзорные органы привлекались к ответственности в предыдущих судебных делах в Соединенных Штатах.

В 2002 году два руководителя были привлечены к личной ответственности за выплату по 450 000 долларов каждый после того, как почти 12 миллионов долларов были присуждены уволенному сотруднику.

По данным Университета Вилланова, EEOC рассмотрела 88 778 обвинений в дискриминации на рабочем месте в 2014 году.

В результате EEOC подало 133 иска и выплатило 22,5 миллиона долларов денежной компенсации потерпевшим.

Рекомендация №1 Университета Вилланова, чтобы избежать судебных исков в отношении персонала:

«Документ, документ, документ»

Итак, как вы должны организовать файлы кадровых ресурсов, чтобы обеспечить соответствие и надлежащую документацию?

Вот несколько вещей, которые следует учитывать:

Права сотрудников на конфиденциальность: медицинская информация и другие конфиденциальные данные или детали

Одна из самых серьезных юридических проблем, связанных с организацией документов, – это обеспечение конфиденциальности и безопасности личной информации сотрудника.

Это включает медицинскую информацию, номера социального страхования и любую другую информацию, которая может указывать на принадлежность сотрудника к защищенному классу.

Информация этого типа должна храниться отдельно от других записей сотрудников, чтобы к ней не мог получить доступ тот, кому она не нужна.

В большинстве случаев сюда входит непосредственный руководитель сотрудника, у которого могут быть причины просматривать большую часть досье сотрудника, но, как правило, нет причин просматривать свою личную медицинскую информацию.

Медицинскую информацию и другие конфиденциальные данные следует хранить отдельно от другой информации о сотрудниках.

Это гарантирует сохранение конфиденциальности.

В зависимости от вашего местоположения у вас также может быть юридическая обязанность сделать это.

В системе хранения бумажных документов это, вероятно, потребует отдельного раздела для хранения медицинской информации и другой информации о частных сотрудниках.

В системе электронного документооборота это означает использование таких инструментов, как контроль доступа и / или пароли, чтобы гарантировать, что только утвержденные лица имеют доступ к цифровым папкам, содержащим конфиденциальную информацию.

Ограничивая потенциальное воздействие конфиденциальной информации, вы можете защитить свою организацию от непреднамеренного принятия решений, которые могут показаться дискриминационными, и, таким образом, помочь защититься от заявлений предполагаемых сотрудников о дискриминации.

С учетом вышеизложенного, большинство организаций решают хранить следующие типы файлов отдельно от других файлов сотрудников:

Медицинская информация

Сюда могут входить такие вещи, как:

• Информация, собранная в рамках выплаты медицинского страхования
• Участие в программе оздоровления и подробности программы
• Заявление на отпуск или сертификат FMLA
• Информация о компенсации работникам в связи с травмой или болезнью
• Информация об инвалидности, включая любые запросы на размещение, если такие запросы включают медицинскую информацию
• Результаты теста на наркотики

Что такое защищенный класс?

Защищенный класс – это группа людей, которые юридически защищены от дискриминации на основании определенных характеристик.

Следующие характеристики считаются защищенными в Соединенных Штатах (США):

• Возраст (40 и старше)
  Закон о дискриминации по возрасту в сфере занятости 1967 года
• Гражданство
  Закон о реформе иммиграции и контроле
• Цвет
  Раздел VII Закона о гражданских правах
• Статус инвалидности
  Закон о реабилитации 1973 года и Закон об американцах с ограниченными возможностями 1990 года
• Семейное положение
  Закон о гражданских правах 1968 года Раздел VIII: Жилье не может дискриминировать в связи с рождением детей, с исключение для домов престарелых
• Генетическая информация
  Генетическая информация Закон о недискриминации
• Раса
  Раздел VII Закона о гражданских правах
• Религия
  Раздел VII Закона о гражданских правах
• Национальное происхождение
  Название VII Закона о гражданских правах
• Preg nancy
  Закон о дискриминации по беременности и родам
• Пол
  Закон о равной оплате 1963 года и Раздел VII Закона о гражданских правах
• Статус ветерана
  Закон о реабилитации ветеранов времен Вьетнама 1974 года и Закон о правах на трудоустройство и повторное трудоустройство военнослужащих военной службы

Примечание. Каждый штат может добавлять дополнительные характеристики, защищенные законодательством штата.

