3.4. Номенклатура дел / КонсультантПлюс

3.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

3. 4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Пример: “Приказы по основной деятельности” (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (“разные материалы”, “общая переписка” и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Пример: “Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)”.

Термин “документы” применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу.

Пример: “Документы к протоколам заседания коллегии министерства”.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 “Примечание” в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

3. 4.10. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Номенклатура дел организации | Делопроизводство

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

• группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
• используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
• используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
• применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
• в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

• разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
• поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере.

Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов.

Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

• визируется ответственным за архив организации,
• подписывается руководителем службы делопроизводства,
• согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
• направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
• утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

• в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
• в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
• в архиве организации,
• рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 687 комментариев

Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.by

Наталия Кондакова

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, установлены три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер. Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов определенной категории организаций с однотипным характером деятельности и сходным составом документов и используются при составлении индивидуальных номенклатур дел.

Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел организации составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения. В номенклатуру дел организации включаются дела, намеченные к заведению в делопроизводстве конкретной организации в календарном году. Она составляется и утверждается ежегодно.

При использовании типовой или примерной номенклатуры дел в номенклатуру дел организации переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. При использовании типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится из нее полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. При использовании примерной номенклатуры дел по одному ее заголовку в номенклатуре дел организации может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел организации без изменений, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Номенклатура дел организации должна включать весь объем документации, образующейся в результате деятельности данной организации, независимо от сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки. В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.

В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

Для определения состава образующихся в организации документов необходимо изучить такие документы, как устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и ее структурных подразделений, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, правила, инструкции и т. д.), плановые и отчетные документы организации, номенклатуры дел за предыдущие годы.

Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности организации.

Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются наименования структурных подразделений организации.

Например:

1. Отдел документационного обеспечения управления

2. Бухгалтерия

3. Отдел кадров

4. Юридический отдел

5. Архив

6. Профессиональный союз

Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу, являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности организации.

Например:

1. Руководство

2. Организационно-методическая работа

3. Бухгалтерия

4. Отдел кадров

5. Архив

6. Профессиональный союз

В организациях с неустойчивой структурой номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации). Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации.

Например:

1. Руководство

2. Учет и отчетность

3. Работа с кадрами

4. Работа архива

Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.

Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.

Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Составление номенклатуры дел организации: порядок оформления и утверждения

Соcтавление и утверждение номенклатуры дел

Порядок действий

Срок: последний квартал текущего года

3.

Изучить состав документов, образующихся в процессе деятельности организации

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Номенклатура дел организации должна составляться на основании индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений.Перечень всех дел, содержащихся в номенклатуре дел структурного подразделения, должен быть размещен по степени важности.

5.

Согласовать проект номенклатуры дел организации с ответственными лицами и экспертной комиссией организации

Необходимо согласовать номенклатуру с:

– ответственным за архив организации;

– руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления;

– экспертной комиссией (ЭК) организации в случае ее создания.

Срок: последний квартал текущего года

8.

Направить выписки из утвержденной номенклатуры дел структурным подразделениям организации для использования в работе

Срок: последний квартал текущего года

9.

Заполнить итоговые записи в номенклатуре (номенклатурах) дел

На последнем листе номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Итоговая запись представляет собой таблицу, в которой указывается количество дел по­стоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указыва­ется количество дел, переходящих на следующий год и дела с отметкой ЭПК архивного учреждения.

Срок: по окончании календарного года, на который составлялась номенклатура.

	Конец процедуры

У вас остались вопросы по этой процедуре?

Посмотрите ответы на Часто задаваемые вопросы.

Задайте свой вопрос в обсуждении процедуры.

Либо обращайтесь в службу поддержки по телефону 8 800 333 14 84

Нормативная документация

Статьи и интервью – Компания «ИнтерТраст»

Автор: Ольга Подолина
Источник: журнал “Современные технологии делопроизводства и документооборота”
Дата публикации: 23.09.2011

Организация удобного хранения документов, обеспечение их сохранности и быстроты поиска нужных документов – одна из основных задач службы ДОУ. При бумажном документообороте систематизация документов для хранения обеспечивается применением номенклатуры дел. Но достаточно часто номенклатура дел не удовлетворяет потребности всех пользователей документов.

Проблемы организации хранения документов с использованием методов традиционного делопроизводства

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенный в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.

Различают сводную номенклатуру дел и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел построена на системе классификации, называемой иерархической (о системах классификации мы подробнее поговорим ниже), т. е. имеющей уровни, составленные по принципу последовательного подчинения типа “комната-шкаф-полка-папка-раздел”.

На первом уровне производится классификация по месту хранения документов согласно организационной структуре предприятия. На втором уровне классификация становится крайне нечеткой и непрозрачной (дела описываются при помощи “Заголовка дела”). Дела формируются по каким-либо произвольно выбранным признакам или совокупности признаков (с соблюдением требования архивной службы – в одно дело нельзя помещать документы разного срока хранения), причем, основание классификации, как правило, не выдерживается. Поэтому поиск документов с использованием такого инструмента затруднителен.

Как сортировать документы в дела внутри структурного подразделения? Решение этой задачи возлагается на составителя номенклатуры дел. Законодательство требует только выделение в отдельные дела документов с разным сроком хранения. А как быть в случае, если одни и те же документы нужны разным пользователям или есть противоречия в том, как именно они хотят их классифицировать? Например, проблема организации удобного хранения бухгалтерских и финансовых документов уже давно стоит очень остро.

Основная сложность в решении данного вопроса заключается в том, что одни и те же документы необходимо классифицировать по разным признакам на различных этапах их жизненного цикла.

Разнообразие признаков классификации обусловлено следующими факторами:

• для подтверждения правильности выполненного учета первичные документы должны быть сформированы в дела по периодам учета и регистрам бухгалтерского учета;
• для сверки расчетов и подтверждения хозяйственных операций документы должны быть сформированы в дела по контрагентам и периодам проведения операций;
• при экономическом анализе для проверки спорных со ситуаций документы должны быть сгруппированы по статьям доходов и расходов в соответствии с периодами проведения анализа;
• при анализе документационного обеспечения документы должны быть подобраны в комплексе “договор – приложения/дополнения – платежные документы – товарные документы и акты”;
• при анализе хода проектов должны быть собраны документы по проекту;
• для анализа экономической эффективности деятельности с контрагентом документы должны быть собраны по взаимоотношениям с контрагентом за весь период совместной деятельности.

Пример 1. Довольно часто встречается ситуация, когда нужно обосновать стоимость объекта капитального строительства, например, здания. У этого объекта может быть длительная история: здание когда-то было куплено, потом ремонтировалось, перестраивалось и т. д., при этом все расходы отражались на его стоимости. И здесь особенность состоит в том, что затраты на ремонт можно списывать на текущие расходы, а вот капитальный ремонт увеличивает стоимость здания и, следовательно, размер налога на имущество. Поэтому при налоговых проверках так важно предоставлять полный комплект документации по всем затратам на ремонт и перестройку, иначе налоговая инспекция начислит не только налоги, но и штрафы и пени – а это могут быть совсем не маленькие суммы. В повседневной практике такая подборка документов не формируется: финансово-бухгалтерские документы обычно собирают по периодам учета и бухгалтерским регистрам, поэтому нередко возникает ситуация, когда очень сложно подобрать документы для проверки.