Интересные факты:

Закон о гражданских правах 1964 года обычно называют «Разделом VII» или «Разделом VII Закона о гражданских правах», потому что именно этот раздел Закона о гражданских правах касался этих защищенных классов. .

«Закон о дискриминации при беременности» – это поправка к Закону о гражданских правах 1964 года, запрещающая дискриминацию на основании беременности, родов и других связанных с этим заболеваний.

Источник: https: //en.wikipedia.org / wiki / Protected_class

Запись о занятости (ROE) / Записи о найме персонала

Форма записи о занятости может содержать следующую информацию:

• Дата рождения (раскрывающая возраст сотрудника)
• Номер социального страхования (который должен быть закрытым)
• Включение в защищенный класс (что может появиться как часть проверки биографических данных)

Вы захотите вести все записи форм занятости, чтобы иметь возможность ДОКАЗАТЬ справедливую и недискриминационную практику приема на работу.

Вы также захотите рассмотреть возможность сохранения ROE отдельно, чтобы организация могла снизить риск заявлений о том, что менеджер впоследствии использовал информацию дискриминационным образом.

Записи о равных возможностях трудоустройства (EEO)

Записи о равных возможностях трудоустройства (EEO) должны храниться отдельно от других файлов и быть недоступными для всех, кто не участвует в составлении отчетов EEO.

Основная причина этого заключается в том, что информация, содержащаяся в записях EEO, не может юридически использоваться при принятии решений о приеме на работу.

Таким образом, любой, кто участвует в принятии решений о приеме на работу, особенно такие лица, как менеджеры по найму, должен быть лишен доступа к этой информации, чтобы защититься от обвинений в том, что эта информация повлияла на решение о найме.

Сотрудники могут подать жалобу в Комиссию по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) по различным дискриминационным причинам, включая ответные меры за подачу иска EEOC.

Обеспечение защиты и безопасности этой информации имеет важное значение для ДОКАЗАНИЯ того, что ответных мер не было.

Информация о заработной плате

Конфиденциальность информации о заработной плате важна для обеспечения конфиденциальности ваших сотрудников.

Информация о заработной плате включает все, что связано с решениями о заработной плате и льготами.

Хотя по закону от вас может не требоваться отдельное хранение информации о заработной плате, как правило, это хорошая идея.

Сюда входят такие документы, как:

Вычеты из заработной платы или выплаты

Некоторые работодатели решают хранить информацию о заработной плате отдельно и по другим причинам, например, для упрощения ведения учета заработной платы и упрощения аудита или раскрытия таких записей в случае возникновения споров или жалоб.

Что такое форма W2?

Форма W2, также известная как налоговая форма W2, – это форма, которую организации США должны ежегодно отправлять для каждого сотрудника в налоговую службу (IRS).

Форма W2 сообщает о заработной плате каждого сотрудника и налогах, удерживаемых организацией.

Документы I-9

Большинство организаций хранят документы I-9 отдельно от файлов других сотрудников по двум конкретным причинам:

• Документы I-9 могут раскрыть включение сотрудника в защищенный класс
• I-9 Аудиты будут быть проще в управлении (подробнее об аудитах I-9 ниже)

Согласно Разделу VII Закона о гражданских правах, работодатели не могут принимать решения о приеме на работу на основании национального происхождения, расы, пола, цвета кожи или религии.Документы I-9 могут содержать информацию, раскрывающую некоторые из этих характеристик.

Следовательно, документы I-9 должны быть защищены и доступны только избранным лицам в организации для защиты от судебных исков.

Что такое форма I-9?

Форма I-9 ДОЛЖНА быть должным образом заполнена всеми работодателями США для каждого отдельного сотрудника, которого они нанимают для работы в Соединенных Штатах. Сюда входят как граждане, так и лица, не являющиеся гражданами.