Пример 2. Все чаще в организациях применяется проектный метод ведения деятельности. Для анализа хода проектов необходимо группировать документацию по проектам: следить за заключением договоров с подрядчиками, подписанием актов, вовремя направлять заявки на оплату работ, рассчитывать бюджет проекта, т. е. приходится иметь дело с очень разнородными документами. По правилам делопроизводства такие документы в одно дело помещать нельзя, поскольку у них разные сроки хранения. В результате возникает конфликт между делопроизводителем и специалистом, при этом классическое делопроизводство не предлагает никакого примирительного решения.

Пример 3. Подборки документов по одному проекту бывает необходимо составлять для предъявления заказчику. Например, если заказ состоит в установке оборудования, которое закупается у дилера, иногда требуется подтвердить цены закупки – ведь заказчик оплачивает непосредственно только проводимые работы.

Получается, что нужно формировать несколько номенклатур дел, составленных по разным принципам деления документов, при этом один и тот же документ должен храниться одновременно в нескольких папках. А как это осуществить, если документ в единственном экземпляре?

В организациях проблема, связанная с необходимостью различной классификации для одних и тех же документов, может решаться несколькими способами.

Метод 1. Документы хранятся в одном из подразделений (как правило, в бухгалтерии). В бухгалтерских записях делается ссылка на номер единицы хранения (например, пачки документов). Если кому-то потребуется подлинник документа, он запрашивает оперативный архив по этому номеру.

Однако при данном методе поиск любого документа становится крайне трудоемким процессом, а для формирования подборок документов бухгалтерские работники должны затрачивать много дополнительного времени.

Метод 2. Подлинники документов хранятся в одном подразделении, все остальные получают копии и формируют дела по нужной системе классификации.

Однако даже если сотрудники добросовестно изготовят копии и сформируют все эти дела, это вызывает, как правило, проблему нехватки места для их хранения. Кроме того, никогда нельзя быть до конца уверенным, что в случае замены одного документа на другой были заменены соответственно все копии документов.

Проблематичным в этом случае становится и вопрос уничтожения документов. При необходимости работы с конфиденциальными документами отслеживание экземпляров значительно увеличивает трудоемкость работы с документами.

Решения теории классификации

В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классификации: иерархическая и многоаспектная. Приведем краткую характеристику обеих.

Иерархическая классификационная схема

Сначала выделяется некоторое множество объектов, подлежа-щих классифицированию, для которого определяется полный перечень признаков классификации и их соподчиненность друг другу. Затем производится разбиение исходного множества объектов на классификационные группы на каждой ступени классификации.

Например, сначала выделяется группа документов общего или специализированного документооборота, затем каждая группа документов делится на свои подгруппы. Так, общий документооборот может быть разбит на следующие подгруппы документов: “входящие”, “исходящие”, “организационно-распорядительные”, “внутренние”. В каждой подгруппе можно выделить свои виды документов, а для каждого вида выделить свои группы; например, документы, содержащие переписку, можно разделить на подгруппы по корреспонденту.

К положительным сторонам данной системы следует отнести логичность, простоту ее построения и удобство логической и арифметической обработки.

Серьезным недостатком иерархического метода является жесткость классификационной схемы. Она обусловлена заранее установленным выбором признаков классификации и порядком их использования по ступеням. Это ведет к тому, что при изменении состава объектов классификации, их характеристик или характера решаемых задач требуется коренная переработка классификационной схемы.

Многоаспектная система классификации

Аспект – точка зрения на объект классификации, который характеризуется одним или несколькими признаками. Многоаспектная система – это система, в которой в качестве основания классификации используется параллельно несколько независимых признаков (аспектов).

Существуют два типа многоаспектных систем: фасетная и дескрипторная.

Фасет – это аспект классификации, который используется для образования независимых классификационных группировок.

Дескриптор – ключевое слово, определяющее некоторое понятие, которое описывает объект и его принадлежность к классу, группе и т. д.

Под фасетным методом классификации понимается параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. При этом методе заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц признаков объектов классификации, называемых фасетами.

Внутри фасета значения признаков могут просто перечисляться по некоторому порядку или образовывать сложную иерархическую структуру, если существует соподчиненность выделенных признаков.

Например, для документооборота можно выделить фасеты:

• вид документооборота;
• группа документов;
• вид документа;
• контрагент;
• проект;
• период учета;
• регистр учета и т. д.

Соответственно, можно составлять различные комбинации из выделенных фасетов в порядке, нужном пользователю.

К преимуществам данной системы следует отнести высокую степень гибкости, поскольку при необходимости можно вносить дополнительные фасеты и изменять их место в формуле.

Дескрипторная система классификации используется для организации поиска информации (например, часто используется в библиотеках при классификации книг), для ведения номенклатуры дел. Язык дескрипторной системы классификации приближен к естественному языку описания информационных объектов, в том числе документов номенклатуры дел.

При дескрипторном методе классификации документов отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний (синонимов), описывающих предназначение и содержание документов. Из этой совокупности выбираются один или несколько наиболее употребляемых синонимов, на основе которых создается словарь ключевых слов и словосочетаний, согласно которому в дальнейшем и классифицируются документы. Между дескрипторами могут быть установлены связи (синонимические, родовидовые, ассоциативные), что позволяет оптимизировать классификацию и поиск документации. В качестве примера приведем следующий.

В компанию поступают документы, которые можно назвать по-разному: входящие, поступающие, корреспонденция, переписка. Из этой совокупности ключевых слов выбирается наиболее подходящее, допустим, “переписка”. Необходимо обязательно указать, что именно так и будут называться все входящие документы. Такой шаг способствует оптимизации поиска документов.

Составление номенклатуры дел

Соблюдаются ли принципы теории классификации при разработке номенклатуры дел? В лучшем случае реализуется один из наборов фасетов, т. е. учитываются интересы только какой-то одной группы пользователей. На практике аспекты оказываются “засунуты” в заголовок дела, а документы делят на дела по принципу “не больше 250 страниц, но и не один-два листочка”. Таким образом, соблюдение правил классификации остается на совести составителя номенклатуры дел. Но пользоваться такой номенклатурой, согласитесь, вряд ли будет удобно.

Проблемы традиционной номенклатуры дел

Проблема № 1. Нечеткость деления приводит к удвоению, утроению объемов хранимых документов.

В связи с тем, что сроки хранения документов нужно определять в основном по Перечню документов, образующихся в деятельности предприятий или организаций, многие берут за основу деления его статьи – ведь все равно придется делить по сроку хранения, да и соответствующую статью подобрать проще. Только легко ли будет найти документ, пользуясь такой номенклатурой дел?