Форма I-9 предназначена для проверки личности и разрешения на работу каждого человека, работающего в Соединенных Штатах.

В рамках процесса проверки I-9 Сотрудники должны:

• Подтвердить свое разрешение на работу в США
• Предоставить приемлемую юридическую документацию для подтверждения личности и разрешения на работу (см. Документы I-9 ниже )

Каждый работодатель должен:

• Обеспечить правильное заполнение формы I-9 для каждого сотрудника
• Сохранять форму I-9 в течение определенного периода
• Предоставить форму I-9 для проверки (см. HR Раздел аудита ниже)

Что такое документ I-9?

Для целей этой статьи документ I-9 просто означает заполненную форму I-9.

Однако при обсуждении документации I-9 она может относиться к различным типам юридических документов, которые приемлемы для установления личности, разрешения на работу или того и другого.

I-9 Документы разбиты на:

• Документы списка A
  Документы, подтверждающие личность и разрешение на работу
• Документы списка B
  Документы, подтверждающие личность
• Документы списка C
  Документы только установить разрешение на работу

Форма I-9 Приемлемые документы

Просмотреть и загрузить форму I-9

Источник: https: // www.uscis.gov/i-9

Расследования на рабочем месте – информация о нескольких сотрудниках

Если проводится расследование на рабочем месте, важно обеспечить, чтобы информация об одном сотруднике не была внесена в файл другого сотрудника из-за их связи с другими сотрудниками. то же расследование.

Опять же, это не предусмотрено законом, но это разумный шаг, чтобы хранить материалы, связанные с расследованием, отдельно от других файлов сотрудников.

Исключением является то, что результаты любой дисциплинарной процедуры могут стать частью кадровой документации сотрудника по завершении расследования.

Если вы планируете уволить сотрудника по уважительной причине, я предлагаю вам прочитать «Прекращение действия по справедливой причине», написанное одним из ведущих юристов по трудоустройству в Северной Америке.

Стюарт Руднер подробно описывает шаги, которые необходимо предпринять, чтобы обеспечить успешный процесс.

Что такое Министерство труда (DOL)?

Министерство труда (DOL) имеет миссию «способствовать, продвигать и развивать благосостояние наемных работников, соискателей работы и пенсионеров в Соединенных Штатах; улучшить условия труда; расширять возможности для получения прибыльной работы; и гарантировать связанные с работой льготы и права ».

Департамент труда проводит аудиты, связанные с соблюдением трудового законодательства, в том числе по вопросам заработной платы и рабочего времени, безопасности труда, пособий по страхованию от безработицы, соблюдения Закона о справедливых трудовых стандартах, соблюдения Закона о трудовых отношениях и многого другого.

Соответствие правовым нормам в сфере управления персоналом – раскрытие информации о кадрах

В случае юридического спора или обвинения сотрудника в правонарушении компания никогда не должна уничтожать документ или файл по кадрам, относящиеся к этому вопросу.

Чтобы обеспечить соблюдение требований по персоналу, ваш отдел кадров должен иметь возможность помечать файлы и документы для раскрытия, чтобы они не были изменены или удалены после начала судебного разбирательства.

Если ваша организация подлежит кадровому аудиту Департамента труда (DOL) или EEOC, было бы полезно организовать ваши кадровые документы таким образом, чтобы упростить соблюдение требований аудита кадровых ресурсов, обеспечивая при этом чтобы в аудит не попадала лишняя информация.

Это ключ для документов I-9. Документы I-9 часто являются предметом кадрового аудита, известного как аудит I-9, проводимого ICE.

По этой причине многие работодатели предпочитают хранить документы I-9 отдельно от других документов сотрудников.

Хотя по закону вы не обязаны хранить документы I-9 отдельно, это упростит процесс аудита I-9.

Из-за потенциальных затрат, связанных со штрафами I-9 Audit, многие организации предпочитают проводить самопроверку I-9.

Вот полезный контрольный список внутреннего аудита I-9 для вашей организации.

Самоконтроль FMLA также используется для обеспечения соответствия FMLA до начала любого потенциального расследования, начатого DOL. Проблемы FMLA могут привести к дорогостоящим штрафам со стороны DOL, если они обнаружат системные проблемы в вашей организации.

I-9 Штрафы и пени могут варьироваться от 178 до 1782 долларов за нарушение за злоупотребление документами и до 21 563 долларов за неавторизованного иностранца, нанятого организацией за нарушение 3 ^-го -го.

Полное понимание того, как работает процесс проверки, быстро заставит вас осознать, насколько важна надлежащая документация для обеспечения соответствия вашей организации требованиям и возможности успешной навигации по любым будущим кадровым аудитам.

Например, организации часто штрафуют за простые ошибки, такие как неправильный ввод имени сотрудника или полное заполнение раздела до определенной даты.

Если вашу систему управления персоналом сложно использовать или поддерживать, простые ошибки, которые останутся незамеченными, могут привести к значительным штрафам в результате нескольких нарушений I-9.

Графики обслуживания документов

Одним из аспектов соблюдения правовых норм в HR является поддержание вашей документации в актуальном состоянии.

Обеспечение правильной организации файлов поможет вам в работе по обслуживанию документов и поддержанию актуальности этих файлов, сохраняя при этом конфиденциальную информацию в безопасности. Например, обновление файлов сотрудников, таких как благодарности из справочника, должно быть простым и эффективным, но вы все равно захотите защитить или ограничить доступ к другой личной информации в файле.

То, как вы организовываете свои файлы, также может повлиять на соблюдение установленных законом сроков хранения.

Срок хранения файлов сотрудников (включая документы бывших сотрудников) зависит от типа файла и штата.

Вам также понадобится способ гарантировать, что документы не будут удалены, если они являются предметом судебного разбирательства, даже если в противном случае они имели бы право на удаление.

Система кадрового учета и простота использования

Система кадрового учета должна обеспечивать быстрый доступ к записям для тех, кто выполняет различные обязанности отдела кадров, соблюдая при этом стандарты соответствия и защищая личную информацию.

Он также должен быть простым в использовании, потому что, если он слишком сложен, люди будут искать ярлыки.

Это также говорит о необходимости надлежащего обучения сотрудников, которые будут использовать систему, чтобы они понимали, как она работает и какие системы безопасности используются.

Это значительно повысит приемлемость системы, ее удобство использования и производительность.

Принимая во внимание юридические вопросы, изложенные ранее, организация файлов HR сводится к предпочтениям организации.

Это может означать, что компания A решает создавать папки для каждого сотрудника и создавать подпапки для каждого типа документов.

Компания B может выбрать создание папок для каждого типа документов (таких как записи о найме или файлы I-9) и создать подпапку для каждого сотрудника в каждом разделе.

В конце концов, если у вас есть надлежащие меры безопасности для обеспечения контроля доступа, детали организации файлов зависят от вас.

Что лучше для вас, может зависеть от размера и сложности вашей организации, от того, как часто вы проводите аудит, насколько тщательно вы поддерживаете график обслуживания / очистки документов и как вы будете искать и получать доступ к документам в будущем.

Программное обеспечение для управления персоналом

Использование системы судебного электронного документооборота (FEDMS) для организации кадровых файлов – отличное программное решение для управления персоналом.

Хранить все отдельно (с точки зрения безопасного доступа), но при этом эффективно организовывать, намного проще, если у вас есть FEDMS.

Наличие FEDMS означает возможность хранить все вместе, поскольку они хранятся в цифровом виде, но при этом хранить личные документы отдельно с помощью функций электронной безопасности, которые позволяют вводить пароли и управлять доступом.

У вас будет эффективность, связанная с хранением всех вещей в одном месте, без ущерба для безопасности и конфиденциальности.

Вы сохраните возможность передавать записи в ходе аудита или раскрывать соответствующие документы во время судебного разбирательства.

Forensic Notes в настоящее время является единственной FEDMS на рынке, обеспечивающей соответствие ваших кадровых документов высоким стандартам цифровой судебной экспертизы в судах.

Forensic Notes предлагает функции и решения, которых просто нет в других продуктах HR Software.