К примеру, сотруднику необходимо найти переписку с ОАО “Стимул”. Если повезет, то для этой переписки выделят отдельное дело. Но скорее всего все документы будут лежать в папке с пространным названием “Переписка по основной деятельности” и сотруднику придется перебирать всю кипу бумаг по листочку. И где именно искать эту папку? Кто ведет переписку с этим ОАО?

Неопределенность самого заголовка вызывает некое недоумение. Там может содержаться и указание вида (или видов) документа, направление деятельности, корреспондент и т. п. Требование завести папки по переписке с каждым контрагентом обычно встречает резкое сопротивление делопроизводителей, т. к. в одних папках будет по листочку, другие же составят целые тома. Поэтому на деле получается, что в центральной службе делопроизводства вся переписка хранится в виде многотомной “Переписки по основной деятельности”, а у каждого исполнителя лежат свои папочки с перепиской по контрагентам.

Таким образом, при поиске по номенклатуре дел невозможно быть уверенным, что были найдены все папки, в которых могут содержаться нужные документы.

Например, нужно составить справку об истории взаимодействия с ОАО “Стимул”. Имея среднестатистическую номенклатуру дел, можно ли быть уверенным в удовлетворительных результатах поиска? Думаем, что нет.

Проблема № 2. Организация доступа к документам. Как правило, бухгалтерские службы и, ориентируясь на них, многие другие подразделения в целях обеспечения сохранности первичных документов просто не выдают их. Причем, даже в рекомендациях аудиторских компаний по организации хранения бухгалтерских и финансовых документов можно найти примерно следующее: “Документы следует хранить в составе дел с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в не приспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается. Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания. Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день”.

Не спорим, предложенная методика обеспечивает надежную сохранность документов, но трудоемкость обслуживания хранения весьма высока.

Проблема заключается еще и в том, что достаточно большое количество документов должно быть доступно всем, а для многих документов правила доступа требуется определять поименно.

Например, организация закупает оборудование. На этапе согласования к договору должны иметь доступ следующие службы: отдел закупок (на нем лежит проведение закупок), юридический отдел (отвечает за проверку всех юридических аспектов договора), бухгалтерия (проверяет документы с точки зрения бухгалтерского учета), финансовые службы (проверка графика платежей), функциональные службы (проверка номенклатуры закупаемого оборудования, его функциональных характеристик), служба безопасности (проверка поставщика с точки зрения его надежности).

На этапе исполнения документа всем этим службам и отделам потребуется оперативный доступ к договору для контроля поставки, сроков и условий оплаты. Помимо самого договора, многим службам нужен доступ к документам по закрытию договора: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ, технической документации, внутренним отчетам о ходе поставки (переписка, отчеты и т. д.). Подчеркнем, что доступ нужен именно оперативный, чтобы это не замедляло работу. Вместо этого на практике часто случается, что документ ушел в одну службу, а сотрудники другой ищут его и не могут найти.

Проблема работы с договорами решается организацией корпоративного хранилища по проектному принципу, при котором в одной папке собираются все документы по договору. Доступ к этой папке получают только те сотрудники, которые имеют полномочия по работе с данным договором. Так, хранение электронной копии договора и всех связанных с ним документов в одном месте позволяет работать с информацией одновременно любому количеству сотрудников без опасений, что документ является окончательной версией и его можно “испортить”.

Как это отразить в существующей номенклатуре дел? Правила традиционного делопроизводства не предусматривают создания раздела “Для коллективного пользования”. Если документ направлен в подразделение, в нем должен быть зарегистрирован факт его поступления в подразделение, и с момента получения все сотрудники обязаны руководствоваться данным документом в текущей деятельности. Вот почему сотрудникам приходится делать множество копий в каждом структурном подразделении – а это, согласитесь совсем не удобно.

Еще одна проблема – как в номенклатуре дел описать права доступа пользователей к документам? Там такого раздела нет вообще. Поэтому при создании каталогов для хранения документов в системах электронного документооборота приходится делать отдельный документ с описанием каталогов -совсем другой документ, который, тем не менее, включает в себя все вопросы номенклатуры дел.

Как нужно составлять заголовки дел?

Хотя иерархический способ построения системы классификации всем кажется очень естественным, тем не менее, для эффективного решения задачи классификации документов он плохо пригоден.

Мы не знаем заранее ни всех видов документов, которые будут применяться в деятельности, ни всех видов вопросов, по которым придут письма, ни списка организаций, с которыми придется иметь дело. Поэтому лучше приготовить списки фасетов (справочников), исходя из признаков, по которым возможно сортировать документы, например, виды документов, контрагенты, направления деятельности, периоды деятельности, проекты, производственные объекты и т. п. После этого можно составить общий список дел. Заголовки будут состоять из всех возможных комбинаций значений фасетов (справочников). Некоторые можно объединить, если документов немного и представляется разумным вести одно дело, например, та же “Переписка по основной деятельности”. Переписку с некоторыми контрагентами можно выделить в отдельные дела, а с остальными – объединить в дело “Переписка по основной деятельности с _” (перечисляем с кем именно; в течение года список уточняется).

Для составления такой номенклатуры дел с руководителями и подразделениями потребуется согласовать список подобных справочников и их состав на начало года. Для текущей работы лучше держать списки в общедоступном месте, также рекомендуется найти метод регулярного обновления и всеобщего оповещения об изменениях. Справочники должны делить смысловое поле на взаимоисключающие категории.

Приведем в пример номенклатуру дел для хлебокомбината. Справочник назовем “Виды продукции”. Документы можно разделить на “Хлеб”, “Сухари”, “Кондитерская продукция”, но нельзя на “Хлеб”, “Батоны”, “Сухари”. “Батоны” уже входят в понятие “Хлеб”, поэтому четкость классификации теряется.

Каждое подразделение может сделать свою номенклатуру дел на основе базового набора подобных справочников, используя их в разном порядке и разном сочетании. Но наличие единого набора справочников позволит сотрудникам любого подразделения точно определить, где именно хранится документ: осуществить это можно будет по набору описывающих его элементов.

Решение проблемы хранения документов с помощью электронной библиотеки (электронного архива)

Хранение документов в электронной библиотеке (архиве) построено по принципу хранения регистрационно-контрольной карточки документа с комплексом атрибутов (реквизитов): номер документа, вид документа, источник поступления и т. д., и “прикрепленного” к этой карточке электронного образа документа.

Классификация по разным атрибутам и их комплексам определяется возможностями системы электронного документооборота – документы классифицируются по запросу пользователя в момент обращения или же выполняется выборка в соответствии с введенными атрибутами (например, период дат или наименование контрагента). Введение атрибутов (таких как “вопрос”, “ключевые слова”) позволяет организовать классификацию по дескрипторам. Для каждого документа можно ввести набор значений справочников, который однозначно определит его место в электронной системе корпоративного хранения и поможет при необходимости быстро его найти.