Forensic Notes разработан как юридический блокнот в электронной форме.

Это означает, что вы можете представить все документы сотрудников в виде одного проверяемого судом PDF-файла или электронного пакета, что позволяет быстро и легко раскрыть информацию.

Это служит преимуществом для вас с юридической точки зрения, поскольку обеспечивает эффективный метод раскрытия имеющейся у вас электронной информации о сотруднике, при этом вы можете проверить целостность документов.

В результате использование FEDMS повышает юридический авторитет вашей организации, помогая вам ДОКАЗАТЬ, что документы не были изменены и что документы, которые могли иметь отношение к делу, не были уничтожены.

Forensic Notes также безопасен и надежен.

Мы с гордостью обсуждаем, как мы защищаем и шифруем ваши данные при передаче и хранении.

Кроме того, в каждой сохраненной заметке используется другой ключ шифрования для дополнительной защиты данных вашей организации и обеспечения их соответствия нормативным требованиям.

Для получения подробной информации, пожалуйста, ознакомьтесь с тем, как мы защищаем ваши данные.

Так же, как юридические записные книжки, которым суды доверяют при расследовании серьезных уголовных дел, доступны все доказательства и информация, относящиеся к делу.

Конечно, у вашей организации всегда есть возможность удалить Записную книжку судебной экспертизы и все связанные с ней документы, если они больше не требуются.

В этом смысле он похож на физический юридический блокнот, который можно уничтожить, когда он больше не нужен.

Тщательное раскрытие информации поможет вам избежать судебных санкций, которые могут быть применены за несоблюдение обязательств по раскрытию информации.

Другими словами, простое наличие системы, которая поможет вам поддерживать организацию и ДОКАЗАТЬ, что вы соблюдаете, может повысить вашу репутацию в судебных разбирательствах, что сэкономит вашей организации время и деньги.

Малый и средний бизнес (SMB)

Для малого и среднего бизнеса (SMB) Forensic Notes – единственное необходимое программное решение для управления персоналом.

Он предоставляет вашим сотрудникам отдела кадров возможность эффективно документировать свои действия при выполнении ими своих обязанностей; а также помогает защитить вашу организацию от судебных исков сотрудников и проверок государственных органов.

Крупная организация

Для крупных организаций Forensic Notes не будет единственным решением для управления персоналом, а скорее может использоваться в качестве надежного и безопасного хранилища для документов систем управления эффективностью кадров (PMS).

Реальность такова, что даже крупномасштабные PMS не предназначены для криминалистической экспертизы.

Продолжайте использовать текущее программное обеспечение PMS, сохраняя при этом конфиденциальную информацию с помощью Forensic Notes для криминалистической отметки времени документа и защиты целостности этого документа в случае аудита или судебных исков.

Если вы хотите, чтобы ваши наиболее важные кадровые документы, такие как документы I-9, были доступны для судебной проверки и были готовы к судебной экспертизе, интегрируйте Forensic Notes, чтобы дать вашей организации преимущество для любых будущих судебных разбирательств.

Заполненная форма I-9

Ниже представлена ​​заполненная форма I-9, сохраненная в составе Forensic Notes в качестве приложения к примечанию.

Это позволяет как примечание, так и вложение иметь цифровую подпись и метку времени независимым 3 ^rd Party Timestamping Authority (TSA).

Дата, время и подлинность формы I-9 могут быть затем подтверждены и подтверждены с помощью инструмента проверки достоверности заметок.

Это достигается простым перетаскиванием файлов на веб-страницу инструмента проверки.

Начните систематизировать свои кадровые файлы в Forensic Notes, системе судебного электронного управления документами (FEDMS).

Будьте организованнее, соблюдайте правила и защитите свою организацию от будущих судебных исков.

Начните бесплатную 7-дневную пробную версию прямо сейчас.

Мы предлагаем четкую и ясную цену. Если у вас есть какие-либо вопросы, отправьте электронное письмо [адрес электронной почты защищен]

Готовы ли вы убедиться, что ваша организация создает достоверные доказательства?

.