Электронный архив позволяет организовать централизованное хранилище высокой степени надежности, он также обеспечивает пользователям оперативный доступ к копиям документов. В едином хранилище можно собрать все документы, проходящие через подразделения как головного офиса, так и его филиалов.

Электронный архив избавляет от неоправданного расхода трудовых ресурсов: вся информация в нем четко структурирована, а поиск нужного документа занимает минимальное время. Найти необходимые документы и сделать подборку по требуемой форме можно не покидая рабочего места и, что не менее важно, не привлекая для решения этой задачи других работников.

Хранение документа в электронном виде снимает проблему хранения множества копий – к одному экземпляру электронного документа может обратиться неограниченное количество пользователей.

Итоговый документ для организации хранения документов

Документ, который будет описывать принятую систему хранения, только отдаленно будет напоминать своего предшественника – номенклатуру дел. Названием этого документа может быть, например, “Структура каталогов”.

Вместо заголовка дел он будет содержать набор значений фасетов (справочников). Структурное подразделение – один из фасетов. К другим фасетам можно отнести: “Степень доступа” (для всех, для определенных групп пользователей или вообще отдельных сотрудников), “Место хранения”, “Срок хранения” и пр.

В связи с тем, что номенклатура дел остается основным документом для передачи дел в архив, удобно сделать таблицу соответствия структуры каталогов и номенклатуры дел – одному делу из номенклатуры дел может соответствовать несколько дел из структуры каталогов. В этом случае отправку документа в дело можно будет автоматизировать: СЭД сама определит, в какое именно дело нужно поместить документ.

Выводы

Современные системы электронного документооборота обеспечивают гораздо более широкие возможности по организации хранения документов по сравнению с традиционным документооборотом – т. е. в соответствии с использованием номенклатуры дел.

Нужно научиться использовать эти преимущества и составлять каталоги хранения в соответствии с противоречивыми требованиями разных групп пользователей, потому что возможности СЭД позволяют обеспечить хранение документов в наиболее удобном виде для каждой такой группы.

Мнение эксперта

А.А. Назаренко, директор по качеству компании “ИнтерТраст”: “Номенклатура дел является иерархическим индексообразующим классификатором объединяемых в дела документов, что привязывает ее к фактическому территориальному расположению подразделений. Это, во-первых, значительно увеличивает объем хранимой документации и вынуждает использовать в работе копии документов других подразделений. Во-вторых, система иерархического классификатора – номенклатуры дел – ограничивает возможности поиска документации собственной иерархической структурой. Поэтому делопроизводители подразделений, имеющих более-менее значительный объем документооборота, нашли следующий выход: они самостоятельно индексируют документацию по признакам, необходимым им в работе, что в свою очередь привело к появлению в подразделениях картотек документации, аналогичных по функциональности архивной картотеке предприятия. В дальнейшем, при сдаче дел в архив организации, работа по повторной индексации архивных документов производится вновь для учета иных критериев поиска и укрупнения единицы поиска с документа до дела. Также много проблем, как при формировании номенклатуры дел, так и в процессах документооборота, возникают у организаций с превалирующей проектной деятельностью, имеющих так называемую матричную оргструктуру. Очевидно, в этих организациях кроме вертикальной номенклатуры дел используется горизонтальный классификатор, обозначающий принадлежность документа к определенному проекту.

Вся указанная проблематика давно решена в автоматизированных информационных системах – системах электронного документооборота. СЭД наиболее эффективны для применения благодаря особенностям используемой концепции, т. е. фиксированию основных признаков документов, позволяющим эти документы классифицировать. Метаданные документов обеспечивают СЭД автоматизирование процедуры управления документацией, значительно расширяя возможности классического документооборота. Кроме того, системы электронного документооборота помогают реализовать дополнительную функциональность и могут быть модифицированы под нужды каждой организации-эксплуатанта: например, с учетом проектного классификатора или территориально-распределенной структуры компании можно удовлетворить потребности каждого подразделения и объединить потоки работ крупной компании.

Функция полнотекстового поиска позволяет сделать возможным поиск даже неклассифицированного документа. Также СЭД сводит практически к нулю потерю документации внутри компании, унифицируя процессы работы с ней и, как следствие, совершенствуя систему управления организацией и производственные процессы в целом.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.

Красноармейский район – Рекомендации по составлению номенклатуры дел

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по составлению номенклатуры дел организации

 

Общие положения

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований всех дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Она определяет порядок группировки документов в дела, сроки их хранения, является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу, а также для учета дел временного срока хранения для их своевременного выделения к уничтожению.

Сводная номенклатура дел разрабатывается службой делопроизводства или лицом, назначенным ответственным за делопроизводство в организации, на основании номенклатур дел структурных подразделений. Затем она согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) организации, и с архивным отделом администрации муниципального образования Красноармейский район. После этого сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации, предприятия и готова к внедрению в делопроизводство.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство и подписывается руководителем структурного подразделения.

При составлении номенклатуры дел следует учитывать действующие нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления (ДОУ) и Основные правила работы архивов организаций, Москва, 2002 и «Перечнь типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», Москва, 2010г, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ 25 августа 2010 года № 558.

Порядок составления номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется в соответствии со штатным расписанием организации, положениями о структурных подразделениях, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края, номенклатурой дел за прошлый год и на основании изучения состава дел.

В сводную номенклатуру дел включаются дела всех структурных подразделений организации, не являющихся юридическими лицами. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия ее структурных подразделений. Начало номенклатуры дел, как правило, имеет общий заголовок: «Руководство. Организация. Контроль» без индекса, после которого помещаются основные документы – правовые акты, которые формируются в отделе делопроизводства. Далее в номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации – по значимости. Дела по кадровому делопроизводству  в связи с их большим количеством и значимостью документов целесообразно выделять в отдельный раздел номенклатуры дел.

Каждый раздел номенклатуры дел должен содержать дела определенного структурного подразделения или участка работы, в которых обязательно должны быть: положение об отделе, должностные инструкции (регламенты), планы, отчеты, переписка, а также другие документы по направлениям деятельности.

 В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, в том числе с грифом «Для служебного пользования».

 Все электронные документы включаются в номенклатуру дел, при этом в заголовке дела указывается, что это электронные документы. Например: «Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы».

 Документы федеральных и краевых органов законодательной и исполнительной власти, поступающие в виде типографских копий, не подлежат включению в номенклатуру дел, так как относятся к библиотечному фонду.

Заполнение граф номенклатуры дел

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения или участка работы и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (участка работы). Индексы дел обозначаются двумя парами арабских цифр, где первая пара цифр – индекс структурного подразделения (участка работы), а вторая – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В конце каждого раздела помещаются 1 – 2 свободных резервных индекса дел для записи в течение года новых заголовков дел. В связи с этим, а также для внедрения номенклатуры дел каждый ее раздел печатается с нового листа.

В графу 2 включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащие нормативные правовые акты Законодательного Собрания и администрации Краснодарского края располагаются перед заголовками дел с правовыми актами администрации муниципального образования. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. Отметка «ЭПК», добавленная к сроку хранения переписки и другим делам, означает, что в данных делах есть документы, имеющие научно-историческую ценность, которые подлежат отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В заголовках дел должны быть уточнены авторы и периодичность документов, а для статистических отчетов и номера форм. Обязательным требованием является раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения.

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года и служит целям учета завершенных                  в делопроизводстве дел до их описания.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статьи по Перечню. Сроки хранения документов на электронных носителях, оформленных в установленном порядке, соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на бумажных носителях. При включении в номенклатуру дел заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем или законодательными актами, срок их хранения устанавливается экспертной комиссией (ЭК) организации  по согласованию с архивным отделом администрации МО Красноармейский район.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2013 году, начинается    с 1 января 2014 года.

При определении сроков хранения дел необходимо пользоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», Москва, 2010г, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ 25 августа 2010 года № 558.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения и др. В этой графе помещаются комментарии и уточнения       к срокам хранения документов. Примечание «На муниципальное хранение не передаются. Хранятся в администрации поселения» уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, длительный справочный характер. Примечание «При условии завершения проверки (ревизии) конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания «После истечения срока действия договора», «После замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в графе 3, осуществляется с определенного момента. В этой же графе при переносе информации на электронные носители делается соответствующая пометка, например – «Электронные документы (ЭД)» или «Электронная база документов (ЭБД)». Если документы ведутся в электронном виде и на бумажном носителе, в примечании так и указывается: «В электронном виде и на бумажном носителе».

Оформление и применение в делопроизводстве номенклатуры дел

К номенклатуре дел должны быть оформлены: титульный лист, оглавление, список сокращенных слов и предисловие. В предисловии указывается дата принятия Устава организации, основные задачи и функции,  структура, особенности и принципы (структурный, структурно-тематический) составления номенклатуры дел, особенности названий ее разделов и заголовков дел. В предисловии также делается ссылка на «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», М., 2010 и на другие Перечни, которые использовались при определении сроков хранения дел. Если сроки хранения из-за отсутствия соответствующего заголовка в Перечне установлены членами экспертной комиссии администрации, то это тоже указывается в предисловии к номенклатуре дел.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее 3-х. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в годовой раздел описи дел постоянного хранения, второй – используется в качестве рабочего, третий – передается в архивное учреждение. После утверждения главой поселения номенклатура дел вводится в действие с 1 января того года, на который она составлена. В последующие годы номенклатура дел ежегодно перепечатывается с учетом изменений в структуре администрации и составе документов.

Утвержденная сводная номенклатура дел подлежит внедрению в делопроизводство на основе выписок из сводной номенклатуры дел. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ  и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел. Обложка дела текущего делопроизводства составляется и оформляется по установленной форме (приложение № 3), в которой указываются наименование организации и его структурного подразделения, индекс, заголовок, дата и срок хранения дела. Каждое дело должно иметь ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА (приложение № 2)

Номенклатура дел согласовывается с архивным отделом администрации МО Красноармейский район не реже одного раза в 5 лет. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые дела, их заголовки должны своевременно включаться в номенклатуру дел. Для этого готовится соответствующее приказ «О внесении изменений в номенклатуру дел ……». В случае изменения структуры организации номенклатура дел подлежит пересмотру, согласованию и утверждению независимо от сроков ее согласования с муниципальным архивным учреждением.

По окончании делопроизводственного года в конце индивидуальной номенклатуры дел проставляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются в архивное учреждение, о чем                      в номенклатуре дел проставляется соответствующая отметка.

Утвержденная в установленном порядке номенклатура дел обязательна для применения в делопроизводстве и является основанием для  включения документов администрации поселения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Архивный отдел

администрации МО Красноармейский район

рекомендации 

По оформлению дел, передаваемых в архив

1. Ответственность за оформление дел лежит на работниках службы документационного обеспечения  организации или ответственном за архив, согласно приказа руководителя организации.

При больших объемах обработки документов возможно привлечение специалистов на договорных условиях. Во избежание некачественной обработки по привлекаемым специалистам желательна консультация с архивным отделом администрации МО Красноармейский район.

2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

– подшивку или переплет дела;

– нумерацию листов дела;

– составление листа-заверителя;

– составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

– внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6. При  наличии в  деле невостребованных личных  документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись.

7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

10.Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на муниципальное хранение допускается по согласованию с архивным отделом администрации употребление литерных номеров листов.

16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах – на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе “Примечания” со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

18. Обложка дела постоянного, временного  хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу  описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: “в деле имеются документы за… год (ы)”. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”).

Наименование организации

                                                                                     УТВЕРЖДАЮ

                                               Наименование должности

                                                                                     руководителя организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                                   _______________________

на ___2014 год_ год     №__                                      подпись                               расшифровка  

                                                                                               «___»___________20___г

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хра-нения и № статей по перечню	Приме-чание
1	2	3	4	5
ОБЩЕЕ РУКОВОДСТВО

Ответственный за делопроизводство__________________________________

и архив                                                              подпись                                               расшифровка

«___»___________________20__г.

СОГЛАСОВАНО                                              СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации                    Начальник архивного отдела

от _______________ №_____                          администрации

                                                                       МО Красноармейский район

                                               ________________Е.Н. Нахашева

«___»_____________ 20__г.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

                                                                                             

Ответственный за делопроизводство__________________________________

и архив                                                              подпись                                               расшифровка

«___»___________________20___г.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ  ДЕЛА  №__________

 

 

         В деле подшито (вложено) и пронумеровано ______________________

                                                                                       (цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы__________________________________________

пропущенные номера________________________________________   листов

внутренней описи ___________________________________________________

Особенности  физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Ответственный

за архивное делопроизводство __________________________________________

                                                        (подпись)                               (инициалы, фамилия)                                                      

“___”_______20___ год

Приложение № 3

 ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА для оформления обложки дел

Форма номенклатурного дела

Наименование организации

  Название структурного подразделения

                                             

ДЕЛО № _________                         

Заголовок дела

(в полном соответствии с номенклатурой дел)

     Начато       «___»__________

  

                                                              Окончено  «___»__________

Срок хранения _________                                                                                            

                                                                                                                

Номенклатура дел на 2021 год с новыми сроками хранения. Образец и бланк

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк номенклатуры дел .docСкачать образец заполнения номенклатуры дел .doc

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

• наименование организации,
• номер и дата составления,
• перечень документов,
• подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

1. Вначале вносится стандартная информация:
   • полное наименование компании,
   • дата составления документа,
   • предстоящий год, на который он пишется,
   • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

   Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

2. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
   • индекс или номер дела,
   • заголовок или название,
   • количество содержащихся в нем частей или томов,
   • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
   • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
3. В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Самый полный веб-сайт для студентов юридических факультетов и преподавателей

1. Выберите удобный формат краткого описания дела.
Есть много разных способов краткого описания кейса. Вам следует использовать тот формат, который наиболее подходит для вашего класса и подготовки к экзаменам. Независимо от формы, каждое задание должно включать следующую информацию в этапах 2–9.

2. Используйте правую подпись при названии брифа.
Краткое изложение должно начинаться с названия дела, суда, вынесшего решение, года принятия решения и страницы, на которой оно появляется в журнале дел.

3. Изложите факты дела.
Затем изложите обстоятельства дела. Этот раздел необходим, потому что правовые принципы определяются ситуациями, в которых они возникают. Включите в свой бриф только те факты, которые имеют юридическое значение. Факт имеет юридическое значение, если он повлиял на исход дела. Например, при иске о причинении личного вреда в результате автомобильной аварии цвет автомобилей сторон редко может иметь отношение к исходу дела. Точно так же, если истец и ответчик представили разные версии фактов, вам следует описать эти различия, только если они имеют отношение к рассмотрению дела судом.Поскольку вы не узнаете, какие факты имеют юридическое значение, пока не прочитаете и не расшифруете все дело, не пытайтесь кратко изложить дело, читая его впервые.

4. Обрисуйте историю процедуры.
Изложив факты, вы довели дело до того момента, когда истец подал иск. Следующий раздел краткого обзора, история процедуры, начинается с этого момента и заканчивается явкой дела в суд, который написал мнение, которое вы читаете.Для заключения суда первой инстанции укажите тип судебного иска, поданного истцом. Для заключения апелляционного суда также опишите, как суд первой инстанции и, если применимо, апелляционный суд низшей инстанции вынесли решение по делу и почему.

5. Сформулируйте вопросы, о которых идет речь.
Теперь вы готовы изложить свое мнение. В этом разделе записки изложите фактические и юридические вопросы, которые должен был решить суд. Чтобы правильно проанализировать случай, вы должны разбить его на составные части.

6. Обозначьте холдинг своими словами.
В этом разделе отдельно ответьте на каждый вопрос в разделе проблем. Для быстрой справки сначала сформулируйте ответ одним или двумя словами, например «да» или «нет». Затем в одном или двух предложениях укажите правовой принцип, на который опирался суд, чтобы прийти к такому ответу («постановление»).

7. Опишите обоснование суда для каждого решения.
Теперь вы должны описать обоснование суда для каждого решения.Этот раздел краткого описания дела может быть самым важным, потому что вы должны понимать аргументацию суда, чтобы проанализировать его и применить к другим фактическим ситуациям, например, к тем, которые касаются экзамена. Начиная с первого вопроса, опишите каждое звено в цепочке аргументов суда.

8. Объясните окончательное решение.
Опишите окончательное решение по делу. Суд вынес решение в пользу истца или ответчика? Какое средство правовой защиты, если таковое имеется, предоставил суд? Если это мнение апелляционного суда, подтвердил ли суд решение суда низшей инстанции, полностью или частично отменил его или направил дело на дополнительное рассмотрение?

9.Включите другие мнения.
Совпадающие и несовпадающие мнения включаются в журнал случаев, когда они представляют интересный альтернативный анализ дела. Поэтому вам следует описать анализ в кратком изложении вашего дела. Это поможет вам взглянуть на дело в ином свете.

Стандартизация номенклатуры и оценки причинно-следственной связи при лекарственном поражении печени: итоги семинара по клиническим исследованиям

Идиосинкразическое лекарственное поражение печени (ЛПП) является важной, но относительно редкой причиной потенциально тяжелого острого и хронического поражения печени.Целью этого семинара по клиническим исследованиям был обзор и попытка стандартизации текущей номенклатуры и терминологии, используемых в исследованиях ЛПП. Поскольку ЛПП является диагнозом исключения, для улучшения оценки причинно-следственной связи были предложены отдельные элементы истории болезни, лабораторных тестов и предыдущих отчетов. Были рассмотрены определения и диагностические критерии, касающиеся начала ЛПП, развития поражения печени, факторов риска и обязательного тестирования по сравнению с дополнительным тестированием на конкурирующие причины.Кроме того, были рассмотрены роль преднамеренного и непреднамеренного повторного заражения, гистология печени и генетический полиморфизм хозяина в установлении диагноза и прогноза ЛПП. Был достигнут консенсус относительно необходимости разработки базы данных веб-знаний, которая предоставляет краткую, надежную и обновленную информацию о случаях повреждения печени из-за лекарств, травяных и диетических добавок. Кроме того, первоочередной задачей была необходимость разработки компьютерных методов оценки причинно-следственной связи для конкретных лекарств, основанных на проспективно фенотипированных случаях.Были рассмотрены предложенные шкалы для оценки тяжести ЛПП и оценки вероятности того, что агент вызывает ЛПП, а также письменные критерии повышения надежности, точности и воспроизводимости заключения экспертов. Наконец, были обсуждены уникальные проблемы оценки причинно-следственной связи у детей, пациентов с основным заболеванием печени и субъектов, принимающих травяные и диетические добавки.

Вывод: Участники семинара пришли к выводу, что необходимы многоцентровые сети направления пациентов с подозрением на ЛПП в соответствии со стандартизованными методиками.Эти сети должны также собирать биологические образцы, которые могут дать критическое представление о механизме (ах) ЛПП с конечной целью предотвращения будущих случаев ЛПП.

Миру нужна единая система именования вариантов коронавируса

Всемирная организация здравоохранения работает с исследователями над единой системой обозначения вариантов коронавируса Фото: Fabrice Coffrini / AFP / Getty

Ранее в этом месяце Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) созвала совещание, на котором, среди прочего, эксперты обсудили рекомендации по присвоению названий вариантам коронавируса.Необходимость срочная, потому что нет согласованной системы именования. Пока он не будет установлен, исследователи разрабатывают свою собственную номенклатуру. В то же время медиа-организации и политики во всем мире заполняют пустоту, называя варианты коронавируса в соответствии с местами, где были выявлены первые случаи заболевания. Такая практика понятна в разгар пандемии, когда постоянно появляются новые данные, и их необходимо быстро передать. Но подключение вирусов к идентифицируемым местам также сопряжено с опасностями, одной из которых является риск стигматизации людей (см. Nature 580 , 165; 2020).Отсутствие согласованной системы также мешает единообразию в именовании, что является препятствием для исследователей, таких как те, кто изучает передачу вариантов вируса.

Прошло всего шесть лет с тех пор, как ВОЗ представила руководящие принципы по прекращению прежней практики связывания вирусных заболеваний с ландшафтами, регионами, людьми или культурами, где произошли первые вспышки – привычка, которая привела к таким названиям, как ближневосточный респираторный синдром или Вирус Зика, названный в честь леса в Уганде. Эти рекомендации были предназначены для защиты людей от ошибочного предположения, что их регион каким-то образом вызвал вирус, и для подтверждения того, что все подвержены риску вспышки, независимо от того, откуда они прибыли.Но эти рекомендации не относятся к вариантам – только к названию новых инфекционных заболеваний человека.

Система пэчворк

Согласованная номенклатура существует для различных разновидностей других вирусов, таких как грипп, но еще не существует для SARS-CoV-2. В связи с его отсутствием распространяются различные соглашения об именах. Например, команда, которая идентифицировала один вариант в Южной Африке, назвала его 501Y.V2 в честь замены в 501-м аминокислотном участке вирусного белка-шипа.В отличие от этого, Управление общественного здравоохранения Англии называет вариант, выявленный в конце прошлого года, VOC 202012/01, в котором VOC означает «вариант, вызывающий озабоченность», а цифры включают в себя ссылку на месяц и год открытия. Другие группы используют имя B.1.1.7 для того же варианта; этот ярлык происходит от системы классификации, основанной на эволюционных отношениях вирусов. Ситуация запутанная. Эти названия не только противоречат друг другу, но и неспециалистам практически невозможно их усвоить.

Те, кто обсуждает стандартизованную номенклатуру, должны работать быстро, поскольку продолжают обнаруживаться новые варианты.В то же время публикации и директивные органы должны, насколько это возможно, избегать использования названий с географическими элементами, таких как «вариант для Великобритании» или «вариант для Южной Африки». Более информативно использовать конструкцию, описывающую место обнаружения вируса и включающую одно из научных названий. Например: «вариант под названием B.1.1.7, который был обнаружен в Соединенном Королевстве в конце 2020 года». После этого научное название можно использовать отдельно.

В ближайшие недели и месяцы, вероятно, будут обнаружены новые варианты коронавируса – к середине 2020 года было более 35000 полных или почти полных последовательностей генома коронавируса, и их число продолжает расти.Согласованная номенклатура одновременно прекратит использование географических названий и предоставит исследователям, таким как эпидемиологи, общепринятые названия, которых они с нетерпением ждут.

Классификация и определения вариантов SARS-CoV-2

Рекомендации по лечению для медицинских работников

Замены, вызывающие озабоченность, для лечения моноклональными антителами SARS-CoV-2

В США существует три препарата для лечения моноклональных антител против SARS-CoV-2 с разрешением на экстренное использование FDA (EUA) для лечения COVID-19: бамланивимаб плюс этесевимаб, внешний значок, казиривимаб плюс имдевимаб, внешний значок и сотровимаб внешний значок. .

Национальная программа геномного надзора

CDC выявляет новые и появляющиеся варианты SARS-CoV-2 для определения последствий для диагностики, лечения или вакцин COVID-19, разрешенных для использования в Соединенных Штатах. Последовательности со сходными генетическими изменениями сгруппированы в линии, и несколько линий могут иметь одинаковые замены. Например, замена E484K встречается в линиях B.1.351, P.1, B.1.526 и многих других. Усилия по геномному надзору позволяют быстрее обнаруживать вирусы, которые снижают восприимчивость к лечению.

В лабораторных исследованиях варианты SARS-CoV-2, которые содержат определенные замены в белке-шипе, вызывают заметное снижение чувствительности к бамланивимабу и могут иметь пониженную чувствительность к этесевимабу и казиривимабу. Было показано, что замена L452R, обнаруженная в линиях B.1.427 и B.1.429, вызывает значительное снижение восприимчивости к бамланивимабу и умеренное снижение чувствительности к комбинации бамланивимаба и этесевимаба, хотя клинические последствия этого умеренного снижения не имеют значения. известный. ⁷ Замена E484K, обнаруженная в линиях B.1.351, P.1 и B.1.526, также приводит к заметному снижению чувствительности к бамланивимабу, а также к комбинации бамланивимаба и этесевимаба. ⁷ Лабораторные исследования также предполагают, что замены K417N и K417T, которые присутствуют в вариантах B.1.351 и P.1 соответственно, наряду с мутацией E484K, снижают восприимчивость вируса к казиривимабу, хотя появляется комбинация казиривимаба и имдевимаба. чтобы сохранить активность. ¹⁴ Нет сообщений о снижении чувствительности вариантов к сотровимабу. ²⁸

Приведенные ниже данные показывают невзвешенные доли SARS-CoV-2, содержащие замену L452R или E484K по отдельности, а также невзвешенные доли SARS-CoV-2, которые содержат комбинацию K417N, E484K и N501Y. замены или комбинация замен K417T, E484K и N501Y. По мере появления новых данных ниже могут быть добавлены дополнительные замены.Приведенные ниже национальные и региональные пропорции будут обновляться еженедельно.

ресурсов

Инфузия моноклональных антител COVID-19 Внешний значок

Положение о моноклональных антителах против SARS-CoV-2 EUA | Рекомендации по лечению COVID-19 (nih.gov) external icon

Краткая номенклатура | Фармакопея США

Роль Фармакопеи США

В Соединенных Штатах, если FDA не определило официальное непатентованное наименование для лекарственного средства (включая биопрепараты) путем создания правил уведомления и комментариев в соответствии с разделом 508 Закона FD&C, тогда будет применяться название из компендиума / USP.Если монография Фармакопеи США еще не создана, временное официальное непатентованное наименование – это то, что указано в маркетинговой лицензии FDA («установленное» наименование в NDA FD&C или «собственное» наименование в BLA Закона PHS). FDA обычно полагается на USP для создания официальных непатентованных наименований для лекарств, а также признает роль Совета США по принятым названиям (USAN). USAN работает над определением названий лекарств и биологических веществ, и USP и FDA являются членами USAN. В большинстве, но не во всех случаях, Комитет экспертов по номенклатуре Фармакопеи США принимает непатентованные наименования, принятые USAN.Полномочия Фармакопеи США на разработку официальных непатентованных наименований для лекарств и биопрепаратов содержатся в положениях Закона о FD&C о фальсификации и неправильном брендировании. Как предусмотрено в разделах 501 (b) и 502 (e) (3) (B) Закона FD&C, любое лекарство с названием, признанным в USP – NF, должно соответствовать стандартам идентичности, либо считаться фальсифицированным, с неправильным брендом или и тем и другим. Роль Фармакопеи США в наименовании, идентификации лекарственных средств и стандартах качества также отражена в правилах FDA (см. 21 CFR Part 299 и, в частности, раздел 299.5). В то время как USP играет ключевую роль в обозначении непатентованных наименований, надзор за собственными (торговыми) наименованиями является исключительной обязанностью FDA, работающего с заявителями.

Комитет экспертов по номенклатуре Фармакопеи США был сформирован в 1986 году для создания соответствующих компендиальных (непатентованных) наименований лекарственных форм и комбинированных лекарственных препаратов, а также для разработки политики наименования. Комитет экспертов по номенклатуре (называвшийся Комитетом экспертов по номенклатуре, безопасности и маркировке в цикле 2010–2015 гг.) В 2007 г. выпустил пересмотренную политику именования монографий, которая должна стать официальной 1 мая 2013 г.

USAN начала свою деятельность в 1961 году с предоставления названий ингредиентов для лекарств до их продажи. USP участвует в этой деятельности вместе с Американской медицинской ассоциацией, Американской ассоциацией фармацевтов и FDA. Продукция USAN включена вместе с другими названиями лекарств (включая генерические, патентованные, химические названия и кодовые обозначения) в Словарь USP и международных названий лекарств USP. С 1988 года эта публикация была признана федеральным законодательством как источник установленных названий для лекарственных веществ в Соединенных Штатах.

Номенклатура и маркировка

Присвоение имени пакету (Руководства по Java ™> Изучение языка Java> Пакеты)

Учебники Java были написаны для JDK 8. Примеры и методы, описанные на этой странице, не используют преимущества улучшений, представленных в более поздних выпусках, и могут использовать технологии, которые больше не доступны.
См. Сводку обновленных языковых функций в Java SE 9 и последующих выпусках в разделе «Изменения языка Java».
См. Примечания к выпуску JDK для получения информации о новых функциях, улучшениях и удаленных или устаревших параметрах для всех выпусков JDK.

Поскольку программисты во всем мире пишут классы и интерфейсы с использованием языка программирования Java, вполне вероятно, что многие программисты будут использовать одно и то же имя для разных типов. Фактически, предыдущий пример делает именно это: он определяет класс Rectangle , когда уже существует класс Rectangle в пакете java.awt пакет. Тем не менее, компилятор позволяет обоим классам иметь одно и то же имя, если они находятся в разных пакетах. Полное имя каждого класса Rectangle включает имя пакета. То есть полное имя класса Rectangle в пакете graphics – это graphics.Rectangle , а полное имя класса Rectangle в пакете java.awt – java.awt .Прямоугольник .

Это хорошо работает, если два независимых программиста не используют одно и то же имя для своих пакетов.Что мешает этой проблеме? Соглашение.

Условные обозначения

Имена пакетов пишутся в нижнем регистре, чтобы избежать конфликта с именами классов или интерфейсов.

Компании используют свое перевернутое доменное имя в Интернете для начала имен своих пакетов – например, com.example.mypackage для пакета с именем mypackage , созданного программистом по адресу example.com .

Конфликты имен, возникающие в рамках одной компании, должны обрабатываться по соглашению внутри этой компании, возможно, путем включения региона или названия проекта после названия компании (например, com.example.region.mypackage ).

Пакеты на самом языке Java начинаются с java. или javax.

В некоторых случаях имя домена в Интернете может быть недопустимым именем пакета. Это может произойти, если имя домена содержит дефис или другой специальный символ, если имя пакета начинается с цифры или другого символа, который нельзя использовать в качестве начала имени Java, или если имя пакета содержит зарезервированное ключевое слово Java, например “int”. В этом случае предлагается использовать знак подчеркивания.Например:

Легализация имен пакетов

Доменное имя	Префикс имени пакета
имя-дефис.example.org	org.example.hyphenated_name
пример.int	int_.example
123name.example.com	com.example._123name

Игроки в зале судебных заседаний

Ключевыми фигурами в судебном заседании являются судья, судебный репортер (в суде высшей инстанции), клерк и судебный исполнитель.Другие центральные люди – это поверенные, истец, ответчик, свидетели, судебные переводчики и присяжные.

Судья является центральной фигурой в зале суда и обычно сидит выше, чем все остальные. Судья дает каждой стороне возможность представить свою версию фактов.

Судья-корреспондент (в суде высшей инстанции), клерк и судебный исполнитель помогают судье в судебном разбирательстве. Судебный репортер записывает все разбирательства в суде высшей инстанции. Клерк записывает выбранные действия для официальных документов дела и отвечает за все вещественные доказательства дела.Судебный исполнитель поддерживает порядок в суде и наблюдает за присяжными, если они есть.

Адвокаты часто представляют истца и ответчика в суде. Как должностные лица суда, поверенные должны знать и соблюдать все судебные правила. Их роль – защищать права своего клиента. Адвокаты предлагают доказательства и аргументы, чтобы помочь судье и присяжным принять справедливое решение.

Судья наблюдает за процессом и решает любые возникающие правовые вопросы. Дела, рассматриваемые в суде, решаются судьей или присяжными.В большинстве уголовных и гражданских дел любая из сторон может потребовать суда присяжных.

Для обеспечения справедливого и последовательного судебного разбирательства все судебные процессы проводятся в соответствии с установленными правилами процедуры и доказывания.

Судебные переводчики предоставляются для ограниченно говорящих по-английски участников дела.

Присяжные заседатели
Присяжные – это сердце судебной системы США. По всем серьезным уголовным делам обвиняемый имеет право на судебное разбирательство в суде присяжных, представляющих его общину.Этот тип жюри представляет собой суд или малое жюри, но есть также и большие жюри. Каждый выполняет определенную роль в судебной системе.

Судебное разбирательство или малое жюри
С 1980 года имена потенциальных присяжных выбираются путем случайного отбора из списков зарегистрированных избирателей и лицензированных водителей в возрасте 18 лет и старше. Верховный суд может также назначить другие списки жителей, из которых могут быть выбраны присяжные.

Все граждане США, достигшие 18-летнего возраста и проживающие в юрисдикции, в которую они были вызваны, имеют право быть присяжными.Лицо, имеющее право быть присяжным, освобождается от службы только в том случае, если оно признано умственно неполноценным или невменяемым или является осужденным преступником, гражданские права которого не восстановлены. Нет никаких автоматических оправданий или исключений из присяжных.

Предполагаемые присяжные могут быть вызваны на службу мировым судьей, муниципальным судом или комиссаром присяжных вышестоящего суда. После выбора потенциальный присяжный может быть вызван в суд на 120 дней, хотя в некоторых судах этот срок короче (например, один день – один судебный процесс).

В суде высшей инстанции суд присяжных по уголовному делу состоит из 8–12 человек, в зависимости от суровости возможного приговора. Требуется единогласный вердикт.

По гражданским делам вышестоящего суда в состав присяжных входят восемь человек; для вынесения вердикта требуется согласие шести членов.

В судах с ограниченной юрисдикцией присяжные состоят из шести человек. Для вынесения приговора по уголовным делам требуется единодушное согласие, и пять из шести присяжных должны согласовать приговор по гражданским делам.

Закон принимает вердикты, когда соглашается меньшее количество присяжных, если предварительное согласие было дано как истцом, так и ответчиком по гражданскому делу. В уголовном деле истец, ответчик и суд могут определить количество присяжных, которые должны прийти к согласию для вынесения приговора.

Большое жюри округа
Большое жюри состоит из 12–16 граждан, имеющих право на работу присяжных в округе. Обычно они подлежат вызову на сеанс на срок не более 120 дней.

Большое жюри округа несет ответственность за расследование возможных публичных правонарушений, включая коррупционные или умышленные неправомерные действия государственных должностных лиц при исполнении служебных обязанностей. Чтобы начать уголовное дело, окружной прокурор может представить доказательства большому жюри и попросить его вернуть уголовное обвинение или верный счет, формально обвиняя кого-либо в преступлении.